Mga tungkulin sa pagganap ng sekretarya ng katulong. Mga tampok ng propesyon ng assistant secretary at isang halimbawa ng paglalarawan ng trabaho. I. pangkalahatang probisyon
I. PANGKALAHATANG PROBISYON
1.1. Ang pagkuha at pagpapaalis ng Opisyal ng Sanggunian ng Kalihim ay isinasagawa sa pamamagitan ng utos ng Pangkalahatang Direktor.
1.2. Ang mga pangunahing gawain ng secretary-assistant ay suporta sa organisasyon at dokumentasyon mga aktibidad sa pamamahala sa Kumpanya, pati na rin ang pagpapabuti ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.
1.3. Ang assistant secretary ay direktang nag-uulat sa Pinuno ng Administrative at Economic Department ng Logistics Support Department, at kapag wala siya, sa Administrator ng Administrative and Economic Department ng Logistics Support Department.
1.4. Sa panahon ng kawalan ng Assistant Secretary (business trip, bakasyon, sakit, atbp.), ang kanyang mga karapatan at responsibilidad ay inililipat sa gumaganap na Assistant Secretary, na hinirang sa pamamagitan ng utos ng General Director.
1.5. Ang secretary-refer sa kanyang mga aktibidad ay ginagabayan ng:
Konstitusyon Pederasyon ng Russia;
Civil Code ng Russian Federation;
Labor Code ng Russian Federation;
Pederal na Batas ng Russian Federation No. 24-FZ ng Pebrero 20, 1995 "Sa impormasyon, impormasyon at proteksyon ng impormasyon";
Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russian Federation No. 26 na may petsang 04/06/2001 "Sa pag-apruba pinag-isang mga anyo pangunahin dokumentasyon ng accounting sa accounting ng paggawa at pagbabayad nito";
Mga tagubilin sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga libro ng trabaho sa mga negosyo, institusyon, organisasyon, regulasyon at gamit pangturo Ministri ng Paggawa ng Russian Federation;
GSDOU. Mga pangunahing probisyon. Mga pangunahing kinakailangan para sa mga dokumento at mga serbisyo ng dokumentasyon ng pamamahala;
GOST R6.30-97. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento (tulad ng sinusugan at dinagdagan noong 2000);
Mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap;
GOST R51141-98. Mga tuntunin sa pag-iingat ng rekord at pag-archive. Mga Tuntunin at Kahulugan;
Listahan ng pamantayan mga dokumento sa pamamahala, nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan, na inaprubahan ng pinuno ng Federal Archive Service noong Oktubre 6, 2000;
Archive ng isang kumpanya (non-government organization). Manual na pamamaraan At isang tinatayang listahan mga dokumento na nabuo sa mga aktibidad ng mga non-government na institusyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan;
Nagkakaisa sistema ng estado trabaho sa opisina;
Mga panuntunan at tagubilin ng Rosarkhiv;
Charter ng Kumpanya;
Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ng Kumpanya;
Mga panloob na regulasyon sa paggawa ng Kumpanya;
Mga order, tagubilin ng pamamahala ng Kumpanya;
Itong job description.
1.6. Ang mga taong may mas mataas na edukasyon ay itinalaga sa posisyon ng secretary-assistant Edukasyong pangpropesyunal nang hindi nagpapakita ng mga kinakailangan para sa karanasan sa trabaho o mga taong may pangalawang (kumpletong) edukasyon at espesyal na pagsasanay Sa pamamagitan ng naka-install na programa at karanasan sa trabaho ng hindi bababa sa 1 taon.
II. MGA TUNGKOL
Ang secretary-referent ay itinalaga ang mga sumusunod na tungkulin:
Pagtanggap, pagpapadala at pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na sulat;
Paghahanda ng mga draft na dokumento ayon sa direksyon ng Pangkalahatang Direktor;
Kontrol sa kalidad ng mga dokumento na isinumite sa Pangkalahatang Direktor para sa lagda;
Pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento at tagubilin;
Organisasyon ng gawain ng pagtanggap ng Pangkalahatang Direktor;
Pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga advisory body ng Kumpanya;
Pagbuo ng mga lokal na regulasyon sa suporta sa dokumentasyon Mga lipunan;
Organisasyon ng mga dokumento sa trabaho sa opisina;
Organisasyon ng mga walang papel na serbisyo para sa Pangkalahatang Direktor.
III. MGA RESPONSIBILIDAD
Secretary-refer:
3.1. gumaganap ng mga teknikal na tungkulin upang suportahan at mapanatili ang gawain ng Pangkalahatang Direktor ng Kumpanya o mga dibisyon nito;
3.2. tumatanggap at nagrerehistro ng mga natanggap na sulat sa journal ng mga papasok na dokumento, alinsunod sa resolusyon ng mga pinuno ng Kumpanya o mga dibisyon nito, naglilipat ng mga dokumento para sa pagpapatupad;
3.3. sinusubaybayan ang pagpasa ng mga dokumento, sinusubaybayan ang kanilang pagpapatupad;
3.4. naglalabas ng mga kinakailangang sertipiko sa mga rehistradong dokumento;
3.5. nagpapadala ng nakumpletong dokumentasyon sa mga tatanggap (kabilang ang sa pamamagitan ng email);
3.6. tinitiyak ang kaligtasan ng patuloy na opisyal na dokumentasyon;
3.7. tumatanggap ng impormasyon mula sa mga empleyado ng departamento para sa Pangkalahatang Direktor at tinawag sila sa kanyang mga tagubilin;
3.8. nag-aayos ng mga pag-uusap sa telepono ng Pangkalahatang Direktor;
3.9. tumatanggap at nagpapadala ng mga mensahe sa telepono, nagtatala ng mga natanggap na mensahe sa kawalan ng Pangkalahatang Direktor at dinadala ang mga ito sa kanyang atensyon;
3.10. nagsasagawa ng gawain sa paghahanda ng mga pagpupulong o pagpupulong na gaganapin ng Pangkalahatang Direktor (pagkolekta ng mga kinakailangang materyales, pag-abiso sa mga kalahok tungkol sa oras, lugar, agenda ng pulong o pagpupulong at kanilang pagpaparehistro), pagpapanatili at pagbubuo ng mga minuto;
3.11. nagsasagawa ng pag-print at pagkopya ng trabaho;
3.12. sinusubaybayan ang probisyon ng Pangkalahatang Direktor ng mga kagamitan sa opisina, kagamitang pang-organisasyon, lumilikha ng mga kondisyong naaayon sa mahusay na trabaho tagapamahala;
3.13. tumatanggap ng mga dokumento para pirmahan ng Pangkalahatang Direktor;
3.14. kinokontrol ang kalidad ng paghahanda, kawastuhan ng pagbalangkas, koordinasyon at pag-apruba ng mga dokumentong isinumite para pirmahan sa Pangkalahatang Direktor;
3.15. kinokontrol ang pagpapatupad ng mga dokumento at mga tagubilin ng Pangkalahatang Direktor ng Kumpanya, nagsasagawa ng mga hakbang sa pagpapatakbo na naglalayong kanilang napapanahon at mataas na kalidad na pagpapatupad;
3.16. inaayos ang pagtanggap ng mga bisita, pinapadali ang agarang pagsasaalang-alang ng mga kahilingan at panukala mula sa mga empleyado ng Kumpanya;
3.17. nagpapanatili ng talaan ng mga empleyado ng Kumpanya na nahuhuli sa trabaho;
3.18. nagsusumite ng buwanang ulat sa Pangkalahatang Direktor tungkol sa pagkahuli ng empleyado;
3.19. nagpapanatili ng mga iskedyul ng trabaho ng driver;
3.20. niresolba ang mga isyu na may kaugnayan sa pagbibigay ng mga imbitasyon, visa, internasyonal na pasaporte, pag-book at pagbili ng mga tiket para sa mga empleyado ng kumpanya na aalis sa isang business trip;
3.21. tumatanggap ng mga dokumentong nakumpleto ng trabaho sa opisina para sa imbakan mula sa mga istrukturang dibisyon ng Kumpanya;
3.22. nakikilahok sa pagbuo ng mga nomenclature ng kaso, sinusuri ang kawastuhan ng pagbuo at pagpapatupad ng mga kaso kapag inilipat sila sa archive;
3.23. alinsunod sa kasalukuyang mga tuntunin nag-encrypt ng mga kaso;
3.24. nag-systematize at naglalagay ng mga file, nagpapanatili ng mga talaan ng mga ito;
3.25. naghahanda ng mga buod na imbentaryo ng mga file na may permanenteng at pansamantalang mga panahon ng pag-iimbak, pati na rin ang mga pagkilos para sa paglilipat ng mga kaso sa imbakan ng estado, para sa pagsulat at pagsira ng mga dokumento na ang mga panahon ng pag-iimbak ay nag-expire na;
3.26. nakikilahok sa gawain ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ng archival;
3.27. mag-isyu ng mga kopya at dokumento ng archival, gumuhit ng mga kinakailangang sertipiko batay sa impormasyong makukuha sa mga dokumento ng archive, at nagpapanatili ng mga talaan ng mga ito;
3.28. nagpapayo sa mga empleyado sa paghahanda ng mga kaso para sa pagsasampa sa archive.
Ang secretary-referent ay may karapatan:
4.1. bumuo teknolohikal na proseso nagtatrabaho sa mga dokumento batay sa paggamit ng teknolohiya ng organisasyon at computer;
4.2. humiling mula sa mga istrukturang dibisyon ng Kumpanya ng mga kinakailangang materyales, pati na rin ang mga paliwanag ng mga dahilan ng pagkaantala sa pagkumpleto ng mga gawain at mga tagubilin mula sa pamamahala;
4.3. suriin ang mga dokumento at ipadala ang mga ito para sa pagpapatupad sa mga tagapamahala at mga espesyalista ng Kumpanya;
4.4. magsumite ng mga panukala para sa pagpapabuti ng mga form at pamamaraan para sa pagsasaalang-alang ng pamamahala gawaing pangangasiwa batay sa paggamit ng elektronikong teknolohiya;
4.5. nangangailangan ng pamamahala upang lumikha normal na kondisyon para sa pagganap ng mga opisyal na tungkulin at kaligtasan dokumentasyon ng tauhan;
4.6. magtrabaho kasama ang mga dokumentong may markang "Para sa opisyal na paggamit";
4.7. isagawa ang "pag-filter" ng mga tawag sa telepono;
4.8. i-preview ang mga dokumento at matukoy kung alin sa mga ito ang maaaring ilipat sa mga tagapagpatupad, na lumalampas sa Pangkalahatang Direktor;
4.9. ayusin ang pagtanggap at matukoy ang priyoridad ng mga bisita;
4.10. katuparan ng kahilingan itinatag na mga tuntunin magtrabaho kasama ang mga dokumento sa mga istrukturang dibisyon ng Kumpanya;
4.12. bumuo ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon, time sheet, listahan ng mga dokumento;
4.13. gumawa ng mga desisyon at mag-endorso ng mga dokumento sa loob ng kanilang kakayahan;
4.14. gumawa ng mga panukala na naglalayong mapabuti ang trabaho sa mga tauhan;
4.15. humingi ng mga paliwanag sa pagsusulat para sa mga empleyadong lumabag sa disiplina sa paggawa;
4.16. hilingin sa mga gumaganap na tapusin ang mga dokumentong inihanda sa paglabag sa itinatag na mga patakaran para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento para sa mga tauhan;
4.17. magtrabaho kasama ang mga dokumentong may markang "Kumpidensyal" o "Lihim sa Kalakalan".
V. RESPONSIBILIDAD
Ang assistant secretary ay responsable para sa:
5.1. napapanahong paghahatid ng papasok na impormasyon sa mga tatanggap;
5.2. pagiging maagap ng pagpapadala ng mga papalabas na sulat;
5.3. ang kalidad ng mga dokumento na isinumite para sa lagda sa pamamahala ng Kumpanya;
5.4. pabaya, pabaya na saloobin sa pagpaparehistro at pagpapanatili ng mga dokumento;
5.5. hindi napapanahong paghahatid ng impormasyon sa Pangkalahatang Direktor;
5.6. kaligtasan ng papalabas, papasok at panloob na dokumentasyon;
5.7. pagsisiwalat ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng kalakalan ng Kumpanya at iba pang impormasyon na naging kilala sa kurso ng trabaho;
5.8. kaligtasan ng ari-arian na ibinigay sa kanya ng Kumpanya para sa pagganap ng kanyang mga tungkulin;
5.9. walang taktikang saloobin sa mga empleyado ng Kumpanya at iba pang mamamayan na nakikipag-ugnayan sa Secretary-Referent;
5.10. kabiguang sumunod sa mga kinakailangan ng mga tagubiling ito.
VI. RELASYON AYON SA POSITION
6.1. kasama ang Pangkalahatang Direktor - sa dokumentaryo at hindi dokumentaryo na suporta ng kanyang mga aktibidad;
6.2. kasama ang Administrative and Economic Department - sa mga isyu ng pagbibigay sa secretary-assistant ng mga gamit pang-opisina at kinakailangang kagamitan;
6.3. kasama ang iba mga istrukturang dibisyon Mga kumpanya - sa mga isyu ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.
VII. PAGTATAYA NG PAGGANAP
7.1. Ang pangunahing pamantayan para sa trabaho ng isang secretary-assistant ay kahusayan at kasipagan.
VIII. PAMAMARAAN PARA SA PAGBABAGO NG MGA DESKRIPSYON SA TRABAHO
8.1. Maaaring baguhin ang mga tagubiling ito sa mga sumusunod na kaso:
Mga pagbabago sa istruktura ng Kumpanya;
Mga pagbabago sa teknolohiya ng dokumentasyon;
Mga pagbabago sa mga tungkulin ng Assistant Secretary.
Uri ng dokumento:
- Deskripsyon ng trabaho
- Pamamahala ng mga talaan ng HR
1 -1
Ang isang sekretarya ay isang kailangang-kailangan na katulong sa anumang opisina. Maaaring kabilang sa posisyong ito ang isang klerk, isang personal na katulong sa isang manager, at isang receptionist. Ang assistant secretary ay nakikitungo sa daloy ng dokumento ng kumpanya at sinusubaybayan ang pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento. Paano lumitaw ang propesyon na ito?
Nagmula ito sa panahon ng aktibong mga aktibidad sa reporma ni Peter I, na nagpasimula ng konseptong gaya ng "ranggo ng kalihim." Noong una, ito ang mga opisyal na may pananagutan sa pagtatala at pagbilang ng mga papasok na liham. Sa simula ng ika-20 siglo, naging laganap ang propesyon ng kalihim, at noong 1875 sa marami mga pangunahing lungsod Sa Europa at Amerika, posible na kumuha ng mga espesyal na kurso para sa mga typist. Sa pag-imbento ng makinilya noong 1880, unti-unting naging pambabae ang propesyon. Sa pagtatapos ng Unang Digmaang Pandaigdig, halos imposible ang paghahanap ng lalaking sekretarya. Sa oras na iyon ito ay isa sa ilang mga propesyon na magagamit ng mga kababaihan. Ang pinakaambisyoso sa kanila ay nakatapos ng mga kurso at nakakuha ng mga trabaho sa mga kumpanya at opisina sa buong mundo. Sila ay iginagalang at ang kanilang trabaho ay mahusay na binayaran. Ang posisyon ng secretary-assistant ay isa sa mga unang hakbang tungo sa pagpapalaya ng kababaihan.
Sa mga araw na ito, ang propesyon ay nawalan na ng dating prestihiyo, ngunit ang pangangailangan para sa mga espesyalista sa pamamahala ng opisina ay mataas pa rin. Ang pinakabagong uso ay ang mga malalayong sekretarya, na ang presensya ay hindi na kailangan sa opisina. Ang mga serbisyo ng mga online na katulong ay ginagamit ng maraming mga platform sa Internet na kailangang mapanatili ang komunikasyon sa mga kliyente.
Mga responsibilidad ng assistant secretary
Maraming biro at kasabihan tungkol sa mga sekretarya sa mga tao. Ngunit, sa kabila ng kanilang masamang reputasyon, ang secretary-assistant ay may maraming mga responsibilidad sa trabaho. Kung nais mong magtrabaho sa espesyalidad na ito, kakailanganin mo ng disiplina, responsibilidad at tiyak na kaalaman. Ano ang mga responsibilidad ng naturang empleyado?
- Pag-iingat ng talaan: Ang mga kababaihan ay may mahirap na gawain na maingat na suriin ang lahat ng mga papel at panatilihing maayos ang mga ito. Ang lahat ng mga empleyado ng kumpanya ay maaaring mangailangan ng tulong, at, bilang isang patakaran, sa malalaking kumpanya, maraming tao ang na-recruit para sa posisyon ng assistant secretary.
- Organisasyon ng mga pagpupulong, paglalakbay, pagpupulong: ang sekretarya ay dapat palaging magkaroon ng kamalayan sa lahat ng mga balita at panatilihin ang kanyang daliri sa pulso. Siya ay hindi lamang karaniwang nag-coordinate ng iskedyul ng trabaho ng pamamahala, ngunit naghahanda din ng mga paglalakbay sa negosyo at mga pulong sa negosyo.
- Pagtanggap ng mga tawag sa telepono: Kasama sa mga agarang responsibilidad ng empleyado ang pakikipag-usap sa mga kliyente, kasosyo at ibang tao.
- Pagtanggap ng mga bisita: kinatawan hitsura napakahalaga para sa propesyon na ito, dahil madalas ang unang nakikita sa kumpanya ay ang sekretarya.
- Pag-order ng stationery at iba pang suporta sa opisina.
- Pagtupad sa mga kahilingan sa pamamahala. Sa ilang kumpanya, ang item na ito ay tumatagal ng halos lahat ng oras ng pagtatrabaho. Samakatuwid, kapag nag-a-apply para sa isang trabaho, kailangan mong malinaw na talakayin kaagad ang saklaw ng iyong mga responsibilidad sa iyong magiging boss.
Sa nakikita mo, medyo mataas ang responsibilidad ng assistant secretary. At ang listahan ng mga kinakailangan ay kagila-gilalas din. Anong mga katangian ang dapat taglayin ng isang sekretarya para ma-hire?
Mga kinakailangan para sa bakanteng ito
- Magandang kaalaman sa kompyuter at mataas na bilis print. Mga modernong sistema pinalitan ang mga nakaraang makinilya, ngunit ang mga pangunahing probisyon ng paglalarawan ng trabaho ng secretary-assistant ay nanatiling pareho: ang kakayahang pangasiwaan ang mga kagamitan sa opisina at ang bilis ng pag-record.
- Pagpapakita ng kinatawan: Ipinagbabawal ng batas ng Russia ang anumang diskriminasyon batay sa lahi, kasarian o edad kapag nagre-recruit ng mga empleyado. Ngunit ang isang maayos at maayos na hitsura, magalang na pananalita at ang kakayahang magpatuloy sa isang pag-uusap ay magiging iyong walang alinlangan na mga pakinabang.
- Ang pagiging maagap at organisasyon: ang mga katangiang ito ay hindi makagambala sa iba pang mga espesyalista, ngunit ito ay lalong mahalaga para sa isang sekretarya.
- Pangalawang dalubhasang edukasyon o mas mataas.
- Ang ilang mga bakante ay maaaring mangailangan ng kaalaman sa Ingles. Ang mga malalaking kumpanya ay nagbibigay ng partikular na pansin dito.
Mga karapatan ng empleyado
Ang pagtatrabaho bilang isang sekretarya ay nagsasangkot ng maraming responsibilidad, ngunit ang mga empleyado ay mayroon ding mga karapatan na maaari nilang ipagtanggol kung sakaling may mga paglabag sa kanilang mga nakatataas.
- Ang kalihim ay may karapatang humiling at tumanggap ng impormasyong kinakailangan para sa tamang pagganap ng kanyang mga tungkulin.
- Dapat bigyan ng employer ang empleyado ng mga kondisyon sa pagtatrabaho at seguridad ng mga dokumento.
- Ang assistant secretary ay maaaring maglagay ng mga ideya para mapabuti ang proseso ng trabaho. Maaari rin siyang gumawa ng mga independiyenteng desisyon sa loob ng mga limitasyon ng kanyang mga paglalarawan sa trabaho.
- Maaaring hindi magtrabaho ang assistant secretary dahil sa mga kadahilanang pangkalusugan o pagkasira ng kagalingan.
Ang propesyon ng isang klerk, ayon sa mga istatistika, ay isa sa "pinakatagal na nagtatrabaho" sa merkado: ang mga manggagawa ay madalas na naiiwan pagkatapos ng mga oras. Alam ang kanyang mga karapatan at responsibilidad, ang isang empleyado ay maaaring kumilos sa kanyang sariling mga interes para sa kapakinabangan ng kumpanya.
Anong edukasyon ang kailangan mo para makuha ang trabahong ito?
Ang paglalarawan ng trabaho ng secretary-assistant ay nagsasaad na ang isang aplikante para sa isang bakante ay dapat na may mas mataas o pangalawang espesyal na edukasyon at hindi bababa sa isang taon ng karanasan sa trabaho. Kung wala ka pang karanasan, hindi pamilyar sa mga programa sa opisina at hindi masyadong kumpiyansa sa pag-type, maaari kang magkumpleto ng mga espesyal na kurso para sa isang secretary-assistant, kung saan tuturuan ka kung paano magsagawa ng business correspondence at humawak ng computer sa antas. ng isang tiwala na gumagamit. Makukuha mo ang lahat ng kaalamang ito sa iyong sarili sa pamamagitan ng paghahanap ng impormasyon sa mga libro o sa Internet. Isang maliit na pagsasanay - at tiyak na tatanggapin ka ng isang kumpanya na nangangailangan ng gayong espesyalista.
Saan makakahanap ng trabaho?
Ang posisyon ng secretary-assistant ay available sa halos lahat ng kumpanya. Ang merkado ng trabaho ay puno ng iba't ibang mga alok, kung saan maaari kang makahanap ng isang opsyon na may angkop na kakayahang magamit at sahod. Ngunit tandaan na ang kumpetisyon sa lugar na ito ay mataas din. Upang makakuha ng isang lugar, kailangan mong tumayo sa dose-dosenang iba pang mga aplikante. Bilang karagdagan, sa maliliit na kumpanya, ang mga responsibilidad sa trabaho ng secretary-assistant ay madalas na hindi malinaw na kinokontrol, at ang empleyado ay kailangang magsagawa ng maraming iba't ibang trabaho. Upang maiwasan ito, pumili ng malalaking kumpanya na karaniwang malinaw na tinutukoy nila ang saklaw ng iyong mga responsibilidad. Kung wala kang ganoong pagkakataon, talakayin lamang nang detalyado ang lahat ng mga responsibilidad na gagawin mo sa iyong bagong lugar ng trabaho.
Magkano ang kinikita ng mga espesyalista sa pag-record?
Ang average na suweldo ng mga secretarial specialist ay mula 25-45 thousand rubles. Ang mga executive assistant ay karaniwang kumikita ng bahagyang mas mataas kaysa sa mga klerk. Bilang karagdagan, ang mga secretarial assistant ay maaaring matuto ng kakaibang karanasan sa trabaho mula sa kanilang mga superyor sa panahon ng kanilang trabaho. Ang isang baguhan na empleyado ay malamang na hindi makatanggap sahod higit sa 25,000 rubles kahit na sa mga malalaking lungsod tulad ng St. Petersburg at Moscow. Ngunit sa pagtaas ng karanasan at kaalaman, tataas din ang suweldo.
Ang pagkuha ng trabaho bilang isang sekretarya ay mas madali kung alam mo kung ano ang itatanong nila sa iyo sa panahon ng mga panayam. Ang kakayahang magtrabaho sa mga programa ng Word at Excel ay mapagpasyahan kapag nag-aaplay para sa isang trabaho. Kakailanganin din ang mataas na bilis ng pag-print. Mahahanap mo ito sa Internet mga espesyal na programa para sa pagtuturo ng touch typing, na makabuluhang binabawasan ang oras ng pag-type. Upang makakuha ng mas mabilis na trabaho, magandang ideya na i-update ang iyong resume sa mga site ng paghahanap ng trabaho, at para sa mga panayam, maghanda ng isang maliit na portfolio na naglalarawan sa iyong mga kasanayan at kakayahan.
Para sa isang pulong sa isang potensyal na tagapag-empleyo, kailangan mong magsuot ng mahigpit na suit ng opisina sa madilim na lilim. Agad nitong itatakda ang tono para sa pulong at ipapakita sa iyo bilang responsable at propesyonal na empleyado. Kung nag-aaplay ka para sa posisyon ng assistant manager, tandaan na sa kasong ito dapat kang kumilos nang may pag-iisip. Bago ang iyong pakikipanayam, saliksikin ang kasaysayan ng kumpanya. Makikita ng employer na lubusan kang naghanda para sa pulong, at maiiwasan mo ang maraming nakakainis na pagkakamali.
Mga resulta
Sa kabila ng malaking listahan ng mga responsibilidad at kinakailangan para sa mga assistant secretary, kahit sino ay maaaring humawak sa trabahong ito. Sa tamang paghahanda, hindi rin magiging mahirap ang pagpasa sa isang panayam. At kahit na wala kang karanasan, huwag mawalan ng pag-asa, subukan munang makakuha ng trabaho sa isang maliit na kumpanya. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga simpleng patakaran, maaari kang gumawa ng isang karera sa larangan ng pamamahala ng opisina.
Ayon sa mga pag-aaral na isinagawa ng iba't ibang recruiting agencies, ang "secretary" na propesyon ay isa sa mga nauugnay sa pinakamalaking bilang ng mga oras ng overtime at ang pangangailangan na umangkop sa iskedyul ng trabaho ng pamamahala. Kasama rin sa grupong ito ang mga driver at kinatawan ng ilang iba pang propesyon.
Sino ang isang sekretarya?
Ang terminong ito ay nagmula sa Latin na "lihim", ang pangalang ibinigay sa mga pinagkakatiwalaang tao sa Sinaunang Roma. Parehong noon at mamaya (sa mga maharlikang korte) ang mga ito ay eksklusibong mga lalaki, na kung minsan ay pinamamahalaang napakatalino na makakuha ng kapangyarihan.
Ang propesyon na ito ay nakakuha ng isang pambabae na mukha sa pagtatapos ng Unang Digmaang Pandaigdig, sa pagdating ng makinilya at ang paglitaw ng naturang posisyon bilang assistant secretary. Sa mga araw na ito, sa kanilang advanced na teknolohiya, mayroon pa ngang mga virtual secretarial assistant. Ito ang pangalang ibinigay sa mga kumpanya o indibidwal na nagbibigay ng mga serbisyo sa online na pagsulat. mga email o pagtanggap ng mga tawag sa telepono (inilipat) nang walang pisikal na presensya ng kalihim sa opisina.
Ano ang ginagawa niya?
Popularly, ang personal secretary ng direktor ay may stereotypical image - isang long-legged beauty na higit sa lahat ay nakakapag-type sa computer, nakakapag-kape at nakakasagot ng mga tawag. Minsan ito ay masasalamin sa mga biro na hindi masyadong disente sa nilalaman. Sa katunayan, ang propesyon ng "sekretarya", tulad ng posisyon ng isang katulong sa isang malaking kumpanya, ay nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng isang napakaseryosong hanay ng mga kasanayan, kaalaman, pati na rin ang ilang mga katangian sa pagtatrabaho. Ang isang tunay na kinatawan ng propesyon na ito ay hindi magagawa nang walang organisasyon, kasipagan, pagiging maagap at diplomasya.
Kasama sa mga responsibilidad ng sekretarya (katulong-kalihim) ang kaalaman sa lahat ng bagay na may kaugnayan sa gawaing pang-opisina mga dokumento ng regulasyon, daloy ng dokumento, organisasyon ng trabaho sa opisina, istraktura ng pamamahala, mga pangunahing kaalaman sa pagmamay-ari ng kagamitan sa opisina, mga panuntunan sa proteksyon sa paggawa. Ang lahat ng kanyang maraming mga karapatan, mga responsibilidad at mga uri ng trabaho na isinagawa ay kinokontrol ng paglalarawan ng trabaho. Ito ang pangunahing dokumento ng isang organisasyonal at legal na kalikasan tungkol sa mga aktibidad ng naturang empleyado. Gawin ito sa bawat tiyak na kaso kinakailangan nang may buong pananagutan.
Tingnan natin ang mga pangunahing seksyon ng dokumentong ito.
Ano ang sinasabi ng tagubiling iginuhit para sa assistant secretary?
Ang mga pangkalahatang probisyon nito ay naglalaman ng pangalan ng organisasyon, ipahiwatig ang mga agarang nakatataas at pangalanan ang taong papalit sa sekretarya kung sakaling wala siya. Doon ay makikita mo rin ang mga kinakailangan para sa karanasan at mga kwalipikasyon ng empleyado, at isang listahan ng lahat ng mga dokumentong kinakailangan para sa trabaho (mga panuntunan, GOST, mga code at regulasyon).
Ang mga tungkuling itinalaga sa sekretarya ay ibinibigay sa pangalawa (ng parehong pangalan) na seksyon. Kabilang dito ang responsibilidad sa pagluluto mga kinakailangang dokumento ayon sa mga tagubilin ng pamamahala, magparehistro, tumanggap at magpadala ng mga sulat, ayusin at kontrolin ang gawain ng pagtanggap, magsagawa ng mga papeles at marami pa.
Ang mga aktibidad nito ay inilarawan nang mas detalyado sa susunod na seksyon - " Mga responsibilidad sa trabaho sekretarya." Ito ay tungkol sa kaligtasan at pagtatala ng mga sulat, pag-isyu ng mga sertipiko tungkol sa iba't ibang rehistradong dokumentasyon, pag-aayos at paghahanda ng mga pulong sa opisina, pagkopya at pag-imprenta, pag-record ng mga mensahe para sa mga nakatataas na naiwan sa kanyang kawalan at pagpapaalam sa kanya tungkol sa mga ito, pagbibigay sa opisina ng kumpanya ng mga kinakailangang kagamitan sa opisina.
Sa bawat organisasyon, ang mga tungkulin ng isang sekretarya ay maaaring may sariling katangian depende sa mga detalye ng trabaho. Ang kanyang posisyon ay maaaring parang "secretary-clerk," na nagpapahiwatig ng pagpapalawak ng hanay ng mga pangunahing responsibilidad.
Tungkol sa mga karapatan ng kalihim
Ano ang karapatan ng kalihim na gawin? Ayon sa mga tagubilin, pinapayagan siyang humiling ng mga materyales na kakailanganin sa kanyang trabaho mula sa iba't ibang mga departamento ng kumpanya, at matukoy ang pagkakasunud-sunod ng kanilang paggamit.
Gayundin, ilipat ang mga sinuri na dokumento sa mga gumaganap nang direkta bilang karagdagan sa pamamahala, magtatag ng isang priyoridad para sa mga bisita sa lugar ng pagtanggap at ipamahagi ang mga tawag sa telepono ayon sa kanilang kahalagahan, humingi ng mga paliwanag mula sa mga empleyado kung sakaling may mga paglabag sa disiplina.
Tulad ng ibang empleyado, ang personal na sekretarya ng manager ay may karapatan na aktibidad sa paggawa sa angkop na mga kondisyon, na dapat sumunod sa mga kinakailangan sa kalusugan at kaligtasan sa trabaho.
Ano ang pananagutan ng assistant secretary?
Siya ang responsable para sa hindi pagsisiwalat ng kumpidensyal na impormasyon, para sa kalidad ng dokumentasyon at napapanahong pagsusumite sa pamamahala, isang responsableng saloobin sa daloy ng dokumento, ang kaligtasan ng pag-aari at mga dokumento ng organisasyon, at mataktikang pakikipag-ugnayan sa pamamahala at mga empleyado.
Ang susunod na seksyon ng paglalarawan ng trabaho ay nagpapahiwatig kung ano opisyal na relasyon at mga functional na koneksyon na umiiral sa pagitan ng secretary-referent at iba't ibang istruktura ng kumpanya. Bilang isang patakaran, sa isang medium-sized na organisasyon, ang kalihim ay kailangang makipag-ugnayan sa mga isyu sa logistik (pagbibigay sa opisina ng stationery) sa departamento ng administratibo, sa mga isyu sa daloy ng dokumento - sa iba pang mga departamento at, siyempre, direkta sa pamamahala.
Ang pagganap ng kalihim ay tinasa ayon sa pangunahing napiling pamantayan, na kinokontrol din ng may-katuturang seksyon ng mga tagubilin. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga pamantayang ito ay kahusayan at kasipagan. Mayroon ding mga sitwasyon kung saan ang mga tagubilin ay napapailalim sa rebisyon. Maaaring mangyari ito kapag nagbago ang mga function o istraktura ng organisasyon nito.
Isa-isahin natin
Kapag nag-hire, nagiging pamilyar ang taong itinalaga sa posisyong ito mga tagubilin sa serbisyo, na naglilista ng lahat ng mga tungkulin ng kalihim. Alalahanin natin silang muli.
- Pagtanggap ng mga tawag sa telepono para sa manager.
- Lahat ay gumagana sa dokumentasyon - pag-uuri ayon sa kahalagahan, pagpaparehistro, paghahanda, pagtanggap at pamamahagi, pag-iimbak at sistematisasyon.
- Organisasyon ng pagtanggap ng mga bisita.
- Pagtulong sa boss sa pagpaplano ng iskedyul ng trabaho, at, kung kinakailangan, pag-order ng mga tiket sa eroplano at pag-book ng isang hotel.
- Paghahanda at organisasyon negosasyon sa negosyo.
- Pag-order ng stationery at iba pang kinakailangang maliliit na bagay sa opisina, kung minsan ay mga groceries.
Pagkatapos suriin ang listahan ng mga responsibilidad, pinirmahan ng empleyado ang mga tagubilin, at ang pirma ng manager ay nakakabit din. Pakitandaan na ang bawat organisasyon ay maaaring may sariling bersyon ng mga tagubilin, ngunit wala sa mga ito ang dapat sumalungat sa kasalukuyang batas o tinatanggap na mga pamantayan sa paggawa.
Mga tungkulin ng klerk ng hukuman
Tulad ng nalalaman, ang mga detalye ng trabaho sa bawat institusyon ay magkakaiba. Ano, halimbawa, ang ginagawa ng isang klerk ng korte? Ano ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho? Marami sa kanila:
- disenyo ng mga kasalukuyang pabalat ng mga pangyayari;
- pagkuha ng mga paghahabol mula sa mga hudisyal na katulong;
- pag-file ng mga dokumento at materyales sa mga file;
- pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga bagong kaso;
- pagnunumero ng pahina;
- pamamahagi ng mga kopya ng mga desisyon ng korte sa mga kalahok sa mga kaso (mga partido);
- pagpapadala ng mga kopya ng mga desisyon ng korte sa mga partikular na tao sa ngalan ng hukom;
- na nagpapaalam sa mga partido tungkol sa mga petsa at oras ng mga pagdinig sa korte.
Bukod sa
Kasama sa mga tungkulin ng klerk ng hukuman, ngunit hindi limitado sa:
- pag-post ng mga listahan ng mga kaso sa hukuman para sa linggo;
- pagsuri sa pagdalo ng mga partido sa pulong;
- pag-iingat ng mga rekord ng hukuman;
- kontrol sa pagtanggap at pagpapadala ng lahat ng dokumentong lumalabas sa kaso.
Ang mga kalihim ay dapat maging pamilyar sa mga partido sa mga materyal ng kaso, subaybayan ang mga abiso na dumarating sa pamamagitan ng koreo, maghatid ng mga resibo, paunawa, kopya ng mga akto at iba pang mahahalagang papeles. Naglalagay sila ng impormasyon sa mga journal at card, sistema ng kompyuter, pag-print ng mga gawa na iginuhit ng kamay, ilipat ang mga kaso sa mga hukom para sa inspeksyon at ibalik ang mga ito pagkatapos nito, mag-isyu at maghain ng mga writ ng pagpapatupad at magsagawa ng maraming iba pang mga gawain sa ngalan ng mga hukom.
Mga kinakailangan para sa isang klerk ng hukuman
- Ang mga dokumento ay dapat na bilang at isampa.
- Ang isang imbentaryo ng mga kaso at iba pang mga dokumento ay pinagsama-sama nang hiwalay.
- Ang mga larawan at sobre ay binibilang; kung sakaling mabigo, magsisimula muli ang pagnunumero, ang mga lumang numero ay dapat na i-cross out (hindi itama!).
- Ang lahat ng mga pagwawasto ay pinatunayan alinsunod sa tinanggap na form.
- Ang mga pabalat ng mga kaso ay iginuhit na nagsasaad ng pangalan ng hukuman, numero at pamagat ng kaso, mga pangalan ng mga partido, mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, bilang ng mga sheet at panahon ng pagpapanatili.
- Ang imbentaryo ay isinasagawa nang manu-mano o sa isang computer.
Ano ang kailangang gawin ng kalihim ng paaralan?
Minsan may mga advertisement na "Kailangan ng sekretarya para sa paaralan." Anong klaseng posisyon ito, at ano ang gagawin mo doon? Alamin Natin.
Ang kalihim ng paaralan ang una at pinakamahalagang katulong sa direktor. Kailangan niyang isagawa ang lahat ng mga utos at tagubilin mula sa kanyang mga nakatataas na may kaugnayan sa paggana ng institusyong pang-edukasyon.
Kabilang sa kanyang mga pangunahing responsibilidad ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga kaso ng pagbabago ng tauhan (dismissal, hiring) ng mga empleyado, admission at expulsion ng mga estudyante. Ang kanyang gawain ay gumuhit ng isang dokumento na dapat patunayan ng direktor gamit ang kanyang sariling lagda. Kung kinakailangan, ang kalihim ay kailangang mangolekta at magdala ng mga nilagdaang dokumento sa loob ng kinakailangang takdang panahon para sa pagsasaalang-alang ng mas mataas na awtoridad.
Kabilang sa iba pang mga responsibilidad ng kalihim ng paaralan ang pagtanggap at pagbibigay ng impormasyon sa mga mag-aaral at kawani ng institusyon. Kung wala ang direktor, kinakailangang itala ng kalihim ang buong kabuuang bilang at nilalaman ng mga tawag, reklamo at apela mula sa mga bisita, kabilang ang mga bata sa elementarya.
Bukod pa rito
Ang tala na nakapaloob sa mga tagubilin ng kalihim ng paaralan ay nagbabasa: kinakailangan din siyang magsagawa ng karagdagang (ibang) mga takdang-aralin. Ano ang ibig sabihin nito?
Ito ay nakatayo para dito: ang sekretarya ng direktor ng paaralan ay dapat magsagawa ng anumang mga tagubilin, maliban sa mga personal na kahilingan. Ito ay maaaring, halimbawa, pagtawag sa isang mag-aaral o guro para sa isang pag-uusap, pagpapadala ng mail, paggawa ng money transfer, o pagbili ng mga kagamitan na kailangan para sa paaralan. Ang listahang ito ay halos hindi mauubos, ibig sabihin, ang mga responsibilidad ng isang sekretarya sa isang paaralan ay napakalawak.
Kung ang paaralan ay hindi nagbibigay ng posisyon sa accountant, ang pamamahala ng mga usapin sa pananalapi ay maaari ding ipagkatiwala sa kalihim. Ang kanyang gawain ay magpadala ng impormasyon sa suweldo, punan ang mga time sheet, at gawin ang mga kinakailangang pagsasaayos.
Hindi lamang ang direktor, ngunit ang sinumang bisita sa reception area ay maaaring mangailangan ng tulong ng isang sekretarya. Ang mga tao ay bumaling sa kanya upang mag-print ng teksto, mag-photocopy ng mga dokumento, at linawin ang isang malaking bilang ng mga katanungan.
Kung nagtatrabaho ka bilang secretary-assistant sa general director
SA sa kasong ito Isa ka sa mga espesyalista, at ang direktor mismo ang kukuha at magpapatanggal sa iyo, at direkta kang magsusumbong sa kanya. Upang makapasok sa posisyong ito, dapat kang magkaroon ng mas mataas (o hindi bababa sa espesyal na sekondarya) na edukasyon at hindi bababa sa 1 taon ng karanasan sa posisyon. Kung walang karanasan, isang sertipiko ng pagkumpleto ng mga kursong secretarial assistant.
Dapat ay may kakayahan ka sa usapin ng pang-ekonomiya at mga aktibidad sa pananalapi negosyo, mga prospect para sa pag-unlad nito, organisasyon ng daloy ng dokumento at gawain sa pamamahala, mga kasanayan sa kagamitan sa kompyuter at opisina, pagsasalin ng dokumentasyon ng produksyon sa isang wikang banyaga, etika sa trabaho.
Mga Tungkulin at Pananagutan
Ikaw ang mananagot para sa lahat ng serbisyo ng sanggunian at impormasyon na nauugnay sa dokumentasyon ng enterprise. Pati na rin ang organisasyon at kontrol ng trabaho sa opisina sa mga sangay at indibidwal na mga dibisyon ng kumpanya. Walang nakakagulat - hindi ka isang ordinaryong secretary-clerk. Kailangang makapagdokumento at agad na maisaayos ang mga aktibidad ng pamamahala at mga advisory body nito. Kung walang available na personnel inspector, panatilihin ang lahat ng dokumentasyon at rekord ng tauhan.
Secretary-refer pangkalahatang direktor kinakailangang maghanda ng mga dokumentong kinakailangan upang matiyak ang mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng buong negosyo, ayusin ang kanilang pagtanggap, pagpaparehistro, accounting, at imbakan. Kinokontrol niya ang tamang paghahanda, pag-apruba at koordinasyon ng lahat ng dokumentasyong isinumite para pirmahan sa pamamahala ng negosyo. Gumagawa ng mga hakbang upang matiyak ang mataas na kalidad, napapanahong pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa mga nakatataas, direktang naghahatid ng impormasyon sa mga gumaganap, nagsasagawa ng pagsusuri at naglalabas ng mga konklusyon sa mga ulat at sertipiko na ipinadala sa pamamahala.
Bilang karagdagan, ang mga tungkulin ng kalihim ay kinabibilangan ng pagpapanatili ng komunikasyon sa pagpapatakbo sa mga isyu ng mga aktibidad ng kumpanya sa mga mamamayan - mga indibidwal at mga indibidwal na organisasyon (parehong pamahalaan at komersyal). Tumatanggap din siya ng mga bisita, maaaring magsagawa ng mga aktibidad ng tauhan - gumuhit ng mga personal na file, mga order, mga libro sa trabaho, mga kasunduan (mga kontrata), dokumentasyon sa paglalakbay at mga sertipiko ng kawalan ng kakayahan para sa trabaho, magpanatili ng mga time sheet at mag-isyu ng mga sertipiko ng suweldo.
At muli tungkol sa mga karapatan
Ang posisyon na ito ay nagpapahiwatig hindi lamang ang mga pinalawig na tungkulin ng kalihim, kundi pati na rin ang mga kaukulang karapatan. Bilang karagdagan sa mga karaniwang tinatanggap, kasama nila ang karapatang humiling ng mga kinakailangang materyales at impormasyon mula sa anumang mga serbisyo sa pagganap ng negosyo at humihingi ng mga paliwanag sa mga dahilan ng mga pagkaantala sa pagtupad ng mga gawain sa pamamahala. Pagkatapos: maaari kang humingi ng rebisyon ng mga dokumento na inihanda ng mga kontratista na lumalabag sa mga tinatanggap na patakaran alinsunod sa GOST 6.38-90 o ISO - mga internasyonal na pamantayan para sa dokumentasyon.
Siya ay may karapatang mag-endorso, sa loob ng kanyang sariling opisyal na kakayahan, ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga aktibidad sa pamamahala ng negosyo, upang magsumite ng mga personal na panukala sa pamamahala para sa pagsasaalang-alang sa pagpapabuti ng mga aktibidad ng organisasyon sa larangan ng pamamahala ng dokumento, at ang paggamit ng mga pinakabagong teknolohiya sa computer.
May access sa mga dokumentong may markang "Kumpidensyal" at maaaring makipag-ugnayan sa sinumang empleyado at serbisyo ng enterprise upang masubaybayan ang pagpapatupad ng mga desisyon sa pamamahala at mabigyan sila ng kinakailangang impormasyon.
KINUKUMPIRMA KO:
______________ "____"___________ 2005
DESKRIPSYON NG TRABAHO
Secretary-assistant.
1. PANGKALAHATANG PROBISYON.
1.1. Tinutukoy ng paglalarawan ng trabaho na ito ang mga tungkulin, karapatan at responsibilidad ng secretary-assistant.
1.2. Ang assistant secretary ay hinirang sa posisyon at tinanggal mula dito ng general director.
1.3. Direktang nag-uulat ang assistant secretary.
1.4. Ang isang empleyado na may kumpletong sekondaryang edukasyon, na may hindi bababa sa 2 taong karanasan bilang isang sekretarya o katulong at mga kasanayan sa kompyuter, kaalaman sa Ingles, mga kasanayan sa pagtatrabaho sa mga kagamitan sa opisina, at kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina ay maaaring italaga sa posisyon ng secretary-assistant.
1.5. Kasama sa mga gawain ng secretary-assistant ang suportang pang-administratibo para sa gawain ng pangkalahatang direktor.
1.6. Ang katulong na kalihim sa kanyang trabaho ay ginagabayan ng mga utos ng pangkalahatang direktor, mga regulasyon at itong job description.
2. MGA RESPONSIBILIDAD SA FUNCTIONAL.
Secretary-refer:
2.1. Nagsasagawa ng pag-print at pagdoble ng trabaho.
2.2. Tumatanggap ng mga papasok at papalabas na tawag.
2.3. Nagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono.
2.10. Nag-aayos ng mga aktibidad sa ekonomiya ng lugar ng pagtanggap.
2.11. Tumatanggap ng mga bisita.
2.12. Organisasyon ng walang patid na gawain ng mga driver at pagtanggap.
Ang assistant secretary ay may karapatan:
3.1. kausapin mo mga opisyal mga kumpanya upang magbigay ng impormasyong kinakailangan para sa mga papeles at paghahanda ng mga ulat.
3.2. Atasan ang pagsusumite ng mga dokumento na iginuhit nang maayos, batay sa mga kinakailangan ng mga panloob na regulasyon ng kumpanya.
3.3. Ipaalam sa Pangkalahatang Direktor ang tungkol sa paglitaw ng mga hadlang sa katuparan ng mga nakatalagang gawain dahil sa kasalanan ng mga ikatlong partido.
3.4. Magsagawa ng mga negosasyon sa ngalan ng kumpanya sa loob ng balangkas ng mga isyu sa loob ng kakayahan ng secretary-assistant.
4. RESPONSIBILIDAD.
4.1. Ang assistant secretary ay responsable para sa:
— napapanahon at mataas na kalidad na pagganap ng mga tungkulin na itinalaga ng paglalarawan ng trabaho;
— hindi tumpak na impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain at pagpapatupad mga pananagutan sa pagganap;
- pangangalaga lihim ng kalakalan sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang batas at panloob na regulasyon ng kumpanya;
- hindi pagsisiwalat ng anumang impormasyong nakuha bilang resulta propesyonal na aktibidad;
- mga pagkakasala na ginawa sa panahon ng pagsasagawa ng kanilang mga aktibidad - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang administratibo, kriminal at batas sibil;
— nagdudulot ng pinsala (materyal o pinsala reputasyon ng negosyo) ang negosyo sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang batas sa paggawa at sibil;
- kabiguang sumunod sa mga utos, tagubilin at tagubilin ng Pangkalahatang Direktor;
— hindi naaangkop na pag-uugali sa mga empleyado ng kumpanya at mga ikatlong partido;
— paglabag sa mga panloob na regulasyon sa paggawa, mga regulasyon sa kaligtasan at kaligtasan sa sunog.
5. OPERATING MODE.
5.1. Ang mga oras ng pagtatrabaho ng assistant secretary ay tinutukoy alinsunod sa mga tuntunin ng kontrata sa pagtatrabaho at mga panloob na regulasyon sa paggawa na itinatag sa enterprise.
5.2. Dahil sa mga pangangailangan sa produksyon, maaaring ipadala ang assistant secretary sa mga business trip (kabilang ang mga lokal).
5.3. Dahil sa mga pangangailangan sa produksyon, ang assistant secretary ay maaaring masangkot sa trabaho na lampas sa karaniwang haba ng araw.
JOB DESCRIPTION NG SECRETARY OF THE ASSISTANT OF THE DIRECTOR GENERAL
- PANGKALAHATANG PROBISYON
1.1. Ang assistant secretary ay kabilang sa kategorya ng mga enterprise specialist at tinanggap at tinanggal ng direktor.
1.2. Ang mga pangunahing gawain ng secretary-assistant ay suporta sa organisasyon at dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pamamahala.
1.3. Direktang nag-uulat ang assistant secretary sa direktor ng enterprise.
1.4. Sa kanyang mga aktibidad, ang secretary-referent ay ginagabayan ng:
- mga gawaing pambatasan ng Russian Federation;
- Charter ng negosyo;
- Mga regulasyon sa mga functional na serbisyo ng negosyo;
- mga order (mga tagubilin) ng pamamahala ng negosyo;
- normatibo at metodolohikal na mga materyales sa organisasyon ng trabaho sa opisina;
- paglalarawan ng trabaho na ito.
1.5. Ang mga taong may mas mataas, pangalawang espesyal na edukasyon at karanasan sa trabaho na hindi bababa sa 1 taon o walang karanasan ay itinalaga sa posisyon ng secretary-assistant, ngunit napapailalim sa pagkumpleto ng mga kurso sa pagsasanay para sa mga secretary-assistant.
1.6. Dapat alam ng assistant secretary ang mga sumusunod na tanong:
- mga prospect para sa pag-unlad ng negosyo, ang mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya nito;
- pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento, pagguhit ng dokumentasyon;
- organisasyon ng gawaing pangangasiwa;
— paggamit ng kompyuter at kagamitan sa organisasyon;
— pagsasalin ng opisyal na dokumentasyon sa isang wikang banyaga ng isang komersyal na kasosyo;
- kultura ng trabaho at etika sa trabaho;
— kalusugan sa trabaho, kaligtasan at proteksyon sa sunog.
- MGA TUNGKOL
Ang secretary-referent ay itinalaga ang mga sumusunod na tungkulin:
2.1. Mga serbisyo ng impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ng enterprise.
2.2. Metodolohikal na patnubay at kontrol sa organisasyon ng trabaho sa opisina sa mga istrukturang dibisyon at sangay ng negosyo.
2.3. Pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga advisory body ng enterprise.
2.4. Mga serbisyo sa pagpapatakbo at organisasyon sa pamamahala.
At sino ang makakaasa sa pagtaas ng suweldo Mark Bershidsky Ayon sa isang pag-aaral noong Disyembre ni Hays, 46% ng mga tagapag-empleyo ang nagpaplanong dagdagan ang kanilang mga tauhan sa susunod na taon. 45% ang nagsasabing wala silang planong dagdagan ang kanilang mga tauhan, ngunit haharapin lamang ang... 
Bawat ikasampung tagapag-empleyo lamang ang nasiyahan sa antas ng pagsasanay na ibinigay mataas na edukasyon sa Russia. Kailangang simulan ng mga kumpanya ang mga tauhan ng pagsasanay sa kanilang sarili, na huminto sa pag-asa sa estado at mga unibersidad Hindi ka maaaring maging isang espesyalista sa demand sa merkado, bagaman... 
Mga opinyon ng mga tagapag-empleyo: sinong mga empleyado ang dapat na unang alisin sa Mga Kinatawan ng Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru at iba pang mga kumpanya. Anna Artamonova, Bise Presidente ng Mail.Ru Group Una sa lahat, kailangan mong alisin ang mga nakakalason na empleyado.... 
Ibinahagi ng Amazon recruiting manager Celeste Joy Diaz ang pinakamalaking pagkakamali na ginagawa ng mga naghahanap ng trabaho sa Amazon. Sumasang-ayon ang mga nangungunang recruiter ng Google. Natukoy nila ang 3 uri ng mga resume at pinayuhan kung alin ang mas mahusay. 1. Ipagpatuloy ang mga posisyon. Sa buod na ito... 
Isang halimbawa ng paglalarawan ng trabaho para sa isang secretary-assistant (nagsasangkot ng pagbabago na isinasaalang-alang ang mga detalye tiyak na organisasyon). Ang mga tagubilin ay maaaring gamitin bilang gabay sa paghahanda para sa trabaho bilang isang kalihim. Halos lahat ng mga probisyon ng mga tagubilin ay isiwalat sa isang anyo o iba pa sa nilalaman ng aming website. Ang dokumento ay ibinigay para sa pag-download bilang isang template ng Word sa dulo ng artikulo.
1.1. Ang assistant secretary ay inuri bilang isang espesyalista ng organisasyon at tinatanggap at tinanggal sa pamamagitan ng utos ng pangkalahatang direktor.
1.2. Ang assistant secretary ay direktang nag-uulat sa pangkalahatang direktor ng organisasyon.
1.3. Ang mga pangunahing gawain ng secretary-assistant ay suporta sa organisasyon at dokumentasyon para sa mga aktibidad ng pangkalahatang direktor.
1.4. Sa kanyang mga aktibidad, ang secretary-referent ay ginagabayan ng:
- kasalukuyang batas ng Russian Federation;
- Charter ng organisasyon;
— Mga panloob na regulasyon sa paggawa (Mga Regulasyon ng Staff);
— mga probisyon sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon at serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool;
- mga order (mga tagubilin) ng pamamahala ng organisasyon;
- normatibo at metodolohikal na mga materyales sa organisasyon ng trabaho sa opisina;
- paglalarawan ng trabaho na ito.
1.5. Dapat malaman ng kalihim:
- ang istraktura ng organisasyon, ang direksyon ng mga aktibidad nito, ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng mga kinatawan ng pangkalahatang direktor, ang mga apelyido, unang pangalan, patronymics ng mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon, ang magulang na organisasyon, ang mga pangalan ng mga pinuno nito, ang pangunahing mga kasosyong organisasyon at ang kanilang pamamahala;
- pambansang (estado) na mga pamantayan para sa paghahanda ng mga dokumento ng pamamahala;
— mga tuntunin ng pagbabaybay at bantas;
- Mga tagubilin para sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala ng organisasyon;
— mga patakaran para sa pagpapatakbo ng mga kagamitan sa organisasyon at computer;
— Pakikitungo sa negosyo, etika komunikasyon sa negosyo;
— mga patakaran para sa pagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono;
- mga panuntunan sa kaligtasan at proteksyon sa sunog;
— mga pamamaraan ng first aid.
1.6. Ang kalihim ay dapat na:
- sumulat mga liham pangnegosyo(kabilang sa isang wikang banyaga), draft ng mga dokumentong pang-administratibo, panatilihin ang mga minuto;
— isalin ang opisyal na sulat sa isang wikang banyaga ng isang komersyal na kasosyo;
- magtrabaho sa isang computer sa WINDOWS, WORD, EXCEL na kapaligiran, PANANAW;
— gamitin ang database;
— gamitin ang mga kakayahan ng Internet;
- tumanggap at magpadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng fax at e-mail, tuparin pagkopya ng trabaho;
— mag-edit ng mga teksto, magsagawa ng proofreading;
- magsagawa ng mga negosasyon sa negosyo;
— kung sakaling walang inspektor ng tauhan, magsagawa ng trabaho sa suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad ng tauhan ng organisasyon (pagsagawa ng mga order para sa mga tauhan, pagproseso mga kontrata sa pagtatrabaho at iba pang dokumentasyon ng tauhan)
- magtrabaho kasama ang mga kumpidensyal na dokumento. ()
Ang pangunahing gawain ng secretary-referent ay dokumentasyon at Suporta sa Impormasyon mga aktibidad ng pangkalahatang direktor. Para sa layuning ito ang secretary-referent:
2.1. Araw-araw, sa loob ng itinakdang takdang panahon, ay tumatanggap at nagrerepaso ng mga natanggap na dokumento, nirerehistro ang mga ito, pumipili ng mga dokumentong nangangailangan ng agarang pagsasaalang-alang, at inihahanda ang mga ito para sa isang ulat sa Pangkalahatang Direktor.
2.2. Inihahanda ang mga draft na resolusyon para sa mga natanggap na dokumento.
2.3. Sa direksyon ng Pangkalahatang Direktor, nagpaplano ng kanyang araw ng trabaho, nag-aayos at tumutulong sa pagpapatupad nito.
2.4. Araw-araw na sinusubaybayan ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento at oral na tagubilin ng Pangkalahatang Direktor ng mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura; nagpapaalam sa kanya tungkol sa katayuan ng pagpapatupad ng mga order.
2.5. Inihahanda ang mga draft na dokumento sa ngalan ng Pangkalahatang Direktor at ikoordina ang mga ito sa mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura.
2.6. Sinusubaybayan ang pagpapatupad (pagkakumpleto ng pag-apruba, pagkakaroon at pagkakumpleto ng mga attachment) ng mga papalabas na dokumento na isinumite ng mga dibisyon ng istruktura para pirmahan sa Pangkalahatang Direktor.
2.7. Sa ngalan ng Pangkalahatang Direktor, naghahanda ng mga draft na teksto ng kanyang mga talumpati, ulat at papel, ine-edit ang mga ito, at inaayos ang muling pag-print ng mga dokumentong ito.
2.8. Naghahanda ng lingguhang mga ulat ng impormasyon para sa Pangkalahatang Direktor sa mga publikasyon sa press na may kaugnayan sa mga aktibidad ng organisasyon.
2.9. Sinusubaybayan ang mga publikasyon sa industriya (espesyal) na mga publikasyon at nag-compile ng mga pampakay na pagsusuri at abstract sa mga ito at ipinapaalam sa Pangkalahatang Direktor.
2.10. Sinusubaybayan ang kaligtasan ng mga dokumento sa lugar ng pagtanggap ng pangkalahatang direktor at ang kawastuhan ng pagbuo ng file.
2.11. Nakikilahok sa trabaho upang mapabuti ang daloy ng dokumento sa organisasyon, pag-isahin ang dokumentasyon at pagbutihin ang gawain ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool.
2.12. Sa direksyon ng Pangkalahatang Direktor, naghahanda ng mga pagpupulong, tinitiyak ang pagpapatupad at pag-iimbak ng mga minuto.
2.13. Nag-aayos ng pagpapatupad ng mga tagubilin at tagubilin ng Pangkalahatang Direktor para sa pag-book ng mga silid sa hotel, pag-order ng mga tiket sa hangin at tren, at pagtanggap ng mga manlalakbay sa negosyo.
2.14. Inaayos ang gawain ng pagtanggap, kinokontrol ang daloy ng mga bisita, nakapag-iisa na niresolba ang mga isyu tungkol sa posibilidad ng pagtanggap.
2.15. Kinokontrol ang paghahanda ng mga file ng pagtanggap para sa paghahatid sa archive, ang kanilang pagpoproseso bago ang archival, pag-sign ng mga imbentaryo at mga pagkilos para sa pagkasira ng mga dokumento.
2.16. Nagbibigay ng metodolohikal na tulong sa gawain ng mga sekretarya (o mga empleyadong gumaganap ng mga tungkulin ng isang sekretarya) ng mga istrukturang dibisyon. ()
Upang maisagawa ang mga tungkuling itinalaga sa kanya, ang assistant secretary ay obligado na:
3.1. Panatilihin ang pagiging kompidensiyal ng impormasyon.
3.2. Sundin ang mga tagubilin mula sa pamamahala.
3.3. Tiyakin ang pagsunod sa mga alituntunin at regulasyon ng pagpaparehistro at mga deadline para sa paghahanda at pagpapadala ng mga dokumento. .
3.4. Sundin ang mga alituntunin ng komunikasyon sa negosyo, mga pamantayan ng opisyal na etiketa, at opisyal na chain of command.
3.5. Tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento.
3.6. Panatilihin ang isang talaan ng pagdalo ng mga empleyado sa trabaho at isumite ito sa departamento ng accounting. ()
Ang secretary-assistant ng general director ay may karapatan:
4.1. Humiling mula sa mga istrukturang dibisyon ng mga kinakailangang materyales, pati na rin ang mga paliwanag ng mga dahilan ng pagkaantala sa pagkumpleto ng mga gawain at mga tagubilin ng Pangkalahatang Direktor.
4.2. Suriin ang mga dokumento at ipadala ang mga ito para sa pagpapatupad sa mga tagapamahala at mga espesyalista ng negosyo (sa loob ng mga limitasyon na tinukoy sa isang espesyal na listahan ng mga dokumento).
4.3. Atasan ang mga gumaganap na tapusin ang mga dokumentong inihanda sa paglabag sa itinatag na mga patakaran para sa kanilang paghahanda at pagpapatupad.
4.4. Pag-endorso ng mga draft na dokumento na isinumite para pirmahan sa Pangkalahatang Direktor.
4.5. Magsumite ng mga panukala para sa pagsasaalang-alang ng pamamahala upang mapabuti ang suporta sa dokumentasyon ng mga aktibidad ng organisasyon, pagbutihin ang mga anyo at pamamaraan ng gawaing pamamahala batay sa paggamit ng elektronikong teknolohiya.
4.6. Atasan ang pamamahala na lumikha ng mga normal na kondisyon para sa pagganap ng mga opisyal na tungkulin at ang kaligtasan ng mga dokumento na nabuo sa mga aktibidad ng organisasyon.
4.7. Makipagtulungan sa mga dokumentong may kumpidensyal na kalikasan.
4.8. Malayang lutasin ang mga isyu na may kaugnayan sa mga hindi nakaiskedyul na pagbisita mula sa mga mamamayan at mga tawag sa telepono.
4.9. Gumawa ng mga panukala sa pamamahala tungkol sa mga parusa at gantimpala para sa mga empleyado ng secretariat.
4.10. Makilahok sa pagpili at paglalagay ng mga subordinate na empleyado. ()
Ang assistant secretary ay responsable para sa:
5.1. Ang kalidad ng mga dokumentong isinumite sa CEO para pirmahan.
5.2. Ang pabaya, pabaya sa mga opisyal na tungkulin ng isang tao.
5.3. Seguridad ng dokumentasyon, pagsisiwalat ng kumpidensyal na impormasyon.
5.4. Paglabag sa mga regulasyon sa paggawa. Mga tagubilin para sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala ng organisasyon.
5.5. Iligal na paggamit ng ipinagkaloob na mga karapatan, pati na rin ang paggamit ng mga ito para sa mga personal na layunin. ()
Sa kanyang mga aktibidad, ang secretary-assistant ng general director ay nakikipag-ugnayan sa:
6.1. Sa mga yunit ng istruktura sa mga isyu ng pagkuha ng kinakailangang impormasyon at magkasanib na paghahanda ng mga dokumento.
6.2. Gamit ang ligal na serbisyo sa mga isyu ng koordinasyon ng mga draft na administratibong dokumento.
6.3. Sa mga mas mataas na antas na organisasyon, kasama ang mga third-party na organisasyon, awtoridad at pamamahala sa mga isyu ng pagkuha at pagbibigay ng mga dokumento, pag-aayos ng mga pagpupulong at mga contact ng General Director. ()
7.1. Mas mataas na propesyonal na edukasyon (dokumentasyon, ekonomiya o legal na edukasyon).
7.2. Paggamit ng makabagong teknolohiya ng organisasyon at komunikasyon.
7.3. Kaalaman sa isang wikang banyaga (Ingles, Aleman).
7.4. Hindi bababa sa isang taon na karanasan sa trabaho bilang isang sekretarya. ()
Sa itaas ay ang paglalarawan ng trabaho ng secretary-assistant, na inihanda batay sa antas C at D ng dokumento EAPS- European Association of Professional Secretaries- isinasaalang-alang ang mga kakaibang gawain sa mga organisasyon, maliit at katamtamang laki ng mga negosyo sa Russia.
Ang mga rekomendasyon ay nagbibigay ng apat na antas (A, B, C, D) ng pag-akyat sa career ladder para sa isang nagsisimulang empleyado - mula sa secretary-typist (level A), secretary (level B), secretary-assistant (level C) hanggang sa opisina manager (level D) .
Gaya ng sinabi, ang mga tagubilin ay kinabibilangan ng pagbabago nito batay sa mga detalye ng isang partikular na organisasyon ( istraktura ng organisasyon, dami ng daloy ng dokumento, atbp.). Batay sa paglalarawan ng trabaho na ito sa pamamagitan ng pagbabawas ng ilang mga function na ibinigay para dito, halimbawa, pagsasagawa ng mga negosasyon sa negosyo, pagsasalin ng opisyal na dokumentasyon sa wikang banyaga at ilang iba pa, ang isang paglalarawan ng trabaho para sa sekretarya ay maaaring iguhit at, sa kabaligtaran, sa pamamagitan ng pagdaragdag ng ilang mga function; tulad ng pagbitay gawaing administratibo, pag-aayos ng mga presentasyon, nangungunang mga pagpupulong, atbp., ang isang paglalarawan ng trabaho ay inihanda para sa pinuno ng opisina, ang pinuno ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, at panghuli ang tagapamahala ng opisina.
( )