Tumutulong ang MegaFon na lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Cross-border EDI: ang diyablo ay hindi nakakatakot. Eksklusibong panayam tungkol sa karanasan ng Megafon Batay sa anong software ang palitan?

Ang MegaFon ay nagtatanghal ng isang natatanging serbisyo para sa mga kliyente ng korporasyon"Pamamahala ng elektronikong dokumento" . Ginagawang posible ng serbisyo na ayusin ang legal na makabuluhang daloy ng dokumento gamit ang isang elektronikong lagda.

Ang electronic signature ngayon ay isang tool sa pag-automate ng dokumento na kinikilala ng lahat serbisyo ng gobyerno, kabilang ang serbisyo sa buwis ng Russian Federation. Para magtrabaho sa Electronic Document Management system, maaaring gumamit ang mga corporate client ng operator ng kasalukuyang kwalipikadong electronic signature mula sa anumang accredited na certification center.

Gamit ang Electronic Document Management, ang mga kumpanya ay maaaring makabuo ng mga elektronikong aksyon, mga tala sa paghahatid at mga invoice, elektronikong lagdaan ang mga dokumentong ginawa sa system o na-upload ng mga empleyado, at ipagpalit ang mga ito sa ibang mga kumpanyang gumagamit ng serbisyo. Bilang karagdagan, ang sistema ay magbibigay ng agarang pag-access sa pag-uulat ng mga dokumento para sa mga serbisyo ng komunikasyon sa mga kliyente ng kumpanya ng MegaFon.

Ang serbisyo ng Electronic Document Management ay makakatulong na ma-optimize ang gawain ng isang negosyo sa anumang laki. Kung dati ay magagamit lamang ang mga electronic signature at daloy ng dokumento malalaking kumpanya dahil sa gastos at teknikal na mga kinakailangan, pagkatapos ngayon ang sistema ay maaaring gamitin ng sinuman nilalang. Naging posible ito salamat sa paglipat ng system sa cloud, na naging posible na gawing mababa at flexible ang mga taripa hangga't maaari, at nagbukas ng access sa system mula sa anumang computer na konektado sa network. Pinapayagan ka nitong pabilisin ang mga proseso ng trabaho, dahil ang tagapamahala ay maaaring mag-sign ng mga dokumento anumang oras mula sa kahit saan sa mundo.

Upang mag-imbak ng mga file at, kung kinakailangan, mabilis na magpadala mula sa isang imbakan ng file ("cloud"), isang napaka-friendly na interface ay binuo na may simpleng nabigasyon at napakadaling configuration. Gayunpaman, walang sinuman ang maaaring gumamit ng na-download na nilalaman, ang lahat ng mga karapatan ay nananatili sa gumagamit. Kaya, ang kliyente ay tumatanggap ng madaling pag-access at maaasahang proteksyon.

Bago gumawa ng desisyon, maaaring ma-access ng bawat kliyente na may electronic signature ang system at makinabang sa libreng paghahatid ng mga dokumento sa loob ng 14 na araw. Papayagan ka nitong hindi lamang maging pamilyar sa lahat ng mga kakayahan ng system, kundi pati na rin upang masuri ang kinakailangang intensity ng paggamit nito, na makakatulong sa pagpili ng naaangkop na taripa.

"Ang elektronikong lagda ay pumasok sa buhay ng mga negosyo noong 2002, nang naging posible na ibigay pag-uulat ng buwis sa pamamagitan ng Internet, at ngayon ay naging isang mahalagang tool, salamat sa kung saan ang mga papeles ay makabuluhang pinabilis. Nag-alok kami bagong antas bilis at kadaliang kumilos, at tiwala kami na pahahalagahan ng aming mga kliyente ang serbisyong ito,” komento Mikhail Sinyugin, tagapamahala ng pag-unlad negosyo ng korporasyon Ang kumpanya ng MegaFon sa rehiyon ng Orenburg. "Sa tulong ng serbisyong "Electronic Document Management", marahil ang pinakakonserbatibong proseso ng aktibidad sa trabaho ng kumpanya - pamamahala ng dokumento - ay napupunta sa cloud pagkatapos ng maraming mapagkukunan ng kumpanya."

Noong unang bahagi ng 1960s, nagsimulang makipagpalitan ng elektronikong data ang mga organisasyon sa Estados Unidos at Europa. Ngunit ilang malalaking kumpanya lamang na kayang bayaran ang gumamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Pagkatapos ng lahat, pare-parehong pamantayan elektronikong palitan walang mga dokumento. Hanggang sa nagsimula silang mag-usap tungkol dito noong huling bahagi ng 1970s Electronic Signature.

Ang electronic signature ay impormasyon sa elektronikong anyo, na naka-attach sa o kung hindi man ay nauugnay sa iba pang impormasyon sa electronic form (naka-sign na impormasyon) at ginagamit upang makilala ang taong pumirma sa impormasyon.
Artikulo 2 Pederal na Batas"Tungkol sa electronic signature"

Sa madaling salita, ito ay isang detalye ng isang elektronikong dokumento na nagbibigay-daan sa iyong i-verify ang pagiging tunay nito (authorship), pagiging tunay at integridad.

Isang cryptographic algorithm para sa paglikha ng primitive digital signatures ay binuo noong 1977. At makalipas ang pitong taon, naaprubahan ang isang pan-European data exchange standard, EANCOM (EDI).

Noong 1990s, maraming mga bansa sa Europa ang nagpatibay ng mga espesyal na batas sa mga elektronikong dokumento at ang legal na makabuluhang daloy ng dokumento ay nagsimulang isagawa sa elektronikong anyo. Sa Russia, ang naturang batas ay pinagtibay noong 2011.

Pamamahala ng elektronikong dokumento

Parami nang parami ang mga kumpanya na nag-automate ng mga panloob na proseso ng negosyo, na nagpapatupad Sistema ng Impormasyon at mag-imbak ng data sa cloud. Ang mga kontrata at gawa sa papel ay pinapalitan ng mga elektronikong dokumento. Batas ng panahon.

At kung ang karamihan sa mga kumpanya ay nakayanan ang panloob na pag-optimize nang higit pa o hindi gaanong matagumpay, kung gayon elektronikong dokumento turnover sa mga katapat na ito ay kadalasang talagang pilay.

Ang electronic document management (EDF) ay isang legal na makabuluhang daloy ng dokumento sa elektronikong format sa pagitan ng mga legal na entity at/o mga indibidwal.

Isang tipikal na sitwasyon: ang isang accountant ay gumuhit ng isang ulat sa pagkumpleto ng trabaho sa kanyang accounting system, ini-print ito at ipinapadala ito sa pamamagitan ng courier sa katapat. Pagkalipas ng ilang araw, natatanggap at sinusuri ng accountant ng partner na kumpanya ang dokumentong ito, at pagkatapos ay manu-manong ginagawa ang entry sa kanyang accounting system. Sa kasong ito, ang parehong partido ay dapat magtago ng mga papel na bersyon ng batas.

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay lubos na nagpapadali at nagpapabilis sa prosesong ito.

Mga kalamangan ng EDI

Hindi na kailangang magbayad ng suweldo sa courier o magbayad para sa mga serbisyo sa koreo.
Ang pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento ay mas mabilis at mas maginhawa, at ang panganib na mawala ang mga ito sa daan ay zero.
Hindi na kailangang mag-imbak ng toneladang papel sa opisina.
Ang lahat ng mga dokumento ay isang pag-click lamang, at maaari mong ma-access ang alinman sa mga ito saanman mayroong access sa Internet.

Paano mag-set up ng EDF

Mayroong dalawang pangunahing paraan upang makipagpalitan ng mga elektronikong dokumento: direkta at sa pamamagitan ng isang tagapamagitan.

Sa unang kaso, ang mga kumpanya ay dapat pumasok sa isang kasunduan sa pagitan ng kanilang mga sarili, na kung saan ay ilalarawan nang detalyado ang pamamaraan at mga kondisyon ng palitan, o ang bawat isa sa mga katapat ay dapat magkaroon ng isang kwalipikadong electronic signature. Upang makuha ito, dapat kang makipag-ugnayan sa isang certification center na kinikilala ng Ministry of Telecom at Mass Communications ng Russia.

Gayunpaman, kahit na may isang kwalipikadong electronic signature, hindi lahat ng mga dokumento ay maaaring direktang ipadala, halimbawa sa pamamagitan ng email. Ayon sa kasalukuyang batas, ang mga invoice ay maaaring ipadala sa elektronikong paraan lamang sa XML na format na inaprubahan ng Federal Tax Service.

Samakatuwid, mas maginhawang mag-set up ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa pamamagitan ng isang tagapamagitan. Ang kumpanya ng MegaFon ay bumuo ng isang web interface para sa pagbuo, pag-sign at pagpapalitan ng accounting at iba pang mga dokumento sa pagitan ng mga legal na entity. Sa tulong nito, ang iyong accountant, manager o sekretarya ay mabilis na makakapagtapos ng isang kontrata sa isang bagong kasosyo, makapag-isyu ng isang invoice sa isang supplier o tumanggap ng isang pagtatantya mula sa isang kontratista.

Kasabay nito, ang lahat ng mga dokumento ay maaayos at ligtas na maiimbak sa personal na account ng kumpanya.

Upang magamit ang EDF kailangan mong magkaroon ng isang kwalipikadong electronic signature.

Sa iyong personal na account sa portal ng Electronic Document Management mula sa MegaFon, maaari kang lumikha ng mga bagong dokumento (nang walang pagpirma o pagpapadala) at i-upload ang mga ito sa iyong computer sa trabaho.

Doon ay maaari ka ring humiling ng mga dokumento sa pag-uulat para sa komunikasyon: mga invoice, mga invoice at mga gawa. Ang mga dokumentong nakuha sa ganitong paraan ay legal na makabuluhan at hindi nangangailangan ng pag-print o pagkopya sa papel.

Kahit isang service agreement mga mobile na komunikasyon Maaari kang magtapos ng kontrata sa MegaFon nang malayuan. Ang mga corporate client na may electronic signature ay hindi kailangang mag-aksaya ng oras sa pagbisita sa opisina ng kumpanya. Lahat ay maaaring gawin sa pamamagitan ng iyong personal na account. Mabilis, at higit sa lahat, ganap na libre.

Ang isa pang bentahe ng pamamahala ng elektronikong dokumento mula sa MegaFon ay ang madaling pagsasama nito sa 1C. Kung nagtatrabaho ka sa accounting system na ito, magagawa mong mag-upload ng mga dokumento sa portal nang direkta mula sa 1C.

Upang simulang gamitin ang serbisyo ng Electronic Document Management, kailangan mong:

Magrehistro sa naaangkop na portal.
Ikonekta ang isang wastong electronic signature sa system.
Punan ang isang aplikasyon para sumali sa Electronic Document Management System Regulations.

Sa unang 14 na araw, magagamit mo ang pangunahing Promo package. Nagbibigay ito ng libreng pagpapadala ng hanggang dalawang libong pormal at hanggang sa isang libong hindi pormal mga pormal na dokumento. Dalawang linggo ay sapat na oras upang maranasan ang lahat ng mga pakinabang ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Pagkatapos nito ay makakapili ka na plano ng taripa batay sa iyong mga layunin sa negosyo.

Ang serbisyo ng Electronic Document Flow ay nakakatipid ng pera at oras sa pagproseso ng mga transaksyon at pagpapalitan ng mga dokumento. Ang mga benepisyo ng serbisyo ay lubos na pahahalagahan ng mga ahente, distributor, franchisee, organisasyong may istraktura ng sangay, pati na rin ang mga kumpanyang nagpaplanong pataasin ang kahusayan ng pagpapalitan ng dokumento kapwa sa loob ng organisasyon at kapag nagtatrabaho kasama ang mga kasosyo. Ang mas mabilis na proseso ng negosyo, ang higit na kita. Sumang-ayon, isang hangal na huwag pansinin ang gayong desisyon.

Pebrero 27, 2018 12:21 pm

Kamakailan, inanunsyo ng Megafon ang unang operasyon ng pagpapalitan ng dokumento sa cross-border. Ngayon ay ipinakita namin sa iyo ang isang eksklusibong panayam para sa ECM-Journal kasama si Mikhail Berstenev, Direktor ng Pagbili at Logistics. Ang mga eksperto ay may maraming mga katanungan ng isang teknikal, regulasyon, organisasyon at pangkalahatang katangian ng merkado.

Sa aling katapat ng bansa inorganisa ang EDI? Anong mga dokumento ang ipinagpalit: pormal o impormal?

– Ang MegaFon ay naging unang kumpanya sa Russia na nagpatupad ng isang internasyonal na proyekto sa pamamahala ng elektronikong dokumento na may isang hindi residente - Huawei. Ito ang aming supplier mula sa China, ang bansang ito ay hindi miyembro ng EAEU. Nagpapalitan kami ng mga hindi pormal na dokumento: mga aksyon ng pagtanggap at paglipat ng mga lisensya at kagamitan, mga order - ayon sa batas, hindi maaaring magkaroon ng mga pormal na dokumento sa mga hindi residente. Nagpasya kami sa format sa yugto ng pagsang-ayon sa mga kontrata. Sa hinaharap, plano naming pumirma ng mga kontrata, karagdagang kasunduan, mga abiso gamit ang EDI, pati na rin magsagawa ng opisyal na pakikipag-ugnayan sa katapat na ito.

Ito ba ay isang pagsubok na palitan o isang ganap na operasyon ng isang handa na solusyon?

– Masasabi nating ito ang unang kaso ng cross-border exchange, ngunit hindi lamang ito. Nagsimula kaming pumirma ng mga order ng lisensya noong Agosto 2017, at mga certificate noong Disyembre, habang hinihintay namin ang operator na i-finalize ang system. Ang unang set ay nilagdaan noong Disyembre pangunahing mga dokumento sa paghahatid teknolohikal na kagamitan, at noong Enero ng taong ito - ang unang order para sa supply ng kagamitan. Iyon ay, ito ay hindi na isang pagsubok na kapaligiran, ngunit isang ganap na palitan. Pero handa na solusyon sa una ay hindi, ito ay partikular na binuo para sa kasong ito.

Matagal na naming naiintindihan ang pangangailangan na ipatupad ang naturang proyekto at aktibong nagtatrabaho sa direksyon na ito. Ang Huawei ang naging unang kasosyo kung kanino kami nakagawa ng precedent sa merkado. Siyempre, wala kaming planong tumigil doon. Meron kami malalaking plano upang sukatin ang solusyon, gusto naming ilipat ang pakikipag-ugnayan sa lahat ng hindi residenteng supplier sa isang elektronikong format. Sa mga tuntunin ng timing, tina-target namin ang unang quarter ng 2018. Sa pangkalahatan, ang sitwasyon ay depende sa mga pangangailangan ng negosyo; Sigurado ako na ma-optimize nito ang mga proseso ng negosyo at gagawing mas mahusay ang pakikipag-ugnayan.

Anong software ang pinagbatayan ng exchange?

– Ang operator ng EDI ay ang kumpanya ng SKB Kontur, ang palitan ay isinasagawa gamit ang Kontur Diadoc platform na kanilang binuo. Sa gilid ng MegaFon, ang platform ay isinama sa Sistema ng ERP SAP, sa panig ng Huawei - sa pamamagitan ng pag-access sa pamamagitan ng web interface. Sa malapit na hinaharap, pinaplano ng mga kasamahan na isama ang module sa kanilang SAP system.

Mula sa isang pambatasan na pananaw, ang pag-aayos ng cross-border exchange ay palaging napakahirap. Anong mga legal na pamantayan ang iyong sinunod kapag nag-oorganisa ng naturang palitan?

– Pangunahing karapatan sa sa kasong ito- ang batas ng Russian Federation. Bilang bahagi ng proyekto, pumasok kami sa isang kasunduan sa lisensya sa operator ng EDI, at ang pangalawang partido, ang Huawei, ay pumasok sa eksaktong parehong kasunduan sa operator. Dahil ang buong proseso ay kinokontrol ng batas ng Russian Federation, walang mga paghihirap na lumitaw mula sa isang legal na pananaw.

Gaano katagal ang ginawa para sa lahat ng mga aktibidad sa paghahanda?

– Mahirap magbigay ng eksaktong petsa; matagal na naming iniisip ang tungkol sa pag-aayos ng cross-border EDI. Sa pangkalahatan, ang buong pagpapatupad ng proyekto ay tumagal ng humigit-kumulang 6 na buwan, kabilang ang paghihintay ng tugon mula sa mga ahensya ng gobyerno at pagbabago ng system ng operator.

Paano naayos ang paglagda ng elektronikong dokumento sa daloy ng elektronikong dokumento sa cross-border?

– Sa cross-border EDI, tulad ng sa domestic EDI, ang mga dokumento ay nilagdaan sa magkabilang panig. Kung pinag-uusapan natin ang teknikal na bahagi, pagkatapos ay sa madaling sabi ang proseso ng pag-sign ay ang mga sumusunod - ang dokumento ay unang naaprubahan sa aming Sistema ng SAP at nilagdaan ng aming electronic signature, pagkatapos ay inilipat sa pamamagitan ng integration bus sa pamamagitan ng operator sa personal na web account ng counterparty, sinuri niya at nilagdaan ng kanyang electronic signature. Bilang resulta, pareho kami at ang katapat na nakikita sa system ang isang dokumentong nilagdaan sa magkabilang panig.

Salamat sa mga pagpapahusay na ginawa ng operator sa platform nito partikular para sa proyekto, nilagdaan ng MegaFon ang mga dokumento gamit ang isang kwalipikadong electronic signature, at Huawei - isang hindi kwalipikadong electronic signature. Tulad ng sinabi ko kanina, ang buong proseso ay kinokontrol ng batas ng Russian Federation.

Ginagamit ang magkabilang panig Mga sertipiko ng Russia ES verification key. Sa aming bahagi, natanggap namin ang elektronikong lagda nang nakapag-iisa sa pamamagitan ng aming sariling sentro ng sertipikasyon na natanggap ito sa pamamagitan ng isang elektronikong operator ng daloy ng dokumento.

Ang isang ikatlong pinagkakatiwalaang partido ba ay kasangkot sa proseso ng pagpirma o ang mekanismo ng trabaho ay nakaayos nang iba?

– Sa kasong ito, ang ikatlong partido ay ang EDF operator. Siya ang nagsusuri na walang mga pagbabagong ginawa sa ipinadalang dokumento at kinokontrol ang bisa ng mga elektronikong pirma na ginamit.

Mula sa legal na panig, walang mga panganib sa pagkilala sa electronic signature, dahil pumirma kami karagdagang kasunduan kasama ang counterparty tungkol sa paggamit ng electronic signature, kung saan tinatalakay ang buong proseso. Ang dokumento ay malinaw na nagsasaad na, sa aming bahagi, ang EPC ay inisyu ng isang certification center, at sa kanilang bahagi, ng isang EDF operator. Itinatakda din ng batas ang kinakailangan para sa kumpirmasyon ng "papel", iyon ay, isang naka-print na bersyon ng sertipiko, na dapat na nakalakip sa pakete ng mga dokumento sa proseso ng pagkuha ng NEP. Ang pamamaraan ay lubos na transparent, ang lahat ng mga lagda ay lehitimo.

Paano mo ngayon tinatasa ang mga prospect para sa pagbuo ng cross-border EDI market sa pangkalahatan at ang iyong mga kakayahan sa partikular?

– Ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga katapat na Ruso ay hindi na bago at mas maraming kumpanya ang lumilipat sa ganitong format ng pakikipag-ugnayan. Samantala, habang Mga kumpanyang Ruso Kung mayroong anumang kontraktwal na relasyon sa mga hindi residente, magkakaroon ng pangangailangan na pahusayin ang proseso ng cross-border exchange.

Ang pagnanais na lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay lubos na lohikal, dahil ang EDI ay may isang bilang ng mga pakinabang sa tradisyonal na sistema ng pagpapalitan ng dokumento. Kabilang sa mga pangunahing bentahe ng paglipat sa isang elektronikong lagda ay ang pag-aalis ng mga gastos para sa paglikha, imbakan ng archival at internasyonal na express na paghahatid ng mga dokumento ng papel, pagpapasimple ng proseso ng pag-apruba, ang kakayahang mag-sign ng mga dokumento mula sa anumang lugar kung saan mayroong koneksyon sa Internet, pati na rin ang pag-aalis ng panganib ng pagkawala ng mga dokumento. Sa aking palagay, ang direksyon ay may magandang kinabukasan.

Ano, sa iyong opinyon, ang inaasahan ng mga operator ng EDF mula sa estado? Posible bang i-monopolize ng estado ang EDI market sa hinaharap?

– Sa pagsusuri sa sitwasyon sa merkado, maaari kong kumpiyansa na sabihin na ngayon ang estado ay aktibong nakakatugon sa amin sa kalagitnaan at tumutulong sa pag-unlad sa larangan ng elektronikong daloy ng dokumento. Ngunit gusto kong makita ang mga regulator ng industriya - customs, tax - lumipat din sa EDI, suportahan ang pagpapalitan ng mga dokumento sa pamamagitan ng mga personal na account sa mga site, nagtrabaho sa parehong kapaligiran. Tulad ng para sa monopolisasyon, hindi ko ibinubukod ang posibilidad na balang araw ang lahat ng independiyenteng EDI operator ay maaaring magkaisa "sa ilalim ng pakpak" ng isang solong roaming center.

Kinakalkula ng isa sa mga automaker sa mundo na ang pag-print at paghahatid sa pamamagitan ng courier sa isang dealership center ng isang pakete ng mga dokumento ay nagkakahalaga ng mga 580 rubles. Isang pag-aaral ang isinagawa sa central office ng isang Big Four mobile operator at lumabas na gumagamit sila ng humigit-kumulang 420 reams ng papel kada buwan. Kasabay nito, kahit na ang pinakakaraniwang pagsisimula ng Internet ay gumugugol ng humigit-kumulang 11 pack bawat buwan. Hindi mahirap kalkulahin na ang halaga ng pamamahala ng dokumento para sa anumang kumpanya ay isang malaking halaga na ikalulugod na bawasan ng sinumang tagapamahala.

Kasabay nito, walang sinuman sa mga pag-aaral ang isinasaalang-alang ang oras na ginugugol ng mga empleyado sa paghahanap ng mga dokumentong kinakailangan para sa trabaho. Ang problemang ito ay may kaugnayan kahit na isang tao lamang ang kasangkot sa daloy ng dokumento. Sa kolektibong paggamit ng mga dokumento, ito ay pinalala nang malaki at, sa wakas, ay nagiging halos hindi malulutas kung ang organisasyon ay nahahati sa heograpiya. Samantala, ayon sa mga kalkulasyon ng AIIM (Association for Information & Image Management), isang kumpanya na gumagawa ng average na 100 folder ng mga dokumento kada linggo ay gumagastos ng $18.7 thousand kada taon sa pagbawi ng mga nawawalang dokumento. Gayundin, ayon sa mga istatistika ng AIIM, ang karaniwang ehekutibo ay gumugugol ng 2.5 oras kada linggo sa paghahanap ng mga kinakailangang dokumento, habang ang mga klerk ay gumugugol ng 20-30% ng kanilang oras ng pagtatrabaho dito.

Huwag kalimutan na bawat taon ang gobyerno ng Russia ay nagpapakilala ng higit pa at higit pang mga pagpapabuti sa trabaho nito, na nagsasabatas ng mga pamantayan para sa pagpapadala ng mga ulat sa elektronikong anyo gamit ang isang elektronikong digital na lagda. Halimbawa, sa pamamagitan ng utos ng Federal Tax Service ng Russian Federation na may petsang Oktubre 14, 2015 N ММВ-7-11/450@, isang bagong mandatoryong form sa pag-uulat ang ipinakilala para sa mga organisasyon at indibidwal na negosyante - 6-NDFL. Bukod dito, magbigay sa sa anyong papel Ang 6-NDFL ay maaari lamang ang mga organisasyong iyon at mga indibidwal na negosyante, na nagbayad ng kita sa hindi hihigit sa 25 empleyado. Ang natitira ay eksklusibo sa elektronikong anyo. Nangangahulugan ito na ang mga electronic digital signature (EDS) ay magagamit na ngayon sa halos lahat ng seryosong organisasyon. Gumawa kami ng isang survey sa aming nakaraang artikulo (Ano ang isang lagda. Mula sa isang patak ng dugo hanggang sa isang elektronikong pirma) at higit sa kalahati ng aming mga mambabasa ay nagtrabaho na sa isang digital na lagda.

Laban sa background na ito, ang mga serbisyo sa paghahatid ay nagiging lubhang nauugnay. elektronikong pag-uulat at electronic document management system (EDMS). Ang paglago ng mga teknolohiyang IT at malawakang computerization ay naging posible na isipin ang tungkol sa paglipat sa panimula ng mga bagong pamamaraan ng pamamahala. Sa ilang mga bansa, ang pagpapatupad ng EDMS ay naging isang pambansang gawain. Kaya, ang gobyerno ng Estonia ay naglunsad ng isang e-government program na noong 2002, nang ang Internet access sa Estonia sa kabuuan ay hindi lalampas sa 30% ng populasyon. Sa ngayon, 98% ng mga Estonian citizen ang gumagamit ng EDI kapag nakikipag-ugnayan sa mga ahensya ng gobyerno. Maaari ka ring bumoto sa parliamentary at presidential elections gamit ang digital electronic signature. Maaari ka ring makakuha ng “electronic residence” at, halimbawa, kung ikaw ay isang co-founder ng isang Russian-Estonian na kumpanya, maaari kang malayuang makatanggap ng electronic digital signature at legal na lagdaan ang lahat ng mga dokumento. Ito ay hindi lamang maginhawa at nakakatipid ng oras para sa mga tao, ngunit isang makabuluhang pagbawas sa gastos para sa gobyerno. Ayon sa average na mga pagtatantya, ang pagtitipid mula sa pagpapatupad ng EDMS sa isang mas marami o hindi gaanong malaking organisasyon maaari itong umabot sa 95-97%. Halimbawa, ang pagpapadala ng isang dokumento sa pamamagitan ng EDI ay nagkakahalaga lamang ng ilang rubles.

Sa kabila ng makabuluhang pagkahuli ng Russia sa likod ng mga kumpanyang Kanluranin sa bagay na ito, ang taunang rate ng paglago merkado ng Russia Ang EDS, ayon sa mga analyst, ay hindi bababa sa 30%. Ang pag-ampon ng batas sa electronic digital signature na nilikha legal na batayan para sa malawakang pamamahagi ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ayon sa Forrester Research, itinuturing ng 38% ng Fortune 500 na kumpanya ang pagbili ng EDS bilang kritikal sa pagpapatakbo ng matagumpay na negosyo.

Sa Russia mayroon nang mahabang panahon Mga sistema ng EDMS, ngunit ito ay higit sa lahat malakihang operator, tulad ng ZAO PF SKB Kontur, na sumusuporta sa gawain ng mga pederal na istruktura at malalaking negosyo at kung saan ay mahirap para sa mga maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo na magtrabaho kasama. Isinasaalang-alang ang mga modernong katotohanan, binuo ng kumpanya ng MegaFon ang serbisyong Electronic Document Management (EDF) para sa pagbuo, pagpirma at pagpapalitan ng accounting at iba pang mga dokumento sa loob ng kumpanya at sa pagitan ng mga legal na entity. Sa tulong ng EDI, maaari mong pasimplehin ang daloy ng dokumento sa iyong negosyo at dagdagan ang kahusayan ng mga departamento.

Ang serbisyo ng Electronic Document Management (EDF) ng PJSC MegaFon ay inilunsad noong 2015 para sa mga corporate client sa Stolichny at Central branch ng operator, at pagkatapos ay magagamit ito ng sinumang kliyente ng kumpanya. Ngayon, ang anumang legal na entity ay maaaring gumana sa serbisyo ng cloud, na ginamit ng higit sa 500 mga organisasyon. Dati, dahil sa gastos at teknikal na mga kinakailangan, ang mga electronic na lagda at legal na makabuluhang daloy ng dokumento ay magagamit lamang sa malalaking kumpanya. Gamit ang EDI, maaari kang bumuo ng mga electronic na gawa, invoice at invoice alinsunod sa mga kinakailangan at rekomendasyon ng Federal Tax Service, pati na rin lagdaan ang mga ito gamit ang electronic digital signature at ipagpalit ang mga ito sa ibang mga kumpanya ng gumagamit.

Sa Russia mayroong mga pamantayan para sa lahat ng kinakailangang operasyon para sa paggamit ng EDI: encryption, hashing, electronic signature.

1. Ginagamit ang electronic signature at hashing para matiyak ang legal na kahalagahan ng mga electronic na dokumento sa pamamagitan ng paggamit ng electronic signature (ES):

GOST R 34.10-2012: Mga proseso para sa pagbuo at pag-verify ng mga elektronikong digital na lagda
GOST R 34.11-2012: Pag-andar ng hash

Ang lakas ng cryptographic ng algorithm ng pag-encrypt ay batay sa discrete logarithm na problema sa isang pangkat ng mga elliptic curve point. Naka-on sa sandaling ito Walang paraan upang malutas ang problemang ito na may hindi bababa sa sub-exponential complexity. Mahalaga para sa amin na kinikilala ito ng estado bilang sapat na lumalaban sa crypto.

2. Pag-encrypt. Pagtitiyak ng pagiging kumpidensyal at pagsubaybay sa integridad ng impormasyon sa pamamagitan ng pag-encrypt:

GOST 28147-89: Cryptographic na conversion algorithm

Ito ay isang block cipher na may simpleng istraktura ng Feistel, na may block size na 64 bits, isang 256-bit key at 32 rounds, na binuo sa Soviet Union. Ang algorithm ay malawakang pinag-aralan ng mga nangungunang eksperto sa larangan ng cryptography, at sinabi ng lahat ng mga mananaliksik na mukhang maaari o dapat itong maging secure. Mayroong ilang mga komento tungkol sa pagganap nito; Nicolas Courtois kahit na nag-ulat ng matagumpay na pag-atake sa algorithm na ito, ngunit ang mga eksperto mula sa CryptoPro ay na-rehabilitate ito sa mga mata ng publiko.

3. Proteksyon ng mga channel ng paghahatid ng data sa Internet. Para sa gawaing ito, ginagamit ang TLS - isang transport layer security protocol, na maaaring gumamit ng GOST encryption algorithm na GOST 28147-89 na inilarawan sa itaas, at hashing alinsunod sa GOST 34.11-2012. Ang kumbinasyong ito ay nagpapahintulot na ito ay ma-certify ng FSB at FSTEC, na ginawa ng mga kumpanyang CryptoPro, Cryptocom, at VipNet sa kanilang CIPF.

Kami ay aktibong bumubuo ng Electronic Document Management lamang sa interface ng WEB, dahil ang web ay protektado ng mga sertipiko ng seguridad at ang pagpapalitan ng file sa pamamagitan ng mga protocol na ito ay (medyo) ligtas. Ang mga kinakailangan para sa mga operator ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay napakataas at ang bawat kumpanya ay kinakailangang magkaroon ng naaangkop na lisensya Serbisyong pederal seguridad, pagbibigay ng karapatang bumuo ng mga sistema ng impormasyon at magbigay ng mga serbisyo sa pag-encrypt ng data. Ang isang hiwalay na lisensya ay ibinibigay para sa pagkakaloob ng mga serbisyo ng komunikasyon at data. Ang aming base operator ay Kaluga Astral, ito ay ginagamit upang magbigay ng legal na makabuluhang EDI. Ang lahat ng data ay naka-imbak sa loob ng network ng MegaFon (hindi sa Internet ang pag-encrypt ay ginagamit sa buong site, na ginagarantiyahan ang seguridad ng iyong personal na data); Natutugunan ng aming mga teknolohiya sa seguridad ang lahat ng kinakailangan, ang lahat ng data ay naka-back up at ginagarantiya namin ang walang patid na operasyon ng serbisyo 24/7. Pinakamataas na hindi available na serbisyo sa pinakadulo malubhang aksidente hindi hihigit sa 15 minuto.

EDS

Upang magamit ang EDF, kailangan mong lumikha ng isang kwalipikadong electronic signature at i-configure ang iyong computer upang gumana dito. Ang isang electronic na lagda ay isang legal na analogue ng isang sulat-kamay na lagda, ay kinokontrol ng batas N63-FZ at nilayon upang makilala ang taong pumirma sa elektronikong dokumento. Maaari kang makakuha ng sertipiko ng EDS sa Russia sa alinman sa mga Certification Center. Nasa bawat lungsod sila. Ang kasalukuyang listahan ng mga CA ay matatagpuan sa website ng Ministry of Telecom at Mass Communications ng Russia.

Pagkatapos matanggap ang digital signature, kailangan mong bumili at mag-install software, na nagpapatupad ng mga algorithm ng seguridad ng impormasyon na inilarawan sa itaas. Inirerekomenda namin ang Crypto-Pro. Ito ay mga tool sa proteksyon ng cryptographic na ginagamit upang pumirma ng mga dokumento sa mga computer.

Ang CryptoPro ay isang nangunguna sa pamamahagi ng cryptographic information security at electronic signature tool sa Russia. Ang mga pangunahing produkto ng kumpanya ay cryptographic information protection tools (CIPF) CryptoPro CSP at certification center CryptoPro CA. Dahil sa suporta ng karamihan sa mga mobile platform at digital signature media, ang CIPF ay binuo sa karamihan mga solusyon sa mobile batay sa iOS, Android, at Windows8 gamit ang cryptography.

Makakakita ka ng mga presyo ng lisensya sa opisyal na website. Hindi mahirap i-install at i-configure ang CryptoPro, pati na rin irehistro ang iyong digital signature dito. Maraming mga tagubilin ang naisulat na tungkol dito. Sa pamamagitan ng paraan, patuloy na binabago ng MegaFon ang mga SIM card nito sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila ng electronic digital signature, na magbibigay-daan sa iyong mabilis na pumirma sa mga dokumento ng anumang uri.

Tumatanggap ang aming interface ng anumang mga kwalipikadong sertipiko, anuman ang ibinigay ng awtoridad sa sertipikasyon sa kanila.

Mga problema sa paggamit ng mga digital na lagda

Ang pandaraya kapag nagtatrabaho sa mga digital na lagda ay pangunahing nauugnay sa pagnanakaw o pisikal na paggamit ng sertipiko ng ibang tao. Madalas itong nangyayari dahil sa maling imbakan ng token ng certificate at password nito. Gayundin, madalas na ginagamit ng mga umaatake ang pagpapakilala ng mga virus sa mga PC ng mga gumagamit ng EDF, halimbawa, pinapalitan ang teksto ng isang dokumento sa screen na gustong pirmahan ng user.

Gayunpaman, ang lahat ng mga salik na ito ay nakasalalay sa seguridad ng interface kung saan gumagana ang user, at kung ang user mismo ay nagmamasid sa mga pangunahing hakbang sa seguridad kapag nagtatrabaho sa mga digital na lagda.

Nagtatrabaho sa EDF

Pagpaparehistro

Upang magparehistro sa EDF (doc.megafon.ru), kailangan mong punan ang isang form at tumanggap ng kumpirmasyon sa address na iyong tinukoy. Email. Ito ay tumatagal ng limang minuto.

Maaari mong samantalahin ang panahon ng pagsubok at subukan ang serbisyo sa loob ng 14 na araw.

Pagkatapos i-install ang digital signature, kailangan mong irehistro ito. Upang gawin ito, pumunta sa "Mga Dokumento" at i-click ang "Tumanggap at Ipadala" o "Mga Setting" at "Pamamahala ng Serbisyo".

Piliin ang iyong electronic signature:

At punan ang mga detalye ng iyong kumpanya:

Pagdaragdag ng mga user at pagtatalaga ng mga tungkulin

Matapos irehistro ang digital signature certificate, ipasok ang lahat ng empleyado ng organisasyon sa serbisyo sa pamamagitan ng menu na "Aking Kumpanya", at maaari ka ring magdagdag ng mga kilalang counterparty doon na nagtatrabaho sa pamamahala ng elektronikong dokumento.

May tatlong tungkulin ng user sa EDF: Administrator, Operator at Signatory. Maaari mong gawin ito upang ang ilang mga empleyado ay maaari lamang lumikha Mga kinakailangang dokumento, at ipagkatiwala ang mga ito na pirmahan at ipadala sa mga katapat lamang ng mga awtorisadong tao. Halimbawa, ang punong accountant o komersyal na direktor.

Pinupunan at ine-edit ng administrator ang mga detalye ng Kumpanya sa Portal, namamahagi ng mga tungkulin at bumubuo ng mga imbitasyon sa pagitan ng mga empleyado at kontratista, namamahala ng mga electronic signature certificate sa kumpanya, pati na rin ang mga taripa at hanay ng mga serbisyo.

Ang operator ay bumubuo at pumipirma ng mga abiso at abiso ng pagtanggap ng mga dokumento.

Pipirmahan ng pumirma ang mga dokumentong ipapadala o tatanggihan ang mga ito. Maaari ding tanggalin ng lumagda ang mga maling nilagdaan na dokumento.

Maaaring imbitahan ng administrator ang user.

O hanapin ito sa mga naidagdag na sa EDF system.

Paglikha ng mga dokumento

Isaalang-alang natin ang proseso ng paglikha ng isang palitan ng mga dokumento, para sa kapakanan ng kung saan, sa katunayan, ikaw ay nagse-set up ng isang EDI system. Mayroong dalawang mga opsyon para sa pagpapadala ng mga dokumento sa isang katapat: i-upload ang mga ito, o likhain ang mga ito sa interface. Ang system mismo ang magsasabi sa iyo kung gumawa ka ng mali.

Subukan nating gumawa ng invoice, delivery note o dokumento sa interface. Mula sa menu na "I-download", maaari ka ring mag-attach ng isang kasunduan at anumang iba pang kasamang dokumento upang ipadala ito sa katapat.

Kung ang iyong katapat ay wala pa sa system, maaari mo itong idagdag mula sa kaukulang menu.

Pagkatapos ihanda ang dokumento, ganito ang hitsura. Kung tama ang lahat, maaari mo itong ipadala sa pamamagitan ng EDF operator. Upang simulan ang proseso ng pag-sign sa isang kumpanya, kailangan mong i-activate ang serbisyo ng isang espesyal na operator ng EDF.

Bilang karagdagan, maaari mong tingnan at i-print ang isang papel na bersyon ng dokumento, at ang buong kasaysayan nito ay makikita rin. Isang kapaki-pakinabang na opsyon para sa isang manager.

Kung nagtatrabaho ka sa 1C system sa iyong organisasyon, maaari kang gumamit ng isang espesyal na module upang i-automate ang proseso ng pagproseso ng mga pormal na dokumento (TORG-12, mga sertipiko ng nakumpletong trabaho at mga invoice) na natanggap o inisyu sa elektronikong paraan.

Mga contact

Kinokolekta ng menu ng Mga Contact ang lahat ng iyong mga katapat, empleyado at simpleng mga contact ng mga taong nagtatrabaho sa EDI system at kung kanino ka nakikipagpalitan ng mga dokumento.

Resulta:

Sinubukan naming gawing simple at nauunawaan hangga't maaari ang Electronic Document Management system ng PJSC MegaFon para sa mga user. Ang kailangan mo lang gawin ay kumpletuhin ang paunang pag-setup at simulan ang pagtatrabaho dito. Siyempre, lahat ng iyong katapat ay dapat ding kumonekta sa EDI.

Ang mga pakinabang ng paggamit ng EDI ay kinabibilangan ng:

pag-aalis ng papel na media at ang kaugnay na pagtitipid sa oras at pera sa Mga consumable at pagpapanatili ng kagamitan sa opisina;
isang ligtas na paraan ng pagpapalitan at pag-iimbak ng impormasyon, pati na rin ang pag-aayos ng multi-level na pag-access para sa alinman sa mga empleyado ng kumpanya;
isang mabilis na paraan upang mahanap ang kinakailangang data, na lalong mahalaga para sa mga organisasyong nagtatrabaho sa malalaking volume ng dokumentasyon.

Ano ang nagpapabagal sa pagbuo ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon:

ang itinatag na opinyon na ang isang papel na dokumento ay mas maaasahan
pagsasara ng mga dokumento nang retroaktibo
ang pangangailangang sanayin ang mga tauhan sa gawaing elektroniko.
hindi kahandaan ng ibang mga katapat

Sinusubukan ng mga operator ng EDF na hikayatin ang mga kumpanya sa pamamagitan ng pag-aalok ng isang maginhawang tool para sa paghahanap ng mga katapat na handang makipagpalitan ng mga dokumento sa elektronikong paraan. Hindi nahuhuli ang MegaFon at patuloy kaming nagsusumikap sa pagpapabuti ng serbisyo at pagpapasimple ng interface. Ngayon, ang proseso ng pagpapadala ng isang dokumento ay medyo simple, ngunit hindi kami tumitigil doon at ipagpatuloy ang aming pananaliksik, sinusubukang gawing simple at maginhawa ang aming produkto hangga't maaari.