Жижиг бизнест зориулсан цахим баримт бичгийн менежмент. NauDoc бол жижиг, дунд бизнес эрхлэгчдэд зориулсан үнэ төлбөргүй цахим баримт бичгийн менежментийн систем юм. Практик тойм. Баримт бичгийн автоматжуулалтын нэгдсэн систем

"Танай компанид яагаад цахим баримт бичгийн менежмент хэрэгтэй байна вэ?" Гэсэн асуултанд хэрхэн хариулах вэ? Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) хэрэгжүүлэх төслийн амжилтын дор хаяж тал хувь нь хамаарна. Хачирхалтай нь та "Өрсөлдөгч/түнш нь аль хэдийн нэг нь байдаг - бид яагаад дордчихов?" гэх мэт хариултыг олонтаа сонсдог. Гэхдээ хэрэв та EDMS-ийг хэрэгжүүлэх ийм зорилго тавьсан бол үр дүн нь гайхалтай байх магадлал багатай.

Тэгэхээр компани EDMS-ийг хэрэгжүүлэхдээ ямар зорилго тавьж болох вэ? Боломжит хувилбаруудыг авч үзье.

Эдгээр зорилго бүрд хүрэх нь автоматжуулалтын төслийн төсөв болон төслийг амжилттай дуусгахгүй байх эрсдэлийг хоёуланг нь тогтмол нэмэгдүүлж байгаа тул Хэт их зорилго тавихад маш болгоомжтой хандах хэрэгтэй.

Системийг хэрэгжүүлэх өөр нэг нийтлэг алдаа бол автоматжуулалт нь өөрөө баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгоход тусална гэсэн хүлээлт юм. Гэхдээ ийм тохиолдолд програмистуудын хэлснээр: "Эмх замбараагүй байдлыг автоматжуулах үед та зөвхөн авах болно "автомат эмх замбараагүй байдал"».

Дашрамд хэлэхэд, төслийн төсвийг бүрдүүлэхтэй холбоотой чухал тэмдэглэл: үүнийг компанийн нийт ажилчдын тоонд үндэслэн тооцох ёстой. "Нэг хэлтэст туршиж үзье" гэх мэт туршилтын төслүүд ихэнх тохиолдолд компанид цахим баримт бичгийн менежмент шаардлагатай эсэхийг ойлгоход тус болохгүй.

Зорилгоо тавьж, автоматжуулалтын ажлуудыг тодорхойлсны дараа та дараагийн шат руу шилжиж болно - цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгох.

Хэрхэн сонгох вэ?

Бараг 2000-аад оны хоёрдугаар хагас хүртэл Орос дахь EDMS зах зээл нь зөвхөн томоохон үйлчлүүлэгчдэд төвлөрч байсан бөгөөд жижиг, дунд компаниудад ямар ч сонголт байгаагүй: ийм хэмжээний компаниудад хэрэгжүүлэхэд тохиромжтой "хайрцагласан" EDMS маш бага байсан; . Түүнээс гадна ихэнх тохиолдолд эдгээр EDMS нь зөвхөн "том" системийн тайлагдсан хувилбарууд байсан бөгөөд энэ нь худалдан авалт, засвар үйлчилгээний зардал, ашиглалтын нарийн төвөгтэй байдал нь жижиг, дунд компаниудын хүлээлтэд тийм ч хангалттай биш байсан гэсэн үг юм.

Сүүлийн жилүүдэд жижиг, дунд компаниудын EDMS зах зээл ихээхэн өргөжсөн: ханган нийлүүлэгчид жижиг, дунд бизнесүүдийн баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах алсын харааг бий болгож, зах зээлийн энэ сегментэд тусгайлан чиглэсэн олон шинэ шийдлүүд гарч ирэв. Тиймээс одоо цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох нь нэлээд хэцүү ажил юм. Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэхдээ компанийн өмнө тавьсан зорилгод үндэслэн цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгох үйл явцыг системчлэхийг хичээцгээе.

Бүх цахим баримт бичгийн менежментийн системийг 3 том бүлэгт хувааж болно.

1. Баримт бичгийн архивыг (хадгалах) зохион байгуулах систем.
2. Баримт бичгийн урсгалын элементүүд бүхий оффисын автоматжуулалтын систем.
3. Баримт бичгийн автоматжуулалтын нэгдсэн систем.

Орчин үеийн ихэнх EDMS нь гурван бүлэг тус бүрийн элементүүдийг агуулдаг боловч "бүрэн эрхт универсал" нь ховор байдаг. Дүрмээр бол систем бүр тодорхой бүлгийн үйл явцыг автоматжуулахад чиглэгддэг.

1. Баримт бичгийн архивыг зохион байгуулах системүүд

"Баримт бичгийн архив (хадгалах)" гэсэн нэр томъёо нь хоёр утгатай. Ийм систем нь:

• Хэт их хэмжээний баримт бичгийг хадгалах, боловсруулах тусгай систем.Ийм систем нь нарийн хүрээний компаниудад шаардлагатай байдаг, жишээлбэл, олон нийтийн үйлчилгээний байгууллагууд ( нийтийн аж ахуй, төрийн салбар, даатгал, зээл, банкны салбар). Ийм системүүд тийм ч олон биш бөгөөд тэдгээр нь нэлээд нарийн хүрээний асуудлыг шийддэг бөгөөд бид энэ нийтлэлд тэдгээрийг авч үзэхгүй.
• хангадаг "хөнгөн" баримт бичгийн удирдлагын систем зөвхөн үндсэн функцуудбаримт бичигтэй ажиллах: баримт бичгийн файлыг төвлөрүүлэн хадгалах, ажилчдын тэдгээрт хандах хандалтыг зохион байгуулах.

Хэрэв бид баримт бичгийн архивыг "хөнгөн" баримт бичгийн урсгалын систем гэж ярих юм бол баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах энэ аргад дараахь шийдлүүд хамгийн түгээмэл байдаг.

Ерөнхийдөө баримт бичгийн урсгалыг "баримт бичгийн архив" хэлбэрээр зохион байгуулах нь жижиг аж ахуйн нэгжид (10-аас доош тооны удирдах ажилтантай) эсвэл бага хэмжээний баримт бичгийн урсгалтай (нэг бүр 10-20 хүртэл баримт бичиг) аж ахуйн нэгжүүдэд тохиромжтой. сар). Ийм системийн гол давуу тал нь тэдний хямд өртөг, ашиглахад хялбар байдал юм.

2. Баримт бичгийн урсгалын элемент бүхий оффисын автоматжуулалтын систем

Баримт бичгийн урсгалын элементүүдтэй оффисын автоматжуулалтын системүүд одоо санал болгож буй дийлэнх хувийг эзэлж байна Оросын зах зээл SED. Энэ бүлгийн системийн ердийн функцууд:

• Баримт бичгийн архив:
• баримт бичгийг хадгалах, архивлах,
• Баримт бичгийн бүртгэл, хяналтын картын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, баримт бичгээр бүрэн эхээр хайх,
• баримт бичгийг сканнердах, таних;
• Оффисын ажил(энэ бүлгийн системд оффисын автоматжуулалтын нэгж хамгийн хөгжсөн):
• баримт бичгийг бүртгэх,
• хэргийн нэр томъёоны зохион байгуулалт,
• нэвтрэх эрхийг ялгах.
• Баримт бичгийн урсгал:
• баримт бичгийн чиглүүлэлт,
• зааварчилгаа гаргах,
• бизнесийн үйл явцын дүрслэл.

Бүх системүүд нь бараг ижил шинж чанартай байдаг, гэхдээ тус бүр нь мэдээжийн хэрэг өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг өрсөлдөх давуу тал. Дэлгэрэнгүй мэдээлэлСистемийн талаархи мэдээллийг http://www.doc-online.ru вэбсайтаас болон EDMS үйлдвэрлэгчдийн вэбсайтаас авах боломжтой.

3. Баримт бичгийн автоматжуулалтын нэгдсэн систем

Энэ бүлгийн системүүд нь баримт бичгийн урсгалтай холбоотой үйл явцыг автоматжуулахад хамгийн "хүчтэй" юм үйл ажиллагааны удирдлагааж ахуйн нэгжүүд - захиалга өгөх, гүйцэтгэлд хяналт тавих, чиглүүлэлтийн баримт бичиг гэх мэт.

Ийм EDMS-ийг хэрэгжүүлэх нь томоохон байгууллагуудад (холдингүүдэд) нэлээд үндэслэлтэй байдаг, учир нь энэ ангиллын системийг зөвхөн захиалгаар боловсруулдаг тул өндөр өртөгтэй, эзэмшихэд нэлээд хэцүү, мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдийн оролцоо шаардлагатай байдаг. хэрэгжилт. Гэсэн хэдий ч энэ бүлгийн EDMS-ийг сонгох нь компанийн хэрэгцээнд нийцүүлэн системийг өөрчлөх боломжийг олгодог бөгөөд оффисын ажил болон баримт бичгийн урсгалын чиглэлээр тэнцвэртэй системийг бий болгох боломжтой юм.

Дараа нь юу юм?

Худалдан авах дуртай зүйлээ шийдсэний дараа EDMS хэрэгжүүлэх төслийн амжилтанд нөлөөлөх нь дамжиггүй дараах зүйлсийг анхаарч үзэхээ мартуузай.

• Ямар систем болохыг олж мэдээрэй өсөлтийн боломжуудИнгэснээр бизнесийн цар хүрээ өсөхийн хэрээр та шинэ EDMS хэрэгжүүлэхэд мөнгө үрэх шаардлагагүй болно.
• Системийн өртөгийг харьцуулахдаа зардлыг бүрэн тооцоолтөсөл. Ихэнх тохиолдолд зардлын нэлээд хэсэг нь нэмэлт модулиуд, дэд бүтцийн програм хангамж, судалгааны үйлчилгээ, хэрэгжилт, системийн засвар үйлчилгээнд нуугддаг.
• Худалдан авалт хийхээс өмнө "амьд" системийг хараарай, тэр ч байтугай илүү сайн - шийдэл нийлүүлэгчийн үйлчлүүлэгчдээс. Байхгүй сайхан танилцуулгаэсвэл системийн "лабораторийн" үзүүлэн нь түүнтэй ажиллах бодит шинж чанарыг харуулахгүй.
• Зах зээл дээрх зарим системүүд гэж нэрлэгддэг "хайрцагласан" SED. Энэ нь системийг өөрөө суулгах, тохируулах чадвартай гэсэн үг юм. Тооцоогоо хий, та мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдээ сургалтанд явуулах шаардлагатай байсан ч энэ сонголт илүү ашигтай байх болно.
• Танай компанийн ажилтнууд системийг "татах" эсэхийг шалгаарай- аливаа автоматжуулалт нь ихэвчлэн ажлын хэмжээг нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг, ялангуяа хэрэгжүүлэх үе шатанд. Хэрэв компанид боловсон хүчний дутагдал байгаа бол түүний тоог нэмэгдүүлэх эсвэл илүү энгийн функц бүхий EDMS сонгох шаардлагатай.
• Системийг хэрэгжүүлэх журам- төслийн амжилтын чухал элемент. Систем худалдаж авахаасаа өмнө энэ үе шатыг урьдчилан төлөвлөж, түүний онцлог шинж чанаруудыг шийдэл нийлүүлэгчтэй ярилцахаа мартуузай! Ихэнх тохиолдолд энэ үе шатыг сайтар судлахгүйгээр EDMS нь компанид "үхсэн жин" болж хувирдаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг нэвтрүүлэх нь аливаа компани, ялангуяа дунд, жижиг компаниудын хувьд аливаа зардал нь тэдний “амьдралд” мэдэгдэхүйц нөлөө үзүүлдэг хариуцлагатай алхам юм. Тиймээс жижиг, дунд бизнес эрхлэгчдийн ажлын онцлогийг харгалзан EDMS болон шийдэл нийлүүлэгчийг зөв сонгох нь маш чухал хүчин зүйл юм. Энэ нийтлэлд бид санаа өгөхийг хичээсэн одоогийн байдал EDMS зах зээлжижиг, дунд бизнес эрхлэгчдэд зориулсан цахим баримт бичгийн менежментийн системийг зөв сонгоход тусална. Чамд амжилт хүсье.

Шоуг буулгах

EDMS-ийг сонгохдоо та http://www.doc-online.ru болон http://www.docflow.ru вэбсайтуудаас аналитик мэдээлэл авахаас гадна хөгжүүлэгчид рүү шууд хандаж болно.

• Мэдээллийн технологийн компанийн "BOSS-Referent" систем. http://www.boss-referent.ru вэбсайт
• "EOS" компанийн "DELO" систем. http://www.eos.ru вэбсайт
• Cognitive Technologies компанийн Евфрат баримт бичгийн удирдлагын систем. http://www.evfrat.ru вэбсайт
• InterTrust компанийн "CompanyMedia" систем. http://www.intertrust.ru вэбсайт
• "Наумен" компанийн "NauDoc" систем. http://www.naumen.ru вэбсайт
• DuxSoft-ийн Акта систем. http://www.duxsoft.ru вэбсайт

Хүний зуршлын инерци нь аж ахуйн нэгжүүдэд цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) хэрэгжүүлэхэд гол саад болж байна. Тэдний давуу тал удахгүй шийдэгдэх болно өрсөлдөөн, тиймээс одоо та оффисын ажлыг дижитал төмөр зам руу шилжүүлэх талаар бодох хэрэгтэй.

EDS-ийн эрх зүйн үндэс

Өргөн хүрээний салбар сүлжээтэй томоохон аж ахуйн нэгжүүд цахим баримт бичгийн менежментэд хурдан шилжиж байгаа бөгөөд энэ нь хангалттай нөөцтэй байгаатай холбоотой юм. хууль эрх зүйн орчин.

EDMS-ийн ажлыг зохицуулдаг хуулиуд нь:

1. № 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээлэлжүүлэлт, мэдээлэл хамгаалах тухай."
2. No 63-FZ "Цахим гарын үсгийн тухай".
3. № 263-ФЗ "Цахим баримт бичгийн урсгалын хязгаарлалтыг цуцлах тухай".
4. Иргэний хууль.
5. Арбитрын процессын хууль.

Шууд хууль тогтоомжийн хэм хэмжээ нь хүн бүрт ижил байдаг боловч EDS-ийг хэрэгжүүлэхдээ аж ахуйн нэгж хэд хэдэн дотоод захиргааны баримт бичгийг нэмж боловсруулах ёстой.

• тоон гарын үсгийг ашиглах журам;
• маргаантай нөхцөл байдлыг шийдвэрлэх алгоритм бүхий цахим баримт бичгийн менежментийн корпорацийн дүрэм;
• бүх ажилчид гарын үсэг зурах ёстой дүрмийг дагаж мөрдөх баримт бичиг.

Компанийн ажилтнууд зөвхөн баталгаажуулсан тоон гарын үсэг, криптограф мэдээлэл хамгаалах хэрэгслийг ашиглах шаардлагатай. Энэхүү дүрмийг дагаж мөрдөх, хууль тогтоомжийн тогтолцооны тууштай байдал нь байгууллагын EDMS дахь ажилтны үйл ажиллагааг хууль ёсны ач холбогдолтой болгох боломжийг олгодог.

EDMS-ийн мөн чанар, үүрэг

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь ажилчдад цаасан зөөвөрлөгч ашиглахгүйгээр дижитал төхөөрөмжөөр харилцах боломжийг олгодог автоматжуулсан ажлын урсгалын удирдлагын систем юм.

EDMS-ийн үндсэн чиг үүрэг нь:

• цахим баримт бичгийг үүсгэх, шилжүүлэх, хадгалах (ED);
• цаасан баримт бичгийг цахимжуулах;
• шинж чанаруудтай баримт бичгийн картыг бий болгох;
• үндэслэн баримт бичгийг бүрдүүлэх бэлэн загваруудөгөгдсөн шинж чанаруудтай;
• төвлөрсөн мэдээллийн санд бичиг баримт хайх;
• баримт бичгийн чиглүүлэлт;
• баримт бичгийг хүлээн авах, түүнд агуулагдсан зааврын биелэлтийг хянах;
• сэтгүүл, ангилагчийг хөтлөх;
• ED-ийг тохирох формат руу хөрвүүлэх;
• ирж буй баримт бичгийг автоматаар бүртгэх;
• мэдэгдэл илгээх;
• баримт бичгийг батлах;
• ED-тэй хамтран ажиллах;
• компанийн эсрэг талуудтай цахим баримт бичгээр харилцах;
• баримт бичгийн гүйцэтгэл, хөдөлгөөний талаархи тайлан гаргах.

EDMS-ийн чухал параметр бол түүний модульчлагдсан байдал бөгөөд энэ нь функцийг ашиглахгүйгээр өргөжүүлэх боломжийг олгодог мэдэгдэхүйц өөрчлөлтүндсэн тохиргоо.

EDMS-ийн төрлүүд

Мэдээжийн хэрэг, том аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжүүдболон худалдааны компаниуд байдаг өөр өөр шаардлага SED руу. Ийм учраас програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг ажлын процессын стандартчилалаас хамааран хоёр ангилалд хуваадаг.

• "хайрцагласан";
• үндсэн өргөн боломжуудтохиргоо.

"Хайрцагласан" бүтээгдэхүүнүүд нь дараах зориулалттай. агуулахын үйл ажиллагаа, оффисын үйл явц, жижиг үйлдвэрүүд. Тэд зөвхөн модульчлагдсан тохиргоо болон үндсэн мэдээллийг нэвтрүүлэхийг шаарддаг.

Тэдний онцлог:

• хурдан тохируулах;
• стандартчилсан сургалт;
• нэмэлт өөрчлөлт оруулах шаардлагагүй;
• засвар үйлчилгээний зардал бага.

Үндсэн платформуудыг өвөрмөц зохион байгуулалттай томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд байрлуулдаг үйлдвэрлэлийн бүтэц. Ийм EDMS нь хэрэглэгчийн мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүдийг оролцуулан урт хугацааны боловсруулалтыг шаарддаг.

Тэд дараахь шинж чанартай байдаг.

• бизнесийн тодорхой үйл явцад дасан зохицох чадвар;
• хэрэглэгчийн шаардлагын дагуу нэмэлт програм хангамжийн модулиудыг бий болгох;
• интерфейсийн өөрчлөлт;
• сайжруулалтын хэмжээг тооцоолох боломжгүйгээс зардлаа төлөвлөхөд хүндрэлтэй.

Ихэнх жижиг бизнесийн хувьд болон худалдааны байгууллагуудСтандарт "хайрцагнаас гадуур" шийдлүүд хангалттай байх болно.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн давуу тал

Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгалыг цахим хэлбэрт шилжүүлэх нь байгууллагын хэд хэдэн түвшинд компанид давуу тал олгодог. EDMS нь удирдлагын болон энгийн ажилчдын аль алиных нь ажлыг хялбаршуулах боломжийг олгодог.

Тактикийн давуу тал

Цахим баримт бичгийн менежмент нь бизнесийн одоогийн үйл ажиллагааны зардлыг бууруулах боломжийг олгодог. Аж ахуйн нэгжийн хэмжээнд EDMS суурилуулахаар шийдэхдээ системийг хэрэгжүүлэхээс өмнө ажилчдын бүтээмжийг хэмжихийг зөвлөж байна. Загварын даалгавруудыг гүйцэтгэх, саналыг батлах, шаардлагатай бичиг баримтыг хайх хугацааг тооцоолж болно. Та албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, бичгийн хэрэгслийн одоогийн зардлыг тусад нь тодорхойлж болно.

Компанийн үндсэн үйл явцын үр ашигт үндэслэн EDMS-ийн дараах давуу талуудыг онцлон тэмдэглэв.

1. Хэрэглэгчийн ажлын станцууд дахь физик зайг чөлөөлөх.
2. Архивын байр түрээслэх зардлыг бууруулах.
3. Баримт бичгийг хуулбарлах, боловсруулах, сэтгүүлд оруулах ажилчдын цагийг хэмнэдэг.
4. Хуулбарлах төхөөрөмжийн цаас, материалын зардлыг бууруулах.
5. Хэлтсийн хооронд цаасан баримтыг шилжүүлэхэд шаардагдах хугацааг багасгах.
6. Үйл ажиллагааны зарим хэсгийг бүрэн автоматжуулах замаар ажилчдын цагийг хэмнэдэг.
7. Ердийн ажлыг багасгах замаар ажилчдын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх.

EDMS-ийн тактикийн давуу тал нь энгийн ажилчдын ажлыг хамгийн хялбар болгодог тул сайжруулалтыг тэд хамгийн түрүүнд анзаарах болно.

Стратегийн давуу тал

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх стратегийн зорилтууд нь бизнесийн үндсэн үйл явцад нөлөөлдөг: ашгийн үзүүлэлтүүд, эсрэг талуудтай харилцах хурд, үр дүнтэй байдал, арилжааны мэдээллийг хамгаалах.

Эдгээр чиглэлээр цахим баримт бичгийн менежментийн дараах давуу талуудыг тодорхойлж болно.

1. ED мэдээллийн сан бүхий мэдээллийн нэгдсэн орон зайг бий болгож, түүнд алсаас хандах зохицуулалттай.
2. Шинж чанаруудаар мэдээлэл хайх ажлыг хурдасгах.
3. Компьютерийн сүлжээнд арилжааны мэдээллийг иж бүрэн хамгаалах боломж.
4. Ажлын үйл явцын ил тод байдлыг нэмэгдүүлэх, авлигын схемээс урьдчилан сэргийлэх.
5. Дотоод баримт бичгийг зэрэгцүүлэн батлах боломж.
6. Ажлын байрнаас гадуурх ажлын процесст алсаас хандах.
7. Баримт бичгийн аюулгүй байдал нэмэгдэж, тэдгээрийг хуурамчаар үйлдэх боломжгүй болсон.
8. Ажилчдын үйл ажиллагааг онлайнаар хянаж байгаатай холбоотойгоор захиалгын гүйцэтгэл огцом нэмэгдсэн.

Стратегийн давуу тал нь компанийн удирдах чадвар, имижийг нэмэгдүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг бөгөөд энэ нь шинэ үйлчлүүлэгчдийг татахад ихээхэн ач холбогдолтой юм.

Энгийн хэрэглэгчдэд зориулсан ашиг тус

Урт хугацааны ердийн үйл ажиллагаа нь эрүүл мэндэд хортой гэж хүлээн зөвшөөрөгдсөн бөгөөд бүтээмжийг эрс бууруулдаг. Хүсэлт, баримт бичгийг нэг хэвийн байдлаар боловсруулах өөр өөр програмуудүүрэг хариуцлагаас сатааруулж, ажлын цагийн арслангийн хувийг эзэлдэг.

EDMS нь хэрэглэгчийн эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх хэд хэдэн давуу талтай:

1. Архив дахь ED-ийн тохиромжтой байршил нь 1-2 минутын дотор тэдгээрийг шинж чанараар нь олох боломжийг танд олгоно.
2. Үйл ажиллагааны үйл явцын зохицуулалт. Үүний үр дүнд ажилтан зөвхөн ажлын байрны тодорхойлолтын дагуу гүйцэтгэх ёстой ажлуудыг л авдаг.
3. Байгууллага доторх харилцааг автоматжуулах замаар шинэ ажилчдыг ажлын процесст дасан зохицох ажлыг хурдасгах.
4. Зөвшөөрлийн гинжин хэлхээ, төслийн хэрэгжилтийн үе шатуудын талаар мэдээлэл авах боломж.
5. Компьютер дээрх ажлын орчинг хослуулах, загвар ашиглах, баримт бичгийг хэвлэх, гарын үсэг зурах үе шатыг арилгах замаар ердийн үйл ажиллагааг багасгах.

Тодорхой бус үйлдлүүдийн тоо, үргэлжлэх хугацааг багасгах нь өндөр ур чадвар шаарддаг ажлын үйл явцад шууд цаг зарцуулах боломжийг олгодог.

Байгууллагын мэдээллийн технологийн бүтцэд үзүүлэх ашиг тус

EDMS-ийг хэрэгжүүлэхдээ одоо байгаа мэдээллийн технологийн дэд бүтэцтэй нэгтгэж, дараахь давуу талыг өгдөг.

• системийн хяналтыг хөнгөвчлөх, багасгах мэргэшлийн шаардлагатүүний администраторт;
• стандарт програмчлалын хэрэгсэлгүйгээр шинэ загвар, баримт бичгийн маршрутыг тохируулах чадвар;
• хэд хэдэн програмыг нэг ажлын орчинд нэгтгэх;
• нэмэлт зардалгүйгээр системийг өргөжүүлэх чадвар;
• одоо байгаа компьютерийг солих шаардлагагүй;
• хортой програмаас сүлжээний иж бүрэн хамгаалалт.

EDMS нь тодорхой хөрөнгийн хөрөнгө оруулалтыг хамардаг техникийн хэрэгсэл, гэхдээ тэд өөрсдийгөө богино хугацаанд төлдөг.

Компьютерийн техник хангамж нь нийцтэй болж, нөөцийн ашиглалт нэмэгддэг.

Менежерүүдэд үзүүлэх ашиг тус

Цахим баримт бичгийн менежмент хийдэг үр дүнтэй ажилсистемийн дараах давуу талуудаас шалтгаалан удирдлагын ажилтнууд:

1. EDMS-ийн хөдөлгөөн, бизнес аялалд алсын компьютерээр дамжуулан ED-д хандах чадвар.
2. Ажилчдын ажлын үр ашиг, бүтээмж, өгсөн үүрэг даалгаврыг цаг тухайд нь гүйцэтгэх тайлангуудыг ашиглан хялбархан хянах.
3. -тай нэгтгэх замаар .
4. Нийлүүлэгч болон худалдан авагчдын хоорондох логистикийн журмыг хурдасгах үед хуваалцах SED. Баримт бичгийн хууль ёсны байдлыг баталгаажуулсан гадны нэг оператортой холбогдож анхдагч ED-г солилцох боломжтой.
5. Нарийн бичгийн дарга нарын газраас бусад шилдэг менежерүүдэд санхүүгийн мэдээлэл авах боломжийг олгох.
6. Чухал бичиг баримтаа алдах магадлалыг бууруулна.

Менежер системд байнга нэвтэрч, ажилтан бүрийн гүйцэтгэлийн тайланг гаргаж болно.

Ажилтнууд энэ баримтыг мэддэг байх нь тэдэнд амарч, хувийн бизнес эрхлэх боломжийг олгодоггүй.

Цахим баримт бичгийн менежментийн сул талууд

Аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх нь бас сул талуудтай. Тэд бол жижиг бизнесүүдэд EDMS-д суурилсан агуулахын бүрэн хэмжээний үйл ажиллагаа, менежментийг нэвтрүүлэхээс сэргийлдэг хүмүүс юм.

Сул талууд нь:

1. Үл мэдэгдэх хортой кодоор мэдээллийн баазыг гэмтээж болзошгүй. Сүлжээнд холбогдоогүй төхөөрөмжүүдийн мэдээллийг байнга нөөцлөх нь энэ дутагдлыг шийдэж чадна.
2. 40-өөс дээш насны ажилчдыг дижитал харилцааны хэлбэрт дасан зохицоход бэрхшээлтэй.
3. Өндөр үнэ. Жижиг бизнес эрхлэгчдэд зориулсан дотоодын EDMS-ийн үнэ 1000-10000 доллар хооронд хэлбэлздэг.
4. Компанийн түншүүдийн дунд цахим баримт бичгийн урсгал байхгүй тохиолдолд EDMS-ийн үр нөлөө буурдаг.
5. Нэмэлт ажлын хэсэг, байргүй авсаархан оффисуудад системийн ашиг тус нь эргэлзээтэй юм.
6. ED-ийг давхардах хэрэгцээ цаасан хэлбэрээртодорхой эсрэг талуудтай ажиллах үед.

Эдгээр дутагдлууд нь шаардлагатай зүйлийг хүлээн авахыг хойшлуулсантай холбоотой юм эрх зүйн хэм хэмжээ EDMS-ийн бизнесийн орчинд нэвтрэх түвшин бага байна. Гэхдээ чиг хандлага нь 10-20 жилийн дараа аж ахуйн нэгжийн цахим баримт бичгийн менежментийг үл хамаарах зүйлээс илүү дүрэм гэж үзэх болно гэдгийг харуулж байна.

Хэрхэн зөв EDMS сонгох вэ?

EDMS сонгох нь тийм ч амар биш, учир нь буруу бүтээгдэхүүн худалдаж авах эсвэл чадваргүй компанитай гэрээ байгуулах магадлал өндөр байдаг.

Тиймээс цахим баримт бичгийн менежментийн програм худалдаж авахаар шийдэхдээ түүний хэд хэдэн шинж чанарыг харгалзан үзэх шаардлагатай.

1. Оросын зах зээл дээр EDMS үйлдвэрлэгчийн ажиллах хугацаа. Үндэсний хууль тогтоомжид дасан зохицохын тулд ийм системийг хэрэгжүүлэх олон жилийн практик туршлага шаардлагатай.
2. Салбарын стандартад нийцсэн байдал.
3. Компанийн бүтэцтэй нийцтэй байх.
4. Програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг цаашид дэмжих боломж, зардал.
5. Аж ахуйн нэгжийг өргөжүүлэх үед EDMS-ийн өргөтгөх чадвар.
6. Мэдээллийн технологийн байнгын мэргэжилтнүүдэд програм хангамжийн тохиргоо хийх баримт бичгийн бэлэн байдал.
7. Мэдээллийн аюулгүй байдлын түвшин.
8. Өгөгдөл нөөцлөх сонголтууд
9. Алдаа дутагдлын дараа нөхөн сэргээх хугацаа.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх компанийг эцсийн байдлаар сонгохын тулд хэд хэдэн үйлчилгээ үзүүлэгчд дүн шинжилгээ хийж, демо материалыг судалж, програм хангамжийн демо хувилбарыг суулгахыг хүсч байна. Шийдвэр гаргахдаа тоног төхөөрөмжийг шинэчлэх зардал, түвшинг харгалзан үзэх нь чухал юм Мэргэжлийн сургалтөөрийн мэдээллийн технологийн мэргэжилтнүүд.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд тулгарч буй бэрхшээлүүд

ОХУ-д EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үйл явцад хэрэглэгчид олон зөвшөөрөлгүй програм ашиглах, тэдгээрийн үл нийцэх байдал, тархалт нөлөөлдөг. гарын авлагын удирдлагабизнесийн журам.

Үүний үр дүнд цахим баримт бичгийн менежментийн үйлчилгээ үзүүлэгчид аж ахуйн нэгжүүдэд дараахь бэрхшээлтэй тулгардаг.

1. Янз бүрийн хэлтэс дэх янз бүрийн өгөгдөл хадгалах формат.
2. Ашигласан програмуудад бүтэцлэгдсэн мэдээлэл дутмаг.
3. Ажилчдын тодорхой бизнесийн үйл явцад нэвтрэх зохицуулалтгүй систем. Стандарт хэлбэр ажлын байрны тодорхойлолт EDMS байгууллагад төдийлөн тус болохгүй.
4. Мэдээллийн урсгал нь хүнд сурталтай журам, зөвшөөрлөөр хэт ачаалалтай байдаг.
5. Төрөл бүрийн программ дахь өгөгдөл хадгалалтын улмаас эвдэрсэн.
6. Аж ахуйн нэгжийн ажилчдын компьютерийн мэдлэггүй байдал, гүйцэтгэлийн түвшний сургалтын арга хэмжээг хорлон сүйтгэх.
7. EDMS нь салбарын стандарт, дүрэм журамд нийцэхгүй байх.

Цахим баримт бичгийн менежментэд шилжихийн тулд удирдлагын хүчтэй шийдвэр хангалттай биш юм. Системийн шинэчлэл шаардлагатай ажлын хариуцлагакомпанийн ажилтнууд болон удирдлагын бүтэц. Хуулийн дагуу заавал суулгах ёстой системтэй нэгдэх нь зүйтэй.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх чухал чиглэл бол хатуу юм боловсон хүчний бодлогочадваргүй, бэлтгэгдээгүй ажилчдын эсрэг. Учир нь тэд шинэ зарчмаар ажиллах дургүй байгаа нь хэрэгжилтийн явц, цахим дэмжлэгийн зардлыг ихээхэн нэмэгдүүлэх болно. EDMS нь нэг механизмын хүрээнд хүмүүстэй харилцах ёстой тул түүний муу ажиллаж байгаа элементүүдийг цаг тухайд нь засах эсвэл солих шаардлагатай.

Бидэнд байгаа бэлэн шийдэлболон тоног төхөөрөмж

ECAM платформын бүх боломжуудыг үнэгүй туршиж үзээрэй

Нууцлалын гэрээ

болон хувийн мэдээллийг боловсруулах

1. Ерөнхий заалт

1.1 Хувийн мэдээллийн нууцлалыг хадгалах, боловсруулах тухай энэхүү гэрээг (цаашид Гэрээ гэх) өөрийн хүслээр хүлээн зөвшөөрсөн бөгөөд Инсалес Рус ХХК болон/эсвэл түүний нэгдмэл сонирхолтой этгээдүүд, үүнд багтсан бүх хүмүүст хамаарна. "Insails Rus" ХХК-тай нэг бүлэг ("EKAM Service" ХХК-ийг оруулаад) "Insails Rus" ХХК-ийн (цаашид гэх) сайт, үйлчилгээ, үйлчилгээ, компьютерийн программ, бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг ашиглах явцад хэрэглэгчийн талаарх мэдээллийг авах боломжтой. үйлчилгээ) болон Инсалес Рус ХХК-ийн гүйцэтгэлийн явцад Хэрэглэгчтэй хийсэн аливаа гэрээ, гэрээ. Бүртгэгдсэн хүмүүсийн аль нэгтэй харилцах харилцааны хүрээнд Хэрэглэгчийн гэрээнд заасан зөвшөөрөл нь бусад бүх хүмүүст хамаарна.

1.2.Үйлчилгээг ашиглах нь Хэрэглэгч энэхүү Гэрээ болон түүнд заасан нөхцөл, болзлыг хүлээн зөвшөөрч байна гэсэн үг; Эдгээр нөхцөлтэй санал нийлэхгүй байгаа тохиолдолд Хэрэглэгч үйлчилгээг ашиглахаас татгалзах ёстой.

"Худалдааны худалдаа"- Нийгэмтэй хязгаарлагдмал хариуцлагатай“Insails Rus”, OGRN 1117746506514, INN 7714843760, шалган нэвтрүүлэх цэг 771401001, хаягаар бүртгэлтэй: 125319, Москва, Академика Илюшина гудамж, 4, 1-р байр, 11-р оффис (цаашид “цаашид” гэх), Тэгээд

"Хэрэглэгч" -

эсвэл хувь хүнОХУ-ын хууль тогтоомжийн дагуу эрх зүйн чадамжтай, иргэний эрх зүйн харилцааны оролцогч гэж хүлээн зөвшөөрөгдсөн;

эсвэл аж ахуйн нэгж, тухайн хүн оршин суудаг улсын хууль тогтоомжийн дагуу бүртгүүлсэн;

эсвэл хувиараа бизнес эрхлэгчтухайн хүн оршин суудаг улсын хууль тогтоомжийн дагуу бүртгүүлсэн;

Энэхүү гэрээний нөхцлийг хүлээн зөвшөөрсөн.

1.4 Энэхүү Гэрээний зорилгын үүднээс талууд нууц мэдээлэл нь аливаа шинж чанартай (үйлдвэрлэлийн, техник, эдийн засаг, зохион байгуулалтын болон бусад), түүний дотор оюуны үйл ажиллагааны үр дүн, түүнчлэн хэрэгжүүлэх аргын талаарх мэдээлэл болохыг тогтоосон. мэргэжлийн үйл ажиллагаа(үүнд, гэхдээ үүгээр хязгаарлагдахгүй: бүтээгдэхүүн, ажил, үйлчилгээний талаархи мэдээлэл; технологи, судалгааны ажлын талаархи мэдээлэл; тухай мэдээлэл техникийн системүүдболон тоног төхөөрөмж, түүний дотор програм хангамжийн элементүүд; бизнесийн урьдчилсан мэдээ, санал болгож буй худалдан авалтын талаархи мэдээлэл; тодорхой түншүүд болон боломжит түншүүдийн шаардлага, техникийн үзүүлэлтүүд; оюуны өмчтэй холбоотой мэдээлэл, түүнчлэн дээрх бүх зүйлтэй холбоотой төлөвлөгөө, технологи) нэг талаас нөгөө талдаа бичгээр болон/эсвэл дамжуулсан. цахим хэлбэр, Намаас тодорхой нууц мэдээлэл гэж тодорхойлсон.

1.5 Энэхүү Гэрээний зорилго нь талууд хэлэлцээ хийх, гэрээ байгуулах, үүргээ биелүүлэх, түүнчлэн аливаа харилцан үйлчлэлийн явцад (үүнд зөвлөгөө өгөх, мэдээлэл хүсэх, хангах, бусад үйл ажиллагаа явуулах гэх мэт) нууц мэдээллийг хамгаалахад оршино. зааварчилгаа).

2. Талуудын хүлээх үүрэг

2.1 Талууд талуудын харилцан үйлчлэлийн явцад нэг Талаас нөгөө талаас хүлээн авсан бүх нууц мэдээллийг нууцлах, уг мэдээллийг бусад этгээдийн урьдчилан бичгээр зөвшөөрөл авалгүйгээр бусдад задруулахгүй, задруулахгүй, олон нийтэд мэдээлэхгүй байхаар тохиролцоно. одоогийн хууль тогтоомжид заасан тохиолдлоос бусад тохиолдолд ийм мэдээлэл өгөх нь Талуудын үүрэг юм.

2.2.Тал бүр өөрийн нууц мэдээллийг хамгаалахад ашигладаг арга хэмжээг дор хаяж ижил аргаар ашиглан нууц мэдээллийг хамгаалахад шаардлагатай бүх арга хэмжээг авна. Нууц мэдээлэлд нэвтрэх эрхийг зөвхөн энэхүү Гэрээний дагуу албан үүргээ гүйцэтгэхэд шаардлагатай байгаа Тал бүрийн ажилтнуудад олгоно.

2.3 Мэдээллийн нууцыг хадгалах үүрэг нь энэхүү Гэрээ, 2016 оны 12 дугаар сарын 1-ний өдрийн компьютерийн программын лицензийн гэрээ, компьютерийн программын тусгай зөвшөөрлийн гэрээ, агентлагийн болон бусад гэрээний хүчинтэй байх хугацаа болон таван жилийн хугацаанд хүчинтэй байна. Талууд өөрөөр тохиролцоогүй бол үйл ажиллагаагаа дуусгавар болгосны дараа.

(а) хэрэв өгсөн мэдээлэл нь аль нэг Талын үүргийг зөрчихгүйгээр нийтэд нээлттэй болсон бол;

(б) өгөгдсөн мэдээлэл нь нөгөө Талаас хүлээн авсан нууц мэдээллийг ашиглахгүйгээр явуулсан өөрийн судалгаа, системчилсэн ажиглалт эсвэл бусад үйл ажиллагааны үр дүнд аль нэг Талд тодорхой болсон бол;

(в) өгөгдсөн мэдээллийг аль нэг Талаас өгөх хүртэл нууцлах үүрэггүйгээр гуравдагч этгээдээс хууль ёсны дагуу хүлээн авсан бол;

(г) мэдээллийг эрх бүхий байгууллагын бичгээр гаргасан хүсэлтээр өгсөн бол төрийн эрх мэдэл, төрийн бусад байгууллага, байгууллага орон нутгийн засаг захиргаачиг үүргээ хэрэгжүүлэхийн тулд эдгээр байгууллагуудад мэдээлэх нь Нам заавал байх ёстой. Энэ тохиолдолд Тал нь хүлээн авсан хүсэлтийн талаар нөгөө талдаа нэн даруй мэдэгдэх ёстой;

(д) мэдээллийг шилжүүлж буй Талын зөвшөөрлөөр гуравдагч этгээдэд өгсөн бол.

2.5.Insales нь Хэрэглэгчийн өгсөн мэдээллийн үнэн зөвийг шалгадаггүй бөгөөд түүний эрх зүйн чадамжийг үнэлэх чадваргүй.

2.6.Үйлчилгээнд бүртгүүлэхдээ хэрэглэгчийн Insales-д өгсөн мэдээлэл нь хуульд заасан хувийн мэдээлэл биш юм. Холбооны хууль 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн RF No 152-FZ. "Хувийн мэдээллийн тухай."

2.7.Insales нь энэхүү гэрээнд өөрчлөлт оруулах эрхтэй. Одоогийн хэвлэлд өөрчлөлт оруулах үед сүүлийн шинэчлэлтийн огноог зааж өгнө. Гэрээний шинэчилсэн найруулгад өөрөөр заагаагүй бол гэрээний шинэ хувилбар нь түүнийг нийтэлсэн цагаас эхлэн хүчин төгөлдөр болно.

2.8 Энэхүү гэрээг хүлээн зөвшөөрснөөр Insales нь үйлчилгээний чанарыг сайжруулах, шинэ бүтээгдэхүүн боловсруулах, хувийн санал үүсгэх, илгээх зорилгоор Хэрэглэгчийн хувийн мессеж, мэдээллийг (түүний дотор, гэхдээ үүгээр хязгаарлагдахгүй) илгээж болохыг хүлээн зөвшөөрч байна. Хэрэглэгчийн өөрчлөлтийн талаар хэрэглэгчдэд мэдээлэх Тарифын төлөвлөгөөболон шинэчлэлтүүдийг хэрэглэгч рүү илгээх маркетингийн материалҮйлчилгээний сэдвээр, үйлчилгээ, хэрэглэгчдийг хамгаалах болон бусад зорилгоор.

Хэрэглэгч Insales - цахим шуудангийн хаяг руу бичгээр мэдэгдэн дээрх мэдээллийг хүлээн авахаас татгалзах эрхтэй.

2.9 Энэхүү гэрээг хүлээн зөвшөөрснөөр Хэрэглэгч Insales үйлчилгээ нь ерөнхийдөө үйлчилгээний үйл ажиллагааг хангахын тулд күүки, тоолуур болон бусад технологийг ашиглах боломжтой бөгөөд Хэрэглэгч Insales-ийн эсрэг нэхэмжлэл гаргахгүй гэдгийг ойлгож, хүлээн зөвшөөрч байна. үүнтэй хамт.

2.10.Хэрэглэгч тоног төхөөрөмж болон програм хангамж, Интернэт дэх сайтуудаар зочлохын тулд түүний ашигладаг, күүки (ямар ч сайт эсвэл тодорхой сайтуудад) ашиглахыг хориглох, мөн өмнө нь хүлээн авсан күүкийг устгах функцтэй байж болно.

Insales нь күүкийг хүлээн авах, хүлээн авахыг Хэрэглэгч зөвшөөрсөн тохиолдолд л тодорхой үйлчилгээ үзүүлэх боломжтой гэдгийг тогтоох эрхтэй.

2.11.Хэрэглэгч өөрийн дансанд нэвтрэхээр сонгосон хэрэгслийнхээ аюулгүй байдлыг бие даан хариуцаж, мөн тэдгээрийн нууцлалыг бие даан хангана. Хэрэглэгч ямар ч нөхцөлд (түүний дотор гэрээний дагуу) гуравдагч этгээдэд Хэрэглэгчийн данс руу нэвтрэх мэдээллийг сайн дурын үндсэн дээр шилжүүлсэн тохиолдолд Хэрэглэгчийн дансанд байгаа үйлчилгээн доторх эсвэл ашиглах бүх үйлдлийг (түүнчлэн тэдгээрийн үр дагаврыг) дангаараа хариуцна. эсвэл гэрээ). Энэ тохиолдолд Хэрэглэгч Insales-д мэдэгдсэнээс бусад тохиолдолд Хэрэглэгчийн дансанд байгаа үйлчилгээн доторх эсвэл ашиглах бүх үйлдлийг Хэрэглэгч өөрөө хийсэн гэж үзнэ. зөвшөөрөлгүй нэвтрэхХэрэглэгчийн акаунтыг ашиглан үйлчилгээнд хандах ба/эсвэл тэдний данс руу нэвтрэх хэрэгслийн нууцлалыг зөрчсөн (зөрчсөн сэжиг) талаар.

2.12 Хэрэглэгч Хэрэглэгчийн бүртгэлийг ашиглан үйлчилгээнд зөвшөөрөлгүй (хэрэглэгчээс зөвшөөрөл аваагүй) нэвтрэх болон/эсвэл тэдний нэвтрэх хэрэгслийн нууцлалыг зөрчсөн (зөрчсөн сэжиг) тохиолдолд Insales-д нэн даруй мэдэгдэх үүрэгтэй. данс. Аюулгүй байдлын үүднээс хэрэглэгч үйлчилгээтэй ажиллах сесс бүрийн төгсгөлд өөрийн дансны ажлыг бие даан хаах үүрэгтэй. Insales нь Хэрэглэгч гэрээний энэ хэсгийн заалтыг зөрчсөний улмаас учирч болзошгүй мэдээлэл алдагдуулах, гэмтээх, түүнчлэн бусад үр дагаврыг хариуцахгүй.

3. Талуудын хариуцлага

3.1.Гэрээгээр шилжүүлсэн нууц мэдээллийг хамгаалах талаар гэрээнд заасан үүргээ зөрчсөн тал нь гэрээний нөхцөлийг зөрчсөний улмаас учирсан бодит хохирлыг хохирогч талын хүсэлтээр нөхөн төлөх үүрэгтэй. ОХУ-ын одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу.

3.2. Хохирлыг нөхөн төлүүлэх нь зөрчигч талын гэрээгээр хүлээсэн үүргээ зохих ёсоор биелүүлэх үүргийг дуусгавар болгохгүй.

4.Бусад заалтууд

4.1 Энэхүү Гэрээнд заасан бүх мэдэгдэл, хүсэлт, шаардлага болон бусад захидал харилцаа, түүний дотор нууц мэдээлэл. бичихмөн биечлэн эсвэл шуудангаар хүргэх, эсвэл илгээх цахим шуудан 2016 оны 12-р сарын 1-ний өдрийн компьютерийн программын лицензийн гэрээ, компьютерийн программын лицензийн гэрээнд нэгдэн орох гэрээ болон энэхүү гэрээнд заасан хаягаар, эсхүл Талын бичгээр дараа нь зааж өгч болох бусад хаягаар.

4.2. Энэхүү гэрээний нэг буюу хэд хэдэн заалт (нөхцөл) хүчингүй болсон эсвэл хүчингүй болсон тохиолдолд энэ нь бусад заалтыг (нөхцөлүүдийг) цуцлах үндэслэл болохгүй.

4.3. Энэхүү Гэрээ болон уг гэрээг хэрэглэхтэй холбоотой Хэрэглэгч болон Борлуулалтын хооронд үүссэн харилцаа нь ОХУ-ын хууль тогтоомжид захирагдана.

4.3 Хэрэглэгч энэхүү Гэрээтэй холбоотой бүх санал, асуултаа Insales Хэрэглэгчийн Дэмжих Үйлчилгээ эсвэл 107078, Москва, ст. Новорязанская, 18, МЭӨ 11-12 байр "Стендхал" ХХК "Инсалес Рус".

Нийтэлсэн огноо: 2016-01-12

Орос хэл дээрх бүтэн нэр:

"Insales Rus" хязгаарлагдмал хариуцлагатай компани

Орос хэл дээрх товчилсон нэр:

"Инсалес Рус" ХХК

Англи хэл дээрх нэр:

InSales Rus хязгаарлагдмал хариуцлагатай компани (InSales Rus LLC)

Хууль ёсны хаяг:

125319, Москва, гудамж. Академика Илюшина, 4, 1-р байр, 11-р оффис

Шуудангийн хаяг:

107078, Москва, гудамж. Новорязанская, 18, 11-12 байр, МЭӨ "Стендаль"

ИНН: 7714843760 Шалгах цэг: 771401001

Банкны дэлгэрэнгүй мэдээлэл:

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системд тавигдах үндсэн шаардлага:

• Найдвартай хадгалалт, баримт бичгийг хайхад хялбар.
• Бичиг хэргийн ажилд дэмжлэг үзүүлж, гүйцэтгэх.
• Баримт бичгийн гүйцэтгэл, тэдгээрийн чиглүүлэлтэд цаг тухайд нь хяналт тавих.
• Аналитик тайланг бий болгох.
• Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах.

Орчин үеийн EDMS нь үйлчлүүлэгчидтэй харилцах, тэдний хүсэлтийг боловсруулах болон нэмэлт функцуудтай ашигтай хэрэгсэл, олон хэрэглээний асуудлыг шийдвэрлэх боломжийг танд олгоно.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ангилах янз бүрийн төрлүүд байдаг боловч хамгийн тод томруун ангилал бол EDMS-ийг гарчгийн функцээр нь хуваах явдал юм. Аливаа EDMS-ийг хөгжүүлэгч нь үндсэндээ тодорхой төрлийн ажлыг гүйцэтгэхэд зориулж байрлуулдаг. Энэ нь ихэнх "ах нар"-д байдаг нэмэлт технологийг өгдөггүй гэсэн үг биш юм. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем бүрийн хэрэгсэл нь өөрийн гэсэн давуу талтай байдаг сул талууд. Гарчгийн функцээр ангилах нь EDMS-ийн давуу талыг харгалзан үздэг.

Тэгэхээр энэ нь дараах байдалтай харагдаж байна.

• EDMS нь цахим баримт бичиг, түүнчлэн цаасан баримт бичгийн дижитал аналогийг үүсгэх, ажиллахад зориулагдсан.
• Бүх амьдралынхаа туршид үйл явдал, баримт бичгийн бүртгэлийг автоматжуулдаг нягтлан бодох бүртгэлийн систем (цахим бүртгэлийн кабинет).
• EDMS, гол үүрэг нь корпорацийн мэдээллийн томоохон агуулахтай ажиллах ажлыг автоматжуулах явдал юм.
• Баримт бичгийн цахим архивыг удирддаг системүүд.
• Архив болон бусад цахим эх сурвалжаас шаардлагатай мэдээллийг олж авах чиглэлээр мэргэшсэн EDMS.
• Байгууллагын үйл явц, баримт бичиг боловсруулах, бизнесийн баримт бичигтэй ажиллахад оролцдог байгууллагын ажилтнуудын үйл ажиллагааг удирддаг системүүд.
• Мэдээлэл хадгалах төхөөрөмжийг удирддаг мэдээллийн EDMS.

Зөвхөн Орос улсад ашигладаг EDMS-ийн товч ангилалыг гарал үүслээр нь ангилсан байдаг. Үүний дагуу манай улсын цахим баримт бичгийн менежментийн системийг гадаадын Lotus/Domino платформ дээр хөгжүүлсэн дотоодын, импортын, орос гэж хуваадаг. Бидний тоймд зөвхөн хоёр гадаад EDMS-ийн жишээ багтсан болно - EMC Documentum болон Lotus Domino.Doc. Бусад бүх SED нь Оросын "иргэншилтэй".

ТОП 10 цахим баримт бичгийн удирдлагын систем

Бид цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах цахим баримт бичгийн менежментийн системийг сонгоход шийдвэрлэх таван параметрийн харьцуулалт дээр үндэслэн үнэлэв. Хэмжээ нь арван оноотой.

Газар	Хөтөлбөр/үйлчилгээ	Үнэ	Сурахад хялбар	Үйл ажиллагаа	ОХУ-ын хууль тогтоомжийн нягтлан бодох бүртгэл	Техникийн дэмжлэг үзүүлэх	Нийт үнэлгээ
1	Кейс	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С: Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	Компани Медиа	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC баримт бичиг	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логик	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Тайлбар: Хүснэгт дэх системийн эцсийн үнэлгээ нь 100% бодитой гэж мэдэгдээгүй бөгөөд энэ сэдвийн гүнзгий дүн шинжилгээнд үндэслэн зохиогчийн санаа бодлыг тусгасан болно. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны энэхүү тоймыг зөвхөн янз бүрийн төрлийн бизнест ашиглахад найдвартай сонгох боломжтой өндөр чанартай програм хангамжийн бүтээгдэхүүнүүдийн дунд хийсэн болно.

CASE

Энэхүү цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь ЗХУ-ын дараахь орон зайд өөрийн сегментдээ хүлээн зөвшөөрөгдсөн удирдагч юм. Хамгийн том холдинг, корпорацууд, жижиг бизнесүүд хоёулаа баримт бичгийн урсгал, оффисын ажлыг амжилттай гүйцэтгэдэг. Энэ системтэй холбоотойгоор "БИЗНЕС" бизнесээ мэддэг тавтологи хэрэглэх нь зүйтэй. Үнэн хэрэгтээ энэ програм хангамж нь оффисын ажил, баримт бичгийн урсгалыг гүнзгий автоматжуулахад тохиромжтой.

давуу тал

• Аливаа цахим баримт бичгийн хөдөлгөөний бүх үе шатыг хянах чадвар.
• Баримт бичгийн төслийг бий болгоход хялбар, хялбар байдал.
• Системийн ерөнхий жигд байдал, ажиллагаа.

Сул талууд

• "Хатуу" сул талууд нь зарим талаараа эртний интерфейс, эзэмшихэд тодорхой бэрхшээлтэй байдаг.

Үнэ хэд вэ?

Нэг ажлын байранд (DBMS - Oracle) "DELO" системийг ашиглах лицензийн үнэ нь эдгээр суудлын төлөвлөсөн нийт тооноос хамаардаг бөгөөд 11,000 рубль (201-500 рубль) -ээс 13,400 рубль (1-5 рубль / м) хооронд хэлбэлздэг. ). Хэрэв байгууллага Microsoft SQL Server DBMS ашигладаг бол нэг ажлын байрны лиценз нь тус бүр 7200-9500 рубль болно.

Логик

"SED Logic" хөтөлбөр нь 2012 он хүртэл "Босс-Референт" нэртэй байсан бөгөөд хамгийн алдартай програмуудын нэг байсан. Оросын системүүдцахим баримт бичгийн менежмент нь Delo EDMS-ийн ноцтой өрсөлдөгч юм. Нэрийн өөрчлөлт нь энэхүү програм хангамжийн бүтээгдэхүүний чанарт ямар ч нөлөө үзүүлээгүй бөгөөд ямар ч төрөл, хэмжээтэй аж ахуйн нэгжүүдэд оффисын удирдлагын найдвартай, ажиллагаатай систем хэвээр байна.

давуу тал

• Баримт бичгийг батлах олон түвшний нарийн төвөгтэй маршрутыг бий болгох чадвар.
• Хэрэглэгчийн мэдээллийг хамгаалах өндөр түвшин.
• Системийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг эзэмших харьцангуй хялбар байдал.
• Уян хатан тохируулж, өөрчлөх боломжтой баримт бичиг боловсруулах процессууд.

Сул талууд

• Ажилтнуудын ноцтой эргэлтийн үед нэвтрэх эрхийг тохиромжгүй ялгах.
• Хамгийн ухамсартай ажил биш техникийн дэмжлэг.
• Архаик интерфейс.

Үнэ хэд вэ?

Энэ програмыг ашиглах нэг лицензийн үнэ нь түүнд холбогдсон ажилчдын тооноос хамаарна. Хэрэв тэдний тоо 49 хүнээс хэтрэхгүй бол ажлын байр бүрийн үнэ 5900 байна; 50-199 холбогдсон ажилтан - 5200 рубль; хэрэв 200 гаруй ажлын байр байгаа бол нэг лицензийн үнэ хамгийн бага байх болно - 4900 рубль.

ЕФРАТ

Энэхүү цахим баримт бичгийн менежментийн системийг стандартын шаардлагад бүрэн нийцүүлэн боловсруулсан болно ISO чанарОффисын ажлын чиглэлээр 9000 ба Оросын ГОСТ. "ЕУФРАТ" нь өөрийн гэсэн олон өвөрмөц онцлогтой гэдгээрээ "хамт олон"-оос ялгаатай. програм хангамж хөгжүүлэх, үүнийг өрсөлдөгч EDMS-ээс олж чадахгүй. Цэвэр технологийн хувьд энэ системОрчин үеийн Оросын зах зээл дээрх хамгийн "дэвшилтэт" EDMS-ийн нэг юм.

давуу тал

• Энэхүү системийн нийлүүлэлтийн багцад суурилуулсан Nika DBMS багтсан бөгөөд энэ нь хэрэглэгчийн байгууллагыг нэмэлт програм хангамж худалдан авахаас автоматаар чөлөөлдөг.
• Тааламжтай, мартагдашгүй дизайнтай ээлтэй интерфейс.
• Хандалтын эрхийг удирдах үүрэгтэй механизм.

Сул талууд

• Хангалттай удаан хурдялангуяа сул компьютер дээр ажиллах.
• Үе үе доголдол, техникийн дэмжлэг удаан.

Үнэ хэд вэ?

Системийн суурилуулалт асаалттай стандарт лиценз өөрийн серверБайгууллагын зардал нь нэг ажлын байранд 5200-аас 7300 рубль, илүү олон хэрэглэгчид - хямд үнэ. Гэсэн хэдий ч серверийн бүрэлдэхүүн хэсгийг үйлдвэрлэгчийн төхөөрөмж дээр байрлуулах сонголт бас бий. Энэ тохиолдолд захиалгын төлбөрийн системийг ашигладаг - сард 10,000-аас 95,000 рубль хүртэлх дөрвөн тариф.

1С: Архив

Энэ бол аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн менежментийн хамгийн сайн бөгөөд мэдээжийн хэрэг хамгийн түгээмэл програм хангамжийн нэг юм. "1С: Архив" нь янз бүрийн форматтай бизнесийн баримт бичгүүдийг найдвартай, хамгийн чухал нь төвлөрсөн хадгалалтаар хангадаг бөгөөд файлуудыг засварлах эрх бүхий ажилтнууд түүнд хандах боломжтой.

давуу тал

• Шаардлагатай өгөгдлийг хурдан хайж олоход зориулагдсан сайн дибаг хийсэн алгоритм.
• Текст, графикаас эхлээд аудио, видео файл хүртэл ямар ч төрлийн баримт бичгийг хадгалах боломжтой.
• Хамгийн өргөн цар хүрээтэй боломжууд нь энэ програмыг том, жижиг аж ахуйн нэгжүүдэд амжилттай ашиглах боломжийг танд олгоно.
• Энэхүү программыг өрсөлдөгчдөөсөө ялгаруулдаг 1С: Архивын гол давуу тал нь бүтээгдэхүүний үнэ болон түүний үйл ажиллагааны оновчтой хослол юм.
• Гадаад програмуудтай нэгтгэхийг дэмждэг.

Сул талууд

• Системийн нөөцийг их хэмжээгээр хэрэглэдэг.
• Туршлагатай хэрэглэгчдийн хувьд ч сурахад бэрхшээлтэй болсон.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү програмыг "усгах" үнэ нь 12,000-аас 57,000 рубль хооронд хэлбэлздэг бөгөөд эхний дүнг зөвхөн 1С: Архивын өмнөх хувилбарыг шинэчлэхэд төлөх шаардлагатай болно.

DIRECTUM

Энгийн бөгөөд ажиллагаатай DIRECTUM EDMS нь жижиг, дунд бизнесүүдэд маш сайн шийдэл байх болно. Энэхүү системийн ачаар цахим баримт бичгийн менежментийг уламжлалт цаасан дээр амжилттай хослуулж, улмаар байгууллагыг DIRECTUM-д бүрэн "өвдөлтгүй" шилжүүлэх боломжтой болно. Ажлын урсгалын дэвшилтэт технологи нь оффисын үйл явцыг үр дүнтэй автоматжуулах боломжийг олгодог.

давуу тал

• Баримт бичгийг хайх, тодорхойлох ажлыг аль болох хялбаршуулдаг тусгай програм хангамжийн хэрэгслүүд байгаа эсэх.
• Тодорхой ажлуудад зориулж системийг бие даан өөрчлөх өргөн боломжууд.
• Бусад програмуудтай өргөтгөсөн интеграцийн сонголтууд.

Сул талууд

• Систем нь аж ахуйн нэгжийн удирдлагад төвлөрсөн байдаг - энгийн бичиг хэргийн ажилтнууд үүнд ажиллахад илүү хэцүү байдаг.
• Бага зэрэг будлиантай, ил тод бус үнийн бодлого.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү EDMS-ийг ашиглах лицензийг дангаар нь болон багцын саналын нэг хэсэг болгон худалдаж авдаг. Хамгийн хямд үндсэн үйлчлүүлэгчийн лиценз нь 7800 рубль юм. Лицензийн багцын өртөг нь 148,200 рубль (20 ажилтанд зориулсан үндсэн) бөгөөд 2,010,000 рубль (200 ажилтан) хүрдэг.

OPTIMA-WorkFlow

Энэхүү цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь сегментдээ хүчтэй дунд тариачин юм. Тэр орсон байнгын хөгжилбөгөөд өнөөг хүртэл зах зээлд хүлээн зөвшөөрөгдсөн мастодонуудтай ижил нөхцөлөөр өрсөлдөж чадахгүй байна. Гэсэн хэдий ч OPTIMA-WorkFlow нь олон хүнээс ялгарах өвөрмөц технологи бүхий хэд хэдэн "ханцуйгаа дээшээ хөзөр"-тэй.

давуу тал

• Ижил төрлийн баримт бичиг, тэдгээрийн бүртгэлийн мэдээллийг цувралаар оруулах функцийг хэрэгжүүлэх.
• Вирусны эсрэг програм ашиглан сканнердаж байна.
• Энгийн болон шифрлэгдсэн баримт бичгийн нэмэлт индексжүүлэлт.
• Олон хэлтэй хэрэглэгчийн интерфэйс.

Сул талууд

• Удахгүй болох шинэчлэлтүүдээр бүрмөсөн арилдаг стандарт функцүүдийн сул талууд.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү платформ дээр суурилсан ердийн шийдлүүд нь 55,000-аас 75,000 рублийн үнэтэй байдаг.

EMC баримт бичиг

Баримт бичгийн урсгалын процессыг автоматжуулах энэхүү платформыг мэдээллийн технологийн салбарын дэлхийн тэргүүлэгч EMC боловсруулсан. Хүчирхэг функциональ байдал нь бие даасан хэрэгслүүдийн уян хатан тохиргоотой хослуулан EMC Documentum-ийг Оросын зах зээл дээр байгаа гадаадын шилдэг EDMS болгодог.

давуу тал

• Зураг төсөл, барилгын баримт бичгийг удирдахад тав тухтай өндөр зэрэглэлийн.
• Хандалтын эрхийн хуваарилалтыг удирдах боломжийг олгодог бүртгүүлэх/багтлах механизмыг хэрэгжүүлэх.
• Зөвшөөрлийн журмыг хэд хэдэн түвшинд хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог функц байгаа эсэх.
• Сканнердах болон баримт бичиг таних төхөөрөмжүүдийн дэмжлэг.

Сул талууд

• Зөвхөн Internet Explorer хөтөч дээр ажиллана.
• Байхгүй байх нээлттэй хандалтсистемийн техникийн болон практик баримт бичиг.
• Систем их ачаалалтай үед байнга "тоормос" ба хоцрогдолтой байдаг.

Үнэ хэд вэ?

Энэ платформыг ашиглахад тогтмол үнэ байдаггүй. Үүнийг хэрэгжүүлэх зардлыг үйлчлүүлэгч бүртэй дангаар нь хэлэлцдэг.

LanDocs

1997 онд дотоодын LANIT компаний боловсруулсан баримт бичгийн менежментийг автоматжуулах энэхүү платформ нь өнөөг хүртэл олон аж ахуйн нэгж, байгууллагуудын эрэлт хэрэгцээтэй хэвээр байна. LanDocs нь оффисын ажлын тав тухтай орчин, баримт бичгийн урсгалыг бий болгох боломжийг олгодог бөгөөд бүх ангиллын хэрэглэгчдийг үүнийг удирдахад шаардлагатай хэрэгслүүдээр хангадаг.

давуу тал

• Нэгдсэн криптографийн хамгаалалтын хэрэгслийн бэлэн байдал.
• Баримт бичгийн урсгалын үйл явцад алслагдсан салбаруудын ажилтнуудыг хамруулах боломж.
• Цаасан баримт бичгийн багц сканнердах функц байгаа эсэх.

Сул талууд

• Гүйцэтгэлийн асуудал нэлээд түгээмэл байдаг.
• Үйл ажиллагааг өргөжүүлэх чадвар сул.
• Системийг эхнээс нь эзэмшихэд хүндрэлтэй байдаг.

Үнэ хэд вэ?

Серверийн лицензийн үнэ 30,000-аас 216,000 рубль хооронд хэлбэлздэг. Хэрэглэгчийн лицензийг 5600-аас 8400 рублийн үнээр худалдан авч болно.

Компани Медиа

CompanyMedia бол бүхэл бүтэн багц юм програм хангамжийн шийдлүүд, бизнесийн үйл явц, баримт бичгийн урсгал, оффисын ажлыг автоматжуулахад зориулагдсан. Энэхүү EDMS нь тохиргооны уян хатан байдал, тусад нь суулгах боломжтой бие даасан модулиудаараа өрсөлдөгчдөөсөө ялгаатай юм.

давуу тал

• Цогцолбор бүхий аж ахуйн нэгжүүдэд системийг амжилттай ажиллуулах боломж корпорацийн бүтэцболон нутаг дэвсгэрийн бүтэц.
• Системийн урьд өмнө хэзээ ч байгаагүй найдвартай байдал нь жилийн 365 өдөр идэвхтэй ажиллах боломжийг олгодог.
• Хэд хэдэн төрлийн ажлын байртай ажиллах автоматжуулсан дэмжлэг.
• Хандалтын эрхийг ялгах, дагуу шаталсан бүтэцбайгууллагууд.

Сул талууд

• Вэб интерфэйс нь зарим хөтчүүдэд, ялангуяа FireFox-д хязгаарлагдмал дэмжлэгтэй байдаг.
• Энэ систем нь гол төлөв дунд болон том бизнесүүдэд чиглэгддэг.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү програм хангамжийн эцсийн үнэ нь боловсон хүчнийг сургах, нэмэлт модулиудыг суурилуулах, системийг ашиглах эрхийг шилжүүлэх зэрэг олон бүрэлдэхүүн хэсгээс бүрддэг. Нийт дүнгийн дээд хязгаар нь 99,000 рубль юм. Хамгийн хямд сэдэвчилсэн модуль нь 4000 рубль болно.

Lotus Domino.Doc

Энэхүү EDMS нь мэдээллийн аюулгүй байдлын өндөр түвшний систем бүхий алдартай Notes/Domino платформд зориулагдсан програм юм. Lotus Domino.Doc нь мөн дэвшилтэт цахим архивтай бөгөөд энэ нь байгууллагын баримт бичгийн томоохон агуулахыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог.

давуу тал

• Түгээмэл орчинд баримт бичгийн урсгалыг удирдах асуудлыг цогцоор нь шийдвэрлэхэд зориулагдсан өвөрмөц хуулбарлах системүүдийн бэлэн байдал.
• Мэдээллийн сангийн бие даасан хэсгүүдэд бичиг баримт хайх чадвар.
• LDAP лавлахууд нь аж ахуйн нэгжийн түвшинд хүртэл өргөждөг.

Сул талууд

• Энэ системийн сул талууд нь барууны гарал үүсэлтэй байдаг - интерфейс болон зарим функцийг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой тодорхой асуултууд байдаг.

Үнэ хэд вэ?

Хэрэглэгчийн болон серверийн лицензийн зардлыг платформын вэбсайт дээр тус тусад нь тооцдог.

Эцэст нь

Хяналтын шугамыг зурахдаа би нэг чухал зүйлийг тэмдэглэхийг хүсч байна: цахим баримт бичгийн менежментийн системийг танай бизнест нэвтрүүлэх нь түүний ашиг орлогыг шууд нэмэгдүүлэх баталгаа болохгүй бөгөөд зарим тохиолдолд энэ нь хор хөнөөл учруулж болзошгүй юм. Хэрэв танай байгууллага EDMSгүйгээр ажиллаж, амжилттай ажиллаж, ашиг олдог бол тэдгээрийг хэрэгжүүлэхээр шийдэхээсээ өмнө мянга дахин бодоорой. "Дэвшилтэт загвар" -ыг хөөж, эдгээр системийг ноцтой шаардлагагүйгээр суулгах шаардлагагүй. Гэсэн хэдий ч бизнес өргөжин тэлж, ажилчдын ачаалал ихсэх тусам цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь компанийг цаасны эргэлтээс гарахад туслах нэгэн төрлийн аврах хэрэгсэл болж чадна.

IN Энэ мөчМэдээллийн технологийн салбарт програм хангамжийн шийдлүүдийг идэвхтэй хөгжүүлж байна. Эдгээрийг үйлдвэрлэл, жижиг бизнес, боловсрол болон бусад ижил ач холбогдолтой үйлдвэрүүдэд хүний ​​​​үйл ажиллагааны олон төрлийн салбарт ашигладаг. Үүнтэй зэрэгцэн цаасан баримт бичгийг хаа сайгүй ашигладаг.

Өнөө үед олон аж ахуйн нэгж цаасан баримт бичгээс татгалзахыг хүсч, аж ахуйн нэгжээ цахим баримт бичгийн менежментийн системд шилжүүлж байна. Энэ нь гайхалтай тохиромжтой, практик юм.

Мэдээжийн хэрэг, баримт бичгийг цахим системд шилжүүлэх хэрэгцээ гарч ирснээр энэ чиглэлээр програм хангамжийн бүтээгдэхүүн боловсруулдаг компаниуд гарч ирж байна. Заримдаа эдгээр бүтээгдэхүүн нь худалдаж авахыг хүсч буй хүмүүсийг үнээрээ цочирдуулдаг. Гэсэн хэдий ч хувийн ашиг сонирхлын төлөө ажилладаггүй зарим хүмүүсийн ачаар та цахим баримт бичгийн менежментийн системийн програмуудыг үнэ төлбөргүй олох боломжтой.

Өнөөдөр бид ийм хоёр бүтээгдэхүүнийг ялгаж чадна: Alfresco болон NauDoc.

NauDoc нь оффисын ажил, төрөл бүрийн бизнесийн үйл явц, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулахад зориулагдсан бүтээгдэхүүн юм. Энэхүү программыг NAUMEN компани боловсруулсан. Үзүүлсэн хөтөлбөр нь даалгаврыг биелүүлсний үр дүнд олж авсан үр дүнгээс шалтгаалан баримт бичиг боловсруулах журмыг удирдах, түүнчлэн гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах боломжийг олгодог.

NauDos нь дүрд тулгуурлан өөр өөр хандах эрхтэй баримт бичгийн хадгалалтыг зохион байгуулах боломжийг танд олгоно. Энэ нь тухайн компанийн ажилчдад тухайн үед ямар нэгэн шалтгаанаар үүнийг хариуцсан хүн ажлын байран дээр байхгүй байсан ч гэсэн бичиг баримтыг хүссэн үедээ үзэх боломжийг олгодог.

Энэхүү програм нь аж ахуйн нэгжийн бүх баримт бичгийн хөдөлгөөн, тэдгээрийн хуулбарыг хянах боломжтой дэвтэртэй.

NauDoc-д хяналтын чадамжтай байх нь ажилчдадаа системд шууд даалгавар өгөх, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг хянах, эцсийн хугацааг хянах, баримт бичгийг батлахаар илгээх, дараа нь аль хэдийн батлагдсан баримт бичгүүдийг системийн бусад хэрэглэгчдэд илгээх боломжийг олгоно. Энэ програм нь тодорхой төрлийн баримт бичгийн маршрутыг автомат горимд тохируулах боломжийг танд олгоно.

Систем дэх бүх үйлдлийг вэб интерфэйсээр гүйцэтгэдэг. Энэ нь манай гаригийн аль ч өнцөг булан дахь системд нэвтрэх боломжийг олгодог. Тиймээс тухайн байгууллагын дотоодод мэдээллийн нэгдсэн орон зай байгаа бөгөөд төлөөлөгчийн газар, салбар нь хаана байх нь хамаагүй.

Системийн технологийн онцлог нь дараах байдалтай байна.

— 100% вэб интерфэйс нь системд хаанаас ч холбогдох боломжийг нээж өгдөг;
— систем нь ABBYY Fine Reader Scripting Edition-ийн сканнердах, текстийг таних зориулалттай програм хангамжийг нэгтгэсэн;
- систем нь гадны лавлах үйлчилгээнд хэрэглэгчийн зөвшөөрөл, баталгаажуулалтыг хийх боломжтой байхаар тохируулагдсан;
— систем нь цахим тоон гарын үсэгтэй ажиллах модультай. Хэрэглэгчид Microsoft CryptoAPI интерфейсийг дэмждэг аливаа крипто үйлчилгээ үзүүлэгчийн тоон гарын үсгийг ашиглаж болно.

NauDoc системийн боломжууд нь:

- зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигтэй ажиллахад хялбар. Бүгд цахим баримт бичигтодорхой загвар дээр үндэслэн бүтээгдсэн. Баримт бичгийг үүсгэхдээ хэрэглэгч зөвхөн баримт бичгийн бүртгэлийн картын дэлгэрэнгүй утгыг зааж өгөх шаардлагатай. Эдгээр утгууд нь баримт бичгийн текстэд автоматаар нэмэгддэг. Шаардлагатай бол хэрэглэгчийн загвар текстийг өөрчлөхийг зөвшөөрч болно.

Баримт бичгийн төрөл бүрийг тодорхой дэлгэрэнгүй мэдээлэлтэй хамт зааж өгч болно. Үүнийг хийхийн тулд хэрэглэгч "Технологич" эрхтэй байх ёстой.

Баримт бичгийг үүсгэсний дараа үүнийг аж ахуйн нэгжид энэ чиг үүргийг хариуцдаг ажилтнуудад батлуулахаар илгээдэг. Зөвшөөрөх үйл явц нь системд бүрэн хадгалагддаг. Тогтмол эцсийн хугацааг автоматаар хянаж, шаардлагатай ажилчдад мэдэгдэж, батлах үйл явцын талаар мэдэгдэл хүлээн авдаг.

Баримт бичиг бүртэй ажиллахдаа систем үүнийг хуваарилдаг регистрийн дугааравтоматаар.

- үйл явцын удирдлага. NauDoc систем нь менежменттэй холбоотой баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах боломжийг олгодог үйлдвэрлэлийн үйл явцаж ахуйн нэгжүүд. Процесс бүрийг системд тусад нь тохируулж болно, өөрөөр хэлбэл тодорхой процессыг систем доторх өөрийн төлөөлөл, түүнийг хариуцах хүмүүс, түүнчлэн зохицуулалтын хугацааг зааж өгдөг. Хөтөлбөр нь үйл явцын үе шат бүрийг хянах, зохицуулалтын хугацааг дагаж мөрдөхгүй байж болзошгүй тохиолдолд ослын буруутанг тодорхойлох боломжийг олгодог тайлан гаргах хэрэгслүүдтэй. Мэдээллийг цуглуулсны дараа та үйл явцад дүн шинжилгээ хийж, шаардлагатай өөрчлөлтүүдийг хийж болно.

- хариуцлагатай албан тушаалтнуудын баримт бичгийг батлах журам. Баримт бичгийг үүсгэсний дараа үүнийг хүмүүсээс хамааран батлуулахаар илгээдэг хүлээн зөвшөөрсөн журамбайгууллагын дотор. Баримт бичигтэй хамтран ажиллах тохиолдолд бүх журмыг баримт бичгийн нэг хуулбар дээр гүйцэтгэдэг. Зөвшөөрөх үүрэгтэй хүмүүс баримт бичигт хандах эрхтэй. Та хүссэн үедээ виз хүссэн хүний ​​нэр, албан тушаалыг багтаасан зөвшөөрлийн тайланг үүсгэж, мөн процедурын яг цагийг зааж өгч болно.

- системд цаасан болон цахим баримт бичгийг бүртгэх боломж байгаа эсэх. Бүртгэлд автоматаар бүртгүүлэх нь ажлын тодорхой үе шатанд явагддаг. Ялангуяа цаасан баримтын хувьд систем нь цахим картаар хангадаг бөгөөд энэ нь баримт бичгийн график дүрсийг хавсаргах чадвартай бөгөөд баримтыг сканнердах замаар олж авах боломжтой.

- түргэн хайлтагуулга, дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан баримт бичиг. Хөтөлбөр нь танд хурдан олох боломжийг олгодог шаардлагатай бичиг баримтдэлгэрэнгүй мэдээллийг оруулах замаар, өөрөөр хэлбэл Товч танилцуулгаэсвэл бүртгэлийн дугаар. Систем нь хавсаргасан файлуудын агуулга, мөн баримт бичгүүдийг өөрсдөө хайх боломжтой болгодог.

- захидал харилцаатай ажиллах (орж, гарах). Энэхүү систем нь компанийн шуудангийн серверийг ашиглан байгууллагын захидал харилцаатай ажиллах боломжийг олгодог. Системээр дамжих аливаа захидлыг ердийн баримт бичиг болгон боловсруулдаг.

Ирж буй захидал шууд нарийн бичгийн даргад очдог.Тэрээр ирж буй захидал харилцааны журналд захидал бүртгэдэг. Баримт бичиг нь бүртгэлийн дугаарыг автоматаар хүлээн авдаг. Дараа нь үүнийг компанийн даргад илгээж, хянасны дараа ажилчдад хянуулах эсвэл гүйцэтгэхээр илгээдэг.

Гарах баримт бичгийг тухайн байгууллагад баталсан загвар дээр үндэслэн хийдэг. Баримт бичгийг менежерт илгээдэг бөгөөд тэр нь үүнийг баталдаг.

Зөвшөөрөх журмын дараа баримт бичиг нь зохих журналд бүртгүүлдэг нарийн бичгийн даргад очдог. Дараа нь энэ захидлыг нарийн бичгийн дарга шаардлагатай имэйл хаяг руу илгээнэ. Бүх захидал автоматаар системд хадгалагдаж, хүссэн үедээ хүссэн зүйлээ олох боломжтой.

- корпорацийн вэб портал, компанийн вэбсайт үүсгэх чадвар. NauDoc систем нь аж ахуйн нэгжид вэбсайт үүсгэх, тэдгээрт контент нийтлэх боломжийг олгодог. IN энэ тохиолдолдагуулга нь NauDoc дээр бүтээгдсэн баримт бичиг, зураг болон бусад объектууд юм.

Энэхүү систем нь WISYWIG засварлагчтай бөгөөд энэ нь вэбсайтын хуудсуудыг засварлах боломжийг олгодог бөгөөд удирдахад хялбар юм. Эндээс та мэдээ, санал асуулга, санал асуулгын хэвлэлтийг удирдах боломжтой.

Шаардлагатай бол хуудасны дизайныг өөрчилж болно. Сайтын янз бүрийн хэсэгт нэвтрэх нь баримт бичгийг сайт дээр нийтлэхээс өмнө батлах боломжийг олгодог. Өнөөдөр NauDoc-ийн хоёр хувилбар бий: Үнэгүй ба Аж ахуйн нэгж.

Хоёр дахь үнэгүй цахим баримт бичгийн удирдлагын систем Alfresco-г харцгаая. Энэхүү системийг барууны компаниуд баримт бичиг хөтлөхөд өргөн ашигладаг цахим хэлбэрээртөрөл бүрийн төслийн менежмент. Энэхүү үйлчилгээний түгээмэл байдлыг кодын нээлттэй байдал (Нээлттэй эх) гэж тайлбарлаж болох бөгөөд програм нь тогтвортой ажиллаж, янз бүрийн хэмжээтэй төслүүдэд ашиглагдах боломжтой.

Системийг үндэслэгч нь Documentum компанийг удирддаг гэдгээрээ алдартай Жон Ньютон учраас танилцуулсан хөтөлбөрийн тогтвортой байдалд гайхах зүйл алга.

Энэ компани нь томоохон аж ахуйн нэгжүүдийн цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлд тэргүүлэгч юм. Энэ системийг олон корпорациуд амжилттай ашиглаж байна. Уг систем нь ямар ч платформ, олон төрлийн мэдээллийн сантай ажилладаг гэдгээрээ онцлог юм.

Alfresco нь хэдэн арван мянгаас дээш тооны хэрэглэгчидтэй хадгалагдсан баримт бичгийн аливаа ачааллыг амархан даван туулдаг.

Саяхан болтол хэн ч Alfresco системийг ашиглахад дэмжлэг үзүүлэх, сургалт зохион байгуулах мэргэжлийн үйлчилгээ үзүүлж чадаагүй тул танилцуулсан системийг Орост бараг мэддэггүй.

Alfresco-ийн давуу тал нь вэб хандалт юм. Систем нь байгууллагын компьютер дээр нэмэлт програм хангамж суулгах шаардлагагүй тул үйлчлүүлэгчийн програм хангамжийг шинэчлэх шаардлагагүй болно. Та системд ч гэсэн ажиллах боломжтой хөдөлгөөнт төхөөрөмжүүд, манай гаригийн хаана ч байрладаг. Alfresco нь хамгийн дэвшилтэт, орчин үеийн вэб интерфэйстэй.

Сүүлийн жилүүдэд Америк, Европын цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд вэб интерфейст онцгой анхаарал хандуулахаа больсон гэдгийг хэлэх нь зүйтэй болов уу.

Зөвхөн дэмжлэг үзүүлдэг алсаас хандахбаримт бичигт. Энэ нь хүмүүс оффисын хэрэглээний программ ашиглан бичиг баримт засварлаж дассаны үр дагавар байв.

Чиглүүлэлтгүй, шаардлагатай хувилбарыг дэмждэггүй, хандалт байхгүй гэх мэт стандарт фолдер, файлуудтай ажиллах асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэх вэ?

Энэхүү шийдлийг боловсруулж, цахим баримт бичгийн удирдлагын системд удаан хугацаагаар ашиглаж ирсэн.

Ширээний компьютерээ төсөөлөөд үз дээ. Энд жишээ нь хоёр хавтас байна. Нэгийг нь "харгалзах баримт бичиг", хоёр дахь нь "байгууллагын баримт бичиг" гэж нэрлэдэг. Бид эхнийх нь нээгдэж, тодорхой тооны баримт бичгийг хардаг. Энэ хавтсанд байгаа баримт бичгүүд нь хянан үзэх, шийдвэр гаргахад зориулагдсан болно. Ийм баримт бичиг нь ердийн MS Word дээр нээгддэг. Та зөвхөн баримт бичгийг уншихаас гадна баримт бичгийн аль ч хувилбарыг нээх, тайлбарыг унших, шийдвэр гаргах, илгээх боломжтой болж байна. энэ баримт бичигшаардлагатай хүмүүст дээрх бүх үйлдлийг Word эсвэл өөр оффисын програм дээр шууд хийж болно.

Үүнээс гадна, энд хэрэглэгч ирж буй болон гарч буй ажлуудыг хардаг.

Хэрэв та үүсгэх шаардлагатай бол шинэ гэрээ, дараа нь батлуулахаар илгээнэ үү, асуудалгүй. Энэ бүгдийг MS Word дээр хийж, баримт бичгийг үүсгэж, заасан стандарт маршрутын дагуу илгээх боломжтой. Та мөн баримт бичгийг "байгууллагын баримт бичиг" хавтас руу хуулж авах боломжтой бөгөөд энэ нь автоматаар хүссэн маршрут руу илгээгдэх болно.

Мэдээжийн хэрэг, хэн ч вэб интерфэйсээс татгалзахгүй. Вэб интерфэйс нь танд илүү өргөн хүрээний ажлыг гүйцэтгэх боломжийг олгодог.

Энэ арга нь аялал жуулчлал, бизнес аялал хийхэд тохиромжтой, гар утасны төхөөрөмжөөс хурдан нэвтрэх, түүнчлэн баримт бичиг, тайлангийн хамт хамтын ажлыг гүйцэтгэх чадвартай.

Alfresco системийг Enterprise Edition болон Community Edition гэсэн хоёр үндсэн хувилбараар гаргасан.Олон нийтийн хувилбарыг үнэгүй татаж авах боломжтой бөгөөд ямар ч бизнест ашиглах боломжтой. Энэ хувилбарыг зөвхөн системийн нийгэмлэгийн гишүүд дэмждэг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Гэсэн хэдий ч Alfresco Community нь Европын орнуудад системийн хамгийн түгээмэл хувилбар юм.

Уг системийг цөөн тооны оролцогчид ашиглахаас гадна арван мянга гаруй хэрэглэгчдэд хялбархан үйлчлэх боломжийг олгодог. Уг систем нь PostgreSQL болон MySQL мэдээллийн сантай ажилладаг.

Аливаа бизнесийг амжилттай явуулах нь юуны түрүүнд баримт бичгийг зохион байгуулах механизм хэрхэн ажиллахаас хамаардаг нь нууц биш юм. Эцсийн эцэст, бичиг цаасны ажилтай ажиллах нь таашаал авчрахгүй ч компанийн менежментийн чухал холбоос юм.

Үүнээс гадна, баримт бичгийг цаг тухайд нь шийдвэрлэх хэрэгтэй, эс тэгвээс энэ нь хуримтлагдаж, төөрөгдөж эхэлнэ. Боломжит алдагдлаас сэргийлэхийн тулд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг нэвтрүүлсэн.

Энэ нийтлэлд бид танд хэлэх болно: EDMS гэж юу вэ? Энэ нь ямар төрөл, давуу болон сул талуудтай вэ?

Интернэт хөгжихийн хэрээр зузаан хавтас, тоостой архивын цаг үе ард хоцорчээ. Одоо баримт бичигтэй ажиллах үйл явц бүрэн автоматжсан. Шаардлагатай бичиг баримтыг нэг товшилтоор олж авах боломжтой бөгөөд архивлах нь хүний ​​оролцоогүйгээр хийгддэг. EDMS нь аж ахуйн нэгжүүдэд ийм боломжийг санал болгодог.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь баримт бичгийг цахим хэлбэрээр боловсруулах боломжийг олгодог тусгай програм хангамж юм. Өөрөөр хэлбэл, EDMS-ийн ачаар ажилчдын хооронд баримт бичгийг шилжүүлэх, бие даасан даалгавар гаргах, архивлах гэх мэт боломжтой.

Цахим баримт бичгийг хэрхэн үүсгэх, хадгалах, дамжуулах талаар олон байгууллага мэддэг нь гарцаагүй. Гэсэн хэдий ч зүгээр л цахим форматхууль эрх зүйн хүчингүй болно. Цахим цаас жин нэмэхийн тулд хоёр тал гарын үсэг зурсан байх нь чухал юм. Энэ тохиолдолд баримт бичгийг тусгай цахим гарын үсгээр битүүмжилсэн байх ёстой.

Тиймээс EDS-ийг хоёр төрөлд хувааж болно.

1. Ажилчдын хооронд компани доторх бичиг баримтын урсгал;
2. Харилцаа холбооны тусгай сувгаар янз бүрийн аж ахуйн нэгж, байгууллагуудын хоорондын баримт бичгийн урсгал.

Байгууллагад EDMS ашиглахын тулд тусгай програм хангамж шаардлагатай. Ихэвчлэн ийм программыг EDI платформ гэж нэрлэдэг. Үүнээс гадна, ийм програм хангамжийг жигд ажиллуулахын тулд нэмэлт тоног төхөөрөмж шаардлагатай болно. Жишээлбэл, сервер, сүлжээний суваг гэх мэт.

Хоёр өөр компанийн хооронд бичиг баримттай ажиллах шаардлагатай бол цахим баримт бичгийн менежментийн оператор хэрэгтэй болно. Ийм оператор сайн туслах болно. Эцсийн эцэст тэрээр мессежийг хэрхэн хүргэхээ мэддэг, баримт бичгийг ямар форматаар илгээж байгааг шалгаж, цахим гарын үсэг зурахыг шаарддаг, хянадаг, баримт бичгийг бие даан хадгалах, архивлах гэх мэт.

Тиймээс EDMS нь бүхэл бүтэн бизнесийн "цусны эргэлтийн систем" юм. Энэ нь маш их цаг хэмнэж, байгууллагын ажилд эерэг нөлөө үзүүлэх нь дамжиггүй. Гэхдээ энэ төрлийн мэдээлэл боловсруулах нь үргэлж ашиг тустай байдаг уу? Мөн EDMS нь бизнест хохирол учруулж болох уу? Эдгээр асуултанд хариулахын тулд бид эерэг, эерэг талыг анхаарч үзэх хэрэгтэй сөрөг талуудцахим баримт бичгийн менежмент.

EDI-ийн давуу болон сул талууд

Бусад EDI процессуудын нэгэн адил энэ нь давуу болон сул талуудтай. Үндсэн параметрүүдийг доорх хүснэгтэд үзүүлэв.

Давуу тал

Алдаа дутагдал

Зохион байгуулж байна. Систем нь баримт бичигт автоматаар дугаар өгдөг бөгөөд энэ нь бүх төрлийн алдааг арилгадаг Хяналт. Та ямар ч үед баримт бичигтэй хэн ажиллаж байгааг олж мэдэх боломжтой Аюулгүй байдал. Ажилтан цахим баримт бичгээ алдах, гэмтээхгүй Сэргээх. Устгасан баримт бичгийг хүссэн үедээ сэргээх боломжтой Түр зуурын нөөцийн аюулгүй байдал. Баримт бичгийн цахим хэлбэр нь оршин суугаа газраас үл хамааран ажилтан бүрт хэдхэн секундын дотор хүрдэг. Ажиллахад тохиромжтой. Шаардлагатай бол ажилтан баримт бичгийн анхны хувилбарыг өөрчилж болно. EDF нь тус бүрийг сэргээх боломжтой болгодог. Нэмж дурдахад та цаасан дээр ажиллаж байсан мэргэжилтнүүдийн нэрийг хянах боломжтой. Бэлэн байдал. EDI систем нь 24/7 ажилладаг. Түүгээр ч зогсохгүй, интернетээр холбогдсон үед ажилтан эмнэлэгт эсвэл амралтаараа байсан ч хүссэн үедээ бичиг баримттай ажиллах боломжтой. Төлөвлөлт. Энэхүү систем нь мэргэжилтэнд цаасны ажлын явцыг төлөвлөх боломжийг олгодог. Та огноо, гүйцэтгэлийн цаг, дарааллыг тохируулах боломжтой. Зөв мөчид хөтөлбөр нь ажилтныг ажлаа дуусгах хэрэгцээний талаар өдөөх болно. Тохиромжтой хайлт. Хөтөлбөр нь шаардлагатай баримт бичгийг зөвхөн нэрээр нь төдийгүй түлхүүр үгээр нь олох боломжтой болгодог. Цаас хэмнэх. Баримт бичгийг хэвлэж, хавтас болгон үдэж, тооллого хийх шаардлагагүй. Бүх мэдээлэл цахим хэлбэрээр, ямар ч үед хадгалагддаг шаардлагатай бичиг баримтцаасан дээр хэвлэх боломжтой.

Мөнгөний зарцуулалт. EDI үүсгэхийн тулд тодорхой зүйл шаардагдана санхүүгийн зардал. Програм хангамж, тоног төхөөрөмжид мөнгө хэрэгтэй. Зардлын хэмжээ нь холбогдсон ажилчдын тооноос хамаарна. Дунджаар энэ дүн нь ойролцоогоор 100,000 рубль (*). EDMS-ийг шууд ашиглах нь ажиллахгүй. Худалдан авсны дараа програмыг суулгах, хэрэгжүүлэх, дибаг хийх шаардлагатай олон тооныцаг хугацаа, түүнчлэн тусгай ур чадвар. Сургалт. EDMS-ийг зөв ашиглахын тулд холбогдох бүх ажилчид тусгай сургалтанд хамрагдах ёстой. Аюулгүй байдал. Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд компанийн менежерүүд аюулгүй байдалд онцгой анхаарал хандуулах ёстой. Тодруулбал, суллах цахим гарын үсэг, ажилчдын хэн нь бичиг баримтад хандах эрхтэй болохыг тодорхойлох, мөн програмыг гаднаас нэвтрэхээс хамгаалах шаардлагатай болно. EDMS администратор шаардлагатай. Байгууллага нь EDMS-д ажиллах өнөөгийн асуудлыг шийдвэрлэх чадвартай ажилтантай байх ёстой. Тухайлбал, серверийг дибаг хийх, хэрэглэгчдэд туслах, системийн ажиллагааг хянах. Байнгын нөөцлөлт шаардлагатай. Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд хэрэглэгчид баримт бичгийг байнга хадгалах ёстой. Зарим тохиолдолд цахим болон цаасан баримт бичиг байх шаардлагатай. Жишээлбэл, түнш нь EDMS суулгаагүй бол түүнтэй ажиллахдаа баримт бичиг нь цахим болон цаасан хэлбэртэй байх ёстой.

Жижиг бизнест цахим баримт бичгийн менежментийг хөтлөх бодит зардал

(*) Хэрэв компани жижиг бөгөөд бизнес эрхлэгч (эсвэл хувиараа бизнес эрхлэгч өөрөө) баримт бичигт биечлэн гарын үсэг зурах гэж байгаа бол зардал хамгийн бага байх болно. Эдгээр нь цахим тоон гарын үсэг худалдан авах - 1500 рубль, цахим баримт бичгийн менежментийн үйлчилгээнд нэвтрэх - 100 рубльээс бүрддэг.

Жижиг хэмжээний хувьд манай редакторууд Kontur.Diadoc үйлчилгээг санал болгож байна. Хэрэв та тарифыг сонговол " нийтийн", тэгвэл зардал нь илгээсэн баримт бичигт ердөө 9 рубль болно. Баримт бичгийн эх хувийг шуудангаар илгээхтэй харьцуулахад энд нэгийг илгээдэг бүртгэгдсэн Захиабүс нутагт дор хаяж 50 рубль байх болно. Ялгаа нь тодорхой байна:

Систем нь бүх шинэ хэрэглэгчдэд цахим баримт бичгийн 50 урамшуулал шилжүүлгийг өгдөг.

Хүснэгтээс харахад эерэг талуудаас үл хамааран EDS нь сөрөг талуудтай байдаг. Үндсэндээ тэд материаллаг зардалд ордог бөгөөд энэ нь тийм ч бага биш байж магадгүй юм.

Компани нь зөвхөн програм хангамж суурилуулах, шаардлагатай тоног төхөөрөмж худалдан авахад ихээхэн хэмжээний зардал гарахаас гадна тусгай ур чадваргүйгээр цахим баримт бичгийн менежментийн систем ажиллахгүй ажилтан авах ёстой. Ийм ажилтанд бас цалин өгөх шаардлагатай. Мөн энэ бол зардлын өөр нэг зүйл юм.

Гэхдээ зарцуулсан хүчин чармайлт нь ирээдүйд үр дүнгээ өгч, EDMS-тэй ажилладаг компаниуд зөвхөн ашиг тусаа өгөх болно гэдгийг бүү мартаарай. Эцсийн эцэст тэд зөвхөн мэдээлэл боловсруулах цагийг хэмнээд зогсохгүй үйлчилгээний төлбөрийг, жишээлбэл, архивын зардлыг мэдэгдэхүйц бууруулах болно. Нэмж дурдахад цахим архив нь нэмэлт зай, оффисын нэмэлт хэрэгсэл худалдаж авах болон бусад асуудал шаарддаггүй.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем гэж юу вэ?

Дүрмээр бол энэ нь цахим баримт бичиг үүсгэх, илгээх, хүлээн авах, гарын үсэг зурах боломжтой цахим баримт бичгийн менежментийн (EDF) систем юм. Тэдгээр нь гараар бичсэн гарын үсэг бүхий цаасан дээр бичигдсэнтэй тэнцэнэ. Цахим баримт бичгийн менежментийг явуулахын тулд танд цахим гарын үсгийн гэрчилгээ хэрэгтэй.

Интерфэйс нь ихэвчлэн 2-3 цонхноос бүрддэг бөгөөд үүнд эсрэг талууд (EDI-д оролцож буй таны түншүүд болон үйлчлүүлэгчид) болон үндсэн таб - Баримт бичиг орно. Энэ таб нь Ирсэн болон Гарсан имэйл хэсэгт таны илгээсэн болон хүлээн авсан баримтуудыг агуулна.

EDI-ийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэхдээ байгууллагууд үр ашигтай байдалд ихээхэн ач холбогдол өгдөг нь дамжиггүй. Тухайн байгууллагад ямар төрлийн EDI хамгийн үр дүнтэй болохыг хэлэхэд хэцүү байдаг. Энэ бүхэн аж ахуйн нэгжийн чиглэл, бизнесийн үйл явцаас хамаарна.

Гэсэн хэдий ч функциональ байдал, хяналтын технологи, эд анги гэх мэт EDI-ийн ерөнхий шалгуур байдаг. Үүнтэй холбогдуулан бид EDS-ийн үндсэн төрлүүдийг ялгаж салгаж болно.

• Албан хэрэг хөтлөлтийн систем. Энэ төрөл нь аж ахуйн нэгжийн албан тасалгааны ажлыг гүйцэтгэхэд зориулагдсан. Түүнээс гадна, ажил нь босоо удирдлагатай, хүлээн зөвшөөрөгдсөн бүх дүрмийн дагуу хийгддэг, жишээлбэл. дээд тушаалаас харьяалагдах;
• Цахим архив. гол зорилгоИйм систем нь баримт бичгийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах явдал юм. Бусад зүйлсийн дотор програм нь хэрэглэгчдэд шаардлагатай цаасыг хялбархан олох боломжийг олгодог. Гэсэн хэдий ч ийм системд баримт бичгийг шилжүүлэх боломжгүй болно;
• Ажлын урсгалын системүүд. Энэ төрлийн систем нь бизнесийн үйл явцыг зохион байгуулах, автоматжуулах үндсэн ажил учраас хэрэглэгчдийн дунд өргөн тархсан байдаг. Ийм програм хангамжийн тусламжтайгаар бизнес эрхлэхэд хялбар байдаг бөгөөд баримт бичгийн урсгал нь зөвхөн ажлын мөчүүдийн оршин тогтнох шалтгаан болдог;
• ECM системүүд. Програм хангамж нь хэрэглэгчдэд байгууллагын удирдлагын системд инновацийг нэвтрүүлэх боломжийг олгодог. Нарийн төвөгтэй системийн тусламжтайгаар үүнийг удирдах боломжтой: баримт бичиг, гарын үсэг, ажлын урсгал, ажилчдын мэдлэг гэх мэт. Энэ төрөл EDI нь илүү үнэтэй байх болно, учир нь энэ нь хэрэглэгчдэд дэвшилтэт функцуудыг санал болгодог.

EDMS-ийн төрөл бүр өмнөхөөсөө илүү том болж, хэрэглэгчдэд илүү их боломжийг олгодог гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Гэсэн хэдий ч цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талыг бүрэн дүүрэн үнэлэхийн тулд та зөв сонголт хийх хэрэгтэй.

Хэрхэн зөв EDMS сонгох вэ

Өмнө дурьдсанчлан, EDMS-ийг сонгох нь онцгой анхаарал шаарддаг нарийн төвөгтэй үйл явц юм. Бусад зүйлсийн дунд компанийн удирдлага анхааралдаа авах хэрэгтэй их хэмжээнийшийдвэрлэх хүчин зүйлүүд, тухайлбал аж ахуйн нэгжийн чиглэл, ажилтнууд гэх мэт.

Жишээлбэл, арилжааны байгууллагын хувьд ажилчдын хооронд болон түншүүдийн хооронд EDMS байгуулах нь зөв байх болно. Зөвхөн ийм байдлаар л аж ахуйн нэгж шаардлагатай эдийн засгийн үр ашгийг олж авах боломжтой болно.

Төрийн байгууллагын хувьд ажлынхаа онцлогт анхаарч, цахим архив бүрдүүлэх тал дээр түлхүү анхаарах нь зүйтэй. Мөн ажилчдыг тэдэнтэй ажиллахад сургах шаардлагатай.

Нэг эсвэл өөр EDMS-ийг сонгохдоо систем нь заасан шаардлагыг хангаж байгаа эсэхийг анхаарч үзэх нь чухал юм. Үүнд:

• Бүрэн ажиллагаатай;
• Хэрэглэхэд хялбар;
• Энэ системийг ажлын явцад ямар хурдаар нэвтрүүлэх вэ;
• Тохиргооны бэлэн байдал, тэдгээр нь уян хатан байх ёстой;
• Систем нь функцийг өргөжүүлэх чадвартай юу?
• EDMS-ийг аж ахуйн нэгжийн одоо байгаа програм хангамжид тохируулах боломжтой юу;
• Дасан зохицоход хялбар;
• Техникийн дэмжлэг авах боломжтой. Ийм тусламж өндөр түвшинд байх нь чухал;
• Үйлдвэрлэгчийн нэр хүнд гэх мэт.

Энэ баримтыг харгалзан хэрэглэгч дараахь үйлдлүүдийг дагаж мөрдөх ёстой.

1. Функцийг судлах. "Боломж" бүлэгт онцгой анхаарал хандуулах шаардлагатай байна. Үйлдвэрлэгч програмын гүйцэтгэсэн ажлуудын жагсаалтыг тусгайлан зааж өгөх нь чухал юм. Хэрэв тодорхой зүйл байхгүй бол та ийм EDS системийг орхих хэрэгтэй;
2. Сэдэвчилсэн танилцуулга хийх боломжтой. Хөтөлбөр нь демо материалыг агуулсан байх нь чухал бөгөөд ингэснээр хэрэглэгчдэд функцийг хэрхэн ашиглахыг тайлбарлах болно;
3. Дэлгэцийн агшинг судлах. Ингэснээр менежер уг функц нь үнэхээр энгийн эсэх, заасан шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг шалгах боломжтой болно;
4. Жинхэнэ хэрэглэгчдийн сэтгэгдлийг уншихаа мартуузай. Хамгийн сайн сонголт бол YouTube дээр видео үзэх явдал юм;
5. Олон үйлдвэрлэгчид менежерүүдэд үнэ төлбөргүй туршилтыг санал болгодог. Ингэснээр хэрэглэгч сонгосон бүтээгдэхүүн нь тохирох эсэхийг ойлгох боломжтой болно;
6. Барааны үнийн хувьд энэ нь худалдан авагчийн санааг зовоохгүй байх нь ойлгомжтой. EDS-ийн бодит өртөг ямар байх ёстойг тодорхойлоход хэцүү байдаг ч энэ эсвэл энэ үзүүлэлтийг юу бүрдүүлж байгааг судлах нь зүйтэй. Тиймээс үнийн жагсаалтыг нарийвчлан судлах нь худалдан авагчид гэнэтийн зардал, зардлаас зайлсхийхэд тусална.

Юу хийхээ санах нь зүйтэй зөв сонголтЗөвхөн мэргэжилтэн туслах болно. Тиймээс EDMS-ийг сонгох, суурилуулах ажлыг зөвхөн тусгай ур чадвартай хүний ​​​​анхаарал дор хийх ёстой.

Өндөр өртөгтэй учраас манай улсын бүх байгууллага EDMS-тэй ажилладаггүй. Одоогоор энэ нь зөвхөн томоохон пүүсүүдбаримт бичгийг цахим хэлбэрээр боловсруулах. Гэхдээ бүх зүйл өөрчлөгдөж байгаа бөгөөд ойрын ирээдүйд EDMS-ийн тусламжтайгаар ажиллах хэрэгцээ үнэлэгдэж, олон компаниуд үүнийг хийх боломжтой болно. цахим бизнес. Энэ нь тэд хамгийн үр дүнтэй, амжилттай болно гэсэн үг юм!