Mga collegial na format ng trabaho. Pagsusuri ng kasanayan ng pag-aayos ng mga desisyon sa kolehiyo sa isang negosyo. Paano nakaayos ang gawain at kung ano ang kasama sa mga kapangyarihan

Kapag gumagamit ng iba't ibang uri mga istrukturang pang-organisasyon Ang mga collegial na anyo ng trabaho ay nagiging mahalaga. Ito ay mga komite, task force, komisyon, konseho, at kolehiyo. Siyempre, ang mga form na ito ay hindi kumakatawan sa anumang nakahiwalay na uri ng istraktura. Kapansin-pansin na maaari silang maging permanente o pansamantala, may iba't ibang katayuan, antas ng awtoridad na ipinagkaloob, at gumaganap ng iba't ibang mga gawain sa organisasyon. Ang mga collegial body ay kadalasang binibigyan ng awtoridad na gumawa ng ilang mga desisyon, magsagawa ng pamumuno (o magtalaga ng awtoridad na magsagawa ng pamumuno Mayroong isang kilalang kasanayan sa pagbuo ng mga naturang katawan upang magsagawa ng mga tungkulin ng pagpapayo, ibig sabihin, paglalahad ng matibay na opinyon sa isang partikular na isyu sa isang partikular na isyu). manager sa anumang antas. Pag-aralan natin nang mas detalyado ang mga isyu ng pag-aayos ng kanilang mga aktibidad at ang antas ng awtoridad.

1. Katawan ng kolehiyo kalikasan ng impormasyon. Sa mga pagpupulong ng katawan na ito, ang mga contact ay ginawa sa pagitan ng mga pinuno ng mga departamento. Ang kanilang pangkalahatang tagapamahala nagpapaalam sa mga kalahok sa pulong tungkol sa kasalukuyang sitwasyon, mga desisyon na ginawa at binalak. Bilang resulta, ang mga pamamaraan para sa pagpapatupad ng mga solusyon ay maaaring linawin. Ang mga katawan ng impormasyon ay kinakailangan pangunahin sa pinakamataas na antas ng pamamahala. Ang kanilang paggamit sa mas mababang antas ay nagsisilbing pagpapabuti ng pagkakaunawaan sa isa't isa, lalo na sa pagitan ng mga espesyalista (o mga empleyado ng mga functional na departamento) at mga tagapamahala ng linya. Ang mga aktibidad ng naturang katawan ay nilayon na humantong sa pagpapatibay ng mga ugnayan at pagpapabuti ng mga personal na relasyon.

2. Collegial advisory body. Ang nasabing katawan (komite, ekspertong konseho, atbp.) ay maaaring may tungkuling pag-aralan ang isang problema at maglahad ng konklusyon tungkol dito. Kapansin-pansin na hindi nito pinapalitan, ngunit pinupunan ang mga aktibidad ng mga umiiral na dalubhasang espesyalista sa organisasyon. Kinakailangang makilala ang pagitan ng mga katawan na nakikibahagi sa pananaliksik at ang mga katawan na gumagamit ng pananaliksik na isinagawa upang makagawa ng konklusyon nito. Maaaring isagawa ng isang advisory body ang mga aktibidad nito sa tulong ng mga espesyalista o eksperto kapag naging posible na pagsamahin ang kanilang kaalaman sa isang partikular na kumplikadong problema. May mga kaso kapag ang pinuno ng isang organisasyon ay nagtitipon ng isang tiyak na bilang ng mga espesyalista na nagtatrabaho sa mga serbisyo ng advisory at punong-tanggapan para sa collegial na trabaho. Sa kasong ito, ang isyu na isinasaalang-alang ay kumplikado at nangangailangan ng kaalaman ng iba't ibang mga espesyalista, at ang katawan ay maaaring magsagawa ng isang tiyak na tungkulin sa pag-uugnay.

3. Isang collegial body na awtorisadong gumawa ng mga desisyon. Ang ganitong uri ng katawan ay maaaring gamitin sa kawalan ng isang line manager upang maisagawa ang function na ito, pati na rin upang tulungan ang line manager sa paggawa ng mga partikular na mahahalagang desisyon. Halimbawa, may mga komite na gumagawa ng mga desisyon sa pangkalahatang patakaran ng organisasyon. Ang nasabing katawan ay pinamumunuan ng pinakamataas na pinuno ng organisasyon, at ang mga pinuno ng pinakamahalagang departamento at eksperto na kasama dito ay gumaganap ng isang napaka-aktibong papel.

4. Nagsasagawa ng kontrol ang katawan ng kolehiyo. Ang nasabing link ng organisasyon, na may kaugnayan sa mga tagapamahala, ay pangunahing gumaganap ng papel ng isang katawan na nagbibigay ng pahintulot na gumawa ng mga desisyon na nakakatugon sa ilang partikular na kinakailangan. Kapansin-pansin na sinusubaybayan din niya ang pagpapatupad ng mga desisyong ito. Ang mga aktibidad ng mga collegial body ay maaaring sumaklaw sa iba't ibang bahagi ng mga aktibidad ng organisasyon: 1) mga desisyon na nauugnay sa pangkalahatang diskarte at pulitika; 2) mga aksyon ng pamamahala at mga aksyong administratibo; 3) direktang mga aktibidad ng ehekutibo na nagpapatupad ng mga desisyong ginawa.

Ang mga pakinabang nito porma ng organisasyon pangunahing nauugnay sa magkasanib na gawain ng isang pangkat ng mga tao.
Kapansin-pansin na ang espesyal na pag-unawa sa isa't isa sa pagitan ng mga tao ay nakakamit sa mga grupo na ang mga miyembro ay nailalarawan sa tradisyonal na parehong pag-uugali at kahit na mga partikular na kasanayan (linya at functional manager, mga espesyalista sa larangan ng teknolohiya, ekonomiya, komersyal na aktibidad atbp.) Sa pamamagitan nito, tinitiyak ang koordinasyon ng gawain ng iba't ibang serbisyo o empleyado ng management apparatus. Mahalaga rin na mayroong salungatan ng iba't ibang pananaw ng mga taong karaniwang nakikibahagi sa iba't ibang uri ng aktibidad, at higit sa lahat, ang pagkakaroon ng hindi pantay na pagsasanay at karanasan. Sa maraming pagkakataon, nakakatulong ang ϶ᴛᴏ sa paglitaw ng mga bagong ideya. Maliban sa nabanggit, ang mga collegial body ay nag-aambag sa katatagan ng organisasyon, dahil binibigyang-daan nila ang isang tiyak na bilang ng mga tagapamahala na manatiling abreast sa mga problema ng mga kaugnay na serbisyo, at lumikha din ng mga kondisyon para sa pagsasanay ng mga batang tauhan ng pamamahala.

Kasama sa pamamahala ang mahusay na paggamit ng mga umiiral na pattern at ang paglikha ng isang pinag-isipang mabuti na sistema ng mga relasyon.

Ang pamamahala ng isang organisasyong preschool (simula dito - PO) ay isang may layunin na impluwensya sa mga kawani ng pagtuturo, at sa pamamagitan nito sa proseso ng edukasyon upang makamit ang pinakamataas na resulta sa kalidad ng edukasyon ng mga batang preschool.

Alinsunod sa sugnay 26 ng seksyon 2 ng Mga Modelong Panuntunan para sa mga aktibidad ng mga organisasyong preschool (inaprubahan ng Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan na may petsang Mayo 17, 2013 No. 499) kontrol mga organisasyong preschool ay binuo sa mga prinsipyo ng pagkakaisa ng command at collegial management.

Collegiality - ang prinsipyo ng pamamahala kung saan ang pamamahala ay isinasagawa ng isang grupo ng mga tao na may pantay na mga responsibilidad at karapatan sa paglutas ng mga isyu sa loob ng kakayahan ng katawan na ito.

Sa deliberative form, ang collegiality ay kinabibilangan ng kolektibong talakayan ng mga isyu at pagbuo ng mga rekomendasyon sa isang partikular na isyu. Ang mga desisyong ginawa ng katawan na ito sa pangkalahatan ay mas tama, tumpak at layunin.

Collegial na namamahala sa katawan hindi nag-uutos, ngunit nagpapasya, at mag-ambag sa katatagan ng organisasyon.

Ayon sa Charter ng subsidiary (mula rito ay tinutukoy bilang Charter) pamamahala ng mga aktibidad ng subsidiary isinasagawa alinsunod sa kasalukuyang batas ng Republika ng Kazakhstan, at pamamahala- direktor, na hinirang at tinanggal ng tagapagtatag.

Ang pamamahala ng proseso ng pang-edukasyon ng edukasyon sa pre-school ay naging mas kumplikado dahil sa pagtaas ng mga kinakailangan para sa samahan ng proseso ng pedagogical. Ang tagumpay sa gawaing ito ay higit na nakasalalay sa antas ng pamumuno sa bahagi ng direktor at ang kakayahang maipatupad nang tama ang mga tungkulin.

Ang mga anyo ng collegial management alinsunod sa Charter ay

• DO council;
• pedagogical council;
• lupon ng mga katiwala.

Tinitiyak ng mga anyo ng pamamahalang ito ang pagkakaisa sistema ng kontrol sa pangkalahatan, tinutukoy nila ang estratehikong direksyon ng pag-unlad ng subsidiary at lahat ng mga dibisyon nito.

Ang subsidiary ay lumikha ng isang modelo ng istraktura ng pamamahala, kung saan ang bawat paksa ay may sariling layunin, tiyak na mga layunin, at mga responsibilidad.

Makatwirang pamamahagi mga pananagutan sa pagganap sa pamamahala ay papayagan

Sulitin ang lakas mga guro, upang bumuo ng isang core sa loob ng pangkat na binubuo ng mga karampatang, makapangyarihang empleyado na gumagalang sa isa't isa;

Ibinibigay ng manager ang bahagi ng kanyang mga kapangyarihan at tungkulin sa mga miyembro ng koponan.

Lupon ng mga DO(mula rito ay tinutukoy bilang Konseho) - anyo ng pamamahala ng estado-pampublikong edukasyon, ay isang kinatawan na katawan na nagtatrabaho sa prinsipyo ng isang demokratikong parlyamento, lahat ng grupo ng mga kalahok sa proseso ng edukasyon ay kinakatawan dito .

Ang modelo ng pamamahala ng mga institusyong pang-edukasyon, kung saan lumipat sila mula sa prinsipyo ng monopolyo ng estado patungo sa prinsipyo ng co-management ng estado at lipunan, sa pagsasanay ay gumagana sa paraang ito ay ang pamamahala ng mga organisasyong pang-edukasyon na tumutukoy sa mga layunin at mga diskarte sa pag-unlad, bumuo ng mga programa ng aktibidad, i-coordinate ang mga ito sa lahat ng kalahok sa proseso ng edukasyon at gumawa ng mga desisyon sa kanilang pagpapatupad. Mahihinuha na ang Konseho sa naturang modelo ay isang katawan estratehikong pamamahala, at ang direktor ay ang tagapamahala ng pagpapatupad ng diskarte.

Ang konseho ay dapat sabay na harapin ang iba't ibang mga problema na may kaugnayan sa organisasyon ng mga aktibidad sa buhay ng mga bata sa mga institusyong preschool, lumahok sa estratehikong pagpaplano at tumulong sa paglutas ng mga pang-araw-araw na problema. Bilang resulta, upang ma-optimize ang gawain ng Konseho, maaaring lumikha ng mga komisyon o mga grupong nagtatrabaho, na ipinagkatiwala sa paghahanda ng mga desisyon sa ilang mga isyu o binibigyan ng awtoridad na magplano at magpatupad ng mga desisyong nagawa na.

Mga komisyon at grupong nagtatrabaho- ito ay mga anyo ng pagbubuo ng mga aktibidad ng lupon ng mga subsidiary.

Sa pamamagitan ng mga istrukturang ito, ang lupon ng mga subsidiary ay nagsasagawa ng pahalang na pamamahagi ng mga aktibidad nito sa mga lugar na tinukoy ng Charter. Kasabay nito, nagsasagawa rin ito ng isang patayong dibisyon ng mga aktibidad nito, na nagtatalaga ng mga kapangyarihan ng rekomendasyon sa mga komisyon at mga grupong nagtatrabaho.

Upang malutas ang mga gawain sa pagpapatakbo o proyekto na wala sa kakayahan ng mga nilikhang komisyon, pansamantalang grupong nagtatrabaho. Halimbawa, maaaring ayusin ang isang nagtatrabahong grupo upang lumikha ng isang programa para sa pagpapaunlad ng edukasyon sa preschool, maghanda ng isang bukas na kaganapan ("Mga Araw ng bukas na mga pinto", charity fair, atbp.), mga proyekto para sa pakikilahok sa mga kumpetisyon, atbp.

Maaaring malikha permanenteng komisyon: pinansiyal, pang-edukasyon, organisasyon at legal, nagtatrabaho sa mga magulang at lokal na komunidad.

Ang mga komisyon o mga grupong nagtatrabaho ay kumikilos nang nakapag-iisa ayon sa kanilang iskedyul ng trabaho, ngunit regular na inilalahad ang mga resulta ng kanilang trabaho sa mga pulong ng konseho. Pagkatapos talakayin ang mga isyung inihanda ng komisyon o grupo, ang konseho ay gumagawa ng mga kinakailangang desisyon.

Upang maiwasan ang paggawa ng mga walang kakayahan at labag sa batas na mga desisyon, maaaring makaakit ang konseho ng mga katulong, na maaaring mga empleyado ng preschool, magulang, abogado, financier at iba pang mga espesyalista na handang magpayo at magbigay ng praktikal na tulong.

Pedagogical Council - isang konseho ng mga propesyonal na guro sa mga isyu ng proseso ng edukasyon, na gumagawa ng magkasanib na mga desisyon na may kaugnayan sa koordinasyon ng mga partikular na isyu at mga gawaing pedagogical. Ang pangunahing namamahala sa proseso ng edukasyon .

Target: upang pag-isahin ang mga pagsisikap ng kolektibong preschool upang mapataas ang antas ng proseso ng edukasyon.

Mga gawain:

• pagpapatupad ng patakaran ng estado sa mga isyu sa edukasyon;
• level up gawaing pang-edukasyon sa DO;
• pagpapakilala sa pagsasanay ng mga nakamit ng pedagogical science at pinakamahusay na kasanayan;
• talakayan at pagpili ng mga anyo at pamamaraan ng proseso ng edukasyon;
• organisasyon ng eksperimentong gawain sa mga subsidiary;
• pagtukoy ng mga direksyon ng pakikipag-ugnayan sa microenvironment.

Kinakailangang kondisyon maayos na organisasyon Ang lahat ng trabaho sa subsidiary ay kumbinasyon ng kolektibong pamumuno at personal na responsibilidad para sa trabaho ng bawat empleyado. Sa mga pagpupulong, ang mga guro ay nakakakuha ng isang karaniwang desisyon sa pagpapabuti ng proseso ng edukasyon, sertipikasyon ng mga guro, organisasyon ng eksperimental at gawaing pananaliksik. Tinutukoy ng konseho ng pedagogical ang mga prospect para sa pagpapaunlad ng edukasyon sa preschool. Ang mga desisyong ginawa ay kinakailangang ipatupad ng lahat ng miyembro ng pangkat. Ang pagpapatupad ay kinokontrol at naitala sa mga protocol, ang pagpapatupad nito ay may ilang mga kinakailangan.

Ang bilang ng mga desisyon na ginawa ay hindi limitado, ang lahat ay nakasalalay sa agenda, samakatuwid, kung ito ay binubuo ng 5 puntos, pagkatapos ay dapat mayroong parehong bilang ng mga desisyon. Maaari kang gumawa ng ilang desisyon sa isang isyu o ipangkat ang mga ito sa isa.

Ang huling salita ay ang pinakamahalagang yugto ng gawain. Dapat itong maikli, tiyak, at naglalaman ng mga nakabubuo na mungkahi. Hindi palaging makatwiran na isama ang mga pangalawang isyu ng isang domestic, pang-ekonomiya at pang-organisasyon na kalikasan. Ang ganitong mga problema ay kailangang talakayin sa mga pulong sa pagpaplano. Ang mga paksang isinumite sa pedagogical council at ang kalikasan ng kanilang pagsasaalang-alang ay sumasalamin sa antas ng pamamahala ng institusyong pang-edukasyon.

Ang pedagogical council ay tumutulong sa pagbuo ng isang pangkat ng mga taong may kaparehong pag-iisip, lumilikha ng mga kondisyon para sa pagsusuri at pagsusuri ng mga umiiral na saloobin at prinsipyo alinsunod sa mga kinakailangan modernong agham at pinakamahusay na kasanayan.

Upang ang pedagogical council ay maging isang namamahala na katawan, at para sa mga desisyon nito na maging epektibo at kaaya-aya sa pagpapabuti ng trabaho sa mga bata, ang bawat pagpupulong ay dapat unahan ng detalyadong paghahanda ng lahat ng mga kalahok nito. Ang organisasyonal na konseho o ang buong kawani ng pagtuturo ay kailangang suriin ang kanilang mga aktibidad upang makarating sa pulong na may naaangkop na mga konklusyon.

Isang desisyon na ginawa sa loob ng kakayahan ng pedagogical council at hindi labag sa batas, ay kinakailangan.

Lupon ng mga Katiwala - anyo ng lipunan pamamahala, pinagsasama-sama sa isang boluntaryong batayan ang lahat ng mga interesado sa pagpapaunlad ng mga subsidiary . Itinataguyod ang pagbuo ng isang napapanatiling pinansyal na extra-budgetary na pondo para sa pagpapaunlad, itinataguyod ang organisasyon at pagpapabuti ng proseso ng edukasyon, sinusubaybayan ang nilalayong paggamit ng mga donasyon, tinitiyak ang kontrol ng publiko sa pagsunod sa kasalukuyang batas, ang mga karapatan ng mga mag-aaral, magulang at guro. Ito ay hindi lamang suporta at pagpopondo, at pakikipag-usap sa mga awtoridad sa ngalan ng mga subsidiary at pakikipag-usap sa mga subsidiary sa ngalan ng civil society.

Maaaring kabilang sa komposisyon ang mga magulang (mga legal na kinatawan) ng mga mag-aaral, mga kawani ng pagtuturo ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool, mga kinatawan ng iba't ibang anyo ng pagmamay-ari. Ang mga aktibidad ng mga miyembro ay isinasagawa sa isang boluntaryong batayan.

Ang Board of Trustees ay nakikibahagi

• sa pagtalakay sa Charter at mga lokal na aksyon na may kaugnayan sa pakikipag-ugnayan sa mga magulang, isinasaalang-alang ang mga isyu ng pagpapakilala ng mga pagbabago at pagdaragdag sa kanila;
• sa pagdinig ng mga ulat mula sa direktor sa paglikha ng mga kondisyon para sa pagpapatupad ng proseso ng edukasyon sa edukasyon sa preschool;
• sa pag-uulat kawani ng pagtuturo, mga nars tungkol sa kalagayan ng kalusugan ng mga mag-aaral, ang pag-unlad ng pagpapatupad ng mga programa sa pangkalahatang edukasyon ng edukasyon sa preschool, ang mga resulta ng kahandaan ng mga mag-aaral para sa pag-aaral;
• sa pagsasaalang-alang ng mga ulat at impormasyon mula sa mga kinatawan ng mga organisasyon na nakikipag-ugnayan sa mga institusyong pang-edukasyon sa mga isyu ng edukasyon at kalusugan ng mga bata, kabilang ang pagsuri sa estado ng proseso ng edukasyon, pagsunod sa sanitary at hygienic na rehimen ng mga institusyong pang-edukasyon, pagprotekta sa buhay at kalusugan ng mga mag-aaral ;
• sa pagpaplano at pagpapatupad ng gawain upang protektahan ang mga karapatan, kalayaan at interes ng mga mag-aaral at mga magulang sa panahon ng proseso ng edukasyon sa preschool na edukasyon;
• sa pagtiyak ng kaligtasan ng lahat ng mga kalahok sa proseso ng edukasyon, tumutulong sa pag-aayos ng magkasanib na mga kaganapan sa mga magulang (mga legal na kinatawan): mga pagpupulong ng magulang, mga club, "Mga Bukas na Araw", araw ng paglilinis, atbp.

Bilang karagdagan, gumagawa ng mga desisyon sa mga insentibo, mga gantimpala mga liham ng pasasalamat ang pinakaaktibong mga magulang at tumutulong sa mga institusyong pang-edukasyon sa pag-akit ng mga karagdagang mapagkukunan mula sa mga extra-budgetary na mapagkukunan, pangunahin sa pamamagitan ng boluntaryong mga donasyong kawanggawa sa ari-arian o sa cash mga legal na entidad at indibidwal, ay gumagawa ng mga panukala para sa pagpapabuti ng proseso ng edukasyon.

Kaya, ang organisasyon ng mga aktibidad ng mga anyo ng collegial management ay titiyakin ang pagbuo ng estado at pampublikong mga prinsipyo ng pamamahala ng edukasyon sa isang bagong antas.

Suporta sa dokumentasyon mga aktibidad sa pamamahala komersyal na organisasyon, sa partikular pinagsamang mga kumpanya ng stock, ay may sariling mga detalye, na tinutukoy ng espesyal na pagkakasunud-sunod ng organisasyon ng pamamahala. Ang isang pinagsamang kumpanya ng stock (JSC) ay may matatag na istraktura at mga katawan ng pamamahala na may sariling kakayahan. Ang kanilang komposisyon, ang pagkakasunud-sunod ng pagbuo at mga aktibidad ay may mapagpasyang impluwensya sa mga aktibidad ng joint-stock na kumpanya sa kabuuan.

Suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad ng mga katawan ng pamamahala

Mahalagang malaman!

Ang lahat ng mga namamahala na katawan ay nakikilala sa pamamagitan ng isang espesyal na pamamaraan para sa pag-aayos ng kanilang mga aktibidad, na tumutukoy sa mga detalye ng mga aktibidad nito. suporta sa dokumentasyon.

Una sa lahat, dapat sabihin na ang mga aktibidad sa pamamahala ng isang joint-stock na kumpanya bilang isang organisadong sistema ay batay sa isang kumbinasyon ng mga prinsipyo ng collegiality at pagkakaisa ng command, at ito ay makabuluhang nakakaapekto sa dokumentasyon ng suporta ng pamamahala.

Kaya, ang mga desisyon ay ginawa nang sama-sama ng pinakamataas na katawan ng pamamahala ng isang joint-stock na kumpanya - ang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder. Ang parehong pamamaraan ng pagpapatakbo ay itinatag para sa isa pang katawan ng pamamahala - ang lupon ng mga direktor. Ang executive body ng isang JSC ay maaaring maging collegial (board, directorate) o indibidwal (director, general director). Isinasagawa pamamahala sa pagpapatakbo mga aktibidad ng isang pinagsamang kumpanya ng stock, ang pangkalahatang direktor nito lamang ang nagpapasya ng maraming isyu at may personal na responsibilidad para sa mga ito.

Ang batas ng Russian Federation ay tumutukoy sa pamamaraan para sa mga aktibidad ng bawat katawan ng pamamahala, ang mga kinakailangan para sa mga nauugnay na pamamaraan at mga dokumento. Ang pagsunod sa mga itinatag na pamamaraan ay direktang nauugnay sa pangangailangang magtrabaho kasama ang ilang dokumentasyon. Samakatuwid, ang mga ligal na kilos ay hindi lamang kinokontrol ang komposisyon ng mga dokumento na nabuo sa mga aktibidad ng mga katawan ng pamamahala sa mga kumpanya ng joint-stock, kundi pati na rin ang pamamaraan para sa kanilang paghahanda at pagpapatupad, magtatag ng mga kinakailangan para sa kanilang nilalaman, oras ng paghahanda, imbakan, atbp.

Pagdokumento ng mga aktibidad ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder

Ang Pangkalahatang Pagpupulong ng mga Shareholder ay ang pinakamataas na namamahala sa katawan ng pinagsamang kumpanya ng stock. Ayon sa batas ng Russia Ito ay isang katawan ng pamamahala kung saan ginagamit ng mga shareholder ang kanilang mga karapatan, una sa lahat, ang kanilang karapatan na lumahok sa pamamahala ng joint-stock na kumpanya. Isang kinakailangang kondisyon Ang pagiging epektibo ng paggawa ng desisyon ng mga shareholder ay ang pagtatatag ng isang malinaw na pamamaraan para sa pagdaraos ng mga pangkalahatang pagpupulong.

Ang paghahanda para sa anumang pagpupulong ay nangangailangan ng pagsunod sa ilang panuntunan, hindi alintana kung ito ay isang beses na kaganapan o regular na gaganapin. Sa parehong mga kaso, ang pamamaraan ng paghahanda ay nangangailangan ng pagganap ng mga sunud-sunod na aksyon, na pangunahing nauugnay sa paghahanda ng ilang mga dokumento.

Kapag nagdaraos ng anumang pagpupulong, dapat isaisip na ang lahat ng mga aksyon ay dapat gawing pormal alinsunod sa mga binuo na pamantayan at ang mga desisyon ng pulong ay dapat na may legal na puwersa. Nalalapat din ito sa lahat ng mga dokumentong iyon na nagdodokumento ng pamamaraan para sa paghahanda at pagdaraos ng pulong. Ito ay lalong mahalaga na tandaan ito kapag naghahanda pangkalahatang pulong shareholders sa isang joint stock company, dahil ito ay may mataas na legal na katayuan.

Hindi sinasadya na ang pamamaraan para sa paghahanda at pagdaraos ng isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, ang komposisyon ng mga pangunahing dokumento at ang mga kinakailangan para sa kanila ay naayos ng isang bilang ng mga pambatasan at iba pang mga ligal na aksyon, kabilang ang Pederal na Batas ng Disyembre 26, 1995 Hindi. . . karagdagang mga kinakailangan para sa pamamaraan para sa paghahanda, pagpupulong at pagdaraos ng isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder" (mula rito ay tinutukoy bilang Mga Regulasyon sa mga karagdagang kinakailangan para sa pamamaraan para sa paghahanda, pagpupulong at pagdaraos ng isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder ), atbp.

Ang mga joint-stock na kumpanya ay nagsasagawa ng dalawang uri ng pangkalahatang pagpupulong: taunang at pambihirang. Itinatag din ng batas ang mga form para sa pagdaraos ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder:

• magkasanib na presensya ng mga shareholder upang talakayin ang mga bagay sa agenda at gumawa ng mga desisyon sa mga isyu na ibinoto - pulong;
• absentee voting.

Ang mga pagpupulong na gaganapin sa iba't ibang anyo ay may iba't ibang oras. Ang mga pamamaraan para sa kanilang paghahanda, pagpapatupad at dokumentasyon ay mayroon ding ilang pagkakaiba. Ang pagkakapareho nila ay ang bawat yugto ay nauugnay sa paghahanda ng dokumentasyon at pagproseso nito.

Dapat sabihin na taunang pagpupulong ay mandatory at gaganapin na may mandatory agenda. Mga desisyon sa mga item sa agenda taunang pagpupulong ayon sa batas ay hindi maaaring tanggapin sa pamamagitan ng absentee ballot. Ang mga desisyon ay ginawa lamang sa pagkakaroon ng mga shareholder. Tinutukoy ng katotohanang ito ang pamamaraan para sa pagdaraos ng pulong, ang komposisyon mga kinakailangang dokumento, ang timing ng kanilang paghahanda at ang komposisyon ng impormasyong kasama sa nilalaman.

Nasa ibaba ang isang diagram na sumasalamin sa pangkalahatang pamamaraan para sa pagdodokumento ng paghahanda at pagdaraos ng taunang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder sa anyo ng magkasanib na presensya ng mga shareholder:

Pambihirang Pangkalahatang Pagpupulong ng mga Shareholder maaaring isagawa sa anyo ng absentee voting. Ang paghahanda at pagdaraos ng isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder sa form na ito ay nagbibigay ng ibang pamamaraan para sa mga aksyon ng awtorisadong mga opisyal. Ang mga kakaiba ng absentee voting ay makikita rin sa dokumentasyon.

Mahalagang malaman!

Napakahalaga para sa isang joint-stock na kumpanya at para sa bawat indibidwal na shareholder na ang pamamaraan para sa paghahanda at pagdaraos ng isang pambihirang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at ang dokumentasyong kinakailangan para dito ay sumusunod din sa mga legal na kinakailangan at may legal na puwersa.

Nasa ibaba ang isang diagram na nagpapakita ng pamamaraan para sa paghahanda at pagdaraos ng isang pambihirang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder sa anyo ng absentee voting:

Kaya, ang paghahambing sa pag-unlad ng paghahanda at pagdaraos ng mga pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder - taunang (sa anyo ng magkasanib na presensya ng mga shareholder) at hindi pangkaraniwang (sa anyo ng magkasanib na presensya ng mga shareholder at sa anyo ng absentee voting), makikita ng isa na maraming mga pamamaraan ang paulit-ulit. Ang parehong naaangkop sa komposisyon ng dokumentasyong kinakailangan para sa kanila. Gayunpaman, kailangan mong tandaan na may mga makabuluhang pagkakaiba kapwa sa nilalaman ng mga dokumento at sa pagtatrabaho sa kanila. Samakatuwid, maraming mga probisyon na may kaugnayan sa paghahanda at pagdaraos ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder sa anyo ng absentee voting ay hiwalay na kinokontrol ng mga patakaran Pederal na Batas sa magkasanib na mga kumpanya ng stock at ang Mga Regulasyon sa mga karagdagang kinakailangan para sa pamamaraan para sa paghahanda, pagpupulong at pagdaraos ng isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder.

Ang mga tampok ng bawat dokumento na ipinahiwatig sa mga plano para sa pagdaraos ng mga pagpupulong ng mga shareholder ay nangangailangan ng hiwalay na pagsasaalang-alang, na gagawin sa mga susunod na publikasyon. Pangkalahatang kondisyon kapag pinagsama-sama ang mga ito, kinakailangan na sumunod sa lahat legal na pangangailangan. Gayunpaman, dapat tandaan na ang mga pamantayan ng mga ligal na aksyon ay pangunahing nauugnay sa nilalaman ng mga dokumento, at ang mga anyo ng karamihan sa mga ito ay halos hindi kinokontrol sa anumang paraan. Samakatuwid, ang mga JSC ay maaaring sila mismo ang bumuo ng isang pakete ng mga karaniwang anyo ng mga dokumento para sa pagdaraos ng isang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at aprubahan ang mga ito bilang mga apendise sa mga regulasyon sa pangkalahatang pulong ng mga shareholder.

Ang isa pang katawan ng pamamahala sa magkasanib na kumpanya ng stock ay ang lupon ng mga direktor (supervisory board). Nagsasagawa siya ng pangkalahatang pamamahala ng mga aktibidad ng kumpanya ng joint-stock (maliban sa mga isyu na inilalagay ng batas sa loob ng eksklusibong kakayahan ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder), tinutukoy ang diskarte para sa pag-unlad nito, at pinagtibay ang taunang plano sa pananalapi at pang-ekonomiya .

Inilalagay ng batas ang responsibilidad sa lupon ng mga direktor upang matukoy mga prayoridad na lugar pagbuo ng isang pinagsamang kumpanya ng stock, nito pangmatagalang pananaw, kontrolin ang mga aktibidad ng executive body.

Ang anyo ng trabaho ng lupon ng mga direktor ay mga pagpupulong. Ang Artikulo 68 ng Federal Law on Joint Stock Companies ay naglalaman ng mga pangkalahatang tuntunin para sa pagdaraos ng mga pagpupulong ng lupon ng mga direktor ng isang pinagsamang kumpanya ng stock, ngunit hindi kinokontrol nang detalyado ang pamamaraan para sa paghahanda at pagpupulong ng mga naturang pagpupulong. Itinatag ng batas na ang pamamaraan para sa pagpupulong at pagdaraos ng mga pulong ng lupon ng mga direktor ng isang partikular na pinagsamang kumpanya ng stock ay tinutukoy ng charter nito o ng kaukulang panloob na dokumento, halimbawa, ang mga regulasyon sa lupon ng mga direktor. Ang parehong naaangkop sa dokumentasyon na nagdodokumento ng mga aktibidad ng katawan ng pamamahala na ito. Ang tanging dokumento na ang mga kinakailangan ay itinatag ng batas ay ang mga minuto ng pulong ng lupon ng mga direktor. Ang mga mas detalyadong rekomendasyon, kabilang ang pagdodokumento ng mga aktibidad ng lupon ng mga direktor, ay nakapaloob sa Code of Corporate Conduct, na naaprubahan sa isang pulong ng Pamahalaan ng Russian Federation at ipinatupad sa pamamagitan ng utos ng Federal Securities Commission ng Russia na may petsang 04.04.2002 No. 421/r "Sa mga rekomendasyon para sa aplikasyon ng Code of Corporate Conduct".

Upang matukoy ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga pulong ng lupon at pagdodokumento ng mga kaugnay na pamamaraan, kinakailangang isaalang-alang kung paano pangkalahatang pangangailangan sa organisasyon ng mga aktibidad ng mga collegial management body, pati na rin ang mga legal na kaugalian na kumokontrol sa mga aktibidad ng partikular na management body na ito.

Ang pamamaraan para sa pagdaraos ng anumang pagpupulong ay nagsasangkot ng isang tiyak na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon, ang bawat isa ay sinamahan ng paghahanda ng mga dokumento.

Unang yugto ay binubuo ng paghahanda para sa isang pulong ng lupon ng mga direktor, na kinabibilangan ng:

• pagtatakda ng agenda at pagpapasya na magpatawag ng pulong;
• abiso ng mga miyembro ng lupon ng mga direktor tungkol sa pagpupulong ng isang pulong ng lupon, ang anyo ng pagdaraos nito at ang agenda;
• paghahanda ng sanggunian at impormasyon na materyales sa mga isyu na kasama sa agenda at ipadala ang mga ito sa mga miyembro ng lupon ng mga direktor.

Pangalawang yugto – ito ang aktwal na pagdaraos ng pulong at paggawa ng mga desisyon sa mga isyu sa agenda.

Ang gawain ay tinatapos (ikatlong yugto) pagguhit at pag-file ng mga minuto ng pulong, pagkatapos kung saan ang mga desisyon na ginawa dito ay dinadala sa atensyon ng mga interesadong partido.

Ipinapadala ang mga ito alinman sa mga dokumentong pang-administratibo na iginuhit batay sa protocol, o mga extract mula sa protocol.

Sa mga pangkalahatang tuntunin, ang pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga pulong ng lupon ng mga direktor ay sumusunod sa pamamaraan para sa paghahanda at pagdaraos ng mga pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder.

Mahalagang malaman!

Napakahalaga na matukoy nang tama kung aling mga dokumento ang dapat iguhit at sa loob ng anong oras, anong impormasyon ang dapat isama sa nilalaman at kung paano ihanda ang mga dokumento.

Tulad ng nabanggit na, ang lahat ng mga desisyon ay dapat na pormal sa mga dokumento na may legal na puwersa. Samakatuwid, napakahalaga na maayos na maihanda ang pagpupulong at isagawa ito (at samakatuwid, ihanda ang lahat ng mga dokumento para sa pulong at mga dokumentong nagtatala ng mga desisyong ginawa dito).

Executive body ng isang joint-stock na kumpanya: pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad

Ang executive body ng isang joint stock company ay isang mahalagang elemento sa management structure ng isang joint stock company. Siya ay ipinagkatiwala sa kasalukuyang pamamahala ng mga aktibidad ng kumpanya at ang pagpapatupad ng mga desisyon ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at ang lupon ng mga direktor. Edukasyon mga ehekutibong katawan maaaring nasa loob ng kakayahan ng parehong pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at ng lupon ng mga direktor. Ang pinagsamang kumpanya ng stock mismo ang nagresolba sa isyung ito at nagtatatag ng pamamaraan para sa pagbuo ng mga executive body sa charter nito.

Nag-iisang executive body(direktor, pangkalahatang direktor) ay kumikilos sa ngalan ng joint-stock na kumpanya nang walang power of attorney, kabilang ang:

• kumakatawan sa kanyang mga interes kapwa sa teritoryo Russian Federation, at higit pa;
• gumagawa ng mga transaksyon, maliban sa mga kasong itinakda ng charter, ay nagbibigay ng mga kapangyarihan ng abogado sa ngalan ng JSC;
• aprubahan ang mga kawani ng JSC, pagtatapos mga kontrata sa pagtatrabaho sa mga empleyado, namamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan nila at tinutukoy ang kanilang mga kapangyarihan;
• nagbubukas ng mga bank account, nag-aayos ng accounting at pag-uulat, may karapatan sa unang lagda mga dokumento sa pananalapi;
• nag-isyu ng mga order at nagbibigay ng mga tagubilin na may bisa sa lahat ng full-time na empleyado ng JSC at pumipirma ng mga dokumento sa ngalan nito;
• personal na responsable para sa kaligtasan ng dokumentasyon at organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng JSC.

Kung nagpapatakbo ang joint stock company collegial executive body(board, directorate), ang pangkalahatang direktor ay namamahala sa mga aktibidad nito, bilang tagapangulo ng board (directorate).

Ang mga aktibidad ng executive body ng isang joint-stock na kumpanya at ang management apparatus na nasasakupan nito ay nailalarawan sa pamamagitan ng paggamit ng mga dokumento na kasama sa pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Ang pangunahing dokumento na kasalukuyang tumutukoy sa mga kinakailangan para sa kanila ay ang pamantayan ng estado na GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon."

Kasama sa system ang: mga dokumento ng organisasyon (mga tagubilin, regulasyon, panuntunan, atbp.); mga dokumentong sumasalamin sa mga aktibidad na administratibo pangkalahatang direktor at iba pang mga tagapamahala na kumikilos batay sa pagkakaisa ng utos (mga order, mga tagubilin); mga liham ng serbisyo; kilos; mga ulat at memo, atbp. Ang mga dokumentong ito ay nilikha sa proseso ng mga aktibidad sa pamamahala ng pagpapatakbo ng anumang organisasyon - parehong estado at hindi estado.

Para sa lahat ng mga kategorya at uri ng mga dokumento na kasama sa sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, isang pare-parehong pamamaraan para sa kanilang paghahanda at pagpapatupad ay itinatag. Ang pamantayan ng estado ay naglalaman ng mga kinakailangan para sa mga detalye ng dokumento na direktang nakakaapekto sa ligal na puwersa ng mga dokumento, at gumaganap din ng mga function ng impormasyon, iyon ay, ipahiwatig ang komposisyon ng mga opisyal na kasangkot sa paghahanda ng mga dokumento at ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa kanila. Samakatuwid, ang mga dokumento ay dapat na iguguhit bilang pagsunod sa mga pamantayan at tuntunin na itinatag sa mga gawaing pambatasan at mga dokumentong pangregulasyon at pamamaraan.

Ang kahalagahan ng pag-aayos ng daloy ng dokumento sa mga kumpanya ng joint-stock

Ang isa pang mahalagang bahagi ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ng kumpanya ay ang daloy ng dokumento, iyon ay, ang paggalaw ng mga dokumento sa organisasyon mula sa sandaling ito ay nilikha o natanggap hanggang sa pagkumpleto ng kanilang pagpapatupad o pagpapadala.

Tandaan

Ang pagiging epektibo ng mga aktibidad sa pamamahala sa magkasanib na mga kumpanya ng stock ay higit sa lahat ay nakasalalay sa kung paano isinaayos ang daloy ng dokumento.

Samakatuwid, ang gawaing ito, bilang isa sa mga pangunahing, ay itinalaga sa isang espesyal na yunit ng istruktura - ang serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala (ang serbisyo sa trabaho sa opisina), na bahagi ng pamamahala ng kagamitan ng executive body.

Pinagsasama ng daloy ng dokumento ang buong pagkakasunud-sunod ng paggalaw ng mga dokumento at kasama ang mga naturang operasyon sa kanila bilang resibo, pagsasaalang-alang at pamamahagi, paglipat para sa pagpapatupad, organisasyon ng pagpapatupad at pagpapadala. Kasama rin sa teknolohikal na kadena ng pagpoproseso ng dokumento ang kanilang pagpaparehistro, impormasyon at sangguniang gawain, at kontrol sa mga deadline. Upang maging epektibo ang organisasyon ng daloy ng dokumento, kinakailangan na sumunod sa ilang mga patakaran, na nakasaad sa mga tagubilin sa pamamahala ng opisina (o sa isang katulad na lokal na aksyon) tiyak na organisasyon. Pangkalahatang tuntunin Ang pamamahala ng dokumento ay nakapaloob sa mga regulasyon ng estado at mga dokumentong pamamaraan. Ngunit kapag binubuo ang kanilang mga tagubilin, iniangkop ng mga organisasyon ang mga panuntunang ito sa mga partikular na kundisyon. Nagbibigay-daan ito sa iyo na ayusin ang agarang pagpasa ng mga dokumento sa pinakamaikling ruta na may pinakamababang oras.

Pag-uusapan natin ang tungkol sa isa sa mga pinakaseryosong gawain sa larangan ng pagtatrabaho sa mga dokumento - pagtiyak ng kanilang kaligtasan - sa susunod na isyu ng magazine.

T.A. Bykova, Ph.D. ist. Sci. Associate Professor sa Russian State University para sa Humanities

Kung ang isang desisyon sa organisasyon ng trabaho at ang pagpapatupad ng mga nakatalagang gawain ay ginawa ng isang pakikipagtulungan (isang pangkat ng mga opisyal o awtorisadong tao) sa isang pangkalahatang pagpupulong (pulong), kung gayon ang naturang pamamahala ay tinatawag na collegial. Ibig sabihin, ang mga collegial body ay mga katawan kung saan ang mga pangunahing desisyon ay ginawa batay sa pagboto ng karamihan ng mga miyembro nito pagkatapos ng paunang talakayan, na isinasaalang-alang ang lahat ng mga komentong ginawa. Sa ganitong pamamahala, ang kontrol ay hindi isinasagawa ng isang tao, ngunit sa pamamagitan ng bahagi ng pakikipagsosyo, ang bawat miyembro ay may pantay na karapatan at may personal na responsibilidad.

Ang prinsipyo ng collegiality ay ginagamit sa gawain ng lahat ng sangay ng gobyerno: legislative, executive at judicial. Ang mga partidong pampulitika, komersyal at non-profit na organisasyon ay ginagabayan ng parehong prinsipyo.

Mga sanhi

Ang mga collegial body ay mga katawan ng gobyerno na nilikha kaugnay ng pangangailangang alisin ang iba't ibang pagkakamali sa proseso ng paggawa ng desisyon. Bilang karagdagan sa collegiality, nauugnay ito sa iba pang mga punto:

• na may mahalagang pangangailangan para sa pagbuo ng mga lehislatura at hudikatura;
• na ang mga interes ng lahat ng partido ay ganap na isinasaalang-alang;
• upang walang tukso na magsagawa ng arbitrariness at paglabag sa batas.

Iyon ay, ang collegiality ay kumilos bilang isang counterweight sa pagkakaisa ng command at isang mekanismo ng proteksyon laban sa kadahilanan ng tao.

Mga uri

Legislative collegial body: Parliament, Senado o National Assembly; hudisyal: Konseho ng mga Hukom (Supreme Judicial Council), High Qualification Board of Judges; mga ehekutibong katawan: Gabinete ng mga Ministro, Konseho ng mga Ministro, Konseho ng Ministeryo, Konseho ng munisipyo international collegial bodies: Council of Foreign Ministers ng CIS, North Atlantic Council.

Ang pagbubukod ay ang Sandatahang Lakas (ng halos anumang bansa), ang prinsipyo nito ay pagkakaisa ng utos. Maaaring maganap ang collegiality (halimbawa, sa, ngunit eksklusibong nagpapayo sa kalikasan. Sa Russian Armed Forces, ang collegial body ay ang Court of Officers' Honor lamang, na kumakatawan sa proteksyon ng karangalan at dignidad ng mga opisyal. Mga miyembro ng Ang katawan na ito ay bumuo ng ilang mga desisyon sa loob ng balangkas ng kanilang kakayahan.

May mga lugar kung saan ang pagiging collegial ay maaaring hindi kinakailangang maipahayag sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isa o isa pang collegiality. Ang ganitong sistema ay umiiral, halimbawa, sa larangan ng edukasyon, pangangalaga sa kalusugan, negosyo, palakasan, at gayundin sa pangangasiwa ng relihiyon.

Paano nakaayos ang gawain at kung ano ang kasama sa mga kapangyarihan

Paano nakabalangkas ang mga aktibidad ng mga collegial body (BOs)? Ano ang kasama sa hanay ng kanilang mga kapangyarihan?

Mga responsibilidad ng collegial body:

• mapadali ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga pinuno ng iba't ibang departamento;
• dalhin sa atensyon ng mga kalahok sa pagpupulong tungkol sa mga desisyong ginawa sa kasalukuyang sitwasyon;
• linawin at pagbutihin ang mga pamamaraan para sa pagpapatupad ng mga solusyon;
• mag-ambag sa pagpapabuti ng mga personal na relasyon sa mga miyembro ng collegial executive body.

Mga tungkulin ng isang collegial advisory body (halimbawa, isang expert council, committee), na hindi pinapalitan ang gawain ng mga dalubhasang dalubhasa, ngunit pinupunan ito:

• pag-aralan ang anumang isyu nang malalim at maglahad ng konklusyon tungkol sa kakanyahan nito;
• mag-coordinate ng mga aksyon upang pagsamahin ang kaalaman ng ilang mga espesyalista sa isang partikular na problema.

Ang mga aktibidad ng isang collegial body, na ang mga kapangyarihan ay kinabibilangan ng paggawa ng mga panghuling desisyon, ay may kaugnayan kung walang line management na gampanan ang function na ito o kailangan nila ng tulong sa paggawa ng mga partikular na mahahalagang desisyon.

Ang gawain ng collegial government body na kumokontrol sa proseso ng pagpapatupad ng mga desisyon ay nilalayon iba't ibang uri mga aktibidad ng mga organisasyon:

• diskarte at patakaran (sa pangkalahatan);
• pamamahala at administratibong mga aksyon;
• mga aktibidad ng mga gumaganap na kasangkot sa pagpapatupad ng mga naaprubahang desisyon.

Paano ginawa ang pangwakas na desisyon?

Ang pangkalahatang desisyon ay binuo sa pamamagitan ng mahahabang talakayan, kung saan ang bawat isa ay dumating sa isang karaniwang opinyon (iyon ay, ang panghuling desisyon ay ginawa ng isang simpleng mayorya ng mga boto). Ang magandang bagay tungkol sa diskarte ng karamihan ay medyo simple at halata. Ang downside ay ang katotohanan na ang minorya ay nananatiling hindi naririnig.

Ang isang dokumentadong pangkalahatang solusyon ay binubuo ng dalawang bahagi:

• Ang unang bahagi ay isang pahayag ng katotohanan ng pagkakaroon ng isang tiyak na isyu, pati na rin ang pagsusuri ng sitwasyon na nabuo kaugnay nito.
• Kasama sa ikalawang bahagi ang isang listahan ng mga hakbang na kailangang gawin upang malutas ang mga kasalukuyang problema, na may mandatoryong indikasyon ng mga responsable at ang mga deadline para sa kanilang pagpapatupad.

Ang isang draft ng pinal na desisyon ay maaaring isulat nang maaga, ayusin sa panahon ng talakayan, at pagkatapos ay pinagtibay sa pulong sa kabuuan. Ang desisyon na ginawa ay makikita sa isang dokumento ng regulasyon (halimbawa, isang order o direktiba).

Mga kalamangan

Ang mga pangunahing bentahe ng gawain ng isang collegial body:

• ang katotohanan na ang isang grupo ng mga tao ay nagtutulungan (pagkatapos ng lahat, ang mga collegial na katawan ay mga pakikipagsosyo);
• mayroong malinaw na koordinasyon ng lahat ng serbisyo;
• pinag-uusapan iba't ibang puntos mga pananaw sa parehong problema, bilang isang resulta ay ipinanganak ang mga bagong ideya;
• ang ganitong gawain ay nakakatulong na lumikha ng mga kondisyon para sa pagsasanay ng mga kabataan, naghahangad na mga lider;
• tinitiyak ang katatagan ng organisasyon dahil sa katotohanan na sa proseso ng pakikipagtulungan, alam ng mga tagapamahala ang mga problema ng mga serbisyo kung saan kailangan nilang makipag-ugnayan.

Mga salik na nakakaimpluwensya sa mabisang gawain ng mga collegial body

Upang makabuluhang mapataas ang kahusayan ng KO, kailangan mong bigyang pansin ang ilang mga punto:

• Ang tagal ng pulong ay hindi dapat lumampas sa 45 minuto (1 akademikong oras). Hindi ka dapat sumunod sa pangunguna ng mga mahilig mag-aksaya ng oras.
• Kinakailangang maghanda nang maaga ng isang listahan ng mga isyu na dadalhin para sa talakayan.
• Ang pagiging produktibo ng trabaho ay higit na nakasalalay sa bilang ng mga kalahok: ang laki ng isang collegial group ay hindi dapat lumampas sa 10 tao (at hindi bababa sa 5 tao).
• Ito ay kinakailangan upang mahusay na maghanda para sa pulong: ayusin ang pamamahagi mga dokumento ng regulasyon, abisuhan ang lahat ng mga interesadong partido tungkol sa petsa at oras ng kaganapan.
• Itatag ang mga tuntunin ng pagpupulong.

Executive collegial body

Mga pangunahing aspeto ng mga aktibidad ng executive collegial body (ECB):

• Ang KIO ay pinamumunuan ng isang chairman.
• Tanging indibidwal(hindi legal) ay maaaring miyembro ng collegial executive body. Bukod dito, kung hindi siya miyembro ng kumpanya, maaari siyang makilahok sa pulong, na mayroon lamang isang advisory vote.
• Ang paggawa ng desisyon at organisasyon ng trabaho ay nangyayari sa pagpapasya ng mga miyembro ng collegial body.
• Ang lahat ng mga desisyon ay ginawa ng mayoryang boto, at sa kaso ng pagkakapantay-pantay, ang mapagpasyang boto ay pagmamay-ari ng chairman.

• Ang bawat miyembro ay may karapatan sa isang boto.
• Kung kinakailangan, maaaring bumuo ng mga komite mula sa mga miyembro ng collegial executive body upang harapin ang mga partikular na problema.
• Ang mga miyembro ng CIO ay hindi dapat maging mayorya sa Lupon ng mga Direktor.
• Ang pagtukoy sa bilang ng mga miyembro ng collegial executive body ay depende sa kabuuang bilang ng mga empleyado ng kumpanya: halimbawa, na may kawani na 30-40 katao, ang collegial body ay may hanggang 5 tao.
• Kasama sa TIN ng collegial body ang TIN ng lahat ng founding member. Nangangahulugan ito na pagkatapos lamang matanggap ng bawat isa sa mga tagapagtatag ang kanilang indibidwal na TIN, maaari nang mabuo ang buong TIN ng organisasyon.
• Ang habang-buhay ng naturang katawan ay 1-5 taon. Pagkatapos ng panahong ito, ang mga kapangyarihan ay maaaring i-renew alinman sa isang pulong ng lupon ng mga direktor o sa isang pangkalahatang pulong. Kasabay nito, maaaring maganap ang pamamaraan ng pag-apruba para sa isang bagong komposisyon.

Sa konklusyon

Kaya, ang mga collegial body ay mga katawan na ang trabaho ay gumawa ng layunin at matalinong mga desisyon tungkol sa mga aktibidad ng organisasyon. Ang collegiality, pati na rin ang paglahok ng mga karampatang tao sa trabaho, ay ginagawang posible na bawasan ang mga pagkakamali sa halos zero at pagbutihin ang kalidad ng mga desisyon na ginawa. mataas na antas. Upang maiwasan ang pang-aabuso sa mga kapangyarihan, ang mga tungkulin at kakayahan ng bawat naturang katawan ay dapat na kinokontrol ng Charter ng organisasyon.

Isaalang-alang natin ang komposisyon at pagpapatupad ng mga dokumento ng mga collegial body, ilang mandatory at bagong aspeto ng kanilang nilalaman gamit ang halimbawa ng isang collegial executive body ng "operational" level (tawagin natin itong Management Board). Yung. magpapakita kami ng pangkalahatang kasanayan sa negosyo, nang hindi isinasaalang-alang ang mga detalye ng mga indibidwal na katawan ng kolehiyo, na itinatag sa antas ng pambatasan (nagtalaga kami ng ilang magkakahiwalay na artikulo sa mga isyung ito sa mga nakaraang buwan).

Komposisyon ng mga dokumento

Ang mga aktibidad ng lahat ng pamahalaan at mga katawan ng pamamahala na nagpapatakbo batay sa prinsipyo ng collegiality ay napapailalim sa mandatoryong dokumentasyon.

Ang prinsipyo ng collegiality ay sinusunod sa mga aktibidad:

• mga organo kapangyarihan ng estado(pulong ng mga kamara ng Federation Council, legislative assembly paksa ng Russian Federation),
• mga awtoridad ng ehekutibo (kolehiyo ng pederal na ehekutibong awtoridad, pangangasiwa ng isang nasasakupang entity ng Russian Federation),
• mga organo lokal na pamahalaan(pulong ng mga kinatawan ng munisipal na distrito, konseho ng mga kinatawan),
• mga katawan ng pamamahala ng mga negosyo at organisasyon (pangkalahatang pagpupulong ng mga tagapagtatag, shareholder, pagpupulong ng mga lupon ng mga direktor, lupon, komite, nakatayong komisyon, atbp.).

Aktibidad mga collegial na katawan dapat idokumento. Ngunit napapailalim din ito sa isang beses o pana-panahong ipinatawag na mga kumperensya, mga pagpupulong, mga kumperensya at maging ang mga pagpupulong sa pagpapatakbo na ginanap ng pinuno ng organisasyon, ng kanyang mga kinatawan, at mga tagapamahala mga istrukturang dibisyon sa mga isyu ng kasalukuyang aktibidad.

Ang lugar ng pananagutan ng sekretarya ng collegial body ex officio, ang corporate secretary at mga abogado na nag-aayos ng mga pamamaraan ng corporate governance, pati na rin ang serbisyo sa pamamahala ng opisina at ang mga responsable para sa trabaho sa opisina sa mga departamento ay pagsunod sa pamamaraan para sa paghahanda ng isang pulong ng collegial body, kabilang ang paglalathala at pagsasahimpapawid ng impormasyon at mga imbitasyon sa pagpupulong sa mga kalahok, ang tamang dokumentasyon ng pinagtibay na mga desisyon at pagtiyak ng pagkakumpleto ng ebidensyang base ng kanilang legalidad at pagpapatupad sa buong panahon ng panunungkulan ng collegial body.

Sa proseso ng aktibidad ng isang collegial body, a isang hanay ng magkakaugnay na mga dokumento, na karaniwang tinatawag na functional na dokumento complex. Kasama sa complex ang mga dokumento na kabilang sa iba't ibang mga subsystem at mga sistema ng dokumentasyon, ngunit pinagsama ng sitwasyon ng pamamahala at mga kapangyarihan ng katawan kung saan nilikha ang mga ito.

Talahanayan 1

Tinatayang komposisyon ng mga dokumento ng isang functional document complex na sumusuporta sa mga aktibidad ng isang collegial executive body (Board)

I-collapse ang Palabas

Batay sa halimbawang ito, maaari mong suriin ang komposisyon ng mga dokumento ng collegial body sa iyong organisasyon, linawin ito, at magtalaga o magtalaga ng responsibilidad para sa tamang pagbuo ng mga gawain at tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento sa hindi bababa sa kalihim ng Pamamahala. Board, corporate secretary o serbisyo sa pamamahala ng opisina, ayusin ang kanilang pakikipag-ugnayan sa proseso ng pagtiyak ng mga aktibidad na mga collegial body, upang kapag pinalitan ang Chairman ng Board o Corporate Secretary, magiging maginhawang ilipat ang responsibilidad para sa mga dokumento ayon sa akto ng pagtanggap at paglipat ng mga gawain sa pamamagitan ng posisyon.

Ang pag-aari ng mga dokumento sa isang functional document complex ay tumutukoy sa pagkakaisa ng disenyo ng kanilang mga detalye at ang pagkakapareho ng ilang mga formula ng pagsasalita sa mga teksto (halimbawa, ang mga salita ng mga tanong ay dapat na pare-pareho sa quarterly na plano ng mga pagpupulong, agenda, minuto, extract. mula dito, mga tagubilin).

Kapag naghahanda ng mga unang sheet ng mga dokumento na kasama sa functional document complex sa mga aktibidad ng isang partikular na collegial body, kinakailangan na gumamit ng isang karaniwang form. Ngunit ang karanasan ng "pinakamahusay na kasanayan" ay bumuo ng isang pangkalahatang rekomendasyon - upang iguhit ang lahat ng mga dokumento sa mga sheet ng A4 na papel na may mga detalye ng bahagi ng header na nakaayos ayon sa pangkalahatang form na inaprubahan ng organisasyon (o kahit na sa pamagat pahina, na maaaring iguhit para sa mga regulasyon at regulasyon ng collegial organ).

At para sa paghahanda ng ilang mga dokumento (mga abiso ng petsa at oras ng pulong, mga liham ng imbitasyon sa pulong, listahan ng mga kalahok sa pagpupulong, mga balota ng pagboto, atbp.) pinag-isang karaniwang mga anyo, maginhawa para sa elektronikong paghahanda ng mga draft na dokumento. Karaniwang nakasaad ang mga ito:

• bilang bahagi ng mga regulasyon, regulasyon ng collegial body o
• mas mataas na katawan ng pamamahala habang sila ay binuo.

Sinusubukan ng ilang pampublikong kumpanya na ilagay ang mga form na ito ng mga dokumento sa kanilang mga libro pagkakakilanlan ng korporasyon(brand book) at i-order ang kanilang development "sa labas" mula sa mga designer. Hindi mo dapat lubusang ipaubaya sa kanila ang gawaing ito. Pagkatapos ng lahat, ang opisyal mga dokumento sa pamamahala at ang kanilang anyo ay hindi responsibilidad ng mga serbisyo sa marketing at PR. Ang mga panganib sa reputasyon kapag naghahanda ng mga dokumento ay sinusubaybayan ng serbisyo ng pamamahala ng opisina, ng corporate secretary at ng legal na serbisyo.

Ang mga dokumentong nakalista sa Talahanayan 1 sa kabuuan nito kumakatawan sa base ng ebidensya para sa mga desisyong ginawa ng isang collegial body. Maaari itong dagdagan ng mga dokumento sa tulong kung saan isinasagawa ang kontrol sa pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa, ito ay:

• pagpaparehistro at control card at
• mga ulat sa estado ng disiplina sa pagganap (sa mga tuntunin ng mga isyu, mga departamento, mga tagapalabas, mga deadline).

Kung maliit ang organisasyon, hindi ito pinagmumulan ng archive acquisition, habang alam ng pamamahala na "ang impormasyon at mga dokumento ay isang asset na may halaga" at independiyenteng responsable para sa pagtiyak ng kanilang kaligtasan, kung gayon ang lahat ng mga dokumento ng complex na ito ay maaaring mabuo sa isang file para sa termino ng panunungkulan ng collegial body na ito kasama ang pangkalahatang pamagat na "Mga dokumento sa mga aktibidad ng Lupon", na nahahati sa ilang mga volume. Sa kasong ito, ang mga panahon ng imbakan ay tinutukoy ng "pinakamatandang" panahon ng lahat ng mga dokumento sa dami:

Talahanayan 2

I-collapse ang Palabas

Ang pamamaraang ito para sa pagbubuo ng mga kaso ay medyo hindi naaayon sa mga tinatanggap na tuntunin ng trabaho sa opisina at gawaing archival. Ngunit pinapayagan nito sa mga pamamaraan ng pagsasanib at pagkuha, sa panahon ng panloob na pag-audit at panlabas na pag-audit, sa proseso ng pagtatasa ng mga aktibidad na isinasagawa sa ilalim ng pamamaraan ng paglabas mga seguridad, agad na ipakita ang kabuuan ng mga dokumento na bumubuo sa base ng ebidensya para sa mga desisyong ginawa. Kasabay nito, siyempre, ang pagbuo ng mga dokumento ng isang collegial body sa mga file at ang mga tuntunin ng kanilang imbakan ay dapat una sa lahat ay maayos sa pamamagitan ng nomenclature ng mga file, para sa pagbuo ng kung saan ang corporate secretary o ang secretary ng collegial ang katawan ay responsable para sa kanyang posisyon.

Kung ang organisasyon ay ang pinagmulan ng archive acquisition, kung gayon ang pamamaraan para sa pag-systematize ng mga kaso sa nomenclature ng mga kaso at ang pagkakasunud-sunod ng kanilang pagbuo ay mananatiling karaniwan - alinsunod sa mga panahon ng imbakan sa mga indibidwal na kaso, ang mga sumusunod ay kokolektahin:

• mga dokumento ng organisasyon;
• mga plano sa trabaho;
• mga protocol;
• mga dokumento para sa mga pagpupulong, kabilang ang mga draft na desisyon;
• mga dokumento sa paghahanda ng mga pagpupulong.

Ang paghahanda at pagsasagawa ng mga pagpupulong ay tinitiyak din ng mga dokumento batay sa kung saan isinasagawa ang administratibo at teknikal na mga hakbang sa paghahanda (tingnan ang Talahanayan 3 para sa mga dokumento na nagiging batayan para sa pagtatala ng mga gastos sa accounting). Bilang karagdagan, ang mga aktibidad ng mga collegial body ay makikita sa mga dokumento sa mga isyu sa pagbabadyet ng sistema ng dokumentasyong pinansyal (na makikita rin sa Talahanayan 3).

Talahanayan 3

Mga dokumento na sumasalamin din sa mga aktibidad ng collegial body, ngunit kasama sa iba pang mga functional na dokumento complexes (para sa administratibo at pang-ekonomiya / administratibo at organisasyonal na mga function at para sa pag-andar ng pagbabadyet)

I-collapse ang Palabas

Ang "pinakamahusay na kasanayan" ay nagpapakita na ang kakayahan at kapangyarihan ng mga collegial body ay dapat na tukuyin sa mga probisyon at regulasyon na binuo batay sa charter at isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng kasalukuyang mga regulasyong legal na aksyon. Ang pagkakaroon ng mga dokumentong ito ay itinuturing na isa sa mga tagapagpahiwatig ng kalidad ng pamamahala ng organisasyon. Binalangkas namin ang mga pangunahing kinakailangan para sa kanilang paghahanda sa opinyon sa artikulo sa regulasyon ng mga aktibidad ng mga collegial body.

Isaalang-alang natin ang sanggunian, impormasyon at mga dokumentong pang-administratibo.

Narito ang mga halimbawa ng mga dokumento na kakailanganin mong ipadala sa mga kalahok kapag naghahanda ng isang pulong ng isang collegial body.

Ang huling naaprubahang agenda para sa susunod na pagpupulong ay dapat ipadala sa mga miyembro ng collegial body sa form na inaprubahan ng organisasyon, na nagdaragdag ng kahit man lang impormasyon tungkol sa mga taong inimbitahan sa pulong, lugar at oras nito (Halimbawa 1). Kasama ng agenda, ang isang pinal na pakete ng mga materyales ay karaniwang ipinapadala para sa pagsasaalang-alang sa pulong.

Halimbawa 1

I-collapse ang Palabas

Ang mga taong inimbitahan sa pulong mula sa mga empleyado ng iyong organisasyon na hindi miyembro ng collegial body ay maaaring ipadala sa parehong huling agenda (Halimbawa 1) o impormasyon sa isang pinasimpleng anyo, halimbawa, sa email. Ngunit kaugalian na magpadala ng opisyal na liham ng paanyaya sa mga inanyayahang tao mula sa labas (Halimbawa 2).

Halimbawa 2

Imbitasyon sa isang pulong sa "labas" na mga partido sa anyo ng isang liham

I-collapse ang Palabas

Mga dokumento ng direktiba batay sa mga resulta ng pulong

Protocol

Isaalang-alang natin nang detalyado ang paghahanda at pagpapatupad ng protocol - isang dokumento na nagtatala ng pag-unlad ng pulong at ang mga desisyon na ginawa ng collegial body. Kasama sa karaniwang anyo nito ang mga sumusunod: mga detalye:

• buong pangalan ng organisasyon na nagpapahiwatig ng legal na anyo nito;
• pangalan ng uri ng dokumento (PROTOCOL);
• petsa (isang tiyak na petsa o panahon kung ang pulong ay tumagal ng 2 o 3 araw, halimbawa, 04/01-03/2015, o 04/01/2015 - 04/03/2015, o Abril 01-03, 2015);
• index (sa loob ng termino ng panunungkulan ng collegial body o sa loob taon ng kalendaryo para sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo kasama ang tagapamahala);
• lugar ng compilation;
• uri ng pagpupulong (sa lugar kung saan ang pamagat ng teksto ay nakasulat sa iba pang mga administratibong dokumento);
• ang mga pormal na bahagi ng teksto ay hindi pa nahuhubog bilang mga independiyenteng detalye at itinuturing na magkakahiwalay na elemento ng teksto:
  • komposisyon ng mga naroroon (tagapangulo; kalihim; listahan ng mga kasalukuyang miyembro ng collegial body; mga inimbitahang tao, kung mayroon man). Mangyaring tandaan na ang mga inisyal ay inilalagay pagkatapos ng apelyido. Ang mga posisyon ng mga miyembro ng collegial body ay hindi ipinahiwatig, dahil ito ay isang permanenteng komposisyon, kung saan "kilala ng lahat ang isa't isa," ngunit para sa mga inanyayahan, kaugalian na magpahiwatig ng mga posisyon bago ang buong pangalan. (at kung ang isang tao ay inanyayahan mula sa isang third-party na organisasyon, kung gayon ang buong pangalan nito ay kasama sa titulo ng kanyang posisyon);
  • agenda, na isang listahan ng mga isyu sa anyo ng mga heading para sa kasunod na teksto. Para sa bawat tanong, kaugalian din na ipahiwatig ang nagsasalita;
  • opsyonal na tala sa paraan ng pagdodokumento ng pulong ng isang collegial body. Halimbawa:
    • "Ang pulong ay naitala sa shorthand mula 15:00 hanggang 17:15 oras ng Moscow";
    • "Ang pulong ay ginanap sa anyo ng isang video conference mula 20:00 hanggang 21:05 oras ng Moscow. System administrator Petrov P.R.”;
    • "Ang pagpupulong ay naitala sa isang tape recorder. Responsable - Kalihim ng Kosovo I.I.”;
  • ang teksto ng protocol ay iginuhit ayon sa pormula na NAKINIG - NAGSASALITA - NAGPASIYA (NAGDESISYON) para sa bawat aytem sa agenda. Totoo, sa maikling bersyon ng protocol ang unang 2 elemento ng triad na ito ay wala, i.e. Tanging ang desisyon na ginawa ay dokumentado;
• mga lagda.

Pakitandaan: hindi kaugalian na markahan ang pagkakaroon ng mga kalakip pagkatapos ng teksto at bago ang mga lagda sa protocol. Sapat na isulat ang "(kalakip)", "(Appendix No. 1)" o "Text ng ulat na nakalakip" sa tabi ng dokumento na isang apendiks at binanggit sa teksto.

Ang mga karagdagang (opsyonal) na detalye ng protocol ay maaaring:

• lugar ng pagpupulong (address ng lugar, opisina);
• oras ng pagsisimula at kabuuang oras mga pagpupulong;
• apelyido at inisyal ng taong namumuno sa pulong o ang taong nagbubukas ng pulong;
• petsa ng pagpirma sa protocol;
• paraan ng pagboto sa bawat isyu (bukas, lihim, lumiban; ipinahiwatig sa teksto).

Pagpaparehistro ng mga detalye at pagkakumpleto ng presentasyon ng teksto depende sa kung anong uri ng protocol ang ibinibigay ng mga regulasyon ng isang partikular na collegial body. Ayon sa antas ng pagkakumpleto ng pag-record, ang mga protocol ay nahahati sa:

• maikli At
• puno na, na maaaring:
  • detalyadong teksto(paraan ng teksto ng dokumentasyon),
  • shorthand(paraan ng teksto gamit ang espesyal mga simbolo),
  • ponograpiko(pag-record ng tunog),
  • mga protocol ng video(bilang resulta ng video conferencing).

Ang mga kumpletong minuto ay dapat maglaman ng isang talaan ng buong pagpupulong, kabilang ang mga pangungusap, mga tanong, mga komento, mga talumpati at impormasyon sa panahon ng talakayan ng bawat isyu, mga tala na mayroong ingay sa bulwagan, palakpakan, atbp. (ngunit, siyempre, depende sa paraan ng dokumentasyon). Ang mga kumpletong minuto ay karaniwang nagdodokumento ng mga pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at mga pulong ng lupon ng mga direktor.

Ang maikling protocol ay patuloy na nagtatala lamang ng mga pangalan ng chairman, kalihim, komposisyon ng mga naroroon, isang listahan ng mga isyu na isinasaalang-alang at mga desisyon na ginawa. Yung. Ang protocol pagkatapos ng agenda ay naglalaman ng maikling sunud-sunod na buod ng mga isyung isinasaalang-alang ayon sa scheme: NUMERO NG ISYU - PINAG-APAN ANG DESISYON (ang opsyong ito ay ipinapakita sa Halimbawa 15 sa aytem 2 ng agenda sa artikulong “”).

Ang mga halimbawa ng pagbubuo ng buo at maiikling protocol na maaaring gamitin sa mga katawan ng estado at mga lokal na pamahalaan ay ibinibigay sa Appendix No. 16 Mga rekomendasyong metodolohikal sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap (inaprubahan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76). Batay sa kanila, ganap na lahat ng mga organisasyon, kabilang ang mga komersyal, ay maaaring independiyenteng bumuo at mag-apruba bilang bahagi ng mga nauugnay na regulasyon sa anyo ng isang protocol na magdodokumento sa pag-ampon ng mga desisyon ng isang collegial body, na isinasaalang-alang ang antas ng pamamahala at katayuan ng ang collegial body. Ito ay maginhawa upang agad na maitatag sa mga regulasyon na ang mga protocol ay:

• Ang mga pulong ng lupon ay dapat na detalyado sa teksto (tulad ng sa Halimbawa 10) at agad na aprubahan ang anyo ng mga minuto,
• at mga operational meeting na ginaganap linggu-linggo ng pinuno ng yunit:
  • dokumentado ng maikling protocol o
  • ay isinasagawa sa anyo ng isang video conference na may kasunod na pagpapatupad ng isang maikling protocol ng teksto o kahit na wala ito, ngunit pagkatapos ay may ipinag-uutos na paghahanda ng mga tagubilin sa anyo ng isang administratibong dokumento ng isang likas na pagpapatakbo (tulad ng sa Halimbawa 13).

Comment tayo landas mula sa draft hanggang sa orihinal. Ang mga minuto ay itinatago sa panahon ng pulong ng isang espesyal na pinili o hinirang na tao o ang kalihim ng isang permanenteng collegial body ex officio. At ang mga minuto ng mga pulong sa pagpapatakbo, na pinamumunuan ng mga tagapamahala, ay iniingatan at inihanda ng mga kalihim o kanilang mga katulong.

Kapag gumuhit ng mga minuto, ang kalihim ng pulong (ex officio o inihalal) ay gumagamit ng mga dokumento na inihanda nang maaga para sa pulong: agenda, mga listahan ng mga inanyayahan, mga listahan ng mga miyembro ng collegial body, mga teksto ng mga ulat, mga talumpati, mga elektronikong presentasyon, mga sertipiko ng impormasyon, mga draft na desisyon, atbp.

Dapat tandaan na ang mga minutong iginuhit nang direkta sa pulong ay burador. Dapat itong linawin, i-verify gamit ang isang transcript, pag-record ng video o phonogram, i-edit at isakatuparan sa loob ng 1-5 araw pagkatapos ng pulong. Samakatuwid, mahalagang itatag sa mga regulasyon ng collegial body ang isang tiyak na deadline para sa pagproseso ng orihinal na protocol bilang isang opisyal na dokumento. Pagkatapos ng pagboto, ang ginawang desisyon ay hindi nangangailangan ng anumang pag-apruba. Sa kabaligtaran, ang tagapangulo at kalihim ng pulong ay may ligal na pananagutan para sa katumpakan ng pagmuni-muni sa mga minuto ng mga salita ng desisyon na isinumite sa boto at natanggap ang puwersa ng isang opisyal na kolektibong desisyon.

Napansin din namin na ang mga salitang "Miscellaneous" sa agenda, na iginuhit bago ang pulong bilang isang independiyenteng dokumento ng impormasyon at ipinadala nang maaga sa mga kalahok sa pagpupulong at mga miyembro ng collegial body, ay ganap na katanggap-tanggap. Ngunit ito ay hindi naaangkop sa nakumpletong protocol, dahil ang dokumento ay iginuhit pagkatapos ng pulong, kapag posible nang tumpak na bumalangkas ng lahat ng mga isyu na aktwal na isinasaalang-alang at itala ang pamamaraan para sa paggawa ng mga desisyon sa mga ito.

Ang pangunahing kahirapan ay ang compilation at execution ng text ng buong protocol. Ang sekretarya ng pulong ay dapat gumana halos tulad ng isang sabay-sabay na interpreter, dahil "Isinalin" niya ang mga ulat, tanong, talumpati mula sa oral form (kadalasang kusang-loob, emosyonal at hindi laging handa) sa nakasulat na anyo, i.e. iniutos, na binuo sa mga modelo ng pagsasalita alinsunod sa mga kinakailangan ng istilo ng negosyo ng wikang pampanitikan ng Russia.

Ang pangunahing bahagi ng teksto ng protocol ay binuo alinsunod sa mga item sa agenda ayon sa form NAKINIG - NAGSASALITA - NAGPASIYA o NAGPASIYA, i.e. actually by sections. Tingnan natin ang bawat isa sa kanila.

Ang salitang "NAKINIG" ay binibilang alinsunod sa bilang ng item ng agenda, na iginuhit mula sa hangganan ng kaliwang margin sa malalaking titik, na sinusundan ng tutuldok. Susunod, mula sa pulang linya, ang apelyido at inisyal ng tagapagsalita ay nakasulat sa genitive case na walang pamagat ng posisyon (NAKINIG ka ba sa sinuman?), isang gitling ay inilalagay at pagkatapos nito ang mga nilalaman ng ulat ay karaniwang maikli. isinulat. kasi ang ulat at ang pagtatanghal nito ay isinumite nang mas maaga;

Ang presentasyon ay karaniwang nasa ikatlong panauhan na isahan sa nakalipas na panahunan (tingnan ang Halimbawa 3). Kung ang teksto ng pangunahing ulat ay inihanda nang maaga, kung gayon kapag gumuhit ng protocol ay maginhawang gumamit ng isa pang pamamaraan - maikling bumalangkas ng paksa ng ulat alinsunod sa agenda at pagkatapos ng punto ay gumawa ng marka "Ang teksto ng ang ulat ay nakalakip” (Halimbawa 4).

Halimbawa 3

I-collapse ang Palabas

1. NAKINIG:

Kuznetsova A.I. - iniulat sa mga pangunahing probisyon ng Patakaran seguridad ng impormasyon para sa 2015-2016 Binanggit niya na ito ay ganap na binago at sumusunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyong legal na aksyon na nagsimula noong Enero 1, 2015. Iminungkahing pag-apruba ng Patakaran sa Seguridad ng Impormasyon para sa 2015-2016.

Halimbawa 4

I-collapse ang Palabas

1. NAKINIG:

Kuznetsova A.I. - tungkol sa mga pangunahing probisyon ng Patakaran sa Seguridad ng Impormasyon para sa 2015-2016. Ang teksto ng ulat ay nakalakip.

Tanong: Ang lahat ba ng grupo ng mga kaganapan ay isinasaalang-alang sa Patakaran sa Seguridad ng Impormasyon para sa darating na panahon?

Oo, lahat ng grupo ng mga aktibidad alinsunod sa mga itinatag na grupo at uri ng mga panganib sa seguridad ng impormasyon.

Ang mga tanong sa tagapagsalita at mga kasunod na tanong sa bawat isa sa mga tagapagsalita, pati na rin ang mga sagot sa kanila, ay naitala sa pagkakasunud-sunod na natanggap at iginuhit sa isang bagong linya. Maaaring hindi ipahiwatig ang apelyido ng taong nagtatanong (tingnan ang Halimbawa 4).

Ang lahat ng mga talumpati sa isyung tinatalakay ay isinulat pagkatapos ng salitang "NAGSALITA" mula sa hangganan ng kaliwang margin sa malalaking titik, at nilagyan din ito ng tutuldok. Ang apelyido at inisyal ng bawat tagapagsalita ay nakasulat sa isang pulang linya at ipinahiwatig sa nominative case (sino ang nagsalita?). Pagkatapos ng gitling, isang maikli o detalyadong nilalaman ng talumpati ang isinulat sa anyo ng hindi direktang pananalita.

Ang mga desisyong ginawang sama-sama sa bawat isyung tinalakay ay isinusulat pagkatapos ng salitang "NAGDESISYON" o "NAGDESISYON". Sa pagsasagawa ng negosyo, ang bawat isa sa mga salitang ito ay may sariling saklaw ng paggamit. Kaya, sa mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, tagapagtatag, pagpupulong ng mga lupon ng mga direktor, mga pulong mga kolektibo ng paggawa, mga pagpupulong ng empleyado (sa loob ng balangkas ng self-government na itinatag at pinahihintulutan ng code ng corporate conduct), mga pangkat ng inisyatiba Itinuturing na tama ang paggamit ng salitang "NAGDESISYON" (nakapormal ang aktibidad mas mataas na collegial body, management bodies, i.e. "kapangyarihan"). Sa mga minuto ng pagpupulong ng mga lupon, komite, presidium, working group, operational meeting at iba pang collegial body "operasyonal" na antas ng pamamahala(mga executive body) ang wastong paggamit ng pandiwa na "RESOLVE" ay itinuturing na tama.

Ang katumbas na salita ay isinulat mula sa hangganan ng kaliwang margin sa malalaking titik, muli na sinusundan ng isang tutuldok (tingnan ang Halimbawa 5). Susunod, mula sa pulang linya, punto sa punto, ang mga aksyong administratibo na dapat bilangin ay maikli at tumpak na nabalangkas. Ang istraktura ng numero ay ang mga sumusunod: una ay ang bilang ng item sa agenda, pagkatapos ay isang panahon at pagkatapos ay ang bilang ng desisyon kapag isinasaalang-alang ang isyung ito (halimbawa, 1.1 at 1.2, pagkatapos ay 1.3, atbp.). Kung tinanggap ang isyu ang tanging solusyon, dapat mayroon pa ring 2 bahagi ang numero nito na pinaghihiwalay ng isang tuldok (halimbawa, 1.1).

• ano ang gagawin - kailan, mula sa ano, o gaano katagal?

• kanino - ano ang gagawin - kailan? (sugnay 2.1 sa Halimbawa 5) o
• ano ang gagawin - kailan? Responsable - ang pangalan ng posisyon, apelyido at inisyal ng tiyak na tagapagpatupad (Halimbawa 6).

Halimbawa 5

I-collapse ang Palabas

NAGPASIYA:

1.1. Aprubahan at ipatupad mula Mayo 1, 2015 ang Patakaran sa Seguridad ng Impormasyon para sa 2015-2016.

2.1. Pinuno ng Kagawaran ng Seguridad I.V i-update ang Patakaran sa Seguridad ng Impormasyon para sa 2015-2016. sa atensyon ng mga pinuno ng mga sangay at mga tanggapan ng kinatawan ng rehiyon. Deadline - 04/28/2015.

Halimbawa 6

I-collapse ang Palabas

2.1. Ilabas ang Patakaran sa Seguridad ng Impormasyon para sa 2015-2016. sa atensyon ng mga pinuno ng mga sangay at mga tanggapan ng kinatawan ng rehiyon sa 04/28/2015. Responsable - Pinuno ng Security Department I.V.

Kung ang desisyon ay ginawa sa pamamagitan ng pagboto, ang mga resulta nito ay ipinakita sa form: “Para sa - 10, laban sa - 0, umiwas - 2” o “Nakakaisa”(Ang maikling bersyon na ito ay ipinapakita sa Mga Halimbawa 7 at 8, at ang isang mas detalyadong bersyon ay ipinapakita sa Halimbawa 15 ng artikulong "Regulating the work of collegial bodies"). Ang pagsunod sa form na ito ay ipinag-uutos kapag ang mga desisyon ay ginawa sa paghirang, halalan o pag-apruba ng mga kandidato o sa personal na komposisyon ng mga komisyon, komite, mga desisyon sa pananalapi, atbp. Sa ibang mga kaso, ito ay opsyonal, kaya naman wala ito sa aming Mga Halimbawa 5 at 6.

Ang mga isyu kung saan dapat itala ang mga resulta ng pagboto sa protocol ay dapat ipahiwatig sa lokal normative act kinokontrol ang mga aktibidad ng collegial body. Ngunit ang ilang mga organisasyon ay hindi nagtatag ng gayong pagkita ng kaibhan, ngunit palaging nagtatala ng mga resulta ng pagboto.

Bagaman kung ang mga desisyon ng collegial executive body tinanggap nagkakaisa, kung gayon ang mga resulta ng pagboto ay karaniwang hindi ipinahiwatig sa mga administratibong talata ng protocol (tingnan ang Halimbawa 10).

Halimbawa 7

I-collapse ang Palabas

NAGPASIYA:

Para sa - 6, laban sa - 0, abstain - 1.

Halimbawa 8

I-collapse ang Palabas

NAGPASIYA:

4.1. Isama ang pinuno ng departamento ng seguridad na si O.M. miyembro ng Technology Committee mula Abril 20, 2015.

Sa pagkakaisa.

Ang mga pirma ng chairman at secretary ng collegial body (ex officio o nahalal na gampanan ang mga tungkuling ito sa isang partikular na pagpupulong) ay nakatala sa na-edit at na-verify na mga minuto. Matatagpuan ang mga ito ng dalawa o tatlong linya sa ibaba ng teksto mula sa kaliwang hangganan ng margin at pinaghihiwalay ng isang linya. Sa mga transcript ng mga lagda, ang mga inisyal ay inilalagay bago ang apelyido. Ang sertipikasyon ng protocol na may selyo ay karaniwang hindi kinakailangan.

Halimbawa 9

I-collapse ang Palabas

Sa pamamagitan ng pangkalahatang tuntunin ang protocol ay nilagdaan ng chairman ng collegial body at ng secretary nito, ngunit posible rin ang iba pang mga opsyon, halimbawa, pagdaragdag ng mga pirma ng lahat ng miyembro ng collegial body (tingnan ang Halimbawa 15 ng artikulong "Regulating the work of collegial bodies" ). ­ Sa sandaling ito dapat ding matukoy ng mga dokumento ng organisasyon.

Halimbawa 10

Detalyadong protocol na may longitudinal centered na pag-aayos ng mga detalye ng header

I-collapse ang Palabas

I-extract mula sa protocol

Ang mga kopya ng isang nakumpleto at nilagdaan na protocol o isang extract mula sa protocol ay kinakailangan hindi lamang para sa pagpapadala ng mga desisyon na ginawa para sa pagpapatupad, kundi pati na rin para sa pagpapaalam tungkol sa mga ito sa lahat ng mga interesadong partido na may karapatan sa impormasyon (kabilang ang pamamahala ng korporasyon sila ay tinatawag na mga stakeholder, maaari silang maging mga controller, regulator, at ordinaryong mamamayan).

Kamakailan lamang, bilang isang paraan ng paglalahad ng impormasyon tungkol sa mga desisyon ng mga collegial body, ang isang katas mula sa mga minuto ay madalas na ginagamit, na kung saan ang sekretarya (ng pulong o collegial body) ay may karapatang patunayan sa pamamagitan ng kanyang pirma, wastong pagguhit ng isang tala sa sertipikasyon ng kopya at pagpapatunay nito gamit ang selyo ng organisasyon. Sa Halimbawa 11 ito ay dinisenyo alinsunod sa mga rekomendasyon ng GOST 6.30-2003. Bukod pa rito, maaari kang gumawa ng opsyonal na entry dito tungkol sa lugar ng imbakan ng protocol (Halimbawa 12) alinsunod sa Decree of the Presidium of the Supreme Soviet of the USSR na may petsang 08/04/1983 No. 9779-X - ang pagpipiliang ito ay partikular na nauugnay para sa pagsusumite ng mga kopya at extract sa kahilingan ng mga awtoridad sa regulasyon.

Ang isang katas mula sa protocol ay kopya ng bahagi ng teksto nito, sa loob nito ang mga detalye ng header at mga bahagi ng disenyo ng dokumento ay nananatiling halos hindi nagbabago (ang mga personal na stroke lamang ng mga pumirma ang nawawala). Para sa isang sample ng isang extract, tingnan ang Halimbawa 17 ng artikulong “Regulating the work of collegial bodies

Upang ipaalam ang tungkol sa mga desisyong ginawa, maaari mong buksan ang access sa isang elektronikong imahe ng protocol sa EDMS o ipamahagi ang mga sertipikadong kopya nito (na may sertipikadong inskripsiyon ayon sa modelo mula sa Halimbawa 11 o 12), ngunit sa mga pinuno lamang ng mga departamento at mga empleyado na may naaangkop na mga karapatan sa pag-access sa mga opisyal na dokumento (tingnan/basahin ang lahat ng mga dokumento).

Umorder

Ang isa sa mga anyo ng pagpapadala ng mga desisyon ng isang collegial body para sa pagpapatupad, na sumusuporta din sa panuntunan ng paglilimita ng mga karapatan sa pag-access sa impormasyon at mga dokumento, ay isang pagtuturo mula sa isang collegial body. Ang mga tagubilin bilang mga dokumento ay natagpuan ang kanilang aplikasyon pangunahin sa mga aktibidad ng lupon ng mga direktor at pamamahala.

Sa nakalipas na 10-15 taon, ang order ay naging bahagi ng subsystem ng administratibong dokumentasyon bilang bagong hitsura isang dokumento na inisyu, bilang panuntunan, batay sa pagkakaisa ng utos. Samakatuwid, ang heading at pormal na mga bahagi ng pagkakasunud-sunod ng collegial body ay iginuhit halos tulad ng sa mga order at tagubilin, at ang pinagtibay na desisyon, na naglalaman ng mga tiyak na puntos ng garantiya, ay inililipat (kinopya) mula sa "DECIDED" (o "DECIDED") seksyon ng protocol. Ang kautusan ay nilagdaan lamang ng chairman ng collegial body.

Para makumpleto ang isang order, mas madaling ilagay ang mga detalye sa isang sulok, dahil... ang responsableng tagapagpatupad ay nagrerehistro sa lugar na karaniwang nakalaan para sa "addressee" na kailangan sa kanan.

Halimbawa 13

Order na may angular na lokasyon ng mga detalye ng header

I-collapse ang Palabas

Ang form ng questionnaire na ito para sa paglalahad ng teksto ng isang order ay maginhawa para sa paglalagay nito sa ilalim ng kontrol at kahit na nagbibigay ng mga pagkakataon para sa awtomatikong pagguhit ng isang dokumento ayon sa naaprubahan na karaniwang form batay sa protocol, sa kondisyon na ang draft nito ay nabuo sa elektronikong anyo sa sistema ng impormasyon.

Shelf life

Mga protocol ng mga collegial management body ng organisasyon(pangkalahatang pulong, lupon ng mga direktor, pulong ng mga tagapagtatag, atbp.) at mga collegial executive body(board, presidium, board, atbp.), pati na rin ang mga minuto ng mga pagpupulong ng mga komite na may karapatang bumuo ng mga katawan na ito (ayon sa charter), ay pangunahing mga dokumento na may permanenteng panahon ng pag-iimbak (ayon sa Artikulo 18 ng Listahan ng mga karaniwang dokumento sa pamamahala ng archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan, na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558, pagkatapos nito - PTUD).

Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa iba pang mga uri ng minuto, depende sa antas ng pamamahala at uri ng pulong, ay dapat matukoy sa loob mismo ng organisasyon. mga tagapangulo at mga kalihim ng mga katawan ng kolehiyo bilang isang resulta ng pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga na may patnubay na metodolohikal ng pamamahala ng mga talaan at serbisyo ng archive, at naayos din ng mga katawagan ng mga kaso.

Halimbawa 14

I-collapse ang Palabas

Art. 18 d) Ang PTUD ay nagtatatag ng isang permanenteng panahon ng pag-iimbak para sa mga minuto ng mga pulong na gaganapin ng pinuno ng organisasyon. Kung ito ay isang pagpupulong sa mga isyung may malaking kahalagahan na nasa loob ng awtoridad ng punong ehekutibo ng organisasyon, kung gayon ang panahon ng pagpapanatili ay tunay na permanente. Ngunit kung ang tagapamahala ay nagdaraos ng isang beses na pagpupulong sa pagpapatakbo o mga pulong ng upuan ng konseho ng korporasyon (ang katayuan ng isang pulong ng pagpapatakbo ng mga pinuno ng lahat ng mga dibisyon, isang uri ng "pulong sa pagpaplano", at hindi isang katawan ng pamamahala na ibinigay ng charter) , pagkatapos ay kinakailangang isaalang-alang ang tala (2) sa Artikulo 18 d), at pagkatapos ay maaari mong itakda ang panahon ng pagpapanatili para sa mga minuto ng corporate council hanggang 5 taon. EPK.

Ang panahon ng imbakan para sa mga tagubilin ng collegial body at mga extract mula sa mga minuto ng mga pagpupulong, pati na rin ang mga ulat na natanggap sa proseso ng pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad, ay tinutukoy ayon sa Art. 6 at 7 PTUD. Isinasaalang-alang ang mga tala, ang pangunahing panahon ng imbakan para sa mga tagubilin at mga pahayag ay 5 l. EPK.

Kung malaki ang organisasyon komersyal na istraktura at ang pinagmulan ng recruitment para sa estado o archive ng munisipyo, pagkatapos ay inirerekumenda namin na kapag lumilikha ng mga kaso na may mga protocol at apendise sa mga ito, gayundin kapag nagsasagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento, dapat kang magabayan ng "Mga Pangunahing Panuntunan para sa Operasyon ng Mga Organisasyong Archive" (naaprubahan ng desisyon ng ang Rosarkhiv Board ng 02/06/2002) at PTUD. Ang mga joint-stock na kumpanya ay kinakailangang sumunod sa mga panahon ng pag-iimbak at mga kinakailangan sa kaligtasan, na itinatag ng kasalukuyang epektibong Resolution ng Federal Securities Commission (ang bagong regulator ay ang Bank of Russia) na may petsang Hulyo 16, 2003 No. 03-33/ps "Sa pag-apruba ng mga regulasyon sa pamamaraan at mga panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng joint-stock na kumpanya" . Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumentong itinatag dito ay tumutugma sa mga panahon ng regulasyon na naitala sa PTUD.

Upang matiyak ang mga proseso para sa pagdodokumento ng mga gawaing pang-kolehiyo sa isang makatwiran at mabisang batayan Isinasaalang-alang namin na kinakailangan at kinakailangan mabungang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga pinuno at kalihim ng mga collegial body sa serbisyo ng pamamahala ng mga talaan, na nakakaalam at nakakaunawa sa mga dokumento.

Ang mga balota ng pagboto, minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder at ang komisyon sa pagbibilang, pati na rin ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga ito at iba pang mga dokumento sa pagpupulong ay matatagpuan sa artikulong "Pagdodokumento ng mga resulta ng taunang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholders"