Služby 

Jak napsat obchodní dopis. Pravidla vedení obchodní korespondence. Formátování obchodního dopisu. Pravidla pro psaní obchodního dopisu

Podle GOST R 7.0.82013 „Systém norem pro informace, knihovny a publikování. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice „adresát“ je detail dokumentu obsahující informace o příjemci dokumentu (bod 67).

Požadavek „adresát“ se používá v obchodních dopisech a interních informačních a referenčních dokumentech (zprávy a poznámky, výpisy atd.).

Údaje o „adresátovi“ zahrnují:

  • jméno adresáta (příjemce dopisu);
  • emailová adresa nebo telefonní-faxové číslo, e-mailovou adresu.

Příjemcem dopisu může být:

  • úředník/několik úředníků;
  • organizace;
  • strukturální jednotka organizace;
  • skupina organizací;
  • individuální.

ADRESÁT - OFICIÁLNÍ

Podle GOST R 6.30-2003 se iniciály píší před příjmením kteréhokoli oficiální. Pokud je dopis odeslán do čela vládní agentury, pak je v pozici uveden název organizace, celé jméno. jsou uvedeny v dativu, iniciály se píší před příjmením:

Pokud je dopis adresovaný k manažerovi obchodní organizace , dále se na pozici uvádí název organizace s uvedením organizační a právní formy (v plném nebo zkráceném znění), před příjmení se píší iniciály:

Pokud je dopis adresovaný Zástupce vedoucího, název organizace je součástí pracovní pozice. Příjmení je uvedeno v dativu:

Pokud je adresátem písemnosti dozorce konstrukční jednotka , pak je nejprve uveden název organizace v nominativním případě, poté v případě dativu název pozice osoby označující strukturální jednotku, například:

Podle článku 5.15 nového GOST:

  • při adresování dopisu úředníkovi se iniciály umisťují za příjmením;
  • před příjmením je povoleno použít zkratku „pan“ (pan), pokud je adresátem muž, nebo „paní“ (paní), pokud je adresátem žena:

ADRESÁT - ORGANIZACE

Pokud je dopis adresován organizaci, pak její název (úplný nebo zkrácený) je uveden v nominativním případě:

Při adresování dopisu organizaci uveďte její celý nebo zkrácený název, například:

Adresování na organizaci se používá v případech, kdy odesílatel neví, kdo je v čele organizace, jeho příjmení, iniciály.

ADRESÁT - STRUKTURÁLNÍ DIVIZE

Dokument může být adresován strukturální jednotce organizace. Zpravidla je tento způsob oslovování možný, je-li zvážení problematiky, které je dopis věnován, v kompetenci stavebního celku.

Při adresování dokumentu strukturální jednotce organizace je název organizace uveden v nominativním případě v požadavku „Adresát“ níže - název strukturální jednotky v nominativním případě, například:

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESÁT - INDIVIDUÁL

Registrace údajů „Adresáta“ při vedení korespondence s jednotlivci má své vlastní charakteristiky. Nejprve uveďte příjmení v dativu, poté iniciály a poté poštovní adresu:

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESÁT - NĚKOLIK ORGANIZACÍ
NEBO STRUKTURÁLNÍ DIVIZE

Obchodní dopis může mít několik adresátů. GOST R 6.30-2003 zavádí metodu pro obecné formátování adresátů při zasílání dopisů několika homogenním organizacím nebo několika strukturálním divizím jedné organizace. Existují dvě možné varianty návrhu rekvizit.

Možnost 1: v samotném atributu „Addressee“ uveďte několik adresátů. Tato možnost návrhu se používá, když je dopis adresován organizaci nebo úředníkovi (toto je hlavní adresát) a pro informaci řadě dalších organizací nebo úředníků.

Adresování je formalizováno jako obvykle v pravém horním rohu jako výpis údajů o „adresátovi“ pro každý orgán/organizaci nebo strukturální jednotku organizace.

V tomto případě by celkový počet příjemců neměl být větší než čtyři.

Všichni adresáti jsou uvedeni na samotném dokumentu; slovo „Kopie“ není uvedeno před 2., 3. a 4. adresátem.

V tomto případě jsou všechny vytištěné kopie dopisu podepsány jako originály. Každá kopie je zapečetěna v samostatné obálce s poštovní adresou. konkrétní organizace nebo strukturální dělení.

Možnost 2: uveďte adresáta obecně, zasíláme-li dokument skupině organizací (vedoucích organizací) stejného typu nebo strukturálním útvarům (pobočkám, zastoupením atd.) jedné organizace:

Je-li počet příjemců větší než čtyři, je sestaven dodatečný seznam pro odeslání dopisu (mailing list), který uvádí konkrétní příjemce a jejich adresy. Poznámka k tomu je uvedena v atributu „Addressee“:

Neexistuje žádný schválený formulář pro poštovní seznam dopisů. Forma listu může být stanovena v pokynech pro vedení kanceláře organizace. Ve skutečnosti je poštovní list atributem „Adresee“ převedeným na samostatný list, což znamená, že jeho obsah musí tomuto atributu odpovídat. Detail „Adresát“ obsahuje tři informační bloky: název organizace, funkce, iniciály a příjmení. V seznamu adresátů dopisu reprodukujeme stejné informační bloky, ale umísťujeme je na řádek, nikoli na pravou stranu listu. Data můžete také uspořádat ve formě tabulky. Pořadí příjemců může být libovolné, ale je lepší je seřadit podle abecedy.

Informace o čísle a datu odchozího dopisu se zadává po jeho registraci (Příklad 1).

Všechny dopisy odeslané skupině příjemců mají jednu odchozí evidenční číslo, příchozí číslo pro všechna písmena se bude lišit.

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic.

UMÍSTĚNÍ PODROBNOSTÍ „ADRESÁTA“ DO FORMULÁŘE

Detail „Adresát“ se nachází v pravé horní části dokumentu (na formuláři s úhlovými údaji) nebo vpravo pod údaji formuláře (na formuláři s podélnými údaji). Umístění požadavku „Adresát“ je uvedeno v dodatku B k GOST R 6.30-2003:

  • na formuláři s rohovými detaily - Příklad 2;
  • na formuláři s detaily uspořádanými podélně - příklad 3.

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic. Atribut „Addressee“ zůstává na stejném místě.

TECHNICKÉ PROBLÉMY

  • Měly by být prvky rekvizit „Addressee“ odděleny intervaly?

Detail „Adresát“ obvykle zabírá několik řádků.

V článku 6.1 Metodická doporučení o implementaci GOST R 6.30-2003 (schváleno Rosarkhivem) se říká, že podrobnosti dokumentu sestávajícího z několika řádků jsou vytištěny s jedním řádkováním. Komponenty údajů „Adresát“, „Razítko schválení dokumentu“, „Značka přítomnosti žádosti“, „Razítko schválení dokumentu“ jsou od sebe odděleny řádkováním 1,5-2.

Podobná norma je obsažena v novém GOST R 7.0.97-2016 v oddíle 3, který stanoví obecné požadavky na výrobu dokumentů: „Víceřádkové detaily jsou vytištěny s jedním řádkováním, součásti detailů jsou odděleny dodatečnou mezerou. “:

  • Jak zarovnat atribut „Addressee“?

Víceřádkový atribut „Addressee“ je navržen tak, aby byl zarovnán podél levého okraje zóny obsazené atributem nebo vycentrován vzhledem k nejdelšímu řádku, například:

Adresa musí být napsána čitelně.

Adresa příjemce musí být napsána v pravém dolním rohu zásilky. Adresa odesílatele je vlevo nahoře.

Adresa označuje:

  • Celé jméno příjemce (ve formátu „Příjmení Jméno Patronymicko“) nebo název organizace (zkrácený nebo úplný)
  • Název ulice, číslo domu, číslo bytu
  • název vyrovnání
  • Název okresu, kraje, kraje nebo republiky
  • Název země
  • Číslo PO Boxu, pokud je k dispozici (ve formátu „PO Box 15“)
  • PSČ podle příkladu:

Známky musí být nalepeny v pravém horním rohu adresní strany obálky, pohlednice nebo balíku. Pokud je tento roh obsazený, umístěte razítka o něco níže.

Někdy může být známka vytištěna přímo na obálce nebo kartě.

Písmeno A aplikované na obálku umožňuje odeslat jednoduchý dopis v rámci Ruska o hmotnosti až 20 g bez lepení dalších známek.

Vytištěno na obálce písmeno D umožňuje odeslat objednaný dopis po celém Rusku o hmotnosti do 20 g bez lepení dalších známek.

Vytištěno na pohlednici dopis B vám umožňuje poslat tuto pohlednici po celém Rusku bez přidávání dalších známek.

Po doplnění známek na požadovanou částku můžete zasílat pohlednice a obálky s písmeny A, B a D do zahraničí.

Poměrně často začíná první kontakt v obchodním světě písemnou komunikací – obchodními dopisy. Pokud je ale napsána bez dodržování pravidel etikety obchodní dopis, pak mohou být přerušeny sotva navázané kontakty a ztratíte klienta nebo obchodního partnera. Pravděpodobně proto nebudete muset nikoho přesvědčovat, jak důležité je umět psát obchodní dopisy, které pomohou vytvořit příznivý dojem o vás osobně i o vaší společnosti jako celku.

Základní pravidla obchodní korespondence. Moderní formy korespondence začala před více než 150 lety. Obecně se uznává, že jejich domovinou je Anglie, kde byla poprvé zavedena pravidla pro sepisování obchodní korespondence.

Obecná pravidla pro vedení korespondence

1. Než začnete psát dopisy svému obchodnímu partnerovi, měli byste pochopit následující body:

Typ dopisu (průvodní dopis, objednávkový dopis, oznamovací dopis, upomínkový dopis, prezentační dopis, zamítací dopis, záruční list atd.);

Očekává se odpověď na váš dopis (existují podmínky, kdy se neočekává přijetí odpovědi na dopis, například prezentační dopis);

Bude obsah dopisu pro vašeho adresáta jasně srozumitelný, zanechá nějaké nejasnosti ohledně problematiky korespondence;

Jste si jisti, že dopis zaslaný poštou přijde včas (pokud ne, pak je lepší využít telefax, služby DHL nebo poslat dopis přes internet).

2. Tón písmena by měl vždy zůstat správný.

3. Je nutné pečlivě vybírat slovní zásobu, vyhýbat se nepřesnostem, nejednoznačnostem a nadměrnému používání odborných slov. Text dopisu by měl být snadno srozumitelný.

4. Obchodní dopis by měl být napsán pouze na hlavičkovém papíře organizace, jejímž jménem jednáte. Protože vzhled hlavičkový papír- to je zvláštnost vizitka vaší společnosti, pak je třeba s návrhem úředního formuláře zacházet se zvláštní péčí. Čím formálnější je forma dopisu, tím formálnější by měl být tón dopisu.

Při přípravě dokumentů se doporučuje použít textový editor Microsoft Word(softwarový produkt společnosti Microsoft Corporation) s použitím písem Times New Roman Cyr velikosti č. 12 (pro návrh tabulkových materiálů), 13, 14, 15, Times DL velikosti č. 12, 13, 14 s 1-2 intervaly.

Při provádění obchodního dopisu jsou čísla stránek umístěna dole na pravé straně stránky a při provádění dalších obchodní dokumenty- uprostřed horního okraje listu.

Samotný text dopisu se doporučuje tisknout na formuláře formátu A4 s řádkováním 1,5-2 a na formuláře formátu A5 nebo menší s řádkováním jeden. Podrobnosti dokumentu (kromě textu), skládající se z několika řádků, se tisknou s jedním řádkováním.

Na písemnou žádost je nutné odpovědět do 10 dnů od jejího obdržení.

Pro zprávy přijaté faxem a e-mailem, musí být zodpovězeno do 48 hodin, kromě víkendů

Pravidla pro psaní obchodního dopisu v Rusku

V Rusku je vydávání úředních formulářů regulováno regulační dokumenty a především GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."

GOST zavedl dvě standardní formát formuláře dokumentů – A4 (210 x 297 mm) a A5 (148 x 210 mm). Každý list dokumentu, napsaný na formuláři i nikoli na něm, musí mít okraje minimálně 20 mm – vlevo; 10 mm - vpravo; 20 mm - horní; 20 mm - spodní.

Tyto požadavky na přípravu dokumentů jsou pevně dané Ruská legislativa, ale autor je doporučuje použít při sestavování obchodního dopisu zahraničnímu partnerovi.

V závislosti na míře blízkosti s vaším korespondentem může adresa začínat slovy „Vážený + příjmení (křestní jméno, patronymie)“ nebo „Vážený + křestní jméno a patronymie (křestní jméno). Slova jako „vážený“, „pane“, „paní“, „zástupce ředitele“, „vedoucí oddělení“ atd. v žádném případě se nesmí zkracovat. V opačném případě má příjemce právo myslet si, že si ho ve skutečnosti příliš nevážíte. A dopis by měl končit slovy vděčnosti za vaši spolupráci. A pak se před váš podpis umístí výraz: „S úctou…“ nebo „S pozdravem…“.

V oficiálních dopisech je nepřijatelné oslovovat se jako „vy“, i když v životě vy a tato osoba nejednáte pouze o obchodu, ale také přátelsky.

Obchodní nebo úřední dopis se obvykle skládá z několika typických konstrukčních prvků:

1. Oblast názvu.
V této části dopisu vlevo je rohové razítko organizace s uvedením názvu organizace, jejích poštovních a dalších údajů, dále registrační číslo a datum registrace dopisu jako odchozího dokumentu. Pokud je oficiální dopis odpovědí, pak je zde uvedeno, na který dokument dopis reaguje.
Údaje o adresátovi jsou umístěny na pravé straně záhlaví.

Níže rohové razítko Umístí se nadpis k textu dokumentu. Jazyková struktura záhlaví může vypadat takto:

ü předložka „O“ + podstatné jméno. v předložkovém pádu: „O zásobování aut“;

ü na otázku „O“ + podstatné jméno. v předložkovém pádu: „K otázce dodávky náhradních dílů“;

ü týkající se + podstatné jméno v genitivu: „Pokud jde o objednávku“ atd.

2. Vlastní text dopisu. Hlavní rysy návrhu textu dopisu jsou následující.

ü Text služebního dopisu by se měl zpravidla týkat jednoho problému resp několik otázek, pokud spolu souvisejí a bude zvažován v jeden konstrukční celek přijímající organizace.

ü Text dopisu se zpravidla skládá ze dvou částí. V první části je uveden důvod, podklad nebo zdůvodnění sepsání dopisu a odkazy na dokumenty, které jsou podkladem pro přípravu dopisu. Druhá část, počínaje odstavcem, obsahuje závěry, návrhy, žádosti, rozhodnutí atd.

Struktura obchodního dopisu

1. Název vysílající organizace.

3. Datum, kdy byl dopis napsán.

4. Adresa příjemce dopisu.

5. Označení konkrétní osoby.

6. Úvodní adresa

7. Uvedení obecného obsahu dopisu, tzn. předmět dopisu.

8. Hlavní text dopisu.

9. Závěrečná formule zdvořilosti.

10. Podpis.

11. Označení žádosti.

Při psaní obchodního dopisu ruský partner Stojí za to připomenout si několik dalších pravidel.

Postavení osoby, které je dokument určen, je uvedeno v dativu, například:

generálnímu řediteli
OJSC "Alfa Business"
V.A. Prochorov

JSC "Beta Holding"
Hlavní účetní
V.M. Ivanov

Pokud používáte zkratky „Pan“, „Paní“, napište nejprve příjmení respondenta a poté iniciály.

Dokument nesmí obsahovat více než čtyři adresáty. Slovo „Kopírovat“ není uvedeno před druhým, třetím a čtvrtým adresátem. Pokud je příjemců více, vytvoří se distribuční seznam dokumentů.

Při odesílání dopisu organizaci uveďte její název a poté poštovní adresu.

Při odesílání dokumentu k jednotlivci uveďte příjmení a iniciály příjemce a poté poštovní adresu

Je vystavena poznámka uvádějící přítomnost přílohy uvedené v textu dopisu následujícím způsobem:

Aplikace: na 5l. ve 2 kopiích .

Pokud má dopis přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií; Pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány, například:

Pokud jsou přihlášky svázány, pak se počet listů neuvádí.

Pokud žádost není odeslána na všechny adresy uvedené v dokumentu, je sepsána poznámka o její dostupnosti takto:

Aplikace: na 3 l. v 5 kopiích. pouze na první adresu.

Detail „Podpis“ obsahuje pracovní zařazení osoby, která dokument podepsala (úplné, pokud dokument není napsán na hlavičkovém papíře, a zkrácené, pokud je dokument vypracován na oficiálním hlavičkovém papíru společnosti); osobní podpis; dešifrování podpisu (iniciály, příjmení), například:

Tréninky

Nový GOST R 7.0.97-2016 vstoupil v platnost 1. července 2018. Pojďme si vysvětlit, co se v něm změnilo oproti původnímu vydání schválenému ještě v prosinci 2016. Použijte hotovou analýzu změn v přípravě organizačních a administrativních dokumentů: které detaily se objevily, které byly odstraněny, co se změnilo v pravidlech pro vypracování zbývajících (je tam poměrně hodně úprav). Usnadní vám to posouzení, jaké novinky by se měly ve vaší práci zavádět.

Rozsah použití

1. července 2018 byla zavedena nová národní norma pro evidenci organizačních a administrativních dokumentů– GOST R 7.0.97-2016 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci." Nová norma byla přijata jako náhrada GOST R 6.30-2003„Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."

Sbalit show

GOST R 7.0.97-2016 byl schválen příkazem Rosstandart ze dne 8. prosince 2016 č. 2004-st a počáteční datum implementace normy bylo 1. července 2017.

Nařízením Rosstandartu ze dne 25. května 2017 č. 435-st byl termín implementace národní normy GOST R 7.0.97-2016 posunut o rok - na 1. července 2018. Důvodem převodu byla zmínka v odstavci 3.3 o standardu proprietárních písem, jejichž použití je možné pouze v případě zakoupení příslušné licence, jinými slovy klasifikováno jako nesvobodné software. Autorská práva k fontům původně jmenovaným ve standardu (Times New Roman č. 13, 14; Arial č. 12, 13; Verdana č. 12, 13; Calibri č. 14) náleží zahraničním vlastníkům.

Federální zákon „o informacích, informační technologie a o ochraně informací“ stanoví tvorbu a údržbu Jednotný registr Ruské programy pro elektronické počítače a databáze. Zároveň vláda Ruské federace byl zaveden zákaz přijímání programů pro elektronické počítače a databáze pocházejících ze zahraničí, pro použití úřady státní moc a orgány místní samospráva, a plán přechodu schválen v letech 2016–2018 federálních výkonných orgánů a státních mimorozpočtových fondů používat domácí kancelářský software.

V tomto ohledu Rosstandart schválil dodatek č. 1 k GOST R 7.0.97-2016, který prohlášení o článku 3.3 normy v nová edice:

"3.3. Pro tvorbu dokumentů je nutné použít volně dostupná písma zdarma.

Při sestavování tabulek je povoleno používat menší velikosti písma.“

GOST R 7.0.97-2016 jako každá jiná národní norma zavedená po roce 2002, aplikoval dobrovolně. Dobrovolná aplikace národních norem je jednou z nejdůležitějších zásad normalizace. V praxi to znamená, že:

  • organizace samostatně rozhodne, zda národní normu použije či nikoliv. Pokud se rozhodne aplikovat národní normu, získává pro ni charakter normativního dokumentu;
  • V zásadě nemůže existovat žádná správní odpovědnost za neaplikaci normy.

Samozřejmě je třeba vzít v úvahu, že použití normy poskytuje určité výhody:

  • použití normy je ekonomicky oprávněné;
  • umožňuje eliminovat možné problémy při vzájemné interakci prostřednictvím dokumentů různých organizací;
  • aplikace normy zlepšuje kulturu práce s dokumenty.

Jakákoli norma vždy vychází z nejlepší praxe, norma vždy stanoví nejoptimálnější rozhodnutí (pravidla, normy, požadavky) na určité časové období ve vztahu k předmětu normalizace. Kromě toho provedení dokumentů v souladu s GOST zaručuje právní význam dokumentu jako soudního důkazu. Soudy při přezkumu dokumentu v procesu jej hodnotí z hlediska jeho designu na základě ustanovení normy.

Norma je určena každému, kdo se v té či oné míře podílí na přípravě organizačních a administrativních dokumentů, přičemž:

  • zhotovitel obdrží jednoduchá a srozumitelná pravidla pro zpracování dokumentů;
  • manažer obdrží nástroj pro posouzení správnosti provedení dokumentů výkonnými umělci;
  • Kancelářský management dostává nástroj pro hodnocení kvality přípravy dokumentů.

Aplikace standardu pro zpracování dokumentů se podle zavedené praxe v organizacích uskutečňuje začleněním jeho ustanovení do místních předpisů (dále jen LNA), které stanoví požadavky na dokumenty především v Pokynech pro kancelářskou práci. V souvislosti se zavedením normy je hlavním úkolem organizace (zaměstnanců odpovědných za organizaci práce s dokumenty) uvést LNA obsahující pravidla pro vypracování dokumentů do souladu s ustanoveními GOST R 7.0.97- 2016.

Oproti GOST R 6.30-2003, který byl nahrazen GOST R 7.0.97-2016, se název a číslo nové normy mírně změnily.

Změny v názvu normy jsou způsobeny tím, že nový standard nemá striktní napojení na Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace (USORD). Nová norma tento systém nezmiňuje ani v názvu, ani v oddíle 1 „Rozsah“. V souladu s GOST R 6.30-2003 se požadavky normy vztahovaly pouze na dokumenty zahrnuté v části 02 „Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace“ Všeruský klasifikátorřídící dokumentace (OKUD). Vzhledem k tomu, že USORD není od roku 1993 udržován a sekce 02 OKUD obsahuje jen velmi malou část jednotné formy organizační a administrativní dokumenty, GOST R 7.0.97-2016 není spojena s USORD a platí pro veškeré organizační a administrativní dokumenty vč. součástí OKUD. Seznam organizačních a administrativních dokumentů, které jsou uvedeny v části 1 „Působnost“ a které podléhají normě, není uzavřená a má spíše ilustrativní charakter.

Změna standardního čísla byla způsobena tím, že Technický výbor (TC) Gosstandartu, přes který kdysi prošel GOST R 6.30-2003, byl zlikvidován. Proto bylo rozhodnuto o revizi normy v TC 191 společnosti Rosstandart, která je zodpovědná za systém norem pro informace, knihovny a publikování (SIBID). Z tohoto důvodu má nový GOST jiné číslo a je zařazen do jiné třídy norem.

GOST R 7.0.97-2016 obsahuje sekce:

1 oblast použití;

3. Obecné požadavky Na vytváření dokumentů;

4. Podrobnosti o dokumentu;

5. Registrace podrobností dokumentu;

6. Formuláře dokumentů;

  • Aplikace (odkaz):
    • A „Umístění podrobností na titulní stránce dokumentu“;
    • B „Rozvržení podrobností dokumentu“;
    • V "Ukázky formulářů dokumentů".

GOST R 7.0.97-2016 má dvě nové sekce: 2 „Normativní odkazy“ a 3 „Obecné požadavky na tvorbu dokumentů“ a jednu novou aplikaci – s formou titulní stránky dokumentu.

  • GOST R 7.0.8 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice";
  • GOST R ISO 15489-1 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Správa dokumentů. Obecné požadavky".

Zcela nová část normy je Oddíl 3 „Obecné požadavky na vytváření dokumentů“, kterým se stanoví ustanovení související s výrobou dokumentů (fonty, mezery, formátovací prvky, číslování stránek atd.). Hlavní ustanovení tohoto oddílu jsou následující:

  • dokumenty lze vytvářet na papíře a v elektronické podobě v souladu s zavedená pravidla papírování;
  • druhá a další stránky dokumentu jsou očíslovány (číslo stránky je umístěno uprostřed horního okraje dokumentu ve vzdálenosti minimálně 10 mm od horního okraje listu);
  • je povoleno vytvářet dokumenty na přední straně a zadní strany list;
  • odsazení odstavce textu dokumentu je 1,25 cm;
  • text dokumentu se tiskne s řádkováním 1–1,5, podrobnosti o více řádcích se tisknou s řádkováním 1;
  • text dokumentu je zarovnán na šířku listu (podél hranic levého a pravého okraje dokumentu);
  • Je povoleno zvýraznit údaje „adresát“, „záhlaví textu“ nebo „podpis“, jakož i jednotlivé fragmenty textu tučným písmem.

Nová příloha normy (příloha A) definuje složení detailů titulní strany dokumentu a pořadí jejich uspořádání. Titulní strana se obvykle používá při přípravě vícestránkových dokumentů souvisejících se systémem organizačně-právní dokumentace (řády, předpisy, pokyny, předpisy, normy apod.), dále při přípravě dokumentů, jako jsou programy, plány, zprávy, atd. P.

Složení detailů dokumentu a pravidla pro jejich provedení

Staré a nové GOST se neliší v počtu detailů, ale existují změny v jejich složení: některé detaily nejsou zahrnuty v nové normě, existují nové a existují ty, které prošly redakčními změnami.

Podrobnosti nejsou zahrnuty v GOST R 7.0.97-2016

Tyto zahrnují:

  • organizační kód(rekvizity 04 podle staré GOST R 6.30-2003);
  • hlavní státní registrační číslo ( OGRN) právnická osoba(požadavek 05 podle GOST R 6.30-2003);
  • daňové identifikační číslo/kód důvodu registrace ( INN/KPP) (požadavek 06 podle GOST R 6.30-2003);
  • identifikátor elektronická kopie dokument(požadováno 30 podle GOST R 6.30-2003).

První tři zde uvedené údaje v souladu s GOST R 6.30-2003 byly uvedeny ve formulářích písmen. V nové normě ztratily status nezávislých detailů, ale fakticky zůstaly v dopisových formách, i když již jako součást podrobnosti 08 "Referenční údaje o organizaci." Z hlediska formy dopisu (složení jeho detailů a jejich umístění) se tedy nic nezměnilo. Vidět:

  • nejbližší (na další stránce) fragment nového GOST se vzorovým dopisem s rohovým umístěním detailů, stejně jako
  • Příklad 1 s formulářem dopisu pro komerční organizaci, který nebude nutné upravovat z důvodu vydání nového GOST R 7.0.97-2016.

Zde jsme označili stejné detaily s jejich čísly ze starého standardu.

Fragment dokumentu

Sbalit show

Příklad 1

Sbalit show

Důvod vyloučení podrobností „Identifikátor elektronické kopie dokumentu“(požadavek 30 podle GOST R 6.30-2003) – ztráta praktického významu. V moderní podmínky při použití systémů elektronická správa dokumentů(dále jen EDMS), dokument je zařazen do EDMS (např. ve formě naskenované kopie papírového originálu) a jeho klíčové údaje jsou popsány na elektronické kartě tohoto dokumentu. Pak ho pomocí nich najdete, tzn. v podmínkách aplikace EDMS není vyžadováno použití dalšího identifikátoru dokumentu.

Podrobnosti obsažené v GOST R 7.0.97-2016 (nové podrobnosti)

Mezi nimi:

  • název konstrukční jednotky - autor dokumentu (požadavek 06 podle GOST R 7.0.97-2016);
  • jméno pozice osoby - autora dokumentu (požadavek 07 podle GOST R 7.0.97-2016);
  • razítko pro omezení přístupu k dokumentu (požadavek 14 podle GOST R 7.0.97-2016);
  • označit asi elektronický podpis(požadavek 23 podle GOST R 7.0.97-2016).

Zařazení jméno strukturální jednotky a postavení osoby, kdo dokument vydal, jako samostatné podrobnosti v novém GOST, je způsoben tím, že tyto informace se v praxi používají ve formách dokumentů strukturálních jednotek a formulářů úředníků. Stará GOST poskytovala možnost výroby takových formulářů, ale neposkytovala odpovídající podrobnosti. Ve skutečnosti jim nový GOST vrátil spravedlnost. Porovnejte příklady formulářů uvedené v přílohách s níže uvedenými normami.

GOST R 7.0.97-2016 zavedl atribut 14 "razítko omezení přístupu k dokumentu" který je umístěn v pravém horním rohu prvního listu dokumentu (koncept dokumentu, Průvodní dopis k dokumentu) na okraji horního pole, pokud dokument obsahuje informace, k nimž je přístup omezen v souladu se zákonem. Používání takové omezující značky na dokumentech obsahujících důvěrné informace není novou praxí. Takové značky důvěrnosti (značky, razítka) se používají po desetiletí a dříve existující normy (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) tento atribut zahrnovaly. Například GOST 6.30-97 o tom řekl následující:

Fragment dokumentu

Sbalit show

GOST 6.30-97 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“ (ve znění usnesení Státní normy Ruské federace ze dne 21. ledna 2000 č. 9-st)

3.13. Razítko omezující přístup k dokumentu (tajnému, důvěrnému apod.) se umísťuje bez uvozovek na první list dokumentu a lze jej doplnit zákonem stanovenými údaji o skutečnostech státního tajemství a důvěrných informacích.

GOST R 7.0.97-2016 obnovil tento atribut se stejným názvem - „razítko omezení přístupu k dokumentu“. Obsahuje omezující nápis („Pro úřední použití“, „Důvěrné“, „ obchodní tajemství"nebo atd.), které lze, jak je uvedeno ve standardu, doplnit o číslo kopie dokladu a další údaje v souladu se zákonem Ruská Federace. Viz příklady 2 a 17.

Fragment dokumentu

Sbalit show

Fragment dokumentu

Sbalit show

Příklad 2

Sbalit show

Typy razítek omezení přístupu používané v organizaci musí být v souladu s legislativními a jinými regulačními právními akty Ruské federace a musí být zakotveny v místních předpisech organizace.

Je třeba poznamenat, že v legislativě neexistuje shoda ohledně názvu této náležitosti. Pokud se v zákonech tato vlastnost nazývá „sup“, pak se v nařízení vlády Ruské federace nazývá „značka“. V souladu s tím používá GOST R 7.0.97-2016 termín používaný v legislativních aktech.

Fragment dokumentu

Sbalit show

Článek 8 zákona Ruské federace ze dne 21. července 1993 č. 5485-1 „O státních tajemstvích“ Článek 8 zákona Ruské federace ze dne 21. července 1993 č. 5485-1 „O státních tajemstvích“

Jsou stanoveny tři stupně utajení informací tvořících státní tajemství, které těmto stupňům odpovídají supi utajení pro nositele specifikovaných informací: „zvláštní důležitost“, „přísně tajné“ a „tajné“...

Fragment dokumentu

Sbalit show

článek 6 Federální zákon ze dne 29. července 2004 č. 98-FZ „O obchodním tajemství“

4. Dokumenty poskytované orgánům uvedeným v částech 1 a 3 tohoto článku a obsahující informace představující obchodní tajemství musí být označeny sup„Obchodní tajemství“ s uvedením jeho vlastníka (pro právnické osoby - celé jméno a místo, pro fyzické osoby - příjmení, jméno, patronymie občana, který je samostatným podnikatelem, a místo pobytu).

Fragment dokumentu

Sbalit show

Nařízení vlády Ruské federace ze dne 3. listopadu 1994 č. 1233 „O schválení předpisů o postupu při nakládání s úředními informacemi omezené distribuce v federální orgány vykonna moc, autorizovaný orgánřízení využívání atomové energie a oprávněný orgán pro kosmické aktivity“

2.1. Nutnost nalepení poznámky„Pro oficiální použití“ na dokumentech a publikacích obsahujících chráněné informace omezené distribuce je určeno umělcem a oficiálním podpisem nebo schválením dokumentu. Uvedená značka a číslo kopie jsou umístěny v pravém horním rohu první stránky dokumentu, na obálce a titulní straně publikace a také na první straně průvodního dopisu u těchto dokumentů.

Při použití tohoto detailu je třeba vzít v úvahu, že právní předpisy mohou stanovit další požadavky na jeho registraci. Například zákon o obchodním tajemství stanoví, že při předkládání dokumentů státním orgánům a samosprávám je spolu s razítkem „Obchodní tajemství“ uvedeno celé jméno a místo právnické osoby nebo příjmení, jméno, patronymie. individuální podnikatel a jeho bydliště.

Další nová rekvizita - "značka elektronického podpisu"(číslo 23 v GOST R 7.0.97-2016) – používá se k vizualizaci elektronického podpisu v elektronickém dokumentu. Tato značka byla také stanovena nařízením Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruska a Federální bezpečnostní služby Ruska ze dne 27. května 2015 č. 186/258 „O schválení požadavků na organizační a technickou interakci vládní agentury A vládní organizace výměnou dokumentů v elektronické podobě."

Při vizualizaci elektronický dokument Na obrazovce monitoru nebo na papíře je tato značka reprodukována softwarem v místě, kde by byl připojen vlastnoruční podpis úředníka, pokud by byl dokument sepsán na papíře.

Fragment dokumentu

Sbalit show

Je třeba si uvědomit, že tato značka je generována softwarem a nenahrazuje elektronický podpis, ale slouží pouze jako způsob jeho vizualizace.

Kombinace několika atributů do jednoho a rozdělení jednoho atributu na dva

Ukážeme, co bylo v tabulce zamícháno:

GOST R 6.30-2003 obsahoval pouze dva detaily: « státní znak RF" A "erb subjektu Ruské federace", nicméně místní úřady má také právo mít své oficiální symboly (erby, heraldická znamení).

Sloučení vyobrazení erbů do jedné náležitosti je navíc odůvodněno tím, že v jedné listině lze reprodukovat vyobrazení pouze jednoho z jmenovaných erbů. Umístí se uprostřed nad označením organizace - autora dokumentu ve vzdálenosti 10 mm od horního okraje listu.

Zobecněný požadovaný „emblém organizace nebo ochranná známka (servisní značka)“ ze starého GOST R 6.30-2003 v nové normě byl rozdělen do dvou náležitostí: "symbol" A "ochranná známka (značka služby)". Použití log a ochranných známek má různé účely a řídí se různými zákony.

Vyobrazení znaku je stejně jako státní znak umístěno uprostřed horního pole listinné podoby nad organizací - autor listiny ve vzdálenosti 10 mm od horního okraje listu. Obdobným způsobem nebo vlevo lze reprodukovat vyobrazení ochranné známky (služby) na úrovni názvu organizace - autora dokumentu (je povoleno zachytit část levého okraje).

Změny v návrhu detailů dokumentu

Pravidla pro přípravu podrobností dokumentu jsou stanovena v části 5 nové normy. Zde jsou změny minimální, neboť hlavním úkolem při vývoji každého nového vydání normy je zachovat kontinuitu s předchozí normou, zavádět do nové normy pouze ty změny, které jsou skutečně relevantní pro dokumentační praxi. Nejvýznamnější jsou následující:

1. Připojování iniciál osoby v atributu „adresát“ bylo sjednoceno. Připomeňme, že podle GOST R 6.30-2003 by při adresování dokumentu úředníkovi měly být iniciály umístěny před příjmením a při oslovování jednotlivce za příjmením. Zavedena GOST R 7.0.97-2016 jediné pravidlo: bez ohledu na to, komu je dokument určen (úředník nebo jednotlivec), Iniciály jsou umístěny za příjmením. Viz příklady 3 a 4.

V textu dokumentu se při zmínce o osobě vždy za příjmením uvádí také její iniciály, to je uvedeno v článku 5.18 nové normy, která stanoví požadavky na texty dokumentů.

Příklad 3

Sbalit show

Příklad 4

Sbalit show

2. Pravidla pro registraci údajů „adresáta“ jsou doplněna o ustanovení, že před příjmením úředníka je povoleno použít zkratka pro "pan"(pane), je-li adresátem muž, nebo "paní."(paní), pokud je adresátem žena.

Příklad 5

Sbalit show

Příklad 6

Sbalit show

3. Novým prvkem v návrhu detailu „adresáta“ je indikace e-mailové adresy nebo telefonní/faxová čísla, pokud je dopis zaslán pouze emailem nebo faxem (bez doručování poštou).

Příklad 7

Sbalit show

Příklad 8

Sbalit show

4. V odstavci 5.18 nové normy (který hovoří o základních pravidlech pro tvorbu textu) se objevilo několik nových ustanovení.

Za prvé, o jazycích, ve kterých mohou být dokumenty vypracovány v úřadech a organizacích. Tento:

  • státní jazyk Ruské federace popř
  • státní jazyk (jazyky) republik v rámci Ruské federace v souladu s právními předpisy těchto republik.

Za druhé, je-li dokument, který vypracováváte, zveřejněn na základě jiného, ​​musí být uvedeny jeho podrobnosti– odkazovat na příslušný legislativní nebo jiný regulační právní akt, dříve vydaný správní dokument. Tato praxe existuje již dlouhou dobu, je to jen to, že toto ustanovení bylo nyní přidáno do nové GOST pro registraci provozních dokumentů.

Za třetí, GOST R 7.0.97-2016 poskytuje možnost použití v textech fráze o etiketě. Toto ustanovení se vztahuje zejména na obchodní dopisy, interní korespondenci organizace (zprávy, poznámky atd.).

Norma zejména stanoví, že v obchodních (úředních) dopisech lze použít:

  • otevírací adresa:
    • Vážený pane předsedo!
    • Vážený pane hejtmane!
    • Vážený pane Prochorove!
    • Vážená paní Zakharova!
    • Milý Nikolaji Petroviči!
    • Milá Olgo Nikolaevno!
    • Vážení!

Upozorňujeme, že při oslovování pozicí se název pozice píše velkými písmeny a při oslovování příjmením se neuvádějí iniciály osoby.

  • poslední věta o etiketě:
    • S pozdravem, …

Sbalit show

Natalia Saraeva, expert nakladatelství "Business Arsenal"

GOST R 7.0.97-2016 zavedl použití rámce etikety, když je „respekt“ v dokumentu uveden dvakrát - to je poměrně běžná praxe.

Pečlivé přečtení článku 5.18 nové normy však odhalí, že lze použít jak úvodní adresu na začátku textu se slovem „Vážený“, tak i závěrečnou frázi vedle podpisu se stejným slovem „“. To znamená, že není nutné je používat současně. Pokud tedy považujete za dostatečné nazvat respektovanou osobu jednou (na začátku nebo na konci dopisu), bude to stačit.

Konkrétní pravidla pro používání etiketních frází stanoví Pokyny pro řízení kanceláře organizace.

5. Pravidla pro registraci údajů o „značce aplikace“ byla doplněna o možnost uvést zde elektronické médium (CD, USB flash disk apod.), jedná-li se o aplikaci.

Příklad 9

Sbalit show

A složení dokumentů a názvy souborů zaznamenaných na tomto nosiči musí být uvedeno na vložce (obálce), ve které je umístěn.

6. Registrace požadovaného „podpisu“ (požadavek 22 podle GOST R 7.0.97-2016) je obecně založena na pravidlech GOST R 6.30-2003. Existuje však inovace: „když dokument podepisuje osoba vykonávající povinnosti vedoucího, je sepsán podpis s uvedením postavení úředníka v souladu s příkazem (pokynem).“. Lze použít zkrácený i úplný pravopis:

Příklad 10

Sbalit show

Příklad 11

Sbalit show

Při podepisování dokumentu osobou, která má podpisové právo v případě dočasné nepřítomnosti vedoucího, se ručně provádějí opravy názvu funkce a přepis příjmení již připraveného a odsouhlaseného návrhu dokumentu. nebo pomocí příslušných razítek. Není dovoleno uvádět v podpisu lomítko nebo nápis „pro“ před názvem funkce osoby, pokud je dokument podepsán jiným úředníkem.

7. Pravidla registrace byla upřesněna poznámky k žádosti na přílohách správních dokumentů(vyhlášky, rozhodnutí, příkazy, pokyny), pokud je aplikace regulační právní akt nebo jiný dokument schválený tímto správním dokumentem. Podle nové GOST obsahuje první list aplikace následující:

  • poznámka k žádosti (bez odkazu na správní doklad);
  • schvalovací razítko, které uvádí údaje správního dokumentu, kterým je dokument žádosti schválen (nedochází tak k duplicitě jeho náležitostí).

Příklad 12

Sbalit show

8. Přidány nové prvky rekvizity „známka o umělci“. Stejně jako dříve je zde uvedeno příjmení, jméno, patronymie umělce, jeho telefonní číslo, ale nyní zde můžete přidat název pozice, konstrukční jednotku a emailová adresa umělec. Konkrétní možnost designu pro značku umělce je určena místními předpisy organizace pro kancelářskou práci (pro většinu organizací je to Pokyn pro kancelářskou práci).

Příklad 13

Sbalit show

Poznámka o umělci může být navržena jako zápatí a vytištěna menší velikostí písma, než je hlavní text dokumentu.

9. Pravidla návrhu poznámky k certifikaci kopie doplněno o nové ustanovení: je-li vyhotovena kopie k předložení jiné organizaci, doplňuje se tato značka o záznam o místě uložení dokumentu, ze kterého byla kopie pořízena, a je ověřena pečetí organizace.

Příklad 14

Sbalit show

Tato pravidla byla stanovena výnosem prezidia Nejvyššího sovětu SSSR ze dne 4. srpna 1983 č. 9779-X „O postupu při vydávání a ověřování kopií dokumentů vztahujících se k právům občanů“, ale byly zohledněny pouze v textu GOST R 7.0.97-2016.

Formuláře dokumentů

V souvislosti se zavedením řady nových detailů a vyloučením některých dalších došlo ke změnám ve skladbě detailů tiskopisů dokladů, které se promítají do Přílohy B nové normy (rozvržení podrobností) a Přílohy B, která představuje vzory formulářů dokumentů. Skladba typů formulářů (obecný, dopisový a specifický typ dokumentu), jakož i pravidla pro jejich tvorbu zůstala nezměněna.

Téma „jazyk“, započaté v odstavci 5.18 o textu dokumentu, bylo zopakováno v odstavci 6.8 o formulářích:

Fragment dokumentu

Sbalit show

GOST R 7.0.97-2016 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů"

6.8.Ve vládních orgánech a organizacích ustavujících subjektů Ruské federace, používat spolu s ruským jazykem jako státním jazykem Ruské federace státní jazyk (státní jazyky) republik v Ruské federaci, formuláře dokumentů v ruském jazyce a státní jazyk (jazyky) republik v Ruské federaci Federace se používají:

rohu (údaje formuláře jsou umístěny na stejné úrovni: v ruštině - vlevo, ve státním jazyce (jazycích) republik v rámci Ruské federace - vpravo) popř.

Věnujte pozornost druhému odstavci článku 6.8 nové GOST, kde se objevilo ustanovení, které nebylo ve standardu z roku 2003, ale které bylo v normách z roku 1990 a 1997. To znamená, že pro korespondenci se zahraničními korespondenty se používá formulář, kde se k „pravému sloupci“ v libovolném cizím jazyce přidá „levý sloupec v ruštině“. Tito. Půjde opět o dvojjazyčnou formu.

Příklad 16

Sbalit show

Tak jsme dali obecné charakteristiky nová norma - GOST R 7.0.97-2016, která stanoví požadavky na přípravu dokumentů a která byla přijata jako náhrada GOST R 6.30-2003, a také zvážila hlavní změny v přípravě dokumentů zavedených novou normou. Po prostudování tohoto identifikovaného seznamu změn se můžete rozhodnout, které nové produkty zavedete ve své zemi. Pak se to bude ještě muset promítnout do vašeho Office Work Instructions (nebo jiného LNA) a nastavení šablon dokumentů v EDMS.

Analýza obsahu GOST R 7.0.97-2016 ukazuje, že navzdory změnám ve složení detailů a pravidlech pro jejich návrh obecně platí kontinuita nového standardu se starým GOST R 6.30-2003. do 1. července 2018 je zachována Inovace ve standardu jsou dány především změnami v legislativě v oblasti informací a dokumentace a také informačních technologií používaných v praxi práce s dokumenty.

A na závěr poskytneme ukázku plně provedeného dokumentu „ve stylu“ nové normy – písmene na hlavičkovém papíře konstrukční jednotky s razítkem omezení přístupu.

Příklad 17

Sbalit show