Rolnictwo 

Czas trwania spotkania nie powinien przekraczać. Prowadzenie spotkania. Podejmowanie decyzji i zakończenie spotkania biznesowego

Celem którego jest zbiorowa dyskusja, zrozumienie problemów i zagadnień przedsiębiorstwa (organizacji) oraz podjęcie właściwej decyzji.

Rodzaje spotkań biznesowych wyróżniają się głównym celem lub zadaniami do rozwiązania: planowanie, motywacja, rutyna wewnętrzna, monitorowanie działań pracowników i inne.

Prowadzenie i przygotowanie spotkania biznesowego posiada pewną technologię, dzięki której z łatwością można opanować tę formę komunikacji biznesowej.

Krok 1: Ustal cel spotkania i program.

Spotkanie biznesowe to nie tylko spotkanie pracowników. Jego cel powinien wyglądać jak cel-rezultat, czyli podjęcie konkretnej decyzji. Dlatego wynik ten należy sformułować z wyprzedzeniem. Im bardziej szczegółowe sformułowanie decyzji, tym skuteczniejsze będzie spotkanie i osiągnięty wynik. Organizator wyznaczając cel musi sobie odpowiedzieć na pytanie: czy w bieżącym zleceniu pracy ten problem może rozwiązać konkretny pracownik? Czy można zastąpić spotkanie inną formą rozwiązania problemu?

Porządek obrad jest przygotowywany z wyprzedzeniem. Uczestnicy spotkania powinni zapoznać się ze zbliżającą się dyskusją i niezbędnymi materiałami, aby móc przemyśleć decyzję. Co więcej, każdy punkt porządku obrad powinien mieć swój własny cel-rezultat. Oprócz punktów porządku obrad uczestnicy spotkania informowani są o czasie przeznaczonym na dyskusję nad każdą kwestią.

Krok 2. przebieg i liczba uczestników.

Tradycyjnie spotkania biznesowe (z wyjątkiem sytuacji awaryjnych) odbywają się w określony dzień tygodnia w godzinach popołudniowych. Krąg uczestników należy wyznaczyć w taki sposób, aby uniknąć minimalna liczba pracownicy. Optymalna opcja to 6-7 osób. Konstruktywne rozwiązywanie problemów i problemów zależy od obecności wyłącznie zainteresowanych stron. Spotkanie lepiej powierzyć tym pracownikom, którzy są najbardziej kompetentni w tym temacie.

Krok 3. Organizacja miejsca.

Organizatorzy powinni w miarę możliwości przewidzieć zgodność uczestników spotkania. Umożliwi to ustawienie krzeseł i usadzenie osób w taki sposób, aby komunikacja była bardziej efektywna. Informacje są odbierane lepiej i szybciej, jeśli twarz, oczy i gesty mówiącego są wyraźnie widoczne.

Krok 4. Przeprowadzenie spotkania: czas trwania i regulamin.

Spotkanie biznesowe składa się z elementów, które bezpośrednio wpływają na skuteczność podejmowania decyzji. Optymalny czas trwania nie powinien przekraczać 40-45 minut. Z psychologicznego punktu widzenia po tym czasie nie będzie w stanie produktywnie pracować. Jeżeli zachodzi konieczność kontynuowania rozmowy, zaleca się przerwę co najmniej 30 minut, co poprawia samopoczucie i uważność.

Spotkanie biznesowe musi mieć harmonogram przemówień. Za zapewnienie przestrzegania regulaminu odpowiada przewodniczący. Jednak respektowanie zasad wszystkich uczestników spotkania świadczy o kompetencjach pracowników.

Krok 5. Protokół spotkania.

Niezbędnym elementem spotkania biznesowego jest sporządzenie oficjalnego dokumentu zawierającego główne etapy spotkania, nazwiska prelegentów, propozycje i podjęte decyzje. Na podstawie protokołu kierownik ma prawo żądać wykonania podjętych decyzji.

Krok 6. Analiza przygotowania i przebiegu spotkania.

Spotkanie biznesowe uważa się za udane, jeśli można odpowiedzieć pozytywnie na następujące pytania: Jak poprawnie zdefiniowany jest krąg uczestników spotkania? Czy lokalizacja uczestników miała wpływ na skuteczność komunikacji? W jakim stopniu uczestnicy spotkania byli zainteresowani poruszaną problematyką? Co skłoniło do strategii spontanicznych rozwiązań? Jakie sprzeczności pojawiły się pomiędzy celami osobistymi i zbiorowymi? Jaki był powód powstałych konfliktów (jeśli w ogóle)? Czy czas spotkania został efektywnie wykorzystany?

Wywiercą sobie drogę do wyjścia” – szef wzruszył ramionami. - Albo ktoś będzie musiał się do nich przebić z góry. Ale to wtedy docierają do skorpiona, odbierają partię, pakują ją do pojemników stabilizujących i tak dalej, krótko mówiąc, kiedy partia jest gotowa do wysłania do magazynu. Tylko nie do mojego czy twojego, nie mam na myśli magazynu Organizacji, ale osobistych pojemników naszego szefa. Czy rozumiesz, jaki jest harmonogram?

A potem firmy z branży technologii stalowych ponownie zablokują wyjście i będą nadal wydobywać substancję energetyczną, dopóki nie zrekrutują nowej partii przemysłowej?

– Tutaj – szef skinął głową. - Czy teraz rozumiesz, co to jest oszustwo?

To tylko plotki.

„To pogłoski z wiarygodnych źródeł” – spokojnie sprzeciwił się szef. - Wszystko jest szczegółowo rejestrowane, nawet przekazywane prokuratorowi.

Nie wiem – Lis z powątpiewaniem pokręcił głową. - OK, powiedzmy, że cały zespół znajduje się w autonomicznej „nawigacji podziemnej”. Poparzeni siedzą w „podziemnej łodzi”. Ale steeltechy nie są całkowicie martwymi stworzeniami, nie przejmują się presją i nie dotykają scorgów, ale muszą oddychać. Nie można przechowywać tak dużej ilości tlenu, a gaz należy usunąć; w każdej kopalni jest go pełno.

Mają zapasy tlenu na rok i sprzęt regeneracyjny na dziesięć, wiem to na pewno! - „sekunda zerowa” znów zaczęła brzmieć stłumiona. - Szef agencji kosmicznej kupił kogoś, dali mu dużą partię wszelkiego rodzaju marsjańskiego sprzętu. I kierują gaz i inne śmieci do specjalnych sztolni. Wyciągnięto rury, zamontowano zawory i cały system śluz sprowadzono na dno gorących szczelin. Czy wiecie, że wokół Kopachi znajduje się cała sieć wąwozów, w których na dnie znajdują się wrzące śmieci? Cóż, zabrali mnie tam. Zawory trzymają ciśnienie, puszcza się gaz, tam, w wąwozach, pali się lub bulgocze, nie wiem, i wszystko jest zakryte. Tak, zrozumiałem?

Dobrze przemyślane. Drogi.

W przeciwnym razie! A szkoda, że ​​tymi rurami nie da się dostać do kopalni. Jak pięknie byłoby omówić cały ten artel! Cześć, nie czekałeś? A oto naręcze granatów plazmowych dla Ciebie za darmo! Ale nic się nie stanie, chyba że ktoś spłonie w wąwozach i się udusi, ale jeśli się nie udusi i nie utknie w rurach, to zjedzą go plagi. Kopalnia jest osłonięta ze wszystkich stron.

Wtedy pozostaje tylko poczekać, aż na powierzchnię wypłynie pierwsza partia skorpionów i przejąć inicjatywę już na górze.

Myślisz inteligentnie, Lis. Zgadza się, nie ma rynku! Ale kłopoty nie przychodzą same, wiesz? Tego też chciałem. Poczekam, pomyślałem, zatrzymam karawanę i przedstawię ją szefowi. Dlaczego, szefie, handlujesz sumieniem i organizujesz oszustwo? To nie jest zgodne z koncepcją. Wszystko szło w tym kierunku, ale wydarzył się pewien problem. Wczoraj dosłownie wieczorem mały człowieczek przesłał mi wiadomość: w kopalni ucichła, jakby ucichła. Żadnych m-komunikacji, żadnego hałasu, nawet pisku.

To była moja pierwsza myśl. Myślę, że to mechaniczni dranie znowu schrzanili, pożerając stalowych techników, pomimo ich odległego pokrewieństwa. I wtedy skontaktowała się z nami nowa osoba. Nie, powiedział, scorgi nie ma z tym nic wspólnego. Utracono komunikację nie tylko z technologią. Spalone też zginęły. I nie zgubili się tak po prostu, jeden po drugim.

Nie wyklucza również możliwości ataku scorga.

Czy powinniśmy straszyć poparzonych mnemotechników jakimś rodzajem scorgów? Nie, bracie Fox. To ich nie przestraszy. Sami mogą przestraszyć każdego scorga. Przynajmniej będzie cała armia kawałków żelaza. Mnemoniki tego poziomu nie poddają się łatwo.

Wiktor Andriejewicz zrobił sobie przerwę teatralną.

Zakończ transakcję – westchnął Lis. Szczerze mówiąc, występ szefa mafii przyprawiał Foxa o zawrót głowy.

Mój trzeci mały mężczyzna przysłał mi film. Skopiowałem zdjęcie z kamer wewnętrznego monitoringu. Osoby z zewnątrz pływały „podziemną łodzią”. I w kopalni też. Zaledwie minutę przed utratą połączenia.

Osoby z zewnątrz?

I w tym czasie na górze wojsko zorganizowało swego rodzaju „Zarnitsę”. Wygląda na to, że wyszli strzelać do biomechów. Mówią, że smok został zniszczony, kilka opancerzonych saurów spalono i tak dalej, małe rzeczy. Co więcej, ludzie mówią, że umieścili tam około tuzina spalonych. Czy stało się to przez przypadek, czy na próżno, nie jest jasne. Ale to wszystko jest zdecydowanie nad kopalnią. Przypadek, myślisz?

Wątpię.

Tutaj. Ja też mocno w to wątpię. Czy teraz rozumiesz, o co mi chodzi?

Wojsko porzuciło wodza przed tobą.

Teraz to my, Francuzie” – Wiktor Andriejewicz patrzył Lisowi w oczy. - Ty i ja. Nie skoczysz teraz, będziesz ze mną, prawda? Nie jesteś kamikaze, prawda?

Czego odemnie chcesz? – Black Fox nagle zmienił temat i jednocześnie ton.

Cóż, na pewno nie chodzi o to, że głupio patrzysz, jak taki łup odpływa. Będę wietrzyć swoimi kanałami co i jak. Kto odciął górników, skąd zabrali towar, czy udało się, jak go przechwycić. I przepychasz temat swoimi kanałami. Wiem, że masz wielu agentów i dobry kontakt z najemnikami. Weźmy przyczepę kempingową i podzielmy ją równo. Pójdźmy razem dalej, każdy z nas wejdzie po stopniu. Przekształcimy organizację, wyprowadzimy ją ze stagnacji i wzniesiemy się jeszcze wyżej. Nie będzie tam w ogóle nic do podziału, może poza światem na półkule. Więc dojdziemy do porozumienia, spójrz, jak ty i ja się rozumiemy. Startować! Nie tak jak w przypadku tego ghula. Ok, nie trudno to zrozumieć, to moment pełen emocji, ale zdrady to już za dużo, nie da się jej wybaczyć. Rozumiesz mnie?

„Rozumiem” – Fox skinął głową.

Miał swoją wersję dalszy rozwój wydarzeń, ale teraz Lis nie miał zamiaru tego wyrażać. I w ogóle nie miałem zamiaru poświęcać „zero sekundy” moim prawdziwym planom. Szef mafii prawdopodobnie by ich nie pochwalił. Przecież Lis nie miał zamiaru dzielić Organizacji na dwie części. Czarny Lis uważał sojusz z Wiktorem Andriejewiczem wyłącznie za środek tymczasowy. Jednak Wiktor Andriejewicz prawdopodobnie w ogóle nie myślał o tym, co powiedział. A raczej namalował to tak kolorowo.

Spotkanie biznesowe jest formą kolegialny omawianie zagadnień w celu informowania o nich i podejmowania decyzji w ich sprawie.

Wyróżnia się trzy główne typy spotkań, przedstawione w tabeli 10.

Tabela 10 – Rodzaje spotkań biznesowych

Typ spotkania Charakterystyka
1) Spotkanie informacyjne Jest to stosowane raportowanie operacyjne jej uczestnicy przed liderem. (na przykład spotkania dotyczące planowania operacyjnego i „pięciominutowe” spotkania w szpitalach) Może również reprezentować spotkanie analityczne(prelegent wprowadza uczestników spotkania w informacje analityczne, nowe technologie, nowe produkty; jest to w zasadzie monolog prelegenta). Ma przewagę nad raportami pisemnymi, ponieważ w razie wątpliwości kierownik może od razu zadać niezbędne pytanie. Ponadto wszyscy obecni słuchają przekazów innych i dzięki temu zyskują pełniejsze zrozumienie ogólna sytuacja biznes
2) Spotkanie w celu podjęcia decyzji Jest to stosowane koordynowanie działań personelu(często reprezentujący różne działy) w odniesieniu do konkretnego problemu i do którego można się przyzwyczaić opracowanie wspólnego rozwiązania(tj. każdy uczestnik ma możliwość wyrażenia swojej opinii i przedstawienia propozycji ostatecznej decyzji). Można używać do zatwierdzanie pomysłów, programów i decyzji(aby zyskać poparcie uczestników spotkania, trzeba dać im możliwość przedstawienia konstruktywnych propozycji, które będą miały wpływ podejmowanie decyzji), jak i dla pogodzenie różnych punktów widzenia(czasami konieczne staje się zwołanie „okrągłego stołu”, aby stłumić wewnętrzny konflikt. Trzeba wysłuchać i przedyskutować różne punkty wizję i doprowadzić ją do porozumienia) Temat dyskusji na takich spotkaniach mogą odbywać się: 1) zagadnienia planowania działalności organizacji– cele długoterminowe, strategia i taktyka osiągania celów, zasoby niezbędne do realizacji planów; 2) sprawy organizacyjne – strukturyzacja organizacji, koordynacja działań podziały strukturalne, wprowadzanie zmian w strukturze lub kierunku organizacji ze względu na zmiany w otoczenie zewnętrzne; 3) kwestie personalne ; 4) zagadnienia związane z monitorowaniem działań pracowników– omówienie wyników pracy, osiąganie założonych celów, problemy niepowodzeń i niskiej produktywności oraz ich przyczyny, korygowanie planów i zadań zgodnie z aktualną sytuacją, dyscyplinowanie
odpowiedzialność pracownika. Oprócz tych ogólnych kwestii, możliwe jest podkreślenie spotkań nt konkretny ze względów organizacyjnych (np. omówienie zagadnień zarządzania operacyjnego w powiązaniu z sytuacją w organizacji, innowacjami i możliwością ich wdrożenia, problemami przetrwania, konkurencyjności, wizerunku organizacji itp.).
3) Twórcze spotkanie Służy do poszukiwania i rozwijania nowych pomysłów i koncepcji, a także dalszego rozwijania dotychczasowych osiągnięć („metoda burza mózgów") (jest to spotkanie o charakterze twórczym, dlatego wskazane jest, aby tego typu spotkania odbywały się w spokojniejszej i bardziej komfortowej atmosferze; najbardziej owocne pomysły ze spotkania są nagrywane i przekazywane do dalszej dyskusji i dopracowania.

Przyjrzyjmy się teraz procesowi przygotowywania i przeprowadzania spotkań biznesowych (patrz rysunek 6).

Rysunek 6 – Etapy spotkania biznesowego

Przygotowanie spotkania

W przygotowania do spotkania ważne jest, aby to zdefiniować cele - oczekiwany wynik, wymagany rodzaj rozwiązania, pożądany wynik pracy. Precyzyjne sformułowanie tematu dyskusji pomoże uzyskać pożądany rezultat.

Temat spotkania są przedmiotem dyskusji. Powinien być sformułowany konkretnie i być interesujący dla uczestników

spotkania. Wskazane jest poruszanie do dyskusji tylko tych tematów, których nie da się rozwiązać w sposób roboczy.

Najważniejszym etapem przygotowania spotkania jest jego rozwój porządek obrad, pisemny dokument przesłany wcześniej uczestnikom spotkania.

Porządek spotkania zazwyczaj zawiera następujące informacje:

Temat spotkania;

Cel spotkania;

Lista zagadnień omawianych w kolejności priorytetów do rozpatrzenia;

Godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania;

Miejsce, w którym się odbędzie;

Nazwiska i stanowiska prelegentów prezentujących główne informacje oraz osób odpowiedzialnych za przygotowanie pytań;

Czas przydzielony na każde pytanie;

Miejsce, w którym można zapoznać się z materiałami dotyczącymi każdego zagadnienia.

Agenda zapewnia przebieg spotkania i myśli obecnych we właściwym kierunku. Porządek obrad i materiały spotkania należy przesłać uczestnikom spotkania z wyprzedzeniem, z zaznaczeniem, że zapoznali się oni z dokumentami przed posiedzeniem (niektóre materiały informacyjne mogą być „rozpowszechniane” z listą osób, których dotyczy załączona informacja, oraz instrukcja, aby po przeczytaniu zrobić notatkę i przekazać ją następnemu). Jest to konieczne, aby każdy miał możliwość uwzględnienia spotkania w swoim harmonogramie pracy i przygotowania się do niego. Uczestnicy spotkania, wcześniej poinformowani o temacie dyskusji, mogą nie tylko wcześniej zapoznać się z materiałami, ale także przemyśleć konstruktywne propozycje rozwiązania problemów. W przypadku, gdy uczestnicy spotkań nie są informowani z wyprzedzeniem, na spotkaniach wyrażają opinie i punkty widzenia, które prowokują do dyskusji i nie przyczyniają się do podjęcia skutecznej decyzji.

Wskazane jest, aby spotkania biznesowe odbywały się w określonym dniu tygodnia (z wyjątkiem spotkań nadzwyczajnych), najlepiej pod koniec dnia roboczego lub w jego drugiej połowie.

Czas trwania spotkania nie powinien przekraczać półtorej do dwóch godzin. Po dwóch godzinach ciągłej pracy większość uczestników z powodów czysto fizjologicznych staje się obojętna na sposób rozwiązania problemu. Dlatego najkrótsze spotkanie jest najlepsze.

Rozsądny Liczba uczestników spotkania. Często na spotkaniach są ludzie, którzy nie powinni tam być. P. Bird w swojej książce „Zarządzanie czasem” sugeruje, że koszt spotkania należy określać w ujęciu pieniężnym w kategoriach wynagrodzenie Uczestnicy. Załóżmy, że dziesięć osób obecnych na godzinnym spotkaniu spędza nad nim w sumie dziesięć godzin czasu pracy. Koszt spotkania ustalimy sumując koszt godziny pracy każdego z nich – otrzymamy imponującą kwotę. Jeśli na spotkaniu obecni będą odpowiednio wysocy rangą pracownicy, koszt spotkania dla organizacji może być bardzo znaczący.

Optymalna liczba uczestników wspólnych dyskusji to 6-7 osób. W razie potrzeby liczbę uczestników można zwiększyć, ale w rozsądnych granicach, aby nie przekroczyć 15. Zwiększenie liczby zaproszonych gwałtownie zmniejsza średni współczynnik uczestnictwa (lub wydajność) obecnych, jednocześnie wydłużając spotkania. W zależności od tematu na spotkanie należy zaprosić jedynie tych menedżerów średniego szczebla i specjalistów, w zakresie których kompetencji omawiany problem jest omawiany.

Wskazane jest, aby z każdego działu była obecna jedna osoba. Pracownicy, których sprawa została już rozwiązana, powinni mieć możliwość opuszczenia spotkania, a specjaliści nie powinni przychodzić na całe spotkanie, lecz zgodnie z przepisami, na czas omawiania ich problemu.

Podczas prowadzenia spotkań biznesowych menedżer może je przeprowadzić delegacja włącza się udział w spotkaniu specjaliści najbardziej kompetentni w omawianym problemie (pozwala to zaoszczędzić czas menedżera: odpowiednio przeszkolony pracownik poinformuje menedżera o wynikach spotkania w dogodnym dla niego terminie, a on będzie mógł podjąć niezbędne decyzje w spokojnej atmosferze; dodatkowo dla pracownika udział w spotkaniach pomoże zdobyć doświadczenie i umiejętności zawodowe, rozwijając umiejętność samodzielnego działania i skutecznego radzenia sobie w różnorodnych sytuacjach).

Uprawnienia delegowane są nie tylko do udziału w posiedzeniu, ale także do dyrygowanie spotkania (spotkanie powierzane jest specjalistom, którzy są najbardziej kompetentni w omawianym problemie; pomaga to zwiększyć odpowiedzialność za podejmowane decyzje, a także zwiększa aktywność uczestników w generowaniu pomysłów lub konstruktywnych propozycji).

Istnieje różnica pomiędzy spotkaniami prowadzonymi przez najwyższego menedżera, a kompetentnym współpracownikiem. W pierwszym przypadku uczestnicy spotkania myślą nie tyle o problemie, ile o samozachowaniu i często aprobują rozwiązanie zaproponowane przez lidera, nie uznając go za skuteczne (nie oznacza to, że pierwsi menedżerowie powinni odmawiać prowadzenia spotkań, ale lider musi wziąć pod uwagę skutki psychologiczne, gdy odrywa się od czasu, od stereotypów).

Organizacja środowiska przestrzennego– przygotowując spotkanie, trzeba pomyśleć o kolejności, w jakiej będą siedzieć uczestnicy. Spotkanie powinno odbywać się przy dużym stole i w przestronnej sali. Przeludnienie samo w sobie jest źródłem konfliktów. Zauważono, że gdy pomieszczenie jest małe, tętno obecnych w nim osób wzrasta, a ciśnienie krwi wzrasta.

Uczestnicy powinni być tak rozmieszczeni, aby mogli widzieć nawzajem twarz, oczy, mimikę i gesty, co sprzyja lepszemu postrzeganiu informacji (przykładowo jak na rysunku 7).

Rysunek 7 – Rozmieszczenie uczestników spotkania

Do tych celów najlepiej nadaje się okrągły lub owalny stół. Lider spotkania musi być w stanie spojrzeć w oczy jak największej liczbie uczestników spotkania.

Kolejność miejsc, zaczynając od sześciu uczestników, należy ustalić za pomocą specjalnych kart przed pojawieniem się uczestników. Przy rozmieszczaniu uczestników spotkania należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: przedstawiciele konkurujących ze sobą grup nie powinni siadać naprzeciw siebie; przy takim siedzeniu każda krawędź stołu zamienia się w rów, a konflikty powstają same. Dlatego konieczne jest oddzielenie grup, które utworzyły się jako „jednostki oporu”. Osoby, które się nie lubią, siedzą jak najdalej od siebie. Organizator spotkania, znając charakter i cechy psychiczne zaproszonych osób, może, nie zwracając na to uwagi, tak ustawić Uczestników, aby ci, którzy mogliby się rozłączyć i przeszkadzać w rozstrzygnięciu sprawy, nie znajdowali się naprzeciw siebie.

Pytania, które powinien sobie zadać organizator spotkania:

Czy w ogóle konieczne jest zwoływanie spotkania? Czy można się bez tego obejść?

Czy powinienem osobiście wziąć w tym udział?

Którzy pracownicy powinni wziąć udział w spotkaniu?

Co można zrobić, aby ograniczyć liczbę uczestników do minimum?

Czy wybrany termin jest dogodny, czy też należy przełożyć spotkanie na inny termin?

Czy pokój jest zamknięty dla osób z zewnątrz?

Czy masz wszystkie materiały potrzebne do spotkania?

Jak najlepiej rozsadzić uczestników spotkania i jakich technik użyć, aby stworzyć kreatywną atmosferę?

Prowadzenie spotkania

Spotkania są bardziej efektywne, gdy uczestnicy znają swoje zadania i zasady postępowania.

Kierownik. Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, lider spotkania musi rozwiązać zarówno problemy ogólne, jak i specjalne.

DO ogólny Do obowiązków lidera spotkania należy:

1) konieczne jest rozpoczęcie spotkania krótkim i jasno sformułowanym komunikatem dot dany problem(I wstęp menedżer powinien skupiać się na pozytywnych rozwiązaniach problemów i mieć pewność, że uda im się je rozwiązać);

2) Organizacyjnie należy uzgodnić regulamin pracy, wyjaśnić porządek obrad, poinformować o regulaminie, uprzedzić o wycofaniu wystąpień niemerytorycznych;

3) Podczas spotkania należy krótko i merytorycznie podsumować osiągnięte wyniki, aby wykorzystać je do dotrzymania porozumień i kompromisów.

4) Należy poprowadzić dyskusję w kierunku zamierzonym przez prowadzącego (oznacza to, że musi on oblegać gadatliwych, zmuszać do mówienia milczących i nie pozwalać mówcom na odejście od zamierzonego tematu; w przypadku krytyki, żądaj, aby była konstruktywna i nie pozwalaj, aby stała się osobista).

1) Pozostań w neutralnych pozycjach – pozytywnie wpływa to na stan emocjonalny obecnych.

2) Kontynuuj rozmowę. Jeśli nastąpi niezręczna przerwa, należy natychmiast interweniować, zadając dodatkowe pytania, wyjaśniając lub podsumowując wstępne wyniki.

3) Jeśli pojawi się napięcie, natychmiast podejmij działania - kłótnia nie powinna wybuchać.

4) Przewidywać możliwość wdrożenia zaproponowanych pomysłów i rozwiązań, odrzucać nieprzemyślane rozwiązania. Należy brać pod uwagę wyłącznie decyzje poparte faktami.

5) Zadzwoń do uczestników spotkania po imieniu i zabierz głos.

6) Pamiętaj, że zawsze powinna zabierać głos tylko jedna osoba, aby na spotkaniu nie dochodziło do dyskusji.

7) Wysłuchaj opinii wszystkich uczestników. Żadne pomysły nie są trzymane tak uparcie, jak te, które nie zostały omówione.

8) Pamiętaj, że spotkanie to nie pole bitwy, na którym należy „zniszczyć” wroga, dlatego staraj się rozwijać wspólne podejścia, szukaj wspólnej płaszczyzny.

9) Nie toleruj wycieczek w przeszłość, odstępstw od tematu i destrukcyjnej krytyki ze strony niektórych uczestników. Spotkanie powinno konsekwentnie zmierzać krok po kroku w stronę rozwiązania omawianego problemu.

10) Aby uniknąć nieporozumień, w razie potrzeby doprecyzuj komunikaty poszczególnych uczestników: „Czy dobrze zrozumiałem?”, „Czy to będzie prawidłowe?”

11) Zapewniaj częste kamienie milowe, aby pokazać uczestnikom, jak blisko są celu.

12) Oszczędzaj czas. Wyjaśnij na samym początku, że problem bez wątpienia da się rozwiązać w wyznaczonym czasie. Jeśli to możliwe, nie opóźniaj spotkania ani minuty.

Autorytet lidera spotkania w dużej mierze zależy od tego, jak kompetentnie i konsekwentnie prowadzi on spotkanie oraz jak uważnie monitoruje przestrzeganie zasad. Lider spotkania, który pozwala komuś się spóźnić, debatować między sobą w trakcie spotkania lub przyjść na spotkanie nieprzygotowany (bez zebrania i przeanalizowania materiałów na dany temat) grozi całkowitą utratą autorytetu.

Prowadzący spotkanie nie powinien dopuścić do sytuacji, w której niezdyscyplinowani współpracownicy podgrzeją atmosferę na spotkaniu. Pomyślne zakończenie spotkania będzie możliwe jedynie pod warunkiem dokładnego i poważnego przygotowania się do spotkania przez jego prowadzącego.

Na koniec spotkania menedżer musi podsumować dyskusję, jasno sformułować decyzję i nakreślić sposoby jej wdrożenia. Musimy skorzystać z okazji, aby podziękować nieudanej mniejszości za aktywną współpracę, ponieważ tylko wspólne wysiłki wszystkich uczestników pozwoliły osiągnąć pożądany rezultat. Docenienie porażki zachęci ich do zabrania głosu na kolejnych spotkaniach.

Uczestnicy spotkania.

Nie mniej istotne dla spotkania operacyjnego są zasady postępowania uczestników spotkania.

Wskazówki dla uczestników spotkania

1) Przedstaw się w swoich wypowiedziach i użyj zaimka „ja” zamiast „my” lub formy bezosobowej. Kiedy mówca mówi „my”, zwykle unika odpowiedzialności za to, co mówi.

2) Bądź konkretny w swoich wypowiedziach, jasno wyrażaj swoje myśli, bądź odpowiedzialny za swoje błędy, broń swojego osobistego punktu widzenia, bądź cierpliwy w przypadku sprzeciwu.

3) Po wysłuchaniu informacji zadawaj pytania, aby wyjaśnić i zrozumieć omawiany problem. Nie używaj pytań, które prowokują konflikty i oddalają od rozwiązania problemu.

4) W miarę możliwości powstrzymuj się od interpretowania pomysłów i myśli innych ludzi. Nie mów o działaniach i myślach innych, ale o swoim postrzeganiu tych myśli, to znaczy formułuj sądy w języku „komunikatów Ja”, a nie „wypowiedzi Ty”. Na przykład nie mów „Tutaj popełniłeś błąd”, powiedz „Wydaje mi się, że wkradł się tu błąd”.

5) Wyraź swoje stanowisko i spróbuj znaleźć najbardziej racjonalne rozwiązanie problemu.

Najbardziej Najlepsza decyzja, przyjęta na posiedzeniu, jest niewiele warta, jeśli jednocześnie z jej przyjęciem nie zadba się o jej realizację i nie będzie kontrolowała postępu jej realizacji.

Na scenie koniec spotkania jego lider musi rozwiązać następujące zadania:

1) krótko i wyraźnie podsumować wynik osiągnięty na posiedzeniu;

2) ustalić, jakie kroki powinny nastąpić po decyzji, podzielić obowiązki, określić osoby odpowiedzialne za wykonanie decyzji i monitorowanie jej wykonania.

Przebieg spotkania i jego wyniki odzwierciedlane są w protokół, które powinno być krótkie i zwięzłe. Ważny punkt– zapoznanie się z tym dokumentem osób, które będą wykonywać decyzję.

  • Krestyannikowa Ekaterina Wasiliewna, licencjat
  • Baszkirski Państwowy Uniwersytet Rolniczy
  • KOMPETENCJA KOMUNIKACYJNA
  • UCZESTNICY SPOTKANIA
  • SPOTKANIE
  • KIEROWNIK
  • ROZMOWA BIZNESOWA
  • DYSKUSJA

Artykuł poświęcony jest jednej z form komunikacji biznesowej – przygotowaniu i przeprowadzeniu spotkania biznesowego. Rozważany jest tryb odbywania spotkania, modele uczestników spotkania i rola przewodniczącego.

  • O problemie wychowawczej roli rodziny w socjalizacji jednostki
  • Bezrobocie wśród młodych: aktualne trendy i konsekwencje

Praktyka biznesowa w XXI wieku jest Nowa scena w rozwoju relacje biznesowe, gdy ogromne znaczenie nabiera profesjonalne kształcenie przyszłych specjalistów w dowolnej sferze życia publicznego. Jednocześnie dzisiejsze szybko zmieniające się czasy, nowy sposób myślenia i działania, stwarzają zapotrzebowanie na aktywnych, przedsiębiorczych i kompetentnych ludzi biznesu. A to z kolei wymaga rozwoju zdolności komunikacyjnych współczesnego specjalisty.

Każdy, kto dąży do osiągnięcia sukcesu w życiu, pomyślnego wspinania się po szczeblach kariery, skutecznego i kompetentnego komunikowania się z ludźmi, musi zdobyć określoną wiedzę i umiejętności z zakresu komunikacji interpersonalnej i biznesowej.

Spotkania odgrywają ważną rolę w komunikacji biznesowej. Od ich pomyślnej realizacji zależy nie tylko prestiż ludzi i firm, ale także sama możliwość kontynuowania działalności gospodarczej.

Spotkanie biznesowe – forma wspólnego omawiania spraw w celu informowania i podejmowania w ich sprawie decyzji.

Aby osiągnąć sukces na polu spotkań biznesowych, trzeba mieć wiedzę na temat ich rodzajów i różnych zasad ich prowadzenia. Istnieje kilka prostych zasad.

Precyzyjne określenie tematu i celu

Temat spotkania jest przedmiotem dyskusji. Im precyzyjniej zostanie sformułowany, tym większe szanse na uzyskanie pożądanego rezultatu. Lepiej jest identyfikować tematy konkretnie i aktywnie. Przykładowo zamiast sformułowania „Wzrost kosztów w zeszłym roku” warto napisać: „Co możemy zrobić, aby obniżyć nasze koszty?”

Cel spotkania– jest to opis wymaganego rezultatu, pożądanego rodzaju rozwiązania, pożądanego wyniku pracy.

Porządek spotkania jest przesyłany wszystkim uczestnikom spotkania z wyprzedzeniem, zawierający temat i cel spotkania; lista poruszanych kwestii; godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania; miejsce, w którym to nastąpi; nazwiska prelegentów, współsprawozdawców odpowiedzialnych za przygotowanie pytań; czas przydzielony na każde pytanie.

Liczba uczestników spotkania nie powinna być duża, najlepsza opcja– 5-7 osób. Zwiększenie liczby zaproszonych radykalnie zmniejsza średni wskaźnik uczestnictwa (lub wydajność) obecnych, jednocześnie wydłużając spotkanie. Dlatego wskazane jest minimalizowanie liczby osób na spotkaniu.

Czas i czas trwania spotkania muszą być dobrze przemyślane. Niezaplanowane spotkania zakłócają rytm pracy, uniemożliwiają pracownikom podział czasu i zarządzanie nim, zakłócają zaplanowane spotkania i działania menedżera. Spotkania najlepiej organizować pod koniec dnia pracy lub w jego drugiej połowie.

Łączny czas trwania spotkania nie powinien przekroczyć dwóch godzin. Jeśli jednak presja, aby zakończyć spotkanie w terminie, stanie się celem samym w sobie, może doprowadzić do poświęcenia ważnych dyskusji i wartościowych pomysłów na rzecz zaoszczędzenia kilku minut. Oczywiście w tym przypadku rozsądniej jest pozwolić na wyjątek.

Organizacja środowiska przestrzennego

Zaleca się ustawienie uczestników spotkania w taki sposób, aby wszyscy mogli się widzieć. Przyczynia się to do najlepszego postrzegania informacji. Należy także zadbać o zapewnienie kompatybilności personelu. W równych warunkach częściej do konfliktu zaczynają dochodzić osoby siedzące naprzeciwko siebie, rzadziej te siedzące obok siebie. Organizator spotkania, znając charaktery i inne cechy psychiczne zaproszonych, może, nie zwracając na to uwagi, tak posadzić uczestników, aby nie było wśród nich partnerów, którzy mogliby się załamać emocjonalnie i przeszkadzać w rozważaniu spraw.

Zakwaterowanie uczestników spotkania

Nr 1. Miejsce, w którym siedzi osoba prowadząca zgromadzenie lub przewodnicząca zgromadzeniu.

Nr 2. Korzystne stanowisko. Znajduje się pod kątem 90° do piasty i dlatego jest korzystny dla tego, kto się na nim znajduje.

Nr 3. Samodzielne stanowisko. Osoba zasiadająca na tym miejscu cieszy się na posiedzeniu pewną niezależnością, o czym świadczy zajmowane przez nią stanowisko. Dość duża odległość do nr 1 sugeruje, że taka osoba nie musi siedzieć bliżej władz.

#4: Postawa rywalizacyjna lub defensywna. Dla osoby siedzącej na tym miejscu stół pełni rolę bariery oddzielającej ją od pozostałych. #4 może być pozycją konkurencyjną (nie chcę być blisko ciebie) lub pozycją defensywną (potrzebuję ochrony barierą).

Nr 5. Samodzielne stanowisko. Podobnie jak pozycja nr 3.

Nr 6. Korzystne stanowisko. Podobnie jak pozycja nr 2. Być może najlepsza.

Nr 7. Postawa współpracy.

Osoba na pozycji nr 7 znajduje się dosłownie i w przenośni po tej samej stronie stołu, co osoba na pozycji nr 1. Pozycja ta jest idealna w przypadkach, gdy osoba na pozycji nr 1 nie czuje się nieswojo z powodu Twojej bliskości.

Jeśli osobie na pozycji nr 1 nie podoba się ktoś, kto znajduje się na pozycji nr 7, jej niezadowolenie jest zawsze widoczne dla innych. Szef na pozycji nr 1 zaczyna odchylać się do tyłu, jakby próbując zwiększyć dystans, lub mocno pochyla się do przodu, jakby próbując popchnąć osobę siedzącą na pozycji nr 7.

Jeśli nagle pojawi się możliwość zajęcia stanowiska nr 7, stanowiska opartego na współpracy, gorąco Cię do tego zachęcamy. Pamiętaj jednak, aby najpierw upewnić się, że nie wkraczasz na terytorium osoby zajmującej pozycję nr 1.

Typowy model uczestników spotkania

Podczas spotkania menedżer nieuchronnie zetknie się z typowym modelem uczestników dyskusji. Zgodnie z typową realizacją zachowań uczestników opracowywana jest strategia ich neutralizacji. W dyskusji mogą pojawić się następujące typowe objawy.

  • „Agresor” – krytykuje wszystkich, poniża status innych, nie zgadza się z propozycją. Warto zadać mu pytanie „Co oferujesz?” i przypominaj, że nadmierna krytyka gasi konstruktywne pomysły.
  • „Bloker”. Uparcie się z nikim nie zgadza, podaje przykłady osobiste doświadczenie, powraca do problemów, które zostały już rozwiązane. Trzeba taktownie przypomnieć mu, że odchodzi na bok, przypomnieć mu o celu i temacie dyskusji oraz zadać pytania typu: „Czy to, co mówisz, ma związek z tą dyskusją?”
  • "Emerytowany." Nie chce brać udziału w dyskusji, jest roztargniony, porusza tematy osobiste. Powinieneś poprosić go, aby zabrał głos i przedstawił swoje sugestie: „Jakie masz sugestie?” lub „Co myślisz o...?”
  • „Szukam uznania”. Przechwala się, dużo mówi, potwierdza swój status. Warto postawić go na swoim miejscu za pomocą pytań: „Czy to, co nam powiedziałeś, może zostać wykorzystane do rozwiązania tego problemu?”
  • „Skakanie z tematu na temat”. Ciągle zmienia temat rozmowy. Musimy go powstrzymać pytaniami typu: „Czy skończyliśmy rozważać problem?”
  • "Dominujący". Próbuje przejąć władzę i manipulować obecnymi. Musimy spokojnie i pewnie przerwać jego wypowiedzi kontr: „Twoja propozycja jest tylko jedną z możliwych alternatyw. Posłuchajmy innych propozycji.”
  • "Grabie". Marnuje czas zgromadzonych, kurzem po oczach, opowiadając śmieszne historie, nieostrożny, cyniczny. Warto zapytać, czy jego wypowiedzi odpowiadają tematowi spotkania.
  • "Adwokat diabła". Wszystko jest dla nich kontrowersyjne. Dobrą rzeczą jest to, że oskarżając, często docierają do sedna prawdy. Złą rzeczą jest to, że zajmują zbyt dużo czasu i powodują wiele ran. Na spotkanie nie należy zapraszać więcej niż jednego z nich.
  • „mężowie stanu” Promują się lub popychają spotkanie do przodu poprzez umiejętne podejście do ludzi. Takim mężem stanu powinien być przewodniczący spotkania.

Kolejność wystąpień powinna być taka, aby była ona odwrotna do autorytetu i pozycji mówcy. Wtedy uczestnicy o niskim statusie nie będą zdominowani przez wyrażoną już ocenę bardziej autorytatywnych kolegów.

Rola Przewodniczącego

Głównym celem przewodniczącego spotkania jest znalezienie rozwiązań wszystkich kwestii znajdujących się w porządku obrad optymalne rozwiązania w minimalnym czasie. Aby to osiągnąć, musi zapewnić wkład każdego uczestnika i nadać dyskusji jako całości konstruktywny charakter.

Przewodniczący musi regulować kierunek i skuteczność przemówień. W tym celu nie należy dopuszczać do odstępstw na bok, przedłużania przemówień, stymulowania konkretów, sensownej analizy i prawdziwych propozycji. Jeżeli początek dyskusji ujawnił, że pytanie nie było przygotowane, należy je zdecydowanie usunąć z dyskusji i zapisać w protokole uwagę osoby przygotowującej pytanie.

Jednym z zadań przewodniczącego jest najpierw uzgodnienie, a następnie żądanie przestrzegania regulaminu. Aby nie nadużywać uwagi słuchaczy, od dawna stosuje się specjalne techniki. Na przykład w niektórych plemionach osoba mówiąca musiała stać na jednej nodze i dlatego starała się mówić krótko. Duński parlament dysponuje specjalnym urządzeniem, które po upływie czasu wyznaczonego mówcy podnosi podium coraz wyżej. Śmiech i uwagi obecnych są tak nieprzyjemnym akompaniamentem, że niewielu chce doświadczyć tego zabiegu na własnej skórze. Aby pomóc mówcy, możesz użyć klepsydry lub zegara szachowego.

Rejestrowanie i inne funkcje

Podczas spotkania należy sporządzić protokół. Jeśli nie ma specjalnego sekretarza ani dyktafonu, uczestnicy sami mogą to zrobić po kolei.

Decyzja w każdej sprawie musi zostać doprowadzona do uzgodnionej formy pisemnej, zawierającej faktyczną treść decyzji, osoby odpowiedzialne za jej wykonanie oraz terminy wykonania.

Co 40-45 minut pracy należy robić przerwy. Są przydatne na dwa sposoby. Po pierwsze, jest to odpoczynek fizjologicznie niezbędny. Po drugie, podczas przerw w innej, luźnej atmosferze, w prywatnych rozmowach „za kulisami”, tak czy inaczej, praca nad tematem spotkania jest kontynuowana i łatwiej osiągane są porozumienia.

Podejmowanie decyzji i zakończenie spotkania biznesowego

Efektywne spotkanie powinno mieć konkretne konsekwencje w postaci podsumowania wyników. Zwykle starają się pominąć ten końcowy wniosek – wszyscy są zmęczeni i spieszą się do wyjścia. Ale to właśnie na tym ostatnim etapie mogą się zgubić dobre pomysły i działania.

Bardzo ważne jest zapisanie, kto co będzie robił. Ponadto należy upewnić się, że wszyscy obecni otrzymali protokół wyników spotkania. Na podstawie tego oficjalnego dokumentu kierownik ma prawo żądać od pracowników wdrożenia podjętych decyzji.

Protokół prawidłowo rejestrujący zasadniczą treść przemówień i formułowanie podejmowanych decyzji może być nieocenionym pomocnikiem w konfliktach biurowych, które powstają na skutek niezamierzonego lub celowego zniekształcenia czyichś myśli, zapomnienia lub niezrozumienia istoty sprawy.

Spotkanie kończy się dokładnie o wyznaczonej godzinie. W ten sposób lider zapewni sobie reputację sprawnego organizatora i doświadczonego prezentera.

Na zakończenie spotkania należy podziękować uczestnikom za udział w pracach, współpracę we wspólnym rozwiązaniu problemu oraz wyrazić swoje w pozytywnym sensie kilka podsumowujących zdań. W razie potrzeby konieczne jest wyjaśnienie wszelkich powstałych niejasności i udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania.

Przestrzeganie tych zasad znacząco zwiększy efektywność spotkań.

Podsumowując, zauważamy, że dziś nowy gospodarczy i warunki społeczne podkreślił potrzebę doskonalenia kompetencji komunikacyjnych. Dlatego opanowanie sztuki komunikacji biznesowej jest konieczne dla każdego człowieka, niezależnie od tego, jakiego rodzaju działalność prowadzi lub będzie wykonywał.

Bibliografia

  1. Igebaeva F.A. O szkolenie zawodowe studentom uczelni rolniczej o nowych programach kształcenia.//Nauki społeczno-polityczne. Międzynarodowe, międzyuczelniane czasopismo naukowe recenzowane. Moskwa, Wydawnictwo „Yur-VAK”, 2014, nr 3 – s. 53 – 55.
  2. Igebaeva F.A. Kompetencje komunikacyjne jako najważniejsze profesjonalna jakość współczesny specjalista // Współczesne państwo: problemy rozwoju społeczno-gospodarczego. sob. artykuły II Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej. - Saratów. Wydawnictwo Centralnego Wydawnictwa „Akademia Biznesu”, 2013. – s. 122 – 124.
  3. Igebaeva F.A. Komunikacja biznesowa: warsztaty. – Ufa: „Baszkirski Państwowy Uniwersytet Rolniczy”, 2013. – 176 s.
  4. Seiwert L. Twój czas jest w Twoich rękach: rady dla menedżerów, jak efektywnie go wykorzystać czas pracy: Per. z nim. – M.: Ekonomia. – 199 s.
  5. Kate. - „Prowadzenie spotkań i konferencji”. 2006 – 54 lata.
  6. Czernyszewa L.I. Rozmowa biznesowa [Zasób elektroniczny]: podręcznik podręcznik dla studentów uniwersytetu. – UNITY-DANA, 2012 – 415 s.
  7. Igebaeva F.A. Styl zarządzania jest główną cechą efektywności menedżera // Science Today: aspekty teoretyczne i praktyka stosowania: zbieranie. naukowy tr. na materiałach Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej w 9 częściach. Część 8. – Tambow: Wydawnictwo TROO „Biznes-Nauka-Społeczeństwo”, 2011. P.60 – 61.
  8. Igebaeva F.A. Współczesny szef kompleksu rolno-przemysłowego: kim powinien być (na przykładzie Republiki Baszkortostanu) // Biuletyn Rolniczy Uralu. Ogólnorosyjski naukowy dziennik rolniczy, 2014, nr 6 (124), s. 105 – 108.
  9. Igebaeva F.A. Rola komunikacji w systemie zarządzania. W kolekcji: technologie społeczne w zarządzaniu zasoby ludzkie: Rosyjski i Doświadczenia zagraniczne. Zbiór materiałów I Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej. 2004. s. 116 – 119.
  10. Igebaeva F.A., Shakirov I.R. Mowa jako środek kształtowania komunikacji o charakterze zawodowym. W zbiorze: Społeczno-ekonomiczne aspekty rozwoju współczesnego państwa. Materiały międzynarodowej konferencji naukowo-praktycznej. 2014. s. 96 – 98
  11. Igebaeva F.A. Opanowanie kultury mowy jest kluczem do sukcesu biznesmen. // W zbiorze: Psychologia i pedagogika nowoczesna edukacja w Rosji. II Międzynarodowa Konferencja Naukowo-Praktyczna. Podsumowanie artykułów. 2007. – s. 194 –196.
  12. Igebaeva F.A. W kwestii zwiększenia efektywności działalności zarządczej w przedsiębiorstwach rolniczych // Nauki społeczno-polityczne. Międzynarodowe, międzyuczelniane czasopismo naukowe recenzowane. Moskwa, Wydawnictwo „Yur-VAK”, 2013, nr 3 – s. 13 – 15.
  13. Artykuły biznesowe http://www.delo-press.ru

Menedżer z reguły musi sprawdzić wszystkie etapy przygotowań do spotkania, w realizację którego sam nie jest osobiście zaangażowany.

Przygotowanie agendy („O czym i jak dyskutować?”)

Jeżeli zostanie stwierdzona potrzeba spotkania, należy wyraźnie rozróżnić:

  • treść poruszanej problematyki oraz główny temat danego spotkania, który powinien charakteryzować jego istotę
  • jakie warunki powinien spełniać końcowy wynik spotkania? To określa cel spotkania. Musisz na przykład zrozumieć, że nie każde spotkanie może dostarczyć gotowych rozwiązań
  • kto powinien wykonać jakie prace przygotowawcze. Czasami warto tworzyć Grupa robocza, która przygotowuje porządek obrad, przeprowadza wstępne krótkie spotkania w działach, spotkania dwuosobowe itp.

Główne błędy popełniane przy ustalaniu agendy:

  • brakuje głównego tematu spotkania, a jeśli tematów jest kilka, nie ma możliwości zapewnienia ich dokładnego wytyczenia i odpowiedniej dyskusji analitycznej
  • istota omawianego problemu nie została wcześniej wyjaśniona uczestnikom
  • W programie znalazły się zagadnienia o różnej skali i różnej treści, w efekcie czego spotkanie przeradza się w dyskusję, a często w sprzeczkę pomiędzy jego indywidualnymi uczestnikami lub grupami. W rezultacie zwiększa się liczba uczestników stawianych w pozycji biernych słuchaczy
  • nie potrafisz trzymać się porządku obrad, odchodzisz od niego i rozważasz spontanicznie pojawiające się tematy poboczne lub jakiś odwieczny problem (kwestie zaopatrzenia itp.)

Określenie uczestników („Kto?”)

Głównym wymogiem jest to, że w spotkaniu muszą brać udział osoby, które mogą przyczynić się do osiągnięcia celów spotkania. Przy tym należy wziąć pod uwagę, że jeżeli kwestie poruszane na spotkaniu są niejednorodne (tj. nie dotyczą wszystkich obecnych jednocześnie), konieczne jest opracowanie programu spotkania (lista głównych zagadnień wskazując uczestników). Program należy tak ułożyć, aby w spotkaniu uczestniczyły osoby bezpośrednio związane z omawianym problemem. Po zakończeniu rozpatrywania kolejnej sprawy zwalniane są osoby nie biorące udziału w omawianiu kolejnych spraw. Ale niepożądane jest tymczasowe wypuszczenie danej osoby, a następnie zaproszenie jej ponownie. Spełnienie tego wymogu dyscyplinuje prowadzącego i uczestników spotkania oraz wymusza na nich przestrzeganie limitu czasu.

O spotkaniu należy powiadomić wszystkich (lub kluczowych) uczestników w formie pisemnej, ze wskazaniem główny temat, cel, podstawowe informacje, czas, miejsce, czas trwania spotkania oraz imię i nazwisko prowadzącego.

Główne błędy popełniane przy ustalaniu kręgu uczestników spotkania:

  • dana osoba jest zapraszana na spotkanie w oparciu o jej stanowisko, a nie w zależności od jej powiązań odpowiedzialność zawodowa z tym problemem
  • duży środek ciężkości bierni słuchacze ze względu na zaproszenie osób niezwiązanych z omawianą problematyką

Ustalenie czasu trwania spotkania („Jak długo?”)

Należy zaznaczyć, że czas trwania posiedzenia zależy nie tylko od liczby spraw znajdujących się w porządku obrad, ale także od ich treści. Początkowo spotkanie przebiega bardziej szczegółowo. Sprawom znajdującym się na końcu porządku obrad poświęca się mniej czasu. Dlatego wskazane jest uwzględnienie 1–2 problematyczne kwestie lub 3–5 pytań o mniejszym znaczeniu.

Należy pamiętać, że wiadomość menadżera o godzinie zakończenia spotkania skraca jego czas trwania nawet o 10%. Przyczyny tego zjawiska są czysto psychologiczne – uczestnicy spotkań szybciej zbierają myśli i nie zwlekają z mówieniem, tj. informacja o zakończeniu spotkania pełni pewną rolę aktywizującą i dyscyplinującą.

Jeśli spotkanie zaplanowane jest na więcej niż godzinę, to co 40–50 minut należy zrobić sobie przerwę i w miarę możliwości zmienić formy pracy ( Praca indywidualna, praca w grupach, dyskusja, prezentacje indywidualne itp.).

Spotkania często się przeciągają, ponieważ pojawiających się problemów nie da się rozwiązać. W takim przypadku lider musi zadbać o to, aby uczestnicy sami zapisali wynik pośredni (co zostało wyjaśnione, co zostało uzgodnione itp.), ustalili odpowiednie indywidualne zadania i termin, w którym kwestia zostanie omówiona po raz drugi. Jednocześnie należy doprecyzować przebieg kolejnej dyskusji, biorąc pod uwagę pracę wykonaną w przerwie pomiędzy spotkaniami.

Główne błędy popełniane przy ustalaniu czasu trwania spotkania:

  • czas trwania spotkania nie jest regulowany
  • ustalony czas trwania spotkania nie jest dotrzymywany
  • zaplanowane spotkania są zbyt długie
  • żadnych przerw
  • brak limitu czasu na sprawozdania i przemówienia
  • niezdolność do zwięzłego i jasnego wyrażania swoich myśli

Podsumowując, podajemy przykład N. Parkinsona na temat przyczyn nieukierunkowanego wykorzystania czasu na spotkaniach, którego źródła leżą w określeniu jego składu. Aby omówić projekt budowlany reaktor jądrowy o wartości 5 milionów dolarów, komisja spędziła 5 minut. Spośród 11 członków komisji 4 nie wiedziało, co to jest reaktor, a pozostałych 4 nie wiedziało, gdzie był używany. W związku z tym nie doszło do dyskusji i przedstawiona propozycja została przyjęta. Następnie komisja omówiła projekt dotyczący przechowywania rowerów o wartości 2350 dolarów. Z tego powodu, że każdy wiedział co mówimy o, a każdy miał swoje zdanie, dyskusja trwała 45 minut. Po trzecie, poruszono kwestię organizacji obiadów, które kosztują kilka dolarów. Dyskusja na ten temat przeciągnęła się jeszcze dłużej.

Ustalenie miejsca spotkania („Gdzie?”)

Miejsce w dużej mierze zależy od rodzaju spotkania. Z reguły zaleca się organizowanie spotkania operacyjnego w miejscu, w którym znajduje się główne miejsce pracy jego uczestników. Duża sala lub hala montażowa nadaje się do organizowania spotkań produkcyjnych i spotkań. Najwyższe wymagania stawiane są miejscu spotkania problemowego, przy czym najczęściej spotykane są dwie opcje:

  • spotkania problemowe odbywają się 1–2 razy w miesiącu po 2–3 godziny na koniec dnia pracy w specjalnie do tego przeznaczonym pomieszczeniu
  • spotkanie problemowe odbywa się raz na kwartał lub sześć miesięcy w formie spotkania wyjazdowego, trwającego 2–2,5 dnia, a miejscem jego odbywania jest z reguły ośrodek wypoczynkowy przedsiębiorstwa (zwykle za granicą, Hotel)

Główne błędy popełniane przy ustalaniu miejsca spotkania:

  • Zbyt wiele spotkań odbywa się w biurze szefa
  • Podczas spotkania prowadzone są rozmowy telefoniczne, a nawet przyjmowani są goście
  • Sala konferencyjna nie jest odpowiednio wyposażona

Ustalenie terminu spotkania („Kiedy?”)

Czas spotkania powinien być tradycyjny. Odstępstwa od tego dopuszczalne są tylko w wyjątkowych przypadkach.

Najwłaściwszym momentem na rozpoczęcie spotkania operacyjnego jest pierwsza godzina po rozpoczęciu dnia pracy, spotkania produkcyjne i spotkania najlepiej odbyć przed przerwą na lunch, a spotkanie problemowe najlepiej przed końcem dnia roboczego.

Główne błędy popełniane przy ustalaniu i wykorzystywaniu czasu spotkań:

  • zorganizowanie spotkania operacyjnego bezpośrednio po rozpoczęciu dnia roboczego
  • odbycie spotkania po zakończeniu dnia roboczego
  • niedotrzymanie wyznaczonej godziny rozpoczęcia posiedzenia