Ano ang pagpaplano ng proyekto. Paano maayos na magsulat ng isang plano sa pamamahala ng proyekto? Pagpaplano ng isang proyekto batay sa mga parameter ng oras

Mga prinsipyo ng pagpaplano ng proyekto.

Istraktura ng pagkasira ng trabaho.

Pagpaplano ng proyekto ayon sa mga parameter ng oras.

Mga pamamaraan sa pagpaplano ng network ng proyekto.

Organisasyon ng gawaing pagpaplano ng proyekto.

Pamamahala ng proyekto: pagtuturo/ A.G. Ivasenko, Ya.I. Nikonova, M.V. Karkavin. – Rostov n/a: Phoenix, 2009. – P.177-212.

Mazur I.I. Pamamahala ng proyekto: aklat-aralin. manwal para sa mga mag-aaral na nag-aaral sa espesyalidad na "Pamamahala ng Organisasyon" / I.I. Mazur [at iba pa]. ; inedit ni I.I. Mazura at V.D. Shapiro - ika-6 na ed., nabura. - M.: Publishing house "Omega-L", 2010. -960 p.

Ang kakanyahan ng pagpaplano ay upang magtakda ng mga layunin at paraan upang makamit ang mga ito batay sa pagbuo ng isang hanay ng mga gawain (mga kaganapan, aksyon) na dapat gawin, ang paggamit ng mga pamamaraan at paraan para sa pagpapatupad ng mga gawaing ito, na nag-uugnay sa mga mapagkukunang kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad , at pag-uugnay sa mga aksyon ng mga organisasyong kalahok sa proyekto.

Ang mga aktibidad sa pagpapaunlad ng plano ay sumasaklaw sa lahat ng mga yugto ng paglikha at pagpapatupad ng proyekto. Nagsisimula ito sa pakikilahok ng tagapamahala ng proyekto (tagapamahala ng proyekto) sa proseso ng pagbuo ng konsepto ng proyekto, at nagpapatuloy kapag pumipili mga madiskarteng desisyon sa proyekto, pati na rin sa pagbuo ng mga detalye nito, kabilang ang paghahanda ng mga panukala sa kontrata, ang pagtatapos ng mga kontrata, ang pagpapatupad ng trabaho, at nagtatapos sa pagkumpleto ng proyekto.

Sa yugto ng pagpaplano, ang lahat ng kinakailangang mga parameter para sa pagpapatupad ng proyekto ay tinutukoy:

tagal para sa bawat isa sa mga kinokontrol na elemento ng proyekto,

ang pangangailangan para sa paggawa, materyal, teknikal at pinansiyal na mapagkukunan,

mga oras ng paghahatid para sa mga hilaw na materyales, materyales, bahagi at kagamitan sa teknolohiya,

timing at dami ng paglahok ng disenyo, konstruksiyon at iba pang mga organisasyon.

Ang mga proseso at pamamaraan sa pagpaplano ng proyekto ay dapat tiyakin ang pagiging posible ng proyekto sa loob ng isang takdang panahon sa pinakamababang gastos, sa loob ng mga limitasyon ng karaniwang mga gastos sa mapagkukunan at may sapat na kalidad.

Sa isang maayos na proyekto, ang isang partikular na katawan ng pamamahala ay dapat na responsable para sa pagpapatupad ng bawat layunin: ang tagapamahala ng proyekto para sa lahat ng mga layunin (misyon ng proyekto), mga responsableng tagapagpatupad para sa mga pribadong layunin, atbp. Iyon ay, ang puno ng mga layunin ng proyekto ay dapat na magkasabay kasama ang istraktura ng yunit ng organisasyon na responsable para sa pagpapatupad ng proyekto. Para sa layuning ito, ang isang tinatawag na matrix ng responsibilidad ay binuo, na tumutukoy sa mga pagganap na responsibilidad ng mga tagapalabas ng proyekto at tinukoy ang hanay ng mga gawa para sa pagpapatupad kung saan sila ay personal na responsable.

Kung mas mataas ang antas ng katawan ng pamamahala, mas pangkalahatan, pinagsama-samang mga tagapagpahiwatig ang gumagawa ng mga desisyon sa pamamahala ng mga subordinate na yunit. Habang tumataas ang antas ng hierarchy, tumataas ang agwat ng oras sa pagitan ng pag-isyu ng mga nakaplanong gawain, pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad, atbp. Bukod dito, sa mga pagitan sa pagitan ng mga sandali ng interbensyon (pag-isyu ng mga nakaplanong gawain, pagtukoy ng mga benchmark, atbp.), ang mga yunit ng mas mababang antas ay gumagana nang nakapag-iisa, anuman ang mga yunit na pareho o katabi ng antas. Ang independiyenteng paggana ng mga kagawaran ay dapat tiyakin ng ilang mga reserba ng mga mapagkukunan, na kailangan ding planuhin.

Ang pangunahing layunin ng pagpaplano ay bumuo ng isang modelo para sa pagpapatupad ng proyekto. Kinakailangan na i-coordinate ang mga aktibidad ng mga kalahok sa proyekto; sa tulong nito, ang pagkakasunud-sunod kung saan dapat gawin ang trabaho, atbp.

Ang pagpaplano ay isang hanay ng magkakaugnay na mga pamamaraan. Ang unang yugto ng pagpaplano ng proyekto ay ang pagbuo ng mga paunang plano, na siyang batayan para sa pagbuo ng badyet ng proyekto, pagtukoy ng mga kinakailangan sa mapagkukunan, pag-aayos ng suporta sa proyekto, pagtatapos ng mga kontrata, atbp. Ang pagpaplano ng proyekto ay nauuna sa kontrol ng proyekto at ang batayan para sa aplikasyon nito , dahil ang isang paghahambing ay ginawa sa pagitan ng binalak at aktwal na mga tagapagpahiwatig.

Ang pagpaplano ay isa sa pinakamahalagang proseso para sa isang proyekto, dahil ang resulta ng pagpapatupad nito ay karaniwang isang natatanging bagay, produkto o serbisyo. Ang saklaw at detalye ng pagpaplano ay tinutukoy ng pagiging kapaki-pakinabang ng impormasyon na maaaring makuha bilang resulta ng proseso at depende sa nilalaman (intention) ng proyekto.

Ang mismong proseso ng pagpaplano ay hindi maaaring ganap na ma-algoritmo at awtomatiko, dahil naglalaman ito ng maraming hindi tiyak na mga parameter at kadalasang nakadepende sa mga random na kadahilanan. Samakatuwid, ang mga opsyon sa plano na iminungkahi bilang resulta ng pagpaplano ay maaaring mag-iba kung ang mga ito ay binuo ng iba't ibang mga koponan, ang mga espesyalista ay may iba't ibang mga pagtatasa ng epekto ng mga panlabas na salik sa proyekto.

SA pangunahing proseso ang pagpaplano ay kinabibilangan ng:

pagpaplano at dokumentasyon ng saklaw ng proyekto;

pagguhit ng mga pagtatantya, pagtatasa ng halaga ng mga mapagkukunan na kinakailangan upang makumpleto ang proyekto;

kahulugan ng trabaho, pagbuo ng isang listahan ng mga tiyak na gawa na matiyak ang pagkamit ng mga layunin ng proyekto;

pag-aayos (pagkakasunud-sunod) ng trabaho, pagkakakilanlan at dokumentasyon ng mga dependency sa teknolohiya at mga paghihigpit sa trabaho;

pagtatasa ng tagal ng trabaho, mga gastos sa paggawa at iba pang mga mapagkukunang kinakailangan upang makumpleto mga indibidwal na gawa;

pagkalkula ng iskedyul, pagsusuri ng mga teknolohikal na dependency ng pagpapatupad ng trabaho, tagal ng trabaho at mga kinakailangan sa mapagkukunan;

pagpaplano ng mapagkukunan, pagtukoy kung anong mga mapagkukunan (mga tao, kagamitan, materyales) at kung anong dami ang kakailanganin upang makumpleto ang gawaing proyekto. Pagtukoy sa kung anong tagal ng panahon ang gawain ay maaaring makumpleto na isinasaalang-alang ang limitadong mga mapagkukunan;

pagbabadyet, pag-uugnay ng mga tinantyang gastos sa mga tiyak na uri mga aktibidad;

paglikha (pagbuo) ng isang plano ng proyekto, pagkolekta ng mga resulta ng iba pang mga proseso ng pagpaplano at pagsasama-sama ng mga ito sa isang karaniwang dokumento.

Mga Proseso ng Katulong isinagawa kung kinakailangan. Kabilang dito ang:

pagpaplano ng kalidad, pagtukoy ng mga pamantayan ng kalidad na angkop sa isang partikular na proyekto at paghahanap ng mga paraan upang makamit ang mga ito;

pagpaplano ng organisasyon (disenyo), kahulugan, survey, dokumentasyon at pamamahagi mga tungkulin sa proyekto, mga relasyon sa pananagutan at pagpapasakop;

pagpili ng tauhan, pagbuo ng pangkat ng proyekto sa lahat ng yugto ikot ng buhay proyekto, ang hanay ng mga kinakailangang mapagkukunan ng tao na kasama sa proyekto at nagtatrabaho dito;

pagpaplano ng mga komunikasyon, pagtukoy sa impormasyon at komunikasyon na pangangailangan ng mga kalahok sa proyekto: sino ang nangangailangan ng kung anong impormasyon, kailan at paano ito dapat ihatid sa kanila;

pagkilala at pagtatasa ng mga panganib, pagtukoy kung aling salik ng kawalan ng katiyakan at kung hanggang saan ang maaaring makaapekto sa pag-unlad ng proyekto, pagtukoy ng mga paborable at hindi kanais-nais na mga sitwasyon para sa pagpapatupad ng proyekto, dokumentasyon ng mga panganib;

pagpaplano ng supply, pagtukoy kung ano, paano, kailan at kung kanino bibilhin at ihahatid;

pagpaplano ng mga panukala, pagdodokumento ng mga kinakailangan sa produkto, at pagtukoy ng mga potensyal na supplier.

Ang pagtukoy sa mga antas ng pagpaplano ay paksa din ng pagpaplano at isinasagawa para sa bawat partikular na proyekto, na isinasaalang-alang ang mga detalye, sukat, heograpiya, tiyempo, atbp.

Sa panahon ng prosesong ito, ang uri at bilang ng mga antas ng pagpaplano na naaayon sa inilalaan na mga pakete ng trabaho para sa proyekto, ang kanilang substantibo at mga relasyon sa oras ay tinutukoy.

Ang mga plano (mga graph, network) bilang isang pagpapahayag ng mga resulta ng mga proseso ng pagpaplano ay dapat bumuo ng magkakasamang ilang pyramidal na istraktura na may mga katangian ng pinagsama-samang impormasyon, na pinag-iba ayon sa mga antas ng pamamahala ng kamalayan, na pinapalitan ng mga yugto ng pag-unlad (pandalian, katamtaman at pangmatagalan. -term). Ang mga antas ng pagpaplano at ang sistema ng mga plano ay dapat na binuo gamit ang mga prinsipyo ng feedback na nagsisiguro ng patuloy na paghahambing ng nakaplanong data sa aktwal na data at may mahusay na kakayahang umangkop, kaugnayan at kahusayan.

Nakikitungo kami sa maraming bagay araw-araw, patuloy na gumagawa ng mga pagpipilian, at naghahanap ng mga bagong pagkakataon upang makamit ang aming mga layunin. SA Araw-araw na buhay hindi man lang iniisip ng mga tao na patuloy silang gumagawa ng mga proyekto. Nangyayari ito nang hindi sinasadya. Gayunpaman, kadalasan ang isang tao na naniniwala na siya ay nakagawa ng isang tunay ay talagang nakagawa ng hindi kinakailangang gawain. Upang ituon ang iyong mga pagsisikap sa mga kinakailangang aksyon at makuha ang ninanais na resulta, kailangan mong malaman kung ano ang proseso ng disenyo.

Ano ang isang proyekto

Ang anumang ideya na hindi maisasakatuparan ay hindi matatawag na proyekto. Ito ay isang tiyak na mekanismo, ang layunin nito ay upang makamit ang itinakdang layunin at ipatupad ang pag-unlad sa mga praktikal na aktibidad. Kaya, ang mga palatandaan ng proyekto:

Mayroong tiyak na petsa ng pagsisimula para sa proseso ng disenyo.
Kapag natapos na ang mga yugto ng pagbuo ng proyekto, kailangan mong markahan ang petsa ng pagkumpleto ng trabaho sa kalendaryo o mga dokumento, kung mayroon man, o ipakita ang huling resulta.
Ang panghuling resulta ng disenyo ay dapat na bago, hindi alam dati. Hindi kinakailangan upang makamit ang kumpletong pagiging natatangi. Sapat na ang resulta ay isang paghahayag para sa mga miyembro ng pangkat na nagtatrabaho sa proyekto.
Upang bumuo ng proyekto na kailangan mo ilang mga mapagkukunan. Lagi silang limitado.

Ngayon ay maaari nating sabihin na ang disenyo ay ang pagtatayo ng isang apartment, paghahanap ng trabaho, pag-aaral Wikang banyaga, paglipat sa ibang pang-araw-araw na gawain. Ang mga yugto ng pagbuo ng proyekto ay natatangi sa bawat kaso, ngunit kung maaari mong mapagtanto ang iyong ideya at isabuhay ito, kung gayon mas madaling tingnan ang lahat ng mga paghihirap bilang mga yugto ng pagpapatupad kung saan ikaw ay tataas pa.

Mayroong ilang mga uri ng pananaliksik. Sila ay naiiba sa bawat isa sa iba't ibang mga katangian.

Mga yugto ng proyekto: pangkalahatang katangian

Bagaman maraming uri ng mga proyekto, ang bawat isa sa kanila ay ipinatupad ayon sa isang tiyak na pamamaraan. Sa pangkalahatan, ang proseso ng disenyo ay ganito:

Ang ideya ay nasuri at ang isang plano ng proyekto ay binuo.
May napiling project manager.
Ang mga layunin sa disenyo ay malinaw na nakasaad, na isinasaalang-alang ang lahat ng posibleng mga paghihigpit.
Natukoy ang mga kalahok sa disenyo.
Ang petsa ng pagsisimula ng trabaho at ang nakaplanong saklaw ng proyekto ay tinutukoy.
Determinado posibleng mga panganib at mga kahihinatnan.
Kami ay nagtatrabaho patungo sa aming layunin.
Ang mga problema na lumitaw sa panahon ng trabaho ay inalis.
Sinusuri ang huling resulta ng proyekto.
Ang resulta ay iniharap sa pamamahala.
Ang huling resulta at ang gawain ng mga kalahok ay tinasa.

Depende sa uri ng disenyo, maaaring isaayos ang planong ito para sa mga partikular na layunin. Ang mga bagong yugto ng trabaho sa proyekto ay maaaring ipakilala o ang mga umiiral na ay maaaring alisin kung hindi kinakailangan.

Pagbuo ng isang proyekto sa paaralan

Ang isang proyekto sa paaralan ay karaniwang hindi isang pangmatagalang proyekto. Dapat patunayan ng mga mag-aaral ang kanilang sarili bilang mga taong may kakayahan at may layunin na alam kung paano maabot ang isang kompromiso. Ang mga yugto ng proyekto sa paaralan ay ang mga sumusunod:

Paghahanda para sa trabaho. Sa yugtong ito, ang gawain ay nabuo at ang isang plano sa disenyo ay binuo.
Ang mga layunin ng proyekto ay nabuo, ang bawat kalahok ay nag-aalok ng kanilang sariling mga ideya na makakatulong sa pagkamit ng layunin.
Pagtukoy sa paraan para sa pagkolekta ng kinakailangang impormasyon, pamamahagi ng mga gawain sa lahat ng mga kalahok ng proyekto.
Pagkolekta ng impormasyon, pagsusuri nito, pagsasagawa ng mga gawain sa disenyo.
Pagbubuo ng angkop na konklusyon.
Paghahanda para sa pagtatanggol sa gawaing proyekto.
Pagtatanghal ng mga resulta ng mga aktibidad sa guro, pagtatanggol sa gawain.

Matapos ipagtanggol ang gawaing proyekto, ang guro ay nagbibigay ng isang naaangkop na marka, na nakasalalay sa antas kung saan ang layunin ng disenyo ay nakamit, ang gawain ng lahat ng mga kalahok sa pananaliksik, ang pagiging kumplikado ng paksa, at ang kakayahang ipakita ang kanilang mga resulta sa lipunan.

Ang pananaliksik sa paaralan ay ang pinakasimpleng anyo ng trabaho, kung saan ang mga mag-aaral ay nagsisimula pa lamang na maunawaan ang mga pangunahing kaalaman sa paggawa sa kanilang sariling ideya. Ang mga yugto ng trabaho sa isang proyekto ay hindi kumakatawan sa ilang mga kalkulasyon, na hindi masasabi tungkol sa larangan ng pamumuhunan ng aktibidad.

Pagbuo ng isang proyekto sa pamumuhunan

Ang isang proyekto sa pamumuhunan ay nagpapahiwatig na ang mga kalahok nito ay isinasaalang-alang ang isang tiyak panganib sa pananalapi, dahil ang pagpapatupad ay nangangailangan ng ilang partikular na pamumuhunan. Depende lang sa tao kung handa siyang gawin ito. ay:

Yugto bago ang pamumuhunan. Kabilang dito ang lahat ng mga aktibidad upang maghanda para sa trabaho, kabilang ang pagsuri sa pangunahing ideya, pagpaplano, paglalaan ng ilang partikular na mapagkukunan sa pananalapi, pagpili ng isang lugar ng pananaliksik, pagtatapos ng isang kasunduan sa isang organisasyon, pagbuo ng mga teknikal na kagamitan, pagbuo at pag-apruba ng ilang dokumentasyon, pagkuha ng pahintulot na ipatupad ang proyekto. at pag-apruba ng mga kaugnay na dokumento. Isinasaayos ang yugtong ito kung may gustong baguhin ang mamumuhunan.
Yugto ng pamumuhunan. Kabilang dito ang direktang pagpapatupad ng trabaho, kabilang ang pag-install, paggawa ng mga sample at mga kaugnay na bahagi. Sa panahong ito, ang ideya ay ipinakilala sa katotohanan.
Ang pagpapatakbo ay ang huling panahon ng trabaho sa isang proyekto; kasama dito ang aplikasyon ng ideya sa pagsasanay. Kasama rin sa yugtong ito ang pagkalkula ng lahat mga tagapagpahiwatig ng ekonomiya at mga pagtataya.

Ito ang mga pangunahing yugto ng proyekto. Maaari silang dagdagan ng ilang mga aksyon kung kailangan ito ng mamumuhunan o ang pagpapatupad ng ideya sa pagsasanay ay nangangailangan nito. Pagganap proyekto sa pamumuhunan- ito ay isang masalimuot na gawain, ang matagumpay na pagpapatupad nito ay makakamit lamang ng mga taong may espesyal na edukasyon at mga kasanayan sa entrepreneurial.

May isa pang uri ng proyekto - malikhain. Ang pag-unlad nito ay nagaganap din ayon sa ilang mga yugto.

Pagbuo ng isang malikhaing proyekto

Ang isang malikhaing proyekto ay ang parehong pananaliksik bilang isang pamumuhunan. Gayunpaman, mayroong isang pagkakaiba, na ang resulta ay dapat na handa na produkto. kailangang maisalin ang kanyang mga iniisip at ideya sa katotohanan upang ang kanyang mga kakayahan ay hindi manatiling walang silbi. Para sa mga ito kailangan mong master ang kakayahan ng disenyo. Mga yugto malikhaing proyekto ay:

Pagpili ng tema ng disenyo, pagtatakda ng mga layunin at kaukulang gawain.
Pagtatakda ng lahat ng uri ng mga paghihigpit.
Pagtukoy sa mga kinakailangang mapagkukunan.
Pagkalap ng mga kinakailangang impormasyon.
Pagguhit ng isang plano sa disenyo.
Paggawa ng produkto na isinasaalang-alang ang lahat ng mga salik sa itaas.
Pagsusuri ng tapos na produkto.
Pagsusuri ng mga resulta.
Pagpaparehistro ng pag-aaral sa anyo ng papel.
Proteksyon ng proyekto.

Ang mga yugto ng pagpapatupad ng proyekto ay bawat isa taong malikhain nakikita sa sarili niyang paraan. Samakatuwid, hindi kinakailangan na mahigpit na sundin ang mga tagubilin. Sapat na lamang na gamitin ang mga kinakailangang ito sa pangkalahatang tuntunin.

Disenyo ng proyekto

Anumang proyekto ay dapat na maayos na idinisenyo. Para sa layuning ito, ang bawat aspeto ng pag-aaral ay ipinakita sa nakalimbag na anyo. Ang mga kinakailangan sa teksto ay:

Ang pagkakaroon ng mga heading at subsection.
Paglalarawan ng progreso ng pananaliksik.
Pagkakaroon ng mga konklusyon.
Paglalarawan ng resulta ng pananaliksik.
Ang pagkakaroon ng mga application, na maaaring mga guhit, litrato, graph, diagram, atbp.

Matapos makumpleto ang proyekto, magsisimula ang yugto ng proteksyon.

Proteksyon ng proyekto

Ang pagtatanggol ay ang pangwakas, na kinabibilangan ng pagbibigay-katwiran sa mga resulta ng pananaliksik sa customer, mamimili o publiko. Karaniwan, upang makakuha ng pag-apruba, sapat na ang isang maikli at mahusay na kuwento tungkol sa pag-unlad ng pag-aaral, na sinusuportahan ng mga graph, guhit at presentasyon. Tandaan na ang pang-unawa ng iyong trabaho ng iba ay nakasalalay sa yugtong ito.

mga konklusyon

Kaya, ang disenyo ay isang pangmatagalang gawain sa pangunahing ideya. Kung sa tingin mo ay sapat na ang lakas upang mapagtanto ang iyong ideya, magsimulang mag-recruit ng isang koponan at buhayin ang iyong mga iniisip. Ang inilarawan na mga yugto ng proyekto ay iyong gabay. Ang pagsusumikap ay makakatulong sa iyo na makamit ang iyong layunin.

Ang pagpaplano ay ang pundasyon kung saan itinayo ang anumang proyekto. At kung mas malakas ito, mas malamang na ang proyekto ay magiging matagumpay. Ito ang dahilan kung bakit mayroong isang plano sa pamamahala ng proyekto, na binubuo ng tatlong mga bloke: mga aktibidad (mga layunin, mga konsepto ng proyekto, mga layunin ng mapagkukunan, atbp.), mga gawain at mapagkukunan (mga tao, kagamitan, pera, atbp.).

Ano ang isang plano sa pamamahala ng proyekto?

Ang plano sa pamamahala ng proyekto ay isang dokumento na tumutukoy sa lahat ng elemento ng proyekto: mula sa mga aktibidad at mapagkukunan hanggang sa pamantayan para sa pagtatasa ng tagumpay at mga panganib. Sa pagbuo ng planong ito, sinusubukan ng project manager na sakupin ang buong proyekto, mula sa pagsisimula hanggang sa pagsasara.

Ang plano ay ang pinakamahusay importanteng dokumento kapag lumilikha ng isang proyekto - sa antas ng paglahok ng stakeholder. Kung paanong ang isang proyekto ay hindi maipapatupad nang walang partisipasyon ng isang stakeholder, ang isang proyekto ay mabibigo nang walang isang pinag-isipang plano sa pamamahala. Mga dokumento tulad ng isang plano para sa pamamahala ng mga gastos, mga deadline, kalidad, mga panganib, mga mapagkukunan, atbp. — mga bahagi ng mas malawak na plano sa pamamahala.

Sa tradisyonal na pamamahala ng proyekto, kasama sa plano ang mga hadlang sa lahat ng limang yugto: pagsisimula, pagpaplano, pagpapatupad, pagsubaybay at pagkumpleto. Ang mga maliksi na proyekto ay hindi maaaring planuhin upang makumpleto dahil sa likas na katangian ng pagtatrabaho sa isang maliksi na modelo. Samakatuwid, ang mga plano ay binuo at naaprubahan sa buong ikot ng buhay ng proyekto.

Kadalasan mayroong dalawang plano sa pamamahala na kasangkot sa isang proyekto:

base— inaprubahan ng management (customer). Tinutukoy nito ang tagumpay ng mga gawain, at kinokontrol ang mga deadline at kalidad.
manggagawa— hindi tulad ng nauna, ang tagapamahala ng proyekto ay gumagawa ng mga pagbabago dito ayon sa bagong impormasyon o mga gawain.

Para saan ito?

Dapat sagutin ng isang magandang plano ang mga pangunahing tanong:

Bakit?— Anong problema ang nilulutas ng proyekto, ano ang halaga nito? Bakit naka-sponsor ang proyekto?
Ano?— Ano ang mga pangunahing produkto (delivery) ng proyekto? Ano ang kailangang gawin para sa matagumpay na pagkumpleto?
WHO?— Sino ang kasangkot sa paggawa sa proyekto at ano ang magiging pananagutan ng bawat kalahok? Sa anong format sila aayos?
Kailan?— Ano ang takdang panahon para sa proyekto? Kailan makakamit ang mga pangunahing punto - mga milestone?

Milestone - isang control point sa panahon ng isang proyekto (halimbawa, ang paglipat sa isang bagong pag-ulit).

Ang mga layunin ng Project Management Plan ay:

Mga pangunahing bahagi ng isang plano sa pamamahala ng proyekto

Hindi posible na gumawa ng mga plano ayon sa isang template, ngunit mayroon kit pangunahing elemento, alam kung alin, madaling bumuo ng isang balangkas para sa isang proyekto sa hinaharap:

maikling paglalarawan ng plano- isang pares ng mga talata tungkol sa mga pangunahing elemento ng proyekto na inihayag sa plano.
estratehiko at pagkakahanay ng organisasyon— kabilang dito ang mga resulta ng pagsusuri ng stakeholder at mga layunin ng organisasyon na susuportahan sa panahon ng proyekto.
pagtukoy sa saklaw ng proyekto- kasama sa item na ito ang mga sumusunod na elemento: gawain at layunin, inaasahang resulta, mga tool PBS At WBS. Sa seksyon, mahalaga din na ipahiwatig ang mga detalye ng kalidad - pamantayan para sa pagiging epektibo ng isang produkto o serbisyo mula sa pananaw ng kliyente.

Ang PBS (product breakdown structure) ay isang tool para sa pagsusuri, pagdodokumento at pakikipag-usap sa mga resulta ng proyekto. Ang PBS ay bahagi ng pamamaraan ng pagpaplano na nakabatay sa produkto (isa sa mga pangunahing pamamaraan sa modelo pamamahala ng proyekto PRINSIPE2).

Ang WBS (work breakdown structure) ay isang hierarchical breakdown ng gawaing proyekto sa mas maliliit na gawain (operasyon) hanggang sa antas kung saan malinaw ang mga paraan ng pagsasagawa ng gawain at posibleng suriin at planuhin.

pagtatasa ng pagiging posible at mga plano sa contingency— naglalaman ng pagtatasa ng pagiging posible sa ekonomiya, teknikal at organisasyon ng proyekto, pagkilala at pagsusuri ng mga panganib, nagmumungkahi ng mga plano ng aksyon sa mga kritikal na sitwasyon upang maalis ang mga kadahilanan ng panganib.
mga paghihigpit- isang listahan ng mga kilalang hadlang na ipinataw ng kapaligiran o pamamahala (nakapirming badyet, kakulangan ng mga mapagkukunan, atbp.).
mga kinakailangan para sa pangkat ng proyekto— pagpapasiya ng organisasyon ng pangkat ng proyekto, ang mga tungkulin at responsibilidad ng mga kalahok. Ang mga kinakailangan sa pagsasanay ay nakasaad din dito.
mga kinakailangan sa materyal- kabilang ang mga elemento ng espasyo, software, kagamitan at iba pang mapagkukunan upang makumpleto ang proyekto.
iskedyul at mga milestone— Tinutukoy ng seksyong ito ang mga milestone at iskedyul ng aktibidad ng proyekto, kabilang ang tatlong pangunahing elemento: mga maihahatid (mga maihahatid sa trabaho), mga petsa o mga tagal, at mga kritikal na dependency.
badyet (tantiya)— ang mga inaasahang gastos ay karaniwang nahahati sa tatlong uri: kapital (pagbili ng bodega para sa pag-iimbak ng mga produkto), gastos (lingguhang pagbili ng mga materyales para sa pagkuha) at paggawa (pagbabayad ng suweldo sa mga miyembro ng pangkat)
Pamamahala ng mga panganib— Detalyadong Paglalarawan proseso ng pamamahala sa peligro: mula sa pagkilala (sa pamamagitan ng brainstorming, pakikipanayam, pagsusuri sa SWOT) hanggang sa pagpili ng sistema ng pagsubaybay (pro- o reaktibo).
pagbabago ng pamamahala- katulad ng nakaraang punto, mga alalahanin lamang posibleng pagbabago(at magkakaroon ng marami sa kanila). Narito ito ay nagkakahalaga ng pagtatalaga ng isang algorithm para sa pagpapatupad ng mga pagbabago, mga pamamaraan ng pamamahala (ADKAR, AIM at iba pa), isang pormula para sa pagkalkula ng posibilidad ng tagumpay ng mga pagbabago, atbp.
pamamahala ng komunikasyon— ang punto ay may kinalaman sa pangkat at mga stakeholder. Dapat ilarawan ng project manager sa seksyong ito ang sistema ng komunikasyon na gagamitin at ang mga channel para sa pakikipag-ugnayan ng dokumentasyon ng pagganap ng proyekto sa mga partido ng proyekto.
mga kalakip— anumang mga dokumento ay maaaring pumunta dito: mula sa mga indibidwal na tala hanggang sa mga presentasyon at mga sertipiko.

Ang listahan ng mga seksyon ng plano ay pupunan depende sa mga katangian ng isang partikular na proyekto.

Basic at detalyadong mga plano ng proyekto

Habang nagtatrabaho sa isang proyekto, ang tagapamahala ng proyekto, mga miyembro ng koponan at gumagana ang mga stakeholder sa dalawang uri ng mga plano:

base— pangunahin, matatag, inaprubahan ng customer o iba pang napagkasunduang tao, na napagkasunduan ng lahat ng mga interesadong partido.
manggagawa— isang bersyon ng pangunahing plano na nagpapakita ng mga pagbabago sa mga tuntunin ng timing, gastos, at iba pang mga parameter ng proyekto.

Sa panahon ng pagbuo ng proyekto maaari mong ihambing ang mga basic at working plan, maunawaan kung saan ang trabaho ay "lumalayo", at kung saan, sa kabaligtaran, ang proyekto ay nakumpleto nang mas mabilis (mas matipid) kaysa sa binalak. Sa mga bihirang kaso Ang mga pagbabago habang umuusad ang proyekto ay ginagawa sa baseline management plan.

Sa Worksection, pinapayagan ka ng Gantt chart na makita ang pagkakaiba sa pagitan ng basic at working plan
(asul - kabuuang oras, pula - mga overdue na gawain, berde - natapos na mga gawain sa oras)

Pagbuo ng isang plano sa pamamahala ng proyekto

Tulad ng kaso sa mga pangunahing elemento ng isang plano sa pamamahala ng proyekto, walang iisang tamang algorithm para sa pagbuo nito.

Nagdisenyo kami ng simpleng hakbang-hakbang na pamamaraan para sa pagsulat ng plano, na binubuo ng 16 na puntos:

Tukuyin ang mga panimulang kondisyon para sa pagbuo ng plano— mahalagang maunawaan kung kanino mo ito bubuuin (nag-iisa, kasama ng pamamahala, mga stakeholder), saan at kailan, atbp. Mahalagang magreseta ng mga pamamaraan (halimbawa, brainstorming) at software(tulad ng Microsoft Visual Studio) na gagamitin upang lumikha ng isang plano - ito ay makabuluhang makatipid ng oras at pasimplehin ang gawain.
Tukuyin ang panimulang kondisyon ng proyekto— inilalarawan nito ang nilalaman ng proyekto, isang listahan ng mga kinakailangan para sa mga resulta at pamamahala nito. Halimbawa, naisip ang isang proyekto upang magbenta ng mga de-kalidad na neon spinner na may mga superhero na print. Bilang resulta ng matagumpay na pagpapatupad ng taunang proyekto, 100,000 yunit ng mga produkto ang dapat ibenta sa loob ng 12 buwan mula sa pagsisimula ng proyekto, pagkatapos nito ay ibebenta ang negosyo. Ang istraktura ng pamamahala ng proyekto ay binubuo ng isang pangkalahatan tagapamahala ng proyekto sa sentral na tanggapan at mga kaugnay na departamento sa mga rehiyonal na tanggapan ng kinatawan ng proyekto.
Paghiwalayin ang mga aksyon na iyong ginagawa ang mga gagawin ng project team, at outsourcing.
Lumikha ng isang proyektong WBS, hatiin ito sa mas maliit, mapapamahalaang mga tipak. Ito ay katulad ng Agile approach, kung saan ang kumpletong code ay nahahati sa maraming maliliit na working chunks.
Sumulat ng isang hanay ng mga gawain upang makumpleto ang bawat bahagi ng WBS at bumuo ng mga dependency sa pagitan ng mga ito. Kaya, ang gawain ng pagbili at pag-aayos ng isang panrehiyong bodega para sa pag-iimbak ng mga spinner ay maaaring makumpleto lamang pagkatapos ng pagsusuri sa merkado at pagbebenta ng isang tiyak na halaga ng mga kalakal sa isang partikular na lugar.
Tukuyin ang mga kinakailangang kakayahan upang maisagawa ang bawat gawain. Mahalaga dito na huwag iayon ang kinakailangang kaalaman at kasanayan sa mga potensyal na kalahok ng proyekto, ngunit tumuon sa mga "ideal" na kinakailangan.
Tantyahin ang mga gastos sa oras at pera upang makumpleto ang mga gawain.
Bumuo ng isang proyekto. Ang pamamaraan ay mabuti para sa negosyong grocery, at madali itong maipakita sa pamamagitan ng mga diagram (halimbawa, isang Gantt chart).
Gumawa ng iskedyul ng proyekto— mga petsa ng pagsisimula, intermediate, pagtatapos. Halimbawa, ang isang pinasimple na pamamaraan: sa Nobyembre 1, ang proyekto ay inilunsad, sa Disyembre 1 - ang pagsisimula ng mga benta para sa Bagong Taon, noong Disyembre 31 - pagbubuod ng mga resulta ng mga benta ng Bagong Taon, noong Enero 15 - ang paglulunsad ng isang espesyal na linya para sa Araw ng mga Puso, sa Pebrero 20 - pagbubuod ng mga resulta, atbp.
Kalkulahin ang halaga ng proyekto(sa aming kaso, magkano ang magagastos upang matagumpay na maibenta ang 100,000 spinner at maibenta ang negosyo).
Tukuyin ang mga kinakailangan sa kalidad(halimbawa, mga iniresetang pamantayan ng kalidad para sa pagmamanupaktura ng mga spinner).
Magtalaga ng mga partikular na tao na responsable para sa mga gawain. Ito ay kung saan ang punto 6 ay madaling gamitin, na may isang listahan kung saan mo iuugnay ang mga kakayahan ng mga miyembro ng koponan.
Planuhin ang format ng trabaho kasama ang mga stakeholder— pumili ng mga channel ng komunikasyon, matukoy ang antas ng kanilang paglahok sa gawain sa proyekto, atbp.
Kalkulahin ang mga panganib (halimbawa, gamit ang cumulative method formula). Sa aming halimbawa sa mga spinner, maaaring ito ay isang banal na oversaturation ng merkado, paglabag sa mga tuntunin ng kontrata ng mga forwarder, atbp. Sa iyong pagsusuri sa panganib, gamitin ang data mula sa mga nakaraang talata.
Isulat ang mga limitasyon ng proyekto at, isinasaalang-alang ang mga ito, ipasok ang data sa plano sa pamamahala ng proyekto. Sa aming kaso, ang mga bahagi ng spinner ay inihatid mula sa China, nagaganap ang pagpupulong sa Ukraine, at nililimitahan na nito ang posibilidad ng mahigpit na kontrol sa kalidad ng mga materyales at mabilis na pagbabago.
Muli mong suriin ang lahat ng mga punto ng plano para makamit ang zen. Ang natitira na lang ay i-finalize ang listahan ng mga pagbili at kinakailangan para sa kanila, i-coordinate ang mga ito sa mga interesadong partido - at mayroon ka handa na plano pamamahala ng proyekto.

Ang pinagsama-samang paraan ng pagkalkula ng panganib ay isang paraan para sa pagtatasa ng mga salik ng panganib na maaaring pumigil sa iyo sa pagtanggap ng nakaplanong kita. Kapag gumagawa ng isang rate ng diskwento gamit ang pamamaraang ito, ang walang panganib na rate ng pagbabalik ay kinukuha bilang batayan, at ang rate ng pagbabalik para sa panganib ng pamumuhunan sa isang proyekto o kumpanya ay idinagdag dito.

Sa Vladislav Gagarsky, bilang isang halimbawa, ibinigay niya ang sumusunod na scheme ng pahayag:

Mga manager mga pangkat ng proyekto ipadala ang pinagsama-samang binuong plano sa tagapamahala ng proyekto.
Inaprubahan ng manager ang plano sa pamamahala ng proyekto o, kung sakaling magkaroon ng mga pagkakamali, nag-aayos ng mga pagbabago.
Ililipat ng project manager ang naaprubahang plano sa mga pinuno ng pangkat ng proyekto para sa karagdagang pagpapatupad.

Pero ang pamamaraan na ito ay mas angkop para sa mga handa na mga koponan na nagsasagawa ng ilang mga proyekto nang sunud-sunod o nagbago ng kanilang profile sa aktibidad. Para sa mga nagpasya na magsulat at mag-apruba ng isang plano sa pamamahala ng proyekto mula sa simula, ang pamamaraan ay hindi gagana. Sa ganitong mga kaso pangunahing disenyo inaprubahan ng pinuno ng kumpanya o proyekto (customer) sa kahilingan ng tagapamahala ng proyekto.

Hatol

Hindi tagapagligtas ng buhay.

Ito ay magiging isang deklarasyon sa simula nang walang mga tool para sa pagpapatupad nito. Ang isang tool ay maaaring maging kasama nito mga proyekto/gawain/subtasks at isinasaalang-alang ang pera, oras at ang mga direktang responsable sa mga gawain. Ito ang pinakamahusay na paraan upang ayusin ang visual na gawain ng kumpanya, kung saan ang koneksyon sa pagitan ng basic at working plan ay halata sa lahat.

Ngunit ang plano ay ang simula na tutukuyin ang 50% ng tagumpay ng proyekto.

Bago natin simulan ang pag-uusap tungkol sa pagbuo at pagpaplano ng proyekto, ito ay nagkakahalaga ng kaunting pag-refresh sa ating pag-unawa sa pagpaplano tulad nito. Ang kakanyahan ng pagpaplano ay ang magtakda ng mga layunin at matukoy ang mga paraan upang makamit ang mga ito sa pamamagitan ng paglikha ng isang hanay ng mga aktibidad at aksyon na kinakailangan para sa pagpapatupad, gamit ang mga pamamaraan at paraan ng pagpapatupad ng mga aktibidad at aksyon, pag-uugnay ng mga mapagkukunang kinakailangan upang maisagawa at pag-uugnay ang mga tungkulin na isinagawa ng mga kalahok sa proyekto. . Sa isyu ng pagpaplano, sisimulan natin ang unang aralin (kaagad tayong gagawa ng isang maliit na disclaimer: maraming impormasyon sa pagbuo at pagpaplano ng mga proyekto, kaya't ipapakita natin ito sa isang konsentradong anyo, tirahan nang detalyado lamang sa pinakamahalagang punto).

Pagpaplano ng proyekto

Ang gawain ng pagguhit ng isang plano ay kinabibilangan ng lahat ng mga yugto ng paglikha at pagpapatupad ng proyekto. Nagsisimula ito sa pagbuo ng konsepto ng proyekto ng pinuno (tagapamahala ng proyekto), nagpapatuloy sa pagpili ng mga estratehikong desisyon, pagbuo ng mga detalye, pagtatapos ng mga kontrata at pagpapatupad ng trabaho, at nagtatapos sa pagkumpleto ng proyekto.

Sa yugto ng pagpaplano, ang mga pangunahing parameter para sa pagpapatupad ng proyekto ay itinatag. Kabilang dito ang:

Tagal ng bawat nakokontrol na elemento ng proyekto
Pangangailangan para sa mga mapagkukunan (pinansyal, materyal at teknikal at paggawa)
Oras ng paghatid kinakailangang kagamitan, mga bahagi, materyales, hilaw na materyales, atbp.
Oras at dami ng pag-akit ng mga organisasyon (konstruksyon, disenyo, atbp.)

Anumang proseso at anumang pamamaraan sa pagpaplano ng proyekto ay dapat tiyakin na ang proyekto ay natapos sa oras at sumusunod sa lahat ng mga kinakailangan, kabilang ang gastos, mga pamantayan at kalidad. Bilang karagdagan, sa isang maayos na proyekto, ang isang hiwalay na katawan ay dapat na responsable para sa pagsasagawa ng bawat pag-andar at pagkamit ng bawat layunin: para sa misyon ng proyekto - ang tagapamahala ng proyekto, para sa mga pribadong layunin - mga responsableng tao, atbp. Ito ay para sa layuning ito na kaugalian na bumuo ng isang responsibilidad matrix na tumutukoy sa pag-andar ng mga gumaganap at tumutukoy sa hanay ng kanilang trabaho.

Kung mas mataas ang antas ng namamahala sa katawan, mas pangkalahatan ito ay gumagawa ng mga desisyon sa pamamahala ng mas mababang mga dibisyon. Habang tumataas ang hierarchical level, tumataas ang mga agwat ng oras sa pagitan ng pagtatakda ng mga gawain, pagsubaybay sa pagpapatupad nito, atbp. Sa mga agwat na ito, ang mga yunit sa mababang antas ay dapat gumana nang hiwalay at hiwalay sa kanilang mga kapantay. Ang kanilang pansariling gawain ay binibigyan ng mga reserba ng mga mapagkukunan, na kailangan ding planuhin.

Pangunahing layunin ng pagpaplano- ito ang pagbuo ng isang modelo ng pagpapatupad ng proyekto na kinakailangan para sa pag-uugnay ng mga aksyon ng mga kasangkot sa proyekto. Salamat sa modelong ito, ang pagkakasunud-sunod ayon sa kung aling gawain ang isasagawa, atbp.

Sa unang yugto ng pagpaplano ng proyekto, ang mga paunang plano ay binuo na nagsisilbing batayan para sa pagguhit ng badyet ng proyekto, pagtukoy ng mga pangangailangan ng mapagkukunan, pag-aayos ng suporta sa proyekto, atbp. Ang pagpaplano ay palaging nauuna sa kontrol at itinuturing na batayan para sa aplikasyon nito, dahil ay nagbibigay-daan sa iyo upang ihambing ang binalak at aktwal na mga tagapagpahiwatig.

Ang pagpaplano ang pinakamahalagang proseso para sa isang proyekto, dahil dito nakasalalay ang resulta. Ang saklaw at detalye ng pagpaplano ay nakasalalay sa pagiging kapaki-pakinabang ng impormasyon na maaaring makuha sa panahon ng proseso ng pagpapatupad at natutukoy sa pamamagitan ng disenyo ng proyekto mismo. Ang proseso ng pagpaplano ay hindi maaaring ganap na awtomatiko, dahil marami itong variable na parameter. Dagdag pa, maaari itong maimpluwensyahan ng mga random na kadahilanan.

Bilang karagdagan, ang pagpaplano ng proyekto ay binubuo ng isang bilang ng mga pangunahing at sumusuportang proseso.

Mga pangunahing proseso (laging naroroon):

Pagpaplano, pagdodokumento at paglalarawan sa saklaw ng proyekto
Pagtukoy sa mga pangunahing yugto ng proyekto at paghahati-hati sa mga ito sa mas maliliit na bahagi
Pagbabadyet at pagtatantya ng halaga ng mga mapagkukunang kinakailangan upang maipatupad ang proyekto
Depinisyon at compilation hakbang-hakbang na plano mga aksyon na tinitiyak ang proyekto
Pagtukoy sa pagkakasunud-sunod ng trabaho
Pagpapasiya ng mga dependency sa teknolohiya at mga paghihigpit sa trabaho
Pagtatantya ng tagal ng trabaho, mga gastos sa paggawa at iba pang mga mapagkukunan na kinakailangan upang makumpleto ang mga indibidwal na gawain
Pagpaplano ng mapagkukunan (pagtukoy sa uri ng mga mapagkukunan para sa gawaing proyekto at ang dami nito)
Pagtukoy sa oras ng trabaho sa ilalim ng mga kondisyon ng limitadong mapagkukunan
Pagbubuo ng badyet at pag-uugnay ng mga gastos ayon sa mga pagtatantya sa mga partikular na uri ng trabaho
Pagbuo ng isang plano ng proyekto
Pagkolekta ng mga resulta ng iba pang mga proseso ng pagpaplano at pag-aayos ng mga ito sa isang solong dokumento

Mga sumusuportang proseso (naroroon kung kinakailangan):

Pagpaplano at pagtatakda ng mga pamantayan ng kalidad at pagtukoy kung paano makamit ang mga ito
Pagpaplano ng organisasyon, na kinabibilangan ng kahulugan at pamamahagi ng functionality, responsibilidad at mga pamantayan ng subordination
Pagpili ng mga taong kailangan para ipatupad ang proyekto at pagbuo ng isang pangkat
Pagtatatag ng mga pangangailangan sa komunikasyon at impormasyon ng mga miyembro ng proyekto
Pagkilala, pagtatasa at dokumentasyon ng mga panganib sa proyekto (pagtatatag ng mga kadahilanan ng kawalan ng katiyakan at ang antas ng kanilang impluwensya sa proyekto, pagkilala sa mga paborable at hindi kanais-nais na mga senaryo para sa pagpapatupad ng proyekto)
Pagpaplano ng logistik (ano, kailan, saan at paano bumili at maghatid)

Ang mga plano (mga network at iskedyul) na kumakatawan sa mga resulta ng pagpaplano ay dapat na sa huli ay binuo sa isang pyramidal na istraktura na kinabibilangan ng lahat ng kinakailangang impormasyon, na pinag-iba ayon sa mga antas, mga deadline, atbp. Ang pagpaplano ng proyekto at sistematisasyon ng mga plano ay itinayo sa mga prinsipyo ng " puna”, na nagbibigay ng regular na paghahambing ng nakaplano at aktwal na impormasyon at ginagawang mas mahusay, may kaugnayan at nababaluktot ang trabaho.

Mga Prinsipyo ng Pagpaplano ng Proyekto

Ang mga desisyon na ginawa at mga aksyon na ginawa sa larangan ng pagpaplano ng proyekto ay batay sa ilang mahahalagang prinsipyo:

Ang prinsipyo ng layunin. Ito ay ipinahayag sa katotohanan na ang proyekto ay naglalayong makamit ang pangwakas na layunin ng nagpasimula ng proyekto (tao, grupo ng mga tao, organisasyon, atbp.)
Sistematikong prinsipyo. Ipinapalagay nito na ang proyekto ay pinamamahalaan bilang isang solong kabuuan na may sariling mga katangian ng pagbuo at pag-unlad, ngunit sa parehong oras ay maaaring nahahati sa mga subsystem kasama ang kanilang kasunod na pag-aaral, dahil lahat sila ay magkakaugnay at nakakaapekto sa isa't isa at sa buong proyekto. Ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mahanap at lumikha ng mga kapaki-pakinabang na koneksyon sa pagitan ng mga subsystem at ang kanilang mga epektibong relasyon, upang ipakita ang mga qualitative at quantitative na mga pagtatasa ng proseso ng pagpapatupad ng buong proyekto at mga indibidwal na elemento nito.
Ang prinsipyo ng pagiging kumplikado. Ayon dito, ang mga phenomena ay isinasaalang-alang na isinasaalang-alang ang kanilang pag-asa at koneksyon, iba't ibang pamamaraan at mga anyo ng pamamahala, ang buong hanay ng mga layunin sa pamamahala ng proyekto ay isinasaalang-alang sa iba't ibang antas at sa iba't ibang mga link, ang mga indibidwal na elemento ay nakaugnay sa isa't isa at nauugnay sa pangunahing layunin ng proyekto.
Ang prinsipyo ng seguridad. Nangangahulugan ito na ang lahat ng mga aktibidad na ibinigay ng proyekto ay dapat na nilagyan ng lahat ng mga mapagkukunang kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad.
Ang prinsipyo ng priyoridad. Sinasabi na kapag ang pagbuo ng isang proyekto at ang pagpapatupad nito, ang pangunahing pansin ay dapat bayaran sa mga pangunahing gawain na tinutukoy ng pangkalahatang konsepto estratehikong pag-unlad.
Ang prinsipyo ng seguridad sa ekonomiya ng mga nakaplanong kaganapan. Seguridad sa ekonomiya dapat kalkulahin ang pagkuha bilang batayan ng posibilidad ng mga pagkalugi at pinsala bilang resulta ng hindi katuparan ng kaganapan na binalak ng proyekto. Walang mga inobasyon sa trabaho ang maaaring mag-alis ng panganib, kaya naman sa pagsasagawa ng pagbuo at pagpaplano ng proyekto ay kinakailangan na hindi maiwasan ang mga panganib, ngunit sinasadyang kumuha ng mga makatwirang panganib upang mabawasan ang mga ito sa pinakamataas na posibleng antas.

Bilang karagdagan sa mga prinsipyo na aming pinangalanan, mahalagang isaalang-alang din ang pagkakapare-pareho ng mga gawain at interes ng lahat ng taong kasangkot sa pagbuo at pagpapatupad ng proyekto at ang pagiging maagap ng pagkamit ng mga itinakdang layunin sa loob ng itinakdang panahon. .

Isinasaalang-alang ang mga tampok ng pagpaplano ng proyekto at ang mga prinsipyo sa itaas, maaari kang magpatuloy sa susunod na hindi bababa sa mahalagang isyu- paghahati gawaing disenyo sa mga bahagi.

Istraktura ng breakdown ng trabaho, responsibility matrix, mga item sa gastos

Ang work breakdown structure (WBS) ay isang hierarchical structure para sa sunud-sunod na paghahati-hati ng isang proyekto sa mga subproject at set ng detalyadong trabaho sa iba't ibang antas. Ang isang sistema ng pamamahala ng proyekto ay ang pangunahing tool para sa paglikha ng isang sistema ng pamamahala ng proyekto na nagbibigay-daan sa iyo upang malutas ang iba't ibang mga problema sa organisasyon, ipamahagi ang mga responsibilidad, tantiyahin ang mga gastos, lumikha ng isang sistema ng pag-uulat, suportahan ang koleksyon ng data sa pagganap ng trabaho at ipakita ang kanilang mga resulta. Gayundin, sa tulong ng CPP, maginhawang i-coordinate ang plano ng proyekto sa mga pangangailangan ng customer.

Para sa tagapamahala ng proyekto, ang sistema ng pamamahala ng proyekto ay hindi gaanong mahalaga, dahil nagbibigay-daan sa:

Tukuyin ang mga pakete ng trabaho at trabaho upang makamit ang mga intermediate na layunin
Magkaroon ng kamalayan kung ang lahat ng mga layunin ng proyekto ay makakamit
Gumawa ng angkop na istraktura ng pag-uulat
Tukuyin ang mga milestone sa pag-unlad ng proyekto
Ipamahagi ang responsibilidad sa mga gumaganap
Bigyan ang mga miyembro ng koponan ng layunin na pag-unawa sa lahat ng mga gawain at layunin ng proyekto

Ang mga kumplikado (mga pakete) ng trabaho ay tumutugma, bilang isang patakaran, sa mas mababang antas ng detalye ng permit sa trabaho at kasama ang detalyadong trabaho, na kung saan ay maaaring binubuo ng mga hakbang. Ang mga detalyadong gawain at hakbang ay hindi mga elemento ng WBS.

Ang WDS ay maaaring mabuo top-down (mula sa pangunahing hanggang sa partikular) at ibaba-pataas (mula sa partikular hanggang sa pangunahing), o gamit ang parehong mga diskarte. Ang impormasyon para sa pagbuo ng WDS ay maaaring matukoy gamit ang. Ang huling WDS ay dapat isaalang-alang ang lahat ng mga layunin ng proyekto at ang mga kinakailangan para sa pagpapatupad nito.

Ang detalye ng sistema ng pamamahala ng proyekto ay nakasalalay sa nilalaman ng proyekto, ang karanasan at kasanayan ng koponan, ang sistema ng pamamahala, ang mga prinsipyo ng pamamahagi ng mga responsibilidad, ang sistema ng pag-uulat, atbp. Upang lumikha ng isang WDS, functional at teknikal na mga pagtutukoy na may pangkalahatang pangangailangan magtrabaho.

Salamat kay hierarchical na istraktura proyekto, ang batayan kung saan ay ang WBS, maaari mong gamitin ang mga pamamaraan para sa pagkolekta at pagproseso ng data sa pag-unlad ng gawaing proyekto alinsunod sa mga milestone, mga pakete ng trabaho, atbp. Nagbibigay-daan din ito sa iyo na buod ng impormasyon sa mga deadline, mapagkukunan, gastos at iskedyul.

Ang compilation ng SRR ay maaaring batay sa mga sumusunod na base:

Mga yugto ng ikot ng buhay ng proyekto
Mga tampok ng istraktura ng organisasyon
Mga bahagi ng resulta (produkto, serbisyo, atbp.) na nakuha pagkatapos ng pagpapatupad ng proyekto
Mga elemento ng functional o proseso ng mga aktibidad ng organisasyon na nagpapatupad ng proyekto
Heograpikal na lokasyon (kung ang mga proyekto ay ipinamamahagi nang spatially)

SA praktikal na gawain Halos palaging, ang pinagsamang mga WBS ay ginagamit, na nilikha gamit ang ilang mga base, at ang WBS ay dapat isama ang lahat ng gawain ng proyekto, kabilang ang detalyadong gawain at mga hakbang.

Ang isa sa pinakamahalagang yugto sa pagbuo ng isang WBS ay ang pagsusuri sa pagiging kumpleto nito, kaya kung ang proyekto ay naglalaman ng trabaho na kinokontrol hindi lamang ng tagapamahala ng proyekto, kundi pati na rin ng customer, dapat din silang isama sa WBS - ito ay tiyakin ang pagkakumpleto ng istraktura.

Isinasaalang-alang ang impormasyon tungkol sa plano ng mga aktibidad ng proyekto, ang pagkasira ng iskedyul ng trabaho ng proyekto ay isinasagawa ayon sa pamantayan at katangian ng proyekto. Ang paghihiwalay ay nagpapatuloy hanggang sa lahat mahalagang gawain at ang mga elemento ng proyekto ay hindi matukoy upang posible na planuhin ang mga ito, matukoy ang kanilang badyet, gumuhit ng isang iskedyul at isang plano ng aksyon para sa kanilang kontrol. Upang pasimplehin at i-automate ang CPP, ang lahat ng elemento nito ay kailangang magtalaga ng isang identifier na naaayon sa numero ng antas. Dapat ipakita ng mga identifier ang pamantayan sa breakdown ng trabaho.

Parehong mahalaga na maiwasan ang ilang mga pagkakamali kapag nag-istruktura ng isang proyekto, lalo na:

Laktawan ang yugto ng pagbubuo at magpatuloy sa paghahanap ng mga solusyon sa mga kasalukuyang problema
Gumamit lamang ng mga unit ng organisasyon, mga yugto o mga function sa proseso ng pag-istruktura, at hindi ang mga panghuling produkto o inilapat na mapagkukunan
Kalimutan na ang sistema ng pamamahala ng proyekto ay dapat sumaklaw sa buong proyekto, na tinatanggal ang paunang at panghuling yugto ng proyekto at ang gawain ng mga indibidwal na departamento.
Ulitin ang mga elemento ng istraktura
Nakakalimutang isama ang istraktura ng proyekto sa sistema ng paghahanda dokumentasyon ng proyekto at sistema ng pamamahala Financial statement
Labis o kulang ang detalye ng istraktura
Lumikha ng isang istraktura upang hindi ito napapailalim sa pagpoproseso ng computer (lahat ng mga elemento o antas ng plano ay dapat may naaangkop na coding)
Huwag isaalang-alang ang "intangible" na mga huling produkto, halimbawa, mga serbisyo, serbisyo, atbp.

Ang sistema ng pamamahala ng proyekto ay ang batayan para sa mga miyembro ng koponan upang maunawaan ang kakanyahan at dependencies ng gawaing proyekto, na tinitiyak ang kasunod na pinag-ugnay na gawain ng lahat ng mga departamento.

Ang responsibility matrix na binanggit sa itaas at ang structure chart (SOF) ng project organization ay dalawang tool na tumutulong sa project manager na lumikha ng isang team na nakakatugon sa mga layunin at layunin ng proyekto. Ang paggamit ng SSO at SRR sa pagbuo ng responsibility matrix ay malinaw na ipinapakita sa sumusunod na figure:

Ang komposisyon at plano ng gawaing proyekto ay lubos na nakakaimpluwensya sa anyo ng istraktura ng organisasyon na kinakailangan upang makamit ang mga layunin ng proyekto.

Ang responsibilidad matrix ay nagbibigay-daan sa iyo upang matiyak at sumang-ayon sa istraktura ng responsibilidad ng mga miyembro ng koponan (mga dibisyon) para sa pagsasagawa ng trabaho. Sa esensya, ito ay isang anyo ng paglalarawan ng pamamahagi ng responsibilidad para sa pagsasagawa ng gawaing proyekto, kung saan ipinahiwatig ang mga tungkulin ng mga miyembro ng koponan at/o mga departamento. Ang isang axis ng responsibility matrix ay nagpapakita ng isang listahan ng mga work packages para sa construction work, at ang isa pa - isang listahan ng mga performer na responsable para sa kanilang pagpapatupad.

Ang mga elemento ng matrix ay mga code para sa mga uri ng trabaho mula sa isang listahan na naipon nang maaga (maaari mo ring ipasok ang halaga ng trabaho sa matrix). Ang saklaw ng mga responsibilidad ay tinutukoy ng mga detalye ng proyekto at organisasyon nito, ngunit inirerekomenda na gumamit ng isang maliit na hanay ng mga aktibidad na madaling maunawaan at ilarawan. Nasa ibaba ang isang halimbawa ng isang responsibility matrix:

Maaaring ipakita ng responsibility matrix ang mga responsibilidad ng mga tagapamahala at ang mga tungkulin ng mga taong tumutulong sa pagpapatupad ng proyekto, ngunit direktang pakikilahok sa mga hindi tumatanggap nito. Kung ang matrix ay iginuhit nang tama, ito ay magiging isang mahusay na tool na nagsisiguro sa parehong epektibong pagpapatupad ng trabaho at matagumpay na suporta ng panloob at panlabas na mga mapagkukunan.

Ang mga taong responsable para sa pagpapatupad ng trabaho ay hinirang kapag nagpaplano ng proyekto, dahil Kinakailangan na magkaroon ng ideya ng mga magagamit na mapagkukunan kahit na bago gumawa ng aksyon upang ipatupad ang plano. Kapag natukoy na ang mga mapagkukunan, kinakailangan upang matukoy kung paano makukuha ang mga ito; partikular na ito ay may kinalaman sa mga mapagkukunan ng paggawa.

Ang appointment ng mga empleyado ay isinasagawa sa mga yugto - una ang isang nagtatrabaho na grupo ay nabuo, at pagkatapos ay isang pangkat ng proyekto, dahil ito ang working group na magiging backbone ng future team. Ang komposisyon ng pangkat ng nagtatrabaho ay tinutukoy ng mga gawain at layunin ng proyekto. Ang grupo ay halos palaging binubuo ng mga tagapamahala, maimpluwensyang miyembro, at pangunahing tauhan.

Working group nakikibahagi sa pagsisimula at pagpaplano ng proyekto. Sa yugtong ito, hindi pa posible na matukoy ang mga mapagkukunan, dahil meron lang Pangkalahatang Impormasyon tungkol sa proyekto, at mas detalyadong data ang makukuha pagkatapos maisagawa ang detalyadong trabaho at magawa ang construction work permit. Ang huling appointment ng mga performer at pagpapasiya ng kanilang functionality ay magaganap lamang pagkatapos ng huling pag-unlad at pag-apruba ng plano.

Upang maayos na magtalaga ng mga responsableng tao, kailangan mong magkaroon ng kamalayan sa ilang uri ng mga mapagkukunan na maaaring magamit:

Mga mapagkukunan ng paggawa
Pinagkukuhanan ng salapi
Kagamitan
Mga teknikal na kagamitan
Teknolohiya at impormasyon
Mga supplier at materyales

Sa kabila ng katotohanan na ang mga gumaganap ay hindi palaging may lahat ng mga lever para sa pamamahala at paggamit ng mga mapagkukunan, ang kaalaman sa pitong uri ng mga mapagkukunan ay lubos na nagpapadali sa proseso ng paglalarawan ng isang proyekto at pagpapasya sa pamamahagi ng mga responsibilidad, dahil, tulad ng nasabi na, ang mga pakete ng trabaho ay dapat ipagkaloob sa lahat ng kailangan para sa kanilang pagpapatupad. At para magawa ito, mahalagang sagutin ang dalawang tanong:

Anong mga tiyak na mapagkukunan ang kinakailangan upang maipatupad ang lahat ng gawain sa proyekto (isang listahan ng mga kinakailangan ay maaaring makuha gamit ang iskedyul ng trabaho at iskedyul ng trabaho)?
Ano ang kailangan mo?

Kapag nasagot na ang mga tanong na ito, maaaring gawin ang huling paglalaan ng mga responsibilidad.

Dito dapat nating pag-usapan ang isang karagdagang paraan ng pagpaplano ng gawaing proyekto - ang istraktura ng mga item sa gastos. Hindi ito dapat malito sa accounting account, dahil... ayon sa mga artikulong kasama dito, inuri at kinokolekta ang hindi kumpirmadong dokumentadong impormasyon sa pamamahala na kinakailangan para sa pag-aampon mga desisyon sa pamamahala(ibig sabihin, walang dokumentasyon na nagkukumpirma ng aktwal na mga gastos, ngunit mayroong paunang data sa mga mapagkukunang ginamit, gawaing isinagawa, atbp.).

Ang mga item sa gastos ay isang tool sa pamamahala na ginagamit upang mangolekta ng data sa mga aktwal na gastos ng trabahong isinagawa at pagkatapos ay ihambing ang mga ito sa mga gastos ayon sa plano. Ang parehong mga artikulo ay ginagamit para sa pagpaplano at pagkontrol sa oras at gastos, dahil isama ang impormasyon tungkol sa gawaing itinalaga batay sa WBS. Sa ibaba ay makikita mo ang isang halimbawa ng pagbuo ng mga item sa gastos para sa mga pakete ng trabaho kung saan may pananagutan ang mga partikular na departamento (batay sa WBS):

Ang mga item sa gastos ay maaaring magsama ng data para sa maraming pakete ng trabaho batay sa iba't ibang base, gaya ng:

Mga responsableng tao
Istraktura ng account
Mga deadline
Mga nilalaman ng trabaho

Ang pagbubuod ng lahat ng nasa itaas tungkol sa mga item sa gastos, nananatili lamang na tandaan na nag-aambag sila sa pagbuo at pagsubaybay ng badyet ng proyekto, ang pagpapatupad ng kasalukuyang pamamahala ng accounting at pagtatasa ng mga posibleng gastos pagkatapos makumpleto ang gawaing disenyo.

Maaari na tayong magpatuloy upang isaalang-alang ang pinaka mabisang pamamaraan pagpaplano ng mga proyekto upang matiyak ang napapanahong pagpapatupad ng parehong proyekto sa kabuuan at ang mga indibidwal na yugto nito.

Pagpaplano ng proyekto sa network

Ang mga pamamaraan ng pagpaplano ng proyekto sa network o, kung tawagin din sila, ang mga network diagram (graph network, PERT diagram) ay isang graphical na pagpapakita ng gawaing proyekto at ang mga dependency sa pagitan ng mga ito. Ang konsepto ng "network" dito ay nangangahulugang ang buong hanay ng trabaho at mga control point ng proyekto na may naka-install na mga dependency sa pagitan nila.

Ang mga diagram ng network ay nagpapakita ng isang modelo ng network bilang isang graph na may isang serye ng mga vertex na tumutugma sa mga aktibidad, at ang mga linya na nagkokonekta sa kanila ay nagpapakita ng mga ugnayan sa pagitan ng mga aktibidad na ito. Ang isang graph, na kadalasang tinatawag na precedence-follow diagram o isang vertex-job network, ay itinuturing na pinakakaraniwang representasyon ng isang network. Sa ibaba makikita mo ang isang halimbawa ng isang fragment ng naturang graph:

Mayroon ding uri ng network diagram na tinatawag na vertex-event network, ngunit sa Praktikal na trabaho hindi ito madalas gamitin. Sa kasong ito, ang gawain ay nasa anyo ng isang linya na nagkokonekta sa dalawang kaganapan (mga graph node) na kumakatawan sa simula at pagtatapos ng isang partikular na gawain. Isang magandang halimbawa Ang nasabing diagram ay isang PERT diagram - narito ito:

Ang mga diagram ng network ay kadalasang nalilito sa mga flowchart, ngunit hindi ito ganap na totoo, dahil... Ang pagkakaiba sa pagitan ng isang network diagram ay nagpapakita lamang ito ng mga lohikal na dependency ng mga aktibidad, habang ang isang flowchart ay nagpapakita ng mga input, output at proseso. Wala ring mga paulit-ulit na cycle (loops) sa diagram.

Ang mga pamamaraan sa pagpaplano ng network ay mga pamamaraan na naglalayong mabawasan ang tagal ng isang proyekto. Nakabatay ang mga ito sa paraan ng kritikal na landas (MCP o CPM (mula sa English Critical Path Method)) at sa paraan ng pagsusuri at pagbabago ng mga plano (PERT (mula sa English Program Evaluation Review Technique)).

Ang kritikal na landas ay tumutukoy sa pinakamahabang landas sa network, at ang mga trabaho sa kahabaan ng landas na ito ay tinatawag na kritikal. Ang pinakamababang tagal ng gawaing disenyo ay depende sa tagal ng kritikal na landas. Ang kabuuang tagal ng proyekto ay maaaring bawasan sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga kritikal na aktibidad. Kaya, ang mga pagkaantala sa pagkumpleto ng trabaho ay nangangailangan ng pagtaas sa tagal ng proyekto.

Gamit ang paraan ng kritikal na landas, maaari mong kalkulahin ang tinatayang mga iskedyul para sa pagkumpleto ng isang pakete ng trabaho batay sa lohikal na istraktura ng network at mga pagtatantya ng tagal ng mga indibidwal na aktibidad, pati na rin magtatag ng isang pangkalahatang kritikal na landas para sa proyekto.

Mayroon ding konsepto ng isang kumpletong reserba (reserba) ng oras. Ito ang pagkakaiba sa pagitan ng huli at maagang pagsisimula o pagtatapos ng mga petsa ng trabaho. Ang managerial essence ng slack ay ang pagkakaroon ng pagkakataon na matugunan ang mga hadlang sa pananalapi, mapagkukunan o teknolohikal, at maaaring suspindihin ng project manager ang trabaho para sa panahong available sa slack nang walang takot na negatibong makaapekto sa petsa ng pagtatapos ng huling proyekto. Ang maluwag na oras para sa kritikal na trabaho ay zero.

Ang isang pahalang na line chart kung saan ang mga gawain ng proyekto ay kinakatawan ng mga segment ng oras na may partikular na mga parameter ng oras (pagsisimula, pagtatapos, mga pagkaantala, atbp.) ay tinatawag na isang Gantt chart, at ito rin ay isang mahalagang bahagi ng pagpaplano ng network. Narito ang kanyang halimbawa:

Para sa epektibong pagpaplano, madaling gamitin ang mga PERT chart, isang network graph, at isang Gantt chart. Ang pagpaplano ng network mismo ay nagpapahiwatig ng isang paglalarawan ng lahat ng gawaing proyekto sa anyo ng isang hanay ng mga gawa na may mga tiyak na ugnayan sa pagitan nila. Upang kalkulahin at pag-aralan diagram ng network, karaniwang gumagamit ng isang hanay ng mga pagpapatakbo ng network na tinatawag na mga pamamaraan ng kritikal na paraan ng landas.

Ang modelo ng network ay binuo sa mga yugto:

Natutukoy ang mga listahan ng gawaing disenyo
Ang mga parameter ng trabaho ay tinasa
Ang mga dependencies sa pagitan ng mga trabaho ay itinatag

Kailangang tukuyin ang mga listahan ng trabaho upang ilarawan ang lahat ng aktibidad ng proyekto, kabilang ang lahat ng detalye. Ang trabaho ang pangunahing elemento ng modelo ng network. Tinukoy ng mga pakete ng trabaho ang mga aktibidad na dapat gawin upang makamit resulta ng proyekto. Ang mga resulta ay karaniwang naka-highlight sa mga control point.

Bago bumuo ng isang modelo ng network, kailangan mong tiyakin na ang mas mababang antas ng WDS ay kasama ang lahat ng gawaing ginagarantiyahan ang pagkamit ng mga partikular na layunin sa disenyo. Ang modelo ng network ay ang resulta ng pagtukoy ng mga dependency sa pagitan ng mga aktibidad at pagdaragdag ng mga kaganapan at aktibidad sa pagkonekta. Sa pinaka-pangkalahatang anyo nito, ang diskarte na ipinakita ay batay sa pagpapalagay na ang anumang gawain ay nilayon upang makatulong na makamit ang isang partikular na layunin. Ang nag-uugnay na gawain ay hindi kinakailangang naglalayong makamit ang isang materyal na resulta, dahil ang kanilang layunin ay maaaring mag-organisa ng isang partikular na kaganapan, atbp.

Ang pangunahing gawain ng tagapamahala ng proyekto ay upang suriin ang mga parameter ng trabaho. Para sa layuning ito, maaaring kasangkot ang ibang mga kalahok sa proyekto na responsable sa pagkumpleto ng mga indibidwal na gawain sa proyekto. Pagtataya ng tagal ng trabaho at ang pangangailangan para sa pinansiyal na paraan at ang mga mapagkukunan ay direktang nakakaapekto sa kaugnayan ng mga plano at iskedyul ng mapagkukunan at gastos, na iginuhit pagkatapos suriin ang modelo ng network. Ang ganitong pagtatasa ay dapat isagawa para sa bawat isa sa mga gawa. Pagkatapos, sa batayan nito, ang mga antas ng SRR sa plano ng proyekto ay pangkalahatan at nabuo.

Upang ang mga indibidwal na yugto ng proyekto at ang buong proyekto sa kabuuan ay maipatupad sa oras, kinakailangan ding planuhin ang proyekto ayon sa mga parameter ng oras. Isaalang-alang natin ang isyung ito nang mas detalyado.

Pagpaplano ng isang proyekto batay sa mga parameter ng oras

Ang mga parameter ng oras ay dapat na maunawaan dito bilang ang mga yugto ng panahon kung saan ang mga pakete ng trabaho at trabaho ay binalak na makumpleto, pati na rin ang mga control point ng proseso ng pagpapatupad ng proyekto. Ang oras ang pinakamahalagang salik na nakakaapekto sa pagiging epektibo ng buong plano.

Ang oras ng pagpapatupad ng mga elemento ng proyekto at ang buong proyekto ay palaging binalak nang maaga, at, siyempre, ito ay kanais-nais na mabawasan ang mga ito. Ngunit ang pagliit ng mga deadline ay limitado ng tatlong mga parameter: mga teknikal na kakayahan, mga kinakailangan sa teknolohiya at kalidad ng trabaho. Ang lahat ng ito ay dapat isaalang-alang kapag nagpaplano.

Ang pagpaplano ayon sa mga parameter ng oras ay isang mahalagang elemento ng pamamahala ng proyekto, na kinabibilangan ng ilang bahagi. Ang mga sangkap na ito ay:

Konsepto ng pamamahala ng proyekto batay sa mga parameter ng oras
Pag-iiskedyul proyekto
Pagsubaybay sa pag-unlad ng gawaing disenyo
Pagsusuri at regulasyon ng pag-unlad ng trabaho
Pagsasara ng pamamahala ng proyekto

Kadalasan ay mahirap kumpletuhin ang isang proyekto sa loob ng isang takdang panahon. Ang dahilan nito ay isang hindi malinaw na pag-unawa sa kung ano ang eksaktong kailangang pangasiwaan, at karamihan sa mga problema ay lumitaw sa yugto ng pagpaplano.

Ang dahilan ng mga pagkakaiba sa iskedyul ay maaaring mga pagkaantala sa mga paghahatid, kakulangan ng mga mapagkukunan, atbp. Kung ang saklaw at paksa ng proyekto ay hindi wastong natukoy, kasunod na mga pagsasaayos ay kailangang gawin sa trabaho at iskedyul.

Kapag ang isang tagapamahala ay nakikitungo sa mga tipikal na umuulit na mga proyekto, ito ay maginhawa upang tumpak na matukoy ang oras at pagkakasunud-sunod ng mga aksyon, bagaman sa pagsasagawa ng mga proyekto ay paulit-ulit na napakabihirang.

Kung pag-uusapan natin ang mga dahilan ng pansamantalang pagkalugi sa isang proyekto, kasama sa mga ito ang:

Hindi sapat na kalidad at pamamahala sa pagbabadyet
Walang contingency plan para sa mga hindi inaasahang gastos
Hindi magandang pamamahagi ng mga panganib sa mga kalahok ng proyekto
Kakulangan ng istraktura sa sistema ng komunikasyon
Mahirap ipatupad ang sistema ng pag-uulat ng proyekto

Ang isa pang mahalagang bahagi ng pamamahala ng proyekto batay sa mga parameter ng oras ay ang pamamahala ng mga personal na mapagkukunan ng oras. Ito ay may kaugnayan para sa bawat tagapalabas at kalahok ng proyekto, ngunit ito ay mas mahalaga para sa tagapamahala, dahil siya ang may pananagutan sa tagumpay ng proyekto, na nangangahulugang kailangan niyang magkaroon ng oras upang gawin ang lahat ng uri ng trabaho.

Upang mapabuti ang personal na pamamahala ng oras, ipinapayong gumamit ng tinatawag na mga form. Ang form ay isang listahan ng mga gawaing kailangang kumpletuhin, na nagpapahiwatig ng mga gumaganap at mga deadline. Ang pinakamataas na priyoridad na trabaho ay dapat ilipat sa mga bloke ng oras ng kalendaryo sa pagpaplano. Maaaring ganito ang hitsura ng kalendaryo sa pagpaplano:

Ang mga hindi nakaiskedyul na kaganapan o mas mababang priyoridad na trabaho ay maaaring idagdag sa mga walang laman na bloke ng oras. Sa mga kaso kung saan ang dami ng trabaho ay lumampas sa dami ng oras, ang trabaho ay maaaring planuhin ng ilang araw nang maaga. Ngunit hindi mo ito dapat abusuhin, kung hindi, maaaring may mga pagkaantala sa pagkumpleto ng mga gawaing may mataas na priyoridad. At dahil sa mababang priyoridad na trabaho ay maaaring tumaas sa priyoridad sa mga susunod na araw, lahat ng gawain ay dapat makumpleto sa oras.

Upang gawin ito, kailangan mong itakda nang tama ang mga priyoridad at kumilos alinsunod sa mga ito. Ang tagapamahala ng proyekto ay hindi dapat magambala ng pangalawa at hindi malinaw na mga gawain at magpaliban sa paggawa ng mahahalagang desisyon. Dapat din siyang makapag-delegate ng awtoridad.

At ang huling pagtutuunan natin ng pansin sa unang aralin ay ilan mga isyu sa organisasyon.

Organisasyon ng gawaing pagpaplano ng proyekto

Ang pagpaplano ng proyekto ay ang proseso ng pagbuo ng mga desisyon na tumutukoy sa pagkakasunud-sunod ng gawain at aktibidad ng proyekto. Ito ay gumaganap ng isang nangingibabaw na papel sa pamamahala ng proyekto, na kumakatawan sa pag-aayos ng simula ng proseso ng pagpapatupad ng proyekto.

Kasama sa pagpaplano ng proyekto ang ilang yugto:

Pagtatakda ng mga layunin at layunin
Pagkalkula ng mapagkukunan
Paglikha ng iskedyul ng tagal ng trabaho
Pag-optimize ng iskedyul ng trabaho
Organisasyon ng pagpapatupad ng trabaho
Paglikha plano sa kalendaryo pagtaas ng labor intensity ng trabaho
Pagsubaybay sa pag-unlad ng trabaho
Pagsasaayos ng pag-unlad ng trabaho

Ang plano sa pagpapatupad ng proyekto ay komprehensibong plano, na naglalaman ng isang komprehensibong sistema ng mga gawain at layunin, detalyadong gawain, mga aksyon at aktibidad upang makamit ang pangunahing layunin ng proyekto. Dapat bigyan ng malaking pansin ang pagbuo ng plano sa pagpapatupad, sinusubukang iwasan karaniwang mga pagkakamali, tulad ng:

Pagtatakda ng mga maling layunin
Paggamit ng hindi kumpletong impormasyon
Hindi pinapansin ang nakaraang karanasan
Hindi pinapansin ang isyu ng pagkakaroon ng mapagkukunan
Kakulangan ng pansin sa koordinasyon ng mga kalahok sa proyekto
Hindi pinapansin ang motibasyon ng mga performers
Labis na atensyon sa detalye ng plano
Paggawa ng plano para sa kapakanan ng isang plano at hindi pinapansin ang kontrol sa pagsunod sa plano

Sa kabila ng sapat malaking bilang ng mga error at ang kanilang pagiging tiyak, na isinasaalang-alang ang lahat ng mga elemento ng pagpaplano na sinabi namin sa iyo tungkol sa nakakatulong upang maiwasan ang mga ito. Mahalaga lamang na tandaan na ang pagpaplano ng proyekto ay isang sistematikong pag-aayos ng mga gawain, ang layunin nito ay upang makamit ang pangunahing resulta - ang pagpapatupad ng proyekto. At isinasaalang-alang ang katotohanan na ang plano ay palaging naglalaman ng mga tagubilin para sa mga aksyon at ang mga aksyon mismo, maaari itong ligtas na ituring na isang pamantayan o patnubay kung saan ang mga aktwal na tagapagpahiwatig ay ihahambing. Kung, bilang resulta ng naturang mga paghahambing, ang anumang mga pagkakaiba ay natagpuan, kinakailangan na gumawa ng mga hakbang upang ayusin ang plano.

Sa ikalawang aralin ay pag-uusapan natin ang tungkol sa isa pang mahalagang elemento ng pamamahala ng proyekto para sa isang tagapamahala - pamamahala ng koponan. Isasaalang-alang ang mga isyu tulad ng komposisyon ng mga kalahok sa proyekto, mga tungkulin ng isang tagapamahala ng proyekto, mga tampok ng pagbuo at pagbuo ng isang pangkat ng proyekto, mga katangian at komposisyon ng isang koponan, paglutas ng salungatan at marami pang iba.

Subukan ang iyong kaalaman

Kung nais mong subukan ang iyong kaalaman sa paksa ng araling ito, maaari kang kumuha ng maikling pagsusulit na binubuo ng ilang katanungan. Para sa bawat tanong, 1 opsyon lang ang maaaring tama. Pagkatapos mong pumili ng isa sa mga opsyon, awtomatikong lilipat ang system sa susunod na tanong. Ang mga puntos na natatanggap mo ay apektado ng kawastuhan ng iyong mga sagot at ang oras na ginugol sa pagkumpleto. Pakitandaan na ang mga tanong ay iba sa bawat pagkakataon, at ang mga pagpipilian ay halo-halong.

Ang pamamahala ng proyekto ay isang simbiyos ng teknolohiya at ang sining ng paglutas ng isang natatanging gawain sa oras sa loob ng badyet na inilaan para dito. Upang matagumpay na matapos ang proyekto, kinakailangan na magkaroon ng pagkakaunawaan sa pagitan ng pamamahala ng kumpanya at ng RM kung paano ito ipapatupad, kung kanino, kailan at anong uri ng trabaho ang dapat gawin. Ang plano ng proyekto ay itinuturing na hindi bilang isang dokumento, ngunit bilang isang buong hanay ng mga dokumentadong solusyon na sumasagot sa mga tanong sa itaas. Ipinakita ko sa iyong pansin ang isang artikulo sa pagsusuri na sumusuri sa mga pangunahing kaalaman ng teknolohiya sa pagpaplano ng proyekto.

Ang kakanyahan ng pagpaplano ng proyekto

Ang pagpaplano ng proyekto ay nagsasangkot ng maraming magkakaugnay na mga pag-ulit, na ang resulta ay isang solong master plan. Sa pamamagitan ng plano ng proyekto ay higit nating mauunawaan ang sistema ng mga nakaplanong aktibidad, na dokumentado bilang resulta ng paghahanda. Ang sistemang ito ay binubuo ng mga parameter na konektado sa isang espesyal na paraan, na tinitiyak kung saan ang isang hiwalay na problema sa pag-unlad ay malulutas. Ang mga parameter na ito ay nabuo batay sa isang bilang ng mga functional na lugar ng aktibidad ng proyekto:

nilalaman;
mga deadline;
gastos;
tauhan;
mga gamit;
komunikasyon;
mga panganib, atbp.

Ang plano ay isang mahalagang elemento ng sistema ng pamamahala ng proyekto. Kung ang PM ay nakagawa ng isang detalyadong hanay ng mga dokumento sa pagpaplano, kung gayon siya ay may karapatang asahan ang garantisadong pagtanggap ng mga kinakailangang resulta sa pagtatapos ng trabaho. Para dito, ang oras, mga mapagkukunan at iba pang mga aspeto ay dapat na maayos na binalak. Hanggang sa nabuo ang isang plano, imposibleng malaman kung gaano karaming pera at oras ang kakailanganin upang makumpleto ang isang natatanging gawain. Kung walang plano, ang tagapamahala ay halos nawalan ng mga alituntunin para sa pagsunod sa gawain sa mga layunin ng proyekto.

Dapat nating maunawaan na ang pagpaplano ay hindi palaging nagreresulta positibong resulta, ngunit ang mga negatibong konklusyon ay maaaring magdulot ng hindi bababa sa, at kung minsan ay mas malaki pa, mga benepisyo. Sa anumang kaso, ang kahusayan ng pamumuhunan ng mga pondo ay tumataas, at ang "pagwawaldas" ng kinita na kita ay hindi nangyayari. Ang pagpaplano ng proyekto ay naglalagay ng pundasyon para sa produktibong trabaho at nilulutas ang mga sumusunod na inilapat na problema.

Linawin at idetalye ang mga layunin at resulta ng kaganapan.
Tukuyin ang komposisyon at saklaw ng trabaho.
Tantyahin ang mga timeframe at gastos sa badyet.
Gumuhit ng iskedyul at badyet para sa mga pangunahing yugto o sa buong proyekto.
Gumawa ng isang pinong pagtatantya ng mga kinakailangan sa mapagkukunan para sa bawat yugto o para sa buong gawain.
Gumuhit ng isang resource plan.
Magsagawa ng pagtatasa ng panganib at lumikha ng plano sa pagtugon sa panganib.
Ipaliwanag ang mga detalye ng kaganapan sa customer.
Sumang-ayon sa plano kasama ang mga pangunahing kalahok.
Ipamahagi ang responsibilidad para sa trabaho at mga gawain sa mga kalahok.
Aprubahan ang master plan.
Linawin ang mga plano sa pakikipag-ugnayan at mga pamamaraan sa pamamahala ng pagpaplano.

Lugar ng plano sa pamamahala ng proyekto sa yugto ng ikot ng buhay nito. Source: PMBOK 5 Guide

Ang lugar ng mga proseso ng pagpaplano kasama ng iba pang mga proseso ng pagpapatupad ng proyekto. Source: PMBOK 5 Guide

Ang pagpaplano ng proyekto ay hindi maaaring iwanan sa hangin. Ito ay nauuna sa pagsisimula, at ang output ng mga prosesong ito ay ang aktwal na pagpapatupad ng proyekto. At alam namin ang serye mahahalagang puntos ang pagpaplano na iyon:

nakatali sa isang tiyak na punto ng oras sa siklo ng buhay ng isang natatanging gawain at sa makabuluhang panahon nito (tingnan ang mga diagram na ipinakita sa itaas);
umuulit – hindi nagtatapos pagkatapos maisulat ang mga plano, nangangailangan ng regular na pag-update hanggang sa aktibong yugto ng pagsasara;
komprehensibo - hindi limitado sa isang tool at may kasamang bilang ng mga tool at nauugnay na mga dokumento ng output.

Pinalaki na komposisyon ng mga proseso ng pagpaplano

Ang plano ng proyekto ay iba sa plano sa pamamahala ng proyekto at mga kaugnay na proseso ng pagpaplano. Tulad ng natukoy na natin, sa isang malawak na kahulugan, sa pamamagitan ng plano, ang ibig nating sabihin ay isang paunang binalak na sistema ng mga aktibidad kung saan ang pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad, pagkakasunud-sunod at oras ng trabaho ay itinatag. Sa isang makitid na kahulugan, ang isang plano ay isang dokumento na nagpapakita ng pagkakasunud-sunod ng mga nakaplanong aksyon at mga deadline para sa pagpapatupad. Ang isang plano sa pamamahala ng proyekto ay ang resulta ng mga regulated planning procedures (processes), kung saan ang control principle ay kinuha sa pamamagitan ng regular, regulated procedures para sa paglikha ng mga plano bilang mga dokumento.

Mga kahulugan ng mga pangunahing konsepto ng pagpaplano mula sa PMI. Source: PMBOK 5 Guide

Kasama sa pagpaplano ng kaganapan ang dalawang grupo ng mga proseso: mga proseso para sa direktang pagbuo ng mga plano at mga pantulong na pamamaraan. Ang output ng isang development block ay isang dokumento na tinatawag na master project plan. Kabilang dito ang isang plano sa kalendaryo, isang badyet ng kaganapan at isang bilang ng iba pang mga dokumento. Ang komposisyon at nilalaman ng trabaho, ang mga kinakailangang mapagkukunan para sa kanilang pagpapatupad ay tumutukoy sa pagkakasunud-sunod, tagal at halaga ng mga gastos para sa kanilang produksyon.

Ang potensyal na pagpaplano ng panganib (pagkilala, pagkakakilanlan at pagtatasa) at ang kanilang pamamahala ay nakakaimpluwensya hindi lamang sa pagbuo ng iskedyul, kundi pati na rin sa mga pangangailangan sa badyet. Ang paglilinaw sa mga layunin, pagtukoy sa mga hangganan ng natatanging gawain, at pagbubuo ng pangkat at mga responsibilidad ay naglalagay ng pundasyon para sa isang makabuluhang pagsisikap sa pagpaplano ng proyekto. Susunod, ipinakita namin sa iyong pansin ang isang modelo ng mga koneksyon sa pagitan ng mga pangunahing pamamaraan ng mga prosesong isinasaalang-alang.

Modelo ng mga proseso ng pagpaplano sa pamamahala ng proyekto

Nabatid na ayon sa pamantayan ng PMI, halos bawat seksyon ng PMBOK Guide ay naglalaan ng isang buong bloke sa pagpaplano. Batay sa diagram na ipinakita sa itaas, ito ay medyo natural. Ang seksyon ng PMBOK na "Project Integration Management" ay nagpapakita ng pinaka-holistic na larawan ng pagpaplano ng pamamahala at paglikha ng isang master plan. Nasa ibaba ang isang lokal na bloke ng diagram ng daloy ng data ng pagbuo ng plano sa pamamahala ng kaganapan.

Local project management plan development data flow diagram block

Ang visual block na ipinakita sa itaas ay kapansin-pansin sa ilang kadahilanan. Ang base ng kaalaman sa pamamahala ng proyekto, lahat ng karanasang natamo sa lugar na ito, at mga regulasyon ay mahalaga para sa tagumpay ng pagpaplano. Nalalapat din ito sa mga pamantayan, software, mga istruktura ng organisasyon at kultura, mga pamamaraan ng pamamahala, imprastraktura, atbp. Ang charter ay isang pangunahing gabay para sa pagpaplano. Ang mga prosesong ito ay ang batayan para sa pagsasama sa master plan at nag-aalok ng mga sumusunod bilang mga input para sa pagbuo ng huling bersyon nito:

mga plano sa pamamahala ng mga parameter ng proyekto;
mga pangunahing plano para sa nilalaman, gastos, at iskedyul;
mga update sa plano.

Mga yugto ng pagbuo ng isang plano sa kalendaryo

Tulad ng naaalala natin, ang pamamahala ng proyekto ay binuo sa "tatlong haligi": ang nilalaman ng trabaho, mga paghihigpit at mga panganib. Kung alam ng isang tagapamahala kung paano gumana nang maayos sa tatlong mga parameter na ito, kung gayon walang mga hindi malulutas na gawain para sa kanya. Isaalang-alang natin ang pagbuo ng isang plano sa kalendaryo mula sa pananaw ng tatlong posisyong ito at hatiin ang prosesong ito sa mga yugto. Tatalakayin natin ang una at ikalawang yugto bilang nilalaman ng akda.

Ang yugto ng pagtukoy at pagsulat ng listahan ng mga gawa. Kadalasan, ang mga pagkakamali ay nagagawa dahil sa ang katunayan na hindi posible na ipakita ang lahat ng gawain nang sabay-sabay. Para sa depinisyon ng husay komposisyon ng mga operasyon, ito ay kapaki-pakinabang na gamitin ang mga pangunahing kaalaman ng sunud-sunod na paraan ng pagkasira ng trabaho.
Ang yugto ng pagtukoy sa pagpapatupad ng proyekto sa mga tuntunin ng pagkakasunud-sunod at tagal ng trabaho, na nakasalalay sa teknolohiya para sa kanilang pagpapatupad. Upang lumikha ng isang mataas na kalidad na resulta ng yugtong ito, ang nabanggit na paraan ng sunud-sunod na agnas ng mga gawain at pagtatasa ng eksperto sa tagal ng trabaho gamit ang mga pamamaraan tulad ng, halimbawa, brainstorming ay angkop.
Pagtukoy sa pagkakaroon ng mapagkukunan. Gumagamit ang kaganapan ng iba't ibang mapagkukunan: pinansyal, materyal, paggawa, impormasyon, atbp. Mula sa pananaw ng mga mapagkukunang pinansyal, kinakailangang iugnay ang iskedyul ng trabaho sa iskedyul ng pagpopondo. Ang konsepto ng kakaunting mapagkukunan ay ipinakilala: natatanging mga espesyalista at kapasidad. Nag-iiwan ito ng imprint sa pagkakasunud-sunod at tagal ng trabaho.
Kahulugan ng mga panlabas na paghihigpit. Kasama sa mga paghihigpit na ito ang seasonality, teknolohikal na proseso mga kagamitan, iba't ibang mga panlabas na kaganapan. Kung isasaalang-alang natin ang halimbawa ng mga espesyal na kagustuhan ng customer (para sa mga partikular na kasosyo) o mga panlabas na kaganapan (halimbawa, ang tiyempo ng pagkumpleto ng isang yugto upang tumugma sa isang pambansang holiday), kung gayon ang mga naturang kaganapan ay kasama sa kaganapan sa ang anyo ng mga milestone.
Ang yugto ng paglikha ng isang plano sa pagtugon sa panganib. Sinusuri namin ang mga panganib sa proyekto at bumuo ng isang plano sa pagtugon para sa mga pangunahing banta. Isinasaalang-alang ang planong ito, tinatapos namin ang iskedyul.

Ang ikatlo at ikaapat na yugto ay nauugnay sa mga posisyon ng mga paghihigpit, ang ikalimang yugto - sa mga panganib. Dalawang batayan ng tugon (aktibo at pasibo) ang tumutukoy sa sandali ng pagpapasya at pagsasama nito sa plano ng proyekto. Ang aktibong tugon ay nangangahulugan na kasama namin sa plano sa kalendaryo Dagdag trabaho naglalayong mabawasan ang mga panganib. Maaaring makaapekto ito sa timing ng ibang trabaho.

Bilang halimbawa, maaari naming isaalang-alang ang isang go-to-market na proyekto bagong serbisyo. Sabihin nating natukoy ang panganib ng kakulangan nito ng demand sa merkado. Pagkatapos, upang mabawasan ang panganib na ito, kinakailangan na magsagawa ng karagdagang pananaliksik, at ang gawaing ito ay dapat isama sa iskedyul. Ang passive na tugon ay nagpapahiwatig ng pagbuo ng mga karagdagang reserbang pinansyal para sa mga natukoy na panganib. Ang mga yugto ng pagbuo ng isang iskedyul ay maaari ding ipakita sa lohikal na pagkakasunud-sunod na ipinakita sa ibaba.

Lohikal na pagkakasunud-sunod para sa pagbuo ng isang iskedyul

Pangunahing Mga Aktibidad sa Pagpaplano ng Proyekto

Upang lumikha ng isang master plan, ang tagapamahala ng proyekto ay nagpapatupad ng isang serye ng mga pag-ulit sa pagpaplano. Sa panahon ng pagpapatupad ng mga proseso ng pagpaplano, ang mahahalagang instrumental at pangwakas na mga dokumento ay nabuo, na magkakasamang bumubuo sa master plan. Sa kanila:

hierarchical work structure (WBS);
diagram ng network;
plano sa pamamahala ng kalidad;
iskedyul ng proyekto;
badyet;
tsart ng organisasyon;
rehistro ng panganib;
plano ng komunikasyon;
master project plan.

Visual na modelo ng mga proseso ng pagpaplano ng proyekto

Sa itaas ay isang modelo ng mga proseso ng pagpaplano para sa isang gawain sa proyekto. Makikita mo ang buong komposisyon ng mga proseso sa diagram. Ang mga proseso sa pagpaplano ng pool lane ay naka-link sa halos lahat ng mga lugar ng pamamahala ng proyekto. Marami sa mga prosesong tinukoy sa modelo ay magkakaroon ng pagkakataong maipakita sa magkahiwalay na mga artikulo sa aming website. Sa materyal na ito, maikli nating tumuon sa mga pangunahing pamamaraan sa pagpaplano.

Ang proseso ng pagtukoy ng saklaw ay isinasagawa upang linawin ang saklaw ng proyekto, mga hangganan na may paglalarawan ng produkto nito. Ang proseso ay nagsisimula sa paglilinaw ng mga layunin ng kaganapan, ang koneksyon nito sa diskarte ng kumpanya, at pagsasaalang-alang ng mga variable na diskarte sa pagpapatupad. Ang PM ay dapat na malinaw tungkol sa kung anong trabaho ang nasa labas ng saklaw ng proyekto at kung ano ang mga kinakailangan sa produkto.
Ang proseso ng pagtukoy sa saklaw ng trabaho. Ang mga pundasyong inilatag sa nakaraang proseso ay higit na binuo sa buong kumplikado mga kinakailangang operasyon upang makamit ang tagumpay. Ang kanilang istraktura at komposisyon ay nauugnay sa pangunahing layunin ng proyekto. Ang WBS ay ang pangunahing tool na ginagamit ng PM upang malutas ang problema ng kasalukuyang proseso.
Pagpapasiya ng mga relasyon sa trabaho. Ang lohikal na pagkakasunud-sunod ng trabaho ay ang paksa at layunin ng prosesong ito. Ang pinakamahusay na tool at resulta ng pagpapatupad ng proseso ay isang modelo ng network (diagram, graph), na binuo at na-optimize gamit ang PERT at CPM na pamamaraan.
Ang proseso ng pagtantya ng tagal ng trabaho. Ang pagtataya sa tagal ng bawat aktibidad na kasama sa WBS at modelo ng network ay isinasagawa batay sa iba't ibang mga diskarte. Ang mga pangunahing pamamaraan ay mga pamamaraan ng pagtatasa batay sa mga analogue, "bottom-up", mula sa mga performer, eksperto at parametric na pagtatasa.
Ang proseso ng pagtatasa ng mga pangangailangan sa mapagkukunan. Ang layunin ng proseso ay upang matukoy ang kinakailangang dami yamang tao, mga mapagkukunan ng mga makina at mekanismo. Ang mga mapagkukunan ay nahahati sa mga grupo: renewable, consumable at pinansyal.
Pamamaraan para sa pagbuo ng isang plano sa kalendaryo. Ang proseso ay isinasagawa upang matukoy ang tinantyang oras ng mga indibidwal na gawa at ang proyekto sa kabuuan. Ang isyu ng pagdedetalye ng plano ay mahalaga. Ang lalim ng elaborasyon nito ay dapat sapat para makontrol ng project manager ang progreso ng trabaho at ang pagkumpleto ng mga nakatalagang gawain.
Pagbuo ng isang master project plan. Pinagsasama nito ang lahat ng mga resulta ng gawain sa pagpaplano ng kaganapan sa isang solong dokumento ng pagsasama ng proyekto.

Sa artikulong ito, nakilala namin ang "maximum set" ng mga pamamaraan at dokumento na lumikha ng isang plano ng proyekto. Sa aktwal na pagsasanay, lalo na kapag ang proyekto ay katamtaman o maliit sa sukat at ito ay isang regular na kalikasan, ang labis na pagsisikap sa pagpaplano ay madalas na hindi kinakailangan. Sa ganitong mga kaso, maaari mong limitahan ang iyong sarili sa mga karaniwang solusyon sa pagpaplano at isang hindi kumpletong hanay ng mga dokumento. Kasabay nito, halos imposibleng gawin nang walang pangunahing dokumentaryo na itinakda sa isang pinagsama-samang plano, at ang mga pagsisikap na ginugol sa pagpapaunlad nito ay nagbunga nang malaki.