Хотод 

Лекцийн менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийн зохион байгуулалт, технологи. Удирдлагын бичиг баримтын дэмжлэг. Баримт бичгийн менежментийн чиглэлээрх үйл ажиллагаа

Лекц 1. Орчин үеийн технологи, албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалт. Одоогийн байдлын үнэлгээ баримт бичгийн дэмжлэгудирдлага (DOU).

"Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалт, технологи" хичээл нь "Орос дахь албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын түүх", "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх орчин үеийн зохион байгуулалт, технологи" гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

Хичээлийн зорилго нь оюутнуудад түүхийн янз бүрийн үеүдэд үндэсний албан хэрэг хөтлөлтийн тогтолцоо үүсч хөгжих онцлог шинж чанаруудын талаар ойлголт өгөх, шинжлэх ухааны үндэслэлтэй зарчимд суурилсан орчин үеийн баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах онол, практиктай танилцах явдал юм. түүнийг сайжруулах аргууд.

Хичээлийн зорилго:

    удирдлагын үйл явц дахь менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийн байр суурийг тодруулах;

    төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн тогтолцоо үүсч хөгжсөн түүхийг танилцуулах;

    Оюутнуудын дунд байгууллагын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах асуудлыг шийдвэрлэх оновчтой хандлагыг бий болгох;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын орчин үеийн стандарт бүтэцтэй оюутнуудыг танилцуулах;

Баримт бичгийн дэмжлэг нь удирдлагын технологийн үндэс юм

Оффисын ажил-баримтжуулах, албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үйл ажиллагааны салбар..

Эхэндээ энэ нэр томъёо нь аман ярианд (17-р зуунд магадгүй) гарч ирсэн бөгөөд хэргийг шийдвэрлэх (үйлдвэрлэх) үйл явцыг илэрхийлдэг: "хэрэг гаргах" - асуудлыг шийдвэрлэх. Шийдвэр гаргах явцад үр дүнг нэгтгэх, тухайлбал тохиролцоонд хүрэх шаардлага гарсан. Эрт дээр үеэс ярианы үг нь богино настай, мартагдах, дамжуулах явцад гуйвуулах, буруу ойлгогдох зэрэг шинж чанартай байдаг тул ийм зорилгоор баримт бичгийг бий болгосон. 16-р зуунд аль хэдийн. гэдэг үгийг хэрэглэж байна хэрэгзарим асуудал, асуудалтай холбоотой баримт бичгийн цуглуулга. Энэхүү үзэл баримтлалд анх удаа "үйл" гэсэн үгийг 1584 онд баримт бичигт тэмдэглэжээ.

Орчин үеийн оффисын ажилд дараахь зүйлс орно.

    баримт бичгийг (баримт бичгийг) цаг тухайд нь, зөв ​​бүрдүүлэх;

    баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах (хүлээн авах, шилжүүлэх, боловсруулах, нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, хяналт, хадгалалт, системчлэлийн, архивт бэлтгэх, устгах).

"Оффисын ажил" гэсэн нэр томъёотой зэрэгцэн энэ нэр томъёо сүүлийн хэдэн арван жилд хэрэглэгдэж байна удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг(DOW). Түүний гадаад төрх байдал нь компьютерийн системийг удирдлага, зохион байгуулалт, програм хангамжид нэвтрүүлэхтэй холбоотой юм мэдээллийн дэмжлэгкомпьютерийн программ, уран зохиолд хэрэглэгддэг нэр томъёонд ойртох. Одоогийн байдлаар "бичиг цаасны ажил" болон "баримт бичгийн менежмент" гэсэн нэр томъёо нь ижил утгатай бөгөөд ижил үйл ажиллагааг илэрхийлэхэд хэрэглэгддэг.

Баримт бичгийн удирдлагын дэмжлэг (BMS) нь байгууллагын төлөв байдлын талаарх мэдээллийг бүртгэх, дамжуулах, хадгалах, төлөв байдлыг өөрчлөх арга хэмжээг хянах зэрэг байгууллагын удирдлагын дэмжлэгийн нэг төрөл юм. DOW нь дараахь үндсэн процессуудыг агуулдаг.

    албан ёсны мэдээллийн хэрэгслээр байгууллагын үйл ажиллагааны төлөв байдлын талаархи хяналтын арга хэмжээ эсвэл мэдээллийг бүртгэх, жишээлбэл. " баримт бичиг"эсвэл "баримт бичиг боловсруулах";

    албан ёсны мэдээллээр цаг тухайд нь хангах, i.e. бичиг баримт шилжүүлэх эсвэл " баримт бичгийн урсгал";

    баримт бичгийг шуурхай, удаан хугацаагаар хадгалах, i.e. "архивын хадгалалт".

Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг гэдэг нь удирдлагын үндэслэлтэй шийдвэр гаргах, хэрэгжилтэд нь хяналт тавих үндсэн зорилго нь байгууллагын үйл ажиллагааны төлөв байдлын талаарх мэдээллийг удирдлагад хүргэх үйл ажиллагааны салбар юм.

Баримт бичиг баримт бичгийг үүсгэх, боловсруулах үйл явц юм. Төрийн стандартад баримт бичгийг "тогтсон дүрмийн дагуу янз бүрийн мэдээллийн хэрэгслээр мэдээлэл бичих" гэж тодорхойлсон.

Өнөөдөр сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагууд нь төрийн байгууллагууд болон улс орны хүн ам, иргэний нийгмийн бүтэц, бизнесийн хоорондын харилцааг үр дүнтэй удирдах хэрэгсэл, харилцааны хамгийн чухал хэрэгсэл болж байна.Бидний бодлоор үндэсний хэмжээнд шинэчлэлийн явцад сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ, технологийг нэгтгэх, стандартчилах, түүнчлэн төрийн байгууллагуудын харилцан үйлчлэлийг сайжруулахад баримтжуулах нэгдсэн зарчмуудыг бий болгох шаардлагатай байна. Баримт бичгийн дэмжлэгийн чиглэлээрх төрийн зохицуулалт нь цахим баримт бичиг, цахим харилцааны хэрэгслийг ашиглахтай холбоотой онцгой ач холбогдолтой юм. Төрийн байгууллагуудын мэдээлэл, баримт бичгийн хэмжээ нэмэгдэж байгаа нь эдгээр үйл явцыг төрөөс тогтмол хянах, удирдах шаардлагатай байгааг харуулж байна.

Дотоодын уламжлал, дэлхийн туршлага, Олон Улсын Архивын Зөвлөлийн зөвлөмжүүд нь баримт бичгийн менежментийг төрийн зохицуулалт хийх шаардлагатайг тодорхой харуулж байгаа бөгөөд тус улсын баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг үндэслэлтэй бууруулж байна.

Төрийн архивын алба нь Орос улсад удирдлагын баримт бичгийг зохион байгуулах ажилд оролцдог уламжлалтай.

Жишээлбэл, 1998 оны 12-р сарын 28-ны өдрийн 1562-р ОХУ-ын Холбооны архивын албаны тухай хамгийн сүүлийн дүрэмд дараахь үүрэг даалгавар багтсан болно: "Холбооны засгийн газрын байгууллагууд болон субъектуудын төрийн байгууллагуудтай хамтран хөгжүүлэх, сайжруулах. Оросын Холбооны Улсархив, албан хэрэг хөтлөлт, түүний дотор улсын албан хэрэг хөтлөлтийн систем, баримт бичгийн нэгдсэн систем.

Удирдлагын шинэ байгууллага - Холбооны архивын агентлаг (ОХУ-ын Засгийн газрын 2004 оны 6-р сарын 17-ны өдрийн 290 тоот тогтоолыг үзнэ үү) захиргааны шинэчлэлийн тухай шийдвэрийн дагуу баримт бичгийн менежментийн чиг үүргийг гүйцэтгээгүй. Энэ нь зөвхөн хэргийн ойролцоо нэршил, холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны заавар, түүнчлэн холбооны засгийн газрын байгууллага, тэдгээрийн харьяа байгууллагуудын үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичгийн жагсаалтыг тэдгээрийн хадгалалтын хугацааг харуулсан зохицуулах чиг үүргийг гүйцэтгэдэг. Бидний харж байгаагаар албан тасалгааны ажлыг "хөгжүүлэх" гэсэн хийсвэр даалгавар хүртэл журмаас хасагдсан. Энэ нөхцөл байдал нь улсын хэмжээнд сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудыг цаашид сайжруулах хэтийн төлөв тодорхойгүй байдлыг бий болгож байна. Үүний зэрэгцээ, бүгдэд нь хөгжингүй орнууднэг буюу өөр хэлбэрээр баримт бичгийн менежментийн чиг үүргийг холбогдох төрийн байгууллагуудад өгдөг бөгөөд энэ практик нь өөрийгөө зөвтгөдөг.

Орос улс гадаадын орнуудын туршлагыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Үнэхээр ч өнөөдөр засаг захиргааны шинэчлэлийг хэрэгжүүлсний дараа сүүлийн гурван зуунд анх удаа төрийн баримт бичгийн удирдлагын чиг үүрэг (DOM) төрийн хараа хяналтаас гарчээ. Архивын байгууллага нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааг зохицуулах, хянах, хянах чиг үүргийг гүйцэтгэх боломжгүй. Энэ ажлыг өөр төрийн байгууллагад даатгаж байгаагүй. Мэдээжийн хэрэг, энэ байдал нь тус улсын сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын байдалд сөргөөр нөлөөлнө.

Одоогийн нөхцөлд сүүлийн жилүүдэд боловсруулагдсан "Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах тухай" холбооны хуулийн төслийн чухал ажил саад болж байна. Засгийн газрын бүтцийн шинэчлэл нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын хуримтлуулсан зохицуулалт, хууль эрх зүй, арга зүйн баазыг өргөн хүрээнд дахин боловсруулах шаардлагатай байна.

Ялангуяа "Цахим Орос (2002-2010)" холбооны зорилтот хөтөлбөрийн хүрээнд хийгдэж буй ажлыг харгалзан муж, муж, салбар хоорондын удирдлагын түвшинд мөрдөгдөж буй баримт бичгийн дэмжлэгийн стандартыг шинэчлэх шаардлагатай байна. мэдээлэл солилцох чиглэлээр олон улсын гэрээ, стандарт. Үүний зэрэгцээ баримт бичгийн урсгалын хэмжээ хяналтгүй өсөлтийг зогсоох шаардлагатай байна.

Төрийн байгууллагуудын үйл ажиллагаанд бий болсон баримт бичгийн хэмжээ жилд ойролцоогоор 250 тэрбум хуудас баримт бичиг байдаг. Үүний зэрэгцээ, төхөөрөмжийн санамсаргүй шалгалт засгийн газрын хяналтанд байдагЖил бүр баримт бичгийн хэмжээ 8-15% -иар нэмэгдэж байгаа нь тогтоогдсон.

Төрийн байгууллагуудын компьютержуулалтын түвшин нэмэгдсэн нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын төлөв байдалд нөлөөлж буй нэмэлт хүчин зүйл юм.

Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах шууд зардлын үнэлгээ нь төрийн байгууллагуудын нутаг дэвсгэр, түвшнээс хамааран ихээхэн хэмжээний хэлбэлзэлтэй байгааг харуулж байна.

Баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах зардал нь нэг баримт бичигт дунджаар 50 орчим рубль байдаг. Үүнтэй холбогдуулан баримт бичгийн төрлийг нэгтгэх, стандартчилах замаар 10% -иар бууруулах нь баримт бичиг боловсруулах, боловсруулах зардлыг бууруулж эдийн засгийн шууд үр дүнд хүрэх боломжийг бидэнд олгоно. Хадгаламж нь ойролцоогоор 12.5 тэрбум рубль юм.

Төрийн байгууллагуудын чиг үүрэг, тэдгээрийн баримт бичгийг бүрдүүлэх журмыг зохицуулах нь баримт бичгийг боловсруулах, боловсруулахад зарцуулсан цагийг (дунджаар 15-20 минутаас 3-4 минут хүртэл) бууруулж, 40-50% хэмнэх боломжийг олгодог. баримт бичгийн үйл явцад зарцуулсан нийт хугацаа. Энэ нь эргээд дор хаяж 2.5-3.0 тэрбум рублийн эдийн засгийн шууд үр нөлөөг авах боломжтой болно.

Одоогийн байдлаар Оросын эдийн засаг түүхий эдийн эдийн засгаас шинжлэх ухаан, техникийн дээд амжилт, улс орны оюуны чадавхийг ашигладаг өндөр технологи, мэдлэг шаардсан бүтээгдэхүүний үйлдвэрлэлийг өргөжүүлэх чиглэлд шилжиж байна. ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн дэргэдэх Аюулгүйн Зөвлөлийн өмнө нь гаргасан шийдвэрийн дагуу дотоодын бүтээгдэхүүн, ялангуяа гадаад зах зээлд өрсөлдөх чадварыг хангахад гол анхаарлаа хандуулах ёстой. Энэ нь 2002 оны 12-р сарын 27-ны өдрийн 184-ФЗ-ийн "Техникийн зохицуулалтын тухай" Холбооны хуульд заасан олон улсын стандартад нийцсэн амьдралын мөчлөгийн бүх үе шатанд бүтээгдэхүүний баримт бичиг, мэдээллийн дэмжлэгийг шаарддаг.

Комисс дээр мэдээллийн нууцлал 2003 оны 3-р сард ОХУ-ын Аюулгүй байдлын зөвлөл цахим баримт бичгийн менежментийн асуудалд анхаарлаа хандуулж, энэ чиглэлээр хууль эрх зүйн актуудыг бий болгох шаардлагатай гэж шийдвэрлэсэн.

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын харьяалал харгалзахгүйгээр төрийн байгууллагын нэгдсэн дүрэм, арга барилыг бий болгох;

    хэлтэс хоорондын баримт бичгийн эргэлтийн дүрэм, журам, баримт бичиг бүрдүүлэх үйл явц, баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг дагаж мөрдөхөд хяналт, хяналт;

    баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх чиглэлээр шинжлэх ухаан, арга зүйн ажил, удирдлагын байгууллагуудад баримт бичигтэй ажиллах хамгийн оновчтой аргыг нэвтрүүлэх. төрийн байгууллагууд;

    төрийн байгууллагын удирдлагын асуудлыг шийдвэрлэх жишиг журмыг төвлөрсөн боловсруулах;

    төрийн байгууллагад баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах, баримт бичгийн санг мэдээлэл болгон бүрдүүлэх зохион байгуулалтын нөөц, баримт бичгийг хадгалах хугацааг тогтоох, түүнчлэн удирдах байгууллага, байгууллагын баримт бичигтэй танилцах тухай хуулиар тогтоосон заалтыг дагаж мөрдөх;

    эрх бүхий байгууллага, төрийн байгууллагын цахим баримт бичгийн харилцаанд ашигладаг программ хангамж, мэдээллийн бусад хэрэгслийг шалгах;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтэн бэлтгэх, мэргэжил дээшлүүлэх.

Баримт бичгийн менежментийн үндэс болсон эдгээр зорилтуудыг хэрэгжүүлэх нь ОХУ-ын нийгэм, эдийн засгийн салбарын чанар, мэргэжлийн түвшинг дээшлүүлж, удирдлагын аппаратын үйл ажиллагааг сайжруулснаар нийт 13.75-ын эдийн засгийн шууд үр нөлөөг авах болно. 14.25 тэрбум рубль. Мөн шууд нөлөөнөөс хамаагүй илүү үр нөлөө нь үндэсний нийт бүтээгдэхүүний өсөлт, Оросын үйлдвэрлэгчдийн өрсөлдөх чадварт тусгагдсан шууд бус эдийн засгийн үр нөлөө юм.

Мэдээж дээрх асуудлуудыг шийдвэрлэхийн тулд төрийн тусгай байгууллага төвшинд хэрэгтэй холбооны үйлчилгээ. Эдгээр зорилгод зохих эрх мэдэл бүхий архивын удирдлагын байгууллага хамгийн тохиромжтой.

Өнөөдөр албан тасалгааны ажил гэдэг нь баримт бичгийг бүрдүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах зохион байгуулалтыг хангах "үйл ажиллагааны салбар" гэж стандартаар тодорхойлогддог "2, өөрөөр хэлбэл баримт бичгийг үүсгэхээс эхлээд устгах, архивт хадгалах хүртэлх бүх үйл явц".

Энэ нэр томъёо нь аман ярианд анх гарч ирдэг (17-р зууны үед байж магадгүй) бөгөөд өөрөө шийдвэр гаргах үйл явц (хэргийг хянан шийдвэрлэх - "асуудал гаргах" (асуудлыг шийдвэрлэх) гэсэн утгатай. Аливаа асуудлыг шийдвэрлэх явцад баримт бичгүүдийг нэгтгэх зорилгоор үүссэн. хүрсэн тохиролцоо, гаргасан шийдвэр (ярисан үг нь 16-р зуунд мартагдах, дамжуулах явцад гажуудсан, буруугаар ойлгогдох магадлалтай тул "зарим зүйл, асуудалтай холбоотой баримт бичгийн цуглуулга" гэж хэрэглэж байсан. ” 3. Энэхүү ойлголтод анх удаа “дело” гэдэг үгийг 1584 онд баримт бичигт тэмдэглэсэн байдаг.

"Оффисын ажил" гэсэн нэр томъёотой зэрэгцэн сүүлийн хэдэн арван жилд "удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг" гэсэн нэр томъёог ашиглах болсон. Энэ нэр томъёоны дүр төрх нь компьютерийн системийг нэвтрүүлэхтэй холбоотой юм Вудирдлага, тэдгээрийн зохион байгуулалт, хөтөлбөр, мэдээлэл заалт.Компьютерийн программууд болон оффисын ажлын чиглэлээр уран зохиолд хэрэглэгддэг нэр томъёонд ойртохын тулд "баримт бичгийн дэмжлэгийн удирдлага" гэсэн нэр томъёог ижил төстэй байдлаар ашиглаж эхэлсэн бөгөөд энэ нь үндсэндээ "оффисын ажил" гэсэн нэр томъёотой ижил утгатай юм. Жишээлбэл, стандарт баримт бичгийн гарчигт "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх төрийн тогтолцоо", "ОХУ-ын яам, агентлагийн албан тасалгааны ажлын стандарт заавар".

Удирдлагын мэдээлэл, баримтжуулалтын дэмжлэг болох өнөөгийн өргөн хүрээний нэр томъёо нь баримт бичиг, мэдээллийн үйлчилгээтэй уламжлалт ажил хийхээс гадна мэдээллийн сан үүсгэх, засвар үйлчилгээ хийх, ажиллахыг агуулдаг.

Баримт бичгийг бий болгох үйл явц, тэдэнтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах нь тусгай хууль тогтоомж, зохицуулалтын болон норматив арга зүйн актуудаар үргэлж зохицуулагддаг. Хувьсгалын өмнөх үед оффисын ажлын зохион байгуулалтыг тодорхойлсон хамгийн том хууль тогтоомж бол 1720 оны 2-р сарын 28-нд Петр I-ийн баталсан "Ерөнхий журам" 4, 1775 онд II Екатерина "Аймгийн захиргааны байгууллага". 1811 онд "Яамдын ерөнхий байгуулалт". Эдгээр актууд нь өнөөдөр хүчин төгөлдөр байгаа баримт бичигтэй ажиллах үндсэн зарчмуудыг (жишээлбэл, баримт бичгийг заавал бүртгэх, бүртгэх, хянах, файл бүрдүүлэх, байгууллагын архив үүсгэх гэх мэт) тогтоосон болно.

Албан тасалгааны ажлын зохицуулалт, арга зүйн актууд:

Төрийн баримт бичгийн дэмжлэгийн системийг удирддагбас би.Үндсэн заалтууд. Баримт бичиг, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээнд тавигдах ерөнхий шаардлага. - М.,1991.

Одоогийн байдлаар холбооны зорилтот хөтөлбөрийн дагуу Улсын төсвийн боловсролын байгууллагын шинэ хэвлэл - байгууллагад баримт бичигтэй ажиллах үндсэн дүрмийг тодорхойлсон заалтуудын тогтолцоог боловсруулах ажил дуусч байна. Энэхүү систем нь арилжааны бүтцэд ч чиглэгддэг. Энэ нь норматив, арга зүйн гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Норматив хэсэгт, өнөөдөр байгаа баримт бичгийн нэгэн адил үндсэн үүрэг, чиг үүрэг, байгууллага дахь баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний үйл ажиллагааны эрх зүйн зохицуулалт, түүний ойролцоо бүтцийг тодорхойлсон; баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах журам; тэдэнтэй ажиллах бүх үе шатууд: хүргэх, дамжуулах, боловсруулах, нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, гүйцэтгэлийн хяналт, мэдээлэл, лавлагааны ажил, баримт бичгийг шуурхай хадгалах, баримт бичиг, мэдээлэл хайх; мэдээлэл хайх системийг хамгаалах; архивт баримт бичгийг бэлтгэх; баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалт хийх журам; баримт бичиг хадгалах зохион байгуулалт.

Гол ялгаа шинэ системЭнэ нь орчин үеийн текст засварлагч, автоматжуулсан баримт бичгийн урсгал (үүнд имэйл), мэдээллийн сан, баримт бичгийн автоматжуулсан хадгалалт, ашиглалт (хэргийн автомат нэршил, хэргийн тооллого гэх мэт) 9.

ОХУ-ын холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны ажлын загвар заавар. - М., .2005.

Зааврын шинэ хэвлэл. Үүнд баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах ерөнхий журам, түүнчлэн тодорхой төрлийн баримт бичгийг бэлтгэх онцлог: тушаал, заавар, заавар, протокол зэрэг орно. Энэ нь баримт бичгийг бүртгэх, лавлагааны ажилд зориулсан хайлтын системийг бий болгох, баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих, файлын нэр томъёо бүрдүүлэх, ажиллах журам, файл бүрдүүлэх, баримт бичгийн үнэ цэнийн шинжилгээ хийх, файл бүртгэх, бараа материал бүрдүүлэх, файлуудыг шуурхай хадгалах, архивын санд шилжүүлэх. Хавсралтад хэргийн нэр томъёоны маягт, устгах баримт бичгийг хуваарилах тухай акт, бараа материал гэх мэтийг оруулсан болно. Зааврын агуулгын товч жагсаалтаас харахад албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах бараг бүх асуудлыг тусгасан болно. Хэдийгээр энэ нь үндсэндээ яам, газруудад зориулагдсан боловч өмчийн аль ч хэлбэрийн байгууллагын оффисын менежментийн үйлчилгээнүүд үүнийг ашиглаж, өөрсдөдөө хэрэгтэй олон зүйлийг олж авах боломжтой. Үүнийг тодорхой байгууллагын оффисын менежментийн зааварчилгааг боловсруулахад үндэс болгон ашиглаж болно.

Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрэм. - М., 1988.

Дүрмүүдийг ойролцоогоор хоёр хэсэгт хувааж болно. Эхний (2-4-р хэсэг) нь бичиг хэргийн асуудлыг нарийвчлан авч үздэг.

    хэргийн жагсаалтад тавигдах шаардлага, тэдгээрийн төрөл, тэдгээрийг бэлтгэх, бөглөх, засварлах журам;

    оффисын ажилд хэрэг үүсгэх журам;

    оффисын ажилд баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах зохион байгуулалт, журам;

    устгах баримт бичгийг сонгох журам; 4 файлыг архивт шилжүүлэхээр бэлтгэх: файлыг бүртгэх (дугаарлах, бөглөх, хавтасны нэмэлт загвар гэх мэт), бараа материал бүрдүүлэх, архивт шилжүүлэх.

Дүрмийн өөр нэг хэсэг (5-14-р хэсэг) нь архивт байгаа баримт бичигтэй ажиллах талаар нарийвчлан тусгасан болно.

Баримт бичгийг улсын хадгалалтад өгдөггүй, харин гэртээ хадгалдаг арилжааны байгууллагуудын хувьд дүрэм журам нь архиваа зохион байгуулахад зайлшгүй туслах болно.

Хадгалах хугацааг харуулсан баримт бичгийн жагсаалт (Ердийн><ми ведомственный) 10 .

    Төрийн байгууллагад иргэдийн санал, өргөдөл, гомдлын бүртгэл хөтлөх үлгэрчилсэн журам, муэссисэлэр, муэссисэлэр вэ тэшкилатлар.

Энэхүү акт нь энэ ангиллын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үндсэн заалтуудыг тодорхойлсон: бүртгэлийн онцлог, гүйцэтгэх эцсийн хугацаа, лавлагааны файл хөтлөх, файл үүсгэх, файл хадгалах хугацаа, програмын аналитик мэдээллийг хадгалах. Журамд заасан аргачлалыг хувь хүний ​​аливаа баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад ашиглаж болно.

Лекц 2. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохион байгуулалт. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний үүрэг, чиг үүрэг.

    Баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалтын хэлбэрүүд (бичиг хэргийн ажил).

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ: байгууллагын бүтэц дэх зорилго, байр суурь

    Удирдлагын янз бүрийн түвшний байгууллагуудад сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээний ердийн бүтэц.

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнуудын чиг үүрэг

    Ажилчдын хөдөлмөрийн норм

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнуудын албан ёсны болон тоон бүрэлдэхүүн.

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааны зохицуулалт.

1. Баримт бичгийн дэмжлэг нь удирдлагын чиг үүргийн хувьд зохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэр, үйл ажиллагааны мөн чанар, агуулга, ур чадвар болон бусад хүчин зүйлээс үл хамааран аливаа байгууллагад байдаг. ГОСТ R 51141-98-д заасан тодорхойлолтын дагуу менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг нь албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах баримтжуулалт, зохион байгуулалтыг баталгаажуулдаг үйл ажиллагааны салбар юм.

Баримт бичиг нь удирдлагын тогтолцоонд удирдлага болон бусад мэдээллийг бүртгэх, дамжуулах гол арга зам бөгөөд гаргасан шийдвэрийн чанар, улмаар байгууллагын үйл ажиллагааны үр нөлөө нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хэр үр дүнтэй зохион байгуулахаас ихээхэн хамаардаг. Тийм ч учраас аливаа байгууллагад оффисын удирдлагын үйлчилгээний үйл ажиллагааг зохион байгуулахад онцгой анхаарал хандуулж, баримт бичигтэй ажиллах хамгийн оновчтой зохицуулалтад хүрэх нь нэн чухал юм.

Үүний тулд юуны өмнө байгууллагын түвшинд дараах асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байна.

    Албан тасалгааны ажлын оновчтой зохион байгуулалтын хэлбэрийг сонгох;

    Албан тасалгааны удирдлагын үйлчилгээний зохион байгуулалт, чиг үүргийн бүтцийг боловсруулах, түүний тодорхой нэрийг сонгох;

    Тамгын газрын удирдлагын албаны бие даасан бүтцийн нэгж, ажилтны хооронд чиг үүрэг, үүрэг, эрх, хариуцлагыг хязгаарлаж, холбогдох зохион байгуулалт, эрх зүйн баримт бичигт нэгтгэх;

    Оффисын ажилчдын хөдөлмөрийн стандарт;

    Тамгын газрын удирдлагын үйлчилгээний тоо, албан ёсны бүрэлдэхүүнийг тогтоох;

    Баримт бичигтэй ажиллах оновчтой технологийг сонгож, оффисын удирдлагын зааварт нэгтгэх;

    Ажлын байрыг оновчтой зохион байгуулах, ажиллах таатай нөхцлийг бүрдүүлэх;

    Ажилчдын мэргэшил, бичиг баримттай ажиллах соёлыг дээшлүүлэх.

Эхний асуулт - оффисын ажлын зохион байгуулалтын оновчтой хэлбэрийг сонгох нь оффисын ажлын үйлчилгээг зохион байгуулах эхний шатанд шийдэгддэг. Энэ асуудлыг авч үзэхдээ төвлөрсөн, төвлөрсөн бус, холимог гэсэн оффисын ажлын зохион байгуулалтын гурван үндсэн хэлбэр байсаар ирсэнээс үзэх хэрэгтэй.

Төвлөрсөн хэлбэр нь баримт бичиг боловсруулах бүх үйл ажиллагааг (баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэхээс эхлээд баримт илгээх, файл үүсгэх, хадгалах хүртэл) нэг нэгж болох оффисын удирдлагын үйлчилгээнд багтаадаг.

Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах төвлөрсөн бус хэлбэр нь бүтцийн нэгж бүрт бие даасан оффисын ажлын үйлчилгээг бий болгох явдал бөгөөд одоогоор маш ховор хэрэглэгддэг. Албан тасалгааны ажлын төвлөрсөн бус хэлбэрийг зөвхөн газарзүйн хувьд тархай бутархай байгууллагууд, түүнчлэн тодорхой баримт бичигтэй ажилладаг бие даасан хэлтэсүүдэд ашигладаг.

нээлттэй бүртгэлээс тусгаарлах шаардлагатай хандалтын хязгаарлагдмал баримт бичигтэй.

Албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын холимог хэлбэр нь оффисын ажлын зарим үйл ажиллагааг оффисын ажлын үйлчилгээнд, бусад нь хэлтэст гүйцэтгэхийг хамардаг. Дүрмээр бол оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь баримт бичгийг хүлээн авах, илгээх, бүртгэх, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах, баримт бичгийг бүрдүүлэх, гүйцэтгэх, системчлэх, файл бүрдүүлэх, хадгалах ажлыг хариуцдаг. бүтцийн хэлтэст явагддаг. Нэмж дурдахад, оффисын ажлын холимог хэлбэрийн хувьд ижил технологийн үйл ажиллагааг (жишээлбэл, ирж буй болон гарч буй баримт бичгийг бүртгэх) баримт бичгийн ангиллаас хамааран оффисын ажлын үйлчилгээ болон бүтцийн хэлтэст хийж болно. Удирдлагад хандсан баримт бичгийг оффисын удирдлагын үйлчилгээнд бүртгэж, холбогдох хэлтэс дэх бүтцийн нэгжид ханддаг.

Ихэнх байгууллагууд оффисын зохион байгуулалтын холимог хэлбэрийг ашигладаг бөгөөд төвлөрсөн хэлбэр нь бага байдаг ч мэдээжийн хэрэг сүүлийнх нь хэд хэдэн давуу талтай байдаг. Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах төвлөрсөн хэлбэр нь баримт бичгийг боловсруулах бүх техникийн үйл ажиллагааг нэг хэлтэст төвлөрүүлж, баримт бичигтэй бүтээлч ажлыг бусад бүтцийн нэгжид үлдээх нь тухайн байгууллагад хүлээн авсан, үүсгэсэн бүх баримт бичгийн нэгдсэн мэдээллийн санг бүрдүүлэх боломжийг олгодог , ингэснээр илүү найдвартай хайлтын баримт бичиг, үүний дагуу баримт бичгийн лавлагааны ажлыг хангах. Төвлөрсөн хэлбэр нь бүтцийн нэгжүүдийг гүйцэтгэсэн баримт бичгийг файл болгон боловсруулах, хадгалах хэрэгцээ шаардлагаас чөлөөлдөг, учир нь энэ ажлыг оффисын удирдлагын үйлчилгээ гүйцэтгэдэг. Түүнчлэн, төвлөрсөн хэлбэр нь албан тасалгааны үйл ажиллагаатай холбоотой баримт бичиг боловсруулах үйл ажиллагааг гүйцэтгэхэд албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, компьютерийн тоног төхөөрөмжийг илүү үр ашигтай, иж бүрэн ашиглах боломжийг олгодог.

Мэдээжийн хэрэг, төвлөрсөн хэлбэрийн хувьд оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь холимог хэлбэрээс хамаагүй их хэмжээний ажил гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ нь мэдээжийн хэрэг илүү олон ажилчдыг шаарддаг бөгөөд бүх хэргийг оффисын удирдлагад боловсруулж, эмхэтгэж, хадгалдаг. үйлчилгээ, үүний дагуу байгууллагын одоогийн архивыг баримт бичиг боловсруулах, бүрдүүлэх, хадгалах зориулалттай оффисын олон тооны тусгай байрууд. Үүний зэрэгцээ орчин үеийн компьютер, ялангуяа сүлжээ, баримт бичиг боловсруулах технологийг нэвтрүүлэх нь байгууллагын баримт бичгийн нэгдсэн мэдээллийн сан, холимог хэлбэрээр албан тасалгааны ажлыг бий болгох боломжийг олгодог гэдгийг санах нь зүйтэй.

Албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын сонгосон хэлбэр нь оффисын ажлын зааварт тусгагдсан баримт бичигтэй ажиллах технологийг ихээхэн тодорхойлдог.

2. Олон байгууллагуудын удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах нь компьютерийн технологид суурилсан орчин үеийн нөхцөлд оффисын удирдлагын үйлчилгээний чиг үүрэг нь зөвхөн байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, баримт бичгийг бүртгэх, тэдгээрийн гүйцэтгэлд хяналт тавих зэргээр хязгаарлагдахгүй гэдгийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй. болон баримт бичгийг хадгалах. Бүртгэлийн менежментийн үйлчилгээ нь баримт бичигтэй ажиллах автоматжуулсан мэдээллийн технологийг хөгжүүлэх, мэдээлэлд нэвтрэх, мэдээллийг хамгаалах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулахад үүрэг даалгавар өгөхөд шууд оролцдог.

Албан тасалгааны ажил үйлчилгээ - бизнесийн удирдлага, оффис, ерөнхий хэлтэс, нарийн бичгийн дарга нарын газар, албан тасалгааны алба нь удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах чиг үүргийг гүйцэтгэдэг байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн (цаашид байгууллага гэх) бие даасан бүтцийн нэгж юм. DOU) болон байгууллагын даргад шууд захирагдана. Оффисын удирдлагын үйлчилгээний тодорхой нэрийг байгууллагын төрөл, түүний зохион байгуулалтын бүтэц, удирдлагын шатлал дахь байр суурь, үйл ажиллагааны хэмжээ болон бусад онцлогоос хамааран сонгоно. Жижиг байгууллагуудад оффисын удирдлагын үйлчилгээний чиг үүргийг ихэвчлэн нэг нарийн бичгийн дарга гүйцэтгэдэг.

3. Оффисын удирдлагын үйлчилгээний тодорхой нэрийг сонгох нь тухайн үйлчилгээний зохион байгуулалт, чиг үүргийн бүтцийг хөгжүүлэхтэй зэрэгцэн явагддаг. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн улсын систем (GSDMOU) нь үйлчилгээний хамгийн тохиромжтой нэр, түүний бүтцийг сонгох боломжийг олгодог зөвлөмжийг агуулдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ нь байгууллагын статус, зорилго, зорилт, бүтцийн нэгж, албан тушаалтны тоо зэргээс шалтгаалан зохион байгуулалтын хэлбэр, бүтэц, албан ёсны бүрэлдэхүүний өөр өөр нэртэй байдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын хувьд байгууллагууд дараахь зүйлийг бий болгодог.

    бизнесийн удирдлага;

    оффис;

    Нийтлэг хэлтэс;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ эсвэл сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын хэлтэс.

Холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудад (яам, хэлтэс) ​​энэ нь дүрмээр бол нарийн төвөгтэй бүтэцтэй бизнесийн менежмент юм. Үүнд: Ажлын алба, сайдын дэргэдэх мэргэжлийн хяналтын газар, Удирдах зөвлөлийн ажлын алба, ажлын алба.

Нарийн бичгийн дарга нарын газар сайдын хүлээн авах газар, сайдын ажлын алба, хүлээн авах газар, дэд сайдын ажлын албадаас бүрдэнэ. Ажлын алба нь тайлангийн баримт бичгийг бэлтгэж, удирдлагын хүлээн авсан баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулдаг.

Сайдын дэргэдэх мэргэжлийн хяналтын газар төрийн баримт бичиг, төрийн байгууллагын захиргааны баримт бичиг, сайдын тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавьдаг.

Нарийн бичгийн дарга нарын газар Удирдах зөвлөл нь ТУЗ-ийн хуралдааны техникийн болон баримт бичгийн дэмжлэгийг хариуцдаг.

Оффис бүтцийн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

Үүнд: экспедиц, засгийн газрын захидал харилцааны товчоо, баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн товчоо, хяналтын бүлэг, бичгийн товчоо эсвэл компьютерийн баримт боловсруулах төв, хуулбарлах товчоо, телетайп, төв архив.

Төрөл бүрийн аж ахуйн нэгжүүдэд - төрийн, төрийн бус, эрдэм шинжилгээ, зураг төсөл, инженерчлэл, дээд боловсролын байгууллагуудад баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх хэлтэс эсвэл оффис байгуулагдсан. Тэд бүтцийн хэлтэстэй (салбар, бүлэг) байж болно, эсвэл тодорхой ажлын чиглэлийн удирдлагыг тодорхой гүйцэтгэгчид (гүйцэтгэгчид) даатгаж болно.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын оффис, хэлтэст баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, хяналт, сайжруулалт, баримт бичигтэй ажиллах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх, иргэдийн өргөдөл хүсэлтийг хянан шийдвэрлэх чиглэлээр хэлтэсүүд байгуулагдсан. Үүнд нарийн бичгийн дарга нарын газар, экспедиц, бичгийн товчоо, хуулбарлах товчоо, архив багтаж болно.

Төрийн болон нутгийн өөрөө удирдах ёсны гүйцэтгэх байгууллагуудад ерөнхий хэлтэс байгуулагддаг. Ерөнхий газрын бүтцэд Тамгын газрын нэгэн адил хэлтсүүд орно. Гэсэн хэдий ч түүний бүтэц нь протоколын хэлтэс, захидлын бүлэг, хүлээн авах хэсэг гэх мэт нэгжүүдийг агуулсан байх ёстой. Протоколын хэлтэс нь удирдлагын нэрийн өмнөөс баримт бичгийн төслийг боловсруулж, бүтцийн хэлтэст бэлтгэсэн баримт бичигт дүн шинжилгээ хийж, ажилтнууд нь удирдах байгууллагын хурлыг бэлтгэдэг. Бүлэг (товчоо, хэлтэс) ​​нь иргэдийн санал хүсэлттэй ажилладаг. Хүлээн авах газар санал, мэдэгдэл, хувийн гомдол гаргасан иргэдийг хүлээн авдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээний бүтцэд баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, аргыг сайжруулах чиглэлээр ажилладаг нэгжийг оруулсан нь эерэг баримт гэж үзэх ёстой. Энэ хэлтсийг баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх хэлтэс эсвэл баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах бүлэг (салбар, товчоо) гэж нэрлэж болно.

Ажлын алба нь оффис болон ерөнхий хэлтэст (сургуулийн өмнөх боловсролын газар), түүнчлэн байгууллагын удирдагчдын бүх нарийн бичгийн дарга нарыг багтаасан бие даасан хэлтэс байгуулж болно.

Нэрнээс үл хамааран энэхүү үйлчилгээг бий болгох үндсэн нөхцөл нь дараахь зүйлийг хатуу дагаж мөрдөх ёстой: "Байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг бие даасан бүтцийн нэгж хэлбэрээр ажилладаг тусгай алба гүйцэтгэдэг. , байгууллагын даргад шууд захирагдана."

яамд, газруудад - бизнесийн удирдлага.Хэрэг эрхлэх газар нь дүрмээр: ажлын алба (хүлээн авах газар, сайдын ажлын алба, дэд сайд нарын хэрэг эрхлэх газар, зөвлөлийн ажлын алба, протоколын товчоо), сайдын дэргэдэх хяналт (хэлтсийн дарга), ажлын алба (товчоо) орно. засгийн газрын захидал харилцаа, нягтлан бодох бүртгэлийн товчоо, экспедиц, бичгийн товчоо, хуулбар, хэвлэх товчоо, телетайп гэх мэт), захидал (гомдлын хэлтэс), баримт бичигтэй ажиллах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх хэлтэс, төв архив);

Аж ахуйн нэгж (холбоо), эрдэм шинжилгээ, зураг төсөл, инженерийн байгууллага, компьютерийн төвүүд, дээд боловсролын байгууллагууд болон бусад байгууллагуудад - баримт бичгийн дэмжлэгийн удирдлага эсвэл оффисын асуудал.Тэдний дотор нэгдэл,Дүрмээр бол эдгээрт: баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн хэлтэс, гүйцэтгэлд хяналт тавих, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх, иргэдийн өргөдөл, хүсэлтийг хэлэлцэх, нарийн бичгийн дарга нарын газар, экспедиц, бичгийн товчоо, хуулбарлах товчоо, архив;

Гүйцэтгэх засаглал (захиргаа, хотын захирагчийн алба, муж гэх мэт) болон төрийн байгууллагын удирдлагын аппаратад - Нийтлэг хэлтэс.Ерөнхий хэлтэст: Ажлын алба, ажлын алба, хяналтын хэсэг, протоколын бүлэг, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах бүлэг, захидал (гомдол) бүлэг, бичгийн товчоо, хуулбарлах товчоо, архив;

Бүтэцэндээ оффисын удирдлагын үйлчилгээ байхгүй байгууллагуудад чиг үүргийг нь se-ээр гүйцэтгэдэг менежерийн нарийн бичгийн дарга,бүтцийн хэлтэст - хэлтсийн нарийн бичгийн даргаэсвэл тусгайлан томилогдсон бусад этгээд.

4. Оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь хоёр үндсэн багц ажлыг шийддэг.

Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах нэгдсэн журмыг хангах;

Баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, аргыг сайжруулах.

Оффисын удирдлагын үйлчилгээний өмнө тулгарч буй үүрэг даалгавар нь түүний чиг үүргийг тодорхойлдог. Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах нэгдсэн журмыг хангахын тулд дараахь чиг үүргийг гүйцэтгэнэ.

    компанийн хэлбэрийг боловсруулах, дизайн хийх, тэдгээрийн үйлдвэрлэлийг хангах;

    баримт бичгийг бүрдүүлэх, хуулбарлах, хуулбарлах ажлыг хангах;

    баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх чанар, баримт бичгийг батлах, баталгаажуулах тогтоосон журмыг дагаж мөрдөх байдалд хяналт тавих.

Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах ажлыг дараахь чиг үүргийг гүйцэтгэх замаар шийдвэрлэнэ.

    баримт бичгийг дамжуулах нэгдсэн журмыг тогтоох (байгууллагын баримт бичгийн урсгал);

    Ирж буй болон гарч буй баримт бичгийн боловсруулалтыг дамжуулах;

    байгууллагын орох, гарах, дотоод баримт бичгийн бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэл;

    баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах;

    баримт бичгийг системчлэх, тэдгээрийг хадгалах, дараа нь менежментийн үйл ажиллагаанд ашиглах;

    иргэдийн өргөдөлтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах;

    баримт бичгийн мэдээллийн хамгаалалтыг хангах.

Баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, аргыг боловсронгуй болгох ажилд дараахь зүйлс орно.

    албан тасалгааны ажлын талаархи норматив, заавар, арга зүйн баримт бичгийг боловсруулах, шинэчлэх (албан хэрэг хөтлөлтийн заавар, хэргийн нэршил гэх мэт);

    байгууллагын бүтцийн хэлтэст баримт бичигтэй ажиллах тогтоосон дүрмийг дагаж мөрдөх арга зүйн удирдлага, хяналт;

    байгууллагын ажилчдын мэргэшлийг дээшлүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах асуудлаар зөвлөгөө өгөх;

    Байгууллагын баримт бичгийг боловсронгуй болгох, баримт бичгийг нэгтгэх ажлыг хийх, байгууллагын үйл ажиллагаанд ашигласан баримт бичгийн маягтын цагийн хуудас, цомог боловсруулах;

    Баримт бичигтэй ажиллах шинэ хэлбэр, аргыг боловсруулж, хэрэгжүүлэх, байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг сайжруулах, баримт бичигтэй ажиллахдаа гүйцэтгэлийн сахилга батыг нэмэгдүүлэх;

    баримт бичигтэй ажиллахад ашигладаг автоматжуулсан мэдээллийн технологийг хөгжүүлэх, сайжруулах зорилтуудыг тодорхойлох.

5. Хөдөлмөрийн стандартыг судалгааны үндсэн дээр боловсруулдаг бөгөөд хөдөлмөрийн тодорхой зардлыг тодорхойлохдоо дахин ашиглах зориулалттай.

Зорилгоос хамааран ажилчдын ажлыг стандартчилахад ашигладаг материалыг дараахь байдлаар хуваана.

    цаг хугацааны стандартууд- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд стандартчилсан төрлийн ажлын нэгж эсвэл түүний элементийг гүйцэтгэхэд зарцуулсан зохицуулалттай цаг хугацаа;

    боловсон хүчний стандарт- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд тодорхой чиг үүргийг өндөр чанартай гүйцэтгэхэд шаардлагатай мэргэжлийн мэргэшсэн ажилчдын зохицуулалттай тоо;

    ажлын төвлөрлийн стандартууд- удирдлагын аппаратын ажилчдын тоог тухайн аж ахуйн нэгжийн удирдлагын чиг үүргийн дагуу эсвэл бүхэлд нь аж ахуйн нэгжийн нийт ажилчдын тоонд харьцуулсан зохицуулалттай харьцаа;

    хяналт тавих стандартууд- харьяа (эсвэл үйлчилдэг) ажилчдын тооны стандарт;

үйлчилгээний стандартууд- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд нэг ажилтан удирдах (эсвэл үйлчлэх) ёстой удирддаг (эсвэл үйлчилдэг) ажилчдын (хэлтсийн) зохицуулалттай тоо;

янз бүрийн ангиллын ажилчдын тооны харьцааны стандартууд- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд тэдний мэргэшлийн түвшинд нийцүүлэн стандартчилагдсан ажилчдыг хамгийн сайн ашиглахыг баталгаажуулсан зохицуулалттай үнэ цэнэ;

стандартчилсан даалгавар- хөдөлмөрийн үр дүнгийн чанарын тогтоосон шаардлагын дагуу гүйцэтгэгчид хуанлийн тодорхой хугацаанд гүйцэтгэх ёстой цагийн стандартыг үндэслэн тогтоосон ажлын хэмжээ.

Хэрэглээний хамрах хүрээний дагуу хөдөлмөрийн стандартыг салбар хоорондын, салбарын болон орон нутгийн (тусдаа аж ахуйн нэгжид ашигладаг) гэж хуваадаг. Салбар хоорондын стандартууд нь өөр өөр аж ахуйн нэгжүүдэд ижил төстэй технологийн процессыг гүйцэтгэдэг ижил төстэй мэргэжил, мэргэжлийн ажилчдын хөдөлмөрийг стандартчилахад зориулагдсан болно. Эдгээр стандартуудыг ажлын стандарт нөхцөл бүхий ижил төрлийн ажилд зориулсан хамгийн ердийн технологийн процессуудад зориулж боловсруулсан тул нэгдмэл байдаг.

Жишээлбэл, бичиг хэргийн ажилтнуудын ажлыг стандартчилахын тулд менежментийн баримт бичгийг бүрдүүлэх ажилд зориулсан салбар хоорондын нэгдсэн цагийн стандартыг боловсруулж хэрэглэж байна (М., 1995).

Цагийн нэгдсэн стандартуудтехнологийн болон зохион байгуулалтын хувьд харилцан уялдаатай хөдөлмөрийн техник (үйл ажиллагаа)-ийн цогцыг гүйцэтгэхэд зориулагдсан.

Хувь хүний ​​үйл ажиллагааг гүйцэтгэх нэгдсэн стандартыг дараахь томъёогоор тооцоолно.

Стандартууд нь ажлын цагийн зардлын хэмжээ, бүтцийг тодорхойлдог хөдөлмөрийн стандартад үндэслэсэн бөгөөд бодит цаг хугацааны зардлыг оновчтой байдлыг тогтоохын тулд харьцуулсан стандарт юм. Хөдөлмөрийн хэмжээг тооцохдоо дараахь зүйлийг ашигладаг.

    цаг хугацааны стандарт;

    үйлдвэрлэлийн стандарт;

    үйлчилгээний стандарт;

    хүн амын хэм хэмжээ;

    хяналт тавих стандарт;

    стандартчилсан даалгавар.

Хэрэв цагийн стандарт нь үндсэндээ нэгж ажлыг гүйцэтгэх цагийн стандартыг тодорхойлох зорилготой бол үйлчилгээний болон дугаарын стандарт нь тухайн жилийн хугацаанд тодорхой хэмжээний ажил гүйцэтгэсэн ажилчдын үйлчилгээний стандарт болон нийт ажилчдын тоог тус тус тооцоход зориулагдсан болно.

Цагийн стандартыг боловсруулахдаа эхлээд бие даасан давтагдах үйлдлүүдийн (ажил) цагийн стандартыг тооцоолж, дараа нь бүх ажлын хөдөлмөрийн эрчмийг - бие даасан ажлыг гүйцэтгэх хөдөлмөрийн эрчмийн бүтээгдэхүүний нийлбэрээр тэдгээрийн тоогоор тодорхойлно. Үүний дараа ажилчдын тоог тогтооно.

Лекц 3. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний ажилтнуудын албан ёсны болон техникийн бүрэлдэхүүн. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнуудын чиг үүрэг. Байгууллагын үйл ажиллагаанд мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалт, технологийг зохицуулдаг зохицуулалтын тогтолцоо.

Менежментийн баримт бичгийг дэмжих зохицуулалт, арга зүйн үндэс нь байгууллагын одоогийн үйл ажиллагаанд баримт бичгийг бий болгох, боловсруулах, хадгалах, ашиглах технологийг зохицуулдаг хууль тогтоомж, дүрэм журам, арга зүйн баримт бичиг, улсын стандартууд юм. Бүртгэлийн удирдлагын үйлчилгээний үйл ажиллагаа: түүний бүтэц, чиг үүрэг, боловсон хүчин, техникийн дэмжлэг болон бусад асуудлууд.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн баримт бичгүүдийг янз бүрийн төр, захиргааны байгууллагууд өөрсдийн чадамжийн дагуу боловсруулдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн үндэс нь дараахь зүйлийг агуулна.

төрийн эрх, захиргааны дээд байгууллагаас гаргасан эрх зүйн акт;

Холбооны гүйцэтгэх эрх бүхий байгууллагаас гаргасан хууль эрх зүйн актууд: яам, хороод, салбарын болон хэлтсийн шинж чанартай хэлтэс;

оХУ-ын бүрэлдэхүүн хэсгүүд, тэдгээрийн нутаг дэвсгэрийн байгууллагуудын хууль тогтоох, гүйцэтгэх эрх бүхий байгууллагаас гаргасан оффисын ажлыг зохицуулах эрх зүйн актууд;

Аж ахуйн нэгж, байгууллагын удирдлагаас гаргасан зохицуулалтын болон зааварчилгааны шинж чанартай хууль эрх зүйн актууд, түүнчлэн менежментийн баримт бичгийг дэмжих арга зүйн баримт бичиг.

Албаны удирдлагын үйлчилгээний нэр, бүтэц, зохион байгуулалтаас үл хамааран түүний үйл ажиллагааны хууль эрх зүйн үндэс нь тухайн албаны тухай журам, түүний бүтцийн хэсгүүдийн журам, түүнчлэн албан тушаалтнуудын ажлын байрны тодорхойлолтыг байгууллага бүрт заавал дагаж мөрдөх журам юм. Эдгээр баримт бичиг нь албан хэрэг хөтлөлтийн албаны бие даасан бүтцийн нэгжүүд болон ажилчдын хооронд чиг үүрэг, үүрэг, эрх, хариуцлагын хуваарилалтыг тогтоодог.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний журам- байгууллагын бүтэц дэх нэгжийн зохион байгуулалт, эрх зүйн байр суурь, түүний үүрэг, чиг үүрэг, эрх, үүрэг, түүнчлэн бусад нэгж, байгууллагатай харилцах харилцааг тодорхойлсон эрх зүйн акт.

Ажлын байрны тодорхойлолт-байгууллага, хэлтсийн бүтцэд ажилтны зохион байгуулалт, эрх зүйн байр суурийг тодорхойлсон эрх зүйн акт. түүний чиг үүрэг, эрх, үүрэг, бусад ажилтан, хэлтэстэй харилцах харилцаа.

Албан тасалгааны удирдлагын үйлчилгээний журам, түүний бүтцийн хэсгүүдийн тухай журам, хэрэв байгаа бол түүний дарга нь тухайн нэгж болон байгууллагын ажлыг сайн мэддэг мэргэшсэн мэргэжилтнүүдийг оролцуулан боловсруулж, батална. толгой.

Оффисын ажлын үйлчилгээний нэг үүрэг бол баримт бичигтэй ажиллах оновчтой технологийг сонгож, оффисын ажлын зааварт нэгтгэх явдал юм. Оффисын ажилд зориулсан заавар- баримт бичгийг бүрдүүлэх, хүлээн авах, тэдгээрийг боловсруулах, хадгалах, байгууллагын үйл ажиллагаанд ашиглах технологийг тогтоосон эрх зүйн акт. Оффисын удирдлагын заавар нь үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах, хадгалах нэгдсэн дүрмийг тогтоодог. Зааврыг байгууллагын дарга баталж, бүх ажилчдад заавал дагаж мөрдөх ёстой.

Зааврын зорилго нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах, баримт бичгийн бэлтгэлийн тоог цөөрүүлэх, чанарыг сайжруулах, баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, удирдлагын ажлыг оновчтой болгох явдал юм.

Албан тасалгааны ажлын зааврыг Төрийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоо, баримт бичгийн улсын стандартын заалтыг үндэслэн боловсруулдаг. Холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны ажлын стандарт зааврыг үндэслэн яам, агентлагууд албан тасалгааны ажлын зааварчилгааг боловсруулж байна. заавар нь баримт бичгийг үүсгэх, хүлээн авахаас эхлээд гүйцэтгэх, илгээх, архивт хүргэх хүртэлх бүх үе шатыг тууштай тусгасан болно.

Заавар нь дараах хэсгүүдийг агуулсан байх ёстой: ерөнхий заалтууд; үйл ажиллагааны баримт бичиг (маягтад тавигдах шаардлага, баримт бичгийн дэлгэрэнгүйг гүйцэтгэх, тодорхой төрлийн баримт бичгийг гүйцэтгэх); баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах (орж, гарах баримт бичгийг боловсруулах, баримт бичгийг бүртгэх, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах); баримт бичгийн хадгалалтын зохион байгуулалт (файлуудын жагсаалтыг гаргах, файл үүсгэх, боловсруулах, архивын хадгалалт руу шилжүүлэх). Нэмж дурдахад компьютерийн технологийг ашиглан баримт бичиг үйлдвэрлэхтэй холбоотой зааврын хэсгүүдийг оруулахыг зөвлөж байна; маягт, лац, тамга хадгалах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалт: факс төхөөрөмж, цахим шуудан ашиглах; баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах болон бусад. Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлог, түүний бүтэц, баримт бичгийг шилжүүлэх журам, тусдаа ажлын талбай байгаа эсэх, ашигласан техникийн хэрэгсэл болон бусад хүчин зүйлээс хамаарна. Албан тасалгааны ажлын зааврыг бусад хэсгүүдээр нэмж болно, жишээлбэл: коллегийн байгууллагын ажлыг баримтжуулах (коллеги, удирдах зөвлөл, эрдэм шинжилгээний зөвлөл гэх мэт); гадаадад илгээсэн захидлын бүртгэл гэх мэт.

Зааврын зохицуулалтын заалтуудыг хавсралтаар (хэвлэмэл хуудасны дээж) нэмж оруулсан болно ; баримт бичгийн үндсэн төрлүүд; ангилагч, бүртгэлийн маягт гэх мэт).

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг зохицуулах зохицуулалт, арга зүйн баримт бичигт дараахь зүйлс орно.

Хадгалах хугацаатай баримт бичгийн жагсаалт (стандарт ба хэлтэс).

Архивын байгууллагуудын боловсруулсан стандарт жагсаалт нь ихэнх байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдэд байдаг баримт бичгийг хадгалах хугацааг тогтоодог. Стандарт жагсаалтын үндсэн дээр тэдгээрийн системийн байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдийн баримт бичгийн хамгийн бүрэн гүйцэд, системчилсэн жагсаалтыг багтаасан хэлтсийн жагсаалтыг боловсруулдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний журамХамгийн их функцийг агуулсан стандарт үндсэн дээр боловсруулагдсан. Бие даасан заалтуудыг боловсруулахдаа түүний үйл ажиллагааны бодит нөхцлөөс хамааран үйлчилгээний үүрэг, чиг үүргийн бүрэлдэхүүнийг тодорхойлдог. Жишээлбэл, стандарт технологийн чиг үүрэг, баримт бичгийн дэмжлэгийг урьдчилан таамаглах, баримт бичгийг нэгтгэх, бүтцийн хэлтэс дэх албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах арга зүйн удирдамж гэх мэт зүйлийг нэмж болно Тухайн байгууллагад сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ гүйцэтгэдэггүй эсвэл бусад бүтцийн хэлтсийн ард томилогдсоныг стандарт чиг үүргээс хасах боломжтой.

Зохицуулалтын маягт, текстийн бүтцийг USORD-д нэгтгэсэн.

Тус хэлтэс нь салбар, хэлтэс, бүлэг, товчоо гэх мэт дотоод бүтэцгүй бол уг заалтад “Бүтэц” гэсэн хэсгийг тусгаагүй болно. Хэрэв хэлтэс нь дотоод бүтэцтэй бол бүтцийн нэгж бүрт бие даасан зохицуулалтыг боловсруулдаг.

"Ерөнхий заалт" гэсэн эхний хэсэгт сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний яг нэр, байгууллагын зохион байгуулалтын бүтцэд эзлэх байр суурь, үйлчилгээний бие даасан байдлын зэргийг тогтооно. Энэ цэгийн хоёр томъёоллыг авч үзье:

    Тус алба нь хувьцаат компанийн бие даасан бүтцийн нэгж бөгөөд ерөнхий захиралд шууд харьяалагддаг.

    Тус алба нь хувьцаат компанийн ерөнхий газрын нэг хэсэг бөгөөд даргадаа тайлагнадаг.

Эхний тохиолдолд оффисын бие даасан байдал, хоёрдугаарт түүний туслах ач холбогдолтой.

Цаашилбал, журамд үйлчилгээний даргын албан тушаалын нэрийг зааж өгсөн - дарга, гэрээслэгч, менежер; томилох, чөлөөлөх журам, түүний мэргэшил, практик ажлын туршлагад тавигдах шаардлага.

Дараагийн догол мөрөнд сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааг чиглүүлэх үндсэн хууль эрх зүй, бодлого, зохицуулалт, зааварчилгааны баримт бичгийн жагсаалтыг оруулсан болно. Нэгдүгээрт, хууль тогтоомжийн болон үндэсний, норматив-арга зүйн болон норматив-техникийн баримт бичгүүдийг, дараа нь дотоод зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгүүдийг жагсаав.

Хэрэв оффис өөрийн тамгатай бол түүний тодорхойлолт, хадгалах, ашиглах нөхцөлийг журамд тусгасан болно.

"Үндсэн зорилтууд" хэсэг нь тухайн нэгжийн өмнө тулгамдаж буй зорилго, өөрөөр хэлбэл тухайн нэгжийн шийдвэрлэх ёстой асуудлуудыг томъёолох зорилготой.

“Чиг үүрэг” хэсэгт тус хэлтсийн өмнө тулгамдаж буй ажлуудад тулгуурлан гүйцэтгэж буй ажил, үйл ажиллагааны төрлийг жагсаав.

Өөрт оногдсон чиг үүргийг хэрэгжүүлэхийн тулд оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь тодорхой эрх мэдэлтэй бөгөөд үүргээ биелүүлээгүй тохиолдолд чиг үүрэг нь журамд заасан хариуцлага хүлээнэ.

"Эрх" хэсэгт даргаар төлөөлүүлсэн нэгж өөрт өгөгдсөн чиг үүргийг гүйцэтгэхийн тулд хийх ёстой үйлдлүүдийг жагсаав. Энэ хэсгийг бүрдүүлэхдээ ажлын байрны тодорхойлолтын харгалзах хэсгийг (доороос үзнэ үү) эмхэтгэхтэй адил дүрмийг баримтлах ёстой, гэхдээ хэлтэстэй холбоотой.

“Хариуцлага” хэсэгт тухайн нэгж чиг үүргээ биелүүлээгүй тохиолдолд тухайн нэгжийн дарга хүлээх хариуцлагын төрлийг тогтоосон. Оффисын удирдлагын алба нь тухайн байгууллагад баримт бичигтэй ажиллах тогтоосон журмыг зөрчсөн, баримт бичиг үрэгдсэн, гэмтсэн, баримт бичигтэй ажиллахдаа нууц, нууцлалын горимыг дагаж мөрдөөгүй, заавар, зааврыг биелүүлээгүй тохиолдолд хариуцлага хүлээнэ. удирдлагаас.

Оффисын удирдлагын үйлчилгээнд өгөгдсөн чиг үүргийг гүйцэтгэх явцад тухайн байгууллагын удирдлага, бүх чиг үүргийн хэлтэс, туслах үйлчилгээ, бие даасан ажилчид, дээд байгууллагын оффисын удирдлагын алба, архивын байгууллага, эрдэм шинжилгээний болон бусад байгууллагуудтай харилцдаг. баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах, сайжруулах асуудал. “Харилцаа” хэсэг нь тус газрын мэдээлэл, баримт бичгийн холболтыг зохицуулдаг; түүний үүсгэсэн буюу хүлээн авсан үндсэн баримт бичиг; Аль хэлтэс, байгууллагатай харилцан үйлчлэлцэж байгаа, хэлтэс нь ямар мэдээлэл хүлээн авч, танилцуулах, ирүүлэх давтамж, хугацаа, хэлтсийн ажилд гарсан санал зөрөлдөөнийг ямар дарааллаар, хэн авч үзэхийг зааж өгсөн болно.

тухай заалтууд албан хэрэг хөтлөлтийн албаны бүтцийн хэлтэс: ажлын албаны тухай журам, протоколын товчооны журам, архивын тухай журам гэх мэт.

Албан тасалгааны удирдлагын үйлчилгээний журам, түүний хувь хүний ​​тухай заалтуудын хамт Бүтцийн хэсгүүдэд оффисын удирдлагын үйлчилгээний ажилтан бүрийн ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулсан болно. Ажлын байрны тодорхойлолт нь ажилтны зохион байгуулалт, эрх зүйн байдлыг зохицуулж, үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлдэг. Эдгээр нь ажилчдын үйл ажиллагааг бодитой үнэлэх боломжийг олгодог бөгөөд ажилтнуудад захиргааны арга хэмжээ авах норматив үндэс болдог. Ажлын байрны тодорхойлолт нь хөдөлмөрийн оновчтой зохион байгуулалтын үндсэн зарчим болох хөдөлмөрийн хуваагдал, хамтын ажиллагааны зарчмыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог.

Өндөр чанартай ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргахын тулд тодорхой албан тушаал эрхэлж буй ажилтны гүйцэтгэсэн ажлын төрлийг сайтар, гүнзгий дүн шинжилгээ хийх, өөрөөр хэлбэл албан тушаал, ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргах шаардлагатай. Гүйцэтгэсэн ажлын нарийвчилсан тайлбар нь тодорхой албан тушаал, ажлын байранд тавигдах шаардлагууд, ажилтанд байх ёстой мэдлэг, түүний ур чадвар, туршлага гэх мэт шаардлагыг боловсруулах боломжийг олгодог.

Оффисын ажилтнуудын ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулахдаа "Төрийн албан хаагчдын албан тушаалын тариф, мэргэшлийн шинж чанар" (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яамны 1996 оны 6-р сарын 6-ны өдрийн №32 тогтоолоор батлагдсан дараагийн нэмэлт, өөрчлөлтөөр), түүнчлэн "Холбооны төрийн албан хаагчдын гүйцэтгэх эрх бүхий албан тушаалтны ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулах зөвлөмж" (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яамны 1996 оны 3-р сарын 13-ны өдрийн 482-БК тоот захидал), хэрэв оффисын удирдлагын үйлчилгээний ажилтнууд дараахь ангилалд багтдаг бол. төрийн албан хаагчид. Тариф, мэргэшлийн шинж чанаруудыг бараг жил бүр менежер, мэргэжилтэн, бусад ажилчдын албан тушаалын мэргэшлийн лавлах хэлбэрээр хэвлэдэг (М.: ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яам, 2001).

Тариф, мэргэшлийн шинж чанар нь удирдлагын ажилтнуудын үндсэн ангиллыг хамардаг - менежер, мэргэжилтэн, техникийн гүйцэтгэгч, ажлын үүргийн хүрээ, мэргэшил, боловсролд тавигдах шаардлага, тусгай мэдлэг, ур чадвар байгаа эсэхийг тогтооно.

Оффисын удирдлагын үйлчилгээний ажилтнуудын ажлын байрны тодорхойлолтын текстийн ойролцоо бүтцийг Улсын төсвийн боловсролын байгууллагад өгсөн болно: ерөнхий заалт, ажилтны чиг үүрэг; ажлын хариуцлага; ажилтны эрх; харилцаа холбоо (албан тушаалаар нь холбох); ажилтны хариуцлага, гүйцэтгэлийн үнэлгээ.

Хэрэв оффисын удирдлагын алба нь тухайн байгууллагын даргад харьяалагддаг бол түүний ажилчдын ажлын байрны тодорхойлолтыг тухайн байгууллагын дарга эсвэл боловсон хүчний орлогч дарга батална. Хэрэв оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь орлогч нарын аль нэгэнд тайлагнадаг бол

Лекц 4. Баримт бичгийн эргэлтийг зохион байгуулах ерөнхий зарчим, арга зүйн үндэс.Удирдлагын үйлчилгээний хамгийн чухал үүрэг болох мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг нь болгоомжтой, анхааралтай зохион байгуулалтыг шаарддаг.

Шийдэл боловсруулахад шаардлагатай мэдээллийг олж авах хурд нь баримт бичгийн боловсруулалт, хөдөлгөөний тодорхой, үр дүнтэй байдлаас хамаарна. Баримт бичгийг, тэр дундаа санхүүгийн асуудлыг хожуу боловсруулах нь эдийн засгийн сөрөг үр дагаварт хүргэдэг. Тиймээс баримт бичгийн урсгалыг оновчтой зохион байгуулах, баримт бичгийг боловсруулах, гүйцэтгэхэд шилжүүлэх хурд, ойлгомжтой байдалд үргэлж ихээхэн анхаарал хандуулдаг.

"Байгууллага дахь баримт бичгийг үүсгэсэн, хүлээн авснаас хойш гүйцэтгэх, илгээж дуустал хөдөлгөөнийг" 1 баримт бичгийн урсгал гэж нэрлэдэг.

Байгууллагын бүх бичиг баримтыг гурван баримт бичгийн урсгалд хуваадаг

    ирж буй (орж буй) баримт бичиг;

    гарах (илгээсэн) баримт бичиг;

    дотоод баримт бичиг.

Баримт бичгийн урсгал бүр нь тоо хэмжээ, боловсруулалт, хөдөлгөөний хувьд өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг.

Жилийн бүх урсгалын баримт бичгийн тоо нь тухайн байгууллагын баримт бичгийн урсгалын хэмжээ байх болно. Баримт бичгийн урсгалын хэмжээ нь шаардлагатай тооны оффисын ажилтнуудыг тооцоолох, механикжуулалт, оффисын автоматжуулалтын хэрэгслийг ашиглах үр ашгийг тооцоолоход шаардлагатай. Ерөнхийдөө удирдлагын бүх аппаратын ажлын ачааллыг харуулдаг, учир нь түүний бүх ажилчид бичиг баримттай ажиллах ёстой.

Баримт бичгийг боловсруулах, шилжүүлэх технологийн гинжин хэлхээнд дараахь үе шатуудыг ялгаж болно.

    баримт бичгийг хүлээн авах, анхан шатны боловсруулалт хийх;

    баримт бичгийг урьдчилан хянах, тараах;

    бүртгэл;

    гүйцэтгэлд хяналт тавих;

    мэдээлэл, лавлагааны ажил;

    баримт бичгийг гүйцэтгэх, илгээх.

GOU SPO "Москвагийн Улсын Гутлын загвар, маркетингийн коллеж"

Лекцийн тэмдэглэл

сахилга батаар:

"Удирдлагын бичиг баримтын дэмжлэг"

мэргэжлээр 080110, 080112, 080113

Оршил

Аливаа аж ахуйн нэгж, байгууллагын үйл ажиллагааны үндэс нь мэдээлэлтэй ажиллах - түүнийг хүлээн авах, боловсруулах, аливаа шийдвэр гаргах, хэрэгжүүлэх явдал юм.

Мэдээлэл нь танилцуулах хэлбэрээс үл хамааран хүн, баримт, үйл явдал, үзэгдлийн талаархи мэдээлэл юм.

Баримт бичиг (Латин "documentum" - нотлох баримт) нь цаг хугацаа, орон зайд дамжуулахад зориулагдсан, түүн дээр бичигдсэн мэдээлэл бүхий материаллаг мэдээлэл зөөгч юм. Баримт бичиг нь зураг, текст, дуу авиа болон бусад мэдээллийг агуулж болно.

Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг нь албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах, баримтжуулах, зохион байгуулах үйл ажиллагааны салбар юм.

Эрт дээр үеэс 19-р зууныг хүртэл "баримт бичиг" гэсэн ойлголтыг "бичмэл нотлох баримт" гэсэн утгаар хэрэглэж байсан бөгөөд голчлон хууль зүй, дипломат харилцаанд хэрэглэж байжээ. Гэсэн хэдий ч энэ ойлголт илүү өргөн хүрээтэй байдаг. 20-р зууны эхэн үеэс Олон улсын баримт бичгийн хүрээлэнгийн Бельгийн эрдэмтэн Пол Отлет "баримт бичиг" гэсэн ойлголтыг янз бүрийн хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр бичигдсэн бүх мэдээллийг нэгтгэсэн нэр томъёо болгон ашиглаж ирсэн. Тэрээр энд гар бичмэл, хэвлэмэл хэвлэл, сийлбэр, диаграмм, кино, гэрэл зургийн баримт бичиг, диск, газрын зураг, дууны бичлэг, хуудасны хөгжим, медаль, ил захидал гэх мэт зүйлсийг авчирсан. тэр байтугай уран баримал, уран зураг, архитектур. Энэ нь материаллаг хэлбэрээр илэрхийлэгдсэн аливаа мэдээллийн эх сурвалж юм.

Баримт бичиг нь түүний шинж чанарыг тодорхойлдог мэдээллийн ба материаллаг гэсэн хоёр зүйлтэй байдаг - мэдээллийн болон үйл ажиллагааны.

Баримт бичгийн мэдээллийн шинж чанар нь мэдээллийг дамжуулах чадвар юм. Үүнд хамаарал, найдвартай байдал, мэдээллийн бүрэн байдал, хүртээмжтэй байдал болон бусад зүйлс орно.

Баримт бичгийн ашиглалтын шинж чанарууд нь бат бөх, бат бөх чанар, механик, гэрэл, биологийн болон хүрээлэн буй орчны сөрөг хүчин зүйлсийн янз бүрийн нөлөөллийг тэсвэрлэх чадварыг агуулдаг. Үйл ажиллагааны шинж чанар нь баримт бичгийн аюулгүй байдлыг тодорхойлдог бөгөөд энэ нь материаллаг орчин, бичих хэрэгслээс хамаарна.

Баримт бичгийн функцийг ерөнхий ба тусгай гэж хуваадаг.

Баримт бичгийн нийтлэг үүрэг нь:

  • мэдээллийн - мэдээллийг бүртгэх, хадгалах, дамжуулах;
  • харилцаа холбоо - мэдээлэл дамжуулах, солилцох;
  • нийгэм-соёл - соёлын уламжлал, үнэт зүйлсийн тогтолцоог агуулсан нийгэм, соёлын ач холбогдолтой баримт бичиг.

Баримт бичгийн тусгай чиг үүрэг нь:

Хууль эрх зүйн - зарим баримт бичиг нь хуулийн эх сурвалж болдог бол зарим нь хуулийн салбарт нотлох баримт болдог;

  • зохион байгуулалтын - эрх зүйн харилцаа тогтоох;
  • удирдлагын - баримтжуулсан мэдээлэлд үндэслэн удирдлагын асуудлыг шийдвэрлэх, шийдвэр гаргах;
  • боловсролын - хүмүүс, үеийн хооронд мэдлэг дамжуулах;
  • танин мэдэхүйн - үйл явц, үзэгдлийг цаашид судлах зорилгоор мэдлэг олж авах, шилжүүлэх;
  • дурсгал - хувь хүн, нийгмийн тухай түүхэн мэдээлэл, түүхийн өв болох баримт бичгийг шилжүүлэх.

Бүлэг 1. Удирдлагын үйл ажиллагааны баримт бичиг

Сэдэв 1.1. Улсын сургуулийн өмнөх боловсролын тогтолцоо. Баримт бичгийн систем

Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн улсын тогтолцоо (УБХБХ) нь төрийн байгууллага, аж ахуйн нэгж (холбоо), байгууллага, олон нийтийн байгууллагын удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад тавигдах нэгдсэн шаардлагыг тогтоосон зарчим, дүрмийн багц юм.

Улсын төсвийн боловсролын сургалтын байгууллагын үндсэн зорилго нь баримт бичгийн эргэлтийг оновчтой болгох, баримт бичгийн тоог цөөрүүлэх, чанарыг сайжруулах, мэдээлэл цуглуулах, боловсруулах, дүн шинжилгээ хийх дэвшилтэт технологийн хэрэгсэл, технологийг үр дүнтэй ашиглах нөхцөлийг бүрдүүлэх, боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааг сайжруулахад оршино. удирдлагын аппарат. Баримт бичиг, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээнд тавигдах ерөнхий шаардлага нь баримт бичгийн бүтэц, хэлбэрийг нэгтгэх, чанарыг сайжруулах, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний ажлыг нэгтгэх замаар менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийг нэгдмэл байдлаар сайжруулах, үр ашгийг нэмэгдүүлэх норматив, арга зүйн үндэс юм. хөдөлмөрийн шинжлэх ухааны зохион байгуулалт, хамгийн сүүлийн үеийн техник хэрэгслийг нэвтрүүлэх үндсэн дээр .

Баримт бичгийн систем гэдэг нь үйл ажиллагааны тодорхой салбарт хэрэглэгддэг харилцан уялдаатай баримт бичгийн багц юм.

Аливаа байгууллага, аж ахуйн нэгжийг удирдахдаа ижил төстэй болон давтагдах баримт бичгүүдийг боловсруулдаг.

Системийн иж бүрдэлд дээд байр суурийг эзэлдэг хамгийн ерөнхий бөгөөд цогцыг системүүдийн хамгийн дээд байр суурь гэж үзэх ёстой, улс орны хэмжээнд үүсч, эргэлдэж буй бүх баримт бичгийг хамарсан улсын хэмжээний баримт бичгийн систем гэж үзэх ёстой; Тэд эргээд янз бүрийн шалгуурын дагуу ангилж болно:

Функциональ баримт бичгийн тогтолцоо нь нягтлан бодох бүртгэл, боловсон хүчин, архив, зохион байгуулалт гэх мэт бүх байгууллагад тодорхой хэмжээгээр байдаг системүүд гэж тодорхойлогддог.

Аж үйлдвэрийн баримт бичгийн тогтолцоо нь эдийн засаг, нийгмийн үйл ажиллагааны нэгдмэл байдлаар холбогдсон байгууллагуудын тодорхой бүлэгт, жишээлбэл, анагаах ухаан, боловсрол, судалгаа шинжилгээ гэх мэт тодорхой хэмжээгээр тодорхойлогддог тогтолцоог тодорхойлдог.

Шийдэх ёстой олон тооны ажлуудын нэгдмэл байдал, тэдгээрийг баримтжуулах нэгдсэн технологи, зайлшгүй шаардлагатай их хэмжээний мэдээллийн давтагдах байдал нь практик зорилгоор хэд хэдэн баримт бичгийн системийг тодорхойлж, нэгдсэн шаардлагуудыг боловсруулах боломжийг олгосон. Эдгээр баримт бичгийн системүүдийн хувьд.

Эдгээр системүүдийн эхнийх нь Улсын Стандарт ба Техникийн Нөхцөлийн Систем (GSS) байх ёстой. 1965 онд Засгийн газрын шийдвэрээр боловсруулсан уг тогтолцоонд стандартчиллын үндсэн зорилго, зорилтыг тодорхойлсон улсын стандартууд; улсын хэмжээнд стандартчиллын ажлын зохион байгуулалт, арга зүй; стандарт болон бусад зохицуулалтын болон техникийн баримт бичгийг боловсруулах, хэрэгжүүлэх, эргэлтэд оруулах, түүнд нэмэлт, өөрчлөлт оруулах журам, түүнчлэн тэдгээрийн хэрэгжилт, хэрэгжилтэд улсын хяналт, хэлтсийн хяналт.

1971 онд 20 гаруй стандарт, удирдамжийн баримт бичгээс бүрдсэн технологийн баримт бичгийн нэгдсэн системийг боловсруулсан. Энэхүү систем нь үйлдвэрлэлийн төрөл, шинж чанараас үл хамааран аж ахуйн нэгж, байгууллагад ерөнхий зориулалтын болон ажлын төрлөөр мэргэшсэн технологийн баримт бичгийг бүртгэх, эргэлтэд оруулах асуудлыг шийдвэрлэх боломжтой.

Үүний зэрэгцээ олон улсын шаардлагад үндэслэн зураг төслийн баримт бичгийн нэгдсэн системийг бий болгосон.

Сэдэв 1.2. Удирдлагын үйл ажиллагааг нэгтгэх, стандартчилах

Баримт бичгийн нэгдсэн систем гэдэг нь үйл ажиллагааны тодорхой чиглэлээр (менежмент, санхүү гэх мэт) үйл ажиллагаа явуулдаг нэгдсэн дүрэм, шаардлагын дагуу бий болсон баримт бичгийн маягтын багц юм. Нэгтгэх зорилго нь ашигласан баримт бичгийн төрөл зүйлийг багасгах, тэдгээрийн хэлбэр, бүтэц, хэл, хэв маяг, тэдгээрийг боловсруулах, хадгалах үйл явцыг нэг хэлбэрт оруулах явдал юм.

Баримт бичгийг нэгтгэх нь баримт бичгийн боловсруулалтын хөдөлмөрийн эрч хүчийг бууруулж, ижил болон холбогдох удирдлагын чиг үүргийн хувьд янз бүрийн баримт бичгийн системийн мэдээллийн нийцтэй байдалд хүрэх, компьютерийн технологийг илүү үр ашигтай ашиглах боломжийг олгодог.

Баримт бичгийн стандартчилал нь нэгдмэл байдал, түүний заавал байх түвшнийг хууль ёсны баталгаажуулах хэлбэр юм. Стандартчиллын үүрэг бол сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагад заавал дагаж мөрдөх хэм хэмжээ, дүрэм, шаардлагыг боловсруулж, батлах явдал юм.

Дараахь стандартын ангиллыг бий болгосон.

  • улсын стандартууд (ГОСТ);
  • үйлдвэрлэлийн стандартууд (OST);
  • бүгд найрамдах улсын стандартууд (RST).

Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлагыг улсын стандарт - ГОСТ R 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлагуудыг стандартын заалтаар тодорхойлно.

  • баримт бичгийн дэлгэрэнгүй бүрэлдэхүүн;
  • баримт бичгийн дэлгэрэнгүйг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага;
  • баримт бичгийн маягтанд тавигдах шаардлага.

ГОСТ дараахь баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг тогтоодог;

01 - ОХУ-ын Төрийн сүлд;

02 - ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд;

03 - байгууллагын бэлгэ тэмдэг эсвэл барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг);

04 - байгууллагын код;

05 – хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN);

06 – татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгааны код (TIN/KPP);

07 - баримт бичгийн маягтын код;

08 - байгууллагын нэр;

09 – байгууллагын талаарх лавлагаа мэдээлэл;

10 - баримт бичгийн төрлийн нэр;

11 - баримт бичгийн огноо;

12 – баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар;

14 - баримт бичгийг бэлтгэх, нийтлэх газар;

15 - хүлээн авагч;

16 – баримт бичиг батлах тамга;

17 - тогтоол;

18 - текстийн гарчиг;

19 - хяналтын тэмдэг;

20 - баримт бичгийн текст;

21 - өргөдөл байгаа эсэхийг тэмдэглэх;

22 - гарын үсэг;

23 – баримт бичиг батлах тамга;

24 – визний бичиг баримтыг батлах;

25 - лацын сэтгэгдэл;

26 – хуулбарыг баталгаажуулсан тухай тэмдэг;

27 - жүжигчний тухай тэмдэглэгээ;

28 – баримт бичгийн гүйцэтгэлийг тэмдэглэж, файл руу илгээх;

29 - байгууллага баримт бичгийг хүлээн авсан тухай тэмдэг;

30 - баримт бичгийн цахим хуулбарын таних тэмдэг.

Дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглах нь юуны түрүүнд баримт бичигт хууль эрх зүйн хүч өгөх шаардлагатай. Стандартын шаардлагыг зөрчиж гүйцэтгэсэн баримт бичиг нь хууль ёсны хүчингүй болно. Нэмж дурдахад, дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглах нь зөвхөн баримт бичгийг бэлтгэх үйл явцыг хурдасгаж, хөнгөвчлөх төдийгүй гэрээлэгчийн баримт бичигтэй дараагийн ажлыг хөнгөвчлөх болно. Баримт бичгийг үйлдвэрлэх, боловсруулахад компьютерийн технологийг илүү үр дүнтэй ашиглах боломжийг олгодог нэг нарийн ширийн зүйл, тэдгээрийн дизайны нэгдсэн дүрэм байдаг гэдгийг бид мартаж болохгүй.

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь ижил биш: баримт бичгийг хууль ёсны хүчин болгохын тулд зарим дэлгэрэнгүй мэдээлэл шаардлагатай (байгууллагын нэр - баримт бичгийн зохиогч, баримт бичгийн огноо, баримт бичгийн регистрийн дугаар, гарын үсэг, зөвшөөрлийн тамга, тамга), бусад нь зөвхөн албан ёсны шинж чанартай бөгөөд баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад шаардлагатай байдаг, бусад нь нягтлан бодох бүртгэлийн чиг үүргийг гүйцэтгэдэг гэх мэт. Баримт бичгийн зарим дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь маягтын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, зарим дэлгэрэнгүй мэдээллийг баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэхэд ашигладаг, баримт бичгийн гүйцэтгэлийн шатанд бэлтгэгдсэн дэлгэрэнгүй мэдээлэл байдаг.

Баримт бичгийн маягт нь албан ёсны баримт бичгийн зохиогчийг тодорхойлсон дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий стандарт хуудас юм.

Баримт бичгийн маягтыг үйлдвэрлэхэд А4 ба А5 гэсэн хоёр цаасан форматыг ашигладаг. Цаасан форматыг ГОСТ 9327-60 "Цаас, цаасан бүтээгдэхүүн. Хэрэглэгчийн формат" ба хэмжээсүүд (мм-ээр):

ГОСТ нь маягт дээрх дэлгэрэнгүй мэдээллийг байрлуулах хоёр сонголтыг тогтоодог.

  • булан (дэлгэрэнгүй мэдээллийг зүүн дээд буланд байрлуулсан)
  • уртааш (баримт бичгийн дээд захын дагуу)

Жишээлбэл:

Булангийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий захидлын маягт

Росархив

Засгийн газрын агентлаг

Бүх Оросын судалгааны хүрээлэн


?Сэдэв 1. Удирдлагын орчин үеийн баримт бичгийн дэмжлэгийн агуулга, үндсэн үүрэг.
Хичээлийн зорилго: сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үндсэн нэр томъёо, тодорхойлолтыг судлах; худалдааны аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд баримт бичгийн байр суурь, үүргийг тодорхойлох; баримт бичгийн ангиллыг авч үзэх.
Судлах асуултууд:
1. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааны сэдэв, агуулга, үүрэг.
2. Орчин үеийн менежмент дэх баримт бичгийн байр суурь, үүрэг.
3.Баримт бичгийн ангилал.
1. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааны сэдэв, агуулга, үүрэг
Удирдлагын үндэслэлтэй, үр дүнтэй шийдвэр гаргах, үр бүтээлтэй, оновчтой үйл ажиллагааны түлхүүр бол мэдээллийг цаг тухайд нь хүлээн авах, хангалттай байх явдал юм. Мэргэжилтнүүдийн үзэж байгаагаар дэлхийн мэдээллийн хэмжээ гурван жил тутамд хоёр дахин нэмэгдэж байгаа нь хүн төрөлхтний бүх салбарт хөгжлийн өндөр хурдацтай байгааг харуулж байна. Манай улсад жил бүр өмчийн янз бүрийн хэлбэрийн олон тооны шинэ аж ахуйн нэгжүүд бий болж, янз бүрийн зориулалтаар бий болж, мэдээлэл дамжуулах объект, субьект болдог. Тиймээс баримт бичгийн талаархи мэдлэгийн хамаарал асар их бөгөөд байнга нэмэгдэж байна.
Мэдээлэл бол хамгийн чухал бүтээгдэхүүн. Ширүүн өрсөлдөөний нөхцөлд зах зээлийн тухай, шинэ техник, технологи гэх мэт мэдээллийг цаг тухайд нь олж авахыг мэддэг хүмүүс амьд үлддэг. Мэдээллийг материалжуулах, орон зай, цаг хугацаанд нь хамгаалах хэрэгсэл нь баримт бичиг бөгөөд баримт бичиг боловсруулах, боловсруулах үйл ажиллагааг удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг гэж нэрлэдэг.
Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг гэдэг нь удирдлагын чиг үүргийг хэрэгжүүлэх явцад баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах асуудлыг хамарсан удирдлагын аппаратын үйл ажиллагаа юм. Баримт бичгийг бүрдүүлэхтэй шууд холбоотой оффисын ажлын хэсгийг баримт бичиг гэж нэрлэдэг. Баримт бичгийн хөдөлгөөн, нягтлан бодох бүртгэлийн асуудал нь баримт бичгийн урсгалын тухай ойлголттой холбоотой байдаг. Баримт бичгийн хадгалалтыг зохион байгуулахтай холбоотой үйл ажиллагаа нь архивт хамаарна.
Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг нь менежментийн үндсэн технологи бөгөөд гол зорилго нь менежментийн үндэслэлтэй шийдвэр гаргах, түүний хэрэгжилтийг хянах зорилгоор аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны төлөв байдлын талаархи мэдээллийг удирдлагад өгөх явдал юм.
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын объект нь бие даасан баримт бичиг, бүхэл бүтэн баримт бичгийн багц юм.
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын сэдэв нь аж ахуйн нэгжийн удирдлагын үйл ажиллагааны бүх хүрээг тусгасан баримт бичгийн гүйцэтгэлийн зөв байдал юм; ГОСТ-ын шаардлагын дагуу баримт бичгийн урсгалыг зөв зохион байгуулах.
Сахилга батыг судлах зорилго нь ГОСТ-ийн шаардлагын дагуу бичиг баримтын зөв бүрдүүлэлт, баримт бичгийн урсгалыг зөв зохион байгуулах үндсийг эзэмших явдал юм.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үндсэн чиг үүрэг:
аж ахуйн нэгжийн удирдлага, үйлдвэрлэл болон бусад үйл ажиллагааг холбогдох баримт бичигт тусгах;
аж ахуйн нэгжийн бизнесийн практикт баримт бичгийг зохистой ашиглахыг хангах.
Баримт бичигтэй ажиллах нь ажилчдын анхаарлыг аж ахуйн нэгжийн үндсэн зорилгоос холдуулахгүй байхаар тогтсон дэг журамтай байх ёстой. Үүнтэй холбогдуулан аж ахуйн нэгж бүр албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах хэлбэрийг бие даан сонгодог: төвлөрсөн, төвлөрсөн бус, холимог.
Төвлөрсөн хэлбэрээр баримт бичиг боловсруулах бүх үйл ажиллагаа нь нэг төвд төвлөрдөг - оффис, ерөнхий хэлтэс эсвэл нарийн бичгийн дарга.
Төвлөрсөн бус хэлбэр нь бүтцийн нэгжүүдийн хооронд оффисын үйл ажиллагааг тараах явдал юм.
Холимог хэлбэрээр үйл ажиллагааг төвлөрсөн (хүлээн авах, бүртгэх) болон төвлөрсөн бус (хадгалах, хэрэг үүсгэх) гүйцэтгэдэг. Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах хэлбэрийг аж ахуйн нэгжийн хэмжээ, баримт бичгийн урсгалын хэмжээ, бүтцийн хэлтсийн бүрэлдэхүүнийг харгалзан сонгоно. (Жижиг арилжааны аж ахуйн нэгжүүдэд төвлөрсөн хэлбэрийг ихэвчлэн ашигладаг).
2. Орчин үеийн менежмент дэх баримт бичгийн байр суурь, үүрэг
Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн асуудал одоогоор ач холбогдлоо алдахгүй байна. Үүнийг дараах шалтгаанаар тайлбарлаж байна.
Шинжлэх ухаан, технологийн дэвшлийн хурд нь ерөнхийдөө мэдээллийн урсгал, ялангуяа удирдлагын мэдээллийн өсөлтийн хурдаас тодорхой хоцрогдолтой байдаг.
Өдөр бүр олон мянган захиргааны болон бусад бизнесийн баримт бичгүүдийг боловсруулдаг олон тооны аж ахуйн нэгжийн ажилчдын мэдэлд байгаа баримт бичгийг боловсруулах арга, арга нь төгс төгөлдөр биш хэвээр байна.
Баримт бичигтэй ажиллах зохион байгуулалт нь удирдлагын ажлын чанарт нөлөөлдөг бөгөөд энэ нь баримт бичгийг хэрхэн мэргэжлийн түвшинд хөтлөхөөс хамаарна. Зохион байгуулалтын ажлын бүх үе шатыг ихэвчлэн баримтжуулсан байдаг. Баримт бичигтэй ажиллах нь тусгай мэдлэг, ур чадвар шаарддаг. Баримт бичгүүд нь олон янз байдаг бөгөөд баримт бичиг бүр - дүрэм, протокол, тушаал, гэрчилгээ гэх мэт нь өөрийн онцлог шинж чанар, тэдгээртэй ажиллах дүрэмтэй байдаг.
Баримт бичгийг зөвхөн зөв эмхэтгэж, гүйцэтгэхээс гадна шилжүүлэх, хадгалах, шаардлагатай бол хурдан олох ёстой. Тиймээс аж ахуйн нэгжүүд удирдлагын үйл ажиллагааны мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэгт ихээхэн анхаарал хандуулах хэрэгтэй.
Удирдлагын аливаа шийдвэр нь хэлэлцэж буй асуудал эсвэл удирдаж буй объектын талаархи мэдээлэлд үндэслэдэг.

Найдвартай, үнэн зөв байхаас гадна мэдээлэлд хоёр хатуу шаардлага тавигддаг.
1. Энэ нь цаг үеэ олсон байх ёстой.
2. Хамгийн сайн шийдвэр гаргахад хангалттай байх ёстой.
Хэрэв мэдээлэл оройтож ирвэл та ямар нэгэн арга хэмжээ, арга хэмжээнд оролцох боломжгүй болно. Нөгөөтэйгүүр, хэрэв мэдээлэл хангалтгүй бол та ямар нэг зүйлийг хагас талаас нь мэдэж байгаа бол таны шийдвэр хамгийн сайн төдийгүй алдаатай байж магадгүй юм.
Аливаа аж ахуйн нэгж, хувь хүн бүр мэдээлэл солилцох замаар л оршин тогтнох боломжтой. Ихэнх тохиолдолд мэдээлэл зөөгч нь баримт бичиг юм. АНУ-д явуулсан судалгаагаар мэдээллийн 90 гаруй хувь нь цаасан дээр хадгалагддаг. Тиймээс өндөр хөгжилтэй олон оронд баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад ихээхэн ач холбогдол өгдөг.
Манай улсад 2006 оны 7-р сарын 27-нд "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" ОХУ-ын Холбооны хуулийг баталсан. Хуульд “мэдээлэл”, “баримт бичиг” гэсэн ойлголтуудыг тусгаж өгсөн.
МЭДЭЭЛЭЛ гэдэг нь танилцуулах хэлбэрээс үл хамааран хүн, объект, баримт, үйл явдал, үзэгдэл, үйл явцын талаарх мэдээллийг;
БАРИМТ БИЧГИЙН МЭДЭЭ (БАРИМТ БИЧИГ) гэдэг нь цаг хугацаа, орон зайд дамжуулах зорилгоор хүний ​​гараар бүтсэн мэдээлэл бүхий материаллаг объект юм.
Баримт бичгийн шинж чанар, функцийг авч үзье.
Баримт бичиг нь мэдээллийн болон үйл ажиллагааны гэсэн хоёр шинж чанартай байдаг.
Баримт бичгийн мэдээллийн шинж чанар нь мэдээлэл дамжуулах чадвар юм. Үүнд хамаарал, найдвартай байдал, мэдээллийн хүртээмжтэй байдал зэрэг багтана.Баримт бичгийн үйл ажиллагааны шинж чанарт бат бөх чанар, баримт бичгийн бат бөх байдал, янз бүрийн нөлөөллийг тэсвэрлэх чадвар орно. Үйл ажиллагааны шинж чанар нь баримт бичгийн аюулгүй байдлыг тодорхойлдог бөгөөд энэ нь материаллаг орчин, бичих хэрэгслээс хамаарна.
Баримт бичгийн үндсэн чиг үүрэг:
- мэдээллийн (баримт бичигт баримт, үйл явдал, үзэгдлийг бүртгэдэг..)
-зохион байгуулалт (баримт бичгийн тусламжтайгаар бүлэг хүмүүсийн үйл ажиллагааг зохион байгуулах, зохицуулахад нөлөө үзүүлдэг)
-харилцааны (баримт бичиг нь аж ахуйн нэгжийн гадаад харилцааг хангадаг);
-хууль ёсны (баримт бичгийн агуулгыг маргаантай асуудлыг хэлэлцэхдээ нотлох баримт болгон ашигладаг);
-боловсролын (баримт бичиг нь гүйцэтгэгчийг сахилга баттай болгож, боловсролын сургалтын түвшинг дээшлүүлэхийг шаарддаг);
- боловсролын (Эхлэн ажиллаж буй ажилчид, залуу мэргэжилтнүүдийн хувьд бэлэн баримт бичиг эсвэл тэдгээрийн хуулбар нь шинэ баримт бичиг бэлтгэх, гүйцэтгэх дээж болно).
3. Баримт бичгийн ангилал
Удирдлагын үйл ажиллагааны явцад бид маш олон төрлийн баримт бичигтэй тулгардаг. Тэд тус бүр нь зөвхөн дизайн, агуулгаараа бус, гүйцэтгэх дарааллаар бусдаас ялгардаг. Баримт бичгийг ангилах нь тэдэнтэй ажиллах үр ашгийг дээшлүүлэхэд тусалдаг. Баримт бичгийг янз бүрийн бүлэгт хуваарилах нь баримт бичгийн үйл ажиллагааг илүү сайн зохион байгуулах боломжийг олгодог.
Тэдгээрт тусгагдсан үйл ажиллагааны төрлүүдийн талаархи бүх баримт бичгийг хоёр ангилалд хуваадаг.
- ерөнхий болон захиргааны асуудлын талаархи баримт бичиг (аж ахуйн нэгжийн ерөнхий удирдлага, түүний үйл ажиллагааны асуудал). Ийм баримт бичгийг бүх хэлтсийн ажилтнууд бэлтгэж болно.
-удирдлагын чиг үүргийн талаархи баримт бичиг. Эдгээр баримт бичгийг санхүүгийн байгууллага, нягтлан бодох бүртгэл, төлөвлөлт, худалдан авалт, борлуулалтын ажилтнууд эмхэтгэсэн.
Бүх баримт бичгийг дараахь бүлэгт хуваана.
-баримт бичгийн аргын дагуу
- гараар бичсэн;
- электрон;
- график;
-кино театр, гэрэл зургийн баримт бичиг.
ашиглалтын талбайгаар
- зохион байгуулалт, захиргааны;
- санхүүгийн;
-шинжлэх ухаан, техникийн;
- тайлан, статистик.
агуулгаараа
- энгийн;
- цогцолбор.
эмхэтгэсэн газар
- дотоод;
-гадна.
сурталчилгааны түвшингээр
- нээлттэй;
- нэвтрэх эрхийг хязгаарласан тамгатай ("албан ёсны хэрэгцээнд" - зөвхөн тухайн аж ахуйн нэгжийн ажилтнуудад зориулагдсан мэдээлэл; "арилжааны нууц" - задруулсан нь эзэмшигчид хохирол учруулж болзошгүй мэдээлэл; "нууц" - төрийн нууцыг бүрдүүлсэн мэдээлэл) .
- гарал үүслээр нь
- албан тушаалтан, албан тушаалтан (хуулийн этгээд, хувь хүнээс бүрдүүлсэн, тогтоосон журмын дагуу гүйцэтгэсэн, аж ахуйн нэгжийн ашиг сонирхлыг тусгасан баримт бичиг);
хувийн (тодорхой хүний ​​ашиг сонирхолд нөлөөлөх, бүртгэгдсэн баримт бичиг).
-хуулийн хүчээр
-эх хувь буюу эх хувь (зохиогчийн гарын үсэгтэй албан ёсны баримт бичгийн анхны буюу цорын ганц хуулбар);
-хуулбар (эх хувь, түүний бүх гадаад шинж тэмдгүүдийн мэдээллийг бүрэн хуулбарласан, хууль ёсны хүчин төгөлдөр бус баримт бичиг);
- суллах (эх хувийг бүртгүүлэхдээ нүүрстөрөгчийн хуулбар хэлбэрээр хийгдсэн бөгөөд аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд үлдсэн хуулбар нь дүрмээр бол гарын үсгээр баталгаажаагүй болно);
- баталгаажуулсан хуулбар (хууль ёсны хүчинтэй байх шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий хуулбар);
-хуулга (ямар баримтаас хуулга хийсэн, албан тушаалтан баталгаажуулсан, тамга тэмдэг бүхий баримтын хэсэг);
- хуулбар (эх баримттай ижил хууль ёсны хүчинтэй, эх баримтын давтан хуулбар) - эх хувь нь алдагдсан, устгагдсан тохиолдолд олгоно.
- танилцуулгын хэлбэрийн дагуу (нэгдлийн зэрэг)
-хувь хүн (нэг удаагийн баримт бичиг, агуулгыг ямар ч хэлбэрээр илэрхийлсэн);
- загвар (баримт бичгийн бүтэц, агуулгын хэсгийг урьдчилан бэлтгэсэн, нөгөө хэсгийг эмхэтгэх үед бөглөсөн тохиолдолд);
- стандарт (стандарт үйл явц, үзэгдлийг тодорхойлсон баримт бичиг - стандарт заавар);
- үлгэр жишээ (баримт бичгийг аналог байдлаар эмхэтгэх, гүйцэтгэхэд ашигладаг);
- нэгдсэн (ямар нэгэн баримт бичгийн нэгдсэн системийн нэг хэсэг).
- тогтоосон хугацааны дагуу
-яаралтай (хугацааг зааж өгсөн);
- яаралтай бус.
хадгалах хугацаагаар
-түр хадгалах (10 жил хүртэл);
- урт хугацааны хадгалалт (10-аас дээш жил);
- байнгын хадгалалт.

Сэдэв 2. Төрийн баримт бичгийн тогтолцооны хөгжлийн түүх.
Судалгааны зорилго: Төрийн баримт бичгийн тогтолцооны хөгжлийн үндсэн үе шатуудыг судалж, баримт бичгийг бий болгох тодорхой уламжлалыг тодруулах.
Судлах асуултууд:
1. Эртний Орос дахь оффисын ажил.
2. XV-XVII зууны үеийн бичиг хэргийн захиалга.
3. Коллежийн баримт бичгийн менежмент.


1. Эртний Орос дахь оффисын ажил
Хуучин Оросын төрийн хөгжлийн эхний үе шатанд (15-р зууны эцэс хүртэл) төрийн байгууллагууд байгаагүй. Тэдний чиг үүргийг бие даасан албан тушаалтан эсвэл байгууллага гүйцэтгэдэг байв. Ийм нөхцөлд оффисын удирдлагын нэгдсэн систем нь удирдлагын систем өөрөө эрэлт хэрэгцээтэй байсангүй. Гэсэн хэдий ч бидний цаг үе хүртэл хадгалагдан үлдсэн баримтууд 10-р зуунд аль хэдийн байгааг харуулж байна. Хуучин Оросын мужид бичиг баримт бичих соёл байсан. Энэ үед (X-XV зуун) эрх зүйн харилцааг голчлон баримтжуулж, гэрээслэл бий болгосон. Төрийн хууль тогтоомжийн үндэс суурийг бий болгосноор тодорхой хувийн эрх зүйн харилцааг бүртгэсэн баримт бичгүүдийг бий болгодог. Эдгээр нь олон төрлийн дүрэм, борлуулалтын актууд; зээлсэн, ипотекийн боолчлол, мөнгөний зээлийг засах гэх мэт.
X-XIV зууны үед Орос улсад үйл ажиллагааны зорилгыг харгалзан баримт бичиг боловсруулах, боловсруулах тодорхой уламжлал бий болсон.
Баримт бичгийн тоо нэмэгдэхийн хэрээр хамгийн найдвартай хадгалах газрууд ч тодорхой болсон. Хотуудад эдгээр нь ихэвчлэн төв сүм, сүм хийдүүд байдаг. Мэдээллийг хадгалах, ашиглах үе шатанд зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс хамгаалах элементүүд бас гарч ирдэг. Улс төрийн болон хувийн ашиг сонирхлын үүднээс бичиг баримтыг хуурамчаар үйлдсэн анхны тохиолдол ч бүртгэгдсэн.
14-р зууны эцэс хүртэл. Орос хэлээр бичих гол материал нь илгэн цаас (тусгайлан бэлтгэсэн тугал, хурга, ямааны арьс) байв. Баримт бичгүүдийг бие даасан үг болгон хуваахгүйгээр тасралтгүй текст хэлбэрээр бичсэн. Цэг таслалаас эхлээд 14-р зуун хүртэл. Өгүүлбэрийн төгсгөлд цэг ашигласан. 15-р зуунд Үнэтэй илгэн цаасыг Баруун Европын орнуудаас авчирсан цаасаар сольсон бөгөөд 17-р зууны хоёрдугаар хагасаас эхэлжээ. Бид өөрсдийнхөө, дотоодынхыг ашигласан. Анх өөдөс даавуугаар цаас, бэхээр самраас гаргаж авсан төмрийн давс, таннинаар бэх хийдэг байжээ. Бэх, өөдөс цаасны хослол нь текстийг ялангуяа бат бөх болгосон. Тиймээс архивт хадгалагдаж буй энэ үеийн баримтуудыг уншихад хялбар байдаг.
Хянаж буй үеийг Оросын албан хэрэг хөтлөлтийн тогтолцооны уламжлалыг аажмаар бүрдүүлэх, баримт бичгийг баримтжуулах, боловсруулах, хадгалах туршлага хуримтлуулах, тэдгээрийн аюулгүй байдлыг хангах үе гэж тодорхойлж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь оффисын ажил биш, харин мэдээллийг баримтжуулах ёс заншил байв.
2. XV-XVII зууны бичиг баримтыг захиалах
Удирдлагын салбарт практик баримт бичгийн менежментийг 15-16-р зуунд Оросын төвлөрсөн улс үүсэх үйл явцтай нэгэн зэрэг тусгай систем болгон боловсруулж эхэлсэн.
Төрийн албаны ажлын тогтолцоо нь зөвхөн 15-р зууны дунд үеэс Москвагийн ноёдын засаглалыг муж болгон хөгжүүлснээр бүрэлдэж эхэлсэн. Дараа нь анхны тушаалууд бий болсон - ноёдын засгийн газрын бие даасан салбарыг хариуцсан төрийн эрх мэдлийн төв байгууллагууд, захиргааны овоохойнууд - орон нутгийн засаг захиргааны байгууллагууд. Эдгээр байгууллагуудын үйл ажиллагааны явцад захиалгын бичиг баримт гэж нэрлэгддэг баримт бичигтэй ажилладаг.
Баримт бичгийг захиалах - захиалгаар хийгдсэн баримт бичигтэй ажиллах. Тушаалуудад ажил мэргэжлээ мэддэг даруухан үйлчилгээний хүмүүсээс мэргэжлийн албан тушаалтнуудын давхарга аажмаар бүрэлдэж, цаг хугацаа өнгөрөх тусам төрийн асуудлыг шийдвэрлэхэд нөлөөлж эхэлсэн.
Захиалгат хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа нь ирж буй баримт бичгийг хүлээн авсан мөчөөс, эсвэл хаан эсвэл боярын заавраар санаачлагын баримт бичгийг бэлтгэх үеэс эхэлсэн. Нэг хэрэгтэй холбоотой бичиг баримтыг хооронд нь нааж, наах газрыг ар талд нь бичиг хэргийн ажилтан гарын үсэг зурж баталгаажуулсан. Хэрэгтэй танилцахын тулд баганыг өргөжүүлэх, уншиж байхдаа нураах шаардлагатай байв. Захиргааны албаны ажлаас бид “урт бичиг” гэдэг үгийг өвлөн авсан. Баримт бичгүүдийг дунджаар 50-80 м урттай багана болгон нааж, саваагаар ороож, гүйлгэжээ. Унших явцад соронзон хальснууд чирэгдсэн тул өнөөдөр тодорхой нэг асуудлыг цаг тухайд нь бус, бодитой шийдээгүй гэсэн ойлголт гарч ирэв.
Энэ үеийн баримт бичгүүдийн онцлог шинж нь бүх төрлийн цол, зэрэг, эрх мэдлийг жагсааж, эрх мэдэл бүхий хүмүүсийг асар их өргөмжлөх явдал юм.
Энэ үе шатанд төв, орон нутгийн байгууллагуудын оффисын удирдлагын тогтолцоог аажмаар бий болгож, оффисын ажилтнуудын боловсон хүчин бүрэлдэж, баримт бичгийн тогтвортой хэлбэр, тэдгээрийг бэлтгэх арга барилыг бий болгож байна. XVII зууны дундуур. Албан тасалгааны ажлын дэг журмыг сэргээх зарим арга хэмжээ авч, баримт бичгийн журмын талаар тусдаа хууль тогтоомжийн актууд гарч байна.
3. Коллежийн баримт бичгийн менежмент
1717-1718 оны хуучирсан захиалгын системийн оронд. Петр 1 12 зөвлөл байгуулж, тус бүр нь тодорхой салбар эсвэл менежментийн чиглэлийг хариуцдаг байв. Улсын Их Хурлын нэгдсэн журмаар хэрэг эрхлэх газар байгуулж, нарийн бичгийн даргын албан тушаалыг баталсан; 1720 оны хоёрдугаар сарын 27 ОХУ-д нарийн бичгийн даргын албан тушаалыг төрсөн он сар өдөр гэж үзэж болно коллежийн оффисын ажил - коллежид баримт бичигтэй ажиллах зохион байгуулалт (1717 оноос хойш). Удирдах зөвлөл, гол төлөв ерөнхийлөгч, дэд ерөнхийлөгч, 2-3 зөвлөхийг оролцуулан шийдвэр гаргах коллегиаль арга нь эдгээр байгууллагуудад давамгайлах үүргийг олж авсан.
Юуны өмнө төрийн хэргийг коллежид, дараа нь хувийн асуудлыг авч үздэг байв. Хувийн гомдлыг зургаан сарын дотор шийдвэрлэхээр төрийн хэргийг долоо хоногийн хугацаа өгсөн; Удирдах зөвлөлийн ажлын албаны бүх ажлыг нарийн бичгийн даргын хяналтан дор явуулдаг байсан. Тэр чухал баримт бичгүүдийг өөрөө эмхэтгэсэн;
Удирдах зөвлөл бүрт хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагааны дараалал, хууль ёсны байдалд хяналт тавьдаг прокурор ажиллаж байсан. Коллежийн оффисын ажилд баримт бичгийн огноо нь текстээс ялгарч, маягтын бие даасан элемент болдог. Баримт бичгийн нэр нь мөн маягтын бие даасан элемент болдог. Ерөнхийдөө удирдах зөвлөлүүдийн албан тасалгааны ажил нь бичгийн ажил, албан ёсны ажил ихээхэн нэмэгдсэнээр тодорхойлогддог бөгөөд энэ талаар ажилтнууд гомдоллож байсан. Захиалгатай харьцуулахад нэлээд нэмэгдсэн албан тушаалтны ажилтнууд ч гэсэн олон тооны хэргийг даван туулж чадаагүй нь оффисын ажил удааширч, хүнд суртал гаргахад хүргэсэн.
Коллежийн албан хэрэг хөтлөлтийн үед баримт бичгийг бүртгэх, хадгалах ажлыг зохион байгуулах үндэс суурь тавигдаж, дараа нь "архив" гэсэн нэр гарч ирэв.
XVIII зуун Албан тасалгааны ажлыг хөгжүүлэхэд Тамгын газар, байгууллагын үйл ажиллагааны бүх талын хууль тогтоомжийн зохицуулалтыг бэхжүүлэх, байгууллагуудын үйл ажиллагааны захиргааны ерөнхий зарчмуудыг бүрдүүлэх, нэгтгэх, юуны түрүүнд хүнд суртлын зарчим.
4. 19-20-р зууны эхэн үеийн сайд нарын албаны ажил.
19-р зууны эхэн үе Удирдлагын дээд түвшинд голчлон нөлөөлсөн төрийн удирдлага, албан тасалгааны ажлын шинэ шинэчлэлээр тэмдэглэгдсэн. Энэ хугацаанд удирдлагын нэгдмэл зарчимд суурилсан яамны удирдлагын шинэ систем гарч ирэв.
1802 онд байгуулагдсан анхны яамд нь: Тэнгисийн цэргийн хэрэг, гадаад харилцаа, санхүү, ардын боловсрол гэх мэт яамдууд байв. Сайд бүр ажлын алба байгуулж, туслахтай байх шаардлагатай байв.
Оффисын ажлын тухай ойлголт 18-р зууны хоёрдугаар хагаст гарч ирсэн гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. зөвхөн албан тушаалтны төдийгүй байгууллагын бүх аппаратын хэрэгжүүлсэн үйл ажиллагааг тэмдэглэв. "Албан тасалгааны ажил" гэсэн нэр томъёо нь "хэргийн үйлдвэрлэл" гэсэн үгсийн нийлбэрээс гаралтай бөгөөд тухайн үед "хэрэг" гэдэг нь орчин үеийн утгаар бичиг баримттай хавтас биш, харин авч үзэж, шийдвэрлэж буй асуудлыг, өөрөөр хэлбэл. хэргийн шийдвэр.
Яаманд ирсэн бүх хэргийг гурван төрөлд хуваасан: одоогийн хэрэг (мэдээлэл, мэдэгдэл, захидал гэх мэт); онцгой тохиолдлууд (илрүүлсэн хүчирхийллийн тохиолдол); "цаг хугацааны мэдрэмжтэй" эсвэл яаралтай асуудлууд. "Хэргийг хянан шийдвэрлэх" явцад бий болсон баримт бичгүүдийг хоёр бүлэгт хувааж болно: дотоод бүртгэлийг бүрдүүлсэн баримт бичиг (тэмдэглэл, гэрчилгээ, бүртгэлийн журнал), бусад байгууллагаас тухайн байгууллагад ирж, бусад байгууллагад илгээсэн баримт бичиг. .
Удирдлагын тогтолцооны өөрчлөлт, шинэ байгууллагуудын үйл ажиллагааг баримтжуулах тогтолцооны холбогдох бүтцийн өөрчлөлт нь баримт бичгийн хэлбэрийг өөрчлөхөд хүргэсэн. Яамдын бичиг хэргийн ажилд институцийн хэлбэрүүд нь нарийвчилсан өнцгийн зохицуулалттай байдаг. Маягтыг гараар хэвлэсэн эсвэл бичсэн.
XIX зууны эхэн үе ба 20-р зууны эхээр. Дээд, төв, орон нутгийн байгууллагуудын ажлын албаны үйл ажиллагааг хууль тогтоомжоор зохицуулдаг.
19-р зууны эцэс гэхэд яамны ажлын тогтолцоонд томоохон өөрчлөлт гарсан хэдий ч. оффисын ажлын илүү уян хатан хэлбэрүүд шаардлагатай байв. Нийгмийн хурдацтай өөрчлөгдөж буй харилцааны хувьд яамдын ажлын тогтолцоо нь ээдрээтэй хэвээр байв.
Бичгийн машин гарч ирснээр оффисын бүх бичгийн ажлыг хурдасгаж, хэд хэдэн баримт бичгийн хуулбарыг нэгэн зэрэг хийх боломжтой болгож, гараар бичсэн ажлын хэмжээг эрс багасгасан. Нэмж дурдахад бичгийн машинаар бичсэн текст нь илүү авсаархан хэлбэрийг олж авснаар байгууллагууд дахь баримт бичгийн хэмжээг багасгасан.
Телеграф гарч ирснээр захидал харилцааны шинэ хэлбэр - цахилгаан мэдээ бий болсон бөгөөд энэ нь маш хурдан олон нийтийн баримт бичиг болсон; Утасны шинэ бүтээл нь утасны мессежүүд гарч ирэхэд хүргэсэн - утсаар дамжуулсан мессежийн бичмэл бичлэг.
19-р зууны төгсгөл, 20-р зууны эхэн үед. Бүртгэлийн тогтолцоонд улам бүр анхаарал хандуулж, түүнийг төвлөрүүлэх замаар хялбарчлах шаардлагатай байна. Энэ хугацаанд оффисын ажлыг зохион байгуулах нэг онцлог шинж чанар нь түүний тодорхой хууль тогтоомжийн зохицуулалт төдийгүй нэлээд өргөн хүрээний оффисын ажлын уран зохиолын дүр төрх юм. 18-р зууны хоёрдугаар хагаст. Жишээ баримт бичгийн анхны цуглуулгууд гарч ирнэ. Ийм цуглуулгууд нь төрийн байгууллагуудтай холбоо барих шаардлагатай байсан өргөн хүрээний албан тушаалтан, хувь хүмүүст зориулагдсан байв.
5. ХХ зууны удирдлага, албан тасалгааны ажлын түүх.
1917 оны 10-р сарын хувьсгалын үр дүнд Орост хуучин төрийн аппарат оршин тогтнохоо больж, шинээр байгуулагдаж байв.
Тусгай боловсролгүй ажилчид, цэргүүдийг Зөвлөлтийн байгууллагуудад ажилд авдаг байв. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн түвшин буурсан.
Гэсэн хэдий ч оффисын удирдлагын тогтолцоог боловсронгуй болгох ажил үргэлжилсэн. Удирдлагын технологийг оновчтой болгохдоо өмнөх үеийн туршлагыг ашигласан. ЗХУ-ын төрийн аппаратыг бүрдүүлэх явцад албан тасалгааны ажлыг хялбарчлах, оновчтой болгоход ихээхэн анхаарал хандуулсан.
20-иод оны үеийг менежмент, БИШ, оффисын ажлын чиглэлээр судалгаа зохион байгуулах үүднээс хамгийн ашигтай үе гэж үзэж болно. 1921 онд Хөдөлмөр, үйлдвэрлэлийн шинжлэх ухааны зохион байгуулалтын талаархи Бүх Оросын 1-р бага хурал болж, үйлдвэрлэлд шинжлэх ухаан, техникийн мэдээллийн асуудлуудаас гадна удирдлагын хөдөлмөрийн шинжлэх ухааны зохион байгуулалт, баримт бичигтэй ажиллах асуудлыг хөндсөн. . 1923 онд Стандартчиллын товчоо байгуулагдаж, менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийн асуудлыг авч үзсэн. 1926 онд Улсын удирдлагын технологийн дээд сургууль (ITU) байгуулагдаж, төрийн аппаратыг боловсронгуй болгох чиглэлээр ажилладаг.
Оффисын ажлын талаархи хамгийн сонирхолтой, ирээдүйтэй бүтээн байгуулалтыг ОУЦХБ-д дараах үндсэн чиглэлээр хийсэн.
-байгууллагын баримт бичгийн урсгал, түүнийг оновчтой болгох арга;
-баримт бичгийг бүртгэх арга;
-баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих;
- баримт бичиг хадгалах.
Гэсэн хэдий ч Зөвлөлтийн байгууллагуудын ажилчдын удирдлагын ерөнхий соёл бага байгаа нь олон салбарт эрэлт хэрэгцээгүй байх шалтгаан болжээ.
30-аад онд төрийн албаны ажлыг зохион байгуулах өөр арга барилыг авч үзэх боломжийг үгүйсгэсэн хатуу, төвлөрсөн засаг захиргаа-командын удирдлагын тогтолцоог бүрдүүлж, бэхжүүлж байна. Үүний үр дүнд мэдээллийн технологи, албан тасалгааны асуудлаар судалгаа хийдэг бүтэц, зохион байгуулалт нь сүйрч, МСЭ татан буугдаж байна.
1936 оны Үндсэн хуулиар улс төрийн тогтолцоо, эрх мэдлийн шатлал, эрх мэдлийг эрс өөрчилсөн. Шаталсан бүтэц бүрт тодорхой төрлийн баримт бичгийг гаргахад эрх мэдлийн хатуу тогтолцоо бий болсон.
Менежмент, оффисын менежментийн чиглэлээр судалгаа мэдэгдэхүйц буурсан нь 30-аад онд гэсэн үг биш юм. Энэ чиглэлийн ажил зогссон. Энэ хугацаанд тусгай баримт бичгийн системийг стандартчилах, нэгтгэх талаар судалгаа хийсэн. Нягтлан бодох бүртгэл, боловсон хүчний баримт бичгийг оновчтой болгоход тодорхой ахиц дэвшил гарсан.
Аугаа эх орны дайн эхэлснээр бүх нөөцийг дайны үеийн хэрэгцээнд захируулах шаардлагатай болсон. Баримт бичигтэй ажиллах, тэдгээрийн стандартчиллыг оновчтой болгох бүтээн байгуулалтыг түр зогсоов.
Дайны дараах үе нь үндэсний эдийн засгийг сэргээхэд ихээхэн хүчин чармайлт шаардаж, менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийн асуудлыг ар тал руу нь шилжүүлэв. Зөвхөн 60-аад оны эхээр технологи, менежментийн техникийг оновчтой болгох чиглэлээр судалгаа хийж эхлэв. 1966 онд ЗХУ-ын Архивын ерөнхий газрын тогтолцоонд Бүх Холбооны Баримт бичгийн удирдлага, архивын шинжлэх ухааны судалгааны хүрээлэн (VNIIDAD) байгуулагдсан бөгөөд түүний үндсэн зорилтуудын нэг нь Улсын албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн системийг бий болгох явдал байв. (USSD).
1969-1970 онд удирдлагын баримт бичгийн улсын хэд хэдэн стандартыг боловсруулж батлав.
1972 оноос хойш ЗХУ-д зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх нэгдсэн дүрэм, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах нэгдсэн дүрэм мөрдөгдөж эхэлсэн.
1975 онд ГОСТ 6.15.1-75 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем" -ийг баталсан. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн систем. Үндсэн заалтууд.”, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн санд тавигдах үндсэн шаардлагыг тодорхойлсон.
1984 оны эхэн гэхэд бүх холбооны ач холбогдол бүхий 16 ам.доллар, улсын 27 стандарт, бүх холбооны 26 техник, эдийн засгийн мэдээллийн ангилагчийг боловсруулан баталжээ.
Дотоодын баримт бичгийн хөгжлийн шинэ үе шат 1980-1990-ээд оны төгсгөлд эхэлсэн. Орос улсад улс төр, эдийн засгийн тогтолцоонд өөрчлөлт гарсан. Баримт бичигтэй ажиллахад хамгийн сүүлийн үеийн компьютерийн технологи өргөн хэрэглэгдэж, улс орон дэлхийн мэдээллийн орон зайд нэвтэрч эхэлсэн.
Зарим ГОСТ-ын ач холбогдол 90-ээд оны сүүлээр бүрэн тодорхой болсон. Эдгээр материалыг менежментийн практикт нэвтрүүлснээр баримт бичгийн бэлтгэл ажлыг эрс сайжруулж, мэдээлэл хайх, бүртгэх, хадгалах журмыг оновчтой болгосон.
Тиймээс, 20-р зуунд Орост албан тасалгааны ажил хөгжихөд гурван үндсэн үе байсан: 20-30-аад оны үед албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах бүх тогтолцооны бүтцийн өөрчлөлт, 20-30-аад оны үед энэ чиглэлээр хөгжил дэвшил бараг байхгүй байсан үе. 40-50-аад он, 60-90-ээд онд өргөн хүрээтэй хууль тогтоомжийн үндэс суурь, оффисын ажлын хэм хэмжээ, дүрмийг боловсруулжээ.
Оросын эдийн засгийн бүтцийн эрс өөрчлөлтийн хүрээнд менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийн үүрэг, ач холбогдол эрс нэмэгдсэн.

Сэдэв 3. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн үндэс.
Судалгааны зорилго: ОХУ-ын баримт бичгийн үйл ажиллагааг зохицуулдаг холбооны хууль тогтоомж, ГОСТ, ангилагчдыг судлах.
Судлах асуултууд:
1. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн баазын бүрдэл.
2. Сургуулийн өмнөх боловсролын тогтолцоог стандартчилах, нэгтгэх.
3. Баримт бичгийн бүх Оросын ангилал.
4. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн төрийн тогтолцоо.
1. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн баазын бүрдэл.
Одоогийн байдлаар аж ахуйн нэгж, байгууллага, байгууллагын удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг одоогийн хууль тогтоомж, дээд байгууллагын захиргааны баримт бичиг, архивын удирдлагын дүрэм, заавраар зохицуулдаг.
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн тогтолцоо нь тухайн байгууллага, байгууллагын өнөөгийн үйл ажиллагаанд баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах, хадгалах, ашиглах технологийг зохицуулсан хууль тогтоомж, дүрэм журам, зохион байгуулалт, арга зүйн баримт бичгийн багц юм. Энэхүү суурь нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааны зохицуулалт, удирдлагын аппаратын бусад үйлчилгээ (боловсон хүчин, чиг үүрэг, бүтэц, техникийн дэмжлэг болон бусад асуудлууд) багтдаг.
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн үндэс нь дараахь зүйлийг агуулна.
- мэдээлэл, баримт бичгийн чиглэлээр ОХУ-ын хууль тогтоомжийн актууд;
-ОХУ-ын Засгийн газар, холбооны гүйцэтгэх эрх бүхий байгууллагууд (яам, хороод, үйлчилгээ, агентлаг гэх мэт) холбооны түвшинд удирдлагын баримт бичгийг бүрдүүлэх асуудлыг зохицуулсан тогтоол, тушаал;
-удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн улсын тогтолцоо (Үндсэн заалт. Баримт бичиг, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээнд тавигдах ерөнхий шаардлага (GSDOU - ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 1988 оны 5-р сарын 25-ны өдрийн 33 тоот тушаал);
-Сургуулийн өмнөх боловсролын асуудлыг зохицуулдаг ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын болон тэдгээрийн нутаг дэвсгэрийн байгууллагуудын төлөөллийн болон гүйцэтгэх эрх бүхий байгууллагын эрх зүйн актууд;
- янз бүрийн байгууллагын сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын талаархи норматив, зааварчилгааны эрх зүйн актууд, арга зүйн баримт бичиг;
-баримт бичгийн улсын стандарт;
- баримт бичгийн нэгдсэн систем;
- техникийн, эдийн засаг, нийгмийн мэдээллийн бүх Оросын ангилагч;
Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилчдын удирдлагын хөдөлмөрийг зохион байгуулах, хамгаалах зохицуулалтын баримт бичиг;
-баримт бичгийн архивын хадгалалтыг зохион байгуулах тухай норматив баримт бичиг.
Иргэний хууль тогтоомжийн үндэс нь ОХУ-ын Иргэний хууль бөгөөд 1-р хэсэг нь 1994 оны 10-р сарын 21-нд, 2-р хэсэг нь 1995 оны 12-р сарын 22-нд батлагдсан. ОХУ-ын Иргэний хуульд иргэний харилцааны актыг бүртгэх, тэдгээрийн баримтыг бүртгэх зорилгоор бий болгосон баримт бичгийн төрөл, төрлийг тогтоодог. үүсэл буюу дуусгавар болох, эрх зүйн харилцааг баталгаажуулах гэх мэт Жишээ нь, Урлаг. Иргэний хуулийн 4 дүгээр бүлгийн 51 болон дараагийн зүйлд хуулийн этгээдийг үүсгэх, бүртгэх, өөрчлөн байгуулах, татан буулгахад ашигласан баримт бичгийн төрлийг тогтоосон.
ОХУ-ын Иргэний хуулийн зэрэгцээ мэдээлэл, баримт бичигтэй ажиллах зарим асуудлыг холбооны тусгай хуулиар зохицуулдаг.
ОХУ-ын "Техникийн зохицуулалтын тухай" 1993 оны 7-р сарын 10-ны өдрийн 5154-1-р хууль нь ОХУ-д стандартчиллын эрх зүйн зохицуулалтыг бүх төрийн байгууллагуудад заавал дагаж мөрдөхийг тогтоож, хэрэглэгчдийн эрх ашгийг төрийн хамгаалах арга хэмжээг тодорхойлдог. стандартчиллын талаархи зохицуулалтын баримт бичгийг боловсруулж хэрэглэх замаар төр, удирдлагын баримт бичгийг дэмжих чиглэлээр.
2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" Холбооны хуулиар мэдээллийн нөөц (баримт бичиг, баримт бичгийн массив) нь хувь хүн, хуулийн этгээд, төрийн хоорондын харилцааны объект болохыг тогтоожээ. бусад нөөцийн хамт хууль. Үүсгэх, хадгалах, ашиглах эрх зүйн дэглэмийг хуулиар тогтоосон мэдээллийн нөөц.
ОХУ-ын 1993 оны 7-р сарын 21-ний өдрийн 5485-1 тоот "Төрийн нууцын тухай" хууль нь ОХУ-ын аюулгүй байдлыг хангах ашиг сонирхлын үүднээс мэдээллийг төрийн нууцад хамааруулах, нууцыг задлах, хамгаалахтай холбоотой харилцааг зохицуулдаг. . Хуульд төрийн нууцыг цэрэг, гадаад бодлого, эдийн засаг, тагнуул, сөрөх тагнуул, шуурхай мөрдөн байцаалтын үйл ажиллагааны чиглэлээр төрөөс хамгаалсан мэдээлэл гэж ангилж, тараах нь ОХУ-ын аюулгүй байдалд хохирол учруулж болзошгүй юм.
1996 оны 11-р сарын 21-ний өдрийн 129-ФЗ "Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай" Холбооны хууль нь нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн шаардлагыг тусгаж, нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийн заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээллийг тодорхойлж, арилжааны байгууллагуудын санхүүгийн тайлангийн бүрэлдэхүүнийг тодруулж, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хадгалах хугацааг тогтоожээ. төрийн архивын ажлыг зохион байгуулах журмын дагуу санхүүгийн тайлан.
ОХУ-ын Иргэний хууль, хууль тогтоомжийн үндэс, холбооны хуулиуд нь ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн зарлигууд, ОХУ-ын Засгийн газрын тогтоолууд, дүрэм журам, дүрмүүдээр цаашдын хөгжлийг олсон.
Мэргэжилтэн дараахь заалтуудыг мэддэг байх ёстой.
-ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 1995 оны 11-р сарын 30-ны өдрийн 1203 тоот "Төрийн нууцад хамаарах мэдээллийн жагсаалтыг батлах тухай" зарлиг (ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 1998 оны 1-р сарын 24-ний өдрийн 61 тоот зарлигаар нэмэлт өөрчлөлт оруулсан). );
-ОХУ-ын Засгийн газрын 1991 оны 12 дугаар сарын 5-ны өдрийн 35 тоот “Арилжааны нууцыг бүрдүүлж болохгүй мэдээллийн жагсаалтын тухай” тогтоол;
- бусад зохицуулалтын эрх зүйн баримт бичиг.
Бүртгэгдсэн бүх зохицуулалтын баримт бичиг нь аж ахуйн нэгжүүдэд бичиг баримт бүрдүүлэх үйл явцыг зохион байгуулахад чухал ач холбогдолтой юм.
2. Сургуулийн өмнөх боловсролын тогтолцоог стандартчилах, нэгтгэх
Удирдлагын ихэнх мэдээллийг баримт бичгийн хэлбэрээр бүртгэдэг. Удирдлагын үйл явц нь ажлын нөхцөл байдал, тэдгээрийг шийдвэрлэх бизнес эрхлэх үйл ажиллагааны олон янз байдал, давтагдах шинж чанартай байдаг. Баримт бичгийг боловсронгуй болгох гол чиглэл нь нэгдмэл байдал, стандартчилал юм.
Нэгдмэл байдал гэдэг нь аливаа зүйлийг нэг систем, хэлбэр, нэгэн жигд байдалд хүргэхийг хэлнэ.
Баримт бичгийг нэгтгэх нь удирдлагын үйл ажиллагаанд ашигласан баримт бичгийн тоог багасгах, тэдгээрийн хэлбэрийг төрөлжүүлэх, ижил төстэй менежментийн асуудлыг шийдвэрлэх үед бий болсон баримт бичгийг гүйцэтгэхэд нэгдсэн шаардлагыг тогтоох, баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах зардлыг бууруулах, мэдээлэл олж авах зорилгоор хийгддэг. үйл ажиллагааны янз бүрийн салбарт бий болсон мэдээллийн сангийн нийцтэй байдал.
Нэг төрлийн дүрэм, шаардлагын дагуу бүтээгдсэн, үйл ажиллагааны тодорхой салбарт хэрэглэгдэх харилцан уялдаатай баримт бичгийн оновчтой зохион байгуулалттай багцыг баримт бичгийн нэгдсэн систем (UDS) гэж нэрлэдэг.
Стандартчиллын мөн чанар нь албан тасалгааны ажилд ерөнхий болон давтан ашиглах зорилгоор тогтоосон журмаар батлагдсан баримт бичгийг боловсруулах, гүйцэтгэхэд тавигдах оновчтой дүрэм, шаардлагыг заавал дагаж мөрдөх хэм хэмжээ болгон тогтоох явдал юм. Хөгжлийн үр дүнг улс хоорондын (ГОСТ), улсын (GOSTR), үйлдвэрлэлийн (OST) стандарт, аж ахуйн нэгж, байгууллага, байгууллагын стандарт (STP) хэлбэрээр албан ёсны болгосон.
Нэгтгэл, стандартчиллын ажлын үр дүн нь тодорхой төрлийн баримт бичгийн стандарт (жишээлбэл, ГОСТ 7.32-2001 "Судалгааны ажлын тайлан. Бүтэц ба гүйцэтгэх дүрэм"), мөн баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны стандарт байж болно. Жишээлбэл, ГОСТ Р 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" нь зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны (USORD) нэг хэсэг юм. Нэмж дурдахад тус улсад банкны баримт бичиг, хөдөлмөрийн нягтлан бодох бүртгэл, төлбөрийн баримт бичиг, гадаад худалдааны баримт бичиг гэх мэт нэгдсэн систем бий. долларын иж бүрэн жагсаалтыг OK 011-93 Удирдлагын баримт бичгийн бүх Оросын ангилагчд өгсөн болно.
Баримт бичгийн нэгдсэн хэлбэрийг боловсруулахад тавигдах шаардлага
Удирдлагын асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд шинэ үзүүлэлтүүдийг бүрдүүлэх шаардлагатай үед баримт бичгийн нэгдсэн хэлбэрийг боловсруулдаг. Баримт бичгийн янз бүрийн хэлбэрийн шалгуур үзүүлэлтийг давхардуулж болохгүй.
Баримт бичгийн маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хуудасны хоёр талыг баримт бичгийн маягтанд оновчтой ашиглахыг харгалзан бүтээсэн загвар маягтын үндсэн дээр байрлуулж, маягтыг хэвлэх замаар гаргадаг. Хоёр дахь болон дараагийн хуудсыг дугаарласан байх ёстой. Хуудасны дугаарыг хуудасны дээд захын дунд араб тоогоор байрлуулна.
Баримт бичгийн маягтын агуулгыг ГОСТ 1.5-85-ын дагуу боловсруулсан байх ёстой. Баримт бичгийн агуулгыг текст хэлбэрээр форматлахыг зөвшөөрнө.
Баримт бичгийн нэгдсэн маягтын дэлгэрэнгүй нэрс нь Бүх Оросын Техник, эдийн засгийн мэдээллийн ангилагч (OKTEI) -д батлагдсан нэртэй тохирч байх ёстой.
Код оруулах баганын нэрэнд ашигласан ангилагчдын товчилсон нэр эсвэл тэдгээрт зориулсан таних тэмдгийг зааж өгөх ёстой.
Баримт бичгийн маягтын байнгын дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь дүрмээр бол хувьсагчаас өмнө байх ёстой. Компьютерийн технологиор боловсруулах дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан хэсгийн хүснэгтийн эхний баганууд нь компьютерт оруулах үед мөрөнд байрлуулсан мэдээллийг тодорхойлсон дэлгэрэнгүй мэдээлэлд зориулагдсан байх ёстой.
Шалгалтын нийлбэрийн аргыг ашиглахдаа өгөгдлийг санамсаргүй алдаанаас хамгаалах зорилготой хяналтын нийлбэрийг бүртгэх, өгөгдөл боловсруулахад ашигладаг тооцоолох хэрэгслийн шаардлагыг харгалзан хүснэгтийн сүүлчийн мөр ба (эсвэл) түүний баганыг хуваарилахыг зөвлөж байна.
Баримт бичгийн текстэд тавигдах шаардлага, тэдгээрийг танилцуулах дарааллыг зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн зохицуулалтын баримт бичгүүдээр тодорхойлдог.
Баримт бичгийн маягт дахь үгсийн товчлол нь OKTEI-ээс баталсан зөв бичих, цэг таслал, товчлолын одоогийн дүрэмд нийцсэн байх ёстой.
Баримт бичгийн нэгдсэн хэлбэрийн ангилал
Зөвшөөрөгдсөн түвшингээс хамааран баримт бичгийн нэгдсэн маягтуудыг дөрвөн төрөлд хуваадаг.
- муж (бүх Оросын);
- үйлдвэр (газар);
- ОХУ-ын субъектууд;
- холбоод, аж ахуйн нэгж, байгууллагын баримт бичгийн хэлбэр.
3. Баримт бичгийн бүх Оросын ангилал.
Мэдээллийн дэмжлэгийн чухал хэрэгсэл бол техник, эдийн засаг, нийгмийн мэдээллийн ангилагч юм. Тэд мэдээллийн автоматжуулсан системд нэгдсэн мэдээлэл боловсруулдаг.
Техник, эдийн засаг, нийгмийн мэдээллийн ангилагч нь ангиллын бүлэг, тэдгээрт өгөгдсөн код хэлбэрээр танилцуулсан объектын нэрсийн системчилсэн багцыг агуулсан норматив баримт бичиг юм.
Одоогийн байдлаар бүх Орос, Бүх Холбооны 37 ангилагч ажиллаж байна. Ангилагчийн багц, түүнчлэн тэдгээрийг боловсруулах, хадгалах, хэрэгжүүлэх шинжлэх ухаан, арга зүй, зохицуулалтын баримт бичиг нь Техник, эдийн засаг, нийгмийн мэдээллийн ангилал, кодчиллын нэгдсэн системийг бүрдүүлдэг.
Ашиглалтын талбараас хамааран ангилагчийг бүх Оросын, аж үйлдвэр, аж ахуйн нэгжийн ангилагч гэж хуваадаг.
Агуулгын хувьд төрөл бүрийн ангилагчдыг дараахь бүлгүүдэд хувааж болно.
Удирдлагын баримт бичгийн талаархи мэдээллийн ангилагч, автоматжуулсан хяналтын системд шийдэгдсэн даалгавар, үйл ажиллагааны төрөл, эдийн засаг, нийгмийн үзүүлэлтүүд.
-Бүх Оросын стандартын ангилагч (OKS)
-Бүх Оросын бүтээгдэхүүний ангилагч (OKP)
-Бүх Оросын удирдлагын баримт бичгийн ангилагч (OKUD)
-Оросын хэмжлийн нэгжийн ангилагч (OKEI)
Байгууллагын бүтцийн талаархи мэдээллийн ангилагч:
-Бүх Оросын аж ахуйн нэгж, байгууллагын ангилагч (OKPO)
-Үндэсний эдийн засгийн салбаруудын бүх Оросын ангилагч (2003 он хүртэл хүчинтэй)
-ОХУ-ын Стандартчилал, хэмжил зүйн улсын хорооны 2001 оны 11-р сарын 6-ны өдрийн 454-р тогтоолоор Эдийн засгийн хөгжлийн яамнаас боловсруулсан Бүх Оросын эдийн засгийн үйл ажиллагааны төрлүүдийн ангилагч (OKVED) батлагдсан. 2003 оны 1-р сарын 1-нээс эхлэн хүчин төгөлдөр болсон.
Хүн ам, боловсон хүчний талаарх мэдээллийн ангилагч
-Бүх Оросын мэргэжлийг боловсролоор ангилагч (OKSO)
-Ажилчдын мэргэжил, ажилчдын албан тушаал, тарифын зэрэглэлийн бүх Оросын ангилагч (OKPDTR).
4. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн төрийн тогтолцоо.
Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах хамгийн бүрэн гүйцэд салбар дундын баримт бичиг бол 1990 онд хэвлэгдсэн Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн улсын систем (GSDMOU) юм. Улсын төсвийн боловсролын байгууллагын хэм хэмжээ, дүрэм нь 1973 онд ЗХУ-д бий болсон Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцооны үндсэн заалтууд дээр үндэслэсэн болно. дотоодын эдийн засаг дахь баримт бичгийн үйл явцыг оновчтой болгоход чухал үүрэг гүйцэтгэсэн.
GSDOU нь төрийн байгууллага, аж ахуйн нэгж, олон нийтийн байгууллагад удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад тавигдах нэгдсэн шаардлагыг тогтоосон зарчим, дүрмийн багц юм.
Улсын төсвийн боловсролын сургалтын байгууллагын гол зорилго нь байгууллагын баримт бичгийн эргэлтийг оновчтой болгох, баримт бичгийн тоог цөөрүүлэх, чанарыг сайжруулах, мэдээлэл цуглуулах, боловсруулах, дүн шинжилгээ хийх техникийн хэрэгсэл, орчин үеийн технологийг ашиглах хамгийн таатай нөхцлийг бүрдүүлэх явдал юм.
Улсын төсвийн боловсролын сургалтын байгууллагын үндсэн заалтууд нь удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг механикжуулах, автоматжуулах, удирдлагад баримт бичгийг дэмжих үйлчилгээг зохион байгуулах асуудлыг тусгасан болно.
Улсын төсвийн боловсролын байгууллагын зохицуулалтыг ОХУ-ын яам, агентлагуудын албан тасалгааны ажлын жишиг зааварт холбогдох удирдлагын түвшний талаар боловсруулсан болно. 1992 оны 7-р сарын 6-ны өдөр Төрийн архивын алба ОХУ-ын яам, агентлагуудын албан тасалгааны ажлын жишиг зааврыг батлав. Удирдлагын баримт бичгийн бүрдэл, хэлбэр, тэдгээртэй ажиллах технологийг нэг мөр болгох замаар удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг нэгдсэн журмаар сайжруулах, үр ашгийг нэмэгдүүлэх зорилгоор нэвтрүүлсэн.
Сургуулийн өмнөх боловсролын тогтолцоо, Тамгын газрын удирдлагын жишиг зааврын дагуу яам, байгууллагууд ижил төстэй баримт бичгийг тухайн салбарын болон тухайн байгууллагын онцлогийг харгалзан боловсруулдаг.
Ирэх жилүүдэд улсын төсвийн боловсролын байгууллагын шинэ хэвлэлийг аж ахуйн нэгж, байгууллагад баримт бичигтэй ажиллах үндсэн дүрмийг зохицуулсан хэм хэмжээ, шаардлага, журмын тогтолцоо болгон боловсруулахаар төлөвлөж байна. Ирээдүйн системийн үндсэн ялгаа нь энэ нь мэдээллийн шинэ технологи (орчин үеийн текст засварлагч, цахим шуудан, хэргийн автоматжуулсан нэршил) дээр суурилсан автоматжуулсан баримтжуулалт, баримт бичгийн урсгалын нэг цогц байх болно.

Сэдэв 4. Баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх үндсэн шаардлага.
Судалгааны зорилго: ГОСТ R6.30-2003 стандартын дагуу удирдлагын баримт бичгийн талаархи дэлгэрэнгүй мэдээлэл, бүтэц, байршлыг судлах.
Судлах асуултууд:
1. Баримт бичгийн хэлбэр, түүнд тавигдах шаардлага. Баримт бичгийн бүтэц. ГОСТ R 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем"-ийн дагуу баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага."
Баримт бичгийн хэлбэр, түүнд тавигдах шаардлага
Компанийн ихэнх баримт бичгүүд, тэр дундаа гарах баримт бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурдаг.
Маягт нь байнгын мэдээлэл бүхий стандарт хуудас юм.
Баримт бичгийн маягтыг хэвлэх, онлайн хэвлэх хэрэгслийг ашиглан эсвэл тодорхой баримт бичгийг үүсгэх үед компьютерийн технологийг ашиглан хуулбарлаж болно. Хамгийн чухал баримт бичгийн хувьд аж ахуйн нэгжүүд өндөр нарийвчлалтай лого, товойлгон, усан тэмдэг, олон өнгийн хэвлэлт болон хуурамчаар үйлдэхийг хүндрүүлдэг бусад элементүүдтэй хэвлэсэн хэлбэрийг ашигладаг. Дүрмээр бол ийм маягтыг хэвлэмэл хэлбэрээр эсвэл тусгай дугаарлагчаар дугаарлана. Ийм маягт бүрийн хэрэглээг тусгай бүртгэлийн маягт дээр тэмдэглэсэн байх ёстой.
Маягтын цаас нь хэт халсан, норсон үед эвхэгддэггүй, хуудасны гадаргууд тоос шороо байхгүй, нягтралын шаардлагад нийцсэн байх ёстой - 80 г/м2-аас 200 г/м2, цагаан өнгөтэй байх - 88% -аас 98% хүртэл.
Маягт үйлдвэрлэхэд ихэвчлэн хоёр цаасан хуудасны форматыг ашигладаг: A4 - (210 * 297 мм) ба A5 (148 * 210 мм).
Баримт бичгийн хуудас бүр нь маягттай эсэхээс үл хамааран зохих хэмжээтэй талбаруудтай байх ёстой.
Зүүн - 20 мм;
баруун - 10 мм;
дээд - 20 мм;
Доод талд - 20 мм.
ГОСТ R 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага." аж ахуйн нэгж, бүтцийн нэгж, албан тушаалтанд зориулсан маягт үүсгэх боломжийг олгодог.
ГОСТ-ийн шаардлагын дагуу дараахь төрлийн аж ахуйн нэгжийн хэлбэрийг тогтооно.
Ерөнхий маягт - аливаа төрлийн баримт бичгийг (захидалаас бусад) үйлдвэрлэх аж ахуйн нэгж, бүтцийн нэгжийн хэлбэр;
Захидлын маягт;
Захидалаас бусад тодорхой төрлийн баримт бичгийн хэлбэр.
Маягтын дэлгэрэнгүй байршлын хоёр сонголт байдаг - өнцгийн болон уртааш.
Баримт бичгийн бүтэц. ГОСТ R 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем"-ийн дагуу баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага"
Баримт бичиг бүр нь тодорхой дэлгэрэнгүй багцаас бүрдэнэ.
Таяг бол аливаа албан ёсны баримт бичгийн зайлшгүй элемент юм.
Баримт бичгийг бүрдүүлдэг дэлгэрэнгүй мэдээллийг баримт бичгийн хэлбэр гэж нэрлэдэг.
Загварын маягт нь хэрэглээний хамрах хүрээ, хэлбэр, талбайн хэмжээ, бүтцийн тор барихад тавигдах шаардлага, үндсэн нарийн ширийн зүйлийг тодорхойлсон баримт бичгийн загвар юм. Загварын маягт нь бүх төрлийн баримт бичигт хамаарах тодорхой дарааллаар байрладаг дэлгэрэнгүй мэдээлэл юм.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулахдаа ГОСТ 6.30-97 стандартын дагуу 29-ийн оронд 30 дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглахыг заасан.
Энэхүү стандарт нь Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем (БХБХ)-д хамаарах зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг - тогтоол, тушаал, тушаал, шийдвэр, протокол, акт, бичиг гэх мэт (цаашид баримт бичиг гэх)-д хамаарна. ОХУ-ын Удирдлагын баримт бичгийн ангилал (OKUD) (анги 0200000) ба үйл ажиллагаанд ашигласан:
- холбооны засгийн газар, ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжүүдийн төрийн байгууллагууд, түүний дотор орос хэлтэй хамт үндэсний хэлтэй ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагууд, орон нутгийн засаг захиргааны байгууллагууд;
- өмчийн хэлбэр, эрх зүйн хэлбэрээс үл хамааран аж ахуйн нэгж, байгууллага, тэдгээрийн холбоод.
Энэхүү стандарт нь баримт бичгийн дэлгэрэнгүй бүрэлдэхүүнийг тогтоодог; баримт бичгийн дэлгэрэнгүйг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага; маягт, бичиг баримтын ажилд тавигдах шаардлага; оХУ-ын Төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжүүдийн сүлдийг хуулбарласан маягтыг үйлдвэрлэх, бүртгэх, ашиглах, хадгалахад тавигдах шаардлага.
Баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулахдаа дараахь мэдээллийг ашиглана уу.
01 - ОХУ-ын Төрийн сүлд;
02 - ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд;
03 - байгууллагын бэлгэ тэмдэг эсвэл барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг);
04 - байгууллагын код;
05 - улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN)
хуулийн этгээд;
06 - татвар төлөгчийн INN/KPP;
07 - баримт бичгийн маягтын код;
08 - байгууллагын нэр;
09 - байгууллагын талаархи лавлагааны мэдээлэл;
10 - баримт бичгийн төрлийн нэр;
11 - баримт бичгийн огноо;
12 - баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар;
13 - баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, огнооны холбоос;
14 - баримт бичгийг эмхэтгэсэн, нийтэлсэн газар;
15 - хүлээн авагч;
16 - баримт бичгийг батлах тамга;
17 - тогтоол;
18 - текстийн гарчиг;
19 - хяналтын тэмдэг;
20 - баримт бичгийн текст;
21 - өргөдөл байгаа эсэхийг тэмдэглэх;
22 - гарын үсэг;
23 - баримт бичгийг батлах тамга;
24 - визний баримт бичгийг батлах;
25 - лац;
26 - хуулбарыг баталгаажуулсан тэмдэг;
27 - жүжигчний тухай тэмдэг;
28 - баримт бичгийн гүйцэтгэл, файл руу илгээсэн тухай тэмдэг;
29 - байгууллага баримт бичгийг хүлээн авсан тухай тэмдэг.
30 - Баримт бичгийн цахим хуулбарыг тодорхойлогч
БАРИМТ БИЧГИЙН ДЭЛГЭРЭНГҮЙ БҮРДҮҮЛЭХ ШААРДЛАГА
01. ОХУ-ын Төрийн сүлд нь ОХУ-ын Төрийн сүлдний тухай журмын дагуу баримт бичгийн маягт дээр байрладаг.
02. ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн төрийн сүлдийг ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын эрх зүйн актуудын дагуу баримт бичгийн маягт дээр байрлуулсан.
03. Байгууллагын эмблем буюу барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)-ийг дүрэмд (байгууллагын дүрэм) заасны дагуу байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр байрлуулсан. ОХУ-ын Төрийн сүлд, ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн төрийн сүлдийг байрлуулсан бол албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр уг бэлгэ тэмдгийг хуулбарлахгүй.
04. Байгууллагын кодыг Бүх Оросын Аж ахуйн нэгж, байгууллагын ангилагчийн (OKNO) дагуу оруулна.
05. OGRN нь татварын албанаас гаргасан баримт бичгийн дагуу наасан байна.
06. Татвар төлөгчийн үнэмлэхний дугаар/бүртгэлийн шалтгааны кодыг татварын байгууллагаас олгосон баримт бичгийн дагуу оруулна.
07. Баримт бичгийн маягтын кодыг Бүх Оросын Удирдлагын баримт бичгийн ангилагчийн (OKUD) дагуу оруулна.
08. Баримт бичгийг зохиож буй байгууллагын нэр нь үүсгэн байгуулах баримт бичигт заасан нэртэй тохирч байх ёстой. Байгууллагын нэрийн дээр товчилсон нэрийг, хэрэв байхгүй бол толгой байгууллагын бүтэн нэрийг заана. ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын нэрсийг орос хэлтэй хамт үндэсний хэлээр нь орос, үндэсний гэсэн хоёр хэлээр хэвлэв. Байгууллагын товчилсон нэрийг тухайн аж ахуйн нэгжийн үүсгэн байгуулах баримт бичигт тусгасан тохиолдолд өгдөг. Бүтэн нэрний доор товчилсон нэрийг (хаалтанд) байрлуулна. Гадаад хэл дээрх нэрийг дүрэмд (байгууллагын дүрэм) тусгасан тохиолдолд хуулбарлана. Гадаад хэл дээрх нэрийг орос хэл дээрх нэрний доор байрлуулна. Салбар, нутаг дэвсгэрийн газар, бүтцийн нэгжийн төлөөлөгчийн газрын нэрийг тухайн баримт бичгийг зохиогч нь тухайн аж ахуйн нэгжийн нэрийн доор байрлуулсан тохиолдолд зааж өгсөн болно.
Баримт бичгийн зохиогч нь тухайн байгууллагыг төлөөлж буй албан тушаалтан байж болно.
09. Байгууллагын талаарх лавлагааны мэдээлэлд шуудангийн хаяг, утасны дугаар болон байгууллагын үзэмжээр хамаарах бусад мэдээлэл (факсын дугаар, телекс, банкны данс, цахим шуудангийн хаяг гэх мэт) орно.
10. Байгууллагын боловсруулсан буюу нийтэлсэн баримт бичгийн төрлийн нэр нь дүрмээр (тухайн байгууллагын дүрэм) зохицуулагддаг бөгөөд энэ нь USORD, OKUD (анги 0200000) -д заасан баримт бичгийн төрөлтэй тохирч байх ёстой.
Захидал нь баримт бичгийн төрлийн нэрийг заагаагүй болно.
11. Баримт бичгийн огноо нь протоколд гарын үсэг зурсан эсвэл батлагдсан өдөр - хурлын огноо (шийдвэр гаргах), актын хувьд - үйл явдлын огноо. Хэрэв баримт бичгийн зохиогчид хэд хэдэн аж ахуйн нэгж бол баримт бичгийн огноо нь гарын үсэг зурсан хамгийн сүүлийн өдөр юм.
Баримт бичгийн огноог араб тоогоор дараах дарааллаар бичнэ: сар, сар, жил. Сар, сарын өдрийг цэгээр тусгаарласан хоёр хос араб тоогоор, жилийг дөрвөн араб тоогоор илэрхийлнэ. Жишээлбэл, 2008 оны 1-р сарын 5-ны өдрийг 2008 оны 01-р сарын 5-ны өдөр гэж оруулах ёстой.
Огноог хэлбэржүүлэх аман-тоон аргыг зөвшөөрнө, жишээлбэл: 2008 оны 1-р сарын 5, огноог дараах дарааллаар форматлах: жил, сар, сарын өдөр, жишээлбэл: 2008.01.05.
12. Баримт бичгийн регистрийн дугаар нь тухайн байгууллагын үзэмжээр хэргийн нэршлийн дагуу хэргийн индекс, сурвалжлагч, гүйцэтгэгч нарын тухай мэдээлэл гэх мэтээр нэмж оруулах серийн дугаараас бүрдэнэ.Баримт бичгийн регистрийн дугаар. хоёр ба түүнээс дээш аж ахуйн нэгжийн хамтран эмхэтгэсэн баримт бичиг нь эдгээр байгууллага тус бүрийн баримт бичгийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэх бөгөөд тэдгээр нь тухайн баримт бичигт зохиогчийг заасан дарааллаар налуу зураасаар тусгаарласан байна.
13. Баримт бичгийн регистрийн дугаар, огнооны лавлагаанд хариу өгсөн баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, огноог оруулна.
14. Баримт бичгийг "Байгууллагын нэр" болон "Байгууллагын талаархи лавлагааны мэдээлэл" -ийг ашиглан тодорхойлоход хүндрэлтэй бол түүнийг эмхэтгэсэн, нийтэлсэн газрыг зааж өгнө. Эмхэтгэсэн эсвэл хэвлэн нийтлэх газрыг хүлээн зөвшөөрөгдсөн засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн хуваарийг харгалзан зааж өгсөн бөгөөд үүнд зөвхөн нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлол орно.
15. Хүлээн авагч нь байгууллага, тэдгээрийн бүтцийн хэлтэс, албан тушаалтан, хувь хүн байж болно. Баримт бичгийг албан тушаалтан, хувь хүнд хандахдаа овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичнэ. Байгууллага, түүний бүтцийн хэлтсийн нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд зааж өгсөн болно.
ОХУ-ын Хууль зүйн яам
Системчлэлийн хэлтэс
хууль тогтоомж
Баримт бичгийг хаягласан хүний ​​байр суурийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно, жишээлбэл:
"Большевский нэхмэл" ХК
Нягтлан бодох бүртгэл
Ахлах эдийн засагч
А.С. Николаев
эсвэл "Ломоносовын шаазан үйлдвэр" ХК-ийн ерөнхийлөгч
БА. Петров
Хэрэв баримт бичгийг хэд хэдэн нэг төрлийн байгууллага эсвэл нэг байгууллагын хэд хэдэн бүтцийн хэлтэс рүү илгээсэн бол тэдгээрийг ерөнхийд нь зааж өгөх ёстой, жишээлбэл:
дүүргийн захиргаа
Москва муж
Шаардлагатай бол "Хаяг хүлээн авагч"-ийн дэлгэрэнгүй мэдээлэлд шуудангийн хаяг байж болно. Шуудангийн хаягийн элементүүдийг шуудангийн үйлчилгээ үзүүлэх дүрмээр тогтоосон дарааллаар зааж өгсөн болно.
"Хаяг авагч" атрибутын мөр бүрийг хамгийн урт мөрөнд голлуулахыг зөвшөөрнө, жишээлбэл:
Можайск Дали цэцэрлэгжүүлэлтийн нөхөрлөлийн дарга В.А. Бунеев
16. батлах тамга - түүний агуулгын норматив буюу эрх зүйн шинж чанарыг харуулсан шаардлагатай. Баримт бичгийг албан тушаалтан эсвэл тусгайлан олгосон баримт бичгээр баталгаажуулдаг.
17. тогтоол - менежер энэ баримт бичгийг гүйцэтгэх даалгавар, гүйцэтгэх эцсийн хугацаа, тодорхой гүйцэтгэгчдийг зааж өгсөн дэлгэрэнгүй мэдээлэл.
18. гарчиг - текстийн хураангуй, түүний үндсэн семантик ачааллыг илэрхийлдэг.
19. Хяналтын тэмдэг гэдэг нь тухайн баримт бичгийг хяналтанд оруулсан гэсэн үг. Гүйцэтгэх шаардлагатай бүх бичиг баримтыг хянах шаардлагатай.
20. Санал асуулгын хэлбэрээр текстийг эмхэтгэхдээ тухайн объектын шинж чанарын нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд нэр үгээр эсвэл одоо ба өнгөрсөн цагийн хоёрдогч олон тооны үйл үгээр илэрхийлсэн байх ёстой (" байна”, “эзэмших” эсвэл “байсан”, “байсан” гэх мэт. .d.). Амаар илэрхийлсэн шинж чанарууд нь шинж чанаруудын нэртэй нийцэж байх ёстой. Хүснэгтийн багана, мөрүүд нь нэрлэсэн тохиолдолд нэр үгээр илэрхийлэгдсэн гарчигтай байх ёстой. Багана, мөрийн дэд гарчиг нь гарчигт нийцсэн байх ёстой. Хэрэв хүснэгтийг нэгээс олон хуудсан дээр хэвлэсэн бол хүснэгтийн багануудыг дугаарласан байх ёстой бөгөөд зөвхөн эдгээр баганын дугаарыг дараагийн хуудсанд хэвлэнэ.
Холбоостой текст нь ихэвчлэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Эхний хэсэгт баримт бичгийг боловсруулах шалтгаан, үндэслэл, зорилго, хоёрдугаарт (эцсийн) - шийдвэр, дүгнэлт, хүсэлт, санал, зөвлөмжийг тусгасан болно. Текст нь эцсийн нэг хэсгийг агуулж болно (жишээлбэл, тушаал - мэдэгдэлгүй захиргааны хэсэг; захидал, мэдэгдэл - тайлбаргүй хүсэлт; гэрчилгээ, санамж - баримтын үнэлгээ, дүгнэлт).
Бусад байгууллагын баримт бичиг эсвэл өмнө нь хэвлэгдсэн баримт бичгийн үндсэн дээр бэлтгэсэн баримт бичгийн текстэд тэдгээрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг: баримт бичгийн нэр, байгууллагын нэр, баримт бичгийн зохиогч, баримт бичгийн огноо, баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар зэргийг тусгасан болно. , текстийн гарчиг.
Хэрэв текст нь хэд хэдэн шийдвэр, дүгнэлт гэх мэтийг агуулсан байвал араб тоогоор дугаарласан хэсэг, дэд хэсэг, догол мөрүүдэд хуваах ёстой.
Тушаалын нэгдмэл байдлын зарчмаар ажилладаг байгууллагуудын захиргааны баримт бичиг (тушаал, заавар гэх мэт), түүнчлэн байгууллагын удирдлагад хандсан баримт бичигт бичвэрийг эхний ганцаарчилсан байдлаар ("Би тушаал", "Би санал болгож байна", "би асууж байна"). Хамтарсан байгууллагуудын захиргааны баримт бичигт текстийг гуравдагч этгээдээр ("шийдвэрлэсэн", "шийдвэрлэсэн") илэрхийлдэг. Хамтарсан захиргааны баримт бичигт текстийг эхний хүнээр олон тоогоор илэрхийлдэг ("бид захиалж байна", "шийдэв"). Протоколын текстийг гуравдагч этгээдийн олон тоогоор ("сонссон", "ярьсан", "шийдвэрлэсэн") толилуулж байна.
Байгууллага, тэдгээрийн бүтцийн хэлтэс (журам, заавар) -ын эрх, үүргийг тодорхойлсон баримт бичиг, түүнчлэн баримтын тодорхойлолт, үнэлгээ, дүгнэлт (акт, гэрчилгээ) агуулсан баримт бичигт текстийг гуравдагч этгээдийн ганц эсвэл олон тоогоор илэрхийлэх хэлбэрийг тусгасан болно. ашигласан ("хэлтэс нь чиг үүргийг гүйцэтгэдэг" , "холбоо багтдаг", "комисс байгуулагдсан").
Танилцуулгын дараах хэлбэрийг захидалд ашигладаг.
- эхний хүний ​​олон тоо ("илгээнэ үү", "бид авч үзэхээр илгээнэ үү");
- нэгдүгээр хүний ​​ганц тоо ("Би үүнийг шаардлагатай гэж үзэж байна", "онцлох уу");
- гуравдагч этгээдээс ("Яам эсэргүүцэхгүй байна", "VNIIDAD боломжтой гэж үзэж байна").
21. Текстэд нэрлэгдсэн хавсралт байгаа эсэх тухай тэмдэглэлийг дараах байдлаар боловсруулав - Хавсралт: 5 хуудасны хувьд. 2 хувь.
Хэрэв баримт бичигт бичвэрт нэрлэгдээгүй хавсралт байгаа бол түүний нэр, хуудасны тоо, хуулбарын тоог зааж өгнө үү; Хэрэв хэд хэдэн програм байгаа бол тэдгээрийг дугаарлана, жишээлбэл:
Хэрэглээ:
1. Бүсийн зээлийн газрын тухай журам 5 хуудас. 1 хувь.
2. Бүсийн зээлийн хэлтсийн баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх журам 7 хуудас. 2 хувь.
Хэрэв програмуудыг хавсаргасан бол хуудасны тоог заагаагүй болно.
Захиргааны баримт бичгийн хавсралтын баруун дээд буланд байгаа эхний хуудсанд "Хавсралт" гэж бичээд захиргааны баримт бичгийн нэр, огноо, регистрийн дугаарыг зааж өгнө, жишээлбэл:
Хавсралт 2
хүрээлэнгийн захирлын 2007 оны 6-р сарын 15-ны өдрийн 319 тоот тушаалаар
Баримт бичигт хавсаргасан өөр баримт бичиг хавсаргасан бол хавсралт байгаа эсэхийг харуулсан тэмдэглэлийг дараах байдлаар боловсруулна.
хавсралт: Росархивын 2007 оны 6-р сарын 14-ний өдрийн 02-4/156 тоот захидал ба түүний хавсралт, ердөө 30 хуудас.
Хэрэв өргөдлийг баримт бичигт заасан бүх хаягаар илгээгээгүй бол түүний бэлэн байдлын талаархи тэмдэглэлийг дараах байдлаар бичнэ: Өргөдөл: 3 хуудас. 5 хувь. эхний хаяг руу.
"ХАВСРАЛТ №" гэсэн хэллэгийг том үсгээр хэвлэх, мөн энэ илэрхийлэл, баримт бичгийн нэр, огноо, регистрийн дугаарыг хамгийн урт мөрөнд оруулахыг зөвшөөрнө.
ХАВСРАЛТ No2
хүрээлэнгийн захирлын тушаалаар
15.06.2007 № 19
22. “Гарын үсэг” гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээлэлд: баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний ​​албан тушаалын нэр (баримт бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудас дээр үйлдээгүй бол бүрэн, хэвлэмэл хуудас дээр үйлдсэн баримт бичгийн хувьд товчилсон байх); хувийн гарын үсэг; гарын үсгийн шифрийг тайлах (эхний үсэг, овог), жишээлбэл:

Захирал Хувийн гарын үсэг Н.А. Федоров

Албан тушаалтны албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичиг баримт бүрдүүлэхдээ гарын үсэгт тухайн хүний ​​албан тушаалыг заадаггүй.
Хэд хэдэн албан тушаалтан баримт бичигт гарын үсэг зурахдаа тэдний гарын үсгийг тухайн албан тушаалд тохирсон дарааллаар нэг нэгээр нь байрлуулна, жишээлбэл;

Ерөнхий захирал Хувийн гарын үсэг М.А. Медведев
Ерөнхий нягтлан бодогч Н.А. Логиновын хувийн гарын үсэг

Баримт бичигт ижил албан тушаалтай хэд хэдэн хүн гарын үсэг зурсан тохиолдолд тэдний гарын үсгийг ижил түвшинд байрлуулна, жишээлбэл:
ОХУ-ын Хууль зүйн дэд сайд
ОХУ-ын Сангийн дэд сайд
Хувийн гарын үсэг
Хувийн гарын үсэг
В.М. Степанов
А.П. Миронов
Комиссоос боловсруулсан баримт бичиг нь баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүмүүсийн албан тушаалыг заагаагүй боловч хуваарилалтын дагуу комисст хүлээх хариуцлагыг, жишээлбэл:
Комиссын дарга
Хувийн гарын үсэг N.V. Куликов

Комиссын гишүүд
K.M-ийн хувийн гарын үсэг. Артемьева
S.P-ийн хувийн гарын үсэг. Матвеев
V. A. Филатовын хувийн гарын үсэг

Баримт бичигт түүний албан тушаал, овог нэрийг харуулсан үүрэг гүйцэтгэгч гарын үсэг зурж болно. Энэ тохиолдолд "Төлөв" гэсэн угтвар үг, "Орлогч" гэсэн гараар бичсэн бичээсийг оруулахыг хориглоно. эсвэл ажлын байрны нэрийн өмнөх зураас.
23. Баримт бичгийг батлах тамга нь ЗӨВЛӨСӨН гэсэн үг, баримт бичгийг батлах гэж байгаа хүний ​​албан тушаал (байгууллагын нэрийг оруулаад), хувийн гарын үсэг, гарын үсгийн хуулга (овгийн эхний үсэг, овог нэр), батлагдсан огноо зэргээс бүрдэнэ. , Жишээлбэл:
ТОХИОЛДСОН
Санхүүгийн академийн ректор
ОХУ-ын Засгийн газрын дэргэд
Грязновын хувийн гарын үсэг
23.04.2007
Зөвшөөрөл нь захидал, протокол гэх мэтээр хийгдсэн бол батлах тэмдгийг дараах хэлбэрээр үйлдэнэ.
ТОХИОЛДСОН

Оросын Анагаахын Шинжлэх Ухааны Академийн захидал

2007 оны 10-р сарын 30-ны өдрийн 451-805 тоот

ТОХИОЛДСОН

Хурлын протокол

Даатгалын зөвлөл

"Планет" компани

2007 оны 6-р сарын 21-ний өдрийн №10

24. Баримт бичгийг батлах нь тухайн баримт бичгийг баталгаажуулсан хүний ​​гарын үсэг, албан тушаал, гарын үсгийн хуулбар (эхний үсэг, овог нэр), гарын үсэг зурсан огноо зэргийг багтаасан визээр олгоно. Жишээлбэл:

Хууль зүйн хэлтсийн дарга
A.S-ийн хувийн гарын үсэг. Орлов
25.11.2007

Баримт бичигт ямар нэгэн тайлбар байгаа бол визийг дараах байдлаар олгоно.

Сэтгэгдэл хавсаргав
A.S-ийн хувийн гарын үсэг. Орлов
25.08.2007

Тайлбарыг тусдаа хуудсан дээр бичиж, гарын үсэг зурж, баримт бичигт хавсаргав.
Байгууллагад эх хувь нь үлддэг баримт бичгийн хувьд визийг эх баримт бичгийн сүүлчийн хуудасны ар талын доод талд наасан байна.
Байгууллагаас эх хувийг нь илгээсэн баримт бичгийн хувьд визийг илгээж буй баримт бичгийн нүүрэн талын доод талд наасан байна.

Тусдаа зөвшөөрлийн хуудсан дээр визний баримт бичгийг гаргах боломжтой.
Байгууллагын үзэмжээр баримт бичиг, түүний хавсралтыг хуудас бүрээр нь батлахыг зөвшөөрнө.

25. Тамга нь санхүүгийн хөрөнгөтэй холбоотой баримтыг бүртгэсэн этгээдийн эрхийг баталгаажуулсан тусгай журамд заасан баримт бичигт албан тушаалтны гарын үсэг үнэн болохыг гэрчилнэ.
Баримт бичгийг байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажуулсан.
26. Баримт бичгийн хуулбар эх хувьтай тохирч буйг баталгаажуулахдаа “Гарын үсэг” гэсэн реквизитийн доор дараахь зүйлийг хавсаргана: “Хуулбарыг баталгаажуулсан хүний ​​албан тушаал зөв; хувийн гарын үсэг; гарын үсгийн хуулбар (эхний үсэг" овог); баталгаажуулсан огноо, жишээлбэл:

Гарын үсэг
Зөв
Хүний нөөцийн хэлтсийн байцаагч Хувийн гарын үсэг M.V. Копосков
07.06.2007
Баримт бичгийн хуулбарыг тухайн байгууллагын үзэмжээр тогтоосон тамга тэмдгээр баталгаажуулахыг зөвшөөрнө.

27. Гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэг нь баримт бичгийг гүйцэтгэгчийн овог (эсвэл овог, овог нэр, овог нэр), түүний утасны дугаарыг баримт бичгийн сүүлчийн хуудасны урд буюу хойд талд байрлуулна зүүн доод буланд,
Жишээлбэл:

Петров I.I.
333-25-25

28. Баримт бичгийг гүйцэтгэж, файлд илгээсэн тухай тэмдэглэлд дараахь мэдээллийг агуулна: түүнийг гүйцэтгэсэн тухай баримт бичгийн огноо, дугаарын лавлагаа, хэрэв ийм баримт бичиг байхгүй бол гүйцэтгэлийн тухай товч мэдээлэл. ; "Ажилдаа ор" гэсэн үгс; баримт бичиг хадгалагдах файлын дугаар.
Баримт бичгийг ашигласан, файлд илгээсэн тухай тэмдэглэлд тухайн баримт бичгийг гүйцэтгэгч, эсхүл уг баримт бичгийг гүйцэтгэсэн бүтцийн нэгжийн дарга гарын үсэг зурж, огноотой байх ёстой.
29. Байгууллагад баримт бичгийг хүлээн авсан тухай тэмдэглэлд мөн баримт бичгийг хүлээн авсан огноо (шаардлагатай бол - цаг, минут) орно.
Баримт бичгийг тухайн байгууллага хүлээн авсан тухай тамга тэмдэг өгөхийг зөвшөөрнө.
30. Баримт бичгийн цахим хуулбарын таних тэмдэг нь тухайн баримт бичгийн хуудас бүрийн зүүн доод буланд байрлуулсан, компьютерийн зөөвөрлөгч дээрх файлын нэр, огноо болон тухайн байгууллагад суурилуулсан хайлтын бусад мэдээллийг агуулсан тэмдэг (хөл хэсэг) байна. .

Сэдэв 5. Баримт бичгийн систем.
Судалгааны зорилго: Удирдлагын баримт бичгийн үндсэн төрлүүдтэй танилцах, зохион байгуулалт, захиргааны болон мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийг бэлтгэх, хэрэгжүүлэх онцлогийг судлах.
Судлах асуултууд:



1. Байгууллагын баримт бичгийн тогтолцоо.
Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд хэрэгжүүлдэг удирдлагын чиг үүргүүдийн нэг бол систем, удирдлагын үйл явцыг зохион байгуулах чиг үүрэг юм.
Аж ахуйн нэгжийн зохион байгуулалтын үйл ажиллагаа нь аж ахуйн нэгжийн статус, түүний чадамж, бүтэц, орон тоо болон бусад зүйлийг тодорхойлсон дүрэм, хэм хэмжээ, зохицуулалтыг агуулсан зохион байгуулалт, эрх зүйн баримт бичгийг боловсруулах, батлахад илэрхийлэгддэг.
Байгууллагуудын үйл ажиллагааг янз бүрийн төрлийн баримт бичигт бүртгэдэг. Одоо мөрдөгдөж буй хууль тогтоомжийн дагуу байгууллага, албан байгууллага, хувийн хэвшлийн аж ахуйн нэгжүүд дүрэм, журам, зааварчилгаа, орон тооны хүснэгт гэх мэтийг гаргадаг бөгөөд эдгээр бүх баримт бичиг нь зохион байгуулалтын нэг бүлэг баримт бичгийг бүрдүүлдэг.
Байгууллагын баримт бичиг нь аж ахуйн нэгжийн бүтэц, үүрэг, чиг үүрэг, түүний ажлын зохион байгуулалт, аж ахуйн нэгжийн удирдлагын эрх, үүрэг, хариуцлагыг зохицуулах харилцан уялдаатай баримт бичгийн багц юм. Зохион байгуулалт, эрх зүйн баримт бичиг нь заавал дагаж мөрдөх заалтуудыг агуулсан бөгөөд аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны эрх зүйн үндэс болдог.
Зохион байгуулалтын баримт бичгийн төрлүүд:
Аж ахуйн нэгжийн дүрэм нь байгууллагын үйл ажиллагаа, бусад байгууллага, иргэдтэй харилцах харилцаа, төр, эдийн засгийн үйл ажиллагааны чиглэлээр эрх, үүргийг зохицуулсан дүрэм юм.
Дүрэм бол бүтэц, агуулгыг хөгжүүлэгчид өөрсдөө тодорхойлдог нарийн төвөгтэй баримт бичиг юм. Дүрэм нь зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны нэг хэсэг бөгөөд тогтсон текст бүтэцтэй.
Дүрмийг боловсруулахад тавигдах шаардлагыг ОХУ-ын Иргэний хуулийн 1-р хэсэгт заасан болно.
Дүрэмд дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ёстой.
Компанийн нэр;
Баримт бичгийн төрлийн нэр;
Баримт бичгийн огноо;
Баримт бичгийг эмхэтгэсэн эсвэл нийтэлсэн газар;
Баримт бичгийг батлах тамга;
Дүрмийн текст;
Баримт бичгийг зөвшөөрсөн хүний ​​гарын үсэг.
Дүрэм гэдэг нь аж ахуйн нэгжийг бүхэлд нь буюу түүний бүтцийн нэгжийг бүрдүүлэх дараалал, үүрэг, үүрэг, эрх, хариуцлага, ажлын зохион байгуулалтыг тодорхойлсон эрх зүйн акт юм. (Жишээ нь: Яамдын ерөнхий журам, Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай журам гэх мэт) Уг журам нь мөн нэгдсэн тогтолцооны нэг хэсэг бөгөөд тогтсон бичвэр бүтэцтэй.
Энэ заалтыг компанийн менежерүүдийн заавраар, бүтцийн хэлтсийн дарга нарын санаачилгаар боловсруулдаг.
Журамд бүтцийн нэгжийн дарга гарын үсэг зурж, хуулийн хэлтэстэй тохиролцож, аж ахуйн нэгжийн дарга батална.
Дүрмийг байгууллагын ерөнхий хэвлэмэл хуудсан дээр боловсруулсан бөгөөд дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна.
Компанийн нэр;
бүтцийн нэгжийн нэр;
Баримт бичгийн төрлийн нэр;
Огноо;
Баримт бичгийг батлах тамга.
Албан тушаал бол нарийн төвөгтэй баримт бичиг юм. Дүрмийн бүтэц, агуулгыг дүрмээр бол боловсруулж буй байгууллага тодорхойлдог.
Журмын текст нь дараахь хэсгүүдийг агуулна.
ерөнхий заалтууд.
гол зорилго.
функцууд.
эрх.
ажлын зохион байгуулалт.
Заавар - байгууллага, байгууллага, албан тушаалтны үйл ажиллагааны зохион байгуулалт, шинжлэх ухаан, техник, санхүүгийн болон бусад асуудлыг зохицуулах дүрмийг тогтоох зорилгоор гаргасан эсвэл батлагдсан хууль эрх зүйн акт. Зааврын гарчиг нь түүний шаардлагад хамаарах асуудал, объект, хүмүүсийн хүрээг агуулсан байх ёстой. (Жишээ нь, Оффисын удирдлагын заавар)
Заавар нь байнгын эсвэл урт хугацааны хүчинтэй баримт бичиг юм (шинээр солих хүртэл).
Зааврын текст нь заагч шинж чанартай бөгөөд захиргааны үгсийг агуулсан: ЗААВАЛ, ЗААВАЛ, ХЭРЭГТЭЙ гэх мэт.
Зааварт дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна.
компанийн нэр;
баримт бичгийн төрлийн нэр;
огноо;
хэвлэгдсэн газар;
текстийн гарчиг;
батлах тамга;
текст;
гарын үсэг.
Аж ахуйн нэгжийн ажилтан бүрийн хувьд ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргадаг - тухайн байгууллагын ажилтны үүрэг, чиг үүрэг, эрх, хариуцлагыг тодорхойлсон баримт бичиг. Ажлын байрны тодорхойлолтыг үндэслэн ажилтантай хөдөлмөрийн гэрээ байгуулдаг. Ажил олгогч, ажилтны хооронд үүссэн зөрчилдөөнийг шийдвэрлэхийн тулд хөдөлмөрийн гэрээ, ажлын байрны тодорхойлолтыг ашигладаг.
Ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсон хүчний хэлтэс боловсруулж, хуульчтай тохиролцож, аж ахуйн нэгжийн захирал батална.
Ажлын байрны тодорхойлолтын үндсэн хэсгүүд:
ерөнхий заалтууд;
ажлын хариуцлага;
эрх;
хариуцлага;
1-р хэсэг нь мэргэжилтний үйл ажиллагааны чиглэлийг заана; түүнийг албан тушаалд томилох, чөлөөлөх журам; мэргэшлийн шаардлага; мэргэжилтний харьяалал; дүрэм журам.
2-р хэсэгт мэргэжилтний гүйцэтгэсэн ажлын тодорхой төрлийг жагсаав.
3-р хэсэгт мэргэжилтэн өөрт нь даалгасан үүргээ биелүүлэхэд шаардлагатай эрхийг тогтооно.
4-р хэсэгт мэргэжилтэн яг юу хариуцах ёстойг зааж өгсөн.
Орон тооны хүснэгт нь хөдөлмөрийн хөлсний санг харуулсан аж ахуйн нэгжийн албан ёсны болон тоон бүрэлдэхүүнийг тогтоосон баримт бичиг юм.
Боловсон хүчний хүснэгтийг аж ахуйн нэгжийн хэвлэмэл хуудас дээр гаргаж, албан тушаалын жагсаалт, орон тооны нэгжийн тоо, албан тушаалын цалин, сарын цалингийн жагсаалтыг тусгасан болно.
Боловсон хүчний хүснэгт нь дараахь мэдээллийг агуулна.
компанийн нэр;
баримт бичгийн төрлийн нэр;
огноо;
хэвлэгдсэн газар;
батлах тамга;
текст;
виз;
гарын үсэг.
Орон тооны хүснэгтэд дэд менежер гарын үсэг зурж, ерөнхий нягтлан бодогчтой тохиролцож, аж ахуйн нэгжийн дарга батална. Зөвшөөрлийн тамга нь тухайн байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажсан байна.
Орон тооны хүснэгтэд өөрчлөлт оруулах нь аж ахуйн нэгжийн даргын тушаалаар хийгддэг.
Бүтэц, орон тоо - аж ахуйн нэгжийн бүх бүтцийн хэлтэс, аж ахуйн нэгжид нэвтрүүлсэн албан тушаал, албан тушаал тус бүрийн орон тооны нэгжийн тоог харуулсан зохион байгуулалтын баримт бичиг. (ажлын хуваарьтай ижил аргаар боловсруулж, гарын үсэг зурсан).
Хөдөлмөрийн дотоод журам нь дараахь асуудлыг тусгасан зохион байгуулалтын баримт бичиг юм.
аж ахуйн нэгжийн ажлыг зохион байгуулах;
ажилчид болон захиргааны харилцан үүрэг хариуцлага;
амралт олгох;
ажилчдыг томилох;
объект доторх горим.
Дүрмийг аж ахуйн нэгжийн хэвлэмэл хуудсан дээр боловсруулж, аж ахуйн нэгжийн ажилчдын хурлаар хэлэлцэж, хуульч баталж, аж ахуйн нэгжийн дарга батална.
2. Захиргааны баримт бичгийн тогтолцоо.
Захиргааны баримт бичиг нь байгууллага, аж ахуйн нэгж, байгууллагын удирдлагад маш чухал үүрэг гүйцэтгэдэг.
Захиргааны баримт бичиг нь доод буюу харьяа байгууллага, бүлэг, албан тушаалтанд зориулагдсан захиргааны шинж чанартай баримт бичиг юм. Захиргааны баримт бичгийн гол зорилго нь үйл ажиллагааг зохицуулах, удирдах байгууллагад өгсөн үүрэг даалгаврын хэрэгжилтийг хангах, үйл ажиллагаанаас хамгийн их үр дүнд хүрэх боломжийг олгох явдал юм.
Захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх схем:
асуудлыг иж бүрэн судлах, баримт бичгийн төслийг бэлтгэх;
текстийг батлах, түүнд гарын үсэг зурах;
Баримт бичгийг коллегийн байгууллагын хурлаар хэлэлцэх, батлах (тогтоол, шийдвэр)
Захиргааны баримт бичгийн текст нь заах ба захиргааны гэсэн харилцан хамааралтай хоёр хэсгээс бүрдэнэ.
Энэ хэсэг нь хэлэлцэж буй асуудлын мөн чанарын танилцуулга бөгөөд захиалга юунаас үүдэлтэй болохыг тайлбарлах зорилготой юм. Тайлбар өгөх шаардлагагүй тохиолдолд заасан хэсэг нь заавал байх ёстой.
Гол ачааг захиргааны хэсэг үүрдэг.
Захиргааны хэсгийг императив хэлбэрээр үзүүлэв. Баримт бичгийн төрлөөс хамааран: ШИЙДСЭН (тогтоол), ШИЙДСЭН (ШИЙДСЭН) - шийдвэрүүд, БИ ЗАХИАЛАА - тушаалууд гэсэн үгээр эхэлдэг.
ГОСТ-д: "тушаалын нэгдмэл байдлын зарчмаар ажилладаг байгууллагуудын захиргааны баримт бичиг, түүнчлэн байгууллагын удирдлагад хандсан баримт бичигт текстийг эхний ганц бие хүнээр илэрхийлнэ (би захиалж, санал болгож байна, асууж байна ...) )"
Захиргааны баримт бичгийн төрлүүд:
Тогтоол гэдэг нь эдгээр байгууллагын өмнө тулгамдаж буй нэн чухал, үндсэн зорилтуудыг шийдвэрлэх, ёс зүйн тогтвортой хэм хэмжээг тогтоох зорилгоор хамтын удирдлагын дээд болон зарим төв байгууллагаас баталсан эрх зүйн акт юм.
Төрийн эрх барих дээд байгууллагууд бүрэн эрхээ хэрэгжүүлэхтэй холбоотой зохион байгуулалт, эдийн засаг, улс төрийн болон бусад асуудлаар шийдвэр гаргадаг.
Шийдвэрлэх маягт нь дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна.
оХУ-ын төрийн сүлд эсвэл субъект;
баримт бичгийг гаргасан байгууллагын нэр;
баримт бичгийн төрлийн нэр;
эмхэтгэсэн газар;
баримт бичгийн огноо, бүртгэлийн дугаар;
текстийн гарчиг;
текст;
гарын үсэг;
визний зөвшөөрөл.
Тогтоолын төслийг хуулийн зөвлөх батлах ёстой. Тогтоолд энэ баримт бичгийг гаргасан байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.
Тушаал (үндсэн үйл ажиллагааны тухай) нь аж ахуйн нэгжийн өмнө тулгамдаж буй үндсэн болон үйл ажиллагааны зорилтуудыг шийдвэрлэхийн тулд аж ахуйн нэгжийн даргын гаргасан эрх зүйн акт юм.
Захиалга гарсан:
аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны журам;
ажлын зохион байгуулалтын талаархи шийдвэр, заавар;
зохион байгуулалтын арга хэмжээ;
ажлын үр дүн;
аудитын үр дүн.
Зөвхөн шаардлагатай үед л захиалга өгдөг.
Захиалгыг өөрчлөх, нэмэх, цуцлах нь зөвхөн захиалгаар хийгддэг. Тушаалыг байгууллагын дарга эсвэл түүний орлогч гарын үсэг зурна. Бичвэрт хүчин төгөлдөр болох өөр хугацааг заагаагүй бол тушаал гарын үсэг зурсан үеэс эхлэн хүчин төгөлдөр болно.
Тушаал гэдэг нь аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны асуудлаар нэгдүгээр менежерийн орлогч, ерөнхий инженерийн орлогч, түүнчлэн бүтцийн хэлтсийн дарга нар тус тусад нь гаргасан эрх зүйн акт юм.
Дүрмээр бол уг тушаал нь хүчинтэй байх хугацаа нь хязгаарлагдмал бөгөөд нэгж, албан тушаалтан, иргэдийн явцуу хүрээлэлд хамаарна. Тушаалын текст нь тушаалтай ижил хэсгүүдтэй, зөвхөн захиргааны хэсэг нь "БИ САНАЛ БОЛГОЖ БАЙНА" эсвэл "ҮҮРЭГДҮҮЛЖ БАЙНА" гэсэн үгээр эхэлдэг. Менежер гарын үсэг зурж, энэ баримт бичгийг сонирхож буй хүмүүстэй тохиролцсон.
Удирдамж гэдэг нь төрийн байгууллага, яам, газар, аж ахуйн нэгж, байгууллагаас мэдээлэл, арга зүйн асуудал, түүнчлэн төрийн байгууллагын тушаал, заавар, бусад актыг хэрэгжүүлэх ажлыг зохион байгуулахтай холбогдсон асуудлаар гаргасан захиргааны баримт бичиг юм.
Мэдээлэл, арга зүй, зохион байгуулалтын асуудалд:
A. Захиалга гүйцэтгэх зохион байгуулалт;
B. Зааврыг гүйцэтгэх зохион байгуулалт.
Зааврын текст нь заах ба захиргааны гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ.
заасан хэсэг нь баримт бичгийг гаргах болсон шалтгааныг тодруулж, "... зорилгоор", "зорилгоор", "зохицуулалт" гэсэн үгсээр эхэлдэг.
Захиргааны хэсэг нь I PROPOSE гэсэн үгээр эхэлдэг, энэ нь заасан үйлдлүүдийг илэрхийлдэг;
Шийдвэр гэдэг нь нэн чухал асуудлаар гаргасан буюу хэм хэмжээ, дүрэм журам нэвтрүүлэхэд чиглэсэн хамтын удирдлагын байгууллагын захиргааны баримт бичиг юм. Үйлдвэрлэлийн асуудлаар удирдах зөвлөл, хувьцаа эзэмшигчдийн нэгдсэн хурал гэх мэт шийдвэрийг гаргадаг.
Текст нь мэдэгдэл ба захиргааны хэсгээс бүрдэнэ. Заасан хэсэгт баримт бичгийг гаргах болсон шалтгааныг тусгасан болно. Захиргааны хэсэгт шийдвэр гаргах байгууллагын нэрийг, дараа нь ШИЙДСЭН үгийг тусад нь мөрөнд бичнэ.
Захиргааны хэсэг нь догол мөрүүдэд хуваагдана. Зүйл бүрийг дараах схемийн дагуу барьсан: үйлдэл - гүйцэтгэгч - эцсийн хугацаа.
Шийдвэрт зөвлөлийн дарга, нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурна.
3. Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн систем.
Байгууллагаас гаргасан ихэнх баримт бичиг нь мэдээллийн болон лавлагааны баримт бичиг юм.
Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг нь шийдвэр гаргах үндэслэл болох бодит байдлын талаархи мэдээллийг агуулсан баримт бичгийн багц юм.
Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийн төрөл:
Тогтоосон баримт, үйл явдлыг баталгаажуулах зорилгоор хэсэг бүлэг этгээдээс бүрдүүлсэн мэдээлэл, лавлагааны баримтыг акт гэнэ. Уг акт нь түүнийг боловсруулагчийн дүгнэлт, зөвлөмж, саналыг агуулж болно.
Уг актыг захиргааны баримт бичиг эсвэл түүний зааварчилгааны дагуу баримт бичгийг боловсруулсан менежер батална.
Уг акт нь танилцуулга, илтгэх гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ.
Актны бичвэрийн оршил хэсэгт акт зохиох үндэслэлийг зааж, акт зохиосон болон нэгэн зэрэг оролцсон хүмүүсийг жагсаав.
Тодорхойлох хэсэг нь гүйцэтгэсэн ажлын тодорхойлолтыг агуулсан; баримтыг бүртгэж, акт боловсруулагчдын дүгнэлт, саналыг тусгана. Актыг бэлтгэхэд оролцсон бүх хүмүүс гарын үсэг зурна.
Протокол нь хурал, хурал, хурал дээр асуудал хэлэлцэх, шийдвэр гаргах явцыг бүртгэсэн баримт бичиг юм.
Протоколын текст нь танилцуулга, үндсэн гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ.
Протоколын текстийн оршил хэсэг нь тогтмол болон хувьсах мэдээллийг агуулдаг.
Тогтмол - "Дарга", "нарийн бичгийн дарга", "Одоо" гэсэн үгс (зүүн захаас бичсэн).
Хувьсах - дарга, нарийн бичгийн дарга, тэнд байгаа хүмүүсийн овог нэр, овог нэр. Энэ нь хүснэгтийн хоёр дахь байрлалаас бичигдсэн байдаг.
Протоколын үндсэн хэсгийг дараах схемийн дагуу байгуулна: СОНССАН - ЯРЬСАН - ШИЙДСЭН (ШИЙДСЭН) асуудал тус бүр дээр, зүүн захаас цэг таслалгүй.
Хэд хэдэн асуудал байгаа бол СОНССОН гэдэг үгийн өмнө хэлэлцэх асуудлын жагсаалтын дугаарыг бичнэ. Улаан мөрөнд илтгэгчийн овог нэрийн эхний үсгийг нэрлэсэн тохиолдолд бичээд тайлан, мессежийн агуулгыг хэвлэнэ.
ЯРЬСАНЫ дараа илтгэгчдийн овог нэрийн эхний үсгийг улаан шугаман дээр нэрлэсэн тохиолдолд бичиж, дараа нь илтгэл, мессежийн агуулгыг хэвлэнэ.
Протоколын текстийн эцсийн хэсэг нь тухайн асуудлын талаархи тогтоол юм. ШИЙДСЭН гэсэн үгээр эхэлдэг. Энэ нь схемийн дагуу баригдсан: үйлдэл - гүйцэтгэгч - эцсийн хугацаа. Протоколд дарга, нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурна. Протоколын огноо нь хурлын огноо юм.
Санамж бичиг гэдэг нь өөрийн болон дээд байгууллагын даргад хаягласан, аливаа асуудал, баримтыг агуулсан баримт бичиг юм.
Агуулгын дагуу тайлангууд нь: мэдээллийн; тайлагнах.
Хүлээн авагчаас хамааран: дотоод, гадаад.
Дотоод санамж бичгийг А4 форматаар, х
гэх мэт.................

Оршил

Сүүлийн 10-15 жилийн хугацаанд улс орны эдийн засгийн үйл ажиллагааны зарчимд гарсан өөрчлөлтүүд нь зөвхөн үйлдвэрлэл, эдийн засгийн үйл явцад нөлөөлөөд зогсохгүй тэдгээрийг удирдах арга, технологид ихээхэн нөлөөлсөн. Эдгээр шалтгааны улмаас баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах, ашиглахтай холбоотой менежментийн үйл ажиллагааны чиглэл (удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг) нь арга зүйн хувьд болон тодорхой үйл ажиллагаанд арга зүйн дэмжлэг үзүүлэх чиглэлээр бодитой шаардлагатай өөрчлөлтийг хийх шаардлагатай болсон. баримт бичигтэй ажиллах практик үйл ажиллагаа.

Үүнтэй холбогдуулан ГОСТ ISO 15489-1-2007 “Баримт бичгийн менежмент” үндэсний стандартыг боловсруулж мөрдүүлэх шийдвэр гаргаж, хэрэгжүүлэх нь цаг үеэ олсон ажил боллоо. Энэхүү стандартын заалтууд нь мэдээллийн хэрэгслийн төрөл, мэдээллийн хэлбэрээс үл хамааран удирдлагын үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх тодорхой нөхцөл, ашигласан баримт бичиг боловсруулах технологиос үл хамааран баримт бичгийн менежментийн системийг бий болгох, үр дүнтэй ашиглах арга зүйн үндэс юм. танилцуулга.

Нэмж дурдахад компьютер, харилцаа холбооны систем, технологийг эрчимтэй хөгжүүлэх нь удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулахад чухал нөлөө үзүүлсэн.

Үүнийг харгалзан баримт бичигтэй ажиллах арга зүй, техник, технологийн дэмжлэгт эдгээр өөрчлөлтийг тусгасан сурах бичиг бэлтгэх шаардлагатай байв.

Сурах бичгийн материалыг үндсэн хэсэг бүрийн компьютерийн тестээр хавсаргасан бөгөөд тэдгээрийн хэрэглээний онцлогийг хавсралтад тайлбарласан болно. Туршилтын программ болон тестүүд нь сурах бичигт хавсаргасан дискэн дээр байгаа.

Лекц 1

1. Баримт бичгийн удирдлагын үндсэн ойлголтууд

Баримт бичиг ба түүний шинж чанар

Доодбаримт бичиг хууль ёсны үүрэг, бизнесийн үйл ажиллагааг дэмжих нотлох баримт болгон байгууллага, хувь хүн бий болгож, хүлээн авч, хадгалсан, биет хэрэглүүрт бичигдсэн таних боломжтой мэдээллийг хэлнэ. Үүний зэрэгцээ баримт бичгийн хамгийн чухал шинж чанар нь түүний шинж чанар юм таних чадвар зохих дэлгэрэнгүй мэдээлэл байгаагаар баталгаажсан.

    шаардлагатай хариуцлагыг илэрхийлсэн байгууллагын үйл ажиллагааг үр дүнтэй, эмх цэгцтэй явуулах;

    зохион байгуулалт, удирдлагын шийдвэрийг бүрдүүлэх, баримтжуулах;

    удирдлага, захиргааны үйл ажиллагааны уялдаа холбоог хангах;

    онцгой байдлын үед байгууллагын үйл ажиллагааны тасралтгүй байдлыг хангах;

    Байгууллагын үйл ажиллагааны хамрах хүрээг зохицуулах дүрэм журмын шаардлагыг түүний бүх илрэлээр дагаж мөрдөх;

    байгууллагын үйл ажиллагаатай холбоотой гарч болзошгүй шүүх хуралдаанд хамгаалалт, дэмжлэг үзүүлэх;

    байгууллагын ашиг сонирхол, түүний ажилчид, үйлчлүүлэгчид, түүнчлэн бусад сонирхогч талуудын эрхийг хамгаалах;

    байгууллага, түүний ажилчдын ололт, бүтээн байгуулалт, холбогдох оюуны өмчийн эрхийг баталгаажуулах, баримтжуулах;

    Байгууллага, түүний ажилчдын бизнес, хувийн болон нийгмийн үйл ажиллагааны нотлох баримтыг олон янз байдал, ялгах шинж чанараараа баримтжуулах;

    корпорацийн, хувь хүний ​​ой санамж, нийгмийн ой санамжийг бүрдүүлэх, хадгалах.

Баримт бичиг, баримт бичгийн массив нь мэдээллийн эх сурвалж болох хувь хүн, хуулийн этгээд, төрийн хоорондын харилцааны объект бөгөөд бусад нөөцийн хамт хуулиар хамгаалагдсан байдаг. Түүнчлэн, мэдээллийг баримтжуулах нь мэдээллийн нөөцөд оруулах урьдчилсан нөхцөл юм.

Үүсгэсэн баримт бичгийг дараах зорилгоор хадгалах шаардлагатай:

а) одоогийн удирдлагын шийдвэр гаргах, тэдгээрийн ирээдүйн үр дагаврыг үнэлэх, зохих шийдвэрийг боловсруулахдаа үйл ажиллагааны тасралтгүй, тууштай байдлыг хангах:

    Одоогийн болон ирээдүйн шийдвэр, үйл ажиллагаанд мэдээллийн дэмжлэг үзүүлэх зорилгоор өнгөрсөн болон одоогийн удирдлагын шийдвэр, одоо байгаа үйл ажиллагааны талаархи мэдээллийг (корпорацийн санах ойн нэг хэсэг болгон) хадгалах;

    хариуцлага хүлээхийн тулд өнгөрсөн болон одоогийн үйл ажиллагааны нотлох баримтыг хадгалах;

б) байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогийг харгалзан баримт бичгийн менежментэд хамаарах зохицуулалтын тогтолцоог баримтжуулах, тодруулах, хэрэгжүүлэх замаар зохицуулалтын эрх зүйн актуудын шаардлагыг дагаж мөрдөх;

в) оролцогч талуудын одоогийн болон ирээдүйн хэрэгцээг хангах:

    Оролцогч талууд (ажилчид, бизнесийн түншүүд, үйлчлүүлэгчид болон бусад) бүртгэлийг тухайн байгууллагад шаардагдахаас илүү удаан хугацаагаар хадгалахад бий болох хууль ёсны ашиг сонирхлыг тодорхойлох. Оролцогч талуудад тухайн байгууллага хариуцлагын үүднээс өөрийн бүртгэлд хандах эрх олгох ёстой хүмүүс (аудитор, зохицуулагч, мөрдөн байцаагч, архивын байгууллага, судлаач) багтаж болно;

    судлаачид болон нийт нийгмийн ашиг сонирхлыг хангах үүднээс баримт бичгийг хадгалах нь хууль эрх зүй, санхүү, улс төр, нийгмийн болон бусад ашиг тусыг тодорхойлох, үнэлэх;

    холбогдох архивын байгууллагын хууль ёсны шаардлагад нийцсэн эсэх.

Байгууллагууд үйл ажиллагаагаа үргэлжлүүлэх, дүрэм журмыг дагаж мөрдөх, шаардлагатай хариуцлагыг хангахын тулд жинхэнэ, найдвартай, ашиглах боломжтой баримт бичгийг бүрдүүлж, хадгалах, шаардлагатай хугацаанд бүрэн бүтэн байдлыг хамгаалах ёстой.

Баримт бичгийг авч үздэг жинхэнэ,Хэрэв энэ нь түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тухайлбал түүнийг үүсгэсэн, илгээсэн хүн үүсгэсэн, илгээсэн эсэх нь найдвартай гэдгээрээ нотлогдож байгаа бол; мөн заасан хугацаанд үүсгэгдсэн эсвэл илгээсэн. "Жинхэнэ баримт бичиг" гэсэн нэр томъёо нь "жинхэнэ баримт бичиг" гэсэн нэр томъёотой тэнцүү юм.

Найдвартай(найдвартай) гэдэг нь агуулгыг нь дүрсэлсэн шийдвэр, үйл ажиллагаа, баримтыг бүрэн, үнэн зөв илэрхийлсэн гэж үзэж болох бөгөөд үүний үр дүнд дараагийн шийдвэр, үйл ажиллагаанд ашиглах боломжтой баримт бичиг юм.

Шударга байдалбаримт бичиг нь түүний бүрэн бүтэн байдал, хувиршгүй байдлаар тодорхойлогддог.

Хэрэглэхэд тохиромжтойбайршуулах (локалчлах), хандах, хуулбарлах, тайлбарлах боломжтой баримт бичиг юм. Хуулбарлахдаа түүнийг үүсгэсэн үйл ажиллагаа эсвэл шийдвэртэй шууд холбоотой байх ёстой.

Баримт бичиг нь агуулга, агуулга, бүтэцтэй байдаг.

Бүтэц- энэ нь агуулгын хэсгүүдийн харагдах байдал, зохион байгуулалт (жишээлбэл, зөөвөрлөгчийн төрөл, хадгалах формат, мэдээллийн зохион байгуулалт, дэлгэрэнгүй мэдээллийн байршил, ашигласан фонт, тэмдэглэл, хүснэгт гэх мэт), түүнчлэн баримт бичигт байгаа байдал юм. бусад баримт бичигтэй (гипер холбоосууд) холболтууд.

Контекст (гадаад орчин) -Энэ нь тухайн байгууллагын үйл ажиллагаа болон бусад баримт бичигтэй харилцах харилцааг тодорхойлсон баримт бичиг эсвэл түүнийг дагалдах мэдээлэл юм. Энэ нь тухайн баримт бичгийн өөрөө (жишээлбэл, гарчиг, зохиогч, үүсгэсэн огноо), тухайн баримт бичгийг үүсгэгч, үүсгэсэн зорилгын тухай (жишээлбэл, удирдлагын чиг үүрэг, үйл ажиллагаа, бүтээгч байгууллагын тухай), баримт бичгийн ашиглалтын талаархи мэдээлэл юм. баримт бичиг (хэн, хэзээ, яагаад).

Баримт бичгийн дурдсан бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн тайлбарыг гэж нэрлэгддэг хэлбэрээр гүйцэтгэнэ мета өгөгдөл,Энэ нь баримт бичгийн менежменттэй холбоотой өгөгдлийг агуулдаг. Тиймээс мета өгөгдөлд зөвхөн баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл (дизайны элементүүд) төдийгүй баримт бичгийн дагалдах өгөгдөл (жишээлбэл, бүртгэл, хяналтын журнал, нягтлан бодох бүртгэлийн файлд агуулагдах) орно.

Мета өгөгдөл нь дараахь талаар ялгаатай: баримт бичиг өөрөө; удирдлагын үйл ажиллагааны зарчим, дүрэм; удирдлагын үйл явцад оролцож буй хүмүүс, удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг; удирдлагын үйл ажиллагаа, түүний үйл явц; удирдлагын баримт бичгийн үйл явц.

Баримт бичгийн менежмент

Хяналт баримт бичигБаримт бичгийг бий болгох, хүлээн авах, хадгалах, ашиглах, сонгох (шилжүүлэх), түүний дотор системд оруулах, хадгалах (баримт бичгийн хэлбэрээр) үйл явцыг үр дүнтэй, системтэй хянах үйл ажиллагааны чиглэл гэж тодорхойлсон. байгууллагын бизнес, удирдлагын үйл ажиллагааны талаарх нотлох баримт, мэдээлэл.

Баримт бичгийн менежментэд дараахь зүйлс орно.

    баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр зохион байгуулалтын үндсэн заалт, хөгжлийн чиглэл, стандартыг батлах;

    байгууллага дахь баримт бичгийн менежментийн үүрэг, эрх мэдлийн хуваарилалт;

    албан хэрэг хөтлөлтийн нарийвчилсан журам, удирдамжийг бий болгох, түгээх;

    албан хэрэг хөтлөлт, баримт бичгийн ашиглалттай холбоотой үйлчилгээ үзүүлэх (байгууллага, түүний үйлчлүүлэгчдийн хэрэгцээг хангах, ашиг сонирхлыг хамгаалах);

    баримт бичгийн менежментийн тусгай системийг зохион бүтээх, хэрэгжүүлэх, удирдах;

Баримт бичгийн менежментийг удирдлагын систем, үйл явцтай нэгтгэх.

Албан хэрэг хөтлөлтийн стратеги нь байгууллагын удирдамж, хөгжлийн чиглэл, стандарт, журам, практикийг боловсруулах, батлах, түүнчлэн байгууллагын хэрэгцээ, дүрэм журмын шаардлагад нийцүүлэн албан хэрэг хөтлөлтийн системийг боловсруулж хэрэгжүүлэхэд суурилдаг.

Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн стратеги нь тухайн байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулах стратеги (ямар баримт бичиг шаардлагатай вэ; тэдгээрийг хэзээ, хэрхэн, хаана системд оруулах ёстой) болон бүртгэлийн зохих удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэх стратегийг агуулсан байх ёстой.

Байгууллага нь үйл ажиллагаандаа шаардлагатай нотлох баримт, хариуцлага, мэдээллээр хангахын тулд байгууллагын бодлого, заавар, стандарт, журам, албан хэрэг хөтлөлтийн арга барилыг бий болгож, баримтжуулж, хөтлөх, түгээх ёстой.

Байгууллагын бодлого, чиг хандлага, стандарт, журам, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаа нь жинхэнэ, найдвартай, бүрэн бүтэн, ашиглахад тохиромжтой албан ёсны баримт бичгийг бий болгох ёстой.

Баримт бичгийн менежментийн чиглэлээрх үйл ажиллагаа

Байгууллага нь албан хэрэг хөтлөлтийн талаархи байгууллагын удирдамж, чиг хандлага, стандарт, журам, практикийг (ерөнхийдөө бодлого) тодорхойлж, баримтжуулах ёстой. Үүний зорилго нь удирдлага, үндсэн үйл ажиллагааг шаардлагатай хугацаанд дэмжих чадвартай, жинхэнэ, найдвартай, ашиглах боломжтой баримт бичгүүдийг бий болгож, удирдахад оршино. Байгууллага эдгээр үйл ажиллагааг байгууллагын бүх түвшинд хүргэхийг баталгаажуулах шаардлагатай.

Байгууллагын бодлого, удирдамж, стандарт, журам, албан хэрэг хөтлөлтийн арга барилыг удирдлагын шийдвэр гаргах дээд түвшинд баталж, байгууллагын хэмжээнд түгээх ёстой. Тэдний дагаж мөрдөх хариуцлагыг хуваарилах ёстой.

Баримт бичгийн менежментийн зохион байгуулалтын дурдсан бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг удирдлагын үйл ажиллагааны дүн шинжилгээнд үндэслэн боловсруулсан болно. Тэд бизнестэй холбоотой баримт бичгийг бий болгоход ямар дүрэм журам, стандарт, үйл ажиллагаа хамгийн их хэрэглэгдэхийг тодорхойлдог. Энэ тохиолдолд байгууллагууд үндсэн үйл ажиллагааныхаа онцлог, түүнчлэн эдийн засгийн талыг харгалзан үзэх ёстой. Бүртгэлийн менежментийн байгууллага өөрчлөгдөж буй удирдлагын шаардлагыг тусгаж байгаа эсэхийг тогтмол хянаж байх шаардлагатай.

Баримт бичгийн менежментийн хариуцлага, эрх мэдэл

Баримт бичгийн менежментийг баримт бичгийг удирдаж буй ажилчид болон үйл ажиллагааныхаа явцад баримт бичгийг бий болгож ашигладаг бусад хүмүүс гүйцэтгэдэг. Үүнтэй холбогдуулан баримт бичгийн хариуцлагыг тодорхойлж, байгууллагын ажилчдын дунд хуваарилах шаардлагатай байна.

Баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр үүрэг хариуцлага, эрх мэдлийг байгууллагын дараахь ажилтнуудад хуваарилах ёстой.

    баримт бичгийн менежерүүд;

    мэдээллийн систем, технологийн салбарын мэргэжилтнүүд;

    байгууллагын удирдлага;

    хэлтсийн дарга нар;

    системийн администраторууд;

    бичиг баримт бүрдүүлэх нь тэдний ажлын нэг хэсэг болох бусад ажилчид.

Баримт бичгийн менежментийн үүрэг, эрхийг хуваарилах, энэ талаар байгууллагын бүх ажилчдад мэдэгдэх шаардлагатай бөгөөд ингэснээр баримт бичиг бүрдүүлэх, цаашдын боловсруулалт хийх тодорхой хэрэгцээг тодорхойлсон тохиолдолд зохих арга хэмжээг авах үүрэгтэй хэн нь тодорхой болно.

Баримт бичигтэй ажиллах чиглэлээр үүрэг хариуцлага, эрх мэдэл, харилцааг тодорхойлох хамгийн чухал зорилго бол баримт бичгийн менежментийн дүрмийн тогтолцоог боловсруулж хэрэгжүүлэх явдал юм. Дүрэм:

Удирдлагын хэрэгцээ, үйл явцын дагуу баримт бичгийг бүрдүүлэхийг ажилтнуудаас шаардах,

тэдгээр. тэдний оролцож буй удирдлагын үйл ажиллагааг баримт бичигт зохих ёсоор бүртгэх;

    удирдлагын үйл ажиллагааг дэмжих мэдээллийн систем, технологи нь зохих баримт бичгийг бүрдүүлэх;

    Баримт бичгийн аюулгүй байдлыг зөвхөн байгууллага өөрөө төдийгүй гадны сонирхогч талууд (архивын байгууллага, судлаач, аудитор) ашигтай ашиглах бүх хугацаанд баталгаажуулах;

    баримт бичгийг зөвхөн тогтоосон журмын дагуу устгах буюу хадгалуулахыг баталгаажуулах.

Бүртгэлийн менежментийн үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

    баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр тусгай үүрэг хариуцлага, хариуцлагыг тухайн байгууллагын хүрээнд шаардлагатай эрх мэдэл бүхий менежерт хуваарилдаг;

    Удирдлагын үүрэг бол байгууллагын хэмжээнд байгууллагын бодлого, чиглэл, стандарт, журам, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэхэд дэмжлэг үзүүлэх;

    Албан хэрэг хөтлөлтийн мэргэжилтнүүд нь албан хэрэг хөтлөлтийн бүх бүрэлдэхүүн хэсэг, тухайлбал бүртгэлийн системийг зохион бүтээх, хэрэгжүүлэх, засвар үйлчилгээ хийх, тэдгээрийн үйл ажиллагааны шинж чанарыг хариуцах, түүнчлэн байгууллагын бүх ажилчдад албан хэрэг хөтлөлт, бүртгэлийн системийг бие даасан практикт сургах;

    системийн администраторууд нь байгууллагын ажилтнуудад шаардлагатай болон ашигласан бүх баримт бичиг үнэн зөв мэдээллийг агуулсан, хүртээмжтэй, унших боломжтой байх үүрэгтэй;

    Байгууллагын бүх ажилчид өөрсдийн үйл ажиллагааг тусгасан тууштай, найдвартай, жинхэнэ, ашиглах боломжтой баримт бичгийг бүрдүүлэх, хадгалах үүрэгтэй.

Иймээс байгууллагын дээд удирдлага албан хэрэг хөтлөлтийн үр дүнтэй менежментийг хангах хамгийн том үүрэг хариуцлага хүлээдэг. Энэ нь байгууллагын хэмжээнд баримт бичгийн менежментийн журмыг дагаж мөрдөхийг дэмждэг.

Бүртгэлийн менежментийн мэргэжилтнүүд байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн бодлого, журам, стандартыг бий болгож, хэлтсийн менежерүүд нь ажилтнуудаа ажлынхаа салшгүй хэсэг болох баримт бичгийг бүрдүүлэх, хадгалах үүрэгтэй. тогтоосон журам, стандарт.

Өдөр тутмын ажлын явцад баримт бичгийг бүрдүүлэх, хүлээн авах, хадгалах байгууллагын бүх ажилчид тогтоосон журам, стандартын дагуу үүнийг хийх ёстой. Байгууллагын бүртгэл хөтлөх ажилд түр ажилчид оролцож байгаа бол зохих журам, стандартыг дагаж мөрдөх нь чухал юм.

Баримт бичгийн удирдлагын систем

Байгууллага дахь баримт бичгийн менежмент нь удирдлагын тогтолцоо, удирдлагын үйл явцтай нэгдсэн тусгай системийг бий болгох, ашиглах, удирдах ажлыг багтаасан байх ёстой.

Ийм удирдлага нь "баримт бичгийн систем" эсвэл "баримт бичгийн удирдлагын систем" гэж нэрлэгддэг системийн хүрээнд явагддаг бөгөөд баримт бичгийг цуглуулах (баримт бичгийг системд оруулах), баримт бичгийн менежмент, тэдгээрт нэвтрэх боломжийг олгодог мэдээллийн систем гэж тодорхойлогддог.

Баримт бичгийн удирдлагын систем нь дараахь шинж чанартай байх ёстой.

    баримт бичгийн үнэн зөв, найдвартай байдал, бүрэн бүтэн байдал, түүнчлэн ашиглахад тохиромжтой байдлыг хангах;

    баримт бичгийн менежментийн найдвартай байдлыг хангах, i.e. баримт бичгийг тогтоосон журмын дагуу тасралтгүй, зөв ​​бүрдүүлэх, ашиглах, хадгалах чадвар;

    баримт бичгийн менежментийн бүх арга хэмжээ, журмын бүрэн бүтэн байдал, нэгдмэл байдлыг хангах;

    баримт бичгийн менежментийн бүх үйл ажиллагаа нь тогтоосон шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах (гадаад болон дотоод);

    Бүх төрлийн үйл ажиллагаа, баримт бичигт өгөгдлийг харуулах бүх хэлбэр, бүх төрлийн мэдээллийн хэрэгслийг хамрах замаар баримт бичгийн менежментийн цогц (нарийн төвөгтэй) байдлыг хангах.

Баримт бичгийн удирдлагын систем нь дараахь чиг үүргийг хэрэгжүүлэх ёстой.

    баримт бичгийн удирдлагын системд баримт бичгийг оруулах;

    бүртгэл;

    ангилал;

    нэвтрэх, хамгаалах;

    баримт бичгийн хадгалалт, хамгаалалт;

    баримт бичгийг ашиглах, тэдгээрийн хөдөлгөөн, ашиглалтыг хянах;

    баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах;

    хадгалах, устгах баримт бичгийг сонгох (шилжүүлэх).

Удирдлагын хэрэгцээ, зохицуулалтын шаардлагад нийцсэн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог бий болгох, хэрэгжүүлэхэд дараахь зүйлс орно.

    баримт бичгийн удирдлагын системийн дизайн;

    системийн баримт бичиг;

    байгууллагын ажилчдыг сургах;

    баримт бичгийг баримт бичгийн удирдлагын шинэ систем болгон хөрвүүлэх;

    стандартыг бий болгох, тэдгээрийн хэрэгжилт, тэдгээрийн нийцлийг үнэлэх аргачлалыг боловсруулах;

    урт хугацааны үнэ цэнэтэй баримт бичгийг хадгалах хугацааг тодорхойлох.

Баримт бичгийн удирдлагын системийг зохион бүтээх, хэрэгжүүлэхтэй холбоотой шийдвэр гаргахдаа тухайн байгууллагад аль хэдийн бий болсон системийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

Баримт бичгийн удирдлагын системийг бий болгох, ашиглахдаа систем нь дараахь шаардлагыг харгалзан үзэх ёстой.

    баримт бичгийн менежментийн үйл явцыг хэрэгжүүлэх, хадгалах боломжийг олгодог функциональ шинж чанартай байх;

    Тусдаа баримт бичиг эсвэл тодорхой баримт бичигтэй холбоотой бүх үйл ажиллагааг бүрэн, үнэн зөв баримтжуулах гэсэн утгатай баримт бичигтэй хийсэн үйл ажиллагааны баримт бичгийг баталгаажуулах;

    Баримт бичгүүдэд тэдгээрийн бүтэц, бүрэн бүтэн байдлын талаархи мэдээлэл, статусын хяналт, бусад баримт бичигтэй (мета өгөгдөл гэж нэрлэгддэг) холболтыг баталгаажуулах;

    Тусдаа баримт бичигт гүйцэтгэсэн үйлдлүүдийг нарийвчлан бүртгэсэн системийн үйл явцыг хянах протоколын засвар үйлчилгээ хийх;

    баримт бичгийг хадгалах, биет байдлаар хамгаалах найдвартай, үр дүнтэй хэрэгслээр хангах;

    Системд аливаа өөрчлөлт (хадгалалт, танилцуулгын формат өөрчлөгдөх, шинэ програм хангамж, техник хангамжийн платформд шилжих, хэрэглээний программуудыг солих, өргөтгөх) тохиолдолд баримт бичгийн шинж чанар өөрчлөгдөхгүй байх (жинхэнэ байдал, найдвартай байдал, ашиглахад тохиромжтой байдал), гэх мэт) мөн үйл ажиллагаа нь зогссон ч гэсэн;

    баримт бичгийг олж авах, олж авах, ашиглахад цаг тухайд нь, үр ашигтай, найдвартай хэрэгслээр хангах;

    Баримт бичгийг хадгалах, шаардлагатай бол устгах үр дүнтэй журам гаргах.

ТАЙЛБАР

Лекцийн тэмдэглэлийг 032001 "Баримт бичиг, баримтжуулалт" мэргэжлээр хоёр дахь үеийн дээд мэргэжлийн боловсролын улсын боловсролын стандартын заавал биелүүлэх доод агуулга, сургалтын түвшинд тавигдах шаардлагын дагуу боловсруулсан болно.
менежментийг хангах." Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг (DOU) үндсэн ойлголтуудыг өгсөн болно. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээг зохион байгуулахад тавигдах шаардлагыг тодорхойлсон. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын орон нутгийн зохицуулалтыг боловсруулах дүрмийг тайлбарласан болно. Байгууллагын сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын төлөв байдалд дүн шинжилгээ хийх аргачлалыг танилцуулав.

Удирдлага, үйлдвэрлэлийн мэдээллийн хангамжийн тэнхимд лекцийн тэмдэглэл бэлтгэв. "Баримт бичиг, сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллага" мэргэжлээр өдрийн болон хагас цагийн оюутнууд, мөн сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохион байгуулалтыг судалж буй бусад мэргэжлүүдийн оюутнуудад зориулагдсан.

Лекцийн тэмдэглэл нь номын цахим хувилбар юм.
Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалт, технологи: Лекцийн тэмдэглэл. Фионова Л.Р. Пенза: Пенз хэвлэлийн газар. муж Их сургууль, 2008.– 159 х.: өвчтэй. 34, библиогр. - 29 гарчиг

ОРШИЛ
1 БАРИМТ БИЧГИЙН ДЭМЖЛЭГИЙН ҮНДСЭН ОЙЛГОЛТ
МЕНЕЖМЕНТ (ОФФИС ҮЙЛ ЯВЦ)
2 БАРИМТ БИЧГИЙН ҮЙЛЧИЛГЭЭНИЙ ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТ
МЕНЕЖМЕНТ (ДООШ)
2.1 Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний хэлбэр, бүтэц
2.2 Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний журам
2.3 Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний албан ёсны бүрэлдэхүүн
2.4 Ажлын байрны тодорхойлолт
3 БАРИМТ БИЧИГТЭЙ АЖЛЫН ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТ
3.1 Ирж буй болон ирж буй баримт бичгийг боловсруулах
3.2 Гарсан буюу илгээсэн баримт бичгийг боловсруулах
3.3 Дотоод баримт бичгийг дамжуулах журам
3.4 Баримт бичгийг бүртгэх
3.5 Мэдээлэл лавлагааны ажлыг зохион байгуулах
3.6 Баримт бичгийн гүйцэтгэлд тавих хяналт
3.7 Иргэдийн санал хүсэлттэй ажиллах
4 ОРОН НУТГИЙН ЗОХИЦУУЛАХ АКТЫГ БОЛОВСРУУЛАХ
ОФФИСЫН ҮЙЛ ЯВЦ
4.1 Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх заавар
4.2 Байгууллагын баримт бичгийн маягтын хүснэгт боловсруулах
4.3 Байгууллагад хэрэглэгдэж буй баримт бичгийн маягтын цомог боловсруулах
4.4. Нэршил гаргах
4.5 Байгууллагын сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын төлөв байдалд дүн шинжилгээ хийх арга зүй
5 БАЙГУУЛЛАГЫН БАЙГУУЛЛАГЫН БАЙГУУЛЛАГЫН ХЭРГИЙН БҮРТГЭЛ, БҮРТГЭЛ
БАЙГУУЛЛАГУУД
6 БАРИМТ БИЧИГИЙН ҮНЭ ЦЭНГИЙН ШАЛГАЛТ
АШИГЛАСАН ЭХ ҮҮСВЭР, АШИГЛАСАН АШИГЛАЛТЫН ЖАГСААЛТ
ТАЙЛБАР ТОЛЬ
ШАЛГАЛТЫН АСУУЛТ
ХЭРЭГЛЭЭ

Оршил
Аливаа үйл явц, бизнес, аж ахуйн нэгжийг амжилттай удирдах нь орчин үеийн оффисын менежментийн технологи, менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг (DOU)гүйгээр боломжгүй юм. Удирдлагын үйл явц нь удирдаж буй объектуудын талаархи мэдээлэл дээр суурилдаг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн баримт бичигт тусгагдсан байдаг бөгөөд энэ нь эргээд үндэс болдог.
аливаа шийдвэр гаргах. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллага нь менежментийн үйл явц үүссэн үед л үүсдэг, гэхдээ сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг түүнд суулгасан тохиолдолд л менежментийн үйл явц өөрөө оршин тогтнох боломжтой, өөрөөр хэлбэл баримт бичиг, баримт бичигтэй ажиллах журмыг тодорхойлсон. Үндсэндээ DOW бол хяналтын технологи юм.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг орчин үеийн шаардлагын түвшинд зохион байгуулах нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын нэгдсэн тогтолцоог бий болгох, баримт бичигтэй ажиллах нэгдсэн журмыг бий болгох, хүлээн авахаас эхлээд архивлах (устгах) хүртэл тусгасан болно. DOW бол гүйцэтгэлийг хянах үр дүнтэй хэрэгсэл бөгөөд ерөнхий оффисын ажлыг гүйцэтгэх, баримт бичигтэй ажиллахдаа янз бүрийн асуудлыг шийдвэрлэх энгийн хэрэгсэл юм.

Байгууллага бүрийн дарга нь доод албан тушаалтнуудын ажлын талаар мэдээлэлтэй байх ёстой бөгөөд асуудлыг арилгах, байгууллагын ажилтнуудын үйл ажиллагааг зохицуулах шийдвэрүүдийг цаг тухайд нь гаргах ёстой.

Байгууллагын бүх ажилчид баримт бичигтэй ажилладаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Баримт бичгийг зөвхөн ямар нэг зорилгоор бүтээдэг: өгсөн үүрэг даалгаврыг гүйцэтгэхдээ мэдээллийг нэгтгэх, эсвэл зохицуулах байгууллагын хүсэлтээр.

Байгууллагын ажилтан дараахь ажлуудыг шийдвэрлэхдээ баримт бичигт мэдээллийг нэгтгэхийг хичээдэг.
их хэмжээний мэдээлэл хүлээн авах, дамжуулахтай холбоотой одоогийн ажлын менежмент;
Байгууллагын нөөцийг цаг хугацаа, орон зайд одоогийн горимд болон ирээдүйг харгалзан удирдах;
харьяа ажилтнуудын ажлыг удирдах (зохицуулах),
гадны байгууллагатай байгуулсан гэрээний хэрэгжилт,
үйл ажиллагааны ахиц дэвшлийн тусгал, үйл явдал,
төрөл бүрийн өгөгдөлд дүн шинжилгээ хийх, тэдгээрийн үнэлгээ,
тодорхой хугацааны ажлын үр дүнг нэгтгэн дүгнэх,
ажлын цагийн төлөвлөлт,
тодорхой үйл явцын хөгжлийг урьдчилан таамаглах, үйл ажиллагааны хамгийн оновчтой дараалал, агуулгыг тодорхойлох.

Тиймээс ажилтан нэг буюу өөр төрлийн албан ёсны баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ тухайн байгууллага дахь үүргийнхээ дагуу тодорхой чиг үүргийг гүйцэтгэдэг. Баримт бичгийг бэлтгэх чанар, цаг тухайд нь ажилчин болон компанийн гүйцэтгэлд нөлөөлж, улмаар өрсөлдөх чадварыг нэмэгдүүлдэг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын үндсийг мэдэх нь орчин үеийн аливаа мэргэжилтэнд зайлшгүй шаардлагатай байдаг. Энэ нь янз бүрийн салбарын үйл ажиллагааны нэг буюу өөр баримтыг нотлох үндсэн нотолгоо болох хууль ёсны хүчин чадалтай, биет хэрэглүүрт бичигдсэн мэдээлэл бөгөөд бизнесийн түншүүдтэй арбитрын шүүхээр дамжуулан эдийн засгийн маргааныг шийдвэрлэх, хөдөлмөрийн асуудлыг хэлэлцэх үед баримт бичиг юм. ардын аман зохиолын шүүхэд аж ахуйн нэгжийн ажилчидтай зөрчилдсөн

Номын цахим хувилбар: [Татаж авах, PDF, 1.23 MB].

Номыг PDF форматаар үзэхийн тулд танд Adobe Acrobat Reader хэрэгтэй бөгөөд түүний шинэ хувилбарыг Adobe вэбсайтаас үнэгүй татаж авах боломжтой.