Оффисын ажилд юуг анхаарах вэ. SED: танилцуулга. Цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалт гэж юу вэ? Цахим баримт бичгийн менежмент: давуу болон сул талууд

Зуун мэдээллийн технологимаш их автоматжуулах боломжийг танд олгоно. Мөн дамжуулах их хэмжээний бичиг цаасны ажилТом компанийг компьютерийн "гарт" оруулав - Бурхан өөрөө тушаасан. Систем цахим баримт бичгийн менежмент– ажил дээрээ тайвшрах уу эсвэл нэмэлт асуудал уу?

Нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.

Баримт бичгийн урсгал гэдэг нь баримт бичгийг бий болгох, түүнийг зохион байгуулалтад шилжүүлэх, нягтлан бодох бүртгэл, хадгалах, архивлах, гуравдагч этгээдийн хандалтаас хамгаалах, гүйцэтгэлд хяналт тавихтай холбоотой бүх журмыг хэлнэ.

Хэрэв эдгээр бүх процессыг тусгайлан бүтээсэн компьютерийн программ хангамжаар хангаж, мэдээллийг үүсгэсэн бол цахим баримт бичиг, Тэр ийм баримт бичгийн урсгалэлектрон гэж нэрлэдэг. Нийтлэг түвшинд үүнийг "цаасгүй" гэж бас нэрлэдэг.

Давуу тал

Баримт бичгийн цаасгүй хөдөлгөөн нь хэд хэдэн давуу талтай. Жишээлбэл:

• орон зай, цаас хэмнэх (цаасан баримт бичиг байхгүй - шүүгээ, хавтас, тавиур, архив шаардлагагүй);
• ажилчдын цагийг хэмнэх (баримт бичгийг цахим мэдээллийн санмэргэжлийн хүний ​​хувьд энэ нь хэдхэн минутын асуудал боловч том оффисоос цаасан хувилбар олох, тэр байтугай хэсэг хугацааны өмнө бүтээгдсэн нь маш их эрэл хайгуул юм);
• Гуравдагч этгээдийн мэдээлэлд илүү хатуу хандах, нууцлалыг илүү болгоомжтой хамгаалах боломж (аюулгүй байдлын асуудлыг бодож үзвэл санамсаргүй хүмүүс цахим системд мэдээлэл олж авахад илүү хэцүү байх болно, гэхдээ цаасан баримтыг хуулах нь ерөнхийдөө эмх замбараагүй байдал юм. анхан шатны);
• баримт бичгийн шилжилтийн журмын ил тод байдал (хэрэв системийг тохируулсан бол гүйцэтгэгчид, хянагч, менежерүүд баримт бичгийн дамжуулалтыг хэд хэдэн хүн нэгэн зэрэг хянах боломжтой, үе шат, үр ашиг, хамаарал гэх мэтийг хянахад хялбар байдаг);
• систем нь хэд хэдэн баримт бичгийг хооронд нь холбох, тодорхой сонгосон баримттай ямар нэгэн байдлаар холбоотой баримтуудыг харах эсвэл бусад төрлийн функцийг тохируулах боломжийг олгодог);
• баримт бичгийн удирдлагын систем цахим хэлбэрээрАжилчдад алсаас ажиллах, газарзүйн хувьд бие биенээсээ алслагдсан хэлтэст байх үед баримт бичигт хандах боломжийг олгохын зэрэгцээ хөлсөлсөн шуудангийн ажилд зарцуулсан мөнгийг хэмнэх боломжийг олгодог. шуудангийн компаниуд, шуудангийн төлбөр гэх мэт;
• цаасан дээр мөнгө хэмнэх.

Сэдийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем sed бол тусгай програм хангамжийн бүтээгдэхүүн юм. Тэд байж болно янз бүрийн төрөл. Төрөл болгон хуваах нь эдгээр системийг үйл ажиллагааны янз бүрийн салбарт ашигладаг, мөн өөр өөр ажлыг гүйцэтгэхийн тулд олж авдаг гэдгээрээ тодорхойлогддог. Нэг байгууллага юуны түрүүнд их хэмжээний цахим баримт бичгийн хадгалалтыг хангах шаардлагатай бол нөгөө байгууллага нь хэлтэс хооронд солилцоход чухал ач холбогдолтой бол бусад нь баримт бичгийн дүн шинжилгээ, харилцааг онцлон тэмдэглэдэг. Эрэлт нь нийлүүлэлтийг бий болгодог - ийм учраас системүүд өөр өөр байдаг бөгөөд хэрэглэгч заримдаа хэцүү сонголттой байдаг.

Тиймээс цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь:

Цахим архив байж, хадгалах чадварыг хангана түргэн хайлтбаримт бичиг; ийм программууд нь тусгай мэдээллийн сан юм;

Ажлын процессыг хангах (энэ тохиолдолд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн цахим баримт бичиг нь үндсэн үүрэг гүйцэтгэдэггүй, энэ нь системээр зохицуулагддаг ажлын процесст шаардлагатай нэмэлт програм юм);

Олон ажилчдад нэгэн зэрэг баримт бичиг дээр хамтран ажиллахыг зөвшөөрөх (хэрэв компани өгөх шаардлагагүй бол). шаталсан бүтэцбаримт бичгийн урсгал, энэ нь баримт бичгийг хамтран бүтээх явдал юм);

Баримт бичгийн эргэлтийн системд шаардлагатай бусад үйлчилгээг (и-мэйл, төслийн менежмент болон бусад үйлчилгээ) оруулах.

Хяналтын системүүд цахим баримт бичгийн менежменттодорхойлсон төрлийн элементүүдийг нэгтгэж болно. Мөн тэдгээрийг үйл ажиллагааны төрөл, салбар болон бусад шинж чанараар нь ялгаж болно. Компани нь ED-ийн тусламжтайгаар ямар ажлуудыг гүйцэтгэхийг хүсч байгаагаа ойлгох нь чухал бөгөөд баримт бичгийн урсгал нь арилжааны бүтцийн үйл ажиллагаа, ашигт ажиллагаа, бусад байгууллагуудын хуулиар хүлээсэн даалгаврын биелэлтийг хангах ёстой.

Мөн уншина уу:

sed даалгавар

Үндсэн үүргээс гадна цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь бусад функцийг хангадаг бөгөөд заримдаа компанийн хувьд чухал байдаг. Жишээлбэл, энэ нь байж болно:

1. их хэмжээний цахим баримт бичгийг татаж авах чадвар;
2. онлайнаар баримт бичигтэй нэгэн зэрэг ажилладаг ажилчдын бүлэг;
3. баримт бичгийн онлайн хэлэлцүүлэг үүсгэх;
4. баримт бичгийн янз бүрийн хэвлэлийг харьцуулах;
5. баримт бичигт агуулагдсан мэдээллийг хамгаалах журам;
6. хуулбарлах, архивлах;
7. хувь хүн болгох хэрэгслийг ашиглах (жишээлбэл, усан тэмдэг);
8. электрон ашиглах боломж цахим гарын үсэггэх мэт.

Хэрэгцээ, даалгавар, санхүүгийн чадавхи, өргөн хүрээтэй систем байгаа эсэхээс хамаарна бүтцийн хэлтэс, компанийн үйл ажиллагааны цар хүрээ, нэг буюу өөр системийг сонгосон. Зах зээл дээр хангалттай санал байна.

Сул тал ба асуудал

Олон ашиг тусын дунд (дээр дурдсан) бас асуудал бий. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах нь ажилтнуудаас тодорхой хүчин чармайлт шаарддаг. Ашиглалтын асуудалд дараахь зүйлс орно.

програм худалдаж авах, суулгах, засвар үйлчилгээ хийх зардал (эсвэл хөгжлийн мэргэжилтнүүдийн өөрийн боловсон хүчнийг ажиллуулах зардал);

системийн бүх функцийг сурч, ашиглахад ажилчдыг урамшуулах;

програм хангамжийн бүтээгдэхүүн дэх компанийн үйл ажиллагааны бүх нюанс, өөрчлөлтийг харгалзан үзэхэд бэрхшээлтэй байх;

цахим баримт бичгийн менежментийн мэдээллийн системийг ажилдаа ашигладаггүй бусад байгууллагуудтай харилцах хэрэгцээ, энэ нь заримдаа цаасан баримт бичиг рүү буцах эсвэл цахим баримт бичгийг хуулбарлах шаардлагатай болдог гэсэн үг юм;

Цахим тоон гарын үсгийн сонголтыг ашиглаагүй тохиолдолд баримт бичигт хууль ёсны хүчин өгөх тухай асуулт гарч ирдэг.

Ажилчдыг дижитал технологид шилжүүлэхэд сургах, урамшуулах нь тусдаа ажил юм, ялангуяа компани нь "цаасан ертөнцөд" удаан хугацаагаар оршин тогтнож байсан бөгөөд ажилчид нь шинэ үеийн залуу, бүтээлч хүмүүс биш бол тусдаа ажил юм. Түүгээр ч барахгүй програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг эзэмших түвшин бүх ажилчдын хувьд өөр өөр байдаг. Мөн заримдаа дижитал системд шилжих шийдвэр гарснаас хойш бодит хэрэгжилт рүү шилжихэд маш их цаг хугацаа, үе шат дамждаг. Процесс нь зөвхөн эхлээд харахад хялбар байдаг.

Сонголт хийхэд хүндрэлтэй

Өнөө үед мэдээлэл хайх ихэнх хэсэг нь хайлтын талбарт асуулга бичихээс л эхэлдэг. Тиймээс, энэ үйлдлийн хариуд (хайлтын үг хэллэг дэх " цахим баримт бичгийн удирдлагын системболон албан тасалгааны ажил"), мэдээлэл хайгч нь Орос, гадаадын мэргэжилтнүүдийн боловсруулсан янз бүрийн системийн асар олон тооны саналыг хүлээн авдаг. Хүн бүр энэ асуудалд хэрэглэгчийн бүх асуудлыг болзолгүй шийдэхийг чангаар тунхаглаж байна. Дараа нь нээлт гарч ирдэг - сонголтын асуудал. Яаж алдаа гаргахгүй байх вэ? Эцсийн эцэст ойлгохын тулд функциональ шинж чанаруудКомпьютерийн програмуудыг ашиглахын тулд та програмистууд болон дэвшилтэт хэрэглэгчдийн ур чадварын наад зах нь суурь мэдлэгтэй байх ёстой. Заримдаа та мэргэжлийн хүмүүсийг оролцуулах хэрэгтэй болдог. Дараа нь бие биенээ хэрхэн зөв ойлгох, компанийн даалгаврыг програмистад хэрхэн тайлбарлах вэ, ингэснээр тэр санал болгож буй системүүдээс эдгээр асуудлуудын шийдлийг хамгийн зөв хайж олох боломжтой болох вэ гэсэн асуулт гарч ирнэ.

Бүтээгдэхүүнийг сонгохдоо та бүхэл бүтэн судалгаа хийж, үйлдвэрлэгч-худалдагч нь бүтээгдэхүүний бүх нарийн ширийн зүйлийг хүн бүрт дэлгэх сонирхолгүй байдаг нөхцөлд функциональ байдлыг судлах хэрэгтэй болно. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем ED нь хэрэглэгчдэд тохиромжтой, ажиллагаатай, ашигтай байх ёстой. Түүнээс гадна, түүний тодорхой үйл ажиллагааг харгалзан үздэг. Та програмын үйл ажиллагааны талаархи видеог судлах, хэрэглэгчийн тойм, дэлгэцийн агшинг үзэх, практикт туршиж үзэх, шалгах, програм зөвшөөрвөл тусдаа модуль, блок худалдаж авах, системийг аажмаар хэрэгжүүлэх гэх мэт шаардлагатай болно. За, дугаарын үнэ заримдаа жагсаалтын сүүлчийн дугаар биш болж хувирдаг.

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг зохион байгуулахаас өмнө хэрэглэгч платформ сонгох асуудлыг янз бүрийн аргаар шийддэг - зарим нь үүнийг өөрсдөө шийддэг, зарим нь гаднаас мэргэжилтэн, зөвлөхүүдийг татан оролцуулдаг, олонх нь үндсэн ажилчдаа хийдэг. Ямар ч тохиолдолд та үүнийг ойлгох хэрэгтэй sed систем- Энэ бол компанийн амьдралын хариуцлагатай алхам бөгөөд үүнийг анхааралтай, ухамсартайгаар хийх нь дээр.

Өнөөдөр албан тасалгааны баримт бичгийн 100% нь цахим хэлбэрээр бүтээгдсэн боловч 80 гаруй хувь нь хэвлэгдсэн хэвээр байна (батлах, хянах, эхлүүлэх). Ийм хандлага хэрхэн үр дүнтэй байх вэ?

Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх нь шийдвэр гаргагчдын хийх хамгийн боломжийн арга юм шиг санагддаг. Гэхдээ бизнесийн автоматжуулалтын хэрэгцээ тэр дороо үүсдэггүй. Зөвхөн хэд хэдэн дохиог хүлээн авсны дараа удирдлага нь аж ахуйн нэгжид агуулгын менежментийн тусгай мэдээллийн систем (ECM систем) хэрэгтэй гэсэн дүгнэлтэд хүрдэг. Чухам энэ үед мэдээллийг хуучирч хуучирч, оршин тогтнох бүх үе шатанд нь удирдах шаардлагатай болдог.

Цахим баримт бичиг, EDMS, ECM гэж юу вэ

Олон тодорхойлолт байдаг. Бид танд хамгийн ойлгомжтой, товчийг өгөхийг хичээх болно.

Цахим баримт бичиг— компьютер дээр хадгалагдсан мэдээллийн багц (текст, зураг, дууны бичлэг) (Word, Excel файл гэх мэт). Номын сангийн номыг картын индекс дагалддагтай адил шинж чанар бүхий карт дагалддаг. Та баримт бичгийг шинж чанаруудаар (гарчиг, зохиогч, үүсгэсэн огноо гэх мэт) хурдан олох боломжтой.

Ажлын урсгал(ажлын урсгал) нь тодорхой бизнесийн үйл явц дахь ажилчдын үйл ажиллагааны дараалал юм. Ийм дэс дарааллын жишээ бол баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, баримт бичгийг хянаж, гүйцэтгэх, иргэдийн хүсэлттэй ажиллах бизнесийн үйл явц юм.

Цахим баримт бичгийн менежмент(EDI) нь баримт бичгийн дийлэнх хэсгийг цахим хэлбэрээр ашиглаж, төвлөрсөн байдлаар хадгалдаг баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах арга юм.

Танд ECM систем хэрэгтэй юу?

EDMS эсвэл ECM систем шаардлагатай эсэхийг үнэлэхийн тулд дараах асуултуудад өөрөө хариулна уу.

• Та чухал түнштэйгээ утсаар ярьж байхдаа хэрэгтэй бичиг баримтаа хурдан олж чадах уу?
• Таны гаргасан тушаалуудаас яг аль нь дуусаагүй, хугацаа хэтэрсэн бэ гэдгийг хэлж чадах уу?
• Баримт бичгийг батлах одоогийн хурд нь танай байгууллагын эерэг дүр төрхийг бий болгож байгаа гэдэгт итгэлтэй байна уу?
• Таны ширээн дээр байгаа цаасны хэмжээ танд сэтгэл хангалуун байна уу?
• Та хаана байгааг итгэлтэйгээр хэлж чадна Энэ мөчБатлуулахаар явуулсан бичиг баримт байна уу?

Цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талууд

Бизнесийн үйл явцын ил тод байдал. Системийн ачаар та байгууллагын үйл ажиллагааны бүх үе шатыг хянах боломжтой. Бизнесийн үйл явц нь удирдлагад туйлын ил тод болж, хянахад хялбар болно.

Өндөр гүйцэтгэлийн сахилга бат. Статистикийн мэдээгээр, хүлээн авсан даалгаврын 20% нь хариуцаж буй ажилтнуудын гүйцэтгээгүй байна. ХАМТ бүрэн хяналтАжлын бүх үе шатанд ECM систем нь ажилчдын гүйцэтгэлийн сахилга батад шууд нөлөөлдөг.

Менежер, ажилчдын хөдөлмөрийн зардлыг бууруулна.Систем нь ажилчдын баримт бичигтэй холбоотой бараг бүх ердийн үйл ажиллагаанд зарцуулдаг цагийг багасгадаг: үүсгэх, хайх, батлах гэх мэт. Баримт бичгийн урсгал хурдасч байна. Үүний үр дүнд байгууллагын бүх үйл явц илүү хурдан явагддаг.

Мэдээллийн нууцлалыг хангасан. Өгөгдөл алдагдвал тухайн байгууллагад олон сая хохирол учирдаг. Уламжлалт "цаасан" баримт бичгийн урсгалаас ялгаатай нь ECM систем нь хэрэглэгчийн олгосон эрхийн дагуу баримт бичигт нэвтрэх боломжийг олгодог. Баримт бичиг дээрх бүх үйлдлийг (унших, өөрчлөх, гарын үсэг зурах) бүртгэдэг.

ISO 9000 стандартын шаардлагыг хангасан. Чанарын менежментийг бий болгох нь одоо Оросын компаниудын тэргүүлэх чиглэлүүдийн нэг болжээ. Чанарын удирдлагын тогтолцоонд (ЧМС) тавигдах шаардлагуудын дунд баримт бичгийн ил тод урсгал, түүнчлэн мэдээллийн харилцан үйлчлэлажилчдын хооронд.

Шинийг санаачлах, шинээр ирсэн хүмүүсийг сургахад хялбар. ECM систем дээр суурилсан мэдэгдлийн системийн ачаар та ажлын шинэ дүрмийг бүх ажилчдад хурдан шуурхай хүргэх боломжтой. Шаардлагатай мэдээллийг (дэг журам, заавар гэх мэт) хурдан олох замаар шинэ ажилчдад зориулсан сургалтын цагийг багасгадаг. Дамжуулах зам, баримт бичгийн загварыг хялбархан өөрчлөх боломжтой бөгөөд үүний дараа ажилчид автоматаар шинэ аргаар ажиллаж эхэлдэг.

Хөгжил Байгууллагын соёл . ECM системийн хэрэгжилтийг бий болгож, дэмждэг дотоод бодлогокомпани, багийн эв нэгдэлд хүргэдэг. Үүний зэрэгцээ өгсөн үүрэг даалгаврыг чанарын хувьд гүйцэтгэх ажилтан бүрийн үүрэг хариуцлага нэмэгддэг.

Илүү өрсөлдөх давуу тал. ECM систем нь шууд нөлөөлдөг өрсөлдөх давуу талбусад зах зээлийн тоглогчдоос илүү компаниуд. Мэдээллийн урсгалын хурдацтай хөдөлгөөн, бүх үйл явцыг тодорхой хянах замаар үйлчлүүлэгчдэд үзүүлэх үйлчилгээний хурд, чанар нэмэгдэж байна. Хамгийн том аж ахуйн нэгжийн ажил ч илүү хөдөлгөөнтэй болж, зарим "орлуушгүй" ажилчдаас хамаарал багасч байна.

ECM технологи

Байгууллагын агуулгын менежментийг практик болон онолын үүднээс авч үзэж болно.

Сүүлчийнхээс эхэлье. AIIM (Мэдээлэл ба зургийн менежментийн холбоо) тайлбар толь бичгийн каноник тодорхойлолтод заасан амьдралын мөчлөгийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд анхаарлаа хандуулаарай.

• Баривчлах
• удирдлага,
• хадгалах (дэлгүүр),
• хамгаалах (хадгалах),
• мэдээлэл хүргэх (Хүргэх).

Мэдээллийг тухайн байгууллага бий болгох, хүлээн авах, эцсийн хэрэглэгчдэд хүргэх, хадгалах хугацаа дууссаны дараа устгах хүртэл бүх амьдралынхаа туршид удирдаж байх ёстой.

Мэдээлэл нь байгууллагын бүх үйл явцад нэвтэрч, янз бүрийн программ хангамж, янз бүрийн програмуудыг ашиглан бүтээж, боловсруулдаг. Гэхдээ зөвхөн ECM систем нь бүх амьдралынхаа туршид өгөгдлийг удирдах нэгдсэн арга барилыг чухалчилдаг.

Бизнесийн үүднээс авч үзвэл баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийн чухал үе шатууд нь ажлын урсгалд оролцох үед бизнесийн үйл явцад шууд нөлөөлдөг үе шатууд юм. Гэхдээ техникийн үүднээс авч үзвэл тэдгээр нь тодорхой семантик ачаалал өгдөггүй бөгөөд "баримт бичгийн менежмент" гэсэн ерөнхий нэр томъёогоор тодорхойлогддог.

EDMS болон ECM системийн функциональ байдал, ангилал

Gartner судалгааны компанийн мэдээлснээр 6 функцээс 3-аас доошгүй функцийг дэмждэг системийг ECM гэж ангилж болно.

• баримт бичгийн менежмент: тооцоо хийх/буцаах, хувилбарын хяналт, хамгаалалт, баримт бичгийг бүлэглэх гэх мэт;
• хуваалцсан баримт бичиг, дэмжлэг дээр хамтран ажиллах төслийн багууд;
• баримт бичгийг сканнердах, цаасан баримтын зургийг удирдах;
• архивын урт хугацааны хадгалалтын албан хэрэг хөтлөлт, хадгалалтын дүрэм, журмыг автоматжуулах, бичиг баримтыг хууль тогтоомжид нийцүүлэн хангах;
• бизнесийн үйл явцыг дэмжих ажлын урсгал, агуулгын чиглүүлэлт, ажлын даалгавар, төлөвийн хуваарилалт, чиглүүлэлт, гүйцэтгэлийн хяналт;
• хэвлэл, динамик агуулгын удирдлага, эдгээр ажлуудад хэрэглэгчийн харилцан үйлчлэлийг автоматжуулах зорилгоор вэб агуулгын менежмент.

Та энэ сэдвийн талаар "EDS ба ECM-ийн үйл ажиллагаа" хэсгээс илүү ихийг мэдэж болно.

ECM систем дэх бизнесийн үйл явцын жишээ

ECM системээс юу хүлээж болохгүй вэ

Одоогоор цогц автоматжуулалтАж ахуйн нэгжүүд нь хэд хэдэн системийг нэгтгэх замаар бүтээгдсэн бөгөөд тус бүр нь тодорхой хүрээний асуудлыг шийддэг. Тиймээс систем бүрд яг юу хэрэгжүүлэхийг ойлгох нь маш чухал юм.

EDMS болон ECM системд хэрэгжүүлэх нь үндэслэлтэй байх ёстой бизнесийн хамгийн нийтлэг шаардлагыг авч үзье.

Хүний нөөцийн бүртгэлийн менежмент. Энэ нь баримт бичигтэй шууд холбоотой хэдий ч энэ чиглэлийн үүрэг бол баримт бичгийн урсгал өөрөө биш харин нягтлан бодох бүртгэл, боловсон хүчний менежмент юм.

Ажилтан нь боловсон хүчний хувьд өөр өөр сонголт хийх шаардлагатай байдаг - боловсрол, хүйс, мэргэжил, ажилд авсан / ажлаас халагдсан огноо гэх мэт, үүний тулд мэдээллийг тусдаа бүтэцгүй баримт бичиг хэлбэрээр биш харин мэдээллийн санд бүтэцлэгдсэн хэлбэрээр хадгалах ёстой.

Баримт бичиг бүрийг бий болгох нь автоматжуулалтын хувьд боловсон хүчний төлөв байдлын өөрчлөлтөд тусгагдсан байх ёстой боловсон хүчний бүртгэлийн менежментилүү сайн ашиглах тусгай системүүдБүтэцгүй мэдээлэл (ангуу, гэрэл зураг, боловсон хүчний захиалгагэх мэт). Үүнээс гадна ECM систем дэх эдгээр баримт бичгийг батлах үйл явцыг автоматжуулах нь ашигтай байдаг.

Санхүүгийн баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл.Нөхцөл байдал бүтэцтэй төстэй санхүүгийн баримт бичиг: нэхэмжлэх, хүргэлтийн бичиг, гүйцэтгэсэн ажлын гэрчилгээ гэх мэт.

Татварын болон нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл хөтлөх, нь үндэслэсэн анхан шатны баримт бичиг, тусгай нягтлан бодох бүртгэлийн систем, түүнчлэн тусгай ERP системийн модулиудыг зохион бүтээсэн. Санхүүгийн баримт бичгийн сканнердсан зургийн цахим архивыг сканнердах, зохион байгуулах нь EDMS-ийн үүрэг боловч ECM систем нь тэдгээрийг орлож чадахгүй. Ийм шийдлүүдийг хэрэгжүүлэх хэрэгцээ нь ихэвчлэн нэвтрэх эрх, цахим гарын үсэг гэх мэт санхүүгийн баримт бичгүүдийг EDMS баримт бичиг болгон ажиллуулах олон тооны баримт бичиг, бизнесийн үйл явцад оролцогчид байгаа тохиолдолд үүсдэг.

Түүнчлэн санхүүгийн баримт бичгийг (нэхэмжлэх, гэрээ, нэхэмжлэх, акт) харилцагч талуудтай цахим хэлбэрээр солилцох боломжтой болсон. Ийм баримт бичгийг EDMS-д хадгалах нь нэмэлт давуу тал олгоно. .

Бизнесийн үйл явцын дүн шинжилгээ, загварчлал.

Дүрмээр бол BPM () ангиллын системийг процессыг шинжлэх, загварчлахад ашигладаг. Эдгээр нь аж ахуйн нэгжийн бизнесийн шинжээч эсвэл гадны зөвлөх компанид зориулсан тусгай хэрэгсэл юм. Загварчилсан бизнесийн үйл явц нь баримт бичигтэй холбоогүй, гараар (жишээлбэл, шуудангаар хүргэх), гадны байгууллагууд (жишээлбэл, ханган нийлүүлэгчид) эсвэл бусад ангиллын системүүдийн (ERP, CRM) дэмжлэгтэйгээр гүйцэтгэсэн үйл ажиллагааг агуулж болно.

Сонгодог EDMS нь бизнесийн үйл явцад дүн шинжилгээ хийх мэдээллийг өгөх боломжтой (жишээлбэл, зарим төрлийн даалгаврын гүйцэтгэлийн саатлын талаархи тайлан хэлбэрээр). Гэхдээ энэ нь бүрэн дүн шинжилгээ хийхэд шаардлагатай мэдээллийн багахан хэсэг юм.

EDMS-ийг лавлагааны өгөгдөл, жишээлбэл, баримт бичгийн төрөл эсвэл байгууллагын бүтэц дээр үндэслэн загварчлалын системтэй нэгтгэх нь утга учиртай юм.

ECM системийг нэвтрүүлэх

Хэрэгжилтийн үр нөлөө

ECM төслийн үр дүнг үнэлэх нь мэдээллийн технологийн төслийн үр нөлөөг шинжлэхээс ялгаагүй бөгөөд сүүлийнх нь аливаа компанийн төслийг үнэлэхээс ялгаатай биш юм.

Энд байгаа шалтгаан нь компанийн технологийн төлөвшил бөгөөд үүнгүйгээр аж ахуйн нэгжийг үр дүнтэй гэж үзэх боломжгүй юм. Бусад тохиолдолд үр ашгийг тооцох нь бараг боломжгүй боловч хэрэгжүүлэх хэрэгцээ нь эргэлзээгүй юм. Заримдаа үр нөлөөг тооцоолох нь технологиос өөрөөс нь илүү үнэтэй байдаг (жишээлбэл, ажилчдад интернетэд хязгааргүй нэвтрэх боломжийг олгох). Эдгээр бүх тохиолдолд төслийн өртөг, шийдлийн боломж, тэр дундаа хэрэгжсэн системийн тусламжтайгаар компанийн бусад асуудлуудыг хэр амархан шийдвэрлэх зэрэгт анхаарлаа хандуулдаг.

EDMS болон түүн дээр суурилсан шийдлүүдийг үр нөлөө нь бүрэн ойлгомжтой систем гэж үргэлж ангилж болохгүй. Хөрөнгийн ашиглалтын үр ашгийг шинжлэх уламжлалт аргууд нь мэдээлэлд хамаарахгүй бөгөөд "ашгийн нийт зардлын харьцаа нь үр ашиг" гэсэн томъёолол юм. Энэ нь мэдээлэл нь материаллаг болон хөдөлмөрийн нөөцийн хамт үйлдвэрлэлд оролцдог биет бус хөрөнгө байдагтай холбоотой юм. ECM системийг хэрэгжүүлэх нь бизнесийн үйл явц, хөдөлмөрийн зардлын өөрчлөлтийг дагалддаг. Мэдээллийн системийн зардал, түүний дотор ECM нь ихэнх тохиолдолд шууд бус байдаг бөгөөд үүнийг эдийн засгийн төлөвлөлтийн зарим загварыг ашиглан зөвхөн үйлдвэрлэлийн нэгжид тооцож болно. Мөн үүнийг албан ёсны болгох нь ихэвчлэн хэцүү байдаг.

ECM системийг хэрэгжүүлэх үе шатууд

ECM системийг сонгох, худалдан авах нь байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийг бий болгох эхний алхам юм. Ажиллаж, үнэхээр үр дүнгээ өгч эхлэхээс өмнө хэрэгжүүлэх процесс явагдана.

ECM системийг хэрэгжүүлэх нь ихэвчлэн дараах алхмуудаас бүрдэнэ.

• төслийн зохион байгуулалт, боловсон хүчний хуваарилалт (төслийн менежер ба ажлын хэсэг);
• байгууллагын судалгаа, ECM системийг ашиглах шийдлүүдийн дизайн;
• ECM системийн тохиргоо, дасан зохицох;
• сургалт;
• туршилтын ажиллагаа.

Ямар ч тохиолдолд амжилттай хэрэгжүүлэхийн тулд дараахь дүрмийг дагаж мөрдөх шаардлагатай.

• ECM системийг хэрэгжүүлэх, ашиглах үйл явцад удирдлагын идэвхтэй оролцоо;
• програм хангамжийг хэрэгжүүлэх, дэмжих үндсэн ажилчдыг хуваарилах, гүнзгийрүүлэх;
• бүх хэрэглэгчдэд зориулсан сургалт зохион байгуулж, системтэй ажиллах зааварчилгаа өгөх.

ECM системийг хэрэгжүүлэхэд тулгарч буй бэрхшээл, эрсдэлүүд

Эдгээр нь бусад мэдээллийн системийг хэрэгжүүлэх төслүүдтэй олон талаараа давхцаж, дараахь зүйлд хүргэдэг сөрөг үр дагавар:

• төслийн эцсийн хугацаа, төсөв зөрчсөн;
• бүх зорилгодоо хүрдэггүй (систем нь ажилладаг, гэхдээ бүрэн хэмжээгээр биш: төлөвлөснөөс бага/муу);
• Хэрэгжилт бүрэн бүтэлгүйтсэн (систем үнэхээр ажиллахгүй байна).

Эрсдэлийн онцлогЭнэ нь компанийн ихэнх ажилчдыг богино хугацаанд цоо шинэ ажлын арга барилд (баримт бичгийг цахим хэлбэрээр унших, цахим шийдвэр, удирдлагын гарын үсэг хүлээн авах гэх мэт) шилжүүлэх шаардлагатай байгаатай холбоотой юм. ECM системийг хэрэгжүүлэх хамгийн түгээмэл эрсдэлүүд нь:

• хэрэглэгчдийн консерватизм, ажлын шинэ аргыг хүлээн зөвшөөрөхгүй байх;
• энгийн хэрэглэгчид болон ахлах удирдлагын компьютерийн мэдлэг бага;
• бүтэцгүй үйл явц (зохицуулалт байхгүй);
• хангалтгүй/тохиромжгүй техникийн тоног төхөөрөмж;
• тодорхой бус төслийн менежмент.

Эрсдэлээс урьдчилан сэргийлэх арга замуудСтандарт:

• дээр ECM системийн үйл ажиллагааны нарийвчилсан болон урьдчилсан зураг төсөл энэ аж ахуйн нэгж;
• тодорхой удирдамж, манлайллын хувийн жишээ;
• ажилтнуудын сургалт, асуудлыг шийдвэрлэхэд үйл ажиллагааны дэмжлэг үзүүлэх;
• хэрэгжүүлэх үе шат.

Цахим баримт бичгийн найдвартай байдал, хууль ёсны байдал

Компаниудын цахим контентын удирдлага, цаасгүй харилцан үйлчлэлийн салбар одоо идэвхтэй хөгжиж байна. Хууль тогтоомжид мөн өөрчлөлт орж, зарим дүрэм журам нь амьдралд тогтсоны дараа тогтдог, зарим нь эсрэгээрээ төрийн түвшинд шинэ хэм хэмжээ баталсны дараа нэвтрүүлдэг.

Цаасан баримт бичгийн жинхэнэ байдал, хууль ёсны ач холбогдлыг тодорхойлох нь хүн бүрт ойлгомжтой журам юм: баримт бичиг нь шаардлагатай гарын үсэг, тамгатай байх ёстой. Гэхдээ цахим баримт бичгийн жинхэнэ эсэхийг хэрхэн тодорхойлох вэ?

Үүний тулд бүтээсэн цахим гарын үсэг (ES)- хуурамчаар үйлдэхээс хамгаалах цахим баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл. Та гарын үсгийн эзэмшигчийг тодорхойлж, гарын үсэг зурсны дараа цахим баримт бичигт өөрчлөлт ороогүй болохыг тогтоож болно.

Хамгийн энгийн хэлбэрээр EP механизм нь дараах байдлаар ажилладаг.

• гэрчилгээжүүлэх төв (хэлтэс эсвэл гадны байгууллага), аль нь, тусгай тусламжтайгаар програм хангамжхэрэглэгч бүрт "түлхүүр гэрчилгээ" гэж нэрлэгддэг;
• ES түлхүүрийг үүсгэсэн - энэ бол тэмдэгтүүдийн өвөрмөц дараалал юм. Энэ нь цахим баримт бичигт гарын үсэг зурахад ашиглах боломжтой хувийн түлхүүрээс бүрдэх ба хүн бүрт хүртээмжтэй нийтийн түлхүүрээс бүрдэх бөгөөд үүний тусламжтайгаар та цахим баримт бичигт хэн хэзээ гарын үсэг зурсныг тодорхойлох боломжтой.

ECM системийг ашиглах үед хэрэглэгчдэд тулгарч болох бүх "хүндрэлүүд" нуугддаг. Дүрмээр бол хэрэглэгч хүссэн функцийг сонгох ёстой: "Баримт бичигт гарын үсэг зурах" (цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурсан баримт бичиг нь өөрчлөлтөд нэгэн зэрэг хаагдана) эсвэл "Гарын үсгийн талаар мэдээлэл авах". Цахим баримт бичгийн хууль ёсны байдлыг хүлээн зөвшөөрсөн.

Салах үгс

Шинэ мэдлэг эзэмшихэд тань амжилт хүсье, манай материал танд энэ талаар үргэлж туслах болно.

Манай нийгэм бүх аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хаа сайгүй нэвтрүүлэх замдаа л явж байна.

Учир нь ихэнх аж ахуйн нэгжүүд энгийн шалтгаанаар үүнийг хийж чадахгүй байна - цахим баримт бичгийг ашиглах туршлага дутмаг.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision нь баримт бичгийн урсгалаас гадна үйл явцыг автоматжуулах хэрэгсэл юм

ЭЛМА

ELMA EDMS нь хэрэглэгчийн шаардлагын дагуу сонгогдсон ECM+, Projects+, ELMA CRM+ гэсэн хэд хэдэн багцын нэг хэсэг болгон хэрэгждэг. KPI-тэй багц хүртэл байдаг.

Интерфейсийн онцлог нь түүнийг суурилуулсан дизайны хэрэгслийг ашиглан хэрэглэгчийн үүрэгт тохируулах явдал юм.

Энэ нь лавлагааны мэдээлэлд түргэвчилсэн хандалт хийх, хэд хэдэн процессыг автоматжуулах, ялангуяа янз бүрийн эх сурвалжаас баримт бичгийг боловсруулах ажлыг гүйцэтгэдэг.

Мэдээлэл хайх тухайд дэлгэрэнгүйгээр хайх журам байдаг. Хайлтын үр дүнг тайлан болгож, хайлтын асуулгаас загвар үүсгэх боломжтой.

Цахилгаан хангамжтай ажиллах тусгай дэд системийг хуваарилсан бөгөөд энэ нь солих ажлыг төлөвлөх, даалгавруудыг тохируулах, цахилгаан хангамжийг удирдах, загварчлах боломжийг олгодог.

Аюулгүй байдлын блок нь хэд хэдэн зөвшөөрлийн аргыг дэмждэг бөгөөд хэрэглэгчийн эрхийг объект руу нэвтрэх төрлөөр нь тодорхой заадаг.

Нэмж дурдахад дижитал гарын үсгийг ашигладаг бөгөөд идэвхтэй хэрэглэгчдийн тоог програмын аргаар тодорхойлж болно.

Энэхүү EDMS нь бас сул талуудтай. Жишээлбэл, орон нутгийн шуудан байхгүй байна. Даалгавар үүсгэх, хуваарилах хязгаарлалт байдаг бөгөөд оффисын програмаас бүртгэлийг хэрэгжүүлдэггүй.

Нэмж дурдахад, хавсралтыг үзэх ямар ч суурилуулсан хэрэгсэл байхгүй, зөвхөн стандарт асуулга хийгддэг бөгөөд давхардсан тоонуудыг автоматаар хайдаггүй.

1С ямар асуудлыг шийддэг вэ: Баримт бичгийн урсгал 8

1С ямар асуудлыг шийддэг вэ: Баримт бичгийн урсгал 8: оффисын ажил; мэдээллийг хадгалах, олж авах; бизнесийн үйл явц; баримт бичгийн чиглүүлэлт; ажлын цагийн нягтлан бодох бүртгэл.

Нөхцөл байдалд орчин үеийн бизнесҮйл ажиллагааны үр ашиг нь мэдээллийн менежментийн үр ашиг, хурдаас ихээхэн хамаардаг. Мэдээллийн найдвартай хадгалалт, хэрэгцээтэй хүмүүст хялбар хандах нь амжилттай хамтын ажиллагааны түлхүүр юм. Цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь үр ашиг, чанарыг эрс нэмэгдүүлж, энэ асуудлыг шийдвэрлэх боломжийг танд олгоно хамтарсан үйл ажиллагааажилчид.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем(Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем) нь хоорондоо уялдаа холбоотой байдаг зохион байгуулалтын систем, төрөл бүрийн баримт бичиг, мэдээллийг удирдах техникийн болон программ хангамж. Эдгээр системүүд нь баримт бичгийг бүтээхээс эхлээд устгах хүртэл амьдралынхаа туршид удирдах боломжийг олгодог.

Баримт бичиг, мэдээлэл, төрөл бүрийн өгөгдөл, бүртгэлийг удирдах нь байгууллагын үйл ажиллагааны нарийн төвөгтэй үйл явцуудын нэг юм. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь энэ үйл явцыг автоматжуулах боломжийг олгодог. Баримт бичгийн урсгалын үйл явцыг автоматжуулах нь байгууллагад ажлын хурдыг мэдэгдэхүйц нэмэгдүүлэх, мэдээлэл солилцохтой холбоотой алдагдлыг бууруулах, удирдлагын тогтолцооны чанарыг бүхэлд нь сайжруулахад тусалдаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн давуу тал

Аливаа байгууллагын ажилчид зардал гаргахаас өөр аргагүй болдог олон тооныхайх, боловсруулах хугацаа шаардлагатай бичиг баримтболон мэдээлэл. Дүрмээр бол ийм мэдээллийн хэмжээ өдөр бүр л нэмэгддэг. Баримт бичгийг гараар хайх, боловсруулах нь байгууллагын олон асуудлын эх үүсвэр болдог. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах нь ажлын чанарт ихээхэн нөлөөлдөг. Эдгээр системүүд нь гар аргаар боловсруулахаас хэд хэдэн давуу талтай байдаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн гол давуу талууд нь:

• мэдээлэлд хандах хугацааг багасгахЦахим баримт бичгийн менежмент нь баримт бичгийн цаасны шилжилтээс зайлсхийх боломжийг олгодог. Ямар ч бичиг баримтыг илгээж болно цахим шууданэсвэл цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн холбооны хэрэгслээр.
• баримт, мэдээллийн давхардлыг бууруулах– цахим баримт бичгийн удирдлагын системд баримт бичгийн нэг хувийг бүх эрх бүхий хэрэглэгчид, тэр дундаа байгууллагаас гадуурх хэрэглэгчдэд ашиглах боломжтой.
• өгөгдөлд хандах хандалтыг хялбарчлах– цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь хайлтын хэрэгслээр дамжуулан шаардлагатай өгөгдөлд хандах, бизнесийн системээс (CRM эсвэл гэх мэт) өгөгдлийг шууд экспортлох боломжийг олгодог. ERP системүүд).
• баримт бичиг, өгөгдөл хадгалах оновчтой болгох– нэг өгөгдөл хадгалах нь олон баримт бичгийн хуулбарыг хадгалах хэрэгцээг бууруулдаг. Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ашигладаг баримт бичигт хандах, индексжүүлэх хэрэгслүүд нь хэрэглэгчдэд шаардлагатай баримт бичиг болон бусад мэдээлэлд шууд хандах боломжийг олгодог.
• бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах– цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь тухайн баримт бичиг боловсруулах үйл явцыг хэрэгжүүлэхийг шаарддаг. Баримт бичигтэй хийсэн үйлдэл дээр үндэслэн бизнесийн программуудыг автоматаар шинэчлэх, шинэ баримт бичиг үүсгэх, дотоод болон гадаад хэрэглэгчидтэй харилцах харилцааг бий болгох боломжтой.
• харилцагчийн үйлчилгээний чанарыг сайжруулахв – шаардлагатай мэдээлэлд хурдан нэвтэрч байгаа тул үйлчлүүлэгчид асуусан асуултынхаа хариултыг хурдан авах боломжтой.
• сахилга бат, ажлын чанарыг сайжруулах– Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь ажилтнуудад зориулсан хатуу дүрэм, ажлын горимыг тогтоодог. Систем нь ажилчдад эдгээр дүрмийг зөрчихийг зөвшөөрөхгүй. Бүх баримт бичиг нь системд хадгалагдаж, шаардлагатай таних тэмдэг, хөдөлгөөний дараалалтай. Ажилчид заасан үйлдлийг хийхгүйгээр баримт бичгийн төлөвийг өөрчлөх боломжгүй болно.
• мэдээллийг дахин ашиглах– Мэдээллийг цахим боловсруулалт, хадгалалтын ачаар дахин дахин хийх боломжтой болсон өгөгдөл ашиглахсистемд орсон. Жишээлбэл, стандарт маягт бөглөх эсвэл тайлан гаргахдаа.
• өгөгдлийн чанарыг сайжруулах- В электрон системүүдбаримт бичгийн урсгал, олон маягт, баримт бичгийг автоматаар бөглөж, алдаа гарах эрсдэлийг бууруулдаг. Үүнээс гадна, энэ нь баримт бичгийг давтан шалгах, тохируулах тоог багасгадаг.
• баримт бичиг, мэдээллийн аюулгүй байдлыг нэмэгдүүлэх– хандалтын хяналтын хэрэгслийг ашиглан ажилчдын мэдээлэл, баримт бичигт хандах хандалтыг хатуу хянах боломжтой. Нэг мэдээллийн сантай болсноор мэдээллийг богино хугацаанд архивлаж, сэргээх боломжтой.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны бүтцийг программ хангамж, техник хангамжийн цогцолбор болон гүйцэтгэсэн чиг үүргийн үүднээс авч үзэж болно.

Техник хангамж, програм хангамжийн цогцолборын үүднээс авч үзвэл цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь техник хангамж, програм хангамжийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдээс бүрддэг: сервер, ажлын станц, програм хангамж, сүлжээний төхөөрөмж, системийн тодорхой функцийг гүйцэтгэхэд зориулагдсан нэмэлт төхөөрөмж.

Сервер нь баримт бичиг, мэдээлэлтэй шаардлагатай үйлдлүүдийг гүйцэтгэх зориулалттай. Системийн үйлчилгээ үзүүлэгч болон ашигласан үйлдлийн технологиос хамааран сервер нь зориулалтын эсвэл виртуал байж болно. Мөн сервер нь баримт бичгийн удирдлагын системийн мэдээллийн санг байршуулах боломжтой.

Ажлын станцууд нь хэрэглэгчийн баримт бичгийн удирдлагын системтэй харилцах боломжийг олгодог. Ажлын станц бүр өөрийн гэсэн баримт бичиг, өгөгдлийн удирдлагын функцтэй байдаг.

Програм хангамж нь баримт бичгийн менежментэд шаардлагатай цогц үйл ажиллагааг хэрэгжүүлдэг бөгөөд цахим баримт бичгийн менежментийн системийн үндэс суурь болдог. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн програм хангамж нь дүрмээр бол функциональ хэсэг, удирдлагын хэсэг, интерфейсийн хэсгийг агуулдаг. Функциональ хэсэг нь мэдээллийг удирдах, боловсруулахад зориулагдсан. Захиргааны хэсэг нь шаардлагатай системийн тохиргоог өгдөг. Интерфейсийн хэсэг нь мэдээлэл, өгөгдлийг эцсийн хэрэглэгчдэд хүртээмжтэй хэлбэрээр харуулдаг.

Нэмэлт тоног төхөөрөмжцахим баримт бичгийн удирдлагын системийн янз бүрийн тодорхой чиг үүргийг хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай. Ийм төхөөрөмжид мэдээлэл оруулах, гаргах төхөөрөмж, мэдээллийн кодчилол, шифрлэлтийн систем гэх мэт байж болно.

Сүлжээний төхөөрөмж нь системийн хэрэглэгчдийн хамтын ажиллагаа, цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн янз бүрийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн харилцан үйлчлэлд зайлшгүй шаардлагатай.

Гүйцэтгэсэн чиг үүргүүдийн хувьд цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны бүтцэд дараахь үйлдлүүдийг хэрэгжүүлдэг модулиуд орно: өгөгдөл оруулах, индексжүүлэх, баримт бичиг боловсруулах, хандалтын хяналт, баримт бичгийн чиглүүлэлт, системийг нэгтгэх, хадгалах.

• өгөгдөл оруулах модульцахим баримт бичгийн удирдлагын системд анхны мэдээллийг оруулахад шаардлагатай. Энэ мэдээлэл нь янз бүрийн эх сурвалжаас ирж болно: цаасан баримт, сканнер, шуудан, онлайн маягт гэх мэт. Энэхүү модуль нь өгөгдлийг хүлээн авах, анхны боловсруулалтыг баталгаажуулдаг.
• индексжүүлэх модуль. Энэ нь өгөгдлийг бүртгэх, системчлэх боломжийг олгодог. Үүний тусламжтайгаар цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь хэрэглэгчдийн хэрэгцээ шаардлагад нийцүүлэн шаардлагатай баримт бичгийг хадгалах, сэргээх ажлыг зохион байгуулж болно.
• баримт бичиг боловсруулах модуль. Системд өгөгдөл оруулсны дараа тэдгээрийг боловсруулж, цаашдын ажилд зориулж хадгалах ёстой. Энэхүү модуль нь тодорхой дүрмийн дагуу мэдээлэл, баримт бичгийг түгээх боломжийг олгодог.
• хандалтын хяналтын модуль. Энэхүү модуль нь мэдээлэл, баримт бичгийг хэрэглэгчдийн дунд түгээх боломжийг олгодог. Системийн хэрэглэгч бүр зөвхөн шаардлагатай баримт бичгийн багцтай ажиллах боломжтой.
• чиглүүлэлтийн модульбаримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад шаардлагатай. Энэ модуль нь баримт бичгийг шилжүүлэх, боловсруулах дүрмийг тодорхойлдог. Баримт бичгийн урсгалын маршрутыг бий болгохын тулд эхлээд баримт бичгийн урсгалын үйл явцыг тодорхойлох шаардлагатай.
• системийг нэгтгэх модуль. Дүрмээр бол цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь бусад удирдлагын системүүдтэй (жишээлбэл, CRM, ERP, OLAP системүүд) хамтран ажилладаг. Системийг нэгтгэх модуль нь эдгээр системүүдийн хооронд өгөгдөл дамжуулах боломжийг олгодог.
• баримт бичиг, өгөгдөл хадгалах модуль. Энэ модуль нь баримт бичгийн мэдээллийн сангийн функцуудыг хэрэгжүүлдэг. Энэ модуль нь баримт бичгийг хадгалах, архивлах, сэргээх, нөөцлөх боломжийг олгодог.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь ашигласан технологийн төрөл, интеграцийн түвшин, хэрэглээний хамрах хүрээ зэргээрээ ялгаатай байж болно.

Ашигласан технологиос хамааран цахим баримт бичгийн удирдлагын дөрвөн төрлийн системийг ялгаж салгаж болно.

• үйлчлүүлэгч-серверийн системүүд. Энэ төрлийн системд баримт бичиг, өгөгдлийг удирдах үндсэн модулиуд нь тусгай сервер дээр байрладаг. Үйлчлүүлэгчийн хэсэг нь хэрэглэгчийн системтэй харилцах интерфейс юм. Энэ төрлийн системийн давуу тал нь түүний хурд, найдвартай байдал юм.
• мэдээллийн баазын системүүд. Эдгээр системүүд нь ихэвчлэн SQL эсвэл Oracle зэрэг мэдээллийн сантай нэгтгэгддэг. Эдгээр мэдээллийн санд бүх мэдээлэл хадгалагддаг. Мэдээллийг боловсруулахад тусдаа модулиудыг ашигладаг. Ийм системийн давуу тал нь их хэмжээний мэдээллийг хадгалах чадвар юм.
• вэб технологид суурилсан системүүд. Эдгээр системүүд дээр суурилсан ажлыг хангадаг алсаас хандахсервер рүү. Энэ технологийн давуу тал нь үйлчлүүлэгчийн програмуудыг устгах чадвар юм. Хэрэглэгчийн ажлын станцаас баримт бичгийн удирдлагын системд хандах хандалтыг вэб хөтчөөр дамжуулан хийх боломжтой.
• үүлэн технологид суурилсан системүүд. Эдгээр системүүд нь вэб технологи бүхий системүүдтэй үндсэндээ төстэй юм. Цорын ганц ялгаа нь хостинг үйлчилгээ үзүүлэгчийн серверийг цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн сервер болгон ашигладаг.

Интеграцийн түвшингээс хамааран цахим баримт бичгийн менежментийн системийг дараахь байдлаар хувааж болно дараах төрлүүд:

• бүх нийтийн цахим баримт бичгийн удирдлагын систем(EDMS систем). Эдгээр нь баримт бичгийн удирдлагын үйл явцыг автоматжуулахад зориулагдсан бие даасан баримт бичгийн удирдлагын систем юм. Дүрмээр бол ийм систем нь үйлчлүүлэгч-серверийн технологийг ашигладаг.
• бүлгийн ажлын удирдлагын систем. Эдгээр системүүд нь хэрэглэгчдэд зориулсан баримт бичиг, өгөгдөлтэй хуваарилагдсан ажлыг гүйцэтгэдэг. Тэдний гол зорилго нь хамтын ажиллагааг хангах явдал юм. Тиймээс бүлгийн ажлын удирдлагын системүүд нь EDMS системээс хамаагүй бага ажиллагаатай байдаг.
• мэдээллийн удирдлагын системийн нэг хэсэг болгон суурилуулсан модулиуд. Бүх ERP системүүд ийм модулиудтай байдаг. Эдгээр модулиуд нь хязгаарлагдмал функцтэй (EDMS системтэй харьцуулахад) бөгөөд дүрмээр бол ERP систем нь үндсэн функцийг хэрэгжүүлэхгүйгээр ажилладаггүй.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг зохион байгуулж болох өөр нэг талбар бол хэрэглээний хамрах хүрээ юм. Тусгай төрлийн баримт бичиг эсвэл үйл ажиллагааны чиглэлээр чиглэсэн цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд байдаг. Жишээлбэл, PDM систем, програм хангамж хөгжүүлэх дэмжлэгийн систем, HelpDesk төрлийн систем, эмнэлгийн баримт бичгийг дэмжих систем гэх мэт.

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэх нь систем нийлүүлэгчийн оролцооноос үл хамааран байгууллага бие даан гүйцэтгэх хэд хэдэн үе шатыг агуулдаг. Эдгээр үе шатууд нь тухайн байгууллагад төслийг бүхэлд нь үнэлэх боломжийг олгох, төслийг амжилттай дуусгах магадлалыг нэмэгдүүлэх логик харилцан уялдаатай үйл ажиллагаа, үйл ажиллагааны багцыг агуулдаг.

Ерөнхий схемцахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх үе шатуудыг зурагт үзүүлэв.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх үндсэн үе шатуудад дараахь зүйлс орно.

1-р шат: Үндсэн үйл явц, журмыг тодорхойлох.

Энэ үе шатны зорилго нь одоо байгаа баримт бичгийн урсгалын үйл явц, баримт бичгийг боловсруулах процедурын бүрэлдэхүүнийг тодорхой тодорхойлох явдал юм. Үүнийг хийхийн тулд одоо байгаа үйл явц, журамд нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийх шаардлагатай.

Энэ үе шатанд шаардлагатай:

• дээд түвшний үйл явцыг тодорхойлох;
• үйл явцын нарийвчилсан найрлагыг тодорхойлох;
• баримт бичгийн урсгалын үйл явцын бизнесийн зорилгыг тодорхойлох;
• Баримт бичгийн урсгалын үйл явцын техникийн зорилгыг тодорхойлох.

Үе шат 2. Баримт бичгийн урсгалын үйл явцад тавигдах шаардлагыг тодорхойлох.

Энэ үе шатанд баримт бичгийн урсгалын үйл явцыг үр ашигтай ажиллуулах, автоматжуулахын тулд ямар өөрчлөлт хийх шаардлагатайг тодорхойлдог.

Энэ үе шатанд шаардлагатай:

• баримт бичгийн урсгалын үйл явцын технологийн үнэлгээ хийх;
• үйл явцын бизнесийн шаардлагыг тодорхойлох;
• үйл явцын зураглалыг "хэрэгтэй байдлаар" бэлтгэх;
• хэмжигдэхүйц үйл явцын шинж чанарыг бий болгох;
• баримт бичгийн урсгалын үйл явцад тавигдах техникийн шаардлагыг томъёолж, техникийн тодорхойлолт бэлтгэх.

Жишээ баримтууд:

"Ирж буй захидал харилцааны менежмент" үйл явцын зураг нь баримт бичгийн менежментийн нэг дэд процессыг төлөөлдөг.

Ирж буй захидал харилцааны удирдлага нь байгууллагын ирж буй бичиг баримтыг хүлээн авах, шалгах, бүртгэх, удирдах журмыг зохицуулдаг. Үйл явцын зураглал нь ирж буй баримт бичигтэй ажиллахдаа ажилчдын үйл ажиллагааны дарааллыг нарийвчлан тодорхойлсон болно. Энэхүү үйл явцын зураглалын заалтыг байгууллагын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх явцад баримт бичгийн чиглүүлэлт боловсруулахад ашиглаж болно.

Гарч буй захидал харилцааны удирдлагын үйл явцын зураг нь баримт бичгийн менежментийн үйл явцын нэг хэсгийг төлөөлдөг.

Гарсан захидал харилцааны удирдлага нь гадаад хүлээн авагчид бичиг баримт бэлтгэх, илгээх үед ажилчдын үйл ажиллагааг зохицуулдаг. Үйл явцын зураглал нь гадагшаа захидал харилцааг удирдах ажилтнуудын ажлыг нарийвчлан тодорхойлсон болно. Энэхүү үйл явцын зураглалын заалтыг байгууллагын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх явцад баримт бичгийн чиглүүлэлт боловсруулахад ашиглаж болно.

Баримт бичиг нь 9 хуудастай.

Баримт бичгийн урсгалын дэд системийн техникийн тодорхойлолт нь баримт бичгийн урсгалын үйл явцыг автоматжуулах Техникийн тодорхойлолтын жишээ юм.

Энэхүү баримт бичигнь аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог сонгон хэрэгжүүлсэн бодит ажлын даалгаврын жишээ юм.

Баримт бичиг нь 17 хуудастай. Баримт бичгийн хэлбэр - Microsoft Word 2002. MS Word програмын бүх хувилбарт тохирно. Баримт бичгийг засварлаж, өөрчлөлт оруулах боломжтой.

Үе шат 3. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог сонгох шалгуурыг бүрдүүлэх.

Эхний болон хоёр дахь шатны өгөгдөл дээр үндэслэн цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох шалгуурыг томъёолох шаардлагатай. Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох шалгуур нь цаашдын ажлын цар хүрээ, системийн ханган нийлүүлэгчтэй харилцах ажлыг зохион байгуулах журмыг ихээхэн тодорхойлдог.

Энэ үе шатанд шаардлагатай:

• одоо байгаа баримт бичгийг төрлөөр нь ангилах;
• үнэлгээ хийх одоо байгаа хэлбэрүүдбаримт бичиг;
• цахим хэлбэрт шилжүүлэх мэдээллийн бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох;
• хэрэглэгчийн интерфейсийн шаардлагыг тодорхойлох;
• цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох шалгуурыг бий болгох.

Үе шат 4. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгох.

Энэ үе шат нь байгууллагад цахим баримт бичгийн удирдлагын систем ажиллах үндсэн технологийг тодорхойлох, тохиромжтой системийг сонгох, цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэх үйлчилгээ үзүүлэгчийг тодорхойлох боломжийг олгодог.

Энэ үе шатанд шаардлагатай:

• баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны чиг үүргийн бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох;
• байгууллагын хэрэгцээ шаардлагад нийцсэн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны төрлийг тодорхойлох;
• жагсаалт үүсгэх боломжит ханган нийлүүлэгчидцахим баримт бичгийн удирдлагын систем;
• цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нийлүүлэгчийг сонгох.

Үе шат 5. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх төслийн менежмент.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нийлүүлэгчийг сонгосны дараа хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөг боловсруулах шаардлагатай. Энэ үе шат нь маш их цаг хугацаа шаардагдах боловч төлөвлөлтийн цаг нь системийг хэрэгжүүлэхэд шаардагдах хугацааг мэдэгдэхүйц бууруулахад тусална. Төлөвлөгөөг үйлчилгээ үзүүлэгчтэй хамтран боловсруулж болно.

Төслийн менежментийн төлөвлөгөөнд оруулах ёстой дараах бүтээлүүд:

• системийн функциональ дизайн;
• системийн хэрэгжилт;
• системийн ажиллагааг турших, үнэлэх;
• системийн туршилтын ажиллагаа;
• системийн өөрчлөлт, тохиргоо.

Үе шат 6. Системийг баримтжуулах.

Энэ үе шатыг өмнөх үе шаттай зэрэгцүүлэн гүйцэтгэж болно. Энэ үе шатны зорилго нь баталгаажуулах тодорхой зохион байгуулалтын дүрмийг бий болгох явдал юм тогтвортой ажилцахим баримт бичгийн удирдлагын систем.

Энэ үе шатанд шаардлагатай:

• ажилтнуудын сургалт явуулах;
• хэрэглэгчийн харилцан үйлчлэлийн журам, журмыг боловсруулах;
• системтэй ажиллах гарын авлагыг боловсруулах.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгох шалгуур

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох шалгуур нь тухайн байгууллагын хэрэгцээ, чадвараас ихээхэн хамаардаг. Шалгуур үзүүлэлтүүдийн нарийвчилсан бүрэлдэхүүнийг бизнесийн зорилго, баримт бичгийн урсгалын техникийн зорилгын үндсэн дээр шууд тодорхойлох ёстой.

Нарийвчилсан шалгууруудаас гадна байгууллага нь цахим баримт бичгийн менежментийн системийн төрөл, ашигласан технологитой холбоотой ерөнхий шалгууруудыг ашиглах ёстой.

Эдгээр ерөнхий шалгуурт дараахь зүйлс орно.

• цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны "төлөвшил". Сонгосон системийн "төлөвшлийн" түвшинг үнэлэх шаардлагатай. Ийм үнэлгээ хийснээр систем зах зээлд хэр удаж байгаа, хичнээн байгууллага энэ системийг ашиглаж байгаа, системд ямар нэгэн шинэчлэлт байгаа эсэхийг ойлгох боломжтой болно. Хэрэв систем нь шинэ бөгөөд зах зээлд дөнгөж орж ирсэн бол системийн үйл ажиллагаанд алдаа гарах магадлал өндөр байна. Энэ нь цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ажиллуулах явцад асуудал үүсгэж болзошгүй юм.
• үйлдвэрлэлийн стандартыг дагаж мөрдөх. Өөр өөр төрлийн үйл ажиллагаа нь байгууллагын баримт бичгийн урсгалд шууд болон шууд бусаар нөлөөлдөг өөрийн гэсэн стандарттай байдаг. Системийг сонгохдоо эдгээр стандартын шаардлагыг цахим баримт бичгийн менежментийн системд хэрхэн анхаарч үзэхийг анхаарах хэрэгтэй.
• зорилго, амжилтын чухал хүчин зүйлүүдтэй нийцүүлэх. Системийг сонгохдоо тухайн байгууллагын зорилгод нийцсэн байдлыг харгалзан үзэх шаардлагатай. Систем нь байгууллагын зорилго, үндсэн шаардлагад хамгийн сайн нийцэх нь чухал юм. Хэрэв систем нь шаардлага хангахгүй бол системийн сонголтыг өөрчлөх ёстой, гэхдээ гол шаардлага, зорилтыг өөрчлөх ёсгүй. Байгууллага нь тодорхой баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоонд тавигдах зарим шаардлагыг өөрчилж болно, гэхдээ эдгээр шаардлагууд нь тухайн байгууллагын үйл явцад чухал биш тохиолдолд л болно.
• түвшин техникийн дэмжлэг . Энэ шалгуур нь цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нийлүүлэгчийг сонгоход хамаарна. Системийг хэрэгжүүлэх явцад болон үйл ажиллагааны явцад системийн техникийн дэмжлэгийн түвшинг үнэлэх шаардлагатай.
• системийн өргөтгөх чадвар. Энэхүү сонгон шалгаруулах шалгуур нь байгууллагын үйл ажиллагааг өргөжүүлэх үүднээс чухал ач холбогдолтой юм. Ажлын хэмжээ нэмэгдэж, системийн хэрэглэгчдийн хүрээ өргөжихийн хэрээр энэ нь байгууллагад шийдлийн цар хүрээг нэмэгдүүлэх боломжийг олгох ёстой.
• системийн баримт бичгийн бэлэн байдал. Хэрэглэгчийн бичиг баримтаас гадна байгууллагын хувьд системийн тохиргоог удирдах, өөрчлөх баримт бичигт хандах нь чухал байж болох юм.
• системийн хамгаалалт. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгохдоо системд хэрэгжсэн аюулгүй байдлын арга хэмжээнд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Байгууллага мэдээллийн аюулгүй байдал, нууцлалын бодлогод өөрийн гэсэн шаардлага тавьж болно. Сонгосон систем нь байгууллагын аюулгүй байдлын бодлогын дагуу мэдээлэл, баримт бичигт хандах хандалтыг тохируулах боломжийг танд олгоно.
• системийн алдааны хүлцэл. Зарим байгууллагын хувьд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зогсолт нь чухал хүчин зүйл болдог. Системийг сонгохдоо системийг хамгийн бага ажлын тохиргоонд нь сэргээхэд хэр хугацаа шаардагдахыг анхаарах хэрэгтэй.
• өмчлөх зардал. Системийг сонгохдоо системийн өмчлөлийн нийт зардлыг харгалзан үзэх шаардлагатай: лиценз худалдаж авах зардал, удирдлагын зардал, системийг өргөтгөх зардал, техникийн дэмжлэг, шинэчлэлтийн зардал, техник хангамжийн зардал гэх мэт. .

Эдгээр шалгуурууд нь цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох хамгийн ерөнхий талуудыг агуулдаг. Бүрэн шалгуурыг боловсруулахын тулд байгууллагын олон хэлтсүүдийг оролцуулах шаардлагатай: удирдлага, хууль эрх зүйн алба, мэдээллийн технологийн хэлтэс, техникийн мэргэжилтнүүд, баримт бичгийн менежментийн мэргэжилтнүүд гэх мэт.

Орчин үеийн байгууллагад цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь мэдээллийн технологийн дэд бүтцийн чухал элемент болж байна. Тэдний тусламжтайгаар арилжааны компаниуд үйл ажиллагааныхаа үр ашгийг нэмэгдүүлж, аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжүүд, мөн төрийн байгууллагуудад цахим баримт бичгийн менежментийн технологийн үндсэн дээр дотоод удирдлага, хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэл, хүн амтай харилцах ажлыг шийддэг. Нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлол нь EDMS боловч үүнтэй хамт SAD (оффисын автоматжуулалтын систем), EDMS (цахим баримт бичгийн удирдлагын систем) болон SADO (баримт бичгийн автоматжуулалтын систем) ашиглагддаг.

Цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) нь компьютерийн сүлжээнд цахим баримт бичгийг үүсгэх, нэвтрэх хяналт, түгээх үйл явцыг хангах, түүнчлэн байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг хянах зохион байгуулалт, техникийн систем юм.

Эхэндээ энэ ангиллын системийг зөвхөн оффисын ажлын сонгодог даалгавруудыг автоматжуулах хэрэгсэл гэж үздэг байсан ч цаг хугацаа өнгөрөх тусам улам бүр өргөн хүрээг хамарч эхлэв. Өнөөдөр EDMS хөгжүүлэгчид зөвхөн захидал харилцаа, ORD (зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг) төдийгүй янз бүрийн дотоод баримт бичиг (гэрээ, зохицуулалт, лавлагаа, төслийн баримт бичиг, боловсон хүчний үйл ажиллагааны баримт бичиг гэх мэт) дээр ажиллахад бүтээгдэхүүнээ төвлөрүүлдэг. EDMS нь цахим баримт бичигтэй ажиллах чухал бүрэлдэхүүн хэсэг болох хэрэглээний асуудлыг шийдвэрлэхэд ашиглагддаг: үйлчлүүлэгчидтэй харилцах, иргэдийн хүсэлтийг боловсруулах, үйлчилгээний хэлтсийн ажлыг автоматжуулах, төслийн баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах гэх мэт. Үнэн хэрэгтээ цахим баримт бичиг юм. урсгалын систем нь цахим баримт бичигтэй ажиллах боломжийг олгодог аливаа мэдээллийн систем юм.

Сүүлийн жилүүдэд EDMS зах зээл нь дотоодын мэдээллийн технологийн салбарын хамгийн динамик хөгжиж буй сегментүүдийн нэг юм. 2009 онд IDC-ийн мэдээлснээр ОХУ-ын нийт програм хангамжийн зах зээлийн хэмжээ бараг 50% буурсантай холбогдуулан, энэ сегментөндөр тогтвортой байдлыг харуулсан. 2009 оны мэдээллээр түүний бууралт 20-25% -иас ихгүй байна. Тоон утгаараа өнөөдөр CNews Analytics-ийн мэдээлснээр EDMS зах зээлийн хэмжээ 220-250 сая доллар байна.

Цахим баримт бичгийн менежментийн технологийн хэрэглэгчид нь янз бүрийн хэмжээтэй, тодорхой үйл ажиллагаа явуулдаг байгууллагууд юм. Уламжлал ёсоор EDMS-ийн гол хэрэглэгч нь төрийн салбар хэвээр байна. Шинжээчдийн үзэж байгаагаар цахим баримт бичгийн менежментийн технологийг хэрэгжүүлэх төслийн 30 орчим хувийг төрийн байгууллагууд гүйцэтгэдэг. Хямралын үед ч гэсэн хөгжилд ихээхэн түлхэц өгсөн EDMS зах зээлийг тогтвортой байлгах үндэс суурь нь төрийн ашиг сонирхол байсан нь чухал юм. Цахим баримт бичгийн менежментийг "Цахим засгийн газар" үзэл баримтлалын гол элемент гэж нэрлэсэн бөгөөд үүнийг хэрэгжүүлснээр төр, хүн ам, бизнесийн харилцан үйлчлэлийн хүнд суртлын саад тотгорыг арилгах, авлигыг бууруулахад туслах ёстой. Төрийн байгууллагуудад төсөл хэрэгжүүлэх онцлог болон томоохон төрийн байгууллагуудҮүнд тавигдах шаардлага нэмэгдэж байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй мэдээллийн нууцлал. Энэ талаар юмхуулбарласан програм хангамжийн бүтээгдэхүүн дээр суурилсан аюулгүй цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг барих (хөгжүүлэх) тухай.

Үндсэн ойлголт, зарчим

Баримт бичгийн урсгал гэдэг нь тухайн байгууллага дахь баримт бичгийг үүсгэсэн, хүлээн авснаас хойш гүйцэтгэх, илгээж дуустал хөдөлгөөн юм; Баримт бичигтэй ажиллах цогц ажил: хүлээн авах, бүртгэх, хуваарилах, гүйцэтгэлийг хянах, файл бүрдүүлэх, баримт бичгийг хадгалах, дахин ашиглах, лавлагааны ажил.

Цахим баримт бичгийн менежмент (EDF) нь "цаасгүй албан тасалгааны ажил" гэсэн ойлголтыг хэрэгжүүлснээр цахим хэлбэрээр ирүүлсэн баримт бичигтэй ажиллах нэгдсэн механизм юм.

Машинаар уншигдах баримт бичиг нь соронзон, оптик болон бусад хадгалах хэрэгсэлд бичигдсэн, түүнд агуулагдах мэдээллийг автоматаар уншихад тохиромжтой баримт бичиг юм.

Цахим баримт бичиг (ED) - гарын үсэг зурах боломжтой компьютерийн мэдээлэл боловсруулах хэрэгслийг ашиглан бүтээсэн баримт бичиг цахим гарын үсэг(EP) бөгөөд компьютерийн зөөвөрлөгч дээр тохирох форматтай файл хэлбэрээр хадгална.

Цахим гарын үсэг (ES) нь гараар бичсэн гарын үсгийн аналог бөгөөд цахим баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хянах, жинхэнэ эсэхийг баталгаажуулах боломжийг олгодог мэдээллийг хамгаалах хэрэгсэл юм.

Цахим баримт бичгийн менежментийн үндсэн зарчим:

· Баримт бичгийг нэг бүрчлэн бүртгэх нь баримт бичгийг өвөрмөц байдлаар тодорхойлох боломжийг танд олгоно.

· Баримт бичгийг шилжүүлэх хугацааг багасгаж, гүйцэтгэлийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх боломжийг олгодог үйл ажиллагааг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх боломж.

· Баримт бичгийн хөдөлгөөний тасралтгүй байдал нь баримт бичгийн (үйл явц) амьдралын мөч бүрт баримт бичгийг (даалгавар) гүйцэтгэх үүрэгтэй хүнийг тодорхойлох боломжийг олгодог.

· Баримт бичгийг хуулбарлах боломжийг арилгадаг баримт бичгийн мэдээллийн нэгдсэн (эсвэл зохицуулалттай тархсан) мэдээллийн сан.

· Баримт бичгийн хайлтын систем нь хамгийн бага мэдээлэлтэй баримтыг олох боломжийг олгодог.

· Баримт бичгийн урсгалын процессоор дамжуулан баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянах, хүлээн авах боломжийг олгодог баримт бичгийн янз бүрийн статус, шинж чанаруудын боловсруулсан тайлангийн систем. удирдлагын шийдвэрүүд, тайлангийн мэдээлэлд үндэслэсэн.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны хөгжлийн түүх

Харьцангуй саяхан гарч ирсэн цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн бүтцэд баттай байр сууриа эзэлжээ. Эхэндээ тэдний даалгавар нь зөвхөн баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах, өөрөөр хэлбэл бичиг хэргийн ажилтнуудад туслах, гэхдээ аж ахуйн нэгжид эргэлдэж буй баримт бичгийн урсгалыг орлуулах боломжгүй байв.

EDMS үйлдвэрлэгчид цаасан баримт бичгийн хөдөлгөөнийг баталгаажуулдаг аж ахуйн нэгжийн үйл явцыг хуулж аваад зогсохгүй эдгээр үйл явц болон ерөнхийдөө баримт бичгийн бүх урсгалын өмнө тулгарч буй ажлуудыг харгалзан үзэхэд ихээхэн өөрчлөгдсөн.

Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгал нь түүний удирдлагын тогтолцоог дэмжих зорилготой гэсэн ойлголт EDMS-д шууд ирээгүй. Түүгээр ч зогсохгүй орчин үеийн холбооны болон хотын захиргааны байгууллагууд хамгийн энгийн EDMS-ийг ашигладаг хэвээр байгаа бөгөөд тэдгээрийн даалгавар нь зөвхөн цаасан баримт бичгийн урсгалыг хуулбарлах, харин түүнийг орлуулах, удирдлагын бүтцийг оновчтой болгох, дэмжих явдал биш юм.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны хувьслын үе шатуудыг он цагийн дарааллаар хуваахдаа 20-р зууны 80-аад оноос эхэлж, бараг эцэс хүртэл үргэлжилсэн тэдгээрийн эхнийхийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ үе нь баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах хэрэгцээг удирдлага нь аль хэдийн ойлгосон аж ахуйн нэгжүүдэд ийм төрлийн асуудлыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай нэгдсэн арга хэрэгсэл хараахан байгаагүйгээс үүссэн хуваагдмал шийдлүүдээр тодорхойлогддог.

Баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах шаардлагатай болсон шалтгааныг авч үзье. 20-р зууны сүүлийн улиралд аж ахуйн нэгжүүдийн удирдлагын баримт бичгийн хэмжээ эгзэгтэй түвшинд хүрээгүй байсан ч бүтцийн нэгжүүдийн нутаг дэвсгэрийн хуваагдал нь янз бүрийн түвшний менежерүүдийн батлах журам хэдэн долоо хоног, зарим тохиолдолд хэдэн долоо хоног шаардагдахад хүргэсэн. тохиолдол бүр сар хүртэл. Ийм аж ахуйн нэгжүүдэд дуудлагын шуудангийн үйлчилгээг нэвтрүүлсэн нь зөвхөн дараалсан зохицуулалтын механизмыг оновчтой болгох боломжийг олгосон бол сэнс дээр суурилсан буюу одоогийн нэрээр параллель зохицуулалт нь маш их цаг хугацаа шаардсан бөгөөд үүний үр дүнд түүний ашиглалтын үр дүнд хамгийн бага хэмжээнд хүртэл багасгаж, боломжтой бол зөвхөн нэг барилга дотор ашиглах.

Олон томоохон аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжүүд болон төрийн байгууллагуудад баримт бичгийн урсгалын хэмжээ эгзэгтэй хэмжээнд ойртож эхлэхэд баримт бичгийн урсгалын үйл явцыг эрс дахин инженерчлэл, өөрөөр хэлбэл бүтцийн өөрчлөлт хийх шаардлагатай болсон нь тодорхой болсон. ерөнхий шаардлагаүйл явцын үр дүнд хүрэхийн тулд процессуудыг өөрөө оновчтой болгох шаардлагатай байсан бөгөөд үүний үр дүнд тэдгээрийг дуусгахад хамаагүй бага хугацаа шаардагдах ёстой.

Тиймээс анхны EDMS нь дотоод нөөцийг ашиглан үүсгэн байгуулсан аж ахуйн нэгжүүд дээрээ шууд боловсруулсан, бүрэн хувьчлагдсан байв. Энэхүү аргын илэрхий давуу тал (бүтээсэн EDMS нь баримт бичгийн урсгалын бодит зохицуулалттай нийцэж байх, байгууллагын мэдээллийн дэд бүтцэд нэгдсэн нэгдэл) нь нэг үндсэн дутагдалтай байсан: байгууллага өөрөө боловсруулсан ийм системийг ихэвчлэн ашигладаг байсан. өргөтгөх боломжгүй, автоматжуулсан процессын бүтцийг өөрчлөх бараг боломжгүй байсан нь ийм системийг хөгжүүлэх боломжгүй болгосон. Ийнхүү олж авсан EDMS нь байгууллагын удирдлагын загвартай салшгүй холбоотой байсан тул цахим баримт бичгийн менежментийн систем өөрөө ашиглах ёстой зүйлээ удаашруулж, компанийн хөгжил бүрмөсөн зогсох үе ирсэн. сайжруулах: Байгууллагад хүлээн зөвшөөрөгдсөн удирдлагын тогтолцооны үр нөлөө хурдан буурч, компани нь менежментийг дэмжиж, компанийн хөгжлийг илүү үр дүнтэй болгоход хангалттай EDS бий болгохын тулд хүчин чармайлт гаргахаас өөр аргагүй болсон.

90-ээд оны дундуур байгуулагдсан хэд хэдэн компаниуд эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг нэгэн зэрэг авчээ: тэд бараг бүх хэрэглэгчдийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хялбархан тохируулсан бүх нийтийн EDMS-ийг бүтээж эхэлсэн бөгөөд EDMS-ийн эцсийн шийдлийг бий болгох технологи нь хоёр үе шаттай үйл явц болжээ. Эхний шатанд компани нь нэгдсэн үндсэн EDMS-ийг бий болгосон бол хоёр дахь шатанд хэрэгжилт - тодорхой хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцүүлэн үйл явцыг тохируулах явдал байв. Энэхүү арга нь эцсийн шийдлүүдийн өртөгийг бууруулах боломжийг олгосон бөгөөд нэгэн зэрэг илүү ажиллагаатай байх нь системийн зохион байгуулалт, үйл ажиллагааны цар хүрээг нэмэгдүүлэх боломжийг олгосон юм.

20-р зууны сүүлчээс баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах хандлага чанарын хувьд өөрчлөгдөж эхлэв: менежментийн шинэ хандлага Орос улсад гарч ирсэн нь түүний үр ашгийг арга зүйн хувьд нэмэгдүүлэх боломжтой болсон. Чанарын удирдлагын тухай ойлголт бидэнд ингэж ирсэн бөгөөд үүнтэй хамт - үйл явцын хандлагаудирдлагад. Мэдээллийн системЭдгээр чиг хандлагад бараг тэр даруй хариу үйлдэл үзүүлсэн бөгөөд үүний үр дүнд тэд үзэл баримтлалыг гаргаж ирэвАжлын урсгал - баримт бичигт чиглэсэн бизнесийн үйл явцын нэг тохиолдол байсан ажлын урсгалууд. Орчин үеийн EDMS нь процесст чиглэсэн хөдөлгүүрүүдийг (WorkFlow-хөдөлгүүрүүд) хэрэгжүүлснээр тэдний гарч ирсэнд хариу үйлдэл үзүүлсэн бөгөөд энэ нь нэгэн зэрэг орчин үеийн EDMS-ийг хурдацтай хөгжиж буй компаниудын хэрэгцээнд илүү хурдан, илүү үр дүнтэй дасан зохицох боломжийг олгодог арга зүйн шинэ алхам болсон юм. Эдгээр системүүдэд зориулсан платформ үйлдвэрлэсэн барууны хөгжүүлэгчид (IBM Lotus, Documentum) Оросын зах зээлд ирснээр ECM - Enterprise content management гэсэн ойлголтыг нэвтрүүлсэн. Арга зүйн хувьд ECM ангилалд хамаарах EDMS нь бусад зүйлээс ялгаатай нь тэдгээрт тодорхой хуваагдал гарч ирсэн: баримт бичиг өөрөө, түүний мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсэг (агуулга). ECM систем нь өөрийн мета өгөгдлөөр дамжуулан баримт бичгийн агуулгатай ажилладаг - байгууллагын хувьд тодорхой ач холбогдолтой сонгосон мэдээлэл. Тиймээс, гарч буй захидлын хувьд мета өгөгдөл нь хүлээн авагч, гарын үсэг зурсан огноо, албан ёсны гарын үсэг зурсан хүн байж болно. регистрийн дугаарболон тээвэрлэлт, хүргэлтийн мэдээлэл.

Ажлын урсгалыг ашиглах нь цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ажиллуулдаг компаниудын мэргэжилтнүүдэд аж ахуйн нэгжийн үйл явцтай хамгийн их нийцэж байхын тулд автоматжуулсан процессыг тасралтгүй өөрчлөх боломжийг олгосон. Мэдээжийн хэрэг, энэ нь маш том үсрэлт байсан.

Шийдлийн архитектур бас өөрчлөгдсөн: хэрэв анх EDMS нь хоёр түвшний архитектурын жишээ байсан бол (DBMS - програм) 2005 он гэхэд DBMS - програмын сервер - хэрэглэгчийн интерфейсийн гурван түвшний архитектурын шаардлага бодитой болсон. салбарын стандарт, мөн EDMS нийлүүлэх тендерийг зохион байгуулж буй байгууллагууд системийн архитектурт яг энэ шаардлагыг илүүд үздэг эсвэл заавал байх ёстой гэж заасан байдаг.

Энэ үеийн эдийн засгийн таатай нөхцөл байдал нь бүх салбарын аж ахуйн нэгжүүдийн хурдацтай өсөлтөд хувь нэмэр оруулсны зэрэгцээ EDMS бүтээгдэхүүний шинэ шийдлүүдийг зах зээлд нэвтрүүлэх таатай нөхцлийг бүрдүүлсэн. Энэ үед Оросын зах зээл болон хөрш орнуудын зах зээлд үйл ажиллагаа явуулдаг EDMS үйлдвэрлэгчдийн тойрог эцэст нь бүрэлдсэн.

Орчин үеийн EDMS функц

Корпорацийн мэдээллийн систем, ялангуяа цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь дунд болон том аж ахуйн нэгжүүдийн мэдээллийн нөөцийг удирдахад зориулагдсан шийдэл юм. Энэхүү давхраажилтын гол шалтгаан нь юуны түрүүнд энэ зах руу орох "орох тасалбар"-ын нэлээд өндөр үнэ юм. Бүрэн, өндөр чанартай, худалдан авах аюулгүй системМэдээллийн сангийн менежментийн систем (DBMS), түүнийг орчин үеийн криптограф мэдээллийн хамгаалалтын хэрэгслээр хангах, түүнчлэн хэрэгжүүлэх төслүүдэд шинжээч, зөвлөх, хэрэгжүүлэгчдийн өндөр мэргэшсэн боловсон хүчнийг татан оролцуулах хэрэгцээ шаардлага гарсан нь компанийг хэрэгцээтэй болоход хүргэсэн. EDMS гэх мэт хүчирхэг корпорацийн агуулгын менежментийн хэрэгслийг олж авахын тулд нэлээд их хэмжээний мөнгө төлөх шаардлагатай болсон санхүүгийн зардалТэд төлж чадахгүй байсан хувиараа бизнес эрхлэгчидболон жижиг бизнесүүд. Тиймээс EDMS нь томоохон компаниудын менежментийг сайжруулах хэрэгсэл болж, газарзүйн хувьд тархсан нь хэрэгжилтээс хамгийн их өгөөжийг хангах боломжтой болсон. арилжааны бүтэцбарих төрөл.

EDMS функцийг хөгжүүлэх нь улам олон баримт бичигт чиглэсэн менежментийн процедурыг автоматжуулж, компаниудын өдөр тутмын үйл ажиллагааны илүү олон чиглэлийг функциональ байдлаар нь хамрахад хүргэсэн.

Өнөөдрийг хүртэл орчин үеийн EDMS-ийн бодит стандарт нь дараахь үйл ажиллагааны чиглэлүүд юм.

· ерөнхий албан тасалгааны ажил - иргэдээс ирсэн захидал, хүсэлтийг боловсруулах, гарсан захидал, баримт бичиг, дотоод болон зохион байгуулалтын баримт бичгийг бэлтгэх, тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих;

· Хүний нөөцийн бүртгэлийн менежмент нь хувийн баримт бичгийн урсгалын хатуу зохицуулалттай хэсэг бөгөөд ажилчдыг ажилд авах, халах, ажилчдыг бизнес аялалд явуулах, төлөвлөсөн амралт болон бусад төрлийн амралтаар хангах журмыг дэмжих боломжийг олгодог. Ийм систем нь боловсон хүчний бүртгэлийн бүх батлагдсан маягтыг хөтлөх боломжийг олгодог: ажилтныг ажилд авах тушаал (маягт T-1), ажлаас халах тушаал. хөдөлмөрийн гэрээ(маягт Т-8, Т-8а), ажилтныг өөр ажилд шилжүүлэх тушаал (маягт Т-5), ажилтны хувийн карт (маягт T-2, T-2GS, T-2MS), орон тооны хүснэгт (маягт). T-3), амралтын хуваарь (маягт T-7);

· Архивын бүртгэлийн менежмент нь хувийн баримт бичгийн менежментийг дуусгадаг салбар юм амьдралын мөчлөгБайгууллагын баримт бичиг, дараахь журмыг дэмжсэн: батлагдсан маягтын дагуу бараа материал бүрдүүлэх, архивын хадгалалтад шилжүүлэх, баримт бичиг, хэргийн үнэ цэнийг ерөнхийд нь шалгах, байгууллагын хувьд үнэ цэнэгүй болсон баримт бичиг, хэргийг устгах, түүний ажилчид, төр, нийгэм, бие даасан файлуудыг холбооны архивын агентлагийн (Росархив) бүтцэд хадгалах;

· коллегиаль ажил - хурал, хурал, захирлуудын зөвлөл, хувьцаа эзэмшигчдийн хурал зэрэг хамтын удирдлагын байгууллагуудын үйл ажиллагааг баримтжуулах ажлыг автоматжуулах боломжийг танд олгоно. Энэ нь мөн хэлэлцэх асуудал (төлөвлөлтийн баримт бичиг) болон протокол (үр дүнгийн баримт бичиг) бэлтгэх, зохицуулах, батлах боломжийг олгодог;

· Харилцагчийн харилцааны менежмент - CRM (харилцагчийн харилцааны менежмент) функцийг одоо хамгийн эртнийхээс бусад бүх EDMS-д нэг хэмжээгээр хэрэгжүүлсэн боловч хэрэглэгчдийн хувьд ийм функц тийм ч эрэлтгүй байдаг.

Оросын EDMS зах зээлийн онцлог

ОХУ-ын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлийг мөнгөн дүнгээр тооцвол одоогоор шинжээчид 170 сая доллараар үнэлэгдэж байгаа бөгөөд янз бүрийн тооцоогоор жилд 25-40 хувийн өсөлтийн хурдтай байдаг. Энэ нь түүнийг маш сэтгэл татам болгодог, бас хүчирхэг болгодог гадаадын компаниудТиймээс салбарын нөхцөл байдал амархан өөрчлөгдөж болно. Мэдээжийн хэрэг, нэг талаас, ханаагүй зах зээл дээр бүх ханган нийлүүлэгчид хангалттай идэвхтэй үйл ажиллагаа явуулж, зарчмын хувьд хөгжих өргөн боломжуудтай байдаг. Гэхдээ нөгөө талаас, үндсэн тоглогчдын нөөц бараг бүрдсэн гэж хэлж болно.

Өнөөдрийг хүртэл гадаадын болон Оросын хөгжүүлэгчид зах зээлийг мөнгөн дүнгээр ойролцоогоор тэнцүү хувааж байсан боловч хэрэгжилтийн тооны хувьд энэ харьцаа нь гадаадын бүтээн байгуулалтыг дэмжихгүй байгаа нь тодорхой байна. Гадаадын хөтөлбөрүүдийн лицензийн өртөг өндөр, Оросын стандартын шаардлагад нийцүүлэн дасан зохицох өндөр өртөгтэй тул тэдгээрийг голчлон томоохон компаниуд, төрийн байгууллагуудад ашигладаг бөгөөд үнийн асуудал тийм ч хурцаар тавигдаагүй байв. ЖДҮ-ийн аж ахуйн нэгжүүд уян хатан, хямд өртөгтэй тул дотоодын бүтээн байгуулалтыг ашиглах хандлагатай байдаг бөгөөд энд нөхцөл байдал өөрчлөгдөхгүй байх магадлалтай. Гэсэн хэдий ч томоохон компаниудТэд Оросын EDMS руу улам бүр хандаж байна. Цаашид зах зээлийн дийлэнх хэсгийг дотоодын системүүд эзлэх болно: жил бүр тэдгээр нь илүү ажиллагаатай болж, хэрэгжүүлэхэд хамаагүй бага зардалтай болж, хамгийн чухал нь Оросын бодит байдалд тусгайлан боловсруулагдсан болно.

Гадаад платформ, шийдлүүдийг хөгжүүлэгчид EDMS зах зээлийн 50 гаруй хувийг эзэлдэг. EDMS зах зээлийн хамгийн том хувийг (гуравны нэг орчим) Documentum платформ дээр суурилсан шийдлүүд эзэлдэг. Судалгаанд оролцсон компаниуд IBM Lotus Domino / Notes платформ дээр суурилсан системээ хөгжүүлдэг (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) зах зээлийн 12-15 хувийг эзэмшдэг. Оросын компаниудын дунд зах зээлд чухал байр суурь эзэлдэг: EOS, Lanit, Directum, Cognitive Technologies. Эдгээр компаниудын боловсруулсан системийн эзлэх хувь нь EDMS зах зээлийн 5-аас дээш хувийг эзэлдэг. Upscale Soft, Docsvision, Naumen нар ч нэлээд хүчтэй байр суурьтай байдаг. EDMS нь ECM шийдлүүдийг боловсруулахад ашигладаг IBM платформ дээр суурилсан бусад шийдлүүдийг (Lotus Notes, Content Manager гэх мэт), түүнчлэн Microsoft болон Oracle-ийн ECM програмуудыг хөгжүүлэх платформ дээрх шийдлүүдийг харгалзан үздэггүй. CNA судалгаанд оролцсон бус Оросын хөгжүүлэгчдийн компаниуд болон шийдлүүд. Тодорхой сегмент Оросын зах зээл EDMS-ийг мэргэжилтнүүд 45-55 сая доллараар үнэлдэг.Гэхдээ цахим баримт бичгийн менежментийн системийг бий болгоход ашигладаг IBM платформууд Орос улсад өргөн тархсан байдаг тул IBM технологид суурилсан шийдлүүдийн эзлэх хувь нь судалгаанд хамрагдсан компаниудын нийт хувь хэмжээнээс хамаагүй өндөр байж магадгүй юм. CNA, түүний дотор өөрсдийн хөгжүүлэлтээр дамжуулан. Ерөнхийдөө зах зээлийн өсөлтийн гурван үндсэн чиглэлийг тодорхойлж болох бөгөөд үүний төлөө шинэ болон одоо байгаа тоглогчид өрсөлдөх боломжтой. Нэгдүгээрт, зохих зохицуулалтын тогтолцоог боловсруулсны дараа бид төрийн байгууллагуудын эрэлт нэмэгдэнэ гэж найдаж болно. Төрийн салбар нь ОХУ-ын зах зээлийн 40 орчим хувийг эзэлдэг цахим мэдээллийн системийн зонхилох хэрэглэгч тул салбар хоорондын мэдээллийн солилцооны хөгжингүй бүтцийг бий болгохдоо төр ямар замыг сонгохоос ихээхэн хамаардаг. Хоёрдугаарт, EDMS-ийг нэлээд удаан хугацаанд идэвхтэй ашиглаж ирсэн, гэхдээ зөвхөн зарим хэлтэст байгаа томоохон арилжааны байгууллагууд тархсан салбаруудыг нэг мэдээллийн орон зайд нэгтгэж, амжилттай практикийг аж ахуйн нэгжид бүхэлд нь нэвтрүүлэхийг хичээж байна. Гуравдугаарт, дунд, жижиг бизнесүүд сүүлийн хоёр, гурван жилийн хугацаанд ажлын үйл явцыг зохион байгуулах үр ашгийг дээшлүүлэх тогтолцоог улам бүр нэвтрүүлж, үүний үр ашгийг аль хэдийн ойлгосон.

2008 онд ОХУ-д цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) зах зээлийн хэмжээ нь CNews Analytics-ийн урьдчилсан тооцоогоор 210 сая орчим доллар байсан.Орос дахь EDMS-ийн хамгийн том үйлчлүүлэгч нь төрийн сектор хэвээр байгаа бөгөөд цаашдын өсөлтийн найдвар нь мөн холбоотой юм. засгийн газрын санаачилгууд. Цаашид хөгжих найдвар нь Орост энэ зах зээлийг анх "босгосон" төрийн салбар, банк, харилцаа холбоо, газрын тос, байгалийн хийтэй холбоотой хэвээр байна. ОХУ-ын EDMS зах зээлийн хэмжээг үнэлэхдээ CNews Analytics-ийн мэргэжилтнүүд, түүнчлэн судалгаанд оролцогчид - хөгжүүлэгчид, интеграторууд - системийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд, зөвлөх үйлчилгээ, системийг нэвтрүүлэх, шинэчлэх, түүнчлэн сургалт, техникийн зардал зэргийг харгалзан үздэг. дэмжлэг үзүүлэх. Хэрэв 2007 оны судалгаагаар хэрэгжилтийн үйлчилгээний эзлэх хувь нь системийн өртөгтэй ойролцоогоор тэнцүү (ойролцоогоор 36%) байсан бол 2008 онд судалгаанд оролцогчид хэрэгжилтийн эзлэх хувь бага зэрэг өссөн - 40% -иас 35% (системийн зардал) гэж хариулжээ. ). Энэхүү өөрчлөлт нь нэг талаар дотоодын мэдээллийн технологийн үйлчилгээний салбар бүхэлдээ хурдацтай хөгжиж байгаатай холбоотой бөгөөд үүний эсрэгээр зөвлөхийн ажлын өртөг мэдэгдэхүйц, хурдацтай нэмэгдэж байна. Тус улсад хямралын өөрчлөлтүүд эхэлснээр үйлчлүүлэгчид эдгээр үйлчилгээний үнэ удахгүй буурах болно гэж тэсэн ядан хүлээж байв. Гэсэн хэдий ч үнэн хэрэгтээ энэ зах зээл эрсдэлийн бүсэд хамгийн түрүүнд орж байгаа хэдий ч мэргэжлийн мэдээллийн технологийн үйлчилгээний өртөг огцом буураагүй байна.

Цагаан будаа. 1. EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зардлын бүтэц.

Орчин үеийн цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны тойм

ОХУ-д хамгийн түгээмэл найман EDMS-ийг харцгаая: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Баримт бичгийн урсгал (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co. . Group), DELO (EOS), EUFRATES (Танин мэдэхүйн технологи). EDMS-ийн танилцуулсан үзэл бодол нь аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах өнөөгийн асуудлыг шийдвэрлэхэд програм хангамжийн бүтээгдэхүүний чадвар, бэлэн байдлыг үнэлэх оролдлого юм.

Шүүмжид онцолсон шалгуурууд нь EDMS-ийн тодорхой ажлуудын техникийн хэрэгжилтийн үүднээс авч үзэж буй шийдлүүдийн чадавхийг шинжлэхэд тусална. Бүх боломжуудыг автоматжуулалтын долоон хэсэгт хуваадаг.

Оффисын ажил;

Баримт бичгийн ерөнхий урсгал;

Гэрээний менежмент;

Цахим архив;

Иргэдийн санал хүсэлттэй ажиллах;

Төслийн удирдлага;

QMS баримт бичигтэй ажиллах.

Хүснэгт 1-д хэлэлцэж буй бүх системд (мөн зарчмын хувьд EDMS ангиллын бүх системд) хамаарах хэд хэдэн тодорхой шалгуурууд, шийдлүүдийг бие биенээсээ ялгах боломжийг олгодог шалгууруудыг харуулав. Ерөнхийдөө системүүдийн функциональ байдал ижил бөгөөд зөвхөн баримт бичгийн урсгалын зарим үндсэн ажлууд, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх онцлог шинж чанаруудын нарийвчилсан задаргаа нь өөр өөр шийдлүүдийг харьцуулах боломжийг олгодог. Шүүмжид танилцуулсан бүх системүүдийн хувьд хэрэгжүүлэх практик маш их байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй. Эдгээр системийг олон зуун байгууллагууд баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулахад ашигладаг. Эдгээр шийдлүүдээс гадна зах зээлд өргөн хэрэглэгддэггүй 50 гаруй программ хангамжийн бүтээгдэхүүн байдаг.

Хэрэв бид зах зээлд тэргүүлэгч байр суурийг эзэлдэг системийн шинэ хувилбаруудад дүн шинжилгээ хийх юм бол сүүлийн гурван жилийн хугацаанд тэдгээрийн хөгжил нь үйлчилгээний чадавхийг сайжруулахад голлон чиглэгдэж байсныг тэмдэглэх нь зүйтэй. үндсэн чадваруудаль хэдийн нэг хэлбэрээр хэрэгжсэн. Хэрэв бид шинэ техникийн боломжуудын талаар ярих юм бол янз бүрийн төрлийн контент (мултимедиа), автомат боловсруулалтын технологийг ашиглах, баримт бичгийн агуулгыг задлан шинжлэхэд чиглэсэн EDMS-ийг хөгжүүлэх боломжийг тэмдэглэж болно. Гэхдээ өнөөг хүртэл ийм функц нь EDMS-ийн хувьд заавал байх албагүй бөгөөд хамгийн чухал нь Орост түүний эрэлт хэрэгцээ бүрэн бүрдээгүй байна.

Хүснэгт 1. Ерөнхий шинж чанархамгийн алдартай EDMS

Үзүүлсэн EDMS-ийг хүн бүрт ойлгомжтой харьцаагаар авч үзье" Үнэ / функциональ байдал" [12]:

Цагаан будаа. 2. EDMS-ийн "оновчтой үнэ/үйл ажиллагаа" (диаграм Гартнер)

Энэхүү диаграмм нь "шидэт квадрат" зарчмаар бүтээгдсэн болно.Гартнер ", аль системд байрладагБи квадрат. II ба IV-д Диаграммын квадратууд нь байхгүй системийг агуулдаг тэнцвэртэй үзүүлэлтүүдүнэ ба функциональ байдал.

Судалгаанд зориулж сонгосон шалгуур нь янз бүрийн EDMS-ийг цахим баримт бичгийн менежментийн бодит асуудлыг шийдвэрлэхэд бэлэн байгаа талаас нь үнэлэх боломжийг олгодог. орчин үеийн аж ахуйн нэгж. Удирдагчдын бүлэгт системүүд багтсан Directum, DocsVision болон ЕФРАТ. Үлдсэн системүүд нь дотор байрладаг II ба IV квадратууд.

EDMS-ийн салбарын эрх зүйн зохицуулалт, стандартууд

Өнөөдөр EDMS хөгжүүлэгчдийн үйл ажиллагаа бараг зохицуулагдаагүй байна. Програм хангамжийн бүтээгдэхүүн боловсруулах, хэрэгжүүлэх төслийг хэрэгжүүлэхдээ хөгжүүлэгчид болон ханган нийлүүлэгчид нэг хэмжээгээр дараахь зохицуулалт, эрх зүйн баримт бичгүүдийг удирддаг.

ГОСТ R 51141-98. Албан хэрэг хөтлөлт, архивлах. Нэр томьёо, тодорхойлолт (ОХУ-ын Улсын стандартын 1998 оны 2-р сарын 27-ны өдрийн 28 тоот тогтоолоор батлагдсан);

2002 оны 1-р сарын 10-ны Холбооны хууль No 1-FZ "Цахим тоон гарын үсгийн тухай" (2007 оны 11-р сарын 8-нд нэмэлт өөрчлөлт оруулсан);

ГОСТ R 6.30-2003. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага (ОХУ-ын Улсын стандартын 2003 оны 3-р сарын 3-ны өдрийн N 65-р тогтоолоор батлагдсан);

ОХУ-ын Засгийн газрын 2009 оны 9-р сарын 22-ны өдрийн 754 тоот "Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны журам батлах тухай" тогтоол;

2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" Холбооны хууль.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх төслийг хэрэгжүүлэхдээ хувийн мэдээлэлтэй ажиллахдаа 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн № 152-ФЗ "Хувийн мэдээллийн тухай" Холбооны хууль, 2009 оны 12-р сарын 27-ны өдрийн N 152-ФЗ Холбооны хууль тогтоомжийн шаардлагыг дагаж мөрдөх шаардлагатай. 363-ФЗ "Хувийн мэдээллийн тухай" Холбооны хуулийн 19, 25 дугаар зүйлд нэмэлт, өөрчлөлт оруулах тухай.

ГОСТ нь зөвлөх шинж чанартай байдаг тул хөгжүүлэгчид өөрсдийн шийдлүүдэд хамгийн их уян хатан байдлыг багтаасан бөгөөд ингэснээр үйлчлүүлэгчээс хамааран системийн үндсэн дээр баримт бичигтэй ажиллах янз бүрийн схемийг хэрэгжүүлэх боломжтой болно. Ихэнхдээ системийн архитектур, логик нь баримт бичгийн автоматжуулалтад өөр өөр, заримдаа эсрэг тэсрэг арга барилыг хангах ёстой. Нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн стандарт байхгүй байгаа нь EDMS-д тавигдах шаардлагуудыг сонгох нь хэтэрхий субъектив ажил болж хувирдаг тул зөвхөн хөгжүүлэгчдэд төдийгүй үйлчлүүлэгчдэд ч асуудал үүсгэдэг. Баримт бичигтэй ажиллах дүрэм, журам нь аж ахуйн нэгж бүрээс хамаарч өөр өөр байж болно, зөвхөн нэг салбарын хүрээнд төдийгүй нэг бүлгийн компаниудад ч өөр өөр байж болно. Хэдийгээр ерөнхийдөө цахим баримт бичгийн менежментийн даалгавруудын цогц нь нэлээд тодорхой боловч тэдгээрийг хэрэгжүүлэх аргууд нь маш өөр өөр байдаг. Орчин үеийн EDMS-ийг хөгжүүлэгчдэд тавигдах гол шаардлагуудын нэг нь үйлчлүүлэгчийн ажлын онцлогоос үл хамааран үнэ, чанар, хэрэгжүүлэх хугацаа зэрэгт тохирсон шийдлийг санал болгох явдал юм (өөрөөр хэлбэл аливаа онцлогийг хангасан).

Ном зүй

1. Майкл Ж.Д. Саттон. “Байгууллагын баримт бичгийн урсгал. Зарчим, технологи, хэрэгжүүлэх арга зүй” гэсэн юм. – Санкт-Петербург: Азбука, 2002.

Энэ номонд онолын үзэл баримтлал, олон тооны ойлголтууд багтсан болно практик зөвлөмжүүдБаримт бичгийн менежментийн системийн архитектурыг оновчтой болгох, системийг бий болгох үе шатанд болон ажиллуулах явцад менежерүүд болон техникийн ажилтнуудын хооронд үүрэг хариуцлагыг хуваарилах, баримт бичгийн хэмнэлттэй хадгалалт, өндөр үр ашигтай хайлтыг зохион байгуулах гэх мэт. Эдгээр бүх зөвлөмжүүд нь бичиг баримтын урсгалыг оновчтой болгох чиглэлээр Канадын тэргүүлэх мэргэжилтэн, өөрийн улсын төрийн байгууллагууд болон дэлхийн тэргүүлэх корпорациудын захиалгаар ажиллаж байсан зохиолчийн арвин практик туршлага дээр үндэслэсэн болно.Гол санаа нь баримт бичгийн менежментийн систем нь маш их нөөцийг шаарддаггүй, харин шаардлагатай мэдээлэлд хялбархан хүрч, үргэлж "гарт" байдаг тул үр дүнтэй шийдвэр гаргах, аж ахуйн нэгжийн өрсөлдөх чадварыг нэмэгдүүлэхэд тусалдаг. ” Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн удирдлагын үр дүнтэй системийг бий болгох технологийг энэ номонд тайлбарласан болно.

2. Баримт бичигтэй ажиллах арга, хэрэгсэл. Антологи. - URSS редакци, 2000 он

Энэхүү цуглуулгад баримт бичгийн менежментийн онолын болон хэрэглээний талууд, текстийг таних, мэдээллийн сантай харилцах, хэрэглэгчийн интерфэйс зэрэг холбогдох ажлуудыг толилуулж байна.Энэхүү цуглуулга нь баримт бичгийн менежментийн системийг судлаачид болон хөгжүүлэгчдэд зориулагдсан болно.

3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Цахим баримт бичигт корпорацийн сүлжээнүүд. – М .: Ankey-Ecotrends, 1999

Энэхүү монографи нь байгууллагын албан тасалгааны автоматжуулалтын үр ашгийг нэмэгдүүлэх үндсэн суурь, асуудлууд, тэр дундаа цаасгүй технологид шилжихтэй холбоотой тодорхой асуудлуудыг тусгасан болно. Барилгын зарчмуудыг авч үздэг орчин үеийн системүүдцахим баримт бичгийн менежмент (EDM) ба тэдгээрийн хөгжлийн чиг хандлага. Шүүх эмнэлгийн хяналтын чиглэлээр гадаадын хамгийн дэвшилтэт бүтээгдэхүүний тодорхойлолтыг өгсөн болно. Төрөл бүрийн мэдээллийг кодлох, шахах, солилцох, нэгтгэх чиглэлээр стандартуудыг хангадаг.

4. V. Жеребенкова. Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгал. - Дээд хэмжээний уулзалт, 2005

Энэхүү ном нь баримт бичгийн урсгалыг нягтлан бодох бүртгэлийн үүднээс авч үздэг татварын нягтлан бодох бүртгэл. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бүрдүүлэх журмыг тайлбарласан болно. Хариуцлагатай этгээдтэй хийх төлбөр тооцоо, бэлэн мөнгөний гүйлгээ, харилцах дансны гүйлгээ, биет болон биет бус хөрөнгө, үндсэн хөрөнгө, хөдөлмөр, цалин хөлсний бүртгэлд ашигладаг нэгдсэн маягтын жишээг үзүүлэв. Зохиогчийн боловсруулсан татварын нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэлийг толилуулж байна.

5. Чернов В.Н. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем. – М: РАГС, 2009. – 84 х.

Автоматжуулсан системийг бий болгох зарчим, онцлогуудыг тодорхойлсон баримт бичгийн дэмжлэгудирдлага. ОХУ-ын зах зээлд удаан хугацаагаар ажиллаж байгаа, олон тооны амжилттай практик хэрэгжилттэй хөгжлийн компаниудын менежментийн автоматжуулсан баримт бичгийн системийн шалгуур үзүүлэлтүүдийг сонгох, харьцуулах ажлыг хийж байна. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны зохицуулалтын дэмжлэгийн асуудлыг авч үздэг.

6. EDMS (Оросын зах зээл)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Оросын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлийн онцлог

7. Лайна Фишер. Ажлын урсгалын үйл явц, мэдлэгийн менежментийн инноваци ба шилдэг. – Future Strategies Inc., 2000 он

Бизнесийн үйл явцыг өөрчлөн зохион байгуулах, удирдах, ажлын урсгалын системийг хэрэгжүүлэх чиглэлээр хийгдсэн хамгийн шилдэг төслүүдийн тайлбарыг өгсөн болно.Ажлын урсгалын технологи, экстранет шийдлүүдийг ашиглан бизнесийн үйл явцыг хялбарчлах. Виртуал аж ахуйн нэгжийн технологи. Ажлын урсгал ба бүлгийн програмын стратеги. Орчин үеийн бизнесийн стратеги ба үйл явцыг дэмжих. Ажлын урсгалын зах зээл. Төлбөрийн нэхэмжлэх, баримт бичгийн график дүрсийг боловсруулах ажлын урсгалын системийг нэгтгэх.

8. Сапков В.В. Мэдээллийн технологи, оффисын ажлыг компьютержуулах. – Санкт-Петербург: Академи, 2006. -288 х.

Албан тасалгааны ажлыг компьютержуулахад ашигладаг мэдээллийн технологийг авч үздэг. Практик ур чадвар эзэмшихийн тулд тэдгээрийн хэрэгжилтэд дүн шинжилгээ хийсэн жишээг өгсөн болно. Өгөгдлийн сангийн удирдлагын системийг бий болгох технологийг танилцуулав. Хэвлэлийн системтэй ажиллахыг авч үздэг.

9. Глинских Александр. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн дэлхийн зах зээл. - Тийрэлтэт онгоцны мэдээлэл №8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн талаархи үндсэн ойлголтууд. Дэлхийн EDMS зах зээлийн өнөөгийн байдлын дүн шинжилгээ. Оросын EDMS зах зээл. Дэлхий дээр EDMS-ийн хэрэглээний жишээ. EDMS-ийг бусад програмуудтай нэгтгэх: ERP систем ба CRM систем. EDMS-ийг сонгох, хэрэгжүүлэх онцлог. Дэлхийн EDMS зах зээл ба Оросын EDMS зах зээлийн гол оролцогчид. Баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, хянах, мэдээллийн боловсруулалтыг хянах асуудал нь аж ахуйн нэгжийн хувьд чухал ач холбогдолтой юм.

10. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Нууц оффисын ажил, аюулгүй цахим баримт бичгийн урсгал. – М: Логос, 2011. -452 х.

Нууц оффисын ажлын мөн чанар, онцлогийг илчилсэн. Нууц мэдээллийг баримтжуулах, нууц баримт бичгийг боловсруулах, бүртгэх, нууц баримт бичгийн эргэлтийг зохион байгуулах, нууц баримт бичгийг ангилах, системчлэх, нэвтрэх зөвшөөрлийн систем, мэдээллийн нууцлалын горимыг хангах, нууц баримт бичгийг архивт шилжүүлэх, устгахад бэлтгэх зэрэг асуудлыг тусгана. Хязгаарлагдмал хандалтын мэдээлэл, нууц баримтжуулсан мэдээллийн талаархи орчин үеийн зохицуулалтын эрх зүйн актуудад дүн шинжилгээ хийсэн болно: хувийн мэдээлэл; албан ёсны, мэргэжлийн, арилжааны нууц; үйлдвэрлэлийн нууц гэх мэт.

11. ГОСТ 34.602-89 " Техникийн даалгаваравтоматжуулсан системийг бий болгох."

Энэхүү стандарт нь янз бүрийн төрлийн үйл ажиллагааг (удирдлага, дизайн, судалгаа гэх мэт) автоматжуулах автоматжуулсан системд (AS) хамаарах бөгөөд тэдгээрийн хослолыг багтаасан бөгөөд "Үйлдвэрлэлийн техникийн тодорхойлолт" баримт бичгийг боловсруулах бүрэлдэхүүн, агуулга, дүрмийг тогтоодог. хөгжүүлэлт эсвэл шинэчлэл) системүүд."

12. Леонид Рейнголд, Ph.D, Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны тойм

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

"Цахим баримт бичиг"-ийн талаархи төрийн санаачилгууд, цахим баримт бичгийн менежментийн стандартууд, орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн системийн техникийн боломжуудыг авч үзэж, тэдгээрийн шинж чанарыг харьцуулсан болно.

13. ГОСТ Р 51141-98

Албан хэрэг эрхлэх, архивын үйл ажиллагааны чиглэлээрх ойлголтын нэр томъёоны системийг тусгасан болно.

14. Алексей Назаренко, Орчин үеийн EDMS-ийн түүх, хөгжлийн чиг хандлага

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Хөгжлийн хандлагын түүх, функциональ байдлын хөгжил, EDMS-ийн байршил, орчин үеийн функциональ байдал, цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлийн ирээдүйг авч үзсэн.

15. Цахим баримт бичиг, баримт бичгийн урсгал: хууль эрх зүйн тал. Антологи. - INION RAS, 2003

Энэхүү цуглуулгад орчин үеийн мэдээллийн технологийн нөхцөлд мэдээллийг баримтжуулах, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулахад тулгарч буй асуудлуудад дүн шинжилгээ хийсэн. Нийгмийн салбарт баримт бичгийг ангилах асуудлыг тусгасан болно. хууль эрх зүйн хүчинцахим баримт бичиг, тэдгээрийн эрх зүйн байдал, аюулгүй байдал, гүйцэтгэх үүрэг эрх зүйн харилцаа, нэн тэргүүнд иргэний эргэлтийн болон процессын хууль тогтоомж, практикт гүйцэтгэх үүрэг, байр суурь Холбооны хуульОХУ-ын баримт бичгийн менежментийн систем дэх "Цахим тоон гарын үсгийн тухай", Гадаадын туршлагацахим баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр.

16. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем: сонгон шалгаруулах шалгуур

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (Програм хангамжийн технологи)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Кузнецова, Т.В. Оффисын ажил (удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг) - М.: Intel-Sintez, 2002.

19. Майкл Ж.Д. Саттон. Баримт бичгийн менежмент төлөөАж ахуйн нэгж: зарчим, техник, хэрэглээ, 1996 он

20. Ларри Билавски, Жим Бойл. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем - Prentice Hall PTR, 1997