Dokumentacja czynności zarządczych, przykładowe dokumenty. VA Cygankow, NS Dokumentacja Morozova dotycząca działań zarządczych Podręcznik szkoleniowy

Federalna Agencja Edukacji

Państwowa instytucja edukacyjna

wyższy kształcenie zawodowe

„Państwowy Uniwersytet Techniczny w Omsku”

VA Cygankow, NS Dokumentacja Morozowa działalności zarządczej Instruktaż

Omsk 2006

UDC 651.51.8 (075.8)

BBK 65.050ya 73

Recenzenci:

VA Cygankow, NS Morozowa

C Dokumentacja działań zarządczych: Podręcznik. dodatek. Omsk: Wydawnictwo Państwowego Uniwersytetu Technicznego w Omsku, 2005. 49 s.

W podręczniku szkoleniowym opisano główne rodzaje dokumentacji organizacyjno-administracyjnej, a także wymagania dotyczące jej przygotowania i organizacji obiegu dokumentów.

Materiał metodologiczny został przygotowany w ścisłej zgodności z aktami prawnymi oraz dokumentami normatywnymi i metodologicznymi obowiązującymi w Federacji Rosyjskiej w zakresie dokumentacji i wsparcia dokumentacyjnego dla działalności zarządczej przedsiębiorstwa.

Dany instruktaż przeznaczony dla studentów kierunków ekonomicznych studiujących dokumentację działalności zarządczej.

UDC 651.51.8 (075.8)

©Państwowy Uniwersytet Techniczny w Omsku, 2006

1. Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania dokumentów zarządczych

1.1. Podstawowe przepisy dotyczące dokumentowania czynności zarządczych

Termin " Praca w biurze„charakteryzuje dziedzinę działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami.

Dokumentacja– regulowany proces utrwalania informacji na różnych nośnikach wg ustalone zasady.

Koncepcja " dokument» definiuje się informację, która jest w jakikolwiek sposób utrwalona na nośniku materialnym i zawiera szczegóły umożliwiające jej identyfikację.

Przewoźnik– przedmiot materialny służący do zabezpieczenia i przechowywania informacji.

Dokument elektroniczny– dokument, w którym informacje są prezentowane w formie elektronicznej i cyfrowej.

Główne funkcje dokumentu to:

informacyjny;

historyczny;

rozmowny;

kulturalny;

prawny;

społeczny.

Zbiór dokumentów tworzonych w przedsiębiorstwie określają:

zakres zagadnień rozstrzyganych w toku działalności przedsiębiorstwa;

charakter i zakres kompetencji instytucji;

procedura rozwiązywania problemów (jedność dowodzenia lub kolegialność);

wielkość i charakter relacji z innymi instytucjami.

Procedurę i zasady dokumentowania działań zarządczych określają następujące materiały regulacyjne:

Państwowy System Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDMOU), będący zbiorem przepisów i zasad ustalających jednolite wymagania dotyczące dokumentacji;

ujednolicony system dokumentacji (UDS), będący zbiorem powiązanych ze sobą dokumentów tworzonych według jednolitych zasad i charakterystycznych dla określonego obszaru działalności;

branżowy klasyfikator dokumentacji techniczno-ekonomicznej (OKTED).

1.2. Ujednolicenie i standaryzacja dokumentów zarządczych

Zjednoczenie- wniesienie czegoś do ujednoliconego systemu. Ujednolicenie dokumentów– ustanowienie jednolitego zestawu typów i odmian dokumentów dla podobnych sytuacji zarządczych oraz jednolitych zasad pracy z dokumentami.

Ujednolicenie przeprowadza się w celu zmniejszenia liczby dokumentów, typizacji ich form, co zmniejsza złożoność ich przetwarzania i efektywniejszego wykorzystania technologii komputerowej. Zatem ujednolicenie ma na celu tworzenie tekstów szablonowych.

Prace nad ujednoliceniem dokumentów obejmują:

rozwój (USD, który jest realizowany przez ministerstwa i departamenty odpowiedzialne za odpowiednie systemy dokumentacji;

realizacja międzysektorowego DSD w ramach republikańskiego i sektorowego DSD:

wdrożenie USD i OKTED w celu utrzymania rzetelności informacji i jej dalszego rozwoju;

rozwój kompleksów ujednoliconych branżowo form dokumentów odzwierciedlających specyfikę branży i zawartych w USDD, a także ich rejestracja państwowa;

rozwój branżowych klasyfikatorów informacji technicznych i ekonomicznych odzwierciedlających specyfikę branży.

Normalizacja– proces ustanawiania i stosowania norm, według których wyznacza się normę lub próbkę, przyjmowaną jako wyjściowa dla porównania z nią innych obiektów.

Normalizacja dokumenty są formą prawnego potwierdzenia dokonanej unifikacji i stopnia jej obligatoryjnego charakteru.

Ustalono następujące kategorie standardów:

standardy państwowe (GOST);

standardy branżowe (OST);

standardy republikańskie (RST).

Celem wdrażania standardów jest osiągnięcie skutecznej dokumentacji działań zarządczych.

Zarządzanie organizacyjne i metodologiczne ujednoliceniem i standaryzacją dokumentów, koordynacją odpowiednich prac i kontrolą zajmuje się główna organizacja ds. wdrażania i utrzymania USD i OKTED w republice, a na poziomie branżowym prace te wykonuje wiodąca organizacja zajmująca się wdrażaniem i utrzymaniem USD i OKTED w branży.

Nadzór państwa nad przestrzeganiem USD w sektorze publicznym powierzony jest organom normalizacyjnym i metrologicznym, a w sektorze niepaństwowym – organom normalizacyjnym i metrologicznym lokalne autorytety władza wykonawcza.

Po przeczytaniu tego podręcznika zapoznasz się z organizacją pracy z dokumentami zarządczymi zgodnie z krajową normą GOST R ISO 15489.1-2007 „Zarządzanie dokumentami”, a także zyskasz pojęcie o nowoczesna koncepcja zarządzanie dokumentami. Ponadto opisuje zasady projektowania różne rodzaje dokumenty, metody i techniki praca operacyjna z dokumentami, ich aktualne przechowywanie, podstawy pracy z korespondencją. Zwraca się szczególną uwagę systemy komputerowe oraz technologie dokumentacyjnego wsparcia zarządzania. Szczególną zaletą podręcznika jest to, że zawiera nie tylko zwykłe zadania praktyczne, ale także obejmuje testy komputerowe, położony w Prawo EBS(www.strona).

Krok 1. Wybierz książki z katalogu i kliknij przycisk „Kup”;

Krok 2. Przejdź do sekcji „Koszyk”;

Krok 3: Określ wymagana ilość, uzupełnij dane w blokach Odbiorca i Dostawa;

Krok 4. Kliknij przycisk „Przejdź do płatności”.

NA ten moment Na stronie EBS istnieje możliwość zakupu książek drukowanych, dostępu elektronicznego lub książek w prezencie dla biblioteki na stronie internetowej EBS wyłącznie po wpłacie 100% zaliczki. Po dokonaniu płatności otrzymasz dostęp do pełny tekst podręcznika w ramach Biblioteki Elektronicznej lub zaczynamy przygotowywać dla Państwa zamówienie w drukarni.

Uwaga! Prosimy o niezmienianie sposobu płatności za zamówienia. Jeśli wybrałeś już metodę płatności i nie udało Ci się dokonać płatności, musisz ponownie złożyć zamówienie i opłacić je inną dogodną metodą.

Za swoje zamówienie możesz zapłacić jedną z poniższych metod:

1. Metoda bezgotówkowa:
   • karta bankowa: Należy wypełnić wszystkie pola formularza. Niektóre banki proszą o potwierdzenie płatności – w tym celu na Twój numer telefonu zostanie wysłany kod SMS.
   • Bankowość internetowa: banki współpracujące z serwisem płatniczym zaoferują własny formularz do wypełnienia. Proszę wpisać poprawnie dane we wszystkich polach.
     Na przykład dla " class="text-primary">Sberbank Online wymagany numer telefon komórkowy i e-mail. Dla " class="text-primary">Alfa Banku Będziesz potrzebować loginu do usługi Alfa-Click i adresu e-mail.
   • Portfel elektroniczny: jeśli posiadasz portfel Yandex lub portfel Qiwi, możesz za ich pośrednictwem zapłacić za swoje zamówienie. W tym celu wybierz odpowiednią metodę płatności i wypełnij podane pola, następnie system przekieruje Cię na stronę umożliwiającą potwierdzenie faktury.

-- [ Strona 1 ] --

TA KRÓLOWA

DOKUMENTACJA ZARZĄDZANIA

ZAJĘCIA

INSTRUKTAŻ

SANKT PETERSBURG

Koroleva T.A. Dokumentacja działań zarządczych. Edukacyjny

dodatek. – Petersburg: wyd. SPbSUKiT, 2013. – 94 s.

Opanowanie tej dyscypliny ma na celu rozwój wiedzy i

umiejętność pracy z dokumentacją organizacyjną, administracyjną i informacyjną regulującą działalność urzędnicy organizacje, funkcje i procesy zarządzania personelem organizacji. Dla studentów wydziału komunikacja masowa studenci studiujący na specjalności 031600 „Reklama i Public Relations”, a także studenci Wydziału Zarządzania studiujący na specjalności 080500 „Zarządzanie” i 080100 „Ekonomia”.

Ponadto podręcznik może być przydatny studentom innych kierunków podczas studiowania kierunków „Zarządzanie biurem i korespondencja”, „Technologie informacyjne w zarządzaniu”, „Kultura biznesu” itp.

Recenzent: Kierownik Katedry zarządzanie informacją i rachunkowości, kandydat nauk ekonomicznych, profesor nadzwyczajny A.Yu. Smirnow.

© SPbSUKiT, WSTĘP Dokumentacja działalności organizacji dowolnej formy własności jest regulowana przez akty legislacyjne i wykonawcze. Wymagania dotyczące projektowania i przygotowywania dokumentów stale rosną.

Kontrola nowoczesne organizacje stoi nie tylko przed mnogością rodzajów i odmian dokumentów, złożonością ich składu, wymogami dotyczącymi nadawania mocy prawnej dokumentom, ich przechowywania i archiwizacji, ale także koniecznością ciągłego aktualizowania wiedzy pracowników z zakresu pracy biurowej w zgodnie ze stale aktualizowanymi aktami prawnymi i wykonawczymi.

Pod wpływem czynniki ekonomiczne Wzrasta znaczenie prawne dokumentów, co powoduje pilną zmianę podejścia do zarządzania dokumentami. Opracowanie i wdrożenie dokumentacyjnego wspomagania zarządzania jako efektywnego systemu rozwiązującego problemy sukcesu przedsiębiorstwa we własnym segmencie rynku, przyczynia się do efektywności i jakości zarządzania organizacją.

Dokumentacja to utrwalanie informacji na różnych nośnikach według ustalonych zasad. Artykuł 11 ustawy federalnej z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149 Ustawa federalna „O informacjach, technologia informacyjna i ochrona informacji”

stanowi, że „w organach federalnych władza wykonawcza dokumentacja informacji prowadzona jest w sposób określony przez Rząd Federacja Rosyjska. Zasady pracy biurowej i obiegu dokumentów ustalone przez inne organy państwowe i organy samorządu terytorialnego w zakresie ich kompetencji muszą być zgodne z wymogami ustalonymi przez Rząd Federacji Rosyjskiej w zakresie pracy biurowej i obiegu dokumentów dla federalnych organów wykonawczych.”

Podstawą akceptacji są dokumenty decyzje zarządcze, służyć jako dowód ich wykonania oraz źródło uogólnień i analiz, materiał do prac referencyjnych i badawczych. W działaniach zarządczych dokument działa zarówno jako przedmiot pracy, jak i w wyniku pracy.

Praca biurowa jest gałęzią działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami urzędowymi.

Współczesna praca biurowa to nie zespół operacji technicznych wykonywanych na dokumentach, ale system wsparcie informacyjne działalności zarządczej.

W ostatnim czasie „wsparcie dokumentacji dla kadry kierowniczej” (DOU) stało się synonimem terminu „praca biurowa”. Pojawienie się tego terminu wiąże się ze świadomością zmian zachodzących w pracy biurowej, a przede wszystkim w związku z wykorzystaniem zautomatyzowanych technologii informatycznych w systemach zarządzania.

1. HISTORIA ROZWOJU AKCEPTACJI ROSYJSKIEJ Praktyka dokumentowania działań zarządczych sięga czasów starożytnych. Dane uzyskane przez archeologów i językoznawców, a także dokumenty pisemne pokazują to już w X wieku. W państwie staroruskim istniała kultura pisania dokumentów. Przykładem są traktaty z Bizancjum z 911 i 945 r., które dodatkowo wspominają o praktyce sporządzania innych dokumentów – testamentów pisemnych i dokumentów podróży dla statków handlowych.

Już za panowania Włodzimierza Światosławowicza w Kijowie – stolicy państwa staroruskiego (978 – 1015) – istniało instytucja edukacyjna dla dzieci bojarów i starszych wojowników. Spośród absolwentów tej szkoły wybrano kandydatów na stanowiska „drukarzy” - strażników pieczęci książęcej, a także sekretarzy sądowych, skrybów i urzędników książąt i innych wielkich panów feudalnych.

Od XIV wieku terminem „diakon” określano wszystkie osoby wykonujące pracę biurową.

Niemal do końca XIV w. Głównym materiałem do pisania w języku ruskim był pergamin (specjalnie przygotowana skóra cielęca, jagnięca lub kozia), nazywany w dokumentach „czarterem” lub po prostu „cielęciną”. Najstarszą formą dokumentu była karta - osobna kartka pergaminu o szerokości około 15 cm. Wymiary dokumentu mogły się różnić poprzez sklejenie kolejnych kartek. Dokumenty, które straciły na wartości, zostały oczyszczone i ponownie wykorzystano drogie materiały.

Dokumenty przechowywano w skarbcach wraz z biżuterią, a także w kościołach i klasztorach. Były to z reguły centralne kościoły miejskie, poświęcone świętym wybranym na patronów danego miasta. Często samo przechowywanie w świątyni nadawało dokumentowi moc prawną. Na przykład w Pskowie dokumenty pisane trzymano w skrzyniach w Katedrze Trójcy Świętej.

Akty państwowe lub kościelne zatwierdzone na veche umieszczano w „Skrzyni Trójcy Świętej”, nadając im tym samym moc prawną.

Gostińskie dwory i klasztory były także ośrodkami prowadzenia i przechowywania dokumentacji, gdyż kościół posiadał szerokie kompetencje prawne. Sam klasztor jest dość duży przedsiębiorstwo gospodarcze dokumentował swoją działalność sądową i gospodarczą, czasami wykorzystując do tego wolne miejsce w księgach duchowych.

W tamtych czasach było duża liczba dokumenty - ustawowe, depozytowe, akty sprzedaży: pożyczki, hipoteki kaucyjne, ewidencja pożyczki pieniężnej, zapisy hagiograficzne - w przypadku pilnego zatrudnienia pracowników;

pełne świadectwa - w przypadku sprzedaży w niewolę;

zostawić świadectwa itp. Jednak system zarządzania biurem nie został jeszcze opracowany.

System pracy urzędów państwowych zaczął kształtować się w połowie XV wieku. podczas tworzenia scentralizowanego państwa rosyjskiego. Wielkim Książątom Moskiewskim udało się stworzyć silny, scentralizowany system zarządzania, w którym najważniejsze funkcje administracyjne pełniła Duma Bojarska i zakony (miejsca ze stałą kadrą osób zajmujących się pracą biurową). Pochodzenie rozkazów wiąże się z praktyką osobistych instrukcji (rozkazów) Wielkiego Księcia dla jego najbliższego kręgu - książąt i bojarów w celu rozwiązania pewnych problemów kontrolowany przez rząd. Dlatego okres od XV do XVII wieku. zwyczajowo nazywa się okres zamówienia - po nazwie pierwszego agencje rządowe- Zamówienia.

W tym okresie część zakonów była organami administracji terytorialnej, a część kierowała poszczególnymi gałęziami przemysłu. Na czele zakonu stał sędzia porządkowy, mianowany z szeregów Dumy. Kierował urzędnikami od pierwszej do dziesięciu. Urzędnicy kierowali urzędnikami, których zgodnie ze stażem pracy podzielono na „starszych”, „średnich” i „młodych”

(młodsi). W dużych zamówieniach urzędnicy byli łączeni w „stoły” - podziały strukturalne ze względu na terytoria. Działalność administracyjna należała do urzędników, urzędnicy i urzędnicy zajmowali się porządkowaniem i prowadzeniem dokumentacji. Aby egzekwować decyzje, istniały specjalne stanowiska - tłumacze, fajkarze itp. Dostarczali korespondencję z zamówieniami według ich przynależności, wzywali strony sporu do sądu itp.

Lokalnie zakonami byli wojewodowie, którzy rządzili terytorium i wykonywali polecenia władz centralnych. Gubernatorzy mieli swój własny gabinet – chatę urzędową i pomocników – „mniejszych” namiestników i urzędników. Chata urzędowa była podzielona na stoły.

W XV wieku drogi pergamin zastąpiono papierem, pierwotnie sprowadzanym z krajów Europy Zachodniej i pochodzącym z drugiej połowy XV wieku. - domowy. W tamtych czasach papier wytwarzano ze szmat, a atrament wytwarzano z soli żelaza i garbników ekstrahowanych z orzechów atramentowych – narośli na liściach dębu.

Tekst ten prawie się nie zatarł, dlatego dokumenty archiwalne z tamtego okresu są nadal w miarę czytelne.

Rodzaj dokumentów w postępowaniu upominawczym był niewielki:

listy – dekrety królewskie wysyłane z rozkazów do miejscowości, rozkazy króla do namiestników i innych dowódców lokalnych, formalne odpowiedzi i raporty otrzymywane na rozkazy namiestników, wspomnienia – listy między rozkazami, petycje – apele obywateli do rządu centralnego.

W dokumentach pisemnych większość szczegółów nie została jeszcze oddzielona od tekstu, tj. adres, adresat, data, oznaczenie autora i faktyczna treść dokumentu stanowiły jeden ciągły tekst. Z reguły dokument zaczynał się od adresu, daty i oznaczenia autora i adresata, a następnie stwierdzano istotę zagadnienia. W końcowej części wskazano datę i miejsce powstania dokumentu.

W 1720 roku Piotr I zatwierdził Regulamin Generalny, który stał się podstawą prawną reformy zarządzania urzędami. Dokument ten wprowadził „kolegialny” system pracy biurowej, biorąc swoją nazwę od nowego typu instytucji - kolegiów. W skład zarządów weszli: prezes, wiceprezes, doradcy i asesorzy. Decyzje w tych instytucjach zapadały przeważnie kolegialnie, do czego Piotr I przywiązywał szczególną wagę, zauważając, że „wszelkie najlepsze ustalenia dokonują się za pośrednictwem rad”.

Ten akt prawny oddziela obowiązki obecności jako organu stanowiącego od materii działalności produkcyjnej, który koncentruje się w biurze kierowanym przez sekretarza. Pod kierownictwem sekretarza pracowali: notariusz, aktuariusz, urzędnik stanu cywilnego, urzędnicy, kopiści, tłumacze pisemni i pisemni (w przypadku tłumaczeń ustnych) oraz sierżant (strażnik ochrony).

Notariusz prowadził protokoły posiedzeń i rejestr nierozwiązanych spraw, aktuariusz odpowiadał za bezpieczeństwo dokumentów i przygotowywanie materiałów biurowych, sekretarz pełnił nową funkcję w pracy biurowej - rejestrował wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące w specjalnych księgach.

Każdy zarząd miał prokuratora, który nadzorował legalność i tryb rozstrzygania spraw. Poważną innowacją było wprowadzenie podpisu szefa urzędu wśród członków zarządu na omawianym dokumencie. Rozwiązane sprawy przekazywano do archiwum, na którego czele stał archiwista.

W systemie zarządzania biurem uczelnianym pojawiła się duża liczba nowych dokumentów, stanowisk i terminów je definiujących. Stamtąd przyszły do ​​​​nas pojęcia „dekret”, „regulaminy”, „uchwała”, „instrukcja” itp.

Na początku XIX wieku. nastąpiła nowa reforma w systemie administracji publicznej i pracy biurowej. Zamiast kolegiów pojawiły się nowe instytucje ministerialne, kierowane przez ministrów na zasadach jedności dowodzenia.

Ministerstwa podzielono na departamenty, a te z kolei na tabele.

Aktem ustawodawczym określającym cały system struktury ministerialnej i pracy biurowej było „Powszechne Utworzenie Ministerstw”. Samo pojęcie pracy biurowej oznaczało wówczas działalność nie tylko urzędu, ale całej instytucji, a przez „sprawę” rozumieno nie teczkę z dokumentami, jak we współczesnej pracy biurowej, ale załatwianą sprawę; oznaczające pojęcie podobne do współczesnej pracy biurowej, istniało określenie „pisanie”.

Autorzy " Zakład ogólny ministerstwa” wyraźnie oddzieliły dwa aspekty pracy biurowej: formy dokumentów i porządek ich przepływu, którego podstawą jest przyjęta w instytucji procedura rozpatrywania spraw, czyli – używając współczesnej terminologii – proces podejmowania decyzji zarządczych.

W okresie pracy kancelarii ministerialnej zmieniła się także forma dokumentów – pojawiły się formularze z detalami narożnymi. Formularze drukowano lub pisano ręcznie. Zestaw i układ detali praktycznie niewiele odbiega od współczesnej formy. Pojawia się duża ilość literatury specjalistycznej, w tym także literatury teoretycznej, w której po raz pierwszy formułowana jest klasyfikacja dokumentów. Regularnie ukazują się specjalne książeczki listowe – zbiory wzorcowych dokumentów przeznaczone zarówno dla urzędników, jak i osób prywatnych, które muszą kontaktować się z organami rządowymi.

Pod koniec XIX wieku. najpierw w departamencie wojskowym, a następnie w ministerstwach cywilnych zaczęto używać maszyn do pisania, co doprowadziło do przyspieszenia pracy urzędu i umożliwiło wykonanie kilku kopii dokumentu jednocześnie. Ponadto tekst pisany na maszynie stał się bardziej zwarty, co spowodowało zmniejszenie objętości dokumentów. Pojawienie się maszyn do pisania było naprawdę rewolucja techniczna w pracy biurowej i można ją porównywać dopiero być może wraz z pojawieniem się komputera.

Rewolucja Październikowa 1917 r., mająca na celu radykalne zburzenie starego aparatu państwowego i włączenie w jego działalność szerokich mas pracujących, radykalnie zmieniła formę aparatu państwowego.

Aby bezpośrednio rządzić krajem, utworzono pierwszy rząd radziecki - Radę Komisarzy Ludowych (Sovnarkom), a do zarządzania poszczególnymi gałęziami przemysłu - 13 komisariatów ludowych (Komisariaty Ludowe).

Aby legislalnie sformalizować działalność struktur władzy i usprawnić procesy dokumentacyjne, Rada Komisarzy Ludowych wydała 30 października 1917 r. dekret „W sprawie trybu zatwierdzania i publikowania ustaw”, a 2 marca 1918 r. Uchwała „W sprawie form instytucji państwowych”. Podczas rozwoju Nowa technologia kierownictwo korzystało z doświadczenia zawodowego swoich poprzedników, np. podobny dokument resortu wojskowego z 1911 roku przyjęto jako podstawę „Regulaminu pracy pisarskiej i biurowej”. Wiele uwagi poświęcono uproszczeniu i racjonalizacji pracy biurowej.

W latach dwudziestych XX wieku zorganizowano badania z zakresu zarządzania, naukowej organizacji pracy i pracy biurowej oraz opublikowano najważniejsze dokumenty normatywne z zakresu dokumentacji wsparcia zarządzania.

Działania organizacyjno-naukowe w zakresie optymalizacji w zakresie zarządzania zostały skonsolidowane poprzez dokumenty regulacyjne i utworzenie całej sieci organizacji publicznych, instytutów i laboratoriów zajmujących się zagadnieniami naukowej organizacji pracy i pracy biurowej. Aby koordynować pracę w całym kraju, w 1923 r. Utworzono Radę Naukowej Organizacji Pracy, Produkcji i Zarządzania, a w 1926 r. Państwowy Instytut Technologii Zarządzania (ITU).

ITU przygotowało projekt „Ogólnych zasad dokumentacji i przepływu dokumentów”, w którym wykorzystano wyniki najnowszych osiągnięć zagranicznych i krajowych w tym obszarze.

W latach trzydziestych utworzono i wzmocniono sztywny, scentralizowany system zarządzania administracyjno-dowódczego, wykluczając możliwość alternatywnego podejścia do systemu zarządzania biurem. W rezultacie likwidowane są niemal wszystkie duże ośrodki badawcze zajmujące się zagadnieniami naukowej organizacji pracy i pracy biurowej. Jednocześnie maksymalne wysiłki mają na celu zniewolenie ludności kraju metodami prawnymi, dla których doskonalony jest system rejestrowania obywateli radzieckich.

W niektórych dużych działach prowadzono prace nad udoskonaleniem systemu księgowo-kadrowego i osiągnięto pewne sukcesy. Jednakże w skali kraju występowała niespójność w obszarze zarządzania i pracy biurowej.

Aby zaradzić temu brakowi, potrzebne były radykalne działania, które miały zostać podjęte w oparciu o wyniki kampanii wyborczej z 1941 r.

spotkanie międzysektorowe w sprawie sprzętu biurowego. Program przyjęty na tym spotkaniu zawierał zagadnienia stworzenia centrum organizacyjno-metodycznego, rozwoju Ramy prawne, mechanizacja pracy w pracy biurowej itp.

Praktycznej realizacji tego programu przeszkodził Wielki Wojna Ojczyźniana, a potem lata odbudowy zniszczonej gospodarki narodowej.

Ponowny wzrost zainteresowania problematyką wspomagania dokumentacji zarządzania można zaobserwować w latach sześćdziesiątych XX wieku. Od 1958 roku Naczelna Dyrekcja Archiwum przy Radzie Ministrów ZSRR (GAU) uzyskała kompetencje w zakresie kontroli produkcji części dokumentacyjnej ewidencji zarządzania przedsiębiorstwami i organizacjami, a w 1966 roku w ramach Służby Archiwalnej Utworzono Ogólnounijny Instytut Badań Naukowych ds. Zarządzania Dokumentami i Archiwami (VNIIDAD).

Organizacja ta wraz z innymi instytucjami resortowymi opracowała Jednolity System Dokumentacji Państwowej (USDS), w którym jego autorzy podsumowali najlepsze praktyki swoich czasów i zaproponowali optymalną technologię wykonywania operacji zarządczych i ich dokumentowania.

Nowa edycja tego dokumentu nosi nazwę Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową (GS DOU) i wypełnia luki w Unified State Database w zakresie nowych technologii informatycznych. Dokument ten został zatwierdzony przez kierownika Głównego Oddziału Archiwalnego w 1988 r. W latach 70. i 80. XX wieku wprowadzono standardy GOST dotyczące dokumentów zarządczych (GOST 6.38-72 itp.), Klasyfikatory ogólnounijne (OKUD, OKPO, OKONKH itp.) , ujednolicone systemy dokumentacji (USD) oraz szereg standardów stanowych dla tych ujednoliconych systemów.

Opublikowano w 1993 roku Klasyfikator ogólnorosyjski dokumentacja zarządcza, w 1997 r. - nowy GOST R 6.30-97 (Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów), w 1998 r. - GOST R 51141-98 (Praca biurowa i archiwizacja.

Warunki i definicje). Najnowsze dokumenty regulacyjne odzwierciedlają zmiany w dokumentacji i obiegu dokumentów, które były wynikiem zmian w stosunkach społecznych i pojawienia się nowych form własności. W 2000 r. wprowadzono zmiany w GOST R 6.30-97, a w 2003 r. zastąpiono je nowym - GOST R 6.30-2003.

Powszechne programy komputerowe do przygotowywania dokumentów obejmują zwykle zestawy szablonów dokumentów dostosowanych do języka rosyjskiego. Niestety szablony te całkowicie ignorują krajowe regulacje i tradycje w zakresie tworzenia i wykonywania dokumentów.

2. WYMOGI USTAWOWE W ZAKRESIE DOKUMENTACJI Podstawę regulacyjną i metodologiczną pracy biurowej stanowi zbiór przepisów ustawowych, wykonawczych i dokumentów metodologicznych regulujących technologię tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w bieżącej działalności instytucji, a także jako regulujące pracę służby pracy biurowej – jej strukturę, funkcje, stany, pomoc techniczna i kilka innych aspektów.

Ogólne zasady organizacji wsparcia dokumentacyjnego dla działalności osób fizycznych (obywateli) i osób prawnych reguluje ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej określa rodzaje dokumentów używanych podczas tworzenia, rejestracji i likwidacji osoba prawna, określa rodzaje i formę umów itp.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej regulujący stosunki pracy, ustala rodzaje i treść umów o pracę, nazewnictwo i procedurę przetwarzania dokumentów dotyczących zatrudniania, zwalniania, przenoszenia i zaawansowanego szkolenia pracowników organizacji.

Podstawową czynnością w pracy z dokumentami jest prawo federalne„O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ, który ustanawia reżim prawny tworzenia, przechowywania i wykorzystywania zasoby informacji. Ustawa określa procedurę dokumentowania informacji, własności poszczególnych dokumentów i szeregów dokumentów systemy informacyjne, kategorie informacji ze względu na stopień dostępu do nich, tryb ochrony prawnej informacji.

Ustawa Federacji Rosyjskiej „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej” z dnia 22 listopada 2004 r. nr 125-FZ jest ściśle powiązana z poprzednią ustawą. Ustawa reguluje procesy tworzenia, organizacji przechowywania, rachunkowości, korzystania z archiwów, a także odpowiedzialność za naruszenie prawa.

Ustawa Federacji Rosyjskiej „O tajemnicy państwowej” z dnia 21 lipca 1993 r. Nr 5485 (ze zmianami i uzupełnieniami z dnia 8 listopada 2011 r. Nr 309-FZ) reguluje stosunki powstałe w związku z klasyfikacją informacji jako tajemnicy państwowej, ich odtajnienie i ochrona w interesie bezpieczeństwa obawy związane z bezpieczeństwem Federacji Rosyjskiej.

Podstawy uznania informacji za poufne zawarte są w art. 139 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej (Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej): „Informacja ma charakter urzędowy lub tajemnica handlowa w przypadku, gdy informacja ma rzeczywistą lub potencjalną wartość handlową ze względu na jej nieznajomość dla osób trzecich, nie ma do niej swobodnego dostępu na podstawie prawnej, a właściciel informacji podejmuje działania mające na celu ochronę jej poufności.”

Zestawy nr 5154-1 podstawa prawna normalizacja w Federacji Rosyjskiej, obowiązkowa dla wszystkich organów rządowych, przedsiębiorstw i przedsiębiorców, stowarzyszenia publiczne. Prawo określa procedurę prowadzenia prac normalizacyjnych, rodzaje dokumentów normalizacyjnych i ich stosowanie, wdrażanie kontrola państwowa za przestrzeganie standardów państwowych i odpowiedzialność za naruszenie przepisów prawa.

Ustawa powierzyła Komitetowi Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji, Metrologii i Certyfikacji (Gosstandart of Russia) kształtowanie i wdrażanie polityki państwa w dziedzinie normalizacji.

Ustawa federalna „O udziale w międzynarodowej wymianie informacji” z dnia 4 lipca 1996 r. Nr 85-FZ ma na celu stworzenie warunków dla skutecznego udziału Rosji w międzynarodowej wymianie informacji w ramach jednej światowej przestrzeni informacyjnej. Ustawa określa własność produktów informacyjnych, ograniczenia w międzynarodowej wymianie informacji (ograniczenia eksportowe), korzystanie ze środków międzynarodowej wymiany informacji (ochrona informacji poufnych) oraz inne kwestie międzynarodowej wymiany informacji.

Ustawa Federacji Rosyjskiej „O elektronice podpis cyfrowy» z dnia 10 stycznia 2002 nr 1-FZ definiuje podstawowe pojęcia z zakresu elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz wymagania dotyczące prawnie znaczącego dokumentu elektronicznego.

Podstawowe pojęcia, zasady i podstawowe zasady prowadzenie rejestrów są określone w standardach stanowych.

Istnieje niezależny zestaw standardów dla ujednoliconych systemów dokumentacji oraz Jednolity System Klasyfikacji i Kodowania Informacji Technicznych i Ekonomicznych GOST 6.01.1-87. Ujednolicony system klasyfikacji i kodowania informacji technicznych i ekonomicznych.

GOST 6.10.3-83. Ujednolicone systemy dokumentacji. Zapisywanie informacji z ujednoliconych dokumentów w formacie komunikatywnym.

GOST 6.10.4-84. Ujednolicone systemy dokumentacji. Nadawanie mocy prawnej dokumentom na nośnikach komputerowych i typografiom tworzonym za pomocą technologii komputerowej. Podstawowe postanowienia.

GOST 6.10.5-87. Ujednolicone systemy dokumentacji. Wymagania dotyczące tworzenia przykładowego formularza.

GOST 6.10.6-87. Ujednolicony system dokumentacji handlu zagranicznego.

Przykładowy formularz.

GOST 6.10.7-90. Ujednolicony system dokumentacji handlu zagranicznego. Sprawdzać.

GOST 7,32-91 (2000). System standardów informacyjnych, bibliotecznych i wydawniczy. Raport z badań. Struktura i zasady projektowania.

GOST R 6.30-2003. Ujednolicone systemy dokumentacji. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

GOST R 51141-98. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Warunki i definicje.

W celu zmniejszenia liczby dokumentów, zmniejszenia kosztów pracy i czasu ich przygotowania do przetwarzania oraz osiągnięcia zgodności informacyjnej zautomatyzowanych baz danych, tworzone są systemy ujednoliconej dokumentacji (UDS) - zbiór wzajemnie powiązanych, ujednoliconych form dokumentów zapewniających udokumentowaną reprezentację danych w niektórych rodzajach działalności gospodarczej, sposoby ich zarządzania, regulacje i materiały dydaktyczne nad ich rozwojem i zastosowaniem.

Obecnie działa osiem USD:

ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;

ujednolicony system dokumentacji bankowej;

ujednolicony system dokumentacji finansowej, księgowej i sprawozdawczej instytucji i organizacji budżetowych;

ujednolicony system raportowania i dokumentacji statystycznej;

ujednolicony system rachunkowości i raportowania dokumentacji księgowej przedsiębiorstw;

ujednolicony system dokumentacji pracy;

ujednolicony system dokumentacji Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej;

ujednolicony system dokumentacji handlu zagranicznego.

Jednocześnie rozwijane są klasyfikatory informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej, które zapewnią zautomatyzowane przetwarzanie danych zawartych w USD. Klasyfikatory informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej to dokumenty normatywne zawierające systematyczny zbiór nazw obiektów przedstawionych jako grupy klasyfikacyjne i przypisane im kody.

Obecnie nadal działa 37 klasyfikatorów ogólnorosyjskich i ogólnounijnych. W zależności od obszaru zastosowania klasyfikatory dzielą się na klasyfikatory ogólnorosyjskie, branżowe i korporacyjne.

Pod względem treści klasyfikatory dzielą się na trzy grupy:

1. Klasyfikatory informacji o dokumentach zarządczych, zadania rozwiązywane w systemy automatyczne zarządzanie, rodzaje działalności, wskaźniki ekonomiczne i społeczne - Ogólnorosyjski klasyfikator standardów (OKS), Ogólnorosyjski klasyfikator walut (OKV), Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacji zarządczej (OKUD) itp.

2. Klasyfikator informacji o strukturach organizacyjnych Ogólnorosyjski Klasyfikator Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO), Ogólnorosyjski Klasyfikator Sektorów Gospodarki Narodowej (OKONKH), Ogólnorosyjski Klasyfikator Organów władza państwowa i zarządzania (OKOGU) itp.

3. Klasyfikatory informacji o ludności i personelu - Ogólnorosyjski klasyfikator specjalności w edukacji (OKSO), Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów robotniczych, stanowisk pracowniczych i kategorie taryfowe(OKPDTR) itp.

Przykładowo OKUD zawiera informacje o ujednoliconych systemach dokumentacji i formach dokumentów dopuszczonych do stosowania. Kod składa się z siedmiu cyfr i jest wprowadzany zgodnie z GOST R 6.30- „Ujednolicone systemy dokumentacji. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” w ujednolicone formy dokumenty.

Najbardziej kompletny dokument międzysektorowy dotyczący organizacji wspomagania dokumentacji zarządzania został opublikowany w 1990 roku.

System państwowy wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej - GSDOU.

GSDO to zbiór zasad i reguł ustanawiających jednolite wymagania do dokumentowania działalności zarządczej i organizowania pracy z dokumentami w organach rządowych, przedsiębiorstwach (stowarzyszeniach), instytucjach i organizacjach publicznych.

Przepisy Państwowej Instytucji Oświaty Budżetowej są wdrażane w praktyce obsługi dokumentacji poprzez opracowanie standardów branżowych, instrukcji ministerstw i departamentów dotyczących prowadzenia dokumentacji oraz różnych instrukcji.

Przykładem takich dokumentów jest instrukcja wprowadzona w życie Rozporządzenie Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 8 listopada 2005 r. N 536 „W sprawie standardowych instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych” (zarejestrowane w Ministerstwie Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej w dniu 27 stycznia 2006 r. N 7418) /6/, a także instrukcje dotyczące zarządzania biurem, opracowane bezpośrednio w organizacji.

Specyficzne operacje technologii pracy biurowej i metody organizacji usługi wsparcia dokumentacji zarządzania (DOU) regulują dokumenty robocze organizacji - zarządzenie w sprawie organizacji pracy biurowej, zarządzenie w sprawie utajnienia informacji jako poufne, instrukcje dotyczące pracy biurowej , opisy stanowisk itp.

2. DOKUMENT 3.1. WYMAGANIA DOKUMENTOWE Dokumenty są źródłami i nośnikami informacji. Stanowią podstawę podejmowania decyzji, prace referencyjne i informacyjne, posiadające moc prawną oraz stanowią materiał dowodowy. Historia traktuje dokument jako źródło historyczne. W działaniach zarządczych dokument jest przedmiotem pracy i jej rezultatem.

Słowo „dokument” pochodzi od łacińskiego „documentum” – dowód. Na początku XX wieku za dokument uznawano „dokument handlowy, który służy jako dowód na coś, potwierdzający prawo do czegoś” /16/. Obecnie dokument traktowany jest przede wszystkim jako nośnik informacji. Według Oxford Dictionary „dokument to tekst lub obraz mający wartość informacyjną”, a według GOST R 51141-98 „dokument to informacja zapisana na trwałym nośniku wraz ze szczegółami umożliwiającymi jej identyfikację” /7 /.

Dokument można odebrać różne sposoby: poprzez pisanie, rysowanie, grafikę, fotografię, nagrywanie dźwięku lub wideo. Utrwalając (wyświetlając) informacje, zapewnia w ten sposób ich zachowanie i gromadzenie, możliwość przekazania ich innej osobie, wielokrotne wykorzystanie i powrót do informacji w czasie.

Prawidłowe podejmowanie decyzji wymaga pełnych, szybkich i wiarygodnych informacji. Ten Ogólne wymagania do dokumentu jako źródła informacji.

Kompletność informacji charakteryzuje się jej objętością, która powinna być wystarczająca do podjęcia decyzji.

Informacja musi być natychmiastowa, tj. tak, aby w trakcie ich przesyłania i przetwarzania stan rzeczy nie uległ zmianie.

O wiarygodności informacji decyduje stopień, w jakim jej treść odpowiada obiektywnemu stanowi rzeczy.

Ponadto na Miejsce pracy W przypadku menadżera lub wykonawcy informacja musi być przekazana w formie ułatwiającej jej odbiór i przetworzenie. W dużych firmach informacje otrzymywane przez menedżera z reguły są najważniejsze i pilne i podawane są w skondensowanej formie.

Każdy dokument należy oceniać przede wszystkim na podstawie zawartych w nim informacji. Ustawa federalna „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” stanowi, że „dokumentowanie informacji jest warunek wstępny uwzględnianie informacji w zasobach informacyjnych.

Dokumentacja informacji prowadzona jest w sposób ustalony przez organy administracji rządowej odpowiedzialne za organizację pracy urzędu i standaryzację dokumentów…”

To dokumenty, tj. Informacje zapisane na materialnym nośniku mającym moc prawną służą jako główny dowód określonego faktu przy rozstrzyganiu sporów gospodarczych z partnerami biznesowymi w sądzie arbitrażowym lub konfliktów pracowniczych z pracownikami przedsiębiorstwa w sądzie ludowym.

Aby dokument miał moc prawną, musi spełniać następujące wymagania:

Nie sprzeciwiajcie się prawom państwa;

Mieścić się w kompetencji organu, który go wydał;

Forma dokumentu musi być zgodna ze standardami państwowymi.

Ile strat ponoszą przedsiębiorstwa z powodu przypadkowo lub celowo błędnie sporządzonych dokumentów? Zaburzenie przechowywania dokumentów może skutkować ryzykiem utraty cennych informacji, co może negatywnie wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa.

Błędy w prowadzeniu dokumentacji personalnej, która rejestruje stosunki pracy pracownika z przedsiębiorstwem i potwierdza jego wynagrodzenie i staż pracy, stanowią naruszenie wymagań Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej i może spowodować straty materialne dla pracowników (na przykład w przypadku nieprawidłowego obliczenia emerytur) lub samego przedsiębiorstwa, gdy sąd postanowi o zrekompensowaniu pracownikowi odszkodowania za niesłuszne, jego zdaniem zwolnienie.

Zatem znajomość nowoczesnych zasad przygotowywania dokumentów i organizacji pracy biurowej pomoże Ci pracować bez konfliktów zewnętrznych (z agencjami rządowymi i partnerami) i wewnętrznych (z podwładnymi), koncentrując się na rozwiązywaniu problemów związanych z działalnością produkcyjną i gospodarczą.

3.2. KLASYFIKACJA DOKUMENTÓW Według GSDO dokumenty są klasyfikowane według szeregu kryteriów.

1) Ze względu na sposób utrwalania informacji dokumenty dzieli się na pisemne, graficzne, fotograficzne, filmowe, wideo i dźwiękowe.

Do dokumentów pisanych (lub pisanych odręcznie i drukowanych) zalicza się wszystkie dokumenty utworzone za pomocą pisma ręcznego lub maszynowego, a także te utworzone na komputerze, na maszynach powielających i drukowanych.

Dokumenty graficzne obejmują rysunki, wykresy, mapy, rysunki, diagramy, plany. Dokumenty fotograficzne, filmowe i wideo rejestrowane są przy użyciu specjalnego sprzętu na specjalnych nośnikach. Umożliwiają uchwycenie obiektów i zjawisk trudnych lub niemożliwych do uchwycenia innymi sposobami.

Dokumenty akustyczne umożliwiają dokładne nagrywanie i przesyłanie informacji dźwiękowych, znajdują szerokie zastosowanie w pracy sekretarza przy nagrywaniu spotkań, konferencji, spotkań itp.

H) Duża liczba dokumentów wyróżnia się nazwą. Są to zarządzenia, regulaminy, protokoły, instrukcje, instrukcje, pisma, oświadczenia itp.

4) Według rodzaju dokumentów rozróżnia się standardowe, przybliżone, indywidualne i szablonowe.

Standardowe dokumenty są opracowywane z wyprzedzeniem przez wyższe władze dla podległych organizacji o jednorodnych funkcjach i są obowiązkowe.

Przykładowe dokumenty są również opracowywane przez wyższe władze dla organizacji w ich systemie, ale mają one charakter przybliżony, rekomendacyjny.

Opracowywane są indywidualne dokumenty konkretnych organizacji Do użytku wewnętrznego.

Dokumenty sitodrukowe produkowane są metodą druku, przy czym stała część tekstu dokumentu jest drukowana na maszynach drukarskich, z pozostawieniem wolnych miejsc na zmienne informacje. Dokumenty takie oszczędzają czas na ich przygotowanie i zwiększają ogólną kulturę i umiejętność posługiwania się dokumentami.

5) Ze względu na stopień złożoności rozróżnia się dokumenty proste zawierające jedno pytanie i dokumenty złożone zawierające kilka pytań. Preferowane są proste dokumenty, ponieważ łatwiej je przetwarzać, kontrolować wykonanie, wyszukiwać i przechowywać.

6) Ze względu na miejsce sporządzenia dokumenty dzieli się na wewnętrzne i zewnętrzne. Wewnętrzne - dokumenty sporządzone w celu rozwiązania ich wewnętrznych problemów i nie wykraczają poza organizację. Zewnętrzna - korespondencja przychodząca i wychodząca przedsiębiorstwa.

7) Ze względu na terminy realizacji dokumenty dzieli się na pilne i niepilne. Wskaźnikiem tej cechy jest termin wykonania dokumentu określony przez prawo i odpowiednie akty prawne, a także telegramy, wiadomości telefoniczne, dokumenty oznaczone jako „pilne”. Wszystkie pozostałe dokumenty są realizowane w terminach ustalonych przez administrację i uważa się je za niepilne.

8) Ze względu na pochodzenie dokumenty mogą być urzędowe i urzędowo osobiste (rejestrowane). Do pierwszej grupy zaliczają się te tworzone w instytucjach, organizacjach i przedsiębiorstwach ze względu na kwestie ich działalności, druga grupa dotyczy konkretnych osób, tj. zarejestrowane (oświadczenia, pisma, skargi itp.) 9) Ze względu na stopień jawności wyróżnia się dokumenty zwykłe, tajne i do użytku służbowego (DSP). Dokumenty tajne i dokumenty DSP oznaczane są pieczątką ograniczającą dostęp do dokumentu. Stempel oznacza, że ​​z dokumentem może zapoznać się ściśle określony krąg osób. Za ujawnienie informacji z dokumentów opatrzonych klauzulą ​​tajności, a także za ich utratę, sprawcy ponoszą odpowiedzialność.

10) Ze względu na swoją moc prawną rozróżniają dokumenty autentyczne i fałszywe.

Dokumenty uważa się za autentyczne, jeżeli zostały wystawione w trybie określonym przez prawo i z zachowaniem wszelkich zasad; podrabiane są dokumenty, których wzór lub treść nie odpowiadają prawdzie.

Dokumenty autentyczne dzielą się z kolei na ważne i nieważne. Dokument traci ważność, jeżeli z jakiegokolwiek powodu utracił moc prawną (na przykład wygaśnięcie pełnomocnictwa).

11) Ze względu na przeznaczenie (etapy powstawania) dokumenty dzieli się na oryginały (oryginały) i kopie.

Oryginał to oryginalny dokument zawierający oryginalne informacje i prawidłowo wykonany. Z reguły utworzenie dokumentu poprzedzone jest etapem draftu – dokumentu w wydaniu wstępnym.

Kopia to dokładne odwzorowanie szczegółów oryginału, w prawym rogu górnego pola którego umieszczony jest wyraz „kopia”. Kopia nie ma mocy prawnej. Aby kopia miała moc prawną, jest ona odpowiednio certyfikowana. Należy rozróżnić takie rodzaje kopii, jak wyciąg i duplikat. Wyciąg z dokumentu to kopia części dokumentu, a duplikat to drugi egzemplarz dokumentu wydany na przykład z powodu utraty oryginału. Duplikat i oryginał mają tę samą moc prawną.

12) Ze względu na okresy przechowywania dokumenty dzieli się na trzy główne grupy: przechowywanie trwałe, okres tymczasowego przechowywania powyżej 10 lat i okres tymczasowego przechowywania do 10 lat.

NA różne przedsiębiorstwa a w instytucjach skład i liczba tworzonych dokumentów nie jest taka sama i są określane przez:

Zakres zagadnień rozwiązywanych w procesie działania;

Zakres i charakter kompetencji;

Procedura rozwiązywania problemów (oparta na jedności dowodzenia lub kolegialności);

Wielkość i charakter powiązań z innymi podmiotami.

Relacje pomiędzy oddziałami przedsiębiorstwa a poszczególnymi przedsiębiorstwami i organizacjami są stabilne i regulowane przez różne normy prawne dzięki czemu wszelkie przepływy informacji mają stabilny, „zaprogramowany” charakter.

Konsekwencją stabilności funkcji organizacji jest tematyczne ograniczenie zadań, które ona realizuje. Funkcje te można opisać, sklasyfikować i uregulować. Zatem zakres zagadnień, dla których tworzone są dokumenty zarządcze, jest dość stabilny, odzwierciedlający działalność funkcjonalna organizacje.

Rozważmy wpływ powiązań informacyjnych przedsiębiorstwa na objętość i zakres jego dokumentacji. Rysunek 1 przedstawia uproszczoną strukturę przedsiębiorstwa handlowego oraz jego wewnętrzne i zewnętrzne powiązania informacyjne.

Firmy-dostawcy Rada założycieli Przedsiębiorstwa współwykonawcy Rada założycieli Przedsiębiorstwa ogólne Dyrektor generalny Sekretarz ds. zakupów Dyrektor ds. podatków Produkcja Księgowość Dział kontroli Dział księgowości Produkcja Bankowość Departament kadr Instytucje rządowe Ryc. 1. Uproszczona struktura przedsiębiorstwa i jego powiązania informacyjne Koleżeńska działalność zarządu (założycieli) jest rejestrowana w protokole, działalność administracyjna dyrektora jest rejestrowana w zarządzeniach i instrukcjach dotyczących głównych działań i personelu. Ponadto kierownictwo przedsiębiorstwa planuje działalność finansową i gospodarczą, co znajduje odzwierciedlenie w dokumentacji planistycznej. Po zakończeniu poszczególnych etapów prac lub po terminie kalendarzowym sporządzana jest dokumentacja sprawozdawcza.

Dział HR (lub menadżer HR) zajmuje się selekcją personelu, rozwojem pracowników, motywacjami, certyfikacją i przekwalifikowaniem personelu. W ramach tej działalności służba przygotowuje regulaminy, instrukcje, wnioski, projekty zarządzeń oraz zajmuje się przygotowywaniem innych dokumentów dla personelu. Czasami funkcje te pełni sekretarz.

Działalność produkcyjno-gospodarcza prowadzona przez dział produkcyjny znajduje odzwierciedlenie w umowach, kontraktach, korespondencji handlowej itp.

Księgowość przygotowuje dokumenty finansowo-księgowe (bilanse, raporty roczne, akty rewizji i inwentaryzacje, plany, kosztorysy, rachunki, księgi kasowe itp.).

Od rządu i organizacje miejskie przedsiębiorstwo może otrzymać dokumenty regulujące różne kwestie jego działalności (podatki, zabezpieczenia środowisko i tak dalej.). Dokumenty te tworzą osobną grupę - dokumenty regulacyjne organów wyższych.

Ponadto pracownicy przedsiębiorstwa piszą w razie potrzeby oświadczenia, autobiografie, rachunki wystawienia oraz pełnomocnictwa osobiste tj.

sporządzać dokumenty urzędowe i osobiste.

Wszystkie wymienione dokumenty dotyczą dokumentów zarządczych i organizacyjno-administracyjnych (ORD). Wyjątkiem są dokumenty finansowo-księgowe, które mają specyficzne cechy przygotowania i przetwarzania.

W zależności od celu (profil przedsiębiorstwa) i subiektywności (wymagania szefa przedsiębiorstwa i partnerów biznesowych) czynniki w dowolnej grupie dokumentów mogą dominować lub być nieistotne.

Zatem wszystkie dokumenty powstające w przedsiębiorstwie lub organizacji można podzielić na następujące grupy /14/:

1) system dokumentów założycielskich;

2) system dokumentów organizacyjnych;

3) system dokumentów administracyjnych;

4) system dokumentów kadrowych;

5) system dokumentów finansowo-księgowych;

6) system dokumentów referencyjnych i informacyjnych;

7) system dokumentów planistycznych;

8) system dokumentów sprawozdawczych;

9) system dokumentów urzędowych i osobistych.

Poniżej przyjrzymy się zasadom sporządzania dokumentów obowiązującym niemal w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego specyfiki.

3.3. OGÓLNE ZASADY FORMATU DOKUMENTÓW Dokumenty są część integralna wizerunek przedsiębiorstwa, jego wizytówka. Nowoczesny design formy, Twój własny styl formy, wysokiej jakości papier, komplet informacji o firmie i ich prawidłowe ułożenie na kartce papieru są szczególnie ważne dla pozytywnego oddziaływania na partnera biznesowego. Formularze powstają metodą druku lub przy użyciu komputer osobisty. Wyjątkiem są formy organizacji z wizerunkiem godła państwowego Federacji Rosyjskiej lub herbami podmiotów Federacji Rosyjskiej, które są produktami drukowanymi podlegającymi rachunkowości.

Sporządzanie, przetwarzanie dokumentów oraz dokumentowanie działalności organizacji i działów regulują akty legislacyjne, normatywne i metodologiczne. Dokument musi być oparty na faktach i zawierać konkretne propozycje i instrukcje.

Przestrzeganie jednolitych zasad sporządzania dokumentów zapewnia:

1) moc prawna dokumentów;

2) terminowe i wysokiej jakości przygotowanie i wykonanie dokumentów;

3) organizacja Szybkie wyszukiwanie dokumenty.

W pracy biurowej obowiązują jednolite wymagania i zasady przygotowywania dokumentów, które określa GOST R 6.30-2003.

Norma ustanawia dwa główne formaty formularzy dokumentów - A4 (210*297 mm) i A5 (148*210 mm). Większość dokumentów spółki sporządzana jest na formularzach formatu A4. W przypadku małych liter i zaświadczeń stosuje się formularze w formacie A5. Znacznie rzadziej stosowane są formularze formatu AZ (297* mm), przeznaczone do biznesplanów, sprawozdań księgowych, wykresów, a A - do referencji /8/.

Wszystkie dokumenty muszą posiadać pola. Określone przez normę minimalny rozmiar marginesy w mm:

lewy - prawy - góra - dół - Dla wygody przechowywania dokumentów zalecany rozmiar lewego marginesu wynosi 30 mm.

W wyniku wielowiekowego rozwoju oficjalnego stylu biznesowego wykształciły się takie środki językowe i sposoby wyrażania treści.

które pozwalają najskuteczniej rejestrować informacje zarządcze. Konkrety styl biznesowy wyraża się w pewnych cechach stylistycznych, które odróżniają go od innych stylów funkcjonalnych języka (literackiego, naukowego, potocznego) i czynią go najwygodniejszym narzędziem komunikacja biznesowa.

Główne cechy stylu biznesowego:

Neutralny ton prezentacji;

Dokładność i przejrzystość prezentacji;

Zwięzłość tekstu.

Neutralny ton prezentacji jest normą w oficjalnej komunikacji biznesowej.

Informacje zarządcze mają charakter oficjalny, co wskazuje podstawa biznesowa relacji autora z adresatem dokumentu, podkreśla ich bezosobowy charakter, obecność pomiędzy nimi pewnego dystansu. Ponadto uczestnicy komunikacji biznesowej działają w imieniu instytucji, organizacji, przedsiębiorstw, tj. w imieniu osób prawnych.

Z tego powodu element osobisty, subiektywny w tekstach należy ograniczyć do minimum. Słowa o wydźwięku emocjonalnym (słowa z drobnymi i czułymi przyrostkami, wykrzykniki itp.) są wyłączone z języka dokumentów.

Dokładność prezentacji zakłada jednoznaczne zrozumienie treści dokumentu, wyeliminowanie dwuznaczności i zapewnienie adekwatności odbioru tekstu przez autora dokumentu i jego adresata.

Precyzję prezentacji osiąga się poprzez stosowanie słownictwa terminologicznego, stosowanie stabilnych fraz - formuł językowych, brak słów i wyrażeń figuratywnych, ograniczoną zgodność słów itp. O przejrzystości tekstu decyduje poprawność struktury kompozycyjnej tekstu, brak błędów logicznych i jasność sformułowań.

Lakoniczną prezentację tekstu osiąga się poprzez oszczędne wykorzystanie środków językowych, z wyłączeniem redundancji mowy.

Każdy dokument składa się z poszczególnych elementów składowych, zwanych szczegółami (podpis, pieczęć, tekst itp.). Początkowo słowo „rekwizyty”, pochodzące od łacińskiego „requisitum” (potrzeba), oznaczało zespół elementów formalnych dokumentu, których brak pozbawia go mocy prawnej, a następnie zaczęło oznaczać wszystkie elementy dokumentu.

Zbiór szczegółów umiejscowionych w dokumencie w określony sposób stanowi o jego formie. Formularz specyficzny dla określonego typu dokumentu nazywany jest formularzem standardowym.

Przykładowy formularz jest opracowywany podczas tworzenia systemu dokumentacji i stanowi graficzny model lub schemat budowy dokumentu. Ustawia formaty, rozmiary pól i lokalizację szczegółów.

GOST R 6.30-2003 określa maksymalny zestaw szczegółów dla dowolnego dokumentu zarządczego i jego lokalizacji na papierze. W sumie zamontowano 30 detali. Ponieważ niektóre z nich wzajemnie się wykluczają, a niektóre szczegóły zależą od rodzaju dokumentu, na konkretnym dokumencie będzie ich znacznie mniej.

Ustalono następujące szczegóły:

01 - godło narodowe Federacja Rosyjska;

02 - herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

05 – stan główny numer rejestracyjny(OGRN) osoby prawnej;

06 – numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP);

07 – kod formularza dokumentu;

08 - nazwa organizacji;

09 – informacja referencyjna o organizacji;

10 – nazwa typu dokumentu;

11 - data dokumentu;

12 - numer rejestracyjny dokumentu;

14 – miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

15 - adresat;

16 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

17 – uchwała;

18 - tytuł tekstu;

19 - znak kontrolny;

20 – tekst dokumentu;

21 - znak o obecności aplikacji;

22 – podpis;

23 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

24 - zatwierdzenie dokumentu wizowego;

25 – odcisk pieczęci;

26 - znak na poświadczeniu kopii;

27 - znak o wykonawcy;

28 - oznaczenie wykonania dokumentu i przesłania go do akt;

29 - znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację;

30 – identyfikator kopia elektroniczna dokument.

Rozmieszczenie detali na standardowej kartce papieru oraz rozmiary przeznaczonych dla nich pól pokazano na rys. 2 i ryc. 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 Rys. 2. Rozmieszczenie detali na formularzu narożnym formatu A4 20 01 02 03 16 17 01 73 08 09 04 05 0 6 11 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 Rys. 3. Umiejscowienie szczegółów na formacie A4 formularza podłużnego Wymaganie 01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej Godło państwowe umieszczane jest na formularzach dokumentów organów i instytucji państwowych zgodnie z Federalną Ustawą Konstytucyjną z dnia 25 grudnia 2000 r. „ Na godle państwowym Federacji Rosyjskiej”. Formularze z wizerunkiem herbu Federacji Rosyjskiej można wytwarzać wyłącznie poprzez drukowanie w sposób określony w dekrecie Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 grudnia 1995 r. „W sprawie usprawnienia produkcji, użytkowania, przechowywania i niszczenia pieczęcie i formularze z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej” (zmienionym dekretem z dnia 08.06.2001 r. nr 450). Godło państwowe Federacji Rosyjskiej umieszczane jest na dokumentach ministerstw, departamentów, a także organów rządowych: sądów, prokuratorów, organów wyższego szczebla itp.

Rekwizyty 02 - Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej zostanie umieszczony na formularzach dokumentowych zgodnie z aktami prawnymi podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej. W takim przypadku wskazane jest podanie na dokumencie nazwy państwa - „Federacja Rosyjska”.

Na formularzach dokumentów można dodatkowo reprodukować obrazy (herby) terytoriów i terytoriów zatwierdzonych w ustalonej kolejności. osady Rekwizyty 03 - Godło organizacji lub znak towarowy Godło przedsiębiorstwa to symboliczny obraz graficzny. Z reguły znak towarowy używany jest jako godło. Niedopuszczalne jest zastępowanie nazwy przedsiębiorstwa lub instytucji godłem. Godło umieszcza się zgodnie ze statutem (regulaminem organizacji) na poziomie nazwy organizacji lub w górnym polu dokumentu. Godło musi być zarejestrowane i nie może pojawiać się w dokumencie, chyba że organizacja ma oficjalne zezwolenie. Godła nie powiela się także przy umieszczaniu herbów na papierze firmowym organizacji.

Wymaganie 04 - Kod organizacji Wszystkie zarejestrowane przedsiębiorstwa posiadają kod zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO). Jest to swego rodzaju potwierdzenie kompetencji organizacji – autora dokumentu.

Wymaganie 05 - Główny państwowy numer rejestracyjny osoby prawnej Główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej nadawany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

Wymaganie 06 - Numer Identyfikacji Podatnika/Kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP) Numer Identyfikacji Podatnika/Kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP) wpisywany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

Wymaganie 07 - Kod formularza dokumentu W celu ujednolicenia i standaryzacji dokumentacji organizacyjno-administracyjnej istnieje Ogólnorosyjski Klasyfikator Dokumentacji Zarządczej (OKUD), który ustala klasyfikację określonych form dokumentów. Kod OKUD jest umieszczany wyłącznie na dokumentach ujednoliconych, których nazwa formularzy jest zawarta w klasyfikatorze dokumentacji zarządczej. Na przykład 0222152 - tabela personelu, 0276030 - harmonogram wakacji itp.

Wymaganie 08 - Nazwa organizacji Nazwa organizacji będącej autorem dokumentu musi odpowiadać nazwie zapisanej w dokumentach założycielskich.

Nad nazwą organizacji należy podać nazwę skróconą, a w przypadku jej braku - pełną nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje).

Wszystkie te nazwy podane są w mianowniku. Skróconą nazwę organizacji podaje się w przypadkach, gdy jest ona zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Nazwę skróconą (w nawiasie) umieszcza się pod lub po pełnej nazwie, np.:

MINISTERSTWO KULTURY FEDERACJI ROSYJSKIEJ FEDERACYJNY BUDŻET PAŃSTWA EDUKACYJNEGO INSTYTUCJA WYŻSZEJ SZKOLNICTWA ZAWODOWEGO „PAŃSTWOWY UNIWERSYTET KINA I TELEWIZJI W ST. PETERSBURGU”

(SPbGUKiT) Nazwy organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, które oprócz języka rosyjskiego jako języka państwowego mają język narodowy, są drukowane w dwóch językach.

Nazwa organizacji w języku państwowym podmiotu Federacji Rosyjskiej lub w innym języku znajduje się poniżej lub po prawej stronie nazwy w języku rosyjskim.

Nazwa oddziału, przedstawicielstwa, jednostka terytorialna, jednostka strukturalna organizacje są wskazane, jeśli są autorem dokumentu i umieszczone poniżej nazwy organizacji.

Szczegół 09 - Informacje referencyjne o organizacji Ten szczegół jest podawany tylko literami. Obowiązkowe dane referencyjne to adres pocztowy i numery telefonów (adres urzędowy). Według uznania organizacji można podać dodatkowe dane referencyjne - numery faksu, adres E-mail itd. dane bankowe są konieczne tylko na papierze firmowym dotyczącym transakcji rozliczeniowych i pieniężnych, na przykład na listach gwarancyjnych.

Adres pocztowy prowadzony jest zgodnie z wymogami przepisów pocztowych Ministerstwa Łączności tj. wskazana jest ulica, numer domu, miasto, kod pocztowy.

Atrybut 10 - Nazwa typu dokumentu To rekwizyty jest jednym z najważniejszych, ponieważ pozwala nam ocenić cel tego dokumentu, określa kompozycję detali i strukturę tekstu. Nazwa rodzaju dokumentu jest regulowana statutem (regulaminem organizacji) i jest umieszczana na wszystkich dokumentach z wyjątkiem listów.

Wyjątkiem jest poręczenie, który wskazuje nazwę dokumentu. Nazwa typu dokumentu musi odpowiadać typom dokumentów przewidzianym przez OKUD (klasa 0200000).

Nazwa typu dokumentu jest drukowana wielkimi literami, np.:

DZIAŁAJ, ROZKAZUJ.

Szczegół 11 - Data dokumentu Data jest jednym z głównych szczegółów dokumentu zapewniającym jego moc prawną.

Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu – data posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu – data zdarzenia.

Dokumenty wydawane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć tę samą (jedną) datę.

Datę dokumentu zapisuje się cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc zapisuje się dwiema parami cyfr arabskich oddzielonych kropką;

rok – czterema cyframi arabskimi. Przykładowo datę 12 lutego 2013 należy wpisać jako: 02.12.2013.

Dopuszczalne jest formatowanie daty w następującej kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca. To odpowiada międzynarodowe standardy i jest powszechnie używany w korespondencji międzynarodowej. Ponadto dozwolona jest słowno-numeryczna metoda formatowania daty (bez cudzysłowów), na przykład: 12 lutego 2013 r.

Wymaganie 11 – Numer rejestracyjny dokumentu Numer rejestracyjny to symbol dokument, pod którym jest wprowadzany do systemu wyszukiwania informacji organizacji.

Oznaczenie może być cyfrowe, alfabetyczne lub kombinowane.

W przypadku dokumentów wewnętrznych (rozkazów, protokołów, instrukcji itp.) jest to zazwyczaj numer porządkowy z początku roku. W placówkach oświatowych dokumenty wewnętrzne mogą być numerowane według roku akademickiego, tj. Od września.

Numer pisma składa się zwykle z numeru seryjnego samego pisma według dziennika rejestracyjnego, indeksu jednostki strukturalnej (lub urzędnika), która przygotowała dokument, oraz numeru sprawy, w której składana jest kopia przesłanego dokumentu.

Przykładowo: nr 150/22-01, gdzie 150 to numer porządkowy w dzienniku rejestracyjnym, 22 to indeks jednostki, 01 to numer sprawy. Numery porządkowe przypisywane są oddzielnie do listów przychodzących i wychodzących.

Numer rejestracyjny dokumentu opracowany wspólnie przez kilka organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem w kolejności wskazywania autorów w dokumencie.

Szczegół ten umieszcza się od granicy lewego marginesu pod szczegółami „data dokumentu” i „numer ewidencyjny dokumentu”.

Wymaganie 14 - Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu Miejsce sporządzenia lub publikacji jest wskazane w każdym dokumencie, z wyjątkiem pisma posiadającego adres pocztowy.

Szczegóły znajdują się pod datą i numerem rejestracyjnym dokumentu.

Przy rejestracji danych uwzględnia się podział administracyjno-terytorialny kraju, np.: „miasto. Priozersk, obwód leningradzki.” Należy pamiętać, że przed wskazaniem miast Moskwy i Petersburga, a także miast, których nazwy kończą się na „-grad” i „-burg”, należy wpisać literę „g”. nie zainstalowany. Nazwy pozostałych miejscowości poprzedzone są skróconym oznaczeniem miasta, miejscowości itp.

Wymaganie 15 – Adresat Adresatem mogą być organizacje, ich jednostki strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. W mianowniku podaje się nazwę organizacji i jej jednostkę strukturalną, stanowisko i nazwisko osoby, do której adresowany jest dokument - w przypadku celownika przed nazwiskiem podaje się inicjały, na przykład:

SA „Videotechnika”

Księgowość lub dyrektor generalny JSC „Videotekhnika”

VA Belov Jeśli dokument jest wysyłany do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji, należy je wskazać ogólnie, na przykład:

Administracje okręgów petersburskich Dokument nie powinien zawierać więcej niż cztery adresy. Słowo „KOPIA” nie jest wskazane przed drugim, trzecim, czwartym adresem. Jeżeli odbiorców jest więcej, tworzona jest lista dystrybucyjna dokumentów.

W razie potrzeby dane „Adresata” mogą obejmować adres pocztowy. Elementy adresowe są wskazane w kolejności ustalonej w Regulaminie pocztowym.

Jeżeli pismo jest adresowane do organizacji, należy podać jej nazwę, a następnie adres pocztowy, na przykład:

Ogólnorosyjski Instytut Badań Naukowych Dokumentacji i Archiwizacji ul. Profsoyuznaya, 25, Moskwa, Adres do osoby podaj nazwisko i inicjały odbiorcy, następnie adres pocztowy, np.:

Beglov K.V.

ul. Sadowaja, 80, lok. 4, St. Petersburg, Jeżeli pismo jest adresowane do organizacja naukowa lub uczelni, a adresat posiada tytuł naukowy, podaje się to przed nazwiskiem, np.:

Rektor Petersburga Uniwersytet stanowy kino i telewizja do profesora A.D. Evmenov Dozwolone jest wyśrodkowanie każdej linii atrybutu „adresat” w stosunku do najdłuższej linii.

Wymaganie 16 - Pieczęć zatwierdzenia dokumentu Dokument zatwierdza urzędnik (urzędnicy) lub specjalnie wydany dokument. Przy zatwierdzaniu dokumentu przez urzędnika stempel zatwierdzający musi składać się z słowa ZATWIERDZONO (bez cudzysłowu), tytułu stanowiska osoby zatwierdzającej dokument, jego podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia, na przykład:

ZATWIERDZONE przez Dyrektora JSC Kino

AV Stepanov 20_ Dopuszczalne jest centrowanie elementów rekwizytów względem najdłuższej linii.

Gdy dokument jest zatwierdzany przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

Przy zatwierdzaniu dokumentu uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem pieczęć zatwierdzająca składa się ze słowa ZATWIERDZONY (ZATWIERDZONY, ZATWIERDZONY, ZATWIERDZONY) (bez cudzysłowu), nazwy dokumentu zatwierdzającego w skrzynce instrumentalnej, jego daty i numeru, Na przykład:

ZATWIERDZONE protokołem Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy z dnia 15 lutego 2013 r. Nr. Pieczęć zatwierdzająca znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu.

Przybliżony wykaz dokumentów podlegających zatwierdzeniu /12/:

ZADANIA (w zakresie projektowania obiektów, konstrukcji technicznych, budownictwa kapitałowego, technicznego itp.);

INSTRUKCJE (urzędnicze, pracy biurowej, bezpieczeństwa, wewnętrzne przepisy pracy itp.);

STANDARDY (zużycie surowców, dostaw, energii elektrycznej, liczba pracowników itp.);

RAPORTY (z działalności produkcyjnej, wyjazdów służbowych, naukowych Praca badawcza Oh);

LISTY (pozycje pracowników o nieregularnych godzinach pracy;

standardowe dokumenty generowane w działalności organizacji, wskazujące okresy przechowywania itp.);

PLANY (prace produkcyjne, budowlano-montażowe, prace naukowo-badawcze, prace rady naukowo-technicznej itp.);

REGULAMIN (w sprawie organizacji, jednostki strukturalnej, premii itp.);

CENY (za pracę itp.);

SZACUNEK KOSZTÓW (utrzymania aparatu zarządzającego, wykorzystania środków z funduszu przedsiębiorczości, budowy kapitału itp.);

NORMY (stan, branża, warunki techniczne);

STRUKTURA I PERSONEL;

STAWKI TARYFOWE;

FORMY ujednoliconych dokumentów;

Rekwizyty 17 - Uchwała Uchwała jest zapisywana na dokumentach przychodzących i wewnętrznych przeglądanych przez kierownictwo, w prawej górnej części dokumentu, pomiędzy adresatem a tekstem na pierwszej stronie dokumentu. Uchwała zawiera nazwiska i inicjały wykonawców, treść zlecenia, termin wykonania, podpis i datę, na przykład:

N.V. Morozova, K.P. Stepanova Proszę o przygotowanie projektu umowy z JSC NORD

do 15.02. Podpis osobisty 02.02. Jeżeli uchwała wskazuje kilku wykonawców, za wykonanie odpowiada pierwszy wykonawca wskazany na liście.

Jeżeli konieczne jest napisanie drugiej i kolejnych uchwał, umieszcza się je na dowolnym wolnym miejscu na przedniej stronie dokumentu.

Dopuszcza się zapisanie uchwały na osobnej kartce.

Rekwizyty 18 - Tytuł tekstu Tytuł tekstu jest krótkim podsumowaniem głównego znaczenia tekstu dokumentu. Tytuł jest gramatycznie zgodny z tytułem dokumentu, np.:

ZAMÓWIENIE w sprawie reorganizacji przedsiębiorstwa lub INSTRUKCJA PRACY dla sekretarza-asystenta. Na dokumentach formatu A5 dopuszcza się niewpisywanie tytułu tekstu.

Szczegół 19 - Znak kontroli Ten szczegół umieszcza się wyłącznie na dokumentach, których wykonanie zostało objęte kontrolą. Znak zawiera literę „K” lub słowo „KONTROLA”, opatrzone kolorowym flamastrem (ołówkiem) lub specjalną pieczątką.

Znak umieszcza się w prawym górnym rogu dokumentu.

Wymaganie 20 - Tekst dokumentu Tekst dokumentu sporządzono w języku rosyjskim lub języku narodowym zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej w sprawie języków państwowych.

Teksty dokumentów są pisane wyłącznie w języku rosyjskim w przypadku przesyłania ich do organów rządu federalnego, organów rządowych podmiotów Federacji Rosyjskiej, do przedsiębiorstw niepodlegających jurysdykcji tego tematu Federacji Rosyjskiej lub zlokalizowane na terytorium innych podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej.

Tekst dokumentu pod względem struktury, przyjętego brzmienia, stabilnych fraz i struktur syntaktycznych jest bezpośrednio powiązany z rodzajem dokumentu. Jednak w praktyce pracy biurowej opracowano ogólne wymagania, które mają zastosowanie do tekstów większości dokumentów zarządczych:

Zwięzłość i dokładność prezentacji informacji, eliminująca podwójną interpretację;

Obiektywizm co do wiarygodności informacji;

Sporządzanie w miarę możliwości prostych dokumentów, tj. zawierających jedno pytanie, aby ułatwić i przyspieszyć pracę z nimi;

Ustrukturyzowanie tekstu dokumentu, podział go na takie części semantyczne jak wstęp, dowód, zakończenie;

Powszechne stosowanie szablonów i tekstów standardowych przy opisywaniu powtarzających się sytuacji związanych z zarządzaniem.

Zwięzłość osiąga się poprzez użycie proste zdania, z wyłączeniem powtórzeń i niepotrzebnych szczegółów. Teksty listów i faksów nie powinny przekraczać jednej strony. Jeżeli dokument zawiera więcej niż jedną stronę tekstu, strony numeruje się zaczynając od drugiej. Numer strony umieszcza się na środku górnego pola, bez myślników i kropek.

Dokładność przedstawienia istoty dokumentu zależy od prawidłowego użycia słów i zwrotów. Przy kompletowaniu dokumentów należy częściej sięgać po słowniki (objaśnienia, ortografia, wyrazy obce).

Duże teksty dzieli się zwykle na sekcje, akapity, akapity, stosując cyfry arabskie z kropkami po nich:

Służby HR powszechnie korzystają z dokumentów formularzy aplikacyjnych, które zawierają stałe informacje w formie pytań oraz miejsce na informacje o zmiennych odpowiedziach, w których można umieścić opcje odpowiedzi do wyboru.

Formularze kwestionariuszy są często stosowane w dokumentach marketingowych.

Teksty w formie tabel wykorzystywane są w dokumentach planistycznych, finansowych, sprawozdawczych i innych. Nad tabelą umieszcza się nagłówek odzwierciedlający jej zawartość. Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Jeżeli tabela drukowana jest na więcej niż jednej stronie, należy ponumerować kolumny tabeli, na kolejnych stronach drukowane są tylko numery kolumn. Jeśli jest kilka stołów, to nad stołem po prawej stronie wpisz słowo „Stół” i podaj jego numer seryjny (bez znaku nr). Tekst dokumentu musi zawierać odnośniki do wszystkich zawartych w nim tabel.

Wymaganie 21 - Oznaczenie obecności załącznika Jeżeli dokument posiada załącznik określony w tekście, wówczas oznaczenie obecności załącznika sporządza się w formie skróconej:

Zastosowanie: 4 l. w 2 egzemplarzach.

Wyraz Dodatek, niezależnie od ilości załączanych dokumentów, stosuje się zawsze w liczbie pojedynczej i umieszcza się go po tekście od brzegu lewego marginesu.

Jeżeli dokument zawiera załączniki, które nie są wymienione w tekście, są one wymienione, podając nazwę, liczbę arkuszy w każdym załączniku i liczbę kopii, na przykład:

Załącznik: 1. Świadectwo odbioru robót w ramach umowy nr 1 z dnia 18 stycznia 2013 r., 4 strony. w 2 egzemplarzach.

2. Świadectwo odbioru robót w ramach umowy nr 124 z dnia 23.05.2013r. w 1 egzemplarzu.

Jeżeli załącznik do dokumentu występuje w jednym egzemplarzu, liczba kopii nie jest wskazana. Jeżeli wnioski są oprawione, liczba arkuszy nie jest wskazana.

W załączniku do dokumentu administracyjnego, na jego pierwszej stronie w prawym górnym rogu należy wpisać „Nr załącznika” podając nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, np.:

Załącznik nr do zarządzenia dyrektora OJSC „Kino” z dnia 02.12.2013 r. Nr Jeżeli do dokumentu dołączony jest inny dokument, który również posiada załącznik, notatkę o obecności załącznika sporządza się w następujący sposób:

Załącznik: pismo Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 12 stycznia 2013 r. nr 02-6/172 wraz z załącznikiem, łącznie 20 stron.

Jeżeli wniosek nie zostanie przesłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas wystawiana jest notatka o jego dostępności w następujący sposób:

Zastosowanie: na 5 l. w 1 egzemplarzu. na pierwszy adres.

Dopuszczalne jest wydrukowanie wyrazu „ZAŁĄCZNIK” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza.

Szczegół 22 - Podpis Atrybut „Podpis” zawiera: nazwę stanowiska osoby podpisującej dokument (pełne, jeśli dokument nie jest sporządzany na formularzu, oraz skrót dla dokumentu sporządzanego na formularzu);

podpis osobisty;

odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:

Dyrektor JSC „Nord” Podpis osobisty I.L. Sidorov Lub w formularzu:

Dyrektor Podpis osobisty I.L. Sidorow Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika nie jest wskazane stanowisko tej osoby.

Podpisując dokument przez kilku urzędników, ich podpisy składane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, np.:

Dyrektor Generalny Podpis osobisty A. A. Kotov Główny księgowy Podpis osobisty K. I. Bykowa Podpisując dokument przez kilku urzędników zajmujących równorzędne stanowiska, ich podpisy umieszczane są na tym samym poziomie, na przykład:

Dyrektor Generalny Dyrektor Generalny OJSC Kino OJSC Videoservice Podpis osobisty G.V. Sidorov Podpis osobisty K.V. Wasiliew Podpisując wspólny dokument, pierwsza kartka nie jest sporządzana na papierze firmowym.

Dokumenty sporządzone przez komisję nie wskazują stanowisk osób, które podpisały dokument, ale ich obowiązki w ramach komisji, na przykład:

Przewodniczący komisji Podpis osobisty A.A. Grigoriew Członkowie komisji Podpis osobisty I.V. Golubev Podpis osobisty A.S. Petrov Podpis osobisty V.O. Belyakov Dokument może podpisać pełniący obowiązki urzędnika, podając swoje faktyczne stanowisko i nazwisko. Niedopuszczalne jest umieszczanie przed tytułem stanowiska przyimka „Za”, odręcznego napisu „Zastępca” lub ukośnika.

Wymaganie 23 - Pieczęć zatwierdzenia dokumentu Zatwierdzenie stanowi wstępne rozpatrzenie kwestii zawartych w projekcie dokumentu. Koordynacja może być zewnętrzna i wewnętrzna. Zewnętrzne zezwolenie wydawane jest za pomocą pieczęci zatwierdzającej, wewnętrzne za pomocą wizy.

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się z słowa ZGODNIE, stanowiska osoby, z którą dokument jest zatwierdzany (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, transkrypcji podpisu (inicjały, nazwisko) oraz daty zatwierdzenia, np. przykład:

ZGADZONO Zastępca Prezes Gosstandart Podpis osobisty V.V. Kotova 05.02. Jeżeli zatwierdzenie następuje w formie listu, protokołu itp., pieczęć zatwierdzenia sporządza się w następujący sposób:

UZGODNIONE Protokół z posiedzenia komisji związkowej z dnia 21.02.2013 Nr Wymaganie 24 - Wizy zatwierdzające dokumenty Zatwierdzenie wewnętrzne wydawane jest z „wizą”, która zawiera podpis indosanta, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) i datę . W razie potrzeby należy wskazać stanowisko posiadacza wizy, np.:

Kierownik Działu Prawnego Podpis osobisty N.V. Gorochow 21.02. Jeżeli są uwagi, można je po zatwierdzeniu sporządzić na osobnej kartce z dopiskiem „Uwagi w załączeniu”.

Wizy umieszczane są na ostatnim arkuszu pierwszego egzemplarza dokumentu administracyjnego, w dokumentach wychodzących – na ostatnim arkuszu egzemplarza, który zostanie pozostawiony w organizacji.

Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzanie dokumentu i jego załączników strona po stronie.

Wymaganie 25 - Odcisk pieczęci Odcisk pieczęci poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach przewidzianych przepisami szczególnymi, poświadczającymi prawa osób dokumentujących fakty dotyczące aktywów finansowych.

Odcisk pieczęci jest naklejany w taki sposób, aby oddawał część stanowiska osoby podpisującej dokument, część jej podpisu osobistego i był wyraźnie czytelny.

Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji. W organizacje rządowe Wykorzystuje się w tym celu pieczęć urzędową, organizacje pozarządowe posługują się pieczęcią firmową, która jest odpowiednikiem pieczęci urzędowej.

Przybliżony wykaz dokumentów poświadczonych pieczęcią urzędową (lub pieczęcią organizacji) /12/:

AKTY (odbiór gotowych obiektów, sprzętu, wykonanych prac, spisanie, badanie itp.);

PEŁNOMOCNICTWO (do przyjmowania inwentarza, prowadzenia działalności gospodarczej itp.);

UMOWY (ok Odpowiedzialność finansowa, dostawy, umowy, czynsz, praca itp.);

ZADANIA (projektowe, budowlane, techniczne itp.);

ZASTOSOWANIA (na urządzenia, wynalazki itp.);

WNIOSKI (o akredytywę, odmowę przyjęcia itp.);

WNIOSKI I RECENZJE organizacji dotyczące rozpraw doktorskich i abstraktów;

SŁOWA WYKONANIA;

CERTYFIKATY PODRÓŻY;

WZORY odcisków pieczęci i podpisów pracowników uprawnionych do prowadzenia działalności finansowo-gospodarczej;

ZGŁOSZENIA i petycje (o nadanie odznaczeń i medali Federacji Rosyjskiej);

LISTY (gwarancja wykonania pracy, usług itp.);

ZAMÓWIENIA (bankowe, budżetowe, płatnicze itp.);

ROZPORZĄDZENIA (w sprawie ministerstw, departamentów);

PROTOKOŁY (zezwolenia, plany dostaw itp.);

REJESTRY (czeki, zarządzenia budżetowe);

SZACOWANE (koszty utrzymania aparatu zarządzającego, kosztorysowania w ramach umowy, budowy kapitału);

CERTYFIKATY (dotyczące naliczonych wynagrodzeń, wypłaty kwot ubezpieczenia, wykorzystania środków budżetowych itp.);

HARMONOGRAM PRACY i zmiany w nim.

Szczegół 26 - Oznaczenie na poświadczeniu kopii Poświadczając, że kopia dokumentu jest zgodna z oryginałem, poniżej szczegółu „Podpis” należy umieścić napis zaświadczający „Prawda”, stanowisko osoby poświadczającej kopię, podpis osobisty , transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę poświadczenia, np.:

Prawdziwy Sekretarz-Referent Podpis osobisty A.S. Siergiejewa 22.02. Dopuszcza się poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią ustaloną według uznania organizacji.

Wymaganie 27 - Oznaczenie wykonawcy Nazwisko i inicjały wykonawcy dokumentu oraz jego służbowy numer telefonu są umieszczone na przodzie lub tylna strona ostatnia kartka dokumentu w lewym dolnym rogu, na przykład:

SI. Novikov 545 25 Wymaganie 28 - Oznaczenie wykonania dokumentu i przesłania go do akt Na wykonanych dokumentach, które podlegają zapisaniu do akt, w celu późniejszego przechowywania i wykorzystania w celach informacyjnych, umieszcza się znak.

Znak zawiera: krótka informacja o wykonaniu (jeżeli nie ma dokumentu potwierdzającego wykonanie), jeżeli istnieje dokument - odnośnik do numeru i daty, słowa „Do akt”, numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany. Znak musi być podpisany i opatrzony datą przez wykonawcę dokumentu lub kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został wykonany, na przykład:

W przypadku 4/ Problem został rozwiązany, ale telefonicznie z Ch. księgowy OJSC „UNI-PRINT”

22.02.2013 II podpis Wymaganie 29 - Znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację Znak po otrzymaniu zawiera numer seryjny i datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby - godziny i minuty) i jest odręcznie umieszczany na dokumentach przychodzących lub za pomocą specjalnego stempla rejestracyjnego.

Stempel rejestracyjny zawiera nazwę organizacji, miejsce na datę otrzymania dokumentu oraz miejsce na jego numer nadania, na przykład:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Nota”

Data_w. numer Wymaganie 30 - Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znak (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku komputerowym, data i inne dane wyszukiwania zainstalowane w organizacji.

4. SYSTEMY DOKUMENTACJI 4.1. Dokumentacja tworząca system Przedsiębiorstwo zaczyna istnieć z chwilą jego rejestracji państwowej jako osoby prawnej. Artykuł 51 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej stanowi, że „niezgodność dokumentów założycielskich z prawem pociąga za sobą odmowę państwowej rejestracji osoby prawnej” /4/.

Jak prawo interpretuje pojęcie „dokumentów założycielskich”? Artykuł 52 klauzuli 1 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej wymienia dokumenty, na podstawie których działają osoby prawne.

Dokumenty te określają status prawny podmiot prawny i nazywane są składowymi, gdyż stanowią niezbędną przesłankę powstania podmiotów prawnych /4/.

Większość podmiotów prawnych działa w oparciu o indywidualny statut, np. spółki akcyjne, organizacje publiczne itp.

Statuty wielu podmiotów prawnych muszą być opracowywane na podstawie regulaminów - standardowych (wzorcowych) statutów zatwierdzonych przez organy rządowe. Na przykład istnieje standardowy przepis dot instytucja edukacyjna, co stanowi podstawę do opracowania statutów takich instytucji.

W przypadku innych grup podmiotów prawnych prawo przewiduje jednocześnie obecność umowa założycielska i czarter na przykład dla firmy z ograniczona odpowiedzialność(LLC), stowarzyszenie, związek itp. Niektóre osoby prawne działają wyłącznie na podstawie umowy założycielskiej. Ten - partnerstwa biznesowe(pełno i na wiarę) (art. 70 i 83 k.c.).

„Zawiera się umowę założycielską osoby prawnej, a statut zatwierdzają jej założyciele (uczestnicy)” – mówi art. 52 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. Inna kolejność przyjęcie umowy założycielskiej i statutu wskazuje na coś innego charakter prawny te dokumenty. Umowa założycielska o utworzeniu osoby prawnej jest umową cywilnoprawną o charakterze wielostronnym, która zostaje zawarta poprzez sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez wszystkich jej uczestników. Przez główna zasada jest ono obowiązkowe zarówno dla założycieli, jak i utworzonej na jego podstawie osoby prawnej.

Statut ze swej natury prawnej ma charakter lokalny szczególny akt normatywny, co zostało zatwierdzone przez założycieli. Jednocześnie dla każdego typu organizacji ustala się określoną procedurę zatwierdzania: na przykład kartę spółdzielnia konsumencka musi zostać zatwierdzony walne zgromadzenie jej członkowie, statut spółka akcyjna- przez zgromadzenie założycielskie większością trzech czwartych głosów.

Statut obowiązuje nie tylko samą osobę prawną i jej założycieli, ale także wszystkie osoby trzecie wchodzące z nią w stosunki cywilne i inne. Sądy arbitrażowe w swoich orzeczeniach wychodzą z faktu, że postanowienia statutu, jeśli odbiegają od warunków umowy założycielskiej, mają większą moc prawną.

Ustawodawcy bezpośrednio przewidują przypadki, gdy osoba prawna jest tworzona przez jednego założyciela i ma jedynie zatwierdzony przez niego statut jako dokument założycielski.

Artykuł 52 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej stanowi, że dokumenty założycielskie określają „nazwę osoby prawnej, jej lokalizację (adres siedziby), procedurę zarządzania działalnością osoby prawnej, a także zawierają inne informacje przewidziane przez prawo dla osób prawnych odpowiedniego typu.

Zatem treść dokumentów założycielskich określa art. 52 „Dokumenty założycielskie osób prawnych”, a także specjalne artykuły dotyczące osób prawnych (art. 70 dla spółki jawnej, art. 83 dla spółki komandytowej, art. 89 dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością spółka kapitałowa, art. 98 dla spółki akcyjnej, art. 116 dla spółdzielni konsumenckiej) oraz odpowiednie przepisy prawa (Prawo Bankowe, Prawo Giełdowe, Ustawa o Organizacjach Publicznych itp.).

Statut osoby prawnej składa się z kilku sekcji:

1) Postanowienia ogólne(należy podać pełną nazwę, założycieli i adres osoby prawnej).

2) Majątek osoby prawnej.

3) Rodzaje działań.

4) Struktura osoby prawnej.

5) Prawa i obowiązki osoby prawnej.

6) Zarządzanie i kontrola finansowa działalność gospodarcza.

7) Reorganizacja i likwidacja osoby prawnej.

ADNOTACJA

Przedstawiono informacje na temat procedury opracowywania i wykonywania dokumentacji zarządczej, organizacji usług pracy biurowej, technologii
rejestracja, księgowanie i przechowywanie dokumentów, rola, funkcje i specyfika pracy sekretarza menedżera.

Szczególną uwagę zwraca się na przygotowanie szczegółów dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Podano przykłady najważniejszych rodzajów dokumentów zarządczych.

Podręcznik przeznaczony jest dla studentów specjalności 270115 - badanie i zarządzanie nieruchomościami, studiowanie dokumentacji w zarządzaniu
działalności, jak również dla praktycznych pracowników kadry kierowniczej.

Podręcznik jest elektroniczną wersją książki:
Dokumentacja w działalności zarządczej: podręcznik. podręcznik / K. A. Volkov, A. N. Prikhodko, T. A. Rasina, I. M. Shutova; SPbGASU. – Petersburg, 2009. – 140 s.

Wstęp
1. Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania dokumentów zarządczych (organizacyjnych i administracyjnych).
1.1. Podstawowe przepisy dotyczące dokumentowania czynności zarządczych
1.2. Ujednolicenie i standaryzacja dokumentów zarządczych
1.3. Rodzaje dokumentów i ich klasyfikacja
1.4. Zasady sporządzania dokumentów zarządczych (organizacyjnych i administracyjnych).
1,5. Rozmiary papieru stosowane w dokumentacji
1.6. Zasady rejestracji szczegółów
2. Organizacja obiegu dokumentów i przekazywania korespondencji. Pracuj z dokumentami
2.1. Pojęcie i zasady organizacji obiegu dokumentów
2.2. Procedura przetwarzania dokumentów przychodzących
2.3. Procedura przetwarzania dokumentów wysłanych i wewnętrznych
2.4. Rozliczanie liczby dokumentów
3. Zasady rejestracji i indeksowania dokumentów
3.1. Pojęcie i systemy rejestracji dokumentów
3.2. Formularze i procedura rejestracji dokumentów
3.3. Kontrola wykonania dokumentu
3.4. Analiza danych o realizacji dokumentów
4. Sporządzanie nazewnictwa i bieżące przechowywanie akt
4.1. Sporządzanie wykazów spraw
5. Przygotowanie akt do złożenia w archiwum
5.1. Badanie wartości dokumentów
5.2. Rejestracja spraw i przekazywanie ich do magazynu archiwalnego
6. Organizacja pracy biurowej
6.1. Struktura organizacyjna i funkcje związane z zarządzaniem biurem
6.2. Regulacja regulacyjna pracy służby pracy biurowej
6.3. Instrukcje dokumentowania czynności zarządczych
6.4. Tabela formularzy dokumentów stosowanych w organizacji
6.5. Środki techniczne, używany w pracy biurowej
7. Praca z dokumentacją kadrową
7.1. Wypełnianie wniosków kadrowych
7.2. Sporządzenie zamówienia (instrukcji) o zatrudnienie
7.3. Utrzymywanie zeszyt ćwiczeń oraz karty osobiste pracowników i pracowników
7.4. Rejestracja umowy o pracę
7,5. Projekt charakterystyki
7.6. Przygotowanie autobiografii i CV
8. Praca z dokumentacją organizacyjno-administracyjną
8.1. Dokumentacja organizacyjna
8.2. Dokumenty administracyjne
9. Dokumentacja materiałów informacyjnych i referencyjnych
9.1. Zapytania
9.2. Sprawozdania i noty objaśniające
9.3. Dzieje
9.4. Protokoły
10. Formatowanie listów biznesowych
10.1. List biznesowy i jego funkcje
10.2. Rodzaje listów biznesowych
10.3. Struktura ogólna list biznesowy
Rekomendowane lektury
Aplikacje

Wstęp
Przygotowanie dokumentów i realizacja obiegu dokumentów nazywa się pracą biurową, a dokumenty wysyłane lub odbierane z dowolnego adresu nazywa się korespondencją.

Celem dyscypliny „Praca biurowa i korespondencja” jest poznanie technologii i organizacji pracy biurowej w celu zapewnienia skutecznego systemu przygotowywania dokumentów (korespondencji), pracy z nimi, przechowywania i niszczenia (po upływie okresu przechowywania) .

Cele dyscypliny:
- znać podstawowe zasady sporządzania dokumentów i obiegu dokumentów, pracy z dokumentami (korespondencją), ich przechowywania i niszczenia;
- znać strukturę działów i obowiązki funkcjonalne urzędnicy zaangażowani w przygotowanie dokumentów i pracę z nimi;
- znać organizacyjną i elektroniczną technologię komputerową oraz środki transportu, używane podczas przygotowywania i pracy z dokumentami;
- opanować przygotowanie dokumentów;
- potrafić organizować terminowe doręczanie i odbiór korespondencji, rzetelną pracę z dokumentami urzędników, właściwe ich przechowywanie i niszczenie (po upływie okresów przechowywania), szeroko wykorzystując możliwości organizacyjne i elektroniczne techniki komputerowej i komunikacyjnej;
- ma pojęcie o perspektywach rozwoju technologii i sposobów organizacji pracy biurowej przy stałym poszerzaniu wykorzystania najnowocześniejszych technologii organizacyjnych i komputerowych, a także obiecujących środków komunikacji (aż do przestrzeni kosmicznej).

Prowadzenie rejestrów jako obiektywna potrzeba społeczeństwa ukształtowało się wraz z pojawieniem się pisma. Kiedy ludzie nauczyli się rejestrować swoje myśli, zwłaszcza mowę ustną, pojawiły się różnego rodzaju dokumenty. Należą do nich listy prywatne, weksle, dekrety i zarządzenia rządowe oraz korespondencja dyplomatyczna.

Pierwsze wyspecjalizowane organy państwa rosyjskiego
władze – zakony – ukształtowały się w XV–XVI w. z potrzeby zarządzanie scentralizowane. Powstały w Moskwie i miały kierować działalnością gospodarczą moskiewskich izb i chat administracyjnych, które sprawowały lokalnie władzę państwową i podlegały zarządzeniom centralnym. Pomiędzy zakonami a izbami wykonawczymi i chatami jako organami władzy centralnej funkcjonowały liczne dokumenty administracyjne i sprawozdawcze. W ten sposób powstała dokumentacja zamówień. Na czele zakonów stali bojarowie i właściciele ziemscy, czyli urzędnicy wykonujący prace administracyjne w biurze. Wywodzili się ze służebnej szlachty i duchowieństwa, nazywani byli urzędnikami, urzędnikami i dzielili się na starszych, średnich i młodszych.

Szereg zamówień dotyczył budowy i odbudowy licznych miast, które powstały w celu konsolidacji ziem zagospodarowanych po upadku chanatów tatarskich (w stepowych regionach europejskiej Rosji, w regionie Wołgi, nad Kamą, na Uralu i Syberia). Główną rolę wśród nich pełnił Zakon Wyładowczy, który był odpowiedzialny za budowę miast ufortyfikowanych na południowych terenach przygranicznych i w rejonie Wołgi, a także odbudowę starych miast. Zakon syberyjski zajmował się wyłącznie Syberią ze względu na rozległe terytoria tej ziemi.

W szczególnie ważnych przypadkach podczas realizacji Roboty budowlane Ustanowiono specjalne zarządzenie miejskie. Planowanie urbanistyczne i przydział terenów pod budowę zostały przeprowadzone przez zamówienia lokalne, Zemsky i detektyw.
Szczególną instytucją budowlaną w Rosji tego okresu był Kamienny Prikaz, utworzony w 1584 r., Który zajmował się budową i zaopatrzeniem w kamień materiały budowlane, zawieranie kontraktów budowlanych i dystrybucja rzemieślników wszystkich zawodów.

Najważniejszym zadaniem zakonów Razryadny, Kamenny i Syberii było utworzenie firmy rysunkowej, której rozwój ułatwili zagraniczni specjaliści w służbie rosyjskiej.

Na początku XVIII wieku. Aby zastąpić przestarzały system zarządzeń, Piotr I zatwierdza Regulamin Ogólny Kolegów Państwowych, zgodnie z którym w latach 1718–1720. Utworzono 12 kolegiów (wojskowe, admiralicyjne, spraw zagranicznych, dochodów państwa, wydatków państwa, przemysłu wydobywczego i fabrycznego, duchownych - synodu, audytu itp.). Następnie liczba desek wzrosła do 16.
(Obecnie Uniwersytet Państwowy mieści się w budynku dwunastu kolegiów w Petersburgu.)

Proces centralizacji i biurokratyzacji aparatu państwowego trwał przez cały XVIII wiek. Na początku XIX wieku. Kolegia Piotra zostały zastąpione ministerstwami.

W 1812 r. zorganizowano urzędy pod ministerstwami, których zadaniem było prowadzenie korespondencji urzędowej pomiędzy ministerstwami i sporządzanie bieżącej dokumentacji. Urząd przyjmował korespondencję dla ministra jedynie od władzy najwyższej i od innych ministerstw.

W tym okresie liczba urzędników gwałtownie wzrosła. Wpłynęło to na wzrost wolumenu dokumentacji i wzrost liczby instancji do jej przekazania. Rozwiązywanie ważnych kwestii rządowych opóźniało się, a czasem wręcz ginęło w strumieniu papieru.

Po 1917 r. na terenie dawnego Imperium Rosyjskie System władzy państwowej reprezentowały Rady Deputowanych Ludowych, Kongres Deputowanych Ludowych i Rada Najwyższa ZSRR. Najwyższym organem wykonawczym władzy państwowej była Rada Ministrów ZSRR – Rząd ZSRR. Do 1991 r. w skład Rady Ministrów wchodziło około 50 ministerstw i różne komisje na szczeblu ministerialnym. Wiele z nich miało odpowiedniki w radach ministerstw każdego związku i republiki autonomicznej, w aparacie administracyjnym terytoriów, regionów i okręgów
i miasta. Wszystko to doprowadziło do powstania ogromnej armii aparatów
rządzenie krajem wymagającym dużych nakładów finansowych.
Obecnie głową państwa (RF) jest prezydent, organem ustawodawczym Duma Państwowa, składający się z komory dolnej i górnej. Agencja wykonawcza– Rada Ministrów na czele z Premierem.

Obecnie rozwiązaniem problemu zarządzania dokumentami w kraje rozwinięte składa się z dwóch głównych etapów. Pierwszy etap – lata 1970–1980. W tamtym czasie większość autorów uważała, że ​​tradycyjne metody pracy z dokumentami są przestarzałe i że dokumenty papierowe zostaną zastąpione dokumentami na nośnikach elektronicznych. Jednak w połowie lat 80. XX w. stało się jasne, że pomimo obfitości komputerów, przepływ „papieru” wzrasta i stwierdzono, że współistnienie tradycyjnej pracy biurowej z komputerowym przetwarzaniem informacji będzie bardzo długie. Na przykład w Stanach Zjednoczonych zaleca się przechowywanie dokumentów papierowych przez czas nieokreślony wraz z nośnikami komputerowymi.

Wersja elektroniczna książki: [Pobierz, PDF, 1,14 MB].

Aby obejrzeć książkę w formacie PDF potrzebny jest program Adobe Acrobat Reader, którego nową wersję można pobrać bezpłatnie ze strony Adobe.

MINISTERSTWO ROLNICTWA FEDERACJI ROSYJSKIEJ

Federalna państwowa instytucja edukacyjna

wyższe wykształcenie zawodowe

„PAŃSTWOWY UNIWERSYTET INŻYNIERII ROLNICZEJ W CZELABINSKU”

Zarządzanie edukacyjno-metodyczne

Katedra Zarządzania Produkcją Rolniczą

DOKUMENTACJA DZIAŁALNOŚCI ZARZĄDZAJĄCEJ

(Programy szkoleń i pracy, materiały dydaktyczne)

Specjalność 080502 - Ekonomika i zarządzanie przedsiębiorstwami (kompleks rolno-przemysłowy)

Czelabińsk

Kompleks edukacyjno-metodyczny dla dyscypliny „Dokumentacja działań zarządczych” jest opracowywany zgodnie z wymaganiami komponentu federalnego dotyczącymi obowiązkowej minimalnej treści i poziomu szkolenia certyfikowanego specjalisty w cyklu ogólnych dyscyplin zawodowych państwowego standardu edukacyjnego wyższego wykształcenia zawodowego, zatwierdzonego przez Ministerstwo Edukacji Federacji Rosyjskiej w dniu 17 marca 2000 r. Nr 238 eq/ wspólne przedsięwzięcie w oparciu o przybliżony program dyscypliny „Dokumentacja działań zarządczych”, zatwierdzony przez Ministerstwo Edukacji Federacji Rosyjskiej Federacja Rosyjska i biorąc pod uwagę program pracy dyscyplina akademicka, zatwierdzony w ChSAU dla specjalności 080502 Ekonomika i zarządzanie przedsiębiorstwami (kompleks rolno-przemysłowy) z dnia 20 marca 2003 r.

Zespół edukacyjny przeznaczony jest dla studentów, którzy uzyskali kwalifikację „ekonomista-menedżer”.

Opracowane przez art. nauczyciel

Katedra Zarządzania Produkcją Rolniczą V. A. Okunev

Kompleks edukacyjno-metodyczny był omawiany na posiedzeniu wydziału zarządzania przedsiębiorstwem rolniczym „____” ___________ 2006 (protokół nr ____).

Kompleks dydaktyczno-metodyczny został zatwierdzony przez Radę Naukową Wydziału Ekonomicznego „____” __________ 2006 (protokół nr _____).

	Wymagania Państwowe Standardy Wyższego Kształcenia Zawodowego w zakresie obowiązkowego minimum szkolenia specjalistyczne…………………………………………………………...
	Program treningowy…………………………………………………….
		Cel i zadania ……………………………………………………
	Program pracy………………………………………………….
		Zakres dyscypliny i rodzaje pracy naukowej............................
		Podział czasu nauki według sekcji i tematów.
	Materiały metodyczne…………………………………………………………….
		Rozwój edukacyjny i metodologiczny………………………..
		Minimum terminologiczne …………………………..
		Wymagania dotyczące kredytu ……………………………………………………...
		Pytania do testu ………………………………………………………….
	Wsparcie materialne i techniczne dyscypliny............

1. Państwowe Standardy Wyższego Kształcenia Zawodowego – wymagania dotyczące obowiązkowego minimum

szkolenia specjalistyczne

W państwowym standardzie kształcenia wyższego szkolnictwa zawodowego (Państwowy Standard Kształcenia dla Wyższego Kształcenia Zawodowego) specjalność 080502 - Ekonomika i zarządzanie przedsiębiorstwem (kompleksem rolniczym) z dnia 17 marca 2000 r. nr 238 eq/sp podawana jest następująca treść dyscypliny:

	Nazwa dyscyplin i ich główne sekcje	Suma godzin
	Dokumentacja działań zarządczych: Dokumenty i systemy dokumentacji; dokumentacja zarządcza: wymagania dotyczące kompilacji i wykonania, przykładowa forma, skład i lokalizacja szczegółów; sporządzanie i wykonywanie podstawowych dokumentów: umów, kontraktów, zamówień, notatek, protokołów, aktów, zaświadczeń i dokumentów pochodzenia osobistego; organizacja obiegu dokumentów; systematyzacja dokumentów, nazewnictwo ich tworzenia i przechowywania; nowoczesne metody i techniki tworzenia dokumentów; biznes i listy handlowe: klasyfikacja, struktura, standardowe zwroty i wyrażenia; zasady i formy korespondencji handlowej z partnerami zagranicznymi; korespondencja związana ze zdarzeniami okresowymi oraz pozostała korespondencja; organizowanie pracy z dokumentami zawierającymi informacje poufne.

2. Program nauczania

2.1. Cel i zadania

2.1.1. Miejsce dyscypliny akademickiej w procesie edukacyjnym

i jego znaczenie w kształceniu ekonomisty-menedżera

Znajomość teorii oraz opanowanie umiejętności sporządzania i przetwarzania dokumentów zarządczych jest podstawą dyscypliny „Dokumentacja działań zarządczych” i zajmuje ważne miejsce w przygotowaniu ekonomisty-menedżera.

2.1.2. Cel dyscypliny akademickiej

Celem nauczania dyscypliny jest przekazanie wiedzy niezbędnej do prawidłowego przygotowania i wykonania dokumentów powstających w procesie podejmowania i realizacji decyzji zarządczych, opanowanie ogólnie przyjętego słownictwa i stylu korespondencji biznesowej.

2.1.3. Cele dyscypliny akademickiej

Cele studiowania dyscypliny:

przedstawić uczniom ogólne zasady obsługa dokumentacyjna działalności przedsiębiorstwa kompleksu rolno-przemysłowego, wraz z procedurą dokumentowania informacji;

uczyć uczniów organizowania informacji w osobne kategorie;

zapoznanie studentów z organizacją racjonalnego przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego;

zapoznanie studentów z zasadami i formami korespondencji służbowej.

2.1.4. Wymagania dotyczące poziomu przygotowania studenta

W wyniku studiowania dyscypliny studenci muszą:

mam pomysł

o historii rozwoju systemu zarządzania dokumentacją państwową w Rosji;

w sprawie organizacji pracy z dokumentami w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego;

w sprawie organizacji przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego.

GOST R 6,30 – 97 USD. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne. – M.: Wydawnictwo Standardy, 1997;

dokumenty regulacyjne dotyczące normalizacji w zakresie pracy biurowej, ważne na terytorium Federacji Rosyjskiej;

systemy dokumentacji, wymagania dotyczące przygotowania i wykonywania dokumentów, nowoczesne metody i techniki tworzenia dokumentów;

zasady i formy korespondencji handlowej.

kompetentnie opracowywać dokumenty zarządcze wykorzystywane w działalności przedsiębiorstw rolnych;

korzystaj w swojej działalności z oprogramowania stosowanego i sprzętu biurowego.

mieć umiejętności

sporządzanie dokumentów zarządczych w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego;

pracować na komputerze, aby przygotować dokumenty elektroniczne.

Sekcja 1. Organizacja pracy z dokumentami w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego

1.1. Historia rozwoju systemu urzędów publicznych w Rosji

Praca biurowa w starożytnym państwie rosyjskim. Zamów dokumenty. Systemy zarządzania dokumentacją uczelnianą. System pracy urzędu ministerialnego. Historia pracy zarządczej i biurowej w okresie od października 1917 r. do chwili obecnej.

1.2. Główne zasady przygotowanie dokumentów zarządczych

Obsługa dokumentacyjna przedsiębiorstw rolniczych. Klasyfikacja dokumentów. Państwowe standardy dotyczące dokumentacji. Wymagania dotyczące formularzy dokumentów przedsiębiorstwa. Skład szczegółów dokumentu, wymagania dotyczące ich wykonania.

1.3. Organizacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego

Pojęcie przepływu dokumentów. Przyjmowanie i wstępne przetwarzanie dokumentów. Dystrybucja otrzymanych dokumentów. Rejestracja dokumentów. Kontrola nad wykonaniem dokumentów. Wysyłanie dokumentów.

1.4. Systematyzacja i bieżące przechowywanie dokumentów. Przetwarzanie w celu późniejszego przechowywania

Nomenklatura przypadków. Tworzenie i bieżące przechowywanie plików. Badanie wartości dokumentów. Rejestracja spraw. Archiwizacja dokumentów.

1,5. Ochrona informacji o dokumentach

Skład informacji poufnych. Wskazówki dotyczące ochrony informacji o dokumencie. Zajęcia z ograniczania dostępu do informacji. Źródła i kanały ujawniania informacji poufnych. Środki ochrony informacji o dokumentach.

Oddział 2. Sporządzanie i wykonywanie podstawowych dokumentów zarządczych

Dokumenty organizacyjne przedsiębiorstwa kompleksu rolno-przemysłowego

Cel i skład dokumentacji organizacyjnej. Dokumenty organizacyjne różnych przedsiębiorstw formy organizacyjne. Tabela personelu. Opisy stanowisk pracy pracownicy. Zasady.

Dokumenty administracyjne przedsiębiorstwa kompleksu rolno-przemysłowego

Cel i skład dokumentacji administracyjnej. Procedura wydawania dokumentów administracyjnych. Sporządzanie i realizacja dokumentów wydawanych w środowisku kolegialnym. Sporządzanie i wykonywanie dokumentów wydawanych na podstawie jedności dowodzenia.

Dokumenty referencyjne - informacyjne i referencyjne - analityczne przedsiębiorstwa kompleksu rolno-przemysłowego

Cel i skład dokumentacji referencyjnej i analitycznej. Rodzaje korespondencji, zasady sporządzania pism urzędowych, telegramów, wiadomości telefonicznych, faksów, wiadomości elektronicznych. Rejestracja aktów.

Dokumenty dotyczące personelu przedsiębiorstwa kompleksu rolno-przemysłowego

Dokumenty pracownicze (podanie, ankieta, autobiografia, życiorys) i zasady ich sporządzania. Umowy o pracę. Specyfika wydawania poleceń dla personelu.

Główny:

1) Zbiór ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej. 1994 - 1997

2) GOST R 6.30 – 97. Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne. M.: Wydawnictwo Standardy, 1997

3) Zmiana nr 1 GOST R 6.30 – 97. Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów” z datą wejścia w życie 1 kwietnia 2000 roku.

4) GOST 6.01.1 – 87. Ujednolicony system klasyfikacji i kodowania informacji technicznych i ekonomicznych. – M.: Wydawnictwo Standardy, 1987.

5) GOST 6.10.4 – 84. Ujednolicone systemy dokumentacji. Nadawanie mocy prawnej dokumentom na nośnikach maszynowych i typogramach tworzonych za pomocą technologii komputerowej. Podstawowe postanowienia. – M.: Wydawnictwo Standardy, 1984.

6) GOST 6.10.5 – 87. Ujednolicone systemy dokumentacji. Wymagania dotyczące konstrukcji przykładowego formularza - M.: Wydawnictwo Standards, 1987.

7) GOST 6.10.7 – 90. Ujednolicony system dokumentacji handlu zagranicznego. Formularz - wzór - M.: Wydawnictwo Standardy, 1990.

8) GOST 16487 –83. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje - M.: Wydawnictwo Standardy, 1983.

9) Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacji zarządczej. .- M.: Wydawnictwo Standardy, 1994.

10) Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Postanowienia podstawowe, wymagania ogólne dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacyjnego. – M.: VNIIDAD, 1991.

11) Standardowe instrukcje o pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej. – M.: Rosarkiw, 1994.

12) Andreeva V.I. Praca biurowa: poradnik praktyczny, wydanie 7, - M.: Szkoła Biznesu JSC „Intel-sintez”, 2000.

13) Andreeva V.I. Praca biurowa w obsługa personelu. Praktyczny przewodnik z wzorami dokumentów, wydanie 2, poprawione. uzupełnione.- M.: Szkoła Biznesu JSC „Intel-sintez”, 1998.

14) Andreeva V.I. Przykłady dokumentów w pracy biurowej: wymagania dotyczące przepływu dokumentów w firmie (na podstawie GOST Federacji Rosyjskiej) - M. Business School „Intel-sintez”, 1997.

15) Basakov M.I. Podstawy pracy biurowej w pytaniach i odpowiedziach: podręcznik dla studentów szkół wyższych. – Rostów nad Donem: Phoenix, 1997.

16) Basakov M.I. Praca biurowa i korespondencja w pytaniach i odpowiedziach, podręcznik dla studentów uczelni ekonomicznych - wyd. 2, poprawione. i dodatkowe – Rostów nad Donem: Phoenix, 2000.

17) Bondareva T.M. Praca sekretarska: praktyczna. dodatek. - M.: Szkoła Podyplomowa, 1989.

18) Wierchowcew A.V. Praca biurowa w dziale obsługi kadr. –M.: INFRA – M., 1999.

19) Kirsanova M.V. Nowoczesna praca biurowa w obsłudze personalnej. – M.: INFRA – M., 2000.

20) Kuznetsova T.V. i inne Praca biurowa (organizacja i technologia wspomagania dokumentacji zarządzania): podręcznik dla uczelni. – M.: JEDNOŚĆ – DANA, 2000.

21) Dokumenty i prace biurowe: podręcznik referencyjny / Kuznetsova T.V. i inne/ - M.: Ekonomia, 1991.

22) Koltunova M.V. List biznesowy: co autor powinien wiedzieć – M. Delo, 1998.

23) Kudryaev V.A. Organizacja pracy z dokumentami: podręcznik M.: INFRA - M., 1998.

24) Kudryaev V.A. Organizacja pracy z dokumentami: podręcznik M.: INFRA – M., 1999.

25) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V., Wsparcie dokumentacyjne dotyczące działalności organizacji. Instruktaż. – M.: „Tandem” – EKMOS, 1999.

26) Pechnikova T.V., Pechnikova A.V. Przećwicz pracę z dokumentami w organizacji. Instruktaż. - M.: Tandem - ECMOS, 1999.

27) Stenyukov M.V. Przykłady dokumentów dotyczących pracy biurowej: Wytyczne dotyczące kompilacji zgodnie z nowym standardem GOST R 6.30 - 97.- M.: PRIOR, 1998.

28) Stenyukov M.V. Podręcznik sekretarza. – M.: PRZED, 1998.

Dodatkowy:

1) Andreeva V.I., Batyuk S.N. Instrukcje dla wsparcie dokumentacji działalność firmy: praca praktyczna. podręcznik dla podmiotów niepaństwowych. –M.: SA „Technolux – 2”, 1995.

2) Veselov P.V. Nowoczesne pisanie biznesu w przemyśle. – Wydanie trzecie poprawione. i dodatkowe – M.: Wydawnictwo Standardy, 1990.

3) Veselov P.V. Jesteś sekretarką - M.: Wydawnictwo Standards, 1993

4) Jay'a Rossa. Jak pisać wnioski i raporty, które przynoszą rezultaty / tłum. z angielskiego/. Mn.: Amalthea, 1997.

5) Dobson N. Jak pisać listy biznesowe: praktyczny przewodnik dla każdego. /za. z języka angielskiego / - Czelabińsk: Ural LTD, 1997.

6) Opisy stanowisk. . – M.: PRZED, 2000.

7) Zagorskaya A.P. itp. Książka listowa do korespondencji biznesowej: w języku rosyjskim i angielskim. języki - M.: Robotnik moskiewski, 1992.

8) Kuznetsova A.N. Pisanie i praca biurowa. – wyd. 2 – M: DOSAAF, 1987.

9) Tepper R. Jak opanować sztukę pisania biznesowego: 250 listów i notatek, które pomogą menedżerowi: tłum. z angielskiego – M.: JEDNOŚĆ, 1994.

10) Feller M.D., Poltorak Yu.L. Sporządzanie tekstowych dokumentów produkcyjnych. .- M.: Wydawnictwo Standardy, 1990.

11) Felser A.B., Misserman M.A. Praca w biurze. Instrukcja obsługi. – K.: Szkoła Wyższa, 1990.

12) Encyklopedia urzędu: praktyczna. podręcznik dla sekretarza /komp. I.V. Samykina/.- M.: BINOM, 1995.

3. Program pracy

3.1. Zakres dyscypliny i rodzaje pracy naukowej

Całkowita pracochłonność dyscypliny akademickiej rozkłada się na główne rodzaje pracy akademickiej i semestry zgodnie z programem pracy zatwierdzonym przez Radę Akademicką ChSAU w dniu 10 maja 2001 r. W następujący sposób.

	Rodzaj pracy edukacyjnej	Suma godzin	W tym semestralnie
	Całkowita pracochłonność dyscypliny
	Lekcje słuchowe
	Wykłady
	Zajęcia praktyczne
	Niezależna praca
	Test
	Praca domowa
	Kontrola końcowa
	Test

3.2. Podział czasu nauki według sekcji i tematów

	Nazwa działu i tematu			Zajęcia lekcyjne, godz		Samodzielna praca studenta, godz
					Prak-tich. zan.
Sekcja 1. Organizacja pracy z dokumentami w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego
	Historia rozwoju systemu urzędów publicznych w Rosji
	Ogólne zasady sporządzania dokumentów zarządczych
	Organizacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie kompleksu rolno-przemysłowego
	Systematyzacja i bieżące przechowywanie dokumentów. Przetwarzanie skrzynek do późniejszego przechowywania