ნიშნავს სედ. დოკუმენტების მართვის ავტომატური სისტემა. EDMS გადახდილია ბიუჯეტიდან

ჩვენი საზოგადოება მხოლოდ გზაზეა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვისა ყველგან ყველა საწარმოში.

ეს იმიტომ ხდება, რომ საწარმოების უმეტესობას ჯერ კიდევ არ შეუძლია ამის გაკეთება მარტივი მიზეზის გამო - ელექტრონული დოკუმენტაციის გამოყენების გამოცდილების ნაკლებობა.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision, როგორც დოკუმენტის ნაკადის მიღმა პროცესების ავტომატიზაციის ინსტრუმენტი

ELMA

ELMA EDMS დანერგილია როგორც ECM+, Projects+, ELMA CRM+ რამდენიმე პაკეტის ნაწილი, რომლებიც შერჩეულია მომხმარებლის მოთხოვნების შესაბამისად. არის კიდეც პაკეტი KPI-ებით.

ინტერფეისის თავისებურებაა მისი მორგება მომხმარებლის როლზე ჩაშენებული დიზაინის ხელსაწყოების გამოყენებით.

იგი ახორციელებს საცნობარო მონაცემებზე დაჩქარებულ წვდომას და რიგი პროცესების ავტომატიზაციას, კერძოდ, სხვადასხვა წყაროდან დოკუმენტაციის დამუშავებას.

რაც შეეხება მონაცემების ძიებას, არსებობს დეტალების ძიების პროცედურა. ძიების შედეგი შეიძლება გენერირებული იყოს მოხსენებაში, ხოლო შაბლონები შეიძლება გენერირებული იყოს საძიებო მოთხოვნებიდან.

ელექტრომომარაგებით ოპერაციებისთვის გამოყოფილია სპეციალური ქვესისტემა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ ჩანაცვლება, დააკონფიგურიროთ ამოცანები, მართოთ და მოდელიროთ ელექტრომომარაგება.

უსაფრთხოების ბლოკი მხარს უჭერს ავტორიზაციის რამდენიმე მეთოდს და მკაფიოდ ასახავს მომხმარებლის უფლებებს ობიექტებზე წვდომის ტიპის მიხედვით.

გარდა ამისა, გამოიყენება ციფრული ხელმოწერა და აქტიური მომხმარებლების რაოდენობის დადგენა შესაძლებელია პროგრამულად.

ამ EDMS-ს ასევე აქვს უარყოფითი მხარეები. მაგალითად, არ არსებობს ადგილობრივი ფოსტა. არსებობს შეზღუდვები დავალებების შექმნასა და მინიჭებაზე, ხოლო საოფისე აპლიკაციებიდან რეგისტრაცია არ ხორციელდება.

გარდა ამისა, არ არის ჩაშენებული ინსტრუმენტები დანართების სანახავად, შესრულებულია მხოლოდ სტანდარტული მოთხოვნები და არ არის დუბლიკატების ავტომატური ძებნა.

რა პრობლემებს წყვეტს 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

რა პრობლემებს წყვეტს 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8: საოფისე სამუშაოები; ინფორმაციის შენახვა და მოძიება; ბიზნეს პროცესები; დოკუმენტების მარშრუტიზაცია; სამუშაო საათების აღრიცხვა.

", "Thesis" და 1C: Document Flow. ამ გადაწყვეტილებების წილი TAdviser მონაცემთა ბაზაში 60%-ს აღემატება.

ამავდროულად, გასული წლის განმავლობაში მასში გაჩნდა ინფორმაცია 600-მდე ახალი პროექტის შესახებ. 2019 წელს TAdviser მონაცემთა ბაზა ყველაზე ხშირად განახლდა Elma, Tesis, DirectumRX და 1C: Document Flow სისტემების დანერგვის შესახებ ინფორმაციით.

თუ გავითვალისწინებთ მომწოდებლის მიერ დანერგვას, კონკრეტული კომპანიის ყველა გადაწყვეტის გათვალისწინებით, რომელიც დაკავშირებულია EDMS/ECM-თან, მაშინ ამ შემთხვევაში ტოპ 5, 2019 წლის ბოლოსთვის, ასე გამოიყურება: Directum, Elma, DoxVision და Haulmont. .

2018

2018 წლის დეკემბრის მონაცემებით, TAdviser EDMS/ECM პროექტის მონაცემთა ბაზა მოიცავდა ინფორმაციას 5,1 ათასზე მეტი განხორციელების შესახებ. 2017 წლის დეკემბრიდან ე.ი. წინა ანგარიშის გამოქვეყნების დღიდან იგი 700-მდე ახალი და საარქივო პროექტით იყო შევსებული.

ყველა პროექტის ნახევარი, რომელთა შესახებ ინფორმაცია ხელმისაწვდომია საიტზე, აღირიცხება 5 შიდა სისტემით - Directum, Elma, Docsvision, "Delo" და "Thesis".

თუ გადავხედავთ EDMS/ECM კლასის ყველა პროდუქტის დანერგვას კონკრეტული გამყიდველებისგან, მაშინ პროექტების რაოდენობის მიხედვით ხუთეული ასე გამოიყურება: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), DoxVision და Haulmont.

2017

ყველაზე პოპულარული EDMS/ECM სისტემები

2017 წლის დეკემბრის დასაწყისისთვის, TAdviser EDMS/ECM პროექტის მონაცემთა ბაზა მოიცავდა ინფორმაციას დაახლოებით 4,440 ათასი განხორციელების შესახებ. 2016 წლის ნოემბრიდან ე.ი. წინა ანგარიშის გამოქვეყნებიდან დღემდე ის 460 ახალი და საარქივო პროექტით არის შევსებული.

ყველა პროექტის ნახევარზე მეტი, რომელთა შესახებ ინფორმაცია ხელმისაწვდომია საიტზე, აღირიცხება 5 შიდა სისტემით - Directum, Docsvision, ELMA, Delo და 1C: Document Flow.

თუ გადავხედავთ ყველა EDMS/ECM კლასის პროდუქციის დანერგვას კონკრეტული გამყიდველებისგან, მაშინ პროექტების რაოდენობის მიხედვით ხუთეული, როგორც ერთი წლის წინ, ასე გამოიყურება: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, DoxVision და 1C.

2016

ყველაზე პოპულარული EDMS/ECM სისტემები

2016 წლის ნოემბრის დასაწყისისთვის, TAdviser-ის პროექტის მონაცემთა ბაზა მოიცავდა ინფორმაციას EDMS/ECM სისტემების 3,980 დანერგვის შესახებ სხვადასხვა ინდუსტრიაში. ამ მონაცემების მიხედვით, ყველაზე მეტი პროექტი დასრულდა Directum (677 პროექტი), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) და 1C: Document Flow (164) სისტემების გამოყენებით.

რა თქმა უნდა, ეს მაჩვენებლები შორს არის განხორციელების რეალური რაოდენობისგან, რადგან, მაგალითად, მხოლოდ 1C კომპანიის ვებსაიტზე არის ინფორმაცია 1C: Document Flow 1,5 ათასზე მეტი განხორციელების შესახებ. მიუხედავად ამისა, წარმოდგენილი მონაცემები საშუალებას გვაძლევს გავიგოთ, რომელი სისტემებია ყველაზე ხშირად გამოყენებული რუსეთში.

ყველაზე ხშირად დანერგილი სისტემების ათეულში მხოლოდ ორი უცხოური გადაწყვეტაა წარმოდგენილი - Documentum და SharePoint. ეს, პირველ რიგში, იმით აიხსნება, რომ პროექტები, სადაც უცხოური პროდუქცია გამოიყენება, მოცულობით არის აღებული და არა რაოდენობით.

გამყიდველები EDMS/ECM დანერგვის რაოდენობის მიხედვით

ზემოთ მოცემული გრაფიკი გვიჩვენებს კონკრეტული გამყიდველების ყველა სისტემის მთლიან იმპლემენტაციას, რომლებიც მიეკუთვნება EDMS / ECM კლასს. თუ ერთ პროექტში გამოყენებული იყო ერთი და იგივე გამყიდველის ორი ან მეტი გადაწყვეტა, რომლებიც TAdviser მონაცემთა ბაზაში კლასიფიცირებულია როგორც EDMS (ECM), მაშინ თითოეული გადაწყვეტის დანერგვა ცალ-ცალკე იქნა გათვალისწინებული.

2015

ყველაზე პოპულარული EDMS/ECM სისტემები

TAdviser-ის ინფორმაციით, დანერგვის რაოდენობის მიხედვით ლიდერია დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა „დელო“. მთელი დაკვირვების პერიოდის განმავლობაში, TAdviser მონაცემთა ბაზა შეიცავს 418 პროექტს, რომლებიც დასრულდა ამ გადაწყვეტის გამოყენებით. ოდნავ ნაკლები პროექტი განხორციელდა DocsVision-ის გამოყენებით - 416 განხორციელება. ასევე რაოდენობრივი თვალსაზრისით პირველ ხუთეულშია ELMA, Directum და 1C: Document Flow 8 სისტემები - შესაბამისად 393, 368 და 124. საერთო ჯამში, TAdviser მონაცემთა ბაზა, 2015 წლის ნოემბრის მდგომარეობით, შეიცავს ინფორმაციას 3,3 ათასზე მეტი პროექტის შესახებ.

2014 წელს დასრულებულ ყველა პროექტს შორის და დაახლოებით 500 მათგანია TAdviser-ის მონაცემთა ბაზაში, ყველაზე მეტი იმპლემენტაცია იყო ELMA, Directum, Delo, DocsVision და "

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა (EDMS)არის სისტემა (კომპიუტერული პროგრამა, პროგრამული უზრუნველყოფა და ა.შ.), რომელიც საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ და ავტომატიზირდეთ მუშაობა ელექტრონულ დოკუმენტებთან (ანუ ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი) მთელი მათი განმავლობაში. ცხოვრების ციკლი. EDMS-ის ძირითადი ფუნქციონალობა უნდა შეიცავდეს დოკუმენტების შექმნის, მოდიფიცირების, შენახვისა და მარშრუტის უნარს, ასევე მომსახურების რიგ შესაძლებლობებს, როგორიცაა ძებნა, კლასიფიკაცია და ა.შ.

EDMSგარდა ამისა, განკუთვნილია თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედების პროცესების ორგანიზებისა და ავტომატიზაციისთვის (დოკუმენტების გადაცემა, დავალებების გაცემა, შეტყობინებების გაგზავნა და ა.შ.). თანამშრომლებს შეუძლიათ სწრაფად მიიღონ ნებისმიერი საჭირო ინფორმაცია კომპანიის კლიენტების შესახებ. ამ შემთხვევაში დოკუმენტები შეიძლება იყოს როგორც საინფორმაციო სისტემის სტრუქტურირებული ობიექტები, რომლებსაც აქვთ სტანდარტული დეტალების გარკვეული ნაკრები, ასევე არასტრუქტურირებული (Word, Excel, .pdf, .jpg ფაილები და ა.შ.). EDMSშეიძლება მოიცავდეს დოკუმენტების ელექტრონულ არქივს, რომელიც შესაძლებელს ხდის ინფორმაციის კოლექტიურად დამუშავებას და ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის სისტემას (სამუშაო ნაკადი). ასევე, EDMS არის BPM სისტემის გამოყენების ერთ-ერთი ვარიანტი.

ტრადიციულად, დოკუმენტების ავტომატიზაციის კონცეფცია ასოცირდება კორესპონდენციებთან მუშაობასთან, ადმინისტრაციულ და ორგანიზაციულ დოკუმენტებთან და ა.შ. თუმცა EDMSისინი ასევე საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ თითოეული დოკუმენტი იმ მოქმედებებთან, რომლებიც უნდა შესრულდეს მასთან. ასეთი სისტემის წყალობით შესაძლებელი ხდება თანამშრომლების მიერ გარკვეული დავალებების შესრულების თვალყურის დევნება. ამრიგად, EDMS უზრუნველყოფს არა მხოლოდ ეფექტური მენეჯმენტიდოკუმენტების ნაკადები და ინფორმაციული უსაფრთხოება კომპანიაში, მაგრამ ასევე გაიზარდა კონტროლი დოკუმენტებზე სამუშაოს შესრულებაზე და თანამშრომლების პროდუქტიულობაზე.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები (EDMS)ამჟამად გამოიყენება თითქმის ნებისმიერი კომპანიის IT ინფრასტრუქტურაში - როგორც კერძო, ისე საჯარო. კომპანიების უმეტესობამ ან უკვე დანერგა EDMS ან აპირებს მის განხორციელებას უახლოეს მომავალში. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები წყვეტს პრობლემების უფრო ფართო სპექტრს, ინტეგრირდება სააღრიცხვო სისტემებთან და საშუალებას გაძლევთ მართოთ საწარმოს სასიცოცხლო ინდიკატორები (აშენეთ KPI ან BSC სისტემები).
Გამოყენებით EDMSსაწარმო ხდება გამჭვირვალე და მართვადი: ყველა უმარტივეს ბიზნეს ტრანზაქციას (მაგალითად, საქონლის საწყობიდან გადაზიდვა ან მასალების წარმოებაში გადატანა) თან ახლავს მათი ასახვა სააღრიცხვო სისტემაში ფორმით. ელექტრონული დოკუმენტები. ბიზნეს ოპერაციებს შეიძლება ახლდეს აღრიცხვა და ბიზნეს პროცესის ინდიკატორების აღრიცხვა. ინდიკატორების შესახებ დაგროვილი ინფორმაცია ინტეგრირებულია EDMS-ში უმაღლესი დონის ინდიკატორებში და, ამრიგად, ჩვენ ვიღებთ დაბალანსებულ ქულების ბარათის სისტემას, რომელიც აისახება მენეჯერის პანელზე.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემებიაქვს მთელი რიგი უპირატესობები, რომლებიც მოიცავს ელექტრონული დოკუმენტის ერთჯერადი რეგისტრაციის შესაძლებლობას, საჭირო ოპერაციების პარალელურად შესრულებას მათ შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირის თვალყურისდევნით, ასევე ეფექტურად ორგანიზებული დოკუმენტების საძიებო სისტემის და განვითარებული ანგარიშგების სისტემის არსებობას. .

გარდა ამისა, EDMSროგორც წესი, შეიცავს დოკუმენტებსა და პროექტებზე ჯგუფური მუშაობის ინსტრუმენტებს, დაგეგმვადა თანამშრომლების ჩატვირთვა დოკუმენტებთან სამუშაოდ, დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის შენარჩუნება და უსაფრთხო მუშაობა საწარმოს დისტანციურ ოფისებთან და განყოფილებებთან. მაგალითად, რუსეთში ყველაზე გავრცელებულ პლატფორმაზე "1C: Enterprise 8". EDMSარის . 1C:Enterprise 8 პლატფორმის მოსვლასთან ერთად, 1C პროგრამის ოჯახის განაწილება გადაკეთდა საწარმოების მცირე და საშუალო და კორპორატიული სეგმენტებიდან. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა არის სრულფასოვანი საინფორმაციო სისტემის ატრიბუტი ასეთი საწარმოებისთვის, ხოლო სამუშაო პროცესის კლასის სისტემები და BPMS-ის უფრო მოწინავე ვერსია არის საწარმოს კორპორატიული საინფორმაციო სისტემის სტანდარტული მოდული, რომელშიც ოფისის თანამშრომლების რაოდენობა აღემატება. 50 ადამიანი.

არ უნდა იყოს სპეციფიკური ინდუსტრიისთვის. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მთავარი და ყველაზე გავრცელებული ვარიანტია შეფუთული პროდუქტები და EDMS 1C პლატფორმაზე არ არის გამონაკლისი.

პირობებში თანამედროვე განვითარებაბიზნეს EDMS-მა უნდა გადაჭრას ხარჯების ოპტიმიზაციასთან დაკავშირებული პრობლემები, საწარმოს შიდა რესურსების დაზოგვის შესაძლებლობით. ამავე დროს, ყველაზე საუკეთესო ვარიანტიარის სიტუაცია საწარმოსთვის, როდესაც განხორციელებული ინფორმაცია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემასაშუალებას გაძლევთ სწრაფად (2-3 თვეში) ანაზღაუროთ განხორციელების ხარჯები. აუცილებელი პირობაასეთი განხორციელებისთვის, საწარმოს უნდა ჰყავდეს თანამშრომელი, რომელსაც აქვს ცოდნა პროცესების მართვის სფეროში, ბიზნეს პროცესების აღწერისთვის ნოტაციური დიაგრამების აგების უნარები და საკმაოდ კარგად ესმის EDMS-ის განმახორციელებელ საწარმოში მიმდინარე ბიზნეს პროცესები. ოფიციალური ბიზნეს პროცესის დიაგრამები შეიძლება მნიშვნელოვანი დახმარება იყოს.

განხორციელება EDMSყოველთვის უნდა ეხებოდეს ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციისა და საწარმოს როგორც მენეჯმენტის, ისე რიგითი თანამშრომლებისთვის შრომის ხარჯების დაზოგვის საკითხს. ამავდროულად, განხორციელების მაქსიმალური ეფექტი მიიღწევა, როდესაც ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი მუშაობს მართვისა და აღრიცხვის სისტემით ერთ საინფორმაციო სივრცეში. ასეთი კომბინირებული სისტემა საშუალებას გაძლევთ გადაჭრათ პრობლემების მნიშვნელოვნად დიდი რაოდენობა.

არსებობს რამდენიმე სტანდარტული აპლიკაცია EDMS 1C პლატფორმაზე, მაგალითად, საკონტრაქტო სამუშაოების ავტომატიზაცია. მაგრამ ისეთი პრობლემების გადაჭრა, როგორიცაა პერსონალის დოკუმენტების ნაკადი, მუშაობა მივლინებებთან და ხარჯების ანგარიშებთან, აპლიკაციებზე ნაღდი ფული, გაყიდვების, შესყიდვების, წარმოების და სასაწყობო დოკუმენტაციის მხარდაჭერის პროცესები შეიძლება გადაწყდეს მხოლოდ ერთში. საინფორმაციო სისტემაბუღალტრული სისტემით. მაგალითად, 1C 8 პლატფორმაზე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა „PiterSoft: Process Management“ან

მაგალითად, 1C 8 პლატფორმაზე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაშეუძლია იმუშაოს ერთ მონაცემთა ბაზაში პროდუქტით "1C: ხელფასი და HR მენეჯმენტი" ან "1C: საწარმოო საწარმოს მენეჯმენტი", რომელიც საშუალებას გაძლევთ ამომწურავად გადაჭრათ ფუნქციური ამოცანები (მაგალითად, დაქირავება), აღრიცხვა (ხელფასის გაანგარიშება) და მენეჯმენტი (დამზადება). სამოტივაციო გადაწყვეტილებები ხელფასის გაზრდის ან ჯარიმის შესახებ) და ინფორმაციის ურთიერთქმედების და გადაცემის ამოცანა (დოკუმენტის გადაცემა მარშრუტის გასწვრივ, რაც დაკავშირებულია პროცესის ყველა დაინტერესებული მონაწილის დროულ შეტყობინებასთან წინასწარ დამტკიცებული პროცედურის შესაბამისად).

საიდუმლო არ არის, რომ ნებისმიერი ბიზნესის წარმატებული წარმართვა, პირველ რიგში, დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ მუშაობს დოკუმენტაციის ორგანიზების მექანიზმი. ბოლოს და ბოლოს, დოკუმენტებთან მუშაობა, თუმცა სიამოვნებას არ მოაქვს, კომპანიის მენეჯმენტში მნიშვნელოვანი რგოლია.

გარდა ამისა, დოკუმენტაცია უნდა განიხილებოდეს დროულად, წინააღმდეგ შემთხვევაში დაიწყება დაგროვება და დაკარგვა. შესაძლო დანაკარგების თავიდან აცილების მიზნით დაინერგა დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა.

ამ სტატიაში ჩვენ გეტყვით: რა არის EDMS? რა ტიპები, უპირატესობები და ნაკლოვანებები აქვს მას?

ინტერნეტის განვითარებასთან ერთად, სქელი საქაღალდეების და მტვრიანი არქივების დრო წარსულს ჩაბარდა. ახლა დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესი სრულად ავტომატიზირებულია. საჭირო ნაშრომების მოძიება შესაძლებელია ერთი დაწკაპუნებით და დაარქივება ხდება ადამიანის ჩარევის გარეშე. EDMS ასეთ შესაძლებლობებს სთავაზობს საწარმოებს.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDMS) არის სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც იძლევა დოკუმენტების დამუშავების საშუალებას ელექტრონულ ფორმატში. ანუ EDMS-ის წყალობით შესაძლებელია თანამშრომლებს შორის დოკუმენტების გადაცემა, ინდივიდუალური დავალებების გაცემა, არქივი და ა.შ.

რა თქმა უნდა, ბევრმა ორგანიზაციამ იცის როგორ შექმნას ელექტრონული დოკუმენტები, შეინახოს და გადასცეს ისინი. თუმცა, უბრალოდ ელექტრონულ ფორმატს არანაირი იურიდიული ძალა არ ექნება. იმისთვის, რომ ელექტრონულმა ქაღალდმა წონაში მოიმატოს, მნიშვნელოვანია, რომ მას ხელი მოაწეროს ორივე მხარეს. IN ამ შემთხვევაში, დოკუმენტები უნდა იყოს დალუქული სპეციალური ელექტრონული ხელმოწერით.

ამრიგად, EDS შეიძლება დაიყოს ორ ტიპად:

1. კომპანიის შიგნით დოკუმენტების ნაკადი თანამშრომლებს შორის;
2. დოკუმენტის ნაკადი შორის სხვადასხვა საწარმოებიდა ორგანიზაციები სპეციალური საკომუნიკაციო არხებით.

ორგანიზაციაში EDMS-ის გამოსაყენებლად საჭიროა სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფა. ჩვეულებრივ, ასეთ პროგრამას უწოდებენ EDI პლატფორმას. გარდა ამისა, ასეთი პროგრამული უზრუნველყოფის შეუფერხებლად მუშაობისთვის საჭირო იქნება დამატებითი აპარატურა. მაგალითად, სერვერები, ქსელის არხები და ა.შ.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორი საჭირო იქნება, თუ საჭიროა ორ სხვადასხვა კომპანიას შორის ნაშრომებთან მუშაობა. ასეთი ოპერატორი კარგი ასისტენტი იქნება. ბოლოს და ბოლოს, მან იცის როგორ მიაწოდოს შეტყობინებები, ამოწმებს რა ფორმატის დოკუმენტები იგზავნება, მოითხოვს და აკონტროლებს ელექტრონული ხელმოწერის დადებას, დამოუკიდებლად ინახავს და არქივებს დოკუმენტებს და ა.შ.

ამრიგად, EDMS არის მთელი ბიზნესის „სისხლის მიმოქცევის სისტემა“. ეს დიდ დროს ზოგავს და უდავოდ დადებითად მოქმედებს მთლიანად ორგანიზაციის მუშაობაზე. მაგრამ ყოველთვის არის რაიმე სარგებელი ინფორმაციის ამ ტიპის დამუშავებისგან? და შეიძლება თუ არა EDMS-მა ზიანი მიაყენოს ბიზნესს? ამ კითხვებზე პასუხის გასაცემად, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დადებითი და უარყოფითი მხარეები.

EDI-ს დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ნებისმიერი სხვა EDI პროცესის მსგავსად, მას აქვს დადებითი და უარყოფითი მხარეები. ძირითადი პარამეტრები მოცემულია ქვემოთ მოცემულ ცხრილში.

უპირატესობები

ხარვეზები

მოწყობა. სისტემა ავტომატურად ანიჭებს ნომრებს დოკუმენტებს, რაც გამორიცხავს ყველა სახის შეცდომას. თვალთვალი. ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გაიგოთ ვინ მუშაობს დოკუმენტთან Უსაფრთხოება. თანამშრომელი ვერ შეძლებს ელექტრონული დოკუმენტის დაკარგვას ან დაზიანებას აღდგენა . წაშლილი დოკუმენტი შეიძლება აღდგეს ნებისმიერ დროს დროებითი რესურსების უსაფრთხოება. დოკუმენტის ელექტრონული ფორმა თითოეულ თანამშრომელს რამდენიმე წამში აღწევს, მიუხედავად მათი ადგილმდებარეობისა. მოსახერხებელია სამუშაოდ. საჭიროების შემთხვევაში, თანამშრომელს შეუძლია შეცვალოს დოკუმენტის ორიგინალური ვერსია. EDF შესაძლებელს ხდის თითოეული მათგანის აღდგენას. გარდა ამისა, შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ იმ სპეციალისტების სახელებს, რომლებიც მუშაობდნენ ქაღალდზე. ხელმისაწვდომობა . EDI სისტემა მუშაობს 24/7. უფრო მეტიც, როდესაც მას ინტერნეტით უკავშირდება, თანამშრომელს შეუძლია ნებისმიერ დროს იმუშაოს დოკუმენტაციასთან, თუნდაც ის საავადმყოფოში იყოს ან შვებულებაში იმყოფება. დაგეგმვა. სისტემა საშუალებას აძლევს სპეციალისტს დაგეგმოს ნაშრომებთან მუშაობის მიმდინარეობა. თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ შესრულების თარიღი, დრო, ასევე შეკვეთა. და შესაბამის მომენტში, პროგრამა თავად შეატყობინებს თანამშრომელს მისი სამუშაოს შესრულების აუცილებლობის შესახებ. მოსახერხებელი ძებნა. პროგრამა შექმნილია ისე, რომ შესაძლებელს ხდის პოვნას საჭირო დოკუმენტიარა მხოლოდ სათაურით, არამედ საკვანძო სიტყვებითაც. ქაღალდის დაზოგვა. არ არის საჭირო დოკუმენტაციის ამობეჭდვა, საქაღალდეებში დამაგრება და ინვენტარის გაკეთება. ყველა ინფორმაცია ინახება ელექტრონულად და ნებისმიერ დროს შესაძლებელია საჭირო დოკუმენტის დაბეჭდვა ქაღალდზე.

ფულის ხარჯვა. EDI-ს შექმნა მოითხოვს გარკვეულ ფინანსურ ხარჯებს. ფული საჭიროა პროგრამული უზრუნველყოფისა და აღჭურვილობისთვის. ხარჯების ოდენობა დამოკიდებული იქნება დაკავშირებული თანამშრომლების რაოდენობაზე. საშუალოდ, ეს თანხა დაახლოებით 100,000 რუბლს შეადგენს (*). EDMS-ის დაუყოვნებლივ გამოყენება არ იმუშავებს. პროგრამის შეძენის, ინსტალაციის, დანერგვისა და გამართვის შემდეგ დიდი დრო და სპეციალური უნარებია საჭირო. ტრენინგი. EDMS-ის სწორად გამოყენების მიზნით, ყველა ჩართულმა თანამშრომელმა უნდა გაიაროს სპეციალური ტრენინგი. უსაფრთხოება. ინფორმაციის უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად კომპანიის მენეჯერებმა განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიაქციონ უსაფრთხოებას. კერძოდ, ელექტრონული ხელმოწერის გასაცემად, დადგინდეს, რომელ თანამშრომელს ექნება წვდომა საბუთებზე და ასევე უნდა დაიცვას პროგრამა გარედან შეღწევისგან. საჭიროა EDMS ადმინისტრატორი. ორგანიზაციას უნდა ჰყავდეს პერსონალი, რომელიც შეძლებს გადაჭრას EDMS-ში მუშაობის აქტუალური პრობლემები. კერძოდ, სერვერის გამართვა, მომხმარებლების დახმარება, სისტემის ფუნქციონირების მონიტორინგი. საჭიროა მუდმივი სარეზერვო ასლი. ინფორმაციის უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად მომხმარებლებმა მუდმივად უნდა შეინახონ დოკუმენტები. ზოგიერთ შემთხვევაში საჭიროა ელექტრონული და ქაღალდის დოკუმენტის არსებობა. თუ, მაგალითად, პარტნიორს არ აქვს დაყენებული EDMS, მაშინ მასთან მუშაობისას დოკუმენტაცია უნდა იყოს როგორც ელექტრონული, ასევე ქაღალდი.

მცირე ბიზნესისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შენარჩუნების რეალური ღირებულება

(*) თუ კომპანია მცირეა და ბიზნესის მფლობელი (ან თავად ინდმეწარმე) აპირებს დოკუმენტებზე ხელის მოწერას პირადად, მაშინ ხარჯები მინიმალური იქნება. ისინი შედგება ელექტრონული შეძენისგან ციფრული ხელმოწერა- 1500 რუბლი და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სერვისზე წვდომა - 100 რუბლიდან.

მცირე მოცულობისთვის ჩვენი რედაქტორები გვირჩევენ სერვისს Kontur.Diadoc. თუ აირჩევთ ტარიფს " უნივერსალური“, მაშინ ღირებულება იქნება მხოლოდ 9 რუბლი თითო გაგზავნილ დოკუმენტზე. ორიგინალური დოკუმენტების ფოსტით გაგზავნასთან შედარებით, აქ არის ერთის გაგზავნა დარეგისტრირებული წერილირეგიონში იქნება მინიმუმ 50 რუბლი. განსხვავება აშკარაა:

სისტემა ყველა ახალ მომხმარებელს აძლევს ელექტრონული დოკუმენტების 50 მისასალმებელი ბონუს გადარიცხვას.

როგორც ცხრილიდან ჩანს, მიუხედავად დადებითი მხარეები EDMS-ს ასევე აქვს უარყოფითი ასპექტები. ძირითადად, ისინი მატერიალურ ხარჯებზე მოდის, რაც, როგორც ირკვევა, შეიძლება არც თუ ისე მცირე იყოს.

კომპანია მნიშვნელოვან ხარჯებს გაატარებს არა მხოლოდ პროგრამული უზრუნველყოფის დაყენებისა და საჭირო აღჭურვილობის შესაძენად, არამედ უნდა დაიქირაოს თანამშრომელი, რომლის სპეციალური უნარების გარეშე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა უბრალოდ არ იმუშავებს. ასეთ თანამშრომელს ხელფასიც სჭირდება. და ეს არის კიდევ ერთი ხარჯი.

მაგრამ არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ დახარჯული ძალისხმევა მომავალში ანაზღაურდება და EDMS-თან მომუშავე კომპანიები მხოლოდ სარგებელს მიიღებენ. ყოველივე ამის შემდეგ, ისინი დაზოგავენ არა მხოლოდ ინფორმაციის დამუშავების დროს, არამედ მნიშვნელოვნად შეამცირებენ მომსახურების გადახდის ღირებულებას, მაგალითად, არქივისტს. გარდა ამისა, ელექტრონული არქივი არ საჭიროებს დამატებით ადგილს, დამატებითი საოფისე ნივთების შეძენას ან სხვა საკითხებს.

რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა?

როგორც წესი, ეს არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის (EDF) სისტემა, რომელშიც შეგიძლიათ შექმნათ, გაგზავნოთ, მიიღოთ და ხელი მოაწეროთ ელექტრონულ დოკუმენტებს. ისინი ექვივალენტურია ქაღალდისა, ხელნაწერი ხელმოწერით. Გაძღოლა ელექტრონული დოკუმენტების მართვა, გჭირდებათ ელექტრონული ხელმოწერის მოწმობა.

ინტერფეისი ჩვეულებრივ შედგება 2-3 ჩანართისაგან, მათ შორის კონტრაგენტები (თქვენი პარტნიორები და კლიენტები, რომლებიც მონაწილეობენ EDI-ში) და მთავარი ჩანართი - Documents. ეს ჩანართი შეიცავს თქვენ მიერ გაგზავნილ და მიღებულ დოკუმენტებს შემოსულების და გასასვლელების განყოფილებებში.

EDI-ს სახეები

ეჭვგარეშეა, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვისას, ორგანიზაციები დიდ აქცენტს აკეთებენ ეფექტურობაზე. ძნელი სათქმელია, რომელი ტიპის EDI იქნება ყველაზე ეფექტური კონკრეტული ორგანიზაციისთვის. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია საწარმოს მიმართულებაზე და მის ბიზნეს პროცესებზე.

თუმცა, არსებობს EDI-ს ზოგადი კვალიფიკაცია ფუნქციონალურობის, მართვის ტექნოლოგიის, კომპონენტების და ა.შ. ამ მხრივ, ჩვენ შეგვიძლია განვასხვავოთ EDS-ის ძირითადი ტიპები:

• ჩანაწერების შენახვის სისტემა. ეს ტიპი განკუთვნილია საწარმოს საოფისე სამუშაოების ჩასატარებლად. უფრო მეტიც, მუშაობა მიმდინარეობს ყველა მიღებული წესით ვერტიკალური მენეჯმენტით, ე.ი. ზემდგომიდან დაქვემდებარებულამდე;
• ელექტრონული არქივები. ასეთი სისტემის მთავარი მიზანია დოკუმენტაციის შენახვის სამუშაოს ორგანიზება. სხვა საკითხებთან ერთად, პროგრამა მომხმარებელს საშუალებას აძლევს ადვილად მოძებნოს საჭირო ქაღალდი. თუმცა, დოკუმენტაციის გადაცემა ასეთ სისტემაში შეუძლებელი იქნება;
• სამუშაო ნაკადის სისტემები. ამ ტიპის სისტემა ფართოდ არის გავრცელებული მომხმარებლებში იმის გამო, რომ იგი მთავარი ამოცანა– არის ბიზნეს პროცესების ორგანიზება და ავტომატიზაცია. ასეთი პროგრამული უზრუნველყოფით ადვილია ბიზნესის კეთება, ხოლო დოკუმენტების ნაკადი მხოლოდ სამუშაო მომენტების არსებობის მიზეზია;
• ECM სისტემები. პროგრამული უზრუნველყოფა საშუალებას აძლევს მომხმარებელს დანერგოს ინოვაცია ორგანიზაციის მართვის სისტემაში. Გამოყენებით რთული სისტემები, შესაძლოა, მართოს: დოკუმენტები, ხელმოწერები, სამუშაო ნაკადები, თანამშრომლების ცოდნა და ა.შ. ამ ტიპის EDI ბევრად უფრო ძვირი დაჯდება, რადგან მომხმარებელს სთავაზობს მოწინავე ფუნქციონირებას.

აღსანიშნავია, რომ EDMS-ის თითოეული ტიპი უფრო დიდი ხდება ვიდრე წინა და მეტ შესაძლებლობას აძლევს მომხმარებლებს. თუმცა, იმისათვის, რომ შეაფასოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სრული უპირატესობები, თქვენ უნდა გააკეთოთ სწორი არჩევანი.

როგორ ავირჩიოთ სწორი EDMS

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, EDMS-ის არჩევა რთული პროცესია, რომელიც განსაკუთრებულ ყურადღებას მოითხოვს. სხვა საკითხებთან ერთად, კომპანიის მენეჯმენტმა უნდა გაითვალისწინოს დიდი თანხაგადამწყვეტი ფაქტორები, როგორიცაა საწარმოს მიმართულება, პერსონალი და ა.შ.

მაგალითად, ამისთვის კომერციული ორგანიზაციასწორი იქნება EDS-ის დამყარება როგორც თანამშრომლებს, ასევე პარტნიორებს შორის. მხოლოდ ამ გზით შეძლებს საწარმო საჭირო ეკონომიკური სარგებლის მიღებას.

ამისთვის სამთავრობო სააგენტოუმჯობესია ყურადღება გავამახვილოთ მისი მუშაობის სპეციფიკაზე და მეტი ყურადღება მივაქციოთ ელექტრონული არქივების შექმნას. ასევე აუცილებელია თანამშრომლების მომზადება მათთან მუშაობისთვის.

ამა თუ იმ EDMS-ის არჩევისას მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ, აკმაყოფილებს თუ არა სისტემა მითითებულ მოთხოვნებს. Ესენი მოიცავს:

• სრული ფუნქციონირება;
• გამოყენების სიმარტივე;
• რა სიჩქარით დაინერგება ეს სისტემა სამუშაო პროცესში;
• პარამეტრების ხელმისაწვდომობა და ისინი უნდა იყოს მოქნილი;
• აქვს თუ არა სისტემას ფუნქციონირების გაფართოების შესაძლებლობა;
• შესაძლებელია თუ არა EDMS-ის ადაპტირება საწარმოს არსებულ პროგრამულ უზრუნველყოფასთან;
• ადაპტაციის სიმარტივე;
• ხელმისაწვდომობა ტექნიკური მხარდაჭერა. მნიშვნელოვანია, რომ ასეთი დახმარება იყოს მაღალ დონეზე;
• მწარმოებლის რეპუტაცია და ა.შ.

ამ ფაქტის გათვალისწინებით, მომხმარებელმა უნდა დაიცვას შემდეგი ქმედებები:

1. გამოიკვლიეთ ფუნქციონირება. განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს თავს „შესაძლებლობები“. მნიშვნელოვანია, რომ მწარმოებელმა კონკრეტულად მიუთითოს პროგრამის მიერ შესრულებული ამოცანების სია. თუ არ არსებობს სპეციფიკა, მაშინ უნდა მიატოვოთ ასეთი EDS სისტემა;
2. თემატური პრეზენტაციების ხელმისაწვდომობა. მნიშვნელოვანია, რომ პროგრამა შეიცავდეს დემო მასალას, რითაც აუხსნის მომხმარებელს, თუ როგორ გამოიყენოს ეს ფუნქცია;
3. შეისწავლეთ ეკრანის ანაბეჭდები. ამ გზით მენეჯერი შეძლებს გადაამოწმოს, არის თუ არა ფუნქციონალობა რეალურად მარტივი და აკმაყოფილებს თუ არა დადგენილ მოთხოვნებს;
4. დარწმუნდით, რომ წაიკითხეთ მიმოხილვები რეალური მომხმარებლებისგან. საუკეთესო ვარიანტია ვიდეოების ყურება YouTube-ზე;
5. ბევრი მწარმოებელი მენეჯერებს სთავაზობს უფასო საცდელს. ამ გზით მომხმარებელი შეძლებს გაიგოს შერჩეული პროდუქტი შესაფერისია თუ არა;
6. რაც შეეხება საქონლის ღირებულებას, აშკარაა, რომ ეს წერტილი მყიდველს არ აწუხებს. ძნელია იმის დადგენა, თუ რა უნდა იყოს EDS-ის რეალური ღირებულება, მაგრამ ღირს შესწავლა, თუ რა შეადგენს ამა თუ იმ ფიგურას. ამიტომ, ფასთა ჩამონათვალის დეტალური შესწავლა მყიდველს დაეხმარება თავიდან აიცილოს მოულოდნელი ხარჯები და ხარჯები.

ღირს გახსოვდეთ რა უნდა გააკეთოთ სწორი არჩევანიმხოლოდ სპეციალისტი დაგეხმარებათ. ამიტომ, EDMS-ის შერჩევა და ინსტალაცია უნდა განხორციელდეს მხოლოდ განსაკუთრებული უნარების მქონე პირის ყურადღების ქვეშ.

მაღალი ღირებულების გამო, ჩვენს ქვეყანაში ყველა ორგანიზაცია არ მუშაობს EDMS-ით. ამ დროისთვის არის მხოლოდ დიდი ფირმებისაბუთების ელექტრონულად დამუშავება. მაგრამ ყველაფერი იცვლება და სავარაუდოა, რომ უახლოეს მომავალში EDMS-ის დახმარებით მუშაობის აუცილებლობა დაფასდება და ბევრ კომპანიას ექნება საშუალება განახორციელოს ელექტრონული ბიზნესი. ეს ნიშნავს, რომ ისინი გახდებიან ყველაზე ეფექტური და წარმატებული!

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი ან EDI არის საინფორმაციო ტექნოლოგიების სეგმენტი (და, ამავე დროს, იურიდიული ურთიერთობების ფართომასშტაბიანი სფერო), რომელიც შეიძლება ჩაითვალოს ერთ-ერთ ყველაზე აქტიურად განვითარებად რუსეთში და მსოფლიოში. მოდით გავეცნოთ მის არსს, განვითარების ისტორიას, ასევე ყველაზე პოპულარულ პროგრამულ პროდუქტებს, რომელთა დახმარებითაც შესაძლებელია ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა (EDF): რა არის ეს - განსაზღვრება კანონით და არსებითად

ორგანიზაციამ, რომელიც გეგმავს ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაში მონაწილეობას, უნდა იცოდეს, პირველ რიგში, რას ნიშნავს სინამდვილეში ეს ტერმინი. EDI-ს ცნების განმარტება შეიძლება მოიძებნოს კანონმდებლობის დებულებების ანალიზით - რომელიც პირდაპირ ან ირიბად არეგულირებს EDI-ს გამოყენების სფეროებისთვის დამახასიათებელ სამართლებრივ ურთიერთობებს, ან ექსპერტების პოპულარული თვალსაზრისის შესწავლით.

დავიწყოთ იმ განმარტებით, რომელიც გვაინტერესებს საკანონმდებლო ბაზის საფუძველზე.

უნდა აღინიშნოს, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა, ერთი მხრივ - განსაკუთრებით კერძო ორგანიზაციებში (სახელმწიფო და მუნიციპალურ სტრუქტურებში ყველაფერი შეიძლება განსხვავებული იყოს - მაგრამ განსხვავება არც თუ ისე დიდია) არ არის ერთ-ერთი ის სფერო, რომელსაც მკაცრად არეგულირებს სპეციალური კანონმდებლობა. თავის მხრივ, EDI არის იურიდიული ურთიერთობების საკმაოდ რთული სფერო, რომლის ფარგლებშიც ასეთ სამართლებრივ ურთიერთობებში თითოეულ მონაწილეს შეიძლება ჰქონდეს სხვადასხვა უფლება და მოვალეობა - თავის მხრივ, სრულად რეგულირდება და ხშირად ძალიან აქტიურად. რეგულაციების დონე (მათ შორის სპეციალური კანონმდებლობა).

ასეა თუ ისე, „ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის“ ცნების განმარტება მკაფიოდ არ არის მოცემული რუსეთის მიერ მიღებულ რეგულაციებში. ფედერალური დონე. ამავდროულად, ეს ტერმინი აშკარად შედგება ორი კომპონენტისგან:

1. ფრაზები "ელექტრონული დოკუმენტი".

ელექტრონული დოკუმენტის კონცეფცია გამჟღავნებულია, კერძოდ, 2006 წლის 27 ივლისის No149-FZ (LINK) კანონის „ინფორმაციის შესახებ“ მე-2 მუხლის დებულებებში. ნათქვამია, რომ ასეთი დოკუმენტი უნდა გვესმოდეს, როგორც დოკუმენტირებული ინფორმაცია ელექტრონული ფორმით, რომელიც განკუთვნილია კომპიუტერებზე განთავსების ან დამუშავებისთვის, ასევე მათ შორის გადაცემისთვის. თავის მხრივ, „დოკუმენტირებული ინფორმაციით“ კანონი იგებს მატერიალურ მედიაზე დაფიქსირებულ ინფორმაციას დოკუმენტაციის საშუალებით, რომელიც შეიცავს დეტალებს, რომლებიც ამ ინფორმაციის (ან მისი მატერიალური საშუალების) იდენტიფიცირების საშუალებას იძლევა.

თავის მხრივ, რა არის „დოკუმენტაცია“? არ იქნება შეცდომა ამ სიტყვის მნიშვნელობის გამოსავლენად სახელმწიფო სტანდარტებს მივმართოთ. ამრიგად, GOST R 7.0.8-2013 (LINK) ნათქვამია, რომ დოკუმენტაცია უნდა იქნას გაგებული, როგორც „ინფორმაციის ჩაწერა მედიაზე დადგენილი წესების შესაბამისად“. ამ შემთხვევაში შეიძლება გამოყენებულ იქნას სხვადასხვა დოკუმენტაციის ხელსაწყოები - მაგალითად, კომპიუტერული ტექნოლოგია, რომლის დახმარებითაც ხდება მონაცემების ჩაწერა მედიაზე.

1. სიტყვები "დოკუმენტის ნაკადი".

გასაგები მიზეზების გამო, ის უფრო ძველია ვიდრე პირველი ფრაზა. მისი განმარტებები გვხვდება სსრკ-ში მიღებულ ზოგიერთ რეგულაციაში (მიუხედავად იმისა, რომ ბევრი მათგანი ინარჩუნებს იურიდიული ძალაისევ). ამრიგად, „ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტებისა და დოკუმენტების ნაკადის შესახებ დებულებაში“, რომელიც დაამტკიცა სსრკ ფინანსთა სამინისტრომ 1983 წელს (LINK), ნათქვამია, რომ დოკუმენტის ნაკადი არის პირველადი გადაადგილება (შექმნა, მიღება, დამუშავება, დაარქივება). დოკუმენტები. ეს განმარტება დღეს საკმაოდ აქტუალურია - რადგან ის სრულად შეესაბამება დოკუმენტების მიმოქცევის ტიპურ ციკლს თანამედროვე საწარმო.

გამოდის, რომ კანონის პირდაპირი კითხვით (და მისი მისაღები განმარტებით სამართლებრივი ანალოგიის პრინციპის მიხედვით) ხელმძღვანელობით შეგვიძლია დავასკვნათ, რომ „ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი“ უნდა იყოს გაგებული, როგორც ელექტრონული საშუალების გამოყენებით დაფიქსირებული ინფორმაციის შექმნა, მიღება, დამუშავება და დაარქივება. დადგენილი წესები .

ნიშნავს თუ არა ეს, რომ კომპიუტერული დამუშავება, რომელიც არ აკმაყოფილებს (ან ნაწილობრივ აკმაყოფილებს) ამ განმარტებას, არავითარ შემთხვევაში არ შეიძლება ჩაითვალოს „ელექტრონული დოკუმენტების მართვა“? რა თქმა უნდა არა - ყოველ შემთხვევაში იმის გამო, რომ ნებისმიერი კანონი, თუნდაც ყველაზე მკაცრი, სამართალდამცავი პრაქტიკის მსვლელობისას იძლევა მისი ნორმების ადაპტირებულ ინტერპრეტაციას უფლებამოსილი სამართლებრივი ურთიერთობების რეგულირების ხარისხის გაუმჯობესების ინტერესებიდან გამომდინარე. იურისდიქცია.

აქედან გამომდინარე, ჩვენ გვაქვს უფლება დავეყრდნოთ კანონის მითითებულ ნორმებს - კერძოდ, დავადგინოთ ცნებების „ელექტრონული დოკუმენტი“ და „დოკუმენტური ნაკადი“, მაგრამ არ ვართ ვალდებული დავიცვათ ისინი ყველა შემთხვევაში. უფრო მეტიც, ექსპერტებს შორის არსებობს ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის კონცეფციის სხვადასხვა ალტერნატიული ინტერპრეტაცია - ორივე მსგავსია ჩვენ მიერ კანონის ნორმებიდან გამომდინარე და ასევე ძალიან ორიგინალური.

მაგალითად, პოპულარული მიდგომაა ის, რომ „ელექტრონული დოკუმენტების მართვა“ არის დოკუმენტების ერთი კომპიუტერიდან (კომპიუტერის შენახვის მოწყობილობის ერთი ლოგიკური ნაწილი) მეორეზე (სხვა ლოგიკური ნაწილი) გადატანა, რომელიც:

• აქვს იურიდიული ძალა ისეთივე, რაც ახასიათებს არაელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ობიექტებს მსგავსი დანიშნულებით;
• აქვს ფუნდამენტური მსგავსება და გამოყენების საერთო ფარგლები არაელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ობიექტებთან, რომლებიც მსგავსი დანიშნულებით არიან.

ამავდროულად, ელექტრონულ დოკუმენტს, პრინციპში, შეიძლება ჰქონდეს ნებისმიერი ფორმა - როგორც ერთიანი, ასევე თავისუფალი (ასევე ასეთი დოკუმენტის ფაილის ფორმატი - ეს შეიძლება იყოს ტექსტი, სურათი ან, მაგალითად, ვიდეო).

ამრიგად, ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის განმარტება გვთავაზობს ისეთი ფრაზების გამოყენებას, როგორიცაა „მსგავსი იურიდიული ძალა“ და „ფუნდამენტური მსგავსება და საერთოობა“ - ელექტრონული და არაელექტრონული დოკუმენტების შედარების კონტექსტში. შედეგად, ვარაუდობენ, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ობიექტი შეიძლება იყოს:

• დოკუმენტი, რომელსაც აქვს (პრინციპში შეიძლება ჩამოყალიბდეს) არაელექტრონული ანალოგი;
• დოკუმენტი, რომელიც შეიძლება შეიქმნას არაელექტრონული ანალოგის საფუძველზე (ან, პირიქით, შეიძლება იყოს არაელექტრონული ანალოგის შექმნის საფუძველი).

განხილული მიდგომა საშუალებას გვაძლევს „ამოვაშოროთ“ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ობიექტებს შორის, მაგალითად, ისეთი ტიპის ინფორმაცია, როგორიცაა სისტემის ფაილები, სკრიპტები, ჰეშ ცხრილები (რადგან მათ არ აქვთ ანალოგები, რომლებიც არ არის ელექტრონული - არც ამ თვალსაზრისით. „განაცხადის საერთოობის“ თვალსაზრისით და არც იურიდიული ძალის თვალსაზრისით) - მიუხედავად იმისა, რომ ისინი შეიძლება აკმაყოფილებდეს ფედერალური კანონმდებლობით გათვალისწინებული „ელექტრონული დოკუმენტის“ კრიტერიუმებს, რომლებიც ზემოთ განვიხილეთ (და ექვემდებარება კიდეც „დოკუმენტების ნაკადი“ იგივე სამართლებრივი კრიტერიუმების შესაბამისად).

დოკუმენტის ნაკადის საგანამდე - მაგალითად, კომერციული საწარმო, შეიძლება საერთოდ არ იყოს დავალება „იზოლირება“, ფაქტობრივად, ელექტრონული დოკუმენტი სხვა ელექტრონულისგან, რომელიც არ შეიძლება ჩაითვალოს EDI-ს ობიექტად. ამავდროულად, როდესაც ადგილობრივი რეგულაციები ადგენს ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის წესებს, ასეთ საწარმოს, ასე თუ ისე, მოუწევს როგორმე გააერთიანოს ეს კონცეფცია ოფიციალურ ფორმულირებაში. ამის გარეშე, ელექტრონული დოკუმენტის დამუშავებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომელი ავტომატურად შეწყვეტს პასუხისმგებლობას არაფერზე - ასეთი პასუხისმგებლობის სუბიექტის არარსებობის გამო (და შეუძლებელი იქნება მისგან რაიმეს მოთხოვნა).

ამრიგად, ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ადგილობრივი სტანდარტების დადგენისას, შეგიძლიათ ფოკუსირება მოახდინოთ, შედარებით რომ ვთქვათ, ორიდან ერთ-ერთ მიდგომაზე ტერმინის „ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის“ განსაზღვრისას:

• მოქმედი რეგულაციების დონეზე „ელექტრონული დოკუმენტის“ და „დოკუმენტის ნაკადის“ ცნებების გამჟღავნებაზე დამყარებული მიდგომა;
• მიდგომა, რომელიც დაფუძნებულია EDI ობიექტების ელექტრონული ინფორმაციისგან გამიჯვნაზე, რომლებიც არ შეიძლება კლასიფიცირდეს ასეთ ობიექტებად იმის გამო, რომ მას არ აქვს (არ შეიძლება ჩამოყალიბდეს) "ლეგალურად თანაბარი" (ან აქვს "მსგავსი აპლიკაციის ფარგლები") ანალოგები. , რომლებიც ელექტრონულად არ გამოიყენება.

შესაბამისად, იმ სიტუაციის თავიდან აცილების მიზნით, როდესაც ელექტრონულ დოკუმენტაციაზე პასუხისმგებელი თანამშრომელი არ იქნება პასუხისმგებელი გარკვეული დოკუმენტების დამუშავებაზე, საწარმომ ადგილობრივ რეგლამენტში უნდა განსაზღვროს, რომელი დოკუმენტები განიხილება ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ობიექტად და რომელი. არა, პირველი ან მეორე კრიტერიუმიდან გამომდინარე (ან საწარმოს მიერ დამოუკიდებლად შემუშავებული სხვა).

სასარგებლო იქნება იმის დადგენა, თუ რატომ სჭირდება კომპანიას პრინციპში EDI.

რა სარგებელი მოაქვს EDI-ს დანერგვას საწარმოს?

ორგანიზაციებსა და ინდივიდუალურ მეწარმეებში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ყველაზე აშკარა უპირატესობებს შორის, ქაღალდთან შედარებით, არის:

1. დოკუმენტური ტრანზაქციების მიკვლევადობის უზრუნველყოფა.

ასეთი „მიკვლევადობა“ შეიძლება განსხვავდებოდეს იმის მიხედვით, თუ რა ფორმით არის წარმოდგენილი EDI. მაგრამ მაშინაც კი, თუ ეს არის დოკუმენტის ნაკადი "copy-pasted" დონეზე, მაშინ თითოეულ ფაილს, ამა თუ იმ გზით, ენიჭება ნაგულისხმევი ატრიბუტები, რომლებიც ასახავს, ​​კერძოდ:

• მათი შექმნის დრო;
• რედაქტირების დრო;
• გახსნის დრო.

"სისტემა" EDI - განხორციელებული სპეციალიზებული პროგრამების - ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების გამოყენებით (მათზე უფრო დეტალურად მოგვიანებით ვისაუბრებთ), ხასიათდება ელექტრონული დოკუმენტების საფუძველზე არა მხოლოდ ტრანზაქციების ფაქტობრივი შესრულების ჩაწერის უნარით. მათ, არამედ ეკონომიკურ მოვლენებს, რომლებიც დაკავშირებულია ასეთი დოკუმენტების თვისებებთან. ამ ფუნქციის წყალობით, ბიზნესი გამჭვირვალე ხდება ნებისმიერი დაინტერესებული მხარისთვის - მფლობელებისთვის, მენეჯმენტისთვის, პოტენციური ინვესტორებისთვის.

1. დოკუმენტების დამუშავების ეფექტურობის გაზრდა (და, შედეგად, საწარმოში წარმოების მუშაობის გაუმჯობესება).

ელექტრონული დოკუმენტი თითქმის ყოველთვის ივსება და იგზავნება (საჭიროების შემთხვევაში, შესწორებული, დუბლირებული) ბევრად უფრო სწრაფად, ვიდრე ქაღალდის დოკუმენტი. შესაძლოა, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ამ უპირატესობას უნდა ვუწოდოთ გასაღები. ამ თეზისის საპირისპირო არგუმენტი შეიძლება იყოს, შესაძლოა, საწარმოს EDI სისტემაში ტექნიკური გაუმართაობის პერიოდული წარმოშობა, ასევე მომხმარებელთან დაკავშირებული პრობლემების გაჩენა - როდესაც ამა თუ იმ თანამშრომელმა არ იცის როგორ სწორად გამოიყენოს საჭირო EDI ფუნქცია. გარკვეულ მომენტში. მართლაც, ასეთ სიტუაციებში, დოკუმენტების ნაკადი მნიშვნელოვნად "შენელდება" - მაგრამ ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის განსახორციელებლად სათანადო მომზადებით, მათი წარმოშობის ალბათობა მინიმალური იქნება.

კომპანიის თანამშრომელს, რომელიც მუშაობს ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ფარგლებში, აქვს ყველა შანსი გააუმჯობესოს თავისი წარმოების მაჩვენებლები- იმათთან შედარებით, რაც შეინიშნებოდა ქაღალდის დოკუმენტის ნაკადით. დოკუმენტებთან მუშაობის დროის შემცირება საშუალებას აძლევს მას კონცენტრირება მოახდინოს მთავარ სამუშაოზე.

გარდა ამისა, განსახილველ პუნქტში ასახული უპირატესობა ყალიბდება, სხვა საკითხებთან ერთად, „მიკვლევადობის“ გამო, რომელიც ზემოთ აღვნიშნეთ: დოკუმენტების გადაადგილების გამჭვირვალობის წყალობით, მენეჯმენტს აქვს შესაძლებლობა გააკონტროლოს ქვეშევრდომების მუშაობა, მიეცით მას ობიექტური შეფასება და დააკვირდით ინსტრუქციებთან და ინსტრუქციებთან მათი შესაბამისობის ხარისხს - და ეს ყველაფერი ძალიან სწრაფად.

1. ინფორმაციის დაცვა კრიპტოგრაფიის ან წვდომის შეზღუდვის გამოყენებით, სარეზერვო.

ელექტრონულ დოკუმენტებზე და მათ შინაარსზე წვდომა შეიძლება იყოს უკიდურესად უსაფრთხო ციფრული ტექნოლოგიების გამოყენებით. ამავდროულად, შესაძლებელია გარკვეული კატეგორიის მომხმარებლებისთვის გარკვეულ დოკუმენტებზე წვდომის განსხვავებული უფლებების დაწესება. ხელმისაწვდომობა საჭირო რაოდენობა EDI ობიექტების სარეზერვო ასლები, უფრო მეტიც, განაწილებულ მედიაზე - მნიშვნელოვანი პირობა მონაცემთა დაცვის საერთო მაღალი დონის უზრუნველსაყოფად.

ქაღალდზე მონაცემები შეიძლება იყოს დაცული ერთი ან ორი მართლაც ეფექტური გზით - და თითქმის ყოველთვის ეს არის დოკუმენტების სეიფში განთავსება (ან სხვა ადგილას, რომელიც დაცულია უფასო წვდომისთვის). რა თქმა უნდა, ზოგიერთ ადგილას მონაცემთა უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად ეს მეთოდი უფრო საიმედოა - მაგრამ ინფორმაციის კონფიდენციალურობის თანამედროვე საფრთხეების ჩამონათვალში ის, რაც, შედარებით რომ ვთქვათ, კრიპტოდაცვის ნაცვლად სეიფის გამოყენებას მოითხოვს, შორს არის პირველი ადგილისგან.

1. ბიზნეს პროცესების ზოგადი დაჩქარება (მინიმუმ შიდა კომუნიკაციების თვალსაზრისით და კონტრაგენტების მიერ EDI-ს გამოყენებისას - ასევე გარე კუთხით).

ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ფარგლებში, თანამშრომლის ან მენეჯერის მიერ საჭირო ინფორმაციის მოძიება, როგორც წესი, შეუდარებლად უფრო სწრაფად ხორციელდება ქაღალდზე ჩაწერილი მონაცემების ძიებასთან შედარებით. ხშირ შემთხვევაში, იგი ხორციელდება მოცემული ალგორითმების მიხედვით, მინიმალური ადამიანის მონაწილეობით - როდესაც ის იღებს მხოლოდ თავისი მოთხოვნის შედეგს, დამატებითი მოქმედებების განხორციელების გარეშე, რაც მნიშვნელოვანია შრომის ხარჯების თვალსაზრისით.

1. დოკუმენტებთან დისტანციური მუშაობის ორგანიზების შესაძლებლობა (როგორც კორპორაციის შიგნით თანამშრომლების ერთმანეთთან ურთიერთობის დონეზე, ასევე კონტრაგენტებთან ურთიერთობის თვალსაზრისით).

ინტერნეტის წყალობით (და სხვა ტიპის ინფრასტრუქტურა ქსელური კომუნიკაციებისთვის), თანამშრომლებს შეუძლიათ საკვანძო დოკუმენტებთან მუშაობა არა მხოლოდ სამუშაო ადგილზე, არამედ დისტანციურად - სულ მცირე, სახლიდან. ამავდროულად, დაშიფვრის ტექნოლოგიების წყალობით, უზრუნველყოფილია დოკუმენტებზე წვდომის აუცილებელი უსაფრთხოება.

1. ქაღალდის დოკუმენტების ნაკადის უზრუნველსაყოფად ხარჯების შემცირება (მინიმიზაცია).- წარმოდგენილია:

• თავად ქაღალდის შეძენა;
• პრინტერების შეძენა და მოვლა;
• საჭირო საოფისე ნივთების შეძენა;
• სატრანსპორტო კომპანიების (ქაღალდის მიწოდებისთვის), IT სპეციალისტების (პრინტერების დამონტაჟებისა და ტექნიკური მომსახურებისთვის) მომსახურების გადახდა.

ქაღალდზე დაბეჭდილი დოკუმენტები უნდა განთავსდეს სპეციალურ არქივში - რომელიც უბრალოდ ადგილს იკავებს (და მოითხოვს მოწყობას - მაგალითად, ლითონის სეიფის შეძენას). ეს არის პირდაპირი ხარჯები - რომელიც შეჩერდება შესაბამისი დოკუმენტების EDI-ზე გადატანისას.

ენერგია ასევე დაზოგულია, როდესაც პრინტერები არ გამოიყენება. მიუხედავად იმისა, რომ ელექტროენერგიის შესახებ დისერტაცია საკამათოა: ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის უზრუნველყოფა ხშირად მოითხოვს მაღალი ხარისხის სერვერების და მუდმივად გაშვებული მარშრუტიზატორების გამოყენებას - რომლებიც იკვებება განყოფილებიდან. მთლიანობაში ისინი ბევრ ენერგიას მოიხმარენ.

სასარგებლო იქნება EDI-ს აშკარა ნაკლოვანებებზე საუბარი.

რა არის მინუსები

ნომერამდე ბოსტნეულები EDI აპლიკაციები მოიცავს:

1. ჰაკერული მეთოდების გამოყენებით მონაცემთა გადაცემის რისკი.

ეს არის ზუსტად ის შემთხვევა, როდესაც ჯობია ინფორმაციის უსაფრთხო ადგილას შენახვა ქაღალდზე. როდესაც ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები გავრცელდა რუსეთში და მთელ მსოფლიოში, ჰაკერები ქმნიან სულ უფრო დახვეწილ საშუალებებს ელექტრონულ დოკუმენტებზე არასანქცირებული წვდომის მოსაპოვებლად. რა თქმა უნდა, კრიპტოგრაფიისა და ანტივირუსული დაცვის წყალობით, არასანქცირებული პირების EDI ობიექტებზე წვდომის ალბათობა შეიძლება მინიმუმამდე შემცირდეს - მაგრამ ის მაინც დარჩება.

1. დოკუმენტით გარიგების განმახორციელებელი პირის ფაქტის გარანტირებული დადგენის შეუძლებლობა.

ელექტრონული დოკუმენტით ყველა ოპერაციას ფორმალურად ასრულებს კომპიუტერი და არა ადამიანი. ის ფაქტი, რომ კომპიუტერი ამუშავებს დოკუმენტს ზუსტად მომხმარებლის ნებით, ნაგულისხმევად არ ითვლება "დადასტურებულად": ამის ტექნიკურად უნაკლო დადასტურება უნდა არსებობდეს. რომელიც მსოფლიოს წამყვან IT სპეციალისტებს ჯერ კიდევ არ აქვთ განვითარებული სუფთა სახით, მაგრამ ამ დროისთვის, აუცილებელ შემთხვევებში (მაგალითად, კორპორაციებს შორის სამართლებრივ დავებში), გათვალისწინებულია სხვადასხვა არაპირდაპირი დადასტურებები. სხვადასხვა სასამართლო პრეცედენტები აჩვენებს, რომ ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენება - ერთი შეხედვით ყველაზე საიმედო ინსტრუმენტი პირის მიერ დოკუმენტის დამუშავების შესამოწმებლად - არის ზუსტად არაპირდაპირი მტკიცებულება.

შედეგად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვა პრაქტიკულად არ არის გავრცელებული (ან გამოიყენება ფუნქციების შეზღუდულ დიაპაზონში), კერძოდ:

• საკრედიტო და ფინანსური სამართლებრივი ურთიერთობების საწყის ეტაპზე - ისე, რომ არ აღმოჩნდეს, რომ ბანკმა გახსნა ანგარიში ან გასცა სესხი კომპიუტერულ ვირუსზე (მაგრამ ზოგჯერ ეს ხდება);
• სანოტარო სამართლებრივ ურთიერთობებში - როცა სასურველია ნოტარიუსმა მის წინ დაინახოს პირი და არა ვირტუალური პერსონაჟი;
• მიგრაციულ სამართლებრივ ურთიერთობებში - როდესაც მესაზღვრე ნაკლებად სავარაუდოა, რომ დათანხმდეს პირის საზღვარგარეთ გაშვებას (ან ქვეყანაში გაშვებას) მისი და მისი ქაღალდის დოკუმენტების ნახვის გარეშე.

1. დოკუმენტის ნაკადის საგნის დამოკიდებულება სხვადასხვა სახისგარე ინფრასტრუქტურა:

• კომუნიკაციები;
• კომპიუტერების მიწოდებასა და ტექნიკურ მომსახურებაში ჩართული მომსახურება;
• ინფორმაციის დაცვაფართო გაგებით (რომელიც შეიძლება მოიცავდეს ციფრული ხელმოწერის პროვაიდერებს და ანტივირუსულ დეველოპერებს, რადგან ორივე მათგანი ქმნის გადაწყვეტილებებს, ამა თუ იმ გზით, რომელიც მიზნად ისახავს ინფორმაციის დაცვის უზრუნველყოფას).

თუ რომელიმე ამ ინფრასტრუქტურიდან ვერ ხერხდება, დოკუმენტების ნაკადი შეიძლება მოულოდნელად შეწყდეს. ხოლო ქაღალდის გამოყენების შემთხვევაში, დოკუმენტის ნაკადის საგანი რჩება „თავისთვის“ და, მკაცრად რომ ვთქვათ, ტექნოლოგიურად არავისზეა დამოკიდებული (თუნდაც მისი პრინტერი გაფუჭდეს, მას შეუძლია, სურვილისამებრ, დაწეროს საჭირო დოკუმენტები. ხელი).

კომპანიას, რომელიც დარწმუნდა ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის უპირატესობებში (და გაითვალისწინა ასეთი დოკუმენტების მენეჯმენტის უარყოფითი მხარეები), უნდა განახორციელოს ეს განხორციელება. უხეშად რომ ვთქვათ, თუ კომპანიას აქვს მინიმუმ ერთი კომპიუტერი, რომელზედაც მუშავდება მინიმუმ ერთი საწარმოო დოკუმენტი, მაშინ შეგვიძლია ვივარაუდოთ, რომ მას აქვს ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი - ყოველ შემთხვევაში, „ძირითადი“ დონეზე.

მაგრამ ეს თეზისი სერიოზულად არ უნდა იქნას მიღებული – ვინაიდან რეალური პრაქტიკული გამოყენებაელექტრონული დოკუმენტების მართვა ორგანიზაციაში თანამედროვე სცენაჯერ კიდევ განხორციელდება იმაზე მაღალ დონეზე, სადაც საქმე შემოიფარგლება „კოპი-პასით“ პროცედურებით. დღეს EDI ხორციელდება სპეციალური პროგრამული პროდუქტების მუშაობის დროს - ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები ან EDMS (ზოგიერთ შემთხვევაში, ავსებს ფუნქციონირებას, რომელიც ერთად შეიძლება გადააქციოს პროგრამული პროდუქტი სპეციალური ტიპის დოკუმენტის მართვის პლატფორმად - ECM).

მოდით უფრო დეტალურად განვიხილოთ რა არის EDMS (და როგორ უკავშირდება ისინი მსგავს ECM სისტემებს).

რა არის EDMS და რით განსხვავდება ის ECM სისტემისგან?

ზემოთ ჩვენ გადავხედეთ "ელექტრონული დოკუმენტების მართვის" კონცეფციის რამდენიმე პოპულარულ განმარტებას. მისი მთავარი ობიექტი, ცხადია, არის ელექტრონული დოკუმენტი - ობიექტი, რომელიც შეიძლება "შეიქმნას, მიღებულ იქნეს, დამუშავდეს, დაარქივდეს" (და ბევრად უფრო - ოპერაციების სიები შეიძლება იყოს ბევრად უფრო ფართო, ვიდრე ეს მოცემულია საბჭოთა მარეგულირებელ აქტში. პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის ნაკადზე).

საკვანძო დავალებამომხმარებლის, რომელიც ახორციელებს დოკუმენტების ნაკადს - „შექმნა, მიღება, დამუშავება, დაარქივება“ (ამ პირობების შესაძლებლობების გამოყენებით, ჩვენ ვეთანხმებით, რომ შემოვიფარგლოთ მათზე - EDI-ს ფარგლებში ძირითადი ოპერაციების აღნიშვნისას), მოიცავს ჩანაწერების შენარჩუნებას. ეს ოპერაციები დოკუმენტებით. მან უნდა იცოდეს, როდის, ვის მიერ (რა მიზნით, რა შედეგით) ესა თუ ის დოკუმენტი „შექმნა, მიიღო, დამუშავდა, დაარქივდა“.

შესაბამისი ჩანაწერების შენახვა შესაძლებელია:

1. ხელით მომხმარებლის მიერ- ოპერაციული სისტემის მიერ მოწოდებული შესაძლებლობების გათვალისწინებით, რომელიც ემსახურება შენახვის საშუალებას, ნაგულისხმევად, ასევე მის მიერ გამოყენებული პროგრამების ფუნქციონირების გათვალისწინებით (რომლის გამოყენება შესაძლებელია შეზღუდული ზომით, ზომიერად ან ძალიან აქტიურად).

მაგალითად, თუ ინდივიდუალური მეწარმეაწარმოებს ბიზნესს ძალიან მარტივი სტრუქტურით და მუშაობს 1-2 კონტრაგენტთან, მას შეუძლია დაადგინოს (ფაქტობრივად, თავისთვის) ბიზნესში გამოყენებული მონაცემთა დამუშავების რამდენიმე მარტივი წესი. ალტერნატიულად, მას შეუძლია, თავად განსაზღვრული სიხშირით:

• მოითხოვეთ ინვოისები (ან ინვოისები) კონტრაგენტებისგან ელექტრონული ფოსტით;
• ჩამოტვირთეთ ისინი თქვენს "Desktop"-ზე, შემდეგ მოაწერეთ ხელი მათ ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენებით და გაუგზავნეთ ისინი თქვენს კონტრაქტორებს ფოსტით.

გამოდის, რომ მეწარმის მთელი ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი შემცირდება ფაქტიურად რამდენიმე ოპერაციამდე - რაც არ საჭიროებს რაიმე დამატებითი პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენებას: შეგიძლიათ მიიღოთ Windows-ის და სერვერის გამოყენებით. ელფოსტა. ისინი საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ ინდივიდუალური მეწარმეების მიერ გამოყენებული დოკუმენტების „შექმნის, მიღების, დამუშავებისა და დაარქივების“ სრული ჩანაწერები.

1. სპეციალური პროგრამადოკუმენტის ნაკადიEDMS (პროგრამების ნაკრები) ავტომატურად- სისტემის ალგორითმის ფარგლებში (შესაბამისად, შეზღუდული აქტიური, ზომიერი ან ძალიან აქტიური მომხმარებლის მონაწილეობით).

EDMS იქნება ასეთი პროგრამა. განსაზღვრული წესების შესაბამისად, უზრუნველყოფს მონაცემთა „შექმნის, მიღების, დამუშავებისა და არქივის“ დროულ და სწორ აღრიცხვას. გარდა ამისა, EDMS ფუნქცია შეიძლება შეიცავდეს ვარიანტებს, რომლებიც ეხმარება მომხმარებელს სააღრიცხვო ოპერაციების განხორციელებაში. მაგალითად - Windows Explorer-თან შედარებით უფრო მოსახერხებელი ფაილური პროგრამის გამოყენების შეთავაზება.

ამავდროულად, კონკრეტულ EDMS-ს შეუძლია „სპეციალიზირება“ გარკვეულ ოპერაციებში ელექტრონულ დოკუმენტებთან. ამრიგად, არსებობს სისტემები, რომლებიც ძირითადად ადაპტირებულია:

• დოკუმენტების აღრიცხვა კორპორატიული საოფისე მუშაობის ფარგლებში;
• საარქივო დოკუმენტაციის აღრიცხვა;
• დოკუმენტების აღრიცხვა, რომლებიც დაკავშირებულია სამუშაო ნაკადებთან - სამუშაო მიმდინარეობა.

სამუშაო ნაკადი არის ადამიანის ქმედებების ჩვეულებრივი თანმიმდევრობა ბიზნესის მენეჯმენტის გარკვეული სფეროსთვის - ბიზნესის მფლობელი, მენეჯერი, ჩვეულებრივი თანამშრომელი. ელექტრონული ფოსტიდან ინვოისების მიღება, ელექტრონული ციფრული ხელმოწერით ხელმოწერა და კონტრაგენტისთვის მათი უკან გაგზავნა არის ინდივიდუალური მეწარმის სამუშაო პროცესის ნაწილი ზემოთ მოცემულ მაგალითში. მსხვილ საწარმოში Workflow აშკარად გაცილებით რთული იქნება - და მისი შემადგენელი ოპერაციების აღრიცხვა თითქმის აუცილებლად მოითხოვს EDMS-ის გამოყენებას.

რა თქმა უნდა, არსებობს დოკუმენტების მართვის სხვადასხვა უნივერსალური პროგრამა (EDMS), რომლებიც მხარს უჭერენ ზემოთ მოცემულ ოპერაციებს ყველა სახეობაში. ამავდროულად, ხშირ შემთხვევაში, EDMS დეველოპერები ავსებენ თავიანთ პროგრამებს ფუნქციონალობით, რომელიც უზრუნველყოფს:

• ელექტრონული დოკუმენტების შეგროვების (დაგროვების), შენახვისა და გადაცემის ავტომატიზაცია;
• კომპანიის შიგნით და მის ფარგლებს გარეთ დოკუმენტების გადაადგილებისთვის უსაფრთხოების საჭირო დონე;
• საჭიროების შემთხვევაში - დოკუმენტების შექმნა, რედაქტირება და კორექტირება შიდა საშუალებები;
• რამდენიმე მომხმარებლის თანამშრომლობა ერთ დოკუმენტთან.

თუ ზემოთ ჩამოთვლილი ფუნქციებიდან ერთი ან მეტი არსებობს (მიუხედავად იმისა, რომ მათი სია პრაქტიკაში შეიძლება ბევრად უფრო ფართო იყოს), უნივერსალური (ზოგიერთ შემთხვევაში ძალიან სპეციალიზებული) EDMS იძენს უფრო ფუნქციონალური გადაწყვეტის მახასიათებლებს - ECM. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების თანამედროვე პროგრამული უზრუნველყოფის ბაზარზე სულ უფრო მეტი ასეთი გადაწყვეტილებებია და, შესაბამისად, ზოგჯერ რუსული აბრევიატურა EDMS იდენტიფიცირებულია უცხოურ ECM-თან. ხშირ შემთხვევაში, აქ შეცდომა არ იქნება - თუმცა, ფუნდამენტური განსხვავება EDMS-სა და ECM-ს შორის მაინც უნდა დავინახოთ.

EDMS (გაითვალისწინეთ, რომ უცხოურ წყაროებში იგი შეესაბამება აბრევიატურა EDMS) ძირითადად არის მხოლოდ დოკუმენტებთან გარიგებების ჩანაწერი (ზოგჯერ დახმარება მათ დასრულებაში). ECM არა მხოლოდ ბუღალტერია, არამედ:

• ხშირ შემთხვევაში - დახმარება მათ განხორციელებაში;
• EDMS-ისთვის დამახასიათებელი ფუნქციების დიდი რაოდენობა ერთდროულად;
• დამატებითი ფუნქციები (მაგრამ, ასე თუ ისე, პირდაპირ ან ირიბად დაკავშირებული EDI-სთან).

ამა თუ იმ გზით, ტიპიური ECM სისტემა უზრუნველყოფს:

• დოკუმენტების შეყვანა, გენერირება, იმპორტი;
• დოკუმენტების რეგისტრაცია;
• მონაცემთა ამოცნობა;
• დოკუმენტების ინდექსირება;
• საჭირო მონაცემების ძიების უზრუნველყოფა;
• დოკუმენტების ქსელური გაცვლის უზრუნველყოფა;
• დამატებითი მონაცემების გაცვლის უზრუნველყოფა, რომელსაც არ გააჩნია დოკუმენტირებული მახასიათებლები (მაგალითად, შეტყობინებები და ფაილები კორპორატიულ ჩატში);
• დოკუმენტების შინაარსის დაცვა და მათზე წვდომა;
• საბუთების გამოტანა, ექსპორტი.

როგორ მუშაობს ტიპიური EDMS, რომელიც მხარს უჭერს მითითებულ ფუნქციონირებას (სრულად ან გარკვეულ კომბინაციებში)? როგორც წესი, საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი შედგება ელექტრონული დოკუმენტის მიმოქცევისგან ტიპიური ციკლის ფარგლებში, რომელიც შედგება ეტაპებისგან, რომლებიც შეიძლება განისაზღვროს ჩვენთვის ნაცნობი ტიპიური ოპერაციების შინაარსის საფუძველზე, რომლებიც ახასიათებს დოკუმენტის ნაკადს..

ჩვენ ვისაუბრებთ ისეთ ეტაპებზე, როგორიცაა:

1. დოკუმენტის რეგისტრაცია(შექმნილი, მიღებული).

დოკუმენტის შექმნისას EDMS ანიჭებს მას კომპლექტის იდენტიფიკატორს (ან კითხულობს ფაილს ნაგულისხმევად მინიჭებულს). შემდგომში, ამ იდენტიფიკატორის გამოყენებით, სისტემა თვალყურს ადევნებს, თუ როგორ ხდება დოკუმენტის შემდგომი დამუშავება (ასევე ადგენს, რომ ის არ არის დამუშავებული - თუ ეს სინამდვილეში ასეა).

1. დამუშავების ამსახველი ოპერაციების აღრიცხვა(რედაქტირება, გადაცემა, გამოქვეყნება) დოკუმენტი - ზემოთ აღნიშნული იდენტიფიკატორის გამოყენებით.

თუ EDMS ფუნქციონალი უზრუნველყოფს დოკუმენტების უშუალოდ დამუშავების ვარიანტებს (ამ შემთხვევაში ლეგიტიმურია საუბარი ECM სისტემის ფუნქციონირებაზე), მაშინ იდენტიფიკატორების შესახებ ინფორმაცია შეიძლება სინქრონიზდეს ჩანაწერებთან, რომლებიც ასახავს ამ პარამეტრების გამოყენების ფაქტს.

1. დოკუმენტების არქივის აღრიცხვა.

ანუ გრძელვადიანი შენახვისთვის საშუალოზე გადასვლა (თუმცა მასზე სწრაფი წვდომის შესაძლებლობის უზრუნველყოფისას). ანალოგიურად, არქივის ხელსაწყოები შეიძლება უზრუნველყოფილი იყოს EDMS-ის მიერ (სავარაუდოდ, ECM სისტემა). ამ შემთხვევაში, მათი გამოყენების ჩანაწერებიც ინახება.

ახლა - უფრო დეტალურად იმის შესახებ, თუ რა გადაწყვეტილებებია EDMS სეგმენტში, რა სეგმენტებად არის კლასიფიცირებული

როგორია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები EDMS: პროდუქციის კლასიფიკაცია

ექსპერტები განსაზღვრავენ EDI სისტემების შემდეგ ძირითად ტიპებს:

1. სისტემები, რომლებიც უზრუნველყოფენ დოკუმენტების ნაკადს ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციისთვის.

ასეთი სისტემები შექმნილია ბიზნესის მენეჯმენტში ჩართული თითოეული დოკუმენტის მიმოქცევის სრული ციკლის განსახორციელებლად. "ოპტიმიზაციის" გადაწყვეტის მთავარი მახასიათებელია მისი უნარი უზრუნველყოს ბიზნეს პროცესის დოკუმენტაცია წარმოების ნებისმიერ სფეროში, თუ ამას მოითხოვს კომპანიაში დოკუმენტების ნაკადის დადგენილი წესები.

1. ზოგადი კორპორატიული EDMS.

ეს არის უნივერსალური გადაწყვეტილებები, რომლებიც ადაპტირებულია ნებისმიერ ინდუსტრიაში გამოსაყენებლად, თუმცა ისინი ყოველთვის არ უზრუნველყოფენ ბიზნეს პროცესის აღრიცხვის აუცილებელ ლოკალიზაციას. როგორც წესი, ისინი განკუთვნილია მცირე დიაპაზონში წარმოდგენილი EDI ობიექტების დასამუშავებლად.

1. მაღალ სპეციალიზებული სისტემები.

მაგალითად, Workflow მართვის სისტემები. ისინი შექმნილია ფაილების განაწილების გზების უმაღლესი ოპტიმიზაციის მისაღწევად, რომლებიც გამოიყენება კორპორატიული თანამშრომლების მიერ სხვადასხვა პროცესში. როგორც წესი, ისინი უფრო ეფექტურია EDMS-თან შედარებით, რომელშიც Workflow მენეჯმენტი მხოლოდ ერთ-ერთი ფუნქციაა დანარჩენებთან ერთად (და არა ყოველთვის ძირითადი).

ამავდროულად, თითოეული ამ ტიპის გადაწყვეტილებში შეგიძლიათ იპოვოთ EDMS-ისთვის დამახასიათებელი ფუნქციების სხვადასხვა კომბინაცია (შედეგად, ზოგჯერ უკიდურესად რთულია საზღვრის დადგენა პროდუქციის სპეციფიკურ ტიპებს შორის).

EDS-ის ზემოაღნიშნული კლასიფიკაცია არ არის ერთადერთი საერთო. არიან სხვებიც. მაგალითად, ის, რომელიც გულისხმობს EDI სისტემების დაყოფას EDI ობიექტის იდენტიფიკატორის დამუშავების მეთოდის კრიტერიუმის მიხედვით.

ფაქტია, რომ ნებისმიერი ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემის ფარგლებში, ხორციელდება ზემოთ განხილული EDI ობიექტის იდენტიფიკატორების დამუშავება - მისი ატრიბუტები (რომლებითაც შესაძლებელია ობიექტთან ოპერაციების თვალყურის დევნება). პრაქტიკაში, თანამედროვე EDMS-ში EDI ობიექტების იდენტიფიკატორები და თავად ფაილები ინახება, როგორც წესი, ნაწილდება - სპეციალური კატალოგები. ეს არის ფუნდამენტური განსხვავება EDMS-სა და ჩვეულებრივ კომპიუტერულ ფაილურ სისტემას შორის - რომელშიც ფაილებს, როგორც წესი, არ აქვთ მიმაგრებული გარე იდენტიფიკატორები (არსებობს მხოლოდ ძირითადი შიდა იდენტიფიკატორები, რომლებიც შედის თავად ფაილებში - მაგალითად, ფაილის რედაქტირების დროის იდენტიფიკატორები და სხვა. რომლებიც შედის დოკუმენტებთან ოპერაციების აღრიცხვაში „ძირითადი“ დონეზე, რაზეც ზემოთ ვისაუბრეთ).

ამრიგად, თავად ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ეფექტურობა დიდწილად, თუ არა გადამწყვეტად, დამოკიდებულია დირექტორიას მართვის ინფრასტრუქტურის ეფექტურობაზე, სადაც ინახება ფაილების იდენტიფიკატორები, რომლებიც EDMS ობიექტებია. მხედველობაში მიღებული ფაილების ტიპებიდან, მათი რაოდენობისა და მათ მიმართ მოთხოვნის ინტენსივობიდან გამომდინარე (რომელიც ასევე შეიძლება კლასიფიცირდეს მიზნის მიხედვით - ფაილების წაკითხვა, რედაქტირება, კოპირება), შეირჩევა დირექტორიას ოპტიმალური ტიპი.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების თანამედროვე დეველოპერები გვთავაზობენ ორ ძირითად პრინციპს ასეთი კატალოგების ფუნქციონირების უზრუნველსაყოფად (და, შესაბამისად, ორი ტიპის EDMS, კლასიფიცირებული ატრიბუტების დამუშავების მეთოდის კრიტერიუმის მიხედვით):

• პროგრამაში შიდა მონაცემთა ბაზის გამოყენება, რომელიც წარმოადგენს EDMS-ის ძირითად სამუშაო მოდულს;
• გარე - და, უფრო მეტიც, ხშირ შემთხვევაში, სტანდარტიზებული, უნივერსალური მონაცემთა ბაზის გამოყენება (ხშირად ღია წყარო და, შესაბამისად, ხელმისაწვდომი კონკურენტებისთვის).

დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემებში, რომლებიც შექმნილია დოკუმენტების შედარებით მცირე მოცულობის მიმოქცევის უზრუნველსაყოფად, მონაცემთა ბაზა შეიძლება სრულიად არ იყოს: იდენტიფიკატორები მოთავსებულია კომპიუტერზე ჩვეულებრივ საქაღალდეებში (მაგრამ მათზე ეფექტური წვდომა ორგანიზებულია). სინამდვილეში, ეს არის ატრიბუტების მართვის მესამე გზა. მაგრამ თუ ეს არის ის, რაც გამოიყენება, მაშინ EDI სისტემა ბევრად უფრო რთული იქნება:

• უზრუნველყოს მომხმარებლის წვდომის შეზღუდვა იდენტიფიკატორებზე;
• უზრუნველყოს მონაცემთა დამუშავების საჭირო სიჩქარე.

ამავდროულად, EDMS-ში მონაცემთა ბაზების გამოყენების განხორციელება არის პროცედურა, რომელიც მნიშვნელოვნად ზრდის სისტემის განვითარების ღირებულებას. საბოლოო მომხმარებლისთვის - განსაკუთრებით თუ მისი საქმიანობა არ გულისხმობს დოკუმენტების მნიშვნელოვანი მოცულობის დამუშავებას, ღირებულების ფაქტორი შეიძლება იყოს მნიშვნელოვანი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისას (გადაწყვეტილების მიღება არსებული პლატფორმის გამოყენების გაგრძელების შესახებ).

ახლა მოდით ვისაუბროთ იმაზე, თუ რა კონკრეტულ ამოცანებს გადაჭრის EDMS-ის განხორციელება (და იმ შემთხვევებზე, როდესაც EDI სისტემები მნიშვნელოვნად არ მოქმედებს ბიზნესის ეფექტურობაზე).

რა პრობლემებს წყვეტს EDMS და რას არა?

EDMS-ის გამოყენების უდიდესი პრაქტიკული სარგებელიშეიძლება გამოვლინდეს შემდეგი პრობლემების გადაჭრისას:

1. საჭირო დოკუმენტის ოპტიმიზებული ძიებით.

ვარაუდობენ, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა საშუალებას მოგცემთ იპოვოთ დოკუმენტი უფრო სწრაფად, ვიდრე Windows Explorer-ის (ან ელ.ფოსტის კლიენტის ჩაშენებული საძიებო სისტემის) ძიებისას - როგორც ეს არის Workflow მეწარმის ჩვენ მიერ განხილული მაგალითების შემთხვევაში. Სწრაფი ძებნადოკუმენტებს შეიძლება ახლდეს დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ პროგრამაში EDMS პარამეტრების არსებობა მისი სწრაფი ნახვის, რედაქტირების, მიმღებისთვის გაგზავნისთვის (სავარაუდოდ, ამ შემთხვევაში ჩვენ ვისაუბრებთ ECM სეგმენტის პროდუქტზე).

1. ინტერესის დოკუმენტების სტატუსის კონტროლით.

ეს ფუნქცია, უპირველეს ყოვლისა, საწარმოს ხელმძღვანელს დააინტერესებს: ამა თუ იმ ადმინისტრაციული დოკუმენტის გაგზავნით დაქვემდებარებულ თანამშრომელს, მას შეეძლება გამოიყენოს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა, რათა თვალყური ადევნოს შეკვეთის შესრულებას ( ჩაწერეთ ასეთი შესრულების დაგვიანება). ალტერნატიულად, ასევე შეინახეთ უკუკავშირიდაქვემდებარებულ თანამშრომელთან (თუ EDMS-ს აქვს ასეთი ფუნქცია - მიუხედავად იმისა, რომ ის ასევე შეიძლება კლასიფიცირდეს, როგორც ერთ-ერთი მათგანი, რომელიც აახლოებს EDMS ფუნქციონირებას ECM სისტემებთან).

Explorer-ს და მეილერს, ცხადია, არ აქვთ ასეთი ფუნქციები (და თუ აქვთ, ისინი, როგორც წესი, არ სცილდებიან მსხვილი ბიზნესის დონეს).

1. დოკუმენტების გათვალისწინება ინტენსიური ბრუნვის დროს, ისევე როგორც უშუალოდ ასეთი ბრუნვის პრაქტიკაში განხორციელებისას - EDI ობიექტების გაცვლის პროცედურების სტანდარტიზაციით, როგორც ვარიანტი, საერთო ინტერფეისების გამოყენებით, თუ ინტენსივობა დამოკიდებულია მუშაკების პროდუქტიულობაზე.

ასე რომ, თუ ინდივიდუალური მეწარმე და კონტრაგენტი გაცვლიან ინვოისებს და თითოეული მათგანი, შედარებით რომ ვთქვათ, იყენებს ფოსტის საკუთარ პროგრამას, მაშინ დოკუმენტის ნაკადის სიჩქარე უფრო დაბალი იქნება, ვიდრე ინდივიდუალური მეწარმე და კონტრაგენტი. საერთო სისტემაელექტრონული დოკუმენტების მართვა: მასში ინვოისის მიწოდების პროცედურა მყისიერი იქნებოდა.

1. შრომატევადი ქაღალდის დოკუმენტაციის პროცედურების რაოდენობის შემცირებით.

დროდადრო საჭიროა ქაღალდის დოკუმენტების ინვენტარიზაცია, ჩამოწერა - და ყველაფერი "ხელით". ასეთი დოკუმენტების თარგმნისას ელექტრონული ფორმამნიშვნელოვნად შემცირდება მათი „შენარჩუნების“ დრო, ფაქტობრივად, მინიმუმამდე.

1. დოკუმენტის ამჟამინდელი მდებარეობის დადგენით.

ეს ფუნქცია, ზოგადად, კორელაციაშია საკონტროლო ფუნქციასთან - მაგრამ ის გარკვეულწილად ფართოა, რადგან ის გულისხმობს დოკუმენტის სწრაფ აღმოჩენას არა მხოლოდ შესასრულებლად გადაცემული, არამედ, პრინციპში, სადმე მდებარეობისთვის. თითქმის შეუძლებელია EDMS-ში ინდექსირებული დოკუმენტის დაკარგვა, იმ პირობით, რომ ის სწორად მუშაობს.

თავის მხრივ, EDMS არ იქნება ძალიან ეფექტური პრობლემების გადაჭრაში:

1. დოკუმენტის მოძრაობის გზის შეცვლით და არჩევით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა არსებითად არის EDI ობიექტების "დიდი და მოსახერხებელი" ბარათის ფაილი, თუმცა ის არ არის მაყურებელი, არ არის რედაქტორი და არა მათი მიღებისა და გავრცელების საშუალება. თითოეული ამ პრობლემის გადასაჭრელად გამოიყენება ცალკეული ტიპის პროგრამული უზრუნველყოფა. EDMS პროგრამას არსებითად არ აინტერესებს, რა სახის ფაილი შედის "ბარათის ფაილში" - ტექსტი, ვიდეო, სურათი. თითოეულ მათგანს მიენიჭება ატრიბუტები ერთი სქემის მიხედვით, რომლის წყალობითაც ხდება შესაძლო გამოსავალიის ამოცანები, რომელთა გადასაჭრელადაც EDMS არის შექმნილი პირველ რიგში.

თუმცა, ECM სისტემები არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების უფრო ფუნქციონალური ტიპი და შესაძლოა ადაპტირებული იყოს ასეთი პრობლემების გადასაჭრელად.

1. დოკუმენტების განახლებით (სინქრონიზაცია, დამტკიცება)..

ეს ფუნქცია ახლოსაა პირველთან - და შეიძლება იყოს ინფორმაციის ნაკადის ფორმირების ერთ-ერთი წყარო, რომელიც ასახავს დოკუმენტის ნაკადის გზების არჩევის სპეციფიკას. ამავე დროს, ის გულისხმობს ფაილების პირდაპირ რედაქტირებას - თუმცა მათი მარშრუტების გათვალისწინებით. დოკუმენტები შეიძლება განახლდეს ხელით მომხმარებლის მიერ ან ავტომატური ალგორითმების საფუძველზე. EDMS - ECM-ის სახით, ხშირად მხარს უჭერს პირველ განახლების მეთოდს, მაგრამ იშვიათად მეორეს.

დოკუმენტის ავტომატური განახლება გულისხმობს ალგორითმების გამოყენებას, რომლებიც ხშირ შემთხვევაში შექმნილია სხვადასხვა ფაილების ერთდროული დამუშავების უზრუნველსაყოფად, რის შედეგადაც შესაძლებელია ცვლილებების შეტანა მათთან დაკავშირებულ სხვა ფაილებში. მაგალითად, თუ მხედველობაში მიღებული დოკუმენტი არის სახელფასო ფურცელი, მაშინ, როდესაც მონაცემები იცვლება იმ სააღრიცხვო დოკუმენტებში, რომლებიც გავლენას ახდენენ ხელფასების გაანგარიშებაზე (მაგალითად, დასწრების ფურცელი), ის უნდა დარეგულირდეს. EDMS-ს (და, როგორც წესი, ECM სისტემებსაც), როგორც წესი, არ აქვთ საკმარისი შესრულება ასეთი კორექტირებისთვის ავტომატურად - თუმცა, მათ შეუძლიათ ამ კორექტირების თანმიმდევრობის თვალყურის დევნება (ისევე როგორც ფაილებზე წვდომის ფაქტები. რომლის საფუძველსაც იგი გაკეთდა).

გაითვალისწინეთ, რომ ზოგიერთ შემთხვევაში, დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემას შეუძლია მნიშვნელოვნად დააჩქაროს სამართლებრივი პროცედურები პასუხისმგებელი თანამშრომლების მიერ სხვადასხვა დოკუმენტებში ცვლილებების კოორდინაციის მიზნით. ასე რომ, თუ საწარმოში მიღებულია, რომ სახელფასო ფურცელი დამოწმებულია Მთავარი ბუღალტერიგენერალურ დირექტორთან შეთანხმების საფუძველზე, EDMS-ს შეუძლია უზრუნველყოს სპეციალური ინსტრუმენტები ბუღალტრისგან შეთანხმებული დოკუმენტის მენეჯერისთვის (და უკან) ოპერატიულად გაგზავნისთვის.

1. დოკუმენტის მოძრაობის სიმულაციით(მაგალითად, მათი გადაადგილებისთვის იგივე ოპტიმალური მარშრუტის დადგენის მიზნით).

EDMS მუშაობს დოკუმენტებთან მათი სუფთა სახით - ყოველგვარი ანალიზის გარეშე, რამდენად მიზანშეწონილია მათი გაგზავნა მიმდინარე მარშრუტზე. მხედველობაში არ მიიღება დოკუმენტის მიწოდების მეთოდი - როგორიცაა გაგზავნა და მიღება ლოკალური ქსელის, ინტერნეტის ან ფიზიკური მედიის მეშვეობით.

დოკუმენტის მოძრაობის მოდელირებასთან დაკავშირებული პრობლემების გადასაჭრელად გამოიყენება სპეციალური BPM გადაწყვეტილებები. ამავდროულად, მათში დანერგილი მოდელირების ალგორითმები შეიძლება ითვალისწინებდეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების რეესტრებიდან ანალიზისთვის მონაცემთა მოპოვებას. ამრიგად, BPM-ისა და EDMS-ის ინტეგრაცია შესაძლებელია - მაგრამ მხოლოდ პირველი ტიპის პლატფორმის ფუნქციონირების უზრუნველსაყოფად.

შეგახსენებთ, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების მასობრივი დანერგვა რუსეთისთვის შედარებით ახალ (და ზოგჯერ „ცოტა შესწავლილ“) ტექნოლოგიურ ტენდენციად ითვლება. ჯერ კიდევ არის უამრავი საწარმო - და ძალიან განსხვავებული ზომის, მათ შორის, მსხვილი ბიზნესის სეგმენტის წარმომადგენლები, რომლებმაც არ განახორციელეს EDS ან განახორციელეს ის შეზღუდვებით, რაც არ იძლევა საფუძველს ვისაუბროთ გამოყენების დიდ მნიშვნელობაზე. ასეთი სისტემები ეკონომიკური სუბიექტის ზოგად დოკუმენტურ ნაკადში.

თუმცა, რუსეთში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების სიახლე, როგორც ასეთი, მცდარი წარმოდგენაა, რასაც სხვადასხვა ისტორიული ფაქტი მოწმობს. ისევე როგორც მცდარი მოსაზრება, რომ დასავლეთის ქვეყნებში ასეთი სისტემები მოწინავე დონეზეა, მაგრამ რუსეთში, ისევე როგორც ყოფილი სსრკ-ს სხვა ქვეყნებში, არის "ცოტა შესწავლილი", ჩამორჩენილი ნიშა. დასტურად, აქ არის პატარა ისტორიული მინიშნება ჩვენს ქვეყანაში EDMS ბაზრის განვითარებაზე.

EDI სისტემების განვითარება სსრკ-სა და რუსეთის ფედერაციაში: ისტორიული ფონი

დოკუმენტური ნაკადის ორგანიზების პირველი ნაბიჯები ჩვენს ქვეყანაში და მსოფლიოში პრაქტიკულად დაემთხვა, ფაქტობრივად, კომპიუტერებისა და დოკუმენტების გაცვლის უზრუნველყოფის საშუალებების - ელექტრონული მედიის, შემდეგ კი კომპიუტერული ქსელების გამოჩენას. სსრკ-ში კომპიუტერული ქსელები ძირითადად სამხედრო მიზნებისთვის გამოიყენებოდა, მაგრამ 60-70-იან წლებში დაიწყო სამოქალაქო პროექტების გამოჩენა. მათ შორის იყო ავტომატური სისტემები Sirena-1 და Sirena-2, რომლებიც გამოიყენებოდა ავიაბილეთების დასაჯავშნად ქსელური კომპიუტერებიდან აეროფლოტის საბილეთო ოფისებში, რომლებიც მდებარეობდა ასობით საბჭოთა ქალაქში. ექსპრეს ავტომატური კონტროლის სისტემა იყო მსგავსი პროექტი დასახული ამოცანების სპეციფიკაში - მაგრამ ადაპტირებულია მხოლოდ რკინიგზის ბილეთების დასაჯავშნად.

ამგვარად, ორივე შემთხვევაში ელექტრონული დოკუმენტაციის მართვის ობიექტი გახდა თვითმფრინავისა და მატარებლის ბილეთები. უფრო ზუსტად, მათი ელექტრონული ფორმატები, დადგენილი წესით შეყვანილი ACS მონაცემთა ბაზაში, იურიდიულად ექვივალენტურია ქაღალდის საჰაერო ტრანსპორტისა და სარკინიგზო რეესტრებში, რომლებიც გამოიყენებოდა სსრკ სამგზავრო ტრანსპორტის ინდუსტრიის "კომპიუტერიზაციამდე".

80-იან წლებში საბჭოთა მკვლევარები უფრო აქტიურად დაინტერესდნენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სხვა ბიზნეს სეგმენტებზე გაფართოების პრობლემებით. პირველ რიგში - საოფისე სამუშაოს სფეროში. ამ მიმართულებით პირველი ნაბიჯები გადაიდგა უმაღლესი სამთავრობო ორგანოების - უპირველეს ყოვლისა, CPSU ცენტრალური კომიტეტის დოკუმენტური ნაკადის ინფრასტრუქტურის მოდერნიზაციის დროს. გარდა ამისა, მსგავსი პრინციპების მიხედვით, ელექტრონული დოკუმენტების მართვა დაინერგა სხვა ძირითად სამთავრობო სტრუქტურებში.

ამავდროულად, საბჭოთა EDI სისტემები, რომლებიც გამოიყენება საოფისე სამუშაოებში, არსებითად ექსპერიმენტული იყო. მათ არ გააჩნდათ გამოყენებული დოკუმენტების საყოველთაოდ მიღებული ფორმატები და ასეთი დოკუმენტების ჩასაწერად გამოყენებული პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენების სიები და პროცედურები არ იყო სტანდარტიზებული. რუსული საწარმოები, რომლებიც იყენებდნენ საბჭოთა გამოცდილებას EDI-ს ორგანიზებაში, ასევე აკმაყოფილებდნენ ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობის ადგილობრივ წესებს - ხშირად განსხვავდებიან კონტრაგენტებისგან.

პირველი სრულფასოვანი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები ხშირად თავად რუსული საწარმოების მიერ იყო შემუშავებული. ასეთი პროგრამული უზრუნველყოფის შექმნაზე დახარჯული დიდი ძალისხმევა ხშირად არაეფექტური აღმოჩნდა EDMS-ის სწრაფი მასშტაბის დიდი პოტენციალის არარსებობის გამო: პარალელურად წარმოების ადგილებში, ფილიალებში და შვილობილი კომპანიებიბიზნეს პროცესები არ იყო ადეკვატურად თავსებადი მშობელი ორგანიზაციისთვის შემუშავებული EDMS-ის სპეციფიკასთან.

შედეგად, EDI-ს პრაქტიკული გამოყენება რუსულ საწარმოებში საკმაოდ დიდი ხნის განმავლობაში ითვლებოდა დაუსაბუთებლად ძვირადღირებულ პროცედურად (უპირველეს ყოვლისა, შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვის ხარჯების თვალსაზრისით) და ბევრ მათგანს ამჯობინა დოკუმენტის ნაკადი ქაღალდზე შეენარჩუნებინა.

ამავდროულად, უკვე 90-იანი წლების დასაწყისში, დამოუკიდებელმა EDMS მომწოდებლებმა დაიწყეს გამოჩენა რუსულ ბაზარზე, სპეციალიზირებული უნივერსალური პროგრამული პროდუქტების შემუშავებაში. შეიძლება აღინიშნოს, რომ ეს პროდუქტები შეიქმნა რუსულის გათვალისწინებით, რომელმაც დიდწილად მემკვიდრეობით მიიღო საბჭოთა მახასიათებლები, საწარმოში (და მის ფარგლებს გარეთ) დოკუმენტების გადაადგილების სპეციფიკა. კერძოდ, შიდა კორპორატიული დოკუმენტების უპირატესად ვერტიკალურად ორიენტირებული მოძრაობის გათვალისწინებით (ზემდგომიდან დაქვემდებარებულამდე და უკან). ხოლო დასავლური პროდუქტები, პირიქით, ადაპტირებული იყო დოკუმენტების ჰორიზონტალურ ნაკადზე (რაც, უფრო მეტიც, არ ითვალისწინებდა დოკუმენტების რეგისტრაციას, დამტკიცებას და შესრულების კონტროლს პროცედურების გატარების აუცილებლობას). შედეგად, რუსული გადაწყვეტილებები უფრო მოთხოვნადი გახდა და IT ინდუსტრიის შესაბამისმა სეგმენტმა სწრაფი ტემპით დაიწყო განვითარება.

90-იანი წლების შუა ხანებში რეგულარულად იმართებოდა პროფესიული კონფერენციები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დეველოპერებისა და ძირითადი მომხმარებლების მონაწილეობით. იქ მათ განიხილეს ასეთი სისტემების დანერგვის სხვადასხვა ნიუანსი რუსული ორგანიზაციები- როგორც სახელმწიფო, ისე მუნიციპალური და კერძო ბიზნესთან დაკავშირებული.

სარგებელი აშკარა გახდა ბაზრისა და ბიუჯეტის მონაწილეებისთვის EDMS-ის განხორციელება:

• დოკუმენტბრუნვის დროის შემცირება;
• ქაღალდის და სხვა საოფისე მასალების, პრინტერების და მათი მოვლა-პატრონობის შეძენის ხარჯების შემცირება;
• დოკუმენტების შენახვის ხარჯების შემცირება (არქივირება, ინვენტარიზაცია);
• ხშირ შემთხვევაში - დოკუმენტების უსაფრთხოების დონის გაზრდა (თუნდაც იმ პერიოდებში, როდესაც ციფრული ხელმოწერების გამოყენებით კრიპტოგრაფიული მონაცემთა დაცვის გამოყენება არ იყო გავრცელებული, მაგალითად, პაროლით დაცული RAR არქივების გამოყენება შეიძლებოდა).

თანდათანობით, EDMS გადაწყვეტილებების დიაპაზონში, პროდუქციის არეალი გამოირჩეოდა, ადაპტირებულია ელექტრონული დოკუმენტების გადინების უზრუნველსაყოფად არა მხოლოდ ორგანიზაციის შიგნით, არამედ დამოუკიდებელ ბიზნეს სუბიექტებს შორის (როგორც ვარიანტი, კონტროლირებადი და მაკონტროლებელი პირები - მათ შორის იურიდიული ურთიერთობები კერძო ფირმებს შორის და სამთავრობო სააგენტოები). ასე დაიწყო ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის განვითარება თანამედროვე გაგებით - როგორც ინსტრუმენტი იმ დოკუმენტების გაცვლის უზრუნველსაყოფად, რომლებიც იურიდიულად ექვივალენტურია იმ დოკუმენტებთან, რომლებიც შედგენილი იქნებოდა ქაღალდზე.

გაირკვა, რომ ყველაზე ეფექტური გზაელექტრონული დოკუმენტების სამართლებრივი მნიშვნელობის უზრუნველყოფა გულისხმობს ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენებას - რომელიც იურიდიულად უნდა ჩაითვალოს პირის მიერ ქაღალდზე დატანილი ხელმოწერის ექვივალენტად. 2000-იანი წლების დასაწყისში რუსეთში დაინერგა პირველი ფედერალური რეგულაციები, რომლებიც არეგულირებს ციფრული ხელმოწერების გამოყენებას. ფედერალური კანონმდებლობის დონეზე შეიქმნა ელექტრონული ხელმოწერის 3 ტიპი - მარტივი, გაძლიერებული და გაძლიერებული კვალიფიციური.

მარტივი ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებისას, დოკუმენტების სამართლებრივი მნიშვნელობა უზრუნველყოფილია, თუ ასეთი განაცხადის პროცედურა დადგენილია ცალკე შეთანხმებით დოკუმენტის ნაკადის ყველა მხარის მიერ - მიუხედავად იმისა, რომ ასეთი ხელშეკრულების დებულებები არ უნდა ეწინააღმდეგებოდეს ნორმებს. ფედერალური კანონმდებლობა. იგივე წესი ვრცელდება გაძლიერებულ ციფრულ ხელმოწერაზე - თუმცა, ის თავისთავად შეიძლება იყოს უფრო მარტივი, ვიდრე გაზრდილი უსაფრთხოების გამო (რასაც ზოგადად უზრუნველყოფს ასეთი ციფრული ხელმოწერის მიმწოდებელი - და, შესაბამისად, შეთანხმება, როგორც წესი, სამმხრივია. - ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის ორ მხარესა და მიმწოდებელს შორის).

თავის მხრივ, გაძლიერებული კვალიფიციური ციფრული ხელმოწერის გამოყენება (ყველა შემთხვევაში, რომელიც შემუშავებულია სპეციალური კომპეტენციის მქონე მომწოდებლების მიერ) უზრუნველყოფს მის მიერ ხელმოწერილი ნებისმიერი დოკუმენტის იურიდიულ მნიშვნელობას - მიუხედავად იმისა, შევიდნენ თუ არა ამ ციფრული ხელმოწერის მომხმარებლები. რაიმე შეთანხმება ერთმანეთთან თუ არა. საკმარისია თითოეული მხარის ელექტრონულ დოკუმენტურ ნაკადში მისი გამოყენების ფაქტი - რომლებიც ერთმანეთისგან დამოუკიდებლად აფორმებენ ხელშეკრულებას ციფრული ხელმოწერის მიმწოდებელთან.

თანამედროვე ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტში ელექტრონული ხელმოწერების გამოყენება ფართოდ გავრცელებული მოვლენაა. ციფრული ხელმოწერები გამოიყენება უმეტეს იურიდიულ ურთიერთობებში, რომლებიც მოიცავს ფიზიკურ და იურიდიულ პირებს. თუმცა, რა თქმა უნდა, ამ წესის გამონაკლისების დიდი რაოდენობაა: ჯერ არ არის შესაძლებელი, მაგალითად, რუსეთის ფედერაციის მოქალაქის სრულად ელექტრონული პასპორტის, ან ელექტრონული უფლებების, ან სამუშაო წიგნი(თუმცა უფლებებთან და სამუშაო წიგნებთან დაკავშირებით, უახლოეს მომავალში მოსალოდნელია შესამჩნევი სიახლეები ელექტრონული ფორმით გამოყენებისათვის მათი ადაპტაციის უზრუნველსაყოფად და უფრო მეტიც, იურიდიული მნიშვნელობის შენარჩუნების თვალსაზრისით).

რატომ გამოიყენება ელექტრონული დოკუმენტების მართვა რუსეთში?

ციფრული ხელმოწერების გამოყენების სპეციფიკისა და აპლიკაციის პროგრამული პროდუქტების ტექნიკური შესაძლებლობების გათვალისწინებით, რომლებიც გამოიყენება ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადისთვის, რუსეთში განვითარდა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის რამდენიმე ძირითადი სეგმენტი:

1. EDI მოქალაქეებსა და სამთავრობო უწყებებს შორის.

ასეთი ურთიერთქმედების უმარტივესი მაგალითია სამთავრობო უწყებებისთვის დოკუმენტების გაგზავნა სახელმწიფო სერვისების ვებსაიტის საშუალებით (და სხვადასხვა დეპარტამენტების შესაბამისი ვებსაიტები - მაგალითად, ფედერალური საგადასახადო სამსახური). მოქალაქე, რომელსაც აქვს სპეციალური ციფრული ხელმოწერა, აგზავნის იურიდიულად მნიშვნელოვან - ანუ ქაღალდის მსგავსი, მოთხოვნებს, დოკუმენტებს, განცხადებებს - ინტერესთა ორგანოს და პასუხად იღებს თანაბრად იურიდიულად მნიშვნელოვან დოკუმენტებს.

1. EDI ბიზნეს სუბიექტებს - ინდმეწარმეებს, იურიდიულ პირებს შორის.

ბიზნეს სუბიექტებს შეუძლიათ ელექტრონულად გაცვალონ კონტრაქტები, გადასახადები, ინვოისები, მიღების მოწმობები, შერიგებები და სხვა იურიდიულად მნიშვნელოვანი დოკუმენტები, რომლებიც გამოიყენება ბიზნესში.

1. EDI ბიზნეს სუბიექტებსა და სახელმწიფო ორგანოებს შორის.

როგორც წესი, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ეს სეგმენტი შეიცავს სამართლებრივ ურთიერთობებს, რომლებიც წარმოიქმნება სამთავრობო ორგანოების მიმართ ბიზნეს სუბიექტების გარკვეული ვალდებულებების არსებობის გამო. არსებობს ორი ძირითადი ასეთი ვალდებულება - ანგარიშგება (გადასახადების, ქონების, ფინანსური ოპერაციების შესახებ) და კანონმდებლობით გათვალისწინებული საფასურის გადახდა ბიუჯეტში.

ხშირ შემთხვევაში, EDI-ს გამოყენება სამთავრობო უწყებებთან ურთიერთობის მქონე ბიზნეს სუბიექტისთვის კანონით დადგენილ ვალდებულებას წარმოადგენს. ამრიგად, თქვენ მხოლოდ უნდა წარადგინოთ დღგ-ის დეკლარაცია ელექტრონულად. სხვა დეკლარაციები - ელექტრონული ფორმით, თუ დამსაქმებლის როლში მოქმედი ბიზნეს სუბიექტის საშტატო ნომრები გადაჭარბებულია.

1. EDI სამთავრობო უწყებებს შორის (სახელმწიფო უწყებებში).

აქ ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი შეიძლება განხორციელდეს სხვადასხვა მიზნით - როგორც მონაცემთა მუდმივი გაცვლის მექანიზმი დეპარტამენტის თანამშრომლების მუშაობისას, როგორც ქვედა დონის ორგანოების საქმიანობის კონტროლის საშუალება ქვედა დონის ორგანოების მიერ. როგორც სხვადასხვა ორგანოებს შორის სახელშეკრულებო სამართლებრივი ურთიერთობების განხორციელების ინსტრუმენტი.

1. EDI მოქალაქეებსა და ბიზნეს სუბიექტებს შორის.

ასეთი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მაგალითია დასკვნა შრომითი ხელშეკრულებაშეასრულოს დისტანციური სამუშაოები რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 312.3 მუხლის შესაბამისად. არსებითი ნაწილი პერსონალის დოკუმენტებიამ შემთხვევაში, იგი შედგენილია დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის ურთიერთქმედების დროს EDI სისტემების გამოყენებით.

სახელმწიფოთაშორისი ურთიერთობების განვითარებასთან ერთად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის გამოყენება თანდათან აღწევს საერთაშორისო დონეს. ამრიგად, უახლოეს მომავალში მოსალოდნელია კვალიფიციური ხელმოწერებიიგივე იურიდიული ძალა აქვს EAEU ქვეყნებში. მსგავსი ინიციატივები სამხრეთ-აღმოსავლეთ აზიის ქვეყნებშიც ხორციელდება.

EDI სეგმენტების მთელი მრავალფეროვნებით, ჩვენს ქვეყანას აქვს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ეროვნული ინფრასტრუქტურა, რომელიც მუშაობს, ზოგადად, ერთიანი პრინციპების მიხედვით. იგი გამოიყენება ამა თუ იმ გზით, როდესაც უზრუნველვყოფთ დოკუმენტის ნაკადს რომელიმე ზემოაღნიშნულ სეგმენტში - მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ მის მახასიათებლებს.

როგორ მუშაობს EDI ინფრასტრუქტურა?

ასე რომ, ჩვენ ვიცით, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა თანამედროვე ფორმაწარმოუდგენელია ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გარეშე. ეს გვაძლევს იმის თქმის საშუალებას, რომ მისი გამოყენების გარეშე, მისი თანამედროვე სახით, პრაქტიკაში განხორციელება შეუძლებელია. ამასთან, არ შეიძლება ითქვას, რომ ციფრული ხელმოწერა არის საკვანძო პირობა დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით გაცვლის უზრუნველსაყოფად. ასე რომ, თეორიულად, შესაძლებელია იგივე პაროლით დაცული RAR არქივების გამოყენების ლეგალიზება - რაც ხშირ შემთხვევაში დაიცავს მონაცემებს არა უარესად, ვიდრე ყველაზე ძლიერი ციფრული ხელმოწერა.

მაინც მთავარია ტექნიკური მდგომარეობა EDF-ის ფუნქციონირება არ არის ელექტრონული ციფრული ხელმოწერა (რომელიც შეიძლება შეიცვალოს სხვა რამით, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების იურიდიულ მნიშვნელობას), არამედ, ფაქტობრივად, ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის არხების არსებობა. ასეთი არხების ფუნქციონირება გათვალისწინებულია სამ დონეზე:

1. დონე "ინფრასტრუქტურა"— რომელიც უზრუნველყოფს გამგზავნის (მიმღების) ფიზიკურ წვდომას დოკუმენტების გაცვლის არხზე.

ანუ ფიზიკური კავშირი ინტერნეტთან ან სხვა ქსელთან, რომელიც შეიძლება ამა თუ იმ მიზეზით გამოვიყენოთ მის ალტერნატივად. მაგალითად, თუ საუბარია სამხედრო დეპარტამენტებს შორის მონაცემთა გადაცემაზე.

მაგრამ ზოგადად, ეს, რა თქმა უნდა, ინტერნეტია. ამრიგად, პროვაიდერი, რომელთანაც დაკავშირებულია EDF-ის მონაწილე, პირველ რიგში პასუხისმგებელია EDF არხის ფუნქციონირებაზე „ინფრასტრუქტურის“ დონეზე. სტანდარტულად, ნებისმიერი რუსი პროვაიდერი უზრუნველყოფს წვდომას ნებისმიერ ინტერნეტ საიტზე. ამრიგად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზებისთვის, არ არის განსხვავება, თუ რომელ პროვაიდერთან მუშაობთ.

1. კარიბჭის დონე- რომელზედაც სპეციალური აპარატურის და პროგრამული უზრუნველყოფის დახმარებით ხდება დადგენილი ტიპის მონაცემების პრაქტიკული მიღება და გადაცემა ფიზიკური არხებით, რომლებიც უზრუნველყოფილია „ინფრასტრუქტურის“ დონეზე.

თავის მხრივ, პროვაიდერი აღარ არის პასუხისმგებელი „კარიბჭეზე“ - რომელმაც უკვე შეასრულა თავისი ამოცანა, უზრუნველყოს „ინფრასტრუქტურა“ ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტით დაინტერესებული მხარეებისთვის. მთავარი მსახიობიაქ - EDF მომხმარებელი. დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციის მიზნით, მას შეუძლია გამოიყენოს ნაცნობი EDI სისტემები. მათ მომწოდებლებს ხშირად უწოდებენ "ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორებს".

EDF ოპერატორის ამოცანაა მიიღოს ორიგინალი დოკუმენტი გამგზავნისგან და გადასცეს იგი უცვლელად მიმღებზე. დადგენილ შემთხვევებში - დოკუმენტის იურიდიული ძალის მიწოდება (მისი ციფრული ხელმოწერის დამოწმებით - რომელიც შეიძლება გასცეს თავად ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორმა ან სანდო სერტიფიცირების ცენტრმა).

1. როუმინგის დონე— რომელიც უზრუნველყოფს რამდენიმე დამოუკიდებელი EDI ინფრასტრუქტურის ურთიერთდაკავშირებას და ურთიერთთავსებადობას.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები სხვადასხვა მომწოდებლებისგან (ოპერატორები) ფორმალურად და ფაქტობრივად შეიძლება იყოს ერთმანეთისგან სრულიად დამოუკიდებელი. შედეგად, დოკუმენტების ნაკადი, რომელიც სრულად შეესაბამება საკანონმდებლო მოთხოვნებს, ზოგადად შეიძლება განხორციელდეს მხოლოდ იმ მომხმარებლებს შორის, რომლებიც სარგებლობენ იმავე ოპერატორის მომსახურებით.

ამავდროულად, მიუხედავად EDI-ს დამოუკიდებლობისა, მათი მუშაობა შეიძლება ეფუძნებოდეს საერთო პრინციპებსა და სტანდარტებს. ამის წყალობით, სხვადასხვა EDF ოპერატორებს შეუძლიათ თავიანთი ინფრასტრუქტურის ერთმანეთთან ინტეგრირება. შედეგად, თითოეულ მათგანს შეეძლება უზრუნველყოს იურიდიულად მნიშვნელოვანი ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი არა მხოლოდ მის მომხმარებლებს შორის, არამედ მის მომხმარებლებსა და მათ შორის, ვინც დადო ხელშეკრულება სხვა ოპერატორთან.

ამრიგად, ყალიბდება EDI-ს „როუმინგი“ - მისი „დაფარვის ზონის“ გაფართოება სხვადასხვა ოპერატორების ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ინფრასტრუქტურის ინტეგრაციის გზით. თუ ვსაუბრობთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ეროვნული სისტემების ინტეგრირებაზე, მაშინ ვისაუბრებთ საერთაშორისო დონეზე „როუმინგზე“.

ამავდროულად, „როუმინგული“ სამართლებრივი ურთიერთობების განვითარება ხასიათდება ყოფნით დიდი რაოდენობითდაბრკოლებები - როგორიცაა:

• ოპერატორის მიერ დამატებითი ინვესტიციის საჭიროება მის აპარატურულ და პროგრამულ ინფრასტრუქტურაში, რათა უზრუნველყოს მისი თავსებადობა სხვა ოპერატორის ინფრასტრუქტურასთან;
• იზრდება კლიენტების სხვა ოპერატორზე გადასვლის რისკი - რომელიც, მიუხედავად პარტნიორობის ყველა სარგებლისა, „როუმინგის“ სახით, მაინც, სავარაუდოდ, კონკურენტი იქნება.

ოპერატორებს შორის „როუმინგული“ ხელშეკრულებების დადების ალტერნატივა შეიძლება იყოს თითოეული მათგანი დაუკავშირდეს სპეციალიზებულ შუამავალს - როუმინგ ცენტრს. EDF-ის თითოეული ოპერატორის ერთსა და იმავე პირობებში, იგი აერთიანებს მათ ინფრასტრუქტურებს (და, შესაბამისად, მიიღება ისეთივე შედეგი, რაც მიიღწევა ოპერატორების ინფრასტრუქტურის პირდაპირი ინტეგრაციით). ამავდროულად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორებს არ დასჭირდებათ ფიქრი კლიენტების კონკურენტზე გადასვლის რისკის შესახებ.

მოსალოდნელია, რომ როუმინგ ცენტრი დაწინაურდება ტექნიკური აღჭურვილობადა დიდი ფინანსური შესაძლებლობები - ვინაიდან სხვადასხვა ოპერატორების ინტეგრაცია უკიდურესად კაპიტალის ინტენსიური პროცედურაა. ამრიგად, პრაქტიკაში, ასეთი ცენტრები შეიძლება გახდეს ძირითადად უმსხვილესი კორპორაციები - უფრო მეტიც, უშუალოდ დაკავშირებული საკომუნიკაციო ინდუსტრიასთან (რადგან, პირველ რიგში, ცენტრს დასჭირდება ამ ინდუსტრიისთვის დამახასიათებელი კომპეტენციები).

ეს მახასიათებლები განსაზღვრავს როუმინგის ცენტრის წამყვან პოზიციას Rostelecom-ისგან რუსეთის საკომუნიკაციო ბაზარზე. უმსხვილეს სატელეკომუნიკაციო ოპერატორს აქვს ყველა საჭირო ფინანსური შესაძლებლობა და ინფრასტრუქტურა სხვადასხვა ოპერატორების ინტეგრაციის უზრუნველსაყოფად - სულ 30-ზე მეტი მათგანია დაკავშირებული Rostelecom-თან. სხვა უდიდესი რუსული როუმინგული ცენტრებია Softekhno და NIIAS.

აღვნიშნოთ, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორებს შორის როუმინგული სამართლებრივი ურთიერთობების სფეროში ერთ-ერთი მოსალოდნელი ტენდენციაა „ოპერატორი“ როუმინგული ცენტრების ფორმირება, ანუ ისეთები, რომლებიც შექმნილია არა მხოლოდ გარკვეული ოპერატორების ინფრასტრუქტურის ინტეგრაციის მიზნით. , არამედ ნებისმიერი სხვა ოპერატორის მოთხოვნით ინტეგრაციის სერვისების მიწოდების მიზნით.

რუსეთში EDI ბაზრის განვითარების თავისებურებების შესწავლის შემდეგ, ჩვენ გავეცნობით კანონმდებლობის სპეციფიკას, რომელიც არეგულირებს სამართლებრივ ურთიერთობებს ამ ბაზარზე.

რა რეგულაციები მოქმედებს საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზაციაზე?

გადაწყვიტეთ რა "ბრუნდება" ელექტრონულად- ნებისმიერი მონაცემი, რომელიც შეესაბამება ფედერალურ კანონს და GOST-ებს, ან ნებისმიერი მონაცემი, რომელიც არ შეესაბამება არაელექტრონულ მონაცემებს სამართლებრივი მახასიათებლებიდა გამოყენების სფეროებში, კომპანია ახორციელებს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შიდა წესებს. ისინი უნდა იყოს შედგენილი მიმდინარე რეგულაციების გათვალისწინებით - ანუ, მინიმუმ, არ ეწინააღმდეგებოდეს მათ (ან შეესაბამებოდეს ასეთი რეგულაციების გარკვეულ დებულებებს).

მთავარი ნორმატიული აქტირომელიც უნდა დაიცვან ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვისას - ფედერალური კანონი„ინფორმაციის შესახებ საინფორმაციო ტექნოლოგიადა ინფორმაციის დაცვის შესახებ“ 2006 წლის 27 ივლისის N 149-FZ (LINK). ამ შემთხვევაში, მისი დებულებები მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ როგორც „ელექტრონული დოკუმენტაციის ნაკადის“ ცნების განსაზღვრის წყარო, არამედ როგორც შეიცავს წესებს, რომლებიც ადგენს, კერძოდ, ლეგალური სტატუსიორ სხვადასხვა ბიზნეს სუბიექტს შორის გაცვლილი ელექტრონული დოკუმენტები.

ასე რომ, თუ დოკუმენტი ხელმოწერილია ელექტრონული ციფრული ხელმოწერით, მაშინ, 149-ე ფედერალური კანონის შესაბამისად, ის უნდა ჩაითვალოს თანაბარი იურიდიული ძალის მქონედ, რაც ხელმოწერილი იქნებოდა ბიზნესის წარმომადგენლის ჩვეულებრივი ხელმოწერით. სუბიექტი – თუ ასეთი ხელმოწერა განხორციელდა დადგენილი კანონით ან ხელშეკრულებით.

რაც შეეხება კანონს, ციფრული ხელმოწერების გამოყენების მარეგულირებელი მთავარი მარეგულირებელი აქტი არის კანონი „ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ“ 04/06/2011 No63-FZ (LINK). ამრიგად, მისი შესაბამისად, კვალიფიციური გაძლიერებული ციფრული ხელმოწერით ხელმოწერილი ნებისმიერი დოკუმენტი იურიდიულად აღიარებულია ქაღალდის ტოლფასად - იურიდიული ურთიერთობების შესაბამის სფეროში. ამავდროულად, კანონი No64-FZ საშუალებას აძლევს EDF-ის მონაწილეებს დამოუკიდებლად შეთანხმდნენ ალტერნატიული ხელმოწერების გამოყენებაზე - მარტივი და რეგულარული გაძლიერებული. ანუ გამოიყენოს ნორმები არა მხოლოდ კანონის, არამედ ხელშეკრულების.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი მარეგულირებელი აქტი არის კანონი „პერსონალური მონაცემების შესახებ“ 2006 წლის 27 ივლისის No152-FZ (LINK). EDI-ს ფარგლებში დამუშავებული ყველა ტიპის მონაცემი არ არის პერსონალური (პირდაპირ ან ირიბად დაკავშირებული პირებთან), მაგრამ მათი მნიშვნელოვანი ნაწილი არის. პერსონალური მონაცემების მიმოქცევა ძალზე მკაცრად რეგულირდება კანონით (მიუხედავად იმისა, რომ „შეთანხმების“ ადგილი თითქმის არ არის No152-FZ კანონის ნორმების გამოყენების თვალსაზრისით). პერსონალურ მონაცემებზე კანონმდებლობის მთავარი ამოცანაა მათი დაცვის უზრუნველყოფა (მათთან წვდომის კონფიდენციალურობა). თუ ვსაუბრობთ სხვა ტიპის მონაცემებზე, რომლებისთვისაც დადგენილია სპეციალური დაცვის მოთხოვნები - პერსონალურ მონაცემებთან ერთად, ეს მოიცავს, კერძოდ:

• სახელმწიფო საიდუმლოებას (რომლის ხელმისაწვდომობა რეგულირდება 1993 წლის 21 ივლისის კანონი No5485-1);
• სავაჭრო საიდუმლოება (2004 წლის 29 ივლისის კანონი No98-FZ).

ძირითადი სახელმწიფო სტანდარტები, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას EDI-ს ფარგლებში, მოიცავს:

• GOST R 6.30-2003 (ადგენს მოთხოვნებს დოკუმენტის დეტალებისთვის);
• GOST R 7.0.8-2013 (შეიცავს ტერმინების სხვადასხვა განმარტებებს, რომლებიც გამოიყენება დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზებაში);
• GOST ISO 15489-1-2007 (ადგენს დოკუმენტების მართვის პროცედურას);
• GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (ადგენს მოთხოვნებს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებისთვის);
• GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (ადგენს კრიტერიუმებს ელექტრონული დოკუმენტების გრძელვადიანი შენახვის უზრუნველსაყოფად).

არსებობს საკონსულტაციო ხასიათის ოფიციალური წყაროების დიდი რაოდენობა, რომლებიც ავსებენ ფედერალურ კანონმდებლობას. ისინი არ არის ნორმატიული, მაგრამ დე ფაქტო აქტიურად გამოიყენება კერძო და საჯარო საწარმოების მიერ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების სახელმძღვანელოდ. ასეთი წყაროები მოიცავს:

• სახელმწიფო სისტემა დოკუმენტაციის მხარდაჭერამართვა (შეადგინა სსრკ მთავარი არქივის საბჭომ 1988 წ.);
• სტანდარტული მენეჯმენტის დოკუმენტების სია, სადაც მითითებულია მათი შენახვის ვადები (რუსეთის კულტურის სამინისტროს 2010 წლის 25 აგვისტოს ბრძანება No558);
• სრულიად რუსული კლასიფიკატორიმართვის დოკუმენტაცია (დამტკიცებულია რუსეთის სახელმწიფო სტანდარტის 1993 წლის 30 დეკემბრის No299 ბრძანებულებით).

შეიძლება აღინიშნოს, რომ მრავალი ინდუსტრიის მასშტაბით ფედერალური რეგულაციები შეიცავს დებულებებს, რომლებიც პირდაპირ ან ირიბად ეხება სამართლებრივ ურთიერთობებს, რომლებიც დაკავშირებულია ელექტრონული დოკუმენტების მართვასთან. ასეთი რეგულაციების მაგალითები:

• რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს 2011 წლის 25 აპრილის ბრძანება No50n (ადგენს ელექტრონული ინვოისების გამოყენების პროცედურას);
• სამოქალაქო კოდექსი (რომელიც, პრინციპში, ითვალისწინებს ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებას - უპირველესად ხელშეკრულებების დადების მიზნით);
• რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსი, რუსეთის ფედერაციის სისხლის სამართლის კოდექსი (მათ შორის, დებულებები, რომლებიც განსაზღვრავს ადმინისტრაციულ ან სისხლისსამართლებრივ სახდელებს ელექტრონული დოკუმენტების მიმოქცევის სფეროში სამართალდარღვევებისთვის);
• რუსეთის ფედერაციის საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსი, რუსეთის ფედერაციის სისხლის სამართლის საპროცესო კოდექსი, რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო საპროცესო კოდექსი (რომლებიც განსაზღვრავს სასამართლოში ელექტრონული დოკუმენტების მტკიცებულებად გამოყენების წესს);
• საგადასახადო და საბაჟო კოდექსი (ელექტრონული ანგარიშგების გამოყენების მოთხოვნების დადგენა);
• კანონი „ბუღალტრული აღრიცხვის შესახებ“ 2011 წლის 6 დეკემბრის No402-FZ (ადგენს ელექტრონული პირველადი დოკუმენტების გამოყენების შესაძლებლობას და მათ მიმართ მოთხოვნებს);
• კანონი „საარქივო საქმის შესახებ“ 2004 წლის 22 ოქტომბრის No125-FZ (ადგენს საარქივო დოკუმენტებთან მუშაობის პროცედურას, მათ შორის, ელექტრონული დოკუმენტების ანგარიშგების ფარგლებში გამოყენებული).

ამრიგად, პრაქტიკაში საწარმოს, რომელიც ახორციელებს ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტს, შეიძლება დასჭირდეს რეგულაციების სხვადასხვა კომბინაციების შესწავლა - პირდაპირ თუ ირიბად დაკავშირებული EDI-სთან. ცოდნა მარეგულირებელი ჩარჩომინიმუმამდე დაიყვანოს დარღვევების ჩადენის რისკები, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს ორგანიზაციისთვის უსიამოვნო სამართლებრივი შედეგები.

რა პასუხისმგებლობაა გათვალისწინებული დარღვევისთვის?

როგორც ზემოთ უკვე დავადგინეთ, EDI ზოგადად არ არის ყველაზე იურიდიულად რეგულირებადი სფერო. ამასთან, ჩარჩოში არ შეიძლება განხორციელდეს სრულად მოწესრიგებული სამართლებრივი ურთიერთობები ფართო დიაპაზონში - მათ შორის, რაც ხასიათდება მონაწილეთათვის მკაცრი მოთხოვნების არსებობით ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების თვალსაზრისით.

მაგრამ კონკრეტულად რა შეიძლება დაარღვიოს ორგანიზაციამ, რომელმაც განახორციელა EDI? მაგალითად, შემდეგი:

1. უზრუნველყოს არასათანადო შენახვა(და მიიღეთ სანქცია რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 13.25 მუხლის მიხედვით - LINK):

• ფასიანი ქაღალდები (რომელზეც გათვალისწინებულია ჯარიმა იურიდიული პირებისთვის 300000 რუბლამდე);
• დაკავშირებული სადაზღვევო საქმიანობასთან (ჯარიმა 200000 რუბლამდე);
• საკრედიტო კოოპერატივის საქმიანობასთან დაკავშირებული (ჯარიმა 50000 რუბლამდე);
• სხვები - რისთვისაც დაწესებულია შენახვის სპეციალური პროცედურა (ორგანიზაციის თანამდებობის პირზე 500 რუბლამდე).

ეს დარღვევები შეიძლება მოხდეს, თუ ორგანიზაცია უგულებელყოფს No125-FZ კანონის ნორმებს ან, მაგალითად, რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტროს ბრძანებას No558 (როგორც ვარიანტი, ის ჩამოწერს დოკუმენტს შენახვის ვადამდე. იწურება).

1. არღვევენ ბუღალტერიაში გამოყენებულ დოკუმენტებთან მუშაობის წესებს(და მიიღეთ სანქცია რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 15.11 მუხლით - LINK).

ბუღალტრული აღრიცხვის კანონმდებლობის ძირითადი დებულებები, რომლებიც აფიქსირებს პირველადი ჩანაწერების შენახვის პერიოდებს, გათვალისწინებულია No402-FZ კანონის 29-ე მუხლში. გარდა ამისა, ეს მარეგულირებელი აქტი ასევე კორელაციაშია რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტროს №558 ბრძანებასთან (ამგვარად, ბუღალტერს განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს სიის 4.1 ნაწილში მოცემული სააღრიცხვო დოკუმენტების შენახვის პერიოდებზე).

1. არღვევს პერსონალური მონაცემების დამუშავების პროცედურას(და მიიღეთ სანქცია რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 13.11 მუხლით - LINK).

აქ დამრღვევის მიმართ შეიძლება გამოყენებულ იქნას ადმინისტრაციული ზომების ფართო სპექტრი. Მაგალითად:

• ჯარიმა 50000 რუბლამდე (ახლა და შემდგომ - იურიდიული პირისთვის) - თუ განხორციელდა პერსონალური მონაცემების უკანონო ან არასწორი დამუშავება;
• ჯარიმა 75000 რუბლამდე - თუ არ მოითხოვება წერილობითი შეთანხმებაფიზიკური პირი პერსონალური მონაცემების დასამუშავებლად;
• ჯარიმა 30000 რუბლამდე - თუ ორგანიზაცია არ არის ჩამოყალიბებული და გამოქვეყნებული ღია წვდომაკონფიდენციალურობის პოლიტიკა.

სახელმწიფოს გამჟღავნება და სავაჭრო საიდუმლოშეიძლება გამოიწვიოს ორგანიზაციის დაჯარიმება 5000 რუბლით (რუსეთის ფედერაციის ადმინისტრაციულ სამართალდარღვევათა კოდექსის 13.14 მუხლი - LINK). სახელმწიფო საიდუმლოების გამჟღავნება გარკვეულ გარემოებებში აღიარებულია სისხლის სამართლის დანაშაულად ხელოვნების შესაბამისად. რუსეთის ფედერაციის სისხლის სამართლის კოდექსის 283, რომელიც ითვალისწინებს დამნაშავე პირის მიმართ ისეთი ზომების გამოყენებას, როგორიცაა:

• დაპატიმრება 4-6 თვით;
• თავისუფლების აღკვეთა 4 წლამდე ვადით 3 წლამდე დისკვალიფიკაციით ან მის გარეშე.

1. დამალეთ გარკვეული დოკუმენტები პირადი სარგებლობისთვის(და მიიღეთ სანქცია რუსეთის ფედერაციის სისხლის სამართლის კოდექსის 325-ე მუხლით - LINK).

ასეთი დანაშაულისთვის სისხლისსამართლებრივი პასუხისმგებლობა გათვალისწინებულია:

• ჯარიმა 200 000 რუბლამდე (ან დამნაშავე პირის ხელფასი 1,5 წლამდე ვადით);
• სავალდებულო სამუშაო 480 საათამდე;
• მაკორექტირებელი შრომა 2 წლამდე;
• იძულებითი შრომა 1 წლამდე;
• დაპატიმრება 4 თვით;
• თავისუფლების აღკვეთა 1 წლით.

1. უგულებელყოთ პირველადი საგადასახადო ან სააღრიცხვო დოკუმენტების მომზადების აუცილებლობა(და მიიღეთ სანქცია რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსის 120-ე მუხლით - LINK).

ამ შემთხვევაში ფიქსირდება სააღრიცხვო და საგადასახადო აღრიცხვის წესების უხეში დარღვევა. ამისათვის კომპანია შეიძლება დაჯარიმდეს 30000 რუბლამდე.

მიუხედავად იმისა, რომ არსებობს მკაცრი სანქციები ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის არასათანადო ორგანიზებისთვის, სულ უფრო მეტი საწარმო ცდილობს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელებას ბიზნესის მართვის ამა თუ იმ დონეზე. ასეთი მისწრაფებები შემთხვევითი არ არის: EDI-ს განხორციელებას ბევრი უპირატესობა აქვს და მათ ზემოთ განვიხილეთ.

ვიდეო - ტრანზაქციები ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და ანალიზის გამოყენებით სასამართლო პრაქტიკა:

მოდით, უფრო დეტალურად განვიხილოთ, თუ როგორ ხორციელდება ასეთი განხორციელება პრაქტიკაში - შევთანხმდით, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა განხორციელდება ზუსტად EDMS-ის დახმარებით.

როგორ დანერგოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ორგანიზაციაში

EDMS-ის დანერგვა ორგანიზაციაში ხორციელდება შემდეგ ეტაპებზე:

1. ამოცანების ჩამონათვალის შედგენა, რომლებიც უნდა გადაწყდეს EDI სისტემების გამოყენებით.

ასეთი ამოცანების დიაპაზონის დასადგენად გავრცელებული მეთოდია ორგანიზაციის მიმდინარე დოკუმენტების ნაკადში ყველაზე აშკარა პრობლემების იდენტიფიცირება. მაგალითად, ეს პრობლემები შეიძლება იყოს:

• დოკუმენტის სტატუსის თვალყურის დევნებასთან ერთად (როდესაც გაუგებარია მიიღო თუ არა ადრესატმა და დაიწყო თუ არა მასთან მუშაობა);
• ძიებით საჭირო დოკუმენტები(როდესაც ისინი იკარგებიან ან მის პოვნას მიუღებლად დიდი დრო სჭირდება);
• დოკუმენტის ნაკადის სიჩქარით.

1. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზებისთვის კონკრეტული პროგრამის არჩევა- იმ ამოცანების საფუძველზე, რომლის გადასაჭრელადაც დაგეგმილია EDMS-ის განხორციელება.

ამ შემთხვევაში მხედველობაში მიიღება შემდეგი:

• რამდენად ეკონომიკურად მომგებიანი იქნება კონკრეტული პროგრამის განხორციელება (მისი შეძენის ხარჯებისა და მოსალოდნელი შედეგების თვალსაზრისით);
• EDI-ს დაგეგმილი ინტენსივობა ორგანიზაციაში (რამდენად ღრმად იქნება EDI დანერგილი ბიზნეს პროცესებში) და რამდენად შეუძლია შერჩეულ EDMS-ს ასეთი ინტენსივობის უზრუნველყოფა;
• მოსალოდნელია დაკავშირებული ხარჯები კონკრეტული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დაყენებისთვის (მაგალითად, კომპიუტერული აღჭურვილობის მახასიათებლების გასაუმჯობესებლად ან ახლის შეძენა - საჭიროების შემთხვევაში, თანამშრომლების მომზადება - თუ ეს საჭიროა).

დიდ ორგანიზაციებში შეიძლება ჩატარდეს დოკუმენტების ნაკადის მიმდინარე სტრუქტურის წინასწარი გამოკვლევა - ქაღალდი, ან წარმოდგენილი EDI, რომელიც არ აყალიბებს სისტემას (როგორც ეს ხდება ინდივიდუალური მეწარმის შემთხვევაში, რომელიც იღებს და აგზავნის ინვოისებს ფოსტით - მხოლოდ უფრო ფართო მასშტაბით). ასეთი გამოკითხვის მთავარი მიზანია ორგანიზაციის შიგნით დოკუმენტების გადაადგილების ტიპიური გზების დადგენა. შეგროვებული ინფორმაცია შეიძლება შემდეგ გადაეცეს მოკლე სიაში შეყვანილ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის პროვაიდერებს, რათა თითოეულმა მათგანმა შეძლოს შეაფასოს რამდენად აკმაყოფილებს მათი პროდუქტის შეთავაზება მომხმარებლის მოთხოვნილებებს.

ოპტიმალურია, თუ არჩეულ EDI პროგრამას აქვს უფასო სატესტო ვერსია, რომლითაც შეგიძლიათ ამ პრობლემების გადაჭრა „რეპეტიცია“ და, თუ შედეგი არ შეესაბამება საწარმოს, სცადეთ სხვა პროდუქტი (სასურველია ის, რომელსაც ასევე აქვს დემო ვერსია).

და თუ არ არსებობს უფასო ვერსია (ან მის მიერ მხარდაჭერილი ფუნქციონირება არ არის საკმარისი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მუშაობის მაღალი ხარისხის შესამოწმებლად კონკრეტული პრობლემების გადაჭრისას), მაშინ შეგიძლიათ სცადოთ მოლაპარაკება მომწოდებელთან, რათა უზრუნველყოთ სრული EDI სისტემის ახალი ვერსია.

1. EDMS-ის შეძენა და მონტაჟი, თანამშრომლების ტრენინგიმისი პრაქტიკული გამოყენების დროს.

ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის ეს ეტაპი, ერთის მხრივ, შეიძლება იყოს ტექნიკურად უკიდურესად რთული - ვინაიდან პრაქტიკაში შეიძლება წარმოიშვას დიდი რაოდენობით ნიუანსი, რომელიც დაკავშირებულია EDMS დისტრიბუციების დაყენებასთან დაკავშირებით, ამჟამინდელი მახასიათებლების გათვალისწინებით. საწარმოს გამოთვლითი ინფრასტრუქტურა. მეორეს მხრივ, როგორც წესი, EDMS განხორციელების საბოლოო ეტაპი არ შეიცავს მნიშვნელოვან ორგანიზაციულ სირთულეებს, რადგან მათი უმეტესობა მოგვარებულია (გათვალისწინებული და გათვალისწინებული) უკვე სისტემის დანერგვის წინა ეტაპებზე.

პრაქტიკაში, ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვაში ორი მხარე მონაწილეობს:

• თავად საწარმო (წარმოდგენილებით მენეჯერები და მათზე დაქვემდებარებული პასუხისმგებელი სპეციალისტები);
• EDMS სისტემის მომწოდებლები (და მათი პარტნიორები ან კონტრაქტორები - რომლებსაც შეიძლება გადაეცეს მომხმარებლის მხრიდან EDMS სისტემის დაყენების ფუნქცია, მაგალითად, თუ თავად მიმწოდებელი არ ასრულებს მას რაიმე მიზეზით).

ძირითადი ინფორმაციის წყარო, რომლის საფუძველზეც ხორციელდება EDMS-ის დანერგვის მონაწილეებს შორის ურთიერთქმედება არის ტექნიკური დავალებამომხმარებლის მიერ. იგი ავლენს მისი საჭიროებების არსს ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელების შესახებ და, შედეგად, განსაზღვრავს მოთხოვნების ჩამონათვალს დაინსტალირებული ფუნქციონირებისთვის. პროგრამული უზრუნველყოფა. აღსანიშნავია, რომ მსგავს ტექნიკურ მახასიათებლებს აქვს სახელმწიფო სტანდარტი და ის შეიძლება (ხშირ შემთხვევაში - ძალიან სასურველიც) გამოიყენოს მომხმარებელს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მიმწოდებელთან ურთიერთობისას. ეს დაახლოებით GOST 34.603-89-ის შესახებ, რომელიც ადგენს მოთხოვნებს ტექნიკური მახასიათებლების შესახებ ავტომატური სისტემის მიწოდებისთვის - ხოლო EDMS შეიძლება ჩაითვალოს სპეციალურ შემთხვევად.

ბიზნეს სუბიექტის მიერ EDI ინფრასტრუქტურის განვითარების შემდეგი ნაბიჯი არის კორპორატიული დოკუმენტების ნაკადის დამყარება. ვნახოთ, როგორ შეიძლება ამის გაკეთება პრაქტიკაში.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი ორგანიზაციებს შორის და რატომ არის ეს საერთოდ საჭირო

EDI-ს განხორციელება ორი ან მეტი ბიზნეს სუბიექტის მონაწილეობით მოიცავს შემდეგი ძირითადი ამოცანების გადაჭრას:

1. თითოეული საწარმოს მიერ სამუშაო ჯგუფის ფორმირება, რომელიც იმუშავებს კორპორატიული ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის განთავსებაზე.

ზოგადად, ამ სამუშაო ჯგუფიშედის აღმასრულებელი დირექტორი, მთავარი იურისტი, კომპანიის კომპეტენტური IT სპეციალისტები, დოკუმენტების სპეციალისტი.

1. EDI-ს მომავალი მხარეების მიერ კორპორატიული EDMS-ის განხორციელების მოსალოდნელი შედეგის განსაზღვრა.

ეს შედეგი შეიძლება მოიცავდეს ამოცანების მხოლოდ ვიწრო დიაპაზონის გადაწყვეტას - მაგალითად, დაკავშირებული მხოლოდ ინვოისების მიღებასა და გადაცემასთან EDMS-ის მეშვეობით, ან ხასიათდებოდეს EDI საკითხების უფრო ფართო გაშუქებით (მაგალითად, პროცედურების თავისებურებების ასახვით. მხარეთა მონაწილეობით ხელშეკრულებების დადების, შერიგების აქტების ხელმოწერის, სხვადასხვა სააღრიცხვო დოკუმენტაციის მიღება-გადაცემისათვის).

1. დოკუმენტების სიების შედგენა, რომლებიც მიიღება და გადაიცემა EDI-ის საშუალებით.

ამ შემთხვევაში ტექნიკური მიზანშეწონილობა, კანონიერება და ეკონომიკური ეფექტურობამათი მიღება და გადაცემა ელექტრონული ფორმით.

1. კონკრეტული პროგრამული პროდუქტების შერჩევა კორპორატიული ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზებისთვის.

1. ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზებისთვის შერჩეული პროგრამული პროდუქტების დანერგვის ტექნიკური შესაძლებლობის უზრუნველყოფა, თანამშრომლებისთვის წინასწარი ტრენინგის ჩატარება.

მაგრამ ღირს თუ არა ორმა თანამშრომლებმა ფირმამ ასეთი ძალისხმევა? EDS-ის დანერგვის ხარჯები შეიძლება იყოს მნიშვნელოვანი - თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ მათ თან ახლავს საჭირო ეკონომიკური ეფექტი.. ძირითადი რამ, რაც უნდა იცოდეთ კორპორატიული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის დაგეგმვისას არის შემდეგი:

1. ინტერკორპორაციული EDMS მით უფრო მომგებიანია ეკონომიკურად, რაც უფრო მეტია კომპანია:

• სტაბილურად იმეორებს ურთიერთქმედების სფეროებს;
• გამოყენებული დოკუმენტების ნომენკლატურების სიები;
• თანამშრომლები და პოზიციები, რომლებიც ურთიერთობენ პარტნიორი ორგანიზაციების კოლეგებთან, რომლებსაც აქვთ მსგავსი კომპეტენციები.

1. კორპორატიული EDI-ს დანერგვა შეიძლება იძულებითი იყოს (მიუხედავად იმისა, რომ თუ ასეთი განხორციელება არ განხორციელდება, კომპანიას შეიძლება დაეკისროს მნიშვნელოვანი ხარჯები ან დაკარგული მოგება).

ასე რომ, თუ კონტრაგენტი გახდება მონაწილე ელექტრონული ვაჭრობა, მაშინ ის თითქმის აუცილებლად განახორციელებს ყოვლისმომცველ შიდა EDI-ს და ურჩევნია იმუშაოს ძირითადად იმ კონტრაქტორებთან, რომლებსაც აქვთ მსგავსი ინფრასტრუქტურა. და თუ მათ ეს არ აქვთ, მათ შეუძლიათ უარი თქვან თანამშრომლობაზე.

1. პრაქტიკული ეკონომიკური ეფექტი ინტერკორპორაციული ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვით, როგორც ექსპერტები აღნიშნავენ, ხშირ შემთხვევაში ხდება ასეთი განხორციელებიდან არა უადრეს ექვსი თვისა ან ერთი წლისა.

ეფექტის „დათრგუნვის“ მიზეზები შეიძლება იყოს როგორც ორგანიზაციული (როდესაც, მაგალითად, პასუხისმგებელ სპეციალისტებს არ აქვთ უფლება გამოიყენონ EDI - იმის გამო, რომ მათ დაავიწყდათ მინდობილობის გაცემა) და ტექნიკური (როდესაც, მაგალითად, ერთი კომპანია ლოკალური ქსელიგამოდის, რომ აქვს ნაკლები გამტარუნარიანობა, ვიდრე საჭიროა, კონტრაგენტის მხრიდან ტრაფიკის ინტენსივობის გათვალისწინებით ქსელით, რომელსაც აქვს უფრო მაღალი გამტარუნარიანობა).

1. თუ ორივე კონტრაგენტი ახალია EDI-ს განხორციელებისთვის დოკუმენტების ურთიერთგაცვლისთვის, მაშინ აზრი აქვს ინტეგრაციის ეტაპობრივ განხორციელებას.

ამავდროულად, ხშირ შემთხვევაში მიზანშეწონილია დაიწყოთ განყოფილებებით, რომლებიც "შემოსავლიან" განყოფილებებს შორისაა - ეს არის გაყიდვების განყოფილებები, მომსახურების განყოფილებები. ისინი, როგორც არავინ, დაზოგავენ დროს საბუთებზე და აუცილებლად გამოიყენებენ გათავისუფლებულ სამუშაო საათებს ახალი გაყიდვებისთვის.

1. კორპორატიული EDI-ს წარმატებული განხორციელების ერთ-ერთი მთავარი ფაქტორია თითოეული საწარმოს პასუხისმგებელ თანამშრომლებს შორის ურთიერთგაგების უზრუნველყოფა კორპორაციების მიერ გამოყენებული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გარკვეული ფუნქციების გამოყენებასთან დაკავშირებით.

მაგალითად, თუ ერთი კომპანიის თანამშრომელი უგზავნის ინვოისს თავის კოლეგას სხვა ორგანიზაციაში, მაშინ მეორეს არ უნდა ჰქონდეს პრობლემები მისი მიღების დადასტურებისას. საუკეთესო გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მხარეთა ურთიერთქმედება აკმაყოფილებს ამ კრიტერიუმს, არის ერთიანი ინტერფეისების დანერგვა ინვოისების მიღებისა და გაგზავნისთვის. თუ ერთ მხარეს აქვს კითხვები დოკუმენტის დამუშავებასთან დაკავშირებით, მეორე შეძლებს მათ უპასუხოს - მიუხედავად იმისა, რომ ორივე მხარე ეკრანზე დაახლოებით ერთსა და იმავეს დაინახავს.

მოდით ახლა გადავხედოთ პოპულარულ პროგრამულ პროდუქტებს ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზებისთვის და მათი ფასები (და ასევე გავითვალისწინოთ მათი განხორციელების სავარაუდო ხარჯები).

რა EDMS დოკუმენტების მართვის პროგრამებია წარმოდგენილი რუსულ ბაზარზე: ზოგიერთი მათგანის მიმოხილვა და რა ღირს

EDMS სეგმენტში გადაწყვეტილებების რუსული ბაზრის სპეციფიკა ხასიათდება იმით, რომ მათგან ყველაზე პოპულარულია, როგორც წესი, მზა "ყუთში" პროდუქტები, ან ზოგიერთი პოპულარული პლატფორმის საფუძველზე შექმნილი. Custom EDMS, რომელიც გავრცელებულია დასავლეთში, ჯერ კიდევ არ არის მნიშვნელოვანი მოთხოვნა რუსეთში, თუმცა ის ნამდვილად არსებობს. თავად EDMS დოკუმენტების მართვის პროგრამების ბაზარი 90% -ზე მეტია წარმოდგენილი რუსული განვითარებით, რაც გასაკვირი არ არის: EDM სისტემების დასავლელ მიმწოდებელს შეიძლება გაუჭირდეს თავისი პროდუქტის ადაპტირება დოკუმენტების მართვის ტრადიციებთან, რომლებიც განვითარდა ჩვენს ქვეყანაში.

თუ საწარმო გადაწყვეტს ორგანიზაციაში ყოვლისმომცველი შიდაკორპორატიული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის პრობლემას, მაშინ ვისაუბრებთ რუსეთის ბაზარზე ერთ-ერთი წამყვანი ბრენდის მიერ გამოშვებული სრულფასოვანი სპეციალიზებული პროდუქტის შეძენაზე. ეს პროდუქტები მოიცავს:

1. "ბიზნესი"

ბევრი ექსპერტი მიიჩნევს, რომ ეს პროდუქტი არის ერთ-ერთი ყველაზე ფუნქციონალური და ტექნოლოგიურად მოწინავე ბაზარზე. ასეთ მახასიათებლებს ადასტურებს შესაბამის პროდუქტზე მუდმივად მაღალი მოთხოვნა სხვადასხვა ზომის ბიზნესებიდან - დიდი ჰოლდინგიდან მცირე საწარმოებამდე.

EDMS "BUSINESS" (LINK) არის ერთ-ერთი პლატფორმა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ ყველაზე დიდი დეტალები დოკუმენტების ნაკადში: მას შეუძლია შეინახოს ჩანაწერები თითქმის ნებისმიერი მონაცემთა წყაროზე. ექსპერტები ამბობენ, რომ სისტემის მინუსი არის შედარებით რთული ინტერფეისი: ზოგიერთ შემთხვევაში, მის დაუფლებას დიდი დრო სჭირდება (თანამშრომლების მომზადება მის გამოსაყენებლად).

ვიდეო - მიმოხილვა EDMS "DELO"-ს შესაძლებლობების შესახებ:

ლიცენზიის ღირებულება: დაახლოებით 11-13 ათასი რუბლი 1 სამუშაო ადგილი Oracle DBMS-ის გამოყენებისას, დაახლოებით 7-9 ათასი რუბლი Microsoft SQL Server-ის გამოყენებისას.

2. "EDMS ლოგიკა"

EDMS Logic-ის (LINK) ძირითადი უპირატესობები მოიცავს:

• შესანიშნავი ადაპტირება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უზრუნველსაყოფად ორგანიზაციებში, სადაც მიღებულია ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავების ობიექტების მრავალ დონის დამტკიცების მექანიზმები;
• EDF ობიექტების არასანქცირებული წვდომისგან დაცვის მაღალი დონის უზრუნველყოფა;
• მოქნილი პროგრამული უზრუნველყოფის კონფიგურაციის შესაძლებლობების დიდი რაოდენობა მომხმარებლის საჭიროებებზე დაყრდნობით.

ვიდეო - EDMS Logic-ში შემომავალი დოკუმენტის რეგისტრაციის მაგალითი:

პროგრამის შესახებ ექსპერტების პრეტენზიები ძირითადად მის ინტერფეისშია: მას ზოგჯერ არქაულს უწოდებენ.

ლიცენზიის ღირებულება: 5-6 ათასი რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის.

3. "E1 EUPHRATS"

"E1 EUFRATES" (LINK) ასევე არის ერთ-ერთი ყველაზე მოწინავე ტექნოლოგიურად და ეს ჩანს ამ EDMS-ის შემქმნელების მიერ მრავალი ინოვაციური ფუნქციის განხორციელებაში - რაც ყველა კონკურენტს არ აქვს. მათ შორის არის ჩვენივე მძლავრი DBMS „ნიკას“ გამოყენება, რომელიც პრაქტიკულად არ ჩამოუვარდება სამიზნე ფუნქციები Oracle და Microsoft SQL. პროგრამას აქვს მოსახერხებელი ინტერფეისი, ასევე ეფექტური სისტემა მონაცემთა წვდომის უფლებების დელიმიტირებისთვის.

ვიდეო - შესავალი E1 EUPHRATS EDMS:

ექსპერტების მთავარი პრეტენზია ამ EDMS-ის შესახებ მის მოთხოვნებზე მოდის კომპიუტერის მუშაობაზე: ძველ კომპიუტერებზე პროგრამა "ანელებს".

ლიცენზიის ღირებულება: 5-7 ათასი რუბლი 1 სამუშაო ადგილზე.

4. 1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

პროდუქტი 1C: Document Flow 8 (LINK) ოპტიმალური იქნება ბიზნეს სუბიექტისთვის, რომელიც მიჩვეულია სხვების გამოყენებას პროგრამული გადაწყვეტილებები 1C ხაზი - რადგან ის შემუშავებულია 1C: Enterprise პლატფორმის საფუძველზე. განსახილველი პროდუქტი უნივერსალურია: მისი წარმატებით გამოყენება შესაძლებელია სხვადასხვა ზომის როგორც საჯარო, ასევე კერძო საწარმოების მიერ. 1C ხაზის პროგრამები არის მათ შორის, რომლებიც შეიძლება მოქნილად იყოს მორგებული კონკრეტული მომხმარებლის საჭიროებებზე და 1C გადაწყვეტა: Document Flow 8 არ არის გამონაკლისი.

ვიდეო - შესავალი 1C-ის მუშაობაში: დოკუმენტის ნაკადი:

ლიცენზიის ღირებულება: დაახლოებით 77 ათასი რუბლი 10 მომხმარებლისთვის (PROF ვერსია).

თუ კომპანიას უკვე აქვს ლიცენზია ძირითადი პროგრამისთვის - 1C: Enterprise, მაშინ პროდუქტი 1C: Document Flow 8 შეიძლება აშენდეს მის თავზე, როგორც კონფიგურაცია. მისი ღირებულება იქნება დაახლოებით 36,000 რუბლი PROF ვერსიისთვის.

5. პირდაპირი

ეს DIRECTUM გადაწყვეტა (LINK) არის ერთ-ერთი მათგანი, რომელიც ფუნქციურად აკმაყოფილებს კრიტერიუმების უმეტესობას, რაც საშუალებას გვაძლევს ვუწოდოთ პროდუქტი ECM პლატფორმა. ასე რომ, მისი ფუნქციონირება მოიცავს არასტრუქტურირებული დოკუმენტების შექმნას და რედაქტირებას - ტექსტებს, ცხრილებს, სურათებს, ვიდეოებს, Workflow-თან მუშაობას.

ვიდეო - ძირითადი შესაძლებლობებიპირდაპირი:

პროგრამის მიმართ ექსპერტების კრიტიკის მთავარი ობიექტი ისევ მისი რთული ინტერფეისია. ასევე აღინიშნება პროდუქტის დამოკიდებულება Microsoft-ის გარე პლატფორმებზე.

ლიცენზიის ღირებულება: 7 ათასი რუბლიდან. 1 სამუშაო ადგილისთვის.

რა თქმა უნდა, ყველა ზემოთ მოცემული ფასი სავარაუდოა. პრაქტიკაში, EDMS-ის დანერგვის ღირებულება შეიძლება მნიშვნელოვნად მაღალი იყოს იმის გამო, რომ ხშირ შემთხვევაში აუცილებელია ჩვენს მიერ განხილული პროგრამების დამატებითი ფუნქციონირების შეძენა.

EDMS-ის ფასები სერვერის მოდიფიკაციაში (როდესაც ძირითადი მოდულები დაინსტალირებულია მთავარ კომპიუტერზე კორპორატიული ქსელი, და მათზე წვდომა ხდება მომხმარებლის კომპიუტერებით) თითქმის ყოველთვის ბევრად აღემატება სამუშაო ადგილის ლიცენზიებს.

6. EDO Kontur.Diadoc და VLSI

შესაძლებელია, რომ საწარმოს საერთოდ არ დასჭირდეს ყოვლისმომცველი ელექტრონული დოკუმენტური ნაკადის დანერგვა, არამედ მხოლოდ ინდივიდუალური დოკუმენტების გაცვლის პროცესების დონეზე. მაგალითად, ძირითადი შერიგების პროცედურების თვალსაზრისით, კონტრაგენტებთან ურთიერთობისას, რომლებიც წარმოდგენილია მცირე რაოდენობით.

ვიდეო - შესავალი EDO Kontur.Diadoc:

ამ შემთხვევაში, ოპტიმალური იქნება EDMS გადაწყვეტილებები მომწოდებლებისგან, როგორიცაა Kontur.Diadoc (LINK) ან SBIS (LINK). ისინი შესანიშნავად არის ადაპტირებული კონტრაქტების, ინვოისების, აქტების „ხელით“ გაცვლისთვის ორ ბიზნეს სუბიექტს შორის და ელექტრონული ანგარიშგების მიწოდებისთვის სამთავრობო უწყებებისთვის..

ვიდეო - შესავალი EDO VLSI:

ასეთ ღრუბელზე დაფუძნებულ EDMS-ზე წვდომის ღირებულება დამოკიდებულია ხელმოწერით გათვალისწინებული დოკუმენტების მიღებისა და გაგზავნის სერვისების კონკრეტულ კომპლექტზე. ხშირ შემთხვევაში, ღრუბლოვანი გადაწყვეტის ძირითადი ფუნქციები კლიენტს მიეწოდება სრულიად უფასოდ. ასევე არის უბრალოდ იაფი ვარიანტები: მაგალითად, Kontur.Diadoc-ის "მინიმუმ" ტარიფზე (LINK), მომხმარებელს შეუძლია 100 ელექტრონული დოკუმენტი გადასცეს მიმწოდებელს 900 რუბლზე და მიიღოს შემომავალი დოკუმენტები უფასოდ.

უმეტეს შემთხვევაში, მობილური კომუნიკაციების გამოყენების ანალოგიით, ასეთი EDI სისტემების მომხმარებლები იღებენ შემომავალ დოკუმენტებს უფასოდ და იხდიან მხოლოდ გამავალი ელექტრონული დოკუმენტების გაგზავნისთვის - საშუალოდ 5-დან 8 რუბლამდე თითო დოკუმენტზე.

Შემაჯამებელი

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა იურიდიული ურთიერთობების უკიდურესად ფართო სფეროა. მას შეუძლია გავლენა მოახდინოს სხვადასხვა პირთა ურთიერთქმედებას ეკონომიკურ ერთეულში, ეკონომიკურ სუბიექტებს შორის, მოქალაქეებსა და ორგანიზაციებსა და სამთავრობო უწყებებს შორის, სამთავრობო უწყებებს შორის.

უმარტივესი არის „ძირითადი“, ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ხელმისაწვდომია კომპიუტერის ნებისმიერი მომხმარებლისთვის. თითოეული ფაილი შეიცავს ატრიბუტებს, რომლებიც ასახავს მასთან სხვადასხვა ოპერაციების შესრულების დროს - ამ მონაცემების გამოყენებით შეგიძლიათ გაითვალისწინოთ ამ ოპერაციების დინამიკა (მინიმუმ ხელით).

თუმცა, ორგანიზაცია EDI გამოყენებით სპეციალური სისტემებიელექტრონული დოკუმენტების მართვა. ისინი შეიძლება მნიშვნელოვნად განსხვავდებოდეს გადაჭრილი ფუნქციებისა და ამოცანების მიხედვით.

თანამედროვე ფორმით, EDI, როგორც წესი, გულისხმობს ამა თუ იმ ტიპის ელექტრონული ხელმოწერით დამოწმებული დოკუმენტების მიღებას და გაგზავნას. ბიზნეს სუბიექტის მიერ EDI-ს გამოყენება შეიძლება კანონით იყოს დადგენილი - როგორც ეს ხდება საგადასახადო ანგარიშგებადღგ-ის მიხედვით.

ვიდეო - ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ციფრული ეკონომიკის ზღურბლზე: