sed를 의미합니다. 자동화된 문서 관리 시스템. 예산에서 지급되는 EDMS
우리 사회는 이제 모든 기업에 전자문서관리시스템을 도입하는 방향으로 나아가고 있습니다.
이는 대부분의 기업이 전자 문서 사용 경험이 부족하다는 단순한 이유로 여전히 이를 수행할 수 없기 때문입니다.
EDMS Docsvision
문서 흐름을 넘어 프로세스를 자동화하는 도구인 EDMS Docsvision
엘마
ELMA EDMS는 사용자 요구 사항에 따라 선택되는 여러 패키지 ECM+, Projects+, ELMA CRM+의 일부로 구현됩니다. KPI가 포함된 패키지도 있습니다.
인터페이스의 특징은 내장된 디자인 도구를 사용하여 사용자의 역할에 맞게 조정된다는 것입니다.
이는 참조 데이터에 대한 빠른 액세스와 다양한 프로세스, 특히 다양한 소스의 문서 처리 자동화를 제공합니다.
자료검색은 세부정보로 검색하는 절차가 있습니다. 검색 결과는 보고서로 생성될 수 있으며, 검색어를 통해 템플릿이 생성될 수 있습니다.
전원 공급 장치 작업을 위해 특수 하위 시스템이 할당되어 있어 교체 계획, 작업 구성, 전원 공급 장치 관리 및 모델링이 가능합니다.
보안 블록은 다양한 인증 방법을 지원하고 객체에 대한 액세스 유형별로 사용자 권한을 명확하게 설명합니다.
또한 디지털 서명이 사용되며 활성 사용자 수는 프로그래밍 방식으로 확인할 수 있습니다.
이 EDMS에도 단점이 있습니다. 예를 들어, 로컬 메일이 없습니다. 작업 생성 및 할당에 제한이 있으며, 오피스 애플리케이션에서의 등록은 구현되지 않습니다.
또한 첨부 파일을 보기 위한 기본 제공 도구가 없으며 표준 쿼리만 수행되며 중복 항목에 대한 자동 검색은 없습니다.
1C가 해결하는 문제: 문서 흐름 8
1C는 어떤 문제를 해결합니까? 문서 흐름 8: 사무; 정보의 저장 및 검색; 비즈니스 프로세스; 문서 라우팅; 근무 시간 회계.
", "논문" 및 1C: 문서 흐름. TAdviser 데이터베이스에서 이러한 솔루션의 점유율은 60%를 초과합니다.
동시에 지난 1년 동안 약 600개의 새로운 프로젝트에 대한 정보가 나타났습니다. 2019년에 TAdviser 데이터베이스는 Elma, Tesis, DirectumRX 및 1C: Document Flow 시스템 구현에 대한 정보로 가장 자주 업데이트되었습니다.
EDMS/ECM과 관련된 특정 회사의 모든 솔루션을 고려하여 공급업체별 구현을 고려하면 이 경우 2019년 말 기준 상위 5개는 다음과 같습니다: Directum, Elma, DoxVision 및 Haulmont .
2018
2018년 12월 현재 TAdviser EDMS/ECM 프로젝트 데이터베이스에는 51,000개 이상의 구현에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 즉, 2017년 12월부터 이전 보고서가 출판된 이후 약 700개의 신규 및 보관 프로젝트가 추가되었습니다.
사이트에서 확인할 수 있는 모든 프로젝트의 절반은 Directum, Elma, Docsvision, “Delo” 및 “Thesis” 등 5개의 국내 시스템에 의해 관리됩니다.
특정 공급업체의 모든 EDMS/ECM 클래스 제품 구현을 살펴보면 프로젝트 수 측면에서 상위 5개 제품은 다음과 같습니다: Directum, Elma, Electronic Office Systems(EOS), DoxVision 및 Haulmont.
2017
가장 널리 사용되는 EDMS/ECM 시스템
2017년 12월 초 기준으로 TAdviser EDMS/ECM 프로젝트 데이터베이스에는 약 4,440,000개의 구현에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 즉, 2016년 11월부터 이전 보고서가 출판된 이후 460개의 신규 및 보관 프로젝트가 추가되었습니다.
사이트에서 사용할 수 있는 정보인 전체 프로젝트의 절반 이상이 Directum, Docsvision, ELMA, Delo 및 1C: Document Flow의 5개 국내 시스템에 의해 관리됩니다.
특정 공급업체의 EDMS/ECM 클래스의 모든 제품 구현을 살펴보면 프로젝트 수 측면에서 상위 5개는 1년 전과 마찬가지로 다음과 같습니다. Directum, Electronic Office Systems(EOS), ELMA, DoxVision 및 1C.
2016
가장 널리 사용되는 EDMS/ECM 시스템
2016년 11월 초 현재 TAdviser 프로젝트 데이터베이스에는 다양한 산업 분야의 3,980개 EDMS/ECM 시스템 구현에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 해당 데이터에 따르면 Directum(677개 프로젝트), ELMA(446개), Delo(430개), DocsVision(428개) 및 1C: Document Flow(164개) 시스템을 사용하여 가장 많은 프로젝트가 완료되었습니다.
물론 이러한 수치는 실제 구현 수와는 거리가 멀습니다. 예를 들어 1C 회사의 웹 사이트에만 1C: Document Flow의 15,000개 이상의 구현에 대한 정보가 있기 때문입니다. 그럼에도 불구하고 제시된 데이터를 통해 우리는 러시아에서 어떤 시스템이 가장 자주 사용되는지 이해할 수 있습니다.
가장 자주 구현되는 상위 10개 시스템에는 Documentum과 SharePoint라는 두 가지 외국 솔루션만 표시됩니다. 이는 우선 외국 제품을 사용하는 프로젝트가 양이 아닌 양으로 이루어지기 때문입니다.
EDMS/ECM 구현 수에 따른 공급업체
위 그래프는 EDMS/ECM 클래스에 속하는 특정 벤더의 모든 시스템의 전체 구현을 보여줍니다. 동일한 공급업체의 두 개 이상의 솔루션이 하나의 프로젝트에 사용되었으며 TAdviser 데이터베이스에서 EDMS(ECM)로 분류된 경우 각 솔루션의 구현이 별도로 고려되었습니다.
2015
가장 널리 사용되는 EDMS/ECM 시스템
TAdviser에 따르면 전자 문서 관리 시스템인 "Delo"가 구현 횟수 측면에서 선두를 달리고 있습니다. 전체 관찰 기간 동안 TAdviser 데이터베이스에는 이 솔루션을 사용하여 완료된 418개의 프로젝트가 포함되어 있습니다. DocsVision을 사용하여 구현된 프로젝트 수는 약간 적습니다(416개 구현). 또한 양적 측면에서 상위 5개에는 ELMA, Directum 및 1C: Document Management 8 시스템(각각 393, 368 및 124)이 있습니다. 전체적으로 TAdviser 데이터베이스는 2015년 11월 현재 33,000개 이상의 프로젝트에 대한 정보를 포함하고 있습니다.
2014년에 완료된 모든 프로젝트 중 TAdviser 데이터베이스에는 약 500개가 있으며, 가장 많이 구현된 프로젝트는 ELMA, Directum, Delo, DocsVision 및 "
전자문서관리시스템(EDMS)전자 문서(예: 전자 문서 흐름) 작업을 전체 과정에서 구성하고 자동화할 수 있는 시스템(컴퓨터 프로그램, 소프트웨어 등)입니다. 수명주기. EDMS의 주요 기능에는 문서를 생성, 수정, 저장 및 라우팅하는 기능과 검색, 분류 등과 같은 다양한 서비스 기능이 포함되어야 합니다.
EDMS또한 직원 간의 상호 작용 프로세스(문서 전송, 작업 발행, 알림 전송 등)를 구성하고 자동화하기 위한 것입니다. 직원들은 회사의 고객에 대해 필요한 정보를 신속하게 얻을 수 있습니다. 이 경우 문서는 특정 표준 세부 정보 세트를 포함하는 정보 시스템의 구조화된 객체일 수도 있고 구조화되지 않은 객체(Word, Excel, .pdf, .jpg 파일 등)일 수도 있습니다. EDMS정보의 집합적 처리를 가능하게 하는 문서의 전자 아카이브와 비즈니스 프로세스(워크플로)를 자동화하는 시스템이 포함될 수 있습니다. 또한 EDMS는 BPM 시스템을 사용하는 옵션 중 하나입니다.
전통적으로 문서 자동화의 개념은 서신, 관리 및 조직 문서 등 작업과 관련되어 있습니다. 하지만 EDMS또한 각 문서를 수행해야 하는 작업과 연결할 수 있습니다. 이러한 시스템 덕분에 직원의 특정 업무 수행을 추적하는 것이 가능해졌습니다. 따라서 EDMS는 다음을 제공할 뿐만 아니라 효과적인 관리회사의 문서 흐름 및 정보 보안뿐만 아니라 문서 작업 실행 및 직원 생산성에 대한 통제력도 향상되었습니다.
전자문서관리시스템(EDMS)현재 민간 및 공공을 포함한 거의 모든 회사의 IT 인프라에 사용됩니다. 대부분의 회사는 이미 EDMS를 구현했거나 가까운 시일 내에 구현할 계획입니다. 전자 문서 관리 시스템은 점점 더 다양해지는 문제를 해결하고 회계 시스템과 통합하며 기업의 핵심 지표를 관리할 수 있습니다(KPI 또는 BSC 시스템 구축).
사용하여 EDMS기업은 투명하고 관리 가능해집니다. 가장 간단한 비즈니스 거래(예: 창고에서 상품 선적 또는 자재를 생산으로 이전)는 회계 시스템에 다음과 같은 형태로 반영됩니다. 전자 문서. 비즈니스 운영에는 비즈니스 프로세스 지표의 회계 및 기록이 수반될 수 있습니다. 축적된 지표 정보는 EDMS를 통해 최상위 지표로 통합되어 관리자 패널에 반영되는 균형성과표 시스템을 제공받게 됩니다.
전자문서관리시스템전자 문서의 단일 등록 가능성, 실행 책임자 추적과 함께 필요한 작업의 병렬 실행, 효과적으로 구성된 문서 검색 시스템 및 개발된 보고 시스템의 존재 등 여러 가지 장점이 있습니다. .
게다가, EDMS, 일반적으로 문서 및 프로젝트에 대한 그룹 작업을 위한 도구가 포함되어 있습니다. 스케줄링문서 작업을 위한 직원 로딩, 문서 작업 내역 유지, 원격 사무실 및 기업 부서와의 작업 보안. 예를 들어 러시아에서 가장 일반적인 플랫폼 "1C:Enterprise 8" EDMS이다 . 1C:Enterprise 8 플랫폼의 출현으로 1C 프로그램 제품군의 배포는 중소기업에서 기업 부문으로 방향이 바뀌었습니다. 전자 문서 관리는 이러한 기업을 위한 본격적인 정보 시스템의 속성인 반면, 워크플로 클래스 시스템과 고급 버전의 BPMS는 사무 직원 수가 1인 이상인 기업의 기업 정보 시스템의 표준 모듈입니다. 50명.
특정 산업에 국한되어서는 안 됩니다. 전자 문서 관리의 가장 일반적인 주요 옵션은 패키지 제품이며 1C 플랫폼의 EDMS도 예외는 아닙니다.
조건에서 현대 개발비즈니스 EDMS는 기업의 내부 자원을 절약할 수 있는 가능성과 함께 비용 최적화와 관련된 문제를 해결해야 합니다. 동시에, 가장 최선의 선택정보가 구현되었을 때 기업의 상황은 다음과 같습니다. 전자문서관리시스템구현 비용을 신속하게(2~3개월 내에) 회수할 수 있습니다. 필요조건이러한 구현을 위해 기업에는 프로세스 관리 분야에 대한 지식이 있고 비즈니스 프로세스를 설명하기 위한 표기 다이어그램 구성 기술이 있으며 EDMS를 구현하는 기업에서 발생하는 비즈니스 프로세스에 대해 상당히 잘 이해하고 있는 직원이 있어야 합니다. 공식화된 비즈니스 프로세스 다이어그램은 중요한 도움이 될 수 있습니다.
구현 EDMS기업의 경영진과 일반 직원 모두를 위해 비즈니스 프로세스를 최적화하고 인건비를 절약하는 문제를 항상 해결해야 합니다. 동시에 전자문서 관리가 관리 및 회계 시스템을 갖춘 단일 정보공간에서 운영될 때 구현 효과가 극대화됩니다. 이러한 결합된 시스템을 사용하면 훨씬 더 많은 문제를 해결할 수 있습니다.
표준 응용프로그램이 많이 있습니다. EDMS 1C 플랫폼에서는 계약 작업 자동화 등이 있습니다. 그러나 인사 문서 흐름, 출장 및 비용 보고서 작업, 응용 프로그램과 같은 문제를 해결합니다. 현금, 판매, 구매, 생산 및 창고 문서 흐름을 지원하는 프로세스는 단 하나의 솔루션으로 해결할 수 있습니다. 정보 시스템회계시스템으로. 예를 들어 1C 8 플랫폼에서 전자문서관리시스템 "PiterSoft: Process Management"또는
예를 들어 1C 8 플랫폼에서 전자문서관리시스템"1C: 급여 및 HR 관리" 또는 "1C: 제조 기업 관리" 제품을 사용하여 단일 데이터베이스에서 작업할 수 있습니다. 이를 통해 기능적 작업(예: 채용), 회계(급여 계산) 및 관리(생산)를 종합적으로 해결할 수 있습니다. 급여 인상 또는 벌금에 대한 동기 부여 결정), 상호 작용 및 정보 전송 작업(이전에 승인된 절차에 따라 프로세스에 관심 있는 모든 참가자에게 적시에 알림과 관련된 경로를 따라 문서 전달).
비즈니스의 성공적인 운영이 주로 문서 구성 메커니즘의 작동 방식에 달려 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 결국, 서류 작업은 즐거움을 가져다주지는 못하더라도 회사 경영에 있어 중요한 연결 고리입니다.
또한 문서는 시기적절하게 처리되어야 합니다. 그렇지 않으면 문서가 축적되어 분실될 수 있습니다. 손실 가능성을 피하기 위해 전자 문서 관리 시스템이 도입되었습니다.
이 기사에서는 다음 사항에 대해 설명합니다. EDMS란 무엇입니까? 어떤 유형, 장점, 단점이 있나요?
인터넷의 발달로 두꺼운 폴더와 먼지 쌓인 아카이브의 시대는 이제 과거의 일이 되었습니다. 이제 문서 작업 프로세스가 완전히 자동화되었습니다. 필요한 서류는 클릭 한 번으로 찾을 수 있고, 아카이빙은 사람의 개입이 전혀 없이 이루어집니다. EDMS는 기업에 이러한 기회를 제공합니다.
전자문서관리시스템(EDMS)은 문서를 처리할 수 있는 특수 소프트웨어입니다. 전자 양식. 즉, EDMS 덕분에 직원 간 문서 전송, 개별 업무 발행, 아카이브 등이 가능하다.
분명히 많은 조직이 전자 문서를 작성하고 저장하고 전송하는 방법을 알고 있습니다. 그러나 단순한 전자 형식은 법적 효력이 없습니다. 전자종이의 무게를 늘리기 위해서는 쌍방의 서명이 중요하다. 안에 이 경우, 문서는 특수 전자 서명으로 봉인되어야 합니다.
따라서 EDS는 두 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.
- 회사 내 직원 간 문서 흐름
- 사이의 문서 흐름 다양한 기업특별한 커뮤니케이션 채널을 통해 조직.
조직 내에서 EDMS를 사용하려면 특별한 소프트웨어가 필요합니다. 일반적으로 이러한 프로그램을 EDI 플랫폼이라고 합니다. 또한 해당 소프트웨어의 원활한 작동을 위해서는 추가 하드웨어가 필요합니다. 예를 들어 서버, 네트워크 채널 등이 있습니다.
서로 다른 두 회사 간의 서류 작업이 필요한 경우 전자 문서 관리 운영자가 필요합니다. 그러한 운영자는 좋은 조수가 될 것입니다. 결국 그는 메시지 전달 방법, 문서가 어떤 형식으로 전송되는지 확인하고 전자 서명 첨부를 요구 및 제어하며 문서를 독립적으로 저장 및 보관하는 방법 등을 알고 있습니다.
따라서 EDMS는 전체 비즈니스의 "순환 시스템"입니다. 이는 많은 시간을 절약하고 의심할 여지 없이 조직 전체의 업무에 긍정적인 영향을 미칩니다. 그러나 이러한 유형의 정보 처리에는 항상 이점이 있습니까? EDMS가 비즈니스에 피해를 줄 수 있나요? 이러한 질문에 대답하려면 전자 문서 관리의 긍정적인 측면과 부정적인 측면을 모두 고려해야 합니다.
EDI의 장점과 단점
다른 EDI 프로세스와 마찬가지로 장점과 단점이 모두 있습니다. 주요 매개 변수는 아래 표에 나와 있습니다.
 장점 |
 결함 |
|---|---|
|
|
중소기업의 전자문서 관리 유지에 드는 실제 비용
(*) 회사 규모가 작고 사업주 (또는 개인 기업가 자신)가 문서에 직접 서명하는 경우 비용이 최소화됩니다. 전자제품 구매로 구성되어 있습니다. 디지털 서명- 1500 루블 및 전자 문서 관리 서비스 이용 가능 - 100 루블부터.
소량의 경우 편집자는 Kontur.Diadoc 서비스를 권장합니다. 관세를 선택하시면 " 만능인“그러면 비용은 보낸 문서당 9루블에 불과합니다. 원본 문서를 우편으로 보내는 것과 비교하여, 여기서는 하나를 보내드립니다. 등록 등기 우편물해당 지역 내에서는 최소 50 루블이 될 것입니다. 차이점은 분명합니다.
이 시스템은 모든 신규 사용자에게 환영 보너스 전자 문서 전송 50건을 제공합니다.
표에서 볼 수 있듯이, 그럼에도 불구하고 긍정적인 측면 EDMS에는 부정적인 측면도 있습니다. 기본적으로 재료비로 귀결되는데, 이는 적지 않을 수 있습니다.
회사는 소프트웨어를 설치하고 필요한 장비를 구입하는 데 상당한 비용을 지출할 뿐만 아니라 특별한 기술이 없으면 전자 문서 관리 시스템이 작동하지 않는 직원을 고용해야 합니다. 그러한 직원에게도 급여를 지급해야 합니다. 그리고 이것은 또 다른 비용 항목입니다.
그러나 투자한 노력은 미래에 보상을 받을 것이며 EDMS를 사용하는 회사는 이익만 얻을 것이라는 점을 잊지 마십시오. 결국 정보 처리 시간을 절약할 뿐만 아니라 기록 보관소와 같은 서비스 비용을 크게 절감할 수 있습니다. 또한 전자 아카이브에는 추가 공간, 추가 사무용품 구매 및 기타 문제가 필요하지 않습니다.
전자문서관리시스템이란?
원칙적으로 전자문서를 생성, 전송, 수신, 서명할 수 있는 전자문서관리(EDM) 시스템입니다. 손으로 직접 서명한 종이와 동일합니다. 이끌다 전자문서관리, 전자서명 인증서가 필요합니다.
인터페이스는 일반적으로 상대방(EDI에 참여하는 파트너 및 고객)과 기본 탭인 문서를 포함하여 2-3개의 탭으로 구성됩니다. 이 탭에는 받은 편지함 및 보낸 편지함 섹션에서 보내고 받은 문서가 포함됩니다.
EDI의 종류
의심할 바 없이, 조직은 전자 문서 관리를 구현할 때 효율성을 크게 강조합니다. 특정 조직에 어떤 유형의 EDI가 가장 효과적인지 말하기는 어렵습니다. 그것은 모두 기업의 방향과 비즈니스 프로세스에 따라 달라집니다.
그러나 기능, 제어 기술, 구성 요소 등의 측면에서 EDI에는 일반적인 자격이 있습니다. 이와 관련하여 EDS의 주요 유형을 구분할 수 있습니다.
- 기록 보관 시스템. 이 유형은 기업의 사무를 수행하기 위한 것입니다. 또한 작업은 수직적 관리를 통해 허용되는 모든 규칙에 따라 수행됩니다. 상급에서 하급으로;
- 전자 아카이브. 이러한 시스템의 주요 목적은 문서 저장 작업을 구성하는 것입니다. 무엇보다도 이 프로그램을 통해 사용자는 필요한 용지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 그러나 그러한 시스템에서는 문서를 전송할 수 없습니다.
- 워크플로우 시스템. 이러한 유형의 시스템은 다음과 같은 사실 때문에 사용자들 사이에 널리 퍼져 있습니다. 주요 업무– 비즈니스 프로세스의 조직 및 자동화입니다. 이러한 소프트웨어를 사용하면 비즈니스 수행이 쉽고 문서 흐름은 작업 순간이 존재하는 이유일 뿐입니다.
- ECM 시스템. 이 소프트웨어를 통해 사용자는 조직의 관리 시스템에 혁신을 도입할 수 있습니다. 사용하여 복잡한 시스템, 아마도 문서, 서명, 작업 흐름, 직원 지식 등을 관리할 수 있습니다. 이 유형 EDI는 사용자에게 고급 기능을 제공하기 때문에 훨씬 더 비쌉니다.
각 유형의 EDMS가 이전 유형보다 커지고 사용자에게 더 많은 기회를 제공한다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 그러나 전자 문서 관리의 이점을 최대한 활용하려면 올바른 선택을 해야 합니다.
올바른 EDMS를 선택하는 방법
이미 언급했듯이 EDMS를 선택하는 것은 특별한 주의가 필요한 복잡한 프로세스입니다. 무엇보다도 회사 경영진이 고려해야 할 사항 엄청난 양기업의 방향, 직원 등과 같은 결정적인 요소
예를 들어, 상업 조직직원 간 및 파트너 간 EDS를 설정하는 것이 옳습니다. 이런 방법으로만 기업은 필요한 경제적 이익을 얻을 수 있습니다.
을 위한 정부 기관작업의 세부 사항에 집중하고 전자 아카이브 생성에 더 많은 관심을 기울이는 것이 좋습니다. 직원들과 함께 일할 수 있도록 교육하는 것도 필요합니다.
하나 또는 다른 EDMS를 선택할 때 시스템이 명시된 요구 사항을 충족하는지 고려하는 것이 중요합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 전체 기능;
- 사용 편의성;
- 이 시스템이 작업 프로세스에 어떤 속도로 구현될 것인가?
- 설정 가용성 및 유연성이 있어야 합니다.
- 시스템에 기능을 확장할 수 있는 능력이 있습니까?
- EDMS를 기업의 기존 소프트웨어에 적용하는 것이 가능합니까?
- 적응 용이성;
- 유효성 기술 지원. 그러한 지원이 높은 수준에 있는 것이 중요합니다.
- 제조사의 평판 등
이 사실을 고려하여 사용자는 다음 조치를 준수해야 합니다.
- 기능을 살펴보세요. “기회” 장에 특별한 주의를 기울일 필요가 있습니다. 제조업체가 프로그램에서 수행하는 작업 목록을 구체적으로 표시하는 것이 중요합니다. 구체적인 내용이 없으면 해당 EDMS 시스템을 폐기해야 합니다.
- 주제별 프레젠테이션의 가용성. 프로그램에 데모 자료가 포함되어 있어 사용자에게 기능 사용 방법을 설명하는 것이 중요합니다.
- 스크린샷을 연구하세요. 이렇게 하면 관리자는 기능이 실제로 단순한지, 명시된 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 있습니다.
- 실제 사용자의 리뷰를 꼭 읽어보세요. 최대 최선의 선택– YouTube에서 동영상 시청
- 많은 제조업체가 관리자에게 무료 평가판을 제공합니다. 이렇게 하면 사용자는 선택한 제품이 적합한지 여부를 이해할 수 있습니다.
- 상품 비용에 관해서는이 점이 구매자를 걱정할 수밖에 없다는 것이 분명합니다. EDS의 실제 비용이 얼마인지 판단하는 것은 어렵지만 이 수치 또는 저 수치를 구성하는 요소가 무엇인지 연구해 볼 가치가 있습니다. 따라서 가격표에 대한 자세한 연구는 구매자가 예상치 못한 비용과 비용을 피하는 데 도움이 될 것입니다.
무엇을 해야할지 기억할 가치가 있습니다 올바른 선택전문가만이 도움을 줄 것입니다. 따라서 EDMS의 선정 및 설치는 특별한 기술을 가진 사람의 세심한 주의 하에 이루어져야 합니다.
높은 비용으로 인해 우리나라의 모든 조직이 EDMS를 사용하는 것은 아닙니다. 현재는 그것뿐이다 대기업전자적으로 서류를 처리합니다. 그러나 모든 것이 변하고 있으며 가까운 시일 내에 EDMS의 도움을 받아 작업해야 할 필요성이 인식될 것이며 많은 회사에서 이를 수행할 여력이 있을 것입니다. e-비즈니스. 이는 그들이 가장 효과적이고 성공할 것임을 의미합니다!
전자 문서 관리 또는 EDI는 러시아 및 세계에서 가장 활발하게 발전하는 분야 중 하나로 간주될 수 있는 정보 기술 분야(동시에 대규모 법률 관계 분야)입니다. 조직 내에서 전자 문서 흐름을 구성할 수 있는 가장 인기 있는 소프트웨어 제품은 물론 그 본질, 개발 내역에 대해 알아봅시다.
전자 문서 관리(EDF): 정의 - 법률에 따른 정의 및 본질적
전자문서관리에 참여하려는 조직은 우선 이 용어가 실제로 무엇을 의미하는지 알아야 합니다. EDI 개념의 정의는 EDI 적용 영역의 특징적인 법적 관계를 직간접적으로 규제하는 법률 조항을 분석하거나 전문가의 대중적인 관점을 연구함으로써 찾을 수 있습니다.
관심 있는 정의를 검색하는 것부터 시작해 보겠습니다. 법적 틀.
한편으로, 전자 문서 관리는 특히 민간 조직(국가 및 지방자치단체에서는 상황이 다를 수 있지만 그 차이는 그리 크지 않음)에서 특별법에 의해 엄격하게 규제되는 영역 중 하나가 아니라는 점에 유의해야 합니다. 법률 제정. 반면, EDI 자체는 법적 관계의 다소 복잡한 영역으로, 그러한 법적 관계의 각 참가자는 다양한 권리와 의무를 가질 수 있습니다. 규정 수준(특별법 포함).
어떤 식으로든 "전자 문서 흐름" 개념의 정의는 다음과 같은 러시아 규정에 명확하게 명시되어 있지 않습니다. 연방 수준. 동시에 이 용어는 분명히 두 가지 구성 요소로 구성됩니다.
- "전자 문서"라는 문구.
전자 문서의 개념은 특히 2006년 7월 27일자 No. 149-FZ(링크) "정보"법 제2조의 조항에 공개되어 있습니다. 그러한 문서는 컴퓨터에 배치하거나 처리하고 컴퓨터 간 전송을 위해 전자 형식으로 문서화된 정보로 이해되어야 한다고 말합니다. 결과적으로, "문서화된 정보"에 의해 법은 문서를 통해 유형 매체에 기록된 정보를 이해하며, 이 정보(또는 해당 유형 매체)를 식별할 수 있는 세부 정보가 있습니다.
그렇다면 "문서화"란 무엇입니까? 이 단어의 의미를 밝히기 위해 국가 표준을 적용하는 것은 실수가 아닙니다. 따라서 GOST R 7.0.8-2013(링크)에서는 문서가 "확립된 규칙에 따라 매체에 정보를 기록하는 것"으로 이해되어야 한다고 명시하고 있습니다. 이 경우 데이터가 매체에 기록되는 컴퓨터 기술과 같은 다양한 문서 도구를 사용할 수 있습니다.
- "문서 흐름"이라는 단어.
분명한 이유로 첫 번째 문구보다 오래되었습니다. 그 정의는 소련에서 채택된 일부 규정에서 찾을 수 있습니다. 법적 강제아직). 따라서 1983년 소련 재무부가 승인한 "회계의 문서 및 문서 흐름에 관한 규정"(링크)에서는 문서 흐름을 하나의 움직임(생성, 수령, 처리, 보관)으로 규정하고 있습니다. 기본 문서. 이 정의는 오늘날 매우 관련이 있습니다. 이는 문서 순환의 일반적인주기와 완전히 일치하기 때문입니다. 현대 기업.
법을 직접 읽고(그리고 법적 유추의 원칙에 따라 수용 가능한 해석) 우리는 다음과 같은 결론을 내릴 수 있습니다. “전자 문서 흐름”은 다음을 통해 전자 매체에 기록된 정보의 생성, 수신, 처리 및 보관으로 이해되어야 합니다. 정해진 규칙 .
이는 이 정의를 충족하지 않는(또는 부분적으로 충족하는) 컴퓨터 처리가 어떤 상황에서도 "전자 문서 관리"로 간주될 수 없다는 것을 의미합니까? 물론 그렇지 않습니다. 적어도 가장 엄격한 법률이라 할지라도 법 집행 과정에서 법률 관계 규제의 질을 향상시키기 위해 규범에 대한 적응적인 해석을 허용한다는 사실 때문에 그렇습니다. 관할권.
따라서 우리는 특정 법률 규범, 특히 "전자 문서" 및 "문서 흐름" 개념의 정의를 확립하는 데 의존할 권리가 있지만 모든 경우에 이를 따를 의무는 없습니다. 더욱이 전문가들 사이에는 전자 문서 흐름의 개념에 대한 다양한 대체 해석이 있습니다. 둘 다 법률 규범을 기반으로 도출한 해석과 유사하고 매우 독창적입니다.
예를 들어, 널리 사용되는 접근 방식은 "전자 문서 관리"가 다음과 같은 문서를 한 컴퓨터(컴퓨터 저장 장치의 논리적 부분)에서 다른 컴퓨터(다른 논리적 부분)로 전송하는 것입니다.
- 목적이 유사한 비전자적 문서 흐름 개체를 특징짓는 것과 동일한 법적 효력을 갖습니다.
- 목적이 유사한 비전자적 문서 흐름 개체와 근본적인 유사성과 공통 적용 범위를 갖습니다.
동시에 전자 문서는 원칙적으로 통합 및 무료 등 모든 형식을 가질 수 있습니다(해당 문서의 파일 형식은 물론 텍스트, 그림 또는 비디오 등일 수 있음).
따라서 전자 문서 흐름의 정의는 전자 문서와 비전자 문서를 비교하는 맥락에서 "유사한 법적 효력" 및 "기본 유사성 및 공통성"과 같은 문구를 사용할 것을 제안합니다. 결과적으로 전자 문서 관리의 목적은 다음과 같습니다.
- 비전자적 유사체를 갖는 문서(원칙적으로 형성될 수 있음)
- 비전자적 아날로그를 기반으로 생성할 수 있는 문서(또는 반대로 비전자적 아날로그 생성의 기반이 될 수 있음).
고려중인 접근 방식을 사용하면 시스템 파일, 스크립트, 해시 테이블과 같은 유형의 정보와 같은 전자 문서 관리 개체 중에서 "제거"할 수 있습니다. "적용의 공통성" 관점 또는 법적 강제 관점에서) - 위에서 논의한 연방법에 명시된 "전자 문서"의 기준을 충족할 수 있지만 동일한 법적 기준에 따른 "문서 흐름").
문서 흐름의 주제 이전 - 예를 들어, 상업 기업, 실제로 EDI의 대상으로 간주될 수 없는 다른 전자 문서로부터 전자 문서를 "격리"하는 작업이 전혀 없을 수도 있습니다. 동시에 현지 규정이 조직의 전자 문서 관리에 대한 규칙을 설정할 때 그러한 기업은 어떤 식으로든 이 개념을 공식 공식에 통합해야 합니다. 이것이 없으면 전자 문서 처리를 담당하는 직원은 해당 책임 대상이 없기 때문에 자동으로 모든 책임이 중단됩니다(그리고 그에게 아무것도 요청할 수 없습니다).
따라서 조직의 전자 문서 흐름에 대한 현지 표준을 설정할 때 상대적으로 "전자 문서 흐름"이라는 용어를 정의하는 두 가지 접근 방식 중 하나에 집중할 수 있습니다.
- 현행 규정 수준에서 '전자 문서'와 '문서 흐름' 개념 공개를 기반으로 한 접근 방식
- "법적 동일"(또는 "유사한 적용 범위") 유사성을 갖지 않기 때문에(형성할 수 없음) EDI 개체를 전자 정보에서 분리하는 방식 , 전자적으로 사용되지 않습니다.
따라서 전자 문서 흐름을 담당하는 직원이 특정 문서 처리를 담당하지 않는 상황을 피하기 위해 기업은 어떤 문서가 조직 내 전자 문서 흐름의 대상으로 간주되고 어떤 문서가 처리될 것인지 현지 규정에 명시해야 합니다. 첫 번째 또는 두 번째 기준(또는 기업이 독립적으로 개발한 다른 기준)을 기반으로 하지 않습니다.
원칙적으로 회사에 EDI가 필요한 이유를 파악하는 데 도움이 될 것입니다.
EDI를 구현하면 기업에 어떤 이점이 있습니까?
종이 문서와 비교하여 조직 및 개인 기업가에서 전자 문서 관리의 가장 확실한 이점은 다음과 같습니다.
- 문서 거래의 추적성 보장.
이러한 "추적성"은 EDI가 표시되는 형식에 따라 달라질 수 있습니다. 그러나 이것이 "복사하여 붙여넣기" 수준의 문서 흐름이더라도 각 파일은 특히 다음을 반영하는 기본 속성에 의해 할당됩니다.
- 창조 시간;
- 편집시간;
- 개장 시간.
"시스템" EDI - 전문 프로그램을 사용하여 수행됨 - 전자 문서 관리 시스템(나중에 자세히 설명함)은 실제 거래 실행뿐만 아니라 전자 문서를 기반으로 기록하는 기능이 특징입니다. 또한 해당 문서의 속성과 관련된 경제적 사건도 포함됩니다. 이 기능 덕분에 사업은 소유주, 경영진, 잠재적 투자자 등 모든 이해관계자에게 투명해집니다.
- 문서 처리 효율성을 높이고 결과적으로 기업의 생산 성능을 향상시킵니다.
전자 문서는 거의 항상 종이 문서보다 훨씬 빠르게 작성 및 전송(필요한 경우 수정, 복제)됩니다. 아마도 이러한 전자문서관리의 장점은 핵심이라 불러야 할 것 같습니다. 이 논문에 대한 반론은 아마도 기업의 EDI 시스템에서 주기적으로 기술적 오류가 발생하는 것뿐만 아니라 사용자 관련 문제의 출현일 수 있습니다. 즉, 한 명 또는 다른 직원이 필요한 EDI 기능을 올바르게 사용하는 방법을 모르는 경우입니다. 특정 순간에. 실제로 이러한 상황에서는 문서 흐름이 크게 "느려지지만"조직의 전자 문서 관리 시스템 구현을 적절하게 준비하면 발생 가능성이 최소화됩니다.
전자 문서 흐름의 틀 내에서 일하는 회사 직원은 자신의 능력을 향상시킬 수 있는 모든 기회를 갖습니다. 생산 지표- 종이 문서 흐름에서 관찰되는 것과 비교. 문서 작업에 소요되는 시간을 줄이면 본업에 집중할 수 있습니다.
또한 위에서 언급한 "추적성"으로 인해 고려 중인 단락에 반영된 이점이 형성됩니다. 문서 이동의 투명성 덕분에 경영진은 부하 직원의 작업을 제어할 수 있는 기회를 갖게 됩니다. 객관적인 평가를 제공하고 지침 및 지침 준수 여부를 모니터링합니다. 이 모든 작업이 매우 신속하게 수행됩니다.
- 암호화 또는 접근 제한, 백업을 이용한 정보 보호.
디지털 기술을 사용하면 전자 문서와 그 콘텐츠에 대한 접근이 매우 안전해질 수 있습니다. 동시에 특정 범주의 사용자에 대해 특정 문서에 대해 서로 다른 액세스 권한을 설정하는 것도 가능합니다. 유효성 필요한 수량또한 분산 매체에 있는 EDI 객체의 백업 복사본 - 일반 보장을 위한 중요한 조건 높은 수준데이터 보호.
종이에 있는 데이터는 매우 효과적인 한두 가지 방법으로 보호할 수 있습니다. 그리고 거의 항상 문서를 안전한 곳에(또는 무료로 접근할 수 있도록 보호되는 다른 장소에) 두는 것입니다. 물론 어떤 곳에서는 데이터 보안을 보장하는 이 방법이 더 안정적이지만 정보 기밀성에 대한 현대적인 위협 목록에서 상대적으로 말하면 암호화 보호 대신 금고를 사용해야 하는 위협은 처음부터 멀리 떨어져 있습니다.
- 비즈니스 프로세스의 일반적인 가속화( 내부 커뮤니케이션적어도 상대방이 EDI를 사용할 때 - 외부 측면에서도 마찬가지입니다.
조직의 전자 문서 관리 프레임워크 내에서 직원이나 관리자가 필요한 정보를 검색하는 것은 일반적으로 종이에 기록된 데이터 검색과 비교할 때 비교할 수 없을 정도로 빠르게 수행됩니다. 많은 경우 인건비 측면에서 중요한 추가 작업을 수행하지 않고 요청 결과만 수신하는 경우 인간의 참여를 최소화하면서 주어진 알고리즘에 따라 수행됩니다.
- 문서를 사용하여 원격 작업을 구성하는 기능(회사 내 직원 간 상호 작용 수준 및 계약자와의 상호 작용 측면 모두)
인터넷(및 기타 네트워크 통신을 위한 기타 인프라) 덕분에 직원은 직장뿐만 아니라 적어도 집에서 원격으로 주요 문서로 작업할 수 있습니다. 동시에 암호화 기술 덕분에 문서에 대한 액세스에 필요한 보안이 보장됩니다.
- 종이 문서 흐름을 보장하기 위한 비용 절감(최소화)- 대표:
- 종이 자체를 구매하는 것;
- 프린터 구매 및 유지 관리;
- 필요한 사무용품 구매;
- 운송 회사(종이 배달), IT 전문가(프린터 설치 및 유지 관리) 서비스에 대한 지불.
종이에 인쇄된 문서는 공간만 차지하는 특수 보관소에 보관해야 합니다(예: 금속 금고 구입 등의 준비가 필요함). 이는 직접 비용이며 관련 문서가 EDI로 전송되면 중단됩니다.
프린터를 사용하지 않을 때에도 에너지가 절약됩니다. 전기에 관한 이론은 논란의 여지가 있지만 조직에서 전자 문서 흐름을 보장하려면 콘센트에서 전원을 공급받는 고성능 서버와 지속적으로 실행되는 라우터를 사용해야 하는 경우가 많습니다. 전체적으로 그들은 많은 에너지를 소비합니다.
EDI의 명백한 단점에 대해 이야기하는 것이 유용할 것입니다.
단점은 무엇입니까
번호까지 병목 현상 EDI 애플리케이션에는 다음이 포함됩니다.
- 해커 방법을 사용한 데이터 가로채기 위험.
안전한 장소에 종이에 정보를 저장하는 것이 더 나은 경우가 바로 여기에 있습니다. 전자 문서 관리 시스템이 러시아와 전 세계에 확산됨에 따라 해커들은 전자 문서에 대한 무단 액세스를 얻기 위한 점점 더 정교한 수단을 만들고 있습니다. 물론 암호화 및 바이러스 백신 보호 덕분에 승인되지 않은 사람이 EDI 개체에 액세스할 가능성은 최소화될 수 있지만 여전히 그럴 가능성은 있습니다.
- 문서로 거래를 수행하는 자의 사실 입증 불가능.
전자문서에 대한 모든 작업은 사람이 아닌 컴퓨터에 의해 정식으로 수행됩니다. PC가 사용자의 의지에 따라 정확하게 문서를 처리한다는 사실은 기본적으로 "증명"된 것으로 간주되지 않습니다. 이에 대한 기술적으로 완벽한 확인이 있어야 합니다. 세계 최고의 IT 전문가들이 아직 순수한 형태로 개발하지 못했지만 현재로서는 필요한 경우 (예 : 기업 간의 법적 분쟁) 다양한 간접적 증거가 고려됩니다. 다양한 판례는 개인의 문서 처리를 확인하는 데 가장 신뢰할 수 있는 도구인 전자 디지털 서명의 사용이 정확하게는 간접적인 증거임을 보여줍니다.
결과적으로 전자 문서 관리는 실제로 널리 보급되지 않았습니다(또는 제한된 범위의 기능으로 사용됨). 특히 다음과 같습니다.
- 신용 및 금융 법적 관계의 초기 단계에서 은행이 계좌를 개설했거나 컴퓨터 바이러스에 대출을 한 것으로 밝혀지지 않았습니다 (그러나 때로는 이런 일이 발생함).
- 공증인 법적 관계에서 - 공증인이 가상 인물이 아닌 자신 앞에 있는 사람을 보는 것이 바람직한 경우
- 이민 법률 관계에서 - 국경 수비대가 그 사람과 그의 종이 문서를 보지 않고 사람을 해외로 내보내는 것(또는 그를 국내로 들여보내는 것)에 동의하지 않을 것 같은 경우.
- 문서 흐름 주제의 의존성 다양한 유형외부 인프라:
- 연락;
- 컴퓨터 공급 및 유지 관리와 관련된 서비스;
- 정보 보안넓은 의미에서(디지털 서명 공급자와 바이러스 백신 개발자가 포함될 수 있습니다. 둘 다 정보 보호를 보장하기 위해 어떤 식으로든 솔루션을 만들기 때문입니다).
이러한 인프라 중 하나라도 실패하면 문서 흐름이 갑자기 중단될 수 있습니다. 그리고 종이를 사용하는 경우 문서 흐름의 주제는 "자신에게" 맡겨져 있으며 엄밀히 말하면 기술적으로 누구에게도 의존하지 않습니다. (프린터가 고장나더라도 원하는 경우 다음과 같이 필요한 문서를 작성할 수 있습니다. 손).
조직에 전자 문서 관리를 도입하는 것의 장점을 확신하고 있는(그리고 그러한 문서 관리의 단점을 고려한) 회사는 이 구현을 수행해야 합니다. 대략적으로 말하자면, 회사에 하나 이상의 생산 문서가 처리되는 컴퓨터가 하나 이상 있는 경우 적어도 "풀뿌리" 수준에서는 전자 문서 흐름이 있다고 가정할 수 있습니다.
그러나 이 논문은 진지하게 받아들여져서는 안 된다. 실제 적용조직의 전자 문서 관리 현대 무대문제가 "복사-붙여넣기" 절차로 제한되는 것보다 더 높은 수준에서 여전히 수행됩니다. 오늘날 EDI는 전자 문서 관리 시스템 또는 EDMS(경우에 따라 소프트웨어 제품을 특수한 유형의 문서 관리 플랫폼인 ECM으로 전환할 수 있는 기능으로 보완되는) 특수 소프트웨어 제품의 작동 중에 구현됩니다.
EDMS가 무엇인지(그리고 유사한 ECM 시스템과 어떤 관련이 있는지) 자세히 살펴보겠습니다.
EDMS란 무엇이며 ECM 시스템과 어떻게 다릅니까?
위에서 우리는 "전자 문서 관리" 개념에 대한 몇 가지 대중적인 정의를 살펴보았습니다. 주요 목적은 분명히 전자 문서입니다. "생성, 수신, 처리, 보관"할 수 있는 개체입니다. 기본 회계 문서 흐름에 대해).
핵심과제문서 흐름을 수행하는 사용자의 "생성, 수신, 처리, 보관"(이 용어의 용량을 사용하여 EDI 프레임워크 내에서 주요 작업을 나타낼 때 이러한 용어로 제한하는 데 동의합니다)은 다음 기록을 유지하는 것으로 구성됩니다. 문서로 이러한 작업을 수행합니다. 그는 언제, 누구에 의해(어떤 목적으로, 어떤 결과로) 이 문서 또는 해당 문서가 "생성, 수신, 처리, 보관"되었는지 알아야 합니다.
관련 기록은 다음과 같이 보관될 수 있습니다.
- 사용자가 수동으로- 기본적으로 저장 매체를 서비스하는 운영 체제에서 제공하는 기능과 해당 저장 매체에서 사용하는 프로그램의 기능(제한된 범위, 보통 또는 매우 적극적으로 사용할 수 있음)을 고려합니다.
예를 들어, 개인 기업가매우 간단한 구조로 사업을 운영하고 1~2명의 상대방과 협력하여 사업에 사용되는 데이터 처리에 대한 여러 가지 간단한 규칙을 (사실 스스로) 설정할 수 있습니다. 또는 그는 스스로 결정한 빈도로 다음을 수행할 수 있습니다.
- 이메일로 상대방에게 송장(또는 송장)을 요청합니다.
- 이를 귀하의 "데스크톱"에 다운로드한 다음 전자 디지털 서명을 사용하여 서명하고 우편으로 상대방에게 다시 보냅니다.
기업가의 전체 전자 문서 흐름은 말 그대로 몇 가지 작업으로 줄어들 것입니다. 이는 추가 소프트웨어를 사용할 필요가 없습니다. Windows와 서버를 사용하여 얻을 수 있습니다. 이메일. 이를 통해 개별 기업가가 사용하는 문서의 "생성, 수령, 처리 및 보관"에 대한 완전한 기록을 유지할 수 있습니다.
- 특별 프로그램문서 흐름EDMS(프로그램 세트)가 자동으로- 시스템 알고리즘의 프레임워크 내에서(각각 제한된 활성, 보통 또는 매우 활성 사용자 참여)
EDMS는 그러한 프로그램이 될 것입니다. 지정된 규칙에 따라 데이터의 "생성, 수신, 처리 및 보관"에 대한 시기적절하고 정확한 회계가 보장됩니다. 또한 EDMS 기능에는 사용자가 회계 거래를 수행하는 데 도움이 되는 옵션이 포함될 수 있습니다. 예를 들어 Windows 탐색기에 비해 더 편리한 파일 프로그램의 사용을 제안합니다.
동시에 특정 EDMS는 전자 문서의 특정 작업을 "전문화"할 수 있습니다. 따라서 주로 다음과 같은 작업에 적합한 시스템이 있습니다.
- 기업 사무의 틀 내에서 문서 회계 처리
- 보관 문서 회계;
- 워크플로와 관련된 문서에 대한 회계 처리 - 워크플로.
작업 흐름은 비즈니스 관리의 특정 영역, 즉 사업주, 관리자, 일반 직원에 대한 인간 행동의 일반적인 순서입니다. 이메일에서 송장을 받고 전자 디지털 서명으로 서명한 후 상대방에게 다시 보내는 것은 위 예에서 개별 기업가의 작업 흐름의 일부입니다. 대기업의 경우 Workflow는 확실히 훨씬 더 복잡할 것이며, 구성 작업을 설명하려면 EDMS를 사용해야 할 것이 거의 확실합니다.
물론 모든 종류에서 위의 작업을 지원하는 다양한 범용 문서 관리 프로그램(EDMS)이 있습니다. 동시에, 많은 경우 EDMS 개발자는 다음을 제공하는 기능으로 프로그램을 보완합니다.
- 전자 문서의 수집(축적), 저장 및 전송 자동화;
- 회사 내부 및 외부 문서 이동에 필요한 보안 수준
- 필요한 경우 - 문서 생성, 편집 및 수정 내부 수단;
- 여러 사용자가 하나의 문서로 공동 작업합니다.
위에 나열된 기능 중 하나 이상이 존재하는 경우(실제로 해당 목록이 훨씬 더 넓을 수 있음에도 불구하고) 범용(경우에 따라 고도로 전문화된) EDMS는 보다 기능적인 솔루션인 ECM의 특성을 획득합니다. 전자 문서 관리를 구성하기 위한 최신 소프트웨어 시장에는 그러한 솔루션이 점점 더 많아지고 있으므로 때로는 러시아어 약어 EDMS가 외국 ECM으로 식별됩니다. 대부분의 경우 여기에는 오류가 없습니다. 그러나 EDMS와 ECM 간의 근본적인 차이점은 여전히 살펴볼 필요가 있습니다.
EDMS(외국 소스에서는 약어 EDMS에 해당함)는 주로 문서 거래에 대한 회계 처리입니다(때로는 문서 작성 지원). ECM은 회계뿐만 아니라 다음도 수행합니다.
- 많은 경우 - 구현에 대한 지원;
- EDMS에 일반적인 다양한 기능을 동시에 제공합니다.
- 추가 기능(그러나 어떤 식으로든 EDI와 직간접적으로 관련됨).
어떤 방식으로든 일반적인 ECM 시스템은 다음을 제공합니다.
- 문서 입력, 생성, 가져오기;
- 문서 등록;
- 데이터 인식;
- 문서 색인화;
- 필요한 데이터 검색 보장
- 문서의 네트워크 교환 보장;
- 문서화되지 않은 추가 데이터(예: 기업 채팅의 메시지 및 파일)의 교환을 보장합니다.
- 문서 내용 보호 및 문서 접근
- 출력, 문서 내보내기.
지정된 기능(전체 또는 특정 조합)을 지원하는 일반적인 EDMS는 어떻게 작동합니까? 일반적으로 기업의 전자 문서 흐름은 문서 흐름을 특징짓는 우리에게 친숙한 일반적인 작업 내용을 기반으로 결정될 수 있는 단계로 구성된 일반적인 주기 내에서 전자 문서의 유통으로 구성됩니다..
다음과 같은 단계에 대해 이야기하겠습니다.
- 문서등록(생성, 수신).
문서를 생성할 때 EDMS는 문서에 설정된 식별자를 할당합니다(또는 기본적으로 파일에 할당된 식별자를 읽습니다). 이후에 이 식별자를 사용하여 시스템은 문서가 추가로 처리되는 방식을 추적합니다(실제로 문서가 처리되지 않은 경우 처리되지 않는다는 사실도 설정합니다).
- 처리를 반영하는 거래 회계(편집, 전송, 게시) 문서 - 위에 언급된 식별자를 사용합니다.
EDMS 기능이 문서를 직접 처리하기 위한 옵션을 제공하는 경우(이 경우 ECM 시스템의 기능에 대해 이야기하는 것이 타당함) 식별자에 대한 정보는 이러한 옵션 사용 사실을 반영하는 기록과 동기화될 수 있습니다.
- 문서 보관 회계.
즉, 장기 보관을 위한 매체로 이동하는 것입니다(단, 빠른 액세스 가능성을 보장하면서). 마찬가지로 EDMS(대부분 ECM 시스템)에서 보관 도구를 제공할 수 있습니다. 이 경우, 그 이용기록도 보관됩니다.
이제 EDMS 부문에 어떤 솔루션이 있는지, 어떤 부문으로 분류되는지 자세히 알아보세요.
전자 문서 관리 시스템의 유형은 무엇입니까 EDMS: 제품 분류
전문가들은 다음과 같은 주요 EDI 시스템 유형을 식별합니다.
- 비즈니스 프로세스를 최적화하기 위해 문서 흐름을 제공하는 시스템.
이러한 시스템은 비즈니스 관리와 관련된 각 문서의 전체 순환을 수행하도록 설계되었습니다. "최적화" 솔루션의 주요 특징은 회사에 확립된 문서 흐름 규칙에 따라 요구되는 경우 모든 생산 현장에서 비즈니스 프로세스의 문서화를 보장하는 기능입니다.
- 일반 기업 EDMS.
이는 비즈니스 프로세스 회계에 필요한 현지화를 항상 제공하지는 않지만 모든 산업에서 사용하기에 적합한 보편적인 솔루션입니다. 일반적으로 작은 범위에 제시된 EDI 개체를 처리하도록 설계되었습니다.
- 고도로 전문화된 시스템.
예를 들어 워크플로 관리 시스템이 있습니다. 다양한 프로세스에서 기업 직원이 사용하는 파일 배포 경로를 최대한 최적화하도록 설계되었습니다. 일반적으로 작업 흐름 관리가 다른 기능과 함께 기능 중 하나일 뿐이며 항상 기본은 아닌 EDMS에 비해 더 효과적입니다.
동시에 이러한 각 유형의 솔루션 내에서 EDMS의 특징인 기능의 다양한 조합을 찾을 수 있습니다(결과적으로 특정 제품 유형 간의 경계를 설정하는 것이 때로는 매우 어렵습니다).
위의 EDS 분류가 일반적인 유일한 분류는 아닙니다. 다른 것들도 있습니다. 예를 들어, EDI 객체 식별자를 처리하는 방법의 기준에 따라 EDI 시스템을 구분하는 것과 관련된 것입니다.
사실 전자 문서 관리 시스템의 프레임워크 내에서 위에서 설명한 EDI 개체 식별자 처리, 즉 해당 속성(객체 작업을 추적할 수 있음)이 수행됩니다. 실제로 최신 EDMS의 EDI 개체 식별자와 파일 자체는 일반적으로 분산 저장됩니다. 특별 카탈로그. 이는 EDMS와 기존 컴퓨터 파일 시스템의 근본적인 차이점입니다. 파일에는 일반적으로 외부 식별자가 첨부되어 있지 않습니다(예: 파일 편집 시간 식별자 등 파일 자체에 포함된 기본 내부 식별자만 있음). 위에서 논의한 "풀뿌리"수준의 문서 거래 회계에 포함됩니다.
따라서 전자 문서 관리 시스템 자체의 효율성은 결정적인 정도는 아니지만 크게 EDMS 개체인 파일의 식별자가 저장되는 디렉터리 관리 인프라의 효율성에 따라 달라집니다. 고려되는 파일 유형, 파일 수 및 요청 강도(파일 읽기, 편집, 복사 등 목적별로 분류할 수도 있음)에 따라 최적의 디렉토리 유형이 선택됩니다.
전자 문서 관리 시스템의 최신 개발자는 이러한 카탈로그의 기능을 보장하기 위한 두 가지 기본 원칙(따라서 속성 처리 방법 기준에 따라 분류된 두 가지 유형의 EDMS)을 제공합니다.
- EDMS의 주요 작업 모듈인 프로그램에서 내부 데이터베이스를 사용합니다.
- 외부의 사용 - 게다가 많은 경우 표준화된 범용 데이터베이스(종종 오픈 소스이므로 경쟁업체가 액세스할 수 있음).
상대적으로 적은 양의 문서 순환을 보장하도록 설계된 전자 문서 관리 시스템에서는 데이터베이스가 전혀 없을 수 있습니다. 식별자는 컴퓨터의 일반 폴더에 배치되지만 이에 대한 효과적인 액세스는 구성됩니다. 실제로 이것이 속성을 관리하는 세 번째 방법입니다. 그러나 이것이 사용된다면 EDI 시스템은 훨씬 더 어려워질 것입니다.
- 식별자에 대한 사용자 액세스 제한을 보장합니다.
- 필요한 데이터 처리 속도를 제공합니다.
동시에 EDMS에서 데이터베이스 사용을 구현하는 것은 시스템 개발 비용을 크게 증가시키는 절차입니다. 최종 사용자의 경우, 특히 그의 활동에 상당한 양의 문서 처리가 포함되지 않는 경우 전자 문서 관리 시스템을 선택할 때(기존 플랫폼을 계속 사용하기로 결정) 비용 요소가 중요할 수 있습니다.
이제 EDMS 구현으로 어떤 특정 작업이 해결되는지(그리고 EDI 시스템이 비즈니스 효율성에 큰 영향을 미치지 않는 경우)에 대해 이야기해 보겠습니다.
EDMS는 어떤 문제를 해결하고 어떤 문제를 해결하지 않습니까?
EDMS 사용의 가장 큰 실질적인 이점다음과 관련된 문제를 해결할 때 추적할 수 있습니다.
- 필요한 문서에 대한 최적화된 검색으로.
전자 문서 관리 시스템을 사용하면 Windows 탐색기(또는 이메일 클라이언트에 내장된 검색 시스템 - 우리가 검토한 워크플로 기업가 사례의 경우)를 통해 검색할 때보다 더 빠르게 문서를 찾을 수 있다고 가정합니다. 빠른 검색문서에는 전자 문서 관리 프로그램 EDMS에 수신자에게 즉각적인 보기, 편집, 보내기(전달) 옵션이 포함될 수 있습니다(대부분 이 경우 ECM 세그먼트의 제품에 대해 이야기할 것임).
- 관심 문서의 상태를 제어합니다..
이 기능은 우선 기업의 책임자에게 흥미로울 것입니다. 하나 또는 다른 관리 문서를 하위 직원에게 보낸 후 전자 문서 관리 시스템을 사용하여 주문 실행을 추적할 수 있습니다. 그러한 실행의 지연을 기록하십시오). 또는 다음과 같이 유지하십시오. 피드백하위 직원과 함께(EDMS에 그러한 기능이 있는 경우 - EDMS 기능을 ECM 시스템에 더 가깝게 만드는 기능 중 하나로 분류될 수도 있음에도 불구하고)
Explorer와 Mailer에는 분명히 그러한 기능이 없습니다(만약 그렇다면 일반적으로 대기업 수준으로 확장되지 않습니다).
- 강도가 작업자의 생산성에 따라 달라지는 경우 옵션으로 공통 인터페이스를 사용하여 EDI 개체 교환을 위한 절차 표준화를 통해 집중적인 이직 중 문서를 고려하고 실제로 이러한 이직을 직접 구현합니다.
따라서 개별 기업가와 상대방이 송장을 교환하고 상대적으로 각자가 자체 메일 프로그램을 사용하는 경우 개별 기업가와 상대방이 사용하는 경우보다 문서 흐름 속도가 느려집니다. 공통 시스템전자 문서 관리: 송장 배송 절차가 즉각적으로 이루어집니다.
- 노동 집약적인 서류 문서 절차 수 감소.
때때로 종이 문서를 목록화하고 기록해야 하며 모두 "수동으로" 수행해야 합니다. 그러한 문서를 번역할 때 전자 양식"유지 관리" 시간이 크게 줄어들며 실제로 최소한으로 단축됩니다.
- 문서의 현재 위치 설정으로.
이 기능은 일반적으로 제어 기능과 관련이 있지만 실행을 위해 전송될 뿐만 아니라 원칙적으로 어딘가에 있는 문서를 신속하게 감지하므로 다소 더 광범위합니다. EDMS에 색인된 문서가 올바르게 작동한다면 이를 잃는 것은 거의 불가능합니다.
결과적으로 EDMS는 다음과 관련된 문제를 해결하는 데 그다지 효과적이지 않습니다.:
- 문서 이동 경로 변경 및 선택으로.
전자 문서 관리 시스템은 본질적으로 EDI 개체의 "크고 편리한" 카드 색인이지만 열람자도 편집자도 아니며 이를 수신하고 배포하는 수단도 아닙니다. 이러한 각 문제를 해결하기 위해 별도의 유형의 소프트웨어가 사용됩니다. EDMS 프로그램은 기본적으로 텍스트, 비디오, 사진 등 어떤 종류의 파일이 "카드 파일"에 저장되는지 신경 쓰지 않습니다. 각각은 단일 구성표에 따라 속성이 할당됩니다. 가능한 해결책 EDMS가 처음에 해결하도록 설계된 작업입니다.
그러나 ECM 시스템은 보다 기능적인 전자 문서 관리 시스템 유형이므로 이러한 문제를 해결하는 데 적합할 수 있습니다.
- 문서 업데이트(동기화, 승인) 포함.
이 기능은 첫 번째 기능에 가깝고 문서 흐름 경로 선택의 세부 사항을 반영하여 정보 흐름 형성의 소스 중 하나가 될 수 있습니다. 동시에 경로를 고려하더라도 파일을 직접 편집하는 작업이 포함됩니다. 문서는 사용자가 수동으로 업데이트하거나 자동 알고리즘을 기반으로 업데이트할 수 있습니다. EDMS - ECM 형식으로 첫 번째 업데이트 방법을 지원하는 경우가 많지만 두 번째 업데이트 방법은 거의 지원하지 않습니다.
자동 문서 업데이트에는 알고리즘 사용이 포함됩니다. 이 알고리즘은 많은 경우 서로 다른 파일의 동시 처리를 보장하도록 설계되었으며 그 결과 해당 파일과 관련된 다른 파일이 변경될 수 있습니다. 예를 들어, 고려되는 문서가 급여 명세서인 경우 급여 계산에 영향을 미치는 회계 문서(예: 출석부)의 데이터가 변경되면 이를 조정해야 합니다. EDMS(및 일반적으로 ECM 시스템도)는 일반적으로 이러한 조정을 자동으로 수행하기에 충분한 성능을 제공하지 않습니다. 그러나 이 조정 순서(파일에 액세스하는 사실은 물론)를 추적할 수 있습니다. 그 기반으로 만들어졌습니다.)
경우에 따라 전자 문서 관리 시스템은 담당 직원의 다양한 문서 변경 사항을 조정하기 위해 수립된 법적 절차를 크게 단축할 수 있습니다. 따라서 기업에서 급여 명세서가 승인되면 승인됩니다. 수석 회계사총책임자와의 합의에 따라 EDMS는 합의된 문서를 회계사가 관리자에게(또는 다시) 신속하게 보내기 위한 특별한 도구를 제공할 수 있습니다.
- 문서 이동 시뮬레이션 포함(예를 들어 이동을 위한 동일한 최적 경로를 설정하기 위해)
EDMS는 현재 경로를 따라 문서를 보내는 것이 어느 정도까지 권장되는지 어떤 방식으로든 분석하지 않고 순수한 형태로 문서를 사용합니다. 로컬 네트워크, 인터넷 또는 물리적 매체를 통한 전송 및 수신과 같은 문서 전달 방법은 고려되지 않습니다.
문서 이동 모델링과 관련된 문제를 해결하기 위해 특별한 BPM 솔루션이 사용됩니다. 동시에, 여기에 구현된 모델링 알고리즘은 전자 문서 관리 시스템의 레지스트리로부터 분석을 위한 데이터를 얻는 기능을 제공할 수 있습니다. 따라서 BPM과 EDMS의 통합이 가능하지만 첫 번째 유형의 플랫폼 기능을 보장하기 위해서만 가능합니다.
전자 문서 관리 시스템의 대량 도입은 러시아에서 상대적으로 새로운(때때로 "거의 연구되지 않은") 기술 추세로 간주됩니다. EDS를 구현하지 않았거나 EDS 사용의 큰 중요성에 대해 이야기할 이유가 없는 제한 사항을 적용하여 구현한 대규모 비즈니스 부문을 대표하는 기업을 포함하여 매우 다양한 규모의 기업이 여전히 엄청나게 많습니다. 경제 실체의 일반적인 문서 흐름에 있는 이러한 시스템.
그러나 러시아의 전자 문서 관리 시스템의 참신함은 다양한 역사적 사실에서 알 수 있듯이 오해입니다. 또한 서방 국가에서는 이러한 시스템이 고급 수준에 있지만 러시아에서는 구소련의 다른 국가와 마찬가지로 "거의 연구되지 않은" 틈새 시장이 있다는 오해도 있습니다. 증거로, 여기에 우리나라 EDMS 시장 발전에 대한 작은 역사적 참고 자료가 있습니다.
소련과 러시아 연방의 EDI 시스템 개발: 역사적 배경
우리나라와 세계에서 문서 흐름을 구성하는 첫 번째 단계는 실제로 컴퓨터와 문서 교환을 보장하는 수단(전자 미디어, 컴퓨터 네트워크)의 출현과 실제로 일치했습니다. 소련에서는 컴퓨터 네트워크가 주로 군사적 목적으로 사용되었지만 60년대와 70년대에 민간 프로젝트가 나타나기 시작했습니다. 그중에는 수백 개의 소련 도시에 위치한 Aeroflot 매표소의 네트워크 컴퓨터에서 항공권을 예약하는 데 사용된 자동화 시스템 Sirena-1 및 Sirena-2가 있습니다. Express 자동 제어 시스템은 특정 작업 세트와 유사한 프로젝트였지만 철도 티켓 예약에만 적용되었습니다.
두 경우 모두 전자 문서 관리의 대상은 비행기표와 기차표가 되었습니다. 좀 더 정확하게 말하자면 그들은 전자 형식, 규정된 방식으로 ACS 데이터베이스에 입력되었습니다. 이는 소련 여객 운송 산업의 "컴퓨터화"가 시작되기 전에 사용된 종이 항공 운송 및 철도 등록부의 항목과 법적으로 동일합니다.
80년대에 소련 연구자들은 전자 문서 관리를 다른 사업 부문으로 확장하는 문제에 더욱 적극적으로 관심을 갖게 되었습니다. 우선 - 사무 분야에서. 이 방향의 첫 번째 단계는 최고 정부 기관, 주로 CPSU 중앙위원회의 문서 흐름 인프라를 현대화하는 동안 취해졌습니다. 또한 유사한 원칙에 따라 전자 문서 관리가 다른 주요 정부 조직에도 도입되었습니다.
동시에 사무에 사용된 소련 EDI 시스템은 본질적으로 실험적이었습니다. 사용된 문서에 대해 일반적으로 허용되는 형식이 없었으며 그러한 문서를 기록하는 데 사용되는 소프트웨어 사용에 대한 목록과 절차가 표준화되지 않았습니다. 소련의 EDI 조직 경험을 활용한 러시아 기업도 관리했습니다. 지역 규칙전자 문서 작업 - 상대방이 사용하는 문서와 다른 경우가 많습니다.
최초의 본격적인 전자 문서 관리 시스템은 종종 러시아 기업 자체에서 개발되었습니다. 이러한 소프트웨어를 만드는 데 들인 엄청난 노력은 병렬 생산 영역, 지점 및 현장에서 EDMS의 신속한 확장에 대한 큰 잠재력이 부족하기 때문에 종종 비효율적인 것으로 판명되었습니다. 자회사비즈니스 프로세스가 상위 조직을 위해 개발된 EDMS의 세부 사항과 적절하게 호환되지 않았습니다.
결과적으로 오랫동안 러시아 기업에서 EDI를 실제로 사용하는 것은 (주로 적절한 소프트웨어를 구현하는 데 드는 비용 측면에서) 비합리적으로 비용이 많이 드는 절차로 간주되었으며 많은 기업이 문서 흐름을 종이에 유지하는 것을 선호했습니다.
동시에 이미 90 년대 초반 러시아 시장범용 소프트웨어 제품 개발을 전문으로 하는 독립적인 EDMS 공급업체가 등장하기 시작했습니다. 이러한 제품은 소련의 특성을 크게 물려받은 러시아인과 기업 내(및 그 이상) 문서 이동의 세부 사항을 고려하여 만들어졌습니다. 즉, 기업 내부 문서의 주로 수직 방향 이동(상사에서 부하로, 그리고 그 반대로)을 고려합니다. 반면에 서양 제품은 수평적 문서 흐름에 적응했습니다(게다가 문서 등록, 승인 및 실행 제어와 관련된 절차를 거쳐야 하는 필요성을 고려하지 않았습니다). 그 결과 러시아 솔루션에 대한 수요가 더욱 많아졌고 이에 상응하는 IT 산업 부문도 빠른 속도로 발전하기 시작했습니다.
90년대 중반에는 전자문서관리시스템의 개발자와 주요 소비자들이 참여하는 전문회의가 정기적으로 개최되었다. 그곳에서 그들은 그러한 시스템을 구현하는 데 따른 다양한 뉘앙스를 논의했습니다. 러시아 조직- 주정부와 지방자치단체 모두, 민간 사업과 관련되어 있습니다.
시장 및 예산 참여자에게 이점이 명백해졌습니다. EDMS 구현:
- 문서 회전 시간 단축;
- 종이 및 기타 사무용품, 프린터 및 유지 관리 비용을 절감합니다.
- 문서 보관(보관, 재고) 비용 절감
- 많은 경우 - 문서의 보안 수준을 높입니다(디지털 서명을 사용한 암호화 데이터 보호 사용이 널리 보급되지 않은 기간에도 예를 들어 비밀번호로 보호된 RAR 아카이브를 사용할 수 있음).
점차적으로 EDMS 솔루션 범위에서 조직 내뿐만 아니라 독립 사업체 간의 전자 문서 흐름을 보장하도록 조정된 제품 영역이 눈에 띄기 시작했습니다. 민간 기업과의 법적 관계 정부 기관). 이것이 바로 종이에 작성되는 문서와 법적으로 동등한 문서의 교환을 보장하는 도구로서 전자 문서 관리가 현대적인 의미에서 발전하기 시작한 방법입니다.
가장 많은 것이 분명해졌습니다. 효율적인 방법으로전자 문서의 법적 중요성을 보장하려면 전자 디지털 서명을 사용해야 합니다. 이는 개인이 종이에 부착한 서명과 법적으로 동등한 것으로 간주되어야 합니다. 2000년대 초, 러시아에서는 디지털 서명 사용을 규제하는 최초의 연방 규정이 도입되었습니다. 연방 법률 수준에서는 단순, 강화, 강화의 3가지 유형의 전자 서명이 확립되었습니다.
간단한 전자 서명을 사용하는 경우 해당 계약의 조항이 표준과 모순되어서는 안 된다는 사실에도 불구하고 해당 신청 절차가 문서 흐름의 모든 당사자에 의해 별도의 계약으로 설정되면 문서의 법적 중요성이 보장됩니다. 연방 법률. 향상된 디지털 서명에도 동일한 규칙이 적용됩니다. 그러나 보안 강화로 인해 보안 자체가 단순한 것보다 더 나을 수 있습니다(일반적으로 해당 디지털 서명 공급자가 제공하므로 계약은 일반적으로 삼자 합의입니다). - 전자 디지털 서명의 두 당사자와 공급자 사이).
결과적으로 향상된 적격 디지털 서명(모든 경우에 특별한 수준의 역량을 갖춘 공급업체가 개발)을 사용하면 이 디지털 서명 사용자가 서명했는지 여부에 관계없이 서명된 모든 문서의 법적 중요성이 보장됩니다. 그들 사이에 어떤 합의가 있든 없든. 각 당사자의 전자 문서 흐름에서 이를 사용한다는 사실만으로도 충분합니다. 이들은 서로 독립적으로 디지털 서명 공급업체와 계약을 체결합니다.
현대 전자 문서 관리에서는 전자 서명의 사용이 널리 퍼져 있습니다. 디지털 서명은 개인 및 법인과 관련된 대부분의 법적 관계에 적용 가능합니다. 물론 이 규칙에는 엄청난 수의 예외가 있지만 예를 들어 지금은 완전히 불가능합니다. 전자여권러시아 연방 시민 또는 전자 권리, 또는 작업서(권리 및 통합 문서와 관련하여 전자 형식으로 사용할 수 있는 적응성을 보장하고 법적 중요성을 유지하는 측면에서 가까운 시일 내에 눈에 띄는 혁신이 예상됩니다).
러시아에서 전자 문서 관리를 사용하는 이유는 무엇입니까?
디지털 서명 사용의 세부 사항과 전자 문서 흐름에 사용되는 응용 소프트웨어 제품의 기술적 역량을 고려하여 러시아에서는 전자 문서 관리의 몇 가지 주요 부문이 개발되었습니다.
- 시민과 정부 기관 간의 EDI.
이러한 상호 작용의 가장 간단한 예는 주정부 서비스 웹사이트(및 다양한 부서의 관련 웹사이트(예: 연방세청))를 통해 정부 기관에 문서를 보내는 것입니다. 특별한 디지털 서명이 있는 시민은 법적으로 중요한(즉, 종이, 요청, 문서, 진술서와 유사)을 관심 기관에 보내고 그에 대한 응답으로 법적으로 중요한 문서를 받습니다.
- 사업체 간 EDI - 개인 기업가, 법인.
사업체는 사업에 사용되는 계약서, 청구서, 송장, 승인 증명서, 조정 및 기타 법적으로 중요한 문서를 전자적으로 교환할 수 있습니다.
- 사업체와 정부 기관 간의 EDI.
원칙적으로, 이 세그먼트전자 문서 관리에는 정부 기관에 대한 사업체의 특정 의무로 인해 발생하는 법적 관계가 포함됩니다. 그러한 의무에는 두 가지 주요 의무가 있습니다. 보고(세금, 재산, 금융 거래에 관한)와 법에 따라 예산에 제공되는 수수료 지불입니다.
많은 경우, 정부 기관과 상호 작용하는 사업체에 EDI를 사용하는 것은 법으로 정해진 의무입니다. 따라서 전자적으로 VAT 신고서를 제출하기만 하면 됩니다. 기타 신고 - 고용주 역할을 하는 사업체의 직원 수가 초과된 경우 전자 형식으로 작성됩니다.
- 정부기관 간(정부기관 내) EDI.
여기에서 전자 문서 관리는 부서 직원의 업무를 수행할 때 지속적인 데이터 교환을 위한 메커니즘, 하위 기관의 하위 기관 활동을 통제하는 방법 등 다양한 목적으로 수행될 수 있습니다. 서로 다른 기관 간의 계약적 법적 관계를 구현하기 위한 도구입니다.
- 시민과 기업 간의 EDI.
이러한 전자 문서 관리의 예는 결론입니다. 고용 계약러시아 노동법 312.3조에 따라 원격 근무를 수행합니다. 중요한 부분 인사 문서고려중인 경우 EDI 시스템을 사용하여 고용주와 직원 간의 상호 작용 중에 작성됩니다.
국가 간 관계가 발전함에 따라 전자 문서 관리의 활용이 점차 국제 수준에 도달하고 있습니다. 따라서, 가까운 미래에는 다음과 같은 일이 예상됩니다. 적격 서명, EAEU 국가에서도 동일한 법적 효력을 갖습니다. 동남아시아 국가에서도 유사한 계획이 시행되고 있습니다.
EDI 부문의 다양성으로 인해 우리나라는 일반적으로 통일된 원칙에 따라 운영되는 국가 전자 문서 관리 인프라를 갖추고 있습니다. 위 세그먼트 중 하나에서 문서 흐름을 보장할 때 어떤 방식으로든 사용됩니다. 해당 기능을 자세히 살펴보겠습니다.
EDI 인프라는 어떻게 작동합니까?
그래서 우리는 전자 문서 관리가 현대적인 형태전자 디지털 서명 없이는 상상할 수 없습니다. 이를 통해 현대적인 형태로 사용하지 않으면 실제로 구현하는 것이 불가능하다고 말할 수 있습니다. 동시에 디지털 서명이 전자 형식의 문서 교환을 보장하는 핵심 조건이라고 말할 수는 없습니다. 따라서 이론적으로는 동일한 비밀번호로 보호된 RAR 아카이브의 사용을 합법화하는 것이 가능합니다. 이는 대부분의 경우 가장 강력한 디지털 서명보다 나쁘지 않은 데이터를 보호합니다.
그래도 중요한 건 기술적 조건 EDF의 기능은 전자 디지털 서명(문서의 법적 중요성을 보장하는 다른 것으로 대체될 수 있음)이 아니라 실제로 전자 문서 교환을 위한 채널의 존재입니다. 이러한 채널의 작동은 세 가지 수준으로 제공됩니다.
- 레벨 "인프라"— 발신자(수신자)에게 문서 교환 채널에 대한 물리적 액세스를 제공합니다.
즉, 어떤 이유로든 이에 대한 대안으로 사용될 수 있는 인터넷이나 다른 네트워크에 대한 물리적 연결입니다. 예를 들어, 군 부서 간 데이터 전송에 관해 이야기하는 경우입니다.
그러나 일반적으로 이것은 물론 인터넷입니다. 따라서 EDF 참가자가 연결된 공급자는 주로 "인프라" 수준에서 EDF 채널의 기능을 담당합니다. 기본적으로 모든 러시아 공급자는 모든 인터넷 사이트에 대한 액세스를 제공합니다. 따라서 전자 문서 관리를 구성하려면 어떤 제공업체를 이용하든 차이가 없습니다.
- 게이트웨이 수준- 특수 하드웨어 및 소프트웨어의 도움으로 "인프라" 수준에서 제공되는 물리적 채널을 통해 기존 유형의 데이터를 실제로 수신하고 전송합니다.
결과적으로 전자 문서 관리에 관심이 있는 당사자에게 "인프라"를 제공하는 임무를 이미 수행한 "게이트웨이"에 대한 책임은 더 이상 공급자가 아닙니다. 기본 성격여기 - EDF 사용자입니다. 문서 흐름을 최적화하기 위해 그는 익숙한 EDI 시스템을 사용할 수 있습니다. 이들 공급업체를 흔히 '전자문서 관리 운영업체'라고 합니다.
EDF 운영자의 임무는 발신자로부터 원본 문서를 수락하고 이를 변경되지 않은 상태로 수신자에게 전송하는 것입니다. 규정된 경우 - 문서에 법적 효력을 부여합니다(디지털 서명을 확인하여 전자 문서 관리 운영자 자체 또는 신뢰할 수 있는 인증 센터에서 발행할 수 있음).
- 로밍 수준- 여러 독립적인 EDI 인프라의 상호 연결 및 상호 호환성을 보장합니다.
다양한 공급업체(운영자)의 전자 문서 관리 시스템은 공식적으로나 실제로는 서로 완전히 독립적일 수 있습니다. 결과적으로 법적 요구 사항을 완벽하게 준수하는 문서 흐름은 일반적으로 동일한 운영자의 서비스를 사용하는 사용자 간에만 수행될 수 있습니다.
동시에 EDI의 독립성에도 불구하고 그들의 작업은 공통 원칙과 표준을 기반으로 할 수 있습니다. 덕분에 다양한 EDF 운영자가 인프라를 상호 통합할 수 있습니다. 결과적으로, 각 서비스는 사용자 간뿐만 아니라 사용자와 다른 운영자와 계약을 체결한 사용자 간에도 법적으로 중요한 전자 문서 흐름을 제공할 수 있습니다.
따라서 EDI의 "로밍"이 형성됩니다. 즉, 여러 운영자의 전자 문서 관리 인프라를 통합하여 "지원 범위"를 확장하는 것입니다. 국가 전자문서관리시스템 통합을 논한다면 국제적 차원의 '로밍'을 이야기할 것이다.
동시에, "로밍" 법적 관계의 발전은 다음과 같은 특징이 있습니다. 대량장애물 - 예:
- 다른 운영자의 인프라와의 호환성을 보장하기 위해 하드웨어 및 소프트웨어 인프라에 대한 운영자의 추가 투자 필요성;
- 고객이 다른 통신업체로 전환할 위험이 증가합니다. "로밍" 형태의 파트너십이 제공하는 모든 이점에도 불구하고 경쟁업체가 될 가능성이 높습니다.
사업자 간 "로밍" 계약을 체결하는 대신 각 사업자가 전문 중개자, 즉 로밍 센터에 연락하는 것도 가능합니다. 각 EDF 운영자에 대해 동일한 조건에서 인프라를 통합합니다(따라서 운영자 인프라를 직접 통합하여 달성할 수 있는 것과 유사한 결과를 얻을 수 있습니다). 동시에 전자 문서 관리 운영자는 고객이 경쟁업체로 옮겨가는 위험에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
로밍센터가 더욱 발전할 것으로 예상됩니다. 기술 장비그리고 엄청난 재정적 기회 - 다양한 운영자의 통합은 극도로 자본 집약적인 절차이기 때문입니다. 따라서 실제로 이러한 센터는 주로 통신 산업과 직접적으로 관련된 가장 큰 기업이 될 수 있습니다(우선 센터에는 이 산업에 특정한 역량이 필요하기 때문입니다).
이러한 기능은 러시아 통신 시장에서 Rostelecom 로밍 센터의 선두 위치를 결정합니다. 가장 큰 통신 사업자는 다양한 사업자의 통합을 보장하는 데 필요한 모든 금융 역량과 인프라를 갖추고 있습니다. 그 중 Rostelecom에는 총 30개 이상이 연결되어 있으며 다른 최대 규모의 러시아 로밍 센터로는 Softekhno와 NIIAS가 있습니다.
전자 문서 관리 사업자 간의 로밍 법적 관계 분야에서 예상되는 추세 중 하나는 "운영자" 로밍 센터의 형성입니다. 즉, 특정 운영자의 인프라를 통합할 목적뿐만 아니라 설립된 센터입니다. , 또한 다른 운영자의 요청에 따라 통합 서비스를 제공하기 위한 목적이기도 합니다.
러시아 EDI 시장 발전의 특징을 조사한 결과, 우리는 이 시장의 법적 관계를 규제하는 법률의 세부 사항을 알게 될 것입니다.
기업의 전자 문서 관리 조직에 영향을 미치는 규정은 무엇입니까?
정확히 "전환"이 무엇인지 결정한 후 전자적으로- 연방법 및 GOST에 해당하는 데이터 또는 비전자적 데이터에 해당하지 않는 데이터 법적 특성회사는 전자문서 관리에 관한 내부 규정을 도입하고 있습니다. 이는 현행 규정을 고려하여 작성되어야 합니다. 즉, 최소한 규정에 모순되지 않아야 합니다(또는 그러한 규정의 특정 조항을 준수해야 합니다).
기본 규범적 행위조직에서 전자 문서 관리를 구현할 때 따라야 할 사항 - 연방법"정보에 대해 정보 기술정보 보호에 관한 정보'(2006년 7월 27일자 N 149-FZ(링크)). 이 경우 해당 조항은 "전자 문서 흐름" 개념 정의의 원천일 뿐만 아니라 특히 다음을 설정하는 규칙을 포함한다는 점에서도 중요합니다. 법적 지위서로 다른 두 사업체 간에 교환되는 전자 문서.
따라서 문서가 전자 디지털 서명으로 서명된 경우 연방법 제149호에 따라 기업 대표의 일반적인 서명으로 서명된 문서와 동일한 법적 효력을 갖는 것으로 간주되어야 합니다. 법인 - 해당 서명이 확립된 법률이나 계약 방식에 따라 수행된 경우.
법률의 경우, 디지털 서명 사용을 규제하는 주요 규제법은 2011년 4월 6일자 No. 63-FZ(링크)의 "전자 서명에 관한 법률"입니다. 따라서 이에 따라 자격을 갖춘 향상된 디지털 서명으로 서명된 모든 문서는 법적 관계 관련 영역에서 종이 문서와 법적으로 동일한 것으로 인식됩니다. 동시에 법률 No. 64-FZ는 EDF 참가자가 대체 서명(단순 및 일반 강화) 사용에 독립적으로 동의할 수 있도록 허용합니다. 즉, 법률의 규범뿐만 아니라 계약의 규범도 적용하는 것입니다.
전자 문서 관리 조직에 대한 또 다른 중요한 규제 행위는 2006년 7월 27일자 No. 152-FZ(링크)의 "개인 데이터에 관한 법률"입니다. EDI 프레임워크 내에서 처리되는 모든 유형의 데이터가 개인적인 것은 아니지만(개인과 직간접적으로 관련됨), 그 중 상당 부분은 개인입니다. 개인 데이터의 유통은 법률에 의해 매우 엄격하게 규제됩니다(법률 No. 152-FZ의 규범 적용에 대한 "합의"의 여지는 거의 없습니다). 개인 데이터에 관한 법률의 주요 임무는 개인 데이터의 보호(접속의 기밀성)를 보장하는 것입니다. 개인 데이터와 함께 특별한 보호 요구 사항이 설정된 다른 유형의 데이터에 대해 이야기하는 경우 여기에는 특히 다음이 포함됩니다.
- 국가 비밀(접근은 1993년 7월 21일 법률 No. 5485-1에 의해 규제됨)
- 영업 비밀(2004년 7월 29일자 법률 No. 98-FZ).
EDI 프레임워크 내에 적용될 수 있는 주요 국가 표준은 다음과 같습니다.
- GOST R 6.30-2003(문서 세부 사항에 대한 요구 사항 설정)
- GOST R 7.0.8-2013(문서 흐름 구성에 사용되는 용어에 대한 다양한 정의 포함)
- GOST ISO 15489-1-2007(문서 관리 절차 설정)
- GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009(전자 문서 관리 시스템에 대한 요구 사항 설정);
- GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005(전자 문서의 장기 보존을 보장하기 위한 기준 설정)
연방 법률을 보완하는 공식 자문 소스가 많이 있습니다. 이는 규범적인 것은 아니지만 사실상 민간 및 공공 기업에서 전자 문서 관리를 구성하기 위한 지침으로 적극적으로 사용됩니다. 이러한 출처는 다음과 같습니다.
- 국가 시스템 문서 지원관리(1988년 소련 중앙 기록 보관소 이사회에서 도입)
- 표준 목록 관리 문서보관 기간 표시(2010년 8월 25일자 러시아 문화부 명령 No. 558)
- 전 러시아 분류기관리 문서 (1993년 12월 30일 No. 299 러시아 국가 표준 법령에 의해 승인됨).
산업 전반에 걸친 많은 연방 규정에는 전자 문서 관리와 관련된 법적 관계와 직간접적으로 관련된 조항이 포함되어 있습니다. 그러한 규정의 예:
- 2011년 4월 25일자 러시아 재무부 명령 No. 50n(전자 송장 사용 절차 규정)
- 민법(원칙적으로 전자 문서의 사용을 규정하며 주로 계약 체결을 목적으로 함)
- 러시아 연방 행정법, 러시아 연방 형법(전자 문서 흐름 분야의 범죄에 대한 행정 또는 형사 처벌을 정의하는 조항 포함)
- 러시아 연방 중재 절차법, 러시아 연방 형사 소송법, 러시아 연방 민사 소송법(법정에서 전자 문서를 증거로 사용하는 절차를 결정함)
- 세금 및 관세 코드(전자 보고 사용에 대한 요구 사항 설정)
- 2011년 12월 6일자 법률 "회계" No. 402-FZ(전자 기본 문서 사용 가능성 및 이에 대한 요구 사항 설정)
- 2004년 10월 22일자 법률 "보관 업무" No. 125-FZ(전자 문서 보고 프레임워크 내에서 사용되는 문서를 포함하여 보관 문서 작업 절차를 설정).
따라서 실제로 전자 문서 관리를 구현하는 기업은 EDI와 직간접적으로 관련된 다양한 규정 조합을 연구해야 할 수도 있습니다. 지식 규제 체계조직에 불쾌한 법적 결과를 초래할 수 있는 위반 행위의 위험을 최소화합니다.
위반에 대해 어떤 책임이 제공됩니까?
위에서 이미 설정한 것처럼 EDI는 일반적으로 가장 법적으로 규제되는 영역이 아닙니다. 그러나 프레임워크 내에서는 전자 문서 흐름 구성 측면에서 참가자에 대한 엄격한 요구 사항이 존재하는 것을 포함하여 가장 넓은 범위에서 완전히 규제된 법적 관계를 수행할 수 없습니다.
그런데 EDI를 구현한 조직이 정확히 무엇을 위반할 수 있습니까? 예를 들어 다음과 같습니다.
- 부적절한 보관을 보장합니다(그리고 러시아 연방 행정법 위반 조항 13.25에 따라 제재를 받습니다 - 링크):
- 유가 증권 (법인에 대한 벌금은 최대 300,000 루블까지 제공됨)
- 보험 활동 관련(최대 200,000 루블의 벌금)
- 신용협동조합 활동과 관련된 경우(최대 50,000루블의 벌금)
- 기타-특별한 보관 절차가 확립되었습니다 (조직 관계자 당 최대 500 루블).
이러한 위반은 조직이 법률 No. 125-FZ의 규범 또는 예를 들어 러시아 연방 문화부 명령 No. 558의 규범을 무시하는 경우 발생할 수 있습니다(선택적으로 저장 기간 전에 문서를 삭제함). 만료됨).
- 회계에 사용되는 문서 작업 규칙을 위반합니다.(그리고 러시아 연방 행정법 위반 조항 15.11에 따라 제재를 받습니다 - LINK).
기본 기록의 보관 기간을 정하는 회계법의 주요 조항은 법률 No. 402-FZ 제 29 조에 명시되어 있습니다. 또한 이 규제법은 러시아 연방 문화부의 명령 번호 558과도 관련이 있습니다(따라서 회계사는 목록의 섹션 4.1에 제공된 회계 문서의 보관 기간에 특별한 주의를 기울여야 합니다).
- 개인정보 처리 절차를 위반한 경우(그리고 러시아 연방 행정법 위반 조항 13.11에 따라 제재를 받습니다 - LINK).
여기에서는 위반자에게 광범위한 행정 조치가 적용될 수 있습니다. 예를 들어:
- 개인 데이터가 불법적이거나 부정확하게 처리되는 경우 최대 50,000루블의 벌금(현재는 물론 법인의 경우)이 부과됩니다.
- 요청하지 않을 경우 최대 75,000루블의 벌금 서면 동의개인 데이터를 처리하는 개인
- 최대 30,000 루블의 벌금 - 조직이 형성되어 게시되지 않은 경우 오픈 액세스개인 정보 보호 정책.
상태 공개 및 영업비밀조직에 5,000루블의 벌금이 부과될 수 있습니다(러시아 연방 행정법 위반 조항 13.14 - LINK). 특정 상황에서 국가 비밀을 공개하는 것은 Art에 따라 형사 범죄로 인정됩니다. 러시아 연방 형법 283조는 유죄인에 대해 다음과 같은 조치를 취하도록 규정하고 있습니다.
- 4~6개월간 체포;
- 최대 3년의 자격 박탈 여부에 관계없이 최대 4년의 징역형에 처해집니다.
- 개인적인 이익을 위해 특정 문서를 숨깁니다.(그리고 러시아 연방 형법 325조에 따라 제재를 받습니다 - LINK).
그러한 범죄에 대해 형사 책임은 다음과 같은 형태로 제공됩니다.
- 최대 200,000 루블의 벌금 (또는 최대 1.5 년 동안 유죄 판결을받은 사람의 급여)
- 최대 480시간의 의무 근무;
- 최대 2년의 교정 노동;
- 최대 1년의 강제 노동;
- 4개월간 체포;
- 1년의 징역.
- 기본 세금 또는 회계 문서를 준비할 필요성을 무시합니다.(그리고 러시아 연방 조세법 120조에 따라 제재를 받습니다 - LINK).
이 경우 회계 규칙을 심각하게 위반하고 세무회계. 이를 위해 회사는 최대 30,000 루블의 벌금을 물릴 수 있습니다.
EDI의 부적절한 조직에 대한 엄격한 제재가 있음에도 불구하고 점점 더 많은 기업이 하나 이상의 비즈니스 관리 수준에서 전자 문서 관리를 구현하려고 합니다. 이러한 열망은 우연이 아닙니다. EDI 구현에는 많은 이점이 있으며 위에서 이에 대해 논의했습니다.
영상 - 전자문서 관리 및 분석을 활용한 거래 사법 실무:
전자 문서 관리가 EDMS의 도움으로 정확하게 수행된다는 데 동의한 후 이러한 구현이 실제로 어떻게 수행되는지 자세히 살펴보겠습니다.
조직에서 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 방법
조직에서 EDMS 구현은 다음 단계에서 수행됩니다.
- EDI 시스템을 사용하여 해결해야 하는 작업 목록 설정.
이러한 작업 범위를 설정하는 일반적인 방법은 조직의 현재 문서 흐름에서 가장 명백한 문제를 식별하는 것입니다. 예를 들어 다음과 같은 문제가 있을 수 있습니다.
- 문서 상태 추적(수취인이 문서를 수신하고 작업을 시작했는지 확실하지 않은 경우)
- 검색으로 필요한 서류(분실되었거나 찾는 데 너무 오랜 시간이 걸리는 경우)
- 문서 흐름 속도.
- 전자 문서 관리 구성을 위한 특정 프로그램 선택- 구현 예정인 EDMS가 해결하도록 설계된 작업을 기반으로 합니다.
이 경우 다음 사항이 고려됩니다.
- 특정 프로그램의 구현이 얼마나 경제적으로 수익성이 있을지(구입 비용 및 예상 결과 측면에서)
- 조직에서 계획된 EDI 강도(EDI가 비즈니스 프로세스에 얼마나 깊이 구현될 것인지) 및 선택한 EDMS가 그러한 강도를 보장할 수 있는 정도
- 특정 전자 문서 관리 시스템을 설치하는 데 예상되는 관련 비용(예: 컴퓨터 장비의 특성을 개선하거나 새 장비를 구입하기 위해(필요한 경우 직원 교육을 위해) 필요한 경우)
대규모 조직에서는 문서 흐름의 현재 구조에 대한 예비 조사를 수행할 수 있습니다(종이 또는 EDI로 표현). 이는 시스템을 형성하지 않습니다(우편으로 송장을 받고 보내는 개별 기업가의 경우와 마찬가지로). 더 큰 규모로). 이러한 설문 조사의 주요 목표는 조직 내에서 문서 이동에 대한 일반적인 경로를 설정하는 것입니다. 그런 다음 수집된 정보는 선정된 전자 문서 관리 시스템 제공업체에 전달되어 각 제공업체가 제공하는 제품이 고객의 요구 사항을 얼마나 잘 충족하는지 평가할 수 있습니다.
선택한 EDM 프로그램에 이러한 문제 해결을 "리허설"할 수 있는 무료 테스트 버전이 있고, 결과가 기업에 적합하지 않은 경우 다른 제품(데모 버전도 있는 제품이 바람직함)을 사용해 보는 것이 가장 좋습니다.
그리고 무료 버전이 없는 경우(또는 지원하는 기능이 특정 문제를 해결할 때 전자 문서 관리 시스템 운영에 대한 고품질 테스트에 충분하지 않은 경우) 공급업체와 협상하여 전체 버전을 제공할 수 있습니다. EDI 시스템의 본격적인 버전.
- EDMS 구매 및 설치, 직원교육실제 사용 중에.
한편으로 조직에서 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 이 단계는 기술적으로 매우 어려울 수 있습니다. 실제로는 현재 기능을 고려하여 EDMS 배포판 설치와 관련하여 많은 뉘앙스가 발생할 수 있기 때문입니다. 기업의 컴퓨팅 인프라. 반면에 일반적으로 EDMS 구현의 마지막 단계에는 심각한 조직적 어려움이 포함되지 않습니다. 왜냐하면 대부분의 문제는 시스템 구현의 이전 단계에서 이미 해결(고려 및 고려)되었기 때문입니다.
실제로 조직에서 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 데에는 두 당사자가 참여합니다.
- 기업 자체(관리자와 산하 책임 전문가로 대표)
- EDMS 시스템 공급업체(및 해당 파트너 또는 계약자 - 고객 측에서 EDMS 시스템 설치 기능을 위임할 수 있음(예: 공급업체 자체가 어떤 이유로든 설치를 수행하지 않는 경우)).
EDMS 구현 참가자 간의 상호 작용이 수행되는 주요 정보 소스는 다음과 같습니다. 참조 조건고객으로부터. 이는 조직의 전자 문서 관리 구현과 관련된 요구 사항의 본질을 밝히고 결과적으로 설치된 기능에 대한 요구 사항 목록을 정의합니다. 소프트웨어. 이러한 기술 사양에는 국가 표준이 있으며 고객이 전자 문서 관리 시스템 공급업체와 상호 작용할 때 이를 사용할 수 있다는 점은 주목할 만합니다. 그것은 약자동화 시스템 공급을 위한 기술 사양에 대한 요구 사항을 설정하는 GOST 34.603-89에 대해 - EDMS는 특별한 경우로 간주될 수 있습니다.
비즈니스 엔터티에 의한 EDI 인프라 개발의 다음 단계는 기업 간 문서 흐름을 구축하는 것입니다. 이것이 실제로 어떻게 수행될 수 있는지 살펴보겠습니다.
조직 간 전자문서 흐름과 이것이 필요한 이유
두 개 이상의 사업체가 참여하여 EDI를 구현하려면 다음과 같은 주요 작업을 해결해야 합니다.
- 기업 간 전자 문서 흐름 구축을 처리할 각 기업별 실무 그룹을 구성합니다.
일반적으로, 이 실무그룹포함됨 총지배인, 수석 변호사, 회사의 유능한 IT 전문가, 문서 전문가.
- 기업 간 EDMS 구현의 예상 결과에 대한 향후 EDI 당사자의 결정.
이 결과는 좁은 범위의 작업만 해결하는 것일 수 있습니다. 예를 들어 EDMS를 통한 송장 수락 및 전송에만 관련되거나 EDI 문제를 더 광범위하게 다루는 것이 특징일 수 있습니다(예: 절차의 특수성을 반영). 계약 체결, 화해 행위 서명, 당사자 참여로 다양한 회계 문서 수락 및 전송).
- EDI를 통해 승인 및 전송될 문서 목록 설정.
이 경우 기술적 타당성, 적법성 및 경제적 효율성전자 형태로 수신 및 전송됩니다.
- 기업 간 전자 문서 흐름을 구성하기 위한 특정 소프트웨어 제품 선택.
- 전자 문서 흐름을 구성하기 위해 선택한 소프트웨어 제품을 구현할 수 있는 기술적 능력을 보장하고 직원을 위한 예비 교육을 실시합니다.
그러나 두 협력 회사가 그러한 노력을 수행하는 것이 가치가 있습니까? EDS 도입 비용은 상당할 수 있습니다. 필요한 경제적 효과가 수반되는지 확인해야 합니다.. 기업간 전자문서관리시스템 구축을 계획할 때 알아야 할 주요 사항은 다음과 같습니다.
- Intercorporate EDMS는 다음과 같은 회사가 많을수록 경제적으로 더 수익성이 높습니다.
- 안정적으로 반복되는 상호 작용 영역;
- 사용된 문서의 명칭 목록;
- 유사한 역량을 가진 파트너 조직의 동료와 상호 작용하는 직원 및 직위.
- 기업 간 EDI 도입이 불가피할 수도 있습니다(이러한 구현이 구현되지 않으면 회사는 상당한 비용을 지불하거나 이익 손실을 입을 수 있음에도 불구하고).
그래서 상대방이 참여자가 된다면 전자 거래, 그러면 그는 거의 확실하게 포괄적인 내부 EDI를 구현할 것이며 유사한 인프라를 갖춘 거래상대방과 주로 협력하는 것을 선호할 것입니다. 그리고 그것이 없으면 협력을 거부할 수도 있습니다.
- 전문가들이 지적하는 바와 같이, 기업 간 전자문서 관리 도입으로 인한 실질적인 경제적 효과는 도입 후 6개월 또는 1년 이내에 나타나는 경우가 많습니다.
효과를 "억제"하는 이유는 조직적(예를 들어 담당 전문가가 위임장 발행을 잊어버렸기 때문에 EDI를 사용할 권한이 없는 경우) 및 기술적(예를 들어, 예를 들어, 한 회사 로컬 네트워크처리량이 더 높은 네트워크를 사용하는 상대방의 트래픽 강도를 고려하면 필요한 것보다 처리량이 적은 것으로 나타났습니다.
- 두 상대방 모두 문서 상호 교환을 위한 EDI 구현을 처음 접하는 경우 통합을 점진적으로 수행하는 것이 합리적입니다.
동시에 많은 경우 "수익"을 창출하는 부서, 즉 영업 부서, 서비스 부서부터 시작하는 것이 좋습니다. 그들은 다른 누구와도 달리 서류 작업에 소요되는 시간을 절약하고 새로운 판매를 위해 확보된 근무 시간을 확실히 사용할 것입니다.
- 기업간 EDI를 성공적으로 구현하기 위한 핵심 요소 중 하나는 기업에서 사용하는 전자문서관리시스템의 특정 기능 사용과 관련하여 각 기업의 담당 직원 간의 상호 이해를 보장하는 것입니다.
예를 들어, 한 회사의 직원이 다른 조직의 동료에게 송장을 보내는 경우 두 번째 직원은 영수증을 확인하는 데 아무런 문제가 없어야 합니다. 당사자 간의 상호 작용이 이 기준을 충족하는지 확인하는 가장 좋은 방법은 송장 수신 및 전송을 위한 통합 인터페이스를 구현하는 것입니다. 한 당사자가 문서 처리에 대해 질문이 있는 경우 두 당사자가 화면에서 거의 동일한 내용을 보게 되더라도 다른 당사자가 이에 답변할 수 있습니다.
이제 전자 문서 흐름을 구성하는 데 널리 사용되는 소프트웨어 제품과 가격을 살펴보겠습니다(그리고 해당 구현과 관련된 예상 비용도 고려).
러시아 시장에 제공되는 EDMS 문서 관리 프로그램: 일부 개요 및 비용
EDMS 부문 솔루션에 대한 러시아 시장의 특수성은 일반적으로 가장 인기 있는 제품이 기성품 "박스형" 제품이거나 일부 인기 플랫폼을 기반으로 만들어진 제품이라는 사실을 특징으로 합니다. 서구에서 흔히 볼 수 있는 맞춤형 EDMS는 확실히 존재하지만 러시아에서는 아직 큰 수요가 없습니다. EDMS 문서 관리 프로그램 시장 자체는 러시아 개발이 90% 이상을 차지하고 있으며 이는 놀라운 일이 아닙니다. 서구의 EDM 시스템 공급업체가 자사 제품을 우리나라에서 개발된 문서 관리 전통에 맞게 조정하는 것은 어려울 수 있습니다.
기업이 조직 내 포괄적인 기업 내 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 문제를 해결한다면 러시아 시장의 주요 브랜드 중 하나가 출시한 모든 기능을 갖춘 전문 제품을 구매하는 방법에 대해 이야기하겠습니다. 이러한 제품에는 다음이 포함됩니다.
1. "사업"
많은 전문가들은 이 제품이 시장에서 가장 기능적이고 기술적으로 진보된 제품 중 하나로 간주합니다. 이러한 특성은 대기업부터 중소기업에 이르기까지 다양한 규모의 기업에서 해당 제품에 대한 지속적으로 높은 수요로 확인됩니다.
EDMS "BUSINESS"(링크)는 문서 흐름에서 가장 세부적인 내용을 구현할 수 있는 플랫폼 중 하나입니다. 거의 모든 데이터 소스의 기록을 유지할 수 있습니다. 전문가들은 시스템의 단점이 상대적으로 복잡한 인터페이스라고 말합니다. 어떤 경우에는 시스템을 숙달하는 데(직원에게 사용하도록 교육하는 데) 많은 시간이 걸립니다.
비디오 - EDMS "DELO" 기능 개요:
라이센스 비용 : 1 당 약 11-13,000 루블 직장 Oracle DBMS를 사용할 경우 Microsoft SQL Server를 사용할 경우 약 7-9,000루블이 소요됩니다.
2. “EDMS 로직”
EDMS Logic(LINK)의 주요 장점은 다음과 같습니다.
- 전자 문서 처리 대상에 대해 다단계 승인 메커니즘을 채택한 조직에서 전자 문서 관리 제공에 대한 탁월한 적응성;
- 무단 액세스로부터 EDF 개체를 높은 수준으로 보호합니다.
- 사용자 요구에 따라 유연한 소프트웨어 구성을 위한 다양한 기회의 가용성.
비디오 - EDMS Logic에 수신 문서를 등록하는 예:
프로그램에 대한 전문가들의 불만은 주로 인터페이스에서 찾을 수 있습니다. 이 프로그램은 때때로 구식이라고 불립니다.
라이센스 비용: 직장 1개당 5-6,000루블.
3. "E1 유프라츠"
"E1 EUFRATES"(링크)는 기술적으로 가장 진보된 것 중 하나이며 이는 많은 EDMS 개발자의 구현에서 볼 수 있습니다. 혁신적인 기능- 모든 경쟁자가 가지고 있는 것은 아닙니다. 그중에는 자체적으로 강력한 DBMS "Nika"를 사용하는 것이 있는데, 이는 사실상 열등하지 않습니다. 목표 기능오라클과 마이크로소프트 SQL. 이 프로그램은 사용자 친화적인 인터페이스와 데이터에 대한 접근 권한을 제한하는 효과적인 시스템을 갖추고 있습니다.
비디오 - E1 EUPHRATS EDMS 소개:
이 EDMS에 대한 전문가들의 주요 불만은 컴퓨터 성능에 대한 요구로 귀결됩니다. 즉, 구형 PC에서는 프로그램이 "느려집니다".
라이센스 비용: 직장 1개당 5-7,000루블.
4. 1C: 문서 흐름 8
제품 1C: 문서 흐름 8(링크)은 다른 문서를 사용하는 데 익숙한 비즈니스 엔터티에 가장 적합합니다. 소프트웨어 솔루션 1C 라인 - 1C: Enterprise 플랫폼을 기반으로 개발되었기 때문입니다. 문제의 제품은 보편적입니다. 다양한 규모의 공공 기업과 민간 기업 모두에서 성공적으로 사용할 수 있습니다. 1C 라인의 프로그램은 특정 사용자의 요구 사항과 1C 솔루션에 맞게 가장 유연하게 조정할 수 있는 프로그램 중 하나입니다. Document Flow 8도 예외는 아닙니다.
비디오 - 1C 작업 소개: 문서 흐름:
라이센스 비용: 사용자 10명당 약 77,000루블(PROF 버전)
회사에 기본 프로그램인 1C: Enterprise에 대한 라이센스가 이미 있는 경우 제품 1C: Document Flow 8을 구성으로 그 위에 구축할 수 있습니다. PROF 버전의 경우 비용은 약 36,000 루블입니다.
5. 다이렉트
이 DIRECTUM 솔루션(LINK)은 기능적으로 대부분의 기준을 충족하는 솔루션 중 하나이므로 제품을 ECM 플랫폼이라고 부를 수 있습니다. 따라서 해당 기능에는 텍스트, 표, 그림, 비디오 등 구조화되지 않은 문서 생성 및 편집, 워크플로 작업이 포함됩니다.
동영상 - 기본 기능직접:
프로그램에 대한 전문가들의 비판의 주요 대상은 역시 복잡한 인터페이스입니다. 외부 Microsoft 플랫폼에 대한 제품의 의존성도 언급되어 있습니다.
라이센스 비용 : 7,000 루블부터. 1개 직장당.
물론 위에 제시된 가격은 모두 대략적인 가격입니다. 실제로 우리가 고려한 프로그램의 추가 기능을 구매해야 하는 경우가 많기 때문에 EDMS 구현 비용은 훨씬 더 높을 수 있습니다.
서버 개조 시 EDMS 가격(메인 컴퓨터에 메인 모듈을 설치한 경우) 기업 네트워크, 사용자 컴퓨터에서 액세스)은 거의 항상 직장의 라이센스보다 훨씬 높습니다.
6. EDO Kontur.Diadoc 및 VLSI
기업이 포괄적인 전자 문서 흐름을 전혀 도입할 필요가 없고 개별 문서 교환 프로세스 수준에서만 도입할 필요가 있을 수도 있습니다. 예를 들어, 소수로 표시되는 상대방과 상호 작용할 때 기본 조정 절차 측면에서.
비디오 - EDO Kontur.Diadoc 소개:
이 경우 Kontur.Diadoc(LINK) 또는 SBIS(LINK)와 같은 공급업체의 EDMS 솔루션이 최적입니다. 이는 두 사업체 간의 계약, 송장, 행위의 "수동" 교환 및 정부 기관에 대한 전자 보고 제공에 완벽하게 적용됩니다..
비디오 - EDO VLSI 소개:
이러한 클라우드 기반 EDMS에 대한 액세스 비용은 구독에서 제공되는 문서 수신 및 전송을 위한 특정 서비스 세트에 따라 다릅니다. 많은 경우 클라우드 솔루션의 기본 기능은 고객에게 완전히 무료로 제공됩니다. 또한 저렴한 옵션도 있습니다. 예를 들어 Kontur.Diadoc의 "최소" 관세(LINK)를 사용하면 사용자는 100개의 전자 문서를 공급자에게 900루블에 전송하고 수신 문서를 무료로 받을 수 있습니다.
대부분의 경우 모바일 통신 사용과 유사하게 이러한 EDI 시스템 사용자는 수신 문서를 무료로 받고 발신 전자 문서 전송에 대해서만 비용을 지불합니다(문서당 평균 5~8 루블).
재개하다
전자 문서 관리는 법률 관계의 매우 광범위한 영역입니다. 이는 경제 주체 내, 경제 주체 간, 시민과 조직 및 정부 기관 간, 정부 기관 간 다양한 개인의 상호 작용에 영향을 미칠 수 있습니다.
가장 간단한 것은 "풀뿌리"이며 전자 문서 관리는 모든 PC 사용자가 사용할 수 있습니다. 각 파일에는 다양한 작업을 수행하는 시간을 반영하는 속성이 포함되어 있습니다. 이 데이터를 사용하면 이러한 작업의 역학을 (적어도 수동으로) 고려할 수 있습니다.
그러나 전자 문서 흐름의 구성은 특수 시스템전자문서관리. 해결되는 기능과 작업에 따라 크게 달라질 수 있습니다.
현대적인 형태의 EDI에는 일반적으로 하나 또는 다른 유형의 전자 서명으로 인증된 문서의 수신 및 전송이 포함됩니다. 사업체의 EDI 사용은 법률로 규정될 수 있습니다. 세금보고부가가치세에 따르면.
비디오 - 디지털 경제의 문턱에서 전자 문서 관리: