Domácí podnikání 

Proč automatizovat obchodní proces? Automatizace podnikových procesů: co to je, fáze, cíle a záměry, jak automatizovat podnik Co je to automatizace procesů

Případy neúspěšné podnikové automatizace se vyskytují poměrně často. Než se tedy pustíte do tohoto velmi pracného a drahého podniku, je vhodné pochopit, proč je automatizace vůbec potřeba. A jaké problémy se s jeho pomocí mají řešit.

Odborníci obvykle rozdělují proces podnikové automatizace do několika fází:

1. Analýza podnikových procesů, jejich adaptace či revize.

2. Stanovení skutečných potřeb automatizace.

3. Výběr softwarových řešení nebo vývoj specializovaného softwaru.

4. Implementace softwaru v podniku a školení personálu v jeho používání.

Navíc první dvě fáze nejsou v žádném případě méně důležité než poslední.

Stojí za to začít s definicí. Podnikový proces je systém po sobě jdoucích, účelných a regulovaných činností, ve kterých se pomocí kontrolních akcí a pomocí zdrojů přeměňují procesní vstupy na výstupy, výsledky procesů, které jsou cenné pro spotřebitele. A obchodní proces z pohledu informačních technologií je udržitelný informačního procesu(posloupnost práce) související s výrobou ekonomická aktivita a obvykle se zaměřují na vytváření nové hodnoty. Podnikový proces zahrnuje hierarchii vzájemně souvisejících funkčních činností, které implementují jeden (nebo více) obchodních cílů společnosti v informačním systému společnosti, například řízení a analýzu výstupu produktu nebo podporu zdrojů pro výstup produktu (produkty jsou chápány jako zboží, služby, řešení, dokumenty).

Poznámka: Poměrně často chtějí manažeři s pomocí automatizace koordinovat práci společnosti. Rozhodně, moderní management Je těžké si to představit bez informačních systémů. Ale automatizace neopraví chyby v organizaci obchodních procesů.

Například, Pokud má podnik velké množství informací, které je nemožné zpracovat ručně nebo pomocí zastaralých systémů, pak je automatizace cestou ven. Pokud potřebné informace prostě neexistují nebo jsou nespolehlivé, manažeři dělají chyby, práce oddělení není koordinována, pak je třeba změnit systém řízení – zde žádná automatizace nepomůže.

Proto Manažer musí nejprve střízlivě posoudit situaci a pochopit, zda automatizace vyřeší problémy, které se ho týkají.

Automatizace obchodních procesů na moderní jeviště vývoj je schopen řešit následující úkoly:


  • Zvýšení rychlosti zpracování firemních informací (například rychlejší průchod aplikace z obchodního oddělení do skladu).
  • Zvýšená obchodní transparentnost (například můžete rychle zobrazit dluh protistran).
  • Kontrola nad množstvím informací (např. klienti mohou sami zadávat požadavky přes internet).
  • Koordinace akcí (například položka již rezervovaná pro jednoho klienta nepůjde jinému).
  • Zvyšování technologie podnikání (například ceny a daně se počítají automaticky) atd.

Automatizace přímo neovlivňuje řešení jiných úkolů, např. zvýšení toku klientů, včasné podávání zpráv nebo stanovení perspektiv rozvoje!

Proto Automatizace je obvykle nutná v následujících případech:


  • přeorientování na nové úkoly (výroba dalších výrobků, vstup na nové trhy, technické převybavení);
  • provádění reforem nebo změna zásad řízení;
  • neschopnost starého automatizačního systému vyhovět potřebám podniku;
  • příprava firmy na prodej (automatizace by měla zvýšit její tržní hodnotu).

další důležitý bod: musíte jasně definovat, ve které oblasti práce je třeba automatizovat tento moment. Pro malé společnosti to navíc není těžké. Potřebují pouze analyzovat, čí činnost ve firmě zahrnuje zpracování a ukládání velkého množství informací a generování reportů. Zpravidla se jedná o útvary, které se zabývají účetnictvím a daňové účetnictví, jsou zodpovědné za pohyb zásob apod. Existují „obecně uznávané“ procesy, u kterých otázka potřeby automatizace většinou nevzniká. Tradičně se jedná o účetnictví, pohyb zásob, mzdovou a personální evidenci. Tyto procesy jsou automatizovány od samého počátku, protože zvýšení jejich efektivity díky automatizaci bylo mnohokrát prokázáno.

Dalším způsobem, jak zjistit, co přesně je třeba automatizovat, je: pochopit, s čím přesně není manažer spokojen v současné práci organizace. Důvodem nespokojenosti může být čas potřebný k dokončení procesu, jeho cena, kvalita (počet chyb a selhání). Výrobu lze například plánovat ručně, bez použití automatizačních nástrojů. Přesnost výpočtů však zpravidla ponechává mnoho přání a doba jejich provedení je asi týden. Navíc při plánování tímto způsobem vzniká spousta chyb. A finanční náklady na „ruční“ proces se ukazují jako nepřiměřeně vysoké.

Teprve poté můžete přistoupit přímo k výběru automatizovaného systému.

Přednost se obvykle dává programu, který nejlepší způsob sedí technické požadavky a v budoucnu se nestane překážkou růstu informací. Bohužel je téměř nemožné najít hotový systém, který by dokázal na sto procent uspokojit potřeby firmy. Zbývá tedy vybrat nejvhodnější softwarový produkt z hlediska funkčnosti a ceny.

Všechny automatizační systémy lze rozdělit do dvou tříd: tuhé, se sadou standardních nastavení (například mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) a flexibilní, s možností měnit jejich funkce (například 1C, Microsoft Axapta). Toto rozdělení platí pro všechny programy- od jednoduchých řešení místních problémů až po komplexní automatizační systémy pro velké podniky.

Odborníci doporučují: určit, zda je potřeba pevný nebo flexibilní systém konkrétní případ, je nutné pochopit, jak se podnik a jeho obchodní procesy změní v průběhu příštích dvou až čtyř let. Pokud organizace funguje stabilně a v blízké budoucnosti se neplánují zásadní změny v jejím systému řízení, můžete vyzkoušet rigidní systémy, včetně těch západních. Mají nepopiratelnou výhodu – jsou to kompletní a efektivní řešení, která zahrnují ty nejlepší manažerské úspěchy. Zvolením takového systému však bude společnost nucena „přizpůsobit“ svou práci modelu podnikových procesů, který je v něm implementován. Pro domácí podniky to není vždy možné. Pokud je podnik často reformován a systém řízení ještě není dokončen, potřebuje společnost flexibilní systém, který lze upravovat bez větších nákladů. Takové produkty jsou dostupné na trhu. Na jejich základě lze navíc implementovat hotová řešení.

Říká se, že kdo žije v minulosti, nemá budoucnost. Totéž lze říci o organizacích, které odmítají přijmout vše, co moderní technologie nabízí. Dnešní obchodní svět je rychlý a často je těžké držet krok s neustále se měnícími trendy. Navíc je těžké splnit očekávání zákazníků, kteří očekávají okamžitou reakci na jejich požadavky. Jedním ze způsobů, jak držet krok s technologií a dobou, je. Software pro automatizaci obchodních procesů umožňuje automatizovat časově náročné úkoly, zefektivnit operace a zvýšit efektivitu společnosti. nová úroveň. Obchodní automatizace navíc umožňuje vašim zaměstnancům využít své dovednosti k dokončení zadané práce, aniž by ztráceli drahocenný čas rutinními úkoly.

Výhody software k automatizaci obchodních procesů

Podle studie zveřejněné v roce 2013 společností CompTIA existuje pět oblastí, ve kterých společnosti věří, že software pro automatizaci obchodních procesů může pomoci zlepšit výsledky: úzká místa, která zpomalují práci (48 % respondentů, stejné úkoly (46 % respondentů), špatné); komunikace mezi odděleními (39 % respondentů), potíže s lokalizací dokumentů (33 % respondentů) a netransparentnost obchodních procesů (27 % respondentů).

Zejména lze optimalizovat různé procesy, jako například:

  • Správa dokumentů
  • Automatizace toku dokumentů
  • Oznámení o úkolech od e-mailem
  • E-mailové marketingové kampaně
  • Díkůvzdání dopisy
  • Upomínky plateb
  • Ověřování a schvalování dokumentů
  • Řízení požadavků zaměstnanců

Rozhodněte, které pracovní postupy budou automatizovány. Poté je můžete modernizovat rozdělením na etapy a nastavením varování a schvalování. Tímto způsobem budete simulovat skutečné procesy, které se obvykle provádějí ručně. Mezi oblíbené využití automatizace patří marketing, správa zákazníků a zákaznická podpora.

Výhody automatizace podnikových procesů

Kromě optimalizace má implementace automatizace mnoho výhod, včetně:

  • Snížené náklady. Můžete najmout méně zaměstnanců, protože se sníží množství práce.
  • Efektivnější využití zaměstnanců. Manažeři mohou trávit více času se svými zaměstnanci a sledovat důležité úkoly, než se utápět v recenzích, schvalováních a žádostech.
  • Optimalizace spolupráce. Software pro automatizaci obchodních procesů lze použít k vytvoření prostoru pro členy týmu ke sdílení souborů a přijímání upozornění, když byly dokumenty aktualizovány, změněny nebo přeneseny z jednoho člena na druhého. To udržuje všechny ve smyčce a zlepšuje komunikaci.
  • Vylepšená zákaznická podpora. Bez automatizace obchodních procesů může být pro zákaznický servis nebo help desk obtížné sledovat všechny požadavky. S dotazovacím softwarem vám žádný klient neunikne. To pomůže pracovníkům podpory reagovat na požadavky zákazníků rychleji a efektivněji a zvýšit spokojenost zákazníků.
  • Zlepšená celková produktivita. Automatizací obchodních procesů se snižuje počet manuálních chyb a zaměstnanci se více soustředí na svou práci.
  • Zvýšená spokojenost zaměstnanců. Podle údajů 55 % zaměstnanců hodnotí svou schopnost využívat své dovednosti a silné stránky jako „velmi důležitý“ faktor pro pocit spokojenosti se svou prací. Když zaměstnance zbavíte rutinních úkolů, budou mít více času na práci, kterou umí nejlépe.

Výběr správného softwaru pro automatizaci obchodních procesů

Při výběru je důležité vzít v úvahu mnoho faktorů, včetně ceny, která odpovídá vašemu rozpočtu, řešení, které se integruje s vašimi současnými aplikacemi, a pověsti a schopnosti dodavatele nabídnout vám vysoce kvalitní řešení a kvalitní služby. Na co čekáš? Udělejte krok do budoucnosti a zvyšte provozní efektivitu pomocí automatizace obchodních procesů.

Co je automatizace podnikových obchodních procesů Je to schopnost uvolnit zdroje, včas reagovat na změny trhu, rychle se rozhodovat a plánovat další akce. To je důležité pro každou organizaci, která má v úmyslu růst a rozvíjet se moderní podmínky tvrdá konkurence a neustálý multitasking. To je součást úspěchu, bez toho bude těžké dosáhnout výsledků. Zbývá zjistit, jak implementace ovlivní zlepšení výkonnosti společnosti.

co to je

Vedení podniku často vynakládá velké úsilí na dosažení cílů a zvýšení efektivity týmová práce personál. Uvědomují si, jak moc závisí na jasném a koordinovaném výkonu funkcí každého zaměstnance v celé organizaci.

Snaha o to, aby jedno oddělení dokončilo svou část úkolu bez interakce s ostatními odděleními, přináší více škody než užitku. Zaměstnanci, jejichž cílem je vyrovnat se s daným úkolem, aniž by přemýšleli o řešení problému nebo dosažení společný cíl– v důsledku toho získáme několik odpojených, špatně provedených částí jednoho celku.

Automatizované obchodní procesy umožňují pracovníkům vizualizovat jejich vlastní roli při vytváření konečného produktu. To přináší pozitivní dynamiku, protože lidé jasně vidí, co se nakonec stane, když budou jednat společně.

Automatizaci lze použít v jakékoli oblasti činnosti organizace. Spolu se stanovením cílů to zahrnuje HR, prodej, marketing, přípravu jednotky výroby, dokonce i sloučení s malou firmou.

Chcete-li dosáhnout optimalizace, musíte vytvořit správný základ:

    Určete, jaká data a materiály jsou nutné k dokončení celého výrobního cyklu jednotky produktu a zajistěte jejich dostupnost.

    Vytvořte ověřený algoritmus bez zbytečných prvků, podle kterého bude program nebo člověk neustále fungovat.

    Předem určete výsledek, na který jsou vynaloženy časové zdroje a vynaložené úsilí.

Proces řízení podniku je konceptem rozvoje organizace. Jeho hlavním úkolem je zavést automatizaci do řízení a zlepšit efektivitu podnikání.

Co VRM dělá:

    studuje, co firma dělá, co se v ní děje;

    hledá nesrovnalosti, potíže, zpomalení provozu, využití ruční práce tam, kde lze využít mechanizovanou nebo automatickou práci;

    hledá způsoby, jak zlepšit každé zjištěné porušení.

Využití podnikového systému automatizace obchodních procesů umožňuje organizaci být flexibilní a rychle se přizpůsobit změnám v okolním podnikatelském prostředí. S jejich pomocí se identifikují slabá a zranitelná místa jednotek a vyberou se způsoby posílení.

Je to částečné nebo úplný překlad opakování cyklů a úkolů pod kontrolou. V důsledku toho se uvolňuje čas a finance zaměstnanců, zvyšuje se produktivita práce a zvyšuje se také efektivita.

Historie stvoření

Tento termín poprvé použili strojní inženýři ve 20. letech minulého století. Zpočátku byl používán pouze ve vztahu k výrobním fázím, ale nyní byl přehodnocen a používán mnohem více.

V 80. letech vyvinuli trochu jiný přístup k teorii, podpořený ekonomickými výpočty a výpočetní technikou. V té době kopírování a tiskařské stroje a poté PC. Ještě většího průlomu bylo dosaženo s rozvojem internetu. Nyní se používají k vývoji originálních přístupů k automatizaci podnikových procesů, nastavování nových problémů a jejich řešení.

V moderním podnikatelském prostředí se aktivně rozvíjí a existují pro něj neobvyklé oblasti použití. Takto je možné dosáhnout optimalizace v mnoha odděleních. To je možné díky rozdělení na samostatné etapy pro realizaci a realizaci vývoje.

Hlavní směry rozvoje

Zpravidla se provádí ve 2 stejně důležitých oblastech:

    Výrobní podnikové procesy. V závislosti na aktivitách společnosti to může být prodej, komunikace s návštěvníky nebo výroba. Jde o přímé zvýšení ukazatele - zvýšení objemů nebo kvality, ziskovosti podniku jako celku.

    Podpůrný. Neméně vážný průmysl. To zahrnuje reporting, kancelářské práce, účetnictví a další. To nemá přímý vliv na zvýšení zisku, ale pomocí automatizace je možné snížit náklady na hodiny a peníze na provádění monotónní práce.

Cíle a cíle automatizace podnikových procesů

Tento systém má za cíl automatizovat vše, co funguje pomalu nebo špatně, odstraňovat nesrovnalosti a prvky, které zpomalují výrobu. Může se jednat o náměstka navíc s minimálním souborem povinností, bez něhož jdou papíry přímo řediteli a jsou rychle vyřešeny.

Patří sem sekundární zprostředkovatelé, kteří zdržují dodání konečnému spotřebiteli a účtují poplatky za skladování. Statistiky ukazují, že často stačí mít jednoho důvěryhodného dopravce a ne mnoho malých zbytečných společností, které mohou v nečekané chvíli selhat.

Takovými inhibičními prvky jsou stará zařízení, vzdálený sklad, chybějící další školení pro nové zaměstnance, dokonce i příliš dlouhý dopravní pás ovlivňuje rychlost výroby a vytváří ušlé zisky. Toto je pouze část procesu optimalizace.

Mezi hlavní úkoly patří:

    organizace bezpečného ukládání informací a programových prvků;

    podpora fungování na vysoké úrovni;

    rychlá příprava a tisk dokumentů pro dodavatele, partnery, kontraktory od faktur až po obchodní návrhy;

    generování zprávy o stavu společnosti za libovolnou dobu;

    revize finanční náklady ve vztahu k zaměstnancům zvýšení efektivity využívání hodin zaměstnanců zavedením automatických činností stejného typu;

    zlepšení kvality návštěvnického servisu;

Příklady a nápady

Tak je možné uvolnit lidské a finanční zdroje, zvyšuje se produktivita práce, strategie rozvoje funguje efektivněji.

Většina společností nedodržuje jasný sled akcí. V důsledku toho jsou manažeři neustále zaneprázdněni, nikdo neví, kdy bude projekt dokončen a v jaké fázi se dnes nachází, mnoho úkolů a kontrol zaměstnanců se duplikuje. Ukazuje se, že všichni jsou zaneprázdněni a proces je extrémně pomalý.

Ale musíme jednat jinak. Jeden manažer by měl mít ve svém denním plánovači tolik projektů, kolik může reálně dokončit. Jeho cílem je kontrolovat je, sledovat provádění a podávat zprávy o výsledcích. Pokud za to utratíte více, všechny nebo některé z nich se zhorší nebo zpomalí. V mnoha organizacích však stejný úkol kontroluje několik lidí najednou.

Všichni zaměstnanci, kteří jakkoli interagují mezi sebou nebo s výrobou, se účastní obchodních procesů. Optimalizace proto často začíná u personálu.

Někdy tento postup pomáhá organizovat i jednoduché, ale časově náročné úkoly:

    výpočet slev;

    Vedení statistik;

    zpracování přijatých objednávek;

    systematizaci jakýchkoli dat.

Je jich mnoho úspěšné příklady jeho aplikaci. Pokud budete realizovat objednávky materiálu nebo výrobků na prodej, nedojde k prostojům a přetížení skladů stejným typem výrobku.

Hlavní výhody

Proč je to potřeba - hlavním bodem je zde založit efektivní práce maximální výkon a zisk. Cílem zde není nahrazovat nebo přerozdělovat zaměstnance provádějící podobné operace s roboty. Díky optimalizaci se tito pracovníci zbaví každodenní rutiny drobných reportů a opakujících se úkonů, které jen zabírají pracovní doba a zabrání vám přejít na smysluplnější, zajímavější nebo průzkumnější úkoly.

Lidé se lépe koordinují společné aktivity, protože pracují společně a prostřednictvím stejných programů. Koherence tak bude vyšší a výsledek bude přesnější. Z těchto důvodů nyní automatizaci přijímá více velkých i malých organizací. Hlavní výhody:

    akce zaměstnanců budou více koordinované;

    sníží se počet chyb způsobených lidským faktorem;

    ruční rutinní práce bude nahrazena mechanikou nebo automatickým zařízením a zrychlí se reprodukce cyklů;

    zevnitř se podnik stane transparentnějším a technologicky vyspělejším;

    kvalita prováděných úkolů se zvýší;

    Bude snazší se rozhodovat pro standardní situace;

    velké objemy budou snadněji zpracovatelné.

Trendy, technologie a zkušenosti v automatizaci podnikových procesů

Postupně se objevují osvědčené cesty, jejichž pohyb vede ke zvyšování zisků a minimalizaci ztrát. Jedním z nich je použití speciálních Low-code platforem.

Takové programy umožňují manažerům řešit problémy rozvoje podnikání poměrně rychle. Za tímto účelem je zabudováno několik pohodlných uživatelských nástrojů. S jejich pomocí můžete simulovat aktuální situaci a provádět změny. Je tak možné radikálně zkrátit dobu implementace IT řešení, která pomáhají organizacím přizpůsobit se neustále aktualizovanému prostředí.

Jaké funkce mohou být vyžadovány

Protože všechny obchodní procesy se obvykle skládají z různých prováděných akcí odlišní lidé, software musí být schopen prezentovat všechny body v grafické a vizuální podobě. Zaměstnanci tak pochopí, co je třeba udělat a jak. A management hledá, kde by mohl optimalizovat.

Všechny programy vyžadují intuitivní menu a snadné použití. Pro každého zaměstnance je důležité umět software používat, takže pro průměrné a velké firmy cloudové úložné systémy jsou často na prvním místě. Přístup sem se otevírá kdekoli na světě, aniž byste byli vázáni na konkrétní počítače nebo tablety.

Software by měl mít upozornění pro účastníky optimalizace a možnost zasílat upozornění o dokončené fázi. Vyžaduje schopnost řídit několik obchodních procesů současně vedoucích ke společnému cíli. Zavedení slev na skupiny zboží a souběžný odpis zůstatků tedy vedou k optimalizačnímu postupu a ke zvýšení zisku.

Řízení přístupu funguje samostatně. Ne všichni zaměstnanci potřebují všechny analytické informace současně, takže taková data vyžadují samostatný záznam podle role.

Jak automatizovat své podnikání

Nejprve si uvědomte, že je to nutné. Když zisky přestanou růst, objevují se časté a nepříjemné komplikace jednoduché procesy- je čas napravit situaci. Důležité je nezastavovat se a neustále se rozvíjet, aby se konkurenti nedostali dopředu. Většina manažerů začíná proces něčím, co trvá mnoho hodin a je často stejného typu: účetnictví a skladové účetnictví, tok dokumentů, marketing.

Jak začít:

    Cloudové technologie. Pokud společnost nemá vlastní server, pak je to skvělý způsob pro malé a střední podniky.

    Komunikace mezi stroji. Volby mezi dvěma různými stroji nebo komplexními obchodními procesy eliminují lidské chyby.

    Obvykle se používá ve velkých organizacích ke zjednodušení zpracování databáze.

    Analýza v tuto chvíli. Postupně se software vyvíjí a sledování změn a zpráv je k dispozici, kdykoli je to vhodné. Díky tomu se můžete rychle rozhodovat.

Chcete-li zjistit, jak nejlépe automatizovat svůj podnik, měli byste kontaktovat společnost Cleverence. Společnost pomůže analyzovat výrobu a vybrat nejlepší způsoby optimalizovat náklady a zvýšit ziskovost.

Etapy automatizace podnikových procesů

Existuje několik po sobě jdoucích bodů:

    Přípravné. Vyhledávání a popis existujících problémů, počet zaměstnanců, kteří budou programy využívat.

    Analýza. Vývojáři studují vnitřní předpisy, vedou pohovory s vedoucími oddělení a zjišťují skutečný stav.

    Příprava technických specifikací. Toto je dokument, který uvede všechny nuance a funkčnost budoucího softwaru.

    Příprava prostor. Všechna místa, kde se zavádějí inovace.

    Instalace a konfigurace systému. Pak se vše testuje.

    Vzdělání. Aby nebylo vše vytvořeno nadarmo, měl by být personál proškolen v používání softwaru.

    Zkouška. Pracovníci zde pod dohledem tvůrců testují fungování automatizace.

    Nastavení. Úpravy se provádějí na žádost zákazníka.

    Uvedení do provozu.

Klíčové oblasti a software

Je důležité pochopit, že k úkolu je potřeba přistupovat komplexně a zaměřit se nikoli na strukturu firmy, ale na procesy v ní probíhající. Tento přístup učiní podnik flexibilnější, zkrátí reakční dobu na náhlé potíže a urychlí tvorbu finálního produktu. Vše, co se v organizaci děje, je individuální. Ale hlavní rozdělení jsou vždy podobná.

Řízení

    kontrola rozpočtu;

    bezpečnost informací a ekonomika;

    řízení;

    právní podporu.

Neustále se měnící podmínky na trhu, vysoké rychlosti při rozhodování vyžaduje multitasking při správě aktiv a potřeba snižovat rizika moderní přístupy k organizaci hospodářské činnosti. Cesta ven ve stále složitějším vnitřním a vnější prostředí podnik se stává komplexní automatizace podnikové procesy. Uvolňuje vzácné zdroje pro strategické plánování a soustředění managementu na klíčové oblasti práce společnosti. Povíme si, co je automatizace a ERP systém, proč je potřeba procesní přístup a jaký software je nejoblíbenější ve světě a v Rusku.

Obchod a automatizace: včera, dnes, zítra

Obchodní automatizace je částečný nebo úplný převod stereotypních operací a obchodních úkolů pod kontrolu specialisty informační systém nebo hardwarový a softwarový komplex. Výsledkem je uvolnění lidských a finančních zdrojů pro zvýšení produktivity práce a efektivity strategického řízení.

Automatizace se obvykle provádí ve dvou směrech:

* Automatizace hlavních obchodních procesů: například řízení prodeje nebo zákaznických služeb. V tomto případě se provádí za účelem přímého zvýšení objemu prodeje, počtu vyrobených produktů a zvýšení ziskovosti celého podnikání jako celku.
* Automatizace podpůrných procesů, jako je účetnictví, výkaznictví, kancelářské práce. Taková automatizace nemá přímý vliv na zvýšení příjmů, ale pomáhá zkrátit čas a náklady na rutinní práci.

Hlavní cíle obchodní automatizace jsou následující:

* účinná podpora provozní činnosti podniku, organizace účetnictví a kontroly;
* příprava jakýchkoli dokumentů pro partnery, včetně faktur, faktur, zpráv o odsouhlasení a obchodních návrhů;
* rychlý příjem zpráv o stavu věcí ve společnosti po libovolnou dobu;
* optimalizace osobních nákladů, zvýšení efektivity využívání pracovní doby osvobozením zaměstnanců od rutinní práce;
* minimalizace negativního dopadu „lidského faktoru“ na nejdůležitější obchodní procesy;
* bezpečné ukládání informací;
* zlepšování kvality služeb zákazníkům.

Automatizace podnikových procesů může výrazně zlepšit kvalitu řízení ve firmě a kvalitu jejího produktu. Poskytuje řadu významných výhod pro podnik jako celek.

* Zvýšená rychlost zpracování informací a řešení opakujících se úloh.
* Zvyšování transparentnosti podnikání a jeho technologické efektivity.
* Zvýšená koordinace jednání zaměstnanců a kvalita jejich práce.
* Schopnost ovládat velké množství informací.
* Automatizace ruční práce.
* Snížení chyb a zvýšení přesnosti ovládání.
* Paralelní řešení několika problémů.
* Rychlé rozhodování ve stereotypních situacích.

V důsledku automatizace řízení podnikových procesů obdrží vedoucí podniku více informací analyzovat obchodní procesy ve formě podrobných analytických zpráv a má schopnost efektivně řídit společnost s přihlédnutím k externím i interním ukazatelům.

Například při používání softwaru First Form se v prvních šesti měsících provozu zvyšují nejdůležitější ukazatele výkonnosti společnosti:

* přesnost plánování - o 40 %;
* celková účinnost - o 50 %;
* úspora času manažera o 80 %.

Většina společností začíná s automatizací rutinními, pracně náročnými procesy a také operacemi, které významně ovlivňují zisky a výnosy: finance a účetnictví, tok dokumentů, výroba a řízení zásob. Automatizace takových oblastí činnosti, jako je řízení podniku, marketing, řízení kvality a externí komunikace ve většině ruských podniků to teprve začíná.

V souvislosti s ekonomickou krizí se priority v oblasti automatizace podnikových procesů poněkud mění. Mezi hlavní trendy aktuální sezóny patří:

1. Použití cloudových technologií. Hlavní rozdíl mezi touto metodou automatizace je v tom, že společnost nemá vlastní server. Takové systémy jsou mezi malými podniky velmi oblíbené, protože stojí výrazně méně než tradiční možnost.
2. Aktivní automatizace marketingových nástrojů: implementace CRM-systémy, automatizační systémy kontextová reklama a BI systémy.
3. Vývoj komunikačních technologií stroj-stroj. Vznikající trend M2M – Machine to Machine – předpokládá minimální lidskou účast na těchto procesech, kde je to možné, protože zvyšující se složitost obchodních procesů a zařízení ne vždy umožňuje člověku adekvátně posoudit a reagovat na měnící se situace.
4. Aplikace nástrojů velká data . Dalším trendem ve vývoji automatizace obchodních procesů je pozornost věnovaná velkým datům a souvisejícím obchodním analytikám. Žádané velkými společnostmi, protože zpracování velkých dat vyžaduje specializované drahé vybavení.
5. Analýza dat v reálném čase. Podnikové automatizační systémy se budou vyvíjet směrem ke zpracování transakcí v reálném čase, což povede k plně synchronizovaným operacím.

Klíčové oblasti a software pro automatizaci obchodních procesů

Jednou z hlavních podmínek pro automatizaci podnikání je využití procesního přístupu ze strany podniku. Tento pojem je chápán jako přístup, který definuje chápání činnosti společnosti jako sítě obchodních procesů, které jsou nerozlučně spjaty s jejími hlavními cíli, cíli a posláním. Procesní přístup, na rozdíl od strukturálního přístupu převládajícího v mnoha společnostech není zaměřena na stávající Organizační struktura podniků, ale na skutečných obchodních procesech, jejichž konečným výsledkem je vytvoření služby nebo produktu.

Procesní přístup pomáhá zvýšit flexibilitu podnikání, zkrátit reakční dobu na změny v prostředí a zlepšit výkonnost společnosti.

Každý obchodní proces ve firmě se skládá ze souboru jednotlivých operací s pořadím provádění určeným technologií nebo instrukcemi. Nezbytnými charakteristikami podnikového procesu jsou cesty a pravidla, stejně jako vstupy, výstupy, spotřebované zdroje, účastníci a vlastníci.

Před zahájením automatizace podnikových procesů je nutné provést práci na jejich izolaci a popisu a také je klasifikovat jako skupinu hlavních nebo pomocných procesů. Jedná se v praxi o poměrně zdlouhavý postup, vyžaduje účast všech oddělení společnosti v úzké spolupráci.

Typy a počet obchodních procesů jsou pro každou společnost individuální. Všechny diferencované obchodní procesy pak lze integrovat do několika hlavních oblastí, z nichž pro každou lze automatizaci provádět jak jako celek, tak v rámci samostatného procesu:

1. Ovládání:

* strategické řízení;
* ekonomické zabezpečení;
* právní podpora;
* Manažerské účetnictví;
* rozpočtování;
* Zabezpečení informací.

Můžete použít softwarový systém 1C: Enterprise, řídicí modul systémy SAP R/3.

2. Marketing a prodej:

* management marketingové aktivity;
*PR;
* management reklamní aktivity;
* vedení prodeje;
* Řízení vztahů se zákazníky (CRM).

K automatizaci této oblasti se často používá software: CRM systémy - Megaplan, 1C:Bitrix24, Clientbase.ru, správa reklamy - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, správa stránek (CMS) - Bitrix, UMI, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) atd.

3. Výroba:

* management výrobní procesy;
* řízení zásob podniku;
* řízení dodávek materiálu;
* řízení výrobních zařízení;
* logistický systém.

Softwarové produkty: Kraft systémy, USU, výrobní modul AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse a Sales.

4. Řízení kvality:

* systém managementu kvality (QMS);
* kontrola kvality produktů a produkční ukazatele;
* práce se stížnostmi.

Použitý software: „Indicator Administrator“, „FINEX: Quality Management“, „Master: Quality Management“, Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Personální management:

* personální výběr;
* školení a rozvoj personálu;
* personální účetnictví;
* motivace a odměňování

Softwarové produkty: „E-Staff Recruiter“ od Datex Software, „1C: Salary and Personnel Management“, Oracle/Personnel Management, „Pharaoh“, „BOSS-HR Manager“.

6. Finance:

* Účetnictví;
* daňové účetnictví;
* finanční plánování;
* vedení vypořádání s klienty;
* výpočet mzdy zaměstnanci podniku.

Automatizační software: „1C: Účetnictví“, „1C: Plat“, „AuditExpert“, „Master of Financial Analysis“, „Fingrand“.

7. Organizace činnosti společnosti:

* tok dokumentů;
* sekretariát.

Softwarové produkty: „1C: Document Management“, „E1 Euphrates“ od Cognitive Technologies, „Master Doc“ od Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: nová etapa ve vývoji automatizačních systémů

„Ostrovní“ automatizace jednotlivých obchodních procesů společnosti se dříve nebo později stane neúčinnou, protože pokusy o kombinaci několika různé systémy automatizace nejčastěji selhávají. Při implementaci „ostrovního“ přístupu je cílem zvýšit celková účinnost Práce podniku obvykle není inscenována.

Naproti tomu komplexní podnikový automatizační systém je systém pro řízení finanční a ekonomické činnosti podniku a zajišťuje vedení provozní, manažerské a účetní evidence obecně.

Pojem integrovaný systém podnikový management - ERP - byl vyvinut již koncem 80. let minulého století. Na počátku 90. let si začal získávat na popularitě, když se začaly objevovat řídicí systémy, které by tento koncept mohly realizovat. ERP systém je založen na principu vytvoření jednotného informačního prostoru, který pomáhá v reálném čase sledovat veškeré informace o obchodních procesech ve všech odděleních společnosti.

ERP systémy jsou postaveny na modulární bázi a jejich struktura předpokládá přítomnost samostatných bloků, odpovědný pro konkrétní proces. Díky tomuto organizačnímu principu je možné funkcionalitu celého systému zpřesňovat a rozšiřovat podle toho, jak se objevují nové technologie, změny legislativy nebo potřeby zákazníků.

Většina ERP systémů obsahuje následující skupiny modulů:

* logistika;
* Výroba;
* marketing
* poskytování;
* odbyt;
* jiný.

V Rusku se systémy ERP objevily až na konci minulého století a zpočátku je používaly výhradně velké společnosti, ale dnes jsou implementovány v podnicích jakékoli velikosti.

Po implementaci ERP systému může společnost přestat používat četné nesourodé programy pro práci s financemi, skladem, kanceláří a logistikou. To zase umožní podnikům výrazně snížit náklady na IT podporu.

V roce 2016 podle hodnocení poradenská společnost Panorama Consulting Solutions, tři největší lídři na globálním trhu ERP systémů, zahrnoval SAP s podílem 20 %; Oracle -13,9 % a Microsoft - 9,4 %. Další v sestupném pořadí jsou: následující společnosti: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Lídrem z hlediska rychlosti implementace byl Oracle a z hlediska návratnosti investic - SAP.

V Rusku podle think tank TAdviser, nejpopulárnější ERP systém v roce 2016 byl „1C: Enterprise“ (viz obrázek). Mezi nejoblíbenější software patří také produkty jako Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Rýže. Schéma softwarových produktů používaných pro automatizaci podnikání v Rusku

Jak vybrat softwarový produkt

Při výběru softwaru pro systém automatizace obchodních procesů se můžete vydat dvěma způsoby:

* použití standardního produktu;
* vývoj a implementace softwaru na zakázku.

Na poznámku

Standardní (krabicový) produkt bude stát společnost méně a je také poněkud jednodušší na implementaci. Nesmíme ale zapomínat, že ne každý standardní software lze přepracovat individuální vlastnosti podniky, protože v řadě programů jsou možnosti dalšího nastavení omezené nebo dokonce vyloučené. Stejný problém existuje u cloudových služeb.

Pro výběr správného konkrétního programu je důležité odpovědět na řadu velmi vážných otázek:

1. Jaké obchodní procesy se plánují automatizovat?
2. Bude funkčnost toho či onoho programu odpovídat úkolům, které mu byly přiděleny?
3. Je možné jej upravit pro konkrétní obchodní praktiky?
4. Je možné rychle změnit systém bez zastavení provozu, pokud se změní obchodní procesy nebo obchodní podmínky?
5. Jak snadné je používání systému?
6. Je možné systém integrovat se stávajícími službami nebo automatizačními programy?
7. Kdo a jak bude poskytovat technickou podporu?
8. Kolik bude stát implementace a technická podpora (vlastnictví)?

Protože je téměř nemožné na tyto otázky samostatně a kompetentně odpovědět, je vhodné nechat si poradit od dodavatelských společností (vývojářů softwaru). Kromě toho byste měli mluvit s obchodními kolegy, protože jejich zkušenosti vám někdy pomohou s výběrem. Je však důležité pochopit, že názory v podnikatelské komunitě mohou být velmi subjektivní vzhledem ke specifikům odvětví, velikosti podniku, omezeným zkušenostem s vlastnictvím různých ERP systémů a v důsledku toho nemožnosti vidět celek obrázek a porovnejte všechny produkty ve vztahu k vašim podmínkám.

Pokud jde o to, zda automatizovat jednotlivé procesy nebo instalovat ERP systém, pak vše závisí na specifikách konkrétního podniku.

Náklady na software a náklady na jeho implementaci

Je velmi obtížné jednoznačně odpovědět na otázku, kolik bude automatizace podnikání pro konkrétní společnost stát, protože náklady na konkrétní software závisí na několika faktorech, včetně:

* úkoly problémy, k jejichž řešení je software navržen;
* typ programu: standardní nebo vlastní;
* zdroje, nezbytné pro realizaci;
* počet pracovních stanic připojených k systému.

Například cena licence na oblíbený komplexní program „1C: Enterprise“ pro 100 pracovišť je 432 000 rublů, pro 50 pracovišť - 187 200 rublů, pro 20 pracovišť - 41 400 rublů.

Náklady na automatizaci se také skládají z několika složek:

* náklady na samotný systém, včetně nákladů na „krabice“ nebo platby za pronájem v případě použití „cloudové“ verze;
* náklady na zřízení automatizačního systému a školení personálu;
* náklady na pravidelnou technickou podporu.

V ceně automatizace podnikových procesů by měly být zahrnuty i nepřímé náklady, například čas, který manažer a klíčoví uživatelé stráví účastí na projektu.

Kolem pojmu „automatizace podnikání“ je poměrně dost sporů. velký počet mýty, stereotypy a předsudky. Například, že automatizace je nezbytná výhradně velké společnosti a malé podniky se bez něj obejdou. Nebo že automatizační systémy jsou extrémně drahé a není zdaleka jisté, že se náklady někdy vrátí. Pro tento článek jsme sesbírali otázky, které se podnikatelé v souvislosti s automatizací obvykle ptají, a připravili na ně jasné odpovědi.

Obchodní automatizace - co to je?

Obchodní automatizace je přechod firmy od pracných manuálních operací k využívání moderních informačních technologií v operativní práce. Automatizace znamená také implementaci moderní technologie kde se dříve vůbec nepoužívaly.

V malých podnicích se automatizace obvykle používá ve dvou případech:

  • v hlavních obchodních procesech – to může být například automatizace prodeje nebo automatizace interakce se zákazníky (známá také jako implementace CRM);
  • v podpoře procesů, které nemají přímý vliv na zvýšení příjmů, ale jsou pro podnikání povinné – například účetnictví a výkaznictví.
V souladu s tím mohou být motivy a cíle automatizace různé - v prvním případě je nutné zvýšit ziskovost podniku, ve druhém snížit náklady na čas a peníze.

Co jsou automatizační systémy a jak fungují?

Automatizační systémy jsou právě programy a služby, které se používají k přechodu z manuální práce na informační technologie. Jinými slovy, jak komplexní ERP systém, tak cloudová služba pro internetový obchod jsou automatizačním systémem.

Každý automatizační systém se skládá ze dvou klíčových prvků: shromažďování (zadávání) dat a poskytování shromážděných a zpracovávaných informací ve formě, objemu a formátu, v jakém je manažer nebo specializovaný specialista potřebuje.

Pokud například zadáte do systému informace o kontaktech s potenciální klienty, poté uveďte, v jaké fázi jsou jednání s každým z nich, pečlivě zadejte údaje o výsledcích jednání a dokončených transakcích - pak v dobrém automatizačním systému pro řízení prodeje můžete okamžitě získat „prodejní trychtýř“ a s akumulací nějaké statistiky – prognóza prodeje v závislosti na tom, jak tvrdě dnes vaši manažeři pracovali.

Čím je podnik větší a složitější, tím je potřeba více zdrojových informací a tím rozmanitější a podrobnější by měly být závěrečné zprávy.

Automatizační systémy fungují podobně i pro ostatní procesy. Manažer může okamžitě získat informace o stavu věcí ve společnosti: kolik peněz je na účtech, kolik dlužíte a kolik vám dlužíte, jaká je nákladová struktura a ziskovost projektu, kolik „studených“ ” hovory mají zaměstnanci, jaká je skutečná efektivita jednotlivých manažerů atd.

Proč je vůbec automatizace potřeba, co firmě dává?

Stručně řečeno, správně provedená automatizace vám umožňuje provádět následující:

  • efektivně podporovat operativní činnosti - organizovat účetnictví a kontrolu;
  • rychle a správně připravit podklady pro klienty, dodavatele a partnery - od komerční nabídka před aktem usmíření;
  • bezodkladně přijímat jakékoli zprávy o skutečném stavu věcí ve společnosti;
  • optimalizovat personální náklady, efektivněji využívat pracovní dobu a kompetence zaměstnanců a zbavovat je rutinní práce;
  • zlepšit obchodní procesy ve firmě;
  • minimalizovat Negativní vliv o podnikání „lidského faktoru“;
  • bezpečně uchovávat informace – každý zaměstnanec pracuje pouze s daty, ke kterým má přístup;
  • zlepšit rychlost a kvalitu zákaznického servisu.
V malý podnik tyto účinky jsou obvykle patrné během několika týdnů.

Jaké obchodní procesy mohou a měly by být automatizovány?

Automatizace obvykle začíná masivními rutinními operacemi náročnými na práci, procesy, které mají největší dopad na příjmy a zisk společnosti, nebo nejproblematičtějšími oblastmi.

Za prvé, můžete automatizovat úkoly, které jsou velmi pracné nebo je nelze provést ručně - zohledněte maloobchodní obrat, analyzujte pohyb zboží, plánujte tok peněz, plánovat a zohledňovat pracovní dobu, kalkulovat náklady atp.

Zadruhé můžete zautomatizovat práci zaměstnanců provádějících standardní rutinní operace (telemarketéři, logistici, obchodní manažeři atd.) nebo dokonce zaměstnancům některé úkoly odebrat (například nastavování automatická synchronizaceúdaje o dostupnosti zboží na skladě a na displeji internetového obchodu).

Zatřetí, automatizaci můžete využít k „uvedení domu do pořádku“ – převzít kontrolu nad pohledávkami, skladovými zásobami, zaměstnáváním zaměstnanců, dodržováním standardů pro hovory a schůzky s klienty atd.

Není nutné automatizovat všechny obchodní procesy najednou. Rozsah automatizace ve vaší firmě můžete podle potřeby postupně rozšiřovat. A důsledně vytvářet jednotný systém řízení.

Hlavní je zapamatovat si cíle, pro které byla automatizace spuštěna. Automatizace pro automatizaci je ztráta času a zdrojů.

Jak vybrat softwarový produkt pro automatizaci

Při výběru automatizačního systému se můžete vydat dvěma způsoby: 1. Použijte standardní (krabicový) produkt. 2. Vyvinout a implementovat softwarové řešení na míru.

Standardní řešení je jednodušší na implementaci a bude levnější. Je ale potřeba myslet na to, že ne každý standardní produkt lze upravit tak, aby vyhovoval vašim potřebám – v řadě programů jsou možnosti přizpůsobení značně omezené nebo zcela vyloučené. To samé mimochodem platí i pro cloudové služby.

Výběr konkrétního programu je poměrně zodpovědná záležitost; Na trhu existuje mnoho softwarových produktů, z nichž každý má své vlastní vlastnosti a výhody. Měli byste obdržet odpovědi na následující otázky důležité otázky:

  • jaké konkrétní úkoly a procesy se plánují automatizovat;
  • odpovídá funkčnost systému úkolům, které bude potřeba s jeho pomocí vyřešit;
  • je možné přizpůsobit systém tak, aby vyhovoval vaší obchodní praxi;
  • Bude možné při změně obchodních procesů nebo obchodních podmínek rychle změnit systém bez zastavení jeho provozu;
  • jak jednoduchý a snadno použitelný systém;
  • je možné systém integrovat s jinými aplikacemi nebo službami;
  • Je systém podporován na tabletech a chytrých telefonech?
  • kdo a jak to bude realizovat technická podpora;
  • kolik stojí implementace a podpora?
Pro zodpovězení těchto otázek je vhodné poradit se se zástupci prodejců (tedy společností zabývajících se vývojem softwaru). Pokud je to možné, komunikujte také s kolegy podnikateli řešícími podobné problémy; jejich zkušenosti vám poskytnou cenné informace, které vám pomohou při výběru konkrétního softwarového produktu.

Kolik stojí automatizační systém?

To je řečnická otázka a neexistuje na ni jednoznačná odpověď. Kolik stojí provedení opravy? Lze to udělat za 100 tisíc rublů nebo za milion, vše závisí na oblasti místnosti, úkolech, kvalitě materiálů atd. Náklady na konkrétní softwarové řešení bude také záležet na mnoha proměnných: jaké úlohy budou pomocí systému řešeny, zda se jedná o standardní produkt nebo zakázkový, jaké zdroje bude potřeba k implementaci, kolik pracovních stanic bude k systému připojeno atd.

Náklady na automatizaci se skládají z několika složek:

  • náklady na samotný systém (náklady na krabici nebo platby za pronájem - v případě používání „cloudových“ aplikací);
  • náklady na nastavení systému a školení personálu;
  • náklady na pravidelnou podporu.
K tomu lze přičíst nepřímé náklady – například čas strávený ředitelem a klíčovými uživateli na účasti na projektu.

Jak je automatizační systém implementován aJak si vybrat dodavatelskou firmu

Implementace je proces přizpůsobení softwaru obchodu a částečně i obchodu softwaru.

U jednoduchých úkolů nebo procesů bude „implementace“ jednoduše sestávat z instalace softwaru na váš počítač (nebo registrace do cloudové služby) a zadání počátečních informací. Ihned poté můžete začít s vydáváním dokumentů, vyplňováním klientské databáze nebo zadáváním úkolů.

Pro složitější úkony (například výpočet plánované ziskovosti zakázek v době uzavírání transakce – abychom nepracovali se ztrátou) může být nutné upravit systém tak, aby vyhovoval podmínkám a zvyklostem, které se vyvinuly v r. společnost. Správný systém obvykle podporuje nějaký standardní proces pro takový úkol. Ale v praxi má každá firma svoji metodiku. Právě toto specifikum bude potřeba promítnout do procesu implementace.

Implementaci můžete provést sami nebo pozvat specialisty. Ale neměli byste doufat, že dodavatel udělá vše nejlepším možným způsobem bez vaší účasti; klíčoví zaměstnanci a vedení společnosti se budou muset aktivně účastnit téměř všech fází, čím hlouběji se ponoříte do procesu implementace, bude do značné míry záviset úspěch projektu.

Partnera pro realizaci je potřeba vybrat zhruba stejně jako výběr týmu na rekonstrukci bytu. Sledujte trh a identifikujte společnosti, jejichž kompetence jsou dostatečné pro řešení vašich problémů a jejichž podmínky jsou optimální z hlediska poměru cena/kvalita. Je velmi žádoucí, aby váš potenciální partner měl certifikát o souladu systému managementu kvality s mezinárodní normou ISO 9001:2008. Uspořádejte schůzky se specialisty ze společností na tomto užším seznamu (včetně toho, že si promluvíte se zaměstnancem, který bude váš projekt doprovázet). Prohlédněte si portfolio a věnujte zvláštní pozornost tomu, zda má dodavatel zkušenosti s úspěšnou implementací automatizačních systémů ve společnostech, jejichž specializace a obor činnosti se shodují s vaší. Je také vhodné komunikovat s nejvyššími představiteli těchto společností a zjistit jejich názor na vašeho potenciálního partnera – zda ​​se realizace povedla, zda byli spokojeni s výsledky práce, zda byl záruční servis dobře zorganizovaný, jaké potíže setkali se atd.

Při výběru dodavatele má také smysl použít zásadu proporcionality: pokud máte malou společnost, je vhodné obchodovat s malá společnost– všechna schvalování proběhnou rychleji, snáze se dohodnete na kontroverzních věcech s rovnocenným partnerem atp.

Jaká jsou rizika při implementaci automatizačního systému?

Při implementaci automatizačního systému samozřejmě existují určitá rizika – od nedodržení termínů a překročení rozpočtu až po odpor zaměstnanců a nutnost změny jednotlivých podnikových procesů tak, aby vyhovovaly požadavkům systému. Většině problémů se však lze vyhnout, pokud správně identifikujete úlohy, které vyžadují automatizaci, provedete monitorování kvality stávajících softwarových produktů a promyšleně vyberete implementačního partnera. Důležitou podmínkou pro úspěšnou realizaci projektu je také osobní účast vrcholné osoby/majitele firmy, v tomto případě se výrazně snižují rizika „dopadnutí nesprávné věci“.

Co se týče odolnosti zaměstnanců, je velmi důležité na jedné straně odvést kvalitní práci na vysvětlení přínosů a výhod automatizace pro firmu a všechny zaměstnance a na straně druhé vytvořit mezi všemi zaměstnanci, vč. vrcholový management, silný pocit nevyhnutelnosti změny. Pokud se vyskytnou případy selhání některých procesů, je nutné rychle pochopit a odstranit překážky. Dobrým implementačním nástrojem je odměňování zaměstnanců za jejich zapojení do projektu a za určité milníky, což pomůže dosáhnout loajality ostatních členů týmu.