Organizace a technologie podpory dokumentace pro vedení přednášek. Dokumentační podpora pro management. Činnosti v oblasti správy dokumentů

Přednáška 1. Moderní technologie a organizace kancelářské práce. Posouzení současného stavu dokumentační podpora management (DOU).

Kurz „Organizace a technologie podpory dokumentace pro management“ se skládá ze dvou částí: „Historie organizace kancelářské práce v Rusku“ a „Moderní organizace a technologie podpory dokumentace pro management“.

Cílem předmětu je poskytnout studentům představu o rysech utváření a vývoje národních spisových systémů v různých historických obdobích a seznámit je s teorií a praxí organizace moderní dokumentační podpory založené na vědecky podložených principech a metody pro jeho zlepšení.

Cíle kurzu:

vyzdvihnout místo dokumentační podpory řízení v procesech řízení;

seznámit s historií vývoje státního spisového systému;

formovat mezi studenty racionální přístupy k řešení problémů organizace práce s dokumenty v instituci;

seznámit studenty s moderními standardními strukturami předškolních vzdělávacích institucí;

studie moderní technologie dokumentační podpora pro management.

Základem technologie řízení je podpora dokumentace

Kancelářská práce-obor činnosti, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty..

Zpočátku se tento termín objevoval v ústní řeči (pravděpodobně v 17. století) a znamenal proces řešení (produkce) případu: „produkce případu“ - řešení problému. Při rozhodování byla potřeba konsolidovat výsledek, například dosaženou dohodu. Od pradávna se za tímto účelem vytvářely dokumenty, protože mluvené slovo je krátkodobé, může být zapomenuto, zkresleno při přenosu nebo špatně pochopeno. Již v 16. stol. slovo se používá pouzdro jako sbírka listin týkajících se nějaké záležitosti nebo problému. Poprvé v tomto pojetí bylo slovo „skutek“ zaznamenáno v listinách v roce 1584.

Moderní kancelářské práce zahrnují:

zajištění včasné a správné tvorby dokumentů (dokumentace);

organizace práce s dokumenty (příjem, předání, zpracování, účetnictví, evidence, kontrola, ukládání, systemizace, příprava dokumentů k archivaci, skartace).

Paralelně s pojmem „kancelářské práce“ se tento termín používá v posledních desetiletích podpora manažerské dokumentace(DOW). Jeho podoba je spojena se zaváděním počítačových systémů do řízení a jejich organizační, softwarové a informační podpora přiblížit se terminologii používané v počítačových programech a literatuře. V současné době jsou pojmy „papírování“ a „správa dokumentace“ synonyma a používají se k označení stejné činnosti.

Dokumentární podpora managementu (DMS) je druh podpory managementu organizace, který zahrnuje zaznamenávání, přenos a ukládání informací o stavu organizace a kontrolní akce ke změně jejího stavu. DOW zahrnuje následující hlavní procesy:

zaznamenávání kontrolních akcí nebo údajů o stavu věcí Organizace na oficiální média, tzn. " dokumentace“ nebo „výroba dokumentů“;

včasné poskytnutí informací úředním způsobem, tzn. přenos dokumentů nebo " tok dokumentů";

rychlé a dlouhodobé uložení dokumentů, tzn. „archivní úložiště“.

Dokumentační podpora managementu je obor činnosti, jehož hlavním účelem je poskytovat managementu informace o stavu věcí v organizaci pro přijímání informovaných manažerských rozhodnutí a sledování jejich realizace.

Dokumentace je proces tvorby a zpracování dokumentu. Státní norma definuje dokumentaci jako „záznam informací na různá média podle zavedených pravidel“.

Předškolní vzdělávací instituce dnes slouží jak jako nástroj efektivního řízení, tak jako nejdůležitější komunikační nástroj ve vztahu mezi vládními úřady a obyvatelstvem země, strukturami občanské společnosti a byznysem. Podle našeho názoru je v průběhu reformy na národní úrovni nutné stanovit jednotné principy pro sjednocení a standardizaci služeb a technologií předškolního vzdělávání a také dokumentace pro lepší interakci mezi orgány státní správy. Státní regulace v oblasti dokumentační podpory nabývá zvláštního významu v souvislosti s používáním elektronických dokumentů a prostředků elektronických komunikací. Růst objemu informací a dokumentace v orgánech státní správy vyvolává potřebu neustálého sledování a řízení těchto procesů ze strany státu.

Domácí tradice, světové zkušenosti, doporučení Mezinárodní rady archivů jasně naznačují nutnost státní regulace správy dokumentace a také rozumné snížení objemu oběhu dokumentů v zemi.

Státní archivní služba se tradičně podílí na organizování řídící dokumentace v Rusku.

Například poslední nařízení o Federální archivní službě Ruska ze dne 28. prosince 1998 č. 1562 obsahovalo následující úkol: „vývoj a zlepšování spolu s federálními vládními orgány a vládními agenturami subjektů Ruská Federace archivy a vedení evidence, včetně systému státní evidence a jednotné dokumentace.

Nový řídící orgán - Federální archivní agentura (viz nařízení vlády Ruské federace ze dne 17. června 2004 č. 290) v souladu s rozhodnutími o správní reformě není vybaven funkcemi pro správu dokumentů. Je mu přidělena pouze funkce koordinace přibližné nomenklatury případů, pokynů pro kancelářskou práci federálních výkonných orgánů, jakož i seznamů dokumentů vytvořených v průběhu činnosti orgánů federální vlády a jim podřízených organizací s uvedením doby jejich uchovávání. Jak vidíme, z nařízení byl odstraněn i velmi abstraktní úkol „vývoje“ kancelářské práce. Tato situace vnáší nejistotu do vyhlídek dalšího zlepšování předškolních vzdělávacích institucí na státní úrovni. Přitom ve všech rozvinuté země v té či oné podobě jsou funkce správy dokumentů přiděleny příslušným vládním orgánům a tato praxe se ospravedlňuje.

Rusko by mělo věnovat pozornost zkušenostem ze zahraničí. Dnes, po provedení správních reforem, totiž státní funkce správy dokumentů (DOM) poprvé za poslední tři století státu z oka vypadla. Archivní agentura nemůže vykonávat koordinační, kontrolní a dozorčí funkce v oblasti předškolních vzdělávacích zařízení. Tento úkol nebyl svěřen žádné jiné vládní agentuře. Tato situace samozřejmě negativně ovlivní stav předškolních vzdělávacích institucí v zemi.

Za současných podmínek jsou brzděny důležité práce na návrhu federálního zákona „O dokumentační podpoře řídících činností“, jehož vývoj probíhal v posledních letech. Reforma vládních struktur vyžaduje rozsáhlé přepracování nashromážděné regulační, právní a metodické základny předškolních vzdělávacích institucí.

Zejména je nutné revidovat standardy podpory dokumentace platné na mezistátní, státní a meziodvětvové úrovni řízení s ohledem na práci, která v současnosti probíhá v rámci federálního cílového programu „Elektronické Rusko (2002–2010)“, řadu mezinárodní dohody a standardy v oblasti výměny informací. Zároveň je nutné zastavit nekontrolovaný růst objemů toku dokumentů.

Objem dokumentace vznikající při činnosti státních orgánů je cca 250 miliard listů dokumentů ročně. Zároveň namátkové kontroly přístroje vládou kontrolované Bylo zjištěno, že ročně dochází k nárůstu objemu dokumentace o 8–15 %.

Za zmínku stojí zejména zvýšená úroveň informatizace státních orgánů - to je další faktor, který ovlivňuje stav předškolních vzdělávacích institucí.

Hodnocení přímých nákladů na dokumentaci manažerských akcí vykazuje značné výkyvy v částkách v závislosti na sféře a úrovni orgánů státní správy.

Náklady na dokumentaci a zpracování dokumentů na jeden dokument jsou v průměru přibližně 50 rublů. Snížení typu dokumentů o 10 % unifikací a standardizací nám v tomto ohledu umožňuje počítat se získáním přímého ekonomického efektu snížením nákladů na dokumentaci a zpracování dokumentů. Úspory dosahují asi 12,5 miliardy rublů.

Regulace funkcí orgánů státní správy a postupů jejich dokumentační podpory umožňuje snížením času stráveného dokumentací a zpracováním dokumentů (v průměru z 15–20 minut na 3–4 minuty) ušetřit až 40–50 % celkový čas strávený dokumentačními procesy. To zase umožní získat přímý ekonomický efekt ve výši nejméně 2,5–3,0 miliardy rublů.

V současné době se ruská ekonomika přesouvá z převážně surovinové ekonomiky směrem k rozšiřování výroby high-tech produktů náročných na znalosti, které využívají nejvyšší vědecké a technické úspěchy a intelektuální potenciál země. V souladu s dříve přijatými rozhodnutími Rady bezpečnosti (RB) prezidenta Ruské federace by měla být hlavní pozornost věnována zajištění konkurenceschopnosti domácích produktů, zejména na zahraničním trhu. To vyžaduje dokumentaci a informační podporu produktů ve všech fázích životního cyklu, které splňují mezinárodní normy, což je zakotveno ve federálním zákoně „O technickém předpisu“ ze dne 27. prosince 2002 č. 184-FZ.

Provize zapnuta informační bezpečnost V březnu 2003 Rada bezpečnosti Ruské federace, která upozornila na problém správy elektronických dokumentů, rozhodla o nutnosti vytvořit soubor právních aktů v této oblasti.

stanovení jednotných jednotných pravidel a metod předškolních vzdělávacích institucí ve vládních strukturách bez ohledu na jejich resortní podřízenost;

sledování a kontrola dodržování pravidel a předpisů meziresortního toku dokumentů, procesů tvorby dokumentů a objemů toku dokumentů;

vědeckou a metodickou práci v oblasti podpory dokumentace a zavádění nejracionálnějších metod práce s dokumenty v řídících orgánech a vládní organizace;

centralizovaný vývoj standardních předpisů pro řešení problémů řízení vládních organizací;

zajištění bezpečnosti dokumentů v orgánech státní správy, tvorba dokumentárních fondů jako informací organizační prostředky, kterým se stanoví lhůty uchovávání dokumentů, jakož i dodržování zákonem stanovených ustanovení o přístupu k dokumentům řídících orgánů a organizací;

zkoumání softwaru a dalších informačních nástrojů používaných úřady a vládními organizacemi pro elektronickou komunikaci dokumentů;

odborná příprava a zdokonalovací příprava odborníků v oblasti předškolních vzdělávacích zařízení.

Realizace těchto úkolů, které tvoří základ řízení dokumentace, zlepší úroveň kvality a profesionality v socioekonomické sféře Ruska a zlepšením činnosti řídícího aparátu získá celkový přímý ekonomický efekt 13,75– 14,25 miliardy rublů. A efektem, mnohem větším než přímým, je efekt nepřímý ekonomický, projevující se v růstu hrubého národního produktu a konkurenceschopnosti ruských výrobců.

K řešení výše uvedených problémů je samozřejmě potřeba speciální státní orgán na úrovni federální služba. Pro tyto účely se nejlépe hodí orgán správy archivu s odpovídajícími pravomocemi.

Kancelářskou práci dnes norma definuje jako „obor činnosti“, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s dokumenty „2, tedy celý proces od vytvoření dokumentu až po jeho zničení nebo předání do archivu k uložení“.

Tento termín se zpočátku objevuje v ústní řeči (pravděpodobně v 17. století) a znamená samotný proces rozhodování (projednávání případu - „produkování záležitosti“ (řešení problému). Protože v průběhu řešení jakéhokoli problému vznikaly dokumenty ke konsolidaci dosažená dohoda, učiněné rozhodnutí (protože mluvené slovo je krátkodobé, může být zapomenuto, zkomoleno při přenosu nebo nepochopeno již v 16. století, bylo slovo delo používáno jako „sbírka listin vztahujících se k nějaké záležitosti, problematice). ” 3. Poprvé v tomto chápání bylo slovo „delo“ zaznamenáno v dokumentech v roce 1584

Paralelně s pojmem „kancelářské práce“ se v posledních desetiletích používá pojem „podpora dokumentace pro management“. Vzhled tohoto termínu je spojen se zavedením počítačových systémů PROTIřízení, jejich organizační, programové a informační ustanovení. Pro přiblížení terminologie používané v počítačových programech a literatuře v oblasti kancelářské práce se začal obdobně používat pojem „řízení podpory dokumentace“, který je v podstatě synonymem pojmu „kancelářské práce“. Například v názvech standardních dokumentů „Státní systém dokumentační podpory řízení“ a „Standardní pokyny pro kancelářskou práci na ministerstvech a útvarech Ruské federace“.

Širší pojem, který se dnes používá, informační a dokumentační podpora managementu, zahrnuje kromě klasické práce s dokumenty a informačními službami i tvorbu, údržbu a práci s databázemi.

Jak proces tvorby dokumentů, tak organizace práce s nimi byla vždy upravena zvláštními legislativními, regulačními a normativními a metodickými akty. V předrevolučním období byly největšími legislativními akty, které určovaly organizaci kancelářské práce, „Všeobecná nařízení“ schválená Petrem I. 28. února 1720 4 „Ústav pro správu provincie“ v roce 1775 Kateřinou II. „Všeobecné zřízení ministerstev“ v roce 1811. Tyto zákony stanovily základní principy práce s dokumenty, které platí dnes (např. povinná evidence dokumentů, evidence, kontrola, zakládání spisů, vytváření institucionálního archivu atd.).

Regulační a metodické akty o kancelářské práci:

Je řízen státní systém podpory dokumentacea jáZákladní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a služby podpory dokumentace. - M.,1991.

V současné době se v souladu s federálním cílovým programem dokončuje vývoj nového vydání Státní rozpočtové vzdělávací instituce - systému ustanovení definujících základní pravidla pro práci s dokumenty v organizacích. Systém je zaměřen i na komerční struktury. Bude sestávat ze dvou částí: normativní a metodologické. V regulační části, stejně jako v dokumentu, který dnes existuje, jsou stanoveny hlavní úkoly a funkce, právní úprava činnosti služby dokumentační podpory v organizaci, její přibližná struktura; postup přípravy a zpracování dokumentů; všechny fáze práce s nimi: doručení, průchod, zpracování, účtování, evidence, kontrola provádění, informační a referenční práce, rychlé uložení dokumentů, vyhledávání dokumentů a informací; ochrana systémů pro vyhledávání informací; příprava dokumentů pro archiv; postup při ověřování hodnoty dokumentů; organizace ukládání dokumentů.

Hlavní rozdíl nový systém je, že bude představovat jednotný komplex automatizované dokumentace založené na moderních textových editorech, automatizovaném toku dokumentů (vč e-mailem), databáze a automatizované ukládání a používání dokumentů (včetně automatizované nomenklatury případů, soupisů případů atd.) 9.

Vzorové pokyny pro kancelářskou práci federálních výkonných orgánů Ruské federace. - M., 2005.

Nové vydání Návodu. Zahrnuje jak obecný postup přípravy a zpracování dokumentů, tak i specifika přípravy určitých typů dokumentů: příkazy, instrukce, instrukce, protokoly. Popisuje postup při evidenci dokumentů, budování vyhledávačů pro referenční práci, organizaci kontroly provádění dokumentů, postup při sestavování a práci s nomenklaturou spisů, vytváření spisů, provádění zkoumání hodnoty dokumentů, evidenci spisů, postup při sestavování spisů a práci s nimi, vytváření spisů, provádění zkoumání hodnoty dokumentů, evidenci spisů sestavování inventur, rychlé ukládání souborů a jejich přenos do archivu. V příloze jsou uvedeny formuláře pro názvosloví případů, zákon o přidělení listin ke zničení, soupisy atd. Jak je patrné ze stručného výčtu obsahu pokynů, reflektuje téměř všechny otázky organizace kancelářské práce. Přestože je určen především pro ministerstva a resorty, mohou ho využít služby správy kanceláří organizací jakékoli formy vlastnictví a najít pro sebe spoustu užitečných věcí. Lze jej použít jako základ při vypracovávání pokynů pro řízení kanceláře pro konkrétní organizaci.

Základní pravidla pro provoz resortních archivů. - M., 1988.

Pravidla lze zhruba rozdělit na dvě části. První (oddíly 2-4) podrobně pokrývá administrativní záležitosti:

požadavky na seznamy případů, jejich druhy, postup při jejich přípravě, vyplňování a údržbě;

postup pro formování případů v kancelářské práci;

organizace a postup provádění zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci;

postup pro výběr dokumentů ke zničení; 4 příprava spisů k převodu do archivu: evidence spisů (číslování, archivace, dodatečný návrh obálky atd.), sepisování inventur, předání do archivu.

Další část pravidel (část 5-14) podrobně popisuje práci s dokumenty v archivu.

Pro komerční organizace, které nepředkládají dokumenty ke státnímu uložení, ale ukládají je doma, jsou pravidla nepostradatelnou pomůckou při organizaci jejich archivu.

Seznam dokumentů s uvedením doby skladování (Typ><ми ведомственный) 10 .

vzorové předpisy o vedení evidence návrhů, žádostí a stížností občanů v orgánech státní správy, podniky, instituce a organizace.

Tento zákon popisuje základní ustanovení pro organizaci práce s touto kategorií dokumentů: vlastnosti evidence, lhůty pro vyřízení, vedení referenčního spisu, zakládání spisů, lhůty uchování spisů, vedení analytických informací o žádostech. Metodiku uvedenou v Pravidlech lze použít pro organizaci práce s jakýmikoli dokumenty soukromých osob.

Přednáška 2. Organizace předškolních vzdělávacích institucí. Úkoly a funkce služby předškolního výchovného zařízení.

Organizační formy podpory dokumentace (papírování).

Služba předškolního vzdělávacího zařízení: účel a místo ve struktuře organizace

Typické struktury předškolních vzdělávacích institucí v organizacích na různých úrovních řízení.

Funkce zaměstnanců předškolních vzdělávacích zařízení

Přídělové práce dělníků

Služební a početní složení personálu služby předškolního výchovného ústavu.

Regulace činnosti služby předškolního výchovného zařízení.

1. Dokumentační podpora jako funkce řízení je přítomna v každé organizaci bez ohledu na její organizační a právní formu, povahu a obsah činností, kompetence a další faktory. Podle definice zakotvené v GOST R 51141-98 je dokumentační podpora pro management odvětvím činnosti, která zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty.

Dokument je hlavním způsobem zaznamenávání a předávání řídících a dalších informací v systému řízení a kvalita přijatých rozhodnutí a následně i efektivita činnosti instituce do značné míry závisí na tom, jak efektivně je práce s dokumenty organizována. Proto je v každé organizaci nesmírně důležité věnovat zvláštní pozornost organizaci činnosti služby řízení kanceláře a dosáhnout co nejracionálnějšího uspořádání práce s dokumenty.

K tomu je nejprve nutné vyřešit na organizační úrovni následující problémy:

Volba optimální organizační formy kancelářské práce;

Vývoj organizační a funkční struktury služby řízení kanceláře a volba jejího konkrétního názvu;

Vymezení funkcí, povinností, práv a odpovědností mezi jednotlivými organizačními jednotkami služby řízení úřadu a zaměstnanci a jejich konsolidace v příslušných organizačních a právních dokumentech;

Pracovní normy pro kancelářské pracovníky;

Stanovení počtu a úředního složení služby vedení kanceláře;

Výběr optimální technologie pro práci s dokumenty a její konsolidace v Office Work Instructions;

Racionální organizace pracovišť a vytváření příznivých pracovních podmínek;

Zvyšování kvalifikace zaměstnanců a kultury práce s dokumenty.

První otázka - volba optimální organizační formy kancelářské práce - je vyřešena v počáteční fázi organizace služby kancelářské práce. Při řešení této problematiky je třeba vycházet ze skutečnosti, že historicky existovaly tři hlavní formy organizace kancelářské práce: centralizovaná, decentralizovaná a smíšená.

Centralizovaná forma zahrnuje realizaci všech operací zpracování dokumentů (od příjmu dokumentů a jejich evidence až po odesílání dokumentů, vytváření souborů a jejich ukládání) v jednom celku - službě office management.

Decentralizovaná forma organizace kancelářské práce zahrnuje vytvoření nezávislé služby kancelářské práce v každé strukturální jednotce a je v současnosti velmi zřídka využívána. Decentralizovaná forma kancelářské práce je využívána pouze v geograficky rozptýlených organizacích a také v jednotlivých odděleních pracujících s konkrétní dokumentací.

s dokumenty s omezeným přístupem, které je třeba oddělit od otevřených záznamů.

Smíšená forma organizace kancelářské práce zahrnuje provádění některých kancelářských pracovních operací ve službě kancelářské práce a jiných v odděleních. Služba řízení kanceláře na sebe zpravidla přebírá příjem a odesílání dokumentů, jejich evidenci, organizaci toku dokumentů, kontrolu vyřizování dokumentů, přičemž vytváření a vyřizování dokumentů, jejich systematizaci, zakládání spisů a ukládání dokumentů se provádějí ve stavebních divizích. Navíc u smíšené formy kancelářské práce lze stejnou technologickou operaci (například evidenci příchozích a odchozích dokumentů) provádět ve službě kancelářské práce a ve strukturálních členěních v závislosti na kategorii dokumentů. Dokumenty určené managementu jsou evidovány ve službě správy kanceláře a adresovány strukturálním jednotkám v příslušných odděleních.

Většina organizací používá smíšenou formu organizace kanceláře, méně často centralizovanou formu, i když ta druhá má samozřejmě řadu výhod. Centralizovaná forma organizace kancelářské práce umožňuje soustředit všechny technické operace pro zpracování dokumentů do jednoho oddělení, tvůrčí práci s dokumenty přenechat jiným strukturálním jednotkám umožňuje vytvořit jednotnou databázi všech dokumentů přijatých a vytvořených v organizaci , čímž poskytuje spolehlivější vyhledávání dokumentů a tím i referenční práci na dokumentech. Centralizovaná forma osvobozuje strukturální jednotky od potřeby formulovat provedené dokumenty do souborů a ukládat je, protože tuto práci provádí služba správy kanceláře. Centralizovaná forma navíc umožňuje efektivnější a komplexnější využití kancelářského vybavení a počítačového vybavení k provádění operací souvisejících se zpracováním kancelářských dokumentů.

S centralizovanou formou samozřejmě služba správy kanceláře vykonává mnohem větší objem práce než se smíšenou formou, a to samozřejmě vyžaduje větší počet pracovníků, a protože všechny případy jsou zpracovávány, sestavovány a ukládány ve vedení kanceláře služby, následně pak větší počet speciálních kancelářských prostor určených pro zpracování dokumentů, tvorbu a uložení aktuálního archivu organizace. Zároveň je třeba mít na paměti, že zavedení moderních počítačových, zejména síťových technologií zpracování dokumentů umožňuje vytvořit jednotnou databázi organizačních dokumentů a ve smíšené podobě i kancelářské práce.

Zvolená forma organizace kancelářské práce do značné míry určuje technologii práce s dokumenty, která je zakotvena v návodu pro kancelářskou práci.

2. Je důležité zdůraznit, že v moderních podmínkách, kdy je práce s řídící dokumentací v mnoha institucích založena na výpočetní technice, se funkce služby řízení úřadu neomezují pouze na organizaci toku dokumentů instituce, evidenci dokumentů, sledování jejich provádění a ukládání dokumentů. Spisová služba se přímo podílí na stanovování úkolů při vývoji automatizovaných informačních technologií pro práci s dokumenty, zajišťování přístupu k informacím a ochranu informací a zlepšování práce s dokumenty.

Služba kancelářské práce - obchodní vedení, kancelář, generální oddělení, sekretariát, oddělení kancelářské práce - je samostatnou strukturní jednotkou organizace, instituce, podniku (dále jen organizace), plnící funkci dokumentační podpory řídící činnosti ( DOU) a podřízen přímo vedoucímu organizace. Konkrétní název služby řízení kanceláře se volí v závislosti na typu organizace, její organizační struktuře, místě v hierarchii řídících orgánů, objemu činnosti a dalších vlastnostech. V malých organizacích vykonává funkce služby správy kanceláře obvykle jedna sekretářka.

3. Volba konkrétního názvu pro službu vedení kanceláře se provádí současně s rozvojem organizační a funkční struktury služby. Státní systém podpory dokumentace pro management (GSDMOU) obsahuje doporučení, která umožňují zvolit nejvhodnější název služby a její strukturu.

V závislosti na postavení organizace, jejích cílech, záměrech, počtu organizačních jednotek a úředníků má služba předškolního vzdělávání různé názvy organizačních forem, struktury a oficiálního složení.

Pro předškolní vzdělávací instituce vytvářejí organizace:

obchodní řízení;

kancelář;

Společné oddělení;

služba předškolního vzdělávacího zařízení nebo oddělení předškolního vzdělávacího zařízení.

Ve federálních výkonných orgánech (ministerstva, resorty) jde o obchodní řízení, které má zpravidla složitou strukturu. Zahrnuje: sekretariát, inspektorát pod ministrem, sekretariát rady a úřad.

Sekretariát sestává z recepce ministra, sekretariátu ministra, recepce a sekretariátů náměstků ministrů. Sekretariát připravuje podklady pro zprávu a organizuje práci s dokumenty, které vedení obdrží.

Inspekce pod ministrem kontroluje plnění dokumentů vlády, správních dokumentů orgánů vlády a nařízení ministerstva.

Sekretariát Představenstvo odpovídá za technickou a dokumentační podporu jednání představenstva.

Kancelář sestává ze strukturálních dělení.

Patří mezi ně: expedice, vládní kancelář pro korespondenci, kancelář pro evidenci a evidenci dokumentů, kontrolní skupina, kancelář pro psaní nebo středisko pro zpracování počítačových dokumentů, kancelář pro kopírování, dálnopisná kancelář a centrální archiv.

V různých podnicích - státních, nestátních, výzkumných, projektových, strojírenských, vysokých školách - je vytvořeno oddělení podpory dokumentace nebo úřad. Mohou mít strukturální oddělení (sektor, skupina), nebo může být řízení konkrétní oblasti práce svěřeno konkrétním umělcům (umělci).

V kanceláři nebo oddělení předškolního vzdělávacího zařízení jsou vytvořeny útvary, které provádějí účtování a evidenci dokladů, kontrolu, zdokonalování, práci s doklady a zavádění technických prostředků a projednávání výzev občanů. Mohou zahrnovat sekretariát, expedici, psací kancelář, kopírovací kancelář a archiv.

Ve výkonných orgánech a místní samosprávě je vytvořen obecný odbor. Struktura generálního oddělení zahrnuje útvary stejné jako úřad. Jeho struktura však nutně obsahuje takové jednotky, jako je oddělení protokolu, dopisní skupina a přijímací oblast. Oddělení protokolu připravuje za vedení návrhy dokumentů, analyzuje dokumenty zpracované ve strukturálních útvarech a jeho zaměstnanci připravují jednání řídícího orgánu. Skupina (úřad, odbor) pracuje s výzvami občanů. Recepce přijímá občany, kteří podávají návrhy, vyjádření nebo osobní stížnosti.

Za pozitivní je třeba považovat začlenění do struktury služby předškolního vzdělávání útvaru, který se zabývá zdokonalováním forem a metod práce s dokumenty. Toto oddělení lze nazvat oddělením pro zkvalitnění práce s dokumenty a zavádění technických prostředků nebo skupinou (sektor, kancelář) pro zkvalitnění práce s dokumenty.

Sekretariát může být vytvořen v kanceláři a na obecném oddělení (oddělení předškolní výchovy) a také jako samostatná divize, která zahrnuje všechny tajemníky vedoucích organizací.

Hlavní podmínkou pro vznik této služby bez ohledu na její název, kterou je nutné důsledně dodržovat, je následující: „Podporu dokumentace pro řízení v organizacích, institucích a podnicích provádí speciální služba, fungující jako samostatná strukturální jednotka. , podřízený přímo vedoucímu organizace.“

Na ministerstvech a ministerstvech - obchodní vedení. Správa záležitostí zpravidla zahrnuje: sekretariát (recepce, sekretariát ministra, sekretariáty náměstků ministrů, sekretariát rady, protokolární kancelář), inspekci pod ministrem (vedoucí odboru), kancelář (kancelář vládní korespondence, kancelář účetní a evidence, expedice, kancelář kopírovací a tiskařská, kancelář dálnopisu aj.), oddělení dopisů (reklamací), oddělení pro zlepšení práce s dokumenty a zavádění technických prostředků, ústřední archiv;

V podnicích (sdruženích), ve výzkumných, projekčních, inženýrských organizacích a výpočetních střediscích, vysokých školách a dalších organizacích - od záležitosti řízení podpory dokumentace nebo kanceláře. V jejich sloučenina, zpravidla sem patří: oddělení účtování a evidence dokumentů, kontrola exekuce, zdokonalování práce s dokumenty a zavádění technických prostředků, projednávání výzev občanů, sekretariát, expedice, typárna, kopírovací kancelář, archiv;

Ve výkonných orgánech (správy, úřady starostů, prefektury atd.) a řídícím aparátu veřejných organizací - Společné oddělení. Do obecného oddělení patří: sekretariát, kancelář, kontrolní skupina, protokolární skupina, skupina pro zkvalitnění práce s dokumenty, skupina dopisů (stížností), typárna, kopírovací kancelář, archiv;

V organizacích, které nemají ve své struktuře službu správy kanceláře, její funkce vykonává se sekretářka manažera, ve strukturálních divizích - tajemník divize nebo jiná speciálně určená osoba.

4. Služba správy kanceláře řeší dva hlavní soubory úkolů:

Zajištění jednotného postupu při dokumentaci řídících činností a organizaci práce s dokumenty;

Zdokonalování forem a metod práce s dokumenty.

Úkoly, kterým služba správy kanceláře čelí, určují její funkce. Zajištění jednotného postupu pro dokumentaci řídících činností je dosaženo plněním následujících funkcí:

vývoj a design firemních formulářů, zajištění jejich výroby;

zajištění výroby dokumentů, kopírování a replikace dokumentů;

kontrola kvality přípravy a provedení dokumentů, dodržování stanoveného postupu pro schvalování a certifikaci dokumentů.

Úkol organizovat práci s dokumenty je vyřešen prováděním následujících funkcí:

stanovení jednotného postupu pro předávání dokumentů (institucionální tok dokumentů);

spediční zpracování příchozích a odchozích dokumentů;

evidence a účtování příchozích, odchozích a vnitřních dokladů organizace;

kontrola provádění dokumentů;

systemizace dokumentů, zajištění jejich uchovávání a následné využití v řídící činnosti;

organizace práce s výzvami občanů;

zajištění ochrany informací dokumentů.

Úkol zdokonalování forem a metod práce s dokumenty zahrnuje:

tvorba a revize normativních, instruktážních, metodických dokumentů o kancelářské práci (Pokyny pro kancelářskou práci, názvosloví případů aj.);

metodické vedení a kontrola dodržování stanovených pravidel pro práci s dokumenty ve strukturálních útvarech organizace;

zvyšování kvalifikace zaměstnanců instituce, konzultace s nimi v otázkách práce s dokumenty;

Zefektivnění dokumentace instituce, provádění práce na sjednocení dokumentů, vytvoření časového rozvrhu a alba formulářů dokumentů používaných v činnostech organizace;

Vývoj a implementace nových forem a metod práce s dokumenty, zlepšení toku dokumentů instituce, zvýšení výkonnostní disciplíny při práci s dokumenty;

stanovování úkolů pro vývoj nebo zlepšování automatizovaných informačních technologií používaných při práci s dokumenty.

5. Pracovní normy jsou vypracovány na základě výzkumu a jsou určeny pro opakované použití při stanovení konkrétních mzdových nákladů.

Materiály používané ke standardizaci práce zaměstnanců se podle účelu dělí na:

časové normy– regulovaná doba výkonu jednotky standardizovaného druhu práce nebo jejího prvku v určitých organizačních a technických podmínkách;

standardy počtu zaměstnanců– regulovaný počet odborně způsobilých zaměstnanců nezbytný pro kvalitní výkon konkrétní funkce v určitých organizačně technických podmínkách;

standardy centralizace práce– regulovaný poměr počtu zaměstnanců řídícího aparátu k celkovému počtu zaměstnanců podniku podle řídících funkcí nebo v podniku jako celku;

standardy ovladatelnosti– normy pro počet podřízených (nebo obsluhovaných) zaměstnanců;

standardy služeb– regulovaný počet řízených (resp. obsluhovaných) zaměstnanců (divizí), které musí za určitých organizačních a technických podmínek řídit (resp. obsluhovat) jeden zaměstnanec;

normy pro poměr počtu různých kategorií zaměstnanců– regulovaná hodnota, která zajišťuje nejlepší využití standardizovaných pracovníků v souladu s úrovní jejich kvalifikace v určitých organizačních a technických podmínkách;

standardizované úkoly– objemy práce stanovené na základě časových norem, které musí výkonní umělci vykonat v určitém kalendářním období při dodržení stanovených požadavků na kvalitu výsledků práce.

Podle rozsahu použití se pracovní normy dělí na meziodvětvové, odvětvové a místní (aplikované v samostatném podniku). Mezioborové normy jsou určeny ke standardizaci práce pracovníků podobných profesí nebo specializací zabývajících se prováděním podobných technologických procesů v různých podnicích. Tyto normy jsou vyvíjeny pro nejtypičtější technologické postupy pro stejné typy prací se standardními pracovními podmínkami a jsou proto jednotné.

Například pro standardizaci práce administrativních pracovníků byly vyvinuty a aplikovány Mezisektorové integrované časové standardy pro práci na dokumentaci podpory managementu (M., 1995).

Integrované časové normy určené k provádění komplexu technologicky a organizačně propojených pracovních technik (operací).

Integrované standardy pro provádění jednotlivých operací se počítají pomocí vzorce:

Normy vycházejí z pracovních norem, které určují výši a strukturu nákladů na pracovní dobu a jsou standardem, se kterým se skutečné časové náklady porovnávají za účelem stanovení jejich racionality. Při přidělování práce se používají následující:

časové normy;

výrobní normy;

standardy služeb;

populační normy;

standardy ovladatelnosti;

standardizované úkoly.

Jsou-li časové normy určeny především ke stanovení normy času pro dokončení jednotky práce, pak normativy služeb, respektive početní normy jsou určeny k výpočtu norem služeb a celkového počtu pracovníků vykonávajících určité množství práce během roku.

Při sestavování časových norem se nejprve spočítají časové normy pro jednotlivé opakující se operace (práce), poté se určí pracnost všech prací - jako součet součinů pracnosti provádění jednotlivých prací jejich počtem. Poté se určí počet zaměstnanců.

Přednáška 3. Služební a technické složení zaměstnanců služby předškolního výchovného zařízení. Funkční povinnosti zaměstnanců předškolních zařízení. Regulační rámec upravující organizaci a technologii informační a dokumentační podpory činnosti instituce.

Regulačním a metodickým základem dokumentační podpory managementu (DOU) je soubor zákonů, předpisů, metodických dokumentů, státních norem upravujících technologii tvorby, zpracování, uchovávání a využívání dokumentů při běžné činnosti organizace, jakož i činnosti spisové služby: její struktura, funkce, personální obsazení, technická podpora a některé další aspekty.

Regulační a metodické dokumenty pro předškolní vzdělávací zařízení vypracovávají různé státní a správní orgány v souladu se svou působností.

Regulační a metodická základna předškolní vzdělávací instituce zahrnuje:

Právní akty vydávané nejvyššími orgány státní moci a správy;

Právní akty vydávané federálními výkonnými orgány: ministerstvy, výbory, ministerstvy celoodvětvové i resortní povahy;

Právní akty vydané zákonodárnými a výkonnými orgány ustavujících subjektů Ruské federace a jejich územních celků upravující problematiku kancelářské práce;

Právní akty normativního a poučného charakteru, jakož i metodické dokumenty k dokumentační podpoře řízení, vydávané vedením podniků a organizací.

Bez ohledu na konkrétní název služby vedení kanceláře a její strukturu jsou právním základem její činnosti služební předpisy a předpisy o jejích konstrukčních částech, jakož i pracovní náplně zaměstnanců, závazné pro každou organizaci. Tyto dokumenty stanovují rozdělení funkcí, povinností, práv a odpovědností mezi jednotlivé organizační složky služby řízení úřadu a zaměstnance.

Služební řád předškolního výchovného zařízení- právní akt, který vymezuje organizační a právní postavení útvaru ve struktuře instituce, jeho úkoly, funkce, práva, povinnosti, jakož i vztahy k jiným útvarům a institucím.

Popis práce- právní úkon, který určuje organizační a právní postavení zaměstnance ve struktuře instituce a oddělení. jeho funkční povinnosti, práva, odpovědnosti a vztahy s ostatními zaměstnanci a útvary.

Předpisy o službě správy kanceláře a předpisy o jejích konstrukčních částech, pokud existují, vypracovává její vedoucí za účasti kvalifikovaných odborníků, kteří jsou dobře obeznámeni s prací jednotky i organizace jako celku, a jsou schváleni hlava.

Jednou z funkcí služby kancelářské práce je výběr optimální technologie pro práci s dokumenty a její konsolidace v Pokynech pro kancelářskou práci. Pokyny pro kancelářskou práci- právní úkon, kterým se stanoví technologie pro vytváření nebo přijímání dokumentů, jejich zpracování, uchovávání a používání v činnosti organizace. Pokyny pro vedení kanceláře stanoví jednotná pravidla pro dokumentaci činností, organizaci toku dokumentů, účetnictví, evidenci, sledování vyřizování dokumentů a jejich uchovávání. Pokyny schvaluje vedoucí organizace a jsou závazné pro všechny zaměstnance.

Účelem návodu je zlepšit práci s dokumenty, snížit počet a zkvalitnit přípravu dokumentů, zefektivnit tok dokumentů a optimalizovat manažerskou práci.

Pokyny pro kancelářskou práci jsou vypracovány na základě ustanovení Státního systému správy dokumentace a státních norem pro dokumenty. Ministerstva a resorty vypracovávají pokyny pro kancelářskou práci na základě Standardních pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. pokyny důsledně odrážely všechny fáze práce s dokumenty od jejich vytvoření nebo přijetí až po provedení, odeslání a/nebo doručení do archivu.

Pokyny musí obsahovat oddíly: obecná ustanovení; dokumentace činností (požadavky na formuláře, provedení detailů dokumentu, provedení určitých typů dokumentů); organizace toku dokumentů (zpracování příchozích a odchozích dokumentů, evidence dokumentů, kontrola provedení dokumentů); organizace úložiště dokumentů (sestavení seznamu souborů, vytváření a zpracování souborů, přenos souborů do archivu). Kromě toho je vhodné do návodu zahrnout části týkající se výroby dokumentů pomocí výpočetní techniky; ukládání, účtování a používání tiskopisů, pečetí, razítek: používání faxového zařízení a elektronické pošty; kopírování a kopírování dokumentů a některé další. V závislosti na specifikách činnosti instituce, její struktuře, postupu předávání dokumentů, přítomnosti samostatných pracovních oblastí, použitých technických prostředcích a dalších faktorech. Pokyny pro kancelářskou práci mohou být doplněny o další části, např.: dokumentování práce kolegiálního orgánu (kolegium, správní rada, akademická rada apod.); evidence dopisů zasílaných do zahraničí atd.

Předpisová ustanovení pokynů jsou doplněna přílohami (vzory hlavičkových papírů ; hlavní typy dokumentů; klasifikátory, registrační formuláře atd.).

Mezi regulační a metodické dokumenty upravující předškolní vzdělávací instituce patří:

Seznam dokumentů s dobou uložení (standardní a resortní).

Standardní seznamy vytvořené archivními institucemi stanoví lhůty pro uložení dokumentace, které jsou typické pro většinu institucí, organizací a podniků. Na základě standardních seznamů jsou vypracovány resortní seznamy, včetně nejúplnějšího a nejsystematičtějšího výpisu dokumentace organizací a podniků jejich systému.

Předpis o službě předškolního výchovného zařízení jsou vyvinuty na základě standardních, které obsahují maximální rozsah funkcí. Při rozpracování jednotlivých ustanovení se upřesňuje skladba úkolů a funkcí služby v závislosti na skutečných podmínkách její činnosti. Ke standardním technologickým funkcím lze přidat například funkce prognózování vývoje podpory dokumentace, sjednocování dokumentů, metodické vedení organizace kancelářské práce ve stavebních útvarech apod. A naopak v konkrétní situaci je možné ze standardních funkcí vyloučit ty, které v dané organizaci nevykonává služba předškolního vzdělávání nebo jsou přiděleny za jinými strukturálními útvary.

Forma předpisu a struktura textu jsou v USORD sjednoceny.

Pokud oddělení nemá vnitřní strukturu v podobě sektorů, oddělení, skupin, kanceláří apod., oddíl „Struktura“ není v ustanovení zahrnut. Pokud má divize vnitřní strukturu, je pro každý strukturní celek vypracován samostatný předpis.

První odstavec „Obecná ustanovení“ stanoví přesný název služby předškolního vzdělávacího zařízení, její místo v organizační struktuře organizace a míru nezávislosti služby. Podívejme se na dvě formulace tohoto bodu:

"Kancelář je samostatnou stavební jednotkou akciové společnosti a je podřízena přímo generálnímu řediteli."

Kancelář je součástí generálního odboru akciové společnosti a je podřízena jejímu vedoucímu.

V prvním případě je zajištěna nezávislost úřadu, ve druhém - jeho pomocný význam.

Dále Řád uvádí název funkce vedoucího služby - vedoucí, zůstavitel, vedoucí; postup jmenování a odvolání, požadavky na jeho kvalifikaci a praktické pracovní zkušenosti.

V následujícím odstavci je uveden seznam hlavních právních, politických, normativních a instruktážních dokumentů, kterými se služba předškolního vzdělávání řídí při její práci. Nejprve jsou uvedeny legislativní a národní, normativně-metodické a normativně-technické dokumenty, dále – vnitroorganizační a správní.

Pokud má úřad svou vlastní pečeť, uvádí její popis, podmínky uchovávání a použití Řád.

Část „Hlavní cíle“ má formulovat cíle, kterým jednotka čelí, jinými slovy problémy, které musí jednotka řešit.

V části „Funkce“ jsou uvedeny typy práce nebo činností, které oddělení provádí na základě úkolů, kterým čelí.

Za účelem implementace funkcí, které jsou jí přiděleny, má služba správy kanceláře určitý soubor práv a v případě neplnění funkce nese odpovědnost stanovenou v předpisech.

V části „Práva“ jsou uvedeny činnosti, které musí jednotka zastoupená jejím vedoucím provést, aby mohla vykonávat funkce, které jsou jí přiděleny. Při sestavování tohoto oddílu musíte dodržovat stejná pravidla jako při sestavování odpovídajícího oddílu popisu práce (viz níže), ale ve vztahu k oddělení.

Část „Odpovědnost“ stanoví typy odpovědnosti, které může nést vedoucí jednotky v případě, že jednotka neplní své funkce. Služba vedení kanceláře odpovídá za porušení stanoveného postupu při práci s dokumenty v instituci, ztrátu nebo poškození dokumentů, za nedodržení režimu mlčenlivosti nebo mlčenlivosti při práci s dokumenty, za nedodržení pokynů a pokynů od vedení.

V procesu výkonu funkcí svěřených službě řízení úřadu je v interakci s vedením instituce, všemi funkčními útvary a podpůrnými službami a jednotlivými zaměstnanci, službou řízení úřadu vyšší organizace, archivními orgány, výzkumnými nebo jinými institucemi na otázky organizace a zkvalitnění práce s dokumenty. Sekce „Vztahy“ upravuje informační a dokumentační propojení oddělení; hlavní dokumenty, které vytvořil nebo obdržel; je uvedeno, se kterými divizemi a organizacemi se interakce provádí, jaké informace divize dostává a prezentuje, četnost a načasování předkládání, v jakém pořadí a kým jsou neshody vzniklé v práci divize posuzovány.

Ustanovení o strukturální oddělení spisové služby: předpisy o sekretariátu, předpisy o protokolárním úřadu, předpisy o archivu atd.

Spolu s předpisy o službě vedení úřadu a ustanoveními o jeho jednotlivci V konstrukčních částech jsou vypracovány popisy práce pro každého zaměstnance služby řízení kanceláře. Náplň práce upravuje organizační a právní postavení zaměstnanců a poskytuje podmínky pro efektivní práci. Umožňují objektivně posuzovat činnost zaměstnanců a jsou normativním základem pro uplatňování administrativních opatření vůči zaměstnancům. Náplň práce umožňuje realizovat základní princip racionální organizace práce - princip dělby a spolupráce práce.

Pro sestavení kvalitního popisu práce je nutné pečlivě a hluboce analyzovat druhy práce vykonávané zaměstnancem na určité pozici, jinými slovy vypracovat popis pozice nebo pracoviště. Podrobný popis vykonávané práce nám umožňuje formulovat soubor požadavků na konkrétní pozici či pracoviště, požadavky na znalosti, které musí zaměstnanec mít, jeho dovednosti, zkušenosti atd.

Při vytváření popisů práce pro kancelářské pracovníky je třeba se řídit „Tarifními a kvalifikačními charakteristikami pro úřednické pozice“ (schválené usnesením Ministerstva práce Ruska ze dne 6. června 1996 N32 s následnými změnami), jakož i „Doporučení pro rozvoj popisu práce pro pozice výkonných orgánů federálních státních úředníků“ (dopis Ministerstva práce Ruska ze dne 13. března 1996 č. 482-BK), pokud zaměstnanci služby řízení úřadu patří do kategorie státní zaměstnanci. Tarifní a kvalifikační charakteristiky jsou také téměř každoročně zveřejňovány v podobě Kvalifikačního adresáře pozic manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců (M.: Ministerstvo práce Ruska, 2001).

Tarifní a kvalifikační charakteristiky pokrývají hlavní kategorie řídících zaměstnanců - vedoucí pracovníky, specialisty, technické pracovníky a stanovují rozsah pracovních povinností, požadavky na kvalifikaci a vzdělání, přítomnost speciálních znalostí a dovedností.

Přibližná struktura textu pracovní náplně zaměstnanců služeb řízení úřadu je uvedena ve Státním rozpočtovém vzdělávacím zařízení: obecná ustanovení, funkce zaměstnanců; pracovní povinnosti; práva zaměstnanců; vztahy (spojení podle polohy); odpovědnost zaměstnance, hodnocení výkonu.

Je-li služba řízení úřadu podřízena vedoucímu instituce, schvaluje pracovní náplň jejích zaměstnanců vedoucí instituce nebo personální zástupce. Pokud se služba vedení úřadu podřídí jednomu z náměstků

Přednáška 4. Obecné principy a metodické základy organizace toku dokumentů. Informační a dokumentační podpora, která je nejdůležitější servisní funkcí managementu, vyžaduje pečlivou a promyšlenou organizaci.

Rychlost získání informací nezbytných pro vývoj řešení závisí na přehlednosti a efektivitě zpracování a pohybu dokumentů. Pozdní zpracování dokumentů, zejména finančních, může mít negativní ekonomické důsledky. Proto je vždy věnována velká pozornost racionální organizaci toku dokumentů, rychlosti a přehlednosti zpracování a předání dokumentů k vyřízení.

„Pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení provedení nebo odeslání“ 1 se nazývá tok dokumentů.

Veškerá dokumentace instituce je rozdělena do tří dokumentových toků

příchozí (příchozí) dokumenty;

odchozí (odeslané) dokumenty;

interní dokumenty.

Každý z dokumentových toků má své vlastní charakteristiky z hlediska množství, zpracování a pohybu.

Počet dokumentů ze všech toků za rok bude objem toku dokumentů instituce. Množství toku dokumentů je potřeba pro výpočet potřebného počtu zaměstnanců kanceláře a pro výpočet efektivity použití mechanizace a nástrojů kancelářské automatizace. Obecně to ukazuje vytížení celého řídícího aparátu, protože všichni jeho zaměstnanci musí vyřizovat dokumenty.

V technologickém řetězci zpracování a pohybu dokumentů lze rozlišit následující fáze:

příjem a primární zpracování dokumentů;

předběžná kontrola a distribuce dokumentů;

Registrace;

kontrola nad prováděním;

informační a referenční práce;

vyřízení dokumentů a expedice.

GOU SPO "Moskevská státní vysoká škola modelování obuvi a marketingu"

Poznámky k výuce

podle disciplíny:

“Podpora dokumentace pro management”

pro odbornosti 080110, 080112, 080113

Úvod

Základem činnosti každého podniku či organizace je práce s informacemi - jejich příjem, zpracování, rozhodování a jejich realizace.

Informace jsou informace o osobách, skutečnostech, událostech a jevech bez ohledu na formu jejich prezentace.

Dokument (z latinského „documentum“ - důkaz) je hmotný nosič dat, na kterém jsou zaznamenány informace, určený k přenosu v čase a prostoru. Dokumenty mohou obsahovat obrázky, text, zvuky a další informace.

Dokumentační podpora managementu je obor činnosti, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty.

Od starověku až do 19. století se pojem „dokument“ používal ve významu „písemný důkaz“ a používal se především v jurisprudenci a diplomacii. Tento koncept je však širší. A od počátku 20. století již belgický vědec Paul Otlet z Mezinárodního institutu dokumentace používá pojem „dokument“ jako termín, který spojuje všechny informace zaznamenané na různých médiích. Přivezl sem rukopisy, tištěné publikace, rytiny, schémata, filmové a fotografické dokumenty, disky, mapy, hlasové záznamy, noty, medaile, pohlednice atd. a dokonce i sochařství, malířství a architektura. Tedy jakýkoli zdroj informací vtělený do hmotné podoby.

Dokument má dvě entity – informační a věcnou, které určují jeho vlastnosti – informační a provozní.

Informativní vlastností dokumentu je schopnost předávat informace. To zahrnuje relevanci, spolehlivost, úplnost informací, jejich dostupnost a další.

Mezi provozní vlastnosti dokumentu patří trvanlivost, pevnost dokumentu a schopnost odolávat různým vlivům – mechanickým, světelným, biologickým a nepříznivým vlivům prostředí. Provozní vlastnosti určují bezpečnost dokumentu, která závisí na materiálovém médiu a způsobu psaní.

Funkce dokumentu se dělí na obecné a speciální.

Běžné funkce dokumentů jsou:

informační – záznam, ukládání a přenos informací;
komunikativní – přenos, výměna informací;
sociokulturní – dokumenty společenského a kulturního významu, zprostředkovávající kulturní tradice a hodnotové systémy.

Speciální funkce dokumentů jsou:

Právní – některé dokumenty jsou pramenem práva, jiné mohou být důkazem v právní oblasti;

organizační – navazování právních vztahů;
manažerský – řešení problémů řízení a rozhodování na základě zdokumentovaných informací;
vzdělávací – přenos znalostí mezi lidmi a generacemi;
kognitivní – získávání a předávání znalostí pro další studium procesů a jevů;
památník - přenos historických informací o jednotlivcích nebo společnosti, dokumenty, které jsou historickým dědictvím.

Oddíl 1. Dokumentace řídících činností

Téma 1.1. Státní předškolní vzdělávací systém. Dokumentační systémy

Státní systém dokumentační podpory managementu (GSDMOU) je soubor zásad a pravidel, které stanovují jednotné požadavky na dokumentaci manažerských činností a organizaci práce s dokumenty ve státních orgánech, podnicích (sdruženích), institucích a veřejných organizacích.

Hlavním cílem Státního rozpočtového vzdělávacího zařízení je zefektivnění toku dokumentů, snížení počtu a zkvalitnění dokumentů, vytvoření podmínek pro efektivní využívání pokročilých technologických nástrojů a technologií pro sběr, zpracování a analýzu informací a zlepšení práce řídícího aparátu. Obecné požadavky na dokumenty a služby dokumentační podpory jsou normativním a metodickým základem pro zkvalitnění, na jednotném základě, dokumentační podpory řízení a zvýšení její efektivity sjednocením skladby a forem dokumentů, zlepšením jejich kvality, práce služby podpory dokumentace na základě vědecké organizace práce a zavedení nejnovějších technických prostředků .

Dokumentační systém je soubor vzájemně souvisejících dokumentů používaných v určité oblasti činnosti.

Při řízení jakýchkoli organizací nebo podniků vznikají podobné a opakující se dokumenty.

Nejobecnější a celostní, zaujímající přední místo v komplexu systémů, by měl být považován za nejvyšší místo v komplexu systémů, měl by být považován za celostátní dokumentační systém, zahrnující všechny dokumenty vznikající a obíhající v zemi; mohou být klasifikovány podle různých kritérií:

Systémy funkční dokumentace jsou definovány jako systémy, které jsou v té či oné míře vlastní všem organizacím, například účetní, personální, archivní, organizační.

Odvětvové dokumentační systémy definují ty, které jsou v té či oné míře vlastní pouze určitým skupinám organizací spojených jednotou ekonomických a sociálních aktivit, například lékařským, vzdělávacím, výzkumným.

Jednotnost značného počtu řešených úkolů, jednotné technologie jejich dokumentace a opakovatelnost značného množství povinných informací umožnily pro praktické účely identifikovat řadu dokumentačních systémů a formulovat soubor jednotných požadavků. pro tyto dokumentační systémy.

Prvním z těchto systémů by měl být Státní systém norem a technických podmínek (GSS). Systém byl vyvinutý rozhodnutím vlády v roce 1965 a zahrnuje státní normy, které definují hlavní cíle a cíle normalizace; organizace a metodika normalizační práce v zemi; postup při tvorbě, zavádění, oběhu norem a jiné regulační a technické dokumentace, jejich změnách, jakož i státní dozor a resortní kontrola nad jejich zaváděním a dodržováním.

V roce 1971 byl vyvinut jednotný systém technologické dokumentace skládající se z více než 20 norem a návodů. Tento systém dokáže řešit problémy v oblasti evidence a oběhu technologické dokumentace, jak obecné, tak specializované podle druhu práce v podnicích a organizacích, bez ohledu na jejich typ a charakter výroby.

Paralelně byl vytvořen Jednotný systém projektové dokumentace na základě mezinárodních požadavků.

Téma 1.2. Sjednocení a standardizace řídících činností

Jednotný dokumentační systém je soubor formulářů dokumentů vytvořených podle jednotných pravidel a požadavků, fungujících v určitém oboru činnosti (management, finance apod.). Cílem unifikace je snížit různorodost používaných dokumentů, sjednotit jejich formy, strukturu, jazyk a styl, stejně jako procesy jejich zpracování a uchovávání, do jednotné podoby.

Sjednocení dokumentů zajišťuje snížení pracnosti zpracování dokumentů, dosažení informační kompatibility různých dokumentačních systémů pro stejné a související funkce řízení a efektivnější využití výpočetní techniky.

Standardizace dokumentů je formou právního potvrzení provedeného sjednocení a úrovně jeho závaznosti. Úkolem standardizace je tvorba a přijímání závazných norem, pravidel a požadavků přijatých v předškolních vzdělávacích institucích.

Byly stanoveny následující kategorie norem:

státní normy (GOST);
průmyslové standardy (OST);
republikové standardy (RST).

Požadavky na přípravu dokumentů stanoví státní norma - GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na vyhotovení dokumentů.“ Ustanovení normy stanoví:

složení detailů dokumentu;
požadavky na přípravu detailů dokumentu;
požadavky na formuláře dokumentů.

GOST stanoví následující podrobnosti dokumentu;

01 – Státní znak Ruské federace;

02 – státní znak ustavující entity Ruské federace;

03 – znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka);

04 – kód organizace;

05 – hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnické osoby;

06 – daňové identifikační číslo / kód důvodu registrace (DIČ/KPP);

07 – kód formuláře dokumentu;

08 – název organizace;

09 – referenční informace o organizaci;

10 – název typu dokumentu;

11 – datum dokumentu;

12 – evidenční číslo dokumentu;

14 – místo přípravy nebo zveřejnění dokumentu;

15 – adresát;

16 – razítko schválení dokumentu;

17 – usnesení;

18 – nadpis k textu;

19 – kontrolní značka;

20 – text dokumentu;

21 – značka o přítomnosti aplikace;

22 – podpis;

23 – razítko schválení dokumentu;

24 – vízové schválení dokumentu;

25 – otisk pečeti;

26 – značka na ověření kopie;

27 – značka o interpretovi;

28 – označit vyhotovení písemnosti a odeslání do spisu;

29 – označit převzetí dokumentu organizací;

30 – identifikátor elektronické kopie dokumentu.

Použití podrobností je nezbytné především k tomu, aby dokument získal právní sílu. Dokument vyhotovený v rozporu s požadavky normy nemá právní sílu. Využití detailů navíc urychluje a usnadňuje nejen proces přípravy dokumentu, ale i následnou práci zhotovitele s dokumenty. Nesmíme zapomínat, že právě přítomnost jednotného souboru detailů a jednotných pravidel pro jejich navrhování umožňuje efektivněji využívat výpočetní techniku pro výrobu a zpracování dokumentů.

Podrobnosti dokumentu nejsou rovnocenné: některé údaje jsou nezbytné k tomu, aby dokument získal právní moc (název organizace – autor dokumentu, datum dokumentu, evidenční číslo dokumentu, podpis, schvalovací razítko, pečeť), jiné mají čistě úřední charakter a jsou nezbytné pro organizaci práce s dokumentem, jiné plní účetní funkci atd. Některé detaily dokumentu jsou detaily formuláře, některé detaily se používají při přípravě a provádění dokumentu a existují detaily, které se připravují ve fázi provádění dokumentu.

Formulář dokumentu je standardní list papíru s podrobnostmi identifikujícími autora úředního dokumentu.

Pro výrobu formulářů dokumentů se používají dva formáty papíru - A4 a A5. Formáty papíru jsou stanoveny GOST 9327-60 „Papír a papírové výrobky. Spotřebitelské formáty" a mají rozměry (v mm):

GOST zavádí dvě možnosti pro umístění podrobností ve formuláři:

rohu (podrobnosti jsou umístěny v levém horním rohu)
podélně (podél horního okraje dokumentu)

Například:

Forma dopisu s detaily rohu

ROSARCHIV

Vládní agentura

Všeruský výzkumný ústav

?Téma 1. Obsah a hlavní úkoly moderní dokumentační podpory pro management.
Cíl lekce: prostudovat základní pojmy a definice předškolních vzdělávacích institucí; určení místa a role dokumentů v činnosti obchodního podniku; zohlednění klasifikace dokumentu.
Otázky ke studiu:
1. Předmět, obsah a úkoly předškolního výchovného zařízení.
2. Místo a role dokumentů v řízení v současné fázi.
3.Klasifikace dokumentů.
1. Předmět, obsah a úkoly předškolního výchovného zařízení
Klíčem k podloženému a efektivnímu manažerskému rozhodnutí, produktivní a účelné činnosti je včasnost příjmu a dostatek informací. Podle odborníků se množství informací ve světě každé tři roky zdvojnásobí, což odráží vysoké tempo rozvoje lidského společenství ve všech oblastech. V naší zemi se každý rok objevuje množství nových podniků různých forem vlastnictví, vytvořených pro různé účely, které se stávají objekty a subjekty přenosu informací. Relevance znalostí problematiky dokumentace je tedy velká a neustále se zvyšuje.
Informace jsou nejdůležitější komoditou. V podmínkách tvrdé konkurence přežívají ti, kteří vědí, jak získat včasné a požadované informace o trhu, o nových zařízeních, technologiích atd. Prostředkem zhmotňování informací, jejich zajištění v prostoru a čase je dokument a činnost vypracování a zpracování dokumentů se nazývá dokumentační podpora řízení.
Dokumentační podpora řízení je činnost řídícího aparátu, pokrývající problematiku dokumentace a organizace práce s dokumenty v procesu výkonu řídících funkcí. Část kancelářské práce přímo související s tvorbou dokumentů se nazývá dokumentace. S pojmem tok dokladů souvisí problematika pohybu a účtování dokladů. Činnosti spojené s organizováním uchovávání dokumentů patří do archivnictví.
Dokumentační podpora managementu je základní technologií managementu, jejímž hlavním účelem je poskytovat managementu informace o stavu v podniku pro přijímání informovaných manažerských rozhodnutí a sledování jejich realizace.
Předmětem předškolního vzdělávacího zařízení jsou jak jednotlivé dokumenty, tak celý soubor dokumentace.
Předmětem předškolního vzdělávacího zařízení je správnost vyhotovení dokumentů odrážejících celou škálu řídících činností podniku; správná organizace toku dokumentů v souladu s požadavky GOST.
Účelem studia disciplíny je zvládnutí základů správného papírování a správné organizace toku dokumentů v souladu s požadavky GOST.

Hlavní úkoly předškolního vzdělávacího zařízení:
promítnutí řídící, výrobní a jiné činnosti podniku do příslušných dokumentů;
zajištění racionálního využívání dokumentů v obchodní praxi podniku.
Práce s dokumenty by měla mít tak zavedený řád, aby neodváděla pozornost zaměstnanců od hlavních cílů podniku. V tomto ohledu si každý podnik nezávisle volí formu organizace kancelářské práce: centralizovanou, decentralizovanou a smíšenou.
V centralizované podobě jsou všechny operace zpracování dokumentů soustředěny do jediného centra – kanceláře, generálního oddělení nebo sekretářky.
Decentralizovaná forma umožňuje rozptýlení kancelářských operací mezi strukturální divize.
Ve smíšené formě jsou operace prováděny centrálně (příjem, evidence) a decentralizovaně (skladování, vkládání věcí). Forma organizace kancelářské práce se volí s přihlédnutím k velikosti podniku, objemu toku dokumentů a složení strukturálních divizí. (V malých obchodních podnicích se nejčastěji používá centralizovaná forma).
2. Místo a role dokumentů v řízení v současné fázi
Problém podpory dokumentace pro management v současnosti neztrácí na aktuálnosti. To je vysvětleno následujícími důvody:
míra vědeckého a technologického pokroku zřetelně zaostává za rychlostí nárůstu informačních toků obecně a manažerských informací zvláště.
Metody a metody zpracování dokumentů, kterými dnes disponují zaměstnanci řady podniků, které denně zpracovávají tisíce administrativních a jiných obchodních dokumentů, mají k dokonalosti stále velmi daleko.
Organizace práce s dokumenty ovlivňuje kvalitu řídící práce úspěšnost řídících činností jako celku závisí na tom, jak odborně je dokumentace vedena. Všechny fáze organizační práce jsou obvykle dokumentovány. Práce s dokumenty vyžaduje speciální znalosti a dovednosti. Dokumenty jsou různorodé a každý dokument – zakládací listina, protokol, objednávka, osvědčení atd. – má své vlastnosti a pravidla pro práci s nimi.
Dokumenty musí být nejen správně sestaveny a zpracovány, ale také přeneseny, uloženy a v případě potřeby rychle nalezeny. Podniky by proto měly věnovat velkou pozornost informační a dokumentační podpoře řídících činností.
Jakékoli rozhodnutí managementu je vždy založeno na informacích o posuzované problematice nebo řízeném objektu.

Kromě spolehlivosti a přesnosti podléhají informace ještě dvěma přísnějším požadavkům:
1. Musí to být včasné.
2. Musí být dostačující k tomu, aby bylo možné učinit nejlepší rozhodnutí.
Pokud informace dorazí pozdě, nemůžete se dále účastnit žádných akcí ani akcí. Na druhou stranu, pokud jsou informace nedostatečné, víte něco napůl, vaše rozhodnutí nemusí být nejen nejlepší, ale i chybné.
Každý podnik, stejně jako každý jednotlivec, může existovat pouze výměnou informací. Ve většině případů je nosičem informace dokument. Podle průzkumu provedeného v USA je více než 90 % informací uloženo na papíře. V mnoha vyspělých zemích se proto organizaci práce s dokumenty přikládá velký význam.
V naší zemi byl 27. července 2006 přijat federální zákon Ruské federace „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“. Zákon odráží definice „informace“ a „dokument“.
INFORMACE jsou informace o osobách, předmětech, skutečnostech, událostech, jevech a procesech bez ohledu na formu jejich prezentace;
DOKUMENTOVANÁ INFORMACE (DOKUMENT) je hmotný objekt s informací zafixovanou člověkem pro její přenos v čase a prostoru.
Podívejme se na vlastnosti a funkce dokumentu.
Dokument má dvě vlastnosti – informativní a provozní.
Informativní vlastností dokumentu je jeho schopnost předávat informace. Patří sem relevance, spolehlivost, dostupnost informací atd. Mezi provozní vlastnosti dokumentu patří trvanlivost, pevnost dokumentu a schopnost odolávat různým vlivům. Provozní vlastnosti určují bezpečnost dokumentu, která závisí na materiálovém médiu a způsobu psaní.
Hlavní funkce dokumentu:
- informační (dokument zaznamenává fakta, události, jevy...)
-organizační (pomocí dokumentu je zajištěn vliv na skupiny lidí, aby organizovaly a koordinovaly své aktivity)
-komunikativní (dokument zajišťuje vnější vztahy podniku);
-právní (obsah dokumentu se používá jako důkaz při zvažování kontroverzních otázek;
-vzdělávací (dokument disciplinuje výkonného umělce a vyžaduje zvýšenou úroveň vzdělávacího výcviku;
- vzdělávací (Pro začínající pracovníky a mladé odborníky se hotové dokumenty nebo jejich kopie stávají vzorem pro přípravu a zpracování nových dokumentů).
3. Klasifikace dokumentů
V procesu řídící činnosti se setkáváme s velkým množstvím typů dokumentů. Každý z nich se zase od ostatních odlišuje nejen svým provedením a obsahem, ale také pořadím provedení. Klasifikace dokumentů slouží ke zefektivnění práce s nimi. Rozdělení dokumentů do různých skupin umožňuje lépe organizovat dokumentační činnosti.
Všechny dokumenty o typech činností, které se v nich odrážejí, jsou rozděleny do dvou tříd:
- dokumenty o obecných a správních otázkách (problematika obecného řízení podniku a jeho činnosti). Takové dokumenty mohou připravit pracovníci všech oddělení.
-dokumenty o řídících funkcích. Tyto dokumenty sestavují pracovníci finančních úřadů, účetnictví, plánování, nákupu a prodeje.
Všechny dokumenty jsou také rozděleny do následujících skupin:
-podle způsobu dokumentace
- ručně psaný;
-elektronický;
-grafický;
-kino, fotografické dokumenty.
podle oblasti použití
- organizační a administrativní;
-finanční;
-vědecké a technické;
- výkaznictví a statistika.
podle obsahu
-jednoduchý;
- komplexní.
v místě sestavení
-vnitřní;
-externí.
podle stupně publicity
- OTEVŘENO;
- s razítkem omezení přístupu ("pro úřední potřebu" - informace určené pouze pro zaměstnance daného podniku; "obchodní tajemství" - informace, jejíž prozrazení by mohlo způsobit škodu jejímu majiteli; "tajné" - informace představující státní tajemství) .
- podle původu
- úřední nebo úřední (dokumenty vypracované právnickou nebo fyzickou osobou a provedené v souladu se zavedeným postupem odrážejícím zájmy podniku);
osobní (ovlivňující zájmy konkrétní osoby, registrované dokumenty).
- právní mocí
-originály nebo originály (první nebo jediné kopie úředních dokumentů podepsané autorem);
-kopie (dokumenty, které plně reprodukují informace originálů a všechny jejich vnější znaky, které nemají právní sílu);
- vydání (kopie vytvořená jako kopie při registraci originálu a setrvání v záležitostech podniku zpravidla není ověřena podpisem);
- ověřené kopie (kopie s nezbytnými náležitostmi, které jim dávají právní moc);
-výpisy (části dokumentu označující, ze kterého dokumentu byl výpis pořízen, ověřené úředníkem a pečetí);
- duplikáty (opakované kopie originálu dokumentu, které mají stejnou právní sílu jako originál) - vydávají se v případě ztráty nebo zničení originálu.
- dle formy prezentace (stupeň sjednocení)
-individuální (jednorázový dokument, jehož obsah je uveden v jakékoli formě);
- šablona (když je struktura a část obsahu dokumentu připravena předem a druhá část je vyplněna při jeho sestavování);
- standard (dokumenty popisující standardní procesy a jevy - standardní instrukce);
- exemplární (používá se k sestavení a provedení dokumentů analogicky);
- unifikovaný (součást jakéhokoli jednotného dokumentačního systému).
- dle termínů
-urgentní (s uvedením termínu);
-neurgentní.
podle trvanlivosti
-dočasné skladování (až 10 let);
- dlouhodobé skladování (nad 10 let);
- trvalé úložiště.

Téma 2. Historie vývoje systému státní dokumentace.
Účel studia: prostudovat hlavní etapy vývoje systému státní dokumentace a upozornit na určité tradice tvorby dokumentů.
Otázky ke studiu:
1. Kancelářské práce ve starověké Rusi.
2. Řádové papírování XV-XVII století.
3. Správa záznamů o vysoké škole.

1. Kancelářské práce ve starověké Rusi
V raných fázích vývoje staroruského státu (do konce 15. století) státní instituce neexistovaly. Jejich funkce nejčastěji vykonávali jednotliví funkcionáři nebo orgány. Za těchto podmínek nebyl jednotný systém řízení kanceláře ze strany samotného systému řízení požadován. Dokumenty, které se dochovaly do naší doby, však ukazují, že již v 10. stol. Ve starém ruském státě existovala kultura psaní dokumentů. V tomto období (X-XV století) se především dokumentovaly právní vztahy a vznikaly závěti. S rozvojem legislativních základů státu vznikají dokumenty, které zaznamenávají konkrétní soukromoprávní vztahy. Jedná se o četné druhy listin, listin prodeje; půjčené, hypoteční otroctví, fixace půjčky peněz atd.
Během období X-XIV století se na Rusi vytvořily určité tradice vypracovávání a zpracování dokumentů s ohledem na jejich funkční účel.
S nárůstem počtu vytvářených dokumentů vznikla i místa pro jejich nejbezpečnější uložení. Ve městech jsou to obvykle centrální kostely a kláštery. Objevují se také prvky ochrany informací před neoprávněným přístupem ve fázi ukládání a používání. Byly zaznamenány i první případy falšování dokumentů za účelem politického a osobního prospěchu.
Do konce 14. stol. Hlavním materiálem pro psaní v Rusu byl pergamen (speciálně upravená telecí, jehněčí nebo kozí kůže). Dokumenty byly psány souvislým textem, bez dělení na jednotlivá slova. Od interpunkčních znamének do 14. století. začala se používat tečka na konci věty. V 15. stol drahý pergamen byl nahrazen papírem, který byl původně přivážen ze západoevropských zemí a od 2. poloviny 17. stol. Použili jsme vlastní, domácí. Zpočátku se papír vyráběl z hadrů a inkoust se vyráběl ze solí železa a taninů extrahovaných z inkoustových ořechů. Díky kombinaci inkoustu a hadrového papíru byl text obzvláště odolný. Proto jsou dokumenty z tohoto období uložené v archivech dobře čitelné.
Sledované období lze charakterizovat jako období postupného utváření tradic ruského evidenčního systému, shromažďování zkušeností s dokumentováním, zpracováváním a uchováváním dokumentů, zajišťováním jejich bezpečnosti. To však ještě nebyla kancelářská práce, ale spíše zvyk dokumentování informací.
2. Objednávka papírování XV-XVII století
V manažerské sféře se praktická správa dokumentů začala formovat do zvláštního systému současně s procesem formování ruského centralizovaného státu v 15-16 století.
Systém státní kancelářské práce se začal formovat až v polovině 15. století s rozvojem moskevského knížectví ve stát. Poté vznikly první řády - ústřední orgány státní moci pověřené jednotlivými odvětvími knížecí správy a správní chýše - orgány místní samosprávy. V procesu činnosti těchto orgánů se zrodila práce s dokumenty, tzv. zakázkové papírování.
Zakázková papírování - práce s dokumenty prováděná v zakázkách. V řádech se postupně vytvářela vrstva profesionálních úředníků ze skromných služebných lidí, kteří znali svůj byznys a postupem času začali ovlivňovat řešení státních záležitostí.
Řízení v rozkazech začalo buď od okamžiku přijetí došlé písemnosti, nebo od přípravy iniciativní listiny na pokyn cara nebo bojara. Listiny vztahující se k jednomu případu byly slepeny k sobě, místa nalepení ověřil úředník na rubové straně podpisem. Pro seznámení se s případem bylo nutné sloupec rozbalit a při čtení sbalit. Slovo „byrokracie“ jsme zdědili z administrativní kancelářské práce. Dokumenty se lepily do sloupců o průměrné délce 50-80 m, byly navíjeny na tyčinky do svitků. Pásky se při čtení přetahovaly, a tak se zrodil koncept, který dnes označuje předčasné a nepodstatné řešení konkrétního problému.
Charakteristickým rysem dokumentů tohoto období je nesmírné vyvyšování mocných uváděním všech druhů titulů, hodností a pravomocí.
V této fázi se postupně vytváří systém řízení úřadu centrálních i místních institucí, formuje se kádr kancelářských pracovníků, vytvářejí se stabilní formy dokumentů a způsoby jejich přípravy. V polovině sedmnáctého století. Jsou přijímána některá opatření k obnovení pořádku v kancelářské práci a objevují se samostatné legislativní akty o postupech při dokumentaci.
3. Správa záznamů o vysoké škole
Místo zastaralého řádu řádů v letech 1717-1718. Peter 1 vytvořil 12 desek, z nichž každá měla na starosti konkrétní odvětví nebo oblast řízení. Všeobecná nařízení státních kolegií fakticky vytvořila úřad a schválila funkci tajemníka; 27. února 1720 lze považovat za datum zrodu sekretářské funkce v Rusku Kolegiátní kancelářská práce - organizace práce s dokumenty na kolejích (od 1717). Dominantní roli v těchto institucích získal kolegiální způsob rozhodování za přítomnosti představenstva, obvykle prezidenta, viceprezidenta a 2-3 poradců.
Nejprve se v kolegiích řešily státní záležitosti, pak soukromé. Vládní případy dostaly týden na vyřešení soukromých stížností, které měly být vyřešeny do šesti měsíců. Veškerá kancelářská činnost představenstva probíhala pod dohledem tajemníka. Důležité dokumenty sestavil sám;
Každá rada měla státního zástupce, který dohlížel na pořádek a zákonnost řešení případů. Při práci v kanceláři na vysoké škole datum dokumentu vyčnívá z textu a stává se nezávislým prvkem formuláře. Samostatným prvkem formuláře se stává i název dokumentu. Obecně se kancelářská práce komisí vyznačovala výrazným nárůstem písemných prací a formalit, na které si zaměstnanci stěžovali. Ani personál úřednických úředníků, výrazně navýšený oproti zakázkám, nezvládal přemíru případů, což vedlo k pomalé kancelářské práci a byrokracii.
V období kolegiální spisové správy byly položeny základy pro organizaci evidence a ukládání dokumentů a poté se poprvé objevil název „archiv“.
XVIII století ve vývoji kancelářské práce bylo charakteristické posílení legislativní úpravy všech aspektů činnosti úřadu i instituce jako celku, formování a upevňování obecných správních principů činnosti institucí a především byrokratický princip.
4. Ministerská kancelářská práce 19. - počátek 20. století.
Začátek 19. století byla poznamenána novou reformou veřejné správy a kancelářské práce, která se dotkla především vyšší úrovně managementu. V tomto období se objevil nový systém řízení - ministerský, založený na principu jednoty velení.
První ministerstva vytvořená v roce 1802 byla: námořní záležitosti, zahraniční věci, finance, veřejné školství atd. Každý ministr musel vytvořit kancelář a mít asistenta.
Nutno podotknout, že samotné pojetí kancelářské práce se objevilo ve druhé polovině 18. století. a označoval činnosti, které vykonával nejen úřad, ale celý aparát instituce jako celku. Pojem „kancelářské práce“ pochází z kombinace slov „výroba kufrů“ a „případ“ v té době neznamenal složku s dokumenty, jak v moderním smyslu slova, ale zvažovanou a řešenou problematiku, tzn. rozhodnutí případu.
Všechny případy, které ministerstvo obdrželo, byly rozděleny do tří kategorií: aktuální záležitosti (zprávy, prohlášení, korespondence atd.); nouzové případy (případy zjištěného zneužití); záležitosti, které jsou „časově citlivé“ nebo naléhavé. Dokumenty vytvořené v procesu „řízení případu“ lze rozdělit do dvou skupin: dokumenty, které tvořily interní správu záznamů (poznámky, certifikáty, registrační deníky), a dokumenty, které do instituce dorazily z jiných institucí a byly odeslány do jiných institucí. .
Změny v systému řízení a odpovídající restrukturalizace systému dokumentace činnosti nových institucí vedly ke změnám ve formě dokumentu. V úřednické práci ministerstev se objevují formy institucí s hranatým uspořádáním detailů. Formuláře se tiskly nebo psaly ručně.
V průběhu devatenáctého a počátku dvacátého století. Provádí se legislativní úprava kancelářské práce vyšších, ústředních a místních institucí.
Přes výrazné změny, kterými systém ministerské kancelářské práce prošel, do konce 19. stol. byly požadovány flexibilnější formy kancelářské práce. Pro rychle se měnící společenské poměry zůstával systém práce ministerských úřadů nadále těžkopádný.
Nástup psacích strojů urychlil veškerou písemnou práci v kanceláři a umožnil souběžné vytváření několika kopií dokumentů, což výrazně snížilo množství ručně psané práce. Strojopisný text navíc získal kompaktnější podobu, čímž se zmenšil objem dokumentů v institucích.
Nástup telegrafu dal vzniknout novému druhu korespondence – telegramům, které se velmi rychle staly hromadnými dokumenty; Vynález telefonu vedl ke vzniku telefonních zpráv - písemného záznamu zprávy přenášené telefonem.
Na konci devatenáctého a začátku dvacátého století. Stále větší pozornost je věnována evidenčnímu systému a potřebě jeho zjednodušení jeho centralizací. Charakteristickým rysem organizace kancelářské práce v tomto období je nejen její jasná legislativní úprava, ale také vzhled poměrně rozsáhlé literatury o kancelářské práci. V druhé polovině 18. stol. Objevují se první kolekce vzorových dokumentů. Takové sbírky byly určeny širokému spektru úředníků a jednotlivců, kteří museli kontaktovat vládní agentury.
5. Historie managementu a kancelářské práce ve 20. století.
V důsledku říjnové revoluce v roce 1917 přestal v Rusku existovat starý státní aparát a začal se budovat nový.
Pro práci v sovětských institucích byli přijímáni dělníci a vojáci bez speciálního vzdělání. Snížila se úroveň dokumentační podpory pro management.
Pokračovaly však práce na zlepšení systému řízení kanceláře. Při racionalizaci technologie řízení byly využity zkušenosti předchůdců. Při formování sovětského státního aparátu byla velká pozornost věnována zjednodušení a racionalizaci kancelářské práce.
Období 20. let lze považovat za nejpřínosnější z pohledu organizace výzkumu v oblasti managementu, NOT a kancelářské práce. V roce 1921 se konala 1. celoruská konference o vědecké organizaci práce a výroby, na které se vedle otázek vědeckotechnických informací ve výrobě dotkly i problémů vědecké organizace manažerské práce a práce s dokumenty. . V roce 1923 byl vytvořen Standardizační úřad, který se zabýval otázkami dokumentační podpory pro management. V roce 1926 byl vytvořen Státní institut technologie řízení (ITU), který se zabýval zdokonalováním státního aparátu.
Nejzajímavější a nejslibnější vývoj problémů s kancelářskou prací se uskutečnil na ITU v následujících hlavních oblastech:
-tok dokumentů institucí a metody jeho optimalizace;
-způsoby evidence dokumentů;
-kontrola provádění dokumentů;
- úschova dokumentů.
Nízká obecná kultura řízení zaměstnanců sovětských institucí se však stala důvodem nedostatečné poptávky v mnoha oblastech.
Ve 30. letech formuje se a posiluje rigidní centralizovaný administrativně-velící systém, který vylučuje možnost zvažování alternativních přístupů k organizaci práce státních úřadů. V důsledku toho se hroutí struktury zabývající se výzkumem problematiky informačních technologií a kancelářské práce a dochází k likvidaci ITU.
Ústava z roku 1936 výrazně změnila politický systém, hierarchii a pravomoci nejvyšších orgánů. Byl zaveden přísný systém pravomocí při vydávání určitých typů dokumentů pro každou hierarchickou strukturu.
Výrazné omezení výzkumu v oblasti managementu a office managementu neznamená, že ve 30. letech. práce v této oblasti ustaly. V tomto období probíhal výzkum standardizace a sjednocení speciálních dokumentačních systémů. Určitého pokroku bylo dosaženo ve zefektivnění účetní a personální dokumentace.
Vypuknutí Velké vlastenecké války si vyžádalo podřízení všech zdrojů válečným potřebám. Vývoj k racionalizaci práce s dokumenty a jejich standardizaci byl pozastaven.
Poválečné období vyžadovalo značné úsilí o obnovu národního hospodářství a zatlačilo do pozadí otázky dokumentační podpory řízení. Teprve začátkem 60. let se obnovil výzkum v oblasti racionalizace technologií a technik řízení. V roce 1966 byl v rámci systému Hlavního archivního ředitelství SSSR vytvořen Všesvazový vědeckovýzkumný ústav správy dokumentů a archivnictví (VNIIDAD), jehož jedním z hlavních úkolů bylo vytvoření Jednotného systému státní správy spisů. (USSD).
V letech 1969-1970 byla vypracována a schválena řada státních norem pro manažerskou dokumentaci.
Od roku 1972 začala v SSSR platit jednotná pravidla pro přípravu a vyřizování organizačních a administrativních dokumentů a jednotná pravidla pro organizaci práce s dokumenty.
V roce 1975 byl přijat GOST 6.15.1-75 „Jednotné systémy dokumentace“. Systém organizační a administrativní dokumentace. Základní ustanovení.“, vymezující základní požadavky na jednotné fondy organizačních a správních dokumentů.
Do začátku roku 1984 bylo vyvinuto a schváleno 16 USD celounijního významu, 27 státních norem a 26 celounijních klasifikátorů technických a ekonomických informací.
Nová etapa ve vývoji tuzemské dokumentace začala na přelomu 80. a 90. let 20. století. V Rusku došlo ke změně politického a ekonomického systému. Při práci s dokumenty se začaly hojně využívat nejnovější počítačové technologie a země začala vstupovat do globálního informačního prostoru.
Význam některých GOST se plně projevil později v 90. letech. Zavedením těchto materiálů do manažerské praxe se výrazně zlepšila příprava dokumentace a zefektivnily postupy vyhledávání, evidence a uchovávání informací.
Ve vývoji kancelářské práce v Rusku ve 20. století tedy existovala tři hlavní období: restrukturalizace celého systému organizace kancelářské práce ve 20-30 letech, období téměř úplné absence vývoje v této oblasti v 40.-50. let a rozvoj rozsáhlých legislativních základen, norem a pravidel kancelářské práce v 60.-90.
V souvislosti s radikální restrukturalizací ruské ekonomiky prudce vzrostla role a význam dokumentační podpory pro management.

Téma 3. Regulační a metodické základy předškolních vzdělávacích institucí.
Účel studie: studium federálních zákonů, GOST, klasifikátorů upravujících dokumentační činnost v Rusku.
Otázky ke studiu:
1. Složení regulační a metodické základny předškolních vzdělávacích institucí.
2. Standardizace a unifikace systému předškolního vzdělávání.
3. Všeruské klasifikace dokumentace.
4. Státní systém dokumentační podpory řízení.
1. Složení regulační a metodické základny předškolních vzdělávacích institucí.
V současné době je dokumentační podpora řízení v podnicích, organizacích a institucích upravena platnou legislativou, správními dokumenty vyšších úřadů, pravidly a pokyny archivnictví.
Regulativní a metodický rámec předškolní vzdělávací instituce je soubor zákonů, předpisů, organizačních a metodických dokumentů upravujících technologii tvorby, zpracování, uchovávání a používání dokumentů v běžné činnosti organizace nebo instituce. Součástí tohoto základu je i regulace činnosti služby předškolního vzdělávacího zařízení a dalších služeb řídícího aparátu (obsazení, funkce, struktura, technické zabezpečení a další aspekty).
Regulační a metodická základna předškolní vzdělávací instituce zahrnuje:
-legislativní akty Ruské federace v oblasti informací a dokumentace;
-vyhlášky a nařízení vlády Ruské federace, federálních výkonných orgánů (ministerstva, výbory, služby, agentury atd.) upravující problematiku dokumentační podpory řízení na federální úrovni;
-státní systém dokumentační podpory pro řízení (Základní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a služby dokumentační podpory (GSDOU - Rozkaz hlavního archivu SSSR ze dne 25. května 1988 č. 33);
-právní akty zastupitelských a výkonných orgánů ustavujících subjektů Ruské federace a jejich územních celků upravující problematiku předškolního vzdělávání;
-právní akty normativního a poučného charakteru, metodické dokumenty o předškolních vzdělávacích zařízeních různých organizací;
-státní normy pro dokumentaci;
- jednotné systémy dokumentace;
-všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálních informací;
-regulační dokumenty o organizaci a ochraně vedoucí práce zaměstnanců služby předškolního vzdělávacího zařízení;
-normativní dokumenty o organizaci archivního uložení dokumentů.
Základem občanské legislativy je občanský zákoník Ruské federace, jehož 1. část byla přijata 21. října 1994, 2. část - 22. prosince 1995. Občanský zákoník Ruské federace stanoví typy a odrůdy dokumentů vytvořených za účelem zaznamenávání aktů občanských vztahů a evidence jejich skutečností. vznik nebo zánik, potvrzení právních vztahů apod. Například čl. 51 a následující články hlavy 4 občanského zákoníku stanoví druhy dokumentů používaných při vzniku, registraci, reorganizaci a likvidaci právnické osoby.
Spolu s občanským zákoníkem Ruské federace jsou některé aspekty práce s informacemi a dokumentací upraveny zvláštními federálními zákony.
Zákon Ruské federace „O technickém předpisu“ ze dne 10. července 1993 č. 5154-1 stanoví právní rámec pro normalizaci v Ruské federaci, závazný pro všechny vládní orgány, a stanoví opatření státní ochrany zájmů spotřebitelů a stát prostřednictvím tvorby a aplikace regulačních dokumentů o normalizaci a v oblasti dokumentační podpory managementu.
Federální zákon „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ stanoví, že informační zdroje (dokumenty a soubory dokumentů) jsou předměty vztahů mezi jednotlivci, právnickými osobami, státem a jsou chráněny zákona spolu s dalšími zdroji. Zákon stanoví právní režim pro vznik, uchovávání a užívání informační zdroje.
Zákon Ruské federace „O státním tajemství“ ze dne 21. července 1993 č. 5485-1 upravuje vztahy vznikající v souvislosti se klasifikací informací jako státní tajemství, jejich odtajněním a ochranou v zájmu zajištění bezpečnosti Ruské federace. . Zákon klasifikuje státní tajemství jako informace chráněné státem v oblasti jeho vojenské, zahraničně politické, ekonomické, zpravodajské, kontrarozvědky a operativního vyšetřování, jejichž šíření by mohlo poškodit bezpečnost Ruské federace.
Federální zákon ze dne 21. listopadu 1996 č. 129-FZ „O účetnictví“ odráží základní požadavky na účetnictví, vymezuje povinné náležitosti prvotních účetních dokladů, upřesňuje složení účetní závěrky obchodních organizací a stanoví lhůty pro uchovávání účetních dokladů. a účetní závěrky v souladu s pravidly pro organizování záležitostí státního archivnictví.
Občanský zákoník Ruské federace, Základy legislativy a federální zákony našly svůj další vývoj v dekretech prezidenta Ruské federace, dekretech vlády Ruské federace, nařízeních a pravidlech.
Specialista musí znát ustanovení:
-Výnos prezidenta Ruské federace ze dne 30. listopadu 1995 č. 1203 „O schválení seznamu skutečností klasifikovaných jako státní tajemství“ (ve znění výnosu prezidenta Ruské federace ze dne 24. ledna 1998 č. 61 );
- Usnesení vlády Ruské federace ze dne 5. prosince 1991 č. 35 „O seznamu informací, které nemohou představovat obchodní tajemství“;
- další regulační právní dokumenty.
Všechny uvedené regulační dokumenty mají velký význam pro organizaci procesu papírování v podnicích.
2. Standardizace a unifikace systému předškolního vzdělávání
Většina manažerských informací je zaznamenána ve formě dokumentů. Samotný proces řízení se vyznačuje výraznou rozmanitostí a opakováním pracovních situací a podnikatelských akcí k jejich řešení. Hlavním směrem zlepšování dokumentace je sjednocení a standardizace.
Unifikace znamená vnést něco do jednotného systému, formy, uniformity.
Sjednocení dokumentů se provádí za účelem snížení počtu dokumentů používaných při řídících činnostech, typizace jejich forem, stanovení jednotných požadavků na vyhotovení dokumentů vytvářených při řešení obdobných problémů řízení, snížení nákladů na přípravu a zpracování dokumentů, dosažení informovanosti kompatibilita databází vytvořených v různých odvětvích činnosti .
Racionálně organizovaný soubor vzájemně souvisejících dokumentů, vytvořených podle jednotných pravidel a požadavků a uplatňovaných v určité oblasti činnosti, se nazývá jednotný dokumentační systém (UDS).
Podstatou standardizace je stanovit do závazné normy optimální pravidla a požadavky pro tvorbu a zpracování dokumentů, přijatých předepsaným způsobem pro jejich obecné a opakované použití v kancelářské práci. Výsledky vývoje jsou formalizovány ve formě mezistátních (GOST), státních (GOSTR), oborových (OST) norem a norem podniků, institucí a organizací (STP).
Výsledkem práce na sjednocení a standardizaci mohou být jak normy pro určité typy dokumentů (například GOST 7.32-2001 „Zpráva o výzkumných pracích. Struktura a pravidla provádění“), tak pro jednotné systémy dokumentace. Například GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů" je součástí jednotného systému organizační a administrativní dokumentace (USORD). Kromě toho má země jednotný systém bankovní dokumentace, pracovní dokumentace a platební dokumentace, dokumentace zahraničního obchodu atd. úplný seznam USD je uveden ve Všeruském klasifikátoru manažerské dokumentace OK 011-93.
Požadavky na vývoj jednotných forem dokumentů
Jednotné formy dokumentů se vyvíjejí, když je potřeba vytvořit nové ukazatele pro řešení problémů řízení. Není dovoleno duplikovat indikátory v různých formách dokumentů.
Podrobnosti formulářů dokumentů jsou umístěny na základě vzorového formuláře, postaveného s ohledem na racionální využití dvou stran listu pro formuláře dokumentů, jejichž formuláře jsou vyráběny tiskem. Druhá a další stránky musí být očíslovány. Čísla stránek jsou umístěna uprostřed horního okraje listu arabskými číslicemi.
Obsah formuláře dokumentu by měl být vypracován v souladu s GOST 1.5-85. Je povoleno formátovat obsah dokumentu ve formě textu.
Názvy podrobností formulářů jednotného dokumentu musí odpovídat názvům přijatým ve Všeruských klasifikátorech technických a ekonomických informací (OKTEI).
V názvech sloupců, do kterých se uvádí vkládání kódů, by měly být uvedeny zkrácené názvy použitých klasifikátorů nebo pro ně přijatá identifikace.
Konstantní detaily formulářů dokumentů by měly zpravidla předcházet variabilním. První sloupce tabulky v oblasti obsahující údaje ke zpracování výpočetní technikou musí být vyhrazeny pro údaje, které identifikují informace umístěné v řádku při zadávání do počítače.
Při použití metody kontrolního součtu se doporučuje zaznamenávat kontrolní součty určené k ochraně informací před náhodnými chybami s přiřazením posledního řádku tabulky a (nebo) jejího sloupce s ohledem na požadavky výpočetních nástrojů používaných při zpracování dat.
Požadavky na texty dokumentů a pořadí jejich prezentace určují regulační dokumenty pro organizační a administrativní dokumentaci.
Zkratky slov ve formulářích dokumentů musí odpovídat aktuálním pravidlům pravopisu a interpunkce a zkratkám přijatým OKTEI.
Klasifikace jednotných forem dokumentů
V závislosti na úrovni schválení jsou jednotné formuláře dokumentů rozděleny do čtyř kategorií:
- stát (celoruský);
- průmysl (oddělení);
- subjekty Ruské federace;
- formy dokumentů sdružení, podniků, organizací.
3. Všeruské klasifikace dokumentace.
Důležitými prostředky informační podpory jsou klasifikátory technických, ekonomických a sociálních informací. Zajišťují integrované zpracování dat v automatizovaných informačních systémech.
Klasifikátory technických, ekonomických a sociálních informací jsou normativní dokumenty obsahující systematický soubor názvů objektů prezentovaných jako klasifikační skupiny a jim přiřazené kódy.
V současné době nadále funguje 37 celoruských a celounijních klasifikátorů. Soubor klasifikátorů, jakož i vědecké, metodické a regulační dokumenty o jejich vývoji, údržbě a implementaci tvoří Jednotný systém klasifikace a kódování technických, ekonomických a sociálních informací.
V závislosti na oblasti použití se klasifikátory dělí na celoruské, průmyslové a podnikové.
Podle obsahu lze celou škálu klasifikátorů rozdělit do následujících skupin:
Klasifikátory informací o řídících dokumentech, úlohách řešených v automatizovaných řídicích systémech, typech činností, ekonomických a sociálních ukazatelích:
- Všeruský klasifikátor norem (OKS)
- All-Russian Product Classifier (OKP)
- Všeruský klasifikátor manažerské dokumentace (OKUD)
- Všeruský klasifikátor měrných jednotek (OKEI)
Klasifikátory informací o organizačních strukturách:
- Všeruský klasifikátor podniků a organizací (OKPO)
-Celoruský klasifikátor sektorů národního hospodářství (PLATÍ do roku 2003)
-Výnosem Státního výboru Ruské federace pro normalizaci a metrologii ze dne 6. listopadu 2001 č. 454-st byl přijat Všeruský klasifikátor druhů ekonomických činností (OKVED), vyvinutý Ministerstvem hospodářského rozvoje. a nabyl účinnosti dnem 1. ledna 2003.
Klasifikátory informací o obyvatelstvu a personálu
-Všeruský klasifikátor specialit podle vzdělání (OKSO)
-Celoruský klasifikátor pracovních povolání, zaměstnaneckých pozic a tarifních tříd (OKPDTR).
4. Státní systém dokumentační podpory řízení.
Nejúplnějším meziodvětvovým dokumentem o organizaci dokumentační podpory managementu je Státní systém dokumentační podpory managementu (GSDMOU), vydaný v roce 1990. Normy a pravidla Státní rozpočtové vzdělávací instituce vycházejí ze základních ustanovení Jednotného státního systému spisové služby (USSD), vytvořeného v SSSR v roce 1973. a hrál významnou roli při optimalizaci dokumentačních procesů v tuzemské ekonomice.
GSDOU je soubor zásad a pravidel, které stanovují jednotné požadavky na dokumentaci řídících činností a organizaci práce s dokumenty ve státních orgánech, podnicích a veřejných organizacích.
Hlavním cílem Státního rozpočtového vzdělávacího zařízení je zefektivnit tok dokumentů organizací, snížit počet a zkvalitnit dokumenty, vytvořit co nejpříznivější podmínky pro využití technických prostředků a moderních technologií pro sběr, zpracování a analýzu informací.
Hlavní ustanovení Státního rozpočtového vzdělávacího zařízení pokrývají problematiku dokumentace řídících činností, organizování práce s dokumenty, mechanizace a automatizace práce s dokumenty a organizování služby podpory dokumentů pro management.
Ustanovení Státní rozpočtové vzdělávací instituce byla rozpracována ve vztahu k odpovídající úrovni řízení ve Standardních pokynech pro kancelářskou práci na ministerstvech a odborech Ruské federace. Státní archivní služba schválila 6. července 1992 Standardní pokyny pro kancelářskou práci na ministerstvech a odborech Ruské federace. Byl zaveden s cílem zkvalitnit dokumentační podporu řízení na jednotné bázi a zvýšit její efektivitu sjednocením skladby a forem řídicích dokumentů a technologie práce s nimi.
V souladu se systémem předškolního vzdělávání a Standardními pokyny pro řízení úřadu vypracovávají ministerstva a organizace obdobné dokumenty s přihlédnutím ke specifikům oboru a konkrétní organizace.
V následujících letech se plánuje vypracování nového vydání Státního rozpočtového vzdělávacího zařízení jako systému norem, požadavků, předpisů upravujících základní pravidla pro práci s dokumenty v podnicích a organizacích. Zásadní rozdíl budoucího systému spočívá v tom, že půjde o jeden komplex automatizované dokumentace a toku dokumentů založených na nových informačních technologiích (moderní textové editory, e-mail, automatizovaná nomenklatura případů)

Téma 4. Základní požadavky na přípravu a vyhotovení dokumentu.
Účel studie: prostudovat složení a umístění podrobností o dokumentech řízení v souladu s GOST R6.30-2003.
Otázky ke studiu:
1. Formuláře dokumentů a požadavky na ně. Struktura dokumentu. Požadavky na přípravu dokumentů v souladu s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."
Formuláře dokumentů a požadavky na ně
Většina firemních dokumentů, včetně odchozích dokumentů, je vypracována na hlavičkový papír.
Formulář je standardní list papíru, na kterém jsou vytištěny trvalé informace.
Formuláře dokumentů lze vytvářet typograficky, pomocí online tiskových nástrojů nebo reprodukovat pomocí počítačové technologie při vytváření konkrétního dokumentu. U nejdůležitějších dokumentů podniky používají tištěné formuláře s vysoce detailním logem, ražbou, vodoznaky, vícebarevným tiskem a dalšími prvky, které znesnadňují padělání. Tyto formuláře se zpravidla číslují typograficky nebo speciálními čísly. Použití každého takového formuláře musí být zaznamenáno na zvláštních registračních formulářích.
Papír na formuláře musí mít takové vlastnosti, jako je neskládání při přehřátí nebo navlhčení a nepřítomnost prachu na povrchu listu, stejně jako splňující požadavky na hustotu - od 80 g/m2 do 200 g/m2 a na bělost - z 88 % na 98 %.
Pro výrobu formulářů se používají především dva formáty listů papíru: A4 - (210 * 297 mm) a A5 (148 * 210 mm).
Každý list dokumentu, ať už na formuláři nebo bez něj, musí mít pole odpovídající velikosti:
Vlevo - 20 mm;
Vpravo - 10mm;
Horní - 20 mm;
Spodní - 20 mm.
GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci." umožňuje vytváření formulářů pro podnik, strukturální jednotku a úředníka.
V souladu s požadavky GOST jsou stanoveny následující typy podnikových formulářů:
Obecná forma - forma podniku nebo strukturální jednotky pro výrobu jakéhokoli typu dokumentu (kromě dopisů);
Formulář pro dopis;
Formulář určitého typu dokumentu, jiný než dopis.
Existují dvě možnosti umístění detailů formuláře - úhlové a podélné.
Struktura dokumentu. Požadavky na přípravu dokumentů v souladu s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů"
Každý dokument se skládá ze specifické sady detailů.
Rekvizity jsou povinným prvkem každého úředního dokumentu.
Sada podrobností, které tvoří dokument, se nazývá formulář dokumentu.
Vzorový formulář je model konstrukce dokumentu, který stanoví rozsah použití, formáty, velikosti polí, požadavky na konstrukci konstrukční sítě a základní detaily. Vzorový formulář je soubor podrobností umístěných v určitém pořadí, které jsou vlastní všem typům dokumentů.
GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“ stanoví použití 30 podrobností namísto 29 v souladu s GOST 6.30-97 při přípravě a zpracování dokumentů.
Tato norma se vztahuje na organizační a administrativní dokumenty související s Jednotným systémem organizační a správní dokumentace (USORD) - usnesení, příkazy, příkazy, rozhodnutí, protokoly, akty, dopisy apod. (dále jen dokumenty) zařazené do Vše- Ruská klasifikace manažerské dokumentace (OKUD) (třída 0200000) a používaná v činnostech:
- federální vládní orgány, vládní orgány ustavujících subjektů Ruské federace, včetně ustavujících subjektů Ruské federace, které mají vedle ruského jazyka státním jazykem národní jazyk, orgány místní samosprávy;
- podniky, organizace a jejich sdružení bez ohledu na formu vlastnictví a organizační a právní formu.
Tato norma stanoví složení podrobností dokumentu; požadavky na přípravu detailů dokumentu; požadavky na formuláře a papírování; požadavky na výrobu, evidenci, používání a uchovávání formulářů s reprodukcí státního znaku Ruské federace, erbů ustavujících subjektů Ruské federace.
Při přípravě a zpracování dokumentů použijte následující údaje:
01 - Státní znak Ruské federace;
02 - státní znak ustavující entity Ruské federace;
03 - znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka);
04 - kód organizace;
05 – hlavní státní registrační číslo (OGRN)
právnická osoba;
06 - INN/KPP poplatníka;
07 - kód formuláře dokumentu;
08 - název organizace;
09 - referenční informace o organizaci;
10 - název typu dokumentu;
11 - datum dokumentu;
12 - evidenční číslo dokumentu;
13 - odkaz na evidenční číslo a datum dokumentu;
14 - místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu;
15 - adresát;
16 - razítko schválení dokumentu;
17 - rozlišení;
18 - nadpis k textu;
19 - kontrolní značka;
20 - text dokumentu;
21 - značka o přítomnosti aplikace;
22 - podpis;
23 - razítko schválení dokumentu;
24 - schválení vízového dokumentu;
25 - těsnění;
26 - značka na ověření kopie;
27 - značka o interpretovi;
28 - značka o provedení dokumentu a jeho odeslání do spisu;
29 - označte příjem dokumentu organizací.
30 - Identifikátor elektronické kopie dokumentu
POŽADAVKY NA VYPLNĚNÍ PODROBNOSTÍ DOKUMENTU
01. Státní znak Ruské federace je umístěn na tiskopisech listin v souladu s Předpisy o státním znaku Ruské federace.
02. Znak ustavující entity Ruské federace je umístěn na formulářích dokumentů v souladu s právními akty ustavujících subjektů Ruské federace.
03. Znak nebo ochranná známka organizace (servisní značka) je umístěna na hlavičkový papír organizace v souladu se stanovami (předpisy organizace). Znak není reprodukován na hlavičkovém papíře, je-li na něm umístěn státní znak Ruské federace nebo státní znak zakládajícího subjektu Ruské federace.
04. Kód organizace se zadává podle Celoruského klasifikátoru podniků a organizací (OKNO).
05. OGRN se vylepuje v souladu s dokumenty vydanými finančními úřady.
06. Identifikační číslo poplatníka/kód důvodu registrace se zadává v souladu s doklady vydanými finančními úřady.
07. Kód formuláře dokumentu se zadává podle Všeruského klasifikátoru manažerské dokumentace (OKUD).
08. Název organizace, která je autorem dokumentu, musí odpovídat názvu uvedenému v jejích ustavujících dokumentech. Nad názvem organizace uveďte zkrácený název a v případě jeho nepřítomnosti celý název mateřské organizace. Názvy organizací ustavujících subjektů Ruské federace, které mají spolu s ruštinou národní jazyk jako státní jazyk, jsou vytištěny ve dvou jazycích - ruštině a národním jazyce. Zkrácený název organizace se uvádí v případech, kdy je zakotven v zakládajících dokumentech podniku. Zkrácený název (v závorce) je umístěn pod celým jménem. Název v cizím jazyce je reprodukován v případech, kdy je zakotven ve zřizovací listině (předpisech organizace). Jméno v cizím jazyce je umístěno pod jménem v ruštině. Název pobočky, územního pracoviště, zastoupení strukturální jednotky se uvádí v případech, kdy je autorem dokumentu, a je umístěn pod názvem podniku.
Autorem dokumentu může být úředník zastupující organizaci.
09. Referenční informace o organizaci zahrnují poštovní adresu, telefonní čísla a další informace podle uvážení organizace (faxová čísla, telexová čísla, bankovní účty, e-mailová adresa atd.).
10. Název typu dokumentu vypracovaného nebo zveřejněného organizací se řídí stanovami (předpisy organizace) a musí odpovídat typům dokumentů stanoveným USORD a OKUD (třída 0200000)
Písmeno neuvádí název typu dokumentu.
11. Datum dokumentu je datum jeho podpisu nebo schválení pro protokol - datum jednání (rozhodování), pro akt - datum akce. Pokud je autory dokumentu několik podniků, je datem dokumentu nejzazší datum podpisu.
Datum dokumentu je psáno arabskými číslicemi v následujícím pořadí: den v měsíci, měsíc, rok. Den v měsíci a měsíci jsou znázorněny dvěma páry arabských číslic oddělených tečkou, rok čtyřmi arabskými číslicemi. Například datum 5. ledna 2008 je třeba zadat jako: 01/05/2008.
Je povolena verbálně-numerická metoda formátování data, například: 5. ledna 2008, stejně jako formátování data v následujícím pořadí: rok, měsíc, den v měsíci, například: 2008.01.05.
12. Evidenční číslo dokumentu se skládá z jeho pořadového čísla, které může být dle uvážení organizace doplněno rejstříkem případů podle číselníku případů, údaji o dopisovateli, vykonavatelích apod. Evidenční číslo dokumentu sestavený společně dvěma nebo více podniky sestává z registračních čísel dokumentu každé z těchto organizací, oddělených lomítkem v pořadí, v jakém jsou v dokumentu uvedeni autoři.
13. Odkaz na evidenční číslo a datum dokumentu zahrnuje evidenční číslo a datum dokumentu, na který se odpovídá.
14. Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu je uvedeno, pokud je obtížné je určit pomocí údajů „Název organizace“ a „Referenční údaje o organizaci“. Místo sestavení nebo vydání je uvedeno s přihlédnutím k uznávanému správnímu a územnímu členění a zahrnuje pouze obecně uznávané zkratky.
15. Adresátem mohou být organizace, jejich organizační útvary, úředníci nebo jednotlivci. Při adresování dokumentu úředníkovi nebo fyzické osobě se iniciály uvádějí před příjmením. Názvy organizace a její strukturální členění jsou uvedeny v nominativním případě.
Ministerstvo spravedlnosti Ruska
Oddělení systemizace
legislativa
Postavení osoby, které je dokument určen, je uvedeno v dativu, například:
JSC "Bolshevsky Textiles"
Účetnictví
Hlavní ekonom
TAK JAKO. Nikolajev
nebo prezident JSC "Lomonosov Porcelain Factory"
V A. Petrov
Pokud je dokument zaslán několika homogenním organizacím nebo několika strukturálním divizím jedné organizace, měly by být uvedeny obecně, například:
Okresní správy
moskevský region
V případě potřeby mohou údaje „Adresáta“ zahrnovat poštovní adresu. Prvky poštovní adresy jsou uvedeny v pořadí stanoveném pravidly pro poskytování poštovních služeb.
Je povoleno vycentrovat každý řádek atributu „Addressee“ vzhledem k nejdelšímu řádku, například:
Předsedovi zahradnického partnerství Mozhaisk Dali V.A. Bunejev
16. schvalovací razítko - náležitost označující normativní nebo právní povahu jeho obsahu. Dokument je schválen úřední osobou nebo speciálně vydaným dokladem.
17. usnesení - podrobnosti, ve kterých vedoucí uvádí úkol pro vyhotovení tohoto dokumentu, termín vyřízení a konkrétní vykonavatele.
18. nadpis - vyjadřuje shrnutí textu, jeho hlavní sémantické zatížení.
19. Kontrolní značka znamená, že dokument byl podroben kontrole. Všechny dokumenty vyžadující provedení podléhají kontrole.
20. Při sestavování textu ve formě dotazníku musí být názvy vlastností charakterizovaného objektu vyjádřeny podstatným jménem v nominativu nebo frází se slovesem ve druhé osobě množného čísla přítomného nebo minulého (“ mít“, „vlastnit“ nebo „byl“, „byl“ atd. .d.). Vlastnosti vyjádřené verbálně musí být v souladu s názvy vlastností. Sloupce a řádky tabulky musí mít nadpis vyjádřený podstatným jménem v nominativu. Podnadpisy sloupců a řádků musí být v souladu s nadpisy. Pokud je tabulka vytištěna na více než jedné stránce, musí být sloupce tabulky očíslovány a na následujících stránkách se tisknou pouze čísla těchto sloupců.
Propojený text se obvykle skládá ze dvou částí. První část uvádí důvody, důvody, cíle pro vypracování dokumentu, druhá (konečná) - rozhodnutí, závěry, požadavky, návrhy, doporučení. Text může obsahovat jednu závěrečnou část (např. příkazy - administrativní část bez vyjádření; dopisy, vyjádření - žádost bez vysvětlení; osvědčení, poznámky - posouzení skutečností, závěry).
V textu dokumentu připraveného na základě dokumentů jiných organizací nebo dříve zveřejněných dokumentů se uvádějí jejich náležitosti: název dokumentu, název organizace, autor dokumentu, datum dokumentu, evidenční číslo dokumentu , nadpis k textu.
Pokud text obsahuje více rozhodnutí, závěrů atd., měl by být rozdělen do oddílů, pododdílů, odstavců, které jsou číslovány arabskými číslicemi.
Ve správních dokumentech (rozkazy, pokyny atd.) organizací fungujících na principech jednoty velení, jakož i dokumentech adresovaných vedení organizace, by měl být text uveden v první osobě jednotného čísla („nařizujem“, „Nabízím“, „ptám se“). Ve správních dokumentech kolegiálních orgánů se text uvádí ve třetí osobě jednotného čísla („rozhoduje“, „rozhodl“). Ve společných administrativních dokumentech se text uvádí v 1. osobě množného čísla (“objednáme”, “rozhodnuto”). Text protokolu je uveden ve třetí osobě množného čísla („poslouchal“, „mluvil“, „rozhodnul“).
V dokumentech zakládajících práva a povinnosti organizací, jejich strukturního členění (předpisy, pokyny), jakož i obsahujících popis, hodnocení skutečností nebo závěrů (akt, osvědčení), je forma prezentace textu ve třetí osobě jednotného nebo množného čísla používá („odbor plní funkce“, „sdružení zahrnuje“, „zřízena komise“).
V dopisech se používají následující formy prezentace:
- první osoba množného čísla („zašlete prosím“, „zasíláme k posouzení“);
- první osoba jednotného čísla („považuji to za nutné“, „zvýrazněte prosím“);
- ze třetí osoby jednotného čísla („ministerstvo nic nenamítá“, „VNIIDAD to považuje za možné“).
21. Poznámka o přítomnosti přílohy uvedené v textu je vyhotovena následovně - Příloha: na 5 listů. ve 2 kopiích.
Pokud má dokument přílohu, která není v textu uvedena, uveďte její název, počet listů a počet kopií; Pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány, například:
Aplikace:
1. Předpis o regionálním výpůjčním oddělení v rozsahu 5 stran. v 1 kopii.
2. Pravidla pro přípravu a vyřizování dokumentů Krajského výpůjčního oddělení v rozsahu 7 stran. ve 2 kopiích.
Pokud jsou přihlášky svázány, pak se počet listů neuvádí.
V příloze správního dokladu na jeho první stránce v pravém horním rohu napište „Příloha“ s uvedením názvu správního dokladu, jeho data a evidenčního čísla, např.
Dodatek 2
k příkazu ředitele Ústavu ze dne 15.6.2007 č. 319
Pokud je k dokumentu připojen další dokument, který má také přílohu, sepíše se poznámka o přítomnosti přílohy takto:
příloha: dopis z Rosarkhivu ze dne 14. června 2007 č. 02-4/156 a jeho příloha v rozsahu pouhých 30 stran.
Pokud žádost není zaslána na všechny adresy uvedené v dokumentu, je sepsána poznámka o její dostupnosti takto: Žádost: 3 listy. v 5 kopiích. na první adresu.
Je povoleno tisknout výraz „Č. PŘÍLOHY“ velkými písmeny a také tento výraz vycentrovat, například název dokumentu, jeho datum a evidenční číslo vzhledem k nejdelšímu řádku.
PŘÍLOHA č. 2
na příkaz ředitele ústavu
15.06.2007 № 19
22. Detail „Podpis“ obsahuje: jméno funkce osoby, která dokument podepsala (úplné, pokud dokument není sepsán na formuláři dokumentu, a zkrácený - na dokumentu napsaném na hlavičkovém dokumentu); osobní podpis; dešifrování podpisu (iniciály, příjmení), například:

ředitel Osobní podpis N.A. Fedorov

Při sepisování dokumentu na hlavičkovém papíře úředníka není v podpisu uvedeno postavení této osoby.
Při podepisování dokumentu více úředníky se jejich podpisy umisťují pod sebou v pořadí odpovídajícím např. zastávané funkci;

Generální ředitel Osobní podpis M.A. Medveděv
Hlavní účetní Osobní podpis N.A. Loginova

Pokud dokument podepisuje několik osob stejného postavení, jejich podpisy jsou umístěny na stejné úrovni, například:
Náměstek ministra spravedlnosti Ruské federace
Náměstek ministra financí Ruské federace
Osobní podpis
Osobní podpis
V.M. Štěpánov
A.P. Mironov
Dokumenty vypracované komisí neuvádějí pozice osob podepisujících dokument, ale jejich odpovědnost v rámci komise v souladu s distribucí, například:
předseda komise
Osobní podpis N.V. Kulikov

členové komise
Osobní podpis K.M. Artemyeva
Osobní podpis S.P. Matvejev
Osobní podpis V. A. Filatov

Dokument může podepsat jednající úředník s uvedením své skutečné funkce a příjmení. V tomto případě není dovoleno vkládat předložku „Pro“, ručně psaný nápis „Náměstek“. nebo lomítko před pracovním názvem.
23. Schvalovací razítko dokumentu se skládá ze slova SOUHLASÍM, funkce osoby, se kterou je dokument schvalován (včetně názvu organizace), osobního podpisu, přepisu podpisu (iniciály, příjmení) a data schválení. , například:
SOUHLASENO
rektor Finanční akademie
pod vládou Ruské federace
Osobní podpis A.G. Gryaznova
23.04.2007
Pokud se schválení provádí dopisem, protokolem atd., je schvalovací razítko vyhotoveno v této podobě:
SOUHLASENO

Dopis Ruské akademie lékařských věd

ze dne 30. října 2007 č. 451-805

SOUHLASENO

Protokol ze schůzky

Pojišťovací rada

"Planetní" společnost

ze dne 21. června 2007 č. 10

24. Schválení dokumentu se uděluje s vízem, včetně podpisu a funkce osoby schvalující dokument, přepisu podpisu (iniciály, příjmení) a data podpisu. Například:

Vedoucí právního oddělení
Osobní podpis A.S. Orlov
25.11.2007

Pokud jsou k dokumentu nějaké připomínky, vízum se uděluje takto:

Komentáře jsou přiloženy
Osobní podpis A.S. Orlov
25.08.2007

Připomínky jsou uvedeny na samostatném listu, podepsány a připojeny k dokumentu.
U dokladu, jehož originál zůstává u organizace, se víza nalepí na spodní stranu zadní strany posledního listu originálního dokladu.
U dokumentu, jehož originál je zasílán z organizace, se víza přilepí na spodní stranu přední strany kopie zasílaného dokumentu.

Vízové doklady je možné vydávat na samostatném schvalovacím listu.
Podle uvážení organizace je povoleno schvalovat dokument a jeho přílohy stránku po stránce.

25. Pečeť osvědčuje pravost podpisu úřední osoby na listinách stanovených zvláštními předpisy osvědčujícími práva osob zaznamenávajících skutečnosti týkající se finančního majetku.
Dokumenty jsou ověřeny pečetí organizace.
26. Při osvědčování shody kopie dokumentu s originálem se pod náležitostí „Podpis“ připojí: ověřovací nápis „Postavení osoby, která kopii ověřila, je správné; osobní podpis; přepis podpisu (iniciály příjmení); datum ověření, např.

Podpis
Že jo
Inspektor HR oddělení Osobní podpis M.V. Koposkov
07.06.2007
Je povoleno potvrdit kopii dokumentu pečetí určenou podle uvážení organizace.

27. Značka o vykonavateli obsahuje příjmení (případně příjmení, jméno a patronymie) vykonavatele listiny a jeho telefonní číslo. Značka o vykonavateli se umísťuje na přední nebo zadní stranu posledního listu listiny v levém dolním rohu,
Například:

Petrov I.I.
333-25-25

28. Poznámka o vyhotovení listiny a jejím odeslání do spisu obsahuje tyto údaje: odkaz na datum a číslo listiny označující její vyhotovení, popřípadě, chybí-li taková listina, stručnou informaci o vyhotovení. ; slova „Do práce“; číslo spisu, ve kterém bude dokument uložen.
Poznámku o použití dokumentu a jeho odeslání do spisu musí podepsat a datovat vykonavatel dokumentu nebo vedoucí organizačního útvaru, ve kterém byl dokument vyhotoven.
29. V poznámce o převzetí dokumentu organizací je uvedeno i datum převzetí dokumentu (v případě potřeby - hodiny a minuty)
Je přípustné opatřit razítkem, že dokument byl přijat organizací.
30. Identifikátorem elektronické kopie dokumentu je značka (patička) umístěná v levém dolním rohu každé stránky dokumentu a obsahující název souboru na počítačovém médiu, datum a další vyhledávací údaje instalované v organizaci. .

Téma 5. Dokumentační systémy.
Účel studia: seznámení se s hlavními typy řídících dokumentů a prostudování rysů přípravy a realizace organizačních, administrativních a informačních a referenčních dokumentů
Otázky ke studiu:

1. Systém organizační dokumentace.
Jednou z řídících funkcí implementovaných do činnosti podniků je funkce organizace systému a procesů řízení.
Organizační činnost podniku je vyjádřena vypracováním a schválením souboru organizačních a právních dokumentů obsahujících pravidla, normy, předpisy stanovující postavení podniku, jeho působnost, strukturu, personální obsazení a další aspekty.
Činnost institucí je zaznamenána v různých typech dokumentů. Organizace, instituce a soukromé podniky podle platné legislativy vydávají stanovy, nařízení, pokyny, personální tabulky atd. Všechny tyto dokumenty tvoří skupinu organizačních dokumentů.
Organizační dokumenty jsou souborem vzájemně souvisejících dokumentů upravujících strukturu, úkoly, funkce podniku, organizaci jeho práce, práva, povinnosti a odpovědnosti vedení podniku. Organizační a právní dokumenty obsahují kogentní ustanovení a jsou právním základem pro činnost podniku.
Typy organizačních dokumentů:
Zakládací listina podniku je soubor pravidel upravujících činnost organizací, jejich vztahy k jiným organizacím a občanům, práva a povinnosti v oblasti státní nebo hospodářské činnosti.
Charta je komplexní dokument, jehož strukturu a obsah určují sami tvůrci. Charta je součástí jednotného systému organizační a administrativní dokumentace a má ustálenou textovou strukturu.
Požadavky na sestavení charty jsou uvedeny v občanském zákoníku Ruské federace, část 1.
Charta musí obsahovat následující podrobnosti:
Jméno společnosti;
Název typu dokumentu;
Datum dokumentu;
Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu;
Razítko schválení dokumentu;
Text charty;
Podpis osoby, která dokument schvaluje.
Předpisy jsou právním aktem, který vymezuje pořadí vzniku, úkoly, povinnosti, práva, odpovědnosti a organizaci práce podniku jako celku nebo jeho strukturních útvarů. (Například Obecné předpisy o ministerstvech, Předpisy o účetnictví atd.) Předpisy jsou rovněž součástí jednotného systému a mají stanovenou textovou strukturu.
Ustanovení jsou vytvářena na pokyn manažerů společnosti, z iniciativy vedoucích strukturálních divizí.
Předpis podepisuje vedoucí organizační jednotky, odsouhlasuje právní oddělení a schvaluje vedoucí podniku.
Předpisy jsou vypracovány na obecném hlavičkovém papíře organizace a obsahují následující podrobnosti:
Jméno společnosti;
Název konstrukční jednotky;
Název typu dokumentu;
Datum;
Razítko schválení dokumentu.
Pozice je složitý dokument. Strukturu a obsah Pravidel určuje zpravidla rozvíjející se organizace.
Text Pravidel obsahuje následující části:
obecná ustanovení.
hlavní cíle.
funkcí.
práv.
organizace práce.
Pokyn - právní akt vydaný nebo schválený za účelem stanovení pravidel upravujících organizační, vědecké, technické, finanční a jiné aspekty činnosti institucí, organizací, funkcionářů. Název pokynu musí obsahovat okruh problematiky, předmětů a osob, kterých se jeho požadavky týkají. (Například pokyny pro správu Office)
Poučení je dokladem trvalé nebo dlouhodobé platnosti (do výměny za nový).
Text pokynu má orientační charakter a obsahuje administrativní slova: MUSÍM, MĚLO BY, NUTNÉ atd.
Pokyny obsahují následující podrobnosti:
jméno společnosti;
název typu dokumentu;
datum;
místo vydání;
název textu;
schvalovací razítko;
text;
podpis.
Pro každého zaměstnance podniku je vypracován popis práce - dokument, který definuje úkoly, funkce, práva a povinnosti zaměstnance podniku. Na základě pracovní náplně je se zaměstnancem sepsána pracovní smlouva. K řešení konfliktních situací mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem slouží pracovní smlouva a pracovní náplň.
Popis práce je vypracován personálním oddělením, odsouhlasen právníkem a schválen ředitelem podniku.
Hlavní části textu popisu práce:
obecná ustanovení;
pracovní povinnosti;
práva;
odpovědnost;
Část 1 označuje oblast činnosti specialisty; postup jeho jmenování do funkce a odvolání z funkce; kvalifikační požadavky; podřízenost specialisty; předpisy.
V části 2 jsou uvedeny konkrétní typy prací prováděných specialistou.
Oddíl 3 stanoví práva potřebná k tomu, aby odborník mohl vykonávat úkoly, které mu byly svěřeny.
Část 4 specifikuje, za co přesně odborník odpovídá.
Pracovní tabulka je dokument stanovující oficiální a číselné složení podniku s uvedením mzdového fondu.
Tabulka počtu zaměstnanců je vypracována na hlavičkovém papíře podniku a uvádí seznam pozic, informace o počtu jednotek zaměstnanců, oficiálních platech a měsíčních mezd.
Tabulka obsazení obsahuje následující podrobnosti:
jméno společnosti;
název typu dokumentu;
datum;
místo vydání;
schvalovací razítko;
text;
víza;
podpis.
Pracovní stůl podepisuje zástupce vedoucího, je dohodnut s hlavním účetním a schválen vedoucím podniku. Schvalovací razítko je ověřeno pečetí organizace.
Změny v personální tabulce se provádějí na příkaz vedoucího podniku.
Struktura a personální obsazení - organizační dokument, který uvádí všechny strukturální divize podniku, pozice zavedené v podniku a počet personálních jednotek pro každou pozici. (vypracován a podepsán stejným způsobem jako harmonogram obsazení).
Vnitřní pracovní předpisy jsou organizačním dokumentem, který odráží následující otázky:
organizace práce podniku;
vzájemné odpovědnosti pracovníků a administrativy;
poskytování dovolené;
vysílání zaměstnanců;
vnitroobjektový režim.
Pravidla jsou vypracována na hlavičkovém papíře podniku, dohodnuta diskusí na schůzi zaměstnanců podniku, schválena právníkem a schválena vedoucím podniku.
2. Systém administrativní dokumentace.
Administrativní dokumenty hrají velmi důležitou roli v řízení institucí, podniků a organizací.
Administrativní písemnosti jsou písemnosti správního charakteru a určené nižším nebo podřízeným organizacím, skupinám nebo jednotlivým úředníkům. Hlavním účelem správních dokumentů je usměrňovat činnost, umožnit řídícímu orgánu zajistit plnění úkolů, které mu byly uloženy, a získat z jeho činnosti maximální efekt.
Schéma pro přípravu administrativních dokumentů:
komplexní studium problematiky, příprava návrhu dokumentu;
schválení textu a jeho podpis;
projednání a přijetí dokumentu na jednání kolegiálního orgánu (usnesení, rozhodnutí)
Text správního dokumentu se skládá ze dvou na sobě závislých částí: konstatační a správní.
Uvedená část je úvodem do podstaty uvažované problematiky a má vysvětlit, co způsobilo objednávky. Uvádějící část je nepovinná a může chybět, pokud není třeba poskytovat vysvětlení.
Hlavní zátěž nese administrativní část.
Administrativní část je uvedena v imperativu. Podle typu dokumentu začíná slovy: ROZHODNUTO (rozhoduje), ROZHODNUTO (rozhodnuto) - rozhodnutí, OBJEDNÁVÁM - příkazy.
GOST specifikuje: „V administrativních dokumentech organizací fungujících na principech jednoty velení, stejně jako v dokumentech adresovaných vedení organizace, by měl být text uveden v první osobě jednotného čísla (objednávám, navrhuji, žádám... )”
Typy administrativních dokumentů:
Usnesení je právní akt přijatý nejvyššími a některými ústředními orgány kolegiálního řízení za účelem vyřešení nejdůležitějších a zásadních úkolů, kterým tyto orgány čelí, a stanovení stabilních norem chování.
Nejvyšší orgány státní moci přijímají usnesení o organizačních, ekonomických, politických a dalších otázkách souvisejících s výkonem jejich působnosti.
Formulář usnesení obsahuje následující podrobnosti:
státní znak Ruské federace nebo předmět;
název organizace, která dokument vydala;
název typu dokumentu;
místo sestavení;
datum dokumentu, evidenční číslo;
název textu;
text;
podpisy;
schválení víza.
Návrhy usnesení musí schválit právní poradce. Usnesení podepisuje vedoucí orgánu, který tento dokument vydal.
Příkaz (o hlavní činnosti) je právní akt vydaný vedoucím podniku k vyřešení hlavních a provozních úkolů podniku.
Objednávky se vydávají:
postup pro provoz podniku;
rozhodnutí a pokyny k organizaci práce;
organizační akce;
výsledky práce;
výsledky auditu.
Objednávky jsou vydávány pouze v případě potřeby.
Změny, doplnění a zrušení objednávek se provádí pouze prostřednictvím objednávek. Objednávku podepisuje vedoucí organizace nebo jeho zástupce. Objednávka nabývá platnosti okamžikem podpisu, pokud není v textu uvedeno jiné datum nabytí její účinnosti.
Rozkaz je právní akt, který o provozních záležitostech v podnicích vydávají jednotlivě náměstci prvních vedoucích, náměstci hlavních inženýrů, jakož i vedoucí stavebních úseků.
Rozkaz má zpravidla omezenou dobu platnosti a týká se úzkého okruhu útvarů, úředníků a občanů. Text objednávky má stejné oddíly jako objednávka, pouze administrativní část začíná slovy „NABÍZÍM“ nebo „ZAVÁDÍM“. Podepsáno vedoucím a odsouhlaseno se zájemci o tento dokument.
Směrnice je správní dokument vydávaný orgány státní správy, ministerstvy, resorty, podniky a organizacemi k informačním a metodickým otázkám, jakož i k otázkám organizace výkonu příkazů, pokynů a jiných úkonů orgánů státní správy.
Informační, metodické a organizační otázky zahrnují:
A. Organizace provádění příkazů;
B. Organizace provádění pokynů.
Text pokynu se skládá ze dvou částí: výrokové a administrativní.
ve zjišťovací části jsou uvedeny důvody pro vydání dokladu a začíná slovy: „v souladu s ...“, „pro účely“, „v souladu“
administrativní část začíná slovem NAVRHUJÍM;
Rozhodnutí je správní dokument kolegiálního řídícího orgánu, vydaný k nejdůležitějším otázkám nebo k zavedení norem a předpisů. O výrobních otázkách rozhodují správní rady, valné hromady akcionářů atd.
Text se skládá z části výrokové a administrativní. Uvádějící část stanoví důvody pro vydání dokladu. V administrativní části uveďte název orgánu, který rozhoduje, na samostatný řádek pak slovo ROZHODNUTO.
Administrativní část je rozdělena do odstavců. Každá položka je postavena podle následujícího schématu: akce - účinkující - termín.
Rozhodnutí podepisuje předseda a tajemník kolegiálního orgánu.
3. Systém informační a referenční dokumentace.
Většina dokumentů publikovaných organizacemi je informační a referenční.
Informační a referenční dokumenty jsou souborem dokumentů obsahujících informace o skutečném stavu věci, které slouží jako podklad pro rozhodování.
Typy informací a referenčních dokumentů:
Zákon je informační a referenční dokument vypracovaný skupinou osob k potvrzení zjištěných skutečností a událostí. Zákon může obsahovat závěry, doporučení, návrhy jeho zpracovatelů.
Zákon schvaluje správní dokument nebo vedoucí, na jehož pokyn byl dokument vypracován.
Text zákona se skládá ze dvou částí: úvodní a uvádějící.
V úvodní části textu zákona je uveden podklad pro sepsání aktu, jsou uvedeny osoby, které akt sepsaly a které byly současně přítomny.
Zjišťovací část obsahuje popis provedené práce; se zaznamenává skutečnost, uvádějí se závěry a návrhy zpracovatelů zákona. Akt podepisují všechny osoby, které se na jeho přípravě podílely.
Zápis je dokument zaznamenávající průběh projednávání problémů a rozhodování na poradách, poradách, poradách.
Text protokolu se skládá ze dvou částí: úvodní a hlavní.
Úvodní část textu protokolu obsahuje konstantní a proměnné informace.
Konstanta - slova: „Předseda“, „Sekretář“, „Přítomný“ (psáno od levého okraje).
Proměnná - iniciály a příjmení předsedy, tajemníka a přítomných. Zapisuje se od druhé pozice tabelátoru.
Hlavní část protokolu je postavena podle schématu: POSLECHNUTO - MLUVO - ROZHODNO (ROZHODNO) o každém vydání samostatně, od levého okraje bez interpunkce.
Před slovem POSLECHNUTO je uvedeno číslo bodu programu, pokud se jedná o více problémů. Na červenou čáru napište iniciály a příjmení mluvčího v nominativním případě, poté vytiskněte obsah zprávy a zprávy.
Po HOVOŘENÍ se na červenou čáru v nominativním případě napíší iniciály a příjmení mluvčích, poté se vytiskne obsah zprávy a zprávy.
Závěrečnou částí textu protokolu je usnesení o dané problematice. Začíná slovem ROZHODNUTO. Je postaven podle schématu: akce - performer - termín. Zápis podepisuje předseda a tajemník. Datum zápisu je datem jednání.
Memorandum je dokument určený vedoucímu vlastní nebo vyšší organizace a obsahující prohlášení o jakémkoli problému nebo skutečnosti.
Podle obsahu jsou zprávy: informační; hlášení.
V závislosti na příjemci: vnitřní, vnější.
Interní memorandum je vyhotoveno na formátu A4, str
atd.................

Úvod

Změny v principech fungování ekonomiky země, ke kterým došlo v posledních 10-15 letech, se dotkly nejen samotných výrobních a ekonomických procesů, ale významně ovlivnily i metody a technologie jejich řízení a organizování vhodné informační podpory. Z těchto důvodů musela také oblast řídící činnosti, která je spojena s přípravou, zpracováním a používáním dokumentů (dokumentační podpora řízení), doznat objektivně nutných změn jak po stránce metodické, tak v oblasti metodické podpory konkrétních praktické úkony při práci s dokumenty.

V tomto ohledu bylo včasné přijetí a implementace rozhodnutí vypracovat a uvést v platnost národní normu GOST ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentů“. Ustanovení této normy jsou metodickým základem pro tvorbu a efektivní aplikaci systémů správy dokumentů bez ohledu na konkrétní podmínky realizace zajišťovaných řídicích činností a používaných technologií zpracování dokumentů, bez ohledu na druhy médií a formy informací prezentace.

Intenzivní rozvoj počítačových a telekomunikačních systémů a technologií měl navíc významný vliv na organizaci dokumentační podpory managementu.

S ohledem na to vyvstala potřeba připravit učebnici, jejíž materiál by tyto změny v metodické, technické a technologické podpoře práce s dokumenty reflektoval.

Učebnicový materiál je doplněn o počítačové testy pro každý hlavní oddíl, rysy jejich použití jsou popsány v příloze. Testovací program a testy jsou na disku přiloženém k učebnici.

Přednáška 1

1. Základní pojmy správy dokumentů

Dokument a jeho charakteristika

Poddokument znamená identifikovatelné informace zaznamenané na hmotném médiu vytvořeném, přijatém a uchovaném organizací nebo jednotlivcem jako důkaz na podporu právních závazků nebo obchodních aktivit. Nejdůležitější charakteristikou dokumentu je přitom jeho identifikovatelnost zajištěno dostupností příslušných podrobností.

provádění efektivních a řádných činností organizace, z nichž vyplývá nezbytná odpovědnost;

tvorba a dokumentační záznam organizačních a řídících rozhodnutí;

zajištění souladu řídících a administrativních činností;

zajištění kontinuity činnosti organizace v mimořádných situacích;

dodržování požadavků předpisů upravujících rozsah činnosti organizace ve všech jejích projevech;

poskytování ochrany a podpory v případných soudních sporech souvisejících s činností organizace;

ochrana zájmů organizace a práv jejích zaměstnanců a klientů, jakož i dalších zainteresovaných stran;

zajištění a dokumentace úspěchů a vývoje a odpovídajících práv duševního vlastnictví organizace a jejích zaměstnanců;

dokumentování dokladů o obchodních, osobních a společenských aktivitách organizace a jejích zaměstnanců v celé jejich rozmanitosti a charakteristických rysech;

utváření a uchovávání firemní, individuální paměti, paměti společnosti.

Je právně stanoveno, že dokumenty a soubory dokumentů, které jsou informačními zdroji, jsou předmětem vztahů mezi fyzickými osobami, právnickými osobami, státem a jsou spolu s dalšími zdroji chráněny zákonem. Dokumentace informací je navíc předpokladem pro jejich zařazení do informačních zdrojů.

Vytvořené dokumenty je nutné uložit pro:

a) zajištění kontinuity a konzistence činností při přijímání současných manažerských rozhodnutí a posuzování jejich budoucích důsledků a vypracovávání vhodných rozhodnutí prostřednictvím:

uchovávání informací o minulých a současných manažerských rozhodnutích a probíhajících aktivitách (jako součást firemní paměti) za účelem informační podpory pro rozhodování a aktivity v současnosti a budoucnosti;

vedení důkazů o minulých a současných činnostech pro udržení odpovědnosti;

b) soulad s požadavky regulačních právních aktů zajištěním dokumentace, vyjasnění a implementace regulačního rámce platného pro správu dokumentů s přihlédnutím ke specifikům činností organizace;

c) uspokojování současných a budoucích potřeb zúčastněných stran prostřednictvím:

identifikaci oprávněných zájmů, které mohou mít zainteresované strany (zaměstnanci, obchodní partneři, klienti a další) na uchovávání záznamů po delší období, než je nezbytné pro samotnou organizaci. Mezi zúčastněné strany mohou patřit ti, kterým organizace musí poskytnout přístup ke svým záznamům pro účely odpovědnosti (auditoři, regulátoři, vyšetřovatelé, archivní úřady nebo výzkumní pracovníci);

identifikace a hodnocení právních, finančních, politických, sociálních nebo jiných přínosů uchovávání dokumentů s cílem prosadit zájmy výzkumných pracovníků a společnosti obecně;

splnění právně platných požadavků příslušné archivní organizace.

Aby organizace nadále fungovaly, dodržovaly předpisy a zajistily nezbytnou odpovědnost, musí vytvářet a udržovat autentické, spolehlivé a použitelné dokumenty a chránit svou integritu po požadovanou dobu.

Dokument je zvažován autentický, pokud lze prokázat, že je tím, čím se vydává, o čemž svědčí spolehlivost hodnot jeho údajů, zejména to, že byl vytvořen nebo odeslán osobou, která jej skutečně vytvořila nebo odeslala; a byl vytvořen nebo odeslán v uvedeném čase. Termín „pravý dokument“ je ekvivalentní termínu „pravý dokument“.

Spolehlivý(spolehlivý) je dokument, jehož obsah lze považovat za úplné a přesné znázornění vyobrazených rozhodnutí, činností nebo skutečností, a který v důsledku toho může být jistě použit při následných rozhodnutích nebo činnostech.

Integrita dokument je určen jeho úplností a neměnností.

Vhodné k použití je dokument, který lze lokalizovat (lokalizovat), zpřístupnit, reprodukovat a interpretovat. Když je reprodukován, musí být přímo spojen s činností nebo rozhodnutím, které jej vytvořilo.

Dokument má obsah, kontext a strukturu.

Struktura- jedná se o vzhled a uspořádání částí obsahu (například typ média, formát úložiště, organizace dat, umístění detailů, použitá písma, poznámky, tabulky atd.), jakož i přítomnost v dokumentu spojení s jinými dokumenty (hyperlinky).

Kontext (externí prostředí) - Jedná se o informace obsažené v dokumentu nebo k němu přiložené, popisující vztah dokumentu k činnostem organizace ak dalším dokumentům. Jedná se o údaje o dokumentu samotném (například název, autor, datum vytvoření), o tvůrci a účelu vytvoření dokumentu (například o řídící funkci nebo činnosti, instituci tvůrce), o použití dokument (kdo, kdy, proč).

Popis zmíněných součástí dokumentu je proveden formou tzv metadata, které obsahují i údaje související se správou dokumentů. Metadata tedy zahrnují nejen detaily (designové prvky) dokumentu, ale také data doprovázející dokument (například obsažená v evidenčních a kontrolních deníkech, účetních souborech).

Metadata se liší v: dokumentu samotném; zásady a pravidla řídící činnosti; osoby zapojené do procesu řízení a dokumentační podpory managementu; řídící činnosti a jejich procesy; procesy manažerské dokumentace.

Správa dokumentů

Řízení dokumenty je definována jako oblast činnosti, která zahrnuje efektivní a systematickou kontrolu tvorby, příjmu, uchovávání, používání a výběru (přenosu) dokumentů, včetně procesů zařazování do systému a uchovávání (ve formě dokumentů) dokumentů. evidence a informace o obchodní a řídící činnosti organizace.

Správa dokumentů zahrnuje:

přijetí základních organizačních ustanovení, směrů rozvoje a standardů v oblasti správy dokumentů;

rozdělení odpovědností a pravomocí pro správu dokumentů v organizaci;

stanovení a šíření podrobných postupů a pokynů pro správu dokumentů;

poskytování služeb souvisejících se správou záznamů a používáním dokumentů (pro uspokojování potřeb a ochranu zájmů organizace a jejích klientů);

návrh, implementace a správa specializovaných systémů pro správu dokumentů;

Integrace správy dokumentů do systémů a procesů řízení.

Strategie správy záznamů je založena na vývoji a přijímání organizačních směrnic, směrů vývoje a standardů, postupů a praktik, jakož i na návrhu a implementaci systémů správy záznamů v souladu s potřebami organizace a požadavky předpisů.

Strategie správy záznamů organizace by měla obsahovat jak strategii pro dokumentaci činností organizace (jaké dokumenty jsou požadovány, kdy, jak a kde by měly být zahrnuty do systému), tak strategii pro zavedení vhodného systému správy záznamů.

Organizace by měla vytvořit, dokumentovat, udržovat a šířit organizační zásady, směrnice, standardy, postupy a postupy správy záznamů, aby poskytla důkazy, odpovědnost a informace požadované pro její výkon.

Organizační zásady, trendy, standardy, postupy a postupy správy záznamů by měly vést k oficiálním dokumentům, které mají autenticitu, spolehlivost, integritu a vhodnost pro použití.

Činnosti v oblasti správy dokumentů

Organizace musí definovat a dokumentovat organizační směrnice, trendy, standardy, postupy a praktiky (obecně zásady) pro správu záznamů. Účelem je vytvářet a spravovat autentické, spolehlivé a použitelné dokumenty schopné podporovat řízení a klíčové činnosti po požadovanou dobu. Organizace musí zajistit, aby tyto akce byly sdělovány na všech organizačních úrovních.

Organizační zásady, směrnice, standardy, postupy a postupy správy záznamů musí být přijaty a schváleny na nejvyšších úrovních rozhodování managementu a rozšířeny po celé organizaci. Odpovědnost za jejich dodržování by měla být rozdělena.

Uvedené složky organizace správy dokumentů jsou rozvíjeny na základě analýzy řídících činností. Identifikují oblasti, ve kterých jsou předpisy, normy a postupy nejvíce použitelné pro vytváření dokumentů souvisejících s podnikáním. V tomto případě musí organizace vzít v úvahu charakteristiky svých hlavních činností a také ekonomické aspekty. Organizace správy záznamů musí být pravidelně kontrolována, aby bylo zajištěno, že odráží měnící se požadavky správy.

Odpovědnost a pravomoc za správu dokumentů

Správu dokumentů provádějí jak zaměstnanci spravující dokumenty, tak další osoby, které dokumenty při své činnosti vytvářejí nebo využívají. V tomto ohledu je potřeba určit odpovědnost za dokumenty a rozdělit ji mezi jednotlivé zaměstnance organizace.

Odpovědnosti a pravomoci v oblasti správy dokumentů by měly být rozděleny mezi následující zaměstnance organizace:

správci dokumentů;

specialisté v oblasti informačních systémů a technologií;

řízení organizace;

vedoucí oddělení;

správci systému;

ostatní zaměstnanci, pro které je vytváření dokumentů součástí jejich pracovní náplně.

Rozdělení povinností a práv pro správu dokumentů a informování všech zaměstnanců organizace o tom je nutné tak, aby v případě zjištění konkrétní potřeby tvorby dokumentů a jejich dalšího zpracování bylo zřejmé, kdo je odpovědný za přijetí příslušných opatření.

Nejdůležitějším cílem stanovení odpovědností, pravomocí a vztahů v oblasti práce s dokumenty je vytvoření a implementace systému pravidel pro správu dokumentů. pravidla:

Požadovat po zaměstnancích, aby vytvářeli dokumenty v souladu s potřebami a procesy managementu,

těch. přiměřeně zaznamenávat v dokumentech řídící činnosti, kterých se účastní;

zajistit, aby informační systémy a technologie podporující řídící činnosti vytvářely vhodné dokumenty;

zaručit bezpečnost dokumentů po celou dobu jejich užitečného využití nejen organizací samotnou, ale i externími zainteresovanými stranami (archivní instituce, badatelé, auditoři);

zajistit, aby byly dokumenty zničeny nebo uloženy pouze v souladu se stanovenými postupy.

Povinnosti správy záznamů zahrnují následující:

zvláštní odpovědnost a odpovědnost v oblasti správy dokumentů má vedoucí, který má v organizaci potřebnou pravomoc;

Odpovědností vedení je podporovat aplikaci organizačních zásad, směrnic, standardů, postupů a postupů správy záznamů v celé organizaci;

Odborní pracovníci v oblasti spisové služby zodpovídají za všechny složky spisové služby, včetně návrhu, implementace a údržby záznamových systémů a jejich provozních charakteristik, jakož i školení všech zaměstnanců organizace v oblasti spisové služby a provozu záznamových systémů v individuální praxi;

správci systému jsou zodpovědní za to, že všechny dokumenty, pokud to vyžadují a používají organizační pracovníci, obsahují přesné informace, jsou přístupné a čitelné;

Všichni zaměstnanci organizace jsou zodpovědní za vytváření a udržování konzistentních, spolehlivých, autentických a použitelných dokumentů, které odrážejí jejich činnost.

Nejvyšší odpovědnost za zajištění efektivní správy záznamů tedy nese nejvyšší vedení organizace. Podporuje dodržování postupů správy dokumentů v celé organizaci.

Specialisté na správu záznamů stanovují jednotné zásady, postupy a standardy správy záznamů organizace a zajišťují, že jsou zavedeny procesy správy dokumentů, jsou odpovědní za to, že jejich zaměstnanci vytvářejí a udržují dokumenty, které jsou nedílnou součástí jejich práce, v souladu s zavedené postupy a standardy.

Všichni zaměstnanci organizace, kteří v rámci své každodenní práce vytvářejí, přijímají a ukládají dokumenty, tak musí činit v souladu se stanovenými postupy a normami. A pokud jsou do správy záznamů organizace zapojeni dočasní pracovníci, je důležité zajistit, aby dodržovali příslušné postupy a normy.

Systém správy dokumentů

Správa dokumentů v organizaci by měla zahrnovat vytváření, používání a správu speciálních systémů integrovaných se systémem řízení a procesy řízení.

Tato správa se provádí v rámci systému nazývaného „dokumentový systém“ nebo „systém správy dokumentů“ a je definována jako informační systém, který zajišťuje sběr dokumentů (zařazení dokumentů do systému), správu dokumentů a přístup k nim.

Systém správy dokumentů musí mít následující vlastnosti:

zajištění pravosti, spolehlivosti, integrity dokumentů, jakož i jejich vhodnosti pro použití;

zajištění spolehlivosti správy dokumentů, tzn. schopnost průběžně a správně vytvářet, používat a ukládat dokumenty v souladu se stanovenými postupy;

zajištění integrity a jednoty celého souboru akcí a postupů pro správu dokumentů;

zajištění toho, aby všechny činnosti správy dokumentů odpovídaly stanoveným požadavkům (externím i interním);

zajištění komplexnosti (komplexnosti) správy dokumentů pokrytím všech typů činností, všech formátů pro prezentaci dat v dokumentech, všech typů informačních médií.

Systém správy dokumentů musí implementovat následující funkce:

zařazení dokumentů do systému správy dokumentů;

Registrace;

klasifikace;

přístup a ochrana;

ukládání a zabezpečení dokumentů;

používání dokumentů, kontrola jejich pohybu a používání;

zkoumání hodnoty dokumentů;

výběr (převod) dokumentů k uložení nebo zničení.

Zavedení a implementace systémů správy dokumentů, které splňují potřeby správy a regulační požadavky, může zahrnovat:

Návrh systémů správy dokumentů;

dokumentace systémů;

školení zaměstnanců organizace;

převádění dokumentů do nových systémů správy dokumentů;

stanovení norem, vývoj metodiky pro hodnocení jejich dodržování a jejich dodržování;

stanovení doby uložení pro dokumenty dlouhodobé hodnoty.

Při rozhodování o návrhu a implementaci systémů správy dokumentů by měly být brány v úvahu systémy, které již v organizaci existují.

Při vytváření a používání systémů správy dokumentů je třeba vzít v úvahu následující požadavky, které stanoví, že systém musí:

mít funkční charakteristiky, které umožňují implementaci a údržbu procesů správy dokumentů;

zajistit dokumentaci operací s dokumenty, což znamená úplnou a přesnou dokumentaci všech provedených operací samostatným dokumentem nebo souvisejících s konkrétním dokumentem;

zajistit přiřazení k dokumentům informací o jejich struktuře a celistvosti, kontrolu stavu autorizace, propojení s jinými dokumenty (tzv. metadata);

zajistit vedení protokolů pro monitorování procesů systému, které podrobně zaznamenávají provedené úkony samostatným dokumentem;

poskytovat bezpečné a účinné prostředky pro ukládání dokumentů a fyzickou bezpečnost;

zajistit nezměněné vlastnosti dokumentů (pravost, spolehlivost a vhodnost k použití) v případě jakýchkoli změn v systému (změna formátů úložiště a prezentace, přechod na novou softwarovou a hardwarovou platformu, výměna nebo rozšíření aplikačních programů, atd.) a i když jeho provoz ustane;

poskytovat včasné, účinné a bezpečné prostředky pro přístup k dokumentům, jejich vyhledávání a používání;

Zajistit účinné postupy pro uchovávání a v případě potřeby zničení dokumentů.

ANOTACE

Poznámky z přednášek byly zpracovány v souladu s požadavky na povinný minimální obsah a úroveň přípravy státního vzdělávacího standardu vyššího odborného vzdělávání druhé generace v odbornosti 032001 „Dokumentace a dokumentace
zajištění řízení." Jsou uvedeny základní pojmy dokumentační podpory pro management (DOU). Jsou nastíněny požadavky na organizaci služeb předškolních vzdělávacích institucí. Jsou popsána pravidla pro tvorbu místních předpisů pro předškolní vzdělávací instituce. Je prezentována metodika pro analýzu stavu předškolních vzdělávacích institucí v organizacích.

Na katedře informační podpory managementu a výroby byly zpracovány přednášky. Určeno pro studenty prezenčního a kombinovaného studia v oboru „Dokumentace a předškolní vzdělávací instituce“, jakož i pro studenty jiných specializací studující organizaci předškolních vzdělávacích institucí.

Poznámky z přednášek jsou elektronickou verzí knihy:
Organizace a technologie dokumentační podpory pro management: Poznámky k výuce. Fionová L.R. Penza: Nakladatelství Penz. Stát Univ., 2008.– 159 s.: ill. 34, bibliogr. - 29 titulů

ÚVOD
1 ZÁKLADNÍ KONCEPCE PODPORY DOKUMENTACE
MANAGEMENT (KANCELÁŘSKÝ PROCES)
2 ORGANIZACE DOKUMENTAČNÍ SLUŽBY
MANAGEMENT (DOW)
2.1 Formy a struktura služby předškolního vzdělávacího zařízení
2.2 Předpis o službě předškolního výchovného zařízení
2.3 Oficiální složení služby předškolního výchovného zařízení
2.4 Popis práce
3 ORGANIZACE PRÁCE S DOKUMENTY
3.1 Zpracování došlých nebo došlých dokumentů
3.2 Zpracování odchozích nebo odeslaných dokumentů
3.3 Postup při předávání interních dokumentů
3.4 Evidence dokumentů
3.5 Organizace informační a referenční práce
3.6 Kontrola provádění dokumentů
3.7 Práce s výzvami občanů
4 VÝVOJ MÍSTNÍCH REGULAČNÍCH AKTŮ
KANCELÁŘSKÝ PROCES
4.1 Pokyny pro dokumentační podporu managementu
4.2 Vytvoření tabulky formulářů dokumentů pro organizaci
4.3 Vytvoření alba formulářů dokumentů používaných v organizaci
4.4. Sestavení nomenklatury
4.5 Metodika analýzy stavu předškolních vzdělávacích zařízení v organizaci
5 VZNIK A REGISTRACE VĚCÍ V BĚŽNÉM ŘÍZENÍ
ORGANIZACE
6 KONTROLA HODNOTY DOKLADŮ
SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ A REFERENCÍ
GLOSÁŘ
OTÁZKY KE ZKOUŠCE
APLIKACE

Úvod
Úspěšné řízení jakéhokoli procesu, obchodu nebo podniku je nemožné bez použití moderních technologií pro správu kanceláří nebo dokumentační podpory pro správu (DOU). Proces řízení je založen na informacích o spravovaných objektech, které jsou nejčastěji prezentovány v dokumentech a jsou zase základem
učinit jakékoli rozhodnutí. Předškolní vzdělávací instituce vzniká pouze tehdy, když vzniká proces řízení, ale samotný proces řízení může existovat pouze tehdy, je-li v něm instalována předškolní vzdělávací instituce, to znamená, že je určen postup pro dokumentaci a práci s dokumenty. DOW je v podstatě řídicí technologie.

Organizace předškolních vzdělávacích zařízení na úrovni moderních požadavků zajišťuje vytvoření jednotného uceleného systému předškolních vzdělávacích zařízení, jednotný postup při práci s dokumenty, od jejich vytvoření/převzetí až po archivaci (zničení). DOW je účinný nástroj pro sledování provádění, poměrně jednoduchý prostředek k provádění běžné kancelářské práce a řešení různých problémů při práci s dokumenty.

Vedoucí každé organizace musí mít informace o práci svých podřízených a přijímat včasná rozhodnutí k odstranění problémů a koordinaci činností zaměstnanců organizace.

Je třeba poznamenat, že s dokumenty pracují všichni zaměstnanci organizace. Dokumenty jsou vždy vytvářeny výhradně za nějakým účelem: buď ke konsolidaci informací při plnění svěřených úkolů, nebo na žádost regulačních orgánů.

Zaměstnanec organizace usiluje o konsolidaci informací v dokumentech při řešení následujících úkolů:
řízení aktuální práce, pokud je spojeno s příjmem a přenosem velkého množství informací,
řízení zdrojů organizace v čase a prostoru v současném režimu a s výhledem do budoucna,
řízení (koordinace) práce podřízených pracovníků,
plnění dohod s externími organizacemi,
reflexe průběhu činností, událostí,
analýza různých dat a jejich vyhodnocení,
shrnutí výsledků práce za určité období,
plánování pracovní doby,
prognózování vývoje určitých procesů a stanovení nejoptimálnější posloupnosti a obsahu akcí.

Zaměstnanec tedy při vypracovávání jednoho nebo druhého typu úředního dokumentu vykonává určitou funkci v souladu se svou rolí v organizaci. Kvalita a včasnost přípravy dokumentů ovlivňuje výkon zaměstnance i firmy jako celku, a proto zvyšuje její konkurenceschopnost.

Znalost základů předškolního vzdělávání je nezbytná pro každého moderního specialistu. Je to dokument, jako informace zaznamenaná na hmotném nosiči, který má právní sílu, který slouží jako hlavní důkaz o té či oné skutečnosti činnosti v různých odvětvích, včetně při řešení ekonomických sporů s obchodními partnery u rozhodčího soudu nebo při zvažování práce. konflikty se zaměstnanci podniku u folklórního soudu

Elektronická verze knihy: [Stáhnout, PDF, 1,23 MB].

Pro zobrazení knihy ve formátu PDF potřebujete Adobe Acrobat Reader, jehož novou verzi si můžete zdarma stáhnout z webu Adobe.