Sa lungsod 

Organisasyon at teknolohiya ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ng panayam. Suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala. Mga aktibidad sa larangan ng pamamahala ng dokumento

Lektura 1. Makabagong teknolohiya at organisasyon ng gawaing opisina. Pagtatasa ng kasalukuyang estado suporta sa dokumentasyon pamamahala (DOU).

Ang kursong "Organisasyon at teknolohiya ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala" ay binubuo ng dalawang seksyon: "Kasaysayan ng organisasyon ng trabaho sa opisina sa Russia" at "Modernong organisasyon at teknolohiya ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala."

Ang layunin ng kurso ay upang bigyan ang mga mag-aaral ng ideya ng mga tampok ng pagbuo at pag-unlad ng mga pambansang sistema ng pamamahala ng mga talaan sa iba't ibang mga makasaysayang panahon at upang maging pamilyar sa kanila ang teorya at kasanayan ng pag-aayos ng modernong suporta sa dokumentasyon batay sa mga prinsipyong nakabatay sa siyensiya at mga pamamaraan para sa pagpapabuti nito.

Mga layunin ng kurso:

    i-highlight ang lugar ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa mga proseso ng pamamahala;

    ipakilala ang kasaysayan ng pag-unlad ng sistema ng pamamahala ng mga talaan ng estado;

    upang mabuo sa mga mag-aaral ang mga makatwirang diskarte sa paglutas ng mga problema ng pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento sa isang institusyon;

    gawing pamilyar ang mga mag-aaral sa mga modernong pamantayang istruktura ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool;

Ang suporta sa dokumentasyon ay ang batayan ng teknolohiya ng pamamahala

gawain sa opisina-isang sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga opisyal na dokumento..

Sa una, ang termino ay lumitaw sa oral speech (siguro noong ika-17 siglo) at nangangahulugang proseso ng paglutas (paggawa) ng isang kaso: "paggawa ng isang kaso" - paglutas ng isang isyu. Sa panahon ng desisyon, nagkaroon ng pangangailangan na pagsamahin ang resulta, halimbawa, naabot ang kasunduan. Mula noong sinaunang panahon, ang mga dokumento ay nilikha para sa layuning ito, dahil ang binibigkas na salita ay maikli ang buhay, maaaring makalimutan, masira sa panahon ng paghahatid, o hindi maunawaan. Nasa ika-16 na siglo na. ginagamit ang salita kaso bilang isang koleksyon ng mga dokumento na may kaugnayan sa ilang bagay o isyu. Sa unang pagkakataon sa konseptong ito ang salitang "gawa" ay naitala sa mga dokumento noong 1584.

Kasama sa modernong gawain sa opisina ang:

    pagtiyak ng napapanahon at wastong paglikha ng mga dokumento (dokumentasyon);

    organisasyon ng trabaho sa mga dokumento (resibo, paglipat, pagproseso, accounting, pagpaparehistro, kontrol, imbakan, systematization, paghahanda ng mga dokumento para sa pag-archive, pagkawasak).

Kaayon ng terminong "trabaho sa opisina", ang termino ay ginamit sa nakalipas na mga dekada suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala(DOW). Ang hitsura nito ay nauugnay sa pagpapakilala ng mga computer system sa pamamahala at sa kanilang organisasyon, software at suporta sa impormasyon upang mapalapit sa terminolohiya na ginagamit sa mga programa sa kompyuter at literatura. Sa kasalukuyan, ang mga terminong "papel" at "pamamahala ng dokumentasyon" ay magkasingkahulugan at ginagamit upang sumangguni sa parehong aktibidad.

Ang Documentary management support (DMS) ay isang uri ng suporta sa pamamahala para sa isang organisasyon, na kinabibilangan ng pagtatala, paglilipat at pag-iimbak ng impormasyon tungkol sa estado ng organisasyon at kontrolin ang mga aksyon upang baguhin ang estado nito. Kasama sa DOW ang mga sumusunod na pangunahing proseso:

    pagtatala ng mga aksyon o data sa pagkontrol sa estado ng mga gawain ng Organisasyon sa opisyal na media, i.e. " dokumentasyon" o "paggawa ng dokumento";

    napapanahong pagkakaloob ng impormasyon sa isang opisyal na paraan, i.e. paglipat ng mga dokumento o " daloy ng dokumento";

    maagap at pangmatagalang imbakan ng mga dokumento, i.e. "imbakan ng archival".

Ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay isang sangay ng aktibidad na ang pangunahing layunin ay magbigay ng impormasyon sa pamamahala tungkol sa estado ng mga gawain sa Organisasyon para sa paggawa ng matalinong mga desisyon sa pamamahala at pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad.

Dokumentasyon ay ang proseso ng paglikha at pagproseso ng isang dokumento. Ang pamantayan ng estado ay tumutukoy sa dokumentasyon bilang "pagtatala ng impormasyon sa iba't ibang media ayon sa itinatag na mga patakaran."

Sa ngayon, ang mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ay parehong nagsisilbing kasangkapan para sa epektibong pamamahala at bilang pinakamahalagang kasangkapan sa komunikasyon sa ugnayan sa pagitan ng mga ahensya ng gobyerno at populasyon ng bansa, mga istruktura ng lipunang sibil, at negosyo. Sa aming opinyon, sa kurso ng reporma sa pambansang antas, kinakailangan na magtatag ng magkakatulad na mga prinsipyo para sa pag-iisa at standardisasyon ng mga serbisyo at teknolohiya sa edukasyon sa preschool, pati na rin ang dokumentasyon, para sa mas mahusay na pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga katawan ng gobyerno. Ang regulasyon ng estado sa larangan ng suporta sa dokumentasyon ay nakakakuha ng partikular na kahalagahan kaugnay ng paggamit ng mga elektronikong dokumento at paraan ng mga elektronikong komunikasyon. Ang paglaki sa dami ng impormasyon at dokumentasyon sa mga katawan ng pamahalaan ay naglalagay ng pangangailangan para sa patuloy na pagsubaybay at pamamahala ng mga prosesong ito ng estado.

Ang mga tradisyon sa tahanan, karanasan sa mundo, mga rekomendasyon ng International Council of Archives ay malinaw na nagpapahiwatig ng pangangailangan para sa regulasyon ng estado ng pamamahala ng dokumentasyon, pati na rin ang isang makatwirang pagbawas sa dami ng sirkulasyon ng dokumento sa bansa.

Ang serbisyo ng archival ng estado ay tradisyonal na kasangkot sa pag-aayos ng dokumentasyon ng pamamahala sa Russia.

Halimbawa, ang pinakabagong Mga Regulasyon sa Federal Archive Service ng Russia na may petsang Disyembre 28, 1998 No. 1562 ay kasama ang sumusunod na gawain: "pag-unlad at pagpapabuti kasama ng mga katawan ng pederal na pamahalaan at mga ahensya ng gobyerno ng mga paksa Pederasyon ng Russia archive at record keeping, kabilang ang state record keeping system at pinag-isang sistema ng dokumentasyon.”

Ang bagong katawan ng pamamahala - ang Federal Archival Agency (tingnan ang Decree of the Government of the Russian Federation ng Hunyo 17, 2004 No. 290) alinsunod sa mga desisyon sa administratibong reporma, ay hindi pinagkalooban ng mga tungkulin para sa pamamahala ng dokumento. Ito ay itinalaga lamang ang pag-andar ng pag-uugnay ng tinatayang mga nomenclature ng mga kaso, mga tagubilin para sa gawaing opisina ng mga pederal na ehekutibong katawan, pati na rin ang mga listahan ng mga dokumento na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga pederal na katawan ng pamahalaan at mga organisasyon na nasasakop sa kanila, na nagpapahiwatig ng kanilang mga panahon ng imbakan. Tulad ng nakikita natin, kahit na ang napaka-abstract na gawain ng "pag-unlad" ng trabaho sa opisina ay inalis mula sa Mga Regulasyon. Ang sitwasyong ito ay nagpapakilala ng kawalan ng katiyakan sa mga prospect para sa karagdagang pagpapabuti ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool sa antas ng estado. Kasabay nito, sa lahat maunlad na bansa sa isang anyo o iba pa, ang mga tungkulin ng pamamahala ng dokumento ay itinalaga sa mga kaugnay na katawan ng pamahalaan, at ang kasanayang ito ay nagbibigay-katwiran sa sarili nito.

Dapat bigyang-pansin ng Russia ang karanasan ng mga dayuhang bansa. Sa katunayan, ngayon, pagkatapos ng pagpapatupad ng mga administratibong reporma, ang tungkulin ng estado ng pamamahala ng dokumento (DOM) sa unang pagkakataon sa huling tatlong siglo ay nawala sa paningin ng estado. Ang ahensya ng archival ay hindi maaaring magsagawa ng pag-uugnay, kontrol, at pangangasiwa ng mga tungkulin sa larangan ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool. Ang gawaing ito ay hindi ipinagkatiwala sa alinmang ahensya ng gobyerno. Siyempre, ang sitwasyong ito ay negatibong makakaapekto sa estado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ng bansa.

Sa ilalim ng kasalukuyang mga kundisyon, ang mahalagang gawain sa draft na pederal na batas "Sa Pagsuporta sa Dokumentasyon para sa Mga Aktibidad sa Pamamahala", ang pag-unlad nito ay natupad sa mga nakaraang taon, ay nahahadlangan. Ang reporma ng mga istruktura ng gobyerno ay nangangailangan ng malakihang muling paggawa ng naipon na batayan ng regulasyon, legal at pamamaraan ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Sa partikular, kinakailangan na baguhin ang mga pamantayan ng suporta sa dokumentasyon na ipinapatupad sa interstate, estado at intersectoral na antas ng pamamahala, na isinasaalang-alang ang gawaing kasalukuyang isinasagawa sa ilalim ng pederal na target na programa na "Electronic Russia (2002–2010)", isang bilang ng mga internasyonal na kasunduan at pamantayan sa mga lugar ng pagpapalitan ng impormasyon. Kasabay nito, kinakailangan upang ihinto ang hindi makontrol na paglaki ng mga volume ng daloy ng dokumento.

Ang dami ng dokumentasyong nabuo sa mga aktibidad ng mga katawan ng pamahalaan ay humigit-kumulang 250 bilyong sheet ng mga dokumento taun-taon. Kasabay nito, ang mga random na pagsusuri ng aparato kontrolado ng gobyerno Ito ay itinatag na taun-taon ay may pagtaas sa dami ng dokumentasyon ng 8-15%.

Ang partikular na tala ay ang pagtaas ng antas ng computerization ng mga katawan ng gobyerno - ito ay isang karagdagang kadahilanan na nakakaapekto sa estado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Ang pagtatasa ng mga direktang gastos para sa pagdodokumento ng mga aksyon sa pamamahala ay nagpapakita ng makabuluhang pagbabagu-bago sa mga halaga depende sa lugar at antas ng mga katawan ng pamahalaan.

Ang halaga ng pagdodokumento at pagproseso ng mga dokumento sa bawat dokumento ay humigit-kumulang 50 rubles. Sa pagsasaalang-alang na ito, ang pagbabawas ng uri ng mga dokumento ng 10% sa pamamagitan ng pag-iisa at standardisasyon ay nagpapahintulot sa amin na umasa sa pagkuha ng direktang epekto sa ekonomiya sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga gastos sa dokumentasyon at pagproseso ng dokumento. Ang mga matitipid ay humigit-kumulang 12.5 bilyong rubles.

Ang regulasyon ng mga tungkulin ng mga katawan ng pamahalaan at mga pamamaraan para sa kanilang suporta sa dokumentasyon ay nagbibigay-daan, sa pamamagitan ng pagbabawas ng oras na ginugol sa pagdodokumento at pagproseso ng mga dokumento (sa average mula 15–20 minuto hanggang 3–4 minuto), upang makatipid ng hanggang 40–50% ng kabuuang oras na ginugol sa mga proseso ng dokumentasyon. Ito, sa turn, ay magiging posible upang makakuha ng direktang pang-ekonomiyang epekto ng hindi bababa sa 2.5-3.0 bilyong rubles.

Sa kasalukuyan, ang ekonomiya ng Russia ay inililipat mula sa isang nakararami na hilaw na materyal na ekonomiya patungo sa pagpapalawak ng produksyon ng mga high-tech, kaalaman-intensive na mga produkto na gumagamit ng pinakamataas na pang-agham at teknikal na mga tagumpay at intelektwal na potensyal ng bansa. Alinsunod sa mga naunang pinagtibay na desisyon ng Security Council (SC) sa ilalim ng Pangulo ng Russian Federation, ang pangunahing pansin ay dapat bayaran sa pagtiyak ng pagiging mapagkumpitensya ng mga domestic na produkto, lalo na sa dayuhang merkado. Nangangailangan ito ng dokumentasyon at suporta sa impormasyon ng mga produkto sa lahat ng yugto ng ikot ng buhay na nakakatugon sa mga internasyonal na pamantayan, na nakasaad sa Pederal na Batas "Sa Teknikal na Regulasyon" na may petsang Disyembre 27, 2002 No. 184-FZ.

Komisyon sa seguridad ng impormasyon Noong Marso 2003, ang Security Council ng Russian Federation, na nakakakuha ng pansin sa problema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ay nagpasya sa pangangailangan na lumikha ng isang hanay ng mga legal na aksyon sa lugar na ito.

    pagtatatag ng unipormeng pinag-isang mga tuntunin at pamamaraan ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool sa mga istruktura ng gobyerno, anuman ang kanilang subordination ng departamento;

    pagsubaybay at kontrol sa pagsunod sa mga alituntunin at regulasyon ng daloy ng dokumento ng interdepartmental, proseso ng paglikha ng dokumento at dami ng daloy ng dokumento;

    gawaing pang-agham at pamamaraan sa larangan ng suporta sa dokumentasyon at ang pagpapakilala ng mga pinaka-makatwirang pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento sa mga katawan ng pamamahala at mga organisasyon ng pamahalaan;

    sentralisadong pagbuo ng mga pamantayang regulasyon para sa paglutas ng mga problema sa pamamahala ng mga organisasyon ng pamahalaan;

    tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento sa mga katawan ng gobyerno, ang pagbuo ng mga pondong dokumentaryo bilang impormasyon mga mapagkukunan ng organisasyon, pagtatatag ng mga panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento, pati na rin ang pagsunod sa mga legal na itinatag na mga probisyon sa pag-access sa mga dokumento ng mga namamahala na katawan at organisasyon;

    pagsusuri ng software at iba pang mga tool sa impormasyon na ginagamit ng mga awtoridad at organisasyon ng pamahalaan para sa mga elektronikong komunikasyon sa dokumento;

    propesyonal na pagsasanay at advanced na pagsasanay ng mga espesyalista sa larangan ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Ang pagpapatupad ng mga gawaing ito, na bumubuo ng batayan ng pamamahala ng dokumentasyon, ay mapapabuti ang antas ng kalidad at propesyonalismo sa socio-economic sphere ng Russia at, sa pamamagitan ng pagpapabuti ng mga aktibidad ng pamamahala ng apparatus, makakuha ng kabuuang direktang pang-ekonomiyang epekto ng 13.75– 14.25 bilyong rubles. At ang epekto, na mas malaki kaysa sa direktang isa, ay isang hindi direktang pang-ekonomiyang epekto, na makikita sa paglago ng kabuuang pambansang produkto at ang pagiging mapagkumpitensya ng mga prodyuser ng Russia.

Siyempre, upang malutas ang mga problema sa itaas, kinakailangan ang isang espesyal na katawan ng estado sa antas serbisyong pederal. Ang isang katawan ng pamamahala ng archival na may naaangkop na kapangyarihan ay pinakaangkop para sa mga layuning ito.

Ang trabaho sa opisina ngayon ay tinukoy ng pamantayan bilang isang "sangay ng aktibidad" na nagsisiguro ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga dokumento "2, ibig sabihin, ang buong proseso mula sa sandaling nilikha ang dokumento hanggang sa pagkasira nito o paglipat sa archive para sa imbakan."

Ang termino ay lilitaw sa simula sa bibig na pagsasalita (siguro noong ika-17 siglo) at nangangahulugang ang proseso ng pagpapasya mismo (pagpapatuloy ng isang kaso - "paggawa ng isang bagay" (paglutas ng isang isyu). Dahil sa kurso ng paglutas ng anumang isyu, lumitaw ang mga dokumento upang pagsamahin naabot ang kasunduan, ginawa ang desisyon (dahil ang binigkas na salita ay panandalian, maaaring makalimutan, baluktot sa panahon ng paghahatid, o hindi maunawaan na nasa ika-16 na siglo. 1584

Kaayon ng terminong "trabaho sa opisina", sa nakalipas na mga dekada ang terminong "suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala" ay ginamit. Ang hitsura ng terminong ito ay nauugnay sa pagpapakilala ng mga sistema ng computer V pamamahala, kanilang organisasyon, programa at impormasyon probisyon. Upang mas mapalapit sa terminolohiya na ginagamit sa mga programa sa kompyuter at literatura sa larangan ng trabaho sa opisina, ang terminong "pamamahala ng suporta sa dokumentasyon" ay nagsimulang gamitin sa katulad na paraan, na, sa esensya, ay kasingkahulugan ng terminong "trabaho sa opisina". Halimbawa, sa mga pamagat ng mga karaniwang dokumento na "Sistema ng estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala" at "Mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga ministri at departamento ng Russian Federation".

Ang isang mas malawak na terminong ginagamit ngayon, suporta sa impormasyon at dokumentasyon para sa pamamahala, ay kasama, bilang karagdagan sa tradisyonal na gawain sa mga dokumento at serbisyo ng impormasyon, ang paglikha, pagpapanatili at pagtatrabaho sa mga database.

Parehong ang proseso ng paglikha ng mga dokumento at ang organisasyon ng trabaho sa kanila ay palaging kinokontrol ng mga espesyal na pambatasan, regulasyon at normatibo at pamamaraan na mga aksyon. Sa pre-revolutionary period, ang pinakamalaking legislative acts na nagpasiya sa organisasyon ng office work ay ang "General Regulations" na inaprubahan ni Peter I noong Pebrero 28, 1720 4, "Institution for the Administration of the Province" noong 1775 ni Catherine II, "Pangkalahatang Pagtatatag ng mga Ministri" noong 1811. Itinatag ng mga batas na ito ang mga pangunahing prinsipyo ng pagtatrabaho sa mga dokumento na ipinapatupad ngayon (halimbawa, ipinag-uutos na pag-record ng mga dokumento, pagpaparehistro, kontrol, pagbuo ng mga file, paglikha ng isang archive ng institusyonal, atbp.).

Mga kilos na pang-regulatoryo at pamamaraan sa gawaing opisina:

Ang sistema ng suporta sa dokumentasyon ng estado ay pinamamahalaanat ako.Mga pangunahing probisyon. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga serbisyo ng suporta sa mga dokumento at dokumentasyon. - M.,1991.

Sa kasalukuyan, alinsunod sa pederal na target na programa, ang pagbuo ng isang bagong edisyon ng State Budgetary Educational Institution - isang sistema ng mga probisyon na tumutukoy sa mga pangunahing patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa mga organisasyon - ay nakumpleto. Ang sistema ay naglalayong din sa mga komersyal na istruktura. Ito ay bubuo ng dalawang bahagi: normative at methodological. Sa normatibong bahagi, tulad ng sa dokumento na umiiral ngayon, ang mga pangunahing gawain at pag-andar, ang ligal na regulasyon ng mga aktibidad ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon sa samahan, ang tinatayang istraktura nito ay tinutukoy; pamamaraan para sa paghahanda at pagproseso ng mga dokumento; lahat ng mga yugto ng pakikipagtulungan sa kanila: paghahatid, pagpasa, pagproseso, accounting, pagpaparehistro, kontrol sa pagpapatupad, impormasyon at sanggunian sa trabaho, agarang pag-iimbak ng mga dokumento, paghahanap ng mga dokumento at impormasyon; proteksyon ng mga sistema ng pagkuha ng impormasyon; paghahanda ng mga dokumento para sa archive; ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento; organisasyon ng imbakan ng dokumento.

Pangunahing pagkakaiba bagong sistema na ito ay kumakatawan sa isang pinag-isang complex ng automated na dokumentasyon batay sa mga modernong text editor, automated na daloy ng dokumento (kabilang ang email), mga database at awtomatikong pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento (kabilang ang mga awtomatikong nomenclature ng mga kaso, mga imbentaryo ng mga kaso, atbp.) 9.

Mga tagubilin sa modelo para sa trabaho sa opisina ng mga pederal na ehekutibong awtoridad ng Russian Federation. - M., .2005.

Bagong edisyon ng Mga Tagubilin. Kabilang dito ang parehong pangkalahatang pamamaraan para sa paghahanda at pagproseso ng mga dokumento, pati na rin ang mga detalye ng paghahanda ng ilang uri ng mga dokumento: mga order, mga tagubilin, mga tagubilin, mga protocol. Inilalarawan nito ang pamamaraan para sa pagrehistro ng mga dokumento, pagbuo ng mga search engine para sa reference na trabaho, pag-aayos ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento, ang pamamaraan para sa pag-compile at pagtatrabaho sa nomenclature ng mga file, pagbuo ng mga file, pagsasagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento, pagrehistro ng mga file, pag-iipon ng mga imbentaryo, pag-iimbak kaagad ng mga file at paglilipat ng mga ito sa imbakan ng archival. Ang apendiks ay nagbibigay ng mga form para sa nomenclature ng mga kaso, isang aksyon sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak, mga imbentaryo, atbp. Tulad ng makikita mula sa isang maikling listahan ng mga nilalaman ng mga tagubilin, ito ay sumasalamin sa halos lahat ng mga isyu ng pag-aayos ng trabaho sa opisina. Bagaman ito ay pangunahing inilaan para sa mga ministri at departamento, ang mga serbisyo sa pamamahala ng opisina ng mga organisasyon ng anumang anyo ng pagmamay-ari ay maaaring gamitin ito at makahanap ng maraming kapaki-pakinabang na bagay para sa kanilang sarili. Maaari itong magamit bilang batayan kapag bumubuo ng mga tagubilin para sa pamamahala ng opisina para sa isang partikular na organisasyon.

Mga pangunahing patakaran para sa pagpapatakbo ng mga archive ng departamento. - M., 1988.

Ang mga patakaran ay maaaring halos nahahati sa dalawang bahagi. Ang una (mga seksyon 2-4) ay sumasaklaw sa mga isyu ng klerikal nang detalyado:

    mga kinakailangan para sa mga listahan ng mga kaso, ang kanilang mga uri, ang pamamaraan para sa kanilang paghahanda, pagpuno, at pagpapanatili;

    ang pamamaraan para sa pagbuo ng mga kaso sa trabaho sa opisina;

    organisasyon at pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa trabaho sa opisina;

    ang pamamaraan para sa pagpili ng mga dokumento para sa pagkasira; 4 paghahanda ng mga file para sa paglipat sa archive: pagpaparehistro ng mga file (pagnunumero, pag-file, karagdagang disenyo ng pabalat, atbp.), Pagguhit ng mga imbentaryo, paglipat sa archive.

Ang isa pang bahagi ng mga patakaran (seksyon 5-14) ay nagdedetalye ng trabaho kasama ang mga dokumento sa archive.

Para sa mga komersyal na organisasyon na hindi nagsusumite ng mga dokumento para sa imbakan ng estado, ngunit iniimbak ang mga ito sa bahay, ang mga patakaran ay isang kailangang-kailangan na tulong sa pag-aayos ng kanilang archive.

Listahan ng mga dokumentong nagsasaad ng mga panahon ng imbakan (Karaniwang><ми ведомственный) 10 .

    Mga modelong regulasyon sa pag-iingat ng rekord sa mga panukala, aplikasyon at reklamo ng mga mamamayan sa mga katawan ng pamahalaan, negosyo, institusyon at organisasyon.

Inilalarawan ng batas na ito ang mga pangunahing probisyon para sa pag-aayos ng trabaho sa kategoryang ito ng mga dokumento: mga tampok ng pagpaparehistro, mga deadline para sa pagpapatupad, pagpapanatili ng isang reference na file, paglikha ng mga file, mga panahon ng imbakan para sa mga file, pagpapanatili ng analytical na impormasyon sa mga kahilingan. Ang pamamaraang itinakda sa Mga Regulasyon ay maaaring gamitin upang ayusin ang trabaho sa anumang mga dokumento ng mga pribadong indibidwal.

Lektura 2. Organisasyon ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool. Mga gawain at tungkulin ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.

    Mga pormang pang-organisasyon ng suporta sa dokumentasyon (papel).

    Serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool: layunin at lugar sa istruktura ng organisasyon

    Mga karaniwang istruktura ng serbisyo sa edukasyon sa preschool sa mga organisasyon sa iba't ibang antas ng pamamahala.

    Mga pag-andar ng mga empleyado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool

    Pagrarasyon ng paggawa ng mga manggagawa

    Ang opisyal at numerical na komposisyon ng mga kawani ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.

    Regulasyon ng mga aktibidad ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.

1. Ang suporta sa dokumentasyon bilang isang function ng pamamahala ay naroroon sa anumang organisasyon, anuman ang organisasyonal at legal na anyo nito, ang kalikasan at nilalaman ng mga aktibidad, kakayahan at iba pang mga kadahilanan. Ayon sa kahulugan na nakasaad sa GOST R 51141-98, ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay isang sangay ng aktibidad na nagsisiguro ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho sa mga opisyal na dokumento.

Ang isang dokumento ay ang pangunahing paraan ng pagtatala at pagpapadala ng pamamahala at iba pang impormasyon sa isang sistema ng pamamahala, at ang kalidad ng mga desisyon na ginawa at, dahil dito, ang pagiging epektibo ng mga aktibidad ng isang institusyon ay higit na nakasalalay sa kung gaano kabisa ang gawain sa mga dokumento ay naayos. Iyon ang dahilan kung bakit sa anumang organisasyon napakahalaga na magbayad ng espesyal na pansin sa organisasyon ng mga aktibidad ng serbisyo sa pamamahala ng opisina at upang makamit ang pinaka-makatwirang pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento.

Upang gawin ito, una sa lahat, kinakailangan upang malutas ang mga sumusunod na isyu sa antas ng organisasyon:

    Pagpili ng pinakamainam na paraan ng organisasyon ng trabaho sa opisina;

    Pag-unlad ng organisasyonal at functional na istraktura ng serbisyo sa pamamahala ng opisina at ang pagpili ng tiyak na pangalan nito;

    Delimitasyon ng mga tungkulin, tungkulin, karapatan at responsibilidad sa pagitan ng mga indibidwal na istrukturang yunit ng serbisyo sa pamamahala ng opisina at mga empleyado at ang kanilang pagsasama-sama sa mga nauugnay na dokumentong pang-organisasyon at ligal;

    Mga pamantayan sa paggawa para sa mga manggagawa sa opisina;

    Pagpapasiya ng bilang at opisyal na komposisyon ng serbisyo sa pamamahala ng opisina;

    Pagpili ng pinakamainam na teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento at pagsasama-sama nito sa Mga Tagubilin sa Trabaho sa Opisina;

    Makatwirang organisasyon ng mga lugar ng trabaho at paglikha ng mga kanais-nais na kondisyon sa pagtatrabaho;

    Pagpapabuti ng mga kwalipikasyon ng mga empleyado at ang kultura ng pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang unang tanong - ang pagpili ng pinakamainam na paraan ng organisasyon ng trabaho sa opisina - ay nalutas sa paunang yugto ng pag-aayos ng serbisyo sa trabaho sa opisina. Kapag tinutugunan ang isyung ito, dapat magpatuloy mula sa katotohanan na sa kasaysayan ay mayroong tatlong pangunahing anyo ng organisasyon ng gawaing opisina: sentralisado, desentralisado at halo-halong.

Ang sentralisadong form ay nagsasangkot ng pagpapatupad ng lahat ng mga operasyon sa pagpoproseso ng dokumento (mula sa pagtanggap ng mga dokumento at kanilang pagpaparehistro hanggang sa pagpapadala ng mga dokumento, paglikha ng mga file at pag-iimbak ng mga ito) sa isang yunit - ang serbisyo sa pamamahala ng opisina.

Ang desentralisadong anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina ay nagsasangkot ng paglikha ng isang independiyenteng serbisyo sa trabaho sa opisina sa bawat yunit ng istruktura at sa kasalukuyan ay napakabihirang ginagamit. Ang desentralisadong anyo ng gawaing pang-opisina ay ginagamit lamang sa mga organisasyong nagkakalat sa heograpiya, gayundin sa mga indibidwal na departamentong nagtatrabaho na may partikular na dokumentasyon.

na may pinaghihigpitang pag-access ng mga dokumento na kailangang ihiwalay sa mga bukas na talaan.

Ang isang halo-halong anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina ay nagsasangkot ng pagganap ng ilang mga pagpapatakbo ng trabaho sa opisina sa serbisyo sa trabaho sa opisina, at iba pa sa mga departamento. Bilang isang patakaran, ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ay tumatagal sa sarili nito ang pagtanggap at pagpapadala ng mga dokumento, ang kanilang pagpaparehistro, organisasyon ng daloy ng dokumento, kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento, habang ang paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento, ang kanilang systematization, ang pagbuo ng mga file at imbakan. ay isinasagawa sa mga istrukturang dibisyon. Bilang karagdagan, na may halo-halong anyo ng trabaho sa opisina, ang parehong teknolohikal na operasyon (halimbawa, pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na mga dokumento) ay maaaring isagawa sa serbisyo sa trabaho sa opisina at sa mga istrukturang dibisyon, depende sa kategorya ng mga dokumento. Ang mga dokumentong naka-address sa management ay nakarehistro sa office management service at naka-address sa structural units sa mga nauugnay na departamento.

Karamihan sa mga organisasyon ay gumagamit ng isang halo-halong anyo ng organisasyon ng opisina, mas madalas na isang sentralisadong anyo, bagaman, siyempre, ang huli ay may ilang mga pakinabang. Ang isang sentralisadong anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina ay nagbibigay-daan sa iyo na pag-isiping mabuti ang lahat ng mga teknikal na operasyon para sa pagproseso ng mga dokumento sa isang departamento, na iniiwan ang malikhaing gawain na may mga dokumento sa iba pang mga yunit ng istruktura; ginagawang posible na bumuo ng isang solong database ng lahat ng mga dokumento na natanggap at nilikha sa organisasyon , sa gayon ay nagbibigay ng isang mas maaasahang mga dokumento sa paghahanap at, nang naaayon, sangguniang gawain sa mga dokumento. Ang sentralisadong form ay nagpapalaya sa mga yunit ng istruktura mula sa pangangailangan na bumalangkas ng mga naisagawang dokumento sa mga file at iimbak ang mga ito, dahil ang gawaing ito ay isinasagawa ng serbisyo sa pamamahala ng opisina. Bilang karagdagan, ang sentralisadong form ay nagbibigay-daan para sa isang mas mahusay at komprehensibong paggamit ng kagamitan sa opisina at kagamitan sa computer upang maisagawa ang mga operasyon sa pagproseso ng dokumento na nauugnay sa opisina.

Naturally, sa isang sentralisadong anyo, ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ay gumaganap ng mas malaking dami ng trabaho kaysa sa isang halo-halong anyo, at ito, natural, ay nangangailangan ng mas malaking kawani ng mga manggagawa, at dahil ang lahat ng mga kaso ay pinoproseso, pinagsama-sama at iniimbak sa pamamahala ng opisina serbisyo, kung gayon, nang naaayon, isang mas malaking bilang ng mga espesyal na lugar ng opisina na nilayon para sa pagproseso ng dokumento, pagbuo at pag-iimbak ng kasalukuyang archive ng organisasyon. Kasabay nito, dapat tandaan na ang pagpapakilala ng modernong computer, sa partikular na network, mga teknolohiya sa pagproseso ng dokumento ay ginagawang posible na lumikha ng isang pinag-isang database ng mga dokumento ng organisasyon at, sa isang halo-halong anyo, trabaho sa opisina.

Ang napiling anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina ay higit na tinutukoy ang teknolohiya ng pagtatrabaho sa mga dokumento, na nakasaad sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

2. Mahalagang bigyang-diin na sa mga modernong kondisyon, kapag ang trabaho kasama ang dokumentasyon ng pamamahala sa maraming mga institusyon ay batay sa teknolohiya ng computer, ang mga pag-andar ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ay hindi limitado lamang sa pag-aayos ng daloy ng dokumento ng institusyon, pag-record ng mga dokumento, pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad at pag-iimbak ng mga dokumento. Direktang kasangkot ang serbisyo sa pamamahala ng mga talaan sa pagtatakda ng mga gawain sa pagbuo ng mga awtomatikong teknolohiya ng impormasyon para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, pagtiyak ng access sa impormasyon at pagprotekta sa impormasyon, at pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento.

Ang serbisyo sa trabaho sa opisina - pamamahala ng negosyo, opisina, pangkalahatang departamento, sekretarya, departamento ng trabaho sa opisina - ay isang independiyenteng yunit ng istruktura ng isang organisasyon, institusyon, negosyo (mula dito ay tinutukoy bilang organisasyon), na gumaganap ng tungkulin ng suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pamamahala ( DOU) at direktang sumasakop sa pinuno ng organisasyon. Ang partikular na pangalan ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ay pinili depende sa uri ng organisasyon, istraktura ng organisasyon nito, lugar sa hierarchy ng mga katawan ng pamamahala, dami ng aktibidad at iba pang mga tampok. Sa maliliit na organisasyon, ang mga tungkulin ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ay karaniwang ginagawa ng isang sekretarya.

3. Ang pagpili ng isang tiyak na pangalan para sa serbisyo ng pamamahala ng opisina ay isinasagawa nang sabay-sabay sa pagbuo ng organisasyonal at functional na istraktura ng serbisyo. Ang State System of Documentation Support for Management (GSDMOU) ay naglalaman ng mga rekomendasyon na nagbibigay-daan sa iyong piliin ang pinakaangkop na pangalan ng serbisyo at ang istraktura nito.

Depende sa katayuan ng organisasyon, mga layunin nito, layunin, bilang ng mga istrukturang yunit at opisyal, ang serbisyo sa edukasyon sa preschool ay may iba't ibang pangalan ng mga porma ng organisasyon, istraktura, at opisyal na komposisyon.

Para sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool, ang mga organisasyon ay lumikha ng:

    Pamamahala ng negosyo;

    opisina;

    Karaniwang departamento;

    serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool o departamento ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Sa mga pederal na ehekutibong katawan (ministri, departamento) ito ay pamamahala ng negosyo, na, bilang isang patakaran, ay may isang kumplikadong istraktura. Kabilang dito ang: ang secretariat, ang inspectorate sa ilalim ng ministro, ang secretariat ng board, at ang opisina.

Secretariat binubuo ng pagtanggap ng ministro, sekretarya ng ministro, pagtanggap at mga sekretarya ng mga kinatawang ministro. Ang secretariat ay naghahanda ng mga dokumento para sa ulat at nag-aayos ng trabaho kasama ang mga dokumentong natanggap ng management.

Inspektorate sa ilalim ng Ministro kinokontrol ang pagpapatupad ng mga dokumento ng pamahalaan, mga dokumentong administratibo ng mga katawan ng pamahalaan, at mga utos ng ministeryal.

Secretariat Ang lupon ay responsable para sa teknikal at dokumentasyong suporta para sa mga pulong ng lupon.

Opisina binubuo ng mga istrukturang dibisyon.

Kabilang sa mga ito ang: isang ekspedisyon, isang tanggapan ng pagsusulatan ng gobyerno, isang tanggapan ng accounting at pagpaparehistro ng dokumento, isang grupo ng kontrol, isang tanggapan ng pagta-type o isang sentro sa pagproseso ng dokumento ng computer, isang tanggapan ng pagkopya, isang tanggapan ng teletype, at isang sentral na archive.

Sa iba't ibang mga negosyo - estado, hindi estado, pananaliksik, disenyo, engineering, mas mataas na institusyong pang-edukasyon - isang departamento ng suporta sa dokumentasyon o opisina ay nilikha. Maaari silang magkaroon ng mga istrukturang dibisyon (sektor, grupo), o ang pamamahala ng isang partikular na lugar ng trabaho ay maaaring ipagkatiwala sa mga partikular na performer (performer).

Sa opisina o departamento ng institusyong pang-edukasyon ng preschool, ang mga dibisyon ay nilikha na nagsasagawa ng accounting at pagpaparehistro ng mga dokumento, kontrol, pagpapabuti, trabaho sa mga dokumento at ang pagpapakilala ng mga teknikal na paraan, at pagsasaalang-alang ng mga apela ng mga mamamayan. Maaaring kabilang sa mga ito ang isang secretariat, isang ekspedisyon, isang typing bureau, isang copying bureau, at isang archive.

Ang isang pangkalahatang kagawaran ay nilikha sa mga ehekutibong awtoridad at lokal na sariling pamahalaan. Kasama sa istruktura ng pangkalahatang departamento ang mga dibisyon na kapareho ng opisina. Gayunpaman, ang istraktura nito ay kinakailangang naglalaman ng mga yunit tulad ng departamento ng protocol, pangkat ng sulat, at lugar ng pagtanggap. Ang departamento ng protocol ay naghahanda ng mga draft na dokumento sa ngalan ng pamamahala, sinusuri ang mga dokumentong inihanda sa mga istrukturang dibisyon, at ang mga empleyado nito ay naghahanda ng mga pagpupulong ng namumunong katawan. Ang grupo (biro, departamento) ay gumagana sa mga apela ng mga mamamayan. Tumatanggap ang reception desk ng mga mamamayan na gumagawa ng mga mungkahi, pahayag, o personal na reklamo.

Ang isang positibong katotohanan ay dapat isaalang-alang ang pagsasama sa istraktura ng serbisyo sa edukasyon sa preschool ng isang yunit na nakikibahagi sa pagpapabuti ng mga porma at pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang dibisyong ito ay maaaring tawaging isang departamento para sa pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento at pagpapakilala ng mga teknikal na paraan o isang grupo (sektor, kawanihan) para sa pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento.

Ang isang kalihiman ay maaaring gawin sa opisina at sa pangkalahatang departamento (preschool education department), gayundin bilang isang independiyenteng dibisyon, na kinabibilangan ng lahat ng mga kalihim ng mga pinuno ng organisasyon.

Ang pangunahing kondisyon para sa paglikha ng serbisyong ito, anuman ang pangalan nito, na dapat na mahigpit na sundin, ay ang mga sumusunod: "Ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa mga organisasyon, institusyon at negosyo ay isinasagawa ng isang espesyal na serbisyo, na nagpapatakbo bilang isang independiyenteng yunit ng istruktura , direkta sa ilalim ng pinuno ng organisasyon."

Sa mga ministri at departamento - Pamamahala ng negosyo. Ang pangangasiwa ng mga gawain, bilang panuntunan, ay kinabibilangan ng: isang sekretaryat (pagtanggap, sekretariat ng ministro, sekretariat ng mga kinatawan ng ministro, sekretariat ng lupon, protocol bureau), inspeksyon sa ilalim ng ministro (pinuno ng departamento), opisina (biro ng korespondensiya ng gobyerno, bureau ng accounting at pagpaparehistro, ekspedisyon, typewritten bureau. Pagkopya ng bureau, teletype office, atbp.), departamento ng mga liham (reklamo), departamento para sa pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento at pagpapakilala ng mga teknikal na paraan, central archive);

Sa mga negosyo (asosasyon), sa pananaliksik, disenyo, mga organisasyong pang-inhinyero at mga sentro ng computer, mas mataas na institusyong pang-edukasyon at iba pang mga organisasyon - mula sa mga gawain ng pamamahala ng suporta sa dokumentasyon o opisina. Sa kanilang tambalan, bilang isang patakaran, kasama nila ang: mga departamento para sa accounting at pagpaparehistro ng mga dokumento, kontrol ng pagpapatupad, pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento at ang pagpapakilala ng mga teknikal na paraan, pagsasaalang-alang ng mga apela ng mga mamamayan, secretariat, ekspedisyon, pag-type ng bureau, pagkopya ng bureau, archive;

Sa mga ehekutibong awtoridad (mga administrasyon, mga opisina ng alkalde, prefecture, atbp.) at ang mga kagamitan sa pamamahala ng mga pampublikong organisasyon - Karaniwang departamento. Kasama sa pangkalahatang departamento ang: isang sekretarya, isang opisina, isang control group, isang protocol group, isang grupo para sa pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento, isang grupo ng mga liham (reklamo), isang typing bureau, isang copying bureau, isang archive;

Sa mga organisasyong walang serbisyo sa pamamahala ng opisina sa kanilang istraktura, ang mga tungkulin nito ay ginagampanan ng se sekretarya ng manager, sa mga istrukturang dibisyon - kalihim ng dibisyon o iba pang espesyal na itinalagang tao.

4. Nilulutas ng serbisyo ng pamamahala ng opisina ang dalawang pangunahing hanay ng mga gawain:

Pagtiyak ng isang pare-parehong pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala at pag-oorganisa ng trabaho na may mga dokumento;

Pagpapabuti ng mga form at pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang mga gawaing kinakaharap ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ay tumutukoy sa mga tungkulin nito. Ang pagtiyak ng isang pare-parehong pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala ay nakakamit sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga sumusunod na tungkulin:

    pagbuo at disenyo ng mga form ng kumpanya, tinitiyak ang kanilang produksyon;

    tinitiyak ang paggawa ng mga dokumento, pagkopya at pagtitiklop ng mga dokumento;

    kontrol sa kalidad ng paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento, pagsunod sa itinatag na pamamaraan para sa pag-apruba at sertipikasyon ng mga dokumento.

Ang gawain ng pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento ay malulutas sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga sumusunod na function:

    pagtatatag ng isang pare-parehong pamamaraan para sa pagpasa ng mga dokumento (institusyonal na daloy ng dokumento);

    pagpapasa ng pagproseso ng mga papasok at papalabas na dokumento;

    pagpaparehistro at accounting ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento ng organisasyon;

    kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento;

    systematization ng mga dokumento, tinitiyak ang kanilang imbakan at kasunod na paggamit sa mga aktibidad sa pamamahala;

    organisasyon ng trabaho sa mga apela ng mga mamamayan;

    tinitiyak ang proteksyon ng impormasyon ng dokumento.

Ang gawain ng pagpapabuti ng mga form at pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento ay kinabibilangan ng:

    pagbuo at rebisyon ng normatibo, pagtuturo, metodolohikal na mga dokumento sa trabaho sa opisina (Mga tagubilin sa trabaho sa opisina, katawagan ng mga kaso, atbp.);

    metodolohikal na patnubay at kontrol sa pagsunod sa itinatag na mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon;

    pagpapabuti ng mga kwalipikasyon ng mga empleyado ng institusyon, pagkonsulta sa kanila sa mga isyu ng pagtatrabaho sa mga dokumento;

    Pag-streamline ng dokumentasyon ng institusyon, pagsasagawa ng trabaho upang pag-isahin ang mga dokumento, pagbuo ng Timesheet at Album ng mga form ng dokumento na ginagamit sa mga aktibidad ng organisasyon;

    Pag-unlad at pagpapatupad ng mga bagong anyo at pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento, pagpapabuti ng daloy ng dokumento ng institusyon, pagtaas ng disiplina sa pagganap kapag nagtatrabaho sa mga dokumento;

    pagtatakda ng mga gawain para sa pagbuo o pagpapabuti ng mga awtomatikong teknolohiya ng impormasyon na ginagamit kapag nagtatrabaho sa mga dokumento.

5. Ang mga pamantayan sa paggawa ay binuo batay sa pananaliksik at nilayon para sa paulit-ulit na paggamit kapag tinutukoy ang mga partikular na gastos sa paggawa.

Ayon sa kanilang layunin, ang mga materyales na ginamit upang gawing pamantayan ang gawain ng mga empleyado ay nahahati sa:

    mga pamantayan ng oras- regulated na oras na ginugol sa pagsasagawa ng isang yunit ng isang standardized na uri ng trabaho o elemento nito sa ilang mga organisasyon at teknikal na kondisyon;

    mga pamantayan ng headcount– ang regulated na bilang ng mga propesyonal na kwalipikadong empleyado na kinakailangan para sa mataas na kalidad na pagganap ng isang partikular na function sa ilang mga kondisyon ng organisasyon at teknikal;

    mga pamantayan sa sentralisasyon ng trabaho– ang regulated ratio ng bilang ng mga empleyado ng management apparatus sa kabuuang bilang ng mga empleyado ng enterprise ayon sa mga function ng pamamahala o para sa enterprise sa kabuuan;

    mga pamantayan sa pagkontrol– mga pamantayan para sa bilang ng mga subordinate (o pinaglilingkuran) na mga empleyado;

mga pamantayan ng serbisyo– ang regulated na bilang ng mga pinamamahalaang (o pinaglilingkuran) na mga empleyado (mga dibisyon), na sa ilang partikular na organisasyon at teknikal na mga kondisyon ay dapat pangasiwaan (o pagsilbihan) ng isang empleyado;

mga pamantayan para sa ratio ng bilang ng iba't ibang kategorya ng mga empleyado– isang kinokontrol na halaga na nagsisiguro ng pinakamahusay na paggamit ng mga standardized na manggagawa alinsunod sa kanilang antas ng mga kwalipikasyon sa ilang mga kondisyong pang-organisasyon at teknikal;

pamantayang mga gawain- dami ng trabaho na itinatag batay sa mga pamantayan ng oras na dapat gawin ng mga gumaganap sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon sa kalendaryo bilang pagsunod sa mga itinatag na kinakailangan para sa kalidad ng mga resulta ng paggawa.

Ayon sa saklaw ng aplikasyon, ang mga pamantayan sa paggawa ay nahahati sa intersectoral, sectoral at lokal (inilapat sa isang hiwalay na negosyo). Ang mga pamantayan sa interindustriya ay inilaan upang i-standardize ang paggawa ng mga manggagawa ng parehong propesyon o espesyalidad na nakikibahagi sa pagsasagawa ng mga katulad na proseso ng teknolohiya sa iba't ibang mga negosyo. Ang mga pamantayang ito ay binuo para sa pinakakaraniwang teknolohikal na proseso para sa parehong mga uri ng trabaho na may karaniwang mga kondisyon sa pagtatrabaho at samakatuwid ay pinag-isa.

Halimbawa, upang gawing pamantayan ang gawain ng mga kawani ng klerikal, ang mga intersectoral integrated time standards para sa trabaho sa suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay binuo at inilapat (M., 1995).

Pinagsamang mga pamantayan ng oras idinisenyo upang magsagawa ng isang kumplikadong teknolohiya at organisasyonal na magkakaugnay na mga diskarte sa paggawa (mga operasyon).

Ang mga pinagsama-samang pamantayan para sa pagsasagawa ng mga indibidwal na operasyon ay kinakalkula gamit ang formula:

Ang mga pamantayan ay batay sa mga pamantayan sa paggawa na tumutukoy sa dami at istraktura ng mga gastos sa oras ng pagtatrabaho at ang pamantayan kung saan ang aktwal na mga gastos sa oras ay inihambing upang maitatag ang kanilang katwiran. Kapag nagrarasyon ng paggawa, ang mga sumusunod ay ginagamit:

    mga pamantayan ng oras;

    pamantayan ng produksyon;

    mga pamantayan ng serbisyo;

    pamantayan ng populasyon;

    mga pamantayan sa pagkontrol;

    pamantayang mga gawain.

Kung ang mga pamantayan sa oras ay pangunahing inilaan upang matukoy ang pamantayan ng oras para sa pagkumpleto ng isang yunit ng trabaho, kung gayon ang mga pamantayan ng serbisyo at numero ay nilalayon, ayon sa pagkakabanggit, upang kalkulahin ang mga pamantayan ng serbisyo at ang kabuuang bilang ng mga manggagawa na gumaganap ng isang tiyak na halaga ng trabaho sa loob ng taon.

Kapag gumuhit ng mga pamantayan sa oras, una ang mga pamantayan ng oras para sa mga indibidwal na paulit-ulit na operasyon (mga gawa) ay kinakalkula, pagkatapos ay ang labor intensity ng lahat ng trabaho ay tinutukoy - bilang ang kabuuan ng mga produkto ng labor intensity ng pagsasagawa ng mga indibidwal na trabaho sa pamamagitan ng kanilang numero. Pagkatapos nito, tinutukoy ang bilang ng mga empleyado.

Lektura 3. Opisyal at teknikal na komposisyon ng mga empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool. Mga tungkulin sa pagganap ng mga empleyado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool. Ang balangkas ng regulasyon na kumokontrol sa organisasyon at teknolohiya ng impormasyon at suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad ng institusyon.

Ang batayan ng regulasyon at pamamaraan para sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala (DOU) ay isang hanay ng mga batas, regulasyon, metodolohikal na dokumento, mga pamantayan ng estado na kumokontrol sa teknolohiya ng paglikha, pagproseso, pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento sa kasalukuyang mga aktibidad ng organisasyon, pati na rin ang ang mga aktibidad ng serbisyo sa pamamahala ng mga talaan: ang istraktura, mga tungkulin, staffing, teknikal na suporta at ilang iba pang aspeto.

Ang mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan para sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ay binuo ng iba't ibang mga katawan ng gobyerno at administratibo alinsunod sa kanilang kakayahan.

Ang batayan ng regulasyon at pamamaraan ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay kinabibilangan ng:

Mga legal na aksyon na inisyu ng pinakamataas na katawan ng kapangyarihan at pangangasiwa ng estado;

Mga legal na aksyon na inisyu ng mga pederal na ehekutibong awtoridad: mga ministri, komite, mga kagawaran ng parehong industriya-wide at kagawaran;

Mga ligal na kilos na inisyu ng mga pambatasan at ehekutibong awtoridad ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation at kanilang mga teritoryal na entidad, na kumokontrol sa mga isyu sa trabaho sa opisina;

Mga ligal na kilos ng isang normatibo at nakapagtuturo na kalikasan, pati na rin ang mga metodolohikal na dokumento sa suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala, na inilathala ng pamamahala ng mga negosyo at organisasyon.

Anuman ang tiyak na pangalan ng serbisyo sa pamamahala ng opisina at ang istraktura nito, ang legal na batayan para sa mga aktibidad nito ay ang mga regulasyon sa serbisyo at ang mga regulasyon sa mga bahagi ng istruktura nito, pati na rin ang mga paglalarawan ng trabaho ng mga empleyado, na ipinag-uutos para sa bawat organisasyon. Ang mga dokumentong ito ay nagtatatag ng dibisyon ng mga tungkulin, tungkulin, karapatan at responsibilidad sa pagitan ng mga indibidwal na istrukturang yunit ng serbisyo sa pamamahala ng opisina at mga empleyado.

Mga regulasyon sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool- isang ligal na aksyon na tumutukoy sa organisasyon at legal na posisyon ng isang yunit sa istruktura ng isang institusyon, ang mga gawain, tungkulin, karapatan, responsibilidad, pati na rin ang mga relasyon sa iba pang mga yunit at institusyon.

Deskripsyon ng trabaho- isang ligal na aksyon na tumutukoy sa organisasyon at legal na posisyon ng isang empleyado sa istraktura ng institusyon at dibisyon. kanyang mga tungkulin, karapatan, responsibilidad at relasyon sa ibang mga empleyado at departamento.

Ang mga regulasyon sa serbisyo sa pamamahala ng opisina at mga regulasyon sa mga bahagi ng istruktura nito, kung mayroon man, ay binuo ng pinuno nito kasama ang paglahok ng mga kwalipikadong espesyalista na lubos na nakakaalam ng parehong gawain ng yunit at ng organisasyon sa kabuuan, at inaprubahan ng ang ulo.

Ang isa sa mga tungkulin ng serbisyo sa trabaho sa opisina ay upang piliin ang pinakamainam na teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento at pagsama-samahin ito sa Mga Tagubilin sa Trabaho sa Opisina. Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina- isang ligal na aksyon na nagtatatag ng teknolohiya para sa paglikha o pagtanggap ng mga dokumento, ang kanilang pagproseso, pag-iimbak at paggamit sa mga aktibidad ng organisasyon. Ang mga tagubilin sa pamamahala ng opisina ay nagtatatag ng magkakatulad na mga patakaran para sa pagdodokumento ng mga aktibidad, pag-aayos ng daloy ng dokumento, accounting, pagpaparehistro, pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento at ang kanilang imbakan. Ang mga tagubilin ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon at may bisa para sa lahat ng empleyado.

Ang layunin ng mga tagubilin ay upang mapabuti ang trabaho sa mga dokumento, bawasan ang bilang at pagbutihin ang kalidad ng paghahanda ng dokumento, i-streamline ang daloy ng dokumento at i-optimize ang gawain sa pamamahala.

Ang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ay binuo batay sa mga probisyon ng State Documentation Management System at mga pamantayan ng estado para sa mga dokumento. Ang mga ministri at mga departamento ay gumagawa ng mga tagubilin para sa gawaing pang-opisina batay sa Mga Pamantayang Tagubilin para sa Trabaho sa Opisina sa mga Federal Executive Bodies. ang mga tagubilin ay patuloy na sumasalamin sa lahat ng mga yugto ng pagtatrabaho sa mga dokumento mula sa kanilang paglikha o resibo hanggang sa pagpapatupad, pagpapadala at/o paghahatid sa archive.

Dapat kasama sa mga tagubilin ang mga seksyon: pangkalahatang mga probisyon; dokumentasyon ng mga aktibidad (mga kinakailangan para sa mga form, pagpapatupad ng mga detalye ng dokumento, pagpapatupad ng ilang mga uri ng mga dokumento); organisasyon ng daloy ng dokumento (pagproseso ng mga papasok at papalabas na dokumento, pagpaparehistro ng mga dokumento, kontrol sa pagpapatupad ng dokumento); organisasyon ng imbakan ng dokumento (pagguhit ng isang listahan ng mga file, pagbuo at pagproseso ng mga file, paglilipat ng mga file sa imbakan ng archival). Bilang karagdagan, ipinapayong isama ang mga seksyon sa mga tagubilin tungkol sa paggawa ng mga dokumento gamit ang teknolohiya ng computer; imbakan, accounting at paggamit ng mga form, seal, stamps: paggamit ng fax equipment at e-mail; pag-photocopy at pagdodoble ng mga dokumento at iba pa. Depende sa mga detalye ng mga aktibidad ng institusyon, ang istraktura nito, ang pamamaraan para sa pagpasa ng mga dokumento, ang pagkakaroon ng hiwalay na mga lugar ng trabaho, ang mga teknikal na paraan na ginamit at iba pang mga kadahilanan. Ang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ay maaaring dagdagan ng iba pang mga seksyon, halimbawa: pagdodokumento ng gawain ng isang collegial body (collegium, board of directors, academic council, atbp.); pagpaparehistro ng mga liham na ipinadala sa ibang bansa, atbp.

Ang mga regulasyong probisyon ng mga tagubilin ay dinagdagan ng mga annexes (mga sample ng letterheads ; pangunahing uri ng mga dokumento; classifiers, registration forms, atbp.).

Kasama sa mga dokumentong pang-regulatoryo at pamamaraan na kumokontrol sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ang:

Listahan ng mga dokumento na may mga panahon ng imbakan (karaniwan at departamento).

Ang mga karaniwang listahan na binuo ng mga institusyong pang-archive ay nagtatatag ng mga panahon ng pag-iimbak para sa dokumentasyon na karaniwan para sa karamihan ng mga institusyon, organisasyon, at negosyo. Sa batayan ng mga karaniwang listahan, ang mga listahan ng departamento ay binuo, kabilang ang pinakakumpleto at sistematikong listahan ng dokumentasyon ng mga organisasyon at negosyo ng kanilang system.

Mga regulasyon sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay binuo batay sa mga standard na naglalaman ng maximum na hanay ng mga function. Kapag bumubuo ng mga indibidwal na probisyon, ang komposisyon ng mga gawain at pag-andar ng serbisyo ay tinukoy depende sa aktwal na mga kondisyon ng aktibidad nito. Halimbawa, sa mga pamantayang teknolohikal na pag-andar, maaaring idagdag ang mga pag-andar ng pagtataya sa pagbuo ng suporta sa dokumentasyon, pag-iisa ng mga dokumento, gabay sa pamamaraan para sa samahan ng trabaho sa opisina sa mga istrukturang dibisyon, atbp. At kabaliktaran, sa isang partikular na sitwasyon, ito ay posibleng ibukod mula sa mga karaniwang tungkulin ang mga hindi ginagampanan ng serbisyo sa edukasyong preschool sa isang partikular na organisasyon o itinalaga sa likod ng iba pang mga dibisyong istruktura.

Ang form ng regulasyon at istraktura ng teksto ay pinag-isa sa USORD.

Kung ang dibisyon ay walang panloob na istraktura sa anyo ng mga sektor, departamento, grupo, kawanihan, atbp., ang seksyong "Istruktura" ay hindi kasama sa probisyon. Kung ang dibisyon ay may panloob na istraktura, ang isang independiyenteng regulasyon ay binuo para sa bawat yunit ng istruktura.

Ang unang talata, "Mga Pangkalahatang Probisyon," ay nagtatatag ng eksaktong pangalan ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, ang lugar nito sa istruktura ng organisasyon ng organisasyon, at ang antas ng kalayaan ng serbisyo. Isaalang-alang natin ang dalawang pormulasyon ng puntong ito:

    "Ang opisina ay isang independiyenteng yunit ng istruktura ng joint-stock na kumpanya at direktang nag-uulat sa pangkalahatang direktor."

    "Ang opisina ay bahagi ng pangkalahatang departamento ng joint-stock na kumpanya at nag-uulat sa pinuno nito."

Sa unang kaso, ang kalayaan ng opisina ay sinigurado, sa pangalawa - ang pantulong na kahalagahan nito.

Dagdag pa, ipinapahiwatig ng Mga Regulasyon ang pangalan ng posisyon ng pinuno ng serbisyo - pinuno, testator, tagapamahala; pamamaraan para sa appointment at pagpapaalis, mga kinakailangan para sa kanyang mga kwalipikasyon at praktikal na karanasan sa trabaho.

Ang susunod na talata ay nagbibigay ng isang listahan ng mga pangunahing legal, patakaran, mga dokumento ng regulasyon at pagtuturo na gumagabay sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool sa gawain nito. Una, ang pambatasan at pambansa, normative-methodological at normative-technical na mga dokumento ay nakalista, pagkatapos - mga panloob na organisasyon at administratibo.

Kung ang opisina ay may sariling (mga) selyo, ang Mga Regulasyon ay nagbibigay ng mga paglalarawan, kondisyon ng imbakan at paggamit nito.

Ang seksyong "Pangunahing Layunin" ay nilayon na bumalangkas ng mga layuning kinakaharap ng yunit, sa madaling salita, ang mga problema na dapat lutasin ng yunit.

Inililista ng seksyong “Functions” ang mga uri ng trabaho o aktibidad na ginagawa ng departamento batay sa mga gawaing kinakaharap nito.

Upang maipatupad ang mga pag-andar na itinalaga dito, ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ay binibigyan ng isang tiyak na hanay ng mga karapatan, at para sa kabiguan na gumanap ang mga tungkulin ay nagtataglay ng responsibilidad na itinatag sa mga regulasyon.

Inililista ng seksyong "Mga Karapatan" ang mga aksyon na dapat gawin ng unit, na kinakatawan ng pinuno nito, upang maisagawa ang mga tungkuling itinalaga dito. Kapag kino-compile ang seksyong ito, dapat mong sundin ang parehong mga patakaran tulad ng kapag kino-compile ang kaukulang seksyon ng paglalarawan ng trabaho (tingnan sa ibaba), ngunit may kaugnayan sa departamento.

Ang seksyong "Responsibilidad" ay nagtatatag ng mga uri ng responsibilidad na maaaring pasanin ng pinuno ng isang yunit kung sakaling mabigo ang yunit na tuparin ang mga tungkulin nito. Ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ay may pananagutan para sa paglabag sa itinatag na pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa institusyon, pagkawala o pinsala sa mga dokumento, para sa kabiguang sumunod sa rehimen ng lihim o pagiging kumpidensyal sa pagtatrabaho sa mga dokumento, para sa kabiguang sumunod sa mga tagubilin at tagubilin mula sa pamamahala.

Sa proseso ng pagsasagawa ng mga tungkulin na itinalaga sa serbisyo ng pamamahala ng opisina, nakikipag-ugnayan ito sa pamamahala ng institusyon, lahat ng mga functional na departamento at serbisyo ng suporta at mga indibidwal na empleyado, ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ng isang mas mataas na organisasyon, mga awtoridad sa archival, pananaliksik o iba pang mga institusyon sa mga isyu ng pag-aayos at pagpapabuti ng trabaho sa mga dokumento. Ang seksyong "Mga Relasyon" ay kinokontrol ang impormasyon at mga koneksyon sa dokumentasyon ng departamento; ang mga pangunahing dokumento na nilikha o natanggap niya; ito ay ipinahiwatig kung saan ang mga dibisyon at organisasyon ay isinasagawa ang pakikipag-ugnayan, kung anong impormasyon ang natatanggap at ipinakita ng dibisyon, ang dalas at oras ng pagsusumite, sa anong pagkakasunud-sunod at kung kanino ang mga hindi pagkakasundo na nagmumula sa gawain ng dibisyon ay isinasaalang-alang.

Mga probisyon sa mga istrukturang dibisyon ng serbisyo sa pamamahala ng mga talaan: mga regulasyon sa secretariat, mga regulasyon sa protocol bureau, mga regulasyon sa archive, atbp.

Kasama ang mga regulasyon sa serbisyo sa pamamahala ng opisina at ang mga probisyon sa indibidwal nito Sa mga bahagi ng istruktura, ang mga paglalarawan ng trabaho ay binuo para sa bawat empleyado ng serbisyo sa pamamahala ng opisina. Kinokontrol ng mga paglalarawan ng trabaho ang organisasyonal at legal na katayuan ng mga empleyado at nagbibigay ng mga kondisyon para sa epektibong trabaho. Ginagawa nilang posible na layunin na masuri ang mga aktibidad ng mga empleyado at ang normatibong batayan para sa paglalapat ng mga administratibong hakbang sa mga empleyado. Ginagawang posible ng mga paglalarawan ng trabaho na ipatupad ang pangunahing prinsipyo ng makatwirang organisasyon ng paggawa - ang prinsipyo ng dibisyon at pakikipagtulungan ng paggawa.

Upang makabuo ng isang de-kalidad na paglalarawan ng trabaho, kinakailangan na maingat at malalim na pag-aralan ang mga uri ng trabaho na isinagawa ng isang empleyado na sumasakop sa isang tiyak na posisyon, sa madaling salita, upang gumuhit ng isang paglalarawan ng posisyon o lugar ng trabaho. Ang isang detalyadong paglalarawan ng gawaing isinagawa ay nagbibigay-daan sa amin na bumalangkas ng isang hanay ng mga kinakailangan para sa isang partikular na posisyon o lugar ng trabaho, mga kinakailangan para sa kaalaman na dapat mayroon ang empleyado, ang kanyang mga kasanayan, karanasan, atbp.

Kapag bumubuo ng mga paglalarawan ng trabaho para sa mga manggagawa sa opisina, ang isa ay dapat magabayan ng "Tariff at mga katangian ng kwalipikasyon para sa mga posisyon ng lingkod sibil" (naaprubahan ng Resolution of the Ministry of Labor of Russia na may petsang Hunyo 6, 1996 N32 na may kasunod na mga pagbabago), pati na rin ang "Mga rekomendasyon para sa pagbuo ng mga paglalarawan ng trabaho para sa mga posisyon ng mga pederal na tagapaglingkod ng sibil na awtoridad ng ehekutibo" (liham ng Ministry of Labor of Russia na may petsang Marso 13, 1996 No. 482-BK), kung ang mga empleyado ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ay kabilang sa kategorya ng mga lingkod sibil. Ang mga katangian ng taripa at kwalipikasyon ay inilalathala din halos taun-taon sa anyo ng Direktoryo ng Kwalipikasyon ng mga Posisyon ng mga Tagapamahala, Espesyalista at Iba pang mga Empleyado (M.: Ministry of Labor of Russia, 2001).

Ang mga katangian ng taripa at kwalipikasyon ay sumasaklaw sa mga pangunahing kategorya ng mga empleyado ng pamamahala - mga tagapamahala, mga espesyalista, mga teknikal na performer at itinatag ang hanay ng mga responsibilidad sa trabaho, mga kinakailangan para sa mga kwalipikasyon at edukasyon, ang pagkakaroon ng espesyal na kaalaman at kasanayan.

Ang tinatayang istraktura ng teksto ng paglalarawan ng trabaho para sa mga empleyado ng serbisyo sa pamamahala ng opisina ay ibinibigay sa Institusyon ng Pang-edukasyon na Badyet ng Estado: pangkalahatang mga probisyon, mga tungkulin ng empleyado; mga responsibilidad sa trabaho; karapatan ng empleyado; mga relasyon (mga koneksyon ayon sa posisyon); responsibilidad ng empleyado, pagsusuri sa pagganap.

Kung ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ay napapailalim sa pinuno ng institusyon, ang mga paglalarawan ng trabaho ng mga empleyado nito ay inaprubahan ng pinuno ng institusyon o ng representante na pinuno ng mga tauhan. Kung ang serbisyo sa pamamahala ng opisina ay nag-uulat sa isa sa mga kinatawan

Lecture 4. Pangkalahatang mga prinsipyo at metodolohikal na pundasyon para sa pag-aayos ng daloy ng dokumento. Ang suporta sa impormasyon at dokumentasyon, bilang ang pinakamahalagang function ng serbisyo ng pamamahala, ay nangangailangan ng maingat, maalalahanin na organisasyon.

Ang bilis ng pagkuha ng impormasyong kailangan para makabuo ng solusyon ay nakasalalay sa kalinawan at kahusayan ng pagproseso at paggalaw ng dokumento. Ang huli na pagproseso ng mga dokumento, lalo na ang mga pinansiyal, ay maaaring humantong sa mga negatibong kahihinatnan sa ekonomiya. Samakatuwid, ang malaking pansin ay palaging binabayaran sa nakapangangatwiran na organisasyon ng daloy ng dokumento, ang bilis at kalinawan ng pagproseso at paglilipat ng mga dokumento para sa pagpapatupad.

"Ang paggalaw ng mga dokumento sa isang organisasyon mula sa sandali ng kanilang paglikha o pagtanggap hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala" 1 ay tinatawag na daloy ng dokumento.

Ang lahat ng dokumentasyon ng institusyon ay nahahati sa tatlong daloy ng dokumento

    papasok (papasok) na mga dokumento;

    papalabas (ipinadala) na mga dokumento;

    panloob na mga dokumento.

Ang bawat isa sa mga daloy ng dokumento ay may sariling mga katangian sa mga tuntunin ng dami, pagproseso at paggalaw.

Ang bilang ng mga dokumento mula sa lahat ng daloy bawat taon ay ang dami ng daloy ng dokumento ng institusyon. Ang dami ng daloy ng dokumento ay kailangan para kalkulahin ang kinakailangang bilang ng mga kawani ng opisina at para kalkulahin ang kahusayan ng paggamit ng mekanisasyon at mga tool sa automation ng opisina. Sa pangkalahatan, ipinapakita nito ang workload ng buong management apparatus, dahil lahat ng empleyado niya ay kailangang humarap sa mga dokumento.

Sa teknolohikal na kadena ng pagproseso at paggalaw ng mga dokumento, ang mga sumusunod na yugto ay maaaring makilala:

    pagtanggap at pangunahing pagproseso ng mga dokumento;

    paunang pagsusuri at pamamahagi ng mga dokumento;

    pagpaparehistro;

    kontrol sa pagpapatupad;

    impormasyon at sangguniang gawain;

    pagpapatupad ng mga dokumento at pagpapadala.

GOU SPO "Moscow State College of Shoe Modeling and Marketing"

Mga tala sa panayam

sa pamamagitan ng disiplina:

"Suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala"

para sa mga specialty 080110, 080112, 080113

Panimula

Ang batayan ng aktibidad ng anumang negosyo o organisasyon ay nagtatrabaho sa impormasyon - ang pagtanggap, pagproseso, paggawa ng anumang mga desisyon at pagpapatupad nito.

Ang impormasyon ay impormasyon tungkol sa mga tao, mga katotohanan, mga pangyayari at mga pangyayari, anuman ang anyo ng pagtatanghal nito.

Ang isang dokumento (mula sa Latin na "documentum" - ebidensya) ay isang materyal na carrier ng data na may impormasyon na naitala dito, na nilayon para sa paghahatid nito sa oras at espasyo. Ang mga dokumento ay maaaring maglaman ng mga larawan, teksto, tunog at iba pang impormasyon.

Ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay isang sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga opisyal na dokumento.

Mula noong sinaunang panahon hanggang sa ika-19 na siglo, ang konsepto ng "dokumento" ay ginamit upang nangangahulugang "nakasulat na katibayan" at pangunahing ginagamit sa jurisprudence at diplomasya. Gayunpaman, ang konsepto na ito ay mas malawak. At mula noong simula ng ika-20 siglo, ang Belgian scientist na si Paul Otlet sa International Institute of Documentation ay ginamit na ang konsepto ng "dokumento" bilang isang termino na pinag-iisa ang lahat ng impormasyong naitala sa iba't ibang media. Dinala niya rito ang mga manuskrito, nakalimbag na publikasyon, mga ukit, mga diagram, mga dokumento ng pelikula at photographic, mga disk, mga mapa, mga pag-record ng boses, mga sheet ng musika, mga medalya, mga postkard, atbp. at maging ang iskultura, pagpipinta at arkitektura. Iyon ay, anumang mapagkukunan ng impormasyon na nakapaloob sa materyal na anyo.

Ang isang dokumento ay may dalawang entidad - impormasyon at materyal, na tumutukoy sa mga katangian nito - nagbibigay-kaalaman at pagpapatakbo.

Ang impormasyong katangian ng isang dokumento ay ang kakayahang maghatid ng impormasyon. Kabilang dito ang kaugnayan, pagiging maaasahan, pagkakumpleto ng impormasyon, pagiging naa-access nito, at iba pa.

Ang mga katangian ng pagpapatakbo ng isang dokumento ay kinabibilangan ng tibay, lakas ng dokumento at ang kakayahang makatiis sa iba't ibang impluwensya - mekanikal, magaan, biyolohikal, at masamang mga salik sa kapaligiran. Ang mga katangian ng pagpapatakbo ay tumutukoy sa kaligtasan ng isang dokumento, na nakasalalay sa materyal na daluyan at paraan ng pagsulat.

Ang mga function ng dokumento ay nahahati sa pangkalahatan at espesyal.

Ang mga karaniwang pag-andar ng mga dokumento ay:

  • impormasyon - pagtatala, pag-iimbak at pagpapadala ng impormasyon;
  • komunikatibo – paglilipat, pagpapalitan ng impormasyon;
  • sosyo-kultural - mga dokumento ng panlipunan at kultural na kahalagahan, na naghahatid ng mga kultural na tradisyon at mga sistema ng pagpapahalaga.

Ang mga espesyal na pag-andar ng mga dokumento ay:

Legal – ang ilang mga dokumento ay pinagmumulan ng batas, ang iba ay maaaring maging ebidensya sa legal na larangan;

  • organisasyon - pagtatatag ng mga legal na relasyon;
  • managerial – paglutas ng mga isyu sa pamamahala at paggawa ng mga desisyon batay sa dokumentadong impormasyon;
  • pang-edukasyon - paglipat ng kaalaman sa pagitan ng mga tao at henerasyon;
  • cognitive – pagkuha at paglilipat ng kaalaman para sa karagdagang pag-aaral ng mga proseso at phenomena;
  • memorial - ang paglipat ng makasaysayang impormasyon tungkol sa mga indibidwal o lipunan, mga dokumento na pamana sa kasaysayan.

Seksyon 1. Dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala

Paksa 1.1. Sistema ng edukasyon sa preschool ng estado. Mga sistema ng dokumentasyon

Ang State System of Documentation Support for Management (GSDMOU) ay isang hanay ng mga prinsipyo at alituntunin na nagtatatag ng mga pare-parehong kinakailangan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala at pag-oorganisa ng trabaho na may mga dokumento sa mga katawan ng gobyerno, mga negosyo (asosasyon), institusyon at pampublikong organisasyon.

Ang pangunahing layunin ng State Budgetary Educational Institution ay upang i-streamline ang daloy ng dokumento, bawasan ang bilang at pagbutihin ang kalidad ng mga dokumento, lumikha ng mga kondisyon para sa epektibong paggamit ng mga advanced na teknolohikal na kasangkapan at teknolohiya para sa pagkolekta, pagproseso at pagsusuri ng impormasyon, at pagpapabuti ng gawain ng ang kagamitan sa pamamahala. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento at mga serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ay isang normatibo at metodolohikal na batayan para sa pagpapabuti, sa isang pinag-isang batayan, suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala at pagtaas ng kahusayan nito sa pamamagitan ng pag-iisa sa komposisyon at mga anyo ng mga dokumento, pagpapabuti ng kanilang kalidad, ang gawain ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon sa batayan ng siyentipikong organisasyon ng paggawa at ang pagpapakilala ng mga pinakabagong teknikal na paraan.

Ang isang sistema ng dokumentasyon ay isang hanay ng mga magkakaugnay na dokumento na ginagamit sa isang tiyak na larangan ng aktibidad.

Kapag namamahala sa anumang mga organisasyon o negosyo, ang mga katulad at paulit-ulit na dokumento ay binuo.

Ang pinaka-pangkalahatan at holistic, na sumasakop sa pinakamataas na posisyon sa complex ng mga sistema, ay dapat ituring na pinakamataas na posisyon sa complex ng mga sistema, ay dapat isaalang-alang ang pambansang sistema ng dokumentasyon, na sumasaklaw sa lahat ng mga dokumentong lumabas at umiikot sa bansa; sila, sa turn, ay maaaring maiuri ayon sa iba't ibang pamantayan:

Ang mga functional na sistema ng dokumentasyon ay tinukoy bilang ang mga likas sa lahat ng mga organisasyon sa isang antas o iba pa, halimbawa, accounting, tauhan, archival, organisasyon.

Ang mga sistema ng dokumentasyon ng industriya ay tumutukoy sa mga, sa isang antas o iba pa, ay likas lamang sa ilang mga grupo ng mga organisasyon na konektado sa pamamagitan ng pagkakaisa ng mga aktibidad na pang-ekonomiya at panlipunan, halimbawa, medikal, pang-edukasyon, pananaliksik.

Ang pagkakapareho ng isang makabuluhang bilang ng mga gawain na dapat lutasin, mga pare-parehong teknolohiya para sa pagdodokumento ng mga ito, at ang pag-uulit ng isang makabuluhang halaga ng ipinag-uutos na impormasyon ay naging posible, para sa mga praktikal na layunin, upang makilala ang isang bilang ng mga sistema ng dokumentasyon at bumalangkas ng isang hanay ng mga pare-parehong kinakailangan para sa mga sistema ng dokumentasyong ito.

Ang una sa mga sistemang ito ay dapat ang State System of Standards and Technical Conditions (GSS). Binuo ng desisyon ng pamahalaan noong 1965, ang sistema ay kinabibilangan ng mga pamantayan ng estado na tumutukoy sa mga pangunahing layunin at layunin ng standardisasyon; organisasyon at pamamaraan ng gawaing standardisasyon sa bansa; ang pamamaraan para sa pagbuo, pagpapatupad, sirkulasyon ng mga pamantayan at iba pang mga regulasyon at teknikal na dokumentasyon, mga susog sa kanila, pati na rin ang pangangasiwa ng estado at kontrol ng departamento sa kanilang pagpapatupad at pagsunod.

Ang isang pinag-isang sistema ng teknolohikal na dokumentasyon ay binuo noong 1971, na binubuo ng higit sa 20 mga pamantayan at mga dokumento ng gabay. Ang sistemang ito ay maaaring malutas ang mga problema sa larangan ng pagpaparehistro at sirkulasyon ng teknolohikal na dokumentasyon, parehong pangkalahatang layunin at dalubhasa sa pamamagitan ng uri ng trabaho sa mga negosyo at organisasyon, anuman ang kanilang uri at likas na katangian ng produksyon.

Kasabay nito, nilikha ang Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon ng Disenyo batay sa mga internasyonal na kinakailangan.

Paksa 1.2. Pag-iisa at standardisasyon ng mga aktibidad sa pamamahala

Ang isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay isang hanay ng mga form ng dokumento na nilikha ayon sa magkatulad na mga patakaran at kinakailangan, na gumagana sa isang tiyak na larangan ng aktibidad (pamamahala, pananalapi, atbp.). Ang layunin ng pag-iisa ay upang bawasan ang iba't ibang mga dokumentong ginagamit, upang dalhin ang kanilang mga anyo, istraktura, wika at istilo, pati na rin ang mga proseso ng kanilang pagproseso at pag-iimbak, sa isang solong anyo.

Tinitiyak ng pag-iisa ng mga dokumento ang pagbawas sa lakas ng paggawa ng pagproseso ng dokumento, pagkamit ng pagkakatugma ng impormasyon ng iba't ibang mga sistema ng dokumentasyon para sa pareho at kaugnay na mga function ng pamamahala, at mas mahusay na paggamit ng teknolohiya ng computer.

Ang standardisasyon ng mga dokumento ay isang anyo ng ligal na kumpirmasyon ng pag-iisa na isinagawa at ang antas ng ipinag-uutos na kalikasan nito. Ang gawain ng standardisasyon ay ang pagbuo at pag-ampon ng mga ipinag-uutos na pamantayan, mga patakaran at mga kinakailangan na pinagtibay sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Ang mga sumusunod na kategorya ng mga pamantayan ay naitatag:

  • mga pamantayan ng estado (GOST);
  • mga pamantayan sa industriya (OST);
  • republican standards (RST).

Ang mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento ay itinatag ng pamantayan ng estado - GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento.” Ang mga probisyon ng pamantayan ay tumutukoy:

  • komposisyon ng mga detalye ng dokumento;
  • mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga detalye ng dokumento;
  • mga kinakailangan para sa mga form ng dokumento.

Itinatag ng GOST ang mga sumusunod na detalye ng dokumento;

01 - Emblem ng Estado ng Russian Federation;

02 - coat of arm ng isang constituent entity ng Russian Federation;

03 - sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo);

04 - code ng organisasyon;

05 - pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN) ng isang ligal na nilalang;

06 – numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis / code ng dahilan para sa pagpaparehistro (TIN/KPP);

07 - code ng form ng dokumento;

08 - pangalan ng organisasyon;

09 - impormasyon sa sanggunian tungkol sa organisasyon;

10 - pangalan ng uri ng dokumento;

11 - petsa ng dokumento;

12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento;

14 – lugar ng paghahanda o paglalathala ng dokumento;

15 – addressee;

16 – selyo ng pag-apruba ng dokumento;

17 – resolusyon;

18 - pamagat ng teksto;

19 - marka ng kontrol;

20 - teksto ng dokumento;

21 - markahan ang tungkol sa pagkakaroon ng aplikasyon;

22 – lagda;

23 - selyo ng pag-apruba ng dokumento;

24 – pag-apruba ng dokumento ng visa;

25 - impresyon ng selyo;

26 - marka sa sertipikasyon ng kopya;

27 - markahan ang tungkol sa tagapalabas;

28 - markahan ang pagpapatupad ng dokumento at ipadala ito sa file;

29 - marka sa pagtanggap ng dokumento ng organisasyon;

30 – identifier ng elektronikong kopya ng dokumento.

Ang paggamit ng mga detalye ay kinakailangan, una sa lahat, upang bigyan ang dokumento ng legal na puwersa. Ang isang dokumento na naisakatuparan sa paglabag sa mga kinakailangan ng pamantayan ay walang legal na puwersa. Bilang karagdagan, ang paggamit ng mga detalye ay nagpapabilis at nagpapadali hindi lamang sa pamamaraan ng paghahanda ng dokumento, kundi pati na rin sa kasunod na gawain ng kontratista sa mga dokumento. Hindi natin dapat kalimutan na ito ay ang pagkakaroon ng isang solong hanay ng mga detalye at pare-parehong mga panuntunan para sa kanilang disenyo na ginagawang posible na mas epektibong gumamit ng teknolohiya ng computer para sa produksyon at pagproseso ng mga dokumento.

Ang mga detalye ng isang dokumento ay hindi katumbas: ang ilang mga detalye ay kinakailangan upang bigyan ang dokumento ng legal na puwersa (pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento, petsa ng dokumento, numero ng pagpaparehistro ng dokumento, lagda, selyo ng pag-apruba, selyo), ang iba ay puro opisyal na kalikasan at kinakailangan para sa pag-aayos ng trabaho kasama ang dokumento, ang iba ay gumaganap ng accounting function, atbp. Ang ilan sa mga detalye ng dokumento ay mga detalye ng form, ang ilan sa mga detalye ay ginagamit sa paghahanda at pagpapatupad ng dokumento, at may mga detalye na inihanda sa yugto ng pagpapatupad ng dokumento.

Ang form ng dokumento ay isang karaniwang sheet ng papel na may mga detalye na nagpapakilala sa may-akda ng isang opisyal na dokumento.

Para sa paggawa ng mga form ng dokumento, dalawang format ng papel ang ginagamit - A4 at A5. Ang mga format ng papel ay itinatag ng GOST 9327-60 "Mga produktong papel at papel. Mga format ng consumer" at may mga sukat (sa mm):

Ang GOST ay nagtatatag ng dalawang pagpipilian para sa lokasyon ng mga detalye sa form:

  • sulok (matatagpuan ang mga detalye sa kaliwang sulok sa itaas)
  • longitudinal (kasama ang itaas na margin ng dokumento)

Halimbawa:

Form ng liham na may mga detalye ng sulok

ROSARCHIV

ahensya ng gobyerno

All-Russian Research Institute


Paksa 1. Mga nilalaman at pangunahing gawain ng modernong dokumentasyong suporta para sa pamamahala.
Layunin ng aralin: pag-aralan ang mga pangunahing termino at kahulugan ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool; pagtukoy sa lugar at papel ng mga dokumento sa mga aktibidad ng isang negosyo sa pangangalakal; pagsasaalang-alang ng pag-uuri ng dokumento.
Mga tanong na pag-aaralan:
1. Paksa, nilalaman at mga gawain ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.
2. Ang lugar at papel ng mga dokumento sa pamamahala sa kasalukuyang yugto.
3.Pag-uuri ng mga dokumento.
1. Paksa, nilalaman at mga gawain ng institusyong pang-edukasyon sa preschool
Ang susi sa isang matatag at epektibong desisyon sa pamamahala, produktibo at kapaki-pakinabang na aktibidad ay ang pagiging maagap ng pagtanggap at kasapatan ng impormasyon. Ayon sa mga eksperto, ang dami ng impormasyon sa mundo ay dumodoble kada tatlong taon, na sumasalamin sa mataas na bilis ng pag-unlad ng komunidad ng tao sa lahat ng lugar. Sa ating bansa, bawat taon ay lumilitaw ang isang masa ng mga bagong negosyo ng iba't ibang anyo ng pagmamay-ari, na nilikha para sa iba't ibang layunin, at nagiging mga bagay at paksa ng paglilipat ng impormasyon. Kaya, ang kaugnayan ng kaalaman sa mga isyu sa dokumentasyon ay mahusay at patuloy na tumataas.
Ang impormasyon ang pinakamahalagang kalakal. Sa mga kondisyon ng mabangis na kumpetisyon, ang maaaring mabuhay sa isang napapanahong paraan at sa kinakailangang dami ay impormasyon tungkol sa merkado, tungkol sa mga bagong kagamitan, teknolohiya, atbp. Ang paraan ng materyalisasyon ng impormasyon, pag-secure nito sa espasyo at oras ay isang dokumento, at ang aktibidad ng pagguhit at pagproseso ng mga dokumento ay tinatawag na suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.
Ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay ang aktibidad ng pamamahala ng aparato, na sumasaklaw sa mga isyu ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho kasama ang mga dokumento sa proseso ng pagsasagawa ng mga function ng pamamahala. Ang bahagi ng trabaho sa opisina na direktang nauugnay sa paglikha ng mga dokumento ay tinatawag na dokumentasyon. Ang mga isyu ng paggalaw at accounting ng mga dokumento ay nauugnay sa konsepto ng daloy ng dokumento. Ang mga aktibidad na nauugnay sa pag-aayos ng pag-iimbak ng mga dokumento ay nabibilang sa pag-archive.
Ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay isang pangunahing teknolohiya ng pamamahala, ang pangunahing layunin kung saan ay upang magbigay ng pamamahala ng impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain sa negosyo para sa paggawa ng matalinong mga desisyon sa pamamahala at pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad.
Ang layunin ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay parehong mga indibidwal na dokumento at ang buong hanay ng dokumentasyon.
Ang paksa ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay ang kawastuhan ng pagpapatupad ng mga dokumento na sumasalamin sa buong hanay ng mga aktibidad sa pamamahala ng negosyo; wastong organisasyon ng daloy ng dokumento alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST.
Ang layunin ng pag-aaral ng disiplina ay upang makabisado ang mga pangunahing kaalaman ng tamang papeles at tamang organisasyon ng daloy ng dokumento alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST.

Ang mga pangunahing gawain ng institusyong pang-edukasyon sa preschool:
pagmuni-muni ng pamamahala, produksyon at iba pang mga aktibidad ng negosyo sa mga nauugnay na dokumento;
tinitiyak ang makatwirang paggamit ng mga dokumento sa kasanayan sa negosyo ng negosyo.
Ang pagtatrabaho sa mga dokumento ay dapat magkaroon ng isang maayos na pagkakasunud-sunod na hindi makagambala sa mga empleyado mula sa mga pangunahing layunin ng negosyo. Sa pagsasaalang-alang na ito, ang bawat negosyo ay nakapag-iisa na pinipili ang anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina: sentralisado, desentralisado at halo-halong.
Sa isang sentralisadong porma, ang lahat ng mga operasyon sa pagpoproseso ng dokumento ay puro sa isang sentro - isang opisina, isang pangkalahatang departamento o isang sekretarya.
Ang desentralisadong porma ay nagsasangkot ng pagpapakalat ng mga operasyon ng opisina sa pagitan ng mga istrukturang yunit.
Sa isang halo-halong anyo, ang mga operasyon ay isinasagawa sa gitna (pagtanggap, pagpaparehistro) at desentralisado (imbakan, paghahain ng mga kaso). Ang anyo ng organisasyon ng trabaho sa opisina ay pinili na isinasaalang-alang ang laki ng negosyo, ang dami ng daloy ng dokumento, at ang komposisyon ng mga dibisyon ng istruktura. (Sa maliliit na komersyal na negosyo, ang isang sentralisadong anyo ay kadalasang ginagamit).
2. Ang lugar at papel ng mga dokumento sa pamamahala sa kasalukuyang yugto
Ang problema ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay kasalukuyang hindi nawawala ang kaugnayan nito. Ito ay ipinaliwanag ng mga sumusunod na dahilan:
mayroong isang malinaw na lag sa rate ng siyentipiko at teknolohikal na pag-unlad mula sa rate ng pagtaas ng mga daloy ng impormasyon sa pangkalahatan at impormasyon sa pamamahala sa partikular.
Ang mga pamamaraan at pamamaraan ng pagproseso ng mga dokumento na ngayon ay nasa pagtatapon ng mga empleyado ng maraming mga negosyo, na araw-araw na nagpoproseso ng libu-libong mga administratibo at iba pang mga papeles sa negosyo, ay nananatiling napakalayo sa perpekto.
Ang organisasyon ng trabaho na may mga dokumento ay nakakaapekto sa kalidad ng gawain sa pamamahala; ang tagumpay ng mga aktibidad sa pamamahala sa kabuuan ay nakasalalay sa kung paano pinapanatili ng propesyonal ang dokumentasyon. Ang lahat ng mga yugto ng gawaing pang-organisasyon ay karaniwang dokumentado. Ang pagtatrabaho sa mga dokumento ay nangangailangan ng espesyal na kaalaman at kasanayan. Ang mga dokumento ay magkakaiba at ang bawat dokumento - charter, protocol, order, sertipiko, atbp. - ay may sariling mga katangian at panuntunan para sa pagtatrabaho sa kanila.
Ang mga dokumento ay hindi lamang dapat i-compile at isagawa nang tama, ngunit mailipat din, i-save, at mabilis na mahanap kung kinakailangan. Samakatuwid, ang mga negosyo ay dapat magbayad ng malaking pansin sa impormasyon at suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pamamahala.
Ang anumang desisyon sa pamamahala ay palaging nakabatay sa impormasyon sa isyung isinasaalang-alang o ang pinamamahalaang bagay.

Bilang karagdagan sa pagiging maaasahan at katumpakan, ang impormasyon ay napapailalim sa dalawa pang mahigpit na kinakailangan:
1. Ito ay dapat napapanahon.
2. Ito ay dapat na sapat upang makagawa ng pinakamahusay na desisyon.
Kung huli na dumating ang impormasyon, hindi ka na makakasali sa anumang mga aksyon o kaganapan. Sa kabilang banda, kung ang impormasyon ay hindi sapat, alam mo ang isang bagay sa kalahati, ang iyong desisyon ay maaaring hindi lamang ang pinakamahusay, ngunit mali rin.
Anumang negosyo, pati na rin ang bawat indibidwal, ay maaari lamang umiral sa pamamagitan ng pagpapalitan ng impormasyon. Sa karamihan ng mga kaso, ang tagapagdala ng impormasyon ay isang dokumento. Ayon sa isang survey na isinagawa sa USA, higit sa 90% ng impormasyon ay nakaimbak sa papel. Samakatuwid, sa maraming mga binuo bansa, ang malaking kahalagahan ay nakalakip sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumento.
Sa ating bansa, noong Hulyo 27, 2006, ang Pederal na Batas ng Russian Federation "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" ay pinagtibay. Sinasalamin ng batas ang mga kahulugan ng "impormasyon" at "dokumento".
Ang IMPORMASYON ay impormasyon tungkol sa mga tao, bagay, katotohanan, pangyayari, phenomena at proseso, anuman ang anyo ng kanilang presentasyon;
Ang DOKUMENTONG IMPORMASYON (DOKUMENTO) ay isang materyal na bagay na may impormasyong naayos sa isang gawa ng tao para sa paghahatid nito sa oras at espasyo.
Tingnan natin ang mga katangian at pag-andar ng dokumento.
Ang dokumento ay may dalawang katangian - nagbibigay-kaalaman at pagpapatakbo.
Ang impormasyong katangian ng isang dokumento ay ang kakayahang maghatid ng impormasyon. Kabilang dito ang kaugnayan, pagiging maaasahan, pagiging naa-access ng impormasyon, atbp. Kasama sa mga katangian ng pagpapatakbo ng dokumento ang tibay, lakas ng dokumento, at kakayahang makatiis sa iba't ibang impluwensya. Ang mga katangian ng pagpapatakbo ay tumutukoy sa kaligtasan ng isang dokumento, na nakasalalay sa materyal na daluyan at paraan ng pagsulat.
Mga pangunahing pag-andar ng dokumento:
- impormasyon (ang dokumento ay nagtatala ng mga katotohanan, kaganapan, phenomena..)
-organisasyon (sa tulong ng dokumento, ibinibigay ang impluwensya sa mga grupo ng mga tao upang ayusin at ayusin ang kanilang mga aktibidad)
-komunikatibo (ang dokumento ay nagbibigay ng mga panlabas na relasyon ng negosyo);
-legal (ang mga nilalaman ng dokumento ay ginagamit bilang ebidensya kapag isinasaalang-alang ang mga kontrobersyal na isyu;
-edukasyon (ang dokumento ay nagdidisiplina sa tagapalabas at nangangailangan ng mas mataas na antas ng pagsasanay sa edukasyon;
- pang-edukasyon (Para sa mga nagsisimulang manggagawa at mga batang espesyalista, ang mga handa na dokumento o mga kopya nito ay nagiging mga halimbawa para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga bagong dokumento).
3. Pag-uuri ng mga dokumento
Sa proseso ng mga aktibidad sa pamamahala, nahaharap tayo sa isang malaking bilang ng mga uri ng mga dokumento. Ang bawat isa sa kanila, sa turn, ay nakikilala mula sa iba hindi lamang sa pamamagitan ng disenyo at nilalaman nito, kundi pati na rin sa pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad. Ang pag-uuri ng mga dokumento ay nagsisilbi upang mapabuti ang kahusayan ng pagtatrabaho sa kanila. Ang pamamahagi ng mga dokumento sa iba't ibang grupo ay nagbibigay-daan sa iyo upang mas mahusay na ayusin ang mga aktibidad sa dokumentasyon.
Ang lahat ng mga dokumento sa mga uri ng aktibidad na makikita sa kanila ay nahahati sa dalawang klase:
- mga dokumento sa pangkalahatan at administratibong mga isyu (mga isyu ng pangkalahatang pamamahala ng negosyo at mga aktibidad nito). Ang mga naturang dokumento ay maaaring ihanda ng mga empleyado ng lahat ng mga departamento.
-mga dokumento sa mga function ng pamamahala. Ang mga dokumentong ito ay pinagsama-sama ng mga empleyado ng mga awtoridad sa pananalapi, accounting, pagpaplano, pagkuha at pagbebenta.
Ang lahat ng mga dokumento ay nahahati din sa mga sumusunod na grupo:
-ayon sa paraan ng dokumentasyon
- sulat-kamay;
-electronic;
-graphic;
-sine, photographic na mga dokumento.
ayon sa lugar ng paggamit
- organisasyon at administratibo;
-pinansyal;
-pang-agham at teknikal;
- pag-uulat at istatistika.
sa pamamagitan ng nilalaman
-simple;
- kumplikado.
sa lugar ng compilation
-panloob;
-panlabas.
sa antas ng publisidad
- bukas;
- na may selyo ng paghihigpit sa pag-access ("para sa opisyal na paggamit" - impormasyong inilaan lamang para sa mga empleyado ng isang partikular na negosyo; "lihim ng kalakalan" - impormasyon na ang pagbubunyag ay maaaring magdulot ng pinsala sa may-ari nito; "lihim" - impormasyong bumubuo ng isang lihim ng estado) .
- sa pamamagitan ng pinagmulan
- opisyal o opisyal (mga dokumento na iginuhit ng isang ligal na nilalang o indibidwal at isinagawa alinsunod sa itinatag na pamamaraan, na sumasalamin sa mga interes ng negosyo);
personal (nakakaapekto sa mga interes ng isang partikular na tao, mga rehistradong dokumento).
- sa pamamagitan ng legal na puwersa
-orihinal o orihinal (ang una o tanging mga kopya ng mga opisyal na dokumento na nilagdaan ng may-akda);
-kopya (mga dokumento na ganap na nagpaparami ng impormasyon ng mga orihinal at lahat ng panlabas na palatandaan nito na walang legal na puwersa);
- release (isang kopya na ginawa bilang isang kopya ng carbon kapag nagrerehistro ng orihinal at natitira sa mga gawain ng negosyo, bilang panuntunan, ay hindi sertipikado ng isang pirma);
- mga sertipikadong kopya (mga kopya na may mga kinakailangang detalye na nagbibigay sa kanila ng legal na puwersa);
-extracts (mga bahagi ng isang dokumento na nagsasaad kung saan ang dokumento ay ginawa, pinatunayan ng isang opisyal at selyo);
- mga duplicate (paulit-ulit na kopya ng orihinal na dokumento, na may parehong legal na puwersa gaya ng orihinal) - ay ibinibigay kung ang orihinal ay nawala o nawasak.
- ayon sa anyo ng pagtatanghal (degree of unification)
-indibidwal (isang beses na dokumento, ang nilalaman nito ay nakasaad sa anumang anyo);
- template (kapag ang istraktura at bahagi ng nilalaman ng dokumento ay inihanda nang maaga, at ang iba pang bahagi ay napunan kapag ito ay pinagsama-sama);
- pamantayan (mga dokumento na naglalarawan ng mga karaniwang proseso at phenomena - karaniwang mga tagubilin);
- kapuri-puri (ginagamit upang mag-compile at magsagawa ng mga dokumento sa pamamagitan ng pagkakatulad);
- pinag-isa (bahagi ng anumang pinag-isang sistema ng dokumentasyon).
- ayon sa mga deadline
-urgent (nagsasaad ng deadline);
-hindi kagyat.
sa pamamagitan ng shelf life
-pansamantalang imbakan (hanggang 10 taon);
- pangmatagalang imbakan (higit sa 10 taon);
-permanenteng imbakan.

Paksa 2. Kasaysayan ng pag-unlad ng sistema ng dokumentasyon ng estado.
Layunin ng pag-aaral: pag-aralan ang mga pangunahing yugto ng pag-unlad ng sistema ng dokumentasyon ng estado at i-highlight ang ilang mga tradisyon ng paglikha ng mga dokumento.
Mga tanong na pag-aaralan:
1. Trabaho sa opisina sa Sinaunang Rus'.
2. Mag-order ng mga papeles ng XV-XVII na siglo.
3. Pamamahala ng mga tala sa kolehiyo.


1. Trabaho sa opisina sa Sinaunang Rus'
Sa mga unang yugto ng pag-unlad ng Old Russian state (hanggang sa katapusan ng ika-15 siglo), ang mga institusyon ng estado ay hindi umiiral. Ang kanilang mga tungkulin ay kadalasang ginagampanan ng mga indibidwal na opisyal o katawan. Sa ilalim ng mga kundisyong ito, ang isang pinag-isang sistema ng pamamahala ng opisina ay hindi hinihiling ng mismong sistema ng pamamahala. Gayunpaman, ang mga dokumento na nakaligtas hanggang sa ating panahon ay nagpapakita na nasa ika-10 siglo na. Sa lumang estado ng Russia mayroong isang kultura ng pagsulat ng mga dokumento. Sa panahong ito (X-XV na siglo), ang mga legal na relasyon ay pangunahing naidokumento at ang mga kalooban ay nilikha. Sa pagbuo ng mga pambatasan na pundasyon ng estado, ang mga dokumento ay nilikha na nagtatala ng mga partikular na pribadong legal na relasyon. Ang mga ito ay maraming uri ng charter, mga deed of sale; hiniram, pagsasangla ng pagkaalipin, pag-aayos ng utang ng pera, atbp.
Sa panahon ng X-XIV na siglo sa Rus', ang ilang mga tradisyon ng pagguhit at pagproseso ng mga dokumento ay nabuo, na isinasaalang-alang ang kanilang layunin sa pagganap.
Sa pagdami ng mga dokumentong nalikha, naging mas malinaw din ang mga lugar para sa kanilang pinakaligtas na imbakan. Sa mga lungsod, ito ay karaniwang mga sentral na simbahan at monasteryo. Lumilitaw din ang mga elemento ng pagprotekta sa impormasyon mula sa hindi awtorisadong pag-access sa yugto ng pag-iimbak at paggamit. Naitala rin ang mga unang kaso ng palsipikasyon ng mga dokumento para sa pampulitika at pansariling pakinabang.
Hanggang sa katapusan ng ika-14 na siglo. Ang pangunahing materyal para sa pagsulat sa Rus' ay pergamino (espesyal na inihanda na balat ng guya, tupa o kambing). Ang mga dokumento ay isinulat sa tuluy-tuloy na teksto, nang walang paghahati sa mga indibidwal na salita. Mula sa mga bantas hanggang sa ika-14 na siglo. isang tuldok ang ginamit sa dulo ng pangungusap. Noong ika-15 siglo ang mamahaling pergamino ay pinalitan ng papel, na orihinal na dinala mula sa mga bansa sa Kanlurang Europa, at mula sa ikalawang kalahati ng ika-17 siglo. Ginamit namin ang aming sariling, domestic one. Sa una, ang papel ay ginawa mula sa basahan, at ang tinta ay ginawa mula sa mga bakal na asin at tannin na nakuha mula sa mga mani ng tinta. Ang kumbinasyon ng tinta at basahan na papel ay ginawang mas matibay ang teksto. Samakatuwid, ang mga dokumento mula sa panahong ito na nakaimbak sa mga archive ay madaling basahin.
Ang panahon sa ilalim ng pagsusuri ay maaaring mailalarawan bilang isang panahon ng unti-unting pagbuo ng mga tradisyon ng sistema ng pag-iingat ng rekord ng Russia, akumulasyon ng karanasan sa pagdodokumento, pagproseso at pag-iimbak ng mga dokumento, na tinitiyak ang kanilang kaligtasan. Gayunpaman, hindi pa ito gawain sa opisina, ngunit sa halip ay ang mga kaugalian ng pagdodokumento ng impormasyon.
2. Mag-order ng mga papeles XV-XVII siglo
Sa larangan ng pamamahala, ang praktikal na pamamahala ng dokumento ay nagsimulang gawing pormal sa isang espesyal na sistema nang sabay-sabay sa proseso ng pagbuo ng sentralisadong estado ng Russia noong 15-16 na siglo.
Ang sistema ng trabaho sa opisina ng estado ay nagsimulang mabuo lamang sa kalagitnaan ng ika-15 siglo, kasama ang pag-unlad ng Moscow principality sa isang estado. Pagkatapos ay nilikha ang mga unang order - mga sentral na katawan ng kapangyarihan ng estado na namamahala sa mga indibidwal na sangay ng prinsipal na pamahalaan, at mga administratibong kubo - mga katawan ng lokal na pamahalaan. Sa proseso ng mga aktibidad ng mga katawan na ito, ang trabaho sa mga dokumento, na tinatawag na order paperwork, ay ipinanganak.
Mag-order ng mga papeles - magtrabaho kasama ang mga dokumento na isinasagawa sa mga order. Sa mga utos, ang isang layer ng mga propesyonal na opisyal ay unti-unting nabuo mula sa mga taong mapagkumbaba sa serbisyo na alam ang kanilang negosyo at sa paglipas ng panahon ay nagsimulang maimpluwensyahan ang paglutas ng mga isyu ng estado.
Ang mga paglilitis sa mga order ay nagsimula alinman mula sa sandali ng pagtanggap ng papasok na dokumento, o mula sa paghahanda ng dokumento ng inisyatiba sa direksyon ng tsar o boyar. Ang mga dokumento na may kaugnayan sa isang kaso ay nakadikit sa isa't isa, ang mga lugar ng gluing ay pinatunayan ng klerk sa reverse side na may pirma. Upang maging pamilyar sa kaso, kinakailangan upang palawakin ang hanay, at habang nagbabasa, i-collapse ito. Minana namin ang salitang "red tape" mula sa administrative office work. Nakadikit sa mga haligi na may average na haba na 50-80 m, ang mga dokumento ay ipinulupot sa mga stick sa mga scroll. Ang mga tape ay kinaladkad habang nagbabasa, kaya't ang konsepto na ngayon ay nagsasaad ng hindi napapanahon at hindi mahalagang solusyon sa isang partikular na isyu ay ipinanganak.
Ang isang katangian ng mga dokumento sa panahong ito ay ang napakalaking kadakilaan ng mga nasa kapangyarihan sa pamamagitan ng paglilista ng lahat ng uri ng titulo, ranggo at kapangyarihan.
Sa yugtong ito, unti-unting nabubuo ang isang sistema ng pamamahala sa opisina ng mga sentral at lokal na institusyon, nabubuo ang isang kadre ng mga manggagawa sa opisina, nabubuo ang mga matatag na anyo ng mga dokumento at pamamaraan para sa kanilang paghahanda. Sa kalagitnaan ng ikalabing pitong siglo. Ang ilang mga hakbang ay ginagawa upang maibalik ang kaayusan sa gawaing pang-opisina, at lumalabas ang mga hiwalay na pambatasan sa mga pamamaraan ng dokumentasyon.
3. Pamamahala ng mga tala sa kolehiyo
Sa halip na ang lumang sistema ng mga order noong 1717-1718. Ang Peter 1 ay lumikha ng 12 board, na ang bawat isa ay namamahala sa isang partikular na industriya o lugar ng pamamahala. Ang Mga Pangkalahatang Regulasyon ng Mga Kolehiyo ng Estado ay aktwal na lumikha ng isang opisina at inaprubahan ang posisyon ng isang kalihim; Pebrero 27, 1720 maaaring isaalang-alang ang petsa ng kapanganakan ng posisyong secretarial sa Russia.Collegiate office work - organisasyon ng trabaho na may mga dokumento sa mga kolehiyo (mula noong 1717). Ang collegial na paraan ng paggawa ng desisyon na may presensya ng isang lupon, kadalasan ang pangulo, bise-presidente, at 2-3 tagapayo, ay nakakuha ng dominanteng papel sa mga institusyong ito.
Una sa lahat, ang mga gawain ng estado ay isinasaalang-alang sa mga kolehiyo, pagkatapos ay mga pribado. Ang mga kaso ng gobyerno ay binigyan ng isang linggo upang malutas; ang mga pribadong reklamo ay dapat malutas sa loob ng anim na buwan. Ang lahat ng gawain sa opisina ng lupon ay isinagawa sa ilalim ng pangangasiwa ng kalihim. Siya mismo ang nag-compile ng mahahalagang papel; ang iba ay inihanda sa ilalim ng kanyang pangangasiwa.
Ang bawat lupon ay may tagausig na sumusubaybay sa kaayusan at legalidad ng pagresolba ng mga kaso. Sa trabaho sa opisina sa kolehiyo, ang petsa ng dokumento ay namumukod-tangi mula sa teksto at nagiging isang independiyenteng elemento ng form. Ang pangalan ng dokumento ay nagiging isang independiyenteng elemento ng form. Sa pangkalahatan, ang gawain sa opisina ng mga board ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang makabuluhang pagtaas sa nakasulat na trabaho at mga pormalidad, kung saan nagreklamo ang mga empleyado. Kahit na ang mga kawani ng mga opisyal ng klerikal, na tumaas nang malaki kumpara sa mga utos, ay hindi nakayanan ang kasaganaan ng mga kaso, na humantong sa mabagal na trabaho sa opisina at red tape.
Sa panahon ng pamamahala ng mga rekord sa kolehiyo, ang mga pundasyon para sa pag-aayos ng pag-record at pag-iimbak ng mga dokumento ay inilatag, at pagkatapos ay ang pangalang "archive" ay unang lumitaw.
siglo XVIII sa pagbuo ng gawaing pang-opisina ay nailalarawan sa pamamagitan ng pagpapalakas ng regulasyong pambatasan ng lahat ng aspeto ng mga aktibidad ng opisina at ng institusyon sa kabuuan, ang pagbuo at pagsasama-sama ng mga pangkalahatang prinsipyo ng administratibo ng mga aktibidad ng mga institusyon, at higit sa lahat, ang bureaucratic na prinsipyo.
4. Ministerial office work noong ika-19 - unang bahagi ng ika-20 siglo.
Simula ng ika-19 na siglo ay minarkahan ng isang bagong reporma ng pampublikong pangangasiwa at gawaing pang-opisina, na pangunahing nakaapekto sa mataas na antas ng pamamahala. Sa panahong ito, lumitaw ang isang bagong sistema ng pamamahala - ministeryal, batay sa prinsipyo ng pagkakaisa ng utos.
Ang mga unang ministri na nilikha noong 1802 ay: mga gawaing pandagat, mga gawaing panlabas, pananalapi, pampublikong edukasyon, atbp. Ang bawat ministro ay kinakailangang lumikha ng isang opisina at magkaroon ng isang katulong.
Dapat pansinin na ang mismong konsepto ng trabaho sa opisina ay lumitaw sa ikalawang kalahati ng ika-18 siglo. at tinukoy ang mga aktibidad na isinagawa hindi lamang ng opisina, kundi ng buong kagamitan ng institusyon sa kabuuan. Ang terminong "trabaho sa opisina" ay nagmula sa kumbinasyon ng mga salitang "paggawa ng kaso," at "kaso" noong panahong iyon ay nangangahulugang hindi isang folder na may mga dokumento, tulad ng sa modernong kahulugan ng salita, ngunit ang isyu na isinasaalang-alang at niresolba, i.e. desisyon ng kaso.
Ang lahat ng kaso na natanggap ng ministeryo ay nahahati sa tatlong kategorya: mga kasalukuyang gawain (mga ulat, pahayag, sulat, atbp.); mga kaso ng emerhensiya (mga kaso ng nakitang pang-aabuso); mga bagay na "sensitibo sa oras" o apurahan. Ang mga dokumentong nilikha sa proseso ng "pagpapatuloy ng kaso" ay maaaring nahahati sa dalawang grupo: mga dokumento na bumubuo ng panloob na pamamahala ng mga rekord (mga tala, sertipiko, mga journal sa pagpaparehistro), at mga dokumento na dumating sa institusyon mula sa ibang mga institusyon at ipinadala sa ibang mga institusyon .
Ang mga pagbabago sa sistema ng pamamahala at ang kaukulang muling pagsasaayos ng sistema para sa pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga bagong institusyon ay humantong sa mga pagbabago sa anyo ng dokumento. Sa gawaing klerikal ng mga ministeryo, lumilitaw ang mga anyo ng mga institusyon na may anggular na pagsasaayos ng mga detalye. Ang mga form ay nakalimbag o nakasulat sa pamamagitan ng kamay.
Sa buong ikalabinsiyam at unang bahagi ng ikadalawampu siglo. Ang pambatasan na regulasyon ng gawain sa opisina ng mas mataas, sentral at lokal na institusyon ay isinasagawa.
Sa kabila ng mga makabuluhang pagbabago na pinagdaanan ng sistema ng gawaing opisina ng ministeryal, sa pagtatapos ng ika-19 na siglo. mas nababaluktot na anyo ng trabaho sa opisina ang kailangan. Para sa mabilis na pagbabago ng mga ugnayang panlipunan, ang sistema ng gawain sa opisina ng ministeryal ay patuloy na nananatiling masalimuot.
Ang pagdating ng mga makinilya ay pinabilis ang lahat ng nakasulat na gawain sa opisina at ginawang posible na sabay-sabay na gumawa ng ilang mga kopya ng mga dokumento, na makabuluhang binabawasan ang dami ng sulat-kamay na gawain. Bilang karagdagan, ang makinilya na teksto ay nakakuha ng isang mas compact na anyo, sa gayon ay binabawasan ang dami ng mga dokumento sa mga institusyon.
Ang pagdating ng telegrapo ay nagsilang ng isang bagong uri ng sulat - mga telegrama, na napakabilis na naging mga dokumento ng masa; Ang pag-imbento ng telepono ay humantong sa paglitaw ng mga mensahe sa telepono - isang nakasulat na pag-record ng isang mensahe na ipinadala sa pamamagitan ng telepono.
Sa pagtatapos ng ikalabinsiyam at simula ng ikadalawampu siglo. Parami nang parami ang binibigyang pansin sa sistema ng pagpaparehistro at ang pangangailangan na pasimplehin ito sa pamamagitan ng sentralisasyon nito. Ang isang tampok ng organisasyon ng trabaho sa opisina sa panahong ito ay hindi lamang ang malinaw na regulasyong pambatasan, kundi pati na rin ang hitsura ng isang medyo malawak na panitikan sa trabaho sa opisina. Sa ikalawang kalahati ng ika-18 siglo. Lumilitaw ang mga unang koleksyon ng mga sample na dokumento. Ang ganitong mga koleksyon ay inilaan para sa isang malawak na hanay ng mga opisyal at indibidwal na kailangang makipag-ugnayan sa mga ahensya ng gobyerno.
5. Kasaysayan ng pamamahala at gawain sa opisina noong ikadalawampu siglo.
Bilang resulta ng Rebolusyong Oktubre ng 1917, ang lumang kagamitan ng estado ay hindi na umiral sa Russia, at isang bago ang itinayo.
Ang mga manggagawa at sundalo na walang espesyal na edukasyon ay hinikayat upang magtrabaho sa mga institusyong Sobyet. Bumaba ang antas ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.
Gayunpaman, nagpatuloy ang trabaho upang mapabuti ang sistema ng pamamahala ng opisina. Kapag nirarasyonal ang teknolohiya ng pamamahala, ginamit ang karanasan ng mga nauna. Sa panahon ng pagbuo ng kagamitan ng estado ng Sobyet, maraming pansin ang binayaran sa pagpapasimple at pangangatwiran sa trabaho sa opisina.
Ang panahon ng 20s ay maaaring ituring na pinaka-kapaki-pakinabang mula sa punto ng view ng pag-aayos ng pananaliksik sa larangan ng pamamahala, HINDI at trabaho sa opisina. Noong 1921, ang 1st All-Russian Conference sa pang-agham na organisasyon ng paggawa at produksyon ay ginanap, kung saan, kasama ang mga isyu ng pang-agham at teknikal na impormasyon sa produksyon, ang mga problema ng pang-agham na organisasyon ng managerial labor at trabaho sa mga dokumento ay naantig sa . Noong 1923, nilikha ang Standardization Bureau, na tumatalakay sa mga isyu ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala. Noong 1926, nilikha ang State Institute of Management Technology (ITU), na nakikibahagi sa pagpapabuti ng apparatus ng estado.
Ang pinakakawili-wili at promising na mga pag-unlad sa mga problema sa trabaho sa opisina ay isinagawa sa ITU sa mga sumusunod na pangunahing lugar:
-dokumento ng daloy ng mga institusyon at mga pamamaraan para sa pag-optimize nito;
-paraan ng pagpaparehistro ng dokumento;
-kontrol sa pagpapatupad ng dokumento;
- imbakan ng mga dokumento.
Gayunpaman, ang mababang pangkalahatang kultura ng pamamahala ng mga empleyado ng mga institusyong Sobyet ay naging dahilan ng kakulangan ng pangangailangan para sa maraming mga lugar.
Noong 30s isang matibay, sentralisadong sistema ng pamamahala ng administratibo-utos ay nabuo at pinalalakas, hindi kasama ang posibilidad ng pagsasaalang-alang ng mga alternatibong diskarte sa organisasyon ng trabaho sa opisina ng estado. Bilang resulta, ang mga istrukturang kasangkot sa pagsasaliksik sa mga isyu ng teknolohiya ng impormasyon at gawaing pang-opisina ay bumabagsak, at ang ITU ay nili-liquidate.
Ang 1936 Constitution ay makabuluhang binago ang sistemang pampulitika, hierarchy at kapangyarihan ng pinakamataas na awtoridad. Ang isang mahigpit na sistema ng awtoridad ay itinatag sa pag-isyu ng ilang mga uri ng mga dokumento para sa bawat hierarchical na istraktura.
Ang isang makabuluhang pagbawas sa pananaliksik sa larangan ng pamamahala at pamamahala ng opisina ay hindi nangangahulugan na sa 30s. ang trabaho sa lugar na ito ay tumigil. Sa panahong ito, isinagawa ang pananaliksik sa standardisasyon at pag-iisa ng mga espesyal na sistema ng dokumentasyon. Ang ilang pag-unlad ay nagawa sa pag-streamline ng accounting at dokumentasyon ng tauhan.
Ang pagsiklab ng Great Patriotic War ay nangangailangan ng pagpapailalim ng lahat ng mga mapagkukunan sa mga pangangailangan sa panahon ng digmaan. Nasuspinde ang mga pag-unlad upang i-rationalize ang trabaho sa mga dokumento at ang kanilang standardisasyon.
Ang panahon pagkatapos ng digmaan ay nangangailangan ng makabuluhang pagsisikap upang maibalik ang pambansang ekonomiya at itinulak sa background ang mga isyu ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala. Sa simula pa lamang ng dekada 60 ay nagpatuloy ang pananaliksik sa larangan ng rasyonalisasyon ng teknolohiya at mga diskarte sa pamamahala. Noong 1966, ang All-Union Scientific Research Institute of Document Management and Archival Affairs (VNIIDAD) ay nabuo sa loob ng sistema ng Main Archival Directorate ng USSR, isa sa mga pangunahing gawain kung saan ay ang paglikha ng Unified State Record Management System. (USSD).
Noong 1969-1970 isang serye ng mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyon ng pamamahala ay binuo at naaprubahan.
Mula noong 1972, ang mga pare-parehong patakaran para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento ng organisasyon at administratibo at mga pare-parehong patakaran para sa pag-aayos ng trabaho na may mga dokumento ay nagsimulang mag-aplay sa USSR.
Noong 1975, pinagtibay ang GOST 6.15.1-75 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon". Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga pangunahing probisyon.", na tumutukoy sa mga pangunahing kinakailangan para sa pinag-isang pondo ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo.
Sa simula ng 1984, 16 na USD ng all-Union significance, 27 state standards at 26 all-Union classifier ng teknikal at pang-ekonomiyang impormasyon ay binuo at naaprubahan.
Ang isang bagong yugto sa pagbuo ng domestic dokumentasyon ay nagsimula sa pagliko ng 1980-1990s. Nagkaroon ng pagbabago sa sistemang pampulitika at pang-ekonomiya sa Russia. Ang pinakabagong mga teknolohiya ng computer ay nagsimulang malawakang ginagamit sa pagtatrabaho sa mga dokumento, at ang bansa ay nagsimulang pumasok sa pandaigdigang espasyo ng impormasyon.
Ang kahalagahan ng ilang GOST ay naging ganap na maliwanag sa bandang huli ng 90s. Ang pagpapakilala ng mga materyales na ito sa kasanayan sa pamamahala ay makabuluhang napabuti ang paghahanda ng dokumentasyon at na-streamline ang mga pamamaraan para sa paghahanap, pagtatala at pag-iimbak ng impormasyon.
Kaya, sa pagbuo ng trabaho sa opisina sa Russia noong ika-20 siglo mayroong tatlong pangunahing mga panahon: ang muling pagsasaayos ng buong sistema ng organisasyon ng trabaho sa opisina sa 20-30s, ang panahon ng halos kumpletong kawalan ng mga pag-unlad sa lugar na ito sa 40-50s, at ang pagbuo ng malawak na mga baseng pambatasan, mga pamantayan at mga tuntunin ng trabaho sa opisina noong 60-90s.
Sa konteksto ng isang radikal na muling pagsasaayos ng ekonomiya ng Russia, ang papel at kahalagahan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay tumaas nang husto.

Paksa 3. Batayan sa regulasyon at pamamaraan ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.
Layunin ng pag-aaral: pag-aaral ng mga pederal na batas, GOST, classifier na kumokontrol sa mga aktibidad sa dokumentasyon sa Russia.
Mga tanong na pag-aaralan:
1. Komposisyon ng regulatory at methodological base ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.
2. Standardisasyon at pagkakaisa ng sistema ng edukasyong preschool.
3. All-Russian na mga klasipikasyon ng dokumentasyon.
4. Sistema ng estado ng dokumentasyong suporta para sa pamamahala.
1. Komposisyon ng regulatory at methodological base ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.
Sa kasalukuyan, ang suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa mga negosyo, organisasyon at institusyon ay kinokontrol ng kasalukuyang batas, mga administratibong dokumento ng mas mataas na awtoridad, mga patakaran at mga tagubilin ng pamamahala ng archival.
Ang balangkas ng regulasyon at pamamaraan ng isang institusyong pang-edukasyon sa preschool ay isang hanay ng mga batas, regulasyon, organisasyonal at metodolohikal na mga dokumento na kumokontrol sa teknolohiya para sa paglikha, pagproseso, pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento sa kasalukuyang mga aktibidad ng isang organisasyon o institusyon. Kasama rin sa base na ito ang regulasyon ng mga aktibidad ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool at iba pang mga serbisyo ng pamamahala ng apparatus (staffing, functions, structure, technical support at iba pang aspeto).
Ang batayan ng regulasyon at pamamaraan ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay kinabibilangan ng:
- mga gawaing pambatasan ng Russian Federation sa larangan ng impormasyon at dokumentasyon;
-mga dekreto at utos ng Pamahalaan ng Russian Federation, mga pederal na ehekutibong awtoridad (ministri, komite, serbisyo, ahensya, atbp.) na nagre-regulate ng mga isyu ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa pederal na antas;
-sistema ng estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala (Mga pangunahing probisyon. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento at mga serbisyo ng suporta sa dokumentasyon (GSDOU - Order ng Main Archive ng USSR na may petsang Mayo 25, 1988 No. 33);
-mga ligal na kilos ng kinatawan at ehekutibong mga awtoridad ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation at kanilang mga teritoryal na entidad na kumokontrol sa mga isyu ng edukasyon sa preschool;
-mga ligal na kilos ng isang normatibo at nakapagtuturo na kalikasan, mga dokumentong pamamaraan sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ng iba't ibang mga organisasyon;
-mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyon;
- pinag-isang sistema ng dokumentasyon;
-all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon;
- mga dokumento ng regulasyon sa organisasyon at proteksyon ng managerial labor ng mga empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool;
-mga normatibong dokumento sa organisasyon ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento.
Ang batayan ng batas sibil ay ang Civil Code ng Russian Federation, ang unang bahagi nito ay pinagtibay noong Oktubre 21, 1994, ang ika-2 bahagi - noong Disyembre 22, 1995. Ang Civil Code ng Russian Federation ay nagtatatag ng mga uri at uri ng mga dokumento na nilikha para sa layunin ng pagtatala ng mga kilos ng mga relasyong sibil at pagrehistro ng kanilang mga katotohanan. pinagmulan o pagwawakas, kumpirmasyon ng mga legal na relasyon, atbp. Halimbawa, Art. 51 at kasunod na mga artikulo ng Kabanata 4 ng Civil Code ay nagtatatag ng mga uri ng mga dokumento na ginamit sa paglikha, pagpaparehistro, muling pagsasaayos at pagpuksa ng isang ligal na nilalang.
Kasama ng Civil Code ng Russian Federation, ang ilang mga aspeto ng pagtatrabaho sa impormasyon at dokumentasyon ay kinokontrol ng mga espesyal na pederal na batas.
Ang Batas ng Russian Federation "Sa Teknikal na Regulasyon" na may petsang Hulyo 10, 1993 No. 5154-1 ay nagtatatag ng legal na balangkas para sa standardisasyon sa Russian Federation, ipinag-uutos para sa lahat ng mga katawan ng pamahalaan, at tinutukoy ang mga hakbang ng proteksyon ng estado sa mga interes ng mga mamimili at ang estado sa pamamagitan ng pagbuo at aplikasyon ng mga dokumento ng regulasyon sa standardisasyon at sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.
Ang Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" na may petsang Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ ay nagtatatag na ang mga mapagkukunan ng impormasyon (mga dokumento at hanay ng mga dokumento) ay mga bagay ng mga relasyon sa pagitan ng mga indibidwal, legal na entidad, ng estado at pinoprotektahan ng batas, kasama ang iba pang mapagkukunan. Ang batas ay nagtatatag ng legal na rehimen para sa paglikha, pag-iimbak at paggamit mapagkukunan ng impormasyon.
Ang Batas ng Russian Federation "Sa Mga Lihim ng Estado" na may petsang Hulyo 21, 1993 No. 5485-1 ay kinokontrol ang mga relasyon na nagmumula na may kaugnayan sa pag-uuri ng impormasyon bilang mga lihim ng estado, ang kanilang declassification at proteksyon sa mga interes ng pagtiyak ng seguridad ng Russian Federation . Inuri ng batas ang mga lihim ng estado bilang impormasyong protektado ng estado sa larangan ng militar, patakarang panlabas, pang-ekonomiya, katalinuhan, counterintelligence at mga aktibidad sa pag-iimbestiga sa pagpapatakbo, na ang pagpapakalat nito ay maaaring makapinsala sa seguridad ng Russian Federation.
Ang Pederal na Batas ng Nobyembre 21, 1996 No. 129-FZ "Sa Accounting" ay sumasalamin sa mga pangunahing kinakailangan para sa accounting, tumutukoy sa mga mandatoryong detalye ng mga pangunahing dokumento ng accounting, nililinaw ang komposisyon ng mga pahayag sa pananalapi ng mga komersyal na organisasyon at nagtatatag ng mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento ng accounting at mga pahayag sa pananalapi alinsunod sa mga patakaran para sa pag-oorganisa ng mga gawain sa archival ng estado.
Ang Civil Code ng Russian Federation, Fundamentals of Legislation at Federal Laws ay natagpuan ang kanilang karagdagang pag-unlad sa mga utos ng Pangulo ng Russian Federation, mga utos ng Pamahalaan ng Russian Federation, mga regulasyon at mga patakaran.
Dapat alam ng espesyalista ang mga probisyon:
-Decree of the President of the Russian Federation of November 30, 1995 No. 1203 "Sa pag-apruba ng listahan ng impormasyon na inuri bilang mga lihim ng estado" (tulad ng susugan ng Decree of the President ng Russian Federation ng Enero 24, 1998 No. 61 );
-Resolusyon ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Disyembre 5, 1991 No. 35 "Sa listahan ng impormasyon na hindi maaaring maging isang komersyal na lihim";
- iba pang mga legal na dokumento ng regulasyon.
Ang lahat ng nakalistang dokumento ng regulasyon ay may malaking kahalagahan para sa pag-aayos ng proseso ng papeles sa mga negosyo.
2. Standardisasyon at pagkakaisa ng sistema ng edukasyong preschool
Karamihan sa impormasyon ng pamamahala ay naitala sa anyo ng mga dokumento. Ang proseso ng pamamahala mismo ay nailalarawan sa pamamagitan ng makabuluhang pagkakaiba-iba at pag-uulit ng mga sitwasyon sa trabaho at mga aksyong pangnegosyo upang malutas ang mga ito. Ang pangunahing direksyon ng pagpapabuti ng dokumentasyon ay pag-iisa at standardisasyon.
Ang ibig sabihin ng unification ay pagdadala ng isang bagay sa iisang sistema, anyo, pagkakapareho.
Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isinasagawa upang mabawasan ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa mga aktibidad sa pamamahala, ilarawan ang kanilang mga form, magtatag ng pare-parehong mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento na nilikha kapag nilutas ang mga katulad na problema sa pamamahala, bawasan ang mga gastos sa paghahanda at pagproseso ng mga dokumento, makamit ang impormasyon pagiging tugma ng mga database na nilikha sa iba't ibang sektor ng aktibidad.
Ang isang makatwirang organisadong hanay ng magkakaugnay na mga dokumento, na nilikha ayon sa pare-parehong mga patakaran at kinakailangan at inilapat sa isang tiyak na lugar ng aktibidad, ay tinatawag na isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon (UDS).
Ang kakanyahan ng standardisasyon ay upang maitaguyod sa isang ipinag-uutos na pamantayan ang pinakamainam na mga patakaran at mga kinakailangan para sa pagbuo at pagpapatupad ng mga dokumento, na pinagtibay sa inireseta na paraan para sa kanilang pangkalahatan at paulit-ulit na paggamit sa trabaho sa opisina. Ang mga resulta ng pag-unlad ay pormal sa anyo ng interstate (GOST), estado (GOSTR), industriya (OST) na mga pamantayan at mga pamantayan ng mga negosyo, institusyon at organisasyon (STP).
Ang resulta ng trabaho sa pag-iisa at standardisasyon ay maaaring parehong mga pamantayan para sa ilang mga uri ng mga dokumento (halimbawa, GOST 7.32-2001 "Ulat sa gawaing pananaliksik. Istraktura at mga patakaran ng pagpapatupad"), at para sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Halimbawa, GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento" ay bahagi ng pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo (USORD). Bilang karagdagan, ang bansa ay may pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng pagbabangko, accounting sa paggawa at dokumentasyon ng pagbabayad, dokumentasyon ng kalakalang panlabas, atbp. isang kumpletong listahan ng USD ay ibinibigay sa All-Russian Classifier of Management Documentation OK 011-93.
Mga kinakailangan para sa pagbuo ng pinag-isang anyo ng mga dokumento
Ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento ay binuo kapag kinakailangan upang bumuo ng mga bagong tagapagpahiwatig upang malutas ang mga problema sa pamamahala. Hindi pinapayagan ang pagdoble ng mga indicator sa iba't ibang anyo ng mga dokumento.
Ang mga detalye ng mga form ng dokumento ay inilalagay sa batayan ng isang sample form, na binuo na isinasaalang-alang ang makatwirang paggamit ng dalawang panig ng sheet para sa mga form ng dokumento, ang mga form na kung saan ay ginawa sa pamamagitan ng pag-print. Ang pangalawa at kasunod na mga pahina ay dapat na may bilang. Ang mga numero ng pahina ay inilalagay sa gitna ng itaas na margin ng sheet sa Arabic numerals.
Ang nilalaman ng form ng dokumento ay dapat iguhit alinsunod sa GOST 1.5-85. Pinapayagan na i-format ang nilalaman ng dokumento sa anyo ng teksto.
Ang mga pangalan ng mga detalye ng pinag-isang mga form ng dokumento ay dapat na tumutugma sa mga pangalan na pinagtibay sa All-Russian Classifiers of Technical and Economic Information (OKTEI).
Sa mga pangalan ng mga column kung saan ibinigay ang paglalagay ng mga code, dapat ipahiwatig ang mga pinaikling pangalan ng mga classifier na ginamit o ang pagkakakilanlan na pinagtibay para sa kanila.
Ang mga permanenteng detalye ng mga form ng dokumento ay dapat, bilang panuntunan, mauna sa mga variable. Ang mga unang hanay ng talahanayan sa lugar na naglalaman ng mga detalye na ipoproseso ng teknolohiya ng computer ay dapat na nakalaan para sa mga detalye na tumutukoy sa impormasyong inilagay sa linya kapag ipinasok sa computer.
Kapag ginagamit ang pamamaraan ng checksum, inirerekumenda na itala ang mga checksum na nilayon upang maprotektahan ang impormasyon mula sa mga random na error, italaga ang huling hilera ng talahanayan at (o) haligi nito, na isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng mga tool sa pag-compute na ginagamit sa pagproseso ng data.
Ang mga kinakailangan para sa mga teksto ng mga dokumento at ang pagkakasunud-sunod ng kanilang pagtatanghal ay tinutukoy ng mga dokumento ng regulasyon para sa dokumentasyon ng organisasyon at administratibo.
Ang mga pagdadaglat ng mga salita sa mga form ng dokumento ay dapat sumunod sa mga kasalukuyang tuntunin ng pagbabaybay at bantas at mga pagdadaglat na pinagtibay ng OKTEI.
Pag-uuri ng pinag-isang anyo ng mga dokumento
Depende sa antas ng pag-apruba, ang pinag-isang mga form ng dokumento ay nahahati sa apat na kategorya:
- estado (all-Russian);
- industriya (kagawaran);
- mga paksa ng Russian Federation;
- mga anyo ng mga dokumento ng mga asosasyon, negosyo, organisasyon.
3. All-Russian na mga klasipikasyon ng dokumentasyon.
Ang mga mahalagang paraan ng suporta sa impormasyon ay mga classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon. Nagbibigay sila ng pinagsamang pagpoproseso ng data sa mga awtomatikong sistema ng impormasyon.
Ang mga klasipikasyon ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon ay mga normatibong dokumento na naglalaman ng isang sistematikong hanay ng mga pangalan ng mga bagay na ipinakita bilang mga pangkat ng pag-uuri at mga code na itinalaga sa kanila.
Sa kasalukuyan, mayroong 37 all-Russian at patuloy na all-Union classifier. Ang hanay ng mga classifier, pati na rin ang mga dokumentong pang-agham, pamamaraan at regulasyon sa kanilang pag-unlad, pagpapanatili at pagpapatupad ay bumubuo sa Pinag-isang Sistema ng Pag-uuri at Pag-code ng Teknikal, Pang-ekonomiya at Panlipunan na Impormasyon.
Depende sa lugar ng aplikasyon, ang mga classifier ay nahahati sa all-Russian, industriya at enterprise classifier.
Ayon sa nilalaman, ang buong iba't ibang mga classifier ay maaaring hatiin sa mga sumusunod na grupo:
Mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ng pamamahala, mga gawain na nalutas sa mga awtomatikong sistema ng kontrol, mga uri ng aktibidad, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig:
-All-Russian Classifier of Standards (OKS)
-All-Russian Product Classifier (OKP)
-All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD)
-All-Russian Classifier of Units of Measurement (OKEI)
Mga classifier ng impormasyon tungkol sa mga istruktura ng organisasyon:
-All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations (OKPO)
-All-Russian Classifier of Sectors of the National Economy (VALID hanggang 2003)
-Sa pamamagitan ng Decree ng State Committee ng Russian Federation para sa Standardization at Metrology na may petsang Nobyembre 6, 2001 No. 454-st, ang All-Russian Classifier of Types of Economic Activities (OKVED), na binuo ng Ministry of Economic Development, ay pinagtibay at ipinatupad noong Enero 1, 2003.
Mga classifier ng impormasyon tungkol sa populasyon at tauhan
-All-Russian Classifier of Specialty by Education (OKSO)
-All-Russian Classifier of Worker Occupations, Employee Positions and Tariff Grades (OKPDTR).
4. Sistema ng estado ng dokumentasyong suporta para sa pamamahala.
Ang pinakakumpletong intersectoral na dokumento sa organisasyon ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay ang State System of Documentation Support for Management (GSDMOU), na inilathala noong 1990. Ang mga pamantayan at panuntunan ng State Budgetary Educational Institution ay batay sa mga pangunahing probisyon ng Unified State System of Records Management (USSD), na nilikha sa USSR noong 1973. at gumanap ng mahalagang papel sa pag-optimize ng mga proseso ng dokumentasyon sa domestic economy.
Ang GSDOU ay isang hanay ng mga prinsipyo at alituntunin na nagtatatag ng mga pare-parehong kinakailangan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala at pag-oorganisa ng trabaho gamit ang mga dokumento sa mga katawan ng gobyerno, negosyo at pampublikong organisasyon.
Ang pangunahing layunin ng State Budgetary Educational Institution ay upang i-streamline ang daloy ng dokumento ng mga organisasyon, bawasan ang bilang at pagbutihin ang kalidad ng mga dokumento, lumikha ng pinaka-kanais-nais na mga kondisyon para sa paggamit ng mga teknikal na paraan at modernong teknolohiya para sa pagkolekta, pagproseso at pagsusuri ng impormasyon.
Ang mga pangunahing probisyon ng State Budgetary Educational Institution ay sumasaklaw sa mga isyu ng pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala, pag-oorganisa ng trabaho gamit ang mga dokumento, mekanisasyon at automation ng trabaho gamit ang mga dokumento, at pag-aayos ng isang serbisyo ng suporta sa dokumento para sa pamamahala.
Ang mga probisyon ng State Budgetary Educational Institution ay binuo na may kaugnayan sa kaukulang antas ng pamamahala sa Standard Instructions for Office Work sa Ministries at Departamento ng Russian Federation. Noong Hulyo 6, 1992, inaprubahan ng State Archive Service ang Standard Instructions for Office Work in Ministries and Departments of the Russian Federation. Ito ay ipinakilala sa layunin ng pagpapabuti ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa isang pinag-isang batayan at pagtaas ng kahusayan nito sa pamamagitan ng pag-iisa sa komposisyon at mga anyo ng mga dokumento ng pamamahala at ang teknolohiya para sa pakikipagtulungan sa kanila.
Alinsunod sa sistema ng edukasyon sa preschool at sa Mga Pamantayang Tagubilin para sa Pamamahala ng Opisina, ang mga ministri at organisasyon ay bumuo ng mga katulad na dokumento, na isinasaalang-alang ang mga detalye ng industriya at isang partikular na organisasyon.
Sa mga darating na taon, pinlano na bumuo ng isang bagong edisyon ng State Budgetary Educational Institution bilang isang sistema ng mga pamantayan, mga kinakailangan, mga regulasyon na kumokontrol sa mga pangunahing patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa mga negosyo at organisasyon. Ang pangunahing pagkakaiba ng hinaharap na sistema ay na ito ay magiging isang solong kumplikado ng awtomatikong dokumentasyon at daloy ng dokumento batay sa mga bagong teknolohiya ng impormasyon (modernong text editor, e-mail, automated case nomenclature)

Paksa 4. Mga pangunahing kinakailangan para sa paghahanda at pagpapatupad ng dokumento.
Layunin ng pag-aaral: pag-aralan ang komposisyon at lokasyon ng mga detalye sa mga dokumento ng pamamahala alinsunod sa GOST R6.30-2003.
Mga tanong na pag-aaralan:
1. Idokumento ang mga form at mga kinakailangan para sa kanila. Istraktura ng dokumento. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento alinsunod sa GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon."
Mga form ng dokumento at mga kinakailangan para sa kanila
Karamihan sa mga dokumento ng kumpanya, kabilang ang mga papalabas na dokumento, ay iginuhit sa letterhead.
Ang form ay isang karaniwang sheet ng papel na may permanenteng impormasyon na nakalimbag dito.
Ang mga form ng dokumento ay maaaring gawin sa typographically, gamit ang online na mga tool sa pag-print, o kopyahin gamit ang teknolohiya ng computer kapag gumagawa ng isang partikular na dokumento. Para sa pinakamahahalagang dokumento, ang mga negosyo ay gumagamit ng mga naka-print na form na may lubos na detalyadong logo, embossing, mga watermark, multi-color na pag-print at iba pang mga elemento na nagpapahirap sa pagmemeke. Bilang isang patakaran, ang mga naturang form ay binibilang sa typographically o may mga espesyal na numero. Ang paggamit ng bawat naturang form ay dapat na naitala sa mga espesyal na form ng pagpaparehistro.
Ang papel para sa mga form ay dapat magkaroon ng mga katangian tulad ng hindi natitiklop kapag sobrang init o basa at ang kawalan ng alikabok mula sa ibabaw ng sheet, pati na rin ang pagtugon sa mga kinakailangan para sa density - mula 80 g/m2 hanggang 200 g/m2 at para sa kaputian - mula 88% hanggang 98%.
Para sa paggawa ng mga form, dalawang mga format ng sheet ng papel ang pangunahing ginagamit: A4 - (210 * 297 mm) at A5 (148 * 210 mm).
Ang bawat sheet ng dokumento, nasa form man ito o wala, ay dapat may mga field na may naaangkop na laki:
Kaliwa - 20 mm;
Kanan - 10mm;
Upper - 20 mm;
Ibaba - 20mm.
GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon." nagbibigay-daan sa paglikha ng mga form para sa isang enterprise, structural unit at opisyal.
Alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST, ang mga sumusunod na uri ng mga form ng negosyo ay itinatag:
Pangkalahatang anyo - isang anyo ng isang negosyo o yunit ng istruktura para sa paggawa ng anumang uri ng dokumento (maliban sa mga titik);
Form para sa liham;
Isang anyo ng isang partikular na uri ng dokumento, maliban sa isang liham.
Mayroong dalawang mga pagpipilian para sa lokasyon ng mga detalye ng form - angular at longitudinal.
Istraktura ng dokumento. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento alinsunod sa GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento"
Ang bawat dokumento ay binubuo ng isang tiyak na hanay ng mga detalye.
Ang mga prop ay isang mandatoryong elemento ng anumang opisyal na dokumento.
Ang hanay ng mga detalye na bumubuo sa isang dokumento ay tinatawag na form ng dokumento.
Ang isang sample na form ay isang modelo ng pagtatayo ng dokumento na nagtatatag ng saklaw ng aplikasyon, mga format, laki ng field, mga kinakailangan para sa pagbuo ng isang structural mesh at mga pangunahing detalye. Ang isang sample na form ay isang hanay ng mga detalye, na matatagpuan sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod, na likas sa lahat ng mga uri ng mga dokumento.
GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento" ay nagbibigay para sa paggamit ng 30 mga detalye sa halip na 29 alinsunod sa GOST 6.30-97 kapag naghahanda at nagpoproseso ng mga dokumento.
Nalalapat ang pamantayang ito sa mga dokumentong pang-organisasyon at pang-administratibo na nauugnay sa Pinag-isang Sistema ng Organisasyon at Administratibong Dokumentasyon (USORD) - mga resolusyon, utos, utos, desisyon, protocol, kilos, liham, atbp. (mula rito ay tinutukoy bilang mga dokumento) na kasama sa All- Russian Classification of Management Documentation (OKUD) (class 0200000) at ginagamit sa mga aktibidad:
- mga katawan ng pamahalaang pederal, mga katawan ng pamahalaan ng mga nasasakupan na entidad ng Russian Federation, kabilang ang mga nasasakupan na entidad ng Russian Federation na, kasama ng wikang Russian, ay may pambansang wika bilang kanilang wika ng estado, mga lokal na katawan ng pamahalaan;
- mga negosyo, organisasyon at kanilang mga asosasyon, anuman ang kanilang anyo ng pagmamay-ari at legal na anyo.
Ang pamantayang ito ay nagtatatag ng komposisyon ng mga detalye ng dokumento; mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga detalye ng dokumento; mga kinakailangan para sa mga form at papeles; mga kinakailangan para sa paggawa, pag-record, paggamit at pag-iimbak ng mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation, coats of arms ng mga constituent entity ng Russian Federation.
Kapag naghahanda at nagpoproseso ng mga dokumento, gamitin ang mga sumusunod na detalye:
01 - Emblem ng Estado ng Russian Federation;
02 - coat of arms ng isang constituent entity ng Russian Federation;
03 - sagisag ng organisasyon o trademark (marka ng serbisyo);
04 - code ng organisasyon;
05 - pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN)
legal na entity;
06 - INN/KPP ng nagbabayad ng buwis;
07 - code ng form ng dokumento;
08 - pangalan ng organisasyon;
09 - reference na impormasyon tungkol sa organisasyon;
10 - pangalan ng uri ng dokumento;
11 - petsa ng dokumento;
12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento;
13 - link sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento;
14 - lugar ng compilation o publication ng dokumento;
15 - addressee;
16 - selyo ng pag-apruba ng dokumento;
17 - resolusyon;
18 - pamagat sa teksto;
19 - marka ng kontrol;
20 - teksto ng dokumento;
21 - markahan ang tungkol sa pagkakaroon ng aplikasyon;
22 - lagda;
23 - selyo ng pag-apruba ng dokumento;
24 - pag-apruba ng dokumento ng visa;
25 - selyo;
26 - marka sa sertipikasyon ng kopya;
27 - markahan ang tungkol sa tagapalabas;
28 - markahan ang pagpapatupad ng dokumento at ang pagpapadala nito sa file;
29 - marka sa pagtanggap ng dokumento ng organisasyon.
30 - Identifier ng elektronikong kopya ng dokumento
MGA KINAKAILANGAN PARA SA PAGKUMPLETO NG MGA DETALYE NG DOKUMENTO
01. Ang Emblem ng Estado ng Russian Federation ay inilalagay sa mga form ng dokumento alinsunod sa Mga Regulasyon sa Emblem ng Estado ng Russian Federation.
02. Ang coat of arms ng isang constituent entity ng Russian Federation ay inilalagay sa mga form ng dokumento alinsunod sa mga legal na aksyon ng mga constituent entity ng Russian Federation.
03. Ang sagisag o trademark ng organisasyon (marka ng serbisyo) ay inilalagay sa letterhead ng organisasyon alinsunod sa charter (mga regulasyon ng organisasyon). Ang emblem ay hindi muling ginawa sa isang letterhead kung ang State Emblem ng Russian Federation o ang coat of arms ng isang constituent entity ng Russian Federation ay nakalagay dito.
04. Ang code ng organisasyon ay ipinasok ayon sa All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations (OKNO).
05. Ang OGRN ay nakakabit alinsunod sa mga dokumentong ibinigay ng mga awtoridad sa buwis.
06. Ang taxpayer identification number/registration reason code ay inilagay alinsunod sa mga dokumentong ibinigay ng mga awtoridad sa buwis.
07. Ang code ng form ng dokumento ay ipinasok ayon sa All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD).
08. Ang pangalan ng organisasyon na siyang may-akda ng dokumento ay dapat tumutugma sa pangalang nakalagay sa mga dokumentong bumubuo nito. Sa itaas ng pangalan ng organisasyon ay ipahiwatig ang pinaikling pangalan, at kung wala ito, ang buong pangalan ng pangunahing organisasyon. Ang mga pangalan ng mga organisasyon ng mga nasasakupang entity ng Russian Federation na mayroong, kasama ang Russian, isang pambansang wika bilang isang wika ng estado, ay nakalimbag sa dalawang wika - Russian at pambansa. Ang pinaikling pangalan ng organisasyon ay ibinibigay sa mga kaso kung saan ito ay nakalagay sa mga dokumento ng bumubuo ng negosyo. Ang pinaikling pangalan (sa mga bracket) ay inilalagay sa ibaba ng buong pangalan. Ang pangalan sa isang wikang banyaga ay muling ginawa sa mga kaso kung saan ito ay nakalagay sa charter (mga regulasyon ng organisasyon). Ang pangalan sa isang wikang banyaga ay inilalagay sa ibaba ng pangalan sa Russian. Ang pangalan ng sangay, opisina ng teritoryo, tanggapan ng kinatawan ng isang yunit ng istruktura ay ipinahiwatig sa mga kaso kung saan ito ang may-akda ng dokumento, at matatagpuan sa ibaba ng pangalan ng negosyo.
Ang may-akda ng dokumento ay maaaring isang opisyal na kumakatawan sa organisasyon.
09. Ang reference na impormasyon tungkol sa organisasyon ay kinabibilangan ng postal address, mga numero ng telepono at iba pang impormasyon sa pagpapasya ng organisasyon (fax number, telex number, bank accounts, email address, atbp.).
10. Ang pangalan ng uri ng dokumento na iginuhit o nai-publish ng organisasyon ay kinokontrol ng charter (mga regulasyon ng organisasyon) at dapat na tumutugma sa mga uri ng mga dokumento na ibinigay para sa USORD at OKUD (class 0200000)
Ang liham ay hindi nagpapahiwatig ng pangalan ng uri ng dokumento.
11. Ang petsa ng dokumento ay ang petsa ng pagpirma o pag-apruba nito para sa protocol - ang petsa ng pagpupulong (paggawa ng desisyon), para sa pagkilos - ang petsa ng kaganapan. Kung ang mga may-akda ng dokumento ay ilang mga negosyo, kung gayon ang petsa ng dokumento ay ang pinakabagong petsa ng pagpirma.
Ang petsa ng dokumento ay nakasulat sa Arabic numeral sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: araw ng buwan, buwan, taon. Ang araw ng buwan at buwan ay kinakatawan ng dalawang pares ng Arabic numeral na pinaghihiwalay ng isang tuldok, ang taon ng apat na Arabic numeral. Halimbawa, ang petsang Enero 5, 2008 ay dapat ilagay bilang: 01/05/2008.
Pinapayagan ang verbal-numeric na paraan ng pag-format ng petsa, halimbawa: Enero 5, 2008, pati na rin ang pag-format ng petsa sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: taon, buwan, araw ng buwan, halimbawa: 2008.01.05.
12. Ang numero ng pagpaparehistro ng isang dokumento ay binubuo ng serial number nito, na maaaring dagdagan sa pagpapasya ng organisasyon na may index ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso, impormasyon tungkol sa correspondent, executors, atbp. Ang numero ng pagpaparehistro ng isang dokumento na pinagsama-sama ng dalawa o higit pang mga negosyo ay binubuo ng mga numero ng pagpaparehistro ng dokumento ng bawat isa sa mga organisasyong ito, na pinaghihiwalay ng isang slash sa pagkakasunud-sunod kung saan ang mga may-akda ay ipinahiwatig sa dokumento.
13. Kasama sa pagtukoy sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng isang dokumento ang numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento kung saan ibinigay ang sagot.
14. Ang lugar ng compilation o publication ng dokumento ay ipinahiwatig kung mahirap matukoy ito gamit ang mga detalyeng "Pangalan ng organisasyon" at "Reference data tungkol sa organisasyon." Ang lugar ng compilation o publikasyon ay ipinahiwatig na isinasaalang-alang ang tinatanggap na administratibo at teritoryal na dibisyon, at kinabibilangan lamang ito ng pangkalahatang tinatanggap na mga pagdadaglat.
15. Ang addressee ay maaaring mga organisasyon, kanilang mga istrukturang dibisyon, opisyal o indibidwal. Kapag tinutugunan ang isang dokumento sa isang opisyal o indibidwal, ang mga inisyal ay ipinahiwatig bago ang apelyido. Ang mga pangalan ng organisasyon at ang structural division nito ay ipinahiwatig sa nominative case.
Ministri ng Hustisya ng Russia
Departamento ng Systematization
batas
Ang posisyon ng taong tinutugunan ng dokumento ay ipinahiwatig sa dative case, halimbawa:
JSC "Bolshevsky Textiles"
Accounting
Senior Economist
A.S. Nikolaev
o ang Pangulo ng JSC "Lomonosov Porcelain Factory"
SA AT. Petrov
Kung ang isang dokumento ay ipinadala sa ilang mga homogenous na organisasyon o sa ilang mga istrukturang dibisyon ng isang organisasyon, dapat silang ipahiwatig sa pangkalahatan, halimbawa:
Mga administrasyon ng distrito
Rehiyon ng Moscow
Kung kinakailangan, ang mga detalye ng "Addressee" ay maaaring magsama ng isang postal address. Ang mga elemento ng postal address ay ipinahiwatig sa pagkakasunud-sunod na itinatag ng mga patakaran para sa pagkakaloob ng mga serbisyo sa koreo.
Pinapayagan na igitna ang bawat linya ng attribute na "Addressee" na may kaugnayan sa pinakamahabang linya, halimbawa:
Sa Chairman ng Mozhaisk Dali gardening partnership V.A. Buneev
16. approval stamp - isang kinakailangan na nagsasaad ng normatibo o legal na katangian ng nilalaman nito. Ang dokumento ay inaprubahan ng isang opisyal o isang espesyal na inilabas na dokumento.
17. resolusyon - mga detalye kung saan ipinapahiwatig ng tagapamahala ang gawain para sa pagpapatupad ng dokumentong ito, ang deadline para sa pagpapatupad at mga partikular na gumaganap.
18. pamagat - nagpapahayag ng buod ng teksto, ang pangunahing semantic load nito.
19. Ang control mark ay nangangahulugan na ang dokumento ay nailagay sa ilalim ng kontrol. Ang lahat ng mga dokumento na nangangailangan ng pagpapatupad ay napapailalim sa kontrol.
20. Kapag nag-iipon ng isang teksto sa anyo ng isang palatanungan, ang mga pangalan ng mga katangian ng nailalarawan na bagay ay dapat na ipahayag sa pamamagitan ng isang pangngalan sa nominative case o isang parirala na may pangalawang-tao na plural na pandiwa ng kasalukuyan o nakalipas na panahunan (" mayroon", "nagtataglay" o "nariyan", "nariyan", atbp. .d.). Ang mga katangiang ipinahayag sa salita ay dapat na naaayon sa mga pangalan ng mga katangian. Ang mga hanay at hilera ng talahanayan ay dapat na may mga pamagat na ipinahayag ng isang pangngalan sa nominative case. Ang mga subheading ng mga column at row ay dapat na pare-pareho sa mga heading. Kung ang isang talahanayan ay naka-print sa higit sa isang pahina, ang mga column ng talahanayan ay dapat na may bilang, at ang mga numero lamang ng mga column na ito ang naka-print sa mga susunod na pahina.
Ang naka-link na teksto ay karaniwang binubuo ng dalawang bahagi. Ang unang bahagi ay nagpapahiwatig ng mga dahilan, batayan, mga layunin para sa pagguhit ng dokumento, ang pangalawa (pangwakas) - mga desisyon, konklusyon, kahilingan, panukala, rekomendasyon. Ang teksto ay maaaring maglaman ng isang huling bahagi (halimbawa, mga order - isang administratibong bahagi na walang pahayag; mga sulat, mga pahayag - isang kahilingan nang walang paliwanag; mga sertipiko, mga memo - isang pagtatasa ng mga katotohanan, mga konklusyon).
Sa teksto ng isang dokumento na inihanda batay sa mga dokumento ng iba pang mga organisasyon o dati nang nai-publish na mga dokumento, ang kanilang mga detalye ay ipinahiwatig: pangalan ng dokumento, pangalan ng organisasyon, may-akda ng dokumento, petsa ng dokumento, numero ng pagpaparehistro ng dokumento , pamagat ng teksto.
Kung ang teksto ay naglalaman ng maraming mga desisyon, konklusyon, atbp., pagkatapos ay dapat itong nahahati sa mga seksyon, mga subsection, mga talata, na binibilang sa mga numerong Arabe.
Sa mga dokumentong pang-administratibo (mga order, tagubilin, atbp.) ng mga organisasyon na nagpapatakbo sa mga prinsipyo ng pagkakaisa ng utos, pati na rin ang mga dokumento na naka-address sa pamamahala ng organisasyon, ang teksto ay dapat iharap sa unang tao na isahan ("I order", "Nag-aalok ako", "tanong ko") . Sa mga administratibong dokumento ng mga collegial body, ang teksto ay iniharap sa pangatlong tao na isahan ("resolves", "decided"). Sa magkasanib na mga dokumentong pang-administratibo, ang teksto ay ipinakita sa unang tao na maramihan ("nag-order kami", "nagpasya"). Ang teksto ng protocol ay ipinakita sa ikatlong panauhan na maramihan ("nakinig", "nagsalita", "nagpasya").
Sa mga dokumento na nagtatatag ng mga karapatan at obligasyon ng mga organisasyon, ang kanilang mga istrukturang dibisyon (mga regulasyon, mga tagubilin), pati na rin naglalaman ng isang paglalarawan, pagtatasa ng mga katotohanan o konklusyon (kilos, sertipiko), ang anyo ng presentasyon ng teksto sa ikatlong panauhan na isahan o maramihan ay ginamit (“ang departamento ay nagsasagawa ng mga tungkulin” , “kabilang ang asosasyon”, “ang komisyong itinatag”).
Ang mga sumusunod na anyo ng pagtatanghal ay ginagamit sa mga liham:
- unang tao na maramihan ("mangyaring ipadala", "ipinapadala namin para sa pagsasaalang-alang");
- unang tao na isahan ("Isinasaalang-alang ko na kinakailangan", "paki-highlight");
- mula sa pangatlong panauhan na isahan ("ang ministeryo ay hindi tumututol", "Itinuturing ng VNIIDAD na posible").
21. Ang isang tala tungkol sa pagkakaroon ng kalakip na pinangalanan sa teksto ay iginuhit tulad ng sumusunod - Apendise: para sa 5 mga sheet. sa 2 kopya.
Kung ang dokumento ay may apendiks na hindi pinangalanan sa teksto, pagkatapos ay ipahiwatig ang pangalan nito, bilang ng mga sheet at bilang ng mga kopya; Kung mayroong ilang mga aplikasyon, binibilang ang mga ito, halimbawa:
Application:
1. Mga Regulasyon sa Regional Lending Department para sa 5 pahina. sa 1 kopya.
2. Mga tuntunin para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento ng Regional Lending Department para sa 7 pahina. sa 2 kopya.
Kung ang mga aplikasyon ay nakatali, kung gayon ang bilang ng mga sheet ay hindi ipinahiwatig.
Sa apendiks sa dokumentong pang-administratibo, sa unang pahina nito sa kanang sulok sa itaas, isulat ang "Appendix" na nagpapahiwatig ng pangalan ng dokumentong pang-administratibo, petsa at numero ng pagpaparehistro nito, halimbawa:
Appendix 2
sa utos ng direktor ng Institute na may petsang Hunyo 15, 2007 No. 319
Kung ang isa pang dokumento ay naka-attach sa dokumento, na mayroon ding attachment, ang isang tala na nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng attachment ay iginuhit tulad ng sumusunod:
attachment: sulat mula kay Rosarkhiv na may petsang Hunyo 14, 2007 No. 02-4/156 at annex dito, 30 mga pahina sa kabuuan.
Kung ang aplikasyon ay hindi ipinadala sa lahat ng mga address na ipinahiwatig sa dokumento, ang isang tala tungkol sa pagkakaroon nito ay iginuhit tulad ng sumusunod: Aplikasyon: 3 mga sheet. sa 5 kopya. sa unang address.
Pinapayagan na i-print ang expression na "APPENDIX No." sa malalaking titik, at gayundin upang isentro ang expression na ito, ang pangalan ng dokumento, petsa at numero ng pagpaparehistro na nauugnay sa pinakamahabang linya, halimbawa.
APENDIKS Blg. 2
sa utos ng direktor ng Institute
15.06.2007 № 19
22. Ang detalye ng "Lagda" ay kinabibilangan ng: ang pangalan ng posisyon ng taong pumirma sa dokumento (puno kung ang dokumento ay hindi iginuhit sa isang form ng dokumento, at pinaikli - sa isang dokumento na iginuhit sa isang letterhead na dokumento); personal na lagda; pag-decryption ng lagda (mga inisyal, apelyido), halimbawa:

Direktor Personal na lagda N.A. Fedorov

Kapag gumuhit ng isang dokumento sa letterhead ng isang opisyal, ang posisyon ng taong iyon ay hindi ipinahiwatig sa pirma.
Kapag pumirma sa isang dokumento ng ilang mga opisyal, ang kanilang mga pirma ay inilalagay sa ibaba ng isa sa pagkakasunud-sunod na naaayon sa posisyon na hawak, halimbawa;

Pangkalahatang Direktor Personal na lagda M.A. Medvedev
Chief Accountant Personal na lagda ng N.A. Loginov

Kapag ang isang dokumento ay nilagdaan ng ilang tao na may pantay na posisyon, ang kanilang mga pirma ay inilalagay sa parehong antas, halimbawa:
Deputy Minister of Justice ng Russian Federation
Deputy Minister of Finance ng Russian Federation
Personal na lagda
Personal na lagda
V.M. Stepanov
A.P. Mironov
Ang mga dokumento na iginuhit ng komisyon ay hindi nagpapahiwatig ng mga posisyon ng mga taong pumirma sa dokumento, ngunit ang kanilang mga responsibilidad sa loob ng komisyon alinsunod sa pamamahagi, halimbawa:
Tagapangulo ng Komisyon
Personal na lagda N.V. Kulikov

Mga miyembro ng komisyon
Personal na lagda ng K.M. Artemyeva
Personal na lagda ng S.P. Matveev
Personal na lagda V. A. Filatov

Ang dokumento ay maaaring pirmahan ng gumaganap na opisyal na nagpapahiwatig ng kanyang aktwal na posisyon at apelyido. Sa kasong ito, hindi pinapayagan na ilagay ang preposisyon na "Para sa", ang sulat-kamay na inskripsiyon na "Deputy." o isang slash bago ang titulo ng trabaho.
23. Ang selyo ng pag-apruba ng dokumento ay binubuo ng salitang NAGSANG-AYON, ang posisyon ng tao kung kanino inaprubahan ang dokumento (kabilang ang pangalan ng organisasyon), personal na pirma, transcript ng lagda (mga inisyal, apelyido) at ang petsa ng pag-apruba , Halimbawa:
NAGSANG-AYON
Rector ng Financial Academy
sa ilalim ng Pamahalaan ng Russian Federation
Personal na pirma ni A.G. Gryaznov
23.04.2007
Kung ang pag-apruba ay isinasagawa sa pamamagitan ng sulat, protocol, atbp., ang selyo ng pag-apruba ay iginuhit sa sumusunod na anyo:
NAGSANG-AYON

Sulat mula sa Russian Academy of Medical Sciences

na may petsang Oktubre 30, 2007 Blg. 451-805

NAGSANG-AYON

Isang protocol ng isang pulong

Lupon ng Seguro

"Planet" na kumpanya

na may petsang Hunyo 21, 2007 Blg. 10

24. Ang pag-apruba ng dokumento ay ibinibigay gamit ang isang visa, kasama ang pirma at posisyon ng taong nag-aapruba sa dokumento, isang transcript ng lagda (inisyal, apelyido) at ang petsa ng pagpirma. Halimbawa:

Pinuno ng legal na departamento
Personal na lagda ng A.S. Orlov
25.11.2007

Kung mayroong anumang mga komento sa dokumento, ang isang visa ay ibinibigay tulad ng sumusunod:

Naka-attach ang mga komento
Personal na lagda ng A.S. Orlov
25.08.2007

Ang mga komento ay nakasaad sa isang hiwalay na sheet, nilagdaan at nakalakip sa dokumento.
Para sa isang dokumento, kung saan ang orihinal ay nananatili sa organisasyon, ang mga visa ay nakakabit sa ilalim ng reverse side ng huling sheet ng orihinal na dokumento.
Para sa isang dokumento na ang orihinal ay ipinadala mula sa isang organisasyon, ang mga visa ay nakakabit sa ilalim ng harap na bahagi ng kopya ng dokumentong ipinapadala.

Posibleng mag-isyu ng mga dokumento ng visa sa isang hiwalay na sheet ng pag-apruba.
Pinapayagan, sa pagpapasya ng organisasyon, na i-endorso ang dokumento at ang mga attachment nito sa bawat pahina.

25. Ang selyo ay nagpapatunay sa pagiging tunay ng pirma ng isang opisyal sa mga dokumentong itinatadhana ng mga espesyal na regulasyon na nagpapatunay sa mga karapatan ng mga taong nagtatala ng mga katotohanan na may kaugnayan sa mga asset na pinansyal.
Ang mga dokumento ay sertipikadong may selyo ng organisasyon.
26. Kapag nagpapatunay ng pagkakatugma ng isang kopya ng isang dokumento sa orihinal, sa ibaba ng kinakailangang "Lagda", ang mga sumusunod ay nakakabit: ang inskripsiyon ng sertipikasyon "Ang posisyon ng taong nagpatunay ng kopya ay tama; personal na lagda; transcript ng lagda (mga inisyal" apelyido); petsa ng sertipikasyon, halimbawa:

Lagda
Tama
HR Department Inspector Personal na lagda M.V. Koposkov
07.06.2007
Pinapayagan na patunayan ang isang kopya ng dokumento na may selyo na tinutukoy sa pagpapasya ng organisasyon.

27. Kasama sa marka tungkol sa tagapagpatupad ang apelyido (o apelyido, unang pangalan at patronymic) ng tagapagpatupad ng dokumento at ang kanyang numero ng telepono. Ang marka tungkol sa tagapagpatupad ay inilalagay sa harap o likod na bahagi ng huling sheet ng dokumento sa ibabang kaliwang sulok,
Halimbawa:

Petrov I.I.
333-25-25

28. Ang isang tala sa pagpapatupad ng isang dokumento at pagpapadala nito sa file ay kinabibilangan ng sumusunod na data: isang link sa petsa at numero ng dokumento na nagpapahiwatig ng pagpapatupad nito, o, sa kawalan ng naturang dokumento, maikling impormasyon tungkol sa pagpapatupad ; ang mga salitang "Magtrabaho"; ang file number kung saan iimbak ang dokumento.
Ang isang tala sa paggamit ng dokumento at pagpapadala nito sa file ay dapat na nilagdaan at napetsahan ng tagapagpatupad ng dokumento o ang pinuno ng yunit ng istruktura kung saan naisakatuparan ang dokumento.
29. Ang tala sa pagtanggap ng dokumento ng organisasyon ay naglalaman din ng petsa ng pagtanggap ng dokumento (kung kinakailangan - oras at minuto)
Pinapayagan na magbigay ng selyo na nagpapahiwatig na ang dokumento ay natanggap ng organisasyon.
30. Ang identifier ng isang elektronikong kopya ng isang dokumento ay isang marka (footer) na nakalagay sa ibabang kaliwang sulok ng bawat pahina ng dokumento at naglalaman ng pangalan ng file sa computer media, ang petsa at iba pang data ng paghahanap na naka-install sa organisasyon .

Paksa 5. Mga sistema ng dokumentasyon.
Layunin ng pag-aaral: pamilyar sa mga pangunahing uri ng mga dokumento ng pamamahala at pag-aaral ng mga tampok ng paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento ng organisasyon, administratibo at impormasyon at sanggunian
Mga tanong na pag-aaralan:



1. Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon.
Ang isa sa mga function ng pamamahala na ipinatupad sa mga aktibidad ng mga negosyo ay ang pag-andar ng pag-aayos ng sistema at mga proseso ng pamamahala.
Ang aktibidad ng organisasyon ng isang negosyo ay ipinahayag sa pagbuo at pag-apruba ng isang hanay ng mga dokumento ng organisasyon at ligal na naglalaman ng mga patakaran, pamantayan, regulasyon na nagtatatag ng katayuan ng negosyo, kakayahan nito, istraktura, kawani at iba pang mga aspeto.
Ang mga aktibidad ng mga institusyon ay naitala sa iba't ibang uri ng mga dokumento. Ayon sa kasalukuyang batas, ang mga organisasyon, institusyon at pribadong negosyo ay naglalabas ng mga charter, mga regulasyon, mga tagubilin, mga talahanayan ng staffing, atbp. Ang lahat ng mga dokumentong ito ay bumubuo ng isang grupo ng mga dokumento ng organisasyon.
Ang mga dokumento ng organisasyon ay isang hanay ng mga magkakaugnay na dokumento na kumokontrol sa istraktura, mga gawain, mga pag-andar ng isang negosyo, ang organisasyon ng trabaho nito, ang mga karapatan, tungkulin at responsibilidad ng pamamahala ng negosyo. Ang mga dokumento ng organisasyon at ligal ay naglalaman ng mga mandatoryong probisyon at ang mga legal na batayan para sa mga aktibidad ng negosyo.
Mga uri ng mga dokumento ng organisasyon:
Ang charter ng isang negosyo ay isang hanay ng mga patakaran na namamahala sa mga aktibidad ng mga organisasyon, ang kanilang mga relasyon sa ibang mga organisasyon at mamamayan, mga karapatan at obligasyon sa larangan ng estado o pang-ekonomiyang aktibidad.
Ang charter ay isang kumplikadong dokumento, ang istraktura at nilalaman nito ay tinutukoy ng mga developer mismo. Ang Charter ay bahagi ng pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo at may itinatag na istruktura ng teksto.
Ang mga kinakailangan para sa pagguhit ng charter ay ibinibigay sa Civil Code ng Russian Federation, Bahagi 1.
Ang charter ay dapat maglaman ng mga sumusunod na detalye:
Pangalan ng Kumpanya;
Pangalan ng uri ng dokumento;
Petsa na dokumento;
Lugar ng compilation o publikasyon ng dokumento;
Selyo ng pag-apruba ng dokumento;
Teksto ng charter;
Lagda ng taong nag-aapruba sa dokumento.
Ang mga regulasyon ay isang ligal na batas na tumutukoy sa pagkakasunud-sunod ng pagbuo, mga gawain, mga tungkulin, mga karapatan, mga responsibilidad at organisasyon ng trabaho ng negosyo sa kabuuan o sa mga istrukturang dibisyon nito. (Halimbawa, General Regulations on Ministries, Regulations on Accounting, atbp.) Ang mga regulasyon ay bahagi din ng pinag-isang sistema at may itinatag na istruktura ng teksto.
Ang mga probisyon ay binuo sa direksyon ng mga tagapamahala ng kumpanya, sa inisyatiba ng mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura.
Ang regulasyon ay nilagdaan ng pinuno ng yunit ng istruktura, sumang-ayon sa legal na departamento, at inaprubahan ng pinuno ng negosyo.
Ang mga regulasyon ay iginuhit sa pangkalahatang letterhead ng organisasyon at naglalaman ng mga sumusunod na detalye:
Pangalan ng Kumpanya;
Pangalan ng yunit ng istruktura;
Pangalan ng uri ng dokumento;
Petsa ng;
Selyo ng pag-apruba ng dokumento.
Ang posisyon ay isang kumplikadong dokumento. Ang istraktura at nilalaman ng Mga Regulasyon ay tinutukoy, bilang panuntunan, ng pagbuo ng organisasyon.
Kasama sa teksto ng Mga Regulasyon ang mga sumusunod na seksyon:
pangkalahatang probisyon.
pangunahing layunin.
mga function.
mga karapatan.
organisasyon sa trabaho.
Pagtuturo - isang ligal na aksyon na inisyu o inaprubahan upang magtatag ng mga patakaran na namamahala sa organisasyon, siyentipiko, teknikal, pananalapi at iba pang mga aspeto ng mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon, opisyal. Ang pamagat ng pagtuturo ay dapat maglaman ng hanay ng mga isyu, bagay at tao kung kanino nalalapat ang mga kinakailangan nito. (Halimbawa, Mga Tagubilin sa Pamamahala ng Opisina)
Ang pagtuturo ay isang dokumento ng permanenteng o pangmatagalang bisa (hanggang sa pagpapalit ng bago).
Ang teksto ng pagtuturo ay likas na nagpapahiwatig at naglalaman ng mga salitang administratibo: DAPAT, DAPAT, KAILANGAN, atbp.
Ang mga tagubilin ay naglalaman ng mga sumusunod na detalye:
pangalan ng Kumpanya;
pangalan ng uri ng dokumento;
petsa ng;
lugar ng publikasyon;
pamagat ng teksto;
selyo ng pag-apruba;
teksto;
pirma.
Para sa bawat empleyado ng isang negosyo, ang isang paglalarawan ng trabaho ay iginuhit - isang dokumento na tumutukoy sa mga gawain, pag-andar, karapatan at responsibilidad ng isang empleyado ng negosyo. Batay sa paglalarawan ng trabaho, ang isang kontrata sa pagtatrabaho ay binuo kasama ang empleyado. Ang isang kontrata sa pagtatrabaho at paglalarawan ng trabaho ay ginagamit upang malutas ang mga sitwasyon ng salungatan sa pagitan ng isang employer at isang empleyado.
Ang paglalarawan ng trabaho ay binuo ng departamento ng mga tauhan, sumang-ayon sa abogado at inaprubahan ng direktor ng negosyo.
Mga pangunahing seksyon ng teksto ng paglalarawan ng trabaho:
pangkalahatang probisyon;
mga responsibilidad sa trabaho;
karapatan;
responsibilidad;
Ang Seksyon 1 ay nagpapahiwatig ng lugar ng aktibidad ng espesyalista; ang pamamaraan para sa kanyang paghirang sa katungkulan at pagtanggal sa tungkulin; mga kinakailangan sa kwalipikasyon; subordination ng espesyalista; mga regulasyon.
Inililista ng Seksyon 2 ang mga partikular na uri ng trabahong ginagawa ng isang espesyalista.
Ang Seksyon 3 ay nagtatatag ng mga karapatan na kinakailangan para sa isang espesyalista upang gampanan ang mga tungkuling itinalaga sa kanya.
Tinukoy ng Seksyon 4 kung ano ang eksaktong pananagutan ng espesyalista.
Ang talahanayan ng mga tauhan ay isang dokumento na nagtatatag ng opisyal at numerical na komposisyon ng negosyo, na nagpapahiwatig ng pondo ng sahod.
Ang talahanayan ng staffing ay iginuhit sa letterhead ng enterprise, na nagsasaad ng listahan ng mga posisyon, impormasyon sa bilang ng mga yunit ng kawani, opisyal na suweldo, at buwanang payroll.
Ang talahanayan ng mga tauhan ay naglalaman ng mga sumusunod na detalye:
pangalan ng Kumpanya;
pangalan ng uri ng dokumento;
petsa ng;
lugar ng publikasyon;
selyo ng pag-apruba;
teksto;
mga visa;
pirma.
Ang talahanayan ng staffing ay nilagdaan ng deputy manager, napagkasunduan sa punong accountant, at inaprubahan ng pinuno ng negosyo. Ang selyo ng pag-apruba ay pinatunayan ng selyo ng organisasyon.
Ang mga pagbabago sa talahanayan ng kawani ay ginawa sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno ng negosyo.
Istraktura at kawani - isang dokumento ng organisasyon na nagpapahiwatig ng lahat ng mga dibisyon ng istruktura ng negosyo, mga posisyon na ipinakilala sa negosyo at ang bilang ng mga yunit ng kawani para sa bawat posisyon. (iginuhit at nilagdaan sa parehong paraan tulad ng iskedyul ng staffing).
Ang mga panloob na regulasyon sa paggawa ay isang dokumento ng organisasyon na nagpapakita ng mga sumusunod na isyu:
organisasyon ng gawain ng negosyo;
kapwa responsibilidad ng mga manggagawa at administrasyon;
pagbibigay ng bakasyon;
secondment ng mga empleyado;
intra-object mode.
Ang mga patakaran ay iginuhit sa letterhead ng enterprise, na napagkasunduan sa pamamagitan ng talakayan sa isang pulong ng mga empleyado ng enterprise, na inendorso ng isang abogado at inaprubahan ng pinuno ng enterprise.
2. Sistema ng dokumentasyong administratibo.
Ang mga dokumentong pang-administratibo ay gumaganap ng napakahalagang papel sa pamamahala ng mga institusyon, negosyo at organisasyon.
Ang mga dokumentong pang-administratibo ay mga dokumentong may likas na administratibo at naka-address sa mga nakabababang organisasyon, grupo o indibidwal na opisyal. Ang pangunahing layunin ng mga dokumentong pang-administratibo ay upang ayusin ang mga aktibidad, na nagpapahintulot sa namumunong katawan na tiyakin ang pagpapatupad ng mga gawain na itinalaga dito at upang makuha ang pinakamataas na epekto mula sa mga aktibidad nito.
Scheme para sa paghahanda ng mga administratibong dokumento:
komprehensibong pag-aaral ng isyu, paghahanda ng isang draft na dokumento;
pag-apruba ng teksto at pagpirma nito;
talakayan at pag-ampon ng dokumento sa mga pagpupulong ng collegial body (resolution, desisyon)
Ang teksto ng administratibong dokumento ay binubuo ng dalawang magkakaugnay na bahagi: pagsasabi at administratibo.
Ang nagsasaad na bahagi ay isang panimula sa kakanyahan ng isyu na isinasaalang-alang at nilayon upang ipaliwanag kung ano ang sanhi ng mga order. Ang nagsasaad na bahagi ay opsyonal; maaaring wala ito kung hindi na kailangang magbigay ng mga paliwanag.
Ang pangunahing pasanin ay dinadala ng administratibong bahagi.
Ang administratibong bahagi ay iniharap sa imperative form. Depende sa uri ng dokumento, nagsisimula ito sa mga salitang: DECIDED (decrees), DECIDED (DECIDED) - mga desisyon, I ORDER - orders.
Tinukoy ng GOST: "sa mga dokumentong pang-administratibo ng mga organisasyon na nagpapatakbo sa mga prinsipyo ng pagkakaisa ng utos, pati na rin ang mga dokumento na naka-address sa pamamahala ng organisasyon, ang teksto ay dapat na iharap sa unang tao na isahan (nag-order ako, nagmumungkahi, nagtanong... )”
Mga uri ng mga dokumentong pang-administratibo:
Ang resolusyon ay isang legal na aksyon na pinagtibay ng pinakamataas at ilang sentral na katawan ng pamamahala sa kolehiyo upang malutas ang pinakamahalaga at pangunahing mga gawain na kinakaharap ng mga katawan na ito at magtatag ng matatag na mga pamantayan ng mga tuntunin ng pag-uugali.
Ang mga resolusyon ay pinagtibay ng pinakamataas na katawan ng kapangyarihan ng estado sa organisasyon, pang-ekonomiya, pampulitika at iba pang mga isyu na may kaugnayan sa paggamit ng kanilang mga kapangyarihan.
Ang resolution form ay may mga sumusunod na detalye:
coat of arms ng Russian Federation o isang paksa;
pangalan ng organisasyon na nagbigay ng dokumento;
pangalan ng uri ng dokumento;
lugar ng compilation;
petsa ng dokumento, numero ng pagpaparehistro;
pamagat ng teksto;
teksto;
mga lagda;
pag-apruba ng visa.
Ang mga draft na resolusyon ay dapat i-endorso ng isang legal na tagapayo. Ang resolusyon ay nilagdaan ng pinuno ng katawan na naglabas ng dokumentong ito.
Ang isang utos (sa pangunahing aktibidad) ay isang ligal na aksyon na inisyu ng pinuno ng isang negosyo upang malutas ang mga pangunahing at pagpapatakbo na mga gawain na kinakaharap ng negosyo.
Ang mga order ay inilabas:
ang pagkakasunud-sunod ng mga aktibidad ng negosyo;
mga desisyon at tagubilin sa pag-oorganisa ng trabaho;
mga kaganapan sa organisasyon;
mga resulta ng trabaho;
mga resulta ng pag-audit.
Ang mga order ay ibinibigay lamang kapag kinakailangan.
Ang mga pagbabago, pagdaragdag, at pagkansela ng mga order ay ginagawa lamang ng mga order. Ang utos ay nilagdaan ng pinuno ng organisasyon o ng kanyang kinatawan. Ang utos ay magkakabisa mula sa sandali ng pagpirma, maliban kung ang teksto ay tumutukoy ng isa pang petsa para sa pagpasok nito sa bisa.
Ang utos ay isang legal na aksyon na inilabas sa mga isyu sa pagpapatakbo sa mga negosyo nang paisa-isa ng mga deputy first managers, deputy chief engineer, pati na rin ang mga pinuno ng structural divisions.
Bilang isang tuntunin, ang order ay may limitadong panahon ng bisa at may kinalaman sa isang makitid na bilog ng mga yunit, opisyal at mamamayan. Ang teksto ng order ay may parehong mga seksyon tulad ng order, tanging ang administratibong bahagi ay nagsisimula sa mga salitang "I OFFER" o "OBLIGE". Nilagdaan ng manager at napagkasunduan sa mga taong interesado sa dokumentong ito.
Ang direktiba ay isang dokumentong pang-administratibo na inisyu ng mga katawan ng gobyerno, mga ministri, mga departamento, mga negosyo at mga organisasyon sa mga isyung pang-impormasyon at metodolohikal, gayundin sa mga isyung nauugnay sa organisasyon ng pagpapatupad ng mga utos, tagubilin at iba pang mga aksyon ng mga katawan ng pamahalaan.
Ang mga isyu sa impormasyon, pamamaraan at organisasyon ay kinabibilangan ng:
A. Organisasyon ng pagpapatupad ng mga order;
B. Organisasyon ng pagpapatupad ng mga tagubilin.
Ang teksto ng pagtuturo ay binubuo ng dalawang bahagi: paglalahad at administratibo.
ang tinitiyak na bahagi ay nagpapakita ng mga dahilan para sa paglabas ng dokumento at nagsisimula sa mga salitang: "sa pagsunod sa ...", "para sa mga layunin ng", "alinsunod"
ang administratibong bahagi ay nagsisimula sa salitang I MUNGKAHI; ito ay nagpapahiwatig ng mga iniresetang aksyon.
Ang desisyon ay isang administratibong dokumento ng isang collegial governing body, na inisyu sa pinakamahalagang isyu o upang ipakilala ang mga pamantayan at regulasyon. Ang mga desisyon ay ginawa sa mga isyu sa produksyon ng mga lupon ng mga direktor, pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, atbp.
Ang teksto ay binubuo ng isang pahayag at isang administratibong bahagi. Ang nagsasaad na bahagi ay nagtatakda ng mga dahilan para sa pagpapalabas ng dokumento. Sa administratibong bahagi, ipahiwatig ang pangalan ng katawan na gumagawa ng desisyon, pagkatapos ay ang salitang DECIDED sa isang hiwalay na linya.
Ang administratibong bahagi ay nahahati sa mga talata. Ang bawat item ay binuo ayon sa sumusunod na pamamaraan: aksyon - tagapalabas - deadline.
Ang desisyon ay nilagdaan ng chairman at secretary ng collegial body.
3. Sistema ng impormasyon at sangguniang dokumentasyon.
Karamihan sa mga dokumentong inilathala ng mga organisasyon ay mga dokumentong pang-impormasyon at sanggunian.
Ang impormasyon at reference na mga dokumento ay isang hanay ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa aktwal na estado ng mga gawain na nagsisilbing batayan para sa paggawa ng desisyon.
Mga uri ng impormasyon at sangguniang dokumento:
Ang kilos ay isang impormasyon at sangguniang dokumento na iginuhit ng isang grupo ng mga tao upang kumpirmahin ang mga naitatag na katotohanan at pangyayari. Ang batas ay maaaring maglaman ng mga konklusyon, rekomendasyon, mungkahi ng mga drafter nito.
Ang kilos ay inaprubahan ng isang administratibong dokumento o ng tagapamahala, kung saan ang mga tagubilin ay iginuhit ang dokumento.
Ang teksto ng kilos ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at paglalahad.
Ang panimulang bahagi ng teksto ng kilos ay nagpapahiwatig ng batayan para sa pagbuo ng kilos, naglilista ng mga taong gumawa ng kilos at ang mga naroroon sa parehong oras.
Ang bahaging tinitiyak ay naglalaman ng paglalarawan ng gawaing ginawa; ang mga katotohanan ay naitala, ang mga konklusyon at mungkahi ng mga drafter ng batas ay nakasaad. Ang batas ay nilagdaan ng lahat ng taong nakibahagi sa paghahanda nito.
Ang mga minuto ay isang dokumentong nagtatala ng pag-usad ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pulong, sesyon, kumperensya.
Ang teksto ng protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing.
Ang panimulang bahagi ng teksto ng protocol ay naglalaman ng pare-pareho at variable na impormasyon.
Constant - ang mga salitang: "Chairman", "Secretary", "Present" (nakasulat mula sa kaliwang margin).
Variable - mga inisyal at apelyido ng chairman, sekretarya, at mga naroroon. Ito ay isinulat mula sa pangalawang posisyon ng tabulator.
Ang pangunahing bahagi ng protocol ay binuo ayon sa scheme: LISTENED - SPEAKED - DECIDED (DECIDED) sa bawat isyu nang hiwalay, mula sa kaliwang margin nang walang bantas.
Ang salitang LISTENED ay nauuna sa bilang ng item sa agenda kung mayroong ilang mga isyu. Sa pulang linya, isulat ang mga inisyal at apelyido ng nagsasalita sa nominative case, pagkatapos ay i-print ang mga nilalaman ng ulat at mga mensahe.
Pagkatapos MAGSALITA, ang mga inisyal at apelyido ng mga nagsasalita ay nakasulat sa pulang linya sa nominative case, pagkatapos ay ang mga nilalaman ng ulat at mga mensahe ay nakalimbag.
Ang huling bahagi ng teksto ng protocol ay ang resolusyon sa isyu. Nagsisimula sa salitang DECIDED. Ito ay binuo ayon sa pamamaraan: aksyon - tagapalabas - deadline. Ang katitikan ay nilagdaan ng tagapangulo at kalihim. Ang petsa ng mga minuto ay ang petsa ng pagpupulong.
Ang memorandum ay isang dokumento na naka-address sa pinuno ng sarili o mas mataas na organisasyon at naglalaman ng pahayag ng anumang isyu o katotohanan.
Ayon sa nilalaman, ang mga ulat ay: impormasyon; pag-uulat.
Depende sa tatanggap: panloob, panlabas.
Ang mga panloob na memo ay iginuhit sa A4 na format, p
atbp.................

Panimula

Ang mga pagbabago sa mga prinsipyo ng paggana ng ekonomiya ng bansa na naganap sa nakalipas na 10-15 taon ay nakaapekto hindi lamang sa mga proseso ng produksyon at pang-ekonomiya mismo, ngunit makabuluhang naapektuhan din ang mga pamamaraan at teknolohiya para sa pamamahala ng mga ito at pag-aayos ng naaangkop na suporta sa impormasyon. Para sa mga kadahilanang ito, ang lugar ng aktibidad ng pamamahala na nauugnay sa paghahanda, pagproseso at paggamit ng mga dokumento (suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala) ay kailangan ding sumailalim sa mga kinakailangang pagbabago kapwa sa mga tuntunin ng pamamaraan at sa larangan ng metodolohikal na suporta para sa tiyak. praktikal na aksyon sa pagtatrabaho sa mga dokumento.

Kaugnay nito, napapanahon ang pag-ampon at pagpapatupad ng desisyon na bumuo at maipatupad ang pambansang pamantayan GOST ISO 15489-1-2007 "Pamamahala ng Dokumento". Ang mga probisyon ng pamantayang ito ay ang metodolohikal na batayan para sa paglikha at epektibong aplikasyon ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento, anuman ang mga tiyak na kondisyon para sa pagpapatupad ng mga aktibidad sa pamamahala na ibinigay at ang mga teknolohiya sa pagproseso ng dokumento na ginamit, anuman ang mga uri ng media at mga anyo ng impormasyon. pagtatanghal.

Bilang karagdagan, ang masinsinang pag-unlad ng mga sistema at teknolohiya ng computer at telekomunikasyon ay may malaking epekto sa organisasyon ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.

Isinasaalang-alang ito, nagkaroon ng pangangailangan na maghanda ng isang aklat-aralin, ang materyal na kung saan ay magpapakita ng mga pagbabagong ito sa pamamaraan, teknikal at teknolohikal na suporta para sa pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang materyal ng aklat-aralin ay pupunan ng mga pagsusulit sa computer para sa bawat pangunahing seksyon, ang mga tampok ng kanilang paggamit ay inilarawan sa apendiks. Ang programa ng pagsubok at mga pagsubok ay nasa disk na kasama sa aklat-aralin.

Lektura 1

1. Pangunahing konsepto ng pamamahala ng dokumento

Dokumento at mga katangian nito

Sa ilalimdokumento nangangahulugan ng makikilalang impormasyon na naitala sa isang tangible medium na nilikha, natatanggap at pinananatili ng isang organisasyon o indibidwal bilang ebidensya sa pagsuporta sa mga legal na obligasyon o aktibidad ng negosyo. Kasabay nito, ang pinakamahalagang katangian ng dokumento ay ang nito pagkakakilanlan tinitiyak ng pagkakaroon ng naaangkop na mga detalye.

    pagsasagawa ng epektibo at maayos na mga aktibidad ng organisasyon, na nagpapahiwatig ng kinakailangang responsibilidad;

    pagbuo at pagrekord ng dokumentaryo ng mga desisyon ng organisasyon at pamamahala;

    pagtiyak ng pare-pareho ng mga aktibidad sa pamamahala at administratibo;

    pagtiyak ng pagpapatuloy ng mga aktibidad ng organisasyon sa mga emergency na sitwasyon;

    pagsunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyong namamahala sa saklaw ng mga aktibidad ng organisasyon sa lahat ng mga pagpapakita nito;

    pagbibigay ng proteksyon at suporta sa posibleng paglilitis na may kaugnayan sa mga aktibidad ng organisasyon;

    pagprotekta sa mga interes ng organisasyon at mga karapatan ng mga empleyado at kliyente nito, pati na rin ang iba pang mga interesadong partido;

    pagtiyak at pagdodokumento ng mga tagumpay at pag-unlad at kaukulang mga karapatan sa intelektwal na pag-aari ng organisasyon at mga empleyado nito;

    pagdodokumento ng ebidensya ng negosyo, personal at panlipunang aktibidad ng organisasyon at mga empleyado nito sa lahat ng pagkakaiba-iba at natatanging katangian nito;

    pagbuo at pangangalaga ng korporasyon, indibidwal na memorya, memorya ng lipunan.

Legal na itinatag na ang mga dokumento at hanay ng mga dokumento, bilang mga mapagkukunan ng impormasyon, ay mga bagay ng mga ugnayan sa pagitan ng mga indibidwal, legal na entity, estado at pinoprotektahan ng batas kasama ng iba pang mga mapagkukunan. Bilang karagdagan, ang pagdodokumento ng impormasyon ay isang kinakailangan para sa pagsasama nito sa mga mapagkukunan ng impormasyon.

Kinakailangang i-save ang mga nilikhang dokumento para sa:

a) tinitiyak ang pagpapatuloy at pagkakapare-pareho ng mga aksyon kapag gumagawa ng mga kasalukuyang desisyon sa pamamahala at tinatasa ang kanilang mga kahihinatnan sa hinaharap at pagbuo ng mga naaangkop na desisyon sa pamamagitan ng:

    pag-iimbak ng impormasyon tungkol sa nakaraan at kasalukuyang mga desisyon sa pamamahala at patuloy na aktibidad (bilang bahagi ng memorya ng kumpanya) para sa layunin ng suporta sa impormasyon para sa mga desisyon at aktibidad sa kasalukuyan at hinaharap;

    pagpapanatili ng ebidensya ng nakaraan at kasalukuyang mga aktibidad upang mapanatili ang pananagutan;

b) pagsunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyong legal na aksyon sa pamamagitan ng pagtiyak ng dokumentasyon, paglilinaw at pagpapatupad ng balangkas ng regulasyon na naaangkop sa pamamahala ng dokumento na isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga aktibidad ng organisasyon;

c) pagtugon sa kasalukuyan at hinaharap na mga pangangailangan ng mga stakeholder sa pamamagitan ng:

    pagtukoy ng mga lehitimong interes na maaaring taglayin ng mga stakeholder (mga empleyado, kasosyo sa negosyo, kliyente at iba pa) sa pagpapanatili ng mga rekord sa mas mahabang panahon kaysa sa kinakailangan para sa mismong organisasyon. Maaaring kabilang sa mga stakeholder ang mga dapat bigyan ng organisasyon ng access sa mga rekord nito para sa mga layunin ng pananagutan (mga auditor, regulator, investigator, awtoridad sa archival o mananaliksik);

    pagtukoy at pagtatasa ng legal, pananalapi, pampulitika, panlipunan o iba pang mga benepisyo ng pangangalaga ng dokumento upang isulong ang mga interes ng mga mananaliksik at lipunan sa pangkalahatan;

    pagsunod sa legal na wastong mga kinakailangan ng nauugnay na organisasyon ng archival.

Upang patuloy na gumana, sumunod sa mga regulasyon at matiyak ang kinakailangang pananagutan, ang mga organisasyon ay dapat gumawa at magpanatili ng tunay, maaasahan at magagamit na mga dokumento, at protektahan ang kanilang integridad sa kinakailangang oras.

Ang dokumento ay isinasaalang-alang tunay, kung mapapatunayan na ito ay kung ano ang sinasabi nito, bilang ebidensya ng pagiging maaasahan ng mga halaga ng mga detalye nito, lalo na na ito ay nilikha o ipinadala ng taong aktwal na lumikha o nagpadala nito; at nilikha o ipinadala sa oras na ipinahiwatig. Ang terminong "tunay na dokumento" ay katumbas ng terminong "tunay na dokumento".

Maaasahan(maaasahan) ay isang dokumento na ang mga nilalaman ay maaaring ituring na isang kumpleto at tumpak na representasyon ng mga desisyon, aktibidad o katotohanan na inilalarawan at, bilang resulta, ay tiyak na magagamit sa mga susunod na desisyon o aktibidad.

Integridad ang dokumento ay natutukoy sa pamamagitan ng pagiging kumpleto at hindi nababago nito.

Angkop para sa paggamit ay isang dokumento na maaaring matagpuan (localized), ma-access, kopyahin, at bigyang-kahulugan. Kapag muling ginawa, dapat itong direktang maiugnay sa aktibidad o desisyon na lumikha nito.

Ang isang dokumento ay may nilalaman, konteksto at istraktura.

Istruktura- ito ang hitsura at pag-aayos ng mga bahagi ng nilalaman (halimbawa, ang uri ng media, format ng imbakan, organisasyon ng data, lokasyon ng mga detalye, mga font na ginamit, mga tala, mga talahanayan, atbp.), pati na rin ang presensya sa dokumento ng mga koneksyon sa iba pang mga dokumento (mga hyperlink).

Konteksto (panlabas na kapaligiran) - Ito ang impormasyong nakapaloob sa isang dokumento o kasama nito, na naglalarawan ng kaugnayan ng dokumento sa mga aktibidad ng organisasyon at sa iba pang mga dokumento. Ito ay data tungkol sa mismong dokumento (halimbawa, pamagat, may-akda, petsa ng paglikha), tungkol sa lumikha at layunin ng paglikha ng dokumento (halimbawa, tungkol sa pagpapaandar o aktibidad ng pamamahala, ang institusyon ng lumikha), tungkol sa paggamit ng dokumento (kanino, kailan, bakit).

Ang paglalarawan ng mga nabanggit na bahagi ng dokumento ay isinasagawa sa anyo ng tinatawag na metadata, na naglalaman din ng data na may kaugnayan sa pamamahala ng dokumento. Kaya, kasama sa metadata hindi lamang ang mga detalye (mga elemento ng disenyo) ng dokumento, kundi pati na rin ang data na kasama ng dokumento (halimbawa, nakapaloob sa mga journal sa pagpaparehistro at kontrol, mga file ng accounting).

Ang metadata ay naiiba tungkol sa: ang mismong dokumento; mga prinsipyo at tuntunin ng mga aktibidad sa pamamahala; mga taong kasangkot sa proseso ng pamamahala at suporta sa dokumentasyon ng pamamahala; mga aktibidad sa pamamahala at mga proseso nito; mga proseso ng dokumentasyon ng pamamahala.

Pamamahala ng dokumento

Kontrolin mga dokumento ay tinukoy bilang isang lugar ng aktibidad na kinabibilangan ng epektibo at sistematikong kontrol sa paglikha, pagtanggap, pangangalaga, paggamit at pagpili (paglipat) ng mga dokumento, kabilang ang mga proseso ng pagsasama sa system at pangangalaga (sa anyo ng mga dokumento) ng ebidensya at impormasyon tungkol sa mga aktibidad sa negosyo at pamamahala ng organisasyon.

Kasama sa pamamahala ng dokumento ang:

    pagpapatibay ng mga pangunahing probisyon ng organisasyon, mga direksyon sa pag-unlad at mga pamantayan sa larangan ng pamamahala ng dokumento;

    pamamahagi ng mga responsibilidad at kapangyarihan para sa pamamahala ng dokumento sa organisasyon;

    pagtatatag at pagpapalaganap ng mga detalyadong pamamaraan at patnubay para sa pamamahala ng mga talaan;

    pagkakaloob ng mga serbisyong nauugnay sa pamamahala ng mga rekord at paggamit ng dokumento (upang matugunan ang mga pangangailangan at protektahan ang mga interes ng organisasyon at mga kliyente nito);

    disenyo, pagpapatupad at pangangasiwa ng mga dalubhasang sistema para sa pamamahala ng dokumento;

Pagsasama ng pamamahala ng dokumento sa mga sistema at proseso ng pamamahala.

Ang isang diskarte sa pamamahala ng mga rekord ay batay sa pagbuo at pagpapatibay ng mga alituntunin ng organisasyon, mga direksyon at pamantayan ng pag-unlad, mga pamamaraan at kasanayan, pati na rin ang disenyo at pagpapatupad ng mga sistema ng pamamahala ng mga talaan alinsunod sa mga pangangailangan ng organisasyon at mga kinakailangan ng mga regulasyon.

Ang diskarte sa pamamahala ng mga rekord ng organisasyon ay dapat maglaman ng parehong diskarte para sa pagdodokumento ng mga aktibidad ng organisasyon (anong mga dokumento ang kailangan; kailan, paano at saan dapat isama ang mga ito sa system) at isang diskarte para sa pagpapatupad ng naaangkop na sistema ng pamamahala ng mga talaan.

Ang isang organisasyon ay dapat magtatag, magdokumento, magpanatili at magpakalat ng mga patakaran, alituntunin, pamantayan, pamamaraan at mga kasanayan sa pamamahala ng mga talaan ng organisasyon upang magbigay ng ebidensya, pananagutan at impormasyong kinakailangan para sa pagganap nito.

Ang mga patakaran, uso, pamantayan, pamamaraan at mga kasanayan sa pamamahala ng mga talaan ng organisasyon ay dapat magresulta sa mga opisyal na dokumento na may pagiging tunay, pagiging maaasahan, integridad at pagiging angkop para sa paggamit.

Mga aktibidad sa larangan ng pamamahala ng dokumento

Dapat tukuyin at idokumento ng mga organisasyon ang mga alituntunin, uso, pamantayan, pamamaraan at kasanayan ng organisasyon (karaniwang mga patakaran) para sa pamamahala ng mga talaan. Ang layunin nito ay lumikha at pamahalaan ang tunay, maaasahan at magagamit na mga dokumento na may kakayahang suportahan ang pamamahala at mga pangunahing aktibidad para sa kinakailangang oras. Kailangang tiyakin ng organisasyon na ang mga pagkilos na ito ay ipinapaalam sa lahat ng antas ng organisasyon.

Ang mga patakaran, alituntunin, pamantayan, pamamaraan, at mga kasanayan sa pamamahala ng mga talaan ng organisasyon ay dapat pagtibayin at aprubahan sa pinakamataas na antas ng paggawa ng desisyon sa pamamahala at ipalaganap sa buong organisasyon. Ang responsibilidad para sa kanilang pagsunod ay dapat ipamahagi.

Ang mga nabanggit na bahagi ng organisasyon ng pamamahala ng dokumento ay binuo batay sa isang pagsusuri ng mga aktibidad sa pamamahala. Tinutukoy nila ang mga lugar kung saan pinakaangkop ang mga regulasyon, pamantayan, at kasanayan sa paggawa ng mga dokumentong nauugnay sa negosyo. Sa kasong ito, dapat isaalang-alang ng mga organisasyon ang mga katangian ng kanilang mga pangunahing aktibidad, pati na rin ang mga aspeto ng ekonomiya. Kailangang regular na suriin ang organisasyon ng pamamahala ng mga talaan upang matiyak na ito ay sumasalamin sa pagbabago ng mga kinakailangan sa pamamahala.

Responsibilidad at awtoridad para sa pamamahala ng dokumento

Ang pamamahala ng dokumento ay isinasagawa kapwa ng mga empleyado na namamahala ng mga dokumento at ng ibang mga tao na lumikha o gumagamit ng mga dokumento sa kurso ng kanilang mga aktibidad. Kaugnay nito, kailangang matukoy ang responsibilidad para sa mga dokumento at ipamahagi ito sa mga indibidwal na empleyado ng organisasyon.

Ang mga responsibilidad at awtoridad sa larangan ng pamamahala ng dokumento ay dapat ipamahagi sa mga sumusunod na empleyado ng organisasyon:

    mga tagapamahala ng dokumento;

    mga espesyalista sa larangan ng mga sistema ng impormasyon at teknolohiya;

    pamamahala ng organisasyon;

    mga pinuno ng mga kagawaran;

    mga tagapangasiwa ng system;

    ibang mga empleyado kung saan ang paggawa ng mga dokumento ay bahagi ng kanilang trabaho.

Ang pamamahagi ng mga responsibilidad at karapatan para sa pamamahala ng dokumento at pagpapaalam sa lahat ng empleyado ng organisasyon tungkol dito ay kinakailangan upang, kung ang isang tiyak na pangangailangan para sa paglikha ng mga dokumento at ang kanilang karagdagang pagproseso ay natutukoy, ito ay malinaw kung sino ang responsable para sa pagsasagawa ng mga naaangkop na aksyon.

Ang pinakamahalagang layunin ng pagtukoy ng mga responsibilidad, kapangyarihan at relasyon sa larangan ng pagtatrabaho sa mga dokumento ay ang pagbuo at pagpapatupad ng isang sistema ng mga patakaran para sa pamamahala ng dokumento. Mga Panuntunan:

Atasan ang mga empleyado na lumikha ng mga dokumento alinsunod sa mga pangangailangan at proseso ng pamamahala,

mga. sapat na itala sa mga dokumento ang mga aktibidad sa pamamahala kung saan sila lumahok;

    tiyakin na ang mga sistema ng impormasyon at teknolohiyang sumusuporta sa mga aktibidad sa pamamahala ay lumikha ng mga naaangkop na dokumento;

    ginagarantiyahan ang kaligtasan ng mga dokumento sa buong panahon ng kanilang kapaki-pakinabang na paggamit hindi lamang ng organisasyon mismo, kundi pati na rin ng mga panlabas na interesadong partido (mga institusyon ng archival, mananaliksik, auditor);

    tiyakin na ang mga dokumento ay sinisira o idineposito lamang alinsunod sa itinatag na mga pamamaraan.

Ang mga responsibilidad sa pamamahala ng mga talaan ay kinabibilangan ng mga sumusunod:

    ang espesyal na responsibilidad at pananagutan sa larangan ng pamamahala ng dokumento ay itinalaga sa isang tagapamahala na may kinakailangang awtoridad sa loob ng organisasyon;

    Ang responsibilidad ng pamamahala ay suportahan ang aplikasyon ng mga patakaran ng organisasyon, direksyon, pamantayan, pamamaraan at mga kasanayan sa pamamahala ng mga talaan sa buong organisasyon;

    Ang mga propesyonal sa pamamahala ng rekord ay may pananagutan para sa lahat ng mga bahagi ng pamamahala ng mga rekord, kabilang ang disenyo, pagpapatupad at pagpapanatili ng mga sistema ng rekord at ang kanilang mga katangian sa pagpapatakbo, pati na rin ang pagsasanay sa lahat ng mga empleyado ng organisasyon sa pamamahala ng rekord at pagpapatakbo ng mga sistema ng rekord sa indibidwal na kasanayan;

    ang mga tagapangasiwa ng system ay may pananagutan sa pagtiyak na ang lahat ng mga dokumento, kapag kinakailangan at ginagamit ng mga tauhan ng organisasyon, ay naglalaman ng tumpak na impormasyon, ay naa-access at nababasa;

    Ang lahat ng empleyado ng organisasyon ay may pananagutan at may pananagutan sa paglikha at pagpapanatili ng pare-pareho, maaasahan, tunay, magagamit na mga dokumento na nagpapakita ng kanilang mga aktibidad.

Kaya, ang nangungunang pamamahala ng isang organisasyon ay may pinakamalaking responsibilidad para sa pagtiyak ng epektibong pamamahala ng mga talaan. Itinataguyod nito ang pagsunod sa mga pamamaraan ng pamamahala ng dokumento sa buong organisasyon.

Ang mga espesyalista sa pamamahala ng rekord ay nagtatatag ng magkatulad na mga patakaran sa pamamahala ng mga rekord, mga pamamaraan at mga pamantayan, at tinitiyak na ang mga proseso ng pamamahala ng dokumento ay nasa lugar. Ang mga tagapangasiwa ng dibisyon ay may pananagutan sa pagtiyak na ang kanilang mga empleyado ay gumagawa at nagpapanatili ng mga dokumento na mahalagang bahagi ng kanilang trabaho, alinsunod sa itinatag na mga pamamaraan.at pamantayan.

Ang lahat ng empleyado ng organisasyon na lumilikha, tumatanggap at nag-iimbak ng mga dokumento sa kurso ng kanilang pang-araw-araw na gawain ay dapat gawin ito alinsunod sa itinatag na mga pamamaraan at pamantayan. At kung ang mga pansamantalang manggagawa ay kasangkot sa pamamahala ng mga talaan ng isang organisasyon, mahalagang tiyakin na sumusunod sila sa naaangkop na mga pamamaraan at pamantayan.

Sistema ng pamamahala ng dokumento

Ang pamamahala ng dokumento sa isang organisasyon ay dapat isama ang paglikha, paggamit at pangangasiwa ng mga espesyal na sistema na isinama sa sistema ng pamamahala at mga proseso ng pamamahala.

Ang ganitong pamamahala ay isinasagawa sa loob ng balangkas ng isang sistema na tinatawag na "sistema ng dokumento" o "sistema ng pamamahala ng dokumento" at tinukoy bilang isang sistema ng impormasyon na nagbibigay ng koleksyon ng dokumento (pagsasama ng mga dokumento sa system), pamamahala ng dokumento at pag-access sa kanila.

Ang sistema ng pamamahala ng dokumento ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na katangian:

    tinitiyak ang pagiging tunay, pagiging maaasahan, integridad ng mga dokumento, pati na rin ang kanilang pagiging angkop para sa paggamit;

    tinitiyak ang pagiging maaasahan ng pamamahala ng dokumento, i.e. kakayahang patuloy at wastong lumikha, gumamit at mag-imbak ng mga dokumento alinsunod sa itinatag na mga pamamaraan;

    pagtiyak ng integridad at pagkakaisa ng buong hanay ng mga aksyon at pamamaraan para sa pamamahala ng dokumento;

    pagtiyak na ang lahat ng mga aktibidad sa pamamahala ng dokumento ay sumusunod sa itinatag na mga kinakailangan (panlabas at panloob);

    pagtiyak ng pagiging komprehensibo (complexity) ng pamamahala ng dokumento sa pamamagitan ng pagsakop sa lahat ng uri ng aktibidad, lahat ng format para sa pagpapakita ng data sa mga dokumento, lahat ng uri ng media ng impormasyon.

Dapat ipatupad ng sistema ng pamamahala ng dokumento ang mga sumusunod na function:

    pagsasama ng mga dokumento sa sistema ng pamamahala ng dokumento;

    pagpaparehistro;

    pag-uuri;

    pag-access at proteksyon;

    imbakan at seguridad ng mga dokumento;

    paggamit ng mga dokumento, kontrol sa kanilang paggalaw at paggamit;

    pagsusuri ng halaga ng mga dokumento;

    pagpili (paglipat) ng mga dokumento para sa imbakan o pagkasira.

Ang pagtatatag at pagpapatupad ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento na nakakatugon sa mga pangangailangan ng pamamahala at mga kinakailangan sa regulasyon ay maaaring kabilang ang:

    disenyo ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento;

    dokumentasyon ng mga sistema;

    pagsasanay ng mga empleyado ng organisasyon;

    pag-convert ng mga dokumento sa mga bagong sistema ng pamamahala ng dokumento;

    pagtatatag ng mga pamantayan, pagbuo ng isang pamamaraan para sa pagtatasa ng pagsunod sa kanila at sa kanilang pagsunod;

    pagpapasiya ng mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento na may pangmatagalang halaga.

Kapag gumagawa ng mga desisyon na may kaugnayan sa disenyo at pagpapatupad ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento, dapat isaalang-alang ang mga sistemang nasa lugar na sa organisasyon.

Kapag lumilikha at gumagamit ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento, ang mga sumusunod na kinakailangan ay dapat isaalang-alang, na tinutukoy na ang system ay dapat:

    may mga functional na katangian na nagbibigay-daan sa pagpapatupad at pagpapanatili ng mga proseso ng pamamahala ng dokumento;

    tiyakin ang dokumentasyon ng mga operasyon na may mga dokumento, na nagpapahiwatig ng kumpleto at tumpak na dokumentasyon ng lahat ng mga operasyon na isinagawa gamit ang isang hiwalay na dokumento o nauugnay sa isang partikular na dokumento;

    tiyakin ang pagtatalaga sa mga dokumento ng impormasyon tungkol sa kanilang istraktura at integridad, awtorisadong kontrol sa katayuan, mga koneksyon sa iba pang mga dokumento (tinatawag na metadata);

    tiyakin ang pagpapanatili ng mga protocol para sa pagsubaybay sa mga proseso ng system, na nagtatala nang detalyado ng mga aksyon na isinagawa gamit ang isang hiwalay na dokumento;

    magbigay ng ligtas at mahusay na paraan ng pag-iimbak at pisikal na pagprotekta ng mga dokumento;

    tiyakin na ang mga katangian ng mga dokumento ay mananatiling hindi nagbabago (authenticity, reliability at pagiging angkop para sa paggamit) sa kaganapan ng anumang mga pagbabago sa system (mga pagbabago sa storage at mga format ng presentasyon, paglipat sa isang bagong software at hardware platform, pagpapalit o pagpapalawak ng mga application program, atbp.) at kahit na huminto ang operasyon nito;

    magbigay ng napapanahon, mahusay at ligtas na paraan ng pag-access, pagkuha at paggamit ng mga dokumento;

    Magbigay ng mga epektibong pamamaraan para sa pag-iimbak at, kung kinakailangan, pagsira ng mga dokumento.

ANNOTASYON

Ang mga tala sa panayam ay binuo alinsunod sa mga kinakailangan para sa ipinag-uutos na minimum na nilalaman at antas ng pagsasanay ng pamantayang pang-edukasyon ng estado ng mas mataas na propesyonal na edukasyon ng ikalawang henerasyon sa espesyalidad 032001 "Dokumentasyon at dokumentasyon
pagtiyak ng pamamahala." Ang mga pangunahing konsepto ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala (DOU) ay ibinigay. Ang mga kinakailangan para sa organisasyon ng mga serbisyo ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ay nakabalangkas. Ang mga patakaran para sa pagbuo ng mga lokal na regulasyon para sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ay inilarawan. Ang isang pamamaraan para sa pagsusuri ng estado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool sa mga organisasyon ay ipinakita.

Ang mga tala sa panayam ay inihanda sa Department of Information Support for Management and Production. Idinisenyo para sa full-time at part-time na mga mag-aaral sa espesyalidad na "Dokumentasyon at mga institusyong pang-edukasyon sa preschool," pati na rin ang mga mag-aaral ng iba pang mga espesyalidad na nag-aaral sa organisasyon ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool.

Ang mga tala sa panayam ay isang elektronikong bersyon ng aklat:
Organisasyon at teknolohiya ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala: Mga tala sa panayam. Fionova L.R. Penza: Penz Publishing House. estado Univ., 2008.– 159 p.: may sakit. 34, bibliogr. - 29 na pamagat

PANIMULA
1 BATAYANG KONSEPTO NG DOKUMENTASYON SUPORTA
PAMAMAHALA (PROSESO NG TANGGAPAN)
2 ORGANISASYON NG SERBISYONG DOKUMENTASYON
MANAGEMENT (DOW)
2.1 Mga anyo at istruktura ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool
2.2 Mga regulasyon sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool
2.3 Opisyal na komposisyon ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool
2.4 Mga Paglalarawan ng Trabaho
3 ORGANISASYON NG TRABAHO MAY MGA DOKUMENTO
3.1 Pagproseso ng mga papasok o papasok na dokumento
3.2 Pagproseso ng papalabas o ipinadalang mga dokumento
3.3 Pamamaraan para sa pagpasa ng mga panloob na dokumento
3.4 Pagpaparehistro ng mga dokumento
3.5 Organisasyon ng impormasyon at sangguniang gawain
3.6 Kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento
3.7 Paggawa sa mga apela ng mga mamamayan
4 PAGPAPAUNLAD NG LOKAL NA REGULATIVE ACTS
PROSESO NG TANGGAPAN
4.1 Mga tagubilin para sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala
4.2 Pagbuo ng Talaan ng mga Form ng Dokumento para sa organisasyon
4.3 Pagbuo ng Album ng mga form ng dokumento na ginamit sa organisasyon
4.4. Pagguhit ng nomenclature
4.5 Pamamaraan para sa pagsusuri ng estado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool sa isang organisasyon
5 PAGBUO AT PAGREHISTRO NG MGA KASO SA KASALUKUYANG PAMAMARAAN
MGA ORGANISASYON
6 PAGSUSURI NG HALAGA NG MGA DOKUMENTO
LISTAHAN NG MGA PINAGMULAN AT MGA SANGGUNIAN NA GINAMIT
TALASALITAAN
MGA TANONG PARA SA PAGSUSULIT
MGA APLIKASYON

Panimula
Ang matagumpay na pamamahala ng anumang proseso, negosyo, o negosyo ay imposible nang walang paggamit ng mga modernong teknolohiya sa pamamahala ng opisina o suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala (DOU). Ang proseso ng pamamahala ay batay sa impormasyon tungkol sa mga pinamamahalaang bagay, na kadalasang ipinakita sa mga dokumento at, sa turn, ay ang batayan
paggawa ng anumang desisyon. Ang isang institusyong pang-edukasyon sa preschool ay bumangon lamang kapag lumitaw ang isang proseso ng pamamahala, ngunit ang proseso ng pamamahala mismo ay maaaring umiral lamang kapag ang isang institusyong pang-edukasyon sa preschool ay naka-install dito, iyon ay, ang pamamaraan para sa pagdodokumento at pagtatrabaho sa mga dokumento ay tinutukoy. Sa esensya, ang DOW ay isang control technology.

Ang organisasyon ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool sa antas ng modernong mga kinakailangan ay nagbibigay para sa paglikha ng isang solong komprehensibong sistema ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool, isang pinag-isang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, simula sa kanilang paglikha/pagtanggap at hanggang sa sila ay na-archive (nasira). Ang DOW ay isang epektibong tool para sa pagsubaybay sa pagpapatupad, isang medyo simpleng paraan ng pagsasagawa ng pangkalahatang gawain sa opisina at paglutas ng iba't ibang mga isyu kapag nagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang pinuno ng bawat organisasyon ay dapat magkaroon ng impormasyon tungkol sa gawain ng kanyang mga subordinates at gumawa ng napapanahong mga desisyon upang maalis ang mga problema at i-coordinate ang mga aktibidad ng mga tauhan ng organisasyon.

Dapat tandaan na ang lahat ng empleyado ng organisasyon ay nagtatrabaho sa mga dokumento. Ang mga dokumento ay palaging nilikha para lamang sa ilang layunin: alinman sa pagsama-samahin ang impormasyon kapag gumaganap ng mga nakatalagang gawain, o sa kahilingan ng mga awtoridad sa regulasyon.

Ang isang empleyado ng isang organisasyon ay nagsusumikap na pagsamahin ang impormasyon sa mga dokumento kapag nilulutas ang mga sumusunod na gawain:
pamamahala ng kasalukuyang trabaho, kapag nauugnay ito sa pagtanggap at paghahatid ng malaking halaga ng impormasyon,
pamamahala ng mga mapagkukunan ng organisasyon sa oras at espasyo sa kasalukuyang mode at may pagtingin sa hinaharap,
pamamahala (koordinasyon) ng gawain ng mga subordinate na tauhan,
pagpapatupad ng mga kasunduan sa mga panlabas na organisasyon,
salamin ng pag-unlad ng mga aktibidad, kaganapan,
pagsusuri ng iba't ibang datos at kanilang pagsusuri,
pagbubuod ng mga resulta ng trabaho para sa isang tiyak na panahon,
pagpaplano ng oras ng trabaho,
pagtataya ng pagbuo ng ilang mga proseso at pagtukoy ng pinakamainam na pagkakasunud-sunod at nilalaman ng mga aksyon.

Kaya, ang isang empleyado, kapag gumuhit ng isa o ibang uri ng opisyal na dokumento, ay gumaganap ng isang tiyak na pag-andar alinsunod sa kanyang tungkulin sa organisasyon. Ang kalidad at pagiging maagap ng paghahanda ng dokumento ay nakakaapekto sa pagganap ng parehong empleyado at ng kumpanya sa kabuuan, at samakatuwid ay pinatataas ang pagiging mapagkumpitensya nito.

Ang kaalaman sa mga pangunahing kaalaman ng edukasyon sa preschool ay kinakailangan para sa anumang modernong espesyalista. Ito ay ang dokumento, bilang impormasyon na naitala sa isang nasasalat na daluyan na may legal na puwersa, na nagsisilbing pangunahing katibayan ng isa o isa pang katotohanan ng aktibidad sa iba't ibang mga industriya, kabilang ang paglutas ng mga hindi pagkakaunawaan sa ekonomiya sa mga kasosyo sa negosyo sa isang hukuman ng arbitrasyon o kapag isinasaalang-alang ang paggawa. mga salungatan sa mga empleyado ng negosyo sa korte ng alamat

Elektronikong bersyon ng aklat: [I-download, PDF, 1.23 MB].

Upang tingnan ang aklat sa format na PDF, kailangan mo ng Adobe Acrobat Reader, isang bagong bersyon na maaaring ma-download nang walang bayad mula sa website ng Adobe.