Organizacja i technologia wspomagania dokumentacji prowadzenia wykładów. Wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej. Działalność w zakresie zarządzania dokumentacją

Wykład 1. Nowoczesne technologie i organizacja pracy biurowej. Ocena stanu obecnego wsparcie dokumentacji zarządzanie (DOU).

Kurs „Organizacja i technologia wspomagania dokumentacji zarządzania” składa się z dwóch części: „Historia organizacji pracy biurowej w Rosji” oraz „Nowoczesna organizacja i technologia wspomagania dokumentacji zarządzania”.

Celem przedmiotu jest zapoznanie studentów z cechami powstawania i rozwoju krajowych systemów zarządzania dokumentacją w różnych okresach historycznych oraz zapoznanie ich z teorią i praktyką organizacji nowoczesnego wsparcia dokumentacyjnego w oparciu o zasady naukowe i metody jego doskonalenia.

Cele kursu:

podkreślić miejsce dokumentacji wspierającej zarządzanie w procesach zarządczych;

przedstawić historię rozwoju systemu zarządzania dokumentacją państwową;

kształtowanie wśród studentów racjonalnych podejść do rozwiązywania problemów związanych z organizacją pracy z dokumentami w instytucji;

zapoznanie uczniów z nowoczesnymi standardowymi strukturami przedszkolnych placówek oświatowych;

badanie nowoczesne technologie wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej.

Wsparcie dokumentacyjne jest podstawą technologii zarządzania

Praca w biurze-gałąź działalności zajmująca się dokumentacją i organizacją pracy z dokumentami urzędowymi..

Pierwotnie termin ten pojawił się w mowie ustnej (prawdopodobnie w XVII wieku) i oznaczał proces rozwiązywania (wytwarzania) sprawy: „wytwarzanie sprawy” – rozwiązanie problemu. W trakcie podejmowania decyzji zaistniała potrzeba utrwalenia wyniku, np. osiągniętego porozumienia. Od czasów starożytnych tworzono w tym celu dokumenty, ponieważ słowo mówione jest krótkotrwałe, może zostać zapomniane, zniekształcone podczas przekazu lub źle zrozumiane. Już w XVI wieku. używa się tego słowa sprawa jako zbiór dokumentów związanych z jakąś sprawą lub zagadnieniem. Po raz pierwszy w tej koncepcji słowo „czyn” zostało zapisane w dokumentach w 1584 r.

Nowoczesna praca biurowa obejmuje:

zapewnienie terminowego i prawidłowego tworzenia dokumentów (dokumentacji);

organizacja pracy z dokumentami (odbiór, przekazywanie, przetwarzanie, księgowość, rejestracja, kontrola, przechowywanie, systematyzacja, przygotowanie dokumentów do archiwizacji, niszczenie).

W ostatnich dziesięcioleciach używano go równolegle do terminu „praca biurowa”. wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej(DOW). Jego pojawienie się wiąże się z wprowadzeniem systemów komputerowych do zarządzania i ich organizacji, oprogramowania i wsparcie informacyjne przybliżyć terminologię stosowaną w programach komputerowych i literaturze. Obecnie terminy „papierologia” i „zarządzanie dokumentacją” są synonimami i odnoszą się do tej samej czynności.

Wsparcie zarządzania dokumentacją (DMS) to rodzaj wsparcia zarządzania organizacją, który obejmuje rejestrowanie, przekazywanie i przechowywanie informacji o stanie organizacji oraz kontrolę działań zmierzających do zmiany jej stanu. DOW obejmuje następujące główne procesy:

utrwalanie czynności kontrolnych lub danych o stanie spraw Organizacji w mediach oficjalnych, tj. " dokumentacja„ lub „produkcja dokumentu”;

terminowe przekazywanie informacji w sposób urzędowy, tj. przekazania dokumentów lub” przepływ dokumentów";

szybkie i długotrwałe przechowywanie dokumentów, tj. „magazyn archiwalny”.

Wsparcie dokumentacyjne zarządzania to gałąź działalności, której głównym celem jest dostarczanie kierownictwu informacji o stanie rzeczy w Organizacji w celu podejmowania świadomych decyzji zarządczych i monitorowania ich realizacji.

Dokumentacja to proces tworzenia i przetwarzania dokumentu. Norma państwowa definiuje dokumentację jako „zapisywanie informacji na różnych nośnikach według ustalonych zasad”.

Dziś placówki wychowania przedszkolnego służą zarówno jako narzędzie skutecznego zarządzania, jak i najważniejsze narzędzie komunikacji w relacjach organów rządowych z ludnością kraju, strukturami społeczeństwa obywatelskiego i biznesem. Naszym zdaniem w toku reform na szczeblu krajowym konieczne jest ustanowienie jednolitych zasad ujednolicania i standaryzacji usług i technologii edukacji przedszkolnej oraz dokumentacji, dla lepszej interakcji pomiędzy organami rządowymi. Regulacje państwowe w zakresie prowadzenia dokumentacji nabierają szczególnego znaczenia w związku ze stosowaniem dokumentów elektronicznych i środków komunikacji elektronicznej. Wzrost ilości informacji i dokumentacji w organach rządowych stwarza potrzebę stałego monitorowania i zarządzania tymi procesami przez państwo.

Krajowe tradycje, doświadczenia światowe, rekomendacje Międzynarodowej Rady Archiwów wyraźnie wskazują na potrzebę państwowego uregulowania zarządzania dokumentacją, a także rozsądnego ograniczenia wolumenu obiegu dokumentów w kraju.

Państwowa służba archiwalna tradycyjnie zajmowała się porządkowaniem dokumentacji zarządczej w Rosji.

Na przykład najnowszy Regulamin Federalnej Służby Archiwalnej Rosji z dnia 28 grudnia 1998 r. Nr 1562 zawierał następujące zadanie: „rozwój i doskonalenie wspólnie z federalnymi organami rządowymi i agencjami rządowymi tematów Federacja Rosyjska archiwizacja i prowadzenie dokumentacji, w tym państwowy system ewidencji i ujednolicone systemy dokumentacji.”

Nowy organ zarządzający - Federalna Agencja Archiwalna (patrz Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 czerwca 2004 r. Nr 290) zgodnie z decyzjami w sprawie reformy administracyjnej nie jest wyposażony w funkcje zarządzania dokumentacją. Przypisuje mu się jedynie funkcję koordynowania przybliżonych nomenklatur spraw, instrukcji pracy biurowej federalnych organów wykonawczych, a także wykazów dokumentów generowanych w toku działalności organów rządu federalnego i podległych im organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania. Jak widzimy, z Regulaminu usunięto nawet bardzo abstrakcyjne zadanie „rozwoju” pracy biurowej. Sytuacja ta wprowadza niepewność w perspektywy dalszego doskonalenia placówek wychowania przedszkolnego na poziomie państwa. W sumie jednocześnie kraje rozwinięte w takiej czy innej formie funkcje zarządzania dokumentami są przypisane odpowiednim organom rządowym, a praktyka ta jest uzasadniona.

Rosja powinna zwracać uwagę na doświadczenia innych krajów. Rzeczywiście, dziś, po wdrożeniu reform administracyjnych, funkcja państwa w zakresie zarządzania dokumentami (DOM) po raz pierwszy od trzech stuleci spadła z pola widzenia państwa. Biuro archiwalne nie może pełnić funkcji koordynujących, kontrolnych i nadzorczych w zakresie placówek wychowania przedszkolnego. Zadania tego nie powierzono żadnej innej agencji rządowej. Oczywiście sytuacja ta będzie miała negatywny wpływ na stan placówek oświaty przedszkolnej w kraju.

W obecnych warunkach istotne prace nad projektem ustawy federalnej „O dokumentacyjnym wsparciu działalności zarządczej”, którego prace trwały w ostatnich latach, są utrudnione. Reforma struktur rządowych wymaga przerobienia na dużą skalę zgromadzonej bazy regulacyjnej, prawnej i metodologicznej placówek oświaty przedszkolnej.

W szczególności konieczna jest rewizja standardów obsługi dokumentacji obowiązujących na międzypaństwowym, stanowym i międzysektorowym szczeblu zarządzania, biorąc pod uwagę prace prowadzone obecnie w ramach federalnego programu celowego „Elektroniczna Rosja (2002–2010)”, szereg międzynarodowe umowy i standardy w obszarach wymiany informacji. Jednocześnie konieczne jest powstrzymanie niekontrolowanego wzrostu wolumenu przepływu dokumentów.

Objętość dokumentacji generowanej w ramach działalności organów rządowych wynosi około 250 miliardów arkuszy dokumentów rocznie. Jednocześnie wyrywkowe badania urządzenia kontrolowany przez rząd Ustalono, że rocznie następuje wzrost objętości dokumentacji o 8–15%.

Na szczególną uwagę zasługuje wzrost poziomu informatyzacji organów administracji rządowej – jest to dodatkowy czynnik wpływający na stan placówek wychowania przedszkolnego.

Ocena kosztów bezpośrednich dokumentowania działań zarządczych wskazuje na istotne wahania kwotowe w zależności od obszaru i szczebla organów administracji rządowej.

Koszt dokumentowania i przetwarzania dokumentów na dokument wynosi średnio około 50 rubli. W tym zakresie ograniczenie rodzaju dokumentów o 10% poprzez ujednolicenie i standaryzację pozwala nam liczyć na uzyskanie bezpośredniego efektu ekonomicznego w postaci obniżenia kosztów dokumentacji i przetwarzania dokumentów. Oszczędności wynoszą około 12,5 miliarda rubli.

Uregulowanie funkcji organów administracji publicznej i procedur ich obsługi dokumentacyjnej pozwala, poprzez skrócenie czasu poświęcanego na dokumentowanie i przetwarzanie dokumentów (średnio z 15–20 minut do 3–4 minut), zaoszczędzić nawet do 40–50% kosztów całkowity czas spędzony na procesach dokumentacyjnych. To z kolei umożliwi uzyskanie bezpośredniego efektu ekonomicznego w wysokości co najmniej 2,5–3,0 mld rubli.

Obecnie rosyjska gospodarka przechodzi z gospodarki w przeważającej mierze surowcowej w kierunku rozszerzania produkcji zaawansowanych technologicznie, opartych na wiedzy produktów, wykorzystujących najwyższe osiągnięcia naukowo-techniczne i potencjał intelektualny kraju. Zgodnie z wcześniej przyjętymi decyzjami Rady Bezpieczeństwa (SN) przy Prezydencie Federacji Rosyjskiej, główną uwagę należy zwrócić na zapewnienie konkurencyjności produktów krajowych, zwłaszcza na rynku zagranicznym. Wymaga to wsparcia dokumentacyjnego i informacyjnego produktów na wszystkich etapach cyklu życia, spełniającego międzynarodowe standardy, co jest zapisane w ustawie federalnej „O przepisach technicznych” z dnia 27 grudnia 2002 r. Nr 184-FZ.

Komisja ds bezpieczeństwo informacji W marcu 2003 roku Rada Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej, zwracając uwagę na problem elektronicznego zarządzania dokumentami, podjęła decyzję o konieczności stworzenia zbioru aktów prawnych w tym zakresie.

ustanowienie jednolitych, jednolitych zasad i metod funkcjonowania placówek wychowania przedszkolnego w strukturach rządowych, niezależnie od ich podporządkowania resortowego;

monitorowanie i kontrola przestrzegania zasad i regulacji międzyresortowego obiegu dokumentów, procesów tworzenia dokumentów i wielkości przepływu dokumentów;

prace naukowo-metodyczne w zakresie wspomagania dokumentacji oraz wprowadzania najbardziej racjonalnych metod pracy z dokumentami w organach zarządzających i organizacje rządowe;

scentralizowany rozwój standardowych przepisów dotyczących rozwiązywania problemów zarządczych organizacji rządowych;

zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów w organach rządowych, tworzenie funduszy dokumentowych jako informacji zasoby organizacyjne, ustalanie okresów przechowywania dokumentów oraz przestrzeganie ustanowionych prawem przepisów dotyczących dostępu do dokumentów organów i organizacji;

badanie oprogramowania i innych narzędzi informacyjnych używanych przez władze i organizacje rządowe do elektronicznego przesyłania dokumentów;

szkolenia zawodowe i doskonalenie specjalistów w zakresie placówek wychowania przedszkolnego.

Realizacja tych zadań, które stanowią podstawę zarządzania dokumentacją, poprawi poziom jakości i profesjonalizmu w sferze społeczno-gospodarczej Rosji, a poprzez usprawnienie działania aparatu zarządzającego uzyska łączny bezpośredni efekt ekonomiczny wynoszący 13,75– 14,25 miliarda rubli. A efektem, znacznie większym od bezpośredniego, jest pośredni efekt gospodarczy, który odzwierciedla się we wzroście produktu krajowego brutto i konkurencyjności rosyjskich producentów.

Oczywiście, aby rozwiązać powyższe problemy, potrzebny jest na szczeblu specjalny organ państwowy służba federalna. Do tych celów najlepiej nadaje się organ zarządzający archiwami, posiadający odpowiednie uprawnienia.

Praca biurowa jest dziś definiowana przez normę jako „gałąź działalności”, która zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami „2, czyli cały proces od momentu powstania dokumentu do jego zniszczenia lub przekazania do archiwum w celu przechowania”.

Termin ten pojawił się pierwotnie w mowie ustnej (prawdopodobnie w XVII w.) i oznacza sam proces podejmowania decyzji (prowadzenie sprawy - „wytwarzanie sprawy” (rozwiązywanie problemu). Ponieważ w trakcie rozwiązywania jakiejkolwiek sprawy powstawały dokumenty mające na celu utrwalenie osiągnięte porozumienie, podjęta decyzja (bo słowo mówione jest krótkotrwałe, może zostać zapomniane, zniekształcone w przekazie lub źle zrozumiane już w XVI w. 1584)

Równolegle z terminem „praca biurowa” w ostatnich dziesięcioleciach zaczęto używać określenia „wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej”. Pojawienie się tego terminu wiąże się z wprowadzeniem systemów komputerowych V kierownictwa, ich organizacji, programu i informacji zaopatrzenie. Aby zbliżyć się do terminologii stosowanej w programach komputerowych i literaturze z zakresu pracy biurowej, w podobny sposób zaczęto używać terminu „zarządzanie wsparciem dokumentacji”, który w istocie jest synonimem terminu „praca biurowa”. Na przykład w tytułach standardowych dokumentów „Państwowy system wspomagania dokumentacji dla kierownictwa” i „Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej”.

Stosowane dziś szersze pojęcie informacji i dokumentacji wspomagającej zarządzanie obejmuje, oprócz tradycyjnej pracy z dokumentami i usługami informacyjnymi, tworzenie, utrzymywanie i pracę z bazami danych.

Zarówno proces tworzenia dokumentów, jak i organizacja pracy z nimi zawsze były regulowane specjalnymi aktami legislacyjnymi, wykonawczymi i normatywno-metodologicznymi. W okresie przedrewolucyjnym największymi aktami prawnymi określającymi organizację pracy biurowej były „Regulamin ogólny” zatwierdzony przez Piotra I 28 lutego 1720 r. 4, „Instytucja Administracji Prowincji” w 1775 r. przez Katarzynę II, „Powszechne utworzenie ministerstw” w 1811 r. Akty te ustanowiły podstawowe zasady pracy z dokumentami, które obowiązują dzisiaj (na przykład obowiązkowe rejestrowanie dokumentów, rejestracja, kontrola, tworzenie akt, tworzenie archiwum instytucjonalnego itp.).

Akty regulacyjne i metodyczne dotyczące pracy biurowej:

Zarządzany jest system obsługi dokumentacji państwoweji ja.Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji. - M.,1991.

Obecnie, zgodnie z federalnym programem celowym, dobiegają końca prace nad nową edycją Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej – systemu przepisów określających podstawowe zasady pracy z dokumentami w organizacjach. System skierowany jest także do obiektów komercyjnych. Będzie składać się z dwóch części: normatywnej i metodologicznej. W części normatywnej, podobnie jak w dokumencie, który istnieje dzisiaj, określa się główne zadania i funkcje, prawne regulacje działalności służby wsparcia dokumentacji w organizacji, jej przybliżoną strukturę; procedura przygotowywania i przetwarzania dokumentów; wszystkie etapy pracy z nimi: dostawa, przejazd, przetwarzanie, księgowość, rejestracja, kontrola wykonania, prace informacyjne i referencyjne, szybkie przechowywanie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów i informacji; ochrona systemów wyszukiwania informacji; przygotowanie dokumentów do archiwum; procedura przeprowadzania badania wartości dokumentów; organizacja przechowywania dokumentów.

Główna różnica nowy system polega na tym, że będzie reprezentował ujednolicony kompleks zautomatyzowanej dokumentacji opartej na nowoczesnych edytorach tekstu, zautomatyzowanym obiegu dokumentów (m.in e-mail), baz danych oraz zautomatyzowanego przechowywania i wykorzystania dokumentów (w tym zautomatyzowanego nazewnictwa spraw, inwentarzy spraw itp.) 9.

Modelowe instrukcje pracy biurowej federalnych organów wykonawczych Federacji Rosyjskiej. - M., .2005.

Nowe wydanie Instrukcji. Obejmuje zarówno ogólną procedurę sporządzania i przetwarzania dokumentów, jak i specyfikę sporządzania niektórych rodzajów dokumentów: zleceń, instrukcji, instrukcji, protokołów. Opisuje procedurę rejestracji dokumentów, budowania wyszukiwarek prac referencyjnych, organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów, procedurę zestawiania i pracy z nazewnictwem akt, tworzenia akt, przeprowadzania badania wartości dokumentów, rejestrowania akt, sporządzanie inwentarzy, terminowe przechowywanie akt i przekazywanie ich do magazynu archiwalnego. W załączniku znajdują się formularze nazewnictwa spraw, ustawa o przydziale dokumentów do zniszczenia, inwentarzu itp. Jak wynika z krótkiego zestawienia treści instrukcji, odzwierciedla ona niemal wszystkie zagadnienia organizacji pracy biurowej. Chociaż jest przeznaczony przede wszystkim dla ministerstw i departamentów, usługi zarządzania biurem organizacji dowolnej formy własności mogą z niego korzystać i znaleźć wiele przydatnych rzeczy dla siebie. Można go wykorzystać jako podstawę przy opracowywaniu instrukcji zarządzania biurem dla konkretnej organizacji.

Podstawowe zasady funkcjonowania archiwów wydziałowych. - M., 1988.

Regulamin można z grubsza podzielić na dwie części. Pierwsza (sekcje 2-4) szczegółowo omawia kwestie urzędnicze:

wymagania dotyczące wykazów skrzynek, ich rodzajów, procedury ich przygotowania, wypełniania i konserwacji;

procedura tworzenia spraw w pracy biurowej;

organizacja i tryb przeprowadzania badania wartości dokumentów w pracy biurowej;

procedura wyboru dokumentów do zniszczenia; 4 przygotowanie akt do przekazania do archiwum: rejestracja akt (numeracja, segregacja, dodatkowy projekt okładki itp.), sporządzenie inwentarzy, przekazanie do archiwum.

Kolejna część regulaminu (punkty 5-14) szczegółowo opisuje pracę z dokumentami w archiwum.

Dla organizacji komercyjnych, które nie przekazują dokumentów do przechowywania państwowego, ale przechowują je w domu, zasady są nieodzowną pomocą w uporządkowaniu archiwum.

Wykaz dokumentów wskazujących okresy przechowywania (Typowo><ми ведомственный) 10 .

Modelowe regulacje dotyczące prowadzenia ewidencji wniosków, wniosków i skarg obywateli w organach administracji rządowej, przedsiębiorstw, instytucji i organizacji.

Ustawa ta opisuje podstawowe przepisy dotyczące organizacji pracy z tą kategorią dokumentów: cechy rejestracji, terminy wykonania, prowadzenie akt referencyjnych, tworzenie akt, okresy przechowywania akt, prowadzenie informacji analitycznej o wnioskach. Metodologia określona w Regulaminie może być wykorzystana do organizacji pracy z dowolnymi dokumentami osób prywatnych.

Wykład 2. Organizacja przedszkolnych placówek oświatowych. Zadania i funkcje obsługi przedszkolnej placówki oświatowej.

Organizacyjne formy obsługi dokumentacji (papierkowej roboty).

Obsługa przedszkolnej placówki oświatowej: cel i miejsce w strukturze organizacji

Typowe struktury usług wychowania przedszkolnego w organizacjach na różnych poziomach zarządzania.

Funkcje pracowników przedszkolnych placówek oświatowych

Racjonowanie pracy robotników

Oficjalny i liczbowy skład personelu obsługi przedszkolnej placówki oświatowej.

Regulamin działalności placówki wychowania przedszkolnego.

1. Wsparcie dokumentacyjne jako funkcja zarządzania występuje w każdej organizacji, niezależnie od jej formy organizacyjno-prawnej, charakteru i treści działalności, kompetencji i innych czynników. Zgodnie z definicją zawartą w GOST R 51141-98 wsparcie dokumentacyjne dla kadry kierowniczej jest gałęzią działalności zapewniającą dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi.

Dokument jest głównym sposobem rejestrowania i przekazywania informacji zarządczych i innych w systemie zarządzania, a jakość podejmowanych decyzji, a co za tym idzie, efektywność działań instytucji w dużej mierze zależy od tego, jak efektywnie zorganizowana jest praca z dokumentami. Dlatego w każdej organizacji niezwykle ważne jest zwrócenie szczególnej uwagi na organizację działań służby zarządzania biurem i osiągnięcie jak najbardziej racjonalnego zorganizowania pracy z dokumentami.

W tym celu należy przede wszystkim rozwiązać na poziomie organizacyjnym następujące kwestie:

Wybór optymalnej formy organizacyjnej pracy biurowej;

Opracowanie struktury organizacyjno-funkcjonalnej usługi zarządzania biurem i wybór jej konkretnej nazwy;

Wyznaczenie funkcji, obowiązków, praw i odpowiedzialności pomiędzy poszczególnymi jednostkami strukturalnymi służby zarządzania biurem a pracownikami i ich ujednolicenie w odpowiednich dokumentach organizacyjno-prawnych;

Standardy pracy pracowników biurowych;

Ustalenie liczby i oficjalnego składu służby zarządzania biurem;

Wybór optymalnej technologii pracy z dokumentami i utrwalenie jej w Instrukcji Pracy Biura;

Racjonalna organizacja stanowisk pracy i tworzenie korzystnych warunków pracy;

Podnoszenie kwalifikacji pracowników i kultury pracy z dokumentami.

Pytanie pierwsze – wybór optymalnej formy organizacyjnej pracy biurowej – rozstrzygane jest już na początkowym etapie organizacji obsługi pracy biurowej. Podejmując tę kwestię, należy wyjść od faktu, że historycznie istniały trzy główne formy organizacji pracy biurowej: scentralizowana, zdecentralizowana i mieszana.

Forma scentralizowana polega na realizacji wszystkich operacji przetwarzania dokumentów (od przyjmowania dokumentów i ich rejestracji po wysyłanie dokumentów, tworzenie plików i ich przechowywanie) w jednej jednostce - usłudze zarządzania biurem.

Zdecentralizowana forma organizacji pracy biurowej polega na utworzeniu niezależnej służby pracy biurowej w każdej jednostce strukturalnej i jest obecnie niezwykle rzadko stosowana. Zdecentralizowaną formę pracy biurowej stosuje się jedynie w organizacjach rozproszonych geograficznie, a także w poszczególnych działach pracujących z określoną dokumentacją.

z dokumentami o ograniczonym dostępie, które należy oddzielić od otwartych rejestrów.

Mieszana forma organizacji pracy biurowej polega na wykonywaniu niektórych czynności związanych z pracą biurową w służbie pracy biurowej, a pozostałych w działach. Z reguły usługa zarządzania biurem bierze na siebie przyjmowanie i wysyłanie dokumentów, ich rejestrację, organizację przepływu dokumentów, kontrolę wykonywania dokumentów, podczas tworzenia i wykonywania dokumentów, ich systematyzację, tworzenie plików i przechowywanie realizowane są w oddziałach strukturalnych. Ponadto przy mieszanej formie pracy biurowej tę samą operację technologiczną (na przykład rejestrację dokumentów przychodzących i wychodzących) można przeprowadzić w obsłudze pracy biurowej oraz w działach strukturalnych, w zależności od kategorii dokumentów. Dokumenty kierowane do kierownictwa rejestrowane są w służbie zarządzania biurem i adresowane do jednostek strukturalnych w odpowiednich działach.

Większość organizacji stosuje mieszaną formę organizacji biura, rzadziej formę scentralizowaną, choć oczywiście ta druga ma szereg zalet. Scentralizowana forma organizacji pracy biurowej pozwala skoncentrować wszystkie operacje techniczne związane z przetwarzaniem dokumentów w jednym dziale, pozostawiając twórczą pracę z dokumentami innym jednostkom strukturalnym, umożliwia utworzenie jednej bazy danych wszystkich dokumentów otrzymanych i utworzonych w organizacji , zapewniając w ten sposób bardziej wiarygodne wyszukiwanie dokumentów i, w związku z tym, odniesienie do pracy nad dokumentami. Scentralizowana forma uwalnia jednostki strukturalne od konieczności formułowania wykonanych dokumentów w pliki i ich przechowywania, ponieważ prace te wykonuje służba zarządzania biurem. Ponadto scentralizowana forma pozwala na bardziej efektywne i kompleksowe wykorzystanie sprzętu biurowego i sprzętu komputerowego do wykonywania czynności związanych z przetwarzaniem dokumentów biurowych.

Oczywiście w przypadku formy scentralizowanej usługa zarządzania biurem wykonuje znacznie większą ilość pracy niż w przypadku formy mieszanej, a to oczywiście wymaga większej liczby pracowników, a ponieważ wszystkie sprawy są przetwarzane, kompilowane i przechowywane w zarządzaniu biurem obsługę, a następnie odpowiednio większą liczbę specjalnych pomieszczeń biurowych przeznaczonych do przetwarzania dokumentów, tworzenia i przechowywania bieżącego archiwum organizacji. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że wprowadzenie nowoczesnych technologii komputerowego, w szczególności sieciowego przetwarzania dokumentów, umożliwia stworzenie jednolitej bazy danych dokumentów organizacyjnych oraz, w formie mieszanej, pracy biurowej.

Wybrana forma organizacji pracy biurowej w dużej mierze determinuje technologię pracy z dokumentami, co jest zapisane w instrukcji pracy biurowej.

2. Należy podkreślić, że we współczesnych warunkach, gdy praca z dokumentacją zarządczą w wielu instytucjach opiera się na technologii komputerowej, funkcje usługi zarządzania biurem nie ograniczają się jedynie do organizowania obiegu dokumentów instytucji, ewidencji dokumentów, monitorowania ich realizacji i przechowywania dokumentów. Usługa zarządzania dokumentacją jest bezpośrednio zaangażowana w wyznaczanie zadań w zakresie rozwoju zautomatyzowanych technologii informatycznych do pracy z dokumentami, zapewniania dostępu do informacji i ochrony informacji oraz usprawniania pracy z dokumentami.

Służba pracy biurowej - zarządzanie przedsiębiorstwem, biuro, wydział ogólny, sekretariat, dział pracy biurowej - jest niezależną jednostką strukturalną organizacji, instytucji, przedsiębiorstwa (zwanej dalej organizacją), pełniącą funkcję wsparcia dokumentacyjnego dla działań zarządczych ( DOU) i podlega bezpośrednio szefowi organizacji. Konkretna nazwa usługi zarządzania biurem jest wybierana w zależności od rodzaju organizacji, jej struktury organizacyjnej, miejsca w hierarchii organów zarządzających, skali działalności i innych cech. W małych organizacjach funkcje obsługi biura pełni zwykle jeden sekretarz.

3. Wybór konkretnej nazwy dla usługi zarządzania biurem następuje równolegle z rozwojem struktury organizacyjno-funkcjonalnej usługi. Państwowy System Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDMOU) zawiera rekomendacje, które pozwalają wybrać najwłaściwszą nazwę usługi i jej strukturę.

W zależności od statusu organizacji, jej celów, zadań, liczby jednostek strukturalnych i urzędników, usługa edukacji przedszkolnej ma różne nazwy form organizacyjnych, struktury i oficjalnego składu.

Dla przedszkolnych placówek oświatowych organizacje tworzą:

zarządzanie przedsiębiorstwem;

biuro;

Wspólny dział;

obsługa placówki wychowania przedszkolnego lub wydział placówki wychowania przedszkolnego.

W federalnych organach wykonawczych (ministerstwach, departamentach) jest to zarządzanie przedsiębiorstwem, które z reguły ma złożoną strukturę. W jej skład wchodzą: sekretariat, inspektorat przy ministrze, sekretariat zarządu i biuro.

Sekretariat składa się z recepcji ministra, sekretariatu ministra, recepcji i sekretariatów wiceministrów. Sekretariat przygotowuje dokumenty do raportu i organizuje pracę z dokumentami otrzymanymi przez kierownictwo.

Inspektorat pod Ministrem kontroluje wykonanie dokumentów rządowych, dokumentów administracyjnych organów rządowych i zarządzeń ministerialnych.

Sekretariat Zarząd odpowiada za obsługę techniczną i dokumentacyjną posiedzeń Zarządu.

Biuro składa się z podziałów strukturalnych.

Należą do nich: wyprawa, biuro korespondencyjne rządowe, biuro księgowania i rejestracji dokumentów, grupa kontrolna, biuro maszynowe lub komputerowe centrum przetwarzania dokumentów, biuro kopiowania, biuro telegraficzne i archiwum centralne.

W różnych przedsiębiorstwach - państwowych, niepaństwowych, badawczych, projektowych, inżynieryjnych, uczelniach wyższych - tworzony jest dział lub biuro obsługi dokumentacji. Mogą mieć podziały strukturalne (sektor, grupa) lub zarządzanie określonym obszarem pracy może zostać powierzone konkretnym wykonawcom (wykonawcy).

W biurze lub dziale przedszkolnej placówki oświatowej tworzone są wydziały, które zajmują się rozliczaniem i rejestracją dokumentów, kontrolą, ulepszaniem, pracą z dokumentami i wprowadzaniem środków technicznych oraz rozpatrywaniem odwołań obywateli. Mogą obejmować sekretariat, ekspedycję, biuro maszynowe, biuro kopiujące i archiwum.

We władzach wykonawczych i samorządzie terytorialnym tworzy się wydział ogólny. W strukturze wydziału ogólnego znajdują się piony takie same jak biuro. Jednak w jego strukturze koniecznie znajdują się takie jednostki, jak wydział protokołu, grupa listowa i recepcja. Dział protokołów przygotowuje w imieniu kierownictwa projekty dokumentów, analizuje dokumenty przygotowywane w działach strukturalnych, a jego pracownicy przygotowują posiedzenia organu zarządzającego. Grupa (biuro, wydział) zajmuje się apelami obywateli. Recepcja przyjmuje obywateli, którzy zgłaszają sugestie, oświadczenia lub skargi osobiste.

Za pozytywny fakt należy uznać włączenie w strukturę służby wychowania przedszkolnego jednostki zajmującej się doskonaleniem form i metod pracy z dokumentami. Pion ten można nazwać działem doskonalenia pracy z dokumentami i wprowadzania środków technicznych lub grupą (sektorem, biurem) usprawniającą pracę z dokumentami.

W biurze oraz w wydziale ogólnym (wydziale wychowania przedszkolnego) można utworzyć sekretariat, a także samodzielny wydział, w skład którego wchodzą wszyscy sekretarze liderów organizacji.

Głównym warunkiem utworzenia tej usługi, niezależnie od jej nazwy, której należy ściśle przestrzegać, jest: „Wsparcie dokumentacji dla zarządzania w organizacjach, instytucjach i przedsiębiorstwach prowadzone jest przez specjalną służbę, działającą jako niezależna jednostka strukturalna , podległy bezpośrednio szefowi organizacji.”

W ministerstwach i departamentach - zarządzanie biznesem. Zarządzanie sprawami z reguły obejmuje: sekretariat (recepcja, sekretariat ministra, sekretariaty wiceministrów, sekretariat zarządu, biuro protokolarne), inspekcję pod ministrem (szef wydziału), biuro (biuro korespondencja rządowa, biuro rachunkowo-rejestracyjne, ekspedycyjne, biuro maszynowe, biuro kopiowania, biuro telegraficzne itp.), wydział pism (reklamacji), wydział doskonalenia pracy z dokumentami i wprowadzania środków technicznych, archiwum centralne);

W przedsiębiorstwach (stowarzyszeniach), organizacjach badawczych, projektowych, inżynieryjnych i centrach komputerowych, instytucjach szkolnictwa wyższego i innych organizacjach - od sprawy związane z dokumentacją wspierającą zarządzanie lub biuro. W ich mieszanina, z reguły obejmują: działy księgowości i rejestracji dokumentów, kontroli wykonania, usprawnienia pracy z dokumentami i wprowadzenia środków technicznych, rozpatrywania odwołań obywateli, sekretariat, ekspedycja, biuro maszynowe, biuro kopiujące, archiwum;

We władzach wykonawczych (administracjach, urzędach burmistrzów, prefekturach itp.) i aparacie kierowniczym organizacji publicznych - Wspólny dział. W skład działu ogólnego wchodzą: sekretariat, biuro, grupa kontrolna, grupa protokolarna, grupa usprawniająca pracę z dokumentami, grupa pism (reklam), biuro maszynowe, biuro kopiujące, archiwum;

W organizacjach, które nie posiadają w swojej strukturze usługi zarządzania biurem, jej funkcje pełni se sekretarz menadżera, w podziałach strukturalnych - sekretarz oddziału lub inna specjalnie wyznaczona osoba.

4. Usługa zarządzania biurem rozwiązuje dwa główne zestawy zadań:

Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania czynności zarządczych i organizacji pracy z dokumentami;

Doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.

Zadania stojące przed służbą zarządzania biurem determinują jej funkcje. Zapewnienie jednolitej procedury dokumentowania czynności zarządczych realizowane jest poprzez realizację następujących funkcji:

opracowywanie i projektowanie form firmowych, zapewnienie ich produkcji;

zapewnienie produkcji dokumentów, kopiowanie i replikowanie dokumentów;

kontrola nad jakością przygotowania i wykonania dokumentów, przestrzeganie ustalonej procedury zatwierdzania i certyfikacji dokumentów.

Zadanie organizacji pracy z dokumentami rozwiązuje się, wykonując następujące funkcje:

ustanowienie jednolitej procedury przekazywania dokumentów (instytucjonalny obieg dokumentów);

przetwarzanie spedycyjne dokumentów przychodzących i wychodzących;

rejestracja i księgowanie dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych organizacji;

kontrola nad wykonaniem dokumentów;

systematyzacja dokumentów, zapewnienie ich przechowywania i późniejszego wykorzystania w działaniach zarządczych;

organizacja pracy z apelacjami obywatelskimi;

zapewnienie ochrony informacji o dokumentach.

Zadanie doskonalenia form i metod pracy z dokumentami obejmuje:

opracowywanie i weryfikacja dokumentów normatywnych, instruktażowych, metodologicznych dotyczących pracy biurowej (Instrukcje dotyczące pracy biurowej, nazewnictwo spraw itp.);

wskazówki metodologiczne i kontrola zgodności z ustalonymi zasadami pracy z dokumentami w działach strukturalnych organizacji;

podnoszenie kwalifikacji pracowników instytucji, doradzanie im w kwestiach pracy z dokumentami;

Uporządkowanie dokumentacji instytucji, prowadzenie prac nad ujednoliceniem dokumentów, opracowanie Karty Pracy i Albumu formularzy dokumentów wykorzystywanych w działalności organizacji;

Opracowanie i wdrożenie nowych form i metod pracy z dokumentami, usprawnienie obiegu dokumentów w instytucji, zwiększenie dyscypliny wykonawczej w pracy z dokumentami;

ustalanie zadań związanych z rozwojem lub udoskonalaniem zautomatyzowanych technologii informatycznych stosowanych podczas pracy z dokumentami.

5. Standardy pracy opracowywane są na podstawie badań i mają na celu wielokrotne wykorzystanie przy ustalaniu konkretnych kosztów pracy.

Ze względu na przeznaczenie materiały służące standaryzacji pracy pracowników dzielą się na:

standardy czasowe– regulowany czas poświęcony na wykonanie jednostki pracy standardowej lub jej elementu w określonych warunkach organizacyjno-technicznych;

standardy zatrudnienia– uregulowaną liczbę pracowników o kwalifikacjach zawodowych, niezbędnych do wysokiej jakości wykonywania określonej funkcji w określonych warunkach organizacyjno-technicznych;

standardy centralizacji pracy– regulowany stosunek liczby pracowników aparatu kierowniczego do ogólnej liczby pracowników przedsiębiorstwa według funkcji kierowniczych lub dla przedsiębiorstwa jako całości;

standardy sterowalności– standardy dotyczące liczby podległych (lub obsługiwanych) pracowników;

standardy usług– uregulowana liczba zarządzanych (obsługiwanych) pracowników (oddziałów), którymi w określonych warunkach organizacyjno-technicznych musi kierować (lub obsługiwać) jeden pracownik;

standardy dotyczące stosunku liczby różnych kategorii pracowników– wartość regulowana, zapewniająca najlepsze wykorzystanie pracowników normalnych zgodnie z ich poziomem kwalifikacji w określonych warunkach organizacyjno-technicznych;

standaryzowane zadania– objętości pracy ustalone na podstawie norm czasowych, które wykonawcy muszą wykonać w określonym okresie kalendarzowym, zgodnie z ustalonymi wymaganiami dotyczącymi jakości wyników pracy.

Ze względu na zakres stosowania standardy pracy dzielą się na międzysektorowe, sektorowe i lokalne (stosowane w odrębnym przedsiębiorstwie). Standardy międzybranżowe mają na celu ujednolicenie pracy pracowników tych samych zawodów lub specjalności, zajmujących się wykonywaniem podobnych procesów technologicznych w różnych przedsiębiorstwach. Normy te zostały opracowane dla najbardziej typowych procesów technologicznych dla tych samych rodzajów pracy w standardowych warunkach pracy i dlatego są ujednolicone.

Na przykład w celu ujednolicenia pracy pracowników biurowych opracowano i zastosowano Międzysektorowe zintegrowane standardy czasu pracy nad dokumentacją wsparcia dla kadry kierowniczej (M., 1995).

Zintegrowane standardy czasu zaprojektowany do wykonywania kompleksu powiązanych technologicznie i organizacyjnie technik pracy (operacji).

Zintegrowane standardy wykonywania poszczególnych operacji obliczane są według wzoru:

Standardy opierają się na standardach pracy, które określają wysokość i strukturę kosztów czasu pracy i są standardem, z którym porównywane są rzeczywiste koszty czasu w celu ustalenia ich racjonalności. Przy racjonowaniu pracy stosuje się:

standardy czasowe;

standardy produkcyjne;

standardy usług;

normy populacyjne;

standardy sterowalności;

standaryzowane zadania.

Jeżeli standardy czasu mają przede wszystkim na celu określenie standardu czasu na wykonanie jednostki pracy, to standardy usług i numeracji służą odpowiednio do obliczenia standardów usług i całkowitej liczby pracowników wykonujących określoną ilość pracy w ciągu roku.

Przy sporządzaniu standardów czasu najpierw oblicza się standardy czasu dla poszczególnych powtarzalnych czynności (prac), następnie określa się pracochłonność wszystkich prac - jako sumę iloczynów pracochłonności wykonywania poszczególnych prac przez ich liczbę. Następnie określana jest liczba pracowników.

Wykład 3. Skład urzędowo-techniczny pracowników obsługi przedszkolnej placówki oświatowej. Obowiązki funkcjonalne pracowników przedszkolnych placówek oświatowych. Ramy regulacyjne regulujące organizację i technologię obsługi informacyjno-dokumentacyjnej działalności instytucji.

Podstawą regulacyjną i metodologiczną dokumentacyjnego wsparcia zarządzania (DOU) jest zbiór przepisów ustawowych, wykonawczych, dokumentów metodycznych, standardów państwowych regulujących technologię tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w bieżącej działalności organizacji, a także działalność służby zarządzania dokumentacją: jej struktura, funkcje, personel, wsparcie techniczne i niektóre inne aspekty.

Dokumenty regulacyjne i metodologiczne dla przedszkolnych placówek edukacyjnych są opracowywane przez różne organy rządowe i administracyjne zgodnie z ich kompetencjami.

Baza regulacyjna i metodologiczna przedszkolnej placówki oświatowej obejmuje:

Akty prawne wydawane przez najwyższe organy władzy i administracji państwowej;

Akty prawne wydawane przez federalne władze wykonawcze: ministerstwa, komisje, departamenty o charakterze ogólnobranżowym i resortowym;

Akty prawne wydawane przez władze ustawodawcze i wykonawcze podmiotów Federacji Rosyjskiej i ich jednostek terytorialnych, regulujące kwestie pracy biurowej;

Akty prawne o charakterze normatywnym i instruktażowym, a także dokumenty metodologiczne dotyczące wsparcia dokumentacji dla zarządzania, publikowane przez kierownictwo przedsiębiorstw i organizacji.

Niezależnie od konkretnej nazwy usługi zarządzania biurem i jej struktury, podstawą prawną jej działalności są obowiązujące w każdej organizacji regulaminy usługi oraz regulaminy jej części strukturalnych, a także opisy stanowisk pracy pracowników. Dokumenty te ustalają podział funkcji, obowiązków, praw i odpowiedzialności pomiędzy poszczególnymi jednostkami strukturalnymi służby prowadzenia dokumentacji a pracownikami.

Regulamin obsługi przedszkola i placówki oświatowej- akt prawny określający pozycję organizacyjno-prawną jednostki w strukturze instytucji, jej zadania, funkcje, uprawnienia, obowiązki, a także relacje z innymi jednostkami i instytucjami.

Opis pracy- akt prawny określający pozycję organizacyjno-prawną pracownika w strukturze instytucji i działu. jego obowiązki funkcjonalne, prawa, obowiązki i relacje z innymi pracownikami i działami.

Regulamin usługi prowadzenia biura oraz regulamin jego elementów konstrukcyjnych, jeśli taki istnieje, opracowywany jest przez jego kierownika przy udziale wykwalifikowanych specjalistów, doskonale znających zarówno pracę jednostki, jak i organizacji jako całości, i zatwierdzany przez głowa.

Jedną z funkcji usługi pracy biurowej jest wybór optymalnej technologii pracy z dokumentami i ujęcie jej w Instrukcji Pracy Biurowej. Instrukcje pracy biurowej- akt prawny określający technologię tworzenia lub otrzymywania dokumentów, ich przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania w działalności organizacji. Instrukcje kierowania biurem ustalają jednolite zasady dokumentowania czynności, organizacji obiegu dokumentów, księgowości, rejestracji, monitorowania wykonywania dokumentów i ich przechowywania. Instrukcje zatwierdzane są przez kierownika organizacji i są wiążące dla wszystkich pracowników.

Celem instrukcji jest usprawnienie pracy z dokumentami, zmniejszenie ich ilości i poprawa jakości przygotowania dokumentów, usprawnienie obiegu dokumentów oraz optymalizacja pracy zarządczej.

Instrukcje pracy biurowej opracowywane są w oparciu o przepisy Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową oraz państwowe standardy dotyczące dokumentów. Ministerstwa i departamenty opracowują instrukcje dotyczące pracy biurowej w oparciu o Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych. instrukcje konsekwentnie odzwierciedlały wszystkie etapy pracy z dokumentami, od ich utworzenia lub otrzymania, po wykonanie, wysłanie i/lub dostarczenie do archiwum.

Instrukcje muszą zawierać sekcje: postanowienia ogólne; dokumentowanie działań (wymagania dotyczące formularzy, wykonanie szczegółów dokumentu, wykonanie niektórych rodzajów dokumentów); organizacja obiegu dokumentów (przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących, rejestracja dokumentów, kontrola realizacji dokumentów); organizacja przechowywania dokumentów (sporządzanie spisu akt, tworzenie i przetwarzanie plików, przekazywanie plików do magazynu archiwalnego). Ponadto wskazane jest uwzględnienie w instrukcjach sekcji dotyczących tworzenia dokumentów przy użyciu technologii komputerowej; przechowywanie, księgowanie i posługiwanie się formularzami, pieczęciami, pieczątkami: korzystanie z faksu i poczty elektronicznej; kserowanie i powielanie dokumentów oraz inne. W zależności od specyfiki działalności instytucji, jej struktury, procedury przekazywania dokumentów, obecności wydzielonych obszarów pracy, zastosowanych środków technicznych i innych czynników. Instrukcję pracy biurowej można uzupełnić o inne sekcje, np.: dokumentowanie pracy organu kolegialnego (kolegium, zarząd, rada naukowa itp.); rejestracja listów wysyłanych za granicę itp.

Postanowienia regulacyjne instrukcji uzupełniają załączniki (próbki papieru firmowego ; główne typy dokumentów; klasyfikatory, formularze rejestracyjne itp.).

Dokumenty regulacyjne i metodologiczne regulujące funkcjonowanie przedszkolnych placówek edukacyjnych obejmują:

Lista dokumentów z okresami przechowywania (standardowymi i wydziałowymi).

Standardowe wykazy opracowane przez instytucje archiwalne wyznaczają okresy przechowywania dokumentacji typowe dla większości instytucji, organizacji i przedsiębiorstw. Na podstawie standardowych list opracowywane są listy działów, w tym najbardziej kompletne i systematyczne zestawienie dokumentacji organizacji i przedsiębiorstw ich systemu.

Regulamin obsługi przedszkola i placówki oświatowej opracowywane są w oparciu o standardowe, zawierające maksymalny zakres funkcji. Przy opracowywaniu poszczególnych przepisów skład zadań i funkcji służby ustalany jest w zależności od rzeczywistych warunków jej działania. Przykładowo do standardowych funkcji technologicznych można dodać funkcje prognozowania rozwoju obsługi dokumentacji, ujednolicania dokumentów, wskazówek metodologicznych w zakresie organizacji pracy biurowej w oddziałach strukturalnych itp. I odwrotnie, w konkretnej sytuacji możliwe jest wyłączenie ze standardowych funkcji tych, które nie są realizowane przez służbę wychowania przedszkolnego w danej organizacji lub przypisane są za innymi komórkami strukturalnymi.

Forma regulaminu i struktura tekstu są w USORD ujednolicone.

Jeżeli oddział nie ma struktury wewnętrznej w postaci sektorów, departamentów, grup, biur itp., przepis nie obejmuje sekcji „Struktura”. Jeżeli oddział ma strukturę wewnętrzną, dla każdej jednostki strukturalnej opracowywany jest niezależny regulamin.

Akapit pierwszy „Postanowienia ogólne” określa dokładną nazwę usługi przedszkolnej placówki oświatowej, jej miejsce w strukturze organizacyjnej organizacji oraz stopień niezależności tej usługi. Rozważmy dwa sformułowania tego punktu:

„Biuro jest niezależną jednostką strukturalną spółki akcyjnej i podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu.”

„Biuro stanowi część wydziału ogólnego spółki akcyjnej i podlega jej kierownikowi.”

W pierwszym przypadku zabezpieczona jest niezależność urzędu, w drugim jego znaczenie pomocnicze.

Ponadto Regulamin wskazuje nazwę stanowiska szefa służby - szefa, spadkodawcy, kierownika; tryb powoływania i zwalniania, wymagania dotyczące jego kwalifikacji i praktycznego doświadczenia zawodowego.

Następny akapit zawiera listę głównych dokumentów prawnych, politycznych, normatywnych i instruktażowych, które kierują służbą edukacji przedszkolnej w jej pracy. W pierwszej kolejności wymienia się dokumenty legislacyjne i krajowe, normatywno-metodologiczne i normatywno-techniczne, następnie – wewnętrzne dokumenty organizacyjno-administracyjne.

Jeżeli urząd posiada własną pieczęć(-y), Regulamin podaje jej opis, warunki przechowywania i stosowania.

Sekcja „Cele główne” ma na celu sformułowanie celów stojących przed jednostką, czyli innymi słowy problemów, które jednostka musi rozwiązać.

W sekcji „Funkcje” wyszczególniono rodzaje pracy lub czynności wykonywanych przez dział w oparciu o stojące przed nim zadania.

Aby móc realizować przypisane mu funkcje, służbie zarządzania biurem przysługują określone uprawnienia, a w razie ich niewykonania pełni obowiązki określone w regulaminie.

W części „Uprawnienia” wyszczególniono czynności, które jednostka reprezentowana przez jej szefa musi wykonać, aby móc wykonywać przypisane jej funkcje. Kompilując tę sekcję, musisz przestrzegać tych samych zasad, co podczas kompilowania odpowiedniej sekcji opisu stanowiska (patrz poniżej), ale w odniesieniu do działu.

W części „Odpowiedzialność” określono rodzaje odpowiedzialności, jakie może ponosić kierownik jednostki w przypadku niespełnienia przez jednostkę swoich funkcji. Usługa zarządzania biurem jest odpowiedzialna za naruszenie ustalonej procedury pracy z dokumentami w instytucji, utratę lub uszkodzenie dokumentów, za nieprzestrzeganie reżimu tajemnicy lub poufności w pracy z dokumentami, za nieprzestrzeganie instrukcji i instrukcji od kierownictwa.

W procesie wykonywania funkcji przypisanych służbie zarządzania biurem współdziała z kierownictwem instytucji, wszystkimi działami funkcjonalnymi i służbami pomocniczymi oraz pojedynczymi pracownikami, służbą zarządzania biurem wyższej organizacji, władzami archiwalnymi, instytucjami badawczymi lub innymi instytucjami na zagadnienia organizacji i doskonalenia pracy z dokumentami. Sekcja „Relacje” reguluje powiązania informacyjno-dokumentacyjne działu; główne dokumenty utworzone lub otrzymane przez niego; wskazano, z którymi działami i organizacjami prowadzona jest interakcja, jakie informacje dział otrzymuje i przedstawia, częstotliwość i termin składania wniosków, w jakiej kolejności i przez kogo rozpatrywane są nieporozumienia powstałe w pracy działu.

Przepisy dot podziały strukturalne służby prowadzenia dokumentacji: regulamin sekretariatu, regulamin biura protokolarnego, regulamin archiwum itp.

Wraz z regulaminem usługi prowadzenia biura i przepisami o jej indywidualizacji W częściach strukturalnych opracowywane są opisy stanowisk pracy dla każdego pracownika służby zarządzania biurem. Opisy stanowisk pracy regulują status organizacyjno-prawny pracowników i zapewniają warunki efektywnej pracy. Umożliwiają obiektywną ocenę działań pracowników i stanowią normatywną podstawę stosowania środków administracyjnych wobec pracowników. Opisy stanowisk umożliwiają realizację podstawowej zasady racjonalnej organizacji pracy – zasady podziału i współpracy pracy.

Aby sporządzić wysokiej jakości opis stanowiska pracy, należy dokładnie i dogłębnie przeanalizować rodzaje pracy wykonywanej przez pracownika na danym stanowisku, czyli sporządzić opis stanowiska lub stanowiska pracy. Szczegółowy opis wykonywanej pracy pozwala na sformułowanie zestawu wymagań dla konkretnego stanowiska lub stanowiska pracy, wymagań co do wiedzy, jaką musi posiadać pracownik, jego umiejętności, doświadczenia itp.

Opracowując opisy stanowisk dla pracowników biurowych, należy kierować się „Charakterystyką taryfową i kwalifikacyjną stanowisk urzędników służby cywilnej” (zatwierdzoną uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 6 czerwca 1996 r. N32 z późniejszymi zmianami), a także „Zalecenia dotyczące opracowywania opisów stanowisk pracy dla stanowisk federalnych urzędników państwowych władze wykonawcze” (pismo Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 13 marca 1996 r. Nr 482-BK), jeżeli pracownicy służby zarządzania biurem należą do kategorii urzędnicy państwowi. Charakterystyki taryfowe i kwalifikacyjne są również publikowane niemal co roku w formie Katalogu kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i innych pracowników (M .: Ministerstwo Pracy Rosji, 2001).

Charakterystyka taryfowa i kwalifikacyjna obejmuje główne kategorie pracowników zarządzających - menedżerów, specjalistów, wykonawców technicznych i ustala zakres obowiązków zawodowych, wymagania dotyczące kwalifikacji i wykształcenia, obecność specjalnej wiedzy i umiejętności.

Przybliżoną strukturę tekstu opisu stanowiska pracy dla pracowników obsługi biurowej podano w Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej: postanowienia ogólne, funkcje pracownicze; odpowiedzialność zawodowa; prawa pracownicze; relacje (połączenia według pozycji); odpowiedzialność pracowników, ocena wyników.

Jeżeli służba prowadzenia biura jest podporządkowana kierownikowi instytucji, zakresy stanowisk jej pracowników zatwierdza kierownik instytucji lub zastępca kierownika kadr. Jeśli służba zarządzania biurem podlega jednemu z zastępców

Wykład 4. Ogólne zasady i podstawy metodyczne organizacji obiegu dokumentów. Wsparcie informacyjno-dokumentacyjne, będące najważniejszą funkcją usługową zarządzania, wymaga starannej, przemyślanej organizacji.

Szybkość pozyskania informacji niezbędnych do opracowania rozwiązania zależy od przejrzystości i efektywności przetwarzania i przepływu dokumentów. Opóźnione przetwarzanie dokumentów, zwłaszcza finansowych, może prowadzić do negatywnych konsekwencji ekonomicznych. Dlatego zawsze dużą wagę przywiązuje się do racjonalnej organizacji obiegu dokumentów, szybkości i przejrzystości przetwarzania oraz przekazywania dokumentów do realizacji.

„Przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysyłki” 1 nazywa się przepływem dokumentów.

Cała dokumentacja instytucji podzielona jest na trzy przepływy dokumentów

dokumenty przychodzące (przychodzące);

dokumenty wychodzące (wysyłane);

dokumenty wewnętrzne.

Każdy z przepływów dokumentów ma swoją charakterystykę pod względem ilości, przetwarzania i przepływu.

Liczba dokumentów ze wszystkich przepływów w ciągu roku będzie stanowić wielkość przepływu dokumentów w instytucji. Wielkość przepływu dokumentów jest potrzebna do obliczenia wymaganej liczby pracowników biurowych oraz do obliczenia efektywności wykorzystania narzędzi mechanizacji i automatyzacji biura. Ogólnie pokazuje obciążenie całego aparatu zarządzającego, bo wszyscy jego pracownicy muszą zajmować się dokumentami.

W łańcuchu technologicznym przetwarzania i przepływu dokumentów można wyróżnić następujące etapy:

przyjmowanie i wstępne przetwarzanie dokumentów;

wstępna weryfikacja i dystrybucja dokumentów;

rejestracja;

kontrola nad wykonaniem;

prace informacyjne i referencyjne;

wykonanie dokumentów i wysyłka.

GOU SPO „Moskiewska Państwowa Szkoła Modelowania Obuwia i Marketingu”

Notatki z wykładów

według dyscypliny:

„Wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej”

dla specjalności 080110, 080112, 080113

Wstęp

Podstawą działalności każdego przedsiębiorstwa lub organizacji jest praca z informacją – jej otrzymywanie, przetwarzanie, podejmowanie wszelkich decyzji i ich wdrażanie.

Informacja to informacja o osobach, faktach, zdarzeniach i zjawiskach, niezależnie od formy jej przedstawienia.

Dokument (od łacińskiego „documentum” – dowód) to materialny nośnik danych, na którym zapisane są informacje, przeznaczony do transmisji w czasie i przestrzeni. Dokumenty mogą zawierać obrazy, teksty, dźwięki i inne informacje.

Wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej jest gałęzią działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami urzędowymi.

Od czasów starożytnych aż do XIX wieku pojęcie „dokumentu” było używane w znaczeniu „dowodu pisemnego” i było używane głównie w orzecznictwie i dyplomacji. Jednak koncepcja ta jest szersza. A już od początku XX wieku belgijski naukowiec Paul Otlet z Międzynarodowego Instytutu Dokumentacji posługiwał się już pojęciem „dokumentu” jako terminem jednoczącym wszystkie informacje zapisane na różnych nośnikach. Przywoził tu rękopisy, publikacje drukowane, ryciny, diagramy, dokumenty filmowe i fotograficzne, dyski, mapy, nagrania głosowe, nuty, medale, pocztówki itp. a nawet rzeźbę, malarstwo i architekturę. Oznacza to każde źródło informacji zawarte w formie materialnej.

Dokument ma dwie jednostki – informacyjną i materialną, które określają jego właściwości – informacyjną i operacyjną.

Informacyjną właściwością dokumentu jest zdolność do przekazywania informacji. Obejmuje to przydatność, wiarygodność, kompletność informacji, ich dostępność i inne.

Właściwości operacyjne dokumentu obejmują trwałość, wytrzymałość dokumentu i odporność na różne wpływy - mechaniczne, świetlne, biologiczne i niekorzystne czynniki środowiskowe. Właściwości użytkowe decydują o bezpieczeństwie dokumentu, które zależy od nośnika materialnego i środka pisma.

Funkcje dokumentu dzielą się na ogólne i specjalne.

Wspólne funkcje dokumentów to:

informacyjne – utrwalanie, przechowywanie i przekazywanie informacji;
komunikatywny – przekazywanie, wymiana informacji;
społeczno-kulturowe – dokumenty o znaczeniu społecznym i kulturowym, przekazujące tradycje kulturowe i systemy wartości.

Funkcje specjalne dokumentów to:

Legalność – niektóre dokumenty są źródłem prawa, inne mogą stanowić dowód z zakresu prawa;

organizacyjne – nawiązanie stosunków prawnych;
menadżerskie – rozwiązywanie problemów zarządczych i podejmowanie decyzji w oparciu o udokumentowane informacje;
edukacyjne – transfer wiedzy pomiędzy ludźmi i pokoleniami;
poznawcze – zdobywanie i przekazywanie wiedzy do dalszego badania procesów i zjawisk;
pomnik – przekazywanie informacji historycznych o jednostkach lub społeczeństwie, dokumentów będących dziedzictwem historycznym.

Oddział 1. Dokumentacja czynności zarządczych

Temat 1.1. Państwowy system edukacji przedszkolnej. Systemy dokumentacji

Państwowy System Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDMOU) to zbiór zasad i reguł ustalających jednolite wymagania w zakresie dokumentowania czynności zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w organach rządowych, przedsiębiorstwach (stowarzyszeniach), instytucjach i organizacjach publicznych.

Głównym celem Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej jest usprawnienie obiegu dokumentów, zmniejszenie ich liczby i poprawa jakości dokumentów, stworzenie warunków dla efektywnego wykorzystania zaawansowanych narzędzi technologicznych i technologii gromadzenia, przetwarzania i analizowania informacji oraz doskonalenie pracy aparat zarządzający. Ogólne wymagania dotyczące usług obsługi dokumentów i dokumentacji stanowią podstawę normatywną i metodologiczną do ulepszenia, w ujednoliconej podstawie, obsługi dokumentacji dla zarządzania i zwiększenia jej efektywności poprzez ujednolicenie składu i form dokumentów, poprawę ich jakości, pracy usługi obsługi dokumentacji w oparciu o naukową organizację pracy i wprowadzenie najnowocześniejszych środków technicznych.

System dokumentacji to zbiór powiązanych ze sobą dokumentów wykorzystywanych w określonym obszarze działalności.

Zarządzając dowolnymi organizacjami lub przedsiębiorstwami, opracowywane są podobne i powtarzające się dokumenty.

Najbardziej ogólny i holistyczny, zajmujący najwyższe miejsce w zespole systemów, należy uznać za najwyższą pozycję w zespole systemów, należy uznać system dokumentacji ogólnokrajowej, obejmujący wszystkie dokumenty powstające i krążące w kraju; one z kolei można klasyfikować według różnych kryteriów:

Funkcjonalne systemy dokumentacji definiuje się jako te, które są w takim czy innym stopniu nieodłączne dla wszystkich organizacji, na przykład księgowe, kadrowe, archiwalne, organizacyjne.

Systemy dokumentacji branżowej definiują te, które w takim czy innym stopniu są nieodłączne tylko w niektórych grupach organizacji połączonych jednością działań gospodarczych i społecznych, na przykład medycznych, edukacyjnych, badawczych.

Jednolitość znacznej liczby zadań do rozwiązania, jednolite technologie ich dokumentowania oraz powtarzalność znacznej ilości obowiązkowych informacji umożliwiły, dla celów praktycznych, identyfikację szeregu systemów dokumentacji i sformułowanie zestawu jednolitych wymagań dla tych systemów dokumentacji.

Pierwszym z tych systemów powinien być Państwowy System Norm i Warunków Technicznych (GSS). Opracowany decyzją rządu w 1965 roku, system obejmuje standardy państwowe, które definiują główne cele i zadania normalizacji; organizacja i metodologia prac normalizacyjnych w kraju; procedura opracowywania, wdrażania, obiegu norm i innej dokumentacji regulacyjnej i technicznej, zmian do nich, a także nadzór państwowy i kontrola departamentalna nad ich wdrażaniem i zgodnością.

W 1971 roku opracowano jednolity system dokumentacji technologicznej, składający się z ponad 20 norm i dokumentów zawierających wytyczne. System ten może rozwiązywać problemy z zakresu rejestracji i obiegu dokumentacji technologicznej, zarówno ogólnego przeznaczenia, jak i specjalistycznej ze względu na rodzaj pracy w przedsiębiorstwach i organizacjach, niezależnie od ich rodzaju i charakteru produkcji.

Równolegle stworzono Jednolity System Dokumentacji Projektowej bazujący na międzynarodowych wymaganiach.

Temat 1.2. Ujednolicenie i standaryzacja działań zarządczych

Ujednolicony system dokumentacji to zbiór formularzy dokumentów stworzonych według jednolitych zasad i wymagań, funkcjonujący w określonym obszarze działalności (zarządzanie, finanse itp.). Celem unifikacji jest ograniczenie różnorodności stosowanych dokumentów, ujednolicenie ich form, struktury, języka i stylu, a także procesów ich przetwarzania i przechowywania.

Ujednolicenie dokumentów zapewnia zmniejszenie pracochłonności przetwarzania dokumentów, osiągnięcie zgodności informacyjnej różnych systemów dokumentacji dla tych samych i powiązanych funkcji zarządzania oraz efektywniejsze wykorzystanie technologii komputerowej.

Standaryzacja dokumentów jest formą prawnego potwierdzenia dokonanej unifikacji i stopnia jej obligatoryjnego charakteru. Zadaniem normalizacji jest opracowanie i przyjęcie obowiązkowych norm, zasad i wymagań przyjętych w przedszkolnych placówkach edukacyjnych.

Ustalono następujące kategorie standardów:

standardy państwowe (GOST);
standardy branżowe (OST);
standardy republikańskie (RST).

Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów określa norma państwowa - GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów.” Przepisy normy określają:

skład szczegółów dokumentu;
wymagania dotyczące przygotowania szczegółów dokumentu;
wymagania dotyczące formularzy dokumentów.

GOST ustala następujące szczegóły dokumentu;

01 – Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

02 – herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;

03 – godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 – kod organizacji;

05 – główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;

06 – numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP);

07 – kod formularza dokumentu;

08 – nazwa organizacji;

09 – informacja referencyjna o organizacji;

10 – nazwa typu dokumentu;

11 – data dokumentu;

12 – numer ewidencyjny dokumentu;

14 – miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

15 – adresat;

16 – pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

17 – uchwała;

18 – tytuł tekstu;

19 – znak kontrolny;

20 – tekst dokumentu;

21 – znak o obecności aplikacji;

22 – podpis;

23 – pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

24 – zatwierdzenie dokumentu wizowego;

25 – odcisk pieczęci;

26 – oznaczenie na poświadczeniu kopii;

27 – znak o wykonawcy;

28 – zaznaczenie wykonania dokumentu i przesłania go do akt;

29 – znak otrzymania dokumentu przez organizację;

30 – identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Wykorzystanie szczegółów jest konieczne przede wszystkim po to, aby nadać dokumentowi moc prawną. Dokument sporządzony z naruszeniem wymagań normy nie ma mocy prawnej. Ponadto wykorzystanie detali przyspiesza i ułatwia nie tylko procedurę przygotowania dokumentu, ale także późniejszą pracę wykonawcy z dokumentami. Nie wolno nam zapominać, że to właśnie obecność jednego zestawu szczegółów i jednolitych zasad ich projektowania umożliwia efektywniejsze wykorzystanie technologii komputerowej do produkcji i przetwarzania dokumentów.

Dane dokumentu nie są równoważne: do nadania dokumentowi mocy prawnej potrzebne są pewne szczegóły (nazwa organizacji – autor dokumentu, data dokumentu, numer rejestracyjny dokumentu, podpis, pieczęć zatwierdzająca, pieczęć), inne mają charakter czysto urzędowy i są niezbędne do organizacji pracy z dokumentem, inne pełnią funkcję księgową itp. Część szczegółów dokumentu to szczegóły formularza, część szczegółów wykorzystywana jest przy przygotowaniu i wykonaniu dokumentu, a jeszcze inne są przygotowywane na etapie realizacji dokumentu.

Formularz dokumentu to standardowa kartka papieru zawierająca szczegółowe informacje identyfikujące autora dokumentu urzędowego.

Do produkcji formularzy dokumentów stosuje się dwa formaty papieru - A4 i A5. Formaty papieru określa GOST 9327-60 „Papier i wyroby papierowe. Formaty konsumenckie” i mają wymiary (w mm):

GOST ustanawia dwie opcje lokalizacji szczegółów w formularzu:

narożnik (szczegóły znajdują się w lewym górnym rogu)
podłużny (wzdłuż górnego marginesu dokumentu)

Na przykład:

Formularz listowy ze szczegółami w narożnikach

ROZARCHIV

Agencja rządowa

Ogólnorosyjski Instytut Badawczy

?Temat 1. Treść i główne zadania współczesnego wspomagania zarządzania dokumentacją.
Cel lekcji: zapoznanie się z podstawowymi terminami i definicjami przedszkolnych placówek oświatowych; określenie miejsca i roli dokumentów w działalności przedsiębiorstwa handlowego; rozważenie klasyfikacji dokumentów.
Pytania do przestudiowania:
1. Przedmiot, treść i zadania przedszkolnej placówki oświatowej.
2. Miejsce i rola dokumentów w zarządzaniu na obecnym etapie.
3.Klasyfikacja dokumentów.
1. Przedmiot, treść i zadania przedszkolnej placówki oświatowej
Kluczem do uzasadnionej i skutecznej decyzji zarządczej, produktywnego i celowego działania jest terminowość otrzymania i wystarczalność informacji. Zdaniem ekspertów ilość informacji na świecie podwaja się co trzy lata, co odzwierciedla wysokie tempo rozwoju społeczności ludzkiej we wszystkich obszarach. W naszym kraju co roku pojawia się masa nowych przedsiębiorstw o różnej formie własności, tworzonych w różnym celu, a które stają się przedmiotami i podmiotami przekazu informacji. Zatem znaczenie znajomości zagadnień dokumentacyjnych jest duże i stale rośnie.
Informacja jest najważniejszym towarem. W warunkach ostrej konkurencji przetrwają ci, którzy wiedzą, jak uzyskać aktualne i potrzebne informacje o rynku, o nowym sprzęcie, technologiach itp. Środkiem materializowania informacji, zabezpieczania jej w przestrzeni i czasie jest dokument, a czynność sporządzania i przetwarzania dokumentów nazywana jest dokumentacyjnym wsparciem zarządzania.
Dokumentacyjne wsparcie zarządzania to działalność aparatu zarządzającego, obejmująca zagadnienia dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami w procesie realizacji funkcji zarządczych. Część pracy biurowej związaną bezpośrednio z tworzeniem dokumentów nazywa się dokumentacją. Zagadnienia przepływu i rozliczania dokumentów są powiązane z koncepcją obiegu dokumentów. Czynności związane z organizacją przechowywania dokumentów zaliczają się do archiwizacji.
Dokumentacyjne wsparcie zarządzania jest podstawową technologią zarządzania, której głównym celem jest dostarczanie kierownictwu informacji o stanie rzeczy w przedsiębiorstwie w celu podejmowania świadomych decyzji zarządczych i monitorowania ich realizacji.
Przedmiotem działalności przedszkolnej placówki oświatowej są zarówno pojedyncze dokumenty, jak i cały zespół dokumentacji.
Przedmiotem działalności przedszkolnej placówki oświatowej jest prawidłowość wykonania dokumentów odzwierciedlających cały zakres działalności zarządczej przedsiębiorstwa; właściwa organizacja obiegu dokumentów zgodnie z wymogami GOST.
Celem studiowania kierunku jest opanowanie podstaw prawidłowej formalności i właściwej organizacji obiegu dokumentów zgodnie z wymogami GOST.

Główne zadania przedszkolnej placówki oświatowej:
odzwierciedlenie zarządzania, produkcji i innej działalności przedsiębiorstwa w odpowiednich dokumentach;
zapewnienie racjonalnego wykorzystania dokumentów w praktyce biznesowej przedsiębiorstwa.
Praca z dokumentami powinna mieć taki ustalony porządek, aby nie odrywała pracowników od głównych celów przedsiębiorstwa. W związku z tym każde przedsiębiorstwo samodzielnie wybiera formę organizacji pracy biurowej: scentralizowaną, zdecentralizowaną i mieszaną.
W formie scentralizowanej wszystkie operacje przetwarzania dokumentów są skoncentrowane w jednym centrum - biurze, dziale ogólnym lub sekretarce.
Forma zdecentralizowana polega na rozproszeniu działalności biurowej pomiędzy jednostkami strukturalnymi.
W formie mieszanej operacje realizowane są centralnie (recepcja, rejestracja) i zdecentralizowane (magazynowanie, archiwizacja). Formę organizacji pracy biurowej dobiera się biorąc pod uwagę wielkość przedsiębiorstwa, wielkość przepływu dokumentów, skład działów strukturalnych. (W małych przedsiębiorstwach handlowych najczęściej stosuje się formularz scentralizowany).
2. Miejsce i rola dokumentów w zarządzaniu na obecnym etapie
Problematyka wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej obecnie nie traci na aktualności. Wyjaśnia to następujące przyczyny:
występuje wyraźne opóźnienie w tempie postępu naukowo-technicznego w stosunku do tempa wzrostu przepływów informacji w ogóle, a w szczególności informacji zarządczych.
Metody i metody przetwarzania dokumentów, którymi dysponują obecnie pracownicy wielu przedsiębiorstw, którzy na co dzień przetwarzają tysiące dokumentów administracyjnych i innych dokumentów biznesowych, są nadal bardzo dalekie od doskonałości.
Organizacja pracy z dokumentami wpływa na jakość pracy zarządczej, a od tego, jak profesjonalnie prowadzona jest dokumentacja, zależy powodzenie działań zarządczych jako całości. Wszystkie etapy pracy organizacyjnej są zazwyczaj dokumentowane. Praca z dokumentami wymaga szczególnej wiedzy i umiejętności. Dokumenty są różnorodne i każdy dokument - statut, protokół, zamówienie, certyfikat itp. - ma swoją własną charakterystykę i zasady pracy z nimi.
Dokumenty należy nie tylko poprawnie skompilować i wykonać, ale także przenieść, zapisać i w razie potrzeby szybko odnaleźć. Dlatego też przedsiębiorstwa powinny przykładać dużą wagę do wsparcia informacyjno-dokumentacyjnego działań zarządczych.
Każda decyzja zarządcza zawsze opiera się na informacjach o rozpatrywanym zagadnieniu lub zarządzanym obiekcie.

Oprócz wiarygodności i dokładności informacje podlegają dwóm bardziej rygorystycznym wymaganiom:
1. Musi być na czasie.
2. Musi wystarczyć do podjęcia najlepszej decyzji.
Jeśli informacja dotrze z opóźnieniem, nie będziesz mógł już brać udziału w żadnych akcjach ani wydarzeniach. Z drugiej strony, jeśli informacje są niewystarczające, wiesz coś połowicznie, Twoja decyzja może być nie tylko nie najlepsza, ale i błędna.
Każde przedsiębiorstwo, a także każda jednostka, może istnieć jedynie poprzez wymianę informacji. W większości przypadków nośnikiem informacji jest dokument. Według badania przeprowadzonego w USA ponad 90% informacji przechowywanych jest na papierze. Dlatego w wielu krajach rozwiniętych dużą wagę przywiązuje się do organizacji pracy z dokumentami.
W naszym kraju 27 lipca 2006 r. Przyjęto ustawę federalną Federacji Rosyjskiej „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”. Prawo odzwierciedla definicje „informacji” i „dokumentu”.
INFORMACJA to informacja o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesach, niezależnie od formy ich przedstawienia;
INFORMACJA UDOKUMENTOWANA (DOKUMENT) to obiekt materialny zawierający informację utrwaloną w sposób sztuczny w celu jej transmisji w czasie i przestrzeni.
Przyjrzyjmy się właściwościom i funkcjom dokumentu.
Dokument ma dwie właściwości - informacyjną i operacyjną.
Informacyjną właściwością dokumentu jest jego zdolność do przekazywania informacji. Obejmuje to przydatność, wiarygodność, dostępność informacji itp. Właściwości operacyjne dokumentu obejmują trwałość, wytrzymałość dokumentu i odporność na różne wpływy. Właściwości użytkowe decydują o bezpieczeństwie dokumentu, które zależy od nośnika materialnego i środka pisma.
Główne funkcje dokumentu:
- informacyjny (dokument rejestruje fakty, zdarzenia, zjawiska..)
-organizacyjny (za pomocą dokumentu wywiera się wpływ na grupy ludzi w celu organizowania i koordynowania ich działań)
-komunikatywny (dokument zapewnia relacje zewnętrzne przedsiębiorstwa);
-prawne (treść dokumentu służy jako dowód przy rozpatrywaniu kwestii kontrowersyjnych;
-edukacyjne (dokument dyscyplinuje wykonawcę i wymaga zwiększonego poziomu szkolenia edukacyjnego;
- edukacyjne (Dla początkujących pracowników i młodych specjalistów gotowe dokumenty lub ich kopie stają się wzorami do przygotowania i wykonania nowych dokumentów).
3. Klasyfikacja dokumentów
W procesie zarządzania mamy do czynienia z ogromną liczbą rodzajów dokumentów. Każdy z nich z kolei wyróżnia się na tle innych nie tylko projektem i treścią, ale także kolejnością wykonania. Klasyfikacja dokumentów służy poprawie efektywności pracy z nimi. Podział dokumentów na różne grupy pozwala lepiej zorganizować działania dokumentacyjne.
Wszystkie dokumenty dotyczące odzwierciedlonych w nich rodzajów działań są podzielone na dwie klasy:
- dokumenty dotyczące zagadnień ogólnych i administracyjnych (kwestie ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem i jego działalnością). Takie dokumenty mogą przygotować pracownicy wszystkich działów.
-dokumenty dotyczące funkcji zarządczych. Dokumenty te sporządzane są przez pracowników władz finansowych, księgowości, planowania, zakupów i sprzedaży.
Wszystkie dokumenty są również podzielone na następujące grupy:
-zgodnie ze sposobem dokumentacji
- odręczne;
-elektroniczny;
-graficzny;
-kino, dokumenty fotograficzne.
według obszaru zastosowania
- organizacyjno-administracyjne;
-budżetowy;
-naukowe i techniczne;
- sprawozdawczość i statystyka.
według treści
-prosty;
- złożony.
w miejscu kompilacji
-wewnętrzny;
-zewnętrzny.
według stopnia rozgłosu
- otwarty;
- ze stemplem ograniczenia dostępu („do użytku służbowego” – informacja przeznaczona wyłącznie dla pracowników danego przedsiębiorstwa; „tajemnica handlowa” – informacja, której ujawnienie mogłoby wyrządzić szkodę jej właścicielowi; „tajemnica” – informacja stanowiąca tajemnicę państwową) .
- według pochodzenia
- urzędnik lub urzędnik (dokumenty sporządzone przez osobę prawną lub osobę fizyczną i wykonane zgodnie z ustaloną procedurą, odzwierciedlające interesy przedsiębiorstwa);
osobiste (wpływające na interesy konkretnej osoby, dokumenty zarejestrowane).
– z mocą prawną
-oryginały lub oryginały (pierwsze lub jedyne kopie dokumentów urzędowych podpisane przez autora);
-kopia (dokumenty w pełni odtwarzające informacje z oryginałów i wszystkie ich zewnętrzne znaki, które nie mają mocy prawnej);
- zwolnienie (kopia sporządzona w formie kopii kalkowej przy rejestracji oryginału i pozostająca w sprawach przedsiębiorstwa z reguły nie jest poświadczona podpisem);
- kopie uwierzytelnione (kopie zawierające niezbędne dane, które nadają im moc prawną);
-wyciągi (części dokumentu wskazujące, z jakiego dokumentu sporządzono wyciąg, poświadczone przez urzędnika i pieczęć);
- duplikaty (wielokrotne kopie oryginału dokumentu, posiadające tę samą moc prawną co oryginał) - wydawane są w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału.
- według formy prezentacji (stopień ujednolicenia)
-indywidualny (dokument jednorazowy, którego treść jest określona w dowolnej formie);
- szablon (gdy struktura i część treści dokumentu jest przygotowana wcześniej, a druga część jest wypełniana w trakcie jego tworzenia);
- standard (dokumenty opisujące standardowe procesy i zjawiska - instrukcje standardowe);
- wzorowy (służy do kompilowania i wykonywania dokumentów przez analogię);
- ujednolicony (część dowolnego ujednoliconego systemu dokumentacji).
- zgodnie z terminami
-pilne (ze wskazaniem terminu);
-niepilne.
według okresu przydatności do spożycia
-tymczasowe składowanie (do 10 lat);
- długotrwałe przechowywanie (powyżej 10 lat);
-Stałe składowanie.

Temat 2. Historia rozwoju systemu dokumentacji państwowej.
Cel pracy: poznanie głównych etapów rozwoju systemu dokumentacji państwowej i podkreślenie pewnych tradycji tworzenia dokumentów.
Pytania do przestudiowania:
1. Praca biurowa na starożytnej Rusi.
2. Dokumentacja porządkowa z XV-XVII wieku.
3. Zarządzanie dokumentacją uczelni.

1. Praca biurowa na starożytnej Rusi
W początkowej fazie rozwoju państwa staroruskiego (do końca XV w.) instytucje państwowe nie istniały. Ich funkcje pełnili najczęściej poszczególni urzędnicy lub organy. W tych warunkach ujednolicony system zarządzania biurem nie był wymagany przez sam system zarządzania. Jednak dokumenty, które przetrwały do naszych czasów, wskazują, że już w X wieku. W państwie staroruskim istniała kultura pisania dokumentów. W tym okresie (X-XV w.) dokumentowano głównie stosunki prawne i sporządzano testamenty. Wraz z rozwojem podstaw legislacyjnych państwa powstają dokumenty rejestrujące określone stosunki prawno-prywatne. Są to liczne rodzaje czarterów, aktów sprzedaży; pożyczkę, kaucję hipoteczną, ustalenie pożyczki pieniężnej itp.
W okresie X-XIV w. na Rusi ukształtowały się pewne tradycje sporządzania i przetwarzania dokumentów, uwzględniając ich cel funkcjonalny.
Wraz ze wzrostem liczby tworzonych dokumentów, wyraźniejsze stały się także miejsca ich najbezpieczniejszego przechowywania. W miastach są to zazwyczaj kościoły i klasztory centralne. Pojawiają się także elementy zabezpieczenia informacji przed nieuprawnionym dostępem na etapie przechowywania i wykorzystania. Odnotowano także pierwsze przypadki fałszowania dokumentów dla celów politycznych i osobistych.
Do końca XIV wieku. Głównym materiałem do pisania w języku ruskim był pergamin (specjalnie przygotowana skóra cielęca, jagnięca lub kozia). Dokumenty pisano tekstem ciągłym, bez podziału na poszczególne słowa. Od znaków interpunkcyjnych do XIV wieku. na końcu zdania użyto kropki. W XV wieku kosztowny pergamin zastąpiono papierem, który pierwotnie sprowadzano z krajów Europy Zachodniej i to z drugiej połowy XVII wieku. My korzystaliśmy z własnego, domowego. Początkowo papier wytwarzano ze szmat, a atrament wytwarzano z soli żelaza i garbników ekstrahowanych z orzechów atramentowych. Połączenie tuszu i szmatki sprawiło, że tekst był szczególnie trwały. Dlatego też dokumenty z tego okresu przechowywane w archiwach są łatwe do odczytania.
Badany okres można scharakteryzować jako okres stopniowego kształtowania się tradycji rosyjskiego systemu ewidencji, gromadzenia doświadczeń w zakresie dokumentowania, przetwarzania i przechowywania dokumentów, zapewnienia ich bezpieczeństwa. Nie była to jednak jeszcze praca biurowa, a raczej zwyczaje dokumentowania informacji.
2. Zamów dokumentację XV-XVII w
W sferze zarządzania praktyczne zarządzanie dokumentami zaczęto formalizować w specjalny system jednocześnie z procesem powstawania scentralizowanego państwa rosyjskiego w XV-XVI wieku.
System pracy urzędów państwowych zaczął kształtować się dopiero w połowie XV wieku, wraz z rozwojem księstwa moskiewskiego w państwo. Następnie powstały pierwsze zakony – centralne organy władzy państwowej kierujące poszczególnymi gałęziami władzy książęcej oraz chaty administracyjne – organy samorządu terytorialnego. W procesie działalności tych organów narodziła się praca z dokumentami, zwana dokumentacją porządkową.
Dokumentacja zamówień - praca z dokumentami prowadzona w zamówieniach. W zakonach stopniowo tworzyła się warstwa zawodowych urzędników, składająca się z pokornych ludzi służby, którzy znali się na swoich sprawach i z czasem zaczęli wpływać na rozwiązywanie problemów państwa.
Postępowanie w sprawie zarządzeń rozpoczynało się albo od chwili otrzymania dokumentu przychodzącego, albo od przygotowania dokumentu inicjatywnego na polecenie cara lub bojara. Dokumenty dotyczące jednej sprawy zostały sklejone ze sobą, miejsca sklejenia zostały poświadczone przez urzędnika na odwrocie podpisem. Aby zapoznać się ze sprawą należało rozwinąć rubrykę, a w trakcie czytania zwinąć ją. Słowo „biurokracja” odziedziczyliśmy po pracy w biurze administracyjnym. Sklejane w kolumny o średniej długości 50-80 m, dokumenty zwijano na patyki w zwoje. Taśmy ciągnęły się podczas czytania, stąd narodziła się koncepcja, która dziś oznacza przedwczesne i niemerytoryczne rozwiązanie konkretnego problemu.
Cechą charakterystyczną dokumentów tego okresu jest ogromne wywyższenie sprawujących władzę poprzez wymienianie wszelkiego rodzaju tytułów, stopni i uprawnień.
To na tym etapie stopniowo tworzony jest system zarządzania biurem instytucji centralnych i lokalnych, kształtuje się kadra pracowników urzędu, tworzone są stabilne formy dokumentów i metody ich sporządzania. W połowie XVII wieku. Podejmowane są działania mające na celu przywrócenie porządku w pracy biurowej, pojawiają się odrębne akty prawne dotyczące procedur dokumentacyjnych.
3. Zarządzanie dokumentacją uczelni
Zamiast przestarzałego systemu zamówień w latach 1717-1718. Piotr 1 utworzył 12 zarządów, z których każdy odpowiadał za konkretną branżę lub obszar zarządzania. Regulamin Ogólny Kolegiów Państwowych faktycznie utworzył biuro i zatwierdził stanowisko sekretarza; 27 lutego 1720 można uznać za datę narodzin stanowiska sekretarskiego w Rosji Praca biurowa kolegialna - organizacja pracy z dokumentami w kolegiach (od 1717 r.). Dominującą rolę w tych instytucjach zyskał kolegialny sposób podejmowania decyzji z udziałem zarządu, w skład którego najczęściej wchodzą prezes, wiceprezes i 2-3 doradców.
W kolegiach rozpatrywano najpierw sprawy państwowe, potem prywatne. Sprawy rządowe miały tydzień na rozstrzygnięcie, skargi prywatne miały być rozstrzygane w ciągu sześciu miesięcy. Całość prac biurowych Zarządu wykonywana była pod nadzorem sekretarza. Najważniejsze dokumenty sporządzał sam, resztę przygotowywał pod jego nadzorem.
W każdym zarządzie działał prokurator, który czuwał nad porządkiem i legalnością rozstrzygania spraw. W pracy biurowej uczelni data dokumentu wyróżnia się na tle tekstu i staje się niezależnym elementem formularza. Nazwa dokumentu staje się także niezależnym elementem formularza. Generalnie pracę biurową zarządów charakteryzował znaczny wzrost pracy pisemnej i formalności, na które narzekali pracownicy. Nawet kadra urzędników urzędniczych, znacznie zwiększona w porównaniu z zamówieniami, nie była w stanie poradzić sobie z natłokiem spraw, co doprowadziło do spowolnienia pracy biurowej i biurokracji.
W okresie kolegialnego prowadzenia dokumentacji stworzono podwaliny pod organizację ewidencji i przechowywania dokumentów, wtedy po raz pierwszy pojawiła się nazwa „archiwum”.
XVIII wiek rozwój pracy biurowej charakteryzował się wzmocnieniem regulacji legislacyjnych wszystkich aspektów działalności urzędu i instytucji jako całości, utworzeniem i utrwaleniem ogólnych zasad administracyjnych działalności instytucji, a przede wszystkim zasada biurokratyczna.
4. Praca urzędu ministerialnego XIX – początków XX wieku.
Początek XIX wieku zaznaczyła się nowa reforma administracji publicznej i pracy biurowej, która dotknęła głównie wyższą kadrę zarządzającą. W tym okresie pojawił się nowy system zarządzania - ministerialny, oparty na zasadzie jedności dowodzenia.
Pierwszymi ministerstwami utworzonymi w 1802 r. były: sprawy morskie, sprawy zagraniczne, finanse, oświata publiczna itp. Każdy minister miał obowiązek utworzyć urząd i mieć asystenta.
Warto zaznaczyć, że samo pojęcie pracy biurowej pojawiło się w drugiej połowie XVIII wieku. i oznaczał działania, które wykonywał nie tylko urząd, ale cały aparat instytucji jako całości. Termin „praca biurowa” pochodzi od połączenia słów „produkcja spraw”, a „sprawa” oznaczała wówczas nie teczkę z dokumentami, jak we współczesnym znaczeniu tego słowa, ale rozpatrywaną i rozstrzyganą sprawę, czyli tzw. postanowienie sprawy.
Wszystkie sprawy wpływające do ministerstwa podzielono na trzy kategorie: sprawy bieżące (raporty, oświadczenia, korespondencja itp.); przypadki awaryjne (przypadki wykrytych nadużyć); sprawy „wrażliwe na czas” lub pilne. Dokumenty powstałe w procesie „prowadzenia sprawy” można podzielić na dwie grupy: dokumenty stanowiące prowadzenie dokumentacji wewnętrznej (notatki, zaświadczenia, książeczki rejestracyjne) oraz dokumenty, które docierały do instytucji z innych instytucji i były przesyłane do innych instytucji. .
Zmiany w systemie zarządzania i związana z tym restrukturyzacja systemu dokumentowania działalności nowych instytucji spowodowały zmiany w formie dokumentu. W urzędniczej pracy ministerstw pojawiają się formy instytucji z kanciastym układem detali. Formularze drukowano lub pisano ręcznie.
Przez cały XIX i początek XX w. Prowadzona jest legislacyjna regulacja pracy biurowej instytucji wyższych, centralnych i lokalnych.
Pomimo znaczących zmian, jakiemu uległ system pracy urzędów ministerialnych, już pod koniec XIX wieku. potrzebne były bardziej elastyczne formy pracy biurowej. Dla szybko zmieniających się stosunków społecznych system pracy biurowej ministerialnej pozostawał w dalszym ciągu uciążliwy.
Pojawienie się maszyn do pisania przyspieszyło całą pracę pisemną w biurze i umożliwiło jednoczesne wykonywanie kilku kopii dokumentów, znacznie zmniejszając ilość pracy pisanej odręcznie. Ponadto tekst pisany na maszynie zyskał bardziej zwartą formę, zmniejszając tym samym objętość dokumentów w instytucjach.
Pojawienie się telegrafu zrodziło nowy rodzaj korespondencji - telegramy, które bardzo szybko stały się dokumentami masowymi; Wynalazek telefonu doprowadził do pojawienia się wiadomości telefonicznych – pisemnego zapisu wiadomości przesyłanej przez telefon.
Na przełomie XIX i XX w. Coraz większą uwagę zwraca się na system rejestracji i potrzebę jego uproszczenia poprzez jego centralizację. Cechą organizacji pracy biurowej w tym okresie jest nie tylko jej jasna regulacja legislacyjna, ale także pojawienie się dość obszernej literatury dotyczącej pracy biurowej. W drugiej połowie XVIII w. Pojawiają się pierwsze zbiory przykładowych dokumentów. Zbiory takie przeznaczone były dla szerokiego grona urzędników i osób prywatnych, które musiały kontaktować się z agencjami rządowymi.
5. Historia zarządzania i pracy biurowej w XX wieku.
W wyniku rewolucji październikowej 1917 r. w Rosji przestał istnieć stary aparat państwowy i tworzono nowy.
Do pracy w instytucjach sowieckich werbowano robotników i żołnierzy bez specjalnego wykształcenia. Obniżył się poziom wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej.
Kontynuowano jednak prace nad udoskonaleniem systemu zarządzania biurem. Przy racjonalizacji technologii zarządzania wykorzystano doświadczenia poprzedników. W okresie formowania się sowieckiego aparatu państwowego wiele uwagi poświęcono uproszczeniu i racjonalizacji pracy biurowej.
Okres lat 20. można uznać za najkorzystniejszy z punktu widzenia organizacji badań z zakresu zarządzania, NOT i pracy biurowej. W 1921 r. Odbyła się I Ogólnorosyjska Konferencja na temat naukowej organizacji pracy i produkcji, na której wraz z kwestiami informacji naukowo-technicznej w produkcji poruszono problemy naukowej organizacji pracy kierowniczej i pracy z dokumentami . W 1923 roku utworzono Biuro Normalizacyjne, które zajmowało się zagadnieniami wspomagania dokumentacyjnego zarządzania. W 1926 r. utworzono Państwowy Instytut Technologii Zarządzania (ITU), który zajmował się doskonaleniem aparatu państwowego.
Najciekawsze i najbardziej obiecujące zmiany w problematyce pracy biurowej miały miejsce w ITU w następujących głównych obszarach:
-obieg dokumentów instytucji i metody jego optymalizacji;
-sposoby rejestracji dokumentów;
-kontrola wykonania dokumentów;
- przechowywanie dokumentów.
Jednak niska ogólna kultura zarządzania pracownikami instytucji sowieckich stała się przyczyną braku popytu na wiele dziedzin.
W latach 30 kształtuje się i wzmacnia sztywny, scentralizowany system zarządzania administracyjno-dowódczego, z wyłączeniem możliwości rozważania alternatywnych podejść do organizacji pracy urzędów państwowych. W efekcie upadają struktury zajmujące się badaniami nad zagadnieniami informatyki i pracy biurowej, a ITU ulega likwidacji.
Konstytucja z 1936 r. znacząco zmieniła ustrój polityczny, hierarchię i uprawnienia władz najwyższych. Ustanowiono ścisły system uprawnień w zakresie wydawania określonych typów dokumentów dla każdej struktury hierarchicznej.
Znaczące ograniczenie badań w zakresie zarządzania i zarządzania biurem nie oznacza, że w latach 30. XX wieku. prace w tym obszarze zostały wstrzymane. W tym okresie prowadzono badania nad standaryzacją i unifikacją systemów dokumentacji specjalnej. Poczyniono pewne postępy w usprawnianiu dokumentacji księgowej i kadrowej.
Wybuch Wielkiej Wojny Ojczyźnianej wymagał podporządkowania wszystkich zasobów potrzebom wojennym. Zawieszono prace nad racjonalizacją pracy z dokumentami i ich standaryzacją.
Okres powojenny wymagał znacznych wysiłków na rzecz odbudowy gospodarki narodowej i zepchnął na dalszy plan zagadnienia dokumentacji wsparcia zarządzania. Dopiero na początku lat 60. wznowiono badania z zakresu racjonalizacji technologii i technik zarządzania. W 1966 r. W systemie Głównej Dyrekcji Archiwalnej ZSRR utworzono Ogólnounijny Instytut Badań Naukowych ds. Zarządzania Dokumentami i Sprawami Archiwalnymi (VNIIDAD), którego jednym z głównych zadań było utworzenie Jednolitego Systemu Zarządzania Dokumentacją Państwową (USSD).
W latach 1969-1970 opracowano i zatwierdzono szereg państwowych standardów dotyczących dokumentacji zarządczej.
Od 1972 r. w ZSRR zaczęto obowiązywać jednolite zasady sporządzania i wykonywania dokumentów organizacyjno-administracyjnych oraz jednolite zasady organizacji pracy z dokumentami.
W 1975 r. przyjęto GOST 6.15.1-75 „Ujednolicone systemy dokumentacji”. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Przepisy podstawowe.”, określające podstawowe wymagania dotyczące jednolitych funduszy dokumentów organizacyjnych i administracyjnych.
Do początku 1984 roku opracowano i zatwierdzono 16 dolarów o znaczeniu ogólnounijnym, 27 standardów państwowych i 26 ogólnounijnych klasyfikatorów informacji techniczno-ekonomicznej.
Nowy etap w rozwoju dokumentacji krajowej rozpoczął się na przełomie lat 80. i 90. XX wieku. W Rosji nastąpiła zmiana w systemie politycznym i gospodarczym. Najnowsze technologie komputerowe zaczęły być szeroko stosowane w pracy z dokumentami, a kraj zaczął wkraczać w globalną przestrzeń informacyjną.
Znaczenie niektórych GOST stało się w pełni widoczne później w latach 90-tych. Wprowadzenie tych materiałów do praktyki zarządzania znacząco usprawniło przygotowanie dokumentacji oraz usprawniło procedury wyszukiwania, rejestrowania i przechowywania informacji.
Tak więc w rozwoju pracy biurowej w Rosji w XX wieku wyróżniały się trzy główne okresy: restrukturyzacja całego systemu organizacji pracy biurowej w latach 20-30, okres niemal całkowitego braku rozwoju tej dziedziny w latach 20. 40-50-tych, a rozwój rozbudowanych podstaw prawnych, norm i zasad pracy biurowej w latach 60-90-tych.
W kontekście radykalnej restrukturyzacji rosyjskiej gospodarki gwałtownie wzrosła rola i znaczenie dokumentacji wsparcia zarządzania.

Temat 3. Podstawy regulacyjne i metodologiczne przedszkolnych placówek oświatowych.
Cel badania: badanie prawa federalnego, GOST, klasyfikatorów regulujących działalność dokumentacyjną w Rosji.
Pytania do przestudiowania:
1. Skład bazy regulacyjnej i metodologicznej przedszkolnych placówek oświatowych.
2. Standaryzacja i ujednolicenie systemu edukacji przedszkolnej.
3. Ogólnorosyjskie klasyfikacje dokumentacji.
4. Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania.
1. Skład bazy regulacyjnej i metodologicznej przedszkolnych placówek oświatowych.
Obecnie obsługę dokumentacyjną zarządzania w przedsiębiorstwach, organizacjach i instytucjach regulują obowiązujące przepisy, dokumenty administracyjne organów wyższych, zasady i instrukcje zarządzania archiwami.
Ramy regulacyjne i metodologiczne przedszkolnej placówki oświatowej to zbiór przepisów ustawowych, wykonawczych, dokumentów organizacyjnych i metodologicznych regulujących technologię tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w bieżącej działalności organizacji lub instytucji. Baza ta obejmuje także regulację działalności placówki wychowania przedszkolnego i innych usług aparatu kierowniczego (kadra, funkcje, struktura, wsparcie techniczne i inne aspekty).
Baza regulacyjna i metodologiczna przedszkolnej placówki oświatowej obejmuje:
-akty prawne Federacji Rosyjskiej w zakresie informacji i dokumentacji;
-rozporządzenia i zarządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej, federalnych organów wykonawczych (ministerstwa, komitety, służby, agencje itp.) regulujące kwestie wsparcia dokumentacyjnego zarządzania na szczeblu federalnym;
-państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania (Przepisy podstawowe. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług obsługi dokumentacji (GSDOU - Zarządzenie Archiwum Głównego ZSRR z dnia 25 maja 1988 r. nr 33);
-akty prawne władz przedstawicielskich i wykonawczych podmiotów Federacji Rosyjskiej i ich jednostek terytorialnych, regulujące zagadnienia wychowania przedszkolnego;
-akty prawne o charakterze normatywnym i pouczającym, dokumenty metodologiczne dotyczące przedszkolnych placówek oświatowych różnych organizacji;
-państwowe standardy dotyczące dokumentacji;
- ujednolicone systemy dokumentacji;
-ogólnorosyjskie klasyfikatory informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej;
-dokumenty regulacyjne dotyczące organizacji i ochrony pracy kierowniczej pracowników przedszkolnej placówki oświatowej;
-dokumenty normatywne dotyczące organizacji archiwalnego przechowywania dokumentów.
Podstawą ustawodawstwa cywilnego jest Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej, którego pierwsza część została przyjęta 21 października 1994 r., druga część - 22 grudnia 1995 r. Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej określa rodzaje i odmiany dokumentów tworzonych w celu rejestrowania aktów stosunków cywilnych i rejestrowania ich faktów. powstanie lub zakończenie, potwierdzenie stosunków prawnych itp. Przykładowo art. 51 i kolejne artykuły rozdziału 4 Kodeksu cywilnego określają rodzaje dokumentów stosowanych przy tworzeniu, rejestracji, reorganizacji i likwidacji osoby prawnej.
Wraz z Kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej niektóre aspekty pracy z informacjami i dokumentacją regulują specjalne przepisy federalne.
Ustawa Federacji Rosyjskiej „O przepisach technicznych” z dnia 10 lipca 1993 r. Nr 5154-1 ustanawia ramy prawne normalizacji w Federacji Rosyjskiej, obowiązkowe dla wszystkich organów rządowych, oraz określa środki ochrony państwa interesów konsumentów i państwa poprzez opracowywanie i stosowanie dokumentów regulacyjnych w zakresie normalizacji oraz w zakresie dokumentacji wsparcia zarządzania.
Ustawa federalna „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ stanowi, że zasoby informacyjne (dokumenty i tablice dokumentów) są przedmiotem relacji między osobami fizycznymi, osobami prawnymi, państwem i są chronione przez prawa wraz z innymi zasobami. Ustawa określa reżim prawny dotyczący tworzenia, przechowywania i wykorzystania zasoby informacji.
Ustawa Federacji Rosyjskiej „O tajemnicy państwowej” z dnia 21 lipca 1993 r. nr 5485-1 reguluje stosunki powstałe w związku z klasyfikacją informacji jako tajemnicy państwowej, ich odtajnieniem i ochroną w interesie zapewnienia bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej . Ustawa zalicza tajemnicę państwową do informacji chronionych przez państwo w zakresie jego działalności wojskowej, zagranicznej, gospodarczej, wywiadowczej, kontrwywiadu i dochodzeń operacyjnych, których rozpowszechnienie mogłoby zaszkodzić bezpieczeństwu Federacji Rosyjskiej.
Ustawa federalna z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ „O rachunkowości” odzwierciedla podstawowe wymagania dotyczące rachunkowości, określa obowiązkowe szczegóły podstawowych dokumentów księgowych, wyjaśnia skład sprawozdań finansowych organizacji komercyjnych i ustala okresy przechowywania dokumentów księgowych i sprawozdania finansowe zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa.
Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej, Podstawy ustawodawstwa i ustawy federalne znalazły swój dalszy rozwój w dekretach Prezydenta Federacji Rosyjskiej, dekretach Rządu Federacji Rosyjskiej, rozporządzeniach i regulaminach.
Specjalista musi znać przepisy:
-Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 30 listopada 1995 r. nr 1203 „W sprawie zatwierdzenia wykazu informacji objętych tajemnicą państwową” (zmieniony dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 24 stycznia 1998 r. nr 61 );
-Uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 5 grudnia 1991 r. nr 35 „W sprawie wykazu informacji, które nie mogą stanowić tajemnicy handlowej”;
- inne regulacyjne dokumenty prawne.
Wszystkie wymienione dokumenty regulacyjne mają ogromne znaczenie dla organizacji procesu dokumentacyjnego w przedsiębiorstwach.
2. Standaryzacja i ujednolicenie systemu edukacji przedszkolnej
Większość informacji zarządczych jest zapisywana w formie dokumentów. Sam proces zarządzania charakteryzuje się znaczną różnorodnością i powtarzalnością sytuacji w pracy oraz przedsiębiorczych działań mających na celu ich rozwiązanie. Głównym kierunkiem doskonalenia dokumentacji jest ujednolicenie i standaryzacja.
Ujednolicenie oznacza sprowadzenie czegoś do jednego systemu, formy, jednolitości.
Ujednolicenie dokumentów przeprowadza się w celu zmniejszenia liczby dokumentów wykorzystywanych w działaniach zarządczych, typizacji ich form, ustalenia jednolitych wymagań dotyczących wykonywania dokumentów tworzonych przy rozwiązywaniu podobnych problemów zarządczych, zmniejszenia kosztów przygotowania i przetwarzania dokumentów, uzyskania informacji kompatybilność baz danych tworzonych w różnych sektorach działalności.
Racjonalnie zorganizowany zbiór powiązanych ze sobą dokumentów, tworzony według jednolitych zasad i wymagań i stosowany w określonym obszarze działalności, nazywany jest jednolitym systemem dokumentacji (UDS).
Istotą standaryzacji jest ustanowienie w obowiązującej normie optymalnych zasad i wymagań dotyczących opracowywania i wykonywania dokumentów, przyjętych w określony sposób do ich ogólnego i wielokrotnego użytku w pracy biurowej. Wyniki rozwoju są sformalizowane w postaci standardów międzystanowych (GOST), stanowych (GOSTR), branżowych (OST) oraz standardów przedsiębiorstw, instytucji i organizacji (STP).
Efektem prac nad ujednoliceniem i standaryzacją mogą być zarówno standardy dla niektórych typów dokumentów (na przykład GOST 7.32-2001 „Raport z prac badawczych. Struktura i zasady realizacji”), jak i dla ujednoliconych systemów dokumentacji. Na przykład GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów” jest częścią ujednoliconego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej (USORD). Ponadto kraj posiada ujednolicony system dokumentacji bankowej, dokumentacji księgowej i płatniczej pracy, dokumentacji handlu zagranicznego itp. pełną listę USD podano w Ogólnorosyjskim klasyfikatorze dokumentacji zarządczej OK 011-93.
Wymagania dotyczące opracowywania ujednoliconych form dokumentów
Ujednolicone formy dokumentów są opracowywane, gdy konieczne jest utworzenie nowych wskaźników w celu rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem. Niedopuszczalne jest powielanie wskaźników w różnych formach dokumentów.
Szczegóły formularzy dokumentowych umieszczane są na podstawie wzornika, zbudowanego z uwzględnieniem racjonalnego wykorzystania dwóch stron arkusza na formularze dokumentowe, których formy powstają metodą druku. Druga i kolejne strony muszą być ponumerowane. Numery stron umieszcza się cyframi arabskimi na środku górnego marginesu arkusza.
Treść formularza dokumentu należy sporządzić zgodnie z GOST 1.5-85. Dopuszcza się formatowanie treści dokumentu w formie tekstowej.
Nazwy szczegółów ujednoliconych formularzy dokumentów muszą odpowiadać nazwom przyjętym we Wszechrosyjskich klasyfikatorach informacji technicznych i ekonomicznych (OKTEI).
W nazwach kolumn, w których przewidziano wstawienie kodów, należy podać skrócone nazwy zastosowanych klasyfikatorów lub przyjętą dla nich identyfikację.
Stałe szczegóły formularzy dokumentów powinny co do zasady poprzedzać zmienne. Pierwsze kolumny tabeli w obszarze zawierającym dane przeznaczone do przetwarzania komputerowego muszą być zarezerwowane dla szczegółów identyfikujących informacje umieszczone w wierszu po ich wprowadzeniu do komputera.
Stosując metodę sumy kontrolnej, zaleca się zapisywanie sum kontrolnych mających na celu ochronę informacji przed błędami losowymi, przypisując ostatni wiersz tabeli i (lub) jej kolumnę, biorąc pod uwagę wymagania narzędzi obliczeniowych stosowanych w przetwarzaniu danych.
Wymagania dotyczące tekstów dokumentów i kolejności ich prezentacji określają dokumenty regulacyjne dotyczące dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.
Skróty słów w formularzach dokumentów muszą być zgodne z obowiązującymi zasadami pisowni i interpunkcji oraz skrótami przyjętymi przez OKTEI.
Klasyfikacja ujednoliconych form dokumentów
W zależności od poziomu zatwierdzenia ujednolicone formularze dokumentów dzielą się na cztery kategorie:
- stan (całkowicie rosyjski);
- branża (działowa);
- podmioty Federacji Rosyjskiej;
- formularze dokumentów stowarzyszeń, przedsiębiorstw, organizacji.
3. Ogólnorosyjskie klasyfikacje dokumentacji.
Ważnymi środkami wspomagania informacji są klasyfikatory informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej. Zapewniają zintegrowane przetwarzanie danych w zautomatyzowanych systemach informatycznych.
Klasyfikatory informacji technicznej, ekonomicznej i społecznej to dokumenty normatywne zawierające systematyczny zbiór nazw obiektów przedstawionych jako grupy klasyfikacyjne i przypisane im kody.
Obecnie istnieje 37 klasyfikatorów ogólnorosyjskich i nadal ogólnounijnych. Zbiór klasyfikatorów oraz dokumenty naukowe, metodologiczne i regulacyjne dotyczące ich opracowywania, utrzymywania i wdrażania stanowią Jednolity System Klasyfikacji i Kodowania Informacji Technicznej, Ekonomicznej i Społecznej.
W zależności od obszaru zastosowania klasyfikatory dzielą się na klasyfikatory ogólnorosyjskie, branżowe i korporacyjne.
Według treści całą gamę klasyfikatorów można podzielić na następujące grupy:
Klasyfikatory informacji o dokumentach zarządczych, zadaniach rozwiązywanych w zautomatyzowanych systemach kontroli, rodzajach działalności, wskaźnikach ekonomicznych i społecznych:
-Ogólnorosyjski klasyfikator standardów (OKS)
-Ogólnorosyjski klasyfikator produktów (OKP)
-Ogólnorosyjski Klasyfikator Dokumentacji Zarządczej (OKUD)
-Ogólnorosyjski klasyfikator jednostek miar (OKEI)
Klasyfikatory informacji o strukturach organizacyjnych:
-Ogólnorosyjski Klasyfikator Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO)
-Ogólnorosyjski Klasyfikator Sektorów Gospodarki Narodowej (OBOWIĄZUJĄCY do 2003 r.)
-Dekretem Państwowego Komitetu Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji i Metrologii z dnia 6 listopada 2001 r. Nr 454-st przyjęto Ogólnorosyjski Klasyfikator Rodzajów Działalności Gospodarczej (OKVED), opracowany przez Ministerstwo Rozwoju Gospodarczego i weszła w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.
Klasyfikatory informacji o ludności i personelu
-Ogólnorosyjski klasyfikator specjalności według wykształcenia (OKSO)
-Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów pracowniczych, stanowisk pracowniczych i stopni taryfowych (OKPDTR).
4. Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania.
Najbardziej kompletnym dokumentem międzysektorowym dotyczącym organizacji wspomagania dokumentacji zarządzania jest Państwowy System Wspomagania Dokumentacji Zarządzania (GSDMOU), opublikowany w 1990 roku. Normy i zasady Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej opierają się na podstawowych przepisach Jednolitego Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją (USSD), utworzonego w ZSRR w 1973 roku. i odegrał ważną rolę w optymalizacji procesów dokumentacyjnych w krajowej gospodarce.
GSDOU to zbiór zasad i reguł ustalających jednolite wymagania dotyczące dokumentowania działań zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w organach rządowych, przedsiębiorstwach i organizacjach publicznych.
Głównym celem Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej jest usprawnienie obiegu dokumentów organizacji, zmniejszenie ich liczby i poprawa jakości dokumentów, stworzenie najkorzystniejszych warunków stosowania środków technicznych i nowoczesnych technologii gromadzenia, przetwarzania i analizowania informacji.
Główne przepisy Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej obejmują kwestie dokumentowania działań zarządczych, organizacji pracy z dokumentami, mechanizacji i automatyzacji pracy z dokumentami oraz organizacji usługi obsługi dokumentów dla kadry kierowniczej.
Przepisy Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zostały opracowane w odniesieniu do odpowiedniego poziomu zarządzania w Standardowych instrukcjach pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej. 6 lipca 1992 r. Służba Archiwum Państwowego zatwierdziła Standardowe Instrukcje Pracy Biurowej w Ministerstwach i Urzędach Federacji Rosyjskiej. Został wprowadzony w celu ujednolicenia obsługi dokumentacji zarządczej i zwiększenia jej efektywności poprzez ujednolicenie składu i form dokumentów zarządczych oraz technologii pracy z nimi.
Zgodnie z systemem wychowania przedszkolnego oraz Standardową Instrukcją Zarządzania Urzędem ministerstwa i organizacje opracowują podobne dokumenty, biorąc pod uwagę specyfikę branży i konkretnej organizacji.
W nadchodzących latach planowane jest opracowanie nowej edycji Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej jako systemu norm, wymagań, przepisów regulujących podstawowe zasady pracy z dokumentami w przedsiębiorstwach i organizacjach. Zasadnicza różnica przyszłego systemu polega na tym, że będzie to jeden kompleks zautomatyzowanej dokumentacji i obiegu dokumentów oparty na nowych technologiach informatycznych (nowoczesne edytory tekstu, poczta elektroniczna, zautomatyzowane nazewnictwo spraw)

Temat 4. Podstawowe wymagania dotyczące przygotowania i wykonania dokumentu.
Cel badania: zbadanie składu i lokalizacji szczegółów dokumentów zarządczych zgodnie z GOST R6.30-2003.
Pytania do przestudiowania:
1. Formularze dokumentów i wymagania dla nich. Struktura dokumentu. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."
Formularze dokumentów i wymagania dla nich
Większość dokumentów firmowych, w tym dokumenty wychodzące, sporządzana jest na papierze firmowym.
Formularz to standardowa kartka papieru z nadrukowanymi trwałymi informacjami.
Formy dokumentów można tworzyć typograficznie, korzystając z narzędzi do drukowania online lub reprodukować przy użyciu technologii komputerowej podczas tworzenia określonego dokumentu. W przypadku najważniejszych dokumentów przedsiębiorstwa korzystają z druków z bardzo szczegółowym logo, wytłoczeniami, znakami wodnymi, wielobarwnym nadrukiem i innymi elementami utrudniającymi podrabianie. Z reguły takie formularze są numerowane typograficznie lub specjalnymi numeratorami. Skorzystanie z każdego takiego formularza należy odnotować na specjalnych formularzach rejestracyjnych.
Papier na formularze musi posiadać takie cechy, jak nie fałdowanie się pod wpływem przegrzania lub zamoczenia oraz brak kurzu na powierzchni arkusza, a także spełniać wymagania dotyczące gęstości - od 80 g/m2 do 200 g/m2 oraz białości - od 88% do 98%.
Do produkcji formularzy stosuje się głównie dwa formaty arkuszy papieru: A4 - (210*297 mm) i A5 (148*210 mm).
Każdy arkusz dokumentu, czy to na formularzu, czy bez niego, musi posiadać pola o odpowiednich rozmiarach:
Lewy - 20 mm;
Prawy - 10 mm;
Górna - 20 mm;
Dół - 20mm.
GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne." umożliwia tworzenie formularzy dla przedsiębiorstwa, jednostki strukturalnej i urzędnika.
Zgodnie z wymogami GOST ustanawia się następujące typy formularzy przedsiębiorstw:
Formularz ogólny - forma przedsiębiorstwa lub jednostki strukturalnej do produkcji dowolnego rodzaju dokumentu (z wyjątkiem listów);
Formularz listu;
Forma określonego rodzaju dokumentu, inna niż pismo.
Istnieją dwie opcje lokalizacji szczegółów formy - kątowa i podłużna.
Struktura dokumentu. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”
Każdy dokument składa się z określonego zestawu szczegółów.
Rekwizyty są obowiązkowym elementem każdego oficjalnego dokumentu.
Zbiór szczegółów tworzących dokument nazywany jest formą dokumentu.
Przykładowy formularz to model konstrukcji dokumentu, który określa zakres zastosowania, formaty, rozmiary pól, wymagania dotyczące konstrukcji siatki konstrukcyjnej i podstawowe szczegóły. Przykładowy formularz to zestaw szczegółów ułożonych w określonej kolejności, właściwych dla wszystkich typów dokumentów.
GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów” przewiduje stosowanie 30 szczegółów zamiast 29 zgodnie z GOST 6.30-97 podczas przygotowywania i przetwarzania dokumentów.
Norma ta dotyczy dokumentów organizacyjnych i administracyjnych związanych z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego (USORD) - uchwał, zarządzeń, zarządzeń, decyzji, protokołów, ustaw, pism itp. (zwanych dalej dokumentami) zawartych w Ogólno- Rosyjska Klasyfikacja Dokumentacji Zarządczej (OKUD) (klasa 0200000) i stosowana w działalności:
- organy rządu federalnego, organy rządowe podmiotów Federacji Rosyjskiej, w tym podmiotów Federacji Rosyjskiej, dla których obok języka rosyjskiego językiem państwowym jest język narodowy, organy samorządu terytorialnego;
- przedsiębiorstwa, organizacje i ich stowarzyszenia, niezależnie od formy własności i formy prawnej.
Norma ta określa skład szczegółów dokumentu; wymagania dotyczące przygotowania szczegółów dokumentu; wymagania dotyczące formularzy i dokumentów; wymagania dotyczące produkcji, rejestrowania, używania i przechowywania formularzy z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej, herbów podmiotów Federacji Rosyjskiej.
Przygotowując i przetwarzając dokumenty, wykorzystaj następujące dane:
01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;
02 - herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;
03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);
04 - kod organizacji;
05 - główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN)
osoba prawna;
06 - INN/KPP podatnika;
07 - kod formularza dokumentu;
08 - nazwa organizacji;
09 - informacje referencyjne o organizacji;
10 - nazwa typu dokumentu;
11 - data dokumentu;
12 - numer rejestracyjny dokumentu;
13 - link do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu;
14 – miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;
15 - adresat;
16 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;
17 - rozdzielczość;
18 - tytuł tekstu;
19 - znak kontrolny;
20 - tekst dokumentu;
21 - znak o obecności aplikacji;
22 - podpis;
23 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;
24 - zatwierdzenie dokumentu wizowego;
25 - pieczęć;
26 - znak na poświadczeniu kopii;
27 - znak o wykonawcy;
28 - oznaczenie wykonania dokumentu i przesłania go do akt;
29 - znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację.
30 - Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu
WYMOGI DOTYCZĄCE UZUPEŁNIANIA DANYCH W DOKUMENTIE
01. Godło państwowe Federacji Rosyjskiej umieszcza się na formularzach dokumentów zgodnie z Regulaminem dotyczącym godła państwowego Federacji Rosyjskiej.
02. Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej umieszcza się na formularzach dokumentów zgodnie z aktami prawnymi podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej.
03. Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy) umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (regulaminem organizacji). Godła nie powiela się na papierze firmowym w przypadku umieszczenia na nim godła państwowego Federacji Rosyjskiej lub herbu podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej.
04. Kod organizacji wprowadza się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKNO).
05. OGRN nadawany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.
06. Numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji wpisywany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.
07. Kod formularza dokumentu wprowadza się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej (OKUD).
08. Nazwa organizacji będącej autorem dokumentu musi odpowiadać nazwie zapisanej w jej dokumentach założycielskich. Nad nazwą organizacji należy podać nazwę skróconą, a w przypadku jej braku - pełną nazwę organizacji macierzystej. Nazwy organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, które wraz z rosyjskim mają język narodowy jako język państwowy, są drukowane w dwóch językach - rosyjskim i narodowym. Skróconą nazwę organizacji podaje się w przypadkach, gdy jest ona zapisana w dokumentach założycielskich przedsiębiorstwa. Pod pełną nazwą umieszcza się nazwę skróconą (w nawiasie). Imię w języku obcym powiela się w przypadkach, gdy jest zapisane w statucie (regulaminie organizacji). Pod nazwą w języku rosyjskim umieszcza się nazwę w języku obcym. Nazwa oddziału, urzędu terytorialnego, przedstawicielstwa jednostki strukturalnej wskazywana jest w przypadkach, gdy jest ona autorem dokumentu i znajduje się pod nazwą przedsiębiorstwa.
Autorem dokumentu może być urzędnik reprezentujący organizację.
09. Informacje referencyjne o organizacji obejmują adres pocztowy, numery telefonów i inne informacje według uznania organizacji (numery faksu, numery teleksu, rachunki bankowe, adres e-mail itp.).
10. Nazwa rodzaju dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację jest uregulowana w statucie (regulaminie organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez USORD i OKUD (klasa 0200000)
W piśmie nie wskazano nazwy rodzaju dokumentu.
11. Za datę dokumentu uważa się datę jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu – datę posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu – datę zdarzenia. Jeżeli autorami dokumentu jest kilka przedsiębiorstw, datą dokumentu jest najpóźniejsza data podpisania.
Datę dokumentu zapisuje się cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc są reprezentowane przez dwie pary cyfr arabskich oddzielonych kropką, rok przez cztery cyfry arabskie. Przykładowo datę 5 stycznia 2008 należy wpisać jako: 01.05.2008.
Dopuszczalna jest słowno-numeryczna metoda formatowania daty, np.: 5 stycznia 2008, a także formatowanie daty w następującej kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca, np.: 2008.01.05.
12. Numer rejestracyjny dokumentu składa się z numeru seryjnego, który według uznania organizacji może zostać uzupełniony indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp. Numer rejestracyjny dokumentu sporządzone wspólnie przez dwa lub więcej przedsiębiorstw składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem w kolejności wskazywania autorów w dokumencie.
13. Podanie numeru ewidencyjnego i daty dokumentu obejmuje numer rejestracyjny i datę dokumentu, na który udzielana jest odpowiedź.
14. Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu wskazuje się, jeżeli trudno je ustalić na podstawie danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce opracowania lub publikacji wskazane jest z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego i uwzględnia wyłącznie ogólnie przyjęte skróty.
15. Adresatem mogą być organizacje, ich jednostki strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Adresując dokument do urzędnika lub osoby fizycznej, przed nazwiskiem podaje się inicjały. Nazwy organizacji i jej podział strukturalny podano w mianowniku.
Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji
Dział Systematyzacji
ustawodawstwo
W celowniku wskazuje się stanowisko osoby, do której dokument jest adresowany, np.:
JSC „Tekstylia Bolszewskie”
Księgowość
Starszy ekonomista
JAK. Nikołajew
lub Prezes JSC „Fabryka Porcelany Łomonosowa”
W I. Pietrow
Jeżeli dokument wysyłany jest do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji, należy je wskazać ogólnie, na przykład:
Władze okręgowe
region Moskwy
W razie potrzeby dane „Adresata” mogą obejmować adres pocztowy. Elementy adresu pocztowego wskazane są w kolejności ustalonej w regulaminie świadczenia usług pocztowych.
Dopuszczalne jest wyśrodkowanie każdej linii atrybutu „Adresat” względem najdłuższej linii, np.:
Do prezesa spółki ogrodniczej Mozhaisk Dali V.A. Bunejew
16. Pieczęć zatwierdzająca – warunek wskazujący na charakter normatywny lub prawny jej treści. Dokument zatwierdza urzędnik lub specjalnie wydany dokument.
17. uchwała – szczegóły, w których kierownik wskazuje zadanie wykonania tego dokumentu, termin wykonania oraz konkretnych wykonawców.
18. tytuł – wyraża streszczenie tekstu, jego główny ładunek semantyczny.
19. Znak kontroli oznacza, że dokument został objęty kontrolą. Wszystkie dokumenty wymagające wykonania podlegają kontroli.
20. Przy opracowywaniu tekstu w formie kwestionariusza nazwy cech charakterystycznego przedmiotu należy wyrazić rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z czasownikiem w drugiej osobie liczby mnogiej czasu teraźniejszego lub przeszłego („ mieć”, „posiadać” lub „był”, „był” itp. .d.). Cechy wyrażone ustnie muszą być zgodne z nazwami cech. Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabela drukowana jest na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli należy ponumerować, a na kolejnych stronach drukowane są tylko numery tych kolumn.
Tekst połączony zwykle składa się z dwóch części. Pierwsza część wskazuje przesłanki, podstawy, cele sporządzenia dokumentu, druga (ostateczna) - decyzje, wnioski, wnioski, propozycje, rekomendacje. Tekst może zawierać jedną część końcową (np. zarządzenia – część administracyjna bez oświadczenia; pisma, oświadczenia – żądanie bez wyjaśnień; zaświadczenia, notatki – ocena stanu faktycznego, wnioski).
W tekście dokumentu przygotowanego na podstawie dokumentów innych organizacji lub dokumentów wcześniej opublikowanych wskazane są ich dane: nazwa dokumentu, nazwa organizacji, autor dokumentu, data dokumentu, numer rejestracyjny dokumentu , tytuł tekstu.
Jeżeli tekst zawiera kilka rozstrzygnięć, wniosków itp., należy go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które numeruje się cyframi arabskimi.
W dokumentach administracyjnych (rozkazach, instrukcjach itp.) organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także w dokumentach kierowanych do kierownictwa organizacji tekst należy podawać w pierwszej osobie liczby pojedynczej („rozkazuję”, „Oferuję”, „Proszę”). W dokumentach administracyjnych organów kolegialnych tekst podawany jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej („postanowi”, „postanowił”). We wspólnych dokumentach administracyjnych tekst podawany jest w pierwszej osobie liczby mnogiej („zamawiamy”, „zdecydowaliśmy”). Tekst protokołu podany jest w trzeciej osobie liczby mnogiej („słuchał”, „mówił”, „zdecydował”).
W dokumentach ustalających prawa i obowiązki organizacji, ich podział strukturalny (regulaminy, instrukcje), a także zawierających opis, ocenę stanu faktycznego lub wnioski (ustawa, zaświadczenie) stosuje się formę prezentacji tekstu w trzeciej osobie liczby pojedynczej lub mnogiej. wykorzystywane („wydział pełni funkcje”, „w skład stowarzyszenia wchodzi”, „utworzona komisja”).
W listach stosowane są następujące formy prezentacji:
- pierwsza osoba liczby mnogiej („proszę wysłać”, „wysyłamy do rozpatrzenia”);
- pierwsza osoba liczby pojedynczej („uważam to za konieczne”, „proszę podkreślić”);
- od trzeciej osoby liczby pojedynczej („ministerstwo nie sprzeciwia się”, „VNIIDAD uważa to za możliwe”).
21. Notatkę o obecności wymienionego w tekście załącznika sporządza się w następujący sposób – Dodatek: na 5 arkuszy. w 2 egzemplarzach.
Jeżeli dokument posiada załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy; Jeśli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane, np.:
Aplikacja:
1. Regulamin Wydziału Kredytów Regionalnych na 5 stronach. w 1 egzemplarzu.
2. Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów Działu Kredytów Regionalnych na 7 stronach. w 2 egzemplarzach.
Jeżeli wnioski są oprawione, liczba arkuszy nie jest wskazana.
W załączniku do dokumentu administracyjnego, na jego pierwszej stronie w prawym górnym rogu, należy wpisać „Załącznik” podając nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, np.:
Załącznik 2
zarządzeniem Dyrektora Instytutu z dnia 15 czerwca 2007 r. nr 319
Jeżeli do dokumentu, który również posiada załącznik, dołączony jest inny dokument, adnotację wskazującą na obecność załącznika sporządza się w następujący sposób:
załącznik: pismo z Rosarchowa z dnia 14 czerwca 2007 r. nr 02-4/156 i załącznik do niego, łącznie 30 stron.
Jeżeli wniosek nie zostanie przesłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, notatkę o jego dostępności sporządza się w następujący sposób: Wniosek: 3 arkusze. w 5 egzemplarzach. na pierwszy adres.
Dopuszczalne jest wydrukowanie wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza, np.
ZAŁĄCZNIK nr 2
na polecenie dyrektora Instytutu
15.06.2007 № 19
22. W polu „Podpis” znajdują się: imię i nazwisko, stanowisko osoby podpisującej dokument (pełne, jeżeli dokument nie jest sporządzony na formularzu dokumentowym, oraz skrócone – w przypadku dokumentu sporządzonego na papierze firmowym); podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:

Dyrektor Podpis osobisty N.A. Fiodorow

Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika w podpisie nie jest wskazane stanowisko tej osoby.
W przypadku podpisywania dokumentu przez kilku urzędników ich podpisy składane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku np.;

Dyrektor Generalny Podpis osobisty M.A. Miedwiediew
Główny księgowy Podpis osobisty N.A. Loginova

Jeżeli dokument podpisuje kilka osób o jednakowych stanowiskach, ich podpisy składane są na tym samym poziomie, np.:
Wiceminister Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej
Wiceminister finansów Federacji Rosyjskiej
Podpis osobisty
Podpis osobisty
V.M. Stiepanow
AP Mironow
Dokumenty sporządzone przez komisję nie wskazują stanowisk osób podpisujących dokument, lecz ich obowiązki w ramach komisji zgodnie z podziałem, np.:
Przewodniczący Komisji
Podpis osobisty N.V. Kulikow

Członkowie Komisji
Podpis osobisty K.M. Artemyjewa
Podpis osobisty S.P. Matwiejew
Podpis osobisty V. A. Filatov

Dokument może podpisać pełniący obowiązki urzędnika, podając swoje faktyczne stanowisko i nazwisko. W takim wypadku niedopuszczalne jest umieszczenie przyimka „For”, odręcznego napisu „Zastępca”. lub ukośnik przed nazwą stanowiska.
23. Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się z słowa ZGODNIE, stanowiska osoby, z którą dokument jest zatwierdzany (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, transkrypcji podpisu (inicjały, nazwisko) oraz daty zatwierdzenia , Na przykład:
ZGODA
Rektor Akademii Finansowej
pod rządami Federacji Rosyjskiej
Podpis osobisty A.G. Gryaznowa
23.04.2007
Jeżeli zatwierdzenie następuje w formie listu, protokołu itp., pieczęć zatwierdzenia sporządza się w następującej formie:
ZGODA

List Rosyjskiej Akademii Nauk Medycznych

z dnia 30 października 2007 r. nr 451-805

ZGODA

Protokół spotkania

Rada Ubezpieczeniowa

Firma „Planeta”.

z dnia 21 czerwca 2007 r. nr 10

24. Zatwierdzenie dokumentu następuje wraz z wydaniem wizy, która zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Na przykład:

Kierownik działu prawnego
Podpis osobisty A.S. Orłow
25.11.2007

Jeżeli do dokumentu są jakieś uwagi, wiza wydawana jest w następujący sposób:

Załączono komentarze
Podpis osobisty A.S. Orłow
25.08.2007

Uwagi zamieszczane są na osobnej kartce, podpisywanej i dołączanej do dokumentu.
W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w organizacji, wizy umieszczane są na dole odwrotnej strony ostatniej kartki oryginalnego dokumentu.
W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z organizacji, wizy umieszczane są na dole przedniej strony kopii wysyłanego dokumentu.

Istnieje możliwość wystawienia dokumentów wizowych na odrębnym arkuszu zgody.
Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzanie dokumentu i jego załączników strona po stronie.

25. Pieczęć poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach przewidzianych w przepisach szczególnych, potwierdzających uprawnienia osób notujących fakty dotyczące aktywów finansowych.
Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji.
26. Podczas poświadczania zgodności kopii dokumentu z oryginałem, poniżej wymaganego „Podpisu” umieszcza się: napis poświadczający „Stanowisko osoby poświadczającej kopię jest prawidłowe; podpis osobisty; transkrypcja podpisu (inicjały „nazwiska”), data poświadczenia, np.:

Podpis
Prawidłowy
Inspektor Działu Kadr Podpis osobisty M.V. Koposkow
07.06.2007
Dopuszcza się poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią ustaloną według uznania organizacji.

27. Znak wykonawcy obejmuje nazwisko (lub nazwisko, imię i nazwisko rodowe) wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Znak wykonawcy umieszcza się na przedniej lub tylnej stronie ostatniej kartki dokumentu w lewym dolnym rogu,
Na przykład:

Pietrow I.I.
333-25-25

28. Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt zawiera następujące dane: wzmiankę o dacie i numerze dokumentu wskazującą na jego wykonanie lub, w przypadku braku takiego dokumentu, krótką informację o wykonaniu ; słowa „Bierz się do pracy”; numer pliku, w którym dokument będzie przechowywany.
Notatka o korzystaniu z dokumentu i przesłaniu go do akt musi zostać podpisana i opatrzona datą przez wykonawcę dokumentu lub kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony.
29. Notatka o otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera również datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby - godziny i minuty)
Dopuszczalne jest umieszczenie stempla potwierdzającego otrzymanie dokumentu przez organizację.
30. Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znak (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku komputerowym, datę oraz inne dane wyszukiwania zainstalowane w organizacji .

Temat 5. Systemy dokumentacji.
Cel studiów: zapoznanie się z głównymi rodzajami dokumentów zarządczych oraz zbadanie cech przygotowania i wykonania dokumentów organizacyjnych, administracyjnych i informacyjnych oraz referencyjnych
Pytania do przestudiowania:

1. System dokumentacji organizacyjnej.
Jedną z funkcji zarządczych realizowaną w działalności przedsiębiorstw jest funkcja organizacji systemu i procesów zarządzania.
Działalność organizacyjna przedsiębiorstwa wyraża się w opracowywaniu i zatwierdzaniu zespołu dokumentów organizacyjno-prawnych zawierających zasady, normy, regulacje określające status przedsiębiorstwa, jego kompetencje, strukturę, personel i inne aspekty.
Działalność instytucji jest rejestrowana w różnego rodzaju dokumentach. Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem organizacje, instytucje i przedsiębiorstwa prywatne wydają statuty, regulaminy, instrukcje, tabele personelu itp. Wszystkie te dokumenty tworzą grupę dokumentów organizacyjnych.
Dokumenty organizacyjne to zbiór wzajemnie powiązanych dokumentów regulujących strukturę, zadania, funkcje przedsiębiorstwa, organizację jego pracy, prawa, obowiązki i odpowiedzialność kierownictwa przedsiębiorstwa. Dokumenty organizacyjno-prawne zawierają postanowienia bezwzględnie obowiązujące i stanowią podstawę prawną działalności przedsiębiorstwa.
Rodzaje dokumentów organizacyjnych:
Statut przedsiębiorstwa to zbiór zasad regulujących działalność organizacji, ich relacje z innymi organizacjami i obywatelami, prawa i obowiązki w zakresie działalności państwowej lub gospodarczej.
Statut jest złożonym dokumentem, którego strukturę i treść ustalają sami twórcy. Karta stanowi część jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej i ma ustaloną strukturę tekstową.
Wymagania dotyczące sporządzenia karty podano w Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej, część 1.
Karta musi zawierać następujące szczegóły:
Nazwa firmy;
Nazwa typu dokumentu;
Data dokumentu;
Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;
Pieczęć zatwierdzenia dokumentu;
Tekst statutu;
Podpis osoby zatwierdzającej dokument.
Regulamin jest aktem prawnym, który określa porządek tworzenia, zadania, obowiązki, prawa, odpowiedzialność i organizację pracy przedsiębiorstwa jako całości lub jego działów strukturalnych. (Na przykład Ogólne rozporządzenia dotyczące ministerstw, rozporządzenia dotyczące rachunkowości itp.) Przepisy również stanowią część jednolitego systemu i mają ustaloną strukturę tekstową.
Przepisy opracowywane są pod kierunkiem menadżerów spółki, z inicjatywy kierowników pionów strukturalnych.
Regulamin podpisuje kierownik jednostki strukturalnej, uzgadnia z działem prawnym i zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa.
Regulamin jest sporządzony na papierze firmowym organizacji i zawiera następujące szczegóły:
Nazwa firmy;
Nazwa jednostki strukturalnej;
Nazwa typu dokumentu;
Data;
Pieczęć zatwierdzenia dokumentu.
Stanowisko jest złożonym dokumentem. Strukturę i treść Regulaminu ustala co do zasady organizacja rozwijająca.
Tekst Regulaminu zawiera następujące punkty:
Postanowienia ogólne.
główne cele.
Funkcje.
prawa.
organizacja pracy.
Instrukcja - akt prawny wydany lub zatwierdzony w celu ustalenia zasad regulujących organizacyjne, naukowe, techniczne, finansowe i inne aspekty działalności instytucji, organizacji, urzędników. Tytuł instrukcji musi zawierać zakres zagadnień, przedmiotów i osób, których dotyczą jej wymagania. (Na przykład instrukcje dotyczące zarządzania biurem)
Instrukcja jest dokumentem o ważności stałej lub wieloletniej (do czasu wymiany na nową).
Tekst instrukcji ma charakter informacyjny i zawiera słowa administracyjne: MUSI, POWINIEN, KONIECZNE itp.
Instrukcje zawierają następujące szczegóły:
Nazwa firmy;
nazwa typu dokumentu;
data;
miejsce publikacji;
tytuł tekstu;
pieczęć zatwierdzająca;
tekst;
podpis.
Dla każdego pracownika przedsiębiorstwa sporządzany jest opis stanowiska pracy - dokument określający zadania, funkcje, prawa i obowiązki pracownika przedsiębiorstwa. Na podstawie opisu stanowiska pracy z pracownikiem sporządzana jest umowa o pracę. Umowa o pracę i opis stanowiska służą rozwiązywaniu sytuacji konfliktowych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Opis stanowiska opracowywany jest przez dział personalny, uzgadniany z prawnikiem i zatwierdzany przez dyrektora przedsiębiorstwa.
Główne sekcje tekstu opisu stanowiska:
Postanowienia ogólne;
odpowiedzialność zawodowa;
prawa;
odpowiedzialność;
Sekcja 1 wskazuje obszar działania specjalisty; tryb powoływania na urząd i odwoływania go ze stanowiska; wymagane kompetencje; podporządkowanie specjalisty; przepisy prawne.
W dziale 2 wymieniono szczegółowe rodzaje prac wykonywanych przez specjalistę.
W § 3 określono uprawnienia niezbędne specjalisty do wykonywania powierzonych mu obowiązków.
Sekcja 4 określa, za co dokładnie odpowiada specjalista.
Tabela personelu jest dokumentem ustalającym oficjalny i liczbowy skład przedsiębiorstwa, wskazującym fundusz płac.
Tabela personelu jest sporządzana na papierze firmowym, wskazując listę stanowisk, informacje o liczbie jednostek pracowniczych, oficjalnych wynagrodzeniach i miesięcznej liście płac.
Tabela personelu zawiera następujące szczegóły:
Nazwa firmy;
nazwa typu dokumentu;
data;
miejsce publikacji;
pieczęć zatwierdzająca;
tekst;
wizy;
podpis.
Tabela personelu jest podpisana przez zastępcę kierownika, uzgadniana z głównym księgowym i zatwierdzana przez kierownika przedsiębiorstwa. Pieczęć zatwierdzająca jest poświadczona pieczęcią organizacji.
Zmiany w tabeli personelu wprowadzane są na polecenie kierownika przedsiębiorstwa.
Struktura i personel - dokument organizacyjny, który wskazuje wszystkie działy strukturalne przedsiębiorstwa, stanowiska wprowadzone w przedsiębiorstwie oraz liczbę jednostek kadrowych na każdym stanowisku. (sporządzony i podpisany analogicznie jak harmonogram zatrudnienia).
Wewnętrzny regulamin pracy jest dokumentem organizacyjnym, który odzwierciedla następujące zagadnienia:
organizacja pracy przedsiębiorstwa;
wzajemne obowiązki pracowników i administracji;
udzielanie urlopów;
oddelegowanie pracowników;
tryb wewnątrzobiektowy.
Regulamin jest sporządzany na papierze firmowym przedsiębiorstwa, uzgadniany w drodze dyskusji na zebraniu pracowników przedsiębiorstwa, zatwierdzany przez prawnika i zatwierdzany przez kierownika przedsiębiorstwa.
2. System dokumentacji administracyjnej.
Dokumenty administracyjne odgrywają bardzo ważną rolę w zarządzaniu instytucjami, przedsiębiorstwami i organizacjami.
Dokumenty administracyjne to dokumenty o charakterze administracyjnym, adresowane do niższych lub podległych organizacji, grup lub poszczególnych urzędników. Głównym celem dokumentów administracyjnych jest regulacja działalności, pozwalająca organowi zapewnić realizację powierzonych mu zadań i uzyskać maksymalny efekt ze swoich działań.
Schemat przygotowywania dokumentów administracyjnych:
kompleksowe badanie zagadnienia, przygotowanie projektu dokumentu;
zatwierdzenie tekstu i jego podpisanie;
dyskusja i przyjęcie dokumentu na posiedzeniach organu kolegialnego (uchwała, decyzja)
Tekst dokumentu administracyjnego składa się z dwóch współzależnych części: stwierdzającej i administracyjnej.
Część stwierdzająca stanowi wprowadzenie w istotę rozpatrywanego zagadnienia i ma na celu wyjaśnienie, co było przyczyną zarządzeń. Część stwierdzająca jest opcjonalna, może jej nie być, jeśli nie ma konieczności składania wyjaśnień.
Główny ciężar spoczywa na części administracyjnej.
Część administracyjna jest przedstawiona w formie rozkazującej. W zależności od rodzaju dokumentu zaczyna się od słów: ZDECYDOWANO (rozporządzenia), ZDECYDOWANO (ZDECYDOWANO) - decyzje, ZAMÓWIAM - zarządzenia.
GOST precyzuje: „W dokumentach administracyjnych organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także w dokumentach kierowanych do kierownictwa organizacji tekst powinien być podany w pierwszej osobie liczby pojedynczej (Zamawiam, proponuję, pytam… )”
Rodzaje dokumentów administracyjnych:
Uchwała jest aktem prawnym podejmowanym przez najwyższe i niektóre centralne organy kolegialnego zarządzania w celu rozstrzygnięcia najważniejszych i podstawowych zadań stojących przed tymi organami oraz ustalenia stabilnych standardów postępowania.
Uchwały podejmowane są przez najwyższe organy władzy państwowej w sprawach organizacyjnych, gospodarczych, politycznych i innych związanych z wykonywaniem ich uprawnień.
Formularz rozwiązania zawiera następujące szczegóły:
herb Federacji Rosyjskiej lub podmiot;
nazwa organizacji, która wydała dokument;
nazwa typu dokumentu;
miejsce kompilacji;
data dokumentu, numer rejestracyjny;
tytuł tekstu;
tekst;
podpisy;
zatwierdzenie wizy.
Projekty uchwał wymagają zatwierdzenia przez radcę prawnego. Uchwałę podpisuje kierownik organu, który wydał ten dokument.
Zarządzenie (w sprawie głównej działalności) to akt prawny wydawany przez kierownika przedsiębiorstwa w celu rozwiązania głównych i operacyjnych zadań stojących przed przedsiębiorstwem.
Zamówienia wydawane są:
kolejność działania przedsiębiorstwa;
decyzje i instrukcje dotyczące organizacji pracy;
wydarzenia organizacyjne;
wyniki pracy;
wyniki audytu.
Rozkazy wydawane są tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Zmiany, uzupełnienia i anulowania zamówień dokonywane są wyłącznie poprzez zamówienia. Zarządzenie podpisuje kierownik organizacji lub jego zastępca. Zarządzenie wchodzi w życie z chwilą podpisania, chyba że w tekście określono inny termin jego wejścia w życie.
Zarządzenie jest aktem prawnym wydawanym w sprawach operacyjnych w przedsiębiorstwach indywidualnie przez zastępców pierwszego menedżera, zastępcę głównego inżyniera, a także kierowników działów konstrukcyjnych.
Zarządzenie ma z reguły ograniczony okres ważności i dotyczy wąskiego kręgu jednostek, urzędników i obywateli. Tekst zamówienia składa się z tych samych części, co zamówienie, jedynie część administracyjna zaczyna się od słów „OFERUJĘ” lub „OBOWIĄZEK”. Podpisany przez menadżera i uzgodniony z osobami zainteresowanymi tym dokumentem.
Dyrektywa jest dokumentem administracyjnym wydawanym przez organy rządowe, ministerstwa, departamenty, przedsiębiorstwa i organizacje w kwestiach informacyjnych i metodologicznych, a także w kwestiach związanych z organizacją wykonywania zarządzeń, instrukcji i innych aktów organów rządowych.
Do zagadnień informacyjnych, metodologicznych i organizacyjnych zaliczają się:
A. Organizacja realizacji zamówień;
B. Organizacja wykonywania dyspozycji.
Tekst instrukcji składa się z dwóch części: stwierdzającej i administracyjnej.
część stwierdzająca ujawnia przyczyny wystawienia dokumentu i zaczyna się od słów: „na podstawie…”, „w celu”, „zgodnie”
część administracyjna zaczyna się od słowa PROPONUJĘ i wskazuje zalecane działania.
Decyzja jest dokumentem administracyjnym organu kolegialnego, wydawanym w najważniejszych sprawach lub w celu wprowadzenia norm i przepisów. Decyzje w sprawach produkcyjnych podejmują zarządy, walne zgromadzenia akcjonariuszy itp.
Tekst składa się z części stwierdzającej i administracyjnej. W części stwierdzającej podaje się powody wydania dokumentu. W części administracyjnej należy wskazać nazwę organu podejmującego decyzję, następnie w osobnym wierszu słowo ZDECYDOWANO.
Część administracyjna podzielona jest na akapity. Każdy przedmiot budowany jest według następującego schematu: akcja – wykonawca – termin.
Decyzję podpisują przewodniczący i sekretarz organu kolegialnego.
3. System informacji i dokumentacji referencyjnej.
Większość dokumentów publikowanych przez organizacje to dokumenty informacyjne i referencyjne.
Dokumenty informacyjne i referencyjne to zbiór dokumentów zawierających informacje o stanie faktycznym, stanowiących podstawę podejmowania decyzji.
Rodzaje informacji i dokumentów referencyjnych:
Ustawa jest dokumentem informacyjnym i referencyjnym sporządzonym przez grupę osób w celu potwierdzenia ustalonych faktów i zdarzeń. Ustawa może zawierać wnioski, zalecenia, propozycje jej autorów.
Akt zatwierdzany jest dokumentem administracyjnym lub zarządcą, na którego zlecenie dokument został sporządzony.
Tekst ustawy składa się z dwóch części: wprowadzającej i stwierdzającej.
We wstępnej części tekstu aktu wskazuje się podstawę sporządzenia aktu, wymienia osoby, które sporządziły akt oraz osoby jednocześnie obecne.
Część stwierdzająca zawiera opis wykonanej pracy; spisuje się fakty, formułuje wnioski i propozycje autorów ustawy. Akt podpisują wszystkie osoby, które brały udział w jego przygotowaniu.
Protokoły są dokumentem rejestrującym przebieg dyskusji nad problemami i podejmowania decyzji na spotkaniach, sesjach, konferencjach.
Tekst protokołu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej.
Część wprowadzająca tekstu protokołu zawiera informacje stałe i zmienne.
Stały - słowa: „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Obecny” (pisane od lewego marginesu).
Zmienna - inicjały i nazwiska przewodniczącego, sekretarza i osób obecnych. Zapisuje się go od drugiej pozycji tabulatora.
Zasadnicza część protokołu zbudowana jest według schematu: SŁUCHANE – MÓWIONE – ZDECYDOWANE (ZDECYDOWANE) w każdej sprawie osobno, od lewego marginesu bez znaków interpunkcyjnych.
Jeżeli spraw jest więcej, słowo WYSŁUCHANE poprzedza się numerem punktu porządku obrad. Na czerwonej linii wpisz inicjały i nazwisko mówiącego w mianowniku, a następnie wydrukuj treść protokołu i komunikatów.
Po ROZMÓWIE, na czerwonej linii w mianowniku wpisuje się inicjały i nazwiska mówców, po czym drukowana jest treść protokołu i komunikatów.
Ostatnią częścią tekstu protokołu jest uchwała w tej sprawie. Zaczyna się od słowa ZDECYDOWANO. Jest zbudowany według schematu: akcja – wykonawca – termin. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz. Datą protokołu jest data posiedzenia.
Memorandum to dokument adresowany do szefa własnej lub wyższej organizacji i zawierający oświadczenie dotyczące dowolnej kwestii lub faktu.
Zgodnie z treścią raporty mają charakter: informacyjny; raportowanie.
W zależności od odbiorcy: wewnętrzny, zewnętrzny.
Notatki wewnętrzne sporządzane są w formacie A4, s
itp.................

Wstęp

Zmiany w zasadach funkcjonowania gospodarki kraju, jakie zaszły w ciągu ostatnich 10-15 lat, wpłynęły nie tylko na same procesy produkcyjne i gospodarcze, ale w istotny sposób wpłynęły na metody i technologie ich zarządzania oraz organizowania odpowiedniego wsparcia informacyjnego. Z tych powodów obszar działalności zarządczej związany z przygotowaniem, przetwarzaniem i wykorzystaniem dokumentów (wsparcie dokumentacyjne zarządzania) również musiał ulec obiektywnie niezbędnym zmianom zarówno w aspekcie metodologicznym, jak i w zakresie wsparcia metodologicznego dla konkretnych praktyczne działania w pracy z dokumentami.

W związku z tym przyjęcie i wdrożenie decyzji o opracowaniu i wdrożeniu krajowej normy GOST ISO 15489-1-2007 „Zarządzanie dokumentami” nastąpiło w odpowiednim czasie. Postanowienia tej normy stanowią metodologiczną podstawę tworzenia i efektywnego stosowania systemów zarządzania dokumentami, niezależnie od specyficznych warunków realizacji zapewnianych działań zarządczych i stosowanych technologii przetwarzania dokumentów, niezależnie od rodzaju nośników i form informacji prezentacja.

Ponadto intensywny rozwój systemów i technologii informatycznych i telekomunikacyjnych wywarł istotny wpływ na organizację wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej.

Mając to na uwadze zaistniała potrzeba przygotowania podręcznika, którego materiał będzie odzwierciedlał te zmiany w zakresie wsparcia metodologicznego, technicznego i technologicznego pracy z dokumentami.

Materiał podręcznika uzupełniany jest testami komputerowymi dla poszczególnych działów kierunkowych, cechy ich wykorzystania opisano w załączniku. Program testowy i testy znajdują się na płycie dołączonej do podręcznika.

Wykład 1

1. Podstawowe pojęcia z zakresu zarządzania dokumentami

Dokument i jego charakterystyka

Poddokument oznaczają informacje umożliwiające identyfikację zapisane na nośniku materialnym, które są tworzone, otrzymywane i przechowywane przez organizację lub osobę fizyczną jako dowód potwierdzający zobowiązania prawne lub działalność gospodarczą. Jednocześnie najważniejszą cechą dokumentu jest jego identyfikowalność zapewniona poprzez dostępność odpowiednich szczegółów.

prowadzenie skutecznych i uporządkowanych działań organizacji, co pociąga za sobą niezbędną odpowiedzialność;

tworzenie i dokumentowanie decyzji organizacyjnych i zarządczych;

zapewnienie spójności działań zarządczych i administracyjnych;

zapewnienie ciągłości działania organizacji w sytuacjach awaryjnych;

zgodność z wymaganiami przepisów regulujących zakres działalności organizacji we wszystkich jej przejawach;

zapewnienie ochrony i wsparcia w ewentualnych sporach sądowych związanych z działalnością organizacji;

ochrona interesów organizacji oraz praw jej pracowników i klientów, a także innych zainteresowanych stron;

zapewnianie i dokumentowanie osiągnięć i rozwoju oraz odpowiednich praw własności intelektualnej organizacji i jej pracowników;

dokumentowanie dowodów działalności biznesowej, osobistej i społecznej organizacji i jej pracowników w całej jej różnorodności i cechach charakterystycznych;

tworzenie i zachowanie pamięci zbiorowej, indywidualnej, pamięci społeczeństwa.

Prawnie ustalono, że dokumenty i zbiory dokumentów, będące zasobami informacyjnymi, są przedmiotem relacji pomiędzy osobami fizycznymi, osobami prawnymi, państwem i podlegają ochronie prawnej wraz z innymi zasobami. Ponadto udokumentowanie informacji jest warunkiem koniecznym ich umieszczenia w zasobach informacyjnych.

Zapisywanie utworzonych dokumentów jest konieczne dla:

a) zapewnienie ciągłości i spójności działań zarówno przy podejmowaniu bieżących decyzji zarządczych, jak i ocenie ich przyszłych konsekwencji oraz opracowywaniu odpowiednich decyzji poprzez:

przechowywanie informacji o przeszłych i obecnych decyzjach zarządczych oraz bieżących działaniach (w ramach pamięci korporacyjnej) w celu informacyjnego wsparcia decyzji i działań w teraźniejszości i przyszłości;

utrzymywanie dowodów przeszłych i obecnych działań w celu utrzymania odpowiedzialności;

b) zgodność z wymaganiami regulacyjnych aktów prawnych poprzez zapewnienie dokumentacji, wyjaśnienie i wdrożenie ram regulacyjnych mających zastosowanie do zarządzania dokumentami z uwzględnieniem specyfiki działalności organizacji;

c) zaspokajanie obecnych i przyszłych potrzeb interesariuszy poprzez:

identyfikacja uzasadnionych interesów interesariuszy (pracowników, partnerów biznesowych, klientów i innych) w zakresie przechowywania dokumentacji przez okres dłuższy niż jest to konieczne dla samej organizacji. Do interesariuszy mogą należeć osoby, którym organizacja musi zapewnić dostęp do swoich rejestrów ze względu na rozliczalność (audytorzy, organy regulacyjne, badacze, władze archiwalne lub badacze);

identyfikowanie i ocenianie prawnych, finansowych, politycznych, społecznych i innych korzyści wynikających z zachowania dokumentów w celu wspierania interesów badaczy i całego społeczeństwa;

zgodność z obowiązującymi wymaganiami właściwej organizacji archiwalnej.

Aby móc nadal działać, przestrzegać przepisów i zapewnić niezbędną rozliczalność, organizacje muszą tworzyć i utrzymywać autentyczne, wiarygodne i użyteczne dokumenty oraz chronić ich integralność przez wymagany czas.

Dokument jest rozpatrywany autentyczny, jeżeli można wykazać, że jest tym, czym ma być, o czym świadczy wiarygodność wartości jej szczegółów, w szczególności że została stworzona lub przesłana przez osobę, która faktycznie je utworzyła lub wysłała; i został utworzony lub wysłany we wskazanym czasie. Termin „dokument autentyczny” jest równoznaczny z terminem „dokument autentyczny”.

Niezawodny(rzetelny) to dokument, którego treść można uznać za pełne i dokładne przedstawienie przedstawionych decyzji, działań lub faktów i który w konsekwencji może z pewnością zostać wykorzystany w późniejszych decyzjach lub działaniach.

Uczciwość o dokumencie decyduje jego kompletność i niezmienność.

Nadaje się do użytku to dokument, który można zlokalizować, uzyskać do niego dostęp, powielić go i zinterpretować. Powielany musi być bezpośrednio powiązany z działaniem lub decyzją, która go stworzyła.

Dokument ma treść, kontekst i strukturę.

Struktura- jest to wygląd i układ części treści (np. rodzaj nośnika, format przechowywania, organizacja danych, lokalizacja szczegółów, użyte czcionki, notatki, tabele itp.), a także obecność w dokumencie połączeń z innymi dokumentami (hiperłącza).

Kontekst (środowisko zewnętrzne) - Są to informacje zawarte w dokumencie lub mu towarzyszące, opisujące związek dokumentu z działalnością organizacji oraz z innymi dokumentami. Są to dane o samym dokumencie (np. tytuł, autor, data powstania), o twórcy i celu utworzenia dokumentu (np. o funkcji lub działalności zarządczej, instytucji twórcy), o korzystaniu z dokumentu dokument (przez kogo, kiedy, dlaczego).

Opis wymienionych elementów dokumentu przeprowadza się w formie tzw metadane, które zawierają również dane związane z zarządzaniem dokumentami. Zatem metadane obejmują nie tylko szczegóły (elementy projektu) dokumentu, ale także dane towarzyszące dokumentowi (na przykład zawarte w dziennikach rejestracyjnych i kontrolnych, aktach księgowych).

Metadane różnią się: samym dokumentem; zasady i reguły działalności zarządczej; osoby zaangażowane w proces zarządzania i wsparcie dokumentacyjne zarządzania; działania zarządcze i ich procesy; procesy dokumentacji zarządczej.

Zarządzanie dokumentami

Kontrola dokumenty definiuje się jako obszar działalności obejmujący skuteczną i systematyczną kontrolę tworzenia, otrzymywania, utrwalania, wykorzystywania i selekcji (przekazywania) dokumentów, w tym procesów włączania do systemu i utrwalania (w postaci dokumentów) dokumentów dowody i informacje na temat działalności biznesowej i zarządczej organizacji.

Zarządzanie dokumentami obejmuje:

przyjęcie podstawowych ustaleń organizacyjnych, kierunków rozwoju i standardów w zakresie zarządzania dokumentacją;

podział odpowiedzialności i uprawnień w zakresie zarządzania dokumentami w organizacji;

ustanawianie i rozpowszechnianie szczegółowych procedur i wytycznych dotyczących zarządzania dokumentacją;

świadczenie usług związanych z zarządzaniem dokumentacją i wykorzystaniem dokumentów (w celu zaspokojenia potrzeb i ochrony interesów organizacji i jej klientów);

projektowanie, wdrażanie i administracja specjalistycznych systemów zarządzania dokumentacją;

Integracja zarządzania dokumentami z systemami i procesami zarządzania.

Strategia zarządzania dokumentacją opiera się na opracowaniu i przyjęciu wytycznych organizacyjnych, kierunków rozwoju oraz standardów, procedur i praktyk, a także projektowaniu i wdrażaniu systemów zarządzania dokumentacją zgodnie z potrzebami organizacji i wymogami przepisów.

Strategia zarządzania dokumentacją organizacji powinna zawierać zarówno strategię dokumentowania działalności organizacji (jakie dokumenty są wymagane, kiedy, jak i gdzie należy je uwzględnić w systemie), jak i strategię wdrożenia odpowiedniego systemu zarządzania dokumentacją.

Organizacja powinna ustanowić, udokumentować, utrzymywać i rozpowszechniać zasady organizacyjne, wytyczne, standardy, procedury i praktyki zarządzania dokumentacją, aby zapewnić dowody, odpowiedzialność i informacje wymagane do jej działania.

Polityka organizacyjna, trendy, standardy, procedury i praktyki zarządzania dokumentacją powinny skutkować powstaniem oficjalnych dokumentów charakteryzujących się autentycznością, niezawodnością, integralnością i przydatnością do użytku.

Działalność w zakresie zarządzania dokumentacją

Organizacje muszą zdefiniować i udokumentować wytyczne organizacyjne, trendy, standardy, procedury i praktyki (ogólnie zasady) dotyczące zarządzania dokumentacją. Celem tego jest tworzenie i zarządzanie autentycznymi, wiarygodnymi i użytecznymi dokumentami, które mogą wspierać zarządzanie i podstawową działalność przez wymagany czas. Organizacja musi zadbać o to, aby działania te były komunikowane na wszystkich poziomach organizacji.

Polityki organizacyjne, wytyczne, standardy, procedury i praktyki zarządzania dokumentacją muszą zostać przyjęte i zatwierdzone na najwyższych poziomach podejmowania decyzji zarządczych oraz rozpowszechnione w całej organizacji. Odpowiedzialność za ich przestrzeganie powinna być rozdzielona.

Wymienione elementy organizacji zarządzania dokumentami opracowywane są na podstawie analizy działań zarządczych. Identyfikują obszary, w których regulacje, standardy i praktyki mają największe zastosowanie przy tworzeniu dokumentów biznesowych. W takim przypadku organizacje muszą wziąć pod uwagę charakterystykę swojej podstawowej działalności, a także aspekty ekonomiczne. Organizację zarządzania dokumentacją należy poddawać regularnym przeglądom, aby upewnić się, że odzwierciedla ona zmieniające się wymagania dotyczące zarządzania.

Odpowiedzialność i uprawnienia w zakresie zarządzania dokumentacją

Zarządzanie dokumentami realizowane jest zarówno przez pracowników zarządzających dokumentami, jak i przez inne osoby tworzące lub wykorzystujące dokumenty w toku swojej działalności. W związku z tym istnieje potrzeba ustalenia odpowiedzialności za dokumenty i podziału jej pomiędzy poszczególnych pracowników organizacji.

Obowiązki i uprawnienia w zakresie zarządzania dokumentami powinny być rozdzielone pomiędzy następujących pracowników organizacji:

menedżerowie dokumentów;

specjaliści z zakresu systemów i technologii informatycznych;

zarządzanie organizacją;

szefowie wydziałów;

administratorzy systemu;

inni pracownicy, dla których tworzenie dokumentów jest częścią ich pracy.

Wymagane jest rozłożenie obowiązków i uprawnień w zakresie zarządzania dokumentami oraz informowanie o tym wszystkich pracowników organizacji, aby w przypadku ustalenia konkretnej potrzeby tworzenia dokumentów i ich dalszego przetwarzania było jasne, kto jest odpowiedzialny za podjęcie odpowiednich działań.

Najważniejszym celem określenia odpowiedzialności, uprawnień i relacji w zakresie pracy z dokumentami jest opracowanie i wdrożenie systemu zasad zarządzania dokumentami. Zasady:

Wymagać od pracowników tworzenia dokumentów zgodnie z potrzebami i procesami zarządzania,

te. odpowiednio rejestrują w dokumentach działania zarządcze, w których uczestniczą;

zapewnia, że systemy i technologie informacyjne wspierające działalność zarządczą tworzą odpowiednie dokumenty;

zagwarantować bezpieczeństwo dokumentów przez cały okres ich użytecznego użytkowania nie tylko przez samą organizację, ale także strony zainteresowane z zewnątrz (instytucje archiwalne, badacze, audytorzy);

zapewnić, że dokumenty zostaną zniszczone lub złożone wyłącznie zgodnie z ustalonymi procedurami.

Obowiązki związane z zarządzaniem dokumentacją obejmują:

szczególna odpowiedzialność i odpowiedzialność w zakresie zarządzania dokumentami przypisana jest menadżerowi posiadającemu niezbędne uprawnienia w organizacji;

Odpowiedzialność kierownictwa polega na wspieraniu stosowania zasad organizacji, kierunków, standardów, procedur i praktyk zarządzania dokumentacją w całej organizacji;

Specjaliści ds. zarządzania dokumentacją są odpowiedzialni za wszystkie elementy zarządzania dokumentacją, w tym za projektowanie, wdrażanie i utrzymanie systemów dokumentacji oraz ich charakterystykę operacyjną, a także za szkolenie wszystkich pracowników organizacji w zakresie zarządzania dokumentacją i obsługi systemów dokumentacji w indywidualnej praktyce;

administratorzy systemu są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszystkie dokumenty, jeśli są wymagane i wykorzystywane przez personel organizacji, zawierają dokładne informacje, są dostępne i czytelne;

Wszyscy pracownicy organizacji są odpowiedzialni za tworzenie i utrzymywanie spójnych, wiarygodnych, autentycznych i użytecznych dokumentów odzwierciedlających ich działalność.

Tym samym na najwyższym kierownictwie organizacji spoczywa największa odpowiedzialność za zapewnienie efektywnego zarządzania dokumentacją. Promuje przestrzeganie procedur zarządzania dokumentami w całej organizacji.

Specjaliści ds. zarządzania dokumentacją ustalają jednolite zasady, procedury i standardy zarządzania dokumentacją w organizacji oraz zapewniają wdrożenie procesów zarządzania dokumentami. Kierownicy oddziałów są odpowiedzialni za zapewnienie, że ich pracownicy tworzą i przechowują dokumenty, które stanowią integralną część ich pracy, zgodnie z ustalone procedury i standardy.

Wszyscy pracownicy organizacji, którzy w trakcie swojej codziennej pracy tworzą, odbierają i przechowują dokumenty, muszą to robić zgodnie z ustalonymi procedurami i standardami. Jeżeli w zarządzanie dokumentacją organizacji zaangażowani są pracownicy tymczasowi, ważne jest, aby upewnić się, że przestrzegają oni odpowiednich procedur i standardów.

System zarządzania dokumentacją

Zarządzanie dokumentacją w organizacji powinno obejmować tworzenie, użytkowanie i administrowanie specjalnymi systemami zintegrowanymi z systemem zarządzania i procesami zarządzania.

Zarządzanie takie odbywa się w ramach systemu zwanego „systemem dokumentów” lub „systemem zarządzania dokumentami” i jest definiowane jako system informacyjny, który zapewnia gromadzenie dokumentów (włączanie dokumentów do systemu), zarządzanie dokumentami i dostęp do nich.

System zarządzania dokumentami musi posiadać następujące właściwości:

zapewnienie autentyczności, wiarygodności, integralności dokumentów i ich przydatności do użytku;

zapewnienie rzetelności zarządzania dokumentacją, tj. umiejętność ciągłego i prawidłowego tworzenia, wykorzystywania i przechowywania dokumentów zgodnie z ustalonymi procedurami;

zapewnienie integralności i jedności całego zestawu działań i procedur zarządzania dokumentami;

zapewnienie, że wszystkie działania związane z zarządzaniem dokumentami są zgodne z ustalonymi wymaganiami (zewnętrznymi i wewnętrznymi);

zapewnienie kompleksowości (złożoności) zarządzania dokumentami poprzez objęcie wszystkich rodzajów działań, wszystkich formatów prezentacji danych w dokumentach, wszystkich rodzajów nośników informacji.

System zarządzania dokumentami musi realizować następujące funkcje:

włączenie dokumentów do systemu zarządzania dokumentami;

rejestracja;

Klasyfikacja;

dostęp i ochrona;

przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów;

korzystanie z dokumentów, kontrola ich przepływu i wykorzystania;

badanie wartości dokumentów;

wybór (przekazanie) dokumentów do przechowywania lub zniszczenia.

Ustanawianie i wdrażanie systemów zarządzania dokumentami, które spełniają potrzeby zarządzania i wymagania regulacyjne, może obejmować:

projektowanie systemów zarządzania dokumentami;

dokumentacja systemów;

szkolenie pracowników organizacji;

konwersja dokumentów do nowych systemów zarządzania dokumentami;

ustanawianie standardów, opracowywanie metodologii oceny ich przestrzegania i ich zgodności;

ustalanie okresów przechowywania dokumentów o długoterminowej wartości.

Podejmując decyzje związane z projektowaniem i wdrażaniem systemów zarządzania dokumentami, należy wziąć pod uwagę systemy już funkcjonujące w organizacji.

Tworząc i wykorzystując systemy zarządzania dokumentami należy wziąć pod uwagę następujące wymagania, ustalając, że system musi:

posiadają cechy funkcjonalne umożliwiające realizację i utrzymanie procesów zarządzania dokumentacją;

zapewnić dokumentację operacji dokumentami, co oznacza pełną i dokładną dokumentację wszystkich operacji wykonanych odrębnym dokumentem lub związanych z konkretnym dokumentem;

zapewnienia przypisywania dokumentom informacji o ich strukturze i integralności, kontroli statusu autoryzowanego, powiązań z innymi dokumentami (tzw. metadane);

zapewnić prowadzenie protokołów monitorowania procesów systemowych, które szczegółowo rejestrują wykonywane czynności odrębnym dokumentem;

zapewniać bezpieczne i skuteczne sposoby przechowywania i fizycznej ochrony dokumentów;

zapewnić, że właściwości dokumentów pozostaną niezmienione (autentyczność, niezawodność i przydatność do użytku) w przypadku jakichkolwiek zmian w systemie (zmiany formatów przechowywania i prezentacji, przejście na nową platformę programowo-sprzętową, wymiana lub rozbudowa programów użytkowych, itp.), a nawet wtedy, gdy jego działanie ustanie;

zapewniać terminowe, skuteczne i bezpieczne środki dostępu, wyszukiwania i korzystania z dokumentów;

Zapewnij skuteczne procedury przechowywania i, jeśli to konieczne, niszczenia dokumentów.

ADNOTACJA

Notatki z wykładów zostały opracowane zgodnie z wymaganiami dotyczącymi obowiązkowych minimalnych treści i poziomu szkolenia państwowego standardu edukacyjnego wyższego kształcenia zawodowego drugiej generacji w specjalności 032001 „Dokumentacja i dokumentacja
zapewnienie zarządzania.” Podano podstawowe pojęcia dotyczące dokumentacji wsparcia zarządzania (DOU). Zarysowano wymagania dotyczące organizacji usług przedszkolnych placówek oświatowych. Opisano zasady opracowywania lokalnych przepisów dla placówek wychowania przedszkolnego. W artykule przedstawiono metodologię analizy stanu przedszkolnych placówek oświatowych w organizacjach.

Notatki z wykładów zostały przygotowane w Katedrze Informacyjnego Wspomagania Zarządzania i Produkcji. Przeznaczony jest dla studentów studiów stacjonarnych i niestacjonarnych na specjalności „Dokumentacja i placówki wychowania przedszkolnego”, a także studentów innych specjalności studiujących organizację placówek wychowania przedszkolnego.

Notatki z wykładów stanowią elektroniczną wersję książki:
Organizacja i technologia wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej: Notatki z wykładów. Fionova L.R. Penza: Wydawnictwo Penz. państwo Uniw., 2008. – 159 s.: il. 34, bibliogr. - 29 tytułów

WSTĘP
1 PODSTAWOWE POJĘCIA WSPARCIA DOKUMENTACJI
ZARZĄDZANIE (PROCES BIUROWY)
2 ORGANIZACJA OBSŁUGI DOKUMENTACJI
ZARZĄDZANIE (DOW)
2.1 Formy i struktura obsługi przedszkola
2.2 Regulamin obsługi placówki wychowania przedszkolnego
2.3 Oficjalny skład usług przedszkolnej placówki oświatowej
2.4 Opisy stanowisk
3 ORGANIZACJA PRACY Z DOKUMENTAMI
3.1 Przetwarzanie dokumentów przychodzących lub przychodzących
3.2 Przetwarzanie dokumentów wychodzących lub wysyłanych
3.3 Procedura przekazywania dokumentów wewnętrznych
3.4 Rejestracja dokumentów
3.5 Organizacja informacji i prac referencyjnych
3.6 Kontrola wykonania dokumentów
3.7 Praca z apelami obywateli
4 OPRACOWANIE LOKALNYCH AKTÓW REGULACYJNYCH
PROCES BIUROWY
4.1 Instrukcje dotyczące wsparcia dokumentacyjnego kierownictwa
4.2 Opracowanie arkusza formularza dokumentu organizacji
4.3 Opracowanie Albumu formularzy dokumentów stosowanych w organizacji
4.4. Opracowanie nomenklatury
4.5 Metodologia analizy stanu przedszkolnych placówek oświatowych w organizacji
5 ZAKŁADANIE I REJESTRACJA SPRAW W BIEŻĄCYM POSTĘPOWANIU
ORGANIZACJE
6 BADANIE WARTOŚCI DOKUMENTÓW
WYKAZ WYKORZYSTANYCH ŹRÓDEŁ I BIBLIOGRAFII
SŁOWNICZEK
PYTANIA DO EGZAMINU
APLIKACJE

Wstęp
Skuteczne zarządzanie jakimkolwiek procesem, biznesem czy przedsiębiorstwem nie jest możliwe bez zastosowania nowoczesnych technologii zarządzania biurem lub dokumentacyjnego wsparcia zarządzania (DOU). Proces zarządzania opiera się na informacjach o zarządzanych obiektach, które najczęściej prezentowane są w dokumentach i stanowią z kolei podstawę
podjęcie jakiejkolwiek decyzji. Przedszkolna placówka edukacyjna powstaje tylko wtedy, gdy pojawia się proces zarządzania, ale sam proces zarządzania może istnieć tylko wtedy, gdy zostanie w niej zainstalowana przedszkolna placówka edukacyjna, to znaczy zostanie określona procedura dokumentowania i pracy z dokumentami. Zasadniczo DOW jest technologią sterowania.

Organizacja placówek wychowania przedszkolnego na poziomie współczesnych wymagań przewiduje utworzenie jednego kompleksowego systemu placówek wychowania przedszkolnego, ujednoliconą procedurę pracy z dokumentami, począwszy od ich utworzenia/odbioru, aż do ich archiwizacji (zniszczenia). DOW to skuteczne narzędzie do monitorowania wykonania, dość prosty sposób na prowadzenie ogólnych prac biurowych i rozwiązywanie różnych problemów podczas pracy z dokumentami.

Szef każdej organizacji musi mieć informacje o pracy swoich podwładnych i podejmować w odpowiednim czasie decyzje mające na celu wyeliminowanie problemów oraz koordynację działań personelu organizacji.

Należy zauważyć, że wszyscy pracownicy organizacji pracują z dokumentami. Dokumenty powstają zawsze wyłącznie w jakimś celu: albo w celu utrwalenia informacji podczas wykonywania powierzonych zadań, albo na żądanie organów regulacyjnych.

Pracownik organizacji stara się konsolidować informacje w dokumentach przy rozwiązywaniu następujących zadań:
zarządzanie bieżącą pracą, gdy wiąże się to z otrzymaniem i przesłaniem dużej ilości informacji,
zarządzanie zasobami organizacji w czasie i przestrzeni w trybie bieżącym i z myślą o przyszłości,
zarządzanie (koordynacja) pracą podległego personelu,
realizacja umów z organizacjami zewnętrznymi,
odzwierciedlenie postępu działań, wydarzeń,
analiza różnorodnych danych i ich ocena,
podsumowanie wyników pracy za dany okres,
planowanie czasu pracy,
prognozowanie rozwoju określonych procesów i ustalanie najbardziej optymalnej sekwencji i treści działań.

Zatem pracownik, sporządzając taki czy inny rodzaj dokumentu urzędowego, pełni określoną funkcję zgodnie ze swoją rolą w organizacji. Jakość i terminowość przygotowania dokumentów wpływa na wydajność zarówno pracownika, jak i całej firmy, a co za tym idzie, zwiększa jej konkurencyjność.

Znajomość podstaw wychowania przedszkolnego jest niezbędna każdemu współczesnemu specjaliście. Jest to dokument, jako informacja zapisana na materialnym nośniku mającym moc prawną, która służy jako główny dowód tego czy innego faktu działalności w różnych branżach, w tym przy rozstrzyganiu sporów gospodarczych z partnerami biznesowymi w sądzie arbitrażowym lub przy rozpatrywaniu kwestii pracowniczych konflikty z pracownikami przedsiębiorstwa w sądzie folklorystycznym

Wersja elektroniczna książki: [Pobierz, PDF, 1,23 MB].

Aby obejrzeć książkę w formacie PDF potrzebny jest program Adobe Acrobat Reader, którego nową wersję można pobrać bezpłatnie ze strony Adobe.