Elektronická správa dokumentů pro malé firmy. NauDoc je bezplatný elektronický systém správy dokumentů pro malé a střední podniky. Praktické recenze. Integrované systémy automatizace dokumentů
Jak odpovědět na otázku „Proč vaše společnost potřebuje elektronickou správu dokumentů? minimálně z poloviny závisí úspěch projektu implementace systému elektronické správy dokumentů (EDMS). Kupodivu velmi často můžete slyšet odpověď typu: „Konkurent/partner už jednu má – proč jsme horší?“ Ale pokud si stanovíte takový cíl pro implementaci EDMS, výsledky pravděpodobně nebudou působivé.
Jaké cíle tedy může mít společnost při implementaci EDMS? Zvažme možné možnosti.
Protože dosažení každého z těchto cílů soustavně zvyšuje jak rozpočet projektu automatizace, tak i rizika, že projekt nebude úspěšně dokončen, ke stanovení přehnaných cílů by se mělo přistupovat s extrémní opatrností.
Další častou chybou při implementaci systému je očekávání, že samotná automatizace pomůže optimalizovat samotný proces toku dokumentů. Ale jak říkají programátoři v takových případech: „Při automatizaci chaosu dostanete jen "automatický chaos"».
Mimochodem, důležitá poznámka týkající se tvorby rozpočtu projektu: musí být vypočten na základě celkového počtu zaměstnanců společnosti. Pilotní projekty typu „zkusme to v jednom oddělení“ ve většině případů ani nepomohou pochopit, zda společnost potřebuje elektronickou správu dokumentů či nikoli.
Když je stanoven cíl a definovány automatizační úlohy, můžete přejít k další fázi – výběru systému elektronické správy dokumentů.
Jak si vybrat?
Téměř až do druhé poloviny 21. století byl trh EDMS v Rusku zaměřen výhradně na velké klienty, malé a střední společnosti neměly na výběr: existovala velmi malá řada „krabicových“ EDMS vhodných pro implementaci ve společnostech této velikosti; . Navíc ve většině případů byly tyto EDMS pouze oříznutými verzemi „velkých“ systémů, což znamená, že náklady na nákup a údržbu a složitost použití nebyly zcela adekvátní očekáváním malých a středních společností.
V posledních letech se trh EDMS pro malé a střední společnosti výrazně rozšířil: dodavatelé vytvořili vizi automatizace toku dokumentů malých a středních podniků a objevilo se mnoho nových řešení specificky zaměřených na tento segment trhu. Proto je nyní výběr elektronického systému správy dokumentů poměrně obtížný úkol. Pokusme se systematizovat proces výběru systému elektronické správy dokumentů na základě cílů, které si společnost klade při zavádění elektronické správy dokumentů.
Všechny elektronické systémy pro správu dokumentů lze rozdělit do 3 velkých skupin:
- Systémy pro organizaci archivů (úložišť) dokumentů.
- Kancelářské automatizační systémy s prvky toku dokumentů.
- Integrované systémy automatizace dokumentů.
Většina moderních EDMS obsahuje prvky každé ze tří skupin, ale „plnohodnotné univerzálie“ jsou vzácné. Každý systém je zpravidla zaměřen na automatizaci určité skupiny procesů.
1. Systémy pro organizaci archivů dokumentů
Pojem „archivace (úložiště) dokumentů“ má dva významy. Takové systémy znamenají:
- Specializované systémy pro ukládání a zpracování ultra velkých objemů dokumentů. Takové systémy jsou nezbytné pro úzký okruh společností, například hromadné servisní organizace ( veřejné služby, veřejný sektor, pojišťovnictví, úvěrový a bankovní sektor). Takových systémů není tolik, řeší poměrně úzký okruh problémů a v tomto článku se jimi nebudeme zabývat.
- „Lehké“ systémy pro správu dokumentů, které poskytují pouze základní funkce práce s dokumenty: centralizované ukládání souborů dokumentů a organizace přístupu zaměstnanců k nim.
Pokud mluvíme o archivu dokumentů jako o „odlehčeném“ systému toku dokumentů, pak jsou v tomto přístupu k automatizaci toku dokumentů nejoblíbenější následující řešení:
Obecně platí, že organizace toku dokumentů ve formě „archivu dokumentů“ má smysl buď pro malé podniky (s vedoucím personálem méně než 10 lidí), nebo pro podniky s malým objemem toku dokumentů (do 10–20 dokumentů na Měsíc). Hlavním bonusem těchto systémů je jejich nízká cena a snadné použití.
2. Kancelářské automatizační systémy s prvky toku dokumentů
Kancelářské automatizační systémy s prvky toku dokumentů nyní tvoří většinu nabízených systémů ruský trh SED. Typické funkce systémů v této skupině:
- Archiv dokumentů:
- ukládání a archivace dokumentů,
- vyhledávání podle detailů evidenčních a kontrolních karet dokladů, fulltextové vyhledávání podle dokladů,
- skenování a rozpoznávání dokumentů;
- Kancelářská práce(v této skupině systémů je nejrozvinutější kancelářská automatizační jednotka):
- evidence dokumentů,
- organizace nomenklatury případů,
- diferenciace přístupových práv.
- Tok dokumentů:
- směrování dokumentů,
- vydávání pokynů,
- vizualizace obchodních procesů.
Všechny systémy mají téměř totožné vlastnosti, ale každý má samozřejmě své vlastní soutěžní výhody. Detailní informace informace o systémech lze získat na webových stránkách http://www.doc-online.ru a na webových stránkách výrobců EDMS.
3. Integrované systémy automatizace dokumentů
Tato skupina systémů je „nejsilnější“ v automatizaci procesů souvisejících s tokem dokumentů a operativní řízení podniky - vydávání a sledování realizace objednávek, směrování dokumentů atd.
Implementace takového EDMS je spíše opodstatněná ve velkých organizacích (holdingech) vzhledem k tomu, že systémy této třídy jsou vyvíjeny pouze na zakázku, a proto mají vysoké náklady, je poměrně obtížné je zvládnout a vyžadují účast IT specialistů během implementace. Volba EDMS této skupiny však také poskytuje velké možnosti úpravy systému pro potřeby firmy, lze vytvořit funkčně vyvážený systém jak v oblasti kancelářské práce, tak v oblasti toku dokumentů.
Co bude dál?
Jakmile se rozhodnete pro své oblíbence ke koupi, nezapomeňte vzít v úvahu následující aspekty, které určitě ovlivní úspěšnost projektu implementace EDMS:
- Zjistěte, jaký je systém příležitosti k růstu takže s rostoucím rozsahem podnikání nemusíte utrácet peníze za implementaci nového EDMS.
- Při porovnání nákladů na systémy odhadnout celkovou cenu projekt. Velmi často se značná část nákladů skrývá v doplňkových modulech, infrastrukturním softwaru, průzkumných službách, implementaci a údržbě systému.
- Před nákupem podívejte se na systém "živě" a ještě lépe - od klientů poskytovatele řešení. Žádný krásná prezentace nebo „laboratorní“ ukázka systému neukáže skutečné rysy práce s ním.
- Některé ze systémů na trhu jsou tzv "krabicový" SED. To znamená možnost instalovat a konfigurovat systém svépomocí. Spočítejte si to, tato možnost se může ukázat jako výnosnější, i když budete muset poslat své IT specialisty na školení.
- Ujistěte se, že zaměstnanci vaší společnosti budou systém „tahat“.- jakákoli automatizace obvykle vede ke zvýšení množství práce, zejména ve fázi implementace. Pokud má společnost nedostatek personálu, je nutné buď zvýšit jeho počet, nebo zvolit EDMS s jednoduššími funkcemi.
- Postup implementace systému- důležitý prvek úspěchu projektu. Před zakoupením systému si tuto fázi nezapomeňte předem naplánovat a probrat její vlastnosti s poskytovatelem řešení! Velmi často, bez pečlivého prostudování této fáze, EDMS visí jako „mrtvá váha“ společnosti.
Zavedení systému elektronické správy dokumentů je odpovědným krokem pro firmu, zejména pro střední a malé firmy, kde jakékoli výdaje mají citelný dopad na jejich „životaschopnost“. Velmi důležitým faktorem je proto správný výběr EDMS a poskytovatele řešení s přihlédnutím ke zvláštnostem práce malých a středních podniků. V tomto článku jsme se pokusili poskytnout představu aktuální stav trh EDMS pro malé a střední podniky a pomoc při výběru správného systému elektronické správy dokumentů. Přeji ti úspěch.
Sbalit show
Při výběru EDMS se můžete obrátit na webové stránky http://www.doc-online.ru a http://www.docflow.ru pro analytické informace a také přímo na vývojáře:
- Systém "BOSS-Referent" IT společnosti. Webové stránky http://www.boss-referent.ru
- Systém "DELO" společnosti "EOS". Webové stránky http://www.eos.ru
- Systém správy dokumentů Euphrates od společnosti Cognitive Technologies. Webové stránky http://www.evfrat.ru
- Systém "CompanyMedia" společnosti InterTrust. Webové stránky http://www.intertrust.ru
- Systém "NauDoc" společnosti "Naumen". Webové stránky http://www.naumen.ru
- Systém Akta od DuxSoft. Webové stránky http://www.duxsoft.ru
Setrvačnost lidských návyků je hlavní překážkou zavádění systémů elektronické správy dokumentů (EDMS) v podnicích. Jejich výhody se brzy stanou rozhodujícími v soutěž, takže nyní musíte přemýšlet o převedení kancelářské práce na digitální koleje.
Právní základ EDS
Velké podniky s rozsáhlou pobočkovou sítí rychle přecházejí na elektronickou správu dokumentů, což je usnadněno dostupností dostatečného množství legislativní rámec.
Zákony upravující práci EDMS jsou:
- č. 149-FZ „O informacích, informatizaci a ochraně informací“.
- č. 63-FZ „O elektronických podpisech“.
- č. 263-FZ „O zrušení omezení toku elektronických dokumentů“.
- občanský zákoník.
- Řád rozhodčího řízení.
Přímé legislativní normy jsou pro všechny stejné, ale při zavádění EDS musí podnik navíc vypracovat řadu interních administrativních dokumentů:
- předpisy pro používání digitálních podpisů;
- firemní pravidla správy elektronických dokumentů s algoritmem pro řešení kontroverzních situací;
- dokument o dodržování pravidel, který musí podepsat všichni zaměstnanci.
Zaměstnanci společnosti jsou povinni používat pouze certifikované digitální podpisy a nástroje na ochranu kryptografických informací. Dodržování tohoto pravidla a konzistence legislativního rámce umožňují učinit jednání zaměstnance v podnikovém EDMS právně významné.
Podstata a funkce EDMS
Systém elektronické správy dokumentů je automatizovaný systém správy pracovních toků, který zaměstnancům umožňuje interakci prostřednictvím digitálních zařízení bez použití papírových médií.
Základní funkce EDMS jsou:
- vytváření, přenos, ukládání elektronických dokumentů (ED);
- digitalizace papírových dokumentů;
- vytvoření karty dokumentu s jejími atributy;
- generování dokumentů na základě hotové šablony s danými atributy;
- vyhledávání dokumentů v centralizované databázi;
- směrování dokumentů;
- kontrola příjmu dokumentu a provádění pokynů v něm obsažených;
- vedení deníků, klasifikátorů;
- převod ED do kompatibilních formátů;
- automatická registrace příchozí dokumentace;
- zasílání upozornění;
- schvalování dokumentů;
- kolektivní práce s ED;
- interakce prostřednictvím elektronické dokumentace s protistranami společnosti;
- generování zpráv o provedení a pohybu dokumentů.
Důležitým parametrem EDMS je jeho modularita, která umožňuje rozšířit funkčnost bez výrazná změna základní nastavení.
Typy EDMS
Pochopitelně velký průmyslové podniky a obchodní společnosti mají různé požadavky do SED. Proto jsou softwarové produkty rozděleny do dvou kategorií v závislosti na standardizaci pracovních procesů:
- "krabicový";
- základní s široké možnosti konfigurace.
"Krabicové" produkty jsou určeny pro, skladové operace, kancelářské procesy a malá průmyslová odvětví. Vyžadují pouze modulární konfiguraci a zavedení primárních informací.
Jejich vlastnosti:
- rychlé nastavení;
- standardizované školení;
- není nutná žádná úprava;
- nízké náklady na údržbu.
Základní platformy jsou nasazeny ve velkých podnicích s jedinečnou organizační a výrobní struktura. Takové EDMS vyžadují zdlouhavý vývoj, včetně vlastních IT specialistů zákazníka.
Mají následující vlastnosti:
- schopnost přizpůsobit se konkrétním obchodním procesům;
- tvorba dalších softwarových modulů dle požadavků zákazníka;
- proměnlivost rozhraní;
- potíže s plánováním nákladů kvůli neschopnosti odhadnout množství vylepšení.
Pro většinu malých podniků a obchodní organizace Postačí standardní řešení „out of the box“.
Výhody elektronického systému správy dokumentů
Převedení toku podnikových dokumentů do elektronické podoby přináší společnosti výhody na několika organizačních úrovních. EDMS umožňuje zjednodušit práci managementu i řadovým zaměstnancům.
Taktické výhody
Elektronická správa dokumentů umožňuje snížit aktuální provozní náklady podniku. Při rozhodování o instalaci EDMS v celém podniku se doporučuje změřit produktivitu zaměstnanců před implementací systému. Můžete vypočítat čas na dokončení úloh šablony, schválení návrhů a vyhledání požadovaných dokumentů. Samostatně můžete určit aktuální náklady na kancelářské vybavení a psací potřeby. 
Na základě efektivity základních procesů společnosti jsou zdůrazněny následující výhody EDMS:
- Uvolnění fyzického prostoru na uživatelských pracovních stanicích.
- Snížení nákladů na pronájem archivních prostor.
- Úspora času pracovníků při kopírování dokumentů, jejich zpracování a zapisování do deníků.
- Snížení nákladů na papír a materiály pro kopírovací zařízení.
- Zkrácení času potřebného k přenosu papírových dokumentů mezi odděleními.
- Úspora času zaměstnanců díky plné automatizaci části provozních procesů.
- Zvýšení produktivity zaměstnanců snížením rutinní práce.
Taktické výhody EDMS nejvíce usnadňují práci řadovým zaměstnancům, a tak si vylepšení všimnou jako první.
Strategické výhody
Strategické cíle při zavádění EDMS ovlivňují hlavní obchodní procesy: ukazatele zisku, rychlost a účinnost komunikace s protistranami, ochrana obchodních informací.
V těchto oblastech lze identifikovat následující výhody elektronické správy dokumentů:
- Vytvoření centralizovaného informačního prostoru s databází ED a regulovaným vzdáleným přístupem k ní.
- Urychlit vyhledávání informací podle atributů.
- Možnost komplexní ochrany komerčních informací v počítačové síti.
- Zvýšení transparentnosti pracovních procesů, předcházení korupčním schématům.
- Možnost paralelního schvalování interních dokumentů.
- Vzdálený přístup k pracovním procesům mimo pracoviště.
- Zvýšená bezpečnost dokumentů a nemožnost jejich padělání.
- Prudký nárůst realizace zakázek díky online sledování akcí zaměstnanců.
Strategické výhody přispívají k růstu ovladatelnosti a image společnosti, což přináší významné výhody při získávání nových zákazníků.
Výhody pro běžné uživatele
Dlouhodobé rutinní operace jsou považovány za zdraví škodlivé a výrazně snižují produktivitu. Monotónní vyřizování žádostí a dokumentů v různé programy odvádí pozornost od povinností a zabírá lví podíl pracovní doby.
EDMS má řadu výhod pro řešení těchto uživatelských problémů:
- Pohodlné umístění ED v archivu, což vám umožní najít je podle atributů během 1-2 minut.
- Regulace provozních procesů. Zaměstnanec tak dostává pouze ty úkoly, které má podle pracovní náplně plnit.
- Urychlení adaptace nových zaměstnanců na pracovní procesy automatizací vnitropodnikové interakce.
- Možnost získání informací o řetězci schvalování a fázích realizace projektu.
- Omezení rutinních operací kombinací pracovních prostředí na počítačích, používání šablon, eliminace fáze tisku dokumentů a jejich podepisování.
Snížení počtu a trvání nespecifických operací umožňuje věnovat čas přímo pracovním procesům, které vyžadují vysokou kvalifikaci.
Přínosy pro podnikovou IT strukturu
Při implementaci EDMS je integrován se stávající IT infrastrukturou a poskytuje následující výhody:
- usnadnění kontroly nad systémem, snížení kvalifikační požadavky svému správci;
- schopnost konfigurovat nové šablony a cesty dokumentů bez standardních programovacích nástrojů;
- spojení několika aplikací do jednoho pracovního prostředí;
- schopnost škálovat systém bez dodatečných nákladů;
- není třeba vyměňovat stávající počítače;
- komplexní ochrana sítě proti malwaru.
EDMS zahrnuje určité kapitálové investice technické prostředky, ale v krátké době se zaplatí sami.
Počítačový hardware se stává kompatibilním, což vede ke zvýšenému využití zdrojů.
Výhody pro manažery
Elektronická správa dokumentů dělá efektivní práce vedoucí pracovníci díky následujícím výhodám systému:
- Mobilita EDMS, možnost přístupu k ED prostřednictvím vzdálených počítačů na služebních cestách.
- Pohodlné sledování zaměstnanců pomocí zpráv o jejich efektivitě práce, produktivitě a včasném plnění úkolů.
- prostřednictvím integrace s .
- Zrychlení logistických postupů mezi dodavateli a odběrateli při sdílení SED. Primární ED je možné vyměnit připojením k jedinému externímu operátorovi, který zaručuje právní legitimitu dokumentů.
- Poskytování přístupu k finančním informacím výhradně vrcholovým manažerům, s výjimkou sekretariátu.
- Snižte pravděpodobnost ztráty důležitých dokumentů.
Manažer se může vždy přihlásit do systému a vygenerovat zprávu o výkonu každého zaměstnance.
Povědomí zaměstnanců o této skutečnosti jim nedává možnost relaxovat a starat se o své věci.
Nevýhody elektronické správy dokumentů
Zavedení elektronické správy dokumentů v podniku má také své nevýhody. Jsou to právě oni, kdo brání malým podnikům zavádět plnohodnotné skladové operace a řízení založené na EDMS.
Mezi nevýhody patří:
- Možnost poškození databáze neznámým škodlivým kódem. Pravidelné zálohování informací o zařízeních, která nejsou připojena k síti, může tento nedostatek vyřešit.
- Obtížnost adaptace zaměstnanců ve věku 40+ na digitální formu interakce.
- Vysoká cena. Cena domácího EDMS pro malé podniky se pohybuje od 1 000 do 10 000 USD.
- Efektivita EDMS se snižuje při absenci elektronického toku dokumentů mezi protistranami společnosti.
- Přínos systému v kompaktních kancelářích bez dalších pracovních jednotek a prostor je sporný.
- Potřeba duplikace ED v v papírové podobě při práci s určitými protistranami.
Tyto nedostatky jsou z velké části způsobeny zpožděním při přijímání nezbytných právní normy a nízká míra pronikání EDMS do podnikatelského prostředí. Trendy však naznačují, že za 10–20 let bude elektronická správa dokumentů v podniku považována spíše za pravidlo než za výjimku.
Jak vybrat správný EDMS?
Výběr EDMS není jednoduchý, protože existuje vysoká pravděpodobnost nákupu špatného produktu nebo uzavření smlouvy s nekompetentní společností. 
Proto je při rozhodování o nákupu elektronického programu pro správu dokumentů nutné vzít v úvahu řadu jeho vlastností:
- Provozní doba výrobce EDMS na ruském trhu. Pro přizpůsobení se vnitrostátní legislativě jsou nutné roky praktických zkušeností s implementací takových systémů.
- Soulad s průmyslovými standardy.
- Kompatibilita se strukturou společnosti.
- Možnost a náklady na další podporu softwarového produktu.
- Škálovatelnost EDMS při rozšiřování podniku.
- Dostupnost dokumentace pro konfiguraci softwaru IT specialistům na plný úvazek.
- Úroveň zabezpečení informací.
- Možnosti zálohování dat
- Doba zotavení po poruchách.
Pro konečný výběr společnosti pro implementaci EDMS se doporučuje analyzovat několik poskytovatelů, prostudovat demo materiály a požádat o instalaci demo verze softwaru. Při rozhodování je důležité vzít v úvahu náklady na aktualizaci vybavení a úroveň odborný výcvik vlastní IT specialisté.
Potíže při implementaci EDMS
Proces zavádění EDMS v Rusku je ovlivněn používáním mnoha nelicencovaných programů uživateli, jejich nekompatibilitou a rozšířeností ruční ovládání obchodní postupy.
V důsledku toho se poskytovatelé elektronické správy dokumentů potýkají v podnicích s následujícími potížemi:
- Různé formáty ukládání dat v různých odděleních.
- Nedostatek strukturovaných informací v používaných aplikacích.
- Neregulovaný systém přístupu zaměstnanců ke specifickým podnikovým procesům. Standardní forma popis práce organizaci EDMS moc nepomůže.
- Tok informací je přetížen byrokratickými procedurami a schvalováním.
- Selhání kvůli ukládání dat v různých aplikacích.
- Počítačová negramotnost zaměstnanců podniku a sabotáž školících akcí na úrovni účinkujících.
- Nesoulad EDMS s průmyslovými standardy a podzákonnými předpisy.
K přechodu na elektronickou správu dokumentů nestačí rázné rozhodnutí vedení. Je nutná systémová revize pracovní povinnosti zaměstnanci a řídící struktura společnosti. Je žádoucí integrace se systémem, který musí být instalován podle zákona.
Důležitým směrem v implementaci EDMS je striktní personální politika proti nekompetentním a neškoleným zaměstnancům. Protože jejich neochota pracovat podle nových principů výrazně prodraží proces implementace a elektronickou podporu. EDMS musí komunikovat s lidmi v rámci jediného mechanismu, takže jeho špatně fungující prvky musí být včas opraveny nebo nahrazeny.
My máme hotové řešení a vybavení pro
Vyzkoušejte zdarma všechny funkce platformy ECAM
Smlouva o ochraně osobních údajů
a zpracování osobních údajů
1. Obecná ustanovení
1.1 Tato dohoda o mlčenlivosti a zpracování osobních údajů (dále jen Smlouva) byla přijata svobodně a z vlastní svobodné vůle a vztahuje se na veškeré informace, které Insales Rus LLC a/nebo její přidružené společnosti, včetně všech osob zahrnutých do této smlouvy. stejná skupina s LLC „Insails Rus“ (včetně LLC „Služba EKAM“) může získat informace o Uživateli při používání jakýchkoli stránek, služeb, služeb, počítačových programů, produktů nebo služeb LLC „Insails Rus“ (dále jen služby) a během provádění Insales Rus LLC jakékoli dohody a smlouvy s Uživatelem. Souhlas Uživatele se Smlouvou, vyjádřený jím v rámci vztahů s některou z uvedených osob, se vztahuje na všechny ostatní uvedené osoby.
1.2.Užívání Služeb znamená, že Uživatel souhlasí s touto Smlouvou a podmínkami v ní uvedenými; v případě nesouhlasu s těmito podmínkami se Uživatel musí zdržet používání Služeb.
"V prodeji"- Společnost s omezené ručení„Insails Rus“, OGRN 1117746506514, INN 7714843760, kontrolní stanoviště 771401001, registrovaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, budova 1, kancelář 11 (dále jen „In“ A
"Uživatel" -
nebo individuální mít právní způsobilost a uznán za účastníka občanskoprávních vztahů v souladu s právními předpisy Ruské federace;
nebo entita, registrovaná v souladu s právními předpisy státu, jehož je taková osoba rezidentem;
nebo individuální podnikatel registrovaná v souladu se zákony státu, jehož je taková osoba rezidentem;
která přijala podmínky této smlouvy.
1.4 Smluvní strany stanovily, že důvěrnými informacemi jsou informace jakékoli povahy (výrobní, technické, ekonomické, organizační a jiné), včetně výsledků duševní činnosti, jakož i informace o způsobech realizace. odborná činnost(včetně mimo jiné: informací o produktech, pracích a službách; informací o technologiích a výzkumných pracích; informací o technické systémy a vybavení, včetně softwarových prvků; obchodní prognózy a informace o navrhovaných nákupech; požadavky a specifikace konkrétních partnerů a potenciálních partnerů; informace související s duševním vlastnictvím, jakož i plány a technologie související se vším výše uvedeným) sdělené jednou stranou druhé písemně a/nebo elektronické podobě, které Strana jasně označila jako své důvěrné informace.
1.5 Účelem této Smlouvy je chránit důvěrné informace, které si Strany budou vyměňovat během jednání, uzavírání smluv a plnění závazků, jakož i jakékoli jiné interakce (mimo jiné včetně konzultací, vyžádání a poskytování informací a provádění jiných činností. instrukce).
2. Odpovědnosti smluvních stran
2.1 Smluvní strany se zavazují, že budou uchovávat v tajnosti veškeré důvěrné informace, které jedna smluvní strana obdrží od druhé smluvní strany během interakce smluvních stran, nezveřejní, nezveřejní, nezveřejní ani jinak neposkytnou takové informace žádné třetí straně bez předchozího písemného souhlasu smluvní strany. druhou smluvní stranou, s výjimkou případů uvedených v platné právní úpravě, kdy je poskytnutí takových informací odpovědností smluvních stran.
2.2.Každá smluvní strana přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně důvěrných informací za použití přinejmenším stejných opatření, která smluvní strana používá k ochraně svých vlastních důvěrných informací. Přístup k důvěrným informacím je poskytován pouze těm zaměstnancům každé smluvní strany, kteří je přiměřeně potřebují k plnění svých oficiálních povinností podle této smlouvy.
2.3 Povinnost zachovávat mlčenlivost o důvěrných informacích platí po dobu platnosti této Smlouvy, licenční smlouvy na počítačové programy ze dne 1. prosince 2016, smlouvy o připojení k licenční smlouvě na počítačové programy, agenturní a jiné smlouvy a po dobu pěti let. po ukončení jejich činnosti, pokud se strany samostatně nedohodnou jinak.
a) pokud se poskytnuté informace staly veřejně dostupnými, aniž by došlo k porušení povinností jedné ze stran;
b) pokud se o poskytnutých informacích dozvěděla jedna strana v důsledku jejího vlastního výzkumu, systematických pozorování nebo jiných činností prováděných bez použití důvěrných informací získaných od druhé strany;
c) jsou-li poskytnuté informace legálně obdrženy od třetí strany, aniž by byla povinna je uchovávat v tajnosti, dokud je neposkytne jedna ze stran;
d) jsou-li informace poskytovány na písemnou žádost orgánu státní moc, jiný vládní orgán nebo orgán místní samospráva k výkonu jejich funkcí a jeho zpřístupnění těmto orgánům je pro Stranu povinné. V tomto případě musí Strana neprodleně informovat druhou Stranu o obdržené žádosti;
e) pokud jsou informace poskytnuty třetí straně se souhlasem Strany, o níž jsou informace předávány.
2.5.Insales neověřuje správnost údajů poskytnutých Uživatelem a nemá schopnost posoudit jeho způsobilost k právním úkonům.
2.6. Informace, které Uživatel poskytuje Insales při registraci do Služeb, nejsou osobními údaji, jak je definováno v Federální zákon RF č. 152-FZ ze dne 27.7.2006. "O osobních údajích."
2.7. Společnost Insales má právo provádět změny této smlouvy. Pokud jsou v aktuálním vydání provedeny změny, zobrazí se datum poslední aktualizace. Nová verze smlouvy vstupuje v platnost okamžikem jejího zveřejnění, pokud nová verze smlouvy nestanoví jinak.
2.8 Přijetím této smlouvy uživatel rozumí a souhlasí s tím, že společnost Insales může uživateli zasílat personalizované zprávy a informace (včetně, ale nikoli výhradně) za účelem zlepšení kvality Služeb, vývoje nových produktů, vytváření a zasílání osobních nabídek. Uživatele, informovat Uživatele o změnách Tarifní plány a aktualizace pro zasílání Uživateli marketingové materiály o předmětu Služeb, k ochraně Služeb a Uživatelů ak dalším účelům.
Uživatel má právo odmítnout zasílání výše uvedených informací písemným oznámením na e-mailovou adresu Insales -.
2.9 Přijetím této Smlouvy Uživatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že Služby Insales mohou používat cookies, čítače a další technologie k zajištění funkčnosti Služeb obecně nebo jejich jednotlivých funkcí konkrétně a Uživatel nemá vůči Insales žádné nároky v souvislosti s tím. s tím.
2.10.Uživatel je srozuměn s tím, že zařízení a software, kterou používá k návštěvě stránek na internetu, může mít funkci zákazu operací s cookies (pro jakékoli stránky nebo pro konkrétní stránky), stejně jako smazání dříve přijatých cookies.
Společnost Insales má právo stanovit, že poskytování určité Služby je možné pouze za podmínky, že uživatel povolí přijímání a přijímání souborů cookie.
2.11 Uživatel je samostatně odpovědný za bezpečnost prostředků, které si zvolil pro přístup ke svému účtu, a také samostatně zajišťuje jejich důvěrnost. Uživatel je výhradně odpovědný za veškeré akce (a jejich důsledky) v rámci nebo používání Služeb pod účtem Uživatele, včetně případů dobrovolného předání údajů Uživatelem pro přístup k účtu Uživatele třetím stranám za jakýchkoli podmínek (včetně na základě smluv). nebo dohody). V tomto případě se všechny úkony v rámci nebo používání Služeb pod účtem Uživatele považují za provedené samotným Uživatelem, s výjimkou případů, kdy Uživatel informoval Insales o neautorizovaný přístup ke Službám pomocí účtu Uživatele a/nebo o jakémkoli porušení (podezření z porušení) důvěrnosti jejich prostředků přístupu k účtu.
2.12 Uživatel je povinen neprodleně oznámit Insales každý případ neoprávněného (Uživatelem nepovoleného) přístupu ke Službám pomocí účtu Uživatele a/nebo jakékoli porušení (podezření z porušení) důvěrnosti jeho prostředků přístupu ke Službám. účet. Z bezpečnostních důvodů je Uživatel povinen samostatně bezpečně ukončit práci pod svým účtem na konci každé relace práce se Službami. Společnost Insales nenese odpovědnost za možnou ztrátu nebo poškození dat ani za jiné důsledky jakékoli povahy, které mohou nastat v důsledku porušení ustanovení této části Smlouvy Uživatelem.
3. Odpovědnost smluvních stran
3.1 Strana, která porušila Smlouvou stanovené povinnosti týkající se ochrany důvěrných informací předávaných podle Smlouvy, je povinna na žádost poškozeného nahradit skutečnou škodu způsobenou takovým porušením podmínek Smlouvy. v souladu s platnou legislativou Ruské federace.
3.2 Náhradou škody nezanikají povinnosti porušující Smluvní strany řádně plnit své povinnosti podle Smlouvy.
4.Další ustanovení
4.1 Veškerá oznámení, žádosti, požadavky a další korespondence podle této smlouvy, včetně těch, které obsahují důvěrné informace, musí být předloženy psaní a budou doručeny osobně nebo prostřednictvím kurýra nebo zaslány e-mailem na adresy uvedené v licenční smlouvě pro počítačové programy ze dne 1. prosince 2016, smlouvě o přistoupení k licenční smlouvě pro počítačové programy a v této smlouvě nebo na jiné adresy, které mohou být následně Stranou písemně specifikovány.
4.2 Pokud je jedno nebo více ustanovení (podmínek) této Smlouvy neplatné, nemůže to sloužit jako důvod pro ukončení ostatních ustanovení (podmínek).
4.3 Tato Smlouva a vztah mezi Uživatelem a Insales vzniklý v souvislosti s aplikací Smlouvy podléhají právu Ruské federace.
4.3 Uživatel má právo zasílat veškeré návrhy nebo dotazy týkající se této Smlouvy na Službu uživatelské podpory Insales nebo na poštovní adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12 př. nl „Stendhal“ LLC „Insales Rus“.
Datum zveřejnění: 12.01.2016
Celé jméno v ruštině:
Společnost s ručením omezeným "Insales Rus"
Zkrácený název v ruštině:
LLC "Insales Rus"
Jméno v angličtině:
Společnost s ručením omezeným InSales Rus (InSales Rus LLC)
Legální adresa:
125319, Moskva, st. Akademika Ilyushina, 4, budova 1, kancelář 11
Emailová adresa:
107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC „Stendhal“
INN: 7714843760 Kontrolní bod: 771401001
Bankovní detaily:
Základní požadavky, které musí systém elektronické správy dokumentů splňovat:
- Spolehlivé uložení a snadné vyhledávání dokumentace.
- Podporovat a vykonávat administrativní úkoly.
- Včasná kontrola provádění dokumentů a jejich směrování.
- Tvorba analytických zpráv.
- Zajištění bezpečnosti informací.
Moderní EDMS mají také funkce pro interakci s klienty, zpracování jejich požadavků a další užitečné nástroje, což vám umožní vyřešit mnoho aplikovaných problémů.
Typy systémů elektronické správy dokumentů
Existují různé typy klasifikace systémů elektronické správy dokumentů, ale nejvýraznější klasifikací je rozdělení EDMS podle funkcionality názvu. Jakýkoli EDMS je svým vývojářem nastaven tak, aby byl primárně určen pro provádění určitého typu úkolu. To neznamená, že neposkytuje žádné další technologie vlastní většině svých „bratrů“. Prostě sada nástrojů každého systému elektronické správy dokumentů má své silné stránky a slabé stránky. Funkce klasifikace podle názvu zohledňuje silné stránky EDMS.
Takže to vypadá takto:
- EDMS určený pro tvorbu a práci s elektronickou dokumentací i digitálními analogy papírových dokumentů.
- Účetní systémy, které automatizují evidenci událostí a dokumentů v průběhu celého jejich životního cyklu (elektronické kartotéky).
- EDMS, jehož hlavním úkolem je automatizace práce s velkými úložišti podnikových informací.
- Systémy, které spravují elektronické archivy dokumentace.
- EDMS, jehož funkcionalita se specializuje na získávání potřebných informací z archivů a dalších elektronických zdrojů.
- Systémy, které řídí podnikové procesy, zpracování dokumentů a činnosti zaměstnanců organizace, kteří se podílejí na práci s obchodní dokumentací.
- Informační EDMS, které spravují zařízení pro ukládání dat.
Existuje také stručná klasifikace EDMS podle země původu, která se používá pouze v Rusku. Podle ní se elektronické systémy pro správu dokumentů u nás dělí na domácí, importované a ruské, vyvinuté na zahraniční platformě Lotus/Domino. Naše recenze obsahuje příklady pouze dvou zahraničních EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všechny ostatní SED mají ruské „občanství“.
TOP 10 elektronických systémů pro správu dokumentů
Systémy elektronické správy dokumentů jsme posuzovali na základě srovnání pěti parametrů, které jsou rozhodující při výběru systému elektronické správy dokumentů pro automatizaci toku dokumentů v podniku. Stupnice je deset bodů.
| Místo | Program/služba | Cena | Jednoduché se naučit | Funkčnost | Účtování podle ruské legislativy | Technický Podpěra, podpora |
Celkové hodnocení |
| 1 | Pouzdro | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1C: Archiv | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Logika | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | EUFRATES | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Poznámka: konečné hodnocení systému v tabulce si nečiní nárok na 100% objektivitu a odráží názor autora, založený na hloubkové analýze tohoto tématu. Tento přehled elektronických systémů pro správu dokumentů je proveden pouze mezi vysoce kvalitními softwarovými produkty, které lze bezpečně vybrat pro použití v různých typech podnikání.
POUZDRO
Tento systém elektronické správy dokumentů je uznávaným lídrem ve svém segmentu v celém postsovětském prostoru. Tok dokumentů a kancelářské práce v něm úspěšně provádějí jak největší holdingy a korporace, tak i malé podniky. Ve vztahu k tomuto systému je vhodné uplatnit tautologii: „BUSINESS“ zná svůj byznys. Tento software je skutečně ideální pro hlubokou automatizaci kancelářské práce a toku dokumentů.
klady
- Schopnost sledovat všechny fáze pohybu jakéhokoli elektronického dokumentu.
- Jednoduchost a pohodlí při vytváření dokumentačních projektů.
- Obecná plynulost a funkčnost systému.
Mínusy
- Mezi „těsné“ nevýhody patří poněkud archaické rozhraní a určitá obtížnost zvládnutí.
Jaká je cena?
Cena licence na používání systému "DELO" v rámci jednoho pracoviště (DBMS - Oracle) závisí na plánovaném celkovém počtu těchto míst a pohybuje se od 11 000 rublů (201-500 rublů) do 13 400 rublů (1-5 rublů /m ). Pokud organizace používá Microsoft SQL Server DBMS, bude licence pro jedno pracoviště stát od 7 200 do 9 500 rublů.
Logika
Program „SED Logic“ se do roku 2012 nazýval „Boss-Referent“ a byl jedním z nejpopulárnějších Ruské systémy elektronická správa dokumentů, vážný konkurent Delo EDMS. Změna názvu nijak neovlivnila kvalitu tohoto softwarového produktu a nadále zůstává spolehlivým a funkčním systémem pro správu kanceláří v podnicích jakéhokoli typu a velikosti.
klady
- Schopnost vytvářet složité víceúrovňové trasy pro schvalování dokumentů.
- Vysoký stupeň ochrany uživatelských dat.
- Relativní snadnost zvládnutí hlavních součástí systému.
- Flexibilně přizpůsobitelné a upravitelné procesy zpracování dokumentace.
Mínusy
- Nepohodlné rozlišování přístupových práv při vážné fluktuaci zaměstnanců.
- Není to nejsvědomitější práce technická podpora.
- Archaické rozhraní.
Jaká je cena?
Cena jedné licence k používání tohoto programu závisí na počtu zaměstnanců, kteří jsou k němu připojeni. Pokud jejich počet nepřesáhne 49 osob, pak bude cena 5900 za každé pracoviště; od 50 do 199 připojených zaměstnanců – 5 200 rublů; a pokud je více než 200 pracovišť, pak bude cena jedné licence minimální - 4900 rublů.
EUFRATES
Tento systém elektronické správy dokumentů je vyvinut plně v souladu s požadavky normy ISO kvalita 9000 a ruských GOST v oblasti kancelářské práce. „EUPHRATS“ se od svých „kolegů“ liší přítomností mnoha vlastních jedinečných vývoj softwaru, který u konkurenčních EDMS nenajdete. Čistě technologicky tento systém je jedním z „nejpokročilejších“ EDMS na moderním ruském trhu.
klady
- Součástí dodávky tohoto systému je vestavěný Nika DBMS, který uživatelskou organizaci automaticky osvobozuje od nákupu dalšího softwaru.
- Přátelské rozhraní s příjemným, zapamatovatelným designem.
- Vestavěný mechanismus rolí pro správu přístupových práv.
Mínusy
- Dost pomalá rychlost práci, zejména na slabých počítačích.
- Pravidelné poruchy a pomalá technická podpora.
Jaká je cena?
Standardní licence se zapnutou instalací systému vlastní server náklady na organizaci od 5200 do 7300 rublů na pracoviště, více uživatelů - nižší cena. Existuje však také možnost umístění serverové komponenty na zařízení výrobce. V tomto případě se používá systém poplatků za předplatné - čtyři tarify, které stojí od 10 000 do 95 000 rublů měsíčně.
1C: Archiv
Jedná se o jeden z nejlepších a určitě nejuniverzálnějších software pro správu podnikových dokumentů. „1C:Archive“ poskytuje spolehlivé a hlavně centralizované ukládání obchodních dokumentů různých formátů, s přístupem k nim oprávněným osobám, které mohou soubory upravovat.
klady
- Dobře odladěný algoritmus pro rychlé vyhledávání potřebných dat.
- Možnost ukládání dokumentů jakéhokoli typu - od textu a grafiky, až po audio a video soubory.
- Nejširší možné možnosti škálování vám umožňují úspěšně používat tento software ve velkých i malých podnicích.
- Hlavní výhodou 1C:Archive, která tento program odlišuje od konkurence, je optimální kombinace ceny produktu a jeho funkčnosti.
- Podporuje integraci s externími aplikacemi.
Mínusy
- Spotřebovává velké množství systémových prostředků.
- Zvýšená obtížnost učení i pro zkušené uživatele.
Jaká je cena?
Cena „sestavení“ tohoto programu se pohybuje od 12 000 do 57 000 rublů a první částka bude muset být zaplacena výhradně za aktualizaci předchozí verze 1C: Archive.
DIRECTUM
Jednoduchý a funkční DIRECTUM EDMS bude vynikajícím řešením pro malé a střední podniky. Díky tomuto systému lze elektronickou správu dokumentů úspěšně kombinovat s tradičními papírovými, takže následně lze organizaci zcela „bezbolestně“ převést na práci v DIRECTUM. Pokročilá technologie Workflow poskytuje efektivní automatizaci kancelářských procesů.
klady
- Dostupnost specializovaných softwarových nástrojů, které co nejvíce zjednodušují vyhledávání a identifikaci dokumentace.
- Široké možnosti samostatné úpravy systému pro konkrétní úkoly.
- Rozšířené možnosti integrace s dalšími programy.
Mínusy
- Systém je zaměřen na řízení podniku - pro běžného úředníka je v něm obtížnější pracovat.
- Poněkud nepřehledná a netransparentní cenová politika.
Jaká je cena?
Licence k používání tohoto EDMS se kupují jednotlivě i jako součást nabídek balíčků. Nejlevnější základní klientská licence stojí 7 800 rublů. Náklady na licenční balíčky začínají od 148 200 rublů (základní pro 20 zaměstnanců) a dosahují 2 010 000 rublů (pro 200 zaměstnanců).
OPTIMA-WorkFlow
Tento systém elektronické správy dokumentů je ve svém segmentu silným středním rolníkem. Je uvnitř neustálý vývoj a zatím nemůže konkurovat za stejných podmínek uznávaným mastodontům na trhu. OPTIMA-WorkFlow má však v rukávu řadu „es“ – unikátní technologie, díky kterým vyčnívá z davu.
klady
- Implementace funkce sériového zadávání identických typů dokumentů a jejich evidenčních informací.
- Skenování pomocí antivirového programu.
- Volitelné indexování prostých a šifrovaných dokumentů.
- Vícejazyčné uživatelské rozhraní.
Mínusy
- Nevýhody standardní funkčnosti, které jsou trvale odstraněny připravovanými aktualizacemi.
Jaká je cena?
Typická řešení založená na této platformě stojí od 55 000 do 75 000 rublů.
EMC Documentum
Tato platforma pro automatizaci procesů toku dokumentů byla vyvinuta světovým lídrem v IT průmyslu, společností EMC. Výkonná funkčnost ve spojení s flexibilní konfigurací jednotlivých nástrojů dělá z EMC Documentum nejlepší zahraniční EDMS dostupný na ruském trhu.
klady
- Vysoký stupeň pohodlí při správě projektové a konstrukční dokumentace.
- Implementace mechanismu check-in/check-out, který umožňuje řídit distribuci přístupových práv.
- Přítomnost funkce, která umožňuje implementovat schvalovací postup na několika úrovních.
- Podpora zařízení pro skenování a rozpoznávání dokumentů.
Mínusy
- Funguje pouze s prohlížečem Internet Explorer.
- Nepřítomnost v otevřený přístup technická a praktická dokumentace k systému.
- Časté „brzdy“ a prodlevy při velkém zatížení systému.
Jaká je cena?
Neexistují žádné pevné ceny za používání této platformy. Náklady na jeho realizaci jsou projednávány individuálně s každým zákazníkem.
LanDocs
Tato platforma pro automatizaci správy dokumentů, vyvinutá v roce 1997 tuzemskou společností LANIT, je dodnes žádaná mnoha podniky a institucemi. LanDocs vám umožňuje vybudovat pohodlnou kancelářskou práci a prostředí pro tok dokumentů a poskytuje všem kategoriím uživatelů nezbytnou sadu nástrojů pro jejich správu.
klady
- Dostupnost integrovaných nástrojů kryptografické ochrany.
- Možnost zapojení zaměstnanců ze vzdálených poboček do procesu toku dokumentů.
- Dostupnost funkce dávkového skenování papírové dokumentace.
Mínusy
- Problémy s výkonem jsou docela běžné.
- Slabé možnosti rozšíření funkčnosti.
- Obtížné zvládnutí systému od začátku.
Jaká je cena?
Cena serverové licence se pohybuje od 30 000 do 216 000 rublů. Uživatelské licence lze zakoupit za ceny v rozmezí od 5 600 do 8 400 rublů.
CompanyMedia
CompanyMedia je celá sada softwarová řešení, navržený pro automatizaci obchodních procesů, toku dokumentů a kancelářské práce. Tento EDMS se od svých konkurentů liší nepřekonatelnou flexibilitou nastavení a přítomností nezávislých modulů, které lze instalovat samostatně.
klady
- Možnost úspěšného provozu systému v podnicích s komplexní struktura společnosti a územní struktura.
- Bezprecedentní spolehlivost systému, která mu umožňuje aktivně fungovat 24 hodin denně, 365 dní v roce.
- Automatizovaná podpora pro práci s několika typy pracovišť.
- Diferenciace přístupových práv, dle hierarchická struktura organizací.
Mínusy
- Webové rozhraní má omezenou podporu pro některé prohlížeče, zejména FireFox.
- Systém je zaměřen především na střední a velké podniky.
Jaká je cena?
Konečná cena tohoto softwaru se skládá z mnoha komponent, včetně školení personálu, instalace doplňkových modulů a převodu práv k užívání systému. Horní hranice celkové částky je 99 000 rublů. Nejlevnější tematický modul bude stát 4 000 rublů.
Lotus Domino.Doc
Tento EDMS je aplikace pro známou platformu Notes/Domino, která má systém zabezpečení dat na vysoké úrovni. Lotus Domino.Doc má také pokročilý elektronický archiv, který umožňuje implementovat velké úložiště podnikové dokumentace.
klady
- Dostupnost unikátních replikačních systémů navržených pro komplexní řešení problémů správy toků dokumentů v distribuovaném prostředí.
- Možnost vyhledávat dokumenty v jednotlivých částech informačního úložiště.
- Adresáře LDAP lze rozšířit až na podnikovou úroveň.
Mínusy
- Nevýhody tohoto systému vyplývají především z jeho západního původu - existují určité otázky týkající se rozhraní a implementace některých funkcí.
Jaká je cena?
Cena uživatelských a serverových licencí se vypočítává individuálně na webových stránkách platformy.
Nakonec
Když nakreslím čáru za přezkumem, rád bych poznamenal důležitou nuanci: zavedení elektronického systému správy dokumentů do vašeho podnikání vůbec nezaručuje okamžité zvýšení jeho ziskovosti a v některých případech může poškodit. Pokud vaše organizace úspěšně funguje a vytváří zisk, pracuje bez EDMS, pak si tisíckrát promyslete, než se rozhodnete je implementovat. Není třeba se honit „progresivní módou“ a instalovat tyto systémy, aniž byste je vážně potřebovali. Jak se však podnikání rozrůstá a zaměstnanci jsou silně vytíženi, elektronický systém správy dokumentů se může stát jakýmsi záchranným prostředkem, který firmě pomůže vymanit se z víru papírování.
V tento moment Probíhá aktivní vývoj softwarových řešení v oblasti IT technologií. Používají se v celé řadě oblastí lidské činnosti, včetně výroby, drobného podnikání, vzdělávání a dalších stejně důležitých odvětví. Paralelně s tím se všude používá spousta papírové dokumentace.
V současné době se mnoho podniků chce vzdát papírových dokumentů a převádí svůj podnik na elektronický systém správy dokumentů. Je to neuvěřitelně pohodlné a praktické.
Samozřejmě se vznikem potřeby převodu dokumentace do elektronického systému se objevují společnosti, které vyvíjejí softwarové produkty tímto směrem. A někdy právě tyto produkty jednoduše šokují ty, kteří si je chtějí koupit, svou cenou. Díky některým lidem, kteří nepracují ve vlastním zájmu, však můžete najít programy pro elektronický systém správy dokumentů zdarma.
Dnes můžeme rozlišit dva takové produkty: Alfresco a NauDoc.
NauDoc je produkt určený k automatizaci kancelářské práce, různých obchodních procesů a toku dokumentů. Tento program byl vyvinut společností NAUMEN. Prezentovaný program umožňuje řídit proces zpracování dokumentů a také sledovat kázeň provádění díky výsledkům získaným při plnění zadaných úkolů.
NauDoс vám umožňuje organizovat úložiště pro dokumenty s různými přístupovými právy na základě rolí. To umožňuje zaměstnancům určité společnosti kdykoli nahlížet do dokumentace, a to i v případě, že osoba za ni odpovědná je v tu chvíli na pracovišti z nějakého důvodu nepřítomná.
Tento program má knihu jízd, kde můžete sledovat všechny pohyby dokumentů a jejich kopií v rámci podniku.
Možnost ovládání v NauDoc vám umožňuje zadávat úkoly svým zaměstnancům přímo v systému, sledovat jejich plnění, hlídat termíny, odesílat dokumenty ke schválení a poté již schválené dokumenty odesílat dalším uživatelům systému. Program umožňuje konfigurovat cesty pro konkrétní typ dokumentu v automatickém režimu.
Absolutně všechny akce v systému se provádějí přes webové rozhraní. Díky tomu je možné se do systému přihlásit v kterémkoli koutě planety. V rámci organizace tak existuje jeden informační prostor a nezáleží na tom, kde se nacházejí její zastoupení a pobočky.
Technologické vlastnosti systému jsou následující:
— 100% webové rozhraní otevírá možnosti připojení k systému odkudkoli;
— systém integruje software určený pro skenování a také rozpoznávání textu ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— systém je nakonfigurován tak, že autorizaci a ověřování uživatelů lze provádět v externích adresářových službách;
— systém má modul pro práci s elektronickými digitálními podpisy. Uživatelé mohou používat digitální podpis od jakéhokoli poskytovatele kryptoměn, který podporuje rozhraní Microsoft CryptoAPI.
Mezi schopnosti systému NauDoc patří:
— snadná práce s organizačními a administrativními dokumenty. Všechno elektronické dokumenty jsou vytvořeny na základě určitých šablon. Při vytváření dokumentu musí uživatel pouze uvést hodnoty podrobností na kartě pro registraci dokumentu. Tyto hodnoty jsou automaticky přidány do textu dokumentu. V případě potřeby může uživatel povolit změnu textu šablony.
Každý typ dokumentu může být specifikován se specifickou sadou podrobností. K tomu musí mít uživatel práva „Technolog“.
Po vytvoření dokumentu je odeslán ke schválení těm zaměstnancům, kteří jsou za tuto funkci v podniku odpovědní. Schvalovací proces je kompletně uložen v systému. Pravidelné termíny jsou řízeny automaticky, jsou informováni potřební zaměstnanci a jsou přijímána oznámení o schvalovacím procesu.
Při práci s každým dokumentem jej systém přiřadí evidenční číslo automaticky.
- řízení procesu. Systém NauDoc umožňuje automatizovat proces toku dokumentů, který je spojen se správou a výrobní procesy podniky. Každý proces lze v systému konfigurovat samostatně, to znamená, že konkrétnímu procesu je v systému přiřazeno vlastní zastoupení, osoby za něj odpovědné a také regulační lhůty. Program disponuje nástroji pro generování reportů, které umožňují sledovat jednotlivé fáze procesu a v případě možného nedodržení regulačních lhůt určit viníka incidentu. Po shromáždění dat můžete analyzovat proces a provést potřebné změny.
- postup pro potvrzení dokumentů odpovědnými úředníky. Po vytvoření dokumentu je odeslán ke schválení okruhu osob, v závislosti na přijatý postup v rámci organizace. V případě kolektivní práce s dokumentem se všechny postupy provádějí na stejné kopii dokumentu. K dokumentu mají přístup osoby odpovědné za schválení. Kdykoli můžete vytvořit schvalovací zprávu, která obsahuje jméno a pozici vízové osoby a také uvádí přesný čas postupu.
- dostupnost možnosti registrace papírových a elektronických dokumentů v systému. K automatickému zápisu do protokolu dochází v určité fázi práce. Speciálně pro papírové dokumenty systém poskytuje elektronickou kartu, která má možnost připojit grafický obrázek dokumentu, který lze získat naskenováním dokumentu.
- rychlé hledání dokumenty o obsahu a podrobnostech. Program vám umožní rychle najít požadovaný dokument zadáním údajů, tj stručný popis nebo registrační číslo. Systém umožňuje vyhledávání podle obsahu přiložených souborů i samotných dokumentů.
- práce s korespondencí (příchozí a odchozí). Systém poskytuje možnost pracovat s podnikovou korespondencí pomocí firemního poštovního serveru. Jakýkoli dopis procházející systémem je zpracován jako běžný dokument.
Příchozí korespondence jde přímo sekretářce. Registruje dopisy do deníku došlé korespondence. Dokument automaticky obdrží registrační číslo. Dále je zasláno vedoucímu společnosti a po přezkoumání je zasláno zaměstnancům ke kontrole nebo provedení.
Odchozí dokumentace se vytváří na základě šablony přijaté v organizaci. Dokument je odeslán vedoucímu, který jej schválí.
Po schvalovacím řízení dokument putuje k sekretářce, která jej zaeviduje do příslušného deníku. Tento dopis pak sekretářka zašle na požadovanou emailovou adresu. Veškerá korespondence se automaticky ukládá do systému a kdokoli v ní může kdykoli najít, co potřebuje.
- schopnost vytvořit firemní webový portál a firemní web. Systém NauDoc umožňuje podniku vytvářet webové stránky a zveřejňovat na nich obsah. V v tomto případě obsahem jsou dokumenty, obrázky a jakékoli další objekty vytvořené v NauDoc.
Systém má vestavěný editor WISYWIG, který umožňuje upravovat stránky webu a snadno se spravuje. Zde můžete také spravovat zveřejňování novinek, anket a dotazníků.
V případě potřeby můžete změnit vzhled stránky. Přístup do různých částí webu vám umožňuje schvalovat dokumenty před jejich zveřejněním na webu. Dnes existují dvě edice NauDoc: Free a Enterprise.
Podívejme se na druhý bezplatný elektronický systém správy dokumentů Alfresco. Tento systém je široce používán západními společnostmi pro správu dokumentace v elektronické podobě a řízení různých projektů. Oblíbenost této služby lze vysvětlit otevřeností kódu (Open Source), přičemž program funguje stabilně a lze jej použít pro projekty různých velikostí.
Na stabilitě prezentovaného programu není nic překvapivého, vždyť zakladatelem systému je John Newton, který je známý řízením společnosti Documentum.
Tato společnost je lídrem na trhu elektronických systémů pro správu dokumentů pro velké podniky. Tento systém úspěšně používá mnoho společností. Systém se vyznačuje tím, že funguje na jakékoli platformě a s různými databázemi.
Alfresco si hravě poradí s jakoukoliv zátěží uložených dokumentů s počtem uživatelů přesahujícím několik desítek tisíc.
Prezentovaný systém je v Rusku málo známý, protože donedávna nikdo nemohl poskytovat profesionální služby pro organizaci podpory a školení v používání systému Alfresco.
Mezi výhody Alfresco patří přístupnost webu. Systém nevyžaduje instalaci dalšího softwaru na podnikové počítače, není tedy třeba aktualizovat klientský software. V systému lze pracovat i s mobilní zařízení, který se nachází kdekoli na planetě. Alfresco má nejpokročilejší a nejmodernější webové rozhraní.
Stojí za zmínku, že v posledních letech přestaly americké i evropské systémy elektronické správy dokumentů věnovat zvláštní pozornost webovému rozhraní.
Podpora je poskytována pouze pro vzdálený přístup do dokumentace. Byl to důsledek toho, že lidé jsou zvyklí upravovat dokumenty pomocí kancelářských aplikací.
Jak potom vyřešit problém, že se musí pracovat se standardními složkami a soubory, přesto, že nemají routování, nepodporují požadovanou verzi, není přístup atd.?
Řešení bylo vyvinuto a dlouhodobě se používá v systémech elektronické správy dokumentů.
Představme si naši pracovní plochu. Zde jsou například dvě složky. Jeden se nazývá „dokumenty k posouzení“, druhý se nazývá „firemní dokumenty“. Otevřeme první a vidíme určitý počet dokumentů. Dokumenty v této složce jsou určeny ke kontrole a rozhodování. Takový dokument se otevře v obvyklém MS Word. Ukazuje se, že máte možnost nejen číst dokument, ale otevřít jakoukoli verzi dokumentu, číst komentáře, rozhodovat o něm, odesílat tento dokument těm, kteří to potřebují, přímo prováděním všech výše uvedených akcí přímo ve Wordu nebo jiné kancelářské aplikaci.
Kromě toho zde uživatel vidí příchozí a odchozí úkoly.
Pokud potřebujete vytvořit nová dohoda a poté jej odešlete ke schválení, žádný problém. To vše lze provést v MS Word, vytvořit dokument a odeslat jej po zadané standardní trase. Dokument můžete také jednoduše zkopírovat do složky „firemní dokumenty“ a bude automaticky odeslán na požadovanou cestu.
Webového rozhraní se samozřejmě nikdo nehodlá vzdát. Webové rozhraní umožňuje provádět širší škálu úkolů.
Tato metoda je vhodná pro cestování a služební cesty, má rychlý přístup z mobilních zařízení a také možnost provádět hromadné úkoly s dokumenty a zprávami.
Systém Alfresco je vydán ve dvou hlavních verzích: Enterprise Edition a Community Edition. Komunitní verze je k dispozici ke stažení zdarma a může ji používat jakákoliv firma. Stojí za zmínku, že tato verze je podporována výhradně členy komunity systému. Navzdory tomu je Alfresco Community nejběžnější verzí systému v evropských zemích.
Systém může využívat malý počet účastníků a zároveň umožňuje snadno obsloužit více než deset tisíc uživatelů. Systém pracuje s vestavěnými databázemi PostgreSQL a MySQL.
Není žádným tajemstvím, že úspěšný chod jakéhokoli podnikání závisí především na tom, jak funguje mechanismus organizace dokumentace. Práce s papírováním, ač nepřináší potěšení, je totiž důležitým článkem v řízení firmy.
Kromě toho by měla být dokumentace řešena včas, jinak se začne hromadit a ztrácet. Aby se předešlo případným ztrátám, byl zaveden systém elektronické správy dokumentů.
V tomto článku vám řekneme: Co je EDMS? Jaké druhy, výhody a nevýhody má?
S rozvojem internetu je doba tlustých složek a zaprášených archivů minulostí. Nyní je proces práce s dokumenty plně automatizován. Potřebné papíry lze najít jedním kliknutím a archivace probíhá zcela bez lidského zásahu. EDMS nabízí takové příležitosti pro podniky.
Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) je speciální software, který umožňuje elektronické zpracování dokumentů. Jinými slovy, díky EDMS je možné přenášet dokumenty mezi zaměstnanci, vydávat jednotlivé úkoly, archivovat atp.
Mnoho organizací jistě ví, jak vytvářet elektronické dokumenty, ukládat je a přenášet. Nicméně je to jen elektronický formát nebude mít právní moc. Aby elektronický papír nabral na váze, je důležité, aby byl podepsán oběma stranami. V tomto případě musí být dokumenty opatřeny speciálním elektronickým podpisem.
Proto lze EDS rozdělit do dvou typů:
- Tok dokumentů v rámci společnosti mezi zaměstnanci;
- Tok dokumentů mezi různými podniky a organizacemi prostřednictvím speciálních komunikačních kanálů.
Pro použití EDMS v rámci organizace je vyžadován speciální software. Obvykle se takový program nazývá platforma EDI. Pro bezproblémový provoz takového softwaru bude navíc zapotřebí další hardware. Například servery, síťové kanály atd.
Operátor elektronické správy dokumentů bude potřeba, pokud je nutné pracovat s papíry mezi dvěma různými společnostmi. Takový operátor bude dobrým pomocníkem. Vždyť ví, jak doručovat zprávy, kontroluje, v jakém formátu se dokumenty zasílají, vyžaduje a kontroluje opatřování elektronickým podpisem, samostatně ukládá a archivuje dokumenty atd.
EDMS je tedy „oběhovým systémem“ celého podniku. Šetří spoustu času a má nepochybně pozitivní vliv na práci organizace jako celku. Existuje však vždy nějaký přínos z tohoto typu zpracování informací? A může EDMS způsobit škodu podniku? Abychom na tyto otázky odpověděli, musíme zvážit pozitivní a negativní stránky elektronická správa dokumentů.
Výhody a nevýhody EDI
Jako každý jiný proces EDI má své klady i zápory. Hlavní parametry jsou uvedeny v tabulce níže.
 Výhody |
 Nedostatky |
|---|---|
|
|
Skutečné náklady na údržbu elektronické správy dokumentů pro malé podniky
(*) Pokud je společnost malá a majitel firmy (nebo jednotlivý podnikatel sám) bude dokumenty podepisovat osobně, budou náklady minimální. Skládají se z nákupu elektronického digitálního podpisu - 1 500 rublů a přístupu ke službě elektronické správy dokumentů - od 100 rublů.
Pro malé objemy naše redakce doporučuje službu Kontur.Diadoc. Pokud zvolíte tarif " Univerzální“, pak bude cena pouze 9 rublů za odeslaný dokument. Oproti zasílání originálních dokumentů poštou zde zaslání jednoho registrovaný dopis v regionu bude nejméně 50 rublů. Rozdíl je zřejmý:
Systém poskytuje všem novým uživatelům 50 uvítacích bonusových převodů elektronických dokumentů.
Jak je vidět z tabulky, přes pozitivní stránky má EDS také negativní stránky. V zásadě se snižují náklady na materiál, které, jak se ukazuje, nemusí být malé.
Společnosti vzniknou značné náklady nejen na instalaci softwaru a nákup potřebného vybavení, ale také musí najmout zaměstnance, bez jehož speciálních dovedností systém elektronické správy dokumentů prostě nebude fungovat. Takovému zaměstnanci je také potřeba vyplácet mzdu. A to je další nákladová položka.
Nezapomínejte ale, že vynaložené úsilí se v budoucnu vyplatí a společnosti pracující s EDMS budou jen těžit. Koneckonců ušetří nejen čas na zpracování informací, ale také výrazně sníží náklady na placení služeb, například archiváře. Elektronický archiv navíc nevyžaduje další prostor, nákup dalších kancelářských potřeb ani jiné záležitosti.
Co je to elektronický systém správy dokumentů?
Zpravidla se jedná o systém elektronické správy dokumentů (EDF), ve kterém můžete generovat, odesílat, přijímat a podepisovat elektronické dokumenty. Jsou ekvivalentní papírovým s vlastnoručním podpisem. Pro správu elektronických dokumentů potřebujete certifikát pro elektronický podpis.
Rozhraní se obvykle skládá ze 2-3 záložek včetně protistran (vašich partnerů a klientů účastnících se EDI) a hlavní záložky – Dokumenty. Tato karta bude obsahovat dokumenty, které jste odeslali a přijali v sekcích Doručená pošta a Pošta k odeslání.
Typy EDI
Při zavádění elektronické správy dokumentů organizace nepochybně kladou velký důraz na efektivitu. Je těžké říci, který typ EDI bude pro konkrétní organizaci nejefektivnější. Vše závisí na směřování podniku a jeho obchodních procesech.
Existuje však obecná kvalifikace EDI z hlediska funkčnosti, řídicí techniky, komponent atd. V tomto ohledu můžeme rozlišit hlavní typy EDS:
- Systém vedení záznamů. Tento typ je určen pro provádění kancelářské práce podniku. Práce navíc probíhají podle všech přijatých pravidel s vertikálním řízením, tzn. od nadřízeného k podřízenému;
- Elektronické archivy. hlavním cílem Takovým systémem je organizace práce na ukládání dokumentace. Program mimo jiné umožňuje uživateli snadno najít požadovaný papír. Přenos dokumentace v takovém systému však nebude možný;
- Systémy pracovních postupů. Tento typ systému je mezi uživateli rozšířený díky tomu, že jeho hlavním úkolem je organizace a automatizace obchodních procesů. S takovým softwarem je snadné podnikat a tok dokumentů je jen důvodem pro existenci pracovních chvil;
- ECM systémy. Software umožňuje uživateli zavádět inovace do systému řízení organizace. Pomocí komplexních systémů je možné spravovat: dokumenty, podpisy, pracovní toky, znalosti zaměstnanců atd. Tenhle typ EDI bude mnohem dražší, protože uživateli nabízí pokročilé funkce.
Stojí za zmínku, že každý typ EDMS je větší než ten předchozí a dává uživatelům více příležitostí. Abyste však mohli plně ocenit výhody elektronické správy dokumentů, musíte se správně rozhodnout.
Jak vybrat správný EDMS
Jak již bylo uvedeno, výběr EDMS je složitý proces, který vyžaduje zvláštní pozornost. Vedení společnosti potřebuje mimo jiné zohlednit velké množství rozhodující faktory, jako je směřování podniku, zaměstnanci atd.
Například pro komerční organizaci by bylo správné zavést EDMS jak mezi zaměstnanci, tak mezi partnery. Jen tak bude podnik schopen získat potřebné ekonomické výhody.
Pro státní úřad je lepší zaměřit se na specifika své práce a věnovat větší pozornost tvorbě elektronických archivů. Je také nutné vyškolit zaměstnance pro práci s nimi.
Při výběru toho či onoho EDMS je důležité zvážit, zda systém splňuje uvedené požadavky. Tyto zahrnují:
- Plná funkčnost;
- Snadnost použití;
- S jakou rychlostí bude tento systém implementován do pracovního procesu;
- Dostupnost nastavení a musí být flexibilní;
- Má systém schopnost rozšířit funkčnost;
- Je možné přizpůsobit EDMS stávajícímu softwaru podniku?
- Snadná adaptace;
- Dostupnost technické podpory. Je důležité, aby tato pomoc byla na vysoké úrovni;
- Pověst výrobce atd.
S ohledem na tuto skutečnost by měl uživatel dodržovat následující akce:
- Prozkoumejte funkčnost. Zvláštní pozornost je třeba věnovat kapitole „Příležitosti“. Je důležité, aby výrobce konkrétně uvedl seznam úkolů prováděných programem. Pokud neexistují žádná specifika, měli byste takový systém EDS opustit;
- Dostupnost tematických prezentací. Je důležité, aby program obsahoval demo materiál, který uživateli vysvětluje, jak funkci používat;
- Prostudujte si snímky obrazovky. Manažer si tak bude moci ověřit, zda je funkčnost skutečně jednoduchá a zda splňuje uvedené požadavky;
- Nezapomeňte si přečíst recenze od skutečných uživatelů. Nejlepší možností je sledovat videa na YouTube;
- Mnoho výrobců nabízí manažerům bezplatné zkušební verze. Tímto způsobem bude uživatel schopen pochopit, zda je vybraný produkt vhodný nebo ne;
- Pokud jde o cenu zboží, je zřejmé, že tento bod nemůže kupujícího znepokojovat. Je těžké určit, jaké by měly být skutečné náklady na EDS, ale stojí za to prostudovat, co tvoří ten či onen údaj. Podrobné prostudování ceníku proto pomůže kupujícímu vyhnout se nečekaným výdajům a výdajům.
Stojí za to pamatovat si, co dělat správná volba Pomůže pouze odborník. Výběr a instalace EDMS by proto měla být prováděna pouze pod pečlivou pozorností osoby, která má zvláštní dovednosti.
Vzhledem k vysoké ceně ne všechny organizace u nás s EDMS pracují. V tuto chvíli je to pouze velké firmy zpracovávat dokumenty elektronicky. Vše se ale mění a je pravděpodobné, že v blízké budoucnosti oceníme potřebu pracovat s pomocí EDMS a mnoho společností si bude moci dovolit e-business. To znamená, že se stanou nejúčinnějšími a nejúspěšnějšími!