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강의관리를 위한 문서지원 구성 및 기술. 관리를 위한 문서 지원. 문서관리 분야 활동

강의 1. 현대 기술과 사무 조직. 현재 상태 평가 문서 지원관리(DOU).

"경영을 위한 문서 지원 조직 및 기술" 과정은 "러시아 사무 조직의 역사"와 "경영을 위한 문서 지원의 현대 조직 및 기술"의 두 섹션으로 구성됩니다.

이 과정의 목적은 학생들에게 다양한 역사적 시기에 국가 기록 관리 시스템의 형성과 발전의 특징에 대한 아이디어를 제공하고 과학적 기반 원칙과 개선 방법.

코스 목표:

    관리 프로세스에서 관리를 위한 문서 지원의 위치를 ​​강조합니다.

    국가 기록 관리 시스템 개발의 역사를 소개합니다.

    기관에서 문서로 작업을 구성하는 문제를 해결하기 위한 합리적인 접근 방식을 학생들 사이에서 형성합니다.

    학생들에게 유아원 교육 기관의 현대 표준 구조를 숙지시킵니다.

문서지원은 경영기술의 기본

사무-공식 문서와 함께 문서화 및 작업 구성을 제공하는 활동 분야입니다..

처음에 이 용어는 구두 연설(아마 17세기)에 등장했으며 사건을 해결(생산)하는 과정, 즉 "사건 생산"-문제 해결을 의미했습니다. 결정 과정에서 합의에 도달하는 등 결과를 통합할 필요가 있었습니다. 고대부터 이러한 목적으로 문서가 만들어졌습니다. 왜냐하면 말의 수명이 짧고, 잊혀지거나, 전송 중에 왜곡되거나, 오해될 수 있기 때문입니다. 이미 16세기에요. 단어가 사용됩니다 사례어떤 문제나 문제와 관련된 문서 모음입니다. 이 개념에서 처음으로 '행위'라는 단어가 문서에 기록된 것은 1584년입니다.

현대 사무에는 다음이 포함됩니다.

    시기적절하고 정확한 문서 작성(문서화) 보장

    문서 작업 조직 (수령, 전송, 처리, 회계, 등록, 제어, 저장, 체계화, 보관용 문서 준비, 파기).

"사무실 업무"라는 용어와 병행하여 이 용어는 최근 수십 년 동안 사용되었습니다. 관리를 위한 문서 지원(다우). 그 모습은 관리 및 조직, 소프트웨어 및 컴퓨터 시스템에 컴퓨터 시스템을 도입하는 것과 관련이 있습니다. 정보 지원컴퓨터 프로그램과 문헌에 사용되는 용어에 더 가까워집니다. 현재 "서류 작업"과 "문서 관리"라는 용어는 동의어이며 동일한 활동을 지칭하는 데 사용됩니다.

DMS(Documentary Management Support)는 조직의 상태에 대한 정보를 기록, 전송, 저장하고 상태를 변경하기 위한 제어 조치를 포함하는 조직에 대한 관리 지원 유형입니다. DOW에는 다음과 같은 주요 프로세스가 포함됩니다.

    공식 미디어에 조직의 상황에 대한 통제 조치 또는 데이터를 기록합니다. " 선적 서류 비치" 또는 "문서 제작";

    공식적인 방식으로 적시에 정보를 제공합니다. 서류를 양도하거나 " 문서 흐름";

    신속하고 장기적인 문서 보관, 즉 "아카이브 저장소".

경영진을 위한 문서화 지원은 정보에 근거한 경영 결정을 내리고 그 구현을 모니터링하기 위해 조직의 상황에 대한 정보를 경영진에게 제공하는 것이 주요 목적인 활동 분야입니다.

선적 서류 비치 문서를 생성하고 처리하는 과정입니다. 국가 표준에서는 문서를 “정해진 규칙에 따라 다양한 매체에 정보를 기록하는 것”으로 정의합니다.

오늘날 유아원 교육 기관은 효과적인 관리를 위한 도구이자 정부 기관과 국가 인구, 시민 사회 구조 및 기업 간의 관계에서 가장 중요한 의사소통 도구 역할을 합니다.우리는 국가 차원의 개혁 과정에서 정부 기관 간의 더 나은 상호 작용을 위해 유치원 교육 서비스 및 기술의 통일과 표준화, 문서화에 대한 통일된 원칙을 확립하는 것이 필요하다고 생각합니다. 문서 지원 분야의 국가 규정은 전자 문서 및 전자 통신 수단의 사용과 관련하여 특별한 의미를 갖습니다. 정부 기관의 정보와 문서의 양이 증가함에 따라 국가는 이러한 프로세스를 지속적으로 모니터링하고 관리해야 합니다.

국내 전통, 세계 경험, 국제 기록 보관소 협의회의 권장 사항은 문서 관리에 대한 국가 규제의 필요성과 국가 내 문서 유통량의 합리적인 감소를 분명히 나타냅니다.

국가 기록 보관소는 전통적으로 러시아의 관리 문서 정리에 참여해 왔습니다.

예를 들어, 1998년 12월 28일자 러시아 연방 기록 보관소에 관한 최신 규정 No. 1562에는 다음과 같은 작업이 포함되어 있습니다. “연방 정부 기관 및 해당 주제의 정부 기관과 함께 개발 및 개선 러시아 연방국가 기록 보관 시스템 및 통합 문서 시스템을 포함한 기록 보관 및 기록 보관.”

새로운 관리 기관인 연방 기록 보관소(2004년 6월 17일자 러시아 연방 정부 법령 No. 290 참조)는 행정 개혁 결정에 따라 문서 관리 기능을 부여받지 않습니다. 사건의 대략적인 명명법, 연방 집행 기관의 사무 지침, 연방 정부 기관 및 이에 종속된 조직의 활동 과정에서 생성된 문서 목록을 조정하여 보관 기간을 나타내는 기능만 할당됩니다. 보시다시피, 사무의 "개발"이라는 매우 추상적인 작업조차 규정에서 삭제되었습니다. 이러한 상황은 주 차원에서 유아원 교육 기관의 추가 개선 전망에 불확실성을 가져옵니다. 동시에, 모든 면에서 선진국어떤 형태로든 문서 관리 기능은 관련 정부 기관에 할당되며 이러한 관행은 그 자체로 정당화됩니다.

러시아는 외국의 경험에 주목해야 한다. 실제로 오늘날 행정 개혁 이후 지난 300년 만에 처음으로 문서 관리(DOM)라는 국가 기능이 국가의 시야에서 사라졌습니다. 기록 보관 기관은 유아원 교육 기관 분야에서 조정, 통제 및 감독 기능을 수행할 수 없습니다. 이 업무는 다른 정부 기관에 위탁되지 않았습니다. 물론 이러한 상황은 국내 유치원 교육기관의 상태에 부정적인 영향을 미칠 것이다.

현재 상황에서는 최근 몇 년 동안 개발이 진행된 연방법 "경영 활동을 위한 문서화 지원에 관한" 초안에 대한 중요한 작업이 방해를 받고 있습니다. 정부 구조를 개혁하려면 유아원 교육 기관의 축적된 규제, 법적, 방법론적 기반을 대대적으로 재작업해야 합니다.

특히, 연방 목표 프로그램 "전자 러시아(2002-2010)"에 따라 현재 진행 중인 작업을 고려하여 주간, 주 및 부문간 관리 수준에서 시행 중인 문서 지원 표준을 개정할 필요가 있습니다. 정보 교환 분야의 국제 협약 및 표준. 동시에 문서 흐름량이 통제할 수 없을 정도로 증가하는 것을 막아야 합니다.

정부 기관의 활동으로 생성되는 문서의 양은 연간 약 2,500억 장에 달합니다. 동시에, 장치의 무작위 검사 정부가 통제하는매년 문서의 양이 8-15% 증가하는 것으로 확인되었습니다.

특히 주목할 점은 정부 기관의 전산화 수준이 높아졌다는 점입니다. 이는 유치원 교육 기관의 상태에 영향을 미치는 추가 요소입니다.

관리 조치 문서화에 대한 직접 비용 평가는 정부 기관의 영역 및 수준에 따라 금액이 크게 변동하는 것을 보여줍니다.

문서 당 문서 문서화 및 처리 비용은 평균 약 50 루블입니다. 이런 점에서 통일과 표준화를 통해 문서의 종류를 10% 정도 줄이면 문서 및 문서 처리 비용을 절감하여 직접적인 경제적 효과를 얻을 수 있다고 기대할 수 있습니다. 절감액은 약 125억 루블에 달합니다.

문서 지원을 위한 정부 기관의 기능과 절차를 규제하면 문서 문서화 및 처리에 소요되는 시간(평균 15~20분에서 3~4분으로)을 줄여 최대 40~50%의 비용을 절약할 수 있습니다. 문서화 프로세스에 소요된 총 시간입니다. 이를 통해 최소 25억~30억 루블의 직접적인 경제적 효과를 얻을 수 있습니다.

현재 러시아 경제는 주로 원자재 경제에서 최고의 과학 및 기술 성과와 국가의 지적 잠재력을 활용하는 첨단 기술, 지식 집약적 제품의 생산 확대로 전환되고 있습니다. 이전에 러시아 연방 대통령 산하 안전보장이사회(SC)가 채택한 결정에 따라, 특히 해외 시장에서 국내 제품의 경쟁력을 보장하는 데 주된 관심을 기울여야 합니다. 이를 위해서는 2002년 12월 27일자 연방법 No. 184-FZ에 명시된 국제 표준을 충족하는 수명 주기의 모든 단계에서 제품에 대한 문서화 및 정보 지원이 필요합니다.

커미션 정보 보안 2003년 3월, 러시아 연방 안전보장이사회는 전자 문서 관리 문제에 주목하면서 이 분야에 관한 일련의 법적 법안을 제정할 필요성을 결정했습니다.

    부서별 종속 관계에 관계없이 정부 구조에서 유치원 교육 기관의 통일된 통합 규칙 및 방법을 확립합니다.

    부서 간 문서 흐름, 문서 생성 프로세스 및 문서 흐름의 양에 대한 규칙 및 규정 준수 여부를 모니터링하고 제어합니다.

    문서 지원 분야의 과학적이고 방법론적인 작업과 관리 기관의 문서 작업에 대한 가장 합리적인 방법의 도입 및 정부 기관;

    정부 기관의 관리 문제를 해결하기 위한 표준 규정의 중앙 집중식 개발;

    정부 기관의 문서 안전 보장, 정보로서의 다큐멘터리 자금 형성 조직 자원, 문서 보관 기간을 설정하고 치리회 및 조직의 문서에 대한 접근에 대해 법적으로 확립된 조항을 준수합니다.

    전자 문서 통신을 위해 당국 및 정부 기관에서 사용하는 소프트웨어 및 기타 정보 도구 검사

    유치원 교육 기관 분야의 전문가 교육 및 고급 교육.

문서 관리의 기초가 되는 이러한 작업의 구현은 러시아 사회 경제적 영역의 품질과 전문성 수준을 향상시키고 관리 장치의 활동을 개선함으로써 13.75– 142억 5천만 루블. 그리고 직접적인 효과보다 훨씬 더 큰 효과는 국민총생산(GDP)의 성장과 러시아 생산자의 경쟁력에 반영되는 간접적인 경제 효과입니다.

물론 위의 문제를 해결하기 위해서는 차원에서 특별한 국가기관이 필요하다. 연방 서비스. 적절한 권한을 가진 기록 보관 관리 기관이 이러한 목적에 가장 적합합니다.

오늘날 사무는 문서 "2, 즉 문서가 생성되는 순간부터 파기 또는 보관을 위해 아카이브로 전송되는 전체 프로세스"를 보장하는 "활동 지점"으로 표준에 의해 정의됩니다.

이 용어는 처음에 구두 연설 (아마 17 세기)에 등장했으며 결정 자체의 과정 (사건 진행 - "문제 생성"(문제 해결)을 의미합니다. 문제를 해결하는 과정에서 문서가 통합되기 시작했습니다. 합의에 도달하고 결정이 내려짐(구어의 수명이 짧거나, 전송 중에 잊혀지거나, 전송 중에 왜곡되거나, 이미 16세기에 오해될 수 있기 때문에 델로라는 단어는 "어떤 문제, 문제와 관련된 문서 모음"으로 사용되었습니다. 3. 이러한 이해에서 처음으로 "delo"라는 단어가 문서에 기록되었습니다. 1584

최근 수십 년 동안 "사무"라는 용어와 병행하여 "경영을 위한 문서 지원"이라는 용어가 사용되었습니다. 이 용어의 출현은 컴퓨터 시스템의 도입과 관련이 있습니다. V경영진, 조직, 프로그램 및 정보 공급.사무 분야의 컴퓨터 프로그램 및 문헌에서 사용되는 용어에 더 가까워지기 위해 "문서 지원 관리"라는 용어가 비슷한 방식으로 사용되기 시작했으며 본질적으로 "사무"라는 용어와 동의어입니다. 예를 들어, 표준 문서의 제목에는 "관리를 위한 문서 지원 국가 시스템" 및 "러시아 연방 부처 및 부서의 사무에 대한 표준 지침"이 있습니다.

오늘날 사용되는 더 넓은 용어인 관리를 위한 정보 및 문서 지원에는 문서 및 정보 서비스에 대한 전통적인 작업 외에도 데이터베이스 생성, 유지 관리 및 작업이 포함됩니다.

문서 작성 과정과 문서 작업 조직은 항상 특별 입법, 규제, 규범 및 방법 론적 행위에 의해 규제되었습니다. 혁명 이전 기간에 사무 조직을 결정하는 가장 큰 입법 행위는 1720년 2월 28일 피터 1세가 승인한 "일반 규정"이었습니다. 4, 1775년 캐서린 2세가 "지방 행정 기관", 1811년의 “목회 일반 설립”. 이러한 법률은 현재 시행 중인 문서 작업에 대한 기본 원칙을 확립했습니다(예: 문서 의무 기록, 등록, 통제, 파일 구성, 기관 아카이브 생성 등).

사무에 대한 규제 및 방법론적 행위:

국가문서지원시스템을 관리하고 있습니다.그리고 나.기본 조항. 문서 및 문서 지원 서비스에 대한 일반 요구 사항. - 중.,1991.

현재 연방 목표 프로그램에 따라 조직의 문서 작업에 대한 기본 규칙을 정의하는 조항 시스템인 국가 예산 교육 기관의 새 버전 개발이 완료되고 있습니다. 이 시스템은 또한 상업용 구조물을 목표로 하고 있습니다. 이는 규범적 부분과 방법론적 부분의 두 부분으로 구성됩니다. 오늘날 존재하는 문서에서와 같이 규범적인 부분에서는 주요 업무 및 기능, 조직의 문서 지원 서비스 활동에 대한 법적 규제, 대략적인 구조가 결정됩니다. 문서 준비 및 처리 절차; 작업의 모든 단계: 전달, 통과, 처리, 회계, 등록, 실행 제어, 정보 및 참조 작업, 문서의 신속한 저장, 문서 및 정보 검색 정보 검색 시스템 보호; 아카이브용 문서 준비; 문서의 가치를 조사하는 절차; 문서 저장 조직.

주요 차이점 새로운 시스템현대 텍스트 편집기, 자동화된 문서 흐름(포함)을 기반으로 하는 자동화된 문서의 통합된 복합체를 나타낼 것이라는 점입니다. 이메일), 데이터베이스 및 자동화된 문서 저장 및 사용(자동화된 사례 명명법, 사례 목록 등 포함) 9.

러시아 연방 행정부의 사무 업무에 대한 모델 지침. - M., .2005.

지침의 새 버전. 여기에는 문서 준비 및 처리를 위한 일반적인 절차뿐만 아니라 주문, 지침, 지침, 프로토콜 등 특정 유형의 문서 준비에 대한 세부 사항도 포함됩니다. 문서 등록 절차, 참조 작업을 위한 검색 엔진 구축, 문서 실행에 대한 제어 구성, 파일 명명법 편집 및 작업 절차, 파일 구성, 문서 가치 조사 수행, 파일 등록, 재고를 수집하고, 즉시 파일을 저장하고, 보관 저장소로 전송합니다. 부록은 사건 명명법, 파기 문서 할당, 재고 등에 관한 법률을 제공합니다. 지침 내용의 간략한 목록에서 볼 수 있듯이 사무 조직과 관련된 거의 모든 문제를 반영합니다. 주로 부처 및 부서를 대상으로 하지만 모든 형태의 소유권을 가진 조직의 사무실 관리 서비스에서 이를 사용할 수 있으며 스스로 유용한 것을 많이 찾을 수 있습니다. 특정 조직의 사무실 관리 지침을 개발할 때 기초로 사용할 수 있습니다.

부서별 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙. -엠., 1988.

규칙은 크게 두 부분으로 나눌 수 있습니다. 첫 번째(섹션 2-4)에서는 사무 문제를 자세히 다룹니다.

    사례 목록, 유형, 준비, 작성 및 유지 관리 절차에 대한 요구 사항

    사무에서 사례를 작성하는 절차;

    사무에서 문서의 가치를 조사하기 위한 조직 및 절차;

    파기할 문서를 선택하는 절차; 4 아카이브로 전송할 파일 준비: 파일 등록(번호 매기기, 파일링, 추가 표지 디자인 등), 목록 작성, 아카이브로 전송.

규칙의 또 다른 부분(섹션 5-14)은 아카이브의 문서 작업에 대해 자세히 설명합니다.

국가 보관을 위해 문서를 제출하지 않고 집에 보관하는 상업 조직의 경우 규칙은 아카이브를 구성하는 데 없어서는 안될 도움이 됩니다.

보관기간을 명시한 서류 목록(일반><ми ведомственный) 10 .

    정부 기관에서 시민의 제안, 신청 및 불만 사항에 대한 기록 보관에 대한 모델 규정, 기업, 기관 및 조직.

이 법은 등록 기능, 실행 기한, 참조 파일 유지 관리, 파일 생성, 파일 저장 기간, 응용 프로그램에 대한 분석 정보 유지 관리 등 이 문서 범주에 대한 작업을 구성하기 위한 기본 조항을 설명합니다. 규정에 명시된 방법론은 개인의 모든 문서에 대한 작업을 구성하는 데 사용될 수 있습니다.

강의 2. 유치원 교육 기관의 조직. 유치원 교육 기관 서비스의 임무 및 기능.

    문서 지원의 조직적 형태(서류).

    유치원 교육 기관 서비스 : 조직 구조의 목적과 위치

    다양한 관리 수준의 조직에서 유치원 교육 서비스의 일반적인 구조.

    유치원 교육 기관 직원의 기능

    근로자의 노동 배급

    유치원 교육 기관 서비스 직원의 공식 및 수치 구성.

    유치원 교육 기관 서비스 활동 규제.

1. 관리 기능으로서의 문서 지원은 조직 및 법적 형태, 활동의 성격 및 내용, 역량 및 기타 요소에 관계없이 모든 조직에 존재합니다. GOST R 51141-98에 명시된 정의에 따르면 관리를 위한 문서 지원은 공식 문서에 대한 문서화 및 작업 구성을 보장하는 활동 분야입니다.

문서는 관리 시스템에서 관리 및 기타 정보를 기록하고 전송하는 주요 방법이며, 결정의 품질과 결과적으로 기관 활동의 효율성은 문서 작업이 얼마나 효과적으로 구성되는지에 따라 크게 달라집니다. 그렇기 때문에 어떤 조직에서나 사무실 관리 서비스 활동의 조직에 특별한주의를 기울이고 문서 작업을 가장 합리적으로 배열하는 것이 매우 중요합니다.

이를 위해서는 우선 조직 차원에서 다음과 같은 문제를 해결해야 한다.

    최적의 사무 조직 형태 선택

    사무실 관리 서비스의 조직 및 기능적 구조 개발 및 특정 명칭 선택

    사무실 관리 서비스의 개별 구조 단위와 직원 간의 기능, 의무, 권리 및 책임을 구분하고 관련 조직 및 법률 문서에 통합합니다.

    사무직근로자의 근로기준

    사무실 관리 서비스의 수 및 공식 구성 결정

    문서 작업을 위한 최적의 기술을 선택하고 이를 Office 작업 지침에 통합합니다.

    사업장의 합리적인 조직과 유리한 근로조건의 조성

    직원의 자격 및 문서 작업 문화를 개선합니다.

첫 번째 질문인 최적의 사무 조직 형태를 선택하는 것은 사무 서비스 구성의 초기 단계에서 해결됩니다. 이 문제를 다룰 때 역사적으로 사무 조직에는 중앙집중형, 분산형, 혼합형이라는 세 가지 주요 형태가 있었다는 사실에서 출발해야 ​​합니다.

중앙 집중식 양식에는 모든 문서 처리 작업(문서 수신 및 등록부터 문서 전송, 파일 생성 및 저장까지)을 사무실 관리 서비스라는 하나의 단위로 구현하는 작업이 포함됩니다.

분산화된 형태의 사무 조직은 각 구조 단위에 독립적인 사무 서비스를 생성하는 것을 포함하며 현재는 거의 사용되지 않습니다. 분산된 사무 형태는 지리적으로 분산된 조직과 특정 문서를 작업하는 개별 부서에서만 사용됩니다.

공개 기록과 분리되어야 하는 제한된 접근 문서가 있는 경우.

혼합 형태의 사무 조직에는 사무 서비스에서 일부 사무 작업을 수행하고 부서에서 다른 작업을 수행하는 것이 포함됩니다. 일반적으로 사무실 관리 서비스는 문서 수신 및 전송, 등록, 문서 흐름 구성, 문서 실행 제어, 문서 생성 및 실행, 체계화, 파일 구성 및 저장을 자체적으로 수행합니다. 구조적 분할로 수행됩니다. 또한, 혼합 형태의 사무로 문서의 종류에 따라 사무서비스와 구조적 구분에서 동일한 기술적 작업(예: 들어오고 나가는 문서 등록 등)을 수행할 수 있습니다. 경영진에게 전달된 문서는 사무실 관리 서비스에 등록되고 관련 부서의 구조 단위로 전달됩니다.

대부분의 조직은 혼합 형태의 사무실 조직을 사용하며 중앙 집중식 형태는 덜 사용하지만 물론 후자에는 여러 가지 장점이 있습니다. 중앙 집중식 사무 조직을 통해 문서 처리를 위한 모든 기술 작업을 한 부서에 집중하고 문서에 대한 창의적인 작업을 다른 구조 단위에 맡길 수 있으므로 조직에서 수신하고 생성한 모든 문서에 대한 단일 데이터베이스를 구성할 수 있습니다. , 따라서 보다 신뢰할 수 있는 검색 문서를 제공하고 그에 따라 문서에 대한 참조 작업을 제공합니다. 중앙 집중식 형태를 사용하면 실행된 문서를 파일로 공식화하고 저장할 필요가 없는 구조 단위가 필요합니다. 이 작업은 사무실 관리 서비스에 의해 수행되기 때문입니다. 또한 중앙 집중식 형태를 통해 사무 장비와 컴퓨터 장비를 보다 효율적이고 포괄적으로 사용하여 사무 관련 문서 처리 작업을 수행할 수 있습니다.

당연히 중앙 집중식 형태의 사무실 관리 서비스는 혼합 형태보다 훨씬 더 많은 양의 작업을 수행하므로 당연히 더 많은 직원이 필요하며 모든 사례가 사무실 관리에서 처리, 정리 및 저장되기 때문에 그에 따라 조직의 현재 아카이브 문서 처리, 형성 및 보관을 위한 더 많은 수의 특수 사무실 건물이 서비스됩니다. 동시에, 현대 컴퓨터, 특히 네트워크, 문서 처리 기술의 도입으로 인해 조직 문서 및 사무 업무의 통합된 데이터베이스를 생성할 수 있다는 점을 명심해야 합니다.

선택한 사무 조직 형태는 사무 지침에 명시된 문서 작업 기술을 크게 결정합니다.

2. 현대 상황에서 많은 기관의 관리 문서 작업이 컴퓨터 기술을 기반으로 하는 경우 사무실 관리 서비스의 기능은 기관의 문서 흐름 구성, 문서 기록, 실행 모니터링에만 국한되지 않는다는 점을 강조하는 것이 중요합니다. 그리고 문서를 저장합니다. 기록 관리 서비스는 문서 작업, 정보 액세스 보장 및 정보 보호, 문서 작업 개선을 위한 자동화된 정보 기술 개발 작업 설정에 직접적으로 관여합니다.

사무서비스(사업관리, 사무, 총무, 비서, 사무)는 조직, 기관, 기업(이하 조직이라 함)의 독립적인 구조단위로서 경영활동에 대한 문서지원 기능을 수행한다. DOU) 조직의 책임자에게 직접 종속됩니다. 사무실 관리 서비스의 구체적인 이름은 조직 유형, 조직 구조, 관리 기관 계층 구조, 활동 규모 및 기타 기능에 따라 선택됩니다. 소규모 조직에서는 사무실 관리 서비스 기능을 일반적으로 한 명의 비서가 수행합니다.

3. 사무실 관리 서비스의 특정 이름 선택은 서비스의 조직 및 기능적 구조 개발과 동시에 수행됩니다. GSDMOU(State System of Documentation Support for Management)에는 서비스 및 해당 구조의 가장 적절한 이름을 선택할 수 있는 권장 사항이 포함되어 있습니다.

조직의 상태, 목표, 목표, 구조 단위 및 공무원의 수에 따라 유아 교육 서비스는 조직 형태, 구조 및 공식 구성의 이름이 다릅니다.

유치원 교육 기관의 경우 조직에서는 다음을 만듭니다.

    경영 관리;

    사무실;

    공통부서;

    유아원 교육 기관 서비스 또는 유아원 교육 기관 부서.

연방 집행 기관(부처, 부서)에서 이는 일반적으로 복잡한 구조를 갖는 비즈니스 관리입니다. 여기에는 사무국, 장관 산하 감사관, 이사회 사무국, 사무실이 포함됩니다.

사무국 장관 접견실, 장관 비서실, 접견실, 차관 비서실로 구성된다. 사무국에서는 보고를 위한 문서를 준비하고, 경영진이 받은 문서를 활용하여 업무를 정리합니다.

장관 산하 감사관 정부 문서, 정부 기관의 행정 문서, 장관 명령의 집행을 통제합니다.

사무국 이사회는 이사회 회의를 위한 기술 및 문서 지원을 담당합니다.

사무실 구조적 분할로 구성됩니다.

여기에는 원정대, 정부 통신국, 문서 회계 및 등록국, 통제 그룹, 타이핑 국 또는 컴퓨터 문서 처리 센터, 복사 국, 텔레타이프 사무실 및 중앙 기록 보관소가 포함됩니다.

주립, 비정부, 연구, 설계, 엔지니어링, 고등 교육 기관 등 다양한 기업에서 문서 지원 부서 또는 사무실이 만들어졌습니다. 구조적인 구분(부문, 그룹)을 가질 수도 있고, 특정 업무 영역의 관리를 특정 수행자(공연자)에게 위임할 수도 있습니다.

유치원 교육 기관의 사무실이나 부서에는 문서의 회계 및 등록, 통제, 개선, 문서 작업 및 기술적 수단 도입, 시민의 항소 고려를 수행하는 부서가 만들어집니다. 여기에는 사무국, 원정대, 타이핑 사무국, 복사 사무국 및 기록 보관소가 포함될 수 있습니다.

행정 당국과 지방 자치 단체에 일반 부서가 만들어집니다. 일반 부서의 구조는 사무실과 동일한 부서를 포함합니다. 그러나 그 구조에는 필연적으로 의전부, 서신그룹, 접수구역 등의 단위가 포함된다. 의정서는 경영진을 대신하여 초안 문서를 작성하고, 구조 부문에서 작성된 문서를 분석하며, 직원들은 이사회 회의를 준비합니다. 그룹 (국, 부서)은 시민의 호소를 처리합니다. 접수창구는 시민들의 건의나 진술, 개인적인 불만사항 등을 접수하는 곳이다.

문서 작업의 형식과 방법을 개선하는 데 참여하는 단위의 유치원 교육 서비스 구조에 포함된다는 점을 긍정적인 사실로 고려해야 합니다. 이 부서는 문서 작업을 개선하고 기술적 수단을 도입하는 부서 또는 문서 작업을 개선하기 위한 그룹(부문, 국)이라고 부를 수 있습니다.

사무실과 일반 부서(유치원 교육 부서)에 사무국을 만들 수 있을 뿐만 아니라 조직 리더의 모든 비서를 포함하는 독립 부서를 만들 수 있습니다.

이름에 관계없이 엄격하게 준수해야 하는 이 서비스를 생성하기 위한 주요 조건은 다음과 같습니다. “조직, 기관 및 기업의 관리를 위한 문서 지원은 독립적인 구조 단위로 운영되는 특별 서비스에 의해 수행됩니다. , 조직의 수장에게 직접 종속됩니다."

부처와 부서에서 - 경영 관리.사무행정은 원칙적으로 사무국(접수, 장관 비서, 차관 비서, 이사회 사무국, 의전국), 장관 산하 감사(부서장), 사무국(국무국)으로 구성된다. 정부 서신, 회계 및 등록 국, 원정, 복사 및 인쇄 국, 텔레타이프 사무실 등), 서신 부서, 문서 작업 개선 및 기술 수단 도입 부서, 중앙 보관소);

기업(협회), 연구, 디자인, 엔지니어링 조직 및 컴퓨터 센터, 고등 교육 기관 및 기타 조직 - 문서지원관리 또는 사무업무.그들의 화합물,일반적으로 문서 회계 및 등록 부서, 실행 제어, 문서 작업 개선 및 기술적 수단 도입, 시민 항소 고려, 사무국, 원정대, 타이핑 국, 복사 국, 기록 보관소가 포함됩니다.

행정 기관(행정 기관, 시장 사무소, 현 등) 및 공공 기관의 관리 장치에서 - 공통부서.일반 부서에는 사무국, 사무실, 통제 그룹, 프로토콜 그룹, 문서 작업 개선 그룹, 서신 그룹(불만 사항), 타이핑 부서, 복사 부서, 기록 보관소가 포함됩니다.

구조에 사무실 관리 서비스가 없는 조직에서는 해당 기능이 SE로 수행됩니다. 매니저의 비서,구조적 구분에서 - 부문 비서그 밖에 특별히 지정된 사람.

4. 사무실 관리 서비스는 두 가지 주요 작업 세트를 해결합니다.

관리 활동을 문서화하고 문서로 작업을 구성하는 통일된 절차를 보장합니다.

문서 작업의 양식 및 방법을 개선합니다.

사무실 관리 서비스가 직면하는 작업에 따라 해당 기능이 결정됩니다. 관리 활동을 문서화하기 위한 통일된 절차를 보장하는 것은 다음 기능을 수행함으로써 달성됩니다.

    회사 형태의 개발 및 디자인, 생산 보장;

    문서 제작, 문서 복사 및 복제 보장

    문서 준비 및 실행 품질, 문서 승인 및 인증을 위해 확립된 절차 준수를 제어합니다.

문서 작업을 구성하는 작업은 다음 기능을 수행하여 해결됩니다.

    문서 전달을 위한 통일된 절차 확립(기관 문서 흐름)

    들어오고 나가는 문서의 전달 처리;

    조직의 수신, 발신 및 내부 문서 등록 및 회계;

    문서 실행에 대한 통제;

    문서의 체계화, 관리 활동에서의 저장 및 후속 사용 보장;

    시민의 호소에 따른 업무 조직;

    문서정보의 보호를 보장합니다.

문서 작업의 형식과 방법을 개선하는 작업에는 다음이 포함됩니다.

    사무에 관한 규범적, 교육적, 방법론적 문서의 개발 및 개정(사무에 대한 지침, 사례 명명법 등)

    조직의 구조적 부서에서 문서 작업을 위해 확립된 규칙 준수에 대한 방법론적 지침 및 통제

    기관 직원의 자격 향상, 문서 작업 문제에 대해 상담

    기관 문서 간소화, 문서 통합 작업 수행, 조직 활동에 사용되는 문서 형식의 작업표 및 앨범 개발

    문서 작업을 위한 새로운 형식 및 방법의 개발 및 구현, 기관의 문서 흐름 개선, 문서 작업 시 성능 규율 강화

    문서 작업 시 사용되는 자동화된 정보 기술의 개발 또는 개선을 위한 작업 설정.

5. 노동 기준은 연구를 기반으로 개발되었으며 특정 노동 비용을 결정할 때 반복적으로 사용되도록 고안되었습니다.

목적에 따라 직원의 업무를 표준화하는 데 사용되는 자료는 다음과 같이 나뉩니다.

    시간 기준– 특정 조직 및 기술 조건에서 표준화된 유형의 작업 단위 또는 해당 요소를 수행하는 데 소요되는 규제된 시간

    인원수 기준– 특정 조직 및 기술 조건에서 특정 기능을 고품질로 수행하는 데 필요한 전문 자격을 갖춘 직원의 규제된 수

    업무 집중화 표준– 관리 기능별로 또는 기업 전체에 대해 기업의 총 직원 수에 대한 관리 장치의 직원 수의 규제 비율

    제어성 표준- 하위(또는 복무) 직원 수에 대한 기준

서비스 표준– 특정 조직 및 기술 조건에서 한 명의 직원이 관리(또는 서비스)해야 하는 규제된 수의 관리(또는 서비스) 직원(부서)

다양한 범주의 직원 수 비율에 대한 기준– 특정 조직 및 기술 조건에서 자격 수준에 따라 표준화된 근로자를 최대한 활용하도록 규제된 값입니다.

표준화된 작업– 노동 결과의 질에 대해 확립된 요구 사항을 준수하여 특정 기간 내에 수행자가 수행해야 하는 시간 표준을 기반으로 확립된 작업량.

적용 범위에 따라 노동기준은 부문간, 부문별, 지역별(별도의 기업에 적용)로 구분됩니다. 산업간 표준은 서로 다른 기업에서 유사한 기술 프로세스를 수행하는 동일한 직업 또는 전문 분야의 근로자 노동을 표준화하기 위한 것입니다. 이러한 표준은 표준 작업 조건을 갖춘 동일한 유형의 작업에 대한 가장 일반적인 기술 프로세스를 위해 개발되었으므로 통합됩니다.

예를 들어, 사무 직원의 업무를 표준화하기 위해 경영진을 위한 문서 지원 작업에 대한 부문간 통합 시간 표준이 개발되어 적용되었습니다(M., 1995).

통합된 시간 표준기술적으로나 조직적으로 상호 연결된 복잡한 노동 기술(운영)을 수행하도록 설계되었습니다.

개별 작업 수행에 대한 통합 표준은 다음 공식을 사용하여 계산됩니다.

이 기준은 근로시간비용의 금액과 구조를 결정하는 노동기준에 근거하며, 그 합리성을 확립하기 위해 실제 시간비용과 비교하는 기준이다. 노동을 배분할 때 다음이 사용됩니다.

    시간 표준;

    생산 표준;

    서비스 표준;

    인구 규범;

    제어성 표준;

    표준화된 작업.

시간 표준이 주로 작업 단위를 완료하기 위한 시간 표준을 결정하기 위한 것이라면, 서비스 표준과 숫자 표준은 각각 서비스 표준과 해당 연도 동안 특정 양의 작업을 수행하는 총 근로자 수를 계산하기 위한 것입니다.

시간 표준을 작성할 때 먼저 개별 반복 작업(작업)에 대한 시간 표준을 계산한 다음 모든 작업의 ​​노동 강도를 결정합니다. 즉, 개별 작업을 수행하는 노동 강도를 숫자로 곱한 값의 합으로 결정됩니다. 그 후 직원 수가 결정됩니다.

강의 3. 유치원 교육 기관 서비스 직원의 공식 및 기술 구성. 유치원 교육 기관 직원의 기능적 책임. 기관 활동에 대한 정보 및 문서 지원의 조직 및 기술을 규제하는 규제 프레임워크입니다.

문서 관리 지원(DOU)에 대한 규제 및 방법론적 기반은 조직의 현재 활동에서 문서의 생성, 처리, 저장 및 사용 기술을 규제하는 일련의 법률, 규정, 방법론적 문서, 국가 표준입니다. 기록 관리 서비스의 활동: 구조, 기능, 직원 배치, 기술 지원 및 기타 측면.

유아원 교육 기관에 대한 규제 및 방법론 문서는 다양한 정부 및 행정 기관에서 해당 역량에 따라 개발합니다.

유치원 교육 기관의 규제 및 방법론적 기반은 다음과 같습니다.

국가 권력과 행정부의 최고 기관이 발행한 법률 행위

연방 행정 기관이 발행한 법적 행위: 산업 전반 및 부서 성격의 부처, 위원회, 부서;

러시아 연방 구성 기관 및 해당 영토 기관의 입법 및 행정 기관이 발행한 법률 행위로 사무 문제를 규제합니다.

기업 및 조직의 경영진이 발행한 경영을 위한 문서 지원에 관한 방법론적 문서뿐만 아니라 규범적이고 유익한 성격의 법적 행위.

사무실 관리 서비스의 구체적인 이름과 구조에 관계없이 해당 활동의 법적 근거는 서비스에 대한 규정, 구조적 부분에 대한 규정, 각 조직에 필수인 직원의 직무 설명입니다. 이 문서는 사무실 관리 서비스의 개별 구조 단위와 직원 간의 기능, 의무, 권리 및 책임의 구분을 설정합니다.

유치원 교육 기관 서비스에 관한 규정- 기관의 구조, 업무, 기능, 권리, 책임, 다른 단위 및 기관과의 관계에서 단위의 조직적, 법적 위치를 정의하는 법적 행위입니다.

업무 설명서- 기관 및 부서의 구조에서 직원의 조직적, 법적 지위를 결정하는 법적 행위. 그의 기능적 의무, 권리, 책임 및 다른 직원 및 부서와의 관계.

사무실 관리 서비스에 관한 규정 및 구조적 부분에 대한 규정이 있는 경우 해당 부서의 업무와 조직 전체를 잘 알고 있는 자격을 갖춘 전문가의 참여를 통해 책임자가 개발하고 승인합니다. 머리.

사무 서비스의 기능 중 하나는 문서 작업에 가장 적합한 기술을 선택하고 이를 사무 작업 지침에 통합하는 것입니다. 사무 업무에 대한 지침- 조직 활동에서 문서 생성 또는 수신, 처리, 저장 및 사용을 위한 기술을 확립하는 법적 행위입니다. 사무실 관리 지침은 활동 문서화, 문서 흐름 구성, 회계, 등록, 문서 실행 및 보관 모니터링에 대한 통일된 규칙을 설정합니다. 지침은 조직의 책임자가 승인하며 모든 직원에게 구속력을 갖습니다.

지침의 목적은 문서 작업을 개선하고, 문서 준비 수를 줄이고, 문서 준비 품질을 개선하고, 문서 흐름을 간소화하고, 관리 작업을 최적화하는 것입니다.

사무 지침은 국가 문서 관리 시스템의 조항과 문서에 대한 국가 표준을 기반으로 개발되었습니다. 각 부처와 부서에서는 연방 집행 기관의 사무 업무 표준 지침을 기반으로 사무 업무 지침을 개발하고 있습니다. 지침은 작성 또는 수신부터 실행, 전송 및/또는 아카이브 전달에 이르기까지 문서 작업의 모든 단계를 일관되게 반영했습니다.

지침에는 다음 섹션이 포함되어야 합니다. 일반 조항; 활동 문서화(양식 요구 사항, 문서 세부 사항 실행, 특정 유형의 문서 실행) 문서 흐름 구성(수신 및 발신 문서 처리, 문서 등록, 문서 실행 제어) 문서 저장 구성(파일 목록 작성, 파일 생성 및 처리, 파일을 보관 저장소로 전송). 또한 컴퓨터 기술을 사용한 문서 작성에 관한 지침에 섹션을 포함하는 것이 좋습니다. 저장, 회계 및 양식, 인감, 우표 사용: 팩스 장비 및 이메일 사용 문서 복사 및 복제 등. 기관 활동의 세부 사항, 구조, 문서 전달 절차, 별도의 작업 영역 존재, 사용된 기술 수단 및 기타 요소에 따라 다릅니다. 사무 작업에 대한 지침은 다른 섹션으로 보완될 수 있습니다. 예를 들어, 단체(대학, 이사회, 학술 협의회 등)의 작업을 문서화합니다. 해외로 보낸 편지 등록 등

지침의 규제 조항은 부록(레터헤드 샘플)으로 보완됩니다. ; 주요 문서 유형; 분류자, 등록 양식 등).

유치원 교육 기관을 규제하는 규제 및 방법론 문서는 다음과 같습니다.

보관 기간이 포함된 문서 목록(표준 및 부서별)

기록 보관 기관에서 개발한 표준 목록은 대부분의 기관, 조직 및 기업에 일반적인 문서 보관 기간을 설정합니다. 표준 목록을 기반으로 해당 시스템의 조직 및 기업에 대한 가장 완전하고 체계적인 문서 목록을 포함하여 부서별 목록이 개발됩니다.

유치원 교육 기관 서비스에 관한 규정최대 범위의 기능을 포함하는 표준 기능을 기반으로 개발되었습니다. 개별 조항을 개발할 때 서비스의 업무 및 기능 구성은 해당 활동의 실제 조건에 따라 지정됩니다. 예를 들어, 표준 기술 기능에 문서 지원 개발 예측, 문서 통합, 구조 부문의 사무 조직을 위한 방법론적 지침 등을 추가할 수 있으며, 그 반대의 경우도 특정 상황에서 추가될 수 있습니다. 특정 조직의 유아교육 서비스가 수행하지 않거나 다른 구조적 부서 뒤에 할당된 기능을 표준 기능에서 제외할 수 있습니다.

USORD에서는 규정 형식과 텍스트 구조가 통일되어 있습니다.

부서가 부문, 부서, 그룹, 국 등의 형태로 내부 구조를 갖고 있지 않은 경우 "구조" 섹션은 조항에 포함되지 않습니다. 부서에 내부 구조가 있는 경우 각 구조 단위에 대해 독립적인 규정이 개발됩니다.

첫 번째 단락인 "일반 조항"에서는 유아원 교육 기관 서비스의 정확한 이름, 조직의 조직 구조에서의 위치 및 서비스의 독립 정도를 설정합니다. 이 점에 대해 두 가지 공식을 고려해 보겠습니다.

    “사무실은 주식회사의 독립적인 구조 단위이며 총책임자에게 직접 보고합니다.”

    “사무실은 주식회사 총무부서의 일부이며 사장에게 보고합니다.”

첫 번째 경우에는 사무실의 독립성이 확보되고 두 번째 경우에는 보조적인 의미가 확보됩니다.

또한 규정에는 서비스 책임자 (장, 유언자, 관리자)의 직위 이름이 표시되어 있습니다. 임명 및 해고 절차, 자격 요건 및 실무 경험.

다음 단락에서는 유아원 교육 기관 서비스 업무를 안내하는 주요 법률, 정책, 규제 및 교육 문서 목록을 제공합니다. 먼저, 입법 및 국가, 규범적 방법론 및 규범적 기술 문서가 나열된 다음 내부 조직 및 행정 문서가 나열됩니다.

사무실에 자체 인장이 있는 경우 규정은 해당 사무실에 대한 설명, 보관 및 사용 조건을 제공합니다.

"주요 목표" 섹션은 단위가 직면한 목표, 즉 단위가 해결해야 하는 문제를 공식화하기 위한 것입니다.

"기능" 섹션에는 부서가 직면한 작업을 기반으로 부서에서 수행하는 작업 또는 활동 유형이 나열되어 있습니다.

부여된 기능을 수행하기 위해 사무실 관리 서비스에는 특정 권한이 부여되며, 이를 수행하지 못하는 경우 기능은 규정에 명시된 책임을 집니다.

"권리" 섹션에는 할당된 기능을 수행하기 위해 머리로 대표되는 해당 부서가 수행해야 하는 작업이 나열되어 있습니다. 이 섹션을 편집할 때 직무 설명의 해당 섹션(아래 참조)을 편집할 때와 동일한 규칙을 따라야 하지만 부서와 관련됩니다.

"책임" 섹션에서는 해당 부서가 해당 기능을 수행하지 못하는 경우 부서장이 부담할 수 있는 책임 유형을 설정합니다. 사무실 관리 서비스는 기관의 문서 작업에 대해 확립된 절차 위반, 문서의 손실 또는 손상, 문서 작업 시 비밀 유지 또는 기밀 체제를 준수하지 않음, 지침 및 지시를 준수하지 않은 경우에 대한 책임이 있습니다. 관리에서.

사무실 관리 서비스에 할당된 기능을 수행하는 과정에서 기관 관리, 모든 기능 부서 및 지원 서비스, 개별 직원, 상위 조직의 사무실 관리 서비스, 기록 보관 기관, 연구 또는 기타 기관과 상호 작용합니다. 문서 작업을 구성하고 개선하는 문제. "관계" 섹션은 부서의 정보 및 문서 연결을 규제합니다. 그가 작성하거나 수령한 주요 문서 상호 작용이 수행되는 부서 및 조직, 부서가 수신하고 제공하는 정보, 제출 빈도 및 시기, 부서 작업에서 발생하는 불일치가 어떤 순서로 누구에 의해 고려되는지가 표시됩니다.

에 관한 조항 기록관리업무의 구조적 구분 : 사무국 규정, 의전국 규정, 기록관 규정 등

사무실 관리 서비스에 관한 규정 및 개인에 관한 규정과 함께 구조적 부분에서는 사무실 관리 서비스의 각 직원에 대한 직무 설명이 개발됩니다. 직무 설명은 직원의 조직적, 법적 지위를 규제하고 효과적인 업무를 위한 조건을 제공합니다. 이를 통해 직원의 활동을 객관적으로 평가할 수 있으며 직원에게 행정 조치를 적용하기 위한 규범적인 기반이 됩니다. 직무 설명을 통해 합리적인 노동 조직의 기본 원칙, 즉 노동 분업과 협력의 원칙을 구현할 수 있습니다.

양질의 직무 기술서를 작성하려면 특정 직위를 맡은 직원이 수행하는 업무 유형을 신중하고 깊이 분석하는 것, 즉 직위 나 직장에 대한 설명을 작성하는 것이 필요합니다. 수행된 작업에 대한 자세한 설명을 통해 특정 직위나 직장에 대한 일련의 요구 사항, 직원이 보유해야 하는 지식에 대한 요구 사항, 기술, 경험 등을 공식화할 수 있습니다.

직장인을 위한 직무 설명을 개발할 때 "공무원 직위에 대한 관세 및 자격 특성"(1996년 6월 6일 N32 러시아 노동부 결의안 및 후속 개정 사항에 의해 승인됨)을 따라야 합니다. 사무 관리 서비스 직원이 공무원. 관세 및 자격 특성은 거의 매년 관리자, 전문가 및 기타 직원 직위 자격 목록 형식으로 게시됩니다(M.: 러시아 노동부, 2001).

관세 및 자격 특성은 관리자, 전문가, 기술 수행자 등 관리 직원의 주요 범주를 다루며 직무 책임 범위, 자격 및 교육 요구 사항, 특수 지식 및 기술의 존재 여부를 설정합니다.

사무 관리 서비스 직원을위한 직무 설명 텍스트의 대략적인 구조는 국가 예산 교육 기관에 제공됩니다 : 일반 조항, 직원 기능; 직무; 직원 권리; 관계(직위별 연결) 직원의 책임, 성과 평가.

사무실 관리 서비스가 기관장에게 종속되는 경우 직원의 직무 설명은 기관장 또는 인사 부국장의 승인을받습니다. 사무실 관리 서비스가 대리인 중 한 명에게보고하는 경우

강의 4. 문서 흐름 구성을 위한 일반 원칙 및 방법론적 기초.정보 및 문서 지원은 경영진의 가장 중요한 서비스 기능이므로 신중하고 사려 깊은 구성이 필요합니다.

솔루션 개발에 필요한 정보를 얻는 속도는 문서 처리 및 이동의 명확성과 효율성에 따라 달라집니다. 문서, 특히 금융 문서의 처리가 늦어지면 경제적으로 부정적인 결과를 초래할 수 있습니다. 따라서 문서 흐름의 합리적인 구성, 처리 속도 및 명확성, 실행을 위한 문서 전송에 항상 큰 관심을 기울입니다.

"조직 내 문서의 생성 또는 수신 순간부터 실행 또는 발송 완료까지의 문서 이동"1을 문서 흐름이라고 합니다.

기관의 모든 문서는 세 가지 문서 흐름으로 나뉩니다.

    들어오는 (들어오는) 문서;

    나가는 (보낸) 문서;

    내부 문서.

각 문서 흐름에는 수량, 처리 및 이동 측면에서 고유한 특성이 있습니다.

연간 모든 흐름의 문서 수는 기관의 문서 흐름 양이 됩니다. 필요한 사무실 직원 수를 계산하고 기계화 및 사무 자동화 도구 사용의 효율성을 계산하려면 문서 흐름량이 필요합니다. 일반적으로 전체 관리장치의 작업량을 나타내기 때문이다. 그의 직원은 모두 문서를 처리해야합니다.

문서 처리 및 이동의 기술 체인에서 다음 단계를 구분할 수 있습니다.

    문서 접수 및 1차 처리;

    문서의 예비 검토 및 배포;

    등록;

    실행 제어;

    정보 및 참고 자료;

    서류 작성 및 파견.

GOU SPO "모스크바 주립 신발 모델링 및 마케팅 대학"

강의 노트

분야별:

“경영을 위한 문서지원”

전문 분야 080110, 080112, 080113

소개

모든 기업이나 조직의 활동의 기본은 정보 수신, 처리, 의사 결정 및 구현과 같은 정보 작업입니다.

정보는 표현 형식에 관계없이 사람, 사실, 사건 및 현상에 대한 정보입니다.

문서(라틴어 "documentum"(증거)에서 유래)는 정보가 기록된 물질적 데이터 매체로, 시간과 공간을 통해 전송되도록 고안되었습니다. 문서에는 이미지, 텍스트, 사운드 및 기타 정보가 포함될 수 있습니다.

관리를 위한 문서화 지원은 공식 문서와 함께 문서화 및 작업 구성을 제공하는 활동 분야입니다.

문서(document)라는 개념은 고대부터 19세기까지 '기록된 증거'라는 의미로 사용되었으며, 주로 법학과 외교 분야에서 사용되었다. 그러나 이 개념은 더 광범위합니다. 그리고 20세기 초부터 국제문서연구소(International Institute of Documentation)의 벨기에 과학자 폴 오틀렛(Paul Otlet)은 이미 다양한 매체에 기록된 모든 정보를 통합하는 용어로 '문서'라는 개념을 사용해 왔다. 그는 원고, 인쇄 출판물, 판화, 도표, 영화 및 사진 문서, 디스크, 지도, 음성 녹음, 악보, 메달, 엽서 등을 이곳으로 가져왔습니다. 조각, 회화, 건축까지. 즉, 물질적 형태로 구현된 모든 정보 소스입니다.

문서에는 정보 및 운영의 속성을 결정하는 정보 및 자료라는 두 가지 엔터티가 있습니다.

문서의 정보적 속성은 정보를 전달하는 능력입니다. 여기에는 관련성, 신뢰성, 정보의 완전성, 접근성 등이 포함됩니다.

문서의 작동 속성에는 내구성, 문서의 강도, 기계적, 빛, 생물학적, 불리한 환경 요인 등 다양한 영향을 견딜 수 있는 능력이 포함됩니다. 작동 속성은 문서의 안전성을 결정하며, 이는 자료 매체와 작성 수단에 따라 달라집니다.

문서 기능은 일반 기능과 특수 기능으로 구분됩니다.

문서의 일반적인 기능은 다음과 같습니다.

  • 정보 제공 – 정보를 기록, 저장 및 전송합니다.
  • 의사소통 – 정보 전송, 교환;
  • 사회문화 – 문화적 전통과 가치 체계를 전달하는 사회적, 문화적 중요성을 지닌 문서.

문서의 특수 기능은 다음과 같습니다.

법률 – 일부 문서는 법률의 원천이고 다른 문서는 법률 분야의 증거가 될 수 있습니다.

  • 조직 – 법적 관계 수립;
  • 관리 – 관리 문제를 해결하고 문서화된 정보를 기반으로 의사결정을 내립니다.
  • 교육 – 사람과 세대 간의 지식 전달;
  • 인지 – 과정과 현상에 대한 추가 연구를 위한 지식을 획득하고 전달합니다.
  • 기념관 - 개인이나 사회에 관한 역사적 정보, 역사적 유산인 문서의 이전.

섹션 1. 경영 활동의 문서화

주제 1.1. 주립 유치원 교육 시스템. 문서화 시스템

GSDMOU(국가 문서 지원 시스템)는 관리 활동을 문서화하고 정부 기관, 기업(협회), 기관 및 공공 기관의 문서 작업을 구성하기 위한 통일된 요구 사항을 설정하는 일련의 원칙과 규칙입니다.

국가 예산 교육 기관의 주요 목표는 문서 흐름을 간소화하고, 문서 수를 줄이고, 문서의 품질을 향상시키며, 정보 수집, 처리 및 분석을 위한 첨단 기술 도구 및 기술을 효과적으로 사용하고 작업을 개선하기 위한 조건을 만드는 것입니다. 관리 장치. 문서 및 문서 지원 서비스에 대한 일반 요구 사항은 문서의 구성 및 형식을 통합하고 품질을 향상시키며 문서 지원 서비스 작업을 통해 관리를 위한 문서 지원을 통합적으로 개선하고 효율성을 높이기 위한 규범적이고 방법론적인 기초입니다. 과학적인 노동 조직과 최신 기술 수단의 도입을 기반으로 합니다.

문서 시스템은 특정 활동 분야에서 사용되는 상호 연관된 문서 세트입니다.

조직이나 기업을 관리할 때 유사하고 반복되는 문서가 개발됩니다.

시스템 복합체의 최상위 위치를 차지하는 가장 일반적이고 전체적인 것은 시스템 복합체의 최상위 위치로 간주되어야 하며 국가에서 발생하고 유통되는 모든 문서를 포괄하는 전국적인 문서 시스템으로 간주되어야 합니다. 그들은 차례로 다른 기준에 따라 분류될 수 있습니다:

기능적 문서화 시스템은 회계, 인사, 보관, 조직과 같이 어느 정도 모든 조직에 내재된 시스템으로 정의됩니다.

산업 문서 시스템은 의료, 교육, 연구와 같은 경제 및 사회 활동의 통합으로 연결된 특정 조직 그룹에만 어느 정도 내재되어 있는 문서 시스템을 정의합니다.

해결해야 할 수많은 작업의 통일성, 이를 문서화하기 위한 통일된 기술, 상당한 양의 필수 정보의 반복성은 실용적인 목적으로 여러 문서 시스템을 식별하고 일련의 통일된 요구 사항을 공식화하는 것을 가능하게 했습니다. 이러한 문서화 시스템을 위한 것입니다.

이러한 시스템 중 첫 번째는 국가 표준 및 기술 조건 시스템(GSS)이어야 합니다. 1965년 정부 결정에 따라 개발된 이 시스템에는 표준화의 주요 목표와 목표를 정의하는 국가 표준이 포함됩니다. 해당 국가의 표준화 작업 조직 및 방법론; 표준 및 기타 규제 및 기술 문서의 개발, 구현, 배포 절차, 그에 대한 개정, 구현 및 준수에 대한 국가 감독 및 부서 통제.

1971년에 20개 이상의 표준과 지침 문서로 구성된 통합 기술 문서 시스템이 개발되었습니다. 이 시스템은 생산 유형 및 성격에 관계없이 기업 및 조직의 작업 유형에 따라 일반 목적 및 전문화 된 기술 문서 등록 및 유통 분야의 문제를 해결할 수 있습니다.

이와 동시에 국제 요구 사항을 기반으로 통합 설계 문서 시스템이 만들어졌습니다.

주제 1.2. 경영활동의 통일화 및 표준화

통합 문서 시스템은 특정 활동 분야(관리, 재무 등)에서 작동하는 통일된 규칙 및 요구 사항에 따라 작성된 문서 양식 세트입니다. 통일의 목표는 사용되는 문서의 다양성을 줄이고 문서의 형식, 구조, 언어 및 스타일은 물론 처리 및 저장 과정을 단일 형식으로 가져오는 것입니다.

문서의 통일은 문서처리의 노동집약도를 감소시키고, 동일하고 관련된 관리기능을 위한 다양한 문서시스템의 정보호환성을 확보하며, 컴퓨터기술의 보다 효율적인 활용을 보장한다.

문서의 표준화는 수행된 통일과 그 의무적 성격의 수준을 법적으로 확인하는 형태이다. 표준화의 임무는 유치원 교육 기관에서 채택한 필수 규범, 규칙 및 요구 사항을 개발하고 채택하는 것입니다.

다음과 같은 표준 범주가 확립되었습니다.

  • 주 표준(GOST);
  • 산업 표준(OST);
  • 공화당 표준(RST).

문서 준비 요구 사항은 주 표준인 GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"에 의해 설정됩니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항.” 표준 조항에 따라 다음이 결정됩니다.

  • 문서 세부 구성;
  • 문서 세부 사항 준비 요구 사항;
  • 문서 양식 요구 사항.

GOST는 다음과 같은 문서 세부 사항을 설정합니다.

01 – 러시아 연방의 국가 상징;

02 – 러시아 연방 구성 기관의 문장;

03 – 조직 또는 상표의 상징(서비스 마크);

04 – 조직 코드;

05 – 법인의 주요 주 등록 번호(OGRN)

06 – 납세자 식별 번호/등록 이유 코드(TIN/KPP);

07 – 문서 양식 코드;

08 – 조직 이름;

09 – 조직에 대한 참조 정보;

10 – 문서 유형의 이름

11 – 문서 날짜;

12 – 문서의 등록 번호;

14 – 문서 준비 또는 출판 장소

15 – 수취인;

16 – 문서 승인 스탬프;

17 – 해상도;

18 – 텍스트 제목;

19 – 제어 표시;

20 – 문서의 텍스트;

21 – 신청서의 존재 여부를 표시합니다.

22 – 서명;

23 – 문서 승인 스탬프;

24 – 비자 서류 승인;

25 – 인감 인상;

26 – 사본 인증에 표시;

27 – 공연자에 대한 표시;

28 – 문서 실행을 표시하고 이를 파일로 보냅니다.

29 – 조직이 문서를 받았을 때 표시합니다.

30 – 문서의 전자 사본의 식별자입니다.

문서에 법적 효력을 부여하려면 우선 세부 정보를 사용하는 것이 필요합니다. 표준 요구 사항을 위반하여 작성된 문서는 법적 효력이 없습니다. 또한 세부 정보를 사용하면 문서 준비 절차뿐 아니라 계약자의 문서 관련 후속 작업도 가속화되고 용이해집니다. 문서 제작 및 처리를 위해 컴퓨터 기술을 보다 효과적으로 사용할 수 있게 해주는 것이 디자인에 대한 단일 세부 사항 및 통일된 규칙의 존재라는 점을 잊어서는 안 됩니다.

문서의 세부 사항은 동일하지 않습니다. 문서에 법적 효력을 부여하려면 일부 세부 사항이 필요합니다(조직 이름 - 문서 작성자, 문서 날짜, 문서 등록 번호, 서명, 승인 스탬프, 인감). 다른 것들은 순전히 공식적인 성격을 가지며 문서 작업을 구성하는 데 필요하고 다른 것들은 회계 기능 등을 수행합니다. 문서 세부사항 중 일부는 양식 세부사항이고, 일부 세부사항은 문서 준비 및 실행에 사용되며, 문서 실행 단계에서 준비되는 세부사항이 있습니다.

문서 양식은 공식 문서의 작성자를 식별하는 세부 정보가 포함된 표준 종이 시트입니다.

문서 양식 제작에는 A4와 A5의 두 가지 용지 형식이 사용됩니다. 종이 형식은 GOST 9327-60 "종이 및 종이 제품"에 따라 설정됩니다. 소비자 형식' 및 치수(mm 단위):

GOST는 양식의 세부 정보 위치에 대해 두 가지 옵션을 설정합니다.

  • 코너 (자세한 내용은 왼쪽 상단에 있습니다)
  • 세로(문서의 위쪽 여백을 따라)

예를 들어:

모서리 세부정보가 포함된 편지 양식

로사키브

정부기관

전 러시아 연구소


?주제 1. 관리를 위한 최신 문서 지원 내용 및 주요 업무.
수업 목적: 유치원 교육 기관의 기본 용어와 정의를 연구합니다. 무역 기업 활동에서 문서의 위치와 역할을 결정합니다. 문서 분류를 고려합니다.
공부할 질문:
1. 유아원 교육 기관의 주제, 내용 및 임무.
2. 현 단계의 관리에 있어서 문서의 위치와 역할.
3.서류의 분류
1. 유아교육기관의 주제, 내용 및 업무
타당하고 효과적인 관리 결정, 생산적이고 편리한 활동의 ​​핵심은 정보 수신의 적시성과 충분성입니다. 전문가들에 따르면, 세계의 정보량은 3년마다 두 배씩 증가하는데, 이는 모든 분야에서 인류 공동체의 빠른 발전 속도를 반영합니다. 우리나라에서는 매년 다양한 형태의 소유권을 가진 수많은 새로운 기업이 등장하고 다양한 목적을 위해 만들어지며 정보 전송의 대상이자 주체가 됩니다. 따라서 문서화 문제에 대한 지식의 관련성은 크고 지속적으로 증가하고 있습니다.
정보는 가장 중요한 상품입니다. 치열한 경쟁 속에서 시장, 새로운 장비, 기술 등에 대한 필요한 정보를 적시에 얻을 수 있는 방법을 아는 사람이 살아남습니다. 정보를 구체화하고 시공간적으로 확보하는 수단을 문서라 하고, 문서를 작성하고 처리하는 활동을 경영을 위한 문서지원이라 한다.
관리를 위한 문서화 지원은 관리 기능을 수행하는 과정에서 문서화 문제 및 문서 작업 조직을 다루는 관리 장치의 활동입니다. 문서 작성과 직접적으로 관련된 사무 업무를 문서화라고 합니다. 문서의 이동 및 회계 문제는 문서 흐름의 개념과 관련이 있습니다. 문서 보관 조직과 관련된 활동은 보관에 속합니다.
경영을 위한 문서화 지원은 경영의 기본 기술이며, 그 주요 목적은 정보에 입각한 경영 결정을 내리고 그 구현을 모니터링하기 위해 기업의 상황에 대한 정보를 경영진에게 제공하는 것입니다.
유치원 교육 기관의 목적은 개별 문서와 전체 문서 세트입니다.
유치원 교육 기관의 주제는 기업의 전체 경영 활동을 반영하는 문서 실행의 정확성입니다. GOST 요구 사항에 따라 문서 흐름을 적절하게 구성합니다.
학문을 공부하는 목적은 GOST의 요구 사항에 따라 올바른 서류 작업과 문서 흐름의 적절한 구성의 기본을 익히는 것입니다.

유치원 교육 기관의 주요 임무:
관련 문서에 기업의 경영, 생산 및 기타 활동을 반영합니다.
기업의 비즈니스 관행에서 문서의 합리적인 사용을 보장합니다.
문서 작업은 기업의 주요 목표에서 직원의 주의를 산만하게 하지 않도록 잘 확립된 순서를 가져야 합니다. 이와 관련하여 각 기업은 중앙 집중식, 분산형 및 혼합형 사무 조직 형태를 독립적으로 선택합니다.
중앙 집중식 형태에서는 모든 문서 처리 작업이 사무실, 일반 부서 또는 비서 등 단일 센터에 집중됩니다.
분산형 형태에는 구조 단위 간의 사무실 운영 분산이 포함됩니다.
혼합된 형태로 운영은 중앙집중식(접수, 등록)과 분산형(보관, 사건 접수)으로 이루어집니다. 사무 조직의 형태는 기업의 규모, 문서 흐름의 양, 구조적 부서의 구성을 고려하여 선택됩니다. (소규모 상업 기업에서는 중앙 집중식 형식이 가장 자주 사용됩니다.)
2. 현단계 관리에 있어서 문서의 위치와 역할
현재 관리를 위한 문서 지원 문제는 관련성을 잃지 않습니다. 이는 다음과 같은 이유로 설명됩니다.
일반적인 정보 흐름, 특히 경영 정보의 증가 속도에 비해 과학 기술 진보 속도에는 분명한 지연이 있습니다.
현재 수천 개의 행정 및 기타 비즈니스 문서를 매일 처리하는 수많은 기업의 직원이 처리하고 있는 문서 처리 방법 및 방법은 여전히 ​​완벽함과는 거리가 멀습니다.
문서 작업 구성은 관리 작업의 품질에 영향을 미치며, 관리 활동 전체의 성공 여부는 문서가 얼마나 전문적으로 유지되는지에 따라 달라집니다. 일반적으로 조직 작업의 모든 단계가 문서화됩니다. 문서 작업에는 특별한 지식과 기술이 필요합니다. 문서는 다양하며 각 문서(헌장, 의정서, 명령, 인증서 등)에는 작업에 대한 고유한 특성과 규칙이 있습니다.
문서는 올바르게 편집 및 실행되어야 할 뿐만 아니라 필요한 경우 전송, 저장 및 신속하게 검색되어야 합니다. 따라서 기업은 경영 활동에 대한 정보 및 문서 지원에 큰 관심을 기울여야 합니다.
모든 관리 결정은 항상 고려 중인 문제 또는 관리 개체에 대한 정보를 기반으로 합니다.

정보에는 신뢰성과 정확성 외에도 두 가지 더 엄격한 요구 사항이 적용됩니다.
1. 시기적절해야 합니다.
2. 최선의 결정을 내리려면 충분해야 합니다.
정보가 늦게 도착하면 더 이상 어떠한 활동이나 이벤트에도 참여할 수 없습니다. 반면, 정보가 부족하여 어중간하게 알고 있는 경우에는 귀하의 결정이 최선이 아닐 뿐만 아니라 잘못된 결정일 수도 있습니다.
개인뿐만 아니라 모든 기업은 정보 교환을 통해서만 존재할 수 있습니다. 대부분의 경우 정보매체는 문서입니다. 미국에서 실시된 조사에 따르면 정보의 90% 이상이 종이에 저장되어 있습니다. 따라서 많은 선진국에서는 문서 작업 구성에 큰 중요성이 부여됩니다.
우리나라에서는 2006년 7월 27일에 "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한"러시아 연방법이 채택되었습니다. 법은 "정보"와 "문서"의 정의를 반영합니다.
정보는 표현 형식에 관계없이 사람, 사물, 사실, 사건, 현상 및 프로세스에 대한 정보입니다.
문서(Documented Information, 문서)는 시간과 공간의 전송을 위해 인공적인 방식으로 고정된 정보를 가진 물질적 객체입니다.
문서의 속성과 기능을 살펴보겠습니다.
문서에는 정보성 및 운영성이라는 두 가지 속성이 있습니다.
문서의 정보적 특성은 정보를 전달하는 능력입니다. 여기에는 관련성, 신뢰성, 정보 접근성 등이 포함됩니다. 문서의 작동 속성에는 내구성, 문서의 강도 및 다양한 영향을 견딜 수 있는 능력이 포함됩니다. 작동 속성은 문서의 안전성을 결정하며, 이는 자료 매체와 작성 수단에 따라 달라집니다.
문서의 주요 기능:
- 정보 제공(문서는 사실, 사건, 현상을 기록합니다..)
-조직적(문서의 도움으로 사람들의 그룹이 활동을 조직하고 조정하도록 영향력이 제공됨)
-의사 소통 (문서는 기업의 외부 관계를 제공합니다)
-법적(문서의 내용은 논쟁의 여지가 있는 문제를 고려할 때 증거로 사용됩니다.
-교육적(문서는 수행자를 규율하고 더 높은 수준의 교육 훈련을 요구합니다.
- 교육적(초보자 및 젊은 전문가의 경우 기성 문서 또는 그 사본이 새 문서 준비 및 실행을 위한 샘플이 됩니다).
3. 서류의 분류
경영 활동 과정에서 우리는 수많은 유형의 문서에 직면하게 됩니다. 각각은 디자인과 내용뿐만 아니라 실행 순서에서도 다른 것과 구별됩니다. 문서를 분류하면 작업 효율성이 향상됩니다. 문서를 여러 그룹에 배포하면 문서 작업을 보다 효율적으로 구성할 수 있습니다.
반영된 활동 유형에 관한 모든 문서는 두 가지 클래스로 나뉩니다.
- 일반 및 행정 문제에 관한 문서(기업 및 그 활동의 일반 관리 문제). 이러한 문서는 모든 부서의 직원이 준비할 수 있습니다.
-관리 기능에 관한 문서. 이 문서는 금융 당국, 회계, 기획, 조달 및 판매 직원이 작성합니다.
모든 문서는 다음 그룹으로 나뉩니다.
-문서화 방법에 따르면
- 손으로 쓴;
-전자;
-그래픽;
-영화, 사진 문서.
사용 영역별
- 조직 및 행정;
-재정적인;
-과학적, 기술적;
- 보고 및 통계.
내용별
-단순한;
- 복잡한.
컴파일 장소에서
-내부;
-외부.
홍보 정도에 따라
- 열려 있는;
- 접근 제한 스탬프 포함(“공식 용도” – 특정 기업의 직원만을 위한 정보, “영업 비밀” – 공개 시 소유자에게 피해를 줄 수 있는 정보, “비밀” – 국가 비밀을 구성하는 정보) .
- 원산지별
- 공식 또는 공식 문서(법인 또는 개인이 작성하고 확립된 절차에 따라 실행되며 기업의 이익을 반영하는 문서)
개인 (특정인의 이익, 등록 문서에 영향을 미침)
- 법적 강제로
-원본 또는 원본(저자가 서명한 공식 문서의 첫 번째 또는 유일한 사본)
-복사본(원본의 정보와 법적 효력이 없는 모든 외부 표시를 완전히 재현하는 문서)
- 공개(원본을 등록할 때 사본으로 만들어지고 기업 업무에 남아 있는 사본은 원칙적으로 서명으로 인증되지 않음)
- 인증 사본(법적 효력을 부여하는 데 필요한 세부 정보가 포함된 사본)
-추출물(추출물이 어느 문서에서 만들어졌는지, 공무원이 인증하고 인감을 표시하는 문서의 일부)
- 사본(원본과 동일한 법적 효력을 갖는 원본 문서의 반복 사본) - 원본이 분실되거나 파기된 경우 발행됩니다.
- 발표 형태에 따라(통합 정도)
-개인(어떤 형식으로든 내용이 명시된 일회성 문서)
- 템플릿(문서 내용의 구조와 일부를 미리 준비하고, 편집할 때 나머지 부분을 채우는 경우)
- 표준(표준 프로세스 및 현상을 설명하는 문서 - 표준 지침)
- 예시적(유추를 통해 문서를 편집하고 실행하는 데 사용됨)
- 통합(통합 문서 시스템의 일부).
- 마감일에 따라
-긴급(마감일 표시)
-긴급하지 않은 일.
유통기한별
-임시 보관(최대 10년)
- 장기 보관(10년 이상)
-영구 저장.

주제 2. 국가 문서 시스템 개발의 역사.
연구 목적: 국가 문서 시스템 개발의 주요 단계를 연구하고 문서 작성의 특정 전통을 강조합니다.
공부할 질문:
1. 고대 러시아의 사무'.
2. XV-XVII 세기의 서류를 주문하십시오.
3. 대학생활기록부 관리.


1. 고대 러시아의 사무
늙은 러시아 국가 발전의 초기 단계(15세기 말까지)에는 국가 기관이 존재하지 않았습니다. 그들의 기능은 대부분 개별 공무원이나 기관에 의해 수행되었습니다. 이러한 상황에서 관리 시스템 자체에서는 통합 사무실 관리 시스템이 요구되지 않았습니다. 그러나 우리 시대까지 살아남은 문서는 이미 10세기에 그것을 보여줍니다. 늙은 러시아 국가에는 문서를 작성하는 문화가 있었습니다. 이 기간(X-XV 세기) 동안 법적 관계가 주로 문서화되고 유언장이 작성되었습니다. 국가의 입법 기반이 발전함에 따라 특정 사적 법적 관계를 기록하는 문서가 생성됩니다. 이는 다양한 유형의 헌장, 판매 증서입니다. 대출, 모기지 속박, 돈 대출 수정 등
Rus의 X-XIV 세기 동안 기능적 목적을 고려하여 문서를 작성하고 처리하는 특정 전통이 형성되었습니다.
생성되는 문서의 수가 증가함에 따라 문서를 가장 안전하게 보관할 수 있는 장소도 더욱 명확해졌습니다. 도시에서는 일반적으로 중앙 교회와 수도원이 있습니다. 저장 및 사용 단계에서 무단 접근으로부터 정보를 보호하는 요소도 나타납니다. 정치적, 개인적 이익을 위해 문서를 위조한 최초의 사례도 기록되었습니다.
14세기말까지. Rus'에서 글을 쓰는 주요 재료는 양피지(특별히 준비된 송아지, 양 또는 염소 가죽)였습니다. 문서는 개별 단어로 구분되지 않고 연속 텍스트로 작성되었습니다. 구두점부터 14세기까지. 문장 끝에 마침표가 사용되었습니다. 15세기에 값비싼 양피지는 원래 서유럽 국가와 17세기 후반부터 가져온 종이로 대체되었습니다. 우리는 우리 자신의 국내 제품을 사용했습니다. 처음에는 헝겊으로 종이를 만들었고 잉크는 철염과 잉크 너트에서 추출한 탄닌으로 만들었습니다. 잉크와 헝겊 종이의 조합은 텍스트를 특히 내구성 있게 만들었습니다. 따라서 아카이브에 저장된 이 시기의 문서를 쉽게 읽을 수 있습니다.
검토 중인 기간은 러시아 기록 보관 시스템의 전통이 점진적으로 형성되고 문서 작성, 처리 및 저장에 대한 경험이 축적되어 문서의 안전이 보장되는 기간으로 특징지을 수 있습니다. 그러나 이것은 아직 사무가 아니라 정보를 문서화하는 관습이었습니다.
2. XV-XVII 세기 서류 주문
관리영역에서는 15~16세기 러시아 중앙집권국가의 형성과정과 동시에 실질적인 문서관리가 특수시스템으로 공식화되기 시작했다.
국가 사무 시스템은 모스크바 공국이 국가로 발전하면서 15세기 중반에야 구체화되기 시작했습니다. 그런 다음 왕자 정부의 개별 부서를 담당하는 국가 권력의 중앙 기관과 행정 오두막-지방 정부 기관과 같은 첫 번째 명령이 만들어졌습니다. 이러한 기관의 활동 과정에서 주문 서류 작업이라는 문서 작업이 탄생했습니다.
서류 주문 - 주문에 따라 수행되는 문서 작업을 수행합니다. 명령에 따라 자신의 사업을 알고 시간이 지남에 따라 국가 문제 해결에 영향을 미치기 시작한 겸손한 서비스 사람들로부터 전문 공무원 계층이 점차 형성되었습니다.
명령의 진행은 들어오는 문서를 받은 순간부터 또는 차르 또는 보야르의 지시에 따라 이니셔티브 문서를 준비하는 순간부터 시작되었습니다. 한 사건과 관련된 문서는 서로 접착되었으며 접착 장소는 뒷면에 서기가 서명으로 인증했습니다. 사건을 알기 위해서는 열을 확장하고 읽는 동안 축소해야했습니다. 우리는 행정 사무로부터 "관료적 절차"라는 단어를 물려받았습니다. 평균 길이가 50-80m인 기둥에 접착된 문서는 막대에 감겨 두루마리 형태로 만들어졌습니다. 읽는 동안 테이프가 끌려서 오늘날 특정 문제에 대한 시기적절하고 실질적이지 않은 해결책을 나타내는 개념이 탄생했습니다.
이 시기 문서의 특징은 모든 종류의 칭호, 직위, 권력을 나열하여 권력을 쥔 사람들을 엄청나게 찬양하는 것입니다.
이 단계에서 중앙 및 지방 기관의 사무실 관리 시스템이 점차적으로 생성되고 사무원 간부가 형성되며 안정적인 문서 형식과 준비 방법이 만들어집니다. 17세기 중반. 사무질서 회복을 위한 조치가 이뤄지고 있으며, 서류절차에 관한 별도의 입법조치도 나타나고 있다.
3. 대학생활기록부 관리
1717-1718년의 구식 명령 시스템 대신. Peter 1은 각각 특정 산업이나 관리 영역을 담당하는 12개의 이사회를 만들었습니다. State Collegiums의 일반 규정은 실제로 사무실을 만들고 비서직을 승인했습니다. 1720년 2월 27일 러시아 비서 직위의 생년월일로 간주 될 수 있습니다. 대학 사무-대학 문서 작업 조직 (1717 년부터). 이사회(보통 회장, 부회장, 2~3명의 고문)가 참석하는 공동 의사결정 방식이 이들 기관에서 지배적인 역할을 획득했습니다.
우선, 국정은 대학에서 고려되었고, 그 다음에는 민간에서 고려되었습니다. 정부 사건은 해결하는 데 일주일이 주어졌고, 민간 불만 사항은 6개월 이내에 해결되었습니다. 이사회의 모든 사무는 비서의 감독하에 수행되었습니다. 그는 중요한 서류를 직접 편집했고 나머지는 그의 감독하에 준비되었습니다.
각 위원회에는 사건 해결의 순서와 적법성을 감시하는 검사가 있었습니다. 대학 사무에서는 문서의 날짜가 텍스트와 구별되어 양식의 독립적인 요소가 됩니다. 문서 이름도 양식의 독립적인 요소가 됩니다. 일반적으로 이사회의 사무는 서면 작업과 형식이 크게 증가하는 것이 특징이며 직원들은 이에 대해 불평했습니다. 명령에 비해 대폭 늘어난 사무직 직원조차 급증하는 사건을 감당하지 못해 사무 업무가 느려지고 관료주의가 발생했다.
대학 기록관리 기간 동안 문서의 기록과 보관을 정리하는 기반이 마련되었고, 이후 '아카이브'라는 명칭이 처음으로 등장하게 되었다.
XVIII 세기 사무 발전에서 사무실과 기관 전체 활동의 모든 측면에 대한 입법 규제 강화, 기관 활동의 일반 행정 원칙의 형성 및 강화, 그리고 무엇보다도 관료적 원칙.
4. 19세기~20세기 초의 장관직 업무.
19세기 초 주로 상위 경영진에 영향을 미치는 공공 행정 및 사무의 새로운 개혁으로 표시되었습니다. 이 기간 동안 명령 통일 원칙에 기초한 새로운 관리 시스템, 즉 장관이 나타났습니다.
1802년에 창설된 최초의 부처는 해군, 외교, 재정, 공교육 등이었습니다. 각 장관은 사무실을 만들고 보좌관을 두어야 했습니다.
사무라는 개념 자체가 18세기 후반에 등장했다는 점에 유의해야 합니다. 사무실뿐만 아니라 기관 전체 조직에서 수행되는 활동을 나타냅니다. "사무"라는 용어는 "케이스 제작"이라는 단어와 "케이스"라는 단어의 조합에서 유래되었습니다. 당시 단어의 현대적 의미에서 문서가 담긴 폴더가 아니라 고려되고 해결되는 문제, 즉 사건의 결정.
부처가 접수한 모든 사건은 시사(보고, 진술, 서신 등), 긴급 상황(남용이 감지된 경우) "시간에 민감한" 또는 긴급한 문제. “사건진행” 과정에서 생성된 문서는 내부기록관리를 구성하는 문서(메모, 증명서, 등기부 등)와 다른 기관에서 해당 기관에 도착하여 다른 기관으로 발송한 문서로 나눌 수 있다. .
관리 시스템의 변경과 그에 따른 새로운 기관의 활동을 문서화하는 시스템의 재구성으로 인해 문서 형식이 변경되었습니다. 사역의 사무 업무에는 제도의 형태가 세부 사항의 각진 배열로 나타납니다. 양식은 인쇄되거나 손으로 작성되었습니다.
19세기부터 20세기 초반까지. 고등, 중앙 및 지방 기관의 사무에 대한 입법 규제가 수행됩니다.
19세기 말에 목회 사무 체계에 중대한 변화가 있었음에도 불구하고. 보다 유연한 형태의 사무가 필요했습니다. 급변하는 사회관계로 인해 장관 사무제도는 계속해서 번거로움을 안겨주었다.
타자기의 출현으로 사무실의 모든 서면 작업 속도가 빨라지고 동시에 여러 개의 문서 사본을 만드는 것이 가능해지면서 손으로 쓰는 작업량이 크게 줄었습니다. 또한, 타자기로 작성된 텍스트는 더욱 간결한 형태를 취함으로써 기관의 문서 양을 줄였습니다.
전신의 출현은 새로운 유형의 서신, 즉 매우 빠르게 대량 문서가 된 전보를 탄생시켰습니다. 전화의 발명은 전화 메시지, 즉 전화로 전송된 메시지를 서면으로 녹음한 형태로 이어졌습니다.
19세기 말과 20세기 초. 등록 시스템과 중앙 집중화를 통해 단순화할 필요성에 점점 더 많은 관심이 집중되고 있습니다. 이 기간 동안 사무 조직의 특징은 명확한 입법 규정뿐만 아니라 상당히 광범위한 사무 문헌의 출현입니다. 18세기 후반. 첫 번째 샘플 문서 모음이 나타납니다. 이러한 컬렉션은 정부 기관에 연락해야 하는 광범위한 공무원 및 개인을 대상으로 했습니다.
5. 20세기 경영과 사무의 역사.
1917년 10월 혁명의 결과로 러시아에서는 낡은 ​​국가 기구가 더 이상 존재하지 않게 되었고 새로운 국가 기구가 건설되고 있었습니다.
특수교육을 받지 못한 노동자와 군인들이 소련 기관에서 일하도록 모집되었습니다. 관리를 위한 문서 지원 수준이 감소했습니다.
그러나 사무실 관리 시스템을 개선하기 위한 작업은 계속되었습니다. 경영기술을 합리화할 때는 선배들의 경험을 활용했다. 소비에트 국가기구가 형성되는 동안 사무를 단순화하고 합리화하는 데 많은 관심을 기울였습니다.
20년대는 경영, NOT, 사무 분야의 연구를 조직한다는 관점에서 가장 유익한 시기라고 볼 수 있습니다. 1921년 노동 및 생산의 과학적 조직에 관한 제1차 전러시아 회의가 열렸으며, 여기서 생산의 과학 및 기술 정보 문제와 함께 관리 노동의 과학적 조직 및 문서 작업 문제가 다루어졌습니다. . 1923년에는 관리를 위한 문서 지원 문제를 다루는 표준화국이 창설되었습니다. 1926년에 국가기구 개선에 참여한 국가경영기술연구소(ITU)가 창설되었습니다.
사무 문제에 대한 가장 흥미롭고 유망한 발전은 다음과 같은 주요 영역에서 ITU에서 수행되었습니다.
-최적화를 위한 기관 및 방법의 문서 흐름;
-문서 등록 방법;
-문서 실행 제어
- 문서 보관.
그러나 소련 기관 직원의 낮은 일반 경영 문화는 많은 분야에 대한 수요가 부족한 이유가되었습니다.
30대 국가 사무 조직에 대한 대안적인 접근 방식을 고려할 가능성을 제외하고 엄격하고 중앙 집중화된 행정 명령 관리 시스템이 형성되고 강화되고 있습니다. 그 결과, 정보기술 및 사무 문제 연구에 관련된 구조가 무너지고 ITU가 청산되고 있습니다.
1936년 헌법은 정치 체제, 위계, 최고 권위의 권한을 크게 변화시켰습니다. 각 계층 구조에 대해 특정 유형의 문서를 발행하는 데 엄격한 권한 시스템이 확립되었습니다.
경영 및 사무 관리 분야의 연구가 크게 감소했다고해서 30 대에 해당되는 것은 아닙니다. 이 분야의 작업이 중단되었습니다. 이 기간 동안 특수문서화 시스템의 표준화 및 통일화에 대한 연구가 진행되었다. 회계 및 인사 문서의 간소화에 일부 진전이 있었습니다.
위대한 애국 전쟁이 발발하면서 모든 자원을 전시 필요에 종속시켜야 했습니다. 문서 작업 합리화 및 표준화 개발이 중단되었습니다.
전후 기간에는 국가 경제를 회복하기 위해 상당한 노력이 필요했으며 경영을 위한 문서 지원 문제를 배경으로 밀었습니다. 60년대 초반이 되어서야 기술 합리화와 경영기법 분야의 연구가 재개되었습니다. 1966년에 VNIIDAD(문서 관리 및 기록 업무에 관한 전체 연합 과학 연구소)가 소련의 주요 기록 보관국 시스템 내에서 결성되었으며, 그 주요 임무 중 하나는 통합 국가 기록 관리 시스템의 창설이었습니다. (USSD).
1969-1970년 관리 문서에 대한 일련의 국가 표준이 개발되고 승인되었습니다.
1972년부터 조직 및 행정 문서의 준비 및 실행에 대한 통일된 규칙과 문서 작업 구성에 대한 통일된 규칙이 소련에서 적용되기 시작했습니다.
1975년에는 GOST 6.15.1-75 "통합 문서 시스템"이 채택되었습니다. 조직 및 관리 문서 시스템. 기본 조항.”, 조직 및 관리 문서의 통합 자금에 대한 기본 요구 사항을 정의합니다.
1984년 초까지 전체 연합에 중요한 16달러, 27개의 주 표준 및 26개의 전체 연합 기술 및 경제 정보 분류자가 개발되고 승인되었습니다.
국내 문서 개발의 새로운 단계는 1980-1990년대에 시작되었습니다. 러시아의 정치, 경제 시스템에 변화가 있었습니다. 최신 컴퓨터 기술이 문서 작업에 널리 사용되기 시작했으며 국가는 글로벌 정보 공간에 진입하기 시작했습니다.
일부 GOST의 중요성은 90년대 후반에 완전히 드러났습니다. 이러한 자료를 관리 실무에 도입함으로써 문서 준비가 크게 향상되었으며 정보 검색, 기록 및 저장 절차가 간소화되었습니다.
따라서 20세기 러시아 사무 발전에는 세 가지 주요 기간이 있었습니다. 20~30년대 사무 조직 전체 시스템의 구조 조정, 40~50년대, 60~90년대에는 광범위한 입법 기반, 규범 및 사무 규칙이 개발되었습니다.
러시아 경제의 급진적인 구조 조정의 맥락에서 경영진을 위한 문서 지원의 역할과 중요성이 급격히 증가했습니다.

주제 3. 유아원 교육 기관의 규제 및 방법론적 기반.
연구 목적: 연방법, GOST, 러시아의 문서 활동을 규제하는 분류자에 대한 연구.
공부할 질문:
1. 유아원 교육 기관의 규제 및 방법론 기반 구성.
2. 유아교육제도의 표준화 및 통일.
3. 모든 러시아 문서 분류.
4. 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템.
1. 유아원 교육 기관의 규제 및 방법론 기반 구성.
현재 기업, 조직 및 기관의 관리를 위한 문서 지원은 현행법, 상위 기관의 행정 문서, 기록 보관 관리 규칙 및 지침에 의해 규제됩니다.
유치원 교육 기관의 규제 및 방법론적 프레임워크는 조직 또는 기관의 현재 활동에서 문서를 생성, 처리, 저장 및 사용하는 기술을 규제하는 일련의 법률, 규정, 조직 및 방법론적 문서입니다. 이 기반에는 유치원 교육 기관 서비스 활동 및 관리 장치의 기타 서비스(직원 배치, 기능, 구조, 기술 지원 및 기타 측면)에 대한 규제도 포함됩니다.
유치원 교육 기관의 규제 및 방법론적 기반은 다음과 같습니다.
-정보 및 문서 분야에 관한 러시아 연방의 입법 행위
-연방 차원의 관리를 위한 문서 지원 문제를 규제하는 러시아 연방 정부, 연방 행정 기관(부처, 위원회, 서비스, 기관 등)의 법령 및 명령
-관리를 위한 문서 지원 국가 시스템(기본 조항. 문서 및 문서 지원 서비스에 대한 일반 요구 사항(GSDOU - 1988년 5월 25일자 소련 주요 기록 보관소 명령 No. 33))
-유치원 교육 문제를 규제하는 러시아 연방 구성 기관 및 해당 영토 기관의 대표 및 집행 기관의 법적 행위
-규범적이고 교훈적인 성격의 법적 행위, 다양한 조직의 유아원 교육 기관에 대한 방법론 문서
-문서화에 대한 국가 표준;
- 통합 문서 시스템;
-기술, 경제, 사회 정보에 대한 전체 러시아 분류자;
-유치원 교육 기관 서비스 직원의 관리 노동 조직 및 보호에 관한 규제 문서
-문서 보관 저장 조직에 관한 표준 문서.
민법의 기초는 러시아 연방 민법이며, 그 첫 번째 부분은 1994년 10월 21일에, 두 번째 부분은 1995년 12월 22일에 채택되었습니다. 러시아 연방 민법은 민사 관계 행위를 기록하고 그 사실을 등록할 목적으로 작성된 문서의 유형과 종류를 규정합니다. 원산지 또는 종료, 법적 관계 확인 등. 예를 들어 Art. 민법 제4장의 51조 및 후속 조항은 법인의 설립, 등록, 개편 및 청산에 사용되는 문서 유형을 규정합니다.
러시아 연방 민법과 함께 정보 및 문서 작업의 특정 측면은 특별 연방법에 의해 규제됩니다.
1993년 7월 10일자 러시아 연방의 "기술 규정에 관한 법률" No. 5154-1은 모든 정부 기관에 의무적으로 적용되는 러시아 연방의 표준화를 위한 법적 틀을 확립하고 소비자와 소비자의 이익에 대한 국가 보호 조치를 결정합니다. 표준화에 관한 규제 문서의 개발 및 적용과 관리를 위한 문서 지원 분야를 통해 국가.
2006년 7월 27일자 No. 149-FZ의 "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한 연방법"은 정보 자원(문서 및 문서 배열)이 개인, 법인, 국가 간의 관계의 대상이며 다음에 의해 보호된다는 것을 확립합니다. 법률, 기타 자원과 함께. 법은 생성, 저장 및 사용에 대한 법적 제도를 확립합니다. 정보 자원.
1993년 7월 21일자 러시아 연방의 "국가 비밀에 관한 법률" No. 5485-1은 러시아 연방의 보안을 보장하기 위한 정보의 국가 비밀 분류, 기밀 해제 및 보호와 관련하여 발생하는 관계를 규제합니다. . 법은 국가 기밀을 군사, 외교 정책, 경제, 정보, 방첩 및 작전 수사 활동 분야에서 국가가 보호하는 정보로 분류하며, 이러한 정보가 유포되면 러시아 연방의 안보에 해를 끼칠 수 있습니다.
1996년 11월 21일 연방법 No. 129-FZ "회계"는 회계에 대한 기본 요구 사항을 반영하고 기본 회계 문서의 필수 세부 사항을 정의하며 상업 조직의 재무 제표 구성을 명확히하고 회계 문서의 보관 기간을 설정합니다. 국가 기록 보관 업무 조직 규칙에 따른 재무 제표.
러시아 연방 민법, 기본 입법 및 연방법은 러시아 연방 대통령 법령, 러시아 연방 정부 법령, 규정 및 규칙에서 더욱 발전한 것으로 나타났습니다.
전문가는 다음 조항을 알아야 합니다.
-1995년 11월 30일 러시아 연방 대통령령 No. 1203 "국가 비밀로 분류된 정보 목록 승인"(1998년 1월 24일 러시아 연방 대통령령 No. 61에 의해 개정됨) );
-1991년 12월 5일 러시아 연방 정부 결의문 No. 35 "상업 비밀을 구성할 수 없는 정보 목록";
- 기타 규제 법률 문서.
나열된 모든 규제 문서는 기업의 서류 작업 프로세스를 구성하는 데 매우 중요합니다.
2. 유아교육제도의 표준화 및 통일화
대부분의 경영정보는 문서의 형태로 기록됩니다. 관리 프로세스 자체는 업무 상황의 상당한 다양성과 반복, 그리고 이를 해결하기 위한 기업가적 행동이 특징입니다. 문서화 개선의 주요 방향은 통일과 표준화입니다.
통일이란 무엇인가를 하나의 체계, 형식, 획일화하는 것을 의미합니다.
문서 통합은 관리 활동에 사용되는 문서 수를 줄이고, 양식을 유형화하고, 유사한 관리 문제를 해결할 때 생성된 문서 실행에 대한 통일된 요구 사항을 설정하고, 문서 준비 및 처리 비용을 줄이고, 정보를 얻기 위해 수행됩니다. 다양한 활동 부문에서 생성된 데이터베이스의 호환성.
통일된 규칙과 요구 사항에 따라 작성되고 특정 활동 영역에 적용되는 합리적으로 구성된 상호 연관된 문서 세트를 통합 문서 시스템(UDS)이라고 합니다.
표준화의 본질은 사무에서 일반적이고 반복적으로 사용하기 위해 규정된 방식으로 채택된 문서 개발 및 실행을 위한 최적의 규칙과 요구 사항을 필수 표준으로 설정하는 것입니다. 개발 결과는 주간(GOST), 주(GOSTR), 산업(OST) 표준 및 기업, 기관 및 조직 표준(STP)의 형식으로 공식화됩니다.
통일 및 표준화 작업의 결과는 특정 유형의 문서(예: GOST 7.32-2001 "연구 작업에 대한 보고서. 실행 구조 및 규칙") 및 통합 문서 시스템에 대한 표준이 될 수 있습니다. 예를 들어, GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"은 USORD(조직 및 관리 문서의 통합 시스템)의 일부입니다. 또한 국가에는 은행 문서, 노동 회계 및 지불 문서, 대외 무역 문서 등의 통일된 시스템이 있습니다. USD의 전체 목록은 전 러시아 관리 문서 분류기 OK 011-93에 나와 있습니다.
통일된 형태의 문서 개발을 위한 요구 사항
관리 문제를 해결하기 위해 새로운 지표를 작성해야 할 때 통일된 형태의 문서가 개발됩니다. 다른 형태의 문서에 지표를 복제하는 것은 허용되지 않습니다.
문서 양식의 세부 사항은 인쇄를 통해 생성되는 문서 양식용 시트의 양면을 합리적으로 사용하는 것을 고려하여 작성된 샘플 양식을 기반으로 배치됩니다. 두 번째 및 이후 페이지에는 번호를 매겨야 합니다. 페이지 번호는 아라비아 숫자로 시트의 상단 여백 중앙에 배치됩니다.
문서 양식의 내용은 GOST 1.5-85에 따라 작성되어야 합니다. 문서의 내용을 텍스트 형식으로 지정할 수 있습니다.
통합 문서 양식의 세부사항 이름은 전러시아 기술 및 경제 정보 분류기(OKTEI)에서 채택된 이름과 일치해야 합니다.
코드 삽입이 제공되는 열의 이름에는 사용된 분류자의 약칭 또는 이에 대해 채택된 식별을 표시해야 합니다.
일반적으로 문서 양식의 지속적인 세부 사항은 변수보다 앞에 와야 합니다. 컴퓨터 기술로 처리할 세부정보가 포함된 영역에 있는 표의 첫 번째 열은 컴퓨터에 입력될 때 해당 줄에 배치된 정보를 식별하는 세부정보용으로 예약되어야 합니다.
체크섬 방법을 사용하는 경우 데이터 처리에 사용되는 컴퓨팅 도구의 요구 사항을 고려하여 테이블의 마지막 행 및/또는 해당 열을 할당하여 무작위 오류로부터 정보를 보호하기 위한 체크섬을 기록하는 것이 좋습니다.
문서 텍스트에 대한 요구 사항과 프레젠테이션 순서는 조직 및 관리 문서에 대한 규제 문서에 따라 결정됩니다.
문서 형식의 단어 약어는 OKTEI가 채택한 현재 철자법, 구두점 및 약어 규칙을 준수해야 합니다.
통일된 형태의 문서 분류
승인 수준에 따라 통합 문서 양식은 네 가지 범주로 나뉩니다.
- 국가 (전 러시아인);
- 산업(부서)
- 러시아 연방의 주체;
- 협회, 기업, 조직의 문서 형식.
3. 모든 러시아 문서 분류.
정보 지원의 중요한 수단은 기술적, 경제적, 사회적 정보의 분류자입니다. 자동화된 정보 시스템에서 통합 데이터 처리를 제공합니다.
기술, 경제 및 사회 정보 분류자는 분류 그룹으로 표시되는 체계적인 개체 이름 집합과 해당 개체에 할당된 코드를 포함하는 규범적인 문서입니다.
현재 37개의 전러시아 및 전연합 분류기가 계속해서 운영되고 있습니다. 분류자 세트와 개발, 유지 관리 및 구현에 관한 과학적, 방법론적 및 규제 문서는 기술, 경제 및 사회 정보의 분류 및 코딩 통합 시스템을 구성합니다.
적용 분야에 따라 분류자는 전 러시아인, 산업 및 기업 분류자로 구분됩니다.
내용에 따라 다양한 분류자는 다음 그룹으로 나눌 수 있습니다.
관리 문서, 자동 제어 시스템에서 해결되는 작업, 활동 유형, 경제 및 사회적 지표에 대한 정보 분류자:
-전러시아 표준 분류기(OKS)
-전러시아 제품 분류기(OKP)
-전러시아 관리 문서 분류자(OKUD)
-전러시아 측정 단위 분류기(OKEI)
조직 구조에 관한 정보 분류자:
-전러시아 기업 및 조직 분류기(OKPO)
-전러시아 국가 경제 부문 분류자(2003년까지 유효)
-2001년 11월 6일 No. 454-st의 러시아 표준화 및 계측을 위한 국가 위원회 법령에 따라 경제 개발부가 개발한 전 러시아 경제 활동 유형 분류기(OKVED)가 채택되었습니다. 2003년 1월 1일부터 시행한다.
인구 및 인원에 관한 정보 분류자
-전러시아 교육별 전문 분류자(OKSO)
-전러시아 근로자 직업, 직원 직위 및 관세 등급 분류자(OKPDTR).
4. 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템.
관리를 위한 문서 지원 조직에 관한 가장 완전한 부문 간 문서는 1990년에 출판된 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템(GSDMOU)입니다. 국가 예산 교육 기관의 규범과 규칙은 1973년 소련에서 창설된 통합 기록 관리 시스템(USSD)의 기본 조항을 기반으로 합니다. 국내 경제에서 문서화 프로세스를 최적화하는 데 중요한 역할을 했습니다.
GSDOU는 관리 활동을 문서화하고 정부 기관, 기업 및 공공 기관의 문서 작업을 구성하기 위한 통일된 요구 사항을 설정하는 일련의 원칙 및 규칙입니다.
국가 예산 교육 기관의 주요 목표는 조직의 문서 흐름을 간소화하고, 문서 수를 줄이고, 문서의 품질을 향상시키며, 정보 수집, 처리 및 분석을 위한 기술적 수단과 현대 기술을 사용하는 데 가장 유리한 조건을 만드는 것입니다.
국가 예산 교육 기관의 주요 조항은 관리 활동 문서화, 문서 작업 구성, 문서 작업 기계화 및 자동화, 관리를 위한 문서 지원 서비스 구성 문제를 다룹니다.
국가 예산 교육 기관의 조항은 러시아 연방 부처 및 부서의 사무 업무에 대한 표준 지침의 해당 관리 수준과 관련하여 개발되었습니다. 1992년 7월 6일, 국가 기록 보관소는 러시아 연방 부처 및 부서의 사무 업무에 대한 표준 지침을 승인했습니다. 관리문서의 구성과 형식, 이를 처리하는 기술을 일원화하여 통일된 관리를 위한 문서지원을 개선하고 효율성을 높이는 것을 목표로 도입되었습니다.
유아원 교육 시스템 및 사무 관리를 위한 표준 지침에 따라 부처 및 조직은 업계 및 특정 조직의 특성을 고려하여 유사한 문서를 개발합니다.
앞으로 몇 년 안에 기업 및 조직의 문서 작업에 대한 기본 규칙을 규제하는 규범, 요구 사항, 규정 시스템으로 국가 예산 교육 기관의 새 버전을 개발할 계획입니다. 미래 시스템의 근본적인 차이점은 새로운 정보 기술(최신 텍스트 편집기, 이메일, 자동화된 사례 명명법)을 기반으로 하는 자동화된 문서 및 문서 흐름의 단일 복합체가 될 것이라는 점입니다.

주제 4. 문서 준비 및 실행을 위한 기본 요구 사항.
연구 목적: GOST R6.30-2003에 따라 관리 문서 세부 사항의 구성 및 위치를 연구합니다.
공부할 질문:
1. 문서 양식 및 요구 사항. 문서 구조. GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"에 따른 문서 준비 요구 사항. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항."
문서 양식 및 요구 사항
보내는 문서를 포함한 대부분의 회사 문서는 레터헤드에 작성됩니다.
양식은 영구적인 정보가 인쇄된 표준 종이 시트입니다.
문서 양식은 온라인 인쇄 도구를 사용하여 인쇄 방식으로 생성하거나 특정 문서를 생성할 때 컴퓨터 기술을 사용하여 복제할 수 있습니다. 가장 중요한 문서의 경우 기업은 매우 상세한 로고, 엠보싱, 워터마크, 다중 색상 인쇄 및 위조를 어렵게 만드는 기타 요소가 포함된 인쇄된 양식을 사용합니다. 일반적으로 이러한 양식에는 활자체 또는 특수 번호를 사용하여 번호가 지정됩니다. 각 양식의 사용은 특별 등록 양식에 기록되어야 합니다.
양식용 용지는 과열되거나 젖었을 때 접히지 않고 시트 표면에 먼지가 없어야 하며 밀도 요구 사항(80g/m2~200g/m2) 및 백색도 요구 사항을 충족해야 합니다. 88%에서 98%로.
양식 제작에는 주로 A4(210*297mm) 및 A5(148*210mm)의 두 가지 용지 형식이 사용됩니다.
양식에 있든 없든 문서의 각 시트에는 적절한 크기의 필드가 있어야 합니다.
왼쪽 - 20mm;
오른쪽 - 10mm;
상단 - 20mm;
바닥 - 20mm.
GOST R 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항." 기업, 구조 단위 및 공무원을 위한 양식을 생성할 수 있습니다.
GOST의 요구 사항에 따라 다음 유형의 기업 양식이 설정됩니다.
일반 형식 - 모든 유형의 문서(서신 제외)를 생산하기 위한 기업 또는 구조 단위의 형식입니다.
편지 양식;
편지 이외의 특정 유형의 문서 형식입니다.
양식 세부 사항의 위치에는 각도와 세로의 두 가지 옵션이 있습니다.
문서 구조. GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"에 따른 문서 준비 요구 사항. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 서류작성요건'
각 문서는 특정 세부정보 집합으로 구성됩니다.
소품은 모든 공식 문서의 필수 요소입니다.
문서를 구성하는 일련의 세부 사항을 문서 양식이라고 합니다.
샘플 양식은 적용 범위, 형식, 필드 크기, 구조 메시 구성 요구 사항 및 기본 세부 사항을 설정하는 문서 구성 모델입니다. 샘플 양식은 모든 유형의 문서에 내재된 특정 순서로 위치한 일련의 세부 정보입니다.
GOST R 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"은 문서를 준비하고 처리할 때 GOST 6.30-97에 따라 29개 세부 사항 대신 30개 세부 사항을 사용하도록 규정합니다.
이 표준은 조직 및 행정 문서 통합 시스템(USORD)과 관련된 조직 및 관리 문서(결의안, 명령, 명령, 결정, 의정서, 법령, 서한 등)에 적용됩니다. 러시아 관리 문서 분류(OKUD)(클래스 0200000) 및 다음 활동에 사용됩니다.
- 연방 정부 기관, 러시아어와 함께 국어를 국어로 사용하는 러시아 연방 구성 기관을 포함한 러시아 연방 구성 기관의 정부 기관, 지방 정부 기관
- 소유 형태 및 법적 형태에 관계없이 기업, 조직 및 협회.
이 표준은 문서 세부 사항의 구성을 설정합니다. 문서 세부 사항 준비 요구 사항; 양식 및 서류 요구 사항; 러시아 연방 국가 휘장, 러시아 연방 구성 기관의 문장을 재현한 양식의 생산, 기록, 사용 및 저장에 대한 요구 사항.
문서를 준비하고 처리할 때 다음 세부 사항을 사용하십시오.
01 - 러시아 연방의 국가 상징;
02 - 러시아 연방 구성 기관의 문장;
03 - 조직 또는 상표의 상징(서비스표)
04 - 조직 코드;
05 - 주요 주 등록 번호(OGRN)
법인;
06 - 납세자의 INN/KPP;
07 - 문서 양식 코드;
08 - 조직 이름
09 - 조직에 대한 참조 정보
10 - 문서 유형의 이름
11 - 문서 날짜;
12 - 문서의 등록 번호
13 - 문서의 등록 번호 및 날짜에 대한 링크;
14 - 문서의 편집 또는 출판 장소
15 - 수취인;
16 - 문서 승인 스탬프;
17 - 해상도;
18 - 텍스트 제목;
19 - 제어 표시;
20 - 문서의 텍스트;
21 - 신청서의 존재 여부를 표시합니다.
22 - 서명;
23 - 문서 승인 스탬프;
24 - 비자 서류 승인;
25 - 인감;
26 - 사본 인증 표시;
27 - 출연자에 대한 표시;
28 - 문서 실행 및 파일로의 전송을 표시합니다.
29 - 조직이 문서를 받았을 때 표시합니다.
30 - 문서의 전자 사본 식별자
문서 세부정보 작성 요구사항
01. 러시아연방 국가휘장은 러시아연방 국가휘장 규정에 따라 문서 형태로 배치된다.
02. 러시아 연방 구성 기관의 문장은 러시아 연방 구성 기관의 법적 행위에 따라 문서 형태로 배치됩니다.
03. 조직의 엠블럼이나 상표(서비스마크)는 헌장(조직의 규정)에 따라 조직의 레터헤드에 부착됩니다. 러시아 연방의 국가 휘장이나 러시아 연방 구성 기관의 문장이 부착된 경우 해당 휘장은 레터헤드에 복제되지 않습니다.
04. 조직 코드는 전러시아 기업 및 조직 분류기(OKNO)에 따라 입력됩니다.
05. OGRN은 세무당국이 발행한 서류에 따라 부착됩니다.
06. 납세자식별번호/등록사유코드는 과세당국이 발행한 서류에 따라 입력됩니다.
07. 문서 양식 코드는 전 러시아 관리 문서 분류기(OKUD)에 따라 입력됩니다.
08. 문서의 작성자인 조직의 이름은 구성 문서에 명시된 이름과 일치해야 합니다. 조직 이름 위에는 약칭이 표시되고, 없는 경우에는 상위 조직의 전체 이름이 표시됩니다. 러시아어와 함께 국어를 국어로 사용하는 러시아 연방 구성 기관의 조직 이름은 러시아어와 국가의 두 가지 언어로 인쇄됩니다. 조직의 약칭은 기업의 구성 문서에 기록되어 있는 경우에 표시됩니다. 전체 이름 아래에는 약칭(괄호 안)이 표시됩니다. 외국어로 된 명칭은 헌장(단체 규정)에 기재되어 있는 경우에 복제됩니다. 외국어로 된 이름은 러시아어로 된 이름 아래에 표시됩니다. 문서 작성자 인 경우 구조 단위의 지점, 영토 사무소, 대표 사무소 이름이 표시되고 기업 이름 아래에 위치합니다.
문서의 작성자는 조직을 대표하는 공무원일 수 있습니다.
09. 기관에 관한 참고정보에는 우편주소, 전화번호, 기관이 임의로 정한 기타 정보(팩스번호, 텔렉스 번호, 은행계좌, 이메일 주소 등)가 포함됩니다.
10. 조직이 작성하거나 발행한 문서 유형의 이름은 헌장(조직의 규정)에 의해 규제되며 USORD 및 OKUD(클래스 0200000)에서 제공하는 문서 유형과 일치해야 합니다.
문자는 문서 유형의 이름을 나타내지 않습니다.
11. 문서의 날짜는 프로토콜에 대한 서명 또는 승인 날짜 - 회의 날짜 (의사 결정), 행위 날짜 - 이벤트 날짜입니다. 문서 작성자가 여러 기업인 경우 문서 날짜는 가장 최근 서명 날짜입니다.
문서의 날짜는 일, 월, 연도 순서로 아라비아 숫자로 작성됩니다. 월과 월의 날짜는 점으로 구분된 두 쌍의 아라비아 숫자로 표시되고, 연도는 네 개의 아라비아 숫자로 표시됩니다. 예를 들어, 2008년 1월 5일 날짜는 01/05/2008로 입력해야 합니다.
날짜를 형식화하는 구두 숫자 방법(예: 2008년 1월 5일)과 연도, 월, 일 순서로 날짜 형식을 지정할 수 있습니다(예: 2008.01.05).
12. 문서의 등록 번호는 일련 번호로 구성되며, 사건의 명명법에 따른 사건 색인으로 조직의 재량에 따라 보완될 수 있으며, 통신인, 유언집행자 등에 대한 정보가 있습니다. 문서의 등록 번호 두 개 이상의 기업이 공동으로 편집한 문서에는 작성자가 문서에 표시된 순서대로 슬래시로 구분된 각 조직의 문서 등록 번호로 구성됩니다.
13. 문서의 등록번호 및 날짜에 대한 언급에는 답변이 제공된 문서의 등록번호 및 날짜가 포함됩니다.
14. "기관명", "기관에 관한 참고자료" 등의 세부사항을 이용하여 문서의 편집장소나 발행장소를 판단하기 어려운 경우에는 문서의 편집장소 또는 발행장소를 표시한다. 편집 또는 출판 장소는 허용되는 행정 구역 및 영토 구역을 고려하여 표시되며 일반적으로 허용되는 약어만 포함됩니다.
15. 수취인은 조직, 조직의 구조적 부서, 공무원 또는 개인일 수 있습니다. 공무원이나 개인에게 문서를 보낼 때 성 앞에 이니셜이 표시됩니다. 조직의 이름과 구조적 구분은 명목상의 경우에 표시됩니다.
러시아 법무부
체계화부
법률 제정
문서가 전달되는 사람의 위치는 기본 사례에 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
JSC "볼셰프스키 텍스타일"
회계
수석 경제학자
처럼. 니콜라예프
또는 JSC "Lomonosov Porcelain Factory" 회장
그리고. 페트로프
문서가 여러 동종 조직이나 한 조직의 여러 구조 부서로 전송되는 경우 일반적으로 다음과 같이 표시되어야 합니다.
지구 행정
모스크바 지역
필요한 경우 "수취인" 세부정보에 우편 주소가 포함될 수 있습니다. 우편 주소의 요소는 우편 서비스 제공 규칙에 의해 설정된 순서로 표시됩니다.
가장 긴 줄을 기준으로 "수취인" 속성의 각 줄을 중앙에 배치할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
Mozhaisk Dali 원예 파트너십 회장 V.A. 부네예프
16. 승인 스탬프 - 내용의 규범적 또는 법적 성격을 나타내는 필수 사항입니다. 문서는 공식 문서 또는 특별히 발행된 문서에 의해 승인됩니다.
17. 결의안 - 관리자가 이 문서의 실행 작업, 실행 기한 및 특정 수행자를 나타내는 세부 정보입니다.
18. 제목 - 텍스트의 요약, 주요 의미 로드를 표현합니다.
19. 통제 표시는 문서가 통제되고 있음을 의미합니다. 실행이 필요한 모든 문서는 통제 대상입니다.
20. 설문지 형식으로 텍스트를 작성할 때 특징명 대상의 특성명은 주격의 경우 명사로 표현하거나 현재 또는 과거 시제의 2인칭 복수 동사를 사용하는 구로 표현해야 한다(“ 가지고 있다”, “소유하다” 또는 “있었다”, “있었다” 등 d.). 구두로 표현되는 특성은 특성의 이름과 일치해야 합니다. 표의 열과 행에는 주격의 경우 명사로 표현되는 제목이 있어야 합니다. 열과 행의 하위 제목은 제목과 일치해야 합니다. 표가 두 페이지 이상에 인쇄되는 경우 표의 열에 번호를 매겨야 하며 다음 페이지에는 해당 열의 번호만 인쇄됩니다.
연결된 텍스트는 일반적으로 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째 부분은 문서 작성의 이유, 근거, 목표를 나타내고 두 번째 (최종)-결정, 결론, 요청, 제안, 권장 사항을 나타냅니다. 텍스트에는 하나의 최종 부분이 포함될 수 있습니다(예: 명령 - 진술 없는 행정 부분, 편지, 진술 - 설명 없는 요청, 증명서, 메모 - 사실 평가, 결론).
다른 조직의 문서 또는 이전에 게시된 문서를 기반으로 작성된 문서의 텍스트에는 문서 이름, 조직 이름, 문서 작성자, 문서 날짜, 문서 등록 번호 등 세부 정보가 표시됩니다. , 텍스트 제목.
텍스트에 여러 결정, 결론 등이 포함되어 있는 경우 섹션, 하위 섹션, 단락으로 나누어야 하며 아라비아 숫자로 번호가 매겨져 있습니다.
명령 통일의 원칙에 따라 운영되는 조직의 행정 문서(명령, 지시 등)와 조직 관리에 관한 문서에서는 해당 텍스트가 1인칭 단수로 표시되어야 합니다(“명령합니다”, “내가 제안합니다”, “나는 요청합니다”) . 단체의 행정 문서에서 텍스트는 3인칭 단수(“해결하다”, “결정하다”)로 표시됩니다. 공동 행정 문서에서 텍스트는 1인칭 복수형(“우리는 주문합니다”, “결정했습니다”)으로 표시됩니다. 프로토콜의 텍스트는 3인칭 복수형(“경청함”, “말함”, “결정함”)으로 표시됩니다.
조직의 권리와 의무, 구조적 구분(규정, 지침)을 설정하고 사실에 대한 설명, 평가 또는 결론(법률, 증명서)을 포함하는 문서에서 3인칭 단수 또는 복수로 표시되는 텍스트 형식은 다음과 같습니다. 사용됩니다(“부서는 기능을 수행합니다”, “협회에는 다음이 포함됩니다”, “위원회가 설립되었습니다”).
편지에는 다음과 같은 형태의 표현이 사용됩니다.
- 1인칭 복수(“보내주세요”, “고려를 위해 보냅니다”)
- 1인칭 단수(“필요하다고 생각합니다”, “강조 표시해 주세요”)
- 3인칭 단수에서 유래(“목회는 반대하지 않습니다”, “VNIIDAD는 그것이 가능하다고 생각합니다”).
21. 텍스트에 명명된 첨부 파일의 존재에 대한 참고 사항은 다음과 같이 작성됩니다. - 부록: 5장용. 2부로.
문서에 텍스트에 이름이 지정되지 않은 부록이 있는 경우 해당 이름, 시트 수 및 사본 수를 표시하십시오. 여러 응용 프로그램이 있는 경우 번호가 매겨집니다. 예:
애플리케이션:
1. 5 페이지에 대한 지역 대출 부서 규정. 1부로.
2. 7 페이지에 대한 지역 대출 부서의 문서 준비 및 실행에 관한 규칙. 2부로.
신청서가 제본된 경우에는 매수가 표시되지 않습니다.
행정 문서 부록의 첫 번째 페이지 오른쪽 상단에 행정 문서 이름, 날짜 및 등록 번호를 나타내는 "부록"을 적습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
부록 2
2007년 6월 15일자 No. 319 연구소 소장의 명령에 따라
첨부 파일이 있는 문서에 다른 문서가 첨부된 경우 첨부 파일이 있음을 나타내는 메모가 다음과 같이 작성됩니다.
첨부 파일: 2007년 6월 14일자 Rosarkhiv의 편지 No. 02-4/156 및 부록, 총 30페이지.
신청서가 문서에 표시된 모든 주소로 전송되지 않은 경우 가용성에 대한 메모가 다음과 같이 작성됩니다. 신청서: 3장. 5부로. 첫 번째 주소로.
"APPENDIX No."라는 표현을 대문자로 인쇄할 수 있으며, 이 표현, 문서 이름, 가장 긴 줄을 기준으로 날짜 및 등록 번호를 중앙에 배치할 수도 있습니다.
부록 2번
연구소장의 지시에 따라
15.06.2007 № 19
22. "서명" 세부정보에는 다음이 포함됩니다. 문서에 서명한 사람의 직위(문서가 레터헤드 문서에 작성되지 않은 경우 전체, 레터헤드 문서에 작성된 문서의 경우 약어로 표시됨) 개인 서명; 서명(이니셜, 성)의 암호 해독, 예:

이사 개인서명 N.A. 페도로프

공무원의 레터헤드에 문서를 작성할 때 해당 사람의 위치는 서명에 표시되지 않습니다.
예를 들어, 여러 공무원이 문서에 서명할 때 그들의 서명은 직위에 해당하는 순서대로 하나씩 아래에 배치됩니다.

총책임자 개인 서명 M.A. 메드베데프
수석 회계사 N.A. Loginov의 개인 서명

동일한 지위를 가진 여러 사람이 문서에 서명하는 경우 해당 서명은 동일한 수준에 배치됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
러시아 연방 법무부 차관
러시아 연방 재무부 차관
개인 서명
개인 서명
V.M. 스테파노프
AP 미로노프
위원회가 작성한 문서는 문서에 서명한 사람의 위치가 아니라 배포에 따른 위원회 내 책임을 나타냅니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
위원회 위원장
개인 서명 N.V. 쿨리코프

위원회 구성원
K.M.의 개인 서명 아르테미예바
S.P.의 개인 서명 마트비예프
개인 서명 V. A. Filatov

문서에는 대리인의 실제 직위와 성을 나타내는 서명이 포함될 수 있습니다. 이 경우 손으로 쓴 비문 "Deputy"인 전치사 "For"를 넣을 수 없습니다. 또는 직위 앞에 슬래시가 있습니다.
23. 문서 승인 스탬프는 AGREED라는 단어, 문서 승인 대상자의 직위(기관 이름 포함), 개인 서명, 서명 사본(이니셜, 성) 및 승인 날짜로 구성됩니다. , 예를 들어:
동의함
금융 아카데미 총장
러시아 연방 정부 하에서
A.G. Gryaznov의 개인 서명
23.04.2007
승인이 서한, 프로토콜 등으로 수행되는 경우 승인 스탬프는 다음 형식으로 작성됩니다.
동의함

러시아 의학 아카데미에서 보낸 편지

2007년 10월 30일자 No. 451-805

동의함

회의 프로토콜

보험위원회

"플래닛"회사

2007년 6월 21일 제10호

24. 문서 승인은 문서를 승인하는 사람의 서명과 직위, 서명 사본(이니셜, 성) 및 서명 날짜를 포함하여 비자로 발급됩니다. 예를 들어:

법무부서장
A.S.의 개인 서명 오를로프
25.11.2007

문서에 의견이 있으면 다음과 같이 비자가 발급됩니다.

댓글이 첨부되어 있습니다
A.S.의 개인 서명 오를로프
25.08.2007

의견은 별도의 시트에 명시되고 서명되어 문서에 첨부됩니다.
원본이 조직에 남아 있는 문서의 경우, 원본 문서의 마지막 장 뒷면 하단에 비자가 부착됩니다.
기관에서 원본을 보낸 문서의 경우 보내는 문서 사본 앞면 하단에 비자가 부착됩니다.

별도의 승인서로 비자서류를 발급하는 것이 가능합니다.
조직의 재량에 따라 문서와 첨부 파일을 페이지별로 승인하는 것이 허용됩니다.

25. 인장은 금융 자산과 관련된 사실을 기록하는 사람의 권리를 인증하는 특별 규정에 따라 제공되는 문서에 대한 공무원 서명의 진위를 인증합니다.
문서는 조직의 인감으로 인증됩니다.
26. 문서 사본이 원본과 일치함을 인증할 때 "서명" 요건 아래에 다음이 첨부됩니다. 인증 문구 "사본을 인증한 사람의 위치가 정확합니다." 개인 서명; 서명 사본(이니셜" 성), 인증 날짜, 예:

서명
오른쪽
HR 부서 검사관 개인 서명 M.V. 코포스코프
07.06.2007
조직의 재량에 따라 결정된 인감으로 문서 사본을 인증하는 것이 허용됩니다.

27. 유언집행자 표시에는 문서 유언집행자의 성(또는 성, 이름 및 부칭)과 전화번호가 포함됩니다. 유언집행자 표시는 문서 마지막 시트의 앞면 또는 뒷면에 표시됩니다. 왼쪽 하단에,
예를 들어:

페트로프 I.I.
333-25-25

28. 문서 실행 및 파일로 전송에 대한 참고 사항에는 실행을 나타내는 문서의 날짜 및 번호에 대한 참조 또는 해당 문서가 없는 경우 실행에 대한 간략한 정보가 포함됩니다. ; "일하러 가세요"라는 단어; 문서가 저장될 파일 번호.
문서 사용 및 파일 전송에 대한 메모는 문서 실행자 또는 문서가 실행된 구조 단위의 책임자가 서명하고 날짜를 기재해야 합니다.
29. 조직의 문서 수신에 대한 메모에는 문서 수신 날짜(필요한 경우 시간 및 분)도 포함되어 있습니다.
조직이 문서를 받았다는 것을 나타내는 스탬프를 제공하는 것은 허용됩니다.
30. 문서의 전자 사본의 식별자는 문서의 각 페이지 왼쪽 하단에 배치되는 표시(바닥글)로서 컴퓨터 매체에 있는 파일 이름, 날짜 및 조직에 설치된 기타 검색 데이터를 포함합니다. .

주제 5. 문서화 시스템.
연구 목적: 관리 문서의 주요 유형을 숙지하고 조직, 행정 및 정보 및 참조 문서의 준비 및 실행 기능을 연구합니다.
공부할 질문:



1. 조직 문서 시스템.
기업 활동에서 구현되는 관리 기능 중 하나는 시스템 및 관리 프로세스를 구성하는 기능입니다.
기업의 조직 활동은 기업의 상태, 역량, 구조, 인력 배치 및 기타 측면을 설정하는 규칙, 규범, 규정을 포함하는 일련의 조직 및 법적 문서의 개발 및 승인으로 표현됩니다.
기관의 활동은 다양한 유형의 문서에 기록됩니다. 현행법에 따르면 조직, 기관 및 민간 기업은 헌장, 규정, 지침, 직원 테이블 등을 발행합니다. 이러한 모든 문서는 조직 문서 그룹을 구성합니다.
조직 문서는 기업의 구조, 업무, 기능, 업무 조직, 기업 경영진의 권리, 의무 및 책임을 규제하는 일련의 상호 관련된 문서입니다. 조직 및 법률 문서에는 필수 조항이 포함되어 있으며 기업 활동의 법적 근거입니다.
조직 문서 유형:
기업 헌장은 조직의 활동, 다른 조직 및 시민과의 관계, 국가 또는 경제 활동 분야의 권리 및 의무를 관리하는 일련의 규칙입니다.
헌장은 개발자가 직접 구조와 내용을 결정하는 복잡한 문서입니다. 헌장은 조직 및 행정 문서의 통합 시스템의 일부이며 확립된 텍스트 구조를 가지고 있습니다.
헌장 작성 요구 사항은 러시아 연방 민법 제1부에 나와 있습니다.
헌장에는 다음 세부 사항이 포함되어야 합니다.
회사의 이름;
문서 유형의 이름
문서 날짜
문서의 편집 또는 출판 장소
문서 승인 스탬프;
헌장의 텍스트;
문서를 승인하는 사람의 서명입니다.
규정은 기업 전체 또는 구조적 부서의 형성 순서, 업무, 의무, 권리, 책임 및 작업 조직을 정의하는 법적 행위입니다. (예: 부처총칙, 회계규정 등) 이 규정 역시 통일된 시스템의 일부이며 확립된 텍스트 구조를 가지고 있습니다.
조항은 구조 부문 책임자의 주도로 회사 관리자의 지시에 따라 개발됩니다.
규정은 구조 단위 책임자가 서명하고 법무 부서와 합의하며 기업 책임자가 승인합니다.
규정은 조직의 일반 레터헤드에 작성되며 다음 세부 사항을 포함합니다.
회사의 이름;
구조 단위의 이름
문서 유형의 이름
날짜;
문서 승인 스탬프.
위치는 복잡한 문서입니다. 규정의 구조와 내용은 원칙적으로 개발 조직에 의해 결정됩니다.
규정의 내용은 다음 섹션을 포함합니다:
일반 조항.
주요 목표.
기능.
진상.
작업 조직.
지침 - 기관, 조직, 공무원 활동의 조직적, 과학적, 기술적, 재정적 및 기타 측면을 관리하는 규칙을 수립하기 위해 발행되거나 승인된 법적 행위입니다. 지침의 제목에는 해당 요구 사항이 적용되는 문제, 대상 및 사람의 범위가 포함되어야 합니다. (예: 사무실 관리 지침)
지침은 영구적이거나 장기간 유효한 문서입니다(새 지침으로 교체할 때까지).
지침의 텍스트는 본질적으로 지시적이며 관리 단어(MUST, SHOULD, NECESSARY 등)를 포함합니다.
지침에는 다음 세부정보가 포함되어 있습니다.
회사의 이름;
문서 유형의 이름
날짜;
출판 장소;
텍스트 제목;
승인 스탬프;
텍스트;
서명.
기업의 각 직원에 대해 기업 직원의 업무, 기능, 권리 및 책임을 정의하는 문서인 직무 설명이 작성됩니다. 직무 설명에 따라 직원과 고용 계약이 체결됩니다. 고용 계약과 직무 설명은 고용주와 직원 간의 갈등 상황을 해결하는 데 사용됩니다.
직무 설명은 인사 부서에서 개발하고 변호사와 합의하고 기업 이사의 승인을 받습니다.
직무 설명 텍스트의 주요 섹션:
일반 조항;
직무;
진상;
책임;
섹션 1은 전문가의 활동 영역을 나타냅니다. 그의 임명 및 해임 절차; 자격 요건; 전문가의 종속; 규정.
섹션 2에는 전문가가 수행하는 특정 작업 유형이 나열되어 있습니다.
섹션 3은 전문가가 자신에게 할당된 업무를 수행하는 데 필요한 권리를 규정합니다.
섹션 4에서는 전문가의 책임이 정확히 무엇인지 명시합니다.
직원 테이블은 임금 기금을 나타내는 기업의 공식 및 수치 구성을 설정하는 문서입니다.
직원 테이블은 직위 목록, 직원 수에 대한 정보, 공식 급여 및 월 급여를 나타내는 기업 레터헤드에 작성됩니다.
직원 테이블에는 다음 세부 정보가 포함됩니다.
회사의 이름;
문서 유형의 이름
날짜;
출판 장소;
승인 스탬프;
텍스트;
비자;
서명.
직원 테이블은 부 관리자가 서명하고 최고 회계사와 합의하고 기업 책임자가 승인합니다. 승인 스탬프는 조직의 인장으로 인증됩니다.
직원 테이블의 변경은 기업 책임자의 명령에 따라 이루어집니다.
구조 및 직원 배치 - 기업의 모든 구조적 부서, 기업에 도입된 직위 및 각 직위에 대한 직원 단위 수를 나타내는 조직 문서입니다. (직원 배치 일정과 동일한 방식으로 작성 및 서명되었습니다).
내부 노동 규정은 다음 문제를 반영하는 조직 문서입니다.
기업 업무의 조직;
근로자와 행정부의 상호 책임;
휴가 부여;
직원 파견;
객체 내 모드.
규칙은 기업의 레터헤드에 작성되며, 기업 직원 회의에서 논의를 통해 합의되고, 변호사의 승인을 받고 기업 대표의 승인을 받습니다.
2. 행정 문서 시스템.
기관, 기업소, 단체의 관리에 있어서 행정문서는 매우 중요한 역할을 합니다.
행정 문서는 행정 성격의 문서이며 하위 또는 하위 조직, 그룹 또는 개인 공무원에게 전달됩니다. 행정 문서의 주요 목적은 활동을 규제하여 관리 기관이 할당된 작업의 구현을 보장하고 활동에서 최대 효과를 얻을 수 있도록 하는 것입니다.
행정 문서 준비 계획:
문제에 대한 포괄적인 연구, 초안 문서 준비;
텍스트 승인 및 서명;
단체 회의에서 문서의 토론 및 채택(결의, 결정)
관리 문서의 텍스트는 기술 및 관리라는 두 가지 상호 의존적인 부분으로 구성됩니다.
기술하는 부분은 고려 중인 문제의 본질을 소개하는 부분으로, 명령을 내리게 된 원인을 설명하기 위한 것입니다. 기재하는 부분은 선택사항이며, 설명이 필요하지 않은 경우 생략될 수 있습니다.
주요 부담은 행정 부분이 부담합니다.
행정적인 부분은 명령형으로 표현됩니다. 문서 유형에 따라 DECIDED(법령), DECIDED(DECIDED) - 결정, I ORDER - 명령이라는 단어로 시작됩니다.
GOST는 다음과 같이 명시합니다. “명령 통일 원칙에 따라 운영되는 조직의 행정 문서와 조직 관리에 관한 문서에서 텍스트는 1인칭 단수로 표시되어야 합니다(주문, 제안, 질문... )”
행정 문서 유형:
결의안은 공동 경영의 최고 및 일부 중앙 기관이 직면한 가장 중요하고 근본적인 과제를 해결하고 안정적인 행동 규칙 기준을 확립하기 위해 채택한 법적 행위입니다.
결의안은 국가 권력의 최고 기관이 조직적, 경제적, 정치적 및 권한 행사와 관련된 기타 문제에 대해 채택합니다.
해결 양식에는 다음과 같은 세부정보가 있습니다.
러시아 연방의 문장 또는 주제;
문서를 발행한 조직의 이름
문서 유형의 이름
편집 장소;
문서 날짜, 등록 번호;
텍스트 제목;
텍스트;
서명;
비자 승인.
초안 결의안은 법률 고문의 승인을 받아야 합니다. 결의안은 이 문서를 발행한 기관의 책임자가 서명합니다.
(주요 활동에 대한) 명령은 기업이 직면한 주요 및 운영 업무를 해결하기 위해 기업 장이 발행한 법적 행위입니다.
명령이 발행됩니다:
기업 활동의 순서;
업무 조직에 관한 결정 및 지시;
조직 행사;
작업 결과;
감사 결과.
필요한 경우에만 주문이 발행됩니다.
주문의 변경, 추가, 취소는 주문을 통해서만 가능합니다. 명령은 조직의 수장이나 그의 대리인이 서명합니다. 명령은 텍스트에 발효일을 별도로 지정하지 않는 한 서명 순간부터 발효됩니다.
명령은 부 1 차 관리자, 부 수석 엔지니어 및 구조 부문 책임자가 개별적으로 기업의 운영 문제에 대해 발행하는 법적 행위입니다.
일반적으로 이 명령은 유효 기간이 제한되어 있으며 좁은 범위의 단위, 공무원 및 시민에게 적용됩니다. 명령 텍스트에는 명령과 동일한 섹션이 있으며 관리 부분만 "I OFFER" 또는 "OBLIGE"라는 단어로 시작됩니다. 관리자가 서명하고 이 문서에 관심이 있는 사람들과 동의했습니다.
지침은 정부 기관, 부처, 부서, 기업 및 조직에서 정보 및 방법론 문제뿐만 아니라 명령 실행, 지시 및 기타 정부 기관 행위 조직과 관련된 문제에 대해 발행한 행정 문서입니다.
정보, 방법론 및 조직 문제는 다음과 같습니다.
A. 명령 집행 조직;
B. 명령 실행 조직.
지침의 텍스트는 설명과 관리의 두 부분으로 구성됩니다.
진술 부분에는 문서 발행 이유가 명시되어 있으며 "~에 따라", "목적을 위해", "에 따라"라는 단어로 시작됩니다.
관리 부분은 I PROPOSE라는 단어로 시작하며, 이는 규정된 조치를 나타냅니다.
결정은 가장 중요한 문제에 대해 발행되거나 규범 및 규정을 도입하기 위해 발행된 공동 통치 기관의 행정 문서입니다. 생산에 관한 사항은 이사회, 주주총회 등을 통해 의결됩니다.
본문은 진술 부분과 행정 부분으로 구성됩니다. 진술 부분에는 문서 발행 이유가 명시되어 있습니다. 관리 부분에서는 결정을 내리는 기관의 이름을 표시한 다음 별도의 줄에 DECIDED라는 단어를 표시합니다.
관리 부분은 단락으로 구분됩니다. 각 항목은 작업 - 수행자 - 마감일이라는 구성표에 따라 구성됩니다.
결정은 공동 단체의 의장과 비서가 서명합니다.
3. 정보 및 참조 문서 시스템.
조직에서 발행한 대부분의 문서는 정보 제공 및 참조 문서입니다.
정보 및 참고 문서는 의사 결정의 기초가 되는 실제 상황에 대한 정보가 포함된 문서 세트입니다.
정보 및 참고 문서 유형:
행위는 확립된 사실과 사건을 확인하기 위해 일단의 사람들이 작성한 정보 및 참고 문서입니다. 이 법에는 초안 작성자의 결론, 권장 사항, 제안이 포함될 수 있습니다.
이 행위는 관리 문서 또는 문서가 작성된 지침에 따라 관리자에 의해 승인됩니다.
이 법의 본문은 서문과 진술의 두 부분으로 구성됩니다.
법 본문의 서문 부분은 법 작성의 기초를 나타내며, 법을 작성한 사람과 동시에 참석한 사람을 나열합니다.
확인 부분에는 수행된 작업에 대한 설명이 포함되어 있습니다. 사실이 기록되고 법 초안 작성자의 결론과 제안이 명시됩니다. 이 법은 준비에 참여한 모든 사람이 서명합니다.
회의록은 회의, 간담회, 간담회 등에서 이슈에 대한 논의와 의사결정 과정을 기록한 문서입니다.
프로토콜의 텍스트는 소개 부분과 기본 부분으로 구성됩니다.
프로토콜 텍스트의 소개 부분에는 상수 및 가변 정보가 포함되어 있습니다.
상수 - 단어: "회장", "비서", "현재"(왼쪽 여백부터 작성).
가변 - 의장, 비서 및 참석자의 이니셜과 성. 이는 표 작성기의 두 번째 위치에서 작성됩니다.
프로토콜의 주요 부분은 구두점 없이 왼쪽 여백부터 각 문제에 대해 개별적으로 LISTENED - SPEAKED - DECIDED(DECIDED) 체계에 따라 구축되었습니다.
여러 문제가 있는 경우 LISTENED라는 단어 앞에 의제 항목 번호가 붙습니다. 빨간색 선에는 주격에 화자의 이니셜과 성을 적고 보고서 내용과 메시지를 인쇄합니다.
SPEAKING 후 주격의 경우 빨간색 선에 화자의 이니셜과 성을 적고 보고서 내용과 메시지를 인쇄한다.
프로토콜 텍스트의 마지막 부분은 문제에 대한 해결 방법입니다. DECIDED라는 단어로 시작됩니다. 작업 - 수행자 - 마감일이라는 계획에 따라 구축되었습니다. 회의록에는 의장과 총무가 서명합니다. 의사록의 날짜는 회의 날짜입니다.
각서는 자신의 조직이나 상급 조직의 장에게 전달되고 문제나 사실에 대한 진술을 포함하는 문서입니다.
내용에 따르면 보고서는 다음과 같습니다. 보고.
수신자에 따라 내부, 외부.
내부 메모는 A4 형식으로 작성됩니다.
등.................

소개

지난 10~15년 동안 발생한 국가 경제 기능 원리의 변화는 생산 및 경제 과정 자체에 영향을 미칠 뿐만 아니라 이를 관리하고 적절한 정보 지원을 구성하는 방법과 기술에도 큰 영향을 미쳤습니다. 이러한 이유로 문서 준비, 처리 및 사용(관리를 위한 문서 지원)과 관련된 관리 활동 영역도 방법론 측면과 특정 방법론 지원 분야 모두에서 객관적으로 필요한 변경을 거쳐야 했습니다. 문서 작업에 대한 실제적인 조치.

이와 관련하여 국가 표준 GOST ISO 15489-1-2007 "문서 관리"를 개발하고 시행하기로 한 결정의 채택 및 구현은 시기적절했습니다. 이 표준의 조항은 미디어 유형 및 정보 형식에 관계없이 제공된 관리 활동 구현을 위한 특정 조건과 사용된 문서 처리 기술에 관계없이 문서 관리 시스템을 생성하고 효과적으로 적용하기 위한 방법론적 기반입니다. 프레젠테이션.

또한 컴퓨터 및 통신 시스템과 기술의 집중적 개발은 관리를 위한 문서 지원 조직에 큰 영향을 미쳤습니다.

이를 고려하여 문서 작업에 대한 방법론적, 기술적, 기술적 지원의 이러한 변화를 반영하는 자료인 교과서를 준비할 필요가 있었습니다.

교과서 자료는 각 주요 섹션에 대한 컴퓨터 테스트로 보완되며, 그 사용 기능은 부록에 설명되어 있습니다. 테스트 프로그램과 테스트는 교과서에 포함된 디스크에 있습니다.

1강

1. 문서관리의 기본 개념

문서와 그 특징

아래에문서 법적 의무 또는 비즈니스 활동을 뒷받침하는 증거로 조직 또는 개인이 생성, 수신 및 보유하는 유형의 매체에 기록된 식별 가능한 정보를 의미합니다. 동시에 문서의 가장 중요한 특징은 식별 가능성 적절한 세부 정보의 가용성이 보장됩니다.

    필요한 책임을 암시하면서 조직의 효과적이고 질서 있는 활동을 수행합니다.

    조직 및 관리 결정의 형성 및 문서 기록;

    관리 및 관리 활동의 일관성을 보장합니다.

    비상 상황에서 조직 활동의 연속성을 보장합니다.

    모든 표현에서 조직의 활동 범위를 관리하는 규정의 요구 사항을 준수합니다.

    조직의 활동과 관련된 소송에서 보호 및 지원을 제공합니다.

    조직의 이익과 직원, 고객, 기타 이해관계자의 권리를 보호합니다.

    조직과 직원의 성과와 개발, 이에 상응하는 지적 재산권을 보장하고 문서화합니다.

    다양성과 독특한 특징을 모두 갖춘 조직과 직원의 비즈니스, 개인 및 사회 활동에 대한 증거를 문서화합니다.

    기업의 기억, 개인의 기억, 사회의 기억의 형성과 보존.

정보 자원인 문서 및 문서 배열은 개인, 법인, 국가 간의 관계의 대상이며 다른 자원과 함께 법에 의해 보호된다는 것이 법적으로 확립되었습니다. 또한, 정보를 정보자원에 포함시키기 위해서는 정보를 문서화하는 것이 전제조건입니다.

다음을 위해 생성된 문서를 저장해야 합니다.

a) 현재 관리 결정을 내리고 향후 결과를 평가하며 다음을 통해 적절한 결정을 개발할 때 행동의 연속성과 일관성을 보장합니다.

    현재와 ​​미래의 결정과 활동에 대한 정보 지원을 목적으로 과거와 현재의 경영 결정과 진행 중인 활동에 대한 정보를 (기업 메모리의 일부로) 저장합니다.

    책임을 유지하기 위해 과거 및 현재 활동의 증거를 유지합니다.

b) 조직 활동의 세부 사항을 고려하여 문서 관리에 적용 가능한 규제 프레임워크의 문서화, 설명 및 구현을 보장함으로써 규제 법률 행위의 요구 사항을 준수합니다.

c) 다음을 통해 이해관계자의 현재 및 미래 요구사항을 충족합니다.

    조직 자체에 필요한 것보다 장기간 기록을 보관하는 데 있어 이해관계자(직원, 비즈니스 파트너, 고객 및 기타)가 가질 수 있는 정당한 이익을 식별합니다. 이해관계자에는 조직이 책임 목적을 위해 기록에 대한 접근 권한을 제공해야 하는 사람들(감사인, 규제 기관, 조사관, 기록 보관 당국 또는 연구원)이 포함될 수 있습니다.

    연구자와 사회 전반의 이익을 증진하기 위해 문서 보존의 법적, 재정적, 정치적, 사회적 또는 기타 이점을 식별하고 평가합니다.

    관련 보관 조직의 법적으로 유효한 요구 사항을 준수합니다.

계속해서 운영하고 규정을 준수하며 필요한 책임을 보장하기 위해 조직은 신뢰할 수 있고 사용 가능한 원본 문서를 작성 및 유지하고 필요한 시간 동안 무결성을 보호해야 합니다.

문서가 고려됩니다. 진본인,세부 사항의 가치에 대한 신뢰성이 입증된 바와 같이 그것이 의도한 대로, 특히 그것을 실제로 생성하거나 보낸 사람이 생성했거나 전송했다는 것이 입증될 수 있는 경우 표시된 시간에 생성되거나 전송되었습니다. "진짜 문서"라는 용어는 "진짜 문서"라는 용어와 동일합니다.

믿을 수 있는(신뢰할 수 있음)은 그 내용이 묘사된 결정, 활동 또는 사실을 완전하고 정확하게 표현한 것으로 간주될 수 있고 결과적으로 후속 결정이나 활동에 확실히 사용될 수 있는 문서입니다.

진실성문서는 완전성과 불변성에 의해 결정됩니다.

사용에 적합위치(현지화), 접근, 복제 및 해석이 가능한 문서입니다. 재현되는 경우 이를 생성한 활동이나 결정과 직접적으로 연결되어야 합니다.

문서에는 내용, 맥락, 구조가 있습니다.

구조- 콘텐츠 부분(예: 미디어 유형, 저장 형식, 데이터 구성, 세부 정보 위치, 사용된 글꼴, 메모, 표 등)의 모양과 배열 및 문서 내 존재 여부입니다. 다른 문서와의 연결(하이퍼링크)

컨텍스트(외부 환경) -이는 문서에 포함되어 있거나 그에 수반되는 정보로, 문서와 조직 활동 및 기타 문서의 관계를 설명합니다. 이는 문서 자체(예: 제목, 작성자, 작성 날짜), 작성자 및 문서 작성 목적(예: 관리 기능 또는 활동, 작성자 기관), 문서 사용에 대한 데이터입니다. 문서(누구에 의해, 언제, 왜).

문서에서 언급된 구성 요소에 대한 설명은 소위 형식으로 수행됩니다. 메타데이터,문서 관리와 관련된 데이터도 포함되어 있습니다. 따라서 메타데이터에는 문서의 세부 사항(디자인 요소)뿐만 아니라 문서에 수반되는 데이터(예: 등록 및 관리 저널, 회계 파일에 포함됨)도 포함됩니다.

메타데이터는 문서 자체에 따라 다릅니다. 경영 활동의 원칙과 규칙; 관리 프로세스 및 관리 문서 지원에 관련된 사람; 경영 활동 및 프로세스; 관리 문서화 프로세스.

문서 관리

제어 서류시스템에 포함하고 문서 형식으로 보존하는 프로세스를 포함하여 문서의 생성, 수령, 보존, 사용 및 선택(전송)에 대한 효과적이고 체계적인 제어를 포함하는 활동 영역으로 정의됩니다. 조직의 사업 및 경영 활동에 관한 증거 및 정보.

문서 관리에는 다음이 포함됩니다.

    문서 관리 분야의 기본 조직 조항, 개발 방향 및 표준 채택;

    조직의 문서 관리에 대한 책임과 권한의 분배;

    기록 관리를 위한 세부 절차와 지침을 수립하고 전파합니다.

    기록 관리 및 문서 사용과 관련된 서비스 제공(조직과 고객의 요구 사항을 충족하고 이익을 보호하기 위해)

    문서 관리를 위한 전문 시스템의 설계, 구현 및 관리;

문서 관리를 관리 시스템 및 프로세스에 통합합니다.

기록 관리 전략은 조직의 요구 사항과 규정 요구 사항에 따른 기록 관리 시스템의 설계 및 구현뿐만 아니라 조직 지침, 개발 방향 및 표준, 절차 및 관행의 개발 및 채택을 기반으로 합니다.

조직의 기록 관리 전략에는 조직의 활동을 문서화하기 위한 전략(필요한 문서, 시스템에 언제, 어떻게, 어디에 포함되어야 하는지)과 적절한 기록 관리 시스템을 구현하기 위한 전략이 모두 포함되어야 합니다.

조직은 성과에 필요한 증거, 책임 및 정보를 제공하기 위해 조직 정책, 지침, 표준, 절차 및 기록 관리 관행을 수립, 문서화, 유지 및 보급해야 합니다.

조직의 정책, 추세, 표준, 절차 및 기록 관리 관행을 통해 신뢰성, 신뢰성, 완전성 및 사용 적합성을 갖춘 공식 문서가 작성되어야 합니다.

문서관리 분야 활동

조직은 기록 관리에 대한 조직 지침, 추세, 표준, 절차 및 관행(일반적으로 정책)을 정의하고 문서화해야 합니다. 그 목적은 필요한 시간 동안 관리 및 핵심 활동을 지원할 수 있는 확실하고 신뢰할 수 있으며 사용 가능한 문서를 생성하고 관리하는 것입니다. 조직은 이러한 조치가 모든 조직 수준에서 전달되도록 해야 합니다.

조직의 정책, 지침, 표준, 절차 및 기록 관리 관행은 최고 수준의 경영진 의사 결정에서 채택 및 승인되어야 하며 조직 전체에 전파되어야 합니다. 규정 준수에 대한 책임은 분산되어야 합니다.

문서 관리 조직의 언급된 구성 요소는 관리 활동 분석을 기반으로 개발되었습니다. 이는 비즈니스 관련 문서 작성에 가장 적합한 규정, 표준 및 관행이 있는 영역을 식별합니다. 이 경우 조직은 경제적 측면뿐만 아니라 핵심 활동의 특성도 고려해야 합니다. 기록 관리 조직은 변화하는 관리 요구 사항을 반영하는지 정기적으로 검토해야 합니다.

문서관리에 대한 책임과 권한

문서 관리는 문서를 관리하는 직원과 활동 중에 문서를 작성하거나 사용하는 다른 사람이 수행합니다. 이와 관련하여 문서에 대한 책임을 결정하고 조직의 개별 직원에게 배포할 필요가 있습니다.

문서 관리 분야의 책임과 권한은 조직의 다음 직원에게 분배되어야 합니다.

    문서 관리자;

    정보 시스템 및 기술 분야의 전문가;

    조직 관리;

    부서장;

    시스템 관리자;

    문서 작성이 업무의 일부인 다른 직원.

문서 관리에 대한 책임과 권리를 분배하고 조직의 모든 직원에게 이에 대해 알리는 것이 필요하므로 문서 작성 및 추가 처리에 대한 구체적인 필요성이 결정되면 적절한 조치를 취할 책임이 있는 사람이 누구인지 분명합니다.

문서 작업 분야에서 책임, 권한 및 관계를 결정하는 가장 중요한 목표는 문서 관리 규칙 시스템을 개발하고 구현하는 것입니다. 규칙:

직원들이 관리 요구 사항 및 프로세스에 따라 문서를 작성하도록 요구합니다.

저것들. 그들이 참여하는 관리 활동을 문서에 적절하게 기록합니다.

    관리 활동을 지원하는 정보 시스템 및 기술이 적절한 문서를 생성하도록 보장합니다.

    조직 자체뿐만 아니라 외부 이해 당사자(기록 보관 기관, 연구원, 감사자)가 문서를 유용하게 사용하는 전체 기간 동안 문서의 안전을 보장합니다.

    정해진 절차에 따라서만 문서를 파기하거나 보관하도록 하십시오.

기록 관리 책임에는 다음이 포함됩니다.

    문서 관리 분야의 특별한 책임과 책임은 조직 내에서 필요한 권한을 가진 관리자에게 할당됩니다.

    경영진의 책임은 조직 전반에 걸쳐 조직 정책, 방향, 표준, 절차 및 기록 관리 관행의 적용을 지원하는 것입니다.

    기록 관리 전문가는 기록 시스템의 설계, 구현, 유지 관리 및 운영 특성을 포함하여 기록 관리의 모든 구성 요소를 담당할 뿐만 아니라 조직의 모든 직원에게 기록 관리 및 개별 실무에서 기록 시스템 운영에 대한 교육을 담당합니다.

    시스템 관리자는 조직 직원이 요구하고 사용할 때 모든 문서에 정확한 정보가 포함되어 있고 접근 가능하고 읽을 수 있도록 보장할 책임이 있습니다.

    조직의 모든 직원은 자신의 활동을 반영하는 일관되고 신뢰할 수 있으며 신뢰할 수 있고 사용 가능한 문서를 작성하고 유지 관리할 책임이 있습니다.

따라서 조직의 최고 경영진은 효과적인 기록 관리를 보장하는 가장 큰 책임을 집니다. 조직 전체에서 문서 관리 절차의 준수를 촉진합니다.

기록 관리 전문가는 조직의 통일된 기록 관리 정책, 절차 및 표준을 수립하고 문서 관리 프로세스가 마련되어 있는지 확인합니다. 부서 관리자는 직원이 업무의 필수적인 부분을 작성하고 유지하도록 할 책임이 있습니다. 확립된 절차와 표준.

일상 업무 중에 문서를 작성, 수신 및 저장하는 조직의 모든 직원은 확립된 절차와 표준에 따라 이를 수행해야 합니다. 그리고 임시 직원이 조직의 기록 관리에 참여하는 경우 적절한 절차와 표준을 준수하는지 확인하는 것이 중요합니다.

문서관리 시스템

조직의 문서 관리에는 관리 시스템 및 관리 프로세스와 통합된 특수 시스템의 생성, 사용 및 관리가 포함되어야 합니다.

이러한 관리는 "문서 시스템" 또는 "문서 관리 시스템"이라는 시스템의 프레임워크 내에서 수행되며 문서 수집(문서를 시스템에 포함), 문서 관리 및 이에 대한 액세스를 제공하는 정보 시스템으로 정의됩니다.

문서 관리 시스템에는 다음 속성이 있어야 합니다.

    문서의 진위성, 신뢰성, 무결성 및 사용 적합성을 보장합니다.

    문서 관리의 신뢰성 보장, 즉 확립된 절차에 따라 문서를 지속적이고 정확하게 생성, 사용 및 저장하는 능력;

    문서 관리를 위한 전체 조치 및 절차의 무결성과 통일성을 보장합니다.

    모든 문서 관리 활동이 확립된 요구 사항(외부 및 내부)을 준수하는지 확인합니다.

    모든 유형의 활동, 문서에 데이터를 표시하기 위한 모든 형식, 모든 유형의 정보 매체를 포괄하여 문서 관리의 포괄성(복잡성)을 보장합니다.

문서 관리 시스템은 다음 기능을 구현해야 합니다.

    문서 관리 시스템에 문서 포함;

    등록;

    분류;

    접근 및 보호;

    문서 보관 및 보안;

    문서 사용, 문서 이동 및 사용 제어;

    문서의 가치 조사;

    보관 또는 파기할 문서의 선택(이전).

관리 요구 사항 및 규제 요구 사항을 충족하는 문서 관리 시스템을 구축하고 구현하는 데에는 다음이 포함될 수 있습니다.

    문서 관리 시스템 설계;

    시스템 문서화;

    조직 직원 교육;

    문서를 새로운 문서 관리 시스템으로 변환합니다.

    표준 수립, 표준 준수 여부 및 준수 여부를 평가하는 방법론 개발

    장기적인 가치가 있는 문서의 보관 기간 결정.

문서 관리 시스템의 설계 및 구현과 관련된 결정을 내릴 때 조직에 이미 존재하는 시스템을 고려해야 합니다.

문서 관리 시스템을 만들고 사용할 때 다음 요구 사항을 고려해야 하며 시스템이 다음을 충족해야 하는지 결정해야 합니다.

    문서 관리 프로세스의 구현 및 유지 관리를 가능하게 하는 기능적 특성을 가지고 있습니다.

    이는 별도의 문서로 수행되거나 특정 문서와 관련된 모든 작업에 대한 완전하고 정확한 문서를 의미하는 문서로 작업을 문서화합니다.

    구조 및 무결성, 승인된 상태 제어, 다른 문서와의 연결(소위 메타데이터)에 대한 정보 문서에 대한 할당을 보장합니다.

    별도의 문서로 수행된 작업을 자세히 기록하는 시스템 프로세스 모니터링을 위한 프로토콜의 유지 관리를 보장합니다.

    문서를 저장하고 물리적으로 보호하는 안전하고 효율적인 수단을 제공합니다.

    시스템 변경(저장 및 프레젠테이션 형식 변경, 새로운 소프트웨어 및 하드웨어 플랫폼으로의 전환, 응용 프로그램 교체 또는 확장, 등), 운영이 중단된 경우에도 마찬가지입니다.

    문서에 접근하고, 검색하고, 사용할 수 있는 시기적절하고 효율적이며 안전한 수단을 제공합니다.

    문서를 보관하고 필요한 경우 파기하기 위한 효과적인 절차를 제공합니다.

주석

강의 노트는 전문 032001 "문서 및 문서화"의 2세대 고등 전문 교육에 대한 주 교육 표준의 필수 최소 내용 및 훈련 수준에 대한 요구 사항에 따라 개발되었습니다.
관리를 보장합니다." 관리를 위한 문서 지원(DOU)의 기본 개념이 제공됩니다. 유치원 교육 기관 서비스 조직에 대한 요구 사항이 설명되어 있습니다. 유아원 교육 기관에 대한 지역 규정 개발 규칙이 설명되어 있습니다. 조직 내 유치원 교육 기관의 현황을 분석하는 방법론이 제시됩니다.

강의노트는 경영생산정보지원부에서 작성하였습니다. "문서화 및 유아원 교육 기관" 전문 분야의 풀타임 및 파트타임 학생과 유아원 교육 기관 조직을 연구하는 기타 전문 분야의 학생들을 위해 설계되었습니다.

강의 노트는 책의 전자 버전입니다.
경영을 위한 문서지원 조직 및 기술: 강의 노트. 피오노바 L.R. 펜자: 펜즈 출판사. 상태 Univ., 2008.– 159 p.: 아픈. 34, 참고문헌. - 29개 타이틀

소개
1 문서 지원의 기본 개념
관리(사무 프로세스)
2 문서 서비스의 구성
관리(다우)
2.1 유아교육기관 서비스의 형태와 구조
2.2 유아교육기관 서비스 규정
2.3 유아교육기관 서비스의 공식적인 구성
2.4 직무 설명
3 문서 작업 구성
3.1 수신 또는 수신 문서 처리
3.2 발신 또는 발송된 문서 처리
3.3 내부 문서 전달 절차
3.4 문서 등록
3.5 정보 및 참고 작업의 구성
3.6 문서 실행에 대한 통제
3.7 시민의 호소에 대한 업무
4 지방 규제법의 발전
사무실 프로세스
4.1 경영진의 문서 지원 지침
4.2 조직의 문서 양식 시트 개발
4.3 조직에서 사용되는 문서양식의 앨범 개발
4.4. 명명법 작성
4.5 조직 내 유아교육기관 현황 분석 방법론
5 현재 진행 중인 소송 사건의 구성 및 등록
조직
6 문서의 가치 조사
사용된 출처 및 참조 목록
용어 사전
시험 문제
애플리케이션

소개
최신 사무실 관리 기술이나 관리를 위한 문서 지원(DOU)을 사용하지 않으면 모든 프로세스, 비즈니스 또는 기업의 성공적인 관리가 불가능합니다. 관리 프로세스는 관리 대상 개체에 대한 정보를 기반으로 하며, 이는 문서에 가장 자주 표시되며, 이는 기본이 됩니다.
어떤 결정을 내리는 것. 유치원 교육 기관은 관리 프로세스가 발생할 때만 발생하지만 관리 프로세스 자체는 유치원 교육 기관이 설치되어 있어야만 존재할 수 있습니다. 즉, 문서 작성 및 작업 절차가 결정됩니다. 본질적으로 DOW는 제어 기술입니다.

현대 요구 사항 수준의 유아원 교육 기관 조직은 유아원 교육 기관의 단일 종합 시스템 생성, 문서 생성/수신부터 보관(파기)까지 문서 작업을 위한 통일된 절차를 제공합니다. DOW는 일반 사무를 수행하고 문서 작업 시 다양한 문제를 해결하는 매우 간단한 수단인 실행 모니터링을 위한 효과적인 도구입니다.

각 조직의 장은 부하직원의 업무에 대한 정보를 갖고 있어야 하며 적시에 결정을 내려 문제를 제거하고 조직 직원의 활동을 조정해야 합니다.

조직의 모든 직원이 문서 작업을 한다는 점에 유의해야 합니다. 문서는 항상 지정된 작업을 수행할 때 정보를 통합하거나 규제 당국의 요청에 따라 특정 목적으로만 생성됩니다.

조직의 직원은 다음 작업을 해결할 때 정보를 문서에 통합하려고 노력합니다.
현재 업무의 관리, 대량의 정보 수신 및 전송과 관련된 경우,
현재 모드에서 미래를 고려하여 시간과 공간에 따른 조직 자원 관리,
하위 직원의 업무 관리 (조정),
외부 기관과의 계약 이행,
활동, 이벤트의 진행 상황 반영,
다양한 데이터 분석 및 평가,
특정 기간 동안의 작업 결과를 요약하고,
근무 시간 계획,
특정 프로세스의 개발을 예측하고 가장 최적의 작업 순서와 내용을 결정합니다.

따라서 직원은 하나 또는 다른 유형의 공식 문서를 작성할 때 조직에서의 역할에 따라 특정 기능을 수행합니다. 문서 준비의 품질과 적시성은 직원과 회사 전체의 성과에 영향을 미치므로 경쟁력이 높아집니다.

현대 전문가에게는 유치원 교육의 기본 지식이 필요합니다. 법적 효력이 있는 유형의 매체에 기록된 정보로서 중재 법원에서 비즈니스 파트너와의 경제적 분쟁을 해결하거나 노동을 고려할 때를 포함하여 다양한 산업에서 활동하는 특정 사실에 대한 주요 증거로 사용되는 문서입니다. 민속 법정에서 기업 직원과 갈등

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