Elektroniczne zarządzanie dokumentacją dla małych firm. NauDoc to bezpłatny elektroniczny system zarządzania dokumentami dla małych i średnich przedsiębiorstw. Praktyczne recenzje. Zintegrowane systemy automatyzacji dokumentów
Jak odpowiedzieć na pytanie „Dlaczego Twoja firma potrzebuje elektronicznego zarządzania dokumentami?” zależy od co najmniej połowy powodzenia projektu wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS). Co ciekawe, bardzo często można usłyszeć odpowiedź w stylu: „Konkurent/partner już takiego ma – dlaczego jesteśmy gorsi?” Ale jeśli wyznaczysz taki cel wdrożenia EDMS, wyniki raczej nie będą imponujące.
Jakie więc cele może mieć firma wdrażając EDMS? Rozważmy możliwe opcje.
Ponieważ osiągnięcie każdego z tych celów konsekwentnie zwiększa zarówno budżet projektu automatyzacji, jak i ryzyko, że projekt nie zostanie pomyślnie ukończony, wyznaczanie nadmiernych celów należy traktować z dużą ostrożnością.
Kolejnym częstym błędem przy wdrażaniu systemu jest oczekiwanie, że sama automatyzacja pomoże zoptymalizować sam proces obiegu dokumentów. Ale jak mówią w takich przypadkach programiści: „Automatyzując chaos, zyskasz tylko „automatyczny chaos”».
Nawiasem mówiąc, ważna uwaga dotycząca tworzenia budżetu projektu: należy go obliczyć na podstawie całkowitej liczby pracowników firmy. Projekty pilotażowe typu „spróbujmy w jednym dziale” w większości przypadków nie pomogą nawet zrozumieć, czy firma potrzebuje elektronicznego zarządzania dokumentami, czy nie.
Po ustaleniu celu i określeniu zadań automatyzacji można przejść do kolejnego etapu – wyboru elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.
Jak wybrać?
Niemal do drugiej połowy lat 2000-tych rynek EDMS w Rosji skupiał się wyłącznie na dużych klientach, małe i średnie firmy nie miały wyboru: istniała bardzo mała gama „pudełkowych” EDMS nadających się do wdrożenia w firmach tej wielkości . Co więcej, w większości przypadków EDMS były jedynie uproszczoną wersją „dużych” systemów, co oznacza, że koszt zakupu i utrzymania oraz złożoność obsługi nie do końca odpowiadały oczekiwaniom małych i średnich firm.
W ostatnich latach rynek EDMS dla małych i średnich firm znacznie się rozwinął: dostawcy stworzyli wizję automatyzacji przepływu dokumentów w małych i średnich firmach, pojawiło się wiele nowych rozwiązań specjalnie skierowanych do tego segmentu rynku. Dlatego wybór elektronicznego systemu zarządzania dokumentami jest obecnie dość trudnym zadaniem. Spróbujmy usystematyzować proces wyboru systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w oparciu o cele, jakie stawia sobie firma wprowadzając elektroniczne zarządzanie dokumentami.
Wszystkie systemy elektronicznego zarządzania dokumentami można podzielić na 3 duże grupy:
- Systemy organizacji archiwów (przechowywania) dokumentów.
- Systemy automatyki biurowej z elementami obiegu dokumentów.
- Zintegrowane systemy automatyzacji dokumentów.
Większość współczesnych EDMS zawiera elementy każdej z trzech grup, ale „pełnoprawne uniwersalia” są rzadkie. Z reguły każdy system nastawiony jest na automatyzację określonej grupy procesów.
1. Systemy organizacji archiwów dokumentów
Termin „archiwum (przechowywanie) dokumentów” ma dwa znaczenia. Takie systemy oznaczają:
- Specjalistyczne systemy przechowywania i przetwarzania bardzo dużych wolumenów dokumentów. Takie systemy są niezbędne dla wąskiego kręgu firm, na przykład organizacji usług masowych ( użyteczności publicznej, sektor publiczny, sektor ubezpieczeniowy, kredytowy i bankowy). Takich systemów nie jest zbyt wiele, rozwiązują one dość wąski zakres problemów i nie będziemy ich rozważać w tym artykule.
- „Lekkie” systemy zarządzania dokumentami, które zapewniają tylko podstawowa funkcjonalność praca z dokumentami: scentralizowane przechowywanie plików dokumentów i organizacja dostępu pracowników do nich.
Jeżeli mówimy o archiwum dokumentów jako o „lekkim” systemie obiegu dokumentów, to w tym podejściu do automatyzacji obiegu dokumentów najpopularniejsze są następujące rozwiązania:
Ogólnie rzecz biorąc, organizacja obiegu dokumentów w formie „archiwum dokumentów” ma sens zarówno w małych przedsiębiorstwach (z kadrą kierowniczą do 10 osób), jak i w przedsiębiorstwach o niewielkim wolumenie przepływu dokumentów (do 10-20 dokumentów na osobę). miesiąc). Główną zaletą takich systemów jest ich niski koszt i łatwość obsługi.
2. Systemy automatyki biurowej z elementami obiegu dokumentów
Obecnie większość oferowanych na rynku systemów automatyki biurowej z elementami obiegu dokumentów Rynek rosyjski SED. Typowe funkcje systemów z tej grupy:
- Archiwum dokumentów:
- przechowywanie i archiwizacja dokumentów,
- wyszukiwanie po szczegółach kart ewidencyjnych i kontrolnych dokumentów, wyszukiwanie pełnotekstowe po dokumentach,
- skanowanie i rozpoznawanie dokumentów;
- Praca w biurze(w tej grupie systemów najbardziej rozwinięty jest moduł automatyki biurowej):
- rejestracja dokumentów,
- organizacja nazewnictwa spraw,
- zróżnicowanie praw dostępu.
- Obieg dokumentów:
- trasowanie dokumentów,
- wydawanie instrukcji,
- wizualizacja procesów biznesowych.
Wszystkie systemy mają prawie identyczne cechy, ale każdy ma oczywiście swoją własną przewagi konkurencyjne. Dokładna informacja informacje o systemach można uzyskać na stronie internetowej http://www.doc-online.ru oraz na stronach internetowych producentów EDMS.
3. Zintegrowane systemy automatyzacji dokumentów
Ta grupa systemów jest najmocniejsza w automatyzacji procesów związanych z obiegiem dokumentów i kierownictwo operacyjne przedsiębiorstw - wydawanie i monitorowanie realizacji zamówień, przesyłanie dokumentów itp.
Wdrożenie takiego EDMS jest raczej uzasadnione w dużych organizacjach (holdingach) ze względu na fakt, że systemy tej klasy tworzone są wyłącznie na zamówienie, a co za tym idzie, charakteryzują się wysokim kosztem, są dość trudne do opanowania i wymagają udziału specjalistów IT podczas realizacja. Jednak wybór EDMS z tej grupy daje również duże możliwości modyfikacji systemu do potrzeb przedsiębiorstwa, możliwe jest stworzenie systemu zrównoważonego funkcjonalnie zarówno w obszarze pracy biurowej, jak i w zakresie obiegu dokumentów.
Co dalej?
Kiedy już zdecydujesz się na swoich faworytów do zakupu, nie zapomnij wziąć pod uwagę następujących aspektów, które z pewnością wpłyną na powodzenie projektu wdrożenia EDMS:
- Dowiedz się co to za system możliwości wzrostu dzięki czemu wraz ze wzrostem skali biznesu nie musisz wydawać pieniędzy na wdrożenie nowego EDMS.
- Porównując koszty systemów oszacować pełny koszt projekt. Bardzo często znaczna część kosztów ukryta jest w dodatkowych modułach, oprogramowaniu infrastrukturalnym, usługach ankietowych, wdrożeniu i utrzymaniu systemu.
- Przed zakupem spójrz na system „na żywo”, a jeszcze lepiej – od klientów dostawcy rozwiązania. Nic piękna prezentacja lub „laboratoryjna” demonstracja systemu nie pokaże rzeczywistych możliwości pracy z nim.
- Niektóre z systemów dostępnych na rynku to tzw „w pudełku” SED. Oznacza to możliwość samodzielnej instalacji i konfiguracji systemu. Przelicz się, ta opcja może okazać się bardziej opłacalna, nawet jeśli będziesz musiał wysłać swoich informatyków na szkolenia.
- Upewnij się, że pracownicy Twojej firmy „wyciągną” system- jakakolwiek automatyzacja zwykle prowadzi do zwiększenia ilości pracy, szczególnie na etapie wdrożenia. Jeśli w firmie brakuje personelu, należy albo zwiększyć jego liczbę, albo wybrać EDMS o prostszych funkcjach.
- Procedura wdrożenia systemu- ważny element sukcesu projektu. Przed zakupem systemu koniecznie zaplanuj ten etap z wyprzedzeniem i omów jego funkcje z dostawcą rozwiązania! Bardzo często, bez dokładnego przestudiowania tego etapu, EDMS wisi jako „nośny ciężar” dla firmy.
Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami to odpowiedzialny krok dla firmy, zwłaszcza dla średnich i małych firm, gdzie wszelkie wydatki mają zauważalny wpływ na ich „żywotność”. Dlatego bardzo ważnym czynnikiem jest właściwy wybór EDMS i dostawcy rozwiązań, biorąc pod uwagę specyfikę pracy małych i średnich przedsiębiorstw. W tym artykule próbowaliśmy dać wyobrażenie o tym stan aktulany Rynek EDMS dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz pomoc w wyborze odpowiedniego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Życzę Ci sukcesu.
Zwiń pokaz
Wybierając EDMS, możesz zwrócić się do stron internetowych http://www.doc-online.ru i http://www.docflow.ru w celu uzyskania informacji analitycznych, a także bezpośrednio do programistów:
- System „BOSS-Referent” firmy informatycznej. Strona internetowa http://www.boss-referent.ru
- System „DELO” firmy „EOS”. Strona internetowa http://www.eos.ru
- System zarządzania dokumentami Euphrates firmy Cognitive Technologies. Strona internetowa http://www.evfrat.ru
- System „CompanyMedia” firmy InterTrust. Strona internetowa http://www.intertrust.ru
- System „NauDoc” firmy „Naumen”. Strona internetowa http://www.naumen.ru
- System Akta od DuxSoftu. Strona internetowa http://www.duxsoft.ru
Główną przeszkodą we wdrażaniu systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) w przedsiębiorstwach jest bezwładność ludzkich nawyków. Ich zalety wkrótce staną się decydujące konkurs, więc teraz trzeba pomyśleć o przeniesieniu pracy biurowej na szyny cyfrowe.
Podstawa prawna EDS
Duże przedsiębiorstwa posiadające rozbudowaną sieć oddziałów szybko przechodzą na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co ułatwia dostępność wystarczającej ilości dokumentów ramy prawne.
Przepisy regulujące pracę EDMS to:
- Nr 149-FZ „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”.
- Nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych”.
- Nr 263-FZ „W sprawie zniesienia ograniczeń w elektronicznym obrocie dokumentów”.
- Kodeks cywilny.
- Kodeks postępowania arbitrażowego.
Bezpośrednie normy prawne są takie same dla wszystkich, ale wdrażając EDS, przedsiębiorstwo musi dodatkowo opracować szereg wewnętrznych dokumentów administracyjnych:
- przepisy dotyczące stosowania podpisów cyfrowych;
- korporacyjne zasady elektronicznego zarządzania dokumentami wraz z algorytmem rozwiązywania sytuacji kontrowersyjnych;
- dokument dotyczący przestrzegania zasad, który muszą podpisać wszyscy pracownicy.
Pracownicy Spółki zobowiązani są do stosowania wyłącznie certyfikowanych podpisów cyfrowych i narzędzi ochrony informacji kryptograficznych. Przestrzeganie tej zasady oraz spójność ram legislacyjnych sprawiają, że działania pracownika w korporacyjnym EDMS mogą mieć znaczenie prawne.
Istota i funkcje EDMS
Elektroniczny system zarządzania dokumentami to zautomatyzowany system zarządzania przepływem pracy, który pozwala pracownikom na interakcję za pośrednictwem urządzeń cyfrowych bez użycia nośników papierowych.
Podstawowe funkcje EDMS to:
- tworzenie, przekazywanie, przechowywanie dokumentów elektronicznych (ED);
- digitalizacja dokumentów papierowych;
- utworzenie karty dokumentu wraz z jej atrybutami;
- generowanie dokumentów na podstawie gotowe szablony z podanymi atrybutami;
- wyszukiwanie dokumentów w scentralizowanej bazie danych;
- trasowanie dokumentów;
- kontrola nad otrzymaniem dokumentu i wykonaniem zawartych w nim instrukcji;
- prowadzenie dzienników, klasyfikatorów;
- konwertowanie ED do kompatybilnych formatów;
- automatyczna rejestracja przychodzącej dokumentacji;
- wysyłanie powiadomień;
- zatwierdzanie dokumentów;
- praca zbiorowa z ED;
- interakcja poprzez dokumentację elektroniczną z kontrahentami firmy;
- generowanie raportów z realizacji i przepływu dokumentów.
Ważnym parametrem EDMS jest jego modułowość, która pozwala na rozbudowę funkcjonalności bez konieczności znacząca zmiana podstawowe ustawienia.
Rodzaje EDMS
Jasne, że duże przedsiębiorstw przemysłowych i firmy handlowe różne wymagania do SED-u. Dlatego produkty programistyczne dzielą się na dwie kategorie, w zależności od standaryzacji procesów pracy:
- „w pudełku”;
- podstawowe z szerokie możliwości konfiguracja.
Produkty „pudełkowe” przeznaczone są m.in. operacje magazynowe, procesów biurowych i małych gałęzi przemysłu. Wymagają jedynie konfiguracji modułowej i wprowadzenia podstawowych informacji.
Ich cechy:
- szybki montaż;
- ustandaryzowane szkolenia;
- nie wymaga modyfikacji;
- niski koszt utrzymania.
Platformy podstawowe są wdrażane w dużych przedsiębiorstwach o unikalnych cechach organizacyjnych i struktura produkcji. Taki EDMS wymaga długotrwałego rozwoju, w tym przez specjalistów IT klienta.
Mają następujące cechy:
- umiejętność dostosowania się do konkretnych procesów biznesowych;
- tworzenie dodatkowych modułów oprogramowania zgodnie z wymaganiami klienta;
- zmienność interfejsu;
- trudności w planowaniu kosztów ze względu na brak możliwości oszacowania ilości ulepszeń.
Dla większości małych firm i organizacje handlowe Wystarczą standardowe rozwiązania gotowe do użycia.
Zalety elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją
Przełożenie obiegu dokumentów przedsiębiorstwa na formę elektroniczną daje firmie korzyści na kilku poziomach organizacyjnych. EDMS pozwala uprościć pracę zarówno kadry kierowniczej, jak i zwykłych pracowników.
Zalety taktyczne
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją pozwala na obniżenie bieżących kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Decydując się na instalację EDMS w całym przedsiębiorstwie, warto przed wdrożeniem systemu zmierzyć produktywność pracowników. Możesz obliczyć czas potrzebny na wykonanie zadań szablonowych, zatwierdzenie wniosków i wyszukanie wymaganych dokumentów. Oddzielnie możesz określić aktualne koszty sprzętu biurowego i artykułów piśmiennych. 
Bazując na efektywności podstawowych procesów przedsiębiorstwa, podkreśla się następujące zalety EDMS:
- Zwalnianie przestrzeni fizycznej na stacjach roboczych użytkowników.
- Obniżenie kosztów wynajmu pomieszczeń archiwalnych.
- Oszczędność czasu pracowników na kopiowaniu dokumentów, przetwarzaniu ich i wprowadzaniu do dzienników.
- Obniżenie kosztów papieru i materiałów do sprzętu kopiującego.
- Skrócenie czasu potrzebnego na przenoszenie dokumentów papierowych pomiędzy działami.
- Oszczędność czasu pracowników poprzez pełną automatyzację części procesów operacyjnych.
- Zwiększanie produktywności pracowników poprzez ograniczenie rutynowych prac.
Taktyczne zalety EDMS sprawiają, że praca zwykłych pracowników staje się łatwiejsza, dlatego to oni pierwsi zauważą usprawnienia.
Zalety strategiczne
Cele strategiczne przy wdrażaniu EDMS wpływają na główne procesy biznesowe: wskaźniki zysku, szybkość i skuteczność komunikacji z kontrahentami, ochronę informacji handlowych.
W tych obszarach można wyróżnić następujące zalety elektronicznego zarządzania dokumentami:
- Stworzenie scentralizowanej przestrzeni informacyjnej z bazą danych ED i regulowanym zdalnym dostępem do niej.
- Przyspiesz wyszukiwanie informacji według atrybutów.
- Możliwość kompleksowej ochrony informacji handlowych w sieci komputerowej.
- Zwiększanie przejrzystości procesów pracy, zapobieganie schematom korupcyjnym.
- Możliwość równoległego zatwierdzania dokumentów wewnętrznych.
- Zdalny dostęp do procesów pracy poza miejscem pracy.
- Zwiększone bezpieczeństwo dokumentów i brak możliwości ich sfałszowania.
- Gwałtowny wzrost realizacji zamówień dzięki monitoringowi online działań pracowników.
Przewagi strategiczne przyczyniają się do wzrostu zarządzalności i wizerunku firmy, co zapewnia istotne korzyści w pozyskiwaniu nowych klientów.
Korzyści dla zwykłych użytkowników
Długoterminowe rutynowe operacje są uznawane za szkodliwe dla zdrowia i gwałtownie zmniejszają produktywność. Monotonne przetwarzanie wniosków i dokumentów w różne programy odwraca uwagę od obowiązków, zajmując lwią część czasu pracy.
EDMS ma wiele zalet w rozwiązywaniu problemów użytkowników:
- Wygodna lokalizacja ED w archiwum, pozwalająca na ich odnalezienie według atrybutów w ciągu 1-2 minut.
- Regulacja procesów operacyjnych. W rezultacie pracownik otrzymuje tylko te zadania, które zgodnie z opisem stanowiska pracy jest zobowiązany wykonać.
- Przyspieszenie adaptacji nowych pracowników do procesów pracy poprzez automatyzację interakcji wewnątrz przedsiębiorstwa.
- Możliwość uzyskania informacji o łańcuchu zezwoleń i etapach realizacji projektu.
- Ograniczenie rutynowych operacji poprzez łączenie środowisk pracy na komputerach, wykorzystanie szablonów, wyeliminowanie etapu drukowania dokumentów i ich podpisywania.
Zmniejszenie liczby i czasu trwania niespecyficznych operacji pozwala przeznaczyć czas bezpośrednio na procesy pracy wymagające wysokich kwalifikacji.
Korzyści dla struktury IT przedsiębiorstwa
Wdrażając EDMS, integruje się go z istniejącą infrastrukturą IT, zapewniając następujące korzyści:
- ułatwienie kontroli nad systemem, zmniejszenie wymagane kompetencje swojemu administratorowi;
- możliwość konfiguracji nowych szablonów i tras dokumentów bez standardowych narzędzi programistycznych;
- łączenie kilku aplikacji w jedno środowisko pracy;
- możliwość skalowania systemu bez dodatkowych kosztów;
- brak konieczności wymiany istniejących komputerów;
- kompleksowa ochrona sieci przed złośliwym oprogramowaniem.
EDMS obejmuje pewne inwestycje kapitałowe w środki techniczne, ale zwracają się w krótkim czasie.
Sprzęt komputerowy staje się kompatybilny, co skutkuje zwiększonym wykorzystaniem zasobów.
Korzyści dla menedżerów
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją sprawia wydajna praca kadrze zarządzającej ze względu na następujące zalety systemu:
- Mobilność EDMS, możliwość dostępu do ED za pośrednictwem zdalnych komputerów podczas podróży służbowych.
- Wygodny monitoring pracowników za pomocą raportów dotyczących efektywności ich pracy, produktywności i terminowości realizacji zadań.
- poprzez integrację z .
- Przyspieszenie procedur logistycznych pomiędzy dostawcami i odbiorcami dzielenie się SED. Istnieje możliwość wymiany pierwotnego ED poprzez podłączenie do jednego operatora zewnętrznego, który gwarantuje legalność dokumentów.
- Zapewnienie dostępu do informacji finansowych wyłącznie menadżerom najwyższego szczebla, z wyłączeniem sekretariatu.
- Zmniejszenie prawdopodobieństwa utraty ważnych dokumentów.
Menedżer może zawsze zalogować się do systemu i wygenerować raport z wyników pracy każdego pracownika.
Świadomość tego faktu przez pracowników nie daje im możliwości odpoczynku i zajęcia się swoimi sprawami.
Wady elektronicznego zarządzania dokumentacją
Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie ma również swoje wady. To oni uniemożliwiają małym firmom wprowadzenie pełnej działalności magazynowej i zarządzania w oparciu o EDMS.
Wady obejmują:
- Możliwość uszkodzenia bazy danych przez nieznany złośliwy kod. Regularne tworzenie kopii zapasowych informacji na urządzeniach niepodłączonych do sieci może rozwiązać tę wadę.
- Trudność przystosowania pracowników w wieku 40+ do cyfrowej formy interakcji.
- Wysoka cena. Cena krajowego EDMS dla małych firm waha się od 1000 do 10 000 dolarów.
- Efektywność EDMS spada w przypadku braku elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy kontrahentami firmy.
- Korzyści z systemu w kompaktowych biurach bez dodatkowych stanowisk pracy i pomieszczeń są wątpliwe.
- Konieczność powielania ED w w formie papierowej podczas współpracy z określonymi kontrahentami.
Niedociągnięcia te wynikają w dużej mierze z opóźnień w przyjęciu niezbędnych środków normy prawne oraz niski stopień penetracji EDMS do środowiska biznesowego. Jednak trendy wskazują, że za 10-20 lat elektroniczne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie będzie traktowane bardziej jako reguła niż wyjątek.
Jak wybrać odpowiedni EDMS?
Wybór EDMS nie jest łatwy, gdyż istnieje duże prawdopodobieństwo zakupu niewłaściwego produktu lub zawarcia umowy z niekompetentną firmą. 
Dlatego decydując się na zakup programu do elektronicznego zarządzania dokumentami, należy wziąć pod uwagę szereg jego cech:
- Czas pracy producenta EDMS na rynku rosyjskim. Aby dostosować się do ustawodawstwa krajowego, wymagane są lata praktycznego doświadczenia we wdrażaniu takich systemów.
- Zgodność ze standardami branżowymi.
- Zgodność ze strukturą firmy.
- Możliwość i koszt dalszego wsparcia oprogramowania.
- Skalowalność EDMS przy rozbudowie przedsiębiorstwa.
- Dostępność dokumentacji do konfiguracji oprogramowania dla etatowych specjalistów IT.
- Poziom bezpieczeństwa informacji.
- Opcje tworzenia kopii zapasowych danych
- Czas regeneracji po awariach.
Aby dokonać ostatecznego wyboru firmy do wdrożenia EDMS, warto przeprowadzić analizę kilku dostawców, zapoznać się z materiałami demonstracyjnymi i poprosić o zainstalowanie wersji demonstracyjnej oprogramowania. Podejmując decyzję, należy wziąć pod uwagę koszty aktualizacji wyposażenia i poziomu szkolenie zawodowe własnych specjalistów IT.
Trudności we wdrażaniu EDMS
Na proces wdrażania EDMS w Rosji wpływa używanie przez użytkowników wielu nielicencjonowanych programów, ich niekompatybilność i powszechność sterowanie ręczne procedury biznesowe.
W rezultacie dostawcy elektronicznego zarządzania dokumentami napotykają w przedsiębiorstwach następujące trudności:
- Różne formaty przechowywania danych w różnych działach.
- Brak uporządkowanych informacji w używanych aplikacjach.
- Nieuregulowany system dostępu pracowników do określonych procesów biznesowych. Forma standardowa opisy stanowisk pracy nie pomaga zbytnio organizacji EDMS.
- Przepływ informacji jest przeciążony biurokratycznymi procedurami i zezwoleniami.
- Awarie spowodowane przechowywaniem danych w różnych aplikacjach.
- Analfabetyzm komputerowy pracowników przedsiębiorstw i sabotaż szkoleń na poziomie wykonawczym.
- Niezgodność EDMS ze standardami branżowymi i przepisami wykonawczymi.
Aby przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami, silna decyzja kierownictwa nie wystarczy. Konieczna naprawa systemowa odpowiedzialność zawodowa pracowników i struktury zarządczej firmy. Pożądana jest integracja z systemem, który zgodnie z prawem musi być zainstalowany.
Ważnym kierunkiem wdrażania EDMS jest ścisły polityka personalna przeciwko niekompetentnym i nieprzeszkolonym pracownikom. Ponieważ ich niechęć do pracy według nowych zasad znacznie zwiększy koszty procesu wdrożenia i wsparcia elektronicznego. EDMS musi współdziałać z ludźmi w ramach jednego mechanizmu, dlatego jego źle funkcjonujące elementy należy w odpowiednim czasie korygować lub wymieniać.
Mamy gotowe rozwiązanie i sprzęt do
Wypróbuj wszystkie funkcje platformy ECAM za darmo
Umowa o ochronie prywatności
i przetwarzanie danych osobowych
1. Postanowienia ogólne
1.1 Niniejsza umowa o poufności i przetwarzaniu danych osobowych (zwana dalej Umową) została przyjęta dobrowolnie i z własnej woli i ma zastosowanie do wszystkich informacji, które Insales Rus LLC i/lub jej spółki stowarzyszone, w tym wszystkie osoby objęte Umową ta sama grupa z LLC „Insails Rus” (w tym LLC „EKAM Service”) może uzyskać informacje o Użytkowniku podczas korzystania z którejkolwiek strony, usług, usług, programów komputerowych, produktów lub usług LLC „Insails Rus” (zwanej dalej Usług) oraz w trakcie zawierania przez Insales Rus LLC wszelkich umów i kontraktów z Użytkownikiem. Zgoda Użytkownika na Umowę, wyrażona przez niego w ramach relacji z jedną z wymienionych osób, dotyczy wszystkich pozostałych wymienionych osób.
1.2.Korzystanie z Usług oznacza zgodę Użytkownika na niniejszą Umowę i warunki w niej określone; w przypadku braku zgody na niniejszy Regulamin, Użytkownik ma obowiązek powstrzymać się od korzystania z Usług.
"W sprzedaży"- Społeczeństwo z ograniczona odpowiedzialność„Insails Rus”, OGRN 1117746506514, INN 7714843760, punkt kontrolny 771401001, zarejestrowana pod adresem: 125319, Moskwa, ul. Akademika Iljuszyna, 4, budynek 1, biuro 11 (zwana dalej „Insails”), z jednej strony, I
"Użytkownik" -
Lub indywidualny posiadający zdolność prawną i uznany za uczestnika stosunków cywilnoprawnych zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;
Lub podmiot, zarejestrowaną zgodnie z ustawodawstwem państwa, w którym osoba ta ma miejsce zamieszkania;
Lub przedsiębiorca indywidualny zarejestrowana zgodnie z prawem państwa, w którym osoba ta ma miejsce zamieszkania;
który zaakceptował warunki niniejszej Umowy.
1.4 Na potrzeby niniejszej Umowy Strony ustaliły, że za informację poufną uważa się informacje dowolnego rodzaju (produkcyjne, techniczne, ekonomiczne, organizacyjne i inne), w tym wyniki działalności intelektualnej, a także informacje o sposobach realizacji działalność zawodowa(w tym między innymi: informacje o produktach, pracach i usługach; informacje o technologiach i pracach badawczych; informacje o systemy techniczne i sprzęt, w tym elementy oprogramowania; prognozy biznesowe i informacje o proponowanych zakupach; wymagania i specyfikacje konkretnych partnerów i potencjalnych partnerów; informacje związane z własnością intelektualną, a także plany i technologie związane z powyższymi) przekazywane przez jedną stronę drugiej na piśmie i/lub forma elektroniczna, wyraźnie oznaczone przez Stronę jako jej informacje poufne.
1.5 Celem niniejszej Umowy jest ochrona informacji poufnych, które Strony będą wymieniać podczas negocjacji, zawierania umów i wypełniania zobowiązań, a także wszelkich innych interakcji (w tym między innymi konsultowania, żądania i przekazywania informacji oraz wykonywania innych instrukcje).
2. Obowiązki Stron
2.1 Strony postanawiają zachować w tajemnicy wszelkie informacje poufne otrzymane przez jedną Stronę od drugiej Strony w trakcie interakcji Stron, nie ujawniać, nie ujawniać, nie upubliczniać ani w żaden inny sposób nie udostępniać takich informacji jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Strony drugiej Strony, z wyjątkiem przypadków określonych w obowiązującym ustawodawstwie, gdy za udzielenie takich informacji odpowiadają Strony.
2.2.Każda ze Stron podejmie wszelkie niezbędne środki w celu ochrony informacji poufnych, stosując co najmniej takie same środki, jakie Strona stosuje w celu ochrony własnych informacji poufnych. Dostęp do informacji poufnych mają wyłącznie ci pracownicy każdej ze Stron, którzy w uzasadniony sposób potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków służbowych wynikających z niniejszej Umowy.
2.3 Obowiązek zachowania tajemnicy informacji poufnych obowiązuje w okresie obowiązywania niniejszej Umowy, umowy licencyjnej na programy komputerowe z dnia 1 grudnia 2016 r., umowy o przystąpienie do umowy licencyjnej na programy komputerowe, umów agencyjnych i innych oraz przez okres pięciu lat po zakończeniu swoich działań, chyba że Strony odrębnie uzgodnią inaczej.
a) jeżeli przekazane informacje stały się publicznie dostępne bez naruszenia obowiązków jednej ze Stron;
b) jeżeli przekazane informacje stały się znane Stronie w wyniku jej własnych badań, systematycznych obserwacji lub innych działań prowadzonych bez wykorzystania informacji poufnych otrzymanych od drugiej Strony;
(c) jeżeli przekazane informacje zostały zgodnie z prawem otrzymane od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania ich w tajemnicy do czasu ich przekazania przez jedną ze Stron;
d) jeżeli informacji udziela się na pisemny wniosek organu władza państwowa, inny organ lub organ rządowy samorząd w celu wykonywania swoich funkcji, a ich ujawnienie tym organom jest dla Strony obowiązkowe. W takim przypadku Strona ma obowiązek niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o otrzymanym żądaniu;
e) jeżeli informacja jest przekazywana osobie trzeciej za zgodą Strony, o której informacje są przekazywane.
2.5.Insales nie weryfikuje prawidłowości podanych przez Użytkownika informacji i nie ma możliwości oceny jego zdolności do czynności prawnych.
2.6. Informacje jakie Użytkownik przekazuje Insales podczas rejestracji w Usługach nie są danymi osobowymi w rozumieniu art. Prawo federalne RF nr 152-FZ z dnia 27 lipca 2006 r. „O danych osobowych”.
2.7.Insales ma prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Umowie. W przypadku wprowadzenia zmian w bieżącym wydaniu wskazywana jest data ostatniej aktualizacji. Nowa wersja Umowy wchodzi w życie z chwilą jej opublikowania, chyba że nowa wersja Umowy stanowi inaczej.
2.8 Akceptując niniejszą Umowę, Użytkownik rozumie i zgadza się, że Insales może wysyłać Użytkownikowi spersonalizowane wiadomości i informacje (w tym między innymi) w celu poprawy jakości Usług, opracowywania nowych produktów, tworzenia i wysyłania osobistych ofert do Użytkownika w celu informowania Użytkownika o zmianach w Plany taryfowe i aktualizacje, do przesłania Użytkownikowi materiały marketingowe na temat Usług, w celu ochrony Usług i Użytkowników oraz w innych celach.
Użytkownik ma prawo odmówić otrzymywania powyższych informacji powiadamiając o tym pisemnie na adres poczty elektronicznej Insales-.
2.9 Akceptując niniejszą Umowę, Użytkownik rozumie i zgadza się, że Insales Services może wykorzystywać pliki cookies, liczniki i inne technologie w celu zapewnienia funkcjonalności Usług w ogóle lub ich poszczególnych funkcji w szczególności, a Użytkownik nie ma żadnych roszczeń wobec Insales w związku z tym.
2.10.Użytkownik rozumie, że sprzęt i oprogramowanie, wykorzystywane przez niego do odwiedzania witryn w Internecie, może pełnić funkcję blokowania operacji na plikach cookies (dla dowolnych witryn lub dla konkretnych witryn), a także usuwania wcześniej otrzymanych plików cookies.
Insales ma prawo ustalić, że świadczenie danej Usługi jest możliwe wyłącznie pod warunkiem wyrażenia przez Użytkownika zgody na akceptację i otrzymywanie plików cookies.
2.11 Użytkownik samodzielnie odpowiada za bezpieczeństwo wybranych przez siebie sposobów dostępu do swojego konta, a także samodzielnie zapewnia ich poufność. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie działania (oraz ich skutki) w ramach Usług lub korzystania z nich w ramach konta Użytkownika, w tym za przypadki dobrowolnego przekazania przez Użytkownika danych w celu uzyskania dostępu do konta Użytkownika osobom trzecim na jakichkolwiek warunkach (w tym na podstawie umów lub umowy). W takim przypadku wszelkie czynności w ramach Usług lub korzystanie z Usług w ramach konta Użytkownika uważa się za dokonane przez samego Użytkownika, z wyjątkiem przypadków, gdy Użytkownik powiadomił Insales o nieautoryzowany dostęp do Usług przy użyciu konta Użytkownika i/lub o jakimkolwiek naruszeniu (podejrzeniu naruszenia) poufności jego środków dostępu do konta.
2.12 Użytkownik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić Insales o każdym przypadku nieautoryzowanego (nieautoryzowanego przez Użytkownika) dostępu do Usług przy użyciu konta Użytkownika i/lub o każdym naruszeniu (podejrzeniu naruszenia) poufności jego środków dostępu do konto. Ze względów bezpieczeństwa Użytkownik jest zobowiązany do samodzielnego i bezpiecznego zakończenia pracy na swoim koncie po zakończeniu każdej sesji pracy z Usługami. Insales nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną utratę lub uszkodzenie danych, a także inne skutki dowolnego rodzaju, jakie mogą powstać w wyniku naruszenia przez Użytkownika postanowień niniejszej części Umowy.
3. Odpowiedzialność Stron
3.1 Strona, która naruszyła obowiązki określone Umową w zakresie ochrony informacji poufnych przekazanych na mocy Umowy, zobowiązana jest, na żądanie Strony pokrzywdzonej, do naprawienia rzeczywistej szkody spowodowanej takim naruszeniem warunków Umowy zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
3.2 Zadośćuczynienie za szkodę nie wygasza obowiązków Strony naruszającej w celu należytego wypełnienia jej zobowiązań wynikających z Umowy.
4.Inne postanowienia
4.1 Wszelkie zawiadomienia, wnioski, żądania i pozostała korespondencja wynikająca z niniejszej Umowy, w tym zawierająca informacje poufne, należy składać do pismo i zostać dostarczony osobiście lub za pośrednictwem kuriera, lub przesłany przez e-mail na adresy wskazane w umowie licencyjnej na programy komputerowe z dnia 1 grudnia 2016 roku, umowie o przystąpieniu do umowy licencyjnej na programy komputerowe oraz w niniejszej Umowie lub na inne adresy, które mogą zostać później wskazane pisemnie przez Stronę.
4.2. Jeżeli jedno lub więcej postanowień (warunków) niniejszej Umowy jest lub stanie się nieważne, nie może to stanowić podstawy do rozwiązania pozostałych postanowień (warunków).
4.3 Niniejsza Umowa oraz relacje pomiędzy Użytkownikiem a Insales powstałe w związku ze stosowaniem Umowy podlegają prawu Federacji Rosyjskiej.
4.3 Użytkownik ma prawo przesyłać wszelkie sugestie lub pytania dotyczące niniejszej Umowy do Działu Wsparcia Użytkownika Insales lub na adres pocztowy: 107078, Moskwa, ul. Noworyazanskaja, 18 lat, budynek 11-12 p.n.e. „Stendhal” LLC „Insales Rus”.
Data publikacji: 12.01.2016
Pełna nazwa w języku rosyjskim:
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Insales Rus”
Skrócona nazwa w języku rosyjskim:
LLC „Insales Rus”
Imię po angielsku:
InSales Rus Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (InSales Rus LLC)
Legalny adres:
125319, Moskwa, ul. Akademika Iljuszyna, 4, budynek 1, biuro 11
Adres pocztowy:
107078, Moskwa, ul. Noworyazanskaja, 18, budynek 11-12, BC „Stendhal”
INN: 7714843760 Punkt kontrolny: 771401001
Dane bankowe:
Podstawowe wymagania, jakie musi spełniać elektroniczny system zarządzania dokumentami:
- Niezawodne przechowywanie i łatwe wyszukiwanie dokumentacji.
- Wsparcie i wykonywanie zadań biurowych.
- Terminowa kontrola nad realizacją dokumentów i ich przesyłaniem.
- Tworzenie raportów analitycznych.
- Zapewnienie bezpieczeństwa informacji.
Nowoczesne EDMS posiadają także funkcje interakcji z klientami, przetwarzania ich żądań i dodatkowe użyteczne narzędzia, co pozwala rozwiązać wiele stosowanych problemów.
Rodzaje systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją
Istnieją różne rodzaje klasyfikacji systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną, jednak najbardziej orientacyjną klasyfikacją jest podział EDMS według tytułowej funkcjonalności. Każdy EDMS jest pozycjonowany przez jego twórcę jako przeznaczony przede wszystkim do wykonywania określonego rodzaju zadań. Nie oznacza to jednak, że nie udostępnia żadnych dodatkowych technologii, które posiada większość swoich „braci”. Po prostu zestaw narzędzi każdego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami ma swoje mocne strony i słabe strony. Klasyfikacja według funkcjonalności tytułu uwzględnia mocne strony EDMS.
Wygląda to więc tak:
- EDMS przeznaczony do tworzenia i pracy z dokumentacją elektroniczną, a także cyfrowymi odpowiednikami dokumentów papierowych.
- Systemy księgowe automatyzujące rejestrację zdarzeń i dokumentów w całym cyklu ich życia (elektroniczne szafy aktowe).
- EDMS, którego głównym zadaniem jest automatyzacja pracy z dużymi repozytoriami informacji korporacyjnych.
- Systemy zarządzające elektronicznymi archiwami dokumentacji.
- EDMS, którego funkcjonalność specjalizuje się w wydobywaniu niezbędnych informacji z archiwów i innych źródeł elektronicznych.
- Systemy zarządzające procesami korporacyjnymi, przetwarzaniem dokumentów i działaniami pracowników organizacji zajmujących się pracą z dokumentami biznesowymi.
- Informacyjny EDMS zarządzający urządzeniami do przechowywania danych.
Istnieje również krótka klasyfikacja EDMS według kraju pochodzenia, stosowana tylko w Rosji. Zgodnie z nim systemy elektronicznego zarządzania dokumentami w naszym kraju dzielą się na krajowe, importowane i rosyjskie, opracowane na zagranicznej platformie Lotus/Domino. W naszym przeglądzie znalazły się przykłady tylko dwóch zagranicznych EDMS – EMC Documentum i Lotus Domino.Doc. Wszystkie pozostałe SED mają rosyjskie „obywatelstwo”.
TOP 10 systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją
Ocenę systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją dokonaliśmy na podstawie porównania pięciu parametrów decydujących o wyborze systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w celu automatyzacji przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie. Skala wynosi dziesięć punktów.
| Miejsce | Program/usługa | Cena | Łatwe do nauki | Funkcjonalność | Rachunkowość rosyjskiego ustawodawstwa | Techniczny wsparcie |
Ogólna ocena |
| 1 | Sprawa | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C:Archiwum | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | FirmaMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | Dokument EMC | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logika | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | EUFRATES | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | BEZPOŚREDNIE | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Uwaga: końcowa ocena systemu przedstawiona w tabeli nie jest w 100% obiektywna i odzwierciedla opinię autora, opartą na dogłębnej analizie tego tematu. Przegląd systemów elektronicznego zarządzania dokumentami dotyczy wyłącznie wysokiej jakości oprogramowania, które można bezpiecznie wybrać do zastosowania w różnych rodzajach działalności.
SPRAWA
Ten elektroniczny system zarządzania dokumentami jest uznanym liderem w swoim segmencie na całej przestrzeni poradzieckiej. Zarówno największe holdingi i korporacje, jak i małe przedsiębiorstwa, z powodzeniem realizują w nim obieg dokumentów i prace biurowe. W odniesieniu do tego systemu należy zastosować tautologię: „BIZNES” zna się na swoim biznesie. Rzeczywiście, to oprogramowanie jest idealne do głębokiej automatyzacji pracy biurowej i przepływu dokumentów.
plusy
- Możliwość śledzenia wszystkich etapów przepływu dowolnego dokumentu elektronicznego.
- Prostota i wygoda w tworzeniu projektów dokumentacyjnych.
- Ogólna płynność i funkcjonalność systemu.
Minusy
- Do „ciasnych” wad należy nieco archaiczny interfejs i pewna trudność w opanowaniu.
Jaka jest cena?
Cena licencji na korzystanie z systemu „DELO” na jednym stanowisku pracy (DBMS – Oracle) uzależniona jest od planowanej łącznej liczby tych stanowisk i waha się od 11 000 rubli (201-500 rubli) do 13 400 rubli (1-5 rubli/m2) ). Jeśli organizacja korzysta z systemu DBMS Microsoft SQL Server, licencja na jedno miejsce pracy będzie kosztować odpowiednio od 7200 do 9500 rubli.
Logika
Program „SED Logic” do 2012 roku nosił nazwę „Boss-Referent” i był jednym z najpopularniejszych Systemy rosyjskie elektroniczne zarządzanie dokumentami, poważny konkurent Delo EDMS. Zmiana nazwy nie wpłynęła w żaden sposób na jakość tego oprogramowania, które w dalszym ciągu stanowi niezawodny i funkcjonalny system do zarządzania biurem w przedsiębiorstwach dowolnego typu i wielkości.
plusy
- Możliwość budowania złożonych, wielopoziomowych tras zatwierdzania dokumentów.
- Wysoki stopień ochrony danych użytkowników.
- Względna łatwość opanowania głównych komponentów systemu.
- Elastycznie konfigurowalne i modyfikowalne procesy przetwarzania dokumentacji.
Minusy
- Niewygodne różnicowanie praw dostępu w przypadku dużej rotacji personelu.
- Nie jest to najbardziej sumienna praca pomoc techniczna.
- Archaiczny interfejs.
Jaka jest cena?
Koszt jednej licencji na korzystanie z tego programu zależy od liczby podłączonych do niego pracowników. Jeżeli ich liczba nie przekroczy 49 osób, wówczas cena za każde miejsce pracy wyniesie 5900; od 50 do 199 podłączonych pracowników – 5200 rubli; a jeśli jest więcej niż 200 miejsc pracy, cena jednej licencji będzie minimalna - 4900 rubli.
EUFRATES
Ten elektroniczny system zarządzania dokumentami został opracowany w pełnej zgodności z wymaganiami normy Jakość ISO 9000 i rosyjskie GOST w zakresie pracy biurowej. „EUFRAT” różni się od swoich „kolegów” obecnością wielu własnych, niepowtarzalnych cech rozwój oprogramowania, których nie można znaleźć w konkurencyjnym systemie EDMS. Czysto technologicznie ten system jest jednym z najbardziej „zaawansowanych” EDMS na współczesnym rynku rosyjskim.
plusy
- Pakiet dostawy tego systemu zawiera wbudowany system Nika DBMS, który automatycznie zwalnia organizację użytkownika z konieczności zakupu dodatkowego oprogramowania.
- Przyjazny interfejs z przyjemnym, zapadającym w pamięć designem.
- Wbudowany mechanizm ról do zarządzania prawami dostępu.
Minusy
- Wystarczająco niska prędkość działa, szczególnie na słabych komputerach.
- Okresowe awarie i powolne wsparcie techniczne.
Jaka jest cena?
Licencja standardowa z włączoną instalacją systemu własny serwer koszty organizacji od 5200 do 7300 rubli na miejsce pracy, więcej użytkowników - niższa cena. Istnieje jednak również możliwość umieszczenia komponentu serwerowego na sprzęcie producenta. W tym przypadku stosowany jest system opłat abonamentowych - cztery taryfy, kosztujące od 10 000 do 95 000 rubli miesięcznie.
1C:Archiwum
To jedno z najlepszych i na pewno najbardziej uniwersalnych programów do zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie. „1C:Archive” zapewnia niezawodne i co najważniejsze scentralizowane przechowywanie dokumentów biznesowych w różnych formatach, z dostępem do nich przez upoważniony personel z możliwością edycji plików.
plusy
- Dobrze debugowany algorytm szybkiego wyszukiwania niezbędnych danych.
- Możliwość przechowywania dokumentów dowolnego typu - od tekstów i grafik, po pliki audio i wideo.
- Najszersze możliwe możliwości skalowania pozwalają z powodzeniem wykorzystać to oprogramowanie zarówno w dużych, jak i małych przedsiębiorstwach.
- Główną zaletą 1C:Archive, która wyróżnia ten program na tle konkurencji, jest optymalne połączenie ceny produktu i jego funkcjonalności.
- Obsługuje integrację z aplikacjami zewnętrznymi.
Minusy
- Zużywa dużą ilość zasobów systemowych.
- Zwiększone trudności w nauce nawet dla doświadczonych użytkowników.
Jaka jest cena?
Cena „montażu” tego programu waha się od 12 000 do 57 000 rubli, a pierwszą kwotę trzeba będzie zapłacić wyłącznie za aktualizację poprzedniej wersji 1C: Archive.
BEZPOŚREDNIE
Prosty i funkcjonalny DIRECTUM EDMS będzie doskonałym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki temu systemowi elektroniczne zarządzanie dokumentacją można z powodzeniem połączyć z tradycyjnym, papierowym, dzięki czemu później organizację można całkowicie „bezboleśnie” przenieść do pracy w DIRECTUM. Technologia Advanced Workflow zapewnia efektywną automatyzację procesów biurowych.
plusy
- Dostępność specjalistycznych narzędzi programowych, które maksymalnie upraszczają wyszukiwanie i identyfikację dokumentacji.
- Szerokie możliwości samodzielnej modyfikacji systemu pod konkretne zadania.
- Rozszerzone możliwości integracji z innymi programami.
Minusy
- System nastawiony jest na zarządzanie przedsiębiorstwem – zwykłym urzędnikom trudniej jest w nim pracować.
- Nieco myląca i nieprzejrzysta polityka cenowa.
Jaka jest cena?
Licencje na korzystanie z tego EDMS nabywane są zarówno indywidualnie, jak i w ramach ofert pakietowych. Najtańsza podstawowa licencja kliencka kosztuje 7800 rubli. Koszt pakietów licencyjnych zaczyna się od 148 200 rubli (podstawowy dla 20 pracowników) i sięga 2 010 000 rubli (dla 200 pracowników).
OPTIMA-WorkFlow
Ten elektroniczny system zarządzania dokumentami jest silnym średnim chłopem w swoim segmencie. Ona jest w ciągły rozwój i jak dotąd nie może konkurować na równych zasadach z uznanymi na rynku mastodontami. OPTIMA-WorkFlow ma jednak szereg „asów w rękawie” – unikalnych technologii, które wyróżniają go z tłumu.
plusy
- Implementacja funkcji szeregowego wprowadzania identycznych typów dokumentów i informacji o ich rejestracji.
- Skanowanie programem antywirusowym.
- Opcjonalne indeksowanie zwykłych i zaszyfrowanych dokumentów.
- Wielojęzyczny interfejs użytkownika.
Minusy
- Wady standardowej funkcjonalności, które są trwale eliminowane przez nadchodzące aktualizacje.
Jaka jest cena?
Typowe rozwiązania oparte na tej platformie kosztują od 55 000 do 75 000 rubli.
Dokument EMC
Platforma automatyzująca procesy obiegu dokumentów została opracowana przez światowego lidera branży IT, firmę EMC. Potężna funkcjonalność w połączeniu z elastyczną konfiguracją poszczególnych narzędzi sprawia, że EMC Documentum jest najlepszym zagranicznym EDMS dostępnym na rynku rosyjskim.
plusy
- Wysoki stopień wygody w zarządzaniu dokumentacją projektową i budowlaną.
- Wdrożenie mechanizmu check-in/check-out umożliwiającego zarządzanie dystrybucją praw dostępu.
- Obecność funkcji umożliwiającej wdrożenie procedury zatwierdzania na kilku poziomach.
- Obsługa urządzeń skanujących i rozpoznawających dokumenty.
Minusy
- Działa tylko z przeglądarką Internet Explorer.
- Nieobecność w otwarty dostęp dokumentacja techniczna i praktyczna systemu.
- Częste „hamowanie” i opóźnienia, gdy system jest mocno obciążony.
Jaka jest cena?
Nie ma stałych cen za korzystanie z tej platformy. Koszt jego realizacji ustalany jest indywidualnie z każdym klientem.
LanDocs
Opracowana w 1997 roku przez krajową firmę LANIT platforma do automatyzacji zarządzania dokumentami do dziś cieszy się zainteresowaniem wielu przedsiębiorstw i instytucji. LanDocs pozwala na zbudowanie komfortowego środowiska pracy biurowej i obiegu dokumentów, zapewniając wszystkim kategoriom użytkowników niezbędny zestaw narzędzi do zarządzania nim.
plusy
- Dostępność zintegrowanych narzędzi ochrony kryptograficznej.
- Możliwość włączenia pracowników zdalnych oddziałów w proces obiegu dokumentów.
- Dostępność funkcji skanowania wsadowego dokumentacji papierowej.
Minusy
- Problemy z wydajnością są dość powszechne.
- Słabe możliwości rozszerzenia funkcjonalności.
- Trudność w opanowaniu systemu od zera.
Jaka jest cena?
Cena licencji serwerowej waha się od 30 000 do 216 000 rubli. Licencje użytkownika można kupić w cenach od 5600 do 8400 rubli.
FirmaMedia
CompanyMedia to cały zestaw rozwiązania programowe, przeznaczony do automatyzacji procesów biznesowych, obiegu dokumentów i pracy biurowej. Ten EDMS różni się od swoich konkurentów niezrównaną elastycznością ustawień i obecnością niezależnych modułów, które można zainstalować osobno.
plusy
- Możliwość pomyślnego działania systemu w przedsiębiorstwach o złożonej strukturze struktura korporacyjna i strukturę terytorialną.
- Bezprecedensowa niezawodność systemu, która pozwala mu aktywnie funkcjonować przez całą dobę, 365 dni w roku.
- Zautomatyzowane wsparcie pracy z kilkoma typami stanowisk pracy.
- Zróżnicowanie praw dostępu wg struktura hierarchiczna organizacje.
Minusy
- Interfejs sieciowy w ograniczonym stopniu obsługuje niektóre przeglądarki, w szczególności FireFox.
- System skierowany jest przede wszystkim do średnich i dużych przedsiębiorstw.
Jaka jest cena?
Na ostateczną cenę tego oprogramowania składa się wiele elementów, obejmujących przeszkolenie personelu, instalację dodatkowych modułów oraz przeniesienie praw do korzystania z systemu. Górna granica całkowitej kwoty wynosi 99 000 rubli. Najtańszy moduł tematyczny będzie kosztować 4000 rubli.
Lotus Domino.Doc
Ten EDMS jest aplikacją na dobrze znaną platformę Notes/Domino, która posiada system bezpieczeństwa danych wysokiego poziomu. Lotus Domino.Doc posiada również zaawansowane archiwum elektroniczne, które pozwala na realizację dużego przechowywania dokumentacji korporacyjnej.
plusy
- Dostępność unikalnych systemów replikacji zaprojektowanych z myślą o kompleksowym rozwiązywaniu problemów zarządzania obiegiem dokumentów w środowisku rozproszonym.
- Możliwość wyszukiwania dokumentów w poszczególnych częściach repozytorium informacji.
- Katalogi LDAP można skalować do poziomu przedsiębiorstwa.
Minusy
- Wady tego systemu wynikają głównie z jego zachodniego pochodzenia – pojawiają się pewne pytania dotyczące interfejsu i realizacji niektórych funkcji.
Jaka jest cena?
Koszt licencji użytkownika i serwera wyliczany jest indywidualnie na stronie platformy.
W końcu
Rysując linię pod recenzją, chciałbym zwrócić uwagę na ważny niuans: wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami do Twojej firmy wcale nie gwarantuje natychmiastowego wzrostu jej rentowności, a w niektórych przypadkach może wyrządzić krzywdę. Jeśli Twoja organizacja działa pomyślnie i osiąga zyski, pracując bez EDMS, zastanów się tysiąc razy, zanim podejmiesz decyzję o ich wdrożeniu. Nie ma co gonić za „postępową modą” i instalować te systemy bez poważnej potrzeby. Jednak w miarę rozwoju firmy i dużej liczby pracowników elektroniczny system zarządzania dokumentami może stać się swego rodzaju ratunkiem, który pomoże firmie wydostać się z wiru papierkowej roboty.
W ten moment Obserwuje się aktywny rozwój rozwiązań programowych w obszarze technologii informatycznych. Są wykorzystywane w różnorodnych obszarach działalności człowieka w przemyśle wytwórczym, małych przedsiębiorstwach, edukacji i innych równie ważnych gałęziach przemysłu. Równolegle wszędzie używa się dużej ilości dokumentacji papierowej.
Obecnie wiele przedsiębiorstw chce zrezygnować z dokumentów papierowych i przenosi swoje przedsiębiorstwo na elektroniczny system zarządzania dokumentami. Jest to niezwykle wygodne i praktyczne.
Oczywiście wraz z pojawieniem się konieczności przeniesienia dokumentacji do systemu elektronicznego pojawiają się firmy, które rozwijają oprogramowanie w tym kierunku. A czasami te same produkty po prostu szokują tych, którzy chcą je kupić swoim kosztem. Jednak dzięki niektórym osobom, które nie pracują dla własnego interesu, można znaleźć programy do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami za darmo.
Dziś możemy wyróżnić dwa takie produkty: Alfresco i NauDoc.
NauDoc to produkt, który ma za zadanie automatyzować pracę biurową, różne procesy biznesowe i obieg dokumentów. Program ten został opracowany przez firmę NAUMEN. Prezentowany program umożliwia zarządzanie procedurą przetwarzania dokumentów, a także monitorowanie dyscypliny wykonawczej, dzięki wynikom uzyskiwanym po realizacji powierzonych zadań.
NauDoс umożliwia organizację przechowywania dokumentów z różnymi uprawnieniami dostępu w zależności od ról. Dzięki temu pracownicy danej firmy mogą w każdej chwili zapoznać się z dokumentacją, nawet jeśli w danym momencie osoba za nią odpowiedzialna jest z jakiegoś powodu nieobecna w miejscu pracy.
Program ten posiada dziennik, w którym można śledzić wszystkie ruchy dokumentów i ich kopii w przedsiębiorstwie.
Posiadanie możliwości kontrolnych w NauDoc pozwala na przydzielanie zadań pracownikom bezpośrednio w systemie, monitorowanie ich realizacji, monitorowanie terminów, wysyłanie dokumentów do akceptacji, a następnie przesyłanie już zatwierdzonych dokumentów do innych użytkowników systemu. Program umożliwia konfigurację tras dla określonego typu dokumentu w trybie automatycznym.
Absolutnie wszystkie działania w systemie odbywają się poprzez interfejs WWW. Dzięki temu możliwe jest zalogowanie się do systemu w dowolnym zakątku planety. Tym samym w organizacji istnieje jedna przestrzeń informacyjna i nie ma znaczenia, gdzie znajdują się jej przedstawicielstwa i oddziały.
Cechy technologiczne systemu są następujące:
— interfejs sieciowy w 100% otwiera możliwości połączenia z systemem z dowolnego miejsca;
— system integruje oprogramowanie przeznaczone do skanowania i rozpoznawania tekstu ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— system jest skonfigurowany w sposób umożliwiający autoryzację i uwierzytelnianie użytkowników w zewnętrznych usługach katalogowych;
— system posiada moduł do pracy z elektronicznymi podpisami cyfrowymi. Użytkownicy mogą używać podpisu cyfrowego od dowolnego dostawcy kryptowalut obsługującego interfejs Microsoft CryptoAPI.
Możliwości systemu NauDoc obejmują:
— łatwość pracy z dokumentami organizacyjnymi i administracyjnymi. Wszystko dokumenty elektroniczne tworzone są w oparciu o określone szablony. Tworząc dokument, użytkownik musi jedynie wskazać wartości danych w karcie rejestracyjnej dokumentu. Wartości te są automatycznie dodawane do tekstu dokumentu. W razie potrzeby użytkownik może zmienić tekst szablonu.
Każdy typ dokumentu można określić za pomocą określonego zestawu szczegółów. W tym celu użytkownik musi posiadać uprawnienia „Technologa”.
Po utworzeniu dokument jest wysyłany do zatwierdzenia tym pracownikom, którzy pełnią tę funkcję w przedsiębiorstwie. Proces akceptacji jest całkowicie zapisany w systemie. Regularne terminy są kontrolowane automatycznie, powiadamiani są potrzebni pracownicy i otrzymywane są powiadomienia o procesie akceptacji.
Podczas pracy z każdym dokumentem system go przypisuje numer rejestracyjny automatycznie.
- zarządzanie procesem. System NauDoc umożliwia automatyzację procesu obiegu dokumentów, który wiąże się z zarządzaniem i procesy produkcji przedsiębiorstwa. Każdy proces można skonfigurować w systemie odrębnie, tzn. konkretnemu procesowi przypisuje się własną reprezentację w systemie, osoby za niego odpowiedzialne oraz wymagane przepisami terminy. Program posiada narzędzia do generowania raportów, które pozwalają monitorować każdy etap procesu i w przypadku ewentualnego niedotrzymania terminów regulacyjnych ustalić sprawcę zdarzenia. Po zebraniu danych możesz przeanalizować proces i wprowadzić niezbędne zmiany.
- procedura zatwierdzania dokumentów przez odpowiedzialnych urzędników. Po utworzeniu dokument jest wysyłany do kręgu osób do zatwierdzenia, w zależności od zaakceptowana procedura w organizacji. W przypadku zbiorowej pracy z dokumentem wszystkie procedury przeprowadzane są na tym samym egzemplarzu dokumentu. Dostęp do dokumentu mają osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie. W każdej chwili możesz utworzyć protokół zatwierdzenia, w którym wpisane jest imię i nazwisko oraz stanowisko osoby ubiegającej się o wizę, a także wskazany jest dokładny czas przeprowadzenia procedury.
- dostępność możliwości rejestracji dokumentów papierowych i elektronicznych w systemie. Automatyczna rejestracja w logu następuje na pewnym etapie pracy. Specjalnie dla dokumentów papierowych system udostępnia kartę elektroniczną, która posiada możliwość załączenia graficznego obrazu dokumentu, który można uzyskać poprzez zeskanowanie dokumentu.
- Szybkie wyszukiwanie dokumenty dotyczące treści i szczegółów. Program pozwala szybko znaleźć wymagany dokument poprzez wpisanie szczegółów tj krótki opis lub numer rejestracyjny. System umożliwia wyszukiwanie zarówno po treści załączonych plików, jak i samych dokumentów.
- praca z korespondencją (przychodzącą i wychodzącą). System zapewnia możliwość pracy z korespondencją korporacyjną przy wykorzystaniu firmowego serwera pocztowego. Każde pismo przechodzące przez system jest przetwarzane jak zwykły dokument.
Korespondencja przychodząca trafia bezpośrednio do sekretariatu. Listy rejestruje w dzienniku korespondencji przychodzącej. Dokument automatycznie otrzymuje numer rejestracyjny. Następnie trafia do kierownika firmy, a po zapoznaniu się z nim trafia do pracowników w celu sprawdzenia lub realizacji.
Dokumentacja wychodząca tworzona jest w oparciu o przyjęty w organizacji szablon. Dokument zostaje przesłany do menadżera, który go zatwierdza.
Po zakończeniu procedury zatwierdzenia dokument trafia do sekretarza, który rejestruje go w odpowiednim dzienniku. List ten jest następnie wysyłany przez sekretarza na wymagany adres e-mail. Cała korespondencja jest automatycznie zapisywana w systemie i w każdej chwili każdy może znaleźć to, czego potrzebuje.
- możliwość stworzenia korporacyjnego portalu internetowego i firmowej strony internetowej. System NauDoc umożliwia przedsiębiorstwu tworzenie stron internetowych i zamieszczanie na nich treści. W w tym przypadku treścią są dokumenty, obrazy i inne obiekty utworzone w NauDoc.
System posiada wbudowany edytor WISYWIG, który umożliwia edycję stron serwisu i jest łatwy w zarządzaniu. Tutaj możesz także zarządzać publikacją aktualności, ankiet i kwestionariuszy.
W razie potrzeby możesz zmienić projekt strony. Dostęp do różnych sekcji serwisu pozwala na zatwierdzanie dokumentów przed ich publikacją w serwisie. Obecnie dostępne są dwie edycje NauDoc: Free i Enterprise.
Przyjrzyjmy się drugiemu bezpłatnemu elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentami Alfresco. System ten jest szeroko stosowany przez zachodnie firmy do prowadzenia dokumentacji w w formacie elektronicznym i zarządzanie różnymi projektami. Popularność tej usługi można wytłumaczyć otwartością kodu (Open Source), a jednocześnie program działa stabilnie i można go wykorzystywać do projektów różnej wielkości.
Nie ma nic dziwnego w stabilności prezentowanego programu, gdyż założycielem systemu jest John Newton, znany z prowadzenia firmy Documentum.
Firma jest liderem na rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją dla dużych przedsiębiorstw. System ten jest z powodzeniem stosowany przez wiele korporacji. System wyróżnia się tym, że działa na dowolnej platformie i z różnorodnymi bazami danych.
Alfresco z łatwością radzi sobie z każdym obciążeniem przechowywanych dokumentów przy liczbie użytkowników przekraczającej kilkadziesiąt tysięcy.
Prezentowany system jest mało znany w Rosji, gdyż do niedawna nikt nie mógł świadczyć profesjonalnych usług w zakresie organizacji wsparcia i szkoleń z obsługi systemu Alfresco.
Do zalet Alfresco należy dostępność sieci. System nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerach firmowych, dlatego też nie ma konieczności aktualizacji oprogramowania klienckiego. Możesz pracować w systemie nawet z urządzenia mobilne, zlokalizowanego w dowolnym miejscu na planecie. Alfresco posiada najbardziej zaawansowany i nowoczesny interfejs sieciowy.
Warto dodać, że w ostatnich latach zarówno amerykańskie, jak i europejskie systemy elektronicznego zarządzania dokumentami przestały zwracać szczególną uwagę na interfejs WWW.
Wsparcie udzielane jest wyłącznie dla zdalny dostęp do dokumentacji. Było to konsekwencją przyzwyczajenia ludzi do edytowania dokumentów za pomocą aplikacji biurowych.
Jak zatem rozwiązać problem konieczności pracy ze standardowymi folderami i plikami, mimo że nie mają one routingu, nie obsługują wymaganej wersji, nie ma dostępu itp.?
Rozwiązanie zostało opracowane i od dawna stosowane w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami.
Wyobraźmy sobie Twój pulpit. Tutaj na przykład są dwa foldery. Jeden nazywa się „dokumentami do rozpatrzenia”, drugi nazywa się „dokumentami korporacyjnymi”. Otwieramy pierwszy i widzimy określoną liczbę dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tym folderze służą do przeglądu i podejmowania decyzji. Taki dokument otwiera się w zwykłym programie MS Word. Okazuje się, że masz możliwość nie tylko przeczytania dokumentu, ale otwarcia dowolnej wersji dokumentu, przeczytania komentarzy, podjęcia na jego temat decyzji, wysłania ten dokument tym, którzy tego potrzebują, bezpośrednio wykonując wszystkie powyższe czynności bezpośrednio w programie Word lub innej aplikacji biurowej.
Ponadto tutaj użytkownik widzi zadania przychodzące i wychodzące.
Jeśli potrzebujesz stworzyć nowe porozumienie, a następnie wyślij go do zatwierdzenia, nie ma problemu. Wszystko to można zrobić w programie MS Word, utworzyć dokument i wysłać go określoną standardową trasą. Możesz także po prostu skopiować dokument do folderu „dokumenty firmowe”, a zostanie on automatycznie wysłany na wybraną trasę.
Oczywiście nikt nie zamierza rezygnować z interfejsu WWW. Interfejs sieciowy umożliwia wykonywanie szerszego zakresu zadań.
Metoda ta jest wygodna w podróżach i wyjazdach służbowych, posiada szybki dostęp z urządzeń mobilnych, a także możliwość wykonywania zadań zbiorczych z dokumentami i raportami.
System Alfresco wydawany jest w dwóch głównych wersjach: Enterprise Edition i Community Edition. Wersja społecznościowa jest dostępna do bezpłatnego pobrania i może być używana przez każdą firmę. Warto zaznaczyć, że ta wersja jest obsługiwana wyłącznie przez członków społeczności systemowej. Mimo to Alfresco Community jest najpowszechniejszą wersją systemu w krajach europejskich.
Z systemu może korzystać niewielka liczba uczestników, a także z łatwością pozwala na obsługę kilkunastu tysięcy użytkowników. System współpracuje z wbudowanymi bazami danych PostgreSQL i MySQL.
Nie jest tajemnicą, że pomyślne prowadzenie każdego biznesu zależy przede wszystkim od tego, jak działa mechanizm porządkowania dokumentacji. W końcu praca z papierami, choć nie sprawia przyjemności, jest ważnym ogniwem w zarządzaniu firmą.
Ponadto dokumentacją należy zająć się terminowo, w przeciwnym razie zacznie się ona gromadzić i gubić. Aby uniknąć ewentualnych strat, wprowadzono elektroniczny system zarządzania dokumentami.
W tym artykule powiemy Ci: Co to jest EDMS? Jakie ma rodzaje, zalety i wady?
Wraz z rozwojem Internetu czasy grubych teczek i zakurzonych archiwów odchodzą w przeszłość. Teraz proces pracy z dokumentami jest w pełni zautomatyzowany. Niezbędne dokumenty można znaleźć jednym kliknięciem, a archiwizacja odbywa się bez interwencji człowieka. EDMS oferuje takie możliwości przedsiębiorstwom.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to specjalne oprogramowanie umożliwiające elektroniczne przetwarzanie dokumentów. Innymi słowy, dzięki EDMS możliwe jest przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami, wydawanie poszczególnych zadań, archiwizacja itp.
Z pewnością wiele organizacji wie, jak tworzyć dokumenty elektroniczne, przechowywać je i przesyłać. Jednak to po prostu formacie elektronicznym nie będzie miało mocy prawnej. Aby papier elektroniczny nabrał wagi, ważne jest, aby był podpisany przez obie strony. W takim przypadku dokumenty należy opatrzyć specjalnym podpisem elektronicznym.
Dlatego EDS można podzielić na dwa typy:
- Obieg dokumentów w firmie pomiędzy pracownikami;
- Obieg dokumentów pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami i organizacjami za pośrednictwem specjalnych kanałów komunikacji.
Aby móc korzystać z EDMS w organizacji, wymagane jest specjalne oprogramowanie. Zwykle taki program nazywa się platformą EDI. Ponadto do płynnego działania takiego oprogramowania wymagany będzie dodatkowy sprzęt. Na przykład serwery, kanały sieciowe itp.
Jeśli zajdzie potrzeba pracy z dokumentami pochodzącymi z dwóch różnych firm, potrzebny będzie operator elektronicznego zarządzania dokumentami. Taki operator będzie dobrym asystentem. Przecież wie, jak dostarczać wiadomości, sprawdza, w jakim formacie wysyłane są dokumenty, wymaga i kontroluje składanie podpisu elektronicznego, samodzielnie przechowuje i archiwizuje dokumenty itp.
Zatem EDMS jest „układem krążenia” całego przedsiębiorstwa. Oszczędza to mnóstwo czasu i niewątpliwie pozytywnie wpływa na pracę całej organizacji. Ale czy zawsze istnieje jakaś korzyść z tego rodzaju przetwarzania informacji? Czy EDMS może wyrządzić szkody firmie? Aby odpowiedzieć na te pytania, musimy rozważyć pozytywne i strony negatywne elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
Plusy i minusy EDI
Jak każdy inny proces EDI, ma on zarówno zalety, jak i wady. Główne parametry przedstawiono w poniższej tabeli.
 Zalety |
 Wady |
|---|---|
|
|
Rzeczywisty koszt utrzymania elektronicznego zarządzania dokumentacją dla małych firm
(*) Jeśli firma jest mała, a właściciel firmy (lub sam indywidualny przedsiębiorca) będzie podpisywał dokumenty osobiście, wówczas koszty będą minimalne. Polegają na zakupie elektronicznego podpisu cyfrowego - 1500 rubli i dostępie do usługi elektronicznego zarządzania dokumentami - od 100 rubli.
W przypadku małych nakładów nasi redaktorzy polecają usługę Kontur.Diadoc. Jeśli wybierzesz taryfę „ uniwersalny„, wówczas koszt wyniesie tylko 9 rubli za wysłany dokument. W porównaniu do wysyłania oryginalnych dokumentów pocztą, tutaj wysyłamy jeden list polecony w regionie wyniesie co najmniej 50 rubli. Różnica jest oczywista:
System zapewnia wszystkim nowym użytkownikom 50 premii powitalnych za przelewy dokumentów elektronicznych.
Jak widać z tabeli, pomimo pozytywnych aspektów, EDS ma również aspekty negatywne. W zasadzie sprowadzają się one do kosztów materiałowych, które jak się okazuje mogą nie być małe.
Firma poniesie znaczne koszty nie tylko na instalację oprogramowania i zakup niezbędnego sprzętu, ale także będzie musiała zatrudnić pracownika, bez którego specjalnych umiejętności elektroniczny system zarządzania dokumentami po prostu nie będzie działać. Takiemu pracownikowi również należy się wynagrodzenie. A to kolejna pozycja wydatków.
Ale nie zapominaj, że włożone wysiłki zaprocentują w przyszłości, a firmy współpracujące z EDMS odniosą tylko korzyści. Przecież zaoszczędzą nie tylko na czasie przetwarzania informacji, ale także znacznie obniżą koszty płacenia za usługi, na przykład archiwistę. Ponadto archiwum elektroniczne nie wymaga dodatkowej przestrzeni, zakupu dodatkowych materiałów biurowych ani innych problemów.
Czym jest elektroniczny system zarządzania dokumentacją?
Z reguły jest to system elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF), w którym można generować, wysyłać, odbierać i podpisywać dokumenty elektroniczne. Są odpowiednikiem papierowych z odręcznym podpisem. Do prowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami potrzebny jest certyfikat podpisu elektronicznego.
Interfejs składa się zazwyczaj z 2-3 zakładek, w których znajdują się kontrahenci (Twoi partnerzy i klienci uczestniczący w EDI) oraz zakładki głównej – Dokumenty. Na tej karcie będą znajdować się dokumenty wysłane i otrzymane w sekcjach Skrzynka odbiorcza i Skrzynka nadawcza.
Rodzaje EDI
Nie ulega wątpliwości, że wdrażając elektroniczne zarządzanie dokumentami, organizacje kładą duży nacisk na efektywność. Trudno powiedzieć, który rodzaj EDI będzie najskuteczniejszy dla konkretnej organizacji. Wszystko zależy od kierunku przedsiębiorstwa i jego procesów biznesowych.
Istnieje jednak ogólna kwalifikacja EDI pod względem funkcjonalności, technologii sterowania, komponentów itp. Pod tym względem możemy wyróżnić główne typy EDS:
- System prowadzenia ewidencji. Ten typ przeznaczony jest do prowadzenia prac biurowych przedsiębiorstwa. Ponadto prace prowadzone są według wszelkich przyjętych zasad zarządzania pionowego, tj. od przełożonego do podwładnego;
- Archiwa elektroniczne. główny cel Takim systemem jest organizacja pracy przy przechowywaniu dokumentacji. Program umożliwia między innymi łatwe odnalezienie potrzebnego papieru. Jednakże przeniesienie dokumentacji w takim systemie nie będzie możliwe;
- Systemy przepływu pracy. System tego typu cieszy się dużą popularnością wśród użytkowników ze względu na fakt, że jego głównym zadaniem jest organizacja i automatyzacja procesów biznesowych. Dzięki takiemu oprogramowaniu łatwo jest prowadzić interesy, a obieg dokumentów jest tylko powodem istnienia chwil roboczych;
- Systemy ECM. Oprogramowanie pozwala na wprowadzenie innowacji do systemu zarządzania organizacją. Za pomocą złożonych systemów możliwe jest zarządzanie: dokumentami, podpisami, przepływem pracy, wiedzą pracowników itp. Ten typ EDI będzie znacznie droższe, ponieważ oferuje użytkownikowi zaawansowaną funkcjonalność.
Warto zaznaczyć, że każdy rodzaj EDMS staje się większy od poprzedniego i daje większe możliwości użytkownikom. Aby jednak w pełni docenić korzyści płynące z elektronicznego zarządzania dokumentami, należy dokonać właściwego wyboru.
Jak wybrać odpowiedni EDMS
Jak już wspomniano, wybór EDMS jest złożonym procesem wymagającym szczególnej uwagi. Między innymi, kierownictwo firmy musi wziąć pod uwagę wielka ilość czynniki decydujące, takie jak kierunek przedsiębiorstwa, personel itp.
Na przykład w przypadku organizacji komercyjnej właściwe byłoby ustanowienie EDMS zarówno pomiędzy pracownikami, jak i pomiędzy partnerami. Tylko w ten sposób przedsiębiorstwo będzie mogło uzyskać niezbędne korzyści ekonomiczne.
Dla agencji rządowej lepiej jest skupić się na specyfice swojej pracy i zwrócić większą uwagę na tworzenie archiwów elektronicznych. Konieczne jest także przeszkolenie pracowników do pracy z nimi.
Wybierając ten lub inny EDMS, należy wziąć pod uwagę, czy system spełnia określone wymagania. Obejmują one:
- Pełna funkcjonalność;
- Łatwość użycia;
- Z jaką szybkością ten system zostanie wdrożony w procesie pracy;
- Dostępność ustawień i muszą one być elastyczne;
- Czy system ma możliwość rozbudowy funkcjonalności;
- Czy możliwe jest dostosowanie EDMS do istniejącego oprogramowania przedsiębiorstwa;
- Łatwość adaptacji;
- Dostępność wsparcia technicznego. Ważne jest, aby taka pomoc była na wysokim poziomie;
- reputacja producenta itp.
Biorąc ten fakt pod uwagę użytkownik powinien przestrzegać następujących działań:
- Poznaj funkcjonalność. Szczególną uwagę należy zwrócić na rozdział „Możliwości”. Ważne jest, aby producent wyraźnie wskazał listę zadań realizowanych przez program. Jeśli nie ma żadnych szczegółów, powinieneś porzucić taki system EDS;
- Dostępność prezentacji tematycznych. Ważne jest, aby program zawierał materiał demonstracyjny, wyjaśniający w ten sposób użytkownikowi, jak korzystać z funkcjonalności;
- Przestudiuj zrzuty ekranu. Dzięki temu menadżer będzie mógł zweryfikować, czy funkcjonalność jest rzeczywiście prosta i czy spełnia stawiane wymagania;
- Koniecznie przeczytaj opinie prawdziwych użytkowników. Najlepszą opcją jest oglądanie filmów na YouTube;
- Wielu producentów oferuje menedżerom bezpłatne wersje próbne. W ten sposób użytkownik będzie mógł zrozumieć, czy wybrany produkt jest odpowiedni, czy nie;
- Jeśli chodzi o koszt towarów, oczywiste jest, że ten punkt nie może niepokoić kupującego. Trudno określić, jaki powinien być rzeczywisty koszt EDS, ale warto zbadać, co składa się na tę czy inną liczbę. Dlatego szczegółowe przestudiowanie cennika pomoże kupującemu uniknąć nieoczekiwanych wydatków i wydatków.
Warto pamiętać, co robić właściwy wybór Pomoże tylko specjalista. Dlatego wybór i instalacja EDMS powinna odbywać się wyłącznie pod szczególną uwagą osoby posiadającej specjalne umiejętności.
Ze względu na wysokie koszty nie wszystkie organizacje w naszym kraju współpracują z EDMS. W tej chwili tylko duże firmy przetwarzać dokumenty drogą elektroniczną. Ale wszystko się zmienia i jest prawdopodobne, że w niedalekiej przyszłości potrzeba pracy przy pomocy EDMS zostanie doceniona, a wiele firm będzie mogło sobie pozwolić na prowadzenie e-biznes. Oznacza to, że staną się najbardziej skuteczni i odnoszą sukcesy!