როგორ შეავსოთ შეკვეთის ჟურნალი. შეკვეთების ჟურნალი: შევსების წესები. საწარმოს საოფისე მუშაობაში პერსონალის ბრძანებების ჟურნალის შენარჩუნება

ის უნდა განვითარდეს თითოეულ საწარმოში დამოუკიდებლად. ჟურნალი ინახებოდა კომპანიის საქმიანობის დაწყებიდან,ვინაიდან საკადრო ბრძანებები გაიცემა მისი დაარსების მომენტიდან. მისი დახმარებით, პერსონალისთვის გაცემული ბრძანებების შესახებ ყველა ინფორმაცია სისტემატიზებულია რეალურ დროში და რეგულარულად.

რა არის და რატომ გვჭირდება პერსონალის შეკვეთების ჟურნალი?

ჟურნალი პერსონალის შეკვეთებისთვისარ აქვს ერთიანი შაბლონი, თითოეული საწარმო ავითარებს შევსების საკუთარ მოსახერხებელ ფორმატს. შეკვეთების ჩაწერის ჟურნალი საშუალებას გაძლევთ გაამარტივოთ მათი დამტკიცების პროცესი.

ვინაიდან ჟურნალი ინახავს დოკუმენტების უწყვეტ ნუმერაციას ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, რეგისტრაციისას თითოეულ მათგანს სერიული ნომრის მინიჭება გამორიცხავს ბრძანებების რეტროაქტიულად გაცემის შესაძლებლობას. ინფორმაციის გაყალბებისგან, გაყალბებისა და უკანონო ჩარევისგან დასაცავად, ასეთი ჟურნალები აუცილებლად იკვრება ერთმანეთთან და თითოეული გვერდი დანომრილია.

არის ჟურნალები რეესტრები?

ხელოვნების 1-ლი პუნქტის მიხედვით. 2011 წლის 6 დეკემბრის No402-FZ კანონის „ბუღალტრული აღრიცხვის შესახებ“ 10, პირველადი ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტებში მოცემული ინფორმაცია დროულად უნდა დარეგისტრირდეს და შევიდეს ბუღალტრულ რეესტრში. გამომდინარე იქიდან, რომ პერსონალის შეკვეთები სხვა არაფერია პირველადი დოკუმენტიპერსონალის ჩანაწერებისთვის, მათი სარეგისტრაციო ჟურნალი ასევე შეიძლება კლასიფიცირდეს როგორც რეესტრები.

ამრიგად, ჟურნალის შემუშავებისა და მისი შენახვისას აუცილებელია იხელმძღვანელოთ აბზაცებში მოცემული მოთხოვნებით. 3-8 ს.კ. No402-FZ კანონის 10.

არის დამტკიცებული ფორმა?

ვინაიდან, როგორც ზემოთ აღინიშნა, არ არსებობს კანონიერად დამტკიცებული ფორმა ასეთი რეესტრისთვის, შეგიძლიათ თავად განავითაროთ იგი, მაგრამ მიაწოდოთ მასში ყველა საჭირო დეტალი.

რეესტრებისთვის მნიშვნელოვანი დეტალების ამომწურავი ჩამონათვალი მითითებულია ხელოვნების მე-4 პუნქტში. No402-FZ კანონის 10:

• სათაური („ჟურნალი“);
• კომპანიის სახელი (მაგალითად, შპს Stroytekhmontazh);
• მოვლის დაწყების და დასრულების თარიღი;
• პერსონალის დოკუმენტების ქრონოლოგიური დაჯგუფება;
• თანამდებობა, იმ პირის სრული სახელი, რომელიც პასუხისმგებელია ჟურნალის შენახვაზე და მისი ხელმოწერა (მაგალითად, „ადამიანის რესურსების დეპარტამენტის უფროსი, Zakrainiy R.N.“).

ხელოვნების მე-5 პუნქტის მიხედვით. No402-FZ კანონის 10, ჟურნალის ფორმატს ამტკიცებს საწარმოს დირექტორი შედგენა/შენახვაზე პასუხისმგებელი პირის წარდგინებით. პერსონალის დოკუმენტაციაპირები (ჩვეულებრივ ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის უფროსი ან პერსონალის მართვის სპეციალისტი).

ჟურნალის შენახვა შესაძლებელია როგორც ქაღალდის ვერსიით, ასევე ელექტრონული ფორმა. მაგრამ მე-2 შემთხვევაში, რეესტრის წარმოებაზე პასუხისმგებელ პირს უნდა ჰქონდეს ელექტრონული ციფრული ხელმოწერა(#402-FZ კანონის მე-6 მუხლის მე-6 მუხლი).

არ იცით თქვენი უფლებები?

დოკუმენტის ტიპების მარკირება

საწარმოებში, რომლებსაც აქვთ დიდი პერსონალის დოკუმენტების ნაკადი, მიზანშეწონილია მიაწოდოთ სვეტი ჟურნალში შეკვეთებზე გარკვეული მარკირების მინიჭების შესახებ. ასე რომ, მხოლოდ პერსონალისთვის შეკვეთების ჩაწერისთვის ჟურნალში რეგისტრირებული შეკვეთის ალფანუმერული ნომრის დათვალიერებით, შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ განსაზღვროთ დოკუმენტის ბუნება და მისი შინაარსის მნიშვნელობა. ეს განსაკუთრებით ეხება ორგანიზაციებს, რომლებიც აწარმოებენ ერთ გენერალურ ჟურნალს ასეთი შეკვეთების ჩასაწერად.

აქ მოცემულია შეკვეთების მარკირების მაგალითები ტიპის მიხედვით:

• DS - დოკუმენტები ხანგრძლივი შენახვის ვადით (75 წელი);
• O - შვებულების შეკვეთები;
• K - ბრძანებები თანამშრომელთა გადაადგილების შესახებ საწარმოში და მის ფარგლებს გარეთ;
• KV - მივლინების შეკვეთები;
• PR — წამახალისებელი ორდერები;
• VN - ჯარიმების ბრძანებები შრომითი დისციპლინის დარღვევის გამო.

საწარმოები ადგენენ დოკუმენტების მარკირების საკუთარ პროცედურას მათ ალფანუმერული სერიული ნომრის მინიჭებით. ეს წესები, ისევე როგორც ინფორმაცია ჟურნალის ფორმისა და მისი შენახვის პროცედურის შესახებ, დადგენილია ადგილობრივ დოკუმენტში, მაგალითად, რეგლამენტი საოფისე მუშაობის შესახებ.

პერსონალისთვის შეკვეთების ჟურნალის შენახვის მახასიათებლები

ჟურნალი პერსონალისთვის შეკვეთების რეგისტრაციისთვისიქმნება საწარმოში, რათა ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით შეიყვანოს ინფორმაცია გაცემული ადმინისტრაციული დოკუმენტების შესახებ. გამომდინარე იქიდან, რომ სხვადასხვა პერსონალის შეკვეთების შენახვის ვადა ზოგიერთ შემთხვევაში შეიძლება იყოს 5 წელი, ზოგ შემთხვევაში კი 75 წელი, უფრო ლოგიკური იქნებოდა 2 ჟურნალის შექმნა.

ჟურნალის გამოყოფა

ერთ-ერთი ჟურნალი შეიცავს ინფორმაციას პერსონალის შესახებ გაცემული ყველა ბრძანების შესახებ, რომელიც უნდა ინახებოდეს არა უმეტეს 5 წლის განმავლობაში. ასეთი დოკუმენტები, კერძოდ, მოიცავს ბრძანებებს:

• მოვალეობის შესახებ:
• არდადეგები (წლიური, ტრენინგთან დაკავშირებით და ა.შ.);
• ჯარიმები შრომის დისციპლინის დარღვევისთვის;
• მოკლევადიანი მივლინებები (შიდა და საზღვარგარეთ).

მაგრამ ჟურნალი შეკვეთების ჩაწერისთვის, რომელთა შენახვის ვადა მინიმუმ 75 წელია, უდავოდ დიდი მნიშვნელობა ექნება. ვინაიდან ასეთი დოკუმენტებიდან ინფორმაცია შეიძლება საჭირო გახდეს გამოქვეყნებიდან 40-50 (ან მეტი) წლის შემდეგ, რეგისტრები, რომლებშიც ისინი ჩაწერილია, ასევე უნდა ინახებოდეს მინიმუმ 75 წლის განმავლობაში (258 სტანდარტული საარქივო დოკუმენტების სიის პუნქტი, დამტკიცებული ბრძანებით. რუსეთის ფედერაციის კულტურის სამინისტროს 25 აგვისტოს .2010 No558).

დოკუმენტებზე გრძელვადიანი შენახვასიის 19ბ პუნქტის მიხედვით, შემდეგი ბრძანებები მოიცავს:

• აყვანის, შიდა გადაცემის, თანამდებობების გაერთიანების, სხვა სამუშაო ადგილზე გადაყვანის, სამსახურიდან გათავისუფლების შესახებ;
• ატესტაციის ჩატარება/მინიჭება, წოდებების მინიჭება, კვალიფიკაცია;
• გვარის შეცვლა;
• დაჯილდოება;
• პრემიები/გადახდების მინიჭება/ანაზღაურების ოდენობა;
• არდადეგები (რთული და მსგავსი სამუშაო პირობების გამო, ანაზღაურების გარეშე, მცირეწლოვან ბავშვზე ზრუნვა);
• ძირითად საქმიანობასთან დაკავშირებული მოვალეობები;
• მივლინებები (გრძელვადიანი ქვეყნის შიგნით და მის ფარგლებს გარეთ, ასევე ნებისმიერი ხანგრძლივობით მავნე/საშიში/რთული სამუშაო პირობების მქონე თანამშრომლებისთვის).

შესწორებების შეტანა

შესწორებები პერსონალისთვის შეკვეთების ჟურნალის ნიმუში 2016 წელი დაუშვებელია, თუ ისინი არ არიან უფლებამოსილი მის ადმინისტრირებაზე პასუხისმგებელი პირის მიერ. ხელოვნების მე-8 პუნქტის მიხედვით. №402-FZ კანონის 10, ყოველი გადაკვეთის გვერდით გამოსწორების ჩანაწერით, უნდა დაფიქსირდეს ჟურნალის შენახვაზე პასუხისმგებელი თანამდებობის პირის თარიღი და ხელმოწერა (თანამდებობისა და სრული სახელის მითითებით).

პერსონალის შეკვეთების ჟურნალის შევსების ნიმუში

წარმოგიდგენთ პერსონალისთვის შეკვეთების ჟურნალის შევსების მაგალითს:

პერსონალის ბრძანებების ჟურნალის ერთიანი ფორმის არარსებობა არ აძლევს ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის მენეჯერებსა და თანამშრომლებს უფლებას მოქმედების სრული თავისუფლება მის განვითარებაში. ამრიგად, ჟურნალის ფორმატი სრულად უნდა შეესაბამებოდეს ხელოვნებაში დადგენილ პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის რეესტრების რეგისტრაციის მოთხოვნებს. No402-FZ კანონის 10.

ოფისის მართვის სისტემაში ორგანიზაციაში გაცემული ბრძანებების გასაკონტროლებლად გამოიყენება შეკვეთების ჟურნალი. ეს დოკუმენტისაშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ კონტროლის სისტემა გამოქვეყნებული დოკუმენტებისთვის, ასევე თვალყური ადევნოთ არსებულს ამ მომენტშიბრძანებები და მისი დანიშვნა მოკლე აღწერა. დოკუმენტების რეგისტრაცია საშუალებას გაძლევთ ხელი შეუწყოთ და გაამარტივოთ HR დეპარტამენტის მუშაობა. გარდა ამისა, გაცემული ბრძანებების ქრონოლოგიური რეგისტრაცია საშუალებას გაძლევთ დაიცვათ ორგანიზაცია დოკუმენტების გამოქვეყნებისგან "რეტროსპექტულად".

ორგანიზაციის მიერ გაცემული ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის რეგისტრაციის, გაფორმებისა და მომზადების წესი რეგულირდება შიდა გამოყენებისათვის დოკუმენტური ნაკადის შენარჩუნების შემუშავებული პროცედურის საფუძველზე. შეკვეთები უნდა გაიცეს ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით, მომზადების თარიღისა და დოკუმენტის შემდეგი სერიული ნომრის გათვალისწინებით ციფრული და ასოებით აღნიშვნების გამოყენებით.

ინდივიდუალური კოდის გამოყენება მომავალში ბევრად გაადვილებს საჭირო დოკუმენტის მოძიებას. ამ შემთხვევაში, შეგიძლიათ გამოიყენოთ გარკვეული კოდები, რათა დადგინდეს, ეკუთვნის თუ არა დოკუმენტები ორგანიზაციის კონკრეტულ განყოფილებებს. შეკვეთების დაჯგუფება ასევე შეიძლება განხორციელდეს მათი სემანტიკური მიზნის მიხედვით.

Მაგალითად:

• „B“ - სტატუსი გამოიყენება თანამშრომლებისთვის ჯარიმებისა და ჯილდოების გაცემისას გაცემული დოკუმენტებისთვის.
• "O" - თანამშრომლების შვებულების მიხედვით შეკვეთების დაჯგუფებისთვის.
• „KM“ – თანამშრომლების მივლინების შეკვეთები.
• "K" - პერსონალი.
• "LS" - პერსონალისთვის, ასეთი დოკუმენტების შენახვის ვადა 75 წელია.

დოკუმენტების ეს დაჯგუფება საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტები. როგორც ასეთი, არ არსებობს ჟურნალის სპეციალიზებული და დამტკიცებული ფორმა, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ თავად განავითაროთ იგი, ან სურვილის შემთხვევაში შეგიძლიათ შეიძინოთ მზა ჟურნალი სპეციალიზებულ მაღაზიებში. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ სათანადო მოვლისთვის, ყველა გვერდი უნდა იყოს დანომრილი და დალუქული, ხოლო უკანა მხარეს დალუქული და ხელმოწერილი მენეჯერის მიერ.

აკრძალულია ფურცლების დამატება ან გახეხვა, წინააღმდეგ შემთხვევაში ასეთი დოკუმენტის მნიშვნელობა იკარგება. გარდა ამისა, ნაკერზე უნდა იყოს მითითებული ჟურნალის ფურცლების საერთო რაოდენობა, რის შემდეგაც მასზე უნდა დაიდოს მენეჯერის ხელმოწერა და ორგანიზაციის ბეჭედი. პასუხისმგებლობა დოკუმენტის სწორად შენარჩუნებასა და შენახვაზე ეკისრება HR დეპარტამენტს.

ჟურნალის დიზაინის მოთხოვნები

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, რეგისტრაციისთვის არ არსებობს კონკრეტული სამართლებრივი მოთხოვნები, მაგრამ მასში უნდა იყოს შეტანილი გარკვეული სვეტები:

• სერიული ნომრის სვეტი, რომელიც უნდა მიენიჭოს თითოეულ დოკუმენტს, რათა თავიდან იქნას აცილებული რეტროაქტიულად გაცემული დოკუმენტების გამოჩენა.
• შეკვეთის ნომერი და გაცემის თარიღი.
• შეკვეთის ტიპი (მოძრაობა და ა.შ.). აღწერა შემაჯამებელიმაგალითად, თუ გამოქვეყნებულია თანამშრომლების მივლინებაში გაგზავნა, მაშინ აუცილებელია დანიშნულების ადგილისა და მოგზაურობის თარიღების მითითება.
• რამდენიმე თანამშრომლის სრული სახელი ან კონკრეტული, რომლის მიმართაც გაიცემა ბრძანება.
• დოკუმენტის შექმნის საფუძველი შეიძლება იყოს მითითებული, მაგალითად, წერილი, გადაუდებელი დასკვნა შრომითი ხელშეკრულებაან სტანდარტული ფორმის მიხედვით.
• ასევე, ზოგიერთ შემთხვევაში, ღირს იმის მითითება, თუ ვინ მიიღო დოკუმენტი შესანახად, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ საწარმოს აქვს რთული ორგანიზაციული სტრუქტურა.

ჟურნალის წარმოება ელექტრონული ფორმით

დიდი საბუთების ნაკადის შემთხვევაში შესაძლებელია შეკვეთების რეგისტრაციის ორგანიზება ელექტრონულ ფორმატში. მაგალითად, 1C პროგრამა ამ პროცესს ავტომატურად ახორციელებს. მაგრამ, როგორც მოგეხსენებათ, პროგრამაში შესაძლებელია ცვლილებების შეტანა, ამიტომ პერიოდულად საჭიროა დოკუმენტის ფურცლების ამობეჭდვა, მათი დანომრვა, მენეჯერის ვიზის დამაგრება, დამაგრება და არქივში გადატანა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი ქრონოლოგია ისეთი ცხრილების გამოყენებით, როგორიცაა Excel.

პერსონალისთვის შეკვეთების რეგისტრაციის ჟურნალი გამოიყენება ორგანიზაციაში პერსონალის დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაციისა და სისტემატიზაციისთვის. ეს საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ დაბნეულობა რეგულაციების სერიულ ნუმერაციაში და თვალყური ადევნოთ მათი გამოქვეყნების ქრონოლოგიას. ჩვენს სტატიაში ნახავთ პერსონალის შეკვეთების ჟურნალის შევსების ნიმუშს.

რა დოკუმენტები უნდა დარეგისტრირდეს

ორგანიზაციის პერსონალის შესახებ დოკუმენტაცია მოიცავს წესებს:

• თანამშრომლები;
• თარგმანების შესახებ;
• შვებულების მინიჭების შესახებ;
• წახალისების შესახებ და ა.შ.

ამ დოკუმენტებთან მუშაობის სისტემატიზაციის მიზნით დამსაქმებელი დამოუკიდებლად ადგენს ორგანიზაციაში შენახული სარეგისტრაციო წიგნებისა და ჟურნალების რაოდენობასა და სახელწოდებას. ჩვეულებრივ, რამდენიმე მათგანია და თითოეული ტარდება შემთხვევების არსებული სპექტრის შესაბამისად. მაგალითად, თითოეულ ორგანიზაციაში პერსონალის აყვანისა და გათავისუფლების შესახებ რეგულაციები ინახება ცალკე, ხოლო სხვა დოკუმენტები რეგისტრირდება დამსაქმებლის შეხედულებისამებრ ცალკე წიგნებში.

Პროცედურა

მუშაობის წესს ადგენს დამსაქმებელი ძირითადი საქმიანობის შესახებ ცალკე მარეგულირებელ აქტში, რომელიც შედგენილია უფასო ფორმით და განსაზღვრავს:

• კომპანიის თანამშრომლები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან შენახვასა და მოვლაზე;
• მენეჯმენტზე პასუხისმგებელი დროებით არმყოფი პირების შეცვლა;
• შენარჩუნების პერიოდები (ერთი წელი, 5 წელი და ა.შ.) და შენახვის ადგილი.

ჟურნალების შენახვის ვადა 75 წელია.

წიგნები იკერება, დანომრილია და დალუქულია.

შეგიძლიათ შეიძინოთ ჟურნალი პეტერბურგსა და მოსკოვში შეკვეთების დასარეგისტრირებლად საკანცელარიო მაღაზიაში ან შეუკვეთოთ იგი ონლაინ მაღაზიაში თითო 300 რუბლის ფასად.

უნდა ჰქონდეს თუ არა ორგანიზაციას შეკვეთების წიგნი, წყვეტს პირადად გენერალურ დირექტორს. მკაფიო ინსტრუქციები კანონმდებლობაში ამ ჟურნალების არსებობის აუცილებლობის შესახებ კომერციული ორგანიზაციებიარ არსებობს. ამასთან, რეკომენდებულია მინიმუმ ოთხი ბუღალტრული აღრიცხვის წიგნის შენარჩუნება HR რეგულაციებისთვის:

• აყვანის შესახებ;
• შვებულების მინიჭების შესახებ;
• წახალისების შესახებ;
• თანამდებობიდან გათავისუფლების შესახებ.

ეს არის დამსაქმებლის ყველაზე პოპულარული რეგულაციები, რომელთა ასლებსაც თანამშრომლები ითხოვენ. HR დეპარტამენტს სამი დღე აქვს მოსამზადებლად საჭირო დოკუმენტები. როდესაც არსებობს მკაფიოდ დადგენილი შენახვის წესი, მათი ძებნა უფრო სწრაფია.

როგორ შევადგინოთ ჟურნალი პერსონალისთვის შეკვეთების რეგისტრაციისთვის

თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ ჟურნალი ქაღალდის ან ელექტრონული ფორმით. ეს უფრო მოსახერხებელია ყველასთვის, რადგან მისი შინაარსი განკუთვნილია ექსკლუზიურად პერსონალის განყოფილების თანამშრომლებისთვის.

წარმოების საკითხების მოგვარება, თანამშრომლების გათავისუფლება, პერსონალის ახალი პერსონალით შევსება - ეს პროცედურები ასახავს თითოეული საწარმოს მიმდინარე საქმიანობას.

საოპერაციო საქმიანობა არ გადის კვალის დატოვების გარეშე, როდესაც შესრულება ხორციელდება მენეჯერის ბრძანებით, ბრძანებები პრიორიტეტის მიხედვით აღირიცხება პერსონალის განყოფილებაში. შექმნილია შეკვეთების რეგისტრაციისთვის სპეციალური ჟურნალი.

რა არის და რატომ არის შედგენილი?

კომპანიების მუშაობა ორგანიზებულია იმის მიხედვით რეგულირებული გრაფიკი. წარმოების სფეროებს შორის თანმიმდევრობის უზრუნველსაყოფად, მრავალი პროცესი ხორციელდება მენეჯმენტის მითითებების საფუძველზე. წერილობითი ბრძანებები. Მათ აცვიათ ადგილობრივი ხასიათი. გასათვალისწინებელია პერსონალის განხილვისათვის გაცემული სათანადოდ შესრულებული ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია.

ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ადგილობრივი ბრძანების საფუძველზე, მასში ხდება შემდეგი:

• შეკვეთის განაწილება ფუნქციური პასუხისმგებლობის მიხედვით;
• სამართლებრივი აქტების გაერთიანება;
• თანამშრომლების დაქირავება და გათავისუფლება;
• მოძრაობა პოზიციებზე, წოდებების მატებით და კატეგორიებით;
• დებულებების, ინსტრუქციების, წესების დამტკიცება;
• სხვადასხვა საწარმოო საქმიანობა.

ენიჭება ორდერის ხასიათის მიმდინარე დოკუმენტების გათვალისწინების ვალდებულება HR დეპარტამენტის თანამშრომლები. მათი დახმარებით ხორციელდება კონტროლი კომპანიის საბუთების ნაკადზე. საოფისე მუშაობის გამარტივებისთვის დამსაქმებლები ქმნიან ორი სახის სააღრიცხვო წიგნაკი.

ერთი აღრიცხავს ადმინისტრაციის ბრძანებებს, რომლებიც მიზნად ისახავს იმ ძირითად საქმიანობას, სადაც დამტკიცება ხდება:

• ადგილობრივი აქტები;
• საშტატო მაგიდა;
• პასუხისმგებელი პირები;
• სასერტიფიკაციო კომისიები;
• აუდიტის ჩატარება;
• სამუშაო რეჟიმი.

კიდევ ერთი ჟურნალი გაგაცნობთ მენეჯმენტის ბრძანებებს საწარმოს პერსონალთან დაკავშირებულ პერსონალის გადაადგილებასთან დაკავშირებით. კანონმდებლობაში არ არის მკაფიო რეგულაციები შესანახი სააღრიცხვო წიგნების რაოდენობის შესახებ, ამ საკითხს წყვეტს მეწარმე. შეკვეთების აღრიცხვის გამოყოფა აუცილებელია შეკვეთების კლასიფიკაციისთვის შენახვის ვადით.

მარეგულირებელი რეგულირება

გამოქვეყნებულია რუსეთის კულტურის სამინისტროს 2010 წლის 25 აგვისტოს No558 ბრძანებით. ნაშრომების სია, რომლებიც რეკომენდირებულია საწარმოებმა შექმნან თავიანთი საქმიანობის პროცესში.

თავის ძირითად პოზიციაში ის ნორმატიული აქტით არის დადგენილი. მითითებულია საკადრო დოკუმენტაციის ნაკადის ვადები, სადაც უნდა შენარჩუნდეს პერსონალის ბრძანებების რეგისტრაცია 5 თუ 75 წელი.

გამავალი ადმინისტრაციული დოკუმენტები დანომრილია მათი ფორმირების თანმიმდევრობით, დიზაინი უნდა შეესაბამებოდეს სტანდარტული ინსტრუქციები. ამის შესახებ ფედერალური არქივის No68 ბრძანებაშია ნათქვამი.

ქვეყნდება, რომ შეკვეთების კლასიფიკაცია ერთ სარეგისტრაციო რეესტრში უნდა მოხდეს დროს კალენდარული წელი , შემდეგ ისინი ინახება არქივში. არ არის აკრძალული წინა წიგნის გაგრძელება, მაგრამ ახალი ჩანაწერების მიხედვით.

ადგილობრივ გაიდლაინებს ენიჭება ცალკეული ნომრები, რომლებიც ეხება:

• კომპანიის ორგანიზაციული საქმიანობის შეკვეთები;
• ბრძანებები, რომლებიც მიმართულია პერსონალის მუშაობის რეგულირებაზე.

სარეგისტრაციო დირექტორიის შევსების სიზუსტე და ზუსტი აღრიცხვის წარმოება მოვალეობის შესრულების ძირითადი მოთხოვნებია. HR სპეციალისტები. ადმინისტრაციული დოკუმენტების შენახვის ვადები შექმნილია იმისთვის, რომ მოხდეს ჩანაწერების გამოყენება ხელისუფლების მოთხოვნის საფუძველზე სახელმწიფო დონეზედა ასევე, თუ საჭიროა თანამშრომლების მონაცემები.

დამსაქმებელსა და პერსონალს შორის ურთიერთობა განსხვავებულია. თუ მოხდა საკამათო სიტუაცია და წარდგენილია სასამართლოში ზემდგომ ორგანოში, ჟურნალში ნაპოვნი ბრძანება საშუალებას მისცემს კონფლიქტის გადაჭრას დავის მხარეთა ქმედებების კანონიერების დადასტურებით ან უარყოფით.

ერთიანი ჟურნალის ფორმა, რომელშიც მიმდინარეობს ბუღალტრული აღრიცხვა, ასევე გამავალი ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. თითოეულ ორგანიზაციას უფლება აქვს საკუთარი შეხედულებისამებრ განავითაროს პუბლიკაცია, მაგრამ ის უნდა შეესაბამებოდეს სტანდარტული ნიმუშებიგათვალისწინებულია საოფისე სამუშაოებში.

დოკუმენტის სტრუქტურული გვერდი-გვერდი ქვედანაყოფის სარეკომენდაციო ბუნება, ისევე როგორც თითოეული ფურცლის სვეტი, სადაც შეიტანება საწარმოს მენეჯმენტის შეკვეთები ძირითადი წარმოებისთვის, მოიცავს შემდეგი ნივთები:

• სატიტულო გვერდის დიზაინი;
• პასუხისმგებელი პირის დანიშვნა;
• რეგისტრირებული შეკვეთების სია.

მთავარი გვერდიშეიცავს:

• Კომპანიის სახელი;
• წიგნის დანიშნულება;
• სააღრიცხვო ოპერაციების დასაწყისი და დასრულება თარიღის მიხედვით.

პასუხისმგებელი პირების შესახებ ინფორმაციის სვეტში უნდა მიუთითოთ:

• სპეციალისტების სახელები, რომლებსაც ევალებათ ჩანაწერების წარმოება, ჟურნალის შევსება;
• დაკავებული თანამდებობა, რის საფუძველზე ასრულებენ თანამშრომლები დავალებას;
• შესრულებული ვალდებულების დამადასტურებელი ხელმოწერა.

ჟურნალის საფუძველია გვერდები, სადაც ჩანაწერები ხდება:

• ადგილობრივი აქტები მინიჭებული სერიული ნომრებით;
• შექმნილი შეკვეთის თარიღები;
• რა ნომრით გაიცა ბრძანება;
• დოკუმენტის დასახელება ნაშრომის მიზნის შეჯამების სახით;
• გამოქვეყნებული გვერდების რაოდენობა;
• სრული სახელები ოფიციალური პირებივისთვისაც შემუშავდა დოკუმენტი.

სარეგისტრაციო წიგნის დიზაინში მთავარი პირობაა მასზე გადაცემული მონაცემების სანდოობა. გამორიცხულია კორექტირება, გადაკვეთა და კორექტირება სპეციალური ნივთიერებებით.

მოთხოვნები შევსებისა და ნიმუშისთვის

ჟურნალს, რომელშიც ჩაწერილია პერსონალის ბრძანებები, აქვს მსგავსი სტრუქტურა; განსხვავებები მათ სახელებშია, ასევე პერსონალური ინფორმაციის აღნიშვნაში იმ პირების შესახებ, რომლებზეც გაიცა ბრძანება.

პერსონალიზებული ბრძანება არეგულირებს კონკრეტული თანამშრომლების ან მთელი დეპარტამენტის პასუხისმგებლობებს. ადგილობრივი დოკუმენტი ავრცელებს თავის ეფექტს ჩვეულებრივ სპეციალისტზე, მთავარი ბუღალტერების დანიშვნა და გენერალური დირექტორებიჩაწერილია ცალკე წიგნებში.

პერსონალის ზოგადი წესით მიღებული ბრძანებები, გარდა მათი აყვანისა და გათავისუფლებისა, მიუთითებს:

• სხვა თანამდებობებზე გადასვლა;
• სამუშაო პროცესების ერთობლიობა;
• ხელფასის ცვლილებები;
• მივლინებები, არდადეგები;
• ჯილდო;
• თანამშრომლის პირადი მონაცემების შეცვლა.

ნიმუშების გამოყენებით ხედავთ როგორ ივსება სარეგისტრაციო კოლექციები. თუ პერსონალის ოფიცერი შეიძენს რამდენიმე ეგზემპლარს, მას ხელთ ექნება სხვადასხვა წარმოშობის საწარმოო საქმეების დამუშავების რეესტრები.

სათაურის გვერდი შემდეგი ფორმატით არის:

საჭირო მიმართულების წიგნის შექმნისას, კონტრაქტორს მოუწევს მიუთითოს მთავარი გვერდი, შეკვეთების რომელი ჯგუფი ჩაიწერება აქ.

პერსონალის ოფიცერს შეუძლია გვერდი-გვერდ სექციების მოხაზვა საჭიროებისამებრ; ზედმეტი სამუშაო არავის სჭირდება.

ცალკე ფურცელი იქმნება პასუხისმგებელი თანამშრომლებისთვის, რომლებმაც უნდა გააკეთონ ჩანაწერები.

თითოეული გვერდის კომპეტენტური დიზაინი გამოიწვევს მხოლოდ ხელსაყრელი შედეგების მისაღწევადფისკალური ორგანოების მიერ შემოწმების შემთხვევაში ეძებს საჭირო ბრძანებას. დოკუმენტაციის სიზუსტე წონას ანიჭებს საწარმოსა და მასში მომუშავე გუნდის იმიჯს.

ჟურნალის შედგენა

სარეგისტრაციო წიგნები განკუთვნილია კომპეტენტური საოფისე მუშაობა. კლერკის მოვალეობებს უპირველეს ყოვლისა ასრულებენ თანამშრომლები HR დეპარტამენტიან ოფისი.

მიუხედავად იმისა, თუ ვინ ასრულებს ასეთ ფუნქციას, ჟურნალების შედგენა და დოკუმენტაციის რეგისტრაცია დაქვემდებარებულია. ერთიანი წესები:

• გაითვალისწინოს ყველა მიმდინარე ნაშრომი, აღმასრულებელი, მითითება;
• ჩაწერეთ მიმოწერა ერთხელ, მისი მოძრაობები მასშტაბით სტრუქტურული დანაყოფებიარ არის დაფიქსირებული;
• რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტური ტიპის, ავტორის შინაარსის მიხედვით;
• გამავალი შეკვეთის ჩაწერის თარიღი გაერთიანებულია მისი ხელმოწერის დღესთან.

ნომრები ენიჭება დოკუმენტებს წლის განმავლობაში მათი მიღების თანმიმდევრობით; მათი გამეორება შეუძლებელია ძიების ფუნქციის სანდოობის უზრუნველსაყოფად. ამ მიზნით მოწოდებულია დოკუმენტები, გარდა სარეგისტრაციო ნომრები, ინდექსირება - დამატებითი სიმბოლოები . ჩანაწერები ინახება მთელი წლის განმავლობაში, მაგრამ არ არის აუცილებელი ნახევრად ცარიელი წიგნის დახურვა, საკმარისია მათი ხაზით გამოყოფა და დაწყება. Ახალი წელი No1-ით რეგისტრაციიდან.

თქვენ შეგიძლიათ გაიგოთ, თუ რა სახის ჟურნალები უნდა არსებობდეს და როგორ გააშუქოთ ისინი ამ ვიდეოდან.