რა არის პერსონალის აუდიტი? პერსონალის ჩანაწერების მართვის აუდიტი, KDP-ის აუდიტი - ტარიფები და ფასები. ვინ ატარებს HR აუდიტს და შესაძლებელია თუ არა მისი დამოუკიდებლად ჩატარება?

პერსონალის აუდიტი შედარებით ახალი მიმართულებაა პერსონალის მართვის სფეროში. მიუხედავად მცირე ასაკისა, ეს მიმართულება ფართოდ გავრცელდა სერიოზულ კომპანიებში, რომლებიც განსაკუთრებულ ყურადღებას აქცევენ პერსონალის ჩანაწერების მართვას. პერსონალის აუდიტის კონცეფცია ადამიანური რესურსების მომსახურეობაში მოვიდა ბუღალტრული აღრიცხვიდან და წარმოადგენს დამოუკიდებელ აუდიტს პერსონალის დოკუმენტები. მხოლოდ ამ სფეროში დიდი გამოცდილების მქონე სპეციალისტებს უნდა მიეცეთ უფლება, განახორციელონ ეს პროცედურა, რადგან სამუშაო არის მნიშვნელოვანი და საპასუხისმგებლო. ეს აჩენს კითხვას, როგორ ავირჩიოთ აუდიტის სერვისები და როგორ შეიძლება დაგეხმაროთ ამაში ჩვენი ვებგვერდი. გაეცანით პასუხებს ქვემოთ.

რა უნდა შედიოდეს KDP აუდიტის სამსახურში?

KDP აუდიტის სერვისები არ არის კონკრეტული ქმედება, არამედ მთელი რიგი აქტივობები, რომლებიც მიზნად ისახავს ბიზნეს პერსონალის დოკუმენტაციის საფუძვლიან დამოუკიდებელ შემოწმებას. ეს კომპლექსი უნდა შეიცავდეს:

• დოკუმენტების შემოწმება შრომით და საარქივო კანონმდებლობასთან შესაბამისობაში;
• ორგანიზაციის შიდა ადგილობრივი რეგულაციების მოთხოვნებთან შესაბამისობის შემოწმება;
• ყველა ნორმატიული აქტის ბმულის მიწოდება, რომლებშიც დაფიქსირდა სერიოზული დარღვევები;
• აღმოჩენილი დარღვევების გამოსწორების დეტალური რეკომენდაციების მიწოდება;
• კომპანიაში საკადრო დოკუმენტაციის მიმდინარე ვითარების დამოუკიდებელი შეფასების ჩატარება.

ასევე, კომპანიის HR დოკუმენტაციის აუდიტი უნდა მოიცავდეს შემდეგი ქმედებების პრიორიტეტიზაციას, რომლებიც მიზნად ისახავს HR დოკუმენტაციის პრობლემების გამოსწორებას. ზუსტად კომპლექსური მიდგომასაშუალებას გაძლევთ სწრაფად დაადგინოთ ყველა დარღვევა და მიიღოთ რეკომენდაციები მათ აღმოსაფხვრელად, ყველა ერთი გადახდისთვის.

HR აუდიტის სახეები

სიტუაციის სიმძიმიდან გამომდინარე, თქვენ უნდა აირჩიოთ დღეს არსებული აუდიტის ორი ტიპიდან ერთი:

სტანდარტული აუდიტი.ეს არის ღონისძიებების ერთობლიობა, რომელიც მიზნად ისახავს საკადრო დოკუმენტაციისა და რეგულაციების აუდიტის ჩატარებას, რასაც მოჰყვება ექსპერტიზის შეფასება და გამოვლენილი დარღვევების გამოსწორების რეკომენდაციების მიწოდება. სტანდარტული აუდიტი მოიცავს დოკუმენტების შეჯერებას საკანონმდებლო მოთხოვნებთან შესაბამისობისთვის, პერსონალის დოკუმენტების შემოწმებას და შერიგების ცხრილის ფორმირებას, რომელიც აღნიშნავს დოკუმენტებსა და აქტებს, რომლებიც საჭიროებენ შესწორებებს.

გაფართოებული აუდიტი.ეს არის აქტივობების უფრო ვრცელი ნაკრები, რომელიც, გარდა ზემოაღნიშნული ქმედებებისა, მოიცავს შეუსაბამობების მიზეზების ანალიზს, ასევე სიის ფორმირებას. შესაძლო შედეგებირაც ხდება მაშინ, როდესაც დარღვევების გამოსწორების აუცილებლობა იგნორირებულია.

რა თქმა უნდა, გაფართოებული აუდიტი უფრო სასურველი სერვისია და თუ შესაძლებელია, ის უნდა აირჩიოთ.

როგორ ავირჩიოთ კვალიფიციური სპეციალისტი აუდიტისთვის?

ამ განყოფილებაში შეგიძლიათ იხილოთ HR აუდიტის სპეციალისტების შეთავაზებების ფართო სპექტრი. Კეთება სწორი არჩევანიშემსრულებელი, ყურადღება მიაქციეთ შემდეგ ფაქტორებს:

პორტფოლიო - მისი გამოყენება შესაძლებელია პროფესიონალიზმის დონისა და მომსახურების ხარისხის დასადგენად.

ყველა კომპანიის ხელმძღვანელს ხანდახან უნდა ჰქონდეს აუდიტში ჩართვის სურვილი პერსონალის ჩანაწერების მართვაშეამოწმოს პერსონალის ჩანაწერების და დოკუმენტაციის ხარისხი, მოვალეობების სწორად შესრულება. ორგანიზაციების საკადრო აუდიტი არის აქტივობების მთელი რიგი სამუშაოებში შეცდომებისა და ხარვეზების გამოსავლენად პერსონალის მომსახურება. დროული განხორციელება საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ სხვადასხვა პრობლემები და ოპტიმიზაცია გაუწიოთ ამ სერვისის მუშაობას საწარმოში.

რა არის HR აუდიტი

პერსონალის ჩანაწერების მართვის აუდიტი ნიშნავს შეფასებას ორგანიზაციული სტრუქტურაკომპანიები და პერსონალის მართვის სისტემები. ასეთი კონტროლი ხორციელდება ყოვლისმომცველად და იძლევა უზარმაზარ დადებითი ეფექტიკომპანიისთვის. მისი განხორციელება დაკავშირებულია არა მხოლოდ პერსონალის ყველა დოკუმენტაციის გადამოწმებასა და ანალიზთან. მოწმდება ბუღალტრული აღრიცხვის შესაბამისობა შემოწმების დღეს შესაბამის მოქმედი კანონმდებლობის ნორმებთან. HR დეპარტამენტის მუშაობა ფასდება ანალიზის გამოყენებით ეკონომიკური მაჩვენებლებიკომპანიის საქმიანობა.

როდის არის საჭირო შემოწმება?

შემოწმება უნდა განხორციელდეს:

• პერსონალის ჩანაწერებისა და დოკუმენტაციის წარმოებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის სამსახურიდან გათავისუფლებისას. კონტროლი საშუალებას მოგცემთ იპოვოთ და აღმოფხვრას შეცდომები და ახალ თანამშრომელს მშვიდად დაუშვას თანამდებობა;
• ცვლილებები საკანონმდებლო აქტებში. საშუალებას გაძლევთ მოიყვანოთ დოკუმენტები ახალ სტანდარტებთან შესაბამისობაში. ცვლილებები და დამატებები უნდა განხორციელდეს მათი ძალაში შესვლისთანავე;
• კომპანიის მმართველი გუნდის შეცვლა. ეს საშუალებას მისცემს ახალ მენეჯმენტს დარწმუნდეს, რომ კომპანიაში დარღვევები არ არის და ადამიანური რესურსების განყოფილების მუშაობა შეიძლება განხორციელდეს ისე, როგორც მანამდე დაიკავებდა თანამდებობას;
• მომზადება მომავალი შემოწმებისთვის. საშუალებას მისცემს კომპანიის მენეჯმენტს იყოს დარწმუნებული შრომის კანონმდებლობის დაცვაში თანამშრომლებთან მიმართებაში;
• ორგანიზაციის ხელმძღვანელის მოთხოვნით შეამოწმოს და დაარეგულიროს პერსონალის სამსახურის მუშაობა. საშუალებას გაძლევთ ამოიცნოთ იგი სუსტი მხარეებიდა განსაზღვროს მისი გაუმჯობესების სფეროები.

ასეთი შემოწმება კომპანიისთვის მუდმივი უნდა გახდეს. თუ თქვენ განახორციელებთ მას წელიწადში ორჯერ ან კვარტალში ერთხელ, ეს მოითხოვს ნაკლებ ძალისხმევას და დროს და შეამცირებს ხარჯებს. ასეთი აუდიტის სარგებელი უფრო დიდი იქნება, ვიდრე ორგანიზაციის ერთჯერადი პერსონალის აუდიტი.

შემოწმება შეიძლება განხორციელდეს:

• კომპანიის HR დეპარტამენტი. ამ მიზნით იქმნება სპეციალური კომისია, რომელშიც შედიან კვალიფიციური თანამშრომლები შრომის კანონმდებლობისა და სამართლის გამოცდილებითა და ცოდნით, საოფისე სამუშაოებით, დოკუმენტაციასთან მუშაობით. გადამოწმების ღირებულება მინიმალურია;
• მესამე მხარის ორგანიზაციის აუდიტორები, რომლებიც ეწევიან HR აუდიტის სერვისებს პროფესიულ დონეზე. მათი მუშაობის ღირებულება დამოკიდებულია კომპანიის საფასო პოლიტიკაზე.

1-20 თანამშრომელი	200 რუბლი. თითოეული თანამშრომლისთვის
21-50 თანამშრომელი	175 რუბლი. თითოეული თანამშრომლისთვის
51-100 თანამშრომელი	150 რუბლი. თითოეული თანამშრომლისთვის
100-ზე მეტი თანამშრომელი	125 რუბლი. თითოეული თანამშრომლისთვის

შეუკვეთეთ გაანგარიშება

მოწვეული აუდიტორები

იმ შემთხვევებში, როდესაც კომპანიის მენეჯმენტს აქვს ეჭვი HR დეპარტამენტის თანამშრომლების კომპეტენციაში ან სურს მიიღოს ექსპერტიზის შეფასება მათი საქმიანობის შესახებ, მოწვეულნი არიან გარე აუდიტორები. ეს ნაბიჯი საშუალებას მოგცემთ მიიღოთ დამოუკიდებელი შეფასებადა უინტერესო ხედვა HR დეპარტამენტის მუშაობაზე. ეს ნიშნავს, რომ ის ხელს შეუწყობს მისი საქმიანობის გაუმჯობესებას.

გარედან მყოფი აუდიტორები პერსონალის ჩანაწერების შენახვაში უმცირეს ხარვეზებსაც კი ხედავენ. კომპანიის თანამშრომლებმა, რომლებიც ყოველდღიურად მუშაობენ რუტინულ სამუშაოზე, შეიძლება ვერ შეამჩნიონ საკუთარი შეცდომები. მოწვეული აუდიტორები დაუყოვნებლივ აღმოაჩენენ ხარვეზებს და მიუთითებენ მათ.

მოწვეულ აუდიტორებს აქვთ მნიშვნელოვანი გამოცდილება კანონის შესაბამისად აუდიტის ჩატარების, დოკუმენტების შევსებისა და ხელშეკრულებების გაფორმებაში. ამიტომ, ასეთი კონტროლი გაცილებით ნაკლებ დროს მიიღებს და განხორციელდება მაღალი დონე. და მისი ღირებულება უფრო დაბალი იქნება.

როგორც ირკვევა, მიუხედავად იმისა, რომ აუდიტორთა მუშაობის ღირებულება უფრო მაღალია, ასეთი აუდიტის ჩატარება გაცილებით ეფექტურია.

აუდიტის მეთოდები

პერსონალის აუდიტის ჩატარების რამდენიმე მეთოდი არსებობს:

• ორგანიზაციული და ანალიტიკური - მოწმდება ანგარიშები, დოკუმენტაცია და შრომის ინდიკატორები. გამოვლენილი შეცდომები და მათი დროული გამოსწორება საშუალებას მოგცემთ თავიდან აიცილოთ პასუხისმგებლობა (ჯარიმებიდან სისხლისსამართლებრივ სანქციებამდე);
• სოციალურ-ფსიქოლოგიური - გამოიყენება სხვადასხვა გამოკითხვები და საუბრები ორგანიზაციის თანამშრომლებთან. შედეგად, ცხადი ხდება, რამდენად დიდია პერსონალის სურვილი, იმუშავონ კომპანიაში. გუნდში ურთიერთობები ნათელი ხდება. ეს მეთოდი დაგეხმარებათ ამოცნობაში რეალური გზებიმოტივაცია, ეფექტური და მარტივი გზების პოვნა სამუშაო გუნდის ეფექტურობის გაზრდის მიზნით;
• ეკონომიკური - მრავალფეროვანი ინდიკატორი შედარებულია შიდა ინდუსტრიასთან და ზოგადად მიღებულ სტანდარტებთან. საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ პერსონალის შესრულება.

ეს მეთოდები ეფექტურია და დიდი სარგებელი მოაქვს ორგანიზაციისთვის კომბინირებულად ან დამოუკიდებლად გამოყენებისას. ისინი ხელს უწყობენ პრობლემური სფეროების იდენტიფიცირებას და მათი აღმოფხვრის მეთოდს. ისინი სრულყოფილად ეხება ყველა სფეროს, რომელიც გავლენას ახდენს შრომის ეფექტურობასა და პროდუქტიულობაზე და ორგანიზაციის მომგებიანობაზე.

დახმარება HR აუდიტის ჩატარებაში

კომპანია "აზბუკა უჩეტა" უზრუნველყოფს პერსონალის აუდიტის მომსახურებას მოსკოვსა და მოსკოვის რეგიონში.

ჩვენი უპირატესობები:

• მაღალკვალიფიციური სპეციალისტები საკადრო აუდიტის ჩატარების დიდი გამოცდილებით, შრომის კანონმდებლობისა და სამართლის სფეროში ცოდნის, პერსონალის ჩანაწერების მართვის სფეროში;
• 15 წლიანი წარმატებული სამუშაო გამოცდილება;
• მოქნილი ფასების პოლიტიკა, რაც საშუალებას გვაძლევს შემოგთავაზოთ ოპტიმალური ღირებულება;
• თითოეული კლიენტისადმი ინდივიდუალური მიდგომა.

პერსონალის აუდიტის ფასები არის წმინდა ინდივიდუალური, რადგან ისინი დამოკიდებულია ბევრ ფაქტორზე: ორგანიზაციის ზომაზე, შერჩეულ გადამოწმების მეთოდებზე, პერსონალის ჩანაწერების მდგომარეობაზე და ა.შ. პერსონალის აუდიტის ღირებულება განისაზღვრება პერსონალის შეხვედრის დროს. ABC ბუღალტერიის სპეციალისტი კლიენტთან.

გამოიყენეთ დიდი გამოცდილების მქონე პროფესიონალების მომსახურება და შეამოწმეთ თქვენი HR დეპარტამენტის ეფექტურობა.

ჩვენ გავაანალიზებთ პერსონალის აუდიტს ორგანიზაციის (შპს) მაგალითის გამოყენებით ქვემოთ მოცემულ სტატიაში - ეს დაგეხმარებათ პროცედურის სწორად განხორციელებაში. სიცხადისთვის სტატიის ტექსტში დავურთავთ ბმულს აუდიტის დებულების ნიმუშის ჩამოსატვირთად, რომელიც ასახავს პროცედურის გეგმას და ასევე გეტყვით რა არის პერსონალის აუდიტი, ვინ ატარებს მას და როგორ. გარდა ამისა, ჩვენ მოვამზადეთ ანგარიშის მაგალითი ერთ-ერთ ორგანიზაციაში აუდიტის შედეგების შესახებ.

საწარმოს საკადრო აუდიტის კონცეფცია

ბევრი მენეჯერი და HR მუშაკი დაინტერესებულია, თუ როგორ უნდა ჩაატარონ სწორად პერსონალის აუდიტი ორგანიზაციაში. ეს გამოწვეულია იმით, რომ კანონმდებლობა არ შეიცავს არც პერსონალის აუდიტის კონცეფციას და არც მისი განხორციელების მოთხოვნებს.

თუმცა, ხელოვნების მე-3 პუნქტის დებულებებიდან. 1 ფედერალური კანონი„აუდიტის შესახებ…“ 2008 წლის 30 დეკემბრის No307, რომელიც ასახავს აუდიტის კონცეფციას. ფინანსური ანგარიშგება, შეგვიძლია დავასკვნათ, რომ პერსონალის აუდიტი არის პროცედურა, რომელიც მოიცავს დამოუკიდებელ შემოწმებას:

• ორგანიზაციის საკადრო სამსახურის საქმიანობა;
• საკადრო დოკუმენტაციისა და დასკვნების შედგენის სისწორე შრომითი ხელშეკრულებებითანამშრომლებთან;
• შრომის დაცვის მოთხოვნებთან და შრომის კანონმდებლობასთან შესაბამისობა.

პროცედურა ხორციელდება, კერძოდ, შრომის სახელმწიფო ინსპექციის ან პროკურატურის მიერ კომპანიის შესამოწმებლად მომზადების პროცესში, რათა თავიდან იქნას აცილებული კომპანიისა და მისი ხელმძღვანელობის შესაძლო ადმინისტრაციული პასუხისმგებლობა, რომელიც გათვალისწინებულია ხელოვნების სხვადასხვა ნაწილით. . 5.27, 5.27.1 რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსი. გარდა ამისა, ორგანიზაციის საკადრო აუდიტი საშუალებას გაძლევთ გამოავლინოთ პრობლემები ადამიანური რესურსების და პერსონალის მართვაში, ასევე თავიდან აიცილოთ მათი წარმოშობა მომავალში.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ საკადრო დოკუმენტაციის შემოწმება, ფინანსთა სამინისტროს ბრძანების დანართის შინაარსის საფუძველზე. რუსეთის ფედერაცია„განსაზღვრების შესახებ...“ 03/09/2017 No33n არ წარმოადგენს აუდიტორული მომსახურების სახეობას. შესაბამისად, ფედერალური კანონის No307 მოთხოვნები ამ ტიპისინსპექტირება არ ვრცელდება, ამიტომ HR აუდიტის პროცედურა შეიძლება განვითარდეს ადგილობრივად. ამავდროულად, ორგანიზაციების ხელმძღვანელებს აქვთ გარკვეული თავისუფლება ამ პროცედურის ამოცანების, მეთოდებისა და გეგმის შემუშავებაში.

რა შემთხვევაშია მიზანშეწონილი საწარმოს საკადრო აუდიტის ჩატარება?

ეს გადამოწმების პროცედურა შეიძლება განხორციელდეს აშკარა მიზეზების გარეშე, მაგრამ ყველაზე ხშირად ამის მიზეზებია:

1. ცვლილებების შეტანა შრომის კანონმდებლობა. მაგალითად, ეს ეხება ახალი კანონების შემოღების შემთხვევებს დამატებითი პასუხისმგებლობებიპროცედურები, დოკუმენტები.
2. ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის უფროსის ან მასში ჩართული სხვა პირის შეცვლა პერსონალის მუშაობაორგანიზაციაში. ამ შემთხვევაში მიზანშეწონილია HR დეპარტამენტის ახალ ხელმძღვანელს მიაწოდოს ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რა სამუშაოებია საჭირო მომავალში.
3. პერსონალის სამსახურის ფუნქციონირების ოპტიმიზაციის აუცილებლობა, მისი საქმიანობის სისწორისა და ეფექტურობის შემოწმება. ამ შემთხვევაში აუდიტი ტარდება, თუ არსებობს ეჭვი HR სამსახურის სისწორეში. მაგალითად, მიზანშეწონილია ისეთ სიტუაციაში, როდესაც ორგანიზაცია, მარეგულირებელი ორგანოების რეგულარული შემოწმების დროს, პასუხისმგებელია შრომის კანონმდებლობის სფეროში დარღვევებზე.
4. მარეგულირებელი ორგანოების მიერ მოახლოებული შემოწმების შესახებ ინფორმაციის ხელმისაწვდომობა. აუდიტი ტარდება შესაძლო ჯარიმების თავიდან აცილებისა და ორგანიზაციისთვის ბრძანებების გაცემის მიზნით.
5. კომპანიის დირექტორის შეცვლა. აუდიტი ტარდება ისე, რომ ახალ მენეჯმენტს ჰქონდეს ინფორმაცია პერსონალის სამსახურში არსებული მდგომარეობის შესახებ.

პერსონალის აუდიტის ამოცანები და მეთოდები

ამოცანა ფართო გაგებით არის პრობლემური სიტუაცია მკაფიოდ განსაზღვრული მიზნით. ვიწრო გაგებით, ამოცანა არის მიზანი, რომლის მიღწევაც საჭიროა.

პერსონალის აუდიტის მიზნებია:

1. პერსონალის მართვის სფეროში არსებული პრობლემების ძიება და მათი გადაჭრის გზების შემუშავება.
2. პერსონალის მართვის ეფექტური მეთოდების ფორმირება.
3. საკადრო ჩანაწერების მართვისა და დოკუმენტაციის ნაკადის მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტების მოთხოვნებთან შესაბამისობაში მოყვანა.
4. პერსონალის ხარჯების შემცირება.
5. შესაძლო იდენტიფიცირება პერსონალის რისკებიდა საფრთხეები, რომლებიც თავიდან აიცილებენ მომავალში პრობლემების წარმოქმნის შესაძლებლობას.

აუდიტის მეთოდები არის ინსტრუმენტების ნაკრები, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მიაღწიოთ თქვენს მიზნებს. პირობითად, ისინი შეიძლება დაიყოს 2 ჯგუფად:

1. ორგანიზაციული, ანუ მიმართულია ისეთი მეთოდების შემუშავებაზე, რომლებიც საშუალებას მისცემს კომპანიაში აუდიტის ჩატარებას.
2. საინფორმაციო, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ აუდიტისთვის საჭირო ინფორმაცია.

ორგანიზაციული მეთოდები მოიცავს:

• ყოვლისმომცველი აუდიტის ჩატარების აუდიტის ტექნიკის შემუშავება;
• საკადრო სამუშაოების კონსტრუქციის სამართლებრივი და ტექნოლოგიური თავისებურებების შესწავლა;
• აუდიტის ჩატარების უფლებამოსილი სპეციალისტების მომზადება.

ინფორმაციის მეთოდები მოიცავს:

• პერსონალის მუშაობისა და პერსონალის პროცესების მონიტორინგის მეთოდები;
• დიაგნოსტიკური მეთოდები (ტესტირება, დაკითხვა, სტატისტიკური მონაცემების შეგროვება, ანალიზი შრომითი პროცესებიდა პერსონალის დოკუმენტაცია);
• პერსონალის დოკუმენტაციის შესაბამისობის შემოწმება მარეგულირებელი მოთხოვნებიშრომის კანონმდებლობით დადგენილი.

ვინ ატარებს HR აუდიტს და შესაძლებელია თუ არა მისი დამოუკიდებლად ჩატარება?

არარსებობა საკანონმდებლო რეგულირებასაკადრო აუდიტის ჩატარება გარკვეულ თავისუფლებას ანიჭებს იმ პირთა არჩევისას, რომლებსაც აქვთ პროცედურის განხორციელების უფლება. რომელში ამ შემთხვევაშიარის ვარიანტები?

არსებობს რამდენიმე მათგანი:

1. დაუკავშირდით მესამე მხარის ორგანიზაციის სპეციალისტებს, რომლებიც დასაქმებულია გამოცდილ და კვალიფიციურ აუდიტორებს პერსონალის აუდიტის ჩატარების გამოცდილებით. ეს საშუალებას მისცემს გარე აუდიტს.
2. დაიქირავეთ შესაბამისი სპეციალისტი კომპანიის პერსონალზე (სამსახურის დასახელება შეიძლება შეირჩეს კომპანიის დირექტორის შეხედულებისამებრ) და ჩაატარეთ პერსონალის ჩანაწერების აუდიტი დამოუკიდებლად. ამ შემთხვევაში თანამშრომელი განახორციელებს ორგანიზაციას მუდმივ აუდიტს ან ჩაატარებს მას გარკვეული სიხშირით (მაგალითად, ყოველთვიურად ან კვარტალურად). ერთის მხრივ, ეს მიდგომა საშუალებას მოგცემთ მუდმივად აკონტროლოთ პერსონალის დოკუმენტების სტატუსი, პერსონალის მომსახურება და ა.შ. მუდმივად გადაუხადოს მას, უზრუნველყოს შვებულება, გამოქვითოს გადასახადები და სადაზღვევო პრემიები.
3. ორგანიზაციაში შექმენით აუდიტის კომისია. იგი იქმნება არსებული თანამშრომლებისგან და შეიძლება მოიცავდეს ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის უფროსს, ბუღალტერს, იურისტს და ა.შ.
4. კომპანიაში აუდიტის დეპარტამენტის შექმნა. ეს ვარიანტი მოიცავს გარკვეულ მატერიალურ ხარჯებს, რადგან თქვენ მოგიწევთ არა მხოლოდ თანამშრომლების დაქირავება, არამედ განყოფილების რეგულაციების შემუშავება, მისი ამოცანებისა და ფუნქციების განსაზღვრა. გამოდგება დიდი კომპანიებისთვის.

ამრიგად, თავად ორგანიზაციის ხელმძღვანელობას უფლება აქვს ან გადაწყვიტოს ჩაატაროს თუ არა პერსონალის აუდიტი, ან დანიშნოს სპეციალისტი (ან სპეციალისტთა ჯგუფი), რომელიც გააანალიზებს კომპანიის პერსონალის საქმიანობას.

პერსონალის აუდიტის ეტაპები. როგორ ჩავატაროთ პროცედურა სწორად?

ვინაიდან კანონი არ ითვალისწინებს აუდიტის სავალდებულო პროცედურებს ან პროცესის თანმიმდევრულ გეგმას, აუდიტორს აქვს მოქმედების მნიშვნელოვანი თავისუფლება. ამ მხრივ სპეციალიზებული კომერციული ორგანიზაციებიგთავაზობთ სხვადასხვა სერვისის პაკეტებს მომხმარებლის მოთხოვნებიდან გამომდინარე.

მაგალითად, შესაძლებელია ექსპრეს აუდიტი, რომელიც მოიცავს 2 ეტაპს:

1. კანონით მოთხოვნილი საკადრო დოკუმენტაციის ნუსხის განსაზღვრა და მათი ხელმისაწვდომობის შემოწმება.
2. პერსონალის დაკარგული დოკუმენტების ჩამონათვალის შემცველი ანგარიშის მომზადება და თანხის გაანგარიშება შესაძლებელია ჯარიმაზედამხედველობის ორგანოების შემოწმებისას.

თუმცა, უფრო მიზანშეწონილია სრული აუდიტის ჩატარება. ეს პროცესი მოიცავს:

1. სავალდებულო ადგილობრივი აქტებისა და დოკუმენტების ხელმისაწვდომობის შემოწმება, დაკარგული დოკუმენტაციის იდენტიფიცირება.
2. ორგანიზაციაში არსებული ყველა პერსონალის დოკუმენტის შემოწმება, მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნებთან მათი შესაბამისობის შემოწმება, დარღვევებისა და შეცდომების გამოვლენა, მათ შორის პერსონალის დოკუმენტაციის სისტემატიზაციასა და შენახვაში.
3. აუდიტის შედეგების შესახებ ანგარიშის მომზადება, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას ჩადენილი დარღვევების შესახებ. ანგარიში ასევე შეიძლება შეიცავდეს დასკვნებს გამოვლენილი დარღვევების რისკების შეფასების შესახებ, მათი აღმოფხვრის რეკომენდაციებს და სამუშაოს ოპტიმიზაციის წინადადებებს.
4. ახსნა-განმარტების მიღება პერსონალის თანამშრომლებისგან, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან პერსონალის დოკუმენტების ნაკადზე, ახსნა-განმარტებითი საუბრების წარმართვა ლექციებისა და სემინარების სახით.
5. გამოვლენილი ხარვეზების გამოსასწორებლად სამუშაოების ჩატარება.

უნდა გვესმოდეს, რომ ნაკლებობის გამო ერთიანი მოთხოვნებიჩვენ მხოლოდ პერსონალური აუდიტისთვის ავღნიშნეთ უხეში გეგმაპროცედურა, რომელიც შეიძლება შეავსოს ან შემცირდეს. სტატიაში ჩვენ უფრო დეტალურად აღვწერთ, თუ რა სახის სამუშაოს მოიცავს ზოგიერთი ეს ეტაპი.

სავალდებულო დოკუმენტაციის ხელმისაწვდომობის შემოწმება

ეს არის აუდიტის მთავარი ეტაპი. დამსაქმებლის პასუხისმგებლობა მოიცავს პერსონალის დოკუმენტების გარკვეული პაკეტის ხელმისაწვდომობის უზრუნველყოფას და მის არარსებობაზე გათვალისწინებულია ადმინისტრაციული პასუხისმგებლობა.

კერძოდ, ორგანიზაციას უნდა ჰქონდეს შემდეგი პერსონალის ჩანაწერები:

• შრომითი ხელშეკრულებები თანამშრომლებთან (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 57-ე მუხლი);
• შრომის შინაგანაწესი (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 189, 190 მუხლები);
• ინსტრუქციები შრომის დაცვის შესახებ (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 212-ე მუხლი);
• რეგულაციები ანაზღაურების შესახებ (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 135-ე მუხლი);
• შვებულების განრიგი (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 123-ე მუხლი);
• დროის ფურცელი (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 91-ე, 99-ე მუხლები);
• სამუშაო წიგნების გადაადგილებისა და მათში ჩანართების აღრიცხვის წიგნი (რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2003 წლის 16 აპრილის No225 დადგენილებით დამტკიცებული წესების 40-ე პუნქტი).

შერიგების დასრულების შემდეგ დგება დასკვნა, რომელიც ასახავს რომელი დოკუმენტებია/არ არსებობს, ასევე მოცემულია რეკომენდაციები ორგანიზაციაში საკადრო დოკუმენტაციის ნაკადის გასაუმჯობესებლად.

არ იცით თქვენი უფლებები?

დოკუმენტაციის ექსპერტიზა

დოკუმენტების შემოწმების შემდეგ დგინდება მათი შესრულების სისწორე. წესებს შეიცავს სხვადასხვა რეგულაციები, მათ შორის რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი. მაგალითად, შრომითი ხელშეკრულების შინაარსი განისაზღვრება ხელოვნების დებულებებით. 57 რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი.

ამასთან, მოწმდება დოკუმენტაციის შინაარსის შესაბამისობა კანონის მოთხოვნებთან. მაგალითად, შეიძლება საჭირო გახდეს შესაბამისობის დონის შემოწმება ხელფასებიმინიმალური ხელფასის მქონე დასაქმებულები (ხელფასი არ უნდა იყოს კანონით დადგენილ მინიმალურ ხელფასზე ნაკლები). გარდა ამისა, აუცილებელია შეამოწმოს, რომ თანამშრომლები იცნობენ ორგანიზაციაში მიღებულ ადგილობრივ რეგულაციებს. ინსპექტირების ფარგლები მნიშვნელოვანია იმის გამო, რომ კანონმდებლობა აწესებს მრავალ მოთხოვნას პერსონალის დოკუმენტაციის შენახვის პროცედურასთან დაკავშირებით.

ანგარიშის მომზადება

საბოლოო ანგარიში არის მნიშვნელოვანი დოკუმენტი, რომელიც მზადდება ორგანიზაციაში აუდიტის პროცედურის დასრულების შემდეგ. დოკუმენტის ფორმა არ არის დამტკიცებული საკანონმდებლო დონეზე, ამიტომ იგი შედგენილია ნებისმიერი ფორმით.

ანგარიშში პირი, რომელმაც აუდიტი ჩაატარა, ასახავს საკადრო დოკუმენტაციის ნაკადში გამოვლენილ ყველა ხარვეზს. აუდიტის მოცულობიდან გამომდინარე, ის ასევე შეიძლება შეიცავდეს სხვა ინფორმაციას, როგორიცაა გამოვლენილი რისკების ასახვა და გამოვლენილი პრობლემების გადასაჭრელად შესაძლო ნაბიჯები.

როგორც წესი, დოკუმენტის შინაარსი იყოფა 2 ბლოკად:

• პირველი მათგანი აღწერს აუდიტის შედეგებს, მათ შორის სავალდებულო დოკუმენტაციის შეჯერების შედეგებს;
• მეორეში - თითოეული თანამშრომლისთვის დოკუმენტების შემოწმების შედეგები, რომლის დროსაც გაანალიზებულია სამუშაო ხელშეკრულებები, პირადი ბარათები, ადგილობრივი აქტების გაცნობის ფაქტი, სამუშაო წიგნების შენახვის შინაარსი და სისწორე.

ცალკეულ ბლოკში შეგიძლიათ განათავსოთ ორგანიზაციაში წესებისა და შრომის დაცვის მოთხოვნების დაცვის შემოწმების შედეგები, ასევე ინფორმაცია სავალდებულო განხორციელების პროცედურის შესრულების შესახებ. სამედიცინო გამოკვლევებითანამშრომლები.

ანგარიში შეიძლება შეიცავდეს ისეთ დეტალებს, როგორიცაა:

• დოკუმენტის დასახელება და ნომერი;
• ინფორმაცია იმ პირების შესახებ, რომლებმაც ჩაატარეს აუდიტი;
• ინფორმაცია ასეთი პირების პროფესიული კვალიფიკაციის, მათი განათლების და ა.შ.
• აუდიტის განმახორციელებელი პირების ხელმოწერები;
• გამოვლენილი დარღვევებისთვის შესაძლო სანქციების სია;
• რეკომენდაციები დარღვევების აღმოსაფხვრელად.

აუდიტის გეგმის შინაარსი ადამიანური რესურსების დეპარტამენტში, დებულებების ნიმუში, რომელშიც ის არის ასახული

როგორც წესი, აუდიტის გეგმა გათვალისწინებულია შესაბამისი დებულებით, რომელსაც ამტკიცებს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი (დირექტორი, გენერალური დირექტორი, პრეზიდენტი და სხვ.).

აუდიტის წესები ასახავს შემდეგ ინფორმაციას:

• ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ ვინ და როდის დამტკიცდა დოკუმენტი;
• დოკუმენტის სათაური;
• ზოგადი დებულებები, რომლებიც შეიცავს ინფორმაციას აუდიტის მიზნებისა და დოკუმენტის მიზნების შესახებ;
• აუდიტის ფარგლები;
• აუდიტის პროცედურა;
• საბოლოო დებულებები, რომლებიც განსაზღვრავს დებულების ძალაში შესვლის წესსა და მოქმედების ვადას.

პერსონალის აუდიტის ჩატარების გეგმის ნიმუში, რომელიც გათვალისწინებულია აუდიტის რეგლამენტში, შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ აქ (გეგმის მაგალითი მოცემულია მე-2 ნაწილში „პერსონალის აუდიტის სფერო“):

აუდიტი პერსონალის ჩანაწერების მართვაში - მისი განხორციელების შესახებ ანგარიშის მაგალითი

ანგარიში No1

შპს „რომაშკაში“ საკადრო აუდიტის შედეგებზე

25.08.2018

კომისია შედგება:

ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის უფროსი ა.ა.ივანოვი;

მთავარი ბუღალტერი პეტროვი პ.პ.;

იურიდიული დეპარტამენტის უფროსი სიდოროვი ს.ს.

შეადგინა ეს აქტი შემდეგნაირად:

1. შეკვეთის შესაბამისად გენერალური დირექტორიშპს „რომაშკა“ No1 12.08.2018წ., 2018 წლის 15 აგვისტოდან 25 აგვისტოს ჩათვლით პერიოდში, კომისიამ შპს „რომაშკას“ პერსონალის განყოფილების დოკუმენტაციის საკადრო აუდიტი ჩაატარა.
2. საკადრო აუდიტის შედეგად დადგინდა, რომ ზოგადად შპს „რომაშკას“ პერსონალის განყოფილება შეესაბამება რუსეთის ფედერაციის შრომის კანონმდებლობის მოთხოვნებს.
3. თუმცა, დაფიქსირდა შემდეგი დარღვევები:
   • არ არსებობს ადგილობრივი რეგულაციების რეგისტრაციის ჟურნალი;
   • არ არსებობს ადგილობრივი აქტი, რომელიც განსაზღვრავს სამსახურეობრივი მოვალეობებიშემდუღებელი შპს "რომაშკა";
   • სამუშაო ჩანაწერების შენახვის პირობები არ არის შექმნილი (არ არის ლითონის კარადები);
   • შპს „რომაშკას“ თანამშრომლებისთვის 2018 წლისთვის არ არის დამტკიცებული შვებულების განრიგი.
4. კომისიის დასკვნა: აუცილებელია გამოვლენილი დარღვევების აღმოფხვრა.
5. ეს ანგარიში შედგენილია ორ ეგზემპლარად, რომელთაგან ერთი გადაეცა ადამიანური რესურსების განყოფილების უფროსს, ა.ა. ივანოვს, ხოლო მეორე შპს „რომაშკას“ დირექტორს, ს.ს. სვინცოვს.

კომისიის წევრები:

(ხელმოწერა) /ივანოვი ა.ა./

(ხელმოწერა) / Petrov P. P.

(ხელმოწერა) /სიდოროვი ს.ს./

ამრიგად, პერსონალის აუდიტის ჩატარება სავალდებულო არ არის, მაგრამ რეკომენდებულია სხვადასხვა სიტუაციები. მაგალითად, სასურველია ორგანიზაციის ახალი მენეჯმენტი, ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის უფროსი დაინიშნოს, ან კომპანია შევიდეს შრომის სახელმწიფო ინსპექციის ინსპექტირების გეგმაში. აუდიტის ჩატარება საშუალებას მოგცემთ თავიდან აიცილოთ პერსონალის დოკუმენტაციის შენახვაში დარღვევების გამოვლენა და, შესაბამისად, ადმინისტრაციული პასუხისმგებლობის დაკისრება მათ დაშვებაზე. HR აუდიტის გეგმის ნიმუში, რომელიც მოცემულია ზემოთ მოცემულ ბმულზე ჩამოსატვირთად შემოთავაზებულ რეგულაციებში, დაგეხმარებათ გაიგოთ აუდიტის ჩატარების პროცედურა და გასაანალიზებელი დოკუმენტების ჩამონათვალი.

ამ ტიპის სამუშაოს ფარგლებში მოწმდება კომპანიის ძირითადი ადგილობრივი რეგულაციები (შრომის შიდა რეგლამენტი, ანაზღაურების რეგულაციები, დასაქმებულთა პერსონალური მონაცემების დაცვის რეგულაციები, შრომის დაცვის ადგილობრივი რეგულაციები, შრომითი ხელშეკრულებების ხელმისაწვდომობა და ა.შ.) და მათი გამოყენება.

ფასი - 40000 რუბლიდან.

საკადრო დოკუმენტაციის ნიმუშის საფუძველზე აუდიტის ჩატარება. ნიმუშის საფუძველი და ზომა განისაზღვრება კლიენტის პრობლემის ანალიზის შედეგების საფუძველზე. საშუალოდ, ორგანიზაციის პერსონალის ჩანაწერების გასაცნობად და სისუსტეების დასადგენად, მოწმდება პერსონალის დოკუმენტები, რომლებიც ეხება სხვადასხვა თანამდებობაზე დაკავებული თანამშრომელთა 20%-ს ("ჩვეულებრივი" თანამშრომლიდან მენეჯერამდე). თუმცა, კონკრეტული ნიმუშის ზომა ყოველთვის განისაზღვრება კლიენტთან ურთიერთობისას, მისი საჭიროებიდან გამომდინარე.

სიტუაციების მაგალითები, როდესაც შეიძლება განხორციელდეს შემთხვევითი აუდიტი:

1. აუცილებელია შემოწმდეს პერსონალის დოკუმენტები, რომლებიც დაკავშირებულია „ზონ მაღალი რისკის”, ანუ ორგანიზაციის საქმიანობის სფერო, სადაც ყველაზე ხშირად ხდება დარღვევები. ასეთი ზონების იდენტიფიცირება შესაძლებელია წინასწარი საუბრის შემდეგ პროფესიონალი აუდიტორიკლიენტთან ერთად.
   მაღალი რისკის სფეროების მაგალითები:დეკორი შრომითი ურთიერთობებიმათ შორის უცხო ქვეყნის მოქალაქეებთან; ფინანსურად პასუხისმგებელ თანამშრომლებთან ურთიერთობის რეგისტრაცია; თანამშრომლებთან ანგარიშსწორების პროცედურა და ა.შ.
2. გაანალიზებულია ორგანიზაციის ადგილობრივი რეგულაციები.
3. შემოწმებულია ადგილობრივი რეგულაციების გამოყენება შერჩეულ თანამშრომლებზე.
4. სხვა პერსონალის დოკუმენტები მოწმდება ერთ თანამშრომელთან ან რამდენიმე თანამშრომელთან მიმართებაში (დამსაქმებლის მოთხოვნით), როგორიცაა: შრომითი ხელშეკრულებები, T-2 ბარათები, სამუშაო წიგნები, პერსონალის ბრძანებები, დროის ფურცლები და ა.შ.
5. სხვა სიტუაციები, როდესაც ორგანიზაციის საჭიროებაა ცალკე სეგმენტის შემოწმება პერსონალის ჩანაწერები.

ფასი - 95000 რუბლიდან.

იგი მოიცავს ორგანიზაციის ყველა საკადრო დოკუმენტის სრულ შემოწმებას, ისევე როგორც მთლიანად პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების სისტემას. შედეგად, აუდიტორები იღებენ სრულ სურათს ორგანიზაციის პერსონალის ჩანაწერების შესახებ და აწვდიან დეტალურ რეკომენდაციებს პერსონალის ჩანაწერების ოპტიმიზაციისა და გამოვლენილი დარღვევების აღმოსაფხვრელად.

კერძოდ, სრული აუდიტის დროს მოწმდება შემდეგი დოკუმენტები:

1. ადგილობრივი რეგულაციები (შრომის შიდა რეგულაციები, ხელფასების დებულებები, დასაქმებულთა პერსონალური მონაცემების დაცვის რეგულაციები, შრომის დაცვის ადგილობრივი რეგულაციები, შრომითი ხელშეკრულებების ხელმისაწვდომობა და ა.შ.).
2. შრომითი ხელშეკრულებები, სამუშაო წიგნები, საშტატო მაგიდა, სამუშაოს აღწერა, თანამშრომელთა პირადი ბარათები და თანამშრომლებთან დაკავშირებით გასაცემი სხვა დოკუმენტები.
3. პერსონალის ბრძანებები (ინსტრუქციები) (თანამშრომლის აყვანის, თანამშრომლის გადაყვანის, შრომითი ხელშეკრულების შეწყვეტის, მივლინებაში გაგზავნის და ა.შ.), აგრეთვე ბრძანებების საფუძველი (განცხადებები, მემორანდუმი, სხვა დოკუმენტები).
4. პასუხისმგებლობის ხელშეკრულებები.
5. ჟურნალები და სარეგისტრაციო წიგნები.
6. სხვა პერსონალის დოკუმენტები.

სრული საკადრო აუდიტის დროს მოწმდება არა მხოლოდ პერსონალის დოკუმენტების არსებობა და მათი მომზადების წესების დაცვა, არამედ მუშების სათანადო მომზადებასავალდებულო საბუთებით, შესაბამისობით დოკუმენტების შენახვისა და ჩაწერის წესებიდა სხვა შრომის კანონმდებლობის დაცვის საკითხები.

ფასი - 95000 რუბლიდან.(დამოკიდებულია მომსახურების შემკვეთი კომპანიის პერსონალის რაოდენობაზე).

„საწარმოს HR სერვისი და პერსონალის მართვა“, 2007წ N 9

შიდა HR აუდიტი

გასული წლის განმავლობაში, იყო მნიშვნელოვანი ინტერესი საკუთარი პერსონალის დოკუმენტაციის რეგულარული აუდიტის ჩატარების მიმართ, როგორც გარედან. სამთავრობო ორგანიზაციებიდა კერძო კომპანიებს. ეს გამოწვეულია მთელი რიგი ფაქტორებით. უპირველეს ყოვლისა, მთავრობის ბოლო დროს გაზრდილი ყურადღება ამ სფეროს მიმართ დოკუმენტაციაშრომითი ურთიერთობა დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის. შრომის სახელმწიფო ინსპექციის გეგმიური და არაგეგმიური შემოწმებები ბევრი საკადრო სამსახურისთვის ჩვეულებრივ მოვლენად იქცა. მეორეც, თანამშრომლების იურიდიული წიგნიერების გაზრდა და მათი სასამართლოში საკუთარი უფლებების დაცვის სურვილი აიძულებს HR მენეჯერებს ფრთხილად იყვნენ საჭირო დოკუმენტაციის შენარჩუნებაზე. ცნობილია, რომ სასამართლოები უპირველეს ყოვლისა აქცევენ ყურადღებას საქმის ფორმალურ მხარეს, ანუ გულდასმით ამოწმებენ არა მხოლოდ დოკუმენტების არსებობას, არამედ მათი შინაარსისა და შესრულების სისწორეს. მესამე, თუ კომპანიას აქვს კარგი და ეფექტური HR სერვისი, რომელიც მოქმედებს კანონის ფარგლებში, ეს არის პოზიტიური სიგნალი პოტენციური კანდიდატებისთვის და კომპანიის თანამშრომლებისთვის, რაც საბოლოო ჯამში ხელს უწყობს კომპანიის, როგორც დამსაქმებლის ბრენდის ამაღლებას შრომის ბაზარზე.

შიდა პერსონალის აუდიტის კონცეფცია

შიდა საკადრო აუდიტს არეგულირებს ადგილობრივი რეგულაციებიდა აუდიტორული სუბიექტის ფარგლებში განხორციელებული აქტივობები სპეციალური დანაყოფის (პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის) მიერ კომპანიის პერსონალის სამსახურის დამოუკიდებელი ობიექტური აუდიტის ჩასატარებლად.

შემთხვევითი არ არის, რომ ეს განმარტება ხაზს უსვამს ორს მნიშვნელოვანი პუნქტები: შიდა აუდიტორების დამოუკიდებლობა და მათი ობიექტურობა. როგორც ჩანს, ფუნდამენტურია, რომ შიდა აუდიტორები დამოუკიდებლები უნდა იყვნენ კომპანიის პერსონალის სერვისისა და მისი მენეჯერისგან, რომელსაც ისინი ახორციელებენ. მხოლოდ ამ შემთხვევაში შეძლებენ თავიანთი აზრის თავისუფლად გამოხატვას.

ფაქტობრივად, შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის დამოუკიდებლობა განისაზღვრება კომპანიაში მისი დაქვემდებარების დონით. ის შეიძლება არსებობდეს დეპარტამენტის ან განყოფილების სახით HR სამსახურში და ექვემდებარება უშუალოდ HR დირექტორს, ან ჰქონდეს დამოუკიდებელი განყოფილების სტატუსი, რომელიც უშუალოდ ექვემდებარება კომპანიის აღმასრულებელ ხელმძღვანელს. შიდა აუდიტორების დამოუკიდებლობა ვერ იქნება უზრუნველყოფილი იმ სიტუაციაში, როდესაც პერსონალის შიდა აუდიტის განყოფილება ექვემდებარება პერსონალის სამსახურის უფროსს (HR დეპარტამენტი და ა.შ.).

ობიექტურობა გაგებულია, როგორც შიდა აუდიტორის მიუკერძოებელი ინტელექტუალური პატიოსნება, მისი აზრის დაცვის უნარი, უფროსი მენეჯერების აზრისგან დამოუკიდებლად და კონფლიქტური სიტუაციების თავიდან აცილების უნარი. შიდა აუდიტორის ობიექტურობაზე გავლენას არ უნდა მოახდენს შიდა აუდიტორის მიკერძოება, სხვების მიკერძოება ან ხელმძღვანელობის ზეწოლა.

ამ სერვისში დასაქმებულთა რაოდენობა განსხვავდება და დიდწილად დამოკიდებულია კომპანიის ზომაზე. მცირე კომპანიებში, სადაც 500-მდე ადამიანია, ერთი სპეციალისტი შეიძლება იყოს პასუხისმგებელი პერსონალის შიდა აუდიტზე (ამ შემთხვევაში, სერვისი, როგორც ასეთი, არ იქმნება). საშუალო ზომის კომპანიებში, სადაც 3000-მდე ადამიანია, შიდა აუდიტი შეიძლება განახორციელოს სამიდან ხუთამდე ადამიანმა. ფილიალების ფართო ქსელის მქონე დიდ კომპანიებში, პერსონალის აუდიტის სამსახურში შეიძლება იყოს 10-მდე ადამიანი.

შიდა პერსონალის აუდიტის მიზანი და ამოცანები

აუდიტის მიზანი არის კონკრეტული ამოცანა, რომლისკენაც არის მიმართული შიდა აუდიტორის საქმიანობა. პერსონალის შიდა აუდიტის მიზანი თითოეულ შემთხვევაში განსხვავებულია. ეს დამოკიდებულია კომპანიის ზომაზე, მის ორგანიზაციულ სტრუქტურაზე და შეიძლება შეიცვალოს მენეჯმენტის მოთხოვნებიდან გამომდინარე. უნდა ვაღიაროთ, რომ აბსოლუტურ უმრავლესობაში რუსული კომპანიები HR შიდა აუდიტის განყოფილებები მიზნად ისახავს ადამიანური რესურსების სამსახურის მენეჯმენტის საჭიროებებს. ისინი, ჯერ ერთი, ექვემდებარებიან კომპანიის HR დირექტორს, მეორეც, მუშაობენ მის მიერ დამტკიცებული გეგმის მიხედვით და მესამე, აუდიტის დროს მიღებულ ინფორმაციას უშუალოდ პერსონალის სამსახურის უფროსს წარუდგენენ. ეს უკანასკნელი, თავის მხრივ, ხშირად აღიქვამს შიდა აუდიტს, როგორც აუდიტს, რომელიც მიზნად ისახავს HR თანამშრომლების პროფესიული ვარგისიანობის განსაზღვრას. ეს მიდგომა საფუძვლიან ეჭვებს ბადებს.

როგორც ჩანს, პერსონალის შიდა აუდიტის მიზანი საბოლოო ჯამში უნდა იყოს პერსონალის მომსახურების შესრულების გაუმჯობესება და პერსონალის დოკუმენტაციის არასათანადო შენარჩუნებასთან დაკავშირებული კომპანიის შესაძლო რისკების მინიმუმამდე შემცირება. რისკების მონიტორინგი, რომელთა წინაშეც შეიძლება აღმოჩნდეს კომპანია გარე აუდიტის გავლის პროცესში სამთავრობო სააგენტოებიდა/ან აღმოცენების გადაწყვეტა შრომითი დავებითანამშრომლებთან ერთად, არის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ასპექტებიშიდა პერსონალის აუდიტი. პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახური უნდა ცდილობდეს არა მხოლოდ აღმოაჩინოს შეცდომები უკვე შექმნილ დოკუმენტებში, არამედ პირველ რიგში თავიდან აიცილოს ისინი. ამისათვის მან, სხვა საკითხებთან ერთად, უნდა უზრუნველყოს საჭირო დახმარება პერსონალის მომსახურე თანამშრომლებს, ურჩიოს მათ პერსონალის დოკუმენტაციის შემუშავებისა და შექმნის ეტაპზე მათთვის წარმოშობილ საკითხებზე. ეს არის მისი ერთ-ერთი ფუნდამენტური განსხვავება გარე აუდიტორებისგან.

ზემოაღნიშნული მიზნიდან გამომდინარე, შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურს შეიძლება დაეკისროს შემდეგი ამოცანები:

1. პერსონალის სამსახურის თანამშრომლების მიერ საკადრო დოკუმენტაციის მომზადებისას კანონმდებლობის შესაბამისობის შემოწმება და შეფასება.

2. HR თანამშრომლების ქმედებების შესაბამისობის შეფასება დადგენილი წესებიდა პროცედურები.

3. HR სერვისისა და კომპანიის HR დოკუმენტების ნაკადის სისტემის ეფექტურობის შეფასება.

5. კომპანიის ხელმძღვანელობისა და მფლობელებისთვის მათთვის საინტერესო საკითხებზე საჭირო ინფორმაციის მიწოდება.

შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის შექმნა,

მისი სტრუქტურის განსაზღვრა

უმჯობესია დაიწყოს HR შიდა აუდიტის სამსახურის შექმნის პროცესი მისი მიზნებისა და ამოცანების განსაზღვრით. მიზანშეწონილია, უკვე პირველ ეტაპზე, სერიოზული მიდგომა გამოიჩინოთ ამ სამსახურის საქმიანობის ფორმალიზებასთან და მისი საქმიანობის მარეგულირებელი დოკუმენტების ნაკრების შემუშავება:

დებულებები პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის შესახებ;

სამსახურის თანამშრომლების სამუშაო აღწერილობა;

ინსტრუქციები საკადრო შიდა აუდიტის ჩატარების პროცედურის შესახებ.

შინაგანაწესი პერსონალის აუდიტის სამსახურის შესახებ - ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტიარეგულირებს ამის მუშაობას სტრუქტურული ერთეული. რეგულაციები აგებულია ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემის მოთხოვნების შესაბამისად და მოიცავს შემდეგ ნაწილებს:

1. ზოგადი დებულებები.

ეს განყოფილება შეიცავს ზოგადი მახასიათებლებიმოცემულია პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახური, მისი სტრუქტურა, დაქვემდებარება, დოკუმენტების ჩამონათვალი, რომლებიც წარმართავს განყოფილებას მის საქმიანობაში.

2. მიზნები და ამოცანები.

ეს ნაწილი შეიცავს პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის ძირითადი მიზნებისა და ამოცანების ჩამონათვალს.

3. ფუნქციები.

დანაყოფის ძირითადი ფუნქციები წარმოიქმნება დებულების წინა ნაწილში ჩამოყალიბებული მიზნებიდან და ამოცანებიდან.

4. უფლებები და მოვალეობები.

ეს ნაწილი შეიცავს კომპანიის შიგნით პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის უფლება-მოვალეობებს, რომლებიც აუცილებელია მისი ამოცანებისა და ფუნქციების წარმატებით შესრულებისთვის. ამავე განყოფილებაში მითითებულია პასუხისმგებლობა, რომელსაც ეკისრება როგორც მთლიანი დანაყოფი, ასევე მისი ხელმძღვანელი უფლებების შეუსრულებლობასა და მოვალეობების შეუსრულებლობაზე.

5. ლიდერობა.

ეს ნაწილი ასახავს პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის უფროსის დანიშვნისა და თანამდებობიდან გათავისუფლების წესს, აწესებს მოთხოვნებს მისი კვალიფიკაციის დონის შესახებ, ჩამოთვლის მის უფლებებსა და სამუშაო მოვალეობებს და ა.შ.

6. ურთიერთობები.

ძალიან მნიშვნელოვანი განყოფილება, მათ შორის დეტალური აღწერაშიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის შიდა ურთიერთქმედების პროცესი კომპანიის სხვა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებთან, უპირველეს ყოვლისა, კომპანიის პერსონალის სამსახურთან და კომპანიის იურიდიულ სამსახურთან: რა საკითხებზე, რა შემთხვევებში და რა თანმიმდევრობით ხორციელდება ეს ურთიერთქმედება; თუ მოსალოდნელია სამსახურის თანამშრომლების ურთიერთობა გარე ორგანიზაციები(მაგალითად, შრომის ინსპექციის მიერ ჩატარებულ ინსპექტირებაში მონაწილეობა და ა.შ.), მაშინ ეს პროცესი ასევე აღწერილია ამ ნაწილში.

7. სამუშაოს ორგანიზება.

ამ განყოფილებაში აღწერილია ძირითადი პუნქტები მისი მუშაობის ორგანიზებასთან დაკავშირებით. ეს განყოფილება ასევე უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ როგორ მოხდება სერვისის რეორგანიზაცია საჭიროების შემთხვევაში.

8. დასკვნითი დებულებები.

ნაწილი განსაზღვრავს დებულების ძალაში შესვლის, აგრეთვე მასში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანის წესს.

სამსახურის თანამშრომლების სამუშაო აღწერილობა შედგება შემდეგი ტიპიური სექციებისგან:

1. ზოგადი დებულებები.

ამ განყოფილებაში შემდეგი ინფორმაცია უნდა ჩაიწეროს პუნქტად:

სამუშაოს სრული დასახელება მოცემულია საშტატო ცხრილის შესაბამისად;

ვის ემართება თანამშრომელი?

თანამდებობიდან დანიშვნისა და გათავისუფლების პროცედურა (სამსახურში მიღება და გათავისუფლება - რიგითი თანამშრომლებისთვის);

თანამშრომლის დროებითი არყოფნის შემთხვევაში გამოცვლის პროცედურა (საქმის მიღებისა და გადაცემის პროცედურის ჩათვლით);

სამუშაო ორგანიზაციის თავისებურებები, ასეთის არსებობის შემთხვევაში (ხანგრძლივი სამუშაო საათები, მოქნილი საათები და ა.შ.). თუ ეს ინფორმაცია მითითებულია შრომით ხელშეკრულებაში, ეს პუნქტი შეიძლება არ იყოს;

მარეგულირებელი, მეთოდოლოგიური და სხვა დოკუმენტების ჩამონათვალი, რომლებიც ხელმძღვანელობენ ამ თანამდებობის დაკავების თანამშრომელს;

საკვალიფიკაციო მოთხოვნები (განათლების დონე, სამუშაო გამოცდილება).

2. ფუნქციები.

განყოფილებაში მოცემულია თანამშრომლის ძირითადი საქმიანობის ჩამონათვალი პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის საქმიანობის სფეროების შესაბამისად.

3. სამუშაო მოვალეობები.

ამ განყოფილებაში დეტალურად არის ჩამოთვლილი სამუშაოს სახეები, რომლებიც უზრუნველყოფენ წინა ნაწილში მითითებული ფუნქციების შესრულებას; ასევე აღწერილია შესრულებული ქმედებების ბუნება („აწყობს“, „უზრუნველჰყოფს“, „ამზადებს“, „განიხილავს“, „მართავს“ და ა.შ.).

ამ ნაწილში აღირიცხება პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის თანამშრომლის უფლებამოსილებები, რაც უზრუნველყოფს მასზე დაკისრებული ფუნქციებისა და მოვალეობების შესრულებას.

5. პასუხისმგებლობა.

6. ურთიერთობები (კავშირები პოზიციის მიხედვით).

განყოფილებაში აღწერილია, თუ როგორ და ვისთან ურთიერთობს თანამშრომელი თავისი საქმიანობის ყველა სფეროში: ვისგან იღებს ინფორმაციას, რა ფორმით და რა ვადებში; რა ინფორმაციას, რა ფორმით, რა ვადებში და ვის აწვდის და სხვა საკითხებს თანამშრომლისა და სტრუქტურული ქვედანაყოფების და კომპანიის სხვა თანამშრომლების, აგრეთვე (საჭიროების შემთხვევაში) მესამე მხარის ორგანიზაციებთან ინფორმაციული ურთიერთობის შესახებ. ეს განყოფილება შეიძლება წარმოდგენილი იყოს ცხრილის სახით, რადგან ის ყველაზე ვიზუალურია.

ინსტრუქციები პერსონალის შიდა აუდიტის ჩატარების პროცედურის შესახებ დეტალურად აღწერს შიდა აუდიტის ჩატარების ტექნოლოგიას (იხ. ქვემოთ) და მის დანართში მოცემულია სტანდარტული ნიმუშებიშიდა აუდიტორთა სამუშაო და საანგარიშგებო დოკუმენტები.

HR შიდა აუდიტის სამსახურის სტრუქტურა დიდწილად დამოკიდებულია კომპანიის მენეჯმენტის პოზიციაზე (ან HR სამსახურის ხელმძღვანელობაზე), ე.ი. რა ამოცანებს უყენებს ის ამ განყოფილებას და რამდენად სწორად ესმის მისი როლი კომპანიაში.

უმეტეს კომპანიებში HR შიდა აუდიტის სამსახური ცენტრალიზებულია, ე.ი. პერსონალის აუდიტზე პასუხისმგებელი განყოფილება განთავსებულია კომპანიის ცენტრალურ ოფისში. ამ სტრუქტურის უპირატესობაა მომსახურების თანამშრომლების დამოუკიდებლობა კომპანიის რეგიონული ფილიალებისა და წარმომადგენლობითი ოფისების ხელმძღვანელებისა და მათი პერსონალის განყოფილებებისგან. თუმცა, შესაძლებელია სერვისის, როგორც დეცენტრალიზებული სტრუქტურის აშენება. ამ შემთხვევაში, ცენტრალური სამმართველო თავის თავზე იღებს ერთიანი აუდიტის ტექნოლოგიის შემუშავებას და ტრენინგს ამ ტექნოლოგიასთან მუშაობისას და თავად აუდიტს ახორციელებენ ადგილობრივი შიდა აუდიტორები. ეს ვარიანტი იზიდავს სწრაფად განხორციელების შესაძლებლობას დაუგეგმავი შემოწმებებითუმცა, ასეთი სტრუქტურა სერიოზულ ეჭვებს ბადებს ადგილობრივი აუდიტორების დამოუკიდებლობასა და ობიექტურობაში.

პერსონალის აუდიტის მუშაობისა და დაგეგმვის ძირითადი მიმართულებები

შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის მუშაობის ძირითადი მიმართულებებია:

HR თანამშრომლების საქმიანობის მოქმედი კანონმდებლობის მოთხოვნებთან შესაბამისობის შემოწმება;

საკადრო დოკუმენტაციის სისრულის შეფასება;

საკადრო დოკუმენტაციის რეგისტრაციის სისტემის შეფასება;

HR დოკუმენტაციის შენახვის სისტემის შეფასება;

საარქივო შესანახად საქმეების მომზადების სისტემის შეფასება;

შეფასება პროგრამული უზრუნველყოფა, გამოიყენება საკადრო დოკუმენტაციის შესაქმნელად;

ადგილობრივი რეგულაციების აუდიტი;

თანამშრომლებთან შრომითი და სამოქალაქო ხელშეკრულებების აუდიტი;

პასუხისმგებლობის ხელშეკრულებების აუდიტი;

სამუშაო აღწერილობების აუდიტი;

პერსონალის შეკვეთების აუდიტი;

შრომის დაცვის დოკუმენტაციის აუდიტი;

სამუშაო წიგნების წარმოების პროცედურის აუდიტი;

კომპანიისთვის შესაბამისი სხვა სფეროები (მაგალითად, დოკუმენტაციის აუდიტი ინდივიდუალური კატეგორიებითანამშრომლები, თანამშრომლების მომზადებისა და სერტიფიცირების შესახებ დოკუმენტაციის აუდიტი და ა.შ.).

ყველა ზემოაღნიშნულ სფეროში შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურს შეუძლია ჩაატაროს როგორც დაგეგმილი, ასევე არაგეგმიური აუდიტი. გეგმიურ შემოწმებებს აწყობს სამსახურის უფროსი ზემდგომი მენეჯერის მიერ დამტკიცებული გეგმის მიხედვით. პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის სამუშაო გეგმა შეიცავს დაგეგმილი აუდიტის თემების ჩამონათვალს მათი განხორციელების პერიოდის მითითებით და შემუშავებულია ერთი წლის განმავლობაში. არაგეგმიური ინსპექტირება ტარდება HR სამსახურის უფროსის (ან მისი რეგიონული ფილიალის) ცვლილების შემთხვევაში კომპანიის ხელმძღვანელობის ან მისი HR დირექტორის ინიციატივით, როდესაც მიიღება სიგნალი HR სამსახურის თანამშრომლების უკანონო ქმედებების შესახებ და/ ან მათი შიდა წესების, ინსტრუქციების, დებულებების დარღვევა.

პერსონალის შიდა აუდიტის ჩატარების ტექნოლოგია

შიდა ორგანიზაცია აუდიტებიხდება შემდეგნაირად:

1. აუდიტის პროგრამას ამტკიცებს პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის უფროსი. პროგრამა განსაზღვრავს აუდიტის ფარგლებს, აუდიტის პერიოდს, აუდიტის ჯგუფის შემადგენლობას, დაგეგმილ სამუშაოებს და აუდიტის პროცედურებს, რომლებიც განხორციელდება აუდიტის პროცესში.

2. კომპანიის მენეჯმენტი გამოსცემს ბრძანებას მომავალი აუდიტის თემის მითითებით საკადრო შიდა აუდიტის ჩატარების შესახებ (იხ. მაგალითი 1), რომელიც ეცნობება პერსონალის სამსახურის უფროსს (და მისი რეგიონული განყოფილებების ხელმძღვანელებს, თუ ნებისმიერი). პერსონალის სამსახურის ხელმძღვანელობა, ბრძანებით განსაზღვრულ ვადაში, ვალდებულია მოამზადოს და მიაწოდოს აუდიტორებს ყველა საჭირო პერსონალის დოკუმენტაცია, ასევე სხვა ინფორმაცია, რომელიც აუცილებელია აუდიტის ჩასატარებლად.

3. აუდიტის ჯგუფი აანალიზებს წარმოდგენილი დოკუმენტაციის შინაარსს. აუდიტის დაწყებამდე აუდიტის ჯგუფის ყველა წევრს ეძლევა სპეციალური სიები საკონტროლო კითხვებით, რომლებზეც ტარდება აუდიტი. საჭიროების შემთხვევაში კი ხვდებიან პერსონალის სამსახურის თანამშრომლებს და მათგან იღებენ აუცილებელ განმარტებებს.

ისინი აღრიცხავენ ამ ინფორმაციას სამუშაო დოკუმენტებში, რომელთა ფორმა დამტკიცებულია პერსონალის შიდა აუდიტის ჩატარების პროცედურის შესახებ ინსტრუქციებში. აუდიტის შედეგად გამოვლენილი დარღვევები და შეუსაბამობები ფიქსირდება შეუსაბამობის სპეციალურ ოქმებში, სადაც ასევე აღირიცხება შესაძლო ზომები მომავალში მსგავსი სიტუაციების გამოსწორებისა და თავიდან აცილების მიზნით.

საზოგადოება შეზღუდული

"ყინულის" პასუხისმგებლობა

(შპს ყინული)

N ------

საკადრო აუდიტის ჩატარების შესახებ

პერსონალის სამსახურის საქმიანობის გასაუმჯობესებლად და შპს აისის შესაძლო რისკების მინიმიზაციის მიზნით, რომელიც დაკავშირებულია პერსონალის დოკუმენტაციის არასათანადო მოვლასთან,

Მე ვუკვეთავ:

1. 2007 წლის 9 სექტემბრიდან 15 სექტემბრის ჩათვლით ჩაატაროს შიდა საკადრო აუდიტი თემაზე „თანამშრომლებთან შრომითი და სამოქალაქო ხელშეკრულებების გაფორმება“.

2. აუდიტის ჯგუფის ხელმძღვანელად დანიშნოს პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის უფროსის მოადგილე ს.ვ.ბირიუკოვი.

3. აუდიტის ჯგუფში ჩართეთ შემდეგი თანამშრომლები:

ინფორმაციული უსაფრთხოების ინჟინერი Simakov A.V.

იურიდიული მრჩეველი ეფრემოვი კ.ა.

პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის წამყვანი სპეციალისტი E.P. Vetrov

5. ამ ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი დაევალება პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის უფროსს ვ.ვ.რომანინას.

გენერალური დირექტორი V.P. კირიპოვი კირიპოვი

შეკვეთას გაეცნენ:

ბირიუკოვი S.V. ბირიუკოვი

სიმაკოვი A.V. სიმაკოვი

ეფრემოვი კ.ა. ეფრემოვი

რომანინა V.V. რუმინული

4. აუდიტის შედეგების საფუძველზე აუდიტის ჯგუფი 7 დღის ვადაში ადგენს ანგარიშს, რომელშიც აღწერილია ვითარება, გამოვლენილი პრობლემური სფეროები და შესაძლო რისკები, ასევე შეიცავს რეკომენდაციებს ამ პრობლემების გადასაჭრელად და რისკების მინიმიზაციისთვის.

ანგარიშის მენეჯმენტისთვის წარდგენამდე მას განიხილავს აუდიტის ჯგუფის ხელმძღვანელი აუდიტის ქვეშ მყოფ HR თანამშრომლებთან. განხილვის მიზანია დარწმუნდეს, რომ ანგარიშის შინაარსი გასაგებია თანამშრომლებისთვის და რომ ისინი მზად არიან განახორციელონ აუდიტორების მიერ შემოთავაზებული რეკომენდაციები ან დაასაბუთონ მათი განხორციელების შეუძლებლობის მიზეზები.

5. დასკვნა წარედგინება კომპანიის ხელმძღვანელობას, რომელიც ამტკიცებს აუდიტორთა რეკომენდაციებს და იღებს გადაწყვეტილებებს ამ რეკომენდაციების შესრულების ხელშეწყობის მიზნით.

შიდა აუდიტის სამსახურის ტიპიური პრობლემები

არსებობს მთელი რიგი ტიპიური პრობლემები, რომლებსაც შიდა აუდიტორები თავიანთი საქმიანობის განხორციელებისას უნდა შეხვდნენ:

1. აუდიტორის მიერ ინფორმაციის არასრული/არადროულად წარდგენა, მათი არაკონსტრუქციული პოზიცია შიდა აუდიტის ჩატარების პროცესში.

თუ HR თანამშრომლები დარწმუნებულნი არიან, რომ HR შიდა აუდიტი ტარდება მხოლოდ იმ მიზნით, რომ აღმოაჩინონ შეცდომები მათ მუშაობაში, რომ მათი ცოდნა და გამოცდილება ეჭვქვეშ აყენებს მენეჯმენტს და აუდიტის შედეგები გავლენას მოახდენს მათ სტატუსზე კომპანიაში, რეაქცია გარდაუვალია. ნებისმიერი შემოწმება - როგორც გარე, ასევე შიდა - შეზღუდულია გარკვეული ვადებით. ამის გაგებით, HR თანამშრომლები ცდილობენ გაართულონ შიდა აუდიტორების მუშაობა და განახორციელონ ინფორმაციის ბლოკადის სტრატეგია: სხვადასხვა მიზეზებიდა სხვადასხვა საბაბით არ მიეწოდებათ საჭირო დოკუმენტაცია.

აქედან გამომდინარე, აუცილებელია, პირველ რიგში, აუდიტის ობიექტებს ვაცნობოთ აუდიტის მიზნები, ფოკუსირება მოვახდინოთ სარგებელზე, რაც შეიძლება მოიტანოს შიდა აუდიტორების რეკომენდაციებმა პერსონალის სამსახურის მუშაობის გასაუმჯობესებლად.

მეორეც, ძალიან მნიშვნელოვანია, რომ კომპანიას ჰქონდეს კორპორატიული კულტურა, რომელიც აღიარებს თანამშრომლების „შეცდომის დაშვების უფლებას“ და იმის გაგება, რომ შეცდომები გარდაუვალია საუკეთესო სპეციალისტების მუშაობაშიც კი. მხოლოდ ამ შემთხვევაში შეიძლება უზრუნველყოფილი იყოს, რომ HR თანამშრომლები მზად არიან ითანამშრომლონ შიდა აუდიტორებთან.

მესამე, კომპანიის შიდა დოკუმენტებში, რომლებიც არეგულირებს საკადრო აუდიტის ჩატარების პროცედურას, მკაფიოდ უნდა იყოს მითითებული აუდიტის ქვეშ მყოფი დეპარტამენტების თანამშრომლების ვალდებულება, აუდიტორებს მიაწოდონ ყველა მოთხოვნილი ინფორმაცია მათ მოთხოვნაში მითითებულ ვადაში. მეორეს მხრივ, ეს დოკუმენტები უნდა ითვალისწინებდეს შიდა აუდიტორების ვალდებულებას, კოორდინაცია გაუწიონ აუდიტის ქვეშ მყოფ პირებს მათი მუშაობის დრო და მომავალი აუდიტის დროს ურთიერთქმედების პროცედურა.

2. არასაკმარისი დროის ბიუჯეტი აუდიტის ჩასატარებლად.

შიდა აუდიტი სწორად უნდა დაიგეგმოს. როგორც წესი, შიდა აუდიტის სამსახურის უფროსი ადგენს მომავალი წლის ინსპექტირების გეგმას, სადაც მითითებულია მათი განხორციელების დრო თვეების მიხედვით. თუმცა, თუ ხშირია მოთხოვნა HR/HR მენეჯმენტისგან ან სიტუაციები, რომლებიც საჭიროებენ დაუგეგმავ ინსპექტირებას, თავდაპირველად გამოყოფილი დრო დაგეგმილი შემოწმება, შეიძლება მნიშვნელოვნად განსხვავდებოდეს. ამ შემთხვევაში მნიშვნელოვანია მოქნილი მიდგომა ინსპექტირების სამუშაო გეგმების შედგენასა და კორექტირებასთან დაკავშირებით, ასევე წინასწარ უზრუნველყოთ მათთვის საჭირო დროის რეზერვი ასეთი მოთხოვნის შემთხვევაში.

3. ცალკეული მენეჯერების არამზადობა საქმის ჭეშმარიტი მდგომარეობის შესახებ ინფორმაციის აღქმისთვის.

ადამიანური რესურსების სამსახურის/პერსონალის დეპარტამენტის უმაღლესი თანამდებობის პირები ყოველთვის არ არიან მზად აუდიტორების მიერ შემოთავაზებული რეკომენდაციების შესასრულებლად და აუდიტის შედეგების საფუძველზე გადაწყვეტილებების მიღებაზე. ამიტომ აუცილებელია, პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის შექმნის პირველ ეტაპზე, აღწერილი იყოს მათ მიერ აუდიტის შედეგების საფუძველზე გაცემული შიდა აუდიტორების რეკომენდაციების განხორციელების პროცედურა.

ასევე მიზანშეწონილია კომპანიის შიდა დოკუმენტებში ჩაიწეროს აუდიტის ქვეშ მყოფი ერთეულის ხელმძღვანელის პასუხისმგებლობა აუდიტის შედეგების ანალიზზე და მაკორექტირებელი/პრევენციული ქმედებების განხორციელებაზე შიდა აუდიტორების მოხსენებისა და რეკომენდაციების საფუძველზე.

4. HR აუდიტის სამსახურის დამოუკიდებლობის ნაკლებობა.

როგორც უკვე აღინიშნა, რუსული კომპანიების აბსოლუტურ უმრავლესობაში პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახური ექვემდებარება ან კომპანიის HR დირექტორს, ან ზოგადად არსებობს როგორც სტრუქტურული ერთეული პერსონალის სამსახურში და ექვემდებარება მის ხელმძღვანელს. შიდა აუდიტორების ასეთი დამოკიდებულება აუდიტის ქვეშ მყოფი HR თანამშრომლების უშუალო მენეჯმენტზე ყველაზე პირდაპირ გავლენას ახდენს მათ ობიექტურობაზე: დამოკიდებული შიდა აუდიტორი ვერ იქნება ობიექტური. და HR თანამშრომლები ამ შემთხვევაში, როგორც წესი, აღიქვამენ შიდა აუდიტორებს, როგორც მათი მენეჯმენტის უშუალო წარმომადგენლებს და არ ცდილობენ მათთან ეფექტური სამუშაო ურთიერთობების დამყარებას.

ვინ არიან შიდა აუდიტორები?

შიდა აუდიტორი არის პირი, რომელსაც აქვს კომპეტენტური პერსონალის შიდა აუდიტის ჩატარება და აქვს შესაბამისი უფლებამოსილება ჩაატაროს აუდიტი.

მიუხედავად იმისა, რომ ბოლო სამი წლის განმავლობაში ბევრ კომპანიაში აქტიურად შეიქმნა პერსონალის შიდა აუდიტის განყოფილებები, ამჟამად არის მაღალკვალიფიციური სპეციალისტების დეფიციტი, რომლებსაც შეუძლიათ ეფექტურად იმუშაონ ასეთ სერვისებში.

როგორც წესი, როდესაც კომპანიაში იქმნება პერსონალის შიდა აუდიტის დეპარტამენტი/განყოფილება, მასში გადადიან თანამშრომლები, რომლებიც ადრე იყვნენ ჩართულნი კომპანიაში საკადრო დოკუმენტაციის ნაკადის შენარჩუნებაში. თუმცა, პრაქტიკა აჩვენებს, რომ სპეციალისტები, რომლებიც „გაიზარდნენ“ კომპანიის შიგნით და ჩართულნი არიან მის შიდა პრობლემებში, ყოველთვის არ აჩვენებენ სათანადო ობიექტურობას და მიუკერძოებლობას ყოფილი კოლეგების მუშაობის შეფასებისას. მეორეს მხრივ, რაც ძალიან მნიშვნელოვანია, ისინი უფრო მეტად არიან ორიენტირებული ყოფილ კოლეგებზე საჭირო დახმარებისა და კონსულტაციის გაწევაზე. ეს თანამშრომლები ასევე შეიძლება იყვნენ საკმაოდ ეფექტური კომპანიის ფილიალის (ან მისი სხვა რეგიონალური განყოფილების) პერსონალის აუდიტის ჩატარებისას.

როგორც ჩანს, ოპტიმალურია შიდა პერსონალის აუდიტის ერთეულის „შერეული“ ფორმირება, ორივე მხრიდან ყოფილი თანამშრომლებიპერსონალის მომსახურება და ბაზრიდან თანამშრომლების მოზიდვით, უპირველეს ყოვლისა, საკონსულტაციო ან იურიდიული კომპანიებიპერსონალის საკონსულტაციო მომსახურების მიწოდება.

იდეალურ შემთხვევაში, პერსონალის აუდიტის სამსახურში უნდა შედიოდნენ იურისტები, პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის სფეროს სპეციალისტები და ინფორმაციული უსაფრთხოების სფეროს სპეციალისტები.

ქვემოთ არის ნიმუშის სიაკომპანიის შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის უფროსის თანამდებობაზე კანდიდატის კომპეტენციასა და პიროვნულ თვისებებზე, ასევე მის უფლებებსა და მოვალეობებზე გაფორმებული მოთხოვნები.

HR შიდა აუდიტის სამსახურის უფროსი:

მოთხოვნები დასაქმებულის თანამდებობაზე და კვალიფიკაციაზე

1. დემოგრაფიული მოთხოვნები:

ასაკი: 55 წლამდე;

Სქესი მამრობითი მდედრობითი.

2. განათლების მოთხოვნები:

უმაღლესი განათლება, იურიდიული ან დარგში დოკუმენტაციის მხარდაჭერამენეჯმენტი;

სასურველია დამატებითი განათლებაადამიანური რესურსების მართვის ან/და საინფორმაციო ტექნოლოგიების სფეროში.

3. პროფესიული გამოცდილება:

განვითარებული ფილიალების ქსელის მქონე კომპანიის ადამიანური რესურსების მართვის სერვისის/პერსონალის განყოფილებაში ან საკონსულტაციო ან იურიდიულ კომპანიაში მსგავსი გამოცდილების მინიმუმ 3 წლიანი გამოცდილება;

კომპანიის HR დოკუმენტების ნაკადის სისტემის შექმნის/რეორგანიზაციის გამოცდილება, HR შიდა აუდიტის მეთოდოლოგიის შემუშავებისა და დანერგვის გამოცდილება;

გუნდის მართვის გამოცდილება.

4. პროფესიული ცოდნა, უნარები და შესაძლებლობები:

შესანიშნავი ცოდნა შრომის კოდექსიდა რეგულაციები პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის სფეროში, ინფორმაციის მართვისა და დაცვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერა;

კომპიუტერის გამოცდილი მომხმარებელი;

საბაზისო სპეციალიზებული საკადრო პროგრამების ცოდნა.

5. პიროვნული თვისებები:

კომუნიკაციის უნარი, პირადი კონტაქტების დამყარების უნარი;

ობიექტურობა და განსაზღვრულობა;

Მაღალი ეფექტურობის;

პასუხისმგებლობა;

დიდი მოცულობის ინფორმაციასთან მუშაობის უნარი;

საკუთარი აზრის დასაბუთებით დაცვის უნარი.

ადამიანური რესურსების სამსახურისა და მისი რეგიონული განყოფილებების მუშაობის შიდა აუდიტის ჩატარება;

გამოითხოვოს საჭირო ინფორმაცია და დოკუმენტები უფროსისა და პერსონალის დეპარტამენტის თანამშრომლებისგან;

მონაწილეობა მიიღოს ინსპექტირებაში;

საჭირო მაკორექტირებელი ქმედებების შესრულების მონიტორინგი და აუდიტის შედეგების საფუძველზე გაცემული რეკომენდაციების შესრულება;

შიდა აუდიტორების მიერ შემოწმების შედეგების საფუძველზე მომზადებული ანგარიშების შეფასება და შიდა აუდიტორების ქმედებების გასაჩივრების შესახებ გადაწყვეტილების მიღება;

მიიღეთ მონაწილეობა განვითარებაში მარეგულირებელი დოკუმენტებიპერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის საქმიანობის რეგულირება;

მონაწილეობა მიიღოს საკამათო და კონფლიქტური სიტუაციების ანალიზში, რომელიც წარმოიქმნება კომპანიის მუშაობის დროს, მათ შორის შრომის სახელმწიფო ინსპექციასთან დავების ანალიზში;

წინადადებების წარდგენა კომპანიის ხელმძღვანელობასთან პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის საქმიანობის გასაუმჯობესებლად.

7. პასუხისმგებლობა:

შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის მუშაობის დაგეგმვა და ორგანიზება;

პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის სისტემის შიდა აუდიტის ჩატარების მეთოდოლოგიის შემუშავება;

შემოწმების ჩასატარებლად სამუშაო ჯგუფების შექმნა;

ურთიერთქმედება აუდიტის ქვეშ მყოფი დეპარტამენტების ხელმძღვანელობასთან.

8. პასუხისმგებლობა:

შიდა პერსონალის აუდიტის გეგმის განსახორციელებლად;

არაგეგმიური შემოწმებების ორგანიზებისა და ჩატარებისათვის;

სამსახურის ანგარიშებსა და რეკომენდაციებში მოცემული ინფორმაციის სანდოობისა და ობიექტურობისთვის;

ინსპექტირების ორგანიზებისთვის საჭირო მაკორექტირებელი მოქმედებების განხორციელება და აუდიტის შედეგების საფუძველზე გაცემული რეკომენდაციების განხორციელება.

ამ მოთხოვნების დასრულება შესაძლებელია პერსონალის სამსახურმა, კომპანიის სპეციფიკისა და პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის წინაშე მდგარი ამოცანების სპექტრის გათვალისწინებით.

რუსეთის შრომის კანონმდებლობა ბოლო დროს ხშირად შეიცვალა და შიდა აუდიტორებმა უნდა იცოდნენ ყველა ცვლილება, რომელიც დაკავშირებულია კომპანიის საქმიანობასთან. ამიტომ აუცილებელია მათ მივცეთ შესაძლებლობა მუდმივად გააუმჯობესონ თავიანთი უნარები. მიზანშეწონილია არა მხოლოდ შიდა აუდიტის სამსახურს მიანდოთ ყველა ცვლილების თვალყურის დევნების ფუნქცია, არამედ დაავალდებულოთ მისი თანამშრომლები მათ შესახებ ინფორმაციის მიტანა კომპანიის HR დეპარტამენტში და ჩაატარონ ტრენინგი მათთვის.

HR გარე თუ შიდა აუდიტი?

პერსონალის აუდიტი ხდება პოპულარული სერვისი, რომელშიც წამყვანი რუსული და დასავლური კომპანიები არიან ჩართულნი საკონსულტაციო კომპანიები. გარე კონსულტანტების მიერ ჩატარებული პერსონალის აუდიტი საშუალებას გაძლევთ ჩამოშორდეთ ჩამოყალიბებულ შეხედულებებს, ჩვევებს და შეფასებებს, დაგეხმარებათ შეადაროთ კომპანიის პერსონალის სამსახურის მუშაობა კონკურენტი კომპანიების მსგავსი სერვისების მუშაობასთან, ასევე მიიღოთ დამოუკიდებელი რეკომენდაციები ეფექტურობის გაუმჯობესების შესახებ. პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის სისტემა.

მეორეს მხრივ, გარე კონსულტანტებს ყოველთვის არ აქვთ საკმარისი დრო კომპანიის HR დეპარტამენტის შიდა პროცედურების და სტანდარტების შესრულების შესამოწმებლად და ხშირად არ აქვთ ასეთი გადამოწმების შესაძლებლობები. დამოუკიდებელ საკონსულტაციო ფირმას არ შეუძლია განახორციელოს პერსონალის დოკუმენტების მოძრაობაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების მუშაობის მუდმივი მონიტორინგი. მიუხედავად იმისა, რომ შიდა პერსონალის აუდიტის სამსახურის მუშაობის მკაფიო ორგანიზაცია საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ მრავალი შეცდომა და დარღვევა კომპანიის პერსონალის მომსახურების პროცესში და თავიდან აიცილოთ ზოგიერთი მათგანი.

გთავაზობთ კომპანიაში HR აუდიტის პროცესის ოპტიმალურ ორგანიზაციას:

1. ადამიანური რესურსების აუდიტის შიდა აუდიტის განყოფილების შექმნა გარე კონსულტანტების დახმარებით, რომლებიც პირველ ეტაპზე დაეხმარებიან მარეგულირებელი დოკუმენტაციის შემუშავებას და შესაბამისი სამსახურის წინაშე არსებული კონკრეტული ამოცანების გათვალისწინებით საჭირო სპეციალისტების შერჩევაში.

2. მეორე ეტაპზე პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის თანამშრომლები გარე კონსულტანტებთან ერთად იდენტიფიცირებენ შესაძლო რისკებსა და სავარაუდო პრობლემურ სფეროებს და შეიმუშავებენ კომპანიის შიდა საკადრო აუდიტის ჩატარების მეთოდოლოგიას.

3. მესამე ეტაპზე მოხდება შექმნილი მეთოდოლოგიის ტესტირება და საჭიროების შემთხვევაში მისი კორექტირება.

4. პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის ასაშენებლად დეცენტრალიზებული სტრუქტურის არჩევის შემთხვევაში, რეგიონული აუდიტორები გადამზადდებიან მიღებული ტექნოლოგიით სამუშაოდ.

5. შეთანხმებული დროის გასვლის შემდეგ გარე კონსულტანტები შეაფასებენ პერსონალის შიდა აუდიტის სამსახურის საქმიანობას.

ამგვარად, გარე კონსულტანტების დახმარებით HR შიდა აუდიტის განყოფილების შექმნისა და ვერიფიკაციის ტექნოლოგიის შემუშავების შემდეგ კომპანია შეძლებს დამოუკიდებლად ჩაატაროს HR აუდიტი, გარე ექსპერტების ჩართვით მხოლოდ იმ შემთხვევებში, როდესაც შიდა აუდიტორების პროფესიული კომპეტენცია შეიძლება არ იყოს საკმარისი.