Domowy biznes 

Przykład opisu procesu biznesowego. Sprawa. Jak samodzielnie opisać procesy biznesowe? Zmień zachowując esencję

Instrukcje

Pierwszym z nich jest trafne sformułowanie nazwy opisywanego procesu, która powinna być zrozumiała i odzwierciedlać ogólną istotę sekwencji działań składających się na proces. Przykładowo zamiast „Złożenie wniosku do produkcji i monitorowanie jego realizacji” wystarczy nazwać proces „Kontrolą produktu”. Drugą rzeczą jest prawidłowe rozbicie całego opisanego procesu na mniejsze („atomowe”) zadania lub funkcje podprocesów i określić kolejność ich wykonywania. Przy takim podziale opisywany proces będzie procesem na najwyższym poziomie. Poziom szczegółowości procesu najwyższego poziomu może się różnić, ale powinien być wystarczający, aby był zrozumiały dla odbiorców, którzy będą korzystać z Twojego opisu.

Istnieje kilka sposobów opisu procesu biznesowego. Najpopularniejszym z nich jest graficzny, użytkowy, wykonany w różnych zapisach (notacja to zbiór symboli mających coś oznaczać).
Najpopularniejszymi typami notacji do opisu procesów biznesowych są IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itp.
Jako przykład przyjrzyjmy się diagramowi wykonanemu w BPMN (Business Process Modeling Notation) przy użyciu narzędzia CASE PowerDesigner (rys. 1). Główne elementy na schemacie to:
1. „Proces” (funkcja) - prostokąt zaokrąglony w rogach;
2. „Przejście” – strzałka łącząca procesy;
3. „Rozwiązanie” – romb zawierający pytanie, na które można odpowiedzieć wyłącznie „Tak” lub „Nie”;
4. Warunki - wyrażenia tekstowe, w ramach których następuje przejście z funkcji do drugiej. Warunki są zawsze ujęte w nawiasy kwadratowe. Czasami warto podzielić swoje na „Tory” - sekcje pionowe lub poziome wskazujące działy przedsiębiorstwa lub pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie określonej funkcji. W takim przypadku funkcja ta musi znajdować się w jej sekcji. Oprócz wymienionych elementów może zawierać także listę danych wejściowych lub wyjściowych dla procesu, a także linki do zasad lub przepisów, według których wykonywana jest dana funkcja. Przykładowy opis procesu biznesowego „Kontrola produkcji produktu” pokazano na rys. 1. Łatwo zauważyć, że diagram ten jest bardzo podobny do schematu algorytmu rozwiązania problemu.

Graficzny opis procesu można także uzupełnić tekstowym opisem jego funkcji-podprocesów w formie tabeli zawierającej następujące kolumny: nazwa procesu, dział (właściciel procesu), opis procesu, wynik realizacji procesu. Przykład takiego opisu pokazano na rys. 2. Jeśli spodziewana jest dalsza optymalizacja opisywanego procesu biznesowego, można dodać do tabeli kolejną kolumnę opisującą trudności lub niedociągnięcia realizowanych procesów. ten moment funkcje-podprocesy.

Pomocna rada

Zawsze przestrzegaj zasad wybranego zapisu graficznego do opisu procesów biznesowych.

Źródła:

  • M. Rybakow. Optymalizacja procesów biznesowych.
  • jak stworzyć proces biznesowy

Proces jako zjawisko jest zmianą jakościową zachodzącą w obiekcie obserwacji przez pewien czas. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem opisu należy wskazać obiekt i okres obserwacji.

Instrukcje

Najpierw trzeba opisać istotę procesu, czyli zmianę jakościową, którą obserwujesz. Na przykład zapalił się, spalił, zgasł (istotą zdarzenia jest proces spalania). Zmiana może być widoczna z zewnątrz (cała zapałka zamieniła się w pręt), struktura obiektu, system połączeń może się zmieniać w zależności od tego, co dokładnie śledzisz. W każdym razie przy opisywaniu zmiany trzeba będzie dodatkowo wskazać czas i prędkość (np. zapałka paliła się przez 20 sekund, prędkość zwęglania wynosiła 2 milimetry na sekundę). Czasami dodaje się do tego cechę procesu, taką jak „cykliczność” (obserwowana zmiana zachodzi jednorazowo lub okresowo).

Pokazawszy istotę zmiany, zwykle przystępują do opisu procesu jako ciągu „stanów”.

Podstawą procesu biznesowego, podobnie jak istota samego biznesu, jest optymalizacja działań, tak aby zyski były maksymalizowane. Aby osiągnąć korzyści finansowe, konieczne jest stosowanie skutecznych metod, rozsądnych i logicznych systemów oraz sekwencji tworzenia i promowania wartości, na którą popyt na rynku będzie dość duży. Zasięg najlepszy wynik jest to możliwe, jeśli zastosujesz aktualne typy procesów biznesowych. Jednak trudności często zaczynają się, gdy wszystkie główne procesy zostały już w pełni sformalizowane, ale firma musi zaktualizować swoje podejście do pracy. Nie powinieneś zatrzymywać się w obliczu trudności: ważne jest, aby stale pracować nad aktualizacją działań biznesowych i ulepszaniem składających się na nie etapów. Tylko wykorzystanie skorelowanych obszarów działalności przedsiębiorstwa z finansowymi procesami biznesowymi pozwoli osiągnąć najlepszy wynik.

Kształtowanie nowych wartości

Istota procesu biznesowego, fundamentalnego dla każdej firmy, polega na tym, że powstaje produkt, jest on promowany wśród zainteresowanych odbiorców i wspierany poprzez obsługę posprzedażową. Ideą takiej pracy jest tworzenie wartości, która jest ważna dla klienta. W tym przypadku wartość można obliczyć jako stosunek korzyści uzyskanych dzięki obiektowi do kosztów związanych z uzyskaniem do niego dostępu.

Kiedy dana osoba otrzymuje do swojej dyspozycji usługę lub produkt, ocenia, ile pieniędzy go to kosztowało, ile czasu spędził, a także inne zasoby, jeśli takie istnieją. Tak naprawdę wartości te są wymieniane na usługę lub produkt. Optymalizacja struktury procesu biznesowego ma na celu zmniejszenie kosztów i wyrzeczeń po stronie klienta. Jednocześnie zarządzanie takimi procesami i uwzględnianie informacji uzyskanych w drodze informacji zwrotnej powinno, jeśli zostanie wykonane prawidłowo, prowadzić do wzrostu wartości. Efektywność przedsiębiorstwa (na podstawie której można ocenić narzędzia procesów biznesowych) można obliczyć porównując, o ile mniej zasobów potrzebuje obecnie klient, aby otrzymać usługę, niż miało to miejsce wcześniej.

Dostawa i wartość dla klienta

Opisany przykład procesu biznesowego, obejmującego wytwarzanie produktu, jego sprzedaż i obsługę, można podzielić na sekwencje niższego poziomu, które uwzględniają każdy z punktów osobno. Takie zagnieżdżone kategorie są ważne dla zrozumienia logiki pracy firmy, to dzięki nim następuje optymalizacja działalność gospodarcza przedsiębiorstwa.

Jednym z elementów niezwykle ważnych dla firmy jest łańcuch dostaw. Na przykład proces biznesowy można ustrukturyzować jako sekwencję pozyskiwania materiału, procesu produkcyjnego i dystrybucji towarów przygotowanych do sprzedaży w całej sieci. Biorąc pod uwagę powyższe staje się jasne, że dostawy to nie tylko przewóz określonych towarów, ale także element kształtujący wartość produktów i usług dla klienta końcowego. W przypadku tego procesu biznesowego etapy muszą zostać zoptymalizowane poprzez inteligentne podejście z zakresu logistyki, co pomaga zsynchronizować wszystkie ogniwa w sekwencji.

Czy to takie proste?

Jednocześnie wartość produktu dla klienta kształtuje się także poprzez zdolność przedsiębiorcy do wyjaśnienia opinii publicznej, dlaczego kupujący potrzebuje jego produktu. Na przykład ten proces biznesowy również nie jest tak prosty, jak się wydaje, można go podzielić na kilka kolejnych etapów. Przy realizacji będziesz potrzebować pomocy marketera, który potrafi sformułować pomysły na kampanię, która przyciągnie uwagę w taki sposób, aby u potencjalnego odbiorcy wykształcić pozytywną wizję marki.

Prawidłowa realizacja wszystkich podanych jako przykład procesów biznesowych pozwala zmaksymalizować zysk organizacji, zwiększyć efektywność działań biznesowych, a także poprawić pozycję firmy na tle konkurencji. Trzeba zrozumieć, że „wejście na ścieżkę” poprzedzone jest kalkulacją kosztów, które będą towarzyszyć realizacji planu. Firma musi posiadać zasoby, opracować system zarządzania procesami biznesowymi, dostosowując się do najnowsze wymagania rynku, poszerzyć możliwości.

Okazja jest kluczem

Dwie różne organizacje dysponujące w przybliżeniu tymi samymi zasobami mogą wytwarzać zupełnie różne produkty, nawet jeśli procesy biznesowe w firmach mają pewne podobieństwa. Wynika to z możliwości, jakie posiada osoba prawna. Termin ten jest zwykle rozumiany jako zdolność przedsiębiorcy do zrozumienia, jak usprawnić zarządzanie procesami biznesowymi, poprawić jakość produktu i zminimalizować koszty produkcji, zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów. Pomaga to organizacji wyróżnić się na rynku, pomimo dużej liczby konkurencyjnych firm.

Im więcej możliwości ma firma, tym zwykle lepsze jest zarządzanie i zarządzanie. procesy logistyczne, co tworzy cykl: przemyślana kontrola i przemieszczanie stanowisk zapewniają dobre warunki wyjściowe do rozpoznawania i wdrażania nowych możliwości i usprawnień w celu optymalizacji działań biznesowych.

Najważniejsze cechy

Modelując procesy biznesowe uwzględniające dostawę i tworzenie wartości dla kupującego, szczególną uwagę zwraca się na możliwość stworzenia takiego produktu, jakiego potrzebuje klient. Specjaliści przedsiębiorstwa muszą tworzyć unikalne przedmioty, które mają cechy odpowiadające klientom. Aby to zrobić, trzeba przeanalizować rynek, zidentyfikować nie tylko aktualne trendy, ale także przewidzieć zmiany w najbliższej przyszłości, aby dać projektantom właściwą Specyfikacja techniczna. Wszelkie zmiany trzeba przyswajać „w locie”, tylko wtedy firma będzie wysoce konkurencyjna i dostosuje się do zmieniających się warunków bez strat dla siebie.

Aby modelować procesy biznesowe związane z analizą potrzeb klienta, można skorzystać z zautomatyzowanych narzędzi i systemów. Najczęściej informacje prezentowane są w formie wykresów i wykresów, co sprawia, że ​​dane są bardziej wizualne. Na podstawie tak ustrukturyzowanych informacji można całkiem trafnie stwierdzić, czego obecnie potrzebuje rynek, jakie panują trendy, na co będzie popyt jutro, nad czym należy zacząć pracę już dziś, aby znaleźć się „na szczycie fali” " w przyszłości.

Rozwój produktu

Można podać następujący opis procesu biznesowego rozwoju produktu: sformułowanie koncepcji, cykl produkcyjny, wydanie partii próbnej towaru. Stosowane są dwie możliwości realizacji łańcucha: elastyczna, tradycyjna. Różnią się one sposobem przechodzenia przez etapy rozwoju i są oceniane na podstawie liczby prototypów i pomysłów.

Pełniejszy opis procesu biznesowego jest następujący:

  • tworzenie koncepcji;
  • opracowanie rozwiązania projektowego;
  • prototypowanie;
  • produkcja;
  • Kampania marketingowa;
  • usługi.

Elastyczność przedsiębiorstwa

Sama koncepcja procesu biznesowego zakłada uporządkowanie działań związanych z produktem. Obecnie rynek jest dosłownie przepełniony systemy oprogramowania, pozwalając z wysoki poziom automatyzacja usystematyzuje pracę każdej firmy. Niemożliwe jest ustalenie prawidłowego procesu pracy, jeśli organizacja zatrudnia setki osób, które są zmuszone do wzajemnej interakcji. Jednocześnie nie da się odnieść sukcesu na rynku bez elastyczności.

Mówiąc o elastyczności w stosunku do osoba prawna, implikują zdolność przedsiębiorstwa do dostosowywania się do dramatycznych i nieprzewidywalnych zmian warunków rynkowych. Debugowanie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w taki sposób, aby przy zachowaniu wysokiej efektywności organizacja pozostała elastyczna, pozwoli na osiągnięcie sukcesu, jednocześnie wymagając dosłownie przeciwstawnych do siebie środków. Zatem wydajność jest najwyższa, jeśli wszystkie procesy są jasno, dokładnie i niezmiennie ustalone przez zautomatyzowany system, ale negatywnie wpływa to na elastyczność. Dzieje się tak również w drugą stronę. Najbardziej nowoczesne szkoły Twórcy biznesu w naszych czasach wypracowują właściwe podejścia, które pozwolą nam znaleźć „złoty środek”, gdy firma, zachowując elastyczność, będzie mogła rozpocząć efektywną działalność biznesową. Wiadomo jednak, że można to osiągnąć zmieniając procesy, a kształtując strukturę przedsiębiorstwa, trzeba uwzględnić taką możliwość.

Zmień zachowując esencję

Jak wynika z definicji, proces biznesowy to ciąg zdarzeń, w wyniku którego użytkownikowi zostaje zaoferowana usługa lub produkt. Aby zawsze mieć to, czego potrzebuje klient, trzeba przygotować się na transformację struktury firmy. Pod wieloma względami zależy to od zdolności każdego pracownika przedsiębiorstwa do ciągłej pracy nad rozwiązaniem określonego problemu. Konieczne jest, aby pracownicy byli świadomi przyczyn i konsekwencji wszystkiego, co wiąże się z działalnością organizacji. Ważne jest, aby pracownicy byli zainteresowani poprawą wyników operacyjnych, wtedy wspólnie będą szukać najskuteczniejszych podejść do zadania.

Jeśli dokonasz jakichś zmian w produkcie, może się to wiązać z dostosowaniem pracy dostawców i dystrybutorów, a klienci mogą zareagować inaczej niż dotychczas. Z jakiego powodu staje się dokładnie takie, jakie jest i jak zmieniają się wszystkie procesy związane z produktem? Personel musi pracować nad takimi kwestiami, poszerzając operacyjny poziom informacji, które menedżerowie następnie wykorzystują przy formułowaniu decyzji zarządczych. Rozwój przedsiębiorstwa w dużej mierze opiera się na umiejętności zorganizowania różnorodnej analizy, uwzględniającej aspekty interakcji łańcucha dostaw. Wdrożenie najlepszych pomysłów wpłynie jednocześnie na poprawę efektywności działań biznesowych i zwiększenie elastyczności firmy, wzmacniając jej pozycję na rynku.

Rynek wyznacza kierunek

Jeśli firma dąży do sukcesu, musi umieć dostosować procesy biznesowe tak, aby powstały produkt spełniał oczekiwania klientów i wymagania rynku. Trzeba zrozumieć, jakimi wartościami interesują się nabywcy, co pozwoli już na etapie tworzenia koncepcji umieścić w produkcie to, co potrzebne, który następnie trafi do masowej produkcji. Jednocześnie produkt lub usługa muszą być wykonane zgodnie z oczekiwaniami konsumenta, a błędy w podaniu wartości stają się wyznacznikiem niskiej jakości.

Wszelkie awarie należy zauważyć na czas i, jeśli to możliwe, podjąć działania zapobiegające ich wystąpieniu. Próbkowanie - jak najbardziej skuteczne narzędzie na tym etapie pracy. Tworzenie wartości jako proces dzieli się na etapy, każdy z nich jest mierzony, a następnie porównywane są wskaźniki dla wytworzonych produktów, co pozwala oszacować częstotliwość występowania wadliwego produktu. Jeśli wskaźniki mieszczą się w normalnych granicach, proces pracy jest odpowiedni, w przeciwnym razie należy pilnie poszukać przyczyny, a po jej wykryciu zaproponować pomysły na wyeliminowanie problemu. Aby zebrać maksimum danych o procesie, musisz użyć różne źródła. Są to oświadczenia, reklamacje pisane przez różnych klientów, partnerzy przekazujący opinie na temat produktu, wewnętrzne działy tworzące analitykę. Prawidłowa interpretacja otrzymanych informacji pomoże wygenerować działający pomysł na optymalizację i rozwój istniejących procesów biznesowych.

Czy uda się to wdrożyć?

Przedsiębiorstwo nie zawsze ma wystarczające zasoby, aby wdrożyć wymyśloną metodę usprawnienia procesu pracy. Ogólnie rzecz biorąc, dostosowania do działalności biznesowej i różnych operacji objętych procesami biznesowymi są zdeterminowane obecnością baza informacyjna, koncepcje, a także możliwości. Jeśli firma stara się zwiększyć swoje szanse na zdobycie nowych pozycji na rynku, to przełożenie teorii o usprawnieniu produkcji na rzeczywistość prawdopodobnie nie będzie stanowić problemu. W przypadku braku możliwości firma ma niewielkie szanse na ulepszenie produktu i zdobycie stabilniejszej pozycji oraz miłości klientów.

Aby jak najskuteczniej ustalić proces produkcyjny, aby mieć pewność, że masz możliwość realizacji swoich planów, musisz zrozumieć, jak obecnie działają wszystkie procesy w przedsiębiorstwie. Z pomocą przychodzą specjalne regulacje, metryki, dane o wskaźnikach, za pomocą których monitoruje się sytuację i analizuje wyniki. Powodzenia dotrzeć do przedsiębiorstw, które dysponują narzędziami informacyjnymi i zautomatyzowanymi systemami.

Równie ważny jest potencjał ludzki – wykwalifikowana kadra, która potrafi się zjednoczyć dla osiągnięcia swoich celów. Inny ważny punkt- efektywność. Gdy tylko stanie się jasne, że potrzebne są zmiany, należy je jak najszybciej zaplanować i wdrożyć oraz zmierzyć wynik operacji. W przeciwnym razie wydarzenie się spóźni i sytuacja albo nie zostanie uratowana, albo możliwe będzie zastosowanie nowych technik, które wciąż wymagają wynalezienia. Efektywność, spójność i maksymalna kontrola nad procesami biznesowymi pozwalają przedsiębiorstwu na zmiany przy jednoczesnym zajmowaniu stabilnej pozycji na rynku.

Dostawa jako proces biznesowy

W pewnym sensie to najwięcej jasny przykład proces biznesowy, na tyle obszerny, że jest ciekawy do rozważenia, a jednocześnie wiele jego etapów jest intuicyjnie zrozumiałych nawet dla początkującego przedsiębiorcy. Konieczne jest jasne zrozumienie, że debugowanie procesu biznesowego dostawy wysokiej jakości jest kluczem do zdolności firmy do konkurowania z rywalami na rynku. Łańcuch musi być odpowiednio zaprojektowany z uwzględnieniem obszaru, w którym firma oferuje usługi lub produkuje towary.

Zarządzanie logistyką to dostawa materiały eksploatacyjne, wytworzenie produktu, dystrybucję online i późniejszą obsługę zakupionego przez Klienta produktu. Główną ideą takiego procesu biznesowego jest zwiększenie efektywności działań biznesowych, przy czym produkt lub usługa musi w pełni odpowiadać oczekiwaniom klienta pod względem wartości stanowiska. Aby to osiągnąć, należy uporządkować dostawy i zapewnić jakość komunikacja wewnętrzna. Często konieczne jest przerobienie niektórych elementów łańcucha składającego się na proces biznesowy lub jego całkowita zmiana w celu poprawy efektywności pracy.

Gdzie zacząć?

Pierwszym etapem dostosowywania rozpatrywanego przykładowo procesu biznesowego jest praca nad topologią, która polega na identyfikacji głównych węzłów ciągu i określeniu ich parametrów. Wiele tutaj zależy od tego, na jaki rynek jest zorientowane przedsiębiorstwo i jakie cele stawia sobie kierownictwo organizacji. Należy zastanowić się, gdzie najbardziej opłaca się przechowywać zapasy, jak sformalizować procedury z nimi związane, a także opracować politykę transportową, dobrać kontrahentów, wyznaczyć trasy, schematy współpracy, które pomogą zoptymalizować proces.

Więc co powinienem zrobić?

Istnieją trzy główne strategie związane z pozyskiwaniem produktów. Pierwsza opcja polega na planowaniu procesy produkcji i w ramach takiej strategii oblicza się, ile zapasów jest potrzebnych i z wyprzedzeniem wprowadza się je do magazynu. Drugą opcją jest zakup bezpośrednio u dostawcy materiału w takiej ilości, jaka jest potrzebna do wytworzenia zamówionego przez klienta produktu.

Najbardziej zaawansowane podejście jest podejściem intelektualnym, które polega na połączeniu dwóch opisanych. Jeśli proces biznesowy w zakresie logistyki obejmuje właśnie to, wówczas w magazynach zawsze znajduje się stosunkowo niewielki zapas materiału, który nigdy nie spada do zera. Praca wymaga szybkiej i jednoznacznej reakcji wszystkich pracowników związanych z działem zaopatrzenia i zamówień, jednostkami łańcuch dostaw muszą być skoordynowane, naruszenia i niepowodzenia są niedopuszczalne. Bardzo wygodne jest wykorzystanie zautomatyzowanych systemów do realizacji procesu biznesowego. Dla wszystkich partnerów, których możesz utworzyć konta osobiste, strony, dzięki którym możesz monitorować aktualny stan prac. Takie podejście upraszcza zarządzanie procesami biznesowymi, kontrolę, a także zapewnia jasne zrozumienie strategii, którą kieruje się przedsiębiorstwo.

Podsumowując

Prawidłowa transformacja procesu biznesowego logistyki i dostaw pozwala na zwiększenie efektywności działań biznesowych, a produkt lepiej spełni oczekiwania konsumentów, co pozwoli mu zdobyć przyczółek na rynku. Oznacza to, że zrozumienie istoty procesów biznesowych jest naprawdę ważne dla każdego współczesnego przedsiębiorcy zainteresowanego rozwojem swojego biznesu.

Dla firmy proces opisu procesów biznesowych jest początkiem pracy nad optymalizacją działań i obiektywną oceną istniejącej sytuacji. Jak to zrobić sam, założyciel i Dyrektor generalny Firma „Drugi Plan”.

Gdzie zacząć

Aby podejść do samych procesów, należy najpierw zwrócić się do celów firmy i zejść do nich struktura organizacyjna. Rozmieszczenie głównych jednostek sterujących pomaga w przekazywaniu odpowiedzialności i delegowaniu odpowiedzialności, co znacznie ułatwia życie właścicielom firmy.

Wszystkie zmiany zachodzą po coś, więc kolejnym znaczącym, a raczej pierwszym krokiem w kierunku rozpoczęcia takiego wewnętrznego projektu, będzie określenie celów i założeń przyszłej pracy. I dopiero wtedy możemy przejść do procesów.

Każdy proces musi mieć głowę, dlatego wyznaczenie osób odpowiedzialnych, jeśli ich nie było, jest procedurą obowiązkową.

Rodzaje procesów biznesowych

Istnieje wiele możliwości klasyfikacji typów procesów biznesowych. W małych firmach radzę podzielić procesy biznesowe na trzy typy: operacyjne, zarządcze i wsparcia.

- DO operacyjny dotyczy wszystkiego, co robimy regularnie. Na tym opiera się życie naszej firmy - klienci, marketing, produkcja (towarów i usług), zaopatrzenie (prace biurowe, logistyka), administracja (AD, wyszukiwanie i selekcja personelu).

— Procesy kontrolne: zarządzanie strategiczne, zarządzanie zasobami ludzkimi (adaptacja, szkolenia i rozwój), zarządzanie produkcją, zarządzanie finansami, funkcja kontrolna i analiza wyników.

— Zwolennicy- jest to relacja z kontrahentami w celu obsługi Twoich zasobów i żądań według potrzeb w firmie (programista, księgowy, projektant, inni partnerzy firmy).

Jak opisywać procesy

Same mechanizmy opisu procesów biznesowych wyglądają następująco:

1. Podziel wszystkie swoje kierunki na 3 ramiona według rodzaju. Do wizualizacji lepiej jest skorzystać z usług tworzenia map.

2. Zidentyfikuj najważniejsze- takie, które przynoszą pieniądze lub bez których nie da się prowadzić pracy nad produkcją wyrobów firmy. Zasadniczo są to wszystkie procesy operacyjne i dodałbym także strategię od menedżerów do wstępnego przestudiowania i sformalizowania.

3. Przyjmuj wskazówki pojedynczo i dziel je na etapy.

Państwa firma zajmuje się wynajmem szeregu pomieszczeń w centrum handlowym na imprezy. imprezy rozrywkowe. Administrator centrum wyszukuje i pozyskuje nowe firmy 3 razy w tygodniu, aby na bieżąco zapełniać istniejącą przestrzeń. Akcja ma charakter powtarzalny, dlatego dzielimy ją na proces i dzielimy na etapy (wyszukiwanie firm, wysyłanie oferty, dzwonienie, uzgadnianie warunków, ustalanie harmonogramu).

4. Zapisz każdy krok zgodnie ze schematem:

nazwa kroku - czas trwania - wejście - wyjście - komentarze.

Wygodniej jest to zrobić w tabeli z kolejnymi kolumnami. Jeśli w proces zaangażowanych jest kilku pracowników o różnych funkcjach, lepiej podzielić górną linię pomiędzy wszystkich uczestników procesu. Umożliwi to ocenę obciążenia każdego.

Nasz administrator wykonuje szereg czynności, aby ukończyć każdy krok. Krok o nazwie „Wyszukiwanie firmy” trwa 60 minut i wprowadzany jest „Lista forów do przeszukania” odpowiednie firmy”, a wynikiem jest „Tabela”, w której rejestrowane są wszystkie firmy znalezione według ustalonych kryteriów. Komentarze mogą zawierać uwagi dotyczące kierunku desek i rzeczywistego wydechu celu z każdej z nich. Dodatkowo można tu umieścić linki do „Tabel” i „Kryteriów”, aby określić odpowiedniego partnera.

Opisujemy każdy krok i etap. Nie jest to szybkie, ale wykonalne.

Po co firmie opisane procesy biznesowe?

Co firma otrzymuje za dobrze wykonaną pracę:

— Przejrzystość biznesowa. Tutaj zaczynasz widzieć prawdziwą sekwencję i zależności procesów oraz rozumiesz potrzebę wykorzystania zasobów.

— Digitalizacja czasu trwania kroku. Mając już w ręku wstępne liczby, można rozpocząć prace nad optymalizacją czasu realizacji i poprawą wydajności. Personel ma jasny obraz normy/godziny.

— Czasami przebieg wydarzeń jest dla wykonawcy bardziej przejrzysty zwiększa jego wydajność. Jeśli pracownik otrzyma narzędzia do ćwiczenia danego kroku i otrzyma wszystko, co niezbędne, proces staje się niemal zautomatyzowany.

- Czysty obraz dla firmy przeprowadzkowej wąskie gardła i kolejne etapy rozwoju. Na przykład opracowanie modelu pracy z klientami, automatyzacja biznesu w szczególności lub całkowita.

Dzięki temu firma ma gotową podstawę do oceny bieżącej sytuacji i dalszej optymalizacji swoich działań.

Właściciele przedstawiają ją głównie jako wzrost produktywności i efektywności przedsiębiorstwa, co prowadzi do wzrostu zysków firmy, a co za tym idzie, daje obraz zwiększonego komfortu. Z oceną sytuacji wszystko jest inne: w 90% na 100 jest rozczarowujące, bo dalekie od obrazu, który jeszcze wczoraj był w głowie właściciela. 80% właścicieli firm po otrzymaniu wyników woli udawać strusie, a tylko 20% decyduje się na zmiany i rozpoczęcie ścieżki wspinania się na coś nowego i jasnego.

Warto pamiętać, że istnieje świadome zrozumienie tego, co jest dziś korzystne dla firmy, a co ją spowalnia. Czas pozbyć się balastu.

Pojęcie procesu biznesowego, struktura procesów i podprocesów

Proces biznesowy (BP) rozumiany jest jako zespół działań organizacji (zdarzeń i zadań), które mają na celu stworzenie konkretny produkt lub usługi. Przeprowadzając analizy, szczególnie na styku dwóch lub więcej działów zaangażowanych w ten sam proces biznesowy, można łatwo wyeliminować różne koszty i bariery oraz zbudować przedsiębiorstwo lub organizację zorientowaną procesowo. Procesy biznesowe są zwykle rozpatrywane poprzez podzielenie ich na podprocesy i sporządzenie szczegółowych map. Hierarchiczny diagram zbioru procesów biznesowych nazywany jest drzewem procesów biznesowych. Ona odzwierciedla prosty schemat wzajemnych powiązań wszystkich BP jako całości.

Istnieją ogólne i szczegółowe modele BP. Na najwyższym (ogólnym) poziomie zwykle podawana jest lista operacji sprzedaży produktu realizowanych przez działy firmy, w bardziej szczegółowej wersji pełniej ujawnione są kluczowe etapy i schematy ze wszystkimi aspektami.

Grupy procesów biznesowych

Istnieją procesy główne, pomocnicze i zarządcze - to główne grupy procesów biznesowych. Jako jednorazowa egzekucja unikalny proces rozwój BP jest podkreślony osobno. Przedmiot zainteresowania głównej grupy BP:

  • wytwarzanie produktów (usług) wartościowych dla konsumenta;
  • tworzenie wartości dodanej;
  • wypełnienie produktu wartościowymi z punktu widzenia klienta cechami;
  • szacunek zysku

Główne procesy biznesowe są zorientowane na klienta, ponieważ ich wyniki są skierowane do użytkownika końcowego. Wspierające (pomocnicze) BP są ściślej powiązane z biznesem i zapewniają:

  • tworzenie produktów dla sfery wewnętrzne biznes;
  • utrzymanie funkcji przedsiębiorstwa i jego elementu infrastruktury

Procesy zarządcze koordynują cały zestaw BP (główny, wspierający, rozwojowy BP).

Rozwój BP ma na celu długoterminową perspektywę osiągnięcia zysku, a także usprawnienia działań firmy w przyszłości (nie zapewniają one organizacji procesów zachodzących w danym momencie).

Przedstawiona klasyfikacja nie jest ostateczna. BP w każdej firmie zależy od jej specyficznych cech wyróżniających.

Opis głównych zasilaczy dla firmy produkcyjno-handlowej (przykład):

  • procesy marketingowe;
  • projektowanie, rozwój produktu lub usługi;
  • produkcja produktu końcowego;
  • procesy logistyczne (sprzedaż, dostawa, zaopatrzenie);
  • zarządzanie sprzedażą i serwisem

Obsługiwane zasilacze:

  • kontrola finansowa;
  • zarządzanie usługami i personelem;
  • procesy ekologiczne (procesy ochrony środowiska);
  • zarządzanie komunikacją w przedsiębiorstwie;
  • wsparcie systemów i ich projektowanie;
  • zarządzanie infrastrukturą

Zarządzanie procesami biznesowymi dla tego modelu obejmuje wszystkie procesy związane ze zbieraniem informacji, planowaniem i regulowaniem działań, procesy analizy i kontroli całego cyklu zarządzania.

Rozwój BP to doskonalenie działań, rodzaj inżynierii biznesowej.

Opis i analiza BP

Opis procesu biznesowego pozwala określić miejsce każdego pracownika w firmie, na podstawie analizy dokonać niezbędnych zmian w jego działalności: ulepszyć system informatyczny, zmienić zarządzanie ryzykiem, przeprowadzić certyfikację itp. Pozwala uczynić organizację bardziej zrozumiałą dla kierownictwa, a także pozwala znaleźć nadmiarowe zasoby finansowe i inne. Pracownikom z oczywistych względów zazwyczaj nie zależy na przejrzystości i rzetelności opisu procesu biznesowego – utrudnia to uzyskanie rzeczowych informacji, np. o podziale obowiązków.

Wizualizacja modelu.

Model jest zwykle prezentowany w formie diagramów, tabel z opisami lub kombinacji wykresu i opisu tekstowego (notacji) itp. Stopień szczegółowości obiektu oraz kompletność opisu zależą od konkretnego zastosowania tego modelu. Zadaniem którejkolwiek z tych metod będzie opisanie BP według zasady: „akcja-funkcja”. Każdy BP ma swojego własnego wykonawcę - to również należy wskazać. Będzie to dział lub konkretne stanowisko. „Wkłady” mają charakter rzeczowy, informacyjny i finansowy, natomiast „wyjścia” prezentowane są w formie listy produktów lub usług. Rezultatem działania performera będzie „wyjście”, działania można także łączyć na zasadzie logicznego powiązania ze sobą, wówczas „wejścia” i rezultaty muszą być między nimi skoordynowane. Połączenie między „wejściami” i „wyjściami” zapewniają działania mające na celu osiągnięcie rezultatu podczas przejścia między nimi.

Jak realizowany jest opis BP

Jak wspomniano powyżej, możemy wyróżnić grafikę, tekst i metody tabelaryczne wdrożenie modelu. Pomimo swoich zalet i wad, wszystkie znajdują zastosowanie, ponieważ każdy z nich odpowiada celom postawionym przed takim opisem.

1. Opis tekstowy.

Główną zaletą tej formy jest brak dokładnych standardów i możliwość elastycznego opisu praktycznie dowolnego procesu lub jego niuansów. Organizacja może skorzystać z dowolnego formularza raportowania tekstowego, a także uporządkować zebrane informacje według własnego uznania. Wady:

  • sekwencyjne postrzeganie informacji tekstowych;
  • Trudno jest analizować działalność przedsiębiorstwa na podstawie przedstawienia tekstowego;
  • brak formalności i standardów opisowych (zarówno plus, jak i minus, w zależności od przypadku);
  • trudności w postrzeganiu i porównywaniu dużych objętości tekstu

2. Forma tabelaryczna. Nadaje się do opisu procesów sekwencyjnych. Może być stosowany jako przejście do graficznej implementacji jako baza danych.

3. Opis graficzny w formie modeli i diagramów.

Jeżeli konieczne jest opisanie, jak zachodzi regulacja na etapach procesu biznesowego: kto jest wykonawcą, jak przebiega wdrożenie, jaka jest kolejność i dokumentacja, wówczas warto zastosować algorytmiczną metodę opisu pracy w postaci schemat blokowy.

Następną opcją jest reprezentowanie procesu jako strumienia obiektów. Ma zastosowanie i jest wygodny do opisu poszczególnych zadań i tych działów w organizacji, które działają na zasadzie wejście-wyjście, umożliwiając bezpośrednie monitorowanie tego, co dzieje się pomiędzy tymi dwoma elementami. Przepływami „wejścia” i „wyjścia” będą informacje, dostawy materiałów i dokumentacja.

Technologie stosowane do opisu zasilania:

1. IDEF – akceptowany jako standard niemal wszędzie. Definicja integracji w modelowaniu funkcji – technologia modelowania funkcjonalnego. Obsługiwane jest przez oprogramowanie - BPWIN, MS Visio, itp. Ten zestaw metod modelowania pozwala na uszczegółowienie zasilaczy wszystkich poziomów, prezentując je zarówno w jednym bloku, jak i na osobnych schematach.

2. Technologie modelowania wykorzystują Unified Modeling Language (UML). Pozwala na bezpośrednie opisanie zasilacza językiem zrozumiałym dla programów komputerowych i jest narzędziem automatyzacji. Głównym narzędziem wdrożeniowym, wspieranym przez wiodących twórców oprogramowania, jest oprogramowanie Rational Rose firmy IBM.

3. Diagramy EPC (rozszerzony łańcuch zdarzeń i procesów). Dzięki nim możliwe jest wyświetlenie kolejności operacji, uczestników, wykorzystanych zasobów, wyświetlenie stanu na chwilę obecną.

4. Technologia ARIS (Architektura Zintegrowanych Systemów Informatycznych) wykorzystywana jest jako narzędzie wbudowane w jednym z największych systemów automatyki – SAP R/3.

Modelowanie BP to zespół działań mających na celu stworzenie modelu organizacji, zakładający opis wszystkich obiektów (informacji, materiałów itp.) i procesów, ról działów i poszczególnych stanowisk oraz powiązań między nimi. Tworzenie modeli to główna metoda inżynierii BP i ich reorganizacji, która pozwala również na wykorzystanie metodologii do ich ciągłego doskonalenia, pozwalając na przemyślenie i poprawę efektywności wszelkiego rodzaju działań w organizacji lub przedsiębiorstwie.

Algorytm działań podczas modelowania:

1. Definicja celów opisu BP. Przygotowanie do modelowania, wybór modelu. Ponieważ model jest opracowywany do bezpośredniego zastosowania praktycznego, cele takiego opisu muszą być spójne z perspektywami na przyszłość. Opisane są wszystkie procesy biznesowe – podstawowe, pomocnicze (wspierające), zarządcze, rozwojowe.

2. Opisy całego środowiska BP, czyli wskazanie wszystkich procesów, z którymi jest ono powiązane na „wejściu” i „wyjściu”, z uwzględnieniem wszystkich zasobów na tych etapach.

3. Opis zawartości funkcjonalnej BP. Oznacza opis wszystkich obszarów odpowiedzialności dla każdego działu lub stanowiska w organizacji.

4. Opis przepływów BP i ich struktura. Zdeterminowany celami, jakie realizuje. Jeśli konieczne jest usprawnienie systemu informacyjnego, opisuje się przepływ informacji, obieg dokumentów itp., jeśli celem jest prawidłowe rozdzielenie finansów, to przepływ finansowy i BP w nich.

5. Konstrukcja, w zależności od preferencji i celów, tekstu, modelu graficznego lub diagramu.

6. Ustalenie sekwencji działań w BP. Określenie kolejności wykonywanych funkcji, warunków wykonania oraz parametrów determinujących właśnie taki algorytm.

Przy odpowiednim podejściu wdrożenie tego typu zarządzania nie pochłania dużych zasobów, zarówno tymczasowych, jak i materialnych. Najważniejsze jest, aby upewnić się, że taka reorganizacja jest konieczna w ramach konkretnej firmy.

A jednak ludzki umysł na próżno próbował to zrozumieć przez ponad 2000 lat, podczas gdy z drugiej strony udało mu się, przynajmniej w przybliżeniu, przeanalizować formy znacznie bardziej znaczące i złożone. Dlaczego? Ponieważ rozwinięte ciało jest łatwiejsze do zbadania niż komórka ciała. Co więcej, analizując formy ekonomiczne Nie można używać mikroskopu ani odczynników chemicznych. Jedno i drugie należy zastąpić siłą abstrakcji.

Karol Marks. Kapitał. Tom 1. Przedmowa do pierwszego wydania.

Dużo mówi się o procesach biznesowych, często głównie w powiązaniu z automatyzacją biznesu. Używam tego określenia również m.in. w moich artykułach poświęconych systemom CRM, ERP, pracy z notacją BPMN, IDEF0 i innym narzędziom, które mogą być potrzebne w pracy konsultanta biznesowego oraz przy wdrażaniu systemów automatyzacji. Jednocześnie w RuNet nie znalazłem jasnej i szczegółowej definicji terminu „proces biznesowy”.

Wielu autorów używa go „domyślnie” jako terminu „intuicyjnego” bez dekodowania lub ogólnie powoduje dodatkowe zamieszanie, używając alternatywnej terminologii, na przykład piszą „podmiot gospodarczy” zamiast procesu biznesowego itp.

W tym artykule postanowiłem porozmawiać o tym, czym jest proces biznesowy, opowiedzieć o historii powstania tego pojęcia oraz o tym, gdzie można i należy je zastosować. Tematowi procesów biznesowych planuję także poświęcić kolejny artykuł, w którym podpowiem, jak prawidłowo wykorzystywać procesy biznesowe.

Definicja procesu biznesowego

Jaka jest zatem różnica między procesem biznesowym a funkcją, a nawet zwykłym procesem? Jaka jest różnica między tymi terminami? Doszedłem do następującego wniosku:
Proces biznesowy to logiczna sekwencja działań jednej osoby (lub kilku osób) w zespole. Celem opisu procesu biznesowego jest analiza i regulacja określonych działań w zespole.

Dlaczego kładę szczególny nacisk na ludzi i zespoły:
  1. Proces biznesowy zawsze zachodzi z udziałem człowieka. Jeśli zostaną wykonane działania układ automatyczny lub program, nie jest to już proces biznesowy, ale proces technologiczny lub specyfikacja. A potem wchodzą w życie nieco inne standardy, metody opisu i cechy implementacji.
  2. W proces biznesowy zawsze zaangażowanych jest kilka osób, bezpośrednio lub pośrednio. Nawet jeśli ktoś pracuje sam (na przykład pisarz), nadal ma klientów (agencje wydawnicze) i konsumentów (czytelników). Ponadto sprzedawca nie działa w „próżni” - ma dostawców i nabywców produktów, a wszyscy ci ludzie są również w taki czy inny sposób zaangażowani w proces biznesowy.
Dlaczego piszę konkretnie o zespole, a nie o strukturę handlową lub firmy? Ponieważ pojęcie procesu biznesowego można wykorzystać m.in organizacja non-profit. Może to być akcja charytatywna, wizyta karetki pogotowia u pacjenta, a nawet przyjęcie bez sprzedaży i zysku. Jednocześnie możliwe jest również opisanie procesu biznesowego, ponieważ mamy ludzi, którzy wykonują określone działania, aby uzyskać określony wynik.

Opis procesu biznesowego

Ważne jest również zdefiniowanie opisu procesu biznesowego:
Opis procesu biznesowego to opis sekwencji działań pracowników podczas wykonywania określonych czynności w formie graficznej i tekstowej w celu uregulowania działań w zespole, analizy i optymalizacji ich kolejności.

I tutaj trzeba zrozumieć, że proces biznesowy bez opisu nie istnieje. Dopiero w procesie opisu pojawia się proces biznesowy, czyli tzw. nie da się zrealizować jednego bez drugiego.
Jednocześnie wszystkie działania opisane w procesie biznesowym muszą być logiczne, ich sekwencja musi prowadzić do określonego wcześniej wyznaczonego celu.

Opis procesów biznesowych to praca twórcza. Nawet jeśli opisujesz „co jest”, nadal dozwolone są pewne nieścisłości, rogi są „wygładzane”, niektóre działania są pomijane dla ułatwienia percepcji. A jeśli opisano „co powinno być”, to na podstawie tego, co istnieje, powstaje coś nowego. Jednocześnie analityk biznesowy nadal ograniczony jest ścisłymi limitami - regułami, składnią, ograniczeniami logicznymi.

Osobiście porównuję tworzenie nowego procesu biznesowego do balansowania na cienkiej nitce harmonijnego połączenia kreatywności, sztuki i rygorystycznej matematyki.

Jednocześnie musisz zrozumieć, że żaden proces biznesowy nie może być doskonały i w 100% odpowiadać rzeczywistości. Zawsze jest miejsce na pewne uproszczenia i założenia, gdzieś przy wdrażaniu nawet najbardziej rygorystycznych przepisów czynnik ludzki dokonuje własnych korekt.

Ponadto, jak wiemy, każdy nowy podmiot zawsze kryje w sobie możliwość dalszego doskonalenia. A tworzenie procesów biznesowych również potwierdza tę tezę filozoficzną. Bez względu na to, jak bardzo starasz się doskonale opisać proces biznesowy, nadal będzie w nim coś, co można ulepszyć teraz lub w przyszłości.

I tutaj z jednej strony bardzo ważne jest, aby zatrzymać się na czas, ponieważ zostaną wdrożone zaktualizowane procesy biznesowe prawdziwi ludzie którzy są przyzwyczajeni do pracy „w staromodny sposób” i należy wziąć pod uwagę ich bezwładność myślenia i stopień zdolności uczenia się. Również automatyzacja, która zwykle wpisuje się w modernizację procesów biznesowych, wymaga pewnych inwestycji. I tutaj musimy wyjść od rzeczywistych możliwości klienta.

Konsultant biznesowy musi sam to wszystko jasno zrozumieć, wiedzieć gdzie i na jakim poziomie założeń uprościł opis procesu biznesowego, a gdzie zdecydował się odłożyć pewne decyzje na przyszłość obiektywne powody(finanse, czynnik ludzki). I musisz być w stanie wyjaśnić to wszystko w prosty i jasny sposób menadżerowi biznesowemu.


Główna różnica między procesem biznesowym a procesem technologicznym polega na tym, że proces technologiczny zakłada na wyjściu jeden bardzo określony wynik. Na przykład, jeśli mówimy o produkcji, to produktem wyjściowym powinien być produkt o określonych parametrach.

Oczywiście nawet w procesie technologicznym istnieje możliwość uzyskania wady, ale nie jest to jedna z naturalnych opcji, ale konsekwencje naruszenia proces technologiczny. Podczas procesu biznesowego wynik „wyjściowy” może się różnić w zależności od spełnienia określonych warunków w „treści” procesu biznesowego, który został przeprowadzony bez naruszeń i awarii.

Dla przejrzystości opis procesu technologicznego może wyglądać następująco:

  1. Weź przedmiot A;
  2. Łączymy go z przedmiotem B;
  3. Proces według parametrów C;
  4. Otrzymujemy detal.
Wszystko jest jasne i nie ma żadnych warunkowych „widelców”.

W procesie biznesowym następującą sytuację uważa się za całkiem normalną:

  1. Otrzymujemy dane wejściowe A:
    • Jeżeli dane spełniają warunek B, przejdź do sekwencji C;
    • Jeżeli dane spełniają warunek D, wykonaj kroki E.
  2. Wynikowy wynik jest przekazywany na wyjście.
Te. już uwzględnione w algorytmie procesu możliwe warunki oraz różne działania w zależności od danych początkowych lub pośrednich.

Historia terminu

Nie raz czytałem informację, że notacja procesu biznesowego IDEF0 pojawiła się niemal w połowie XIX wieku. Autorzy bardziej realistyczni piszą o okresie II wojny światowej. Ale oni też się mylą.

Na przykład, kiedy pisałem artykuł o IDEF0, niektórzy czytelnicy przytaczali przykłady niektórych instrukcji z ministerstw i departamentów podczas pierwszej wojny światowej lub nawet wcześniej jako przykłady notacji, a diagramy i obrazy wizualne operacji wojskowych omawiano jako reprezentacje graficzne. Ale to wszystko nie jest opisem procesu biznesowego. Wszystko to można nazwać technikami, demonstracjami wizualnymi, instrukcjami, ale nie można ich nazwać zapisami.

Notacja jest koncepcją nowoczesną, a notacja jest czymś ustalonym, ustandaryzowanym, tj. zestaw poleceń i notacji używanych przez wiele osób, a nie tylko jedną lub dwie organizacje. Możesz wymyślić swój własny, specjalny język do opisu procesów biznesowych lub np. programowania. Ale dopóki nie zostanie „przetestowany” w masowym użyciu, nie zostaną zidentyfikowane i wyeliminowane sprzeczności, niejednoznaczne interpretacje i inne niedociągnięcia, dopóki nie stanie się ustalonym, znanym ludziom standardem, nie można go nazwać notacją. O notacjach planuję napisać więcej później. Wróćmy teraz do kwestii pojawienia się terminu „proces biznesowy”.

Tak naprawdę opis procesów biznesowych i notacja BPMN pojawiły się w latach 70. XX wieku, kiedy wszędzie zaczęto stosować systemy informacyjne. Zarówno sam termin, jak i oznaczenia były początkowo potrzebne specjalnie do rozwoju systemów informatycznych.

Faktem jest, że po rozpoczęciu użytkowania systemy informacyjne Złożoność organizacji pracy ludzi w organizacjach wzrosła wielokrotnie. Ponadto maszyny nie rozumieją abstrakcji, wymagają ścisłego algorytmu oraz określonej kolejności wprowadzania i przetwarzania informacji. Jeśli przed rozpoczęciem automatyzacji, gdy informacje były przekazywane bezpośrednio od osoby do osoby, problem wzajemnego zrozumienia występował na poziomie komunikacji międzyludzkiej, teraz istnieje potrzeba ścisłego uregulowania tego.

W rezultacie konieczne było stworzenie opisów pracy nie tylko osób w organizacji, ale także ich interakcji z systemami informatycznymi. I tutaj zapiski tekstowe (instrukcje), gdzie wszystkie opisy były w formie dowolnego tekstu, nie wystarczyły, okazały się nieistotne i niewygodne. W rzeczywistości istniała potrzeba standaryzacji w celu stworzenia specjalnego języka poleceń i jednoznacznej sekwencji działań. Co więcej, w przeciwieństwie do języków maszynowych, zapisy te powinny stać się równie wygodne do tłumaczenia na kod maszynowy, jak i do ludzkiej percepcji.

Pierwsze metodologicznie opracowane notacje dla procesów biznesowych (a będę mówił konkretnie o metodologicznie opracowanych notacjach, na przykład IDEF3***) pojawiły się wśród wojska w Stanach Zjednoczonych. Powód jest oczywisty – już wtedy wojsko USA stosowało automatyzację wykorzystującą połączenia zdalne, czyli tzw. samego systemu, który później stał się Internetem. A przy takim poziomie wykorzystania systemów informatycznych potrzeba notacji procesów biznesowych była szczególnie pilna.

***W temacie notacji opracowanej metodologicznie też chciałbym powiedzieć kilka słów. Dlaczego jako przykład podałem IDEF3: Nie widziałem jeszcze bardziej rozwiniętego metodologicznie systemu opisu procesów biznesowych. Nawet BPMN 2.0 jest wciąż rozwijany i udoskonalany. A jeśli przeczytasz angielski opis IDEF3 (nie widziałem jeszcze tłumaczenia na rosyjski), będziesz także w stanie docenić głębokość jego rozwoju.

Bardzo szybko metodologia i notacje zyskały ogromną popularność w środowisku biznesowym.
Notacje pozwoliły uzyskać narzędzie do opisu interakcji ludzi z cyfrowymi systemami informacyjnymi.

Z ich pomocą możliwa okazała się optymalizacja biznesu, tj. uzyskać wyższą wydajność przy tej samej cenie.

Firma była szczególnie zainteresowana możliwością optymalizacji. Jak wiadomo, aby coś ulepszyć, trzeba jasno zrozumieć, co się ma i co w tym chce się zmienić. A zapisy graficzne wyraźnie pokazywały obie sytuacje – punkt wyjścia i pożądany rezultat, a także obszary najbardziej problematyczne. Na podstawie tych danych wybierz optymalną ścieżkę rozwiązania i wykonaj symulację najlepsza opcja modernizacja okazała się znacznie łatwiejsza niż bez tak wygodnych narzędzi.

Wtedy właśnie pojawiły się pojęcia procesów biznesowych i notacji procesów biznesowych, dwa pojęcia ze sobą nierozerwalnie związane.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że nie ma na przykład oddzielnego „procesu biznesowego sprzedaży”. Istnieje proces sprzedaży, który stanie się procesem biznesowym, jeśli zostanie opisany za pomocą notacji. Te. Bez opisu procesu biznesowego w notacji zajmujesz się sprzedażą, nikt tego nie kwestionuje. Ale choć nie ma pewnego niepodważalnego i jednoznacznego opisu, Twoja sprzedaż jest zjawiskiem dość spontanicznym. A staną się one procesem biznesowym dopiero po ich opisaniu w ramach notacji i zastosowaniu tego opisu w praktyce.

Sprzedaż to najprostszy i najbardziej oczywisty przykład. Każdy z nas jako kupujący i wielu jako sprzedawca zna ten proces. I wszyscy to wiemy, nawet ta sama osoba różne sytuacje(dla różnych produktów, różni nabywcy, przy różnej pogodzie i w ogóle, w zależności od nastroju) będą sprzedawać się nieco inaczej. Ale jeśli opiszesz i jasno uregulujesz pewien proces biznesowy, to niezależnie od tego, z której nogi sprzedawca wstanie rano, proces sprzedaży będzie w określony sposób ujednolicony, ograniczony do określonych ram, a w efekcie więcej stabilny.

Po co modelować (opisywać) procesy biznesowe

Jak już nie raz pisałem, współpracuję przede wszystkim z małymi i średnimi przedsiębiorstwami, gdzie świadczę szeroki zakres usług – od identyfikacji problemów i wąskich gardeł w pracy firmy po wdrożenie proponowanych przeze mnie rozwiązań na poziomie produktów software’owych i systemy automatyki.

Modelowanie procesów biznesowych pomaga rozwiązać dwa problemy jednocześnie:

  • Studia biznesowe. Przedstawienie graficzne w formie diagramów, tj. modelowanie procesów biznesowych pozwala szybko zrozumieć specyfikę pracy firmy i zidentyfikować ewentualne wąskie gardła.
  • Zapewnianie widoczności. Jak wiemy, „obraz jest wart tysiąca słów”. Dlatego schematyczne przedstawienie pracy firmy pozwala menadżerowi i właścicielowi firmy znacznie szybciej zrozumieć istotę problemu i ocenić proponowane rozwiązania. W pracy konsultanta biznesowego (swoją drogą i specjalisty od wdrażania oprogramowania) bardzo ważne jest, aby klient rozumiał wszystkie zalety rozwiązania. Nie mniej ważne jest Informacja zwrotna– menadżer na schemacie będzie w stanie dostrzec pewne niedociągnięcia już na etapie omawiania projektu, a realizacja będzie kosztować bez dodatkowych trudności i wprowadzania zmian w projekcie „w locie”.
I połączenie studiowania historii pojawienia się tego terminu z moim osobiste doświadczenie podaje następującą definicję:
Procesy biznesowe są potrzebne, aby przedstawiać złożone informacje w łatwej do zrozumienia formie na potrzeby analizy i podejmowania decyzji.

Wyobrażać sobie zwykła firma, składający się z różnych działów: księgowości, kadr, działu sprzedaży, magazynu, dostaw, produkcji itp. Nad tym wszystkim jest jedna osoba – lider biznesu. Fizycznie nie jest w stanie zrozumieć wszystkich typów procesów biznesowych na poziomie eksperckim. Dlatego zatrudniają różnych specjalistów. Musi jednak tym wszystkim skutecznie zarządzać, a w niektórych przypadkach zmodernizować je.

Tutaj z pomocą przychodzą procesy biznesowe. Jednocześnie określone rodzaje działalności człowieka w firmie są opisane za pomocą notacji graficznych i przedstawione w formie, która pomaga kierownictwu dokładnie zrozumieć, jak przebiega praca na każdym etapie i co można w tym miejscu ulepszyć. Jednocześnie szef firmy nie musi mieć wysoce wykwalifikowany specjalista tego czy innego profilu.

Oczywiście na tym poziomie nie można obejść się bez pewnych strat informacyjnych. Nie da się opisać w notacji graficznej wszystkich niuansów i szczegółów pracy każdego pracownika. Jednak te straty informacyjne okazują się nieistotne dla ogólnego zrozumienia procesów i podejmowania decyzji.

Jak opisywać procesy biznesowe

Aby uzyskać opis faktycznie działających procesów biznesowych, wystarczy po prostu dokładnie przestudiować kolejność działań każdego pracownika. Te. konieczne jest uzyskanie informacji o danych przychodzących do realizacji określonego procesu, danych wychodzących – tj. wynik działań pracownika, a także rejestrowanie krok po kroku wymaganych działań.

Po zebraniu wszystkich informacji należy je przełożyć na zapis graficzny. Warto tutaj zrozumieć, że przy sporządzaniu opisów procesów biznesowych za „dobrą formę” uważa się zapisy graficzne. Dla siebie możesz skomponować zapis według własnego uznania, istnieją również tekstowe wersje opisów, z których korzystają np. niektórzy programiści oprogramowanie. Ale jeśli piszesz notatkę, która będzie czytana przez inne osoby, nie ma znaczenia, czy jest to programista, czy dyrektor firmy, wybierz grafikę.

Powód tej decyzji jest prosty: informacja jest lepiej postrzegana w formie graficznej. Jeśli zaprezentujesz osobie „ścianę tekstu”, zajmie jej to dużo czasu i wysiłku, zanim zrozumie, o czym w ogóle mówisz. W tym przypadku wykonanie całego zadania jest prawie niemożliwe. Diagramy graficzne to inna sprawa – tutaj można badać procesy biznesowe na różnym poziomie szczegółowości, a każdy może szybko „rzucić okiem” na diagram graficzny.

  1. Gromadzimy uczestników procesu (pracowników);
  2. Zbieramy napływające informacje niezbędne i wystarczające do rozpoczęcia procesu;
  3. Gromadzimy używane systemy. Może to być system księgowy, CRM, E-mail, arkusze kalkulacyjne Excel itp. Wszystko, co jest faktycznie wykorzystywane w pracy, musi być rejestrowane.
  4. Określamy oczekiwany rezultat – co stanie się na końcu procesu.
  5. Zbieramy sekwencję działań wykonywanych przez osobę.
  6. Wyodrębnijmy warunki. W zależności od różnych danych wejściowych i wyników pośrednich działania mogą się różnić.
  7. Wszystkie zebrane informacje opisujemy graficznie w wygodnej notacji (IDEF3, BPMN 2.0 itp.).

Zasady opisu procesu biznesowego

Powyżej dużo mówiłem o kreatywnym podejściu, o możliwościach uwzględnienia warunków i opcji działania w opisie procesów biznesowych. W rezultacie może się wydawać, że każdy opis działań danej osoby „w pracy” można uznać za opis procesu biznesowego. W rzeczywistości istnieją ścisłe ramy i reguły określające, czy listę działań można nazwać opisem procesu biznesowego (w formie graficznej lub tekstowej), czy nie:
  • Kompletność. Proces biznesowy musi jasno odpowiadać na postawione przed nim pytanie. Jeśli mówimy o procesie sprzedaży określonego produktu lub usługi, to proces biznesowy musi w pełni opisywać działania niezbędne do uzyskania określonego rezultatu, a zakończyć się dokładnie takim rezultatem (przy pewnych założeniach, o których wspomniałem powyżej).
  • Zwięzłość. Proces biznesowy musi łączyć wystarczalność, tj. opisz wszystkie niezbędne etapy i działania, zachowując jednocześnie możliwie zwięzłość, aby ułatwić zrozumienie. Osobiście wypracowałem dla siebie „zasadę 15 minut” – jeśli w tym czasie uda mi się wyjaśnić przedstawiony proces biznesowy kierownictwu firmy, to można go pokazać klientowi. Okazuje się szybciej – świetnie, wymaga więcej czasu i słów – trzeba pomyśleć, co można skrócić i uprościć.
    Osobiście widziałem kiedyś graficzny opis procesu biznesowego, wykonany na arkuszu o długości 2 metrów (i odpowiedniej szerokości). Niezwykle trudno jest nawet po prostu na to spojrzeć i zrozumieć, dokąd prowadzi strzałka. A ja osobiście nie mam pojęcia jak to klientowi wytłumaczyć.
    Pamiętaj, że człowiek odbiera wizualnie pewną ilość informacji, ograniczoną m.in. określonym rozmiarem arkusza czy ekranu (wynika to z cech wzroku), a także liczbą elementów (możliwościami mózg również jest ograniczony). Klient zrozumie prosty i zwięzły proces biznesowy, po prostu „przyjmując” diagram oczami. Złożone i przesycone szczegółami, będziesz musiał uczyć się ponad godzinę, aby zrozumieć, co jest tam wyświetlane. Najprawdopodobniej szef firmy, który nie jest ekspertem w pracy poszczególnych działów, a także ma ograniczoną ilość wolnego czasu, po prostu nie przestudiuje tak skomplikowanego projektu i nie zrozumie istoty nawet najbardziej zyskowne oferty.
  • Stosowanie ogólnie przyjętych oznaczeń. Nie powinieneś wymyślać własnych notacji i reguł. Używaj notacji używanych na całym świecie. Widziałem w książkach niektórych krajowych autorów próby tworzenia własny system notacja. I szczerze mówiąc, nadal nie rozumiem, dlaczego komplikują życie sobie i swoim czytelnikom. To jak z językiem – możesz wymyślić swój własny, specjalny język, ale nikt poza tobą go nie zrozumie. A jeśli okaże się podobny do istniejących, może również pojawić się zamieszanie. Albo zostaniesz uznany za analfabetę, ponieważ nie używasz interpunkcji zgodnie z zasadami znanych języków, nie odmieniasz słów itp. Podobnie jest z oznaczeniami – są już ustalone, znane ludziom i, co równie ważne, intuicyjne notacje. Stały się popularne, ponieważ w procesie ich tworzenia i modyfikacji były stale testowane pod kątem prostoty, jednoznaczności i wygody. Jeśli będziesz korzystać z gotowych zapisów, zostaniesz zrozumiany i postrzegany jako ekspert, a zasady samych zapisów uchronią Cię przed błędami logicznymi. Osobiście polecam IDEF3 i BPMN 2.0.
  • Należy uwzględnić i wyraźnie wskazać wszystkich uczestników procesu biznesowego. I trzeba to zrobić bez stosowania przypisów z numeracją, komentarzy w obiektach linii Swimm (przypisy specjalne) itp. Często jest to „grzech” tych, którzy wolą tworzyć własne projekty, zamiast korzystać z gotowych zapisów. W niektórych miejscach ich nazwy nie pasują, w innych wydaje im się, że długa nazwa w treści procesu biznesowego byłaby niewygodna. W rezultacie musisz albo zajrzeć do przypisów, aby dowiedzieć się, kto dokładnie mówimy o lub twórcy takich procesów biznesowych po prostu zapominają wskazać jednego z uczestników.
  • Opis jasny dla konsumenta. Najważniejsze jest, aby Twój konsument, czyli ten, który przeczyta tę notację, musiał szybko, a najlepiej nawet bez Twoich wyjaśnień, zrozumieć opis procesu biznesowego.
Wszystko inne zależy już tylko od Ciebie i odbiorcy opisu procesu biznesowego. Jeśli naprawdę lubisz używać różnych kolorów (strzałek lub obiektów), myślę, że jest to całkowicie dopuszczalne. Notację możesz także tworzyć nie tylko w zaproponowanych przeze mnie narzędziach, ale w dowolnym dogodnym dla Ciebie środowisku. Jeśli zapis jest zgodny z powyższymi zasadami i jest jasny dla Twojego konsumenta, to stworzyłeś dokładnie to, czego potrzebujesz. I to jest naprawdę opis procesu biznesowego, profesjonalny i optymalny do pracy.

Powszechne mity i błędne przekonania

Nie „wymyślaj koła na nowo”! Nie ma potrzeby wymyślania własnych notatek.

Często ludzie zamiast studiować cechy istniejących zapisów, rysują wykresy w dowolnej formie w różnych programach graficznych.

Nie polecam tego robić. Po pierwsze, korzystając z gotowych narzędzi, nie trzeba wymyślać własnych zapisów i standardów. Wszystko zostało wynalezione dawno temu przed tobą. Jednocześnie standardowe oznaczenia są naprawdę intuicyjne, łatwe do odczytania i znane wielu osobom. Po drugie, gotowe systemy (IDEF3, BPMN 2.0 itp.) mają dobrze rozwiniętą metodologię i rygorystyczne ograniczenia. Można je postrzegać jako język programowania i środowisko do pracy z tym językiem. Tutaj po prostu nie będziesz mógł popełnić wielu błędów, standardy składni i samo środowisko (ograniczenia w edytorze, automatyczne kontrole) cię przed tym uchronią.

Nie myl opisów procesów biznesowych firmy z procesami biznesowymi systemów informatycznych.

W wielu systemy automatyczne, na przykład 1C lub Zoho CRM, istnieją własne podmioty zwane „procesami biznesowymi”. Ale te podmioty nie mają nic wspólnego z procesami biznesowymi opisanymi w tym artykule. Rozważ je jako „homonimy”, tj. terminy wydają się brzmieć podobnie, jednak w naszym przypadku jest to opis pracy firmy, a w systemach informatycznych jest to nazwa grupy funkcji i raportów.

Częsty błąd: proces biznesowy koniecznie przynosi wartość (zysk).

Od znanych mówców słyszałem nawet, że procesy biznesowe powinny być opłacalne. Co więcej, spotkałem się nawet z „analizą błędów” podczas tworzenia procesu biznesowego, w którym dużą uwagę zwraca się na to, że 70% działań nie przynosi żadnej wartości.

W rzeczywistości procesy biznesowe są inne. Efektem niektórych będzie faktycznie osiągnięcie zysku, na przykład sprzedaż bezpośrednia. W pozostałych przypadkach trudno z tego punktu widzenia mówić o nabywaniu wartości i w ogóle o ocenie działań. Jak na przykład ocenić, jaką wartość przynosi proces biznesowy związany z wysyłką towarów lub generowaniem i wysyłaniem raportów podatkowych?

Uważam, że proces biznesowy niekoniecznie wnosi jakąkolwiek wartość, jeśli rozumiemy go jako bezpośredni zysk firmy. Wprowadzenie podejścia procesowego i realizacja procesów biznesowych mają na celu bardziej coś innego – zachowanie wartości, tj. uzyskanie lepszych wyników przy tym samym koszcie.

Czy można stworzyć idealny proces biznesowy – kiedy warto się zatrzymać?

NIE. Proces biznesowy powinien być prosty, zrozumiały, wygodny i czytelny. Ale nigdy nie będzie idealnie.

Kiedy zaczynałem pracować, zawsze wydawało mi się, że nad czymś nie pracuję, że gdzieś mogłem zrobić to lepiej. Często klienci prosili mnie o szczegółowe i bardziej szczegółowe opisanie tego lub innego procesu. I to też uważałam za swoją wadę.

Tak naprawdę, biorąc pod uwagę wszystko, co opisano powyżej, modelowanie procesu biznesowego jest założeniem, procesem twórczym. Z drugiej strony, kiedyś nawet nie wiedziałam, jak reagować na prośby o opisanie „tego” i „tamtego”. Ale z biegiem czasu zdałem sobie sprawę, że modelowanie biznesowe to nie tylko kreatywność, ale rodzaj procesu dialektycznego. A samo utworzenie procesu biznesowego zawsze będzie miało swoją własną negację. Tutaj naprawdę warto podejść do problemu z filozoficznego punktu widzenia. A tworząc proces biznesowy trzeba pamiętać, że nie da się objąć wszystkiego na raz i dlatego zawsze będzie on niedoskonały. Ale jednocześnie już w to wkładamy to, co ulepszymy w przyszłości. Warto podejść do tego po prostu jako do faktu.

Twój proces biznesowy musi rozwiązać problem, odpowiedzieć na pytanie, które jest rozważane w ramach projektu. Wszystko inne jest kwestią przyszłości możliwa współpraca. Dokładnie w ten sposób powinieneś wyjaśnić klientom, dlaczego nie opisujesz szczegółowo niektórych procesów lub nie rysujesz innego procesu biznesowego powiązanego z omawianym.