Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w regionach Federacji Rosyjskiej. Analiza aktualnego stanu światowego rynku EDMS - NT1300: Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją - Informatyka biznesowa Główne cechy wdrożenia EDMS

Centrum informacyjno-analityczne TAdviser opublikowało tradycyjny coroczny raport na temat rynku systemów elektroniczne zarządzanie dokumentacją(EDMS) i zarządzanie treścią (ECM). Tym razem dotyczy to projektów rozpoczętych i zakończonych w latach 2016 i 2017.

Ocena rosyjskiego rynku EDMS w ujęciu pieniężnym

Według szacunków TAdviser w 2016 roku wielkość krajowego rynku systemów EDMS/ECM wyniosła ok. 41,6 miliarda rubli. Rynek wzrósł w ciągu roku na 10%. Ta sama dynamika ( 10% ) eksperci oczekują do końca 2017 r.

Maksymalny zysk ze sprzedaży, wdrażania i wsparcia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w 2016 roku uzyskała sieć franczyzobiorców firmy 1C. Całkowity dochód sprzedawcy i partnerów wyniósł 2,75 miliarda rubli. W której ponad 2 miliardy rubli Firma 1C i jej franczyzobiorcy zarabiali na wdrożeniu i wsparciu EDS, a sprzedaż licencji przyciągała wszystko do wspólnego skarbca 650,5 miliona jenów. Jednak wyniki sieci afiliacyjnej zostały zaprezentowane poza rankingiem, ponieważ nie ma jednego, ale ogromna liczba graczy rynkowych.

Na pierwszym miejscu oficjalnego rankingu znalazła się firma Logika Business osiągająca roczne przychody 1,86 miliarda rubli, drugi - „Krok” z 1,38 miliarda rubli, trzeci TerraLink z 964 miliony jenów. Nasz partner EOS zarobił pieniądze na sprzedaży, wdrażaniu i wsparciu EDMS „DELO” i EOS dla SharePoint w 2016 roku 793,5 miliona jenów i zapewnił sobie czwarte miejsce w tabeli ogólnej.

Autorzy ratingu zauważają, że większość uczestników ratingu EDMS/ECM wykazała się dodatnią dynamiką przychodów w 2016 roku. Tylko 2 z 16 firm pogorszyło swoje wyniki wskaźniki finansowe- i są to integratorzy, a nie dostawcy. Wszystkie firmy zajmujące się rozwojem EDMS pozostały na plusie.

Ocena EDMS według liczby projektów

Directum jest liderem pod względem liczby projektów rozpoczętych i zakończonych w 2016 roku ( 739 ). Nasi partnerzy EOS ( 593 projekt publiczny rocznie) i 1C ( 178 projekty) zajmują odpowiednio drugą i czwartą linię.

Branżowa dystrybucja projektów

TAdviser nie przedstawił w tym roku statystyk dotyczących rozkładu projektów EDMS według branż. Zrobiła to jednak za niego międzynarodowa firma badawcza IDC. Według jej obliczeń w 2016 roku najwięcej w ECM zainwestowały rosyjskie przedsiębiorstwa z sektora przemysłowego, publicznego i finansowego. Ale podeszli do problemu inaczej. Przemysłowcy posiadający największy udział w rynku ( 25% ) nastawionych na automatyzację wewnętrznego obiegu dokumentów: rozszerzenie funkcjonalności EDMS z punktu widzenia zarządzania projektami, automatyzację typowych scenariuszy pracy dla przedsiębiorstwa oraz integrację EDMS z systemy transakcyjne( , CPM, BI). Lokator 23% rynku, sektor publiczny w 2016 roku przede wszystkim rozwiązał problemy związane z rozwojem MEDI i włączaniem nowych uczestników do interakcji międzyresortowych. Instytucje finansowe z akcjami 16% skupialiśmy się na automatyzacji zewnętrznego obiegu dokumentów: tworzeniu elektronicznych dossier klientów, aplikacji mobilnych, automatyzacji procesu udzielania pożyczek.

Kluczowe czynniki wzrostu rynku EDMS

Rynek EDMS/ECM w Rosji rośnie z roku na rok na 10%. Ma na to wpływ wiele czynników:

Trudna sytuacja ekonomiczna. Przedłużający się kryzys zmusił przedsiębiorstwa do poważniejszego zastanowienia się nad ograniczeniem inwestycji i zacieśnieniem polityki kontrola finansowa. Ze względu na napiętą sytuację gospodarczą wiele osób po raz pierwszy myśli o ocenie i optymalizacji swoich procesów biznesowych. I znaleźliśmy skuteczne rozwiązanie – systemy EDMS/ECM.

Proces zastępowania importu. W 2016 roku Rząd Federacji Rosyjskiej wydał rozporządzenie nr 1588-r, zobowiązujące władze federalne władza wykonawcza i państwowe fundusze pozabudżetowe przechodzą na język rosyjski oprogramowanie. Od tego czasu producenci krajowych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi obserwują stały popyt na ich rozwiązania. Niewykluczone, że w ślad za organizacjami rządowymi i organami rządowymi duże firmy branżowe będą zmuszone do przejścia na platformy krajowe udział państwa. I to jest główny segment klientów systemów EDMS i ECM. Jednakże, podobnie jak w obecnej sytuacji, przejście nie będzie gwałtowne. Wymiana skali systemy informacyjne zawsze wiąże się z wysokimi kosztami i ryzykiem, dlatego modernizacja musi przebiegać płynnie. Dobrym miejscem na rozpoczęcie jest aktualizacja bazy danych i przejście na oprogramowanie typu open source, takie jak PostgreSQL.

Kurs na temat gospodarki cyfrowej. Państwo systematycznie się uruchamia usługi elektroniczne(„Gosuslugi”, „Nalog.ru”), spółki handlowe itp. Przeniesienie procesów biznesowych do środowiska elektronicznego to skuteczny sposób na obniżenie kosztów towarów i usług, optymalizację pracy, czasu i wydatki finansowe.
Szybki rozwój nowych technologii. Wraz z rozwojem nowych narzędzi do przetwarzania i przechowywania danych (blockchain, big data, sztuczna inteligencja) ewoluują także systemy elektronicznego zarządzania dokumentami. Rozszerza się ich funkcjonalność, pojawiają się nowe narzędzia do standaryzacji, wizualizacji i analizy informacji (BI). EDMS są coraz częściej wykorzystywane jako korporacyjne hurtownie danych.
Potrzeba automatyzacji YuZEDO. W latach 2016–2017 w organizacjach różne rozmiary i branżach istnieje pilna potrzeba automatyzacji obiegu dokumentów o znaczeniu prawnym (LWEDO). Co więcej, mówimy nie tylko o wykorzystaniu wykwalifikowanych podpis elektroniczny i wymiany on-line certyfikowanych dokumentów, ale także o potrzebach na poziomie pełnoprawnych mechanizmów integracyjnych, które pozwalają zminimalizować ręczne operacje i zapewnić ciągłość procesów end-to-end.
Totalna mobilizacja. Obecnie nie tylko menedżerowie, ale także zwykli wykonawcy potrzebują dostępu do programów pracy urządzenia mobilne. Możliwość połączenia z korporacyjnym systemem EDMS za pomocą telefon osobisty lub tablet pozwala pracownikowi szybko poznać nowe zadania i szybciej je wykonać. Całkowite przejście komunikacji korporacyjnej do środowiska mobilnego doprowadziło do powstania całej branży obsługującej urządzenia mobilne dla biznesu. Obejmuje dostarczanie treści, usługi tworzenia narzędzi do ochrony danych korporacyjnych, projektowanie i tworzenie aplikacji mobilnych.
Dystrybucja usług chmurowych. Technologie Cloud EDMS są aktywnie wykorzystywane w poziom stanu. Już dziś możesz ubiegać się o zmianę prawa jazdy lub paszportu, płacić podatki, a także uzyskać zaświadczenia o mieszkalnictwie i usługach komunalnych w środowisku cyfrowym – za pośrednictwem rządowych serwisów. Dotyczący sfera komercyjna, to dla średnich i małych firm platforma ECM z pewnością musi być oparta na chmurze. Organizacjom z segmentu małych i średnich przedsiębiorstw zakup pudełkowej wersji EDMS nie jest opłacalny ekonomicznie. Korzystanie z systemów zarządzania treścią w chmurze jest bardzo wygodne dla dużych przedsiębiorstw. Takie ECM nie są ograniczone skalowalnością, są scentralizowane i zapewniają powszechny dostęp do pracowników z dowolnego typu urządzenia 24/7.
Wzrost ataków wirusów. Ostatnia fala ataków wirusów wywołała wzrost zainteresowania EDMS jako scentralizowanym systemem przechowywania informacji korporacyjnych.

Prognozy na najbliższą przyszłość

Eksperci wiążą dalszy rozwój rynku z rozwojem USEDO, archiwum finansowego i doskonaleniem mechanizmów integracji EDMS z innymi systemami informacyjnymi przedsiębiorstwa. Już dziś EDMS są płynnie zintegrowane z usługami analitycznymi i programami księgowymi. W niedalekiej przyszłości systemy elektronicznego zarządzania dokumentami zostaną jeszcze ściślej zintegrowane z krajobrazem IT organizacji. Eksperci umożliwiają nawet wypuszczenie konwergentnych rozwiązań do zintegrowanej pracy ze wszystkimi typami danych i treści firmowych.

Chatboty i mechanizmy będą coraz bardziej powszechne w elektronicznych systemach zarządzania dokumentami sztuczna inteligencja. Z usługi rejestracji dokumentów EDMS zamieni się w wielofunkcyjny system dokumentowania wszystkich działań biznesowych przedsiębiorstwa, centrum dystrybucji informacji uwzględniające dane z wielu systemów informatycznych. Dodatkowo EDMS stanie się głównym dostawcą danych do głębokiej, kompleksowej analityki w systemach BI.

Czynniki ograniczające

Wśród głównych barier rozwoju rynku EDMS eksperci wymieniają:

Ograniczenia ram prawnych. Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest nadal używane nie jako główne, ale jako zapasowy dokument papierowy.
Niewystarczająca unifikacja EDMS, brak jednolitej normy i przepisów. Na przykład pracownicy przedsiębiorstw przemysłowych pracować nie tylko z raportami standardowymi, ale także specjalistycznymi dokumentacja inżynierska(rysunki z programu AutoCAD). Brak takich dokumentów w standardowych formularzach odstrasza wiele osób od wdrożenia EDMS.

Doświadczenie we wdrażaniu EDMS „SoftExpert”

ROSYJSKI RYNEK EDMS: PROBLEMY I PERSPEKTYWY ROZWOJU OZNACZONY SYSTEM OBROTU ELEKTRONICZNEGO: PROBLEMY I PERSPEKTYWY ROZWOJU

Maszczenko I.S., Chernysheva N.V.

Południowo Rosyjski Instytut Zarządzania - oddział Rosyjskiej Akademii Gospodarki Narodowej i służba cywilna

Maszczenko I.S., Chernysheva N.V.

Instytut Zarządzania Rosji Południowej - oddział Rosyjskiego Prezydenta

Gospodarka Narodowa i Administracja Publiczna

Streszczenie: W artykule dokonano analizy problemów i perspektyw rozwoju rynku EDMS w Rosji. Omówiono koncepcje systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, ich cele i aktualizację we współczesnym świecie, przedstawiono dane statystyczne dotyczące rozwoju i wykorzystania konkretnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, jak np. strukturę handlową oraz w sektorze publicznym. Wyciągnięto wnioski na temat problemów EDMS oraz potrzeby ich rozwoju, doskonalenia i wykorzystania w organizacjach agencje rządowe w celu poprawy ich efektywności i efektywności.

Słowa kluczowe: elektroniczne zarządzanie dokumentami, system elektronicznego zarządzania dokumentami, rynek EDMS, funkcjonalność EDMS, EDMS w sektorze publicznym.

Streszczenie: W artykule dokonano analizy problemów i perspektyw rozwoju rynku systemu obrotu elektronicznego w Rosji. Dotyczy to następujących pojęć: systemy elektronicznego obrotu dokumentami, ich cele i realizacja we współczesnym świecie, dane statystyczne dotyczące rozwoju i wykorzystania konkretnych systemów elektronicznego obrotu dokumentami podawane są zarówno w budownictwie komercyjnym, jak i sektorze publicznym. W artykule wyciągnięto wnioski dotyczące problemów systemów obrotu elektronicznego, konieczności ich doskonalenia i wykorzystania organizacja i organów państwowych o podnoszenie ich efektywności i efektywności.

Słowa kluczowe: elektroniczny obrót dokumentami, system elektronicznego obrotu dokumentami, rynek systemów elektronicznego obrotu dokumentami, systemy elektronicznego obrotu dokumentami w sektorze publicznym.

We współczesnym świecie rozwój technologii i ich powszechne wdrażanie doprowadziło do tego, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją i prace archiwalne zajmują wiodącą pozycję w porównaniu z ich papierowym odpowiednikiem. Dziś możemy zaobserwować wzrost liczby i objętości dokumentów używanych na świecie. Co więcej, z biegiem czasu zmienia się stosunek dokumentów elektronicznych do papierowych na korzyść tych drugich.

W 2014 roku rynek EDMS obchodził swoje 20-lecie. Jej powstanie i rozwój spowodowane było przede wszystkim potrzebą automatyzacji pracy agencji rządowych – na ich zlecenie powstały pierwsze krajowe systemy elektronicznego zarządzania dokumentami.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to system organizacyjno-techniczny zapewniający proces tworzenia, zarządzania dostępem i dystrybucją dokumenty elektroniczne w sieciach komputerowych, a także zapewniając kontrolę nad obiegiem dokumentów w organizacji.

EDMS na rynku informatycznym pozostają jednymi z najpopularniejszych systemów, gdyż pozwalają na:

Zwiększ efektywność zarządzania firmą, dostarczając kierownictwu wszelkich informacji niezbędnych do podejmowania decyzji;

Optymalizuj pracę pracowników z dokumentami;

majątku firmy (informacje, które mogą zostać utracone w wyniku zwolnienia lub redukcji zatrudnienia), tj. w celu zapewnienia ciągłości działalności lub procesów biznesowych.

W 2013 roku rosyjski rynek EDMS, łącznie z usługami wdrożeniowymi, wzrósł o 20% w porównaniu do wolumenu z 2012 roku do 30,72 miliardów rubli. W latach 2011-2013 utrzymał wysokie tempo wzrostu: od 20 do 35%. W przeciwieństwie do innych segmentów rynku oprogramowania biznesowego, gdzie według Tlyo1Ber rozpoczął się lekki spadek (systemy B1) lub zahamowanie wzrostu (systemy BIR). ), rynek EDMS powinien na koniec 2014 roku wykazać dwucyfrowy wzrost: główną siłą napędową tego rynku jest sektor publiczny, w którym z dużą intensywnością realizowane są projekty z zakresu automatyzacji zarządzania dokumentami elektronicznymi. Pod względem liczby projektów udział sektora publicznego w rynku EDMS sięga 25%, w ujęciu pieniężnym – do 40%. .

Pozytywną dynamikę rynku w 2013 roku potwierdzają dane o przychodach integratorów. Wśród firm, które przekazały dane o przychodach na rynku EDMS, w tym o usługach wdrożeniowych (w rublach z VAT), wzrost w 2013 roku w stosunku do roku poprzedniego dla większości firm wyniósł 15% i więcej. (Tabela 1) .

Tabela 1. Przychody integratorów systemów na rynku EDMS w

Rosja, 2012-2013, tysiące rubli

Firma, którą obsługujesz 2013 Projekty 2013 Przychody 2012 Projekty 2012 Wzrost przychodów 2012-2013

1C (wszyscy franczyzobiorcy) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Logika biznesowa 760 000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

Technologie zarządzania identyfikatorami 380 970 - 238 035 - 60%

Lanit 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Zaciąg 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 ZAPYTAJ 23 200 57 17 600 35 31,8%

Razem 4 219 775 3 257 835 29,5%

Najbardziej aktywne wdrażanie EDS w Rosji odbywa się w sektorze publicznym, dotyczy to przede wszystkim agencji rządowych, ale także firm z udziałem państwa.

Wśród spółki państwowe za okres od początku 2013 r. do września 2014 r. system elektronicznego zarządzania dokumentami w ramach Państwowego Zautomatyzowanego Systemu Wymiaru Sprawiedliwości, działającego w oparciu o platformę Delo (EOS) (ponad 67 tys. użytkowników), a także wdrożenie EMC Documentum w Rosatomie (30 tys.) wyróżnia się skalą) oraz wprowadzenie Etlas (EDI) w Departamencie Zdrowia i Rozwoju Społecznego Obwodu Oryolskiego na 10 tysięcy stanowisk pracy. W sektorze komercyjnym największym projektem EDMS jest wdrożenie DocsVision w Sbierbanku Federacji Rosyjskiej, system jest w dalszym ciągu replikowany: według samego banku w EDMS na tej platformie pracuje obecnie 100 tys. pracowników banku (tabela 2). .

Tabela 2. 5 największych projektów EDMS/ESM w rosyjskim sektorze publicznym według liczby użytkowników w 2013 r. – pierwsze trzy kwartały 2014 r.

Sprawa GAS Justice EOS 67,835

Klient Integrator Systemów Liczba użytkowników

Dokument Rosatom EMC 30 000 KROK

Departament Zdrowia i Rozwoju Społecznego Regionu Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Prokuratura Generalna Federacji Rosyjskiej AIC Nadzór EOS 9 123

Sprawa Rządu Obwodu Rostowskiego (EOS) EOS 7639

W branży EDMS powstała paradoksalna sytuacja: zwykle

prawodawstwo stanowi hamulec w stosowaniu nowych technologii. Dzisiaj ramy prawne wyprzedza możliwości techniczne większości wdrażanych systemów. Z drugiej strony możliwości samych platform ECM, na których budowany jest EDMS (zarówno importowany, jak i krajowy), w zasadzie umożliwiają rozwiązanie wszystkich nowych problemów. Dziś rozwój najczęściej hamowany jest przez brak kompetencji klientów funkcjonalnych, którzy w dalszym ciągu wyznają konserwatywne poglądy na temat obiegu dokumentów.

Jest oczywiste, że na poziomie systemowym istnieje zrozumienie wagi tego zadania: Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 09.06.2012 N 890 „W sprawie działań usprawniających elektroniczny obieg dokumentów w urzędach władza państwowa» ustalono, że przejście na elektroniczny obieg dokumentów w organach administracji publicznej musi zakończyć się do 31 grudnia 2017 r.

Ale Stan aktulany Sprawy pozostawiają wątpliwości – zakrojone na szeroką skalę inwestycje w ICT w sektorze publicznym, ponad 1 bilion. pocierać, nie dają jeszcze namacalnego praktycznego rezultatu.

Niestety, nie ma dziś ani jednej ważnej prawnie usługi publicznej, która polegałaby na dokonaniu jakichkolwiek prawnie istotnych czynności - wydaniu dokumentu, zmianie statusu obywatela itp. - przetłumaczonych na język forma elektroniczna. Wszystkie usługi świadczone w EPGU są charakter informacyjny.

Systemy EDMS mają na celu usprawnienie działalności konkretnej organizacji, ale każdy z nich ma swoją szeroką funkcjonalność, która obejmuje szereg cech. W trakcie procesu badawczego byliśmy

─ Directum ─ Dokumenty Wizja ─ Globus Professional

─ PayDox ─ 1C: Obieg dokumentów* Asystent szefa

─ SPRAWA ─ EUFRAT ─ MOTYW

Zidentyfikowano 9 systemów. Pokażemy ich funkcjonalne wyposażenie, na podstawie którego podkreślimy zalety i wady systemów (ryc. 1,2). Ryż. 1. Możliwości techniczne współczesnego EDMS

Ryż. 2. Koszt licencji na 100 użytkowników, bez kosztu SZBD, modułów dodatkowych i rabatów

Porównując funkcjonalność EDMS, stosuje się następujące oznaczenia: „+” - możliwość została wdrożona; „+/-” – funkcja dostępna z ograniczoną funkcjonalnością lub wymaga zakupu dodatkowego oprogramowania; „-” - możliwość nie została wykorzystana.

W zakresie funkcji „Praca z dokumentami” czołowe miejsca zajmują takie EDMS jak: Boss-Referent, Delo i Ephrat. Poziom oddolny zajmował PayDox (tabela 3).

PRACA Z DOKUMENTAMI W Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Szef dokumentów - BIZNES EUFRAT MOTIV

Wbudowane narzędzia

przeglądanie załączonych plików

Zmiana załączników

Praca z dokumentami roboczymi /- /- /-

Tabela 3. Praca z dokumentami

Pod względem rozwoju funkcji „Wyszukiwanie i analiza informacji” liderami są takie EDMS jak: Ephrat, Delo i DocsVision. Ostatnie miejsca zajmują 1C, Directum, GlobusProfessional (tabela 4).

WYSZUKIWANIE I ANALIZA INFORMACJI Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

Wyszukiwanie atrybutów (wyszukiwanie według szczegółów dokumentu)

Wyszukiwanie zadań i instrukcji (m.in. według terminów, wykonawców, kontrolerów)

Wyszukiwanie pełnotekstowe z uwzględnieniem morfologii języka rosyjskiego /- /- /- /- /-

Realizacja różne rodzaje szukaj w jednym zapytaniu /-

Tabela 4. Analiza wyszukiwania informacji

Tabela 5. Bezpieczeństwo informacji

BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

Wsparcie na różne sposoby uwierzytelnianie /- /- /- /- /- /- /-

Nadawanie uprawnień użytkownikom

Przypisywanie uprawnień grupom użytkowników

Niestandardowa obsługa ról

Pod względem rozwoju funkcji „Bezpieczeństwo Informacji” czołową pozycję zajmują Boss-Referent, Efrat, Delo i DocsVision. Na ostatnich pozycjach: 1C i GlobusProfessional (tabela 5).

Na podstawie analizy można zidentyfikować kilka EDMS o największej funkcjonalności. Należą do nich: Ephrat, który jest niekwestionowanym liderem, a także Delo i DocsVision. Spośród 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox wyróżniał się niewystarczającym sprzętem funkcjonalnym. Reszta EDMS zajmowała środkową niszę.

Podsumowując, można stwierdzić, że EDMS jest niezbędny we współczesnym świecie i ważnym kryterium jest także jego ciągłe doskonalenie. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją są dobrze znane na rynku rosyjskim. Dziś ich wdrożenie stało się powszechne i osiągnęło szczyt produktywności. Dalszy wzrost

rozwój rynku jest możliwy nie dzięki wzrostowi liczby użytkowników ECM, ale dzięki poprawie ich funkcjonalności. Obecnie głównymi powodami wymiany istniejących rozwiązań są problemy z wydajnością, brak funkcjonalności, wysoki koszt rozwoju i wsparcia obecnego rozwiązania, zamknięty kod platformy, niewygodny interfejs, problemy z terytorialnym rozmieszczeniem i integracją, a także powiązanie z przestarzałym oprogramowaniem i platformy sprzętowe.

Bibliografia:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Przesłanki i etapy wdrażania elektronicznego systemu zarządzania dokumentami dla małych i średnich przedsiębiorstw // Badania ekonomiczne 2010 nr 1 - s. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w systemie szkoleń i doskonalenia zawodowego specjalistów // Zarządzanie państwowe i gminne. Notatki naukowe SKAGI. 2009. nr 4. s. 66-75

3. [Zasób elektroniczny] Adres URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Zasoby elektroniczne]. Adres URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Zasoby elektroniczne]. Adres URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Praktyka korzystania z technologii informacyjno-komunikacyjnych w zapewnianiu Usługi publiczne// Zarządzanie państwowe i gminne. Notatki naukowe SKAGS. 2009. nr 4. s. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektroniczna technologia w państwie-politycznym i systemowym działalności zarządczej urządzenia: ocena przesłanek // Zarządzanie państwowe i gminne. Notatki naukowe SKAGS. 2009. nr 1. s. 56-61.

8. [Zasoby elektroniczne]. Adres URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Wielu z Was wykorzystuje w swojej pracy EDMS już od dłuższego czasu, niektórzy są w trakcie wdrażania, ale są też tacy, którzy dopiero się przyglądają. Niemniej jednak wiedza na temat nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją firmową i informacją przyda się zarówno początkującym, jak i doświadczonym użytkownikom. Kryteria wyboru EDMS

Nie jest tajemnicą, że dobrze zbudowane i zoptymalizowane procesy biznesowe są kluczem do sukcesu firmy. Jednym z najważniejszych i najbardziej zasobochłonnych procesów jest proces wsparcie dokumentacji kierownictwo. Są to przede wszystkim koszty czasu (koordynacja, zatwierdzanie, podpisywanie, kontrola wykonania), koszty pracy (konieczność posiadania w kadrze specjalisty odpowiedzialnego za obieg dokumentów), nie mówiąc już o kosztach materiałów eksploatacyjnych i sprzętu biurowego. EDMS ma na celu optymalizację tego procesu, a co za tym idzie znaczne obniżenie kosztów jego realizacji.

Pomimo trudnych warunków ekonomicznych EDMS na rynku informatycznym pozostają jednymi z najpopularniejszych systemów, gdyż pozwalają na:

zwiększyć efektywność zarządzania firmą poprzez zapewnienie kierownictwu wszelkich informacji niezbędnych do podejmowania decyzji;
optymalizować pracę pracowników z dokumentami;
zachować krytyczne informacje i wartości niematerialne i prawne przedsiębiorstwa (informacje, które mogą zostać utracone w wyniku zwolnienia lub redukcji zatrudnienia), tj. zapewnić ciągłość działalności lub procesów biznesowych.

Naturalnie, informacje o przydatności nowoczesnych technologii dla pracowników biurowych nie są niczym nowym. Jeśli czytasz te linie, oznacza to, że ten temat jest Ci bliski. Być może wielu z Was wykorzystuje w swojej pracy EDMS już od dłuższego czasu, niektórzy są w trakcie wdrażania, ale są też tacy, którzy wciąż się przyglądają.

Niemniej jednak wiedza na temat nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją firmową i informacją przyda się zarówno początkującym, jak i doświadczonym użytkownikom.

Rynek aktywnie się rozwija; istnieje wiele produktów, rozwiązań biznesowych i dodatkowych opcji zaprojektowanych w celu rozwiązania różnych problemów. I nawet jeśli Twoja firma posiada już rozwiązanie do automatyzacji biura i współpracy pracowników, prawdopodobnie zastanawiasz się teraz, jak je zoptymalizować.

Warto zrozumieć, że systemy elektronicznego zarządzania dokumentami wdrożone w firmie nie są zamrożoną jednostką, ale żywym organizmem, który wymaga dużej uwagi, kontroli i rozwoju. Jeżeli system nie zostanie opracowany w odpowiednim czasie, to już wkrótce stanie się przestarzały i nie będzie już używany przez pracowników.

Serwis DOW - klient EDMS

Być może teraz zadajesz sobie pytanie: „Po co my, urzędnicy, musimy rozumieć rynek EDMS, skoro istnieją „specjaliści IT” i wybór programów to ich chleb powszedni?

Naiwnością jest wierzyć, że specjaliści IT rozwiążą ten problem za Ciebie! Większość współczesnych dokumentów jest tworzona, przetwarzana i przechowywana w w formacie elektronicznym. Pracownicy koordynują wiele dokumentów za pomocą ICQ, Skype, E-mail. Ponadto dokumenty są tworzone i zapisywane w różnych formatach. Zarządzanie tymi informacjami należy do obowiązków urzędników.

Znam wiele przypadków, w których urzędnicy faktycznie stali się twórcami systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, spisując „od zera” wymagania dla systemu. To tu zaczęła się ich udręka i rozpoczęły się długie procesy rozwoju, udoskonalania i wdrażania systemu.

Początkowo pełnili funkcję analityków biznesowych – opisując wszystkie procesy przepływu dokumentów. Następnie w roli testerów, akceptując uzyskane wyniki. Cóż, a następnie w roli nauczycieli, szkoląc pracowników swojej organizacji do pracy z systemem. Naturalnie wszystkie te procesy są bardzo długotrwałe i zajmują znaczną ilość czasu – w najlepszym przypadku kilka miesięcy, w najgorszym lata. Przyznali mi później, że gdyby mogli wcześniej wziąć udział w procesie selekcji, zaoszczędziliby sobie mnóstwo wysiłku i czasu, a swojej firmie mnóstwo pieniędzy! Ale najważniejsze, że już dawno zorganizowaliby w systemie wspólną pracę – swoją i pracowników firmy.

Twórcy niestandardowych rozwiązań w większości przypadków skupiają się na wymaganiach użytkowników. Tylko nie biorą pod uwagę, że użytkownicy często nie wiedzą, jakie wymagania przedstawić i jakie istnieją sposoby realizacji swoich zadań.

Znajomość produktów dostępnych na rynku, zrozumienie zasad ich działania daje przewagę przy wyborze i ostatecznie pozwala wybrać najbardziej efektywne rozwiązanie, oszczędzając wysiłek, nerwy i pieniądze dla firmy.

Które rozwiązanie wybrać?

Postanowiłeś więc zrozumieć sytuację na rynku EDMS i znaleźć odpowiedniego systemu aby rozwiązać Twoje problemy. Otwierasz Internet, a tam...

A nazw, opisów, wykresów firm analitycznych, rozmaitych porównań jest tak dużo, że można po prostu utonąć w tym morzu informacji. Oto tylko niektóre liczby dotyczące liczby produktów na rynku rosyjskim.

Według stanu na luty 2010 roku katalog systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w serwisie TAdviser zawierał około 179 pozycji, lista katalogowa Docflow obejmuje 170 produktów, a także różne niezależne portale o systemach zarządzania dokumentami, gdzie lista rozwiązań obejmuje 45 pozycji. Firma DSS Consulting wyróżnia rozwiązania od około 15-20 firm, które mają na swoim koncie wiele udanych projektów wdrożeniowych w kilku okresach.

Jak widać, rynek rosyjski oferuje szeroką gamę rozwiązań należących do klasy elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.

Systemy można różnie nazywać: „system automatyki biurowej”, „biuro elektroniczne”, „system kierownictwo operacyjne firma”, „system zarządzania treścią”, „system ECM” itp.

Wydawałoby się, jaka jest różnica? W końcu wszystkie systemy robią praktycznie to samo - zapewniają zarządzanie dokumentami elektronicznymi. A obieg dokumentów to dość sformalizowany obszar i wszelkie rozwiązania służące jego automatyzacji powinny być do siebie bardzo podobne.

Jednak rynek oprogramowania jest bardzo zróżnicowany - istnieją drogie systemy i rozwiązania klasy ekonomicznej, istnieją wysoce wyspecjalizowane systemy i projektanci, którzy pozwalają na realizację dowolnych planów klienta. Cała ta różnorodność rynku wynika z faktu, że te same wymagania funkcjonalne są realizowane w różny sposób, na różnych platformach, przy użyciu różnych technologii.

Obecnie rynek osiągnął pewien etap dojrzałości, wśród EDMS wyłonili się jego liderzy, a wciąż pojawiają się nowe rozwiązania, co świadczy o tym, że proces rozwoju systemu trwa. W przeciwieństwie do rynku oprogramowania księgowego, na którym niewątpliwie liderem jest 1C, rynek EDMS nie jest tak spolaryzowany; kupujący ma niezwykle szeroki wybór: od wiodących światowych producentów po rozwiązania na zamówienie, które uwzględniają cechy konkretnego klienta. Trudno to odgadnąć, prawda?

Problem wyboru EDMS

Bogactwo ofert na rynku oprogramowania biurowego powoduje problem wyboru. Jednak ze względu na brak obiektywnych kryteriów i ogólnie przyjętych metod oceny jakości proponowanego EDMS i ich zgodności z rzeczywistymi potrzebami organizacji istnieje ryzyko nabycia „niewłaściwego” systemu: zbyt słabego lub wręcz przeciwnie , zbędne do rozwiązywania konkretnych problemów. Ryzyko może wzrosnąć na etapie wdrażania, ponieważ nawet dobry system można skonfigurować tak, aby praca w nim nie była efektywna.

W rezultacie większość organizacji wybiera rozwiązania programowe z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami na własne ryzyko i ryzyko, kierując się własnymi kryteriami, intuicją lub ufając obietnicom programistów i specjalistów wdrażających system.

Najczęściej przyczyną niepowodzeń nie jest jakość rozwiązanie programowe, ile kosztuje jego błędny wybór i błędy popełniane podczas wdrażania z powodu braku dobrze sformułowanych wymagań dla EDMS.

Na przełomie 2008 i 2009 r. Firma DSS Consulting przeprowadziła badanie wśród firm stosujących EDMS, które wdrożyły EDMS w 2008 roku. Na pytanie: „Jak firmy wybierają EDMS?” najpopularniejszymi odpowiedziami były:

wybrany na podstawie rekomendacji;
analizował informacje w Internecie;
wybrał pierwsze dostępne rozwiązanie;
decyzja została „zrzucona z góry”.

Doświadczenie wielu firm pokazuje, że konsekwencją nieudanego wyboru EDS są nie tylko straty materialne, przejściowe, organizacyjne, ale przede wszystkim nieosiąganie przez organizację postawionych sobie celów i opóźnienie w rozwoju.

W związku z tym istnieje realne zapotrzebowanie na informacje, które pozwoliłyby: w oparciu o analizę systemu wspomagania dokumentacji zarządzania i procesów biznesowych organizacji sformułować wymagania dla EDMS, w oparciu o obiektywne kryteria oceny i porównania EDMS prezentowane na rynku, wybrać odpowiedni produkt i zapewnić jego efektywne wykorzystanie.

Kryteria wyboru EDMS

Zanim przystąpimy do dość szerokiego tematu przeglądu aktualnej sytuacji na rosyjskim i międzynarodowym rynku rozwiązań informatycznych tej klasy, a także analizy konkretnych rozwiązań, skupimy się na głównych kryteriach, na które należy zwrócić uwagę, niezależnie od klasa oprogramowania i zajmowany udział w rynku.

EDMS organizacji musi rozwiązywać szeroki zakres problemów, a jednocześnie być wygodny i elastyczny w konfiguracji, aby mógł być obsługiwany przez klienta. Można oczywiście skorzystać z platformy ECM i uzyskać wysoce spersonalizowane rozwiązanie, które uwzględnia wszystkie procesy biznesowe firmy, jednak wdrożenie takich systemów trwa zwykle od kilku miesięcy do roku lub dłużej i wymaga znacznych kosztów finansowych. Zawsze jednak zależy Ci na tym, aby czas wdrożenia był minimalny, a szkolenie personelu szybkie i najlepiej bez przerwy w działalności produkcyjnej.

Najczęściej wyboru EDS dokonuje się na podstawie następujących kryteriów:

koszt licencji EDMS i innych niezbędnych komponentów (sprzęt, DBMS);
koszty wdrożenia i wsparcia EDMS;
możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły i integrację z innymi produktami;
Bezpieczeństwo informacji;
platforma i wykorzystywane technologie;
reputacja dewelopera i dostawcy (organizacji wdrażającej system);
kompletność funkcjonalna.

Zastanówmy się nad znaczeniem powyższych kryteriów.

Koszt licencji zawsze był jednym z głównych kryteriów wyboru systemu. Klienci EDMS od dawna wiedzą, że tani produkt nie zawsze jest dobry.

System musi być dostępny, aby klient mógł samodzielnie dokonać niektórych ustawień systemu, np. samodzielnie podłączyć i skonfigurować słowniki, podręczniki, standardowe trasy dokumentów itp., bez ponownego uciekania się do usług programistów lub integratorów systemów. Koszt eksploatacji systemu będzie niższy.

System powinien być rozwiązaniem pozwalającym na jego dalszą rozbudowę poprzez dodawanie nowych modułów i możliwości.

Zakres możliwości rozszerzonych o dodatkowe moduły może obejmować zarówno integrację z określonymi aplikacjami, jak i rozbudowę funkcjonalności systemu.

Przy wyborze systemu szczególną uwagę zwraca się na jego bezpieczeństwo informacji, w jaki sposób realizowane są zasady ochrony danych poufnych, jak zorganizowany jest system kontroli dostępu, czy system obsługuje stosowanie podpisów elektronicznych i szyfrowania.

Przy wyborze systemu z reguły bierze się pod uwagę, na jakiej platformie jest on zbudowany i jakie technologie są stosowane. I tutaj priorytetem nie jest nowość, ale stabilność i niezawodność. Istotną rolę w wyborze odgrywa zastosowany system zarządzania bazą danych (SZBD) oraz narzędzia programistyczne.

Jeśli organizacja ma już korporacyjny standard dla DBMS, bardziej logiczne jest, jeśli EDMS będzie go przestrzegał. Nie zaleca się rozszerzania listy obsługiwanych systemów DBMS, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. To samo dotyczy narzędzi programistycznych. Im są bardziej znane i rozpowszechnione, tym więcej specjalistów je zna i będzie w stanie opracować dodatkowe komponenty dla EDMS i tym mniejsze ryzyko niepowodzenia projektu z powodu braku takich specjalistów.

Wybierając programistę EDMS, zwykle ocenia się takie czynniki, jak długość jego obecności na rynku EDMS, reputacja wśród użytkowników i konkurencji, jakość wsparcia technicznego i częstotliwość aktualizacji systemu. Równie ważny jest wybór rzetelnej firmy – dostawcy EDMS, jeśli firma deweloperska nie współpracuje bezpośrednio z klientami.

Na etapie selekcji należy szczegółowo ocenić doświadczenie udanych projektów i wdrożeń oraz poziom kwalifikacji personelu. Możliwość ukończenia systemu informatycznego w rozsądnym terminie (przy akceptowalnych warunkach cenowych) dostosowanym do specyfiki przedsiębiorstwa zależy od firmy dostawcy.

Być może najważniejszym kryterium jest kompletność funkcjonalna systemu. Niezależnie od tego, jak dobry jest system pod każdym innym względem, jego głównym zadaniem jest zapewnienie wdrożenia funkcji elektronicznego zarządzania dokumentami.

Do tej pory klienci rzadko z nich korzystali podejście systemowe ocenić kompletność funkcjonalną EDMS, opierając się na swojej subiektywnej opinii opartej na zapoznaniu się z materiałami marketingowymi lub, w najlepszym razie, na pobieżnej znajomości produktu na stanowisku testowym. To nie wystarczy do pomyślnego praktycznego wykorzystania EDMS.

Do właściwy wybór bez przeprowadzenia kompleksowej oceny i porównania systemów, przede wszystkim pod kątem parametrów funkcjonalnych, bez uwzględnienia celów strategicznych i bieżących zadań Klienta, jest praktycznie niemożliwe.

W rozwiązaniu tego problemu może pomóc wstępna analiza rynku: wstępne zapoznanie się z jego głównymi uczestnikami, produktami na rynku, kluczowymi technologiami i usystematyzowaniem według głównych parametrów.

26.04.2018, czw., 16:46 czasu moskiewskiego , Tekst: Natalia Rudycheva

Rosyjscy programiści mają wszelkie szanse na całkowite podbicie rosyjskiego rynku EDMS. Istnieją ku temu przesłanki ekonomiczne i prawne. To tylko kwestia małych rzeczy – stworzyć naprawdę wygodne, nowoczesne i niezawodne rozwiązania, aby zapewnić ich wysoką jakość pomoc techniczna i właściwie zorganizować proces ich realizacji. Dyskutowali o tym uczestnicy konferencji „EDMS Market 2018” zorganizowanej przez CNews Conferences.

strony: 1 | | Następny

Obecna sytuacja na rynku rosyjskim jest korzystna dla rosyjskich programistów EDMS – rozpoczął swoje przemówienie Siergiej Kurjanow, dyrektor marketingu strategicznego, DoxVision. Mają przewagę nad zachodnimi deweloperami ze względu na politykę substytucji importu i osłabienie rubla i mogą skutecznie konkurować z Open Text, jeśli stworzą produkty znacznie wyższej jakości. Tą właśnie drogą podąża firma DocsVision, która oferuje swoim klientom Docsvision ECM (wersja 5.5), cechy charakterystyczne które obejmują skalowalność do ponad 100 tysięcy użytkowników, architekturę mikroserwisową, wieloplatformowość. Platforma pozwala na wykorzystanie wszystkich zalet nowych technologii, takich jak omnichannel, chmura, wsparcie dla nowych metod zarządzania (Agile, SCRUM), AI&ML, autorejestracja, wsparcie dla wdrożeń Agile, samoobsługa.

Około połowa projektów w 2017 roku była realizowana w oparciu o Open Text Documentum, kontynuacja Roman Konowaliow, Dyrektor generalny„ID – Technologie Zarządzania”. Rośnie jednak zainteresowanie klientów rosyjskimi rozwiązaniami. Jako przykład podał utworzenie systemu zarządzania dokumentacją w grupie spółek Rosseti. W pierwszym etapie, który zakończył się w 2014 roku, klient wdrożył Open Text Documentum. Dziś z rozwiązania korzysta ponad 44 tysiące osób. W 2015 roku rozpoczął się drugi etap projektu, podczas którego powstał system zarządzania treścią oraz dokumentacją projektowo-kosztową (UKKiPSD) w oparciu o produkt opracowany przez firmę ID – Management Technologies. Według Romana Konovalova przyszłość branży leży w rosyjskich produktach. Na przykład EDMS stworzony przez jego firmę zapewnia taką możliwość samokonfiguracja, przeznaczony jest do automatyzacji procesów biznesowych dużych firm, posiada nowoczesny interfejs i pozwala zaoszczędzić na wdrożeniu, utrzymaniu i skalowaniu.

„Chociaż mamy bogate doświadczenie Wdrożenie SAP’a do automatyzacji wewnętrznej zdecydowaliśmy się wykorzystać platformę krajową” – mówi Jewgienij Gafarow, kierownik projektu firmy CIUS „Gazpromavtomatizatsiya”. – W ciągu 3 lat udało nam się w pełni zautomatyzować zarządzanie i wspieranie procesów biznesowych. Objęliśmy wszystkimi obszarami i rodzajami pracy firmy.” Kompleksowy projekt rozpoczął się od automatyzacji obiegu dokumentów – stworzenia systemu do ewidencji dokumentów i zarządzania zamówieniami. W ciągu ostatnich trzech lat cel EDMS radykalnie się zmienił. Na pierwszy plan wysunęły się jego funkcje BPM. Stało się „centrum mózgowym”, systemem zaplecza odpowiedzialnym za przepływy kontrolne przechodzące przez wszystkie systemy. Taka architektura pozwala szybko i tanio zautomatyzować procesy biznesowe. O zaletach takiego podejścia opowiedział uczestnikom konferencji Evgeniy Gafarov. Wśród nich jest szybka i tania automatyzacja, więcej zautomatyzowane procesy ze stałym budżetem i możliwością wykorzystania znanych użytkownikom systemów.

Jak zorganizować proces wdrożenia

Prawie 74% firm boryka się z problemami podczas pracy z dokumentami, rozpoczęła swoje przemówienie Elena Skripko, konsultant-metodolog w 1C. Są to powielanie działań, trudności w wyszukiwaniu, błędy i powielania, długi czas przetwarzania dokumentów i w efekcie spadek efektywności czasu pracy pracowników. Wszystko to negatywnie wpływa na proces zarządzania firmą i utrudnia podejmowanie skutecznych decyzji zarządczych.

Dlatego 1C przy wdrażaniu systemów elektronicznego zarządzania dokumentami zaleca stosowanie opracowanej i wielokrotnie testowanej metodologii. Przeglądając szereg przypadków, stało się jasne, że najczęstszym problemem, z jakim borykają się firmy organizując pracę z dokumentami, jest duża liczba niepotrzebnych czynności, jakie należy z nimi wykonać. W rezultacie procedury pracy ulegają spowolnieniu, a fundusz wynagrodzeń jest wydawany w sposób irracjonalny. Kolejnym problemem jest wielokrotne skanowanie Dokumenty księgowe podczas zatwierdzania i weryfikacji. W rezultacie księgowy otrzymuje stos zeskanowanych obrazów, z których każdy jest podpisany przez osobę odpowiedzialną. Czasami proces obiegu dokumentów nie jest zgodny z przyjętymi w firmie standardami, co świadczy o pogorszeniu się jego zarządzalności. Jest to poważny problem wymagający analizy i pilnych decyzji zarządczych.

Elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy organizacjami nie rozwija się tak szybko, jak byśmy chcieli – zauważa Witalij Kotow, Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych Grupy Polyplastic. Duże firmy mogą zmienić sytuację zmuszając swoich partnerów do przejścia na EDMS w sieciach b2b. Podzielił się swoimi doświadczeniami z Polyplastic. Firma stworzyła portal dla przewoźników, zintegrowała go z 1C:ERP, zorganizowała dostęp do niego przez WWW i Aplikacja mobilna. Teraz portal realizuje funkcje elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy Polyplastic a przewoźnikami.

Dzielimy się naszym doświadczeniem

Klienci wypowiadający się na konferencji dzielili się swoimi doświadczeniami w zakresie automatyzacji dokumentów. W ten sposób spółka Stroytransneftegaz poszła drogą stworzenia elektronicznego archiwum – stwierdził Paweł Potemin, szef elektronicznej służby archiwalnej Stroytransneftegaz. Koszty jego wdrożenia były minimalne. Rozwiązanie charakteryzuje się intuicyjną funkcjonalnością, a użytkownicy są bardzo zadowoleni z jego użytkowania. Jeśli chodzi o EDMS, zdaniem Pawła Potiomkina, najlepiej jest go wdrożyć jako zestaw odrębnych modułów z jasnymi i zrozumiałymi zadaniami, w tym integracją z innymi systemami. Jako przykład takiej technologii podał system zarządzania procesami biznesowymi ELMA.

Proces obiegu dokumentów w sektorze publicznym jest ściśle regulowany, a odrzucenie papieru jest już wymogiem prawnym – mówi Jewgienija Surowcewa, zastępca kierownika wydziału - kierownik wydziału systemów informatycznych zarządzania informacjami i oprogramowaniem Administracji Miejskiej Władywostoku. Elektronicznie powinna odbywać się nie tylko wymiana dokumentów, ale także ich zatwierdzanie i proces interakcji z obywatelami i przedsiębiorstwami. Mobilność stała się ostatnio ważnym wymogiem dla EDMS w agencjach rządowych. Wśród trudności, o których wspomniała Evgenia Surovtseva, znalazła się konieczność przeszkolenia wszystkich nowych pracowników do pracy z EDMS, którzy z reguły mieli do czynienia z zupełnie innymi rozwiązaniami w poprzednich miejscach pracy.

O doświadczeniach wdrażania systemu regionalnego interakcja elektroniczna powiedział Nikołaj Zemskoj, zastępca kierownika wydziału IT Administracji Obwodu Tambowskiego. Projekt rozpoczął się w 2012 roku. Obecnie do systemu podłączone są 2 organy władzy wykonawczej i 16 jednostek samorządu terytorialnego (JST) regionu, a łączna liczba użytkowników wynosi 1661 osób. Na rok 2018 planowane jest połączenie rad sołeckich, rad miejskich, instytucji podległych organom samorządu terytorialnego, rozszerzenie kontroli nad pracą użytkowników w EDMS, wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności, typizacja interakcji, opracowanie formularzy i wzorów dokumentów, stworzenie mechanizmu do generowania ustrukturyzowanych żądań informacji.

Udostępniono kolejny przypadek udanego wdrożenia EDMS Paweł Gorszkow, kierownik działu wychowania przedszkolnego Centrum Federalne w zakresie projektowania i rozwoju obiektów medycyny nuklearnej. Projekt rozpoczął się w grudniu 2015 r., a zakończył w kwietniu 2017 r. i obejmował 2 etapy. W pierwszym przypadku zautomatyzowano pracę biurową, umowy i zamówienia, w drugim zautomatyzowano żądania klientów dotyczące produkcji i dostawy produktów. Dzięki temu możliwe było całkowite wyeliminowanie strat i przypadkowych zmian w dokumentach w trakcie ich przetwarzania. koło życia. Czas przetwarzania dokumentów został skrócony 10-krotnie, a czas akceptacji 6-krotnie. Roczne oszczędności w pracy procesowej wyniosły ponad 5794 roboczogodzin.

EDI stało się głównym narzędziem komunikacji z klientami w firmie – mówi Igora Castillo, menadżer ds. rozwoju biznesu w Paulig Group. Rozwój elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją rozpoczął się w 2007 roku. ten moment ponad 80% obrotów firmy obsługiwane jest przez systemy EDI. Liczba zamówień przyjętych za pośrednictwem kanały elektroniczne komunikacja osiągnęła 92%. Wymieniane są standardowe komunikaty logistyczne (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN itp.), planowanie dostaw (DELFOR), koordynacja cen, daty podstawowe i zestawienia (PRICAT), dostarczane są dane o sprzedaży i stanie zapasów (INVREPT), SLSRPT) wdrożono procesy śledzenia partii z wykorzystaniem kodu SSCC.

Denis Gorbunow, szef biura projektowego działu technologii informatycznych grupy Cherkizovo, w swoim raporcie mówił o głównych etapach rozwoju EDMS w Rosji. Jego zdaniem rynek ten charakteryzuje się dziś jasnymi wymaganiami klientów, standardowymi scenariuszami wdrożeń i zmniejszonymi budżetami na realizację projektów, a także zacieraniem się granicy pomiędzy rozwiązaniami krajowymi i zagranicznymi. Jednocześnie wiele pytań pozostaje nadal otwartych. Na przykład, czy warto stworzyć korporacyjny magazyn, czy lepiej z niego skorzystać usługi otwarte jak Dysk Google lub Microsoft Onedrive? Czy wystarczy wykorzystać wbudowane możliwości EDMS do zarządzania procesami biznesowymi, czy też potrzebne są specjalistyczne produkty? Jak zmieni się rola EDMS w związku z trendem przechodzenia od dokumentów do transakcji?

15 września 2015 14:04

Na pytaniakomputerTydzień odpowiedzi Istomin Konstantin, Dyrektor wykonawczy firmyBEZPOŚREDNIE. Pytania zadano w ramach recenzji z okazji 20. rocznicy PC Week/RE.

Kiedy segment systemów EDMS/ECM zaczął kształtować się w Rosji, jakie są kluczowe momenty i etapy jego rozwoju?

Tworzenie się segmentu rozpoczęło się w 1995 roku, kiedy zaczęto zauważać pierwsze systemy obiegowe nastawione na pracę biurową. Przykładami takich systemów były Eufrat i Del. Rosyjska tradycja pionowego obiegu dokumentów, w której dokument musi przejść przez zarząd, zanim dotrze do wykonawcy, określiła cechy pierwszych systemów automatyzacji. Do głównych zadań automatyzacji należała rejestracja i kontrola wykonania dokumentów, przygotowywanie raportów. Praca w takich systemach opierała się na kartach rejestracyjnych. Na tym etapie jest jeszcze za wcześnie, aby mówić o zarządzaniu treścią w przedsiębiorstwie, ale to już początek rozwoju tego segmentu.

W kolejnym etapie, który trwał od około 1997 do 2000 roku, na rynku rosyjskim pojawiły się elektroniczne archiwa dokumentów. Jednym z przedstawicieli jest system DOCS Open. Obszar ten nie był wówczas w Rosji zbyt rozwinięty, również ze względu na specyficzną tradycję prowadzenia rejestrów i przepływu dokumentów.

Mniej więcej w tym samym okresie pojawiły się pierwsze systemy przepływu pracy; miały one na celu wyłącznie automatyzację interakcji i działały w oderwaniu od procesów zarządzania dokumentami. Jako przykład możemy przytoczyć rosyjski system OPTIMA WorkFlow i Western Staffware.

Złożone systemy pojawiły się w latach 2002-2003. Łączą w sobie mechanizmy przepływu pracy i możliwość organizowania elektronicznego archiwum dokumentów. Na tym etapie możemy mówić o pojawieniu się pełnoprawnych elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, które umożliwiły pracę z treścią dokumentów. Kamieniem milowym technologicznym w tym czasie było stworzenie własne platformy rozwój oparty na możliwościach Microsoft SQL Server i/lub Oracle DBMS. Dobrą ilustracją tego okresu była wystawa-konferencja DOCFLOW 2004. W tamtym czasie wydarzenie bardziej przypominało wystawę: uczestnicy zebrali się, aby zobaczyć szafy grające, potężne skanery przemysłowe, szeroko rozpowszechnione za granicą... Kilka lat później konferencja nabrało bardziej biznesowego charakteru, a ze strony jego uczestników zauważalne jest praktyczne zainteresowanie wykorzystaniem rozwiązań. Wybitni przedstawiciele kompleksu Systemy rosyjskie zmieniło nazwę na Docsvision i DIRECTUM, system Western Documentum rozpoczął aktywną promocję w Rosji. Ponadto, jako odrębna gałąź, aktywnie rozwijano systemy krajowe oparte na Lotus Notes.

Rok 2006 można nazwać rokiem powstania nowoczesnych systemów ECM, łączących funkcjonalność zarządzania dokumentami i interakcji. Jednocześnie firma badawcza Gartner sformułowała kryteria, jakie muszą spełniać systemy ECM. W nowych wersjach języka rosyjskiego złożone systemy odzwierciedlało także nową koncepcję ECM. Również w tym okresie zaczęto aktywnie rozwijać różne rozwiązania biznesowe, mające na celu rozwiązywanie różnorodnych problemów firm w oparciu o jedną platformę ECM.

Od 2011 roku do chwili obecnej zarówno w ECM, jak i w całej branży IT można zaobserwować wyraźną tendencję w kierunku orientacji na użytkownika: systemy stają się coraz wygodniejsze, z naciskiem na tworzenie intuicyjnych interfejsów. Wszędzie rozwijają się rozwiązania mobilne, co w ostatnich latach stało się nie trendem, ale warunek konieczny istnienie nowoczesnych systemów ECM. Trend rozwoju produktów chmurowych rozwija się, rynek sygnalizuje, że klienci są gotowi na rozwiązania SaaS w zakresie zarządzania dokumentami. Chociaż tutaj Rosja pozostaje w tyle za rynkami zachodnimi o 2-3 lata.

Jak ten segment rynku IT przetrwał kryzysy lat 1998 i 2008?

W 1998 roku rosyjski rynek EDMS/ECM jako taki jeszcze nie istniał (był bardzo mały). Główną cechę kryzysu można nazwać odmową użytkowników systemów zachodnich – domyślnością ze wszystkimi jej konsekwencjami.

Rok 2008 charakteryzował się aktywnym wzrostem w segmencie EDMS/ESM oraz dużym zainteresowaniem klientów. Dlatego też, przy ogólnym spowolnieniu gospodarczym w branży IT, ten segment ucierpiał najmniej. Sprzedaż spadła, ale nie było poważnych wstrząsów; ożywienie trwało około roku.

Czym różni się sytuacja od tej obserwowanej podczas kryzysów z lat 1998 i 2008? Jakie są perspektywy dla tego segmentu rynku w najbliższej przyszłości?

Obecna sytuacja w swoich „zwykłych” przejawach przypomina kryzys z 2008 roku. Następuje ogólny spadek aktywności gospodarczej, spadła dynamika sprzedaży.

Ogólnie rzecz biorąc, obecna sytuacja wyraźnie różni się od sytuacji z 2008 roku.

Po pierwsze, obecny kryzys wydaje się przeciągać, ponieważ Jest mało prawdopodobne, aby podstawowe przyczyny Rosji – ceny ropy i sankcje – szybko się zmieniły; ożywienie zajmie 2-3 lata;

Po drugie, dziś rynek ECM osiągnął dojrzałość: klienci wiedzą, czego potrzebują od systemów, a rozwiązaniom stawiane są dość jasne wymagania. Zmieniło się ogólne podejście do kwestii automatyzacji: wydajność stała się namacalnym wskaźnikiem. A jeśli klient widzi korzyści z wdrożenia systemu ECM „w liczbach”, podejmuje w pełni świadomą, świadomą decyzję.

Tak jak poprzednio, istnieje realna potrzeba automatyzacji duże firmy, dla których efekt skali pozwala lepiej ocenić korzyści z wdrożenia rozwiązań ECM. Głównymi stymulatorami rynku są przedstawiciele Przemysłu naftowo-gazowego, przemysł obronny i korporacje państwowe, a także przedsiębiorstw nastawionych na eksport.

Wsparcie zapewnia także pozycja aktywna państw w odniesieniu do sektora IT: bariery w korzystaniu z dokumentów elektronicznych zostały znacząco zmniejszone, trend substytucji importu w obliczu rosnącego dolara i zachodnich sankcji zwiększa szanse krajowych deweloperów;

W przyszłości oczekuje się, że dalszy wzrost wolumenu rynku EDMS/ECM będzie zauważalnie większy niż całego rynku IT, a dynamika wzrostu w okresie kryzysu będzie uzależniona od stanu gospodarki. Przede wszystkim trend wzrostowy utrzyma się w dużych przedsiębiorstwach, średnie firmy będą preferować lżejsze, gotowe i niedrogie rozwiązania. W tej części korzystnie prezentują się technologie chmurowe. Oczekuje się większego spadku w agencjach rządowych ze względu na poważne cięcia budżetowe. Rynek zarządzania dokumentami międzykorporacyjnymi, który nieco różni się od ECM, ale jest z nim powiązany, znajduje się obecnie w początkowej fazie swojego kształtowania, oczekuje się jego gwałtownego wzrostu, co stwarza nowe możliwości.