Služby 

Je skvělé položit otázku kopii dopisu. Jak dát právní moc elektronické korespondenci. etapa. Prohlášení o účelu

Podle zákonů Ruská Federace Občané země mají právo kontaktovat jakýkoli vládní orgán s problémy v jejich jurisdikci. Ve snaze vyřešit problémy na místě se lidé často potýkají s porušováním zákona ze strany úředníků, byrokracií a nedbalostí. To je důvod napsat dopis osobně prezidentovi.

Odeslání dopisu přes oficiální web

V době internetu zaslání dopisu na v elektronické podobě je nejpohodlnější, nejrychlejší a nejspolehlivější způsob. Chcete-li napsat dopis Putinovi přes internet, musíte použít oficiální web prezidenta Ruské federace:

Kliknutím na kartu, která nejvíce odpovídá vašemu problému, otevřete formulář dopisu. Obecně jsou všechny 3 formy podobné. Dopisy se vypisují podle zadané šablony.

Je nutné vyplnit formulář, ve kterém jsou povinná pole „Příjmení“, „Jméno“ a „E-mail“. Odesílatel může uvést více detailní informace o sobě, včetně názvu organizace, kterou zastupuje, sociálního postavení a telefonního čísla.

Tím se vytvoří podmínky pro objektivnější úvahujáprohlášení, a pokud bude nutné upřesnit podrobnosti, bude vás moci osobně kontaktovat servisní zástupce.

Ukázka dopisu obsahuje velký rozevírací seznam témat, ze kterých se doporučuje vybrat to, které nejvíce odpovídá vaší otázce.

Na kartách „Odeslat dopis“ a „Nahlásit korupci“ je možné vybrat adresáta: „Prezident Ruské federace“ nebo „Správa prezidenta Ruské federace“.

Na žádost odesílatele může obdržet odpověď e-mailem nebo písemně. Výběr se provádí pomocí odpovídajícího přepínače. Pro sledování fází zvažování dopisu se doporučuje vytvořit účet. Přihlásit se Osobní oblast na webových stránkách prezidenta Ruské federace bude probíhat prostřednictvím hesla.

Dopis je psán v ruštině. Použití latinských znaků, stejně jako psaní veškerého textu, není povoleno velkými písmeny. Negramotná registrace je důvodem pro odmítnutí zohlednění. Objem textu je povolen do 2 tisíc znaků. To je asi 250-300 slov, což je docela dost na představení problematiky. V případě potřeby jsou k dopisu přiloženy dokumenty. Seznam přípon zahrnuje textové, grafické, zvukové a video soubory.

Odeslání dopisu ruskou poštou

Můžete také napsat zprávu hlavě Ruské federace v tradiční papírové podobě. Ne každý má přístup k internetu a starší lidé mohou mít potíže s vyplňováním formulářů a psaním. Proto i přes vývoj High-tech, papírová písmena jsou stále relevantní.

Jediný vzorek za dopisy prezidentovi Ruské federace V.V. Putin neexistuje, ale pravidla pro psaní dopisu v papírové podobě se obecně shodují s doporučeními pro psaní elektronické odvolání. Otázka by měla být uvedena v obchodní uniforma, neobsahují osobní emoce a informace třetích stran. Text začíná pozdravem, například „Vážený Vladimíre Vladimiroviči!“, a nikoli názvem, jako v elektronické verzi. Poté je popsána podstata problému a dopis končí žádostí o pomoc v aktuální situaci. Odesílatel musí uvést své celé jméno, věk a bydliště.

Putinova adresa pro dopisy ruskou poštou: 103132, Rusko, Moskva, st. Ilyinka, 23.

Na obálku je povinné napsat rejstřík a adresu odesílatele.

Postup pro posouzení odvolání

Podle práva Ruské federace je lhůta pro posouzení stížnosti 30 dnů ode dne jejího obdržení. To platí pro všechny vládní orgány, včetně prezidenta Ruské federace. Za měsíc by měl travič dostat odpověď. V případě potřeby je dopis rovněž předán příslušným orgánům k dalšímu řízení.

K odmítnutí posouzení stížnosti předsedovi dochází v těchto případech:

  • obsah v dopise urážky a vulgární výrazy;
  • zkreslování osobních údajů;
  • neodhalená podstata problému.
  • špatně složený dopis.

Při kontaktu s hlavou Ruské federace je třeba vzít v úvahu, že jeho pravomoc se nevztahuje na rozhodnutí soudních orgánů. Stížnosti na toto téma také zůstanou bez odpovědi.

Získání odpovědi na přímé lince

Několikrát ročně prezident Ruské federace komunikuje s obyvateli země. Dotaz můžete Vladimíru Vladimiroviči Putinovi položit osobně telefonicky, poslat poštou nebo napsat na oficiální webové stránky. Dotazy zaslané formou SMS zpráv jsou rovněž předmětem posouzení.

Otevřený dopis prezidentovi

Dopisy zaslané na oficiální webovou stránku nebo do přijímací kanceláře prezidenta Ruské federace podléhají kontrole a odpovědi. Přístup k nim ale mají pouze úředníci. Je třeba si uvědomit, že hlava státu dostává stovky dopisů a Putin není schopen každý z nich osobně zvážit. Zpracováním, tříděním podle témat a přípravou odpovědí se zabývá speciální služba prezidenta Ruské federace.

Níže je uveden příklad otevřeného dopisu V.V. Putinovi, můžete si jej vzít jako vzor. Touto formou sepsání a vyřízení odvolání bude posouzeno a záležitost bude řešena.

Pokud chcete svůj problém vyjádřit veřejně, můžete využít služeb special sociální sítě a napsat otevřený dopis. Otevřené dopisy V.V. Putin není předmětem úvah, ale mají široký přístup diváků, což znamená, že diskuse a veřejné pobouření jsou zaručeny.

Případně můžete poslat odvolání na oficiální web hlavy státu a zveřejnit jeho kopii v otevřené dopisy. Tento dobrá cesta zvýšit pozornost orgánů Ruské federace na jejich problém.

Chcete-li napsat otevřenou zprávu, musíte vyplnit speciální formulář v horní části této stránky. Styl prezentace by měl být stejný jako v oficiálních dopisech prezidentovi. Jako vzor můžete použít dopisy, které jsou již dostupné na webu. Po sepsání je dopis odeslán k moderování a poté zveřejněn.

16dubna

Ahoj! V tomto článku budeme hovořit o obchodních dopisech.

Dnes se dozvíte:

  1. Proč obchodní korespondence neztratila svůj význam;
  2. Jaké typy obchodních dopisů existují a jak jsou formátovány;
  3. Jak správně psát obchodní dopis.

Nyní za našimi okny je čas špičkových technologií a internetu. Obchodní korespondence ale neztratila na důležitosti a aktuálnosti, prostě se přesunula do jiných médií. Pojďme si dnes říci, proč je důležité umět skládat a formátovat obchodní dopisy.

Proč potřebujete obchodní korespondenci?

V první řadě je to příležitost k výměně názorů, podnětů a myšlenek se zaměstnanci nebo obchodními partnery. Pomocí korespondence uvádějí stížnosti, požadavky, objasňují nedorozumění mezi firmami.

Obchodní korespondence je jedním z druhů úřední korespondence.

Rozdíly mezi obchodními dopisy a ostatními

Hlavní rozdíly jsou následující:

  • Stylistika prezentace;
  • Slovní zásoba, která neumožňuje jasné vyjádření emocí;
  • Provedeno na oficiálním hlavičkovém papíře společnosti;
  • Písmo není příliš malé, ale ani velké a je stejné v celém textu;
  • Zřídka zabírají více než 1 stránku;
  • Přítomnost přísné oficiální linie velení.

Typy obchodních dopisů

Všechny obchodní dopisy lze rozdělit do několika skupin. Každému se budeme věnovat podrobněji a poskytneme stručný popis.

Dopisy, na které není třeba odpovídat.

  • Záruční list;
  • Doprovázející;
  • Informační;
  • Varovný dopis;
  • Upomínkový dopis.

Dopisy, které vyžadují odpověď.

  • Odvolání;
  • Nabídka;
  • Žádost;
  • Požadavek;
  • Petice.

Neobchodní dopisy.

  • Zvací dopis;
  • Dopisy vyjadřující soustrast;
  • Dopisy vyjadřující vděčnost;
  • Dopisy informující o něčem;
  • Dopisy obsahující doporučení;
  • Záruční listy;
  • Dopisy potvrzující přijetí zboží, poskytnutí služby atd.;
  • Blahopřání při různých příležitostech;
  • Dopis s žádostí;
  • Dopisy s pokyny;
  • Krycí dopisy.

Obchodní dopisy.

Obvykle se používají před uzavřením smlouvy i během platnosti smlouvy.

Tyto zahrnují:

  • Dopisy odpovědí na dotazy;
  • Přímá žádost;
  • – dopis, ve kterém se navrhuje provést transakci nebo uzavřít dohodu;
  • Nárok;
  • Připomínka;
  • Dopis obsahující upozornění na ukončení dohod nebo na nutnost plnit závazky atp.

Pokud mluvíme o klasifikaci podle struktury, existují 2 typy obchodních dopisů:

  • Obsahující autorský text a psané volnou formou;
  • Sestaveno podle přísného vzoru.

Podle adresáta.

  • Circular – dopis, který je zasílán více adresátům;
  • Běžné – zasílané jednomu příjemci jménem jedné osoby;
  • Hromadné – zasílané jednomu příjemci, ale od více osob.

Dopisy jsou také rozděleny podle formy, ve které byly odeslány:

  • Odesláno jako faxová zpráva;
  • Zasláno od e-mailem;
  • Ty zasílané v běžných obálkách.

Existují typy dopisů, které by z etických důvodů měly být psány spíše rukou než strojem. To platí pro kondolence a gratulace.

Tajemství správného designu

Text dopisu je rozdělen na úvodní, hlavní a závěrečnou část. Logicky na sebe navazují. Úvodní část zahrnuje okolnosti, které vedly ke vzniku dopisu, a hlavní část představuje samotný obsah. V závěrečné části jsou shrnuty výsledky, které vyjadřují požadavek, odmítnutí atd.

Obecně lze obchodní korespondenci se vší odpovědností nazvat uměním, protože je třeba se naučit, jak ji správně vést, při dodržení všech požadavků. Koneckonců, nejčastěji přemýšlíme pouze o jasně prezentovaných informacích a zapomínáme na to, že dopis lze považovat za tvář společnosti.

Stylistika.

Každé písmeno je přísně dodržováno obchodní styl, používají se prostředky řeči charakteristické pro úřední dokumenty.

Požadavky na prezentaci informací.

Všechny informace obsažené v dopise jsou prezentovány takto:

  • Adresovaný, určený pro konkrétní osobu;
  • Všechny informace musí být aktuální k datu sepsání;
  • Spolehlivý;
  • Nestranně;
  • odůvodněné;
  • Co nejúplněji, aby se na základě toho dalo rozhodnout.

Formulář.

Nejprve je dopis napsán na hlavičkový papír, který je majetkem společnosti.

  • Pro psaní obchodního dopisu se používají listy velikosti A4;
  • Levý okraj formuláře musí být alespoň 3 cm, protože po nějaké době budou odeslány do souboru;
  • Je uveden název společnosti, její právní a skutečná adresa a e-mailová adresa;
  • Je lepší použít standardní písmo Times New Roman, velikost 12. Je nejoptimálnější a dobře čitelné;
  • Je povoleno psát obchodní dopisy bez použití hlavičkový papír, pak ještě musíte zadat informace z formuláře.

Pokud se dopis odkazuje na velké transakce související s financemi nebo důvěrnými informacemi jiné povahy, nedoporučujeme zasílání takových dopisů faxem nebo elektronicky. Je to lepší staromódní způsob, v běžné papírové obálce.

Číslování.

Pokud se dopis skládá z několika stránek, jsou číslovány od druhé. Čísla jsou označena nahoře uprostřed arabskými číslicemi. Vedle čísla nejsou žádné tečky.

Rozdělení na části.

To znamená rozdělit dopis na odstavce. Text by neměl plynout v souvislém proudu, jinak prostě nebude vnímán. Díky rozdělení do odstavců vidíte, kde jedna myšlenka končí a druhá začíná.

Dostupnost oprav.

Není vhodné povolovat opravy, překlepy nebo mazání. Dopis musí být napsán správně a text musí být vytištěn v intervalech 1,5 - 2.

Použité detaily.

Uvedeme pouze ty hlavní, protože jsme o nich stručně hovořili o něco dříve:

  • Pokud je podnik ve vlastnictví státu, používá se státní znak Ruské federace. Nachází se uprostřed oficiálního formuláře;
  • Celý název společnosti;
  • Faxová a telefonní čísla;
  • Číslo bankovního účtu;
  • Adresát - a jméno přijímající společnosti se používá v nominativu k označení funkce a příjmení příjemce, použijte dativ;
  • Pokud má příjemce akademický titul nebo titul, uveďte jej před příjmením osoby;
  • Veškeré podrobnosti se píší na nový řádek a velkým písmenem.

Obchodní dopis po schůzce

Měli jste obchodní schůzku, byla tam nějaká vyhlídka. Dále probereme, jak to zohlednit v dopise.

  1. Nejprve na začátku dopisu uveďte datum a čas vaší komunikace s potenciálním partnerem, i když od schůzky uplynulo několik dní.
  2. Vyvarujte se chyb nebo příliš složitých frází: udržujte dopis krátký a jasný, ale tak, aby si jej příjemce chtěl přečíst.
  3. Uveďte, o čem byl rozhovor. Např.: " Diskutovali jsme o tom, kolik by stála váza v benátském stylu.“
  4. Ujistěte se, že příjemce dopisu vyjádřil svůj názor na téma schůzky.
  5. Uveďte čas, kdy můžete komunikovat po telefonu nebo se osobně setkat.
  6. Dejte příjemci najevo, že se na spolupráci s ním těšíte: “ Doufám v další obchodní vztah s tebou«.
  7. Zakončete svůj dopis následující nebo podobnou frází: „ S Všechno nejlepší tobě...».

Elektronické obchodní dopisy

Není možné ignorovat požadavky na jejich design, protože nyní je stále více dopisů vydáváno v elektronické podobě, nikoli v papírové podobě. Koneckonců, je 21. století.

Příprava elektronického obchodního dopisu není náročná, požadavky na formátování jsou shodné s tradičními dopisy. Jde jen o to, aby takový dopis měl vždy nadpis (nebo předmět), aby se v toku dokumentace prostě neztratil.

Při zodpovězení takového dopisu je navíc lepší neměnit předmět dopisu, takže rychle pochopíte, co se říká, pokud vám chodí hodně emailů.

Také byste neměli používat nejmodernější software při vytváření příloh k takovým dopisům, není to zdaleka tak, že to má i váš příjemce. Pokud tam není, dopis se jednoduše neotevře.

Při elektronickém psaní obchodních dopisů nepoužívejte emotikony. Technologie je skvělá, ale při psaní se držte obchodní.

Jaká je lhůta pro odpověď na dopis?

Pokud je dopis klasifikován jako vyžadující odpověď, pak kdy odpovědět závisí na informacích obsažených v dopise:

  • Pokud obdržíte žádost, potvrďte, že byla přijata, do tří dnů od obdržení. A konečná odpověď může být dána do měsíce;
  • Pokud mluvíme o kondolenci, lze ji odeslat do deseti dnů poté, co se smutná událost stala;
  • Blahopřání je přípustné posílat do 8 dnů od okamžiku, kdy jste se dozvěděli o speciálním datu;
  • Pokud mluvíme o obecných pravidlech dobrých mravů, pak je lepší na dopisy odpovídat do sedmi dnů.

Jak napsat obchodní dopis: jednoduchým jazykem o složitých věcech

Rozlišujte mezi obchodním dopisem a osobní korespondencí. O tom, jaké jsou tyto rozdíly, jsme dnes již mluvili více než jednou, neměli bychom na ně zapomínat. Nyní se podívejme na psaní dopisu krok za krokem.

Fáze 1. Uvádíme adresáta.

Do pravého horního rohu formuláře napíšeme příjmení, iniciály a funkci toho, komu dopis adresujeme. Je-li adresátem organizace, uveďte její sídlo.

Fáze 2. Odvolání.

Položíme doprostřed formy. Provádí se uctivým způsobem, bez zkratek a výmazů.

Příklad: Vážený (jméno, patronymie)! Adresát lze také oslovit uvedením jeho polohy. Když ale člověka oslovíte jménem, ​​sníží to psychický stres a naznačuje, že obchodní vztah je stabilní a navázaný.

Fáze 3. Prohlášení o účelu.

Vysvětlete účel dopisu, jeho podstatu a hlavní myšlenky. Tato část je hlavní. Napište o tom, co chcete říci, jaký je důvod vašeho odvolání. Nezapomeňte ale na oficiální a neutrální styl.

Fáze 4. Vytváření návrhů a doporučení.

Téměř každý obchodní dopis znamená, že na něj adresát odpoví. To obecně nevyžadují pouze dopisy informační charakter. Problém proto nepopište, ale také navrhněte, jak jej lze vyřešit.

Pokud podáváte stížnost, požádejte o přijetí určitých opatření, pokud nabízíte spolupráci, sdělte nám, jaké možnosti jsou k dispozici.

Jednoduše řečeno, ten, kdo dopis obdrží, musí vidět, že po něm nejen něco chce, ale také chápat, jak toho lze dosáhnout.

Jak ukončit obchodní dopis

Obchodní dopis musí být napsán perfektně. Pokud nejsou dodržována pravidla psaní, může to negativně ovlivnit pověst společnosti jako celku. Proto nyní navrhujeme, abychom se podrobněji věnovali návrhu závěrečné části obchodního dopisu.

Na konci dopisu shrňte vše, co bylo probráno dříve. Ale neměli byste své závěry natahovat do 10 vět, koneckonců stručnost a výstižnost se v obchodních dopisech cení. Je lepší se omezit na jednoduché fráze.

Koncovku založíme na 2 ukazatelích: měla by být co nejslušnější a nejsprávnější. Existují různé možnosti, jak jej postavit.

Zde jsou nějaké příklady:

  • Děkuji za pozornost nebo pomoc: Děkuji! (Dovolte mi poděkovat...);
  • Vyjádřete své naděje do budoucna: Doufáme ve vzájemně výhodnou spolupráci (Doufáme, že v blízké budoucnosti obdržíme odpověď...);
  • Můžete sestavit frázi, abyste adresáta o něčem ujistili: Rádi s vámi budeme spolupracovat;
  • Podej žádost: Žádáme vás o nahlášení výsledků;
  • Omluvte se za způsobené nepříjemnosti: Omlouvám se za neočekávané zpoždění platby za materiál.

Jak se rozloučit s obdarovaným.

Navzdory skutečnosti, že korespondence je oficiální, můžete se rozloučit různými způsoby.

Zde je několik možností:

  • S úctou k vám...;
  • S přáním úspěchu...;
  • Všechno nejlepší…

Správně se podepisujeme.

Při podepisování dopisu uveďte svou pozici, jméno a příjmení. Pokud pochybujete o vhodnosti fráze jako: „ S úctou" - prostě to nepoužívejte.

Můžete uvést své kontakty, další telefonní číslo nebo emailová adresa, tím příjemci prokážete, že jste připraveni s ním komunikovat a spolupracovat.

V další části našeho článku bych chtěl mluvit o obchodních dopisech v angličtině.

Obchodní dopisy v angličtině

Neexistuje žádná regulovaná forma pro skládání takových dopisů. Vše bude záležet na účelu dopisu a na tom, kdo je jeho adresátem. Zde je několik stručných doporučení pro navrhování.

Datum sepsání.

Pokud píšeme v USA, pak při uvádění data uvedeme nejprve měsíc, potom den a teprve potom rok. Pokud do Spojeného království, datum se zadává jako v Ruské federaci. V tomto případě pište měsíc písmeny, aby nedošlo k záměně.

Podrobnosti o příjemci.

  • Pokud píšete muži, kontaktujte ho takto: pan (uveďte příjmení);
  • Pokud je žena vdaná: paní (uveďte příjmení);
  • Pro neprovdanou dámu: slečna (uveďte příjmení);
  • Pokud neznáte stav dámy: Paní (uveďte příjmení).

Zadání adresy.

Objednávka je opakem objednávky akceptované v Ruské federaci: kancelář, číslo domu, název ulice, PSČ, název státu (pokud píšete v USA), název okresu a název země (pokud píšete ve Spojeném království).

Jak kontaktovat příjemce.

Standardní hovory:

  • Milá paní;
  • Vážený pane;
  • Drahý pane nebo paní;
  • Milá paní;
  • Milý.

Za adresou dáme čárku (pokud píšeme do Spojeného království) nebo dvojtečku (pokud píšeme do USA). Není zvykem dávat vykřičník.

Předmět.

Nezapomeňte uvést předmět dopisu, stejně jako v Ruské federaci.

Hlavní text.

Rozdělte to na odstavce. Nebo napište každou větu na nový řádek.

Jak se rozloučit.

Například takto: „ Děkujeme za pomoc, zůstáváme opravdu Vaši"– Děkuji, můj oddaný..., i když by to mohlo být méně formální.

Registrace podpisu.

Pod odstavec na rozloučenou připojíme svůj podpis, uvedeme své jméno a příjmení, název společnosti a funkci.

Návrh aplikací.

Pokud přikládáte nějaké dokumenty, uveďte to prosím na konci dopisu: „ Enc." a seznam aplikací.

Co psát s velkým písmenem.

  • příjmení a iniciály;
  • Názvy společností;
  • Názvy měst, států atd.;
  • Jakákoli slova, která označují zastávanou pozici;
  • První slova na rozloučenou;
  • Otevírací adresy.

Než rozhovor ukončíme, zde je několik příkladů obchodních dopisů v ruštině a angličtině.

Ukázky obchodních dopisů v ruštině a angličtině

Závěr

Abych to shrnul, rád bych řekl, že obchodní dopis je nástrojem komunikace v jakémkoli oboru činnosti. Pokud je napsáno správně, jistě bude reprezentovat vaši společnost pozitivní stránka.

Na druhou stranu dopis psaný nedbale a s chybami může úplně zničit to samé perspektivní podnikání. Pište písmena správně a my jsme se vám snažili říct, jak na to.

Jak napsat dopis prezidentovi? Pokud se ptáte na tuto otázku, pak je tento článek určen právě vám. V souladu s Ústavou Ruské federace je jedním z práv občanů svoboda projevu a federální legislativa stanoví právo občanů odvolávat se na všechny vládních orgánů o otázkách v jejich kompetenci. To znamená, že každý občan naší země má právo napsat dopis, a to i prezidentovi. O tom, jak napsat dopis prezidentovi, si povíme v tomto článku.

Jak napsat stížnost ruskému prezidentovi Vladimiru Vladimiroviči Putinovi?

Stížnost Vladimíru Vladimiroviči Putinovi můžete napsat na oficiálních webových stránkách prezidenta v sekci „Odeslat stížnost“ (Menu „Kontakty“). Abyste mohli napsat prezidentu Putinovi, musíte se přihlásit na webovou stránku, kliknout na tlačítko „Odeslat stížnost“ a vyplnit poskytnutý formulář.

Vyplnění formuláře je předpoklad aby mohl napsat stížnost Putinovi. V dotazníku uvedete: příjmení, jméno a patronymii (nebo název organizace, pokud je stížnost zasílána jménem právnická osoba), sociální status (dělník, zaměstnanec, důchodce atd.), e-mailovou adresu a telefonní číslo a také si vytvořte heslo. Budete potřebovat heslo pro přihlášení ke svému osobnímu účtu na webu, abyste mohli sledovat výsledky svého požadavku online.

Jak napsat dopis administrativě prezidenta Ruské federace nebo osobně Putinovi?

Chcete-li napsat dopis administrativě prezidenta Ruské federace nebo Putinovi osobně, musíte kliknout na tlačítko „Odeslat dopis“ na stránce pro odeslání zprávy a vybrat požadovanou možnost.

Výše zmíněná stránka také obsahuje požadavky, jak správně psát prezidentovi Ruska. Je důležité říci, že pravidla pro psaní tohoto typu dopisu jsou jednoduchá a jejich dodržování nepředstavuje žádné potíže.

  1. Pokud se rozhodnete napsat dopis Putinovi, pak, stejně jako v případech odvolání k jiným vládním agenturám a mocenským strukturám, nemůžete používat vulgární nebo urážlivé výrazy – taková odvolání nejsou předmětem posuzování.
  2. Pokud je dopis napsán administrativě prezidenta Ruské federace nebo jemu osobně, je možné k němu připojit kopie dokumentů, výpisů a osvědčení.
  3. Pokud se rozhodnete napsat dopis prezidentovi Ruské federace, dodržujte pravidla ruského jazyka a nezapomeňte uvést úplnou a přesnou adresu pro odpověď.
  4. Dopis, který posíláte, musí být adresován prezidentovi, nikoli jiným úřadům. Navíc je třeba poznamenat, že je nesmyslné kontaktovat první osobu státu v případech, kdy mluvíme o o soudních sporech, protože soudní moc není kontrolována ani mocí výkonnou, ani mocí zákonodárnou.
  5. Maximální délka stížnosti by neměla přesáhnout 2 tisíce znaků (ve většině případů je tento objem více než dostatečný).

Ve všem, co není přímo uvedeno na oficiálních stránkách hlavy státu, je třeba se řídit obvyklými pravidly obchodní korespondence (přesně to zahrnují oficiální výzvy občanů k vládním orgánům).

Ukázka psaní dopisu prezidentovi Ruské federace

Výzvu prezidentovi Ruské federace můžete napsat buď elektronicky, nebo klasickým způsobem – tedy zasláním běžného ručně psaného dopisu. Emailová adresa, na který můžete napsat dopis prezidentovi Ruska, najdete také na webu.

Pokud potřebujete příklad, jak napsat dopis prezidentovi, níže uvádíme ukázku. Rádi bychom však zdůraznili, že jde pouze o vzorový dopis Putinovi. Neexistují žádná přísná omezení pro jeho psaní a text může být jakýkoli.

„Milý Vladimíre Vladimiroviči!

Neznáte svá práva?

Já, Petr Petrovič Ivanov, mluvím jménem všech obyvatel obytný důmč. 1, která se nachází na Leninově ulici v Jekatěrinburgu.

My, obyvatelé výše uvedeného domu, Vás prosíme o pomoc při řešení otázky přestěhování našich rodin z nouzového bydlení.

Od roku 2012 je náš dům uznán jako nebezpečný a nevhodný pro další lidské bydlení. Orgány místní samospráva zastoupeni speciálně vytvořenou komisí prozkoumali obytný dům a slíbili co nejdříve přesídlit obyvatele.

Vzhledem k tomu, že během následujících 6 měsíců místní správa nepřijala opatření k vyřešení problému, podali jsme stížnost vedoucímu správy. Obdrželi jsme ale odpověď, že v té době nebyly v obecním fondu žádné volné bytové prostory, ale jakmile se uvolní, dům bude dosídlen (kopie odvolání a odpovědi jsou v příloze).

Po dalších šesti měsících jsme sepsali druhé odvolání. Tentokrát jsme žádnou odpověď nedostali, a tak jsme se obrátili na státní zastupitelství, které provedlo kontrolu, o jejímž výsledku jsme se nedočkali a nikdy nám nebylo poskytnuto nové bydlení.

Protože žádná ze stran nepodnikla žádné kroky, byli jsme nuceni obrátit se na soud, abychom zavázali úředníky k plnění jejich povinností. Soud rozhodl v náš prospěch (kopie rozhodnutí je přiložena).

Přes všechna přijatá opatření nám obecní úřady stále neposkytují možnost opustit bydlení, ve kterém nyní život ohrožuje životy obyvatel. K dopisu přikládáme fotografii našeho domu a jeho jednotlivých místností (zejména podkroví, vchody, některé byty).

V souvislosti s výše uvedeným vás žádáme, abyste podnikli kroky vůči odpovědným osobám úředníci a pomozte nám realizovat naše práva.

Doufáme, že ukázka, kterou jsme poskytli, jak napsat dopis Putinovi, vám umožní vyhnout se zbytečným chybám. Pokud zasíláte stížnost ruskou poštou, nezapomeňte uvést své kontaktní údaje.

Závěr

Jak již bylo zmíněno dříve, ve svém osobním účtu umístěném na webových stránkách (pokud je žádost zaslána elektronicky), můžete sledovat zpracování odeslaného dopisu. Obecně platí, že v souladu se současnou federální legislativou musí být občanská odvolání posouzena do 30 dnů ode dne jejich obdržení (a Administrativa prezidenta Ruské federace v v tomto případě není výjimkou). I když odpověď můžete obdržet dříve, protože jste nainstalovali měsíční období je maximální přípustná.

Takže ze všeho výše uvedeného je zřejmé, že dopis Putinovi může bez problémů napsat každý občan Ruské federace. Dopis můžete poslat poštou nebo elektronicky prostřednictvím oficiálních webových stránek hlavy státu:

Dnes soudy často přijímají elektronickou korespondenci jako písemný důkaz. K tomu však musí mít právní moc. Mezitím jasné a jednotná pravidla a metody určování legitimity virtuální korespondence dosud nebyly vyvinuty, což vede k velkému množství problémů.

Podívejme se na několik způsobů, jak dát e-mailům právní sílu.

Dávno pryč jsou doby, kdy jediným komunikačním prostředkem byly dopisy napsané na papíře. Rozvoj ekonomické vztahy mezi předměty ekonomická aktivita bez použití již není myslitelné informační technologie. To platí zejména tehdy, když se protistrany nacházejí v různých městech nebo dokonce zemích.

Komunikace přes elektronické komunikace pomáhá snižovat náklady na materiál a také umožňuje rychle vypracovat společný postoj ke konkrétním otázkám.

Takový pokrok by však neměl být vnímán pouze pozitivně. Mezi předměty ekonomické vztahyČasto vznikají různé spory, aby je řešily, obracejí se na soudy. Soud rozhoduje na základě posouzení důkazů předložených stranami.

Zároveň je analyzována relevance, přípustnost, spolehlivost každého důkazu zvlášť a také dostatečnost a provázanost důkazů v jejich celku. Toto pravidlo je zakotveno jak v Rozhodčím řádu Ruské federace (článek 2 čl. 71), tak v občanském soudním řádu Ruské federace (čl. 67 čl. 3). V procesu zjišťování přípustnosti a spolehlivosti provedených důkazů si soud často klade otázky, jejichž řešení výrazně ovlivňuje výsledek případu.

Používání elektronická správa dokumentů ve vztazích mezi ekonomickými subjekty se řídí normami občanského zákoníku Ruské federace. Zejména v odstavci 2 Čl. 434 uvedeno: dohoda v psaní lze uzavřít výměnou dokumentů prostřednictvím elektronické komunikace, která umožňuje spolehlivě zjistit, že dokument pochází od smluvní strany.

V souladu s odstavcem 1 Čl. 71 Občanského soudního řádu Ruské federace a čl. 7 odst. 1. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je písemným důkazem obchodní korespondence obsahující informace o okolnostech důležitých pro posouzení a řešení případu, vyhotovená ve formě digitálního záznamu a přijatá prostřednictvím elektronické komunikace.

K použití elektronické dokumenty V soudním řízení musí být splněny dvě podmínky. Za prvé, jak již bylo uvedeno, musí mít právní moc. Za druhé, dokument musí být čitelný, to znamená, že musí obsahovat informace, které jsou obecně srozumitelné a přístupné vnímání.

Tento požadavek vyplývá z obecných pravidel soudního řízení, která předpokládají bezprostřednost vnímání informací ze zdrojů důkazů soudci.

Často soud odmítne připustit k případu jako důkaz materiály elektronickou korespondenci, která nesplňuje výše uvedené podmínky, a následně vydá rozhodnutí, které nesplňuje zákonné požadavky zúčastněné strany.

Zvažme hlavní způsoby legitimace elektronické korespondence před a po zahájení řízení.

Spolupráce s notářem

Li řízení ještě nezačalo, pak dát emailová korespondence právní moci, musíte zapojit notáře. V odstavci 1 Čl. 102 zákona o notářích (zásady) uvádí, že notář na žádost zúčastněných osob zajistí důkazy nezbytné u soudu nebo správního orgánu, pokud existují důvody domnívat se, že se zajištění důkazů následně stane nemožným nebo obtížným. A v odstavci 1 Čl. V § 103 o. s. ř. je stanoveno, že za účelem zajištění důkazů notář nahlíží do písemných a věcných důkazů.

Podle odstavce 2 Čl. 102 Notář zásadně neprovádí dokazování ve věci, kterou v době, kdy se na něj zájemci obracejí, vyřizuje soud nebo správní orgán. V opačném případě soudy uznávají notářsky ověřenou elektronickou korespondenci za nepřípustný důkaz (usnesení 9. PZZ ze dne 11. března 2010 č. 09AP-656/2010-GK).

Je třeba připomenout, že na základě části 4 čl. 103 Základy, poskytování důkazů bez upozornění jedné ze stran a zúčastněných stran se provádí pouze v naléhavých případech.

K prozkoumání důkazů se sepisuje protokol, ve kterém se kromě Detailní popisÚkony notáře musí dále obsahovat údaje o datu a místě kontroly, notáři, který kontrolu provádí, o zainteresovaných osobách, které se na ní podílejí, a také výčet okolností zjištěných při kontrole. Sami e-maily jsou vytištěny a uloženy s protokolem, který podepíší osoby zúčastněné na kontrole u notáře a opatří pečetí. Na základě Usnesení Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 23. dubna 2010 č. VAS-4481/10 se notářský protokol o nahlédnutí do elektronické schránky považuje za vhodný důkaz.

V současné době ne všichni notáři poskytují služby pro certifikaci e-mailů a jejich cena je poměrně vysoká. Například: jeden z notářů v Moskvě si účtuje 2 tisíce rublů za jednu stranu popisné části protokolu.

Zájemce o dokazování se obrátí na notáře s odpovídající žádostí. Mělo by uvádět:

  • důkazy, které je třeba zajistit;
  • okolnosti, které jsou podloženy těmito důkazy;
  • důvody, pro které jsou vyžadovány důkazy;
  • v době kontaktování notáře věc nevyřizuje obecný soud, rozhodčí soud ani správní orgán.
S ohledem na technický proces přenosu e-mailů může být místem, kde je e-mail detekován, počítač příjemce, odesílající poštovní server, poštovní server příjemce nebo počítač osoby, které je elektronická korespondence určena.

Notáři nahlížejí do obsahu elektronické schránky buď na dálku, tedy využívají vzdálený přístup na poštovní server (může to být server poskytovatele poskytujícího služby elektronických komunikací na základě smlouvy; poštovní server registrátora doménových jmen nebo bezplatný internetový poštovní server), nebo přímo z počítače zájemce, na kterém je e. -je nainstalován poštovní program (Microsoft Outlook, Netscape Messenger atd.).

Při vzdálené kontrole může notář kromě aplikace potřebovat povolení od registrátora doménových jmen nebo poskytovatele internetu. Vše záleží na tom, kdo přesně provoz poštovních schránek nebo serveru elektronické pošty na základě smlouvy podporuje.

Certifikace od poskytovatele

Usnesení 9. AAS ze dne 4. 6. 2009 č. 09AP-3703/2009-AK, ze dne 27. 4. 2009 č. 09AP-5209/2009, FAS MO ze dne 13. 5. 2010 č. KG-A81/413A81 -10 stanoví, že soudy rovněž uznávají přípustnost elektronické korespondence, pokud je certifikována poskytovatelem internetových služeb nebo registrátorem doménových jmen, kteří jsou odpovědní za správu poštovního serveru.

Poskytovatel nebo registrátor doménového jména osvědčuje elektronickou korespondenci na žádost zájemce pouze v případě, že spravuje poštovní server a takové právo je uvedeno ve smlouvě o poskytování služeb.

Objem elektronické korespondence však může být poměrně velký, což zase může komplikovat proces poskytování papírových dokumentů. V tomto ohledu soud někdy připouští poskytování elektronické korespondence na elektronických médiích. Rozhodčí soud Moskevské oblasti tak svým rozhodnutím ze dne 1. srpna 2008 ve věci č. A41-2326/08 poukázal na přípustnost elektronické korespondence poskytované soudu na čtyřech CD.

Při posuzování věci v odvolací instanci však desátý AAVŠ svým usnesením ze dne 10. 9. 2008 ve věci č. A41-2326/08 uznal odkaz na elektronickou korespondenci za neopodstatněný a zrušil rozhodnutí soudu I. s uvedením, že zúčastněná strana nepředložila žádné dokumenty stanovené v uzavřené dohodě stran.

E-maily týkající se předmětu sporu tak musí být soudu předloženy písemně a všechny ostatní dokumenty mohou být předloženy na elektronických médiích.

Potvrzení obsahu dopisů odkazem na ně v následné papírové korespondenci pomůže prokázat skutečnosti uvedené ve virtuální korespondenci. Použití dalších písemných důkazů se odráží v usnesení 9. PAS ze dne 20. prosince 2010 č. 09AP-27221/2010-GK. Mezitím má soud při posuzování případu a hodnocení důkazů poskytnutých stranami právo nepovažovat papírovou korespondenci s odkazy na elektronickou korespondenci za přípustnou.

Pouze to bere v úvahu a rozhoduje se na základě komplexní analýza všechny předložené důkazy.

Získejte pomoc od odborníka

Li řízení již bylo zahájeno, pak k udělení právní moci elektronické korespondenci je nutné uplatnit právo přilákat znalce. V odstavci 1 Čl. 82 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace stanoví, že za účelem objasnění otázek, které vyvstanou při projednávání případu vyžadujícího zvláštní znalosti, jmenuje rozhodčí soud zkoušku na žádost osoby účastnící se případu nebo s souhlas osob, které se na něm podílejí.

Je-li jmenování zkoušky předepsáno zákonem nebo smlouvou nebo je-li vyžadováno k ověření žádosti o padělání předložených důkazů, nebo je-li nutné dodatečné nebo opakované přezkoumání, může rozhodčí soud ustanovit zkoušku z vlastního podnětu. Jmenování zkoušky za účelem ověření předložených důkazů je rovněž upraveno v čl. 79 Občanského soudního řádu Ruské federace.

V žádosti o jmenování forenzní je nutné uvést organizaci a konkrétní odborníky, kteří ji budou provádět, a dále okruh otázek, pro které se zájemce rozhodl obrátit se na soud s žádostí o nařízení vyšetření. Kromě toho by měly být poskytnuty informace o nákladech a načasování takového vyšetření a celá částka k zaplacení by měla být uložena u soudu. Zúčastněný odborník musí splňovat požadavky stanovené pro něj v čl. 13 Federální zákon"O státní forenzní činnosti v Ruské federaci."

Potvrzuje se příloha materiálů případu jako důkaz znaleckého posudku o pravosti elektronické korespondence soudní praxe(Rozhodnutí Moskevského arbitrážního soudu ze dne 21. srpna 2009 ve věci č. A40-13210/09-110-153; Usnesení Federální antimonopolní služby Moskevské oblasti ze dne 20. ledna 2010 č. KG-A40/14271-09 ).

Na základě smlouvy

V odstavci 3 Čl. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace uvádí, že dokumenty obdržené prostřednictvím elektronické komunikace jsou uznávány jako písemné důkazy, pokud je to uvedeno v dohodě mezi stranami. V souladu s tím je nutné uvést, že strany uznávají stejnou právní sílu korespondence a dokumentů přijatých faxem, internetem a jinými prostředky jako originály. elektronické metody komunikace. V tomto případě musí smlouva obsahovat e-mailovou adresu, ze které bude zasílána elektronická korespondence, a údaje o oprávněné osobě oprávněné ji vést.

Ve smlouvě musí být stanoveno, že určená emailová adresa slouží smluvním stranám nejen pro pracovní korespondenci, ale také pro předávání výsledků práce, což potvrzuje stanovisko Federální antimonopolní služby Moskevské oblasti v usnesení č. KG- A40/12090-08 ze dne 12. ledna 2009. Vyhláška 9. AAS ze dne 24. prosince 2010 č. 09AP-31261/2010-GK zdůrazňuje, že ve smlouvě musí být stanovena možnost použití e-mailu ke schválení podmínky zadání a reklamaci kvality poskytovaných služeb a provedené práce.

Kromě toho mohou strany ve smlouvě stanovit, že oznámení a zprávy zaslané e-mailem jsou jimi uznávány, ale musí být v určité lhůtě dodatečně potvrzeny kurýrem popř. doporučenou poštou(Usnesení 13. AAS ze dne 25. dubna 2008 č. A56-42419/2007).

Abychom to shrnuli, můžeme říci, že dnes existuje praxe, kdy soudy používají jako písemný důkaz elektronickou korespondenci. S přihlédnutím k požadavkům procesního práva na přípustnost a spolehlivost důkazů však soud k virtuální korespondenci přihlíží pouze tehdy, má-li právní moc.

V tomto ohledu vzniká velký počet problémy, neboť dosud nebyla vytvořena jednotná metodika pro zjišťování oprávněnosti elektronické korespondence. Právo zúčastněné strany kontaktovat notáře za účelem předložení důkazů je zajištěno, ale chybí normativní akt Ministerstvo spravedlnosti Ruské federace, které upravuje postup při poskytování těchto služeb notáři. V důsledku toho neexistuje jednotný přístup k určení jejich hodnoty a vytvoření jasného mechanismu pro uplatňování tohoto práva.

Existuje několik způsobů, jak dát elektronické korespondenci právní moc, aby byla předložena jako důkaz u soudu: zajištění elektronické korespondence od notáře, certifikace od poskytovatele internetu, odkazem na e-maily v další papírové korespondenci, jakož i potvrzení jejich pravosti forenzní vyšetření.

Kompetentní přístup k včasnému poskytování elektronické korespondence jako písemného důkazu umožní podnikatelským subjektům plně obnovit svá porušená práva při řešení sporů.

Komunikace prostřednictvím emailu je nedílnou součástí práce každého moderního administrativního pracovníka. A účetní nejsou výjimkou. Jak komunikovat takovým způsobem, že obchodní rozhovor bylo to produktivní, emocionálně pohodlné a extrémně etické? Čtenářům nabízím několik praktických rad.

TIP 1. Nezanedbávejte ve svých dopisech osobní apel na adresáta

Tím dáte najevo svou pozornost k osobnosti člověka. Pokud je dopis napsán konkrétnímu příjemci, pak absence osobní adresy v něm vypadá nesprávně a nezdvořile.

Když napíšete jeden ze svých prvních dopisů adresátovi, často vyvstane otázka: jak ho nejlépe oslovit – jednoduše křestním jménem nebo křestním jménem a patronymem? V tomto případě se musíte podívat na to, co je napsáno v podpisu, který končí dopis dané osoby vám. Pokud je tam uvedeno jméno (bez patronyma), např "Světlana Kotová", pak mě neváhejte kontaktovat jménem. A pokud podpis říká "Světlana Vasilievna Kotová, Hlavní účetní LLC "Trenzor", pak je třeba příjemce odpovídajícím způsobem oslovit. V každém případě je druhá možnost extrémně správná, a tedy win-win.

Nedoporučuji spoléhat na informace v poli „Od“. Koneckonců, často ji zpočátku nevyplňuje majitel e-mailové adresy, ale IT specialista společnosti při nastavování e-mailu.

Mimochodem, důrazně vám doporučuji, abyste při oslovování obchodního partnera nebo klienta nepoužívali krátkou formu jména („Sash“ místo „Sasha“, „An“ místo „Anya“), bez ohledu na to, jak demokratické je psaní stylu a bez ohledu na to, jak stará může být vaše korespondence. To, co v mluvené řeči zní povědomě, vypadá v psané řeči příliš jednoduše.

TIP 2. Zvláštní pozornost věnujte formě svého pozdravu

Tuto frázi byste neměli používat "Dobrý den!". I když máte dobrý úmysl trefit se do časového pásma příjemce, zní tato fráze nevkusně, řekl bych až vulgárně. Je lepší použít neutrální možnosti: "Ahoj...", "Dobré odpoledne...". A samozřejmě přidejte do pozdravu jméno příjemce, pokud ho znáte. Osobně mi to třeba přijde mnohem příjemnější místo bez tváře "Ahoj!" být osobní "Ahoj, Tamaro!".

Pamatujte, že tímto způsobem šetříte čas příjemce. Koneckonců bude schopen okamžitě posoudit obsah přijatého dopisu a rychle rozhodnout o jeho prioritě a důležitosti.

Předmět by měl být stručný, ale zároveň přesně odrážet předmět korespondence. Například, „Smlouva, faktura, jednání od společnosti Alpha LLC“ místo "Dokumenty". Jak se mění aspekty diskutovaného problému, ujasněte si téma. Například, „Spolupráce s Perm“ → „Spolupráce s Perm. Termín jednání" → "Spolupráce s Perm. Návrh smlouvy".

Pokud během korespondence uvidíte, že pole „Předmět“ vyplňuje váš adresát náhodně nebo není vyplněno vůbec, chopte se iniciativy a vyzkoušejte jeden ze dvou scénářů.

SCÉNÁŘ 1. Při odpovídání vyplňte pole „Předmět“ sami. Pokud je příjemce pozorný, možná to již bude stačit k tomu, aby byla vaše korespondence uvedena do adekvátní formy.

SCÉNÁŘ 2. Pokud příjemce i nadále ignoruje vyplnění pole „Předmět“, napište mu dopis s něčím jako: „Allo, navrhuji, abyste okamžitě uvedl předmět dopisu do pole „Předmět“. Myslím, že tímto způsobem výrazně zvýšíme efektivitu naší komunikace.“.

TIP 4. Věnujte pozornost polím „Komu“ a „Kopie“.

Musíte jasně porozumět obecně přijímanému účelu těchto oborů v obchodním prostředí:

  • <если>v poli „Komu“ jste uvedeni pouze vy - to znamená, že odesílatel dopisu čeká na vaši reakci na jeho otázku nebo žádost;
  • <если>v poli je několik příjemců - odesílatel čeká na odpověď od každého nebo kteréhokoli z příjemců. V takovém případě si při odpovídání uložte seznam příjemců nastavený odesílatelem pomocí funkce „Odpovědět všem“ (samozřejmě za předpokladu, že záměrně nechcete odpovědět pouze autorovi dopisu a skrýt tak podstatu své odpovědi od ostatních účastníků korespondence);
  • <если>vaše jméno se objeví v poli „Kopírovat“ - odesílatel chce, abyste věděli o otázce, ale neočekává od vás odpověď. To znamená, že byste neměli vstupovat do korespondence o tomto problému. Pokud se to přesto rozhodnete udělat, znakem dobré formy by bylo začít dopis jednou z následujících frází: "Pokud je to možné, rád bych se připojil k diskusi o tomto problému...", "Dovolte mi vyjádřit svůj názor...".

Ohledně oboru" Skrytá kopie“, tedy z pohledu obchodní etika je to nejkontroverznější e-mailový nástroj. Někdy je vnímán jako nástroj téměř tajného pozorování a informací. Koneckonců, příjemci umístění v BCC nejsou viditelní pro ostatní příjemce. V některých, obvykle velkých společnostech, které jsou v otázkách etiky obzvlášť svědomité, je přísně zakázáno používat toto pole ve firemní korespondenci, s výjimkou hromadné korespondence. Ale ve většině společností jej používají, přičemž dodržují následující pravidla:

  • odeslání dopisu s vyplněným polem „Skrytá kopie“ předpokládá, že autor dopisu informoval skryté příjemce (nebo se tak chystá učinit) o ​​důvodu a účelu této formy zprávy;
  • skrytý příjemce nemusí vstupovat do korespondence.

Během školení dostávám často otázku: Existují nějaké obecně uznávané standardy ohledně doby, do které je nutné odpovědět na dopis od klienta nebo kolegy? Ale nemůžete na to dát univerzální odpověď.

Pokud mluvíme o interní korespondenci, vše zde určuje rychlost a rytmus života samotné společnosti. Existují společnosti, ve kterých je zpoždění reakce více než hodinu a půl považováno za nevychování. A někde je odpověď během dne v pořadí věcí.

Podle obecné pravidlo Za nejpřijatelnější dobu odezvy na dopis se považuje 2–3 hodiny. Jedná se o tzv. komfortní čekací dobu, kdy odesílatel čeká na odpověď a nepociťuje vnitřní nepohodlí z mlčení svého adresáta.

Ale co když si po obdržení a přečtení dopisu uvědomíte, že na něj nemůžete dát úplnou odpověď do 24 hodin? Poté v souladu s pravidly slušného chování oznamte odesílateli vaše přijetí dopisu a přibližný časový rámec pro odpověď. Například: „Ahoj, Sergeji Vasilieviči! Dostal jsem tvůj dopis. Odpovím za pár dní“ nebo „Andrey, dostal jsem dopis. Děkuji! Pro odpověď potřebuji dodatečné informace. Pokusím se odpovědět nejpozději...“.

TIP 6. Dodržujte základní pravidla pro uvádění informací v dopise

Není jich mnoho:

  • při čtení dopisu se nejpohodlnější objem vejde „na jednu obrazovku“, maximálně - na stránku A4;
  • Objem odesílaných příloh by neměl přesáhnout 3 MB. Větší soubory mohou způsobit zamrznutí pošty u příjemce;
  • Při „balení“ příloh použijte univerzální kódování zip nebo rar. Jiná rozšíření mohou být během přenosu zablokována nebo přerušena a způsobit příjemci problémy;
  • nikdy nezačínejte odpověď jako nový dopis (bez uložení historie korespondence). V opačném případě bude příjemce nucen ztrácet čas hledáním původní zprávy;
  • psát v jazyce, který je pro příjemce co nejsrozumitelnější. Mnoho lidí si klade otázku, zda je vhodné používat odbornou či interní firemní slovní zásobu, slang, zkratky a anglicismy.

V každé konkrétní případ toto je třeba řešit samostatně.

Vnitropodniková korespondence ve firmě je tedy téměř vždy plná slangu a zkratek: jsou známé a srozumitelné všem účastníkům a umožňují jim ušetřit čas. Ale musíte je používat opatrně v korespondenci s protistranami.

V mé praxi byl takový případ. Kolegyně připravovala podklady pro nakladatelství a v posledním dopise jí napsali: "Mašo, pošli prosím všechny své materiály co nejdříve". Máša usoudila, že jde o označení pro ni neznámého formátu, do kterého je potřeba text přeložit. Zabila spoustu času, háčkem nebo lumpárnou, vymýšlením, jak vyhovět žádosti vydavatele. Představte si, jak je Stroj naštvaný, když se o 2 dny později dozví, že tajemné „asap“ je zkratka pro široce používané anglicky mluvící slovo „co nejdříve“. Ale Máša mohla poslat materiály do půl hodiny od okamžiku, kdy obdržela žádost!

TIP 7. Každé písmeno zakončete blokem svého podpisu a svými kontakty

Bez ohledu na to, jak blíže znáte příjemce a jak dlouho vaše korespondence probíhá, každý váš dopis by měl obsahovat blok skládající se z podpisu a kontaktních údajů. To je nedílnou součástí kultury obchodní komunikace.

Blok musí obsahovat:

  • vaše jméno a příjmení. Není potřeba používat zkratky. Namísto "T.L. Vorotyncev" ve svém podpisu uvádím "Tamara Leonidovna Vorotyncevová" nebo "Tamara Vorotyncevová" aby příjemce pochopil, jak mě kontaktovat na odpovědní dopis;
  • tvoje pozice. To dává příjemci příležitost pochopit hranice vaší pravomoci a odborné způsobilosti při řešení problémů;
  • kontaktní údaje (telefon, email, název společnosti, webové stránky). Příjemci tak poskytnete v případě potřeby možnost další operativní komunikace.

Ke všemu, co bylo řečeno, chci dodat: vaše e-maily jsou přesně tím oblečením, kterým jste vítáni. Jinými slovy, dodržováním etikety obchodní korespondence uděláte na svého příjemce ten nejpříjemnější dojem.