Plano ng negosyo 

Pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga rehiyon ng Russian Federation. Pagsusuri ng kasalukuyang estado ng pandaigdigang merkado ng EDMS - NT1300: Electronic na mga sistema ng pamamahala ng dokumento - Mga impormasyon sa negosyo Pangunahing tampok ng pagpapatupad ng EDMS

Ang sentro ng impormasyon at analytical na TAdviser ay naglathala ng tradisyonal na taunang ulat sa merkado ng mga sistema pamamahala ng elektronikong dokumento(EDMS) at pamamahala ng nilalaman (ECM). Sa pagkakataong ito, sinasaklaw nito ang mga proyektong nasimulan at natapos noong 2016 at 2017.

Pagtatasa ng merkado ng EDMS ng Russia sa mga tuntunin sa pananalapi

Ayon sa mga pagtatantya ng TAdviser, noong 2016 ang dami ng domestic market para sa EDMS/ECM system ay halos 41.6 bilyong rubles. Ang merkado ay tumaas sa paglipas ng taon sa 10%. Parehong dinamika ( 10% ) inaasahan ng mga eksperto sa pagtatapos ng 2017.

Ang pinakamataas na kita mula sa mga benta, pagpapatupad at suporta ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento noong 2016 ay natanggap ng network ng mga franchise ng kumpanya ng 1C. Ang kabuuang kita ng vendor at mga kasosyo ay 2.75 bilyong rubles. Kung saan higit sa 2 bilyong rubles Ang kumpanya ng 1C at ang mga franchise nito ay kumita ng pera mula sa pagpapatupad at mga serbisyo ng suporta ng EDMS, habang ang mga benta ng mga lisensya ay umaakit ng lahat sa karaniwang treasury 650.5 milyon ₽. Gayunpaman, ang mga resulta ng kaakibat na network ay ipinakita sa labas ng rating, dahil walang isa, ngunit isang malaking bilang ng mga manlalaro sa merkado.

Ang unang linya ng opisyal na ranggo ay kinuha ng kumpanya ng Logika Business na may taunang kita 1.86 bilyong rubles, ang pangalawa - "Krok" na may 1.38 bilyong rubles, ang ikatlong TerraLink na may 964 milyon ₽. Ang aming partner na EOS ay kumita ng pera mula sa pagbebenta, pagpapatupad at suporta ng EDMS "DELO" at EOS para sa SharePoint noong 2016 RUB 793.5 milyon at nakakuha ng ika-4 na puwesto sa pangkalahatang talahanayan.

Napansin ng mga may-akda ng rating na ang karamihan ng mga kalahok sa rating ng EDMS/ECM ay nagpakita ng positibong dynamics ng kita noong 2016. 2 lamang sa 16 na kumpanya ang nagpalala sa kanilang mga tagapagpahiwatig ng pananalapi- at ito ay mga integrator, hindi mga vendor. Ang lahat ng mga kumpanya ng pagpapaunlad ng EDMS ay nanatili sa itim.

Rating ng EDMS ayon sa bilang ng mga proyekto

Ang Directum ang nangunguna sa bilang ng mga proyektong sinimulan at natapos noong 2016 ( 739 ). Ang aming mga kasosyo na EOS ( 593 pampublikong proyekto bawat taon) at 1C ( 178 proyekto) ay sumasakop sa ika-2 at ika-4 na linya, ayon sa pagkakabanggit.

Pamamahagi ng industriya ng mga proyekto

Ang TAdviser ay hindi nagpakita ng mga istatistika sa pamamahagi ng mga proyekto ng EDMS ayon sa industriya ngayong taon. Gayunpaman, ginawa ito ng internasyonal na kumpanya ng pananaliksik na IDC para sa kanya. Ayon sa kanyang mga kalkulasyon, noong 2016, ang mga negosyong Ruso sa industriya, pampubliko at pinansiyal na sektor ang pinakamaraming namuhunan sa ECM. Ngunit iba ang kanilang pagharap sa problema. Mga industriyalistang may pinakamalaking bahagi sa merkado ( 25% ) na nakatuon sa pag-automate ng panloob na daloy ng dokumento: pagpapalawak ng functionality ng EDMS mula sa punto ng view ng pamamahala ng proyekto, pag-automate ng mga tipikal na senaryo sa trabaho para sa enterprise at pagsasama ng EDMS sa mga sistema ng transaksyon( , CPM, BI). Occupier 23% market, ang pampublikong sektor noong 2016 ay pangunahing nilutas ang mga problema sa pagbuo ng MEDI at pagkonekta ng mga bagong kalahok sa interdepartmental na interaksyon. Mga institusyong pampinansyal may bahagi 16% ay nakatuon sa pag-automate ng panlabas na daloy ng dokumento: paglikha ng mga electronic dossier ng kliyente, mga mobile application, pag-automate sa proseso ng pagpapalabas ng pautang.

Mga pangunahing driver ng paglago ng merkado ng EDMS

Ang EDMS/ECM market sa Russia ay tumataas bawat taon sa 10%. Ang isang bilang ng mga kadahilanan ay nag-aambag dito:

    Mahirap na sitwasyon sa ekonomiya. Ang matagal na krisis ay nagpilit sa mga negosyo na mag-isip nang mas seryoso tungkol sa pagbabawas ng mga pamumuhunan at paghihigpit kontrol sa pananalapi. Dahil sa maigting na sitwasyon sa ekonomiya, marami ang nag-iisip sa unang pagkakataon tungkol sa pagtatasa at pag-optimize ng kanilang mga proseso sa negosyo. At nakakita kami ng mabisang solusyon - mga EDMS/ECM system.

    Proseso ng pagpapalit ng import. Noong 2016, ang Pamahalaan ng Russian Federation ay naglabas ng Order No. 1588-r, na nag-oobliga sa mga pederal na awtoridad kapangyarihang tagapagpaganap at ang mga extra-budgetary na pondo ng estado ay lumipat sa Russian software. Simula noon, nakita ng mga tagagawa ng domestic electronic document management system ang patuloy na pangangailangan para sa kanilang mga solusyon. Posible na, kasunod ng mga organisasyon ng gobyerno at mga katawan ng gobyerno, ang malalaking kumpanya ng industriya ay kakailanganing lumipat sa mga domestic platform partisipasyon ng estado. At ito ang pangunahing segment ng mga customer ng EDMS at ECM system. Gayunpaman, tulad ng kasalukuyang sitwasyon, ang paglipat ay hindi magiging biglaan. Pinapalitan ang sukat mga sistema ng impormasyon palaging nagsasangkot ng mataas na gastos at panganib, kaya dapat na maayos ang modernisasyon. Ang isang magandang lugar upang magsimula ay sa pamamagitan ng pag-upgrade ng iyong database at paglipat sa open source software, tulad ng PostgreSQL.

  1. Kurso sa digital na ekonomiya. Ang estado ay sistematikong naglulunsad mga serbisyong elektroniko("Gosuslugi", "Nalog.ru"), mga komersyal na kumpanya, atbp. Ang paglipat ng mga proseso ng negosyo sa isang elektronikong kapaligiran ay isang epektibong paraan upang bawasan ang halaga ng mga produkto at serbisyo, i-optimize ang paggawa, oras at gastos sa pananalapi.
  2. Mabilis na pag-unlad ng mga bagong teknolohiya. Habang umuunlad ang mga bagong tool para sa pagproseso at pag-iimbak ng data (blockchain, big data, artificial intelligence), umuusbong din ang mga electronic document management system. Lumalawak ang kanilang functionality, lumalabas ang mga bagong tool para sa standardization, visualization at information analysis (BI). Ang EDMS ay lalong ginagamit bilang mga corporate data warehouse.
  3. Ang pangangailangan para sa automation ng YuZEDO. Sa 2016–2017 sa mga organisasyon iba't ibang laki at mga industriya, mayroong agarang pangangailangan para sa automation ng legally makabuluhang daloy ng dokumento (LWEDO). Bukod dito, pinag-uusapan natin hindi lamang ang tungkol sa paggamit ng mga kwalipikado Electronic Signature at online na pagpapalitan ng mga sertipikadong dokumento, kundi pati na rin ang tungkol sa mga pangangailangan sa antas ng ganap na mga mekanismo ng pagsasama na nagpapahintulot sa pagliit ng mga manu-manong operasyon at pagtiyak ng pagpapatuloy ng mga end-to-end na proseso.
  4. Kabuuang mobilisasyon. Sa kasalukuyan, hindi lamang ang mga tagapamahala, kundi pati na rin ang mga ordinaryong tagapalabas ay nangangailangan ng access sa mga programa sa pagtatrabaho mga mobile device. Kakayahang kumonekta sa isang corporate EDMS na may personal na telepono o ang isang tablet ay nagbibigay-daan sa isang empleyado na mabilis na matuto tungkol sa mga bagong gawain at kumpletuhin ang mga ito nang mas mabilis. Ang kabuuang paglipat ng mga corporate na komunikasyon sa mobile na kapaligiran ay humantong sa paglitaw ng isang buong industriya na nagsisilbi sa mobile para sa negosyo. Kabilang dito ang pagbibigay ng nilalaman, mga serbisyo para sa pagbuo ng mga tool para sa pagprotekta sa data ng kumpanya, pagdidisenyo at paglikha ng mga mobile application.
  5. Pamamahagi ng mga serbisyo sa ulap. Ang mga teknolohiya ng Cloud EDMS ay aktibong ginagamit sa antas ng estado. Ngayon ay maaari kang mag-apply upang baguhin ang iyong lisensya sa pagmamaneho o pasaporte, magbayad ng mga buwis, at makakuha ng mga sertipiko ng pabahay at mga serbisyong pangkomunidad sa digital na kapaligiran - sa pamamagitan ng mga website ng serbisyo ng gobyerno. Tungkol sa komersyal na globo, kung gayon para sa katamtaman at maliliit na negosyo ang ECM platform ay dapat tiyak na cloud-based. Hindi kumikita sa ekonomiya para sa mga organisasyon sa segment ng SMB na bumili ng isang boxed na bersyon ng EDMS. Ang paggamit ng cloud content management system ay napaka-maginhawa para sa malalaking negosyo. Ang mga naturang ECM ay hindi limitado sa mga tuntunin ng pag-scale, sentralisado, at nagbibigay ng pangkalahatang access sa mga empleyado mula sa anumang uri ng device 24/7.
  6. Pagtaas ng pag-atake ng virus. Ang kamakailang alon ng mga pag-atake ng virus ay nagdulot ng pagtaas ng interes sa EDMS bilang isang sentralisadong sistema ng imbakan para sa impormasyon ng kumpanya.

Mga pagtataya para sa malapit na hinaharap

Iniuugnay ng mga eksperto ang karagdagang paglago ng merkado sa pagbuo ng USEDO, archive ng pananalapi at pagpapabuti ng mga mekanismo para sa pagsasama ng EDMS sa iba pang mga sistema ng impormasyon ng negosyo. Sa ngayon, ang EDMS ay walang putol na isinama sa mga serbisyo ng pagsusuri at mga programa sa accounting. Sa malapit na hinaharap, ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay mas mahigpit na isasama sa landscape ng IT ng mga organisasyon. Pinapayagan pa ng mga eksperto ang paglabas ng mga pinagsama-samang solusyon para sa pinagsama-samang trabaho sa lahat ng uri ng data at nilalaman ng kumpanya.

Ang mga chatbot at mekanismo ay magiging mas laganap sa mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento artipisyal na katalinuhan. Mula sa isang serbisyo sa pagpaparehistro ng dokumento, ang EDMS ay magiging isang multifunctional system para sa pagdodokumento ng lahat ng aktibidad ng negosyo ng isang enterprise, isang information dispatch center na isinasaalang-alang ang data mula sa maraming information system. Dagdag pa, ang EDMS ang magiging pangunahing tagapagtustos ng data para sa malalim, komprehensibong analytics sa mga sistema ng BI.

Naglilimita sa mga kadahilanan

Kabilang sa mga pangunahing hadlang sa pag-unlad ng EDMS market, pinangalanan ng mga eksperto ang:

  • Mga limitasyon ng legal na balangkas. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay ginagamit pa rin hindi bilang pangunahing, ngunit bilang isang backup na dokumento ng papel.
  • Hindi sapat na pag-iisa ng EDMS, kakulangan ng iisang pamantayan at mga regulasyon. Halimbawa, mga empleyado mga negosyong pang-industriya gumana hindi lamang sa mga karaniwang ulat, kundi pati na rin sa dalubhasa dokumentasyon ng engineering(mga guhit mula sa AutoCAD). Ang kakulangan ng naturang mga dokumento sa karaniwang mga form ay humahadlang sa marami sa pagpapatupad ng EDMS.

Karanasan sa pagpapatupad ng EDMS "SoftExpert"

RUSSIAN EDMS MARKET: PROBLEMS AND PROSPECTIVES OF DEVELOPMENT THE MARKED OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC TURNOVER: PROBLEMS AND PERSPECTIVES OF DEVELOPMENT

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South Russian Institute of Management - sangay ng Russian Academy of National Economy at serbisyo sibil

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - sangay ng Russian Presidential

Pambansang Ekonomiya at Pampublikong Pangangasiwa

Abstract: Sinusuri ng artikulo ang mga problema at mga prospect para sa pag-unlad ng merkado ng EDMS sa Russia. Ang mga konsepto ng electronic document management system, ang kanilang mga layunin at pag-update sa modernong mundo, ay nagpapakita ng istatistikal na data sa pagbuo at paggamit ng mga partikular na sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, tulad ng sa komersyal na istraktura, at sa pampublikong sektor. Ang mga konklusyon ay iginuhit tungkol sa mga problema ng EDMS at ang pangangailangan para sa kanilang pag-unlad, pagpapabuti at paggamit sa mga organisasyon at mga ahensya ng gobyerno upang mapabuti ang kanilang kahusayan at pagiging epektibo.

Mga pangunahing salita: pamamahala ng elektronikong dokumento, sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, merkado ng EDMS, pag-andar ng EDMS, EDMS sa pampublikong sektor.

Abstract: Sinusuri ng artikulo ang mga problema at pananaw ng pag-unlad ng merkado ng sistema ng electronic turnover sa Russia. Ang mga sumusunod na paniwala ay nababahala: ang mga sistema ng paglilipat ng elektronikong dokumento, ang kanilang mga layunin at aktuwalisasyon sa modernong mundo, ang istatistikal na data sa pag-unlad at paggamit ng mga konkretong sistema ng paglilipat ng e-dokumento ay ibinibigay kapwa sa konstruksyon na komersyal at pampublikong sektor. Ang mga konklusyon ay ginawa sa mga problema ng mga sistema ng electronic turnover ang pangangailangan ng kanilang pag-unlad na mapabuti at gamitin sa ang organisasyon at mga lodies ng estado para sa pagpapataas ng kanilang kahusayan at pagiging epektibo.

Mga pangunahing salita: electronic documentary turnover, ang sistema ng electronic na dokumento turnover, ang merkado ng mga sistema ng e-document turnover, ang mga sistema ng e-document turnover sa pampublikong sektor.

Sa modernong mundo, ang pag-unlad ng mga teknolohiya at ang kanilang malawakang pagpapatupad ay humantong sa katotohanan na ang pamamahala ng elektronikong dokumento at gawaing archival ay sumasakop sa isang nangungunang posisyon kumpara sa kanilang katapat na papel. Ngayon ay mapapansin natin ang pagtaas ng bilang at dami ng mga dokumentong ginagamit sa mundo. Bukod dito, ang ratio ng mga dokumentong elektroniko at papel ay nagbabago sa paglipas ng panahon pabor sa huli.

Noong 2014, ipinagdiwang ng EDMS market ang ika-20 anibersaryo nito. Ang pinagmulan at pag-unlad nito ay pangunahing sanhi ng pangangailangang i-automate ang gawain ng mga ahensya ng gobyerno - ang unang domestic electronic document management system ay nilikha ayon sa kanilang mga order.

Ang electronic document management system (EDMS) ay isang organisasyonal at teknikal na sistema na nagsisiguro sa proseso ng paglikha, pamamahala sa pag-access at pamamahagi mga elektronikong dokumento sa mga network ng computer, pati na rin ang pagbibigay ng kontrol sa daloy ng mga dokumento sa organisasyon.

Ang EDMS sa merkado ng teknolohiya ng impormasyon ay nananatiling kabilang sa mga pinakasikat na sistema, dahil pinapayagan nila ang:

Dagdagan ang kahusayan ng pamamahala ng kumpanya sa pamamagitan ng pagbibigay ng pamamahala sa lahat ng kinakailangang impormasyon para sa paggawa ng desisyon;

I-optimize ang gawain ng mga empleyado na may mga dokumento;

mga asset ng kumpanya (impormasyon na maaaring mawala bilang resulta ng pagpapaalis o pagbabawas ng mga empleyado), ibig sabihin, upang matiyak ang pagpapatuloy ng mga proseso ng negosyo o negosyo.

Noong 2013, ang merkado ng EDMS ng Russia, kabilang ang mga serbisyo sa pagpapatupad, ay lumago ng 20% ​​kumpara sa dami ng 2012 hanggang 30.72 bilyong rubles. Napanatili nito ang mataas na rate ng paglago sa panahon mula 2011 hanggang 2013: mula 20 hanggang 35%. ), ang EDMS market ay dapat magpakita ng double-digit na paglago sa katapusan ng 2014: ang pangunahing driver ng market na ito ay ang pampublikong sektor, kung saan ang mga proyekto sa larangan ng electronic document management automation ay ipinapatupad na may mataas na intensity. Sa mga tuntunin ng bilang ng mga proyekto, ang bahagi ng pampublikong sektor sa merkado ng EDMS ay hanggang sa 25%, sa mga tuntunin ng pera - hanggang sa 40%. .

Ang positibong market dynamics noong 2013 ay kinumpirma ng data sa kita ng mga integrator. Kabilang sa mga kumpanyang iyon na nagsumite ng data sa kita sa merkado ng EDMS, kabilang ang mga serbisyo sa pagpapatupad (sa rubles kasama ang VAT), ang pagtaas noong 2013 kumpara sa nakaraang taon ay 15% o mas mataas para sa karamihan ng mga kumpanya. (Talahanayan 1).

Talahanayan 1. Kita ng mga system integrator sa EDMS market sa

Russia, 2012-2013, libong rubles

Kumpanya na pinangangasiwaan mo ang 2013 Projects 2013 Revenue 2012 Projects 2012 Paglago ng kita 2012-2013

1C (lahat ng franchisee) 1,240,742,103 3 1,041,691,948 19.1%

Logic ng negosyo 760,000 88,534,900 86 42.1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15.3%

EOS 516,029,777 3,263,997 - 95.5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3.5%

ID Management Technologies 380,970 - 238,035 - 60%

Lanit 188,000 80 180,000 70 4.4%

ELM A 56,000 105 38,000 - 47.4%

Haul 50 54 28 49 73.6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS 38,000 9 34,500 5 10.1%

1 MAGTANONG SA 23,200 57 17,600 35 31.8%

Kabuuan 4,219,775 3,257,835 29.5%

Ang pinaka-aktibong pagpapatupad ng EDS sa Russia ay isinasagawa sa pampublikong sektor, lalo na nalalapat ito sa mga ahensya ng gobyerno, ngunit din sa mga kumpanyang may partisipasyon ng estado.

Among mga kumpanya ng estado para sa panahon mula sa simula ng 2013 hanggang Setyembre 2014, ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa loob ng State Automated System Justice, na nagpapatakbo sa batayan ng Delo platform (EOS) (higit sa 67 libong mga gumagamit), pati na rin ang pagpapatupad ng Ang EMC Documentum sa Rosatom (30 libo) ay namumukod-tangi sa sukat ) at ang pagpapakilala ng Etlas (EDI) sa Department of Health and Social Development ng Oryol Region para sa 10 libong mga workstation. Sa sektor ng komersyal, ang pinakamalaking proyekto ng EDMS ay ang pagpapatupad ng DocsVision sa Sberbank ng Russian Federation ang sistema ay ginagaya pa rin: ayon sa mismong bangko, 100 libong empleyado ng bangko ang nagtatrabaho ngayon sa EDMS sa platform na ito (Talahanayan 2) .

Talahanayan 2. Nangungunang 5 proyekto ng EDMS/ESM sa pampublikong sektor ng Russia ayon sa bilang ng mga gumagamit para sa 2013 - ang unang tatlong quarter ng 2014

GAS Justice Case EOS 67,835

Customer System Integrator Bilang ng mga user

Rosatom EMC Documentum KROK 30,000

Department of Health and Social Development ng Oryol Region Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10,000

General Prosecutor's Office of the Russian Federation AIC Supervision EOS 9 123

Government of the Rostov Region Case (EOS) EOS 7,639

Isang kabalintunaan na sitwasyon ang nabuo sa industriya ng EDMS: kadalasan

ang batas ay isang preno sa aplikasyon ng mga bagong teknolohiya. Ngayong araw ang legislative framework ay nauuna sa mga teknikal na kakayahan ng karamihan sa mga ipinatupad na sistema. Sa kabilang banda, ang mga kakayahan ng mga platform ng ECM mismo, kung saan itinayo ang EDMS (parehong na-import at domestic), sa prinsipyo ay ginagawang posible upang malutas ang lahat ng mga bagong problema. Ngayon, ang pag-unlad ay kadalasang nahahadlangan ng kakulangan ng kakayahan ng mga functional na customer, na sumusunod pa rin sa mga konserbatibong pananaw sa daloy ng dokumento.

Malinaw na sa antas ng system mayroong isang pag-unawa sa kahalagahan ng gawaing ito: sa pamamagitan ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang 09/06/2012 N 890 "Sa mga hakbang upang mapabuti ang daloy ng elektronikong dokumento sa mga awtoridad kapangyarihan ng estado» itinatag na ang paglipat sa daloy ng elektronikong dokumento sa mga katawan ng gobyerno ay dapat makumpleto bago ang Disyembre 31, 2017

Pero Kasalukuyang estado affairs ay nag-iiwan ng puwang para sa pagdududa - malakihang pamumuhunan sa ICT sa pampublikong sektor, higit sa 1 trilyon. rubles, hindi pa nagbibigay ng isang nasasalat na praktikal na resulta.

Sa kasamaang palad, ngayon ay walang isang legal na makabuluhang serbisyong pampubliko na nagsasangkot ng pagganap ng anumang legal na makabuluhang aksyon - pag-isyu ng isang dokumento, pagbabago ng katayuan ng isang mamamayan, atbp. - isinalin sa elektronikong anyo. Ang lahat ng serbisyong ibinibigay sa EPGU ay likas na impormasyon.

Mga sistema ng EDMS ay naglalayong mapabuti ang mga aktibidad ng isang partikular na organisasyon, ngunit ang bawat isa sa kanila ay may sariling malawak na pag-andar, na kinabibilangan ng isang bilang ng mga katangian. Sa panahon ng proseso ng pananaliksik kami ay

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Daloy ng Dokumento* Boss Assistant

■ KASO ■ EUPHRAT ■ MOTIBO

9 na sistema ang natukoy. Ipapakita namin ang kanilang functional na kagamitan, batay sa kung saan i-highlight namin ang mga pakinabang at disadvantages ng mga system (Larawan 1,2). kanin. 1. Mga teknikal na kakayahan ng modernong EDMS

kanin. 2. Halaga ng mga lisensya para sa 100 user, hindi kasama ang halaga ng DBMS, karagdagang mga module at mga diskwento

Kapag inihambing ang pag-andar ng EDMS, ang mga sumusunod na pagtatalaga ay ginagamit: "+" - ang pagkakataon ay ipinatupad; “+/-” - available ang feature na may limitadong functionality o nangangailangan ng pagbili ng karagdagang software; "-" - ang pagkakataon ay hindi naipatupad.

Sa mga tuntunin ng function na "Working with Documents", ang mga nangungunang posisyon ay inookupahan ng mga EDMS gaya ng: Boss-Referent, Delo at Ephrat. Ang grassroots level ay inookupahan ng PayDox (Talahanayan 3).

GUMAGAWA SA MGA DOKUMENTO MAY Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - BUSINESS EUPHRATS MOTIV

Mga built-in na tool

tinitingnan ang mga naka-attach na file

Pagbabago ng mga attachment

Paggawa gamit ang mga draft na dokumento /- /- /-

Talahanayan 3. Paggawa gamit ang mga dokumento

Sa mga tuntunin ng pagbuo ng function na "Paghahanap at Pagsusuri ng Impormasyon", ang mga pinuno ay tulad ng EDMS gaya ng: Ephrat, Delo at DocsVision. Ang mga huling posisyon ay inookupahan ng 1C, Directum, GlobusProfessional (Talahanayan 4).

PAGHAHANAP at PAGSUSURI NG IMPORMASYON Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

Paghahanap ng katangian (paghahanap ayon sa mga detalye ng dokumento)

Maghanap ng mga gawain at tagubilin (kabilang ang mga deadline, performers, controllers)

Paghahanap ng buong teksto na isinasaalang-alang ang morpolohiya ng wikang Ruso /- /- /- /- /-

Pagpapatupad iba't ibang uri maghanap sa isang query /-

Talahanayan 4. Maghanap para sa pagsusuri ng impormasyon

Talahanayan 5. Seguridad ng impormasyon

IMPORMASYON SECURITY Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

Suporta sa iba't ibang paraan pagpapatunay /- /- /- /- /- /- /-

Pagtatalaga ng mga karapatan ng user

Pagtatalaga ng mga karapatan sa mga pangkat ng gumagamit

Suporta sa pasadyang tungkulin

Sa mga tuntunin ng pagbuo ng function na "Seguridad ng Impormasyon", Boss-Referent, Efrat, Delo at DocsVision ay nasa mga nangungunang posisyon. Sa mga huling posisyon: 1C at GlobusProfessional (Talahanayan 5).

Batay sa pagsusuri, matutukoy natin ang ilang EDMS na may pinakamalaking pag-andar. Kabilang dito ang: Ephrat, na hindi mapag-aalinlanganang pinuno, pati na rin sina Delo at DocsVision. Sa 9 na EDMS, 1C, Globus Professional, nakilala ng PayDox ang kanilang mga sarili sa hindi sapat na kagamitan sa paggana. Ang natitirang bahagi ng EDMS ay sinakop ang gitnang angkop na lugar.

Sa konklusyon, maaari nating sabihin na ang EDMS ay kinakailangan sa modernong mundo at ang patuloy na pagpapabuti nito ay isa ring mahalagang pamantayan. Ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay kilala sa merkado ng Russia. Ngayon, ang kanilang pagpapatupad ay naging laganap at umabot na sa rurok ng pagiging produktibo. Karagdagang paglago

Ang paglago ng merkado ay posible hindi dahil sa paglaki ng bilang ng mga gumagamit ng ECM, ngunit dahil sa pagpapabuti ng kanilang pag-andar. Ngayon, ang mga pangunahing dahilan para sa pagpapalit ng mga umiiral na solusyon ay ang mga problema sa pagganap, kakulangan ng pag-andar, mataas na gastos ng pag-unlad at suporta ng kasalukuyang solusyon, saradong platform code, hindi maginhawang interface, mga problema sa pamamahagi at pagsasama ng teritoryo, pati na rin ang pagbubuklod sa hindi napapanahong software at mga platform ng hardware.

Bibliograpiya:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Mga kinakailangan at yugto ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo // Economic Research 2010 No. 1 - P. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Ang daloy ng elektronikong dokumento sa sistema ng pagsasanay at advanced na pagsasanay ng mga espesyalista // Estado at munisipal na gobyerno. Mga tala sa agham SKAGS. 2009. Blg 4. P. 66-75

3. [Elektronikong mapagkukunan]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Electronic na mapagkukunan]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Electronic na mapagkukunan]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Pagsasanay sa paggamit ng mga teknolohiya ng impormasyon at komunikasyon sa pagbibigay ng serbisyo publiko// Pamamahala ng estado at munisipyo. Mga talang pang-agham ng SKAGS. 2009. Bilang 4. P. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektronikong teknolohiya sa estado-pampulitika at sistematiko mga aktibidad sa pamamahala mga aparato: pagtatasa ng mga kinakailangan // Pamamahala ng estado at munisipyo. Mga talang pang-agham ng SKAGS. 2009. Blg 1. P. 56-61.

8. [Electronic na mapagkukunan]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Marami sa inyo ang matagal nang gumagamit ng EDMS sa inyong trabaho, ang ilan ay nasa proseso na ng pagpapatupad, ngunit mayroon ding tumitingin nang mabuti. Gayunpaman, ang kaalaman tungkol sa modernong dokumentasyon ng kumpanya at mga sistema ng pamamahala ng impormasyon ay magiging kapaki-pakinabang para sa parehong mga nagsisimula at may karanasan na mga gumagamit. Pamantayan para sa pagpili ng EDMS

Hindi lihim na ang mahusay na binuo at na-optimize na mga proseso ng negosyo ay ang susi sa tagumpay ng isang kumpanya. Ang isa sa pinakamahalaga at masinsinang proseso ay ang proseso suporta sa dokumentasyon pamamahala. Una sa lahat, ito ay mga gastos sa oras (koordinasyon, pag-apruba, pagpirma, kontrol sa pagpapatupad), mga gastos sa paggawa (ang pangangailangan na magkaroon ng isang espesyalista na responsable para sa daloy ng dokumento sa mga kawani), hindi pa banggitin ang mga gastos ng Mga consumable at kagamitan sa opisina. Ang EDMS ay idinisenyo upang i-optimize ang prosesong ito, at samakatuwid ay makabuluhang bawasan ang mga gastos sa pagbibigay nito.

Sa kabila ng mahihirap na kalagayang pang-ekonomiya, ang EDMS sa merkado ng teknolohiya ng impormasyon ay nananatiling kabilang sa mga pinakasikat na sistema, dahil pinapayagan nila ang:

  • dagdagan ang kahusayan ng pamamahala ng kumpanya sa pamamagitan ng pagbibigay ng pamamahala sa lahat ng kinakailangang impormasyon para sa paggawa ng desisyon;
  • i-optimize ang trabaho ng mga empleyado sa mga dokumento;
  • panatilihin ang mga kritikal na impormasyon at hindi nasasalat na mga ari-arian ng kumpanya (impormasyon na maaaring mawala bilang resulta ng pagpapaalis o pagbabawas ng mga empleyado), ibig sabihin, tiyakin ang pagpapatuloy ng mga proseso ng negosyo o negosyo.

Naturally, ang impormasyon tungkol sa pagiging kapaki-pakinabang ng mga modernong teknolohiya para sa mga propesyonal sa opisina ay hindi bago. Kung binabasa mo ang mga linyang ito, ang paksang ito ay malapit sa iyo. Marahil marami sa inyo ang matagal nang gumagamit ng EDMS sa inyong trabaho, ang ilan ay nasa proseso ng pagpapatupad, ngunit mayroon ding mga tumitingin nang mabuti.

Gayunpaman, ang kaalaman tungkol sa modernong dokumentasyon ng kumpanya at mga sistema ng pamamahala ng impormasyon ay magiging kapaki-pakinabang para sa parehong mga nagsisimula at may karanasan na mga gumagamit.

Ang merkado ay aktibong umuunlad; mayroong maraming mga produkto, mga solusyon sa negosyo, at mga karagdagang opsyon na idinisenyo upang malutas ang iba't ibang mga problema. At kahit na mayroon nang solusyon ang iyong kumpanya para sa automation ng opisina at pakikipagtulungan ng empleyado, malamang na iniisip mo na ngayon kung paano ito i-optimize.

Mahalagang maunawaan na ang mga electronic document management system na ipinapatupad sa isang kumpanya ay hindi isang frozen na entity, ngunit isang buhay na organismo na nangangailangan ng makabuluhang atensyon, kontrol, at pag-unlad. Kung ang sistema ay hindi binuo sa isang napapanahong paraan, sa lalong madaling panahon ito ay magiging lipas na at hindi na gagamitin ng mga empleyado.

Serbisyo ng DOW - customer ng EDMS

Marahil ngayon ay tinatanong mo ang tanong: "Bakit tayo, mga klerk, kailangang maunawaan ang merkado ng EDMS kung mayroong "mga espesyalista sa IT" at ito ang kanilang tinapay at mantikilya upang pumili ng mga programa?"

Walang muwang maniwala na malulutas ng mga IT specialist ang problemang ito para sa iyo! Karamihan sa mga dokumento ngayon ay nilikha, pinoproseso at iniimbak sa sa elektronikong format. Nag-coordinate ang mga empleyado ng maraming dokumento gamit ang ICQ, Skype, Email. Bilang karagdagan, ang mga dokumento ay nilikha at nai-save sa iba't ibang mga format. At trabaho ng mga klerk na pamahalaan ang impormasyong ito.

Alam ko ang maraming kaso nang ang mga klerk ay talagang naging mga developer ng electronic document management system, na isinulat ang mga kinakailangan para sa system "mula sa simula." Dito nagsimula ang kanilang pagdurusa at nagsimula ang mahabang proseso ng pag-unlad, pagpipino, at pagpapatupad ng sistema.

Sa una ay kumilos sila bilang mga analyst ng negosyo - inilalarawan ang lahat ng proseso ng daloy ng dokumento. Pagkatapos sa papel na ginagampanan ng mga tagasubok, tinatanggap ang mga resultang nakuha. Well, at pagkatapos ay sa papel na ginagampanan ng mga guro, pagsasanay sa mga empleyado ng kanilang organisasyon upang gumana sa sistema. Naturally, ang lahat ng mga prosesong ito ay napakahaba at tumatagal ng isang malaking halaga ng oras - sa pinakamainam na ilang buwan, sa pinakamasamang taon. Nang maglaon, inamin nila sa akin na kung maaari silang makilahok nang mas maaga sa proseso ng pagpili, nailigtas nila ang kanilang sarili ng maraming pagsisikap at oras, at ang kanilang kumpanya ng maraming pera! Ngunit ang pinakamahalagang bagay ay matagal na nilang inayos ang magkasanib na trabaho sa system - sa kanila at sa mga empleyado ng kumpanya.

Ang mga developer ng mga custom na solusyon sa karamihan ng mga kaso ay nakatuon sa mga kinakailangan ng user. Tanging hindi nila isinasaalang-alang na ang mga gumagamit ay madalas na hindi alam kung anong mga kinakailangan ang ipapakita at kung anong mga paraan ang umiiral upang ipatupad ang kanilang mga gawain.

Ang pagiging pamilyar sa mga produkto sa merkado, ang pag-unawa sa mga prinsipyo ng kanilang operasyon ay nagbibigay ng isang kalamangan kapag pumipili at, sa huli, ay nagbibigay-daan sa iyo upang piliin ang pinaka-epektibong solusyon at i-save ang iyong pagsisikap, nerbiyos at pera para sa kumpanya.

Aling solusyon ang dapat mong piliin?

Kaya, nagpasya kang maunawaan ang sitwasyon sa merkado ng EDMS at hanapin angkop na sistema upang malutas ang iyong mga problema. Binuksan mo ang Internet, at doon...

At napakaraming mga pangalan, paglalarawan, mga tsart ng mga kumpanya ng analitikal, iba't ibang mga paghahambing na maaari mo lamang malunod sa dagat ng impormasyong ito. Narito ang ilang mga numero lamang tungkol sa bilang ng mga produkto sa merkado ng Russia.

Noong Pebrero 2010, ang catalog ng electronic document management system sa TAdviser website ay may kasamang humigit-kumulang 179 na item, ang Docflow catalog list ay may kasamang 170 na produkto, at mayroon ding iba't ibang mga independiyenteng portal tungkol sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento, kung saan ang listahan ng mga solusyon ay may kasamang 45 item. Ang kumpanya ng DSS Consulting ay nagha-highlight ng mga solusyon mula sa humigit-kumulang 15-20 kumpanya na mayroong marami at matagumpay na mga proyekto sa pagpapatupad sa ilang panahon.

Tulad ng nakikita mo, ang merkado ng Russia ay nag-aalok ng isang malawak na iba't ibang mga solusyon na kabilang sa klase ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Ang mga sistema ay maaaring tawaging iba: "sistema ng automation ng opisina", "opisina ng elektroniko", "sistema pamamahala sa pagpapatakbo kumpanya", "sistema ng pamamahala ng nilalaman", "sistema ng ECM", atbp.

Mukhang, ano ang pagkakaiba? Pagkatapos ng lahat, ang lahat ng mga sistema ay halos pareho ang ginagawa - magbigay ng pamamahala ng mga elektronikong dokumento. At ang daloy ng dokumento ay isang medyo pormal na lugar at ang lahat ng mga solusyon para sa automation nito ay dapat na halos magkapareho sa bawat isa.

Gayunpaman, ang merkado para sa mga produkto ng software ay napaka-magkakaibang - may mga mamahaling sistema at mga solusyon sa klase ng ekonomiya, may mga mataas na dalubhasang sistema at mga taga-disenyo na nagpapahintulot sa iyo na ipatupad ang mga plano ng anumang kliyente. Ang lahat ng pagkakaiba-iba ng merkado na ito ay nagmumula sa katotohanan na ang parehong mga kinakailangan sa pagganap ay ipinatupad sa iba't ibang paraan, sa iba't ibang mga platform, gamit ang iba't ibang mga teknolohiya.

Sa kasalukuyan, ang merkado ay umabot sa isang tiyak na yugto ng kapanahunan, ang mga pinuno nito ay lumitaw sa gitna ng EDMS, at ang mga bagong solusyon ay patuloy na lumilitaw, na nagpapahiwatig na ang proseso ng pag-unlad ng system ay nagpapatuloy. Hindi tulad ng accounting software market, kung saan ang 1C ay walang alinlangan na nangunguna, ang EDMS market ay hindi napakalawak na pagpipilian: mula sa mga nangungunang tagagawa sa mundo hanggang sa mga custom-made na pag-unlad na isinasaalang-alang ang mga katangian ng isang partikular na customer. Mahirap isipin, di ba?

Ang problema sa pagpili ng isang EDMS

Ang kasaganaan ng mga alok sa merkado ng software ng opisina ay nagdudulot ng problema sa pagpili. Ngunit dahil sa kakulangan ng layunin na pamantayan at pangkalahatang tinatanggap na mga pamamaraan para sa pagtatasa ng kalidad ng iminungkahing EDMS at ang kanilang pagsunod sa mga tunay na pangangailangan ng organisasyon, may panganib na makuha ang "maling" sistema: masyadong mahina o, sa kabaligtaran , kalabisan para sa paglutas ng mga partikular na problema. Ang panganib ay maaaring lumala sa panahon ng yugto ng pagpapatupad, dahil kahit na magandang sistema maaaring i-configure upang hindi maging epektibo ang gawain dito.

Bilang resulta, karamihan sa mga organisasyon ay pumipili ng mga solusyon sa software sa larangan ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa kanilang sariling peligro at panganib, ginagabayan ng kanilang sariling pamantayan, intuwisyon, o pagtitiwala sa mga pangako ng mga developer at espesyalista na nagpapatupad ng system.

Kadalasan, ang dahilan ng pagkabigo ay hindi gaanong kalidad solusyon sa software, kung magkano ang kanyang maling pagpili at mga pagkakamaling nagawa sa panahon ng pagpapatupad dahil sa kakulangan ng mahusay na formulated na mga kinakailangan para sa EDMS.

Sa pagtatapos ng 2008 - simula ng 2009. Ang DSS Consulting ay nagsagawa ng pag-aaral sa mga kumpanyang gumagamit ng EDMS na nagpatupad ng EDMS noong 2008. Sa tanong na: "Paano pinipili ng mga kumpanya ang EDMS?" ang pinakasikat na mga sagot ay:

  • pinili batay sa mga rekomendasyon;
  • sinuri ang impormasyon sa Internet;
  • pinili ang unang solusyon na magagamit;
  • ang desisyon ay "ibinaba mula sa itaas."

Ang karanasan ng maraming kumpanya ay nagpapakita na ang mga kahihinatnan ng isang hindi matagumpay na pagpili ng EDS ay hindi lamang materyal, pansamantala, pagkalugi ng organisasyon, kundi pati na rin, ang pinakamahalaga, ang pagkabigo ng organisasyon na makamit ang mga layunin nito at pagkahuli sa pag-unlad.

Dahil dito, may tunay na pangangailangan para sa impormasyon na magbibigay-daan sa: batay sa pagsusuri ng sistema ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala at mga proseso ng negosyo ng organisasyon, upang bumalangkas ng mga kinakailangan para sa EDMS, batay sa layunin na pamantayan para sa pagsusuri at paghahambing ng EDMS na ipinakita sa merkado, upang pumili ng angkop na produkto at matiyak ang epektibong paggamit nito.

Pamantayan para sa pagpili ng EDMS

Bago magsimula sa isang medyo malawak na paksa ng pagrepaso sa kasalukuyang sitwasyon sa Russian at internasyonal na mga merkado para sa mga solusyon sa impormasyon ng klase na ito, pati na rin ang pagsusuri ng mga tiyak na solusyon, tututuon namin ang pangunahing pamantayan na kailangang bigyang pansin, anuman ang klase ng produkto ng software at ang bahagi ng merkado na inookupahan.

Ang EDMS ng isang organisasyon ay dapat malutas ang isang malawak na hanay ng mga problema at sa parehong oras ay maging maginhawa at nababaluktot sa pagsasaayos upang ito ay masuportahan ng customer. Siyempre, maaari kang kumuha ng platform ng ECM at makakuha ng lubos na na-customize na solusyon na isinasaalang-alang ang lahat ng proseso ng negosyo ng kumpanya, ngunit ang pagpapatupad ng mga naturang sistema ay karaniwang tumatagal mula sa ilang buwan hanggang isang taon o higit pa at nangangailangan ng malaking gastos sa pananalapi. Gayunpaman, gusto mong laging maging minimal ang oras ng pagpapatupad, at maging mabilis ang pagsasanay ng mga tauhan at mas mabuti nang walang pagkaantala mula sa mga aktibidad sa produksyon.

Kadalasan, ang pagpili ng EDS ay ginawa batay sa mga sumusunod na pamantayan:

  • ang halaga ng mga lisensya ng EDMS at iba pang kinakailangang bahagi (hardware, DBMS);
  • gastos ng pagpapatupad at suporta ng EDMS;
  • ang kakayahang palawakin ang system sa pamamagitan ng karagdagang mga module at pagsasama sa iba pang mga produkto;
  • Seguridad ng Impormasyon;
  • platform at mga teknolohiyang ginamit;
  • reputasyon ng developer at supplier (organisasyon na nagpapatupad ng system);
  • functional na pagkakumpleto.

Isaalang-alang natin ang kahulugan ng pamantayan sa itaas.

Ang halaga ng mga lisensya ay palaging isa sa mga pangunahing pamantayan kapag pumipili ng isang sistema. Matagal nang alam ng mga customer ng EDMS na ang murang produkto ay hindi palaging maganda.

Ang system ay dapat na ma-access upang ang customer ay maaaring magsagawa ng ilang mga setting ng system sa kanyang sarili, halimbawa, independiyenteng kumonekta at i-configure ang mga diksyunaryo, reference na libro, karaniwang mga ruta ng dokumento, atbp., nang hindi muling gumagamit ng mga serbisyo ng mga developer o system integrator. Ang halaga ng pagpapatakbo ng system ay magiging mas mababa.

Ang sistema ay dapat na isang solusyon na nagbibigay-daan para sa karagdagang pagpapalawak nito sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga bagong module at kakayahan.

Ang hanay ng mga kakayahan na pinalawak ng mga karagdagang module ay maaaring kabilang ang parehong pagsasama sa ilang partikular na application at pagpapalawak ng functionality ng system.

Kapag pumipili ng isang sistema, ang espesyal na pansin ay binabayaran dito seguridad ng impormasyon, kung paano ipinapatupad ang mga prinsipyo ng pagprotekta sa kumpidensyal na data, kung paano inayos ang sistema ng kontrol sa pag-access, kung sinusuportahan ng system ang paggamit ng mga electronic na lagda at pag-encrypt.

Kapag pumipili ng isang sistema, bilang isang panuntunan, isinasaalang-alang kung anong platform ito ay binuo at kung anong mga teknolohiya ang ginagamit. At dito ang priyoridad ay ibinibigay hindi sa bago, ngunit sa katatagan at pagiging maaasahan. Ang isang mahalagang papel sa pagpili ay nilalaro ng database management system (DBMS) na ginamit at mga tool sa pag-unlad.

Kung ang isang organisasyon ay mayroon nang corporate standard para sa isang DBMS, mas lohikal kung susundin ito ng EDMS. Hindi ipinapayong palawakin ang listahan ng mga sinusuportahang DBMS maliban kung talagang kinakailangan. Ang parehong ay totoo para sa mga tool sa pag-unlad. Kung mas kilala at laganap sila, mas maraming mga espesyalista na nakakakilala sa kanila at makakagawa ng mga karagdagang bahagi para sa EDMS at mas mababa ang panganib ng pagkabigo ng proyekto dahil sa kakulangan ng mga naturang espesyalista.

Kapag pumipili ng developer ng EDMS, kadalasang sinusuri ang mga salik gaya ng kung gaano ito katagal sa EDMS market, reputasyon sa mga user at kakumpitensya, kalidad ng teknikal na suporta, at dalas ng mga pag-update ng system. Ang parehong mahalaga ay ang pagpili ng isang maaasahang kumpanya ng tagapagtustos ng EDMS, kung ang kumpanya ng pagpapaunlad ay hindi direktang gumagana sa mga customer.

Sa yugto ng pagpili, kinakailangang suriin nang detalyado ang karanasan ng matagumpay na mga proyekto at pagpapatupad, at ang antas ng mga kwalipikasyon ng mga tauhan. Ang posibilidad ng pagwawakas ng sistema ng impormasyon sa loob ng isang makatwirang oras (na may katanggap-tanggap na mga kondisyon ng presyo) upang umangkop sa mga detalye ng negosyo ay nakasalalay sa kumpanya ng tagapagtustos.

Marahil ang pinakamahalagang criterion ay ang functional completeness ng system. Gaano man kahusay ang sistema sa lahat ng iba pang aspeto, ang pangunahing gawain nito ay tiyakin ang pagpapatupad ng mga function ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Hanggang ngayon, bihirang gumamit ang mga customer diskarte sa mga sistema upang masuri ang functional na pagkakumpleto ng EDS, umaasa sa iyong pansariling opinyon batay sa pag-aaral mga materyales sa marketing o, sa pinakamahusay, isang mabilis na kakilala sa produkto sa isang test stand. Hindi ito sapat para sa matagumpay na praktikal na paggamit ng EDMS.

Gawin tamang pagpili nang hindi nagsasagawa ng isang komprehensibong pagtatasa at paghahambing ng mga system, pangunahin sa mga tuntunin ng mga functional na parameter, nang hindi isinasaalang-alang ang mga madiskarteng layunin at kasalukuyang mga gawain ng customer, ay halos imposible.

Ang isang paunang pagsusuri ng merkado ay makakatulong sa paglutas ng problemang ito: isang paunang pamilyar sa mga pangunahing kalahok nito, mga produkto sa merkado, mga pangunahing teknolohiya at systematization ayon sa mga pangunahing parameter.

04/26/2018, Huwebes, 16:46, oras ng Moscow , Teksto: Natalya Rudycheva

Ang mga developer ng Russia ay may bawat pagkakataon na ganap na masakop ang merkado ng EDMS ng Russia. Mayroong parehong pang-ekonomiya at pambatasan na kinakailangan para dito. Ang natitira lang gawin ay lumikha ng tunay na maginhawa, moderno at maaasahang mga solusyon at tiyakin ang kanilang mataas na kalidad teknikal na suporta at maayos na ayusin ang proseso ng kanilang pagpapatupad. Ito ay tinalakay ng mga kalahok ng kumperensya na "EDMS Market 2018" na inorganisa ng CNews Conferences.

mga pahina: 1 | | susunod

Ang kasalukuyang sitwasyon sa merkado ng Russia ay kanais-nais para sa mga developer ng EDMS ng Russia, sinimulan niya ang kanyang pagsasalita Sergey Kuryanov, Direktor ng Strategic Marketing, DoxVision. May kalamangan sila sa mga Western developer dahil sa patakaran ng pagpapalit ng import at ang pagpapahina ng ruble, at maaaring matagumpay na makipagkumpitensya sa Open Text kung lumikha sila ng mga produkto na higit na mataas sa kalidad. Ito ang eksaktong landas na tinahak ng kumpanya ng DocsVision, na nag-aalok sa mga kliyente nito ng Docsvision ECM (bersyon 5.5), mga natatanging katangian na scalability sa 100+ libong user, microservice architecture, multi-platform. Pinapayagan ka ng platform na gamitin ang lahat ng mga pakinabang ng mga bagong teknolohiya, tulad ng omnichannel, cloud, suporta para sa mga bagong pamamaraan ng pamamahala (Agile, SCRUM), AI & ML, auto-registration, suporta para sa mga pagpapatupad ng Agile, self-service.

Halos kalahati ng mga proyekto noong 2017 ay ipinatupad batay sa Open Text Documentum, patuloy Roman Konovalov, CEO"ID - Mga Teknolohiya ng Pamamahala". Gayunpaman, lumalaki ang interes ng customer sa mga solusyon sa Russia. Bilang halimbawa, binanggit niya ang paglikha ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento sa pangkat ng mga kumpanya ng Rosseti. Sa unang yugto, na natapos noong 2014, ipinatupad ng customer ang Open Text Documentum. Ngayon, higit sa 44 libong tao ang gumagamit ng solusyon. Noong 2015, nagsimula ang ikalawang yugto ng proyekto, kung saan nilikha ang isang sistema ng pamamahala ng nilalaman at dokumentasyon ng disenyo at pagtatantya (UKKiPSD) batay sa produktong binuo ng ID - Management Technologies. Ayon kay Roman Konovalov, ang hinaharap ng industriya ay nakasalalay sa mga produktong Ruso. Halimbawa, ang EDMS na nilikha ng kanyang kumpanya ay nagbibigay ng pagkakataon self-configuration, ay idinisenyo upang i-automate ang mga proseso ng negosyo ng malalaking kumpanya, may modernong interface at ginagawang posible na makatipid sa pagpapatupad, pagpapanatili at pag-scale.

"Bagaman mayroon kaming maraming karanasan Pagpapatupad ng SAP, para sa panloob na automation napagpasyahan naming gumamit ng domestic platform," sabi Evgeniy Gafarov, tagapamahala ng proyekto ng kumpanya ng CIUS na "Gazpromavtomatizatsiya". – Sa loob ng 3 taon, mayroon kaming ganap na automated na pamamahala at pagsuporta sa mga proseso ng negosyo. Sinakop namin ang lahat ng mga lugar at uri ng trabaho ng kumpanya." Nagsimula ang kumplikadong proyekto sa pag-automate ng daloy ng dokumento - ang paglikha ng isang sistema para sa pagtatala ng mga dokumento at pamamahala ng mga order. Sa nakalipas na tatlong taon, ang layunin ng EDMS ay radikal na nagbago. Ang mga function ng BPM nito ay nauna. Ito ay naging "sentro ng utak", isang back-end na sistema na responsable para sa mga daloy ng kontrol na dumadaan sa lahat ng mga sistema. Binibigyang-daan ka ng arkitektura na ito na mabilis at murang i-automate ang mga proseso ng negosyo. Sinabi ni Evgeniy Gafarov sa mga kalahok sa kumperensya tungkol sa mga pakinabang ng pamamaraang ito. Kabilang sa mga ito ay mabilis at murang automation, higit pa mga awtomatikong proseso na may nakapirming badyet at kakayahang gumamit ng mga system na pamilyar sa mga user.

Paano ayusin ang proseso ng pagpapatupad

Halos 74% ng mga kumpanya ay nahaharap sa mga problema kapag nagtatrabaho sa mga dokumento, nagsimula ang kanyang pagsasalita Elena Skripko, consultant-methodologist sa 1C. Ang mga ito ay pagdoble ng mga aksyon, kahirapan sa paghahanap, mga pagkakamali at pagdoble, mahabang oras ng pagproseso para sa mga dokumento at, bilang isang resulta, isang pagbawas sa kahusayan ng oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado. Ang lahat ng ito ay may negatibong epekto sa proseso ng pamamahala ng kumpanya at pinipigilan ang pag-ampon ng mga epektibong desisyon sa pamamahala.

Iyon ang dahilan kung bakit ang 1C, kapag nagpapatupad ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ay nagpapayo na sumunod sa binuo at paulit-ulit na nasubok na pamamaraan. Habang sinusuri ang ilang mga kaso, naging malinaw na ang pinakakaraniwang problema na kinakaharap ng mga kumpanya kapag nag-oorganisa ng trabaho gamit ang mga dokumento ay ang maraming hindi kinakailangang aksyon na isinagawa sa kanila. Bilang resulta, bumagal ang mga pamamaraan sa trabaho at ang pondo ng sahod ay ginagastos nang hindi makatwiran. Ang isa pang problema ay maramihang pag-scan mga dokumento sa accounting sa panahon ng pag-apruba at pag-verify. Bilang resulta, ang accountant ay tumatanggap ng isang stack ng mga na-scan na larawan, na ang bawat isa ay nilagdaan ng responsableng tao. Minsan ang proseso ng daloy ng dokumento ay hindi sumusunod sa mga pamantayang pinagtibay ng kumpanya, na nagpapahiwatig ng pagbawas sa pamamahala nito. Ito ay isang seryosong problema na nangangailangan ng pagsusuri at kagyat na mga desisyon sa pamamahala.

Ang elektronikong pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga organisasyon ay hindi umuunlad nang mabilis hangga't gusto namin, mga tala Vitaly Kotov, Deputy Director para sa Economics ng Polyplastic Group. Maaaring baguhin ng malalaking kumpanya ang sitwasyon sa pamamagitan ng pagpilit sa kanilang mga kasosyo na lumipat sa EDMS sa mga b2b chain. Ibinahagi niya ang kanyang karanasan sa Polyplastic. Gumawa ang kumpanya ng portal para sa mga carrier, isinama ito sa 1C:ERP, inayos ang pag-access dito sa pamamagitan ng Web at mobile app. Ngayon ang portal ay gumaganap ng mga function ng daloy ng e-document sa pagitan ng Polyplastic at mga carrier.

Pagbabahagi ng aming karanasan

Ang mga customer na nagsalita sa kumperensya ay nagbahagi ng kanilang karanasan sa automation ng dokumento. Kaya, kinuha ng kumpanya ng Stroytransneftegaz ang landas ng paglikha ng isang electronic archive, sinabi Pavel Potemin, pinuno ng electronic archive service ng Stroytransneftegaz. Ang mga gastos sa pagpapatupad nito ay minimal. Ang solusyon ay may intuitive na pag-andar, at ang mga gumagamit ay nasiyahan sa paggamit nito. Tulad ng para sa EDMS, ayon kay Pavel Potemkin, pinakamahusay na ipatupad ito bilang isang hanay ng mga hiwalay na module na may malinaw at naiintindihan na mga gawain, kabilang ang pagsasama sa iba pang mga system. Bilang halimbawa ng naturang teknolohiya, binanggit niya ang ELMA business process management system.

Ang proseso ng daloy ng dokumento sa pampublikong sektor ay mahigpit na kinokontrol, at ang pagtanggi sa papel ay isa nang legal na kinakailangan, sabi Evgenia Surovtseva, representante na pinuno ng departamento - pinuno ng departamento ng mga sistema ng impormasyon ng pamamahala ng impormasyon at software ng Vladivostok City Administration. Hindi lamang dapat palitan ang mga dokumento sa elektronikong paraan, kundi pati na rin ang kanilang pag-apruba at ang proseso ng pakikipag-ugnayan sa mga mamamayan at negosyo. Ang kadaliang kumilos ay naging isang mahalagang kinakailangan kamakailan para sa EDMS sa mga ahensya ng gobyerno. Kabilang sa mga paghihirap na binanggit ni Evgenia Surovtseva ay ang pangangailangan na sanayin ang lahat ng mga bagong empleyado na magtrabaho kasama ang EDMS, na, bilang panuntunan, ay humarap sa ganap na magkakaibang mga solusyon sa mga nakaraang lugar ng trabaho.

Tungkol sa karanasan ng pagpapatupad ng isang sistema ng rehiyon pakikipag-ugnayan sa elektroniko sinabi Nikolai Zemskoy, Deputy Head ng IT Department ng Tambov Region Administration. Nagsimula ang proyekto noong 2012. Ngayon, 2 executive authority at 16 local government bodies (LSG) ng rehiyon ang konektado sa system, ang kabuuang bilang ng user ay 1,661 katao. Para sa 2018, pinlano na ikonekta ang mga konseho ng nayon, mga konseho ng bayan, mga institusyong nasasakupan ng mga lokal na katawan ng self-government, palawakin ang kontrol sa gawain ng mga gumagamit sa EDMS, gumamit ng karagdagang pag-andar, ilarawan ang pakikipag-ugnayan, bumuo ng mga form at mga template ng dokumento, lumikha ng isang mekanismo para sa pagbuo ng mga structured na kahilingan para sa impormasyon.

Nagbahagi ng isa pang kaso ng matagumpay na pagpapatupad ng EDMS Pavel Gorshkov, pinuno ng departamento ng institusyong pang-edukasyon sa preschool Federal Center sa disenyo at pagpapaunlad ng mga pasilidad ng nuclear medicine. Nagsimula ang proyekto noong Disyembre 2015 at natapos noong Abril 2017 at may kasamang 2 yugto. Sa una, ang mga trabaho sa opisina, mga kontrata, at mga kahilingan sa pagkuha ay awtomatiko, sa pangalawa, ang mga kahilingan ng kliyente para sa produksyon at supply ng mga produkto ay awtomatiko; Bilang isang resulta, posible na ganap na maalis ang mga pagkalugi at hindi sinasadyang mga pagbabago sa mga dokumento sa panahon ng kanilang pagproseso. ikot ng buhay. Ang oras ng pagproseso para sa mga dokumento ay nabawasan ng 10 beses, at mga oras ng pag-apruba ng 6 na beses. Ang taunang proseso ng pagtitipid sa paggawa ay umabot sa higit sa 5,794 na oras ng paggawa.

Ang EDI ay naging pangunahing tool para sa pakikipag-usap sa mga kliyente sa kumpanya, sabi Igor Castillo, business development manager sa Palig Group. Ang pag-unlad ng electronic document management system ay nagsimula noong 2007. sa sandaling ito higit sa 80% ng turnover ng kumpanya ay naseserbisyuhan ng mga EDI system. Bilang ng mga order na tinanggap sa pamamagitan ng mga elektronikong channel ang mga komunikasyon ay umabot sa 92%. Ang mga karaniwang mensahe ng logistik ay ipinagpapalit (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN, atbp.), pagpaplano ng supply (DELFOR), koordinasyon ng presyo, mga master date at listing (PRICAT), at ibinibigay ang data sa katayuan ng benta at stock (INVREPT) , SLSRPT), ang mga proseso ng pagsubaybay sa batch gamit ang SSCC code ay ipinatupad.

Denis Gorbunov, pinuno ng opisina ng proyekto ng departamento ng teknolohiya ng impormasyon ng pangkat ng Cherkizovo, sa kanyang ulat ay nagsalita tungkol sa mga pangunahing yugto ng pag-unlad ng EDMS sa Russia. Sa kanyang opinyon, ngayon ang merkado na ito ay nailalarawan sa pamamagitan ng malinaw na mga kinakailangan ng customer, karaniwang mga sitwasyon sa pagpapatupad at mga pagbawas sa mga badyet para sa pagpapatupad ng proyekto, pati na rin ang paglabo ng linya sa pagitan ng mga domestic at dayuhang solusyon. Kasabay nito, maraming mga katanungan ang nananatiling bukas. Halimbawa, sulit ba ang paglikha ng pasilidad ng imbakan ng korporasyon o mas mahusay bang gamitin bukas na serbisyo tulad ng Google Drive o Microsoft Onedrive? Sapat ba na gamitin ang mga built-in na kakayahan ng EDMS para pamahalaan ang mga proseso ng negosyo o kailangan ng mga espesyal na produkto? Paano magbabago ang papel ng EDMS kaugnay ng takbo ng paglipat mula sa mga dokumento patungo sa mga transaksyon?

Setyembre 15, 2015 2:04 pm

Para sa mga katanunganPCLinggo na sagot ni Istomin Konstantin, Executive Director mga kumpanyaDIRECTUM. Ang mga tanong ay itinanong bilang bahagi ng isang pagsusuri upang ipagdiwang ang ika-20 anibersaryo ng PC Week/RE.

Nang magsimulang mabuo ang segment ng EDMS/ECM system sa Russia, ano ang mga pangunahing sandali at yugto sa pag-unlad nito?

Ang pagbuo ng segment ay nagsimula noong 1995, nang ang mga unang sistema ng sirkulasyon na nakatuon sa trabaho sa opisina ay naging kapansin-pansin. Ang mga halimbawa ng gayong mga sistema ay ang Euphrates at Del. Ang tradisyon ng Russia ng vertical na daloy ng dokumento, kung saan ang isang dokumento ay dapat dumaan sa pamamahala bago maabot ang kontratista, natukoy ang mga tampok ng mga unang sistema ng automation. Ang mga pangunahing gawain ng automation ay pagpaparehistro at kontrol ng pagpapatupad ng mga dokumento, paghahanda ng mga ulat. Ang trabaho sa gayong mga sistema ay batay sa mga kard ng pagpaparehistro. Masyado pang maaga para pag-usapan ang tungkol sa pamamahala ng content ng enterprise sa yugtong ito, ngunit ito ang tanda ng simula ng pagbuo ng segment.

Sa susunod na yugto, na tumagal mula humigit-kumulang 1997 hanggang 2000, lumitaw ang mga archive ng elektronikong dokumento sa merkado ng Russia. Isa sa mga kinatawan ay ang DOCS Open system. Ang lugar na ito ay hindi nakatanggap ng maraming pag-unlad sa Russia sa oras na iyon, muli dahil sa tiyak na tradisyon ng pag-iingat ng rekord at daloy ng dokumento.

Sa parehong panahon, lumitaw ang mga unang sistema ng daloy ng trabaho; Bilang halimbawa, maaari naming banggitin ang Russian OPTIMA WorkFlow system at Western Staffware.

Ang mga kumplikadong sistema ay lumitaw noong 2002-2003. Pinagsasama nila ang mga mekanismo ng daloy ng trabaho at ang kakayahang ayusin ang mga electronic archive ng mga dokumento. Sa yugtong ito maaari nating pag-usapan ang paglitaw ng ganap na mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento na naging posible upang gumana sa nilalaman ng mga dokumento. Ang isang teknolohikal na milestone sa oras na ito ay ang paglikha sariling mga platform mga pagpapaunlad batay sa mga kakayahan ng Microsoft SQL Server at/o Oracle DBMS. Ang isang magandang paglalarawan ng panahong iyon ay ang exhibition-conference DOCFLOW 2004. Sa oras na iyon, ang kaganapan ay higit na nakapagpapaalaala sa isang eksibisyon: ang mga kalahok ay nagtipon upang makita ang mga Jukebox na laganap sa ibang bansa, makapangyarihang mga pang-industriyang scanner... Pagkalipas ng ilang taon, ang kumperensya nakakuha ng mas mala-negosyo na karakter Ang praktikal na interes sa paggamit ng mga solusyon ay kapansin-pansin. Mga kilalang kinatawan ng complex Mga sistemang Ruso naging Docsvision at DIRECTUM, nagsimulang aktibong promosyon ang Western Documentum system sa Russia. Bilang karagdagan, ang mga domestic system batay sa Lotus Notes ay aktibong binuo bilang isang hiwalay na sangay.

Ang 2006 ay maaaring tawaging taon ng pagbuo ng mga modernong sistema ng ECM na pinagsasama ang pag-andar para sa pamamahala ng dokumento at pakikipag-ugnayan. Kasabay nito, binuo ng kumpanya ng pananaliksik na Gartner ang pamantayan na dapat matugunan ng mga ECM system. Sa mga bagong bersyon ng Russian kumplikadong mga sistema sumasalamin din sa bagong konsepto ng ECM. Gayundin sa panahong ito, ang iba't ibang mga solusyon sa negosyo ay nagsimulang aktibong binuo, na idinisenyo upang malutas ang iba't ibang mga problema ng mga kumpanya batay sa isang platform ng ECM.

Mula 2011 hanggang sa kasalukuyan, sa ECM, gayundin sa buong larangan ng IT, nagkaroon ng malinaw na kalakaran patungo sa oryentasyon ng user: nagiging mas maginhawa ang mga system, na may diin sa paglikha ng mga intuitive na interface. Ay binuo sa lahat ng dako mga solusyon sa mobile, na sa mga nakaraang taon ay hindi naging uso, ngunit isang kinakailangang kondisyon pagkakaroon ng mga modernong sistema ng ECM. Ang trend para sa pagbuo ng mga produkto ng ulap ay umuunlad, ang merkado ay nagpapahiwatig na ang mga kliyente ay handa na para sa mga solusyon sa SaaS sa larangan ng pamamahala ng dokumento. Bagaman narito ang Russia ay nahuhuli sa mga merkado sa Kanluran sa pamamagitan ng 2-3 taon.

Paano nakaligtas ang segment na ito ng IT market sa mga krisis noong 1998 at 2008?

Noong 1998, hindi pa umiiral ang merkado ng EDMS/ECM ng Russia (ito ay napakaliit). Ang pangunahing katangian ng krisis ay maaaring tawaging pagtanggi ng mga gumagamit mula sa mga Western system - ang default kasama ang lahat ng mga kahihinatnan nito na apektado.

Noong 2008, nagkaroon ng aktibong paglago sa segment ng EDMS/ESM at mahusay na interes ng customer. Samakatuwid, sa pangkalahatang pagbagsak ng ekonomiya sa industriya ng IT, ang segment na ito ay nagdusa ng hindi bababa sa. Bumaba ang mga benta, ngunit walang malubhang pagkabigla na tumagal ng halos isang taon.

Paano naiiba ang sitwasyon sa naobserbahan noong mga krisis noong 1998 at 2008? Ano ang mga prospect para sa market segment na ito sa malapit na hinaharap?

Ang kasalukuyang sitwasyon ay katulad ng krisis noong 2008 sa "ordinaryong" pagpapakita ng krisis nito. Mayroong pangkalahatang pagbaba sa aktibidad ng negosyo, at bumaba ang dynamics ng mga benta.

Sa pangkalahatan, ang kasalukuyang sitwasyon ay kapansin-pansing naiiba sa 2008.

Una, ang kasalukuyang krisis ay tila pinahaba, dahil Ang mga pangunahing dahilan para sa Russia - mga presyo ng langis at mga parusa - ay malamang na hindi mabilis na magbago ay tatagal ng 2-3 taon.

Pangalawa, ngayon ang ECM market ay umabot na sa kapanahunan nito: alam ng mga customer kung ano ang kailangan nila mula sa mga system, at medyo malinaw na mga kinakailangan ang inilalagay para sa mga solusyon. Ang pangkalahatang diskarte sa isyu ng automation ay nagbago: ang kahusayan ay naging isang nasasalat na tagapagpahiwatig. At kung nakikita ng customer ang mga benepisyo ng pagpapatupad ng isang ECM system "sa mga numero," siya ay gumagawa ng isang ganap na mulat, matalinong desisyon.

Tulad ng dati, may tunay na pangangailangan para sa automation sa malalaking kumpanya, kung saan pinapayagan sila ng economies of scale na mas mahusay na masuri ang mga benepisyo ng pagpapatupad ng mga solusyon sa ECM. Ang mga pangunahing stimulator ng merkado ay mga kinatawan industriya ng langis at gas, industriya ng pagtatanggol at mga korporasyon ng estado, pati na rin ang mga negosyong nakatuon sa pag-export.

Ang suporta ay ibinibigay din ng aktibong posisyon mga estado na may kaugnayan sa sektor ng IT: ang mga hadlang sa paggamit ng mga elektronikong dokumento ay makabuluhang nabawasan ang takbo ng pagpapalit ng import laban sa backdrop ng tumataas na dolyar at pinatataas ng mga parusang Kanluranin ang mga pagkakataon ng mga domestic developer.

Sa hinaharap, ang karagdagang paglago sa dami ng EDMS/ECM market ay inaasahang magiging kapansin-pansing mas malaki kaysa sa IT market sa kabuuan, habang ang rate ng paglago sa panahon ng krisis ay depende sa estado ng ekonomiya. Higit sa lahat, ang trend ng paglago ay magpapatuloy sa malalaking negosyo, mas pipiliin ng mga medium-sized na kumpanya ang mas magaan, handa, murang mga solusyon. Sa bahaging ito, mukhang kapaki-pakinabang ang mga teknolohiya ng ulap. Inaasahan ang mas malaking pagbaba sa mga ahensya ng gobyerno dahil sa matinding pagbawas sa badyet. Ang merkado ng pamamahala ng inter-corporate na dokumento, na nakatayo nang kaunti sa ECM, ngunit nauugnay dito, ay nasa paunang yugto ng pagbuo nito, inaasahan ang matalim na paglago nito, na lumilikha ng mga bagong pagkakataon.