보조 비서의 기능적 책임. 비서직의 특징과 직무 설명의 예. I. 일반 조항
I. 일반 조항
1.1. 비서관의 채용과 해임은 사무총장의 명령에 따라 이루어진다.
1.2. 비서 보조자의 주요 업무는 조직 및 문서 지원입니다. 경영활동회사 내에서는 경영진을 위한 문서 지원도 개선되었습니다.
1.3. 차관보는 물류지원부 행정경제부장에게 직접 보고하고, 부재시에는 물류지원부 행정경제부장에게 직접 보고한다.
1.4. 차관보의 부재(출장, 휴가, 질병 등)시 그의 권리와 책임은 총무이사의 명령에 따라 임명된 차관보에게 승계됩니다.
1.5. 그의 활동에서 비서관은 다음의 지침을 따릅니다.
헌법 러시아 연방;
러시아 연방 민법;
러시아 연방 노동법;
1995년 2월 20일자 러시아 연방 연방법 No. 24-FZ "정보, 정보화 및 정보 보호에 관한";
2001년 4월 6일자 러시아 연방 통계위원회 제26호 결의안 “승인 시 통일된 형태주요한 회계 문서노동 및 지불 회계에 관한";
기업, 기관, 조직, 규제 기관 및 기관에서 통합 문서를 유지하는 절차에 대한 지침 교재러시아 연방 노동부;
GSDOU. 기본 조항. 문서 및 관리 문서 서비스에 대한 기본 요구 사항
GOST R6.30-97. 통합 문서 시스템. 통합 문서 시스템. 문서 준비 요건(2000년에 개정 및 보완됨)
사무 업무에 대한 표준 지침 연방 기관임원 전원;
GOST R51141-98. 기록 보관 및 보관 조건. 용어 및 정의
표준 목록 관리 문서, 2000년 10월 6일 연방 기록 보관소 장이 승인한 보관 기간을 나타내는 조직 활동에서 형성되었습니다.
기업(비정부기구)의 기록 보관소. 체계적인 매뉴얼그리고 대략적인 목록비정부 기관의 활동에서 생성된 문서로, 보관 기간을 명시합니다.
유나이티드 국가 시스템사무;
Rosarkhiv의 규칙 및 지침;
회사 헌장
회사의 사무에 관한 지시사항
회사 내부 노동 규정
회사 경영진의 명령, 지시
이 직업 설명.
1.6. 고등교육을 받은 사람이 비서보좌관으로 임명됨 전문적인 교육업무 경험이나 중등(완전) 교육을 받은 사람에 대한 요구 사항을 제시하지 않고 특별 훈련에 의해 설치된 프로그램그리고 최소 1년의 업무 경험.
II. 기능
비서-지시인에게는 다음과 같은 기능이 할당됩니다:
들어오고 나가는 서신을 수신, 전송 및 등록합니다.
총책임자의 지시에 따라 초안 문서 준비;
서명을 위해 사무국장에게 제출된 문서의 품질 관리
문서 및 지침의 실행을 모니터링합니다.
총책임자의 리셉션 업무 조직;
회사 자문 기관의 활동을 문서화합니다.
지역 규제 개발 문서 지원사회;
사무용 문서 구성;
총책임자를 위한 종이 없는 서비스 조직.
III. 책임
비서대표:
3.1. 회사 또는 해당 부서의 최고경영자(CEO)의 업무를 지원하고 유지하기 위한 기술적 기능을 수행합니다.
3.2. 회사 또는 해당 부서의 장의 결의에 따라 수신된 서신을 수신 문서 일지에 등록하고 실행을 위해 문서를 전송합니다.
3.3. 문서의 통과를 모니터링하고 구현을 모니터링합니다.
3.4. 등록된 문서에 필요한 인증서를 발급합니다.
3.5. 완료된 문서를 수신자에게 보냅니다(이메일 포함).
3.6. 진행 중인 공식 문서의 안전을 보장합니다.
3.7. 사무총장을 위해 부서 직원으로부터 정보를 받고 그의 지시에 따라 전화합니다.
3.8. 총책임자의 전화 대화를 조직합니다.
3.9. 전화 메시지를 수신 및 전송하고, 사무총장 부재 시 수신된 메시지를 기록하여 그의 주의를 환기시킵니다.
3.10. 사무총장이 주최하는 회의 또는 회의 준비(필요한 자료 수집, 참가자에게 회의 또는 회의의 시간, 장소, 의제 및 등록에 대한 통지), 회의록 유지 및 작성 작업을 수행합니다.
3.11. 인쇄 및 복사 작업을 수행합니다.
3.12. 사무용품, 조직 장비에 대한 총책임자의 제공을 모니터링하고 다음에 도움이 되는 조건을 만듭니다. 효율적인 작업관리자;
3.13. 총책임자의 서명을 위한 문서를 수락합니다.
3.14. 사무국장에게 서명을 위해 제출된 문서의 준비 품질, 초안 작성의 정확성, 조정 및 승인을 관리합니다.
3.15. 회사 총책임자의 문서 및 지침 실행을 통제하고 적시에 고품질 구현을 목표로 운영 조치를 취합니다.
3.16. 방문자의 환영을 조직하고, 회사 직원의 요청과 제안을 신속하게 고려하도록 촉진합니다.
3.17. 회사 직원의 지각 기록을 유지합니다.
3.18. 직원 지각에 관한 월별 보고서를 사무국장에게 제출합니다.
3.19. 운전자 작업 일정을 유지합니다.
3.20. 출장을 떠나는 회사 직원을 위한 초대장, 비자, 국제 여권 발급, 예약 및 티켓 구매와 관련된 문제를 해결합니다.
3.21. 회사의 구조적 부서에서 보관하기 위해 사무에서 작성한 문서를 수락합니다.
3.22. 사례 명명법 개발에 참여하고 사례가 아카이브로 전송될 때 사례의 형성 및 실행의 정확성을 확인합니다.
3.23. 에 따라 현재 규칙사례를 암호화합니다.
3.24. 파일을 체계화하고 배치하며 기록을 유지합니다.
3.25. 영구 및 임시 저장 기간이 있는 파일의 요약 목록을 준비하고 케이스를 상태 저장소로 전송하고 저장 기간이 만료된 문서를 작성 및 파기하는 작업을 수행합니다.
3.26. 보관 문서의 가치를 조사하는 작업에 참여합니다.
3.27. 보관 사본 및 문서를 발행하고, 보관 문서에서 사용 가능한 정보를 기반으로 필요한 인증서를 작성하고 기록을 유지합니다.
3.28. 기록 보관소에 제출할 사건 준비에 대해 직원들에게 조언합니다.
비서-지시인은 다음과 같은 권리를 갖는다:
4.1. 개발하다 기술 프로세스조직 및 컴퓨터 기술 사용을 기반으로 한 문서 작업
4.2. 회사의 구조 부서에 필요한 자료를 요청하고 업무 완료 지연 이유에 대한 설명과 경영진 지시를 요청합니다.
4.3. 문서를 검토하고 실행을 위해 회사의 관리자 및 전문가에게 보냅니다.
4.4. 경영진이 고려할 수 있도록 양식 및 방법 개선 제안서를 제출합니다. 관리 업무전자 기술의 사용을 기반으로 합니다.
4.5. 생성하려면 관리가 필요합니다. 정상적인 조건공무수행과 안전을 위해 인사 문서;
4.6. "공식 용도"라고 표시된 문서로 작업합니다.
4.7. 전화 통화의 "필터링"을 수행합니다.
4.8. 문서를 미리 보고 총책임자를 우회하여 그 중 어느 문서가 집행자에게 이전될 수 있는지 결정합니다.
4.9. 리셉션을 조직하고 방문자의 우선 순위를 결정합니다.
4.10. 수요 이행 정해진 규칙회사 구조 부서의 문서 작업
4.12. 통합 문서 시스템, 시간표, 문서 목록을 개발합니다.
4.13. 자신의 능력 내에서 결정을 내리고 문서를 승인합니다.
4.14. 직원과의 업무 개선을 목표로 제안을 합니다.
4.15. 설명을 요구하다 글쓰기노동 규율을 위반한 직원의 경우
4.16. 수행자에게 직원 문서 준비 및 실행에 대해 확립된 규칙을 위반하여 준비된 문서를 마무리하도록 요구합니다.
4.17. "기밀" 또는 "영업 비밀"이라고 표시된 문서로 작업합니다.
V. 책임
차관보의 책임은 다음과 같습니다.
5.1. 들어오는 정보를 수신자에게 적시에 전송합니다.
5.2. 발신 서신 발송의 적시성;
5.3. 서명을 위해 회사 경영진에 제출된 문서의 품질;
5.4. 문서 등록 및 유지 관리에 대한 부주의하고 과실적인 태도;
5.5. 정보가 총책임자에게 적시에 전달되는 경우
5.6. 발신, 수신 및 내부 문서의 안전;
5.7. 회사의 영업비밀에 해당하는 정보 및 업무상 알게 된 기타 정보를 공개하는 행위
5.8. 그의 직무 수행을 위해 회사가 그에게 제공한 재산의 안전;
5.9. 비서관에게 연락하는 회사 직원 및 기타 시민에 대한 무분별한 태도;
5.10. 본 지침의 요구 사항을 준수하지 않은 경우.
6. 직위별 관계
6.1. 총감독과 함께 - 그의 활동에 대한 다큐멘터리 및 비다큐멘터리 지원에 관해;
6.2. 행정 및 경제 부서와 함께 - 사무 보조원에게 사무용품 및 필요한 장비를 제공하는 문제에 대해
6.3. 모두와 함께 구조적 구분회사 - 경영진을 위한 문서 지원 문제에 대해 설명합니다.
Ⅶ. 성능 평가
7.1. 비서 보조 업무의 주요 기준은 효율성과 근면입니다.
Ⅷ. 직무 설명 수정 절차
8.1. 본 지침은 다음과 같은 경우 개정될 수 있습니다.
회사 구조의 변경
문서화 기술의 변화
차관보의 직무 변경.
문서 유형:
- 업무 설명서
- 인사 기록 관리
1 -1
비서는 어느 사무실에서나 없어서는 안될 조수입니다. 이 직책에는 사무원, 관리자의 개인 비서, 접수원이 포함될 수 있습니다. 비서실장은 회사의 문서 흐름을 관리하고 문서 보관 및 사용을 모니터링합니다. 이 직업은 어떻게 나타 났습니까?
그것은 "비서직"이라는 개념을 도입 한 Peter I의 적극적인 개혁 활동에서 시작되었습니다. 처음에 이들은 들어오는 편지를 기록하고 번호를 매기는 일을 담당하는 공무원이었습니다. 20세기 초에는 비서라는 직업이 널리 퍼졌고, 1875년에는 많은 사람들이 주요 도시유럽과 미국에서는 타이피스트를 위한 특별강좌를 수강하는 것이 가능했습니다. 1880년 타자기가 발명되면서 이 직업은 점차 여성적인 모습을 띠게 되었습니다. 1차 세계대전이 끝날 무렵에는 남성 비서를 찾는 것이 거의 불가능했습니다. 그 당시에는 여성이 할 수 있는 몇 안 되는 직업 중 하나였습니다. 그들 중 가장 야심찬 사람들은 과정을 이수하고 전 세계의 회사와 사무실에서 일자리를 얻었습니다. 그들은 존경받았고 그들의 일은 보수가 좋았습니다. 비서보좌관의 지위는 여성 해방을 향한 첫 번째 단계 중 하나였습니다.
요즘 이 직업은 이미 예전의 명성을 잃었지만 사무관리 전문가에 대한 수요는 여전히 높습니다. 최신 트렌드는 사무실에 있을 필요조차 없는 원격 비서입니다. 온라인 도우미 서비스는 고객과의 커뮤니케이션을 유지해야 하는 많은 인터넷 플랫폼에서 사용됩니다.
비서실장의 책임
사람들 사이에는 비서를 두고 하는 농담이나 속담이 많이 있습니다. 그러나 나쁜 평판에도 불구하고 차관보에게는 많은 직무 책임이 있습니다. 이 전문 분야에서 일하고 싶다면 규율, 책임 및 특정 지식이 필요합니다. 그러한 직원의 책임은 무엇입니까?
- 기록 보관: 여성에게는 모든 서류를 꼼꼼하게 확인하고 정리하는 어려운 임무가 있습니다. 회사의 모든 직원은 도움이 필요할 수 있으며 일반적으로 대기업에서는 보조 비서직에 여러 사람을 채용합니다.
- 회의, 여행, 회의 조직: 비서는 항상 모든 뉴스를 알고 있어야 하며 맥박을 계속 파악해야 합니다. 그는 일반적으로 경영진의 업무 일정을 조정할 뿐만 아니라 출장 및 비즈니스 미팅도 준비합니다.
- 전화 수신: 직원의 즉각적인 책임에는 고객, 파트너 및 기타 사람들과의 의사소통이 포함됩니다.
- 방문객접수 : 대표 모습이 직업에서는 매우 중요합니다. 왜냐하면 회사에서 가장 먼저 눈에 띄는 사람이 비서인 경우가 많기 때문입니다.
- 문구류 및 기타 사무 지원을 주문합니다.
- 관리 요청 이행. 일부 회사에서는 이 항목이 작업 시간의 대부분을 차지합니다. 따라서 입사지원을 할 때에는 즉시 미래의 상사와 자신의 책임 범위에 대해 명확하게 논의해야 합니다.
보시다시피 차관보의 책임이 상당히 높습니다. 그리고 요구 사항 목록도 경외감을 불러일으킵니다. 비서가 채용되려면 어떤 자질을 갖추어야 합니까?
이 공석에 대한 요구 사항
- 컴퓨터 지식이 풍부하고 고속인쇄. 최신 시스템이전 타자기를 대체했지만 비서 보조 직무 설명의 주요 조항, 즉 사무 장비 처리 능력과 녹음 속도는 동일하게 유지되었습니다.
- 대표자 출연 : 러시아 법은 직원 채용 시 인종, 성별, 연령에 따른 차별을 금지하고 있습니다. 하지만 깔끔하고 단정한 외모, 정중한 말투, 대화를 이어갈 수 있는 능력은 의심할 여지 없는 장점이 될 것입니다.
- 시간 엄수 및 조직: 이러한 자질은 다른 전문가를 방해하지 않지만 비서에게는 특히 중요합니다.
- 중등 전문 교육 이상.
- 일부 공석에는 지식이 필요할 수 있습니다. 영어로. 대기업은 이에 특히주의를 기울입니다.
직원의 권리
비서로 일한다는 것은 많은 책임을 수반하지만 직원에게는 상사가 위반할 경우 방어할 수 있는 권리도 있습니다.
- 비서는 자신의 직무를 올바르게 수행하는 데 필요한 정보를 요청하고 받을 권리가 있습니다.
- 고용주는 직원에게 근무 조건과 문서 보안을 제공해야 합니다.
- 차관보는 업무 프로세스를 개선하기 위한 아이디어를 제시할 수 있습니다. 또한 그는 자신의 직무 범위 내에서 독립적인 결정을 내릴 수도 있습니다.
- 차관보는 건강상의 문제나 복지 악화로 인해 결근할 수 있다.
통계에 따르면 사무원 직업은 시장에서 "가장 오래 일하는" 직업 중 하나입니다. 근로자는 근무 시간 이후에 뒤쳐지는 경우가 많습니다. 자신의 권리와 책임을 아는 직원은 회사의 이익을 위해 자신의 이익을 위해 행동할 수 있습니다.
이 직업을 얻으려면 어떤 교육이 필요합니까?
비서 보조자의 직무 설명에는 공석 지원자가 고등 또는 중등 전문 교육을 받아야 하며 최소 1년의 업무 경험이 있어야 한다고 명시되어 있습니다. 아직 경험이 없고 사무 프로그램에 익숙하지 않고 타이핑에 자신이 없다면 비서 보조를 위한 특별 과정을 이수하여 비즈니스 서신을 수행하고 수준에서 컴퓨터를 처리하는 방법을 배울 수 있습니다. 자신감 있는 사용자의 모습입니다. 이 모든 지식은 책이나 인터넷에서 정보를 찾아 스스로 얻을 수 있습니다. 약간의 연습 - 그러면 그러한 전문가가 필요한 회사에 확실히 고용될 것입니다.
일자리를 어디서 찾을 수 있나요?
비서 보조직은 거의 모든 회사에서 가능합니다. 취업 시장은 다양한 제안으로 가득 차 있으며, 그중 적절한 가용성과 옵션을 찾을 수 있습니다. 임금. 하지만 이 분야의 경쟁도 치열하다는 점을 명심하세요. 자리를 얻으려면 수십 명의 다른 지원자들 사이에서 눈에 띄어야 합니다. 또한 소규모 회사에서는 비서보좌관의 직무가 명확하게 규정되지 않은 경우가 많아 직원이 다양한 업무를 수행해야 하는 경우가 많습니다. 이를 방지하려면 대기업을 선택하십시오. 대기업은 일반적으로 책임 범위를 명확하게 정의합니다. 그러한 기회가 없다면 새로운 직장에서 수행할 모든 책임에 대해 자세히 논의하십시오.
기록 보관 전문가의 수입은 얼마입니까?
비서 전문가의 평균 급여는 25-45,000 루블입니다. 사무 보조원은 일반적으로 사무원보다 약간 더 많은 수입을 얻습니다. 또한 비서 보조원은 업무를 수행하면서 상사로부터 독특한 업무 경험을 배울 수 있습니다. 초보 직원은 받기 어려울 것 같아요 임금상트 페테르부르크와 모스크바와 같은 대도시에서도 25,000 루블 이상입니다. 그러나 경험과 지식이 증가함에 따라 급여율도 높아질 것입니다.
면접 시 무엇을 묻는지 알면 비서로 취업하는 것이 훨씬 쉽습니다. 입사 지원 시에는 Word 및 Excel 프로그램을 사용하는 능력이 결정적으로 중요합니다. 높은 인쇄 속도도 필요합니다. 인터넷에서 찾을 수 있어요 특별 프로그램터치 타이핑을 가르치기 때문에 타이핑 시간이 크게 단축됩니다. 더 빨리 취업하려면 구직 사이트에 이력서를 업데이트하고, 면접을 위해서는 자신의 기술과 능력을 설명하는 작은 포트폴리오를 준비하는 것이 좋습니다.
잠재적인 고용주와의 만남을 위해서는 어두운 색조의 엄격한 사무복을 입어야 합니다. 이는 즉시 회의 분위기를 조성하고 귀하가 책임감 있고 성실한 사람임을 보여줄 것입니다. 전문 직원. 대리 직위에 지원하는 경우 이 경우 매우 신중하게 행동해야 한다는 점을 기억하십시오. 인터뷰 전에 회사의 역사를 조사하십시오. 고용주는 귀하가 회의를 철저히 준비했는지 확인할 것이며 귀하는 여러 가지 성가신 실수를 피할 수 있습니다.
결과
보조비서의 책임과 요구 사항이 엄청나게 많음에도 불구하고 누구나 이 업무를 처리할 수 있습니다. 제대로 준비한다면 면접에 합격하는 것도 어렵지 않을 것입니다. 그리고 경험이 없더라도 절망하지 말고 먼저 작은 회사에 취업해 보세요. 간단한 규칙을 따르면 사무실 관리 분야에서 경력을 쌓을 수 있습니다.
다양한 채용 기관에서 실시한 연구에 따르면 "비서"직업은 초과 근무 시간이 가장 많고 경영진의 업무 일정에 적응해야 하는 직업 중 하나입니다. 이 그룹에는 다른 직업의 운전자 및 대표도 포함됩니다.
비서는 누구입니까?
이 용어는 신뢰할 수 있는 사람에게 부여되는 이름인 라틴어 "비밀"에서 유래되었습니다. 고대 로마. 그 당시와 그 이후 (왕실에서) 이들은 독점적으로 남성이었으며 때로는 매우 영리하게 권력을 잡았습니다.
이 직업은 이미 1차 세계대전 말에 여성적인 얼굴을 갖게 되었습니다. 타이프라이터그리고 차관보와 같은 직위의 출현. 요즘에는 첨단 기술로 가상의 비서 보조원도 있습니다. 온라인 글쓰기 서비스를 제공하는 회사나 개인에게 부여되는 이름입니다. 이메일또는 사무실에 비서가 실제로 존재하지 않는 상태에서 전화 통화(전환)를 받는 경우.
그는 무엇을 하고 있나요?
감독의 개인 비서는 주로 컴퓨터 타이핑, 커피 만들기, 전화 받기 등을 할 수 있는 긴 다리의 미인이라는 고정관념을 갖고 있다. 때때로 이것은 내용이 좋지 않은 농담에 반영됩니다. 실제로, "비서"라는 직업은 대기업의 조수와 마찬가지로 매우 심각한 기술, 지식 및 특정 업무 특성이 존재함을 전제로 합니다. 이 직업의 진정한 대표자는 조직, 근면, 시간 엄수 및 외교 없이는 할 수 없습니다.
비서 (비서 보조)의 책임에는 사무와 관련된 모든 문제에 대한 지식이 포함됩니다. 규제 문서, 문서 흐름, 사무 조직, 관리 구조, 사무 장비 소유 기본, 노동 보호 규칙. 그의 모든 권리, 책임 및 수행되는 업무 유형은 직무 설명에 의해 규제됩니다. 해당 직원의 활동과 관련된 조직적, 법적 성격의 주요 문서입니다. 매 순간을 구성해 보세요 특정한 경우완전한 책임이 필요합니다.
이 문서의 주요 섹션을 살펴보겠습니다.
차관보를 위해 작성된 지시 사항은 무엇입니까?
일반 조항에는 조직의 이름이 포함되어 있으며 직속 상사를 표시하고 비서가 부재할 경우 비서를 대신할 사람의 이름을 지정합니다. 또한 직원의 경험과 자격에 대한 요구 사항과 업무에 필요한 모든 문서 목록(규칙, GOST, 코드 및 규정)도 확인할 수 있습니다.
비서에게 할당된 기능은 (동일한 이름의) 두 번째 섹션에 나와 있습니다. 여기에는 요리에 대한 책임도 포함됩니다. 필요한 서류경영진의 지시에 따라 서신을 등록, 수신 및 전송하고, 리셉션 업무를 구성 및 제어하고, 서류 작업을 수행하는 등의 작업을 수행합니다.
해당 활동은 다음 섹션 "에서 더 자세히 설명됩니다. 직무비서." 그것은 관하여안전 및 서신 기록, 각종 등록 문서에 관한 증명서 발급, 사무실 회의 구성 및 준비, 복사 및 인쇄, 부재 중인 상사를 위한 메시지 녹음 및 이에 대해 알리고 회사 사무실에 필요한 사무용품을 제공합니다.
각 조직에서 비서의 직무는 업무의 세부 사항에 따라 고유한 특성을 가질 수 있습니다. 그의 직위는 주요 업무 범위의 확대를 의미하는 '비서-서기'처럼 들릴 수 있다.
비서의 권리에 대하여
비서는 무엇을 할 권리가 있습니까? 지시에 따라 업무에 필요한 자료를 회사의 여러 부서에 요청하고 사용 순서를 결정할 수 있습니다.
또한, 검토된 문서를 경영진 외에 출연자에게 직접 인계하고, 접수실 방문객 우선순위를 정하고 중요도에 따라 전화통화를 배분하고, 징계위반 시 직원에게 설명을 요구한다.
다른 직원과 마찬가지로 관리자의 개인 비서는 다음과 같은 권리를 갖습니다. 노동 활동산업 보건 및 안전 요구 사항을 준수해야 하는 적절한 조건에서.
비서실장은 어떤 업무를 담당하나요?
그는 기밀 정보의 비공개, 문서의 품질 및 경영진에 대한 적시 제출, 문서 흐름에 대한 책임 있는 태도, 조직의 재산 및 문서의 안전, 경영진 및 직원과의 재치 있는 관계에 대한 책임이 있습니다.
직무 설명의 다음 섹션은 무엇을 나타냅니다. 공식적인 관계비서-지시인과 회사의 다양한 구조 사이에 존재하는 기능적 연결. 일반적으로 중간 규모 조직에서 비서는 행정 부서, 문서 흐름 문제(다른 부서, 물론 경영진과 직접)와 물류 문제(사무실에 편지지 제공)에 대해 상호 작용해야 합니다.
비서의 성과는 지침의 관련 섹션에 의해 규제되는 주요 선택된 기준에 따라 평가됩니다. 대부분의 경우 이러한 기준은 효율성과 근면입니다. 지침이 개정되는 상황도 있습니다. 이는 기능이나 조직 구조가 변경될 때 발생할 수 있습니다.
요약하자면
채용 시 이 직책에 임명된 사람은 다음 사항에 익숙해집니다. 서비스 지침, 비서의 모든 임무를 나열합니다. 다시 한번 간략하게 기억해 보겠습니다.
- 관리자의 전화를 받습니다.
- 모든 작업은 문서 작업(중요도별 정렬, 등록, 준비, 수령 및 배포, 저장 및 체계화)으로 수행됩니다.
- 방문객 수용 조직.
- 상사의 업무 일정 계획을 지원하고 필요한 경우 항공권 주문 및 호텔 예약을 지원합니다.
- 준비 및 조직 비즈니스 협상.
- 문구류 및 기타 필요한 작은 물건을 사무실에 주문하고 때로는 식료품을 주문합니다.
책임 목록을 검토한 후 직원은 지침에 서명하고 관리자의 서명도 첨부됩니다. 각 조직마다 고유한 버전의 지침이 있을 수 있지만 그 어느 것도 현행법이나 허용된 노동 기준과 모순되어서는 안 됩니다.
법원 서기의 기능
알려진 바와 같이, 각 기관의 업무 세부 사항은 다릅니다. 예를 들어, 법원 서기는 어떤 일을 합니까? 그의 직무는 무엇입니까? 그중 많은 것이 있습니다 :
- 시사 표지 디자인;
- 사법 보조원으로부터 청구권 획득;
- 문서 및 자료를 파일로 제출;
- 새로운 사례의 목록을 작성합니다.
- 페이지 번호 매기기;
- 사건 참가자 (당사자)에게 법원 판결 사본 배포;
- 판사를 대신하여 특정인에게 법원 판결 사본을 보냅니다.
- 법원 심리 날짜와 시기를 당사자들에게 알립니다.
게다가
법원 서기의 임무는 다음을 포함하지만 이에 국한되지는 않습니다.
- 이번 주 법원 사건 목록 게시
- 회의에서 당사자들의 참석 여부를 확인합니다.
- 법원 기록 보관;
- 사건에 나타나는 모든 문서의 수령 및 발송을 통제합니다.
비서는 당사자들에게 사건 자료를 숙지시키고, 우편으로 도착하는 통지를 모니터링하고, 영수증, 통지, 행위 사본 및 기타 중요한 문서를 제공해야 합니다. 그들은 일지와 카드에 정보를 입력하고, 컴퓨터 시스템, 손으로 작성한 행위를 인쇄하고, 검사를 위해 사건을 판사에게 전달하고 그 후에 다시 가져오고, 집행 영장을 발행 및 제출하고 판사를 대신하여 기타 많은 작업을 수행합니다.
법원 서기 요구 사항
- 서류에는 번호를 매겨 제출해야 합니다.
- 케이스 및 기타 문서의 목록은 별도로 편집됩니다.
- 사진과 봉투에는 번호가 매겨져 있으며, 실패할 경우 번호 매기기가 다시 시작되며 이전 번호에 줄을 그어 지워야 합니다(수정하지 않음!).
- 모든 수정사항은 승인된 양식에 따라 인증됩니다.
- 사건의 표지에는 법원명, 사건번호와 사건명, 당사자명, 개시일과 종료일, 매수, 보관기간 등이 기재되어 있습니다.
- 인벤토리는 수동으로 또는 컴퓨터에서 수행됩니다.
학교 비서는 무엇을 해야 합니까?
가끔 '학교에 비서가 필요하다'는 광고가 나오기도 합니다. 이것은 어떤 직위이고, 거기서 무엇을 하시겠습니까? 알아 보자.
학교 비서는 교장의 첫 번째이자 가장 중요한 조수입니다. 그는 교육 기관의 기능과 관련하여 상사의 모든 명령과 지시를 수행해야 합니다.
그의 주요 책임에는 직원 인사 변경 (해고, 채용), 학생 입학 및 퇴학 사례를 수행하는 절차가 포함됩니다. 그의 임무는 감독이 자신의 서명으로 인증해야 하는 문서를 작성하는 것입니다. 필요한 경우, 비서는 상급 당국의 검토를 위해 필요한 시간 내에 서명된 문서를 수집하고 운송해야 합니다.
학교 비서의 다른 책임에는 해당 기관의 학생 및 교직원에게 정보를 받고 전달하는 일이 포함됩니다. 책임자가 부재하는 경우, 비서는 초등학생을 포함한 방문객의 전화, 불만, 요청의 전체 횟수와 내용을 기록해야 합니다.
추가적으로
학교 비서의 지시사항에 포함된 메모는 다음과 같습니다. 그는 또한 추가(기타) 과제도 수행해야 합니다. 무슨 뜻이에요?
이는 학교장의 비서가 개인적인 요청을 제외한 모든 지시를 수행해야 함을 의미합니다. 예를 들어 대화를 위해 학생이나 교사에게 전화를 걸거나, 우편물을 보내거나, 송금하거나, 학교에 필요한 장비를 구입하는 것이 포함될 수 있습니다. 이 목록은 사실상 무궁무진합니다. 즉, 학교 비서의 책임은 매우 광범위합니다.
학교가 회계사 직위를 제공하지 않는 경우 재정 문제 관리도 비서에게 위임될 수 있습니다. 그의 임무는 급여 정보를 보내고, 근무 시간표를 작성하고, 필요한 조정을 수행하는 것입니다.
원장뿐만 아니라 리셉션 구역을 방문하는 모든 방문객에게도 비서의 도움이 필요할 수 있습니다. 사람들은 텍스트를 인쇄하고, 문서를 복사하고, 수많은 질문을 명확히하기 위해 그에게 의지합니다.
총무이사의 비서보조로 일한다면
안에 이 경우당신은 전문가 중 한 명이며 이사가 직접 당신을 고용하고 해고할 것이며 당신은 그에게 직접 보고할 것입니다. 이 직책에 입사하려면 고등 교육(또는 최소한 특수 중등 교육)을 받아야 하며 해당 직위에서 최소 1년의 경력을 쌓아야 합니다. 경력이 없는 경우 비서보조과정 수료 증명서.
경제적, 경제적 측면에서 유능해야합니다. 금융 활동기업, 개발 전망, 문서 흐름 및 관리 작업 구성, 컴퓨터 및 사무 장비 기술, 생산 문서를 외국어로 번역, 직업 윤리.
역할과 책임
귀하는 기업 문서와 관련된 모든 참조 및 정보 서비스에 대한 책임을 지게 됩니다. 회사의 지점 및 개별 부서에서 사무를 조직하고 통제합니다. 놀라운 일은 없습니다. 당신은 평범한 비서가 아닙니다. 경영진과 자문 기관의 활동을 문서화하고 신속하게 정리할 수 있어야 합니다. 인사 조사관이 없는 경우 모든 인사 문서와 기록을 보관하십시오.
비서대표 일반 이사기업 전체의 재무 및 경제 활동을 보장하고 접수, 등록, 회계 및 보관을 구성하는 데 필요한 문서를 준비해야 합니다. 그는 기업 경영진에 서명을 위해 제출된 모든 문서의 올바른 준비, 승인 및 조정을 관리합니다. 상사의 지시가 적시에 고품질로 실행되도록 조치를 취하고, 정보를 수행자에게 직접 전달하며, 분석을 수행하고 경영진에게 보낸 보고서 및 인증서에 대한 결론을 발행합니다.
또한 비서의 기능에는 회사 활동 문제에 대해 시민과의 운영 커뮤니케이션을 유지하는 것이 포함됩니다. 개인및 개별 조직(정부 및 상업 모두). 그는 또한 방문객을 맞이하고 인사 활동을 수행할 수 있습니다. 개인 파일 작성, 주문, 작업서, 계약 (계약), 여행 서류 및 업무 무능력 증명서, 근무 시간표 유지 및 급여 증명서 발급.
그리고 다시 권리에 대해
이 직위는 비서의 직무 확장뿐만 아니라 그에 따른 권리도 의미합니다. 일반적으로 인정되는 것 외에도 기업의 모든 기능 서비스에서 필요한 자료와 정보를 요청하고 관리 업무 수행이 지연되는 이유에 대한 설명을 요구할 권리가 포함됩니다. 그런 다음 GOST 6.38-90 또는 ISO(문서 국제 표준)에 따라 허용된 규칙을 위반하여 계약자가 작성한 문서의 개정을 요구할 수 있습니다.
그는 자신의 공식 권한 내에서 기업 관리 활동과 관련된 문서를 승인하고 문서 관리 분야에서 조직의 활동 개선 및 최신 컴퓨터 기술 사용에 대한 고려를 위해 경영진에 개인적인 제안을 제출할 권리가 있습니다.
"기밀"로 표시된 문서에 액세스할 수 있으며 경영 결정의 이행을 모니터링하고 필요한 정보를 제공하기 위해 기업의 모든 직원 및 서비스와 상호 작용할 수 있습니다.
확인합니다:
______________ "____"___________ 2005
업무 설명서
비서 보조.
1. 일반 조항.
1.1. 이 직무 설명은 비서 보조자의 기능적 의무, 권리 및 책임을 정의합니다.
1.2. 사무차장은 사무총장에 의해 임명되고 해임된다.
1.3. 차관보가 직접 보고한다.
1.4. 중등교육을 이수하고, 최소 2년 동안 비서 또는 조수로 일한 경험이 있고, 컴퓨터 기술, 영어 지식, 사무 장비 작업 기술, 사무 기본 지식을 갖춘 직원이 비서직에 임명될 수 있습니다. 어시스턴트.
1.5. 비서 보조자의 임무에는 사무총장의 업무에 대한 행정 지원이 포함됩니다.
1.6. 사무차장은 사무총장의 지시에 따라 업무를 수행하며, 규정그리고 이 직업 설명.
2. 기능적 책임.
비서대표:
2.1. 인쇄 및 복사 작업을 수행합니다.
2.2. 수신 및 발신 전화를 받습니다.
2.3. 전화 대화를 진행합니다.
2.10. 리셉션 구역의 경제 활동을 조직합니다.
2.11. 방문객을 맞이합니다.
2.12. 운전자 및 리셉션의 중단없는 작업 조직.
차관보에게는 다음과 같은 권리가 있습니다.
3.1. 대화하다 공무원서류작성 및 보고서 작성에 필요한 정보를 제공하는 회사입니다.
3.2. 회사 내부 규정의 요구 사항에 따라 적절하게 작성된 문서의 제출을 요구합니다.
3.3. 제3자의 귀책사유로 인해 업무수행에 장애가 발생한 사실을 사무국장에게 알립니다.
3.4. 비서 보조자의 권한 내에서 문제의 틀 내에서 회사를 대신하여 협상을 수행합니다.
4. 책임.
4.1. 차관보의 책임은 다음과 같습니다.
— 직무 설명에 따라 지정된 직무를 적시에 고품질로 수행합니다.
— 상황 및 구현에 대한 부정확한 정보 기능적 책임;
- 보존 영업비밀현행법과 회사 내부 규정에 의해 결정된 한도 내에서;
- 결과적으로 얻은 정보는 공개되지 않습니다. 전문적인 활동;
- 활동을 수행하는 과정에서 저지른 범죄 - 현 행정, 형사 및 법률이 정한 한도 내에서 민법;
— 손상(물질적 또는 해로움) 유발 사업 평판) 현행 노동 및 민법에 의해 결정된 한도 내에서 기업;
— 총책임자의 명령, 지시 및 지시를 준수하지 않는 경우
— 회사 직원 및 제3자를 향한 부적절한 행동
— 내부 노동 규정, 안전 규정 및 화재 안전 위반.
5. 작동 모드.
5.1. 비서실장의 근무시간은 고용계약 조건과 기업 내 근로규정에 따라 결정됩니다.
5.2. 제작수요로 인해 차관보가 출장(현지 포함)으로 파견될 수 있습니다.
5.3. 생산상의 필요로 인해 차관보가 표준 하루 시간을 초과하여 업무에 참여할 수 있습니다.
사무총장 보좌관의 업무 설명
- 일반 조항
1.1. 차관보는 기업전문가에 속하며 이사가 임면한다.
1.2. 비서 보조자의 주요 업무는 경영 활동을 위한 조직 및 문서 지원입니다.
1.3. 차관보는 기업 이사에게 직접 보고합니다.
1.4. 그의 활동에서 비서관은 다음의 지침을 따릅니다.
— 러시아 연방의 입법 행위
— 기업 헌장
— 기업의 기능적 서비스에 관한 규정;
- 기업 경영진의 명령(지시)
— 사무 조직에 관한 규범적이고 방법론적인 자료;
- 이 직업 설명.
1.5. 고등, 중등 전문 교육을 받고 1년 이상의 업무 경험이 있거나 경험이 없는 사람은 비서 보조직에 임명되지만 비서 보조 과정 교육을 받아야 합니다.
1.6. 차관보는 다음 질문을 알아야 합니다.
— 기업 발전 전망, 재무 및 경제 활동
— 문서 작업 정리, 문서 작성
- 관리 업무의 조직;
- 컴퓨터 및 조직 장비의 사용
— 공식 문서를 상업 파트너의 외국어로 번역합니다.
— 직장 문화 및 직업 윤리
— 산업 보건, 안전 및 화재 예방.
- 기능
비서-지시인에게는 다음과 같은 기능이 할당됩니다:
2.1. 기업 문서에 대한 정보 및 참조 서비스입니다.
2.2. 기업의 구조적 부서 및 지점에서 사무 조직에 대한 방법론적 지도 및 통제.
2.3. 기업 자문 기관의 활동을 문서화합니다.
2.4. 관리에 대한 운영 및 조직 서비스.
급여 인상을 기대할 수 있는 사람 Mark Bershidsky Hays의 12월 연구에 따르면 고용주의 46%가 내년에 직원을 늘릴 계획입니다. 45%는 직원을 늘릴 계획이 없으며 다음 문제만 처리할 것이라고 말했습니다. 
고용주 중 10명 중 1명만이 제공된 훈련 수준에 만족합니다. 고등 교육러시아에서. 기업은 국가와 대학에 의존하지 않고 스스로 직원 교육을 시작해야 합니다. 시장 수요에 맞춰 전문가가 될 수는 없지만... 
고용주의 의견: 어떤 직원을 먼저 제거해야 할까요? Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru 및 기타 회사의 대표자들이 설명합니다. Anna Artamonova, Mail.Ru 그룹 부사장 우선, 유독한 직원을 제거해야 합니다.... 
Amazon 채용 관리자 Celeste Joy Diaz는 Amazon 구직자가 저지르는 가장 큰 실수를 공유합니다. Google의 최고 채용담당자들도 이에 동의합니다. 그들은 3가지 유형의 이력서를 확인하고 어느 것이 더 나은지 조언했습니다. 1. 직책으로 이력서를 작성하세요. 이 요약에서... 
비서 보조원에 대한 직무 설명의 예(특정 사항을 고려한 수정 포함) 특정 조직). 지침은 비서로 일할 준비를 위한 지침으로 사용될 수 있습니다. 지침의 거의 모든 조항은 당사 웹사이트 콘텐츠에 어떤 형태로든 공개되어 있습니다. 문서는 기사 마지막 부분에 Word 템플릿으로 다운로드할 수 있도록 제공됩니다.
1.1. 차관보는 조직의 전문가로 분류되며 사무총장의 명령에 따라 임면된다.
1.2. 차관보는 조직의 총책임자에게 직접 보고합니다.
1.3. 비서 보조자의 주요 임무는 총책임자의 활동에 대한 조직 및 문서 지원입니다.
1.4. 그의 활동에서 비서관은 다음의 지침을 따릅니다.
- 러시아 연방의 현행법
— 조직 헌장;
— 내부 노동 규정(직원 규정)
- 조직의 구조적 구분과 유아원 교육 기관 서비스에 관한 규정
- 조직 경영진의 명령(지시)
— 사무 조직에 관한 규범적이고 방법론적인 자료;
- 이 직업 설명.
1.5. 비서는 다음 사항을 알아야 합니다.
— 조직의 구조, 활동 방향, 부국장 간의 책임 분배, 성, 이름, 구조 부문 책임자의 후원, 모 조직, 지도자의 이름, 주요 파트너 조직 및 그 관리;
— 관리 문서 준비에 대한 국가(주) 표준
- 철자 및 구두점 규칙
— 조직 관리의 문서 지원 지침;
- 조직 및 컴퓨터 장비 운영 규칙
— 비즈니스 에티켓, 윤리 비즈니스 커뮤니케이션;
- 전화 대화 수행 규칙
- 안전 및 화재 예방 규칙;
— 응급처치 기술.
1.6. 비서는 다음을 수행할 수 있어야 합니다.
- 구성하다 비즈니스 편지(외국어 포함), 행정문서 초안, 회의록 작성
— 공식 서신을 상업 파트너의 외국어로 번역합니다.
- WINDOWS, WORD, EXCEL 환경의 컴퓨터에서 작업하고,시야;
— 데이터베이스를 사용합니다.
— 인터넷 기능을 사용합니다.
- 팩스로 문서를 수신 및 전송하고 이메일, 이행 복사 작업;
— 텍스트 편집, 교정 수행;
— 비즈니스 협상을 수행합니다.
— 인사 조사관이 없는 경우 조직의 인사 활동에 대한 문서 지원 작업을 수행합니다(인사 명령 실행, 처리 고용 계약및 기타 인사 문서)
- 기밀 문서로 작업합니다. ()
비서관의 주요 임무는 문서화와 정보지원총감독의 활동. 이를 위해 사무총장은 다음을 수행합니다.
2.1. 매일 정해진 시간 내에 접수된 서류를 접수 및 검토하여 등록하고, 즉시 검토가 필요한 서류를 선정하여 사무국장에게 보고할 수 있도록 준비합니다.
2.2. 접수된 문서에 대한 해결안 초안을 준비합니다.
2.3. 총책임자의 지시에 따라 근무일을 계획하고 실행을 조정하고 지원합니다.
2.4. 구조 부문 책임자가 총책임자의 문서 실행 및 구두 지시 마감일을 매일 모니터링합니다. 명령 실행 상태를 알려줍니다.
2.5. 총책임자를 대신하여 초안 문서를 준비하고 이를 구조 부문 책임자와 조정합니다.
2.6. 총괄 이사에게 서명을 위해 구조 부서에서 제출한 발신 문서의 실행(승인 완전성, 가용성 및 첨부 완전성)을 모니터링합니다.
2.7. 사무총장을 대신하여 연설, 보고서, 논문의 초안을 준비하고 편집하며 이러한 문서의 재인쇄를 조직합니다.
2.8. 조직 활동과 관련된 언론 출판물에 대해 사무총장을 위한 주간 정보 보고서를 준비합니다.
2.9. 업계(특별) 간행물의 간행물을 모니터링하고 이에 대한 주제별 리뷰와 초록을 편집하여 총책임자에게 알립니다.
2.10. 총책임자의 리셉션 구역에서 문서의 안전과 파일 구성의 정확성을 모니터링합니다.
2.11. 조직의 문서 흐름을 개선하고 문서를 통합하며 유아원 교육 기관 서비스 업무를 개선하기 위한 작업에 참여합니다.
2.12. 사무총장의 지시에 따라 회의를 준비하고 의사록의 실행 및 보관을 보장합니다.
2.13. 호텔 객실 예약, 항공 및 철도 티켓 주문, 비즈니스 여행자 수용에 대한 총책임자의 지침 및 지침 이행을 조직합니다.
2.14. 리셉션 작업을 구성하고 방문자의 흐름을 규제하며 리셉션 가능성에 관한 문제를 독립적으로 해결합니다.
2.15. 아카이브로 전달하기 위한 수신 파일 준비, 아카이브 전 처리, 재고 서명 및 문서 파기 조치를 제어합니다.
2.16. 구조 부문의 비서(또는 비서 기능을 수행하는 직원)의 작업에 방법론적 지원을 제공합니다. ()
그에게 할당된 기능을 수행하기 위해 차관보는 다음을 수행할 의무가 있습니다.
3.1. 정보의 기밀을 유지하십시오.
3.2. 경영진의 지시를 따르십시오.
3.3. 등록 규칙 및 규정과 문서 준비 및 발송 마감일을 준수하십시오. .
3.4. 비즈니스 커뮤니케이션 규칙, 공식 에티켓 규범, 공식 명령 체계를 준수하십시오.
3.5. 문서의 안전을 보장합니다.
3.6. 직원의 출근 기록을 유지하고 회계 부서에 제출하십시오. ()
총책임자의 비서 보조자는 다음과 같은 권리를 갖습니다.
4.1. 구조 부서에 필요한 자료를 요청하고 사무총장의 업무 및 지시 완료가 지연되는 이유에 대한 설명을 요청합니다.
4.2. 문서를 검토하고 실행을 위해 기업의 관리자 및 전문가에게 보냅니다(특별 문서 목록에 지정된 한도 내에서).
4.3. 수행자에게 준비 및 실행에 대해 확립된 규칙을 위반하여 준비된 문서를 마무리하도록 요구합니다.
4.4. 사무국장에게 서명을 위해 제출된 초안 문서의 승인.
4.5. 조직 활동에 대한 문서 지원을 개선하고 전자 기술 사용을 기반으로 관리 작업의 형식과 방법을 개선하기 위해 경영진의 고려 사항에 대한 제안을 제출합니다.
4.6. 공식적인 업무 수행과 조직 활동에서 생성된 문서의 안전을 위한 정상적인 조건을 만들도록 경영진에게 요구합니다.
4.7. 기밀 문서로 작업합니다.
4.8. 시민의 불시방문, 전화통화 등의 문제를 자체적으로 해결합니다.
4.9. 사무국 직원에 대한 처벌 및 보상에 관해 경영진에게 제안합니다.
4.10. 하위 직원의 선발 및 배치에 참여하십시오. ()
차관보의 책임은 다음과 같습니다.
5.1. 서명을 위해 CEO에게 제출된 문서의 품질.
5.2. 공무에 대한 부주의하고 과실적인 태도.
5.3. 문서 보안, 기밀 정보 공개.
5.4. 노동법 위반. 조직 관리의 문서 지원 지침.
5.5. 부여된 권리를 불법적으로 사용하는 행위 및 개인적인 목적으로 사용하는 행위. ()
그의 활동에서 총책임자의 비서 보조자는 다음과 상호 작용합니다.
6.1. 필요한 정보 획득 및 문서 공동 준비 문제에 관한 구조 단위.
6.2. 행정 문서 초안 조정 문제에 대한 법률 서비스를 제공합니다.
6.3. 문서 획득 및 제공, 총책임자의 회의 및 연락처 구성 문제에 관한 상위 조직, 제 3 자 조직, 당국 및 경영진과 함께. ()
7.1. 고등 전문 교육(문서화, 경제 또는 법률 교육).
7.2. 현대 조직 기술 및 커뮤니케이션의 사용.
7.3. 외국어(영어, 독일어)에 대한 지식.
7.4. 비서로서 최소 1년의 경력을 갖고 있습니다. ()
위는 문서의 C, D 레벨을 기준으로 작성된 비서 보조의 직무 설명입니다. EAPS- 유럽 전문 비서 협회- 러시아의 조직, 중소기업의 업무 특성을 고려합니다.
권장 사항은 초보 직원의 경력 사다리를 올라가는 4가지 레벨(A, B, C, D)을 제공합니다. 즉 비서 타이피스트(레벨 A), 비서(레벨 B), 비서 보조(레벨 C)에서 사무실까지입니다. 관리자(레벨 D) .
말했듯이 지침에는 특정 조직의 특성에 따른 수정이 포함됩니다. 조직 구조, 문서 흐름의 양 등). 이 직무 설명을 기반으로 비즈니스 협상 수행, 공식 문서 번역 등 제공되는 특정 기능을 축소합니다. 외국어그리고 다른 일부에서는 비서의 직무 설명을 작성할 수 있으며 반대로 여러 기능을 추가할 수도 있습니다. 처형과 같은 관리 작업, 프레젠테이션 구성, 회의 진행 등 사무실 장, 유아 교육 기관 서비스 책임자, 마지막으로 사무실 관리자를위한 직무 설명이 준비되었습니다.
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