Usługi

Jak wypełnić dziennik zamówień. Dziennik zamówień: zasady wypełniania. Prowadzenie rejestru zleceń personalnych w pracy biurowej przedsiębiorstwa

musi być opracowany w każdym przedsiębiorstwie niezależnie. Dziennik prowadzony jest od samego początku działalności firmy,gdyż rozkazy kadrowe wydawane są od chwili jego utworzenia. Za jego pomocą wszystkie informacje o wydanych poleceniach dla personelu są usystematyzowane w czasie rzeczywistym i na bieżąco.

Co to jest i dlaczego potrzebujemy dziennika zamówień personelu?

Dziennik zamówień personelu nie ma jednolitego szablonu; każde przedsiębiorstwo opracowuje własny dogodny format do wypełnienia; Dziennik zapisów zamówień pozwala usprawnić proces ich zatwierdzania.

Ponieważ dziennik utrzymuje ciągłą numerację dokumentów w porządku chronologicznym, nadanie każdemu z nich numeru porządkowego podczas rejestracji wyeliminuje możliwość wydawania zleceń datowanie wsteczne. Aby zabezpieczyć informacje przed fałszerstwem, fałszerstwem i bezprawną ingerencją, dzienniki te są koniecznie ze sobą powiązane, a każda strona jest ponumerowana.

Czy czasopisma są rejestrami?

Zgodnie z ust. 1 art. 10 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ informacje zawarte w podstawowych dokumentach księgowych muszą być terminowo rejestrowane i wprowadzane do rejestru księgowego. Opierając się na fakcie, że zamówienia dla personelu to nic innego jak dokument podstawowy w przypadku akt osobowych ich dziennik rejestracyjny można również sklasyfikować jako rejestry.

Tym samym przy tworzeniu czasopisma i jego prowadzeniu należy kierować się wymogami określonymi w ust. 3-8 łyżek. 10 ustawy nr 402-FZ.

Czy istnieje zatwierdzony formularz?

Ponieważ, jak wspomniano powyżej, nie ma prawnie zatwierdzonego formularza takiego rejestru, możesz go opracować samodzielnie, podając jednak w nim wszystkie wymagane dane.

Wyczerpujący wykaz szczegółów istotnych dla rejestrów wskazany jest w ust. 4 art. 10 ustawy nr 402-FZ:

tytuł („Dziennik”);
nazwa firmy (na przykład Stroytekhmontazh LLC);
data rozpoczęcia i zakończenia konserwacji;
chronologiczne grupowanie dokumentów kadrowych;
stanowisko, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika oraz jej podpis (np. „Kierownik Działu Personalnego, Zakrainiy R.N.”).

Zgodnie z paragrafem 5 art. 10 ustawy nr 402-FZ format magazynu zatwierdza dyrektor przedsiębiorstwa na wniosek osoby odpowiedzialnej za kompilację/przechowywanie dokumentacja personalna osób (zwykle kierownik działu kadr lub specjalista ds. zarządzania personelem).

Czasopismo można prowadzić zarówno w wersji papierowej, jak i w wersji papierowej forma elektroniczna. Ale w drugim przypadku osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru będzie musiała posiadać elektronikę podpis cyfrowy(Klauzula 6, art. 10 ustawy nr 402-FZ).

Nie znasz swoich praw?

Oznaczanie typów dokumentów

W przedsiębiorstwach z dużym obiegiem dokumentów kadrowych zaleca się umieszczenie w dzienniku kolumny dotyczącej przypisywania określonych oznaczeń do zamówień. Tak więc, po prostu patrząc na numer alfanumeryczny zamówienia zarejestrowanego w dzienniku rejestrowania zleceń dla personelu, można od razu określić charakter dokumentu i znaczenie jego treści. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku organizacji prowadzących jeden dziennik ogólny do rejestrowania takich zamówień.

Oto przykłady oznaczania zleceń według typu:

DS – dokumenty o długim terminie ważności (75 lat);
O - zamówienia urlopowe;
K - rozkazy przemieszczania się pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa i poza nim;
KV - zamówienia na wyjazdy służbowe;
PR – zamówienia motywacyjne;
VN - nakazy kar z powodu naruszenia dyscypliny pracy.

Przedsiębiorstwa ustalają własną procedurę oznaczania dokumentów poprzez nadanie im alfanumerycznego numeru seryjnego. Zasady te, a także informacje o formie czasopisma i trybie jego prowadzenia są określone w dokumencie lokalnym, na przykład regulaminie pracy biurowej.

Funkcje prowadzenia dziennika zamówień dla personelu

Dziennik do rejestracji zleceń dla personelu ma siedzibę w przedsiębiorstwie, aby wprowadzić do niego w porządku chronologicznym informacje o wydanych dokumentach administracyjnych. Ze względu na fakt, że okres ważności różnych zamówień personelu może w niektórych przypadkach wynosić 5 lat, a w innych 75 lat, bardziej logiczne byłoby utworzenie 2 czasopism.

Separacja kłód

W jednym z dzienników będą znajdować się informacje o wszystkich wydanych zarządzeniach kadrowych, które należy przechowywać nie dłużej niż 5 lat. Do takich dokumentów zaliczają się w szczególności zamówienia:

o obowiązku:
urlopy (roczne, związane ze szkoleniami itp.);
kary za naruszenie dyscypliny pracy;
krótkotrwałe wyjazdy służbowe (krajowe i zagraniczne).

Ale niewątpliwie duże znaczenie będzie miał dziennik do rejestrowania zamówień o okresie przydatności do spożycia co najmniej 75 lat. Ponieważ informacje zawarte w takich dokumentach mogą być potrzebne 40-50 (lub więcej) lat po publikacji, rejestry, w których są zapisane, muszą być również przechowywane przez co najmniej 75 lat (klauzula 258 wykazu standardowych dokumentów archiwalnych, zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwo Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558).

Do dokumentów długoterminowe przechowywanie Zgodnie z pkt. 19b wykazu do zleceń zalicza się:

o zatrudnieniu, przeniesieniu wewnętrznym, łączeniu stanowisk, przeniesieniu na inne miejsce pracy, zwolnieniu;
prowadzenie/nadawanie certyfikacji, nadawanie stopni, kwalifikacji;
zmiana nazwiska;
nagradzanie;
premie / cesja płatności / wysokość wynagrodzenia;
urlopy (ze względu na trudne i podobne warunki pracy, bez wynagrodzenia, w celu opieki nad małym dzieckiem);
obowiązki związane z działalnością główną;
wyjazdy służbowe (długookresowe w kraju i za granicą, a także o dowolnym czasie trwania dla pracowników ze szkodliwymi/niebezpiecznymi/trudnymi warunkami pracy).

Dokonywanie poprawek

Poprawki w przykładowy dziennik zamówień dla personelu 2016 są niedopuszczalne, chyba że zostały zatwierdzone przez osobę odpowiedzialną za ich administrację. Zgodnie z paragrafem 8 art. 10 ustawy nr 402-FZ, obok każdego skreślenia z wpisem korygującym należy umieścić datę i podpis urzędnika odpowiedzialnego za prowadzenie dziennika (ze wskazaniem stanowiska i pełnego imienia i nazwiska).

Przykład wypełnienia dziennika zamówień dla personelu

Przedstawiamy przybliżona próbka wypełnianie dziennika zamówień dla personelu:

Brak jednolitej formy dziennika zleceń personalnych nie daje menedżerom i pracownikom działów HR prawa do pełnej swobody działania w jego opracowywaniu. Zatem format dziennika musi w pełni odpowiadać wymogom rejestracji rejestrów pierwotnej dokumentacji księgowej określonymi w art. 10 ustawy nr 402-FZ.

Do kontroli zleceń wydawanych w organizacji w systemie zarządzania biurem wykorzystywany jest dziennik zleceń. Ten dokument pozwala zorganizować system kontroli publikowanych dokumentów, a także śledzić istniejące ten moment rozkazy i jego powołanie krótki opis. Rejestracja dokumentów pozwala ułatwić i usprawnić pracę działu HR. Ponadto chronologiczna rejestracja wydanych zarządzeń pozwala zabezpieczyć organizację przed publikacją dokumentów „z mocą wsteczną”.

Procedura rejestracji, wykonywania i przygotowywania dokumentów administracyjnych wydawanych przez organizację jest uregulowana w oparciu o opracowaną procedurę prowadzenia obiegu dokumentów do użytku wewnętrznego. Zamówienia należy wystawiać w porządku chronologicznym, uwzględniając datę sporządzenia i kolejny numer seryjny dokumentu z wykorzystaniem oznaczeń cyfrowych i literowych.

Użycie indywidualnego kodu znacznie ułatwi w przyszłości odnalezienie potrzebnego dokumentu. W takim przypadku możesz użyć określonych kodów, aby określić, czy dokumenty należą do określonych działów organizacji. Grupowanie zleceń można również przeprowadzić według ich przeznaczenia semantycznego.

Na przykład:

„B” – status stosowany jest dla dokumentów wystawianych przy wystawianiu kar i nagród dla pracowników.
„O” – do grupowania zamówień według urlopów pracowników.
„KM” – zamówienia na wyjazdy służbowe pracowników.
„K” – personel.
„LS” - dla personelu okres ważności takich dokumentów wynosi 75 lat.

Takie grupowanie dokumentów pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów. W związku z tym nie ma wyspecjalizowanej i zatwierdzonej formy czasopisma, więc możesz je opracować samodzielnie lub, w razie potrzeby, możesz je kupić na stronie wyspecjalizowane sklepy gotowy magazyn. Należy pamiętać, że dla prawidłowej konserwacji wszystkie strony muszą być ponumerowane i zasznurowane, a na odwrocie zapieczętowane i podpisane przez kierownika.

Zabronione jest dodawanie lub wyrywanie kartek, w przeciwnym razie traci się znaczenie takiego dokumentu. Ponadto na zszyciu należy wskazać całkowitą liczbę arkuszy w magazynie, po czym należy umieścić na nim podpis kierownika i pieczęć organizacji. Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentu spoczywa na dziale HR.

Wymagania dotyczące projektu czasopisma

Jak już powiedziano, nie ma konkretnych wymagań prawnych dotyczących rejestracji, ale należy w niej uwzględnić pewne kolumny:

Kolumna numeru seryjnego, który musi być przypisany do każdego dokumentu, aby uniknąć pojawienia się dokumentów wystawionych z mocą wsteczną.
Numer zamówienia i data wystawienia.
Rodzaj rozkazu (Ruch itp.). Opis streszczenie na przykład, jeśli publikowany jest w celu wysłania pracowników w podróż służbową, konieczne jest wskazanie miejsca docelowego i dat podróży.
Imię i nazwisko kilku pracowników lub konkretnego, na którego rzecz wydano polecenie.
Podstawą do stworzenia dokumentu może być np. pismo, pilna konkluzja umowa o pracę lub według standardowego formularza.
Również w niektórych przypadkach warto wskazać, kto przyjął dokument do przechowywania, szczególnie jeśli przedsiębiorstwo ma złożoną strukturę organizacyjną.

Prowadzenie dziennika w formie elektronicznej

W przypadku dużego przepływu dokumentów rejestrację zamówień można zorganizować w w formie elektronicznej. Na przykład program 1C przeprowadza ten proces automatycznie. Ale, jak wiadomo, w programie można wprowadzać zmiany, dlatego okresowo należy wydrukować arkusze dokumentu, ponumerować je, nakleić wizę menedżera, zszyć i przenieść do archiwum. Możesz także zachować chronologię za pomocą arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel.

Dziennik rejestracji zleceń dla personelu służy optymalizacji i usystematyzowaniu przepływu dokumentów kadrowych w organizacji. Pozwala uniknąć zamieszania w numeracji regulaminów i śledzić chronologię ich publikacji. Próbkę wypełnienia dziennika zamówień dla personelu znajdziesz w naszym artykule.

Jakie dokumenty należy zarejestrować

Dokumentacja dotycząca personelu organizacji obejmuje przepisy:

pracownicy;
o tłumaczeniach;
w sprawie udzielania urlopów;
o zachętach itp.

W celu usystematyzowania pracy z tymi dokumentami pracodawca samodzielnie ustala liczbę i nazwę ksiąg ewidencyjnych i dzienników prowadzonych w organizacji. Zwykle jest ich kilka i każde prowadzone jest zgodnie z istniejącym zakresem spraw. Na przykład w każdej organizacji przepisy dotyczące zatrudniania i zwalniania personelu prowadzone są osobno, a inne dokumenty są rejestrowane według uznania pracodawcy w osobnych księgach.

Procedura

Procedurę operacyjną ustala pracodawca w odrębnym akcie regulacyjnym dotyczącym głównej działalności, sporządzonym w dowolnej formie i określa:

pracownicy firmy odpowiedzialni za magazynowanie i konserwację;
zastąpienie czasowo nieobecnych osób odpowiedzialnych za zarządzanie;
okresy konserwacji (jeden rok, 5 lat itp.) i miejsce przechowywania.

Okres ważności czasopism wynosi 75 lat.

Książki są zszywane, numerowane i zapieczętowane.

Możesz kupić dziennik do rejestracji zamówień w Petersburgu i Moskwie w sklepie papierniczym lub zamówić go w sklepie internetowym w cenie 300 rubli za sztukę.

O tym, czy organizacja musi posiadać księgę zamówień, decyduje osobiście dyrektor generalny. Jasne instrukcje w przepisach dotyczące konieczności posiadania tych czasopism organizacje komercyjne nie istnieje. Zaleca się jednak prowadzenie co najmniej czterech ksiąg rachunkowych regulacji kadrowych:

o zatrudnianiu;
w sprawie udzielania urlopów;
o zachętach;
o zwolnieniach.

To najpopularniejsze regulaminy pracodawców, których kopie żądają pracownicy. Dział HR ma trzy dni na przygotowanie potrzebne dokumenty. Gdy istnieje jasno określona kolejność przechowywania, ich wyszukiwanie przebiega szybciej.

Jak sporządzić dziennik do rejestrowania zamówień dla personelu

Dziennik możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Jest wygodniejszy dla każdego, ponieważ jego treść jest przeznaczona wyłącznie dla pracowników działu personalnego.

Rozwiązywanie problemów produkcyjnych, zwalnianie pracowników, uzupełnianie personelu nowym personelem - procedury te odzwierciedlają aktualne zajęcia każde przedsiębiorstwo.

Działania operacyjne nie przechodzą bez pozostawienia śladu, gdy realizacja odbywa się na polecenie kierownika, zamówienia w kolejności priorytetu są rejestrowane w dziale personalnym. Stworzony do rejestracji zamówień specjalny magazyn.

Co to jest i dlaczego jest kompilowane?

Praca firm zorganizowana jest wg uregulowany harmonogram. Aby zapewnić spójność pomiędzy obszarami produkcyjnymi, wiele procesów realizowanych jest w oparciu o instrukcje kierownictwa. pisemne rozkazy. Noszą lokalny charakter. Należy wziąć pod uwagę prawidłowo sporządzoną dokumentację administracyjną wydaną do przeglądu kadrowego.

Na podstawie lokalnego zarządzenia szefa organizacji zachodzą w niej:

podział zamówienia według obowiązków funkcjonalnych;
konsolidacja aktów prawnych;
zatrudnianie i zwalnianie pracowników;
poruszanie się po pozycjach, ze wzrostem rang i kategoriami;
zatwierdzanie regulaminów, instrukcji, regulaminów;
różnorodnej działalności produkcyjnej.

Nałożony jest obowiązek uwzględniania aktualnych dokumentów o charakterze porządkowym Pracownicy działu HR. Za ich pomocą sprawowana jest kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie. Dla ułatwienia pracy biurowej pracodawcy tworzą dwa rodzaje ksiąg metrykalnych.

Rejestruje się polecenia administracji dotyczące głównych działań, w których odbywa się zatwierdzenie:

akty lokalne;
stół personelu;
Odpowiedzialne osoby;
komisje certyfikacyjne;
przeprowadzanie audytów;
Tryb pracy.

W innym magazynie zapoznasz się z zarządzeniami kierowniczymi dotyczącymi przesunięć kadrowych dotyczących personelu przedsiębiorstwa. W przepisach nie ma jasnych regulacji dotyczących liczby prowadzonych ksiąg rejestracyjnych; kwestię tę rozstrzyga przedsiębiorca. Do klasyfikacji zamówień konieczne jest oddzielenie księgowania zamówień według okresu przydatności do spożycia.

Regulacja regulacyjna

Opublikowano w zarządzeniu Ministerstwa Kultury Rosji nr 558 z 25 sierpnia 2010 r. lista papierów, które są zalecane przedsiębiorstwom do tworzenia w toku swojej działalności.

W pozycji podstawowej jest to przepisane akt normatywny. Wskazane są terminy przepływu dokumentów kadrowych, w których należy zachować rejestrację poleceń kadrowych 5 lub 75 lat.

Wychodzące dokumenty administracyjne są numerowane w kolejności ich tworzenia, projekt musi być zgodny standardowe instrukcje. Jest to określone w zarządzeniu Archiwum Federalnego nr 68.

Publikuje się, że musi nastąpić klasyfikacja zleceń w jednym rejestrze ewidencyjnym podczas rok kalendarzowy , następnie są deponowane w archiwum. Nie jest zabronione kontynuowanie poprzedniej książki, ale według nowych wpisów.

Lokalnym wytycznym przypisano osobne numery, które dotyczą:

zlecenia czynności organizacyjnych firmy;
zarządzenia mające na celu regulację pracy personelu.

Dokładność w wypełnieniu księgi meldunkowej oraz dokładne prowadzenie ewidencji to podstawowe wymagania przy wykonywaniu obowiązków. Specjaliści HR. Okresy przechowywania dokumentów administracyjnych mają na celu umożliwienie wykorzystania rejestrów na żądanie władz poziom stanu, a także w przypadku konieczności uzyskania danych od pracowników.

Relacje między pracodawcą a pracownikami są różne. Jeżeli zaistniała sytuacja kontrowersyjna i zostanie ona rozpatrzona przez wyższą instancję, zarządzenie znalezione w dzienniku pozwoli na rozwiązanie konfliktu poprzez potwierdzenie lub zaprzeczenie legalności działań stron sporu.

Zjednoczony forma magazynu, w którym prowadzona jest księgowość, a także wychodząca dokumentacja administracyjna. Każda organizacja ma prawo opracować publikację według własnego uznania, jednak musi się do tego stosować standardowe próbki przewidziane w pracy biurowej.

Zalecany charakter strukturalnego podziału strony dokumentu, a także kolumny każdego arkusza, w której będą wpisywane zamówienia kierownictwa przedsiębiorstwa dotyczące głównej produkcji, obejmuje następujące produkty:

projekt strony tytułowej;
wyznaczenie osoby odpowiedzialnej;
lista zarejestrowanych zamówień.

Strona główna zawiera:

Nazwa firmy;
cel książki;
początek i koniec transakcji księgowych według daty.

W kolumnie z informacjami o osobach odpowiedzialnych należy wskazać:

nazwiska specjalistów zajmujących się prowadzeniem ewidencji, wypełnianiem dziennika;
zajmowane stanowisko, na jakiej podstawie pracownicy realizują przydzielone zadanie;
podpis potwierdzający wypełnienie zobowiązań.

Podstawą dziennika są strony, na których występują wpisy:

akty lokalne według przypisanych numerów seryjnych;
daty utworzonego zamówienia;
pod jakim numerem wydano nakaz;
nazwa dokumentu w formie streszczenia celu pracy;
liczba opublikowanych stron;
pełne nazwy urzędnicy dla którego dokument został opracowany.

Głównym warunkiem przy projektowaniu księgi rejestracyjnej jest wiarygodność przekazywanych do niej danych. Korekty, skreślenia i dostosowania z użyciem substancji specjalnych są wykluczone.

Wymagania dotyczące napełniania i pobierania próbek

Dziennik, w którym zapisywane są rozkazy personalne, ma podobną strukturę; różnice dotyczą ich nazw, a także oznaczenia danych osobowych osób, w odniesieniu do których wydano rozkaz.

Spersonalizowane zamówienie reguluje zakres obowiązków poszczególnych pracowników lub całego działu. Lokalny dokument rozciąga swoje działanie na zwykłego specjalistę, mianowanie głównych księgowych i dyrektorzy generalni zapisane w odrębnych księgach.

Rozkazy dotyczące personelu przyjęte w sposób ogólny, oprócz ich zatrudniania i zwalniania, wskazują:

przeniesienia na inne stanowiska;
połączenie procesów pracy;
zmiany w wynagrodzeniu;
podróże służbowe, wakacje;
nagrody;
zmiany danych osobowych pracownika.

Korzystając z próbek, możesz zobaczyć, w jaki sposób wypełniane są zbiory rejestracyjne. Jeśli oficer personalny zakupi kilka egzemplarzy, będzie miał do dyspozycji rejestry do rejestrowania przypadków produkcyjnych różnego pochodzenia.

Strona tytułowa ma następujący format:

Tworząc księgę z wymaganym kierunkiem, wykonawca będzie musiał wyznaczyć stronę główną, która grupa zleceń będzie tutaj zapisywana.

W razie potrzeby specjalista ds. personelu może układać sekcje strona po stronie; nikt nie potrzebuje dodatkowej pracy.

Dla odpowiedzialnych pracowników, którzy mają prowadzić ewidencję, tworzona jest osobna karta.

Doprowadzi do tego właściwy projekt każdej strony tylko z korzystnymi wynikami w przypadku kontroli organów skarbowych wyszukuje niezbędny porządek. Dokładność dokumentacji nadaje wagę wizerunkowi przedsiębiorstwa i pracującego w nim zespołu.

Kompilacja dziennika

Księgi rejestracyjne przeznaczone są dla kompetentna praca biurowa. Obowiązki urzędnika wykonują przede wszystkim pracownicy Dział HR lub biuro.

Niezależnie od tego, kto pełni taką funkcję, podporządkowane jest sporządzanie logów i rejestracja dokumentacji jednolite zasady:

wziąć pod uwagę wszystkie aktualne dokumenty, wykonawcze, referencyjne;
jednorazowo nagrywaj korespondencję, jej przemieszczanie się podziały strukturalne nie naprawiony;
rejestracja odbywa się według rodzaju dokumentu, treści autora;
datę zarejestrowania zlecenia wychodzącego łączy się z dniem jego podpisania.

Numery nadawane są dokumentom według kolejności ich wpływu w ciągu roku, nie można ich powtarzać, aby zapewnić niezawodność wyszukiwania. W tym celu udostępniane są dokumenty, z wyjątkiem numery rejestracyjne, indeksowanie - dodatkowy symbolika . Zapisy prowadzi się przez cały rok, ale nie ma potrzeby zamykania w połowie pustej księgi, wystarczy oddzielić je linią i rozpocząć Nowy Rok z rejestracji pod nr 1.

Z tego filmu dowiesz się, jakie powinny być dzienniki i jak je flashować.