Co to jest sed w pracy biurowej. SED: wprowadzenie. Na czym polega automatyzacja zarządzania dokumentami elektronicznymi? Elektroniczne zarządzanie dokumentami: zalety i wady

Wiek Technologie informacyjne pozwala na dużą automatyzację. I przekazać wielka ilość Papierkowa robota duża firma w „ręce” komputerów – rozkazał sam Bóg. System elektroniczne zarządzanie dokumentacją– ulga w pracy czy dodatkowe problemy?

Z artykułu dowiesz się:

Obieg dokumentów to wszelkie procedury związane z utworzeniem dokumentu, jego przemieszczaniem w organizacji, rozliczaniem, przechowywaniem, archiwizacją, zabezpieczeniem przed dostępem osób trzecich oraz kontrolą nad jego wykonaniem.

Jeśli wszystkie te procesy są realizowane przez specjalnie stworzony zestaw programów komputerowych, a informacje są generowane przez dokumenty elektroniczne, To taki obieg dokumentów zwany elektronicznym. Na powszechnym poziomie nazywa się to również „bezpapierowym”.

Zalety

Bezpapierowy przepływ dokumentacji ma wiele zalet. Na przykład:

• oszczędność miejsca i papieru (brak dokumentów papierowych – brak szafek, teczek, półek, archiwów);
• oszczędność czasu pracowników (znajdź dokument w elektroniczna baza danych dla profesjonalisty to kwestia kilku minut, ale znalezienie w dużym biurze wersji papierowej, a nawet stworzonej jakiś czas temu, to nie lada wyzwanie);
• możliwość ściślejszego dostępu osób trzecich do informacji, bardziej przemyślana ochrona poufności (przypadkowym osobom trudniej będzie dotrzeć do informacji w systemie elektronicznym, jeśli przemyślana zostanie kwestia bezpieczeństwa, ale kopiowanie dokumentu papierowego w ogólnym chaosie jest podstawowy);
• przejrzystość procedury przepływu dokumentów (jeśli system jest skonfigurowany, wówczas kilka osób może jednocześnie monitorować przepływ dokumentu przez wykonawców, kontrolerów, menedżerów, łatwiej jest kontrolować etapy, wydajność, trafność itp.);
• system umożliwia powiązanie ze sobą kilku dokumentów, przeglądanie tych, które są w jakiś sposób powiązane z konkretnym wybranym, czy konfigurowanie innego rodzaju funkcjonalności);
• System zarządzania dokumentami w formacie elektronicznym umożliwia pracownikom pracę zdalną, uzyskanie dostępu do dokumentacji, gdy są oni zlokalizowani w odległych geograficznie działach, a jednocześnie pozwala zaoszczędzić pieniądze zwykle wydawane na zatrudnianych na pełen etat kurierów firmy kurierskie, poczta itp.;
• oszczędzanie pieniędzy na papierze.

Rodzaje sedów

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją sed to specyficzny produkt programowy. Oni mogą być różne rodzaje. Podział na typy wynika z faktu, że systemy te wykorzystywane są w różnych obszarach działalności, a także nabywane są do realizacji różnych zadań. Jedna organizacja musi zadbać przede wszystkim o przechowywanie dużej ilości dokumentów elektronicznych, inna musi zapewnić ich wymianę między działami, jeszcze inne kładą nacisk na analizę i powiązania pomiędzy dokumentami. Popyt tworzy podaż – dlatego systemy się różnią, a użytkownik czasami staje przed trudnym wyborem.

Zatem elektroniczny system zarządzania dokumentami może:

Być archiwum elektronicznym i zapewniać możliwość przechowywania i Szybkie wyszukiwanie dokumentacja; takie programy to specjalistyczne bazy danych;

Zapewnij procesy pracy (w tym przypadku dokument elektroniczny systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi nie odgrywa głównej roli, jest to aplikacja, niezbędny dodatek do procesów pracy regulowanych przez system);

Zezwalaj wielu pracownikom na współpracę nad dokumentem w tym samym czasie (jeśli firma nie musi zapewniać struktura hierarchiczna obieg dokumentów, a na pierwszy plan wysuwa się wspólne tworzenie dokumentów);

Włącz inne niezbędne usługi (e-mail, zarządzanie projektami i inne usługi) do samego systemu obiegu dokumentacji.

Systemy kontrolne elektroniczne zarządzanie dokumentacją może łączyć elementy opisanych typów. Można je również rozróżnić według rodzaju działalności, branży i innych cech. Ważne jest, aby firma rozumiała, jakie zadania chce realizować za pomocą ED, obieg dokumentów musi zapewniać operacyjność i rentowność struktury handlowej oraz realizację ustawowych zadań innych organizacji.

Przeczytaj także:

zadania sedowe

Oprócz głównego zadania, elektroniczny system zarządzania dokumentami zapewnia także inne funkcjonalności, czasem istotne dla przedsiębiorstwa. Może to być na przykład:

1. możliwość pobrania dużej ilości dokumentacji elektronicznej;
2. grupa pracowników pracujących jednocześnie z dokumentem online;
3. utworzenie dyskusji online nad dokumentem;
4. porównanie różnych wydań dokumentów;
5. procedury ochrony informacji zawartych w dokumencie;
6. kopiowanie i archiwizacja;
7. zastosowanie środków indywidualizacji (np. znaków wodnych);
8. możliwość korzystania z wersji elektronicznej podpis cyfrowy itd.

W zależności od potrzeb, zadań, możliwości finansowych, obecności lub braku rozbudowanego systemu podziały strukturalne, zakres działalności firmy, wybiera się ten lub inny system. Na rynku jest wystarczająco dużo ofert.

Wady i problemy

Wśród wielu korzyści (omówionych powyżej) pojawiają się także problemy. Korzystanie z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją wymaga pewnych wysiłków ze strony personelu. Problemy w użytkowaniu obejmują:

koszty zakupu, instalacji i utrzymania programów (lub koszty utrzymania własnej kadry specjalistów ds. rozwoju);

motywowanie pracowników do nauki i korzystania ze wszystkich funkcjonalności systemu;

trudność uwzględnienia wszystkich niuansów i zmian w działalności firmy w oprogramowaniu;

potrzeba interakcji z innymi organizacjami, które w swojej pracy nie korzystają z systemów informatycznych do zarządzania dokumentami elektronicznymi, co oznacza, że ​​czasami trzeba wrócić do dokumentów papierowych lub powielić dokumenty elektroniczne;

Czasami pojawiają się pytania dotyczące nadawania mocy prawnej dokumentom, gdy nie są stosowane opcje elektronicznego podpisu cyfrowego.

Szkolenie i motywowanie personelu do przejścia na technologie cyfrowe to osobne zadanie, zwłaszcza jeśli firma istnieje od dawna w „papierowym świecie”, a pracownicy nie są młodymi i kreatywnymi ludźmi nowego pokolenia. Co więcej, poziom znajomości oprogramowania jest różny dla wszystkich pracowników. Czasami od momentu podjęcia decyzji o przejściu na technologię cyfrową do faktycznego wdrożenia mija dużo czasu i kroków. Proces jest łatwy tylko na pierwszy rzut oka.

Trudność wyboru

Obecnie większość poszukiwań informacji zaczyna się od wpisania zapytania w pasku wyszukiwania. Zatem w odpowiedzi na tę akcję (pojawienie się frazy w wyszukiwanym haśle „ elektroniczny system zarządzania dokumentacją i praca biurowa”), osoba poszukująca informacji otrzymuje ogromną liczbę ofert różnych systemów opracowanych zarówno przez specjalistów rosyjskich, jak i zagranicznych. Wszyscy głośno deklarują bezwarunkowe rozwiązanie wszystkich problemów konsumenckich w tej kwestii. I wtedy następuje odkrycie – problem wyboru. Jak nie popełnić błędu? W końcu po to, żeby zrozumieć cechy funkcjonalne Aby posługiwać się programami komputerowymi trzeba posiadać przynajmniej podstawy umiejętności programistów i zaawansowanych użytkowników. Czasami trzeba zaangażować profesjonalistów. Powstaje wówczas pytanie, jak poprawnie się zrozumieć, jak wytłumaczyć programiście zadania firmy, aby jak najtrafniej szukał rozwiązań tych problemów w proponowanych systemach.

Wybierając produkt, będziesz musiał przeprowadzić całe badanie, zbadać funkcjonalność w warunkach, w których deweloper-sprzedawca nie zawsze jest zainteresowany ujawnieniem wszystkim wszystkich niuansów produktu. Elektroniczny system zarządzania dokumentami ED musi być wygodny, funkcjonalny i użyteczny dla konsumenta. Co więcej, biorąc pod uwagę jego specyfikę działania. Trzeba będzie przestudiować filmy o działaniu programu, recenzje użytkowników, obejrzeć zrzuty ekranu, ewentualnie przetestować i zweryfikować w praktyce, kupić poszczególne moduły i bloki, jeśli program na to pozwala, wdrażać system stopniowo itp. Cóż, cena wydania czasami okazuje się nie ostatnią kwestią na liście.

Użytkownik rozwiązuje problem wyboru platformy na różne sposoby przed wdrożeniem organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentami – niektórzy rozwiązują to samodzielnie, niektórzy angażują specjalistów i konsultantów z zewnątrz, wielu zadowala się etatowymi pracownikami. W każdym razie musisz to zrozumieć systemu seda– to odpowiedzialny krok w życiu firmy, który najlepiej podjąć ostrożnie i świadomie.

Obecnie 100% dokumentów w biurze powstaje w formie elektronicznej, ale wciąż ponad 80% z nich jest drukowanych (w celu zatwierdzenia, sprawdzenia i uruchomienia). Jak takie podejście może być skuteczne?

Wydaje się, że wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją jest najrozsądniejszym działaniem ze strony decydentów. Jednak biznesowa potrzeba automatyzacji nie pojawia się natychmiast. I dopiero po otrzymaniu szeregu sygnałów kierownictwo dochodzi do wniosku, że przedsiębiorstwo potrzebuje specjalnego systemu informacyjnego do zarządzania treścią (system ECM). Wtedy właśnie pojawia się potrzeba zarządzania informacją na wszystkich etapach jej istnienia, aż do momentu, gdy stanie się ona nieaktualna.

Co to jest dokument elektroniczny, EDMS, ECM

Istnieje wiele definicji. Postaramy się przedstawić Ci te najbardziej zrozumiałe i zwięzłe.

Dokument elektroniczny— zbiór informacji (tekst, obraz, nagranie dźwiękowe) zapisany na komputerze (pliki Word, Excel itp.). Dołączona jest do niej karta z atrybutami – tak jak do książek w bibliotece dołączony jest indeks kart. Możesz szybko znaleźć dokument według atrybutów (tytuł, autor, data utworzenia itp.).

Przepływ pracy(przepływ pracy) to sekwencja działań pracowników w ramach określonego procesu biznesowego. Przykładem takiej sekwencji jest otrzymanie dokumentu, zarejestrowanie go, przejrzenie i wykonanie dokumentu, a proces biznesowy to praca z żądaniami obywateli.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją(EDI) to sposób organizacji pracy z dokumentami, w którym większość dokumentów wykorzystywana jest w formie elektronicznej i przechowywana centralnie.

Czy potrzebujesz systemu ECM?

Aby ocenić, czy potrzebny jest system EDMS czy ECM, odpowiedz sobie na następujące pytania:

• Czy podczas rozmowy telefonicznej z ważnym partnerem potrafisz szybko znaleźć potrzebny dokument?
• czy będziesz w stanie dokładnie powiedzieć, które z wydanych przez Ciebie zamówień są obecnie niezrealizowane i są przeterminowane?
• Czy jesteś pewien, że obecna szybkość zatwierdzania dokumentów kreuje pozytywny wizerunek Twojej organizacji?
• Czy jesteś zadowolony z ilości papierów leżących na Twoim biurku?
• możesz śmiało powiedzieć gdzie ten moment Czy istnieje dokument przesłany do zatwierdzenia?

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją

Przejrzystość procesów biznesowych. Dzięki systemowi możesz śledzić wszystkie etapy działalności organizacji. Procesy biznesowe stają się całkowicie przejrzyste dla kierownictwa i łatwiejsze do kontrolowania.

Wyższa dyscyplina wydajności. Według statystyk 20% otrzymanych zadań nie jest realizowanych przez odpowiedzialnych za nie pracowników. Z pełna kontrola Na wszystkich etapach pracy system ECM bezpośrednio wpływa na dyscyplinę pracy pracowników.

Niższe koszty pracy dla menedżerów i pracowników. System skraca czas, jaki pracownicy spędzają na niemal wszystkich rutynowych operacjach z dokumentami: tworzeniu, wyszukiwaniu, zatwierdzaniu itp. Przyspieszony jest obieg dokumentów. Dzięki temu wszystkie procesy w organizacji przebiegają szybciej.

Zapewniona jest poufność informacji. Wyciek danych może spowodować wielomilionowe straty dla organizacji. W odróżnieniu od tradycyjnego „papierowego” obiegu dokumentów, system ECM zapewnia dostęp do dokumentów ściśle według przypisanych uprawnień użytkownika. Wszystkie działania na dokumencie (odczyt, zmiana, podpisanie) są rejestrowane.

Spełnia wymagania norm ISO 9000. Ustanowienie zarządzania jakością stało się obecnie jednym z priorytetów w rosyjskich firmach. Wśród wymagań stawianych systemowi zarządzania jakością (SZJ) znajduje się przejrzysty obieg dokumentów, a także interakcja informacyjna pomiędzy pracownikami.

Łatwe wprowadzanie innowacji i szkolenie nowych pracowników. Dzięki systemowi powiadomień zbudowanemu w oparciu o system ECM, możesz szybko poinformować wszystkich pracowników o nowych zasadach pracy. Czas szkolenia nowych pracowników ulega skróceniu dzięki szybkiemu znalezieniu niezbędnych informacji (regulaminów, instrukcji itp.). Trasy przejść i szablony dokumentów można łatwo zmieniać, po czym pracownicy automatycznie rozpoczynają pracę w nowy sposób.

Rozwój Kultura korporacyjna . Wdrożenie systemu ECM ustanawia i wspiera Polityka wewnętrzna firmy, prowadzi do jedności zespołu. Jednocześnie wzrasta odpowiedzialność każdego pracownika za jakość wykonania powierzonego zadania.

Więcej przewag konkurencyjnych. System ECM wpływa bezpośrednio przewagi konkurencyjne przedsiębiorstw nad innymi uczestnikami rynku. Szybkość i jakość obsługi klienta wzrasta dzięki szybkiemu przepływowi informacji i przejrzystej kontroli wszystkich procesów. Praca nawet największego przedsiębiorstwa staje się coraz bardziej mobilna i mniej zależna od „niezastąpionych” pracowników.

Technologie ECM

Do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie można podejść zarówno z perspektywy praktycznej, jak i teoretycznej.

Zacznijmy od ostatniego. Zwróć uwagę na elementy cyklu życia określone w kanonicznej definicji ze słownika AIIM (Association for Information and Image Management):

• Schwytać
• kierownictwo,
• przechowywanie (Sklep),
• ochrona (konserwacja),
• dostarczanie informacji (Dostarczanie).

Informacje muszą być zarządzane przez cały cykl ich życia: od utworzenia lub otrzymania przez organizację, aż do dostarczenia do konsumenta końcowego lub zniszczenia po upływie okresu przechowywania.

Informacja przenika wszystkie procesy organizacji, jest tworzona i przetwarzana w różnych programach i przy użyciu różnych aplikacji. Ale tylko system ECM kładzie nacisk na ujednolicone podejście do zarządzania danymi przez cały okres ich życia.

Z biznesowego punktu widzenia ważnymi etapami cyklu życia dokumentu są te, które mają bezpośredni wpływ na procesy biznesowe, gdy uczestniczy on w przepływach pracy. Jednak z technicznego punktu widzenia nie niosą one jasnego ładunku semantycznego i są określane ogólnym terminem „zarządzanie dokumentami”.

Funkcjonalność i klasyfikacja systemów EDMS i ECM

Według firmy badawczej Gartner do ECM można zaliczyć systemy obsługujące co najmniej 3 z 6 funkcji:

• zarządzanie dokumentami: kasa/zwrot, kontrola wersji, bezpieczeństwo, grupowanie dokumentów itp.;
• współpraca w zakresie udostępnianych dokumentów i wsparcie zespoły projektowe;
• skanowanie dokumentów i zarządzanie obrazami dokumentów papierowych;
• zarządzanie dokumentacją w celu długoterminowego przechowywania archiwalnego, automatyzacja zasad i przepisów dotyczących przechowywania, zapewnienie zgodności dokumentacji z przepisami prawa i regulacjami;
• przepływ pracy wspierający procesy biznesowe, routing treści, przydzielanie zadań i stanów pracy, śledzenie tras i kontrolę wykonania;
• zarządzanie treścią internetową w celu automatyzacji publikacji, dynamiczne zarządzanie treścią i interakcja użytkownika w ramach tych zadań.

Więcej na ten temat możesz dowiedzieć się w sekcjach sekcji „Funkcjonalność EDS i ECM”:

Przykład procesu biznesowego w systemie ECM

Czego nie można oczekiwać od systemu ECM

Obecnie złożoną automatykę przedsiębiorstwa buduje się poprzez integrację kilku systemów, z których każdy rozwiązuje określony zakres problemów. Dlatego bardzo ważne jest, aby zrozumieć, co dokładnie należy wdrożyć w każdym systemie.

Rozważmy najczęstsze wymagania biznesowe, których realizacja w systemie EDMS i ECM powinna być uzasadniona.

Zarządzanie dokumentacją kadrową. Pomimo tego, że jest on bezpośrednio powiązany z dokumentami, zadaniem tego obszaru nie jest sam obieg dokumentów, ale księgowość i zarządzanie personelem.

Pracownik potrzebuje różnych selekcji personelu - według wykształcenia, płci, specjalizacji, daty zatrudnienia / zwolnienia itp., w tym celu informacje muszą być przechowywane w ustrukturyzowanej formie w bazie danych, a nie w formie oddzielnych, nieustrukturyzowanych dokumentów.

Tworzenie każdego dokumentu powinno przekładać się na zmiany w stanie kadrowym, a zatem na rzecz automatyzacji zarządzanie dokumentacją kadrową lepiej wykorzystać wyspecjalizowane systemy zarządzanie personelem, które można zintegrować z systemem ECM przechowującym informacje nieustrukturyzowane (życiorysy, zdjęcia, rozkazy personalne itp.). Dodatkowo przydatna jest automatyzacja procesów zatwierdzania tych dokumentów w systemie ECM.

Księgowanie dokumentów finansowych.Podobna sytuacja jest w przypadku strukturalnych dokumenty finansowe: faktury, dowody dostawy, świadectwa wykonanej pracy itp.

Prowadzenie ksiąg podatkowych i rachunkowych, na których się opierają dokumenty pierwotne projektowane są specjalistyczne systemy księgowe oraz specjalizowane moduły systemu ERP. System ECM nie jest w stanie ich zastąpić, chociaż skanowanie i organizowanie elektronicznego archiwum zeskanowanych obrazów dokumentów finansowych należy do zadań EDMS. Konieczność wdrożenia takich rozwiązań pojawia się zwykle w przypadku dużej liczby dokumentów i uczestników procesów biznesowych, którzy będą pracować z dokumentami finansowymi jako dokumentami EDMS, z uwzględnieniem praw dostępu, podpisu elektronicznego itp.

Ponadto możliwa jest obecnie wymiana dokumentów finansowych (faktur, umów, faktur i aktów prawnych) z kontrahentami w formie elektronicznej. Dodatkową korzyścią będzie przechowywanie takich dokumentów w EDMS. .

Analiza i modelowanie procesów biznesowych.

Z reguły do ​​analizy i modelowania procesów wykorzystywane są systemy klasy BPM(). Są to specjalistyczne narzędzia dla analityka biznesowego przedsiębiorstwa lub zewnętrznej firmy doradczej. Modelowane procesy biznesowe mogą obejmować czynności niezwiązane z dokumentami, realizowane ręcznie (np. dostarczenie dokumentów kurierem), przez podmioty zewnętrzne (np. dostawców) lub przy wsparciu innych klas systemów (ERP, CRM).

Klasyczny EDMS może dostarczać informacji do analizy procesów biznesowych (na przykład w postaci raportów o opóźnieniach w realizacji niektórych typów zadań). Ale to tylko niewielka część danych potrzebnych do pełnej analizy.

Sensowne jest integrowanie EDMS z systemami modelowania opartymi na danych referencyjnych, np. rodzajach dokumentów czy strukturze organizacyjnej.

Wdrożenie systemu ECM

Efekt wdrożenia

Ocena wyników projektu ECM nie różni się niczym od analizy efektywności projektu informatycznego i ta ostatnia nie różni się od oceny dowolnego projektu firmowego.

Motywem jest tutaj dojrzałość technologii firmy, bez której przedsiębiorstwa po prostu nie można uznać za efektywne. W innych przypadkach obliczenie korzyści jest prawie niemożliwe, chociaż potrzeba wdrożenia nie ulega wątpliwości. A czasem wyliczenie efektu jest droższe niż sama technologia (np. zapewnienie pracownikom nieograniczonego dostępu do Internetu). We wszystkich tych przypadkach zwraca się uwagę raczej na koszty projektu i potencjał rozwiązania, w tym na to, jak łatwo za pomocą wdrożonego systemu zostaną rozwiązane inne problemy przedsiębiorstwa.

EDMS i rozwiązania na nim oparte nie zawsze można zaliczyć do systemów, których działanie jest całkowicie jasne. Do informacji nie mają zastosowania tradycyjne metody analizy efektywności wykorzystania aktywów, podobnie jak formuła „stosunek zysku do kosztów całkowitych to efektywność”. Wynika to z faktu, że informacja jest wartością niematerialną i prawną, która uczestniczy w produkcji wraz z zasobami materialnymi i pracą. Wdrożeniu systemu ECM towarzyszą zmiany w procesach biznesowych i kosztach pracy. Koszty systemów informatycznych, w tym ECM, mają w większości przypadków charakter pośredni, który można obliczyć jedynie w przeliczeniu na jednostkę produkcji, stosując jakiś model planowania ekonomicznego. I często jest to dość trudne do sformalizowania.

Etapy wdrażania systemu ECM

Wybór i zakup systemu ECM to dopiero pierwszy krok w kierunku zbudowania elektronicznego zarządzania dokumentacją w organizacji. Zanim zacznie działać i naprawdę zacznie przynosić efekty, nastąpi proces wdrożenia.

Wdrożenie systemu ECM zwykle składa się z następujących kroków:

• organizacja projektu, przydział personelu (kierownik projektu i Grupa robocza);
• badania korporacyjne i projektowanie rozwiązań wykorzystania systemu ECM;
• konfiguracja i adaptacja systemu ECM;
• szkolenie;
• operacja próbna.

W każdym razie dla pomyślnego wdrożenia obowiązkowe są następujące zasady:

• aktywny udział kadry kierowniczej w procesie wdrażania i użytkowania systemu ECM;
• przydział i dogłębne szkolenie kluczowych pracowników w zakresie wdrażania i wsparcia oprogramowania;
• organizacja szkoleń dla wszystkich użytkowników i przekazanie instrukcji dotyczących pracy z systemem.

Problemy i zagrożenia związane z wdrażaniem systemu ECM

Pod wieloma względami pokrywają się one z projektami wdrażania innych systemów informatycznych i prowadzą do następujących negatywne konsekwencje:

• naruszone zostały terminy i budżet projektu;
• nie wszystkie cele zostały osiągnięte (system działa, ale nie w pełnym zakresie: mniej/gorzej niż planowano);
• Implementacja kończy się całkowitym niepowodzeniem (system tak naprawdę nie działa).

Specyfika zagrożeń Wynika to z faktu, że większość pracowników firmy musi zostać w krótkim czasie przeniesiona na zupełnie nowe metody pracy (czytanie dokumentów w formie elektronicznej, otrzymywanie uchwał i podpisów kierownictwa w formie elektronicznej itp.). Do najbardziej typowych zagrożeń związanych z wdrożeniem systemu ECM zalicza się:

• konserwatyzm użytkowników, brak akceptacji nowych metod pracy;
• niska znajomość obsługi komputera wśród zwykłych użytkowników i wyższej kadry kierowniczej;
• procesy nieustrukturyzowane (brak regulacji);
• niewystarczające/niewłaściwe wyposażenie techniczne;
• niejasne zarządzanie projektem.

Sposoby zapobiegania zagrożeniom standard:

• szczegółowy i wstępny projekt działania systemu ECM na to przedsiębiorstwo;
• jasne dyrektywy i osobisty przykład przywództwa;
• szkolenie personelu i wsparcie operacyjne w rozwiązywaniu problemów;
• etapowanie wdrożenia.

Wiarygodność i legalność dokumentu elektronicznego

Obecnie aktywnie rozwija się dziedzina elektronicznego zarządzania treścią i interakcji bez dokumentów papierowych w firmach. Zmienia się również ustawodawstwo, niektóre zasady są w nim ustalane po utrwaleniu się w życiu, a niektóre wręcz przeciwnie, są wprowadzane po przyjęciu nowych norm na poziomie państwa.

Ustalenie autentyczności i znaczenia prawnego dokumentu papierowego to procedura jasna dla każdego: dokument musi posiadać niezbędne podpisy i pieczęcie. Ale jak ustalić autentyczność dokumentu elektronicznego?

Stworzony do tego podpis elektroniczny (ES)— szczegóły dokumentu elektronicznego, które mają chronić go przed fałszerstwem. Możesz zidentyfikować właściciela podpisu, a także ustalić, czy po podpisaniu dokumentu elektronicznego nie zaszły żadne zmiany.

W najprostszej formie mechanizm EP działa w następujący sposób:

• centrum certyfikacji (oddział lub organizacja zewnętrzna), które przy pomocy specjalisty oprogramowanie generuje dla każdego użytkownika tzw. „certyfikaty kluczy”;
• tworzony jest klucz ES – jest to unikalny ciąg znaków. Składa się z klucza prywatnego, który jest dostępny tylko dla jego właściciela i może służyć do podpisania dokumentu elektronicznego oraz klucza publicznego - dostępnego dla każdego, za jego pomocą można ustalić, kto i kiedy podpisał dokument elektroniczny.

Podczas korzystania z systemu ECM wszystkie „trudności”, jakie może napotkać użytkownik, są ukryte. Użytkownik z reguły musi po prostu wybrać żądaną funkcję: „Podpisz dokument” (dokument podpisany podpisem elektronicznym zostanie jednocześnie zamknięty na zmiany) lub „Uzyskaj informacje o podpisach”. Uznawana jest legalność dokumentów elektronicznych.

Rozstające się słowa

Życzymy sukcesów w przyswajaniu nowej wiedzy, a nasze materiały zawsze Ci w tym pomogą.

Nasze społeczeństwo jest dopiero na drodze do wprowadzenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami wszędzie i we wszystkich przedsiębiorstwach.

Dzieje się tak dlatego, że większość przedsiębiorstw w dalszym ciągu nie jest w stanie tego zrobić z prostego powodu – braku doświadczenia w posługiwaniu się dokumentacją elektroniczną.

Dokumentacja EDMS

EDMS Docsvision jako narzędzie do automatyzacji procesów wykraczających poza obieg dokumentów

ELMA

ELMA EDMS wdrażany jest w ramach kilku pakietów ECM+, Projekty+, ELMA CRM+ dobieranych zgodnie z wymaganiami użytkownika. Jest nawet pakiet z KPI.

Specyfiką interfejsu jest jego dostosowanie do roli użytkownika za pomocą wbudowanych narzędzi projektowych.

Wdraża przyspieszony dostęp do danych referencyjnych oraz automatyzację szeregu procesów, w szczególności przetwarzania dokumentacji z różnych źródeł.

Jeśli chodzi o wyszukiwanie danych, istnieje procedura wyszukiwania po szczegółach. Wynik wyszukiwania można wygenerować w raporcie, a szablony można wygenerować na podstawie zapytań.

Do operacji z zasilaniem wydzielony został specjalny podsystem, który pozwala planować wymiany, konfigurować zadania, zarządzać i modelować zasilanie.

Blok bezpieczeństwa obsługuje szereg metod autoryzacji i jasno rozgranicza uprawnienia użytkowników ze względu na rodzaj dostępu do obiektów.

Dodatkowo stosowany jest podpis cyfrowy, a liczbę aktywnych użytkowników można określić programowo.

Ten EDMS ma również wady. Na przykład nie ma poczty lokalnej. Obowiązują ograniczenia w tworzeniu i przydzielaniu zadań, nie jest realizowana rejestracja z aplikacji biurowych.

Poza tym nie ma wbudowanych narzędzi do przeglądania załączników, wykonywane są jedynie standardowe zapytania i nie ma automatycznego wyszukiwania duplikatów.

Jakie problemy rozwiązuje 1C: Obieg dokumentów 8

Jakie problemy rozwiązuje 1C: Obieg dokumentów 8: praca biurowa; przechowywanie i wyszukiwanie informacji; procesy biznesowe; trasowanie dokumentów; rozliczanie czasu pracy.

W warunkach nowoczesny biznes Efektywność operacyjna w dużej mierze zależy od efektywności i szybkości zarządzania informacją. Niezawodne przechowywanie informacji i łatwy dostęp dla tych, którzy ich potrzebują, to klucz do udanej współpracy. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami pozwalają rozwiązać ten problem, znacznie zwiększając wydajność i jakość wspólne działania pracownicy.

Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją(Elektroniczny System Zarządzania Dokumentami) są ze sobą powiązane system organizacyjny, techniczne i oprogramowanie do zarządzania różnego rodzaju dokumentami i informacjami. Systemy te pozwalają na zarządzanie dokumentami przez cały cykl ich życia: od stworzenia aż po ich zniszczenie.

Zarządzanie dokumentacją, informacjami, różnego rodzaju danymi i zapisami to jeden ze złożonych procesów w pracy organizacji. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją pozwalają zautomatyzować ten proces. Automatyzacja procesu obiegu dokumentów pozwala organizacji znacznie zwiększyć szybkość pracy, zmniejszyć straty związane z wymianą informacji i poprawić jakość całego systemu zarządzania.

Zalety elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

Pracownicy każdej organizacji są zmuszeni do wydawania pieniędzy duża liczba czas na wyszukiwanie i przetwarzanie potrzebne dokumenty i informacje. Z reguły ilość takich informacji rośnie z każdym dniem. Ręczne wyszukiwanie i przetwarzanie dokumentów staje się źródłem wielu problemów w organizacji. Stosowanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją ma istotny wpływ na jakość pracy. Systemy te oferują szereg korzyści w porównaniu z przetwarzaniem ręcznym.

Do głównych zalet elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją zalicza się:

• skrócenie czasu dostępu do informacji– elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala uniknąć papierowego przepływu dokumentów. Możliwość przesłania dowolnego dokumentu e-mail lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.
• ograniczenie powielania dokumentów i informacji– w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami jeden egzemplarz dokumentu może być dostępny dla wszystkich uprawnionych użytkowników, w tym także użytkowników spoza organizacji.
• uproszczenie dostępu do danych– systemy elektronicznego zarządzania dokumentami pozwalają na uzyskanie dostępu do niezbędnych danych poprzez narzędzia wyszukiwania i eksport danych bezpośrednio z systemów biznesowych (takich jak CRM czy Systemy ERP).
• optymalizacja przechowywania dokumentów i danych– pojedynczy magazyn danych zmniejsza potrzebę przechowywania wielu kopii dokumentów. Narzędzia dostępu i indeksowania dokumentów wykorzystujące elektroniczne systemy zarządzania dokumentami pozwalają użytkownikom na natychmiastowy dostęp do niezbędnych dokumentów i innych informacji.
• automatyzacja procesów biznesowych– systemy elektronicznego zarządzania dokumentami wymagają wdrożenia danego procesu przetwarzania dokumentów. Na podstawie działań z dokumentami można automatycznie aktualizować aplikacje biznesowe, tworzyć nowe dokumenty oraz nawiązywać komunikację z użytkownikami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• podnoszenie jakości obsługi klientów c – dzięki szybkiemu dostępowi do niezbędnych informacji klienci mogą szybko uzyskać odpowiedzi na swoje zapytania.
• poprawę dyscypliny i jakości pracy– elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją ustalają rygorystyczne zasady i tryb pracy pracowników. System nie pozwoli pracownikom na łamanie tych zasad. Wszystkie dokumenty przechowywane są w systemie, posiadają niezbędną identyfikację i kolejność przemieszczania. Pracownicy nie będą mogli zmienić stanu dokumentu bez wykonania określonych czynności.
• ponowne wykorzystanie informacji– dzięki elektronicznemu przetwarzaniu i przechowywaniu informacji możliwa staje się ich wielokrotność wykorzystanie danych wprowadzone do systemu. Na przykład podczas wypełniania standardowych formularzy lub sporządzania raportów.
• poprawę jakości danych- V systemy elektroniczne obieg dokumentów, wiele formularzy i dokumentów wypełnianych jest automatycznie, co zmniejsza ryzyko błędów. Ponadto zmniejsza to liczbę wielokrotnych kontroli i korygowania dokumentów.
• zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów i informacji– stosując środki kontroli dostępu, można ściśle kontrolować dostęp pracowników do informacji i dokumentów. Posiadanie jednej bazy danych pozwala na archiwizację i odtwarzanie informacji w krótkim czasie.

Strukturę systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną można rozpatrywać z punktu widzenia kompleksu programowo-sprzętowego oraz z punktu widzenia realizowanych funkcji.

Z punktu widzenia kompleksu sprzętowo-programowego elektroniczny system zarządzania dokumentacją składa się z zestawu elementów sprzętowych i programowych: serwerów, stacji roboczych, oprogramowania, sprzętu sieciowego, dodatkowego sprzętu przeznaczonego do realizacji określonych funkcji systemu.

Serwer przeznaczony jest do wykonywania niezbędnych operacji na dokumentach i informacjach. Serwer może być dedykowany lub wirtualny, w zależności od dostawcy systemu i zastosowanych technologii operacyjnych. Serwer może także udostępniać bazę danych systemu zarządzania dokumentami.

Stacje robocze umożliwiają interakcję użytkownika z systemem zarządzania dokumentami. Każde stanowisko robocze posiada własny zestaw funkcji zarządzania dokumentami i danymi.

Oprogramowanie realizuje niezbędny zestaw działań do zarządzania dokumentami i stanowi podstawę elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Oprogramowanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami z reguły składa się z części funkcjonalnej, administracyjnej i interfejsowej. Część funkcjonalna przeznaczona jest do zarządzania i przetwarzania informacji. Część administracyjna zapewnia niezbędne ustawienia systemu. Część interfejsowa prezentuje informacje i dane w formie dostępnej dla użytkowników końcowych.

Wyposażenie dodatkowe niezbędne do realizacji różnych specyficznych funkcji systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Sprzęt taki może obejmować urządzenia wejściowe i wyjściowe informacji, systemy kodowania i szyfrowania informacji itp.

Sprzęt sieciowy jest niezbędny do współpracy użytkowników systemu i interakcji różnych elementów systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

W strukturze systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi pod względem realizowanych funkcji znajdują się moduły realizujące następujące działania: wprowadzanie danych, indeksowanie, przetwarzanie dokumentów, kontrola dostępu, obieg dokumentów, integracja systemów, przechowywanie.

• moduł wprowadzania danych niezbędne do wprowadzenia informacji wstępnych do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Informacje te mogą pochodzić z różnych źródeł: dokumentów papierowych, skanerów, poczty, formularzy online itp. Moduł ten zapewnia odbiór i wstępne przetwarzanie danych.
• moduł indeksujący. Zapewnia rejestrację i systematyzację danych. Za jego pomocą elektroniczny system zarządzania dokumentami może zorganizować przechowywanie i wyszukiwanie niezbędnych dokumentów zgodnie z potrzebami użytkowników.
• moduł przetwarzania dokumentów. Po wprowadzeniu danych do systemu należy je przetworzyć i zapisać do dalszej pracy. Moduł ten zapewnia dystrybucję informacji i dokumentów według określonych zasad.
• moduł kontroli dostępu. Moduł ten zapewnia dystrybucję informacji i dokumentów pomiędzy użytkownikami. Każdy użytkownik systemu może pracować tylko z takim zestawem dokumentów, jakiego potrzebuje.
• moduł routingu niezbędne do organizacji pracy z dokumentami. Moduł ten określa zasady przepływu i przetwarzania dokumentów. Aby utworzyć trasy przepływu dokumentów, należy najpierw zdefiniować procesy przepływu dokumentów.
• moduł integracji systemu. Z reguły systemy elektronicznego zarządzania dokumentami współpracują z innymi systemami zarządzania (na przykład systemami CRM, ERP, OLAP). Moduł integracji systemu zapewnia transmisję danych pomiędzy takimi systemami.
• moduł przechowywania dokumentów i danych. Moduł ten realizuje funkcje bazy danych dokumentów. Moduł ten zapewnia przechowywanie, archiwizację, odzyskiwanie i tworzenie kopii zapasowych dokumentów.

Rodzaje systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją

Systemy elektronicznego zarządzania dokumentami mogą różnić się rodzajem stosowanych technologii, stopniem integracji i zakresem zastosowania.

W zależności od stosowanych technologii operacyjnych można wyróżnić cztery typy systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją:

• systemy klient-serwer. W tego typu systemie główne moduły zarządzania dokumentacją i danymi zlokalizowane są na serwerze dedykowanym. Część kliencka to interfejs umożliwiający interakcję użytkownika z systemem. Zaletą tego typu systemu jest jego szybkość i niezawodność.
• systemy baz danych. Systemy te najczęściej integrowane są z bazami danych takimi jak SQL czy Oracle. Wszystkie informacje są przechowywane w tych bazach danych. Do przetwarzania informacji służą osobne moduły. Zaletą takich systemów jest możliwość przechowywania dużej ilości informacji.
• systemy oparte na technologiach webowych. Systemy te zapewniają pracę w oparciu o zdalny dostęp do serwera. Zaletą tej technologii jest możliwość wyeliminowania aplikacji klienckich. Dostęp do systemu zarządzania dokumentami ze stanowisk użytkowników możliwy jest poprzez przeglądarkę internetową.
• systemy oparte na technologiach chmurowych. Systemy te w swej istocie przypominają systemy wykorzystujące technologie webowe. Jedyna różnica polega na tym, że serwer dostawcy hostingu służy jako serwer systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

W zależności od stopnia integracji systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją można podzielić na następujące typy:

• uniwersalne elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją(systemy EDMS). Są to niezależne systemy zarządzania dokumentami, całkowicie zaprojektowane z myślą o automatyzacji procesu zarządzania dokumentami. Z reguły takie systemy wykorzystują technologię klient-serwer.
• systemy zarządzania pracą grupową. Systemy te zapewniają rozproszoną pracę z dokumentami i danymi dla grupy użytkowników. Ich głównym celem jest zapewnienie współpracy. Dlatego systemy zarządzania pracą grupową mają znacznie mniejszą funkcjonalność niż systemy EDMS.
• moduły wbudowane w ramach systemów zarządzania informacją. Wszystkie systemy ERP posiadają takie moduły. Moduły te mają również ograniczoną funkcjonalność (w porównaniu do systemów EDMS) i z reguły systemy ERP nie działają bez zaimplementowania podstawowej funkcjonalności.

Kolejnym obszarem, w którym można ustrukturyzować systemy elektronicznego zarządzania dokumentami, jest zakres zastosowania. Istnieją elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, które skupiają się na specjalnych rodzajach dokumentacji lub obszarach działalności. Przykładowo systemy PDM, systemy wspomagania rozwoju oprogramowania, systemy typu HelpDesk, systemy wspomagania dokumentacji medycznej itp.

Wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją obejmuje kilka etapów, które organizacja musi przejść samodzielnie, niezależnie od udziału dostawcy systemu. Etapy te obejmują zestaw logicznie powiązanych działań i działań, które pozwolą organizacji ocenić projekt jako całość i zwiększyć prawdopodobieństwo pomyślnego zakończenia projektu.

Schemat ogólny etapy wdrażania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją przedstawiono na rysunku.

Do głównych etapów wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją zalicza się:

Etap 1: Zdefiniuj podstawowe procesy i procedury.

Celem tego etapu jest jasne określenie składu istniejących procesów obiegu dokumentów i procedur przetwarzania dokumentacji. W tym celu konieczne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących procesów i procedur.

Na tym etapie konieczne jest:

• definiować procesy najwyższego poziomu;
• określić szczegółowy skład procesów;
• określać cele biznesowe dla procesów przepływu dokumentów;
• Zdefiniuj cele techniczne procesów przepływu dokumentów.

Etap 2. Określenie wymagań dla procesów obiegu dokumentów.

Na tym etapie ustala się, jakie zmiany należy wprowadzić w procesach obiegu dokumentów, aby działały sprawnie i mogły zostać zautomatyzowane.

Na tym etapie konieczne jest:

• przeprowadzić ocenę technologiczną procesów obiegu dokumentów;
• określić wymagania biznesowe dla procesów;
• przygotować mapy procesów „tak jak być powinno”;
• ustalić mierzalne cechy procesu;
• formułujemy wymagania techniczne dla procesów obiegu dokumentów oraz przygotowujemy specyfikacje techniczne.

Przykładowe dokumenty:

Mapa procesu „Zarządzanie korespondencją przychodzącą” reprezentuje jeden z podprocesów zarządzania dokumentacją.

Zarządzanie korespondencją przychodzącą reguluje procedurę przyjmowania, sprawdzania, rejestrowania i zarządzania dokumentacją przychodzącą organizacji. Mapa procesów szczegółowo opisuje kolejność działań pracowników podczas pracy z przychodzącą dokumentacją. Zapisy tej mapy procesów można wykorzystać do opracowania routingu dokumentów podczas wdrażania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w organizacji.

Mapa procesu Zarządzania korespondencją wychodzącą stanowi część procesu zarządzania dokumentami.

Zarządzanie korespondencją wychodzącą reguluje działania pracowników podczas przygotowywania i wysyłania dokumentów do odbiorców zewnętrznych. Mapa procesów szczegółowo opisuje pracę pracowników przy zarządzaniu korespondencją wychodzącą. Zapisy tej mapy procesów można wykorzystać do opracowania routingu dokumentów podczas wdrażania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w organizacji.

Dokument zawiera 9 stron.

Specyfikacja techniczna podsystemu Obieg Dokumentów jest przykładem Specyfikacji Technicznej służącej do automatyzacji zarządzania procesem obiegu dokumentów.

Ten dokument to przykład prawdziwego SIWZ, na podstawie którego został wybrany i wdrożony system zarządzania dokumentacją dla przedsiębiorstwa przemysłowego.

Dokument zawiera 17 stron. Format dokumentu - Microsoft Word 2002. Kompatybilny ze wszystkimi wersjami MS Word. Dokument można edytować i wprowadzać zmiany.

Etap 3. Kształtowanie kryteriów wyboru elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

Na podstawie danych z pierwszego i drugiego etapu należy sformułować zestaw kryteriów wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Kryteria wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w dużej mierze determinują zakres dalszych prac i sposób organizacji interakcji z dostawcą systemu.

Na tym etapie konieczne jest:

• klasyfikować istniejące dokumenty według rodzaju;
• przeprowadzić ocenę istniejące formy dokumenty;
• określić skład danych, które zostaną przesłane do postaci elektronicznej;
• określić wymagania dotyczące interfejsu użytkownika;
• stworzyć zestaw kryteriów wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Etap 4. Wybór systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Ten etap pozwala organizacji określić główne technologie, na których będzie działał system elektronicznego zarządzania dokumentami, wybrać odpowiedni system oraz określić dostawcę usług w zakresie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Na tym etapie konieczne jest:

• określić skład funkcji systemu zarządzania dokumentami;
• określić rodzaj systemu zarządzania dokumentami, który najlepiej odpowiada potrzebom organizacji;
• Stwórz listę możliwych dostawców elektroniczne systemy zarządzania dokumentami;
• wybierz dostawcę systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Etap 5. Zarządzanie projektem wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Po wyborze dostawcy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją konieczne jest opracowanie planu wdrożenia. Ten etap może zająć sporo czasu, ale czas planowania pomoże znacznie skrócić czas potrzebny na wdrożenie systemu. Plan można opracować wspólnie z usługodawcą.

Plan zarządzania projektem powinien uwzględniać następujące prace:

• projektowanie funkcjonalności systemu;
• Implementacja systemu;
• testowanie i ocena działania systemu;
• próbne działanie systemu;
• modyfikacja i konfiguracja systemu.

Etap 6. Dokumentowanie systemu.

Etap ten można przeprowadzić równolegle z etapem poprzednim. Celem tego etapu jest stworzenie pewnych zasad organizacyjnych, które to zapewnią stabilna praca elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją.

Na tym etapie konieczne jest:

• prowadzić szkolenia personelu;
• opracowywać procedury i regulacje dotyczące interakcji z użytkownikami;
• opracowywać instrukcje pracy z systemem.

Kryteria wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją

Kryteria wyboru elektronicznego systemu zarządzania dokumentami w dużej mierze zależą od potrzeb i możliwości organizacji. Szczegółowy układ kryteriów należy ustalić bezpośrednio w oparciu o cele biznesowe i cele techniczne procesów obiegu dokumentów.

Oprócz kryteriów szczegółowych organizacja musi stosować także kryteria uogólnione, które są związane z rodzajami systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi i stosowanymi technologiami.

Te ogólne kryteria obejmują:

• „dojrzałość” systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Należy ocenić poziom „dojrzałości” wybranego systemu. Taka ocena pozwoli zrozumieć, jak długo system istnieje na rynku, ile organizacji z niego korzysta i czy są jakieś aktualizacje systemu. Jeśli system jest nowy i dopiero co wszedł na rynek, to istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w działaniu systemu. Może to powodować problemy w trakcie obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• zgodność ze standardami branżowymi. Różne rodzaje działań mają swoje standardy, które bezpośrednio lub pośrednio wpływają na obieg dokumentów w organizacji. Wybierając system, należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób wymagania tych norm zostaną uwzględnione w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami.
• zgodność z celami i krytycznymi czynnikami sukcesu. Wybierając system, należy wziąć pod uwagę stopień zgodności z celami organizacji. Ważne jest, aby system jak najlepiej odpowiadał celom i kluczowym wymaganiom organizacji. Jeśli system nie spełnia wymagań, należy zmienić wybór systemu, ale nie można zmienić kluczowych wymagań i celów. Organizacja może zmienić część wymagań dotyczących konkretnego systemu zarządzania dokumentami, ale tylko wtedy, gdy wymagania te nie są krytyczne dla procesów organizacji.
• poziom pomoc techniczna . Kryterium to dotyczy wyboru dostawcy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Należy ocenić poziom wsparcia technicznego systemu, zarówno podczas wdrażania, jak i eksploatacji systemu.
• skalowalność systemu. To kryterium wyboru jest istotne z punktu widzenia poszerzania działalności organizacji. Wraz ze wzrostem objętości pracy i powiększaniem się bazy użytkowników systemu powinno to umożliwić organizacji skalowanie rozwiązań.
• dostępność dokumentacji systemu. Oprócz dokumentacji użytkownika dla organizacji może być ważny dostęp do dokumentacji umożliwiającej administrowanie lub zmianę ustawień systemu.
• ochrona systemu. Wybierając system elektronicznego zarządzania dokumentami należy zwrócić uwagę na zastosowane w systemie zabezpieczenia. Organizacja może mieć własne wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych i polityki prywatności. Wybrany system powinien umożliwiać skonfigurowanie dostępu do informacji i dokumentów zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji.
• odporność na błędy systemu. Dla niektórych organizacji przestój systemu elektronicznego zarządzania dokumentami może być czynnikiem krytycznym. Wybierając system, należy zwrócić uwagę na to, ile czasu może zająć przywrócenie systemu do minimalnej działającej konfiguracji.
• koszt posiadania. Przy wyborze systemu należy wziąć pod uwagę całkowity koszt posiadania systemu: koszt zakupu licencji, koszt administracji, koszt rozbudowy systemu, koszt wsparcia technicznego i aktualizacji, koszt sprzętu itp. .

Kryteria te obejmują najbardziej ogólne aspekty wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. Aby opracować pełny zestaw kryteriów, konieczne jest zaangażowanie wielu działów organizacji: zarządzania, obsługi prawnej, działu IT, specjalistów technicznych, specjalistów ds. zarządzania dokumentami itp.

W nowoczesnej organizacji systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) stają się niezbędnym elementem infrastruktury informatycznej. Przy ich pomocy firmy handlowe zwiększają efektywność swoich działań i przedsiębiorstw przemysłowych oraz w agencjach rządowych, w oparciu o technologie elektronicznego zarządzania dokumentami, rozwiązywane są zadania zarządzania wewnętrznego, interakcji międzyresortowych i interakcji z ludnością. Powszechnie przyjętym skrótem jest EDMS, choć obok niego stosuje się również SAD (system automatyzacji biura), EDMS (system elektronicznego zarządzania dokumentami) i SADO (system automatyzacji dokumentów).

System zarządzania dokumentami elektronicznymi (EDMS) to system organizacyjno-techniczny zapewniający proces tworzenia, kontroli dostępu i dystrybucji dokumentów elektronicznych w sieciach komputerowych, a także zapewniający kontrolę nad obiegiem dokumentów w organizacji.

Początkowo systemy tej klasy traktowano wyłącznie jako narzędzie automatyzujące klasyczne zadania pracy biurowej, jednak z biegiem czasu zaczęły one obejmować coraz szerszy zakres zadań. Obecnie programiści EDMS koncentrują swoje produkty na pracy nie tylko z korespondencją i ORD (dokumenty organizacyjne i administracyjne), ale także z różnymi dokumentami wewnętrznymi (umowy, dokumentacja regulacyjna, referencyjna i projektowa, dokumenty dotyczące działań personalnych itp.). EDMS służą również do rozwiązywania stosowanych problemów, w których ważnym elementem jest praca z dokumentami elektronicznymi: zarządzanie interakcjami z klientami, przetwarzanie wniosków obywateli, automatyzacja pracy działu obsługi, organizowanie przepływu dokumentów projektowych itp. W rzeczywistości dokument elektroniczny system przepływu to dowolny system informatyczny umożliwiający pracę z dokumentami elektronicznymi.

Rynek EDMS jest w ostatnich latach jednym z najdynamiczniej rozwijających się segmentów krajowej branży IT. Według IDC, w 2009 r., w kontekście prawie 50% spadku wielkości całego rynku oprogramowania w Rosji, ten segment wykazała dużą stabilność. Jego spadek według danych za 2009 rok wyniósł nie więcej niż 20-25%. Według CNews Analytics wielkość dzisiejszego rynku EDMS w ujęciu liczbowym wynosi około 220–250 milionów dolarów.

Konsumentami technologii elektronicznego zarządzania dokumentami są organizacje różnej wielkości i specyficznej działalności. Tradycyjnie głównym odbiorcą EDMS pozostaje sektor publiczny. Zdaniem ekspertów około 30% projektów wdrażania technologii elektronicznego zarządzania dokumentami realizowanych jest przez agencje rządowe. Ważne jest, że to właśnie interes państwa stał się podstawą stabilności rynku EDMS, który nawet w czasie kryzysu otrzymał znaczący impuls do rozwoju. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją zostało uznane za kluczowy element koncepcji „elektronicznego rządu”, którego wdrożenie powinno pomóc w wyeliminowaniu przeszkód biurokratycznych w interakcji państwa, ludności i biznesu, a także ograniczeniu korupcji. Jako cecha realizacji projektów w organach rządowych i dużych instytucje państwowe Warto zwrócić uwagę na zwiększone wymagania dotyczące bezpieczeństwo informacji. To jest o w sprawie budowy (rozwoju) bezpiecznych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi w oparciu o replikowane produkty programowe.

Podstawowe pojęcia i zasady

Obieg dokumentów to przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania aż do zakończenia realizacji lub wysyłki; kompleks pracy z dokumentami: recepcja, rejestracja, dystrybucja, kontrola wykonania, tworzenie plików, przechowywanie i ponowne wykorzystywanie dokumentacji, prace referencyjne.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to ujednolicony mechanizm pracy z dokumentami złożonymi w formie elektronicznej, z realizacją koncepcji „pracy biurowej bez papieru”.

Dokument nadający się do odczytu maszynowego to dokument nadający się do automatycznego odczytania informacji w nim zawartych, zapisany na nośnikach magnetycznych, optycznych lub innych.

Dokument elektroniczny (ED) – dokument utworzony za pomocą narzędzi komputerowego przetwarzania informacji, który można podpisać podpis elektroniczny(EP) i zapisywane na nośniku komputerowym w postaci pliku o odpowiednim formacie.

Podpis elektroniczny (ES) jest analogiem podpisu odręcznego, który jest środkiem ochrony informacji, zapewniającym możliwość kontroli integralności i potwierdzenia autentyczności dokumentów elektronicznych.

Podstawowe zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją:

· Pojedyncza rejestracja dokumentu, pozwalająca na jednoznaczną identyfikację dokumentu.

· Możliwość równoległego wykonywania operacji, pozwalająca na skrócenie czasu przepływu dokumentów i zwiększenie efektywności ich realizacji

· Ciągłość przepływu dokumentów, pozwalająca na identyfikację osoby odpowiedzialnej za wykonanie dokumentu (zadania) w każdym momencie życia dokumentu (procesu).

· Ujednolicona (lub skoordynowana rozproszona) baza danych informacji o dokumentach, która eliminuje możliwość powielania dokumentów.

· Efektywnie zorganizowany system wyszukiwania dokumentów, który pozwala znaleźć dokument z minimalną ilością informacji na jego temat.

· Rozbudowany system raportowania różnych statusów i atrybutów dokumentów, pozwalający kontrolować przepływ dokumentów w procesach obiegu dokumentów i akceptować decyzje zarządcze na podstawie danych z raportów.

Historia rozwoju systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją

Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, które pojawiły się stosunkowo niedawno, już mocno zajęły swoje miejsce w strukturze informacyjnej przedsiębiorstwa. Początkowo ich zadaniem była wyłącznie prosta automatyzacja obiegu dokumentów, czyli pomoc urzędnikom, jednak w żaden sposób nie zastępowała obiegu dokumentów krążących w przedsiębiorstwie.

Wiele się zmieniło, gdy producenci EDMS zaczęli nie tylko kopiować procesy korporacyjne zapewniające obieg dokumentów papierowych, ale także uwzględniać zadania stojące przed tymi procesami w szczególności i całym obiegiem dokumentów w ogóle.

Zrozumienie, że obieg dokumentów przedsiębiorstwa ma wspierać jego system zarządzania, nie dotarło do EDMS od razu. Co więcej, wiele współczesnych władz federalnych i gminnych nadal korzysta z najprostszego EDMS, którego zadaniem jest jedynie powielanie obiegu dokumentów w formie papierowej, a nie ich zastępowanie czy optymalizacja i wsparcie struktury zarządzania.

Dzieląc chronologicznie etapy ewolucji systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, warto wyróżnić pierwszy z nich, który rozpoczął się w latach 80. XX wieku i trwał praktycznie do jego końca. Okres ten charakteryzuje się fragmentarycznymi rozwiązaniami, które pojawiły się w związku z tym, że przedsiębiorstwa, których kierownictwo rozumiało już potrzebę automatyzacji obiegu dokumentów, nie posiadały jeszcze ujednoliconych narzędzi niezbędnych do rozwiązywania tego typu problemów.

Zastanówmy się nad powodami, które początkowo doprowadziły do ​​konieczności automatyzacji obiegu dokumentów. W ostatniej ćwierci XX wieku objętość dokumentacji zarządczej przedsiębiorstw nie osiągnęła jeszcze poziomu krytycznego, jednak istniejące rozdrobnienie terytorialne jednostek strukturalnych doprowadziło do tego, że procedury zatwierdzania przez menedżerów różnych szczebli mogły trwać tygodniami, a w niektórych przypadkach nawet miesiące. Wprowadzenie obsługi korespondencji obrączkowej w takich przedsiębiorstwach umożliwiło optymalizację jedynie mechanizmów koordynacji sekwencyjnej, natomiast koordynacja wachlarzowa, czyli jak się obecnie nazywa, koordynacja równoległa, wymagała bardzo dużej ilości czasu, w wyniku czego jej wykorzystanie było ograniczone do minimum i, jeśli to możliwe, używane wyłącznie w tym samym budynku.

Kiedy w wielu dużych przedsiębiorstwach przemysłowych i organach rządowych wolumen przepływu dokumentów zaczął zbliżać się do wartości krytycznych, stało się jasne, że procesy obiegu dokumentów należy poddać radykalnej reengineeringu, czyli restrukturyzacji, w wyniku której przy zachowaniu Ogólne wymagania do wyników procesów, same procesy musiały zostać zoptymalizowane, dzięki czemu ich realizacja powinna zająć znacznie krócej.

Tym samym pierwsze EDMS były całkowicie zindywidualizowane, opracowywane bezpośrednio w przedsiębiorstwach, dla których zostały stworzone, przy wykorzystaniu zasobów wewnętrznych. Oczywiste zalety tego podejścia (czytelna zgodność skonstruowanego EDMS z faktycznie regulowanymi procesami obiegu dokumentów, ogólna integracja z infrastrukturą informatyczną organizacji) zostały z nawiązką zniwelowane przez jedną zasadniczą wadę: taki system, opracowany w samej organizacji, był zwykle nieskalowalny, a zmiana struktury zautomatyzowanych procesów była prawie niemożliwa, co uniemożliwiło opracowanie takiego systemu. A ponieważ uzyskany w ten sposób EDMS był nierozerwalnie związany z modelem zarządzania organizacją, przyszedł moment, w którym rozwój firmy został całkowicie zatrzymany, gdyż stosowany system elektronicznego zarządzania dokumentami sam spowolnił to, co miał robić. poprawić: efektywność przyjętego w organizacji systemu zarządzania zaczęła szybko spadać, a firma zmuszona była podjąć wysiłki w celu stworzenia odpowiedniego EDS, który mógłby wspierać zarządzanie i usprawniać rozwój firmy.

Rozwiązaniem tych problemów zajęło się jednocześnie kilka firm powstałych w połowie lat 90-tych: zaczęły tworzyć uniwersalny EDMS, który można łatwo skalować do potrzeb niemal każdego klienta, a technologia tworzenia finalnego rozwiązania EDMS stała się procesem dwuetapowym: w pierwszym etapie firma stworzyła ujednolicony rdzeń EDMS, w drugim etapie nastąpiło wdrożenie – dostosowanie procesów do potrzeb konkretnego klienta. Takie podejście pozwoliło obniżyć koszty finalnych rozwiązań, a jednocześnie będąc znacznie bardziej funkcjonalnym, dało możliwości skalowania organizacyjnego i funkcjonalnego systemu.

Od końca XX wieku podejście do automatyzacji obiegu dokumentów zaczęło się zmieniać jakościowo: do Rosji przybyły nowe podejścia do zarządzania, co umożliwiło metodologiczne zwiększenie jego efektywności. Tak przyszła do nas koncepcja zarządzania jakością, a wraz z nią – podejście procesowe do kierownictwa. Systemy Informacyjne niemal natychmiast zareagowali na te trendy i w efekcie wpadli na pomysł Przepływ pracy - przepływy pracy, które były pojedynczymi instancjami procesów biznesowych zorientowanych na dokumenty. Nowoczesny EDMS odpowiedział na ich pojawienie się wdrożeniem silników zorientowanych procesowo (WorkFlow-engines), co jednocześnie stało się nowym krokiem metodologicznym, pozwalającym współczesnemu EDMS jeszcze szybciej i efektywniej dostosowywać się do potrzeb szybko rozwijających się firm. Pojawienie się na rynku rosyjskim zachodnich programistów (IBM Lotus, Documentum), którzy wyprodukowali platformy dla tych systemów, wprowadziło koncepcję ECM - Enterprise Content Management. Metodologicznie EDMS należące do kategorii ECM różniły się od pozostałych tym, że pojawił się w nich wyraźny podział: sam dokument, jego składnik informacyjny (treść). System ECM pracował z treścią dokumentu poprzez jego metadane – wybrane informacje, które mają określone znaczenie dla organizacji. Zatem w przypadku listu wychodzącego metadanymi mogą być adresat, data podpisania i oficjalny sygnatariusz, numer rejestracyjny oraz informacje o wysyłce i dostawie.

Zastosowanie przepływu pracy pozwoliło specjalistom firm obsługujących elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją zapewnić ciągłe zmiany w zautomatyzowanym procesie, aby zapewnić jego maksymalną zgodność z procesami przedsiębiorstwa. Oczywiście był to ogromny krok naprzód.

Zmieniła się także architektura rozwiązań: o ile początkowo EDMS był przykładem architektury dwuwarstwowej (DBMS – aplikacja), to od 2005 roku wymóg trójwarstwowej architektury SZBD – serwer aplikacji – interfejs użytkownika stał się de facto standard branżowy oraz organizacje przeprowadzające przetargi na dostawę EDMS wskazują dokładnie to wymaganie dotyczące architektury systemu jako preferowane lub obowiązkowe.

Korzystna ówczesna sytuacja gospodarcza przyczyniła się do szybkiego rozwoju przedsiębiorstw wszystkich branż, stwarzając jednocześnie dogodne warunki do wprowadzania na rynek nowych rozwiązań produktowych EDMS. W tym czasie ostatecznie ukształtowało się grono producentów EDMS działających na rynku rosyjskim i rynkach krajów sąsiednich.

Nowoczesna funkcjonalność EDMS

Korporacyjne systemy informacyjne, a w szczególności systemy elektronicznego zarządzania dokumentami, to rozwiązania przeznaczone przede wszystkim do zarządzania zasobami informacyjnymi średnich i dużych przedsiębiorstw. Głównymi przyczynami tego rozwarstwienia są przede wszystkim dość wysoka cena „biletu wstępu” na ten rynek. Nabycie kompletnych, wysokiej jakości i bezpieczny system systemu zarządzania bazami danych (DBMS), wyposażając go w nowoczesne środki kryptograficznej ochrony informacji, a także konieczność pozyskania do projektów wdrożeniowych wysoko wykwalifikowanej kadry analityków, konsultantów i wdrożeniowców, spowodowały, że firma, która stanęła na wysokości zadania uzyskanie tak potężnego narzędzia do zarządzania treścią w firmie, jak EDMS, było zmuszone ponieść dość duże koszty wydatki finansowe na które nie było ich stać indywidualni przedsiębiorcy i małych przedsiębiorstw. Tym samym EDMS stał się narzędziem usprawniającym zarządzanie szczególnie w dużych firmach, a rozproszone geograficznie mogły zapewnić maksymalny zwrot z wdrożenia struktury handlowe typ trzymania.

Rozwój funkcjonalności EDMS doprowadził do tego, że coraz więcej procedur zarządzania zorientowanego na dokumenty zostało zautomatyzowanych, a ich funkcjonalnością objęto coraz więcej obszarów codziennej działalności przedsiębiorstw.

Obecnie aktualnym standardem współczesnego EDMS są następujące obszary działalności:

· prace ogólnobiurowe - obsługa korespondencji przychodzącej i wniosków od obywateli, przygotowywanie pism i dokumentów wychodzących, dokumentacji wewnętrznej i organizacyjnej, monitorowanie realizacji zamówień;

· Zarządzanie dokumentacją kadrową to ściśle uregulowany obszar obiegu dokumentów prywatnych, który umożliwia obsługę procedur zatrudniania i zwalniania pracowników, wysyłania pracowników w podróże służbowe, zapewniania planowanych urlopów i innych rodzajów urlopów. Systemy takie zapewniają prowadzenie wszystkich zatwierdzonych formularzy dokumentacji kadrowej: zlecenie zatrudnienia pracownika (formularz T-1), polecenie rozwiązania stosunku pracy umowa o pracę(formularz T-8, T-8a), polecenie przeniesienia pracownika na inną pracę (formularz T-5), karta imienna pracownika (formularz T-2, T-2GS, T-2MS), tabela personelu (formularz T-3), harmonogram urlopów (formularz T-7);

· zarządzanie dokumentacją archiwalną to obszar zarządzania dokumentacją prywatną, który się kończy koło życia dokumentów organizacji i wspieranie następujących procedur: tworzenie inwentarzy według zatwierdzonych formularzy, przekazywanie akt do przechowywania archiwalnego, badanie wartości dokumentów i akt w ogóle, niszczenie dokumentów i akt, które nie mają już wartości dla organizacji, jego pracownicy, państwo i społeczeństwo, dostarczanie poszczególnych akt do przechowywania w strukturach federalnej agencji archiwalnej (Rosarchive);

· praca kolegialna - pozwala na automatyzację obsługi dokumentów związanych z działalnością kolegialnych organów zarządzających - zebrania, zgromadzenia, zarządy, zgromadzenia wspólników. Umożliwia także przygotowanie, koordynację i zatwierdzanie porządków obrad (dokumentacja planistyczna) i protokołów (dokumentacja wynikowa);

· zarządzanie relacjami z klientami - funkcjonalność CRM (zarządzanie relacjami z klientami) jest obecnie w mniejszym lub większym stopniu wdrażana we wszystkich EDMS, z wyjątkiem tych najstarszych, dla których użytkowników taka funkcjonalność nie jest jednak szczególnie pożądana.

Charakterystyka rosyjskiego rynku EDMS

Rosyjski rynek elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w ujęciu pieniężnym jest obecnie szacowany przez ekspertów na 170 milionów dolarów i charakteryzuje się wysokim tempem wzrostu – według różnych szacunków od 25 do 40 procent rocznie. To czyni go bardzo atrakcyjnym, także dla potężnych firmy zagraniczne, więc sytuacja w branży może łatwo ulec zmianie. Oczywiście z jednej strony na nienasyconym rynku wszyscy dostawcy, wykazując się wystarczającą aktywnością, w zasadzie mają ogromne możliwości rozwoju. Z drugiej jednak strony można już powiedzieć, że grupa głównych graczy praktycznie się ukształtowała.

Do tej pory deweloperzy zagraniczni i rosyjscy dzielili rynek mniej więcej po równo pod względem pieniężnym, ale pod względem liczby wdrożeń stosunek wyraźnie nie sprzyja deweloperom zagranicznym. Ze względu na wysoki koszt licencjonowania programów zagranicznych, a także kosztowne i pracochłonne dostosowanie się do wymagań rosyjskich standardów, stosuje się je głównie w dużych firmach i agencjach rządowych, dla których kwestia ceny nie była tak paląca. Przedsiębiorstwa MSP chętniej korzystają z krajowych rozwiązań ze względu na ich elastyczność i niski koszt, a sytuacja tutaj raczej się nie zmieni. Jednakże duże firmy Coraz częściej zwracają się do rosyjskiego EDMS. Im dalsza, większa część rynku, prawdopodobnie zostanie podbita przez systemy krajowe: z roku na rok stają się one coraz bardziej funkcjonalne, znacznie tańsze w realizacji i, co bardzo ważne, tworzone specjalnie na rosyjskie realia.

Zagraniczni twórcy platform i rozwiązań stanowią ponad 50% rynku EDMS. Największy udział w rynku EDMS (około jednej trzeciej) zajmują rozwiązania oparte na platformie Documentum. Firmy, które wzięły udział w badaniu, rozwijając swoje systemy w oparciu o platformę IBM Lotus Domino/Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), posiadają 12–15% rynku. Wśród rosyjskich firm znaczące pozycje na rynku zajmują: EOS, Lanit, Directum i Cognitive Technologies. Udział systemów opracowanych przez każdą z tych firm stanowi ponad 5% rynku EDMS. Dość mocne pozycje mają także Upscale Soft, Docsvision i Naumen. W EDMS nie uwzględnia się innych rozwiązań stworzonych w oparciu o platformy IBM służące do rozwoju rozwiązań ECM (Lotus Notes, Content Manager itp.), a także rozwiązań na platformach do rozwoju aplikacji ECM firm Microsoft i Oracle firm i rozwiązań od rosyjskich deweloperów, a nie tych, którzy wzięli udział w badaniu CNA. Określony segment Rynek rosyjski EDMS szacowany jest przez ekspertów na 45-55 mln dolarów, jednak biorąc pod uwagę szeroką reprezentację platform IBM wykorzystywanych do tworzenia systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi w Rosji, udział rozwiązań opartych na technologiach IBM może być znacznie wyższy niż łączny udział firm ankietowanych przez CNA, w tym poprzez własne opracowania. Ogólnie można wyróżnić trzy główne obszary wzrostu rynku, o które mogą konkurować nowi i obecni gracze. Po pierwsze, po opracowaniu odpowiednich ram regulacyjnych możemy spodziewać się wzrostu popytu ze strony agencji rządowych. Ponieważ sektor publiczny jest dominującym konsumentem elektronicznych systemów informatycznych w Rosji, stanowiącym około 40% rynku, wiele zależy od tego, jaką ścieżkę wybierze państwo, tworząc rozwiniętą międzyresortową strukturę wymiany informacji. Po drugie, duże struktury handlowe, które od dłuższego czasu aktywnie korzystają z EDMS, ale tylko w niektórych oddziałach, dążą do zjednoczenia rozproszonych oddziałów w jedną przestrzeń informacyjną i rozszerzenia skutecznej praktyki na całe przedsiębiorstwo. I po trzecie, średnie i małe przedsiębiorstwa od dwóch, trzech lat wprowadzają coraz więcej systemów poprawiających efektywność organizacji procesów pracy i już zdały sobie sprawę, jakie korzyści to przynosi.

Wielkość rynku systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) w Rosji w 2008 roku wyniosła, według wstępnych szacunków CNews Analytics, około 210 milionów dolarów. Największym klientem EDMS w Rosji pozostaje sektor publiczny, a nadzieje na dalszy rozwój wiążą się także z inicjatywy rządowe. Nadzieje na dalszy rozwój nadal wiążą się z sektorem publicznym, bankami, telekomunikacją oraz ropą i gazem, które początkowo „podniosły” ten rynek w Rosji. Oceniając wielkość rynku EDMS w Rosji, eksperci CNews Analytics, a także respondenci - firmy deweloperskie i integratorzy - biorą pod uwagę koszty komponentów systemowych, usług doradczych, wdrożenia i aktualizacji systemu, a także szkoleń i technicznych wsparcie. Jeżeli według badania z 2007 roku udział usług wdrożeniowych był w przybliżeniu równy kosztowi systemu (około 36%), to w 2008 roku respondenci wskazali, że udział usług wdrożeniowych nieznacznie wzrósł – 40% w porównaniu z 35% (koszt systemu ). Zmiana ta wynikała po części z szybkiego rozwoju krajowego sektora usług IT jako całości, na tle którego zauważalnie i szybko rosły koszty pracy konsultantów. Wraz z nadejściem kryzysowych zmian w kraju klienci z niecierpliwością oczekiwali, że ceny tych usług wkrótce spadną. Jednak tak naprawdę do gwałtownej obniżki kosztów profesjonalnych usług IT jeszcze nie doszło, mimo że rynek ten jako pierwszy wpada w strefę ryzyka.

Ryż. 1. Struktura kosztów wdrożenia EDMS.

Przegląd nowoczesnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją

Przyjrzyjmy się ośmiu najpopularniejszym EDMS w Rosji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Przepływ dokumentów (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co) Grupa .), DELO (EOS), EUFRATES (Technologie kognitywne). Przedstawione spojrzenie na EDMS jest próbą oceny możliwości i gotowości oprogramowania do rozwiązywania bieżących problemów organizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie.

Wyróżnione w przeglądzie kryteria pozwolą na analizę możliwości rozważanych rozwiązań z punktu widzenia technicznej realizacji określonych zadań EDMS. Wszystkie możliwości są podzielone na siedem obszarów automatyzacji:

Praca w biurze;

Ogólny obieg dokumentów;

Zarządzanie kontraktami;

Archiwum elektroniczne;

Praca z apelami obywateli;

Zarządzanie projektami;

Praca z dokumentacją QMS.

W tabeli 1 przedstawiono szereg oczywistych kryteriów właściwych wszystkim rozpatrywanym systemom (i w zasadzie wszystkim systemom klasy EDMS) oraz kryteria, które pozwalają odróżnić rozwiązania od siebie. Generalnie funkcjonalność systemów jest taka sama i dopiero szczegółowe omówienie niektórych podstawowych zadań obiegu dokumentów oraz cech ich realizacji umożliwia porównanie różnych rozwiązań. Warto zauważyć, że w przypadku wszystkich zaprezentowanych w przeglądzie systemów istnieje dość duża praktyka wdrożeniowa. Systemy te są wykorzystywane przez setki organizacji do automatyzacji przepływu dokumentów. Oprócz tych rozwiązań na rynku dostępnych jest ponad 50 programów, które nie są powszechnie stosowane.

Jeśli przeanalizujemy nowe wersje systemów zajmujących czołowe pozycje na rynku, warto zauważyć, że na przestrzeni ostatnich trzech lat ich rozwój nastawiony był głównie na poprawę możliwości serwisowych, gdyż podstawowe możliwości zostały już wdrożone w tej czy innej formie. Jeśli mówimy o nowych możliwościach technicznych, można zauważyć potencjał rozwoju EDMS w kierunku zarządzania różnego rodzaju treściami (multimedia), wykorzystania technologii automatycznego przetwarzania i analizowania treści dokumentów. Ale jak dotąd taka funkcjonalność nie jest obowiązkowa dla EDMS, a co najważniejsze, popyt na nią w Rosji nie jest jeszcze w pełni ukształtowany.

Tabela 1. Ogólna charakterystyka najpopularniejszy EDMS

Rozważmy przedstawiony EDMS według proporcji zrozumiałej dla każdego" cena / funkcjonalność„ [ 12]:

Ryż. 2. „Optymalna cena/funkcjonalność” EDMS (schemat Gartnera)

Schemat ten zbudowany jest na zasadzie „magicznego kwadrantu” Gartnera ", w którym systemy zlokalizowane w kwadrantuję. W II i IV ćwiartki diagramu zawierają systemy, które ich nie posiadają zrównoważone wskaźniki ceny i funkcjonalność.

Kryterium wybrane do badania pozwala na ocenę różnych EDMS pod kątem ich gotowości do rozwiązywania rzeczywistych problemów elektronicznego zarządzania dokumentacją na nowoczesne przedsiębiorstwo. W gronie liderów znalazły się systemy Directum, DocsVision i EUFRATES. Pozostałe systemy znajdują się w II i IV ćwiartka.

Regulacje prawne i standardy w zakresie EDMS

Obecnie działalność programistów EDMS praktycznie nie jest regulowana. Podczas opracowywania oprogramowania i wdrażania projektów wdrożeniowych programiści i dostawcy w mniejszym lub większym stopniu kierują się następującymi dokumentami regulacyjnymi i prawnymi:

GOST R 51141-98. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje (zatwierdzone dekretem standardu państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lutego 1998 r. nr 28);

Ustawa federalna z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” (zmieniona 8 listopada 2007 r.);

GOST R 6.30-2003. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów (zatwierdzone uchwałą normy państwowej Federacji Rosyjskiej z dnia 3 marca 2003 r. N 65-st);

Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 2009 r. nr 754 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu systemu międzyresortowego zarządzania dokumentami elektronicznymi”;

Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”.

Realizując projekty mające na celu wdrożenie EDMS, w przypadku pracy z danymi osobowymi, należy kierować się wymogami przepisów federalnych z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych” i z dnia 27 grudnia 2009 r. N 363-FZ „W sprawie zmian w art. 19 i 25 ustawy federalnej „O danych osobowych”.

Ponieważ GOST mają charakter doradczy, programiści uwzględniają w swoich rozwiązaniach maksymalną elastyczność, aby w zależności od klienta możliwe było wdrożenie różnych schematów pracy z dokumentami w oparciu o system. Często architektura i logika systemu muszą zapewniać różne, a czasami przeciwstawne podejścia do automatyzacji dokumentów. Brak ogólnie przyjętych standardów jest problemem nie tylko dla programistów, ale także dla klientów, ponieważ dobór wymagań dla EDMS staje się zadaniem zbyt subiektywnym. Zasady i regulacje dotyczące pracy z dokumentami mogą różnić się w zależności od przedsiębiorstwa, nie tylko w ramach tej samej branży, ale nawet w ramach tej samej grupy firm. I chociaż ogólnie kompleks zadań elektronicznego zarządzania dokumentami jest dość jasny, metody ich realizacji znacznie się różnią. Okazuje się, że jednym z głównych wymagań stawianych twórcom nowoczesnego EDMS jest zaoferowanie rozwiązania adekwatnego cenowo, jakościowo i czasowo wdrożeniowo, niezależnie od specyfiki pracy Klienta (czyli spełniającego jakąkolwiek specyfikę).

Bibliografia

1. Michael J. D. Sutton. „Obieg dokumentów w firmie. Zasady, technologie, metodyka wdrażania.” – Petersburg: Azbuka, 2002.

Książka zawiera koncepcje teoretyczne i liczne praktyczne zalecenia na optymalizacji architektury systemu zarządzania dokumentami, podziale odpowiedzialności pomiędzy menadżerów i pracowników technicznych zarówno na etapie tworzenia, jak i w trakcie eksploatacji systemu, organizacji efektywnego kosztowo przechowywania i wysoce wydajnym wyszukiwaniu dokumentów i wiele więcej. Wszystkie te wskazówki opierają się na bogatym praktycznym doświadczeniu autora, czołowego kanadyjskiego specjalisty w dziedzinie optymalizacji przepływu dokumentów, który pracował na zlecenie agencji rządowych w swoim kraju oraz wiodących światowych korporacji.Kluczową ideą jest to, że dobrze zbudowany system zarządzania dokumentami nie zajmuje dużo zasobów, a pomaga podejmować skuteczne decyzje i zwiększać konkurencyjność przedsiębiorstwa dzięki temu, że niezbędne informacje stają się łatwo dostępne i zawsze „pod ręką”. ” W tej książce opisano technologię budowy efektywnego systemu zarządzania dokumentacją przedsiębiorstwa.

2. Metody i środki pracy z dokumentami. Antologia. -Wydawnictwo URSS, 2000

Zbiór prezentuje prace dotyczące teoretycznych i stosowanych aspektów zarządzania dokumentami oraz związanych z nimi zadań rozpoznawania tekstu, interakcji z bazami danych i interfejsu użytkownika.Kolekcja skierowana jest do badaczy i twórców systemów zarządzania dokumentami.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Dokumenty elektroniczne w sieci korporacyjne. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

W monografii przedstawiono podstawy i zagadnienia zwiększania efektywności automatyzacji biura instytucji, z uwzględnieniem konkretnych problemów związanych z przejściem na technologię bez papieru. Uwzględniono zasady konstrukcji nowoczesne systemy elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDM) i trendy w ich rozwoju. Przedstawiono opisy najnowocześniejszych produktów zagranicznych z zakresu kontroli kryminalistycznej. Podano standardy w zakresie kodowania, kompresji, wymiany i integracji różnego rodzaju informacji.

4. V. Żerebenkowa. Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. - Szczyt, 2005

Książka bada obieg dokumentów z punktu widzenia rachunkowości i rachunkowość podatkowa. Opisano procedurę sporządzania dokumentów organizacyjno-administracyjnych. Podano próbki ujednoliconych formularzy stosowanych przy rozliczeniach z osobami odpowiedzialnymi, transakcjach gotówkowych, transakcjach na rachunkach bieżących oraz przy rozliczaniu aktywów trwałych i niematerialnych, środków trwałych, pracy i wynagrodzeń. Zaprezentowano opracowane przez autora rejestry podatkowe.

5. Czernow V.N. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją. – M: RAGS, 2009. – 84 s.

Omówiono zasady i cechy tworzenia systemów zautomatyzowanych wsparcie dokumentacji kierownictwo. Dokonano wyboru kryteriów i porównania cech zautomatyzowanych systemów dokumentacji do zarządzania firmami deweloperskimi, które działają na rynku rosyjskim od długiego czasu i mają na swoim koncie dużą liczbę udanych praktycznych wdrożeń. Rozważane są zagadnienia wsparcia regulacyjnego systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją.

6. EDMS (rynek rosyjski)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Charakterystyka rosyjskiego rynku systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją

7. Layna Fischer. Innowacyjność i doskonałość w zarządzaniu procesami przepływu pracy i wiedzą. – Strategie przyszłości Inc., 2000

Przedstawiono opis najwybitniejszych projektów z zakresu reorganizacji i zarządzania procesami biznesowymi oraz wdrożeń systemów przepływu pracy.Upraszczanie procesów biznesowych dzięki technologii przepływu pracy i rozwiązaniom ekstranetowym. Technologie dla wirtualnego przedsiębiorstwa. Strategie przepływu pracy i pracy grupowej. Nowoczesne strategie biznesowe i wsparcie procesów. Rynek przepływu pracy. Integracja systemów obiegu dokumentów do przetwarzania faktur płatniczych i graficznych obrazów dokumentów.

8. Sapkow V.V. Informatyka i komputeryzacja pracy biurowej. – St.Petersburg: Akademia, 2006. -288 s.

Omówiono technologie informacyjne stosowane w informatyzacji pracy biurowej. Aby nabyć umiejętności praktyczne, podano przykłady wraz z analizą ich wdrożenia. Przedstawiono technologię tworzenia systemu zarządzania bazami danych. Rozważana jest praca z systemami wydawniczymi.

9. Gliński Aleksander. Globalny rynek elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją. - Informacje o Jetie nr 8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

Podstawowe pojęcia dotyczące systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Analiza aktualnego stanu światowego rynku EDMS. Rosyjski rynek EDMS. Przykłady zastosowania EDMS na świecie. Integracja EDMS z innymi aplikacjami: systemami ERP i systemami CRM. Cechy wyboru i wdrożenia EDMS. Główni uczestnicy światowego rynku EDMS i rosyjskiego rynku EDMS. Zagadnienia optymalizacji i kontroli przepływu dokumentów oraz kontroli nad przetwarzaniem informacji są dla przedsiębiorstwa kluczowe.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Poufna praca biurowa i bezpieczny elektroniczny obieg dokumentów. – M: Logos, 2011. -452 s.

Ujawnia się istotę i cechy poufnej pracy biurowej. Poruszane są zagadnienia związane z dokumentowaniem informacji poufnych, przetwarzaniem dokumentów poufnych, ich utrwalaniem, organizacją obiegu dokumentów poufnych, klasyfikacją i systematyzacją dokumentów poufnych, zapewnieniem systemu dostępu i reżimu informacji poufnych, przygotowaniem dokumentów poufnych do przekazania do archiwum i zniszczenia. Dokonano analizy współczesnych regulacyjnych aktów prawnych w zakresie informacji o ograniczonym dostępie i poufnych informacji udokumentowanych: dane osobowe; tajemnice urzędowe, zawodowe, handlowe; tajemnice produkcyjne itp.

11. GOST 34.602-89 " Zadanie techniczne stworzyć zautomatyzowany system.”

Niniejsza norma dotyczy zautomatyzowanych systemów (AS) do automatyzacji różnego rodzaju działań (zarządzanie, projektowanie, badania itp.), W tym ich kombinacji, oraz ustala skład, treść, zasady sporządzania dokumentu „Specyfikacje techniczne dotyczące tworzenia ( rozwoju lub modernizacji) systemów.”

12. Doktor Leonid Reingold, Przegląd systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Rozważono inicjatywy państwowe wokół „Dokumentu elektronicznego”, standardy w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi, możliwości techniczne współczesnych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi i porównano ich cechy.

13. GOST R 51141-98

Odzwierciedla system terminologiczny pojęć z zakresu pracy biurowej i spraw archiwalnych.

14. Alexey Nazarenko, Historia i trendy rozwojowe współczesnego EDMS

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Rozważana jest historia podejścia do rozwoju, rozwój funkcjonalności, pozycjonowanie i nowoczesna funkcjonalność EDMS oraz przyszłość rynku systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją.

15. Dokument elektroniczny i obieg dokumentów: aspekty prawne. Antologia. – INION RAS, 2003

W zbiorze analizowana jest problematyka dokumentowania informacji i organizacji obiegu dokumentów w warunkach współczesnych technologii informacyjnych. Poruszana jest problematyka klasyfikacji dokumentów w sferze społecznej, moc prawna dokumenty elektroniczne, ich status prawny i bezpieczeństwo, rola w stosunki prawne, przede wszystkim w obrocie cywilnym oraz w ustawodawstwie i praktyce proceduralnej, rola i miejsce Prawo federalne„O elektronicznym podpisie cyfrowym” w systemie zarządzania dokumentami w Federacji Rosyjskiej, Doświadczenia zagraniczne w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

16. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją: kryteria wyboru

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (technologie oprogramowania)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Kuznetsova, T.V. Praca biurowa (wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej) – M.: Intel-Sintez, 2002.

19. Michael J. D. Sutton. Zarządzanie dokumentami dla Przedsiębiorstwo: zasady, techniki i zastosowania, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją – Prentice Hall PTR, 1997