Usługi 

Wspaniale jest zadać pytanie i kopię listu. Jak nadać moc prawną korespondencji elektronicznej. scena. Określenie celu

Zgodnie z prawem Federacja Rosyjska Obywatele kraju mają prawo kontaktować się z dowolnym organem rządowym w sprawach objętych ich jurysdykcją. Często, próbując rozwiązać lokalne problemy, ludzie spotykają się z łamaniem prawa przez urzędników, biurokrację i zaniedbania. Jest to podstawa do napisania osobistego listu do Prezydenta.

Wysyłanie listu za pośrednictwem oficjalnej strony internetowej

W dobie Internetu wysłanie listu do w formacie elektronicznym to najwygodniejszy, najszybszy i niezawodny sposób. Aby napisać list do Putina przez Internet, należy skorzystać z oficjalnej strony Prezydenta Federacji Rosyjskiej:

Klikając na zakładkę, która najlepiej odpowiada Twojemu problemowi, otwierasz formularz pisma. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie 3 formy są podobne. Pisma sporządzane są według określonego wzoru.

Konieczne jest wypełnienie formularza, w którym wymagane pola to „Nazwisko”, „Imię” i „E-mail”. Nadawca może wskazać więcej dokładna informacja o sobie, w tym nazwę organizacji, którą reprezentuje, status społeczny i numer telefonu.

Stworzy to warunki do bardziej obiektywnego rozważeniaIwyciągów, a w przypadku konieczności doprecyzowania szczegółów przedstawiciel serwisu będzie mógł skontaktować się z Państwem osobiście.

Przykładowy list zawiera dużą rozwijaną listę tematów, z których zaleca się wybrać ten, który najlepiej pasuje do Twojego pytania.

W zakładkach „Wyślij list” i „Zgłoś korupcję” istnieje możliwość wyboru adresata: „Prezydent Federacji Rosyjskiej” lub „Administracja Prezydenta Federacji Rosyjskiej”.

Na żądanie nadawcy może on otrzymać odpowiedź drogą elektroniczną lub pisemnie. Wyboru dokonuje się za pomocą odpowiedniego przełącznika. Aby śledzić etapy rozpatrywania pisma, zaleca się utworzenie konta. Zaloguj sie Obszar osobisty na stronie internetowej Prezydenta Federacji Rosyjskiej będzie odbywać się za pomocą hasła.

List jest napisany w języku rosyjskim. Używanie znaków łacińskich, a także pisanie całego tekstu jest niedozwolone wielkimi literami. Rejestracja analfabetów jest powodem odmowy rozpatrzenia. Dopuszczalna objętość tekstu nie przekracza 2 tysięcy znaków. To jakieś 250-300 słów, które w zupełności wystarczy, aby przedstawić problem. W razie potrzeby do pisma dołącza się dokumenty. Lista rozszerzeń obejmuje pliki tekstowe, graficzne, audio i wideo.

Wysłanie listu pocztą rosyjską

Wiadomość do głowy Federacji Rosyjskiej można także napisać w tradycyjnej formie papierowej. Nie każdy ma dostęp do Internetu, a osoby starsze mogą mieć trudności z wypełnianiem formularzy i pisaniem na klawiaturze. Dlatego pomimo rozwoju zaawansowana technologia, listy papierowe są nadal aktualne.

Pojedyncza próbka za listy do Prezydenta Federacji Rosyjskiej V.V. Putin nie istnieje, ale zasady pisania listu w formie papierowej zasadniczo pokrywają się z zaleceniami dotyczącymi pisania odwołania elektroniczne. Pytanie należy zadać w mundur biznesowy, nie zawierają osobistych emocji ani informacji osób trzecich. Tekst zaczyna się od pozdrowienia, np. „Szanowny Włodzimierzu Władimirowiczu!”, a nie od tytułu, jak w wersji elektronicznej. Następnie zostaje opisana istota problemu, a list kończy się prośbą o pomoc w zaistniałej sytuacji. Nadawca musi podać swoje imię i nazwisko, wiek i miejsce zamieszkania.

Adres Putina do korespondencji Poczty Rosyjskiej: 103132, Rosja, Moskwa, ul. Ilinka, 23.

Na kopercie należy obowiązkowo wpisać indeks i adres nadawcy.

Tryb rozpatrywania odwołania

Zgodnie z prawem Federacji Rosyjskiej termin rozpatrzenia reklamacji wynosi 30 dni od dnia jej otrzymania. Dotyczy to wszystkich organów władzy, w tym Prezydenta Federacji Rosyjskiej. Za miesiąc truciciel powinien otrzymać odpowiedź. W razie potrzeby pismo przekazywane jest także właściwym organom w celu dalszego postępowania.

Odmowa rozpatrzenia skargi do Prezydenta następuje w następujących przypadkach:

  • treść listu zawierająca obelgi i wulgaryzmy;
  • fałszywe przedstawienie danych osobowych;
  • nieujawniona istota problemu.
  • błędnie napisany list.

Kontaktując się z szefem Federacji Rosyjskiej, należy wziąć pod uwagę, że jego kompetencje nie obejmują orzeczeń organów sądowych. Reklamacje w tym temacie również pozostaną bez odpowiedzi.

Uzyskanie odpowiedzi na linii bezpośredniej

Kilka razy w roku Prezydent Federacji Rosyjskiej komunikuje się z mieszkańcami kraju. Możesz zadać pytanie Władimirowi Władimirowiczowi Putinowi osobiście telefonicznie, wysłać je pocztą lub napisać na oficjalnej stronie internetowej. Rozpatrywaniu podlegają także pytania przesłane w formie wiadomości SMS.

List otwarty do Prezydenta

Pisma kierowane na oficjalną stronę internetową lub do recepcji Prezydenta Federacji Rosyjskiej podlegają rozpatrzeniu i udzieleniu odpowiedzi. Dostęp do nich mają jednak wyłącznie urzędnicy. Należy rozumieć, że głowa państwa otrzymuje setki listów, a Putin nie jest w stanie każdego z nich osobiście rozpatrzyć. Przetwarzaniem, sortowaniem tematycznym i przygotowywaniem odpowiedzi zajmuje się specjalna służba przy Prezydencie Federacji Rosyjskiej.

Poniżej znajduje się przykład listu otwartego do W.W. Putina, możesz wziąć go jako próbkę. Przy takiej formie napisania i wykonania odwołania zostanie ono rozpatrzone i sprawa załatwiona.

Jeśli chcesz wyrazić swój problem publicznie, możesz skorzystać z usług specjalnych portale społecznościowe i napisz list otwarty. Listy otwarte do V.V. Putin nie jest brany pod uwagę, ale mają szeroki dostęp do publiczności, co gwarantuje dyskusję i oburzenie społeczne.

Alternatywnie możesz wysłać apel na oficjalną stronę internetową głowy państwa i opublikować jego kopię otwarte listy. Ten dobry sposób zwiększyć uwagę władz Federacji Rosyjskiej na ich problem.

Aby napisać otwartą wiadomość należy wypełnić specjalny formularz na górze tej strony. Styl prezentacji powinien być taki sam, jak w oficjalnych pismach do Prezydenta. Jako przykład możesz użyć liter już dostępnych na stronie. Po przygotowaniu list kierowany jest do moderacji, a następnie publikowany.

16kwiecień

Cześć! W tym artykule porozmawiamy o listach biznesowych.

Dzisiaj dowiesz się:

  1. Dlaczego korespondencja biznesowa nie straciła na aktualności;
  2. Jakie są rodzaje listów biznesowych i jak są formatowane;
  3. Jak pisać poprawnie list biznesowy.

Teraz za naszymi oknami nastał czas wysokich technologii i Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie straciła na znaczeniu i aktualności, po prostu przeniosła się do innych mediów. Porozmawiajmy dzisiaj o tym, dlaczego ważna jest umiejętność redagowania i formatowania listów biznesowych.

Dlaczego potrzebujesz korespondencji biznesowej?

Przede wszystkim jest to okazja do wymiany opinii, sugestii i przemyśleń z pracownikami czy partnerami biznesowymi. Za pomocą korespondencji zgłaszają reklamacje, wnioski, wyjaśniają nieporozumienia pomiędzy firmami.

Korespondencja biznesowa jest jednym z rodzajów korespondencji urzędowej.

Różnice między listami biznesowymi a innymi

Główne różnice są następujące:

  • Stylistyka prezentacji;
  • Słownictwo nie pozwalające na jasne wyrażanie emocji;
  • Sporządzono na oficjalnym papierze firmowym firmy;
  • Czcionka nie jest ani za mała, ani za duża i jest taka sama w całym tekście;
  • Rzadko zajmują więcej niż 1 stronę;
  • Obecność ścisłej oficjalnej struktury dowodzenia.

Rodzaje listów biznesowych

Wszystkie listy biznesowe można podzielić na kilka grup. Zastanowimy się nad każdym bardziej szczegółowo i podamy krótki opis.

Listy, na które nie trzeba odpowiadać.

  • Poręczenie;
  • Towarzyszący;
  • Informacyjne;
  • List ostrzegawczy;
  • List przypominający.

Listy wymagające odpowiedzi.

  • Odwołanie;
  • Oferta;
  • Wniosek;
  • Wymóg;
  • Petycja.

Listy niekomercyjne.

  • List zaproszeniowy;
  • Listy zawierające kondolencje;
  • Listy wyrażające wdzięczność;
  • Listy informujące o czymś;
  • Listy zawierające zalecenia;
  • Listy gwarancyjne;
  • Pisma potwierdzające otrzymanie towaru, wykonanie usługi itd.;
  • Listy gratulacyjne z różnych okazji;
  • List z prośbą;
  • Listy z instrukcjami;
  • Listy osłonowe.

Listy handlowe.

Stosuje się je najczęściej przed zawarciem umowy, a także w trakcie jej obowiązywania.

Obejmują one:

  • Pisma będące odpowiedzią na zapytania;
  • Bezpośrednia prośba;
  • – pismo, w którym proponuje się dokonanie transakcji lub zawarcie umowy;
  • Prawo;
  • Przypomnienie;
  • Pismo zawierające ostrzeżenie o wypowiedzeniu umów lub konieczności wywiązania się ze zobowiązań itp.

Jeśli mówimy o klasyfikacji według struktury, istnieją 2 rodzaje listów biznesowych:

  • Zawierające tekst autora i napisane w dowolnej formie;
  • Zestawione według ścisłego wzoru.

Przez adresata.

  • Okólnik – pismo wysyłane do kilku adresatów;
  • Zwykły – wysyłany do jednego odbiorcy w imieniu jednej osoby;
  • Zbiorcze – wysyłane do jednego odbiorcy, ale od kilku osób.

Listy dzielimy także ze względu na formę, w jakiej zostały wysłane:

  • Wysłane jako wiadomość faksowa;
  • Wysłane przez e-mail;
  • Te wysyłane w zwykłych kopertach.

Istnieją rodzaje listów, które ze względów etycznych powinny być pisane ręcznie, a nie na maszynie. Dotyczy to kondolencji i gratulacji.

Sekrety prawidłowego projektowania

Tekst listu dzieli się na część wstępną, główną i końcową. Są ze sobą logicznie powiązane. Część wprowadzająca zawiera okoliczności, które doprowadziły do ​​powstania listu, natomiast część główna przedstawia samą treść. W końcowej części podsumowano wyniki, które wyrażają prośbę, odmowę itp.

W ogóle korespondencję biznesową z całą odpowiedzialnością można nazwać sztuką, bo trzeba nauczyć się ją prowadzić poprawnie, zgodnie ze wszystkimi wymogami. Przecież najczęściej myślimy tylko o czytelnym przekazaniu informacji, a zapominamy o tym, że list można uznać za twarz firmy.

Stylistyka.

Każda litera jest ściśle przestrzegana styl biznesowy używane są środki mowy charakterystyczne dla dokumentów urzędowych.

Wymagania dotyczące prezentacji informacji.

Całość informacji zawartych w piśmie przedstawia się następująco:

  • Adresowane, przeznaczone dla konkretnej osoby;
  • Wszystkie informacje muszą być aktualne na dzień ich napisania;
  • Niezawodny;
  • Bezstronnie;
  • Uzasadnione;
  • Tak kompleksowo, jak to możliwe, aby na tej podstawie można było podjąć decyzję.

Formularz.

Po pierwsze, pismo pisane jest na papierze firmowym będącym własnością firmy.

  • Do napisania listu biznesowego używa się arkuszy formatu A4;
  • Lewy margines formularza musi wynosić co najmniej 3 cm, gdyż po pewnym czasie zostaną przesłane do pliku;
  • Wskazana jest nazwa firmy, jej adres prawny i faktyczny oraz adres e-mail;
  • Lepiej jest używać standardowej czcionki Times New Roman o rozmiarze 12. Jest ona najbardziej optymalna i łatwa do odczytania;
  • Dopuszczalne jest pisanie listów biznesowych bez użycia blankiet firmowy, to musisz jeszcze podać dane z formularza.

Jeżeli list odnosi się do główne transakcje związanych z finansami lub informacjami poufnymi o innym charakterze, nie zaleca się przesyłania takich pism faksem lub drogą elektroniczną. Lepiej w staromodny sposób, w zwykłej papierowej kopercie.

Numeracja.

Jeśli list składa się z kilku stron, są one numerowane począwszy od drugiej. Liczby zaznaczono u góry pośrodku cyframi arabskimi. Obok numeru nie ma kropki.

Podział na części.

Oznacza to podzielenie listu na akapity. Tekst nie powinien płynąć ciągłym strumieniem, w przeciwnym razie po prostu nie będzie postrzegany. Dzięki podziałowi na akapity widać, gdzie kończy się jedna myśl, a zaczyna druga.

Dostępność poprawek.

Nie zaleca się zezwalania na poprawki, literówki lub wymazywania. List musi być napisany poprawnie, a tekst wydrukowany w odstępach 1,5 - 2.

Wykorzystane szczegóły.

Wskażemy tylko te główne, ponieważ już o nich krótko rozmawialiśmy nieco wcześniej:

  • Jeżeli przedsiębiorstwo jest własnością państwa, używany jest herb Federacji Rosyjskiej. Znajduje się w środku oficjalnego formularza;
  • Pełna nazwa firmy;
  • Numery faksów i telefonów;
  • Numer konta bankowego;
  • Adresat – a w mianowniku stosuje się nazwę firmy odbiorcy; dla wskazania stanowiska i nazwiska odbiorcy należy użyć celownika;
  • Jeżeli odbiorca posiada stopień lub tytuł naukowy, należy to wskazać przed nazwiskiem osoby;
  • Wszelkie szczegóły zapisuje się w nowym wierszu i wielką literą.

List biznesowy po spotkaniu

Odbyło się spotkanie biznesowe, była pewna perspektywa. Omówimy dalej, jak odzwierciedlić to w liście.

  1. Przede wszystkim na początku listu podaj datę i godzinę Twojej komunikacji z potencjalnym partnerem, nawet jeśli od spotkania minęło już kilka dni.
  2. Unikaj błędów i zbyt skomplikowanych wyrażeń: pisz list krótko i wyraźnie, ale tak, aby odbiorca chciał go przeczytać.
  3. Wspomnij, o czym była rozmowa. Np: " Rozmawialiśmy o tym, ile będzie kosztować wazon w stylu weneckim.
  4. Zadbaj o to, aby odbiorca listu wyraził swoją opinię na temat spotkania.
  5. Wskaż godzinę, w której możesz porozumieć się telefonicznie lub spotkać się osobiście.
  6. Poinformuj odbiorcę, że nie możesz się doczekać współpracy z nim: „ Mam nadzieję na dalsze relacje biznesowe z Tobą«.
  7. Zakończ swój list następującym lub podobnym zwrotem: „ Z Wszystkiego najlepszego Tobie...».

Elektroniczne listy biznesowe

Nie sposób pominąć wymagań dotyczących ich konstrukcji, gdyż obecnie coraz więcej pism wysyłanych jest w formie elektronicznej, a nie papierowej. W końcu mamy XXI wiek.

Przygotowanie elektronicznego listu biznesowego nie jest trudne, wymagania dotyczące formatu są identyczne jak w przypadku listów tradycyjnych. Tyle, że taki list zawsze powinien mieć tytuł (lub temat), aby po prostu nie zaginął w toku dokumentacji.

Ponadto, gdy otrzymasz odpowiedź na taki list, lepiej nie zmieniać tematu listu, aby szybko zrozumieć, o co chodzi, jeśli otrzymasz dużo e-maili.

Nie powinieneś także używać najnowocześniejszego oprogramowania podczas tworzenia załączników do takich listów; nie jest wcale prawdą, że Twój odbiorca je posiada. Jeśli go tam nie ma, list po prostu się nie otworzy.

Nie używaj emotikonów podczas pisania listu biznesowego drogą elektroniczną. Technologia jest świetna, ale podczas pisania zachowuj biznesowy charakter.

Jaki jest termin udzielenia odpowiedzi na pismo?

Jeżeli pismo zostanie zakwalifikowane jako wymagające odpowiedzi, to termin udzielenia odpowiedzi zależy od informacji zawartych w piśmie:

  • Jeśli otrzymasz wniosek, potwierdź jego otrzymanie w ciągu najbliższych trzech dni od jego otrzymania. A ostateczna odpowiedź może zostać udzielona w ciągu miesiąca;
  • Jeśli mówimy o kondolencjach, można je przesłać w ciągu dziesięciu dni od zdarzenia;
  • Gratulacje można przesłać w terminie 8 dni od chwili dowiedzenia się o tej wyjątkowej dacie;
  • Jeśli mówimy o ogólnych zasadach dobrych manier, to lepiej odpowiadać na listy w ciągu siedmiu dni.

Jak napisać list biznesowy: prostym językiem i o skomplikowanych sprawach

Rozróżnij list biznesowy od korespondencji osobistej. O tym, jakie są te różnice, rozmawialiśmy już dziś nie raz, nie powinniśmy o nich zapominać. Przyjrzyjmy się teraz krok po kroku pisaniu listu.

Scena 1. Wskazujemy adresata.

W prawym górnym rogu formularza podajemy nazwisko, inicjały oraz stanowisko osoby, do której kierujemy pismo. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy podać jej adres prawny.

Etap 2. Odwołanie.

Umieszczamy go na środku formy. Odbywa się to z szacunkiem, bez skrótów i skreśleń.

Przykład: Drogi (imię, patronimika)! Do adresata można także zwrócić się poprzez wskazanie jego stanowiska. Ale kiedy zwracasz się do osoby po imieniu, zmniejsza to stres psychiczny i wskazuje, że relacje biznesowe są stabilne i ugruntowane.

Etap 3. Określenie celu.

Wyjaśnij cel listu, jego istotę i główne myśli. Ta część jest najważniejsza. Napisz o tym, co chcesz powiedzieć, jaki jest powód Twojego odwołania. Nie zapominaj jednak o stylu oficjalnym i neutralnym.

Etap 4. Przedstawianie propozycji i rekomendacji.

Prawie każdy list biznesowy zakłada, że ​​adresat na niego odpowie. Zwykle nie jest to wymagane tylko w przypadku listów charakter informacyjny. Dlatego nie tylko opisz problem, ale także zasugeruj, jak można go rozwiązać.

Jeśli złożysz skargę, poproś o podjęcie określonych działań; jeśli oferujesz współpracę, powiedz nam, jakie opcje są dostępne.

Mówiąc najprościej, adresat listu musi widzieć, że nie tylko czegoś od niego chce, ale także zrozumieć, jak można to osiągnąć.

Jak zakończyć list biznesowy

List biznesowy musi być napisany perfekcyjnie. Nieprzestrzeganie zasad pisania może negatywnie wpłynąć na reputację firmy jako całości. Dlatego proponujemy teraz bardziej szczegółowo rozważyć projekt ostatniej części listu biznesowego.

Na końcu listu podsumuj wszystko, co zostało omówione wcześniej. Ale nie powinieneś rozciągać wniosków na 10 zdań; w końcu w listach biznesowych ceniona jest zwięzłość i zwięzłość. Lepiej ograniczyć się do prostych zwrotów.

Zakończenie oprzemy na 2 wyznacznikach: powinno być jak najbardziej grzeczne i poprawne. Istnieją różne opcje jego zbudowania.

Oto kilka przykładów:

  • Dziękuję za uwagę lub pomoc: Dziękuję! (Pozwól mi podziękować...);
  • Wyraź swoje nadzieje na przyszłość: Mamy nadzieję na obopólnie korzystną współpracę (Mamy nadzieję otrzymać odpowiedź w najbliższej przyszłości...);
  • Możesz skonstruować frazę, aby zapewnić adresata o czymś: Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę;
  • Złóż wniosek: Prosimy o raportowanie wyników;
  • Przepraszamy za wszelkie niedogodności: Przepraszam za nieoczekiwane opóźnienie w płatności za materiał.

Jak pożegnać się z odbiorcą.

Pomimo tego, że korespondencja ma charakter oficjalny, pożegnać się można na różne sposoby.

Oto kilka opcji:

  • W odniesieniu do Ciebie...;
  • Z życzeniami powodzenia...;
  • Wszystkiego najlepszego…

Podpisujemy poprawnie.

Podpisując list, podaj swoje stanowisko, imię i nazwisko. Jeśli wątpisz w stosowność wyrażenia takiego jak: „ Z poważaniem" - po prostu go nie używaj.

Możesz wskazać swoje kontakty, dodatkowy numer telefonu lub adres e-mail w ten sposób pokazujesz odbiorcy, że jesteś gotowy na komunikację i współpracę z nim.

W dalszej części naszego artykułu chciałbym poruszyć temat listów biznesowych w języku angielskim.

Listy biznesowe w języku angielskim

Nie ma uregulowanej formy sporządzania takich pism. Wszystko będzie zależeć od celu listu i tego, kto jest jego adresatem. Oto kilka krótkich zaleceń dotyczących redagowania.

Data napisania.

Jeśli piszemy w USA, to podając datę, najpierw podajemy miesiąc, potem dzień, a dopiero potem rok. W przypadku wyjazdu do Wielkiej Brytanii datę wpisuje się jak w Federacji Rosyjskiej. W takim przypadku wpisz miesiąc literami, aby uniknąć nieporozumień.

Dane odbiorcy.

  • Jeśli piszesz do mężczyzny, skontaktuj się z nim w ten sposób: Pan (wpisać nazwisko);
  • Jeśli kobieta zamężna: Pani (wpisać nazwisko);
  • Do niezamężnej kobiety: Panna (podaj nazwisko);
  • Jeśli nie znasz statusu kobiety: Pani (wpisz nazwisko).

Określenie adresu.

Kolejność jest odwrotna do przyjętej w Federacji Rosyjskiej: urząd, numer domu, nazwa ulicy, kod pocztowy, nazwa stanu (jeśli piszesz w USA), nazwa hrabstwa i nazwa kraju (jeśli piszesz w Wielkiej Brytanii).

Jak skontaktować się z odbiorcą.

Standardowe połączenia:

  • Szanowna Pani;
  • Szanowny Panie;
  • Szanowny Panie, Szanowna Pani;
  • Droga Pani;
  • Droga.

Po adresie stawiamy przecinek (jeśli piszemy do Wielkiej Brytanii) lub dwukropek (jeśli piszemy do USA). Nie ma zwyczaju stawiania wykrzyknika.

Temat.

Pamiętaj o podaniu tematu listu, tak jak w Federacji Rosyjskiej.

Tekst główny.

Podziel to na akapity. Lub napisz każde zdanie w nowym wierszu.

Jak się pożegnać.

Na przykład tak: „ Dziękując za pomoc, pozostajemy naprawdę Waszi”– Dziękuję, mój oddany… choć może mniej formalnie.

Rejestracja podpisu.

Pod akapitem pożegnalnym składamy swój podpis, podajemy nasze imię i nazwisko, nazwę firmy oraz stanowisko.

Projektowanie aplikacji.

Jeżeli załączasz jakiekolwiek dokumenty, prosimy o zaznaczenie tego na końcu listu: „ Enc.” i listy aplikacji.

Co napisać wielką literą.

  • Nazwiska i inicjały;
  • Nazwy firm;
  • Nazwy miast, stanów itp.;
  • Wszelkie słowa wskazujące zajmowane stanowisko;
  • Pierwsze słowa pożegnania;
  • Otwieranie adresów.

Zanim zakończymy rozmowę, oto kilka przykładów listów biznesowych w języku rosyjskim i angielskim.

Próbki listów biznesowych w języku rosyjskim i angielskim

Wniosek

Podsumowując, chciałbym powiedzieć, że list biznesowy jest narzędziem komunikacji w każdym obszarze działalności. Jeśli jest napisany poprawnie, z pewnością będzie reprezentował Twoją firmę pozytywna strona.

Z drugiej strony list napisany niechlujnie i z błędami może całkowicie zniszczyć sam obiecujący biznes. Pisz poprawnie listy, a my próbowaliśmy Ci powiedzieć, jak to zrobić.

Jak napisać list do prezydenta? Jeśli zadajesz sobie to pytanie, ten artykuł jest dla Ciebie. Zgodnie z Konstytucją Federacji Rosyjskiej jednym z praw obywateli jest wolność słowa, a ustawodawstwo federalne przewiduje prawo obywateli do zwracania się do wszystkich organy rządowe w sprawach należących do ich kompetencji. Oznacza to, że każdy obywatel naszego kraju ma prawo napisać list, nawet do prezydenta. O tym, jak napisać list do prezydenta, porozmawiamy w tym artykule.

Jak napisać skargę do prezydenta Rosji Władimira Władimirowicza Putina?

Możesz napisać skargę do Władimira Władimirowicza Putina na oficjalnej stronie internetowej prezydenta w sekcji „Wyślij skargę” (Menu „Kontakty”). Aby napisać do Prezydenta Putina, należy zalogować się na stronie, kliknąć przycisk „Wyślij skargę” i wypełnić udostępniony formularz.

Wypełnienie formularza jest warunek wstępny aby napisać skargę do Putina. W kwestionariuszu podajesz: nazwisko, imię i patronimikę (lub nazwę organizacji, jeśli skarga jest wysyłana w imieniu osoba prawna), status społeczny (pracownik, pracownik, rencista itp.), adres e-mail i numer telefonu, a także utwórz hasło. Będziesz potrzebować hasła, aby zalogować się na swoje konto osobiste w witrynie i śledzić wyniki swojej prośby online.

Jak napisać list do Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej lub osobiście do Putina?

Aby napisać list do Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej lub Putina osobiście, należy kliknąć przycisk „Wyślij list” na stronie wysyłania wiadomości i wybrać żądaną opcję.

Na powyższej stronie znajdują się także wymagania dotyczące prawidłowego pisania do Prezydenta Rosji. Warto podkreślić, że zasady pisania tego typu listów są proste, a ich przestrzeganie nie nastręcza żadnych trudności.

  1. Jeśli zdecydujesz się napisać list do Putina, to podobnie jak w przypadku odwołań do innych agencji rządowych i struktur władzy nie możesz używać wulgaryzmów ani wyrażeń obraźliwych – takie apele nie podlegają rozpatrzeniu.
  2. Jeżeli pismo jest kierowane do Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej lub do niego osobiście, wówczas dopuszczalne jest załączenie do niego kopii dokumentów, wyciągów i zaświadczeń.
  3. Jeśli zdecydujesz się napisać list do Prezydenta Federacji Rosyjskiej, postępuj zgodnie z zasadami języka rosyjskiego i pamiętaj o podaniu pełnego i dokładnego adresu odpowiedzi.
  4. List, który wysyłasz, musi być zaadresowany do Prezydenta, a nie do innych władz. Ponadto należy zauważyć, że nie ma sensu kontaktować się z pierwszą osobą państwa w przypadkach, gdy mówimy o o sporach sądowych, ponieważ władza sądownicza nie jest kontrolowana ani przez władzę wykonawczą, ani przez władzę ustawodawczą.
  5. Maksymalna długość reklamacji nie powinna przekraczać 2 tysięcy znaków (w większości przypadków ta objętość jest więcej niż wystarczająca).

We wszystkim, co nie jest bezpośrednio wskazane na oficjalnej stronie głowy państwa, należy przestrzegać zwykłych zasad korespondencji biznesowej (dokładnie to obejmują oficjalne apele obywateli do organów rządowych).

Przykład napisania listu do Prezydenta Federacji Rosyjskiej

Apel do Prezydenta Federacji Rosyjskiej możesz napisać w formie elektronicznej lub w sposób klasyczny – czyli wysyłając zwykłe, odręczne pismo. Adres pocztowy, w sprawie którego można napisać list do Prezydenta Rosji, można znaleźć także na stronie internetowej.

Jeśli potrzebujesz przykładu, jak napisać list do prezydenta, poniżej zamieściliśmy próbkę. Pragniemy jednak podkreślić, że jest to jedynie przykładowy list do Putina. Nie ma ścisłych ograniczeń dotyczących jego pisania, a tekst może być dowolny.

„Drogi Włodzimierzu Władimirowiczu!

Nie znasz swoich praw?

Ja, Petr Pietrowicz Iwanow, przemawiam w imieniu wszystkich mieszkańców apartamentowiec nr 1, mieszczący się przy ulicy Lenina w Jekaterynburgu.

My, mieszkańcy powyższego domu, prosimy o pomoc w rozwiązaniu problemu przeniesienia naszych rodzin z domów tymczasowych.

Od 2012 roku nasz dom uznawany jest za niebezpieczny i nienadający się do dalszego zamieszkania przez ludzi. Organy samorząd reprezentowani przez specjalnie utworzoną komisję, zbadali budynek mieszkalny i obiecali jak najszybsze przesiedlenie mieszkańców.

W związku z tym, że przez kolejne 6 miesięcy samorząd lokalny nie podjął działań mających na celu rozwiązanie problemu, złożyliśmy skargę do kierownika administracji. Otrzymaliśmy jednak odpowiedź, że w tym czasie w gminnym funduszu nie ma wolnych lokali mieszkalnych, ale gdy tylko się one pojawią, dom zostanie przesiedlony (w załączeniu kopie apelu i odpowiedzi).

Po kolejnych sześciu miesiącach napisaliśmy drugie odwołanie. Tym razem nie otrzymaliśmy odpowiedzi, więc zwróciliśmy się do prokuratury, która przeprowadziła kontrolę, której wyniki nie zostały nam przekazane i nigdy nie zapewniono nam nowego mieszkania.

Ponieważ żadna ze stron nie podjęła żadnych działań, zmuszeni byliśmy zwrócić się do sądu, aby zobowiązać urzędników do wywiązania się ze swoich obowiązków. Wyrok sądu został wydany na naszą korzyść (kopia postanowienia w załączeniu).

Pomimo wszystkich podjętych działań władze gminy w dalszym ciągu nie dają nam możliwości opuszczenia lokalu, w którym zamieszkiwanie stwarza obecnie zagrożenie dla życia mieszkańców. Do listu załączamy zdjęcie naszego domu i jego poszczególnych pomieszczeń (w szczególności poddasza, wejść, niektórych mieszkań).

W związku z powyższym prosimy o podjęcie działań wobec osób odpowiedzialnych urzędnicy i pomóż nam realizować nasze prawa.

Mamy nadzieję, że podany przez nas przykładowy list do Putina pozwoli Państwu uniknąć niepotrzebnych błędów. Jeśli wysyłasz skargę Pocztą Rosyjską, nie zapomnij podać swoich danych kontaktowych.

Wniosek

Jak wspomniano wcześniej, na swoim koncie osobistym znajdującym się w serwisie (jeśli żądanie zostało przesłane w formie elektronicznej) możesz śledzić przebieg wysłanego pisma. Ogólnie rzecz biorąc, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem federalnym, odwołania obywateli należy rozpatrzyć w ciągu 30 dni od daty ich otrzymania (a Administracja Prezydenta Federacji Rosyjskiej w w tym przypadku nie jest wyjątkiem). Chociaż możesz otrzymać odpowiedź wcześniej, ponieważ zainstalowano okres miesięczny jest maksymalnym dopuszczalnym.

Z powyższego jasno wynika, że ​​każdy obywatel Federacji Rosyjskiej może bez problemu napisać list do Putina. List można wysłać pocztą lub drogą elektroniczną za pośrednictwem oficjalnej strony internetowej głowy państwa:

Obecnie sądy często akceptują korespondencję elektroniczną jako dowód pisemny. Jednak do tego musiała mieć moc prawna. Tymczasem jasne i jednolite zasady i metody ustalania legalności korespondencji wirtualnej nie zostały jeszcze opracowane, co prowadzi do dużej liczby problemów.

Przyjrzyjmy się kilku sposobom nadawania e-mailom mocy prawnej.

Dawno już minęły czasy, gdy jedynym środkiem komunikacji były listy pisane na papierze. Rozwój stosunki gospodarcze pomiędzy podmiotami działalność gospodarcza nie można już sobie wyobrazić bez użycia Technologie informacyjne. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy kontrahenci znajdują się w różnych miastach, a nawet krajach.

Komunikacja poprzez komunikacja elektroniczna pomaga obniżyć koszty materiałów, a także pozwala szybko wypracować wspólne stanowisko w konkretnych kwestiach.

Jednakże takiego postępu nie należy postrzegać wyłącznie w kategoriach pozytywnych. Między podmiotami stosunki gospodarcze Często pojawiają się różne spory, aby je rozwiązać, zwracają się do sądów. Sąd podejmuje decyzję na podstawie oceny materiału dowodowego przedstawionego przez strony.

Jednocześnie analizowana jest istotność, dopuszczalność, wiarygodność każdego dowodu z osobna, a także wystarczalność i powiązanie dowodów w całości. Zasada ta jest zapisana zarówno w Kodeksie postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej (art. 71 ust. 2), jak i w Kodeksie postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej (art. 67 ust. 3). W procesie ustalania dopuszczalności i wiarygodności dostarczonego dowodu sąd często zadaje pytania, których rozwiązanie w istotny sposób wpływa na wynik sprawy.

Stosowanie elektroniczne zarządzanie dokumentacją w stosunkach między podmiotami gospodarczymi regulują normy Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. W szczególności w ust. 2 art. 434 wskazano: zgoda w pismo może zostać zawarta w drodze wymiany dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co pozwala na wiarygodne ustalenie, że dokument pochodzi od strony umowy.

Zgodnie z ust. 1 art. 71 Kodeksu postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej i ust. 1 art. 75 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej dowodem pisemnym jest korespondencja służbowa zawierająca informacje o okolicznościach istotnych dla rozpatrzenia i rozstrzygnięcia sprawy, sporządzona w formie zapisu cyfrowego i otrzymana drogą elektroniczną.

Do użycia dokumenty elektroniczne W postępowaniu sądowym muszą zostać spełnione dwa warunki. Po pierwsze, jak już wskazano, muszą mieć moc prawną. Po drugie, dokument musi być czytelny, to znaczy musi zawierać informacje ogólnie zrozumiałe i dostępne dla percepcji.

Wymóg ten wynika z ogólnych zasad postępowania sądowego, które zakładają bezpośredniość odbioru przez sędziów informacji pochodzących ze źródeł dowodowych.

Często sąd odmawia dopuszczenia do sprawy materiałów zawierających korespondencję elektroniczną niespełniającą powyższych warunków, a następnie wydaje decyzję niespełniającą wymogów prawnych zainteresowanej strony.

Zastanówmy się, jakie są główne sposoby legitymizacji korespondencji elektronicznej przed wszczęciem postępowania i po nim.

Współpraca z notariuszem

Jeśli postępowanie jeszcze się nie rozpoczęło, a następnie dać korespondencja e-mail mocy prawnej, należy zaangażować notariusza. W ust. 1 art. 102 Podstaw ustawodawstwa o notariuszach (Podstawy) stanowi, że na żądanie zainteresowanej strony notariusz przedstawia dowód niezbędny przed sądem lub organem administracyjnym, jeżeli istnieją podstawy do przypuszczenia, że ​​przedstawienie dowodu stanie się w późniejszym czasie niemożliwe lub utrudnione. Oraz w ust. 1 art. 103 Zasad stanowi, że w celu zabezpieczenia dowodów notariusz dokonuje kontroli dowodów pisemnych i rzeczowych.

Zgodnie z ust. 2 art. 102 Co do zasady notariusz nie przedstawia dowodu w sprawie, która w momencie kontaktowania się z nim przez zainteresowane strony jest rozpatrywana przez sąd lub organ administracyjny. W przeciwnym razie sądy uznają poświadczoną notarialnie korespondencję elektroniczną za niedopuszczalny dowód (uchwała dziewiątego AAS z dnia 11 marca 2010 r. nr 09AP-656/2010-GK).

Warto przypomnieć, że na podstawie części 4 art. 103 Podstawy przedstawianie dowodów bez powiadamiania jednej ze stron i zainteresowanych stron odbywa się jedynie w pilnych przypadkach.

Z badania materiału dowodowego sporządza się protokół, w którym oprócz szczegółowy opis Czynności notariusza muszą zawierać także informację o dacie i miejscu kontroli, notariuszu dokonującym kontroli, osobach zainteresowanych w niej uczestniczących, a także wyszczególnić okoliczności ujawnione w trakcie kontroli. Sami e-maile są drukowane i dołączane do protokołu, który jest podpisywany przez osoby biorące udział w kontroli, przez notariusza i opieczętowany jego pieczęcią. Postanowieniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 23 kwietnia 2010 roku nr VAS-4481/10 za właściwy dowód uznaje się notarialny protokół oględzin elektronicznej skrzynki pocztowej.

Obecnie nie wszyscy notariusze świadczą usługi certyfikacji wiadomości e-mail, a ich koszt jest dość wysoki. Przykładowo: jeden z notariuszy w Moskwie pobiera 2 tysiące rubli za jedną stronę części opisowej protokołu.

Osoba zainteresowana przedstawieniem dowodu zwraca się do notariusza z odpowiednim wnioskiem. Powinno wskazywać:

  • dowody, które należy zabezpieczyć;
  • okoliczności poparte tymi dowodami;
  • podstawy, dla których wymagany jest dowód;
  • w chwili kontaktu z notariuszem sprawa nie jest rozpatrywana przez sąd powszechny, sąd polubowny lub organ administracyjny.
Biorąc pod uwagę techniczny proces przesyłania wiadomości e-mail, miejscami wykrycia wiadomości e-mail może być komputer odbiorcy, serwer poczty wysyłającej, serwer poczty odbiorcy lub komputer osoby, do której kierowana jest korespondencja elektroniczna.

Notariusze sprawdzają zawartość elektronicznej skrzynki pocztowej albo zdalnie, czyli z jej wykorzystaniem zdalny dostęp na serwer pocztowy (może to być serwer dostawcy świadczącego usługi łączności elektronicznej na podstawie umowy; serwer pocztowy rejestratora nazw domen lub bezpłatny internetowy serwer poczty) lub bezpośrednio z komputera zainteresowanej strony, na którym znajduje się e-mail -mail jest zainstalowany (Microsoft Outlook, Netscape Messenger itp.).

Podczas zdalnej kontroli oprócz złożenia wniosku notariusz może potrzebować zgody rejestratora nazw domen lub dostawcy Internetu. Wszystko zależy od tego, kto dokładnie w ramach umowy obsługuje obsługę skrzynek pocztowych lub serwera poczty elektronicznej.

Certyfikat od dostawcy

Uchwały IX AAS z dnia 06.04.2009 nr 09AP-3703/2009-AK, z dnia 27.04.2009 nr 09AP-5209/2009, FAS MO z dnia 13.05.2010 nr KG-A41/4138 -10 stanowią, że sądy uznają dopuszczalność także korespondencji elektronicznej, jeżeli zostanie ona poświadczona przez dostawcę usług internetowych lub rejestratora nazw domen odpowiedzialnych za zarządzanie serwerem pocztowym.

Dostawca lub rejestrator nazw domen poświadcza korespondencję elektroniczną na żądanie zainteresowanej strony tylko wtedy, gdy zarządza serwerem pocztowym i takie uprawnienie zostało określone w umowie o świadczenie usług.

Jednak ilość korespondencji elektronicznej może być dość duża, co z kolei może skomplikować proces dostarczania dokumentów papierowych. W tym zakresie sąd czasami dopuszcza udostępnianie korespondencji elektronicznej na nośnikach elektronicznych. Tym samym Sąd Arbitrażowy Obwodu Moskiewskiego, wydając postanowienie z dnia 1 sierpnia 2008 r. w sprawie nr A41-2326/08, odniósł się do dopuszczalności korespondencji elektronicznej dostarczanej sądowi na czterech płytach CD.

Rozpatrując jednak sprawę w instancji apelacyjnej, Dziesiąta AAC uchwałą z dnia 10.09.2008 r. w sprawie nr A41-2326/08 uznała odniesienie do korespondencji elektronicznej za bezzasadne i uchyliła postanowienie sądu pierwszej instancji przykład wskazując, że zainteresowany nie przedłożył żadnych dokumentów przewidzianych w zawartej umowie stron.

Tym samym e-maile dotyczące przedmiotu sporu należy składać do sądu w formie pisemnej, a wszelkie inne dokumenty można składać za pośrednictwem mediów elektronicznych.

Potwierdzenie treści pism poprzez powołanie się na nie w późniejszej korespondencji papierowej pomoże w udowodnieniu faktów podanych w korespondencji wirtualnej. Stosowanie innych dowodów pisemnych znajduje odzwierciedlenie w Uchwale Dziewiątego AAS z dnia 20 grudnia 2010 r. nr 09AP-27221/2010-GK. Tymczasem sąd rozpatrując sprawę i oceniając materiał dowodowy dostarczony przez strony, ma prawo nie uznać za dopuszczalną korespondencji papierowej zawierającej linki do korespondencji elektronicznej.

On tylko bierze to pod uwagę i na tej podstawie podejmuje decyzję Kompleksowa analiza wszystkie przedstawione dowody.

Skorzystaj z pomocy eksperta

Jeśli postępowanie już się rozpoczęło, wówczas dla nadania korespondencji elektronicznej mocy prawnej konieczne jest skorzystanie z prawa do przyciągnięcia biegłego. W ust. 1 art. 82 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że w celu wyjaśnienia kwestii pojawiających się w trakcie rozpatrywania sprawy wymagających szczególnej wiedzy, sąd arbitrażowy wyznacza rozprawę na wniosek osoby uczestniczącej w sprawie lub za zgodą zgody osób w nim uczestniczących.

Jeżeli wyznaczenie egzaminu jest przewidziane przez ustawę lub umowę albo jest wymagane w celu sprawdzenia wniosku o sfałszowanie przedstawionego dowodu, albo gdy konieczne jest przeprowadzenie dodatkowego lub ponownego przesłuchania, sąd polubowny może wyznaczyć badanie z własnej inicjatywy. Wyznaczenie egzaminu w celu sprawdzenia przedstawionych dowodów przewiduje także art. 79 Kodeks postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej.

We wniosku o powołanie Kryminalni należy wskazać organizację i konkretnych biegłych, którzy będą je przeprowadzać, a także zakres spraw, w sprawie których zainteresowany zdecydował się wystąpić do sądu o zarządzenie przesłuchania. Ponadto należy przekazać informację o kosztach i terminie takiego badania oraz złożyć w sądzie pełną kwotę za nie. Zaangażowany biegły musi spełniać wymogi określone dla niego w art. 13 Prawo federalne„O państwowej działalności kryminalistycznej w Federacji Rosyjskiej”.

Potwierdza się załączenie do akt materiałów sprawy jako dowód opinii biegłego o autentyczności korespondencji elektronicznej praktyka sądowa(Orzeczenie Moskiewskiego Sądu Arbitrażowego z dnia 21 sierpnia 2009 r. w sprawie nr A40-13210/09-110-153; Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Moskiewskiego z dnia 20 stycznia 2010 r. nr KG-A40/14271-09 ).

Na podstawie umowy

W ust. 3 art. 75 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że dokumenty otrzymane drogą elektroniczną uznaje się za dowód pisemny, jeżeli tak stanowi umowa między stronami. Tym samym należy wskazać, że strony uznają za równoważną moc prawną korespondencji i dokumentów otrzymanych za pośrednictwem faksu, Internetu i innych środków komunikacji z oryginałami. metody elektroniczne komunikacja. W takim przypadku w umowie należy określić adres e-mail, z którego będzie przesyłana korespondencja elektroniczna oraz informację o osobie upoważnionej do jej prowadzenia.

Umowa musi przewidywać, że wyznaczony adres e-mail będzie wykorzystywany przez strony nie tylko do korespondencji służbowej, ale także do przesyłania wyników pracy, co potwierdza stanowisko Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Moskiewskiego w uchwale nr KG- A40/12090-08 z dnia 12 stycznia 2009 r. W Rozporządzeniu Dziewiątego AAS z dnia 24 grudnia 2010 r. nr 09AP-31261/2010-GK podkreśla się, że w umowie należy przewidzieć możliwość wykorzystania poczty elektronicznej do akceptacji zakres obowiązków oraz zgłaszanie roszczeń dotyczących jakości świadczonych usług i wykonanej pracy.

Ponadto strony mogą zastrzec w umowie, że powiadomienia i wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną są przez nie uznawane, lecz muszą zostać dodatkowo potwierdzone w określonym terminie przez kuriera lub listem poleconym(Uchwała XIII AAS z dnia 25 kwietnia 2008 nr A56-42419/2007).

Reasumując, można stwierdzić, że obecnie istnieje praktyka wykorzystywania przez sądy korespondencji elektronicznej jako dowodu pisemnego. Mając jednak na uwadze wymogi przepisów procesowych dotyczące dopuszczalności i wiarygodności dowodu, korespondencja wirtualna jest brana pod uwagę przez sąd tylko wtedy, gdy ma ona moc prawną.

W związku z tym powstaje duża liczba problemy, gdyż nie powstała jeszcze ujednolicona metodyka ustalania legalności korespondencji elektronicznej. Prawo zainteresowanej strony do skontaktowania się z notariuszem w celu dostarczenia dowodów jest zabezpieczone, ale nieobecne akt normatywny Ministerstwo Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej, regulujące procedurę świadczenia takich usług przez notariuszy. W rezultacie nie ma jednolitego podejścia do ustalania ich wartości i kształtowania jasnego mechanizmu realizacji tego prawa.

Istnieje kilka sposobów nadawania mocy prawnej korespondencji elektronicznej w celu przedstawienia jej jako dowodu w sądzie: zabezpieczenie korespondencji elektronicznej przed notariuszem, poświadczenie od dostawcy Internetu, poprzez powołanie się na e-maile w dalszej korespondencji papierowej, a także potwierdzenie ich autentyczności poprzez badanie kryminalistyczne.

Kompetentne podejście do terminowego dostarczania korespondencji elektronicznej jako dowodu pisemnego umożliwi podmiotom gospodarczym pełne przywrócenie naruszonych praw przy rozstrzyganiu sporów.

Komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej jest integralną częścią pracy każdego współczesnego pracownika biurowego. A księgowi nie są wyjątkiem. Jak prowadzić korespondencję w taki sposób, aby rozmowa biznesowa czy było to produktywne, wygodne emocjonalnie i wyjątkowo etyczne? Oferuję czytelnikom kilka praktycznych rad.

WSKAZÓWKA 1. Nie zaniedbuj osobistego apelu do adresata w swoich listach

Robiąc to, zademonstrujesz, że zwracasz uwagę na osobowość danej osoby. Jeśli list jest pisany do konkretnego odbiorcy, brak w nim adresu osobistego wygląda niepoprawnie i niegrzecznie.

Kiedy piszesz jeden z pierwszych listów do adresata, często pojawia się pytanie: jak najlepiej się do niego zwrócić – po prostu po imieniu czy po imieniu i patronimice? W takim przypadku musisz sprawdzić, co jest napisane w podpisie kończącym list danej osoby do Ciebie. Jeśli na przykład jest tam wskazane imię (bez patronimii). „Swietłana Kotowa”, to skontaktuj się ze mną po imieniu. A jeśli podpis mówi „Swietłana Wasiliewna Kotowa, Główny księgowy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Trenzor”, to należy odpowiednio zwrócić się do odbiorcy. W każdym razie druga opcja jest wyjątkowo poprawna, a zatem korzystna dla obu stron.

Nie polecam polegać na informacjach zawartych w polu „Od”. Przecież często jest on początkowo wypełniany nie przez właściciela adresu e-mail, ale przez informatyka firmy podczas konfiguracji poczty.

Nawiasem mówiąc, zdecydowanie odradzam używanie krótkiej formy imienia w kontaktach z partnerem biznesowym lub klientem („Sash” zamiast „Sasha”, „An” zamiast „Anya”), niezależnie od tego, jak demokratyczny jest styl pisma stylu i niezależnie od tego, jak stara może być Twoja korespondencja. To, co brzmi znajomo w mowie mówionej, w mowie pisanej wydaje się zbyt proste.

WSKAZÓWKA 2. Zwróć szczególną uwagę na formę powitania

Nie powinieneś używać tego wyrażenia "Dobry dzień!". Nawet jeśli masz dobry zamiar dopasować się do strefy czasowej odbiorcy, to sformułowanie to brzmi niesmacznie, powiedziałbym nawet wulgarnie. Lepiej jest używać opcji neutralnych: "Cześć...", "Dzień dobry...". I oczywiście dodaj imię odbiorcy do powitania, jeśli je znasz. Osobiście uważam to na przykład za znacznie przyjemniejsze niż bez twarzy "Cześć!" uzyskać osobiste „Witam, Tamaro!”.

Pamiętaj, że oszczędzasz w ten sposób czas odbiorcy. Dzięki temu będzie mógł od razu ocenić treść otrzymanego listu i szybko zdecydować o jego priorytecie i wadze.

Temat powinien być krótki, ale jednocześnie trafnie odzwierciedlać tematykę korespondencji. Na przykład, „Umowa, faktura, akt z Alpha LLC” zamiast „Dokumenty”. W miarę jak zmieniają się aspekty omawianej kwestii, wyjaśnij temat. Na przykład, „Współpraca z Perm” → „Współpraca z Perm. Data negocjacji” → „Współpraca z Perm. Projekt umowy”.

Jeśli w trakcie korespondencji zauważysz, że pole „Temat” jest przez Twojego adresata wypełniane losowo lub w ogóle nie jest wypełnione, wykaż inicjatywę i wypróbuj jeden z dwóch scenariuszy.

SCENARIUSZ 1. Odpowiadając, samodzielnie wypełnij pole „Temat”. Jeśli odbiorca będzie uważny, być może to już wystarczy, aby Twoja korespondencja nabrała odpowiedniej formy.

SCENARIUSZ 2. Jeśli odbiorca w dalszym ciągu ignoruje wypełnienie pola „Temat”, napisz do niego list o treści podobnej do poniższej: „Alla, sugeruję natychmiastowe wskazanie tematu listu w polu „Temat”. Myślę, że w ten sposób znacznie zwiększymy efektywność naszej komunikacji.”.

WSKAZÓWKA 4. Zwróć uwagę na pola „Do” i „DW”.

Musisz jasno zrozumieć ogólnie przyjęty cel tych pól w środowisku biznesowym:

  • <если>w polu „Do” jesteś wymieniony tylko Ty – oznacza to, że nadawca listu czeka na Twoją reakcję na jego pytanie lub prośbę;
  • <если>w polu jest kilku odbiorców - nadawca oczekuje na odpowiedź od każdego lub dowolnego z odbiorców. W takim przypadku odpowiadając, zapisz listę odbiorców ustawioną przez nadawcę za pomocą funkcji „Odpowiedz wszystkim” (oczywiście pod warunkiem, że nie chcesz celowo odpowiadać tylko autorowi listu, ukrywając istotę swojej odpowiedzi od pozostałych uczestników korespondencji);
  • <если>w polu „Kopia” pojawi się Twoje imię i nazwisko – nadawca chce, abyś wiedział o zadanym pytaniu, ale nie oczekuje od Ciebie odpowiedzi. Oznacza to, że nie należy prowadzić korespondencji w tej sprawie. Jeśli nadal zdecydujesz się to zrobić, oznaką dobrej formy będzie rozpoczęcie listu od jednego z następujących zwrotów: „Jeśli to możliwe, chciałbym włączyć się do dyskusji na ten temat…”, „Pozwólcie, że wyrażę swoją opinię…”.

Jeśli chodzi o dziedzinę” Ukryta kopia„, to z punktu widzenia etyka biznesu jest to najbardziej kontrowersyjne narzędzie poczty elektronicznej. Czasami postrzegany jest jako narzędzie niemal tajnej obserwacji i informacji. Przecież odbiorcy umieszczeni w BCC nie są widoczni dla innych odbiorców. W niektórych, zazwyczaj dużych firmach, szczególnie skrupulatnych w kwestiach etycznych, surowo zabrania się wykorzystywania tego pola w korespondencji korporacyjnej, za wyjątkiem wysyłek masowych. Ale w większości firm go używają, przestrzegając następujących zasad:

  • wysłanie listu z wypełnionym polem „UDW” zakłada, że ​​autor listu powiadomił (lub zamierza to zrobić) ukrytych odbiorców o powodzie i celu tej formy wiadomości;
  • ukryty odbiorca nie musi wchodzić w korespondencję.

Podczas szkoleń często spotykam się z pytaniem: czy istnieją ogólnie przyjęte standardy dotyczące czasu, w jakim należy odpowiedzieć na list od klienta lub współpracownika? Ale nie można dać na to uniwersalnej odpowiedzi.

Jeśli mówimy o korespondencji wewnętrznej, wszystko tutaj zależy od tempa i rytmu życia samej firmy. Są firmy, w których opóźnienie w odpowiedzi przekraczające półtorej godziny uznawane jest za niegrzeczne. I gdzieś odpowiedź w ciągu dnia jest w porządku rzeczy.

Przez główna zasada Za najbardziej akceptowalny czas odpowiedzi na pismo przyjmuje się 2-3 godziny. Jest to tzw. komfortowy czas oczekiwania, kiedy nadawca czeka na odpowiedź i nie odczuwa wewnętrznego dyskomfortu z powodu milczenia swojego adresata.

Co jednak, jeśli po otrzymaniu i przeczytaniu listu zorientujesz się, że nie możesz udzielić na niego pełnej odpowiedzi w ciągu 24 godzin? Następnie zgodnie z zasadami dobrych obyczajów powiadom nadawcę o otrzymaniu pisma i przybliżonym terminie udzielenia odpowiedzi. Na przykład: „Witam, Siergiej Wasiljewicz! Otrzymałem Twój list. Odpowiem w ciągu najbliższych dni” lub „Andrzej, otrzymałem ten list. Dziękuję! Aby uzyskać odpowiedź, której potrzebuję Dodatkowe informacje. Postaram się odpowiedzieć nie później...”.

WSKAZÓWKA 6. Kieruj się podstawowymi zasadami przedstawiania informacji w piśmie

Nie ma ich wiele:

  • podczas czytania listu najwygodniejszy tom mieści się „na jednym ekranie”, maksymalnie - na stronie A4;
  • Objętość wysyłanych załączników nie powinna przekraczać 3 MB. Większe pliki mogą spowodować zawieszenie poczty u odbiorcy;
  • Podczas „pakowania” załączników należy używać uniwersalnego kodowania zip lub rar. Inne rozszerzenia mogą zostać zablokowane lub odcięte podczas transmisji i spowodować problemy dla odbiorcy;
  • nigdy nie rozpoczynaj odpowiedzi jako nowego listu (bez zapisywania historii korespondencji). W przeciwnym razie odbiorca będzie zmuszony tracić czas na szukanie oryginalnej wiadomości;
  • pisać językiem możliwie zrozumiałym dla odbiorcy. Wiele osób zastanawia się, czy wypada używać profesjonalnego lub wewnętrznego słownictwa korporacyjnego, slangu, skrótów i anglicyzmów.

W każdym konkretny przypadek należy to omówić osobno.

Dlatego wewnętrzna korespondencja korporacyjna w firmie jest prawie zawsze pełna slangu i skrótów: są one znane i zrozumiałe dla wszystkich uczestników i pozwalają im zaoszczędzić czas. Należy jednak ostrożnie z nich korzystać w korespondencji z kontrahentami.

W mojej praktyce był taki przypadek. Koleżanka przygotowywała materiały dla wydawnictwa i w ostatnim liście napisali do niej: „Masza, proszę o jak najszybsze przesłanie wszystkich materiałów”. Masza zdecydowała, że ​​jest to oznaczenie nieznanego jej formatu, na który należy przetłumaczyć tekst. Zabiła mnóstwo czasu, na chybił trafił, zastanawiając się, jak spełnić prośbę wydawcy. Wyobraźcie sobie irytację Maszyny, gdy dwa dni później dowiaduje się, że tajemnicze „jak najszybciej” to skrót od powszechnie używanego anglojęzycznego słowa „jak najszybciej”. Ale Masza mogła wysłać materiały w ciągu pół godziny od chwili otrzymania prośby!

WSKAZÓWKA 7. Zakończ każdy list blokiem swojego podpisu i swoich kontaktów

Niezależnie od tego, jak blisko znasz odbiorcę i jak długo trwa Twoja korespondencja, każdy Twój list powinien zawierać blok składający się z podpisu i danych kontaktowych. To integralny element kultury komunikacji biznesowej.

Blok musi zawierać:

  • twoje imię i nazwisko. Nie ma potrzeby używania skrótów. Zamiast „T.L. Worotyncew” w moim podpisie zaznaczam „Tamara Leonidowna Worotyntsewa” Lub „Tamara Worotyntsewa” aby odbiorca wiedział jak się ze mną skontaktować pod adresem list z odpowiedzią;
  • Twoje stanowisko. Daje to odbiorcy możliwość zrozumienia granic Twoich uprawnień i kompetencji zawodowych w rozwiązywaniu problemów;
  • dane kontaktowe (telefon, e-mail, nazwa firmy, strona internetowa). W ten sposób zapewnisz odbiorcy możliwość dodatkowej komunikacji operacyjnej, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Do tego wszystkiego, co zostało powiedziane, chcę dodać: Twoje e-maile są tym samym ubraniem, w którym Cię witają. Inaczej mówiąc, przestrzegając etykiety korespondencji biznesowej, wywrzesz na odbiorcy jak najprzyjemniejsze wrażenie.