ასისტენტის მდივნის ფუნქციური მოვალეობები. მდივნის თანაშემწის პროფესიის მახასიათებლები და სამუშაოს აღწერილობის მაგალითი. I. ზოგადი დებულებები

I. ზოგადი დებულებები

1.1. მდივან-რეფერენტის თანამდებობაზე აყვანა და გათავისუფლება ხდება გენერალური დირექტორის ბრძანებით.

1.2. მდივან-ასისტენტის ძირითადი ამოცანებია ორგანიზაციული და სადოკუმენტაციო უზრუნველყოფა მართვის საქმიანობაკომპანიაში, ასევე მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის გაუმჯობესება.

1.3. მდივნის თანაშემწე უშუალოდ ექვემდებარება ლოგისტიკის მხარდაჭერის დეპარტამენტის ადმინისტრაციულ-ეკონომიკური დეპარტამენტის უფროსს, ხოლო მისი არყოფნის შემთხვევაში ლოგისტიკის მხარდაჭერის დეპარტამენტის ადმინისტრაციულ-ეკონომიკური დეპარტამენტის ადმინისტრატორს.

1.4. მდივნის თანაშემწის არყოფნისას (სამსახურებრივი მივლინება, შვებულება, ავადმყოფობა და ა.შ.) მისი უფლებები და მოვალეობები გადაეცემა მდივნის თანაშემწის მოვალეობას, რომელიც ინიშნება გენერალური დირექტორის ბრძანებით.

1.5. მდივან-რეფერენტი თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს:

კონსტიტუცია რუსეთის ფედერაცია;

რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსი;

რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი;

რუსეთის ფედერაციის ფედერალური კანონი 1995 წლის 20 თებერვლის No24-FZ „ინფორმაციის, ინფორმატიზაციისა და ინფორმაციის დაცვის შესახებ“;

რუსეთის ფედერაციის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის დადგენილება No26 04/06/2001 „დამტკიცების შესახებ ერთიანი ფორმებიპირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციაშრომის აღრიცხვისა და მისი გადახდის შესახებ“;

ინსტრუქციები საწარმოებში, დაწესებულებებში, ორგანიზაციებში სამუშაო წიგნების შენახვის წესის შესახებ, მარეგულირებელ და სასწავლო მასალებირუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტრო;

GSDOU. ძირითადი დებულებები. საბუთებისა და მართვის დოკუმენტაციის მომსახურების ძირითადი მოთხოვნები;

GOST R6.30-97. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. დოკუმენტების მომზადების მოთხოვნები (2000 წელს შესწორებული და დამატებული);

სტანდარტული ინსტრუქციები ოფისში მუშაობისთვის ფედერალური ორგანოებიაღმასრულებელი ხელისუფლება;

GOST R51141-98. ჩანაწერების შენახვისა და საარქივო პირობები. ტერმინები და განმარტებები;

სტანდარტების სია მართვის დოკუმენტები, ჩამოყალიბდა ორგანიზაციების საქმიანობაში, შენახვის ვადების მითითებით, დამტკიცებული ფედერალური საარქივო სამსახურის უფროსის მიერ 2000 წლის 6 ოქტომბერს;

კომპანიის (არასამთავრობო ორგანიზაციის) არქივი. მეთოდური სახელმძღვანელოდა სავარაუდო სიაარასამთავრობო დაწესებულებების საქმიანობაში წარმოქმნილი დოკუმენტები შენახვის ვადების მითითებით;

გაერთიანებული სახელმწიფო სისტემაოფისის სამუშაო;

როსარხივის წესები და მითითებები;

კომპანიის წესდება;

კომპანიის საოფისე მუშაობის ინსტრუქციები;

კომპანიის შრომის შინაგანაწესი;

კომპანიის მენეჯმენტის ბრძანებები, მითითებები;

ეს სამუშაოს აღწერა.

1.6. მდივან-ასისტენტის თანამდებობაზე ინიშნება უმაღლესი განათლების მქონე პირები პროფესიული განათლებასამუშაო გამოცდილების ან საშუალო (სრული) განათლების მქონე პირების მოთხოვნების წარმოდგენის გარეშე და სპეციალური ტრენინგიავტორი დაინსტალირებული პროგრამადა სამუშაო გამოცდილება მინიმუმ 1 წელი.

II. ფუნქციები

მდივან-რეფერენტს ენიჭება შემდეგი ფუნქციები:

შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის მიღება, გაგზავნა და რეგისტრაცია;

გენერალური დირექტორის მითითებით დოკუმენტების პროექტების მომზადება;

გენერალური დირექტორისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი დოკუმენტების ხარისხის კონტროლი;

დოკუმენტების და ინსტრუქციების შესრულების მონიტორინგი;

გენერალური დირექტორის მიღების მუშაობის ორგანიზება;

კომპანიის საკონსულტაციო ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირება;

ადგილობრივი რეგულაციების შემუშავება დოკუმენტაციის მხარდაჭერასაზოგადოებები;

დოკუმენტების ორგანიზება საოფისე მუშაობაში;

გენერალური დირექტორის უქაღალდის მომსახურების ორგანიზება.

III. პასუხისმგებლობა

მდივანი-რეფერენტი:

3.1. ასრულებს ტექნიკურ ფუნქციებს კომპანიის ან მისი განყოფილებების გენერალური დირექტორის მუშაობის მხარდასაჭერად და შესანარჩუნებლად;

3.2. იღებს და აღრიცხავს მიღებულ კორესპონდენციას შემოსული დოკუმენტების ჟურნალში, კომპანიის ან მისი განყოფილებების ხელმძღვანელების დადგენილების შესაბამისად, გადასცემს დოკუმენტებს შესასრულებლად;

3.3. აკონტროლებს დოკუმენტების გავლას, აკონტროლებს მათ შესრულებას;

3.4. გასცემს საჭირო ცნობებს რეგისტრირებულ დოკუმენტებზე;

3.5. უგზავნის დასრულებულ დოკუმენტაციას მიმღებებს (მათ შორის ელექტრონული ფოსტით);

3.6. უზრუნველყოფს მიმდინარე ოფიციალური დოკუმენტაციის უსაფრთხოებას;

3.7. იღებს ინფორმაციას დეპარტამენტის თანამშრომლებისგან გენერალური დირექტორისთვის და ურეკავს მათ მისი დავალებით;

3.8. აწყობს გენერალური დირექტორის სატელეფონო საუბრებს;

3.9. იღებს და გადასცემს სატელეფონო შეტყობინებებს, აღრიცხავს მიღებულ შეტყობინებებს გენერალური დირექტორის არყოფნისას და აწვდის მათ ყურადღებას;

3.10. ახორციელებს მუშაობას გენერალური დირექტორის მიერ გამართული შეხვედრების ან შეხვედრების მომზადებაზე (აუცილებელი მასალების შეგროვება, მონაწილეთა ინფორმირება შეხვედრის ან შეხვედრის დროის, ადგილის, დღის წესრიგის და მათი რეგისტრაცია), ოქმების წარმოება და შედგენა;

3.11. ასრულებს ბეჭდვისა და გადაწერის სამუშაოებს;

3.12. აკონტროლებს გენერალური დირექტორის საოფისე ინვენტარით, ორგანიზაციული აღჭურვილობით უზრუნველყოფას, ქმნის ხელსაყრელ პირობებს ეფექტური მუშაობამენეჯერი;

3.13. იღებს დოკუმენტებს გენერალური დირექტორის ხელმოწერისთვის;

3.14. აკონტროლებს გენერალური დირექტორისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი დოკუმენტების მომზადების ხარისხს, შედგენის სისწორეს, კოორდინაციას და დამტკიცებას;

3.15. აკონტროლებს კომპანიის გენერალური დირექტორის დოკუმენტაციისა და მითითებების შესრულებას, იღებს ოპერატიულ ზომებს, რომლებიც მიმართულია მათი დროულად და ხარისხიანად შესრულებაზე;

3.16. ორგანიზებას უწევს ვიზიტორების მიღებას, ხელს უწყობს კომპანიის თანამშრომლების მოთხოვნებისა და წინადადებების სწრაფ განხილვას;

3.17. ინახავს კომპანიის თანამშრომლების სამსახურში დაგვიანების ჟურნალს;

3.18. გენერალურ დირექტორს წარუდგენს ყოველთვიურ ანგარიშს თანამშრომელთა დაგვიანების შესახებ;

3.19. აწარმოებს მძღოლის სამუშაო გრაფიკს;

3.20. წყვეტს მივლინებაში წასული კომპანიის თანამშრომელთა მოსაწვევების, ვიზების, საერთაშორისო პასპორტების, ბილეთების დაჯავშნასა და შეძენასთან დაკავშირებულ საკითხებს;

3.21. იღებს საოფისე სამუშაოებით დასრულებულ დოკუმენტებს შესანახად კომპანიის სტრუქტურული განყოფილებებიდან;

3.22. მონაწილეობს საქმეების ნომენკლატურების შემუშავებაში, ამოწმებს საქმეების ფორმირებისა და აღსრულების სისწორეს არქივში გადაცემისას;

3.23. შესაბამისად მიმდინარე წესებიშიფრავს საქმეებს;

3.24. სისტემატიზებს და განათავსებს ფაილებს, აწარმოებს მათ შესახებ ჩანაწერებს;

3.25. ამზადებს მუდმივი და დროებითი შენახვის ვადის მქონე ფაილების შემაჯამებელ ინვენტარს, აგრეთვე საქმეების სახელმწიფო შესანახად გადაცემის, დოკუმენტების ჩამოწერისა და განადგურების აქტებს, რომელთა შენახვის ვადა გასულია;

3.26. მონაწილეობს საარქივო დოკუმენტების ღირებულების შემოწმების მუშაობაში;

3.27. გასცემს საარქივო ასლებს და დოკუმენტებს, ადგენს საჭირო ცნობებს საარქივო დოკუმენტებში არსებული ინფორმაციის საფუძველზე და აწარმოებს მათ აღრიცხვას;

3.28. თანამშრომლებს ურჩევს საქმეების მომზადება არქივში შესატანად.

მდივან-რეფერენტს უფლება აქვს:

4.1. განავითაროს ტექნოლოგიური პროცესებიორგანიზაციული და კომპიუტერული ტექნოლოგიების გამოყენებაზე დაფუძნებული დოკუმენტებთან მუშაობა;

4.2. მოითხოვოს კომპანიის სტრუქტურული ქვედანაყოფებისგან საჭირო მასალები, აგრეთვე დავალების დაგვიანების მიზეზების ახსნა და ხელმძღვანელობის ინსტრუქციები;

4.3. განიხილოს დოკუმენტები და გაუგზავნოს შესასრულებლად კომპანიის მენეჯერებსა და სპეციალისტებს;

4.4. წარუდგინოს წინადადებები ფორმებისა და მეთოდების გაუმჯობესების მიზნით მენეჯმენტის განსახილველად მენეჯერული მუშაობაელექტრონული ტექნოლოგიების გამოყენებაზე დაყრდნობით;

4.5. მენეჯმენტს სჭირდება შექმნა ნორმალური პირობებისამსახურებრივი მოვალეობის შესრულებისა და უსაფრთხოებისთვის პერსონალის დოკუმენტაცია;

4.6. მუშაობა დოკუმენტებთან, რომლებიც აღინიშნება "ოფიციალური გამოყენებისთვის";

4.7. განახორციელოს სატელეფონო ზარების „გაფილტვრა“;

4.8. გადახედეთ დოკუმენტებს და დაადგინეთ, რომელი მათგანი შეიძლება გადაეცეს შემსრულებლებს გენერალური დირექტორის გვერდის ავლით;

4.9. მიღების ორგანიზება და ვიზიტორთა პრიორიტეტის განსაზღვრა;

4.10. მოთხოვნის შესრულება დადგენილი წესებიდოკუმენტებთან მუშაობა კომპანიის სტრუქტურულ განყოფილებებში;

4.12. ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემების, დროის ფურცლების, დოკუმენტების სიების შემუშავება;

4.13. მათი კომპეტენციის ფარგლებში გადაწყვეტილების მიღება და დოკუმენტების მოწონება;

4.14. პერსონალთან მუშაობის გაუმჯობესებისკენ მიმართული წინადადებების გაკეთება;

4.15. მოითხოვეთ განმარტებები წერათანამშრომლებისთვის, რომლებმაც დაარღვიეს შრომის დისციპლინა;

4.16. მოსთხოვოს შემსრულებლებს დაასრულონ პერსონალისთვის დოკუმენტების მომზადებისა და შესრულების დადგენილი წესების დარღვევით მომზადებული დოკუმენტები;

4.17. მუშაობა დოკუმენტებთან, რომლებიც აღინიშნა „კონფიდენციალური“ ან „სავაჭრო საიდუმლო“.

V. პასუხისმგებლობა

მდივნის თანაშემწე პასუხისმგებელია:

5.1. მიმღებებისთვის შემოსული ინფორმაციის დროული გადაცემა;

5.2. გამავალი კორესპონდენციის გაგზავნის დროულობა;

5.3. კომპანიის ხელმძღვანელობისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი დოკუმენტების ხარისხი;

5.4. უყურადღებო, დაუდევარი დამოკიდებულება საბუთების რეგისტრაციისა და შენახვის მიმართ;

5.5. გენერალური დირექტორისთვის ინფორმაციის დროულად გადაცემა;

5.6. გამავალი, შემომავალი და შიდა დოკუმენტაციის უსაფრთხოება;

5.7. კომპანიის სავაჭრო საიდუმლოს შემადგენელი ინფორმაციის გამჟღავნება და სხვა ინფორმაცია, რომელიც ცნობილი გახდა მუშაობის პროცესში;

5.8. კომპანიის მიერ მისი ფუნქციების შესასრულებლად მიწოდებული ქონების უსაფრთხოება;

5.9. უტაქციური დამოკიდებულება კომპანიის თანამშრომლებისა და სხვა მოქალაქეების მიმართ, რომლებიც მიმართავენ მდივან-რეფერენტს;

5.10. ამ ინსტრუქციების მოთხოვნების შეუსრულებლობა.

VI. ურთიერთობები პოზიციის მიხედვით

6.1. გენერალურ დირექტორთან - მისი საქმიანობის დოკუმენტური და არადოკუმენტური უზრუნველყოფის შესახებ;

6.2. ადმინისტრაციულ-ეკონომიკურ დეპარტამენტთან - მდივნის თანაშემწის საოფისე ინვენტარითა და საჭირო ინვენტარით უზრუნველყოფის საკითხებზე;

6.3. ყველასთან ერთად სტრუქტურული დანაყოფებიკომპანიები - მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის საკითხებზე.

VII. ᲨᲔᲡᲠᲣᲚᲔᲑᲘᲡ ᲨᲔᲤᲐᲡᲔᲑᲐ

7.1. მდივან-ასისტენტის მუშაობის მთავარი კრიტერიუმია ეფექტურობა და შრომისმოყვარეობა.

VIII. სამუშაოს აღწერილობების გადასინჯვის პროცედურა

8.1. ეს ინსტრუქციები შეიძლება გადაიხედოს შემდეგ შემთხვევებში:

ცვლილებები კომპანიის სტრუქტურაში;

ცვლილებები დოკუმენტაციის ტექნოლოგიაში;

ცვლილებები მდივნის თანაშემწის ფუნქციებში.

Დოკუმენტის ტიპი:

• Სამსახურის აღწერა

• HR ჩანაწერების მართვა

1 -1

მდივანი შეუცვლელი თანაშემწეა ნებისმიერ ოფისში. ამ თანამდებობაზე შეიძლება იყოს კლერკი, მენეჯერის პირადი თანაშემწე და მიმღები. მდივნის თანაშემწე ეწევა კომპანიის დოკუმენტების ნაკადს და აკონტროლებს დოკუმენტების შენახვას და გამოყენებას. როგორ გაჩნდა ეს პროფესია?

იგი წარმოიშვა პეტრე I-ის აქტიური რეფორმის დროს, რომელმაც შემოიტანა ისეთი კონცეფცია, როგორიცაა "მდივნის წოდება". თავდაპირველად ეს იყო თანამდებობის პირები, რომლებსაც ევალებოდათ შემოსული წერილების ჩაწერა და ნუმერაცია. XX საუკუნის დასაწყისში მდივნის პროფესია ფართოდ გავრცელდა და 1875 წლისთვის ბევრში მთავარი ქალაქებიევროპასა და ამერიკაში შესაძლებელი იყო მბეჭდავებისთვის სპეციალური კურსების გავლა. 1880 წელს საბეჭდი მანქანის გამოგონებით პროფესიამ თანდათან ქალური სახე მიიღო. პირველი მსოფლიო ომის ბოლოს მამაკაცი მდივნის პოვნა თითქმის შეუძლებელი იყო. იმ დროს ეს იყო ერთ-ერთი იმ რამდენიმე პროფესიიდან, რომელიც ხელმისაწვდომი იყო ქალებისთვის. მათგან ყველაზე ამბიციურმა გაიარა კურსები და დასაქმდა კომპანიებსა და ოფისებში მთელს მსოფლიოში. მათ პატივს სცემდნენ და შრომას კარგად ანაზღაურებდნენ. მდივან-ასისტენტის თანამდებობა იყო ერთ-ერთი პირველი ნაბიჯი ქალთა ემანსიპაციისკენ.

ამ დღეებში პროფესიამ უკვე დაკარგა ყოფილი პრესტიჟი, მაგრამ მოთხოვნა საოფისე მენეჯმენტის სპეციალისტებზე კვლავ მაღალია. უახლესი ტენდენციაა დისტანციური მდივნები, რომელთა ყოფნა ოფისშიც კი არ არის საჭირო. ონლაინ ასისტენტების მომსახურებებს იყენებს მრავალი ინტერნეტ პლატფორმა, რომელსაც სჭირდება კლიენტებთან კომუნიკაციის შენარჩუნება.

მდივნის თანაშემწის მოვალეობები

ხალხში ბევრი ხუმრობა და გამონათქვამია მდივნების შესახებ. მაგრამ, მიუხედავად მათი ცუდი რეპუტაციისა, მდივნის თანაშემწეს ბევრი სამუშაო პასუხისმგებლობა აქვს. თუ გსურთ ამ სპეციალობაში მუშაობა, მაშინ დაგჭირდებათ დისციპლინა, პასუხისმგებლობა და გარკვეული ცოდნა. რა პასუხისმგებლობა ეკისრება ასეთ თანამშრომელს?

• ჩანაწერების შენახვა: ქალებს აქვთ რთული ამოცანა, სკრუპულოზურად შეამოწმონ ყველა საბუთი და შეინახონ ისინი წესრიგში. კომპანიის ყველა თანამშრომელს შეიძლება დასჭირდეს დახმარება და, როგორც წესი, მსხვილ კომპანიებში მდივნის თანაშემწის თანამდებობაზე რამდენიმე ადამიანია დასაქმებული.
• შეხვედრების, მოგზაურობების, შეხვედრების ორგანიზება: მდივანმა ყოველთვის უნდა იცოდეს ყველა სიახლე და თითი პულსზე ჰქონდეს. ის არა მხოლოდ კოორდინაციას უწევს მენეჯმენტის სამუშაო განრიგს, არამედ ამზადებს მივლინებებს და საქმიან შეხვედრებს.
• სატელეფონო ზარების მიღება: თანამშრომლის უშუალო პასუხისმგებლობა მოიცავს კლიენტებთან, პარტნიორებთან და სხვა ადამიანებთან კომუნიკაციას.
• ვიზიტორთა მიღება: წარმომადგენელი გარეგნობაძალიან მნიშვნელოვანია ამ პროფესიისთვის, რადგან ხშირად კომპანიაში პირველი ადამიანი მდივანია.
• საკანცელარიო ნივთების და სხვა საოფისე დახმარების შეკვეთა.
• მენეჯმენტის მოთხოვნების შესრულება. ზოგიერთ კომპანიაში ეს ნივთი სამუშაო დროის უმეტეს ნაწილს იკავებს. ამიტომ, სამუშაოზე განაცხადის შეტანისას, დაუყოვნებლივ უნდა განიხილოთ თქვენი პასუხისმგებლობის ფარგლები მომავალ უფროსთან.

როგორც ხედავთ, მდივნის თანაშემწის პასუხისმგებლობა საკმაოდ მაღალია. და მოთხოვნების ჩამონათვალი ასევე შთამბეჭდავია. რა თვისებები უნდა ჰქონდეს მდივანს, რომ დასაქმდეს?

მოთხოვნები ამ ვაკანსიისთვის

• კომპიუტერის კარგი ცოდნა და მაღალი სიჩქარებეჭდვა. თანამედროვე სისტემებიშეცვალა წინა საბეჭდი მანქანები, მაგრამ მდივან-ასისტენტის სამუშაო აღწერილობის ძირითადი დებულებები იგივე დარჩა: საოფისე აღჭურვილობის დამუშავების უნარი და ჩაწერის სიჩქარე.
• წარმომადგენლობითი გარეგნობა: რუსეთის კანონმდებლობა კრძალავს ყოველგვარ დისკრიმინაციას რასის, სქესის ან ასაკის მიხედვით თანამშრომლების დაქირავებისას. მაგრამ მოწესრიგებული და მოწესრიგებული გარეგნობა, თავაზიანი მეტყველება და საუბრის გაგრძელების უნარი თქვენი უდავო უპირატესობა იქნება.
• პუნქტუალურობა და ორგანიზებულობა: ეს თვისებები ხელს არ შეუშლის სხვა სპეციალისტებს, მაგრამ განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მდივნისთვის.
• საშუალო სპეციალიზებული განათლება ან უმაღლესი.
• ზოგიერთ ვაკანსიას შეიძლება დასჭირდეს ცოდნა ინგლისურად. მსხვილი კომპანიები ამას განსაკუთრებულ ყურადღებას აქცევენ.

თანამშრომლის უფლებები

მდივნად მუშაობა დიდ პასუხისმგებლობას მოითხოვს, მაგრამ თანამშრომლებს აქვთ უფლებებიც, რომელთა დაცვაც შეუძლიათ უფროსების მხრიდან დარღვევის შემთხვევაში.

• მდივანს უფლება აქვს მოითხოვოს და მიიღოს თავისი მოვალეობების სწორად შესრულებისათვის საჭირო ინფორმაცია.
• დამსაქმებელმა დასაქმებულს უნდა უზრუნველყოს სამუშაო პირობები და დოკუმენტების უსაფრთხოება.
• მდივნის თანაშემწეს შეუძლია წამოაყენოს იდეები სამუშაო პროცესის გასაუმჯობესებლად. მას ასევე შეუძლია მიიღოს დამოუკიდებელი გადაწყვეტილებები სამუშაოს აღწერილობის ფარგლებში.
• მდივნის თანაშემწემ შესაძლოა სამსახური გამოტოვოს ჯანმრთელობის მიზეზების გამო ან კეთილდღეობის გაუარესების გამო.

კლერკის პროფესია, სტატისტიკის მიხედვით, ბაზარზე ერთ-ერთი „ხანგრძლივი სამუშაოა“: მუშები ხშირად რჩებიან სამუშაო საათების შემდეგ. იცის თავისი უფლებები და მოვალეობები, თანამშრომელს შეუძლია იმოქმედოს საკუთარი ინტერესებიდან კომპანიის სასარგებლოდ.

რა განათლება გჭირდებათ ამ სამუშაოს მისაღებად?

მდივნის თანაშემწის სამუშაო აღწერილობაში წერია, რომ ვაკანსიაზე მსურველს უნდა ჰქონდეს უმაღლესი ან საშუალო სპეციალიზებული განათლება და მინიმუმ ერთი წლიანი სამუშაო გამოცდილება. თუ ჯერ არ გაქვთ გამოცდილება, არ იცნობთ საოფისე პროგრამებს და არ ხართ ძალიან თავდაჯერებული აკრეფაში, მაშინ შეგიძლიათ გაიაროთ სპეციალური კურსები მდივან-ასისტენტისთვის, სადაც გასწავლიან საქმიანი მიმოწერის წარმართვას და კომპიუტერის დონეზე მუშაობას. თავდაჯერებული მომხმარებლისგან. თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ მთელი ეს ცოდნა დამოუკიდებლად წიგნებში ან ინტერნეტში ინფორმაციის მოძიებით. ცოტა პრაქტიკა - და აუცილებლად დაგიყვანთ კომპანიაში, რომელსაც სჭირდება ასეთი სპეციალისტი.

სად ვიპოვო სამსახური?

მდივან-ასისტენტის თანამდებობა თითქმის ყველა კომპანიაშია ხელმისაწვდომი. სამუშაო ბაზარი სავსეა სხვადასხვა შეთავაზებებით, რომელთა შორის შეგიძლიათ იპოვოთ ვარიანტი შესაფერისი ხელმისაწვდომობით და ხელფასები. მაგრამ გახსოვდეთ, რომ კონკურენცია ამ სფეროშიც მაღალია. ადგილის მოსაპოვებლად, თქვენ უნდა გამოირჩეოდეთ ათობით სხვა განმცხადებელს შორის. გარდა ამისა, მცირე კომპანიებში მდივან-ასისტენტის სამუშაო მოვალეობები ხშირად მკაფიოდ არ არის რეგულირებული და თანამშრომელს ბევრი მრავალფეროვანი სამუშაოს შესრულება უწევს. ამის თავიდან ასაცილებლად, აირჩიე დიდი კომპანიები; ისინი, როგორც წესი, ნათლად განსაზღვრავენ თქვენი პასუხისმგებლობის ფარგლებს. თუ არ გაქვთ ასეთი შესაძლებლობა, მაშინ უბრალოდ დეტალურად განიხილეთ ყველა ის პასუხისმგებლობა, რომელსაც თქვენ შეასრულებთ თქვენს ახალ სამუშაო ადგილზე.

რამდენს იღებენ ჩანაწერების შენახვის სპეციალისტები?

სამდივნო სპეციალისტების საშუალო ხელფასი 25-45 ათასი რუბლიდან მერყეობს. აღმასრულებელი თანაშემწეები, როგორც წესი, ოდნავ მეტს შოულობენ, ვიდრე კლერკები. გარდა ამისა, მდივნის თანაშემწეებს შეუძლიათ ისწავლონ უნიკალური სამუშაო გამოცდილება მათი უფროსებისგან მუშაობის დროს. დამწყები თანამშრომელი ნაკლებად სავარაუდოა, რომ მიიღებს ხელფასები 25000 რუბლს ზევით ისეთ დიდ ქალაქებშიც კი, როგორებიცაა პეტერბურგი და მოსკოვი. მაგრამ გამოცდილებისა და ცოდნის მატებასთან ერთად ხელფასის მაჩვენებელიც გაიზრდება.

მდივნად დასაქმება ბევრად უფრო ადვილია, თუ იცი, რაზე გეკითხებიან გასაუბრების დროს. სამუშაოზე განაცხადისას გადამწყვეტია Word და Excel პროგრამებთან მუშაობის უნარი. ასევე საჭირო იქნება ბეჭდვის მაღალი სიჩქარე. თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ იგი ინტერნეტში სპეციალური პროგრამებიშეხებით აკრეფის სწავლებისთვის, რაც საგრძნობლად ამცირებს აკრეფის დროს. იმისთვის, რომ უფრო სწრაფად დასაქმდეთ, კარგი იქნება, განაახლოთ თქვენი რეზიუმე სამუშაოს საძიებო საიტებზე, ხოლო გასაუბრებისთვის მოამზადოთ მცირე პორტფოლიო, რომელიც აღწერს თქვენს უნარებსა და შესაძლებლობებს.

პოტენციურ დამსაქმებელთან შეხვედრისთვის, თქვენ უნდა ჩაიცვით მკაცრი საოფისე კოსტუმი მუქი ფერებში. ეს მაშინვე შეგიქმნის ტონს შეხვედრისთვის და გაჩვენებთ როგორც პასუხისმგებელ და პროფესიონალი თანამშრომელი. თუ თქვენ განაცხადებთ მენეჯერის ასისტენტის თანამდებობაზე, მაშინ გახსოვდეთ, რომ ამ შემთხვევაში ძალიან გააზრებულად უნდა მოიქცეთ. ინტერვიუს დაწყებამდე შეისწავლეთ კომპანიის ისტორია. დამსაქმებელი დაინახავს, ​​რომ თქვენ საფუძვლიანად მოემზადეთ შეხვედრისთვის და თავიდან აიცილებთ არაერთ შემაწუხებელ შეცდომას.

შედეგები

მდივნის თანაშემწეების მოვალეობებისა და მოთხოვნების დიდი ჩამონათვალის მიუხედავად, ნებისმიერს შეუძლია გაუმკლავდეს ამ სამუშაოს. სათანადო მომზადებით, გასაუბრების გავლა ასევე არ იქნება რთული. და მაშინაც კი, თუ გამოცდილება არ გაქვთ, ნუ იმედგაცრუებთ, ჯერ შეეცადეთ დასაქმდეთ პატარა კომპანიაში. მარტივი წესების დაცვით, შეგიძლიათ გააკეთოთ კარიერა საოფისე მენეჯმენტის სფეროში.

სხვადასხვა რეკრუტირების სააგენტოს მიერ ჩატარებული კვლევების თანახმად, „მდივნის“ პროფესია ერთ-ერთია, რომელიც დაკავშირებულია ზეგანაკვეთური საათების უდიდეს რაოდენობასთან და მენეჯმენტის სამუშაო გრაფიკთან ადაპტაციის აუცილებლობასთან. ამ ჯგუფში ასევე შედიან მძღოლები და სხვა პროფესიის წარმომადგენლები.

ვინ არის მდივანი?

ეს ტერმინი მომდინარეობს ლათინური "საიდუმლოდან", სახელი, რომელსაც სანდო პირებს ეძახიან Ანტიკური რომი. როგორც მაშინ, ისე მოგვიანებით (სამეფო კარებზე) ესენი იყვნენ ექსკლუზიურად კაცები, რომლებიც ზოგჯერ ძალიან ჭკვიანურად ახერხებდნენ ხელისუფლებაში მოხვედრას.

ამ პროფესიამ ქალური სახე უკვე პირველი მსოფლიო ომის ბოლოს, მოსვლასთან ერთად შეიძინა საბეჭდი მანქანადა მდივნის თანაშემწის ასეთი პოზიციის გაჩენა. ამ დღეებში, მათი მოწინავე ტექნოლოგიით, ვირტუალური მდივნის თანაშემწეებიც კი არიან. ასე ჰქვია კომპანიებს ან პირებს, რომლებიც უზრუნველყოფენ ონლაინ წერის სერვისებს. წერილებსან სატელეფონო ზარების მიღება (გადარიცხვა) ოფისში მდივნის ფიზიკური დასწრების გარეშე.

Რას აკეთებს?

პოპულარულად, რეჟისორის პირად მდივანს სტერეოტიპული იმიჯი აქვს - გრძელფეხება ლამაზმანი, რომელსაც ძირითადად შეუძლია კომპიუტერზე ბეჭდვა, ყავის დალევა და ზარებზე პასუხის გაცემა. ზოგჯერ ეს აისახება ხუმრობებში, რომლებიც შინაარსით არც თუ ისე წესიერია. სინამდვილეში, „მდივნის“ პროფესია, ისევე როგორც ასისტენტის თანამდებობა დიდ კომპანიაში, გულისხმობს ძალიან სერიოზული უნარების, ცოდნის, ასევე გარკვეული სამუშაო თვისებების არსებობას. ამ პროფესიის ნამდვილ წარმომადგენელს არ შეუძლია ორგანიზებულობის, მონდომების, პუნქტუალურობისა და დიპლომატიის გარეშე.

მდივნის (მდივნის თანაშემწის) პასუხისმგებლობა მოიცავს საოფისე მუშაობასთან დაკავშირებულ ყველა საკითხს. მარეგულირებელი დოკუმენტები, დოკუმენტების ნაკადი, საოფისე მუშაობის ორგანიზაცია, მართვის სტრუქტურა, საოფისე ტექნიკის ფლობის საფუძვლები, შრომის დაცვის წესები. მისი ყველა მრავალრიცხოვანი უფლება, მოვალეობა და შესრულებული სამუშაოს სახეები რეგულირდება სამუშაოს აღწერილობით. ეს არის ორგანიზაციული და სამართლებრივი ხასიათის მთავარი დოკუმენტი, რომელიც ეხება ასეთი თანამშრომლის საქმიანობას. შეადგინეთ იგი ყველაში კონკრეტული შემთხვევასაჭიროა სრული პასუხისმგებლობით.

მოდით შევხედოთ ამ დოკუმენტის ძირითად ნაწილებს.

რას ამბობს მდივნის თანაშემწისთვის შედგენილი ინსტრუქცია?

მისი ზოგადი დებულებები შეიცავს ორგანიზაციის სახელს, მიუთითებს უშუალო უფროსებს და ასახელებს პირს, რომელიც შეცვლის მდივანს მისი არყოფნის შემთხვევაში. აქ ასევე იხილავთ თანამშრომლის გამოცდილებისა და კვალიფიკაციის მოთხოვნებს და სამუშაოსთვის საჭირო ყველა დოკუმენტის ჩამონათვალს (წესები, GOST, კოდები და რეგულაციები).

მეორე (ამავე სახელწოდების) განყოფილებაში მოცემულია მდივნისთვის დაკისრებული ფუნქციები. ეს მოიცავს პასუხისმგებლობას საჭმლის მომზადებაზე საჭირო დოკუმენტებიმენეჯმენტის მითითებების შესაბამისად, დაარეგისტრირეთ, მიიღეთ და გაგზავნეთ კორესპონდენცია, მოაწყეთ და აკონტროლეთ მიმღების მუშაობა, ჩაატარეთ დოკუმენტაცია და მრავალი სხვა.

მისი საქმიანობა უფრო დეტალურად არის აღწერილი შემდეგ ნაწილში - " Სამსახურეობრივი მოვალეობებიმდივანი." ეს დაახლოებითკორესპონდენციის უსაფრთხოებისა და აღრიცხვის, სხვადასხვა რეგისტრირებული დოკუმენტაციის შესახებ მოწმობების გაცემის, საოფისე შეხვედრების ორგანიზებისა და მომზადების, მისი არყოფნის გარეშე დარჩენილი ზემდგომების შეტყობინებების გადაწერისა და ჩაწერის, მათი ინფორმირების შესახებ, კომპანიის ოფისის უზრუნველყოფას საჭირო საოფისე ინვენტარით.

თითოეულ ორგანიზაციაში მდივნის მოვალეობებს შეიძლება ჰქონდეს საკუთარი მახასიათებლები სამუშაოს სპეციფიკიდან გამომდინარე. მისი თანამდებობა შეიძლება ჟღერდეს როგორც „მდივან-მოხელე“, რაც გულისხმობს ძირითადი პასუხისმგებლობების დიაპაზონის გაფართოებას.

მდივნის უფლებების შესახებ

რისი უფლება აქვს მდივანს? ინსტრუქციის თანახმად, მას უფლება აქვს მოითხოვოს ის მასალები, რაც მის მუშაობაში იქნება საჭირო კომპანიის სხვადასხვა განყოფილებიდან და განსაზღვროს მათი გამოყენების თანმიმდევრობა.

ასევე, უშუალოდ მენეჯმენტთან ერთად გადასცეს შემსრულებლებს, მიმღებ ზონაში ვიზიტორთა პრიორიტეტის დადგენა და მათი მნიშვნელობის მიხედვით სატელეფონო ზარების გავრცელება, დისციპლინური დარღვევის შემთხვევაში თანამშრომლებისგან განმარტებების მოთხოვნა.

ნებისმიერი სხვა თანამშრომლის მსგავსად, მენეჯერის პირად მდივანს აქვს ამის უფლება შრომითი საქმიანობაშესაფერის პირობებში, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს შრომის ჯანმრთელობისა და უსაფრთხოების მოთხოვნებს.

რაზეა პასუხისმგებელი მდივნის თანაშემწე?

ის პასუხისმგებელია კონფიდენციალური ინფორმაციის არ გამჟღავნებაზე, დოკუმენტაციის ხარისხზე და მენეჯმენტისთვის დროულ წარდგენაზე, პასუხისმგებელ დამოკიდებულებაზე დოკუმენტების ნაკადის მიმართ, ორგანიზაციის ქონებისა და დოკუმენტების უსაფრთხოებაზე, მენეჯმენტთან და თანამშრომლებთან ტაქტიან ურთიერთობაზე.

სამუშაოს აღწერილობის შემდეგი ნაწილი მიუთითებს რა ოფიციალური ურთიერთობებიდა ფუნქციონალური კავშირები, რომლებიც არსებობს მდივან-რეფერენტსა და კომპანიის სხვადასხვა სტრუქტურებს შორის. როგორც წესი, საშუალო ზომის ორგანიზაციაში მდივანს უწევს ურთიერთქმედება ლოგისტიკურ საკითხებზე (ოფისის საკანცელარიო ნივთებით უზრუნველყოფა) ადმინისტრაციულ განყოფილებასთან, დოკუმენტების მოძრაობის საკითხებზე - სხვა განყოფილებებთან და, რა თქმა უნდა, უშუალოდ მენეჯმენტთან.

მდივნის საქმიანობა ფასდება ძირითადი შერჩეული კრიტერიუმების მიხედვით, რაც ასევე რეგულირდება ინსტრუქციების შესაბამისი ნაწილით. უმეტეს შემთხვევაში, ასეთი კრიტერიუმებია ეფექტურობა და შრომისმოყვარეობა. ასევე არის სიტუაციები, როდესაც ინსტრუქციები ექვემდებარება გადასინჯვას. ეს შეიძლება მოხდეს, როდესაც იცვლება მისი ფუნქციები ან ორგანიზაციული სტრუქტურა.

მოდით შევაჯამოთ

დასაქმებისას ამ თანამდებობაზე დანიშნული პირი ეცნობა მომსახურების ინსტრუქციები, რომელშიც ჩამოთვლილია მდივნის ყველა მოვალეობა. მოკლედ კიდევ ერთხელ გავიხსენოთ ისინი.

• სატელეფონო ზარების მიღება მენეჯერისთვის.
• ყველა სამუშაო დოკუმენტაციასთან - დახარისხება მნიშვნელობის მიხედვით, რეგისტრაცია, მომზადება, მიღება და განაწილება, შენახვა და სისტემატიზაცია.
• ვიზიტორთა მიღების ორგანიზება.
• უფროსის დახმარება სამუშაო განრიგის დაგეგმვაში და საჭიროების შემთხვევაში ავიაბილეთების შეკვეთა და სასტუმროს დაჯავშნა.
• მომზადება და ორგანიზება საქმიანი მოლაპარაკებები.
• ოფისში საკანცელარიო ნივთების და სხვა საჭირო ნივთების შეკვეთა, ზოგჯერ სასურსათო ნივთები.

პასუხისმგებლობების ჩამონათვალის განხილვის შემდეგ თანამშრომელი ხელს აწერს მითითებებს, ასევე ედება მენეჯერის ხელმოწერა. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ თითოეულ ორგანიზაციას შეიძლება ჰქონდეს ინსტრუქციების საკუთარი ვერსია, მაგრამ არცერთი მათგანი არ უნდა ეწინააღმდეგებოდეს მოქმედ კანონმდებლობას ან მიღებულ შრომის სტანდარტებს.

სასამართლოს მდივნის ფუნქციები

როგორც ცნობილია, თითოეულ დაწესებულებაში მუშაობის სპეციფიკა განსხვავებულია. რას აკეთებს, მაგალითად, სასამართლოს მდივანი? რა არის მისი სამუშაო მოვალეობები? ბევრი მათგანია:

• მიმდინარე საქმეების გარეკანების დიზაინი;
• მოსამართლის თანაშემწეებისგან პრეტენზიების მიღება;
• დოკუმენტების და მასალების ფაილებში შეტანა;
• ახალი საქმეების ინვენტარის შედგენა;
• გვერდის ნუმერაცია;
• საქმეების მონაწილეებისთვის (მხარეებისთვის) სასამართლო დადგენილების ასლების დარიგება;
• სასამართლოს დადგენილების ასლების გაგზავნა კონკრეტული პირებისთვის მოსამართლის სახელით;
• მხარეთა ინფორმირება სასამართლო სხდომის თარიღებისა და დროის შესახებ.

გარდა ამისა

სასამართლოს მდივნის მოვალეობები მოიცავს, მაგრამ არ შემოიფარგლება მხოლოდ:

• სასამართლო საქმეების სიების განთავსება კვირის განმავლობაში;
• შეხვედრაზე მხარეების დასწრების შემოწმება;
• სასამართლო საქმისწარმოების წარმოება;
• კონტროლი საქმეში არსებული ყველა დოკუმენტის მიღებასა და გაგზავნაზე.

მდივნებმა მხარეებს უნდა გააცნონ საქმის მასალები, აკონტროლონ ფოსტით შემოსული შეტყობინებები, მიაწოდონ ქვითრები, შენიშვნები, აქტების ასლები და სხვა მნიშვნელოვანი დოკუმენტები. ისინი წერენ ინფორმაციას ჟურნალებსა და ბარათებში, კომპიუტერული სისტემაბეჭდავს ხელით შედგენილ აქტებს, საქმეებს გადასცემს მოსამართლეებს შესამოწმებლად და აბრუნებს უკან, გასცემს და წარადგენს სააღსრულებო ფურცლებს და ასრულებს სხვა მრავალ დავალებას მოსამართლეთა სახელით.

მოთხოვნები სასამართლოს თანამშრომლისთვის

• დოკუმენტები უნდა იყოს დანომრილი და შეტანილი.
• ცალკე შედგენილია საქმეებისა და სხვა საბუთების ინვენტარიზაცია.
• ფოტოები და კონვერტები დანომრილია, წარუმატებლობის შემთხვევაში ნუმერაცია თავიდან იწყება, ძველი ნომრები უნდა იყოს გადახაზული (არ გასწორებულია!).
• ყველა შესწორება დამოწმებულია მიღებული ფორმის შესაბამისად.
• საქმეების გარეკანები დგება სასამართლოს დასახელების, საქმის ნომრისა და დასახელების, მხარეთა სახელების, დაწყების და დასრულების თარიღების, ფურცლების რაოდენობისა და შენახვის ვადის მითითებით.
• ინვენტარიზაცია ხორციელდება ხელით ან კომპიუტერზე.

რა უნდა გააკეთოს სკოლის მდივანმა?

ზოგჯერ არის რეკლამა "სკოლისთვის მდივანია საჭირო". რა თანამდებობაა ეს და რას გააკეთებ იქ? მოდით გავარკვიოთ.

სკოლის მდივანი დირექტორის პირველი და ყველაზე მნიშვნელოვანი თანაშემწეა. მან უნდა შეასრულოს საგანმანათლებლო დაწესებულების ფუნქციონირებასთან დაკავშირებული ყველა ბრძანება და მითითება უფროსისგან.

მის ძირითად მოვალეობებში შედის თანამშრომლების საკადრო ცვლილებების (გათავისუფლება, დაქირავება), სტუდენტების მიღებისა და გარიცხვის შემთხვევების წარმოების პროცედურა. მისი ამოცანაა შეადგინოს დოკუმენტი, რომელიც დირექტორმა საკუთარი ხელმოწერით უნდა დაადასტუროს. საჭიროების შემთხვევაში, მდივანმა უნდა შეაგროვოს და გადაიტანოს ხელმოწერილი დოკუმენტები საჭირო ვადაში, რათა განიხილოს უმაღლესი ორგანოები.

სკოლის მდივნის სხვა მოვალეობებში შედის ინფორმაციის მიღება და მიწოდება დაწესებულების სტუდენტებისა და თანამშრომლებისთვის. დირექტორის არყოფნის შემთხვევაში, მდივანს მოეთხოვება ჩაწეროს ზარების, საჩივრებისა და აპელაციების სრული რაოდენობა და შინაარსი ვიზიტორების, მათ შორის დაწყებითი სკოლის მოსწავლეებისგან.

დამატებით

სკოლის მდივნის მითითებაში მოცემულ შენიშვნაში ნათქვამია: მას ასევე ევალება დამატებითი (სხვა) დავალებების შესრულება. Რას ნიშნავს?

ეს ასე დგას: სკოლის დირექტორის მდივანმა უნდა შეასრულოს ნებისმიერი მითითება, გარდა პირადი მოთხოვნისა. ეს შეიძლება იყოს, მაგალითად, მოსწავლის ან მასწავლებლის დარეკვა საუბარზე, ფოსტის გაგზავნა, ფულის გადარიცხვა ან სკოლისთვის საჭირო აღჭურვილობის შეძენა. ეს სია პრაქტიკულად ამოუწურავია, ანუ სკოლაში მდივნის მოვალეობები ძალიან, ძალიან ვრცელია.

თუ სკოლა არ უზრუნველყოფს ბუღალტერის პოზიციას, ფინანსური საკითხების მართვაც შესაძლოა მდივანს დაევალოს. მისი ამოცანაა ხელფასის შესახებ ინფორმაციის გაგზავნა, დროის ფურცლების შევსება და საჭირო კორექტირება.

მდივნის დახმარება შეიძლება დასჭირდეს არა მარტო დირექტორს, არამედ მისაღებში მყოფ ნებისმიერ სტუმარს. ხალხი მას მიმართავს ტექსტის დასაბეჭდად, დოკუმენტების გადასაღებად და უამრავი კითხვების გასარკვევად.

თუ მუშაობთ გენერალური დირექტორის მდივან-ასისტენტად

IN ამ შემთხვევაშიშენ ერთ-ერთი სპეციალისტი ხარ და დირექტორი თავად აგიყვანს და გაგათავისუფლებს, შენ კი პირდაპირ ანგარიშს გაუწევ. ამ თანამდებობაზე მოსახვედრად, თქვენ უნდა გქონდეთ უმაღლესი (ან მინიმუმ სპეციალური საშუალო) განათლება და თანამდებობაზე მინიმუმ 1 წლიანი გამოცდილება. გამოცდილების არარსებობის შემთხვევაში, სერთიფიკატი მდივნის ასისტენტის კურსების გავლის შესახებ.

კომპეტენტური უნდა იყოთ ეკონომიკურ საკითხებში და ფინანსური საქმიანობასაწარმო, მისი განვითარების პერსპექტივები, დოკუმენტების ნაკადის და მართვის სამუშაოების ორგანიზება, კომპიუტერული და საოფისე აღჭურვილობის უნარ-ჩვევები, წარმოების დოკუმენტაციის უცხო ენაზე თარგმნა, სამუშაო ეთიკა.

Როლები და პასუხისმგებლობები

თქვენ პასუხისმგებელი იქნებით საწარმოს დოკუმენტაციასთან დაკავშირებულ ყველა საცნობარო და საინფორმაციო მომსახურებაზე. ასევე კომპანიის ფილიალებსა და ცალკეულ განყოფილებებში საოფისე მუშაობის ორგანიზება და კონტროლი. არაფერია გასაკვირი - თქვენ არ ხართ ჩვეულებრივი მდივან-მოხელე. უნდა შეეძლოს მისი მართვის და საკონსულტაციო ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირება და ოპერატიულად ორგანიზება. თუ არ არის ხელმისაწვდომი პერსონალის ინსპექტორი, შეინახეთ პერსონალის ყველა დოკუმენტაცია და ჩანაწერი.

მდივან-რეფერენტი გენერალური დირექტორიაუცილებელია მთელი საწარმოს ფინანსური და ეკონომიკური საქმიანობის უზრუნველსაყოფად აუცილებელი დოკუმენტების მომზადება, მათი მიღების, აღრიცხვის, აღრიცხვისა და შენახვის ორგანიზება. ის აკონტროლებს საწარმოს ხელმძღვანელობისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი ყველა დოკუმენტაციის სწორად მომზადებას, დამტკიცებას და კოორდინაციას. იღებს ზომებს ზემდგომების ინსტრუქციების მაღალი ხარისხის, დროული შესრულების უზრუნველსაყოფად, უშუალოდ აწვდის ინფორმაციას შემსრულებლებს, ატარებს ანალიზს და გასცემს დასკვნებს მენეჯმენტისთვის გაგზავნილ მოხსენებებსა და სერტიფიკატებზე.

გარდა ამისა, მდივნის ფუნქციები მოიცავს მოქალაქეებთან კომპანიის საქმიანობის საკითხებზე ოპერატიული კომუნიკაციის შენარჩუნებას - პირებიდა ცალკეული ორგანიზაციები (როგორც სამთავრობო, ისე კომერციული). ის ასევე იღებს ვიზიტორებს, შეუძლია განახორციელოს პერსონალის საქმიანობა - შეადგინოს პირადი საქმეები, ბრძანებები, სამუშაო წიგნები, ხელშეკრულებები (კონტრაქტები), სამგზავრო დოკუმენტაცია და შრომისუუნარობის ცნობები, ვადების შენახვა და სახელფასო მოწმობების გაცემა.

და ისევ უფლებების შესახებ

ეს თანამდებობა გულისხმობს არა მხოლოდ მდივნის გაფართოებულ მოვალეობებს, არამედ შესაბამის უფლებებსაც. ზოგადად მიღებულის გარდა, ისინი მოიცავს უფლებას მოითხოვონ საჭირო მასალები და ინფორმაცია საწარმოს ნებისმიერი ფუნქციონალური სერვისისგან და მოითხოვონ განმარტებები მენეჯმენტის დავალებების შესრულების შეფერხების მიზეზების შესახებ. შემდეგ: შეგიძლიათ მოითხოვოთ კონტრაქტორების მიერ მომზადებული დოკუმენტების გადახედვა მიღებული წესების დარღვევით GOST 6.38-90 ან ISO - დოკუმენტაციის საერთაშორისო სტანდარტების შესაბამისად.

მას უფლება აქვს საკუთარი ოფიციალური კომპეტენციის ფარგლებში დაამტკიცოს საწარმოს მენეჯმენტის საქმიანობასთან დაკავშირებული დოკუმენტები, წარუდგინოს მენეჯმენტს პირადი წინადადებები დოკუმენტების მართვის სფეროში ორგანიზაციის საქმიანობის გაუმჯობესებისა და უახლესი კომპიუტერული ტექნოლოგიების გამოყენების შესახებ.

აქვს წვდომა დოკუმენტებზე, რომლებიც მონიშნულია „კონფიდენციალური“ და შეუძლია ურთიერთქმედება საწარმოს ნებისმიერ თანამშრომელთან და სამსახურთან, რათა დააკვირდეს მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების შესრულებას და მიაწოდოს მათ საჭირო ინფორმაცია.

ᲕᲐᲓᲐᲡᲢᲣᲠᲔᲑ:

______________ "____"___________ 2005 წ

ᲡᲐᲛᲡᲐᲮᲣᲠᲘᲡ ᲐᲦᲬᲔᲠᲐ
მდივნის თანაშემწე.

1. ზოგადი დებულებები.

1.1. სამუშაოს ეს აღწერილობა განსაზღვრავს მდივნის თანაშემწის ფუნქციურ მოვალეობებს, უფლებებსა და მოვალეობებს.

1.2. მდივნის თანაშემწეს თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს გენერალური დირექტორი.

1.3. მდივნის თანაშემწე პირდაპირ ანგარიშობს.

1.4. მდივნის თანამდებობაზე შეიძლება დაინიშნოს თანამშრომელი, რომელსაც აქვს სრული საშუალო განათლება, მდივნის ან ასისტენტის მუშაობის გამოცდილება მინიმუმ 2 წელი და კომპიუტერის ცოდნა, ინგლისური ენის ცოდნა, საოფისე ტექნიკასთან მუშაობის უნარ-ჩვევები და საოფისე მუშაობის საფუძვლების ცოდნა. ასისტენტი.

1.5. მდივნის თანაშემწის ამოცანები მოიცავს გენერალური დირექტორის მუშაობის ადმინისტრაციულ მხარდაჭერას.

1.6. მდივნის თანაშემწე თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს გენერალური დირექტორის ბრძანებებს, რეგულაციებიდა ეს სამუშაო აღწერა.

2. ფუნქციური პასუხისმგებლობა.

მდივანი-რეფერენტი:

2.1. ასრულებს ბეჭდვისა და დუბლირების სამუშაოებს.

2.2. იღებს შემომავალ და გამავალ ზარებს.

2.3. აწარმოებს სატელეფონო საუბრებს.

2.10. ორგანიზებას უწევს მისაღების ეკონომიკურ საქმიანობას.

2.11. სტუმრებს იღებს.

2.12. მძღოლების უწყვეტი მუშაობის ორგანიზება და მიღება.

მდივნის თანაშემწეს უფლება აქვს:

3.1. Ელაპარაკო ოფიციალური პირებიკომპანიებმა მიაწოდონ ინფორმაცია დოკუმენტაციისა და ანგარიშების მომზადებისთვის.

3.2. მოითხოვოს სათანადოდ შედგენილი დოკუმენტების წარდგენა, კომპანიის შინაგანაწესის მოთხოვნებიდან გამომდინარე.

3.3. აცნობეთ გენერალურ დირექტორს მესამე პირების ბრალით დაკისრებული ამოცანების შესრულებაში დაბრკოლებების წარმოქმნის შესახებ.

3.4. კომპანიის სახელით მოლაპარაკებების წარმოება მდივან-ასისტენტის კომპეტენციაში შემავალი საკითხების ფარგლებში.

4. პასუხისმგებლობა.

4.1. მდივნის თანაშემწე პასუხისმგებელია:

— სამუშაოს აღწერილობით დაკისრებული მოვალეობების დროულად და ხარისხიანად შესრულება;

- არაზუსტი ინფორმაცია საქმის მდგომარეობისა და განხორციელების შესახებ ფუნქციური პასუხისმგებლობები;

- შენახვა სავაჭრო საიდუმლომოქმედი კანონმდებლობითა და კომპანიის შინაგანაწესით განსაზღვრულ ფარგლებში;

- შედეგად მიღებული ნებისმიერი ინფორმაციის არ გამჟღავნება პროფესიული საქმიანობა;

– მათი საქმიანობის განხორციელებისას ჩადენილი სამართალდარღვევები – მოქმედი ადმინისტრაციული, სისხლის სამართლის და სამოქალაქო სამართალი;

- ზიანის მიყენება (მატერიალური ან ზიანი საქმიანი რეპუტაცია) საწარმო მოქმედი შრომითი და სამოქალაქო კანონმდებლობით განსაზღვრულ ფარგლებში;

- გენერალური დირექტორის ბრძანებების, მითითებებისა და მითითებების შეუსრულებლობა;

- არასათანადო ქცევა კომპანიის თანამშრომლებისა და მესამე პირების მიმართ;

— შრომის შინაგანაწესის, უსაფრთხოების წესების და სახანძრო უსაფრთხოების წესების დარღვევა.

5. ოპერაციული რეჟიმი.

5.1. მდივნის თანაშემწის სამუშაო საათები განისაზღვრება შრომითი ხელშეკრულების პირობებისა და საწარმოში დადგენილი შრომის შინაგანაწესის შესაბამისად.

5.2. საწარმოო საჭიროებიდან გამომდინარე, მდივნის თანაშემწე შეიძლება გაიგზავნოს მივლინებაში (მათ შორის ადგილობრივში).

5.3. საწარმოო საჭიროებიდან გამომდინარე, მდივნის თანაშემწე შეიძლება ჩაერთოს სამუშაოებში, დღის სტანდარტული ხანგრძლივობის მიღმა.

გენერალური დირექტორის თანაშემწის მდივნის სამუშაოს აღწერა

1. ზოგადი დებულებები

1.1. მდივნის თანაშემწე მიეკუთვნება საწარმოს სპეციალისტთა კატეგორიას და თანამდებობიდან იღებს და ათავისუფლებს დირექტორი.

1.2. მდივან-ასისტენტის ძირითადი ამოცანებია მენეჯმენტის საქმიანობის ორგანიზაციული და დოკუმენტაციის მხარდაჭერა.

1.3. მდივნის თანაშემწე უშუალოდ ექვემდებარება საწარმოს დირექტორს.

1.4. თავის საქმიანობაში მდივან-რეფერენტი ხელმძღვანელობს:
- რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო აქტები;
— საწარმოს წესდება;
— დებულებები საწარმოს ფუნქციონალური მომსახურების შესახებ;
— საწარმოს ხელმძღვანელობის ბრძანებები (ინსტრუქციები);
— ნორმატიული და მეთოდოლოგიური მასალები საოფისე მუშაობის ორგანიზების შესახებ;
- ეს სამუშაო აღწერა.

1.5. მდივან-ასისტენტის თანამდებობაზე ინიშნება უმაღლესი, საშუალო სპეციალიზებული განათლების მქონე პირები და სამუშაო გამოცდილება არანაკლებ 1 წლის ან გამოცდილების გარეშე, მაგრამ ექვემდებარება მდივნ-ასისტენტთა მომზადების კურსების გავლას.

1.6. მდივნის თანაშემწემ უნდა იცოდეს შემდეგი კითხვები:
— საწარმოს, მისი საფინანსო და ეკონომიკური საქმიანობის განვითარების პერსპექტივები;
— დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზება, დოკუმენტაციის შედგენა;
— მენეჯერული მუშაობის ორგანიზება;
— კომპიუტერული და ორგანიზაციული აღჭურვილობის გამოყენება;
- ოფიციალური დოკუმენტაციის თარგმნა კომერციული პარტნიორის უცხო ენაზე;
— სამუშაო კულტურა და სამუშაო ეთიკა;
- შრომის ჯანმრთელობა, უსაფრთხოება და ხანძარსაწინააღმდეგო დაცვა.

1. ფუნქციები

მდივან-რეფერენტს ენიჭება შემდეგი ფუნქციები:

2.1. ინფორმაცია და საცნობარო მომსახურება საწარმოს დოკუმენტებზე.

2.2. მეთოდოლოგიური ხელმძღვანელობა და კონტროლი საწარმოს სტრუქტურულ დანაყოფებსა და ფილიალებში საოფისე სამუშაოების ორგანიზებაზე.

2.3. საწარმოს საკონსულტაციო ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირება.

2.4. მენეჯმენტის ოპერატიული და ორგანიზაციული მომსახურება.

და ვის შეუძლია ხელფასის გაზრდის იმედი მარკ ბერშიდსკი ჰეისის მიერ დეკემბრის კვლევის თანახმად, დამსაქმებელთა 46% მომავალ წელს გეგმავს პერსონალის გაზრდას. 45% ამბობს, რომ პერსონალის გაზრდას არ გეგმავს, მაგრამ მხოლოდ...

რაღავ ხარანი, რომელიც მუშაობდა დიდი კომპანიები, მათ შორის Shutterstock და TrueVentures Foundation, დაწერეს იმის შესახებ, თუ როგორ შეგიძლიათ მიიღოთ თქვენთვის სასურველი სამუშაო, მაშინაც კი, თუ არ გაქვთ განმცხადებლისთვის საჭირო დიპლომები და სერთიფიკატები. vc.ru-ს რედაქტორებმა მოამზადეს თარგმანი...

მხოლოდ ყოველი მეათე დამსაქმებელია კმაყოფილი მოწოდებული ტრენინგის დონით უმაღლესი განათლებარუსეთში. კომპანიებმა თავად უნდა დაიწყონ პერსონალის მომზადება, აღარ დაეყრდნონ სახელმწიფოს და უნივერსიტეტებს. თქვენ არ შეგიძლიათ უბრალოდ გახდეთ ბაზარზე მოთხოვნადი სპეციალისტი, თუმცა...

დამსაქმებლების მოსაზრებები: რომელი თანამშრომლებისგან უნდა განთავისუფლდეს პირველი?- განმარტავენ Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru და სხვა კომპანიების წარმომადგენლები. ანა არტამონოვა, Mail.Ru Group-ის ვიცე პრეზიდენტი უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა განთავისუფლდეთ ტოქსიკური თანამშრომლებისგან....

Amazon-ის რეკრუტირების მენეჯერი სელესტ ჯოი დიაზი იზიარებს ამაზონის სამუშაოს მაძიებლების უდიდეს შეცდომებს. Google-ის საუკეთესო დამსაქმებლები თანხმდებიან. მათ გამოავლინეს 3 ტიპის რეზიუმე და ურჩიეს რომელი ჯობია. 1. რეზიუმე პოზიციებით. ამ შეჯამებაში...

სამუშაოს აღწერილობის მაგალითი მდივან-ასისტენტისთვის (მოიცავს ცვლილებას სპეციფიკის გათვალისწინებით კონკრეტული ორგანიზაცია). ინსტრუქციები შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც სახელმძღვანელო მდივნად მუშაობისთვის მოსამზადებლად. ინსტრუქციების თითქმის ყველა დებულება ამა თუ იმ ფორმით არის გამჟღავნებული ჩვენი ვებსაიტის შინაარსში. დოკუმენტი გადმოწერილია სტატიის ბოლოს Word-ის შაბლონის სახით.

1.1. მდივნის თანაშემწე კლასიფიცირდება ორგანიზაციის სპეციალისტად და თანამდებობიდან აყვანილია და ათავისუფლებს გენერალური დირექტორის ბრძანებით.

1.2. მდივნის თანაშემწე უშუალოდ ექვემდებარება ორგანიზაციის გენერალურ დირექტორს.

1.3. მდივნის თანაშემწის ძირითადი ამოცანებია გენერალური დირექტორის საქმიანობის ორგანიზაციული და სადოკუმენტაციო უზრუნველყოფა.

1.4. თავის საქმიანობაში მდივან-რეფერენტი ხელმძღვანელობს:

- რუსეთის ფედერაციის მოქმედი კანონმდებლობა;

— ორგანიზაციის წესდება;

— შრომის შინაგანაწესი (საშტაბო დებულება);

— დებულებები ორგანიზაციის სტრუქტურული დანაყოფებისა და სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების სამსახურის შესახებ;

— ორგანიზაციის ხელმძღვანელობის ბრძანებები (ინსტრუქციები);

— ნორმატიული და მეთოდოლოგიური მასალები საოფისე მუშაობის ორგანიზების შესახებ;

- ეს სამუშაო აღწერა.

1.5. მდივანმა უნდა იცოდეს:

- ორგანიზაციის სტრუქტურა, მისი საქმიანობის მიმართულება, პასუხისმგებლობის განაწილება გენერალური დირექტორის მოადგილეებს შორის, გვარები, სახელები, სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელების პატრონიმიკა, მშობელი ორგანიზაცია, მისი ხელმძღვანელების სახელები, მთავარი. პარტნიორი ორგანიზაციები და მათი მენეჯმენტი;

— მართვის დოკუმენტების მომზადების ეროვნული (სახელმწიფო) სტანდარტები;

— მართლწერისა და პუნქტუაციის წესები;

— ინსტრუქციები ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის შესახებ;

— ორგანიზაციული და კომპიუტერული აღჭურვილობის ექსპლუატაციის წესები;

— ბიზნეს ეტიკეტი, ეთიკის ბიზნეს კომუნიკაცია;

— სატელეფონო საუბრების წარმოების წესები;

— უსაფრთხოებისა და ხანძარსაწინააღმდეგო წესები;

- პირველადი დახმარების ტექნიკა.

1.6. მდივანს უნდა შეეძლოს:

- შეადგინე საქმიანი წერილები(მათ შორის უცხო ენაზე), ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის შედგენა, ოქმის წარმოება;

- თარგმნოს ოფიციალური კორესპონდენცია კომერციული პარტნიორის უცხო ენაზე;

- კომპიუტერზე მუშაობა WINDOWS, WORD, EXCEL გარემოში,პერსპექტივა;

- გამოიყენეთ მონაცემთა ბაზა;

— გამოიყენეთ ინტერნეტის შესაძლებლობები;

- დოკუმენტების მიღება და გადაცემა ფაქსით და ელ.ფოსტა, შეასრულე სამუშაოს კოპირება;

- ტექსტების რედაქტირება, კორექტირება;

- საქმიანი მოლაპარაკებების წარმოება;

- პერსონალის ინსპექტორის არყოფნის შემთხვევაში, განახორციელეთ სამუშაოები ორგანიზაციის პერსონალის საქმიანობის დოკუმენტაციის მხარდაჭერაზე (პერსონალისთვის ბრძანებების შესრულება, დამუშავება. შრომითი ხელშეკრულებებიდა სხვა პერსონალის დოკუმენტაცია)

- კონფიდენციალურ დოკუმენტებთან მუშაობა. ()

მდივან-რეფერენტის მთავარი ამოცანაა დოკუმენტაცია და ინფორმაციის მხარდაჭერაგენერალური დირექტორის საქმიანობა. ამ მიზნით მდივან-რეფერენტი:

2.1. ყოველდღიურად, დადგენილ ვადაში იღებს და განიხილავს მიღებულ დოკუმენტებს, აღრიცხავს მათ, ირჩევს დოკუმენტებს, რომლებიც საჭიროებენ დაუყოვნებლივ განხილვას და ამზადებს მათ გენერალური დირექტორისთვის მოხსენებისთვის.

2.2. მიღებული დოკუმენტებისთვის ამზადებს დადგენილების პროექტებს.

2.3. გენერალური დირექტორის დავალებით გეგმავს სამუშაო დღეს, არეგულირებს და ეხმარება მის განხორციელებაში.

2.4. ყოველდღიურად აკონტროლებს სტრუქტურული დანაყოფების ხელმძღვანელების მიერ გენერალური დირექტორის დოკუმენტაციისა და ზეპირი მითითებების შესრულების ვადებს; აცნობებს მას ბრძანებების შესრულების სტატუსს.

2.5. გენერალური დირექტორის სახელით ამზადებს დოკუმენტაციის პროექტებს და კოორდინაციას უწევს მათ სტრუქტურული სამმართველოების ხელმძღვანელებთან.

2.6. აკონტროლებს გენერალურ დირექტორს ხელმოწერისთვის სტრუქტურული განყოფილებების მიერ წარდგენილი გამავალი დოკუმენტების შესრულებას (დამტკიცების სისრულეს, ხელმისაწვდომობას და დანართების სისრულეს).

2.7. გენერალური დირექტორის სახელით ამზადებს მისი გამოსვლების, მოხსენებებისა და ნაშრომების ტექსტების პროექტებს, ასწორებს მათ და აწყობს ამ დოკუმენტების ხელახლა დაბეჭდვას.

2.8. ამზადებს ყოველკვირეულ საინფორმაციო ანგარიშებს გენერალური დირექტორისთვის პრესაში ორგანიზაციის საქმიანობასთან დაკავშირებული პუბლიკაციების შესახებ.

2.9. თვალყურს ადევნებს პუბლიკაციებს ინდუსტრიულ (სპეციალურ) პუბლიკაციებში და ადგენს მათზე თემატურ მიმოხილვებსა და აბსტრაქტებს და აცნობებს გენერალურ დირექტორს.

2.10. მონიტორინგს უწევს გენერალური დირექტორის მიმღებ ზონაში არსებული დოკუმენტების უსაფრთხოებას და ფაილის ფორმირების სისწორეს.

2.11. მონაწილეობს ორგანიზაციაში დოკუმენტაციის გაუმჯობესების, დოკუმენტაციის გაერთიანებისა და სკოლამდელი აღმზრდელობითი დაწესებულების სამსახურის მუშაობის გაუმჯობესების სამუშაოებში.

2.12. გენერალური დირექტორის დავალებით ამზადებს შეხვედრებს, უზრუნველყოფს ოქმების შესრულებასა და შენახვას.

2.13. ორგანიზებას უწევს გენერალური დირექტორის მითითებებისა და მითითებების შესრულებას სასტუმროს ნომრების დაჯავშნაზე, საჰაერო და სარკინიგზო ბილეთების შეკვეთაზე, საქმიანი მოგზაურების განთავსებაზე.

2.14. აწყობს მისაღების მუშაობას, აწესრიგებს ვიზიტორთა ნაკადს, დამოუკიდებლად წყვეტს საკითხებს მიღების შესაძლებლობასთან დაკავშირებით.

2.15. აკონტროლებს მიმღების ფაილების მომზადებას არქივში ჩასაბარებლად, მათ წინასაარქივო დამუშავებას, ხელს აწერს ინვენტარს და აქტებს დოკუმენტების განადგურებისთვის.

2.16. უწევს მეთოდოლოგიურ დახმარებას სტრუქტურული სამმართველოების მდივნების (ან მდივნის ფუნქციების შემსრულებელი თანამშრომლების) მუშაობაში. ()

მისთვის დაკისრებული ფუნქციების შესასრულებლად მდივნის თანაშემწე ვალდებულია:

3.1. შეინარჩუნეთ ინფორმაციის კონფიდენციალურობა.

3.2. მიჰყევით მენეჯმენტის მითითებებს.

3.3. უზრუნველყოს რეგისტრაციის წესებისა და დებულებების დაცვა და დოკუმენტების მომზადებისა და გაგზავნის ვადები. .

3.4. დაიცავით საქმიანი კომუნიკაციის წესები, ოფიციალური ეტიკეტის ნორმები და ოფიციალური სამეთაურო ჯაჭვი.

3.5. უზრუნველყოს დოკუმენტების უსაფრთხოება.

3.6. აწარმოოს თანამშრომლების სამუშაოზე დასწრების ჩანაწერი და წარუდგინოს ბუღალტერიას. ()

გენერალური დირექტორის მდივან-ასისტენტს უფლება აქვს:

4.1. მოითხოვეთ სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან საჭირო მასალები, ასევე ახსნა-განმარტებები დავალების შეფერხების მიზეზებისა და გენერალური დირექტორის მითითებების შესახებ.

4.2. გადახედეთ დოკუმენტებს და გაუგზავნეთ შესასრულებლად საწარმოს მენეჯერებსა და სპეციალისტებს (დოკუმენტების სპეციალურ სიაში მითითებულ ფარგლებში).

4.3. მოსთხოვონ შემსრულებლებს დაასრულონ მათი მომზადებისა და შესრულების დადგენილი წესების დარღვევით მომზადებული დოკუმენტები.

4.4. გენერალურ დირექტორს ხელმოსაწერად წარდგენილი დოკუმენტების პროექტების დამტკიცება.

4.5. წარუდგინოს წინადადებები მენეჯმენტის განსახილველად ორგანიზაციის საქმიანობის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის გასაუმჯობესებლად, ელექტრონული ტექნოლოგიების გამოყენებაზე დაფუძნებული მენეჯმენტის მუშაობის ფორმებისა და მეთოდების გასაუმჯობესებლად.

4.6. მოსთხოვონ მენეჯმენტს შექმნან ნორმალური პირობები სამსახურებრივი მოვალეობების შესრულებისთვის და ორგანიზაციის საქმიანობაში წარმოქმნილი დოკუმენტების უსაფრთხოებისთვის.

4.7. კონფიდენციალური ხასიათის დოკუმენტებთან მუშაობა.

4.8. დამოუკიდებლად მოაგვაროს მოქალაქეების არაგეგმურ ვიზიტებთან და სატელეფონო ზარებთან დაკავშირებული საკითხები.

4.9. წარუდგინეთ წინადადებები მენეჯმენტს სამდივნოს თანამშრომლების დასჯებთან და ჯილდოებთან დაკავშირებით.

4.10. მონაწილეობა მიიღოს დაქვემდებარებული თანამშრომლების შერჩევასა და განთავსებაში. ()

მდივნის თანაშემწე პასუხისმგებელია:

5.1. აღმასრულებელი დირექტორისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი დოკუმენტების ხარისხი.

5.2. უყურადღებო, დაუდევარი დამოკიდებულება სამსახურებრივი მოვალეობის მიმართ.

5.3. დოკუმენტაციის უსაფრთხოება, კონფიდენციალური ინფორმაციის გამჟღავნება.

5.4. შრომის წესების დარღვევა. ინსტრუქციები ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერისთვის.

5.5. მინიჭებული უფლებების უკანონო გამოყენება, ასევე მათი პირადი მიზნებისთვის გამოყენება. ()

თავის საქმიანობაში გენერალური დირექტორის მდივანი-ასისტენტი ურთიერთობს:

6.1. სტრუქტურულ ერთეულებთან საჭირო ინფორმაციის მოპოვებისა და დოკუმენტების ერთობლივი მომზადების საკითხებზე.

6.2. იურიდიულ სამსახურთან ადმინისტრაციული დოკუმენტების პროექტების კოორდინაციის საკითხებზე.

6.3. უმაღლესი დონის ორგანიზაციებთან, მესამე მხარის ორგანიზაციებთან, ხელისუფლებასთან და მენეჯმენტთან დოკუმენტების მოპოვებისა და მიწოდების საკითხებზე, გენერალური დირექტორის შეხვედრებისა და კონტაქტების ორგანიზების საკითხებზე. ()

7.1. უმაღლესი პროფესიული განათლება (დოკუმენტური, ეკონომიკური ან იურიდიული განათლება).

7.2. თანამედროვე ორგანიზაციული ტექნოლოგიებისა და კომუნიკაციების გამოყენება.

7.3. უცხო ენის (ინგლისური, გერმანული) ცოდნა.

7.4. მდივნად მუშაობის მინიმუმ ერთი წლიანი გამოცდილება. ()

ზემოთ მოცემულია მდივნის თანაშემწის სამუშაო აღწერილობა, მომზადებული დოკუმენტის C და D დონეების საფუძველზე. EAPS- ევროპის პროფესიონალ მდივანთა ასოციაცია- რუსეთში ორგანიზაციებში, მცირე და საშუალო ბიზნესში მუშაობის თავისებურებების გათვალისწინებით.

რეკომენდაციები ითვალისწინებს ოთხ საფეხურს (A, B, C, D) დამწყები თანამშრომლისთვის კარიერის კიბეზე ასვლის - მდივან-დაბეჭდილიდან (დონი A), მდივანი (დონი B), მდივანი-ასისტენტი (დონი C) ოფისამდე. მენეჯერი (დონი D).

როგორც ითქვა, ინსტრუქციები გულისხმობს მის შეცვლას კონკრეტული ორგანიზაციის სპეციფიკიდან გამომდინარე ( ორგანიზაციული სტრუქტურა, დოკუმენტების ნაკადის მოცულობა და ა.შ.). ამ სამუშაოს აღწერილობიდან გამომდინარე, მასში გათვალისწინებული გარკვეული ფუნქციების შემცირებით, მაგალითად, საქმიანი მოლაპარაკებების წარმოება, ოფიციალური დოკუმენტაციის თარგმნა უცხო ენებიდა ზოგიერთი სხვა, მდივნის სამუშაო აღწერილობა შეიძლება შედგეს და, პირიქით, რიგი ფუნქციების დამატებით; როგორიცაა აღსრულება ადმინისტრაციული მუშაობა, პრეზენტაციების ორგანიზება, შეხვედრების წამყვანი და ა.შ., მომზადდა ოფისის უფროსის, სკოლამდელი აღმზრდელობითი დაწესებულების სამსახურის უფროსის და ბოლოს ოფისის მენეჯერის სამუშაოს აღწერა.

( )