러시아 연방 지역의 전자 문서 관리. 글로벌 EDMS 시장 현황 분석 - NT1300: 전자문서관리시스템 - 비즈니스 정보학 EDMS 구현의 주요 특징

정보 및 분석 센터인 TAdviser는 시스템 시장에 대한 전통적인 연례 보고서를 발행했습니다. 전자문서관리(EDMS) 및 콘텐츠 관리(ECM). 이번에는 2016년과 2017년에 시작하고 완료된 프로젝트를 다룹니다.

금전적 측면에서 러시아 EDMS 시장 평가

TAdviser의 추정에 따르면 2016년 국내 EDMS/ECM 시스템 시장 규모는 약 416억 루블. 시장은 해마다 증가했다 10%에. 동일한 역학( 10% ) 전문가들은 2017년 말까지 예상하고 있습니다.

2016년 전자 문서 관리 시스템의 판매, 구현 및 지원으로 인한 최대 이익은 1C 회사의 프랜차이즈 네트워크에서 얻었습니다. 공급업체와 파트너의 총 수입은 다음과 같습니다. 27억 5천만 루블. 여기서 20억 루블 이상 1C 회사와 그 프랜차이즈는 EDS의 구현 및 지원을 통해 수익을 얻었으며 라이센스 판매로 모든 것을 공동 재무부로 끌어 들였습니다. 6억 5,050만 ₽. 그러나 제휴 네트워크의 결과는 단일이 아니라 엄청난 수의 시장 참가자가 있기 때문에 등급 외부에 표시되었습니다.

공식 순위의 첫 번째 줄은 연간 수익을 올린 Logika Business 회사가 차지했습니다. 18억 6천만 루블, 두 번째 - "Krok" 13억 8천만 루블, 세 번째 TerraLink 9억 6400만 ₽. 우리의 파트너인 EOS는 2016년 EDMS "DELO"와 SharePoint용 EOS의 판매, 구현 및 지원을 통해 수익을 얻었습니다. 7억 9,350만 루블종합순위 4위를 차지했습니다.

등급 작성자는 EDMS/ECM 등급에 참여한 대다수의 참가자가 2016년에 긍정적인 수익 역학을 보여주었다고 언급합니다. 16개 기업 중 2개 기업만이 실적 악화 재무 지표- 그리고 이들은 공급업체가 아닌 통합업체입니다. EDMS 개발업체는 모두 흑자를 기록했다.

프로젝트 수에 따른 EDMS 등급

Directum은 2016년에 시작되고 완료된 프로젝트 수의 선두 주자입니다( 739 ). 우리의 파트너 EOS( 593 공공 프로젝트연간) 및 1C ( 178 프로젝트)가 각각 2번째와 4번째 라인을 차지하고 있습니다.

프로젝트의 산업 분포

TAdviser는 올해 산업별 EDMS 프로젝트 분포에 대한 통계를 표시하지 않았습니다. 그러나 국제적인 연구 회사인 IDC가 그를 대신해 이 일을 해냈습니다. 그녀의 계산에 따르면 2016년 러시아의 산업, 공공, 금융 부문 기업이 ECM에 가장 많은 투자를 한 것으로 나타났습니다. 그러나 그들은 문제에 다르게 접근했습니다. 가장 큰 시장 점유율을 가진 산업가( 25% ) 내부 문서 흐름 자동화에 중점: 프로젝트 관리 관점에서 EDMS 기능 확장, 기업의 일반적인 작업 시나리오 자동화 및 EDMS를 거래 시스템( , CPM, BI). 거주자 23% 시장에서 2016년 공공 부문은 주로 MEDI 개발 문제를 해결하고 새로운 참가자를 부서 간 상호 작용에 연결했습니다. 금융기관몫으로 16% 고객 전자 서류 작성, 모바일 애플리케이션, 대출 발행 프로세스 자동화 등 외부 문서 흐름 자동화에 중점을 두었습니다.

EDMS 시장 성장의 주요 동인

러시아의 EDMS/ECM 시장은 매년 증가하고 있습니다. 10%에. 이에 기여하는 요인은 다음과 같습니다.

어려운 경제 상황. 장기화된 위기로 인해 기업은 투자 축소와 긴축 정책에 대해 더욱 진지하게 생각하게 되었습니다. 재정 통제. 긴박한 경제 상황으로 인해 많은 사람들이 비즈니스 프로세스를 평가하고 최적화하는 것에 대해 처음으로 생각하고 있습니다. 그리고 우리는 효과적인 솔루션인 EDMS/ECM 시스템을 찾았습니다.

수입대체과정. 2016년에 러시아 연방 정부는 연방 당국의 의무를 이행하는 명령 번호 1588-r을 발행했습니다. 임원 전원주정부 추가 예산 자금이 러시아어로 전환됩니다. 소프트웨어. 이후 국내 전자문서관리시스템 제조업체들은 해당 솔루션에 대한 수요가 꾸준히 증가해 왔습니다. 정부 기관, 정부 기관에 이어 대기업도 국내 플랫폼으로 전환해야 할 가능성이 있다. 국가 참여. 그리고 이것이 EDMS 및 ECM 시스템 고객의 주요 부문입니다. 다만 현 상황처럼 급격한 전환은 없을 것으로 보인다. 스케일 교체 정보 시스템항상 높은 비용과 위험이 수반되므로 현대화는 원활하게 진행되어야 합니다. 시작하기 좋은 곳은 데이터베이스를 업그레이드하고 PostgreSQL과 같은 오픈 소스 소프트웨어로 전환하는 것입니다.

디지털 경제 강좌. 국가가 체계적으로 출범하고 있다. 전자 서비스(“Gosuslugi”, “Nalog.ru”), 상업 회사 등 비즈니스 프로세스를 전자 환경으로 이전하는 것은 상품 및 서비스 비용을 줄이고 노동력, 시간 및 비용을 최적화하는 효과적인 방법입니다. 재정적 비용.
신기술의 급속한 발전. 데이터를 처리하고 저장하는 새로운 도구(블록체인, 빅데이터, 인공지능)가 발전하면서 전자문서 관리 시스템도 진화하고 있습니다. 기능이 확장되고 표준화, 시각화 및 정보 분석(BI)을 위한 새로운 도구가 등장하고 있습니다. EDMS는 기업 데이터 웨어하우스로 점점 더 많이 사용되고 있습니다.
YuZEDO 자동화의 필요성. 2016~2017년 조직 내 다양한 크기법적으로 중요한 문서 흐름(LWEDO)을 자동화하는 것이 시급합니다. 또한 우리는 자격을 갖춘 사용에 대해서만 이야기하는 것이 아닙니다. 전자 서명인증된 문서의 온라인 교환뿐만 아니라 수동 작업을 최소화하고 엔드 투 엔드 프로세스의 연속성을 보장할 수 있는 본격적인 통합 메커니즘 수준의 요구 사항에 대해서도 설명합니다.
총동원. 현재 관리자뿐만 아니라 일반 연주자도 업무 프로그램에 접근할 수 있어야 합니다. 모바일 장치. 기업 EDMS에 연결하는 기능 개인 전화또는 태블릿을 사용하면 직원이 새로운 작업에 대해 빨리 배우고 더 빨리 완료할 수 있습니다. 기업 커뮤니케이션이 모바일 환경으로 완전히 전환되면서 비즈니스를 위한 모바일 서비스를 제공하는 전체 산업이 등장하게 되었습니다. 여기에는 콘텐츠 프로비저닝, 기업 데이터 보호 도구 개발 서비스, 모바일 애플리케이션 설계 및 제작이 포함됩니다.
클라우드 서비스 배포. Cloud EDMS 기술은 다음과 같은 분야에서 활발히 사용됩니다. 주 수준. 이제 정부 서비스 웹사이트를 통해 디지털 환경에서 운전면허증이나 여권 변경을 신청하고, 세금을 납부하고, 주택 및 공동 서비스 증명서를 취득할 수 있습니다. 에 관하여 상업 영역그렇다면 중소기업의 경우 ECM 플랫폼은 확실히 클라우드 기반이어야 합니다. SMB 부문의 조직이 EDMS의 박스형 버전을 구입하는 것은 경제적으로 수익성이 없습니다. 클라우드 콘텐츠 관리 시스템의 사용은 대기업에게 매우 편리합니다. 이러한 ECM은 확장성 측면에서 제한되지 않고 중앙 집중화되어 있으며 모든 유형의 장치에서 직원에게 연중무휴 24시간 보편적인 액세스를 제공합니다.
바이러스 공격 증가. 최근의 바이러스 공격으로 인해 기업 정보를 위한 중앙 집중식 저장 시스템인 EDMS에 대한 관심이 급증했습니다.

가까운 미래에 대한 예측

전문가들은 시장의 추가 성장을 USEDO 개발, 금융 아카이브 및 EDMS를 기업의 다른 정보 시스템과 통합하기 위한 메커니즘 개선과 연관시킵니다. 이미 오늘날 EDMS는 분석 서비스 및 회계 프로그램과 완벽하게 통합되어 있습니다. 가까운 미래에 전자 문서 관리 시스템은 조직의 IT 환경에 더욱 긴밀하게 통합될 것입니다. 전문가들은 모든 유형의 회사 데이터 및 콘텐츠와의 통합 작업을 위한 융합 솔루션 출시도 허용합니다.

챗봇과 메커니즘은 전자 문서 관리 시스템에서 더욱 널리 보급될 것입니다. 인공지능. 문서 등록 서비스에서 EDMS는 기업의 모든 비즈니스 활동을 문서화하는 다기능 시스템, 많은 정보 시스템의 데이터를 고려하는 정보 전달 센터로 전환됩니다. 또한 EDMS는 BI 시스템의 심층적이고 포괄적인 분석을 위한 데이터의 주요 공급업체가 될 것입니다.

제한 요인

EDMS 시장 발전의 주요 장애물 중 전문가들은 다음과 같이 언급합니다.

법적 틀의 한계. 전자 문서 관리는 여전히 주요 문서가 아닌 백업 종이 문서로 사용됩니다.
EDMS의 통일성이 부족하고 단일 표준 및 규정이 부족함. 예를 들어, 직원 산업 기업표준 보고서뿐만 아니라 전문 보고서로도 작업할 수 있습니다. 엔지니어링 문서(AutoCAD의 도면). 표준 형식의 문서가 부족하기 때문에 많은 사람들이 EDMS를 구현하는 데 어려움을 겪습니다.

EDMS "SoftExpert" 구현 경험

러시아 EDMS 시장: 개발 문제 및 전망 전자 회전율 시스템 표시: 개발 문제 및 전망

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

남부 러시아 경영 연구소 - 러시아 국가 경제 아카데미 분과 문관 근무

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

남러시아 경영 연구소 - 러시아 대통령 지부

국민경제와 행정

개요: 이 기사에서는 러시아 EDMS 시장 발전에 대한 문제점과 전망을 분석합니다. 전자 문서 관리 시스템의 개념, 목적 및 업데이트 현대 세계, 특정 전자 문서 관리 시스템의 개발 및 사용에 대한 통계 데이터를 제공합니다. 상업 구조, 그리고 공공 부문에서. EDMS의 문제점과 조직 및 조직에서의 개발, 개선 및 사용의 필요성에 대한 결론이 도출되었습니다. 정부 기관효율성과 효율성을 향상시킵니다.

핵심어 : 전자문서관리, 전자문서관리시스템, EDMS 시장, EDMS 기능, 공공부문 EDMS.

개요: 이 기사는 러시아 전자 거래 시스템의 시장 개발 문제와 전망을 분석합니다. 다음과 같은 개념이 관련됩니다: 전자 문서 회전율 시스템, 현대 사회에서의 목표 및 실현, 전자 문서 회전율의 구체적인 시스템 개발 및 사용에 관한 통계 데이터는 상업용 건설 및 공공 부문 모두에서 제공됩니다. 전자 회전율 시스템의 문제에 대한 개발 개선 및 사용의 필요성에 대한 결론이 내려졌습니다. 조직그리고 효율성과 효율성을 높이기 위한 정부 기관입니다.

핵심어: 전자문서 회전율, 전자문서 회전율 시스템, 전자문서 회전율 시스템 시장, 공공부문 전자문서 회전율 시스템.

현대 사회에서는 기술 개발과 광범위한 구현으로 인해 전자 문서 관리 및 보관 작업이 종이 문서에 비해 선도적인 위치를 차지하고 있습니다. 오늘날 우리는 전 세계적으로 사용되는 문서의 수와 양이 증가하는 것을 볼 수 있습니다. 더욱이 전자 문서와 종이 문서의 비율은 시간이 지남에 따라 전자 문서에 유리하게 변화합니다.

2014년, EDMS 시장은 20주년을 맞이했습니다. 그 기원과 개발은 주로 정부 기관의 업무를 자동화해야 할 필요성에서 비롯되었습니다. 국내 최초의 전자 문서 관리 시스템은 명령에 따라 만들어졌습니다.

전자문서관리시스템(EDMS)은 생성, 접근 관리, 배포 프로세스를 보장하는 조직적, 기술적 시스템입니다. 전자 문서컴퓨터 네트워크에서 조직의 문서 흐름을 제어할 수 있습니다.

정보 기술 시장의 EDMS는 다음과 같은 이유로 가장 널리 사용되는 시스템 중 하나로 남아 있습니다.

의사결정에 필요한 모든 정보를 경영진에 제공하여 회사 경영의 효율성을 높입니다.

문서를 통해 직원의 작업을 최적화합니다.

회사 자산(직원 해고 또는 감축으로 인해 손실될 수 있는 정보), 즉 비즈니스 또는 비즈니스 프로세스의 연속성을 보장하기 위한 것입니다.

2013년 구현 서비스를 포함한 러시아 EDMS 시장은 2012년에 비해 20% 성장한 307억 2천만 루블을 기록했습니다. Tlyo1Ber에 따르면 약간의 감소가 시작되거나(B1 시스템) 성장이 중단된(BIR 시스템) 비즈니스 소프트웨어 시장의 다른 부문과 달리 2011년부터 2013년까지 20~35%의 높은 성장률을 유지했습니다. ), EDMS 시장은 2014년 말 두 자릿수 성장을 보일 것으로 예상됩니다. 이 시장의 주요 동인은 전자 문서 관리 자동화 분야의 프로젝트가 집중적으로 구현되고 있는 공공 부문입니다. 프로젝트 수 측면에서 EDMS 시장에서 공공 부문이 차지하는 비중은 최대 25%, 금전적 측면에서는 최대 40%입니다. .

2013년의 긍정적인 시장 역학은 통합업체의 수익에 대한 데이터를 통해 확인됩니다. 구현 서비스(VAT를 포함한 루블 단위)를 포함하여 EDMS 시장 수익에 대한 데이터를 제출한 기업 중 대부분의 기업에서 2013년 전년 대비 증가율은 15% 이상이었습니다. (1 번 테이블) .

표 1. EDMS 시장의 시스템 통합업체 수입

러시아, 2012-2013, 천 루블

회사 귀하가 처리하는 회사 2013년 프로젝트 2013년 매출 2012년 프로젝트 2012년 매출 성장 2012-2013년

1C (전체 가맹점) 1,240,742,103 3 1,041,691,948 19.1%

비즈니스 로직 760,000 88,534,900 86 42.1%

한화 K 545 970 51 473 553 50 15.3%

EOS 516,029,777 3,263,997 - 95.5%

인터트러스트 420 864 478 406 759 289 3.5%

ID 관리 기술 380,970 - 238,035 - 60%

라닛 188,000 80 180,000 70 4.4%

ELM A 56,000 105 38,000 - 47.4%

운반 50 54 28 49 73.6%

mont (홀몬트) 000 800

0 FTS 38,000 9 34,500 5 10.1%

1 매도 23,200 57 17,600 35 31.8%

합계 4,219,775 3,257,835 29.5%

러시아에서 EDS의 가장 적극적인 구현은 공공 부문에서 이루어지며, 우선 이는 정부 기관뿐만 아니라 국가가 참여하는 기업에도 적용됩니다.

중에 국영 기업 2013년 초부터 2014년 9월까지 Delo 플랫폼(EOS)을 기반으로 운영되는 국가자동화시스템 Justice 내의 전자문서 관리 시스템(사용자 수 67,000명 이상)과 Rosatom의 EMC Documentum(30,000개)은 규모가 돋보이며 Oryol 지역의 보건 및 사회 개발부에 10,000개의 워크스테이션을 위한 Etlas(EDI)를 도입했습니다. 상업 부문에서 가장 큰 EDMS 프로젝트는 러시아 연방 Sberbank에서 DocsVision을 구현하는 것입니다. 이 시스템은 여전히 복제되고 있습니다. 은행 자체에 따르면 현재 10만 명의 은행 직원이 이 플랫폼에서 EDMS를 사용하고 있습니다(표 2). .

표 2. 2013년(2014년 첫 3분기) 사용자 수 기준 러시아 공공 부문의 상위 5개 EDMS/ESM 프로젝트

GAS 정의 사건 EOS 67 835

고객 시스템 통합업체 사용자 수

Rosatom EMC Documentum KROK 30,000

오룔 지역 보건 및 사회 개발부 Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10,000

러시아 연방 검찰청 AIC 감독 EOS 9 123

로스토프 지역 정부 사건(EOS) EOS 7,639

EDMS 업계에서는 다음과 같은 역설적인 상황이 발생했습니다.

법안은 신기술 적용에 제동을 걸고 있다. 오늘 입법 체계구현된 대부분의 시스템의 기술적 능력보다 앞서 있습니다. 반면에 EDMS가 구축된 ECM 플랫폼 자체의 기능(수입 및 국내 모두)은 원칙적으로 모든 새로운 문제를 해결할 수 있습니다. 오늘날 개발은 문서 흐름에 대해 여전히 보수적인 견해를 고수하는 기능적 고객의 역량 부족으로 인해 가장 자주 방해를 받습니다.

시스템 수준에서 이 작업의 중요성에 대한 이해가 있다는 것은 분명합니다. 2012년 9월 6일자 러시아 연방 정부 법령 N 890 "당국의 전자 문서 흐름을 개선하기 위한 조치에 대해" 국가 권력» 정부 기관의 전자 문서 흐름으로의 전환은 2017년 12월 31일 이전에 완료되어야 한다는 것이 확립되었습니다.

하지만 현재 상태공공 부문의 ICT에 대한 대규모 투자는 1조 달러 이상입니다. 문지르세요. 아직 실질적인 결과를 얻지 못했습니다.

불행하게도 오늘날 법적으로 중요한 조치(문서 발행, 시민 신분 변경 등)의 수행과 관련된 법적으로 중요한 단일 공공 서비스는 없습니다. 전자 양식. EPGU에서 제공하는 모든 서비스는 본질적으로 정보 제공.

EDMS 시스템특정 조직의 활동을 개선하는 것을 목표로 하지만 각 조직에는 여러 가지 특성을 포함하는 광범위한 기능이 있습니다. 연구 과정에서 우리는

■ 디렉텀 ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: 문서 흐름* Boss Assistant

■ 사례 ■ 유프라테스 ■ 동기

9개의 시스템이 확인되었습니다. 우리는 시스템의 장점과 단점을 강조할 수 있는 기능 장비를 보여줄 것입니다(그림 1,2). 쌀. 1. 현대 EDMS의 기술적 역량

쌀. 2. DBMS 비용, 추가 모듈 및 할인 비용을 제외한 사용자 100명 라이선스 비용

EDMS의 기능을 비교할 때 다음 지정이 사용됩니다. "+" - 기회가 구현되었습니다. "+/-" - 이 기능은 제한된 기능으로 사용 가능하거나 추가 소프트웨어 구매가 필요합니다. "-" - 기회가 구현되지 않았습니다.

"문서 작업" 기능 측면에서 Boss-Referent, Delo 및 Ephrat와 같은 EDMS가 선두 위치를 차지합니다. 풀뿌리 수준은 PayDox가 차지했습니다(표 3).

Directum DocsVision Globus PayDox 1C를 사용하여 문서 작업: Document Boss - BUSINESS EUPHRATS MOTIV

내장 도구

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초안 문서 작업 /- /- /-

표 3. 문서 작업

"정보 검색 및 분석" 기능 개발의 선두주자는 Ephrat, Delo 및 DocsVision과 같은 EDMS입니다. 마지막 위치는 1C, Directum, GlobusProfessional이 차지합니다(표 4).

정보 검색 및 분석 Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

속성 검색(문서 세부정보로 검색)

작업 및 지침 검색(마감일, 수행자, 컨트롤러 포함)

러시아어의 형태를 고려한 전체 텍스트 검색 /- /- /- /- /-

구현 다양한 방식하나의 쿼리로 검색 /-

표 4. 정보분석 검색

표 5. 정보 보안

정보 보안 Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

지원하다 다양한 방법으로인증 /- /- /- /- /- /- /-

사용자 권한 할당

사용자 그룹에 권한 할당

맞춤형 역할 지원

'정보 보안' 기능 개발 측면에서는 Boss-Referent, Efrat, Delo, DocsVision이 선두에 있습니다. 마지막 위치: 1C 및 GlobusProfessional(표 5).

분석을 바탕으로 가장 뛰어난 기능을 갖춘 여러 EDMS를 식별할 수 있습니다. 여기에는 의심의 여지가 없는 리더인 Ephrat, Delo 및 DocsVision도 포함됩니다. 9개 EDMS, 1C, Globus Professional 중 PayDox는 기능적 장비가 부족하여 두각을 나타냈습니다. 나머지 EDMS는 중간 틈새 시장을 차지했습니다.

결론적으로 EDMS는 현대 사회에서 필요하며 지속적인 개선도 중요한 기준이라고 할 수 있습니다. 전자 문서 관리 시스템은 러시아 시장에서 잘 알려져 있습니다. 오늘날 구현이 널리 보급되어 생산성이 최고조에 달했습니다. 추가 성장

시장 성장은 ECM 사용자 수의 증가가 아니라 기능 향상으로 인해 가능합니다. 오늘날 기존 솔루션을 교체하는 주요 이유는 성능 문제, 기능 부족, 현재 솔루션의 높은 개발 및 지원 비용, 폐쇄형 플랫폼 코드, 불편한 인터페이스, 영역 분산 및 통합 문제, 오래된 소프트웨어 및 하드웨어 플랫폼.

서지:

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3. [전자자원]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [전자자료]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

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7. 바쿠셰프 V.V., Grigoriev E.S. 전자 기술국가정치적, 체계적 경영활동장치: 전제 조건 평가 // 주 및 지방 자치 단체 관리. SKAGS의 과학적 기록. 2009. No. 1. P. 56-61.

8. [전자자원]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

오랫동안 EDMS를 업무에 사용해 오신 분들도 계시고, 구현 단계에 있는 분들도 계시지만, 아직 자세히 살펴보고 계신 분들도 계십니다. 그럼에도 불구하고 최신 회사 문서 및 정보 관리 시스템에 대한 지식은 초보자와 숙련된 사용자 모두에게 유용할 것입니다. EDMS 선택 기준

잘 구축되고 최적화된 비즈니스 프로세스가 회사 성공의 열쇠라는 것은 비밀이 아닙니다. 가장 중요하고 자원 집약적인 프로세스 중 하나는 프로세스입니다. 문서 지원관리. 우선, 이는 시간 비용(조정, 승인, 서명, 실행 제어), 인건비(직원의 문서 흐름을 담당하는 전문가 필요)입니다. 소모품그리고 사무용품. EDMS는 이 프로세스를 최적화하여 제공 비용을 크게 절감하도록 설계되었습니다.

어려운 경제 상황에도 불구하고 정보 기술 시장의 EDMS는 다음과 같은 이유로 가장 인기 있는 시스템 중 하나로 남아 있습니다.

의사결정에 필요한 모든 정보를 경영진에게 제공함으로써 회사 경영의 효율성을 높입니다.
문서로 직원의 작업을 최적화합니다.
회사의 중요한 정보 및 무형 자산(직원 해고 또는 감축으로 인해 손실될 수 있는 정보)을 보존합니다. 즉, 비즈니스 또는 비즈니스 프로세스의 연속성을 보장합니다.

당연히 사무실 전문가를 위한 현대 기술의 유용성에 대한 정보는 새로운 것이 아닙니다. 이 줄을 읽고 있다면 이 주제가 여러분에게 가깝습니다. 아마도 많은 분들이 오랫동안 EDMS를 업무에 사용해 오셨고, 구현 과정에 있는 분들도 계시겠지만, 아직 자세히 살펴보고 계신 분들도 계실 것입니다.

그럼에도 불구하고 최신 회사 문서 및 정보 관리 시스템에 대한 지식은 초보자와 숙련된 사용자 모두에게 유용할 것입니다.

시장은 활발히 발전하고 있으며 다양한 문제를 해결하기 위해 고안된 많은 제품, 비즈니스 솔루션 및 추가 옵션이 있습니다. 그리고 회사에 사무 자동화 및 직원 협업을 위한 솔루션이 이미 있더라도 이제는 이를 최적화하는 방법이 궁금할 것입니다.

기업에서 구현하는 전자문서관리시스템은 얼어붙은 개체가 아니라 상당한 관심과 통제, 개발이 필요한 살아있는 유기체라는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 시스템이 적시에 개발되지 않으면 곧 구식이 되어 직원이 더 이상 사용하지 않게 될 것입니다.

DOW 서비스 - EDMS 고객

아마도 지금 당신은 "IT 전문가"가 있고 프로그램을 선택하는 것이 그들의 빵이라면 왜 우리 사무원은 EDMS 시장을 이해해야합니까? "라는 질문을하고있을 것입니다.

IT 전문가가 이 문제를 해결해 줄 것이라고 믿는 것은 순진한 생각입니다! 오늘날 대부분의 문서는 다음과 같은 환경에서 생성, 처리 및 저장됩니다. 전자 형식으로. 직원들은 ICQ, Skype, 이메일. 또한 다양한 형식으로 문서가 생성되고 저장됩니다. 그리고 이 정보를 관리하는 것이 사무원의 임무입니다.

사무원이 실제로 전자 문서 관리 시스템의 개발자가 되어 시스템 요구 사항을 처음부터 작성하는 사례를 많이 알고 있습니다. 이곳에서 그들의 고통이 시작되었고 시스템의 개발, 개선 및 구현의 긴 프로세스가 시작되었습니다.

처음에 그들은 모든 문서 흐름 프로세스를 설명하는 비즈니스 분석가 역할을 했습니다. 그런 다음 테스터의 역할을 맡아 얻은 결과를 받아들입니다. 그런 다음 교사의 역할로 조직의 직원이 시스템을 사용하도록 교육합니다. 당연히 이러한 모든 프로세스는 매우 길고 상당한 시간이 걸립니다. 최대 몇 달, 최악의 경우 몇 년이 걸립니다. 나중에 그들은 선발 과정에 더 일찍 참여할 수 있었다면 많은 노력과 시간을 절약하고 회사도 많은 돈을 절약할 수 있었을 것이라고 나에게 인정했습니다. 그러나 가장 중요한 것은 그들이 오래 전에 시스템에서 자신과 회사 직원의 공동 작업을 조직했다는 것입니다.

대부분의 경우 맞춤형 솔루션 개발자는 사용자 요구 사항에 중점을 둡니다. 단지 사용자가 제시해야 할 요구 사항과 작업을 구현하기 위해 어떤 방법이 있는지 모르는 경우가 많다는 점을 고려하지 않습니다.

시중에 나와 있는 제품에 대해 잘 알고 해당 제품의 작동 원리를 이해하면 선택 시 이점을 얻을 수 있으며 궁극적으로 가장 효과적인 솔루션을 선택하고 회사를 위한 노력, 신경 및 비용을 절약할 수 있습니다.

어떤 솔루션을 선택해야 합니까?

그래서 귀하는 EDMS 시장의 상황을 이해하고 다음을 찾기로 결정했습니다. 적합한 시스템당신의 문제를 해결하기 위해. 인터넷을 열면 거기에...

그리고 이 정보의 바다에 빠져들 수 있는 이름, 설명, 분석 회사 차트, 다양한 비교가 너무 많습니다. 다음은 러시아 시장에 출시된 제품 수에 대한 몇 가지 수치입니다.

2010년 2월 현재 TAdviser 홈페이지의 전자문서관리시스템 카탈로그는 약 179개 품목, Docflow 카탈로그 목록은 170개 제품 등 다양한 품목이 포함되어 있습니다. 독립 포털솔루션 목록에 45개 항목이 포함된 문서 관리 시스템에 대해 설명합니다. DSS 컨설팅 회사는 여러 기간에 걸쳐 다수의 성공적인 구현 프로젝트를 진행한 약 15~20개 회사의 솔루션을 강조합니다.

보시다시피 러시아 시장은 전자 문서 관리 시스템 클래스에 속하는 다양한 솔루션을 제공합니다.

시스템은 "사무 자동화 시스템", "전자 사무실", "시스템" 등 다르게 호출될 수 있습니다. 운영 관리회사', '콘텐츠 관리 시스템', 'ECM 시스템' 등

차이점은 무엇입니까? 결국 모든 시스템은 실질적으로 동일한 작업을 수행합니다. 즉 전자 문서 관리를 제공합니다. 그리고 문서 흐름은 상당히 정형화된 영역이므로 자동화를 위한 모든 솔루션은 서로 매우 유사해야 합니다.

그러나 소프트웨어 제품 시장은 매우 다양합니다. 고가의 시스템과 경제적인 솔루션이 있으며, 모든 고객의 계획을 구현할 수 있는 고도로 전문화된 시스템과 디자이너가 있습니다. 이러한 모든 시장 다양성은 동일한 기능 요구 사항이 다양한 기술을 사용하여 다양한 플랫폼에서 다양한 방식으로 구현된다는 사실에서 비롯됩니다.

현재 시장은 어느 정도 성숙 단계에 도달했고, EDMS 사이에서 선두주자가 등장했으며, 새로운 솔루션이 계속 등장하고 있어 시스템 개발 과정이 계속되고 있음을 나타냅니다. 1C가 의심할 여지 없이 선두를 달리고 있는 회계 소프트웨어 시장과 달리 구매자는 세계 최고의 제조업체부터 특정 고객의 특성을 고려한 맞춤형 개발에 이르기까지 매우 광범위한 선택권을 가지고 있습니다. 알아내기가 어렵죠?

EDMS 선택 문제

사무용 소프트웨어 시장의 풍부한 제안은 선택의 문제를 야기합니다. 그러나 제안된 EDMS의 품질과 조직의 실제 요구 사항 준수를 평가하기 위한 객관적인 기준과 일반적으로 허용되는 방법이 부족하기 때문에 "잘못된" 시스템을 획득할 위험이 있습니다. 너무 약하거나 그 반대입니다. , 특정 문제를 해결하기 위해 중복됩니다. 구현 단계에서 위험이 더욱 악화될 수 있습니다. 좋은 시스템작업이 효과적이지 않도록 구성할 수 있습니다.

결과적으로 대부분의 조직은 자신의 기준, 직관에 따라 또는 시스템을 구현하는 개발자 및 전문가의 약속을 신뢰하여 자신의 위험과 위험을 감수하면서 전자 문서 관리 분야의 소프트웨어 솔루션을 선택합니다.

대부분의 경우 실패 이유는 품질 때문이 아닙니다. 소프트웨어 솔루션, EDMS에 대해 잘 구성된 요구 사항이 부족하여 구현 중에 잘못된 선택과 실수가 얼마나 많이 발생합니까?

2008년말~2009년초. DSS 컨설팅 회사는 2008년에 EDMS를 구현한 EDMS를 사용하는 기업을 대상으로 연구를 실시했습니다. “기업은 어떻게 EDMS를 선택합니까?”라는 질문에 대해. 가장 인기 있는 답변은 다음과 같습니다.

권장 사항에 따라 선택되었습니다.
인터넷상의 정보를 분석했습니다.
사용 가능한 첫 번째 솔루션을 선택했습니다.
결정은 "위에서 내려졌다".

많은 기업의 경험에 따르면 EDS 선택에 실패하면 물질적, 일시적, 조직적 손실뿐만 아니라 가장 중요한 것은 조직의 목표 달성 실패와 개발 지연이 발생한다는 것을 알 수 있습니다.

결과적으로 다음을 허용하는 정보가 실제로 필요합니다. 조직의 관리 및 비즈니스 프로세스에 대한 문서 지원 시스템 분석을 기반으로 EDMS에 대한 요구 사항을 공식화하고, 제시된 EDMS를 평가 및 비교하기 위한 객관적인 기준을 기반으로 합니다. 시장에서 적합한 제품을 선택하고 효과적인 사용을 보장합니다.

EDMS 선택 기준

이 클래스의 정보 솔루션에 대한 러시아 및 국제 시장의 현재 상황을 검토하고 특정 솔루션을 분석하는 다소 광범위한 주제에 착수하기 전에 우리는 관심을 기울여야 할 주요 기준에 중점을 둘 것입니다. 소프트웨어 제품의 종류와 시장 점유율을 점유하고 있습니다.

조직의 EDMS는 다양한 문제를 해결하는 동시에 고객이 지원할 수 있도록 구성이 편리하고 유연해야 합니다. 물론 ECM 플랫폼을 이용하면 회사의 모든 비즈니스 프로세스를 고려하는 고도로 맞춤화된 솔루션을 얻을 수 있지만, 이러한 시스템을 구현하는 데는 일반적으로 몇 개월에서 1년 이상이 걸리며 상당한 재정적 비용이 필요합니다. 그러나 고객은 항상 구현 시간을 최소화하고 인력 교육이 생산 활동 중단 없이 신속하고 바람직하게 이루어지기를 원합니다.

대부분의 경우 EDS 선택은 다음 기준에 따라 이루어집니다.

EDMS 라이센스 및 기타 필수 구성 요소(하드웨어, DBMS) 비용
EDMS 구현 및 지원 비용;
추가 모듈 및 다른 제품과의 통합을 통해 시스템을 확장하는 기능;
정보 보안;
사용된 플랫폼 및 기술;
개발자 및 공급자(시스템을 구현하는 조직)의 평판
기능적 완전성.

위 기준의 의미를 생각해 봅시다.

라이센스 비용은 항상 시스템을 선택할 때 주요 기준 중 하나였습니다. EDMS 고객들은 값싼 제품이 항상 좋은 제품은 아니라는 사실을 오랫동안 알고 있었습니다.

개발자나 시스템 통합자의 서비스에 다시 의존하지 않고도 고객이 사전, 참고 서적, 표준 문서 경로 등을 독립적으로 연결하고 구성하는 등 일부 시스템 설정을 직접 수행할 수 있도록 시스템에 액세스할 수 있어야 합니다. 시스템 운영 비용이 낮아집니다.

시스템은 새로운 모듈과 기능을 추가하여 추가 확장이 가능한 솔루션이어야 합니다.

추가 모듈을 통해 확장되는 기능 범위에는 특정 애플리케이션과의 통합과 시스템 기능 확장이 모두 포함될 수 있습니다.

시스템을 선택할 때 시스템에 특별한 주의를 기울입니다. 정보 보안, 기밀 데이터 보호 원칙 구현 방법, 액세스 제어 시스템 구성 방법, 시스템이 전자 서명 및 암호화 사용을 지원하는지 여부.

시스템을 선택할 때 일반적으로 시스템이 구축된 플랫폼과 사용되는 기술이 고려됩니다. 그리고 여기서는 참신함이 아니라 안정성과 신뢰성이 우선시됩니다. 선택에서 중요한 역할은 사용되는 데이터베이스 관리 시스템(DBMS)과 개발 도구에 의해 수행됩니다.

조직이 이미 DBMS에 대한 기업 표준을 갖고 있다면 EDMS가 이를 따르는 것이 더 논리적입니다. 꼭 필요한 경우가 아니면 지원되는 DBMS 목록을 확장하는 것은 바람직하지 않습니다. 개발 도구의 경우에도 마찬가지입니다. 더 잘 알려지고 널리 퍼질수록 이를 아는 전문가가 많아지고 EDMS용 추가 구성요소를 개발할 수 있으며, 그러한 전문가 부족으로 인한 프로젝트 실패 위험이 낮아집니다.

EDMS 개발자를 선택할 때 일반적으로 EDMS 시장에서의 기간, 사용자 및 경쟁사 간의 평판, 기술 지원 품질, 시스템 업데이트 빈도 등의 요소를 평가합니다. 개발 회사가 고객과 직접 협력하지 않는 경우 신뢰할 수 있는 회사, 즉 EDMS 공급업체를 선택하는 것도 마찬가지로 중요합니다.

선발 단계에서는 성공적인 프로젝트 및 구현 경험과 인력의 자질 수준을 자세하게 평가해야 합니다. 기업의 특성에 맞게 합리적인 시간(허용 가능한 가격 조건) 내에 정보 시스템을 완성할 수 있는 가능성은 공급업체에 따라 다릅니다.

아마도 가장 중요한 기준은 시스템의 기능적 완성도일 것입니다. 다른 모든 측면에서 시스템이 아무리 훌륭하더라도 주요 임무는 전자 문서 관리 기능의 구현을 보장하는 것입니다.

지금까지 고객은 거의 사용하지 않았습니다. 시스템 접근 방식연구를 기반으로 한 주관적인 의견에 의존하여 EDS의 기능적 완전성을 평가합니다. 마케팅 자료또는 기껏해야 테스트 스탠드에서 제품을 빠르게 알아볼 수 있습니다. 이는 EDMS의 성공적인 실제 사용을 위해서는 충분하지 않습니다.

하다 올바른 선택고객의 전략적 목표와 현재 작업을 고려하지 않고 주로 기능 매개 변수 측면에서 시스템에 대한 포괄적인 평가 및 비교를 수행하지 않고는 사실상 불가능합니다.

시장에 대한 예비 분석은 이 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 즉, 주요 참여자, 시장에 출시된 제품, 핵심 기술 및 주요 매개변수에 따른 체계화에 대한 초기 숙지입니다.

2018년 4월 26일 목요일 16:46 모스크바 시간 , 글: 나탈리아 루디체바

러시아 개발자들은 러시아 EDMS 시장을 완전히 정복할 수 있는 모든 기회를 갖고 있습니다. 이를 위해서는 경제적, 입법적 전제조건이 모두 필요합니다. 정말 편리하고 현대적이며 신뢰할 수 있는 솔루션을 만들고 고품질을 보장하는 것은 작은 일입니다. 기술적 지원구현 프로세스를 적절하게 구성합니다. 이는 CNews Conferences가 주최한 "EDMS Market 2018" 컨퍼런스 참가자들이 논의한 내용입니다.

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러시아 시장의 현재 상황은 러시아 EDMS 개발자에게 유리합니다. 그는 연설을 시작했습니다. 세르게이 쿠리야노프, DoxVision의 전략 마케팅 이사. 수입 대체 정책과 루블화 약화로 인해 서구 개발자보다 우위를 점하고 있으며 품질이 훨씬 뛰어난 제품을 만들면 Open Text와 성공적으로 경쟁할 수 있습니다. 이것이 바로 고객에게 Docsvision ECM(버전 5.5)을 제공하는 DocsVision 회사가 택한 경로입니다. 고유 한 특징 10만 명 이상의 사용자에 대한 확장성, 마이크로서비스 아키텍처, 다중 플랫폼이 있습니다. 이 플랫폼을 사용하면 옴니채널, 클라우드, 새로운 관리 방법 지원(Agile, SCRUM), AI 및 ML, 자동 등록, Agile 구현 지원, 셀프 서비스와 같은 새로운 기술의 모든 이점을 사용할 수 있습니다.

2017년 프로젝트의 약 절반이 Open Text Documentum을 기반으로 구현되었습니다. 로만 코노발로프, 최고 경영자"ID - 관리 기술". 그러나 러시아 솔루션에 대한 고객의 관심이 높아지고 있습니다. 예를 들어 그는 Rosseti 그룹의 문서 관리 시스템 구축을 예로 들었습니다. 2014년에 끝난 첫 번째 단계에서 고객은 Open Text Documentum을 구현했습니다. 현재 44,000명 이상의 사람들이 이 솔루션을 사용하고 있습니다. 2015년에 프로젝트의 두 번째 단계가 시작되었습니다. 이 기간 동안 ID - Management Technologies에서 개발한 제품을 기반으로 컨텐츠 관리 시스템과 설계 및 견적 문서(UKKiPSD)가 작성되었습니다. Roman Konovalov에 따르면 산업의 미래는 러시아 제품에 달려 있습니다. 예를 들어 그의 회사에서 만든 EDMS는 다음과 같은 기회를 제공합니다. 자체 구성는 대기업의 비즈니스 프로세스를 자동화하도록 설계되었으며 현대적인 인터페이스를 갖추고 있으며 구현, 유지 관리 및 확장에 대한 비용을 절감할 수 있습니다.

"우리는 풍부한 경험을 갖고 있지만 SAP 구현, 내부 자동화를 위해 국내 플랫폼을 사용하기로 결정했습니다.”라고 말합니다. 예브게니 가파로프, CIUS 회사 "Gazpromavtomatizatsiya"의 프로젝트 관리자. – 3년에 걸쳐 우리는 완전히 자동화된 관리 및 지원 비즈니스 프로세스를 갖추고 있습니다. 우리는 회사의 모든 업무 영역과 유형을 다루었습니다.” 복잡한 프로젝트는 문서 흐름 자동화, 즉 문서 기록 및 주문 관리 시스템 구축으로 시작되었습니다. 지난 3년 동안 EDMS의 목적은 근본적으로 바뀌었습니다. BPM 기능이 전면에 등장했습니다. 모든 시스템을 통과하는 제어 흐름을 담당하는 백엔드 시스템인 '브레인 센터'가 되었습니다. 이 아키텍처를 사용하면 비즈니스 프로세스를 빠르고 저렴하게 자동화할 수 있습니다. Evgeniy Gafarov는 회의 참가자들에게 이 접근 방식의 장점에 대해 말했습니다. 그중에는 빠르고 저렴한 자동화가 있습니다. 자동화된 프로세스고정된 예산과 사용자에게 친숙한 시스템을 사용할 수 있는 능력을 갖추고 있습니다.

구현 프로세스를 구성하는 방법

약 74%의 회사가 문서 작업 시 문제에 직면하고 있다고 그녀는 연설을 시작했습니다. 엘레나 스크립코, 1C의 컨설턴트 방법론자. 이는 작업의 중복, 검색의 어려움, 오류 및 중복, 긴 문서 처리 시간으로 인해 직원의 작업 시간 효율성이 저하되는 것입니다. 이 모든 것은 회사 경영 과정에 부정적인 영향을 미치고 효과적인 경영 결정의 채택을 방해합니다.

그렇기 때문에 1C는 전자 문서 관리 시스템을 구현할 때 개발되고 반복적으로 테스트된 방법론을 준수하도록 조언합니다. 여러 사례를 검토하면서 기업이 문서 작업을 구성할 때 직면하는 가장 일반적인 문제는 문서를 사용하여 수행되는 불필요한 작업이 많다는 점임이 분명해졌습니다. 그 결과 업무절차가 느려지고 임금기금이 비합리적으로 지출된다. 또 다른 문제는 다중 스캔입니다. 회계 문서승인 및 확인 중에. 결과적으로 회계사는 스캔된 이미지 묶음을 받게 되며 각 이미지에는 책임자의 서명이 포함됩니다. 때때로 문서 흐름 프로세스가 회사에서 채택한 표준을 준수하지 않아 관리 효율성이 저하되었음을 나타냅니다. 이는 분석과 긴급한 관리 결정이 필요한 심각한 문제입니다.

조직 간 전자 문서 교환이 원하는만큼 빠르게 발전하지 않고 있습니다. 비탈리 코토프, Polyplastic Group 경제 부국장. 대기업은 파트너가 b2b 체인에서 EDMS로 전환하도록 강제하여 상황을 바꿀 수 있습니다. 그는 Polyplastic 경험을 공유했습니다. 회사는 운송업체를 위한 포털을 만들어 1C:ERP와 통합하고 웹을 통해 액세스를 구성했으며 모바일 앱. 이제 포털은 Polyplastic과 운송업체 간의 전자 문서 흐름 기능을 수행합니다.

경험 공유

컨퍼런스에서 연설한 고객들은 문서 자동화에 대한 경험을 공유했습니다. 따라서 Stroytransneftegaz 회사는 전자 아카이브를 만드는 길을 택했다고 말했습니다. 파벨 포테민, Stroytransneftegaz의 전자 아카이브 서비스 책임자입니다. 구현 비용은 최소화되었습니다. 솔루션은 직관적인 기능을 갖추고 있으며, 사용자들은 사용에 매우 만족하고 있습니다. Pavel Potemkin에 따르면 EDMS의 경우 다른 시스템과의 통합을 포함하여 명확하고 이해하기 쉬운 작업을 갖춘 별도의 모듈 세트로 구현하는 것이 가장 좋습니다. 그러한 기술의 예로 그는 ELMA 비즈니스 프로세스 관리 시스템을 들었습니다.

공공 부문의 문서 흐름 프로세스는 엄격하게 규제되며, 종이 거부는 이미 법적 요구 사항이라고 합니다. 예브게니아 수로브체바, 부서 부국장-블라디보스토크시 행정부 정보 및 소프트웨어 관리 정보 시스템 부서장. 문서는 전자적으로 교환되어야 할 뿐만 아니라 문서의 승인과 시민 및 기업과의 상호 작용 과정도 교환되어야 합니다. 이동성은 최근 정부 기관의 EDMS에 대한 중요한 요구 사항이 되었습니다. Evgenia Surovtseva가 언급한 어려움 중에는 일반적으로 이전 직장에서 완전히 다른 솔루션을 처리했던 EDMS를 사용하여 작업하도록 모든 신입 직원을 교육해야 한다는 것입니다.

지역제 실시 경험에 대해 전자 상호작용말했다 니콜라이 젬스코이, 탐보프 지역 행정부 IT 부서 부국장. 이 프로젝트는 2012년에 시작되었습니다. 현재 해당 지역의 2개 행정기관과 16개 지방자치단체(LSG)가 시스템에 연결되어 있으며, 총 사용자 수는 1,661명입니다. 2018년에는 마을의회, 마을의회, 지방자치단체 산하기관 연계, EDMS 사용자 업무 통제 확대, 추가 기능 활용, 상호작용 유형화, 양식 및 문서 템플릿 개발, 메커니즘 구축 등을 계획하고 있다. 정보에 대한 구조화된 요청을 생성하기 위한 것입니다.

EDMS 성공적 구현 사례 공유 파벨 고르쉬코프, 유치원 교육 기관 부서장 연방 센터핵의학 시설의 설계 및 개발에 관한 것입니다. 이 프로젝트는 2015년 12월에 시작되어 2017년 4월에 종료되었으며 2단계로 구성되었습니다. 1차 사무, 계약, 조달 요청이 자동화되었고, 2차에는 고객의 제품 생산 및 공급 요청이 자동화되었습니다. 그 결과, 처리 중 문서의 손실과 우발적인 변경을 완전히 제거할 수 있었습니다. 수명주기. 서류 처리 시간은 10배, 승인 시간은 6배 단축되었습니다. 연간 공정 노동력 절감액은 5,794인시 이상에 달했습니다.

EDI는 회사 내 고객과의 커뮤니케이션을 위한 주요 도구가 되었다고 말합니다. 이고르 카스티요, Paulig Group의 사업 개발 관리자. 전자문서관리시스템 개발은 2007년부터 시작됐다. 이 순간회사 매출의 80% 이상이 EDI 시스템을 통해 처리됩니다. 다음을 통해 수락된 주문 수 전자 채널통신이 92%에 도달했습니다. 표준 물류 메시지 교환(ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN 등), 공급 계획(DELFOR), 가격 조정, 마스터 날짜 및 목록(PRICAT), 판매 및 재고 상태에 대한 데이터가 포함됩니다(INVREPT , SLSRPT ), SSCC 코드를 사용한 일괄 추적 프로세스가 구현되었습니다.

데니스 고르부노프, Cherkizovo 그룹 정보 기술 부서의 프로젝트 사무실 책임자는 그의 보고서에서 러시아 EDMS 개발의 주요 단계에 대해 이야기했습니다. 그의 의견에 따르면 오늘날 이 시장은 명확한 고객 요구 사항, 표준 구현 시나리오, 프로젝트 구현을 위한 예산 감소, 국내외 솔루션 간의 경계가 모호해지는 것이 특징입니다. 동시에 많은 질문이 여전히 열려 있습니다. 예를 들어, 기업 보관 시설을 만드는 것이 가치가 있습니까, 아니면 사용하는 것이 더 낫습니까? 오픈 서비스 Google 드라이브나 Microsoft Onedrive 같은가요? 비즈니스 프로세스를 관리하기 위해 EDMS에 내장된 기능을 사용하는 것으로 충분합니까, 아니면 전문적인 제품이 필요합니까? 문서에서 거래로 전환되는 추세에 따라 EDMS의 역할은 어떻게 변화하게 될까요?

2015년 9월 15일 오후 2:04

질문이 있는 경우PC주간 답변 Istomin Konstantin, 전무이사회사직접. 이 질문은 PC Week/RE 20주년을 기념하기 위한 검토의 일환으로 질문되었습니다.

EDMS/ECM 시스템 부문이 러시아에서 구체화되기 시작했을 때 개발의 주요 순간과 단계는 무엇입니까?

이 부문의 형성은 사무에 초점을 맞춘 최초의 순환 시스템이 눈에 띄게 된 1995년에 시작되었습니다. 그러한 시스템의 예로는 유프라테스와 델이 있습니다. 문서가 계약자에게 도달하기 전에 관리 과정을 거쳐야 하는 수직적 문서 흐름의 러시아 전통이 최초의 자동화 시스템의 특징을 결정했습니다. 자동화의 주요 업무는 문서 등록 및 실행 제어, 보고서 작성이었습니다. 이러한 시스템에서의 작업은 등록 카드를 기반으로 했습니다. 현 단계에서 엔터프라이즈 콘텐츠 관리에 대해 이야기하기에는 너무 이르지만 이는 해당 부문 개발의 시작을 의미합니다.

대략 1997년부터 2000년까지 지속된 다음 단계에서는 전자 문서 아카이브가 러시아 시장에 등장했습니다. 그 대표적인 것 중 하나가 DOCS Open 시스템이다. 이 분야는 기록 보관 및 문서 흐름의 특정 전통으로 인해 당시 러시아에서 그다지 개발되지 않았습니다.

같은 시기에 최초의 워크플로 시스템이 등장했습니다. 이 시스템은 순전히 상호 작용 자동화를 목표로 했으며 문서 관리 프로세스와 별도로 작동했습니다. 예를 들어 러시아 OPTIMA WorkFlow 시스템과 Western Staffware를 들 수 있습니다.

복잡한 시스템은 2002~2003년에 나타났습니다. 워크플로우 메커니즘과 문서의 전자 아카이브 구성 기능을 결합합니다. 이 단계에서 문서 내용 작업을 가능하게 하는 본격적인 전자 문서 관리 시스템의 출현에 대해 이야기할 수 있습니다. 당시 기술적 이정표는 창조였습니다. 자체 플랫폼 Microsoft SQL Server 및/또는 Oracle DBMS의 기능을 기반으로 한 개발입니다. 그 시기를 잘 보여주는 사례가 DOCFLOW 2004 전시 컨퍼런스였습니다. 당시 행사는 전시회를 연상케 했습니다. 참가자들은 해외에 널리 퍼져 있는 강력한 산업용 스캐너인 주크박스를 보기 위해 모였습니다... 몇 년 후 컨퍼런스는 보다 비즈니스적인 성격을 얻었으며 참가자 측에서는 솔루션 사용에 대한 실질적인 관심이 눈에 띕니다. 단지의 대표적인 대표자 러시아 시스템 Docsvision과 DIRECTUM이 되면서 Western Documentum 시스템이 러시아에서 활발히 홍보되기 시작했습니다. 또한 로터스 노츠를 기반으로 한 국내 시스템도 별도의 지사로 활발하게 개발됐다.

2006년은 문서 관리와 상호 작용 기능을 결합한 현대적인 ECM 시스템이 형성된 해라고 할 수 있습니다. 동시에, 연구 회사인 Gartner는 ECM 시스템이 충족해야 하는 기준을 공식화했습니다. 새 버전의 러시아어 복잡한 시스템또한 새로운 ECM 개념을 반영했습니다. 또한 이 시기에는 하나의 ECM 플랫폼을 기반으로 기업의 다양한 문제를 해결하기 위한 다양한 비즈니스 솔루션이 활발히 개발되기 시작했습니다.

2011년부터 현재까지 ECM에서도 전체 IT 분야와 마찬가지로 사용자 지향적인 경향이 뚜렷하게 나타났습니다. 즉, 직관적인 인터페이스 생성이 강조되면서 시스템이 더욱 편리해지고 있습니다. 곳곳에서 개발되고 있어요 모바일 솔루션, 최근에는 트렌드가 아니지만 필요한 조건현대 ECM 시스템의 존재. 클라우드 제품 개발 추세가 발전하고 있으며, 시장은 고객이 문서 관리 분야에서 SaaS 솔루션을 사용할 준비가 되어 있다는 신호를 보내고 있습니다. 여기서 러시아는 서구 시장보다 2-3년 뒤쳐져 있습니다.

IT 시장의 이 부문은 1998년과 2008년의 위기에서 어떻게 살아남았습니까?

1998년에는 러시아 EDMS/ECM 시장이 아직 존재하지 않았습니다(매우 작았습니다). 위기의 주요 특징은 서구 시스템의 사용자 거부라고 할 수 있습니다. 이는 모든 결과에 영향을 미치는 기본값입니다.

2008년에는 EDMS/ESM 부문이 활발하게 성장했고 고객의 관심도 컸습니다. 따라서 IT 산업의 전반적인 경기 침체로 인해 이 부문이 가장 적은 피해를 입었습니다. 매출은 감소했지만 심각한 충격은 없었고 회복에는 약 1년이 걸렸다.

1998년과 2008년 위기 당시 관찰된 상황과 상황은 어떻게 다릅니까? 가까운 미래에 이 시장 부문의 전망은 어떻습니까?

현재 상황은 “일반적인” 위기 발현 측면에서 2008년 위기와 유사합니다. 비즈니스 활동이 전반적으로 감소하고 판매 역학이 감소했습니다.

전반적으로 현재 상황은 2008년과 눈에 띄게 다릅니다.

첫째, 현재의 위기가 장기화될 것으로 보인다. 러시아의 근본적인 이유인 유가와 제재는 빠르게 변할 것 같지 않습니다. 회복에는 2~3년이 걸릴 것입니다.

둘째, 오늘날 ECM 시장은 성숙해졌습니다. 고객은 시스템에서 필요한 것이 무엇인지 알고 있으며 솔루션에 대한 상당히 명확한 요구 사항이 제시됩니다. 자동화 문제에 대한 전반적인 접근 방식이 변경되었습니다. 효율성이 실질적인 지표가 되었습니다. 그리고 고객이 ECM 시스템 구현의 이점을 "숫자"로 확인하면 완전히 의식적이고 정보를 바탕으로 결정을 내립니다.

이전과 마찬가지로 자동화가 실제로 필요합니다. 대기업, 규모의 경제를 통해 ECM 솔루션 구현의 이점을 더 잘 평가할 수 있습니다. 주요 시장 자극제는 대표자입니다. 석유 및 가스 산업, 방위 산업 및 국영 기업, 수출 지향 기업도 마찬가지입니다.

지원은 다음에서도 제공됩니다. 활성 위치 IT 부문과 관련하여: 달러 가치 상승과 서방 제재로 인해 전자 문서 사용에 대한 장벽이 크게 감소했으며 국내 개발자의 기회가 증가했습니다.

앞으로 EDMS/ECM 시장 규모의 추가 성장은 IT 시장 전체에 비해 눈에 띄게 클 것으로 예상되며, 위기 기간 동안의 성장률은 경제 상황에 따라 달라질 것입니다. 주로 성장세는 지속될 것입니다. 대기업, 중견 기업은 더 가볍고 기성품이며 저렴한 솔루션을 선호합니다. 이것이 바로 클라우드 기술이 유리해 보이는 부분입니다. 정부 기관은 극심한 예산 삭감으로 인해 더 큰 감소가 예상된다. ECM과 조금 다르지만 관련되어 있는 기업간 문서관리 시장은 현재 형성 초기 단계에 있으며 급격한 성장이 예상되어 새로운 기회가 창출되고 있다.