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사무에서 sed는 무엇입니까? SED: 소개. 전자문서관리 자동화란? 전자 문서 관리: 장단점

세기 정보 기술많은 것을 자동화할 수 있습니다. 그리고 전하는 것 엄청난 양 서류 작업대기업을 컴퓨터의 "손"에 맡기십시오. 하나님 자신이 명령하셨습니다. 체계 전자문서관리– 직장에서의 안도감이나 추가 문제?

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

문서 흐름은 문서 생성, 조직 내 이동, 회계, 저장, 보관, 제3자의 접근 방지 및 실행 제어와 관련된 모든 절차를 의미합니다.

이러한 모든 프로세스가 특별히 제작된 컴퓨터 프로그램 세트에 의해 제공되고 정보가 다음에 의해 생성되는 경우 전자 문서, 저것 그러한 문서 흐름전자라고. 일반적인 수준에서는 “paperless”라고도 합니다.

장점

종이 없는 문서 이동에는 여러 가지 장점이 있습니다. 예를 들어:

  • 공간과 종이 절약(종이 문서 불필요 - 캐비닛, 폴더, 선반, 보관소 필요 없음)
  • 직원 시간 절약(문서는 전자 데이터베이스전문가의 경우 몇 분이면 충분하지만 큰 사무실에서 종이 버전을 찾는 것, 심지어 오래 전에 만들어진 것조차도 상당한 탐구입니다.
  • 제3자가 정보에 더욱 엄격하게 접근할 수 있는 가능성, 보다 사려 깊은 기밀 보호(보안 문제를 고려하면 임의의 사람이 전자 시스템의 정보에 접근하는 것이 더 어려울 수 있지만 일반적으로 혼란스러운 상황에서 종이 문서를 복사하는 것은 초등학교);
  • 문서 이동 절차의 투명성(시스템이 구성된 경우 여러 사람이 집행자, 컨트롤러, 관리자의 문서 통과를 동시에 모니터링할 수 있으며 단계, 효율성, 관련성 등을 제어하기가 더 쉽습니다)
  • 시스템을 사용하면 여러 문서를 서로 연결하고, 선택한 특정 문서와 어떤 방식으로든 관련된 문서를 보거나 다른 유형의 기능을 구성할 수 있습니다.
  • 문서 관리 시스템 전자 형식으로직원들이 원격으로 일하고, 지리적으로 서로 멀리 떨어진 부서에 있는 동안 문서에 액세스할 수 있으며, 일반적으로 고용된 정규 택배 직원에게 지출되는 비용을 절약할 수 있습니다. 택배 회사, 우송료 등;
  • 종이에 돈을 절약합니다.

sed의 종류

전자문서관리시스템 sed는 특정 소프트웨어 제품입니다. 그들은 할 수있다 다양한 방식. 유형 구분은 이러한 시스템이 다양한 활동 분야에서 사용되며 다양한 작업을 수행하기 위해 획득된다는 사실에 의해 결정됩니다. 한 조직은 우선 대량의 전자 문서 저장을 보장해야 하고, 다른 조직은 부서 간 전자 문서 교환을 보장하는 것이 중요하고, 다른 조직은 문서 간의 분석과 관계를 강조해야 합니다. 수요가 공급을 창출합니다. 이것이 바로 시스템이 달라지는 이유이며 사용자는 때때로 어려운 선택을 하게 됩니다.

따라서 전자 문서 관리 시스템은 다음을 수행할 수 있습니다.

    전자 아카이브가 되어 저장 및 보관 기능을 제공합니다. 빠른 탐색선적 서류 비치; 그러한 프로그램은 전문화된 데이터베이스입니다.

    업무 프로세스를 제공합니다(이 경우 전자 문서 관리 시스템의 전자 문서는 주요 역할을 수행하지 않으며 시스템에서 규제하는 업무 프로세스에 필요한 추가 기능인 응용 프로그램입니다).

    여러 직원이 동시에 하나의 문서에 대해 공동 작업할 수 있도록 허용(회사에서 제공할 필요가 없는 경우) 계층적 구조문서 흐름, 그리고 가장 중요한 것은 문서의 공동 생성입니다);

    기타 필요한 서비스(이메일, 프로젝트 관리 및 기타 서비스)를 문서 순환 시스템 자체에 포함시킵니다.

제어 시스템 전자문서관리설명된 유형의 요소를 결합할 수 있습니다. 또한 활동 유형, 산업 및 기타 특성에 따라 구분할 수도 있습니다. 회사가 ED의 도움을 받아 수행하려는 작업이 무엇인지 이해하는 것이 중요합니다. 문서 흐름은 상업 구조의 운영 가능성과 수익성 및 다른 조직의 법적 업무 이행을 보장해야 합니다.

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sed 작업

주요 작업 외에도 전자 문서 관리 시스템은 때로는 회사에 중요한 다른 기능도 제공합니다. 예를 들어 다음과 같을 수 있습니다.

  1. 대량의 전자 문서를 다운로드하는 기능;
  2. 온라인으로 문서를 동시에 작업하는 직원 그룹
  3. 문서에 대한 온라인 토론을 생성합니다.
  4. 다양한 버전의 문서 비교;
  5. 문서에 포함된 정보를 보호하기 위한 절차
  6. 복사 및 보관;
  7. 개별화 수단 적용(예: 워터마크)
  8. 전자 디지털 서명 등을 사용할 가능성

필요, 업무, 재정적 능력, 광범위한 시스템의 유무에 따라 구조적 구분, 회사 활동 범위, 하나 또는 다른 시스템이 선택됩니다. 시장에는 충분한 제안이 있습니다.

단점과 문제점

위에서 논의한 많은 이점 중에는 문제도 있습니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하려면 직원의 노력이 필요합니다. 사용 중 발생하는 문제는 다음과 같습니다.

프로그램 구매, 설치 및 유지 비용(또는 자체 개발 전문가 직원 유지 비용)

직원들이 시스템의 모든 기능을 배우고 사용하도록 동기를 부여합니다.

소프트웨어 제품에서 회사 활동의 모든 뉘앙스와 변화를 고려하는 어려움;

전자 문서 관리 정보 시스템을 업무에 사용하지 않는 다른 조직과 상호 작용해야 하는 필요성, 이는 때때로 종이 문서로 돌아가거나 전자 문서를 복사해야 함을 의미합니다.

전자 디지털 서명 옵션을 사용하지 않을 때 문서에 법적 효력을 부여하는 것에 대해 의문이 제기되는 경우가 있습니다.

디지털 기술로의 전환을 위해 직원을 교육하고 동기를 부여하는 것은 별도의 작업입니다. 특히 회사가 "종이 세계"에서 오랫동안 존재했고 직원이 젊고 새로운 세대의 창의적인 사람이 아닌 경우에는 더욱 그렇습니다. 또한 소프트웨어 제품에 대한 숙달 수준은 직원마다 다릅니다. 그리고 때로는 디지털 전환을 결정한 순간부터 실제 구현에 이르기까지 많은 시간과 단계가 소요됩니다. 이 과정은 언뜻보기에 쉽습니다.

선택의 어려움

요즘 정보 검색의 대부분은 단순히 검색창에 검색어를 입력하는 것부터 시작됩니다. 따라서 이 작업에 대한 응답으로(검색어 " 전자문서관리시스템및 사무") 정보를 찾는 사람은 러시아 및 외국 전문가가 개발한 다양한 시스템에 대한 수많은 제안을 받습니다. 모든 사람은 이 문제와 관련된 모든 소비자 문제에 대한 무조건적인 해결책을 큰 소리로 선언합니다. 그리고 선택의 문제라는 발견이 발생합니다. 실수하지 않는 방법은 무엇입니까? 결국 이해하려면 기능적 특징컴퓨터 프로그램을 사용하려면 최소한 프로그래머와 고급 사용자의 기술에 대한 기초가 있어야 합니다. 때로는 전문가를 참여시켜야 할 때도 있습니다. 그런 다음 제안된 시스템에서 이러한 문제에 대한 해결책을 가장 정확하게 찾을 수 있도록 서로를 올바르게 이해하는 방법, 프로그래머에게 회사의 작업을 설명하는 방법에 대한 질문이 발생합니다.

제품을 선택할 때 전체 연구를 수행하고 개발자-판매자가 제품의 모든 뉘앙스를 모든 사람에게 공개하는 데 항상 관심이 없는 조건에서 기능을 연구해야 합니다. 전자문서관리시스템(ED)은 소비자에게 편리하고, 기능적이며, 유용해야 합니다. 또한 특정 활동을 고려합니다. 프로그램 작동, 사용자 리뷰, 스크린샷 보기, 실제로 테스트 및 확인, 프로그램에서 허용하는 경우 개별 모듈 및 블록 구매, 점진적인 시스템 구현 등에 대한 비디오를 연구해야 합니다. 글쎄요, 문제의 가격이 목록의 마지막 문제가 아닌 것으로 판명되는 경우도 있습니다.

사용자는 전자 문서 관리 시스템 구성이 구현되기 전에 다양한 방법으로 플랫폼 선택 문제를 해결합니다. 일부는 독립적으로 분류하고 일부는 외부 전문가 및 컨설턴트가 참여하며 많은 경우 정규 직원과 함께 작업합니다. 어쨌든 그걸 이해해야 해. sed 시스템– 이는 회사 생활에서 책임감 있는 조치이며 신중하고 의식적으로 수행하는 것이 가장 좋습니다.

오늘날 사무실에 있는 문서의 100%는 전자적으로 생성되지만 여전히 80% 이상은 인쇄(승인, 검토 및 실행을 위해)됩니다. 그러한 접근 방식이 어떻게 효과적일 수 있습니까?

전자문서관리 도입이 의사결정자 입장에서는 가장 합리적인 조치인 것으로 보인다. 그러나 자동화에 대한 비즈니스 요구는 즉시 형성되지 않습니다. 그리고 여러 신호를 받은 후에야 경영진은 기업에 콘텐츠 관리를 위한 특수 정보 시스템(ECM 시스템)이 필요하다는 결론에 도달합니다. 따라서 정보가 오래될 때까지 모든 존재 단계에서 정보를 관리해야 합니다.

전자문서란 EDMS, ECM

많은 정의가 있습니다. 우리는 귀하에게 가장 이해하기 쉽고 간결한 내용을 제공하려고 노력할 것입니다.

전자문서— 컴퓨터(Word, Excel 파일 등)에 저장된 일련의 정보(텍스트, 이미지, 사운드 녹음)입니다. 도서관에 있는 책에 카드 색인이 동반되는 것과 마찬가지로 속성이 있는 카드도 함께 제공됩니다. 속성(제목, 작성자, 작성일 등)별로 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

작업 흐름(작업 흐름)은 특정 비즈니스 프로세스 내에서 직원 작업의 순서입니다. 이러한 시퀀스의 예로는 문서를 접수하고, 이를 등록하고, 문서를 검토하고 실행하며, 시민의 요청에 따라 업무 프로세스를 진행하는 것입니다.

전자문서관리(EDI)는 대량의 문서를 전자 형식으로 사용하고 중앙에 저장하는 문서 작업을 구성하는 방법입니다.

ECM 시스템이 필요합니까?

EDMS 또는 ECM 시스템이 필요한지 평가하려면 다음 질문에 직접 답해 보십시오.

  • 빨리 찾을 수 있어? 필수서류중요한 파트너와 통화 중이신가요?
  • 귀하가 발행한 주문 중 현재 완료되지 않았거나 기한이 지난 주문이 무엇인지 정확히 알 수 있습니까?
  • 현재의 문서 승인 속도가 귀하의 조직에 긍정적인 이미지를 주고 있다고 확신하십니까?
  • 책상 위에 놓인 수많은 서류에 만족하시나요?
  • 당신은 자신있게 어디에 있는지 말할 수 있습니다 이 순간승인을 위해 보낸 문서가 있습니까?

전자문서관리의 장점

비즈니스 프로세스의 투명성. 시스템 덕분에 조직 활동의 모든 단계를 추적할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스는 경영진에게 완전히 투명해지며 제어하기가 더 쉬워집니다.

더 높은 성과 규율. 통계에 따르면, 받은 작업의 20%는 해당 작업을 담당하는 직원이 완료하지 못합니다. 와 함께 완전한 통제하에있는업무의 모든 단계에서 ECM 시스템은 직원의 성과 규율에 직접적인 영향을 미칩니다.

관리자와 직원의 인건비 절감.이 시스템은 직원들이 문서 작성, 검색, 승인 등 거의 모든 일상적인 문서 작업에 소비하는 시간을 줄여줍니다. 문서 흐름이 가속화됩니다. 결과적으로 조직의 모든 프로세스가 더 빠르게 진행됩니다.

정보의 비밀이 보장됩니다. 데이터 유출은 조직에 수백만 달러의 손실을 초래할 수 있습니다. 기존의 "종이" 문서 흐름과 달리 ECM 시스템은 할당된 사용자 권한에 따라 엄격하게 문서에 대한 액세스를 제공합니다. 문서에 대한 모든 작업(읽기, 변경, 서명)이 기록됩니다.

요구 사항이 충족되었습니다. ISO 표준 9000 . 품질 관리 확립은 이제 러시아 기업의 우선순위 중 하나가 되었습니다. 품질경영시스템(QMS)의 요구사항 중에는 투명한 문서 흐름이 있습니다. 정보 상호작용직원들 사이.

쉽게 혁신하고 신규 사용자를 교육할 수 있습니다.. ECM 시스템을 기반으로 구축된 알림 시스템 덕분에 새로운 업무 규칙을 모든 직원에게 신속하게 전달할 수 있습니다. 필요한 정보(규정, 지침 등)를 빠르게 검색하여 신입사원 교육 시간을 단축합니다. 통로 경로와 문서 템플릿을 쉽게 변경할 수 있으며, 그 후에 직원은 자동으로 새로운 방식으로 작업을 시작합니다.

개발 기업 문화 . ECM 시스템의 구현은 다음을 확립하고 지원합니다. 국내 정책회사, 팀 단결로 이어집니다. 동시에 할당된 작업의 품질 성과에 대한 각 직원의 책임이 증가합니다.

더 많은 경쟁 우위. ECM 시스템은 직접적인 영향을 미칩니다. 경쟁 우위다른 시장 참가자보다 회사. 정보 흐름의 빠른 이동과 모든 프로세스의 명확한 제어로 인해 고객 서비스의 속도와 품질이 향상됩니다. 심지어 가장 큰 기업의 업무도 점점 이동성이 높아지고 일부 "대체 불가능한" 직원에 대한 의존도가 낮아지고 있습니다.

ECM 기술

엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 실제적 관점과 이론적 관점 모두에서 접근할 수 있습니다.

마지막 것부터 시작해 보겠습니다. AIIM(정보 및 이미지 관리 협회) 용어집의 정식 정의에 지정된 수명 주기의 구성 요소에 주의를 기울이세요.

  • 포착
  • 관리,
  • 저장(Store),
  • 보호(보존),
  • 정보 전달(Deliver).

정보는 조직의 생성 또는 수신부터 최종 소비자에게 전달 또는 저장 기간 만료 후 파기까지 전체 수명주기 동안 관리되어야 합니다.

정보는 조직의 모든 프로세스에 스며들어 다양한 소프트웨어와 다양한 애플리케이션을 사용하여 생성되고 처리됩니다. 그러나 ECM 시스템만이 전체 수명 동안 데이터 관리에 대한 통일된 접근 방식을 강조합니다.

비즈니스 관점에서 문서 수명 주기의 중요한 단계는 문서가 워크플로에 참여할 때 비즈니스 프로세스에 직접적인 영향을 미치는 단계입니다. 그러나 기술적인 관점에서 볼 때 이는 명확한 의미적 부하를 전달하지 않으며 "문서 관리"라는 일반적인 용어로 지정됩니다.

EDMS 및 ECM 시스템의 기능 및 분류

연구 회사인 Gartner에 따르면 6가지 기능 중 최소 3가지 기능을 지원하는 시스템은 ECM으로 분류될 수 있습니다.

  • 문서 관리: 체크아웃/반품, 버전 관리, 보안, 문서 그룹화 등;
  • 함께 일하다 일반 서류그리고 지원 프로젝트 팀;
  • 문서 스캔 및 종이 문서 이미지 관리;
  • 장기 보관 보관을 위한 기록 관리, 보관 규칙 및 규정 자동화, 기록이 법률 및 규정을 준수하는지 확인
  • 비즈니스 프로세스, 콘텐츠 라우팅, 작업 작업 및 상태 할당, 경로 추적 및 실행 제어를 지원하는 워크플로
  • 이러한 작업을 위한 출판, 동적 컨텐츠 관리 및 사용자 상호 작용을 자동화하는 웹 컨텐츠 관리.

"EDS 및 ECM 기능" 섹션의 섹션에서 이 주제에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

ECM 시스템의 비즈니스 프로세스 예

ECM 시스템에서 기대할 수 없는 것

현재 복잡한 자동화기업은 각각 특정 범위의 문제를 해결하는 여러 시스템을 통합하여 구축됩니다. 따라서 각 시스템 내에서 정확히 무엇을 구현해야 하는지 이해하는 것이 매우 중요합니다.

EDMS 및 ECM 시스템에서 구현이 합리적이어야 하는 가장 일반적인 비즈니스 요구 사항을 고려해 보겠습니다.

인사 기록 관리. 문서와 직접적인 관련이 있음에도 불구하고 이 영역의 업무는 문서 흐름 자체가 아니라 회계 및 인사 관리입니다.

직원은 교육, 성별, 전문 분야, 고용/해고 날짜 등에 따라 직원별로 다른 선택이 필요합니다. 이를 위해 정보는 별도의 비정형 문서 형식이 아닌 데이터베이스에 구조화된 형식으로 저장되어야 합니다.

각 문서의 생성은 인력 상태의 변화에 ​​반영되어야 하므로 자동화를 위해 인사기록 관리더 나은 사용 전문 시스템비정형 정보(이력서, 사진, 인사 명령등.). 또한 ECM 시스템에서 이러한 문서의 승인 프로세스를 자동화하는 것이 유용합니다.

재무 문서 회계.상황은 구조화와 유사합니다. 재정 서류: 청구서, 납품서, 수행한 작업 증명서 등

다음을 기반으로 하는 세금 및 회계 기록을 유지합니다. 기본 문서, 전문 회계 시스템과 전문 ERP 시스템 모듈이 설계되었습니다. 스캔한 재무 문서 이미지의 전자 아카이브를 스캔하고 구성하는 것은 EDMS의 작업이지만 ECM 시스템은 이를 대체할 수 없습니다. 이러한 솔루션을 구현해야 할 필요성은 일반적으로 액세스 권한, 전자 서명 등을 고려하여 금융 문서를 EDMS 문서로 작업할 비즈니스 프로세스에 많은 수의 문서와 참가자가 있을 때 발생합니다.

또한 이제 금융 문서(송장, 계약서, 송장 및 증서)를 상대방과 전자 형식으로 교환할 수 있습니다. 그리고 그러한 문서를 EDMS에 저장하면 추가적인 이점이 제공됩니다. .

비즈니스 프로세스 분석 및 모델링.

일반적으로 BPM() 클래스 시스템은 프로세스를 분석하고 모델링하는 데 사용됩니다. 이는 기업의 비즈니스 분석가나 외부 컨설팅 회사를 위한 전문 도구입니다. 모델링된 비즈니스 프로세스에는 문서와 관련되지 않은 활동이 포함될 수 있으며, 수동으로 수행되거나(예: 택배로 문서 전달), 외부 엔터티(예: 공급업체)에 의해 또는 다른 클래스의 시스템(ERP, CRM) 지원을 통해 수행될 수 있습니다.

기존 EDMS는 비즈니스 프로세스 분석을 위한 정보를 제공할 수 있습니다(예: 특정 유형의 작업 완료 지연에 대한 보고서 형식). 그러나 이는 전체 분석에 필요한 데이터의 일부일 뿐입니다.

문서 유형이나 조직 구조 등 참조 데이터를 기반으로 하는 모델링 시스템과 EDMS를 통합하는 것이 합리적입니다.

ECM 시스템 구현

시행효과

ECM 프로젝트의 결과를 평가하는 것은 IT 프로젝트의 효율성을 분석하는 것과 다르지 않으며, 후자는 회사의 프로젝트를 평가하는 것과 다르지 않습니다.

여기서 동기는 회사 기술의 성숙도이며, 이것이 없이는 기업이 효과적이라고 간주될 수 없습니다. 다른 경우에는 구현의 필요성이 의심의 여지가 없지만 이점을 계산하는 것이 거의 불가능합니다. 때로는 효과를 계산하는 것이 기술 자체보다 비용이 더 많이 들 때도 있습니다(예: 직원에게 인터넷에 대한 무제한 액세스 제공). 이 모든 경우에는 구현된 시스템의 도움으로 회사의 다른 문제가 얼마나 쉽게 해결될지를 포함하여 프로젝트 비용과 솔루션의 잠재력에 관심이 집중됩니다.

EDMS와 이를 기반으로 한 솔루션은 항상 효과가 완전히 명확한 시스템으로 분류될 수는 없습니다. 자산 사용의 효율성을 분석하는 전통적인 방법은 정보에는 적용되지 않으며 "총 비용에 대한 이익의 비율은 효율성"이라는 공식도 적용되지 않습니다. 이는 정보가 물질적, 노동적 자원과 함께 생산에 참여하는 무형자산이기 때문입니다. ECM 시스템의 구현에는 비즈니스 프로세스와 인건비의 변화가 수반됩니다. ECM을 포함한 정보 시스템의 비용은 대부분 간접적이며 일부 경제 계획 모델을 사용하여 생산 단위당으로만 계산할 수 있습니다. 그리고 공식화하는 것이 종종 매우 어렵습니다.

ECM 시스템 구현 단계

ECM 시스템을 선택하고 구매하는 것은 조직에서 전자 문서 관리를 구축하기 위한 첫 번째 단계일 뿐입니다. 작동을 시작하고 실제로 효과가 나타나기 전에 구현 프로세스가 있습니다.

ECM 시스템 구현은 일반적으로 다음 단계로 구성됩니다.

  • 프로젝트 조직, 인력 배정 (프로젝트 관리자 및 실무 그룹);
  • ECM 시스템 사용을 위한 솔루션의 기업 연구 및 설계;
  • ECM 시스템의 구성 및 적용;
  • 훈련;
  • 시운전.

어떤 경우에도 성공적인 구현을 위해서는 다음 규칙이 필수입니다.

  • ECM 시스템의 구현 및 사용 과정에 경영진의 적극적인 참여;
  • 소프트웨어 구현 및 지원을 위한 핵심 직원 할당 및 심층 교육
  • 모든 사용자를 위한 교육을 조직하고 시스템 작업에 대한 지침을 제공합니다.

ECM 시스템 구현의 문제점과 위험

여러 면에서 이는 다른 정보 시스템 구현을 위한 프로젝트와 일치하며 다음과 같은 결과를 가져옵니다. 부정적인 결과:

  • 프로젝트 마감일과 예산을 위반했습니다.
  • 모든 목표가 달성되는 것은 아닙니다(시스템이 작동하지만 완전히 작동하지는 않음: 계획보다 적거나 나쁨).
  • 구현이 완전히 실패합니다(시스템이 실제로 작동하지 않습니다).

위험의 세부 사항이는 대부분의 회사 직원이 단기간에 완전히 새로운 업무 방식(전자 형식으로 문서 읽기, 경영진의 전자 결의 및 서명 받기 등)으로 전환되어야 하기 때문입니다. ECM 시스템 구현의 가장 일반적인 위험은 다음과 같습니다.

  • 사용자의 보수주의, 새로운 작업 방법을 받아들이지 않음;
  • 일반 사용자와 고위 경영진의 낮은 컴퓨터 활용 능력;
  • 구조화되지 않은 프로세스(규정 부족)
  • 불충분/부적절 기술 장비;
  • 불분명한 프로젝트 관리.

위험 예방 방법기준:

  • ECM 시스템 운영의 상세 및 예비 설계 이 기업;
  • 명확한 지시와 리더십에 대한 개인적인 모범;
  • 문제 해결을 위한 직원 교육 및 운영 지원;
  • 단계적 시행.

전자문서의 신뢰성 및 적법성

기업의 전자 콘텐츠 관리 및 종이 없는 상호작용 분야는 현재 활발히 발전하고 있습니다. 입법도 변경되고 일부 규칙은 생활에 확립된 후 수정되고, 반대로 일부는 주 차원에서 새로운 규범이 채택된 후에 도입됩니다.

종이 문서의 진위성과 법적 중요성을 결정하는 것은 모든 사람에게 분명한 절차입니다. 문서에는 필요한 서명과 날인이 있어야 합니다. 그렇다면 전자 문서의 진위 여부를 어떻게 판단할 수 있을까요?

이를 위해 생성됨 전자 서명(ES)— 위조로부터 보호하기 위한 전자 문서의 세부 사항. 서명의 소유자를 식별할 수 있으며 서명 후 전자 문서에 변경 사항이 없음을 확인할 수도 있습니다.

가장 간단한 형태의 EP 메커니즘은 다음과 같이 작동합니다.

  • 인증센터(부서 또는 외부 조직) 전문의의 도움을 받아 소프트웨어각 사용자에 대해 소위 "키 인증서"를 생성합니다.
  • ES 키가 생성됩니다. 이는 고유한 문자 시퀀스입니다. 이는 소유자만 사용할 수 있고 전자 문서에 서명하는 데 사용할 수 있는 개인 키와 모든 사람이 액세스할 수 있는 공개 키로 구성됩니다. 이를 통해 전자 문서에 서명한 사람과 시기를 확인할 수 있습니다.

ECM 시스템을 사용할 때 사용자가 직면할 수 있는 모든 "어려움"은 숨겨져 있습니다. 일반적으로 사용자는 "문서에 서명"(전자 서명으로 서명된 문서는 변경을 위해 동시에 닫힙니다) 또는 "서명에 대한 정보 가져오기" 중에서 원하는 기능을 선택하기만 하면 됩니다. 전자문서의 적법성이 인정됩니다.

이별의 말

우리는 귀하가 새로운 지식을 습득하는 데 성공하기를 바랍니다. 우리 자료는 항상 이에 도움이 될 것입니다.

우리 사회는 모든 기업에 전자문서관리시스템을 도입하는 방향으로 나아가고 있습니다.

이는 대부분의 기업이 전자 문서 사용 경험이 부족하다는 단순한 이유로 여전히 이를 수행할 수 없기 때문입니다.

EDMS Docsvision

문서 흐름을 넘어 프로세스를 자동화하는 도구인 EDMS Docsvision

엘마

ELMA EDMS는 사용자 요구 사항에 따라 선택되는 여러 패키지 ECM+, Projects+, ELMA CRM+의 일부로 구현됩니다. KPI가 포함된 패키지도 있습니다.

인터페이스의 특징은 내장된 디자인 도구를 사용하여 사용자의 역할에 맞게 조정된다는 것입니다.

이는 참조 데이터에 대한 가속화된 액세스와 다양한 프로세스의 자동화, 특히 다양한 소스의 문서 처리를 구현합니다.

자료검색은 세부정보로 검색하는 절차가 있습니다. 검색 결과는 보고서로 생성될 수 있으며, 검색어를 통해 템플릿이 생성될 수 있습니다.

전원 공급 장치 작업을 위해 특수 하위 시스템이 할당되어 있어 교체 계획, 작업 구성, 전원 공급 장치 관리 및 모델링이 가능합니다.

보안 블록은 다양한 인증 방법을 지원하고 객체에 대한 액세스 유형별로 사용자 권한을 명확하게 설명합니다.

또한 디지털 서명이 사용되며 활성 사용자 수는 프로그래밍 방식으로 확인할 수 있습니다.

이 EDMS에도 단점이 있습니다. 예를 들어, 로컬 메일이 없습니다. 작업 생성 및 할당에 제한이 있으며, 오피스 애플리케이션에서의 등록은 구현되지 않습니다.

또한 첨부 파일을 보기 위한 기본 제공 도구가 없고 표준 쿼리만 수행되며 중복 항목에 대한 자동 검색은 없습니다.

1C가 해결하는 문제: 문서 흐름 8

1C는 어떤 문제를 해결합니까? 문서 흐름 8: 사무; 정보의 저장 및 검색; 비즈니스 프로세스; 문서 라우팅; 근무 시간 회계.

조건에서 현대 비즈니스운영 효율성은 정보 관리의 효율성과 속도에 따라 크게 좌우됩니다. 정보를 안정적으로 저장하고 정보가 필요한 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 것이 성공적인 협업의 핵심입니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하면 이 문제를 해결하여 효율성과 품질을 크게 높일 수 있습니다. 공동 활동직원.

전자문서관리시스템(전자문서관리시스템)은 서로 연결되어 있습니다. 조직 시스템, 다양한 유형의 문서 및 정보를 관리하기 위한 기술 및 소프트웨어입니다. 이러한 시스템을 사용하면 생성부터 폐기까지 전체 수명 주기에 걸쳐 문서를 관리할 수 있습니다.

문서, 정보, 다양한 종류의 데이터 및 기록을 관리하는 것은 조직 작업의 복잡한 프로세스 중 하나입니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하면 이 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 문서 흐름 프로세스의 자동화는 조직이 작업 속도를 크게 높이고 정보 교환과 관련된 손실을 줄이며 관리 시스템의 품질을 전체적으로 향상시키는 데 도움이 됩니다.

전자문서관리시스템의 장점

모든 조직의 직원은 지출을 해야 합니다. 많은 수의검색 및 처리 시간 필요한 서류그리고 정보. 일반적으로 이러한 정보의 양은 매일 증가합니다. 문서를 수동으로 검색하고 처리하는 것은 조직에서 많은 문제의 원인이 됩니다. 전자 문서 관리 시스템의 사용은 업무 품질에 큰 영향을 미칩니다. 이러한 시스템은 수동 처리에 비해 여러 가지 장점을 제공합니다.

전자문서관리시스템의 주요 장점은 다음과 같습니다.

  • 정보 접근 시간 단축– 전자 문서 관리를 통해 문서의 종이 이동을 방지할 수 있습니다. 어떤 문서든 보낼 수 있습니다. 이메일또는 전자문서관리시스템 등의 통신수단을 통하여 할 수 있습니다.
  • 문서 및 정보의 중복 감소– 전자 문서 관리 시스템에서는 조직 외부 사용자를 포함하여 승인된 모든 사용자가 하나의 문서 사본을 사용할 수 있습니다.
  • 데이터 액세스 단순화– 전자 문서 관리 시스템을 사용하면 검색 도구를 통해 필요한 데이터에 액세스하고 비즈니스 시스템(예: CRM 또는 ERP 시스템).
  • 문서 및 데이터 저장 최적화– 단일 데이터 저장소로 인해 여러 문서 사본을 저장할 필요성이 줄어듭니다. 전자 문서 관리 시스템을 사용하는 문서 액세스 및 색인 도구를 사용하면 사용자는 필요한 문서 및 기타 정보에 즉시 액세스할 수 있습니다.
  • 비즈니스 프로세스 자동화– 전자 문서 관리 시스템에는 특정 문서 처리 프로세스의 구현이 필요합니다. 문서에 대한 작업을 기반으로 비즈니스 애플리케이션을 자동으로 업데이트하고, 새 문서를 생성하고, 내부 및 외부 사용자와의 커뮤니케이션을 설정할 수 있습니다.
  • 고객 서비스 품질 향상 c – 필요한 정보에 대한 빠른 접근으로 인해 고객은 문의 사항에 대한 답변을 신속하게 받을 수 있습니다.
  • 규율과 업무의 질 향상– 전자 문서 관리 시스템은 직원을 위한 엄격한 규칙과 업무 절차를 설정합니다. 시스템은 직원이 이러한 규칙을 위반하는 것을 허용하지 않습니다. 모든 문서는 시스템에 저장되며 필요한 식별 및 이동 순서가 있습니다. 직원은 지정된 작업을 수행하지 않고는 문서 상태를 변경할 수 없습니다.
  • 정보의 재사용– 정보의 전자적 처리 및 저장으로 인해 반복적으로 데이터 사용시스템에 입력되었습니다. 예를 들어 표준 양식을 작성하거나 보고서를 작성할 때입니다.
  • 데이터 품질 개선- V 전자 시스템문서 흐름에서는 많은 양식과 문서가 자동으로 작성되므로 오류 위험이 줄어듭니다. 또한 반복되는 문서 확인 및 조정 횟수도 줄어듭니다.
  • 문서 및 정보의 보안 강화– 접근 제어 수단을 사용하여 정보 및 문서에 대한 직원의 접근을 엄격하게 제어할 수 있습니다. 단일 데이터베이스를 사용하면 짧은 시간 내에 정보를 보관하고 복원할 수 있습니다.

전자문서관리시스템의 구조는 소프트웨어와 하드웨어 복합체의 관점과 수행되는 기능의 관점에서 생각해 볼 수 있다.

하드웨어 및 소프트웨어 컴플렉스의 관점에서 전자 문서 관리 시스템은 서버, 워크스테이션, 소프트웨어, 네트워크 장비, 시스템의 특정 기능을 수행하도록 설계된 추가 장비 등 일련의 하드웨어 및 소프트웨어 구성 요소로 구성됩니다.

서버는 문서와 정보로 필요한 작업을 수행하도록 설계되었습니다. 서버는 시스템 제공업체와 사용된 운영 기술에 따라 전용 서버일 수도 있고 가상 서버일 수도 있습니다. 또한 서버는 문서 관리 시스템 데이터베이스를 호스팅할 수 있습니다.

워크스테이션은 문서 관리 시스템과 사용자 상호 작용을 제공합니다. 각 워크스테이션에는 고유한 문서 및 데이터 관리 기능 세트가 있습니다.

소프트웨어는 문서 관리에 필요한 일련의 작업을 구현하며 전자 문서 관리 시스템의 기초입니다. 전자문서관리시스템 소프트웨어는 원칙적으로 기능부분, 관리부분, 인터페이스부분으로 구성된다. 기능적인 부분은 정보를 관리하고 처리하도록 설계되었습니다. 관리 부분은 필요한 시스템 설정을 제공합니다. 인터페이스 부분은 최종 사용자가 액세스할 수 있는 형식으로 정보와 데이터를 제공합니다.

옵션 장비전자문서관리시스템의 다양한 세부 기능을 구현하는 데 필요한 정보입니다. 이러한 장비에는 정보 입력 및 출력 장치, 정보 코딩 및 암호화 시스템 등이 포함될 수 있습니다.

시스템 사용자들의 협업과 전자문서관리시스템의 다양한 구성요소들의 상호작용을 위해서는 네트워크 장비가 필요합니다.

수행되는 기능 측면에서 전자 문서 관리 시스템의 구조에는 데이터 입력, 색인화, 문서 처리, 액세스 제어, 문서 라우팅, 시스템 통합, 저장 등의 작업을 구현하는 모듈이 포함됩니다.


  • 데이터 입력 모듈전자문서관리시스템에 초기정보를 입력하는데 필요한 정보입니다. 이 정보는 종이 문서, 스캐너, 메일, 온라인 양식 등 다양한 소스에서 나올 수 있습니다. 이 모듈은 데이터의 수신 및 초기 처리를 보장합니다.
  • 인덱싱 모듈. 데이터 등록 및 체계화 기능을 제공합니다. 이를 통해 전자 문서 관리 시스템은 사용자의 요구에 따라 필요한 문서의 저장 및 검색을 구성할 수 있습니다.
  • 문서 처리 모듈. 데이터를 시스템에 입력한 후에는 추가 작업을 위해 처리하고 저장해야 합니다. 이 모듈은 지정된 규칙에 따라 정보와 문서의 배포를 보장합니다.
  • 액세스 제어 모듈. 이 모듈은 사용자들 사이에 정보와 문서의 배포를 보장합니다. 시스템의 각 사용자는 필요한 문서 세트에 대해서만 작업할 수 있습니다.
  • 라우팅 모듈문서 작업을 구성하는 데 필요합니다. 이 모듈은 문서 이동 및 처리 규칙을 지정합니다. 문서 흐름 경로를 생성하려면 먼저 문서 흐름 프로세스를 정의해야 합니다.
  • 시스템 통합 모듈. 일반적으로 전자 문서 관리 시스템은 다른 관리 시스템(예: CRM, ERP, OLAP 시스템)과 함께 작동합니다. 시스템 통합 모듈은 이러한 시스템 간의 데이터 전송을 보장합니다.
  • 문서 및 데이터 저장 모듈. 이 모듈은 문서 데이터베이스의 기능을 구현합니다. 이 모듈은 문서의 저장, 보관, 복구 및 백업을 제공합니다.

전자문서관리시스템의 종류

전자 문서 관리 시스템은 사용되는 기술 유형, 통합 정도 및 적용 범위가 다를 수 있습니다.

사용된 운영 기술에 따라 네 가지 유형의 전자 문서 관리 시스템을 구분할 수 있습니다.

  • 클라이언트-서버 시스템. 이러한 유형의 시스템에서는 문서 및 데이터 관리를 위한 주요 모듈이 전용 서버에 위치합니다. 클라이언트 부분은 시스템과 사용자의 상호 작용을 위한 인터페이스입니다. 이러한 유형의 시스템의 장점은 속도와 안정성입니다.
  • 데이터베이스 시스템. 이러한 시스템은 일반적으로 SQL 또는 Oracle과 같은 데이터베이스와 통합됩니다. 모든 정보는 이러한 데이터베이스에 저장됩니다. 정보를 처리하기 위해 별도의 모듈이 사용됩니다. 이러한 시스템의 장점은 많은 양의 정보를 저장할 수 있다는 것입니다.
  • 웹 기술 기반 시스템. 이러한 시스템은 다음을 기반으로 작업을 제공합니다. 원격 액세스서버에. 이 기술의 장점은 클라이언트 응용 프로그램을 제거할 수 있다는 것입니다. 사용자 워크스테이션에서 웹 브라우저를 통해 문서 관리 시스템에 액세스할 수 있습니다.
  • 클라우드 기술 기반 시스템. 이러한 시스템은 본질적으로 웹 기술이 적용된 시스템과 유사합니다. 유일한 차이점은 전자문서관리시스템의 서버로 호스팅 제공업체의 서버를 사용한다는 점이다.

전자문서관리시스템은 통합정도에 따라 다음과 같이 구분된다. 다음 유형:

  • 범용 전자 문서 관리 시스템(EDMS 시스템). 이는 문서 관리 프로세스를 자동화하도록 완전히 설계된 독립적인 문서 관리 시스템입니다. 일반적으로 이러한 시스템은 클라이언트-서버 기술을 사용합니다.
  • 그룹 작업 관리 시스템. 이러한 시스템은 사용자 그룹을 위한 문서 및 데이터에 대한 분산 작업을 제공합니다. 이들의 주요 목적은 협업을 보장하는 것입니다. 따라서 그룹 작업 관리 시스템은 EDMS 시스템보다 기능이 훨씬 적습니다.
  • 정보 관리 시스템의 일부로 내장된 모듈. 모든 ERP 시스템에는 이러한 모듈이 있습니다. 이러한 모듈은 또한 EDMS 시스템과 비교하여 기능이 제한되어 있으며 일반적으로 ERP 시스템은 기본 기능을 구현하지 않으면 작동하지 않습니다.

전자 문서 관리 시스템을 구성할 수 있는 또 다른 영역은 적용 범위입니다. 특별한 유형의 문서나 활동 영역에 초점을 맞춘 전자 문서 관리 시스템이 있습니다. 예를 들어 PDM 시스템, 소프트웨어 개발 지원 시스템, HelpDesk 유형 시스템, 의료 문서 지원 시스템 등이 있습니다.

전자 문서 관리 시스템의 구현에는 시스템 공급업체의 참여에 관계없이 조직이 독립적으로 완료해야 하는 여러 단계가 포함됩니다. 이러한 단계에는 조직이 프로젝트를 전체적으로 평가하고 프로젝트의 성공적인 완료 가능성을 높일 수 있도록 하는 논리적으로 상호 연관된 일련의 작업 및 활동이 포함됩니다.

일반 계획전자 문서 관리 시스템의 구현 단계가 그림에 나와 있습니다.

전자 문서 관리 시스템 구현의 주요 단계는 다음과 같습니다.

1단계: 기본 프로세스 및 절차 정의.

이 단계의 목적은 기존 문서 흐름 프로세스와 문서 처리 절차의 구성을 명확하게 정의하는 것입니다. 이를 위해서는 기존 프로세스와 절차에 대한 상세한 분석을 수행할 필요가 있습니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

  • 최상위 프로세스를 정의합니다.
  • 프로세스의 세부 구성을 결정합니다.
  • 문서 흐름 프로세스에 대한 비즈니스 목표를 결정합니다.
  • 문서 흐름 프로세스에 대한 기술적 목표를 정의합니다.

2단계. 문서 흐름 프로세스에 대한 요구 사항 결정.

이 단계에서는 문서 흐름 프로세스가 효율적으로 작동하고 자동화될 수 있도록 변경해야 할 사항이 결정됩니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

  • 문서 흐름 프로세스에 대한 기술적 평가를 수행합니다.
  • 프로세스에 대한 비즈니스 요구 사항을 결정합니다.
  • "되어야 하는 대로" 프로세스 맵을 준비합니다.
  • 측정 가능한 프로세스 특성을 확립합니다.
  • 문서 흐름 프로세스에 대한 기술 요구 사항을 공식화하고 기술 사양을 준비합니다.

예시 문서:

"수신 서신 관리" 프로세스 맵은 문서 관리의 하위 프로세스 중 하나를 나타냅니다.

수신 서신 관리는 조직의 수신 문서를 수락, 확인, 등록 및 관리하는 절차를 규제합니다. 프로세스 맵은 들어오는 문서 작업 시 직원의 작업 순서를 자세히 설명합니다. 이 프로세스 맵의 조항은 조직의 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 동안 문서 라우팅을 개발하는 데 사용될 수 있습니다.

발신 서신 관리 프로세스 맵은 문서 관리 프로세스의 일부를 나타냅니다.

발신 서신 관리는 문서를 준비하고 외부 수신자에게 보낼 때 직원의 행동을 규제합니다. 프로세스 맵은 발신 서신을 관리하는 직원의 작업을 자세히 설명합니다. 이 프로세스 맵의 조항은 조직의 전자 문서 관리 시스템을 구현하는 동안 문서 라우팅을 개발하는 데 사용될 수 있습니다.

문서는 9페이지로 구성되어 있습니다.

"문서 흐름" 하위 시스템에 대한 참조 조건은 문서 흐름 프로세스 관리를 자동화하기 위한 기술 사양의 예입니다.

이 문서산업 기업을 위한 문서 관리 시스템을 선택하고 구현한 실제 참조 약관의 예입니다.

문서는 17페이지로 구성되어 있습니다. 문서 형식 - Microsoft Word 2002. 모든 버전의 MS Word와 호환됩니다. 문서를 편집하고 변경할 수 있습니다.

3단계. 전자문서관리시스템 선택기준 마련.

1단계와 2단계의 데이터를 바탕으로 전자 문서 관리 시스템을 선택하기 위한 일련의 기준을 수립할 필요가 있습니다. 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 기준에 따라 추가 작업 범위와 시스템 공급업체와의 상호 작용을 구성하는 절차가 크게 결정됩니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

  • 기존 문서를 유형별로 분류합니다.
  • 평가를 실시하다 기존 양식서류;
  • 전자 형식으로 전송될 데이터의 구성을 결정합니다.
  • 사용자 인터페이스 요구 사항을 결정합니다.
  • 전자 문서 관리 시스템을 선택하기 위한 일련의 기준을 만듭니다.

4단계. 전자문서관리시스템 선정.

이 단계에서는 조직이 전자 문서 관리 시스템을 운영할 주요 기술을 결정하고, 적합한 시스템을 선택하며, 전자 문서 관리 시스템 구현을 위한 서비스 제공자를 결정할 수 있습니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

  • 문서 관리 시스템의 기능 구성을 결정합니다.
  • 조직의 요구에 가장 적합한 문서 관리 시스템 유형을 결정합니다.
  • 목록을 만들어라 가능한 공급자전자 문서 관리 시스템;
  • 전자문서관리시스템 제공업체를 선택하세요.

5단계. 전자문서관리시스템 구축을 위한 프로젝트 관리.

전자문서관리시스템 공급업체를 선정한 후에는 구현계획을 수립하는 것이 필요합니다. 이 단계는 꽤 많은 시간이 걸릴 수 있지만 계획 시간은 시스템 구현에 소요되는 시간을 크게 줄이는 데 도움이 됩니다. 이 계획은 서비스 제공업체와 공동으로 개발할 수 있습니다.

프로젝트 관리 계획에는 다음이 포함되어야 합니다. 다음 작품:

  • 시스템 기능 설계;
  • 시스템 구현;
  • 시스템 운영 테스트 및 평가;
  • 시스템의 시범 운영;
  • 시스템의 수정 및 구성.

6단계. 시스템 문서화.

이 단계는 이전 단계와 병행하여 수행될 수 있습니다. 이 단계의 목적은 다음을 보장하는 특정 조직 규칙을 만드는 것입니다. 안정된 직장전자 문서 관리 시스템.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

  • 직원 교육을 실시합니다.
  • 사용자 상호 작용을 위한 절차 및 규정을 개발합니다.
  • 시스템 작업을 위한 매뉴얼을 개발합니다.

전자문서관리시스템 선택기준

전자 문서 관리 시스템을 선택하는 기준은 주로 조직의 요구와 역량에 따라 달라집니다. 기준의 세부 구성은 문서 흐름 프로세스의 비즈니스 목표와 기술 목표를 기반으로 직접 결정되어야 합니다.

세부 기준 외에도 조직은 전자 문서 관리 시스템의 유형 및 사용되는 기술과 관련된 일반화된 기준도 사용해야 합니다.

이러한 일반적인 기준은 다음과 같습니다.

  • 전자문서관리시스템의 '성숙'. 선택한 시스템의 "성숙도" 수준을 평가할 필요가 있습니다. 이러한 평가를 통해 시스템이 시장에 출시된 기간, 이 시스템을 사용하는 조직 수, 시스템 업데이트 여부를 이해할 수 있습니다. 시스템이 새롭고 시장에 막 진입한 경우 시스템 작동에 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 이로 인해 전자문서관리시스템 운영에 문제가 발생할 수 있습니다.
  • 업계 표준 준수. 다양한 유형의 활동에는 조직의 문서 흐름에 직간접적으로 영향을 미치는 자체 표준이 있습니다. 시스템을 선택할 때 전자 문서 관리 시스템에서 이러한 표준의 요구 사항을 어떻게 고려하는지 주의를 기울여야 합니다.
  • 목표 및 중요한 성공 요인과의 연계. 시스템을 선택할 때 조직의 목표 준수 정도를 고려해야 합니다. 시스템이 조직의 목표와 주요 요구 사항에 가장 잘 맞는 것이 중요합니다. 시스템이 요구사항을 충족하지 못하는 경우 시스템 선택을 변경해야 하지만 핵심 요구사항과 목표는 변경해서는 안 됩니다. 조직은 특정 문서 관리 시스템에 대한 일부 요구 사항을 변경할 수 있지만 이러한 요구 사항이 조직의 프로세스에 중요하지 않은 경우에만 가능합니다.
  • 수준 기술적 지원 . 이 기준은 전자문서관리시스템 공급업체 선정과 관련이 있습니다. 시스템 구현 및 운영 중에 시스템의 기술 지원 수준을 평가하는 것이 필요합니다.
  • 시스템 확장성. 이 선택 기준은 조직 활동 확장의 관점에서 중요합니다. 작업량이 증가하고 시스템 사용자 기반이 확장됨에 따라 조직은 솔루션을 확장할 수 있어야 합니다.
  • 시스템 문서의 가용성. 사용자 문서 외에도 조직이 시스템 설정을 관리하거나 변경하기 위한 문서에 액세스하는 것이 중요할 수 있습니다.
  • 시스템 보호. 전자 문서 관리 시스템을 선택할 때 시스템에 적용되는 보안 조치에 주의를 기울여야 합니다. 조직에는 데이터 보안 및 개인 정보 보호 정책에 대한 자체 요구 사항이 있을 수 있습니다. 선택한 시스템을 사용하면 조직의 보안 정책에 따라 정보 및 문서에 대한 액세스를 구성할 수 있어야 합니다.
  • 시스템 내결함성. 일부 조직의 경우 전자 문서 관리 시스템 가동 중지 시간이 중요한 요소가 될 수 있습니다. 시스템을 선택할 때 시스템을 최소 작동 구성으로 복원하는 데 걸리는 시간에 주의해야 합니다.
  • 소유 비용. 시스템을 선택할 때 라이센스 구매 비용, 관리 비용, 시스템 확장 비용, 기술 지원 및 업데이트 비용, 하드웨어 비용 등 시스템 소유의 총 비용을 고려해야 합니다. .

이러한 기준에는 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 가장 일반적인 측면이 포함됩니다. 전체 기준 세트를 개발하려면 관리, 법률 서비스, IT 부서, 기술 전문가, 문서 관리 전문가 등 조직의 여러 부서가 참여해야 합니다.

현대 조직에서 전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 IT 인프라의 필수 요소가 되고 있습니다. 그들의 도움으로 상업 회사는 활동의 효율성을 높이고 산업 기업, 정부 기관에서는 전자 문서 관리 기술을 기반으로 내부 관리, 부서 간 상호 작용 및 인구와의 상호 작용 작업을 해결합니다. 일반적으로 통용되는 약어는 EDMS이지만, SAD(사무 자동화 시스템), EDMS(전자 문서 관리 시스템), SADO(문서 자동화 시스템)도 함께 사용됩니다.

전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 컴퓨터 네트워크에서 전자 문서의 생성, 액세스 제어 및 배포 프로세스를 보장하고 조직 내 문서 흐름에 대한 제어를 제공하는 조직 및 기술 시스템입니다.

처음에 이 클래스의 시스템은 고전적인 사무 작업을 자동화하는 도구로만 간주되었지만 시간이 지남에 따라 점점 더 광범위한 작업을 다루기 시작했습니다. 오늘날 EDMS 개발자는 서신 및 ORD(조직 및 관리 문서)뿐만 아니라 다양한 내부 문서(계약서, 규정, 참조 및 프로젝트 문서, 인사 활동에 관한 문서 등) 작업에 제품을 집중하고 있습니다. EDMS는 고객과의 상호 작용 관리, 시민의 요청 처리, 서비스 부서 작업 자동화, 프로젝트 문서 흐름 구성 등 중요한 구성 요소가 전자 문서로 작업하는 응용 문제를 해결하는 데에도 사용됩니다. 실제로 전자 문서 플로우 시스템은 전자 문서 작업을 제공하는 모든 정보 시스템입니다.

최근 몇 년간 EDMS 시장은 국내 IT 산업에서 가장 역동적으로 발전하고 있는 분야 중 하나입니다. IDC에 따르면 2009년 러시아의 전체 소프트웨어 시장 규모가 거의 50% 감소한 상황에서 이 세그먼트높은 안정성을 보여주었습니다. 2009년 데이터에 따르면 감소율은 20-25%를 넘지 않았습니다. CNews Analytics에 따르면 오늘날 EDMS 시장 규모는 수치적으로 약 2억 2천만~2억 5천만 달러에 이릅니다.

전자 문서 관리 기술의 소비자는 규모와 특정 활동이 다양한 조직입니다. 전통적으로 EDMS의 주요 소비자는 공공 부문이었습니다. 전문가들에 따르면 전자문서 관리 기술 구현 프로젝트의 약 30%가 정부 기관에서 수행되고 있다. 위기 상황 속에서도 발전에 큰 원동력을 준 EDMS 시장의 안정을 위한 기반이 된 것은 국가의 관심이었다는 점이 중요하다. 전자 문서 관리는 "전자 정부" 개념의 핵심 요소로 지정되었으며, 이를 구현하면 국가, 국민 및 기업의 상호 작용에서 관료적 장애물을 제거하고 부패를 줄이는 데 도움이 됩니다. 정부 기관 및 대규모 정부 기관의 프로젝트 구현의 특징으로, 정보 보안. 그것은 관하여복제된 소프트웨어 제품을 기반으로 한 안전한 전자문서관리시스템 구축(개발)에 관한 것입니다.

기본 개념 및 원리

문서 흐름은 문서 작성 또는 수신 순간부터 실행 또는 발송이 완료될 때까지 조직 내 문서의 이동입니다. 문서 작업의 복합체: 수신, 등록, 배포, 실행 제어, 파일 구성, 문서 저장 및 재사용, 참조 작업.

전자 문서 관리(EDF)는 "종이 없는 사무" 개념을 구현하여 전자 형식으로 제출된 문서 작업을 위한 통합 메커니즘입니다.

기계 판독 가능 문서는 자기, 광학 및 기타 저장 매체에 기록된 정보를 자동으로 읽는 데 적합한 문서입니다.

전자 문서(ED) - 서명이 가능한 컴퓨터 정보 처리 도구를 사용하여 작성된 문서 전자 서명(EP)이며 적절한 형식의 파일 형태로 컴퓨터 매체에 저장됩니다.

전자 서명(ES)은 자필 서명과 유사하며 전자 문서의 무결성을 제어하고 진위를 확인하는 기능을 제공하는 정보를 보호하는 수단입니다.

전자 문서 관리의 기본 원칙:

· 문서를 단일 등록하여 문서를 고유하게 식별할 수 있습니다.

· 작업의 병렬 실행 가능성으로 문서 이동 시간을 줄이고 실행 효율성을 높입니다.

· 문서 이동의 연속성을 통해 문서(프로세스) 수명의 매 순간마다 문서(작업) 실행을 담당하는 사람을 식별할 수 있습니다.

· 문서 복제 가능성을 제거하는 문서 정보의 통합(또는 조정된 분산) 데이터베이스입니다.

· 최소한의 정보만으로 문서를 찾을 수 있도록 효과적으로 구성된 문서 검색 시스템입니다.

· 문서의 다양한 상태와 속성에 대해 개발된 보고 시스템을 통해 문서 흐름 프로세스를 통해 문서의 이동을 제어하고 승인할 수 있습니다. 경영 결정, 보고서의 데이터를 기반으로 합니다.

전자문서관리시스템 개발의 역사

비교적 최근에 등장한 전자 문서 관리 시스템은 이제 기업의 정보 구조에서 확고하게 자리 잡았습니다. 처음에 그들의 작업에는 문서 흐름의 단순한 자동화, 즉 사무원 지원이 포함되었지만 기업에서 순환하는 문서 흐름을 대체하지는 않았습니다.

EDMS 제조업체가 종이 문서의 이동을 보장하는 엔터프라이즈 프로세스를 복사할 뿐만 아니라 특히 이러한 프로세스와 일반적인 전체 문서 흐름이 직면하는 작업을 고려하기 시작하면서 많은 변화가 있었습니다.

기업의 문서 흐름이 관리 시스템을 지원하기 위한 것이라는 이해가 EDMS에 즉시 전달되지는 않았습니다. 더욱이, 많은 현대 연방 및 지방자치단체에서는 여전히 가장 간단한 EDMS를 사용하고 있습니다. 이 작업에는 종이 문서 흐름 복제만 포함되며 교체나 관리 구조 최적화 및 지원은 포함되지 않습니다.

전자 문서 관리 시스템의 진화 단계를 연대순으로 나누면 20세기 80년대에 시작되어 사실상 끝까지 지속된 첫 번째 단계를 강조할 가치가 있습니다. 이 기간은 문서 흐름 자동화의 필요성을 경영진이 이미 이해하고 있는 기업이 이러한 종류의 문제를 해결하는 데 필요한 통합 도구를 아직 갖추지 못했기 때문에 나타난 단편적인 솔루션이 특징입니다.

처음에 문서 흐름을 자동화해야 했던 이유를 생각해 보겠습니다. 20세기 마지막 분기에 기업의 관리 문서의 양은 아직 임계 수준에 도달하지 않았지만 구조 단위의 기존 영토 분할로 인해 다양한 수준의 관리자가 승인하는 절차에 몇 주가 걸릴 수 있었고 일부는 몇 주가 걸릴 수 있었습니다. 심지어 몇 달 동안의 경우도 있습니다. 이러한 기업에 링 메일 서비스를 도입함으로써 순차 조정 메커니즘만 최적화할 수 있게 되었지만, 팬 기반 또는 현재 병렬 조정이라고 불리는 방식은 매우 많은 시간이 필요했기 때문에 사용이 불가능했습니다. 최소한으로 줄이고 가능하면 같은 건물 내에서만 사용합니다.

많은 대기업과 정부 기관에서 문서 흐름의 양이 임계값에 도달하기 시작했을 때 문서 흐름 프로세스를 급진적인 리엔지니어링, 즉 구조 조정을 거쳐야 한다는 것이 분명해졌습니다. 일반적인 요구 사항프로세스 결과에 따라 프로세스 자체가 최적화되어야 했고 결과적으로 프로세스 완료에 훨씬 더 적은 시간이 소요되어야 했습니다.

따라서 최초의 EDMS는 완전히 개별화되었으며 내부 리소스를 사용하여 해당 기업에서 직접 개발되었습니다. 이 접근 방식의 명백한 장점(구성된 EDMS와 실제 규제된 문서 흐름 프로세스의 명확한 준수, 조직의 정보 인프라에 대한 전반적인 통합)은 한 가지 근본적인 단점으로 상쇄되었습니다. 조직 자체에서 개발된 이러한 시스템은 일반적으로 확장성이 없고 자동화된 프로세스의 구조를 변경하는 것이 거의 불가능하여 이러한 시스템을 개발하는 것이 불가능했습니다. 그리고 이렇게 얻은 EDMS는 조직의 경영모델과 불가분의 관계에 있었기 때문에, 전자문서 관리 시스템을 자체적으로 사용하면서 원래 예정된 속도가 느려지면서 회사의 발전이 완전히 중단되는 순간이 왔습니다. 개선: 조직에 채택된 관리 시스템의 효율성이 급격히 떨어지기 시작했고 회사는 관리를 지원하고 회사의 발전을 보다 효율적으로 만들 수 있는 적절한 EDS를 만들기 위해 노력해야 했습니다.

90년대 중반에 설립된 몇몇 회사는 이러한 문제에 대한 솔루션을 동시에 채택했습니다. 그들은 거의 모든 고객의 요구에 맞게 쉽게 확장할 수 있는 범용 EDMS를 만들기 시작했으며 최종 EDMS 솔루션을 만드는 기술은 2단계 프로세스가 되었습니다. 첫 번째 단계에서 회사는 통합 핵심 EDMS를 만들었고 두 번째 단계에서는 특정 고객의 요구에 맞게 프로세스를 조정하는 구현이 있었습니다. 이러한 접근 방식을 통해 최종 솔루션의 비용을 절감하는 동시에 훨씬 더 기능적으로 시스템을 조직적이고 기능적으로 확장할 수 있는 기회를 제공했습니다.

20세기 말부터 문서 흐름 자동화에 대한 접근 방식이 질적으로 변화하기 시작했습니다. 관리에 대한 새로운 접근 방식이 러시아에 도입되어 방법론적으로 효율성을 높일 수 있었습니다. 이것이 품질 관리의 개념이 우리에게 온 방식입니다. 프로세스 접근 방법관리에. 정보 시스템이러한 추세에 거의 즉각적으로 반응했고 그 결과 그들은 다음과 같은 개념을 생각해 냈습니다.작업 흐름 - 문서 중심 비즈니스 프로세스의 단일 인스턴스인 작업 흐름. 최신 EDMS는 프로세스 지향 엔진(WorkFlow 엔진)의 구현으로 이러한 출현에 대응했으며, 동시에 현대 EDMS가 빠르게 성장하는 기업의 요구 사항에 더욱 빠르고 효율적으로 적응할 수 있는 새로운 방법론적 단계가 되었습니다. 이러한 시스템용 플랫폼을 생산하는 서구 개발자(IBM Lotus, Documentum)가 러시아 시장에 진출하면서 ECM(엔터프라이즈 컨텐츠 관리) 개념이 도입되었습니다. 방법론적으로 ECM 범주에 속하는 EDMS는 문서 자체, 정보 구성 요소(콘텐츠)라는 명확한 구분이 나타난다는 점에서 나머지 항목과 달랐습니다. ECM 시스템은 메타데이터(조직에 특정 중요성을 갖는 선택된 정보)를 통해 문서 콘텐츠로 작업했습니다. 따라서 보내는 편지의 경우 메타데이터는 수취인, 서명 날짜 및 공식 서명자가 될 수 있습니다. 등록 번호배송 및 배송 정보.

워크플로우의 사용을 통해 전자 문서 관리 시스템을 운영하는 회사의 전문가는 기업 프로세스를 최대한 준수하기 위해 자동화된 프로세스의 지속적인 변경을 보장할 수 있었습니다. 물론 이것은 엄청난 도약이었습니다.

솔루션 아키텍처도 변경되었습니다. 초기에 EDMS가 2계층 아키텍처(DBMS - 애플리케이션)의 예였다면 2005년에는 DBMS(애플리케이션 서버)의 3계층 아키텍처 요구 사항이 사실상 적용되었습니다. 산업 표준 및 EDMS 공급을 위한 입찰을 수행하는 조직은 시스템 아키텍처에 대한 이러한 요구 사항을 바람직하거나 의무적인 것으로 정확하게 나타냅니다.

당시의 유리한 경제 상황은 모든 산업 분야에서 기업의 급속한 성장에 기여하는 동시에 새로운 EDMS 제품 솔루션을 시장에 도입하기 위한 유리한 조건을 조성했습니다. 이때 러시아 시장과 주변국 시장에서 활동하는 EDMS 제조업체 집단이 마침내 형성되었습니다.

최신 EDMS 기능

특히 기업 정보 시스템과 전자 문서 관리 시스템은 주로 매체 및 미디어의 정보 자원을 관리하기 위한 솔루션입니다. 대기업. 이러한 계층화의 주된 이유는 우선 이 시장에 대한 "입장권"의 가격이 상당히 높기 때문입니다. 완전하고 고품질의 획득 보안 시스템최신 암호화 정보 보호 수단을 제공하는 데이터베이스 관리 시스템(DBMS)과 구현 프로젝트에 고도의 자격을 갖춘 분석가, 컨설턴트 및 구현자 인력을 유치해야 하는 필요성으로 인해 회사는 다음과 같은 필요성을 느끼게 되었습니다. EDMS와 같은 강력한 기업 컨텐츠 관리 도구를 확보하려면 상당한 비용이 소요될 수밖에 없었습니다. 금융 비용그들이 감당할 수 없었다고 개인 기업가그리고 중소기업. 따라서 EDMS는 특히 대기업의 관리 개선을 위한 도구가 되었으며, 지리적으로 분산된 도구는 구현으로 인한 최대 수익을 보장할 수 있습니다. 상업 구조물보유형.

EDMS 기능의 개발로 인해 점점 더 많은 문서 중심의 관리 절차가 자동화되고 기업의 일상 활동 중 점점 더 많은 영역이 해당 기능으로 다루어지게 되었습니다.

현재까지 최신 EDMS의 실제 표준은 다음과 같은 활동 영역입니다.

· 일반 사무 - 시민으로부터 들어오는 서신 및 요청 처리, 보내는 편지 및 문서 준비, 내부 및 조직 문서, 명령 실행 모니터링

· HR 기록 관리는 개인 문서 흐름의 엄격하게 규제되는 영역으로 직원 채용 및 해고, 직원 출장 파견, 계획된 휴가 및 기타 유형의 휴가 제공에 대한 절차 지원이 가능합니다. 이러한 시스템은 직원 채용 명령(양식 T-1), 해고 명령 등 승인된 모든 형태의 인사 기록을 유지 관리합니다. 고용 계약(양식 T-8, T-8a), 직원을 다른 직업으로 이동하라는 명령 (양식 T-5), 직원 개인 카드 (양식 T-2, T-2GS, T-2MS), 직원 테이블 (양식 . T-3), 휴가 일정(양식 T-7);

· 기록관리는 기록관리를 완성하는 개인기록관리 분야이다. 수명주기조직의 문서 및 다음 절차를 지원합니다: 승인된 형식에 따른 목록 작성, 보관용 파일 전송, 일반적인 문서 및 파일의 가치 조사, 조직에 더 이상 가치가 없는 문서 및 파일 파기, 직원, 주 및 사회는 개별 파일을 연방 기록 보관 기관(Rosarchive) 구조의 저장소로 전달합니다.

· 공동 작업 - 회의, 회의, 이사회, 주주 회의 등 공동 관리 기관의 활동에 대한 문서 지원을 자동화할 수 있습니다. 또한 의제(계획 문서) 및 프로토콜(결과 문서)의 준비, 조정 및 승인을 허용합니다.

· 고객 관계 관리 - CRM(고객 관계 관리) 기능은 이제 가장 오래된 EDMS를 제외하고 모든 EDMS에서 어느 정도 구현되지만 사용자에게는 이러한 기능이 특별히 요구되지 않습니다.

러시아 EDMS 시장의 특징

다양한 추정에 따르면 러시아 전자 문서 관리 시스템 시장은 현재 전문가에 의해 1억 7천만 달러 규모로 추정되며 연간 25~40%의 높은 성장률을 보이고 있습니다. 이것은 매우 매력적입니다. 또한 강력한 외국 기업, 따라서 업계 상황은 쉽게 바뀔 수 있습니다. 물론, 불포화 시장에서는 충분한 활동을 보여준 모든 공급업체가 원칙적으로 큰 발전 기회를 갖게 됩니다. 그러나 반면에 이제는 주요 플레이어 풀이 실질적으로 형성되었다고 말할 수 있습니다.

지금까지 외국 개발자와 러시아 개발자는 금전적 측면에서 시장을 거의 동등하게 나누었지만 구현 횟수 측면에서 그 비율은 분명히 외국 개발에 유리하지 않습니다. 외국 프로그램 라이센스 비용이 높고 러시아 표준 요구 사항에 대한 비용이 많이 들고 노동 집약적이기 때문에 주로 가격 문제가 그다지 시급하지 않은 대기업 및 정부 기관에서 사용됩니다. 중소기업은 유연성과 저렴한 비용으로 인해 국내 개발을 선호하는 경향이 있으며 상황은 변하지 않을 것입니다. 하지만 대기업그들은 점점 더 러시아 EDMS로 전환하고 있습니다. 더욱이, 시장의 더 큰 부분이 국내 시스템에 의해 정복될 가능성이 높습니다. 매년 시스템은 점점 더 기능화되고 구현 비용이 훨씬 저렴해지며, 매우 중요한 것은 러시아 현실을 위해 특별히 개발된다는 것입니다.

플랫폼과 솔루션을 개발하는 해외 개발자들이 EDMS 시장의 50% 이상을 차지하고 있다. EDMS 시장에서 가장 큰 점유율(약 1/3)은 Documentum 플랫폼 기반 솔루션이 차지하고 있습니다. IBM Lotus Domino/Notes 플랫폼(BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge)을 기반으로 시스템을 개발하는 연구에 참여한 회사는 시장의 12~15%를 점유하고 있습니다. 중에 러시아 기업시장에서 중요한 위치는 EOS, Lanit, Directum 및 Cognitive Technologies가 차지하고 있습니다. 이들 기업이 개발한 시스템의 점유율은 EDMS 시장에서 5% 이상을 차지하고 있다. Upscale Soft, Docsvision 및 Naumen도 상당히 강력한 위치를 차지하고 있습니다. EDMS는 ECM 솔루션(Lotus Notes, Content Manager 등) 개발에 사용되는 IBM 플랫폼과 Microsoft 및 Oracle의 ECM 애플리케이션 개발을 위한 플랫폼 솔루션을 기반으로 생성된 다른 솔루션을 고려하지 않습니다. CNA 연구에 참여한 사람이 아닌 러시아 개발자의 회사 및 솔루션. 지정된 세그먼트 러시아 시장전문가들은 EDMS의 가치를 4,500만~5,500만 달러로 추산합니다. 그러나 전자 문서 관리 시스템을 만드는 데 사용되는 IBM 플랫폼이 러시아에서 널리 사용되고 있다는 점을 고려하면 IBM 기술 기반 솔루션의 점유율은 조사 대상 기업의 전체 점유율보다 훨씬 높을 수 있습니다. 자체 개발을 포함한 CNA. 일반적으로 시장 성장의 세 가지 주요 영역을 식별할 수 있으며, 신규 플레이어와 기존 플레이어가 경쟁할 수 있습니다. 첫째, 수요증가를 기대할 수 있다. 정부 기관적절한 규제 체계가 개발된 후. 공공 부문은 러시아 전자 정보 시스템의 지배적인 소비자로서 시장의 약 40%를 차지하므로 발전된 부서 간 정보 교환 구조를 만들 때 국가가 어떤 경로를 선택하는지에 따라 많은 것이 달라집니다. 둘째, 꽤 오랫동안 EDMS를 적극적으로 사용해 왔지만 일부 부서에서만 사용했던 대규모 상업 구조에서는 분산된 지점을 단일 정보 공간으로 통합하고 성공적인 사례를 기업 전체로 확장하기 위해 노력하고 있습니다. 셋째, 중소기업에서는 지난 2~3년 동안 업무 프로세스 구성의 효율성을 높이기 위해 점점 더 많은 시스템을 도입해 왔으며 이미 그 이점을 실현하고 있습니다.

CNews Analytics의 예비 추정에 따르면 2008년 러시아의 전자 문서 관리 시스템(EDMS) 시장 규모는 약 2억 1천만 달러였습니다. 러시아의 EDMS 최대 고객은 여전히 ​​공공 부문이며, 추가 성장에 대한 희망도 이와 관련되어 있습니다. 정부 이니셔티브. 추가 개발에 대한 희망은 여전히 ​​공공 부문, 은행, 통신, 석유 및 가스와 관련되어 있으며, 이는 초기에 러시아에서 이 시장을 "상승"시켰습니다. 러시아의 EDMS 시장 규모를 평가할 때 CNews Analytics 전문가와 응답자(개발 회사 및 통합자)는 시스템 구성 요소, 컨설팅 서비스, 시스템 구현 및 업데이트, 교육 및 기술 비용을 고려합니다. 지원하다. 2007년 설문조사에 따르면 구현 서비스의 비중이 시스템 비용(약 36%)과 거의 같다면 2008년 응답자들은 구현 비중이 35%(시스템 비용)에서 40%로 약간 증가했다고 밝혔습니다. ). 이러한 변화는 부분적으로 국내 IT 서비스 부문 전체의 급속한 성장에 따른 것으로, 그 배경으로 인해 컨설턴트 업무 비용이 눈에 띄게 빠르게 증가했습니다. 국가에 위기 변화가 시작되면서 고객들은 이러한 서비스 가격이 곧 하락할 것이라고 간절히 기대했습니다. 그러나 실제로 이 시장이 가장 먼저 위험 영역에 빠졌음에도 불구하고 전문 IT 서비스 비용의 급격한 감소는 아직 발생하지 않았습니다.

쌀. 1. EDMS 구현을 위한 비용 구조.

현대 전자 문서 관리 시스템 검토

러시아에서 가장 일반적인 8가지 EDMS를 살펴보겠습니다. Directum(Directum), DocsVision(DocsVision), Globus Professional(Prominfosystems), PayDox(Paybot), 1C: Document Flow(1C), Boss-Referent(BOSS - Referent, IT Co) . 그룹), DELO(EOS), EUFRATES(인지 기술). EDMS에 대해 제시된 관점은 기업의 전자 문서 관리 구성과 관련된 현재 문제를 해결하기 위해 소프트웨어 제품의 기능과 준비 상태를 평가하려는 시도입니다.

검토에서 강조된 기준은 특정 EDMS 작업의 기술적 구현 관점에서 고려 중인 솔루션의 기능을 분석하는 데 도움이 됩니다. 모든 기능은 7개의 자동화 영역으로 구분됩니다.

사무;

일반 문서 흐름;

계약 관리;

전자 아카이브;

시민의 호소에 대처합니다.

프로젝트 관리;

QMS 문서 작업.

표 1은 고려 중인 모든 시스템(및 원칙적으로 EDMS 클래스의 모든 시스템)에 내재된 여러 가지 명백한 기준과 솔루션을 서로 구별할 수 있는 기준을 제공합니다. 일반적으로 시스템의 기능은 동일하며 문서 흐름의 일부 기본 작업과 구현 기능에 대한 자세한 분석을 통해서만 다양한 솔루션을 비교할 수 있습니다. 리뷰에 제시된 모든 시스템에 대해 상당히 많은 구현 관행이 있다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 이러한 시스템은 수백 개의 조직에서 문서 흐름을 자동화하는 데 사용됩니다. 이러한 솔루션 외에도 널리 사용되지 않는 소프트웨어 제품이 50개 이상 시장에 나와 있습니다.

시장에서 선도적인 위치를 차지하고 있는 새로운 버전의 시스템을 분석한다면 지난 3년 동안 시스템 개발이 주로 서비스 역량 향상을 목표로 삼았다는 점에 주목할 필요가 있습니다. 기본 기능이미 어떤 형태로든 구현되었습니다. 새로운 기술적 역량에 대해 이야기한다면 다양한 유형의 콘텐츠(멀티미디어) 관리, 자동 처리 기술 사용 및 문서 콘텐츠 구문 분석을 향한 EDMS 개발의 잠재력을 주목할 수 있습니다. 그러나 지금까지 이러한 기능은 EDMS에 필수 사항이 아니며 가장 중요한 것은 러시아에서 해당 기능에 대한 수요가 아직 완전히 형성되지 않았다는 것입니다.

1 번 테이블. 일반적 특성가장 인기있는 EDMS



제시된 EDMS를 모두가 이해할 수 있는 비율에 따라 고려해 보겠습니다." 가격 / 기능성" [ 12]:

쌀. 2. EDMS의 “최적의 가격/기능”(다이어그램 가트너)

이 다이어그램은 "마법의 사분면"의 원리를 바탕으로 만들어졌습니다.가트너 ", 여기에 위치한 시스템은나 사분면. II 및 IV에서는 다이어그램의 사분면에는 다음이 없는 시스템이 포함되어 있습니다. 균형 지표가격과 기능.

연구를 위해 선택한 기준을 통해 우리는 전자 문서 관리의 실제 문제를 해결할 준비가 되어 있다는 관점에서 다양한 EDMS를 평가할 수 있습니다. 현대 기업. 리더 그룹에는 시스템이 포함되었습니다.디렉텀, DocsVision 그리고 유프라테스. 나머지 시스템은 다음 위치에 있습니다. II 및 IV 사분면.

EDMS 분야의 법적 규제 및 표준

오늘날 EDMS 개발자의 활동은 사실상 규제되지 않습니다. 소프트웨어 제품을 개발하고 구현 프로젝트를 구현할 때 개발자와 공급업체는 어느 정도 다음 규제 및 법률 문서를 따릅니다.

GOST R 51141-98. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의(1998년 2월 27일자 러시아 연방 국가 표준 법령 제28호에 의해 승인됨)

2002년 1월 10일자 연방법 No. 1-FZ "전자 디지털 서명에 관한"(2007년 11월 8일 개정됨);

GOST R 6.30-2003. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요건(2003년 3월 3일 N 65-st 러시아 연방 국가 표준 결의에 의해 승인됨)

2009년 9월 22일자 러시아 연방 정부 법령 No. 754 "부처 간 전자 문서 관리 시스템에 관한 규정 승인";

2006년 7월 27일자 연방법 No. 149-FZ "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한".

EDMS를 구현하기 위한 프로젝트를 구현할 때 개인 데이터로 작업하는 경우 2006년 7월 27일자 연방법 N 152-FZ "개인 데이터에 관한" 및 2009년 12월 27일자 N의 요구 사항을 따라야 합니다. 363-FZ ““개인 데이터에 관한 연방법” 제19조 및 제25조의 개정.

GOST는 본질적으로 자문이므로 개발자는 고객에 따라 시스템을 기반으로 문서 작업을 위한 다양한 체계를 구현할 수 있도록 솔루션에 최대의 유연성을 포함합니다. 종종 시스템의 아키텍처와 논리는 문서 자동화에 대한 서로 다르고 때로는 반대되는 접근 방식을 제공해야 합니다. 일반적으로 수용되는 표준의 부족은 개발자뿐만 아니라 고객에게도 문제가 됩니다. EDMS에 대한 요구 사항 선택이 너무 주관적인 작업이 되기 때문입니다. 문서 작업에 대한 규칙 및 규정은 기업마다 다를 수 있으며, 동일한 업계 내에서는 물론 동일한 회사 그룹 내에서도 다를 수 있습니다. 일반적으로 전자 문서 관리 작업의 복잡성은 매우 명확하지만 구현 방법은 크게 다릅니다. 현대 EDMS 개발자의 주요 요구 사항 중 하나는 고객 작업의 세부 사항에 관계없이(즉, 모든 세부 사항을 충족하는) 가격, 품질 및 구현 시간 측면에서 적절한 솔루션을 제공하는 것입니다.

서지

1. 마이클 J. D. 서튼. “기업 문서 흐름. 원칙, 기술, 구현 방법론.” – 상트페테르부르크: 아즈부카, 2002.

이 책에는 이론적 개념과 수많은 내용이 포함되어 있습니다. 실용적인 권장 사항문서 관리 시스템의 아키텍처 최적화, 시스템 생성 단계 및 운영 중 관리자와 기술 직원 간의 책임 분배, 비용 효율적인 저장 구성 및 문서의 고효율 검색 등에 대해 설명합니다. 이 모든 팁은 문서 흐름 최적화 분야의 캐나다 최고의 전문가이자 자국의 정부 기관 및 선도적인 글로벌 기업의 주문을 처리해 온 저자의 풍부한 실무 경험을 기반으로 합니다.핵심 아이디어는 잘 구축된 문서 관리 시스템은 많은 리소스를 차지하지 않지만 필요한 정보에 쉽게 접근할 수 있고 항상 "손에 쥘 수 있기 때문에 효과적인 의사 결정을 내리고 기업의 경쟁력을 높이는 데 도움이 된다"는 것입니다. ” 효과적인 기업 문서 관리 시스템을 구축하기 위한 기술이 이 책에 설명되어 있습니다.

2. 문서 작업 방법 및 수단. 시집. -URSS 사설, 2000

이 컬렉션은 문서 관리의 이론적이고 응용적인 측면과 텍스트 인식 관련 작업, 데이터베이스와의 상호 작용 및 사용자 인터페이스에 대한 작업을 제공합니다.이 컬렉션은 문서 관리 시스템의 연구자 및 개발자를 대상으로 합니다.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. 전자 문서 기업 네트워크. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

논문은 종이 없는 기술로의 전환과 관련된 특정 문제를 포함하여 기관의 사무 자동화 효율성을 높이는 기본 사항과 문제를 설명합니다. 건설의 원리가 고려됩니다. 현대 시스템전자문서관리(EDM)와 그 발전 동향. 포렌식 제어 분야의 최첨단 외국 제품에 대한 설명이 제공됩니다. 다양한 유형의 정보에 대한 코딩, 압축, 교환 및 통합 분야의 표준을 제공합니다.

4. V. Zherebenkova. 기업의 문서 흐름. - 2005년 정상회담

이 책은 회계의 관점에서 문서 흐름을 조사하고 세무 회계. 조직 및 관리 문서 작성 절차가 설명되어 있습니다. 책임자와의 정산, 현금 거래, 경상 계좌 거래, 유형 및 무형 자산, 고정 자산, 노동 및 임금 회계 처리에 사용되는 통합 양식 샘플이 제공됩니다. 저자가 개발한 세무회계기록부가 제시됩니다.

5. Chernov V.N. 전자 문서 관리 시스템. – M: RAGS, 2009. – 84p.

자동화된 시스템을 만드는 원리와 특징이 설명되어 있습니다. 문서 지원관리. 오랫동안 러시아 시장에서 활동해 왔으며 다수의 성공적인 실제 구현을 수행한 개발 회사의 관리를 위한 자동화 문서 시스템의 특성에 대한 기준 선택 및 비교가 수행되었습니다. 전자 문서 관리 시스템의 규제 지원 문제가 고려됩니다.

6. EDMS(러시아 시장)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

러시아 전자문서관리시스템 시장의 특징

7. 레이나 피셔. 워크플로 프로세스 및 지식 관리의 혁신과 우수성. – 미래 전략 주식회사, 2000

비즈니스 프로세스의 재구성 및 관리, 워크플로우 시스템 구현 분야에서 가장 뛰어난 프로젝트에 대한 설명이 제공됩니다.워크플로우 기술과 엑스트라넷 솔루션을 사용하여 비즈니스 프로세스를 단순화합니다. 가상 기업을 위한 기술. 워크플로 및 그룹웨어 전략. 현대적인 비즈니스 전략 및 프로세스 지원. 워크플로우 시장. 지불 송장 및 문서의 그래픽 이미지를 처리하기 위한 워크플로우 시스템 통합.

8. 사프코프 V.V. 사무의 정보 기술 및 전산화. – 상트페테르부르크: 아카데미, 2006. -288 p.

사무의 전산화에 활용되는 정보기술을 고찰한다. 실용적인 기술을 습득하기 위해 구현 분석과 함께 예가 제공됩니다. 데이터베이스 관리 시스템을 구축하는 기술을 제시합니다. 출판 시스템과의 작업이 고려됩니다.

9. 글린스키크 알렉산더. 전자 문서 관리 시스템의 글로벌 시장. - 제트 인포 8호(2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

전자 문서 관리 시스템에 대한 기본 개념. 글로벌 EDMS 시장 현황 분석. 러시아 EDMS 시장. 세계의 EDMS 사용 사례. EDMS를 다른 애플리케이션과 통합: ERP 시스템 및 CRM 시스템. EDMS 선택 및 구현의 특징. 글로벌 EDMS 시장과 러시아 EDMS 시장의 주요 참여자입니다. 문서 흐름의 최적화 및 제어, 정보 처리 제어 문제는 기업에게 매우 중요합니다.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. 기밀 사무 및 안전한 전자 문서 흐름. – M: 로고스, 2011. -452p.

기밀 사무의 본질과 특징이 드러납니다. 기밀 정보 문서화, 기밀 문서 처리, 기록, 기밀 문서 흐름 구성, 기밀 문서 분류 및 체계화, 접근 허용 시스템 및 기밀 정보 체제 보장, 보관소로 이전 및 파기할 기밀 문서 준비 등의 문제를 다룹니다. 제한된 접근 정보 및 기밀 문서 정보 분야의 현대 규제 법률 행위에 대한 분석이 제공됩니다. 개인 데이터; 공식적, 직업적, 상업적 비밀; 생산비밀 등

11. GOST 34.602-89 " 기술적인 업무자동화된 시스템을 구축하겠습니다."

이 표준은 조합을 포함하여 다양한 유형의 활동(관리, 설계, 연구 등)을 자동화하기 위한 자동화 시스템(AS)에 적용되며 "작성 기술 사양( 개발 또는 현대화) 시스템."

12. Leonid Reingold, Ph.D., 전자 문서 관리 시스템 검토

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

“전자 문서”에 관한 국가 이니셔티브, 전자 문서 관리 분야의 표준, 현대 전자 문서 관리 시스템의 기술적 역량을 고려하고 그 특성을 비교합니다.

13. GOST R 51141-98

사무 및 기록 보관 업무 분야의 용어 개념 체계를 반영합니다.

14. Alexey Nazarenko, 현대 EDMS의 역사 및 개발 동향

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

개발 접근 방식의 역사, 기능 개발, EDMS의 포지셔닝 및 최신 기능, 전자 문서 관리 시스템 시장의 미래가 고려됩니다.

15. 전자 문서 및 문서 흐름: 법적 측면. 시집. – 이니온 라스, 2003

이 컬렉션은 현대 정보 기술의 조건에서 정보를 문서화하고 문서 흐름을 구성하는 문제를 분석합니다. 사회 영역에서 문서 분류 문제를 다루며, 법적 강제전자 문서, 법적 지위 및 안전, 역할 법적 관계, 주로 시민 순환과 절차적 입법 및 실천, 역할과 장소 연방법러시아 연방 문서 관리 시스템의 "전자 디지털 서명", 외국 경험전자 문서 관리 분야에서.

16. 전자문서관리시스템 : 선정기준

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS(소프트웨어 기술)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. 쿠즈네초바, T.V. 사무(경영을 위한 문서지원) - M.: Intel-Sintez, 2002.

19. 마이클 J. D. 서튼. 기업을 위한 문서 관리: 원칙, 기술 및 응용 프로그램, 1996

20. 래리 비엘라스키, 짐 보일. 전자 문서 관리 시스템 - Prentice Hall PTR, 1997