რა არის sed საოფისე მუშაობაში. SED: შესავალი. რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ავტომატიზაცია? ელექტრონული დოკუმენტების მართვა: დადებითი და უარყოფითი მხარეები

საუკუნე საინფორმაციო ტექნოლოგიებიბევრის ავტომატიზაციის საშუალებას გაძლევთ. და გადმოსცეს დიდი თანხა საბუთებიდიდი კომპანია კომპიუტერების "ხელებში" - უბრძანა ღმერთმა. სისტემა ელექტრონული დოკუმენტების მართვა– შვება სამსახურში თუ დამატებითი პრობლემები?

სტატიიდან შეიტყობთ:

დოკუმენტის ნაკადი ეხება ყველა პროცედურას, რომელიც დაკავშირებულია დოკუმენტის შექმნასთან, ორგანიზაციაში მის გადაადგილებასთან, აღრიცხვასთან, შენახვასთან, არქივირებასთან, მესამე მხარის წვდომისგან დაცვასთან და მის შესრულებაზე კონტროლთან.

თუ ყველა ეს პროცესი უზრუნველყოფილია სპეციალურად შექმნილი კომპიუტერული პროგრამების კომპლექტით და ინფორმაცია გენერირებულია ელექტრონული დოკუმენტები, ეს ასეთი დოკუმენტის ნაკადიელექტრონული ეწოდება. საერთო დონეზე, მას ასევე უწოდებენ "უქაღალდს".

უპირატესობები

დოკუმენტაციის ქაღალდის გარეშე მოძრაობას რამდენიმე უპირატესობა აქვს. Მაგალითად:

• სივრცისა და ქაღალდის დაზოგვა (ქაღალდის დოკუმენტების გარეშე - არ არის საჭირო კარადები, საქაღალდეები, თაროები, არქივები);
• თანამშრომლების დროის დაზოგვა (იპოვეთ დოკუმენტი ელექტრონული ბაზაპროფესიონალისთვის ეს რამდენიმე წუთია, მაგრამ ქაღალდის ვერსიის პოვნა დიდ ოფისში და რამდენიმე ხნის წინ შექმნილიც კი, საკმაოდ მოთხოვნადია);
• მესამე მხარის ინფორმაციაზე უფრო მკაცრი წვდომის შესაძლებლობა, კონფიდენციალურობის უფრო გააზრებული დაცვა (შემთხვევითი ადამიანებისთვის უფრო რთული იქნება ინფორმაციის მიღება ელექტრონულ სისტემაში, თუ უსაფრთხოების საკითხი გააზრებული იქნება, მაგრამ ქაღალდის დოკუმენტის კოპირება ზოგადი ქაოსია. ელემენტარული);
• დოკუმენტის გადაადგილების პროცედურის გამჭვირვალობა (თუ სისტემა კონფიგურირებულია, მაშინ რამდენიმე ადამიანს შეუძლია ერთდროულად აკონტროლოს დოკუმენტის გავლა შემსრულებლების, კონტროლერების, მენეჯერების მიერ, უფრო ადვილია ეტაპების კონტროლი, ეფექტურობა, შესაბამისობა და ა.შ.);
• სისტემა საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ რამდენიმე დოკუმენტი ერთმანეთთან, ნახოთ ისინი, რომლებიც გარკვეულწილად დაკავშირებულია კონკრეტულ შერჩეულთან, ან დააკონფიგურიროთ სხვა ტიპის ფუნქციონირება);
• დოკუმენტების მართვის სისტემა ელექტრონულ ფორმატშისაშუალებას აძლევს თანამშრომლებს იმუშაონ დისტანციურად, მიიღონ წვდომა დოკუმენტაციაზე, როდესაც მდებარეობენ ერთმანეთისგან გეოგრაფიულად დაშორებულ განყოფილებებში, ასევე დაზოგონ ფული, რომელიც ჩვეულებრივ იხარჯება დაქირავებულ სრულ განაკვეთზე კურიერებზე. საკურიერო კომპანიები, ფოსტა და ა.შ.;
• ფულის დაზოგვა ქაღალდზე.

სედის სახეები

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა sed არის კონკრეტული პროგრამული პროდუქტი. Ისინი შეიძლება იყვნენ სხვადასხვა სახის. ტიპებად დაყოფა განისაზღვრება იმით, რომ ეს სისტემები გამოიყენება საქმიანობის სხვადასხვა სფეროში და ასევე შეძენილია სხვადასხვა ამოცანების შესასრულებლად. ერთმა ორგანიზაციამ უნდა უზრუნველყოს, უპირველეს ყოვლისა, ელექტრონული დოკუმენტების დიდი მოცულობის შენახვა, მეორე მნიშვნელოვანია განყოფილებებს შორის მათი გაცვლის უზრუნველსაყოფად, ხოლო სხვები ხაზს უსვამენ ანალიზს და დოკუმენტებს შორის ურთიერთობას. მოთხოვნა ქმნის მიწოდებას - სწორედ ამიტომ განსხვავდება სისტემები და მომხმარებელს ზოგჯერ აქვს რთული არჩევანი.

ასე რომ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემას შეუძლია:

იყოს ელექტრონული არქივი და უზრუნველყოს შენახვის შესაძლებლობა და სწრაფი ძებნადოკუმენტაცია; ასეთი პროგრამები არის სპეციალიზებული მონაცემთა ბაზები;

სამუშაო პროცესების უზრუნველყოფა (ამ შემთხვევაში, ელექტრონული დოკუმენტაციის მართვის სისტემის ელექტრონული დოკუმენტი არ თამაშობს მთავარ როლს, ის არის აპლიკაცია, სისტემით რეგულირებული სამუშაო პროცესების აუცილებელი დამატება);

ნება მიეცით ბევრ თანამშრომელს ერთდროულად ითანამშრომლოს დოკუმენტზე (თუ კომპანიას არ სჭირდება მიწოდება იერარქიული სტრუქტურადოკუმენტური ნაკადი და სწორედ დოკუმენტების ერთობლივი შექმნა გამოდის წინა პლანზე);

თავად დოკუმენტაციის მიმოქცევის სისტემაში ჩართეთ სხვა საჭირო სერვისები (ელ. ფოსტა, პროექტის მენეჯმენტი და სხვა სერვისები).

კონტროლის სისტემები ელექტრონული დოკუმენტების მართვაშეიძლება დააკავშიროთ აღწერილი ტიპის ელემენტები. ისინი ასევე შეიძლება გამოირჩეოდნენ საქმიანობის ტიპის, ინდუსტრიის და სხვა მახასიათებლების მიხედვით. მნიშვნელოვანია, რომ კომპანიამ გაიგოს, თუ რა ამოცანები უნდა შეასრულოს ED-ის დახმარებით; დოკუმენტების ნაკადმა უნდა უზრუნველყოს კომერციული სტრუქტურის ფუნქციონირება და მომგებიანობა და სხვა ორგანიზაციების ნორმატიული ამოცანების შესრულება.

ასევე წაიკითხეთ:

sed ამოცანები

გარდა ძირითადი ამოცანისა, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ასევე უზრუნველყოფს კომპანიისთვის ზოგჯერ მნიშვნელოვან ფუნქციონირებასაც. მაგალითად, ეს შეიძლება იყოს:

1. დიდი მოცულობის ელექტრონული დოკუმენტაციის ჩამოტვირთვის შესაძლებლობა;
2. თანამშრომლების ჯგუფი, რომელიც ერთდროულად მუშაობს დოკუმენტთან ონლაინ;
3. დოკუმენტის ონლაინ განხილვის შექმნა;
4. დოკუმენტების სხვადასხვა გამოცემის შედარება;
5. დოკუმენტში მოცემული ინფორმაციის დაცვის პროცედურები;
6. გადაწერა და დაარქივება;
7. ინდივიდუალიზაციის საშუალებების გამოყენება (მაგალითად, წყლის ნიშნები);
8. ელექტრონული გამოყენების შესაძლებლობა ციფრული ხელმოწერადა ა.შ.

საჭიროებების, ამოცანების, ფინანსური შესაძლებლობების, ვრცელი სისტემის არსებობა-არარსებობის საფუძველზე სტრუქტურული დანაყოფები, შეირჩევა კომპანიის საქმიანობის სფერო, ამა თუ იმ სისტემას. საკმარისი შეთავაზებებია ბაზარზე.

ნაკლოვანებები და პრობლემები

მრავალ სარგებელს შორის (ზემოთ განხილული), არის პრობლემებიც. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების გამოყენება მოითხოვს გარკვეულ ძალისხმევას პერსონალის მხრიდან. გამოყენების პრობლემები მოიცავს შემდეგს:

პროგრამების შეძენის, ინსტალაციისა და შენარჩუნების ხარჯები (ან განვითარების სპეციალისტების საკუთარი პერსონალის შენარჩუნების ხარჯები);

თანამშრომლების მოტივაცია ისწავლონ და გამოიყენონ სისტემის ყველა ფუნქციონირება;

პროგრამულ პროდუქტში კომპანიის საქმიანობის ყველა ნიუანსისა და ცვლილების გათვალისწინების სირთულე;

სხვა ორგანიზაციებთან ურთიერთობის აუცილებლობა, რომლებიც არ იყენებენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის საინფორმაციო სისტემებს თავიანთ საქმიანობაში, რაც ნიშნავს, რომ ზოგჯერ თქვენ უნდა დაუბრუნდეთ ქაღალდის დოკუმენტებს ან დუბლიკატებს ელექტრონულ დოკუმენტებზე;

ზოგჯერ ჩნდება კითხვები დოკუმენტებისთვის იურიდიული ძალის მინიჭების შესახებ, როდესაც ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის ვარიანტები არ გამოიყენება.

პერსონალის მომზადება და მოტივირება ციფრულ ტექნოლოგიებზე გადასვლაზე ცალკე ამოცანაა, მით უმეტეს, თუ კომპანია დიდი ხანია არსებობს „ქაღალდის სამყაროში“ და თანამშრომლები არ არიან ახალი თაობის ახალგაზრდა და კრეატიული ადამიანები. უფრო მეტიც, პროგრამული პროდუქტების ოსტატობის დონე განსხვავებულია ყველა თანამშრომლისთვის. და ზოგჯერ, იმ მომენტიდან, როდესაც გადაწყვეტილების მიღება ხდება ციფრული გადაცემის ფაქტობრივ განხორციელებამდე, გადის ბევრი დრო და ნაბიჯი. პროცესი მარტივია მხოლოდ ერთი შეხედვით.

არჩევანის სირთულე

ინფორმაციის ძიების დიდი ნაწილი დღესდღეობით იწყება საძიებო ზოლში შეკითხვის უბრალოდ აკრეფით. ასე რომ, ამ მოქმედების საპასუხოდ (ფრაზის გამოჩენა საძიებო ტერმინში ” ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემადა საოფისე სამუშაო"), ინფორმაციის მაძიებელი იღებს უამრავ შეთავაზებას სხვადასხვა სისტემების შესახებ, რომლებიც შემუშავებულია როგორც რუსი, ასევე უცხოელი სპეციალისტების მიერ. ყველა ხმამაღლა აცხადებს ამ საკითხში მომხმარებლის ყველა პრობლემის უპირობო გადაწყვეტას. და შემდეგ ხდება აღმოჩენა - არჩევანის პრობლემა. როგორ არ დაუშვათ შეცდომა? ყოველივე ამის შემდეგ, იმისათვის, რომ გავიგოთ ფუნქციური მახასიათებლებიკომპიუტერული პროგრამების გამოსაყენებლად, თქვენ უნდა გქონდეთ მინიმუმ პროგრამისტებისა და მოწინავე მომხმარებლების უნარების საფუძვლები. ზოგჯერ საჭიროა პროფესიონალების ჩართვა. შემდეგ ჩნდება კითხვა, როგორ სწორად გავიგოთ ერთმანეთი, როგორ ავუხსნათ კომპანიის ამოცანები პროგრამისტს, რათა მან მაქსიმალურად ზუსტად მოძებნოს ამ პრობლემების გადაწყვეტა შემოთავაზებულ სისტემებში.

პროდუქტის არჩევისას მოგიწევთ ჩაატაროთ მთელი კვლევა, შეისწავლოთ ფუნქციონირება იმ პირობებში, როდესაც დეველოპერ-გამყიდველი ყოველთვის არ არის დაინტერესებული პროდუქტის ყველა ნიუანსის ყველასთვის გამჟღავნებაში. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ED უნდა იყოს მოსახერხებელი, ფუნქციონალური და სასარგებლო მომხმარებლისთვის. უფრო მეტიც, მისი სპეციფიკური აქტივობის გათვალისწინებით. თქვენ მოგიწევთ პროგრამის მუშაობის შესახებ ვიდეოების შესწავლა, მომხმარებლის მიმოხილვები, უყურეთ ეკრანის ანაბეჭდებს, შესაძლოა შეამოწმოთ და გადაამოწმოთ პრაქტიკაში, შეიძინოთ ცალკეული მოდულები და ბლოკები, თუ პროგრამა ამის საშუალებას იძლევა, სისტემის თანდათანობით დანერგვა და ა.შ. ისე, გამოშვების ფასი ზოგჯერ აღმოჩნდება, რომ არ არის ბოლო საკითხი სიაში.

მომხმარებელი აგვარებს პლატფორმის არჩევის პრობლემას სხვადასხვა გზით, სანამ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ორგანიზება განხორციელდება - ზოგი დამოუკიდებლად აგვარებს მას, ზოგი მოიცავს სპეციალისტებს და კონსულტანტებს გარედან, ბევრი თავს ართმევს სრულ განაკვეთზე თანამშრომლებს. ნებისმიერ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გესმოდეთ ეს სედ სისტემა- ეს არის საპასუხისმგებლო ნაბიჯი კომპანიის ცხოვრებაში, რომელიც საუკეთესოდ არის გადადგმული ფრთხილად და შეგნებულად.

დღესდღეობით ოფისში დოკუმენტების 100% იქმნება ელექტრონულად, მაგრამ მათი 80%-ზე მეტი მაინც იბეჭდება (დამტკიცების, განხილვისა და გასაშვებად). როგორ შეიძლება იყოს ეფექტური ასეთი მიდგომა?

როგორც ჩანს, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვა გადაწყვეტილების მიმღებთა მხრიდან ყველაზე გონივრული ქმედებაა. მაგრამ ავტომატიზაციის ბიზნეს საჭიროება არ ყალიბდება მყისიერად. და მხოლოდ რიგი სიგნალების მიღების შემდეგ, მენეჯმენტი მიდის დასკვნამდე, რომ საწარმოს სჭირდება სპეციალური საინფორმაციო სისტემა კონტენტის მართვისთვის (ECM სისტემა). სწორედ მაშინ არის საჭირო ინფორმაციის მართვა მისი არსებობის ყველა ეტაპზე, სანამ ის მოძველდება.

რა არის ელექტრონული დოკუმენტი, EDMS, ECM

არსებობს მრავალი განმარტება. ჩვენ შევეცდებით მოგაწოდოთ ყველაზე გასაგები და ლაკონური.

ელექტრონული დოკუმენტი— კომპიუტერში შენახული ინფორმაციის ერთობლიობა (ტექსტი, სურათი, ხმის ჩანაწერი) (Word, Excel ფაილები და ა.შ.). მას ახლავს ბარათი ატრიბუტებით – ისევე, როგორც ბიბლიოთეკაში წიგნებს ახლავს ბარათის ინდექსი. თქვენ შეგიძლიათ სწრაფად იპოვოთ დოკუმენტი ატრიბუტების მიხედვით (სათაური, ავტორი, შექმნის თარიღი და ა.შ.).

სამუშაო პროცესი(სამუშაო ნაკადი) არის თანამშრომლის ქმედებების თანმიმდევრობა გარკვეული ბიზნეს პროცესის ფარგლებში. ასეთი თანმიმდევრობის მაგალითია დოკუმენტის მიღება, დარეგისტრირება, დოკუმენტის განხილვა და შესრულება, ხოლო ბიზნეს პროცესი არის მოქალაქეთა მოთხოვნით მუშაობა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა(EDI) არის დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების საშუალება, რომლის დროსაც დოკუმენტების უმეტესი ნაწილი გამოიყენება ელექტრონული ფორმით და ინახება ცენტრალურად.

გჭირდებათ ECM სისტემა?

იმის შესაფასებლად, საჭიროა თუ არა EDMS ან ECM სისტემა, უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს თქვენთვის:

• შეგიძლიათ სწრაფად იპოვოთ თქვენთვის საჭირო დოკუმენტი მნიშვნელოვან პარტნიორთან ტელეფონით საუბრისას?
• შეძლებთ ზუსტად თქვათ, რომელი ბრძანებებია თქვენ მიერ გაცემული ამჟამად არ არის დასრულებული და ვადაგადაცილებული?
• დარწმუნებული ხართ, რომ დოკუმენტის დამტკიცების ამჟამინდელი სიჩქარე ქმნის თქვენი ორგანიზაციის დადებით იმიჯს?
• კმაყოფილი ხართ იმ ქაღალდების მოცულობით, რომლებიც თქვენს მაგიდაზე დევს?
• შეგიძლიათ დარწმუნებით თქვათ სად ამ მომენტშიარის თუ არა დოკუმენტი, რომელიც გაიგზავნა დასამტკიცებლად?

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები

ბიზნეს პროცესების გამჭვირვალობა. სისტემის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ ორგანიზაციის საქმიანობის ყველა ეტაპს. ბიზნეს პროცესები ხდება აბსოლუტურად გამჭვირვალე მენეჯმენტისთვის და უფრო ადვილად კონტროლდება.

უმაღლესი შესრულების დისციპლინა. სტატისტიკის მიხედვით, მიღებული დავალებების 20% არ სრულდება მათზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების მიერ. თან სრული კონტროლიმუშაობის ყველა ეტაპზე, ECM სისტემა პირდაპირ გავლენას ახდენს თანამშრომლების შესრულების დისციპლინაზე.

დაბალი შრომის ხარჯები მენეჯერებისთვის და თანამშრომლებისთვის.სისტემა ამცირებს დროს, რომელსაც თანამშრომლები ხარჯავენ თითქმის ყველა რუტინულ ოპერაციაზე დოკუმენტებით: შექმნა, ძებნა, დამტკიცება და ა.შ. დოკუმენტის ნაკადი დაჩქარებულია. და შედეგად, ორგანიზაციაში ყველა პროცესი უფრო სწრაფად მიდის.

უზრუნველყოფილია ინფორმაციის კონფიდენციალურობა. მონაცემთა გაჟონვამ შეიძლება გამოიწვიოს მილიონობით ზარალი ორგანიზაციისთვის. ტრადიციული "ქაღალდის" დოკუმენტების ნაკადისგან განსხვავებით, ECM სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტებზე წვდომას მკაცრად მომხმარებლის მინიჭებული უფლებების შესაბამისად. დოკუმენტზე ყველა მოქმედება (წაკითხვა, შეცვლა, ხელმოწერა) ჩაწერილია.

აკმაყოფილებს ISO 9000 სტანდარტების მოთხოვნებს. ხარისხის მენეჯმენტის ჩამოყალიბება ახლა ერთ-ერთ პრიორიტეტად იქცა რუსულ კომპანიებში. ხარისხის მართვის სისტემის (QMS) მოთხოვნებს შორის არის დოკუმენტების გამჭვირვალე ნაკადი, ასევე ინფორმაციის ურთიერთქმედებათანამშრომლებს შორის.

ადვილია ინოვაცია და მოამზადე ახალბედები. ECM სისტემის საფუძველზე შექმნილი შეტყობინებების სისტემის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ სწრაფად მიაწოდოთ სამუშაოს ახალი წესები ყველა თანამშრომელს. ახალი თანამშრომლებისთვის ტრენინგის დრო მცირდება საჭირო ინფორმაციის (რეგლამენტები, ინსტრუქციები და ა.შ.) სწრაფად მოძიებით. გადასასვლელი მარშრუტები და დოკუმენტების შაბლონები მარტივად შეიძლება შეიცვალოს, რის შემდეგაც თანამშრომლები ავტომატურად იწყებენ მუშაობას ახალი გზით.

განვითარება კორპორატიული კულტურა . ECM სისტემის დანერგვა ადგენს და მხარს უჭერს საშინაო პოლიტიკაკომპანია, იწვევს გუნდის ერთიანობას. ამასთან, იზრდება თითოეული თანამშრომლის პასუხისმგებლობა დაკისრებული დავალების ხარისხიანად შესრულებაზე.

მეტი კონკურენტული უპირატესობები. ECM სისტემა პირდაპირ გავლენას ახდენს კონკურენტული უპირატესობაკომპანიები ბაზრის სხვა მოთამაშეებთან შედარებით. მომხმარებლის მომსახურების სიჩქარე და ხარისხი იზრდება ინფორმაციის ნაკადების სწრაფი მოძრაობისა და ყველა პროცესის მკაფიო კონტროლის გამო. უმსხვილესი საწარმოს მუშაობაც კი უფრო მობილური ხდება და ნაკლებად არის დამოკიდებული ზოგიერთ „შეუცვლელ“ თანამშრომლებზე.

ECM ტექნოლოგიები

საწარმოს კონტენტის მენეჯმენტს შეიძლება მივუდგეთ როგორც პრაქტიკული, ასევე თეორიული პერსპექტივიდან.

დავიწყოთ ამ უკანასკნელით. ყურადღება მიაქციეთ სასიცოცხლო ციკლის კომპონენტებს, რომლებიც მითითებულია კანონიკურ განმარტებაში AIIM (ინფორმაციისა და გამოსახულების მართვის ასოციაცია) ლექსიკონიდან:

• გადაღება
• მენეჯმენტი,
• საცავი (მაღაზია),
• დაცვა (შენახვა),
• ინფორმაციის მიწოდება (მიწოდება).

ინფორმაციის მართვა უნდა მოხდეს მთელი მისი სასიცოცხლო ციკლის განმავლობაში: ორგანიზაციის შექმნიდან ან მიღებიდან, საბოლოო მომხმარებლისთვის მიწოდებამდე ან განადგურებამდე შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ.

ინფორმაცია მსჭვალავს ორგანიზაციის ყველა პროცესს, ის იქმნება და მუშავდება სხვადასხვა პროგრამულ უზრუნველყოფაში და სხვადასხვა აპლიკაციების გამოყენებით. მაგრამ მხოლოდ ECM სისტემა ხაზს უსვამს მონაცემთა მართვის ერთიან მიდგომას მთელი ცხოვრების განმავლობაში.

ბიზნესის თვალსაზრისით, დოკუმენტის სასიცოცხლო ციკლის მნიშვნელოვანი ეტაპები არის ის, რაც პირდაპირ გავლენას ახდენს ბიზნეს პროცესებზე, როდესაც ის მონაწილეობს სამუშაო პროცესებში. მაგრამ ტექნიკური თვალსაზრისით, ისინი არ ატარებენ მკაფიო სემანტიკურ დატვირთვას და აღინიშნება ზოგადი ტერმინით "დოკუმენტის მართვა".

EDMS და ECM სისტემების ფუნქციონალობა და კლასიფიკაცია

კვლევითი კომპანიის Gartner-ის თანახმად, სისტემები, რომლებიც მხარს უჭერენ მინიმუმ 6 ფუნქციიდან 3-ს, შეიძლება კლასიფიცირდეს როგორც ECM:

• დოკუმენტების მართვა: გატანა/დაბრუნება, ვერსიის კონტროლი, უსაფრთხოება, დოკუმენტების დაჯგუფება და ა.შ.;
• საზიარო დოკუმენტებზე თანამშრომლობა და მხარდაჭერა პროექტის გუნდები;
• დოკუმენტების სკანირება და ქაღალდის დოკუმენტების სურათების მართვა;
• ჩანაწერების მართვა გრძელვადიანი საარქივო შენახვისთვის, შენახვის წესებისა და რეგულაციების ავტომატიზაცია, ჩანაწერების კანონებისა და რეგულაციების შესაბამისობის უზრუნველყოფა;
• სამუშაო პროცესი ბიზნეს პროცესების მხარდასაჭერად, შინაარსის მარშრუტიზაცია, სამუშაო ამოცანებისა და მდგომარეობების მინიჭება, მარშრუტების მიკვლევა და შესრულების კონტროლი;
• ვებ კონტენტის მენეჯმენტი პუბლიკაციების ავტომატიზაციისთვის, დინამიური კონტენტის მენეჯმენტისა და მომხმარებლის ურთიერთქმედებისთვის ამ ამოცანებისთვის.

ამ თემის შესახებ მეტი შეგიძლიათ შეიტყოთ განყოფილებაში „EDS და ECM ფუნქციონალობა“:

ბიზნეს პროცესის მაგალითი ECM სისტემაში

რას არ უნდა ველოდოთ ECM სისტემისგან

ამჟამად კომპლექსური ავტომატიზაციასაწარმოები შენდება რამდენიმე სისტემის ინტეგრირებით, რომელთაგან თითოეული წყვეტს პრობლემების კონკრეტულ სპექტრს. აქედან გამომდინარე, ძალიან მნიშვნელოვანია იმის გაგება, თუ რა უნდა განხორციელდეს თითოეულ სისტემაში.

განვიხილოთ ყველაზე გავრცელებული ბიზნეს მოთხოვნები, რომელთა დანერგვა EDMS და ECM სისტემაში უნდა იყოს გონივრული.

HR ჩანაწერების მართვა. იმისდა მიუხედავად, რომ იგი პირდაპირ კავშირშია დოკუმენტებთან, ამ სფეროს ამოცანაა არა თავად დოკუმენტების ნაკადი, არამედ ბუღალტერია და პერსონალის მართვა.

დასაქმებულს სჭირდება სხვადასხვა შერჩევა პერსონალის მიხედვით - განათლების, სქესის, სპეციალობების, სამსახურში მიღების/გათავისუფლების თარიღის და ა.შ., ამისთვის ინფორმაცია უნდა ინახებოდეს სტრუქტურირებული სახით მონაცემთა ბაზაში და არა ცალკეული არასტრუქტურირებული დოკუმენტების სახით.

თითოეული დოკუმენტის შექმნა უნდა აისახოს პერსონალის მდგომარეობის ცვლილებებში, შესაბამისად, ავტომატიზაციისთვის პერსონალის ჩანაწერების მართვაუკეთესი გამოყენება სპეციალიზებული სისტემებიპერსონალის მენეჯმენტი, რომელიც შეიძლება ინტეგრირებული იყოს ECM სისტემასთან არასტრუქტურირებული ინფორმაციის შესანახად (რეზიუმეები, ფოტოები, პერსონალის ბრძანებებიდა ა.შ.). გარდა ამისა, სასარგებლოა ამ დოკუმენტების დამტკიცების პროცესების ავტომატიზაცია ECM სისტემაში.

ფინანსური დოკუმენტების აღრიცხვა.მსგავსი სიტუაციაა სტრუქტურირებული ფინანსური დოკუმენტები: ინვოისები, მიწოდების ანგარიშები, შესრულებული სამუშაოს ცნობები და ა.შ.

საგადასახადო და ბუღალტრული აღრიცხვის შენახვა, რომელიც ეფუძნება პირველადი დოკუმენტები, შექმნილია სპეციალიზებული აღრიცხვის სისტემები, ასევე სპეციალიზებული ERP სისტემის მოდულები. ECM სისტემა ვერ შეცვლის მათ, თუმცა ფინანსური დოკუმენტების სკანირებული სურათების ელექტრონული არქივის სკანირება და ორგანიზება EDMS-ის ამოცანაა. ასეთი გადაწყვეტილებების განხორციელების აუცილებლობა, როგორც წესი, ჩნდება, როდესაც არის დიდი რაოდენობით დოკუმენტები და მონაწილეები ბიზნეს პროცესებში, რომლებიც იმუშავებენ ფინანსურ დოკუმენტებთან, როგორც EDMS დოკუმენტები, წვდომის უფლებების, ელექტრონული ხელმოწერის და ა.შ.

გარდა ამისა, უკვე შესაძლებელია ფინანსური დოკუმენტების (ინვოისები, კონტრაქტები, ინვოისები და აქტები) გაცვლა კონტრაგენტებთან ელექტრონული ფორმით. და ასეთი დოკუმენტების შენახვა EDMS-ში დამატებით უპირატესობას მოგცემთ. .

ბიზნეს პროცესების ანალიზი და მოდელირება.

როგორც წესი, BPM () კლასის სისტემები გამოიყენება პროცესების ანალიზისა და მოდელირებისთვის. ეს არის სპეციალიზებული ინსტრუმენტები საწარმოს ან გარე საკონსულტაციო ფირმის ბიზნეს ანალიტიკოსისთვის. მოდელირებული ბიზნეს პროცესები შეიძლება შეიცავდეს აქტივობებს, რომლებიც არ არის დაკავშირებული დოკუმენტებთან, შესრულებული ხელით (მაგალითად, დოკუმენტის მიწოდება კურიერის საშუალებით), გარე სუბიექტების (მაგალითად, მომწოდებლების) ან სხვა კლასის სისტემების (ERP, CRM) მხარდაჭერით.

კლასიკურ EDMS-ს შეუძლია ინფორმაციის მიწოდება ბიზნეს პროცესების გასაანალიზებლად (მაგალითად, გარკვეული ტიპის დავალების შესრულების შეფერხების შესახებ მოხსენებების სახით). მაგრამ ეს სრული ანალიზისთვის საჭირო მონაცემების მხოლოდ მცირე ნაწილია.

აზრი აქვს EDMS-ის ინტეგრირებას მოდელირების სისტემებთან საცნობარო მონაცემებზე დაყრდნობით, მაგალითად, დოკუმენტების ტიპებზე ან ორგანიზაციულ სტრუქტურაზე.

ECM სისტემის დანერგვა

განხორციელების ეფექტი

ECM პროექტის შედეგების შეფასება არაფრით განსხვავდება IT პროექტის ეფექტურობის ანალიზისგან და ეს უკანასკნელი არაფრით განსხვავდება ნებისმიერი კომპანიის პროექტის შეფასებისგან.

მოტივი აქ არის კომპანიის ტექნოლოგიის სიმწიფე, რომლის გარეშეც საწარმო უბრალოდ არ შეიძლება ჩაითვალოს ეფექტური. სხვა შემთხვევებში სარგებლის გამოთვლა თითქმის შეუძლებელია, თუმცა განხორციელების აუცილებლობა ეჭვგარეშეა. და ზოგჯერ ეფექტის გამოთვლა უფრო ძვირია, ვიდრე თავად ტექნოლოგია (მაგალითად, თანამშრომლების ინტერნეტში შეუზღუდავი წვდომის უზრუნველყოფა). ყველა ამ შემთხვევაში ყურადღება ეთმობა პროექტის ხარჯებს და გადაჭრის პოტენციალს, მათ შორის იმაზე, თუ რამდენად მარტივად გადაიჭრება კომპანიის სხვა პრობლემები დანერგილი სისტემის დახმარებით.

EDMS და მასზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებები ყოველთვის არ შეიძლება იყოს კლასიფიცირებული, როგორც სისტემები, რომელთა ეფექტი სრულიად ნათელია. აქტივების გამოყენების ეფექტურობის ანალიზის ტრადიციული მეთოდები არ გამოიყენება ინფორმაციაზე, ისევე როგორც ფორმულა „მოგების თანაფარდობა მთლიან ხარჯებთან არის ეფექტურობა“. ეს გამოწვეულია იმით, რომ ინფორმაცია არის არამატერიალური აქტივი, რომელიც მონაწილეობს წარმოებაში მატერიალურ და შრომით რესურსებთან ერთად. ECM სისტემის დანერგვას თან ახლავს ცვლილებები ბიზნეს პროცესებში და შრომის ხარჯებში. საინფორმაციო სისტემების ხარჯები, მათ შორის ECM, უმეტეს შემთხვევაში არაპირდაპირია, რაც შეიძლება გამოითვალოს მხოლოდ წარმოების ერთეულზე, ზოგიერთი ეკონომიკური დაგეგმვის მოდელის გამოყენებით. და ხშირად საკმაოდ რთულია მისი ფორმირება.

ECM სისტემის დანერგვის ეტაპები

ECM სისტემის შერჩევა და შეძენა მხოლოდ პირველი ნაბიჯია ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ასაშენებლად. სანამ ის დაიწყებს მუშაობას და რეალურად დაიწყებს ეფექტს, იქნება განხორციელების პროცესი.

ECM სისტემის დანერგვა ჩვეულებრივ შედგება შემდეგი ნაბიჯებისგან:

• პროექტის ორგანიზება, პერსონალის განაწილება (პროექტის მენეჯერი და სამუშაო ჯგუფი);
• საწარმოთა კვლევა და ECM სისტემის გამოყენების გადაწყვეტილებების დიზაინი;
• ECM სისტემის კონფიგურაცია და ადაპტაცია;
• ტრენინგი;
• საცდელი ოპერაცია.

ნებისმიერ შემთხვევაში, წარმატებული განხორციელებისთვის სავალდებულოა შემდეგი წესები:

• მენეჯმენტის აქტიური მონაწილეობა ECM სისტემის დანერგვისა და გამოყენების პროცესში;
• ძირითადი თანამშრომლების განაწილება და სიღრმისეული ტრენინგი პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვისა და მხარდაჭერისთვის;
• ყველა მომხმარებლისთვის ტრენინგის ორგანიზება და სისტემასთან მუშაობის ინსტრუქციების მიწოდება.

ECM სისტემის დანერგვის პრობლემები და რისკები

მრავალი თვალსაზრისით, ისინი ემთხვევა სხვა საინფორმაციო სისტემების დანერგვის პროექტებს და იწვევს შემდეგს უარყოფითი შედეგები:

• ირღვევა პროექტის ვადები და ბიუჯეტი;
• ყველა მიზანი არ არის მიღწეული (სისტემა მუშაობს, მაგრამ არა სრულად: დაგეგმილზე ნაკლები/უარესი);
• განხორციელება მთლიანად ვერ ხერხდება (სისტემა ნამდვილად არ მუშაობს).

რისკების სპეციფიკაეს გამოწვეულია იმით, რომ კომპანიის თანამშრომლების უმრავლესობას სჭირდება მოკლე დროში გადაყვანა სრულიად ახალ სამუშაო მეთოდებზე (დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით კითხვა, ელექტრონული გადაწყვეტილებების მიღება და მენეჯმენტის ხელმოწერები და ა.შ.). ECM სისტემის დანერგვის ყველაზე ტიპიური რისკები მოიცავს:

• მომხმარებლების კონსერვატიზმი, მუშაობის ახალი მეთოდების მიუღებლობა;
• ჩვეულებრივი მომხმარებლებისა და უფროსი მენეჯმენტის დაბალი კომპიუტერული ცოდნა;
• არასტრუქტურირებული პროცესები (რეგულაციების ნაკლებობა);
• არასაკმარისი / შეუსაბამო ტექნიკური აღჭურვილობა;
• გაურკვეველი პროექტის მენეჯმენტი.

რისკების თავიდან აცილების გზებისტანდარტული:

• ECM სისტემის მუშაობის დეტალური და წინასწარი დიზაინი ამ საწარმოს;
• მკაფიო დირექტივები და ლიდერობის პირადი მაგალითი;
• პერსონალის მომზადება და ოპერატიული მხარდაჭერა პრობლემების გადაჭრაში;
• განხორციელების ეტაპობრივად.

ელექტრონული დოკუმენტის სანდოობა და კანონიერება

ელექტრონული კონტენტის მენეჯმენტისა და კომპანიებში ქაღალდის გარეშე ურთიერთქმედების სფერო ახლა აქტიურად ვითარდება. იცვლება კანონმდებლობაც, მასში გარკვეული წესები ფიქსირდება ცხოვრებაში დამკვიდრების შემდეგ, ნაწილი კი პირიქით, სახელმწიფო დონეზე ახალი ნორმების მიღების შემდეგ შემოდის.

ქაღალდის დოკუმენტის ავთენტურობისა და იურიდიული მნიშვნელობის დადგენა არის პროცედურა, რომელიც ყველასთვის ნათელია: დოკუმენტს უნდა ჰქონდეს საჭირო ხელმოწერები და ბეჭდები. მაგრამ როგორ განვსაზღვროთ ელექტრონული დოკუმენტის ავთენტურობა?

შექმნილი ამისთვის ელექტრონული ხელმოწერა (ES)- ელექტრონული დოკუმენტის დეტალები, რომლებიც გამიზნულია მისი გაყალბებისგან დასაცავად. თქვენ შეგიძლიათ დაადგინოთ ხელმოწერის მფლობელი და ასევე დაადგინოთ, რომ ხელმოწერის შემდეგ ელექტრონულ დოკუმენტში ცვლილებები არ მომხდარა.

უმარტივესი ფორმით, EP მექანიზმი მუშაობს შემდეგნაირად:

• სასერთიფიკატო ცენტრი (განყოფილება ან გარე ორგანიზაცია), რომელიც სპეციალიზებულის დახმარებით პროგრამული უზრუნველყოფათითოეული მომხმარებლისთვის წარმოქმნის ე.წ. „საკვანძო სერთიფიკატებს“;
• იქმნება ES გასაღები - ეს სიმბოლოების უნიკალური თანმიმდევრობაა. იგი შედგება პირადი გასაღებისგან, რომელიც ხელმისაწვდომია მხოლოდ მისი მფლობელისთვის და შეიძლება გამოყენებულ იქნას ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერისთვის, და საჯარო გასაღები - ყველასთვის ხელმისაწვდომი, მისი დახმარებით შეგიძლიათ განსაზღვროთ ვინ და როდის მოაწერა ხელი ელექტრონულ დოკუმენტს.

ECM სისტემის გამოყენებისას, ყველა ის „სირთულე“, რომელსაც მომხმარებელი შეიძლება წააწყდეს, იმალება. მომხმარებელმა, როგორც წესი, უბრალოდ უნდა შეარჩიოს სასურველი ფუნქცია: „ხელმოწერა დოკუმენტზე“ (ელექტრონული ხელმოწერით ხელმოწერილი დოკუმენტი ერთდროულად დაიხურება ცვლილებებისთვის) ან „მიიღეთ ინფორმაცია ხელმოწერების შესახებ“. ელექტრონული დოკუმენტების ლეგიტიმურობა აღიარებულია.

გამყოფი სიტყვები

გისურვებთ წარმატებებს ახალი ცოდნის დაუფლებაში და ჩვენი მასალები ამაში ყოველთვის დაგეხმარებათ.

ჩვენი საზოგადოება მხოლოდ გზაზეა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვისა ყველგან ყველა საწარმოში.

ეს იმიტომ ხდება, რომ საწარმოების უმეტესობას ჯერ კიდევ არ შეუძლია ამის გაკეთება მარტივი მიზეზის გამო - ელექტრონული დოკუმენტაციის გამოყენების გამოცდილების ნაკლებობა.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision, როგორც დოკუმენტის ნაკადის მიღმა პროცესების ავტომატიზაციის ინსტრუმენტი

ELMA

ELMA EDMS დანერგილია როგორც ECM+, Projects+, ELMA CRM+ რამდენიმე პაკეტის ნაწილი, რომლებიც შერჩეულია მომხმარებლის მოთხოვნების შესაბამისად. არის კიდეც პაკეტი KPI-ებით.

ინტერფეისის თავისებურებაა მისი მორგება მომხმარებლის როლზე ჩაშენებული დიზაინის ხელსაწყოების გამოყენებით.

იგი ახორციელებს საცნობარო მონაცემებზე დაჩქარებულ წვდომას და რიგი პროცესების ავტომატიზაციას, კერძოდ, სხვადასხვა წყაროდან დოკუმენტაციის დამუშავებას.

რაც შეეხება მონაცემების ძიებას, არსებობს დეტალების ძიების პროცედურა. ძიების შედეგი შეიძლება გენერირებული იყოს მოხსენებაში, ხოლო შაბლონები შეიძლება გენერირებული იყოს საძიებო მოთხოვნებიდან.

ელექტრომომარაგებით ოპერაციებისთვის გამოყოფილია სპეციალური ქვესისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ ჩანაცვლება, დააკონფიგურიროთ ამოცანები, მართოთ და მოდელიროთ ელექტრომომარაგება.

უსაფრთხოების ბლოკი მხარს უჭერს ავტორიზაციის რამდენიმე მეთოდს და მკაფიოდ ასახავს მომხმარებლის უფლებებს ობიექტებზე წვდომის ტიპის მიხედვით.

გარდა ამისა, გამოიყენება ციფრული ხელმოწერა და აქტიური მომხმარებლების რაოდენობის დადგენა შესაძლებელია პროგრამულად.

ამ EDMS-ს ასევე აქვს უარყოფითი მხარეები. მაგალითად, არ არსებობს ადგილობრივი ფოსტა. არსებობს შეზღუდვები დავალებების შექმნასა და მინიჭებაზე, ხოლო საოფისე აპლიკაციებიდან რეგისტრაცია არ ხორციელდება.

გარდა ამისა, არ არის ჩაშენებული ინსტრუმენტები დანართების სანახავად, შესრულებულია მხოლოდ სტანდარტული მოთხოვნები და არ არის დუბლიკატების ავტომატური ძებნა.

რა პრობლემებს წყვეტს 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

რა პრობლემებს წყვეტს 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8: საოფისე სამუშაოები; ინფორმაციის შენახვა და მოძიება; ბიზნეს პროცესები; დოკუმენტების მარშრუტიზაცია; სამუშაო საათების აღრიცხვა.

პირობებში თანამედროვე ბიზნესიოპერატიული ეფექტურობა დიდწილად დამოკიდებულია ინფორმაციის მართვის ეფექტურობასა და სიჩქარეზე. ინფორმაციის საიმედო შენახვა და მარტივი წვდომა მათთვის, ვისაც ეს სჭირდება, წარმატებული თანამშრომლობის გასაღებია. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები საშუალებას გაძლევთ გადაჭრათ ეს პრობლემა, მნიშვნელოვნად გაზარდოთ ეფექტურობა და ხარისხი ერთობლივი საქმიანობათანამშრომლები.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები(ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა) ურთიერთდაკავშირებულია ორგანიზაციული სისტემატექნიკური და პროგრამული უზრუნველყოფა სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებისა და ინფორმაციის მართვისთვის. ეს სისტემები საშუალებას გაძლევთ მართოთ დოკუმენტები მათი მთელი ცხოვრების ციკლის განმავლობაში: შექმნიდან მათ განადგურებამდე.

დოკუმენტაციის, ინფორმაციის, სხვადასხვა სახის მონაცემებისა და ჩანაწერების მართვა ერთ-ერთი რთული პროცესია ორგანიზაციის მუშაობაში. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები შესაძლებელს ხდის ამ პროცესის ავტომატიზირებას. დოკუმენტების ნაკადის პროცესის ავტომატიზაცია ეხმარება ორგანიზაციას მნიშვნელოვნად გაზარდოს მუშაობის სიჩქარე, შეამციროს ინფორმაციის გაცვლასთან დაკავშირებული დანაკარგები და მთლიანად გააუმჯობესოს მართვის სისტემის ხარისხი.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის უპირატესობები

ნებისმიერი ორგანიზაციის თანამშრომლები იძულებულნი არიან დახარჯონ დიდი რიცხვიძებნისა და დამუშავების დრო საჭირო დოკუმენტებიდა ინფორმაცია. როგორც წესი, ასეთი ინფორმაციის მოცულობა მხოლოდ ყოველდღიურად იზრდება. დოკუმენტების ხელით ძიება და დამუშავება ორგანიზაციაში მრავალი პრობლემის წყარო ხდება. სამუშაოს ხარისხზე მნიშვნელოვან გავლენას ახდენს დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის გამოყენება. ეს სისტემები გთავაზობთ უამრავ უპირატესობას ხელით დამუშავებასთან შედარებით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ძირითადი უპირატესობები მოიცავს:

• ინფორმაციის წვდომის დროის შემცირება– ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ დოკუმენტების ქაღალდის მოძრაობა. ნებისმიერი დოკუმენტის გაგზავნა შესაძლებელია ელ.ფოსტაან ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის საკომუნიკაციო საშუალებებით.
• დოკუმენტებისა და ინფორმაციის დუბლირების შემცირება– დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემაში, დოკუმენტის ერთი ასლი შეიძლება იყოს ხელმისაწვდომი ყველა ავტორიზებული მომხმარებლისთვის, ორგანიზაციის გარეთ მომხმარებლების ჩათვლით.
• მონაცემთა წვდომის გამარტივება– ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ წვდომა აუცილებელ მონაცემებზე საძიებო ხელსაწყოების და მონაცემთა ექსპორტის საშუალებით უშუალოდ ბიზნეს სისტემებიდან (როგორიცაა CRM ან ERP სისტემები).
• დოკუმენტების და მონაცემთა შენახვის ოპტიმიზაცია- მონაცემთა ერთი შენახვა ამცირებს დოკუმენტების მრავალი ასლის შენახვის საჭიროებას. დოკუმენტებზე წვდომისა და ინდექსირების ხელსაწყოები, რომლებიც იყენებენ დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემებს, მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს მყისიერად მიიღონ საჭირო დოკუმენტები და სხვა ინფორმაცია.
• ბიზნეს პროცესის ავტომატიზაცია– დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები მოითხოვს მოცემული დოკუმენტის დამუშავების პროცესის განხორციელებას. დოკუმენტებთან მოქმედებების საფუძველზე შესაძლებელია ბიზნეს აპლიკაციების ავტომატურად განახლება, ახალი დოკუმენტების შექმნა და შიდა და გარე მომხმარებლებთან კომუნიკაციის დამყარება.
• მომხმარებლის მომსახურების ხარისხის გაუმჯობესებაგ – საჭირო ინფორმაციაზე სწრაფი წვდომის გამო, კლიენტებს შეუძლიათ სწრაფად მიიღონ პასუხები მათ შეკითხვებზე.
• დისციპლინისა და მუშაობის ხარისხის გაუმჯობესება– ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები თანამშრომლებს აწესებს მკაცრ წესებსა და სამუშაო პროცედურებს. სისტემა თანამშრომლებს ამ წესების დარღვევის საშუალებას არ მისცემს. ყველა დოკუმენტი ინახება სისტემაში, აქვს საჭირო საიდენტიფიკაციო და გადაადგილების ბრძანება. თანამშრომლები ვერ შეძლებენ დოკუმენტის მდგომარეობის შეცვლას მითითებული მოქმედებების შესრულების გარეშე.
• ინფორმაციის ხელახალი გამოყენება– ინფორმაციის ელექტრონული დამუშავებისა და შენახვის გამო შესაძლებელი ხდება განმეორებით მონაცემთა გამოყენებასისტემაში შევიდა. მაგალითად, სტანდარტული ფორმების შევსებისას ან ანგარიშების შედგენისას.
• მონაცემთა ხარისხის გაუმჯობესება- ვ ელექტრონული სისტემებიდოკუმენტის ნაკადი, ბევრი ფორმა და დოკუმენტი ივსება ავტომატურად, რაც ამცირებს შეცდომების რისკს. გარდა ამისა, ეს ამცირებს დოკუმენტების განმეორებითი შემოწმებისა და კორექტირების რაოდენობას.
• დოკუმენტებისა და ინფორმაციის უსაფრთხოების გაზრდა– დაშვების კონტროლის საშუალებების გამოყენებით, თქვენ შეგიძლიათ მკაცრად აკონტროლოთ თანამშრომლების წვდომა ინფორმაციაზე და დოკუმენტებზე. ერთიანი მონაცემთა ბაზა საშუალებას გაძლევთ დაარქივოთ და აღადგინოთ ინფორმაცია მოკლე დროში.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის სტრუქტურა შეიძლება განიხილებოდეს როგორც პროგრამულ-ტექნიკური კომპლექსის, ასევე შესრულებული ფუნქციების თვალსაზრისით.

ტექნიკისა და პროგრამული უზრუნველყოფის კომპლექსის თვალსაზრისით, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა შედგება აპარატურის და პროგრამული კომპონენტების კომპლექტისაგან: სერვერები, სამუშაო სადგურები, პროგრამული უზრუნველყოფა, ქსელური აღჭურვილობა, დამატებითი აღჭურვილობა, რომელიც შექმნილია სისტემის კონკრეტული ფუნქციების შესასრულებლად.

სერვერი შექმნილია დოკუმენტებთან და ინფორმაციასთან საჭირო ოპერაციების შესასრულებლად. სერვერი შეიძლება იყოს გამოყოფილი ან ვირტუალური, რაც დამოკიდებულია სისტემის პროვაიდერზე და გამოყენებულ ოპერაციულ ტექნოლოგიებზე. ასევე, სერვერს შეუძლია უმასპინძლოს დოკუმენტების მართვის სისტემის მონაცემთა ბაზას.

სამუშაო სადგურები უზრუნველყოფს მომხმარებლის ურთიერთქმედებას დოკუმენტების მართვის სისტემასთან. თითოეულ სამუშაო სადგურს აქვს დოკუმენტების და მონაცემთა მართვის ფუნქციების საკუთარი ნაკრები.

პროგრამული უზრუნველყოფა ახორციელებს დოკუმენტების მართვისთვის საჭირო მოქმედებების კომპლექტს და წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის საფუძველს. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის პროგრამული უზრუნველყოფა, როგორც წესი, მოიცავს ფუნქციურ ნაწილს, ადმინისტრაციულ ნაწილს და ინტერფეისის ნაწილს. ფუნქციური ნაწილი შექმნილია ინფორმაციის მართვისა და დამუშავებისთვის. ადმინისტრაციული ნაწილი უზრუნველყოფს სისტემის საჭირო პარამეტრებს. ინტერფეისის ნაწილი წარმოადგენს ინფორმაციას და მონაცემებს საბოლოო მომხმარებლისთვის ხელმისაწვდომი ფორმით.

არჩევითი აღჭურვილობააუცილებელია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის სხვადასხვა სპეციფიკური ფუნქციების განსახორციელებლად. ასეთი აღჭურვილობა შეიძლება შეიცავდეს ინფორმაციის შეყვანისა და გამომავალი მოწყობილობების, ინფორმაციის კოდირებისა და დაშიფვრის სისტემებს და ა.შ.

ქსელური აღჭურვილობა აუცილებელია სისტემის მომხმარებლების თანამშრომლობისა და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის სხვადასხვა კომპონენტების ურთიერთქმედებისთვის.

შესრულებული ფუნქციების თვალსაზრისით, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის სტრუქტურა მოიცავს მოდულებს, რომლებიც ახორციელებენ შემდეგ მოქმედებებს: მონაცემთა შეყვანა, ინდექსირება, დოკუმენტების დამუშავება, წვდომის კონტროლი, დოკუმენტების მარშრუტიზაცია, სისტემის ინტეგრაცია, შენახვა.

• მონაცემთა შეყვანის მოდულიაუცილებელია პირველადი ინფორმაციის ელექტრონულ დოკუმენტების მართვის სისტემაში შესატანად. ეს ინფორმაცია შეიძლება მოდიოდეს სხვადასხვა წყაროდან: ქაღალდის დოკუმენტები, სკანერები, ფოსტა, ონლაინ ფორმები და ა.შ. ეს მოდული უზრუნველყოფს მონაცემთა მიღებას და თავდაპირველ დამუშავებას.
• ინდექსირების მოდული. ის უზრუნველყოფს მონაცემთა რეგისტრაციას და სისტემატიზაციას. მისი დახმარებით, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემას შეუძლია მოაწყოს საჭირო დოკუმენტების შენახვა და მოძიება მომხმარებლების საჭიროებების შესაბამისად.
• დოკუმენტების დამუშავების მოდული. სისტემაში მონაცემების შეყვანის შემდეგ უნდა მოხდეს მათი დამუშავება და შენახვა შემდგომი მუშაობისთვის. ეს მოდული უზრუნველყოფს ინფორმაციისა და დოკუმენტების განაწილებას განსაზღვრული წესების მიხედვით.
• წვდომის კონტროლის მოდული. ეს მოდული უზრუნველყოფს ინფორმაციისა და დოკუმენტების განაწილებას მომხმარებლებს შორის. სისტემის თითოეულ მომხმარებელს შეუძლია იმუშაოს მხოლოდ დოკუმენტების ნაკრებით, რომელიც მას სჭირდება.
• მარშრუტიზაციის მოდულიაუცილებელია დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზებისთვის. ეს მოდული განსაზღვრავს დოკუმენტების გადაადგილებისა და დამუშავების წესებს. დოკუმენტის ნაკადის მარშრუტების შესაქმნელად, ჯერ უნდა განისაზღვროს დოკუმენტის ნაკადის პროცესები.
• სისტემური ინტეგრაციის მოდული. როგორც წესი, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები მუშაობს მართვის სხვა სისტემებთან ერთად (მაგალითად, CRM, ERP, OLAP სისტემები). სისტემური ინტეგრაციის მოდული უზრუნველყოფს მონაცემთა გადაცემას ასეთ სისტემებს შორის.
• დოკუმენტების და მონაცემთა შენახვის მოდული. ეს მოდული ახორციელებს დოკუმენტების მონაცემთა ბაზის ფუნქციებს. ეს მოდული უზრუნველყოფს დოკუმენტების შენახვას, დაარქივებას, აღდგენას და სარეზერვო ასლს.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების სახეები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები შეიძლება განსხვავდებოდეს გამოყენებული ტექნოლოგიების ტიპებით, ინტეგრაციის ხარისხით და გამოყენების ფარგლებით.

გამოყენებული ოპერაციული ტექნოლოგიებიდან გამომდინარე, შეიძლება განვასხვავოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ოთხი ტიპი:

• კლიენტ-სერვერის სისტემები. ამ ტიპის სისტემაში დოკუმენტაციისა და მონაცემების მართვის ძირითადი მოდულები განლაგებულია სპეციალურ სერვერზე. კლიენტის ნაწილი არის ინტერფეისი მომხმარებლის ინტერაქციისთვის სისტემასთან. ამ ტიპის სისტემის უპირატესობა არის მისი სიჩქარე და საიმედოობა.
• მონაცემთა ბაზის სისტემები. ეს სისტემები, როგორც წესი, ინტეგრირებულია მონაცემთა ბაზებთან, როგორიცაა SQL ან Oracle. ყველა ინფორმაცია ინახება ამ მონაცემთა ბაზაში. ინფორმაციის დასამუშავებლად გამოიყენება ცალკე მოდულები. ასეთი სისტემების უპირატესობა არის დიდი რაოდენობით ინფორმაციის შენახვის შესაძლებლობა.
• ვებ ტექნოლოგიებზე დაფუძნებული სისტემები. ეს სისტემები უზრუნველყოფენ მუშაობას საფუძველზე დისტანციური წვდომასერვერზე. ამ ტექნოლოგიის უპირატესობა არის კლიენტის აპლიკაციების აღმოფხვრის შესაძლებლობა. მომხმარებლის სამუშაო სადგურებიდან დოკუმენტების მართვის სისტემაზე წვდომა შესაძლებელია ვებ ბრაუზერების საშუალებით.
• ღრუბლოვან ტექნოლოგიებზე დაფუძნებული სისტემები. ეს სისტემები არსებითად მსგავსია ვებ ტექნოლოგიების მქონე სისტემებთან. ერთადერთი განსხვავება ისაა, რომ ჰოსტინგის პროვაიდერის სერვერი გამოიყენება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის სერვერად.

ინტეგრაციის ხარისხის მიხედვით, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები შეიძლება დაიყოს შემდეგი ტიპები:

• უნივერსალური ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები(EDMS სისტემები). ეს არის დოკუმენტების მართვის დამოუკიდებელი სისტემები, რომლებიც მთლიანად შექმნილია დოკუმენტების მართვის პროცესის ავტომატიზაციისთვის. როგორც წესი, ასეთი სისტემები იყენებენ კლიენტ-სერვერის ტექნოლოგიას.
• ჯგუფური მუშაობის მართვის სისტემები. ეს სისტემები უზრუნველყოფს განაწილებულ მუშაობას დოკუმენტებთან და მონაცემებთან მომხმარებელთა ჯგუფისთვის. მათი მთავარი მიზანი თანამშრომლობის უზრუნველყოფაა. ამიტომ, ჯგუფური მუშაობის მართვის სისტემებს მნიშვნელოვნად ნაკლები ფუნქციონირება აქვთ, ვიდრე EDMS სისტემებს.
• ჩაშენებული მოდულები, როგორც ინფორმაციის მართვის სისტემების ნაწილი. ყველა ERP სისტემას აქვს ასეთი მოდული. ამ მოდულებს ასევე აქვთ შეზღუდული ფუნქციონირება (EDMS სისტემებთან შედარებით) და, როგორც წესი, ERP სისტემები არ მუშაობს ძირითადი ფუნქციონირების განხორციელების გარეშე.

კიდევ ერთი სფერო, რომელშიც შესაძლებელია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების სტრუქტურირება, არის გამოყენების სფერო. არსებობს დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია დოკუმენტაციის სპეციალურ ტიპებზე ან საქმიანობის სფეროებზე. მაგალითად, PDM სისტემები, პროგრამული უზრუნველყოფის განვითარების მხარდაჭერის სისტემები, HelpDesk ტიპის სისტემები, სამედიცინო დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სისტემები და ა.შ.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა მოიცავს რამდენიმე ეტაპს, რომელიც ორგანიზაციამ დამოუკიდებლად უნდა დაასრულოს, სისტემის მიმწოდებლის მონაწილეობის მიუხედავად. ეს ეტაპები მოიცავს ლოგიკურად ურთიერთდაკავშირებულ ქმედებებსა და აქტივობებს, რაც საშუალებას მისცემს ორგანიზაციას შეაფასოს პროექტი მთლიანობაში და გაზარდოს პროექტის წარმატებით დასრულების ალბათობა.

ზოგადი სქემაელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის ეტაპები წარმოდგენილია სურათზე.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის ძირითადი ეტაპები მოიცავს:

ეტაპი 1: განსაზღვრეთ ძირითადი პროცესები და პროცედურები.

ამ ეტაპის მიზანია მკაფიოდ განსაზღვროს არსებული დოკუმენტების ნაკადის პროცესების შემადგენლობა და დოკუმენტაციის დამუშავების პროცედურები. ამისათვის აუცილებელია არსებული პროცესებისა და პროცედურების დეტალური ანალიზი.

ამ ეტაპზე აუცილებელია:

• უმაღლესი დონის პროცესების განსაზღვრა;
• პროცესების დეტალური შემადგენლობის განსაზღვრა;
• დოკუმენტების ნაკადის პროცესების ბიზნეს მიზნების განსაზღვრა;
• განსაზღვრეთ ტექნიკური მიზნები დოკუმენტის ნაკადის პროცესებისთვის.

ეტაპი 2. დოკუმენტების ნაკადის პროცესების მოთხოვნების განსაზღვრა.

ამ ეტაპზე დგინდება, რა ცვლილებებია საჭირო დოკუმენტების ნაკადის პროცესებში, რათა მათ ეფექტურად იმუშაონ და ავტომატიზირებულ იქნეს.

ამ ეტაპზე აუცილებელია:

• ჩაატაროს დოკუმენტური ნაკადის პროცესების ტექნოლოგიური შეფასება;
• განსაზღვროს ბიზნეს მოთხოვნები პროცესებზე;
• პროცესის რუქების მომზადება „როგორც უნდა იყოს“;
• პროცესის გაზომვადი მახასიათებლების ჩამოყალიბება;
• დოკუმენტების ნაკადის პროცესების ტექნიკური მოთხოვნების ფორმულირება და ტექნიკური მახასიათებლების მომზადება.

საბუთების მაგალითები:

„შემომავალი კორესპონდენციის მართვა“ პროცესის რუკა წარმოადგენს დოკუმენტების მართვის ერთ-ერთ ქვეპროცესს.

შემოსული კორესპონდენციის მართვა არეგულირებს ორგანიზაციის შემოსული დოკუმენტაციის მიღების, შემოწმების, აღრიცხვისა და მართვის წესს. პროცესის რუკა დეტალურად აღწერს თანამშრომლების ქმედებების თანმიმდევრობას შემოსულ დოკუმენტაციასთან მუშაობისას. ამ პროცესის რუქის დებულებები შეიძლება გამოყენებულ იქნას დოკუმენტების მარშრუტის შესაქმნელად ორგანიზაციის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვისას.

გამავალი კორესპონდენციის მართვის პროცესის რუკა წარმოადგენს დოკუმენტების მართვის პროცესის ნაწილს.

გამავალი კორესპონდენციის მენეჯმენტი არეგულირებს თანამშრომლების ქმედებებს გარე მიმღებებისთვის დოკუმენტების მომზადებისა და გაგზავნისას. პროცესის რუკა დეტალურად აღწერს თანამშრომლების მუშაობას გამავალი კორესპონდენციის მართვაში. ამ პროცესის რუქის დებულებები შეიძლება გამოყენებულ იქნას დოკუმენტების მარშრუტის შესაქმნელად ორგანიზაციის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვისას.

დოკუმენტი მოიცავს 9 გვერდს.

Document Flow ქვესისტემის ტექნიკური სპეციფიკაცია არის ტექნიკური სპეციფიკაციის მაგალითი დოკუმენტის ნაკადის პროცესის მართვის ავტომატიზაციისთვის.

ეს დოკუმენტიარის რეალური სამუშაო პირობების მაგალითი, რომლის საფუძველზეც შეირჩა და განხორციელდა სამრეწველო საწარმოს დოკუმენტების მართვის სისტემა.

დოკუმენტი მოიცავს 17 გვერდს. დოკუმენტის ფორმატი - Microsoft word 2002. თავსებადია MS Word-ის ყველა ვერსიასთან. შესაძლებელია დოკუმენტის რედაქტირება და ცვლილებების შეტანა.

ეტაპი 3. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის არჩევის კრიტერიუმების ფორმირება.

პირველი და მეორე ეტაპების მონაცემებზე დაყრდნობით, საჭიროა ჩამოყალიბდეს კრიტერიუმების ნაკრები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისთვის. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევის კრიტერიუმები დიდწილად განსაზღვრავს შემდგომი მუშაობის ფარგლებს და სისტემის მიმწოდებელთან ურთიერთობის ორგანიზების პროცედურას.

ამ ეტაპზე აუცილებელია:

• არსებული დოკუმენტების კლასიფიკაცია ტიპის მიხედვით;
• ჩაატაროს შეფასება არსებული ფორმებიდოკუმენტები;
• განსაზღვრავს იმ მონაცემების შემადგენლობას, რომელიც გადაიცემა ელექტრონულ ფორმაში;
• მომხმარებლის ინტერფეისის მოთხოვნების განსაზღვრა;
• შექმენით კრიტერიუმების ნაკრები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისთვის.

ეტაპი 4. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის შერჩევა.

ეს ეტაპი საშუალებას აძლევს ორგანიზაციას განსაზღვროს ძირითადი ტექნოლოგიები, რომლებზეც იმუშავებს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა, შეარჩიოს შესაფერისი სისტემა და განსაზღვროს სერვისის პროვაიდერი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვისთვის.

ამ ეტაპზე აუცილებელია:

• განსაზღვრავს დოკუმენტების მართვის სისტემის ფუნქციების შემადგენლობას;
• განსაზღვროს დოკუმენტების მართვის სისტემის ტიპი, რომელიც საუკეთესოდ შეესაბამება ორგანიზაციის საჭიროებებს;
• სიის შექმნა შესაძლო მომწოდებლებიელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები;
• აირჩიეთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის პროვაიდერი.

ეტაპი 5. პროექტის მართვა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვისათვის.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მიმწოდებლის შერჩევის შემდეგ აუცილებელია განხორციელების გეგმის შემუშავება. ამ ეტაპს შეიძლება საკმაოდ დიდი დრო დასჭირდეს, მაგრამ დაგეგმვის დრო მნიშვნელოვნად შეამცირებს სისტემის დანერგვას. გეგმის შემუშავება შესაძლებელია სერვისის პროვაიდერთან ერთად.

პროექტის მართვის გეგმა უნდა შეიცავდეს შემდეგი ნამუშევრები:

• სისტემის ფუნქციონირების დიზაინი;
• სისტემის დანერგვა;
• სისტემის მუშაობის ტესტირება და შეფასება;
• სისტემის საცდელი ფუნქციონირება;
• სისტემის მოდიფიკაცია და კონფიგურაცია.

ეტაპი 6. სისტემის დოკუმენტირება.

ეს ეტაპი შეიძლება შესრულდეს წინა ეტაპის პარალელურად. ამ ეტაპის მიზანია გარკვეული ორგანიზაციული წესების შექმნა, რაც უზრუნველყოფს სტაბილური მუშაობაელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები.

ამ ეტაპზე აუცილებელია:

• პერსონალის ტრენინგის ჩატარება;
• პროცედურებისა და რეგულაციების შემუშავება მომხმარებელთან ურთიერთობისთვის;
• სისტემასთან მუშაობის სახელმძღვანელოების შემუშავება.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევის კრიტერიუმები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევის კრიტერიუმები დიდწილად დამოკიდებულია ორგანიზაციის საჭიროებებსა და შესაძლებლობებზე. კრიტერიუმების დეტალური შემადგენლობა უნდა განისაზღვროს უშუალოდ დოკუმენტური ნაკადის პროცესების ბიზნეს მიზნებისა და ტექნიკური მიზნების საფუძველზე.

დეტალური კრიტერიუმების გარდა, ორგანიზაციამ ასევე უნდა გამოიყენოს განზოგადებული კრიტერიუმები, რომლებიც დაკავშირებულია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ტიპებთან და გამოყენებულ ტექნოლოგიებთან.

ეს ზოგადი კრიტერიუმები მოიცავს:

• ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის „სიმწიფე“.. აუცილებელია შერჩეული სისტემის „სიმწიფის“ დონის შეფასება. ასეთი შეფასება შესაძლებელს გახდის გავიგოთ რამდენი ხანია სისტემა ბაზარზე, რამდენი ორგანიზაცია იყენებს ამ სისტემას და არის თუ არა სისტემის განახლებები. თუ სისტემა ახალია და ახლახან შემოვიდა ბაზარზე, მაშინ სისტემის მუშაობაში შეცდომების დიდი ალბათობაა. ამან შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მუშაობის დროს.
• ინდუსტრიის სტანდარტებთან შესაბამისობა. სხვადასხვა ტიპის საქმიანობას აქვს საკუთარი სტანდარტები, რომლებიც პირდაპირ ან ირიბად მოქმედებს ორგანიზაციის დოკუმენტების ნაკადზე. სისტემის არჩევისას ყურადღება უნდა მიაქციოთ, თუ როგორ არის გათვალისწინებული ამ სტანდარტების მოთხოვნები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაში.
• მიზნებთან და წარმატების კრიტიკულ ფაქტორებთან შესაბამისობა. სისტემის არჩევისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ ორგანიზაციის მიზნებთან შესაბამისობის ხარისხი. მნიშვნელოვანია, რომ სისტემა საუკეთესოდ მოერგოს ორგანიზაციის მიზნებსა და ძირითად მოთხოვნებს. თუ სისტემა არ აკმაყოფილებს მოთხოვნებს, მაშინ სისტემის შერჩევა უნდა შეიცვალოს, მაგრამ ძირითადი მოთხოვნები და მიზნები არ უნდა შეიცვალოს. ორგანიზაციას შეუძლია შეცვალოს ზოგიერთი მოთხოვნა დოკუმენტის მართვის კონკრეტული სისტემისთვის, მაგრამ მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ეს მოთხოვნები არ არის კრიტიკული ორგანიზაციის პროცესებისთვის.
• დონე ტექნიკური მხარდაჭერა . ეს კრიტერიუმი ეხება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მიმწოდებლის არჩევას. აუცილებელია სისტემის ტექნიკური მხარდაჭერის დონის შეფასება, როგორც დანერგვისას, ასევე სისტემის მუშაობის დროს.
• სისტემის მასშტაბურობა. შერჩევის ეს კრიტერიუმი მნიშვნელოვანია ორგანიზაციის საქმიანობის გაფართოების თვალსაზრისით. სამუშაოს მოცულობის ზრდასთან ერთად სისტემის მომხმარებელთა ბაზის გაფართოებასთან ერთად, ორგანიზაციას უნდა მიეცეს საშუალება, გააფართოვოს გადაწყვეტილებები.
• სისტემის დოკუმენტაციის ხელმისაწვდომობა. მომხმარებლის დოკუმენტაციის გარდა, ორგანიზაციას შეიძლება ჰქონდეს წვდომა დოკუმენტაციაზე სისტემის პარამეტრების ადმინისტრირების ან შეცვლისთვის.
• სისტემის დაცვა. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისას ყურადღება უნდა მიაქციოთ სისტემაში გამოყენებულ უსაფრთხოების ზომებს. ორგანიზაციას შეიძლება ჰქონდეს საკუთარი მოთხოვნები მონაცემთა უსაფრთხოებისა და კონფიდენციალურობის პოლიტიკის მიმართ. შერჩეულმა სისტემამ უნდა მოგცეთ საშუალება, დააკონფიგურიროთ ინფორმაციაზე და დოკუმენტებზე წვდომა ორგანიზაციის უსაფრთხოების პოლიტიკის შესაბამისად.
• სისტემის გაუმართაობის ტოლერანტობა. ზოგიერთი ორგანიზაციისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გაუმართაობა შეიძლება იყოს კრიტიკული ფაქტორი. სისტემის არჩევისას ყურადღება უნდა მიაქციოთ, რამდენი ხანი შეიძლება დასჭირდეს სისტემის მინიმალურ სამუშაო კონფიგურაციის აღდგენას.
• საკუთრების ღირებულება. სისტემის არჩევისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ სისტემის საკუთრების მთლიანი ღირებულება: ლიცენზიების შეძენის ღირებულება, ადმინისტრირების ღირებულება, სისტემის გაფართოების ღირებულება, ტექნიკური მხარდაჭერისა და განახლებების ღირებულება, ტექნიკის ღირებულება და ა.შ. .

ეს კრიტერიუმები მოიცავს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევის ყველაზე ზოგად ასპექტებს. კრიტერიუმების სრული ნაკრების შემუშავებისთვის აუცილებელია ორგანიზაციის მრავალი დეპარტამენტის ჩართვა: მენეჯმენტი, იურიდიული სამსახური, IT დეპარტამენტი, ტექნიკური სპეციალისტები, დოკუმენტების მართვის სპეციალისტები და ა.შ.

თანამედროვე ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები (EDMS) ხდება IT ინფრასტრუქტურის აუცილებელი ელემენტი. მათი დახმარებით კომერციული კომპანიები ზრდიან თავიანთი საქმიანობის ეფექტურობას და სამრეწველო საწარმოები, ხოლო სახელმწიფო უწყებებში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ტექნოლოგიების საფუძველზე წყდება შიდა მართვის, უწყებათაშორისი ურთიერთობისა და მოსახლეობასთან ურთიერთობის ამოცანები. ზოგადად მიღებული აბრევიატურა არის EDMS, თუმცა მასთან ერთად გამოიყენება SAD (ოფისის ავტომატიზაციის სისტემა), EDMS (ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა) და SADO (დოკუმენტის ავტომატიზაციის სისტემა).

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDMS) არის ორგანიზაციული და ტექნიკური სისტემა, რომელიც უზრუნველყოფს კომპიუტერულ ქსელებში ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის, წვდომის კონტროლს და განაწილებას, ასევე ორგანიზაციაში დოკუმენტების ნაკადის კონტროლს.

თავდაპირველად, ამ კლასის სისტემები განიხილებოდა მხოლოდ კლასიკური საოფისე სამუშაოების ავტომატიზაციის ინსტრუმენტად, მაგრამ დროთა განმავლობაში მათ დაიწყეს ამოცანების უფრო ფართო სპექტრის დაფარვა. დღეს, EDMS დეველოპერები თავიანთ პროდუქტებს ფოკუსირებენ არა მხოლოდ კორესპონდენციებთან და ORD-თან (ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტებით), არამედ სხვადასხვა შიდა დოკუმენტებთან (კონტრაქტები, მარეგულირებელი, საცნობარო და საპროექტო დოკუმენტაცია, პერსონალის საქმიანობის დოკუმენტები და ა.შ.) მუშაობაზე. EDMS ასევე გამოიყენება გამოყენებული პრობლემების გადასაჭრელად, რომლებშიც მნიშვნელოვანი კომპონენტია ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობა: კლიენტებთან ურთიერთობის მართვა, მოქალაქეთა მოთხოვნების დამუშავება, სერვისის განყოფილების მუშაობის ავტომატიზაცია, პროექტის დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება და ა.შ. სინამდვილეში, ელექტრონული დოკუმენტი. ნაკადის სისტემა არის ნებისმიერი საინფორმაციო სისტემა, რომელიც უზრუნველყოფს ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობას.

ბოლო წლების განმავლობაში, EDMS ბაზარი იყო შიდა IT ინდუსტრიის ერთ-ერთი ყველაზე დინამიურად განვითარებადი სეგმენტი. 2009 წელს, IDC-ის თანახმად, რუსეთში პროგრამული უზრუნველყოფის მთლიანი ბაზრის მოცულობის თითქმის 50%-ით შემცირების ფონზე, ამ სეგმენტსაჩვენა მაღალი სტაბილურობა. მისი კლება 2009 წლის მონაცემებით შეადგენდა არაუმეტეს 20-25%. რიცხობრივი თვალსაზრისით, დღეს EDMS ბაზრის მოცულობა, CNews Analytics-ის მიხედვით, დაახლოებით 220-250 მილიონი დოლარია.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ტექნოლოგიების მომხმარებლები არიან სხვადასხვა ზომის და სპეციფიკური საქმიანობის ორგანიზაციები. ტრადიციულად, EDMS-ის მთავარი მომხმარებელი რჩება საჯარო სექტორი. ექსპერტების აზრით, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ტექნოლოგიების დანერგვის პროექტების დაახლოებით 30%-ს სახელმწიფო უწყებები ახორციელებენ. მნიშვნელოვანია, რომ სწორედ სახელმწიფოს მხრიდან ინტერესი გახდა EDMS ბაზრის სტაბილურობის საფუძველი, რამაც კრიზისის დროსაც მიიღო განვითარების მნიშვნელოვანი სტიმული. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა დასახელდა „ელექტრონული მმართველობის“ კონცეფციის ძირითად ელემენტად, რომლის განხორციელებამ ხელი უნდა შეუწყოს ბიუროკრატიული დაბრკოლებების აღმოფხვრას სახელმწიფოს, მოსახლეობისა და ბიზნესის ურთიერთქმედებაში, ასევე შეამციროს კორუფცია. როგორც სახელმწიფო ორგანოებში პროექტების განხორციელების თავისებურება და მსხვილ სახელმწიფო ინსტიტუტებიაღსანიშნავია გაზრდილი მოთხოვნები ინფორმაციის დაცვა. ეს დაახლოებითრეპლიკაციურ პროგრამულ პროდუქტებზე დაფუძნებული უსაფრთხო ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების მშენებლობაზე (შემუშავებაზე).

ძირითადი ცნებები და პრინციპები

დოკუმენტური ნაკადი არის დოკუმენტების მოძრაობა ორგანიზაციაში მათი შექმნის ან მიღების მომენტიდან შესრულების ან გაგზავნის დასრულებამდე; დოკუმენტებთან მუშაობის კომპლექსი: მიღება, რეგისტრაცია, განაწილება, შესრულების კონტროლი, ფაილების ფორმირება, დოკუმენტაციის შენახვა და ხელახალი გამოყენება, საცნობარო სამუშაო.

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი (EDF) არის ელექტრონული ფორმით წარდგენილ დოკუმენტებთან მუშაობის ერთიანი მექანიზმი, „უქაღალდის საოფისე სამუშაოს“ კონცეფციის დანერგვით.

მანქანით წაკითხვადი დოკუმენტი არის დოკუმენტი, რომელიც შესაფერისია მასში შემავალი ინფორმაციის ავტომატური წასაკითხად, ჩაწერილი მაგნიტურ, ოპტიკურ და სხვა შესანახ მედიაზე.

ელექტრონული დოკუმენტი (ED) - კომპიუტერული ინფორმაციის დამუშავების ხელსაწყოების გამოყენებით შექმნილი დოკუმენტი, რომლის ხელმოწერაც შესაძლებელია ელექტრონული ხელმოწერა(EP) და ინახება კომპიუტერულ მედიაზე შესაბამისი ფორმატის ფაილის სახით.

ელექტრონული ხელმოწერა (ES) არის ხელნაწერი ხელმოწერის ანალოგი, რომელიც არის ინფორმაციის დაცვის საშუალება, რომელიც უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტების მთლიანობის კონტროლისა და ავთენტურობის დადასტურების შესაძლებლობას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ძირითადი პრინციპები:

· დოკუმენტის ერთჯერადი რეგისტრაცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ცალსახად ამოიცნოთ დოკუმენტი.

· ოპერაციების პარალელური შესრულების შესაძლებლობა, რაც საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ დოკუმენტების გადაადგილების დრო და გაზარდოთ მათი შესრულების ეფექტურობა.

· დოკუმენტის გადაადგილების უწყვეტობა, რაც საშუალებას იძლევა იდენტიფიცირდეს დოკუმენტის (დავალების) შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირი დოკუმენტის (პროცესის) სიცოცხლის ყოველ მომენტში.

· დოკუმენტური ინფორმაციის ერთიანი (ან კოორდინირებული განაწილებული) მონაცემთა ბაზა, რომელიც გამორიცხავს დოკუმენტების დუბლირების შესაძლებლობას.

· დოკუმენტების ძიების ეფექტურად ორგანიზებული სისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ დოკუმენტი მის შესახებ მინიმალური ინფორმაციით.

· განვითარებული ანგარიშგების სისტემა დოკუმენტების სხვადასხვა სტატუსისა და ატრიბუტებისთვის, რომელიც საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ დოკუმენტების მოძრაობა დოკუმენტების ნაკადის პროცესების მეშვეობით და მიიღოთ მენეჯმენტის გადაწყვეტილებებიანგარიშებიდან მიღებული მონაცემების საფუძველზე.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების განვითარების ისტორია

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემებმა, რომლებიც შედარებით ცოტა ხნის წინ გამოჩნდა, ახლა მტკიცედ დაიკავეს ადგილი საწარმოს საინფორმაციო სტრუქტურაში. თავდაპირველად, მათი ამოცანა მოიცავდა დოკუმენტების ნაკადის ექსკლუზიურად მარტივ ავტომატიზაციას, ანუ კლერკების დახმარებას, მაგრამ არავითარ შემთხვევაში არ შეცვალა საწარმოში მიმოქცევაში არსებული დოკუმენტური ნაკადები.

ბევრი რამ შეიცვალა, როდესაც EDMS მწარმოებლებმა დაიწყეს არა მხოლოდ საწარმოს პროცესების კოპირება, რომლებიც უზრუნველყოფენ ქაღალდის დოკუმენტების გადაადგილებას, არამედ გაითვალისწინეს ამოცანები, რომლებიც აწყდება როგორც ამ პროცესებს, ასევე ზოგადად დოკუმენტის მთელ ნაკადს.

იმის გაგება, რომ საწარმოს დოკუმენტების ნაკადი გამიზნულია მისი მართვის სისტემის მხარდასაჭერად, მაშინვე არ მოვიდა EDMS-ში. უფრო მეტიც, ბევრი თანამედროვე ფედერალური და მუნიციპალური ხელისუფლება კვლავ იყენებს უმარტივეს EDMS-ს, რომლის ამოცანები მოიცავს მხოლოდ ქაღალდის დოკუმენტების ნაკადის დუბლირებას, მაგრამ არა მის შეცვლას ან მართვის სტრუქტურის ოპტიმიზაციას და მხარდაჭერას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ევოლუციის ეტაპების ქრონოლოგიურად დაყოფით, უნდა გამოვყოთ პირველი მათგანი, რომელიც დაიწყო მე-20 საუკუნის 80-იან წლებში და გაგრძელდა პრაქტიკულად მის დასასრულამდე. ამ პერიოდს ახასიათებს ფრაგმენტული გადაწყვეტილებები, რომლებიც გაჩნდა იმის გამო, რომ საწარმოებს, რომელთა ხელმძღვანელობამ უკვე გააცნობიერა დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის აუცილებლობა, ჯერ კიდევ არ გააჩნდა ამ ტიპის პრობლემების გადასაჭრელად აუცილებელი ერთიანი ინსტრუმენტები.

მოდით განვიხილოთ მიზეზები, რამაც თავდაპირველად გამოიწვია დოკუმენტების ნაკადების ავტომატიზაციის აუცილებლობა. მეოცე საუკუნის ბოლო მეოთხედში, საწარმოების მართვის დოკუმენტაციის მოცულობა ჯერ კიდევ არ იყო მიღწეული კრიტიკულ დონემდე, თუმცა, სტრუქტურული ერთეულების არსებულმა ტერიტორიულმა ფრაგმენტაციამ განაპირობა ის, რომ სხვადასხვა დონეზე მენეჯერების მიერ დამტკიცების პროცედურები შეიძლება გაგრძელდეს კვირები და ზოგიერთში. შემთხვევები თუნდაც თვეები. ამგვარ საწარმოებში ბეჭდის ფოსტის სერვისების დანერგვამ შესაძლებელი გახადა მხოლოდ თანმიმდევრული კოორდინაციის მექანიზმების ოპტიმიზაცია, ხოლო გულშემატკივარზე დაფუძნებული, ან როგორც ახლა მას უწოდებენ პარალელურ კოორდინაციას, მოითხოვდა ძალიან დიდი დრო, რის შედეგადაც მისი გამოყენება მოხდა. შემცირდა მინიმუმამდე და, თუ ეს შესაძლებელია, გამოიყენება ექსკლუზიურად იმავე შენობაში.

როდესაც ბევრ მსხვილ სამრეწველო საწარმოსა და სამთავრობო ორგანოში დოკუმენტების ნაკადის მოცულობამ დაიწყო კრიტიკულ მნიშვნელობებთან მიახლოება, ცხადი გახდა, რომ დოკუმენტების ნაკადის პროცესები საჭიროებდა რადიკალურ რეინჟინერიას, ანუ რესტრუქტურიზაციას, რის შედეგადაც, შენარჩუნებისას. ძირითადი მოთხოვნებიპროცესების შედეგების მიხედვით, თავად პროცესები უნდა ყოფილიყო ოპტიმიზირებული და, შედეგად, მათ დასრულებას მნიშვნელოვნად ნაკლები დრო უნდა დასჭირდეს.

ამრიგად, პირველი EDMS იყო სრულიად ინდივიდუალური, განვითარებული უშუალოდ საწარმოებში, რისთვისაც ისინი შეიქმნა შიდა რესურსების გამოყენებით. ამ მიდგომის აშკარა უპირატესობები (აშენებული EDMS-ის აშკარა შესაბამისობა დოკუმენტების ნაკადის ფაქტობრივად რეგულირებულ პროცესებთან, მთლიანი ინტეგრაცია ორგანიზაციის საინფორმაციო ინფრასტრუქტურაში) ანაზღაურებული იყო ერთი ფუნდამენტური ნაკლით: თავად ორგანიზაციაში შემუშავებული ასეთი სისტემა ჩვეულებრივ იყო. არასკალირებადი და თითქმის შეუძლებელი იყო ავტომატიზირებული პროცესების სტრუქტურის შეცვლა, რამაც შეუძლებელი გახადა ასეთი სისტემის შემუშავება. და რადგან ამ გზით მიღებული EDMS განუყოფლად იყო დაკავშირებული ორგანიზაციის მენეჯმენტის მოდელთან, დადგა მომენტი, როდესაც კომპანიის განვითარება მთლიანად შეჩერდა იმის გამო, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემამ თავად შეანელა ის, რაც უნდა გაეკეთებინა. გაუმჯობესება: ორგანიზაციაში მიღებული მართვის სისტემის ეფექტურობამ სწრაფად დაიწყო ვარდნა და კომპანია იძულებული გახდა შეექმნა ძალისხმევა ადექვატური EDS-ის შესაქმნელად, რომელსაც შეეძლო დაეხმარა მენეჯმენტს და გახადა კომპანიის განვითარება უფრო ეფექტური.

90-იანი წლების შუა ხანებში შექმნილმა რამდენიმე კომპანიამ ერთდროულად აიღო ამ პრობლემების გადაწყვეტა: მათ დაიწყეს უნივერსალური EDMS-ის შექმნა, რომელიც ადვილად მასშტაბურია თითქმის ნებისმიერი მომხმარებლის საჭიროებებზე, ხოლო საბოლოო EDMS გადაწყვეტის შექმნის ტექნოლოგია ორეტაპიანი პროცესი გახდა: პირველ ეტაპზე კომპანიამ შექმნა ერთიანი ძირითადი EDMS, მეორე ეტაპზე განხორციელდა დანერგვა - პროცესების მორგება კონკრეტული მომხმარებლის საჭიროებებზე. ამ მიდგომამ შესაძლებელი გახადა საბოლოო გადაწყვეტილებების ღირებულების შემცირება და, ამავდროულად, ბევრად უფრო ფუნქციონალური, იძლევა სისტემის ორგანიზაციული და ფუნქციონალური მასშტაბირების შესაძლებლობებს.

მე-20 საუკუნის ბოლოდან, დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისადმი მიდგომა ხარისხობრივად შეიცვალა: მენეჯმენტის ახალი მიდგომები მოვიდა რუსეთში, რამაც შესაძლებელი გახადა მისი ეფექტურობის მეთოდოლოგიურად გაზრდა. ასე გაჩნდა ჩვენამდე ხარისხის მენეჯმენტის კონცეფცია და მასთან ერთად - პროცესის მიდგომამენეჯმენტს. Ინფორმაციული სისტემებითითქმის მაშინვე მოახდინეს რეაგირება ამ ტენდენციებზე და შედეგად მათ გამოვიდნენ კონცეფციასამუშაო ნაკადი - სამუშაო ნაკადები, რომლებიც წარმოადგენდნენ დოკუმენტზე ორიენტირებული ბიზნეს პროცესების ცალკეულ მაგალითებს. თანამედროვე EDMS-მა მათ გაჩენას უპასუხა პროცესზე ორიენტირებული ძრავების (WorkFlow-engines) დანერგვით, რაც ერთდროულად გახდა ახალი მეთოდოლოგიური ნაბიჯი, რომელიც საშუალებას აძლევს თანამედროვე EDMS-ს კიდევ უფრო სწრაფად და ეფექტურად მოერგოს სწრაფად მზარდი კომპანიების საჭიროებებს. დასავლელი დეველოპერების (IBM Lotus, Documentum) ჩამოსვლამ რუსულ ბაზარზე, რომლებმაც აწარმოეს პლატფორმები ამ სისტემებისთვის, შემოიღო ECM - საწარმოს კონტენტის მენეჯმენტის კონცეფცია. მეთოდოლოგიურად, ECM კატეგორიას მიკუთვნებული EDMS განსხვავდებოდა დანარჩენისგან იმით, რომ მათში გამოჩნდა მკაფიო დაყოფა: თავად დოკუმენტი, მისი საინფორმაციო კომპონენტი (შინაარსი). ECM სისტემა მუშაობდა დოკუმენტის შინაარსთან მისი მეტამონაცემების მეშვეობით - შერჩეული ინფორმაცია, რომელსაც აქვს გარკვეული მნიშვნელობა ორგანიზაციისთვის. ასე რომ, გამავალი წერილისთვის მეტამონაცემები შეიძლება იყოს ადრესატი, ხელმოწერის თარიღი და ოფიციალური ხელმომწერი, რეგისტრაციის ნომერიდა ტრანსპორტირებისა და მიწოდების ინფორმაცია.

სამუშაო ნაკადის გამოყენებამ საშუალება მისცა კომპანიების სპეციალისტებს, რომლებიც მუშაობენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებში, უზრუნველყონ მუდმივი ცვლილებები ავტომატიზებულ პროცესში, რათა უზრუნველყონ მისი მაქსიმალური შესაბამისობა საწარმოს პროცესებთან. რა თქმა უნდა, ეს იყო დიდი წინსვლა.

შეიცვალა გადაწყვეტილებების არქიტექტურაც: თუ თავდაპირველად EDMS იყო ორსაფეხურიანი არქიტექტურის მაგალითი (DBMS - აპლიკაცია), მაშინ 2005 წლისთვის DBMS - აპლიკაციის სერვერი - მომხმარებლის ინტერფეისი გახდა მოთხოვნა სამსაფეხურიანი არქიტექტურის შესახებ. ინდუსტრიის სტანდარტი და ორგანიზაციები, რომლებიც ატარებენ ტენდერს EDMS-ის მიწოდებაზე, მიუთითებენ ზუსტად ამ მოთხოვნაზე სისტემის არქიტექტურისთვის, როგორც სასურველი ან სავალდებულო.

ამ დროის ხელსაყრელმა ეკონომიკურმა ვითარებამ ხელი შეუწყო საწარმოების სწრაფ ზრდას ყველა ინდუსტრიაში, ამავდროულად შექმნა ხელსაყრელი პირობები ახალი EDMS პროდუქტის გადაწყვეტილებების ბაზარზე დანერგვისთვის. ამ დროს საბოლოოდ ჩამოყალიბდა რუსეთის ბაზარზე და მეზობელი ქვეყნების ბაზრებზე მოქმედი EDMS მწარმოებლების წრე.

თანამედროვე EDMS ფუნქციონირება

კორპორატიული საინფორმაციო სისტემები და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები, კერძოდ, არის გადაწყვეტილებები, რომლებიც ძირითადად შექმნილია საშუალო და დიდი საწარმოების საინფორმაციო რესურსების მართვისთვის. ამ სტრატიფიკაციის ძირითადი მიზეზები, უპირველეს ყოვლისა, ამ ბაზარზე „შესასვლელი ბილეთის“ საკმაოდ მაღალი ფასია. სრული, მაღალი ხარისხის და უსაფრთხო სისტემამონაცემთა ბაზის მართვის სისტემა (DBMS), რომელიც უზრუნველყოფდა მას კრიპტოგრაფიული ინფორმაციის დაცვის თანამედროვე საშუალებებით, ისევე როგორც ანალიტიკოსების, კონსულტანტების და განმახორციელებლების მაღალკვალიფიციური პერსონალის მოზიდვის აუცილებლობას განხორციელების პროექტებზე, განაპირობა ის, რომ კომპანია, რომელიც საჭირო გახდა ისეთი მძლავრი კორპორატიული კონტენტის მართვის ინსტრუმენტის მოპოვება, როგორიც არის EDMS, იძულებული გახდა საკმაოდ დიდი ოდენობის გაღება ფინანსური ხარჯებირომ მათ არ შეეძლოთ ინდივიდუალური მეწარმეებიდა მცირე ბიზნესი. ამრიგად, EDMS გახდა ინსტრუმენტები მენეჯმენტის გასაუმჯობესებლად კონკრეტულად დიდ კომპანიებში და გეოგრაფიულად განაწილებულებმა შეიძლება უზრუნველყონ მაქსიმალური ანაზღაურება განხორციელებიდან კომერციული სტრუქტურებიჩატარების ტიპი.

EDMS ფუნქციონირების განვითარებამ განაპირობა ის, რომ უფრო და უფრო მეტი დოკუმენტზე ორიენტირებული მართვის პროცედურები ავტომატიზირებულია და კომპანიების ყოველდღიური საქმიანობის უფრო და უფრო მეტი სფერო დაფარულია მათი ფუნქციონალობით.

დღემდე, თანამედროვე EDMS-ის ფაქტობრივი სტანდარტი არის საქმიანობის შემდეგი სფეროები:

· ზოგადი საოფისე მუშაობა - მოქალაქეების შემოსული კორესპონდენციისა და მოთხოვნების დამუშავება, გამავალი წერილებისა და დოკუმენტების მომზადება, შიდა და ორგანიზაციული დოკუმენტაცია, ბრძანებების შესრულების მონიტორინგი;

· HR ჩანაწერების მენეჯმენტი არის კერძო დოკუმენტების ნაკადის მკაცრად რეგულირებული სფერო, რაც შესაძლებელს ხდის თანამშრომლების დაქირავებისა და გათავისუფლების პროცედურების მხარდაჭერას, თანამშრომლების მივლინებაში გაგზავნას, დაგეგმილი შვებულების უზრუნველყოფას და სხვა ტიპის შვებულებებს. ასეთი სისტემები უზრუნველყოფენ პერსონალის ჩანაწერების ყველა დამტკიცებული ფორმის შენარჩუნებას: ბრძანება თანამშრომლის აყვანის შესახებ (ფორმა T-1), ბრძანება შეწყვეტის შესახებ. შრომითი ხელშეკრულება(ფორმა T-8, T-8a), თანამშრომლის სხვა სამუშაოზე გადაყვანის ბრძანება (ფორმა T-5), თანამშრომლის პირადი ბარათი (ფორმა T-2, T-2GS, T-2MS), საშტატო მაგიდა (ფორმა). T-3), შვებულების განრიგი (ფორმა T-7);

· საარქივო ჩანაწერების მენეჯმენტი არის კერძო ჩანაწერების მართვის სფერო, რომელიც სრულდება ცხოვრების ციკლიორგანიზაციის დოკუმენტები და შემდეგი პროცედურების მხარდაჭერა: ინვენტარის ფორმირება დამტკიცებული ფორმების მიხედვით, ფაილების გადაცემა საარქივო შესანახად, ზოგადად დოკუმენტებისა და ფაილების ღირებულების შემოწმება, დოკუმენტებისა და ფაილების განადგურება, რომლებიც ორგანიზაციისთვის აღარ არის ღირებული, მისი თანამშრომლები, სახელმწიფო და საზოგადოება, ინდივიდუალური ფაილების მიწოდება ფედერალური საარქივო სააგენტოს (როსარქივის) სტრუქტურებში შესანახად;

· კოლეგიური მუშაობა - საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზირდეთ დოკუმენტების მხარდაჭერა კოლეგიური მართვის ორგანოების საქმიანობისთვის - შეხვედრები, შეხვედრები, დირექტორთა საბჭოები, აქციონერთა კრებები. ის ასევე იძლევა დღის წესრიგის (საგეგმო დოკუმენტაცია) და ოქმების (შედეგი დოკუმენტაციის) მომზადების, კოორდინაციისა და დამტკიცების საშუალებას;

· მომხმარებელთან ურთიერთობის მენეჯმენტი - CRM (მომხმარებლებთან ურთიერთობის მენეჯმენტი) ფუნქციონირება ახლა ამა თუ იმ ხარისხით არის დანერგილი ყველა EDMS-ში, უძველესების გამოკლებით, რომელთა მომხმარებლებისთვის, თუმცა, ასეთი ფუნქციონირება განსაკუთრებით მოთხოვნადი არ არის.

რუსული EDMS ბაზრის მახასიათებლები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების რუსული ბაზარი ფულადი თვალსაზრისით ექსპერტების მიერ ამჟამად შეფასებულია 170 მილიონ დოლარად და ხასიათდება ზრდის მაღალი ტემპებით - 25-დან 40 პროცენტამდე წელიწადში, სხვადასხვა შეფასებით. ეს ხდის მას ძალიან მიმზიდველს, ასევე ძლიერებისთვის უცხოური კომპანიებიასე რომ, ინდუსტრიის მდგომარეობა შეიძლება ადვილად შეიცვალოს. რა თქმა უნდა, ერთის მხრივ, უჯერი ბაზარზე, ყველა მომწოდებელს, რომელმაც აჩვენა საკმარისი აქტივობა, პრინციპში აქვს განვითარების დიდი შესაძლებლობები. მაგრამ, მეორე მხრივ, ახლა შეგვიძლია ვთქვათ, რომ ძირითადი მოთამაშეების ფონდი პრაქტიკულად ჩამოყალიბდა.

აქამდე, უცხოელი და რუსი დეველოპერები ბაზარს ფულადი თვალსაზრისით დაახლოებით თანაბრად ყოფდნენ, მაგრამ განხორციელების რაოდენობის თვალსაზრისით, ეს თანაფარდობა აშკარად არ არის საგარეო მოვლენების სასარგებლოდ. უცხოური პროგრამების ლიცენზირების მაღალი ღირებულების გამო, ისევე როგორც რუსული სტანდარტების მოთხოვნებთან ძვირადღირებული და შრომატევადი ადაპტაციის გამო, ისინი ძირითადად გამოიყენება დიდ კომპანიებსა და სამთავრობო უწყებებში, რისთვისაც ფასის საკითხი არც თუ ისე აქტუალური იყო. SMB საწარმოები უფრო მიდრეკილნი არიან გამოიყენონ შიდა განვითარება მათი მოქნილობისა და დაბალი ღირებულების გამო, და ნაკლებად სავარაუდოა, რომ აქ სიტუაცია შეიცვლება. თუმცა დიდი კომპანიებიისინი სულ უფრო მეტად მიმართავენ რუსულ EDMS-ს. რაც უფრო შორს, ბაზრის დიდ ნაწილს, სავარაუდოდ, დაიპყრობს შიდა სისტემები: ყოველწლიურად ისინი უფრო და უფრო ფუნქციონირდებიან, მნიშვნელოვნად იაფად ახორციელებენ და, რაც ძალიან მნიშვნელოვანია, სპეციალურად რუსული რეალობისთვის ვითარდებიან.

პლატფორმების და გადაწყვეტილებების უცხოელი შემქმნელები 50%-ზე მეტს იკავებს EDMS ბაზრის. EDMS ბაზრის ყველაზე დიდი წილი (დაახლოებით მესამედი) უკავია Documentum პლატფორმაზე დაფუძნებულ გადაწყვეტილებებს. კომპანიები, რომლებმაც მონაწილეობა მიიღეს კვლევაში, განავითარეს თავიანთი სისტემები IBM Lotus Domino / Notes პლატფორმაზე (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), ფლობენ ბაზრის 12-15%-ს. რუსულ კომპანიებს შორის ბაზარზე მნიშვნელოვანი პოზიციებია: EOS, Lanit, Directum და Cognitive Technologies. თითოეული ამ კომპანიის მიერ შემუშავებული სისტემის წილი შეადგენს EDMS ბაზრის 5%-ზე მეტს. Upscale Soft-ს, Docsvision-ს და Naumen-ს ასევე საკმაოდ ძლიერი პოზიციები აქვთ. EDMS არ ითვალისწინებს სხვა გადაწყვეტილებებს, რომლებიც შექმნილია IBM პლატფორმების საფუძველზე, რომლებიც გამოიყენება ECM გადაწყვეტილებების განვითარებისთვის (Lotus Notes, კონტენტის მენეჯერი და ა. კომპანიები და გადაწყვეტილებები რუსი დეველოპერებისგან და არა ის, ვინც მონაწილეობა მიიღო CNA კვლევაში. მითითებული სეგმენტი რუსული ბაზარი EDMS ექსპერტების მიერ შეფასებულია 45-55 მილიონ დოლარად, თუმცა იმის გათვალისწინებით, რომ IBM პლატფორმები, რომლებიც გამოიყენება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების შესაქმნელად, ფართოდ არის წარმოდგენილი რუსეთში, IBM ტექნოლოგიებზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებების წილი შეიძლება მნიშვნელოვნად აღემატებოდეს გამოკითხულ კომპანიებს. CNA, მათ შორის ჩვენი საკუთარი განვითარებით. ზოგადად, შეიძლება გამოიყოს ბაზრის ზრდის სამი ძირითადი სფერო, რომლებისთვისაც კონკურენცია შეუძლიათ ახალ და არსებულ მოთამაშეებს. პირველი, ჩვენ შეგვიძლია ველოდოთ მოთხოვნის ზრდას სამთავრობო უწყებების მხრიდან შესაბამისი მარეგულირებელი ჩარჩოს შემუშავების შემდეგ. ვინაიდან საჯარო სექტორი არის ელექტრონული საინფორმაციო სისტემების დომინანტური მომხმარებელი რუსეთში, რომელიც ბაზრის დაახლოებით 40%-ს შეადგენს, ბევრი რამ არის დამოკიდებული იმაზე, თუ რა გზას აირჩევს სახელმწიფო ინფორმაციის გაცვლის განვითარებული უწყებათაშორისი სტრუქტურის შექმნისას. მეორეც, დიდი კომერციული სტრუქტურები, რომლებიც საკმაოდ დიდი ხნის განმავლობაში აქტიურად იყენებენ EDMS-ს, მაგრამ მხოლოდ ზოგიერთ განყოფილებაში, ცდილობენ გააერთიანონ განაწილებული ფილიალები ერთ საინფორმაციო სივრცეში და გაავრცელონ წარმატებული პრაქტიკა მთლიანად საწარმოში. და მესამე, საშუალო და მცირე ბიზნესები ნერგავდნენ სულ უფრო მეტ სისტემას სამუშაო პროცესების ორგანიზების ეფექტურობის გასაუმჯობესებლად ბოლო ორი-სამი წლის განმავლობაში და უკვე გააცნობიერეს რა სარგებელს მოაქვს ეს.

2008 წელს რუსეთში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების (EDMS) ბაზრის მოცულობამ, CNews Analytics-ის წინასწარი შეფასებით, დაახლოებით 210 მილიონი დოლარი შეადგინა. EDMS-ის უმსხვილესი მომხმარებელი რუსეთში რჩება საჯარო სექტორი და შემდგომი ზრდის იმედები ასევე ასოცირდება. მთავრობის ინიციატივები. შემდგომი განვითარების იმედები კვლავ დაკავშირებულია საჯარო სექტორთან, ბანკებთან, ტელეკომთან და ნავთობ-გაზთან, რომლებმაც თავდაპირველად ეს ბაზარი რუსეთში „ამაღლეს“. რუსეთში EDMS ბაზრის ზომის შეფასებისას, CNews Analytics ექსპერტები, ისევე როგორც რესპონდენტები - დეველოპერული კომპანიები და ინტეგრატორები - ითვალისწინებენ სისტემის კომპონენტების ღირებულებას, საკონსულტაციო მომსახურებას, სისტემის დანერგვასა და განახლებას, ასევე ტრენინგსა და ტექნიკურს. მხარდაჭერა. თუ, 2007 წლის კვლევის მიხედვით, დანერგვის სერვისების წილი დაახლოებით უტოლდებოდა სისტემის ღირებულებას (დაახლოებით 36%), მაშინ 2008 წელს რესპონდენტებმა აღნიშნეს, რომ განხორციელების წილი ოდნავ გაიზარდა - 40% 35%-ის წინააღმდეგ (სისტემის ღირებულება ). ეს ცვლილება ნაწილობრივ განპირობებული იყო მთლიანობაში შიდა IT სერვისების სექტორის სწრაფი ზრდით, რომლის ფონზეც შესამჩნევად და სწრაფად იზრდებოდა საკონსულტაციო სამუშაოების ღირებულება. ქვეყანაში კრიზისული ცვლილებების დაწყებისთანავე, მომხმარებლები მოუთმენლად ელოდნენ, რომ ამ სერვისებზე ფასები მალე დაეცემა. თუმცა, ფაქტობრივად, პროფესიონალური IT სერვისების ღირებულების მკვეთრი შემცირება ჯერ არ მომხდარა, მიუხედავად იმისა, რომ ეს ბაზარი პირველია რისკის ზონაში.

ბრინჯი. 1. EDMS-ის განხორციელების ხარჯების სტრუქტურა.

თანამედროვე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების მიმოხილვა

მოდით შევხედოთ რვა ყველაზე გავრცელებულ EDMS რუსეთში: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co. ჯგუფი), DELO (EOS), EUFRATES (კოგნიტური ტექნოლოგიები). EDMS-ის წარმოდგენილი ხედვა არის მცდელობა შეაფასოს პროგრამული პროდუქტების შესაძლებლობები და მზადყოფნა საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების აქტუალური პრობლემების გადასაჭრელად.

მიმოხილვაში ხაზგასმული კრიტერიუმები დაეხმარება განსახილველი გადაწყვეტილებების შესაძლებლობების ანალიზს გარკვეული EDMS ამოცანების ტექნიკური განხორციელების თვალსაზრისით. ყველა შესაძლებლობა დაყოფილია შვიდი ავტომატიზაციის სფეროდ:

Ოფისის სამუშაო;

ზოგადი დოკუმენტური ნაკადი;

Ხელშეკრულების მართვა;

ელექტრონული არქივი;

მოქალაქეთა მიმართვებით მუშაობა;

Პროექტის მენეჯმენტი;

მუშაობა QMS დოკუმენტაციასთან.

ცხრილი 1 გთავაზობთ უამრავ აშკარა კრიტერიუმს, რომლებიც თან ახლავს ყველა განხილულ სისტემას (და პრინციპში EDMS კლასის ყველა სისტემას) და კრიტერიუმებს, რომლებიც საშუალებას გვაძლევს განვასხვავოთ გადაწყვეტილებები ერთმანეთისგან. ზოგადად, სისტემების ფუნქციონირება იგივეა და მხოლოდ დოკუმენტების ნაკადის ზოგიერთი ფუნდამენტური ამოცანის დეტალური აღწერა და მათი განხორციელების მახასიათებლები შესაძლებელს ხდის სხვადასხვა გადაწყვეტილებების შედარებას. აღსანიშნავია, რომ მიმოხილვაში წარმოდგენილი ყველა სისტემისთვის არის საკმაოდ ბევრი განხორციელების პრაქტიკა. ამ სისტემებს ასობით ორგანიზაცია იყენებს დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისთვის. ამ გადაწყვეტილებების გარდა, ბაზარზე 50-ზე მეტი პროგრამული პროდუქტია, რომლებიც ფართოდ არ გამოიყენება.

თუ გავაანალიზებთ სისტემების ახალ ვერსიებს, რომლებიც იკავებენ წამყვან პოზიციებს ბაზარზე, აღსანიშნავია, რომ ბოლო სამი წლის განმავლობაში მათი განვითარება ძირითადად მიმართული იყო მომსახურების შესაძლებლობების გაუმჯობესებაზე, ვინაიდან ძირითადი შესაძლებლობებიუკვე განხორციელდა ამა თუ იმ ფორმით. თუ ვსაუბრობთ ახალ ტექნიკურ შესაძლებლობებზე, შეგვიძლია აღვნიშნოთ EDMS-ის განვითარების პოტენციალი სხვადასხვა ტიპის კონტენტის მართვის (მულტიმედიის), ავტომატური დამუშავების ტექნოლოგიების გამოყენებისა და დოკუმენტის შინაარსის ანალიზის მიმართულებით. მაგრამ ჯერჯერობით ასეთი ფუნქციონირება არ არის სავალდებულო EDMS-სთვის და რაც მთავარია, რუსეთში მასზე მოთხოვნა ჯერ კიდევ არ არის სრულად ჩამოყალიბებული.

ცხრილი 1. Ზოგადი მახასიათებლებიყველაზე პოპულარული EDMS

განვიხილოთ წარმოდგენილი EDMS ყველასთვის გასაგები თანაფარდობის მიხედვით«ფასი / ფუნქციონირება" [12]:

ბრინჯი. 2. EDMS-ის „ოპტიმალური ფასი/ფუნქციონალობა“ (დიაგრამა გარტნერი)

ეს დიაგრამა აგებულია "ჯადოსნური კვადრატის" პრინციპზე.გარტნერი “, რომელშიც განთავსებული სისტემებიმე კვადრატი. II და IV-ში დიაგრამის კვადრატები შეიცავს სისტემებს, რომლებსაც არ გააჩნიათ დაბალანსებული მაჩვენებლებიფასები და ფუნქციონირება.

კვლევისთვის არჩეული კრიტერიუმი საშუალებას გვაძლევს შევაფასოთ სხვადასხვა EDMS მათი მზადყოფნის თვალსაზრისით ელექტრონული დოკუმენტების მართვის რეალური პრობლემების გადასაჭრელად. თანამედროვე საწარმო. ლიდერთა ჯგუფში შედიოდა სისტემები Directum, DocsVision და ევფრატი. დანარჩენი სისტემები განლაგებულია II და IV კვადრატები.

სამართლებრივი რეგულირება და სტანდარტები EDMS-ის სფეროში

დღეს EDMS დეველოპერების საქმიანობა პრაქტიკულად არ არის რეგულირებული. პროგრამული პროდუქტების შემუშავებისას და განხორციელების პროექტების განხორციელებისას, დეველოპერები და მომწოდებლები, ამა თუ იმ ხარისხით, ხელმძღვანელობენ შემდეგი მარეგულირებელი და სამართლებრივი დოკუმენტებით:

GOST R 51141-98. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები (დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო სტანდარტის 1998 წლის 27 თებერვლის No28 ბრძანებულებით);

2002 წლის 10 იანვრის ფედერალური კანონი No1-FZ „ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შესახებ“ (შესწორებული 2007 წლის 8 ნოემბერს);

GOST R 6.30-2003. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტების მომზადების მოთხოვნები (დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო სტანდარტის 2003 წლის 3 მარტის N 65-ს დადგენილებით);

რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2009 წლის 22 სექტემბრის №754 დადგენილება „საუწყებათაშორისო ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის შესახებ დებულების დამტკიცების შესახებ“;

2006 წლის 27 ივლისის ფედერალური კანონი No149-FZ „ინფორმაციის, საინფორმაციო ტექნოლოგიებისა და ინფორმაციის დაცვის შესახებ“.

EDMS-ის განხორციელების პროექტების განხორციელებისას, პერსონალურ მონაცემებთან მუშაობის შემთხვევაში, აუცილებელია იხელმძღვანელოთ ფედერალური კანონების მოთხოვნებით, დათარიღებული 2006 წლის 27 ივლისის N 152-FZ „პერსონალური მონაცემების შესახებ“ და 2009 წლის 27 დეკემბრის N. 363-ФЗ „ფედერალური კანონის „პერსონალური მონაცემების შესახებ“ მე-19 და 25-ე მუხლებში ცვლილებების შეტანის შესახებ.

ვინაიდან GOST-ები ბუნებით საკონსულტაციოა, დეველოპერები მოიცავს მაქსიმალურ მოქნილობას თავიანთ გადაწყვეტილებებში, ასე რომ, მომხმარებლის მიხედვით, შესაძლებელია სისტემის საფუძველზე დოკუმენტებთან მუშაობის სხვადასხვა სქემების განხორციელება. ხშირად, სისტემის არქიტექტურა და ლოგიკა უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ავტომატიზაციის განსხვავებულ და, ზოგჯერ, საპირისპირო მიდგომებს. ზოგადად მიღებული სტანდარტების ნაკლებობა პრობლემას წარმოადგენს არა მხოლოდ დეველოპერებისთვის, არამედ მომხმარებლებისთვისაც, რადგან EDMS-ისთვის მოთხოვნების არჩევა ძალიან სუბიექტური ამოცანა ხდება. დოკუმენტებთან მუშაობის წესები და რეგულაციები შეიძლება განსხვავდებოდეს საწარმოდან საწარმოში, არა მხოლოდ იმავე ინდუსტრიაში, არამედ კომპანიების იმავე ჯგუფშიც კი. და მიუხედავად იმისა, რომ ზოგადად ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ამოცანების კომპლექსი საკმაოდ ნათელია, მათი განხორციელების მეთოდები მნიშვნელოვნად განსხვავდება. გამოდის, რომ თანამედროვე EDMS-ის დეველოპერებისთვის ერთ-ერთი მთავარი მოთხოვნაა გადაწყვეტის შეთავაზება, რომელიც ადეკვატურია ფასით, ხარისხით და განხორციელების დროით, მიუხედავად მომხმარებლის მუშაობის სპეციფიკისა (სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ნებისმიერი სპეციფიკის დაკმაყოფილება).

ბიბლიოგრაფია

1. მაიკლ ჯ.დ სატონი. „კორპორატიული დოკუმენტების ნაკადი. პრინციპები, ტექნოლოგიები, განხორციელების მეთოდოლოგია“. – პეტერბურგი: აზბუკა, 2002 წ.

წიგნი შეიცავს თეორიულ კონცეფციებს და მრავალრიცხოვან პრაქტიკული რეკომენდაციებიდოკუმენტების მართვის სისტემის არქიტექტურის ოპტიმიზაციაზე, მენეჯერებსა და ტექნიკურ პერსონალს შორის პასუხისმგებლობების განაწილებაზე, როგორც სისტემის შექმნის ეტაპზე, ასევე მუშაობის დროს, ეკონომიური შენახვის ორგანიზება და დოკუმენტების მაღალეფექტური ძებნა და მრავალი სხვა. ყველა ეს რჩევა ეფუძნება ავტორის მდიდარ პრაქტიკულ გამოცდილებას, წამყვანი კანადელი სპეციალისტის დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციის დარგში, რომელიც მუშაობდა თავისი ქვეყნის სამთავრობო უწყებების და წამყვანი გლობალური კორპორაციების შეკვეთებზე.მთავარი იდეა ისაა, რომ კარგად აშენებული დოკუმენტების მართვის სისტემა არ იკავებს უამრავ რესურსს, მაგრამ ეხმარება ეფექტური გადაწყვეტილებების მიღებას და საწარმოს კონკურენტუნარიანობის გაზრდას იმის გამო, რომ საჭირო ინფორმაცია ხდება ადვილად ხელმისაწვდომი და ყოველთვის ხელთ. ” საწარმოს დოკუმენტების მართვის ეფექტური სისტემის შექმნის ტექნოლოგია აღწერილია ამ წიგნში.

2. დოკუმენტებთან მუშაობის მეთოდები და საშუალებები. ანთოლოგია. -რედაქცია URSS, 2000 წ

კრებულში წარმოდგენილია დოკუმენტების მართვის თეორიული და გამოყენებითი ასპექტები და ტექსტის ამოცნობის, მონაცემთა ბაზებთან ურთიერთქმედების და მომხმარებლის ინტერფეისის დაკავშირებული ამოცანები.კრებული მიმართულია დოკუმენტების მართვის სისტემების მკვლევარებსა და შემქმნელებს.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. ელექტრონული დოკუმენტები შემოსულია კორპორატიული ქსელები. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999 წ

მონოგრაფიაში ასახულია დაწესებულების საოფისე ავტომატიზაციის ეფექტურობის გაზრდის საფუძვლები და საკითხები, მათ შორის უქაღალდის ტექნოლოგიაზე გადასვლასთან დაკავშირებული კონკრეტული პრობლემები. გათვალისწინებულია მშენებლობის პრინციპები თანამედროვე სისტემებიელექტრონული დოკუმენტების მართვა (EDM) და მათი განვითარების ტენდენციები. მოწოდებულია სასამართლო კონტროლის სფეროში ყველაზე მოწინავე უცხოური პროდუქტების აღწერა. მოწოდებულია სტანდარტები სხვადასხვა ტიპის ინფორმაციის კოდირების, შეკუმშვის, გაცვლის და ინტეგრაციის სფეროში.

4. ვ.ზერებენკოვა. დოკუმენტების ნაკადი საწარმოში. - სამიტი, 2005 წ

წიგნი განიხილავს დოკუმენტების ნაკადს ბუღალტრული აღრიცხვის პერსპექტივიდან და საგადასახადო აღრიცხვა. აღწერილია ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების შედგენის პროცედურა. მოწოდებულია ერთიანი ფორმების ნიმუშები, რომლებიც გამოიყენება ანგარიშვალდებულ პირებთან ანგარიშსწორებისას, ფულადი ოპერაციების, მიმდინარე ანგარიშის ოპერაციების, მატერიალური და არამატერიალური აქტივების, ძირითადი საშუალებების, შრომისა და ხელფასების აღრიცხვისას. წარმოდგენილია ავტორის მიერ შემუშავებული საგადასახადო აღრიცხვის რეესტრები.

5. ჩერნოვი ვ.ნ. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები. – M: RAGS, 2009. – 84გვ.

ასახულია ავტომატური სისტემების შექმნის პრინციპები და მახასიათებლები დოკუმენტაციის მხარდაჭერამენეჯმენტი. განხორციელდა კრიტერიუმების შერჩევა და ავტომატიზირებული დოკუმენტაციის სისტემების მახასიათებლების შედარება დეველოპერული კომპანიების მენეჯმენტისთვის, რომლებიც დიდი ხანია მუშაობენ რუსულ ბაზარზე და აქვთ დიდი რაოდენობით წარმატებული პრაქტიკული განხორციელება. განხილულია დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემების მარეგულირებელი მხარდაჭერის საკითხები.

6. EDMS (რუსული ბაზარი)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების რუსული ბაზრის მახასიათებლები

7. ლაინა ფიშერი. ინოვაცია და ბრწყინვალება სამუშაო პროცესისა და ცოდნის მენეჯმენტში. – Future Strategies Inc., 2000 წ

მოცემულია ბიზნეს პროცესების რეორგანიზაციისა და მართვის სფეროში ყველაზე გამორჩეული პროექტების აღწერა და სამუშაო პროცესების სისტემების დანერგვა.ბიზნეს პროცესების გამარტივება სამუშაო პროცესის ტექნოლოგიისა და ექსტრანეტის გადაწყვეტილებების გამოყენებით. ტექნოლოგიები ვირტუალური საწარმოსთვის. სამუშაო და ჯგუფის სტრატეგიები. თანამედროვე ბიზნეს სტრატეგიები და პროცესის მხარდაჭერა. სამუშაო პროცესის ბაზარი. სამუშაო პროცესის სისტემების ინტეგრაცია გადასახდელი ინვოისების და დოკუმენტების გრაფიკული გამოსახულების დასამუშავებლად.

8. საპკოვი ვ.ვ. საოფისე სამუშაოების საინფორმაციო ტექნოლოგიები და კომპიუტერიზაცია. – პეტერბურგი: აკადემია, 2006. -288გვ.

განხილულია საოფისე სამუშაოს კომპიუტერიზაციაში გამოყენებული საინფორმაციო ტექნოლოგიები. პრაქტიკული უნარების შესაძენად მოყვანილია მაგალითები მათი განხორციელების ანალიზით. წარმოდგენილია მონაცემთა ბაზის მართვის სისტემის შექმნის ტექნოლოგია. განიხილება საგამომცემლო სისტემებთან მუშაობა.

9. გლინსკიხი ალექსანდრე. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების გლობალური ბაზარი. - Jet Info No. 8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

ძირითადი ცნებები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების შესახებ. გლობალური EDMS ბაზრის ამჟამინდელი მდგომარეობის ანალიზი. რუსული EDMS ბაზარი. EDMS-ის გამოყენების მაგალითები მსოფლიოში. EDMS-ის ინტეგრაცია სხვა აპლიკაციებთან: ERP სისტემები და CRM სისტემები. EDMS-ის შერჩევისა და განხორციელების თავისებურებები. ძირითადი მონაწილეები გლობალურ EDMS ბაზარზე და რუსეთის EDMS ბაზარზე. საწარმოსთვის საკვანძო მნიშვნელობისაა დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციისა და კონტროლისა და ინფორმაციის დამუშავების კონტროლის საკითხები.

10. კუნიაევი ნ.ნ., დემუშკინი ა.ს., ფაბრიჩნოვი ა.გ. კონფიდენციალური ოფისში მუშაობა და უსაფრთხო ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი. – M: Logos, 2011. -452გვ.

ვლინდება კონფიდენციალური საოფისე მუშაობის არსი და მახასიათებლები. ფარულია კონფიდენციალური ინფორმაციის დოკუმენტაციის, კონფიდენციალური დოკუმენტების დამუშავების, მათი ჩაწერის, კონფიდენციალური დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების, კონფიდენციალური დოკუმენტების კლასიფიკაციისა და სისტემატიზაციის, ნებართვის წვდომის სისტემისა და კონფიდენციალური ინფორმაციის რეჟიმის უზრუნველყოფის, არქივში გადასატანად და განადგურებისთვის კონფიდენციალური დოკუმენტების მომზადების საკითხებზე. მოყვანილია თანამედროვე მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტების ანალიზი შეზღუდული წვდომის ინფორმაციისა და კონფიდენციალური დოკუმენტირებული ინფორმაციის სფეროში: პერსონალური მონაცემები; ოფიციალური, პროფესიული, კომერციული საიდუმლოება; წარმოების საიდუმლოებები და ა.შ.

11. GOST 34.602-89" ტექნიკური დავალებაავტომატური სისტემის შესაქმნელად“.

ეს სტანდარტი ვრცელდება ავტომატიზირებულ სისტემებზე (AS) სხვადასხვა ტიპის საქმიანობის ავტომატიზაციისთვის (მართვა, დიზაინი, კვლევა და ა. განვითარება ან მოდერნიზაცია) სისტემები“.

12. ლეონიდ რეინგოდი, დოქტორი, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების მიმოხილვა

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

განხილულია სახელმწიფო ინიციატივები „ელექტრონული დოკუმენტის“ ირგვლივ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სფეროში სტანდარტები, დოკუმენტების მართვის თანამედროვე ელექტრონული სისტემების ტექნიკური შესაძლებლობები და შედარებულია მათი მახასიათებლები.

13. GOST R 51141-98

ასახავს ცნებების ტერმინოლოგიურ სისტემას საოფისე მუშაობის და საარქივო საქმის სფეროში.

14. ალექსეი ნაზარენკო, თანამედროვე EDMS-ის ისტორია და განვითარების ტენდენციები

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

განხილულია განვითარებისადმი მიდგომის ისტორია, ფუნქციონირების განვითარება, EDMS-ის პოზიციონირება და თანამედროვე ფუნქციონირება და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ბაზრის მომავალი.

15. ელექტრონული დოკუმენტი და დოკუმენტების ნაკადი: სამართლებრივი ასპექტები. ანთოლოგია. – INION RAS, 2003 წ

კრებულში გაანალიზებულია ინფორმაციის დოკუმენტირებისა და დოკუმენტური ნაკადის ორგანიზების პრობლემები თანამედროვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების პირობებში. გაშუქებულია დოკუმენტების კლასიფიკაციის საკითხები სოციალურ სფეროში, იურიდიული ძალაელექტრონული დოკუმენტები, მათი სამართლებრივი სტატუსი და უსაფრთხოება, როლი სამართლებრივი ურთიერთობები, პირველ რიგში სამოქალაქო მიმოქცევაში და საპროცესო კანონმდებლობასა და პრაქტიკაში, როლი და ადგილი ფედერალური კანონი"ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შესახებ" დოკუმენტების მართვის სისტემაში რუსეთის ფედერაციაში, უცხოური გამოცდილებაელექტრონული დოკუმენტების მართვის სფეროში.

16. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები: შერჩევის კრიტერიუმები

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (პროგრამული ტექნოლოგიები)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. კუზნეცოვა, ტ.ვ. საოფისე სამუშაოები (დოკუმენტაციის მხარდაჭერა მენეჯმენტისთვის) - M.: Intel-Sintez, 2002 წ.

19. მაიკლ ჯ.დ სატონი. დოკუმენტების მენეჯმენტი სთვისსაწარმო: პრინციპები, ტექნიკა და აპლიკაციები, 1996 წ

20. ლარი ბიელავსკი, ჯიმ ბოილი. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები - Prentice Hall PTR, 1997 წ