Plan biznesowy 

Dokumenty dotyczące pracy służb personalnych. Lista dokumentacji personalnej: co należy przygotować do weryfikacji. Dziennik rekordów osobistych

Stając się prywatnym przedsiębiorcą, każdy pracodawca jest zobowiązany do utrzymywania stosunków pracy z pracownikami, co znajduje odzwierciedlenie w dokumentach osobowych. Cała ta dokumentacja musi być przechowywana w całości przez osobę prawną. Jaka dokumentacja dotyczy personelu, zostanie szczegółowo omówiona w tym artykule.

Główny cel dokumenty personalne jest zapewnienie przejrzystości stosunki pracy. W tym celu dokumentacja personalna zawarta w osobie prawnej (LLC, CJSC itp.) podlega pewnym zasadom, których przestrzeganie gwarantuje porządek i stabilność. Z jego pomocą administracja przedsiębiorstwa łatwiej zarządza personelem. Dzięki tym dokumentom zapewnione jest bardziej precyzyjne uregulowanie katalogu obowiązków i praw, które w pełni odpowiadają wszystkim wymaganiom stron zainteresowanych stosunkami pracy.

Dlatego poprawny projekt i prowadzenie dokumentacji kadrowej pozwala prywatnemu przedsiębiorcy odpowiednio, z prawnego punktu widzenia, budować relacje ze wszystkimi swoimi pracownikami, a także unikać ryzyka przy rozwiązywaniu niektórych spory pracownicze. Nie zapominaj, że to właśnie ta dokumentacja jest przedmiotem uwagi pracowników różnych organów regulacyjnych. Należą do nich Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, Fundusz emerytalny, Inspekcja Pracy Urząd podatkowy itd.

NA ten moment może być trudne do ustalenia pełna lista dokumentacja kadrowa wymagana dla osoby prawnej (niezależnie od tego, czy jest to spółka z oo, CJSC itp.). O ostatecznym wykazie tego typu dokumentacji decyduje szereg czynników, do których zalicza się:

  • obszar działalności osoby prawnej;
  • lista warunków pracy;
  • region;
  • osobiste życzenia pracodawcy.

Jednak pomimo tego istnieje pewna lista dokumentów, które są obowiązkowe i które należy przedstawić niezależnie od powyższych okoliczności.

Obowiązkowa lista dokumentów personalnych obejmuje:

  1. dokumentacja personalna;
  2. książki i czasopisma dotyczące rachunkowości;
  3. przepisy prawne;
  4. dokumentacja administracyjna.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

Przez personel

Ta grupa dokumentów powstaje w wyniku wykonywania bezpośrednich obowiązków działu HR. Taka dokumentacja ma pewien związek z konkretnym pracownikiem i dlatego odzwierciedla całą specyfikę jego stanowiska, zawodu, wyników aktywność zawodowa, warunki zatrudnienia itp.

  • dokumentacja administracyjna;
  • dokumenty potwierdzające aktywność zawodową konkretnego pracownika;
  • korespondencja wewnętrzna i urzędowa;
  • dokumenty rozliczeniowe i informacyjne;
  • książki lub czasopisma dotyczące rachunkowości i rejestracji dokumentacji.

Ponadto wszystkie dokumenty sklasyfikowane w każdej z powyższych grup mają pewną specyfikę. Są one przeznaczone do określonych celów i dlatego są projektowane, wdrażane i zatwierdzane na różne sposoby.

Wszystkie możliwie najdokładniej odzwierciedlają doświadczenie zawodowe pracownika. Ta okoliczność jest bardzo ważna, ponieważ przy obliczaniu przyszłej emerytury brany będzie pod uwagę każdy rodzaj stażu pracy przepis państwowy pracownika, a także przy przyznawaniu świadczeń wydanych z tytułu ograniczonej niezdolności do pracy przy utrzymaniu pracy. Służą także do wprowadzania informacji o pracy w niepełnym wymiarze godzin.

Dokumentacja rozliczeniowo-informacyjna, która zawiera informacje księgowe dotyczące indywidualnych danych każdego pracownika, obejmuje:


Rejestrowane są tutaj wszystkie informacje związane z aktywnością zawodową konkretnego pracownika. Ich forma jest ujednolicona.

Najczęściej obowiązkowa lista dokumentacji personalnej dotyczącej personelu obejmuje:

  1. umowa o pracę;
  2. tabela personelu;
  3. przyjęte zasady wewnętrznego regulaminu pracy;
  4. opracowane regulaminy wynagrodzeń;
  5. powody zamówień;
  6. dokumentacja rejestracyjna wojskowa;
  7. dokumentacja planu edukacyjnego(dyplomy, certyfikaty itp.);
  8. dokumenty wymagane przez fundusz emerytalny;
  9. zamówienia o jednolitej i dowolnej formie;
  10. harmonogram wakacji;
  11. opisy stanowisk pracy dla personelu. Jeżeli przedsiębiorca nie zastrzegł ich w zawartej umowie o pracę, a jedynie powołał się na konkretny opis stanowiska;
  12. harmonogram wskazujący zmiany pracowników. Wymagane, jeśli działalność ma charakter zmianowy;
  13. wykaz stanowisk pracy utworzonych dla pracowników mających nieregularny czas pracy;
  14. przepisy i obowiązki mające na celu ochronę danych osobowych;
  15. umowa zbiorowa indywidualna/pełna Odpowiedzialność finansowa– jest konieczna, jeśli pracują osoby odpowiedzialne finansowo.

Na liście dokumentów personalnych używanych dla personelu związanego ze specyfiką zajęcia praktyczne może zawierać:

  • standardy pracy;
  • dokumenty potwierdzające wykonanie niezbędnych badań okresowych/wstępnych;
  • przepisy zawierające informację o ochronie istniejących tajemnic przedsiębiorstwa;
  • przepisy dotyczące przyznawania premii, dodatków itp.

Powyższa lista nie jest ostateczna i wyczerpująca, ponieważ przy tworzeniu stosunków pracy między osobą prawną a pracownikami może zaistnieć potrzeba przygotowania innego rodzaju dokumentów.

Dzienniki i księgi rachunkowe

Jednym z ważnych dokumentów personalnych sporządzanych przez osobę prawną (w szczególności LLC) są księgi i dzienniki do celów kontroli i księgowości.

Muszą przebywać w przedsiębiorstwie, aby prowadzić rejestr całej dokumentacji personalnej: akt osobowych, dowodów osobistych, zeszytów pracy, różnych poleceń personalnych itp.

Za prawidłową uważa się wyłącznie dokumentację, która ma przypisany konkretny numer i jest oznaczona datą rejestracji. Tylko w ten sposób to zrobią moc prawna. Osoba prawna może wykorzystać je jako argumenty w przypadku sporów pracowniczych.

Za pomocą dziennika rejestracyjnego dział kadr prowadzi ewidencję następujących grup dokumentów:


Formę prowadzenia ksiąg i dzienników zatwierdzają organy urzędowe. Chociaż organizacja może samodzielnie opracować odpowiedni formularz.

Akty regulacyjne

Kolejny ważny rodzaj dokumentów personalnych, które muszą znajdować się w dowolnym organizacja prywatna, są przepisy.

Zgodnie z obowiązującym Kodeksem pracy Rosji lista lokalnych aktów prawnych wymaganych dla osób prawnych obejmuje:


To właśnie te akty jako jedne z pierwszych podlegają kontroli inspektorów bezpieczeństwa pracy. Niektóre regulacje mogą znaleźć się także w wykazie dokumentacji dla kategorii „personel”. Wszystko zależy od specyfiki funkcjonowania konkretnego przedsiębiorstwa.

Dokumenty administracyjne

Ostatnie na liście, ale nie mniej ważne, są dokumenty administracyjne. Należą do nich wszelkie zamówienia, a także polecenia przełożonego. Dzięki nim może wykonywać swoje uprawnienia mające na celu zapewnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Istnieją dwa rodzaje zleceń:

  1. wydawane na podstawie działalności przedsiębiorstwa. Obejmuje to zamówienia wydane w niektórych kwestiach produkcyjnych, procedurę przeprowadzania certyfikacji, instrukcje wydane w sprawie pracy biurowej;
  2. wydawane dla personelu. Obejmuje to nakazy wydane w związku z przeniesieniem/zatrudnieniem/zwolnieniem pracownika, sankcje/zachęty dyscyplinarne.

Pierwszy typ obejmuje pracę organizacji jako całości, a drugi - obszar bezpośrednio związany z działalnością zawodową pracowników. Dokumentacja taka prowadzona jest w standardowej i zwyczajowej formie, akceptowanej przez obowiązujące prawo.

Prawidłowo przygotowując dokumentację kadrową można uniknąć wielu problemów, zarówno dot własnych pracowników a także z rządowymi organami kontroli.

Wideo „Jak poprawnie wypełnić dokumenty osobowe”

W filmie prawnik opowiada o tym, jak wystawić zlecenie o pracę oraz jak wydać pracownikowi kartę imienną.

Tak, przedsiębiorcy nie lubią sporządzać wielu, ich zdaniem, zbędnych dokumentów, ale dokumenty kadrowe są przedmiotem szczególnej uwagi nie tylko inspekcji pracy, ale także Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Funduszu Emerytalnego i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Podczas kontroli sprawdzanych jest wiele dokumentów personalnych Audyt podatkowy, ponieważ należą do podstawowego dokumentu potwierdzającego wykonanie transakcji biznesowych (płatność wynagrodzeń, podatków, innych wydatków).

Pełny skład dokumentacji kadrowej, jaką powinien posiadać indywidualny przedsiębiorca, jest dość trudny do ustalenia. Ostateczna lista zależy od dziedziny działalności, warunków pracy, a nawet od życzeń samego pracodawcy.

Oferuję Państwu rozdział z książki „Własny audyt dokumentów kadrowych”.

Pełny wykaz dokumentów personalnych

Teraz musisz sporządzić listę dokumentów, które musi posiadać każda organizacja. Obowiązkowy charakter niektórych dokumentów jest wyraźnie określony w Kodeks Pracy RF. Na przykład obowiązkowe zawieranie umów o pracę przewidują art. 56 i 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, rejestracja zeszytów pracy - art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, wewnętrzne przepisy pracy - art. 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, a harmonogram urlopów - zgodnie z art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Tak więc przed tobą znajduje się tabela zawierająca WSZYSTKIE dokumenty osobowe wymienione w jakimkolwiek prawie lub regulaminie zawierającym standardy prawa pracy.

Tabela.1 Wykaz dokumentów personalnych

№
p/s		 Nazwa
dokument personalny		 Link do legislacji W jakich przypadkach jest wydawany?
1 2 3 4
1 Zasady porządku wewnętrznego Artykuł 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej
2 Tabela personelu We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
3 Księga ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich Uchwała Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. N 69 We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
4 Opisy stanowisk na każdym stanowisku Ujednolicony katalog taryf i kwalifikacji Obowiązkowe, jeśli odpowiedzialność zawodowa nie są uregulowane w umowach o pracę lub w treści umowy o pracę znajduje się odniesienie do opisu stanowiska
5 Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych pracowników Artykuł 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
6 Regulaminy wynagrodzeń i premii dla pracowników Sekcja VI Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Obowiązkowe, jeśli kwestie płacowe nie są uregulowane w umowach o pracę
7 Regulamin certyfikacji pracowników Artykuł 81 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Obowiązkowe, jeśli przeprowadzana jest ta procedura
8 Instrukcje ochrony pracy dla stanowisk (zawodów) We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
9 Dziennik odpraw (zapoznanie się z instrukcją) Sekcja X Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej We wszystkich przypadkach jest to obowiązkowe (dla osób poniżej 18 roku życia żądanie zaświadczenia lekarskiego przy zawieraniu umowy o pracę)
10 Harmonogram wakacji Artykuł 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
11 Przepisy dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa Ustawa federalna „O tajemnicach handlowych” Obowiązkowe, jeżeli w umowie o pracę zapisano, że pracownik jest zobowiązany do alimentów tajemnica handlowa
12 Umowa o pracę Artykuły 16, 56 i 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
13 Rozkazy Dyrektora Personalnego Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
14 Imienna karta pracownika (formularz T-2) Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
15 Historia zatrudnienia Artykuł 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Obowiązkowe, jeśli pracownik jest zarejestrowany w głównym miejscu pracy
16 Umowa dotycząca pełnej odpowiedzialności finansowej Załączniki nr 2 i nr 4 do uchwały Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 31 grudnia 2002 r. nr 85 Obowiązkowe przy ustalaniu pełnej odpowiedzialności finansowej
17 Karta czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń Artykuł 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 We wszystkich przypadkach - obowiązkowe
18 Harmonogram zmian (jeśli jest dostępny) Praca zmianowa) Artykuł 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej Obowiązkowe – jeśli pracujesz zmianowo
19 Układ zbiorowy Jeśli dojdzie do porozumienia w tej sprawie pomiędzy pracownikami a pracodawcą

Jak widać z tabeli, zapotrzebowanie na wiele dokumentów jest zapisane w innych przepisach (nie w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej), na przykład Księga rachunkowa dotycząca przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich jest wymieniona w Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225.

Niektóre dokumenty mają charakter doradczy, np. opisy stanowisk pracy. Wiele rodzajów dokumentacji personalnej należy prowadzić zgodnie z ujednolicone formy(Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1). Dokumenty takie stanowią podstawę do naliczenia wynagrodzeń i w tym przypadku możemy już mówić o ich obowiązkowym charakterze.

Należy wziąć pod uwagę, że wszystkie dokumenty osobowe muszą być zarejestrowane w specjalnych dziennikach księgowych (księgach). Obejmują one księgi metrykalne:

  • zamówienia dla personelu,
  • umowy o pracę,
  • sprawy osobiste,
  • wydawanie zaświadczeń podróży,
  • certyfikaty itp.

Oprócz dokumentów, które są obowiązkowe dla wszystkich, istnieją dokumenty, które należy przechowywać tylko w niektórych przypadkach. Do dokumentów takich, oprócz wymienionych w tabeli, zaliczają się także:

  • Wykaz stanowisk dla pracowników o nieregularnym czasie pracy (jeżeli godziny pracy pracowników nie są ujednolicone).
  • Regulacje dotyczące premii (gdy wynagrodzenie pracownika za pracę składa się nie tylko z wynagrodzenia, ale także z premii).
  • Przepisy o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa (gdy umowa o pracę przewiduje obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika).

Całą książkę można pobrać na mojej stronie internetowej http://slavianna.ru

Dokumenty personalne od podstaw dla spółki LLC to konkretna lista dokumentów, które należy sporządzić w przedsiębiorstwie od momentu jego utworzenia. W naszym artykule dowiesz się, czym jest ta lista, jakie dokumenty się na niej znajdują i jak ją uzupełnić.

Dokumenty kadrowe (księgowość) od podstaw: rodzaje

Zarządzanie dokumentacją kadrową to prowadzenie dokumentacji kadrowej, czyli regulacja i legitymizacja stosunków pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Prowadzenie określonej dokumentacji w przedsiębiorstwie powierza się działowi personalnemu lub specjalnej osobie do tego upoważnionej na specjalne zlecenie i posiadającej specjalistyczną wiedzę w tym zakresie.

Akta osobowe powszechnie określa się jako:

  1. Sporządzanie umów o pracę, kontraktów i załączników do nich.
  2. Wydawanie i rejestrowanie różnorodnych poleceń zarządczych, np. poleceń zatrudnienia lub zwolnienia.
  3. Rejestracja i księgowanie kart imiennych pracowników.
  4. Przygotowywanie i prowadzenie kart czasu pracy.
  5. Przygotowywanie i prowadzenie różnorodnej dokumentacji zawierającej informacje ogólne, takiej jak dzienniki i rejestry.

Aby prawidłowo rozpocząć przygotowywanie dokumentacji personalnej w przedsiębiorstwie, należy przede wszystkim zapoznać się z inną dokumentacją, która powinna znajdować się w przedsiębiorstwie. Obejmują one:

  1. Decyzja lub protokół stwierdzający utworzenie przedsiębiorstwa.
  2. Karta spółki z o.o.
  3. Wniosek, biuletyny organy sprawujące kontrolę nad działalnością LLC.
  4. Dokumenty potwierdzające fakt rejestracji LLC.
  5. Dokumenty służące jako potwierdzenie, że określona LLC jest właścicielem jakiejś nieruchomości.
  6. Regulamin tworzenia oddziałów i oddziałów.
  7. Lista oddziałów.
  8. Protokoły, decyzje założycieli (uczestników) LLC.

Znajomość podstawowej dokumentacji da pracownikowi HR wyobrażenie o konkretnych dokumentach, które należy przygotować.

Rodzaje dokumentacji personalnej

Dokumentację personalną dzieli się zazwyczaj na dwie grupy:

  1. Dokumenty, których głównym celem jest uregulowanie warunków pracy w przedsiębiorstwie, a także sposobów zarządzania personelem, np. regulacje dotyczące jednostka strukturalna, wewnętrzne przepisy pracy.
  2. Dokumentacja mająca na celu rozliczenie personelu przedsiębiorstwa, na przykład zamówienia na zatrudnienie, przyznanie urlopu, wysłanie w podróż służbową itp.

Inna klasyfikacja dokumentów personalnych polega na podziale ich na następujące podgrupy:

  1. Dokumentacja regulująca działalność pracowniczą przedsiębiorstwa:
    • umowa o pracę;
    • załączniki do umowy o pracę;
    • Historia zatrudnienia;
    • akta osobowe pracownika;
    • inne dokumenty.
  2. Dokumentacja o charakterze administracyjnym. Może to obejmować polecenia dla personelu i inne instrukcje. Jak przygotować te dokumenty, dowiesz się z artykułu „Rozkazy dla personelu – co to za rozkazy?”
  3. Wewnętrzna korespondencja urzędowa.
  4. Różnorodna dokumentacja związana z księgowością i rejestracją, np. dziennik zamówień dla personelu. O zasadach jego rejestracji możesz dowiedzieć się w artykule „Jak prawidłowo prowadzić rejestr personelu”.
  5. Dokumentacja zawierająca informacje informacyjne i księgowe, na przykład karta czasu pracy.

Dokumenty wymagane do akt osobowych: grupa 1

Lista dokumentów związanych z pierwszą grupą (regulacja aktywności zawodowej):

  1. Dziennik formularzy księgowych zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu „Przykład wypełnienia książeczki pracy – pobierz”.
  2. Wewnętrzne przepisy pracy (art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
  3. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (art. 87, 88 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
  4. Zamówienia i arkusze umożliwiające zapoznanie się z lokalnymi przepisami, instrukcjami itp.
  5. Różne dzienniki księgowe, na przykład dziennik umów o pracę lub ruch ksiąg pracy.
  6. Dokumentacja dot specjalna ocena miejsca pracy.
  7. Dokumentacja związana z ochroną pracy. To zawiera różne instrukcje, postanowienia, akty towarzyszące i zarządzenia.

Dokumenty wymagane do akt osobowych: grupa 2

Druga grupa odpowiedzialna za księgowość personelu LLC obejmuje następujące dokumenty:

  1. Historia zatrudnienia. Jego projekt opisano w artykule „Przykład wypełnienia zeszytu ćwiczeń w 2016 roku”.
  2. Harmonogram kadrowy. Możesz dowiedzieć się, jak to sporządzić, z artykułu „Sporządzanie tabeli personelu dla spółki LLC w 2015 r. (Przykład).”
  3. Karty imienne dla pracowników w formie T-2.
  4. Harmonogram wakacji. O trybie ich udzielania można dowiedzieć się z artykułu „Procedura udzielania urlopów na podstawie Kodeksu pracy.
  5. Umowy o pracę wraz z załącznikami. Procedura zawarcia umowy o pracę została opisana w artykule.
  6. Dyrektywy i zarządzenia oraz dokumenty je potwierdzające, takie jak notatki, ustawy itp.

Przygotowujemy dokumenty od podstaw

Aby prawidłowo rozpocząć przygotowywanie dokumentacji kadrowej w przedsiębiorstwie od podstaw, należy wykonać następujące kroki:

  1. Zaopatrz się w niezbędną literaturę, a także materiały referencyjne, co znacznie uprości przygotowanie niektórych dokumentów personalnych. Pomóc w tym mogą różne systemy prawne.
  2. Przestudiuj dokumentację statutową LLC.
  3. Zidentyfikuj i sporządź listę dokumentów, które muszą znajdować się w przedsiębiorstwie, biorąc pod uwagę specyfikę jego działalności.
  4. Na podstawie decyzji uczestników firmy o zawarciu umowy o pracę z dyrektorem LLC.
  5. Utwórz harmonogram zatrudnienia. Jak to zrobić, możesz dowiedzieć się z artykułu „Sporządkowanie tabeli personelu dla spółki LLC w 2016 r.”
  6. Opracuj i zatwierdź standardowy formularz umowy o pracę, który będzie następnie stosowany podczas rejestracji nowych pracowników. O procedurze zawierania umów można przeczytać w artykule „Ogólna procedura zawierania umowy o pracę zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej”.
  7. Rozwiąż problem, kto będzie sporządzał i prowadził księgi pracy w LLC. Jak to się robi, dowiesz się z artykułu „Instrukcje dotyczące wypełniania i prowadzenia zeszytów ćwiczeń”.
  8. Zarejestruj pracowników LLC do pracy w odpowiedni sposób. Jakie dokumenty są wymagane opisano w artykule „Jakie dokumenty są potrzebne przy ubieganiu się o pracę”.

Cechy dokumentacji kadrowej dla mikroprzedsiębiorstw

Pojęcie i status mikroprzedsiębiorstwa określa ustawa „O rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw w Federacja Rosyjska» z dnia 24 lipca 2007 r. nr 209-FZ.

Zgodnie z tym prawem mikroprzedsiębiorstwo ma następujące charakterystyczne cechy:

  1. Liczba pracowników wynosi do 15 osób (część 2 art. 4 ustawy nr 209-FZ z dnia 24 lipca 2007 r.).
  2. Dochód uzyskany ze wszystkich rodzajów działalności takiego przedsiębiorstwa nie przekracza 120 milionów rubli. (klauzula 1 część 1.1, art. 4 ustawy z dnia 24 lipca 2007 r. nr 209-FZ).

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej został uzupełniony o rozdz. 48.1, który zawiera cechy regulacji pracy małych przedsiębiorstw, a także mikroprzedsiębiorstw (ustawa „O zmianach do Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej w zakresie cech regulacji pracy osób pracujących dla pracodawców - małych przedsiębiorstw, które są zaliczanych do mikroprzedsiębiorstw” z dnia 07.03.2016 nr 348-FZ). Wchodzi w życie z dniem 01.01.2017.

Zatem zgodnie z warunkami niniejszego rozdziału mikroprzedsiębiorstwa będą miały prawo odmówić wydania następujących dokumentów personalnych (art. 309 ust. 2 ustawy nr 348-FZ z dnia 3 lipca 2016 r.):

  1. Rozkład zmian.
  2. Przepisy dotyczące wynagrodzeń.
  3. Wewnętrzne przepisy pracy.
  4. Regulamin premii.

Jednocześnie pracodawca będzie zobowiązany do zawarcia w umowie o pracę pewnych warunków, które w innych organizacjach regulują określone lokalne regulacyjne akty prawne. Od 01.01.2017 mikroprzedsiębiorstwa będą musiały zawierać umowy o pracę w formie zatwierdzonej dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27.08.2016 nr 858.

Lista dokumentów, które w określonych okolicznościach stają się obowiązkowe

Niektórzy pracownicy i dokumentacja księgowa może stać się obowiązkowy w LLC, jeśli istnieje określone warunki, Na przykład:

  1. Układ zbiorowy. Może ono stać się obowiązkowe, jeżeli wyrazi wolę jego zawarcia przynajmniej jedna ze stron stosunku pracy. Artykuł „Układ zbiorowy pracy – obowiązkowy czy nie?” /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ pomoże Ci zrozumieć ten problem.
  2. Regulamin procedury premiowej. Staje się ono obowiązkowe, jeżeli żadne inne ustawy, a także umowa o pracę nie zawierają warunków dotyczących trybu naliczania premii i dodatków.
  3. Rozkład zmian. Staje się obowiązkowe, jeśli organizacja działa w systemie zmianowym. Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu „Co to jest Praca zmianowa pracować zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej.”(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
  4. Regulamin zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Należy go stosować, jeżeli umowa o pracę z pracownikiem określa warunki, a także wykaz instrukcji zawartych w tajemnicy przedsiębiorstwa.
  5. Dokumentacja dotycząca pracowników zagranicznych, a także zasady ich przyjmowania. Jeżeli są tacy pracownicy, należy przedstawić następujące dokumenty:
    • powiadomienie o zawarciu umowy o pracę z cudzoziemcem (klauzula 8 art. 13 ustawy „O status prawny cudzoziemcy w Federacji Rosyjskiej” z dnia 25 lipca 2002 r. nr 115-FZ);
    • zeszyt ćwiczeń w ustalonej formie (część 1 art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
    • dokumenty edukacyjne;
    • dokumenty potwierdzające legalność pobytu takiej osoby na terytorium Federacji Rosyjskiej;
    • dokumenty potwierdzające legalność czynności zawodowych;
    • inne dokumenty wymagane ze względu na specyfikę działalności przedsiębiorstwa.

Sporządzenie od podstaw dokumentów personalnych dla LLC wymaga analizy dokumentów składowych, a także działań, które organizacja zamierza podjąć, oraz kontyngentu pracowników, których planuje się zatrudnić. Od 2017 roku dokumentacja kadrowa w mikroprzedsiębiorstwach stała się szczególnie specyficzna.

Aby kontrola Cię nie zaskoczyła, musisz wiedzieć, jakie dokumenty może sprawdzić Państwowa Inspekcja Pracy i Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, a także mieć je pod ręką. Ponieważ podstawą do zlecenia kontroli Organy podatkowe są różne (rutynowa weryfikacja zgodności z przepisami prawa pracy, weryfikacja wypadków przy pracy, odwołania organów związkowych, pracownicy w sprawie naruszeń prawa, informacje otrzymane od organów ścigania), wówczas lista sprawdzanych dokumentów może się znacznie różnić . Aby uniknąć problemów, firmy powinny również przeprowadzić własny audyt HR.

Inspekcja Pracy jest głównym organem odpowiedzialnym za zapewnienie przestrzegania ochrony praw i wolności pracowniczych, w tym prawa do bezpiecznych warunków pracy oraz zapewnienie przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa i innych regulacji.

Inspekcja pracy jest głównym organem, którego zadaniem jest egzekwowanie ochrony praw i wolności pracowniczych, w tym prawa do bezpiecznych warunków pracy, oraz zapewnienie przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa i innych przepisów.

W związku z przydzielonymi zadaniami zostały określone główne uprawnienia. Federalna Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole, ankiety, wydaje nakazy obowiązkowe w celu usunięcia naruszeń, sporządza protokoły o wykroczeniach administracyjnych w zakresie swoich kompetencji oraz przygotowuje inne materiały (dokumenty) dotyczące pociągnięcia sprawców do odpowiedzialności zgodnie z art. prawa federalne oraz inne regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej itp.

Jeżeli inspektorzy ujawnią naruszenia w organizacji, kierownik, Główny księgowy i kierownik działu kadr. Jeżeli urzędnik był już karany za podobne wykroczenie administracyjne, może zostać pozbawiony uprawnień na okres od roku do trzech lat zgodnie z art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Ponadto mogą zostać nałożone sankcje podmiot. Odmowa i sprzeciw wobec kontroli podlega karze przewidzianej w art. 19.4 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Naruszenie przepisów prawa pracy może również skutkować zawieszeniem działalności organizacji na okres do 90 dni.

Kary: odpowiedzialność administracyjna pracodawcy

Pracodawca może ponieść odpowiedzialność administracyjną w następujących przypadkach:

  • utrudnianie działalności inspektorzy rządowi pracy, w szczególności niezastosowanie się do nałożonych przez nich poleceń, stosowanie gróźb użycia przemocy lub działań brutalnych wobec samych inspektorów (art. 363 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Na podstawie art. 19.4 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej nieposłuszeństwo zgodnemu z prawem zarządzeniu lub żądaniu funkcjonariusza organu sprawującego kontrolę państwową, a także utrudnianie temu funkcjonariuszowi wykonywania obowiązków służbowych pociąga za sobą upomnienie lub nałożenie kary kara administracyjna w dniu urzędnicy;
  • naruszenie ustanowionej przez prawo procedury gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania lub rozpowszechniania informacji o obywatelach (danych osobowych). W związku z tymi naruszeniami przewidziana jest sankcja w formie upomnienia lub nałożenia kary administracyjnej na urzędników;
  • niepodjęcie decyzją organu rozpatrującego sprawę o przestępstwo administracyjne środków mających na celu wyeliminowanie przyczyn i warunków, które przyczyniły się do popełnienia przestępstwa wykroczenie administracyjne. W tym przypadku wobec urzędników stosuje się środek taki jak kara administracyjna;
  • niezłożenie lub nieterminowe złożenie Agencja rządowa informacje przewidziane przez prawo i niezbędne temu organowi do prowadzenia działalności prawnej, a także przekazywanie urzędnikom i inspektorom informacji w niepełnej objętości lub w zniekształconej formie. W tym przypadku kara administracyjna dotyczy nie tylko urzędników, ale także osób prawnych.

Sprawdzenie firmy: niezbędne podstawy

Podstawą zarządzenia kontroli przez inspektorat może być:

  • plany pracy mające na celu monitorowanie zgodności z przepisami prawa pracy;
  • fakty dotyczące wypadków przemysłowych;
  • skargi organów związkowych, pracowników lub innych osób dotyczące naruszeń prawa pracy, innych spraw należących do kompetencji federalnej inspekcji pracy;
  • informacje otrzymane od organów ścigania.

Planowany audyt przeprowadza się nie częściej niż raz na dwa lata. Jeżeli firma jest małym przedsiębiorstwem, biegli rewidenci nie mają prawa przeprowadzać audytu jej działalności przez okres 3 lat od dnia. Zwykle kontrolę zgłasza się na dzień lub dwa dni przed jej rozpoczęciem, chyba że informacja ta, w ocenie inspektoratu, mogłaby zniweczyć wyniki kontroli i pozwolić firmie na szybkie jej ukrycie. Ponadto planowana inspekcja może być kompleksowa, gdy dogłębnie zbadany zostanie określony obszar działalności organizacji związany z przestrzeganiem Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Należy zwrócić uwagę na kwestie weryfikacji. Inspektorzy nie mogą ich przekraczać. Na przykład, jeśli tematem audytu jest naliczanie i wydawanie wynagrodzeń, inspektorzy sprawdzą dokumenty związane ze zwolnieniami pracowników.

W związku z tym przede wszystkim należy ustalić całą listę dokumentów, które można sprawdzić. Jeden lista ogólna Dokumenty, które musi posiadać każda organizacja, nie są określone przez prawo. W różnych aktach prawnych znajdują się odniesienia do konieczności prowadzenia określonych dzienników, zarządzeń i innych dokumentów. W związku z tym oraz w zależności od branży, do której należy przedsiębiorstwo, konieczne jest sporządzenie wykazu dokumentów, które zgodnie z aktami prawnymi muszą znajdować się w organizacji.

Audyt organizacji: jakie dokumenty można sprawdzić

Dokumenty można podzielić na następujące typy:

  • Poszczególne przepisy lokalne (patrz tabela 1);
  • Obowiązkowe lokalne akty organizacji (patrz tabela 2);
  • Przepisy lokalne zatwierdzone z uwzględnieniem opinii komisji związkowej (patrz tabela 3).

Tabela 1

Indywidualne przepisy lokalne

Zwiń pokaz

Tabela 2

Obowiązkowe lokalne akty organizacji

Zwiń pokaz

Tabela 3

Przepisy lokalne zatwierdzone z uwzględnieniem opinii komisji związkowej

Zwiń pokaz

Systematyzacja informacji: jak zorganizować obieg dokumentów

Z wypowiedzi pracowników o naruszeniu ich praw (nałożenie postępowanie dyscyplinarne, nielegalne zwolnienie) mogą być wymagane także następujące dokumenty:

  • umowa o zbiorowej odpowiedzialności finansowej (art. 245 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • umowy o pełnej indywidualnej odpowiedzialności finansowej (art. 244 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • przepisy dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa;
  • przepisy dotyczące adaptacji pracowników;
  • przepisy dotyczące kolejności przejazdu okres próbny;
  • przepisy dotyczące certyfikacji pracowników.

Specjalny należy zwrócić uwagę na usystematyzowanie informacji w aktach osobowych . W tym celu zaleca się, aby instytucje i organizacje prowadziły następujące logi:

W naszym przypadku:

  • dziennik wydawania zeszytów ćwiczeń. Konieczność jej prowadzenia podyktowana jest prawem pracownika do żądania dokumentów związanych z pracą, a także obowiązkiem wystawienia książeczki pracy w dniu zwolnienia. W przypadku zaistnienia kontrowersyjnej sytuacji pracodawca będzie mógł potwierdzić pracownikowi wydanie zeszytu pracy;
  • dziennik umów o pracę. Szczególnie przydatne w przypadku duża ilość zatrudnionych pracowników, a także przy zawieraniu umów o pracę na czas określony, aby można było śledzić daty ich wygaśnięcia. Jest to konieczne w związku z wymogiem określonym w art. 79 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracownik musi zostać powiadomiony o rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony z powodu jej wygaśnięcia co najmniej na trzy dni kalendarzowe przed zwolnieniem. W przeciwnym razie warunek dotyczący umowy o pracę na czas określony traci moc i umowę o pracę uważa się za zawartą na czas nieokreślony (art. 58 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • dziennik zamówień dla personelu. Wymagane do dokładnego rozliczania numerów seryjnych zamówień personelu. W zależności od ilości pracowników w firmie możesz prowadzić jeden dziennik dla wszystkich zleceń (przyjęć, przeniesień, zwolnień itp.) lub zarejestrować każdy rodzaj zleceń w osobnym dzienniku;
  • dziennik zapoznania się z lokalnymi przepisami. Konieczność jego utrzymania wynika z art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z lokalnymi przepisami pod podpisem przy zatrudnianiu go, jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę;
  • dziennik odpraw bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
  • dziennik pracowników poddawanych obowiązkowym badaniom lekarskim zgodnie z art. 69 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Po weryfikacji dokumentów sprawdzana jest jakość istniejących dokumentów pod kątem wymagań prawnych.

Audytorzy sprawdzą zatem postępowanie organizacji dokumentacja pierwotna w sprawie rachunkowości kadr, rozliczania wykorzystania czasu pracy oraz rozliczeń z personelem z tytułu wynagrodzeń. W której niezbędne dokumenty muszą być zgodne z ujednoliconymi formularzami zatwierdzonymi dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 6 kwietnia 2001 r. nr 26 (karty osobiste pracowników, rozkazy personalne(zatrudnienie, przeniesienie, urlop, zwolnienie, podróż służbowa, awans itp.), tabela personelu, karta czasu pracy, paski wynagrodzeń i płac itp.).

Należy mieć na uwadze, że firma może nie posiadać części z powyższych dokumentów, np. opisów stanowisk pracy, a zakres obowiązków służbowych może zostać uwzględniony w postanowieniach umowy o pracę.

Możesz także podkreślić pewne szczegóły dotyczące przechowywania poszczególnych dokumentów. Jeśli więc organizacja zatrudnia pracowników o nieregularnym czasie pracy, należy sporządzić listę stanowisk takich pracowników. Jeżeli umowa o pracę zawiera zapis nakazujący pracownikom zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, wówczas musi istnieć zapis dotyczący ochrony tych tajemnic. Jednocześnie należy jasno określić wykaz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, a pracownicy muszą się z nimi zapoznać przy podpisywaniu. Wewnętrzny regulamin pracy jest dokumentem obowiązkowym, ale może stanowić załącznik do układu zbiorowego

Rozkład urlopów ustalany jest na dwa tygodnie przed nowym rok kalendarzowy. Wszyscy pracownicy organizacji muszą się z nim zapoznać. Często zdarza się, że pracownicy z różnych powodów nie odpoczywają zgodnie z harmonogramem, ale harmonogram na papierze pozostaje niezmieniony, a dni robocze pracownicy mają wpisane w swoje karty czasu pracy. Naruszenia te mogą również zostać wykryte przez inspektorów. W związku z tym, jeżeli harmonogram nie pokrywa się z faktycznym urlopem pracowników, zaleca się przyjmowanie wniosków od pracowników o wprowadzenie zmian w harmonogramie i okolicznościach przeniesienia urlopu oraz wprowadzenie zmian w harmonogramie. Pracownika należy także powiadomić o godzinie rozpoczęcia urlopu, za podpisem, nie później niż na dwa tygodnie przed jego rozpoczęciem. Urlopu należy udzielić zgodnie z zarządzeniem. Dobrym pomysłem byłoby uzyskanie od pracownika zatrudnionego na pół etatu potwierdzenia, że ​​w swojej głównej pracy wyjechał na urlop.

Dość często inspektorzy wymagają, aby każda strona umowy o pracę zawierała podpisy pracownika i pracodawcy. W praktyce nie jest to często wykonywane. Dla pracodawcy wygodne jest to, że umowę o pracę wystarczy zapieczętować spinaczem do papieru. Arkusze takiej umowy można łatwo wymienić. Umowa, która nie jest podpisana na każdym arkuszu, zostanie oczywiście uznana za prawidłowo zawartą, gdyż przepisy nie przewidują wymogu, aby każdy arkusz umowy był podpisany przez obie strony. Jednocześnie utrwalona praktyka podpisywania umów cywilnych wskazuje na celowość sporządzenia takiego dokumentu. Praktyka ta często przenosi się na stosunki pracy.

Należy zaznaczyć, że naruszenia prawa dotyczą w szczególności płatności (nieudzielenie dodatkowych płatności w związku z pracą w weekendy i wakacje, niewypłacanie premii, wypłaty rekompensat).

W niektórych spółkach zamiast wynagrodzenia pieniężnego pracownikom przyznaje się czas wolny za nadgodziny, co stanowi naruszenie wymogów art. 54, 55, 88, 89 i 90 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i mogą być również sprawdzane przez inspektorów.

W przypadku wniosków do inspekcja pracy o opóźnieniach w wynagrodzeniach, nieprawidłowym obliczeniu płatności, inspektorzy z pewnością poproszą Cię o złożenie zamówień, wyciągów z konta osobistego, dokumentów płatności, które pozwolą im ustalić termin rozliczeń w przypadku zwolnienia lub urlopu. Pamiętaj, że organizacja jest zobowiązana zapłacić pracownikowi w dniu zwolnienia i podczas urlopu. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu terminy określone przez prawo zostaną naruszone, pracownikom należy zapłacić odsetki w wysokości nie mniejszej niż 1/300 stopy refinansowania Centralnego Banku Federacji Rosyjskiej za każdy dzień opóźnienia zgodnie z art. . 236 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Za naruszenie terminów płatności - jako środek zapobiegawczy nawrotom - audytorzy mogą ukarać dyrektora firmy lub głównego księgowego grzywną w wysokości od 1000 do 5000 rubli. (Artykuł 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Kwestia certyfikacji miejsca pracy może przyciągnąć uwagę inspektorów w przypadku wykrycia wypadku w przedsiębiorstwie. Wszystkie stanowiska pracy dostępne w organizacji podlegają certyfikacji stanowisk pracy pod kątem warunków pracy. Polega na ocenie stanowisk pracy pod kątem wskaźników higieny, bezpieczeństwa przed urazami oraz wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej. Certyfikację tę należy przeprowadzać co najmniej raz na pięć lat. Dokumenty certyfikacyjne miejsca pracy są przechowywane w organizacji przez 45 lat. Dla każdego Miejsce pracy należy sporządzić kartę świadectwa pracy.

Treść lokalnych przepisów dot prawa pracownicze i obowiązki muszą być znane każdemu pracownikowi. Rozważając dokumentację lokalnych przepisów, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, że będąc dokument pisemny, badany akt ma określone wymagania dotyczące formy, języka, stylu prezentacji, struktury i treści, obecność odpowiednich szczegółów (data przyjęcia, numer, nazwa, rejestracja itp.), jest regulowana wymogami pracy biurowej i lokalne przepisy prawne, przyjęte centralnie na zlecenie przedsiębiorstwa (organizacji). Dokumenty muszą być ze sobą spójne.

Złożone zagadnienia inspekcji: praktyka sądowa

Ważne jest zachowanie poufności danych osobowych. Rozporządzenie o poufności danych osobowych w organizacji jest dokumentem ustalającym podstawowe zasady ochrony informacji stanowiących dane osobowe pracowników. Zasady ustanawiają normy i wymagania, których należy przestrzegać. Konieczność wprowadzenia tego dokumentu w życie wynika z treści rozdziału. 14 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Ten dokument musi zapewnić przede wszystkim ochronę danych osobowych pracowników organizacji na wszystkich etapach procesu działalności statutowej konkretna organizacja, w tym niezautomatyzowane. W postanowieniach Dziewiątego Arbitrażowego Sądu Apelacyjnego z dnia 07.06.2006, 14.06.2006 nr 09AP-4259/2006-AK w sprawie nr A40-8448/06-119-84 sędziowie zauważyli, że pracodawca musi stworzyć Specyfikacja techniczna ochronę danych osobowych pracowników przed ich niewłaściwym wykorzystaniem, w szczególności zapewnienie szczególnego reżimu dostępu do pomieszczeń, w których przechowywane są istotne informacje, wyposażenie miejsc do ich przechowywania wykluczających nieautoryzowany dostęp do informacji itp.

Należy także zwrócić uwagę na uregulowanie kwestii różnorodnych odpłat, w tym motywacyjnych i wyrównawczych, przewidzianych w przepisach lokalnych. Przykładem jest Decyzja Najwyższego Sąd Arbitrażowy RF z dnia 26 stycznia 2005 r. nr 16141/04. Zdaniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej przepisy dotyczące podatków i opłat ani diet dziennych, ani trybu ich ustalania w związku z podatkiem dochodowym osoby nie określono: podano jedynie ogólną procedurę ustanawiania takich norm i ograniczania ich rozmiaru prawo pracy . Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, w przypadku wyjazdu służbowego pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi dodatkowe wydatki związane z zamieszkaniem poza miejscem stałego zamieszkania (dieta dzienna). Obecnie, w związku z masowym przechodzeniem pracodawców na system wypłaty wynagrodzeń za pośrednictwem rachunków bankowych (kart), konieczne jest zapewnienie takiej wypłaty w umowie o pracę. W przeciwnym razie będziesz musiał zabrać wszystkim nowo zatrudnionym pracownikom Umowa na piśmie o przelewaniu wynagrodzeń na rachunek karty. Kodeks pracy to stanowi płaca wypłacane jest pracownikowi co najmniej raz na pół miesiąca dziennie, ustalone przepisami wewnętrzne przepisy pracy, układ zbiorowy, .

Statystyki wyraźnie pokazują, że błędy pracodawców w kwestiach ochrony pracy są bardzo częste i dominują wśród innych wykroczeń. Należy szczególnie zaznaczyć, że wszystkie powyższe dokumenty muszą być w porządku, niezależnie od tego, jak faktycznie rozwijała się relacja między pracodawcą a pracownikiem.

Przypisy

Zwiń pokaz


Ważne jest, aby każdy pracownik posiadał dokumentację potwierdzającą swoją działalność zawodową w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim może pomóc potwierdzić staż pracy. Im jest ona wyższa, tym wyższy jest zasiłek chorobowy, a w przyszłości – wysokość emerytury. Lista obowiązkowych dokumentów personalnych sporządzanych przy zawieraniu stosunku pracy jest następująca:

  • umowa o pracę. Informacje na temat sporządzania umowy można znaleźć w materiale;
  • Historia zatrudnienia. O zasadach napełniania pisaliśmy w artykule;
  • książka medyczna. Jest to konieczne, jeżeli praca pracownika wiąże się ze szkodliwymi lub niebezpiecznymi warunkami pracy. Dowiesz się o tym i klikając w linki.
  • dokumenty edukacyjne pozwalające ustalić, czy wykształcenie przyszłego pracownika spełnia wymagania. Sugerujemy również zapoznanie się z materiałem dotyczącym dokonywania wpłat;
  • zgodnie z formularzem T-1;
  • imienna karta pracownika (formularz T-2). Formularz do tego formularza znajdziesz w naszym artykule.

Nie zapominaj, że każdy nowy pracownik powinien zostać zaznajomiony ze swoim podpisem i odpowiednio wcześnie przeszkolony!

Dokumenty w trakcie pracy

W trakcie zatrudnienia pracownik może zostać przeniesiony na nowe stanowisko. W takim przypadku sporządzane są następujące dokumenty:

  • zlecenie, na podstawie którego pracownik zostaje przeniesiony (formularz T-5). Przykładowe wypełnienie tego formularza możesz zobaczyć w;
  • dodatkowe porozumienie. Na przykład, kiedy lub .

Aby zwolnić pracownika na urlopie, pracodawca wydaje postanowienie o udzieleniu urlopu, sporządzone na formularzu T-6. Jak go wypełnić, dowiesz się z artykułu. Zapraszamy również do zapoznania się z informacją dotyczącą sposobu składania wniosków.

Dokumenty po zwolnieniu

Dla dokumentacja Do rozwiązania umowy o pracę wymagane są następujące dokumenty:

  • list rezygnacyjny (jeżeli pracownik zdecydował się odejść z firmy z własnej inicjatywy). , przeczytaj w naszym tekście;
  • umowa o rozstanie. Zapraszamy do zapoznania się, a także rozwiązania umowy;
  • nakaz zwolnienia sporządzony na formularzu T-8 lub T-8a (w przypadku rozwiązania umowy z kilkoma pracownikami). O zasadach wypełniania możesz dowiedzieć się z materiału.

Akty lokalne

Każda firma może przyjąć własne przepisy lokalne, które nie powinny być sprzeczne z prawem Federacji Rosyjskiej. Celem takich dokumentów jest poprawa warunków pracy i zwiększenie poziomu dyscypliny w przedsiębiorstwie. Brak aktów lokalnych, a także ich nieprawidłowe wykonanie może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji dla pracodawcy. Jakie obowiązkowe dokumenty personalne należy przygotować w organizacji:

  • tabela personelu (formularz T-3). Więcej szczegółów w artykule „;
  • , na podstawie których monitoruje się liczbę przepracowanych godzin i naliczanie wynagrodzeń (formularze T-12 i T-13) itp.

Te wymagane dokumenty z pewnością muszą zostać zaakceptowane przez kierownictwo dużych organizacji, ponieważ stanowią one podstawę stosunków pracy.

Mikroprzedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na uproszczoną dokumentację kadrową. Mogą używać standardu umowa o pracę, .

Odpowiedzialność za niewłaściwe prowadzenie dokumentacji personalnej

Prawidłowe i terminowe przygotowanie dokumentów kadrowych leży bezpośrednio w gestii pracodawcy. Jeśli obowiązkowe dokumenty personalne zostały wypełnione niewłaściwie, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Możesz wybrać następujące metody kary związane z pracą biurową w sektorze kadr:

  • przewidziane sankcje dyscyplinarne Sztuka. 193 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, którego maksymalnym środkiem jest zwolnienie;
  • zgodnie z przepisami Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej - normy pociągnięcia do odpowiedzialności administracyjnej za brak dokumentów znajdują odzwierciedlenie w art. 5.27, 5.27.1 Kodeks wykroczeń administracyjnych.

Oprócz:

  • Sztuka. 13.20 Kodeks wykroczeń administracyjnych karze 300-500 rubli. urzędnicy za naruszenie zasad przechowywania dokumentów;
  • Sztuka. 5.39 nakłada karę w wysokości 1000–3000 rubli. przeciwko osobom odpowiedzialnym za nieudzielenie żądanych informacji Dokumentację personelu pracownikowi np. za odmowę wydania odpisu książeczki pracy.

Zgodnie z Kodeksem karnym Federacji Rosyjskiej:

  • Sztuka. 137 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej przewiduje karę w postaci grzywny do 350 000 rubli. lub praca korygująca w celu rozpowszechniania danych osobowych pracownika;
  • Sztuka. 183 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej stosuje środki w przypadku ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wyraź swoją opinię na temat artykułu lub zadaj pytanie ekspertom, aby uzyskać odpowiedź