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비즈니스 편지를 작성하는 방법. 비즈니스 서신 수행 규칙. 비즈니스 서신 서식을 지정합니다. 비즈니스 서신 작성 규칙

GOST R 7.0.82013에 따르면 "정보, 도서관 및 출판. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의 "수취인"은 문서 수신자에 대한 정보가 포함된 문서 세부정보입니다(67항).

"수취인" 필수 항목은 비즈니스 서신, 내부 정보 및 참고 문서(보고서, 메모, 명세서 등)에 사용됩니다.

"수취인" 세부정보에는 다음이 포함됩니다.

  • 수취인 이름(서신 수신자)
  • 우편 주소또는 전화 팩스 번호, 이메일 주소.

편지 수신자는 다음과 같습니다.

  • 공무원/여러 공무원;
  • 조직;
  • 조직의 구조 단위;
  • 조직 그룹;
  • 개인.

수신인 - 공식

GOST R 6.30-2003에 따르면 이니셜은 성 앞에 쓰여집니다. 공식적인. 편지가 전송되면 정부 기관의 장에게, 직위, 성명에 조직의 이름이 포함됩니다. 대소문자로 표시되며 이니셜은 성 앞에 기록됩니다.

편지에 주소가 적혀 있는 경우 매니저에게 상업 조직 , 조직 이름이 위치에 포함되어 조직 및 법적 형식(전체 또는 약어 형식)을 나타내며 성 앞에 이니셜이 기록됩니다.

편지에 주소가 적혀 있는 경우 부국장, 직위에는 조직명이 포함됩니다. 성은 대소문자로 표시됩니다.

문서의 수신인이 다음인 경우 감독자 구조 단위 , 먼저 명목상의 경우 조직의 이름이 표시된 다음 기본의 경우 구조 단위를 나타내는 개인의 직위 이름이 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

새로운 GOST의 5.15항에 따르면:

  • 공무원에게 편지를 보낼 때 이니셜은 성 뒤에 표시됩니다.
  • 성 앞에는 수취인이 남성인 경우 "Mr."(Mrs.)라는 약어를 사용할 수 있으며, 수취인이 여성인 경우에는 "Ms."(Mrs.)를 사용할 수 있습니다.

수신인 - 조직

편지가 조직에 전달되는 경우 해당 이름 (전체 또는 약어)이 명목 사례에 표시됩니다.

조직에 편지를 보낼 때 전체 이름이나 약칭을 표시하십시오. 예:

발신인이 조직의 책임자, 성, 이니셜을 모르는 경우 조직에 주소를 지정하는 것이 사용됩니다.

수취인 - 구조 부문

문서는 조직의 구조 단위로 전달될 수 있습니다. 일반적으로 편지가 다루는 문제에 대한 고려가 구조 단위의 권한 내에 있는 경우 이러한 해결 방법이 가능합니다.

문서를 조직의 구조 단위로 지정할 때 조직 이름은 아래 "수취인" 필수 항목의 명목 사례에 표시됩니다. 예를 들어 명목 사례의 구조 단위 이름은 다음과 같습니다.

GOST R 7.0.97-2016은 무엇을 변경합니까?아무것도 아님.

수신인 - 개인

개인과 통신할 때 "수취인" 세부정보를 등록하는 것은 고유한 특성을 갖습니다. 먼저, 여격으로 성을 표시한 다음 이니셜, 우편 주소를 표시합니다.

GOST R 7.0.97-2016은 무엇을 변경합니까?아무것도 아님.

수신인 - 여러 조직
또는 구조적 분할

비즈니스 서신에는 여러 명의 수신인이 있을 수 있습니다. GOST R 6.30-2003은 여러 동종 조직 또는 한 조직의 여러 구조 부서에 편지를 보낼 때 수취인의 일반화 된 형식 지정 방법을 설정합니다. 여기에는 소품을 디자인하는 데 두 가지 옵션이 있습니다.

옵션 1: "수취인" 속성 자체에 여러 수취인을 나타냅니다.이 디자인 옵션은 편지가 조직이나 공무원(주 수신인)에게 전달될 때 사용되며 정보를 위해 다른 여러 조직이나 공무원에게 전달됩니다.

주소 지정은 각 기관/조직 또는 조직의 구조 단위에 대한 "수취인" 세부 정보 목록으로 오른쪽 상단에 평소와 같이 공식화됩니다.

이 경우 수신인의 총합은 4인을 초과할 수 없습니다.

모든 수취인은 문서 자체에 작성되며 두 번째, 세 번째 및 네 번째 수취인 앞에 "복사"라는 단어가 표시되지 않습니다.

이 경우 편지의 모든 인쇄 사본은 원본으로 서명됩니다. 각 사본은 우편 주소가 적힌 별도의 봉투에 봉인됩니다. 특정 조직또는 구조적 분할.

옵션 2: 일반적으로 수취인을 나타냅니다.동일한 유형의 조직 그룹(조직의 수장)이나 한 조직의 구조 부서(지점, 대표 사무소 등)에 문서를 보내는 경우:

수신자가 4명을 초과하는 경우 특정 수신자와 주소를 나타내는 편지 발송을 위한 추가 목록(메일링 리스트)이 작성됩니다. 이에 대한 참고 사항은 "수취인" 속성에 기록되어 있습니다.

편지 메일링 리스트에 대해 승인된 양식이 없습니다. 시트의 형태는 조직의 사무실 관리 지침에서 정할 수 있습니다. 실제로 메일링 시트는 별도의 시트로 전송된 "수취인" 속성입니다. 즉, 해당 내용이 이 속성과 일치해야 함을 의미합니다. "수취인" 세부정보에는 조직 이름, 직위, 이니셜 및 성의 세 가지 정보 블록이 포함됩니다. 편지의 메일링 리스트에서는 동일한 정보 블록을 재현하지만 시트의 오른쪽이 아닌 한 줄에 배치합니다. 데이터를 테이블 형식으로 정렬할 수도 있습니다. 수신자의 순서는 임의적일 수 있지만 알파벳순으로 정렬하는 것이 좋습니다.

발신 문자 번호 및 날짜에 대한 정보는 등록 후 입력됩니다(예 1).

여러 명의 수신자 그룹에게 보낸 모든 편지에는 하나의 발신 메일이 있습니다. 등록 번호, 모든 문자의 수신 번호는 다릅니다.

GOST R 7.0.97-2016은 무엇을 변경합니까?아무것도 아님.

양식에 "수취인" 세부정보 기재

"수취인" 세부정보는 문서의 오른쪽 상단(각진 세부정보가 있는 양식) 또는 양식 세부정보 아래 오른쪽(세로 세부정보가 있는 양식)에 있습니다. "수취인" 필수 항목의 위치는 GOST R 6.30-2003의 부록 B에 나와 있습니다.

  • 모서리 세부정보가 있는 양식 - 예 2;
  • 세부 사항이 세로로 배열된 양식 - 예 3.

GOST R 7.0.97-2016은 무엇을 변경합니까?아무것도 아님. "수취인" 속성은 동일한 위치에 유지됩니다.

기술적 문제

  • "Addressee" 소품의 요소는 간격으로 구분되어야 합니까?

"수취인" 세부정보는 일반적으로 여러 줄로 구성됩니다.

조항 6.1에서 방법론적 권장사항 GOST R 6.30-2003(Rosarkhiv 승인) 구현 시 여러 줄로 구성된 문서의 세부 정보가 한 줄 간격으로 인쇄된다고 합니다. "수취인", "문서 승인 스탬프", "신청서 존재 표시", "문서 승인 스탬프" 세부 사항의 구성 요소는 1.5-2 줄 간격으로 서로 분리됩니다.

유사한 규칙이 섹션 3의 새로운 GOST R 7.0.97-2016에 포함되어 있으며 문서 작성에 대한 일반 요구 사항을 설정합니다. “여러 줄의 세부 사항은 한 줄 간격으로 인쇄되고 세부 사항의 구성 요소 부분은 추가 간격으로 구분됩니다. ":

  • "수취인" 속성을 정렬하는 방법은 무엇입니까?

여러 줄 속성 "수취인"은 속성이 차지하는 영역의 왼쪽 경계선을 따라 정렬되거나 가장 긴 줄을 기준으로 중앙에 정렬되도록 설계되었습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

주소는 읽기 쉽게 작성해야 합니다.

수령인의 주소는 물품 오른쪽 하단에 기재해주셔야 합니다. 보내는 사람의 주소는 왼쪽 상단에 있습니다.

주소는 다음을 나타냅니다.

  • 수령인의 전체 이름(“성 이름 후원” 형식) 또는 조직 이름(약칭 또는 전체)
  • 거리명, 집 호수, 아파트 호수
  • 이름 합의
  • 지구, 지역, 지역 또는 공화국의 이름
  • 국가의 이름
  • 사서함 번호(사용 가능한 경우)(“PO Box 15” 형식)
  • 예시에 따른 우편번호:

우표는 봉투, 엽서 또는 패키지의 주소면 오른쪽 상단에 부착되어야 합니다. 이 코너가 비어 있으면 스탬프를 조금 더 낮게 배치하세요.

때로는 우표가 봉투나 카드에 직접 인쇄될 수도 있습니다.

봉투에 문자 A를 적용하면 추가 우표를 붙이지 않고도 최대 20g의 간단한 편지를 러시아 내로 보낼 수 있습니다.

봉투에 인쇄됨문자 D를 사용하면 보낼 수 있습니다 주문한 편지추가 우표를 붙이지 않고도 러시아 전역에서 최대 20g의 무게를 낼 수 있습니다.

엽서에 인쇄됨편지 B를 사용하면 추가 우표를 추가하지 않고도 이 엽서를 러시아 전역으로 보낼 수 있습니다.

필요한 금액만큼 우표를 추가하면 A, B, D 문자가 적힌 엽서와 봉투를 해외로 보낼 수 있습니다.

비즈니스 세계의 첫 번째 접촉은 서면 통신, 즉 비즈니스 서신으로 시작되는 경우가 많습니다. 하지만 예절을 지키지 않고 쓴 경우 사업용 편지, 간신히 설정된 연락처가 중단될 수 있으며 고객이나 비즈니스 파트너를 잃게 됩니다. 따라서 귀하는 개인적으로나 회사 전체에 대해 호의적인 인상을 주는 데 도움이 되는 비즈니스 서신을 작성하는 것이 얼마나 중요한지 누구에게도 설득할 필요가 없을 것입니다.

기본 규칙 비즈니스 서신. 현대적인 형태서신은 150여년 전에 시작되었습니다. 그들의 고국은 비즈니스 서신 작성 규칙이 처음 도입된 영국이라는 것이 일반적으로 인정됩니다.

서신 수행에 대한 일반 규칙

1. 비즈니스 파트너에게 편지를 쓰기 전에 다음 사항을 이해해야 합니다.

편지의 종류(커버레터, 주문서, 통지서, 독촉서, 발표서, 거절서, 보증서등.);

귀하의 서신에 대한 응답이 예상됩니까(예: 프리젠테이션 서한과 같이 서신에 대한 응답을 기대하지 않는 경우 조건이 있습니다).

편지의 내용을 수취인이 명확하게 이해할 수 있습니까? 서신 문제와 관련하여 모호함이 남습니까?

우편으로 보낸 편지가 정시에 도착할 것이라고 확신하십니까(그렇지 않은 경우 텔레팩스, DHL 서비스를 이용하거나 인터넷을 통해 편지를 보내는 것이 좋습니다).

2. 편지의 어조는 항상 정확해야 합니다.

3. 부정확성, 모호함, 전문용어의 과도한 사용을 피하고 어휘를 신중하게 선택해야 합니다. 편지의 내용은 이해하기 쉬워야 합니다.

4. 비즈니스 서신은 귀하가 대리하는 조직의 레터헤드에만 작성되어야 합니다. 왜냐하면 모습 레터헤드- 이것은 일종의 명함귀하의 회사인 경우, 공식 양식의 디자인은 특별한 주의를 기울여 다루어야 합니다. 편지 형식이 격식을 차릴수록 편지의 어조도 격식을 갖춰야 합니다.

서류를 준비할 때 활용하는 것이 좋습니다. 텍스트 에디터 마이크로 소프트 워드(Microsoft Corporation의 소프트웨어 제품) Times New Roman Cyr 글꼴 크기 No. 12(표 형식 자료 디자인용), 13, 14, 15, Times DL 크기 No. 12, 13, 14를 1-2 간격으로 사용합니다.

업무서신 작성시 페이지 번호는 페이지 오른쪽 하단에 배치되며, 기타 작성시 페이지 번호는 페이지 오른쪽 하단에 배치됩니다. 비즈니스 문서- 시트의 상단 여백 중앙에 있습니다.

글자 자체의 내용을 A4 형식의 경우 1.5~2줄 간격으로 인쇄하고, A5 이하의 작은 형식의 경우 1줄 간격으로 인쇄하는 것을 권장합니다. 여러 줄로 구성된 문서 세부 정보(텍스트 제외)는 한 줄 간격으로 인쇄됩니다.

서면 요청은 접수 후 10일 이내에 응답해야 합니다.

팩스로 수신된 메시지의 경우 이메일, 주말을 제외하고 48시간 이내에 응답해야 합니다.

러시아에서 비즈니스 서신 작성 규칙

러시아에서는 공식 양식 발행이 규제됩니다. 규제 문서그리고 우선 GOST 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항."

GOST 세트 2 표준 형식문서 양식 – A4(210 x 297mm) 및 A5(148 x 210mm). 양식에 작성되거나 양식에 작성되지 않은 문서의 각 시트에는 왼쪽 여백이 20mm 이상이어야 합니다. 10mm - 오른쪽; 20mm - 상단; 20mm - 더 낮습니다.

문서 준비에 대한 이러한 요구 사항은 고정되어 있습니다. 러시아 법률, 그러나 저자는 외국 파트너에게 비즈니스 서신을 작성할 때 이를 사용할 것을 권장합니다.

통신원과의 친밀도에 따라 주소는 "Dear + 성(이름, 부칭)" 또는 "Dear + 이름 및 부칭(이름)"이라는 단어로 시작될 수 있습니다. “친애하는”, “선생님”, “부인”, “부국장”, “부서장” 등과 같은 단어. 어떠한 경우에도 단축되어서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 수령인은 귀하가 그를 별로 존경하지 않는다고 생각할 권리가 있습니다. 그리고 편지는 여러분의 협조에 대한 감사의 말로 끝나야 합니다. 그런 다음 귀하의 서명 앞에 "존중합니다, ..."또는 "진심으로 귀하의 것입니다 ..."라는 표현이 배치됩니다.

공식 편지에서 자신을 "귀하"라고 부르는 것은 용납되지 않습니다. 비록 인생에서 당신과 이 사람이 사업상뿐만 아니라 우호적인 관계에도 불구하고 말입니다.

일반적으로 비즈니스 또는 공식 편지는 몇 가지 일반적인 구조 요소로 구성됩니다.

1. 제목 영역.
왼쪽 서신의 이 부분에는 조직 이름, 우편 주소 및 기타 세부 사항, 발신 문서로 서신의 등록 번호 및 등록 날짜를 나타내는 조직의 코너 스탬프가 있습니다. 공식 서한이 응답 서한인 경우 해당 서신이 어떤 문서에 응답했는지 여기에 표시됩니다.
수취인의 세부정보는 헤더 오른쪽에 표시됩니다.

아래에 코너 스탬프문서 텍스트의 제목이 배치됩니다. 헤더의 언어 구조는 다음과 같습니다.

ü 전치사 "O" + 명사. 전치사의 경우: "자동차 공급에 관하여";

ü "정보"+ 명사 문제에 대해. 전치사의 경우 : "예비 부품 공급 문제";

ü 관련 + 명사 속격의 경우: "구매 주문에 관하여" 등.

2. 편지의 실제 텍스트. 편지 본문 디자인의 주요 특징은 다음과 같습니다.

ü 서비스 편지의 텍스트는 원칙적으로 하나의 문제 또는 관련이 있는 경우 몇 가지 질문그리고 에서 고려될 것입니다 하나의 구조 단위받는 조직.

ü 편지의 텍스트는 원칙적으로 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째 부분은 서한을 작성하는 이유, 근거 또는 타당성을 설명하고 서신 작성의 기초가 되는 문서에 대한 링크를 제공합니다. 두 번째 부분은 단락으로 시작하여 결론, 제안, 요청, 결정 등을 포함합니다.

비즈니스 서신의 구조

1. 파견단체명

3. 편지를 쓴 날짜.

4. 편지 수령인의 주소.

5. 특정인의 표시

6. 개회식 주소

7. 편지의 일반적인 내용 표시, 즉 편지 제목.

8. 편지의 본문.

9. 공손함의 최종 공식.

10. 서명.

11. 신청의 표시.

비즈니스 편지를 쓸 때 러시아 파트너몇 가지 규칙을 더 기억해 두는 것이 좋습니다..

문서가 전달되는 사람의 위치는 기본 사례에 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

CEO에게
OJSC "알파 비즈니스"
V.A. 프로호로프

JSC "베타 홀딩"
수석 회계사
V.M. 이바노프

"Mr.", "Ms."라는 약어를 사용하는 경우 응답자의 성을 먼저 쓰고 그 뒤에 이니셜을 적습니다.

문서에는 4명 이상의 수신인이 포함될 수 없습니다. 두 번째, 세 번째, 네 번째 수취인 앞에는 "복사"라는 단어가 표시되지 않습니다. 수신자가 더 많은 경우 문서 배포 목록이 생성됩니다.

어떤 조직에 편지를 보낼 때 그 이름과 우편 주소를 차례로 기재하십시오.

문서를 보낼 때 개인에게수취인의 성과 이니셜을 기재하고 우편 주소를 기재하십시오.

편지 본문에 명시된 첨부 파일이 있음을 나타내는 메모가 발행됩니다. 다음과 같은 방법으로:

신청: 5리터용. 2부로 .

편지에 본문에 이름이 지정되지 않은 첨부 파일이 있으면 이름, 시트 수 및 사본 수를 표시하십시오. 여러 응용 프로그램이 있는 경우 번호가 매겨집니다. 예:

신청서가 제본된 경우에는 매수가 표시되지 않습니다.

신청서가 문서에 지정된 모든 주소로 전송되지 않으면 가용성에 대한 메모가 다음과 같이 작성됩니다.

신청: 3리터용. 5부로. 첫 번째 주소로만.

"서명" 세부 정보에는 문서에 서명한 사람의 직위가 포함됩니다(문서가 레터헤드에 작성되지 않은 경우 전체, 문서가 회사의 공식 레터헤드에 작성된 경우 축약됨). 개인 서명; 서명(이니셜, 성)의 암호 해독, 예:

교육

새로운 GOST R 7.0.97-2016은 2018년 7월 1일부터 발효되었습니다. 2016년 12월에 승인된 원본과 비교하여 변경된 내용을 설명하겠습니다. 조직 및 관리 문서 준비 시 변경 사항에 대한 기성 분석을 사용하십시오. 표시된 세부 사항, 제거된 항목, 나머지 작성 규칙에서 변경된 사항(상당히 많은 조정 사항이 있음). 이렇게 하면 작업에 어떤 혁신을 도입해야 하는지 더 쉽게 평가할 수 있습니다.

적용 범위

2018년 7월 1일에 새로운 국가 표준이 도입되었습니다. 조직 및 행정 문서 등록용– GOST R 7.0.97-2016 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 조직 및 관리 문서. 문서 요구 사항." GOST R 6.30-2003을 대체하기 위해 새로운 표준이 채택되었습니다.“통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항."

쇼 축소

GOST R 7.0.97-2016은 2016년 12월 8일 No. 2004-st의 Rosstandart 명령에 의해 승인되었으며 표준의 최초 구현일은 2017년 7월 1일이었습니다.

2017년 5월 25일 No. 435-st의 Rosstandart 명령에 따라 국가 표준 GOST R 7.0.97-2016의 시행 날짜가 2018년 7월 1일로 1년 연기되었습니다. 양도 이유는 독점 글꼴 표준의 3.3항에 언급되어 있기 때문입니다. 이 글꼴은 해당 라이센스를 구매한 경우에만 사용할 수 있습니다. 즉, 비자유 글꼴로 분류되었습니다. 소프트웨어. 표준에 원래 명명된 글꼴(Times New Roman No. 13, 14; Arial No. 12, 13; Verdana No. 12, 13; Calibri No. 14)에 대한 저작권은 외국 소유자에게 있습니다.

연방법“정보에 관한 것, 정보 기술정보 보호에 관한 정보"는 생성 및 유지 관리를 제공합니다. 통합 레지스터전자 컴퓨터 및 데이터베이스용 러시아어 프로그램. 동시에 러시아 연방 정부는 외국에서 만들어진 전자 컴퓨터 및 데이터베이스 프로그램의 승인에 대한 금지가 도입되었습니다.당국에서 사용하기 위해 국가 권력장기와 지방 정부, 그리고 전환 계획 승인 2016~2018년 연방 행정부 및 주 추가 예산 자금 국내 사무용 소프트웨어를 사용합니다.

이와 관련하여 Rosstandart는 GOST R 7.0.97-2016의 개정안 1호를 승인했습니다. 표준의 3.3항에 대한 설명 새로운 에디션:

"3.3. 문서를 작성하려면 무료로 제공되는 무료 글꼴을 사용해야 합니다.

테이블을 컴파일할 때 더 작은 글꼴 크기를 사용할 수 있습니다.”

GOST R 7.0.97-2016 2002년 이후 도입된 다른 국가 표준과 마찬가지로 자발적으로 적용. 국가 표준의 자발적인 적용은 표준화의 가장 중요한 원칙 중 하나입니다. 실제로 이는 다음을 의미합니다.

  • 조직은 국가 표준을 적용할지 여부를 독립적으로 결정합니다. 국가 표준을 적용하기로 결정하면 국가 표준은 규범 문서의 성격을 갖게 됩니다.
  • 원칙적으로 표준을 적용하지 않은 것에 대한 행정적 책임은 없습니다.

물론, 표준을 사용하면 다음과 같은 이점이 있다는 점을 고려해야 합니다.

  • 표준 적용이 경제적으로 정당합니다.
  • 서로 다른 조직의 문서를 통해 서로 상호 작용할 때 발생할 수 있는 문제를 제거할 수 있습니다.
  • 표준을 적용하면 문서 작업 문화가 개선됩니다.

모든 표준은 항상 모범 사례를 기반으로 하며, 표준은 항상 표준화 대상과 관련하여 특정 기간 동안 가장 최적의 결정(규칙, 규범, 요구 사항)을 설정합니다. 또한 GOST에 따른 문서 실행은 사법 증거로서 문서의 법적 중요성을 보장합니다. 법원은 그 과정에서 문서를 검토할 때 표준 조항에 따라 설계 관점에서 문서를 평가합니다.

이 표준은 어느 정도 조직 및 관리 문서 준비에 참여하는 모든 사람을 대상으로 하며 다음과 같습니다.

  • 계약자는 문서 처리에 대해 간단하고 이해하기 쉬운 규칙을 받습니다.
  • 관리자는 수행자의 문서 실행 정확성을 평가하는 도구를받습니다.
  • 사무실 관리 서비스는 문서 준비 품질을 평가하는 도구를 받습니다.

확립된 관행에 따르면 문서 처리 표준의 적용은 주로 사무 지침에 문서 요구 사항을 설정하는 현지 규정(이하 LNA라고 함)에 해당 조항을 포함하여 조직에서 수행됩니다. 표준 도입과 관련하여 조직(문서 작업 구성을 담당하는 작업자)이 직면한 주요 임무는 문서 작성 규칙이 포함된 LNA를 GOST R 7.0.97-의 조항을 준수하도록 하는 것입니다. 2016.

GOST R 7.0.97-2016으로 대체된 GOST R 6.30-2003과 비교하여 새 표준의 이름과 번호가 약간 변경되었습니다.

표준 이름의 변경은 다음과 같은 사실로 인해 발생합니다. 새로운 표준 USORD(Unified System of Organizational and Administrative Documentation)와 엄격한 연결이 없습니다.새로운 표준은 제목이나 섹션 1 “범위”에서 이 시스템을 언급하지 않습니다. GOST R 6.30-2003에 따라 표준 요구 사항은 섹션 02 "조직 및 관리 문서의 통합 시스템"에 포함된 문서에만 적용됩니다. 전 러시아 분류기관리 문서(OKUD). USORD는 1993년 이후 유지되지 않았고 섹션 02 OKUD에는 아주 작은 부분만 포함되어 있기 때문입니다. 통일된 형태조직 및 관리 문서, GOST R 7.0.97-2016은 USORD와 관련이 없으며 다음을 포함하여 모든 조직 및 관리 문서에 적용됩니다. OKUD에 포함됩니다.섹션 1 "범위"에 제공되고 표준이 적용되는 조직 및 관리 문서 목록, 닫혀 있지 않고 오히려 설명적인 성격을 띠고 있습니다.

표준 번호의 변경은 GOST R 6.30-2003을 통과한 Gosstandart의 기술 위원회(TC)가 청산되었기 때문에 발생했습니다. 이에 정보, 도서관, 출판 표준 시스템(SIBID)을 담당하는 로스스탄다르트(Rosstandart)의 TC 191에서 표준을 개정하기로 결정했다. 이러한 이유로 새로운 GOST는 다른 번호를 가지며 다른 표준 클래스에 포함됩니다.

GOST R 7.0.97-2016에는 다음 섹션이 포함되어 있습니다.

1 사용 영역;

3. 일반적인 요구 사항에게 문서 작성;

4. 서류의 세부사항

5. 서류내용의 등록

6. 서류양식

  • 응용 프로그램(참조):
    • "문서 제목 페이지의 세부정보 위치"
    • B “문서 세부정보 레이아웃”;
    • "문서 양식 샘플"에서.

GOST R 7.0.97-2016에는 2개의 "표준 참조"와 3개의 "문서 생성을 위한 일반 요구 사항"이라는 두 개의 새로운 섹션과 문서 제목 페이지 형식의 새로운 응용 프로그램이 하나 있습니다.

  • GOST R 7.0.8 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의';
  • GOST R ISO 15489-1 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 문서 관리. 일반적인 요구 사항".

표준의 완전히 새로운 섹션은 다음과 같습니다. 섹션 3 "문서 작성을 위한 일반 요구 사항",문서 작성과 관련된 조항(글꼴, 간격, 서식 요소, 페이지 번호 매기기 등)을 명시합니다. 이 섹션의 주요 조항은 다음과 같습니다.

  • 문서는 종이와 문서로 작성할 수 있습니다. 전자 양식준수하여 정해진 규칙서류;
  • 문서의 두 번째 및 후속 페이지에 번호가 매겨져 있습니다 (페이지 번호는 시트의 상단 가장자리에서 최소 10mm 떨어진 문서의 상단 여백 중앙에 배치됩니다).
  • 앞면에 문서를 생성하는 것이 허용됩니다. 뒷면잎;
  • 문서 텍스트의 단락 들여쓰기는 1.25cm입니다.
  • 문서 텍스트는 1~1.5줄 간격으로 인쇄되고, 여러 줄의 세부 정보는 1줄 간격으로 인쇄됩니다.
  • 문서 텍스트는 시트 너비에 맞춰 정렬됩니다(문서의 왼쪽 및 오른쪽 여백 경계를 따라).
  • 세부 정보 "수취인", "텍스트 제목" 또는 "서명"뿐만 아니라 굵은 글꼴로 된 개별 텍스트 조각도 강조 표시할 수 있습니다.

표준의 새로운 부속서(부속서 A)는 다음을 정의합니다. 문서 제목 페이지의 세부 정보 구성 및 배열 순서.제목 페이지는 일반적으로 조직 및 법적 문서 시스템(규칙, 규정, 지침, 규정, 표준 등)과 관련된 여러 페이지의 문서를 준비할 때뿐만 아니라 프로그램, 계획, 보고서, 등등 P.

문서 세부 사항 및 실행 규칙 구성

이전 GOST와 새 GOST는 세부 사항 수에 차이가 없지만 구성에 변경 사항이 있습니다. 일부 세부 사항은 새 표준에 포함되지 않고 새로운 세부 사항이 있으며 편집 변경을 거친 세부 사항이 있습니다.

GOST R 7.0.97-2016에 포함되지 않은 세부정보

여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 조직 코드(이전 GOST R 6.30-2003에 따른 소품 04);
  • 주요 주 등록 번호( 오그른) 법인(GOST R 6.30-2003에 따른 필수사항 05);
  • 납세자식별번호/등록사유코드( 인/KPP) (GOST R 6.30-2003에 따른 필수 사항 06);
  • 식별자 전자 사본문서(GOST R 6.30-2003에 따른 필수 30).

여기에 나열된 세부 사항 중 처음 3개는 GOST R 6.30-2003에 따라 문자 형식으로 표시되었습니다. 새로운 표준에서는 독립적인 세부 사항의 상태를 잃었지만 실제로는 이미 세부사항 08 “기관에 대한 참고정보입니다.”따라서 문자 형식(세부 사항의 구성 및 위치) 측면에서는 아무것도 변경되지 않았습니다. 보다:

  • 세부 사항의 모서리 위치가 포함된 샘플 편지 양식이 포함된 새 GOST의 가장 가까운(다음 페이지) 조각
  • 새로운 GOST R 7.0.97-2016의 출시로 인해 조정할 필요가 없는 상업 조직을 위한 편지 양식이 포함된 예 1.

여기서는 이전 표준의 번호로 동일한 세부 사항을 표시했습니다.

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실시예 1

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세부 제외 사유 “문서의 전자 사본 식별자”(GOST R 6.30-2003에 따른 필수 30) – 실질적인 중요성의 상실. 안에 현대적인 상황시스템을 사용할 때 전자문서관리(이하 EDMS라 함) 문서는 EDMS에 포함되며(예를 들어 종이원본을 스캔한 형태로) 이 문서의 전자카드에 주요 내용이 기술되어 있다. 그런 다음 해당 항목을 사용하여 그를 찾을 수 있습니다. EDMS 적용 조건에서는 추가 문서 식별자를 사용할 필요가 없습니다.

GOST R 7.0.97-2016에 포함된 세부정보(새 세부정보)

그 중에는:

  • 구조 단위의 이름 - 문서 작성자(GOST R 7.0.97-2016에 따른 필수 06)
  • 개인의 직위 이름 - 문서 작성자(GOST R 7.0.97-2016에 따른 필수 07)
  • 문서에 대한 접근을 제한하기 위한 스탬프(GOST R 7.0.97-2016에 따른 필수 조건 14)
  • 에 대해 표시하다 전자 서명(GOST R 7.0.97-2016에 따른 필수 사항 23).

포함 구조 단위의 이름과 사람의 위치,새로운 GOST의 별도 세부 사항으로 문서를 발행한 사람은 이 정보가 실제로 구조적 분할 및 공무원 형태의 문서 형식으로 사용된다는 사실에 기인합니다. 이전 GOST에서는 이러한 양식을 생성할 수 있는 가능성을 제공했지만 해당 세부 정보는 제공하지 않았습니다. 실제로 새로운 GOST는 그들에게 정의를 회복했습니다. 부록에 제공된 양식의 예를 아래 표준과 비교하십시오.

GOST R 7.0.97-2016에서는 속성 14를 도입했습니다. "문서 접근 제한 스탬프"문서의 첫 번째 시트(초안 문서, 자기 소개서문서에) 법률에 따라 접근이 제한된 정보가 문서에 포함되어 있는 경우 상단 필드 테두리에 표시됩니다. 기밀 정보가 포함된 문서에 이러한 제한 표시를 사용하는 것은 새로운 관행이 아닙니다. 이러한 기밀 표시(마크, 스탬프)는 수십 년 동안 사용되어 왔으며 이전의 기존 표준(GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97)에는 이 속성이 포함되었습니다. 예를 들어 GOST 6.30-97은 이에 대해 다음과 같이 말했습니다.

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GOST 6.30-97 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"(2000년 1월 21일자 9-st 러시아 연방 국가 표준 결의로 개정됨)

3.13. 문서(비밀, 기밀 등)에 대한 접근을 제한하는 스탬프는 문서의 첫 번째 장에 따옴표 없이 표시되며 국가기밀 및 기밀정보로 분류된 정보에 대해 법률에서 제공하는 데이터를 보완할 수 있습니다.

GOST R 7.0.97-2016은 "문서 액세스 제한 스탬프"라는 동일한 이름으로 이 속성을 복원했습니다. 여기에는 제한적인 비문(“공식 용도”, “기밀”, “ 영업비밀"등), 표준에 명시된 바와 같이 법률에 따라 문서의 사본 번호 및 기타 정보를 보완할 수 있습니다. 러시아 연방. 예제 2와 17을 참조하세요.

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실시예 2

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조직에서 사용되는 접근 제한 스탬프의 유형은 러시아 연방의 입법 및 기타 규제 법적 행위를 준수해야 하며 조직의 현지 규정에 명시되어야 합니다.

이름에 관한 법률에는 합의가 없다는 점에 유의해야합니다. 이 필수품 중. 법률에서 이 재산을 "독수리"라고 부르는 경우 러시아 연방 정부 법령에서는 이를 "마크"라고 합니다. 따라서 GOST R 7.0.97-2016은 입법 행위에 사용되는 용어를 사용합니다.

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1993년 7월 21일자 러시아 연방 법률 8조 5485-1 "국가 비밀" 1993년 7월 21일자 러시아 연방 법률 8조 5485-1 "국가 비밀"

국가기밀을 구성하는 정보의 비밀유지등급은 3단계로 정해져 있으며, 이 등급에 상응한다. 독수리지정된 정보의 전달자를 위한 비밀: "특별한 중요성", "일급 비밀" 및 "비밀"...

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제6조 연방법 2004년 7월 29일 No. 98-FZ "영업 비밀에 관한"

4. 이 조항의 1부와 3부에 명시된 기관에 제공되고 영업 비밀을 구성하는 정보를 포함하는 문서에는 표시가 있어야 합니다. 무자비한 사람소유자를 나타내는 "영업 비밀"(법인의 경우 - 성명 및 위치, 개인 기업가의 경우 - 성, 이름, 개인 기업가인 시민의 후원 및 거주지).

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1994년 11월 3일자 러시아 연방 정부 법령 No. 1233 “제한적으로 배포되는 공식 정보를 처리하는 절차에 관한 규정 승인 시 연방 기관임원 전원, 승인된 기관원자력 에너지 사용 관리 및 우주 활동에 대한 권한 있는 기관"

2.1. 부착의 필요성 노트제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서 및 출판물에 대한 "공식 사용"은 수행자와 공식 서명 또는 문서 승인에 의해 결정됩니다. 지정된 표시와 사본 번호는 문서의 첫 번째 페이지 오른쪽 상단, 출판물의 표지 및 제목 페이지, 해당 문서의 표지 첫 번째 페이지에 부착됩니다.

이 세부 정보를 사용할 때 법률에 따라 등록에 대한 추가 요구 사항이 설정될 수 있다는 점을 고려해야 합니다. 예를 들어, 영업 비밀에 관한 법률은 "영업 비밀" 스탬프와 함께 주 당국 및 지방 정부에 문서를 제출할 때 법인의 전체 이름과 위치 또는 성, 이름, 후원이 표시되도록 규정하고 있습니다. 개인 기업가그리고 그의 거주지.

또 다른 새로운 소품 - "전자서명마크"(GOST R 7.0.97-2016의 23번) – 전자 문서에서 전자 서명을 시각화하는 데 사용됩니다. 이 마크는 또한 2015년 5월 27일자 러시아 통신 및 매스커뮤니케이션부와 러시아 연방 보안국의 명령에 의해 제공되었습니다. No. 186/258 "조직 및 기술 상호 작용에 대한 요구 사항 승인 시" 정부 기관그리고 정부 기관전자 형태의 문서 교환을 통해.”

시각화할 때 전자문서모니터 화면이나 종이에 문서가 종이에 작성되었다면 공무원의 자필 서명이 부착되는 위치에 이 표시가 소프트웨어에 의해 재현됩니다.

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이 마크는 소프트웨어에 의해 생성되며 전자 서명을 대체하지 않고 이를 시각화하는 방법으로만 작동한다는 점을 명심해야 합니다.

여러 속성을 하나로 결합하고 하나의 속성을 두 개로 나누는 것

테이블에 섞인 내용이 표시됩니다.

GOST R 6.30-2003에는 두 가지 세부 정보만 포함되어 있습니다. « 국가의 상징 RF"그리고 "러시아 연방 주체의 문장", 하지만 지방 당국또한 자체 공식 상징(문장, 문장 기호)을 가질 권리가 있습니다.

또한, 문장 이미지를 하나의 필수 항목으로 결합하는 것은 하나의 문서에서 명명된 문장 중 하나만 재현할 수 있다는 사실에 의해 정당화됩니다. 시트 상단 가장자리에서 10mm 떨어진 문서 작성자인 조직 표시 위의 중앙에 배치됩니다.

새 표준의 기존 GOST R 6.30-2003에서 일반화된 필수 "조직 엠블럼 또는 상표(서비스 마크)"는 두 가지 필수 구성 요소로 구분되었습니다. "상징"그리고 "상표(서비스표)".로고와 상표의 사용은 다양한 목적으로 사용되며 다양한 법률의 적용을 받습니다.

문장과 같은 엠블럼 이미지는 조직 위 문서 양식의 상단 필드 중앙에 배치됩니다. 문서 작성자는 시트 상단 가장자리에서 10mm 떨어진 곳에 있습니다. 상표(서비스 표시)의 이미지는 유사한 방식으로 또는 문서 작성자인 조직 이름 수준의 왼쪽에 복제할 수 있습니다(왼쪽 여백의 일부를 캡처할 수 있음).

문서 세부 디자인 변경

문서 세부사항 준비에 대한 규칙은 새로운 표준의 섹션 5에 명시되어 있습니다. 표준의 각 새 버전을 개발할 때 주요 작업은 이전 표준과의 연속성을 유지하고 문서화 실무와 실제로 관련된 변경 사항만 새 표준에 도입하는 것이므로 변경 사항은 최소화됩니다. 가장 중요한 것은 다음과 같습니다.

1. '수취인' 속성에 개인 이니셜을 추가하는 방식이 통일되었습니다. GOST R 6.30-2003에 따르면 문서를 공무원에게 보낼 때는 성 앞에 이니셜을, 개인에게 말할 때는 성 뒤에 이니셜을 적어야 합니다. GOST R 7.0.97-2016 제정 단일 규칙: 문서가 누구(공무원 또는 개인)에게 전달되는지에 관계없이 이니셜은 성 뒤에 위치합니다.예제 3과 4를 참조하세요.

문서 텍스트에서 사람이 언급되면 그의 이니셜도 항상 성 뒤에 표시됩니다. 이는 문서 텍스트에 대한 요구 사항을 설정하는 새로운 표준의 5.18항에 명시되어 있습니다.

실시예 3

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실시예 4

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2. "수취인" 세부 정보 등록 규칙은 공무원의 성 앞에 사용이 허용되는 조항으로 보완됩니다. "미스터"의 약어(씨), 수취인이 남자라면, 또는 "부인"(부인) 수신인이 여성인 경우.

실시예 5

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실시예 6

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3. "수취인" 속성 디자인의 새로운 요소는 다음과 같습니다. 이메일 주소 또는 전화/팩스 번호,편지가 이메일이나 팩스로만 전송되는 경우(우편으로 전달되지 않음)

실시예 7

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실시예 8

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4. 새로운 표준의 단락 5.18(텍스트 초안 작성의 기본 규칙에 대해 설명)에는 몇 가지 새로운 조항이 등장했습니다.

첫째로, 문서를 작성할 수 있는 언어에 대해당국과 조직에서. 이것:

  • 러시아 연방의 국어 또는
  • 해당 공화국의 법률에 따라 러시아 연방 내 공화국의 국어(언어).

둘째, 작성 중인 문서가 다른 문서를 기반으로 출판된 경우 해당 세부 정보를 제공해야 합니다.– 관련 입법 또는 기타 규제 법률, 이전에 발행된 행정 문서를 참조하십시오. 이 관행은 오랫동안 존재해 왔으며 이제 운영 문서 등록을 위해 이 조항이 새로운 GOST에 추가되었습니다.

셋째, GOST R 7.0.97-2016은 텍스트에 사용할 가능성을 제공합니다. 에티켓 문구.이 조항은 주로 비즈니스 서한, 조직 내부 서신(보고서, 메모 등)에 적용됩니다.

특히 이 표준은 비즈니스(공식) 서한에서 다음이 사용될 수 있음을 규정합니다.

  • 개회사:
    • 친애하는 회장님!
    • 친애하는 주지사님!
    • 친애하는 Mr. Prokhorov!
    • 친애하는 Zakharova 부인!
    • 니콜라이 페트로비치님께!
    • 친애하는 Olga Nikolaevna!
    • 친애하는 선생님!

직위로 호칭하는 경우에는 직위명을 대문자로 기재하고, 성으로 호칭하는 경우에는 사람의 이니셜을 기재하지 않으므로 주의하시기 바랍니다.

  • 마지막 에티켓 문구:
    • 감사합니다, …

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나탈리아 사라예바,출판사 "Business Arsenal"의 전문가

GOST R 7.0.97-2016은 문서에 "존중"이 두 번 표시될 때 에티켓 프레임을 사용하도록 규정했습니다. 이는 상당히 일반적인 관행입니다.

그러나 새로운 표준의 5.18절을 주의 깊게 읽어 보면 텍스트 시작 부분에 "Dear"라는 단어가 있는 소개 주소와 동일한 단어가 "사용 가능"인 서명 옆의 마지막 문구가 모두 있음을 알 수 있습니다. 즉, 동시에 사용할 필요가 없습니다. 따라서 존경받는 사람에게 한 번 (편지의 시작 또는 끝에서) 전화하는 것으로 충분하다고 생각하면 이것으로 충분할 것입니다.

에티켓 문구 사용에 대한 특정 규칙은 조직의 사무실 관리 지침에 의해 설정됩니다.

5. "애플리케이션 마크" 세부사항 등록 규칙이 애플리케이션인 경우 전자 매체(CD, USB 플래시 드라이브 등)를 여기에 표시할 수 있는 기능으로 보완되었습니다.

실시예 9

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그리고 이 매체에 기록된 문서의 구성과 파일명을 해당 매체가 들어 있는 삽입물(봉투)에 표시해야 합니다.

6. "서명" 필수 조건(GOST R 7.0.97-2016에 따른 필수 조건 22)의 등록은 일반적으로 GOST R 6.30-2003의 규칙을 기반으로 합니다. 그러나 혁신이 있습니다. “업무를 수행하는 사람이 문서에 서명할 때관리자는 명령 (지시)에 따라 공무원의 상태를 나타내는 서명을 작성합니다.” 약어 및 전체 철자를 모두 사용할 수 있습니다.

실시예 10

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실시예 11

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관리자의 임시 부재 시 서명 권한이 있는 사람이 문서에 서명할 때 이미 작성 및 합의된 초안 문서의 직위 및 성의 사본을 수작업으로 수정하거나 적절한 도구를 사용하여 수정합니다. 우표. 문서에 다른 공무원이 서명한 경우 서명의 직위 이름 앞에 슬래시나 "for"라는 문구를 넣을 수 없습니다.

7. 등록 규정이 명확해졌습니다. 행정 문서 첨부 파일의 신청서에 대한 참고 사항(법령, 결정, 명령, 지시), 응용 프로그램이규제적 법적 행위 또는 기타 이 행정 문서에 의해 승인된 문서.새로운 GOST에 따르면 신청서의 첫 번째 시트에는 다음이 포함됩니다.

  • 신청서에 대한 참고 사항(관리 문서 참조 없음)
  • 신청서류를 승인한 행정문서의 데이터를 표시하는 승인스탬프(따라서 내용의 중복이 발생하지 않음)

실시예 12

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8. 새로운 요소 추가 소품 "연주자에 대한 표시".이전과 마찬가지로 출연자의 성, 이름, 후원, 전화 번호가 여기에 표시되지만 지금은 여기에 표시됩니다. 위치 이름, 구조 단위 및 이름을 추가할 수 있습니다. 이메일 주소수행자.아티스트 마크의 구체적인 디자인 옵션은 현지에 따라 결정됩니다. 규정사무용 조직(대부분의 조직에서 이는 사무용 지침입니다).

실시예 13

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작가에 대한 메모를 바닥글로 디자인하여 문서의 본문보다 작은 글꼴 크기로 인쇄할 수 있습니다.

9. 디자인 규칙 복사 인증에 대한 참고 사항새로운 조항으로 보완: 사본이 다른 조직에 제출하기 위해 발행되는 경우, 이 표시는 사본이 만들어진 문서의 저장 위치 기록으로 보완되고 조직의 직인으로 인증됩니다.

실시예 14

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이 규칙은 1983년 8월 4일자 소련 최고 소비에트 상임위원회 법령 No. 9779-X에 의해 제정되었습니다. “기업, 기관 및 조직의 권리와 관련된 문서 사본의 발급 및 인증 절차에 관한 것입니다. 시민”이지만 GOST R 7.0.97-2016 텍스트에만 반영되었습니다.

문서 양식

여러 가지 새로운 세부 사항이 도입되고 일부가 제외됨에 따라 문서 양식의 세부 구성이 변경되었으며 이는 새로운 표준의 부록 B(세부 사항 레이아웃) 및 부록 B에 반영됩니다. 문서양식 샘플을 제시합니다. 양식 유형(일반, 서신 및 특정 문서 유형)의 구성과 디자인 규칙은 변경되지 않았습니다.

문서 텍스트에 대한 단락 5.18에서 시작된 "언어" 주제는 형식에 대한 단락 6.8에서 반복되었습니다.

문서 조각

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GOST R 7.0.97-2016 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 조직 및 관리 문서. 서류작성요건'

6.8.러시아 연방 구성 기관의 정부 기관 및 조직에서는러시아 연방의 국어인 러시아어와 함께 러시아 연방 내 공화국의 국어(국어), 러시아어로 된 문서 양식 및 러시아 내 공화국의 국어(언어)를 사용합니다. 페더레이션이 사용됩니다:

코너(양식 세부 정보는 같은 수준에 있습니다: 러시아어 - 왼쪽, 러시아 연방 내 공화국의 국어(언어) - 오른쪽) 또는

2003 표준에는 없지만 1990 및 1997 표준에 있는 조항이 나타난 새 GOST 6.8절의 두 번째 단락에 주의하세요. 이는 외국 특파원과의 통신을 위해 "러시아어의 왼쪽 열"이 외국어의 "오른쪽 열"에 추가되는 양식이 사용됨을 의미합니다. 저것들. 이것은 다시 이중 언어 형식이 됩니다.

실시예 16

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그래서 우리는 주었다 일반적 특성새로운 표준 - GOST R 7.0.97-2016은 문서 준비에 대한 요구 사항을 설정하고 GOST R 6.30-2003을 대체하기 위해 채택되었으며 새 표준에 의해 도입된 문서 준비의 주요 변경 사항도 고려했습니다. 확인된 변경 사항 목록을 검토한 후 귀하의 국가에서 구현할 새로운 제품을 결정할 수 있습니다. 그런 다음 이는 Office 작업 지침(또는 기타 LNA) 및 EDMS의 문서 템플릿 설정에 반영되어야 합니다.

GOST R 7.0.97-2016의 내용 분석에 따르면 세부 구성 및 설계 규칙의 변경에도 불구하고 일반적으로 이전 GOST R 6.30-2003과의 새로운 표준의 연속성은 유효합니다. 2018년 7월 1일까지 유지됩니다. 표준의 혁신은 우선 정보 및 문서 분야의 법률 변경과 문서 작업에 사용되는 정보 기술로 인해 발생합니다.

결론적으로 우리는 새로운 표준의 "스타일"로 완전히 실행된 문서 샘플(액세스 제한 스탬프가 있는 구조 단위의 레터헤드에 있는 편지)을 제공할 것입니다.

실시예 17

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