როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი. საქმიანი მიმოწერის წარმოების წესები. საქმიანი წერილის ფორმატირება. საქმიანი წერილის დაწერის წესები

GOST R 7.0.82013-ის მიხედვით „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და სტანდარტების სისტემა გამომცემლობა. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები „ადრესატი“ არის დოკუმენტის დეტალი, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას დოკუმენტის მიმღების შესახებ (პუნქტი 67).

„ადრესატის“ რეკვიზიტი გამოიყენება საქმიან წერილებში და შიდა საინფორმაციო და საცნობარო დოკუმენტებში (ანგარიშები და შენიშვნები, განცხადებები და ა.შ.).

"ადრესატის" დეტალები მოიცავს:

• ადრესატის (წერილის მიმღების) დასახელება;
• საფოსტო მისამართიან ტელეფონი-ფაქსის ნომერი, ელექტრონული ფოსტის მისამართი.

წერილის მიმღები შეიძლება იყოს:

• თანამდებობის პირი/რამდენიმე თანამდებობის პირი;
• ორგანიზაცია;
• ორგანიზაციის სტრუქტურული ერთეული;
• ორგანიზაციების ჯგუფი;
• ინდივიდუალური.

ადრესატი - ოფიციალური

GOST R 6.30-2003 მიხედვით, ინიციალები იწერება რომელიმეს გვარის წინ ოფიციალური. თუ წერილი გაიგზავნება სამთავრობო უწყების ხელმძღვანელს, შემდეგ თანამდებობაზე შედის ორგანიზაციის დასახელება, სრული დასახელება. მითითებულია დატივის შემთხვევაში, გვარის წინ იწერება ინიციალები:

თუ წერილი მიმართულია მენეჯერს კომერციული ორგანიზაცია , შემდეგ თანამდებობა მოიცავს ორგანიზაციის სახელს ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმის მითითებით (სრული ან შემოკლებული ფორმით), გვარის წინ იწერება ინიციალები:

თუ წერილი მიმართულია უფროსის მოადგილე, ორგანიზაციის დასახელება მითითებულია ვაკანსიის დასახელებაში. გვარი მითითებულია დატივის შემთხვევაში:

თუ დოკუმენტის ადრესატი არის ზედამხედველი სტრუქტურული ერთეული , მაშინ ჯერ ორგანიზაციის სახელი მითითებულია ნომინალურ შემთხვევაში, შემდეგ დატივის შემთხვევაში პირის პოზიციის დასახელება, რომელიც მიუთითებს სტრუქტურულ ერთეულზე, მაგალითად:

ახალი GOST-ის 5.15 პუნქტის მიხედვით:

• თანამდებობის პირისთვის წერილის გაგზავნისას ინიციალები იდება გვარის შემდეგ;
• გვარამდე ნებადართულია გამოიყენოს აბრევიატურა „ბატონი“ (ბატონი), თუ ადრესატი მამაკაცია, ან „ქალბატონი“ (ქალბატონი), თუ ადრესატი ქალია:

ადრესატი - ორგანიზაცია

თუ წერილი მიმართულია ორგანიზაციას, მაშინ მისი სახელი (სრული ან შემოკლებული) მითითებულია ნომინალურ შემთხვევაში:

ორგანიზაციისთვის წერილის გაგზავნისას მიუთითეთ მისი სრული ან შემოკლებული სახელი, მაგალითად:

ორგანიზაციისადმი მიმართვა გამოიყენება იმ შემთხვევებში, როდესაც გამგზავნმა არ იცის ვინ არის ორგანიზაციის ხელმძღვანელი, მისი გვარი, ინიციალები.

ადრესატი - სტრუქტურული სამმართველო

დოკუმენტი შეიძლება მიმართოს ორგანიზაციის სტრუქტურულ ერთეულს. როგორც წესი, მიმართვის ეს მეთოდი შესაძლებელია, თუ საკითხის განხილვა, რომელსაც წერილი ეძღვნება, სტრუქტურული ერთეულის კომპეტენციაშია.

ორგანიზაციის სტრუქტურულ ერთეულს დოკუმენტის მიმართვისას, ორგანიზაციის სახელი მითითებულია ნომინალურ შემთხვევაში რეკვიზიტში „ადრესატი“, ქვემოთ - სტრუქტურული ერთეულის დასახელება ნომინალურ შემთხვევაში, მაგალითად:

რას ცვლის GOST R 7.0.97-2016?არაფერი.

ადრესატი - ინდივიდუალური

ფიზიკურ პირებთან მიმოწერის დროს „ადრესატის“ დეტალების რეგისტრაციას თავისი მახასიათებლები აქვს. ჯერ მიუთითეთ გვარი დატივის შემთხვევაში, შემდეგ ინიციალები და შემდეგ საფოსტო მისამართი:

რას ცვლის GOST R 7.0.97-2016?არაფერი.

ადრესატი - რამდენიმე ორგანიზაცია
ან სტრუქტურული განყოფილებები

ბიზნეს წერილს შეიძლება ჰყავდეს რამდენიმე ადრესატი. GOST R 6.30-2003 ადგენს ადრესატთა განზოგადებული ფორმატირების მეთოდს რამდენიმე ჰომოგენურ ორგანიზაციაში ან ერთი ორგანიზაციის რამდენიმე სტრუქტურულ განყოფილებაში წერილების გაგზავნისას. აქ რეკვიზიტების დიზაინის ორი ვარიანტია.

ვარიანტი 1: მიუთითეთ რამდენიმე ადრესატი თავად ატრიბუტში "Addressee".დიზაინის ეს ვარიანტი გამოიყენება, როდესაც წერილი მიმართულია ორგანიზაციას ან თანამდებობის პირს (ეს არის მთავარი ადრესატი) და ინფორმაციისთვის, უამრავ სხვა ორგანიზაციასა თუ თანამდებობის პირს.

მიმართვა ფორმალიზებულია ჩვეულებისამებრ, ზედა მარჯვენა კუთხეში, როგორც „ადრესატის“ დეტალების ჩამონათვალი ორგანიზაციის თითოეული ორგანოსთვის/ორგანიზაციისთვის ან ორგანიზაციის სტრუქტურული ერთეულისთვის.

ამ შემთხვევაში მიმღებთა საერთო რაოდენობა არ უნდა იყოს ოთხზე მეტი.

ყველა ადრესატი შედგენილია თავად დოკუმენტზე, სიტყვა „ასლი“ არ არის მითითებული მე-2, მე-3 და მე-4 ადრესატამდე.

ამ შემთხვევაში, წერილის ყველა დაბეჭდილი ასლი ხელმოწერილია როგორც ორიგინალი. თითოეული ეგზემპლარი ილუქება ცალკე კონვერტში საფოსტო მისამართით. კონკრეტული ორგანიზაციაან სტრუქტურული ქვედანაყოფი.

ვარიანტი 2: მიუთითეთ ადრესატი ზოგადად,თუ დოკუმენტს ვუგზავნით იმავე ტიპის ორგანიზაციების ჯგუფს (ორგანიზაციის ხელმძღვანელებს) ან ერთი ორგანიზაციის სტრუქტურულ განყოფილებებს (ფილიალებს, წარმომადგენლობებს და ა.შ.):

თუ მიმღებთა რაოდენობა ოთხზე მეტია, შედგენილია წერილის გაგზავნის დამატებითი სია (mailing list), სადაც მითითებულია კონკრეტული მიმღებები და მათი მისამართები. ამის შესახებ შენიშვნა კეთდება ატრიბუტში "Adressee":

არ არსებობს დამტკიცებული ფორმა წერილების დაგზავნის სიისთვის. ფურცლის ფორმა შეიძლება დაფიქსირდეს ორგანიზაციის ოფისის მართვის ინსტრუქციებში. ფაქტობრივად, საფოსტო ფურცელი არის "Addressee" ატრიბუტი გადაცემული ცალკე ფურცელზე, რაც ნიშნავს, რომ მისი შინაარსი უნდა შეესაბამებოდეს ამ ატრიბუტს. „ადრესატის“ დეტალი შეიცავს სამ საინფორმაციო ბლოკს: ორგანიზაციის სახელს, თანამდებობას, ინიციალებს და გვარს. წერილის დაგზავნის სიაში ჩვენ ვაწარმოებთ იგივე საინფორმაციო ბლოკებს, მაგრამ ვათავსებთ მათ ხაზზე და არა ფურცლის მარჯვენა მხარეს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაალაგოთ მონაცემები ცხრილის სახით. მიმღებთა თანმიმდევრობა შეიძლება იყოს თვითნებური, მაგრამ უმჯობესია მათი ანბანის მიხედვით დალაგება.

ინფორმაცია გამავალი წერილის ნომრისა და თარიღის შესახებ შეიტანება მისი რეგისტრაციის შემდეგ (მაგალითი 1).

მიმღებთა ჯგუფისთვის გაგზავნილ ყველა წერილს აქვს ერთი გამავალი რეგისტრაციის ნომერი, ყველა ასოსთვის შემომავალი ნომერი განსხვავებული იქნება.

რას ცვლის GOST R 7.0.97-2016?არაფერი.

„ადრესის“ დეტალების განთავსება ფორმაზე

„ადრესატის“ დეტალი განთავსებულია დოკუმენტის ზედა მარჯვენა ნაწილში (ფორმაზე კუთხოვანი დეტალებით) ან მარჯვნივ ფორმის დეტალების ქვეშ (ფორმაზე გრძივი დეტალებით). „ადრესატის“ რეკვიზიტის მდებარეობა ნაჩვენებია GOST R 6.30-2003-ის დანართ B-ში:

• ფორმაზე კუთხის დეტალებით - მაგალითი 2;
• ფორმაზე გრძივად დალაგებული დეტალებით - მაგალითი 3.

რას ცვლის GOST R 7.0.97-2016?არაფერი. ატრიბუტი "Adressee" იგივე ადგილზე რჩება.

ᲢᲔᲥᲜᲘᲙᲣᲠᲘ ᲡᲐᲙᲘᲗᲮᲔᲑᲘ

• „ადრესატის“ რეკვიზიტების ელემენტები უნდა იყოს გამიჯნული ინტერვალებით?

"ადრესატის" დეტალი ჩვეულებრივ რამდენიმე ხაზს იკავებს.

პუნქტში 6.1 მეთოდოლოგიური რეკომენდაციები GOST R 6.30-2003 (დამტკიცებული როსარხივის მიერ) განხორციელების შესახებ ნათქვამია, რომ რამდენიმე სტრიქონისგან შემდგარი დოკუმენტის დეტალები იბეჭდება ერთი ხაზის ინტერვალით. დეტალების „ადრესატი“, „დოკუმენტის დამტკიცების ბეჭედი“, „განცხადების არსებობის ნიშანი“, „დოკუმენტის დამტკიცების შტამპი“ კომპონენტები ერთმანეთისგან გამოყოფილია 1,5-2 სტრიქონის მანძილით.

ანალოგიურ ნორმას შეიცავს ახალი GOST R 7.0.97-2016 მე-3 განყოფილებაში, რომელიც ადგენს ზოგად მოთხოვნებს დოკუმენტების წარმოებისთვის: „მრავალხაზოვანი დეტალები იბეჭდება ერთი ხაზის ინტერვალით, დეტალების შემადგენელი ნაწილები გამოყოფილია დამატებითი ინტერვალით. ”:

• როგორ გავაერთიანოთ „ადრესატი“ ატრიბუტი?

მრავალსტრიქონიანი ატრიბუტი „Addressee“ შექმნილია გასწორებული ზონის მარცხენა საზღვრის გასწვრივ, რომელიც დაკავებულია ატრიბუტით, ან ორიენტირებულია ყველაზე გრძელი ხაზის მიმართ, მაგალითად:

მისამართი უნდა იყოს დაწერილი წაკითხულად.

მიმღების მისამართი უნდა იყოს ჩაწერილი ნივთის ქვედა მარჯვენა კუთხეში. გამგზავნის მისამართი მარცხენა ზედა ნაწილშია.

მისამართი მიუთითებს:

• მიმღების სრული სახელი (ფორმატით "გვარი სახელი პატრონიმი") ან ორგანიზაციის სახელი (მოკლე ან სრული)
• ქუჩის სახელი, სახლის ნომერი, ბინის ნომერი
• სახელი დასახლება
• რაიონის, რეგიონის, რეგიონის ან რესპუბლიკის დასახელება
• ქვეყნის სახელი
• საფოსტო ყუთის ნომერი, თუ ეს შესაძლებელია (ფორმატით „PO Box 15“)
• საფოსტო კოდი მაგალითის მიხედვით:

მარკები უნდა იყოს დამაგრებული კონვერტის, საფოსტო ბარათის ან პაკეტის მისამართის გვერდის ზედა მარჯვენა კუთხეში. თუ ეს კუთხე დაკავებულია, მოათავსეთ შტამპები ოდნავ დაბლა.

ზოგჯერ ბეჭედი შეიძლება დაიბეჭდოს პირდაპირ კონვერტზე ან ბარათზე.

კონვერტზე გამოყენებული ასო A საშუალებას გაძლევთ გააგზავნოთ მარტივი წერილი რუსეთში, რომლის წონაა 20 გ-მდე დამატებითი მარკების დამაგრების გარეშე.

კონვერტზე დაბეჭდილიასო D გაძლევთ საშუალებას გაგზავნოთ შეკვეთილი წერილიმთელ რუსეთში, წონა 20 გ-მდე დამატებითი მარკების წებოვნების გარეშე.

დაბეჭდილი საფოსტო ბარათზეწერილი B საშუალებას გაძლევთ გაგზავნოთ ეს საფოსტო ბარათი მთელ რუსეთში დამატებითი მარკების დამატების გარეშე.

საჭირო თანხის მარკების დამატებით, შეგიძლიათ გაგზავნოთ ღია ბარათები და კონვერტები ასოებით A, B და D საზღვარგარეთ.

ხშირად, პირველი კონტაქტი ბიზნეს სამყაროში იწყება წერილობითი კომუნიკაციებით - საქმიანი წერილებით. მაგრამ თუ ეტიკეტის წესების დაუცველად არის დაწერილი საქმიანი წერილი, მაშინ ძლივს დამყარებული კონტაქტები შეიძლება შეწყდეს და თქვენ დაკარგავთ კლიენტს ან ბიზნეს პარტნიორს. ამიტომ, თქვენ ალბათ არ მოგიწევთ ვინმეს დარწმუნება, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია საქმიანი წერილების დაწერა, რაც ხელს შეუწყობს თქვენზე და მთლიანად თქვენს კომპანიაზე ხელსაყრელი შთაბეჭდილების შექმნას.

ძირითადი წესები საქმიანი მიმოწერა. თანამედროვე ფორმებიმიმოწერა დაიწყო 150 წელზე მეტი ხნის წინ. ზოგადად მიღებულია, რომ მათი სამშობლო არის ინგლისი, სადაც პირველად შემოიღეს საქმიანი მიმოწერის შედგენის წესები.

მიმოწერის წარმოების ზოგადი წესები

1. სანამ დაიწყებთ წერილების წერას თქვენი ბიზნეს პარტნიორისთვის, უნდა გესმოდეთ შემდეგი პუნქტები:

წერილის ტიპი (სამოტივაციო წერილი, შეკვეთის წერილი, შეტყობინების წერილი, შეხსენების წერილი, საპრეზენტაციო წერილი, უარის წერილი, გარანტიის წერილიდა ა.შ.);

მოსალოდნელია თუ არა თქვენს წერილზე პასუხი (არსებობს პირობები, როდესაც წერილზე პასუხის მიღება არ არის მოსალოდნელი, მაგალითად, საპრეზენტაციო წერილი);

იქნება თუ არა წერილის შინაარსი ნათლად გასაგები თქვენი ადრესატისთვის, დატოვებს თუ არა გაურკვევლობას მიმოწერის საკითხთან დაკავშირებით;

დარწმუნებული ხართ, რომ ფოსტით გაგზავნილი წერილი დროულად მოვა (თუ არა, მაშინ უმჯობესია გამოიყენოთ ტელეფაქსი, DHL სერვისები ან გაგზავნოთ წერილი ინტერნეტით).

2. წერილის ტონი ყოველთვის სწორი უნდა დარჩეს.

3. აუცილებელია ლექსიკის გულდასმით შერჩევა, უზუსტობების, გაურკვევლობისა და პროფესიული სიტყვების გადაჭარბებული გამოყენების თავიდან აცილება. წერილის ტექსტი უნდა იყოს ადვილად გასაგები.

4. საქმიანი წერილი უნდა დაიწეროს მხოლოდ იმ ორგანიზაციის ბლანკზე, რომლის სახელითაც თქვენ მოქმედებთ. იმიტომ რომ გარეგნობა ბლანკი- ეს არის ერთგვარი სავიზიტო ბარათითქვენი კომპანია, მაშინ ოფიციალური ფორმის დიზაინს განსაკუთრებული სიფრთხილით უნდა მოეპყროთ. რაც უფრო ფორმალურია ასოს ფორმა, მით უფრო ფორმალური უნდა იყოს წერილის ტონი.

დოკუმენტების მომზადებისას რეკომენდებულია გამოყენება ტექსტის რედაქტორი Microsoft word(Microsoft Corporation-ის პროგრამული პროდუქტი) Times New Roman Cyr შრიფტების ზომა No. 12 (ტაბულური მასალების დიზაინისთვის), 13, 14, 15, Times DL ზომა No. 12, 13, 14 1-2 ინტერვალით.

საქმიანი წერილის შესრულებისას გვერდის ნომრები მოთავსებულია ბოლოში მარჯვენა მხარეს, ხოლო სხვათა შესრულებისას. ბიზნეს დოკუმენტები- ფურცლის ზედა ზღვრის შუაში.

რეკომენდირებულია თავად წერილის ტექსტის დაბეჭდვა A4 ფორმატის ფორმებზე 1,5-2 სტრიქონის ინტერვალით, ხოლო A5 ან უფრო მცირე ფორმატის ფორმებზე ერთი სტრიქონის ინტერვალით. დოკუმენტის დეტალები (გარდა ტექსტისა), რომელიც შედგება რამდენიმე სტრიქონისგან, იბეჭდება ერთი სტრიქონის ინტერვალით.

წერილობით მოთხოვნას უნდა უპასუხოთ მიღებიდან 10 დღის განმავლობაში.

ფაქსით მიღებული შეტყობინებებისთვის და ელ.ფოსტა, უნდა უპასუხოთ 48 საათის განმავლობაში, შაბათ-კვირის გამოკლებით

საქმიანი წერილის დაწერის წესები რუსეთში

რუსეთში ოფიციალური ფორმების გაცემა რეგულირდება მარეგულირებელი დოკუმენტებიდა, პირველ რიგში, GOST 6.30-2003 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები“.

GOST კომპლექტი ორი სტანდარტული ფორმატიდოკუმენტის ფორმები – A4 (210 x 297 მმ) და A5 (148 x 210 მმ). დოკუმენტის თითოეულ ფურცელს, რომელიც შედგენილია როგორც ფორმაზე, ასევე არა მასზე, უნდა ჰქონდეს მინიმუმ 20 მმ-იანი მინდვრები - დარჩა; 10 მმ - მარჯვნივ; 20 მმ - ზედა; 20 მმ - ქვედა.

დოკუმენტის მომზადების ეს მოთხოვნები დაფიქსირებულია რუსეთის კანონმდებლობა, მაგრამ ავტორი გვირჩევს მათ გამოყენებას უცხოელი პარტნიორისთვის საქმიანი წერილის შედგენისას.

კორესპონდენტთან სიახლოვის ხარისხიდან გამომდინარე, მისამართი შეიძლება დაიწყოს სიტყვებით "ძვირფასო + გვარი (სახელი, პატრონიმი)" ან "ძვირფასო + სახელი და პატრონიმი (სახელი)". სიტყვები, როგორიცაა "ძვირფასო", "ბატონო", "ქალბატონო", "დირექტორის მოადგილე", "განყოფილების უფროსი" და ა.შ. არავითარ შემთხვევაში არ უნდა შემცირდეს. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მიმღებს უფლება აქვს იფიქროს, რომ თქვენ მას დიდ პატივს არ სცემთ. და წერილი უნდა დასრულდეს მადლიერების სიტყვებით თქვენი თანამშრომლობისთვის. შემდეგ კი გამოთქმა მოთავსებულია თქვენი ხელმოწერის წინ: "პატივისცემით, ..." ან "პატივისცემით თქვენი ...".

ოფიციალურ წერილებში მიუღებელია საკუთარი თავის მიმართება "შენ", მაშინაც კი, თუ ცხოვრებაში თქვენ და ეს ადამიანი არა მხოლოდ საქმიანი, არამედ მეგობრული ურთიერთობებითაც ხართ.

როგორც წესი, საქმიანი ან ოფიციალური წერილი შედგება რამდენიმე ტიპიური სტრუქტურული ელემენტისგან:

1. სათაურის ფართობი.
წერილის ამ ნაწილში მარცხნივ არის ორგანიზაციის კუთხის ბეჭედი, რომელშიც მითითებულია ორგანიზაციის დასახელება, მისი საფოსტო და სხვა დეტალები, აგრეთვე წერილის გამავალი დოკუმენტის სახით რეგისტრაციის ნომერი და რეგისტრაციის თარიღი. თუ ოფიციალური წერილი საპასუხო წერილია, მაშინ აქ მითითებულია, რომელ დოკუმენტზე პასუხობს წერილი.
ადრესატის მონაცემები მოთავსებულია სათაურის მარჯვენა მხარეს.

Ქვევით კუთხის ბეჭედიმოთავსებულია დოკუმენტის ტექსტის სათაური. სათაურის ენობრივი სტრუქტურა შეიძლება გამოიყურებოდეს:

ü წინადადება "O" + არსებითი სახელი. წინაპირობაში: „მანქანების მიწოდების შესახებ“;

ü საკითხზე „შესახებ“ + არსებითი სახელი. წინაპირობაში: „სათადარიგო ნაწილების მიწოდების საკითხზე“;

ü დაკავშირებით + არსებითი სახელი გენეტიკურ შემთხვევაში: „შესყიდვის შეკვეთასთან დაკავშირებით“ და ა.შ.

2. წერილის რეალური ტექსტი. წერილის ტექსტის დიზაინის ძირითადი მახასიათებლები შემდეგია.

ü მომსახურების წერილის ტექსტი, როგორც წესი, უნდა ეხებოდეს ერთ საკითხს ან რამდენიმე კითხვა, თუ ისინი დაკავშირებულიადა განიხილება ერთი სტრუქტურული ერთეულიმიმღები ორგანიზაცია.

ü წერილის ტექსტი, როგორც წესი, ორი ნაწილისგან შედგება. პირველ ნაწილში მოცემულია წერილის შედგენის მიზეზი, საფუძველი ან დასაბუთება და მოცემულია ბმულები იმ დოკუმენტებთან, რომლებიც საფუძვლად უდევს წერილის მომზადებას. მეორე ნაწილი, დაწყებული აბზაცით, შეიცავს დასკვნებს, წინადადებებს, თხოვნებს, გადაწყვეტილებებს და ა.შ.

საქმიანი წერილის სტრუქტურა

1. გამგზავნი ორგანიზაციის დასახელება.

3. წერილის დაწერის თარიღი.

4. წერილის მიმღების მისამართი.

5. კონკრეტული პირის მითითება.

6. გახსნის მისამართი

7. წერილის ზოგადი შინაარსის მითითება, ე.ი. წერილის თემა.

8. წერილის ძირითადი ტექსტი.

9. ზრდილობის საბოლოო ფორმულა.

10. ხელმოწერა.

11. განაცხადის მითითება.

საქმიანი წერილის წერისას რუსი პარტნიორიღირს კიდევ რამდენიმე წესის გახსენება.

იმ პირის პოზიცია, რომელსაც მიმართავს დოკუმენტი, მითითებულია დატივის შემთხვევაში, მაგალითად:

აღმასრულებელ დირექტორს
OJSC "ალფა ბიზნესი"
ვ.ა. პროხოროვი

სს "ბეტა ჰოლდინგი"
Მთავარი ბუღალტერი
ვ.მ. ივანოვი

თუ იყენებთ აბრევიატურებს "Mr.", "Ms.", მაშინ ჯერ დაწერეთ რესპონდენტის გვარი, შემდეგ ინიციალები.

დოკუმენტი არ უნდა შეიცავდეს ოთხზე მეტ ადრესატს. სიტყვა „ასლი“ არ არის მითითებული მეორე, მესამე, მეოთხე ადრესატამდე. თუ მეტი მიმღებია, იქმნება დოკუმენტების განაწილების სია.

ორგანიზაციაში წერილის გაგზავნისას მიუთითეთ მისი სახელი, შემდეგ საფოსტო მისამართი.

დოკუმენტის გაგზავნისას ინდივიდსმიუთითეთ მიმღების გვარი და ინიციალები, შემდეგ საფოსტო მისამართი

გაიცემა შენიშვნა, რომელიც მიუთითებს წერილის ტექსტში დასახელებული დანართის არსებობაზე შემდეგი გზით:

განაცხადი: 5ლ. 2 ეგზემპლარად .

თუ წერილს აქვს დანართი, რომელიც არ არის დასახელებული ტექსტში, მაშინ მიუთითეთ მისი სახელი, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა; თუ რამდენიმე აპლიკაციაა, ისინი დანომრილია, მაგალითად:

თუ განაცხადები შეკრულია, მაშინ ფურცლების რაოდენობა არ არის მითითებული.

თუ განაცხადი არ იგზავნება დოკუმენტში მითითებულ ყველა მისამართზე, მაშინ მისი ხელმისაწვდომობის შესახებ შენიშვნა დგება შემდეგნაირად:

განაცხადი: 3 ლ. 5 ეგზემპლარად. მხოლოდ პირველ მისამართზე.

„ხელმოწერის“ დეტალი შეიცავს დოკუმენტზე ხელმომწერის სამუშაოს დასახელებას (სრულია, თუ დოკუმენტი არ არის შედგენილი ბლანკზე და შემოკლებით, თუ დოკუმენტი შედგენილია კომპანიის ოფიციალურ ბლანკზე); პირადი ხელმოწერა; ხელმოწერის (ინიციალები, გვარი) გაშიფვრა, მაგალითად:

ტრენინგები

ახალი GOST R 7.0.97-2016 ძალაში შევიდა 2018 წლის 1 ივლისს. მოდით განვმარტოთ, რა შეიცვალა მასში 2016 წლის დეკემბერში დამტკიცებულ თავდაპირველ გამოცემასთან შედარებით. გამოიყენეთ ცვლილებების მზა ანალიზი ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადებაში: რომელი დეტალები გამოჩნდა, რომელი იქნა აღმოფხვრილი, რა შეიცვალა დანარჩენის შედგენის წესებში (აქ საკმაოდ ბევრი კორექტირებაა). ეს გაგიადვილებთ შეფასებას, თუ რა სიახლეები უნდა დაინერგოს თქვენს საქმიანობაში.

გამოყენების სფერო

2018 წლის 1 ივლისს დაინერგა ახალი ეროვნული სტანდარტი საორგანიზაციო და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის რეგისტრაციისათვის– GOST R 7.0.97-2016 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. დოკუმენტაციის მოთხოვნები“. ახალი სტანდარტი მიღებულ იქნა GOST R 6.30-2003 შესაცვლელად„ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები“.

Collapse Show

GOST R 7.0.97-2016 დამტკიცდა Rosstandart-ის 2016 წლის 8 დეკემბრის No 2004-st ბრძანებით და სტანდარტის დანერგვის საწყისი თარიღი იყო 2017 წლის 1 ივლისი.

Rosstandart-ის 2017 წლის 25 მაისის No435-st ბრძანებით, ეროვნული სტანდარტის GOST R 7.0.97-2016 განხორციელების თარიღი გადაიდო ერთი წლით - 2018 წლის 1 ივლისამდე. გადაცემის მიზეზი იყო საკუთრების შრიფტების სტანდარტის 3.3 პუნქტში მოხსენიება, რომლის გამოყენება შესაძლებელია მხოლოდ შესაბამისი ლიცენზიის შეძენის შემთხვევაში, სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, კლასიფიცირებულია როგორც არათავისუფალი. პროგრამული უზრუნველყოფა. სტანდარტში თავდაპირველად დასახელებულ შრიფტებზე საავტორო უფლებები (Times New Roman No. 13, 14; Arial No. 12, 13; Verdana No. 12, 13; Calibri No. 14) ეკუთვნის უცხოელ მფლობელებს.

ფედერალური კანონი „ინფორმაციის შესახებ“, საინფორმაციო ტექნოლოგიადა ინფორმაციის დაცვის შესახებ“ ითვალისწინებს შექმნას და შენარჩუნებას ერთიანი რეესტრირუსული პროგრამები ელექტრონული კომპიუტერებისთვის და მონაცემთა ბაზებისთვის. ამავე დროს, რუსეთის ფედერაციის მთავრობამ დაწესდა აკრძალვა ელექტრონული კომპიუტერების და მონაცემთა ბაზების პროგრამების დაშვებაზე უცხო ქვეყნებიდან,ხელისუფლების მიერ გამოსაყენებლად სახელმწიფო ძალაუფლებადა ორგანოები ადგილობრივი მმართველობა, და დამტკიცებულია გარდამავალი გეგმა 2016–2018 წლებში ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლებისა და სახელმწიფო გარე საბიუჯეტო ფონდების შიდა საოფისე პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება.

ამასთან დაკავშირებით, Rosstandart-მა დაამტკიცა ცვლილება No1 GOST R 7.0.97-2016-ში, რომელიც ითვალისწინებს სტანდარტის 3.3 პუნქტის განცხადება ახალი გამოცემა:

"3.3. დოკუმენტების შესაქმნელად, თქვენ უნდა გამოიყენოთ თავისუფლად ხელმისაწვდომი უფასო შრიფტები.

ცხრილების შედგენისას დასაშვებია შრიფტის უფრო მცირე ზომის გამოყენება“.

GOST R 7.0.97-2016 2002 წლის შემდეგ შემოღებული ნებისმიერი სხვა ეროვნული სტანდარტის მსგავსად, მიმართა ნებაყოფლობით. ეროვნული სტანდარტების ნებაყოფლობითი გამოყენება სტანდარტიზაციის ერთ-ერთი უმნიშვნელოვანესი პრინციპია. პრაქტიკაში ეს ნიშნავს, რომ:

• ორგანიზაცია დამოუკიდებლად წყვეტს გამოიყენოს თუ არა ეროვნული სტანდარტი. თუ იგი გადაწყვეტს გამოიყენოს ეროვნული სტანდარტი, ეს მისთვის ნორმატიული დოკუმენტის ხასიათს იძენს;
• პრინციპში, არ შეიძლება იყოს ადმინისტრაციული პასუხისმგებლობა სტანდარტის გამოუყენებლობის გამო.

რა თქმა უნდა, გასათვალისწინებელია, რომ სტანდარტის გამოყენება გარკვეულ უპირატესობებს იძლევა:

• სტანდარტის გამოყენება ეკონომიკურად გამართლებულია;
• საშუალებას გაძლევთ აღმოფხვრათ შესაძლო პრობლემები სხვადასხვა ორგანიზაციის დოკუმენტების ერთმანეთთან ურთიერთობისას;
• სტანდარტის გამოყენება აუმჯობესებს დოკუმენტებთან მუშაობის კულტურას.

ნებისმიერი სტანდარტი ყოველთვის ეფუძნება საუკეთესო პრაქტიკას; სტანდარტი ყოველთვის ადგენს ყველაზე ოპტიმალურ გადაწყვეტილებებს (წესებს, ნორმებს, მოთხოვნებს) გარკვეული პერიოდის განმავლობაში სტანდარტიზაციის ობიექტთან მიმართებაში. გარდა ამისა, GOST-ის შესაბამისად დოკუმენტების შესრულება გარანტიას იძლევა დოკუმენტის, როგორც სასამართლო მტკიცებულების, იურიდიულ მნიშვნელობას. სასამართლოები დოკუმენტის პროცესში განხილვისას აფასებენ მას დიზაინის თვალსაზრისით, სტანდარტის დებულებების საფუძველზე.

სტანდარტი განკუთვნილია ყველასთვის, ვინც ამა თუ იმ ხარისხით მონაწილეობს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადებაში, ხოლო:

• კონტრაქტორი იღებს დოკუმენტების დამუშავების მარტივ და გასაგებ წესებს;
• მენეჯერი იღებს ინსტრუმენტს შემსრულებლების მიერ დოკუმენტების შესრულების სისწორის შესაფასებლად;
• ოფისის მართვის სამსახური იღებს ინსტრუმენტს დოკუმენტის მომზადების ხარისხის შესაფასებლად.

დადგენილი პრაქტიკის მიხედვით, დოკუმენტების მომზადების სტანდარტის გამოყენება ორგანიზაციებში ხორციელდება მისი დებულებების ადგილობრივ რეგულაციებში (შემდგომში LNA) ჩართვით, რომლებიც ადგენენ მოთხოვნებს დოკუმენტებზე, პირველ რიგში, საოფისე სამუშაოების ინსტრუქციებში. სტანდარტის დანერგვასთან დაკავშირებით, ორგანიზაციის (დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლების) წინაშე მდგარი მთავარი ამოცანაა დოკუმენტების შედგენის წესების შემცველი LNA-ის მოყვანა GOST R 7.0.97-ის დებულებებთან შესაბამისობაში. 2016 წელი.

GOST R 6.30-2003-თან შედარებით, რომელიც შეიცვალა GOST R 7.0.97-2016-ით, ახალი სტანდარტის სახელი და ნომერი ოდნავ შეიცვალა.

სტანდარტის სახელწოდებაში ცვლილებები განპირობებულია იმით, რომ ახალი სტანდარტი არ აქვს მკაცრი კავშირი ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიან სისტემასთან (USORD).ახალი სტანდარტი არ ახსენებს ამ სისტემას არც სათაურში და არც პირველ ნაწილში „ფარგლები“. GOST R 6.30-2003-ის შესაბამისად, სტანდარტის მოთხოვნები გამოიყენება მხოლოდ 02-ე განყოფილებაში „ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა“ შეტანილ დოკუმენტებზე. სრულიად რუსული კლასიფიკატორიმართვის დოკუმენტაცია (OKUD). იმის გამო, რომ USORD არ არის შენახული 1993 წლიდან და განყოფილება 02 OKUD მოიცავს მხოლოდ ძალიან მცირე ნაწილს ერთიანი ფორმებიორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტები, GOST R 7.0.97-2016 არ არის დაკავშირებული USORD-თან და ვრცელდება ყველა ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ დოკუმენტზე, მათ შორის. შედის OKUD-ში.ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების ჩამონათვალი, რომლებიც მოცემულია 1-ლ ნაწილში „ფარგლები“ ​​და რომლებიც ექვემდებარება სტანდარტს, არ არის დახურული და საკმაოდ საილუსტრაციო ხასიათისაა.

სტანდარტული ნომრის ცვლილება გამოწვეული იყო იმით, რომ გოსსტანდარტის ტექნიკური კომიტეტი (TC), რომლის მეშვეობითაც ერთხელ გაიარა GOST R 6.30-2003, ლიკვიდირებული იყო. ამიტომ, გადაწყდა სტანდარტის გადახედვა Rosstandart-ის TC 191-ში, რომელიც პასუხისმგებელია ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემაზე (SIBID). ამ მიზეზით, ახალ GOST-ს აქვს განსხვავებული ნომერი და შედის სტანდარტების სხვა კლასში.

GOST R 7.0.97-2016 მოიცავს სექციებს:

გამოყენების 1 ფართობი;

3. Ძირითადი მოთხოვნებირომ დოკუმენტების შექმნა;

4. დოკუმენტის დეტალები;

5. დოკუმენტის დეტალების აღრიცხვა;

6. საბუთების ფორმები;

• განაცხადები (მინიშნება):
• "დეტალების მდებარეობა დოკუმენტის სათაურ გვერდზე";
• B „დოკუმენტის დეტალების განლაგება“;
• „დოკუმენტის ფორმების ნიმუშებში“.

GOST R 7.0.97-2016-ს აქვს ორი ახალი განყოფილება: 2 "ნორმატიული მითითება" და 3 "ზოგადი მოთხოვნები დოკუმენტების შესაქმნელად" და ერთი ახალი განაცხადი - დოკუმენტის სათაურის გვერდის სახით.

• GOST R 7.0.8 ”ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. ჩანაწერების შენახვა და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები“;
• GOST R ISO 15489-1 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. დოკუმენტების მართვა. Ძირითადი მოთხოვნები".

სტანდარტის სრულიად ახალი განყოფილებაა ნაწილი 3 "ზოგადი მოთხოვნები დოკუმენტების შესაქმნელად",რომელიც ადგენს დოკუმენტების წარმოებასთან დაკავშირებულ დებულებებს (შრიფტები, ინტერვალი, ფორმატირების ელემენტები, გვერდების ნუმერაცია და ა.შ.). ამ განყოფილების ძირითადი დებულებები შემდეგია:

• დოკუმენტები შეიძლება შეიქმნას ქაღალდზე და შიგნით ელექტრონული ფორმაშესაბამისობაშია დადგენილი წესებისაბუთები;
• დოკუმენტის მეორე და მომდევნო გვერდები დანომრილია (გვერდის ნომერი მოთავსებულია დოკუმენტის ზედა ზღვრის შუაში ფურცლის ზედა კიდიდან მინიმუმ 10 მმ მანძილზე);
• დასაშვებია დოკუმენტების შექმნა წინა მხარეს და უკანა მხარეებიფოთოლი;
• დოკუმენტის ტექსტის აბზაცის შეწევა არის 1,25 სმ;
• დოკუმენტის ტექსტი იბეჭდება 1–1,5 სტრიქონიანი ინტერვალით, მრავალსტრიქონიანი დეტალები იბეჭდება 1 სტრიქონიანი ინტერვალით;
• დოკუმენტის ტექსტი გასწორებულია ფურცლის სიგანეზე (დოკუმენტის მარცხენა და მარჯვენა ზღვრების საზღვრების გასწვრივ);
• დასაშვებია ხაზგასმით აღვნიშნოთ დეტალები „ადრესატი“, „ტექსტის სათაური“ ან „ხელმოწერა“, ასევე ტექსტის ცალკეული ფრაგმენტები თამამი შრიფტით.

სტანდარტის ახალი დანართი (დანართი A) განსაზღვრავს დოკუმენტის სათაურის გვერდის დეტალების შემადგენლობა და მათი მოწყობის რიგი.სათაურის გვერდი ჩვეულებრივ გამოიყენება ორგანიზაციულ-სამართლებრივი დოკუმენტაციის სისტემასთან დაკავშირებული მრავალგვერდიანი დოკუმენტების მომზადებისას (წესები, დებულებები, ინსტრუქციები, რეგულაციები, სტანდარტები და ა.შ.), ასევე დოკუმენტების მომზადებისას, როგორიცაა პროგრამები, გეგმები, ანგარიშები, და ა.შ. პ.

დოკუმენტის დეტალების შედგენა და მათი შესრულების წესები

ძველი და ახალი GOST არ განსხვავდება დეტალების რაოდენობით, მაგრამ არის ცვლილებები მათ შემადგენლობაში: ზოგიერთი დეტალი არ შედის ახალ სტანდარტში, არის ახლები და არის ისეთებიც, რომლებმაც განიცადეს სარედაქციო ცვლილებები.

დეტალები არ შედის GOST R 7.0.97-2016-ში

Ესენი მოიცავს:

• ორგანიზაციის კოდი(პროპსები 04 ძველი GOST R 6.30-2003 მიხედვით);
• მთავარი სახელმწიფო რეგისტრაციის ნომერი ( OGRN) იურიდიული პირი(რეკვიზიტი 05 GOST R 6.30-2003 მიხედვით);
• გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომერი/რეგისტრაციის მიზეზი ( INN/KPP) (რეკვიზიტი 06 GOST R 6.30-2003 მიხედვით);
• იდენტიფიკატორი ელექტრონული ასლიდოკუმენტი(რეკვიზიტი 30 GOST R 6.30-2003 მიხედვით).

აქ ჩამოთვლილი დეტალებიდან პირველი სამი, GOST R 6.30-2003 შესაბამისად, მითითებული იყო ასოების ფორმებში. ახალ სტანდარტში მათ დაკარგეს დამოუკიდებელი დეტალების სტატუსი, მაგრამ ფაქტობრივად დარჩნენ ასოების ფორმებში, თუმცა უკვე როგორც ნაწილი. დეტალები 08 „საცნობარო ინფორმაცია ორგანიზაციის შესახებ“.აქედან გამომდინარე, ასო ფორმის თვალსაზრისით (მისი დეტალების შემადგენლობა და მათი მდებარეობა), არაფერი შეცვლილა. იხილეთ:

• ახალი GOST-ის უახლოესი (შემდეგ გვერდზე) ფრაგმენტი ასოს ფორმის ნიმუშით, დეტალების კუთხის მდებარეობით, ასევე
• მაგალითი 1 კომერციული ორგანიზაციის წერილის ფორმით, რომელიც არ საჭიროებს კორექტირებას ახალი GOST R 7.0.97-2016 გამოშვების გამო.

აქვე აღვნიშნეთ იგივე დეტალები მათი ნომრებით ძველი სტანდარტიდან.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

მაგალითი 1

Collapse Show

დეტალების გამორიცხვის მიზეზი "დოკუმენტის ელექტრონული ასლის იდენტიფიკატორი"(რეკვიზიტი 30 GOST R 6.30-2003 მიხედვით) – პრაქტიკული მნიშვნელობის დაკარგვა. IN თანამედროვე პირობებიროდესაც გამოიყენება სისტემები ელექტრონული დოკუმენტების მართვა(შემდგომში EDMS), დოკუმენტი შედის EDMS-ში (მაგალითად, ქაღალდის ორიგინალის სკანირებული ასლის სახით) და მისი ძირითადი დეტალები აღწერილია ამ დოკუმენტის ელექტრონულ ბარათში. შემდეგ თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ის მათი გამოყენებით, ე.ი. EDMS-ის გამოყენების პირობებში დამატებითი დოკუმენტის იდენტიფიკატორის გამოყენება არ არის საჭირო.

დეტალები შედის GOST R 7.0.97-2016-ში (ახალი დეტალები)

Მათ შორის:

• სტრუქტურული ერთეულის დასახელება - დოკუმენტის ავტორი (რეკვიზიტი 06 GOST R 7.0.97-2016 მიხედვით);
• პირის თანამდებობის დასახელება – დოკუმენტის ავტორი (რეკვიზიტი 07 GOST R 7.0.97-2016 მიხედვით);
• დოკუმენტზე წვდომის შეზღუდვის ბეჭედი (რეკვიზიტი 14 GOST R 7.0.97-2016 შესაბამისად);
• აღნიშვნა შესახებ ელექტრონული ხელმოწერა(რეკვიზიტი 23 GOST R 7.0.97-2016 მიხედვით).

ჩართვა სტრუქტურული ერთეულის დასახელება და პირის თანამდებობა,ვინ გასცა დოკუმენტი, როგორც ცალკეული დეტალები ახალ GOST-ში, განპირობებულია იმით, რომ ეს ინფორმაცია პრაქტიკაში გამოიყენება სტრუქტურული ერთეულების დოკუმენტურ ფორმებში და თანამდებობის პირთა ფორმებში. ძველი GOST ითვალისწინებდა ასეთი ფორმების წარმოების შესაძლებლობას, მაგრამ არ აწვდიდა შესაბამის დეტალებს. ფაქტობრივად, ახალმა GOST-მა აღადგინა მათ სამართლიანობა. შეადარეთ ქვემოთ მოცემული სტანდარტების დანართებში მოცემული ფორმების მაგალითები.

GOST R 7.0.97-2016 შემოიღო ატრიბუტი 14 "დოკუმენტზე წვდომის შეზღუდვის ბეჭედი"რომელიც მოთავსებულია დოკუმენტის პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში (დოკუმენტის პროექტი, სამოტივაციო წერილიდოკუმენტზე) ზედა ველის საზღვარზე, თუ დოკუმენტი შეიცავს ინფორმაციას, რომელზე წვდომა შეზღუდულია კანონის შესაბამისად. კონფიდენციალური ინფორმაციის შემცველ დოკუმენტებზე ასეთი შემზღუდველი ნიშნის გამოყენება ახალი პრაქტიკა არ არის. ასეთი კონფიდენციალურობის ნიშნები (ნიშნები, შტამპები) გამოიყენება ათწლეულების განმავლობაში და ადრე არსებული სტანდარტები (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) მოიცავდა ამ ატრიბუტს. მაგალითად, GOST 6.30-97 ამის შესახებ თქვა შემდეგი:

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

GOST 6.30-97 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტების მომზადების მოთხოვნები“ (შესწორებულია რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო სტანდარტის 2000 წლის 21 იანვრის No9-ს დადგენილებით)

3.13. დოკუმენტის (საიდუმლო, კონფიდენციალური და ა.შ.) ხელმისაწვდომობის შემზღუდველი ბეჭედი დოკუმენტის პირველ ფურცელზე იდება ბრჭყალების გარეშე და შეიძლება დაემატოს კანონით გათვალისწინებული მონაცემებით სახელმწიფო საიდუმლოებასა და კონფიდენციალურ ინფორმაციას.

GOST R 7.0.97-2016-მა აღადგინა ეს ატრიბუტი იგივე სახელით - "დოკუმენტზე წვდომის შეზღუდვის ბეჭედი". მასში შედის შემზღუდველი წარწერა ("ოფიციალური გამოყენებისთვის", "კონფიდენციალური", " სავაჭრო საიდუმლო„ან ა.შ.), რომელსაც, როგორც სტანდარტში წერია, კანონის შესაბამისად შეიძლება დაემატოს დოკუმენტის ასლის ნომერი და სხვა ინფორმაცია. რუსეთის ფედერაცია. იხილეთ მაგალითები 2 და 17.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

მაგალითი 2

Collapse Show

ორგანიზაციაში გამოყენებული დაშვების შეზღუდვის შტამპების ტიპები უნდა შეესაბამებოდეს რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო და სხვა მარეგულირებელ სამართლებრივ აქტებს და უნდა იყოს გათვალისწინებული ორგანიზაციის ადგილობრივ რეგულაციებში.

აღსანიშნავია, რომ სახელწოდებასთან დაკავშირებით კანონმდებლობაში კონსენსუსი არ არსებობს ამ რეკვიზიტის. თუ კანონებში ამ ქონებას ეწოდება "ვულტი", მაშინ რუსეთის ფედერაციის მთავრობის დადგენილებაში მას "ნიშანი" ეწოდება. შესაბამისად, GOST R 7.0.97-2016 იყენებს საკანონმდებლო აქტებში გამოყენებულ ტერმინს.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

რუსეთის ფედერაციის კანონის მე-8 1993 წლის 21 ივლისის No5485-1 „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ რუსეთის ფედერაციის 1993 წლის 21 ივლისის No5485-1 კანონის მე-8 მუხლი „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“

დადგენილია სახელმწიფო საიდუმლოების შემადგენელი ინფორმაციის საიდუმლოების სამი ხარისხი და ამ ხარისხების შესაბამისი რხევებისაიდუმლოება მითითებული ინფორმაციის გადამტანებისთვის: „განსაკუთრებული მნიშვნელობის“, „საიდუმლო“ და „საიდუმლო“...

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

მუხლი 6 ფედერალური კანონი 2004 წლის 29 ივლისის No98-FZ „სავაჭრო საიდუმლოების შესახებ“

4. ამ მუხლის პირველი და მე-3 ნაწილებით განსაზღვრული ორგანოებისთვის მიწოდებული და სავაჭრო საიდუმლოების შემადგენელი ინფორმაციის შემცველი დოკუმენტები უნდა იყოს მარკირებული. ულვა"სავაჭრო საიდუმლოება" მისი მფლობელის მითითებით (იურიდიული პირებისთვის - სრული სახელი და ადგილმდებარეობა, ინდივიდუალური მეწარმეებისთვის - ინდმეწარმე მოქალაქის გვარი, სახელი, პატრონიმი და საცხოვრებელი ადგილი).

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 1994 წლის 3 ნოემბრის ბრძანებულება No1233 „რეგლამენტის დამტკიცების შესახებ შეზღუდული გავრცელების ოფიციალური ინფორმაციის გამოყენების წესის შესახებ. ფედერალური ორგანოებიაღმასრულებელი ხელისუფლება, უფლებამოსილი ორგანოატომური ენერგიის გამოყენების მართვა და უფლებამოსილი ორგანო კოსმოსური საქმიანობისთვის“

2.1. დამაგრების საჭიროება შენიშვნები„ოფიციალური გამოყენებისთვის“ დოკუმენტებსა და პუბლიკაციებზე, რომლებიც შეიცავს შეზღუდული გავრცელების საკუთრების ინფორმაციას, განსაზღვრავს შემსრულებელი და ოფიციალური ხელმომწერი ან დოკუმენტის დამტკიცება. მითითებული ნიშანი და ასლის ნომერი დატანილია დოკუმენტის პირველი გვერდის ზედა მარჯვენა კუთხეში, პუბლიკაციის ყდასა და სათაურ ფურცელზე, აგრეთვე ასეთი დოკუმენტების სამოტივაციო წერილის პირველ გვერდზე.

ამ დეტალის გამოყენებისას გასათვალისწინებელია, რომ კანონმდებლობამ შეიძლება დააწესოს დამატებითი მოთხოვნები მის რეგისტრაციაზე. მაგალითად, კანონი სავაჭრო საიდუმლოების შესახებ ადგენს, რომ სახელმწიფო ორგანოებსა და ადგილობრივ თვითმმართველობებში დოკუმენტების წარდგენისას შტამპთან „სავაჭრო საიდუმლოება“ მიეთითება იურიდიული პირის ან გვარის სრული სახელი და ადგილმდებარეობა, სახელი, პატრონიმი. ინდივიდუალური მეწარმედა მისი საცხოვრებელი ადგილი.

კიდევ ერთი ახალი საყრდენი - "ელექტრონული ხელმოწერის ნიშანი"(ნომერი 23 GOST R 7.0.97-2016-ში) - გამოიყენება ელექტრონული ხელმოწერის ვიზუალიზაციისთვის ელექტრონულ დოკუმენტში. ეს ნიშანი ასევე გათვალისწინებული იყო რუსეთის ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროსა და რუსეთის უშიშროების ფედერალური სამსახურის 2015 წლის 27 მაისის No186/258 ბრძანებით „ორგანიზაციული და ტექნიკური ურთიერთქმედების მოთხოვნების დამტკიცების შესახებ. სამთავრობო სააგენტოებიდა სამთავრობო ორგანიზაციებიდოკუმენტების ელექტრონული ფორმით გაცვლის გზით.“.

ვიზუალიზაციისას ელექტრონული დოკუმენტიმონიტორის ეკრანზე ან ქაღალდზე, ეს ნიშანი რეპროდუცირებულია პროგრამული უზრუნველყოფით იმ ადგილას, სადაც დაიდო თანამდებობის პირის ხელნაწერი ხელმოწერა, თუ დოკუმენტი შედგენილი იქნებოდა ქაღალდზე.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

გასათვალისწინებელია, რომ ეს ნიშანი გენერირდება პროგრამული უზრუნველყოფის საშუალებით და არ ცვლის ელექტრონულ ხელმოწერას, არამედ ემსახურება მხოლოდ მის ვიზუალიზაციას.

რამდენიმე ატრიბუტის გაერთიანება ერთში და ერთი ატრიბუტის ორად დაყოფა

ჩვენ ვაჩვენებთ, რაც აირია ცხრილში:

GOST R 6.30-2003 მოიცავდა მხოლოდ ორ დეტალს: « ეროვნული ემბლემა RF"და "რუსეთის ფედერაციის სუბიექტის გერბი"თუმცა ადგილობრივი ხელისუფლებაასევე უფლება აქვს ჰქონდეს საკუთარი ოფიციალური სიმბოლოები (გერბები, ჰერალდიკური ნიშნები).

გარდა ამისა, გერბების გამოსახულების გაერთიანება ერთ რეკვიზიტში გამართლებულია იმით, რომ დასახელებული გერბებიდან მხოლოდ ერთის გამოსახულება შეიძლება იყოს რეპროდუცირებული ერთ დოკუმენტში. იგი მოთავსებულია ორგანიზაციის - დოკუმენტის ავტორის მითითების ზემოთ, ფურცლის ზედა კიდიდან 10 მმ მანძილზე.

განზოგადებული რეკვიზიტი „ორგანიზაციის ემბლემა ან სავაჭრო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი)“ ძველი GOST R 6.30-2003-დან ახალ სტანდარტში იყოფა ორ რეკვიზიტად: "ემბლემა"და "სასაქონლო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი)".ლოგოებისა და სავაჭრო ნიშნების გამოყენებას განსხვავებული მიზნები აქვს და რეგულირდება სხვადასხვა კანონებით.

ემბლემის გამოსახულება, გერბის მსგავსად, მოთავსებულია ორგანიზაციის ზემოთ დოკუმენტის ფორმის ზედა ველის შუაში - დოკუმენტის ავტორი ფურცლის ზედა კიდიდან 10 მმ მანძილზე. სასაქონლო ნიშნის (მომსახურების ნიშნის) გამოსახულების რეპროდუცირება შესაძლებელია ანალოგიურად ან მარცხნივ, ორგანიზაციის სახელის დონეზე - დოკუმენტის ავტორი (ნებადართულია მარცხენა ზღვრის ნაწილის აღება).

ცვლილებები დოკუმენტის დეტალების დიზაინში

დოკუმენტის დეტალების მომზადების წესები მოცემულია ახალი სტანდარტის მე-5 ნაწილში. აქ ცვლილებები მინიმალურია, რადგან სტანდარტის ყოველი ახალი გამოცემის შემუშავებისას მთავარი ამოცანაა წინა სტანდარტთან უწყვეტობის შენარჩუნება, ახალ სტანდარტში მხოლოდ იმ ცვლილებების შეტანა, რომლებიც ნამდვილად აქტუალურია დოკუმენტაციის პრაქტიკისთვის. ყველაზე მნიშვნელოვანი შემდეგია:

1. პიროვნების ინიციალების მიმაგრება „ადრესატი“ ატრიბუტში ერთგვაროვნებამდე მივიდა.შეგახსენებთ, რომ GOST R 6.30-2003-ის მიხედვით, ოფიციალური პირისთვის დოკუმენტის მიმართვისას გვარის წინ უნდა განთავსდეს ინიციალები, ხოლო ფიზიკური პირის მიმართვისას გვარის შემდეგ. შეიქმნა GOST R 7.0.97-2016 ერთი წესი: იმისდა მიუხედავად, ვის მიმართა დოკუმენტი (თანამდებობის პირს თუ ინდივიდს), ინიციალები იდება გვარის შემდეგ.იხილეთ მაგალითები 3 და 4.

დოკუმენტის ტექსტში, როდესაც ადამიანი მოიხსენიება, მისი ინიციალები ასევე ყოველთვის მითითებულია გვარის შემდეგ, ეს ნათქვამია ახალი სტანდარტის 5.18 პუნქტში, რომელიც ადგენს მოთხოვნებს დოკუმენტების ტექსტებზე.

მაგალითი 3

Collapse Show

მაგალითი 4

Collapse Show

2. „ადრესატის“ მონაცემების რეგისტრაციის წესს ავსებს დებულება, რომ თანამდებობის პირის გვარამდე ნებადართულია გამოყენება. აბრევიატურა "ბატონი"(ბატონო), თუ ადრესატი მამაკაცია, ან "ქალბატონი"(ქალბატონო) თუ ადრესატი ქალია.

მაგალითი 5

Collapse Show

მაგალითი 6

Collapse Show

3. „ადრესატი“ ატრიბუტის დიზაინში ახალი ელემენტია მითითება ელექტრონული ფოსტის მისამართები ან ტელეფონის/ფაქსის ნომრები,თუ წერილი იგზავნება მხოლოდ ელექტრონული ფოსტით ან ფაქსით (ფოსტით მიწოდების გარეშე).

მაგალითი 7

Collapse Show

მაგალითი 8

Collapse Show

4. ახალი სტანდარტის 5.18 პუნქტში (რომელიც საუბრობს ტექსტის შედგენის ძირითად წესებზე) გამოჩნდა რამდენიმე ახალი დებულება.

ჯერ ერთი, ენების შესახებ, რომლებზეც შესაძლებელია დოკუმენტების შედგენახელისუფლებასა და ორგანიზაციებში. ეს:

• რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ენა ან
• რუსეთის ფედერაციის ფარგლებში არსებული რესპუბლიკების სახელმწიფო ენა (ენები) ამ რესპუბლიკების კანონმდებლობის შესაბამისად.

Მეორეც, თუ თქვენ მიერ შედგენილი დოკუმენტი გამოქვეყნებულია სხვაზე დაყრდნობით, მაშინ მისი დეტალები უნდა იყოს წარმოდგენილი– იხილეთ შესაბამისი საკანონმდებლო ან სხვა მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტი, ადრე გამოცემული ადმინისტრაციული დოკუმენტი. ეს პრაქტიკა დიდი ხანია არსებობს, უბრალოდ, ეს დებულება ახლა დაემატა ახალ GOST-ს ოპერატიული დოკუმენტაციის რეგისტრაციისთვის.

მესამე, GOST R 7.0.97-2016 ითვალისწინებს ტექსტებში გამოყენების შესაძლებლობას ეტიკეტის ფრაზები.ეს დებულება ძირითადად ეხება საქმიან წერილებს, ორგანიზაციის შიდა მიმოწერას (ანგარიშები, მემორანდუმი და ა.შ.).

სტანდარტი, კერძოდ, ადგენს, რომ ბიზნეს (ოფიციალურ) წერილებში შეიძლება გამოყენებულ იქნას შემდეგი:

• გახსნის მისამართი:
• ძვირფასო ბატონო თავმჯდომარევ!
• ძვირფასო ბატონო გუბერნატორო!
• ძვირფასო ბატონო პროხოროვ!
• ძვირფასო ქალბატონო ზახაროვა!
• ძვირფასო ნიკოლაი პეტროვიჩ!
• ძვირფასო ოლგა ნიკოლაევნა!
• Ბატონებო!

გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ თანამდებობის მიხედვით მიმართვისას პოზიციის დასახელება იწერება დიდი ასოებით, ხოლო გვარით მიმართვისას არ არის მითითებული პირის ინიციალები.

• ბოლო ეტიკეტის ფრაზა:
• პატივისცემით,…

Collapse Show

ნატალია სარაევა,გამომცემლობა "ბიზნეს არსენალის" ექსპერტი

GOST R 7.0.97-2016-მა დაადგინა ეტიკეტის ჩარჩოს გამოყენება, როდესაც "პატივისცემა" ორჯერ არის ნაჩვენები დოკუმენტში - ეს საკმაოდ გავრცელებული პრაქტიკაა.

მაგრამ ახალი სტანდარტის 5.18 პუნქტის ყურადღებით წაკითხვა ცხადყოფს, რომ როგორც შესავალი მისამართი ტექსტის დასაწყისში სიტყვით „ძვირფასო“, ასევე ბოლო ფრაზა ხელმოწერის გვერდით იგივე სიტყვით „შეიძლება გამოყენებულ იქნას“. ანუ მათი ერთდროულად გამოყენების მოთხოვნა არ არის. მაშასადამე, თუ საკმარისად მიგაჩნიათ ერთხელ (წერილის დასაწყისში ან ბოლოს) პატივცემული ადამიანის გამოძახება, მაშინ ეს სავსებით საკმარისი იქნება.

ეტიკეტის ფრაზების გამოყენების სპეციფიკური წესები დადგენილია ორგანიზაციის ოფისის მართვის ინსტრუქციებით.

5. „აპლიკაციის ნიშნის“ დეტალების რეგისტრაციის წესს დაემატა ელექტრონული საშუალების (CD, USB ფლეშ დრაივი და ა.შ.) მითითების შესაძლებლობა, თუ ეს არის აპლიკაცია.

მაგალითი 9

Collapse Show

ხოლო ამ საშუალებებზე ჩაწერილი დოკუმენტების შემადგენლობა და ფაილების დასახელება აუცილებლად უნდა იყოს მითითებული ჩანართზე (კონვერტზე), რომელშიც ის არის განთავსებული.

6. „ხელმოწერის“ რეკვიზიტის რეგისტრაცია (რეკვიზიტი 22 GOST R 7.0.97-2016-ის მიხედვით) ზოგადად ეფუძნება GOST R 6.30-2003 წესებს. თუმცა, არის ინოვაცია: „როდესაც დოკუმენტს ხელს აწერს მოვალეობის შემსრულებელი პირიმენეჯერს, ბრძანების (ინსტრუქციის) შესაბამისად დგება ხელმოწერა თანამდებობის პირის სტატუსის მითითებით.“. შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც შემოკლებული, ასევე სრული მართლწერა:

მაგალითი 10

Collapse Show

მაგალითი 11

Collapse Show

მენეჯერის დროებით არყოფნის შემთხვევაში ხელმოწერის უფლების მქონე პირის მიერ დოკუმენტზე ხელმოწერისას, თანამდებობის დასახელებისა და უკვე მომზადებული და შეთანხმებული დოკუმენტის პროექტის გვარის ჩანაწერის შესწორება ხდება ხელით. ან შესაბამისი მარკების გამოყენებით. დაუშვებელია ხელმოწერაში პირის თანამდებობის დასახელების წინ ხაზის ან წარწერის დადება, თუ დოკუმენტს ხელს აწერს სხვა თანამდებობის პირი.

7. დაზუსტებულია რეგისტრაციის წესები შენიშვნები განცხადების შესახებ ადმინისტრაციულ დოკუმენტებზე დანართების შესახებ(განკარგულებები, გადაწყვეტილებები, ბრძანებები, მითითებები), თუ განაცხადი არისმარეგულირებელი სამართლებრივი აქტი თუ სხვა ამ ადმინისტრაციული დოკუმენტით დამტკიცებული დოკუმენტი.ახალი GOST-ის მიხედვით, განაცხადის პირველი ფურცელი შეიცავს შემდეგს:

• შენიშვნა განაცხადის შესახებ (ადმინისტრაციული დოკუმენტის მითითების გარეშე);
• დამტკიცების ბეჭედი, რომელშიც მითითებულია ადმინისტრაციული დოკუმენტის მონაცემები, რომლითაც ხდება განაცხადის დოკუმენტის დამტკიცება (ამგვარად, მისი დეტალების დუბლირება არ ხდება).

მაგალითი 12

Collapse Show

8. დამატებულია ახალი ელემენტები რეკვიზიტები „ნიშანი შემსრულებლის შესახებ“.როგორც ადრე, აქ მითითებულია შემსრულებლის გვარი, სახელი, პატრონიმი, მისი ტელეფონის ნომერი, ახლა კი აქ შეგიძლიათ დაამატოთ პოზიციის დასახელება, სტრუქტურული ერთეული და ელექტრონული მისამართიშემსრულებელი.მხატვრის ნიშნის კონკრეტული დიზაინის ვარიანტი განისაზღვრება ადგილობრივით რეგულაციებიორგანიზაციები საოფისე მუშაობისთვის (ორგანიზაციების უმეტესობისთვის ეს არის ინსტრუქცია საოფისე მუშაობისთვის).

მაგალითი 13

Collapse Show

შენიშვნა მხატვრის შესახებ შეიძლება შეიქმნას ქვედა კოლონტიტულის სახით და დაიბეჭდოს უფრო მცირე შრიფტით, ვიდრე დოკუმენტის ძირითადი ტექსტი.

9. დიზაინის წესები შენიშვნები ასლის დამოწმების შესახებდაემატა ახალი დებულება: თუ ასლი გაიცემა სხვა ორგანიზაციაში წარსადგენად, ამ ნიშანს ემატება ჩანაწერი იმ დოკუმენტის შენახვის ადგილის შესახებ, საიდანაც შედგენილია ასლი და დამოწმებულია ორგანიზაციის ბეჭდით.

მაგალითი 14

Collapse Show

ეს წესები დადგენილია სსრკ უმაღლესი საბჭოს პრეზიდიუმის 1983 წლის 4 აგვისტოს No9779-X ბრძანებულებით „საწარმოების, დაწესებულებებისა და ორგანიზაციების მიერ მოქალაქეთა უფლებებთან დაკავშირებული დოკუმენტების ასლების გაცემისა და დამოწმების წესის შესახებ. ”, მაგრამ აისახა მხოლოდ GOST R 7.0.97-2016 ტექსტში.

დოკუმენტის ფორმები

რიგი ახალი დეტალების შემოღებასთან და ზოგიერთის გამორიცხვასთან დაკავშირებით, ცვლილებები შევიდა დოკუმენტის ფორმების დეტალების შემადგენლობაში, რაც ასახულია ახალი სტანდარტის დანართ B-ში (დეტალების განლაგების დიაგრამა) და დანართ B-ში. რომელშიც წარმოდგენილია საბუთების ფორმების ნიმუშები. უცვლელი დარჩა ფორმების სახეობების შემადგენლობა (ზოგადი, ასო და კონკრეტული ტიპის დოკუმენტი), ასევე მათი დიზაინის წესები.

„ენის“ თემა, რომელიც დაიწყო 5.18 პუნქტში დოკუმენტის ტექსტის შესახებ, განმეორდა 6.8 პუნქტში ფორმების შესახებ:

დოკუმენტის ფრაგმენტი

Collapse Show

GOST R 7.0.97-2016 „ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. მოთხოვნები დოკუმენტის მომზადებისთვის"

6.8.რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულების სამთავრობო ორგანოებსა და ორგანიზაციებში,რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ენად რუსულ ენასთან ერთად, რუსეთის ფედერაციის ფარგლებში არსებული რესპუბლიკების სახელმწიფო ენის (სახელმწიფო ენების), რუსულ ენაზე საბუთების ფორმების და რუსეთის ფედერაციის ფარგლებში არსებული რესპუბლიკების სახელმწიფო ენის (ენების) გამოყენებით. ფედერაცია გამოიყენება:

კუთხე (ფორმის დეტალები განთავსებულია იმავე დონეზე: რუსულად - მარცხნივ, რუსეთის ფედერაციის რესპუბლიკების სახელმწიფო ენაზე (ენებზე) - მარჯვნივ) ან

ყურადღება მიაქციეთ ახალი GOST-ის 6.8 პუნქტის მეორე პუნქტს, სადაც გამოჩნდა დებულება, რომელიც არ იყო 2003 წლის სტანდარტში, მაგრამ რომელიც იყო 1990 და 1997 წლის სტანდარტებში. ეს ნიშნავს, რომ უცხოელ კორესპონდენტებთან მიმოწერისთვის გამოიყენება ფორმა, სადაც "მარცხნივ სვეტი რუსულ ენაზე" ემატება "მარჯვენა სვეტს" ნებისმიერ უცხო ენაზე. იმათ. ეს ისევ ორენოვანი ფორმა იქნება.

მაგალითი 16

Collapse Show

ასე რომ, ჩვენ მივეცით ზოგადი მახასიათებლებიახალი სტანდარტი - GOST R 7.0.97-2016, რომელიც ადგენს მოთხოვნებს დოკუმენტების მომზადებისთვის და მიღებულია GOST R 6.30-2003-ის შესაცვლელად, და ასევე განიხილება ახალი სტანდარტით შემოღებული დოკუმენტების მომზადებაში ძირითადი ცვლილებები. ცვლილებების ამ იდენტიფიცირებული სიის გავლის შემდეგ, შეგიძლიათ გადაწყვიტოთ, რომელ ახალ პროდუქტებს განახორციელებთ საკუთარ ქვეყანაში. მაშინ ეს მაინც უნდა აისახოს თქვენს ოფისის სამუშაო ინსტრუქციებში (ან სხვა LNA) და დოკუმენტების შაბლონების პარამეტრებში EDMS-ში.

GOST R 7.0.97-2016 შინაარსის ანალიზი მიუთითებს, რომ დეტალების შემადგენლობისა და მათი დიზაინის წესების ცვლილების მიუხედავად, ზოგადად, ახალი სტანდარტის უწყვეტობა ძველ GOST R 6.30-2003-თან, მოქმედებს. 2018 წლის 1 ივლისამდე შენარჩუნებულია.სტანდარტში სიახლეები განპირობებულია, უპირველეს ყოვლისა, საინფორმაციო და დოკუმენტაციის სფეროში კანონმდებლობის ცვლილებით, ასევე დოკუმენტებთან მუშაობის პრაქტიკაში გამოყენებული საინფორმაციო ტექნოლოგიებით.

და ბოლოს, ჩვენ მოგაწვდით სრულად შესრულებული დოკუმენტის ნიმუშს ახალი სტანდარტის "სტილში" - ასო სტრუქტურული ერთეულის ბლანკზე დაშვების შეზღუდვის ბეჭდით.

მაგალითი 17

Collapse Show