W mieście 

Obowiązki funkcjonalne sekretarza asystenta. Cechy zawodu asystenta sekretarza i przykład opisu stanowiska. I. postanowienia ogólne

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Zatrudnianie i zwalnianie Sekretarza-Referenta następuje na podstawie zarządzenia Dyrektora Generalnego.

1.2. Do głównych zadań sekretarza-asystenta należy obsługa organizacyjna i dokumentacyjna działalności zarządczej w Spółce, a także usprawnienie wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej.

1.3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracyjno-Ekonomicznego Departamentu Wsparcia Logistyki, a w przypadku jego nieobecności Administratorowi Działu Administracyjno-Ekonomicznego Departamentu Wsparcia Logistyki.

1.4. W czasie nieobecności Zastępcy Sekretarza (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego prawa i obowiązki przechodzą na pełniącego obowiązki Zastępcy Sekretarza, powoływanego zarządzeniem Dyrektora Generalnego.

1,5. Sekretarz-referent w swojej działalności kieruje się:

Konstytucja Federacja Rosyjska;

Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej;

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej;

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej nr 24-FZ z dnia 20 lutego 1995 r. „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”;

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 26 z dnia 04.06.2001 „W sprawie zatwierdzenia ujednolicone formy podstawowy dokumentacja księgowa w sprawie rozliczania pracy i jej płatności”;

Instrukcje dotyczące procedury prowadzenia ksiąg pracy w przedsiębiorstwach, instytucjach, organizacjach, organach regulacyjnych i materiały dydaktyczne Ministerstwo Pracy Federacji Rosyjskiej;

GDOU. Podstawowe postanowienia. Podstawowe wymagania dotyczące dokumentów i obsługi dokumentacji zarządczej;

GOST R6.30-97. Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicone systemy dokumentacji. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów (zmienione i uzupełnione w 2000 r.);

Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w organy federalne władza wykonawcza;

GOST R51141-98. Warunki prowadzenia ewidencji i archiwizacji. Warunki i definicje;

Lista norm dokumenty zarządcze, utworzone w działalności organizacji, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone przez szefa Federalnej Służby Archiwalnej w dniu 6 października 2000 r.;

Archiwum firmy (organizacji pozarządowej). Podręcznik metodyczny I przybliżona lista dokumenty powstałe w ramach działalności instytucji pozarządowych, ze wskazaniem okresów przechowywania;

Zjednoczony system państwowy Praca w biurze;

Regulamin i instrukcje Rosarchowa;

Statut Spółki;

Instrukcje pracy biurowej Spółki;

Wewnętrzne przepisy pracy Spółki;

Rozkazy, instrukcje kierownictwa Spółki;

Ten opis stanowiska.

1.6. Na stanowisko sekretarza-asystenta powoływane są osoby z wykształceniem wyższym profesjonalna edukacja bez przedstawienia wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego lub osób z wykształceniem średnim (pełnym) oraz specjalny trening Przez zainstalowany program i staż pracy co najmniej 1 rok.

II. FUNKCJE

Sekretarzowi-referentowi przypisuje się następujące funkcje:

Odbieranie, wysyłanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

Przygotowywanie projektów dokumentów zgodnie z zaleceniami Dyrektora Generalnego;

Kontrola jakości dokumentów przekazywanych do podpisu Dyrektorowi Generalnemu;

Monitorowanie wykonania dokumentów i instrukcji;

Organizacja pracy recepcji Dyrektora Generalnego;

Dokumentowanie działalności organów doradczych Spółki;

Opracowanie lokalnych przepisów dot wsparcie dokumentacji stowarzyszenia;

Organizacja dokumentów w pracy biurowej;

Organizacja usług elektronicznych dla Dyrektora Generalnego.

III. OBOWIĄZKI

Sekretarz-referent:

3.1. pełni funkcje techniczne służące wsparciu i utrzymaniu pracy Dyrektora Generalnego Spółki lub jej oddziałów;

3.2. przyjmuje i rejestruje otrzymaną korespondencję w dzienniku dokumentów wpływających, zgodnie z uchwałą kierowników Spółki lub jej oddziałów, przekazuje dokumenty do realizacji;

3.3. monitoruje przepływ dokumentów, monitoruje ich realizację;

3.4. wystawia niezbędne zaświadczenia na zarejestrowanych dokumentach;

3.5. przesyła uzupełnioną dokumentację do odbiorców (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej);

3.6. zapewnia bezpieczeństwo bieżącej dokumentacji urzędowej;

3.7. przyjmuje informacje od pracowników działu dla Dyrektora Generalnego i dzwoni do nich na jego polecenie;

3.8. organizuje rozmowy telefoniczne Dyrektora Generalnego;

3.9. odbiera i przekazuje wiadomości telefoniczne, rejestruje otrzymane wiadomości pod nieobecność Dyrektora Generalnego i przekazuje mu je do wiadomości;

3.10. prowadzi prace związane z przygotowaniem posiedzeń lub posiedzeń organizowanych przez Dyrektora Generalnego (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie, miejscu, porządku obrad lub posiedzenia oraz ich rejestracja), prowadzenie i sporządzanie protokołów;

3.11. wykonuje prace drukarskie i kopiujące;

3.12. monitoruje zaopatrzenie Dyrektora Generalnego w materiały biurowe, sprzęt organizacyjny, stwarza sprzyjające warunki wydajna praca menedżer;

3.13. przyjmuje dokumenty do podpisu przez Dyrektora Generalnego;

3.14. kontroluje jakość przygotowania, prawidłowość redagowania, koordynację i zatwierdzanie dokumentów przedkładanych do podpisu Dyrektorowi Generalnemu;

3.15. kontroluje wykonanie dokumentów i instrukcji Dyrektora Generalnego Spółki, podejmuje działania operacyjne mające na celu ich terminową i wysokiej jakości realizację;

3.16. organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i propozycji pracowników Spółki;

3.17. prowadzi rejestr spóźnień pracowników Spółki do pracy;

3.18. składa miesięczne sprawozdanie Dyrektorowi Generalnemu dotyczące spóźnień pracowników;

3.19. utrzymuje harmonogramy pracy kierowców;

3.20. rozwiązuje problemy związane z wydawaniem zaproszeń, wiz, paszportów międzynarodowych, rezerwacją i zakupem biletów dla pracowników firmy wyjeżdżających w podróż służbową;

3.21. przyjmuje do przechowywania dokumenty wypełnione pracą biurową z oddziałów strukturalnych Spółki;

3.22. uczestniczy w opracowywaniu nazewnictwa spraw, sprawdza poprawność tworzenia i realizacji spraw w momencie ich przekazania do archiwum;

3.23. zgodnie z aktualne zasady szyfruje sprawy;

3.24. systematyzuje i umieszcza akta, prowadzi ich ewidencję;

3,25. sporządza zbiorcze inwentarze akt z okresami przechowywania stałego i czasowego, a także akty przekazania spraw do przechowywania państwowego, spisywania i niszczenia dokumentów, których okresy przechowywania upłynęły;

3.26. uczestniczy w pracach związanych z badaniem wartości dokumentów archiwalnych;

3,27. wystawia odpisy i dokumenty archiwalne, sporządza niezbędne poświadczenia na podstawie informacji zawartych w dokumentach archiwalnych oraz prowadzi ich ewidencję;

3.28. doradza pracownikom w zakresie przygotowania spraw do złożenia w archiwum.

Sekretarz referent ma prawo:

4.1. rozwijać procesy technologiczne praca z dokumentami w oparciu o wykorzystanie technologii organizacyjnej i komputerowej;

4.2. zwrócić się do działów strukturalnych Spółki o niezbędne materiały, a także wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcje od kierownictwa;

4.3. przeglądać dokumenty i przesyłać je do realizacji menadżerom i specjalistom Spółki;

4.4. przedstawiać propozycje ulepszeń form i metod do rozpatrzenia przez kierownictwo praca menadżerska w oparciu o wykorzystanie technologii elektronicznej;

4,5. wymagać od kierownictwa utworzenia normalne warunki w celu wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa dokumentacja personalna;

4.6. pracować z dokumentami oznaczonymi jako „Do użytku służbowego”;

4.7. przeprowadzać „filtrowanie” rozmów telefonicznych;

4.8. podgląd dokumentów i ustalenie, które z nich można przekazać wykonawcom z pominięciem Dyrektora Generalnego;

4.9. zorganizować przyjęcie i ustalić priorytet gości;

4.10. spełnienia żądania ustalone zasady praca z dokumentami w działach strukturalnych Spółki;

4.12. opracowywać ujednolicone systemy dokumentacji, karty czasu pracy, wykazy dokumentów;

4.13. podejmować decyzje i zatwierdzać dokumenty w zakresie swoich kompetencji;

4.14. zgłaszać propozycje mające na celu poprawę pracy z personelem;

4.15. zażądać wyjaśnień w pismo za pracowników, którzy naruszyli dyscyplinę pracy;

4.16. wymagać od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad przygotowywania i wykonywania dokumentów dla personelu;

4.17. pracować z dokumentami oznaczonymi jako „Poufne” lub „Tajemnica handlowa”.

V. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:

5.1. terminowe przekazywanie napływających informacji do odbiorców;

5.2. terminowość przesyłania korespondencji wychodzącej;

5.3. jakość dokumentów przedstawianych do podpisu kierownictwu Spółki;

5.4. nieostrożne, niedbałe podejście do rejestracji i konserwacji dokumentów;

5.5. nieterminowe przekazywanie informacji Dyrektorowi Generalnemu;

5.6. bezpieczeństwo dokumentacji wychodzącej, przychodzącej i wewnętrznej;

5.7. ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Spółki oraz innych informacji, które stały się znane w toku pracy;

5.8. bezpieczeństwo mienia przekazanego mu przez Spółkę w celu wykonywania jego funkcji;

5.9. nietaktowne podejście do pracowników Spółki i innych obywateli kontaktujących się z Sekretarzem-Referentem;

5.10. nieprzestrzegania wymagań niniejszej instrukcji.

VI. RELACJE WEDŁUG STANOWISKA

6.1. z Dyrektorem Generalnym – w sprawie dokumentowego i pozadokumentowego wsparcia jego działalności;

6.2. z Działem Administracyjno-Ekonomicznym – w sprawach zaopatrzenia sekretarza-asystenta w materiały biurowe i niezbędny sprzęt;

6.3. z każdym podziały strukturalne Spółki - w kwestiach wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej.

VII. OCENA WYDAJNOŚCI

7.1. Głównymi kryteriami pracy sekretarza-asystenta są efektywność i pracowitość.

VIII. PROCEDURA POPRAWIANIA OPISÓW STANOWISK

8.1. Instrukcje te mogą zostać zmienione w następujących przypadkach:

Zmiany w strukturze Spółki;

Zmiany w technologii dokumentacji;

Zmiany w zakresie funkcji Zastępcy Sekretarza.

Typ dokumentu:

  • Opis pracy
  • Zarządzanie dokumentacją kadrową

1 -1

Sekretarka to niezastąpiona asystentka w każdym biurze. Na tym stanowisku może znajdować się urzędnik, osobisty asystent menedżera i recepcjonista. Zastępca sekretarza zajmuje się obiegiem dokumentów w firmie oraz monitoruje przechowywanie i wykorzystanie dokumentów. Jak pojawił się ten zawód?

Powstał w czasie aktywnych działań reformatorskich Piotra I, który wprowadził takie pojęcie jak „stopień sekretarza”. Początkowo to właśnie urzędnicy zajmowali się rejestracją i numeracją przychodzących pism. Na początku XX wieku zawód sekretarza stał się powszechny, a od 1875 roku w wielu główne miasta W Europie i Ameryce można było brać udział w specjalnych kursach dla maszynistek. Wraz z wynalezieniem maszyny do pisania w 1880 roku zawód ten stopniowo nabrał kobiecego oblicza. Pod koniec pierwszej wojny światowej znalezienie sekretarza płci męskiej było prawie niemożliwe. W tamtym czasie był to jeden z niewielu zawodów dostępnych dla kobiet. Najbardziej ambitni z nich ukończyli kursy i dostali pracę w firmach i urzędach na całym świecie. Szanowano ich, a ich praca była dobrze opłacana. Stanowisko sekretarza-asystenta było jednym z pierwszych kroków w kierunku emancypacji kobiet.

Obecnie zawód ten stracił już dawny prestiż, jednak zapotrzebowanie na specjalistów od zarządzania biurem jest nadal duże. Najnowszym trendem są sekretarki zdalne, których obecność w biurze nie jest nawet konieczna. Z usług asystentów online korzysta wiele platform internetowych, które potrzebują komunikacji z klientami.

Obowiązki zastępcy sekretarza

Wśród ludzi krąży wiele dowcipów i powiedzeń na temat sekretarek. Jednak pomimo złej reputacji zastępca sekretarza ma wiele obowiązków zawodowych. Jeśli chcesz pracować w tej specjalności, będziesz potrzebować dyscypliny, odpowiedzialności i pewnej wiedzy. Jakie obowiązki ma taki pracownik?

  • Prowadzenie dokumentacji: Kobiety mają trudne zadanie skrupulatnego sprawdzania wszystkich dokumentów i utrzymywania ich w porządku. Pomocy mogą potrzebować wszyscy pracownicy firmy, a w dużych firmach z reguły rekrutuje się kilka osób na stanowisko zastępcy sekretarza.
  • Organizacja spotkań, wyjazdów, spotkań: sekretarz musi zawsze być na bieżąco ze wszystkimi nowościami i trzymać rękę na pulsie. Zwykle nie tylko koordynuje harmonogram pracy kadry kierowniczej, ale także przygotowuje wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe.
  • Odbieranie połączeń telefonicznych: do bezpośrednich obowiązków pracownika należy komunikowanie się z klientami, partnerami i innymi osobami.
  • Odbiór gości: reprezentacyjny wygląd bardzo ważne w tym zawodzie, ponieważ często pierwszą osobą widzianą w firmie jest sekretarka.
  • Zamawianie materiałów piśmiennych i inna pomoc biurowa.
  • Spełnianie żądań kierownictwa. W niektórych firmach ten przedmiot zajmuje większość czasu pracy. Dlatego starając się o pracę, musisz od razu jasno omówić zakres swoich obowiązków z przyszłym szefem.

Jak widać, odpowiedzialność zastępcy sekretarza jest dość duża. Lista wymagań również jest imponująca. Jakie cechy musi posiadać sekretarka, aby została zatrudniona?

Wymagania dotyczące tego wakatu

  • Dobra znajomość obsługi komputera i wysoka prędkość wydrukować. Nowoczesne systemy zastąpiły poprzednie maszyny do pisania, ale główne postanowienia opisu stanowiska sekretarza-asystenta pozostały takie same: umiejętność obsługi sprzętu biurowego i szybkość nagrywania.
  • Reprezentatywny wygląd: Rosyjskie prawo zabrania jakiejkolwiek dyskryminacji ze względu na rasę, płeć lub wiek podczas rekrutacji pracowników. Ale schludny wygląd, uprzejma mowa i umiejętność prowadzenia rozmowy będą Twoimi niewątpliwymi zaletami.
  • Punktualność i organizacja: te cechy nie będą przeszkadzać innym specjalistom, ale są szczególnie ważne dla sekretarki.
  • Wykształcenie średnie specjalistyczne lub wyższe.
  • Niektóre oferty pracy mogą wymagać wiedzy po angielsku. Duże firmy zwracają na to szczególną uwagę.

Prawa pracownicze

Praca sekretarki wiąże się z dużą odpowiedzialnością, ale pracownicy też mają prawa, których mogą bronić w przypadku naruszeń ze strony przełożonych.

  • Sekretarz ma prawo żądać i otrzymywać informacje niezbędne do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków.
  • Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi warunki pracy i bezpieczeństwo dokumentów.
  • Zastępca sekretarza może zgłaszać pomysły usprawniające proces pracy. Może także podejmować samodzielne decyzje w granicach swoich obowiązków służbowych.
  • Zastępca sekretarza może opuścić pracę ze względów zdrowotnych lub z powodu pogorszenia się samopoczucia.

Zawód urzędnika, według statystyk, należy do „najdłużej pracujących” na rynku: pracownicy często zostają w pracy po godzinach. Znając swoje prawa i obowiązki, pracownik może działać we własnym interesie na korzyść firmy.

Jakie wykształcenie trzeba mieć, żeby dostać tę pracę?

Z opisu stanowiska asystenta sekretarza wynika, że ​​osoba ubiegająca się o wolne stanowisko musi posiadać wykształcenie wyższe lub średnie specjalistyczne i co najmniej roczny staż pracy. Jeśli nie masz jeszcze doświadczenia, nie znasz programów biurowych i nie czujesz się zbyt pewnie w pisaniu, możesz ukończyć specjalne kursy dla sekretarki-asystentki, gdzie nauczysz się prowadzić korespondencję biznesową i obsługiwać komputer na poziomie pewnego siebie użytkownika. Całą tę wiedzę możesz zdobyć samodzielnie, wyszukując informacje w książkach lub w Internecie. Trochę praktyki - a na pewno zostaniesz zatrudniony przez firmę, która takiego specjalisty potrzebuje.

Gdzie znaleźć pracę?

Stanowisko sekretarza-asystenta jest dostępne niemal w każdej firmie. Rynek pracy jest pełen różnych ofert, wśród których można znaleźć opcję o odpowiedniej dostępności i wynagrodzenie. Należy jednak pamiętać, że konkurencja w tym obszarze również jest duża. Aby dostać miejsce, trzeba wyróżnić się spośród dziesiątek innych kandydatów. Poza tym w małych firmach zakres obowiązków sekretarza-asystenta często nie jest jasno uregulowany, a pracownik musi wykonywać dużo zróżnicowanej pracy. Aby tego uniknąć, wybieraj duże firmy, które zazwyczaj jasno określają zakres Twoich obowiązków. Jeśli nie masz takiej możliwości, po prostu omów szczegółowo wszystkie obowiązki, które będziesz wykonywał w nowym miejscu pracy.

Ile zarabiają specjaliści od prowadzenia dokumentacji?

Średnia pensja specjalistów sekretariatu waha się od 25-45 tysięcy rubli. Asystenci wykonawczy zazwyczaj zarabiają nieco więcej niż urzędnicy. Ponadto asystenci sekretarek mogą podczas swojej pracy zdobywać unikalne doświadczenie zawodowe od swoich przełożonych. Początkujący pracownik raczej nie otrzyma wynagrodzenie powyżej 25 000 rubli nawet w tak dużych miastach jak Petersburg i Moskwa. Ale wraz ze wzrostem doświadczenia i wiedzy, stawka wynagrodzenia również wzrośnie.

Znalezienie pracy jako sekretarka jest znacznie łatwiejsze, jeśli wiesz, o co cię pytają podczas rozmów kwalifikacyjnych. Przy ubieganiu się o pracę decydująca jest umiejętność pracy z programami Word i Excel. Wymagana będzie również duża prędkość drukowania. Można go znaleźć w Internecie specjalne programy do nauki pisania bezwzrokowego, co znacznie skraca czas pisania. Aby szybciej zostać zatrudnionym, warto zaktualizować swoje CV na portalach ogłoszeniowych, a na rozmowę kwalifikacyjną przygotować małe portfolio opisujące Twoje umiejętności i zdolności.

Na spotkanie z potencjalnym pracodawcą należy ubrać się w surowy garnitur biurowy w ciemnych odcieniach. Natychmiast nada ton spotkaniu i pokaże, że jesteś osobą odpowiedzialną i odpowiedzialną profesjonalny pracownik. Jeśli ubiegasz się o stanowisko zastępcy menedżera, pamiętaj, że w tym przypadku powinieneś zachować się bardzo rozważnie. Przed rozmową kwalifikacyjną zapoznaj się z historią firmy. Pracodawca dostrzeże, że dokładnie przygotowałeś się do spotkania, a Ty unikniesz szeregu irytujących błędów.

Wyniki

Pomimo dużej listy obowiązków i wymagań wobec asystentów sekretarzy, każdy może poradzić sobie z tą pracą. Przy odpowiednim przygotowaniu zdanie rozmowy kwalifikacyjnej również nie będzie trudne. A nawet jeśli nie masz doświadczenia, nie rozpaczaj, spróbuj najpierw znaleźć pracę w małej firmie. Kierując się prostymi zasadami, możesz zrobić karierę w dziedzinie zarządzania biurem.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez różne agencje rekrutacyjne, zawód „sekretarki” należy do tych, które wiążą się z największą liczbą godzin nadliczbowych i koniecznością dostosowania się do harmonogramu pracy kadry kierowniczej. Do tej grupy zaliczają się także kierowcy oraz przedstawiciele niektórych innych zawodów.

Kim jest sekretarz?

Termin ten pochodzi od łacińskiego słowa „sekret”, czyli nazwy nadawanej osobom zaufanym w Starożytny Rzym. Zarówno wtedy, jak i później (na dworach królewskich) byli to wyłącznie mężczyźni, którym czasami bardzo sprytnie udało się dojść do władzy.

Zawód ten nabrał kobiecego oblicza już pod koniec I wojny światowej, wraz z nadejściem maszyna do pisania oraz pojawienie się takiego stanowiska jak zastępca sekretarza. Obecnie, dzięki zaawansowanej technologii, istnieją nawet wirtualni asystenci sekretarek. Jest to nazwa nadawana firmom lub osobom świadczącym usługi pisania online. e-maile lub odbieranie rozmów telefonicznych (przekazywane) bez fizycznej obecności sekretarki w biurze.

Co on robi?

Powszechnie uważa się, że osobista sekretarka reżysera ma stereotypowy wizerunek – długonogą piękność, która potrafi głównie pisać na komputerze, parzyć kawę i odbierać telefony. Czasami znajduje to odzwierciedlenie w żartach, które nie są zbyt przyzwoite pod względem treści. W rzeczywistości zawód „sekretarza”, podobnie jak stanowisko asystenta w dużej firmie, zakłada obecność bardzo poważnego zestawu umiejętności, wiedzy, a także pewnych cech zawodowych. Prawdziwy przedstawiciel tego zawodu nie może obejść się bez organizacji, pracowitości, punktualności i dyplomacji.

Do obowiązków sekretarza (sekretarza-asystenta) należy znajomość wszelkich spraw związanych z pracą biurową dokumenty regulacyjne, obieg dokumentów, organizacja pracy biurowej, struktura zarządzania, podstawy posiadania sprzętu biurowego, zasady ochrony pracy. Wszystkie jego liczne uprawnienia, obowiązki i rodzaje wykonywanej pracy reguluje zakres obowiązków. Jest to główny dokument o charakterze organizacyjno-prawnym dotyczący działalności takiego pracownika. Nadrabiaj w każdym konkretny przypadek wymagane z pełną odpowiedzialnością.

Przyjrzyjmy się głównym sekcjom tego dokumentu.

Co mówi instrukcja sporządzona dla zastępcy sekretarza?

Jej postanowienia ogólne zawierają nazwę organizacji, wskazują bezpośrednich przełożonych oraz wskazują osobę, która zastąpi sekretarza w przypadku jego nieobecności. Znajdziesz tam również wymagania dotyczące doświadczenia i kwalifikacji pracownika oraz listę wszystkich dokumentów niezbędnych do pracy (regulaminy, GOST, kodeksy i regulaminy).

Funkcje przypisane sekretarzowi podane są w drugiej części (o tej samej nazwie). Obejmuje to odpowiedzialność za gotowanie potrzebne dokumenty zgodnie z instrukcjami kierownictwa, rejestruj, odbieraj i wysyłaj korespondencję, organizuj i kontroluj pracę recepcji, prowadź formalności i wiele więcej.

Jej działalność została szerzej opisana w kolejnym rozdziale – „ Odpowiedzialność zawodowa sekretarz." To jest o o bezpieczeństwie i ewidencji korespondencji, wystawianiu zaświadczeń o różnej dokumentacji rejestrowej, organizowaniu i przygotowywaniu zebrań biurowych, kopiowaniu i drukowaniu, rejestrowaniu pozostawionych pod jego nieobecność przełożonych wiadomości dla przełożonych i informowaniu go o nich, zaopatrzeniu biura spółki w niezbędne artykuły biurowe.

W każdej organizacji obowiązki sekretarza mogą mieć swoją własną charakterystykę w zależności od specyfiki pracy. Jego stanowisko może brzmieć jak „sekretarz-urzędnik”, co oznacza rozszerzenie zakresu głównych obowiązków.


O uprawnieniach sekretarza

Do czego ma prawo sekretarz? Zgodnie z instrukcją może zwrócić się do różnych działów firmy o materiały potrzebne w jego pracy i ustalić kolejność ich wykorzystania.

Przekaż także sprawdzone dokumenty wykonawcom bezpośrednio oprócz kierownictwa, ustal priorytet dla gości w recepcji i rozdziel rozmowy telefoniczne według ich ważności, żądaj wyjaśnień od pracowników w przypadku naruszeń dyscyplinarnych.

Jak każdy inny pracownik, osobisty sekretarz menedżera ma do tego prawo aktywność zawodowa w odpowiednich warunkach, które muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Za co odpowiada zastępca sekretarza?

Odpowiada za nieujawnianie informacji poufnych, za jakość dokumentacji i terminowość jej przedkładania kierownictwu, odpowiedzialne podejście do obiegu dokumentów, bezpieczeństwo mienia i dokumentów organizacji oraz taktowne relacje z kierownictwem i pracownikami.

Następna część opisu stanowiska wskazuje, co stosunki oficjalne oraz powiązania funkcjonalne istniejące pomiędzy sekretarzem-referentem a różnymi strukturami firmy. Z reguły w średniej wielkości organizacji sekretarz musi współdziałać w kwestiach logistycznych (zaopatrzenie biura w materiały piśmienne) z działem administracyjnym, w kwestiach związanych z obiegiem dokumentów - z innymi działami i oczywiście bezpośrednio z kierownictwem.

Praca sekretarza oceniana jest według głównych wybranych kryteriów, które są również regulowane w odpowiedniej sekcji instrukcji. W zdecydowanej większości przypadków takimi kryteriami są skuteczność i pracowitość. Zdarzają się także sytuacje, w których instrukcja podlega rewizji. Może to nastąpić w przypadku zmiany jego funkcji lub struktury organizacyjnej.


Podsumujmy to

Przy zatrudnieniu zapoznaje się z osobą powołaną na to stanowisko instrukcje serwisowe, w którym wyszczególniono wszystkie obowiązki sekretarza. Przypomnijmy je jeszcze raz pokrótce.

  • Odbieranie telefonów do menadżera.
  • Cała praca z dokumentacją - sortowanie według ważności, rejestracja, przygotowanie, odbiór i dystrybucja, przechowywanie i systematyzacja.
  • Organizacja przyjęcia gości.
  • Pomoc szefowi w zaplanowaniu harmonogramu pracy, a jeśli zajdzie taka potrzeba, zamówieniu biletów lotniczych i rezerwacji hotelu.
  • Przygotowanie i organizacja negocjacje biznesowe.
  • Zamawianie artykułów papierniczych i innych niezbędnych drobiazgów do biura, czasem artykułów spożywczych.

Po zapoznaniu się z listą obowiązków pracownik podpisuje instrukcje, składany jest również podpis przełożonego. Należy pamiętać, że każda organizacja może mieć własną wersję instrukcji, ale żadna z nich nie powinna być sprzeczna z obowiązującym ustawodawstwem lub przyjętymi standardami pracy.

Funkcje urzędnika sądowego

Jak wiadomo, specyfika pracy w każdej instytucji jest inna. Czym na przykład zajmuje się urzędnik sądowy? Jakie są jego obowiązki zawodowe? Dużo ich:

  • projektowanie okładek publicystycznych;
  • pozyskiwanie roszczeń od asystentów sędziowskich;
  • segregowanie dokumentów i materiałów w aktach;
  • sporządzanie inwentarzy nowych spraw;
  • numeracja stron;
  • dystrybucja odpisów orzeczeń sądowych uczestnikom spraw (stronom);
  • przesyłanie w imieniu sędziego odpisów orzeczeń sądowych konkretnym osobom;
  • informowanie stron o terminach i terminach rozpraw sądowych.

Oprócz

Do obowiązków sekretarza sądowego należy między innymi:

  • zamieszczanie list spraw sądowych na dany tydzień;
  • sprawdzenie obecności stron na posiedzeniu;
  • prowadzenie akt sądowych;
  • kontrolę nad odbiorem i wysyłką wszystkich dokumentów pojawiających się w sprawie.

Sekretarze mają obowiązek zaznajomienia stron z materiałami sprawy, monitorowania zawiadomień przychodzących pocztą, doręczania potwierdzeń, zawiadomień, odpisów aktów i innych ważnych dokumentów. Wpisują informacje do dzienników i kart, system komputerowy, drukuje akty sporządzone odręcznie, przekazuje sprawy sędziom do wglądu i po nich odbiera, wystawia i składa tytuły egzekucyjne oraz wykonuje wiele innych zadań w imieniu sędziów.

Wymagania wobec urzędnika sądowego

  • Dokumenty należy ponumerować i segregować.
  • Inwentarz spraw i innych dokumentów sporządzany jest odrębnie.
  • Zdjęcia i koperty są numerowane, w przypadku niepowodzenia numeracja rozpoczyna się od nowa, stare numery należy skreślić (nie poprawiać!).
  • Wszelkie poprawki są certyfikowane zgodnie z przyjętą formą.
  • Koperty spraw sporządza się ze wskazaniem nazwy sądu, numeru i tytułu sprawy, nazw stron, dat rozpoczęcia i zakończenia, liczby arkuszy oraz okresu przechowywania.
  • Inwentaryzacja odbywa się ręcznie lub na komputerze.


Co ma obowiązek zrobić sekretarka szkoły?

Czasem pojawiają się ogłoszenia „Sekretarka potrzebna do szkoły”. Co to za stanowisko i co będziesz tam robić? Dowiedzmy Się.

Sekretarz szkoły jest pierwszym i najważniejszym asystentem dyrektora. Ma obowiązek wykonywać wszelkie polecenia i polecenia przełożonych, związane z funkcjonowaniem placówki oświatowej.

Do jego głównych obowiązków należy procedura prowadzenia spraw zmian personalnych (zwalnianie, zatrudnianie) pracowników, przyjmowania i wydalania studentów. Jego zadaniem jest sporządzenie dokumentu, który dyrektor musi poświadczyć własnoręcznym podpisem. W razie potrzeby sekretarz ma obowiązek w wymaganym terminie zebrać i przewieźć podpisane dokumenty do rozpatrzenia przez władze wyższe.

Do innych obowiązków sekretarza szkoły należy przyjmowanie i przekazywanie informacji uczniom i pracownikom placówki. W przypadku nieobecności dyrektora sekretarz ma obowiązek spisać pełną, ogólną liczbę i treść telefonów, skarg i odwołań odwiedzających, w tym uczniów szkół podstawowych.

Dodatkowo

Notatka zawarta w poleceniu sekretarza szkoły brzmi: ma on także obowiązek realizować dodatkowe (inne) zadania. Co to znaczy?

Oznacza to, że sekretarz dyrektora szkoły ma obowiązek wykonywać wszelkie polecenia, z wyjątkiem osobistych próśb. Może to być na przykład telefon do ucznia lub nauczyciela w celu rozmowy, wysłanie poczty, dokonanie przelewu pieniężnego lub zakup sprzętu potrzebnego do szkoły. Lista ta jest praktycznie niewyczerpana, co oznacza, że ​​obowiązki sekretarki w szkole są bardzo, bardzo obszerne.

Jeżeli w szkole nie ma stanowiska księgowego, prowadzenie spraw finansowych można powierzyć także sekretarzowi. Jego zadaniem jest przesyłanie informacji o zarobkach, wypełnianie kart czasu pracy i dokonywanie niezbędnych korekt.

Pomocy sekretarki może potrzebować nie tylko dyrektor, ale także każda osoba odwiedzająca recepcję. Ludzie zwracają się do niego, aby wydrukować tekst, kserować dokumenty i wyjaśnić ogromną liczbę pytań.


Jeśli pracujesz jako sekretarz-asystent dyrektora generalnego

W w tym przypadku Jesteś jednym ze specjalistów, a sam dyrektor będzie cię zatrudniał i zwalniał, a ty będziesz bezpośrednio mu podlegał. Aby dostać się na to stanowisko należy posiadać wykształcenie wyższe (lub co najmniej średnie specjalne) oraz co najmniej roczny staż pracy na tym stanowisku. W przypadku braku doświadczenia zaświadczenie o ukończeniu kursu na asystenta sekretarki.

Trzeba być kompetentnym w sprawach ekonomicznych i działalność finansowa przedsiębiorstwo, perspektywy jego rozwoju, organizacja obiegu dokumentów i zarządzanie pracą, umiejętność obsługi komputera i sprzętu biurowego, tłumaczenie dokumentacji produkcyjnej na język obcy, etyka pracy.

Role i obowiązki

Będziesz odpowiedzialny za wszelkie usługi referencyjne i informacyjne związane z dokumentacją przedsiębiorstwa. Oraz organizacja i kontrola pracy biurowej w oddziałach i poszczególnych działach firmy. Nic dziwnego - nie jesteś zwykłym sekretarzem-urzędnikiem. Musi potrafić dokumentować i szybko organizować działalność swoich organów zarządzających i doradczych. Jeśli nie ma inspektora personelu, należy prowadzić całą dokumentację i rejestry personelu.

Sekretarz-referent dyrektor generalny konieczne jest przygotowanie dokumentów niezbędnych do zapewnienia działalności finansowo-gospodarczej całego przedsiębiorstwa, zorganizowanie ich odbioru, rejestracji, księgowości i przechowywania. Kontroluje prawidłowe przygotowanie, zatwierdzenie i koordynację wszelkiej dokumentacji przedkładanej do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa. Podejmuje działania mające na celu zapewnienie wysokiej jakości, terminowego wykonywania poleceń przełożonych, przekazuje informacje bezpośrednio wykonawcom, przeprowadza analizy i wydaje wnioski na temat raportów i zaświadczeń przesyłanych kierownictwu.

Ponadto do funkcji sekretarza należy utrzymywanie komunikacji operacyjnej w kwestiach związanych z działalnością firmy z obywatelami - osoby oraz organizacje indywidualne (zarówno rządowe, jak i komercyjne). Przyjmuje także gości, może prowadzić czynności kadrowe – sporządzać akta osobowe, zamówienia, książki pracy, umów (kontraktów), dokumentów podróży i zaświadczeń o niezdolności do pracy, prowadzenia kart czasu pracy i wystawiania zaświadczeń o wynagrodzeniach.

I znowu o prawach

Stanowisko to implikuje nie tylko rozszerzone obowiązki sekretarza, ale także odpowiadające im uprawnienia. Oprócz ogólnie przyjętych, obejmują one prawo żądania niezbędnych materiałów i informacji od wszelkich służb funkcjonalnych przedsiębiorstwa oraz żądania wyjaśnień przyczyn opóźnień w realizacji zadań zarządczych. Wówczas: można żądać rewizji dokumentów sporządzonych przez wykonawców z naruszeniem przyjętych zasad, zgodnie z GOST 6.38-90 lub ISO – międzynarodowymi standardami dokumentacji.

Ma prawo zatwierdzać, w ramach swoich kompetencji urzędowych, dokumenty związane z działalnością zarządzania przedsiębiorstwem, zgłaszać kierownictwu osobiste propozycje do rozpatrzenia w sprawie usprawnienia działań organizacji w zakresie zarządzania dokumentacją i wykorzystania najnowszych technologii komputerowych.

Ma dostęp do dokumentów oznaczonych jako „Poufne” i może kontaktować się z dowolnymi pracownikami i służbami przedsiębiorstwa w celu monitorowania realizacji decyzji zarządczych i dostarczania im niezbędnych informacji.

POTWIERDZAM:

_____________ „____”___________ 2005

OPIS PRACY
Sekretarz-asystent.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE.

1.1. Niniejszy opis stanowiska określa obowiązki funkcjonalne, prawa i obowiązki sekretarza-asystenta.

1.2. Zastępcę sekretarza powołuje na to stanowisko i odwołuje z niego dyrektor generalny.

1.3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio.

1.4. Na stanowisko sekretarki może zostać powołany pracownik posiadający wykształcenie średnie, doświadczenie na stanowisku sekretarki lub asystenta co najmniej 2 lata oraz umiejętność obsługi komputera, znajomość języka angielskiego, umiejętność obsługi urządzeń biurowych oraz znajomość podstaw pracy biurowej. asystent.

1,5. Do zadań sekretarza-asystenta należy obsługa administracyjna pracy dyrektora generalnego.

1.6. Zastępca sekretarza w swojej pracy kieruje się poleceniami dyrektora generalnego, przepisy prawne i ten opis stanowiska.

2. OBOWIĄZKI FUNKCJONALNE.

Sekretarz-referent:

2.1. Wykonuje prace poligraficzne i powielające.

2.2. Odbiera połączenia przychodzące i wychodzące.

2.3. Prowadzi rozmowy telefoniczne.

2.10. Organizuje działalność gospodarczą obszaru recepcyjnego.

2.11. Przyjmuje gości.

2.12. Organizacja nieprzerwanej pracy kierowców i recepcji.

Zastępca sekretarza ma prawo:

3.1. Mówić do urzędnicy spółkom w celu dostarczenia informacji niezbędnych do formalności i przygotowania raportów.

3.2. Wymagaj przedłożenia dokumentów sporządzonych prawidłowo, w oparciu o wymogi przepisów wewnętrznych firmy.

3.3. Informować Dyrektora Generalnego o wystąpieniu przeszkód w realizacji powierzonych zadań z winy osób trzecich.

3.4. Prowadzenie negocjacji w imieniu firmy w ramach spraw leżących w kompetencjach sekretarza-asystenta.

4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ.

4.1. Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:

— terminowe i wysokiej jakości wykonywanie obowiązków wynikających z zakresu stanowiska;

— niedokładne informacje o stanie rzeczy i realizacji obowiązki funkcjonalne;

- konserwacja tajemnica handlowa w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi spółki;

- nieujawniania jakichkolwiek informacji uzyskanych w rezultacie działalność zawodowa;

- przestępstwa popełnione w toku wykonywania swojej działalności - w granicach określonych obowiązującymi przepisami administracyjnymi, karnymi i karnymi prawo cywilne;

— spowodowanie szkody (materialnej lub szkody reputacja biznesowa) przedsiębiorstwo w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawa pracy i prawa cywilnego;

— niezastosowanie się do poleceń, poleceń i poleceń Dyrektora Generalnego;

— niewłaściwe zachowanie wobec pracowników firmy i osób trzecich;

— naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, przepisów bezpieczeństwa i przeciwpożarowych.

5. TRYB PRACY.

5.1. Godziny pracy zastępcy sekretarza ustalane są zgodnie z warunkami umowy o pracę i wewnętrznymi przepisami pracy obowiązującymi w przedsiębiorstwie.

5.2. Ze względu na potrzeby produkcyjne zastępca sekretarza może być wysyłany w podróże służbowe (w tym lokalne).

5.3. Ze względu na potrzeby produkcyjne zastępca sekretarza może być zaangażowany w pracę wykraczającą poza standardowy wymiar dnia.

OPIS STANOWISKA SEKRETARZA ASYSTENTA DYREKTORA GENERALNEGO

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Zastępca sekretarza należy do kategorii specjalistów ds. przedsiębiorstw i jest zatrudniany i zwalniany przez dyrektora.

1.2. Do głównych zadań sekretarza-asystenta należy wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działań zarządczych.

1.3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio dyrektorowi przedsiębiorstwa.

1.4. W swojej działalności sekretarz-referent kieruje się:
— akty prawne Federacji Rosyjskiej;
— Statut przedsiębiorstwa;
— Regulamin usług funkcjonalnych przedsiębiorstwa;
— polecenia (instrukcje) kierownictwa przedsiębiorstwa;
— materiały normatywne i metodologiczne dotyczące organizacji pracy biurowej;
- ten opis stanowiska.

1,5. Na stanowisko sekretarza-asystenta powoływane są osoby posiadające wykształcenie wyższe, średnie specjalistyczne oraz staż pracy co najmniej 1 rok lub bez doświadczenia, pod warunkiem ukończenia szkolenia dla sekretarzy-asystentów.

1.6. Zastępca sekretarza musi znać następujące pytania:
— perspektywy rozwoju przedsiębiorstwa, jego działalności finansowej i gospodarczej;
— organizowanie pracy z dokumentami, sporządzanie dokumentacji;
— organizacja pracy menedżerskiej;
— korzystanie ze sprzętu komputerowego i organizacyjnego;
— tłumaczenie dokumentacji urzędowej na język obcy partnera handlowego;
— kultura pracy i etyka pracy;
— bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona przeciwpożarowa.

  1. FUNKCJE

Sekretarzowi-referentowi przypisuje się następujące funkcje:

2.1. Usługi informacyjne i referencyjne dotyczące dokumentów przedsiębiorstwa.

2.2. Wskazówki metodyczne i kontrola organizacji pracy biurowej w działach strukturalnych i oddziałach przedsiębiorstwa.

2.3. Dokumentowanie działalności organów doradczych przedsiębiorstwa.

2.4. Obsługa operacyjna i organizacyjna kadry zarządzającej.

A kto może liczyć na podwyżkę wynagrodzenia Mark Bershidsky Według grudniowego badania Hays 46% pracodawców planuje zwiększyć zatrudnienie w przyszłym roku. 45% twierdzi, że nie planuje zwiększania zatrudnienia, a jedynie zajmie się...

Raghav Kharan, który pracował w duże firmy, w tym Shutterstock i Fundacja TrueVentures, napisali o tym, jak zdobyć wymarzoną pracę, nawet jeśli nie posiada się dyplomów i certyfikatów wymaganych od kandydata. Redakcja vc.ru przygotowała tłumaczenie...

Tylko co dziesiąty pracodawca jest zadowolony z poziomu oferowanych szkoleń wyższa edukacja w Rosji. Firmy muszą same zacząć szkolić kadrę, przestając polegać na państwie i uczelniach.Nie można po prostu stać się specjalistą poszukiwanym na rynku, choć...

Opinie pracodawców: jakich pracowników należy się pozbyć w pierwszej kolejności – wyjaśniają przedstawiciele Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru i innych firm. Anna Artamonova, wiceprezes grupy Mail.Ru Przede wszystkim trzeba pozbyć się toksycznych pracowników....

Menedżer ds. rekrutacji w Amazon, Celeste Joy Diaz, dzieli się największymi błędami popełnianymi przez osoby poszukujące pracy w Amazon. Najlepsi rekruterzy Google zgadzają się z tym. Zidentyfikowali 3 rodzaje CV i doradzili, który z nich jest lepszy. 1. Wznów ze stanowiskami. W tym podsumowaniu...

Przykładowy opis stanowiska pracy dla sekretarki-asystentki (wymaga modyfikacji z uwzględnieniem specyfiki konkretna organizacja). Instrukcję można wykorzystać jako przewodnik przygotowujący do pracy w charakterze sekretarki. Prawie wszystkie postanowienia instrukcji są w takiej czy innej formie ujawnione w treści naszej strony internetowej. Dokument jest udostępniony do pobrania w formie szablonu programu Word na końcu artykułu.

1.1. Zastępca sekretarza zaliczany jest do specjalistów organizacji i jest zatrudniany i zwalniany na mocy zarządzenia dyrektora generalnego.

1.2. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu organizacji.

1.3. Do głównych zadań sekretarza-asystenta należy obsługa organizacyjna i dokumentacyjna działalności dyrektora generalnego.

1.4. W swojej działalności sekretarz-referent kieruje się:

- aktualne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;

— Statut organizacji;

— Wewnętrzne przepisy pracy (Regulamin pracowniczy);

— postanowienia dotyczące podziału strukturalnego organizacji i obsługi placówki wychowania przedszkolnego;

— polecenia (instrukcje) kierownictwa organizacji;

— materiały normatywne i metodologiczne dotyczące organizacji pracy biurowej;

- ten opis stanowiska.

1,5. Sekretarz musi wiedzieć:

— struktura organizacji, kierunek jej działalności, podział obowiązków między zastępcami dyrektora generalnego, nazwiska, imiona, patronimiki kierowników działów strukturalnych, organizacja macierzysta, nazwiska jej przywódców, główne organizacje partnerskie i ich zarządzanie;

— krajowe (państwowe) standardy sporządzania dokumentów zarządczych;

— zasady ortografii i interpunkcji;

— Instrukcje dotyczące dokumentacyjnego wspomagania zarządzania organizacją;

— zasady obsługi sprzętu organizacyjnego i komputerowego;

— Etykieta biznesowa, etyka komunikacja biznesowa;

— zasady prowadzenia rozmów telefonicznych;

— zasady bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej;

— techniki pierwszej pomocy.

1.6. Sekretarz musi umieć:

- komponować listy biznesowe(w tym w języku obcym), sporządzać dokumenty administracyjne, prowadzić protokoły;

— przetłumaczyć korespondencję służbową na język obcy partnera handlowego;

- praca na komputerze w środowisku WINDOWS, WORD, EXCEL, PERSPEKTYWY;

— korzystać z bazy danych;

— korzystać z możliwości Internetu;

- odbierać i przesyłać dokumenty faksem i e-mail, spełnić kopiowanie pracy;

— redagować teksty, dokonywać korekt;

— prowadzić negocjacje biznesowe;

— w przypadku nieobecności inspektora personalnego, prowadzić prace nad dokumentacją obsługi działalności kadrowej organizacji (realizacja poleceń dla personelu, przetwarzanie umowy o pracę i inna dokumentacja kadrowa)

- praca z dokumentami poufnymi. ()

Głównym zadaniem sekretarza-referenta jest dokumentacja i Wsparcie informacyjne działalności dyrektora generalnego. W tym celu sekretarz referent:

2.1. Codziennie w ustalonych ramach czasowych przyjmuje i przegląda otrzymane dokumenty, rejestruje je, wybiera dokumenty wymagające natychmiastowego rozpatrzenia i przygotowuje je do raportu dla Dyrektora Generalnego.

2.2. Przygotowuje projekty uchwał na otrzymane dokumenty.

2.3. Pod kierunkiem Dyrektora Generalnego planuje swój dzień pracy, dostosowuje i pomaga w jego realizacji.

2.4. Codziennie monitoruje terminy realizacji dokumentów i ustnych poleceń Dyrektora Generalnego przez kierowników pionów strukturalnych; informuje go o statusie realizacji zamówień.

2.5. Przygotowuje projekty dokumentów w imieniu Dyrektora Generalnego i koordynuje je z kierownikami pionów strukturalnych.

2.6. Monitoruje wykonanie (kompletność zatwierdzeń, dostępność i kompletność załączników) dokumentów wychodzących przekazywanych przez piony strukturalne do podpisu Dyrektorowi Generalnemu.

2.7. W imieniu Dyrektora Generalnego przygotowuje projekty tekstów jego przemówień, raportów i opracowań, redaguje je oraz organizuje przedruk tych dokumentów.

2.8. Przygotowuje cotygodniowe raporty informacyjne dla Dyrektora Generalnego o publikacjach w prasie związanych z działalnością organizacji.

2.9. Monitoruje publikacje w wydawnictwach branżowych (specjalnych) i opracowuje recenzje tematyczne oraz streszczenia na ich temat oraz informuje Dyrektora Generalnego.

2.10. Monitoruje bezpieczeństwo dokumentów w recepcji dyrektora generalnego oraz prawidłowość tworzenia akt.

2.11. Uczestniczy w pracach nad usprawnieniem obiegu dokumentów w organizacji, ujednoliceniem dokumentacji oraz usprawnieniem pracy obsługi placówki wychowania przedszkolnego.

2.12. Na polecenie Dyrektora Generalnego przygotowuje posiedzenia, zapewnia wykonanie i przechowywanie protokołów.

2.13. Organizuje realizację poleceń i instrukcji Dyrektora Generalnego w zakresie rezerwacji pokoi hotelowych, zamawiania biletów lotniczych i kolejowych oraz przyjmowania osób podróżujących służbowo.

2.14. Organizuje pracę recepcji, reguluje przepływ gości, samodzielnie rozwiązuje kwestie związane z możliwością przyjęcia.

2.15. Kontroluje przygotowanie akt odbiorowych do przekazania do archiwum, ich obróbkę przedarchiwizacyjną, podpisuje inwentarze oraz zajmuje się niszczeniem dokumentów.

2.16. Zapewnia pomoc metodyczną w pracy sekretarzy (lub pracowników pełniących funkcje sekretarza) pionów strukturalnych. ()

Aby wykonywać powierzone mu funkcje, zastępca sekretarza jest obowiązany:

3.1. Zachowaj poufność informacji.

3.2. Postępuj zgodnie z instrukcjami kierownictwa.

3.3. Dbaj o przestrzeganie zasad rejestracji oraz terminów na przygotowanie i przesłanie dokumentów. .

3.4. Przestrzegaj zasad komunikacji biznesowej, norm oficjalnej etykiety i oficjalnej struktury dowodzenia.

3.5. Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów.

3.6. Prowadź ewidencję obecności pracowników w pracy i przekazuj ją do działu księgowości. ()

Sekretarz-asystent dyrektora generalnego ma prawo:

4.1. Żądanie od oddziałów strukturalnych niezbędnych materiałów, a także wyjaśnień przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i poleceń Dyrektora Generalnego.

4.2. Przejrzyj dokumenty i wyślij je do realizacji menedżerom i specjalistom przedsiębiorstwa (w granicach określonych na specjalnej liście dokumentów).

4.3. Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania.

4.4. Zatwierdzenie projektów dokumentów przedłożonych do podpisu Dyrektorowi Generalnemu.

4,5. Przedstawiać do rozpatrzenia przez kierownictwo propozycje usprawnienia dokumentacyjnego wsparcia działalności organizacji, udoskonalenia form i metod pracy zarządczej w oparciu o wykorzystanie technologii elektronicznej.

4.6. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa dokumentów generowanych w ramach działalności organizacji.

4.7. Pracuj z dokumentami o charakterze poufnym.

4.8. Samodzielnie rozwiązujemy problemy związane z niezaplanowanymi wizytami obywateli i rozmowami telefonicznymi.

4.9. Przedstawiaj kierownictwu propozycje dotyczące kar i nagród dla pracowników sekretariatu.

4.10. Brać udział w selekcji i rozmieszczeniu podległych pracowników. ()

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:

5.1. Jakość dokumentów przekazywanych do podpisu Prezesowi Zarządu.

5.2. Nieostrożne, niedbałe podejście do obowiązków służbowych.

5.3. Bezpieczeństwo dokumentacji, ujawnienie informacji poufnych.

5.4. Naruszenie przepisów pracy. Instrukcje dotyczące dokumentacyjnego wspomagania zarządzania organizacją.

5.5. Nielegalne korzystanie z przyznanych praw, a także wykorzystywanie ich do celów osobistych. ()

W swoich działaniach sekretarz-asystent dyrektora generalnego współdziała z:

6.1. Z jednostkami strukturalnymi w kwestiach uzyskania niezbędnych informacji i wspólnego przygotowania dokumentów.

6.2. Z obsługą prawną w kwestiach koordynacji projektów dokumentów administracyjnych.

6.3. Z organizacjami wyższego szczebla, organizacjami zewnętrznymi, władzami i zarządem w kwestiach uzyskiwania i dostarczania dokumentów, organizowania spotkań i kontaktów Dyrektora Generalnego. ()

7.1. Wykształcenie wyższe zawodowe (dokumentacja, ekonomia lub prawo).

7.2. Wykorzystanie nowoczesnych technologii organizacyjnych i komunikacji.

7.3. Znajomość języka obcego (angielski, niemiecki).

7.4. Co najmniej roczny staż pracy na stanowisku sekretarki. ()

Powyżej znajduje się opis stanowiska pracy sekretarki-asystenta, sporządzony w oparciu o poziomy C i D dokumentu EAPS- Europejskie Stowarzyszenie Profesjonalnych Sekretarek- biorąc pod uwagę specyfikę pracy w organizacjach, małych i średnich przedsiębiorstwach w Rosji.

Zalecenia przewidują cztery poziomy (A, B, C, D) wspinaczki po szczeblach kariery początkującego pracownika – od sekretarki-masiszyny (poziom A), sekretarki (poziom B), sekretarki-asystenta (poziom C) do biura menadżer (poziom D) .

Jak powiedziano, instrukcje wymagają modyfikacji w oparciu o specyfikę konkretnej organizacji ( struktura organizacyjna, wielkość przepływu dokumentów itp.). W oparciu o ten opis stanowiska poprzez ograniczenie niektórych przewidzianych w nim funkcji, na przykład prowadzenie negocjacji biznesowych, tłumaczenie dokumentacji urzędowej na język języki obce i innych, można sporządzić opis stanowiska sekretarza i odwrotnie, dodając szereg funkcji; takie jak wykonanie Praca administracyjna, organizowania prezentacji, prowadzenia spotkań itp., przygotowano opis stanowisk pracy dla kierownika urzędu, kierownika obsługi placówki wychowania przedszkolnego i wreszcie kierownika biura.

( )