Сэд гэсэн үг. Баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан систем. EDMS төсвөөс төлсөн

Манай нийгэм бүх аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хаа сайгүй нэвтрүүлэх замдаа л явж байна.

Учир нь ихэнх аж ахуйн нэгжүүд энгийн шалтгаанаар үүнийг хийж чадахгүй байна - цахим баримт бичгийг ашиглах туршлага дутмаг.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision нь баримт бичгийн урсгалаас гадна үйл явцыг автоматжуулах хэрэгсэл юм

ЭЛМА

ELMA EDMS нь хэрэглэгчийн шаардлагын дагуу сонгогдсон ECM+, Projects+, ELMA CRM+ гэсэн хэд хэдэн багцын нэг хэсэг болгон хэрэгждэг. KPI-тэй багц хүртэл байдаг.

Интерфейсийн онцлог нь түүнийг суурилуулсан дизайны хэрэгслийг ашиглан хэрэглэгчийн үүрэгт тохируулсан явдал юм.

Энэ нь лавлагааны мэдээлэлд түргэвчилсэн нэвтрэх, олон процессыг автоматжуулах, ялангуяа янз бүрийн эх сурвалжаас баримт бичгийг боловсруулах боломжийг олгодог.

Мэдээлэл хайх тухайд дэлгэрэнгүйгээр хайх журам байдаг. Хайлтын үр дүнг тайлан болгож, хайлтын асуулгаас загвар үүсгэх боломжтой.

Цахилгаан хангамжтай ажиллах тусгай дэд системийг хуваарилсан бөгөөд энэ нь солих ажлыг төлөвлөх, даалгавруудыг тохируулах, цахилгаан хангамжийг удирдах, загварчлах боломжийг олгодог.

Аюулгүй байдлын блок нь хэд хэдэн зөвшөөрлийн аргуудыг дэмждэг бөгөөд хэрэглэгчийн эрхийг объект руу нэвтрэх төрлөөр тодорхой заадаг.

Нэмж дурдахад тоон гарын үсгийг ашигладаг бөгөөд идэвхтэй хэрэглэгчдийн тоог програмын аргаар тодорхойлох боломжтой.

Энэхүү EDMS нь бас сул талуудтай. Жишээлбэл, орон нутгийн шуудан байхгүй байна. Даалгавар үүсгэх, хуваарилахад хязгаарлалт тавьдаг бөгөөд оффисын програмаас бүртгүүлэх нь хэрэгждэггүй.

Нэмж дурдахад, хавсралтыг үзэх ямар ч суурилуулсан хэрэгсэл байхгүй, зөвхөн стандарт асуулга хийгддэг бөгөөд давхардсан тоонуудыг автоматаар хайдаггүй.

1С ямар асуудлыг шийддэг вэ: Баримт бичгийн урсгал 8

1С ямар асуудлыг шийддэг вэ: Баримт бичгийн урсгал 8: оффисын ажил; мэдээллийг хадгалах, олж авах; бизнесийн үйл явц; баримт бичгийн чиглүүлэлт; ажлын цагийн нягтлан бодох бүртгэл.

"," Дипломын ажил " ба 1С: Баримт бичгийн урсгал. TAdviser мэдээллийн санд эдгээр шийдлүүдийн эзлэх хувь 60% -иас давсан байна.

Үүний зэрэгцээ өнгөрсөн нэг жилийн хугацаанд 600 орчим шинэ төслийн мэдээлэл гарч ирэв. 2019 онд TAdviser мэдээллийн санг Elma, Тэс, DirectumRX, 1C: Document Flow системүүдийн хэрэгжилтийн талаарх мэдээллээр байнга шинэчлэв.

Хэрэв бид EDMS/ECM-тэй холбоотой тодорхой компанийн бүх шийдлүүдийг харгалзан үйлдвэрлэгчийн хэрэгжилтийг авч үзвэл 2019 оны эцсийн байдлаар шилдэг 5-т дараах байдлаар харагдах болно: Directum, Elma, DoxVision, Haulmont. .

2018

2018 оны 12 дугаар сарын байдлаар TAdviser EDMS/ECM төслийн мэдээллийн санд 5.1 мянга гаруй хэрэгжилтийн талаарх мэдээлэл орсон байна. 2017 оны 12-р сараас, i.e. Өмнөх тайлан нийтлэгдсэнээс хойш бараг 700 орчим шинэ, архивын төслөөр нэмэгджээ.

Сайт дээр байгаа бүх төслийн тал хувь нь дотоодын 5 систем болох Directum, Elma, Docsvision, "Delo" ба "Thesis"-д хамаарна.

Хэрэв та тодорхой үйлдвэрлэгчдийн EDMS/ECM ангиллын бүх бүтээгдэхүүний хэрэгжилтийг харвал төслийн тоогоор эхний тав нь дараах байдалтай байна: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), DoxVision, Haulmont.

2017

Хамгийн алдартай EDMS/ECM системүүд

2017 оны 12-р сарын эхээр TAdviser EDMS/ECM төслийн мэдээллийн санд ойролцоогоор 4,440 мянган хэрэгжилтийн талаарх мэдээлэл орсон байна. 2016 оны 11-р сараас, i.e. Өмнөх тайлан нийтлэгдсэнээс хойш 460 шинэ болон архивын төслөөр нэмэгджээ.

Сайт дээр байгаа бүх төслийн талаас илүү хувь нь дотоодын 5 систем - Directum, Docsvision, ELMA, Delo, 1C: Баримт бичгийн урсгалыг бүрдүүлдэг.

Хэрэв та тодорхой үйлдвэрлэгчдийн EDMS/ECM ангиллын бүх бүтээгдэхүүний хэрэгжилтийг харвал төслийн тоогоор жилийн өмнөх шиг эхний тав нь дараах байдалтай байна: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, DoxVision болон 1C.

2016

Хамгийн алдартай EDMS/ECM системүүд

2016 оны 11-р сарын эхээр TAdviser төслийн мэдээллийн санд янз бүрийн салбар дахь EDMS/ECM системийн 3,980 хэрэгжилтийн талаарх мэдээлэл орсон байна. Эдгээр мэдээллээс харахад Directum (677 төсөл), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) болон 1С: Баримт бичгийн урсгал (164) системүүдийг ашиглан хамгийн олон төсөл хэрэгжүүлсэн байна.

Мэдээжийн хэрэг, эдгээр тоо нь хэрэгжилтийн бодит тооноос хол байна, учир нь жишээлбэл, зөвхөн 1С компанийн вэбсайт дээр 1С: Баримт бичгийн урсгалын 1.5 мянга гаруй хэрэгжилтийн талаархи мэдээлэл байдаг. Гэсэн хэдий ч танилцуулсан өгөгдөл нь Орос улсад аль системийг ихэвчлэн ашигладаг болохыг ойлгох боломжийг бидэнд олгодог.

Хамгийн их хэрэгждэг эхний арван системд зөвхөн Documentum болон SharePoint гэсэн хоёр гадаад шийдлийг төлөөлдөг. Үүнийг нэгдүгээрт, гадаадын бүтээгдэхүүн хэрэглэж байгаа төслүүдийг тоо хэмжээгээр биш, тоо хэмжээгээр авдагтай холбон тайлбарлаж байна.

EDMS/ECM хэрэгжүүлэлтийн тоогоор борлуулагчид

Дээрх график нь EDMS / ECM ангилалд хамаарах тодорхой үйлдвэрлэгчдийн бүх системийн нийт хэрэгжилтийг харуулж байна. Хэрэв TAdviser мэдээллийн санд EDMS (ECM) гэж ангилагдсан ижил үйлдвэрлэгчийн хоёр ба түүнээс дээш шийдлийг нэг төсөлд ашигласан бол шийдэл бүрийн хэрэгжилтийг тусад нь авч үзсэн.

2015

Хамгийн алдартай EDMS/ECM системүүд

TAdviser-ийн мэдээлснээр "Дело" цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь хэрэгжүүлэлтийн тоогоор тэргүүлж байна. Ажиглалтын бүх хугацаанд TAdviser мэдээллийн сан нь энэхүү шийдлийг ашиглан гүйцэтгэсэн 418 төслийг агуулдаг. DocsVision - 416 хэрэгжүүлэлтийг ашиглан арай бага төсөл хэрэгжүүлсэн. Мөн тоон үзүүлэлтээр эхний тавд ELMA, Directum болон 1C: Баримт бичгийн менежмент 8 системүүд - 393, 368, 124 тус тус орсон байна. 2015 оны 11-р сарын байдлаар TAdviser мэдээллийн санд 3.3 мянга гаруй төслийн мэдээлэл багтсан байна.

2014 онд хийгдсэн бүх төслүүдээс 500 орчим нь TAdviser мэдээллийн санд байгаа бөгөөд хамгийн олон хэрэгжүүлэлт нь ELMA, Directum, Delo, DocsVision болон

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS)Энэ нь цахим баримт бичигтэй (жишээ нь цахим баримт бичгийн урсгал) ажлыг бүхэлд нь зохион байгуулах, автоматжуулах боломжийг олгодог систем (компьютерийн програм, програм хангамж гэх мэт) юм. амьдралын мөчлөг. EDMS-ийн үндсэн функцууд нь баримт бичгийг үүсгэх, өөрчлөх, хадгалах, чиглүүлэх чадвар, түүнчлэн хайх, ангилах гэх мэт олон үйлчилгээний чадварыг багтаасан байх ёстой.

EDMS, үүнээс гадна ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн үйл явцыг зохион байгуулах, автоматжуулахад зориулагдсан (баримт бичгийг шилжүүлэх, даалгавар гаргах, мэдэгдэл илгээх гэх мэт). Ажилтнууд компанийн үйлчлүүлэгчдийн талаар шаардлагатай мэдээллийг хурдан авах боломжтой. Энэ тохиолдолд баримт бичиг нь тодорхой стандарт дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан мэдээллийн системийн бүтэцлэгдсэн объект, бүтэцгүй (Word, Excel, .pdf, .jpg гэх мэт файлууд) хоёулаа байж болно. EDMSМэдээллийг хамтад нь боловсруулах боломжтой баримт бичгийн цахим архив, бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах систем (ажлын урсгал) байж болно. Мөн EDMS нь BPM системийг ашиглах сонголтуудын нэг юм.

Уламжлал ёсоор баримт бичгийн автоматжуулалтын тухай ойлголт нь захидал харилцаа, захиргааны болон зохион байгуулалтын баримт бичигтэй ажиллахтай холбоотой байдаг. Гэсэн хэдий ч EDMSТэд мөн баримт бичиг бүрийг үүнтэй хамт хийх ёстой үйлдлүүдтэй холбох боломжийг олгодог. Ийм системийн ачаар ажилчдын тодорхой даалгаврын гүйцэтгэлийг хянах боломжтой болно. Тиймээс EDMS нь зөвхөн төдийгүй үр дүнтэй менежменткомпани дахь баримт бичгийн урсгал, мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахаас гадна баримт бичгийн гүйцэтгэл, ажилчдын бүтээмжид тавих хяналтыг нэмэгдүүлсэн.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS)Одоогоор хувийн болон төрийн аль алинд нь бараг бүх компанийн мэдээллийн технологийн дэд бүтцэд ашиглагдаж байна. Ихэнх компаниуд EDMS-ийг аль хэдийн хэрэгжүүлсэн эсвэл ойрын ирээдүйд хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж байна. Цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь улам бүр өргөн хүрээтэй асуудлыг шийдэж, нягтлан бодох бүртгэлийн системтэй нэгтгэж, аж ахуйн нэгжийн чухал үзүүлэлтүүдийг удирдах боломжийг олгодог (KPI эсвэл BSC системийг бий болгох).
Ашиглах замаар EDMSаж ахуйн нэгж ил тод, удирдах боломжтой болдог: бизнесийн бүх энгийн гүйлгээг (жишээлбэл, агуулахаас бараа ачих, материалыг үйлдвэрлэлд шилжүүлэх гэх мэт) нягтлан бодох бүртгэлийн системд тусгах хэлбэрээр дагалддаг. цахим баримт бичиг. Бизнесийн үйл ажиллагаа нь бизнесийн үйл явцын үзүүлэлтүүдийн нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийг дагалдаж болно. Шалгуур үзүүлэлтүүдийн талаарх хуримтлагдсан мэдээллийг EDMS-д дээд түвшний шалгуур үзүүлэлтүүдэд нэгтгэсэн бөгөөд ингэснээр бид менежерийн самбарт тусгагдсан тэнцвэртэй онооны картын системийг хүлээн авдаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системЦахим баримт бичгийг нэг удаа бүртгэх, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг хариуцах этгээдийг хянах шаардлагатай үйлдлүүдийг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх, түүнчлэн үр дүнтэй зохион байгуулалттай баримт бичгийн хайлтын систем, боловсруулсан тайлангийн систем зэрэг олон давуу талтай. .

Үүнээс гадна, EDMSДүрмээр бол баримт бичиг, төсөл дээр бүлгийн ажил хийх хэрэгслийг агуулсан, хуваарьбаримт бичигтэй ажиллах ажилчдыг ачих, баримт бичигтэй ажиллах түүхийг хөтлөх, аж ахуйн нэгжийн алслагдсан оффис, хэлтэстэй аюулгүй ажиллах. Жишээлбэл, Оросын хамгийн түгээмэл платформ дээр "1С: Аж ахуйн нэгж 8" EDMSнь . 1С: Аж ахуйн нэгж 8 платформ гарч ирснээр 1С хөтөлбөрийн гэр бүлийн хуваарилалт аж ахуйн нэгжүүдийн жижиг дунд болон корпорацийн сегментүүдэд чиглэв. Цахим баримт бичгийн менежмент нь ийм аж ахуйн нэгжүүдэд зориулсан мэдээллийн бүрэн системийн шинж чанар бөгөөд ажлын урсгалын ангиллын систем ба BPMS-ийн илүү дэвшилтэт хувилбар нь оффисын ажилтнуудын тоо түүнээс дээш байдаг аж ахуйн нэгжийн корпорацийн мэдээллийн системийн стандарт модуль юм. 50 хүн.

Салбарын онцлогтой байж болохгүй. Цахим баримт бичгийн менежментийн гол бөгөөд хамгийн түгээмэл сонголт бол савласан бүтээгдэхүүн бөгөөд 1С платформ дээрх EDMS нь үл хамаарах зүйл биш юм.

Нөхцөл байдалд орчин үеийн хөгжилБизнесийн EDMS нь аж ахуйн нэгжийн дотоод нөөцийг хэмнэх боломжийг ашиглан зардлыг оновчтой болгохтой холбоотой асуудлыг шийдвэрлэх ёстой. Үүний зэрэгцээ хамгийн их хамгийн сайн сонголтхэрэгжсэн мэдээлэл нь аж ахуйн нэгжийн хувьд нөхцөл байдал юм цахим баримт бичгийн удирдлагын системхэрэгжүүлэх зардлыг хурдан (2-3 сарын дотор) нөхөх боломжийг танд олгоно. Шаардлагатай нөхцөлИйм хэрэгжүүлэхийн тулд аж ахуйн нэгж нь үйл явцын менежментийн чиглэлээр мэдлэгтэй, бизнесийн үйл явцыг дүрслэх тэмдэглэгээний диаграммыг бүтээх чадвартай, EDMS-ийг хэрэгжүүлж буй аж ахуйн нэгжид тохиолддог бизнесийн үйл явцын талаар нэлээд сайн ойлголттой ажилтантай байх ёстой. Бизнесийн үйл явцын албан ёсны диаграммууд нь чухал туслах болно.

Хэрэгжилт EDMSБизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох, аж ахуйн нэгжийн удирдлага болон энгийн ажилчдын хөдөлмөрийн зардлыг хэмнэх асуудлыг үргэлж анхаарч үзэх хэрэгтэй. Үүний зэрэгцээ цахим баримт бичгийн менежмент нь удирдлага, нягтлан бодох бүртгэлийн систем бүхий мэдээллийн нэг орон зайд ажиллах үед хэрэгжилтийн хамгийн их үр дүнд хүрдэг. Ийм хосолсон систем нь илүү олон тооны асуудлыг шийдвэрлэх боломжийг олгодог.

Хэд хэдэн стандарт програмууд байдаг EDMS 1С платформ дээр, жишээлбэл, гэрээний ажлыг автоматжуулах. Гэхдээ боловсон хүчний баримт бичгийн урсгал, бизнес аялал, зардлын тайлантай ажиллах, өргөдөл гаргах зэрэг асуудлыг шийдвэрлэх бэлэн мөнгө, борлуулалт, худалдан авалт, үйлдвэрлэл, агуулахын баримт бичгийн урсгалыг дэмжих үйл явцыг зөвхөн нэг дор шийдэх боломжтой. мэдээллийн системнягтлан бодох бүртгэлийн системтэй. Жишээлбэл, 1С 8 платформ дээр "PiterSoft: Процессын менежмент" цахим баримт бичгийн удирдлагын системэсвэл

Жишээлбэл, 1С 8 платформ дээр цахим баримт бичгийн удирдлагын систем"1С: Цалин ба боловсон хүчний менежмент" эсвэл "1С: Үйлдвэрлэлийн аж ахуйн нэгжийн менежмент" бүтээгдэхүүнтэй нэг мэдээллийн санд ажиллах боломжтой бөгөөд энэ нь функциональ даалгавруудыг (жишээлбэл, ажилд авах), нягтлан бодох бүртгэл (цалин тооцох) болон менежментийг (хийх) цогцоор нь шийдвэрлэх боломжийг олгодог. Цалин нэмэх, торгууль ногдуулах тухай урам зориг өгөх шийдвэр), харилцан үйлчлэл, мэдээлэл дамжуулах үүрэг (маршрутын дагуу баримт бичгийг дамжуулах, өмнө нь батлагдсан журмын дагуу үйл явцад оролцох сонирхсон бүх оролцогчдод цаг тухайд нь мэдэгдэхтэй холбоотой).

Аливаа бизнесийг амжилттай явуулах нь юуны түрүүнд баримт бичгийг зохион байгуулах механизм хэрхэн ажиллахаас хамаардаг нь нууц биш юм. Эцсийн эцэст, бичиг цаасны ажилтай ажиллах нь таашаал авчрахгүй ч компанийн менежментийн чухал холбоос юм.

Үүнээс гадна, баримт бичгийг цаг тухайд нь шийдвэрлэх хэрэгтэй, эс тэгвээс энэ нь хуримтлагдаж, төөрөгдөж эхэлнэ. Боломжит алдагдлаас сэргийлэхийн тулд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг нэвтрүүлсэн.

Энэ нийтлэлд бид танд хэлэх болно: EDMS гэж юу вэ? Энэ нь ямар төрөл, давуу болон сул талуудтай вэ?

Интернэт хөгжихийн хэрээр зузаан хавтас, тоостой архивын цаг үе ард хоцорчээ. Одоо баримт бичигтэй ажиллах үйл явц бүрэн автоматжсан. Шаардлагатай баримт бичгүүдийг нэг товшилтоор олох боломжтой бөгөөд архивлах нь хүний ​​оролцоогүйгээр хийгддэг. EDMS нь аж ахуйн нэгжүүдэд ийм боломжийг санал болгодог.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь баримт бичгийг боловсруулах боломжийг олгодог тусгай програм хангамж юм цахим хэлбэр. Өөрөөр хэлбэл, EDMS-ийн ачаар ажилчдын хооронд баримт бичгийг шилжүүлэх, бие даасан даалгавар гаргах, архивлах гэх мэт боломжтой.

Цахим баримт бичгийг хэрхэн үүсгэх, хадгалах, дамжуулах талаар олон байгууллага мэддэг нь гарцаагүй. Гэсэн хэдий ч энгийн цахим хэлбэр нь ямар ч хууль ёсны хүчингүй болно. Цахим цаас жин нэмэхийн тулд хоёр тал гарын үсэг зурсан байх нь чухал юм. IN энэ тохиолдолд, баримт бичгийг тусгай цахим гарын үсгээр битүүмжилсэн байх ёстой.

Тиймээс EDS-ийг хоёр төрөлд хувааж болно.

1. Ажилчдын хооронд компани доторх бичиг баримтын урсгал;
2. хооронд баримт бичгийн урсгал төрөл бүрийн аж ахуйн нэгжүүдболон тусгай холбооны сувгаар байгууллагууд.

Байгууллагад EDMS ашиглахын тулд тусгай програм хангамж шаардлагатай. Ихэвчлэн ийм программыг EDI платформ гэж нэрлэдэг. Үүнээс гадна ийм програм хангамжийг жигд ажиллуулахын тулд нэмэлт тоног төхөөрөмж шаардлагатай болно. Жишээлбэл, сервер, сүлжээний суваг гэх мэт.

Хоёр өөр компанийн хооронд бичиг баримттай ажиллах шаардлагатай бол цахим баримт бичгийн менежментийн оператор хэрэгтэй болно. Ийм оператор сайн туслах болно. Эцсийн эцэст тэрээр мессежийг хэрхэн хүргэхээ мэддэг, баримт бичгийг ямар форматаар илгээж байгааг шалгаж, цахим гарын үсэг зурахыг шаарддаг, хянадаг, баримт бичгийг бие даан хадгалах, архивлах гэх мэт.

Тиймээс EDMS нь бүхэл бүтэн бизнесийн "цусны эргэлтийн систем" юм. Энэ нь маш их цаг хэмнэж, байгууллагын ажилд эерэг нөлөө үзүүлэх нь дамжиггүй. Гэхдээ энэ төрлийн мэдээлэл боловсруулах нь үргэлж ашиг тустай байдаг уу? Мөн EDMS нь бизнест хохирол учруулж болох уу? Эдгээр асуултад хариулахын тулд та цахим баримт бичгийн менежментийн эерэг ба сөрөг талыг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

EDI-ийн давуу болон сул талууд

Бусад EDI процессуудын нэгэн адил энэ нь давуу болон сул талуудтай. Үндсэн параметрүүдийг доорх хүснэгтэд үзүүлэв.

Давуу тал

Алдаа дутагдал

Зохион байгуулж байна. Систем нь баримт бичигт автоматаар дугаар өгдөг бөгөөд энэ нь бүх төрлийн алдааг арилгадаг. Хяналт. Та ямар ч үед баримт бичигтэй хэн ажиллаж байгааг олж мэдэх боломжтой Аюулгүй байдал. Ажилтан цахим баримт бичгээ алдах, гэмтээхгүй Сэргээх. Устгасан баримт бичгийг хүссэн үедээ сэргээх боломжтой Түр зуурын нөөцийн аюулгүй байдал. Баримт бичгийн цахим хэлбэр нь оршин суугаа газраас үл хамааран ажилтан бүрт хэдхэн секундын дотор хүрдэг. Ажиллахад тохиромжтой. Шаардлагатай бол ажилтан баримт бичгийн анхны хувилбарыг өөрчилж болно. EDF нь тус бүрийг сэргээх боломжтой болгодог. Нэмж дурдахад та цаасан дээр ажиллаж байсан мэргэжилтнүүдийн нэрийг хянах боломжтой. Бэлэн байдал. EDI систем нь 24/7 ажилладаг. Түүгээр ч зогсохгүй, интернетээр холбогдсон үед ажилтан эмнэлэгт эсвэл амралтаараа байсан ч хүссэн үедээ бичиг баримттай ажиллах боломжтой. Төлөвлөлт. Энэхүү систем нь мэргэжилтэнд цаасны ажлын явцыг төлөвлөх боломжийг олгодог. Та огноо, гүйцэтгэлийн цаг, дарааллыг тохируулах боломжтой. Зөв мөчид хөтөлбөр нь ажилтныг ажлаа дуусгах хэрэгцээний талаар өдөөх болно. Тохиромжтой хайлт. Хөтөлбөр нь олох боломжтой байхаар хийгдсэн шаардлагатай бичиг баримтЗөвхөн гарчиг төдийгүй түлхүүр үгээр. Цаас хэмнэнэ. Баримт бичгийг хэвлэж, хавтас болгон үдэж, тооллого хийх шаардлагагүй. Бүх мэдээлэл цахим хэлбэрээр хадгалагддаг бөгөөд хүссэн баримт бичгийг цаасан дээр хэвлэх боломжтой.

Бэлэн мөнгөний зардал. EDI бий болгоход тодорхой санхүүгийн зардал шаардагдана. Програм хангамж, тоног төхөөрөмжид мөнгө хэрэгтэй. Зардлын хэмжээ нь холбогдсон ажилчдын тооноос хамаарна. Дунджаар энэ дүн нь ойролцоогоор 100,000 рубль (*). EDMS-ийг шууд ашиглах нь ажиллахгүй. Худалдан авсны дараа програмыг суулгах, хэрэгжүүлэх, дибаг хийх нь маш их цаг хугацаа, түүнчлэн тусгай ур чадвар шаарддаг. Ажилтны сургалт. EDMS-ийг зөв ашиглахын тулд холбогдох бүх ажилтнууд тусгай сургалтанд хамрагдах ёстой. Аюулгүй байдал. Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд компанийн менежерүүд аюулгүй байдалд онцгой анхаарал хандуулах ёстой. Тухайлбал, цахим гарын үсэг олгохын тулд ажилчдын хэн нь цаасан дээр ямар нэвтрэх эрхтэй болохыг тодорхойлох, мөн програмыг гаднаас нэвтрэхээс хамгаалах шаардлагатай. EDMS администратор шаардлагатай. Байгууллага нь EDMS-д ажиллах өнөөгийн асуудлыг шийдвэрлэх чадвартай ажилтантай байх ёстой. Тухайлбал, серверийг дибаг хийх, хэрэглэгчдэд туслах, системийн ажиллагааг хянах. Байнгын нөөцлөлт шаардлагатай. Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд хэрэглэгчид баримт бичгийг байнга хадгалах ёстой. Зарим тохиолдолд цахим болон цаасан баримт бичиг байх шаардлагатай. Жишээлбэл, түнш нь EDMS суулгаагүй бол түүнтэй ажиллахдаа баримт бичиг нь цахим болон цаасан хэлбэртэй байх ёстой.

Жижиг бизнест цахим баримт бичгийн менежментийг хөтлөх бодит зардал

(*) Хэрэв компани нь жижиг бөгөөд бизнес эрхлэгч (эсвэл хувиараа бизнес эрхлэгч өөрөө) баримт бичигт биечлэн гарын үсэг зурах гэж байгаа бол зардал хамгийн бага байх болно. Эдгээр нь цахим худалдан авалтаас бүрдэнэ тоон гарын үсэг- 1500 рубль ба цахим баримт бичгийн менежментийн үйлчилгээнд нэвтрэх - 100 рубльээс.

Жижиг хэмжээний хувьд манай редакторууд Kontur.Diadoc үйлчилгээг санал болгож байна. Хэрэв та тарифыг сонговол " Бүх нийтийн", тэгвэл зардал нь илгээсэн баримт бичигт ердөө 9 рубль болно. Баримт бичгийн эх хувийг шуудангаар илгээхтэй харьцуулахад энд нэгийг илгээдэг бүртгэгдсэн захидалбүс нутагт дор хаяж 50 рубль байх болно. Ялгаа нь тодорхой байна:

Систем нь бүх шинэ хэрэглэгчдэд цахим баримт бичгийн 50 урамшуулал шилжүүлгийг өгдөг.

Гэсэн хэдий ч хүснэгтээс харж болно эерэг талууд EDMS нь сөрөг талуудтай. Үндсэндээ тэд материаллаг зардалд ордог бөгөөд энэ нь тийм ч бага биш байж магадгүй юм.

Компани нь зөвхөн програм хангамж суурилуулах, шаардлагатай тоног төхөөрөмж худалдан авахад ихээхэн хэмжээний зардал гарахаас гадна тусгай ур чадваргүйгээр цахим баримт бичгийн менежментийн систем ажиллахгүй ажилтан авах ёстой. Ийм ажилтанд бас цалин өгөх шаардлагатай. Мөн энэ бол зардлын өөр нэг зүйл юм.

Гэхдээ зарцуулсан хүчин чармайлт нь ирээдүйд үр дүнгээ өгч, EDMS-тэй ажилладаг компаниуд зөвхөн ашиг тусаа өгөх болно гэдгийг бүү мартаарай. Эцсийн эцэст тэд зөвхөн мэдээлэл боловсруулах цагийг хэмнээд зогсохгүй үйлчилгээний төлбөрийг, жишээлбэл, архивын зардлыг мэдэгдэхүйц бууруулах болно. Дээрээс нь бусад бүх зүйл, цахим архив нь нэмэлт зай, оффисын нэмэлт хэрэгсэл худалдан авах болон бусад асуудлуудыг шаарддаггүй.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем гэж юу вэ?

Дүрмээр бол энэ нь цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDF) бөгөөд та цахим баримт бичгийг үүсгэх, илгээх, хүлээн авах, гарын үсэг зурах боломжтой. Тэдгээр нь гараар бичсэн гарын үсэг бүхий цаасан дээр бичигдсэнтэй тэнцэнэ. Удирдах цахим баримт бичгийн менежмент, танд цахим гарын үсгийн гэрчилгээ хэрэгтэй.

Интерфейс нь ихэвчлэн 2-3 цонхноос бүрддэг бөгөөд үүнд эсрэг талууд (таны түншүүд болон EDI-д оролцож буй үйлчлүүлэгчид) болон үндсэн таб - Баримт бичиг орно. Энэ таб нь Ирсэн болон Гарсан имэйл хэсэгт таны илгээсэн болон хүлээн авсан баримтуудыг агуулна.

EDI-ийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхдээ байгууллагууд үр ашигтай байдалд ихээхэн ач холбогдол өгдөг нь дамжиггүй. Тухайн байгууллагад ямар төрлийн EDI хамгийн үр дүнтэй болохыг хэлэхэд хэцүү байдаг. Энэ бүхэн аж ахуйн нэгжийн чиглэл, бизнесийн үйл явцаас хамаарна.

Гэсэн хэдий ч функциональ байдал, хяналтын технологи, эд анги гэх мэт EDI-ийн ерөнхий шалгуур байдаг. Үүнтэй холбогдуулан бид EDS-ийн үндсэн төрлүүдийг ялгаж салгаж болно.

• Албан хэрэг хөтлөлтийн систем. Энэ төрөл нь аж ахуйн нэгжийн албан тасалгааны ажлыг гүйцэтгэхэд зориулагдсан. Түүнээс гадна, ажил нь босоо удирдлагатай, хүлээн зөвшөөрөгдсөн бүх дүрмийн дагуу хийгддэг, жишээлбэл. дээд тушаалаас харьяалагдах;
• Цахим архив. Ийм системийн гол зорилго нь баримт бичгийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах явдал юм. Бусад зүйлсийн дотор програм нь хэрэглэгчдэд шаардлагатай цаасыг хялбархан олох боломжийг олгодог. Гэсэн хэдий ч ийм системд баримт бичгийг шилжүүлэх боломжгүй болно;
• Ажлын урсгалын системүүд. Энэ төрлийн систем нь хэрэглэгчдийн дунд өргөн тархсан учраас энэ нь гол ажил– Энэ бол бизнесийн үйл явцыг зохион байгуулах, автоматжуулах явдал юм. Ийм програм хангамжийн тусламжтайгаар бизнес хийхэд хялбар байдаг бөгөөд баримт бичгийн урсгал нь зөвхөн ажлын мөчүүдийн оршин тогтнох шалтгаан болдог;
• ECM системүүд. Уг программ хангамж нь хэрэглэгчдэд байгууллагын удирдлагын системд инноваци нэвтрүүлэх боломжийг олгодог. Ашиглах замаар нарийн төвөгтэй системүүд, магадгүй, удирдах: баримт бичиг, гарын үсэг, ажлын урсгал, ажилтны мэдлэг гэх мэт. Энэ төрөл EDI нь илүү үнэтэй байх болно, учир нь энэ нь хэрэглэгчдэд дэвшилтэт функцуудыг санал болгодог.

EDMS-ийн төрөл бүр өмнөхөөсөө илүү том болж, хэрэглэгчдэд илүү их боломжийг олгодог гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Гэсэн хэдий ч цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талыг бүрэн дүүрэн үнэлэхийн тулд та зөв сонголт хийх хэрэгтэй.

Хэрхэн зөв EDMS сонгох вэ

Өмнө дурьдсанчлан, EDMS-ийг сонгох нь онцгой анхаарал шаарддаг нарийн төвөгтэй үйл явц юм. Бусад зүйлсийн дотор компанийн удирдлага анхааралдаа авах хэрэгтэй асар их хэмжээшийдвэрлэх хүчин зүйлүүд, тухайлбал аж ахуйн нэгжийн чиглэл, ажилтнууд гэх мэт.

Жишээ нь, төлөө арилжааны байгууллагаАжилчдын хооронд болон түншүүдийн хооронд EDS байгуулах нь зөв байх болно. Зөвхөн ийм байдлаар л аж ахуйн нэгж шаардлагатай эдийн засгийн үр ашгийг олж авах боломжтой болно.

Учир нь төрийн байгууллагаажлынхаа онцлогт анхаарлаа хандуулж, цахим архив бий болгоход түлхүү анхаарах нь зүйтэй. Мөн ажилчдыг тэдэнтэй ажиллахад сургах шаардлагатай.

Нэг эсвэл өөр EDMS-ийг сонгохдоо систем нь заасан шаардлагыг хангаж байгаа эсэхийг анхаарч үзэх нь чухал юм. Үүнд:

• Бүрэн ажиллагаатай;
• Хэрэглэхэд хялбар;
• Энэ системийг ажлын процесст ямар хурдаар нэвтрүүлэх вэ;
• Тохиргооны бэлэн байдал, тэдгээр нь уян хатан байх ёстой;
• Систем нь функцийг өргөжүүлэх чадвартай юу;
• EDMS-ийг аж ахуйн нэгжийн одоо байгаа програм хангамжид тохируулах боломжтой юу;
• Дасан зохицоход хялбар;
• Бэлэн байдал техникийн дэмжлэг. Ийм тусламж өндөр түвшинд байх нь чухал;
• Үйлдвэрлэгчийн нэр хүнд гэх мэт.

Энэ баримтыг харгалзан хэрэглэгч дараахь үйлдлүүдийг дагаж мөрдөх ёстой.

1. Функцийг судлах. "Боломж" бүлэгт онцгой анхаарал хандуулах шаардлагатай байна. Үйлдвэрлэгч програмын гүйцэтгэсэн ажлуудын жагсаалтыг тусгайлан зааж өгөх нь чухал юм. Хэрэв тодорхой зүйл байхгүй бол та ийм EDMS системийг орхих хэрэгтэй;
2. Сэдэвчилсэн илтгэлүүдийн бэлэн байдал. Хөтөлбөр нь демо материалыг агуулсан байх нь чухал бөгөөд ингэснээр хэрэглэгчдэд функцийг хэрхэн ашиглахыг тайлбарлах болно;
3. Дэлгэцийн агшинг судлах. Ингэснээр менежер уг функц нь үнэхээр энгийн эсэх, заасан шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг шалгах боломжтой болно;
4. Жинхэнэ хэрэглэгчдийн сэтгэгдлийг уншихаа мартуузай. Ихэнх хамгийн сайн сонголт- YouTube дээр видео үзэх;
5. Олон үйлдвэрлэгчид менежерүүдэд үнэ төлбөргүй туршилтыг санал болгодог. Ингэснээр хэрэглэгч сонгосон бүтээгдэхүүн нь тохирох эсэхийг ойлгох боломжтой болно;
6. Барааны үнийн хувьд энэ нь худалдан авагчийн санааг зовоохгүй байх нь ойлгомжтой. EDS-ийн бодит өртөг ямар байх ёстойг тодорхойлоход хэцүү байдаг ч энэ эсвэл энэ үзүүлэлтийг юу бүрдүүлж байгааг судлах нь зүйтэй. Тиймээс үнийн жагсаалтыг нарийвчлан судлах нь худалдан авагчид гэнэтийн зардал, зардлаас зайлсхийхэд тусална.

Юу хийхээ санах нь зүйтэй зөв сонголтЗөвхөн мэргэжилтэн туслах болно. Тиймээс EDMS-ийг сонгох, суурилуулах ажлыг зөвхөн тусгай ур чадвартай хүний ​​​​анхаарал дор хийх ёстой.

Өндөр өртөгтэй учраас манай улсын бүх байгууллага EDMS-тэй ажилладаггүй. Одоогоор энэ нь зөвхөн томоохон пүүсүүдбаримт бичгийг цахим хэлбэрээр боловсруулах. Гэхдээ бүх зүйл өөрчлөгдөж байгаа бөгөөд ойрын ирээдүйд EDMS-ийн тусламжтайгаар ажиллах хэрэгцээ үнэлэгдэж, олон компаниуд үүнийг хийх боломжтой болно. цахим бизнес. Энэ нь тэд хамгийн үр дүнтэй, амжилттай болно гэсэн үг юм!

Цахим баримт бичгийн менежмент буюу EDI нь мэдээллийн технологийн сегмент (мөн нэгэн зэрэг хууль эрх зүйн харилцааны өргөн хүрээний хэсэг) бөгөөд үүнийг Орос болон дэлхийн хэмжээнд хамгийн идэвхтэй хөгжиж буй нэг гэж үзэж болно. Үүний мөн чанар, хөгжлийн түүх, түүнчлэн байгууллагад цахим баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулж болох хамгийн алдартай програм хангамжийн бүтээгдэхүүнүүдтэй танилцацгаая.

Цахим баримт бичгийн менежмент (EDF): энэ нь юу вэ - хуулийн тодорхойлолт, мөн чанар

Цахим баримт бичгийн менежментэд оролцохоор төлөвлөж буй байгууллага нь юуны түрүүнд энэ нэр томъёо нь юу гэсэн үг болохыг мэддэг байх ёстой. EDI-ийн ойлголтын тодорхойлолтыг EDI-ийн хэрэглээний чиглэлүүдийн онцлог шинж чанартай эрх зүйн харилцааг шууд болон шууд бусаар зохицуулдаг хууль тогтоомжийн заалтуудад дүн шинжилгээ хийх, эсвэл шинжээчдийн түгээмэл үзэл бодлыг судлах замаар олж болно.

Бидний сонирхож буй тодорхойлолтыг хайж эхэлье хууль эрх зүйн орчин.

Цахим баримт бичгийн менежмент нь нэг талаас, ялангуяа хувийн байгууллагуудад (төрийн болон хотын бүтцэд бүх зүйл өөр байж болно, гэхдээ ялгаа нь тийм ч том биш) тусгай хуулиар хатуу зохицуулагдах чиглэлүүдийн нэг биш гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. хууль тогтоомж. Нөгөөтэйгүүр, EDI нь өөрөө эрх зүйн харилцааны нэлээд төвөгтэй талбар бөгөөд ийм эрх зүйн харилцаанд оролцогч бүр олон янзын эрх, үүрэгтэй байж болох бөгөөд энэ нь эргээд бүрэн зохицуулагддаг бөгөөд ихэвчлэн маш идэвхтэй байдаг. зохицуулалтын түвшин (тусгай хууль тогтоомжийг оруулаад).

Нэг ёсондоо "цахим баримт бичгийн урсгал" гэсэн ойлголтын тодорхойлолтыг ОХУ-ын 2013 оны 1-р сарын 2-ны өдөр баталсан хууль тогтоомжид тодорхой заагаагүй болно. холбооны түвшин. Үүний зэрэгцээ энэ нэр томъёо нь хоёр бүрэлдэхүүн хэсгээс бүрдэх нь ойлгомжтой.

1. "Цахим баримт бичиг" гэсэн хэллэгүүд.

Цахим баримт бичгийн тухай ойлголтыг ялангуяа 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн 149-ФЗ (LINK) "Мэдээллийн тухай" хуулийн 2 дугаар зүйлийн заалтад тусгасан болно. Ийм баримт бичгийг компьютерт байрлуулах, боловсруулах, тэдгээрийн хооронд дамжуулахад зориулагдсан цахим хэлбэрээр баримтжуулсан мэдээлэл гэж ойлгох ёстой гэжээ. Хариуд нь, "баримтжуулсан мэдээлэл" гэж хууль нь энэ мэдээллийг (эсвэл түүний биет зөөвөрлөгчийг) тодорхойлох боломжтой дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан баримтжуулалтаар дамжуулан биет хэрэглүүрт бичигдсэн мэдээллийг ойлгодог.

Хариуд нь "баримт бичиг" гэж юу вэ? Энэ үгийн утгыг ил болгохын тулд улсын стандарт руу хандвал нэг их буруудахгүй. Тиймээс, ГОСТ R 7.0.8-2013 (LINK) баримтжуулалтыг "тогтоосон дүрмийн дагуу мэдээллийн хэрэгслээр бүртгэх" гэж ойлгох ёстой гэж заасан байдаг. Энэ тохиолдолд янз бүрийн баримт бичгийн хэрэгслийг ашиглаж болно - жишээлбэл, компьютерийн технологи, түүний тусламжтайгаар өгөгдлийг зөөвөрлөгч дээр бүртгэдэг.

1. "Баримт бичгийн урсгал" гэсэн үгс.

Тодорхой шалтгааны улмаас энэ нь эхний хэллэгээс илүү хуучин байна. Түүний тодорхойлолтыг ЗХУ-д батлагдсан зарим дүрэм журмаас олж болно (тэдгээрийн ихэнх нь хадгалагдаж байсан ч гэсэн) хууль эрх зүйн хүчинхэвээр). Ийнхүү 1983 онд ЗХУ-ын Сангийн яамнаас баталсан "Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, баримт бичгийн урсгалын тухай журам"-д (LINK) баримт бичгийн урсгалыг хөдөлгөөн (бүтээх, хүлээн авах, боловсруулах, архивлах) гэж заасан байдаг. анхан шатны баримт бичиг. Энэхүү тодорхойлолт нь өнөө үед нэлээд хамааралтай бөгөөд энэ нь баримт бичгийн эргэлтийн ердийн мөчлөгтэй бүрэн нийцдэг орчин үеийн аж ахуйн нэгж.

Бид хуулийг шууд унших замаар (мөн хуулийн аналогийн зарчмын дагуу хүлээн зөвшөөрөгдсөн тайлбарыг) удирдан чиглүүлж болно гэж дүгнэж болно. “Цахим баримт бичгийн урсгал” гэдэг нь цахим хэрэглүүрт бичигдсэн мэдээллийг бий болгох, хүлээн авах, боловсруулах, архивлах үйл ажиллагаа гэж ойлгох ёстой. тогтоосон дүрэм .

Энэ тодорхойлолтыг хангаагүй (эсвэл хэсэгчлэн хангаагүй) компьютерийн боловсруулалтыг ямар ч тохиолдолд "цахим баримт бичгийн удирдлага" гэж үзэх боломжгүй гэсэн үг үү? Мэдээжийн хэрэг үгүй ​​- наад зах нь аливаа хууль, тэр ч байтугай хамгийн хатуу хууль нь хууль сахиулах практикийн явцад хууль эрх зүйн харилцааны зохицуулалтын чанарыг сайжруулахын тулд түүний хэм хэмжээг дасан зохицох үүднээс тайлбарлах боломжийг олгодогтой холбоотой. харьяалал.

Тиймээс бид хуулийн заасан хэм хэмжээнд, ялангуяа "цахим баримт бичиг", "баримт бичгийн урсгал" гэсэн ойлголтын тодорхойлолтыг тогтооход найдах эрхтэй боловч бүх тохиолдолд тэдгээрийг дагаж мөрдөх үүрэг хүлээдэггүй. Түүгээр ч зогсохгүй шинжээчдийн дунд цахим баримт бичгийн гүйлгээний тухай ойлголтын янз бүрийн хувилбарууд байдаг - энэ нь бидний хуулийн хэм хэмжээнд үндэслэн гаргасантай төстэй бөгөөд маш анхны юм.

Жишээлбэл, түгээмэл арга бол "цахим баримт бичгийн менежмент" нь дараахь баримт бичгийг нэг компьютерээс (компьютер хадгалах төхөөрөмжийн нэг логик хэсэг) нөгөөд (өөр логик хэсэг) шилжүүлэх явдал юм.

• зориулалтын хувьд ижил төстэй цахим баримт бичгийн урсгалын объектыг тодорхойлсон хууль ёсны хүчинтэй тэнцүү байх;
• зориулалтын хувьд ижил төстэй цахим баримт бичгийн урсгалын объектуудтай үндсэн ижил төстэй байдал, хэрэглээний нийтлэг хамрах хүрээтэй байх.

Үүний зэрэгцээ цахим баримт бичиг нь зарчмын хувьд ямар ч хэлбэртэй байж болно - нэгдсэн болон үнэ төлбөргүй (түүнчлэн ийм баримт бичгийн файлын формат - энэ нь текст, зураг эсвэл жишээлбэл видео байж болно).

Тиймээс EDI-ийн тодорхойлолт нь цахим болон цахим бус баримт бичгийг харьцуулах хүрээнд "ижил төстэй хууль эрх зүйн хүчин", "үндсэн ижил төстэй байдал, нийтлэг байдал" гэх мэт хэллэгүүдийг ашиглахыг санал болгож байна. Үүний үр дүнд цахим баримт бичгийн менежментийн объект нь дараахь байж болно гэж үздэг.

• электрон бус аналогтой (зарчмын хувьд үүсч болно) баримт бичиг;
• цахим бус аналогийн үндсэн дээр үүсгэж болох баримт бичиг (эсвэл эсрэгээр, цахим бус аналогийг бий болгох үндэс суурь байж болно).

Харж байгаа арга нь цахим баримт бичгийн менежментийн объектуудаас, жишээлбэл, системийн файл, скрипт, хэш хүснэгт гэх мэт төрлийн мэдээллийг (тэдгээр нь цахим биш аналог байхгүй тул "хогийн ургамлыг устгах" боломжийг олгодог. "хэрэглээний нийтлэг байдал" болон хууль эрх зүйн хүчний хувьд) - эдгээр нь дээр дурдсан холбооны хуульд заасан "цахим баримт бичиг" -ийн шалгуурыг хангаж байгаа ч гэсэн (мөн үүнд хамаарна). ижил хуулийн шалгуурын дагуу "баримт бичгийн урсгал").

Баримт бичгийн урсгалын сэдвийн өмнө - жишээлбэл, арилжааны аж ахуйн нэгж, үнэндээ цахим баримт бичгийг өөр цахим зүйлээс "тусгаарлах" даалгавар огт байхгүй байж магадгүй бөгөөд үүнийг EDI-ийн объект гэж үзэх боломжгүй юм. Үүний зэрэгцээ, орон нутгийн зохицуулалт нь байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийн дүрмийг тогтоох үед ийм аж ахуйн нэгж ямар нэгэн байдлаар энэ ойлголтыг албан ёсны томъёололд нэгтгэх шаардлагатай болно. Үүнгүйгээр цахим баримт бичиг боловсруулах үүрэгтэй ажилтан автоматаар ямар ч хариуцлага хүлээхээ болино - ийм хариуцлагын субъект байхгүйгээс (мөн түүнээс юу ч асуух боломжгүй болно).

Тиймээс, байгууллагад цахим баримт бичгийн урсгалын орон нутгийн стандартыг бий болгохдоо та "цахим баримт бичгийн урсгал" гэсэн нэр томъёог тодорхойлох хоёр аргын аль нэгэнд анхаарлаа хандуулж болно.

• "Цахим баримт бичиг", "баримт бичгийн урсгал" гэсэн ойлголтыг одоогийн зохицуулалтын түвшинд ил тод болгоход суурилсан хандлага;
• EDI объектыг цахим мэдээллээс салгахад үндэслэсэн арга бөгөөд энэ нь "хууль ёсоор тэнцүү" (эсвэл "ижил төрлийн хэрэглээний хамрах хүрээ") байхгүй тул ийм объект гэж ангилагдах боломжгүй (үүсгэх боломжгүй). , тэдгээрийг цахим хэлбэрээр ашигладаггүй.

Үүний дагуу цахим баримт бичгийн эргэлтийг хариуцдаг ажилтан тодорхой баримт бичгийг боловсруулах үүрэг хүлээхгүй байх нөхцөл байдлаас зайлсхийхийн тулд тухайн аж ахуйн нэгж нь тухайн байгууллагад ямар баримт бичгийг цахим баримт бичгийн менежментийн объект гэж үзэх, ямар баримт бичгийг орон нутгийн журамд тусгасан байх ёстой. биш, эхний эсвэл хоёр дахь шалгуур (эсвэл аж ахуйн нэгжийн бие даан боловсруулсан өөр нэг) дээр үндэслэнэ.

Зарчмын хувьд компанид EDI яагаад хэрэгтэйг тодорхойлох нь ашигтай байх болно.

EDI-г хэрэгжүүлснээр аж ахуйн нэгжид ямар ашиг тустай вэ?

Байгууллага, хувиараа бизнес эрхлэгчдэд цахим баримт бичгийн менежментийн хамгийн тод давуу талууд нь цаасан дээрхтэй харьцуулахад:

1. Баримт бичгийн гүйлгээг хянах боломжийг хангах.

Ийм "мөшгих чадвар" нь EDI-г танилцуулсан хэлбэрээс хамаарч өөр өөр байж болно. Гэхдээ энэ нь "хуулбар буулгах" түвшний баримт бичгийн урсгал байсан ч гэсэн файл бүрийг ямар нэгэн байдлаар эсвэл өөр байдлаар өгөгдмөл шинж чанаруудаар өгдөг, тухайлбал:

• тэдгээрийг бий болгох хугацаа;
• засварлах хугацаа;
• нээх цаг.

"Систем" EDI - тусгай программууд - цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ашиглан хийгддэг (бид энэ талаар дараа дэлгэрэнгүй ярих болно) нь зөвхөн гүйлгээний бодит гүйцэтгэлийг төдийгүй цахим баримт бичигт үндэслэн бүртгэх чадвартайгаараа онцлог юм. тэдгээрээс гадна ийм баримт бичгийн шинж чанартай холбоотой эдийн засгийн үйл явдлууд . Энэ функцын ачаар бизнес нь аливаа сонирхогч талууд - эзэмшигчид, удирдлага, боломжит хөрөнгө оруулагчдад ил тод болдог.

1. Баримт бичгийг боловсруулах үр ашгийг нэмэгдүүлэх (үүний үр дүнд аж ахуйн нэгжийн үйлдвэрлэлийн гүйцэтгэлийг сайжруулах).

Цахим баримт бичгийг бараг үргэлж бөглөж, илгээдэг (шаардлагатай бол засч залруулах, хуулбарлах) цаасан баримтаас хамаагүй хурдан байдаг. Цахим баримт бичгийн менежментийн энэхүү давуу талыг түлхүүр гэж нэрлэх нь зүйтэй болов уу. Энэхүү дипломын ажлын эсрэг аргументууд нь тухайн байгууллагын EDI системд үе үе тохиолдох техникийн доголдол, түүнчлэн нэг эсвэл өөр ажилтан шаардлагатай EDI функцийг хэрхэн зөв ашиглахаа мэдэхгүй байгаа тохиолдолд хэрэглэгчтэй холбоотой асуудлууд гарч ирж магадгүй юм. тодорхой агшинд. Үнэн хэрэгтээ, ийм нөхцөлд баримт бичгийн урсгал ихээхэн удааширдаг - гэхдээ байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэхэд зохих бэлтгэлтэй байвал тэдгээрийн үүсэх магадлал хамгийн бага байх болно.

Цахим баримт бичгийн гүйлгээний хүрээнд ажилладаг компанийн ажилтан өөрийгөө сайжруулах бүрэн боломжтой үйлдвэрлэлийн үзүүлэлтүүд- цаасан баримт бичгийн урсгалд ажиглагдаж байсантай харьцуулахад. Баримт бичигтэй ажиллах цагийг багасгах нь түүнд үндсэн ажилдаа анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгодог.

Нэмж дурдахад, хэлэлцэж буй догол мөрөнд тусгагдсан давуу тал нь бидний дээр дурдсан "мөшгих" байдлаас шалтгаалан бий болсон: баримт бичгийн хөдөлгөөний ил тод байдлын ачаар удирдлага нь доод албан тушаалтнуудын ажлыг хянах, үүнд бодитой үнэлгээ өгч, заавар, зааврыг дагаж мөрдөж байгаа эсэхийг хянах - энэ бүхэн маш хурдан.

1. Криптограф эсвэл хандалтын хязгаарлалт, нөөцлөлт ашиглан мэдээллийг хамгаалах.

Цахим баримт бичиг, тэдгээрийн агуулгад хандах хандалт нь дижитал технологийг ашиглан маш аюулгүй байж болно. Үүний зэрэгцээ тодорхой ангиллын хэрэглэгчдийн хувьд тодорхой баримт бичигт өөр өөр хандах эрхийг бий болгох боломжтой. Бэлэн байдал шаардлагатай тоо хэмжээ EDI объектуудын нөөц хуулбарууд, үүнээс гадна тархсан зөөвөрлөгчид нь ерөнхий байдлыг хангах чухал нөхцөл юм. өндөр түвшинмэдээллийн хамгаалалт.

Цаасан дээрх өгөгдлийг нэг эсвэл хоёр үр дүнтэй аргаар хамгаалж болох бөгөөд бараг үргэлж энэ нь баримт бичгийг сейфэнд (эсвэл үнэгүй нэвтрэх боломжтой өөр газар) байрлуулах явдал юм. Мэдээжийн хэрэг, зарим газарт мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах энэ арга нь илүү найдвартай байдаг - гэхдээ мэдээллийн нууцлалд учирч буй орчин үеийн аюул заналхийллийн жагсаалтад харьцангуйгаар крипто хамгаалалтын оронд сейф ашиглах шаардлагатай байгаа нь эхний байруудаас хол байна.

1. Бизнесийн үйл явцыг ерөнхий хурдасгах (хэрэв дотоод харилцаа холбоонаад зах нь, мөн EDI-г эсрэг талууд ашиглах үед - мөн гадаад талаас).

Байгууллага дахь цахим баримт бичгийн менежментийн хүрээнд ажилтан эсвэл менежерээс шаардлагатай мэдээллийг хайж олох нь цаасан дээр бичигдсэн өгөгдлийг хайхтай харьцуулахад харьцангуй хурдан явагддаг. Ихэнх тохиолдолд энэ нь хүний ​​хамгийн бага оролцоотой өгөгдсөн алгоритмын дагуу хийгддэг - тэр зөвхөн хүсэлтийнхээ үр дүнг хүлээн авах үед, хөдөлмөрийн зардлын хувьд чухал ач холбогдолтой нэмэлт үйлдэл хийхгүйгээр хийдэг.

1. Баримт бичигтэй алсын зайнаас ажиллах ажлыг зохион байгуулах боломж (корпорац доторх ажилчдын харилцан үйлчлэлийн түвшинд, мөн эсрэг талуудтай харилцах харилцааны хувьд).

Интернет (болон сүлжээний бусад төрлийн дэд бүтцийн) ачаар ажилчид зөвхөн ажлын байрандаа төдийгүй алсаас, ядаж гэрээсээ ажиллах боломжтой. Үүний зэрэгцээ шифрлэлтийн технологийн ачаар баримт бичигт нэвтрэх шаардлагатай аюулгүй байдал хангагдана.

1. Цаасан баримт бичгийн урсгалыг хангах зардлыг бууруулах (багасгах).- төлөөлсөн:

• цаасыг өөрөө худалдаж авах;
• принтер худалдан авах, засвар үйлчилгээ хийх;
• шаардлагатай албан тасалгааны хэрэгслийг худалдан авах;
• тээврийн компаниудын үйлчилгээний төлбөр (цаас хүргэх), мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүд (хэвлэгч суурилуулах, засвар үйлчилгээ хийх).

Цаасан дээр хэвлэсэн баримт бичгүүдийг тусгай архивт байрлуулах ёстой - энэ нь зүгээр л зай эзэлдэг (мөн зохицуулалт шаарддаг - жишээлбэл, металл сейф худалдаж авах). Эдгээр нь шууд зардал бөгөөд холбогдох баримт бичгийг EDI руу шилжүүлэх үед зогсох болно.

Принтер ашиглаагүй үед эрчим хүч ч хэмнэдэг. Хэдийгээр цахилгаан эрчим хүчний талаархи диссертаци нь маргаантай байдаг: Байгууллага дахь цахим баримт бичгийн урсгалыг хангахын тулд ихэвчлэн өндөр хүчин чадалтай серверүүд болон залгуураас тэжээгддэг чиглүүлэгчийг байнга ажиллуулах шаардлагатай байдаг. Нийтдээ тэд маш их энерги зарцуулдаг.

Мөн EDI-ийн илэрхий дутагдалтай талуудын талаар ярих нь ашигтай байх болно.

Ямар сул тал байна

Тоо руу гацаа EDI програмууд нь:

1. Хакерын аргыг ашиглан өгөгдөл саатуулах эрсдэл.

Цаасан дээрх мэдээллийг аюулгүй газар хадгалах нь илүү дээр үед яг ийм тохиолдол гардаг. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем Орос болон дэлхий даяар тархах тусам хакерууд цахим баримт бичигт зөвшөөрөлгүй нэвтрэх улам боловсронгуй арга хэрэгслийг бий болгож байна. Мэдээжийн хэрэг, криптограф болон вирусын эсрэг хамгаалалтын ачаар зөвшөөрөлгүй хүмүүс EDI объект руу нэвтрэх магадлалыг багасгах боломжтой боловч энэ нь хэвээр байх болно.

1. Баримт бичигтэй гүйлгээ хийж байгаа этгээдийн баримтыг баталгаажуулах боломжгүй.

Цахим баримт бичигтэй холбоотой бүх үйлдлийг албан ёсоор хүн биш компьютер гүйцэтгэдэг. Компьютер нь хэрэглэгчийн хүсэлтээр баримт бичгийг боловсруулдаг нь анхдагчаар "батлагдсан" гэж тооцогддоггүй: үүнийг техникийн хувьд өө сэвгүй батлах ёстой. Дэлхийн тэргүүлэгч мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүд үүнийг цэвэр хэлбэрээр хөгжүүлээгүй байгаа боловч шаардлагатай тохиолдолд (жишээлбэл, корпорацуудын хоорондын хууль эрх зүйн маргаанд) янз бүрийн шууд бус баталгаажуулалтыг харгалзан үздэг. Шүүхийн янз бүрийн өмнөх баримтууд нь цахим дижитал гарын үсгийг ашиглах нь хүний ​​баримт бичгийн боловсруулалтыг шалгах хамгийн найдвартай хэрэгсэл мэт санагдах нь шууд бус нотлох баримт гэдгийг харуулж байна.

Үүний үр дүнд цахим баримт бичгийн менежмент нь бараг өргөн тархаагүй (эсвэл хязгаарлагдмал функцүүдэд ашиглагддаг), тухайлбал:

• зээлийн болон санхүүгийн эрх зүйн харилцааны эхний үе шатанд - банк нь данс нээлгэсэн эсвэл компьютерийн вирусын эсрэг зээл олгосон нь тодорхойгүй байхын тулд (гэхдээ заримдаа ийм зүйл тохиолддог);
• нотариатын эрх зүйн харилцаанд - нотариат нь виртуал дүр биш харин түүний өмнө байгаа хүнийг харахыг хүсч байвал;
• шилжилт хөдөлгөөний эрх зүйн харилцаанд - хилийн харуул нь түүнийг болон түүний цаасан бичиг баримтыг харалгүйгээр хүнийг гадаадад явуулахыг (эсвэл тус улсад нэвтрүүлэхийг) зөвшөөрөхгүй байх үед.

1. Баримт бичгийн урсгалын сэдвийн хамаарал янз бүрийн төрөлгадаад дэд бүтэц:

• харилцаа холбоо;
• компьютерийн хангамж, засвар үйлчилгээтэй холбоотой үйлчилгээ;
• мэдээллийн аюулгүй байдалөргөн утгаараа (үүнд тоон гарын үсгийн үйлчилгээ үзүүлэгч болон вирусны эсрэг хөгжүүлэгчид багтаж болно, учир нь хоёулаа мэдээллийн хамгаалалтыг хангахад чиглэсэн шийдлүүдийг бий болгодог).

Хэрэв эдгээр дэд бүтцийн аль нэг нь бүтэлгүйтвэл баримт бичгийн урсгал гэнэт зогсч болно. Цаас ашиглах тохиолдолд баримт бичгийн урсгалын сэдвийг "өөртөө" үлдээдэг бөгөөд хатуу хэлэхэд технологийн хувьд хэнээс ч хамаардаггүй (хэвлэгч нь эвдэрсэн ч гэсэн тэрээр хүсвэл шаардлагатай бичиг баримтыг бичиж болно. гар).

Байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх давуу талтай гэдэгт итгэлтэй болсон компани (мөн ийм баримт бичгийн менежментийн сул талыг харгалзан үзсэн) энэ хэрэгжилтийг хийх шаардлагатай болно. Товчхондоо, хэрэв компани дор хаяж нэг үйлдвэрлэлийн баримт бичгийг боловсруулдаг дор хаяж нэг компьютертэй бол түүнийг дор хаяж "үндсэн" түвшинд цахим баримт бичгийн урсгалтай гэж үзэж болно.

Гэхдээ энэ диссертацийг нухацтай авч үзэх ёсгүй - бодит байдлаас хойш практик хэрэглээбайгууллага дахь цахим баримт бичгийн менежмент орчин үеийн үе шат"хуулбар буулгах" горимоор хязгаарлагдаж байгаагаас өндөр түвшинд явагдсан хэвээр байна. Өнөөдөр EDI нь тусгай програм хангамжийн бүтээгдэхүүн болох цахим баримт бичгийн менежментийн систем эсвэл EDMS (зарим тохиолдолд програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг хамтад нь тусгай төрлийн баримт бичгийн менежментийн платформ болгон хувиргах функцээр нэмэгддэг - ECM) үйл ажиллагааны явцад хэрэгждэг.

EDMS гэж юу болохыг (мөн тэдгээр нь ижил төстэй ECM системтэй хэрхэн холбогдож байгааг) нарийвчлан авч үзье.

EDMS гэж юу вэ, энэ нь ECM системээс юугаараа ялгаатай вэ?

Дээр бид "цахим баримт бичгийн менежмент" гэсэн ойлголтын хэд хэдэн алдартай тодорхойлолтыг авч үзсэн. Үүний гол объект нь мэдээжийн хэрэг цахим баримт бичиг - "үүсгэх, хүлээн авах, боловсруулах, архивлах" боломжтой объект (мөн бусад зүйлс - үйл ажиллагааны жагсаалт нь ЗХУ-ын зохицуулалтын актад заасантай харьцуулахад илүү өргөн байж болно. нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийн урсгалын талаар).

Гол даалгаварБаримт бичгийн урсгалыг явуулж буй хэрэглэгчийн - "бүтээх, хүлээн авах, боловсруулах, архивлах" (эдгээр нэр томъёоны хүчин чадлыг ашиглан бид EDI-ийн хүрээнд үндсэн үйлдлүүдийг тэмдэглэхдээ тэдэнтэй хязгаарлахыг зөвшөөрч байна) нь баримт бичгийн бүртгэл хөтлөхөөс бүрдэнэ. эдгээр үйлдлүүдийг баримт бичигтэй хамт . Тэр энэ болон бусад баримт бичгийг хэзээ, хэн (ямар зорилгоор, ямар үр дүнд хүргэсэн) "бүтээсэн, хүлээн авсан, боловсруулсан, архивласан" гэдгийг мэдэх ёстой.

Холбогдох бүртгэлийг хөтөлж болно:

1. Хэрэглэгчийн гараар- анхдагчаар хадгалах хэрэгсэлд үйлчилгээ үзүүлдэг үйлдлийн системийн боломжуудыг харгалзан үзэх, түүнчлэн түүний ашигладаг програмуудын функцийг (хязгаарлагдмал хэмжээгээр, дунд зэрэг эсвэл маш идэвхтэй ашиглаж болно) харгалзан үзэх.

Жишээлбэл, хэрэв хувиараа бизнес эрхлэгчмаш энгийн бүтэцтэй бизнес эрхэлдэг бөгөөд 1-2 түнштэй ажилладаг тэрээр бизнест ашигладаг өгөгдөл боловсруулах хэд хэдэн энгийн дүрмийг (үнэндээ өөрөө) тогтоож чадна. Эсвэл тэрээр өөрөө тодорхойлсон давтамжтайгаар:

• и-мэйлээр эсрэг талуудаас нэхэмжлэх (эсвэл нэхэмжлэх) хүсэлт гаргах;
• тэдгээрийг "Ширээний компьютер"-дээ татаж аваад цахим тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурж, шуудангаар харилцагч тал руугаа илгээнэ үү.

Бизнес эрхлэгчийн цахим баримт бичгийн урсгал бүхэлдээ цөөхөн хэдэн үйлдлүүд болж багасч, ямар нэгэн нэмэлт програм хангамж ашиглах шаардлагагүй болно: та Windows болон сервер ашиглан авах боломжтой. имэйл. Эдгээр нь хувиараа бизнес эрхлэгчдийн ашигладаг баримт бичгийг "бүтээх, хүлээн авах, боловсруулах, архивлах" тухай бүрэн бүртгэл хөтлөх боломжийг танд олгоно.

1. Тусгай хөтөлбөрбаримт бичгийн урсгалEDMS (програмын багц) автоматаар- системийн алгоритмын хүрээнд (хязгаарлагдмал идэвхтэй, дунд эсвэл маш идэвхтэй хэрэглэгчийн оролцоотой).

EDMS нь ийм хөтөлбөр байх болно. Энэ нь заасан журмын дагуу "мэдээлэл үүсгэх, хүлээн авах, боловсруулах, архивлах" бүртгэлийг цаг тухайд нь, зөв ​​хийх болно. Нэмж дурдахад, EDMS функц нь хэрэглэгчдэд нягтлан бодох бүртгэлийн гүйлгээ хийхэд туслах сонголтуудыг агуулж болно. Жишээлбэл, Windows Explorer-тэй харьцуулахад илүү тохиромжтой файлын програм ашиглахыг санал болгож байна.

Үүний зэрэгцээ, тодорхой EDMS нь цахим баримт бичигтэй холбоотой тодорхой үйл ажиллагаанд "мэргэшсэн" боломжтой тул үндсэндээ дараахь байдлаар дасан зохицсон системүүд байдаг.

• байгууллагын оффисын ажлын хүрээнд баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлд;
• архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлд;
• ажлын урсгалтай холбоотой баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлд - Ажлын урсгал.

Ажлын урсгал гэдэг нь бизнес эрхлэгч, менежер, жирийн ажилтан гэх мэт бизнесийн удирдлагын тодорхой чиглэлийн хүний ​​​​үйл ажиллагааны ердийн дараалал юм. И-мэйлээр нэхэмжлэх хүлээн авч, цахим тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурж, эсрэг тал руу буцаан илгээх нь дээрх жишээн дэх хувиараа бизнес эрхлэгчийн ажлын урсгалын нэг хэсэг юм. Томоохон аж ахуйн нэгжид ажлын урсгал нь илүү төвөгтэй байх нь ойлгомжтой бөгөөд түүний бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн үйл ажиллагааг нягтлан бодоход EDMS ашиглах шаардлагатай болно.

Мэдээжийн хэрэг, бүх төрлийн дээрх үйл ажиллагааг дэмждэг төрөл бүрийн баримт бичгийн менежментийн програмууд (EDMS) байдаг. Үүний зэрэгцээ, олон тохиолдолд EDMS хөгжүүлэгчид хөтөлбөрүүдээ дараахь функцээр хангадаг.

• цахим баримт бичгийг цуглуулах (хуримтлуулах), хадгалах, дамжуулах автоматжуулалт;
• компанийн доторх болон түүний гаднах бичиг баримтын хөдөлгөөний аюулгүй байдлын шаардлагатай түвшин;
• шаардлагатай бол - баримт бичгийг үүсгэх, засварлах, засах дотоод хэрэгсэл;
• нэг баримт бичигтэй хэд хэдэн хэрэглэгчийн хамтын ажиллагаа.

Хэрэв дээр дурдсан нэг буюу хэд хэдэн функц байгаа бол (тэдгээрийн жагсаалт практикт илүү өргөн байж болох ч) бүх нийтийн (зарим тохиолдолд өндөр мэргэшсэн) EDMS нь илүү функциональ шийдлийн шинж чанарыг олж авдаг - ECM. Цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах орчин үеийн програм хангамжийн зах зээл дээр ийм шийдлүүд улам олон болж байгаа тул заримдаа Оросын товчилсон EDMS нь гадаадын ECM-тэй тодорхойлогддог. Ихэнх тохиолдолд энд ямар ч алдаа гарахгүй, гэхдээ EDMS болон ECM хоёрын үндсэн ялгааг харах шаардлагатай хэвээр байна.

EDMS (гадаадын эх сурвалжид энэ нь EDMS гэсэн товчлолтой тохирч байгааг анхаарна уу) нь голчлон баримт бичигтэй хийсэн гүйлгээний бүртгэл (заримдаа тэдгээрийг бөглөхөд тусалдаг) юм. ECM нь зөвхөн нягтлан бодох бүртгэл төдийгүй:

• олон тохиолдолд - тэдгээрийг хэрэгжүүлэхэд туслах;
• EDMS-д зориулагдсан олон тооны функцүүд нэгэн зэрэг;
• нэмэлт функцууд (гэхдээ EDI-тай шууд болон шууд бусаар холбоотой).

Нэг ёсондоо ердийн ECM систем нь дараахь зүйлийг хангадаг.

• баримт бичгийг оруулах, бүрдүүлэх, импортлох;
• баримт бичгийг бүртгэх;
• өгөгдөл таних;
• баримт бичгийг индексжүүлэх;
• шаардлагатай мэдээллийг хайх ажиллагааг хангах;
• сүлжээний баримт бичгийн солилцоог хангах;
• баримтжуулсан шинж чанаргүй нэмэлт мэдээлэл солилцох боломжийг хангах (жишээлбэл, корпорацийн чат дахь мессеж, файлууд);
• баримт бичгийн агуулга, тэдгээрт хандах хандалтыг хамгаалах;
• гаралт, баримт бичгийн экспорт.

Заасан функцийг (бүтэн эсвэл тодорхой хослолоор) дэмждэг ердийн EDMS хэрхэн ажилладаг вэ? Дүрмээр бол аж ахуйн нэгж дэх цахим баримт бичгийн урсгал нь баримт бичгийн урсгалыг тодорхойлдог бидэнд танил болсон ердийн үйл ажиллагааны агуулгад үндэслэн тодорхойлж болох үе шатуудаас бүрдэх ердийн мөчлөгийн доторх цахим баримт бичгийн эргэлтээс бүрддэг..

Бид дараах үе шатуудын талаар ярих болно.

1. Баримт бичгийн бүртгэл(үүсгэсэн, хүлээн авсан).

Баримт бичгийг үүсгэх үед EDMS нь түүнд тогтоосон танигчийг оноож өгдөг (эсвэл анхдагчаар файлд оноосоныг уншдаг). Дараа нь энэ танигчийг ашиглан систем нь баримт бичгийг цаашид хэрхэн боловсруулж байгааг хянадаг (мөн боловсруулаагүй байгаа эсэхийг тогтооно - хэрэв энэ нь үнэхээр тийм бол).

1. боловсруулалтыг тусгасан гүйлгээний бүртгэл(засварлах, дамжуулах, нийтлэх) баримт бичиг - дээр дурдсан танигчийг ашиглан.

Хэрэв EDMS функц нь баримт бичгийг шууд боловсруулах боломжийг олгодог бол (энэ тохиолдолд ECM системийн функциональ байдлын талаар ярих нь зүй ёсны хэрэг юм) тодорхойлогчдын мэдээллийг эдгээр сонголтыг ашиглах баримтыг тусгасан бүртгэлтэй синхрончлох боломжтой.

1. Баримт бичгийн архивын нягтлан бодох бүртгэл.

Өөрөөр хэлбэл, урт хугацааны хадгалалтын дунд руу шилжих (гэхдээ түүнд хурдан нэвтрэх боломжийг хангах). Үүний нэгэн адил архивын хэрэгслүүдийг EDMS (хамгийн их магадлалтай, ECM систем) -ээр хангаж болно. Энэ тохиолдолд тэдгээрийн ашиглалтын бүртгэлийг мөн хадгалдаг.

Одоо - EDMS сегментэд ямар шийдлүүд байгаа, тэдгээрийг ямар сегментүүдэд ангилсан талаар илүү дэлгэрэнгүй авч үзье

EDMS цахим баримт бичгийн менежментийн системийн төрлүүд юу вэ: бүтээгдэхүүний ангилал

Мэргэжилтнүүд EDI системийн дараах үндсэн төрлүүдийг ялгадаг.

1. Бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгохын тулд баримт бичгийн урсгалыг хангадаг системүүд.

Ийм системүүд нь бизнесийн менежменттэй холбоотой баримт бичиг бүрийн эргэлтийн бүрэн мөчлөгийг хэрэгжүүлэх зорилготой юм. "Оновчлох" шийдлийн гол онцлог нь тухайн компанид баримт бичгийн урсгалын тогтоосон дүрмийн дагуу шаардлагатай бол үйлдвэрлэлийн аль ч салбарт бизнесийн үйл явцыг баримтжуулах чадвар юм.

1. Байгууллагын ерөнхий EDMS.

Эдгээр нь бизнесийн үйл явцын нягтлан бодох бүртгэлийн шаардлагатай нутагшуулах боломжийг үргэлж хангаж чаддаггүй ч аль ч салбарт ашиглахад тохирсон бүх нийтийн шийдэл юм. Дүрмээр бол тэдгээр нь жижиг хүрээнд үзүүлсэн EDI объектуудыг боловсруулахад зориулагдсан байдаг.

1. Өндөр мэргэшсэн системүүд.

Жишээлбэл, ажлын урсгалын удирдлагын системүүд. Эдгээр нь янз бүрийн процессуудад корпорацийн ажилтнуудын ашигладаг файл түгээх замыг хамгийн оновчтой болгох зорилготой юм. Дүрмээр бол эдгээр нь EDMS-тэй харьцуулахад илүү үр дүнтэй байдаг бөгөөд ажлын урсгалын менежмент нь бусад функцүүдийн зөвхөн нэг хэсэг юм (мөн үргэлж үндсэн биш).

Үүний зэрэгцээ, эдгээр төрлийн шийдлүүдийн дотроос та EDMS-ийн онцлог шинж чанартай олон төрлийн функцүүдийн хослолыг олох боломжтой (үр дүнд нь тодорхой төрлийн бүтээгдэхүүний хоорондын хил хязгаарыг тогтоох нь заримдаа маш хэцүү байдаг).

EDS-ийн дээрх ангилал нь цорын ганц нийтлэг зүйл биш юм. Бусад нь ч бий. Жишээлбэл, EDI объект тодорхойлогчийг боловсруулах аргын шалгуурын дагуу EDI системийг хуваах явдал юм.

Баримт нь аливаа цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны хүрээнд дээр дурдсан EDI объектын танигчийг боловсруулах ажлыг гүйцэтгэдэг - түүний шинж чанарууд (объекттой хийсэн үйлдлийг хянах боломжтой). Практикт орчин үеийн EDMS дахь EDI объектын таниулбарууд болон файлууд нь дүрмээр бол хадгалагддаг. тусгай каталог. Энэ нь EDMS болон ердийн компьютерийн файлын системийн хоорондох үндсэн ялгаа бөгөөд файлууд нь ерөнхийдөө ямар ч гадаад танигч хавсаргадаггүй (зөвхөн үндсэн дотоод таниулбарууд нь файлд багтсан байдаг - жишээлбэл, файл засварлах цаг тодорхойлогч болон бусад). Дээр дурдсан "үндсэн" түвшний баримт бичигтэй хийсэн гүйлгээний нягтлан бодох бүртгэлд тусгагдсан болно).

Тиймээс цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн үр ашиг нь өөрөө тодорхой хэмжээгээр биш юмаа гэхэд EDMS объект болох файлуудын таниулбаруудыг хадгалдаг лавлах удирдлагын дэд бүтцийн үр ашгаас ихээхэн хамаардаг. Харгалзан авсан файлын төрлүүд, тэдгээрийн тоо, тэдгээрт хандсан хүсэлтийн эрчмээс хамааран (үүнийг зориулалтын дагуу ангилж болно - файл унших, засварлах, хуулах) хамгийн оновчтой төрлийн лавлахыг сонгоно.

Орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хөгжүүлэгчид ийм каталогийн ажиллагааг хангах хоёр үндсэн зарчмыг санал болгодог (мөн үүний дагуу шинж чанаруудыг боловсруулах аргын шалгуурын дагуу ангилсан хоёр төрлийн EDMS).

• EDMS-ийн үндсэн ажлын модуль болох программд дотоод мэдээллийн санг ашиглах;
• гадаад, үүнээс гадна олон тохиолдолд стандартчилагдсан, бүх нийтийн мэдээллийн санг ашиглах (ихэвчлэн нээлттэй эх сурвалж, тиймээс өрсөлдөгчид ашиглах боломжтой).

Харьцангуй бага хэмжээний баримт бичгийн эргэлтийг хангах зорилготой цахим баримт бичгийн менежментийн системд мэдээллийн сан бүрэн байхгүй байж болно: танигчийг компьютер дээрх энгийн хавтсанд байрлуулсан (гэхдээ тэдгээрт үр дүнтэй нэвтрэх боломжийг зохион байгуулдаг). Үнэн хэрэгтээ энэ нь шинж чанаруудыг удирдах гурав дахь арга юм. Гэхдээ үүнийг ашигладаг бол EDI систем нь илүү хэцүү байх болно.

• хэрэглэгчийн танигч руу нэвтрэх эрхийг хязгаарлах;
• шаардлагатай өгөгдөл боловсруулах хурдыг хангах.

Үүний зэрэгцээ EDMS-д мэдээллийн санг ашиглах нь системийг хөгжүүлэх зардлыг ихээхэн нэмэгдүүлдэг журам юм. Эцсийн хэрэглэгчийн хувьд - ялангуяа түүний үйл ажиллагаа нь ихээхэн хэмжээний баримт бичгийг боловсруулахгүй бол цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгохдоо зардлын хүчин зүйл чухал байж болно (одоо байгаа платформыг үргэлжлүүлэн ашиглах шийдвэр гаргах).

Одоо EDMS-ийг хэрэгжүүлэх нь ямар тодорхой ажлуудыг шийдвэрлэх талаар ярилцъя (мөн EDI систем нь бизнесийн үр ашигт ихээхэн нөлөөлдөггүй тохиолдлуудын талаар).

EDMS нь ямар асуудлыг шийдэж, юуг нь шийдэж чадахгүй вэ?

EDMS ашиглахын хамгийн том практик ашигхолбоотой асуудлыг шийдвэрлэх үед ажиглаж болно:

1. Шаардлагатай баримт бичгийн оновчтой хайлттай.

Цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь Windows Explorer-ээр хайлт хийхээс илүү хурдан баримтыг олох боломжийг олгоно гэж таамаглаж байна (эсвэл имэйл клиентийн суурилуулсан хайлтын систем - бидний хянан үзсэн бизнес эрхлэгчийн жишээнүүдийн адил). Түргэн хайлтБаримт бичгүүд нь цахим баримт бичгийн менежментийн програмын EDMS-д түүнийг шуурхай үзэх, засварлах, хүлээн авагч руу илгээх (дамжуулах) сонголтуудыг дагалдаж болно (хамгийн их магадлалтай, энэ тохиолдолд бид ECM сегмент дэх бүтээгдэхүүний тухай ярих болно).

1. Сонирхсон баримт бичгийн төлөв байдалд хяналт тавих.

Энэ функц нь юуны түрүүнд аж ахуйн нэгжийн даргад сонирхолтой байх болно: нэг буюу өөр захиргааны баримт бичгийг харьяа ажилтанд илгээсний дараа тэрээр цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ашиглан захиалгын гүйцэтгэлийг хянах боломжтой болно ( ийм гүйцэтгэлийн саатлыг бүртгэх). Эсвэл бас хадгал санал хүсэлтхарьяа ажилтантай (хэрэв EDMS нь ийм функцтэй бол - EDMS функцийг ECM системд ойртуулдаг хүмүүсийн нэг гэж ангилж болох ч).

Explorer болон шуудан илгээгч нь ийм функцгүй нь ойлгомжтой (мөн хэрэв тэд ийм функцтэй бол тэд дүрмээр бол томоохон бизнесүүдийн түвшинд тийм ч сайн цар хүрээтэй байдаггүй).

1. Эрчимтэй эргэлтийн үед баримт бичгийг харгалзан үзэх, түүнчлэн ийм эргэлтийг практикт шууд хэрэгжүүлэх замаар - EDI объектыг солилцох журмыг стандартчилах замаар, хэрэв эрчим нь ажилчдын бүтээмжээс хамаардаг бол нийтлэг интерфейсийг ашиглан сонголт хийх.

Тиймээс, хэрэв хувиараа бизнес эрхлэгч болон эсрэг тал нь нэхэмжлэх солилцдог бөгөөд тус бүр нь харьцангуйгаар өөр өөрийн шуудангийн програмыг ашигладаг бол баримт бичгийн урсгалын хурд нь хувиараа бизнес эрхлэгч ба эсрэг тал ашигладагтай харьцуулахад бага байх болно. нийтлэг системцахим баримт бичгийн менежмент: үүн дээр нэхэмжлэхийг хүргэх журам агшин зуур байх болно.

1. Хөдөлмөр их шаарддаг цаасан баримт бичгийн журмын тоог цөөрүүлснээр.

Үе үе цаасан баримт бичгүүдийг тооллого хийх, хасах, мөн бүгдийг нь "гараар" хийх шаардлагатай байдаг. Ийм баримт бичгийг орчуулахдаа цахим хэлбэрТэдний "засвар үйлчилгээ" хийх хугацаа мэдэгдэхүйц багасч, үнэндээ хамгийн бага хэмжээнд хүртэл буурах болно.

1. Баримт бичгийн одоогийн байршлыг тогтоосноор.

Энэ функц нь ерөнхийдөө хяналтын функцтэй уялдаатай байдаг боловч энэ нь зөвхөн гүйцэтгэхээр шилжүүлсэн баримт бичгийг шуурхай илрүүлэх төдийгүй зарчмын хувьд хаа нэгтээ байрладаг тул арай өргөн юм. EDMS-д индексжүүлсэн баримт бичгийг зөв ажиллаж байгаа тохиолдолд алдах нь бараг боломжгүй юм.

Хариуд нь EDMS нь холбоотой асуудлыг шийдвэрлэхэд тийм ч үр дүнтэй биш байх болно:

1. Баримт бичгийн хөдөлгөөний замыг өөрчлөх, сонгох замаар.

Цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь үндсэндээ EDI объектуудын "том бөгөөд тохиромжтой" картын индекс боловч энэ нь үзэгч, редактор биш, тэдгээрийг хүлээн авах, түгээх хэрэгсэл биш юм. Эдгээр асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд тусдаа төрлийн програм хангамжийг ашигладаг. EDMS програм нь "картын файл" -д ямар төрлийн файл оруулах нь хамаагүй - текст, видео, зураг. Тэд тус бүрт нэг схемийн дагуу шинж чанаруудыг хуваарилах бөгөөд үүний ачаар энэ нь болдог боломжит шийдэл EDMS нь эхний ээлжинд шийдвэрлэх зорилготой эдгээр ажлууд.

Гэсэн хэдий ч ECM систем нь цахим баримт бичгийн менежментийн системүүдийн илүү ажиллагаатай төрөл бөгөөд ийм асуудлыг шийдвэрлэхэд тохиромжтой байж болно.

1. Баримт бичгийг шинэчлэх (синхрончлох, батлах) хамт.

Энэ функц нь эхнийхтэй ойролцоо бөгөөд баримт бичгийн урсгалын замыг сонгох онцлогийг тусгасан мэдээллийн урсгалыг бүрдүүлэх эх үүсвэрүүдийн нэг байж болно. Үүний зэрэгцээ, энэ нь файлуудыг шууд засварлахыг хамардаг, гэхдээ тэдгээрийн чиглүүрийг харгалзан үздэг. Баримт бичгийг хэрэглэгч гараар эсвэл автомат алгоритм дээр үндэслэн шинэчилж болно. EDMS - ECM хэлбэрээр, ихэвчлэн эхний шинэчлэх аргыг дэмждэг боловч хоёр дахь нь ховор байдаг.

Баримт бичгийг автоматаар шинэчлэх нь олон тохиолдолд өөр өөр файлуудыг нэгэн зэрэг боловсруулахад зориулагдсан алгоритмуудыг ашигладаг бөгөөд үүний үр дүнд тэдгээртэй холбоотой бусад файлуудад өөрчлөлт оруулах боломжтой байдаг. Жишээлбэл, анхааралдаа авсан баримт бичиг нь цалингийн хуудас юм бол цалингийн тооцоонд нөлөөлдөг нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт (жишээлбэл, ирцийн хуудас) өөрчлөлт орсон тохиолдолд үүнийг тохируулах шаардлагатай. EDMS (мөн дүрмээр бол ECM системүүд) нь дүрмээр бол автоматаар ийм тохируулга хийхэд хангалттай гүйцэтгэлтэй байдаггүй, гэхдээ тэдгээр нь энэ тохируулгын дарааллыг (мөн файлуудад хандах баримтуудыг) хянах боломжтой байдаг. хийсэн үндэс).

Зарим тохиолдолд цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь хариуцлагатай ажилтнуудын янз бүрийн баримт бичигт өөрчлөлт оруулахыг зөвшөөрөхийн тулд тогтоосон хууль эрх зүйн журмыг ихээхэн хурдасгаж болохыг анхаарна уу. Тиймээс, хэрэв аж ахуйн нэгжид цалингийн хуудсыг баталгаажуулсан гэж хүлээн зөвшөөрвөл ерөнхий нягтлан бодогчЕрөнхий захиралтай тохиролцсоны дагуу EDMS нь тохиролцсон баримт бичгийг нягтлан бодогчоос менежер рүү (болон буцаж) нэн даруй илгээх тусгай хэрэгслээр хангаж болно.

1. Баримт бичгийн хөдөлгөөний симуляцитай(жишээлбэл, тэдний хөдөлгөөний ижил оновчтой замыг бий болгохын тулд).

EDMS нь баримт бичгүүдийг одоогийн маршрутын дагуу илгээх нь зүйтэй эсэхийг ямар ч байдлаар шинжлэхгүйгээр цэвэр хэлбэрээр нь ажилладаг. Баримт бичгийг хүргэх аргыг харгалзан үздэггүй - жишээлбэл, дотоод сүлжээ, интернет эсвэл физик медиагаар илгээх, хүлээн авах.

Баримт бичгийн хөдөлгөөний загварчлалтай холбоотой асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд тусгай BPM шийдлүүдийг ашигладаг. Үүний зэрэгцээ тэдгээрт хэрэгжүүлсэн загварчлалын алгоритмууд нь цахим баримт бичгийн менежментийн системийн бүртгэлээс дүн шинжилгээ хийх өгөгдлийг олж авах боломжийг олгодог. Тиймээс BPM болон EDMS-ийг нэгтгэх боломжтой - гэхдээ зөвхөн эхний төрлийн платформын ажиллагааг хангахын тулд.

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг бөөнөөр нь нэвтрүүлэх нь Оросын хувьд харьцангуй шинэ (заримдаа "бага судлагдсан") технологийн чиг хандлага гэж тооцогддог болохыг анхаарна уу. Ашиглалтын асар их ач холбогдлын талаар ярих үндэслэлгүй, EDS-ийг хэрэгжүүлээгүй эсвэл хязгаарлалттайгаар хэрэгжүүлсэн асар олон тооны аж ахуйн нэгжүүд, тэр дундаа маш том бизнесийн сегментийг төлөөлдөг аж ахуйн нэгжүүд байсаар байна. эдийн засгийн байгууллагын ерөнхий баримт бичгийн урсгал дахь ийм систем.

Гэсэн хэдий ч Орос улсад цахим баримт бичгийн менежментийн системийн шинэлэг зүйл нь янз бүрийн түүхэн баримтаар нотлогдсон буруу ойлголт юм. Барууны орнуудад ийм систем нь ахисан түвшинд байдаг гэсэн ташаа ойлголтоос гадна хуучин ЗСБНХУ-ын бусад орнуудын нэгэн адил Орост "бага зэрэг судлагдсан", хоцрогдсон орон зай байдаг. Үүний нотолгоо болгон манай улсад EDMS зах зээл хэрхэн хөгжсөн тухай түүхэн жижиг ишлэлийг энд оруулав.

ЗХУ, ОХУ-д EDI системийн хөгжил: түүхэн суурь

Манай улсад болон дэлхийн хэмжээнд баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах эхний алхамууд нь компьютер, баримт бичгийн солилцоог хангах хэрэгсэл болох цахим хэрэгсэл, дараа нь компьютерийн сүлжээ бий болсонтой бараг давхцаж байв. ЗХУ-д компьютерийн сүлжээг ихэвчлэн цэргийн зориулалтаар ашигладаг байсан бол 60-70-аад онд иргэний төслүүд ч гарч эхэлсэн. Эдгээрт Сирена-1 ба Сирена-2 автоматжуулсан системүүд багтсан бөгөөд эдгээр нь ЗХУ-ын олон зуун хотод байрладаг Аэрофлотын тасалбарын кассуудын сүлжээнд холбогдсон компьютерээс онгоцны тийз захиалахад ашигладаг байв. Экспресс автомат удирдлагын систем нь даалгаврын онцлогийн хувьд ижил төстэй төсөл байсан боловч зөвхөн төмөр замын тасалбар захиалахад зориулагдсан байв.

Аль ч тохиолдолд цахим баримт бичгийн менежментийн объект нь онгоц, галт тэрэгний тасалбар болсон. Илүү нарийвчлалтай хэлэхэд тэд цахим форматууд, тогтоосон журмаар ACS мэдээллийн санд оруулсан - ЗХУ-ын зорчигч тээврийн салбарыг "компьютержүүлэх" эхлэхээс өмнө ашиглаж байсан цаасан агаарын тээвэр, төмөр замын бүртгэлд оруулсан бүртгэлтэй хууль ёсны дагуу тэнцэх болно.

80-аад онд Зөвлөлтийн судлаачид цахим баримт бичгийн менежментийг бизнесийн бусад сегментүүдэд өргөжүүлэх асуудлыг илүү идэвхтэй сонирхож эхлэв. Юуны өмнө - оффисын ажлын чиглэлээр. Энэ чиглэлийн анхны алхмуудыг төрийн дээд байгууллагууд, ялангуяа ЗХУ-ын Төв Хорооны баримт бичгийн урсгалын дэд бүтцийг шинэчлэх явцад хийсэн. Цаашилбал, ижил төстэй зарчмын дагуу цахим баримт бичгийн менежментийг төрийн бусад томоохон бүтцэд нэвтрүүлсэн.

Үүний зэрэгцээ оффисын ажилд ашигласан Зөвлөлтийн EDI системүүд нь үндсэндээ туршилтын шинж чанартай байв. Тэд ашигласан баримт бичгийн нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн форматгүй байсан бөгөөд ийм баримт бичгийг бүртгэх програм хангамжийг ашиглах жагсаалт, журам стандартчлагдаагүй байв. EDI зохион байгуулахад Зөвлөлтийн туршлагыг ашигласан Оросын аж ахуйн нэгжүүд мөн удирдаж байсан орон нутгийн дүрэмцахим баримт бичигтэй ажиллах - ихэнхдээ эсрэг талуудын ашигладагаас ялгаатай.

Эхний бүрэн хэмжээний цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ихэвчлэн Оросын аж ахуйн нэгжүүд өөрсдөө боловсруулсан. Ийм програм хангамжийг бий болгоход зарцуулсан асар их хүчин чармайлт нь EDMS-ийг хурдацтай өргөжүүлэх асар их боломж байхгүйн улмаас үр дүнгүй байдаг: зэрэгцээ үйлдвэрлэлийн газар, салбарууд болон бусад газруудад. охин компаниудбизнесийн үйл явц нь толгой байгууллагад зориулан боловсруулсан EDMS-ийн онцлогтой тохиромжгүй байсан.

Үүний үр дүнд Оросын аж ахуйн нэгжүүдэд EDI-г практикт удаан хугацаагаар ашиглах нь үндэслэлгүй үнэтэй журам гэж тооцогддог (ялангуяа тохиромжтой програм хангамжийг хэрэгжүүлэх зардлын хувьд) бөгөөд тэдний ихэнх нь баримт бичгийн урсгалыг цаасан дээр хадгалахыг илүүд үздэг.

Үүний зэрэгцээ аль хэдийн 90-ээд оны эхээр Оросын зах зээлБүх нийтийн програм хангамжийн бүтээгдэхүүн боловсруулах чиглэлээр мэргэшсэн бие даасан EDMS нийлүүлэгчид гарч ирэв. Эдгээр бүтээгдэхүүнийг ЗХУ-ын шинж чанарыг өвлөн авсан орос хэл, аж ахуйн нэгжийн доторх (болон түүнээс гадна) баримт бичгийн хөдөлгөөний онцлогийг харгалзан бүтээсэн болохыг тэмдэглэж болно. Тухайлбал, корпорацийн дотоод баримт бичгийн голчлон босоо чиглэлтэй хөдөлгөөнийг харгалзан үзэх (дээд албан тушаалтнаас доод албан тушаалтнууд болон буцаж ирэх). Барууны бүтээгдэхүүнүүд эсрэгээр нь хэвтээ баримт бичгийн урсгалд дасан зохицсон байсан (үүнээс гадна энэ нь баримт бичгийг бүртгэх, батлах, гүйцэтгэлд хяналт тавихтай холбоотой журамд хамрагдах хэрэгцээг харгалзан үзээгүй). Үүний үр дүнд Оросын шийдлүүд илүү эрэлт хэрэгцээтэй болж, мэдээллийн технологийн салбарын холбогдох сегмент хурдацтай хөгжиж эхлэв.

90-ээд оны дундуур цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хөгжүүлэгчид болон томоохон хэрэглэгчдийн оролцоотойгоор мэргэжлийн бага хурлыг тогтмол зохион байгуулдаг байв. Тэнд тэд ийм системийг хэрэгжүүлэх янз бүрийн нюансуудын талаар ярилцав Оросын байгууллагууд- төрийн болон хотын аль аль нь, хувийн бизнестэй холбоотой.

Үр ашиг нь зах зээл, төсөвт оролцогчдод тодорхой болсон EDMS-ийн хэрэгжилт:

• баримт бичгийн эргэлтийн хугацааг багасгах;
• цаас болон бусад албан тасалгааны хэрэгсэл, принтер, тэдгээрийн засвар үйлчилгээ худалдан авах зардлыг бууруулах;
• баримт бичгийг хадгалах зардлыг бууруулах (архивлах, бараа материал);
• олон тохиолдолд - баримт бичгийн аюулгүй байдлын түвшинг нэмэгдүүлэх (тоон гарын үсэг ашиглан криптограф мэдээллийн хамгаалалтыг ашиглах нь өргөн тархаагүй байсан үед ч гэсэн, жишээлбэл, нууц үгээр хамгаалагдсан RAR архивыг ашиглах боломжтой байсан).

Аажмаар, EDMS шийдлүүдийн хүрээнд бүтээгдэхүүний хүрээ тодрох болсон бөгөөд зөвхөн байгууллага дотор төдийгүй бие даасан аж ахуйн нэгжүүдийн хооронд цахим баримт бичгийн урсгалыг хангахад зохицсон (сонголт байдлаар, хяналттай болон хяналттай хүмүүс, үүнд хувийн пүүс хоорондын эрх зүйн харилцаа болон төрийн байгууллагууд). Цахим баримт бичгийн менежмент нь орчин үеийн утгаараа цаасан дээр бичигдсэнтэй адил хууль ёсны баримт бичгийг солилцох хэрэгсэл болгон хөгжиж эхэлсэн юм.

Хамгийн их нь тодорхой болсон үр дүнтэй аргаарЦахим баримт бичгийн хууль эрх зүйн ач холбогдлыг баталгаажуулах нь цахим тоон гарын үсгийг ашиглах явдал бөгөөд энэ нь хүний ​​цаасан дээр дарсан гарын үсэгтэй хууль зүйн хувьд дүйцэх ёстой. 2000-аад оны эхээр ОХУ-д тоон гарын үсгийн хэрэглээг зохицуулсан анхны холбооны дүрэм журмыг нэвтрүүлсэн. Холбооны хууль тогтоомжийн түвшинд энгийн, сайжруулсан, сайжруулсан мэргэшсэн гэсэн 3 төрлийн цахим гарын үсгийг бий болгосон.

Энгийн цахим гарын үсгийг ашиглахдаа ийм гэрээний заалтууд нь стандартын хэм хэмжээнд харшлах ёсгүй хэдий ч ийм өргөдөл гаргах журмыг баримт бичгийн эргэлтэд оролцогч бүх талууд тусдаа гэрээнд заасан тохиолдолд баримт бичгийн эрх зүйн ач холбогдлыг хангана. холбооны хууль тогтоомж. Сайжруулсан тоон гарын үсгийн хувьд ижил дүрэм үйлчилнэ, гэхдээ энэ нь аюулгүй байдал нэмэгдсэн тул энгийн гарын үсгээс илүүд үздэг (ихэвчлэн ийм тоон гарын үсгийг ханган нийлүүлэгчээр хангадаг тул гэрээ нь дүрмээр бол гурван талт байдаг. - цахим тоон гарын үсэг болон нийлүүлэгч хоёр талын хооронд ).

Хариуд нь сайжруулсан мэргэшсэн тоон гарын үсгийг ашиглах нь (тусгай чадвартай ханган нийлүүлэгчдийн боловсруулсан бүх тохиолдолд) энэхүү тоон гарын үсгийг хэрэглэгчид оруулсан эсэхээс үл хамааран гарын үсэг зурсан аливаа баримт бичгийн хууль эрх зүйн ач холбогдлыг баталгаажуулдаг. өөр хоорондоо ямар нэгэн тохиролцоонд хүрсэн эсэх. Бие биенээсээ үл хамааран тоон гарын үсэг нийлүүлэгчтэй гэрээ байгуулдаг тал бүрийн цахим баримт бичгийн урсгалд үүнийг ашиглах нь хангалттай юм.

Орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментэд цахим гарын үсгийг ашиглах нь өргөн тархсан үзэгдэл юм. Дижитал гарын үсэг нь хувь хүн, хуулийн этгээдтэй холбоотой ихэнх эрх зүйн харилцаанд хэрэглэгддэг. Мэдээжийн хэрэг, энэ дүрэмд маш олон тооны үл хамаарах зүйлүүд байдаг: одоогоор, жишээлбэл, бүрэн авах боломжгүй байна. цахим паспортОХУ-ын иргэн, эсвэл цахим эрх, эсвэл ажлын ном(хэдийгээр эрх, хөдөлмөрийн дэвтрийн хувьд цахим хэлбэрээр ашиглахад дасан зохицох, цаашлаад хууль эрх зүйн ач холбогдлоо хадгалах үүднээс ойрын ирээдүйд мэдэгдэхүйц шинэлэг зүйл гарах төлөвтэй байна).

Орос улсад цахим баримт бичгийн менежментийг яагаад ашигладаг вэ?

Тоон гарын үсгийг ашиглах онцлог, цахим баримт бичгийн урсгалд ашигладаг хэрэглээний програм хангамжийн бүтээгдэхүүний техникийн чадварыг харгалзан Орос улсад цахим баримт бичгийн менежментийн хэд хэдэн үндсэн сегментийг боловсруулсан.

1. Иргэд болон төрийн байгууллагуудын хоорондын EDI.

Ийм харилцан үйлчлэлийн хамгийн энгийн жишээ бол Төрийн үйлчилгээний вэбсайтаар дамжуулан төрийн байгууллагуудад баримт бичгийг илгээх явдал юм (мөн янз бүрийн хэлтсийн холбогдох вэбсайтууд - жишээлбэл, Холбооны татварын алба). Тусгай тоон гарын үсэгтэй иргэн хууль ёсны ач холбогдолтой, тухайлбал цаас, хүсэлт, баримт бичиг, мэдэгдэлтэй төстэй зүйлийг сонирхсон байгууллагад илгээж, хариуд нь тэндээс хууль ёсны ач холбогдолтой баримт бичгийг хүлээн авдаг.

1. Аж ахуйн нэгжүүдийн хоорондын EDI - хувиараа бизнес эрхлэгчид, хуулийн этгээдүүд.

Аж ахуйн нэгжүүд бизнест хэрэглэгдэж буй гэрээ, тооцоо, нэхэмжлэх, хүлээн зөвшөөрсөн гэрчилгээ, тохирол болон бусад хуулийн ач холбогдолтой баримт бичгийг цахимаар солилцох боломжтой.

1. Аж ахуйн нэгж, төрийн байгууллагуудын хоорондын EDI.

Дүрмээр бол, энэ сегментцахим баримт бичгийн менежмент нь аж ахуйн нэгжийн төрийн байгууллагуудын өмнө тодорхой үүрэг хүлээсэнтэй холбоотой үүсэх эрх зүйн харилцааг агуулдаг. Ийм хоёр үндсэн үүрэг байдаг - тайлагнах (татвар, эд хөрөнгө, санхүүгийн гүйлгээний тухай) болон хуульд заасан хураамжийг төсөвт төлөх.

Ихэнх тохиолдолд төрийн байгууллагуудтай харилцаж буй аж ахуйн нэгжид EDI ашиглах нь хуулиар тогтоосон үүрэг юм. Тиймээс та НӨАТ-ын тайлангаа цахим хэлбэрээр өгөхөд л хангалттай. Бусад мэдүүлэг - ажил олгогчийн үүрэг гүйцэтгэгч аж ахуйн нэгжийн орон тооны тоо хэтэрсэн тохиолдолд цахим хэлбэрээр.

1. Төрийн байгууллагуудын хоорондын EDI (төрийн байгууллагуудын дотор).

Энд цахим баримт бичгийн менежментийг янз бүрийн зорилгоор хийж болно - хэлтсийн ажилтнуудын ажлыг гүйцэтгэх явцад тасралтгүй мэдээлэл солилцох механизм, доод түвшний эрх бүхий байгууллагуудын үйл ажиллагааг доод түвшний эрх бүхий байгууллагаас хянах арга зам, янз бүрийн байгууллагуудын хоорондын гэрээний эрх зүйн харилцааг хэрэгжүүлэх хэрэгсэл болгон.

1. Иргэн, аж ахуйн нэгжийн хооронд ЭЗХ.

Ийм цахим баримт бичгийн менежментийн жишээ бол дүгнэлт юм хөдөлмөрийн гэрээОХУ-ын Хөдөлмөрийн хуулийн 312.3-т заасны дагуу алсын зайн ажил гүйцэтгэх. Чухал хэсэг боловсон хүчний баримт бичигхэлэлцэж буй тохиолдолд EDI системийг ашиглан ажил олгогч ба ажилтны харилцан үйлчлэлийн явцад боловсруулагдсан болно.

Улс хоорондын харилцаа хөгжихийн хэрээр цахим баримт бичгийн менежментийн хэрэглээ аажмаар олон улсын түвшинд хүрч байна. Тиймээс ойрын ирээдүйд ийм байх төлөвтэй байна шаардлага хангасан гарын үсэг, ЕАЭБ-ын орнуудад ижил хууль ёсны хүчинтэй. Үүнтэй төстэй санаачилга Зүүн өмнөд Азийн орнуудад хэрэгжиж байна.

EDI сегментүүдийн олон талт байдлаас шалтгаалан манай улс ерөнхийдөө нэгдсэн зарчмын дагуу ажилладаг үндэсний цахим баримт бичгийн менежментийн дэд бүтэцтэй. Дээрх сегментүүдийн аль нэгэнд баримт бичгийн урсгалыг хангахад энэ нь ямар нэг байдлаар ашиглагддаг - түүний онцлог шинж чанаруудыг нарийвчлан авч үзье.

EDI дэд бүтэц хэрхэн ажилладаг вэ?

Тиймээс бид цахим баримт бичгийн менежментийг мэддэг орчин үеийн хэлбэрцахим тоон гарын үсэггүйгээр төсөөлөхийн аргагүй. Энэ нь орчин үеийн хэлбэрээр ашиглахгүйгээр практикт хэрэгжүүлэх боломжгүй гэж хэлэх боломжийг бидэнд олгодог. Үүний зэрэгцээ тоон гарын үсэг нь баримт бичгийг цахим хэлбэрээр солилцох гол нөхцөл гэж хэлж болохгүй. Тиймээс онолын хувьд ижил нууц үгээр хамгаалагдсан RAR архивыг ашиглахыг хуульчлах боломжтой бөгөөд энэ нь ихэнх тохиолдолд өгөгдлийг хамгийн хүчирхэг дижитал гарын үсгээс илүү хамгаалах болно.

Хамгийн гол нь хэвээр байна техникийн тодорхойлолт EDF-ийн үйл ажиллагаа нь цахим тоон гарын үсэг биш (баримт бичгийн хууль эрх зүйн ач холбогдлыг баталгаажуулдаг өөр зүйлээр сольж болно), харин үнэн хэрэгтээ цахим баримт солилцох сувгууд байдаг. Ийм сувгийн ажиллагааг гурван түвшинд хангадаг.

1. "Дэд бүтэц" түвшин- илгээгч (хүлээн авагч) баримт бичиг солилцох суваг руу биет хандах боломжийг олгодог.

Өөрөөр хэлбэл, ямар нэг шалтгааны улмаас үүнийг өөр хувилбар болгон ашиглаж болох интернет эсвэл өөр сүлжээнд холбогдсон физик холболт юм. Жишээлбэл, хэрэв бид цэргийн хэлтсүүдийн хооронд өгөгдөл дамжуулах тухай ярьж байгаа бол.

Гэхдээ ерөнхийдөө энэ бол мэдээжийн хэрэг интернет юм. Тиймээс EDF-ийн оролцогчийн холбогдсон үйлчилгээ үзүүлэгч нь "дэд бүтцийн" түвшинд EDF сувгийн үйл ажиллагааг голчлон хариуцдаг. Анхдагч байдлаар, Оросын аль ч үйлчилгээ үзүүлэгч ямар ч интернет сайт руу нэвтрэх боломжийг олгодог. Тиймээс цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулахын тулд аль үйлчилгээ үзүүлэгчээр дамжуулан ажиллах нь ялгаагүй.

1. Гарцын түвшин- тусгай техник хангамж, програм хангамжийн тусламжтайгаар "дэд бүтцийн" түвшинд хангагдсан физик сувгаар тогтоосон төрлийн өгөгдлийг практик хүлээн авах, дамжуулах ажлыг гүйцэтгэдэг.

Цахим баримт бичгийн менежментийг сонирхож буй талуудад "дэд бүтэц" өгөх үүргээ аль хэдийн биелүүлсэн "гарц" -ыг хариуцах үйлчилгээ үзүүлэгч байхаа больсон. Үндсэн зан чанарэнд - EDF хэрэглэгч. Баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгохын тулд тэрээр танил EDI системийг ашиглаж болно. Тэдний ханган нийлүүлэгчдийг ихэвчлэн "цахим баримт бичгийн менежментийн операторууд" гэж нэрлэдэг.

EDF операторын үүрэг бол илгээгчээс баримт бичгийн эх хувийг хүлээн авч, хүлээн авагчид өөрчлөгдөөгүй шилжүүлэх явдал юм. Тогтоосон тохиолдолд - баримт бичгийг хууль ёсны хүчинтэй болгох (цахим баримт бичгийн менежментийн оператор өөрөө эсвэл итгэмжлэгдсэн баталгаажуулалтын төвөөс гаргаж болох тоон гарын үсгийг баталгаажуулах замаар).

1. Роумингын түвшин- энэ нь хэд хэдэн бие даасан EDI дэд бүтцийн харилцан уялдаа холбоо, харилцан нийцтэй байдлыг хангадаг.

Өөр өөр ханган нийлүүлэгчдийн (операторуудын) цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь албан ёсоор болон бодит байдал дээр бие биенээсээ бүрэн хараат бус байж болно. Үүний үр дүнд хууль ёсны шаардлагад бүрэн нийцсэн баримт бичгийн урсгалыг зөвхөн нэг операторын үйлчилгээг ашигладаг хэрэглэгчдийн хооронд хийх боломжтой.

Үүний зэрэгцээ, EDI-ийн бие даасан байдлыг үл харгалзан тэдний ажил нь нийтлэг зарчим, стандартад суурилсан байж болно. Үүний ачаар EDF-ийн янз бүрийн операторууд дэд бүтцээ харилцан нэгтгэж чаддаг. Үүний үр дүнд тус бүр нь зөвхөн өөрийн хэрэглэгчид төдийгүй өөр оператортой гэрээ байгуулсан хүмүүсийн хооронд хууль зүйн ач холбогдолтой цахим баримт бичгийн урсгалыг хангах боломжтой болно.

Ийнхүү EDI-ийн "роуминг" бий болсон - янз бүрийн операторуудын цахим баримт бичгийн менежментийн дэд бүтцийг нэгтгэх замаар түүний "хамрах хүрээ" -ийг өргөжүүлэх. Хэрэв бид үндэсний цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэгтгэх тухай ярих юм бол олон улсын түвшинд "роуминг"-ын тухай ярих болно.

Үүний зэрэгцээ "роуминг" эрх зүйн харилцааны хөгжил нь байгаагаараа онцлог юм их хэмжээнийсаад бэрхшээл - жишээлбэл:

• өөр операторын дэд бүтэцтэй нийцтэй байдлыг хангахын тулд операторын техник хангамж, програм хангамжийн дэд бүтцэд нэмэлт хөрөнгө оруулалт хийх хэрэгцээ;
• үйлчлүүлэгчид өөр оператор руу шилжих эрсдэлийг нэмэгдүүлж байгаа нь "роуминг" хэлбэрээр түншлэлийн бүх ашиг тусыг үл харгалзан өрсөлдөгч байх магадлалтай.

Операторуудын хооронд "роуминг"-ын гэрээ байгуулах өөр нэг хувилбар бол тэд тус бүр нь тусгай зуучлагч - роуминг төвтэй холбоо барих явдал юм. Энэ нь EDF оператор бүрийн хувьд ижил нөхцлөөр дэд бүтцийг нь нэгтгэх болно (үүний дагуу операторуудын дэд бүтцийг шууд нэгтгэснээр хүрэхтэй ижил үр дүнд хүрэх болно). Үүний зэрэгцээ цахим баримт бичгийн менежментийн операторууд үйлчлүүлэгчид өрсөлдөгч рүү шилжих эрсдэлд санаа зовох шаардлагагүй болно.

Роуминг төв нь ахисан байх төлөвтэй байна техникийн тоног төхөөрөмжболон санхүүгийн асар их боломжууд - учир нь өөр өөр операторуудыг нэгтгэх нь маш их хөрөнгө шаарддаг журам юм. Тиймээс практик дээр ийм төвүүд нь гол төлөв харилцаа холбооны салбартай шууд холбоотой хамгийн том корпорацууд болж чаддаг (учир нь юуны түрүүнд төвд энэ салбарын тусгай ур чадвар шаардлагатай болно).

Эдгээр шинж чанарууд нь Оросын холбооны зах зээл дэх Ростелекомын роуминг төвийн тэргүүлэх байр суурийг тодорхойлдог. Хамгийн том харилцаа холбооны оператор нь янз бүрийн операторуудыг нэгтгэх шаардлагатай бүх санхүүгийн чадавхи, дэд бүтэцтэй байдаг - нийтдээ 30 гаруй нь Ростелекомтой холбогдсон Оросын бусад томоохон роуминг төвүүд нь Софтехно, НИИАС юм.

Цахим баримт бичгийн менежментийн операторуудын хоорондын роуминг эрх зүйн харилцааны хүрээнд хүлээгдэж буй чиг хандлагын нэг бол "оператор" роуминг төвүүд буюу зөвхөн тодорхой операторуудын дэд бүтцийг нэгтгэх зорилгоор байгуулагдсан төвүүд гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. , гэхдээ бусад операторуудын хүсэлтээр нэгтгэх үйлчилгээ үзүүлэх зорилгоор.

ОХУ-д EDI зах зээлийн хөгжлийн онцлогийг судалж үзээд бид энэ зах зээл дэх эрх зүйн харилцааг зохицуулдаг хууль тогтоомжийн онцлогтой танилцах болно.

Аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулахад ямар зохицуулалт нөлөөлдөг вэ?

Яг юу "эргэх" талаар шийдсэний дараа цахим хэлбэрээр- Холбооны хууль, ГОСТ-д нийцсэн аливаа өгөгдөл, эсвэл цахим бус өгөгдөлтэй тохирохгүй аливаа өгөгдөл эрх зүйн шинж чанарболон хэрэглээний чиглэлээр компани нь цахим баримт бичгийн менежментийн дотоод дүрмийг нэвтрүүлдэг. Тэдгээрийг одоогийн зохицуулалтыг харгалзан боловсруулсан байх ёстой, өөрөөр хэлбэл тэдэнтэй зөрчилдөхгүй (эсвэл ийм журмын зарим заалтыг дагаж мөрдөх).

Үндсэн норматив актБайгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхдээ дагаж мөрдөх ёстой зүйл - Холбооны хууль"Мэдээллийн тухай мэдээллийн технологиболон мэдээллийг хамгаалах тухай" 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн N 149-FZ (LINK). Энэ тохиолдолд түүний заалтууд нь зөвхөн "цахим баримт бичгийн урсгал" гэсэн ойлголтыг тодорхойлох эх сурвалж төдийгүй, ялангуяа дараахь зүйлийг тодорхойлсон дүрмийг агуулсан чухал ач холбогдолтой юм. эрх зүйн байдалхоёр өөр аж ахуйн нэгжийн хооронд солилцсон цахим баримт бичиг.

Тиймээс, хэрэв баримт бичигт цахим тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурсан бол Холбооны № 149 хуулийн дагуу бизнесийн төлөөлөгчийн ердийн гарын үсгээр гарын үсэг зурсантай ижил хууль ёсны хүчинтэй гэж үзэх ёстой. аж ахуйн нэгж - хэрэв ийм гарын үсэг зурсан бол хууль, гэрээнд заасан журмаар хийгдсэн бол.

Хуулийн хувьд тоон гарын үсгийн хэрэглээг зохицуулах гол зохицуулалтын акт бол 2011 оны 4-р сарын 06-ны өдрийн 63-FZ (LINK) "Цахим гарын үсгийн тухай" хууль юм. Үүний дагуу, сайжруулсан тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурсан аливаа баримт бичгийг хууль эрх зүйн харилцааны холбогдох салбарт цаасан дээрхтэй тэнцүү гэж хүлээн зөвшөөрдөг. Үүний зэрэгцээ, 64-FZ хууль нь EDF оролцогчдод өөр гарын үсэг ашиглах талаар бие даан тохиролцох боломжийг олгодог - энгийн, энгийн сайжруулсан. Энэ нь зөвхөн хуулийн төдийгүй гэрээний хэм хэмжээг хэрэгжүүлэх явдал юм.

Цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах өөр нэг чухал зохицуулалтын акт бол 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн 152-ФЗ (LINK) "Хувийн мэдээллийн тухай" хууль юм. EDI-ийн хүрээнд боловсруулагдсан бүх төрлийн өгөгдөл нь хувийн шинж чанартай байдаггүй (хувь хүнтэй шууд болон шууд бус холбоотой) боловч тэдгээрийн нэлээд хэсэг нь байдаг. Хувийн мэдээллийн эргэлтийг хуулиар маш хатуу зохицуулдаг (харин 152-ФЗ-ийн хуулийн хэм хэмжээг хэрэглэх талаар "тохиролцоо" хийх газар бараг байдаггүй). Хувийн мэдээллийн тухай хууль тогтоомжийн гол үүрэг бол тэдгээрийн хамгаалалтыг (тэдгээрт нэвтрэх нууцлал) хангах явдал юм. Хэрэв бид тусгай хамгаалалтын шаардлагыг тогтоосон бусад төрлийн өгөгдлийн талаар ярих юм бол хувийн мэдээллээс гадна үүнд, ялангуяа:

• төрийн нууц (үүнд нэвтрэх эрхийг 1993 оны 7-р сарын 21-ний өдрийн 5485-1-р хуулиар зохицуулсан);
• худалдааны нууц (2004 оны 7-р сарын 29-ний өдрийн 98-FZ хууль).

EDI-ийн хүрээнд хэрэглэж болох улсын үндсэн стандартууд нь:

• ГОСТ R 6.30-2003 (баримт бичгийн дэлгэрэнгүй шаардлагыг тогтоодог);
• ГОСТ R 7.0.8-2013 (баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулахад ашигласан нэр томъёоны янз бүрийн тодорхойлолтыг агуулсан);
• ГОСТ ISO 15489-1-2007 (баримт бичгийн менежментийн журмыг тогтоосон);
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (цахим баримт бичгийн удирдлагын системд тавигдах шаардлагыг тогтоодог);
• ГОСТ R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (цахим баримт бичгийн урт хугацааны хадгалалтыг хангах шалгуурыг тогтоодог).

Холбооны хууль тогтоомжийг нөхдөг олон тооны албан ёсны зөвлөгөө өгөх эх сурвалжууд байдаг. Эдгээр нь норматив биш боловч хувийн болон төрийн аж ахуйн нэгжүүд цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах удирдамж болгон идэвхтэй ашигладаг. Ийм эх сурвалжид дараахь зүйлс орно.

• Төрийн тогтолцоо баримт бичгийн дэмжлэгменежмент (1988 онд ЗХУ-ын Ерөнхий архивын Зөвлөлөөс нэвтрүүлсэн);
• Стандартын жагсаалт удирдлагын баримт бичигтэдгээрийн хадгалах хугацааг харуулсан (ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаал);
• Бүх Оросын ангилагчудирдлагын баримт бичиг (ОХУ-ын Улсын Стандартын 1993 оны 12-р сарын 30-ны өдрийн 299 тоот тогтоолоор батлагдсан).

Салбарын хэмжээнд холбооны олон дүрэм журамд цахим баримт бичгийн менежменттэй холбоотой эрх зүйн харилцаатай шууд болон шууд бусаар холбоотой заалтууд байдаг гэдгийг тэмдэглэж болно. Ийм журмын жишээ:

• ОХУ-ын Сангийн яамны 2011 оны 4-р сарын 25-ны өдрийн 50н тоот тушаал (цахим нэхэмжлэх ашиглах журмыг тогтоосон);
• Иргэний хууль (энэ нь зарчмын хувьд цахим баримт бичгийг ашиглахыг заасан - үндсэндээ гэрээ байгуулах зорилгоор);
• ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хууль, ОХУ-ын Эрүүгийн хууль (цахим баримт бичгийн эргэлтийн чиглэлээр үйлдсэн гэмт хэрэгт захиргааны болон эрүүгийн шийтгэлийг тодорхойлсон заалтууд орно);
• ОХУ-ын Арбитрын байцаан шийтгэх хууль, ОХУ-ын Эрүүгийн байцаан шийтгэх хууль, ОХУ-ын Иргэний хэрэг шүүхэд хянан шийдвэрлэх тухай хууль (энэ нь цахим баримт бичгийг шүүхэд нотлох баримт болгон ашиглах журмыг тодорхойлдог);
• Татвар, гаалийн хууль (цахим тайланг ашиглах шаардлагыг тогтоох);
• 2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн 402-ФЗ тоот "Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай" хууль (цахим анхан шатны баримт бичгийг ашиглах боломж, түүнд тавигдах шаардлагыг тогтоосон);
• 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-ФЗ тоот "Архивын хэргийн тухай" хууль (архивын баримт бичиг, түүний дотор цахим баримт бичгийн тайлангийн хүрээнд ашиглагдаж буй баримт бичигтэй ажиллах журмыг тогтоосон).

Тиймээс практик дээр цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлдэг аж ахуйн нэгж нь EDI-тай шууд болон шууд бусаар холбоотой янз бүрийн зохицуулалтын хослолыг судлах шаардлагатай болдог. Мэдлэг зохицуулалтын хүрээбайгууллагын хувьд тааламжгүй хууль эрх зүйн үр дагаварт хүргэж болзошгүй зөрчил гаргах эрсдэлийг багасгах болно.

Зөрчил гаргасан тохиолдолд ямар хариуцлага тооцох вэ?

Дээр дурдсанчлан, EDI нь ерөнхийдөө хамгийн хууль эрх зүйн зохицуулалттай газар биш юм. Гэсэн хэдий ч энэ хүрээнд бүрэн зохицуулалттай эрх зүйн харилцааг хамгийн өргөн хүрээнд хийх боломжгүй, үүнд цахим баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулахад оролцогчдод хатуу шаардлага тавьдаг.

Харин EDI хэрэгжүүлсэн байгууллага яг юуг зөрчиж болох вэ? Жишээ нь, дараах:

1. Зохисгүй хадгалалтыг баталгаажуулах(мөн ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.25-д заасан шийтгэлийг хүлээн авна - LINK):

• үнэт цаас (хуулийн этгээдэд 300,000 рубль хүртэл торгууль ногдуулдаг);
• даатгалын үйл ажиллагаатай холбоотой (200,000 рубль хүртэл торгууль);
• зээлийн хоршооны үйл ажиллагаатай холбоотой (50,000 рубль хүртэл торгууль);
• бусад - хадгалах тусгай журмыг тогтоосон (байгууллагын албан тушаалтанд 500 рубль хүртэл).

Байгууллага нь 125-FZ хуулийн хэм хэмжээг үл тоомсорлосон эсвэл жишээлбэл, ОХУ-ын Соёлын яамны 558 тоот тушаалыг үл тоомсорлосон тохиолдолд эдгээр зөрчил үүсч болно (сонголтоор энэ нь баримт бичгийг хадгалах хугацаанаас өмнө хасна. хугацаа дуусна).

1. Нягтлан бодох бүртгэлд ашигласан баримт бичигтэй ажиллах дүрмийг зөрчих(мөн ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 15.11-д заасан шийтгэлийг хүлээн авах - LINK).

Анхан шатны бүртгэлийг хадгалах хугацааг тогтоосон нягтлан бодох бүртгэлийн хууль тогтоомжийн үндсэн заалтуудыг 402-FZ хуулийн 29 дүгээр зүйлд тусгасан болно. Нэмж дурдахад энэхүү зохицуулалтын акт нь ОХУ-ын Соёлын яамны 558 тоот тушаалтай холбоотой байдаг (иймээс нягтлан бодогч нь Жагсаалтын 4.1-д заасан нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хадгалах хугацааг онцгой анхаарах шаардлагатай).

1. Хувийн мэдээллийг боловсруулах журмыг зөрчих(мөн ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.11-д заасан шийтгэлийг хүлээн авах - LINK).

Энд зөрчил гаргагчид өргөн хүрээний захиргааны арга хэмжээ авч болно. Жишээ нь:

• Хувийн мэдээллийг хууль бус эсвэл буруу боловсруулсан бол 50,000 рубль хүртэл торгууль ногдуулна (одоо болон цаашид - хуулийн этгээдийн хувьд);
• 75,000 рубль хүртэл торгууль - хэрэв хүсэлт гаргаагүй бол бичгээр өгсөн зөвшөөрөлхувийн мэдээллийг боловсруулах хувь хүн;
• 30,000 рубль хүртэл торгууль - хэрэв байгууллага байгуулагдаагүй, байршуулаагүй бол нээлттэй хандалтнууцлалын бодлого.

Төрийн болон худалдааны нууцбайгууллага 5000 рублийн торгууль ногдуулахад хүргэж болзошгүй (ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.14-р зүйл - LINK). Төрийн нууцыг тодорхой нөхцөл байдалд задруулах нь Урлагийн дагуу эрүүгийн гэмт хэрэг гэж хүлээн зөвшөөрөгддөг. ОХУ-ын Эрүүгийн хуулийн 283-т гэм буруутай этгээдийн эсрэг ийм арга хэмжээ авахыг заасан байдаг.

• 4-6 сар баривчлах;
• 3 жил хүртэл хугацаагаар эрх хасах буюу хасахгүйгээр 4 жил хүртэл хугацаагаар хорих.

1. Хувийн ашиг сонирхлын үүднээс зарим баримт бичгийг нуу(мөн ОХУ-ын Эрүүгийн хуулийн 325-р зүйлд заасан шийтгэлийг хүлээн авах - LINK).

Ийм гэмт хэрэгт эрүүгийн хариуцлага хүлээлгэнэ:

• 200,000 рубль хүртэл торгууль (эсвэл буруутай этгээдийн 1.5 жил хүртэлх цалин);
• 480 цаг хүртэл албадан ажил хийх;
• 2 жил хүртэл хугацаагаар засч залруулах ажил;
• 1 жил хүртэл албадан хөдөлмөр;
• 4 сар баривчлах;
• 1 жилийн хорих ял.

1. Татварын болон нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг бэлтгэх хэрэгцээг үл тоомсорлох(мөн ОХУ-ын Татварын хуулийн 120-р зүйлд заасан шийтгэлийг хүлээн авах - LINK).

Энэ тохиолдолд нягтлан бодох бүртгэлийн ноцтой зөрчил болон татварын нягтлан бодох бүртгэл. Үүний тулд компанийг 30,000 рубль хүртэл торгох боломжтой.

EDI-г зохисгүй зохион байгуулсны төлөө хатуу шийтгэл ногдуулж байгаа хэдий ч улам олон аж ахуйн нэгж бизнесийн удирдлагын нэг буюу өөр түвшинд цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхийг эрэлхийлж байна. Ийм хүсэл эрмэлзэл нь санамсаргүй биш юм: EDI-ийг хэрэгжүүлэх нь олон давуу талтай бөгөөд бид дээр дурдсан.

Видео - цахим баримт бичгийн удирдлага, дүн шинжилгээг ашиглан гүйлгээ шүүхийн практик:

Цахим баримт бичгийн менежментийг EDMS-ийн тусламжтайгаар яг нарийн хийхээр тохиролцсоны дараа ийм хэрэгжилт практикт хэрхэн хэрэгжиж байгааг нарийвчлан авч үзье.

Байгууллагад цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог хэрхэн нэвтрүүлэх

Байгууллагад EDMS-ийг хэрэгжүүлэх нь дараахь үе шатуудад явагдана.

1. EDI системийг ашиглан шийдвэрлэх ёстой ажлуудын жагсаалтыг гаргах.

Ийм ажлуудын хүрээг тодорхойлох нийтлэг арга бол байгууллагын одоогийн баримт бичгийн урсгал дахь хамгийн тодорхой бэрхшээлийг тодорхойлох явдал юм. Жишээлбэл, эдгээр асуудлууд нь:

• баримт бичгийн статусыг хянах (хүлээн авагч үүнийг хүлээн авч, түүнтэй ажиллаж эхэлсэн эсэх нь тодорхойгүй үед);
• хайлттай шаардлагатай бичиг баримт(тэдгээрийг алдсан эсвэл олоход хүлээн зөвшөөрөгдөөгүй удаан хугацаа шаардагдах үед);
• баримт бичгийн урсгалын хурдтай.

1. Цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах тусгай хөтөлбөрийг сонгох- хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж буй EDMS нь шийдвэрлэхээр төлөвлөж буй ажлуудад үндэслэнэ.

Энэ тохиолдолд дараахь зүйлийг харгалзан үзнэ.

• тодорхой хөтөлбөрийг хэрэгжүүлэх нь эдийн засгийн хувьд хэр ашигтай байх вэ (түүнийг олж авах зардал, хүлээгдэж буй үр дүнгийн хувьд);
• Байгууллага дахь EDI-ийн төлөвлөсөн эрч хүч (ЭДИ-ийг бизнесийн үйл явцад хэр гүнзгий нэвтрүүлэх), сонгосон EDMS нь ийм эрч хүчийг хэр зэрэг хангаж чадах вэ;
• тодорхой цахим баримт бичгийн менежментийн системийг суурилуулахтай холбоотой хүлээгдэж буй зардал (жишээлбэл, компьютерийн төхөөрөмжийн шинж чанарыг сайжруулах эсвэл шинээр худалдаж авах - шаардлагатай бол ажилчдыг сургах - шаардлагатай бол).

Томоохон байгууллагуудад баримт бичгийн урсгалын одоогийн бүтцийн урьдчилсан шалгалтыг цаасан хэлбэрээр эсвэл систем бүрдүүлдэггүй EDI хэлбэрээр хийж болно (шуудангийн нэхэмжлэхийг хүлээн авч, илгээдэг хувиараа бизнес эрхлэгчтэй адил - зөвхөн). илүү өргөн хүрээнд). Ийм судалгааны гол зорилго нь байгууллагын доторх баримт бичгийн хөдөлгөөний ердийн замыг бий болгох явдал юм. Цуглуулсан мэдээллийг дараа нь богино жагсаалтад орсон цахим баримт бичгийн менежментийн системийн үйлчилгээ үзүүлэгчдэд дамжуулж, санал болгож буй бүтээгдэхүүн нь хэрэглэгчийн хэрэгцээнд хэр нийцэж байгааг үнэлэх боломжтой болно.

Сонгосон EDM програм нь үнэгүй туршилтын хувилбартай байх нь оновчтой бөгөөд үүний тусламжтайгаар та эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх "дадлага" хийх боломжтой бөгөөд хэрэв үр дүн нь тухайн аж ахуйн нэгжид тохирохгүй бол өөр бүтээгдэхүүнийг туршиж үзээрэй (демо хувилбартай нь дээр).

Хэрэв үнэ төлбөргүй хувилбар байхгүй бол (эсвэл түүний дэмждэг функц нь тодорхой асуудлыг шийдвэрлэхэд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн ажиллагааг чанарын өндөр түвшинд туршиж үзэхэд хангалтгүй) бол та ханган нийлүүлэгчтэй тохиролцож, бүрэн ханган нийлүүлэхийг оролдож болно. EDI системийн шинэчилсэн хувилбар.

1. EDMS худалдан авах, суурилуулах, ажилчдыг сургахпрактик хэрэглээний явцад.

Байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх энэ үе шат нь нэг талаас техникийн хувьд маш хэцүү байж болох юм, учир нь практик дээр EDMS түгээлтийн одоогийн онцлогийг харгалзан үзэхэд олон тооны нюансууд гарч ирж магадгүй юм. аж ахуйн нэгжийн тооцоолох дэд бүтэц. Нөгөөтэйгүүр, дүрмээр бол EDMS-ийг хэрэгжүүлэх эцсийн шат нь зохион байгуулалтын томоохон бэрхшээлийг агуулдаггүй, учир нь тэдгээрийн ихэнх нь системийн хэрэгжилтийн өмнөх үе шатанд аль хэдийн шийдэгдсэн (харгалзаж, анхааралдаа авсан).

Практик дээр аливаа байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэхэд дараахь хоёр тал оролцдог.

• аж ахуйн нэгж өөрөө (тэдгээрийн харьяа менежерүүд, хариуцлагатай мэргэжилтнүүдээр төлөөлдөг);
• EDMS системийн ханган нийлүүлэгчид (мөн тэдгээрийн түншүүд эсвэл гүйцэтгэгчид - жишээлбэл, ханган нийлүүлэгч өөрөө ямар нэг шалтгаанаар үүнийг гүйцэтгээгүй тохиолдолд үйлчлүүлэгчийн талд EDMS системийг суурилуулах үүргийг шилжүүлж болно).

EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд оролцогчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн үндсэн дээр мэдээллийн гол эх сурвалж юм ажлын даалгаварүйлчлүүлэгчээс. Энэ нь байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой түүний хэрэгцээний мөн чанарыг илчилж, үүний үр дүнд суурилуулсан функцэд тавигдах шаардлагуудын жагсаалтыг тодорхойлдог. програм хангамж. Ийм техникийн үзүүлэлтүүд нь улсын стандарттай байдаг нь анхаарал татаж байгаа бөгөөд үүнийг (олон тохиолдолд - тэр ч байтугай маш их хүсдэг) ​​үйлчлүүлэгч цахим баримт бичгийн менежментийн системийн нийлүүлэгчтэй харилцахдаа ашиглаж болно. тухай юмтухай ГОСТ 34.603-89 нь автоматжуулсан системийг нийлүүлэх техникийн үзүүлэлтэд тавигдах шаардлагыг тогтоодог - харин EDMS-ийг онцгой тохиолдол гэж үзэж болно.

Аж ахуйн нэгжийн EDI дэд бүтцийг хөгжүүлэх дараагийн алхам бол аж ахуйн нэгж хоорондын баримт бичгийн урсгалыг бий болгох явдал юм. Үүнийг практик дээр хэрхэн хийж болохыг харцгаая.

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн урсгал, яагаад хэрэгтэй вэ

Хоёр ба түүнээс дээш аж ахуйн нэгжийн оролцоотойгоор EDI-ийг хэрэгжүүлэх нь дараахь үндсэн зорилтуудыг шийдвэрлэхэд оршино.

1. Байгууллагууд хоорондын цахим баримт бичгийн урсгалыг нэвтрүүлэх асуудлыг аж ахуйн нэгж бүрээс ажлын хэсэг байгуулах.

Ерөнхийдөө энэ талаар ажлын хэсэгорсон ерөнхий менежер, ахлах хуульч, компанийн мэдээллийн технологийн чадварлаг мэргэжилтнүүд, баримт бичгийн мэргэжилтэн.

1. Корпорац хоорондын EDMS-ийг хэрэгжүүлэхээс хүлээгдэж буй үр дүнгийн цахим баримт бичгийн урсгалыг ирээдүйн талууд тодорхойлох.

Энэ үр дүн нь зөвхөн EDMS-ээр дамжуулан нэхэмжлэхийг хүлээн авах, дамжуулахтай холбоотой, эсвэл EDI асуудлуудын өргөн цар хүрээтэй (жишээлбэл, журмын онцлогийг тусгасан) зөвхөн нарийн хүрээний ажлуудыг шийдэхийг хамарч болно. талуудын оролцоотойгоор гэрээ байгуулах, эвлэрлийн актад гарын үсэг зурах, нягтлан бодох бүртгэлийн янз бүрийн баримт бичгийг хүлээн авах, дамжуулах).

1. EDI-ээр хүлээн авч, дамжуулах баримт бичгийн жагсаалтыг гаргах.

Энэ тохиолдолд техникийн боломж, хууль ёсны болон эдийн засгийн үр ашигтэдгээрийг цахим хэлбэрээр хүлээн авах, дамжуулах.

1. Корпорац хоорондын цахим баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах тусгай програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг сонгох.

1. Цахим баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулахад сонгосон програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг хэрэгжүүлэх техникийн чадварыг хангах, ажилтнуудад урьдчилсан сургалт явуулах.

Гэхдээ хамтран ажилладаг хоёр пүүс ийм хүчин чармайлт гаргах нь үнэ цэнэтэй юу? EDS нэвтрүүлэх зардал ихээхэн байж болох тул та шаардлагатай эдийн засгийн үр нөлөөг дагалдаж байх ёстой.. Корпорац хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэхээр төлөвлөхдөө дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.

1. Корпорацийн EDMS нь илүү олон компани байх тусам эдийн засгийн хувьд илүү ашигтай байдаг:

• харилцан үйлчлэлийн тогтвортой давтагдах талбарууд;
• ашигласан баримт бичгийн нэршлийн жагсаалт;
• ижил чадвартай түнш байгууллагуудын хамт олонтой харилцах ажилчид, албан тушаалууд.

1. Корпорац хоорондын EDI-г нэвтрүүлэх нь албадан байж магадгүй (хэрэв ийм хэрэгжилтийг хэрэгжүүлээгүй тохиолдолд компани их хэмжээний зардал эсвэл алдагдалтай тулгарч болзошгүй).

Тэгэхээр, хэрэв эсрэг тал оролцогч болвол цахим худалдаа, дараа нь тэрээр иж бүрэн дотоод EDI-г хэрэгжүүлэх нь гарцаагүй бөгөөд ижил төстэй дэд бүтэцтэй түншүүдтэй голчлон ажиллахыг илүүд үзэх болно. Хэрэв тэдэнд байхгүй бол тэд хамтран ажиллахаас татгалзаж магадгүй юм.

1. Корпорац хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлснээр эдийн засгийн бодит үр нөлөө нь шинжээчдийн үзэж байгаагаар ийм хэрэгжсэнээс хойш зургаан сар эсвэл нэг жилийн өмнө тохиолддоггүй.

Үр нөлөөг "хорих" шалтгаан нь зохион байгуулалтын (жишээлбэл, хариуцлагатай мэргэжилтнүүд EDI ашиглах эрхгүй бол - итгэмжлэл олгохоо мартсантай холбоотой) болон техникийн (хэзээ, хэзээ) байж болно. Жишээлбэл, нэг компани дотоод сүлжээилүү өндөр дамжуулах чадвартай сүлжээтэй эсрэг талын траффикийн эрчмийг харгалзан үзэхэд шаардагдахаас бага дамжуулах чадвартай болж байна).

1. Хэрэв хоёр тал харилцан баримт бичиг солилцох зорилгоор EDI-г хэрэгжүүлэхэд шинээр ирсэн бол интеграцчлалыг аажмаар хийх нь зүйтэй юм.

Үүний зэрэгцээ, ихэнх тохиолдолд "орлоготой" газруудын нэг болох борлуулалтын хэлтэс, үйлчилгээний хэлтэсээс эхлэхийг зөвлөж байна. Тэд хэний ч адил бичиг цаасны ажилд цаг хэмнэж, чөлөөлөгдсөн ажлын цагийг шинэ борлуулалтад ашиглах нь гарцаагүй.

1. Корпорац хоорондын EDI-г амжилттай хэрэгжүүлэх гол хүчин зүйлүүдийн нэг бол корпорациудад ашигладаг цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зарим функцийг ашиглах талаар аж ахуйн нэгж бүрийн хариуцлагатай ажилтнуудын харилцан ойлголцлыг хангах явдал юм.

Жишээлбэл, нэг компанийн ажилтан өөр байгууллага дахь хамт ажиллагсаддаа нэхэмжлэх илгээсэн бол хоёр дахь нь түүнийг хүлээн авснаа баталгаажуулахад ямар ч асуудал гарах ёсгүй. Талуудын харилцан үйлчлэл нь энэ шалгуурт нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах хамгийн сайн арга бол нэхэмжлэх хүлээн авах, илгээх нэгдсэн интерфейсийг хэрэгжүүлэх явдал юм. Хэрэв нэг тал баримт бичиг боловсруулах талаар асуулт байвал нөгөө тал нь тэдэнд хариулах боломжтой - хэдийгээр хоёр тал дэлгэцэн дээр ойролцоогоор ижил зүйлийг харах болно.

Одоо цахим баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах түгээмэл програм хангамжийн бүтээгдэхүүн, тэдгээрийн үнийг (мөн тэдгээрийг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой тооцоолсон зардлыг харгалзан үзнэ үү).

Оросын зах зээл дээр EDMS баримт бичгийн менежментийн ямар хөтөлбөрүүдийг танилцуулж байна: тэдгээрийн заримын тойм, тэдгээрийн өртөг нь

EDMS сегмент дэх шийдлүүдийн Оросын зах зээлийн өвөрмөц байдал нь тэдгээрийн хамгийн алдартай нь дүрмээр бол бэлэн "хайрцагласан" бүтээгдэхүүн эсвэл зарим алдартай платформ дээр суурилсан бүтээгдэхүүнүүд байдгаараа онцлог юм. Баруунд түгээмэл байдаг захиалгат EDMS нь Орост тийм ч их эрэлт хэрэгцээтэй байдаггүй, гэхдээ энэ нь мэдээжийн хэрэг байдаг. EDMS баримт бичгийн менежментийн програмуудын зах зээл нь өөрөө Оросын бүтээн байгуулалтуудын 90 гаруй хувийг эзэлдэг бөгөөд энэ нь гайхмаар зүйл биш юм: EDM системийн барууны нийлүүлэгч бүтээгдэхүүнээ манай улсад бий болсон баримт бичгийн менежментийн уламжлалд дасан зохицоход хэцүү байж магадгүй юм.

Хэрэв аж ахуйн нэгж байгууллага доторх цахим баримт бичгийн менежментийн иж бүрэн системийг хэрэгжүүлэх асуудлыг шийдэж байгаа бол Оросын зах зээл дээр тэргүүлэгч брэндүүдийн нэгээс гаргасан бүрэн хэмжээний тусгай бүтээгдэхүүнийг худалдаж авах талаар ярилцах болно. Эдгээр бүтээгдэхүүнүүд нь:

1. "БИЗНЕС"

Олон мэргэжилтнүүд энэ бүтээгдэхүүнийг зах зээл дээрх хамгийн ажиллагаатай, технологийн дэвшилтэт бүтээгдэхүүнүүдийн нэг гэж үздэг. Ийм шинж чанарууд нь томоохон аж ахуйн нэгжүүдээс эхлээд жижиг аж ахуйн нэгжүүд хүртэл янз бүрийн хэмжээтэй бизнес эрхлэгчдээс зохих бүтээгдэхүүний эрэлт хэрэгцээ байнга өндөр байгаагаар нотлогддог.

EDMS "BUSINESS" (LINK) нь баримт бичгийн урсгалын хамгийн нарийн ширийн зүйлийг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог платформуудын нэг юм: бараг бүх мэдээллийн эх сурвалжийн бүртгэлийг хөтөлж чаддаг. Мэргэжилтнүүдийн үзэж байгаагаар системийн сул тал нь харьцангуй төвөгтэй интерфейс юм: зарим тохиолдолд үүнийг эзэмшихэд маш их цаг зарцуулдаг (ажилчдыг ашиглахад сургах).

Видео - "DELO" EDMS-ийн боломжуудын тойм:

Лицензийн үнэ: 1 ширхэг тутамд 11-13 мянган рубль ажлын байр Oracle DBMS ашиглах үед Microsoft SQL Server ашиглах үед ойролцоогоор 7-9 мянган рубль.

2. “EDMS логик”

EDMS Logic (LINK)-ийн гол давуу талууд нь:

• цахим баримт бичиг боловсруулах объектын олон түвшний зөвшөөрлийн механизм батлагдсан байгууллагуудад цахим баримт бичгийн менежментийг хангахад маш сайн дасан зохицох чадвар;
• EDF объектуудыг зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс хамгаалах өндөр түвшний хамгаалалтыг хангах;
• хэрэглэгчийн хэрэгцээнд тулгуурлан уян хатан програм хангамжийн тохиргоо хийх олон тооны боломжууд.

Видео - EDMS Logic дээр ирж буй баримт бичгийг бүртгэх жишээ:

Хөтөлбөрийн талаархи мэргэжилтнүүдийн гомдлыг ихэвчлэн түүний интерфейсээс харж болно: үүнийг заримдаа архаик гэж нэрлэдэг.

Лицензийн зардал: 1 ажлын байранд 5-6 мянган рубль.

3. "Е1 ЕУФРАТ"

"E1 EUFRATES" (LINK) нь мөн хамгийн дэвшилтэт технологийн нэг бөгөөд үүнийг олон тооны энэхүү EDMS-ийг хөгжүүлэгчид хэрэгжүүлж байгаагаас харж болно. шинэлэг шинж чанарууд- бүх өрсөлдөгчид байдаггүй. Тэдгээрийн дотор манай хүчирхэг DBMS "Nika"-г ашиглах нь бараг доогуур биш юм. зорилтот функцууд Oracle болон Microsoft SQL. Хөтөлбөр нь хэрэглэгчдэд ээлтэй интерфэйстэй бөгөөд өгөгдөлд нэвтрэх эрхийг хязгаарлах үр дүнтэй системтэй.

Видео - E1 EUPHRATS EDMS-ийн танилцуулга:

Энэхүү EDMS-ийн талаархи мэргэжилтнүүдийн гол гомдол нь компьютерийн гүйцэтгэлд тавигдах шаардлагуудтай холбоотой юм: хуучин компьютер дээр програм "удаашрдаг".

Лицензийн зардал: 1 ажлын байранд 5-7 мянган рубль.

4. 1С: Баримт бичгийн урсгал 8

Бүтээгдэхүүн 1С: Баримт бичгийн урсгал 8 (LINK) нь бусдыг ашиглаж дассан аж ахуйн нэгжийн хувьд оновчтой байх болно. програм хангамжийн шийдлүүд 1С шугам - 1С: Enterprise платформ дээр суурилсан тул. Энэ бүтээгдэхүүн нь бүх нийтийнх юм: үүнийг янз бүрийн хэмжээтэй төрийн болон хувийн аж ахуйн нэгжүүд амжилттай ашиглаж болно. 1С шугамын хөтөлбөрүүд нь тодорхой хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хамгийн уян хатан байдлаар тохируулах боломжтой програмуудын нэг бөгөөд 1С шийдэл нь: Баримт бичгийн урсгал 8 нь үл хамаарах зүйл биш юм.

Видео - 1С-ийн ажлын танилцуулга: Баримт бичгийн урсгал:

Лицензийн зардал: 10 хэрэглэгчийн хувьд ойролцоогоор 77 мянган рубль (PROF хувилбар).

Хэрэв компани 1С: Аж ахуйн нэгжийн үндсэн програмын лицензтэй бол 1С: Баримт бичгийн урсгал 8-ийг дээр нь тохиргоо болгон барьж болно. Үүний өртөг нь PROF хувилбарын хувьд ойролцоогоор 36,000 рубль болно.

5. DIRECTUM

Энэхүү DIRECTUM шийдэл (LINK) нь ихэнх шалгуурыг хангасан функцүүдийн нэг бөгөөд энэ нь бүтээгдэхүүнийг ECM платформ гэж нэрлэх боломжийг бидэнд олгодог. Тиймээс түүний функц нь бүтэцгүй баримт бичгүүдийг үүсгэх, засварлах - текст, хүснэгт, зураг, видео, ажлын урсгалтай ажиллах зэрэг орно.

Видео - үндсэн чадваруудШУУД:

Хөтөлбөрийн талаархи мэргэжилтнүүдийн шүүмжлэлийн гол объект бол түүний нарийн төвөгтэй интерфейс юм. Бүтээгдэхүүн нь Microsoft-ын гадаад платформоос хамааралтай болохыг мөн тэмдэглэсэн.

Лицензийн үнэ: 7 мянган рубльээс. 1 ажлын байранд.

Мэдээжийн хэрэг, дээр дурдсан бүх үнэ ойролцоо байна. Практикт EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зардал нь ихэнх тохиолдолд бидний авч үзсэн програмуудын нэмэлт функцийг худалдан авах шаардлагатай байдаг тул нэлээд өндөр байж болно.

Серверийн өөрчлөлт дэх EDMS-ийн үнэ (үндсэн модулиудыг үндсэн компьютер дээр суулгасан үед). корпорацийн сүлжээ, мөн тэдгээрт хандах хандалтыг хэрэглэгчийн компьютерээр зохион байгуулдаг) нь ажлын байрны лицензээс бараг үргэлж хамаагүй өндөр байдаг.

6. EDO Kontur.Diadoc болон VLSI

Аж ахуйн нэгж цахим баримт бичгийн иж бүрэн урсгалыг нэвтрүүлэх шаардлагагүй, зөвхөн бие даасан баримт бичиг солилцох үйл явцын түвшинд л хэрэгжиж магадгүй юм. Жишээлбэл, цөөн тоогоор төлөөлдөг талуудтай харилцахдаа эвлэрлийн үндсэн журмын хувьд.

Видео - EDO Kontur.Diadoc-ийн танилцуулга:

Энэ тохиолдолд Kontur.Diadoc (LINK) эсвэл SBIS (LINK) зэрэг нийлүүлэгчдийн EDMS шийдэл нь оновчтой байх болно. Эдгээр нь хоёр аж ахуйн нэгжийн хооронд гэрээ, нэхэмжлэх, актыг "гараар" солилцох, төрийн байгууллагуудад цахим тайлан гаргахад төгс зохицсон..

Видео - EDO VLSI-ийн танилцуулга:

Ийм үүлэнд суурилсан EDMS-д нэвтрэх зардал нь захиалгад заасан баримт бичгийг хүлээн авах, илгээх үйлчилгээний тодорхой багцаас хамаарна. Ихэнх тохиолдолд үүлэн шийдлийн үндсэн функцуудыг үйлчлүүлэгчид үнэ төлбөргүй өгдөг. Мөн энгийн хямд сонголтууд байдаг: жишээлбэл, Kontur.Diadoc-ийн "Хамгийн бага" тарифаар (LINK) хэрэглэгч 100 цахим баримт бичгийг нийлүүлэгчид 900 рубльд шилжүүлж, ирж буй баримт бичгийг үнэ төлбөргүй хүлээн авах боломжтой.

Ихэнх тохиолдолд гар утасны холболттой ижил төстэй байдлаар ийм EDI системийн хэрэглэгчид ирж буй баримт бичгийг үнэ төлбөргүй хүлээн авдаг бөгөөд зөвхөн гарч буй цахим баримт бичгийг илгээхэд төлбөр төлдөг - нэг баримт бичигт дунджаар 5-8 рубль байдаг.

Үргэлжлэл

Цахим баримт бичгийн менежмент нь эрх зүйн харилцааны маш өргөн хүрээний салбар юм. Энэ нь аж ахуйн нэгжийн доторх янз бүрийн хүмүүсийн харилцан үйлчлэл, аж ахуйн нэгж хоорондын, иргэд, байгууллага, төрийн байгууллагуудын хоорондын харилцаа, төрийн байгууллагуудын хоорондын харилцаанд нөлөөлж болно.

Хамгийн энгийн нь "өвсний үндэс" бөгөөд цахим баримт бичгийн менежментийг ямар ч компьютер хэрэглэгч ашиглах боломжтой. Файл бүр нь янз бүрийн үйлдлийг гүйцэтгэх хугацааг тусгасан шинж чанаруудыг агуулдаг - энэ өгөгдлийг ашиглан та эдгээр үйлдлийн динамикийг харгалзан үзэх боломжтой (дор хаяж гараар).

Гэсэн хэдий ч цахим баримт бичгийн урсгалыг ашиглан зохион байгуулалт тусгай системүүдцахим баримт бичгийн менежмент. Шийдэж буй чиг үүрэг, даалгавраас хамааран тэдгээр нь ихээхэн ялгаатай байж болно.

Орчин үеийн хэлбэрээр EDI нь дүрмээр бол нэг буюу өөр төрлийн цахим гарын үсгээр баталгаажуулсан баримт бичгийг хүлээн авах, илгээх үйл ажиллагааг хамардаг. Аж ахуйн нэгжид EDI ашиглахыг хуулиар тогтоож болно татварын тайланНӨАТ-ын дагуу.

Видео - дижитал эдийн засгийн босгон дээрх цахим баримт бичгийн менежмент: