Rolnictwo 

Co to jest audyt personalny? Audyt zarządzania dokumentacją kadrową, audyt KDP – taryfy i ceny. Kto przeprowadza audyt HR i czy można go przeprowadzić samodzielnie?

Audyt personalny to stosunkowo nowy kierunek w obszarze zarządzania personelem. Pomimo niewielkiego wieku kierunek ten stał się powszechny w poważnych firmach, które zwracają szczególną uwagę na zarządzanie dokumentacją personalną. Koncepcja audytu personalnego przyszła do służb HR z księgowości i reprezentuje niezależny audyt dokumenty personalne. Do wykonywania tej procedury powinni być dopuszczeni wyłącznie specjaliści z dużym doświadczeniem w tej dziedzinie, ponieważ praca jest ważna i odpowiedzialna. Rodzi się zatem pytanie, jak wybrać usługi audytorskie i jak nasza strona internetowa może w tym pomóc. Poznaj odpowiedzi poniżej.

Co powinno znaleźć się w usłudze audytu KDP?

Usługi audytowe KDP nie są konkretnym działaniem, ale całym szeregiem działań mających na celu wnikliwą, niezależną weryfikację dokumentacji kadrowej przedsiębiorstwa. W skład tego kompleksu powinny wchodzić:

  • sprawdzanie dokumentów pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy i archiwalnymi;
  • sprawdzanie wewnętrznych przepisów lokalnych organizacji pod kątem zgodności z wymaganiami;
  • udostępnienie linków do wszystkich aktów normatywnych, w których odnotowano poważne naruszenia;
  • udzielanie szczegółowych zaleceń dotyczących skorygowania stwierdzonych naruszeń;
  • przeprowadzenie niezależnej oceny aktualnej sytuacji z obiegiem dokumentów kadrowych w firmie.

Ponadto audyt dokumentacji kadrowej przedsiębiorstwa powinien uwzględniać priorytetyzację następujących działań mających na celu skorygowanie problemów z dokumentacją kadrową. Dokładnie Złożone podejście pozwala szybko zidentyfikować wszelkie naruszenia i otrzymać rekomendacje dotyczące ich wyeliminowania, a wszystko to w ramach jednej płatności.

Rodzaje audytu HR

W zależności od powagi sytuacji należy wybrać jeden z dwóch istniejących obecnie rodzajów audytu:

    Audyt standardowy. Jest to zestaw działań mających na celu przeprowadzenie audytu dokumentacji personalnej i regulaminów, a następnie ocenę ekspercką i przedstawienie zaleceń dotyczących skorygowania wykrytych naruszeń. Standardowy audyt obejmuje uzgodnienie dokumentów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi, audyt dokumentów personalnych oraz utworzenie tabeli uzgodnień, w której zaznacza się dokumenty i akty wymagające zmian.

    Rozszerzony audyt. Jest to bardziej rozbudowany zestaw działań, który oprócz wcześniej wymienionych działań obejmuje analizę przyczyn niezgodności, a także utworzenie listy możliwe konsekwencje które mają miejsce, gdy potrzeba usunięcia naruszeń jest ignorowana.

Oczywiście audyt rozszerzony jest usługą bardziej preferowaną i jeśli to możliwe warto się na nią zdecydować.

Jak wybrać wykwalifikowanego specjalistę do audytu?

W tym dziale znajdziesz szeroką ofertę specjalistów audytu HR. Do zrobienia właściwy wybór wykonawcy, zwróć uwagę na następujące czynniki:

    Portfolio – pozwala na określenie poziomu profesjonalizmu i jakości świadczonych usług.

Szef każdej firmy powinien czasami mieć ochotę zaangażować się w audyt zarządzanie dokumentacją kadrową sprawdzanie jakości prowadzenia akt i dokumentacji kadrowej, prawidłowego wykonywania obowiązków. Audyt personalny organizacji to szereg działań mających na celu identyfikację błędów i niedociągnięć w pracy obsługa personelu. Terminowe wdrożenie pozwala uniknąć różnych problemów i zoptymalizować działanie tej usługi w przedsiębiorstwie.

Co to jest audyt HR

Audyt HR odnosi się do oceny struktura organizacyjna przedsiębiorstw i systemów zarządzania personelem. Taka kontrola przeprowadzana jest kompleksowo i daje ogromne możliwości pozytywny efekt Dla firmy. Jego wdrożenie wiąże się nie tylko z weryfikacją i analizą całej dokumentacji personalnej. Sprawdzana jest zgodność rachunkowości z normami obowiązującego ustawodawstwa obowiązującymi w dniu kontroli. Wydajność działu HR ocenia się za pomocą analizy wskaźniki ekonomiczne działalności firmy.

Kiedy konieczna jest inspekcja?

Kontrolę należy przeprowadzić:

  • w przypadku zwolnienia pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie akt i dokumentacji kadrowej. Kontrola pozwoli Ci znaleźć i wyeliminować błędy, a nowemu pracownikowi spokojnie objąć stanowisko;
  • zmiany aktów prawnych. Umożliwia dostosowanie dokumentów do nowych standardów. Zmiany i uzupełnienia należy wprowadzić niezwłocznie po ich wejściu w życie;
  • zmiana zarządu spółki. Dzięki temu nowy zarząd będzie miał pewność, że w spółce nie dochodzi do naruszeń, a praca działu HR będzie mogła toczyć się tak, jak przed objęciem urzędu;
  • przygotowania do nadchodzących kontroli. Pozwoli kierownictwu firmy mieć pewność przestrzegania prawa pracy w stosunku do pracowników;
  • na wniosek kierownika organizacji sprawdź i dostosuj pracę służby personalnej. Pozwala to zidentyfikować słabe strony i określić obszary wymagające jego doskonalenia.

Taka weryfikacja powinna stać się dla firmy trwała. Jeśli wykonasz to dwa razy w roku lub raz na kwartał, będzie to wymagało mniej wysiłku i czasu, a także obniży koszty. Korzyści z takiego audytu będą większe niż z jednorazowego audytu personalnego organizacji.

Kontrolę można przeprowadzić:

  • Dział HR firmy. W tym celu tworzona jest specjalna komisja, w skład której wchodzą wykwalifikowani pracownicy posiadający doświadczenie i wiedzę z zakresu prawa i prawa pracy, pracy biurowej oraz pracy z dokumentacją. Koszt weryfikacji jest minimalny;
  • audytorzy zewnętrznej organizacji zajmującej się świadczeniem usług audytu HR na profesjonalnym poziomie. Koszt ich pracy uzależniony jest od polityki cenowej firmy.
1-20 pracowników 200 rubli. dla każdego pracownika
21-50 pracowników 175 rubli. dla każdego pracownika
51-100 pracowników 150 rubli. dla każdego pracownika
Ponad 100 pracowników 125 rubli. dla każdego pracownika

Zamów kalkulację

Zaproszeni audytorzy

W przypadkach, gdy kierownictwo firmy ma wątpliwości co do kompetencji pracowników działu HR lub chce uzyskać ekspercką ocenę ich działań, zapraszani są audytorzy zewnętrzni. Ten krok pozwoli Ci uzyskać niezależna ocena i bezinteresownego spojrzenia na pracę działu HR. Oznacza to, że pomoże ulepszyć jego działania.

Audytorzy z zewnątrz dostrzegają nawet najmniejsze uchybienia w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. Pracownicy firmy zaangażowani na co dzień w rutynową pracę mogą nie zauważyć własnych błędów. Zaproszeni audytorzy natychmiast wykryją wszelkie uchybienia i wskażą je.

Zaproszeni audytorzy posiadają duże doświadczenie w przeprowadzaniu audytów, wypełnianiu dokumentów i sporządzaniu umów zgodnie z przepisami prawa. Dlatego taka kontrola zajmie znacznie mniej czasu i zostanie przeprowadzona dalej wysoki poziom. A jego koszt będzie niższy.

Jak się okazuje, choć koszt pracy audytorów jest wyższy, przeprowadzenie takiego audytu jest znacznie bardziej efektywne.

Metody audytu

Istnieje kilka metod przeprowadzenia audytu personalnego:

  • organizacyjno-analityczne – sprawdzane są raporty, dokumentacja i wskaźniki pracownicze. Zidentyfikowane błędy i ich terminowa korekta pozwolą Ci uniknąć odpowiedzialności (od kar pieniężnych po sankcje karne);
  • społeczno-psychologiczne - wykorzystywane są różne ankiety i rozmowy z pracownikami organizacji. Dzięki temu staje się jasne, jak duża jest chęć pracowników do pracy w firmie. Relacje w zespole stają się jasne. Ta metoda pomoże zidentyfikować prawdziwe sposoby motywacji, znaleźć skuteczne i proste sposoby na zwiększenie efektywności zespołu roboczego;
  • ekonomiczny - porównuje się różnorodne wskaźniki z normami wewnątrzbranżowymi i ogólnie przyjętymi. Pozwala określić wydajność personelu.

Metody te są skuteczne i przynoszą ogromne korzyści organizacji, gdy są stosowane w połączeniu lub niezależnie. Pomagają zidentyfikować obszary problemowe i określić sposób ich eliminacji. Kompleksowo adresują wszystkie obszary, które wpływają na efektywność i produktywność pracy oraz rentowność organizacji.

Pomoc w przeprowadzeniu audytu HR

Firma „Azbuka Ucheta” świadczy usługi audytu personalnego na terenie Moskwy i obwodu moskiewskiego.

Nasze atuty:

  • wysoko wykwalifikowani specjaliści posiadający bogate doświadczenie w przeprowadzaniu audytów personalnych, wiedzę z zakresu prawa pracy i prawa pracy, zarządzania dokumentacją kadrową;
  • 15 lat udanego doświadczenia zawodowego;
  • elastyczny polityka cenowa, co pozwala nam zaoferować optymalny koszt;
  • Indywidualne podejście do każdego klienta.

Ceny audytu personalnego mają charakter wyłącznie indywidualny, gdyż zależą od wielu czynników: wielkości organizacji, wybranych metod weryfikacji, stanu dokumentacji personalnej itp. Koszt audytu personalnego ustalany jest podczas osobistego spotkania z audytorem ABC specjalisty ds. księgowości z klientem.

Skorzystaj z usług profesjonalistów z dużym doświadczeniem i sprawdź efektywność swojego działu HR.

Audyt personalny przeanalizujemy na przykładzie organizacji (LLC) w poniższym artykule - pomoże to w prawidłowym przeprowadzeniu procedury. Dla przejrzystości w tekście artykułu zamieścimy link do pobrania przykładowego zapisu audytu, który odzwierciedla plan postępowania, a także poinformuje, czym jest audyt personalny, kto go przeprowadza i w jaki sposób. Dodatkowo przygotowaliśmy przykładowy raport z wyników audytu w jednej z organizacji.

Koncepcja audytu personalnego przedsiębiorstwa

Wielu menedżerów i pracowników HR interesuje, jak prawidłowo przeprowadzić audyt personalny w organizacji. Wynika to z faktu, że ustawodawstwo nie zawiera ani koncepcji audytu personalnego, ani wymagań dotyczących jego wdrożenia.

Jednakże z przepisów ust. 3 art. 1 prawo federalne„O audycie…” z dnia 30 grudnia 2008 r. Nr 307, który określa koncepcję audytu sprawozdania finansowe można stwierdzić, że audyt personalny jest procedurą polegającą na niezależnej weryfikacji:

  • działalność obsługi personalnej organizacji;
  • prawidłowość sporządzania dokumentów personalnych i wniosków umowy o pracę z pracownikami;
  • przestrzeganie wymogów ochrony pracy i prawa pracy.

Postępowanie przeprowadza się w szczególności w ramach przygotowania spółki do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Prokuratury, w celu uniknięcia ewentualnego pociągnięcia spółki i jej zarządu do odpowiedzialności administracyjnej przewidzianej w różnych częściach art. . 5.27, 5.27.1 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Ponadto audyt personalny organizacji pozwala zidentyfikować problemy w zarządzaniu zasobami ludzkimi i personelem, a także zapobiec ich wystąpieniu w przyszłości.

Warto zaznaczyć, że weryfikacja dokumentacji kadrowej odbywa się w oparciu o treść załącznika do zarządzenia Ministra Finansów Federacja Rosyjska„Z definicji...” z dnia 03.09.2017 nr 33n, nie jest rodzajem usługi audytorskiej. W związku z tym wymagania ustawy federalnej nr 307 dla ten typ inspekcje nie są uwzględnione, zatem procedurę audytu HR można opracować lokalnie. Jednocześnie szefowie organizacji mają pewną swobodę w opracowywaniu zadań, metod i planu tej procedury.

W jakich przypadkach wskazane jest przeprowadzenie audytu personalnego przedsiębiorstwa?

Tę procedurę weryfikacji można przeprowadzić bez oczywistych powodów, ale najczęściej jej przyczynami są:

  1. Dokonywanie zmian w prawo pracy. Dotyczy to np. przypadków wprowadzenia nowych przepisów prawa dodatkowe obowiązki, procedury, dokumenty.
  2. Zmiana kierownika działu HR lub innej osoby zaangażowanej w praca personalna W organizacji. W takim przypadku wskazane jest przekazanie nowemu kierownikowi działu HR informacji o tym, jakie prace należy wykonać w przyszłości.
  3. Konieczność optymalizacji funkcjonowania służby personalnej, weryfikacji poprawności i efektywności jej działań. W takim przypadku audyt przeprowadza się, jeśli istnieją wątpliwości co do prawidłowości obsługi kadrowej. Jest to na przykład właściwe w sytuacji, gdy organizacja podczas regularnej kontroli organów regulacyjnych została pociągnięta do odpowiedzialności za naruszenia w zakresie prawa pracy.
  4. Dostępność informacji o zbliżającej się kontroli organów regulacyjnych. Audyt przeprowadzany jest w celu zapobieżenia ewentualnym karom finansowym i wydaniu organizacji poleceń.
  5. Zmiana dyrektora firmy. Audyt przeprowadza się tak, aby nowe kierownictwo posiadało informację o stanie spraw w służbie personalnej.

Zadania i metody audytu personalnego

Zadaniem w szerokim znaczeniu jest sytuacja problemowa mająca jasno określony cel. W wąskim znaczeniu zadanie to cel, który należy osiągnąć.

Cele audytu personalnego to:

  1. Poszukiwanie problemów z zakresu zarządzania personelem i opracowywanie sposobów ich rozwiązywania.
  2. Kształtowanie skutecznych metod zarządzania personelem.
  3. Dostosowanie zarządzania dokumentacją kadrową i obiegiem dokumentów do wymogów regulacyjnych aktów prawnych.
  4. Obniżenie kosztów personelu.
  5. Możliwość identyfikacji ryzyka personalne i zagrożeń, zapobiegając możliwości wystąpienia problemów w przyszłości.

Metody audytu to zestaw narzędzi, które pozwalają osiągnąć założone cele. Konwencjonalnie można je podzielić na 2 grupy:

  1. Organizacyjne, czyli mające na celu opracowanie metod umożliwiających przeprowadzenie audytu w firmie.
  2. Informacyjne, umożliwiające uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia audytu.

Metody organizacyjne obejmują:

  • rozwój technik audytowych umożliwiających przeprowadzanie kompleksowych audytów;
  • badanie prawnych i technologicznych cech konstruowania pracy personelu;
  • szkolenie specjalistów uprawnionych do przeprowadzania audytów.

Metody informacyjne obejmują:

  • metody monitorowania pracy personelu i procesów personalnych;
  • metody diagnostyczne (badanie, przesłuchanie, zbieranie danych statystycznych, analiza procesy pracy i dokumentacja kadrowa);
  • sprawdzanie zgodności dokumentacji personalnej wymogi regulacyjne ustanowione przez prawo pracy.

Kto przeprowadza audyt HR i czy można go przeprowadzić samodzielnie?

Brak regulacja legislacyjna Przeprowadzenie audytu personalnego daje pewną swobodę w wyborze osób uprawnionych do jego przeprowadzenia. Które w w tym przypadku czy są opcje?

Jest ich kilka:

  1. Skontaktuj się ze specjalistami z zewnętrznej organizacji, która zatrudnia doświadczonych i wykwalifikowanych audytorów z doświadczeniem w przeprowadzaniu audytów personalnych. Umożliwi to przeprowadzenie audytu zewnętrznego.
  2. Zatrudnij odpowiedniego specjalistę do personelu firmy (wybór stanowiska pracy według uznania dyrektora firmy) i samodzielnie przeprowadź audyt dokumentacji kadrowej. W takim przypadku pracownik będzie przeprowadzał audyt organizacji na bieżąco lub będzie przeprowadzał go z określoną częstotliwością (na przykład co miesiąc lub co kwartał). Z jednej strony takie podejście zapewni możliwość stałego monitorowania stanu dokumentów kadrowych, obsługi kadrowej itp., z drugiej strony będzie wiązać się z koniecznością znalezienia kompetentnego specjalisty (prawnika), opracowania jego opisu stanowiska, stale mu płacić, zapewniać urlopy, odliczać podatki i składki ubezpieczeniowe.
  3. Utwórz komisję audytu w organizacji. Tworzony jest spośród istniejących pracowników i może obejmować kierownika działu kadr, księgowego, prawnika itp.
  4. Utworzenie w firmie działu audytu. Ta opcja wiąże się z pewnymi kosztami materialnymi, ponieważ będziesz musiał nie tylko zatrudnić pracowników, ale także opracować regulamin działu, określić jego zadania i funkcje. Nadaje się dla dużych firm.

Zatem samo kierownictwo organizacji ma prawo zdecydować o przeprowadzeniu audytu personalnego lub nie, albo wyznaczyć specjalistę (lub grupę specjalistów) w celu analizy działań personalnych firmy.

Etapy audytu personalnego. Jak prawidłowo przeprowadzić procedurę?

Ponieważ prawo nie przewiduje obowiązkowych procedur audytu ani spójnego planu procesu, audytor ma dużą swobodę działania. Pod tym względem wyspecjalizowany organizacje komercyjne oferujemy różne pakiety usług w zależności od wymagań klienta.

Możliwy jest np. audyt ekspresowy, który składa się z 2 etapów:

  1. Ustalenie wykazu dokumentów kadrowych wymaganych przepisami prawa i sprawdzenie ich dostępności.
  2. Przygotowanie raportu zawierającego zestawienie brakujących dokumentów kadrowych i obliczenie kwoty możliwe, dobrze po kontroli przez organy nadzorcze.

Bardziej wskazane jest jednak przeprowadzenie pełnego audytu. Proces ten obejmuje:

  1. Sprawdzenie dostępności obowiązkowych lokalnych aktów prawnych i dokumentów, identyfikacja brakujących dokumentów.
  2. Badanie wszystkich dokumentów personalnych dostępnych w organizacji, sprawdzanie ich zgodności z wymogami obowiązującego prawodawstwa, identyfikacja naruszeń i błędów, w tym w systematyzacji i przechowywaniu dokumentacji personalnej.
  3. Przygotowanie raportu z wyników audytu, który zawiera informacje o popełnionych naruszeniach. Raport może zawierać także wnioski dotyczące oceny ryzyka stwierdzonych naruszeń, zalecenia dotyczące ich eliminacji oraz propozycje optymalizacji pracy.
  4. Uzyskiwanie wyjaśnień od pracowników kadr odpowiedzialnych za obieg dokumentów kadrowych, prowadzenie rozmów wyjaśniających w formie wykładów i seminariów.
  5. Prowadzenie prac mających na celu usunięcie zidentyfikowanych braków.

Należy rozumieć, że z powodu braku jednolite wymagania tylko w przypadku audytu personalnego, który przedstawiliśmy przybliżony plan procedurę, która może zostać uzupełniona lub skrócona. W artykule szczegółowo opiszemy, z jakim rodzajem pracy wiążą się niektóre z tych etapów.

Sprawdzanie dostępności obowiązkowej dokumentacji

Jest to główny etap audytu. Do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie dostępności określonego pakietu dokumentów personalnych, a za jego brak przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna.

W szczególności organizacja musi posiadać następującą dokumentację personalną:

  • umowy o pracę z pracownikami (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • wewnętrzne przepisy pracy (art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • instrukcje dotyczące ochrony pracy (art. 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • przepisy dotyczące wynagrodzeń (art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • harmonogram urlopów (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • karta czasu pracy (art. 91, 99 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
  • książka do rejestrowania ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich (klauzula 40 zasad zatwierdzonych dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225).

Po zakończeniu uzgodnienia sporządzany jest raport, który odzwierciedla, które dokumenty są obecne/nieobecne, a także zawiera zalecenia dotyczące poprawy przepływu dokumentów personalnych w organizacji.

Nie znasz swoich praw?

Badanie dokumentacji

Po sprawdzeniu dokumentów stwierdza się prawidłowość ich wykonania. Zasady zawarte są w różnych przepisach, w tym w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej. Przykładowo treść umowy o pracę określają przepisy art. 57 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Dodatkowo sprawdzana jest zgodność treści dokumentacji z wymogami prawa. Na przykład konieczne może być sprawdzenie poziomu zgodności wynagrodzenie pracownicy o płacy minimalnej (wynagrodzenie nie powinno być niższe niż płaca minimalna ustalona przez prawo). Dodatkowo należy sprawdzić, czy pracownicy zapoznali się z lokalnymi przepisami przyjętymi w organizacji. Zakres kontroli jest znaczący ze względu na fakt, że ustawodawstwo określa wiele wymagań dotyczących procedury prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Przygotowanie raportu

Raport końcowy jest ważnym dokumentem sporządzanym po zakończeniu procedury audytu w organizacji. Forma dokumentu nie została zatwierdzona na poziomie legislacyjnym, dlatego jest sporządzana w dowolnej formie.

W raporcie osoba przeprowadzająca audyt odzwierciedla wszystkie stwierdzone uchybienia w obiegu dokumentów kadrowych. W zależności od zakresu audytu może on zawierać także inne informacje, takie jak odzwierciedlenie zidentyfikowanych ryzyk i możliwych kroków w celu rozwiązania zidentyfikowanych problemów.

Z reguły treść dokumentu jest podzielona na 2 bloki:

  • pierwszy z nich opisuje wyniki audytu, w tym wyniki uzgodnienia dokumentów obowiązkowych;
  • w drugim - wyniki sprawdzenia dokumentów każdego z pracowników, podczas którego analizowane są umowy o pracę, karty imienne, fakt zapoznania się z aktami lokalnymi, treść i prawidłowość prowadzenia ksiąg pracy.

W osobnym bloku możesz umieścić wyniki sprawdzenia zgodności z przepisami i wymaganiami ochrony pracy w organizacji, a także informację o przestrzeganiu procedury przeprowadzania obowiązkowych badania lekarskie pracownicy.

Raport może zawierać takie szczegóły jak:

  • tytuł i numer dokumentu;
  • informacje o osobach, które przeprowadziły audyt;
  • informacje o kwalifikacjach zawodowych tych osób, ich wykształceniu itp.;
  • podpisy osób przeprowadzających audyt;
  • listę możliwych sankcji za wykryte naruszenia;
  • zalecenia dotyczące eliminacji naruszeń.

Treść planu audytu w dziale HR, przykładowe zapisy, w których jest to odzwierciedlone

Z reguły plan audytu jest zapisany w odpowiednim regulaminie, który zatwierdza kierownik organizacji (dyrektor, dyrektor generalny, prezes itp.).

Regulamin audytu odzwierciedla następujące informacje:

  • informacja o tym, kto i kiedy dokument został zatwierdzony;
  • Tytuł dokumentu;
  • postanowienia ogólne zawierające informację o celach audytu i celu dokumentu;
  • zakres audytu;
  • procedura audytu;
  • przepisy końcowe określające tryb wejścia przepisu w życie i okres jego obowiązywania.

Przykładowy plan przeprowadzenia audytu personalnego zapisany w regulaminie audytu można pobrać tutaj (przykładowy plan znajduje się w rozdziale 2 „Zakres audytu personalnego”):

Audyt zarządzania dokumentacją kadrową – przykład raportu z jego realizacji

Raport nr 1

O wynikach audytu personalnego w Romashka LLC

25.08.2018

Komisja składająca się z:

Kierownik działu HR A. A. Iwanow;

główny księgowy Petrov P.P.;

Kierownik Działu Prawnego Sidorov S.S.

sporządził ten akt w następujący sposób:

  1. Zgodnie z zamówieniem dyrektor generalny Romashka LLC nr 1 z dnia 08.12.2018 r., w okresie od 15 sierpnia do 25 sierpnia 2018 r. komisja przeprowadziła audyt personalny dokumentacji działu personalnego Romashka LLC.
  2. W wyniku audytu personalnego ustalono, że ogólnie dział personalny Romashka LLC spełnia wymagania prawa pracy Federacji Rosyjskiej.
  3. Stwierdzono jednak następujące naruszenia:
    • nie ma dziennika rejestracji przepisów lokalnych;
    • nie ma lokalnego aktu definiującego odpowiedzialność zawodowa spawacz LLC „Romashka”;
    • nie stworzono warunków do przechowywania dokumentacji pracy (nie ma szaf metalowych);
    • Nie ma zatwierdzonego harmonogramu urlopów dla pracowników Romashka LLC na rok 2018.
  4. Wniosek Komisji: konieczne jest wyeliminowanie stwierdzonych naruszeń.
  5. Raport ten sporządzono w dwóch egzemplarzach, z których jeden został przekazany kierownikowi działu HR A. A. Iwanowowi, a drugi dyrektorowi Romashka LLC, S. S. Svintsovowi.

Członkowie komisji:

(podpis) /Iwanow A.A./

(podpis) / Petrov P. P.

(podpis) /Sidorov S.S./

Zatem przeprowadzenie audytu personalnego nie jest obowiązkowe, ale jest zalecane w różne sytuacje. Na przykład pożądane jest powołanie nowego kierownictwa organizacji, kierownika działu kadr lub uwzględnienie firmy w planie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Przeprowadzenie audytu pozwoli uniknąć wykrycia naruszeń w prowadzeniu dokumentacji kadrowej i w konsekwencji pociągnięcia do odpowiedzialności administracyjnej za ich przyjęcie. Przykładowy plan audytu HR, zawarty w regulaminie do pobrania pod powyższym linkiem, pomoże Państwu zrozumieć procedurę przeprowadzenia audytu oraz listę dokumentów podlegających analizie.

W ramach tego typu prac sprawdzane są główne lokalne regulacje firmy (wewnętrzny regulamin pracy, regulaminy wynagradzania, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych pracowników, lokalne przepisy dotyczące ochrony pracy, dostępność umów o pracę itp.) i ich zastosowanie.

Cena - od 40 000 rub.

Przeprowadzenie audytu na podstawie próbki dokumentów personalnych. Podstawę i wielkość próby ustala się na podstawie wyników analizy problemu Klienta. Średnio w celu zapoznania się z dokumentacją kadrową organizacji i zidentyfikowania słabych punktów sprawdzane są dokumenty kadrowe dotyczące 20% pracowników zajmujących różne stanowiska (od „zwykłego” pracownika do menedżera). Konkretna wielkość próbki jest jednak zawsze ustalana w trakcie interakcji z klientem, w zależności od jego potrzeb.

Przykładowe sytuacje, w których można przeprowadzić audyt wyrywkowy:

  1. Należy sprawdzić dokumenty kadrowe związane ze „strefą wysokie ryzyko”, czyli obszar działalności organizacji, w którym najczęściej dochodzi do naruszeń. Takie strefy można zidentyfikować po wstępnej rozmowie profesjonalny audytor z klientem.
    Przykłady obszarów wysokiego ryzyka: dekoracje stosunki pracy, w tym z obcokrajowcami; rejestracja relacji z odpowiedzialnymi finansowo pracownikami; procedura rozliczeń z pracownikami itp.
  2. Analizowane są lokalne regulacje organizacji.
  3. Sprawdzane jest stosowanie lokalnych przepisów wobec wybranych pracowników.
  4. W stosunku do jednego pracownika lub kilku pracowników (na wniosek pracodawcy) sprawdzane są inne dokumenty kadrowe, takie jak: umowa o pracę, karta T-2, książki pracy, rozkazy personalne, karty czasu pracy itp.
  5. Inne sytuacje, w których potrzeba organizacji jest sprawdzenie osobnego segmentu Dokumentację personelu.

Cena - od 95 000 rub.

Obejmuje kompleksowe sprawdzenie wszystkich dokumentów personalnych organizacji w całości, a także system organizacji przepływu dokumentów personalnych jako całości. W rezultacie audytorzy otrzymują pełny obraz dokumentacji kadrowej organizacji i przekazują szczegółowe rekomendacje dotyczące optymalizacji dokumentacji personalnej i eliminacji zidentyfikowanych naruszeń.

W szczególności podczas pełnego audytu sprawdzane są następujące dokumenty:

  1. Przepisy lokalne (wewnętrzne przepisy pracy, przepisy dotyczące wynagrodzeń, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych pracowników, lokalne przepisy dotyczące ochrony pracy, dostępności umów o pracę itp.).
  2. Umowy o pracę, książeczki pracy, tabela personelu, opisy stanowisk pracy, legitymacje pracowników i inne dokumenty wydawane w stosunku do pracowników.
  3. Polecenia kadrowe (instrukcje) (w sprawie zatrudnienia pracownika, przeniesienia pracownika, rozwiązania umowy o pracę, wysłania w podróż służbową itp.), a także podstawy poleceń (wnioski, notatki, inne dokumenty).
  4. Umowy dotyczące odpowiedzialności.
  5. Czasopisma i księgi rejestracyjne.
  6. Inne dokumenty personalne.

Podczas pełnego audytu personalnego sprawdzane jest nie tylko istnienie dokumentów personalnych i zgodność z zasadami ich sporządzania, ale także właściwe szkolenie pracowników z obowiązkowymi dokumentami, zgodność zasady przechowywania i ewidencji dokumentów i inni kwestie przestrzegania prawa pracy.

Cena - od 95 000 rub.(w zależności od ilości pracowników firmy zlecającej usługę).

„Obsługa kadrowa i zarządzanie personelem przedsiębiorstwa”, 2007, N 9

Wewnętrzny audyt kadrowy

W ciągu ostatniego roku zaobserwowano duże zainteresowanie przeprowadzaniem cyklicznych audytów własnej dokumentacji kadrowej, zarówno tej z zewnątrz organizacje rządowe oraz firmy prywatne. Wynika to z wielu czynników. Po pierwsze, ostatnio większa uwaga rządu poświęcona tej sferze dokumentacja stosunki pracy pomiędzy pracodawcami i pracownikami. Planowe i pozaplanowe kontrole Państwowej Inspekcji Pracy stały się codziennością wielu służb kadrowych. Po drugie, rosnąca wiedza prawnicza pracowników i ich chęć obrony własnych praw przed sądami zmusza menedżerów HR do dbałości o prowadzenie niezbędnej dokumentacji. Wiadomo, że sądy zwracają uwagę przede wszystkim na stronę formalną sprawy, czyli dokładnie sprawdzają nie tylko istnienie dokumentów, ale także prawidłowość ich treści i wykonania. Po trzecie, jeśli firma posiada dobrą, sprawną i działającą zgodnie z prawem obsługę kadrową, jest to pozytywny sygnał dla potencjalnych kandydatów i pracowników firmy, co w ostatecznym rozrachunku sprzyja wzmocnieniu marki firmy jako pracodawcy na rynku pracy.

Koncepcja wewnętrznego audytu personalnego

Wewnętrzny audyt personelu jest regulowany przez przepisy lokalne przepisy prawne oraz czynności realizowane w kontrolowanej jednostce przez specjalną komórkę (wewnętrzną służbę audytu personalnego) w celu niezależnego obiektywnego audytu obsługi kadrowej spółki.

To nie przypadek, że definicja ta kładzie nacisk na dwa ważne punkty: niezależność audytorów wewnętrznych i ich obiektywizm. Zasadnicze wydaje się, aby audytorzy wewnętrzni byli niezależni od obsługi personalnej firmy i jej menadżera, którego audytują. Tylko w tym przypadku będą mogli swobodnie wyrażać swoje opinie.

Tak naprawdę o niezależności służby audytu wewnętrznego personelu decyduje stopień jej podporządkowania w firmie. Może istnieć w formie działu lub działu w ramach obsługi HR i podlegać bezpośrednio dyrektorowi HR lub mieć status samodzielnej jednostki podlegającej bezpośrednio dyrektorowi naczelnemu firmy. Niezależności audytorów wewnętrznych nie można zapewnić w sytuacji, gdy komórka audytu wewnętrznego personelu podlega kierownikowi działu kadr (dział HR itp.).

Obiektywizm rozumiany jest jako bezstronna uczciwość intelektualna audytora wewnętrznego, jego zdolność do obrony swojego zdania, niezależnie od opinii kadry kierowniczej wyższego szczebla, oraz umiejętność unikania sytuacji konfliktowych. Na obiektywizm audytora wewnętrznego nie powinny mieć wpływu jego uprzedzenia, uprzedzenia innych osób ani naciski kierownictwa.

Liczba pracowników w tej usłudze jest zróżnicowana i w dużej mierze zależy od wielkości firmy. W małych firmach do 500 osób za wewnętrzny audyt personalny może odpowiadać jeden specjalista (w tym przypadku nie tworzy się usługi jako takiej). W średnich firmach zatrudniających do 3000 osób audyt wewnętrzny może prowadzić od trzech do pięciu osób. W dużych firmach posiadających rozbudowaną sieć oddziałów obsługa audytu personalnego może liczyć nawet do 10 osób.

Cel i zadania wewnętrznego audytu personalnego

Celem audytu jest konkretne zadanie, któremu służą działania audytora wewnętrznego. Cel wewnętrznego audytu personalnego jest w każdym przypadku inny. Zależy to od wielkości firmy, jej struktury organizacyjnej i może zmieniać się w zależności od wymagań kierownictwa. Trzeba przyznać, że w bezwzględnej większości Firmy rosyjskie Jednostki audytu wewnętrznego HR mają za zadanie służyć potrzebom zarządzania usługami HR. Po pierwsze podlegają dyrektorowi HR firmy, po drugie pracują według zatwierdzonego przez niego planu, a po trzecie informacje uzyskane podczas audytu przedstawiają bezpośrednio kierownikowi działu personalnego. Ten ostatni z kolei często postrzega audyt wewnętrzny jako audyt mający na celu określenie przydatności zawodowej pracowników HR. Podejście to budzi uzasadnione wątpliwości.

Wydaje się, że celem wewnętrznego audytu personalnego docelowo powinna być poprawa efektywności obsługi kadrowej i zminimalizowanie ewentualnych ryzyk przedsiębiorstwa związanych z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji personalnej. Monitorowanie ryzyk, na jakie może być narażona firma w trakcie procesu audytu zewnętrznego agencje rządowe i/lub rozdzielczość pojawiania się spory pracownicze z pracownikami, jest jednym z najważniejsze aspekty wewnętrzny audyt personalny. Usługa wewnętrznego audytu personalnego powinna dążyć nie tylko do wykrycia błędów w już utworzonych dokumentach, ale przede wszystkim do zapobiegania im. W tym celu musi m.in. zapewnić niezbędną pomoc pracownikom obsługi personalnej, doradzając im na etapie opracowywania i tworzenia dokumentacji kadrowej w pojawiających się dla nich kwestiach. Jest to jedna z podstawowych różnic w stosunku do audytorów zewnętrznych.

W oparciu o powyższy cel służbie wewnętrznego audytu personalnego można przypisać następujące zadania:

1. Sprawdzanie i ocena przestrzegania przepisów przez pracowników obsługi kadr przy sporządzaniu dokumentacji kadrowej.

2. Ocena zgodności działań pracowników HR ustalone zasady i procedury.

3. Ocena efektywności obsługi kadrowej i systemu obiegu dokumentów kadrowych firmy.

5. Udzielanie niezbędnych informacji kierownictwu i właścicielom firmy w interesujących ich kwestiach.

Utworzenie usługi wewnętrznego audytu personalnego,

określenie jego struktury

Proces tworzenia usługi audytu wewnętrznego HR najlepiej rozpocząć od zdefiniowania jej celów i założeń. Wskazane jest już na pierwszym etapie poważne podejście do sformalizowania działalności tej służby i opracowanie zestawu dokumentów regulujących jej działalność:

Regulamin usługi wewnętrznego audytu personalnego;

Opisy stanowisk pracy pracowników serwisu;

Instrukcja dotycząca trybu przeprowadzania wewnętrznego audytu personalnego.

Regulamin usługi wewnętrznego audytu personalnego - najważniejszy dokument regulujące działanie tego jednostka strukturalna. Regulamin skonstruowany jest zgodnie z wymogami Jednolitego Systemu Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego i zawiera następujące rozdziały:

1. Postanowienia ogólne.

Ta sekcja zawiera ogólna charakterystyka zapewniona jest usługa audytu wewnętrznego personelu, jej struktura, podporządkowanie, wykaz dokumentów, które kierują jednostką w jej działalności.

2. Cele i zadania.

Ta sekcja zawiera listę głównych celów i zadań usługi wewnętrznego audytu personalnego.

3. Funkcje.

Główne funkcje jednostki wynikają z celów i zadań określonych w poprzednim punkcie regulaminu.

4. Prawa i obowiązki.

W tej części zawarto zestawienie praw i obowiązków służby wewnętrznego audytu personalnego w spółce, niezbędnych do skutecznej realizacji jej zadań i funkcji. W tym samym paragrafie określono odpowiedzialność zarówno jednostki jako całości, jak i jej kierownika za nieskorzystanie z uprawnień i niewypełnienie obowiązków.

5. Przywództwo.

W tej sekcji opisano procedurę powoływania i odwoływania szefa wewnętrznej służby audytu personalnego, podano wymagania dotyczące poziomu jego kwalifikacji, wymieniono jego prawa i obowiązki służbowe itp.

6. Relacje.

Bardzo ważna sekcja obejmująca szczegółowy opis proces wewnętrznej interakcji służby audytu wewnętrznego personelu z innymi działami strukturalnymi firmy, przede wszystkim z obsługą kadrową firmy i obsługą prawną firmy: w jakich kwestiach, w jakich przypadkach i w jakiej kolejności przeprowadzana jest ta interakcja; jeśli oczekuje się, że pracownicy serwisu będą wchodzić w interakcje organizacje zewnętrzne(na przykład udział w kontrolach prowadzonych przez inspekcję pracy itp.), wówczas proces ten jest również opisany w tej sekcji.

7. Organizacja pracy.

W tej sekcji opisano główne punkty dotyczące organizacji jego pracy. W tej sekcji należy także zawrzeć informację o sposobie reorganizacji serwisu, jeśli zajdzie taka potrzeba.

8. Postanowienia końcowe.

W paragrafie tym określono tryb wejścia przepisu w życie oraz tryb dokonywania w nim zmian i uzupełnień.

Opisy stanowisk pracy dla pracowników serwisu składają się z następujących typowych sekcji:

1. Postanowienia ogólne.

W tej sekcji należy punkt po punkcie zapisać następujące informacje:

Pełne stanowisko pracy podane zgodnie z tabelą personelu;

Do kogo pracownik się zgłasza?

Tryb powoływania i zwalniania ze stanowiska (zatrudnianie i zwalnianie – dla zwykłych pracowników);

Procedura zastępstwa w przypadku czasowej nieobecności pracownika (w tym procedura przyjmowania i przekazywania spraw);

Cechy organizacji pracy, jeśli występują (długie godziny pracy, elastyczne godziny pracy itp.). Jeżeli informacja ta jest określona w umowie o pracę, tej klauzuli może brakować;

Lista dokumentów regulacyjnych, metodologicznych i innych, którymi kieruje się pracownik zajmujący to stanowisko;

Wymagania kwalifikacyjne (poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe).

2. Funkcje.

Sekcja zawiera listę głównych działań pracownika zgodnie z obszarami działalności usługi wewnętrznego audytu personalnego.

3. Obowiązki zawodowe.

W tej sekcji szczegółowo wymieniono rodzaje prac zapewniających wykonanie funkcji określonych w poprzedniej sekcji; opisano także charakter wykonywanych działań („organizuje”, „zapewnia”, „przygotowuje”, „rozważa”, „zarządza” itp.).

W tej sekcji rejestrowane są uprawnienia pracownika wewnętrznej służby audytu personalnego, zapewniające wypełnianie przypisanych mu funkcji i obowiązków.

5. Odpowiedzialność.

6. Relacje (połączenia według pozycji).

W tej części opisano, w jaki sposób i z kim pracownik współdziała we wszystkich obszarach swojej działalności: od kogo otrzymuje informacje, w jakiej formie i w jakim terminie; jakie informacje, w jakiej formie, w jakim terminie i komu przekazuje oraz inne kwestie relacji informacyjnych pomiędzy pracownikiem a działami strukturalnymi i innymi pracownikami firmy, a także (jeśli to konieczne) z organizacjami zewnętrznymi. Tę sekcję można przedstawić w formie tabelarycznej, ponieważ jest najbardziej wizualna.

Instrukcja dotycząca procedury przeprowadzenia audytu wewnętrznego personelu szczegółowo opisuje technologię przeprowadzenia audytu wewnętrznego (patrz poniżej), a załącznik do niej zawiera standardowe próbki dokumenty robocze i sprawozdawcze audytorów wewnętrznych.

Struktura usługi audytu wewnętrznego HR w dużej mierze zależy od stanowiska kierownictwa firmy (lub kierownictwa działu HR), tj. jakie zadania stawia przed tym pionem i jak poprawnie rozumie swoją rolę w firmie.

W większości firm usługa audytu wewnętrznego HR ma charakter scentralizowany, tj. w centrali firmy mieści się dział odpowiedzialny za audyt personalny. Zaletą tej struktury jest niezależność pracowników obsługi od kierowników oddziałów regionalnych i przedstawicielstw firmy oraz ich działów personalnych. Możliwe jest jednak zbudowanie usługi jako struktury zdecentralizowanej. W takim przypadku jednostka centralna bierze na siebie opracowanie jednolitej technologii audytu i przeszkolenie w zakresie pracy z tą technologią, a sam audyt przeprowadzają lokalni audytorzy wewnętrzni. Ta opcja przyciąga możliwość szybkiego przeprowadzenia niezaplanowane kontrole Taka struktura budzi jednak poważne wątpliwości co do niezależności i obiektywizmu lokalnych audytorów.

Główne obszary pracy i planowania audytu personalnego

Główne obszary pracy służby wewnętrznego audytu personalnego to:

Sprawdzanie zgodności działań pracowników HR z wymogami obowiązującego prawa;

Ocena kompletności dokumentacji personalnej;

Ocena systemu rejestracji dokumentacji kadrowej;

Ocena systemu przechowywania dokumentacji kadrowej;

Ocena systemu przygotowania spraw do przechowywania archiwalnego;

Stopień oprogramowanie, służące do tworzenia dokumentacji personalnej;

Audyt lokalnych przepisów;

Audyt umów o pracę i umów cywilnych z pracownikami;

Audyt umów odpowiedzialności;

Audyt opisów stanowisk;

Audyt zamówień dla personelu;

Audyt dokumentacji ochrony pracy;

Audyt procedury prowadzenia zeszytów ćwiczeń;

Inne obszary istotne dla firmy (np. audyt dokumentacji dot poszczególne kategorie pracowników, audyt dokumentacji dotyczącej szkoleń i certyfikacji pracowników itp.).

We wszystkich powyższych obszarach usługa wewnętrznego audytu personalnego może przeprowadzać zarówno audyty planowe, jak i nieplanowane. Kontrole planowe organizuje kierownik służby, zgodnie z planem zatwierdzonym przez przełożonego. Plan pracy wewnętrznej służby audytu personalnego zawiera listę tematów planowanych audytów ze wskazaniem okresu ich realizacji i jest opracowywany na rok. Kontrole nieplanowane przeprowadzane są w przypadku zmiany kierownika działu HR (lub jego oddziału regionalnego) z inicjatywy kierownictwa firmy lub dyrektora HR, gdy otrzymany zostanie sygnał o nielegalnych działaniach pracowników działu HR i/ lub naruszenie przez nie wewnętrznych zasad, instrukcji, regulaminów.

Technologia przeprowadzania wewnętrznego audytu personalnego

Organizacja wewnętrzna audyty dzieje się w następujący sposób:

1. Kierownik wewnętrznej służby audytu personalnego zatwierdza program audytu. Program określa zakres audytu, okres audytu, skład zespołu audytującego, planowane prace oraz procedury audytu, które będą przeprowadzane podczas procesu audytu.

2. Kierownictwo firmy wydaje polecenie przeprowadzenia wewnętrznego audytu personalnego, wskazując temat przyszłego audytu (patrz przykład 1), na który zwraca się uwagę kierownika działu kadr (i, jeśli to możliwe, kierowników jej oddziałów regionalnych) każdy). Kierownictwo służby personalnej jest obowiązane w terminie określonym w zamówieniu przygotować i przekazać audytorom wszystkie niezbędne dokumentacja personalna oraz inne informacje niezbędne do przeprowadzenia audytu.

3. Zespół audytowy analizuje treść złożonych dokumentów. Przed rozpoczęciem audytu wszyscy członkowie zespołu audytowego otrzymują specjalne listy kontrolne z pytaniami kontrolnymi, na podstawie których przeprowadzany jest audyt. A jeśli zajdzie taka potrzeba, spotykają się z pracownikami obsługi personalnej i otrzymują od nich niezbędne wyjaśnienia.

Zapisują te informacje w dokumentach roboczych, których forma jest zatwierdzona w instrukcji dotyczącej procedury przeprowadzania wewnętrznego audytu personalnego. Naruszenia i niezgodności zidentyfikowane w wyniku audytu odnotowywane są w specjalnych protokołach niezgodności, w których zapisuje się także możliwe działania mające na celu skorygowanie i zapobieżenie podobnym sytuacjom w przyszłości.

Społeczeństwo z ograniczonymi

odpowiedzialność „Lodu”

(Ice LLC)

N ------

O przeprowadzeniu audytu personalnego

W celu usprawnienia działalności obsługi kadrowej oraz zminimalizowania ewentualnych ryzyk Ice LLC związanych z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji personalnej,

Zamawiam:

1. Przeprowadzić wewnętrzny audyt personalny na temat „Przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych z pracownikami” w dniach 9–15 września 2007 r.

2. Mianuj S.V. Biryukova, zastępcę szefa służby audytu wewnętrznego personelu, na szefa grupy audytowej.

3. Włącz do zespołu audytującego następujących pracowników:

inżynier bezpieczeństwa informacji Simakov A.V.

radca prawny Efremov K.A.

Wiodący specjalista w zakresie obiegu dokumentów personalnych E.P. Vetrov

5. Kontrolę nad wykonaniem niniejszego zamówienia powierzono kierownikowi wewnętrznej służby audytu personalnego V.V. Romaninie.

Dyrektor generalny V.P. Kiripow Kiripow

Z zamówieniem zapoznali się:

Biryukov S.V. Biriukow

Simakov A.V. Simakow

Efremow K.A. Efremow

Romanina V.V. rumuński

4. Na podstawie wyników audytu zespół audytowy w terminie 7 dni sporządza raport opisujący stan rzeczy, zidentyfikowane obszary problemowe oraz możliwe ryzyko, a także zawierające zalecenia dotyczące rozwiązania tych problemów i minimalizacji zagrożeń.

Przed przekazaniem raportu kierownictwu jest on omawiany przez kierownika zespołu audytowego z audytowanymi pracownikami HR. Celem dyskusji jest upewnienie się, że treść raportu jest jasna dla pracowników i że są oni gotowi wdrożyć zalecenia zaproponowane przez audytorów lub potrafią uzasadnić przyczyny niemożności ich wdrożenia.

5. Sprawozdanie przedstawiane jest kierownictwu spółki, które zatwierdza rekomendacje audytorów i podejmuje decyzje ułatwiające realizację tych rekomendacji.

Typowe problemy służby audytu wewnętrznego

Istnieje wiele typowych problemów, z którymi audytorzy wewnętrzni muszą się zmierzyć podczas wykonywania swoich czynności:

1. Niekompletne/nieterminowe przekazanie informacji przez audytowanych, ich niekonstruktywne stanowisko w procesie przeprowadzania audytu wewnętrznego.

Jeżeli pracownicy HR mają pewność, że wewnętrzny audyt HR jest przeprowadzany wyłącznie w celu wykrycia błędów w ich pracy, że ich wiedza i doświadczenie są kwestionowane przez kierownictwo, a wyniki audytu będą miały wpływ na ich status w firmie, np. reakcja jest nieunikniona. Każda kontrola – zarówno zewnętrzna, jak i wewnętrzna – ograniczona jest określonymi terminami. Rozumiejąc to, pracownicy HR starają się komplikować pracę audytorów wewnętrznych i wdrażać strategię blokady informacyjnej: różne powody i pod różnymi pretekstami nie otrzymują niezbędnych dokumentów.

Dlatego też w pierwszej kolejności należy poinformować audytowanych o celach audytu, skupić się na korzyściach, jakie rekomendacje audytorów wewnętrznych mogą przynieść dla usprawnienia pracy służby personalnej.

Po drugie, ogromne znaczenie ma kultura korporacyjna uznająca „prawo pracowników do popełniania błędów” i zrozumienie, że błędy są nieuniknione nawet w pracy najlepszych specjalistów. Tylko w tym przypadku można mieć pewność, że pracownicy HR są gotowi do współpracy z audytorami wewnętrznymi.

Po trzecie, dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa regulujące procedurę przeprowadzania audytu personalnego powinny jasno określać obowiązek pracowników audytowanych działów do przekazania audytorom całości żądanych informacji w terminie określonym we wniosku. Z drugiej strony dokumenty te powinny przewidywać obowiązek koordynowania przez audytorów wewnętrznych z audytowanymi osób harmonogramu ich pracy i procedury interakcji podczas nadchodzącego audytu.

2. Niewystarczający budżet czasowy na przeprowadzenie audytu.

Audyt wewnętrzny musi być odpowiednio zaplanowany. Z reguły szef służby audytu wewnętrznego sporządza plan kontroli na nadchodzący rok, wskazując harmonogram ich realizacji w poszczególnych miesiącach. Jeżeli jednak często występują prośby ze strony HR/kierownictwa HR lub sytuacje wymagające nieplanowanych inspekcji, czas pierwotnie przeznaczony na planowana kontrola, mogą się znacznie różnić. W tym przypadku ważne jest elastyczne podejście do sporządzania i dostosowywania planów pracy podczas kontroli, a także zapewnienie im z wyprzedzeniem niezbędnej rezerwy czasowej na wypadek takich wniosków.

3. Nieprzygotowanie poszczególnych menedżerów do dostrzeżenia informacji o prawdziwym stanie rzeczy.

Nie zawsze najwyżsi urzędnicy działu obsługi kadr/kadr są gotowi wdrożyć zalecenia audytorów i podejmować decyzje w oparciu o wyniki audytu. Dlatego już na pierwszym etapie tworzenia usługi audytu wewnętrznego personelu konieczne jest opisanie procedury wdrażania zaleceń audytorów wewnętrznych wydawanych przez nich na podstawie wyników audytu.

Wskazane jest także zapisanie w dokumentach wewnętrznych firmy odpowiedzialności kierownika audytowanej komórki za analizę wyników audytu i podejmowanie działań korygujących/zapobiegawczych w oparciu o raport i rekomendacje przekazane przez audytorów wewnętrznych.

4. Brak niezależności usługi audytu HR.

Jak już wskazano, w zdecydowanej większości rosyjskich firm służba audytu wewnętrznego personelu jest podporządkowana albo dyrektorowi HR firmy, albo generalnie istnieje jako jednostka strukturalna w ramach służby personalnej i podlega jej kierownikowi. Taka zależność audytorów wewnętrznych od bezpośredniego zarządzania audytowanymi pracownikami HR najbardziej bezpośrednio wpływa na ich obiektywizm: zależny audytor wewnętrzny nie będzie w stanie zachować obiektywizmu. A pracownicy HR w tym przypadku mają tendencję do postrzegania audytorów wewnętrznych jako bezpośrednich przedstawicieli swojej kadry kierowniczej i nie starają się budować z nimi efektywnych relacji roboczych.

Audytorzy wewnętrzni, kim oni są?

Audytor wewnętrzny to osoba posiadająca kompetencje do przeprowadzenia wewnętrznego audytu personalnego oraz posiadająca odpowiednie uprawnienia do przeprowadzenia audytu.

Pomimo tego, że w wielu spółkach na przestrzeni ostatnich trzech lat aktywnie tworzyły się wewnętrzne komórki audytu personalnego, obecnie brakuje wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którzy mogliby efektywnie pracować w tego typu usługach.

Co do zasady, gdy w firmie powstaje dział/dział audytu wewnętrznego, przenoszeni są do niego pracownicy, którzy wcześniej zajmowali się utrzymaniem obiegu dokumentów kadrowych w firmie. Praktyka pokazuje jednak, że specjaliści, którzy „wychowali się” w firmie i są zaangażowani w jej wewnętrzne problemy, nie zawsze wykazują się należytym obiektywizmem i bezstronnością w ocenie pracy byłych kolegów. Z drugiej strony, co bardzo ważne, w większym stopniu skupiają się na udzielaniu byłym współpracownikom niezbędnej pomocy i doradztwa. Pracownicy ci mogą być również dość skuteczni podczas przeprowadzania audytu personalnego oddziału firmy (lub jej innego oddziału regionalnego).

Optymalne wydaje się posiadanie „mieszanego” składu wewnętrznej jednostki audytu personalnego, zarówno z byli pracownicy obsługi personalnej oraz poprzez pozyskiwanie pracowników z rynku, przede wszystkim z branży konsultingowej lub legalne firmyświadczenie usług doradztwa personalnego.

Idealnie, usługa audytu personalnego powinna obejmować prawników, specjalistów z zakresu obiegu dokumentów kadrowych oraz specjalistów z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Poniżej jest przykładowa lista sformalizowane wymagania dotyczące kompetencji i cech osobowych kandydata na stanowisko szefa służby audytu wewnętrznego personelu spółki, a także jego praw i obowiązków.

Kierownik Działu Audytu Wewnętrznego HR:

wymagania dotyczące stanowiska i kwalifikacji pracownika

1. Wymagania demograficzne:

Wiek: do 55 lat;

Płeć Mężczyzna Kobieta.

2. Wymagania edukacyjne:

Wykształcenie wyższe, prawnicze lub kierunkowe wsparcie dokumentacji kierownictwo;

Raczej dodatkowa edukacja w dziedzinie zarządzania personelem i/lub technologii informatycznych.

3. Doświadczenie zawodowe:

Co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy w dziale obsługi zarządzania zasobami ludzkimi/działem kadr firmy z rozwiniętą siecią oddziałów lub podobne doświadczenie w pracy w firmie konsultingowej lub prawnej;

Doświadczenie w tworzeniu/reorganizacji systemu obiegu dokumentów HR w firmie, doświadczenie w opracowywaniu i wdrażaniu metodyki wewnętrznego audytu HR;

Doświadczenie w zarządzaniu zespołem.

4. Profesjonalna wiedza, umiejętności i możliwości:

Doskonała wiedza prawo pracy oraz regulacje z zakresu obiegu dokumentów kadrowych, wspomagania dokumentowania zarządzania i ochrony informacji;

Doświadczony użytkownik komputera PC;

Znajomość podstawowych specjalistycznych programów kadrowych.

5. Cechy osobiste:

Komunikatywność, umiejętność nawiązywania kontaktów osobistych;

Obiektywizm i determinacja;

Wysoka wydajność;

Odpowiedzialność;

Umiejętność pracy z dużą ilością informacji;

Umiejętność rozsądnej obrony własnego zdania.

Przeprowadź wewnętrzny audyt pracy działu HR i jego oddziałów regionalnych;

Żądaj niezbędnych informacji i dokumentów od kierownika i pracowników działu personalnego;

Weź udział w inspekcjach;

Monitorować wdrażanie niezbędnych działań naprawczych i realizację zaleceń wydanych na podstawie wyników audytu;

Oceniamy raporty przygotowane przez audytorów wewnętrznych na podstawie wyników audytów i podejmujemy decyzje w sprawie odwołań od działań audytorów wewnętrznych;

Weź udział w rozwoju dokumenty regulacyjne regulowanie działalności wewnętrznej służby audytu personalnego;

Brać udział w analizie sytuacji kontrowersyjnych i konfliktowych powstających w trakcie funkcjonowania firmy, w tym sporów z Państwową Inspekcją Pracy;

Przedstawiaj kierownictwu firmy propozycje usprawnienia działań wewnętrznej usługi audytu personalnego.

7. Obowiązki:

Planować i organizować pracę wewnętrznego audytu personalnego;

Opracować metodykę przeprowadzania audytów wewnętrznych systemu obiegu dokumentów kadrowych;

Tworzyć grupy robocze w celu przeprowadzania inspekcji;

Współpraca z kierownictwem audytowanych działów.

8. Odpowiedzialność:

Za realizację planu wewnętrznego audytu personalnego;

Do organizowania i przeprowadzania nieplanowanych inspekcji;

Za rzetelność i obiektywność informacji zawartych w raportach i rekomendacjach serwisu;

Za organizowanie inspekcji w celu przeprowadzenia niezbędnych działań korygujących i wdrożenia zaleceń wydanych na podstawie wyników audytu.

Wymagania te mogą zostać sfinalizowane przez służbę personalną, biorąc pod uwagę specyfikę przedsiębiorstwa i zakres zadań stojących przed służbą wewnętrznego audytu personalnego.

Rosyjskie prawo pracy zmienia się ostatnio często i audytorzy wewnętrzni muszą być świadomi wszystkich zmian istotnych dla działalności firmy. Dlatego konieczne jest zapewnienie im możliwości ciągłego doskonalenia swoich umiejętności. Warto nie tylko powierzyć audytowi wewnętrznemu funkcję śledzenia wszelkich zmian, ale także zobowiązać swoich pracowników do przekazywania informacji o nich działowi HR firmy i przeprowadzania dla nich szkoleń.

Audyt zewnętrzny czy wewnętrzny HR?

Audyt HR staje się popularną usługą, w którą zaangażowane są wiodące firmy rosyjskie i zachodnie firmy konsultingowe. Audyt personalny prowadzony przez zewnętrznych konsultantów pozwala odejść od utartych poglądów, przyzwyczajeń i ocen, pomaga porównać pracę działu personalnego firmy z pracą podobnych służb konkurencyjnych firm, a także otrzymać niezależne rekomendacje dotyczące poprawy efektywności systemu obiegu dokumentów kadrowych.

Z drugiej strony konsultanci zewnętrzni nie zawsze mają wystarczająco dużo czasu, aby sprawdzić wdrożenie wewnętrznych procedur i standardów działu HR firmy, a często nie mają możliwości takiej weryfikacji. Niezależna firma doradcza nie może prowadzić stałego monitoringu pracy pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów kadrowych. Natomiast jasna organizacja pracy wewnętrznej służby audytu personalnego pozwala uniknąć wielu błędów i naruszeń w procesie obsługi personalnej przedsiębiorstwa oraz zapobiec niektórym z nich.

Oferujemy Państwu optymalną organizację procesu audytu HR w firmie:

1. Utworzenie wewnętrznej komórki audytu HR przy pomocy konsultantów zewnętrznych, którzy w pierwszym etapie pomogą w opracowaniu dokumentacji regulacyjnej oraz pomogą w wyborze niezbędnych specjalistów, w oparciu o konkretne zadania stojące przed odpowiednią służbą.

2. W drugim etapie pracownicy służby audytu wewnętrznego personelu wraz z konsultantami zewnętrznymi identyfikują możliwe ryzyka i prawdopodobne obszary problemowe oraz opracowują metodologię przeprowadzenia wewnętrznego audytu personalnego firmy.

3. W trzecim etapie stworzona metodyka zostanie przetestowana i w razie potrzeby dokonana zostanie jej korekta.

4. W przypadku wyboru struktury zdecentralizowanej do budowy usługi audytu wewnętrznego personelu, audytorzy regionalni zostaną przeszkoleni do pracy z wykorzystaniem przyjętej technologii.

5. Po ustalonym terminie konsultanci zewnętrzni dokonają oceny działalności wewnętrznego audytu personalnego.

Tym samym, po utworzeniu wewnętrznej komórki audytu HR przy pomocy zewnętrznych konsultantów i opracowanej technologii weryfikacji, firma będzie w przyszłości mogła samodzielnie przeprowadzać audyty HR, angażując zewnętrznych ekspertów tylko w przypadkach, gdy kompetencje zawodowe audytorów wewnętrznych mogą nie być wystarczające.