Pamamahala ng elektronikong dokumento para sa maliliit na negosyo. Ang NauDoc ay isang libreng electronic document management system para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo. Mga praktikal na pagsusuri. Pinagsamang mga sistema ng automation ng dokumento

Paano sasagutin ang tanong na "Bakit kailangan ng iyong kumpanya ang pamamahala ng elektronikong dokumento?" hindi bababa sa kalahati ng tagumpay ng proyekto upang ipatupad ang isang electronic document management system (EDMS) ay nakasalalay. Kakatwa, madalas na maririnig mo ang isang sagot tulad ng: "Ang isang kakumpitensya/kasosyo ay mayroon na nito - bakit tayo mas masahol pa?" Ngunit kung magtatakda ka ng ganoong layunin para sa pagpapatupad ng EDMS, malamang na hindi kahanga-hanga ang mga resulta.

Kaya, anong mga layunin ang maaaring magkaroon ng isang kumpanya kapag nagpapatupad ng isang EDMS? Isaalang-alang natin ang mga posibleng opsyon.

Dahil ang pagkamit ng bawat isa sa mga layuning ito ay patuloy na nagdaragdag sa badyet ng proyekto ng automation at ang mga panganib na hindi matagumpay na makumpleto ang proyekto, ang pagtatakda ng mga labis na layunin ay dapat tratuhin nang may matinding pag-iingat.

Ang isa pang karaniwang pagkakamali kapag nagpapatupad ng isang sistema ay ang pag-asa na ang automation mismo ay makakatulong sa pag-optimize ng proseso ng daloy ng dokumento mismo. Ngunit tulad ng sinasabi ng mga programmer sa mga ganitong kaso: "Kapag nag-automate ng kaguluhan, makakakuha ka lamang "awtomatikong kaguluhan"».

Sa pamamagitan ng paraan, isang mahalagang tala tungkol sa pagbuo ng badyet ng proyekto: dapat itong kalkulahin batay sa kabuuang bilang ng mga empleyado ng kumpanya. Ang mga pilot na proyekto tulad ng "subukan natin ito sa isang departamento" sa karamihan ng mga kaso ay hindi makakatulong upang maunawaan kung ang kumpanya ay nangangailangan ng electronic na pamamahala ng dokumento o hindi.

Kapag ang layunin ay naitakda at ang mga gawain sa automation ay tinukoy, maaari kang magpatuloy sa susunod na yugto - pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

Paano pumili?

Halos hanggang sa ikalawang kalahati ng 2000s, ang EDMS market sa Russia ay nakatuon lamang sa mga malalaking kliyente na walang pagpipilian: mayroong isang napakaliit na hanay ng "naka-box" na EDMS na angkop para sa pagpapatupad sa mga kumpanya ng ganitong laki; . Bukod dito, sa karamihan ng mga kaso, ang mga EDMS na ito ay mga stripped-down na bersyon lamang ng "malalaki" na mga sistema, na nangangahulugang ang halaga ng pagbili at pagpapanatili, at ang pagiging kumplikado ng paggamit ay hindi sapat sa mga inaasahan ng maliliit at katamtamang laki ng mga kumpanya.

Sa nakalipas na mga taon, ang merkado ng EDMS para sa maliliit at katamtamang laki ng mga kumpanya ay lumawak nang malaki: ang mga supplier ay nakabuo ng isang pananaw para sa pag-automate ng daloy ng dokumento ng mga maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo, at maraming mga bagong solusyon ang lumitaw na partikular na naka-target sa segment ng merkado na ito. Samakatuwid, ang pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ngayon ay medyo mahirap na gawain. Subukan nating i-systematize ang proseso ng pagpili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento batay sa mga layunin na itinakda ng kumpanya para sa sarili nito kapag nagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Ang lahat ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay maaaring nahahati sa 3 malalaking grupo:

1. Mga sistema para sa pag-aayos ng mga archive (imbakan) ng mga dokumento.
2. Mga sistema ng automation ng opisina na may mga elemento ng daloy ng dokumento.
3. Pinagsamang mga sistema ng automation ng dokumento.

Karamihan sa mga modernong EDMS ay naglalaman ng mga elemento ng bawat isa sa tatlong grupo, ngunit ang "mga ganap na unibersal" ay bihira. Bilang isang tuntunin, ang bawat sistema ay nakatuon sa pag-automate ng isang partikular na pangkat ng mga proseso.

1. Mga sistema para sa pag-aayos ng mga archive ng dokumento

Ang terminong "archive (imbakan) ng mga dokumento" ay may dalawang kahulugan. Ang mga ganitong sistema ay nangangahulugang:

• Mga espesyal na sistema para sa pag-iimbak at pagproseso ng napakalaking dami ng mga dokumento. Ang ganitong mga sistema ay kinakailangan para sa isang makitid na bilog ng mga kumpanya, halimbawa, mga organisasyon ng serbisyo sa masa ( mga pampublikong kagamitan, pampublikong sektor, insurance, kredito at sektor ng pagbabangko). Walang ganoong mga sistema; nalulutas nila ang isang medyo makitid na hanay ng mga problema, at hindi namin isasaalang-alang ang mga ito sa artikulong ito.
• "Magaan" na mga sistema ng pamamahala ng dokumento na nagbibigay basic functionality lang nagtatrabaho sa mga dokumento: sentralisadong imbakan ng mga file ng dokumento at organisasyon ng access ng empleyado sa kanila.

Kung pinag-uusapan natin ang isang archive ng dokumento bilang isang "magaan" na sistema ng daloy ng dokumento, kung gayon ang mga sumusunod na solusyon ay ang pinakasikat sa diskarteng ito sa pag-automate ng daloy ng dokumento:

Sa pangkalahatan, ang pag-aayos ng daloy ng dokumento sa anyo ng isang "archive ng dokumento" ay may katuturan para sa mga maliliit na negosyo (na may kawani ng pamamahala na mas mababa sa 10 tao) o para sa mga negosyo na may maliit na dami ng daloy ng dokumento (hanggang sa 10-20 mga dokumento bawat buwan). Ang pangunahing bonus ng naturang mga sistema ay ang kanilang mababang gastos at kadalian ng paggamit.

2. Mga sistema ng automation ng opisina na may mga elemento ng daloy ng dokumento

Binubuo na ngayon ng mga sistema ng automation ng opisina na may mga elemento ng daloy ng dokumento ang karamihan sa mga inaalok sa merkado ng Russia SED. Mga karaniwang pag-andar ng mga system sa pangkat na ito:

• Archive ng dokumento:
• imbakan at pag-archive ng mga dokumento,
• paghahanap sa pamamagitan ng mga detalye ng pagpaparehistro at mga control card ng mga dokumento, full-text na paghahanap sa pamamagitan ng mga dokumento,
• pag-scan at pagkilala ng dokumento;
• gawain sa opisina(sa grupong ito ng mga system ang office automation unit ay ang pinaka-binuo):
• pagpaparehistro ng mga dokumento,
• organisasyon ng nomenclature ng mga kaso,
• pagkakaiba ng mga karapatan sa pag-access.
• Daloy ng dokumento:
• pagruruta ng dokumento,
• pagbibigay ng mga tagubilin,
• visualization ng mga proseso ng negosyo.

Ang lahat ng mga sistema ay may halos magkaparehong mga katangian, ngunit ang bawat isa, siyempre, ay may sariling mga kalamangan sa kompetisyon. Detalyadong impormasyon ang impormasyon tungkol sa mga system ay maaaring makuha mula sa website na http://www.doc-online.ru at sa mga website ng mga tagagawa ng EDMS.

3. Pinagsamang mga sistema ng automation ng dokumento

Ang pangkat ng mga system na ito ay ang pinaka "malakas" sa pag-automate ng mga prosesong nauugnay sa daloy ng dokumento at pamamahala sa pagpapatakbo negosyo - pag-isyu at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order, mga dokumento sa pagruruta, atbp.

Ang pagpapatupad ng naturang EDMS ay sa halip ay makatwiran sa malalaking organisasyon (holdings) dahil sa ang katunayan na ang mga sistema ng klase na ito ay binuo lamang upang mag-order, at samakatuwid ay may mataas na gastos, medyo mahirap na makabisado, at nangangailangan ng pakikilahok ng mga espesyalista sa IT sa panahon ng pagpapatupad. Gayunpaman, ang pagpili ng EDMS ng pangkat na ito ay nagbibigay din ng mahusay na mga pagkakataon para sa pagbabago ng sistema upang umangkop sa mga pangangailangan ng kumpanya posible na lumikha ng isang sistema na balanse sa mga pag-andar kapwa sa larangan ng trabaho sa opisina at sa larangan ng daloy ng dokumento;

Anong susunod?

Kapag napagpasyahan mo na ang iyong mga paboritong bilhin, huwag kalimutang isaalang-alang ang mga sumusunod na aspeto, na tiyak na makakaapekto sa tagumpay ng proyekto ng pagpapatupad ng EDMS:

• Alamin kung ano ang sistema mga pagkakataon para sa paglago para habang lumalaki ang laki ng negosyo, hindi mo na kailangang gumastos ng pera sa pagpapatupad ng bagong EDMS.
• Kapag inihambing ang halaga ng mga sistema tantyahin ang buong halaga proyekto. Kadalasan, ang isang makabuluhang bahagi ng gastos ay nakatago sa mga karagdagang module, software ng imprastraktura, mga serbisyo ng survey, pagpapatupad at pagpapanatili ng system.
• Bago ang pagbili tingnan ang sistemang "live", at mas mabuti pa - mula sa mga kliyente ng provider ng solusyon. wala magandang presentation o ang isang "laboratoryo" na pagpapakita ng sistema ay hindi magpapakita ng mga tunay na tampok ng pagtatrabaho dito.
• Ang ilan sa mga sistema sa merkado ay tinatawag na "naka-box" SED. Nangangahulugan ito ng kakayahang mag-install at mag-configure ng system nang mag-isa. Gawin ang matematika, ang pagpipiliang ito ay maaaring maging mas kumikita, kahit na kailangan mong ipadala ang iyong mga espesyalista sa IT para sa pagsasanay.
• Siguraduhin na ang mga empleyado ng iyong kumpanya ay "hilahin" ang sistema- Ang anumang automation ay karaniwang humahantong sa isang pagtaas sa dami ng trabaho, lalo na sa yugto ng pagpapatupad. Kung ang kumpanya ay may kakulangan ng mga tauhan, kinakailangan na dagdagan ang bilang nito o pumili ng isang EDMS na may mas simpleng mga pag-andar.
• Pamamaraan ng pagpapatupad ng system- isang mahalagang elemento ng tagumpay ng proyekto. Bago bumili ng system, siguraduhing planuhin ang yugtong ito nang maaga at talakayin ang mga tampok nito sa provider ng solusyon! Kadalasan, nang walang maingat na pag-aaral ng yugtong ito, ang EDMS ay nakabitin bilang isang "patay na timbang" sa kumpanya.

Ang pagpapakilala ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay isang responsableng hakbang para sa isang kumpanya, lalo na para sa katamtaman at maliliit na kumpanya, kung saan ang anumang mga gastos ay may kapansin-pansing epekto sa kanilang "sigla." Samakatuwid, ang tamang pagpili ng EDMS at provider ng solusyon, na isinasaalang-alang ang mga kakaibang gawain ng mga maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo, ay isang napakahalagang kadahilanan. Sa artikulong ito sinubukan naming magbigay ng ideya ng kasalukuyang estado EDMS market para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo at tumulong sa pagpili ng tamang electronic document management system. Nais kong tagumpay ka.

I-collapse ang Palabas

Kapag pumipili ng isang EDMS, maaari kang pumunta sa mga website http://www.doc-online.ru at http://www.docflow.ru para sa analytical na impormasyon, pati na rin nang direkta sa mga developer:

• System na "BOSS-Referent" ng kumpanya ng IT. Website http://www.boss-referent.ru
• System "DELO" ng kumpanyang "EOS". Website http://www.eos.ru
• Sistema ng pamamahala ng dokumento ng Euphrates mula sa Cognitive Technologies. Website http://www.evfrat.ru
• System "CompanyMedia" ng kumpanya ng InterTrust. Website http://www.intertrust.ru
• System "NauDoc" ng kumpanyang "Naumen". Website http://www.naumen.ru
• Akta system mula sa DuxSoft. Website http://www.duxsoft.ru

Ang pagkawalang-kilos ng mga gawi ng tao ay ang pangunahing balakid sa pagpapatupad ng mga electronic document management system (EDMS) sa mga negosyo. Ang kanilang mga pakinabang ay malapit nang maging mapagpasyahan kompetisyon, kaya ngayon kailangan mong mag-isip tungkol sa paglilipat ng trabaho sa opisina sa mga digital na riles.

Legal na batayan ng EDS

Ang mga malalaking negosyo na may malawak na network ng sangay ay mabilis na lumilipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, na pinadali ng pagkakaroon ng sapat balangkas ng pambatasan.

Ang mga batas na kumokontrol sa gawain ng EDMS ay:

1. No. 149-FZ "Sa impormasyon, impormasyon, at proteksyon ng impormasyon."
2. 63-FZ "Sa Electronic Signatures".
3. No. 263-FZ "Sa pag-aalis ng mga paghihigpit sa daloy ng elektronikong dokumento."
4. Civil Code.
5. Kodigo sa Pamamaraan ng Arbitrasyon.

Ang mga direktang pambatasan na pamantayan ay pareho para sa lahat, ngunit kapag nagpapatupad ng isang EDS, ang isang negosyo ay dapat ding bumuo ng isang bilang ng mga panloob na dokumentong pang-administratibo:

• mga regulasyon para sa paggamit ng mga digital na lagda;
• mga patakaran ng korporasyon ng pamamahala ng elektronikong dokumento na may isang algorithm para sa paglutas ng mga kontrobersyal na sitwasyon;
• dokumento sa pagsunod sa mga patakaran, na dapat lagdaan ng lahat ng empleyado.

Ang mga empleyado ng kumpanya ay kinakailangan na gumamit lamang ng mga sertipikadong digital na lagda at mga tool sa proteksyon ng cryptographic na impormasyon. Ang pagsunod sa panuntunang ito at ang pagkakapare-pareho ng legislative framework ay ginagawang posible na gawing legal ang mga aksyon ng empleyado sa corporate EDMS.

Ang kakanyahan at pag-andar ng EDMS

Ang electronic document management system ay isang automated na workflow management system na nagpapahintulot sa mga empleyado na makipag-ugnayan sa pamamagitan ng mga digital na device nang hindi gumagamit ng paper media.

Ang mga pangunahing pag-andar ng EDMS ay:

• paglikha, paglilipat, pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento (ED);
• digitalization ng mga dokumento sa papel;
• paglikha ng isang card ng dokumento na may mga katangian nito;
• pagbuo ng mga dokumento batay sa handa na mga template na may ibinigay na mga katangian;
• maghanap ng mga dokumento sa isang sentralisadong database;
• pagruruta ng dokumento;
• kontrol sa pagtanggap ng dokumento at ang pagpapatupad ng mga tagubiling nakapaloob dito;
• pagpapanatili ng mga journal, classifier;
• pag-convert ng ED sa mga katugmang format;
• awtomatikong pagpaparehistro ng papasok na dokumentasyon;
• pagpapadala ng mga abiso;
• pag-apruba ng mga dokumento;
• kolektibong gawain sa ED;
• pakikipag-ugnayan sa pamamagitan ng elektronikong dokumentasyon sa mga katapat ng kumpanya;
• pagbuo ng mga ulat sa pagpapatupad at paggalaw ng mga dokumento.

Ang isang mahalagang parameter ng EDMS ay ang modularity nito, na nagpapahintulot sa iyo na palawakin ang pag-andar nang wala makabuluhang pagbabago pangunahing mga setting.

Mga uri ng EDMS

Malinaw, malaki mga negosyong pang-industriya at mayroon ang mga kumpanyang pangkalakal iba't ibang mga kinakailangan sa SED. Iyon ang dahilan kung bakit nahahati ang mga produkto ng software sa dalawang kategorya, depende sa standardisasyon ng mga proseso ng trabaho:

• "nakahon";
• basic na may malawak na posibilidad pagsasaayos.

Ang mga produktong "boxed" ay idinisenyo para sa, mga operasyon ng bodega, mga proseso sa opisina at maliliit na industriya. Nangangailangan lamang sila ng modular na pagsasaayos at ang pagpapakilala ng pangunahing impormasyon.

Ang kanilang mga tampok:

• mabilis na pag-setup;
• standardized na pagsasanay;
• walang kinakailangang pagbabago;
• mababang gastos sa pagpapanatili.

Ang mga pangunahing platform ay naka-deploy sa malalaking negosyo na may natatanging organisasyon at istraktura ng produksyon. Ang nasabing EDMS ay nangangailangan ng mahabang pag-unlad, kasama ang sariling mga espesyalista sa IT ng customer.

Mayroon silang mga sumusunod na katangian:

• ang kakayahang umangkop sa mga partikular na proseso ng negosyo;
• paglikha ng karagdagang mga module ng software ayon sa mga kinakailangan ng customer;
• pagbabago ng interface;
• kahirapan sa pagpaplano ng gastos dahil sa kawalan ng kakayahang tantiyahin ang halaga ng mga pagpapabuti.

Para sa karamihan ng maliliit na negosyo at mga organisasyong pangkalakalan Sapat na ang mga karaniwang "out of the box" na solusyon.

Mga kalamangan ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Ang pagsasalin ng daloy ng dokumento ng isang enterprise sa electronic form ay nagbibigay sa kumpanya ng mga pakinabang sa ilang antas ng organisasyon. Pinapayagan ka ng EDMS na pasimplehin ang gawain ng parehong pamamahala at ordinaryong empleyado.

Mga Pakinabang sa Taktikal

Pinapayagan ka ng pamamahala ng elektronikong dokumento na bawasan ang kasalukuyang mga gastos sa pagpapatakbo ng isang negosyo. Kapag nagpasya na mag-install ng isang EDMS sa buong enterprise, inirerekomenda na sukatin ang pagiging produktibo ng mga empleyado bago ipatupad ang system. Maaari mong kalkulahin ang oras para sa pagkumpleto ng mga gawain sa template, pag-apruba ng mga panukala, at paghahanap ng mga kinakailangang dokumento. Hiwalay, maaari mong matukoy ang kasalukuyang mga gastos ng kagamitan sa opisina at stationery.

Batay sa kahusayan ng mga pangunahing proseso ng kumpanya, ang mga sumusunod na bentahe ng EDMS ay naka-highlight:

1. Pagpapalaya ng pisikal na espasyo sa mga workstation ng user.
2. Pagbabawas ng gastos sa pag-upa ng mga lugar ng archival.
3. Pagtitipid ng oras ng mga manggagawa sa pagkopya ng mga dokumento, pagproseso ng mga ito, at paglalagay ng mga ito sa mga journal.
4. Pagbabawas ng mga gastos para sa papel at mga materyales para sa pagkopya ng mga kagamitan.
5. Pagbabawas ng oras na kinakailangan upang ilipat ang mga dokumentong papel sa pagitan ng mga departamento.
6. Pagtitipid ng oras ng empleyado sa pamamagitan ng ganap na pag-automate ng bahagi ng mga proseso ng pagpapatakbo.
7. Pagtaas ng produktibidad ng empleyado sa pamamagitan ng pagbabawas ng nakagawiang trabaho.

Ang mga taktikal na bentahe ng EDMS ay nagpapadali sa trabaho ng mga ordinaryong empleyado, kaya sila ang unang makakapansin ng mga pagpapabuti.

Mga Madiskarteng Kalamangan

Ang mga madiskarteng layunin kapag nagpapatupad ng isang EDMS ay nakakaapekto sa mga pangunahing proseso ng negosyo: mga tagapagpahiwatig ng kita, bilis at pagiging epektibo ng mga komunikasyon sa mga katapat, proteksyon ng komersyal na impormasyon.

Sa mga lugar na ito, maaaring makilala ang mga sumusunod na pakinabang ng pamamahala ng elektronikong dokumento:

1. Paglikha ng isang sentralisadong espasyo ng impormasyon na may ED database at kinokontrol na malayuang pag-access dito.
2. Pabilisin ang paghahanap para sa impormasyon sa pamamagitan ng mga katangian.
3. Posibilidad ng komprehensibong proteksyon ng komersyal na impormasyon sa isang computer network.
4. Pagtaas ng transparency ng mga proseso ng trabaho, pagpigil sa mga scheme ng katiwalian.
5. Posibilidad ng magkatulad na pag-apruba ng mga panloob na dokumento.
6. Malayong pag-access sa mga proseso ng trabaho sa labas ng lugar ng trabaho.
7. Tumaas na seguridad ng mga dokumento at ang imposibilidad ng palsipikasyon ng mga ito.
8. Isang matalim na pagtaas sa pagpapatupad ng mga order dahil sa online na pagsubaybay sa mga aksyon ng empleyado.

Ang mga madiskarteng bentahe ay nag-aambag sa paglago ng pamamahala at imahe ng kumpanya, na nagbibigay ng makabuluhang benepisyo sa pag-akit ng mga bagong customer.

Mga benepisyo para sa mga ordinaryong gumagamit

Ang mga pangmatagalang regular na operasyon ay kinikilala bilang nakakapinsala sa kalusugan at makabuluhang binabawasan ang pagiging produktibo. Monotonous na pagproseso ng mga kahilingan at dokumento sa iba't ibang programa nakakaabala mula sa mga responsibilidad, kumukuha ng malaking bahagi ng oras ng pagtatrabaho.

Ang EDMS ay may ilang mga pakinabang para sa paglutas ng mga problema ng user na ito:

1. Maginhawang lokasyon ng ED sa archive, na nagbibigay-daan sa iyong mahanap ang mga ito ayon sa mga katangian sa loob ng 1-2 minuto.
2. Regulasyon ng mga proseso ng pagpapatakbo. Bilang resulta, natatanggap lamang ng empleyado ang mga gawain na kinakailangan niyang gawin ayon sa paglalarawan ng trabaho.
3. Pinapabilis ang pagbagay ng mga bagong empleyado sa mga proseso ng trabaho sa pamamagitan ng pag-automate ng inter-corporate na interaksyon.
4. Posibilidad ng pagkuha ng impormasyon tungkol sa kadena ng mga pag-apruba at mga yugto ng pagpapatupad ng proyekto.
5. Pagbawas ng mga nakagawiang operasyon sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng mga kapaligiran sa trabaho sa mga computer, paggamit ng mga template, pag-aalis sa yugto ng pag-print ng mga dokumento at pagpirma sa mga ito.

Ang pagbawas sa bilang at tagal ng mga di-tiyak na operasyon ay nagbibigay-daan sa iyong direktang maglaan ng oras sa mga proseso ng trabaho na nangangailangan ng mataas na kwalipikasyon.

Mga benepisyo para sa istraktura ng IT ng enterprise

Kapag nagpapatupad ng EDMS, isinama ito sa umiiral na imprastraktura ng IT, na nagbibigay ng mga sumusunod na pakinabang:

• pinapadali ang kontrol sa system, pagbabawas mga kinakailangan sa kwalipikasyon sa tagapangasiwa nito;
• ang kakayahang mag-configure ng mga bagong template at mga ruta ng dokumento nang walang karaniwang mga tool sa programming;
• pagsasama-sama ng ilang mga aplikasyon sa isang solong kapaligiran sa pagtatrabaho;
• ang kakayahang sukatin ang sistema nang walang karagdagang gastos;
• hindi na kailangang palitan ang mga kasalukuyang computer;
• komprehensibong proteksyon ng network laban sa malware.

Kasama sa EDMS ang ilang partikular na pamumuhunan sa kapital sa teknikal na paraan, ngunit binabayaran nila ang kanilang sarili sa maikling panahon.

Nagiging tugma ang hardware ng computer, na nagreresulta sa pagtaas ng paggamit ng mapagkukunan.

Mga benepisyo para sa mga tagapamahala

Ginagawa ng pamamahala ng elektronikong dokumento mahusay na trabaho kawani ng pamamahala dahil sa mga sumusunod na pakinabang ng system:

1. EDMS mobility, kakayahang ma-access ang ED sa pamamagitan ng mga malalayong computer sa mga business trip.
2. Maginhawang pagsubaybay sa mga empleyado gamit ang mga ulat sa kanilang kahusayan sa trabaho, pagiging produktibo at napapanahong pagpapatupad ng mga takdang-aralin.
3. sa pamamagitan ng pagsasama sa .
4. Pagpapabilis ng mga pamamaraan ng logistik sa pagitan ng mga supplier at mamimili kapag pagbabahagi SED. Posibleng makipagpalitan ng pangunahing ED sa pamamagitan ng pagkonekta sa isang panlabas na operator na ginagarantiyahan ang legal na pagiging lehitimo ng mga dokumento.
5. Ang pagbibigay ng access sa impormasyon sa pananalapi ng eksklusibo sa mga nangungunang tagapamahala, hindi kasama ang secretariat.
6. Pagbabawas ng posibilidad na mawala ang mahahalagang dokumento.

Ang manager ay palaging maaaring mag-log in sa system at bumuo ng isang ulat sa pagganap ng bawat empleyado.

Ang kamalayan ng mga empleyado sa katotohanang ito ay hindi nagbibigay sa kanila ng pagkakataong magpahinga at isipin ang kanilang sariling negosyo.

Mga disadvantages ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Ang pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang negosyo ay mayroon ding mga kakulangan nito. Sila ang pumipigil sa mga maliliit na negosyo mula sa pagpapakilala ng mga full-scale na operasyon at pamamahala ng warehouse batay sa EDMS.

Ang mga disadvantages ay kinabibilangan ng:

1. Posibilidad ng katiwalian sa database ng hindi kilalang malisyosong code. Maaaring malutas ng regular na pag-back up ng impormasyon sa mga device na hindi nakakonekta sa network ang disbentaha na ito.
2. Ang hirap i-adapt ang mga empleyadong may edad 40+ sa digital form ng pakikipag-ugnayan.
3. Mataas na presyo. Ang presyo ng isang domestic EDMS para sa maliliit na negosyo ay mula $1,000 hanggang $10,000.
4. Bumababa ang bisa ng EDMS sa kawalan ng daloy ng elektronikong dokumento sa mga katapat ng kumpanya.
5. Ang benepisyo ng sistema sa mga compact na opisina na walang karagdagang mga yunit ng trabaho at lugar ay kaduda-dudang.
6. Ang pangangailangan para sa pagdoble ng ED sa sa anyong papel kapag nagtatrabaho sa ilang mga katapat.

Ang mga pagkukulang na ito ay higit sa lahat dahil sa pagkaantala sa pagpapatibay ng kinakailangan mga legal na pamantayan at ang mababang antas ng pagtagos ng EDMS sa kapaligiran ng negosyo. Ngunit ang mga uso ay nagpapahiwatig na sa 10-20 taon, ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang negosyo ay ituturing na higit na panuntunan kaysa sa pagbubukod.

Paano pumili ng tamang EDMS?

Ang pagpili ng isang EDMS ay hindi madali, dahil malaki ang posibilidad na makabili ng maling produkto o pumasok sa isang kasunduan sa isang walang kakayahan na kumpanya.

Samakatuwid, kapag nagpasya na bumili ng isang programa sa pamamahala ng elektronikong dokumento, kinakailangang isaalang-alang ang isang bilang ng mga katangian nito:

1. Oras ng pagpapatakbo ng tagagawa ng EDMS sa merkado ng Russia. Upang umangkop sa pambansang batas, ang mga taon ng praktikal na karanasan sa pagpapatupad ng mga naturang sistema ay kinakailangan.
2. Pagsunod sa mga pamantayan ng industriya.
3. Pagkakatugma sa istraktura ng kumpanya.
4. Posibilidad at gastos ng karagdagang suporta ng produkto ng software.
5. Scalability ng EDMS kapag pinalawak ang enterprise.
6. Availability ng dokumentasyon para sa configuration ng software sa mga full-time na IT specialist.
7. Antas ng seguridad ng impormasyon.
8. Mga opsyon sa pag-backup ng data
9. Oras ng pagbawi pagkatapos ng mga pagkabigo.

Upang gawin ang huling pagpili ng isang kumpanya na magpapatupad ng isang EDMS, inirerekumenda na pag-aralan ang ilang mga provider, pag-aralan ang mga demo na materyales at hilingin na mag-install ng demo na bersyon ng software. Kapag gumagawa ng desisyon, mahalagang isaalang-alang ang mga gastos sa pag-update ng kagamitan at ang antas bokasyonal na pagsasanay sariling mga espesyalista sa IT.

Mga kahirapan sa pagpapatupad ng EDMS

Ang proseso ng pagpapatupad ng EDMS sa Russia ay naiimpluwensyahan ng paggamit ng mga gumagamit ng maraming hindi lisensyadong mga programa, ang kanilang hindi pagkakatugma at pagkalat. manu-manong kontrol mga pamamaraan sa negosyo.

Bilang resulta, nahaharap ang mga provider ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga sumusunod na paghihirap sa mga negosyo:

1. Iba't ibang mga format ng pag-iimbak ng data sa iba't ibang departamento.
2. Kakulangan ng structured na impormasyon sa mga application na ginamit.
3. Hindi regulated na sistema ng pag-access ng empleyado sa mga partikular na proseso ng negosyo. Karaniwang anyo mga paglalarawan ng trabaho hindi gaanong nakakatulong sa organisasyon ng EDMS.
4. Ang daloy ng impormasyon ay napuno ng mga burukratikong pamamaraan at pag-apruba.
5. Nag-crash dahil sa pag-iimbak ng data sa iba't ibang mga application.
6. Kamangmangan sa computer ng mga empleyado ng enterprise at sabotahe ng mga kaganapan sa pagsasanay sa antas ng performer.
7. Hindi pagsunod sa EDMS sa mga pamantayan at by-law ng industriya.

Upang lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, hindi sapat ang isang malakas na desisyon ng pamamahala. Kailangan ng systemic overhaul mga responsibilidad sa trabaho empleyado at istraktura ng pamamahala ng kumpanya. Ang pagsasama sa isang sistema na dapat i-install ayon sa batas ay kanais-nais.

Ang isang mahalagang direksyon sa pagpapatupad ng EDMS ay mahigpit patakaran ng tauhan laban sa mga empleyadong walang kakayahan at hindi sanay. Dahil ang kanilang pag-aatubili na magtrabaho ayon sa mga bagong prinsipyo ay makabuluhang tataas ang mga gastos sa proseso ng pagpapatupad at suporta sa elektroniko. Ang EDMS ay dapat makipag-ugnayan sa mga tao sa loob ng isang mekanismo, kaya ang mga elementong hindi gumagana nito ay dapat na itama o palitan sa isang napapanahong paraan.

Meron kami handa na solusyon at kagamitan para sa

Subukan ang lahat ng mga tampok ng platform ng ECAM nang libre

Kasunduan sa privacy

at pagproseso ng personal na data

1. Pangkalahatang Probisyon

1.1. Ang kasunduang ito sa pagiging kumpidensyal at pagproseso ng personal na data (mula rito ay tinutukoy bilang ang Kasunduan) ay malayang tinanggap at sa sarili nitong malayang kalooban, at nalalapat sa lahat ng impormasyon na Insales Rus LLC at/o mga kaakibat nito, kabilang ang lahat ng taong kasama sa parehong grupo sa LLC "Insails Rus" (kabilang ang LLC "EKAM Service") ay maaaring makakuha ng impormasyon tungkol sa User habang ginagamit ang alinman sa mga site, serbisyo, serbisyo, computer program, produkto o serbisyo ng LLC "Insails Rus" (mula rito ay tinutukoy bilang ang Mga Serbisyo) at sa panahon ng pagpapatupad ng Insales Rus LLC anumang mga kasunduan at kontrata sa User. Ang pahintulot ng User sa Kasunduan, na ipinahayag niya sa loob ng balangkas ng mga relasyon sa isa sa mga nakalistang tao, ay nalalapat sa lahat ng iba pang nakalistang tao.

1.2.Ang paggamit ng Mga Serbisyo ay nangangahulugan na sumasang-ayon ang User sa Kasunduang ito at sa mga tuntunin at kundisyon na tinukoy doon; sa kaso ng hindi pagkakasundo sa mga tuntuning ito, ang Gumagamit ay dapat umiwas sa paggamit ng Mga Serbisyo.

"Insales"- Lipunan na may limitadong pananagutan"Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, checkpoint 771401001, nakarehistro sa address: 125319, Moscow, Akademika Ilyushina St., 4, gusali 1, opisina 11 (mula rito ay tinutukoy bilang "Insails") At

"User" -

o indibidwal pagkakaroon ng ligal na kapasidad at kinikilala bilang isang kalahok sa sibil na ligal na relasyon alinsunod sa batas ng Russian Federation;

o nilalang, nakarehistro alinsunod sa batas ng estado kung saan ang naturang tao ay residente;

o indibidwal na negosyante nakarehistro alinsunod sa mga batas ng estado kung saan ang naturang tao ay isang residente;

na tumanggap sa mga tuntunin ng Kasunduang ito.

1.4. Para sa mga layunin ng Kasunduang ito, ang mga Partido ay nagpasiya na ang kumpidensyal na impormasyon ay impormasyon sa anumang kalikasan (produksyon, teknikal, pang-ekonomiya, organisasyon at iba pa), kabilang ang mga resulta ng intelektwal na aktibidad, pati na rin ang impormasyon tungkol sa mga pamamaraan ng pagpapatupad propesyonal na aktibidad(kabilang, ngunit hindi limitado sa: impormasyon tungkol sa mga produkto, gawa at serbisyo; impormasyon tungkol sa mga teknolohiya at gawaing pananaliksik; impormasyon tungkol sa mga teknikal na sistema at kagamitan, kabilang ang mga elemento ng software; mga pagtataya sa negosyo at impormasyon tungkol sa mga iminungkahing pagbili; mga kinakailangan at detalye ng mga partikular na kasosyo at potensyal na kasosyo; impormasyong nauugnay sa intelektwal na ari-arian, pati na rin ang mga plano at teknolohiyang nauugnay sa lahat ng nasa itaas) na ipinaalam ng isang partido sa isa pa sa pamamagitan ng pagsulat at/o elektronikong anyo, malinaw na itinalaga ng Partido bilang kumpidensyal na impormasyon nito.

1.5. Ang layunin ng Kasunduang ito ay upang protektahan ang kumpidensyal na impormasyon na ipapalitan ng mga Partido sa panahon ng mga negosasyon, pagtatapos ng mga kontrata at pagtupad ng mga obligasyon, pati na rin ang anumang iba pang pakikipag-ugnayan (kabilang ang, ngunit hindi limitado sa, pagkonsulta, paghiling at pagbibigay ng impormasyon, at pagsasagawa ng iba pa mga tagubilin).

2. Mga Pananagutan ng mga Partido

2.1. Sumasang-ayon ang Mga Partido na panatilihing kumpidensyal ang lahat ng kumpidensyal na impormasyong natanggap ng isang Partido mula sa kabilang Partido sa panahon ng pakikipag-ugnayan ng Mga Partido, hindi upang ibunyag, ibunyag, ihayag sa publiko o kung hindi man ay magbigay ng naturang impormasyon sa anumang ikatlong partido nang walang paunang nakasulat na pahintulot ng ibang Partido, maliban sa mga kaso na tinukoy sa kasalukuyang batas, kapag ang pagkakaloob ng naturang impormasyon ay responsibilidad ng Mga Partido.

2.2. Gagawin ng bawat Partido ang lahat ng kinakailangang hakbang upang protektahan ang kumpidensyal na impormasyon gamit ang hindi bababa sa parehong mga hakbang na ginagamit ng Partido upang protektahan ang sarili nitong kumpidensyal na impormasyon. Ang pag-access sa kumpidensyal na impormasyon ay ibinibigay lamang sa mga empleyado ng bawat Partido na makatwirang nangangailangan nito upang maisagawa ang kanilang mga opisyal na tungkulin sa ilalim ng Kasunduang ito.

2.3. Ang obligasyon na panatilihing lihim ang kumpidensyal na impormasyon ay may bisa sa loob ng panahon ng bisa ng Kasunduang ito, ang kasunduan sa lisensya para sa mga programa sa kompyuter na may petsang Disyembre 1, 2016, ang kasunduan na sumali sa kasunduan sa lisensya para sa mga programa sa kompyuter, ahensya at iba pang mga kasunduan at para sa limang taon. pagkatapos ng pagwawakas ng kanilang mga aksyon, maliban kung magkahiwalay na napagkasunduan ng Mga Partido.

(a) kung ang impormasyong ibinigay ay naging available sa publiko nang walang paglabag sa mga obligasyon ng isa sa mga Partido;

(b) kung ang impormasyong ibinigay ay nalaman ng isang Partido bilang resulta ng sarili nitong pananaliksik, sistematikong mga obserbasyon o iba pang aktibidad na isinagawa nang hindi gumagamit ng kumpidensyal na impormasyong natanggap mula sa kabilang Partido;

(c) kung ang impormasyong ibinigay ay legal na natanggap mula sa isang ikatlong partido nang walang obligasyon na panatilihing lihim ito hanggang sa ito ay ibigay ng isa sa mga Partido;

(d) kung ang impormasyon ay ibinigay sa nakasulat na kahilingan ng awtoridad kapangyarihan ng estado, ibang katawan ng gobyerno, o katawan lokal na pamahalaan upang maisagawa ang kanilang mga tungkulin at ang pagsisiwalat nito sa mga katawan na ito ay sapilitan para sa Partido. Sa kasong ito, dapat agad na ipaalam ng Partido sa kabilang Partido ang natanggap na kahilingan;

(e) kung ang impormasyon ay ibinigay sa isang ikatlong partido na may pahintulot ng Partido kung saan inilipat ang impormasyon.

2.5. Hindi bini-verify ng Insales ang katumpakan ng impormasyong ibinigay ng User at walang kakayahang tasahin ang kanyang legal na kapasidad.

2.6.Ang impormasyong ibinibigay ng User sa Insales kapag nagrerehistro sa Mga Serbisyo ay hindi personal na data gaya ng tinukoy sa Pederal na batas RF No. 152-FZ na may petsang Hulyo 27, 2006. "Tungkol sa personal na data."

2.7. May karapatan ang mga Insales na gumawa ng mga pagbabago sa Kasunduang ito. Kapag ginawa ang mga pagbabago sa kasalukuyang edisyon, ipinapahiwatig ang petsa ng huling pag-update. Ang bagong bersyon ng Kasunduan ay magkakabisa mula sa sandaling ito ay nai-post, maliban kung iba ang ibinigay ng bagong bersyon ng Kasunduan.

2.8 Sa pamamagitan ng pagtanggap sa Kasunduang ito, nauunawaan at sinasang-ayunan ng User na ang Insales ay maaaring magpadala sa User ng mga personalized na mensahe at impormasyon (kabilang ang, ngunit hindi limitado sa) upang mapabuti ang kalidad ng Mga Serbisyo, upang bumuo ng mga bagong produkto, upang lumikha at magpadala ng mga personal na alok sa ang User, upang ipaalam sa User ang tungkol sa mga pagbabago sa Mga plano sa taripa at mga update, para sa pagpapadala sa User mga materyales sa marketing sa paksa ng Mga Serbisyo, para protektahan ang Mga Serbisyo at User at para sa iba pang layunin.

Ang gumagamit ay may karapatang tumanggi na matanggap ang impormasyon sa itaas sa pamamagitan ng pag-abiso sa pamamagitan ng sulat sa email address na Insales -.

2.9. Sa pamamagitan ng pagtanggap sa Kasunduang ito, nauunawaan at sinasang-ayunan ng User na ang Mga Serbisyo ng Insales ay maaaring gumamit ng cookies, mga counter, at iba pang mga teknolohiya upang matiyak ang paggana ng Mga Serbisyo sa pangkalahatan o ang kanilang mga indibidwal na pag-andar sa partikular, at ang User ay walang mga claim laban sa Insales na may kaugnayan kasama nito.

2.10. Naiintindihan ng gumagamit na ang kagamitan at software, na ginamit niya upang bisitahin ang mga site sa Internet, ay maaaring magkaroon ng function ng pagbabawal ng mga pagpapatakbo gamit ang cookies (para sa anumang mga site o para sa mga partikular na site), pati na rin ang pagtanggal ng naunang natanggap na cookies.

Ang Insales ay may karapatang itatag na ang probisyon ng isang partikular na Serbisyo ay posible lamang sa kondisyon na ang pagtanggap at pagtanggap ng cookies ay pinahihintulutan ng User.

2.11. Ang gumagamit ay independiyenteng responsable para sa seguridad ng mga paraan na pinili niya upang ma-access ang kanyang account, at malaya ring tinitiyak ang kanilang pagiging kumpidensyal. Ang User ay tanging responsable para sa lahat ng mga aksyon (pati na rin ang kanilang mga kahihinatnan) sa loob o paggamit ng Mga Serbisyo sa ilalim ng account ng User, kabilang ang mga kaso ng boluntaryong paglilipat ng User ng data upang ma-access ang account ng User sa mga third party sa ilalim ng anumang mga kundisyon (kabilang sa ilalim ng mga kontrata o mga kasunduan). Sa kasong ito, ang lahat ng mga aksyon sa loob o paggamit ng Mga Serbisyo sa ilalim ng account ng User ay itinuturing na isinasagawa ng User mismo, maliban sa mga kaso kung saan inabisuhan ng User ang Insales tungkol sa hindi awtorisadong pag-access sa Mga Serbisyo gamit ang account ng User at/o tungkol sa anumang paglabag (hinala ng paglabag) ng pagiging kumpidensyal ng kanilang paraan ng pag-access sa account.

2.12. Obligado ang User na agad na ipaalam sa Insales ang anumang kaso ng hindi awtorisadong (hindi pinahintulutan ng User) na pag-access sa Mga Serbisyo gamit ang account ng User at/o ng anumang paglabag (hinala ng paglabag) ng pagiging kumpidensyal ng kanilang paraan ng pag-access sa ang account. Para sa mga layuning pangseguridad, obligado ang Gumagamit na ligtas na isara ang trabaho sa ilalim ng kanyang account sa pagtatapos ng bawat sesyon ng pagtatrabaho sa Mga Serbisyo. Ang mga insales ay hindi mananagot para sa posibleng pagkawala o pinsala sa data, pati na rin ang iba pang mga kahihinatnan ng anumang kalikasan na maaaring mangyari dahil sa paglabag ng User sa mga probisyon ng bahaging ito ng Kasunduan.

3. Pananagutan ng mga Partido

3.1. Ang Partido na lumabag sa mga obligasyong itinakda ng Kasunduan tungkol sa proteksyon ng kumpidensyal na impormasyong inilipat sa ilalim ng Kasunduan ay obligado, sa kahilingan ng napinsalang Partido, na magbayad para sa aktwal na pinsalang dulot ng naturang paglabag sa mga tuntunin ng Kasunduan alinsunod sa kasalukuyang batas ng Russian Federation.

3.2. Ang kabayaran para sa pinsala ay hindi nagwawakas sa mga obligasyon ng lumalabag na Partido upang maayos na matupad ang mga obligasyon nito sa ilalim ng Kasunduan.

4.Iba pang mga probisyon

4.1 Ang lahat ng mga abiso, kahilingan, kahilingan at iba pang sulat sa ilalim ng Kasunduang ito, kabilang ang mga kasama ang kumpidensyal na impormasyon, ay dapat isumite sa pagsusulat at maihahatid nang personal o sa pamamagitan ng isang courier, o ipinadala ng e-mail sa mga address na tinukoy sa kasunduan sa lisensya para sa mga program sa computer na may petsang Disyembre 1, 2016, ang kasunduan sa pag-access sa kasunduan sa lisensya para sa mga program sa computer at sa Kasunduang ito o iba pang mga address na maaaring itakda sa kasunod na nakasulat ng Partido.

4.2. Kung ang isa o higit pang mga probisyon (kondisyon) ng Kasunduang ito ay hindi wasto, hindi ito maaaring magsilbing dahilan para sa pagwawakas ng iba pang mga probisyon (kondisyon).

4.3. Ang Kasunduang ito at ang ugnayan sa pagitan ng Gumagamit at Mga Insale na nagmumula kaugnay ng aplikasyon ng Kasunduan ay napapailalim sa batas ng Russian Federation.

4.3. Ang Gumagamit ay may karapatan na ipadala ang lahat ng mga mungkahi o tanong tungkol sa Kasunduang ito sa Serbisyo ng Suporta ng Gumagamit ng Insales o sa postal address: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, gusali 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Petsa ng publikasyon: 12/01/2016

Buong pangalan sa Russian:

Limited Liability Company "Insales Rus"

Pinaikling pangalan sa Russian:

LLC "Insales Rus"

Pangalan sa Ingles:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Legal na address:

125319, Moscow, st. Akademika Ilyushina, 4, gusali 1, opisina 11

Address ng koreo:

107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, gusali 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Checkpoint: 771401001

Mga detalye ng bangko:

Mga pangunahing kinakailangan na dapat matugunan ng isang electronic document management system:

• Maaasahang imbakan at madaling paghahanap ng dokumentasyon.
• Suportahan at gawin ang mga gawaing klerikal.
• Napapanahong kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at ang kanilang pagruruta.
• Paglikha ng mga analytical na ulat.
• Pagtitiyak ng seguridad ng impormasyon.

Ang modernong EDMS ay mayroon ding mga function para sa pakikipag-ugnayan sa mga kliyente, pagproseso ng kanilang mga kahilingan at karagdagang kapaki-pakinabang na mga kasangkapan, na nagbibigay-daan sa iyong lutasin ang maraming inilapat na problema.

Mga uri ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Mayroong iba't ibang uri ng pag-uuri ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, ngunit ang pinaka-nagpahiwatig na pag-uuri ay ang paghahati ng EDMS ayon sa pagpapagana ng pamagat. Ang anumang EDMS ay nakaposisyon ng developer nito bilang pangunahing nilayon para sa pagsasagawa ng isang partikular na uri ng gawain. Hindi ito nangangahulugan na hindi ito nagbibigay ng anumang karagdagang mga teknolohiya na likas sa karamihan ng mga "kapatid" nito. Sadyang ang hanay ng mga tool ng bawat electronic document management system ay may sariling lakas at mahinang panig. Ang pag-uuri ayon sa pagpapaandar ng pamagat ay isinasaalang-alang ang mga lakas ng EDMS.

Kaya, ganito ang hitsura:

• Idinisenyo ang EDMS para sa paglikha at pagtatrabaho sa elektronikong dokumentasyon, pati na rin ang mga digital na analogue ng mga dokumentong papel.
• Mga sistema ng accounting na awtomatiko ang pagpaparehistro ng mga kaganapan at dokumento sa buong ikot ng kanilang buhay (electronic filing cabinet).
• EDMS, ang pangunahing gawain kung saan ay i-automate ang trabaho na may malalaking imbakan ng impormasyon ng korporasyon.
• Mga system na namamahala sa mga electronic archive ng dokumentasyon.
• EDMS, ang pagpapagana kung saan dalubhasa sa pagkuha ng kinakailangang impormasyon mula sa mga archive at iba pang mga elektronikong mapagkukunan.
• Mga system na namamahala sa mga proseso ng korporasyon, pagproseso ng dokumento at mga aktibidad ng mga empleyado ng organisasyon na kasangkot sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng negosyo.
• Impormasyong EDMS na namamahala ng mga data storage device.

Mayroon ding maikling klasipikasyon ng EDMS ayon sa bansang pinagmulan, na ginagamit lamang sa Russia. Ayon dito, ang mga electronic document management system sa ating bansa ay nahahati sa domestic, imported at Russian, na binuo sa dayuhang Lotus/Domino platform. Kasama sa aming pagsusuri ang mga halimbawa ng dalawang dayuhang EDMS lamang - EMC Documentum at Lotus Domino.Doc. Ang lahat ng iba pang SED ay may "pagkamamamayan" ng Russia.

TOP 10 electronic document management system

Sinuri namin ang mga electronic document management system batay sa paghahambing ng limang parameter na mapagpasyahan kapag pumipili ng electronic document management system para sa pag-automate ng daloy ng dokumento sa isang enterprise. Ang sukat ay sampung puntos.

Lugar	Programa/serbisyo	Presyo	Madaling matutunan	Pag-andar	Accounting para sa batas ng Russia	Teknikal suporta	Kabuuang marka
1	Kaso	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C:I-archive	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logics	9	10	9	10	6	8,8
4-6	EUPHRATES	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Tandaan: ang panghuling pagtatasa ng system sa talahanayan ay hindi inaangkin na 100% layunin at sumasalamin sa opinyon ng may-akda, batay sa isang malalim na pagsusuri ng paksang ito. Ang pagsusuring ito ng mga electronic document management system ay ginawa lamang sa mga de-kalidad na produkto ng software na maaaring ligtas na mapili para magamit sa iba't ibang uri ng negosyo.

KASO

Ang electronic document management system na ito ay kinikilalang pinuno sa segment nito sa buong post-Soviet space. Parehong ang pinakamalaking pag-aari at mga korporasyon, pati na rin ang mga maliliit na negosyo, ay matagumpay na nagsasagawa ng daloy ng dokumento at trabaho sa opisina dito. Kaugnay ng sistemang ito, angkop na maglapat ng tautolohiya: "NEGOSYO" ang nakakaalam ng negosyo nito. Sa katunayan, ang software na ito ay perpekto para sa malalim na automation ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento.

pros

• Ang kakayahang subaybayan ang lahat ng mga yugto ng paggalaw ng anumang elektronikong dokumento.
• Ang pagiging simple at kaginhawahan sa paglikha ng mga proyekto sa dokumentasyon.
• Pangkalahatang kinis at pag-andar ng system.

Mga minus

• Ang "masikip" na mga disadvantage ay kinabibilangan ng isang medyo archaic na interface at isang tiyak na kahirapan sa mastering.

Ano ang presyo?

Ang presyo ng lisensya para magamit ang sistemang "DELO" sa loob ng isang lugar ng trabaho (DBMS - Oracle) ay depende sa nakaplanong kabuuang bilang ng mga upuang ito at nag-iiba mula 11,000 rubles (201-500 rubles) hanggang 13,400 rubles (1-5 rubles /m ). Kung ang isang organisasyon ay gumagamit ng isang Microsoft SQL Server DBMS, ang isang lisensya para sa isang lugar ng trabaho ay nagkakahalaga mula 7,200 hanggang 9,500 rubles, ayon sa pagkakabanggit.

Logics

Ang programang "SED Logic" ay tinawag na "Boss-Referent" hanggang 2012 at isa sa pinakasikat Mga sistemang Ruso pamamahala ng elektronikong dokumento, isang seryosong katunggali sa Delo EDMS. Ang pagbabago ng pangalan ay hindi nakaapekto sa anumang paraan sa kalidad ng produktong software na ito, at ito ay patuloy na isang maaasahan at functional na sistema para sa pamamahala ng opisina sa mga negosyo ng anumang uri at laki.

pros

• Kakayahang bumuo ng mga kumplikadong multi-level na ruta para sa pag-apruba ng dokumento.
• Mataas na antas ng proteksyon ng data ng user.
• Relatibong kadalian ng pag-master ng mga pangunahing bahagi ng system.
• Nababaluktot na nako-customize at nababago ang mga proseso ng pagproseso ng dokumentasyon.

Mga minus

• Hindi maginhawang pagkakaiba-iba ng mga karapatan sa pag-access sa panahon ng malubhang paglilipat ng kawani.
• Hindi ang pinaka-conscientious na trabaho teknikal na suporta.
• Archaic na interface.

Ano ang presyo?

Ang halaga ng isang lisensya para gamitin ang program na ito ay depende sa bilang ng mga empleyadong konektado dito. Kung ang kanilang bilang ay hindi lalampas sa 49 na tao, ang presyo ay magiging 5,900 para sa bawat lugar ng trabaho; mula 50 hanggang 199 na konektadong empleyado - 5,200 rubles; at kung mayroong higit sa 200 mga lugar ng trabaho, kung gayon ang presyo ng isang lisensya ay magiging minimal - 4900 rubles.

EUPHRATES

Ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento na ito ay binuo sa ganap na pagsunod sa mga kinakailangan ng pamantayan kalidad ng ISO 9000 at Russian GOST sa larangan ng trabaho sa opisina. Ang "EUPHRATS" ay naiiba sa "mga kasamahan" nito sa pagkakaroon ng marami sa sarili nitong kakaiba pagbuo ng software, na hindi makikita sa nakikipagkumpitensyang EDMS. Puro teknolohiya ang sistemang ito ay isa sa pinaka "advanced" na EDMS sa modernong merkado ng Russia.

pros

• Kasama sa delivery package ng system na ito ang built-in na Nika DBMS, na awtomatikong nagpapalaya sa organisasyon ng user mula sa pagbili ng karagdagang software.
• Friendly interface na may kaaya-aya, di-malilimutang disenyo.
• Built-in na mekanismo ng tungkulin para sa pamamahala ng mga karapatan sa pag-access.

Mga minus

• Tama na mabagal na bilis trabaho, lalo na sa mga mahihinang computer.
• Pana-panahong mga malfunctions at mabagal na teknikal na suporta.

Ano ang presyo?

Karaniwang lisensya na naka-on ang pag-install ng system sariling server gastos ng organisasyon mula 5200 hanggang 7300 rubles bawat lugar ng trabaho, mas maraming mga gumagamit - mas mababang presyo. Gayunpaman, mayroon ding opsyon na ilagay ang bahagi ng server sa kagamitan ng tagagawa. Sa kasong ito, ginagamit ang isang sistema ng bayad sa subscription - apat na mga taripa, na nagkakahalaga mula 10,000 hanggang 95,000 rubles bawat buwan.

1C:I-archive

Ito ay isa sa pinakamahusay at tiyak na pinaka-unibersal na software para sa pamamahala ng dokumento ng enterprise. Ang "1C:Archive" ay nagbibigay ng maaasahan at, pinaka-mahalaga, sentralisadong imbakan ng mga dokumento ng negosyo ng iba't ibang mga format, na may access dito ng mga awtorisadong tauhan na maaaring mag-edit ng mga file.

pros

• Isang mahusay na na-debug na algorithm para sa mabilis na paghahanap para sa kinakailangang data.
• Posibilidad ng pag-iimbak ng mga dokumento ng anumang uri - mula sa teksto at graphics, hanggang sa mga file na audio at video.
• Ang pinakamalawak na posibleng kakayahan sa pag-scale ay nagbibigay-daan sa iyong matagumpay na magamit ang software na ito sa parehong malaki at maliliit na negosyo.
• Ang pangunahing bentahe ng 1C:Archive, na nagtatakda sa program na ito bukod sa mga kakumpitensya nito, ay ang pinakamainam na kumbinasyon ng presyo ng produkto at ang functionality nito.
• Sinusuportahan ang pagsasama sa mga panlabas na application.

Mga minus

• Kumokonsumo ng malaking halaga ng mga mapagkukunan ng system.
• Tumaas na kahirapan sa pag-aaral kahit na para sa mga may karanasang gumagamit.

Ano ang presyo?

Ang presyo ng "pagsasama-sama" ng program na ito ay nag-iiba mula 12,000 hanggang 57,000 rubles, at ang unang halaga ay kailangang bayaran ng eksklusibo para sa pag-upgrade ng nakaraang bersyon ng 1C: Archive.

DIRECTUM

Ang simple at functional na DIRECTUM EDMS ay magiging isang mahusay na solusyon para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo. Salamat sa sistemang ito, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring matagumpay na pagsamahin sa mga tradisyunal na papel, upang ang organisasyon ay maaaring ganap na "walang sakit" na mailipat sa pagtatrabaho sa DIRECTUM. Ang advanced na teknolohiya ng Workflow ay nagbibigay ng epektibong automation ng mga proseso ng opisina.

pros

• Availability ng mga espesyal na tool ng software na nagpapasimple sa paghahanap at pagkakakilanlan ng dokumentasyon hangga't maaari.
• Malawak na posibilidad para sa independiyenteng pagbabago ng system para sa mga partikular na gawain.
• Pinalawak na mga opsyon sa pagsasama sa iba pang mga programa.

Mga minus

• Ang sistema ay nakatuon sa pamamahala ng negosyo - mas mahirap para sa mga ordinaryong klerk na magtrabaho dito.
• Medyo nakakalito at hindi-transparent na patakaran sa pagpepresyo.

Ano ang presyo?

Ang mga lisensya para gamitin ang EDMS na ito ay binili nang paisa-isa at bilang bahagi ng mga alok sa package. Ang pinakamurang pangunahing lisensya ng kliyente ay nagkakahalaga ng 7,800 rubles. Ang halaga ng mga pakete ng lisensya ay nagsisimula sa 148,200 rubles (pangunahing para sa 20 empleyado) at umabot sa 2,010,000 rubles (para sa 200 empleyado).

OPTIMA-WorkFlow

Ang electronic document management system na ito ay isang malakas na gitnang magsasaka sa segment nito. Siya ay nasa patuloy na pag-unlad at sa ngayon ay hindi maaaring makipagkumpitensya sa pantay na mga termino sa mga kinikilalang mastodon ng merkado. Gayunpaman, ang OPTIMA-WorkFlow ay may ilang "ace up its sleeve" - ​​mga natatanging teknolohiya na nagpapatingkad dito sa karamihan.

pros

• Pagpapatupad ng pag-andar ng serial input ng magkaparehong uri ng mga dokumento at ang kanilang impormasyon sa pagpaparehistro.
• Pag-scan gamit ang isang antivirus program.
• Opsyonal na pag-index ng mga payak at naka-encrypt na dokumento.
• Multilingual na user interface.

Mga minus

• Mga disadvantages ng karaniwang functionality na permanenteng inaalis ng paparating na mga update.

Ano ang presyo?

Ang mga karaniwang solusyon batay sa platform na ito ay nagkakahalaga mula 55,000 hanggang 75,000 rubles.

EMC Documentum

Ang platform na ito para sa pag-automate ng mga proseso ng daloy ng dokumento ay binuo ng pinuno ng mundo sa industriya ng IT, ang EMC. Napakahusay na pag-andar, kasama ng nababaluktot na pagsasaayos ng mga indibidwal na tool, ginagawang EMC Documentum ang pinakamahusay na dayuhang EDMS na magagamit sa merkado ng Russia.

pros

• Mataas na antas ng kaginhawahan sa pamamahala ng mga dokumento sa disenyo at konstruksiyon.
• Pagpapatupad ng mekanismo ng check-in/check-out na nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang pamamahagi ng mga karapatan sa pag-access.
• Ang pagkakaroon ng isang function na nagbibigay-daan sa iyo upang ipatupad ang pamamaraan ng pag-apruba sa ilang mga antas.
• Suporta para sa pag-scan at mga device sa pagkilala ng dokumento.

Mga minus

• Gumagana lamang sa browser ng Internet Explorer.
• Pagkawala sa bukas na access teknikal at praktikal na dokumentasyon sa sistema.
• Madalas na "preno" at lags kapag ang system ay mabigat na na-load.

Ano ang presyo?

Walang mga nakapirming presyo para sa paggamit ng platform na ito. Ang halaga ng pagpapatupad nito ay indibidwal na tinatalakay sa bawat customer.

LanDocs

Binuo noong 1997 ng lokal na kumpanya na LANIT, ang platform na ito para sa pag-automate ng pamamahala ng dokumento ay nananatiling hinihiling ng maraming negosyo at institusyon hanggang ngayon. Binibigyang-daan ka ng LanDocs na bumuo ng komportableng trabaho sa opisina at kapaligiran ng daloy ng dokumento, na nagbibigay sa lahat ng kategorya ng mga user ng kinakailangang hanay ng mga tool upang pamahalaan ito.

pros

• Availability ng pinagsamang mga tool sa proteksyon ng cryptographic.
• Posibilidad ng pagsasama ng mga empleyado mula sa malalayong sangay sa proseso ng daloy ng dokumento.
• Availability ng batch scanning function para sa papel na dokumentasyon.

Mga minus

• Ang mga isyu sa pagganap ay medyo karaniwan.
• Mahina ang mga kakayahan upang palawakin ang pag-andar.
• Kahirapan sa pag-master ng system mula sa simula.

Ano ang presyo?

Ang presyo ng isang lisensya ng server ay nag-iiba mula 30,000 hanggang 216,000 rubles. Maaaring mabili ang mga lisensya ng user sa mga presyong mula 5,600 hanggang 8,400 rubles.

CompanyMedia

Ang CompanyMedia ay isang buong hanay mga solusyon sa software, na idinisenyo upang i-automate ang mga proseso ng negosyo, daloy ng dokumento at trabaho sa opisina. Ang EDMS na ito ay naiiba sa mga kakumpitensya nito sa hindi maunahang flexibility ng mga setting at pagkakaroon ng mga independiyenteng module na maaaring i-install nang hiwalay.

pros

• Posibilidad ng matagumpay na operasyon ng system sa mga negosyo na may kumplikado istruktura ng korporasyon at istraktura ng teritoryo.
• Walang uliran na pagiging maaasahan ng system, na nagbibigay-daan dito na aktibong gumana sa buong orasan, 365 araw sa isang taon.
• Awtomatikong suporta para sa pagtatrabaho sa ilang uri ng mga lugar ng trabaho.
• Differentiation ng mga karapatan sa pag-access, ayon sa hierarchical na istraktura mga organisasyon.

Mga minus

• Ang web interface ay may limitadong suporta para sa ilang mga browser, sa partikular na FireFox.
• Ang sistema ay pangunahing nakatuon sa katamtaman at malalaking negosyo.

Ano ang presyo?

Ang pangwakas na presyo ng software na ito ay binubuo ng maraming bahagi, kabilang ang pagsasanay ng mga tauhan, pag-install ng karagdagang mga module at paglilipat ng mga karapatang gamitin ang system. Ang pinakamataas na limitasyon ng kabuuang halaga ay 99,000 rubles. Ang cheapest thematic module ay nagkakahalaga ng 4,000 rubles.

Lotus Domino.Doc

Ang EDMS na ito ay isang application sa kilalang Notes/Domino platform, na mayroong mataas na antas ng sistema ng seguridad ng data. Ang Lotus Domino.Doc ay mayroon ding advanced na electronic archive, na nagbibigay-daan sa iyong magpatupad ng malaking storage ng corporate documentation.

pros

• Availability ng mga natatanging replication system na idinisenyo para sa isang komprehensibong solusyon sa mga problema ng pamamahala ng mga daloy ng dokumento sa isang distributed na kapaligiran.
• Ang kakayahang maghanap ng mga dokumento sa mga indibidwal na bahagi ng imbakan ng impormasyon.
• Ang mga direktoryo ng LDAP ay umaakyat sa antas ng enterprise.

Mga minus

• Ang mga kawalan ng sistemang ito ay pangunahing nagmumula sa Kanluraning pinagmulan nito - may ilang mga katanungan tungkol sa interface at pagpapatupad ng ilang mga function.

Ano ang presyo?

Ang halaga ng mga lisensya ng user at server ay kinakalkula nang paisa-isa sa website ng platform.

Sa bandang huli

Ang pagguhit ng isang linya sa ilalim ng pagsusuri, nais kong tandaan ang isang mahalagang nuance: ang pagpapakilala ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa iyong negosyo ay hindi ginagarantiyahan ang isang agarang pagtaas sa kakayahang kumita nito, at, sa ilang mga kaso, maaari itong makapinsala. Kung matagumpay na gumana ang iyong organisasyon at kumikita, nagtatrabaho nang walang EDMS, pagkatapos ay mag-isip ng isang libong beses bago magpasyang ipatupad ang mga ito. Hindi na kailangang habulin ang "progresibong fashion" at i-install ang mga sistemang ito nang walang malubhang pangangailangan para sa mga ito. Gayunpaman, habang lumalawak ang negosyo at mabigat na ang mga empleyado, ang isang electronic document management system ay maaaring maging isang uri ng life preserver na tutulong sa kumpanya na lumabas mula sa whirlpool ng mga papeles.

SA sa sandaling ito Mayroong aktibong pag-unlad ng mga solusyon sa software sa larangan ng mga teknolohiyang IT. Ginagamit ang mga ito sa iba't ibang larangan ng aktibidad ng tao sa pagmamanupaktura, maliit na negosyo, edukasyon at iba pang kapantay na mahalagang industriya. Kaayon nito, maraming dokumentasyong papel ang ginagamit saanman.

Sa ngayon, maraming mga negosyo ang gustong isuko ang mga dokumentong papel at inililipat ang kanilang negosyo sa isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Ito ay hindi kapani-paniwalang maginhawa at praktikal.

Siyempre, sa paglitaw ng pangangailangan na ilipat ang dokumentasyon sa isang elektronikong sistema, lumilitaw ang mga kumpanya na bumuo ng mga produkto ng software sa direksyong ito. At kung minsan ang mismong mga produktong ito ay nakakagulat lamang sa mga gustong bumili ng mga ito sa kanilang gastos. Gayunpaman, salamat sa ilang mga tao na hindi nagtatrabaho para sa pansariling interes, makakahanap ka ng mga programa para sa isang electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento nang libre.

Ngayon ay maaari nating makilala ang dalawang naturang produkto: Alfresco at NauDoc.

Ang NauDoc ay isang produkto na idinisenyo upang i-automate ang trabaho sa opisina, iba't ibang proseso ng negosyo, at daloy ng dokumento. Ang program na ito ay binuo ng NAUMEN. Ginagawang posible ng ipinakita na programa na pamahalaan ang pamamaraan ng pagproseso ng dokumento, pati na rin ang pagsubaybay sa disiplina sa pagpapatupad, dahil sa mga resulta na nakuha sa pagkumpleto ng mga nakatalagang gawain.

Binibigyang-daan ka ng NauDoс na ayusin ang storage para sa mga dokumentong may iba't ibang karapatan sa pag-access batay sa mga tungkulin. Pinapayagan nito ang mga empleyado ng isang partikular na kumpanya na tingnan ang dokumentasyon anumang oras, kahit na sa sandaling iyon ang taong responsable para dito ay wala sa lugar ng trabaho para sa ilang kadahilanan.

Ang program na ito ay may isang talaan kung saan maaari mong subaybayan ang lahat ng mga paggalaw ng mga dokumento at ang kanilang mga kopya sa loob ng negosyo.

Ang pagkakaroon ng mga kakayahan sa pagkontrol sa NauDoc ay nagbibigay-daan sa iyong magtalaga ng mga gawain sa iyong mga empleyado nang direkta sa system, subaybayan ang kanilang pagpapatupad, subaybayan ang mga deadline, magpadala ng mga dokumento para sa pag-apruba, at pagkatapos ay magpadala ng mga naaprubahang dokumento sa ibang mga gumagamit ng system. Pinapayagan ka ng programa na i-configure ang mga ruta para sa isang tiyak na uri ng dokumento sa awtomatikong mode.

Ganap na lahat ng mga aksyon sa system ay isinasagawa sa pamamagitan ng web interface. Ginagawa nitong posible na mag-log in sa system sa anumang sulok ng planeta. Kaya, mayroong isang solong espasyo ng impormasyon sa loob ng organisasyon at hindi mahalaga kung saan matatagpuan ang mga kinatawan nitong tanggapan at sangay.

Ang mga teknolohikal na tampok ng system ay ang mga sumusunod:

— ang isang 100% web interface ay nagbubukas ng mga pagkakataon upang kumonekta sa system mula sa kahit saan;
— isinasama ng system ang software na idinisenyo para sa pag-scan, pati na rin ang pagkilala sa teksto na ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— ang system ay na-configure sa paraang ang awtorisasyon at pagpapatunay ng mga gumagamit ay maaaring isagawa sa mga panlabas na serbisyo ng direktoryo;
— ang system ay may module para sa pagtatrabaho sa mga electronic digital signature. Maaaring gumamit ang mga user ng digital signature mula sa alinmang crypto provider na sumusuporta sa Microsoft CryptoAPI interface.

Kasama sa mga kakayahan ng NauDoc system ang:

— kadalian ng pagtatrabaho sa mga dokumento ng organisasyon at administratibo. Lahat mga elektronikong dokumento ay nilikha batay sa ilang mga template. Kapag lumilikha ng isang dokumento, kailangan lamang ipahiwatig ng user ang mga halaga ng mga detalye sa card ng pagpaparehistro ng dokumento. Ang mga halagang ito ay awtomatikong idinagdag sa teksto ng dokumento. Kung kinakailangan, maaaring pahintulutan ang gumagamit na baguhin ang teksto ng template.

Ang bawat uri ng dokumento ay maaaring tukuyin gamit ang isang tiyak na hanay ng mga detalye. Upang gawin ito, ang gumagamit ay dapat magkaroon ng mga karapatan sa "Technologist".

Matapos gawin ang dokumento, ipinadala ito para sa pag-apruba sa mga empleyado na may pananagutan sa pagpapaandar na ito sa negosyo. Ang proseso ng pag-apruba ay ganap na nai-save sa system. Awtomatikong kinokontrol ang mga regular na deadline, inaabisuhan ang mga kinakailangang empleyado, at natatanggap ang mga abiso tungkol sa proseso ng pag-apruba.

Kapag nagtatrabaho sa bawat dokumento, itinatalaga ito ng system numero ng pagpaparehistro awtomatiko.

- pamamahala ng proseso. Ginagawang posible ng NauDoc system na i-automate ang proseso ng daloy ng dokumento, na nauugnay sa pamamahala at mga proseso ng produksyon mga negosyo. Ang bawat proseso ay maaaring i-configure nang hiwalay sa system, iyon ay, ang isang partikular na proseso ay itinalaga ng sarili nitong representasyon sa loob ng system, ang mga taong responsable para dito, pati na rin ang mga deadline ng regulasyon. Ang programa ay may mga tool para sa pagbuo ng mga ulat na nagbibigay-daan sa iyong subaybayan ang bawat yugto ng proseso at, sa kaganapan ng isang posibleng pagkabigo na sumunod sa mga deadline ng regulasyon, tukuyin ang salarin ng insidente. Kapag nakolekta ang data, maaari mong pag-aralan ang proseso at gawin ang mga kinakailangang pagbabago.

- ang pamamaraan para sa pag-endorso ng mga dokumento ng mga responsableng opisyal. Pagkatapos gawin ang dokumento, ipapadala ito sa isang lupon ng mga tao para sa pag-apruba, depende sa tinatanggap na pamamaraan sa loob ng organisasyon. Sa kaso ng kolektibong trabaho sa isang dokumento, ang lahat ng mga pamamaraan ay isinasagawa sa parehong kopya ng dokumento. Ang mga taong responsable para sa pag-apruba ay may access sa dokumento. Sa anumang oras, maaari kang lumikha ng isang ulat sa pag-apruba, kung saan ang pangalan at posisyon ng taong visa ay ipinasok, at ang eksaktong oras ng pamamaraan ay ipinahiwatig.

- pagkakaroon ng kakayahang magrehistro ng papel at mga elektronikong dokumento sa system. Ang awtomatikong pagpaparehistro sa log ay nangyayari sa isang tiyak na yugto ng trabaho. Lalo na para sa mga dokumento ng papel, ang sistema ay nagbibigay ng isang electronic card, na may kakayahang mag-attach ng isang graphic na imahe ng dokumento, na maaaring makuha sa pamamagitan ng pag-scan sa dokumento.

- mabilis na paghahanap mga dokumento sa nilalaman at mga detalye. Ang programa ay nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na mahanap kinakailangang dokumento sa pamamagitan ng pagpasok ng mga detalye, iyon ay, sa pamamagitan ng maikling paglalarawan o numero ng pagpaparehistro. Ginagawang posible ng system na maghanap ayon sa nilalaman ng mga nakalakip na file, pati na rin ang mga dokumento mismo.

- magtrabaho nang may sulat (papasok at papalabas). Ang system ay nagbibigay ng pagkakataong magtrabaho kasama ang enterprise correspondence gamit ang mail server ng kumpanya. Ang anumang liham na dumaan sa system ay pinoproseso bilang isang regular na dokumento.

Ang mga papasok na sulat ay direktang napupunta sa sekretarya. Nagrerehistro siya ng mga liham sa papasok na journal sa pagsusulatan. Ang dokumento ay awtomatikong tumatanggap ng isang numero ng pagpaparehistro. Susunod, ipinadala ito sa pinuno ng kumpanya, at pagkatapos suriin ito, ipinadala ito sa mga empleyado para sa pagsusuri o pagpapatupad.

Ginagawa ang papalabas na dokumentasyon batay sa template na pinagtibay sa organisasyon. Ang dokumento ay ipinadala sa manager, na nag-aapruba nito.

Pagkatapos ng pamamaraan ng pag-apruba, ang dokumento ay pupunta sa sekretarya, na nagrerehistro nito sa naaangkop na journal. Ang liham na ito ay ipinadala ng sekretarya sa kinakailangang email address. Ang lahat ng sulat ay awtomatikong nai-save sa system at anumang oras ay mahahanap ng sinuman ang kailangan nila.

- ang kakayahang lumikha ng corporate web portal at website ng kumpanya. Ang NauDoc system ay nagpapahintulot sa isang enterprise na lumikha ng mga website at mag-post ng nilalaman sa mga ito. SA sa kasong ito Ang nilalaman ay mga dokumento, larawan at anumang iba pang bagay na nilikha sa NauDoc.

Ang system ay may built-in na WISYWIG editor, na nagbibigay-daan sa iyong i-edit ang mga pahina ng website at madaling pamahalaan. Dito maaari mo ring pamahalaan ang paglalathala ng mga balita, botohan at mga talatanungan.

Kung kinakailangan, maaari mong baguhin ang disenyo ng pahina. Ang pag-access sa iba't ibang mga seksyon ng site ay nagpapahintulot sa iyo na aprubahan ang mga dokumento bago i-publish ang mga ito sa site. Ngayon ay may dalawang edisyon ng NauDoc: Libre at Enterprise.

Tingnan natin ang pangalawang libreng electronic document management system na Alfresco. Ang sistemang ito ay malawakang ginagamit ng mga kumpanyang Kanluranin para sa pagpapanatili ng dokumentasyon sa sa elektronikong format at pamamahala ng iba't ibang proyekto. Ang katanyagan ng serbisyong ito ay maaaring ipaliwanag sa pamamagitan ng pagiging bukas ng code (Open Source), habang ang programa ay gumagana nang matatag at maaaring magamit para sa mga proyekto ng iba't ibang laki.

Walang nakakagulat sa katatagan ng ipinakita na programa, dahil ang tagapagtatag ng sistema ay si John Newton, na kilala sa pagpapatakbo ng kumpanya ng Documentum.

Ang kumpanyang ito ang nangunguna sa merkado sa mga electronic document management system para sa malalaking negosyo. Ang sistemang ito ay matagumpay na ginagamit ng maraming mga korporasyon. Ang sistema ay nakikilala sa pamamagitan ng katotohanan na ito ay gumagana sa anumang platform at may iba't ibang mga database.

Madaling nakayanan ng Alfresco ang anumang load ng mga nakaimbak na dokumento na may bilang ng mga user na lampas sa ilang sampu-sampung libo.

Ang ipinakita na sistema ay hindi gaanong kilala sa Russia, dahil hanggang kamakailan ay walang makapagbibigay ng mga propesyonal na serbisyo para sa pag-aayos ng suporta at pagsasanay sa paggamit ng Alfresco system.

Ang mga bentahe ng Alfresco ay kinabibilangan ng web accessibility. Ang system ay hindi nangangailangan ng pag-install ng karagdagang software sa mga enterprise computer, samakatuwid, hindi na kailangang i-update ang client software. Maaari kang magtrabaho sa system kahit na may mga mobile device, na matatagpuan saanman sa planeta. Ang Alfresco ay may pinaka-advanced at modernong web interface.

Ito ay nagkakahalaga ng pagsasabi na sa mga nakaraang taon, ang parehong American at European electronic document management system ay tumigil sa pagbibigay ng espesyal na pansin sa web interface.

Ang suporta ay ibinibigay lamang para sa malayuang pag-access sa dokumentasyon. Ito ay bunga ng katotohanan na ang mga tao ay nakasanayan na sa pag-edit ng mga dokumento gamit ang mga aplikasyon sa opisina.

Paano pagkatapos upang malutas ang problema ng pagkakaroon upang gumana sa karaniwang mga folder at mga file, sa kabila ng katotohanan na wala silang pagruruta, hindi sinusuportahan ang kinakailangang bersyon, walang access, atbp.?

Ang solusyon ay binuo at matagal nang ginagamit sa mga electronic document management system.

Isipin natin ang iyong desktop. Dito, halimbawa, mayroong dalawang folder. Ang isa ay tinatawag na "mga dokumento para sa pagsasaalang-alang", ang pangalawa ay tinatawag na "mga dokumento ng korporasyon". Binuksan namin ang una at nakita namin ang isang tiyak na bilang ng mga dokumento. Ang mga dokumento sa folder na ito ay inilaan para sa pagsusuri at paggawa ng desisyon. Ang nasabing dokumento ay bubukas sa karaniwang MS Word. Lumalabas na mayroon kang pagkakataon hindi lamang na magbasa ng isang dokumento, ngunit upang buksan ang anumang bersyon ng dokumento, magbasa ng mga komento, gumawa ng mga desisyon tungkol dito, magpadala dokumentong ito sa mga nangangailangan nito, direktang ginagawa ang lahat ng mga aksyon sa itaas nang direkta sa Word o ibang application sa opisina.

Bilang karagdagan, dito nakikita ng gumagamit ang mga papasok at papalabas na gawain.

Kung kailangan mong lumikha bagong kasunduan, at pagkatapos ay ipadala ito para sa pag-apruba, walang problema. Ang lahat ng ito ay maaaring gawin sa MS Word, lumikha ng isang dokumento at ipadala ito kasama ang tinukoy na karaniwang ruta. Maaari mo ring kopyahin ang dokumento sa folder na "mga dokumento ng korporasyon", at awtomatiko itong ipapadala sa nais na ruta.

Siyempre, walang sinuman ang susuko sa web interface. Binibigyang-daan ka ng web interface na magsagawa ng mas malawak na hanay ng mga gawain.

Ang pamamaraang ito ay maginhawa para sa paglalakbay at mga paglalakbay sa negosyo, pagkakaroon ng mabilis na pag-access mula sa mga mobile device, pati na rin ang kakayahang magsagawa ng mga kolektibong gawain na may mga dokumento at ulat.

Ang Alfresco system ay inilabas sa dalawang pangunahing bersyon: Enterprise Edition at Community Edition. Ang bersyon ng Komunidad ay magagamit para sa libreng pag-download at maaaring gamitin ng anumang negosyo. Ito ay nagkakahalaga na tandaan na ang bersyon na ito ay suportado ng eksklusibo ng mga miyembro ng komunidad ng system. Sa kabila nito, ang Alfresco Community ang pinakakaraniwang bersyon ng system sa mga bansang Europeo.

Ang sistema ay maaaring gamitin ng isang maliit na bilang ng mga kalahok, pati na rin madaling pinapayagan itong maghatid ng higit sa sampung libong mga gumagamit. Gumagana ang system sa mga built-in na PostgreSQL at MySQL database.

Hindi lihim na ang matagumpay na pagpapatakbo ng anumang negosyo ay pangunahing nakasalalay sa kung paano gumagana ang mekanismo para sa pag-aayos ng dokumentasyon. Pagkatapos ng lahat, ang pagtatrabaho sa mga papeles, kahit na hindi ito nagdudulot ng kasiyahan, ay isang mahalagang link sa pamamahala ng isang kumpanya.

Bilang karagdagan, ang dokumentasyon ay dapat na makitungo sa isang napapanahong paraan, kung hindi man ay magsisimula itong maipon at mawala. Upang maiwasan ang mga posibleng pagkalugi, ipinakilala ang isang electronic document management system.

Sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo: Ano ang EDMS? Anong mga uri, pakinabang at disadvantage mayroon ito?

Sa pag-unlad ng Internet, ang oras ng makakapal na mga folder at maalikabok na mga archive ay isang bagay ng nakaraan. Ngayon ang proseso ng pagtatrabaho sa mga dokumento ay ganap na awtomatiko. Ang mga kinakailangang papel ay matatagpuan sa isang pag-click, at ang pag-archive ay ginagawa nang walang interbensyon ng tao. Nag-aalok ang EDMS ng mga ganitong pagkakataon para sa mga negosyo.

Ang electronic document management system (EDMS) ay isang espesyal na software na nagpapahintulot sa mga dokumento na maproseso nang elektroniko. Sa madaling salita, salamat sa EDMS, posible na maglipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga empleyado, mag-isyu ng mga indibidwal na gawain, archive, atbp.

Tiyak na alam ng maraming organisasyon kung paano lumikha ng mga elektronikong dokumento, mag-imbak at magpadala ng mga ito. Gayunpaman, ito ay lamang elektronikong format ay walang legal na puwersa. Upang tumaba ang elektronikong papel, mahalagang mapirmahan ito ng magkabilang panig. Sa kasong ito, ang mga dokumento ay dapat na selyuhan ng isang espesyal na elektronikong lagda.

Samakatuwid, ang EDS ay maaaring nahahati sa dalawang uri:

1. Daloy ng dokumento sa loob ng kumpanya sa pagitan ng mga empleyado;
2. Daloy ng dokumento sa pagitan ng iba't ibang mga negosyo at organisasyon sa pamamagitan ng mga espesyal na channel ng komunikasyon.

Upang magamit ang EDMS sa loob ng isang organisasyon, kinakailangan ang espesyal na software. Karaniwan ang ganitong programa ay tinatawag na EDI platform. Bilang karagdagan, kakailanganin ang karagdagang hardware para sa maayos na operasyon ng naturang software. Halimbawa, mga server, mga channel ng network, atbp.

Kakailanganin ang isang operator ng pamamahala ng elektronikong dokumento kung kinakailangan upang magtrabaho sa mga papel sa pagitan ng dalawang magkaibang kumpanya. Ang nasabing operator ay magiging isang mahusay na katulong. Pagkatapos ng lahat, alam niya kung paano maghatid ng mga mensahe, suriin kung anong format ng mga dokumento ang ipinadala, hinihiling at kinokontrol ang pagkakabit ng isang elektronikong pirma, mga tindahan at pag-archive ng mga dokumento nang nakapag-iisa, atbp.

Kaya, ang EDMS ay ang "circulatory system" ng buong negosyo. Nakakatipid ito ng maraming oras at walang alinlangan na may positibong epekto sa gawain ng organisasyon sa kabuuan. Ngunit palaging may anumang benepisyo mula sa ganitong uri ng pagproseso ng impormasyon? At maaari bang magdulot ng pinsala ang EDMS sa isang negosyo? Upang masagot ang mga tanong na ito kailangan nating isaalang-alang ang positibo at negatibong panig pamamahala ng elektronikong dokumento.

Mga kalamangan at kahinaan ng EDI

Tulad ng anumang iba pang proseso ng EDI, mayroon itong parehong kalamangan at kahinaan. Ang mga pangunahing parameter ay ipinakita sa talahanayan sa ibaba.

Mga kalamangan

Bahid

Nag-aayos. Ang system ay awtomatikong nagtatalaga ng mga numero sa mga dokumento, na nag-aalis ng lahat ng uri ng mga error. Pagsubaybay. Maaari mong malaman kung sino ang nagtatrabaho sa dokumento anumang oras Kaligtasan. Ang isang empleyado ay hindi maaaring mawala o masira ang isang elektronikong dokumento Pagbawi . Ang isang tinanggal na dokumento ay maaaring maibalik anumang oras Kaligtasan ng mga pansamantalang mapagkukunan. Ang elektronikong anyo ng dokumento ay umaabot sa bawat empleyado sa loob ng ilang segundo, anuman ang kanilang lokasyon. Maginhawang magtrabaho. Kung kinakailangan, maaaring baguhin ng empleyado ang orihinal na bersyon ng dokumento. Ginagawang posible ng EDF na ibalik ang bawat isa sa kanila. Bilang karagdagan, maaari mong subaybayan ang mga pangalan ng mga espesyalista na nagtrabaho sa papel. Availability . Ang EDI system ay gumagana 24/7. Bukod dito, kapag nakakonekta dito sa pamamagitan ng Internet, ang isang empleyado ay maaaring magtrabaho kasama ang dokumentasyon anumang oras, kahit na siya ay nasa ospital o nasa bakasyon. Pagpaplano. Ang sistema ay nagpapahintulot sa isang espesyalista na planuhin ang pag-unlad ng trabaho gamit ang mga papeles. Maaari mong itakda ang petsa, oras ng pagpapatupad, pati na rin ang pagkakasunud-sunod. At sa tamang sandali, ang programa mismo ay mag-uudyok sa empleyado tungkol sa pangangailangan na makumpleto ang kanyang trabaho. Maginhawang paghahanap. Ang programa ay dinisenyo sa paraang ginagawang posible upang mahanap ang kinakailangang dokumento hindi lamang sa pamamagitan ng pangalan, kundi pati na rin sa pamamagitan ng keyword. Nagtitipid ng papel. Hindi na kailangang mag-print ng dokumentasyon, i-staple ito sa mga folder at gumawa ng imbentaryo. Ang lahat ng impormasyon ay naka-imbak sa elektronikong paraan, at anumang oras kinakailangang dokumento maaaring i-print sa papel.

Mga paggastos ng pera. Ang paglikha ng isang EDI ay mangangailangan ng tiyak gastos sa pananalapi. Kailangan ng pera para sa software at kagamitan. Ang halaga ng mga gastos ay depende sa bilang ng mga konektadong empleyado. Sa karaniwan, ang halagang ito ay halos 100,000 rubles (*). Ang paggamit kaagad ng EDMS ay hindi gagana. Pagkatapos ng pagbili, pag-install, pagpapatupad at pag-debug ng programa ay tumatagal malaking bilang ng oras, pati na rin ang mga espesyal na kasanayan. Pagsasanay. Upang maayos na magamit ang EDMS, lahat ng kasangkot na empleyado ay dapat sumailalim sa espesyal na pagsasanay. Seguridad. Upang matiyak ang kaligtasan ng impormasyon, ang mga tagapamahala ng kumpanya ay dapat magbayad ng espesyal na pansin sa seguridad. Ibig sabihin, bitawan Electronic Signature, tukuyin kung alin sa mga empleyado ang magkakaroon ng access sa mga papeles, at kakailanganin din na protektahan ang programa mula sa pagtagos mula sa labas. Kinakailangan ang administrator ng EDMS. Ang organisasyon ay dapat magkaroon ng isang tauhan na makakalutas ng mga kasalukuyang problema sa pagtatrabaho sa EDMS. Lalo na, i-debug ang server, tulungan ang mga user, subaybayan ang paggana ng system. Kinakailangan ang patuloy na pag-backup. Upang matiyak ang kaligtasan ng impormasyon, dapat na permanenteng i-save ng mga user ang mga dokumento. Sa ilang mga kaso, ang pagkakaroon ng isang electronic at papel na dokumento ay kinakailangan. Kung, halimbawa, ang isang kasosyo ay walang naka-install na EDMS, kung gayon kapag nagtatrabaho sa kanya, ang dokumentasyon ay dapat na parehong elektroniko at papel.

Ang tunay na halaga ng pagpapanatili ng pamamahala ng elektronikong dokumento para sa maliliit na negosyo

(*) Kung ang kumpanya ay maliit, at ang may-ari ng negosyo (o ang indibidwal na negosyante mismo) ay personal na pipirma sa mga dokumento, kung gayon ang mga gastos ay magiging minimal. Binubuo sila ng pagbili ng isang elektronikong digital na lagda - 1,500 rubles at pag-access sa isang serbisyo sa pamamahala ng elektronikong dokumento - mula sa 100 rubles.

Para sa maliliit na volume, inirerekomenda ng aming mga editor ang serbisyong Kontur.Diadoc. Kung pipiliin mo ang taripa " Pangkalahatan", kung gayon ang gastos ay magiging 9 rubles lamang bawat ipinadala na dokumento. Kung ikukumpara sa pagpapadala ng mga orihinal na dokumento sa pamamagitan ng koreo, dito nagpapadala ng isa rehistradong sulat sa loob ng rehiyon ay hindi bababa sa 50 rubles. Ang pagkakaiba ay halata:

Binibigyan ng system ang lahat ng bagong user ng 50 welcome bonus transfer ng mga electronic na dokumento.

Tulad ng makikita sa talahanayan, sa kabila ng mga positibong aspeto, ang EDS ay mayroon ding mga negatibong aspeto. Talaga, bumababa sila sa mga gastos sa materyal, na, bilang lumalabas, ay maaaring hindi maliit.

Ang kumpanya ay magkakaroon ng malaking gastos hindi lamang para sa pag-install ng software at pagbili ng mga kinakailangang kagamitan, ngunit dapat ding umarkila ng isang empleyado, kung wala ang mga espesyal na kasanayan sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay hindi gagana. Kailangan ding bayaran ng suweldo ang naturang empleyado. At ito ay isa pang item sa gastos.

Ngunit huwag kalimutan na ang mga pagsisikap na ginugol ay magbubunga sa hinaharap, at makikinabang lamang ang mga kumpanyang nagtatrabaho sa EDMS. Pagkatapos ng lahat, makakatipid sila hindi lamang sa oras ng pagproseso ng impormasyon, ngunit makabuluhang bawasan din ang halaga ng pagbabayad para sa mga serbisyo, halimbawa, isang archivist. Dagdag pa, ang electronic archive ay hindi nangangailangan ng karagdagang espasyo, pagbili ng karagdagang mga gamit sa opisina, o iba pang mga isyu.

Ano ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento?

Bilang panuntunan, ito ay isang electronic document management (EDF) system kung saan maaari kang bumuo, magpadala, tumanggap at pumirma ng mga electronic na dokumento. Ang mga ito ay katumbas ng mga papel na may sulat-kamay na lagda. Upang magsagawa ng pamamahala ng elektronikong dokumento, kailangan mo ng electronic signature certificate.

Karaniwang binubuo ang interface ng 2-3 tab, kabilang ang mga katapat (iyong mga kasosyo at kliyente na lumalahok sa EDI) at ang pangunahing tab - Mga Dokumento. Maglalaman ang tab na ito ng mga dokumentong ipinadala at natanggap mo sa mga seksyon ng Inbox at Outbox.

Mga uri ng EDI

Walang alinlangan, kapag nagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento, binibigyang diin ng mga organisasyon ang kahusayan. Mahirap sabihin kung aling uri ng EDI ang magiging pinakaepektibo para sa isang partikular na organisasyon. Ang lahat ay nakasalalay sa direksyon ng negosyo at mga proseso ng negosyo nito.

Gayunpaman, mayroong pangkalahatang kwalipikasyon ng EDI sa mga tuntunin ng pag-andar, teknolohiya ng kontrol, mga bahagi, atbp. Kaugnay nito, maaari nating makilala ang mga pangunahing uri ng EDS:

• Sistema ng pag-iingat ng rekord. Ang uri na ito ay inilaan para sa pagsasagawa ng gawaing pang-opisina ng isang negosyo. Bukod dito, ang gawain ay isinasagawa ayon sa lahat ng tinatanggap na mga patakaran na may patayong pamamahala, i.e. mula sa superior hanggang subordinate;
• Mga elektronikong archive. ang pangunahing layunin Ang ganitong sistema ay ang organisasyon ng trabaho sa pag-iimbak ng dokumentasyon. Sa iba pang mga bagay, pinapayagan ng programa ang user na madaling mahanap ang kinakailangang papel. Gayunpaman, ang paglipat ng dokumentasyon sa naturang sistema ay hindi magiging posible;
• Mga sistema ng daloy ng trabaho. Ang ganitong uri ng sistema ay laganap sa mga gumagamit dahil sa ang katunayan na ang pangunahing gawain nito ay ang organisasyon at automation ng mga proseso ng negosyo. Sa ganitong software, madaling gawin ang negosyo, at ang daloy ng dokumento ay isang dahilan lamang para sa pagkakaroon ng mga sandali ng pagtatrabaho;
• Mga sistema ng ECM. Ang software ay nagpapahintulot sa gumagamit na ipakilala ang pagbabago sa sistema ng pamamahala ng organisasyon. Sa tulong ng mga kumplikadong sistema, posible na pamahalaan: mga dokumento, pirma, daloy ng trabaho, kaalaman ng empleyado, atbp. Ganitong klase Magiging mas mahal ang EDI, dahil nag-aalok ito ng advanced functionality ng user.

Kapansin-pansin na ang bawat uri ng EDMS ay nagiging mas malaki kaysa sa nauna at nagbibigay ng mas maraming pagkakataon sa mga user. Gayunpaman, upang pahalagahan ang buong benepisyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento, kailangan mong gumawa ng tamang pagpili.

Paano pumili ng tamang EDMS

Gaya ng nabanggit na, ang pagpili ng EDMS ay isang kumplikadong proseso na nangangailangan ng espesyal na atensyon. Sa iba pang mga bagay, kailangang isaalang-alang ng pamamahala ng kumpanya malaking halaga mapagpasyang mga kadahilanan, tulad ng direksyon ng negosyo, kawani, atbp.

Halimbawa, para sa isang komersyal na organisasyon magiging tama na magtatag ng isang EDMS sa pagitan ng mga empleyado at sa pagitan ng mga kasosyo. Sa ganitong paraan lamang makakamit ng negosyo ang mga kinakailangang benepisyong pang-ekonomiya.

Para sa isang ahensya ng gobyerno, mas mahusay na tumuon sa mga detalye ng trabaho nito at bigyang pansin ang paglikha ng mga electronic archive. Kinakailangan din na sanayin ang mga empleyado na magtrabaho sa kanila.

Kapag pumipili ng isa o ibang EDMS, mahalagang isaalang-alang kung natutugunan ng system ang mga nakasaad na kinakailangan. Kabilang dito ang:

• Buong pag-andar;
• Dali ng paggamit;
• Sa anong bilis ipapatupad ang sistemang ito sa proseso ng trabaho;
• Availability ng mga setting, at dapat silang maging flexible;
• May kakayahan ba ang system na palawakin ang pag-andar;
• Posible bang iakma ang EDMS sa umiiral na software ng enterprise;
• Dali ng pagbagay;
• Pagkakaroon ng teknikal na suporta. Mahalaga na ang naturang tulong ay nasa mataas na antas;
• Reputasyon ng tagagawa, atbp.

Isinasaalang-alang ang katotohanang ito, dapat sumunod ang user sa mga sumusunod na aksyon:

1. I-explore ang functionality. Kinakailangang magbayad ng espesyal na pansin sa kabanata na "Mga Pagkakataon". Mahalaga na partikular na ipahiwatig ng tagagawa ang listahan ng mga gawain na isinagawa ng programa. Kung walang mga detalye, dapat mong iwanan ang naturang sistema ng EDS;
2. Pagkakaroon ng mga pampakay na presentasyon. Mahalaga na ang programa ay naglalaman ng materyal na demo, sa gayo'y nagpapaliwanag sa gumagamit kung paano gamitin ang pagpapaandar;
3. Pag-aralan ang mga screenshot. Sa ganitong paraan, mabe-verify ng manager kung ang functionality ay talagang simple at kung ito ay nakakatugon sa mga nakasaad na kinakailangan;
4. Siguraduhing magbasa ng mga review mula sa mga totoong user. Ang pinakamagandang opsyon ay manood ng mga video sa YouTube;
5. Maraming mga tagagawa ang nag-aalok ng mga libreng pagsubok sa mga tagapamahala. Sa ganitong paraan mauunawaan ng user kung ang napiling produkto ay angkop o hindi;
6. Tungkol sa halaga ng mga kalakal, malinaw na ang puntong ito ay hindi maaaring mag-alala sa mamimili. Mahirap matukoy kung ano ang dapat na tunay na halaga ng isang EDS, ngunit ito ay nagkakahalaga ng pag-aaral kung ano ang bumubuo dito o sa figure na iyon. Samakatuwid, ang isang detalyadong pag-aaral ng listahan ng presyo ay makakatulong sa mamimili na maiwasan ang mga hindi inaasahang gastos at gastos.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala kung ano ang gagawin tamang pagpili Isang espesyalista lamang ang tutulong. Samakatuwid, ang pagpili at pag-install ng EDMS ay dapat isagawa lamang sa ilalim ng malapit na atensyon ng isang tao na may mga espesyal na kasanayan.

Dahil sa mataas na halaga, hindi lahat ng organisasyon sa ating bansa ay nagtatrabaho sa EDMS. Sa sandaling ito ay lamang malalaking kumpanya iproseso ang mga papel sa elektronikong paraan. Ngunit lahat ay nagbabago, at malamang na sa malapit na hinaharap ang pangangailangan na magtrabaho sa tulong ng isang EDMS ay pahalagahan, at maraming mga kumpanya ang kayang magsagawa e-negosyo. Nangangahulugan ito na sila ang magiging pinakamabisa at matagumpay!