Agrikultura 

Ano ang sed sa trabaho sa opisina. SED: panimula. Ano ang electronic document management automation? Pamamahala ng elektronikong dokumento: mga kalamangan at kahinaan

Siglo teknolohiya ng impormasyon pinapayagan kang mag-automate ng marami. At para iparating malaking halaga papeles isang malaking kumpanya sa "kamay" ng mga computer - ang Diyos mismo ang nag-utos. Sistema pamamahala ng elektronikong dokumento– ginhawa sa trabaho o karagdagang problema?

Mula sa artikulo matututunan mo:

Ang daloy ng dokumento ay tumutukoy sa lahat ng mga pamamaraan na nauugnay sa paglikha ng isang dokumento, ang paggalaw nito sa organisasyon, accounting, imbakan, pag-archive, proteksyon mula sa pag-access ng mga third party, at kontrol sa pagpapatupad nito.

Kung ang lahat ng mga prosesong ito ay ibinigay ng isang espesyal na nilikha na hanay ng mga programa sa computer, at ang impormasyon ay nabuo sa pamamagitan ng mga elektronikong dokumento, Iyon naturang daloy ng dokumento tinatawag na electronic. Sa karaniwang antas, ito ay tinatawag ding "paperless".

Mga kalamangan

Ang walang papel na paggalaw ng dokumentasyon ay may ilang mga pakinabang. Halimbawa:

  • pag-save ng espasyo at papel (walang mga dokumento sa papel - hindi na kailangan para sa mga cabinet, folder, istante, archive);
  • makatipid ng oras ng mga empleyado (hanapin ang dokumento sa elektronikong database para sa isang propesyonal ito ay isang bagay ng ilang minuto, ngunit ang paghahanap ng isang bersyon ng papel sa isang malaking opisina, at kahit na nilikha noong nakalipas na panahon, ay isang paghahanap);
  • ang posibilidad ng mas mahigpit na pag-access para sa mga ikatlong partido sa impormasyon, mas maingat na proteksyon ng pagiging kompidensiyal (mas magiging mahirap para sa mga random na tao na makakuha ng impormasyon sa isang elektronikong sistema kung ang isyu sa seguridad ay pinag-isipan, ngunit ang pagkopya ng isang papel na dokumento sa pangkalahatang kaguluhan ay elementarya);
  • transparency ng pamamaraan ng paggalaw ng dokumento (kung ang system ay na-configure, kung gayon maraming mga tao ang maaaring sabay na subaybayan ang pagpasa ng dokumento ng mga executor, controllers, managers, mas madaling kontrolin ang mga yugto, kahusayan, kaugnayan, atbp.);
  • pinapayagan ka ng system na mag-link ng ilang mga dokumento sa isa't isa, tingnan ang mga iyon sa ilang paraan na nauugnay sa isang partikular na napili, o i-configure ang iba pang mga uri ng pag-andar);
  • sistema ng pamamahala ng dokumento sa elektronikong format nagbibigay-daan sa mga empleyado na magtrabaho nang malayuan, makakuha ng access sa dokumentasyon habang matatagpuan sa mga departamentong malayo sa isa't isa, habang nagtitipid din ng pera na karaniwang ginagastos sa mga full-time na courier na inuupahan mga kumpanya ng courier, selyo, atbp.;
  • pag-iipon ng pera sa papel.

Mga uri ng sed

Sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento Ang sed ay isang partikular na produkto ng software. Maaari silang maging iba't ibang uri. Ang paghahati sa mga uri ay tinutukoy ng katotohanan na ang mga sistemang ito ay ginagamit sa iba't ibang larangan ng aktibidad, at nakuha din upang magsagawa ng iba't ibang mga gawain. Ang isang organisasyon ay kailangang tiyakin, una sa lahat, ang pag-iimbak ng isang malaking dami ng mga elektronikong dokumento, ang isa pa ay mahalaga upang matiyak ang pagpapalitan ng mga ito sa pagitan ng mga kagawaran, habang ang iba ay i-highlight ang pagsusuri at relasyon sa pagitan ng mga dokumento. Ang demand ay lumilikha ng supply - kaya't ang mga system ay nagkakaiba, at ang user ay minsan ay nahihirapang pumili.

Kaya, ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay maaaring:

    Maging isang electronic archive at magbigay ng kakayahang mag-imbak at mabilis na paghahanap dokumentasyon; ang mga naturang programa ay mga dalubhasang database;

    Magbigay ng mga proseso ng trabaho (sa kasong ito, ang elektronikong dokumento ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay hindi gumaganap ng pangunahing papel, ito ay isang aplikasyon, isang kinakailangang karagdagan sa mga proseso ng trabaho na kinokontrol ng system);

    Pahintulutan ang maraming empleyado na makipagtulungan sa isang dokumento nang sabay-sabay (kung hindi kailangang magbigay ng kumpanya hierarchical na istraktura daloy ng dokumento, at ito ay ang magkasanib na paglikha ng mga dokumento na nauuna);

    Isama ang iba pang kinakailangang serbisyo (e-mail, pamamahala ng proyekto at iba pang serbisyo) sa mismong sistema ng sirkulasyon ng dokumentasyon.

Mga sistema ng kontrol pamamahala ng elektronikong dokumento maaaring pagsamahin ang mga elemento ng mga inilarawang uri. Maaari din silang maiiba ayon sa uri ng aktibidad, sa industriya, at sa iba pang mga katangian. Mahalaga para sa isang kumpanya na maunawaan kung anong mga gawain ang nais nitong gawin sa tulong ng ED na daloy ng dokumento ay dapat tiyakin ang kakayahang magamit at kakayahang kumita ng komersyal na istraktura at ang katuparan ng mga gawaing ayon sa batas ng iba pang mga organisasyon.

Basahin din:

mga gawain

Bilang karagdagan sa pangunahing gawain, ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagbibigay din ng iba pang pag-andar, kung minsan ay mahalaga para sa kumpanya. Halimbawa, maaaring ito ay:

  1. ang kakayahang mag-download ng malaking dami ng elektronikong dokumentasyon;
  2. isang pangkat ng mga empleyado na nagtatrabaho nang sabay-sabay sa isang dokumento online;
  3. paglikha ng online na talakayan ng isang dokumento;
  4. paghahambing ng iba't ibang mga edisyon ng mga dokumento;
  5. mga pamamaraan para sa pagprotekta sa impormasyong nakapaloob sa dokumento;
  6. pagkopya at pag-archive;
  7. aplikasyon ng mga paraan ng indibidwalisasyon (halimbawa, mga watermark);
  8. posibilidad ng paggamit ng electronic digital na lagda at iba pa.

Batay sa mga pangangailangan, gawain, kakayahan sa pananalapi, pagkakaroon o kawalan ng malawak na sistema mga istrukturang dibisyon, ang saklaw ng mga aktibidad ng kumpanya, ang isa o ibang sistema ay pinili. Mayroong sapat na mga alok sa merkado.

Mga disadvantage at problema

Sa maraming benepisyo (tinalakay sa itaas), mayroon ding mga problema. Ang paggamit ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay nangangailangan ng ilang mga pagsisikap sa bahagi ng mga kawani. Kasama sa mga problemang ginagamit ang mga sumusunod:

mga gastos sa pagbili, pag-install at pagpapanatili ng mga programa (o mga gastos sa pagpapanatili ng iyong sariling kawani ng mga espesyalista sa pag-unlad);

pag-uudyok sa mga empleyado na matuto at gamitin ang lahat ng functionality ng system;

ang kahirapan sa pagsasaalang-alang sa lahat ng mga nuances at pagbabago sa mga aktibidad ng kumpanya sa produkto ng software;

ang pangangailangan na makipag-ugnayan sa iba pang mga organisasyon na hindi gumagamit ng mga sistema ng impormasyon sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa kanilang trabaho, na nangangahulugan na kung minsan ay kailangan mong bumalik sa mga dokumentong papel o mga duplicate na mga elektroniko;

Minsan ang mga tanong ay bumangon tungkol sa pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento kapag hindi ginagamit ang mga opsyon sa electronic digital signature.

Ang pagsasanay at pag-uudyok sa mga kawani na lumipat sa mga digital na teknolohiya ay isang hiwalay na gawain, lalo na kung ang kumpanya ay umiral nang mahabang panahon sa "mundo ng papel" at ang mga empleyado ay hindi mga bata at malikhaing tao ng bagong henerasyon. Bukod dito, ang antas ng karunungan ng mga produkto ng software ay iba para sa lahat ng empleyado. At kung minsan, mula sa sandaling ginawa ang desisyon na maging digital hanggang sa aktwal na pagpapatupad, maraming oras at hakbang ang lumipas. Ang proseso ay madali lamang sa unang tingin.

Kahirapan sa pagpili

Karamihan sa paghahanap ng impormasyon sa ngayon ay nagsisimula sa simpleng pag-type ng query sa search bar. Kaya, bilang tugon sa pagkilos na ito (ang hitsura ng parirala sa termino para sa paghahanap " sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento at trabaho sa opisina"), ang isang naghahanap ng impormasyon ay tumatanggap ng isang malaking bilang ng mga alok ng iba't ibang mga sistema na binuo ng parehong mga espesyalista sa Russia at dayuhan. Ang bawat tao'y malakas na nagpahayag ng isang walang kondisyong solusyon sa lahat ng mga problema ng mamimili sa bagay na ito. At pagkatapos ay isang pagtuklas ang nangyayari - ang problema sa pagpili. Paano hindi magkamali? Pagkatapos ng lahat, upang maunawaan functional na mga tampok Upang gumamit ng mga programa sa computer, dapat ay mayroon kang hindi bababa sa mga simulain ng mga kasanayan ng mga programmer at advanced na mga gumagamit. Minsan kailangan mong isama ang mga propesyonal. Pagkatapos ay lumitaw ang tanong kung paano maayos na mauunawaan ang bawat isa, kung paano ipaliwanag ang mga gawain ng kumpanya sa programmer upang mas tumpak niyang maghanap ng mga solusyon sa mga problemang ito sa mga iminungkahing sistema.

Kapag pumipili ng isang produkto, kailangan mong magsagawa ng isang buong pag-aaral, pag-aralan ang pag-andar sa mga kondisyon kung saan ang developer-nagbebenta ay hindi palaging interesado sa pagsisiwalat ng lahat ng mga nuances ng produkto sa lahat. Ang electronic document management system ED ay dapat na maginhawa, gumagana at kapaki-pakinabang sa mamimili. Bukod dito, isinasaalang-alang ang tiyak na aktibidad nito. Kailangan mong pag-aralan ang mga video tungkol sa pagpapatakbo ng programa, mga pagsusuri ng gumagamit, manood ng mga screenshot, posibleng subukan at i-verify sa pagsasanay, bumili ng mga indibidwal na module at mga bloke kung pinapayagan ito ng programa, unti-unting ipatupad ang system, atbp. Well, ang presyo ng isyu kung minsan ay lumalabas na hindi ang huling isyu sa listahan.

Nalulutas ng user ang problema sa pagpili ng platform sa iba't ibang paraan bago ipatupad ang organisasyon ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento - ang ilan ay nag-uuri nito nang nakapag-iisa, ang ilan ay nagsasangkot ng mga espesyalista at consultant sa labas, marami ang gumagawa ng kanilang mga full-time na empleyado. Sa anumang kaso, kailangan mong maunawaan iyon sistema ng sed– ito ay isang responsableng hakbang sa buhay ng kumpanya, na pinakamahusay na gawin nang maingat at may kamalayan.

Ngayon, 100% ng mga dokumento sa opisina ay nilikha nang elektroniko, ngunit higit pa sa 80% ng mga ito ay naka-print (para sa pag-apruba, pagsusuri, at paglulunsad). Paano magiging epektibo ang ganitong paraan?

Tila ang pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay ang pinaka-makatwirang aksyon sa bahagi ng mga gumagawa ng desisyon. Ngunit ang pangangailangan ng negosyo para sa automation ay hindi agad nabubuo. At pagkatapos lamang makatanggap ng isang bilang ng mga signal, ang pamamahala ay dumating sa konklusyon na ang enterprise ay nangangailangan ng isang espesyal na sistema ng impormasyon para sa pamamahala ng nilalaman (ECM system). Ito ay pagkatapos na mayroong pangangailangan upang pamahalaan ang impormasyon sa lahat ng mga yugto ng pagkakaroon nito hanggang sa ito ay maging lipas na.

Ano ang isang elektronikong dokumento, EDMS, ECM

Mayroong maraming mga kahulugan. Susubukan naming ibigay sa iyo ang mga pinaka-maiintindihan at maikli.

Elektronikong dokumento— isang set ng impormasyon (teksto, imahe, sound recording) na naka-save sa isang computer (Word, Excel file, atbp.). Ito ay sinamahan ng isang card na may mga katangian - tulad ng mga libro sa isang library ay sinamahan ng isang index ng card. Mabilis kang makakahanap ng dokumento ayon sa mga katangian (pamagat, may-akda, petsa ng paglikha, atbp.).

Daloy ng trabaho(daloy ng trabaho) ay ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon ng empleyado sa loob ng isang partikular na proseso ng negosyo. Ang isang halimbawa ng naturang pagkakasunud-sunod ay ang pagtanggap ng isang dokumento, pagrehistro nito, pagsusuri at pagpapatupad ng dokumento, at isang proseso ng negosyo ay gumagana sa mga kahilingan ng mga mamamayan.

Pamamahala ng elektronikong dokumento(EDI) ay isang paraan ng pag-aayos ng trabaho gamit ang mga dokumento, kung saan ang karamihan ng mga dokumento ay ginagamit sa electronic form at naka-imbak sa gitna.

Kailangan mo ba ng ECM system?

Upang masuri kung kailangan ng EDMS o ECM system, sagutin ang mga sumusunod na tanong para sa iyong sarili:

  • Mabilis mo bang mahanap ang dokumentong kailangan mo habang nakikipag-usap sa telepono sa isang mahalagang kasosyo?
  • masasabi mo ba nang eksakto kung alin sa mga order na inisyu mo ang kasalukuyang hindi nakumpleto at overdue na?
  • Sigurado ka ba na ang kasalukuyang bilis ng pag-apruba ng dokumento ay lumilikha ng positibong imahe ng iyong organisasyon?
  • Nasiyahan ka ba sa dami ng mga papel na nakalagay sa iyong mesa?
  • maaari mong kumpiyansa na sabihin kung nasaan sa sandaling ito Mayroon bang dokumentong ipinadala para sa pag-apruba?

Mga kalamangan ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Transparency ng mga proseso ng negosyo. Salamat sa system, maaari mong subaybayan ang lahat ng mga yugto ng mga aktibidad ng organisasyon. Ang mga proseso ng negosyo ay nagiging ganap na transparent sa pamamahala at mas madaling kontrolin.

Mas mataas na disiplina sa pagganap. Ayon sa istatistika, 20% ng mga gawain na natanggap ay hindi nakumpleto ng mga empleyado na responsable para sa kanila. SA buong kontrol Sa lahat ng yugto ng trabaho, direktang nakakaapekto ang ECM system sa disiplina sa pagganap ng mga empleyado.

Mas mababang gastos sa paggawa para sa mga tagapamahala at empleyado. Binabawasan ng system ang oras na ginugugol ng mga empleyado sa halos lahat ng nakagawiang operasyon na may mga dokumento: paglikha, paghahanap, pag-apruba, atbp. Pinabilis ang daloy ng dokumento. At bilang isang resulta, ang lahat ng mga proseso sa organisasyon ay nagiging mas mabilis.

Tinitiyak ang pagiging kompidensiyal ng impormasyon. Ang isang data leak ay maaaring magresulta sa milyun-milyong pagkalugi para sa isang organisasyon. Hindi tulad ng tradisyonal na "papel" na daloy ng dokumento, ang ECM system ay nagbibigay ng access sa mga dokumento nang mahigpit alinsunod sa mga itinalagang karapatan ng user. Ang lahat ng mga aksyon sa dokumento (pagbasa, pagbabago, pagpirma) ay naka-log.

Nakakatugon sa mga pamantayan ng ISO 9000. Ang pagtatatag ng pamamahala ng kalidad ay naging isa na ngayon sa mga priyoridad sa mga kumpanyang Ruso. Kabilang sa mga kinakailangan para sa sistema ng pamamahala ng kalidad (QMS) mayroong isang transparent na daloy ng dokumento, pati na rin pakikipag-ugnayan ng impormasyon sa pagitan ng mga empleyado.

Madaling magpabago at magsanay ng mga bagong dating. Salamat sa isang notification system na binuo batay sa isang ECM system, mabilis kang makakapagbigay ng mga bagong panuntunan sa trabaho sa lahat ng empleyado. Ang oras ng pagsasanay para sa mga bagong empleyado ay nababawasan sa pamamagitan ng mabilis na paghahanap ng kinakailangang impormasyon (mga regulasyon, tagubilin, atbp.). Ang mga ruta ng daanan at mga template ng dokumento ay madaling mabago, pagkatapos ay awtomatikong magsisimulang magtrabaho ang mga empleyado sa isang bagong paraan.

Pag-unlad kultura ng korporasyon . Ang pagpapatupad ng sistema ng ECM ay nagtatatag at sumusuporta patakarang panloob kumpanya, humahantong sa pagkakaisa ng pangkat. Kasabay nito, ang responsibilidad ng bawat empleyado para sa kalidad ng pagganap ng nakatalagang gawain ay tumataas.

Higit pang mapagkumpitensyang bentahe. Direktang nakakaapekto ang ECM system mapagkumpitensyang mga kalamangan kumpanya sa iba pang mga manlalaro sa merkado. Ang bilis at kalidad ng serbisyo sa customer ay tumataas dahil sa mabilis na paggalaw ng mga daloy ng impormasyon at malinaw na kontrol sa lahat ng proseso. Ang gawain ng kahit na ang pinakamalaking negosyo ay nagiging mas mobile at hindi gaanong umaasa sa ilang "hindi maaaring palitan" na mga empleyado.

Mga teknolohiya ng ECM

Maaaring lapitan ang pamamahala ng nilalaman ng negosyo mula sa parehong praktikal at teoretikal na pananaw.

Magsimula tayo sa huli. Bigyang-pansin ang mga bahagi ng ikot ng buhay na tinukoy sa canonical na kahulugan mula sa glossary ng AIIM (Association for Information and Image Management):

  • Kunin
  • pamamahala,
  • imbakan (Tindahan),
  • proteksyon (Preserve),
  • paghahatid ng impormasyon (Deliver).

Ang impormasyon ay dapat na pinamamahalaan sa buong ikot ng buhay nito: mula sa paglikha o pagtanggap ng organisasyon, hanggang sa paghahatid sa huling mamimili o pagkasira pagkatapos ng pag-expire ng panahon ng imbakan.

Ang impormasyon ay tumatagos sa lahat ng proseso ng isang organisasyon, ito ay nilikha at pinoproseso sa iba't ibang software at gamit ang iba't ibang mga aplikasyon. Ngunit isang ECM system lamang ang nagbibigay-diin sa isang pinag-isang diskarte sa pamamahala ng data sa buong buhay nito.

Mula sa pananaw ng negosyo, ang mahahalagang yugto sa ikot ng buhay ng isang dokumento ay ang mga may direktang epekto sa mga proseso ng negosyo kapag nakikilahok ito sa mga daloy ng trabaho. Ngunit mula sa teknikal na pananaw, hindi sila nagdadala ng malinaw na semantic load at itinalaga ng pangkalahatang terminong "pamamahala ng dokumento."

Pag-andar at pag-uuri ng mga EDMS at ECM system

Ayon sa kumpanya ng pananaliksik na Gartner, ang mga system na sumusuporta sa hindi bababa sa 3 sa 6 na mga function ay maaaring uriin bilang ECM:

  • pamamahala ng dokumento: checkout/pagbabalik, kontrol sa bersyon, seguridad, pagpapangkat ng mga dokumento, atbp.;
  • pakikipagtulungan sa mga nakabahaging dokumento at suporta mga pangkat ng proyekto;
  • pag-scan ng mga dokumento at pamamahala ng mga larawan ng mga dokumentong papel;
  • pamamahala ng mga rekord para sa pangmatagalang pag-iimbak ng archival, pag-automate ng mga panuntunan at regulasyon sa pagpapanatili, pagtiyak na ang mga rekord ay sumusunod sa mga batas at regulasyon;
  • daloy ng trabaho upang suportahan ang mga proseso ng negosyo, pagruruta ng nilalaman, pagtatalaga ng mga gawain at estado sa trabaho, pagsubaybay sa ruta at kontrol sa pagpapatupad;
  • pamamahala ng nilalaman sa web upang i-automate ang mga publikasyon, pamamahala ng dynamic na nilalaman at pakikipag-ugnayan ng user para sa mga gawaing ito.

Maaari kang matuto nang higit pa tungkol sa paksang ito sa mga seksyon ng seksyong "EDS at ECM Functionality":

Halimbawa ng proseso ng negosyo sa isang ECM system

Ano ang hindi aasahan mula sa isang ECM system

Kasalukuyan kumplikadong automation ang mga negosyo ay binuo sa pamamagitan ng pagsasama ng ilang mga sistema, na ang bawat isa ay lumulutas ng isang tiyak na hanay ng mga problema. Samakatuwid, napakahalagang maunawaan kung ano ang eksaktong ipatupad sa loob ng bawat sistema.

Isaalang-alang natin ang pinakakaraniwang mga kinakailangan sa negosyo, ang pagpapatupad nito sa sistema ng EDMS at ECM ay dapat na makatwiran.

Pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Sa kabila ng katotohanan na ito ay direktang nauugnay sa mga dokumento, ang gawain ng lugar na ito ay hindi ang daloy ng dokumento mismo, ngunit ang pamamahala ng accounting at tauhan.

Ang isang empleyado ay nangangailangan ng iba't ibang mga seleksyon ng mga tauhan - ayon sa edukasyon, kasarian, mga specialty, petsa ng pagkuha/pagtanggal, atbp., para dito, ang impormasyon ay dapat na naka-imbak sa isang structured form sa isang database, at hindi sa anyo ng mga hiwalay na hindi nakaayos na mga dokumento.

Ang paglikha ng bawat dokumento ay dapat na maipakita sa mga pagbabago sa estado ng mga tauhan, samakatuwid, para sa automation pamamahala ng mga talaan ng tauhan mas mabuting gamitin mga dalubhasang sistema pamamahala ng tauhan, na maaaring isama sa isang ECM system para sa pag-iimbak ng hindi nakaayos na impormasyon (mga resume, litrato, utos ng tauhan atbp.). Bilang karagdagan, kapaki-pakinabang na i-automate ang mga proseso ng pag-apruba ng mga dokumentong ito sa ECM system.

Accounting para sa mga dokumento sa pananalapi.Ang sitwasyon ay katulad ng structured mga dokumento sa pananalapi: mga invoice, mga tala sa paghahatid, mga sertipiko ng trabahong isinagawa, atbp.

Upang mapanatili ang mga talaan ng buwis at accounting, na batay sa pangunahing mga dokumento, ang mga dalubhasang sistema ng accounting ay idinisenyo, pati na rin ang mga dalubhasang ERP system modules. Hindi mapapalitan ng isang ECM system ang mga ito, bagama't ang pag-scan at pag-aayos ng isang elektronikong archive ng mga na-scan na larawan ng mga dokumentong pinansyal ay mga gawain ng EDMS. Ang pangangailangan na ipatupad ang mga naturang solusyon ay karaniwang lumitaw kapag mayroong isang malaking bilang ng mga dokumento at kalahok sa mga proseso ng negosyo na gagana sa mga dokumento sa pananalapi bilang mga dokumento ng EDMS, na isinasaalang-alang ang mga karapatan sa pag-access, electronic na lagda, atbp.

Bilang karagdagan, posible na ngayong makipagpalitan ng mga pampinansyal na dokumento (mga invoice, kontrata, invoice at akto) sa mga katapat sa elektronikong anyo. At ang pag-iimbak ng mga naturang dokumento sa EDMS ay magbibigay ng karagdagang kalamangan. .

Pagsusuri at pagmomodelo ng mga proseso ng negosyo.

Bilang isang tuntunin, ang mga sistema ng klase ng BPM () ay ginagamit upang pag-aralan at magmodelo ng mga proseso. Ito ay mga espesyal na tool para sa isang business analyst ng isang enterprise o isang external consulting firm. Ang mga modelong proseso ng negosyo ay maaaring maglaman ng mga aktibidad na hindi nauugnay sa mga dokumento, na isinagawa nang manu-mano (halimbawa, paghahatid ng dokumento sa pamamagitan ng courier), ng mga panlabas na entity (halimbawa, mga supplier) o sa suporta ng iba pang mga klase ng system (ERP, CRM).

Ang isang klasikong EDMS ay maaaring magbigay ng impormasyon para sa pagsusuri ng mga proseso ng negosyo (halimbawa, sa anyo ng mga ulat sa mga pagkaantala sa pagpapatupad ng ilang uri ng mga gawain). Ngunit ito ay isang maliit na bahagi lamang ng data na kailangan para sa isang buong pagsusuri.

Makatuwirang isama ang EDMS sa mga sistema ng pagmomodelo batay sa reference na data, halimbawa, mga uri ng dokumento o istruktura ng organisasyon.

Pagpapatupad ng isang ECM system

Epekto ng pagpapatupad

Ang pagsusuri sa mga resulta ng isang proyekto ng ECM ay hindi naiiba sa pagsusuri sa pagiging epektibo ng isang proyekto sa IT, at ang huli ay hindi naiiba sa pagsusuri ng anumang proyekto ng kumpanya.

Ang motibo dito ay ang kapanahunan ng teknolohiya ng kumpanya, kung wala ang negosyo ay hindi maituturing na epektibo. Sa ibang mga kaso, halos imposibleng kalkulahin ang mga benepisyo, kahit na ang pangangailangan para sa pagpapatupad ay walang pag-aalinlangan. At kung minsan ang pagkalkula ng epekto ay mas mahal kaysa sa teknolohiya mismo (halimbawa, pagbibigay sa mga empleyado ng walang limitasyong pag-access sa Internet). Sa lahat ng mga kasong ito, ang pansin ay binabayaran sa halip sa mga gastos ng proyekto at ang potensyal ng solusyon, kabilang ang kung gaano kadali ang ibang mga problema ng kumpanya ay malulutas sa tulong ng ipinatupad na sistema.

Ang EDMS at mga solusyon batay dito ay hindi palaging mauuri bilang mga sistema na ang epekto ay ganap na malinaw. Ang mga tradisyonal na pamamaraan para sa pagsusuri sa kahusayan ng paggamit ng mga asset ay hindi naaangkop sa impormasyon, pati na rin ang formula na "ang ratio ng kita sa kabuuang gastos ay kahusayan." Ito ay dahil sa ang katunayan na ang impormasyon ay isang hindi nasasalat na pag-aari na nakikilahok sa produksyon kasama ang mga mapagkukunan ng materyal at paggawa. Ang pagpapatupad ng isang sistema ng ECM ay sinamahan ng mga pagbabago sa mga proseso ng negosyo at mga gastos sa paggawa. Ang mga gastos ng mga sistema ng impormasyon, kabilang ang ECM, ay sa karamihan ng mga kaso ay hindi direkta, na maaari lamang kalkulahin bawat yunit ng produksyon gamit ang ilang modelo ng pagpaplanong pang-ekonomiya. At kadalasan ay medyo mahirap gawing pormal.

Mga yugto ng pagpapatupad ng isang ECM system

Ang pagpili at pagbili ng ECM system ay ang unang hakbang lamang tungo sa pagbuo ng electronic document management sa isang organisasyon. Bago ito magsimulang gumana at talagang magkaroon ng epekto, magkakaroon ng proseso ng pagpapatupad.

Ang pagpapatupad ng isang ECM system ay karaniwang binubuo ng mga sumusunod na hakbang:

  • organisasyon ng proyekto, paglalaan ng mga tauhan (tagapamahala ng proyekto at grupong nagtatrabaho);
  • pananaliksik sa negosyo at disenyo ng mga solusyon para sa paggamit ng isang ECM system;
  • pagsasaayos at pagbagay ng ECM system;
  • pagsasanay;
  • pagsubok na operasyon.

Sa anumang kaso, ang mga sumusunod na patakaran ay sapilitan para sa matagumpay na pagpapatupad:

  • aktibong pakikilahok ng pamamahala sa proseso ng pagpapatupad at paggamit ng sistema ng ECM;
  • paglalaan at malalim na pagsasanay ng mga pangunahing empleyado para sa pagpapatupad at suporta ng software;
  • pag-aayos ng pagsasanay para sa lahat ng mga gumagamit at pagbibigay ng mga tagubilin kung paano gamitin ang system.

Mga problema at panganib ng pagpapatupad ng isang ECM system

Sa maraming paraan, nag-tutugma sila sa mga proyekto para sa pagpapatupad ng iba pang mga sistema ng impormasyon at humahantong sa mga sumusunod negatibong kahihinatnan:

  • ang mga deadline ng proyekto at badyet ay nilabag;
  • hindi lahat ng mga layunin ay nakakamit (ang sistema ay gumagana, ngunit hindi sa buong lawak nito: mas mababa/mas masahol kaysa sa binalak);
  • Ang pagpapatupad ay ganap na nagambala (ang sistema ay hindi talagang gumagana).

Mga detalye ng mga panganib Ito ay dahil sa ang katunayan na ang karamihan sa mga empleyado ng kumpanya ay kailangang ilipat sa isang maikling panahon sa ganap na bagong mga pamamaraan ng pagtatrabaho (pagbabasa ng mga dokumento sa electronic form, pagtanggap ng mga elektronikong resolusyon at mga lagda ng pamamahala, atbp.). Ang pinakakaraniwang mga panganib ng pagpapatupad ng isang ECM system ay kinabibilangan ng:

  • konserbatismo ng mga gumagamit, hindi pagtanggap ng mga bagong pamamaraan ng trabaho;
  • mababang computer literacy ng mga ordinaryong gumagamit at senior management;
  • hindi nakaayos na mga proseso (kakulangan ng mga regulasyon);
  • hindi sapat/hindi nararapat mga teknikal na kagamitan;
  • hindi malinaw na pamamahala ng proyekto.

Mga paraan upang maiwasan ang mga panganib pamantayan:

  • detalyado at paunang disenyo ng operasyon ng ECM system sa negosyong ito;
  • malinaw na mga direktiba at personal na halimbawa ng pamumuno;
  • pagsasanay ng kawani at suporta sa pagpapatakbo sa paglutas ng mga problema;
  • yugto ng pagpapatupad.

Ang pagiging maaasahan at legalidad ng isang elektronikong dokumento

Ang larangan ng pamamahala ng elektronikong nilalaman at walang papel na pakikipag-ugnayan sa mga kumpanya ay aktibong umuunlad. Ang batas ay nagbabago din, ang ilang mga patakaran ay naayos dito pagkatapos na sila ay maitatag sa buhay, at ang ilan, sa kabaligtaran, ay ipinakilala pagkatapos ng pag-ampon ng mga bagong pamantayan sa antas ng estado.

Ang pagtukoy sa pagiging tunay at legal na kahalagahan ng isang papel na dokumento ay isang pamamaraan na malinaw sa lahat: ang dokumento ay dapat mayroong kinakailangang mga lagda at mga selyo. Ngunit paano matukoy ang pagiging tunay ng isang elektronikong dokumento?

Nilikha para dito electronic signature (ES)— mga detalye ng isang elektronikong dokumento na nilayon upang protektahan ito mula sa pamemeke. Maaari mong tukuyin ang may-ari ng lagda, at maitatag din na walang mga pagbabago sa elektronikong dokumento pagkatapos itong malagdaan.

Sa pinakasimpleng anyo nito, ang mekanismo ng EP ay gumagana tulad ng sumusunod:

  • isang sentro ng sertipikasyon (dibisyon o panlabas na organisasyon), na, sa tulong ng isang dalubhasa software bumubuo ng tinatawag na "mga pangunahing sertipiko" para sa bawat gumagamit;
  • isang ES key ang nilikha - ito ay isang natatanging pagkakasunod-sunod ng mga character. Binubuo ito ng isang pribadong susi, na magagamit lamang ng may-ari nito at maaaring gamitin upang pumirma sa isang elektronikong dokumento, at isang pampublikong susi - naa-access ng lahat, sa tulong nito matutukoy mo kung sino ang pumirma sa elektronikong dokumento at kung kailan.

Kapag gumagamit ng ECM system, nakatago ang lahat ng "mga kahirapan" na maaaring maranasan ng user. Ang gumagamit, bilang panuntunan, ay dapat na piliin lamang ang nais na function: "Mag-sign ng isang dokumento" (isang dokumento na nilagdaan ng isang elektronikong pirma ay sabay-sabay na isasara para sa mga pagbabago) o "Kumuha ng impormasyon tungkol sa mga lagda". Ang pagiging lehitimo ng mga elektronikong dokumento ay kinikilala.

Mga salitang naghihiwalay

Nais naming magtagumpay ka sa pag-master ng bagong kaalaman, at ang aming mga materyales ay palaging makakatulong sa iyo dito.

Ang ating lipunan ay patungo lamang sa pagpapakilala ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa lahat ng dako sa lahat ng negosyo.

Ito ay dahil ang karamihan sa mga negosyo ay hindi pa rin magawa ito para sa isang simpleng dahilan - kakulangan ng karanasan sa paggamit ng elektronikong dokumentasyon.

EDMS Docsvision

Ang EDMS Docsvision bilang isang tool para sa pag-automate ng mga proseso na lampas sa daloy ng dokumento

ELMA

Ang ELMA EDMS ay ipinatupad bilang bahagi ng ilang mga pakete na ECM+, Projects+, ELMA CRM+ na pinili ayon sa mga kinakailangan ng user. Mayroong kahit isang pakete na may mga KPI.

Ang kakaiba ng interface ay ang pagsasaayos nito sa tungkulin ng user gamit ang mga built-in na tool sa disenyo.

Ipinapatupad nito ang pinabilis na pag-access sa data ng sanggunian at pag-automate ng isang bilang ng mga proseso, sa partikular, pagproseso ng dokumentasyon mula sa iba't ibang mga mapagkukunan.

Tulad ng para sa paghahanap ng data, mayroong isang pamamaraan para sa paghahanap sa pamamagitan ng mga detalye. Ang resulta ng paghahanap ay maaaring mabuo sa isang ulat, at ang mga template ay maaaring mabuo mula sa mga query sa paghahanap.

Ang isang espesyal na subsystem ay inilaan para sa mga operasyon na may power supply, na nagbibigay-daan sa iyo upang magplano ng pagpapalit, i-configure ang mga gawain, pamahalaan at modelo ng power supply.

Sinusuportahan ng bloke ng seguridad ang ilang paraan ng pagpapahintulot at malinaw na binibigyang kahulugan ang mga karapatan ng user ayon sa uri ng pag-access sa mga bagay.

Bukod pa rito, ginagamit ang digital signature, at ang bilang ng mga aktibong user ay maaaring matukoy sa programmatically.

Ang EDMS na ito ay mayroon ding mga disadvantages. Halimbawa, walang lokal na mail. May mga paghihigpit sa paglikha at pagtatalaga ng mga gawain, at ang pagpaparehistro mula sa mga aplikasyon sa opisina ay hindi ipinatupad.

Bilang karagdagan, walang mga built-in na tool para sa pagtingin sa mga attachment, mga karaniwang query lamang ang ginagawa, at walang awtomatikong paghahanap para sa mga duplicate.

Anong mga problema ang nalulutas ng 1C: Daloy ng dokumento 8

Anong mga problema ang nalulutas ng 1C: Daloy ng dokumento 8: gawain sa opisina; imbakan at pagkuha ng impormasyon; mga proseso sa negosyo; pagruruta ng dokumento; accounting ng oras ng trabaho.

Sa mga kondisyon modernong negosyo Ang kahusayan sa pagpapatakbo ay higit na nakasalalay sa kahusayan at bilis ng pamamahala ng impormasyon. Ang maaasahang pag-iimbak ng impormasyon at madaling pag-access para sa mga nangangailangan nito ang susi sa matagumpay na pakikipagtulungan. Pinapayagan ka ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento na malutas ang problemang ito, na makabuluhang pinatataas ang kahusayan at kalidad magkasanib na aktibidad mga empleyado.

Mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento(Electronic Document Management System) ay isang magkakaugnay sistema ng organisasyon, teknikal at software para sa pamamahala ng iba't ibang uri ng mga dokumento at impormasyon. Binibigyang-daan ka ng mga system na ito na pamahalaan ang mga dokumento sa kanilang buong ikot ng buhay: mula sa paglikha hanggang sa kanilang pagkasira.

Ang pamamahala ng dokumentasyon, impormasyon, iba't ibang uri ng data at talaan ay isa sa mga kumplikadong proseso sa gawain ng isang organisasyon. Ginagawang posible ng mga electronic document management system na i-automate ang prosesong ito. Ang pag-automate ng proseso ng daloy ng dokumento ay tumutulong sa isang organisasyon na makabuluhang taasan ang bilis ng trabaho, bawasan ang mga pagkalugi na nauugnay sa pagpapalitan ng impormasyon, at pagbutihin ang kalidad ng sistema ng pamamahala sa kabuuan.

Mga kalamangan ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Ang mga empleyado ng anumang organisasyon ay napipilitang gumastos malaking bilang ng oras para sa paghahanap at pagproseso mga kinakailangang dokumento at impormasyon. Bilang isang tuntunin, ang dami ng naturang impormasyon ay tumataas lamang araw-araw. Ang manu-manong paghahanap at pagproseso ng mga dokumento ay nagiging pinagmulan ng maraming problema sa organisasyon. Ang paggamit ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay may malaking epekto sa kalidad ng trabaho. Ang mga system na ito ay nag-aalok ng ilang mga pakinabang kaysa sa manu-manong pagproseso.

Ang mga pangunahing bentahe ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay kinabibilangan ng:

  • pagbabawas ng oras upang ma-access ang impormasyon– Pinapayagan ka ng pamamahala ng elektronikong dokumento na maiwasan ang paggalaw ng papel ng mga dokumento. Anumang dokumento ay maaaring ipadala ni e-mail o sa pamamagitan ng mga paraan ng komunikasyon ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.
  • pagbabawas ng pagdoble ng mga dokumento at impormasyon– sa isang electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento, ang isang kopya ng isang dokumento ay maaaring maging available sa lahat ng awtorisadong user, kabilang ang mga user sa labas ng organisasyon.
  • pinapasimple ang pag-access ng data– Binibigyang-daan ka ng mga electronic document management system na makakuha ng access sa kinakailangang data sa pamamagitan ng mga tool sa paghahanap at pag-export ng data nang direkta mula sa mga sistema ng negosyo (tulad ng CRM o Mga sistema ng ERP).
  • pag-optimize ng imbakan ng dokumento at data– binabawasan ng isang solong imbakan ng data ang pangangailangang mag-imbak ng maraming kopya ng mga dokumento. Ang pag-access sa dokumento at mga tool sa pag-index na gumagamit ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay nagbibigay-daan sa mga user na agad na ma-access ang mga kinakailangang dokumento at iba pang impormasyon.
  • automation ng proseso ng negosyo– Ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nangangailangan ng pagpapatupad ng isang naibigay na proseso ng pagproseso ng dokumento. Batay sa mga aksyon na may mga dokumento, maaaring awtomatikong ma-update ang mga application ng negosyo, maaaring gumawa ng mga bagong dokumento, at maitatag ang komunikasyon sa mga panloob at panlabas na user.
  • pagpapabuti ng kalidad ng serbisyo sa customer c – dahil sa mabilis na pag-access sa kinakailangang impormasyon, mabilis na makakatanggap ang mga kliyente ng mga sagot sa kanilang mga tanong.
  • pagtaas ng disiplina at kalidad ng trabaho– Ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagtatakda ng mahigpit na mga tuntunin at mga pamamaraan sa trabaho para sa mga empleyado. Hindi papayagan ng system ang mga empleyado na labagin ang mga patakarang ito. Ang lahat ng mga dokumento ay naka-imbak sa system, mayroong kinakailangang pagkakakilanlan at pagkakasunud-sunod ng paggalaw. Hindi mababago ng mga empleyado ang estado ng dokumento nang hindi isinasagawa ang mga tinukoy na aksyon.
  • muling paggamit ng impormasyon– dahil sa elektronikong pagproseso at pag-iimbak ng impormasyon, nagiging posible na paulit-ulit paggamit ng datos nakapasok sa system. Halimbawa, kapag pinupunan ang mga karaniwang form o pagguhit ng mga ulat.
  • pagpapabuti ng kalidad ng data- V mga elektronikong sistema daloy ng dokumento, maraming mga form at dokumento ang awtomatikong pinupunan, na binabawasan ang panganib ng mga pagkakamali. Bilang karagdagan, binabawasan nito ang bilang ng mga paulit-ulit na pagsusuri at pagsasaayos ng dokumento.
  • pagtaas ng seguridad ng mga dokumento at impormasyon– gamit ang access control ay nangangahulugan, maaari mong mahigpit na kontrolin ang access ng empleyado sa impormasyon at mga dokumento. Ang pagkakaroon ng isang database ay nagbibigay-daan sa iyo upang i-archive at ibalik ang impormasyon sa isang maikling panahon.

Ang istraktura ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring isaalang-alang mula sa punto ng view ng software at hardware complex at mula sa punto ng view ng mga function na ginanap.

Mula sa punto ng view ng hardware at software complex, ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay binubuo ng isang hanay ng mga bahagi ng hardware at software: mga server, workstation, software, kagamitan sa network, karagdagang kagamitan na idinisenyo upang maisagawa ang mga partikular na function ng system.

Ang server ay idinisenyo upang magsagawa ng mga kinakailangang operasyon na may mga dokumento at impormasyon. Ang server ay maaaring maging dedikado o virtual, depende sa system provider at sa mga operating technologies na ginamit. Gayundin, ang server ay maaaring mag-host ng database ng sistema ng pamamahala ng dokumento.

Nagbibigay ang mga workstation ng pakikipag-ugnayan ng user sa sistema ng pamamahala ng dokumento. Ang bawat workstation ay may sariling hanay ng mga function ng pamamahala ng dokumento at data.

Ang software ay nagpapatupad ng kinakailangang hanay ng mga aksyon para sa pamamahala ng dokumento at ang batayan ng electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento. Ang electronic document management system software, bilang panuntunan, ay may kasamang functional na bahagi, isang administratibong bahagi at isang bahagi ng interface. Ang functional na bahagi ay idinisenyo upang pamahalaan at iproseso ang impormasyon. Ang administratibong bahagi ay nagbibigay ng mga kinakailangang setting ng system. Ang bahagi ng interface ay nagpapakita ng impormasyon at data sa isang form na naa-access sa mga end user.

Opsyonal na kagamitan kinakailangan para sa pagpapatupad ng iba't ibang mga tiyak na pag-andar ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Maaaring kabilang sa naturang kagamitan ang mga input at output device ng impormasyon, information coding at encryption system, atbp.

Ang kagamitan sa network ay kinakailangan para sa pakikipagtulungan ng mga gumagamit ng system at ang pakikipag-ugnayan ng iba't ibang bahagi ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Sa mga tuntunin ng mga pag-andar na isinagawa, ang istraktura ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay kinabibilangan ng mga module na nagpapatupad ng mga sumusunod na aksyon: pagpasok ng data, pag-index, pagproseso ng dokumento, kontrol sa pag-access, pagruruta ng dokumento, pagsasama ng system, imbakan.


  • module ng input ng data kinakailangan para sa pagpasok ng paunang impormasyon sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang impormasyong ito ay maaaring magmula sa iba't ibang mapagkukunan: mga papel na dokumento, scanner, mail, online na mga form, atbp. Tinitiyak ng module na ito ang pagtanggap at paunang pagproseso ng data.
  • module sa pag-index. Nagbibigay ito ng pagpaparehistro at systematization ng data. Sa tulong nito, ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay maaaring ayusin ang imbakan at pagkuha ng mga kinakailangang dokumento alinsunod sa mga pangangailangan ng mga gumagamit.
  • module sa pagproseso ng dokumento. Matapos ipasok ang data sa system, dapat itong iproseso at iimbak para sa karagdagang trabaho. Tinitiyak ng modyul na ito ang pamamahagi ng impormasyon at mga dokumento ayon sa mga tinukoy na tuntunin.
  • access control module. Tinitiyak ng modyul na ito ang pamamahagi ng impormasyon at mga dokumento sa mga gumagamit. Ang bawat gumagamit ng system ay maaaring gumana lamang sa hanay ng mga dokumento na kailangan niya.
  • routing module kinakailangan para sa pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento. Tinukoy ng modyul na ito ang mga patakaran para sa paggalaw at pagproseso ng mga dokumento. Upang lumikha ng mga ruta ng daloy ng dokumento, kailangan munang tukuyin ang mga proseso ng daloy ng dokumento.
  • module ng pagsasama ng system. Bilang isang patakaran, gumagana ang mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento kasama ng iba pang mga sistema ng pamamahala (halimbawa, CRM, ERP, OLAP system). Tinitiyak ng system integration module ang paglilipat ng data sa pagitan ng mga naturang system.
  • dokumento at data storage module. Ang module na ito ay nagpapatupad ng mga function ng isang database ng dokumento. Ang module na ito ay nagbibigay ng storage, archive, recovery, at backup ng mga dokumento.

Mga uri ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring magkakaiba sa mga uri ng mga teknolohiyang ginamit, ang antas ng pagsasama at saklaw ng aplikasyon.

Depende sa mga operating teknolohiya na ginamit, apat na uri ng electronic document management system ay maaaring makilala:

  • mga sistema ng client-server. Sa ganitong uri ng system, ang mga pangunahing module para sa pamamahala ng dokumentasyon at data ay matatagpuan sa isang nakalaang server. Ang bahagi ng kliyente ay ang interface para sa pakikipag-ugnayan ng user sa system. Ang bentahe ng ganitong uri ng sistema ay ang bilis at pagiging maaasahan nito.
  • mga sistema ng database. Ang mga system na ito ay karaniwang isinama sa mga database tulad ng SQL o Oracle. Ang lahat ng impormasyon ay nakaimbak sa mga database na ito. Ang mga hiwalay na module ay ginagamit upang iproseso ang impormasyon. Ang bentahe ng naturang mga sistema ay ang kakayahang mag-imbak ng malaking halaga ng impormasyon.
  • mga sistemang batay sa mga teknolohiya sa web. Ang mga sistemang ito ay nagbibigay ng trabaho batay sa malayuang pag-access sa server. Ang bentahe ng teknolohiyang ito ay ang kakayahang alisin ang mga aplikasyon ng kliyente. Ang pag-access sa sistema ng pamamahala ng dokumento mula sa mga workstation ng gumagamit ay maaaring makamit sa pamamagitan ng mga web browser.
  • mga system batay sa mga teknolohiya ng ulap. Ang mga system na ito ay katulad sa esensya sa mga system na may mga teknolohiya sa web. Ang pagkakaiba lang ay ang server ng hosting provider ay ginagamit bilang server ng electronic document management system.

Depende sa antas ng pagsasama, ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring nahahati sa ang mga sumusunod na uri:

  • unibersal na elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento(mga sistema ng EDMS). Ito ay mga independiyenteng sistema ng pamamahala ng dokumento na ganap na idinisenyo upang i-automate ang proseso ng pamamahala ng dokumento. Bilang isang patakaran, ang mga naturang sistema ay gumagamit ng teknolohiya ng client-server.
  • mga sistema ng pamamahala ng pangkatang gawain. Ang mga system na ito ay nagbibigay ng distributed work na may mga dokumento at data para sa isang pangkat ng mga user. Ang kanilang pangunahing layunin ay upang matiyak ang pakikipagtulungan. Samakatuwid, ang mga sistema ng pamamahala ng pangkatang gawain ay may mas kaunting paggana kaysa sa mga sistema ng EDMS.
  • built-in na mga module bilang bahagi ng mga sistema ng pamamahala ng impormasyon. Ang lahat ng mga sistema ng ERP ay may ganitong mga module. Ang mga module na ito ay mayroon ding limitadong functionality (kumpara sa mga EDMS system) at, bilang panuntunan, ang ERP system ay hindi gumagana nang walang pagpapatupad ng basic functionality.

Ang isa pang lugar kung saan ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring ibalangkas ay ang saklaw ng aplikasyon. May mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento na nakatuon sa mga espesyal na uri ng dokumentasyon o mga lugar ng aktibidad. Halimbawa, mga PDM system, software development support system, HelpDesk type system, medical documentation support system, atbp.

Ang pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay kinabibilangan ng ilang mga yugto na dapat kumpletuhin ng organisasyon nang nakapag-iisa, anuman ang pakikilahok ng supplier ng system. Kasama sa mga yugtong ito ang isang hanay ng mga lohikal na magkakaugnay na aksyon at aktibidad na magbibigay-daan sa organisasyon na suriin ang proyekto sa kabuuan, at pataasin ang posibilidad ng matagumpay na pagkumpleto ng proyekto.

Pangkalahatang pamamaraan Ang mga yugto ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay ipinakita sa figure.

Ang mga pangunahing yugto ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay kinabibilangan ng:

Stage 1: Tukuyin ang mga pangunahing proseso at pamamaraan.

Ang layunin ng yugtong ito ay malinaw na tukuyin ang komposisyon ng mga kasalukuyang proseso ng daloy ng dokumento at mga pamamaraan sa pagproseso ng dokumentasyon. Upang gawin ito, kinakailangan upang magsagawa ng isang detalyadong pagsusuri ng mga umiiral na proseso at pamamaraan.

Sa yugtong ito kinakailangan:

  • tukuyin ang mga proseso sa pinakamataas na antas;
  • matukoy ang detalyadong komposisyon ng mga proseso;
  • matukoy ang mga layunin ng negosyo para sa mga proseso ng daloy ng dokumento;
  • Tukuyin ang mga teknikal na layunin para sa mga proseso ng daloy ng dokumento.

Stage 2. Pagtukoy ng mga kinakailangan para sa mga proseso ng daloy ng dokumento.

Sa yugtong ito, tinutukoy kung anong mga pagbabago ang kailangang gawin sa mga proseso ng daloy ng dokumento upang gumana ang mga ito nang mahusay at maaaring awtomatiko.

Sa yugtong ito kinakailangan:

  • magsagawa ng teknolohikal na pagtatasa ng mga proseso ng daloy ng dokumento;
  • matukoy ang mga kinakailangan ng negosyo para sa mga proseso;
  • maghanda ng mga mapa ng proseso "gaya ng nararapat";
  • magtatag ng masusukat na mga katangian ng proseso;
  • bumalangkas ng mga teknikal na kinakailangan para sa mga proseso ng daloy ng dokumento at maghanda ng mga teknikal na detalye.

Mga halimbawang dokumento:

Ang mapa ng proseso ng "Papasok na Pamamahala ng Korespondensiya" ay kumakatawan sa isa sa mga subprocess ng pamamahala ng dokumento.

Ang pamamahala ng papasok na sulat ay kinokontrol ang pamamaraan para sa pagtanggap, pagsuri, pagrehistro at pamamahala ng papasok na dokumentasyon ng organisasyon. Ang mapa ng proseso ay naglalarawan nang detalyado sa pagkakasunud-sunod ng mga aksyon ng mga empleyado kapag nagtatrabaho sa papasok na dokumentasyon. Ang mga probisyon ng mapa ng prosesong ito ay maaaring gamitin upang bumuo ng pagruruta ng dokumento sa panahon ng pagpapatupad ng electronic document management system ng isang organisasyon.

Ang mapa ng proseso ng Pamamahala ng Outgoing Correspondence ay kumakatawan sa bahagi ng proseso ng pamamahala ng dokumento.

Ang pamamahala ng papalabas na sulat ay kinokontrol ang mga aksyon ng mga empleyado kapag naghahanda at nagpapadala ng mga dokumento sa mga panlabas na addressee. Ang mapa ng proseso ay inilalarawan nang detalyado ang gawain ng mga empleyado sa pamamahala ng mga papalabas na sulat. Ang mga probisyon ng mapa ng prosesong ito ay maaaring gamitin upang bumuo ng pagruruta ng dokumento sa panahon ng pagpapatupad ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng isang organisasyon.

Kasama sa dokumento ang 9 na pahina.

Ang teknikal na detalye para sa subsystem ng Document Flow ay isang halimbawa ng Technical Specification para sa pag-automate ng pamamahala ng proseso ng daloy ng dokumento.

Ang dokumentong ito ay isang halimbawa ng isang tunay na Mga Tuntunin ng Sanggunian, batay sa kung saan napili at ipinatupad ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento para sa isang pang-industriya na negosyo.

Kasama sa dokumento ang 17 na pahina. Format ng dokumento - Microsoft Word 2002. Tugma sa lahat ng bersyon ng MS Word. Ang dokumento ay maaaring i-edit at gumawa ng mga pagbabago.

Stage 3. Pagbubuo ng pamantayan para sa pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

Batay sa data mula sa una at pangalawang yugto, kinakailangan na bumalangkas ng isang hanay ng mga pamantayan para sa pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Ang pamantayan para sa pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay higit na matutukoy ang saklaw ng karagdagang trabaho at ang pamamaraan para sa pag-aayos ng pakikipag-ugnayan sa supplier ng system.

Sa yugtong ito kinakailangan:

  • uriin ang mga umiiral na dokumento ayon sa uri;
  • magsagawa ng pagtatasa umiiral na mga anyo mga dokumento;
  • matukoy ang komposisyon ng data na ililipat sa electronic form;
  • matukoy ang mga kinakailangan sa interface ng gumagamit;
  • lumikha ng isang hanay ng mga pamantayan para sa pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

Stage 4. Pagpili ng electronic document management system.

Ang yugtong ito ay nagpapahintulot sa organisasyon na matukoy ang mga pangunahing teknolohiya kung saan gagana ang electronic document management system, pumili ng angkop na sistema at matukoy ang isang service provider para sa pagpapatupad ng electronic document management system.

Sa yugtong ito kinakailangan:

  • matukoy ang komposisyon ng mga pag-andar ng sistema ng pamamahala ng dokumento;
  • matukoy ang uri ng sistema ng pamamahala ng dokumento na pinakaangkop sa mga pangangailangan ng organisasyon;
  • gumawa ng listahan posibleng mga supplier mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento;
  • pumili ng isang electronic system management system provider.

Stage 5. Pamamahala ng proyekto para sa pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

Pagkatapos pumili ng isang supplier ng electronic document management system, kinakailangan na bumuo ng isang plano sa pagpapatupad. Ang yugtong ito ay maaaring tumagal ng maraming oras, ngunit ang oras ng pagpaplano ay makakatulong nang makabuluhang bawasan ang oras na kinakailangan upang maipatupad ang system. Ang plano ay maaaring binuo nang magkasama sa service provider.

Dapat isama ang plano sa pamamahala ng proyekto susunod na mga gawa:

  • disenyo ng pag-andar ng system;
  • pagpapatupad ng sistema;
  • pagsubok at pagsusuri ng pagpapatakbo ng system;
  • pagsubok na operasyon ng system;
  • pagbabago at pagsasaayos ng system.

Stage 6. Pagdodokumento ng system.

Ang yugtong ito ay maaaring isagawa nang kahanay sa nakaraang yugto. Ang layunin ng yugtong ito ay lumikha ng ilang mga panuntunan sa organisasyon na magtitiyak matatag na trabaho mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Sa yugtong ito kinakailangan:

  • magsagawa ng pagsasanay sa kawani;
  • bumuo ng mga pamamaraan at regulasyon para sa pakikipag-ugnayan ng gumagamit;
  • bumuo ng mga manwal para sa pagtatrabaho sa system.

Pamantayan para sa pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Ang pamantayan para sa pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay higit na nakasalalay sa mga pangangailangan at kakayahan ng organisasyon. Ang detalyadong komposisyon ng mga pamantayan ay dapat na matukoy nang direkta sa batayan ng mga layunin sa negosyo at mga teknikal na layunin ng mga proseso ng daloy ng dokumento.

Bilang karagdagan sa mga detalyadong pamantayan, ang organisasyon ay dapat ding gumamit ng pangkalahatang pamantayan na nauugnay sa mga uri ng electronic document management system at ang mga teknolohiyang ginamit.

Kabilang sa mga pangkalahatang pamantayang ito ang:

  • "maturity" ng electronic document management system. Kinakailangan upang masuri ang antas ng "pagkahinog" ng napiling sistema. Ang ganitong pagtatasa ay gagawing posible na maunawaan kung gaano katagal ang system ay nasa merkado, kung gaano karaming mga organisasyon ang gumagamit ng system na ito, at kung mayroong anumang mga update sa system. Kung ang sistema ay bago at kakapasok lamang sa merkado, kung gayon ay may mataas na posibilidad ng mga pagkakamali sa pagpapatakbo ng system. Ito ay maaaring humantong sa mga problema sa panahon ng pagpapatakbo ng electronic document management system.
  • pagsunod sa mga pamantayan ng industriya. Ang iba't ibang uri ng aktibidad ay may sariling mga pamantayan na direkta o hindi direktang nakakaapekto sa daloy ng dokumento ng organisasyon. Kapag pumipili ng isang sistema, kailangan mong bigyang-pansin kung paano isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng mga pamantayang ito sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.
  • pagkakahanay sa mga layunin at kritikal na mga kadahilanan ng tagumpay. Kapag pumipili ng isang sistema, kinakailangang isaalang-alang ang antas ng pagsunod sa mga layunin ng organisasyon. Mahalaga na ang sistema ay pinakaangkop sa mga layunin at pangunahing pangangailangan ng organisasyon. Kung ang system ay hindi nakakatugon sa mga kinakailangan, ang pagpili ng system ay dapat na baguhin, ngunit ang mga pangunahing kinakailangan at layunin ay hindi dapat baguhin. Maaaring baguhin ng isang organisasyon ang ilan sa mga kinakailangan para sa isang partikular na sistema ng pamamahala ng dokumento, ngunit kung ang mga kinakailangang ito ay hindi kritikal para sa mga proseso ng organisasyon.
  • antas teknikal na suporta . Ang criterion na ito ay nauugnay sa pagpili ng isang supplier ng electronic document management system. Kinakailangang suriin ang antas ng teknikal na suporta ng system, kapwa sa panahon ng pagpapatupad at sa panahon ng pagpapatakbo ng system.
  • scalability ng system. Ang pamantayan sa pagpili na ito ay mahalaga mula sa punto ng view ng pagpapalawak ng mga aktibidad ng organisasyon. Habang dumarami ang dami ng trabaho at lumalawak ang user base ng system, dapat nitong payagan ang organisasyon na sukatin ang mga solusyon.
  • pagkakaroon ng dokumentasyon ng system. Bilang karagdagan sa dokumentasyon ng user, maaaring mahalaga para sa isang organisasyon na magkaroon ng access sa dokumentasyon para sa pangangasiwa o pagbabago ng mga setting ng system.
  • proteksyon ng system. Kapag pumipili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, kailangan mong bigyang pansin ang mga hakbang sa seguridad na inilapat sa system. Maaaring may sariling mga kinakailangan ang isang organisasyon para sa seguridad ng data at mga patakaran sa privacy. Ang napiling system ay dapat magpapahintulot sa iyo na i-configure ang access sa impormasyon at mga dokumento alinsunod sa patakaran sa seguridad ng organisasyon.
  • pagpapaubaya sa kasalanan ng system. Para sa ilang organisasyon, ang downtime ng electronic document management system ay maaaring maging kritikal na salik. Kapag pumipili ng isang system, kailangan mong bigyang-pansin kung gaano katagal ang maaaring tumagal upang maibalik ang system sa pinakamababang configuration ng gumagana nito.
  • halaga ng pagmamay-ari. Kapag pumipili ng isang system, dapat mong isaalang-alang ang kabuuang halaga ng pagmamay-ari ng system: ang halaga ng pagbili ng mga lisensya, ang gastos ng pangangasiwa, ang halaga ng pagpapalawak ng system, ang gastos ng teknikal na suporta at pag-update, ang gastos ng hardware, atbp.

Kasama sa mga pamantayang ito ang pinaka-pangkalahatang aspeto ng pagpili ng isang electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento. Upang bumuo ng isang buong hanay ng mga pamantayan, kinakailangan na isangkot ang maraming mga departamento ng organisasyon: pamamahala, serbisyong legal, departamento ng IT, mga teknikal na espesyalista, mga espesyalista sa pamamahala ng dokumento, atbp.

Sa isang modernong organisasyon, ang mga electronic document management system (EDMS) ay nagiging isang mahalagang elemento ng imprastraktura ng IT. Sa kanilang tulong, pinapataas ng mga komersyal na kumpanya ang kahusayan ng kanilang mga aktibidad at mga negosyong pang-industriya, at sa mga ahensya ng gobyerno, sa batayan ng mga teknolohiya sa pamamahala ng elektronikong dokumento, ang mga gawain ng panloob na pamamahala, interdepartmental na interaksyon at pakikipag-ugnayan sa populasyon ay malulutas. Ang pangkalahatang tinatanggap na pagdadaglat ay EDMS, bagama't SAD (office automation system), EDMS (electronic document management system) at SADO (document automation system) ay ginagamit din kasama nito.

Ang electronic document management system (EDMS) ay isang organisasyonal at teknikal na sistema na nagsisiguro sa proseso ng paglikha, pag-access ng kontrol at pamamahagi ng mga elektronikong dokumento sa mga network ng computer, pati na rin ang pagbibigay ng kontrol sa daloy ng mga dokumento sa organisasyon.

Sa una, ang mga sistema ng klase na ito ay itinuturing lamang bilang isang tool para sa pag-automate ng mga klasikal na gawain sa opisina, ngunit sa paglipas ng panahon nagsimula silang sumakop sa mas malawak na hanay ng mga gawain. Ngayon, ang mga developer ng EDMS ay nakatuon sa kanilang mga produkto sa pagtatrabaho hindi lamang sa mga sulat at ORD (mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo), kundi pati na rin sa iba't ibang mga panloob na dokumento (mga kontrata, regulasyon, sanggunian at dokumentasyon ng proyekto, mga dokumento sa mga aktibidad ng tauhan, atbp.). Ginagamit din ang EDMS upang malutas ang mga inilapat na problema kung saan gumagana ang isang mahalagang bahagi sa mga elektronikong dokumento: pamamahala ng mga pakikipag-ugnayan sa mga kliyente, pagproseso ng mga kahilingan ng mga mamamayan, pag-automate ng gawain ng isang departamento ng serbisyo, pag-aayos ng daloy ng dokumento ng proyekto, atbp. Sa katunayan, isang elektronikong dokumento Ang sistema ng daloy ay anumang sistema ng impormasyon na nagbibigay ng trabaho sa mga elektronikong dokumento.

Sa mga nagdaang taon, ang EDMS market ay isa sa mga pinaka-dynamic na umuunlad na mga segment ng domestic IT industry. Noong 2009, ayon sa IDC, laban sa backdrop ng halos 50% na pagbawas sa dami ng pangkalahatang merkado ng software sa Russia, ang segment na ito nagpakita ng mataas na katatagan. Ang pagtanggi nito ayon sa data para sa 2009 ay umabot ng hindi hihigit sa 20-25%. Sa numerical terms, ang volume ng EDMS market ngayon, ayon sa CNews Analytics, ay humigit-kumulang 220-250 million dollars.

Ang mga mamimili ng mga teknolohiya sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay mga organisasyon na may iba't ibang laki at partikular na aktibidad. Ayon sa kaugalian, ang pangunahing mamimili ng EDMS ay nananatiling pampublikong sektor. Ayon sa mga eksperto, halos 30% ng mga proyekto upang ipatupad ang mga teknolohiya sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay isinasagawa ng mga ahensya ng gobyerno. Mahalaga na ang interes sa bahagi ng estado ang naging batayan para sa katatagan ng merkado ng EDMS, na, kahit na sa panahon ng krisis, ay nakatanggap ng isang makabuluhang impetus para sa pag-unlad. Ang pamamahala sa elektronikong dokumento ay pinangalanang isang pangunahing elemento ng konsepto ng "electronic na pamahalaan", ang pagpapatupad nito ay dapat makatulong na maalis ang mga burukratikong hadlang sa pakikipag-ugnayan ng estado, populasyon at negosyo, pati na rin mabawasan ang katiwalian. Bilang isang tampok ng pagpapatupad ng mga proyekto sa mga katawan ng pamahalaan at malaki mga institusyon ng estado Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna sa tumaas na mga kinakailangan para sa seguridad ng impormasyon. Ito ay tungkol sa pagbuo (pagbuo) ng mga secure na electronic document management system batay sa mga replicated na produkto ng software.

Mga pangunahing konsepto at prinsipyo

Ang daloy ng dokumento ay ang paggalaw ng mga dokumento sa isang organisasyon mula sa sandali ng kanilang paglikha o pagtanggap hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala; kumplikado ng trabaho na may mga dokumento: pagtanggap, pagpaparehistro, pamamahagi, kontrol ng pagpapatupad, pagbuo ng mga file, pag-iimbak at muling paggamit ng dokumentasyon, sanggunian na gawain.

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento (EDF) ay isang pinag-isang mekanismo para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong isinumite sa elektronikong anyo, na may pagpapatupad ng konsepto ng "paperless office work".

Ang dokumentong nababasa ng makina ay isang dokumentong angkop para sa awtomatikong pagbabasa ng impormasyong nakapaloob dito, na naitala sa magnetic, optical at iba pang storage media.

Electronic na dokumento (ED) - isang dokumento na nilikha gamit ang mga tool sa pagpoproseso ng impormasyon sa computer na maaaring pirmahan Electronic Signature(EP) at nai-save sa computer media sa anyo ng isang file ng naaangkop na format.

Ang isang electronic signature (ES) ay isang analogue ng isang sulat-kamay na lagda, na isang paraan ng pagprotekta ng impormasyon na nagbibigay ng kakayahang kontrolin ang integridad at kumpirmahin ang pagiging tunay ng mga elektronikong dokumento.

Mga pangunahing prinsipyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento:

· Isang pagpaparehistro ng isang dokumento, na nagbibigay-daan sa iyong natatanging kilalanin ang dokumento.

· Posibilidad ng parallel na pagpapatupad ng mga operasyon, na nagpapahintulot na bawasan ang oras ng paggalaw ng mga dokumento at dagdagan ang kahusayan ng kanilang pagpapatupad

· Ang pagpapatuloy ng paggalaw ng dokumento, na nagpapahintulot na makilala ang taong responsable para sa pagpapatupad ng dokumento (gawain) sa bawat sandali sa buhay ng dokumento (proseso).

· Isang pinag-isang (o pinag-ugnay na ibinahagi) na database ng impormasyon ng dokumento, na nag-aalis ng posibilidad ng pagdoble ng mga dokumento.

· Isang epektibong organisadong sistema ng paghahanap ng dokumento na nagbibigay-daan sa iyo na makahanap ng isang dokumento na may kaunting impormasyon tungkol dito.

· Isang binuo na sistema ng pag-uulat para sa iba't ibang katayuan at katangian ng mga dokumento, na nagpapahintulot sa iyo na kontrolin ang paggalaw ng mga dokumento sa pamamagitan ng mga proseso ng daloy ng dokumento at tanggapin mga desisyon sa pamamahala, batay sa data mula sa mga ulat.

Kasaysayan ng pag-unlad ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, na lumitaw kamakailan, ay matatag na ngayon na kinuha ang kanilang lugar sa istruktura ng impormasyon ng negosyo. Sa una, ang kanilang gawain ay kasama ang eksklusibong simpleng automation ng daloy ng dokumento, iyon ay, tulong sa mga klerk, ngunit sa anumang paraan ay hindi pinapalitan ang mga daloy ng dokumento na nagpapalipat-lipat sa negosyo.

Malaki ang nagbago nang magsimula ang mga tagagawa ng EDMS hindi lamang upang kopyahin ang mga proseso ng enterprise na nagsisiguro sa paggalaw ng mga dokumentong papel, ngunit upang isaalang-alang ang mga gawaing kinakaharap ng parehong mga prosesong ito sa partikular at ang buong daloy ng dokumento sa pangkalahatan.

Ang pag-unawa na ang daloy ng dokumento ng isang negosyo ay nilayon upang suportahan ang sistema ng pamamahala nito ay hindi kaagad dumating sa EDMS. Bukod dito, maraming modernong pederal at munisipal na awtoridad ang gumagamit pa rin ng pinakasimpleng EDMS, ang mga gawain na kinabibilangan lamang ng pagdoble ng daloy ng dokumento ng papel, ngunit hindi pinapalitan ito o pag-optimize at pagsuporta sa istruktura ng pamamahala.

Ang paghahati ng sunud-sunod na mga yugto ng ebolusyon ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ito ay nagkakahalaga ng pag-highlight sa una sa kanila, na nagsimula noong 80s ng ika-20 siglo at nagpatuloy halos hanggang sa katapusan nito. Ang panahong ito ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga pira-pirasong solusyon, na lumitaw dahil sa ang katunayan na ang mga negosyo na ang pamamahala ay naiintindihan na ang pangangailangan na i-automate ang daloy ng dokumento ay wala pang pinag-isang mga tool na kinakailangan upang malutas ang mga problema ng ganitong uri.

Isaalang-alang natin ang mga dahilan na unang humantong sa pangangailangang i-automate ang mga daloy ng dokumento. Sa huling quarter ng ikadalawampu siglo, ang dami ng dokumentasyon ng pamamahala ng mga negosyo ay hindi pa umabot sa mga kritikal na antas, gayunpaman, ang umiiral na teritoryal na fragmentation ng mga istrukturang yunit ay humantong sa katotohanan na ang mga pamamaraan ng pag-apruba ng mga tagapamahala sa iba't ibang antas ay maaaring tumagal ng ilang linggo at sa ilang kaso kahit months. Ang pagpapakilala ng mga serbisyo ng ring mail sa naturang mga negosyo ay naging posible upang ma-optimize lamang ang mga sequential coordination mechanism, habang ang fan-based, o kung tawagin ngayon, parallel coordination, ay nangangailangan ng napakalaking oras, bilang resulta kung saan ang paggamit nito ay nabawasan sa pinakamababa at, kung maaari, ginamit nang eksklusibo sa loob ng parehong gusali.

Kapag sa maraming malalaking pang-industriya na negosyo at mga katawan ng gobyerno ang dami ng daloy ng dokumento ay nagsimulang lumapit sa mga kritikal na halaga, naging malinaw na ang mga proseso ng daloy ng dokumento ay kailangang sumailalim sa radikal na reengineering, iyon ay, muling pagsasaayos, bilang isang resulta nito, habang pinapanatili pangkalahatang pangangailangan sa mga resulta ng mga proseso, ang mga proseso mismo ay kailangang i-optimize at, bilang isang resulta, ang kanilang pagkumpleto ay dapat na tumagal ng makabuluhang mas kaunting oras.

Kaya, ang unang EDMS ay ganap na indibidwal, na binuo nang direkta sa mga negosyo kung saan sila ay nilikha gamit ang mga panloob na mapagkukunan. Ang mga halatang bentahe ng diskarteng ito (malinaw na pagsunod sa itinayong EDMS sa aktwal na kinokontrol na mga proseso ng daloy ng dokumento, pangkalahatang pagsasama sa imprastraktura ng impormasyon ng organisasyon) ay higit pa sa na-offset ng isang pangunahing disbentaha: ang ganitong sistema, na binuo sa mismong organisasyon, ay kadalasang non-scalable, at halos imposibleng baguhin ang istruktura ng mga automated na proseso, na naging imposibleng bumuo ng ganoong sistema. At dahil ang EDMS na nakuha sa paraang ito ay inextricably na nauugnay sa modelo ng pamamahala ng organisasyon, dumating ang isang sandali na ang pag-unlad ng kumpanya ay ganap na tumigil dahil sa ang katunayan na ang electronic document management system na ginamit mismo ay nagpabagal sa kung ano ang dapat mapabuti: ang pagiging epektibo ng sistema ng pamamahala na pinagtibay sa organisasyon ay nagsimulang mabilis na bumagsak at ang kumpanya ay napilitang gumawa ng mga pagsisikap na lumikha ng isang sapat na EDS na maaaring suportahan ang pamamahala at gawing mas mahusay ang pag-unlad ng kumpanya.

Ang ilang kumpanyang nilikha noong kalagitnaan ng dekada 90 ay sabay-sabay na kumuha ng solusyon sa mga problemang ito: nagsimula silang lumikha ng unibersal na EDMS na madaling naka-scale sa mga pangangailangan ng halos anumang mga customer, at ang teknolohiya para sa paglikha ng panghuling solusyon sa EDMS ay naging dalawang yugto na proseso: sa unang yugto, ang kumpanya ay lumikha ng isang pinag-isang core EDMS, sa pangalawang yugto ay nagkaroon ng pagpapatupad - pagsasaayos ng mga proseso sa mga pangangailangan ng isang partikular na customer. Ginawang posible ng diskarteng ito na bawasan ang gastos ng mga panghuling solusyon, at sa parehong oras ay mas gumagana, nagbigay ito ng mga pagkakataon para sa organisasyonal at functional na pag-scale ng system.

Mula noong katapusan ng ika-20 siglo, ang diskarte sa automation ng daloy ng dokumento ay nagsimulang magbago nang husay: ang mga bagong diskarte sa pamamahala ay dumating sa Russia, na naging posible upang madagdagan ang kahusayan nito sa pamamaraan. Ito ay kung paano dumating sa amin ang konsepto ng pamamahala ng kalidad, at kasama nito - paglapit ng proseso sa pamamahala. Sistema ng Impormasyon halos agad na tumugon sa mga usong ito, at bilang isang resulta, sila ay nakabuo ng konsepto WorkFlow - mga daloy ng trabaho, na mga iisang pagkakataon ng mga proseso ng negosyo na nakatuon sa dokumento. Tumugon ang modernong EDMS sa kanilang paglitaw sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga makinang nakatuon sa proseso (WorkFlow-engines), na sabay-sabay na naging isang bagong hakbang na pamamaraan na nagpapahintulot sa modernong EDMS na umangkop nang mas mabilis at mas mahusay sa mga pangangailangan ng mabilis na lumalagong mga kumpanya. Ang pagdating ng mga Western developer (IBM Lotus, Documentum) sa merkado ng Russia, na gumawa ng mga platform para sa mga sistemang ito, ay nagpakilala sa konsepto ng ECM - pamamahala ng nilalaman ng enterprise. Sa pamamaraang paraan, ang EDMS na kabilang sa kategoryang ECM ay naiiba sa iba sa isang malinaw na dibisyon na lumitaw sa kanila: ang dokumento mismo, ang bahagi ng impormasyon nito (nilalaman). Ang ECM system ay nagtrabaho sa nilalaman ng dokumento sa pamamagitan ng metadata nito - napiling impormasyon na may partikular na kahalagahan para sa organisasyon. Kaya, para sa papalabas na liham, ang metadata ay maaaring ang addressee, ang petsa ng pagpirma at ang opisyal na pumirma, numero ng pagpaparehistro at impormasyon sa pagpapadala at paghahatid.

Ang paggamit ng daloy ng trabaho ay nagpapahintulot sa mga espesyalista ng mga kumpanya na nagpapatakbo ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento upang matiyak ang tuluy-tuloy na mga pagbabago sa awtomatikong proseso upang matiyak ang maximum na pagsunod nito sa mga proseso ng negosyo. Siyempre, ito ay isang malaking hakbang pasulong.

Ang arkitektura ng mga solusyon ay nagbago din: kung sa una ang EDMS ay isang halimbawa ng isang two-tier na arkitektura (DBMS - application), pagkatapos noong 2005 ang pangangailangan ng isang three-tier na arkitektura ng DBMS - application server - user interface ay naging de facto pamantayan sa industriya, at ang mga organisasyong nagsasagawa ng mga tender para sa supply ng EDMS ay eksaktong nagpapahiwatig ng pangangailangang ito para sa arkitektura ng system bilang mas kanais-nais o sapilitan.

Ang kanais-nais na sitwasyon sa ekonomiya sa panahong ito ay nag-ambag sa mabilis na paglago ng mga negosyo sa lahat ng mga industriya, habang sabay-sabay na lumilikha ng mga kanais-nais na kondisyon para sa pagpapakilala ng mga bagong solusyon sa produkto ng EDMS sa merkado. Sa oras na ito, isang bilog ng mga tagagawa ng EDMS na tumatakbo sa merkado ng Russia at mga merkado ng mga kalapit na bansa ay nabuo sa wakas.

Modernong pag-andar ng EDMS

Ang mga sistema ng impormasyon ng korporasyon at mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa partikular ay mga solusyon na pangunahing idinisenyo para sa pamamahala ng mga mapagkukunan ng impormasyon ng katamtaman at malalaking negosyo. Ang mga pangunahing dahilan para sa stratification na ito ay, una sa lahat, ang medyo mataas na presyo ng "ticket sa pagpasok" sa merkado na ito. Pagkuha ng kumpleto, mataas na kalidad at secure na sistema database management system (DBMS), na nagbibigay ito ng modernong paraan ng proteksyon ng cryptographic na impormasyon, pati na rin ang pangangailangan upang maakit ang mataas na kwalipikadong tauhan ng mga analyst, consultant at implementers sa mga proyekto ng pagpapatupad, na humantong sa katotohanan na ang kumpanya, na dumating sa pangangailangan upang makakuha ng isang malakas na tool sa pamamahala ng nilalaman ng kumpanya bilang isang EDMS, ay pinilit na magkaroon ng medyo malaki mga gastusin na hindi nila kayang bayaran mga indibidwal na negosyante at maliliit na negosyo. Kaya, ang EDMS ay naging mga tool para sa pagpapabuti ng pamamahala partikular sa malalaking kumpanya, at ang mga nahahati sa heograpiya ay maaaring matiyak ang pinakamataas na kita mula sa pagpapatupad. komersyal na istruktura uri ng hawak.

Ang pag-unlad ng functionality ng EDMS ay humantong sa katotohanan na parami nang parami ang mga pamamaraan ng pamamahala na nakatuon sa dokumento na awtomatiko at parami nang parami ang mga lugar ng pang-araw-araw na aktibidad ng mga kumpanya ang sakop ng kanilang pag-andar.

Sa ngayon, ang aktwal na pamantayan ng modernong EDMS ay ang mga sumusunod na lugar ng aktibidad:

· pangkalahatang gawain sa opisina - pagproseso ng mga papasok na sulat at mga kahilingan mula sa mga mamamayan, paghahanda ng mga papalabas na liham at dokumento, panloob at organisasyonal na dokumentasyon, pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order;

· Ang pamamahala ng mga talaan ng HR ay isang mahigpit na kinokontrol na lugar ng pribadong daloy ng dokumento, na ginagawang posible upang suportahan ang mga pamamaraan para sa pagkuha at pagpapaalis ng mga empleyado, pagpapadala ng mga empleyado sa mga paglalakbay sa negosyo, pagbibigay ng mga nakaplanong bakasyon at iba pang mga uri ng bakasyon. Tinitiyak ng ganitong mga sistema ang pagpapanatili ng lahat ng naaprubahang anyo ng mga rekord ng tauhan: isang order para sa pagkuha ng empleyado (form T-1), isang order para sa pagwawakas kontrata sa pagtatrabaho(form T-8, T-8a), order na ilipat ang empleyado sa ibang trabaho (form T-5), personal card ng empleyado (form T-2, T-2GS, T-2MS), staffing table (form . T-3), iskedyul ng bakasyon (form T-7);

· Ang pamamahala ng mga talaan ng archival ay isang lugar ng pamamahala ng mga pribadong talaan na kumukumpleto ikot ng buhay mga dokumento ng organisasyon at pagsuporta sa mga sumusunod na pamamaraan: pagbuo ng mga imbentaryo ayon sa naaprubahang mga form, paglilipat ng mga file para sa imbakan ng archival, pagsusuri ng halaga ng mga dokumento at mga file sa pangkalahatan, pagkasira ng mga dokumento at mga file na hindi na mahalaga para sa organisasyon, ang mga empleyado nito, ang estado at lipunan, ang paghahatid ng mga indibidwal na file sa imbakan sa mga istruktura ng pederal na ahensya ng archival (Rosarchive);

· collegial work - nagbibigay-daan sa iyo upang i-automate ang suporta sa dokumento para sa mga aktibidad ng mga collegial management body - mga pagpupulong, pagpupulong, mga lupon ng mga direktor, mga pagpupulong ng shareholder. Pinapayagan din nito ang paghahanda, koordinasyon at pag-apruba ng mga agenda (dokumentasyon ng pagpaplano) at mga protocol (nagreresultang dokumentasyon);

· pamamahala ng relasyon sa customer - Ang pagpapagana ng CRM (pamamahala sa relasyon ng customer) ay ipinapatupad na ngayon sa isang antas o iba pa sa lahat ng EDMS, hindi kasama ang mga pinakaluma, kung saan ang mga user, gayunpaman, ang naturang pagpapagana ay hindi partikular na hinihiling.

Mga katangian ng merkado ng EDMS ng Russia

Ang merkado ng Russia para sa mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga tuntunin sa pananalapi ay kasalukuyang tinatantya ng mga eksperto sa $170 milyon at nailalarawan sa pamamagitan ng mataas na mga rate ng paglago - mula 25 hanggang 40 porsiyento bawat taon, ayon sa iba't ibang mga pagtatantya. Ginagawa nitong talagang kaakit-akit, para din sa makapangyarihan mga dayuhang kumpanya, kaya madaling magbago ang sitwasyon ng industriya. Siyempre, sa isang banda, sa isang unsaturated market, lahat ng mga supplier, na nagpakita ng sapat na aktibidad, sa prinsipyo ay may mahusay na mga pagkakataon para sa pag-unlad. Ngunit, sa kabilang banda, maaari na nating sabihin na ang pool ng mga pangunahing manlalaro ay halos nabuo.

Hanggang ngayon, ang mga dayuhang at Ruso na mga developer ay hinati ang merkado nang humigit-kumulang pantay sa mga tuntunin sa pananalapi, ngunit sa mga tuntunin ng bilang ng mga pagpapatupad ang ratio ay malinaw na hindi pabor sa mga dayuhang pag-unlad. Dahil sa mataas na halaga ng paglilisensya sa mga dayuhang programa, pati na rin ang mahal at labor-intensive na pagbagay sa mga kinakailangan ng mga pamantayan ng Russia, ginagamit ang mga ito pangunahin sa mga malalaking kumpanya at ahensya ng gobyerno, kung saan ang isyu ng presyo ay hindi gaanong pinipilit. Ang mga negosyo ng SMB ay mas hilig na gumamit ng mga domestic development dahil sa kanilang flexibility at mababang gastos, at ang sitwasyon dito ay malamang na hindi magbago. Gayunpaman malalaking kumpanya Sila ay lalong bumaling sa Russian EDMS. Ang karagdagang, ang mas malaking bahagi ng merkado ay malamang na masakop ng mga domestic system: bawat taon sila ay nagiging mas at mas gumagana, makabuluhang mas mura upang ipatupad at, kung ano ang napakahalaga, ay partikular na binuo para sa mga katotohanan ng Russia.

Ang mga dayuhang developer ng mga platform at solusyon ay nagkakaloob ng higit sa 50% ng EDMS market. Ang pinakamalaking bahagi ng merkado ng EDMS (mga isang third) ay inookupahan ng mga solusyon batay sa platform ng Documentum. Ang mga kumpanyang nakibahagi sa pag-aaral, na bumubuo ng kanilang mga system batay sa platform ng IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), ay nagmamay-ari ng 12–15% ng merkado. Sa mga kumpanyang Ruso, ang mga makabuluhang posisyon sa merkado ay inookupahan ng: EOS, Lanit, Directum at Cognitive Technologies. Ang bahagi ng system na binuo ng bawat isa sa mga kumpanyang ito ay nagkakahalaga ng higit sa 5% ng EDMS market. Ang Upscale Soft, Docsvision at Naumen ay mayroon ding medyo malakas na posisyon. Hindi isinasaalang-alang ng EDMS ang iba pang mga solusyon na nilikha batay sa mga platform ng IBM na ginagamit para sa pagbuo ng mga solusyon sa ECM (Lotus Notes, Content Manager, atbp.), pati na rin ang mga solusyon sa mga platform para sa pagbuo ng mga ECM application mula sa Microsoft at Oracle mga kumpanya at solusyon mula sa mga developer ng Russia, hindi na nakibahagi sa pag-aaral ng CNA. Tinukoy na segment merkado ng Russia Ang EDMS ay tinatantya ng mga eksperto sa $45-55 milyon Gayunpaman, dahil ang mga platform ng IBM na ginamit upang lumikha ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay malawak na kinakatawan sa Russia, ang bahagi ng mga solusyon batay sa mga teknolohiya ng IBM ay maaaring mas mataas kaysa sa kabuuang bahagi ng mga kumpanyang sinuri ng mga ito. CNA, kabilang ang sa pamamagitan ng sarili nating mga pag-unlad. Sa pangkalahatan, ang tatlong pangunahing lugar ng paglago ng merkado ay maaaring makilala, kung saan ang mga bago at umiiral na mga manlalaro ay maaaring makipagkumpitensya. Una, maaari nating asahan ang pagtaas ng demand mula sa mga ahensya ng gobyerno kapag nabuo ang naaangkop na balangkas ng regulasyon. Dahil ang pampublikong sektor ay ang nangingibabaw na mamimili ng mga elektronikong sistema ng impormasyon sa Russia, na nagkakahalaga ng halos 40% ng merkado, higit ang nakasalalay sa kung anong landas ang pipiliin ng estado kapag lumilikha ng isang binuo na interdepartmental na istraktura ng pagpapalitan ng impormasyon. Pangalawa, ang malalaking komersyal na istruktura, na aktibong gumagamit ng EDMS sa loob ng mahabang panahon, ngunit sa ilang mga dibisyon lamang, ay nagsusumikap na pagsamahin ang mga ipinamahagi na sangay sa isang solong espasyo ng impormasyon at palawigin ang matagumpay na pagsasanay sa negosyo sa kabuuan. At pangatlo, ang mga medium at maliliit na negosyo ay nagpapakilala ng parami nang parami ng mga sistema upang mapabuti ang kahusayan ng pag-aayos ng mga proseso ng trabaho sa nakalipas na dalawa o tatlong taon at natanto na ang mga benepisyong ibinibigay nito.

Ang dami ng merkado ng mga electronic document management system (EDMS) sa Russia noong 2008 ay, ayon sa mga paunang pagtatantya mula sa CNews Analytics, humigit-kumulang $210 milyon Ang pinakamalaking customer ng EDMS sa Russia ay nananatiling pampublikong sektor, at ang pag-asa para sa karagdagang paglago ay nauugnay din sa mga hakbangin ng pamahalaan. Ang mga pag-asa para sa karagdagang pag-unlad ay nauugnay pa rin sa pampublikong sektor, mga bangko, telecom at langis at gas, na sa una ay "itinaas" ang merkado na ito sa Russia. Kapag tinatasa ang laki ng merkado ng EDMS sa Russia, ang mga eksperto sa CNews Analytics, pati na rin ang mga sumasagot - mga kumpanya ng pag-unlad at mga integrator - ay isinasaalang-alang ang halaga ng mga bahagi ng system, mga serbisyo sa pagkonsulta, pagpapatupad at pag-update ng system, pati na rin ang pagsasanay at teknikal suporta. Kung, ayon sa survey noong 2007, ang bahagi ng mga serbisyo sa pagpapatupad ay humigit-kumulang katumbas ng halaga ng system (mga 36%), kung gayon noong 2008 ang mga sumasagot ay nagpahiwatig na ang bahagi ng pagpapatupad ay bahagyang tumaas - 40% kumpara sa 35% (gastos ng system ). Ang pagbabagong ito ay bahagyang dahil sa mabilis na paglaki ng domestic IT services sector sa kabuuan, sa likod kung saan ang halaga ng trabaho sa consultant ay kapansin-pansin at mabilis na tumataas. Sa pagsisimula ng mga pagbabago sa krisis sa bansa, sabik na inaasahan ng mga customer na ang mga presyo para sa mga serbisyong ito ay malapit nang bumagsak. Gayunpaman, sa katunayan, ang isang matalim na pagbawas sa gastos ng mga propesyonal na serbisyo sa IT ay hindi pa naganap, sa kabila ng katotohanan na ang merkado na ito ang unang nahulog sa panganib na zone.

kanin. 1. Istraktura ng gastos para sa pagpapatupad ng EDMS.

Pagsusuri ng mga modernong sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Tingnan natin ang walong pinakakaraniwang EDMS sa Russia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co . Group), DELO ( EOS), EUFRATES (Cognitive Technologies). Ang ipinakita na view ng EDMS ay isang pagtatangka upang masuri ang mga kakayahan at kahandaan ng mga produkto ng software upang malutas ang mga kasalukuyang problema ng pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang negosyo.

Ang pamantayang naka-highlight sa pagsusuri ay makakatulong sa pagsusuri ng mga kakayahan ng mga solusyon na isinasaalang-alang mula sa punto ng view ng teknikal na pagpapatupad ng ilang mga gawain sa EDMS. Ang lahat ng mga kakayahan ay nahahati sa pitong lugar ng automation:

trabaho sa opisina;

Pangkalahatang daloy ng dokumento;

Pamamahala ng kontrata;

Electronic archive;

Makipagtulungan sa mga apela ng mga mamamayan;

Pamamahala ng proyekto;

Paggawa gamit ang dokumentasyon ng QMS.

Ang Talahanayan 1 ay nagbibigay ng ilang malinaw na pamantayang likas sa lahat ng mga sistemang isinasaalang-alang (at lahat ng mga sistema ng klase ng EDMS, sa prinsipyo), at mga pamantayan na nagpapahintulot sa amin na makilala ang mga solusyon sa bawat isa. Sa pangkalahatan, ang pag-andar ng mga system ay pareho, at ang isang detalyadong breakdown lamang ng ilan sa mga pangunahing gawain ng daloy ng dokumento at ang mga tampok ng kanilang pagpapatupad ay ginagawang posible na ihambing ang iba't ibang mga solusyon. Kapansin-pansin na para sa lahat ng mga sistema na ipinakita sa pagsusuri ay may napakaraming kasanayan sa pagpapatupad. Ang mga system na ito ay ginagamit ng daan-daang mga organisasyon upang i-automate ang daloy ng dokumento. Bilang karagdagan sa mga solusyong ito, mayroong higit sa 50 mga produkto ng software sa merkado na hindi gaanong ginagamit.

Kung susuriin natin ang mga bagong bersyon ng mga system na sumasakop sa mga nangungunang posisyon sa merkado, nararapat na tandaan na sa nakalipas na tatlong taon ang kanilang pag-unlad ay naglalayong pangunahin sa pagpapabuti ng mga kakayahan sa serbisyo, dahil mga pangunahing kakayahan naipatupad na sa isang anyo o iba pa. Kung pinag-uusapan natin ang mga bagong teknikal na kakayahan, mapapansin natin ang potensyal para sa pag-unlad ng EDMS patungo sa pamamahala ng iba't ibang uri ng nilalaman (multimedia), ang paggamit ng mga awtomatikong teknolohiya sa pagproseso at pagsusuri ng nilalaman ng dokumento. Ngunit sa ngayon ang naturang pag-andar ay hindi sapilitan para sa EDMS, at ang pinakamahalaga, ang pangangailangan para dito sa Russia ay hindi pa ganap na nabuo.

Talahanayan 1. Pangkalahatang katangian pinakasikat na EDMS



Isaalang-alang natin ang ipinakita na EDMS ayon sa isang ratio na naiintindihan ng lahat« presyo / functionality"[ 12]:

kanin. 2. "Optimal na presyo/functionality" ng EDMS (diagram Gartner)

Ang diagram na ito ay binuo sa prinsipyo ng "magic quadrant" Gartner ", kung saan matatagpuan ang mga system quadrant ako. Sa II at IV ang mga quadrant ng diagram ay naglalaman ng mga sistemang wala balanseng mga tagapagpahiwatig mga presyo at pag-andar.

Ang criterion na pinili para sa pag-aaral ay nagpapahintulot sa amin na suriin ang iba't ibang EDMS mula sa punto ng view ng kanilang kahandaan upang malutas ang mga tunay na problema ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa modernong negosyo. Kasama sa grupo ng mga pinuno ang mga sistema Directum, DocsVision at EUPHRATES. Ang natitirang mga sistema ay matatagpuan sa II at IV quadrant.

Legal na regulasyon at pamantayan sa larangan ng EDMS

Ngayon, ang mga aktibidad ng mga developer ng EDMS ay halos hindi kinokontrol. Kapag nagde-develop ng mga produkto ng software at nagpapatupad ng mga proyekto sa pagpapatupad, ang mga developer at supplier, sa isang antas o iba pa, ay ginagabayan ng mga sumusunod na regulasyon at legal na dokumento:

GOST R 51141-98. Pag-iingat ng rekord at pag-archive. Mga tuntunin at kahulugan (inaprubahan ng Decree of the State Standard of the Russian Federation na may petsang Pebrero 27, 1998 No. 28);

Pederal na Batas ng Enero 10, 2002 Blg. 1-FZ "Sa Electronic Digital Signature" (tulad ng sinusugan noong Nobyembre 8, 2007);

GOST R 6.30-2003. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento (naaprubahan ng Decree of the State Standard of the Russian Federation na may petsang Marso 3, 2003 N 65-st);

Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Setyembre 22, 2009 No. 754 "Sa pag-apruba ng Mga Regulasyon sa sistema ng interdepartmental na pamamahala ng elektronikong dokumento";

Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ "Sa impormasyon, teknolohiya ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon."

Kapag nagpapatupad ng mga proyekto upang ipatupad ang isang EDMS, sa kaso ng pagtatrabaho sa personal na data, kinakailangan na magabayan ng mga kinakailangan ng Pederal na Batas na may petsang Hulyo 27, 2006 N 152-FZ "Sa Personal na Data" at may petsang Disyembre 27, 2009 N 363-FZ "Sa Mga Pagbabago sa Mga Artikulo 19 at 25 ng Pederal na Batas "Sa Personal na Data".

Dahil ang mga GOST ay likas na nagpapayo, ang mga developer ay nagsasama ng maximum na kakayahang umangkop sa kanilang mga solusyon upang, depende sa customer, posible na ipatupad ang iba't ibang mga scheme para sa pagtatrabaho sa mga dokumento batay sa system. Kadalasan, ang arkitektura at lohika ng system ay dapat magbigay ng iba't ibang at, minsan, salungat na mga diskarte sa pag-automate ng dokumento. Ang kakulangan ng karaniwang tinatanggap na mga pamantayan ay isang problema hindi lamang para sa mga developer, kundi pati na rin para sa mga customer, dahil ang pagpili ng mga kinakailangan para sa isang EDMS ay nagiging masyadong subjective na gawain. Ang mga patakaran at regulasyon para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay maaaring magkaiba sa bawat enterprise, hindi lamang sa loob ng parehong industriya, ngunit maging sa loob ng parehong grupo ng mga kumpanya. At bagaman sa pangkalahatan ang kumplikado ng mga gawain ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay medyo malinaw, ang mga pamamaraan ng kanilang pagpapatupad ay lubhang nag-iiba. Lumalabas na ang isa sa mga pangunahing kinakailangan para sa mga developer ng isang modernong EDMS ay mag-alok ng isang solusyon na sapat sa presyo, kalidad at oras ng pagpapatupad, anuman ang mga detalye ng trabaho ng customer (sa madaling salita, nagbibigay-kasiyahan sa anumang mga detalye).

Bibliograpiya

1. Michael J. D. Sutton. “Daloy ng dokumento ng korporasyon. Mga prinsipyo, teknolohiya, pamamaraan ng pagpapatupad." – St. Petersburg: Azbuka, 2002.

Ang libro ay naglalaman ng mga teoretikal na konsepto at marami praktikal na rekomendasyon sa pag-optimize ng arkitektura ng sistema ng pamamahala ng dokumento, pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng mga tagapamahala at teknikal na kawani kapwa sa yugto ng paglikha at sa panahon ng pagpapatakbo ng system, pag-aayos ng cost-effective na imbakan at napakahusay na paghahanap ng mga dokumento, at marami pang iba. Ang lahat ng mga tip na ito ay batay sa mayamang praktikal na karanasan ng may-akda, isang nangungunang Canadian na espesyalista sa larangan ng pag-optimize ng daloy ng dokumento, na nagtrabaho sa mga order mula sa mga ahensya ng gobyerno sa kanyang bansa at nangungunang mga pandaigdigang korporasyon.Ang pangunahing ideya ay ang isang mahusay na binuo na sistema ng pamamahala ng dokumento ay hindi kumukuha ng maraming mapagkukunan, ngunit nakakatulong na gumawa ng mga epektibong desisyon at dagdagan ang pagiging mapagkumpitensya ng isang negosyo dahil sa ang katunayan na ang kinakailangang impormasyon ay nagiging madaling ma-access at palaging "nasa kamay. ” Ang teknolohiya para sa pagbuo ng isang epektibong sistema ng pamamahala ng dokumento ng negosyo ay inilarawan sa aklat na ito.

2. Mga paraan at paraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Antolohiya. -Editorial URSS, 2000

Ang koleksyon ay nagpapakita ng mga gawa sa teoretikal at inilapat na mga aspeto ng pamamahala ng dokumento at mga kaugnay na gawain ng pagkilala sa teksto, pakikipag-ugnayan sa mga database, at user interface.Ang koleksyon ay naka-address sa mga mananaliksik at mga developer ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Mga elektronikong dokumento sa mga network ng korporasyon. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

Binabalangkas ng monograph ang mga pangunahing kaalaman at isyu ng pagpapataas ng kahusayan ng automation ng opisina ng isang institusyon, kabilang ang mga partikular na problemang nauugnay sa paglipat sa teknolohiyang walang papel. Ang mga prinsipyo ng konstruksiyon ay isinasaalang-alang makabagong sistema electronic document management (EDM) at mga uso sa kanilang pag-unlad. Ang mga paglalarawan ng mga pinaka-advanced na dayuhang produkto sa larangan ng forensic control ay ibinigay. Ang mga pamantayan sa larangan ng coding, compression, exchange, at integration ng iba't ibang uri ng impormasyon ay ibinigay.

4. V. Zherebenkova. Daloy ng dokumento sa enterprise. - Summit, 2005

Sinusuri ng libro ang daloy ng dokumento mula sa pananaw ng accounting at accounting ng buwis. Ang pamamaraan para sa pagguhit ng mga dokumento ng organisasyon at administratibo ay inilarawan. Mga halimbawa ng pinag-isang form na ginamit sa mga pakikipag-ayos sa mga taong may pananagutan, mga transaksyon sa cash, mga transaksyon sa kasalukuyang account, at kapag nag-account para sa nasasalat at hindi nasasalat na mga ari-arian, ang mga nakapirming asset, paggawa at sahod ay ibinibigay. Ang mga rehistro ng accounting ng buwis na binuo ng may-akda ay ipinakita.

5. Chernov V.N. Mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento. – M: RAGS, 2009. – 84 p.

Ang mga prinsipyo at tampok ng paglikha ng mga automated system ay nakabalangkas suporta sa dokumentasyon pamamahala. Ang pagpili ng pamantayan at paghahambing ng mga katangian ng mga awtomatikong sistema ng dokumentasyon para sa pamamahala ng mga kumpanya ng pag-unlad na nagtatrabaho sa merkado ng Russia sa loob ng mahabang panahon at may isang malaking bilang ng mga matagumpay na praktikal na pagpapatupad ay natupad. Ang mga isyu ng suporta sa regulasyon ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay isinasaalang-alang.

6. EDMS (Russian market)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Mga katangian ng merkado ng Russia ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento

7. Layna Fischer. Innovation at Excellence sa Workflow Process at Knowledge Management. – Future Strategies Inc., 2000

Ang isang paglalarawan ng mga pinaka-natitirang proyekto sa larangan ng muling pag-aayos at pamamahala ng mga proseso ng negosyo at ang pagpapatupad ng mga sistema ng daloy ng trabaho ay ibinigay.Pinapasimple ang mga proseso ng negosyo gamit ang teknolohiya ng daloy ng trabaho at mga solusyon sa extranet. Mga teknolohiya para sa virtual na negosyo. Mga diskarte sa daloy ng trabaho at groupware. Mga modernong diskarte sa negosyo at suporta sa proseso. Market ng daloy ng trabaho. Pagsasama-sama ng mga sistema ng daloy ng trabaho para sa pagproseso ng mga invoice na babayaran at mga graphic na larawan ng mga dokumento.

8. Sapkov V.V. Teknolohiya ng impormasyon at computerization ng trabaho sa opisina. – St. Petersburg: Academy, 2006. -288 p.

Isinasaalang-alang ang mga teknolohiya ng impormasyon na ginagamit sa computerization ng trabaho sa opisina. Upang makakuha ng mga praktikal na kasanayan, ang mga halimbawa ay ibinigay na may pagsusuri sa kanilang pagpapatupad. Ang teknolohiya para sa paglikha ng isang database management system ay ipinakita. Isinasaalang-alang ang pagtatrabaho sa mga sistema ng pag-publish.

9. Glinskikh Alexander. Pandaigdigang merkado para sa mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. - Jet Info No. 8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

Mga pangunahing konsepto tungkol sa mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Pagsusuri ng kasalukuyang estado ng pandaigdigang merkado ng EDMS. merkado ng EDMS ng Russia. Mga halimbawa ng paggamit ng EDMS sa mundo. Pagsasama ng EDMS sa iba pang mga application: ERP system at CRM system. Mga tampok ng pagpili at pagpapatupad ng EDMS. Ang mga pangunahing kalahok sa pandaigdigang EDMS market at ang Russian EDMS market. Ang mga isyu ng pag-optimize at kontrol ng daloy ng dokumento at kontrol sa pagpoproseso ng impormasyon ay mahalagang kahalagahan para sa negosyo.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Kumpidensyal na trabaho sa opisina at secure na daloy ng electronic na dokumento. – M: Logos, 2011. -452 p.

Ang kakanyahan at mga tampok ng kumpidensyal na gawain sa opisina ay inihayag. Ang mga isyu ng pagdodokumento ng kumpidensyal na impormasyon, pagproseso ng mga kumpidensyal na dokumento, pagtatala ng mga ito, pag-aayos ng kumpidensyal na daloy ng dokumento, pag-uuri at pag-systematize ng mga kumpidensyal na dokumento, pagtiyak ng pagpapahintulot sa sistema ng pag-access at kumpidensyal na rehimen ng impormasyon, paghahanda ng mga kumpidensyal na dokumento para sa paglipat sa archive at pagkasira ay sakop. Ang pagsusuri ng mga modernong regulasyong legal na aksyon sa larangan ng pinaghihigpitang impormasyon sa pag-access at kumpidensyal na dokumentadong impormasyon ay ibinibigay: personal na data; opisyal, propesyonal, komersyal na mga lihim; mga lihim ng produksyon, atbp.

11. GOST 34.602-89" Teknikal na gawain upang lumikha ng isang awtomatikong sistema."

Nalalapat ang pamantayang ito sa mga automated system (AS) para sa pag-automate ng iba't ibang uri ng aktibidad (pamamahala, disenyo, pananaliksik, atbp.), kasama ang kanilang mga kumbinasyon, at nagtatatag ng komposisyon, nilalaman, mga panuntunan para sa pagguhit ng dokumentong "Mga teknikal na pagtutukoy para sa paglikha ( pag-unlad o modernisasyon) mga sistema."

12. Leonid Reingold, Ph.D., Pagsusuri ng mga electronic document management system

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Ang mga inisyatiba ng estado sa paligid ng "Electronic Document", ang mga pamantayan sa larangan ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ang mga teknikal na kakayahan ng mga modernong sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay isinasaalang-alang, at ang kanilang mga katangian ay inihambing.

13. GOST R 51141-98

Sinasalamin ang terminolohikal na sistema ng mga konsepto sa larangan ng gawaing opisina at mga gawain sa archival.

14. Alexey Nazarenko, Kasaysayan at mga uso sa pag-unlad ng modernong EDMS

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Ang kasaysayan ng diskarte sa pag-unlad, ang pagbuo ng pag-andar, ang pagpoposisyon at modernong pag-andar ng EDMS, at ang hinaharap ng merkado para sa mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay isinasaalang-alang.

15. Electronic na dokumento at daloy ng dokumento: legal na aspeto. Antolohiya. – INION RAS, 2003

Sinusuri ng koleksyon ang mga problema ng pagdodokumento ng impormasyon at pag-aayos ng daloy ng dokumento sa mga kondisyon ng modernong teknolohiya ng impormasyon. Ang mga isyu ng pag-uuri ng mga dokumento sa social sphere ay sakop, legal na puwersa mga elektronikong dokumento, ang kanilang legal na katayuan at kaligtasan, papel sa legal na relasyon, pangunahin sa sirkulasyong sibil at batas at kasanayan sa pamamaraan, ang tungkulin at lugar ng Pederal na Batas"Sa electronic digital signature" sa sistema ng pamamahala ng dokumento sa Russian Federation, karanasan sa dayuhan sa larangan ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

16. Electronic na mga sistema ng pamamahala ng dokumento: pamantayan sa pagpili

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (Software technologies)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Kuznetsova, T.V. Trabaho sa opisina (suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala) - M.: Intel-Sintez, 2002.

19. Michael J. D. Sutton. Pamamahala ng Dokumento para sa Enterprise: Principles, Techniques, and Applications, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Electronic na mga sistema ng pamamahala ng dokumento - Prentice Hall PTR, 1997