Ve městě 

Funkční povinnosti sekretářky asistenta. Vlastnosti profese asistenta tajemníka a příklad popisu práce. I. obecná ustanovení

I. OBECNÁ USTANOVENÍ

1.1. Přijímání a odvolávání tajemníka-referenčního úředníka se provádí na příkaz generálního ředitele.

1.2. Hlavními úkoly tajemníka-asistenta je organizační a dokumentační podpora řídící činnosti ve Společnosti a také zlepšení dokumentační podpory pro management.

1.3. Zástupce tajemníka je přímo podřízen vedoucímu správního a ekonomického oddělení oddělení logistické podpory a v jeho nepřítomnosti správci správního a ekonomického oddělení oddělení logistické podpory.

1.4. V době nepřítomnosti náměstka tajemníka (služební cesta, dovolená, nemoc apod.) přecházejí jeho práva a povinnosti na výkonného náměstka tajemníka, který je jmenován příkazem generálního ředitele.

1.5. Tajemník-referent se ve své činnosti řídí:

Ústava Ruská Federace;

občanský zákoník Ruské federace;

zákoník práce Ruské federace;

Federální zákon Ruské federace č. 24-FZ ze dne 20. února 1995 „O informacích, informatizaci a ochraně informací“;

Usnesení Státního výboru pro statistiku Ruské federace č. 26 ze dne 4. 6. 2001 „Ke schválení jednotné formy hlavní účetní dokumentace o účtování práce a její úhradě“;

Pokyny k postupu pro vedení sešitů v podnicích, institucích, organizacích, regulačních a učební materiály Ministerstvo práce Ruské federace;

GSDOU. Základní ustanovení. Základní požadavky na dokumenty a služby manažerské dokumentace;

GOST R6.30-97. Jednotné dokumentační systémy. Jednotné dokumentační systémy. Požadavky na zpracování podkladů (ve znění změn a doplňků v roce 2000);

Standardní pokyny pro kancelářskou práci v federální orgány vykonna moc;

GOST R51141-98. Uchovávání záznamů a archivační podmínky. Termíny a definice;

Seznam typických řídící dokumenty, vzniklé v činnosti organizací s uvedením doby uložení, schválené vedoucím Federálního archivu dne 6. října 2000;

Archiv firmy (nevládní organizace). Metodická příručka A přibližný seznam dokumenty vzniklé při činnosti nevládních institucí s uvedením doby uchovávání;

Sjednocený státní systém kancelářská práce;

Pravidla a pokyny Rosarkhiv;

stanovy společnosti;

Pokyny pro kancelářskou práci Společnosti;

Vnitřní pracovní předpisy Společnosti;

Příkazy, pokyny vedení Společnosti;

Tento popis práce.

1.6. Do funkce tajemníka-asistenta jsou jmenováni osoby s vyšším vzděláním odborné vzdělání bez předložení požadavků na praxi nebo osoby se středním (úplným) vzděláním a speciální trénink Podle nainstalovaný program a pracovní zkušenost minimálně 1 rok.

II. FUNKCE

Sekretář-referent má přiděleny následující funkce:

Příjem, odesílání a evidence příchozí a odchozí korespondence;

Příprava návrhů dokumentů podle pokynů generálního ředitele;

kontrola kvality dokumentů předkládaných generálnímu řediteli k podpisu;

Sledování provádění dokumentů a pokynů;

Organizace práce recepce generálního ředitele;

dokumentování činnosti poradních orgánů společnosti;

Vývoj místních předpisů na dokumentační podpora Společnosti;

Organizace dokumentů v kancelářské práci;

Organizace bezpapírových služeb pro generálního ředitele.

III. ODPOVĚDNOSTI

tajemník-referent:

3.1. vykonává technické funkce k podpoře a udržení práce generálního ředitele Společnosti nebo jejích divizí;

3.2. přijímá a eviduje přijatou korespondenci v deníku došlých dokumentů, v souladu s usnesením vedoucích společnosti nebo jejích úseků, předává dokumenty k provedení;

3.3. sleduje průchod dokumentů, sleduje jejich plnění;

3.4. vydává potřebná potvrzení o registrovaných dokumentech;

3.5. zasílá příjemcům vyplněnou dokumentaci (včetně e-mailu);

3.6. zajišťuje bezpečnost průběžné úřední dokumentace;

3.7. přijímá informace od zaměstnanců odboru pro generálního ředitele a volá je na jeho pokyn;

3.8. organizuje telefonické rozhovory generálního ředitele;

3.9. přijímá a předává telefonní zprávy, eviduje přijaté zprávy v nepřítomnosti generálního ředitele a upozorňuje na ně;

3.10. provádí práce na přípravě jednání nebo jednání generálního ředitele (shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase, místě, programu jednání nebo jednání a jejich registrace), vedení a sepisování zápisů;

3.11. provádí tiskařské a kopírovací práce;

3.12. sleduje zásobování generálního ředitele kancelářskými potřebami, organizačním vybavením, vytváří příznivé podmínky efektivní práce manažer;

3.13. přijímá dokumenty k podpisu generálnímu řediteli;

3.14. kontroluje kvalitu přípravy, správnost zpracování, koordinaci a schvalování dokumentů předkládaných k podpisu generálnímu řediteli;

3.15. kontroluje plnění dokumentů a pokynů generálního ředitele společnosti, přijímá operativní opatření směřující k jejich včasné a kvalitní realizaci;

3.16. organizuje přijímání návštěv, umožňuje rychlé posouzení požadavků a návrhů zaměstnanců společnosti;

3.17. vede záznam o tom, že zaměstnanci společnosti přicházejí pozdě do práce;

3.18. předkládá generálnímu řediteli měsíční zprávu o nedochvilnosti zaměstnanců;

3.19. udržuje pracovní plány řidičů;

3.20. řeší záležitosti spojené s vydáváním pozvánek, víz, mezinárodních pasů, rezervací a nákupem letenek pro zaměstnance firmy odjíždějící na služební cestu;

3.21. přijímá ke skladování dokumenty doplněné kancelářskými pracemi ze strukturálních divizí Společnosti;

3.22. podílí se na tvorbě číselníků případů, kontroluje správnost tvorby a provedení případů při jejich předání do archivu;

3.23. v souladu s aktuální pravidlašifruje případy;

3.24. systematizuje a ukládá spisy, vede o nich evidenci;

3.25. zpracovává souhrnné soupisy spisů s trvalou a dočasnou dobou uložení a dále úkony k předání věcí do státního úložiště, k odpisu a zničení dokumentů, kterým uplynula doba uložení;

3.26. podílí se na práci na zkoumání hodnoty archivních dokumentů;

3.27. vydává archivní kopie a dokumenty, vystavuje potřebná potvrzení na základě informací dostupných v archivních dokumentech a vede o nich evidenci;

3.28. radí zaměstnancům s přípravou případů k uložení do archivu.

Tajemník-referent má právo:

4.1. rozvíjet technologických postupů práce s dokumenty na základě využití organizační a výpočetní techniky;

4.2. požadovat od strukturálních útvarů Společnosti potřebné materiály, jakož i vysvětlení důvodů prodlení s plněním úkolů a pokyny vedení;

4.3. kontrolovat dokumenty a odesílat je k provedení manažerům a specialistům společnosti;

4.4. předkládat návrhy na zlepšení forem a metod k posouzení managementu manažerská práce založené na použití elektronické technologie;

4.5. vyžadují vedení k vytvoření normální podmínky pro plnění služebních povinností a bezpečnost personální dokumentace;

4.6. pracovat s dokumenty označenými „Pro úřední potřebu“;

4.7. provádět „filtrování“ telefonních hovorů;

4.8. prohlížet dokumenty a určit, které z nich mohou být převedeny na exekutory, obejít generálního ředitele;

4.9. organizovat recepci a určit prioritu návštěvníků;

4.10. plnění poptávky zavedená pravidla práce s dokumenty ve strukturálních útvarech společnosti;

4.12. vyvíjet jednotné dokumentační systémy, časové výkazy, seznamy dokumentů;

4.13. přijímat rozhodnutí a schvalovat dokumenty v rámci své působnosti;

4.14. předkládat návrhy zaměřené na zlepšení práce s personálem;

4.15. požadovat vysvětlení psaní pro zaměstnance, kteří porušili pracovní kázeň;

4.16. požadovat, aby výkonní umělci dokončili dokumenty připravené v rozporu se stanovenými pravidly pro přípravu a zpracování dokumentů pro personál;

4.17. pracovat s dokumenty označenými „Důvěrné“ nebo „Obchodní tajemství“.

V. ODPOVĚDNOST

Zástupce tajemníka je zodpovědný za:

5.1. včasné předávání příchozích informací příjemcům;

5.2. včasnost odesílání odchozí korespondence;

5.3. kvalita dokumentů předkládaných k podpisu vedení Společnosti;

5.4. nedbalý, nedbalý přístup k registraci a údržbě dokumentů;

5.5. předčasné předání informací generálnímu řediteli;

5.6. bezpečnost odchozí, příchozí a interní dokumentace;

5.7. zveřejnění informací tvořících obchodní tajemství Společnosti a dalších informací, které se dozvěděly v průběhu práce;

5.8. bezpečnost majetku, který mu Společnost poskytuje pro výkon jeho funkcí;

5.9. netaktní přístup k zaměstnancům Společnosti a dalším občanům, kteří kontaktují tajemníka-Referenta;

5.10. nedodržení požadavků tohoto návodu.

VI. VZTAHY PODLE POZICE

6.1. s generálním ředitelem - o dokumentární i nedokumentární podpoře jeho činnosti;

6.2. s odborem správním a ekonomickým - v otázkách zajištění sekretářky-asistentky kancelářskými potřebami a potřebným vybavením;

6.3. se všemi strukturální dělení Firmy - k otázkám dokumentační podpory pro management.

VII. HODNOCENÍ VÝKONNOSTI

7.1. Hlavními kritérii pro práci asistenta tajemníka jsou efektivita a pečlivost.

VIII. POSTUP PRO REVIZI POPISŮ PRÁCE

8.1. Tyto pokyny mohou být revidovány v následujících případech:

Změny ve struktuře Společnosti;

Změny v dokumentační technologii;

Změny ve funkcích náměstka tajemníka.

Typ dokumentu:

  • Popis práce
  • Vedení personální evidence

1 -1

Sekretářka je nepostradatelným pomocníkem v každé kanceláři. Tato pozice může zahrnovat úředníka, osobního asistenta manažera a recepční. Asistent sekretáře se zabývá tokem dokumentů společnosti a sleduje ukládání a používání dokumentů. Jak se tato profese objevila?

Vznikla během aktivní reformní činnosti Petra I., který zavedl pojem jako „hodnost tajemníka“. Nejprve to byli úředníci, kteří měli na starosti evidenci a číslování došlých dopisů. Na počátku 20. století se rozšířila profese sekretářky a do roku 1875 v mnoha velká města V Evropě a Americe bylo možné absolvovat speciální kurzy pro písaře. S vynálezem psacího stroje v roce 1880 toto povolání postupně dostalo ženskou tvář. Na konci první světové války bylo nalezení mužského sekretáře téměř nemožné. V té době to byla jedna z mála profesí dostupných ženám. Ti nejambicióznější z nich absolvovali kurzy a získali práci ve firmách a kancelářích po celém světě. Byli respektováni a jejich práce byla dobře placená. Funkce sekretářky-asistentky byla jedním z prvních kroků k ženské emancipaci.

V dnešní době již profese ztratila svou dřívější prestiž, ale poptávka po specialistech na správu kanceláří je stále vysoká. Nejnovějším trendem jsou vzdálené sekretářky, jejichž přítomnost v kanceláři ani není nutná. Služby online asistentů využívá mnoho internetových platforem, které potřebují udržovat komunikaci s klienty.

Povinnosti asistenta tajemníka

Mezi lidmi koluje spousta vtipů a rčení o sekretářkách. Ale i přes jejich špatnou pověst má sekretářka-asistentka spoustu pracovních povinností. Pokud chcete pracovat v této specializaci, budete potřebovat disciplínu, odpovědnost a určité znalosti. Jaké jsou povinnosti takového zaměstnance?

  • Vedení záznamů: Ženy mají nelehký úkol pečlivě kontrolovat všechny papíry a udržovat je v pořádku. Pomoc mohou potřebovat všichni zaměstnanci společnosti a ve velkých společnostech je zpravidla na pozici asistenta tajemníka přijímáno několik lidí.
  • Organizace schůzek, výletů, porad: sekretářka musí mít vždy přehled o všech novinkách a držet palce. Obvykle nejen koordinuje pracovní harmonogram managementu, ale připravuje i služební cesty a obchodní jednání.
  • Přijímání telefonních hovorů: Mezi bezprostřední povinnosti zaměstnance patří komunikace s klienty, partnery a dalšími lidmi.
  • Příjem návštěvníků: reprezentativní vzhled velmi důležité pro tuto profesi, protože často první osobou, kterou ve společnosti vidíme, je sekretářka.
  • Objednávání psacích potřeb a další kancelářské podpory.
  • Plnění požadavků managementu. V některých společnostech tato položka zabírá většinu pracovní doby. Při ucházení se o práci je proto potřeba okamžitě jasně probrat rozsah vašich povinností s budoucím šéfem.

Jak vidíte, odpovědnost asistenta tajemníka je poměrně vysoká. A seznam požadavků vzbuzuje také úctu. Jaké vlastnosti musí mít sekretářka, aby mohla být přijata?

Požadavky na toto volné místo

  • Dobrá znalost práce na PC a vysoká rychlost tisk. Moderní systémy nahradily předchozí psací stroje, ale hlavní ustanovení pracovní náplně tajemníka-asistenta zůstala stejná: schopnost zacházet s kancelářským vybavením a rychlost záznamu.
  • Reprezentativní vzhled: Ruské zákony zakazují jakoukoli diskriminaci na základě rasy, pohlaví nebo věku při náboru zaměstnanců. Ale úhledný a upravený vzhled, zdvořilý projev a schopnost vést konverzaci budou vaše nepochybné výhody.
  • Dochvilnost a organizace: tyto vlastnosti nebudou zasahovat do ostatních odborníků, ale jsou důležité zejména pro sekretářku.
  • Střední odborné vzdělání nebo vyšší.
  • Některá volná místa mohou vyžadovat znalosti v angličtině. Velké společnosti tomu věnují zvláštní pozornost.

Práva zaměstnanců

Práce sekretářky zahrnuje velkou odpovědnost, ale zaměstnanci mají také práva, která mohou bránit v případě porušení ze strany svých nadřízených.

  • Tajemník má právo vyžadovat a dostávat informace nezbytné pro řádný výkon své funkce.
  • Zaměstnavatel musí zaměstnanci zajistit pracovní podmínky a zabezpečení dokladů.
  • Asistent tajemníka může předkládat nápady na zlepšení pracovního procesu. Může se také samostatně rozhodovat v mezích své pracovní náplně.
  • Zástupce tajemníka může zmeškat práci ze zdravotních důvodů nebo zhoršení zdravotního stavu.

Povolání úředníka je podle statistik jednou z „nejdéle pracujících“ na trhu: pracovníci často zůstávají po pracovní době. Zaměstnanec, který zná svá práva a povinnosti, může jednat ve vlastním zájmu ve prospěch společnosti.

Jaké vzdělání potřebujete k získání této práce?

V pracovní náplni tajemníka-asistenta je uvedeno, že uchazeč o volné pracovní místo musí mít vyšší nebo střední odborné vzdělání a minimálně rok praxe. Pokud ještě nemáte praxi, neovládáte kancelářské programy a nejste si příliš jisti v psaní, pak můžete absolvovat speciální kurzy pro sekretářku-asistentku, kde vás naučí vést obchodní korespondenci a ovládat počítač na úrovni sebevědomého uživatele. Všechny tyto znalosti můžete získat sami vyhledáním informací v knihách nebo na internetu. Trochu praxe – a určitě vás najme firma, která takového specialistu potřebuje.

Kde najít práci?

Téměř v každé společnosti existuje pozice tajemníka-asistenta. Trh práce je plný různých nabídek, mezi nimiž můžete najít možnost s vhodnou dostupností a mzdy. Ale mějte na paměti, že konkurence v této oblasti je také vysoká. Abyste získali místo, musíte se prosadit mezi desítkami dalších uchazečů. V malých firmách navíc často nejsou jasně upraveny pracovní povinnosti sekretářky-asistentky a zaměstnanec musí vykonávat spoustu různorodé práce. Abyste tomu zabránili, vyberte si velké společnosti, které obvykle jasně definují rozsah vašich povinností. Pokud takovou možnost nemáte, pak si jednoduše podrobně proberte všechny povinnosti, které budete na svém novém působišti vykonávat.

Kolik vydělávají specialisté na vedení záznamů?

Průměrný plat sekretářských specialistů se pohybuje od 25 do 45 tisíc rublů. Výkonní asistenti obvykle vydělávají o něco více než úředníci. Asistenti sekretářky se navíc během své práce mohou od svých nadřízených naučit unikátní pracovní zkušenosti. Začátečník zaměstnanec pravděpodobně nedostane mzdy nad 25 000 rublů i v tak velkých městech, jako je Petrohrad a Moskva. S přibývajícími zkušenostmi a znalostmi ale poroste i platová sazba.

Získat práci sekretářky je mnohem jednodušší, pokud víte, na co se vás při pohovorech ptají. Schopnost pracovat s programy Word a Excel je při ucházení se o zaměstnání rozhodující. Vyžaduje se také vysoká rychlost tisku. Najdete ho na internetu speciální programy pro výuku dotykového psaní, což výrazně zkracuje dobu psaní. Abyste byli přijati rychleji, bylo by dobré aktualizovat svůj životopis na stránkách pro hledání práce a pro pohovory si připravit malé portfolio popisující vaše dovednosti a schopnosti.

Na schůzku s potenciálním zaměstnavatelem se musíte obléknout do přísného kancelářského obleku v tmavých odstínech. Okamžitě nastaví tón schůzky a ukáže vám, že jste zodpovědní a odborný zaměstnanec. Pokud se ucházíte o pozici asistenta manažera, pak pamatujte, že v tomto případě byste se měli chovat velmi ohleduplně. Před pohovorem si prostudujte historii společnosti. Zaměstnavatel uvidí, že jste se na schůzku důkladně připravili, a vyhnete se řadě nepříjemných chyb.

Výsledek

I přes velký seznam povinností a požadavků na asistentky sekretářky tuto práci zvládne každý. Se správnou přípravou nebude absolvování pohovoru také obtížné. A i když nemáte praxi, nezoufejte, zkuste si nejprve sehnat práci v malé firmě. Dodržováním jednoduchých pravidel můžete udělat kariéru v oblasti správy kanceláří.

Podle studií různých personálních agentur je profese „sekretářka“ jednou z těch, která je spojena s největším počtem přesčasových hodin a nutností přizpůsobit se pracovnímu plánu managementu. Do této skupiny patří i řidiči a zástupci některých dalších profesí.

kdo je sekretářka?

Tento termín pochází z latinského „tajemství“, což je jméno, které se dává důvěryhodným osobám Starověký Řím. Tehdy i později (na královských dvorech) šlo výhradně o muže, kteří se někdy dokázali velmi chytře dostat k moci.

Tato profese získala ženskou tvář již na konci první světové války, s příchodem r psací stroj a vznik takové pozice asistenta tajemníka. V dnešní době, s jejich vyspělou technologií, existují dokonce i virtuální sekretářské asistentky. Toto je název pro společnosti nebo jednotlivce, kteří poskytují online služby psaní. e-maily nebo přijímání telefonních hovorů (přepojovaných) bez fyzické přítomnosti sekretářky v kanceláři.

Co dělá?

Lidově má ​​osobní sekretářka režiséra stereotypní image - dlouhonohá kráska, která umí hlavně psát na počítači, uvařit kávu a přijímat hovory. Občas se to promítne do vtipů, které nejsou obsahově příliš slušné. Ve skutečnosti profese „sekretářky“, stejně jako pozice asistenta ve velké společnosti, předpokládá přítomnost velmi vážného souboru dovedností, znalostí a určitých pracovních kvalit. Skutečný představitel této profese se neobejde bez organizace, píle, dochvilnosti a diplomacie.

Mezi povinnosti sekretářky (sekretářky-asistentky) patří znalost všech záležitostí souvisejících s kancelářskou prací regulační dokumenty, tok dokumentů, organizace kancelářské práce, struktura řízení, základy vlastnictví kancelářské techniky, pravidla ochrany práce. Veškerá jeho četná práva, povinnosti a druhy vykonávané práce upravuje pracovní náplň. Jde o hlavní dokument organizačně právní povahy týkající se činnosti takového zaměstnance. Doplňte to v každém konkrétní případ vyžadováno s plnou odpovědností.

Pojďme se podívat na hlavní části tohoto dokumentu.

Co říká pokyn vypracovaný pro asistenta tajemníka?

Jeho obecná ustanovení obsahují název organizace, uvedení přímých nadřízených a jméno osoby, která zastupuje tajemníka v případě jeho nepřítomnosti. Najdete zde také požadavky na délku služby a kvalifikaci zaměstnance a seznam všech dokumentů nezbytných pro práci (pravidla, GOST, kodexy a předpisy).

Funkce přidělené tajemníkovi jsou uvedeny ve druhém (stejnojmenném) oddílu. To zahrnuje odpovědnost za vaření potřebné dokumenty podle pokynů vedení registrovat, přijímat a odesílat korespondenci, organizovat a kontrolovat práci recepce, provádět papírování a mnoho dalšího.

Jeho činnost je podrobněji popsána v další části - " Pracovní povinnosti tajemník." Je to o o bezpečnosti a evidenci korespondence, vydávání potvrzení ohledně různé evidované dokumentace, organizování a příprava kancelářských jednání, kopírování a tisk, zaznamenávání zpráv pro nadřízeného zanechané v jeho nepřítomnosti a jeho informování o nich, zajišťování kanceláří společnosti potřebnými kancelářskými potřebami.

V každé organizaci mohou mít povinnosti tajemníka své vlastní charakteristiky v závislosti na specifikách práce. Jeho pozice může znít jako „sekretářka“, což znamená rozšíření okruhu hlavních odpovědností.


O právech tajemníka

Na co má sekretářka právo? Podle instrukcí si smí vyžádat materiály, které bude při své práci potřebovat, od různých oddělení společnosti a určit pořadí jejich použití.

Také předávat recenzované dokumenty vedle vedení přímo účinkujícím, stanovit přednost návštěvníkům v prostoru recepce a rozdělovat telefonní hovory podle jejich důležitosti, požadovat po zaměstnancích vysvětlení v případě kázeňských přestupků.

Jako každý jiný zaměstnanec má na to právo i osobní tajemník manažera pracovní činnost ve vhodných podmínkách, které musí odpovídat požadavkům BOZP.

Za co zodpovídá asistent tajemníka?

Je odpovědný za nezveřejňování důvěrných informací, za kvalitu dokumentace a včasné předložení vedení, odpovědný přístup k toku dokumentů, bezpečnost majetku a dokumentů organizace a taktní vztahy s vedením a zaměstnanci.

V další části popisu práce je uvedeno co oficiální vztahy a funkční spojení, která existují mezi sekretářkou-referentem a různými strukturami společnosti. Ve středně velké organizaci musí sekretářka zpravidla komunikovat v otázkách logistiky (vybavení kanceláří kancelářskými potřebami) s administrativním oddělením, v otázkách toku dokumentů - s jinými odděleními a samozřejmě přímo s vedením.

Výkon tajemníka se posuzuje podle hlavních zvolených kritérií, která rovněž upravuje příslušný oddíl pokynů. V naprosté většině případů jsou takovými kritérii efektivita a pečlivost. Existují také situace, kdy pokyny podléhají revizi. K tomu může dojít, když se změní jeho funkce nebo organizační struktura.


Pojďme si to shrnout

Při přijímání do zaměstnání se osoba jmenovaná na tuto pozici seznámí servisní pokyny, kde jsou uvedeny všechny povinnosti tajemníka. Pojďme si je ještě jednou krátce připomenout.

  • Přijímání telefonních hovorů pro manažera.
  • Veškerá práce s dokumentací - třídění podle důležitosti, evidence, příprava, příjem a výdej, skladování a systemizace.
  • Organizace přijímání návštěvníků.
  • Asistence šéfovi při plánování pracovního plánu a v případě potřeby objednávání letenek a rezervace hotelu.
  • Příprava a organizace obchodní jednání.
  • Objednávání psacích potřeb a dalších nezbytných drobností do kanceláře, občas potravin.

Po prostudování seznamu povinností zaměstnanec podepisuje pokyny a je také připojen podpis vedoucího. Vezměte prosím na vědomí, že každá organizace může mít svou vlastní verzi pokynů, ale žádný z nich by neměl být v rozporu s platnými právními předpisy nebo přijatými pracovními normami.

Funkce soudního úředníka

Jak známo, specifika práce v každé instituci jsou jiná. Co dělá například soudní úředník? Jaké jsou jeho pracovní povinnosti? Je jich mnoho:

  • Návrh obalů na aktuální události;
  • získávání nároků od soudních asistentů;
  • ukládání dokumentů a materiálů do souborů;
  • sestavování soupisů nových případů;
  • číslování stránek;
  • distribuce kopií soudních rozhodnutí účastníkům případů (stranám);
  • zasílání kopií soudních rozhodnutí konkrétním osobám jménem soudce;
  • informování stran o datech a časech soudních jednání.

kromě

Povinnosti soudního úředníka zahrnují, ale nejsou omezeny na:

  • zveřejňování seznamů soudních případů na daný týden;
  • kontrola účasti stran na jednání;
  • vedení soudních záznamů;
  • kontrola příjmu a odesílání všech dokumentů vyskytujících se ve věci.

Tajemníci musí seznámit strany s materiály případu, sledovat oznámení přicházející poštou, doručovat potvrzení, oznámení, kopie aktů a další důležité dokumenty. Zadávají informace do deníků a karet, počítačový systém, tiskne vlastnoručně vypracované akty, předává věci soudcům k nahlédnutí a po ní je přebírá zpět, vydává a zakládá exekuční tituly a vykonává za soudce mnoho dalších úkonů.

Požadavky na soudního úředníka

  • Dokumenty musí být očíslovány a uloženy.
  • Samostatně se sestavuje soupis případů a dalších dokumentů.
  • Fotografie a obálky jsou očíslovány v případě neúspěchu, číslování začíná znovu, stará čísla je nutné přeškrtnout (neopravovat!).
  • Všechny opravy jsou certifikovány v souladu s přijatým formulářem.
  • Vyhotovují se obaly případů s uvedením názvu soudu, čísla a názvu případu, jmen stran, data zahájení a ukončení, počet listů a dobu uchování.
  • Inventarizace se provádí ručně nebo na počítači.


Co musí dělat tajemník školy?

Někdy se objevují inzeráty „Potřebujeme sekretářku do školy“. Co je to za pozici a co tam budeš dělat? Pojďme to zjistit.

Tajemník školy je prvním a nejdůležitějším asistentem ředitele. Musí plnit všechny příkazy a pokyny svých nadřízených související s fungováním výchovného ústavu.

Mezi jeho hlavní odpovědnosti patří postup při vedení případů personálních změn (propouštění, přijímání) zaměstnanců, přijímání a vyhazování studentů. Jeho úkolem je vypracovat dokument, který musí ředitel potvrdit svým podpisem. V případě potřeby musí tajemník shromáždit a převézt podepsané dokumenty v požadovaném časovém rámci k posouzení nadřízenými orgány.

Mezi další povinnosti tajemníka školy patří přijímání a sdělování informací studentům a zaměstnancům instituce. V případě nepřítomnosti ředitele je tajemník povinen evidovat plný celkový počet a obsah hovorů, stížností a odvolání návštěvníků, včetně žáků základních škol.

dodatečně

Poznámka obsažená v pokynech tajemníka školy zní: je povinen plnit i další (jiné) úkoly. Co to znamená?

To znamená: tajemník ředitele školy musí provádět jakékoli pokyny, s výjimkou osobních požadavků. Může to být například zavolání studenta nebo učitele ke konverzaci, odeslání pošty, převod peněz nebo nákup vybavení potřebného do školy. Tento seznam je prakticky nevyčerpatelný, t.j. povinnosti sekretářky ve škole jsou velmi, velmi rozsáhlé.

Pokud škola nezajišťuje místo účetní, může být vedením finančních záležitostí pověřen i tajemník. Jeho úkolem je zasílat informace o platu, vyplňovat časové výkazy a provádět potřebné úpravy.

Nejen ředitel, ale i každý návštěvník recepce může potřebovat pomoc sekretářky. Lidé se na něj obracejí, aby vytiskli text, okopírovali dokumenty a objasnili obrovské množství otázek.


Pokud pracujete jako sekretářka-asistentka generálního ředitele

V v tomto případě Jste jedním ze specialistů a sám ředitel vás najme a propustí a vy mu budete přímo podřízeni. Abyste se na tuto pozici dostali, musíte mít vyšší (nebo alespoň speciální střední) vzdělání a minimálně 1 rok praxe na dané pozici. Pokud není praxe, osvědčení o absolvování kurzů asistenta tajemníka.

Musíte být kompetentní v záležitostech ekonomických a finanční aktivity podnik, perspektiva jeho rozvoje, organizace toku dokumentů a řídící práce, dovednosti v oblasti výpočetní a kancelářské techniky, překlad výrobní dokumentace do cizího jazyka, pracovní etika.

Role a odpovědnosti

Budete odpovědní za veškeré referenční a informační služby související s podnikovou dokumentací. Stejně jako organizace a řízení kancelářské práce v pobočkách a jednotlivých divizích společnosti. Nic překvapivého – nejste obyčejná sekretářka-úřednice. Musí být schopen dokumentovat a pohotově organizovat činnost svých řídících a poradních orgánů. Pokud není k dispozici personální inspektor, veďte veškerou personální dokumentaci a záznamy.

Tajemník-referent generální ředitel je nutné připravit podklady potřebné k zajištění finanční a ekonomické činnosti celého podniku, organizovat jejich příjem, evidenci, účetnictví a skladování. Kontroluje správnou přípravu, schvalování a koordinaci veškeré dokumentace předkládané k podpisu vedení podniku. Přijímá opatření k zajištění kvalitního a včasného plnění příkazů od nadřízených, předává informace přímo účinkujícím, provádí analýzy a vydává závěry o zprávách a certifikátech zasílaných managementu.

Mezi funkce tajemníka dále patří udržování operativní komunikace o otázkách činnosti společnosti s občany - Jednotlivci a jednotlivé organizace (vládní i komerční). Dále přijímá návštěvy, může provádět personální činnosti - vyřizovat osobní spisy, objednávky, pracovní knihy, dohody (smlouvy), cestovní doklady a potvrzení o pracovní neschopnosti, vedení docházek a vystavování platových listů.

A opět o právech

Z této pozice vyplývají nejen rozšířené povinnosti tajemníka, ale také odpovídající práva. Kromě obecně uznávaných zahrnují právo vyžadovat potřebné materiály a informace od jakýchkoli funkčních služeb podniku a požadovat vysvětlení důvodů prodlení s plněním úkolů řízení. Poté: můžete požadovat revizi dokumentů připravených dodavateli v rozporu s přijatými pravidly v souladu s GOST 6.38-90 nebo ISO - mezinárodními normami pro dokumentaci.

Má právo v rámci své úřední pravomoci schvalovat dokumenty týkající se činností řízení podniku, předkládat vedení osobní návrhy k posouzení na zlepšení činnosti organizace v oblasti správy dokumentů a využívání nejnovějších počítačových technologií.

Má přístup k dokumentům označeným jako „Důvěrné“ a může komunikovat se všemi zaměstnanci a službami podniku za účelem sledování realizace rozhodnutí managementu a poskytování potřebných informací.

POTVRZUJI:

______________ "____"____________ 2005

POPIS PRÁCE
Tajemník-asistent.

1. OBECNÁ USTANOVENÍ.

1.1. Tato pracovní náplň vymezuje funkční povinnosti, práva a odpovědnosti tajemníka-asistenta.

1.2. Zástupce tajemníka do funkce jmenuje a z ní odvolává generální ředitel.

1.3. Zástupce tajemníka je přímo podřízen.

1.4. Do funkce sekretářky lze jmenovat zaměstnance s úplným středním vzděláním, praxí sekretářky nebo asistentky minimálně 2 roky a znalostmi práce na počítači, znalostí anglického jazyka, dovedností práce s kancelářskou technikou a znalostí základů kancelářské práce. asistent.

1.5. Mezi úkoly tajemníka-asistenta patří administrativní podpora práce generálního ředitele.

1.6. Asistent tajemníka se ve své práci řídí příkazy generálního ředitele, předpisy a tento popis práce.

2. FUNKČNÍ ODPOVĚDNOSTI.

tajemník-referent:

2.1. Provádí tiskové a rozmnožovací práce.

2.2. Přijímá příchozí a odchozí hovory.

2.3. Vede telefonické rozhovory.

2.10. Organizuje hospodářskou činnost přijímacího prostoru.

2.11. Přijímá návštěvy.

2.12. Organizace nepřetržité práce řidičů a recepce.

Asistent tajemníka má právo:

3.1. Mluvit k úředníci společnosti poskytovat informace potřebné pro papírování a přípravu zpráv.

3.2. Požadovat předložení dokladů řádně vypracovaných na základě požadavků vnitřních předpisů společnosti.

3.3. Informovat generálního ředitele o vzniku překážek plnění svěřených úkolů zaviněním třetích osob.

3.4. Vést jednání jménem společnosti v rámci záležitostí v kompetenci tajemníka-asistenta.

4. ODPOVĚDNOST.

4.1. Zástupce tajemníka je zodpovědný za:

— včasné a kvalitní plnění úkolů uložených náplní práce;

— nepřesné informace o stavu věcí a provádění funkční odpovědnosti;

- konzervace obchodní tajemství v mezích stanovených platnou legislativou a vnitřními předpisy společnosti;

- nezveřejnění jakýchkoli informací získaných v důsledku toho odborná činnost;

- přestupky spáchané při výkonu jejich činnosti - v mezích stanovených aktuálními správními, trestními a občanské právo;

— způsobení škody (materiálu nebo škody obchodní pověst) podnik v mezích stanovených platnou pracovní a občanskou legislativou;

— neplnění příkazů, pokynů a pokynů generálního ředitele;

— nevhodné chování vůči zaměstnancům společnosti a třetím stranám;

— porušování vnitřních pracovněprávních předpisů, bezpečnostních předpisů a požární bezpečnosti.

5. PROVOZNÍ REŽIM.

5.1. Pracovní doba asistenta tajemníka je stanovena v souladu s podmínkami pracovní smlouvy a vnitřními pracovními předpisy stanovenými v podniku.

5.2. Z důvodu potřeby výroby může být asistent tajemníka vyslán na služební cesty (včetně místních).

5.3. Vzhledem k potřebám výroby může být asistent tajemníka zapojen do práce nad rámec standardní délky dne.

POPIS PRÁCE TAJEMNÍKA Asistenta GENERÁLNÍHO ŘEDITELE

  1. OBECNÁ USTANOVENÍ

1.1. Zástupce tajemníka patří do kategorie podnikových specialistů a je najímán a odvoláván ředitelem.

1.2. Hlavními úkoly tajemníka-asistenta je organizační a dokumentační podpora řídící činnosti.

1.3. Zástupce tajemníka je přímo podřízen řediteli podniku.

1.4. Ve své činnosti se tajemník-referent řídí:
— legislativní akty Ruské federace;
— zakládací listina podniku;
— Předpisy o funkčních službách podniku;
— příkazy (pokyny) vedení podniku;
— normativní a metodické materiály o organizaci kancelářské práce;
- tento popis práce.

1.5. Do funkce sekretář-asistent jsou jmenováni osoby s vyšším, středním odborným vzděláním a praxí alespoň 1 rok nebo bez praxe, avšak s podmínkou absolvování školení pro sekretářky-asistentky.

1.6. Asistent tajemníka musí znát následující otázky:
— vyhlídky rozvoje podniku, jeho finančních a ekonomických činností;
— organizování práce s dokumenty, vypracování dokumentace;
— organizace manažerské práce;
— používání počítačového a organizačního vybavení;
— překlad úřední dokumentace do cizího jazyka obchodního partnera;
— pracovní kultura a pracovní etika;
— bezpečnost práce a požární ochrana.

  1. FUNKCE

Sekretář-referent má přiděleny následující funkce:

2.1. Informační a referenční služby o podnikových dokumentech.

2.2. Metodické vedení a kontrola organizace kancelářské práce ve strukturálních útvarech a pobočkách podniku.

2.3. Dokumentace činnosti poradních orgánů podniku.

2.4. Provozní a organizační služby managementu.

A kdo může počítat se zvýšením platů Mark Bershidsky Podle prosincové studie společnosti Hays plánuje 46 % zaměstnavatelů v příštím roce zvýšit počet zaměstnanců. 45 % uvedlo, že neplánuje navyšování zaměstnanců, ale bude řešit pouze...

Raghav Kharan, který pracoval v velké společnosti, včetně Shutterstock a TrueVentures Foundation, psali o tom, jak můžete získat práci, kterou chcete, i když vám chybí diplomy a certifikáty požadované od uchazeče. Redakce vc.ru připravila překlad...

S úrovní poskytovaných školení je spokojen pouze každý desátý zaměstnavatel vysokoškolské vzdělání v Rusku. Firmy musí začít školit personál samy, přestat se spoléhat na stát a univerzity Nemůžete se stát jen poptávaným specialistou na trhu, i když...

Názory zaměstnavatelů: kterých zaměstnanců by se mělo nejdříve zbavit Zástupci Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru a dalších společností vysvětlují. Anna Artamonova, viceprezidentka Mail.Ru Group Nejprve se musíte zbavit toxických zaměstnanců....

Náborová manažerka Amazonu Celeste Joy Diaz sdílí největší chyby, kterých se uchazeči o práci na Amazonu dopouštějí. Nejlepší náboráři Googlu souhlasí. Identifikovali 3 typy životopisů a poradili, který z nich je lepší. 1. Pokračujte s pozicemi. V tomto shrnutí...

Příklad popisu práce pro sekretářku-asistenta (zahrnuje úpravu s ohledem na specifika konkrétní organizace). Návod může sloužit jako vodítko pro přípravu na práci sekretářky. Téměř všechna ustanovení pokynů jsou v té či oné formě zveřejněna v obsahu našich webových stránek. Dokument je k dispozici ke stažení jako šablona aplikace Word na konci článku.

1.1. Asistent tajemníka je klasifikován jako specialista organizace a je přijímán a odvoláván z příkazu generálního ředitele.

1.2. Asistent tajemníka je přímo podřízen generálnímu řediteli organizace.

1.3. Hlavními úkoly tajemníka-asistenta je organizační a dokumentační zabezpečení činnosti generálního ředitele.

1.4. Ve své činnosti se tajemník-referent řídí:

- současná legislativa Ruské federace;

— Charta organizace;

— vnitřní pracovní předpisy (služební řád);

— ustanovení o strukturálním členění organizace a služby předškolního vzdělávacího zařízení;

— příkazy (pokyny) vedení organizace;

— normativní a metodické materiály o organizaci kancelářské práce;

- tento popis práce.

1.5. Sekretářka musí vědět:

— struktura organizace, směřování její činnosti, rozdělení odpovědnosti mezi zástupce generálních ředitelů, příjmení, jména, patronymie vedoucích strukturálních divizí, mateřská organizace, jména jejích vedoucích, hlavní partnerské organizace a jejich řízení;

— národní (státní) normy pro přípravu řídících dokumentů;

— pravidla pravopisu a interpunkce;

— Pokyny pro dokumentační podporu vedení organizace;

— pravidla pro provoz organizačního a počítačového vybavení;

— Obchodní etiketa, etika obchodní komunikace;

— pravidla pro vedení telefonních hovorů;

— pravidla bezpečnosti a požární ochrany;

— techniky první pomoci.

1.6. Tajemník musí být schopen:

- skládat obchodní dopisy(i v cizím jazyce), sepisovat správní dokumenty, vést zápisy;

— překládat úřední korespondenci do cizího jazyka obchodního partnera;

- práce na počítači v prostředí WINDOWS, WORD, EXCEL, VÝHLED;

— používat databázi;

— využívat možnosti internetu;

- přijímat a přenášet dokumenty faxem a e-mailem, splnit kopírovací práce;

— upravovat texty, provádět korektury;

— vést obchodní jednání;

— v případě nepřítomnosti personálního inspektora provádět práce na dokumentační podpoře personálních činností organizace (vyřizování zakázek pro personál, vyřizování pracovní smlouvy a další personální dokumentace)

- práce s důvěrnými dokumenty. ()

Hlavním úkolem tajemníka-referenta je dokumentace a Informační podporačinnosti generálního ředitele. Za tímto účelem tajemník-referent:

2.1. Každý den ve stanoveném časovém rámci přijímá a kontroluje přijaté dokumenty, eviduje je, vybírá dokumenty, které vyžadují okamžité posouzení a připravuje je ke zprávě generálnímu řediteli.

2.2. Připravuje návrhy usnesení k přijatým dokumentům.

2.3. Na pokyn generálního ředitele plánuje svůj pracovní den, upravuje a pomáhá při jeho realizaci.

2.4. Denně sleduje termíny plnění dokumentů a ústních pokynů generálního ředitele vedoucími strukturálních divizí; informuje jej o stavu plnění příkazů.

2.5. Za generálního ředitele připravuje návrhy dokumentů a koordinuje je s vedoucími strukturálních divizí.

2.6. Sleduje vyřízení (úplnost schválení, dostupnost a úplnost příloh) odchozích dokumentů předkládaných strukturálními útvary k podpisu generálnímu řediteli.

2.7. Jménem generálního ředitele připravuje návrhy textů jeho vystoupení, zpráv a referátů, upravuje je a zajišťuje dotisk těchto dokumentů.

2.8. Připravuje týdenní informační zprávy pro generálního ředitele o tiskových publikacích souvisejících s činností organizace.

2.9. Sleduje publikace v oborových (speciálních) publikacích a sestavuje k nim tematické recenze a abstrakty a informuje generálního ředitele.

2.10. Hlídá bezpečnost dokumentů v prostoru recepce generálního ředitele a správnost založení spisu.

2.11. Podílí se na práci na zlepšení toku dokumentů v organizaci, sjednocení dokumentace a zlepšení práce služby předškolního vzdělávacího zařízení.

2.12. Na pokyn generálního ředitele připravuje jednání, zajišťuje vyhotovení a uložení zápisů.

2.13. Organizuje plnění pokynů a pokynů generálního ředitele pro rezervaci hotelových pokojů, objednávání letenek a jízdenek na železnici a ubytování obchodních cestujících.

2.14. Organizuje práci recepce, reguluje tok návštěvníků, samostatně řeší otázky týkající se možnosti recepce.

2.15. Kontroluje přípravu přejímacích spisů k doručení do archivu, jejich předarchivní zpracování, podepisuje inventury a úkony při likvidaci dokumentů.

2.16. Poskytuje metodickou pomoc při práci tajemníků (resp. zaměstnanců vykonávajících funkci tajemníka) strukturálních útvarů. ()

K výkonu funkcí, které mu byly přiděleny, je asistent tajemníka povinen:

3.1. Udržujte důvěrnost informací.

3.2. Postupujte podle pokynů od vedení.

3.3. Zajistit dodržování pravidel a předpisů registrace a lhůt pro přípravu a zasílání dokumentů. .

3.4. Dodržujte pravidla obchodní komunikace, normy úřední etikety a úřední řetězec velení.

3.5. Zajistěte bezpečnost dokumentů.

3.6. Vést evidenci docházky zaměstnanců do práce a předat ji účetnímu oddělení. ()

Tajemník-asistent generálního ředitele má právo:

4.1. Vyžádejte si od stavebních útvarů potřebné materiály, vysvětlení důvodů prodlení s plněním úkolů a pokyny generálního ředitele.

4.2. Zkontrolujte dokumenty a odešlete je k provedení manažerům a specialistům podniku (v rámci limitů uvedených ve zvláštním seznamu dokumentů).

4.3. Požadovat od výkonných umělců finalizaci dokumentů připravených v rozporu se stanovenými pravidly pro jejich přípravu a provedení.

4.4. Schválení návrhů dokumentů předložených k podpisu generálnímu řediteli.

4.5. Předkládat k posouzení managementu návrhy na zlepšení dokumentační podpory činnosti organizace, zlepšení forem a metod řídící práce založené na využívání elektronických technologií.

4.6. Vyžadovat od vedení vytvoření běžných podmínek pro plnění služebních povinností a bezpečnost dokumentů vznikajících při činnosti organizace.

4.7. Práce s dokumenty důvěrné povahy.

4.8. Samostatně řešit záležitosti spojené s neplánovanými návštěvami občanů a telefonáty.

4.9. Předkládat vedení návrhy ohledně trestů a odměn pro zaměstnance sekretariátu.

4.10. Podílet se na výběru a zařazování podřízených zaměstnanců. ()

Zástupce tajemníka je zodpovědný za:

5.1. Kvalita dokumentů předložených generálnímu řediteli k podpisu.

5.2. Neopatrný, nedbalý přístup k úředním povinnostem.

5.3. Zabezpečení dokumentace, zpřístupnění důvěrných informací.

5.4. Porušení pracovněprávních předpisů. Pokyny pro dokumentační podporu vedení organizace.

5.5. Nezákonné využívání udělených práv, jakož i jejich použití pro osobní účely. ()

Při své činnosti spolupracuje sekretář-asistent generálního ředitele s:

6.1. Se strukturálními jednotkami v otázkách získávání potřebných informací a společné přípravy podkladů.

6.2. S právní službou v otázkách koordinace návrhů správních dokumentů.

6.3. S organizacemi vyšší úrovně, s organizacemi třetích stran, úřady a vedením v otázkách získávání a poskytování dokumentů, organizování schůzek a kontaktů generálního ředitele. ()

7.1. Vyšší odborné vzdělání (dokumentační, ekonomické nebo právnické vzdělání).

7.2. Využití moderní organizační technologie a komunikace.

7.3. Znalost cizího jazyka (angličtina, němčina).

7.4. Alespoň jeden rok praxe jako sekretářka. ()

Výše je popis práce tajemníka-asistenta, zpracovaný na základě úrovní C a D dokumentu EAPS- Evropská asociace profesionálních tajemníků- s přihlédnutím ke zvláštnostem práce v organizacích, malých a středních podnicích v Rusku.

Doporučení stanoví čtyři úrovně (A, B, C, D) vzestupu po kariérním žebříčku pro začínajícího zaměstnance – od sekretářky-písařky (úroveň A), sekretářky (úroveň B), asistenta sekretářky (úroveň C) až po kancelář. manažer (úroveň D).

Jak bylo řečeno, pokyny zahrnují jejich úpravu na základě specifik konkrétní organizace ( Organizační struktura, objem toku dokumentů atd.). Na základě tohoto popisu práce omezením některých funkcí v něm stanovených, například vedení obchodních jednání, překlad úřední dokumentace do cizí jazyky a některé další lze vypracovat popis práce pro sekretářku a naopak přidáním řady funkcí; jako je exekuce administrativní práce, pořádání prezentací, vedení porad apod., je zpracována pracovní náplň pro vedoucí kanceláře, vedoucí služby předškolního vzdělávacího zařízení a nakonec vedoucí kanceláře.

( )