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중소기업을 위한 전자문서 관리. NauDoc은 중소기업을 위한 무료 전자문서 관리 시스템입니다. 실용적인 리뷰. 통합 문서 자동화 시스템

“귀사에 전자문서 관리가 필요한 이유는 무엇입니까?”라는 질문에 어떻게 대답합니까? 전자 문서 관리 시스템(EDMS) 구현 프로젝트의 성공 여부는 최소한 절반 이상에 달려 있습니다. 이상하게도 다음과 같은 대답을 자주 들을 수 있습니다. "경쟁사/파트너가 이미 하나를 갖고 있는데 왜 우리가 더 나빠요?" 그러나 EDMS 구현에 대한 목표를 설정하면 결과가 인상적이지 않을 것입니다.

그렇다면 기업은 EDMS를 구현할 때 어떤 목표를 가질 수 있을까요? 가능한 옵션을 고려해 봅시다.

이러한 각 목표를 달성하면 자동화 프로젝트 예산과 프로젝트가 성공적으로 완료되지 않을 위험이 지속적으로 증가하므로, 과도한 목표 설정은 각별히 주의해야 합니다..

시스템을 구현할 때 흔히 저지르는 또 다른 실수는 자동화 자체가 문서 흐름 프로세스 자체를 최적화하는 데 도움이 될 것이라는 기대입니다. 그러나 프로그래머들은 이러한 경우에 다음과 같이 말합니다. “혼란을 자동화할 때 얻을 수 있는 이점은 다음과 같습니다. "자동화된 혼돈"».

그런데 프로젝트 예산 구성에 관한 중요한 참고 사항은 회사의 총 직원 수를 기준으로 계산해야 한다는 것입니다. “한 부서에서 해보자” 같은 파일럿 프로젝트는 대부분 회사에 전자문서 관리가 필요한지 여부를 파악하는 데에도 도움이 되지 않는다.

목표가 설정되고 자동화 작업이 정의되면 다음 단계인 전자 문서 관리 시스템 선택으로 넘어갈 수 있습니다.

선택하는 방법?

2000년대 후반까지 거의 러시아의 EDMS 시장은 대규모 고객에게만 집중되어 있었습니다. 중소기업에게는 선택의 여지가 없었습니다. 이 규모의 회사에 구현하기에 적합한 "박스형" EDMS의 범위는 매우 작았습니다. . 더욱이 대부분의 경우 이러한 EDMS는 "대형" 시스템의 간단한 버전일 뿐이었습니다. 즉, 구매 및 유지 관리 비용과 사용의 복잡성이 중소기업의 기대에 그다지 적합하지 않았음을 의미합니다.

최근 몇 년 동안 중소기업을 위한 EDMS 시장이 크게 확장되었습니다. 공급업체는 중소기업의 문서 흐름을 자동화하기 위한 비전을 형성했으며 특히 이 시장 부문을 겨냥한 많은 새로운 솔루션이 등장했습니다. 따라서 현재 전자문서관리시스템을 선택하는 것은 상당히 어려운 작업이다. 전자문서관리 도입 시 기업이 스스로 설정한 목표를 바탕으로 전자문서관리 시스템을 선정하는 과정을 체계화해 보도록 하겠습니다.

모든 전자 문서 관리 시스템은 3개의 큰 그룹으로 나눌 수 있습니다.

문서 아카이브(보관소)를 구성하는 시스템입니다.
문서 흐름 요소를 갖춘 사무 자동화 시스템.
통합 문서 자동화 시스템.

대부분의 최신 EDMS에는 세 그룹 각각의 요소가 포함되어 있지만 "완전한 범용"은 드뭅니다. 일반적으로 각 시스템은 특정 프로세스 그룹을 자동화하는 데 중점을 둡니다.

1. 문서 아카이브 정리 시스템

“문서의 보관(보관)”이라는 용어에는 두 가지 의미가 있습니다. 이러한 시스템은 다음을 의미합니다.

초대용량 문서의 저장 및 처리를 위한 특화된 시스템입니다.이러한 시스템은 대중 서비스 조직(예: 공공 시설, 공공 부문, 보험, 신용 및 은행 부문). 그러한 시스템은 그리 많지 않습니다. 상당히 좁은 범위의 문제를 해결하므로 이 기사에서는 고려하지 않습니다.
다음을 제공하는 "경량" 문서 관리 시스템 기본적인 기능만문서 작업: 문서 파일의 중앙 집중식 저장 및 이에 대한 직원 액세스 구성.

문서 아카이브를 "경량" 문서 흐름 시스템으로 말하면 문서 흐름 자동화에 대한 접근 방식에서 다음 솔루션이 가장 많이 사용됩니다.

일반적으로 "문서 보관소" 형태로 문서 흐름을 구성하는 것은 소기업(관리 직원이 10명 미만)이거나 문서 흐름의 양이 적은 기업(1인당 최대 10-20개 문서)에 적합합니다. 월). 이러한 시스템의 주요 장점은 저렴한 비용과 사용 용이성입니다.

2. 문서 흐름 요소를 갖춘 사무 자동화 시스템

문서 흐름 요소를 갖춘 사무 자동화 시스템은 이제 제공되는 시스템의 대부분을 구성합니다. 러시아 시장 SED. 이 그룹에 속하는 시스템의 일반적인 기능:

문서 보관소:

문서 저장 및 보관,
문서의 등록 및 관리카드 내역별 검색, 문서별 전문검색,
문서 스캐닝 및 인식;

사무(이 시스템 그룹에서는 사무 자동화 장치가 가장 많이 개발되었습니다):

서류 등록,
사건의 명명법 구성,
접근권한의 차별화.

문서 흐름:

문서 라우팅,
지시사항을 발행하고,
비즈니스 프로세스의 시각화.

모든 시스템은 거의 동일한 특성을 가지고 있지만 각 시스템에는 고유한 특성이 있습니다. 경쟁 우위. 자세한 정보시스템에 대한 정보는 http://www.doc-online.ru 웹사이트와 EDMS 제조업체 웹사이트에서 얻을 수 있습니다.

3. 통합 문서 자동화 시스템

이 시스템 그룹은 문서 흐름과 관련된 프로세스를 자동화하는 데 가장 "강력"합니다. 운영 관리기업 - 주문 실행, 문서 전달 등을 발행하고 모니터링합니다.

이러한 EDMS의 구현은 이 클래스의 시스템이 주문을 위해서만 개발되므로 비용이 많이 들고 마스터하기가 상당히 어렵고 작업 중에 IT 전문가의 참여가 필요하다는 사실로 인해 대규모 조직(보유물)에서 오히려 정당화됩니다. 구현. 그러나 이 그룹의 EDMS 선택은 회사의 요구에 맞게 시스템을 수정할 수 있는 좋은 기회를 제공하며 사무 분야와 문서 흐름 분야 모두에서 기능이 균형 잡힌 시스템을 만드는 것이 가능합니다.

무엇 향후 계획?

구매할 즐겨찾기를 결정한 후에는 다음 측면을 고려하는 것을 잊지 마십시오. 이는 EDMS 구현 프로젝트의 성공에 확실히 영향을 미칠 것입니다.

어떤 시스템인지 알아보세요 성장의 기회비즈니스 규모가 커짐에 따라 새로운 EDMS를 구현하는 데 비용을 지출할 필요가 없습니다.
시스템 비용을 비교할 때 전체 비용을 추정하다프로젝트. 추가 모듈, 인프라 소프트웨어, 설문 조사 서비스, 구현 및 시스템 유지 관리에 비용의 상당 부분이 숨겨져 있는 경우가 많습니다.
구입 전 시스템을 "라이브"로 보세요, 그리고 더 나은 방법은 솔루션 제공업체의 클라이언트로부터입니다. 없음 아름다운 프레젠테이션또는 시스템의 "실험실" 데모에서는 시스템 작업의 실제 기능을 보여주지 않습니다.
시장에 나와 있는 시스템 중 일부는 소위 "박스형" SED. 이는 시스템을 스스로 설치하고 구성할 수 있는 능력을 의미합니다. 계산해 보세요. 교육을 위해 IT 전문가를 보내야 하는 경우에도 이 옵션이 더 수익성이 있을 수 있습니다.
회사의 직원이 시스템을 "풀"할 것인지 확인하십시오.- 자동화는 일반적으로 특히 구현 단계에서 작업량을 증가시킵니다. 회사에 인력이 부족한 경우 인력을 늘리거나 기능이 간단한 EDMS를 선택해야 합니다.
시스템 구현 절차- 프로젝트 성공의 중요한 요소입니다. 시스템을 구매하기 전에 반드시 이 단계를 미리 계획하고 솔루션 제공업체와 기능을 논의하세요! 이 단계를 주의 깊게 연구하지 않으면 EDMS가 회사에 "죽은 무게"로 작용하는 경우가 많습니다.

전자문서관리시스템의 도입은 기업, 특히 비용이 기업의 '활력'에 눈에 띄는 영향을 미치는 중소기업의 경우 책임 있는 조치입니다. 따라서 중소기업 업무의 특성을 고려한 EDMS 및 솔루션 제공업체의 올바른 선택은 매우 중요한 요소입니다. 이 기사에서 우리는 다음과 같은 아이디어를 제공하려고 노력했습니다. 현재 상태 EDMS 시장중소기업을 대상으로 올바른 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 데 도움을 드립니다. 나는 당신의 성공을 기원합니다.

쇼 축소

EDMS를 선택할 때 웹사이트 http://www.doc-online.ru 및 http://www.docflow.ru에서 분석 정보를 확인하거나 개발자에게 직접 문의할 수 있습니다.

IT 회사의 시스템 "BOSS-Referent". 웹사이트 http://www.boss-referent.ru
"EOS" 회사의 시스템 "DELO". 홈페이지 http://www.eos.ru
Cognitive Technologies의 Euphrates 문서 관리 시스템. 웹사이트 http://www.evfrat.ru
InterTrust 회사의 시스템 "CompanyMedia". 웹사이트 http://www.intertrust.ru
"Naumen" 회사의 시스템 "NauDoc". 홈페이지 http://www.naumen.ru
DuxSoft의 Akta 시스템. 웹사이트 http://www.duxsoft.ru

인간 습관의 관성은 기업에서 전자 문서 관리 시스템(EDMS)을 구현하는 데 주요 장애물입니다. 이들의 장점은 곧 결정적인 역할을 하게 될 것입니다. 경쟁, 이제 사무 업무를 디지털 레일로 이전하는 것에 대해 생각해야 합니다.

EDS의 법적 근거

광범위한 지점 네트워크를 보유한 대기업은 전자 문서 관리로 빠르게 전환하고 있으며, 이는 충분한 가용성으로 인해 촉진됩니다. 입법 체계.

EDMS의 작업을 규제하는 법률은 다음과 같습니다.

No. 149-FZ "정보, 정보화 및 정보 보호에 관한".
63-FZ "전자 서명에 관한".
No. 263-FZ "전자 문서 흐름 제한 폐지에 관한".
민법.
중재 절차 코드.

직접적인 입법 규범은 모든 사람에게 동일하지만 EDS를 구현할 때 기업은 여러 내부 관리 문서를 추가로 개발해야 합니다.

디지털 서명 사용에 관한 규정;
논쟁의 여지가 있는 상황을 해결하기 위한 알고리즘을 갖춘 전자 문서 관리의 기업 규칙;
모든 직원이 서명해야 하는 규칙 준수에 관한 문서입니다.

회사 직원은 인증된 디지털 서명과 암호화 정보 보호 도구만 사용해야 합니다. 이 규칙을 준수하고 입법 체계의 일관성을 통해 기업 EDMS에서 직원의 행동을 법적으로 중요하게 만들 수 있습니다.

EDMS의 본질과 기능

전자문서관리시스템은 직원들이 종이 매체를 사용하지 않고 디지털 기기를 통해 상호작용할 수 있도록 하는 자동화된 업무 흐름 관리 시스템입니다.

EDMS의 기본 기능은 다음과 같습니다.

전자 문서(ED) 생성, 전송, 저장;
종이 문서의 디지털화;
해당 속성이 포함된 문서 카드를 생성합니다.
기반으로 문서 생성 기성 템플릿주어진 속성으로;
중앙 데이터베이스에서 문서를 검색합니다.
문서 라우팅;
문서 수령 및 문서에 포함된 지침 실행에 대한 통제
저널, 분류자 유지;
ED를 호환 가능한 형식으로 변환합니다.
들어오는 문서의 자동 등록;
알림 보내기;
서류 승인;
ED와의 공동 작업;
회사 거래상대방과의 전자 문서를 통한 상호 작용
문서 실행 및 이동에 대한 보고서 생성.

EDMS의 중요한 매개변수는 모듈성입니다. 이를 통해 추가 비용 없이 기능을 확장할 수 있습니다. 중요한 변화기본 설정.

EDMS의 종류

분명히, 큰 산업 기업그리고 무역 회사는 다양한 요구 사항 SED에. 그렇기 때문에 소프트웨어 제품은 작업 프로세스의 표준화에 따라 두 가지 범주로 구분됩니다.

"박스형";
기본 넓은 가능성구성.

"박스형" 제품은 다음을 위해 설계되었습니다. 창고 운영, 사무 프로세스 및 소규모 산업. 모듈식 구성과 기본 정보 도입만 필요합니다.

그들의 특징:

빠른 설치;
표준화된 훈련;
수정이 필요하지 않습니다.
유지 관리 비용이 저렴합니다.

핵심 플랫폼은 고유한 조직과 조직을 갖춘 대기업에 배포됩니다. 생산구조. 이러한 EDMS에는 고객의 IT 전문가를 포함한 오랜 개발이 필요합니다.

그들은 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다:

특정 비즈니스 프로세스에 적응하는 능력;
고객 요구 사항에 따라 추가 소프트웨어 모듈 생성;
인터페이스 변경성;
개선 정도를 예측할 수 없어 비용 계획이 어려움.

대부분의 중소기업 및 무역 단체표준적인 "즉시 사용 가능한" 솔루션이면 충분합니다.

전자문서관리시스템의 장점

기업의 문서 흐름을 전자 형식으로 변환하면 회사는 여러 조직 수준에서 이점을 얻을 수 있습니다. EDMS를 사용하면 경영진과 일반 직원 모두의 업무를 단순화할 수 있습니다.

전술적 이점

전자 문서 관리를 통해 기업의 현재 운영 비용을 줄일 수 있습니다. 기업 전체에 EDMS를 설치하기로 결정한 경우 시스템을 구현하기 전에 직원의 생산성을 측정하는 것이 좋습니다. 템플릿 작업 완료, 제안 승인, 필수 문서 검색에 소요되는 시간을 계산할 수 있습니다. 이와 별도로 사무용품 및 문구류의 현재 비용을 확인할 수 있습니다.

회사의 기본 프로세스의 효율성을 기반으로 EDMS의 다음과 같은 장점이 강조됩니다.

사용자 워크스테이션의 물리적 공간을 확보합니다.
보관소 임대 비용을 절감합니다.
문서 복사, 처리, 분개 입력에 소요되는 작업자의 시간을 절약합니다.
복사 장비의 용지 및 재료 비용을 절감합니다.
부서 간 종이 문서 전송에 소요되는 시간을 단축합니다.
운영 프로세스의 일부를 완전히 자동화하여 직원 시간을 절약합니다.
일상적인 업무를 줄여 직원 생산성을 높입니다.

EDMS의 전술적 장점은 일반 직원의 업무를 가장 쉽게 만들어 주므로 개선 사항을 가장 먼저 알아차리는 사람은 바로 직원입니다.

전략적 이점

EDMS 구현 시 전략적 목표는 수익 지표, 상대방과의 커뮤니케이션 속도 및 효율성, 상업 정보 보호 등 주요 비즈니스 프로세스에 영향을 미칩니다.

이러한 영역에서 전자 문서 관리의 다음과 같은 이점을 확인할 수 있습니다.

ED 데이터베이스를 갖춘 중앙 집중식 정보 공간을 생성하고 이에 대한 원격 액세스를 규제합니다.
속성별로 정보 검색을 가속화합니다.
컴퓨터 네트워크상의 상업정보를 포괄적으로 보호할 수 있습니다.
업무 프로세스의 투명성을 높여 부패 행위를 예방합니다.
내부 문서의 병행 승인 가능성.
직장 외부의 작업 프로세스에 대한 원격 액세스.
문서의 보안이 강화되고 위조가 불가능합니다.
직원 행동에 대한 온라인 모니터링으로 인해 명령 실행이 급격히 증가했습니다.

전략적 이점은 회사의 관리 용이성과 이미지 성장에 기여하여 신규 고객 유치에 상당한 이점을 제공합니다.

일반 사용자를 위한 혜택

장기간의 일상적인 작업은 건강에 해롭고 생산성을 크게 저하시키는 것으로 인식됩니다. 요청 및 문서의 단조로운 처리 다양한 프로그램책임을 분산시키고 근무 시간의 대부분을 차지합니다.

EDMS는 이러한 사용자 문제를 해결하는 데 여러 가지 이점을 제공합니다.

아카이브에서 ED의 편리한 위치로 1~2분 내에 속성별로 찾을 수 있습니다.
운영 프로세스의 규제. 결과적으로 직원은 직무 설명에 따라 수행해야 하는 업무만 받습니다.
기업 내 상호작용을 자동화하여 신규 직원의 업무 프로세스 적응을 가속화합니다.
승인 체인 및 프로젝트 구현 단계에 대한 정보를 얻을 가능성.
컴퓨터의 작업 환경을 결합하고, 템플릿을 사용하고, 문서 인쇄 및 서명 단계를 없애 일상적인 작업을 줄입니다.

비특정 작업의 수와 기간을 줄이면 높은 자격이 필요한 작업 프로세스에 직접 시간을 할애할 수 있습니다.

엔터프라이즈 IT 구조의 이점

EDMS를 구현할 때 기존 IT 인프라와 통합되어 다음과 같은 이점을 제공합니다.

시스템에 대한 제어를 용이하게 하여 자격 요건관리자에게
표준 프로그래밍 도구 없이 새로운 템플릿과 문서 경로를 구성하는 기능;
여러 애플리케이션을 단일 작업 환경으로 결합합니다.
추가 비용 없이 시스템을 확장할 수 있는 능력;
기존 컴퓨터를 교체할 필요가 없습니다.
맬웨어로부터 포괄적인 네트워크 보호를 제공합니다.

EDMS에는 특정 자본 투자가 포함됩니다. 기술적 수단, 그러나 그들은 짧은 시간에 스스로 비용을 지불합니다.

컴퓨터 하드웨어가 호환되므로 리소스 활용도가 높아집니다.

관리자를 위한 혜택

전자문서관리는 효율적인 작업시스템의 다음과 같은 장점으로 인해 관리 직원:

EDMS 이동성, 출장 시 원격 컴퓨터를 통해 ED에 액세스할 수 있는 기능.
업무 효율성, 생산성 및 적시 업무 수행에 대한 보고서를 사용하여 직원을 편리하게 모니터링합니다.
과의 통합을 통해 .
공급업체와 구매자 간의 물류 절차 가속화 나누는 SED. 문서의 적법성을 보장하는 단일 외부 사업자와 연결하여 1차 ED 교환이 가능합니다.
사무국을 제외한 최고 관리자에게만 재무 정보에 대한 접근 권한을 제공합니다.
중요한 문서를 분실할 가능성을 줄입니다.

관리자는 언제든지 시스템에 로그인하여 각 직원의 성과에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다.

이러한 사실에 대한 직원들의 인식은 그들에게 긴장을 풀고 자신의 일에 집중할 기회를 주지 않습니다.

전자문서관리의 단점

기업에 전자 문서 관리를 도입하는 데에도 단점이 있습니다. 중소기업이 EDMS를 기반으로 한 본격적인 창고 운영 및 관리 도입을 가로막는 자들이다.

단점은 다음과 같습니다.

알려지지 않은 악성코드에 의한 데이터베이스 손상 가능성. 네트워크에 연결되지 않은 장치의 정보를 정기적으로 백업하면 이러한 단점을 해결할 수 있습니다.
40세 이상의 직원을 디지털 형태의 상호작용에 적응시키는 데 어려움이 있습니다.
높은 가격. 국내 중소기업용 EDMS 가격은 1,000달러에서 10,000달러 수준이다.
회사 거래상대방 간에 전자 문서 흐름이 없으면 EDMS의 효율성이 감소합니다.
추가 작업 단위와 건물이 없는 소형 사무실에서 시스템의 이점은 의심스럽습니다.
ED 복제의 필요성 종이 형태로특정 상대방과 협력할 때.

이러한 단점은 주로 필요한 조치를 채택하는 데 지연이 있기 때문입니다. 법적 규범비즈니스 환경에 대한 EDMS의 침투율이 낮습니다. 그러나 추세에 따르면 10~20년 후에는 기업의 전자 문서 관리가 예외라기보다는 일반적인 것으로 간주될 것입니다.

올바른 EDMS를 선택하는 방법은 무엇입니까?

EDMS를 선택하는 것은 쉽지 않습니다. 잘못된 제품을 구매하거나, 무능한 회사와 계약을 맺을 확률이 높기 때문입니다.

따라서 전자 문서 관리 프로그램 구매를 결정할 때는 다음과 같은 여러 가지 특성을 고려해야 합니다.

러시아 시장에서 EDMS 제조업체의 운영 시간. 국내법에 적응하려면 그러한 시스템을 구현하는 데 수년간의 실제 경험이 필요합니다.
업계 표준을 준수합니다.
회사 구조와의 호환성.
소프트웨어 제품에 대한 추가 지원 가능성 및 비용.
기업 확장 시 EDMS의 확장성.
정규 IT 전문가에게 소프트웨어 구성에 대한 문서 제공.
정보 보안 수준.
데이터 백업 옵션
실패 후 복구 시간.

EDMS를 구현할 회사를 최종 선택하려면 여러 공급자를 분석하고 데모 자료를 연구하고 소프트웨어의 데모 버전 설치를 요청하는 것이 좋습니다. 결정을 내릴 때 장비 업데이트 비용과 수준을 고려하는 것이 중요합니다. 직업 훈련 IT 전문가를 보유하고 있습니다.

EDMS 구현의 어려움

러시아에서 EDMS를 구현하는 과정은 많은 무허가 프로그램 사용자의 사용, 비호환성 및 보급률의 영향을 받습니다. 수동 제어비즈니스 절차.

이에 따라 전자문서관리 제공업체는 기업에서 다음과 같은 어려움에 직면해 있습니다.

다양한 부서의 다양한 데이터 저장 형식.
사용된 애플리케이션에 구조화된 정보가 부족합니다.
특정 비즈니스 프로세스에 대한 직원 액세스의 규제되지 않은 시스템입니다. 표준 양식 직업 설명 EDMS 조직에 큰 도움이 되지 않습니다.
정보 흐름은 관료적 절차와 승인으로 인해 과부하됩니다.
다양한 애플리케이션의 데이터 저장으로 인해 충돌이 발생합니다.
기업 직원의 컴퓨터 문맹 및 수행자 수준의 교육 이벤트 방해 행위.
업계 표준 및 조례에 따라 EDMS를 준수하지 않습니다.

전자문서관리로의 전환은 경영진의 확고한 의지만으로는 충분하지 않습니다. 체계적인 점검이 필요함 직무회사의 직원 및 경영 구조. 법에 따라 설치해야 하는 시스템과의 통합이 바람직하다.

EDMS 구현의 중요한 방향은 엄격합니다. 인사 정책무능하고 훈련받지 않은 직원을 상대로. 새로운 원칙에 따라 작업하는 것을 꺼리면 구현 프로세스 및 전자 지원 비용이 크게 증가하기 때문입니다. EDMS는 단일 메커니즘 내에서 사람들과 상호 작용해야 하므로 제대로 작동하지 않는 요소를 적시에 수정하거나 교체해야 합니다.

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또는 개인법적 능력이 있고 러시아 연방 법률에 따라 민사 법률 관계의 참가자로 인정됩니다.

또는 실재, 해당 개인이 거주하는 국가의 법률에 따라 등록되었습니다.

또는 개인 기업가해당 개인이 거주하는 국가의 법률에 따라 등록되었습니다.

본 계약의 조건을 수락했습니다.

1.4 본 계약의 목적에 따라 당사자들은 기밀 정보가 지적 활동의 결과뿐만 아니라 구현 방법에 대한 정보를 포함하여 모든 성격(생산, 기술, 경제, 조직 및 기타)의 정보라고 결정했습니다. 전문적인 활동(제품, 저작물 및 서비스에 관한 정보, 기술 및 연구 저작물에 관한 정보, 다음에 관한 정보를 포함하되 이에 국한되지 않음) 기술 시스템소프트웨어 요소를 포함한 장비; 제안된 구매에 관한 비즈니스 예측 및 정보 특정 파트너 및 잠재적 파트너의 요구 사항 및 사양; 지식재산에 관한 정보 및 상기 모든 것과 관련된 계획 및 기술)을 서면 및/또는 서면으로 상대방에게 전달한 경우 전자 양식, 당사자가 기밀 정보로 명확하게 지정한 것입니다.

1.5. 본 계약의 목적은 당사자들이 협상, 계약 체결, 의무 이행 및 기타 상호 작용(컨설팅, 정보 요청 및 제공, 기타 수행을 포함하되 이에 국한되지 않음) 중에 교환하는 기밀 정보를 보호하는 것입니다. 지침).

2. 당사자의 책임

2.1. 당사자들은 상호 작용 중에 한 당사자가 다른 당사자로부터 받은 모든 기밀 정보를 비밀로 유지하고, 해당 정보를 당사자의 사전 서면 허가 없이 제3자에게 공개, 공개 또는 제공하지 않을 것에 동의합니다. 현행법에 명시된 경우를 제외하고, 그러한 정보 제공이 당사자의 책임인 경우.

2.2.각 당사자는 자신의 기밀 정보를 보호하기 위해 사용하는 것과 최소한 동일한 조치를 사용하여 기밀 정보를 보호하기 위해 필요한 모든 조치를 취합니다. 기밀 정보에 대한 접근은 본 계약에 따른 공무 수행을 위해 합리적으로 필요한 각 당사자의 직원에게만 제공됩니다.

2.3 비밀정보의 비밀유지 의무는 본 계약, 2016년 12월 1일자 컴퓨터 프로그램 라이선스 계약, 컴퓨터 프로그램 라이선스 계약, 에이전시 및 기타 계약 가입 계약의 유효기간 내에서 5년 동안 유효합니다. 당사자들이 별도로 합의하지 않는 한 종료 후 해당 조치.

(a) 제공된 정보가 당사자 중 일방의 의무를 위반하지 않고 공개적으로 이용 가능한 경우,

(b) 제공된 정보가 다른 쪽 당사자로부터 받은 비밀 정보를 사용하지 않고 수행된 자체 연구, 체계적인 관찰 또는 기타 활동의 결과로 한쪽 당사자에게 알려진 경우,

(d) 당국의 서면 요청에 따라 정보가 제공되는 경우 국가 권력, 기타 정부 기관 또는 기관 지방 정부당은 자신의 기능을 수행하고 이들 기관에 정보를 공개하는 것이 의무적입니다. 이 경우 당사자는 접수된 요청을 상대방에게 즉시 통보해야 합니다.

(e) 정보가 전송되는 당사자의 동의를 받아 정보가 제3자에게 제공되는 경우.

2.5.Insales는 사용자가 제공한 정보의 정확성을 확인하지 않으며 사용자의 법적 능력을 평가할 능력이 없습니다.

2.6.사용자가 서비스에 등록할 때 Insales에 제공하는 정보는 다음에 정의된 개인 데이터가 아닙니다. 연방법 2006년 7월 27일자 RF No. 152-FZ. “개인 데이터에 대해서.”

2.7.Insales는 본 계약을 변경할 권리가 있습니다. 현재 버전이 변경되면 마지막 업데이트 날짜가 표시됩니다. 새 버전의 계약에서 달리 규정하지 않는 한, 새 버전의 계약은 게시된 순간부터 효력이 발생합니다.

2.8 본 계약을 수락함으로써 사용자는 Insales가 서비스 품질 개선, 신제품 개발, 개인 제안 생성 및 전송을 위해 사용자에게 개인화된 메시지 및 정보(포함하되 이에 국한되지 않음)를 보낼 수 있음을 이해하고 이에 동의합니다. 사용자에게 변경 사항을 알리기 위해 관세 계획사용자에게 보내기 위한 업데이트 마케팅 자료서비스와 관련하여 서비스와 사용자를 보호하고 기타 목적을 위해.

사용자는 이메일 주소 Insales-에 서면으로 통지하여 위 정보의 수신을 거부할 권리가 있습니다.

2.9. 본 계약을 수락함으로써 사용자는 Insales 서비스가 쿠키, 카운터 및 기타 기술을 사용하여 전반적인 서비스 기능이나 특히 개별 기능을 보장할 수 있으며 사용자는 Insales에 대해 어떠한 청구도 할 수 없다는 점을 이해하고 이에 동의합니다. 이것으로.

2.10.사용자는 장비와 소프트웨어, 인터넷 사이트를 방문하기 위해 사용하는 쿠키에는 (모든 사이트 또는 특정 사이트에 대해) 쿠키 작업을 금지하고 이전에 받은 쿠키를 삭제하는 기능이 있을 수 있습니다.

Insales는 사용자가 쿠키를 수락하고 수신하는 것을 허용하는 경우에만 특정 서비스 제공이 가능하도록 설정할 권리가 있습니다.

2.11. 사용자는 자신의 계정에 접근하기 위해 선택한 수단의 보안에 대해 독립적으로 책임을 지며, 해당 수단의 비밀을 독립적으로 보장합니다. 사용자는 모든 조건(계약 포함)에서 사용자의 계정에 액세스하기 위해 사용자가 자발적으로 데이터를 제3자에게 전송하는 경우를 포함하여 사용자 계정 내에서 또는 사용자 계정에서 서비스를 사용하는 모든 활동(및 그 결과)에 대해 전적인 책임을 집니다. 또는 계약). 이 경우 사용자가 Insales에 통지한 경우를 제외하고 사용자 계정에서 서비스 내에서 또는 서비스를 사용하는 모든 작업은 사용자가 직접 수행한 것으로 간주됩니다. 승인되지 않은 접근사용자 계정을 사용하는 서비스 및/또는 계정 액세스 수단의 기밀성에 대한 위반(위반 의심)에 대해.

2.12. 사용자는 사용자의 계정을 사용하여 서비스에 대한 무단(사용자가 승인하지 않음) 액세스 및/또는 액세스 수단의 기밀성을 위반(위반으로 의심)하는 경우 즉시 Insales에 알려야 할 의무가 있습니다. 계정. 보안 목적을 위해 사용자는 서비스 작업의 각 세션이 끝날 때 자신의 계정에서 작업을 독립적으로 안전하게 종료할 의무가 있습니다. Insales는 사용자가 계약의 이 부분 조항을 위반하여 발생할 수 있는 데이터 손실이나 손상 및 기타 성격의 결과에 대해 책임을 지지 않습니다.

3. 당사자의 책임

3.1. 계약에 따라 전송된 기밀 정보의 보호와 관련하여 계약에서 규정한 의무를 위반한 당사자는 피해 당사자의 요청에 따라 해당 계약 조건 위반으로 인해 발생한 실제 손해를 배상할 의무가 있습니다. 러시아 연방의 현행법에 따라.

3.2 손해 배상은 계약에 따른 의무를 적절하게 이행해야 하는 위반 당사자의 의무를 종료하지 않습니다.

4. 기타 규정

4.1. 기밀 정보를 포함하여 본 계약에 따른 모든 통지, 요청, 요구 및 기타 서신은 다음 주소로 제출되어야 합니다. 글쓰기직접 방문 또는 택배를 통해 배송되거나 이메일 2016년 12월 1일자 컴퓨터 프로그램 라이센스 계약에 명시된 주소, 컴퓨터 프로그램 라이센스 계약에 대한 가입 계약 및 본 계약에 명시된 주소 또는 이후 당사자가 서면으로 지정할 수 있는 기타 주소.

4.2 본 계약의 하나 이상의 조항(조건)이 무효화되거나 무효화되는 경우 이는 다른 조항(조건)의 종료 사유가 될 수 없습니다.

4.3 본 계약 및 본 계약 적용과 관련하여 발생하는 사용자와 Insales 간의 관계는 러시아 연방 법률의 적용을 받습니다.

4.3 사용자는 본 계약과 관련된 모든 제안이나 질문을 Insales 사용자 지원 서비스 또는 우편 주소: 107078, Moscow, st.로 보낼 권리가 있습니다. Novoryazanskaya, 18세, 건물 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".

발행일: 2016년 12월 1일

러시아어로 된 이름:

유한 책임 회사 "Insales Rus"

러시아어 약칭:

LLC "인세일즈 루스"

영어 이름:

InSales Rus 유한 책임 회사(InSales Rus LLC)

법적 주소:

125319, 모스크바, 성. Akademika Ilyushina, 4, 건물 1, 사무실 11

우편 주소:

107078, 모스크바, 성. Novoryazanskaya, 18, 건물 11-12, BC "Stendhal"

여관: 7714843760 체크포인트: 771401001

은행 계좌 정보:

전자 문서 관리 시스템이 충족해야 하는 기본 요구 사항은 다음과 같습니다.

안정적인 저장 및 간편한 문서 검색.
사무 업무를 지원하고 수행합니다.
문서 실행 및 라우팅을 적시에 제어합니다.
분석 보고서 작성.
정보 보안을 보장합니다.

최신 EDMS에는 클라이언트와 상호 작용하고 요청을 처리하며 추가 기능을 제공하는 기능도 있습니다. 유용한 도구, 많은 응용 문제를 해결할 수 있습니다.

전자문서관리시스템의 종류

전자문서관리시스템에는 다양한 분류가 있지만 가장 대표적인 분류는 타이틀 기능에 따른 EDMS의 분류이다. 모든 EDMS는 개발자가 주로 특정 유형의 작업을 수행하기 위한 목적으로 배치합니다. 이는 대부분의 "형제" 고유의 추가 기술을 제공하지 않는다는 의미는 아닙니다. 단지 각 전자 문서 관리 시스템의 도구 세트에는 고유한 장점이 있으며 약한 면. 제목 기능별 분류는 EDMS의 장점을 고려합니다.

따라서 다음과 같습니다.

EDMS는 전자 문서는 물론 종이 문서의 디지털 아날로그를 생성하고 작업하도록 설계되었습니다.
전체 수명주기 동안 이벤트 및 문서 등록을 자동화하는 회계 시스템(전자 파일 캐비닛)
EDMS의 주요 임무는 대규모 기업 정보 저장소 작업을 자동화하는 것입니다.
문서의 전자 아카이브를 관리하는 시스템입니다.
EDMS는 아카이브 및 기타 전자 소스에서 필요한 정보를 추출하는 데 특화된 기능입니다.
기업 프로세스, 문서 처리 및 비즈니스 문서 작업과 관련된 조직 직원의 활동을 관리하는 시스템입니다.
데이터 저장 장치를 관리하는 정보 EDMS입니다.

또한 러시아에서만 사용되는 원산지별 EDMS에 대한 간략한 분류도 있습니다. 이에 따르면 우리나라의 전자문서관리시스템은 국산과 수입, 그리고 외국의 Lotus/Domino 플랫폼을 기반으로 개발된 러시아어로 나누어진다. 우리의 검토에는 EMC Documentum과 Lotus Domino.Doc라는 두 가지 외국 EDMS의 예만 포함되어 있습니다. 다른 모든 SED에는 러시아 "시민권"이 있습니다.

TOP 10 전자문서 관리 시스템

우리는 기업의 문서 흐름을 자동화하기 위한 전자 문서 관리 시스템을 선택할 때 결정적인 5가지 매개변수를 비교하여 전자 문서 관리 시스템을 평가했습니다. 척도는 10점입니다.

장소	프로그램/서비스	가격	배우기 쉽다	기능성	러시아 법률 회계	인위적인 지원하다	전체 평가
1	사례	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C:아카이브	9	7	10	10	9	9
2-4	회사미디어	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	논리	9	10	9	10	6	8,8
4-6	유프라테스	9	10	9	10	6	8,8
7	다이렉트	10	8	8	10	7	8,6
8	로터스 도미노.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-작업흐름	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

참고: 표의 시스템에 대한 최종 평가는 100% 객관적이라고 주장하지 않으며 이 주제에 대한 심층 분석을 기반으로 한 작성자의 의견을 반영합니다. 본 전자문서관리시스템에 대한 검토는 다양한 업무에 사용하기 위해 안전하게 선택할 수 있는 고품질 소프트웨어 제품 중에서만 이루어집니다.

사례

이 전자 문서 관리 시스템은 소련 이후 공간 전체에서 해당 부문에서 인정받는 리더입니다. 대기업과 기업, 중소기업 모두 문서 흐름과 사무를 성공적으로 수행합니다. 이 시스템과 관련하여 동어반복을 적용하는 것이 적절합니다. "BUSINESS"는 자신의 비즈니스를 알고 있습니다. 실제로 이 소프트웨어는 사무 및 문서 흐름의 심층 자동화에 이상적입니다.

찬성

모든 전자 문서 이동의 모든 단계를 추적하는 기능입니다.
문서 프로젝트 생성의 단순성과 편의성.
시스템의 일반적인 부드러움과 기능성.

마이너스

"단단한" 단점에는 다소 오래된 인터페이스와 마스터링의 어려움이 포함됩니다.

가격은 얼마입니까?

한 작업장(DBMS - Oracle) 내에서 "DELO" 시스템을 사용하기 위한 라이센스 가격은 계획된 총 좌석 수에 따라 다르며 11,000 루블(201-500 루블)에서 13,400 루블(1-5 루블/m)까지 다양합니다. ). 조직에서 Microsoft SQL Server DBMS를 사용하는 경우 한 작업장에 대한 라이선스 비용은 각각 7,200~9,500루블입니다.

논리

"SED Logic" 프로그램은 2012년까지 "Boss-Referent"로 불렸으며 가장 인기 있는 프로그램 중 하나였습니다. 러시아 시스템 Delo EDMS의 강력한 경쟁자인 전자 문서 관리. 이름 변경은 이 소프트웨어 제품의 품질에 어떤 영향도 미치지 않았으며 모든 유형과 규모의 기업에서 사무실 관리를 위한 안정적이고 기능적인 시스템으로 계속 사용되고 있습니다.

찬성

문서 승인을 위해 복잡한 다단계 경로를 구축하는 기능.
높은 수준의 사용자 데이터 보호.
시스템의 주요 구성 요소를 상대적으로 쉽게 익힐 수 있습니다.
유연하게 사용자 정의하고 수정할 수 있는 문서 처리 프로세스입니다.

마이너스

직원 이직이 심각한 경우 액세스 권한을 차별화하는 것이 불편합니다.
가장 성실한 직업은 아니지만 기술적 지원.
구식 인터페이스.

가격은 얼마입니까?

이 프로그램을 사용하기 위한 라이선스 1개 비용은 연결된 직원 수에 따라 다릅니다. 인원이 49명을 초과하지 않는 경우, 가격은 직장당 5,900원입니다. 연결된 직원 수 50명에서 199명 – 5,200루블; 작업장이 200개 이상인 경우 라이센스 하나의 가격은 최소 4900 루블입니다.

유프라테스

이 전자 문서 관리 시스템은 표준 요구 사항을 완벽하게 준수하여 개발되었습니다. ISO 품질사무 분야의 9000 및 러시아 GOST. "EUPHRATS"는 고유한 요소가 많다는 점에서 "동료"와 다릅니다. 소프트웨어 개발, 경쟁 EDMS에서는 찾을 수 없습니다. 순전히 기술적으로 이 시스템현대 러시아 시장에서 가장 "진보된" EDMS 중 하나입니다.

찬성

이 시스템의 제공 패키지에는 Nika DBMS가 내장되어 있어 사용자 조직이 추가 소프트웨어를 구매할 필요가 없습니다.
쾌적하고 기억에 남는 디자인을 갖춘 친숙한 인터페이스입니다.
액세스 권한 관리를 위한 기본 제공 역할 메커니즘입니다.

마이너스

충분한 느린 속도특히 약한 컴퓨터에서 작동합니다.
주기적인 오작동 및 느린 기술 지원.

가격은 얼마입니까?

시스템 설치가 포함된 표준 라이센스 자체 서버조직 비용은 직장 당 5200 ~ 7300 루블, 더 많은 사용자-더 저렴한 가격. 그러나 제조업체의 장비에 서버 구성 요소를 배치하는 옵션도 있습니다. 이 경우 구독료 시스템이 사용됩니다. 즉, 월 10,000 ~ 95,000 루블의 비용이 드는 4개의 관세가 사용됩니다.

1C:아카이브

이것은 기업 문서 관리를 위한 최고의이자 가장 보편적인 소프트웨어 중 하나입니다. "1C:Archive"는 파일을 편집할 수 있는 승인된 직원이 액세스할 수 있는 다양한 형식의 비즈니스 문서에 대한 안정적이고 가장 중요한 중앙 집중식 저장소를 제공합니다.

찬성

필요한 데이터를 빠르게 검색할 수 있도록 잘 디버깅된 알고리즘입니다.
텍스트, 그래픽, 오디오 및 비디오 파일에 이르기까지 모든 유형의 문서를 저장할 수 있습니다.
가장 광범위한 확장 기능을 통해 대기업과 중소기업 모두에서 이 소프트웨어를 성공적으로 사용할 수 있습니다.
이 프로그램을 경쟁사와 차별화하는 1C:Archive의 주요 장점은 제품 가격과 기능의 최적 조합입니다.
외부 애플리케이션과의 통합을 지원합니다.

마이너스

많은 양의 시스템 리소스를 소비합니다.
숙련된 사용자에게도 학습 난이도가 높아집니다.

가격은 얼마입니까?

이 프로그램을 "조립"하는 가격은 12,000 ~ 57,000 루블이며 첫 번째 금액은 1C: Archive의 이전 버전을 업그레이드하는 경우에만 지불해야 합니다.

다이렉트

간단하고 기능적인 DIRECTUM EDMS는 중소기업을 위한 탁월한 솔루션이 될 것입니다. 이 시스템 덕분에 전자 문서 관리를 기존 종이 문서 관리와 성공적으로 결합할 수 있으므로 이후 조직은 완전히 "고통 없이" DIRECTUM 작업으로 이전될 수 있습니다. 고급 워크플로우 기술은 사무 프로세스의 효과적인 자동화를 제공합니다.

찬성

문서 검색 및 식별을 최대한 단순화하는 전문 소프트웨어 도구의 가용성.
특정 작업을 위해 시스템을 독립적으로 수정할 수 있는 폭넓은 가능성.
다른 프로그램과의 통합 옵션이 확장되었습니다.

마이너스

이 시스템은 기업 관리에 초점을 맞추고 있으며 일반 사무원이 작업하기가 더 어렵습니다.
다소 혼란스럽고 불투명한 가격 정책.

가격은 얼마입니까?

이 EDMS를 사용하기 위한 라이센스는 개별적으로 구매하거나 패키지 제공의 일부로 구매합니다. 가장 저렴한 기본 클라이언트 라이센스 비용은 7,800 루블입니다. 라이센스 패키지 비용은 148,200 루블(직원 20명 기준)부터 시작하여 2,010,000 루블(직원 200명 기준)에 이릅니다.

OPTIMA-작업흐름

이 전자 문서 관리 시스템은 해당 부문에서 강력한 중산층입니다. 그녀는 ~ 안에있다 끊임없는 발전아직까지는 시장에서 인정받는 마스토돈과 동등한 조건으로 경쟁할 수 없습니다. 그러나 OPTIMA-WorkFlow는 수많은 "특급 기능"을 보유하고 있습니다. 즉, 다른 제품보다 눈에 띄게 만드는 고유한 기술입니다.

찬성

동일한 유형의 문서 및 등록정보를 직렬로 입력하는 기능 구현.
바이러스 백신 프로그램으로 검사 중입니다.
일반 문서와 암호화된 문서의 선택적 인덱싱.
다국어 사용자 인터페이스.

마이너스

향후 업데이트를 통해 영구적으로 제거되는 표준 기능의 단점.

가격은 얼마입니까?

이 플랫폼을 기반으로 한 일반적인 솔루션 비용은 55,000~75,000 루블입니다.

EMC Documentum

문서 흐름 프로세스 자동화를 위한 이 플랫폼은 IT 업계의 세계적인 리더인 EMC가 개발했습니다. 개별 도구의 유연한 구성과 강력한 기능이 결합된 EMC Documentum은 러시아 시장에서 사용할 수 있는 최고의 외국 EDMS입니다.

찬성

설계도서 및 시공도서 관리의 편의성이 높습니다.
액세스 권한 배포를 관리할 수 있는 체크인/체크아웃 메커니즘을 구현합니다.
여러 수준에서 승인 절차를 구현할 수 있는 기능이 있습니다.
스캔 및 문서 인식 장치를 지원합니다.

마이너스

Internet Explorer 브라우저에서만 작동합니다.
부재중 오픈 액세스시스템에 대한 기술 및 실제 문서.
시스템 부하가 높을 때 자주 "브레이크"가 발생하고 지연됩니다.

가격은 얼마입니까?

이 플랫폼 사용에 대한 고정 가격은 없습니다. 구현 비용은 각 고객과 개별적으로 논의됩니다.

LanDocs

국내 회사인 LANIT가 1997년에 개발한 이 문서 관리 자동화 플랫폼은 오늘날까지도 많은 기업과 기관에서 요구되고 있습니다. LanDocs를 사용하면 모든 범주의 사용자에게 이를 관리하는 데 필요한 도구 세트를 제공하여 편안한 사무 및 문서 흐름 환경을 구축할 수 있습니다.

찬성

통합 암호화 보호 도구의 가용성.
문서 흐름 프로세스에 원격 지점의 직원을 포함시킬 수 있습니다.
종이 문서에 대한 일괄 스캔 기능을 사용할 수 있습니다.

마이너스

성능 문제는 매우 일반적입니다.
기능을 확장하는 능력이 약합니다.
시스템을 처음부터 마스터하기가 어렵습니다.

가격은 얼마입니까?

서버 라이센스 가격은 30,000에서 216,000 루블까지 다양합니다. 사용자 라이센스는 5,600~8,400 루블 범위의 가격으로 구입할 수 있습니다.

회사미디어

CompanyMedia는 전체 세트입니다. 소프트웨어 솔루션, 비즈니스 프로세스, 문서 흐름 및 사무를 자동화하도록 설계되었습니다. 이 EDMS는 탁월한 설정 유연성과 별도로 설치할 수 있는 독립 모듈이 있다는 점에서 경쟁업체와 다릅니다.

찬성

복잡한 기업에서도 시스템의 성공적인 운영 가능성 기업 구조그리고 영토 구조.
1년 365일 24시간 내내 활발하게 작동할 수 있는 시스템의 탁월한 신뢰성.
여러 유형의 작업장 작업에 대한 자동화된 지원.
에 따른 접근권한 차별화 계층적 구조조직.

마이너스

웹 인터페이스는 일부 브라우저, 특히 FireFox에 대한 지원이 제한되어 있습니다.
이 시스템은 주로 중소기업과 대기업에 초점을 맞추고 있습니다.

가격은 얼마입니까?

이 소프트웨어의 최종 가격은 직원 교육, 추가 모듈 설치 및 시스템 사용 권한 이전을 포함한 많은 구성 요소로 구성됩니다. 총액의 상한은 99,000 루블입니다. 가장 저렴한 주제별 모듈의 가격은 4,000 루블입니다.

로터스 도미노.Doc

이 EDMS는 높은 수준의 데이터 보안 시스템을 갖춘 잘 알려진 Notes/Domino 플랫폼의 애플리케이션입니다. Lotus Domino.Doc에는 기업 문서의 대규모 저장소를 구현할 수 있는 고급 전자 아카이브도 있습니다.

찬성

분산 환경에서 문서 흐름을 관리하는 문제에 대한 포괄적인 솔루션을 위해 설계된 고유한 복제 시스템의 가용성.
정보 저장소의 개별 부분에서 문서를 검색하는 기능.
LDAP 디렉터리는 기업 수준까지 확장됩니다.

마이너스

이 시스템의 단점은 주로 서구적 기원에서 비롯됩니다. 인터페이스와 일부 기능의 구현에 관한 특정 질문이 있습니다.

가격은 얼마입니까?

사용자 및 서버 라이선스 비용은 플랫폼 웹사이트에서 개별적으로 계산됩니다.

결국

검토 과정에서 중요한 뉘앙스를 지적하고 싶습니다. 전자 문서 관리 시스템을 비즈니스에 도입한다고 해서 즉각적인 수익성 증가가 보장되는 것은 아니며 어떤 경우에는 해를 끼칠 수 있습니다. 귀하의 조직이 EDMS 없이 작업하여 성공적으로 운영되고 수익을 창출한다면 구현을 결정하기 전에 수천 번 생각해 보십시오. "진보적인 패션"을 쫓거나 심각한 필요 없이 이러한 시스템을 설치할 필요가 없습니다. 그러나 사업이 확장되고 직원의 업무가 과중해짐에 따라 전자 문서 관리 시스템은 회사가 서류 작업의 소용돌이에서 벗어날 수 있도록 도와주는 일종의 구명 장치가 될 수 있습니다.

안에 이 순간 IT 기술 분야에서는 소프트웨어 솔루션 개발이 활발히 진행되고 있습니다. 이는 제조, 중소기업, 교육 및 기타 똑같이 중요한 산업에서 인간 활동의 다양한 영역에서 사용됩니다. 이와 병행하여 많은 종이 문서가 모든 곳에서 사용됩니다.

요즘 많은 기업들이 종이 문서를 버리고 전자 문서 관리 시스템으로 전환하고 있습니다. 엄청나게 편리하고 실용적입니다.

물론 문서를 전자 시스템으로 전송해야 할 필요성이 높아지면서 이러한 방향으로 소프트웨어 제품을 개발하는 회사가 등장합니다. 그리고 때때로 이러한 제품은 비용으로 구매하려는 사람들에게 충격을줍니다. 그러나 일부 개인의 이익을 위해 일하지 않는 사람들 덕분에 전자 문서 관리 시스템에 대한 프로그램을 무료로 찾을 수 있습니다.

오늘날 우리는 Alfresco와 NauDoc이라는 두 가지 제품을 구별할 수 있습니다.

NauDoc은 사무 업무, 다양한 비즈니스 프로세스, 문서 흐름을 자동화하도록 설계된 제품입니다. 이 프로그램은 NAUMEN에서 개발했습니다. 제시된 프로그램을 사용하면 할당된 작업 완료 시 얻은 결과를 통해 문서 처리 절차를 관리하고 실행 규율을 모니터링할 수 있습니다.

NauDoс를 사용하면 역할에 따라 다양한 액세스 권한을 가진 문서 저장소를 구성할 수 있습니다. 이를 통해 특정 회사의 직원은 해당 문서를 담당하는 사람이 어떤 이유로 직장에 없는 경우에도 언제든지 문서를 볼 수 있습니다.

이 프로그램에는 기업 내 문서 및 사본의 모든 이동을 추적할 수 있는 로그북이 있습니다.

NauDoc에 제어 기능이 있으면 시스템에서 직접 직원에게 작업을 할당하고, 실행을 모니터링하고, 마감일을 모니터링하고, 승인을 위해 문서를 보낸 다음 이미 승인된 문서를 시스템의 다른 사용자에게 보낼 수 있습니다. 이 프로그램을 사용하면 자동 모드에서 특정 유형의 문서에 대한 경로를 구성할 수 있습니다.

시스템의 모든 작업은 웹 인터페이스를 통해 수행됩니다. 이를 통해 지구상 어느 곳에서나 시스템에 로그인할 수 있습니다. 따라서 조직 내에는 단일 정보 공간이 있으며 대표 사무소와 지점의 위치는 중요하지 않습니다.

시스템의 기술적 특징은 다음과 같습니다.

— 100% 웹 인터페이스는 어디에서나 시스템에 연결할 수 있는 기회를 열어줍니다.
— 시스템에는 스캔 및 텍스트 인식 ABBYY Fine Reader Scripting Edition용으로 설계된 소프트웨어가 통합되어 있습니다.
— 시스템은 사용자의 권한 부여 및 인증이 외부 디렉토리 서비스에서 수행될 수 있도록 구성됩니다.
— 시스템에 전자 디지털 서명 작업을 위한 모듈이 있습니다. 사용자는 Microsoft CryptoAPI 인터페이스를 지원하는 모든 암호화 공급자의 디지털 서명을 사용할 수 있습니다.

NauDoc 시스템의 기능은 다음과 같습니다.

— 조직 및 관리 문서 작업이 용이합니다. 모두 전자 문서특정 템플릿을 기반으로 생성됩니다. 문서 작성시 사용자는 문서등록카드에 기재된 내용의 값만 표시하면 됩니다. 이 값은 문서 텍스트에 자동으로 추가됩니다. 필요한 경우 사용자가 템플릿 텍스트를 변경하도록 허용할 수 있습니다.

각 문서 유형은 특정 세부 정보 세트로 지정될 수 있습니다. 이를 위해서는 사용자에게 "기술자" 권한이 있어야 합니다.

문서가 생성되면 기업에서 이 기능을 담당하는 직원에게 승인을 위해 전송됩니다. 승인 프로세스는 시스템에 완전히 저장됩니다. 정기적인 기한을 자동으로 관리하고, 필요한 직원에게 통보하며, 승인 절차에 대한 알림을 받습니다.

각 문서를 작업할 때 시스템이 이를 할당합니다. 등록 번호자동으로.

- 공정 관리. NauDoc 시스템을 사용하면 관리 및 관리와 관련된 문서 흐름 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 생산 공정기업. 각 프로세스는 시스템에서 별도로 구성할 수 있습니다. 즉, 특정 프로세스에는 시스템 내의 자체 표현, 책임자 및 규제 기한이 할당됩니다. 이 프로그램에는 프로세스의 각 단계를 모니터링하고 규제 기한을 준수하지 못할 가능성이 있는 경우 사건의 원인을 확인할 수 있는 보고서 생성 도구가 있습니다. 데이터를 수집한 후에는 프로세스를 분석하고 필요한 변경을 수행할 수 있습니다.

- 담당 공무원의 문서 승인 절차. 문서를 작성한 후 승인을 위해 여러 사람들에게 전송됩니다. 승인된 절차조직 내에서. 문서를 이용한 공동 작업의 경우 모든 절차는 동일한 문서 사본에서 수행됩니다. 승인 담당자는 문서에 액세스할 수 있습니다. 언제든지 비자 신청자의 이름과 직위가 입력되고 정확한 절차 시간이 표시된 승인 보고서를 작성할 수 있습니다.

- 시스템에 종이 및 전자 문서를 등록하는 기능이 있습니다. 로그의 자동 등록은 특정 작업 단계에서 발생합니다. 특히 종이 문서의 경우 시스템은 문서를 스캔하여 얻을 수 있는 문서의 그래픽 이미지를 첨부할 수 있는 전자 카드를 제공합니다.

- 빠른 탐색내용 및 세부 사항에 관한 문서. 이 프로그램을 사용하면 빠르게 찾을 수 있습니다. 필수서류세부 사항을 입력함으로써, 즉 간단한 설명또는 등록번호. 시스템을 통해 문서 자체는 물론 첨부 파일의 내용을 기준으로 검색할 수 있습니다.

- 서신 작업(수신 및 발신). 이 시스템은 회사의 메일 서버를 사용하여 기업 서신 작업을 할 수 있는 기회를 제공합니다. 시스템을 통과하는 모든 편지는 일반 문서로 처리됩니다.

들어오는 서신은 비서에게 직접 전달됩니다.그는 들어오는 통신 일지에 편지를 등록합니다. 문서에는 자동으로 등록 번호가 부여됩니다. 다음으로 회사의 장에게 전송하고, 검토 후 직원들에게 전송하여 검토 또는 실행을 하게 됩니다.

발신 문서는 조직에서 채택한 템플릿을 기반으로 작성됩니다. 문서가 관리자에게 전송되고 관리자가 이를 승인합니다.

승인 절차가 끝나면 문서는 비서에게 전달되고 비서는 해당 저널에 이를 등록합니다. 이 편지는 비서가 필요한 이메일 주소로 전송됩니다. 모든 서신은 시스템에 자동으로 저장되며 누구나 언제든지 필요한 것을 찾을 수 있습니다.

- 기업 웹 포털 및 회사 웹 사이트를 만드는 기능. NauDoc 시스템을 사용하면 기업이 웹사이트를 만들고 여기에 콘텐츠를 게시할 수 있습니다. 안에 이 경우콘텐츠는 NauDoc에서 생성된 문서, 이미지 및 기타 개체입니다.

시스템에는 웹사이트 페이지를 편집할 수 있고 관리하기 쉬운 WISYWIG 편집기가 내장되어 있습니다. 여기서는 뉴스, 여론 조사, 설문지 게시도 관리할 수 있습니다.

필요한 경우 페이지 디자인을 변경할 수 있습니다. 사이트의 다양한 섹션에 액세스하면 문서를 사이트에 게시하기 전에 승인할 수 있습니다. 현재 NauDoc에는 Free와 Enterprise라는 두 가지 버전이 있습니다.

두 번째 무료 전자문서 관리 시스템 알프레스코(Alfresco)를 살펴보자. 이 시스템은 서구 기업에서 문서를 유지 관리하기 위해 널리 사용됩니다. 전자 형식으로및 다양한 프로젝트 관리. 이 서비스의 인기는 코드(오픈 소스)의 개방성으로 설명할 수 있으며, 프로그램은 안정적으로 작동하고 다양한 규모의 프로젝트에 사용할 수 있습니다.

시스템 창시자가 Documentum 회사를 운영하는 것으로 알려진 John Newton이기 때문에 제시된 프로그램의 안정성에는 놀라운 것이 없습니다.

이 회사는 대기업을 위한 전자 문서 관리 시스템 분야의 시장 선두주자입니다. 이 시스템은 많은 기업에서 성공적으로 사용됩니다. 이 시스템은 모든 플랫폼 및 다양한 데이터베이스에서 작동한다는 점에서 구별됩니다.

Alfresco는 사용자 수가 수만 명을 초과하는 모든 저장된 문서 부하에 쉽게 대처합니다.

제시된 시스템은 러시아에서는 거의 알려지지 않았습니다. 최근까지 아무도 Alfresco 시스템 사용에 대한 지원 및 교육을 조직하기 위한 전문 서비스를 제공할 수 없었기 때문입니다.

Alfresco의 장점에는 웹 접근성이 포함됩니다. 시스템은 기업 컴퓨터에 추가 소프트웨어를 설치할 필요가 없으므로 클라이언트 소프트웨어를 업데이트할 필요가 없습니다. 다음과 같은 시스템에서도 작업할 수 있습니다. 모바일 장치, 지구상 어느 곳에나 위치합니다. Alfresco는 가장 발전되고 현대적인 웹 인터페이스를 갖추고 있습니다.

최근 몇 년 동안 미국과 유럽의 전자 문서 관리 시스템 모두 웹 인터페이스에 특별한 관심을 기울이지 않았습니다.

지원 대상은 다음과 같습니다. 원격 액세스문서에. 이는 사람들이 Office 응용 프로그램을 사용하여 문서를 편집하는 데 익숙하다는 사실의 결과였습니다.

그러면 라우팅이 없고, 필요한 버전을 지원하지 않으며, 액세스할 수 없다는 사실에도 불구하고 표준 폴더 및 파일을 사용하여 작업해야 하는 문제를 어떻게 해결합니까?

이 솔루션은 개발되어 오랫동안 전자 문서 관리 시스템에 사용되어 왔습니다.

데스크탑을 상상해 봅시다. 예를 들어 여기에는 두 개의 폴더가 있습니다. 하나는 “고려 문서”라고 하고, 두 번째는 “기업 문서”라고 합니다. 첫 번째 문서를 열고 특정 수의 문서를 봅니다. 이 폴더의 문서는 검토 및 의사 결정을 위한 것입니다. 이러한 문서는 일반적인 MS Word에서 열립니다. 문서를 읽을 수 있을 뿐만 아니라 모든 버전의 문서를 열고, 주석을 읽고, 결정을 내리고, 문서를 보낼 수 있는 기회가 있다는 것이 밝혀졌습니다. 이 문서필요한 사람에게 위의 모든 작업을 Word나 다른 Office 응용 프로그램에서 직접 수행합니다.

또한 여기에서 사용자는 들어오고 나가는 작업을 볼 수 있습니다.

생성해야 하는 경우 새로운 계약, 승인을 위해 보내면 문제 없습니다. 이 모든 작업은 MS Word에서 수행할 수 있으며 문서를 작성하고 지정된 표준 경로를 따라 보낼 수 있습니다. 또한 문서를 '기업문서' 폴더에 복사만 하면 자동으로 원하는 경로로 전송됩니다.

물론 누구도 웹 인터페이스를 포기하지 않을 것입니다. 웹 인터페이스를 사용하면 더 넓은 범위의 작업을 수행할 수 있습니다.

이 방법은 모바일 기기에서 빠르게 접속할 수 있을 뿐만 아니라 문서와 보고서를 통해 공동 작업을 수행할 수 있어 여행이나 출장에 편리합니다.

Alfresco 시스템은 Enterprise Edition과 Community Edition의 두 가지 주요 버전으로 출시됩니다.커뮤니티 버전은 무료로 다운로드할 수 있으며 모든 기업에서 사용할 수 있습니다. 이 버전은 시스템 커뮤니티 구성원에 의해서만 지원된다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 그럼에도 불구하고 Alfresco Community는 유럽 국가에서 가장 일반적인 시스템 버전입니다.

이 시스템은 소수의 참여자가 사용할 수 있을 뿐만 아니라 1만 명 이상의 사용자에게도 쉽게 서비스를 제공할 수 있습니다. 이 시스템은 내장된 PostgreSQL 및 MySQL 데이터베이스와 함께 작동합니다.

비즈니스의 성공적인 운영이 주로 문서 구성 메커니즘의 작동 방식에 달려 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 결국, 서류 작업은 즐거움을 가져다주지는 못하더라도 회사 경영에 있어 중요한 연결 고리입니다.

또한 문서는 시기적절하게 처리되어야 합니다. 그렇지 않으면 문서가 축적되어 분실될 수 있습니다. 손실 가능성을 피하기 위해 전자 문서 관리 시스템이 도입되었습니다.

이 기사에서는 다음 사항에 대해 설명합니다. EDMS란 무엇입니까? 어떤 유형, 장점, 단점이 있나요?

인터넷의 발달로 두꺼운 폴더와 먼지 쌓인 아카이브의 시대는 이제 과거의 일이 되었습니다. 이제 문서 작업 프로세스가 완전히 자동화되었습니다. 필요한 서류는 클릭 한 번으로 찾을 수 있고, 아카이빙은 사람의 개입이 전혀 없이 이루어집니다. EDMS는 기업에 이러한 기회를 제공합니다.

전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 문서를 전자적으로 처리할 수 있는 특수 소프트웨어입니다. 즉, EDMS 덕분에 직원 간 문서 전송, 개별 업무 발행, 아카이브 등이 가능하다.

분명히 많은 조직이 전자 문서를 작성하고 저장하고 전송하는 방법을 알고 있습니다. 그러나 그것은 단지 전자 형식법적 효력이 없게 됩니다. 전자종이의 무게를 늘리기 위해서는 쌍방의 서명이 중요하다. 이 경우에는 특별한 전자서명으로 서류를 봉인하여야 합니다.

따라서 EDS는 두 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.

회사 내 직원 간 문서 흐름
특별한 커뮤니케이션 채널을 통한 다양한 기업 및 조직 간의 문서 흐름.

조직 내에서 EDMS를 사용하려면 특별한 소프트웨어가 필요합니다. 일반적으로 이러한 프로그램을 EDI 플랫폼이라고 합니다. 또한 해당 소프트웨어의 원활한 작동을 위해서는 추가 하드웨어가 필요합니다. 예를 들어 서버, 네트워크 채널 등이 있습니다.

서로 다른 두 회사 간의 서류 작업이 필요한 경우 전자 문서 관리 운영자가 필요합니다. 그러한 운영자는 좋은 조수가 될 것입니다. 결국 그는 메시지 전달 방법, 문서가 어떤 형식으로 전송되는지 확인하고 전자 서명 첨부를 요구 및 제어하며 문서를 독립적으로 저장 및 보관하는 방법 등을 알고 있습니다.

따라서 EDMS는 전체 비즈니스의 "순환 시스템"입니다. 이는 많은 시간을 절약하고 의심할 여지 없이 조직 전체의 업무에 긍정적인 영향을 미칩니다. 그러나 이러한 유형의 정보 처리에는 항상 이점이 있습니까? EDMS가 비즈니스에 피해를 줄 수 있나요? 이러한 질문에 대답하려면 긍정적인 측면과 부정적인 측면전자문서관리.

EDI의 장점과 단점

다른 EDI 프로세스와 마찬가지로 장점과 단점이 모두 있습니다. 주요 매개 변수는 아래 표에 나와 있습니다.

장점	결함
정리. 시스템은 자동으로 문서에 번호를 할당하므로 모든 종류의 오류가 제거됩니다. 추적. 언제든지 누가 문서 작업을 하고 있는지 확인할 수 있습니다. 안전. 직원은 전자 문서를 분실하거나 손상시킬 수 없습니다. 회복 . 삭제된 문서는 언제든지 복원 가능 임시자원의 안전성. 문서의 전자 형식은 위치에 관계없이 각 직원에게 몇 초 만에 전달됩니다. 작업하기 편리합니다. 필요한 경우 직원은 문서의 원본 버전을 변경할 수 있습니다. EDF를 사용하면 각 항목을 복원할 수 있습니다. 또한 해당 논문에 참여한 전문가의 이름도 추적할 수 있습니다. 가용성. EDI 시스템은 연중무휴로 운영됩니다. 또한 인터넷을 통해 연결하면 직원은 병원에 있거나 휴가 중에도 언제든지 문서 작업을 할 수 있습니다. 계획. 이 시스템을 통해 전문가는 서류 작업 진행을 계획할 수 있습니다. 실행 날짜, 시간, 순서 등을 설정할 수 있습니다. 그리고 적절한 순간에 프로그램 자체는 직원에게 작업을 완료해야 한다는 메시지를 표시합니다. 편리한 검색. 이 프로그램은 이름뿐만 아니라 키워드로도 필요한 문서를 찾을 수 있도록 설계되었습니다. 종이를 절약합니다. 문서를 인쇄하여 폴더에 스테이플링하고 재고를 만들 필요가 없습니다. 모든 정보는 전자적으로 저장되며 언제든지 필수서류종이에 인쇄할 수 있습니다.	돈 지출. EDI를 생성하려면 특정 사항이 필요합니다. 재정적 비용. 소프트웨어와 장비에는 돈이 필요합니다. 비용은 연결된 직원 수에 따라 달라집니다. 평균적으로 이 금액은 약 100,000 루블(*)입니다. EDMS를 바로 사용해도 작동하지 않습니다.. 구매 후 프로그램 설치, 구현, 디버깅에 소요되는 시간 많은 수의시간도 그렇고, 특별한 기술도 그렇고요. 훈련. EDMS를 올바르게 사용하려면 관련된 모든 직원이 특별 교육을 받아야 합니다. 보안. 정보의 안전을 보장하기 위해 회사 관리자는 보안에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 즉, 릴리스 전자 서명, 어떤 직원이 서류에 어떤 접근 권한을 부여할지 결정하고 프로그램이 외부로부터 침투하지 못하도록 보호하는 것도 필요합니다. EDMS 관리자 필요. 조직에는 EDMS 작업의 현재 문제를 해결할 수 있는 직원이 있어야 합니다. 즉, 서버를 디버그하고, 사용자를 돕고, 시스템 기능을 모니터링합니다. 지속적인 백업이 필요함. 정보의 안전을 보장하기 위해 사용자는 문서를 영구적으로 저장해야 합니다. 어떤 경우에는 전자 문서와 종이 문서의 존재가 필요합니다.. 예를 들어, 파트너가 EDMS를 설치하지 않은 경우 해당 파트너와 협력할 때 문서는 전자 문서와 종이 문서로 모두 작성되어야 합니다.

장점

결함

정리. 시스템은 자동으로 문서에 번호를 할당하므로 모든 종류의 오류가 제거됩니다.
추적. 언제든지 누가 문서 작업을 하고 있는지 확인할 수 있습니다.
안전. 직원은 전자 문서를 분실하거나 손상시킬 수 없습니다.
회복 . 삭제된 문서는 언제든지 복원 가능
임시자원의 안전성. 문서의 전자 형식은 위치에 관계없이 각 직원에게 몇 초 만에 전달됩니다.
작업하기 편리합니다. 필요한 경우 직원은 문서의 원본 버전을 변경할 수 있습니다. EDF를 사용하면 각 항목을 복원할 수 있습니다. 또한 해당 논문에 참여한 전문가의 이름도 추적할 수 있습니다.
가용성. EDI 시스템은 연중무휴로 운영됩니다. 또한 인터넷을 통해 연결하면 직원은 병원에 있거나 휴가 중에도 언제든지 문서 작업을 할 수 있습니다.
계획. 이 시스템을 통해 전문가는 서류 작업 진행을 계획할 수 있습니다. 실행 날짜, 시간, 순서 등을 설정할 수 있습니다. 그리고 적절한 순간에 프로그램 자체는 직원에게 작업을 완료해야 한다는 메시지를 표시합니다.
편리한 검색. 이 프로그램은 이름뿐만 아니라 키워드로도 필요한 문서를 찾을 수 있도록 설계되었습니다.
종이를 절약합니다. 문서를 인쇄하여 폴더에 스테이플링하고 재고를 만들 필요가 없습니다. 모든 정보는 전자적으로 저장되며 언제든지 필수서류종이에 인쇄할 수 있습니다.

돈 지출. EDI를 생성하려면 특정 사항이 필요합니다. 재정적 비용. 소프트웨어와 장비에는 돈이 필요합니다. 비용은 연결된 직원 수에 따라 달라집니다. 평균적으로 이 금액은 약 100,000 루블(*)입니다.
EDMS를 바로 사용해도 작동하지 않습니다.. 구매 후 프로그램 설치, 구현, 디버깅에 소요되는 시간 많은 수의시간도 그렇고, 특별한 기술도 그렇고요.
훈련. EDMS를 올바르게 사용하려면 관련된 모든 직원이 특별 교육을 받아야 합니다.
보안. 정보의 안전을 보장하기 위해 회사 관리자는 보안에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 즉, 릴리스 전자 서명, 어떤 직원이 서류에 어떤 접근 권한을 부여할지 결정하고 프로그램이 외부로부터 침투하지 못하도록 보호하는 것도 필요합니다.
EDMS 관리자 필요. 조직에는 EDMS 작업의 현재 문제를 해결할 수 있는 직원이 있어야 합니다. 즉, 서버를 디버그하고, 사용자를 돕고, 시스템 기능을 모니터링합니다.
지속적인 백업이 필요함. 정보의 안전을 보장하기 위해 사용자는 문서를 영구적으로 저장해야 합니다.
어떤 경우에는 전자 문서와 종이 문서의 존재가 필요합니다.. 예를 들어, 파트너가 EDMS를 설치하지 않은 경우 해당 파트너와 협력할 때 문서는 전자 문서와 종이 문서로 모두 작성되어야 합니다.

중소기업의 전자문서 관리 유지에 드는 실제 비용

(*) 회사 규모가 작고 사업주 (또는 개인 기업가 자신)가 문서에 직접 서명하는 경우 비용이 최소화됩니다. 이는 1,500 루블의 전자 디지털 서명 구매와 100 루블의 전자 문서 관리 서비스에 대한 액세스로 구성됩니다.

소량의 경우 편집자는 Kontur.Diadoc 서비스를 권장합니다. 관세를 선택하시면 " 만능인“그러면 비용은 보낸 문서당 9루블에 불과합니다. 원본 문서를 우편으로 보내는 것과 비교하여, 여기서는 하나를 보내드립니다. 등록 등기 우편물해당 지역 내에서는 최소 50 루블이 될 것입니다. 차이점은 분명합니다.

이 시스템은 모든 신규 사용자에게 환영 보너스 전자 문서 전송 50건을 제공합니다.

표에서 볼 수 있듯이 EDS는 긍정적인 측면에도 불구하고 부정적인 측면도 가지고 있습니다. 기본적으로 재료비로 귀결되는데, 이는 적지 않을 수 있습니다.

회사는 소프트웨어를 설치하고 필요한 장비를 구입하는 데 상당한 비용을 지출할 뿐만 아니라 특별한 기술이 없으면 전자 문서 관리 시스템이 작동하지 않는 직원을 고용해야 합니다. 그러한 직원에게도 급여를 지급해야 합니다. 그리고 이것은 또 다른 비용 항목입니다.

그러나 투자한 노력은 미래에 보상을 받을 것이며 EDMS를 사용하는 회사는 이익만 얻을 것이라는 점을 잊지 마십시오. 결국 정보 처리 시간을 절약할 뿐만 아니라 기록 보관소와 같은 서비스 비용을 크게 절감할 수 있습니다. 또한 전자 아카이브에는 추가 공간, 추가 사무용품 구입 또는 기타 문제가 필요하지 않습니다.

전자문서관리시스템이란?

원칙적으로 전자문서를 생성, 전송, 수신, 서명할 수 있는 전자문서관리(EDF) 시스템입니다. 손으로 직접 서명한 종이와 동일합니다. 전자문서 관리를 위해서는 전자서명 인증서가 필요합니다.

인터페이스는 일반적으로 상대방(EDI에 참여하는 파트너 및 고객)과 기본 탭인 문서를 포함하여 2-3개의 탭으로 구성됩니다. 이 탭에는 받은 편지함 및 보낸 편지함 섹션에서 보내고 받은 문서가 포함됩니다.

EDI의 종류

의심할 바 없이, 조직은 전자 문서 관리를 구현할 때 효율성을 크게 강조합니다. 특정 조직에 어떤 유형의 EDI가 가장 효과적인지 말하기는 어렵습니다. 그것은 모두 기업의 방향과 비즈니스 프로세스에 따라 달라집니다.

그러나 기능, 제어 기술, 구성 요소 등의 측면에서 EDI에는 일반적인 자격이 있습니다. 이와 관련하여 EDS의 주요 유형을 구분할 수 있습니다.

기록 보관 시스템. 이 유형은 기업의 사무를 수행하기 위한 것입니다. 또한 작업은 수직적 관리를 통해 허용되는 모든 규칙에 따라 수행됩니다. 상급에서 하급으로;
전자 아카이브. 주요 목표이러한 시스템은 문서 저장 작업의 조직입니다. 무엇보다도 이 프로그램을 통해 사용자는 필요한 용지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 그러나 그러한 시스템에서는 문서를 전송할 수 없습니다.
워크플로우 시스템. 이러한 유형의 시스템은 주요 업무가 비즈니스 프로세스의 구성 및 자동화라는 사실로 인해 사용자들 사이에 널리 퍼져 있습니다. 이러한 소프트웨어를 사용하면 비즈니스 수행이 쉽고 문서 흐름은 작업 순간이 존재하는 이유일 뿐입니다.
ECM 시스템. 이 소프트웨어를 통해 사용자는 조직의 관리 시스템에 혁신을 도입할 수 있습니다. 복잡한 시스템의 도움으로 문서, 서명, 작업 흐름, 직원 지식 등을 관리할 수 있습니다. 이 유형 EDI는 사용자에게 고급 기능을 제공하기 때문에 훨씬 더 비쌉니다.

각 유형의 EDMS가 이전 유형보다 커지고 사용자에게 더 많은 기회를 제공한다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 그러나 전자 문서 관리의 이점을 최대한 활용하려면 올바른 선택을 해야 합니다.

올바른 EDMS를 선택하는 방법

이미 언급했듯이 EDMS를 선택하는 것은 특별한 주의가 필요한 복잡한 프로세스입니다. 무엇보다도 회사 경영진이 고려해야 할 사항 엄청난 양기업의 방향, 직원 등과 같은 결정적인 요소

예를 들어 상업 조직의 경우 직원 간 및 파트너 간 EDMS를 구축하는 것이 옳습니다. 이런 방법으로만 기업은 필요한 경제적 이익을 얻을 수 있습니다.

정부 기관의 경우 업무의 세부 사항에 집중하고 전자 아카이브 생성에 더 많은 관심을 기울이는 것이 좋습니다. 직원들과 함께 일할 수 있도록 교육하는 것도 필요합니다.

하나 또는 다른 EDMS를 선택할 때 시스템이 명시된 요구 사항을 충족하는지 고려하는 것이 중요합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

전체 기능;
사용의 용이성;
이 시스템이 작업 프로세스에 어떤 속도로 구현될 것인가?
설정 가용성 및 유연성이 있어야 합니다.
시스템에 기능을 확장할 수 있는 능력이 있습니까?
EDMS를 기업의 기존 소프트웨어에 적용하는 것이 가능합니까?
적응 용이성;
기술 지원 가용성. 그러한 지원이 높은 수준에 있는 것이 중요합니다.
제조사의 평판 등

이 사실을 고려하여 사용자는 다음 조치를 준수해야 합니다.

기능을 살펴보세요. “기회” 장에 특별한 주의를 기울일 필요가 있습니다. 제조업체가 프로그램에서 수행하는 작업 목록을 구체적으로 표시하는 것이 중요합니다. 구체적인 내용이 없으면 해당 EDS 시스템을 포기해야 합니다.
주제별 프레젠테이션의 가용성. 프로그램에 데모 자료가 포함되어 있어 사용자에게 기능 사용 방법을 설명하는 것이 중요합니다.
스크린샷을 연구하세요. 이렇게 하면 관리자는 기능이 실제로 단순한지, 명시된 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 있습니다.
실제 사용자의 리뷰를 꼭 읽어보세요. 가장 좋은 방법은 YouTube에서 동영상을 시청하는 것입니다.
많은 제조업체가 관리자에게 무료 평가판을 제공합니다. 이렇게 하면 사용자는 선택한 제품이 적합한지 여부를 이해할 수 있습니다.
상품 비용에 관해서는이 점이 구매자를 걱정할 수밖에 없다는 것이 분명합니다. EDS의 실제 비용이 얼마인지 판단하기는 어렵지만 이 수치 또는 저 수치를 구성하는 요소가 무엇인지 연구해 볼 가치가 있습니다. 따라서 가격표에 대한 자세한 연구는 구매자가 예상치 못한 비용과 비용을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

무엇을 해야할지 기억할 가치가 있습니다 올바른 선택전문가만이 도움을 줄 것입니다. 따라서 EDMS의 선정 및 설치는 특별한 기술을 가진 사람의 세심한 주의 하에 이루어져야 합니다.

높은 비용으로 인해 우리나라의 모든 조직이 EDMS를 사용하는 것은 아닙니다. 현재는 그것뿐이다 대기업서류를 전자적으로 처리합니다. 그러나 모든 것이 변하고 있으며 가까운 시일 내에 EDMS의 도움을 받아 작업해야 할 필요성이 인식될 것이며 많은 회사에서 이를 수행할 여력이 있을 것입니다. e-비즈니스. 이는 그들이 가장 효과적이고 성공할 것임을 의미합니다!