Elektronická správa dokumentů v regionech Ruské federace. Analýza současného stavu globálního trhu EDMS - NT1300: Systémy elektronické správy dokumentů - Podniková informatika Hlavní rysy implementace EDMS
Informační a analytické centrum TAdviser zveřejnilo tradiční výroční zprávu o trhu systémů elektronická správa dokumentů(EDMS) a správu obsahu (ECM). Tentokrát se týká projektů zahájených a dokončených v letech 2016 a 2017.
Hodnocení ruského trhu EDMS v peněžním vyjádření
Podle odhadů TAdviser byl v roce 2016 objem tuzemského trhu systémů EDMS/ECM cca 41,6 miliardy rublů. Trh se během roku zvýšil na 10 %. Stejná dynamika ( 10% ) odborníci očekávají do konce roku 2017.
Maximální zisk z prodeje, implementace a podpory systémů elektronické správy dokumentů v roce 2016 získala síť franšízantů společnosti 1C. Celkový příjem prodejce a partnerů byl 2,75 miliardy rublů. V čem více než 2 miliardy rublů Společnost 1C a její franšízanti vydělali na implementaci a podpoře EDS, zatímco prodeje licencí přitáhly vše do společné pokladny 650,5 milionu ₽. Výsledky affiliate sítě však byly prezentovány mimo hodnocení, protože neexistuje jeden, ale obrovské množství hráčů na trhu.
První řádek oficiálního žebříčku obsadila společnost Logika Business s ročním obratem 1,86 miliardy rublů, druhý - "Krok" s 1,38 miliardy rublů, třetí TerraLink s 964 milionů ₽. Náš partner EOS vydělal peníze z prodeje, implementace a podpory EDMS „DELO“ a EOS pro SharePoint v roce 2016 793,5 milionu ₽ a zajistil si 4. místo v celkové tabulce.
Autoři ratingu poznamenávají, že většina účastníků ratingu EDMS/ECM prokázala v roce 2016 pozitivní dynamiku příjmů. Pouze 2 z 16 společností si zhoršily své finanční ukazatele- a to jsou integrátoři, nikoli prodejci. Všechny vývojové společnosti EDMS zůstaly v černých číslech.
Hodnocení EDMS podle počtu projektů
Directum je lídrem v počtu zahájených a dokončených projektů v roce 2016 ( 739 ). Naši partneři EOS ( 593 veřejný projekt za rok) a 1C ( 178 projekty) zaujímají 2. a 4. řádek.
Průmyslová distribuce projektů
TAdviser letos nezobrazil statistiky o rozdělení projektů EDMS podle odvětví. To však za něj udělala mezinárodní výzkumná společnost IDC. Podle jejích propočtů do ECM v roce 2016 nejvíce investovaly ruské podniky v průmyslovém, veřejném a finančním sektoru. K problému ale přistoupili jinak. Průmyslníci s největším podílem na trhu ( 25% ) zaměřené na automatizaci interního toku dokumentů: rozšíření funkčnosti EDMS z pohledu projektového řízení, automatizace typických pracovních scénářů pro podnik a integrace EDMS s transakční systémy( , CPM, BI). Okupant 23% trhu, veřejný sektor v roce 2016 řešil především problémy rozvoje MEDI a připojování nových účastníků do meziresortní interakce. Finanční instituce s akciemi 16% byly zaměřeny na automatizaci toku externích dokumentů: vytváření klientské elektronické dokumentace, mobilní aplikace, automatizace procesu vyřizování úvěru.
Klíčové hnací síly růstu trhu EDMS
Trh EDMS/ECM v Rusku se každým rokem zvyšuje na 10 %. Přispívá k tomu řada faktorů:
- Kurz o digitální ekonomice. Stát systematicky spouští elektronické služby(„Gosuslugi“, „Nalog.ru“), obchodní společnosti atd. Převedení podnikových procesů do elektronického prostředí je efektivní způsob, jak snížit náklady na zboží a služby, optimalizovat práci, čas a finanční náklady.
- Rychlý vývoj nových technologií. S vývojem nových nástrojů pro zpracování a ukládání dat (blockchain, velká data, umělá inteligence) se vyvíjejí i systémy elektronické správy dokumentů. Jejich funkcionalita se rozšiřuje, objevují se nové nástroje pro standardizaci, vizualizaci a analýzu informací (BI). EDMS se stále více používají jako podnikové datové sklady.
- Potřeba automatizace YuZEDO. V letech 2016–2017 v organizacích různé velikosti a průmyslových odvětvích existuje naléhavá potřeba automatizace toku právně významných dokumentů (LWEDO). Navíc nemluvíme pouze o použití kvalifikovaných elektronický podpis a online výměně certifikovaných dokumentů, ale také o potřebách na úrovni plnohodnotných integračních mechanismů, které umožňují minimalizovat manuální operace a zajistit návaznost end-to-end procesů.
- Totální mobilizace. V současné době potřebují přístup k pracovním programům nejen manažeři, ale i běžní umělci mobilní zařízení. Možnost připojení k firemnímu EDMS s osobní telefon nebo tablet umožňuje zaměstnanci rychle se dozvědět o nových úkolech a rychleji je dokončit. Úplný přechod podnikové komunikace na mobilní prostředí vedl ke vzniku celého odvětví, které slouží mobilním telefonům pro podnikání. Zahrnuje poskytování obsahu, služby pro vývoj nástrojů pro ochranu firemních dat, návrh a tvorbu mobilních aplikací.
- Distribuce cloudových služeb. Cloudové technologie EDMS jsou aktivně využívány státní úrovni. Dnes můžete požádat o změnu řidičského průkazu nebo pasu, platit daně a získat certifikáty o bydlení a komunálních službách v digitálním prostředí – prostřednictvím webových stránek vládních služeb. Pokud jde o komerční sféra, pak pro střední a malé podniky musí být platforma ECM určitě cloudová. Pro organizace v segmentu SMB není ekonomicky výhodné kupovat krabicovou verzi EDMS. Použití cloudových redakčních systémů je velmi výhodné pro velké podniky. Takové ECM nejsou omezeny, pokud jde o škálování, jsou centralizované a poskytují zaměstnancům univerzální přístup z jakéhokoli typu zařízení 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
- Nárůst virových útoků. Nedávná vlna virových útoků vyvolala prudký nárůst zájmu o EDMS jako centralizovaný úložný systém pro podnikové informace.
Obtížná ekonomická situace. Vleklá krize donutila podniky vážněji přemýšlet o snižování investic a zpřísňování finanční kontrola. Kvůli napjaté ekonomické situaci mnozí poprvé uvažují o hodnocení a optimalizaci svých obchodních procesů. A našli jsme efektivní řešení - EDMS/ECM systémy.
Proces nahrazování importu. V roce 2016 vydala vláda Ruské federace nařízení č. 1588-r, kterým uložila federálním orgánům vykonna moc a státní mimorozpočtové fondy přecházejí do ruštiny software. Od té doby výrobci domácích systémů pro správu elektronických dokumentů zaznamenávají stálou poptávku po jejich řešeních. Je možné, že po vládních organizacích a vládních orgánech budou muset velké průmyslové společnosti přejít na domácí platformy státní účast. A to je hlavní segment zákazníků systémů EDMS a ECM. Stejně jako v současné situaci však přechod nebude náhlý. Výměna měřítka informační systémy vždy s sebou nese vysoké náklady a rizika, takže modernizace musí být hladká. Dobrým začátkem je upgradovat databázi a přejít na open source software, jako je PostgreSQL.
Prognózy na blízkou budoucnost
Další růst trhu odborníci spojují s rozvojem USEDO, finančního archivu a zdokonalováním mechanismů pro integraci EDMS s ostatními informačními systémy podniku. Již dnes jsou EDMS hladce integrovány s analytickými službami a účetními programy. V blízké budoucnosti budou elektronické systémy pro správu dokumentů ještě těsněji integrovány do IT prostředí organizací. Odborníci dokonce umožňují vydání konvergovaných řešení pro integrovanou práci se všemi typy firemních dat a obsahu.
Chatboti a mechanismy se budou více rozšiřovat v systémech elektronické správy dokumentů umělá inteligence. Ze služby evidence dokumentů se EDMS promění v multifunkční systém pro dokumentaci všech obchodních aktivit podniku, informační dispečink zohledňující data z mnoha informačních systémů. Navíc se EDMS stane hlavním dodavatelem dat pro hlubokou a komplexní analýzu v systémech BI.
Limitující faktory
Mezi hlavní překážky rozvoje trhu EDMS odborníci jmenují:
- Omezení právního rámce. Elektronická správa dokumentů se stále používá nikoli jako hlavní, ale jako záložní papírový dokument.
- Nedostatečné sjednocení EDMS, absence jednotné normy a předpisů. Například zaměstnanci průmyslové podniky pracovat nejen se standardními reporty, ale i se specializovanými inženýrská dokumentace(výkresy z AutoCADu). Nedostatek takových dokumentů ve standardních formulářích mnohé odrazuje od implementace EDMS.
Zkušenosti s implementací EDMS "SoftExpert"
RUSKÝ TRH EDMS: PROBLÉMY A PERSPEKTIVY ROZVOJE ZNAČENÍ SYSTÉMU ELEKTRONICKÉHO OBRATU: PROBLÉMY A PERSPEKTIVY ROZVOJE
Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.
Jihoruský institut managementu - pobočka Ruské akademie národního hospodářství a státní služba
Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.
South-Russia Institute of Management - pobočka ruského prezidenta
Národní hospodářství a veřejná správa
Abstrakt: Článek analyzuje problémy a perspektivy rozvoje trhu EDMS v Rusku. Zvažují se koncepty systémů elektronické správy dokumentů, jejich účely a aktualizace v moderním světě, jsou prezentovány statistické údaje o vývoji a používání konkrétních systémů správy elektronických dokumentů, jako v obchodní struktura a ve veřejném sektoru. Jsou vyvozeny závěry o problémech EDMS a potřebě jejich rozvoje, zlepšování a využití v organizacích a vládní agentury zlepšit jejich účinnost a efektivitu.
Klíčová slova: správa elektronických dokumentů, systém správy elektronických dokumentů, trh EDMS, funkcionalita EDMS, EDMS ve veřejném sektoru.
Abstrakt: Článek analyzuje problémy a perspektivy rozvoje trhu systému elektronického obratu v Rusku. Jedná se o následující pojmy: systémy elektronického obratu dokumentů, jejich cíle a aktualizace v moderním světě, statistické údaje o vývoji a používání konkrétních systémů obratu elektronických dokumentů jsou uváděny v komerčním i veřejném sektoru. Jsou učiněny závěry o problematice systémů elektronického obratu, nutnosti jejich vývoje a využití organizace a státním lodím za zvýšení jejich účinnosti a efektivity.
Klíčová slova: elektronický obrat dokumentů, systém elektronického obratu dokumentů, trh systémů obratu elektronických dokumentů, systémy obratu elektronických dokumentů ve veřejném sektoru.
V moderním světě vedl vývoj technologií a jejich široké zavádění k tomu, že elektronická správa dokumentů a archivní práce zaujímá přední místo ve srovnání s jejich papírovým protějškem. Dnes můžeme pozorovat nárůst počtu a objemu dokumentů používaných ve světě. Poměr elektronických a papírových dokumentů se navíc v průběhu času mění ve prospěch papírových dokumentů.
V roce 2014 oslavil trh EDMS své 20. výročí. Jeho vznik a vývoj byl způsoben především potřebou automatizovat práci státních orgánů – podle jejich zakázek vznikaly první tuzemské systémy elektronické správy dokumentů.
Elektronický systém správy dokumentů (EDMS) je organizační a technický systém, který zajišťuje proces tvorby, řízení přístupu a distribuce elektronické dokumenty v počítačových sítích a také zajištění kontroly nad tokem dokumentů v organizaci.
EDMS na trhu informačních technologií zůstávají mezi nejoblíbenějšími systémy, protože umožňují:
Zvýšit efektivitu řízení společnosti tím, že managementu poskytneme všechny potřebné informace pro rozhodování;
Optimalizovat práci zaměstnanců s dokumenty;
aktiva společnosti (informace, které mohou být ztraceny v důsledku propouštění nebo snižování počtu zaměstnanců), tedy k zajištění kontinuity obchodních nebo obchodních procesů.
V roce 2013 vzrostl ruský trh EDMS včetně implementačních služeb o 20 % ve srovnání s objemem roku 2012 na 30,72 miliardy rublů. V období 2011 až 2013 si udržela vysoká tempa růstu: od 20 do 35 % Na rozdíl od ostatních segmentů trhu podnikového softwaru, kde podle Tlyo1Ber začal mírný pokles (systémy B1) nebo se růst zastavil (systémy BIR). ) ), trh EDMS by měl koncem roku 2014 vykazovat dvouciferný růst: hlavním tahounem tohoto trhu je veřejný sektor, kde se s vysokou intenzitou realizují projekty v oblasti automatizace elektronické správy dokumentů. Pokud jde o počet projektů, podíl veřejného sektoru na trhu EDMS je až 25%, v peněžním vyjádření - až 40%. .
Pozitivní dynamiku trhu v roce 2013 potvrzují údaje o tržbách integrátorů. Mezi společnostmi, které předložily údaje o příjmech na trhu EDMS, včetně implementačních služeb (v rublech včetně DPH), byl nárůst v roce 2013 ve srovnání s předchozím rokem u většiny společností o 15 % nebo vyšší. (Stůl 1) .
Tabulka 1. Příjmy systémových integrátorů na trhu EDMS v
Rusko, 2012-2013, tisíc rublů
Společnost, kterou řídíte 2013 Projekty 2013 Příjmy 2012 Projekty 2012 Růst tržeb 2012-2013
1C (všichni franšízanti) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1 %
Obchodní logika 760 000 88 534 900 86 42,1 %
KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3 %
EOS 516 029 777 3 263 997 – 95,5 %
InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5 %
Technologie správy ID 380 970 – 238 035 – 60 %
Lanit 188 000 80 180 000 70 4,4 %
ELM A 56 000 105 38 000 – 47,4 %
Vytáhnout 50 54 28 49 73,6 %
mont (Holemont) 000 800
0 FTS 38 000 9 34 500 5 10,1 %
1 ZEPTEJTE SE 23 200 57 17 600 35 31,8 %
Celkem 4 219 775 3 257 835 29,5 %
Nejaktivnější implementace EDS v Rusku je prováděna ve veřejném sektoru, především se to týká vládních agentur, ale také společností se státní účastí.
Mezi státní společnosti za období od začátku roku 2013 do září 2014 byl zprovozněn systém elektronické správy dokumentů v rámci Státního automatizovaného systému Justice, který funguje na bázi platformy Delo (EOS) (více než 67 tisíc uživatelů), a dále implementace Rozsahem vyniká EMC Documentum v Rosatomu (30 tisíc) a zavedení Etlas (EDI) v odboru zdravotnictví a sociálního rozvoje regionu Oryol pro 10 tisíc pracovních stanic. V komerčním sektoru je největším projektem EDMS implementace DocsVision ve Sberbank Ruské federace, systém se stále replikuje: podle samotné banky nyní v EDMS na této platformě pracuje 100 tisíc zaměstnanců banky (tabulka 2) .
Tabulka 2. Top 5 projektů EDMS/ESM v ruském veřejném sektoru podle počtu uživatelů za rok 2013 – první tři čtvrtletí roku 2014
GAS Justice Case EOS 67 835
Customer System Integrator Počet uživatelů
Rosatom EMC Documentum 30 000 KROK
Ministerstvo zdravotnictví a sociálního rozvoje regionu Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000
Generální prokuratura Ruské federace AIC Supervision EOS 9 123
Případ vlády Rostovské oblasti (EOS) EOS 7 639
V odvětví EDMS se vyvinula paradoxní situace: obvykle
legislativa je brzdou aplikace nových technologií. Dnes legislativního rámce je před technickými možnostmi většiny implementovaných systémů. Na druhou stranu, schopnosti samotných ECM platforem, na kterých jsou EDMS postaveny (importované i domácí), v zásadě umožňují řešit všechny nové problémy. Vývoj dnes nejčastěji brzdí nekompetentnost funkčních zákazníků, kteří se stále drží konzervativních názorů na tok dokumentů.
Je zřejmé, že na systémové úrovni existuje pochopení důležitosti tohoto úkolu: nařízením vlády Ruské federace ze dne 9. 6. 2012 N 890 „O opatřeních ke zlepšení toku elektronických dokumentů na úřadech státní moc» bylo stanoveno, že přechod na elektronický tok dokumentů v orgánech státní správy musí být dokončen do 31. prosince 2017
Ale Současný stav záležitosti ponechává prostor pro pochybnosti – rozsáhlé investice do ICT ve veřejném sektoru, více než 1 bil. rub., nepodávají zatím hmatatelný praktický výsledek.
Bohužel dnes neexistuje jediná právně významná veřejná služba, která by obnášela vykonávání nějakých právně významných úkonů - vydání dokladu, změna stavu občana apod. - přeloženo do elektronické podobě. Všechny služby poskytované v EPGU jsou informačního charakteru.
EDMS systémy jsou zaměřeny na zlepšení činnosti konkrétní organizace, ale každá z nich má svou vlastní širokou funkcionalitu, která zahrnuje řadu charakteristik. Během výzkumného procesu jsme byli
■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional
■ PayDox ■ 1C: Document Flow* Boss Assistant
■ PŘÍPAD ■ EUPHRAT ■ MOTIV
Bylo identifikováno 9 systémů. Ukážeme si jejich funkční vybavení, na jehož základě vyzdvihneme výhody a nevýhody systémů (obr. 1,2). Rýže. 1. Technické možnosti moderního EDMS
Rýže. 2. Cena licencí pro 100 uživatelů, kromě nákladů na DBMS, dodatečné moduly a slevy
Při porovnávání funkčnosti EDMS se používají následující označení: „+“ - příležitost byla implementována; „+/-“ – funkce je dostupná s omezenou funkčností nebo vyžaduje zakoupení dalšího softwaru; „-“ – příležitost nebyla implementována.
Z hlediska funkce „Práce s dokumenty“ zaujímají přední pozice takové EDMS jako: Boss-Referent, Delo a Ephrat. Základní úroveň obsadil PayDox (tabulka 3).
PRÁCE S DOKUMENTY S Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Šéf dokumentů - MOTIV BUSINESS EUPHRATS
Vestavěné nástroje
prohlížení přiložených souborů
Změna příloh
Práce s návrhy dokumentů /- /- /-
Tabulka 3. Práce s dokumenty
Pokud jde o vývoj funkce „Vyhledávání a analýza informací“, vedoucími jsou EDMS jako: Ephrat, Delo a DocsVision. Poslední pozice jsou obsazeny 1C, Directum, GlobusProfessional (tabulka 4).
VYHLEDÁVÁNÍ A ANALÝZA INFORMACÍ Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV
Hledání atributů (vyhledávání podle podrobností dokumentu)
Vyhledávání úkolů a pokynů (včetně termínů, účinkujících, kontrolorů)
Fulltextové vyhledávání s přihlédnutím k morfologii ruského jazyka /- /- /- /- /-
Implementace různé typy hledat v jednom dotazu /-
Tabulka 4. Hledání analýzy informací
Tabulka 5. Informační bezpečnost
BEZPEČNOST INFORMACÍ Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV
Podpěra, podpora různými způsoby ověření /- /- /- /- /- /- /-
Přidělování uživatelských práv
Přidělování práv skupinám uživatelů
Podpora vlastní role
Z hlediska rozvoje funkce „Information Security“ jsou na předních místech Boss-Referent, Efrat, Delo a DocsVision. Na posledních pozicích: 1C a GlobusProfessional (tabulka 5).
Na základě analýzy můžeme identifikovat několik EDMS s největší funkčností. Mezi ně patří: Ephrat, který je nezpochybnitelným vůdcem, také Delo a DocsVision. Z 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox se vyznačovaly nedostatečnou funkční výbavou. Zbytek EDMS obsadil prostřední místo.
Závěrem lze říci, že EDMS je v moderním světě nezbytný a jeho neustálé zlepšování je také důležitým kritériem. Elektronické systémy pro správu dokumentů jsou na ruském trhu dobře známé. Dnes se jejich implementace rozšířila a dosáhla vrcholu produktivity. Další růst
růst trhu není možný díky růstu počtu uživatelů ECM, ale díky zlepšení jejich funkčnosti. Dnes jsou hlavními důvody pro nahrazení stávajících řešení problémy s výkonem, nedostatečná funkčnost, vysoké náklady na vývoj a podporu současného řešení, uzavřený kód platformy, nepohodlné rozhraní, problémy s územní distribucí a integrací a také vazba na zastaralý software a hardwarové platformy.
Bibliografie:
1. Mansurova N.A., Veselov P.S Předpoklady a etapy implementace systému elektronické správy dokumentů pro malé a střední podniky // Ekonomický výzkum 2010 č. 1 - P. 2.
2. Gaisinský I.E., Vostříková T.V., Pérová M.V. Elektronická správa dokumentů v systému vzdělávání a dalšího vzdělávání specialistů // Řízení státu a obcí. Vědecké poznámky SKAGS. 2009. č. 4. S. 66-75
3. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
4. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
5. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
6. Khasheva I. A. Praxe využívání informačních a komunikačních technologií při poskytování veřejné služby// Řízení státu a obcí. Vědecké poznámky SKAGS. 2009. č. 4. S. 99-108
7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektronická technologie ve státně-politickém a systémovém řídící činnosti zařízení: posouzení předpokladů // Řízení státu a obcí. Vědecké poznámky SKAGS. 2009. č. 1. S. 56-61.
8. [Elektronický zdroj]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
Mnoho z vás využívá EDMS ve své práci již delší dobu, někteří jsou v procesu implementace, ale jsou i tací, kteří stále hledají. Přesto budou znalosti o moderní firemní dokumentaci a systémech správy informací užitečné pro začátečníky i zkušené uživatele. Kritéria pro výběr EDMS
Není žádným tajemstvím, že dobře postavené a optimalizované obchodní procesy jsou klíčem k úspěchu společnosti. Jedním z nejdůležitějších a na zdroje náročných procesů je proces dokumentační podporařízení. Především jsou to časové náklady (koordinace, schvalování, podepisování, kontrola provedení), mzdové náklady (nutnost mít specialistu odpovědného za tok dokumentů na zaměstnancích), nemluvě o nákladech na spotřební materiál a kancelářské vybavení. EDMS je navržen tak, aby optimalizoval tento proces, a tím výrazně snížil náklady na jeho poskytování.
Navzdory obtížným ekonomickým podmínkám zůstávají EDMS na trhu informačních technologií mezi nejoblíbenějšími systémy, protože umožňují:
- zvýšit efektivitu řízení společnosti tím, že managementu poskytneme všechny potřebné informace pro rozhodování;
- optimalizovat práci zaměstnanců s dokumenty;
- chránit kritické informace a nehmotný majetek společnosti (informace, které mohou být ztraceny v důsledku propouštění nebo snižování počtu zaměstnanců), tj. zajistit kontinuitu obchodních nebo obchodních procesů.
Informace o užitečnosti moderních technologií pro kancelářské profesionály samozřejmě nejsou nové. Pokud čtete tyto řádky, pak je vám toto téma blízké. Možná mnozí z vás EDMS ve své práci používají již delší dobu, někteří jsou v procesu implementace, ale jsou i tací, kteří se stále dívají pozorně.
Přesto budou znalosti o moderní firemní dokumentaci a systémech správy informací užitečné pro začátečníky i zkušené uživatele.
Trh se aktivně rozvíjí, existuje mnoho produktů, obchodních řešení a dalších možností určených k řešení různých problémů. A i když vaše společnost již má řešení pro automatizaci kanceláře a spolupráci zaměstnanců, pravděpodobně si nyní kladete otázku, jak jej optimalizovat.
Je důležité pochopit, že elektronické systémy pro správu dokumentů implementované ve společnosti nejsou zmrazenou entitou, ale živým organismem, který vyžaduje značnou pozornost, kontrolu a vývoj. Pokud systém není vyvinut včas, velmi brzy zastará a zaměstnanci jej již nebudou používat.
Služba DOW - zákazník EDMS
Možná si nyní kladete otázku: „Proč my, úředníci, potřebujeme rozumět trhu EDMS, když existují „IT specialisté“ a jejich chlebem je výběr programů?
Je naivní věřit, že IT specialisté tento problém vyřeší za vás! Většina dokumentů se dnes vytváří, zpracovává a ukládá v elektronické podobě. Zaměstnanci koordinují mnoho dokumentů pomocí ICQ, Skype, E-mailem. Kromě toho jsou dokumenty vytvářeny a ukládány v různých formátech. A úkolem úředníků je tyto informace spravovat.
Znám mnoho případů, kdy se úředníci skutečně stali vývojáři elektronických systémů pro správu dokumentů a sepsali požadavky na systém „od nuly“. Zde začalo jejich trápení a začaly dlouhé procesy vývoje, zdokonalování a implementace systému.
Nejprve působili jako obchodní analytici – popisovali všechny procesy toku dokumentů. Poté v roli testerů, přebírání získaných výsledků. No a pak v roli učitelů školení zaměstnanců své organizace pro práci se systémem. Všechny tyto procesy jsou přirozeně velmi zdlouhavé a zaberou značné množství času – v lepším případě několik měsíců, v horším případě let. Později mi přiznali, že kdyby se mohli zúčastnit výběrového řízení dříve, ušetřili by sobě spoustu úsilí a času a své firmě spoustu peněz! Nejdůležitější ale je, že by už dávno zorganizovali společnou práci v systému - jejich a zaměstnanců firmy.
Vývojáři zákaznických řešení se ve většině případů zaměřují na požadavky uživatelů. Jen neberou v úvahu, že uživatelé často nevědí, jaké požadavky prezentovat a jaké existují způsoby, jak jejich úkoly realizovat.
Znalost produktů na trhu, pochopení principů jejich fungování dává výhodu při výběru a v konečném důsledku umožňuje zvolit nejefektivnější řešení a ušetřit firmě námahu, nervy i peníze.
Jaké řešení byste si měli vybrat?
Rozhodli jste se tedy pochopit situaci na trhu EDMS a najít vhodný systém k vyřešení vašich problémů. Otevřeš internet a tam...
A existuje tolik jmen, popisů, žebříčků analytických společností, různých srovnání, že se můžete jednoduše utopit v tomto moři informací. Zde jsou jen některé údaje o počtu produktů na ruském trhu.
K únoru 2010 obsahoval katalog elektronických systémů pro správu dokumentů na webu TAdviser cca 179 položek, katalogový list Docflow obsahuje 170 produktů a dále různé nezávislé portály o systémech správy dokumentů, kde seznam řešení obsahuje 45 položek. Společnost DSS Consulting vyzdvihuje řešení od cca 15-20 společností, které mají za sebou několik úspěšných implementačních projektů v několika obdobích.
Jak vidíte, ruský trh nabízí širokou škálu řešení patřících do třídy systémů elektronické správy dokumentů.
Systémy lze nazývat různě: „kancelářský automatizační systém“, „elektronická kancelář“, „systém“. operativní řízení společnost", "systém správy obsahu", "systém ECM" atd.
Zdálo by se, jaký je v tom rozdíl? Všechny systémy totiž dělají prakticky to samé – zajišťují správu elektronických dokumentů. A tok dokumentů je poměrně formalizovaná oblast a všechna řešení pro její automatizaci by si měla být velmi podobná.
Trh se softwarovými produkty je však velmi rozmanitý - existují drahé systémy a řešení ekonomické třídy, existují vysoce specializované systémy a návrháři, kteří vám umožní realizovat plány jakéhokoli klienta. Celá tato rozmanitost trhu pramení ze skutečnosti, že stejné funkční požadavky jsou implementovány různými způsoby, na různých platformách, za použití různých technologií.
V současné době se trh dostal do určité fáze vyspělosti, mezi EDMS se objevili jeho lídři a stále se objevují nová řešení, což naznačuje, že proces vývoje systému pokračuje. Na rozdíl od trhu účetního softwaru, kde je 1C nepochybně lídrem, není trh EDMS tak polarizovaný, kupující má extrémně široký výběr: od předních světových výrobců až po zakázkový vývoj, který zohledňuje vlastnosti konkrétního zákazníka. Je těžké to zjistit, že?
Problém výběru EDMS
Velké množství nabídek na trhu kancelářského softwaru vyvolává problém výběru. Ale kvůli nedostatku objektivních kritérií a obecně uznávaných metod pro hodnocení kvality navrhovaného EDMS a jejich souladu se skutečnými potřebami organizace existuje riziko získání „špatného“ systému: příliš slabého nebo naopak , redundantní pro řešení konkrétních problémů. Riziko může být během implementační fáze zvýšeno, protože dokonce dobrý systém lze nakonfigurovat tak, že práce v něm nebude efektivní.
V důsledku toho si většina organizací vybírá softwarová řešení v oblasti elektronické správy dokumentů na vlastní nebezpečí a riziko, řídí se vlastními kritérii, intuicí nebo důvěřuje slibům vývojářů a specialistů implementujících systém.
Nejčastěji není důvodem neúspěchu tolik kvalita softwarové řešení, jak moc je jeho špatná volba a chyby při implementaci kvůli nedostatku dobře formulovaných požadavků na EDMS.
Koncem roku 2008 - začátkem roku 2009. Společnost DSS Consulting provedla studii mezi společnostmi používajícími EDMS, které implementovaly EDMS v roce 2008. Na otázku: „Jak si společnosti vybírají EDMS?“ nejoblíbenější odpovědi byly:
- vybráno na základě doporučení;
- analyzované informace na internetu;
- zvolil první dostupné řešení;
- rozhodnutí bylo „svrženo shora“.
Zkušenosti mnoha společností ukazují, že důsledky neúspěšné volby EDS jsou nejen materiální, dočasné, organizační ztráty, ale především neschopnost organizace dosáhnout svých cílů a zpoždění ve vývoji.
V důsledku toho existuje skutečná potřeba informací, které by umožnily: na základě analýzy systému podpory dokumentace pro řízení a obchodní procesy organizace formulovat požadavky na EDMS, na základě objektivních kritérií pro hodnocení a porovnávání EDMS prezentovaných na trhu, vybrat vhodný produkt a zajistit jeho efektivní využití.
Kritéria pro výběr EDMS
Než se pustíme do poměrně širokého tématu přezkumu současné situace na ruském a mezinárodním trhu s informačními řešeními této třídy, jakož i analýzy konkrétních řešení, zaměříme se na hlavní kritéria, kterým je třeba věnovat pozornost, bez ohledu na třídy softwarového produktu a podíl na trhu.
EDMS organizace musí řešit širokou škálu problémů a zároveň být pohodlný a flexibilní v konfiguraci, aby mohl být podporován zákazníkem. Samozřejmě můžete vzít platformu ECM a získat vysoce přizpůsobené řešení, které zohledňuje všechny podnikové procesy společnosti, ale implementace takových systémů obvykle trvá několik měsíců až rok nebo více a vyžaduje značné finanční náklady. Vždy však chcete, aby doba implementace byla minimální a školení personálu bylo rychlé a pokud možno bez přerušení výrobních činností.
Nejčastěji se výběr EDS provádí na základě následujících kritérií:
- náklady na licence EDMS a další potřebné komponenty (hardware, DBMS);
- náklady na implementaci a podporu EDMS;
- možnost rozšíření systému pomocí dalších modulů a integrace s dalšími produkty;
- informační bezpečnost;
- platforma a použité technologie;
- pověst vývojáře a dodavatele (organizace implementující systém);
- funkční úplnost.
Podívejme se na význam výše uvedených kritérií.
Cena licencí byla vždy jedním z hlavních kritérií při výběru systému. Zákazníci EDMS již dávno vědí, že levný produkt není vždy dobrý.
Systém musí být přístupný, aby si zákazník mohl sám provádět některá nastavení systému, například samostatně připojovat a konfigurovat slovníky, referenční knihy, standardní cesty dokumentů atd., aniž by se znovu uchyloval ke službám vývojářů nebo systémových integrátorů. Náklady na provoz systému budou nižší.
Systém by měl být řešením, které umožní jeho další rozšiřování přidáním nových modulů a schopností.
Rozsah možností rozšířených o další moduly může zahrnovat jak integraci s určitými aplikacemi, tak rozšíření funkčnosti systému.
Při výběru systému je mu věnována zvláštní pozornost informační bezpečnost, jak jsou implementovány zásady ochrany důvěrných dat, jak je organizován systém kontroly přístupu, zda systém podporuje používání elektronických podpisů a šifrování.
Při výběru systému se zpravidla bere v úvahu, na jaké platformě je postaven a jaké technologie jsou použity. A zde není prioritou novost, ale stabilita a spolehlivost. Důležitou roli při výběru hraje použitý databázový systém (DBMS) a vývojové nástroje.
Pokud již organizace má podnikový standard pro DBMS, pak je logičtější, pokud se jím EDMS řídí. Není vhodné rozšiřovat seznam podporovaných DBMS, pokud to není nezbytně nutné. Totéž platí pro vývojové nástroje. Čím jsou známější a rozšířenější, tím více specialistů je bude znát a bude schopen vyvinout další komponenty pro EDMS a tím menší bude riziko selhání projektu z důvodu nedostatku takových specialistů.
Při výběru vývojáře EDMS se obvykle posuzují faktory, jako je doba jeho působení na trhu EDMS, pověst mezi uživateli a konkurenty, kvalita technické podpory a frekvence aktualizací systému. Neméně důležitý je výběr spolehlivé firmy – dodavatele EDMS, pokud vývojářská firma nespolupracuje přímo se zákazníky.
Ve fázi výběru je nutné detailně zhodnotit zkušenosti z úspěšných projektů a realizací a úroveň kvalifikace personálu. Možnost finalizace informačního systému v rozumném čase (s přijatelnými cenovými podmínkami) tak, aby vyhovoval specifikům podniku, závisí na dodavatelské firmě.
Snad nejdůležitějším kritériem je funkční úplnost systému. Bez ohledu na to, jak dobrý je systém ve všech ostatních ohledech, jeho hlavním úkolem je zajistit implementaci funkcí elektronické správy dokumentů.
Až dosud zákazníci využívali jen zřídka systémový přístup k posouzení funkční úplnosti EDMS opírající se o váš subjektivní názor na základě prostudování marketingových materiálů nebo v lepším případě z letmého seznámení s produktem na zkušebním stánku. Pro úspěšné praktické využití EDMS to nestačí.
Dělat správná volba bez provedení komplexního posouzení a porovnání systémů především z hlediska funkčních parametrů, bez zohlednění strategických cílů a aktuálních úkolů zákazníka, je prakticky nemožné.
Při řešení tohoto problému může pomoci předběžná analýza trhu: úvodní seznámení s jeho hlavními účastníky, produkty na trhu, klíčovými technologiemi a systematizací podle hlavních parametrů.
26.04.2018, čt, 16:46, moskevského času , Text: Natalya Rudycheva
Ruští vývojáři mají šanci zcela dobýt ruský trh EDMS. Jsou k tomu předpoklady ekonomické i legislativní. Jde jen o maličkosti – vytvořit skutečně pohodlná, moderní a spolehlivá řešení, zajistit jejich vysokou kvalitu technická podpora a řádně organizovat proces jejich realizace. Diskutovali o tom účastníci konference „EDMS Market 2018“ pořádané CNews Conferences.
strany: 1 | | další
Současná situace na ruském trhu je pro ruské vývojáře EDMS příznivá, začal svůj projev Sergej Kurjanov, ředitel strategického marketingu, DoxVision. Oproti západním vývojářům mají výhodu díky politice substituce importu a oslabování rublu a mohou úspěšně konkurovat Open Textu, pokud vytvoří produkty, které jsou kvalitou výrazně lepší. Právě touto cestou se vydala společnost DocsVision, která svým klientům nabízí Docsvision ECM (verze 5.5), charakteristické rysy což jsou škálovatelnost na 100+ tisíc uživatelů, architektura mikroslužeb, multiplatformní. Platforma umožňuje využívat všechny výhody nových technologií, jako je omnichannel, cloud, podpora nových metod správy (Agile, SCRUM), AI & ML, automatická registrace, podpora Agile implementací, samoobsluha.
Zhruba polovina projektů v roce 2017 byla realizována na základě Open Text Documentum, pokračování Roman Konovalov, výkonný ředitel"ID - Management Technologies". Zájem zákazníků o ruská řešení však roste. Jako příklad uvedl vytvoření systému správy dokumentů ve skupině společností Rosseti. V první fázi, která skončila v roce 2014, zákazník implementoval Open Text Documentum. Dnes je uživateli řešení více než 44 tisíc lidí. V roce 2015 byla zahájena druhá etapa projektu, během níž byl vytvořen redakční systém a dokumentace návrhu a odhadu (UKKiPSD) na základě produktu vyvinutého společností ID - Management Technologies. Podle Romana Konovalova je budoucnost průmyslu v ruských výrobcích. Příležitost poskytuje například EDMS vytvořený jeho společností vlastní konfigurace, je určen pro automatizaci obchodních procesů velkých společností, má moderní rozhraní a umožňuje ušetřit na implementaci, údržbě a škálování.
„I když máme bohaté zkušenosti Implementace SAP, pro interní automatizaci jsme se rozhodli použít domácí platformu,“ říká Jevgenij Gafarov, projektový manažer společnosti CIUS "Gazpromavtomatizatsiya". – Během 3 let jsme plně zautomatizovali řízení a podporu obchodních procesů. Pokryli jsme všechny oblasti a typy práce společnosti.“ Komplexní projekt začal automatizací toku dokumentů – vytvořením systému pro evidenci dokumentů a správu zakázek. Za poslední tři roky se účel EDMS radikálně změnil. Do popředí se dostaly jeho funkce BPM. Stal se „mozkovým centrem“, back-endovým systémem, který je zodpovědný za řídicí toky procházející všemi systémy. Tato architektura umožňuje rychle a levně automatizovat obchodní procesy. Evgeniy Gafarov řekl účastníkům konference o výhodách tohoto přístupu. Mezi nimi je rychlá a levná automatizace, další automatizované procesy s pevným rozpočtem a schopností používat systémy známé uživatelům.
Jak zorganizovat proces implementace
Téměř 74 % firem se potýká s problémy při práci s dokumenty, začala její řeč Elena Skripková, konzultant-metodolog ve společnosti 1C. Jedná se o duplicitu akcí, potíže s vyhledáváním, chyby a duplikace, dlouhé doby zpracování dokumentů a v důsledku toho snížení efektivity pracovní doby zaměstnanců. To vše má negativní dopad na proces řízení společnosti a brání přijímání efektivních manažerských rozhodnutí.
Proto 1C při zavádění systémů elektronické správy dokumentů doporučuje držet se vyvinuté a opakovaně testované metodiky. Při prověřování řady případů vyšlo najevo, že nejčastějším problémem, se kterým se firmy potýkají při organizaci práce s dokumenty, je množství zbytečných úkonů, které s nimi provádějí. V důsledku toho se pracovní postupy zpomalují a mzdový fond je vynakládán iracionálně. Dalším problémem je vícenásobné skenování účetní doklady při schvalování a ověřování. Výsledkem je, že účetní obdrží stoh naskenovaných obrázků, z nichž každý je podepsán odpovědnou osobou. Někdy proces toku dokumentů není v souladu se standardy přijatými společností, což naznačuje snížení jeho ovladatelnosti. Jde o vážný problém, který vyžaduje analýzu a naléhavá rozhodnutí managementu.
Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi se nerozvíjí tak rychle, jak bychom si přáli, poznamenává Vitalij Kotov, náměstek ředitele pro ekonomiku skupiny Polyplastic. Velké společnosti mohou situaci změnit tím, že donutí své partnery přejít na EDMS v b2b řetězcích. Podělil se o své zkušenosti s Polyplasty. Společnost vytvořila portál pro dopravce, integrovala jej s 1C:ERP, organizovala k němu přístup přes web a mobilní aplikace. Nyní portál plní funkce toku elektronických dokumentů mezi společností Polyplastic a nosiči.
Sdílení našich zkušeností
Zákazníci, kteří na konferenci vystoupili, se podělili o své zkušenosti s automatizací dokumentů. Společnost Stroytransneftegaz se tedy vydala cestou vytvoření elektronického archivu, řekl Pavel Potemin, vedoucí služby elektronického archivu Stroytransneftegaz. Náklady na jeho realizaci byly minimální. Řešení má intuitivní funkčnost a uživatelé jsou s jeho používáním velmi spokojeni. Pokud jde o EDMS, podle Pavla Potěmkina je nejlepší jej implementovat jako sadu samostatných modulů s jasnými a srozumitelnými úkoly, včetně integrace s dalšími systémy. Jako příklad takové technologie uvedl systém řízení podnikových procesů ELMA.
Proces toku dokumentů ve veřejném sektoru je přísně regulován a odmítnutí papíru je již zákonným požadavkem, říká Evgenia Surovtseva, zástupce vedoucího oddělení - vedoucí oddělení informačních systémů správy informací a softwaru Správy města Vladivostok. Elektronicky by se měly vyměňovat nejen dokumenty, ale také jejich schvalování a proces interakce s občany a podniky. Mobilita se v poslední době stala důležitým požadavkem pro EDMS ve vládních agenturách. Mezi obtíže, které Evgenia Surovtseva zmínila, je potřeba vyškolit všechny nové zaměstnance pro práci s EDMS, kteří se na předchozích pracovištích zpravidla zabývali zcela odlišnými řešeními.
O zkušenostech se zaváděním regionálního systému elektronická interakceřekl Nikolaj Zemskoy, zástupce vedoucího odboru informatiky Správy Tambovského kraje. Projekt byl zahájen v roce 2012. Dnes jsou do systému připojeny 2 výkonné orgány a 16 orgánů samosprávy (LSG) kraje, celkový počet uživatelů je 1 661 osob. Pro rok 2018 je plánováno propojení zastupitelstev obcí, měst, institucí podřízených orgánům místní samosprávy, rozšíření kontroly nad prací uživatelů v EDMS, využití další funkcionality, typizace interakce, vývoj formulářů a šablon dokumentů, vytvoření mechanismu pro generování strukturovaných žádostí o informace.
Sdílel další případ úspěšné implementace EDMS Pavel Gorškov, vedoucí oddělení předškolního výchovného zařízení Federální centrum o projektování a vývoji zařízení nukleární medicíny. Projekt byl zahájen v prosinci 2015 a ukončen v dubnu 2017 a zahrnoval 2 etapy. V prvním byly automatizovány kancelářské práce, zakázky a zadávání zakázek, ve druhém byly automatizovány požadavky klientů na výrobu a dodávky produktů. Díky tomu bylo možné zcela eliminovat ztráty a náhodné změny dokumentů při jejich zpracování. životní cyklus. Doba zpracování dokumentů se zkrátila 10krát a doba schvalování 6krát. Roční úspora procesní práce činila více než 5 794 člověkohodin.
EDI se stalo hlavním nástrojem pro komunikaci s klienty ve firmě, říká Igor Castillo, business development manager ve společnosti Paulig Group. Vývoj systému elektronické správy dokumentů začal v roce 2007. tento moment přes 80 % obratu společnosti obsluhují EDI systémy. Počet přijatých objednávek elektronické kanály komunikace dosáhla 92 %. Probíhá výměna standardních logistických zpráv (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN atd.), plánování dodávek (DELFOR), koordinace cen, kmenová data a výpis (PRICAT), jsou poskytovány údaje o prodeji a stavu zásob (INVREPT), SLSRPT), byly implementovány procesy sledování dávek pomocí kódu SSCC.
Denis Gorbunov, vedoucí projektové kanceláře oddělení informačních technologií skupiny Čerkizovo, ve své zprávě hovořil o hlavních fázích vývoje EDMS v Rusku. Podle jeho názoru se dnes tento trh vyznačuje jasnými požadavky zákazníků, standardními implementačními scénáři a sníženými rozpočty na realizaci projektů a také stíráním hranice mezi domácími a zahraničními řešeními. Mnoho otázek přitom zůstává stále otevřených. Vyplatí se například vytvořit podnikové úložiště nebo je lepší jej použít otevřené služby jako Google Drive nebo Microsoft Onedrive? Stačí k řízení obchodních procesů využít vestavěné schopnosti EDMS nebo jsou vyžadovány specializované produkty? Jak se změní role EDMS v souvislosti s trendem přechodu od dokladů k transakcím?
15. září 2015 14:04Pro dotazyPCTýden odpovídá Istomin Konstantin, Výkonný ředitel společnostiDIRECTUM. Otázky byly položeny v rámci recenze na oslavu 20. výročí PC Week/RE.
Když se segment systémů EDMS/ECM začal v Rusku formovat, jaké jsou klíčové momenty a fáze jeho vývoje?
Formování segmentu začalo v roce 1995, kdy se objevily první oběhové systémy zaměřené na kancelářskou práci. Příklady takových systémů byly Eufrat a Del. Ruská tradice vertikálního toku dokumentů, kdy dokument musí projít managementem, než se dostane ke zhotoviteli, určila rysy prvních automatizačních systémů. Hlavními úkoly automatizace byla evidence a kontrola vyřizování dokumentů, příprava reportů. Práce v takových systémech byla založena na registračních kartách. V této fázi je příliš brzy mluvit o správě podnikového obsahu, ale to znamená úplný začátek rozvoje segmentu.
V další fázi, která trvala přibližně od roku 1997 do roku 2000, se na ruském trhu objevily elektronické archivy dokumentů. Jedním ze zástupců je systém DOCS Open. Tato oblast se v té době v Rusku příliš nerozvíjela, opět kvůli specifické tradici vedení záznamů a toku dokumentů.
Přibližně ve stejném období se objevily první workflow systémy, které byly zaměřeny čistě na automatizaci interakce a fungovaly izolovaně od procesů správy dokumentů. Jako příklad můžeme uvést ruský systém OPTIMA WorkFlow a Western Staffware.
Složité systémy se objevily v letech 2002-2003. Kombinují mechanismy workflow a schopnost organizovat elektronické archivy dokumentů. Právě v této fázi lze hovořit o vzniku plnohodnotných elektronických systémů pro správu dokumentů, které umožnily pracovat s obsahem dokumentů. Technologickým milníkem v této době bylo vytvoření vlastní platformy vývoj založený na schopnostech Microsoft SQL Server a/nebo Oracle DBMS. Dobrou ilustrací tohoto období byla výstava-konference DOCFLOW 2004. Akce tehdy připomínala spíše výstavu: účastníci se sešli, aby viděli Jukeboxy, výkonné průmyslové skenery, rozšířené v zahraničí... O pár let později konference nabylo spíše obchodního charakteru a ze strany jejích účastníků je patrný praktický zájem o využívání řešení. Významní představitelé komplexu Ruské systémy se stal Docsvision a DIRECTUM, systém Western Documentum se začal aktivně propagovat v Rusku. Kromě toho byly domácí systémy založené na Lotus Notes aktivně vyvíjeny jako samostatná větev.
Rok 2006 lze nazvat rokem formování moderních ECM systémů, které spojují funkčnost pro správu dokumentů a interakci. Výzkumná společnost Gartner zároveň formulovala kritéria, která musí systémy ECM splňovat. V nových verzích ruštiny komplexní systémy odráží také nový koncept ECM. Také v tomto období se začala aktivně vyvíjet různá obchodní řešení určená k řešení nejrůznějších problémů společností založených na jedné platformě ECM.
Od roku 2011 až do současnosti je v ECM, stejně jako v celém IT oboru, jasný trend k orientaci na uživatele: systémy jsou stále pohodlnější s důrazem na vytváření intuitivních rozhraní. Všude se vyvíjejí mobilní řešení, která se v posledních letech nestávají trendem, ale nutná podmínka existence moderních ECM systémů. Trend vývoje cloudových produktů se rozvíjí, trh signalizuje, že klienti jsou připraveni na SaaS řešení v oblasti správy dokumentů. I když zde Rusko zaostává za západními trhy o 2-3 roky.
Jak tento segment IT trhu přežil krize v letech 1998 a 2008?
V roce 1998 ruský trh EDMS/ECM jako takový ještě neexistoval (byl velmi malý). Hlavní charakteristikou krize lze nazvat odmítnutí uživatelů ze západních systémů - výchozí nastavení se všemi jeho důsledky.
V roce 2008 došlo k aktivnímu růstu v segmentu EDMS/ESM a velkému zájmu zákazníků. S celkovým ekonomickým poklesem v IT průmyslu tedy tento segment utrpěl nejméně. Tržby se snížily, ale nedošlo k žádným vážným otřesům, které trvalo asi rok.
Jak se situace liší od situace pozorované během krizí v letech 1998 a 2008? Jaké jsou vyhlídky tohoto segmentu trhu v blízké budoucnosti?
Současná situace se ve svých „obyčejných“ krizových projevech podobá krizi z roku 2008. Dochází k obecnému poklesu obchodní aktivity a dynamika prodeje se snížila.
Obecně je současná situace výrazně odlišná od roku 2008.
Za prvé, současná krize se zdá být vleklá, protože Základní důvody Ruska – ceny ropy a sankce – se pravděpodobně rychle nezmění, zotavení bude trvat 2–3 roky.
Za druhé, dnes trh ECM dosáhl své zralosti: zákazníci vědí, co od systémů potřebují, a na řešení jsou kladeny poměrně jasné požadavky. Celkový přístup k problematice automatizace se změnil: efektivita se stala hmatatelným ukazatelem. A pokud zákazník vidí výhody implementace systému ECM „v číslech“, učiní zcela vědomé a informované rozhodnutí.
Stejně jako dříve je zde skutečná potřeba automatizace velké společnosti, kterým úspory z rozsahu umožňují lépe posoudit přínosy implementace ECM řešení. Hlavními stimulátory trhu jsou zástupci ropný a plynárenský průmysl, obranný průmysl a státní korporace, stejně jako exportně orientované podniky.
Podporu poskytuje také aktivní pozice státy ve vztahu k IT sektoru: výrazně se snížily bariéry pro používání elektronických dokumentů trend nahrazování dovozu na pozadí rostoucího dolaru a západních sankcí zvyšuje šance domácích vývojářů;
V budoucnu se očekává, že další růst objemu trhu EDMS/ECM bude znatelně větší než trh IT jako celek, přičemž tempo růstu v období krize bude záviset na stavu ekonomiky. Růstový trend bude pokračovat především ve velkých podnicích, střední podniky budou preferovat lehčí, hotová, levná řešení. V této části vypadají cloudové technologie výhodně. Větší pokles se očekává ve vládních agenturách kvůli vážným rozpočtovým škrtům. Mezipodnikový trh správy dokumentů, který sice stojí trochu stranou ECM, ale souvisí s ním, je nyní v počáteční fázi svého formování, očekává se jeho prudký růst, který vytváří nové příležitosti.