Usługi 

Jak napisać list biznesowy. Zasady prowadzenia korespondencji służbowej. Formatowanie listu biznesowego. Zasady pisania listu biznesowego

Według GOST R 7.0.82013 „System standardów dotyczących informacji, bibliotek i wydawniczy. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje „Adresat” to szczegół dokumentu zawierający informacje o odbiorcy dokumentu (klauzula 67).

Wymaganie „Adresat” jest stosowane w pismach biznesowych oraz informacjach wewnętrznych i dokumentach referencyjnych (raportach i notatkach, oświadczeniach itp.).

Dane „adresata” obejmują:

  • imię i nazwisko adresata (odbiorcy pisma);
  • adres pocztowy lub numer telefonu-faksu, adres e-mail.

Adresatem listu może być:

  • urzędnik/kilku urzędników;
  • organizacja;
  • jednostka strukturalna organizacji;
  • grupa organizacji;
  • indywidualny.

ADRESAT - OFICJALNY

Według GOST R 6.30-2003 inicjały są pisane przed nazwiskiem urzędnik. Jeśli list zostanie wysłany do szefa agencji rządowej, wówczas na stanowisku zawarta jest nazwa organizacji, imię i nazwisko. są wskazane w celowniku, przed nazwiskiem wpisuje się inicjały:

Jeśli list zostanie zaadresowany Do menedżera organizacja handlowa , wówczas stanowisko zawiera nazwę organizacji ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej (w formie pełnej lub skróconej), przed nazwiskiem wpisuje się inicjały:

Jeśli list zostanie zaadresowany zastępca szefa, nazwa organizacji jest zawarta w tytule stanowiska. Nazwisko podaje się w celowniku:

Jeżeli adresatem dokumentu jest kierownik jednostka strukturalna , następnie w mianowniku podaje się najpierw nazwę organizacji, następnie w przypadku celownika nazwę stanowiska osoby wskazującą jednostkę strukturalną, na przykład:

Zgodnie z klauzulą ​​5.15 nowego GOST:

  • kierując pismo do urzędnika, po nazwisku umieszcza się inicjały;
  • przed nazwiskiem dopuszcza się skrót „Pan” (Pan), jeśli adresatem jest mężczyzna, lub „Pani” (Pani), jeśli adresatem jest kobieta:

ADRESAT - ORGANIZACJA

Jeżeli list jest adresowany do organizacji, wówczas w mianowniku podaje się jego nazwę (pełną lub skróconą):

Kierując list do organizacji, podaj jej pełną lub skróconą nazwę, np.:

Adresowanie do organizacji stosuje się w przypadkach, gdy nadawca nie zna osoby stojącej na czele organizacji, jego nazwiska, inicjałów.

ADRESAT - PION STRUKTURALNY

Dokument może być adresowany do jednostki strukturalnej organizacji. Z reguły ten sposób adresowania jest możliwy, jeśli rozpatrzenie sprawy, której poświęcone jest pismo, leży w kompetencjach jednostki strukturalnej.

Adresując dokument do jednostki strukturalnej organizacji, nazwa organizacji jest wskazana w mianowniku w wymogu „Adresat”, poniżej - nazwa jednostki strukturalnej w mianowniku, na przykład:

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESAT - INDYWIDUALNY

Rejestracja danych „adresata” podczas prowadzenia korespondencji z osobami fizycznymi ma swoją własną charakterystykę. W pierwszej kolejności należy podać nazwisko w celowniku, następnie inicjały, a na końcu adres pocztowy:

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESAT - KILKA ORGANIZACJI
LUB PODZIAŁY STRUKTURALNE

List biznesowy może mieć kilku adresatów. GOST R 6.30-2003 ustanawia metodę uogólnionego formatowania adresatów podczas wysyłania listów do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji. Istnieją dwie możliwości projektowania rekwizytów.

Opcja 1: wskaż kilku adresatów w samym atrybucie „Adresat”. Tę opcję projektu stosuje się, gdy list jest adresowany do organizacji lub urzędnika (jest to główny adresat) oraz, w celach informacyjnych, do wielu innych organizacji lub urzędników.

Adresowanie jest sformalizowane jak zwykle w prawym górnym rogu jako lista danych „adresata” dla każdego organu/organizacji lub jednostki strukturalnej organizacji.

W takim przypadku łączna liczba odbiorców nie powinna przekraczać czterech.

Wszyscy adresaci są wpisani na samym dokumencie, słowo „Kopia” nie jest wskazane przed drugim, trzecim i czwartym adresatem.

W takim przypadku wszystkie drukowane kopie pisma są podpisane jako oryginały. Każdy egzemplarz jest zapieczętowany w osobnej kopercie z adresem pocztowym. konkretna organizacja lub podział strukturalny.

Opcja 2: ogólnie wskazać adresata, jeśli wysyłamy dokument do grupy organizacji (szefów organizacji) tego samego typu lub do działów strukturalnych (oddziałów, przedstawicielstw itp.) jednej organizacji:

Jeżeli liczba odbiorców jest większa niż czterech, tworzona jest dodatkowa lista wysyłkowa listu (lista mailingowa), która wskazuje konkretnych odbiorców i ich adresy. Notatkę na ten temat umieszcza się w atrybucie „Adresat”:

Nie ma zatwierdzonego formularza listy mailingowej. Formę arkusza można ustalić w instrukcjach zarządzania biurem organizacji. Tak naprawdę arkusz mailingowy jest atrybutem „Adresat” przeniesionym na osobny arkusz, co oznacza, że ​​jego treść musi odpowiadać temu atrybutowi. Szczegół „Adresat” zawiera trzy bloki informacyjne: nazwę organizacji, stanowisko, inicjały i nazwisko. Na liście mailingowej listu odtwarzamy te same bloki informacyjne, ale umieszczamy je w linii, a nie po prawej stronie arkusza. Dane można także uporządkować w formie tabeli. Kolejność odbiorców może być dowolna, jednak lepiej jest ułożyć ich alfabetycznie.

Informację o numerze i dacie pisma wychodzącego wprowadza się po jego rejestracji (Przykład 1).

Wszystkie pisma wysyłane do grupy odbiorców mają jeden adres wychodzący numer rejestracyjny, numer przychodzący dla wszystkich liter będzie inny.

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

UMIESZCZENIE DANYCH „ADRESATA” W FORMULARZU

Szczegół „Adresat” znajduje się w prawej górnej części dokumentu (na formularzu z detalami kątowymi) lub po prawej stronie pod szczegółami formularza (na formularzu z detalami podłużnymi). Lokalizacja wymaganego „adresata” jest pokazana w dodatku B do GOST R 6.30-2003:

  • na formularzu ze szczegółami narożników - Przykład 2;
  • na formie z detalami ułożonymi wzdłużnie - Przykład 3.

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic. Atrybut „Adresat” pozostaje w tym samym miejscu.

PROBLEMY TECHNICZNE

  • Czy elementy rekwizytów „Adresata” powinny być oddzielone odstępami?

Atrybut „Adresat” zajmuje zwykle kilka linii.

W punkcie 6.1 Zalecenia metodologiczne w sprawie wdrożenia GOST R 6.30-2003 (zatwierdzonego przez Rosarchów) mówi się, że szczegóły dokumentu składającego się z kilku wierszy są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Składniki szczegółów „Adresat”, „Stempel zatwierdzenia dokumentu”, „Znak obecności wniosku”, „Stempel zatwierdzenia dokumentu” są oddzielone od siebie odstępem 1,5-2 wierszy.

Podobną zasadę zawarto w nowym GOST R 7.0.97-2016 w sekcji 3, który ustanawia ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów: „Detale wielowierszowe są drukowane z jednym odstępem między wierszami, części składowe detali są oddzielone dodatkowym odstępem ”:

  • Jak wyrównać atrybut „Adresat”?

Wieloliniowy atrybut „Adresat” projektuje się równolegle do lewej krawędzi strefy zajmowanej przez atrybut lub wyśrodkowany względem najdłuższej linii, na przykład:

Adres musi być napisany czytelnie.

Adres odbiorcy musi być wpisany w prawym dolnym rogu przesyłki. Adres nadawcy znajduje się w lewym górnym rogu.

Adres wskazuje:

  • Pełna nazwa odbiorcy (w formacie „Nazwisko Imię Patronimiczne”) lub nazwa organizacji (krótka lub pełna)
  • Nazwa ulicy, numer domu, numer mieszkania
  • Nazwa osada
  • Nazwa powiatu, regionu, regionu lub republiki
  • Nazwa kraju
  • Numer skrytki pocztowej, jeśli jest dostępny (w formacie „PO Box 15”)
  • Kod pocztowy według przykładu:

Znaczki należy przykleić w prawym górnym rogu strony adresowej koperty, kartki pocztowej lub paczki. Jeśli ten róg jest zajęty, umieść znaczki nieco niżej.

Czasami znaczek może być wydrukowany bezpośrednio na kopercie lub karcie.

Litera A naniesiona na kopertę umożliwia wysłanie prostego listu na terenie Rosji o wadze do 20 g bez przyklejania dodatkowych znaczków.

Wydrukowano na kopercie litera D pozwala na wysłanie zamówiony list w całej Rosji o wadze do 20 g bez przyklejania dodatkowych znaczków.

Wydrukowano na pocztówce list B pozwala wysłać tę pocztówkę po całej Rosji bez dodawania dodatkowych znaczków.

Po dodaniu znaczków na wymaganą kwotę możesz wysyłać za granicę pocztówki i koperty z literami A, B i D.

Dość często pierwszy kontakt w świecie biznesu zaczyna się od komunikacji pisemnej – listów biznesowych. Ale jeśli jest napisany bez przestrzegania zasad etykiety list biznesowy, wówczas ledwie nawiązane kontakty mogą zostać przerwane, a Ty stracisz klienta lub partnera biznesowego. Dlatego prawdopodobnie nie będziesz musiał nikogo przekonywać, jak ważna jest umiejętność pisania listów biznesowych, które pomogą wywrzeć pozytywne wrażenie na Tobie osobiście i na Twojej firmie jako całości.

Podstawowe zasady korespondencja biznesowa. Nowoczesne formy korespondencja rozpoczęła się ponad 150 lat temu. Powszechnie przyjmuje się, że ich ojczyzną jest Anglia, gdzie po raz pierwszy wprowadzono zasady sporządzania korespondencji biznesowej.

Ogólne zasady prowadzenia korespondencji

1. Zanim zaczniesz pisać listy do swojego partnera biznesowego, powinieneś zrozumieć następujące punkty:

Rodzaj pisma (list motywacyjny, list z zamówieniem, list z powiadomieniem, list z przypomnieniem, list prezentacyjny, list z odmową, poręczenie itp.);

Czy oczekuje się odpowiedzi na Twój list (istnieją warunki, w których nie oczekuje się otrzymania odpowiedzi na list, na przykład list prezentacyjny);

Czy treść pisma będzie zrozumiała dla Twojego adresata, czy nie pozostawi niejasności co do kwestii korespondencji;

Czy masz pewność, że list wysłany pocztą dotrze na czas (jeśli nie, to lepiej skorzystać z telefaksu, usługi DHL lub wysłać pismo przez Internet).

2. Ton listu powinien zawsze pozostać prawidłowy.

3. Należy starannie dobierać słownictwo, unikać nieścisłości, dwuznaczności i nadmiernego używania słów fachowych. Tekst listu powinien być łatwy do zrozumienia.

4. List biznesowy należy pisać wyłącznie na papierze firmowym organizacji, w imieniu której działasz. Ponieważ wygląd blankiet firmowy- to jest rodzaj wizytówka Twojej firmy, wówczas projekt formularza urzędowego należy traktować ze szczególną starannością. Im bardziej formalna jest forma listu, tym bardziej formalny powinien być jego ton.

Podczas przygotowywania dokumentów zaleca się użycie Edytor tekstu Microsoft Word(oprogramowanie firmy Microsoft Corporation) przy użyciu czcionek Times New Roman Cyr o rozmiarze nr 12 (do projektowania materiałów tabelarycznych), 13, 14, 15, Times DL o rozmiarach nr 12, 13, 14 z odstępami 1-2.

Podczas wykonywania pisma biznesowego numery stron umieszczane są na dole po prawej stronie, a podczas wykonywania innych dokumenty biznesowe- na środku górnego marginesu arkusza.

Zaleca się drukowanie samego tekstu pisma na formularzach formatu A4 z odstępem 1,5-2 wierszy, a na formularzach formatu A5 lub mniejszych z jednym odstępem między wierszami. Szczegóły dokumentu (z wyjątkiem tekstu), składające się z kilku linii, są drukowane z jedną interlinią.

Na pisemny wniosek należy odpowiedzieć w ciągu 10 dni od jego otrzymania.

W przypadku wiadomości otrzymanych faksem i e-mail, należy odpowiedzieć w ciągu 48 godzin, z wyłączeniem weekendów

Zasady pisania listu biznesowego w Rosji

W Rosji wydawanie oficjalnych formularzy jest regulowane dokumenty regulacyjne a przede wszystkim GOST 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."

GOST ustalił dwa standardowy format formularze dokumentów – A4 (210 x 297 mm) i A5 (148 x 210 mm). Każda kartka dokumentu, sporządzona zarówno na formularzu, jak i nie na nim, musi mieć marginesy co najmniej 20 mm - lewe; 10 mm - prawy; 20 mm - góra; 20 mm - niżej.

Te wymagania dotyczące przygotowania dokumentów są stałe ustawodawstwo rosyjskie, ale autor zaleca ich wykorzystanie przy pisaniu listu biznesowego do partnera zagranicznego.

W zależności od stopnia bliskości z korespondentem adres może zaczynać się od słów „Kochany + nazwisko (imię, patronimiczne)” lub „Kochany + imię i patronimiczne (imię)”. Słowa takie jak „szanowni Państwo”, „proszę pana”, „pani”, „zastępca dyrektora”, „kierownik działu” itp. w żadnym wypadku nie należy go skracać. W przeciwnym razie odbiorca ma prawo pomyśleć, że tak naprawdę go nie szanujesz. List powinien zakończyć się słowami wdzięczności za współpracę. A następnie przed podpisem umieszcza się wyrażenie: „Z szacunkiem…” lub „Z poważaniem…”.

W oficjalnych pismach niedopuszczalne jest zwracanie się do siebie per „ty”, nawet jeśli w życiu ty i ta osoba jesteście nie tylko w interesach, ale także w przyjaznych stosunkach.

Zazwyczaj list biznesowy lub oficjalny składa się z kilku typowych elementów konstrukcyjnych:

1. Obszar tytułu.
W tej części pisma, po lewej stronie, znajduje się stempel narożny organizacji, wskazujący nazwę organizacji, jej dane pocztowe i inne, a także numer rejestracyjny i datę rejestracji pisma jako dokumentu wychodzącego. Jeżeli pismo oficjalne jest odpowiedzią na pismo, wówczas wskazano tutaj, na jaki dokument odpowiada pismo.
Dane adresata umieszczone są po prawej stronie nagłówka.

Poniżej stempel narożny Umieszczany jest tytuł tekstu dokumentu. Struktura językowa nagłówka może wyglądać następująco:

ü przyimek „O” + rzeczownik. w przypadku przyimkowym: „O dostawie samochodów”;

ü w kwestii „O” + rzeczownik. w przypadku przyimkowym: „W sprawie dostawy części zamiennych”;

ü dotyczący + rzeczownik w dopełniaczu: „W sprawie zamówienia” itp.

2. Rzeczywisty tekst listu. Główne cechy projektu tekstu listu są następujące.

ü Treść pisma serwisowego z reguły powinna dotyczyć jednej kwestii lub kilka pytań, jeśli są ze sobą powiązane i zostaną uwzględnione w jedna jednostka strukturalna organizacja odbiorcy.

ü Tekst listu składa się z reguły z dwóch części. W pierwszej części wskazano przyczynę, podstawę lub uzasadnienie sporządzenia pisma oraz podano odnośniki do dokumentów będących podstawą sporządzenia pisma. Część druga, rozpoczynająca się od akapitu, zawiera wnioski, propozycje, wnioski, decyzje itp.

Struktura listu biznesowego

1. Nazwa organizacji wysyłającej.

3. Data napisania listu.

4. Adres odbiorcy pisma.

5. Wskazanie konkretnej osoby.

6. Adres otwarcia

7. Wskazanie ogólnej treści pisma, tj. temat listu.

8. Główny tekst listu.

9. Ostateczna formuła grzeczności.

10. Podpis.

11. Wskazanie zastosowania.

Podczas pisania listu biznesowego rosyjskiego partnera Warto pamiętać o jeszcze kilku zasadach.

W celowniku wskazuje się stanowisko osoby, do której dokument jest adresowany, np.:

do dyrektora generalnego
OJSC „Alfa Business”
VA Prochorow

SA „Beta Holding”
Główny księgowy
V.M. Iwanow

Jeżeli używasz skrótów „Pan”, „Pani”, to najpierw wpisz nazwisko respondenta, a następnie jego inicjały.

Dokument nie może zawierać więcej niż czterech adresatów. Słowo „Kopia” nie jest wskazane przed drugim, trzecim, czwartym adresatem. Jeżeli odbiorców jest więcej, tworzona jest lista dystrybucyjna dokumentów.

Wysyłając list do organizacji, podaj jej nazwę, a następnie adres pocztowy.

Podczas wysyłania dokumentu do osoby podać nazwisko i inicjały odbiorcy, a następnie adres pocztowy

Wydawana jest notatka wskazująca na obecność załącznika wskazanego w treści pisma w następujący sposób:

Zastosowanie: na 5 l. w 2 egzemplarzach .

Jeżeli do pisma dołączony jest załącznik, którego nie wymieniono w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy; Jeśli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane, np.:

Jeżeli wnioski są oprawione, liczba arkuszy nie jest wskazana.

Jeżeli wniosek nie zostanie przesłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas notatkę o jego dostępności sporządza się w następujący sposób:

Zastosowanie: na 3 l. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.

W polu „Podpis” znajduje się stanowisko osoby, która podpisała dokument (pełne, jeśli dokument nie jest sporządzony na papierze firmowym i skrócone, jeśli dokument jest sporządzony na urzędowym papierze firmowym); podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:

Treningi

Nowy GOST R 7.0.97-2016 wszedł w życie 1 lipca 2018 roku. Wyjaśnijmy, co się w nim zmieniło w porównaniu z pierwotną edycją, zatwierdzoną jeszcze w grudniu 2016 roku. Skorzystaj z gotowej analizy zmian w przygotowaniu dokumentów organizacyjno-administracyjnych: jakie szczegóły się pojawiły, które zostały wyeliminowane, co zmieniło się w zasadach sporządzania pozostałych (jest tam sporo poprawek). Dzięki temu łatwiej Ci będzie ocenić, jakie innowacje warto wprowadzić w swojej pracy.

Szereg zastosowań

1 lipca 2018 roku wprowadzono nową normę krajową do rejestracji dokumentów organizacyjno-administracyjnych– GOST R 7.0.97-2016 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymogi dokumentacyjne." Nowy standard został przyjęty w celu zastąpienia GOST R 6.30-2003„Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."

Zwiń pokaz

GOST R 7.0.97-2016 został zatwierdzony zarządzeniem Rosstandart z dnia 8 grudnia 2016 r. nr 2004-st, a początkową datą wdrożenia standardu był 1 lipca 2017 r.

Postanowieniem Rosstandart z dnia 25 maja 2017 r. Nr 435-st termin wdrożenia krajowej normy GOST R 7.0.97-2016 został przesunięty o rok - na 1 lipca 2018 r. Powodem przeniesienia była wzmianka w punkcie 3.3 o standardzie czcionek własnych, których użycie możliwe jest jedynie w przypadku wykupienia odpowiedniej licencji, czyli innymi słowy sklasyfikowanych jako niewolne oprogramowanie. Prawa autorskie do czcionek pierwotnie wymienionych w standardzie (Times New Roman nr 13, 14; Arial nr 12, 13; Verdana nr 12, 13; Calibri nr 14) należą do właścicieli zagranicznych.

Ustawa federalna „O informacjach, technologia informacyjna i o ochronie informacji” przewiduje utworzenie i utrzymanie Ujednolicony rejestr Rosyjskie programy dla komputerów elektronicznych i baz danych. W tym samym czasie Rząd Federacji Rosyjskiej wprowadzono zakaz przyjmowania programów do komputerów elektronicznych i baz danych pochodzących z zagranicy, do użytku władz władza państwowa i narządy samorząd, I zatwierdzony plan przejściowy w latach 2016–2018 federalnych władz wykonawczych i stanowych funduszy pozabudżetowych do korzystania z domowego oprogramowania biurowego.

W związku z tym Rosstandart zatwierdził poprawkę nr 1 do GOST R 7.0.97-2016, zapewniającą oświadczenie o klauzuli 3.3 normy w Nowa edycja:

„3.3. Aby tworzyć dokumenty, musisz używać swobodnie dostępnych darmowych czcionek.

Podczas kompilowania tabel dozwolone jest stosowanie mniejszych rozmiarów czcionek.”

GOST R 7.0.97-2016, jak każda inna norma krajowa wprowadzona po 2002 r., stosowane dobrowolnie. Dobrowolne stosowanie norm krajowych jest jedną z najważniejszych zasad normalizacji. W praktyce oznacza to, że:

  • organizacja niezależnie decyduje, czy zastosować normę krajową, czy nie. Jeżeli zdecyduje się zastosować normę krajową, nabiera ona dla niej charakteru dokumentu normatywnego;
  • W zasadzie nie można ponosić odpowiedzialności administracyjnej za niezastosowanie standardu.

Oczywiście należy wziąć pod uwagę, że zastosowanie standardu zapewnia pewne korzyści:

  • zastosowanie normy jest uzasadnione ekonomicznie;
  • pozwala wyeliminować możliwe problemy podczas wzajemnej interakcji za pośrednictwem dokumentów różnych organizacji;
  • zastosowanie standardu poprawia kulturę pracy z dokumentami.

Każdy standard zawsze opiera się na najlepszych praktykach; standard zawsze ustala najbardziej optymalne decyzje (zasady, normy, wymagania) na określony czas w stosunku do przedmiotu normalizacji. Ponadto wykonanie dokumentów zgodnie z GOST gwarantuje prawne znaczenie dokumentu jako dowodu sądowego. Sądy, rozpatrując dokument w procesie, oceniają go pod kątem jego konstrukcji, w oparciu o zapisy normy.

Standard przeznaczony jest dla każdego, kto w mniejszym lub większym stopniu uczestniczy w przygotowaniu dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, przy czym:

  • kontrahent otrzymuje proste i zrozumiałe zasady przetwarzania dokumentów;
  • menadżer otrzymuje narzędzie umożliwiające ocenę prawidłowości wykonania dokumentów przez wykonawców;
  • Usługa zarządzania biurem otrzymuje narzędzie umożliwiające ocenę jakości przygotowania dokumentów.

Zgodnie z ustaloną praktyką stosowanie standardu przetwarzania dokumentów odbywa się w organizacjach poprzez uwzględnienie jego zapisów w lokalnych przepisach (zwanych dalej LNA), które określają wymagania dotyczące dokumentów, przede wszystkim w Instrukcji Pracy Biurowej. W związku z wprowadzeniem standardu głównym zadaniem stojącym przed organizacją (pracownikami odpowiedzialnymi za organizację pracy z dokumentami) jest doprowadzenie LNA, zawierającego zasady sporządzania dokumentów, do zgodności z przepisami GOST R 7.0.97- 2016.

W porównaniu do GOST R 6.30-2003, który został zastąpiony przez GOST R 7.0.97-2016, nazwa i numer nowego standardu nieznacznie się zmieniły.

Zmiany w nazwie standardu wynikają z faktu, że nowy standard nie ma ścisłego powiązania z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego (USORD). Nowy standard nie wspomina o tym systemie ani w tytule, ani w Rozdziale 1 „Zakres”. Zgodnie z GOST R 6.30-2003 wymagania normy dotyczą wyłącznie dokumentów zawartych w rozdziale 02 „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej” Klasyfikator ogólnorosyjski dokumentacja zarządcza (OKUD). Ze względu na fakt, że USORD nie jest prowadzony od 1993 r., a sekcja 02 OKUD zawiera jedynie bardzo małą część ujednolicone formy dokumenty organizacyjno-administracyjne, GOST R 7.0.97-2016 nie jest powiązany z USORD i dotyczy wszystkich dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, m.in. zawarte w OKUD. Wykaz dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, które podano w Rozdziale 1 „Zakres” i które podlegają normie, nie ma charakteru zamkniętego i ma raczej charakter poglądowy.

Zmiana numeru normy spowodowana została likwidacją Komitetu Technicznego (TC) Gosstandart, przez który kiedyś przeszedł GOST R 6.30-2003. Dlatego zdecydowano się na rewizję standardu w TC 191 Rosstandart, który odpowiada za system standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw (SIBID). Z tego powodu nowy GOST ma inny numer i jest uwzględniony w innej klasie standardów.

GOST R 7.0.97-2016 zawiera sekcje:

1 obszar zastosowania;

3. Ogólne wymagania Do tworzenie dokumentów;

4. Dane dokumentu;

5. Rejestracja szczegółów dokumentu;

6. Formularze dokumentów;

  • Aplikacje (odniesienie):
    • A „Umiejscowienie szczegółów na stronie tytułowej dokumentu”;
    • B „Układ szczegółów dokumentu”;
    • W „Wzorach formularzy dokumentów”.

GOST R 7.0.97-2016 ma dwie nowe sekcje: 2 „Odniesienia normatywne” i 3 „Ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów” oraz jedną nową aplikację - z formą strony tytułowej dokumentu.

  • GOST R 7.0.8 „System standardów informacji, bibliotek i wydawnictw. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Warunki i definicje";
  • GOST R ISO 15489-1 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania".

Zupełnie nową sekcją standardu jest rozdział 3 „Ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów”, który określa przepisy związane z produkcją dokumentów (czcionki, odstępy, elementy formatujące, numeracja stron itp.). Główne postanowienia tej sekcji są następujące:

  • dokumenty można tworzyć na papierze i w formacie forma elektroniczna zgodnie z ustalone zasady Papierkowa robota;
  • druga i kolejne strony dokumentu są ponumerowane (numer strony umieszcza się na środku górnego marginesu dokumentu w odległości co najmniej 10 mm od górnej krawędzi arkusza);
  • dozwolone jest tworzenie dokumentów na przodzie i odwrotne strony liść;
  • wcięcie akapitu tekstu dokumentu wynosi 1,25 cm;
  • tekst dokumentu drukowany jest z odstępem 1–1,5 wiersza, szczegóły wieloliniowe są drukowane z odstępem 1 wiersza;
  • tekst dokumentu jest wyrównany do szerokości arkusza (wzdłuż krawędzi lewego i prawego marginesu dokumentu);
  • Dopuszczalne jest wyróżnianie szczegółów „adresata”, „nagłówka tekstu” lub „podpisu”, a także poszczególnych fragmentów tekstu czcionką pogrubioną.

Nowy załącznik do normy (załącznik A) określa układ szczegółów strony tytułowej dokumentu i kolejność ich ułożenia. Stronę tytułową stosuje się najczęściej przy sporządzaniu dokumentów wielostronicowych związanych z systemem dokumentacji organizacyjno-prawnej (regulaminy, regulaminy, instrukcje, regulaminy, standardy itp.), a także przy sporządzaniu dokumentów takich jak programy, plany, raporty, itp. P.

Skład szczegółów dokumentu i zasady ich wykonywania

Stary i nowy GOST nie różnią się liczbą szczegółów, ale zachodzą zmiany w ich składzie: niektóre szczegóły nie są uwzględnione w nowym standardzie, są nowe i są takie, które uległy zmianom redakcyjnym.

Szczegóły nieujęte w GOST R 7.0.97-2016

Obejmują one:

  • kod organizacji(rekwizyty 04 według starego GOST R 6.30-2003);
  • główny państwowy numer rejestracyjny ( OGRN) osoba prawna(wymagany 05 zgodnie z GOST R 6.30-2003);
  • numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji ( INN/KPP) (wymagany 06 zgodnie z GOST R 6.30-2003);
  • identyfikator kopia elektroniczna dokument(wymagane 30 zgodnie z GOST R 6.30-2003).

Pierwsze trzy z wymienionych tutaj szczegółów, zgodnie z GOST R 6.30-2003, zostały wskazane w formie listowej. W nowym standardzie utraciły one status niezależnych detali, lecz w rzeczywistości pozostały w formie literowej, choć już jako część szczegóły 08 „Informacje referencyjne o organizacji.” Zatem z punktu widzenia formy listu (składu jego szczegółów i umiejscowienia) nic się nie zmieniło. Widzieć:

  • najbliższy (na następnej stronie) fragment nowego GOST z przykładowym formularzem listowym z narożnym położeniem szczegółów, a także
  • Przykład 1 z formularzem listu dla organizacji komercyjnej, który nie będzie musiał być dostosowywany ze względu na wydanie nowego GOST R 7.0.97-2016.

Tutaj oznaczyliśmy te same detale numerami ze starego standardu.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Przykład 1

Zwiń pokaz

Powód wykluczenia szczegółów „Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu”(wymagane 30 według GOST R 6.30-2003) – utrata praktycznego znaczenia. W nowoczesne warunki kiedy używane są systemy elektroniczne zarządzanie dokumentacją(zwany dalej EDMS), dokument jest włączany do EDMS (na przykład w formie zeskanowanej kopii papierowego oryginału), a jego najważniejsze szczegóły są opisane w elektronicznej karcie tego dokumentu. Wtedy możesz go znaleźć korzystając z nich, tj. w warunkach stosowania EDMS nie jest wymagane stosowanie dodatkowego identyfikatora dokumentu.

Szczegóły zawarte w GOST R 7.0.97-2016 (nowe szczegóły)

Pomiędzy nimi:

  • nazwa jednostki konstrukcyjnej - autor dokumentu (wymagany 06 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016);
  • imię i nazwisko, stanowisko osoby – autora dokumentu (wymagany 07 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016);
  • pieczęć ograniczająca dostęp do dokumentu (wymagany 14 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016);
  • zaznacz około podpis elektroniczny(wymagane 23 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016).

Włączenie imię i nazwisko jednostki strukturalnej oraz stanowisko danej osoby, który wydał dokument, jako osobne szczegóły w nowym GOST, wynika z faktu, że informacje te są wykorzystywane w praktyce w formularzach dokumentów jednostek strukturalnych i formularzy urzędników. Stary GOST przewidywał możliwość wytwarzania takich formularzy, ale nie zawierał odpowiednich szczegółów. W rzeczywistości nowy GOST przywrócił im sprawiedliwość. Porównaj przykłady formularzy podane w załącznikach do poniższych standardów.

GOST R 7.0.97-2016 wprowadził atrybut 14 „pieczęć ograniczenia dostępu do dokumentu” który umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej kartki dokumentu (dokumentu roboczego, list motywacyjny do dokumentu) na krawędzi górnego pola, jeżeli dokument zawiera informacje, do których dostęp jest zgodnie z prawem ograniczony. Stosowanie tak restrykcyjnego oznaczenia na dokumentach zawierających informacje poufne nie jest praktyką nową. Takie znaki poufności (znaki, pieczątki) są używane od dziesięcioleci, a istniejące wcześniej normy (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) uwzględniały ten atrybut. Na przykład GOST 6.30-97 powiedział na ten temat:

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST 6.30-97 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” (zmieniony uchwałą Standardu Państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 stycznia 2000 r. Nr 9-st)

3.13. Pieczęć ograniczająca dostęp do dokumentu (tajnego, poufnego itp.) umieszczana jest bez cudzysłowu na pierwszej stronie dokumentu i może być uzupełniona danymi przewidzianymi przepisami prawa o informacjach objętych tajemnicą państwową i informacjami poufnymi.

GOST R 7.0.97-2016 przywrócił ten atrybut o tej samej nazwie - „znaczek ograniczenia dostępu do dokumentu”. Zawiera restrykcyjny napis („Do użytku służbowego”, „Poufne”, „ tajemnica handlowa„lub itp.), do którego zgodnie ze standardem można dołączyć numer egzemplarza dokumentu oraz inne informacje zgodnie z przepisami prawa Federacja Rosyjska. Zobacz przykłady 2 i 17.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Przykład 2

Zwiń pokaz

Rodzaje stempli ograniczających dostęp stosowanych w organizacji muszą być zgodne z ustawowymi i innymi regulacyjnymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej i muszą być zapisane w lokalnych przepisach organizacji.

Należy zauważyć, że w ustawodawstwie nie ma zgody co do nazwy tego wymagania. Jeśli w przepisach własność ta nazywa się „sępem”, wówczas w dekrecie rządu Federacji Rosyjskiej nazywa się ją „znakiem”. W związku z tym GOST R 7.0.97-2016 używa terminu używanego w aktach prawnych.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Artykuł 8 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lipca 1993 r. Nr 5485-1 „O tajemnicy państwowej” Artykuł 8 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lipca 1993 r. Nr 5485-1 „O tajemnicy państwowej”

Ustala się trzy stopnie tajności informacji stanowiących tajemnicę państwową i odpowiadające tym stopniom sępy tajemnica dla nosicieli określonych informacji: „szczególne znaczenie”, „ściśle tajne” i „tajne”...

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Artykuł 6 Prawo federalne z dnia 29 lipca 2004 r. nr 98-FZ „O tajemnicach handlowych”

4. Dokumenty przekazywane organom określonym w ust. 1 i 3 niniejszego artykułu, zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, należy oznaczyć sęp„Tajemnica handlowa” wskazująca jej właściciela (w przypadku osób prawnych – imię i nazwisko oraz siedziba, w przypadku przedsiębiorców indywidualnych – nazwisko, imię, patronimika obywatela będącego przedsiębiorcą indywidualnym oraz miejsce zamieszkania).

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 listopada 1994 r. Nr 1233 „W sprawie zatwierdzenia przepisów w sprawie trybu postępowania z informacjami urzędowymi o ograniczonym rozpowszechnianiu w organy federalne władza wykonawcza, uprawniony organ zarządzanie wykorzystaniem energii atomowej i organ upoważniony do działań kosmicznych”

2.1. Konieczność umieszczenia notatki„Do użytku oficjalnego” w dokumentach i publikacjach zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji określa wykonawca i oficjalny podpis lub zatwierdzenie dokumentu. Określony znak i numer egzemplarza umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na pierwszej stronie listu przewodniego dla tych dokumentów.

Korzystając z tego szczegółu, należy wziąć pod uwagę, że ustawodawstwo może ustanawiać dodatkowe wymagania dotyczące jego rejestracji. Na przykład ustawa o tajemnicy handlowej stanowi, że przy składaniu dokumentów organom państwowym i samorządom lokalnym wraz ze stemplem „Tajemnica handlowa” podaje się pełną nazwę i lokalizację osoby prawnej lub nazwisko, imię, patronimikę przedsiębiorca indywidualny i jego miejsce zamieszkania.

Kolejny nowy rekwizyt - „znak podpisu elektronicznego”(numer 23 w GOST R 7.0.97-2016) – służy do wizualizacji podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym. Znak ten został również przewidziany w zarządzeniu Ministerstwa Telekomunikacji i Komunikacji Masowej Rosji oraz Federalnej Służby Bezpieczeństwa Rosji z dnia 27 maja 2015 r. Nr 186/258 „W sprawie zatwierdzenia Wymagań dotyczących interakcji organizacyjno-technicznych agencje rządowe I organizacje rządowe poprzez wymianę dokumentów w formie elektronicznej.”

Podczas wizualizacji dokument elektroniczny Na ekranie monitora lub na papierze znak ten jest odtwarzany programowo w miejscu, w którym własnoręczny podpis urzędnika zostałby złożony, gdyby dokument został sporządzony na papierze.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Należy mieć na uwadze, że znak ten generowany jest przez oprogramowanie i nie zastępuje podpisu elektronicznego, a jedynie służy jego wizualizacji.

Łączenie kilku atrybutów w jeden i dzielenie jednego atrybutu na dwa

Pokazujemy, co zostało przetasowane w tabeli:

GOST R 6.30-2003 zawierał tylko dwa szczegóły: « godło narodowe RF" I „herb podmiotu Federacji Rosyjskiej”, Jednakże lokalne autorytety ma także prawo posiadać własne symbole urzędowe (herby, znaki heraldyczne).

Ponadto łączenie wizerunków herbów w jeden rekwizyt uzasadnione jest faktem, że w jednym dokumencie można odtworzyć wizerunek tylko jednego z wymienionych herbów. Umieszczony jest pośrodku nad oznaczeniem organizacji – autora dokumentu, w odległości 10 mm od górnej krawędzi arkusza.

Uogólniony wymagany „godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy)” ze starego GOST R 6.30-2003 w nowym standardzie został podzielony na dwa wymagania: "godło" I „znak towarowy (znak usługowy)”. Używanie logo i znaków towarowych ma różne cele i podlega różnym przepisom.

Wizerunek godła, podobnie jak herb, umieszcza się pośrodku górnego pola formularza dokumentu nad organizacją - autor dokumentu w odległości 10 mm od górnej krawędzi arkusza. Wizerunek znaku towarowego (znaku usługowego) można odtworzyć w podobny sposób lub po lewej stronie na poziomie nazwy organizacji – autora dokumentu (dopuszczalne jest zajęcie części lewego marginesu).

Zmiany w projekcie szczegółów dokumentu

Zasady sporządzania szczegółów dokumentów określa rozdział 5 nowego standardu. Tutaj zmiany są minimalne, ponieważ głównym zadaniem przy opracowywaniu każdej nowej edycji standardu jest zachowanie ciągłości z poprzednią normą, wprowadzanie do nowego standardu tylko tych zmian, które są rzeczywiście istotne dla praktyki dokumentacyjnej. Najbardziej znaczące są następujące:

1. Ujednolicono umieszczanie inicjałów osoby w atrybucie „adresat”. Przypomnijmy, że zgodnie z GOST R 6.30-2003, kierując dokument do urzędnika, inicjały należy umieszczać przed nazwiskiem, a w przypadku zwracania się do osoby fizycznej – po nazwisku. Założono GOST R 7.0.97-2016 pojedyncza zasada: niezależnie od tego, do kogo adresowany jest dokument (urzędnik czy osoba fizyczna), Inicjały umieszcza się po nazwisku. Zobacz przykłady 3 i 4.

W tekście dokumentu, gdy wspomina się o osobie, jej inicjały są zawsze podawane po nazwisku, jak stanowi to klauzula 5.18 nowego standardu, który określa wymagania dotyczące tekstów dokumentów.

Przykład 3

Zwiń pokaz

Przykład 4

Zwiń pokaz

2. Zasady rejestrowania danych „adresata” uzupełnia zapis, że przed nazwiskiem urzędnika dopuszcza się użycie skrót od „pan”(Pan), jeśli adresatem jest mężczyzna, lub „Pani”.(Pani) jeśli adresatem jest kobieta.

Przykład 5

Zwiń pokaz

Przykład 6

Zwiń pokaz

3. Nowym elementem w konstrukcji atrybutu „adresat” jest wskazanie adresy e-mail lub numery telefonów/faksów, jeżeli pismo zostanie wysłane wyłącznie pocztą elektroniczną lub faksem (bez doręczenia pocztą).

Przykład 7

Zwiń pokaz

Przykład 8

Zwiń pokaz

4. W paragrafie 5.18 nowego standardu (który mówi o podstawowych zasadach redagowania tekstu) pojawiło się kilka nowych zapisów.

Po pierwsze, o językach, w jakich można sporządzać dokumenty we władzach i organizacjach. Ten:

  • język państwowy Federacji Rosyjskiej lub
  • język (języki) państwowy republik wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, zgodnie z ustawodawstwem tych republik.

Po drugie, jeżeli sporządzany przez Ciebie dokument jest publikowany na podstawie innego, należy podać jego szczegóły– odwołać się do odpowiedniego aktu prawnego lub innego regulacyjnego aktu prawnego, wcześniej wydanego dokumentu administracyjnego. Praktyka ta istnieje od dawna, po prostu przepis ten został teraz dodany do nowego GOST w celu rejestracji dokumentów operacyjnych.

Po trzecie, GOST R 7.0.97-2016 przewiduje możliwość stosowania w tekstach zwroty etykiety. Przepis ten dotyczy głównie pism biznesowych, korespondencji wewnętrznej organizacji (raporty, notatki itp.).

Norma w szczególności stanowi, że w pismach biznesowych (urzędowych) można stosować:

  • adres otwarcia:
    • Szanowny Panie Przewodniczący!
    • Szanowny Panie Gubernatorze!
    • Szanowny Panie Prochorow!
    • Droga pani Zakharova!
    • Drogi Mikołaju Pietrowiczu!
    • Droga Olgo Nikołajewno!
    • Szanowni Państwo!

Zwracamy uwagę, że w przypadku adresowania stanowiska nazwę stanowiska pisze się wielkimi literami, natomiast w przypadku zwracania się nazwiskiem nie podaje się inicjałów osoby.

  • ostatnie zdanie etykiety:
    • Z poważaniem, …

Zwiń pokaz

Natalia Sarajewa, ekspert wydawnictwa „Arsenał Biznesu”

GOST R 7.0.97-2016 ustanowił stosowanie ramy etykiety, gdy w dokumencie dwukrotnie okazuje się „szacunek” - jest to dość powszechna praktyka.

Jednak uważna lektura klauzuli 5.18 nowego standardu ujawnia, że ​​można zastosować zarówno adres wprowadzający na początku tekstu ze słowem „Szanowni Państwo”, jak i końcową frazę obok podpisu z tym samym słowem „można użyć”. Oznacza to, że nie ma wymogu korzystania z nich jednocześnie. Dlatego jeśli uznasz, że wystarczy raz nazwać osobę szanowaną (na początku lub na końcu listu), to wystarczy.

Szczegółowe zasady stosowania zwrotów etykiety określa Instrukcja Zarządzania Biurem Organizacji.

5. Uzupełniono zasady rejestracji szczegółów „znaku zgłoszeniowego” o możliwość wskazania w tym miejscu nośnika elektronicznego (płyta CD, pendrive itp.), jeżeli jest to wniosek.

Przykład 9

Zwiń pokaz

Natomiast skład dokumentów i nazwy akt zapisanych na tym nośniku muszą być wskazane na wkładce (kopercie), w której jest on umieszczony.

6. Rejestracja wymaganego „podpisu” (wymagany 22 zgodnie z GOST R 7.0.97-2016) zasadniczo opiera się na zasadach GOST R 6.30-2003. Istnieje jednak innowacja: „kiedy dokument jest podpisany przez osobę pełniącą obowiązki kierownika, sporządza się podpis wskazujący status urzędnika zgodnie z poleceniem (instrukcją).” Można stosować zarówno pisownię skróconą, jak i pełną:

Przykład 10

Zwiń pokaz

Przykład 11

Zwiń pokaz

Przy podpisywaniu dokumentu przez osobę, która ma prawo do podpisu w przypadku czasowej nieobecności kierownika, korekty tytułu stanowiska i transkrypcji nazwiska już przygotowanego i uzgodnionego projektu dokumentu dokonuje się odręcznie lub przy użyciu odpowiednich pieczątek. Niedopuszczalne jest umieszczenie ukośnika lub wpisu „za” przed nazwiskiem stanowiska danej osoby w podpisie, jeżeli dokument jest podpisany przez innego urzędnika.

7. Doprecyzowano zasady rejestracji uwagi dotyczące wniosku dotyczącego załączników do dokumentów administracyjnych(rozporządzenia, decyzje, zarządzenia, instrukcje), jeśli aplikacja jest regulacyjny akt prawny lub inny dokument zatwierdzony niniejszym dokumentem administracyjnym. Według nowego GOST pierwszy arkusz wniosku zawiera:

  • notatka o wniosku (bez odniesienia do dokumentu administracyjnego);
  • pieczęć zatwierdzająca, która wskazuje dane dokumentu administracyjnego, za pomocą którego zatwierdzany jest dokument aplikacyjny (w ten sposób nie dochodzi do powielania jego szczegółów).

Przykład 12

Zwiń pokaz

8. Dodano nowe elementy rekwizyty „znak o wykonawcy”. Tak jak poprzednio, nazwisko, imię, patronimika wykonawcy, jego numer telefonu są tutaj wskazane, ale teraz tutaj możesz dodać nazwę stanowiska, jednostkę konstrukcyjną i adres e-mail wykonawca. Konkretny wariant projektu znaku artysty jest ustalany lokalnie przepisy prawne organizacje do pracy biurowej (dla większości organizacji jest to Instrukcja pracy biurowej).

Przykład 13

Zwiń pokaz

Notatkę o artyście można zaprojektować w formie stopki i wydrukować czcionką mniejszą niż główny tekst dokumentu.

9. Zasady projektowania notatki dotyczące poświadczenia kopii uzupełniono o nowy przepis: jeżeli kopia jest wydawana do przedłożenia innej organizacji, znak ten uzupełnia się o zapis miejsca przechowywania dokumentu, z którego sporządzono kopię i jest poświadczony pieczęcią organizacji.

Przykład 14

Zwiń pokaz

Zasady te zostały ustanowione dekretem Prezydium Rady Najwyższej ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r. nr 9779-X „W sprawie trybu wydawania i poświadczania przez przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje kopii dokumentów dotyczących praw osób obywatele”, ale znalazły odzwierciedlenie dopiero w tekście GOST R 7.0.97-2016 .

Formularze dokumentów

W związku z wprowadzeniem szeregu nowych szczegółów i wyłączeniem niektórych innych, wprowadzono zmiany w składzie szczegółów formularzy dokumentów, co znalazło odzwierciedlenie w Załączniku B nowego standardu (schemat układu szczegółów) oraz Załączniku B, który prezentuje próbki formularzy dokumentów. Skład rodzajów formularzy (ogólny, listowy i specyficzny rodzaj dokumentu) oraz zasady ich projektowania pozostały niezmienione.

Temat „języka”, rozpoczęty w paragrafie 5.18 na temat tekstu dokumentu, został powtórzony w akapicie 6.8 na temat formularzy:

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST R 7.0.97-2016 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”

6.8.W organach i organizacjach rządowych podmiotów Federacji Rosyjskiej: używanie, oprócz języka rosyjskiego jako języka państwowego Federacji Rosyjskiej, języka państwowego (języków państwowych) republik wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, formularzy dokumentów w języku rosyjskim oraz języka (języków) państwowego republik wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej Federacja jest używana:

narożnik (szczegóły formularza znajdują się na tym samym poziomie: w języku rosyjskim - po lewej stronie, w języku (językach) państwowym republik Federacji Rosyjskiej - po prawej) lub

Zwróć uwagę na drugi akapit klauzuli 6.8 nowego GOST, gdzie pojawił się przepis, którego nie było w standardzie z 2003 r., ale który był w standardach z 1990 i 1997 r. Oznacza to, że do korespondencji z korespondentami zagranicznymi stosuje się formularz, w którym do „prawej kolumny” w dowolnym języku obcym dodawana jest „lewa kolumna w języku rosyjskim”. Te. Będzie to ponownie forma dwujęzyczna.

Przykład 16

Zwiń pokaz

Więc daliśmy ogólna charakterystyka nowy standard - GOST R 7.0.97-2016, który określa wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów i przyjęty w celu zastąpienia GOST R 6.30-2003, a także uwzględnił główne zmiany w przygotowaniu dokumentów wprowadzone przez nowy standard. Po przejrzeniu tej zidentyfikowanej listy zmian możesz zdecydować, które nowe produkty wdrożysz w swoim kraju. W takim przypadku nadal będzie to musiało znaleźć odzwierciedlenie w instrukcjach pracy w biurze (lub innym LNA) i ustawieniach szablonów dokumentów w EDMS.

Analiza treści GOST R 7.0.97-2016 wskazuje, że pomimo zmian w składzie detali i zasad ich projektowania, ogólnie rzecz biorąc, ciągłość nowego standardu ze starym GOST R 6.30-2003, obowiązującym do 1 lipca 2018 roku. Innowacje w standardzie wynikają przede wszystkim ze zmian legislacyjnych w zakresie informacji i dokumentacji oraz technologii informatycznych stosowanych w praktyce pracy z dokumentami.

Podsumowując, dostarczymy próbkę w pełni wykonanego dokumentu „w stylu” nowego standardu - list na papierze firmowym jednostki strukturalnej ze stemplem ograniczenia dostępu.

Przykład 17

Zwiń pokaz