Ang ibig sabihin ay sed. Awtomatikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Binayaran ang EDMS mula sa badyet

Ang ating lipunan ay patungo lamang sa pagpapakilala ng mga electronic document management system sa lahat ng dako sa lahat ng negosyo.

Ito ay dahil ang karamihan sa mga negosyo ay hindi pa rin magawa ito para sa isang simpleng dahilan - kakulangan ng karanasan sa paggamit ng elektronikong dokumentasyon.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision bilang isang tool para sa pag-automate ng mga proseso na lampas sa daloy ng dokumento

ELMA

Ang ELMA EDMS ay ipinatupad bilang bahagi ng ilang mga pakete na ECM+, Projects+, ELMA CRM+ na pinili ayon sa mga kinakailangan ng user. Mayroong kahit isang pakete na may KPI.

Ang kakaiba ng interface ay ang pagsasaayos nito sa tungkulin ng user gamit ang mga built-in na tool sa disenyo.

Ipinapatupad nito ang pinabilis na pag-access sa data ng sanggunian at pag-automate ng isang bilang ng mga proseso, sa partikular, pagproseso ng dokumentasyon mula sa iba't ibang mga mapagkukunan.

Tulad ng para sa paghahanap ng data, mayroong isang pamamaraan para sa paghahanap sa pamamagitan ng mga detalye. Ang resulta ng paghahanap ay maaaring mabuo sa isang ulat, at ang mga template ay maaaring mabuo mula sa mga query sa paghahanap.

Ang isang espesyal na subsystem ay inilaan para sa mga operasyon na may power supply, na nagbibigay-daan sa iyo upang magplano ng pagpapalit, i-configure ang mga gawain, pamahalaan at modelo ng power supply.

Sinusuportahan ng bloke ng seguridad ang ilang paraan ng pagpapahintulot at malinaw na binibigyang-kahulugan ang mga karapatan ng user ayon sa uri ng pag-access sa mga bagay.

Bukod pa rito, ginagamit ang digital signature, at ang bilang ng mga aktibong user ay maaaring matukoy sa programmatically.

Ang EDMS na ito ay mayroon ding mga disadvantages. Halimbawa, walang lokal na mail. May mga paghihigpit sa paglikha at pagtatalaga ng mga gawain, at ang pagpaparehistro mula sa mga aplikasyon sa opisina ay hindi ipinapatupad.

Bilang karagdagan, walang mga built-in na tool para sa pagtingin sa mga attachment, mga karaniwang query lamang ang ginagawa, at walang awtomatikong paghahanap para sa mga duplicate.

Anong mga problema ang nalulutas ng 1C: Daloy ng dokumento 8

Anong mga problema ang nalulutas ng 1C: Daloy ng dokumento 8: gawain sa opisina; imbakan at pagkuha ng impormasyon; mga proseso sa negosyo; pagruruta ng dokumento; accounting ng mga oras ng trabaho.

", "Thesis" at 1C: Daloy ng Dokumento. Ang bahagi ng mga solusyong ito sa database ng TAdviser ay lumampas sa 60%.

Kasabay nito, sa nakaraang taon, ang impormasyon tungkol sa mga 600 bagong proyekto ay lumitaw dito. Noong 2019, ang database ng TAdviser ay madalas na na-update na may impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng Elma, Tesis, DirectumRX at 1C: Document Flow system.

Kung isasaalang-alang namin ang mga pagpapatupad ng vendor, na isinasaalang-alang ang lahat ng mga solusyon ng isang partikular na kumpanya na nauugnay sa EDMS/ECM, sa kasong ito, ang Top 5, sa pagtatapos ng 2019, ay magiging ganito: Directum, Elma, DoxVision at Haulmont .

2018

Noong Disyembre 2018, ang database ng proyekto ng TAdviser EDMS/ECM ay nagsama ng impormasyon sa higit sa 5.1 libong mga pagpapatupad. Mula Disyembre 2017, i.e. Mula nang mailathala ang nakaraang ulat, ito ay napunan ng halos 700 bago at archival na mga proyekto.

Kalahati ng lahat ng mga proyekto, impormasyon tungkol sa kung saan ay magagamit sa site, ay isinasaalang-alang ng 5 domestic system - Directum, Elma, Docsvision, "Delo" at "Thesis".

Kung titingnan mo ang pagpapatupad ng lahat ng produkto ng klase ng EDMS/ECM mula sa mga partikular na vendor, sa bilang ng mga proyekto, magiging ganito ang nangungunang limang: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), DoxVision at Haulmont.

2017

Ang pinakasikat na EDMS/ECM system

Noong unang bahagi ng Disyembre 2017, ang database ng proyekto ng TAdviser EDMS/ECM ay nagsama ng impormasyon sa humigit-kumulang 4,440 libong mga pagpapatupad. Mula Nobyembre 2016, i.e. Mula nang mailathala ang nakaraang ulat, ito ay napunan ng 460 bago at archival na mga proyekto.

Mahigit sa kalahati ng lahat ng mga proyekto, impormasyon tungkol sa kung saan ay makukuha sa site, ay isinasaalang-alang ng 5 domestic system - Directum, Docsvision, ELMA, Delo at 1C: Document Flow.

Kung titingnan mo ang pagpapatupad ng lahat ng produkto ng klase ng EDMS/ECM mula sa mga partikular na vendor, kung gayon sa mga tuntunin ng bilang ng mga proyekto, ang nangungunang limang, bilang isang taon na ang nakalipas, ay magiging ganito: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, DoxVision at 1C.

2016

Ang pinakasikat na EDMS/ECM system

Simula noong unang bahagi ng Nobyembre 2016, ang database ng proyekto ng TAdviser ay nagsama ng impormasyon sa 3,980 na pagpapatupad ng mga sistema ng EDMS/ECM sa iba't ibang industriya. Ayon sa mga datos na ito, ang pinakamalaking bilang ng mga proyekto ay nakumpleto gamit ang Directum (677 proyekto), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) at 1C: Document Flow (164) system.

Siyempre, ang mga figure na ito ay malayo sa totoong bilang ng mga pagpapatupad, dahil, halimbawa, sa website lamang ng kumpanya ng 1C mayroong impormasyon tungkol sa higit sa 1.5 libong mga pagpapatupad ng 1C: Daloy ng Dokumento. Gayunpaman, ang ipinakita na data ay nagbibigay-daan sa amin upang maunawaan kung aling mga sistema ang madalas na ginagamit sa Russia.

Sa nangungunang sampung pinaka-madalas na ipinatupad na mga sistema, dalawang dayuhang solusyon lamang ang kinakatawan - Documentum at SharePoint. Ito ay ipinaliwanag, una sa lahat, sa pamamagitan ng katotohanan na ang mga proyekto kung saan ginagamit ang mga dayuhang produkto ay kinuha sa dami, hindi sa dami.

Mga vendor ayon sa bilang ng mga pagpapatupad ng EDMS/ECM

Ipinapakita ng graph sa itaas ang kabuuang pagpapatupad ng lahat ng system ng mga partikular na vendor na kabilang sa klase ng EDMS / ECM. Kung dalawa o higit pang mga solusyon mula sa parehong vendor ang ginamit sa isang proyekto, na sa database ng TAdviser ay inuri bilang EDMS (ECM), kung gayon ang pagpapatupad ng bawat solusyon ay isinasaalang-alang nang hiwalay.

2015

Ang pinakasikat na EDMS/ECM system

Ayon sa TAdviser, ang electronic document management system na "Delo" ang nangunguna sa bilang ng mga pagpapatupad. Sa buong panahon ng pagmamasid, ang database ng TAdviser ay naglalaman ng 418 na proyektong natapos gamit ang solusyon na ito. Bahagyang mas kaunting mga proyekto ang ipinatupad gamit ang DocsVision - 416 na mga pagpapatupad. Gayundin sa nangungunang limang sa dami ng mga termino ay ang ELMA, Directum at 1C: Document Flow 8 system - 393, 368 at 124, ayon sa pagkakabanggit. Sa kabuuan, ang database ng TAdviser, noong Nobyembre 2015, ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa higit sa 3.3 libong mga proyekto.

Sa lahat ng mga proyektong natapos noong 2014, at may humigit-kumulang 500 sa kanila sa database ng TAdviser, ang pinakamalaking bilang ng mga pagpapatupad ay nasa ELMA, Directum, Delo, DocsVision at "

Electronic document management system (EDMS) ay isang system (program sa computer, software, atbp.) na nagbibigay-daan sa iyong ayusin at i-automate ang trabaho gamit ang mga elektronikong dokumento (i.e. daloy ng elektronikong dokumento) sa kabuuan ng mga ito. ikot ng buhay. Ang pangunahing pag-andar ng EDMS ay dapat kasama ang kakayahang lumikha, magbago, mag-imbak at magruta ng mga dokumento, pati na rin ang ilang mga kakayahan sa serbisyo, tulad ng paghahanap, pag-uuri, atbp.

EDMS, bilang karagdagan, ay inilaan para sa pag-aayos at pag-automate ng mga proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado (paglilipat ng mga dokumento, pag-isyu ng mga gawain, pagpapadala ng mga abiso, atbp.). Mabilis na makukuha ng mga empleyado ang anumang kinakailangang impormasyon tungkol sa mga kliyente ng kumpanya. Sa kasong ito, ang mga dokumento ay maaaring parehong mga nakabalangkas na bagay ng sistema ng impormasyon, na mayroong isang tiyak na hanay ng mga karaniwang detalye, at mga hindi nakabalangkas (Word, Excel, .pdf, .jpg na mga file, atbp.). EDMS maaaring may kasamang electronic archive ng mga dokumento, na ginagawang posible ang sama-samang pagproseso ng impormasyon, at isang sistema para sa pag-automate ng mga proseso ng negosyo (workflow). Gayundin, ang EDMS ay isa sa mga opsyon para sa paggamit ng BPM system.

Ayon sa kaugalian, ang konsepto ng automation ng dokumento ay nauugnay sa pagtatrabaho sa mga sulat, administratibo at organisasyong mga dokumento, atbp. Gayunpaman EDMS Pinapayagan ka rin nilang iugnay ang bawat dokumento sa mga aksyon na dapat gawin dito. Salamat sa naturang sistema, nagiging posible na subaybayan ang pagganap ng ilang mga gawain ng mga empleyado. Kaya, hindi lamang nagbibigay ang EDMS epektibong pamamahala daloy ng dokumento at seguridad ng impormasyon sa kumpanya, ngunit din nadagdagan ang kontrol sa pagpapatupad ng trabaho sa mga dokumento at produktibo ng empleyado.

Electronic document management system (EDMS) ay kasalukuyang ginagamit sa imprastraktura ng IT ng halos anumang kumpanya - parehong pribado at pampubliko. Karamihan sa mga kumpanya ay nagpatupad na ng isang EDMS o nagpaplanong ipatupad ito sa malapit na hinaharap. Ang mga electronic document management system ay lumulutas ng lalong malawak na hanay ng mga problema, sumasama sa mga sistema ng accounting, at nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang mga mahahalagang indicator ng isang enterprise (bumuo ng KPI o BSC system).
Sa pamamagitan ng paggamit EDMS ang negosyo ay nagiging transparent at mapapamahalaan: ang lahat ng pinakasimpleng mga transaksyon sa negosyo (halimbawa, pagpapadala ng mga kalakal mula sa isang bodega o paglipat ng mga materyales sa produksyon) ay sinamahan ng kanilang pagmuni-muni sa sistema ng accounting sa anyo mga elektronikong dokumento. Ang mga pagpapatakbo ng negosyo ay maaaring samahan ng accounting at pagtatala ng mga tagapagpahiwatig ng proseso ng negosyo. Ang naipon na impormasyon sa mga tagapagpahiwatig ay isinama sa EDMS sa mga nangungunang antas ng tagapagpahiwatig, at sa gayon ay nakakatanggap kami ng balanseng sistema ng scorecard na makikita sa panel ng tagapamahala.

Mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay may isang bilang ng mga pakinabang, na kinabibilangan ng posibilidad ng solong pagpaparehistro ng isang elektronikong dokumento, parallel na pagpapatupad ng mga kinakailangang operasyon na may pagsubaybay sa taong responsable para sa kanilang pagpapatupad, pati na rin ang pagkakaroon ng isang epektibong organisadong sistema ng paghahanap ng dokumento at isang binuo na sistema ng pag-uulat .

Bukod sa, EDMS, bilang panuntunan, naglalaman ng mga tool para sa pangkatang gawain sa mga dokumento at proyekto, pag-iiskedyul at pag-load ng mga empleyado upang magtrabaho kasama ang mga dokumento, pagpapanatili ng kasaysayan ng trabaho gamit ang mga dokumento at secure na trabaho sa mga malalayong opisina at mga dibisyon ng enterprise. Sa pinakakaraniwang platform sa Russia "1C: Enterprise 8" halimbawa EDMS ay . Sa pagdating ng 1C:Enterprise 8 platform, ang pamamahagi ng pamilya ng 1C program ay muling na-orient mula sa maliit hanggang katamtaman at mga corporate na segment ng mga negosyo. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang katangian ng isang ganap na sistema ng impormasyon para sa mga naturang negosyo, habang ang mga sistema ng klase ng daloy ng trabaho at isang mas advanced na bersyon ng BPMS ay isang karaniwang module ng corporate information system ng isang enterprise kung saan ang bilang ng mga empleyado ng opisina ay umaabot ng higit sa 50 tao.

Hindi dapat partikular sa industriya. Ang pangunahing at pinakakaraniwang opsyon para sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay mga naka-package na produkto, at ang EDMS sa 1C platform ay walang pagbubukod.

Sa mga kondisyon modernong pag-unlad negosyo EDMS ay dapat na malutas ang mga problema na may kaugnayan sa gastos optimization, na may posibilidad ng pag-save ng mga panloob na mapagkukunan ng enterprise. Kasabay nito, ang pinaka ang pinakamahusay na pagpipilian ay isang sitwasyon para sa isang negosyo kapag ang ipinatupad na impormasyon sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento nagbibigay-daan sa iyo na mabilis (sa 2-3 buwan) mabawi ang mga gastos sa pagpapatupad. Isang kinakailangang kondisyon Para sa naturang pagpapatupad, ang negosyo ay dapat magkaroon ng isang empleyado na may kaalaman sa larangan ng pamamahala ng proseso, mga kasanayan sa pagbuo ng mga diagram ng notasyon para sa paglalarawan ng mga proseso ng negosyo, at may medyo mahusay na pag-unawa sa mga proseso ng negosyo na nagaganap sa enterprise na nagpapatupad ng EDMS. Ang mga pormal na diagram ng proseso ng negosyo ay maaaring maging isang mahalagang tulong.

Pagpapatupad EDMS dapat palaging tugunan ang isyu ng pag-optimize ng mga proseso ng negosyo at pag-save ng mga gastos sa paggawa para sa parehong pamamahala at mga ordinaryong empleyado ng negosyo. Kasabay nito, ang pinakamataas na epekto ng pagpapatupad ay nakakamit kapag ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagpapatakbo sa isang espasyo ng impormasyon na may isang sistema ng pamamahala at accounting. Ang ganitong pinagsamang sistema ay nagbibigay-daan sa iyo upang malutas ang isang makabuluhang mas malaking bilang ng mga problema.

Mayroong isang bilang ng mga karaniwang application EDMS sa 1C platform, halimbawa, automation ng kontrata sa trabaho. Ngunit ang paglutas ng mga problema tulad ng daloy ng dokumento ng tauhan, magtrabaho kasama ang mga paglalakbay sa negosyo at mga ulat sa gastos, mga aplikasyon para sa cash, ang mga proseso ng pagsuporta sa mga benta, pagkuha, produksyon at daloy ng dokumento ng bodega ay malulutas lamang sa isang solong sistema ng impormasyon na may sistema ng accounting. Halimbawa, sa 1C 8 platform sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento "PiterSoft: Pamamahala ng Proseso" o

Halimbawa, sa 1C 8 platform sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring gumana sa isang solong database gamit ang produktong "1C: Salary and HR Management" o "1C: Manufacturing Enterprise Management", na nagbibigay-daan sa iyong komprehensibong lutasin ang mga functional na gawain (halimbawa, recruiting), accounting (pagkalkula ng suweldo) at pamamahala (paggawa motivational na mga desisyon tungkol sa pagtaas ng suweldo o multa), at ang gawain ng pakikipag-ugnayan at paghahatid ng impormasyon (pagpasa ng isang dokumento sa ruta, na nauugnay sa napapanahong abiso ng lahat ng mga interesadong kalahok sa proseso alinsunod sa isang naunang naaprubahang pamamaraan).

Hindi lihim na ang matagumpay na pagpapatakbo ng anumang negosyo ay pangunahing nakasalalay sa kung paano gumagana ang mekanismo para sa pag-aayos ng dokumentasyon. Pagkatapos ng lahat, ang pagtatrabaho sa mga papeles, kahit na hindi ito nagdudulot ng kasiyahan, ay isang mahalagang link sa pamamahala ng isang kumpanya.

Bilang karagdagan, ang dokumentasyon ay dapat na makitungo sa isang napapanahong paraan, kung hindi man ay magsisimula itong maipon at mawala. Upang maiwasan ang mga posibleng pagkalugi, ipinakilala ang isang electronic document management system.

Sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo: Ano ang EDMS? Anong mga uri, pakinabang at disadvantage mayroon ito?

Sa pag-unlad ng Internet, ang oras ng makakapal na mga folder at maalikabok na mga archive ay isang bagay ng nakaraan. Ngayon ang proseso ng pagtatrabaho sa mga dokumento ay ganap na awtomatiko. Ang mga kinakailangang papel ay matatagpuan sa isang pag-click, at ang pag-archive ay ginagawa nang walang interbensyon ng tao. Nag-aalok ang EDMS ng mga ganitong pagkakataon para sa mga negosyo.

Ang electronic document management system (EDMS) ay isang espesyal na software na nagpapahintulot sa mga dokumento na maproseso sa elektronikong format. Sa madaling salita, salamat sa EDMS, posible na maglipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga empleyado, mag-isyu ng mga indibidwal na gawain, archive, atbp.

Tiyak na alam ng maraming organisasyon kung paano lumikha ng mga elektronikong dokumento, mag-imbak at magpadala ng mga ito. Gayunpaman, ang isang simpleng elektronikong format ay hindi magkakaroon ng anumang legal na puwersa. Upang tumaba ang elektronikong papel, mahalagang mapirmahan ito ng magkabilang panig. SA sa kasong ito, ang mga dokumento ay dapat na selyuhan ng isang espesyal na electronic signature.

Samakatuwid, ang EDS ay maaaring nahahati sa dalawang uri:

1. Daloy ng dokumento sa loob ng kumpanya sa pagitan ng mga empleyado;
2. Daloy ng dokumento sa pagitan iba't ibang negosyo at mga organisasyon sa pamamagitan ng mga espesyal na channel ng komunikasyon.

Upang magamit ang EDMS sa loob ng isang organisasyon, kinakailangan ang espesyal na software. Karaniwan ang ganitong programa ay tinatawag na EDI platform. Bilang karagdagan, kakailanganin ang karagdagang hardware para sa maayos na operasyon ng naturang software. Halimbawa, mga server, mga channel ng network, atbp.

Kakailanganin ang isang operator ng pamamahala ng elektronikong dokumento kung kinakailangan upang magtrabaho sa mga papel sa pagitan ng dalawang magkaibang kumpanya. Ang nasabing operator ay magiging isang mahusay na katulong. Pagkatapos ng lahat, alam niya kung paano maghatid ng mga mensahe, suriin kung anong format ang mga dokumento na ipinadala, hinihiling at kinokontrol ang paglalagay ng isang elektronikong lagda, mga tindahan at pag-archive ng mga dokumento nang nakapag-iisa, atbp.

Kaya, ang EDMS ay ang "circulatory system" ng buong negosyo. Nakakatipid ito ng maraming oras at walang alinlangan na may positibong epekto sa gawain ng organisasyon sa kabuuan. Ngunit palaging may anumang benepisyo mula sa ganitong uri ng pagproseso ng impormasyon? At maaari bang magdulot ng pinsala ang EDMS sa isang negosyo? Upang masagot ang mga tanong na ito, kailangan mong isaalang-alang ang mga positibo at negatibong aspeto ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Mga kalamangan at kahinaan ng EDI

Tulad ng anumang iba pang proseso ng EDI, mayroon itong parehong kalamangan at kahinaan. Ang mga pangunahing parameter ay ipinakita sa talahanayan sa ibaba.

Mga kalamangan

Bahid

Nag-aayos. Ang system ay awtomatikong nagtatalaga ng mga numero sa mga dokumento, na nag-aalis ng lahat ng uri ng mga error. Pagsubaybay. Maaari mong malaman kung sino ang nagtatrabaho sa dokumento anumang oras Kaligtasan. Ang isang empleyado ay hindi maaaring mawala o masira ang isang elektronikong dokumento Pagbawi . Ang isang tinanggal na dokumento ay maaaring maibalik anumang oras Kaligtasan ng mga pansamantalang mapagkukunan. Ang elektronikong anyo ng dokumento ay umaabot sa bawat empleyado sa loob ng ilang segundo, anuman ang kanilang lokasyon. Maginhawang magtrabaho. Kung kinakailangan, maaaring baguhin ng empleyado ang orihinal na bersyon ng dokumento. Ginagawang posible ng EDF na ibalik ang bawat isa sa kanila. Bilang karagdagan, maaari mong subaybayan ang mga pangalan ng mga espesyalista na nagtrabaho sa papel. Availability . Ang EDI system ay gumagana 24/7. Bukod dito, kapag nakakonekta dito sa pamamagitan ng Internet, ang isang empleyado ay maaaring magtrabaho kasama ang dokumentasyon anumang oras, kahit na siya ay nasa ospital o nasa bakasyon. Pagpaplano. Ang sistema ay nagpapahintulot sa isang espesyalista na planuhin ang pag-unlad ng trabaho gamit ang mga papeles. Maaari mong itakda ang petsa, oras ng pagpapatupad, pati na rin ang pagkakasunud-sunod. At sa tamang sandali, ang programa mismo ay mag-uudyok sa empleyado tungkol sa pangangailangan na makumpleto ang kanyang trabaho. Maginhawang paghahanap. Ang programa ay idinisenyo sa paraang ginagawang posible na mahanap kinakailangang dokumento hindi lamang sa pamagat, kundi pati na rin sa keyword. Nagtitipid ng papel. Hindi na kailangang mag-print ng dokumentasyon, i-staple ito sa mga folder at gumawa ng imbentaryo. Ang lahat ng impormasyon ay naka-imbak sa elektronikong paraan, at anumang oras ang kinakailangang dokumento ay maaaring i-print sa papel.

Paggastos ng pera. Ang paggawa ng EDI ay mangangailangan ng ilang partikular na gastos sa pananalapi. Kailangan ng pera para sa software at kagamitan. Ang halaga ng mga gastos ay depende sa bilang ng mga konektadong empleyado. Sa karaniwan, ang halagang ito ay halos 100,000 rubles (*). Ang paggamit kaagad ng EDMS ay hindi gagana. Pagkatapos ng pagbili, pag-install, pagpapatupad at pag-debug ng programa ay tumatagal ng maraming oras, pati na rin ang mga espesyal na kasanayan. Pagsasanay. Upang maayos na magamit ang EDMS, lahat ng kasangkot na empleyado ay dapat sumailalim sa espesyal na pagsasanay. Seguridad. Upang matiyak ang kaligtasan ng impormasyon, ang mga tagapamahala ng kumpanya ay dapat magbayad ng espesyal na pansin sa seguridad. Lalo na, upang mag-isyu ng isang elektronikong pirma, matukoy kung alin sa mga empleyado ang magkakaroon ng kung anong pag-access sa mga papeles, at kailangan ding protektahan ang programa mula sa pagtagos mula sa labas. Kinakailangan ang administrator ng EDMS. Ang organisasyon ay dapat magkaroon ng isang tauhan na makakalutas ng mga kasalukuyang problema sa pagtatrabaho sa EDMS. Lalo na, i-debug ang server, tulungan ang mga user, subaybayan ang paggana ng system. Kinakailangan ang patuloy na pag-backup. Upang matiyak ang kaligtasan ng impormasyon, dapat na permanenteng i-save ng mga user ang mga dokumento. Sa ilang mga kaso, ang pagkakaroon ng isang electronic at papel na dokumento ay kinakailangan. Kung, halimbawa, ang isang kasosyo ay walang naka-install na EDMS, kung gayon kapag nagtatrabaho sa kanya, ang dokumentasyon ay dapat na parehong elektroniko at papel.

Ang tunay na halaga ng pagpapanatili ng pamamahala ng elektronikong dokumento para sa maliliit na negosyo

(*) Kung ang kumpanya ay maliit, at ang may-ari ng negosyo (o ang indibidwal na negosyante mismo) ay personal na pipirma sa mga dokumento, kung gayon ang mga gastos ay magiging minimal. Binubuo sila ng pagbili ng electronic digital na lagda- 1500 rubles at pag-access sa serbisyo sa pamamahala ng elektronikong dokumento - mula sa 100 rubles.

Para sa maliliit na volume, inirerekomenda ng aming mga editor ang serbisyong Kontur.Diadoc. Kung pipiliin mo ang taripa " Pangkalahatan", kung gayon ang gastos ay magiging 9 rubles lamang bawat ipinadala na dokumento. Kung ikukumpara sa pagpapadala ng mga orihinal na dokumento sa pamamagitan ng koreo, dito nagpapadala ng isa rehistradong sulat sa loob ng rehiyon ay hindi bababa sa 50 rubles. Ang pagkakaiba ay halata:

Binibigyan ng system ang lahat ng bagong user ng 50 welcome bonus transfer ng mga electronic na dokumento.

Tulad ng makikita mula sa talahanayan, sa kabila positibong panig Ang EDMS ay mayroon ding mga negatibong aspeto. Talaga, bumababa sila sa mga gastos sa materyal, na, bilang lumalabas, ay maaaring hindi maliit.

Ang kumpanya ay magkakaroon ng malaking gastos hindi lamang para sa pag-install ng software at pagbili ng mga kinakailangang kagamitan, ngunit dapat ding umarkila ng isang empleyado, kung wala ang mga espesyal na kasanayan sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay hindi gagana. Kailangan ding bayaran ng suweldo ang naturang empleyado. At ito ay isa pang item sa gastos.

Ngunit huwag kalimutan na ang mga pagsisikap na ginugol ay magbubunga sa hinaharap, at makikinabang lamang ang mga kumpanyang nagtatrabaho sa EDMS. Pagkatapos ng lahat, makakatipid sila hindi lamang sa oras ng pagproseso ng impormasyon, ngunit makabuluhang bawasan din ang halaga ng pagbabayad para sa mga serbisyo, halimbawa, isang archivist. Dagdag pa, ang electronic archive ay hindi nangangailangan ng karagdagang espasyo, pagbili ng karagdagang mga gamit sa opisina, o iba pang mga isyu.

Ano ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento?

Bilang panuntunan, ito ay isang electronic document management (EDF) system kung saan maaari kang bumuo, magpadala, tumanggap at pumirma ng mga electronic na dokumento. Ang mga ito ay katumbas ng mga papel na may sulat-kamay na lagda. Pamunuan pamamahala ng elektronikong dokumento, kailangan mo ng electronic signature certificate.

Karaniwang binubuo ang interface ng 2-3 tab, kabilang ang mga katapat (iyong mga kasosyo at kliyente na lumalahok sa EDI) at ang pangunahing tab - Mga Dokumento. Maglalaman ang tab na ito ng mga dokumentong ipinadala at natanggap mo sa mga seksyon ng Inbox at Outbox.

Mga uri ng EDI

Walang alinlangan, kapag nagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento, binibigyang diin ng mga organisasyon ang kahusayan. Mahirap sabihin kung aling uri ng EDI ang magiging pinakaepektibo para sa isang partikular na organisasyon. Ang lahat ay nakasalalay sa direksyon ng negosyo at mga proseso ng negosyo nito.

Gayunpaman, mayroong pangkalahatang kwalipikasyon ng EDI sa mga tuntunin ng pag-andar, teknolohiya ng kontrol, mga bahagi, atbp. Kaugnay nito, maaari nating makilala ang mga pangunahing uri ng EDS:

• Sistema ng pag-iingat ng rekord. Ang uri na ito ay inilaan para sa pagsasagawa ng gawaing pang-opisina ng isang negosyo. Bukod dito, ang gawain ay isinasagawa ayon sa lahat ng tinatanggap na mga patakaran na may patayong pamamahala, i.e. mula sa superior hanggang subordinate;
• Mga elektronikong archive. Ang pangunahing layunin ng naturang sistema ay upang ayusin ang gawain ng pag-iimbak ng dokumentasyon. Sa iba pang mga bagay, pinapayagan ng programa ang user na madaling mahanap ang kinakailangang papel. Gayunpaman, ang paglipat ng dokumentasyon sa naturang sistema ay hindi magiging posible;
• Mga sistema ng daloy ng trabaho. Ang ganitong uri ng sistema ay laganap sa mga gumagamit dahil sa katotohanan na ito ang pangunahing gawain– ay ang organisasyon at automation ng mga proseso ng negosyo. Sa ganitong software, madaling gawin ang negosyo, at ang daloy ng dokumento ay isang dahilan lamang para sa pagkakaroon ng mga sandali ng pagtatrabaho;
• Mga sistema ng ECM. Ang software ay nagpapahintulot sa gumagamit na ipakilala ang pagbabago sa sistema ng pamamahala ng organisasyon. Sa pamamagitan ng paggamit kumplikadong mga sistema, marahil, pamahalaan ang: mga dokumento, lagda, daloy ng trabaho, kaalaman ng empleyado, atbp. Ganitong klase Magiging mas mahal ang EDI, dahil nag-aalok ito ng advanced functionality ng user.

Kapansin-pansin na ang bawat uri ng EDMS ay nagiging mas malaki kaysa sa nauna at nagbibigay ng mas maraming pagkakataon sa mga user. Gayunpaman, upang pahalagahan ang buong benepisyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento, kailangan mong gumawa ng tamang pagpili.

Paano pumili ng tamang EDMS

Gaya ng nabanggit na, ang pagpili ng EDMS ay isang kumplikadong proseso na nangangailangan ng espesyal na atensyon. Sa iba pang mga bagay, kailangang isaalang-alang ng pamamahala ng kumpanya malaking halaga mapagpasyang mga kadahilanan, tulad ng direksyon ng negosyo, kawani, atbp.

Halimbawa, para sa komersyal na organisasyon Tamang magtatag ng EDS sa pagitan ng mga empleyado at sa pagitan ng mga kasosyo. Sa ganitong paraan lamang makakamit ng negosyo ang mga kinakailangang benepisyong pang-ekonomiya.

Para sa ahensya ng gobyerno Mas mainam na tumuon sa mga detalye ng trabaho nito, at bigyang pansin ang paglikha ng mga electronic archive. Kinakailangan din na sanayin ang mga empleyado na magtrabaho sa kanila.

Kapag pumipili ng isa o ibang EDMS, mahalagang isaalang-alang kung natutugunan ng system ang mga nakasaad na kinakailangan. Kabilang dito ang:

• Buong pag-andar;
• Dali ng paggamit;
• Sa anong bilis ipapatupad ang sistemang ito sa proseso ng trabaho;
• Availability ng mga setting, at dapat silang maging flexible;
• May kakayahan ba ang system na palawakin ang pag-andar;
• Posible bang iakma ang EDMS sa umiiral na software ng enterprise;
• Dali ng pagbagay;
• Availability teknikal na suporta. Mahalaga na ang naturang tulong ay nasa mataas na antas;
• Reputasyon ng tagagawa, atbp.

Isinasaalang-alang ang katotohanang ito, dapat sumunod ang user sa mga sumusunod na aksyon:

1. I-explore ang functionality. Kinakailangang magbayad ng espesyal na pansin sa kabanata na "Mga Pagkakataon". Mahalaga na partikular na ipahiwatig ng tagagawa ang listahan ng mga gawain na isinagawa ng programa. Kung walang mga detalye, dapat mong iwanan ang naturang sistema ng EDS;
2. Pagkakaroon ng mga pampakay na presentasyon. Mahalaga na ang programa ay naglalaman ng materyal na demo, sa gayon ay nagpapaliwanag sa gumagamit kung paano gamitin ang pag-andar;
3. Pag-aralan ang mga screenshot. Sa ganitong paraan, mabe-verify ng manager kung ang functionality ay talagang simple at kung ito ay nakakatugon sa mga nakasaad na kinakailangan;
4. Siguraduhing magbasa ng mga review mula sa mga totoong user. Ang pinakamagandang opsyon ay manood ng mga video sa YouTube;
5. Maraming mga tagagawa ang nag-aalok ng mga libreng pagsubok sa mga tagapamahala. Sa ganitong paraan mauunawaan ng user kung ang napiling produkto ay angkop o hindi;
6. Kung tungkol sa halaga ng mga kalakal, malinaw na ang puntong ito ay hindi maaaring mag-alala sa mamimili. Mahirap matukoy kung ano ang dapat na tunay na halaga ng isang EDS, ngunit ito ay nagkakahalaga ng pag-aaral kung ano ang bumubuo dito o sa figure na iyon. Samakatuwid, ang isang detalyadong pag-aaral ng listahan ng presyo ay makakatulong sa mamimili na maiwasan ang mga hindi inaasahang gastos at gastos.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala kung ano ang gagawin tamang pagpili Isang espesyalista lamang ang tutulong. Samakatuwid, ang pagpili at pag-install ng EDMS ay dapat isagawa lamang sa ilalim ng malapit na atensyon ng isang tao na may mga espesyal na kasanayan.

Dahil sa mataas na halaga, hindi lahat ng organisasyon sa ating bansa ay nagtatrabaho sa EDMS. Sa sandaling ito ay lamang malalaking kumpanya iproseso ang mga papel sa elektronikong paraan. Ngunit lahat ay nagbabago, at malamang na sa malapit na hinaharap ang pangangailangan na magtrabaho sa tulong ng isang EDMS ay pahalagahan, at maraming mga kumpanya ang kayang magsagawa e-negosyo. Nangangahulugan ito na sila ang magiging pinakamabisa at matagumpay!

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento o EDI ay isang segment ng teknolohiya ng impormasyon (at, sa parehong oras, isang malakihang lugar ng mga ligal na relasyon), na maaaring ituring na isa sa mga pinaka aktibong umuunlad sa Russia at sa mundo. Kilalanin natin ang kakanyahan nito, kasaysayan ng pag-unlad, pati na rin ang pinakasikat na mga produkto ng software sa tulong ng kung saan ang daloy ng elektronikong dokumento ay maaaring maisaayos sa isang organisasyon.

Electronic document management (EDF): ano ito - kahulugan ng batas at sa esensya

Dapat malaman ng isang organisasyong nagpaplanong lumahok sa pamamahala ng elektronikong dokumento, una sa lahat, kung ano talaga ang ibig sabihin ng terminong ito. Ang kahulugan ng konsepto ng EDI ay matatagpuan sa pamamagitan ng pagsusuri sa mga probisyon ng batas - na direkta o hindi direktang kinokontrol ang mga legal na relasyon na katangian ng mga lugar ng aplikasyon ng EDI, o sa pamamagitan ng pag-aaral sa mga sikat na punto ng pananaw ng mga eksperto.

Magsimula tayo sa pamamagitan ng paghahanap para sa kahulugan na interesado tayo batay sa legal na balangkas.

Dapat pansinin na ang pamamahala ng elektronikong dokumento, sa isang banda - lalo na sa mga pribadong organisasyon (sa mga istruktura ng estado at munisipyo ay maaaring magkaiba ang mga bagay - ngunit ang pagkakaiba ay hindi masyadong malaki) ay hindi isa sa mga lugar na mahigpit na kinokontrol ng espesyal batas. Sa kabilang banda, ang EDI mismo ay isang medyo kumplikadong lugar ng mga ligal na relasyon, kung saan ang bawat isa sa mga kalahok sa naturang mga legal na relasyon ay maaaring magkaroon ng iba't ibang mga karapatan at obligasyon - sa turn, ganap na kinokontrol, at madalas na napaka-aktibo, sa antas ng mga regulasyon (kabilang ang mga espesyal na batas).

Sa isang paraan o iba pa, ang kahulugan ng konsepto ng "electronic na daloy ng dokumento" ay hindi malinaw na ibinigay sa mga regulasyon ng Russia na pinagtibay sa antas ng pederal. Kasabay nito, ang terminong ito ay malinaw na binubuo ng dalawang bahagi:

1. Mga pariralang "electronic na dokumento".

Ang konsepto ng isang elektronikong dokumento ay isiniwalat, sa partikular, sa mga probisyon ng Artikulo 2 ng Batas "Sa Impormasyon" na may petsang Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ (LINK). Sinasabi nito na ang naturang dokumento ay dapat na maunawaan bilang dokumentadong impormasyon sa electronic form na nilalayon para sa paglalagay o pagproseso sa mga computer, pati na rin ang paghahatid sa pagitan ng mga ito. Sa turn, sa pamamagitan ng "dokumentadong impormasyon" nauunawaan ng batas ang impormasyong naitala sa isang tangible medium sa pamamagitan ng dokumentasyon, na may mga detalye na nagpapahintulot sa impormasyong ito (o ang tangible medium) na makilala.

Sa turn, ano ang "dokumentasyon"? Hindi isang pagkakamali na bumaling sa mga pamantayan ng estado upang ihayag ang kahulugan ng salitang ito. Kaya, ang GOST R 7.0.8-2013 (LINK) ay nagsasaad na ang dokumentasyon ay dapat na maunawaan bilang "pagre-record ng impormasyon sa isang medium alinsunod sa itinatag na mga patakaran." Sa kasong ito, maaaring gamitin ang iba't ibang mga tool sa dokumentasyon - halimbawa, teknolohiya ng computer, sa tulong ng kung saan ang data ay naitala sa isang daluyan.

1. Ang mga salitang "daloy ng dokumento".

Para sa mga malinaw na dahilan, ito ay mas matanda kaysa sa unang parirala. Ang mga kahulugan nito ay matatagpuan sa ilang mga regulasyong pinagtibay noong USSR (sa kabila ng katotohanan na marami sa kanila ang nananatili legal na puwersa pa rin). Kaya, sa "Mga Regulasyon sa Mga Dokumento at Daloy ng Dokumento sa Accounting," na inaprubahan ng USSR Ministry of Finance noong 1983 (LINK), sinasabing ang daloy ng dokumento ay ang paggalaw (paglikha, pagtanggap, pagproseso, pag-archive) ng pangunahing mga dokumento. Ang kahulugan na ito ay lubos na nauugnay ngayon - dahil ito ay ganap na tumutugma sa karaniwang cycle ng sirkulasyon ng mga dokumento sa modernong negosyo.

Lumalabas na tayo, na ginagabayan ng isang direktang pagbabasa ng batas (at ang katanggap-tanggap na interpretasyon nito ayon sa prinsipyo ng legal na pagkakatulad), ay maaaring maghinuha na Ang “electronic document flow” ay dapat na unawain bilang ang paglikha, pagtanggap, pagproseso at pag-archive ng impormasyong naitala sa isang electronic medium gamit ang itinatag na mga tuntunin .

Nangangahulugan ba ito na ang pagpoproseso ng computer na hindi nakakatugon (o bahagyang nakakatugon) sa kahulugang ito ay hindi maaaring ituring na "electronic na pamamahala ng dokumento" sa ilalim ng anumang pagkakataon? Siyempre hindi - hindi bababa sa dahil sa ang katunayan na ang anumang batas, kahit na ang pinaka mahigpit, ay nagpapahintulot, sa kurso ng pagsasanay sa pagpapatupad ng batas, isang adaptive na interpretasyon ng mga pamantayan nito sa mga interes ng pagpapabuti ng kalidad ng regulasyon ng mga legal na relasyon sa kanyang hurisdiksyon.

Samakatuwid, may karapatan kaming umasa sa mga tinukoy na pamantayan ng batas - lalo na, ang pagtatatag ng mga kahulugan ng mga konsepto na "electronic na dokumento" at "daloy ng dokumento", ngunit hindi obligadong sundin ang mga ito sa lahat ng kaso. Bukod dito, sa mga eksperto mayroong iba't ibang mga alternatibong interpretasyon ng konsepto ng daloy ng elektronikong dokumento - parehong katulad ng nakuha namin batay sa mga pamantayan ng batas, at napaka orihinal.

Halimbawa, ang isang popular na diskarte ay ang "electronic na pamamahala ng dokumento" ay ang paglipat mula sa isang computer (isang lohikal na bahagi ng computer storage device) patungo sa isa pa (isa pang lohikal na bahagi) ng mga dokumento na:

• magkaroon ng legal na puwersa na katumbas ng kung saan ay nagpapakilala sa mga bagay na hindi elektronikong daloy ng dokumento na katulad ng layunin;
• may pangunahing pagkakatulad at karaniwang saklaw ng aplikasyon sa mga bagay na hindi elektronikong daloy ng dokumento na katulad ng layunin.

Kasabay nito, ang isang elektronikong dokumento ay maaaring, sa prinsipyo, ay may anumang anyo - parehong pinag-isa at libre (pati na rin ang format ng file ng naturang dokumento - maaari itong maging teksto, isang larawan o, halimbawa, isang video).

Kaya, ang kahulugan ng daloy ng e-document ay nagmumungkahi na gumamit ng mga parirala tulad ng "katulad na puwersa ng batas" at "pangunahing pagkakapareho at pagkakapareho" - sa konteksto ng paghahambing ng mga elektronikong at hindi elektronikong dokumento. Bilang kinahinatnan, ipinapalagay na ang layunin ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring:

• isang dokumento na mayroong (sa prinsipyo ay maaaring mabuo) isang non-electronic na analogue;
• isang dokumento na maaaring malikha batay sa isang non-electronic na analogue (o, sa kabaligtaran, ay maaaring maging batayan para sa paglikha ng isang non-electronic na analogue).

Ang diskarte na isinasaalang-alang ay nagbibigay-daan sa amin na "alisin" mula sa mga bagay ng pamamahala ng elektronikong dokumento, halimbawa, ang mga uri ng impormasyon tulad ng mga file system, script, hash table (dahil wala silang mga analogue na hindi electronic - ni mula sa punto ng view ng "commonality of application", o mula sa point of view sa mga tuntunin ng legal na puwersa) - kahit na maaaring matugunan nila ang pamantayan ng isang "electronic na dokumento" na nakasaad sa pederal na batas, na aming tinalakay sa itaas (at napapailalim pa sa "daloy ng dokumento" alinsunod sa parehong legal na pamantayan).

Bago ang paksa ng daloy ng dokumento - halimbawa, komersyal na negosyo, maaaring walang gawain na "ihiwalay", sa katunayan, isang elektronikong dokumento mula sa ibang bagay na elektroniko, na hindi maaaring ituring na isang bagay ng EDI. Kasabay nito, kapag ang mga lokal na regulasyon ay nagtatag ng mga patakaran para sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon, ang naturang negosyo, sa isang paraan o iba pa, ay kailangang kahit papaano ay pagsamahin ang konseptong ito sa opisyal na pagbabalangkas. Kung wala ito, ang empleyado na responsable para sa pagproseso ng elektronikong dokumento ay awtomatikong hihinto sa pananagutan para sa anumang bagay - dahil sa kawalan ng paksa ng naturang responsibilidad (at hindi posible na magtanong ng anuman mula sa kanya).

Kaya, kapag nagtatatag ng mga lokal na pamantayan para sa daloy ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon, maaari kang tumuon, medyo nagsasalita, sa isa sa dalawang diskarte sa pagtukoy sa terminong "daloy ng elektronikong dokumento":

• isang diskarte batay sa pagsisiwalat ng mga konsepto ng "electronic na dokumento" at "daloy ng dokumento" sa antas ng kasalukuyang mga regulasyon;
• isang diskarte batay sa paghihiwalay ng mga bagay ng EDI mula sa elektronikong impormasyon, na hindi maiuri bilang mga bagay dahil sa katotohanang wala itong (hindi mabuo) "legal na pantay" (o pagkakaroon ng "katulad na saklaw ng aplikasyon") na mga analogue , na hindi ginagamit sa elektronikong paraan.

Alinsunod dito, upang maiwasan ang isang sitwasyon kung saan ang empleyado na responsable para sa daloy ng elektronikong dokumento ay hindi mananagot para sa pagproseso ng ilang mga dokumento, dapat itakda ng negosyo sa mga lokal na regulasyon kung aling mga dokumento ang ituturing na object ng daloy ng elektronikong dokumento sa organisasyon, at kung saan ay hindi, batay sa una o pangalawang pamantayan (o isa pang binuo ng negosyo nang nakapag-iisa).

Ito ay magiging kapaki-pakinabang upang matukoy kung bakit kailangan ng isang kumpanya ang EDI sa prinsipyo.

Anong mga benepisyo ang naidudulot ng pagpapatupad ng EDI sa isang negosyo?

Kabilang sa mga pinaka-halatang bentahe ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga organisasyon at indibidwal na negosyante, kung ihahambing sa mga papel, ay:

1. Tinitiyak ang traceability ng mga transaksyon sa dokumento.

Ang ganitong "traceability" ay maaaring mag-iba depende sa anyo kung saan ipinakita ang EDI. Ngunit kahit na ito ay isang daloy ng dokumento sa antas na "copy-paste", ang bawat file, sa isang paraan o iba pa, ay itinalaga sa pamamagitan ng mga default na katangian na nagpapakita, sa partikular:

• panahon ng kanilang paglikha;
• oras ng pag-edit;
• oras ng pagbubukas.

"System" EDI - isinasagawa gamit ang mga dalubhasang programa - mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento (pag-uusapan natin ang mga ito nang mas detalyado sa ibang pagkakataon), ay nailalarawan sa pamamagitan ng kakayahang mag-record, batay sa mga elektronikong dokumento, hindi lamang ang aktwal na pagpapatupad ng mga transaksyon sa sa kanila, kundi pati na rin sa mga kaganapang pang-ekonomiya na nauugnay sa mga katangian ng naturang mga dokumento . Salamat sa feature na ito, nagiging transparent ang negosyo sa sinumang interesadong partido - mga may-ari, pamamahala, mga potensyal na mamumuhunan.

1. Ang pagtaas ng kahusayan ng pagproseso ng dokumento (at, bilang isang resulta, pagpapabuti ng pagganap ng produksyon sa enterprise).

Ang isang elektronikong dokumento ay halos palaging pinupunan at ipinapadala (kung kinakailangan, itinatama, nadoble) nang mas mabilis kaysa sa isang papel na dokumento. Marahil ang kalamangan na ito ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay dapat na tinatawag na susi. Ang mga kontra-argumento sa tesis na ito ay maaaring, marahil, ang panaka-nakang paglitaw ng mga teknikal na pagkabigo sa sistema ng EDI ng negosyo, pati na rin ang paglitaw ng mga problemang nauugnay sa gumagamit - kapag ang isa o ibang empleyado ay hindi alam kung paano gamitin nang tama ang kinakailangang EDI function. sa isang tiyak na sandali. Sa katunayan, sa ganitong mga sitwasyon, ang daloy ng dokumento ay lubos na "pinabagal" - ngunit sa wastong paghahanda para sa pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang organisasyon, ang posibilidad ng kanilang paglitaw ay magiging minimal.

Ang isang empleyado ng kumpanya na nagtatrabaho sa loob ng balangkas ng daloy ng elektronikong dokumento ay may bawat pagkakataon na mapabuti ang kanyang mga tagapagpahiwatig ng produksyon- kumpara sa mga mapapansin sa daloy ng papel na dokumento. Ang pagbawas sa oras na ginugol sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay nagpapahintulot sa kanya na tumutok sa kanyang pangunahing gawain.

Bilang karagdagan, ang kalamangan na makikita sa talata na isinasaalang-alang ay nabuo, bukod sa iba pang mga bagay, dahil sa "traceability" na aming nabanggit sa itaas: salamat sa transparency ng paggalaw ng mga dokumento, ang pamamahala ay may pagkakataon na kontrolin ang gawain ng mga subordinates, bigyan ito ng layunin na pagtatasa, at subaybayan ang kalidad ng kanilang pagsunod sa mga tagubilin at tagubilin - at lahat ng ito nang napakabilis.

1. Pagprotekta sa impormasyon gamit ang cryptography o mga paghihigpit sa pag-access, backup.

Ang pag-access sa mga elektronikong dokumento at ang kanilang nilalaman ay maaaring maging lubhang secure gamit ang digital na teknolohiya. Kasabay nito, posible na magtatag ng iba't ibang mga karapatan sa pag-access sa ilang mga dokumento para sa ilang mga kategorya ng mga gumagamit. Availability kinakailangang bilang mga backup na kopya ng mga EDI object, bukod pa rito, sa distributed media - isang mahalagang kondisyon para sa pagtiyak ng pangkalahatang mataas na antas ng proteksyon ng data.

Maaaring protektahan ang data sa papel sa isa o dalawang talagang epektibong paraan - at halos palaging ito ay paglalagay ng mga dokumento sa isang ligtas (o sa ibang lugar na protektado para sa libreng pag-access). Siyempre, sa ilang mga lugar ang pamamaraang ito ng pagtiyak ng seguridad ng data ay mas maaasahan - ngunit sa listahan ng mga modernong banta sa pagiging kompidensyal ng impormasyon, ang mga nangangailangan, medyo nagsasalita, ang paggamit ng isang ligtas sa halip na cryptoprotection, ay malayo sa mga unang lugar.

1. Pangkalahatang pagpabilis ng mga proseso ng negosyo (sa mga tuntunin ng mga panloob na komunikasyon sa pinakamababa, at kapag gumagamit ng EDI ng mga katapat - pati na rin sa mga tuntunin ng mga panlabas).

Sa loob ng balangkas ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon, ang paghahanap para sa kinakailangang impormasyon ng isang empleyado o tagapamahala ay, bilang isang patakaran, ay isinasagawa nang hindi maihahambing na mas mabilis kumpara sa paghahanap para sa data na naitala sa papel. Sa maraming mga kaso, ito ay isinasagawa ayon sa ibinigay na mga algorithm na may kaunting pakikilahok ng tao - kapag natatanggap lamang niya ang resulta ng kanyang kahilingan, nang hindi nagsasagawa ng anumang karagdagang mga aksyon na makabuluhan sa mga tuntunin ng mga gastos sa paggawa.

1. Posibilidad ng pag-aayos ng malayong trabaho na may mga dokumento (kapwa sa antas ng pakikipag-ugnayan ng mga empleyado sa bawat isa sa loob ng korporasyon, at sa mga tuntunin ng pakikipag-ugnayan sa mga katapat).

Salamat sa Internet (at iba pang mga uri ng imprastraktura para sa mga komunikasyon sa network), ang mga empleyado ay maaaring magtrabaho kasama ang mga pangunahing dokumento hindi lamang sa kanilang lugar ng trabaho, kundi pati na rin sa malayuan - kahit mula sa bahay. Kasabay nito, salamat sa mga teknolohiya ng pag-encrypt, sinisiguro ang kinakailangang seguridad ng pag-access sa mga dokumento.

1. Pagbabawas (pagliit) ng mga gastos para sa pagtiyak ng daloy ng papel na dokumento- kinakatawan ng:

• pagbili ng papel mismo;
• pagbili at pagpapanatili ng mga printer;
• pagbili ng mga kinakailangang kagamitan sa opisina;
• pagbabayad para sa mga serbisyo ng mga kumpanya ng transportasyon (para sa paghahatid ng papel), mga espesyalista sa IT (para sa pag-install at pagpapanatili ng mga printer).

Ang mga dokumentong naka-print sa papel ay dapat ilagay sa isang espesyal na archive - na kumukuha lamang ng espasyo (at nangangailangan ng pag-aayos - halimbawa, ang pagbili ng isang metal safe). Ito ay mga direktang gastos - na titigil kapag ang mga nauugnay na dokumento ay inilipat sa EDI.

Natitipid din ang enerhiya kapag hindi ginagamit ang mga printer. Bagama't ang thesis tungkol sa kuryente ay kontrobersyal: ang pagtiyak sa daloy ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon ay kadalasang nangangailangan ng paggamit ng mga server na may mataas na pagganap at patuloy na pagpapatakbo ng mga router - na pinapagana mula sa isang outlet. Sa kabuuan ay kumukonsumo sila ng maraming enerhiya.

Magiging kapaki-pakinabang na pag-usapan ang mga halatang pagkukulang ng EDI.

Ano ang mga disadvantages

Sa numero mga bottleneck Kasama sa mga EDI application ang:

1. Panganib ng pagharang ng data gamit ang mga pamamaraan ng hacker.

Ito ay eksakto ang kaso kapag mas mahusay na mag-imbak ng impormasyon sa papel sa isang ligtas na lugar. Habang lumalaganap ang mga electronic document management system sa Russia at sa buong mundo, lumilikha ang mga hacker ng mas sopistikadong paraan ng pagkakaroon ng hindi awtorisadong pag-access sa mga electronic na dokumento. Siyempre, salamat sa proteksyon ng cryptography at anti-virus, ang posibilidad ng mga hindi awtorisadong tao na magkaroon ng access sa mga bagay na EDI ay maaaring mabawasan - ngunit mananatili pa rin ito.

1. Imposibilidad ng garantisadong pagtatatag ng katotohanan ng isang tao na nagsasagawa ng isang transaksyon sa isang dokumento.

Ang lahat ng mga operasyon na may elektronikong dokumento ay pormal na isinasagawa ng isang computer, hindi ng isang tao. Ang katotohanan na ang isang PC ay nagpoproseso ng isang dokumento nang tumpak sa kalooban ng gumagamit ay hindi itinuturing na "napatunayan" bilang default: dapat mayroong teknikal na walang kamali-mali na pagkumpirma nito. Kung saan ang nangungunang mga espesyalista sa IT sa mundo ay hindi pa nabubuo sa dalisay nitong anyo, ngunit sa ngayon, sa mga kinakailangang kaso (halimbawa, sa mga legal na hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga korporasyon), ang iba't ibang hindi direktang pagkumpirma ay isinasaalang-alang. Ipinapakita ng iba't ibang hudikatura na ang paggamit ng isang elektronikong digital na lagda - tila ang pinaka-maaasahang tool para sa pag-verify ng pagproseso ng isang dokumento ng isang tao - ay tiyak na hindi direktang ebidensya.

Bilang resulta, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay halos hindi laganap (o ginagamit sa isang limitadong hanay ng mga function), sa partikular:

• sa mga unang yugto ng kredito at ligal na relasyon sa pananalapi - upang hindi lumabas na ang bangko ay nagbukas ng isang account o nag-isyu ng pautang sa isang computer virus (ngunit kung minsan ito ay nangyayari);
• sa notaryo legal na relasyon - kapag ito ay kanais-nais para sa notaryo na makita ang isang tao sa harap niya, at hindi isang virtual na karakter;
• sa mga ligal na relasyon sa migrasyon - kapag ang isang guwardiya sa hangganan ay malamang na hindi sumang-ayon na hayaan ang isang tao na pumunta sa ibang bansa (o ipasok siya sa bansa) nang hindi nakikita siya at ang kanyang mga papel na dokumento.

1. Depende sa paksa ng daloy ng dokumento sa iba't ibang uri panlabas na imprastraktura:

• komunikasyon;
• mga serbisyong kasangkot sa supply at pagpapanatili ng mga computer;
• seguridad ng impormasyon sa isang malawak na kahulugan (na maaaring kabilang ang mga digital signature provider at antivirus developer, dahil pareho silang gumagawa ng mga solusyon, sa isang paraan o iba pa, na naglalayong tiyakin ang proteksyon ng impormasyon).

Kung mabibigo ang alinman sa mga imprastraktura na ito, maaaring biglang huminto ang daloy ng dokumento. At sa kaso ng paggamit ng papel, ang paksa ng daloy ng dokumento ay naiwan "sa kanyang sarili", at, mahigpit na pagsasalita, ay hindi nakasalalay sa sinuman sa teknolohiya (kahit na ang kanyang printer ay nasira, maaari niyang, kung nais, isulat ang mga kinakailangang dokumento sa pamamagitan ng kamay).

Ang isang kumpanya na naging kumbinsido sa mga pakinabang ng pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon (at isinasaalang-alang ang mga kawalan ng naturang pamamahala ng dokumento) ay kailangang isagawa ang pagpapatupad na ito. Sa halos pagsasalita, kung ang isang kumpanya ay may hindi bababa sa isang computer kung saan naproseso ang hindi bababa sa isang dokumento ng produksyon, maaari nating ipagpalagay na mayroon itong elektronikong daloy ng dokumento - hindi bababa sa antas ng "grassroots".

Ngunit ang thesis na ito ay hindi dapat seryosohin - dahil ang tunay praktikal na gamit pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon modernong yugto ay isinasagawa pa rin sa mga antas na mas mataas kaysa sa kung saan ang usapin ay limitado sa "copy-paste" na pamamaraan. Ang EDI ngayon ay ipinatupad sa panahon ng pagpapatakbo ng mga espesyal na produkto ng software - mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento o EDMS (sa ilang mga kaso, pupunan ng pag-andar na magkasama ay maaaring gawing isang espesyal na uri ng platform ng pamamahala ng dokumento - ECM).

Tingnan natin kung ano ang EDMS (at kung paano nauugnay ang mga ito sa mga katulad na ECM system).

Ano ang isang EDMS at paano ito naiiba sa isang ECM system?

Sa itaas ay tiningnan namin ang ilang tanyag na kahulugan ng konsepto ng "electronic na pamamahala ng dokumento". Ang pangunahing bagay nito ay, medyo malinaw, isang elektronikong dokumento - isang bagay na maaaring "likhain, matanggap, iproseso, i-archive" (at higit pa - ang mga listahan ng mga operasyon ay maaaring maging mas malawak kumpara sa kung ano ang ibinigay sa batas ng regulasyon ng Sobyet. sa pangunahing daloy ng dokumento ng accounting).

Pangunahing gawain ng gumagamit na nagsasagawa ng daloy ng dokumento - "paglikha, pagtanggap, pagproseso, pag-archive" (gamit ang kapasidad ng mga terminong ito, sumasang-ayon kaming limitahan ang aming sarili sa kanila - kapag tinutukoy ang mga pangunahing operasyon sa loob ng balangkas ng EDI), ay binubuo sa pagpapanatili ng mga talaan ng ang mga operasyong ito na may mga dokumento. Dapat niyang malaman kung kailan, kanino (para sa anong layunin, sa anong resulta) ito o ang dokumentong iyon ay "nilikha, natanggap, naproseso, na-archive."

Maaaring panatilihin ang mga nauugnay na talaan:

1. Manu-manong ng gumagamit- isinasaalang-alang ang mga kakayahan na ibinigay ng operating system na nagseserbisyo sa storage medium, bilang default, pati na rin ang pagsasaalang-alang sa pag-andar ng mga program na ginagamit nito (na maaaring magamit sa isang limitadong lawak, katamtaman o napakaaktibo).

Halimbawa, kung indibidwal na negosyante nagpapatakbo ng isang negosyo na may isang napaka-simpleng istraktura at gumagana sa 1-2 katapat, maaari siyang magtatag (sa katunayan, para sa kanyang sarili) ng isang bilang ng mga simpleng panuntunan para sa pagproseso ng data na ginagamit sa negosyo. Bilang kahalili, maaari niyang, sa dalas na tinutukoy ng kanyang sarili:

• humiling ng mga invoice (o mga invoice) mula sa mga katapat sa pamamagitan ng email;
• i-download ang mga ito sa iyong "Desktop", pagkatapos ay lagdaan ang mga ito gamit ang isang electronic digital signature, at ipadala ang mga ito pabalik sa iyong mga katapat sa pamamagitan ng koreo.

Lumalabas na ang buong daloy ng elektronikong dokumento ng isang negosyante ay mababawasan sa literal na ilang mga operasyon - na hindi nangangailangan ng paggamit ng anumang karagdagang software: maaari mong makuha sa pamamagitan ng paggamit ng Windows at isang server Email. Pinapayagan ka nitong panatilihin ang kumpletong mga talaan ng "paglikha, pagtanggap, pagproseso at pag-archive" ng mga dokumento na ginagamit ng mga indibidwal na negosyante.

1. Espesyal na programadaloy ng dokumentoAwtomatikong EDMS (set ng mga programa).- sa loob ng balangkas ng system algorithm (ayon sa pagkakabanggit, na may limitadong aktibo, katamtaman o napakaaktibong partisipasyon ng user).

Ang EDMS ay magiging ganoong programa. Alinsunod sa tinukoy na mga patakaran, titiyakin nito ang napapanahon at tamang accounting ng "paglikha, pagtanggap, pagproseso at pag-archive" ng data. Bilang karagdagan, ang functionality ng EDMS ay maaaring magsama ng mga opsyon na makakatulong sa user na magsagawa ng mga transaksyon sa accounting. Halimbawa - nagmumungkahi ng paggamit ng isang mas maginhawang file program kumpara sa Windows Explorer.

Kasabay nito, ang partikular na EDMS ay maaaring "magpakadalubhasa" sa ilang partikular na operasyon gamit ang mga elektronikong dokumento. Kaya, may mga system na pangunahing iniangkop sa:

• sa accounting ng mga dokumento sa loob ng balangkas ng corporate office work;
• sa accounting ng mga dokumento ng archival;
• sa accounting para sa mga dokumento na nauugnay sa mga daloy ng trabaho - Daloy ng Trabaho.

Ang daloy ng trabaho ay ang karaniwang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon ng tao para sa isang tiyak na lugar ng pamamahala ng negosyo - isang may-ari ng negosyo, isang manager, isang ordinaryong empleyado. Ang pagtanggap ng mga invoice mula sa e-mail, pagpirma sa mga ito gamit ang electronic digital signature at pagpapadala sa kanila pabalik sa counterparty ay bahagi ng Workflow ng indibidwal na negosyante sa halimbawa sa itaas. Sa isang malaking negosyo, malinaw na magiging mas kumplikado ang Workflow - at ang pagsasaalang-alang para sa mga nasasakupan nitong operasyon ay halos tiyak na mangangailangan ng paggamit ng isang EDMS.

Mayroong, siyempre, iba't ibang mga universal document management programs (EDMS) na sumusuporta sa mga operasyon sa itaas sa lahat ng uri. Kasabay nito, sa maraming kaso, ang mga developer ng EDMS ay nagdaragdag sa kanilang mga programa ng functionality na nagbibigay ng:

• automation ng koleksyon (akumulasyon), imbakan at paghahatid ng mga elektronikong dokumento;
• ang kinakailangang antas ng seguridad para sa paggalaw ng mga dokumento sa loob ng kumpanya at sa labas nito;
• kung kinakailangan - paglikha, pag-edit at pagwawasto ng mga dokumento panloob na paraan;
• pakikipagtulungan ng ilang user sa isang dokumento.

Kung ang isa o higit pa sa mga function na nakalista sa itaas ay naroroon (sa kabila ng katotohanan na ang kanilang listahan sa pagsasanay ay maaaring maging mas malawak), ang isang unibersal (sa ilang mga kaso ay lubos na nagdadalubhasang) EDMS ay nakakakuha ng mga katangian ng isang mas functional na solusyon - ECM. Sa merkado ng modernong software para sa pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento, mayroong higit at higit pang mga naturang solusyon, at samakatuwid kung minsan ang pagdadaglat ng Ruso na EDMS ay nakilala sa dayuhang ECM. Sa maraming kaso, walang magiging error dito - gayunpaman, kailangan pa ring makita ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng EDMS at ECM.

Ang EDMS (tandaan na sa mga dayuhang pinagkukunan ito ay tumutugma sa pagdadaglat na EDMS) ay higit sa lahat ay isang pagtatala lamang ng mga transaksyon na may mga dokumento (kung minsan ay tulong sa pagkumpleto ng mga ito). Ang ECM ay hindi lamang accounting, kundi pati na rin:

• sa maraming mga kaso - tulong sa kanilang pagpapatupad;
• isang malaking bilang ng mga function na tipikal para sa EDMS nang sabay-sabay;
• karagdagang mga pag-andar (ngunit, isang paraan o iba pa, direkta o hindi direktang nauugnay sa EDI).

Sa isang paraan o iba pa, ang karaniwang ECM system ay nagbibigay ng:

• input, henerasyon, pag-import ng mga dokumento;
• pagpaparehistro ng mga dokumento;
• pagkilala ng data;
• pag-index ng mga dokumento;
• tinitiyak ang paghahanap para sa kinakailangang data;
• pagtiyak ng pagpapalitan ng mga dokumento sa network;
• pagtiyak ng pagpapalitan ng karagdagang data na walang mga katangian ng pagiging dokumentado (halimbawa, mga mensahe at file sa isang corporate chat);
• pagprotekta sa mga nilalaman ng mga dokumento at pag-access sa mga ito;
• output, pag-export ng mga dokumento.

Paano gumagana ang isang tipikal na EDMS na sumusuporta sa tinukoy na functionality (buo o sa ilang partikular na kumbinasyon)? Bilang isang patakaran, ang daloy ng elektronikong dokumento sa isang negosyo ay binubuo ng sirkulasyon ng isang elektronikong dokumento sa loob ng isang karaniwang cycle, na binubuo ng mga yugto na maaaring matukoy batay sa nilalaman ng mga tipikal na operasyon na pamilyar sa amin na nagpapakilala sa daloy ng dokumento..

Pag-uusapan natin ang mga yugto tulad ng:

1. Pagpaparehistro ng dokumento(nilikha, natanggap).

Kapag gumagawa ng dokumento, itinatalaga ito ng EDMS ng isang set na identifier (o binabasa ang mga nakatalaga sa file bilang default). Kasunod nito, gamit ang identifier na ito, sinusubaybayan ng system kung paano naproseso ang dokumento nang higit pa (pati na rin ang pagtatatag ng katotohanan na hindi ito naproseso - kung ito nga ang kaso).

1. Accounting para sa mga transaksyon na sumasalamin sa pagproseso(pag-edit, pagpapadala, pag-publish) ng isang dokumento - gamit ang identifier na binanggit sa itaas.

Kung ang functionality ng EDMS ay nagbibigay ng mga opsyon para sa pagpoproseso ng mga dokumento nang direkta (sa kasong ito ay lehitimong pag-usapan ang tungkol sa functionality ng isang ECM system), kung gayon ang impormasyon sa mga identifier ay maaaring i-synchronize sa mga talaan na sumasalamin sa katotohanan ng paggamit ng mga opsyong ito.

1. Accounting sa pag-archive ng dokumento.

Iyon ay, ang paglipat sa isang daluyan para sa pangmatagalang imbakan (habang tinitiyak, gayunpaman, ang posibilidad ng mabilis na pag-access dito). Katulad nito, ang mga tool sa pag-archive ay maaaring ibigay ng EDMS (malamang, isang ECM system). Sa kasong ito, ang mga talaan ng kanilang paggamit ay iniingatan din.

Ngayon - nang mas detalyado tungkol sa kung anong mga solusyon ang mayroon sa segment ng EDMS, kung saang mga segment sila nauuri

Ano ang mga uri ng electronic document management system EDMS: klasipikasyon ng mga produkto

Tinutukoy ng mga eksperto ang mga sumusunod na pangunahing uri ng EDI system:

1. Mga system na nagbibigay ng daloy ng dokumento para i-optimize ang mga proseso ng negosyo.

Ang ganitong mga sistema ay idinisenyo upang magsagawa ng isang buong cycle ng sirkulasyon ng bawat dokumento na kasangkot sa pamamahala ng negosyo. Ang pangunahing tampok ng isang "pag-optimize" na solusyon ay ang kakayahang matiyak ang dokumentasyon ng isang proseso ng negosyo sa anumang lugar ng produksyon, kung kinakailangan ng itinatag na mga patakaran ng daloy ng dokumento sa kumpanya.

1. Pangkalahatang corporate EDMS.

Ang mga ito ay mga unibersal na solusyon na inangkop para sa paggamit sa anumang industriya, bagaman hindi sila palaging nagbibigay ng kinakailangang lokalisasyon ng accounting sa proseso ng negosyo. Bilang isang patakaran, ang mga ito ay idinisenyo para sa pagproseso ng mga bagay na EDI na ipinakita sa isang maliit na hanay.

1. Highly specialized system.

Halimbawa, ang mga sistema ng pamamahala ng daloy ng trabaho. Idinisenyo ang mga ito upang makamit ang pinakamataas na pag-optimize ng mga path ng pamamahagi ng file na ginagamit ng mga empleyado ng korporasyon sa iba't ibang proseso. Bilang panuntunan, mas epektibo ang mga ito kumpara sa EDMS, kung saan ang pamamahala ng Workflow ay isa lamang sa mga function kasama ng iba pa (at hindi palaging basic).

Kasabay nito, sa loob ng bawat isa sa mga ganitong uri ng solusyon, makakahanap ka ng iba't ibang kumbinasyon ng mga function na katangian ng isang EDMS (bilang resulta, kung minsan ay napakahirap itatag ang hangganan sa pagitan ng mga partikular na uri ng produkto).

Ang pag-uuri sa itaas ng EDS ay hindi lamang ang isa na karaniwan. Meron ding iba. Halimbawa, ang isa na nagsasangkot ng paghahati ng mga sistema ng EDI ayon sa pamantayan ng paraan ng pagproseso ng EDI object identifier.

Ang katotohanan ay sa loob ng balangkas ng anumang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ang pagproseso ng mga pagkakakilanlan ng EDI object na tinalakay sa itaas - ang mga katangian nito (kung saan maaaring masubaybayan ang mga operasyon na may bagay). Sa pagsasagawa, ang mga identifier ng mga EDI object sa modernong EDMS at ang mga file mismo ay naka-imbak, bilang panuntunan, ipinamamahagi - sa mga espesyal na katalogo. Ito ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng isang EDMS at isang kumbensyonal na computer file system - kung saan ang mga file sa pangkalahatan ay walang anumang mga panlabas na pagkakakilanlan na nakalakip (mayroong mga pangunahing panloob lamang na kasama sa mga file mismo - halimbawa, mga tagatukoy ng oras ng pag-edit ng file at iba pa na kasama sa accounting ng mga transaksyon na may mga dokumento sa antas ng "grassroots", na tinalakay namin sa itaas).

Kaya, ang kahusayan ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento mismo ay higit sa lahat, kung hindi tiyak, ay nakasalalay sa kahusayan ng imprastraktura ng pamamahala ng direktoryo kung saan naka-imbak ang mga identifier ng mga file na mga bagay na EDMS. Depende sa mga uri ng mga file na isinasaalang-alang, ang kanilang bilang at ang intensity ng mga kahilingan sa kanila (na maaari ding uriin ayon sa layunin - pagbabasa, pag-edit, pagkopya ng mga file), ang pinakamainam na uri ng direktoryo ay napili.

Ang mga modernong developer ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nag-aalok ng dalawang pangunahing mga prinsipyo para sa pagtiyak ng paggana ng naturang mga katalogo (at, nang naaayon, dalawang uri ng EDMS, na inuri ayon sa pamantayan ng pamamaraan ng pagproseso ng mga katangian):

• paggamit ng panloob na database sa programa, na siyang pangunahing gumaganang module ng EDMS;
• ang paggamit ng isang panlabas - at, bukod dito, sa maraming mga kaso, isang standardized, unibersal na database (kadalasang open source, at samakatuwid ay naa-access sa mga kakumpitensya).

Sa mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento na idinisenyo upang matiyak ang sirkulasyon ng isang medyo maliit na dami ng mga dokumento, ang database ay maaaring ganap na wala: ang mga identifier ay inilalagay sa mga ordinaryong folder sa computer (ngunit ang epektibong pag-access sa mga ito ay nakaayos). Sa katunayan, ito ang pangatlong paraan upang pamahalaan ang mga katangian. Ngunit kung ito ang ginagamit, kung gayon ang sistema ng EDI ay magiging mas mahirap:

• tiyakin ang paghihigpit ng access ng user sa mga identifier;
• magbigay ng kinakailangang bilis ng pagproseso ng data.

Kasabay nito, ang pagpapatupad ng paggamit ng mga database sa EDMS ay isang pamamaraan na makabuluhang pinatataas ang gastos ng pagbuo ng system. Para sa end user - lalo na kung ang kanyang aktibidad ay hindi nagsasangkot ng pagpoproseso ng malaking dami ng mga dokumento, ang cost factor ay maaaring maging makabuluhan kapag pumipili ng electronic document management system (gumawa ng desisyon na ipagpatuloy ang paggamit ng umiiral na platform).

Ngayon, pag-usapan natin kung anong mga partikular na gawain ang lulutasin ng pagpapatupad ng isang EDMS (at tungkol sa mga kaso kung saan ang mga EDI system ay hindi gaanong nakakaapekto sa kahusayan ng negosyo).

Anong mga problema ang nalulutas ng EDMS at ano ang hindi?

Ang pinakamalaking praktikal na benepisyo ng paggamit ng EDMS maaaring masubaybayan kapag nilulutas ang mga problemang nauugnay sa:

1. Gamit ang na-optimize na paghahanap para sa kinakailangang dokumento.

Ipinapalagay na ang electronic document management system ay magbibigay-daan sa iyo na makahanap ng isang dokumento nang mas mabilis kaysa kapag naghahanap sa pamamagitan ng Windows Explorer (o ang built-in na sistema ng paghahanap ng isang email client - tulad ng kaso sa mga halimbawa ng Workflow entrepreneur na sinuri namin). Mabilis na paghahanap ang mga dokumento ay maaaring sinamahan ng pagkakaroon sa programa ng pamamahala ng elektronikong dokumento na EDMS ng mga pagpipilian para sa agarang pagtingin, pag-edit, pagpapadala (pagpasa) nito sa tatanggap (malamang, sa kasong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa isang produkto sa segment ng ECM).

1. Na may kontrol sa katayuan ng mga dokumento ng interes.

Ang pagpapaandar na ito ay magiging interesado, una sa lahat, sa pinuno ng negosyo: na nagpadala ng isa o ibang administratibong dokumento sa isang subordinate na empleyado, magagamit niya ang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento upang subaybayan ang pagpapatupad ng utos (sa itala ang pagkaantala sa naturang pagpapatupad). Bilang kahalili, panatilihin din puna kasama ang isang subordinate na empleyado (kung ang EDMS ay may ganoong function - sa kabila ng katotohanan na maaari rin itong maiuri bilang isa sa mga nagpapalapit sa functionality ng EDMS sa mga ECM system).

Ang explorer at mailer ay malinaw na walang ganoong mga pag-andar (at kung mayroon sila, sila, bilang panuntunan, ay hindi napakahusay sa antas ng malalaking negosyo).

1. Isinasaalang-alang ang mga dokumento sa panahon ng masinsinang paglilipat, pati na rin nang direkta sa pagpapatupad ng naturang paglilipat sa pagsasanay - sa pamamagitan ng standardisasyon ng mga pamamaraan para sa pagpapalitan ng mga bagay ng EDI, bilang isang pagpipilian, gamit ang mga karaniwang interface, kung ang intensity ay nakasalalay sa pagiging produktibo ng mga manggagawa.

Kaya, kung ang isang indibidwal na negosyante at isang counterparty exchange invoice at ang bawat isa sa kanila, medyo nagsasalita, ay gumagamit ng kanilang sariling mail program, kung gayon ang bilis ng daloy ng dokumento ay magiging mas mababa kaysa sa kung ang indibidwal na negosyante at ang counterparty ay gumagamit karaniwang sistema pamamahala ng elektronikong dokumento: sa loob nito, ang pamamaraan ng paghahatid ng invoice ay magiging madalian.

1. Sa isang pagbawas sa bilang ng mga pamamaraan ng dokumentasyon ng papel na masinsinang paggawa.

Paminsan-minsan, ang mga dokumentong papel ay kailangang imbentaryo, isulat - at lahat ay "manu-mano". Kapag isinasalin ang mga naturang dokumento sa elektronikong anyo ang oras para sa kanilang "pagpapanatili" ay makabuluhang mababawasan, sa katunayan, mababawasan sa isang minimum.

1. Sa pagtatatag ng kasalukuyang lokasyon ng dokumento.

Ang function na ito, sa pangkalahatan, ay nauugnay sa control function - ngunit ito ay medyo mas malawak, dahil ito ay nagsasangkot ng agarang pagtuklas ng isang dokumento na hindi lamang inilipat para sa pagpapatupad, kundi pati na rin, sa prinsipyo, na matatagpuan sa isang lugar. Halos imposibleng mawala ang isang dokumentong na-index sa EDMS, sa kondisyon na ito ay gumagana nang tama.

Sa turn, ang EDMS ay hindi magiging epektibo sa paglutas ng mga problemang nauugnay sa:

1. Sa pagbabago at pagpili ng landas ng paggalaw ng dokumento.

Ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay mahalagang isang "malaki at maginhawa" na file ng card ng mga bagay na EDI, gayunpaman, hindi ito isang viewer, hindi isang editor, at hindi isang paraan ng pagtanggap at pamamahagi ng mga ito. Upang malutas ang bawat isa sa mga problemang ito, hiwalay na mga uri ng software ang ginagamit. Ang programa ng EDMS ay mahalagang walang pakialam kung anong uri ng file ang inilalagay sa "card file" - teksto, video, larawan. Ang bawat isa sa kanila ay bibigyan ng mga katangian ayon sa isang solong pamamaraan, salamat sa kung saan ito ay nagiging posibleng solusyon ang mga gawaing iyon na idinisenyo ng EDMS upang malutas sa unang lugar.

Gayunpaman, ang mga ECM system ay isang mas functional na uri ng electronic document management system at maaaring maiangkop upang malutas ang mga naturang problema.

1. Sa pag-update (pag-synchronize, pag-apruba) ng mga dokumento.

Ang function na ito ay malapit sa una - at maaaring isa sa mga mapagkukunan ng pagbuo ng daloy ng impormasyon, na sumasalamin sa mga detalye ng pagpili ng mga landas ng daloy ng dokumento. Kasabay nito, nagsasangkot ito ng direktang pag-edit ng mga file - kahit na isinasaalang-alang ang kanilang mga ruta. Ang mga dokumento ay maaaring i-update nang manu-mano ng user o batay sa mga awtomatikong algorithm. EDMS - sa anyo ng ECM, madalas na sumusuporta sa unang paraan ng pag-update, ngunit bihira ang pangalawa.

Ang awtomatikong pag-update ng dokumento ay nagsasangkot ng paggamit ng mga algorithm, na sa maraming mga kaso ay idinisenyo upang matiyak ang sabay-sabay na pagproseso ng iba't ibang mga file, bilang isang resulta kung saan ang mga pagbabago ay maaaring gawin sa iba pang mga file na nauugnay sa kanila. Halimbawa, kung ang dokumentong isinasaalang-alang ay isang salary sheet, kung gayon habang nagbabago ang data sa mga dokumento ng accounting na nakakaapekto sa pagkalkula ng mga suweldo (halimbawa, isang attendance sheet), dapat itong ayusin. Ang EDMS (at, bilang panuntunan, ang mga ECM system din), bilang panuntunan, ay walang sapat na pagganap para sa mga naturang pagsasaayos nang awtomatiko - gayunpaman, nasusubaybayan nila ang pagkakasunud-sunod ng pagsasaayos na ito (pati na rin ang mga katotohanan ng pag-access sa mga file sa ang batayan kung saan ito ginawa).

Tandaan na sa ilang mga kaso, ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay maaaring makabuluhang mapabilis ang mga legal na pamamaraan na itinatag upang i-coordinate ang mga pagbabago sa iba't ibang mga dokumento ng mga responsableng empleyado. Kaya, kung ito ay tinanggap sa enterprise na ang suweldo sheet ay iniendorso Punong Accountant sa kasunduan sa pangkalahatang direktor, ang EDMS ay maaaring magbigay ng mga espesyal na tool para sa agarang pagpapadala ng napagkasunduang dokumento mula sa accountant patungo sa manager (at pabalik).

1. Gamit ang simulation ng paggalaw ng dokumento(halimbawa, upang maitaguyod ang parehong pinakamainam na ruta para sa kanilang paggalaw).

Gumagana ang EDMS sa mga dokumento sa kanilang purong anyo - nang hindi sinusuri sa anumang paraan ang lawak kung saan ipinapayong ipadala ang mga ito sa kasalukuyang ruta. Ang paraan ng paghahatid ng dokumento ay hindi isinasaalang-alang - tulad ng pagpapadala at pagtanggap sa pamamagitan ng isang lokal na network, sa Internet o pisikal na media.

Upang malutas ang mga problemang nauugnay sa pagmomodelo ng paggalaw ng dokumento, ginagamit ang mga espesyal na solusyon sa BPM. Kasabay nito, ang mga algorithm ng pagmomolde na ipinatupad sa mga ito ay maaaring magbigay para sa pagkuha ng data para sa pagsusuri mula sa mga rehistro ng mga electronic document management system. Kaya, ang pagsasama ng BPM at EDMS ay posible - ngunit para lamang matiyak ang paggana ng unang uri ng platform.

Tandaan natin na ang malawakang pagpapakilala ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay itinuturing na medyo bago (at kung minsan ay "maliit na pinag-aralan") teknolohikal na kalakaran para sa Russia. Mayroon pa ring malaking bilang ng mga negosyo - at ibang-iba ang laki, kabilang ang mga kumakatawan sa malaking bahagi ng negosyo - na hindi nagpatupad ng EDS o nagpatupad nito nang may mga paghihigpit na hindi nagbibigay ng dahilan upang pag-usapan ang malaking kahalagahan ng paggamit ng mga ganitong sistema sa pangkalahatang daloy ng dokumento ng isang entity sa ekonomiya.

Gayunpaman, ang pagiging bago ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento tulad nito sa Russia ay isang maling kuru-kuro, bilang ebidensya ng iba't ibang mga makasaysayang katotohanan. Pati na rin ang maling kuru-kuro na sa mga bansang Kanluranin ang gayong mga sistema ay nasa advanced na antas, ngunit sa Russia, tulad ng sa ibang mga bansa ng dating USSR, mayroong isang "maliit na pinag-aralan", nahuhuli na angkop na lugar. Bilang patunay, narito ang isang maliit na makasaysayang sanggunian sa pag-unlad ng merkado ng EDMS sa ating bansa.

Pag-unlad ng mga sistema ng EDI sa USSR at Russian Federation: makasaysayang background

Ang mga unang hakbang sa pag-aayos ng daloy ng dokumento sa ating bansa at sa mundo ay halos kasabay ng pagdating, sa katunayan, ng mga computer at paraan para matiyak ang pagpapalitan ng mga dokumento - electronic media, at pagkatapos ay mga network ng computer. Sa USSR, ang mga network ng computer ay pangunahing ginagamit para sa mga layuning militar, ngunit noong 60s at 70s, nagsimulang lumitaw ang mga proyektong sibilyan. Kabilang sa mga ito ay ang mga automated system na Sirena-1 at Sirena-2, na ginamit upang mag-book ng mga air ticket mula sa mga naka-network na computer sa Aeroflot ticket offices, na matatagpuan sa daan-daang lungsod ng Sobyet. Ang Express automated control system ay isang proyektong katulad sa mga detalye ng mga gawaing itinakda - ngunit inangkop lamang para sa pagreserba ng mga tiket sa tren.

Sa parehong mga kaso, ang layunin ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay naging mga tiket sa eroplano at tren. Mas tiyak, ang kanilang mga elektronikong format, na ipinasok sa inireseta na paraan sa ACS database, ay legal na katumbas ng mga tala sa papel na air transport at mga rehistro ng tren, na ginamit bago ang "computerization" ng industriya ng transportasyon ng pasahero ng USSR.

Noong dekada 80, ang mga mananaliksik ng Sobyet ay naging mas aktibong interesado sa mga problema ng pagpapalawak ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa iba pang mga segment ng negosyo. Una sa lahat - sa lugar ng trabaho sa opisina. Ang mga unang hakbang sa direksyon na ito ay ginawa sa panahon ng paggawa ng makabago ng imprastraktura ng daloy ng dokumento ng pinakamataas na katawan ng gobyerno - lalo na ang Komite Sentral ng CPSU. Dagdag pa, ayon sa mga katulad na prinsipyo, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay ipinakilala sa iba pang mga pangunahing istruktura ng pamahalaan.

Kasabay nito, ang mga sistema ng EDI ng Sobyet na ginagamit sa trabaho sa opisina ay mahalagang eksperimento. Wala silang karaniwang tinatanggap na mga format para sa mga dokumentong ginamit, at ang mga listahan at pamamaraan para sa paggamit ng software na ginamit upang itala ang mga naturang dokumento ay hindi na-standardize. Ang mga negosyong Ruso na gumamit ng karanasan ng Sobyet sa pag-aayos ng EDI ay nakagawa din ng mga lokal na panuntunan para sa pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento - kadalasang iba sa ginagamit ng mga katapat.

Ang unang buong sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay madalas na binuo ng mga negosyong Ruso mismo. Ang mahusay na pagsisikap na ginugol sa paglikha ng naturang software ay madalas na naging hindi epektibo dahil sa kakulangan ng malaking potensyal para sa mabilis na pag-scale ng EDMS: sa parallel na mga lugar ng produksyon, sa mga sangay at sa mga subsidiary ang mga proseso ng negosyo ay hindi sapat na tugma sa mga detalye ng EDMS na binuo para sa pangunahing organisasyon.

Bilang isang resulta, ang praktikal na paggamit ng EDI sa mga negosyo ng Russia sa loob ng mahabang panahon ay itinuturing na isang hindi makatwirang mahal na pamamaraan (pangunahin sa mga tuntunin ng mga gastos sa pagpapatupad ng angkop na software), at marami sa kanila ang ginustong panatilihin ang daloy ng dokumento sa papel.

Kasabay nito, nasa unang bahagi ng 90s, ang mga independiyenteng tagapagtustos ng EDMS ay nagsimulang lumitaw sa merkado ng Russia, na dalubhasa sa pagbuo ng mga unibersal na produkto ng software. Mapapansin na ang mga produktong ito ay nilikha na isinasaalang-alang ang Ruso, na higit sa lahat ay minana ang mga katangian ng Sobyet, mga detalye ng paggalaw ng mga dokumento sa loob ng negosyo (at higit pa). Lalo na, isinasaalang-alang ang nakararami na patayong nakatuon na paggalaw ng mga panloob na dokumento ng korporasyon (mula sa mga nakatataas hanggang sa mga subordinates at pabalik). Habang ang mga produktong Kanluranin, sa kabaligtaran, ay inangkop sa pahalang na daloy ng dokumento (na, bukod dito, ay hindi isinasaalang-alang ang pangangailangan para sa mga dokumento na sumailalim sa mga pamamaraan na may kaugnayan sa kanilang pagpaparehistro, pag-apruba, at kontrol ng pagpapatupad). Bilang isang resulta, ang mga solusyon sa Russia ay naging higit na hinihiling, at ang kaukulang bahagi ng industriya ng IT ay nagsimulang umunlad sa mabilis na bilis.

Noong kalagitnaan ng dekada 90, regular na ginanap ang mga propesyonal na kumperensya na may partisipasyon ng mga developer at pangunahing mga mamimili ng mga electronic document management system. Doon ay tinalakay nila ang iba't ibang mga nuances ng pagpapatupad ng naturang mga sistema sa mga organisasyong Ruso- parehong estado at munisipyo, at nauugnay sa pribadong negosyo.

Ang mga benepisyo ay naging halata sa mga kalahok sa merkado at badyet pagpapatupad ng EDMS:

• pagbawas ng oras ng paglilipat ng dokumento;
• pagbabawas ng gastos sa pagbili ng papel at iba pang mga kagamitan sa opisina, mga printer at ang kanilang pagpapanatili;
• pagbawas ng mga gastos para sa pag-iimbak ng dokumento (pag-archive, imbentaryo);
• sa maraming kaso - ang pagtaas ng antas ng seguridad ng mga dokumento (kahit na sa mga panahong iyon kung kailan hindi laganap ang paggamit ng proteksyon ng cryptographic data gamit ang mga digital na lagda, halimbawa, maaaring gamitin ang mga archive ng RAR na protektado ng password).

Unti-unti, sa hanay ng mga solusyon sa EDMS, ang lugar ng mga produkto ay nagsimulang tumayo, inangkop upang matiyak ang daloy ng elektronikong dokumento hindi lamang sa loob ng isang organisasyon, kundi pati na rin sa pagitan ng mga independiyenteng entidad ng negosyo (bilang isang opsyon, kinokontrol at kumokontrol na mga tao - kabilang ang sa legal na relasyon sa pagitan ng mga pribadong kumpanya at mga ahensya ng gobyerno). Ito ay kung paano nagsimulang umunlad ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa modernong kahulugan - bilang isang tool para sa pagtiyak ng pagpapalitan ng mga dokumento na legal na katumbas ng mga iguguhit sa papel.

Ito ay naging malinaw na ang pinaka epektibong paraan Ang pagtiyak sa legal na kahalagahan ng mga elektronikong dokumento ay kasangkot sa paggamit ng isang elektronikong digital na lagda - na dapat ituring na legal na katumbas ng isa na inilagay ng isang tao sa papel. Noong unang bahagi ng 2000s, ang unang mga pederal na regulasyon na kumokontrol sa paggamit ng mga digital na lagda ay ipinakilala sa Russia. Sa antas ng pederal na batas, 3 uri ng mga elektronikong lagda ang itinatag - simple, pinahusay at pinahusay na kwalipikado.

Kapag gumagamit ng isang simpleng elektronikong lagda, ang ligal na kahalagahan ng mga dokumento ay sinisiguro kung ang pamamaraan para sa naturang aplikasyon ay itinatag sa isang hiwalay na kasunduan ng lahat ng mga partido sa daloy ng dokumento - sa kabila ng katotohanan na ang mga probisyon ng naturang kasunduan ay hindi dapat sumalungat sa mga pamantayan ng pederal na batas. Ang parehong panuntunan ay nalalapat sa isang pinahusay na digital na lagda - gayunpaman, ito mismo ay maaaring mas gusto kaysa sa isang simple dahil sa mas mataas na seguridad (na karaniwang ibinibigay ng supplier ng naturang digital na lagda - at samakatuwid ang kasunduan, bilang panuntunan, ay tripartite - sa pagitan ng dalawang partido sa electronic digital signature at ng supplier ).

Sa turn, ang paggamit ng isang pinahusay na kwalipikadong digital na lagda (sa lahat ng mga kaso na binuo ng mga supplier na may espesyal na antas ng kakayahan) ay ginagarantiyahan ang legal na kahalagahan ng anumang dokumento na nilagdaan nito - hindi alintana kung ang mga gumagamit ng digital na lagda na ito ay pumasok sa anumang kasunduan sa kanilang sarili o hindi. Ang mismong katotohanan ng paggamit nito sa daloy ng elektronikong dokumento ng bawat isa sa mga partido ay sapat - na, nang nakapag-iisa sa isa't isa, ay pumasok sa isang kasunduan sa digital signature supplier.

Sa modernong pamamahala ng elektronikong dokumento, ang paggamit ng mga elektronikong lagda ay isang malawakang kababalaghan. Naaangkop ang mga digital na lagda sa karamihan ng mga legal na relasyon na kinasasangkutan ng mga indibidwal at legal na entity. Bagaman, siyempre, mayroong isang malaking bilang ng mga pagbubukod sa panuntunang ito: hindi pa posible, halimbawa, upang makakuha ng isang ganap na elektronikong pasaporte ng isang mamamayan ng Russian Federation, o mga karapatang elektroniko, o aklat ng trabaho(bagama't patungkol sa mga karapatan at libro ng trabaho, ang mga kapansin-pansing pagbabago ay inaasahan sa malapit na hinaharap sa mga tuntunin ng pagtiyak ng kanilang kakayahang umangkop na gamitin sa elektronikong anyo, at, higit pa rito, habang pinapanatili ang kanilang legal na kahalagahan).

Bakit ginagamit ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa Russia?

Isinasaalang-alang ang mga detalye ng paggamit ng mga digital na lagda at ang mga teknikal na kakayahan ng mga produkto ng software ng application na ginagamit para sa daloy ng elektronikong dokumento, maraming pangunahing mga segment ng pamamahala ng elektronikong dokumento ang binuo sa Russia:

1. EDI sa pagitan ng mga mamamayan at mga ahensya ng gobyerno.

Ang pinakasimpleng halimbawa ng naturang pakikipag-ugnayan ay ang pagpapadala ng mga dokumento sa mga ahensya ng gobyerno sa pamamagitan ng website ng State Services (at mga nauugnay na website ng iba't ibang departamento - halimbawa, ang Federal Tax Service). Ang isang mamamayan na may espesyal na digital signature ay nagpapadala ng legal na makabuluhang - iyon ay, katulad ng papel, mga kahilingan, mga dokumento, mga pahayag - sa katawan ng interes at tumatanggap mula doon ng parehong legal na makabuluhang mga dokumento bilang tugon.

1. EDI sa pagitan ng mga entidad ng negosyo - mga indibidwal na negosyante, mga legal na entity.

Ang mga entidad ng negosyo ay maaaring makipagpalitan ng mga elektronikong kontrata, mga singil, mga invoice, mga sertipiko ng pagtanggap, mga pagkakasundo at iba pang mga legal na makabuluhang dokumento na ginagamit sa negosyo.

1. EDI sa pagitan ng mga entidad ng negosyo at mga katawan ng pamahalaan.

Bilang isang patakaran, ang segment na ito ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay naglalaman ng mga legal na relasyon na lumitaw dahil sa pagkakaroon ng ilang mga obligasyon ng mga entidad ng negosyo sa mga ahensya ng gobyerno. Mayroong dalawang pangunahing mga obligasyon - pag-uulat (sa mga buwis, ari-arian, mga transaksyon sa pananalapi) at pagbabayad ng mga bayarin na ibinigay ng batas sa badyet.

Sa maraming kaso, ang paggamit ng EDI para sa isang entity ng negosyo na nakikipag-ugnayan sa mga ahensya ng gobyerno ay isang obligasyong itinatag ng batas. Kaya, kailangan mo lamang magsumite ng mga pagbabalik ng VAT sa elektronikong paraan. Iba pang mga deklarasyon - sa elektronikong anyo, kung ang mga numero ng kawani ng entity ng negosyo na kumikilos bilang employer ay nalampasan.

1. EDI sa pagitan ng mga ahensya ng gobyerno (sa loob ng mga ahensya ng gobyerno).

Dito, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring isagawa para sa iba't ibang layunin - bilang isang mekanismo para sa patuloy na pagpapalitan ng data kapag isinasagawa ang gawain ng mga empleyado ng departamento, bilang isang paraan upang makontrol ang mga aktibidad ng mga awtoridad sa mababang antas ng mga awtoridad sa mababang antas, bilang isang kasangkapan para sa pagpapatupad ng mga kontraktwal na legal na relasyon sa pagitan ng iba't ibang mga katawan.

1. EDI sa pagitan ng mga mamamayan at mga entidad ng negosyo.

Ang isang halimbawa ng naturang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang konklusyon kontrata sa pagtatrabaho upang magsagawa ng malayong trabaho alinsunod sa Artikulo 312.3 ng Labor Code ng Russian Federation. Malaking bahagi mga dokumento ng tauhan sa kasong ito, ito ay iginuhit sa panahon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng employer at ng empleyado gamit ang EDI system.

Habang umuunlad ang mga relasyon sa pagitan ng estado, ang paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay unti-unting umaabot sa internasyonal na antas. Kaya, sa inaasahang hinaharap ay inaasahan na mga kwalipikadong lagda, pagkakaroon ng parehong legal na puwersa sa mga bansang EAEU. Ang mga katulad na hakbangin ay ipinatutupad sa mga bansa sa Southeast Asia.

Sa lahat ng pagkakaiba-iba ng mga segment ng EDI, ang ating bansa ay may pambansang imprastraktura sa pamamahala ng elektronikong dokumento na nagpapatakbo, sa pangkalahatan, ayon sa magkakatulad na mga prinsipyo. Ginagamit ito sa isang paraan o iba pa kapag tinitiyak ang daloy ng dokumento sa alinman sa mga segment sa itaas - tingnan natin ang mga tampok nito nang mas malapitan.

Paano gumagana ang imprastraktura ng EDI?

Kaya, alam namin na ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa modernong anyo hindi maiisip nang walang electronic digital signature. Ito ay nagpapahintulot sa amin na sabihin na nang walang paggamit nito, sa modernong anyo nito, imposibleng ipatupad sa pagsasanay. Kasabay nito, hindi masasabi na ang digital signature ay ang pangunahing kondisyon para sa pagtiyak ng pagpapalitan ng mga dokumento sa electronic form. Kaya, ayon sa teorya, posibleng gawing legal ang paggamit ng parehong mga archive ng RAR na protektado ng password - na sa maraming mga kaso ay mapoprotektahan ang data nang hindi mas masahol kaysa sa pinakamakapangyarihang digital na lagda.

Ang pangunahing bagay pa rin teknikal na kondisyon Ang paggana ng EDF ay hindi isang elektronikong digital na lagda (na maaaring mapalitan ng ibang bagay na nagsisiguro sa legal na kahalagahan ng mga dokumento), ngunit ang pagkakaroon, sa katunayan, ng mga channel para sa pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento. Ang pagpapatakbo ng naturang mga channel ay ibinibigay sa tatlong antas:

1. Antas ng "imprastraktura"— na nagbibigay ng pisikal na pag-access para sa nagpadala (tatanggap) sa channel ng pagpapalitan ng dokumento.

Iyon ay, isang pisikal na koneksyon sa Internet o ibang network, na maaaring, sa isang kadahilanan o iba pa, ay magamit bilang isang kahalili dito. Halimbawa, kung pinag-uusapan natin ang paglipat ng data sa pagitan ng mga kagawaran ng militar.

Ngunit sa pangkalahatan, ito ay, siyempre, ang Internet. Kaya, ang provider kung saan konektado ang kalahok ng EDF ay pangunahing responsable para sa paggana ng channel ng EDF sa antas ng "imprastraktura". Bilang default, ang anumang tagapagbigay ng Russian ay nagbibigay ng access sa anumang Internet site. Samakatuwid, para sa pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento, walang pagkakaiba kung aling provider ang pinagtatrabahuhan mo.

1. Antas ng gateway- kung saan, sa tulong ng espesyal na hardware at software, ang praktikal na pagtanggap at paghahatid ng mga naitatag na uri ng data ay isinasagawa sa mga pisikal na channel na ibinibigay sa antas ng "imprastraktura".

Sa turn, hindi na ang provider ang may pananagutan para sa "gateway" - na natupad na ang gawain nito sa pagbibigay ng "imprastraktura" sa mga partido na interesado sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Pangunahing aktor dito - gumagamit ng EDF. Upang ma-optimize ang daloy ng dokumento, maaari niyang gamitin ang mga pamilyar na sistema ng EDI. Ang kanilang mga supplier ay madalas na tinutukoy bilang "mga operator ng pamamahala ng elektronikong dokumento."

Ang gawain ng operator ng EDF ay tanggapin ang orihinal na dokumento mula sa nagpadala at ilipat ito nang hindi nabago sa tatanggap. Sa mga iniresetang kaso - pagbibigay ng dokumento na may legal na puwersa (sa pamamagitan ng pag-verify ng digital signature nito - na maaaring ibigay ng electronic document management operator mismo o ng pinagkakatiwalaang certification center).

1. Antas ng roaming— na nagsisiguro sa pagkakaugnay at magkatugmang pagkakatugma ng ilang independiyenteng imprastraktura ng EDI.

Ang mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento mula sa iba't ibang mga supplier (operator) nang pormal at sa katunayan ay maaaring maging ganap na independyente sa bawat isa. Bilang kinahinatnan, ang daloy ng dokumento na ganap na sumusunod sa mga legal na kinakailangan sa pangkalahatan ay maaari lamang isagawa sa pagitan ng mga user na gumagamit ng mga serbisyo ng parehong operator.

Kasabay nito, sa kabila ng kalayaan ng EDI, ang kanilang trabaho ay maaaring batay sa mga karaniwang prinsipyo at pamantayan. Dahil dito, ang iba't ibang mga operator ng EDF ay maaaring isama ang kanilang mga imprastraktura. Bilang resulta, ang bawat isa sa kanila ay makakapagbigay ng legal na makabuluhang daloy ng elektronikong dokumento hindi lamang sa pagitan ng mga gumagamit nito, kundi pati na rin sa pagitan ng mga gumagamit nito at ng mga pumasok sa isang kasunduan sa ibang operator.

Kaya, nabuo ang "roaming" ng EDI - pagpapalawak ng "lugar ng saklaw" nito sa pamamagitan ng pagsasama ng mga imprastraktura ng pamamahala ng elektronikong dokumento mula sa iba't ibang mga operator. Kung pinag-uusapan natin ang pagsasama ng mga pambansang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, pag-uusapan natin ang tungkol sa "roaming" sa internasyonal na antas.

Kasabay nito, ang pag-unlad ng "roaming" na ligal na relasyon ay nailalarawan sa pagkakaroon malaking dami mga hadlang - tulad ng:

• ang pangangailangan para sa karagdagang pamumuhunan ng operator sa imprastraktura ng hardware at software nito upang matiyak ang pagiging tugma nito sa imprastraktura ng isa pang operator;
• pagtaas ng panganib ng paglipat ng mga customer sa ibang operator - na, sa kabila ng lahat ng mga benepisyo ng partnership sa anyo ng "roaming", ay gayunpaman ay malamang na maging isang kakumpitensya.

Ang isang alternatibo sa pagtatapos ng mga kasunduan sa "roaming" sa pagitan ng mga operator ay maaaring ang bawat isa sa kanila ay makipag-ugnayan sa isang dalubhasang tagapamagitan - isang roaming center. Siya, sa parehong mga termino para sa bawat operator ng EDF, ay isasama ang kanilang mga imprastraktura (at, nang naaayon, ang isang resulta ay makukuha na katulad ng makakamit sa direktang pagsasama ng mga imprastraktura ng mga operator). Kasabay nito, ang mga operator ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay hindi kailangang mag-alala tungkol sa panganib ng paglipat ng mga customer sa isang katunggali.

Inaasahan na ang roaming center ay mauunlad mga teknikal na kagamitan at mahusay na mga pagkakataon sa pananalapi - dahil ang pagsasama-sama ng iba't ibang mga operator ay isang napakalaking kapital na pamamaraan. Kaya, sa pagsasagawa, ang mga naturang sentro ay maaaring maging pangunahing pinakamalaking mga korporasyon - bukod pa rito, direktang nauugnay sa industriya ng komunikasyon (dahil, una sa lahat, ang sentro ay mangangailangan ng mga kakayahan na partikular sa industriyang ito).

Tinutukoy ng mga tampok na ito ang nangungunang posisyon ng roaming center mula sa Rostelecom sa merkado ng komunikasyon sa Russia. Ang pinakamalaking telecom operator ay may lahat ng kinakailangang pinansyal na kakayahan at imprastraktura upang matiyak ang pagsasama ng iba't ibang mga operator - sa kabuuan mayroong higit sa 30 sa kanila na konektado sa Rostelecom. Ang iba pang pinakamalaking Russian roaming center ay Softekhno at NIIAS.

Tandaan natin na ang isa sa mga inaasahang uso sa larangan ng roaming legal na relasyon sa pagitan ng mga electronic document management operator ay ang pagbuo ng "operator" roaming centers - iyon ay, ang mga itinatag hindi lamang para sa layunin ng pagsasama ng mga imprastraktura ng ilang mga operator. , ngunit para din sa layunin ng pagbibigay ng mga serbisyo sa pagsasama para sa kahilingan ng anumang iba pang mga operator.

Ang pagkakaroon ng pagsusuri sa mga tampok ng pag-unlad ng merkado ng EDI sa Russia, magiging pamilyar tayo sa mga detalye ng batas na kumokontrol sa mga ligal na relasyon sa merkado na ito.

Anong mga regulasyon ang nakakaapekto sa organisasyon ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang negosyo?

Ang pagkakaroon ng pagpapasya sa kung ano ang eksaktong "bumalikod" sa elektronikong paraan- anumang data na tumutugma sa Federal Law at GOSTs, o anumang data na hindi tumutugma sa non-electronic na data legal na katangian at mga lugar ng aplikasyon, ipinakilala ng kumpanya ang mga panloob na panuntunan para sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Dapat silang iguhit na isinasaalang-alang ang mga kasalukuyang regulasyon - iyon ay, sa pinakamababa, hindi sumasalungat sa kanila (o sumunod sa ilang mga probisyon ng naturang mga regulasyon).

Pangunahing normative act na dapat sundin kapag nagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon - ang pederal na batas"Tungkol sa impormasyon teknolohiya ng impormasyon at sa proteksyon ng impormasyon" na may petsang Hulyo 27, 2006 N 149-FZ (LINK). Sa kasong ito, ang mga probisyon nito ay mahalaga hindi lamang bilang mga mapagkukunan ng kahulugan ng konsepto ng "electronic na daloy ng dokumento", kundi pati na rin bilang naglalaman ng mga patakaran na nagtatatag, sa partikular, legal na katayuan mga elektronikong dokumento na ipinagpapalit sa pagitan ng dalawang magkaibang entidad ng negosyo.

Kaya, kung ang isang dokumento ay nilagdaan gamit ang isang elektronikong digital na lagda, kung gayon, alinsunod sa Pederal na Batas Blg. 149, dapat itong ituring na may katumbas na legal na puwersa sa na lalagdaan sana gamit ang karaniwang lagda ng isang kinatawan ng isang negosyo entity - kung ang naturang pagpirma ay isinagawa sa paraang itinatag ng batas o kontrata.

Tulad ng para sa batas, ang pangunahing batas sa regulasyon na kumokontrol sa paggamit ng mga digital na lagda ay ang Batas "Sa Electronic Signatures" na may petsang 04/06/2011 No. 63-FZ (LINK). Kaya, alinsunod dito, ang anumang dokumento na nilagdaan ng isang kwalipikadong pinahusay na digital na lagda ay kinikilala bilang legal na katumbas ng isang papel - sa nauugnay na lugar ng mga legal na relasyon. Kasabay nito, pinapayagan ng Batas Blg. 64-FZ ang mga kalahok sa EDF na malayang sumang-ayon sa paggamit ng mga alternatibong lagda - simple at regular na pinahusay. Iyon ay, upang ilapat ang mga pamantayan hindi lamang ng batas, kundi pati na rin ng kontrata.

Ang isa pang mahalagang batas sa regulasyon sa pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay ang Batas "Sa Personal na Data" na may petsang Hulyo 27, 2006 Blg. 152-FZ (LINK). Hindi lahat ng uri ng data na naproseso sa loob ng balangkas ng EDI ay personal (direkta o hindi direktang nauugnay sa mga indibidwal), ngunit isang mahalagang bahagi ng mga ito ay. Ang sirkulasyon ng personal na data ay napakahigpit na kinokontrol ng batas (habang halos walang lugar para sa "kasunduan" sa mga tuntunin ng paglalapat ng mga pamantayan ng Batas Blg. 152-FZ). Ang pangunahing gawain ng batas sa personal na data ay upang matiyak ang kanilang proteksyon (kumpidensyal ng pag-access sa kanila). Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa iba pang mga uri ng data kung saan itinatag ang mga espesyal na kinakailangan sa proteksyon - kasama ang personal na data, kabilang dito, sa partikular:

• mga lihim ng estado (ang pag-access kung saan ay kinokontrol ng Batas Blg. 5485-1 ng Hulyo 21, 1993);
• lihim ng kalakalan (Batas Blg. 98-FZ na may petsang Hulyo 29, 2004).

Ang mga pangunahing pamantayan ng estado na maaaring ilapat sa loob ng balangkas ng EDI ay kinabibilangan ng:

• GOST R 6.30-2003 (nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga detalye ng dokumento);
• GOST R 7.0.8-2013 (naglalaman ng iba't ibang kahulugan ng mga terminong ginamit sa pag-aayos ng daloy ng dokumento);
• GOST ISO 15489-1-2007 (nagtatatag ng pamamaraan para sa pamamahala ng dokumento);
• GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga electronic document management system);
• GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (nagtatatag ng pamantayan para sa pagtiyak ng pangmatagalang pangangalaga ng mga elektronikong dokumento).

Mayroong isang malaking bilang ng mga opisyal na pinagmumulan ng likas na pagpapayo na umakma sa pederal na batas. Ang mga ito ay hindi normatibo, ngunit de facto ay aktibong ginagamit ng mga pribado at pampublikong negosyo bilang mga patnubay para sa pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Kabilang sa mga naturang mapagkukunan ang:

• Sistema ng estado suporta sa dokumentasyon pamamahala (ipinakilala ng Lupon ng USSR Main Archive noong 1988);
• Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nagpapahiwatig ng kanilang mga panahon ng imbakan (order ng Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558);
• All-Russian classifier dokumentasyon ng pamamahala (inaprubahan ng Decree of the State Standard of Russia na may petsang Disyembre 30, 1993 No. 299).

Mapapansing maraming pederal na regulasyon sa buong industriya ang naglalaman ng mga probisyon na direkta o hindi direktang nauugnay sa mga legal na relasyon na nauugnay sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Mga halimbawa ng naturang mga regulasyon:

• Order ng Ministry of Finance ng Russia na may petsang Abril 25, 2011 No. 50n (nagtatatag ng pamamaraan para sa paggamit ng mga electronic invoice);
• Civil Code (na, sa prinsipyo, ay nagbibigay para sa paggamit ng mga elektronikong dokumento - pangunahin para sa layunin ng pagtatapos ng mga kontrata);
• Code of Administrative Offenses ng Russian Federation, Criminal Code ng Russian Federation (kabilang ang mga probisyon na tumutukoy sa administratibo o kriminal na mga parusa para sa mga pagkakasala sa larangan ng elektronikong daloy ng dokumento);
• Arbitration Procedure Code ng Russian Federation, Code of Criminal Procedure ng Russian Federation, Civil Procedure Code ng Russian Federation (na tumutukoy sa pamamaraan para sa paggamit ng mga elektronikong dokumento bilang ebidensya sa korte);
• Mga Kodigo sa Buwis at Customs (magtatag ng mga kinakailangan para sa paggamit ng elektronikong pag-uulat);
• Batas "Sa Accounting" na may petsang Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ (nagtatatag ng posibilidad ng paggamit ng mga elektronikong pangunahing dokumento at mga kinakailangan para sa kanila);
• Batas "On Archival Affairs" na may petsang Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ (nagtatatag ng pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng archival, kabilang ang mga ginamit sa loob ng balangkas ng pag-uulat ng elektronikong dokumento).

Kaya, sa pagsasagawa, maaaring kailanganin ng isang enterprise na nagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento na pag-aralan ang iba't ibang kumbinasyon ng mga regulasyon - direkta o hindi direktang nauugnay sa EDI. Kaalaman balangkas ng regulasyon ay mababawasan ang mga panganib ng paggawa ng mga paglabag na maaaring humantong sa hindi kanais-nais na mga legal na kahihinatnan para sa organisasyon.

Anong pananagutan ang ibinibigay para sa mga paglabag?

Tulad ng naitatag na namin sa itaas, ang EDI ay hindi ang pinaka-legal na kinokontrol na lugar sa pangkalahatan. Gayunpaman, sa loob ng balangkas, ang ganap na kinokontrol na mga legal na relasyon sa pinakamalawak na hanay ay hindi maaaring isagawa - kabilang ang mga nailalarawan sa pagkakaroon ng mahigpit na mga kinakailangan para sa mga kalahok sa mga tuntunin ng pag-aayos ng daloy ng elektronikong dokumento.

Ngunit ano nga ba ang maaaring labagin ng isang organisasyong nagpatupad ng EDI? Halimbawa, ang mga sumusunod:

1. Tiyakin ang hindi tamang imbakan(at makatanggap ng parusa sa ilalim ng Artikulo 13.25 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation - LINK):

• mga seguridad (kung saan ang isang multa para sa mga ligal na nilalang ay ibinibigay para sa hanggang 300,000 rubles);
• may kaugnayan sa mga aktibidad sa seguro (multa hanggang 200,000 rubles);
• na may kaugnayan sa mga aktibidad ng isang credit cooperative (multa hanggang 50,000 rubles);
• iba pa - kung saan ang isang espesyal na pamamaraan ng imbakan ay itinatag (hanggang sa 500 rubles bawat opisyal ng organisasyon).

Ang mga paglabag na ito ay maaaring mangyari kung ang isang organisasyon ay nagpapabaya sa mga pamantayan ng Batas Blg. 125-FZ o, halimbawa, Order No. 558 ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation (bilang isang opsyon, isusulat nito ang isang dokumento bago ang panahon ng pag-iimbak nito mag-e-expire).

1. Lumabag sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong ginagamit sa accounting(at makatanggap ng parusa sa ilalim ng Artikulo 15.11 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation - LINK).

Ang mga pangunahing probisyon ng batas sa accounting na nag-aayos ng mga panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing talaan ay nakasaad sa Artikulo 29 ng Batas Blg. 402-FZ. Bilang karagdagan, ang regulasyong batas na ito ay nauugnay din sa Order No. 558 ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation (kaya, ang accountant ay kailangang magbayad ng espesyal na pansin sa mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento ng accounting na ibinigay sa seksyon 4.1 ng Listahan).

1. Lumabag sa pamamaraan para sa pagproseso ng personal na data(at makatanggap ng parusa sa ilalim ng Artikulo 13.11 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation - LINK).

Ang isang malawak na hanay ng mga administratibong hakbang ay maaaring ilapat sa lumabag dito. Halimbawa:

• isang multa ng hanggang 50,000 rubles (ngayon at higit pa - para sa isang legal na entity) - kung labag sa batas o hindi tamang pagproseso ng personal na data ay isinasagawa;
• multa hanggang 75,000 rubles - kung hindi hiniling nakasulat na kasunduan isang indibidwal na magproseso ng personal na data;
• multa hanggang 30,000 rubles - kung ang organisasyon ay hindi nabuo at nai-post bukas na access patakaran sa privacy.

Pagbubunyag ng estado at lihim ng kalakalan maaaring humantong sa pagmulta ng organisasyon ng 5,000 rubles (Artikulo 13.14 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation - LINK). Ang pagsisiwalat ng mga lihim ng estado sa ilalim ng ilang mga pangyayari ay kinikilala bilang isang kriminal na pagkakasala alinsunod sa Art. 283 ng Criminal Code ng Russian Federation, na nagbibigay para sa paggamit ng mga naturang hakbang laban sa taong nagkasala bilang:

• pag-aresto sa loob ng 4-6 na buwan;
• pagkakulong ng hanggang 4 na taon nang may diskwalipikasyon o walang hanggang 3 taon.

1. Itago ang ilang mga dokumento para sa personal na pakinabang(at tumanggap ng parusa sa ilalim ng Artikulo 325 ng Criminal Code ng Russian Federation - LINK).

Para sa gayong pagkakasala, ang pananagutang kriminal ay ibinibigay sa anyo ng:

• isang multa ng hanggang 200,000 rubles (o ang suweldo ng taong nagkasala para sa isang panahon ng hanggang 1.5 taon);
• sapilitang trabaho hanggang 480 oras;
• correctional labor hanggang 2 taon;
• sapilitang paggawa hanggang 1 taon;
• pag-aresto sa loob ng 4 na buwan;
• pagkakulong ng 1 taon.

1. Pabayaan ang pangangailangang maghanda ng pangunahing buwis o mga dokumento sa accounting(at makatanggap ng parusa sa ilalim ng Artikulo 120 ng Tax Code ng Russian Federation - LINK).

Sa kasong ito, ang isang matinding paglabag sa mga panuntunan sa accounting at tax accounting ay naitala. Para dito, ang kumpanya ay maaaring pagmultahin ng hanggang 30,000 rubles.

Sa kabila ng pagkakaroon ng mahigpit na mga parusa para sa hindi wastong organisasyon ng daloy ng elektronikong dokumento, parami nang parami ang mga negosyo na naghahangad na ipatupad ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa isa o ibang antas ng pamamahala ng negosyo. Ang ganitong mga hangarin ay hindi sinasadya: ang pagpapatupad ng EDI ay may maraming mga pakinabang, at tinalakay namin ang mga ito sa itaas.

Video - mga transaksyon gamit ang pamamahala at pagsusuri ng elektronikong dokumento kasanayang panghukuman:

Tingnan natin kung paano isinasagawa ang naturang pagpapatupad sa pagsasanay - na sumang-ayon na ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isasagawa nang eksakto sa tulong ng isang EDMS.

Paano ipatupad ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang organisasyon

Ang pagpapatupad ng EDMS sa isang organisasyon ay isinasagawa sa loob ng mga sumusunod na yugto:

1. Pagtatatag ng isang listahan ng mga gawain na dapat na lutasin gamit ang mga EDI system.

Ang isang karaniwang paraan para sa pagtatatag ng hanay ng mga naturang gawain ay ang pagtukoy sa mga pinakahalatang problema sa kasalukuyang daloy ng dokumento ng organisasyon. Halimbawa, ang mga problemang ito ay maaaring:

• sa pagsubaybay sa katayuan ng isang dokumento (kapag hindi malinaw kung natanggap ito ng addressee at nagsimulang magtrabaho kasama nito);
• may paghahanap mga kinakailangang dokumento(kapag nawala ang mga ito o tumagal ng hindi katanggap-tanggap na mahabang oras upang mahanap);
• na may bilis ng daloy ng dokumento.

1. Pagpili ng isang tiyak na programa para sa pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento- batay sa mga gawain na ang EDMS na binalak na ipatupad ay idinisenyo upang malutas.

Sa kasong ito, ang mga sumusunod ay isinasaalang-alang:

• kung gaano kapaki-pakinabang sa ekonomiya ang pagpapatupad ng isang partikular na programa (sa mga tuntunin ng mga gastos sa pagkuha nito at inaasahang resulta);
• ang nakaplanong intensity ng EDI sa organisasyon (kung gaano kalalim ang EDI na ipapatupad sa mga proseso ng negosyo) at ang lawak kung saan masisiguro ng napiling EDMS ang ganoong intensity;
• inaasahang nauugnay na mga gastos para sa pag-install ng isang partikular na sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento (halimbawa, upang mapabuti ang mga katangian ng kagamitan sa computer o bumili ng mga bago - kung kinakailangan, upang sanayin ang mga empleyado - kung kinakailangan).

Sa malalaking organisasyon, ang isang paunang pagsusuri sa kasalukuyang istraktura ng daloy ng dokumento ay maaaring isagawa - papel, o kinakatawan ng EDI, na hindi bumubuo ng isang sistema (tulad ng kaso sa isang indibidwal na negosyante na tumatanggap at nagpapadala ng mga invoice sa pamamagitan ng koreo - lamang sa mas malaking sukat). Ang pangunahing layunin ng naturang survey ay ang magtatag ng mga tipikal na landas para sa paggalaw ng mga dokumento sa loob ng organisasyon. Ang nakolektang impormasyon ay maipapasa sa mga shortlisted electronic document management system provider upang masuri ng bawat isa sa kanila kung gaano kahusay ang kanilang pag-aalok ng produkto ay nakakatugon sa mga pangangailangan ng customer.

Ito ay pinakamainam kung ang napiling programa ng EDI ay may isang libreng bersyon ng pagsubok, kung saan maaari kang "magsanay" sa paglutas ng mga problemang ito, at, kung ang resulta ay hindi angkop sa negosyo, subukan ang isa pang produkto (mas mabuti ang isa na mayroon ding bersyon ng demo).

At kung walang libreng bersyon (o ang pag-andar na sinusuportahan nito ay hindi sapat para sa mataas na kalidad na pagsubok ng pagpapatakbo ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento kapag nilulutas ang mga partikular na problema), maaari mong subukang makipag-ayos sa supplier upang magbigay ng isang buong- nasimulang bersyon ng EDI system.

1. Pagbili at pag-install ng EDMS, pagsasanay ng empleyado sa panahon ng praktikal na paggamit nito.

Ang yugtong ito ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang organisasyon, sa isang banda, ay maaaring maging lubhang mahirap sa teknikal - dahil sa pagsasagawa ng isang malaking bilang ng mga nuances ay maaaring lumitaw na may kaugnayan sa pag-install ng mga pamamahagi ng EDMS, na isinasaalang-alang ang mga kasalukuyang tampok ng imprastraktura ng computing ng enterprise. Sa kabilang banda, bilang panuntunan, ang huling yugto ng pagpapatupad ng EDMS ay hindi nagsasangkot ng mga makabuluhang paghihirap sa organisasyon, dahil karamihan sa mga ito ay nalutas na (isinasaalang-alang at binigyan ng priyoridad) na sa mga nakaraang yugto ng pagpapatupad ng system.

Sa pagsasagawa, sa pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang organisasyon, dalawang partido ang kasangkot:

• ang negosyo mismo (kinakatawan ng mga tagapamahala at responsableng mga espesyalista na nasasakop sa kanila);
• Mga supplier ng system ng EDMS (at ang kanilang mga kasosyo o kontratista - kung kanino ang function ng pag-install ng isang EDMS system sa panig ng customer ay maaaring italaga, halimbawa, kung ang supplier mismo ay hindi gumanap nito para sa ilang kadahilanan).

Ang pangunahing mapagkukunan ng impormasyon batay sa kung aling pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga kalahok sa pagpapatupad ng EDMS ay isinasagawa teknikal na gawain ng customer. Inihayag nito ang kakanyahan ng kanyang mga pangangailangan tungkol sa pagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa organisasyon at, bilang isang resulta, ay tumutukoy sa isang listahan ng mga kinakailangan para sa pag-andar ng naka-install na software. Kapansin-pansin na ang mga naturang teknikal na pagtutukoy ay may pamantayan ng estado, at maaari itong (sa maraming mga kaso - kahit na lubos na kanais-nais) na gamitin ng customer kapag nakikipag-ugnayan sa supplier ng electronic document management system. Ito ay tungkol tungkol sa GOST 34.603-89, na nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga teknikal na pagtutukoy para sa supply ng isang automated system - habang ang EDMS ay maaaring ituring na isang espesyal na kaso.

Ang susunod na hakbang sa pagbuo ng isang imprastraktura ng EDI ng isang entity ng negosyo ay ang pagtatatag ng daloy ng dokumento ng inter-corporate. Tingnan natin kung paano ito magagawa sa pagsasanay.

Ang daloy ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon at kung bakit ito kinakailangan

Ang pagpapatupad ng EDI na may partisipasyon ng dalawa o higit pang mga entidad ng negosyo ay nagsasangkot ng paglutas ng mga sumusunod na pangunahing gawain:

1. Pagbubuo ng isang working group ng bawat enterprise na haharap sa deployment ng inter-corporate electronic na daloy ng dokumento.

Sa pangkalahatan, sa ito grupong nagtatrabaho kasama CEO, punong abogado, karampatang mga espesyalista sa IT ng kumpanya, espesyalista sa dokumento.

1. Pagpapasiya ng mga hinaharap na partido ng EDI sa inaasahang resulta ng pagpapatupad ng inter-corporate EDMS.

Ang resultang ito ay maaaring kasangkot sa solusyon ng isang makitid na hanay ng mga gawain - halimbawa, nauugnay lamang sa pagtanggap at pagpapadala ng mga invoice sa pamamagitan ng EDMS, o nailalarawan sa pamamagitan ng mas malawak na saklaw ng mga isyu sa EDI (halimbawa, na sumasalamin sa mga kakaiba ng mga pamamaraan para sa pagtatapos ng mga kontrata, pagpirma ng mga kilos ng pagkakasundo, pagtanggap at paghahatid ng iba't ibang dokumentasyon ng accounting kasama ang pakikilahok ng mga partido).

1. Pagtatatag ng mga listahan ng mga dokumento na tatanggapin at ipapadala sa pamamagitan ng EDI.

Sa kasong ito, teknikal na pagiging posible, legalidad at kahusayan sa ekonomiya kanilang pagtanggap at paghahatid sa elektronikong anyo.

1. Pagpili ng mga partikular na produkto ng software para sa pag-aayos ng inter-corporate electronic na daloy ng dokumento.

1. Tinitiyak ang kakayahang teknikal na ipatupad ang mga napiling produkto ng software para sa pag-aayos ng daloy ng e-document, pagsasagawa ng paunang pagsasanay para sa mga empleyado.

Ngunit sulit ba para sa dalawang nagtutulungang kumpanya na magsagawa ng gayong mga pagsisikap? Ang mga gastos sa pagpapakilala ng isang EDS ay maaaring maging makabuluhan - kailangan mong tiyakin na sila ay sasamahan ng kinakailangang pang-ekonomiyang epekto. Ang mga pangunahing bagay na kailangan mong malaman kapag nagpaplano ng pagpapatupad ng isang inter-corporate na electronic document management system ay ang mga sumusunod:

1. Ang Intercorporate EDMS ay mas kumikita sa ekonomiya kung mas maraming kumpanya ang mayroong:

• stably paulit-ulit na mga lugar ng pakikipag-ugnayan;
• mga listahan ng mga nomenclature ng mga dokumentong ginamit;
• mga empleyado at mga posisyon na nakikipag-ugnayan sa mga kasamahan mula sa mga kasosyong organisasyon na may katulad na kakayahan.

1. Ang pagpapakilala ng inter-corporate EDI ay maaaring pilitin (sa kabila ng katotohanan na kung ang naturang pagpapatupad ay hindi ipinatupad, ang kumpanya ay maaaring makaharap ng malaking gastos o mawalan ng kita).

Kaya, kung ang katapat ay naging kalahok elektronikong kalakalan, pagkatapos ay halos tiyak na ipapatupad niya ang isang komprehensibong panloob na EDI at mas gugustuhin niyang magtrabaho pangunahin sa mga katapat na iyon na may katulad na imprastraktura. At kung wala sila nito, maaari silang tumanggi na makipagtulungan.

1. Ang praktikal na pang-ekonomiyang epekto mula sa pagpapakilala ng inter-corporate electronic na pamamahala ng dokumento, gaya ng tala ng mga eksperto, ay nangyayari sa maraming mga kaso nang hindi mas maaga kaysa sa anim na buwan o isang taon pagkatapos ng naturang pagpapatupad.

Ang mga dahilan para sa "pagpigil" ng epekto ay maaaring parehong organisasyon (kapag, halimbawa, ang mga responsableng espesyalista ay walang awtoridad na gumamit ng EDI - dahil sa katotohanan na nakalimutan nilang mag-isyu ng mga kapangyarihan ng abogado) at teknikal (kapag, para sa halimbawa, isang kumpanya ang lokal na network lumalabas na may mas kaunting throughput kaysa sa kinakailangan na isinasaalang-alang ang intensity ng trapiko mula sa katapat na may network na may mas mataas na throughput).

1. Kung ang parehong mga katapat ay bago sa pagpapatupad ng EDI para sa pagpapalitan ng mga dokumento sa isa't isa, kung gayon makatuwiran na isagawa ang pagsasama nang paunti-unti.

Kasabay nito, sa maraming mga kaso ipinapayong magsimula sa mga departamento na kabilang sa mga "kumikita" - iyon ay, mga departamento ng pagbebenta, mga departamento ng serbisyo. Sila, tulad ng walang iba, ay makakaranas ng pagtitipid sa oras sa mga gawaing papel at tiyak na gagamitin ang nabakanteng oras ng trabaho para sa mga bagong benta.

1. Ang isa sa mga pangunahing kadahilanan para sa matagumpay na pagpapatupad ng inter-corporate EDI ay ang pagtiyak ng mutual na pag-unawa sa pagitan ng mga responsableng empleyado ng bawat negosyo tungkol sa paggamit ng ilang mga function ng electronic document management system na ginagamit ng mga korporasyon.

Halimbawa, kung ang isang empleyado ng isang kumpanya ay nagpadala ng isang invoice sa kanyang kasamahan sa ibang organisasyon, kung gayon ang pangalawa ay hindi dapat magkaroon ng anumang mga problema sa pagkumpirma ng resibo nito. Ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na ang pakikipag-ugnayan ng mga partido ay nakakatugon sa pamantayang ito ay ang pagpapatupad ng mga pinag-isang interface para sa pagtanggap at pagpapadala ng mga invoice. Kung may mga tanong ang isang partido tungkol sa pagpoproseso ng dokumento, masasagot sila ng isa pa - sa kabila ng katotohanang makikita ng magkabilang partido ang halos parehong bagay sa screen.

Tingnan natin ngayon ang mga sikat na produkto ng software para sa pag-aayos ng daloy ng elektronikong dokumento at ang kanilang mga presyo (at isinasaalang-alang din ang tinantyang nauugnay na mga gastos ng kanilang pagpapatupad).

Anong mga programa sa pamamahala ng dokumento ng EDMS ang ipinakita sa merkado ng Russia: isang pangkalahatang-ideya ng ilan sa mga ito at kung magkano ang halaga ng mga ito

Ang pagtitiyak ng merkado ng Russia para sa mga solusyon sa segment ng EDMS ay nailalarawan sa pamamagitan ng katotohanan na ang pinakasikat sa kanila ay, bilang panuntunan, mga handa na "naka-box" na mga produkto, o ang mga nilikha batay sa ilang tanyag na platform. Ang custom na EDMS, karaniwan sa Kanluran, ay hindi pa gaanong hinihiling sa Russia, bagama't tiyak na umiiral ito. Ang merkado para sa mismong mga programa sa pamamahala ng dokumento ng EDMS ay higit sa 90% na kinakatawan ng mga pag-unlad ng Russia, na hindi nakakagulat: maaaring mahirap para sa isang Western supplier ng mga sistema ng EDM na iakma ang produkto nito sa mga tradisyon ng pamamahala ng dokumento na binuo sa ating bansa.

Kung malulutas ng isang negosyo ang problema ng pagpapatupad ng isang komprehensibong intra-corporate electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang organisasyon, pag-uusapan natin ang tungkol sa pagbili ng isang buong tampok na dalubhasang produkto na inilabas ng isa sa mga nangungunang tatak sa merkado ng Russia. Kasama sa mga produktong ito ang:

1. "ANG NEGOSYO"

Itinuturing ng maraming eksperto ang produktong ito na isa sa pinaka-functional at advanced na teknolohiya sa merkado. Ang ganitong mga katangian ay nakumpirma ng patuloy na mataas na demand para sa kaukulang produkto mula sa mga negosyo ng iba't ibang laki - mula sa malalaking pag-aari hanggang sa maliliit na negosyo.

Ang EDMS "NEGOSYO" (LINK) ay isa sa mga platform na nagbibigay-daan sa iyong ipatupad ang pinakadakilang detalye sa daloy ng dokumento: maaari nitong panatilihin ang mga talaan ng halos anumang pinagmumulan ng data. Sinasabi ng mga eksperto na ang downside ng system ay ang medyo kumplikadong interface: sa ilang mga kaso, nangangailangan ng maraming oras upang makabisado ito (sanayin ang mga empleyado na gamitin ito).

Video - pangkalahatang-ideya ng mga kakayahan ng EDMS "DELO":

Gastos ng lisensya: mga 11-13 libong rubles bawat 1 lugar ng trabaho kapag gumagamit ng Oracle DBMS, mga 7-9 libong rubles kapag gumagamit ng Microsoft SQL Server.

2. “EDMS logic”

Ang mga pangunahing bentahe ng EDMS Logic (LINK) ay kinabibilangan ng:

• mahusay na kakayahang umangkop sa pagbibigay ng elektronikong pamamahala ng dokumento sa mga organisasyon kung saan ang mga multi-level na mekanismo ng pag-apruba ay pinagtibay para sa mga elektronikong bagay sa pagproseso ng dokumento;
• pagtiyak ng mataas na antas ng proteksyon ng mga bagay na EDF mula sa hindi awtorisadong pag-access;
• pagkakaroon ng malaking bilang ng mga pagkakataon para sa flexible na pagsasaayos ng software batay sa mga pangangailangan ng user.

Video - isang halimbawa ng pagpaparehistro ng isang papasok na dokumento sa EDMS Logic:

Ang mga reklamo ng mga eksperto tungkol sa programa ay maaaring masubaybayan pangunahin sa interface nito: kung minsan ay tinatawag itong archaic.

Gastos ng lisensya: 5-6 libong rubles para sa 1 lugar ng trabaho.

3. "E1 EUPHRATS"

Ang “E1 EUFRATES” (LINK) ay isa rin sa mga pinaka-technologically advanced, at makikita ito sa pagpapatupad ng mga developer ng EDMS na ito ng maraming makabagong function - na hindi lahat ng mga kakumpitensya ay mayroon. Kabilang sa mga ito ay ang paggamit ng aming sariling makapangyarihang DBMS "Nika", na halos hindi mababa sa mga tuntunin ng target na mga function Oracle at Microsoft SQL. Ang programa ay may user-friendly na interface, pati na rin ang isang epektibong sistema para sa pagtanggal ng mga karapatan sa pag-access sa data.

Video - panimula sa E1 EUPHRATS EDMS:

Ang pangunahing reklamo ng mga eksperto tungkol sa EDMS na ito ay nagmumula sa mga hinihingi nito sa pagganap ng computer: sa mga mas lumang PC ang programa ay "bumabagal".

Gastos ng lisensya: 5-7 libong rubles bawat 1 lugar ng trabaho.

4. 1C: Daloy ng dokumento 8

Product 1C: Document Flow 8 (LINK) ay magiging pinakamainam para sa isang entity ng negosyo na nakasanayan na gumamit ng iba mga solusyon sa software 1C line - dahil ito ay binuo batay sa 1C: Enterprise platform. Ang produktong pinag-uusapan ay unibersal: maaari itong matagumpay na magamit ng parehong pampubliko at pribadong negosyo na may iba't ibang laki. Ang mga programa sa linya ng 1C ay kabilang sa mga pinaka-flexible na iakma sa mga pangangailangan ng isang partikular na user, at ang 1C na solusyon: Ang Document Flow 8 ay walang exception.

Video - panimula sa gawain ng 1C: Daloy ng dokumento:

Gastos ng lisensya: mga 77 libong rubles para sa 10 mga gumagamit (bersyon ng PROF).

Kung ang isang kumpanya ay mayroon nang lisensya para sa pangunahing programa - 1C: Enterprise, ang produktong 1C: Document Flow 8 ay maaaring itayo sa ibabaw nito bilang isang configuration. Ang halaga nito ay mga 36,000 rubles para sa bersyon ng PROF.

5. DIRECTUM

Ang DIRECTUM solution (LINK) na ito ay isa sa mga gumaganang nakakatugon sa karamihan ng mga pamantayan, na nagbibigay-daan sa amin na tawagan ang produkto bilang isang ECM platform. Kaya, kasama sa functionality nito ang paglikha at pag-edit ng mga hindi nakaayos na dokumento - mga teksto, talahanayan, larawan, video, nagtatrabaho sa Workflow.

Video - mga pangunahing kakayahan DIRECTUM:

Ang pangunahing bagay ng pagpuna mula sa mga eksperto tungkol sa programa, muli, ay ang kumplikadong interface nito. Ang pag-asa ng produkto sa mga panlabas na platform ng Microsoft ay nabanggit din.

Gastos ng lisensya: mula sa 7 libong rubles. para sa 1 lugar ng trabaho.

Siyempre, ang lahat ng mga presyong ibinigay sa itaas ay tinatayang. Sa pagsasagawa, ang halaga ng pagpapatupad ng isang EDMS ay maaaring maging mas mataas dahil sa katotohanan na sa maraming mga kaso ay kinakailangan upang bumili ng karagdagang paggana ng mga programa na aming isinasaalang-alang.

Mga presyo para sa EDMS sa pagbabago ng server (kapag naka-install ang mga pangunahing module sa pangunahing computer network ng korporasyon, at naa-access ang mga ito ng mga computer ng gumagamit) ay halos palaging mas mataas kaysa sa mga lisensya para sa isang lugar ng trabaho.

6. EDO Kontur.Diadoc at VLSI

Posible na ang isang negosyo ay hindi na kailangang magpakilala ng isang komprehensibong daloy ng elektronikong dokumento, ngunit sa antas lamang ng mga indibidwal na proseso ng pagpapalitan ng dokumento. Halimbawa, sa mga tuntunin ng mga pangunahing pamamaraan ng pagkakasundo kapag nakikipag-ugnayan sa mga katapat, na kinakatawan sa maliliit na bilang.

Video - panimula sa EDO Kontur.Diadoc:

Sa kasong ito, ang mga solusyon sa EDMS mula sa mga supplier tulad ng Kontur.Diadoc (LINK) o SBIS (LINK) ay magiging pinakamainam. Ang mga ito ay perpektong inangkop para sa "manu-manong" pagpapalitan ng mga kontrata, mga invoice, mga aksyon sa pagitan ng dalawang entidad ng negosyo, at ang pagbibigay ng elektronikong pag-uulat sa mga ahensya ng gobyerno.

Video - panimula sa EDO VLSI:

Ang halaga ng pag-access sa naturang cloud-based na EDMS ay nakasalalay sa partikular na hanay ng mga serbisyo para sa pagtanggap at pagpapadala ng mga dokumentong ibinigay ng subscription. Sa maraming mga kaso, ang mga pangunahing pag-andar ng isang solusyon sa ulap ay ibinibigay sa kliyente nang walang bayad. Mayroon ding mga simpleng murang opsyon: halimbawa, sa "Minimum" na taripa (LINK) mula sa Kontur.Diadoc, ang user ay maaaring maglipat ng 100 electronic na dokumento sa supplier para sa 900 rubles, at makatanggap ng mga papasok na dokumento nang libre.

Sa karamihan ng mga kaso, sa pamamagitan ng pagkakatulad sa paggamit ng mga mobile na komunikasyon, ang mga gumagamit ng naturang mga sistema ng EDI ay tumatanggap ng mga papasok na dokumento nang libre at nagbabayad lamang para sa pagpapadala ng mga papalabas na elektronikong dokumento - sa average mula 5 hanggang 8 rubles bawat dokumento.

Buod

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang napakalawak na lugar ng mga legal na relasyon. Maaari itong makaapekto sa interaksyon ng iba't ibang tao sa loob ng isang entity ng ekonomiya, sa pagitan ng mga entidad ng ekonomiya, sa pagitan ng mga mamamayan at organisasyon at ahensya ng gobyerno, sa pagitan ng mga ahensya ng gobyerno.

Ang pinakasimpleng ay "grassroots", ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay naa-access sa sinumang gumagamit ng PC. Ang bawat file ay naglalaman ng mga katangian na sumasalamin sa oras ng pagsasagawa ng iba't ibang mga operasyon kasama nito - gamit ang data na ito, maaari mong isaalang-alang ang dynamics ng mga operasyong ito (hindi bababa sa manu-mano).

Gayunpaman, ang organisasyon ng EDI gamit mga espesyal na sistema pamamahala ng elektronikong dokumento. Maaari silang mag-iba nang malaki depende sa mga pag-andar at gawaing nilulutas.

Sa modernong anyo nito, ang EDI, bilang panuntunan, ay nagsasangkot ng pagtanggap at pagpapadala ng mga dokumentong pinatunayan ng isa o ibang uri ng electronic signature. Ang paggamit ng EDI ng isang entity ng negosyo ay maaaring itakda ng batas - tulad ng kaso sa pag-uulat ng buwis ayon sa VAT.

Video - pamamahala ng elektronikong dokumento sa threshold ng digital na ekonomiya: