შეხვედრის ხანგრძლივობა არ უნდა აღემატებოდეს. შეხვედრის გამართვა. გადაწყვეტილების მიღება და საქმიანი შეხვედრის დასრულება

რომლის მიზანია კოლექტიური განხილვა, საწარმოს (ორგანიზაციის) პრობლემებისა და საკითხების გააზრება და შესაბამისი გადაწყვეტილების მიღება.

საქმიანი შეხვედრების სახეები გამოირჩევიან ძირითადი მიზნით ან ამოცანებით, რომლებიც გადასაწყვეტია: დაგეგმვა, მოტივაცია, შიდა რუტინა, თანამშრომლების საქმიანობის მონიტორინგი და სხვა.

საქმიანი შეხვედრის ჩატარებას და მომზადებას აქვს გარკვეული ტექნოლოგია, რომლის მიყოლებით თქვენ შეგიძლიათ მარტივად დაეუფლოთ საქმიანი კომუნიკაციის ამ ფორმას.

ნაბიჯი 1: განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზანი და დღის წესრიგი.

საქმიანი შეხვედრა არ არის მხოლოდ თანამშრომლების შეხვედრა. მისი მიზანი უნდა გამოიყურებოდეს მიზან-შედეგს, ანუ კონკრეტული გადაწყვეტილების მიღებას. ამიტომ, ეს შედეგი წინასწარ უნდა იყოს ჩამოყალიბებული. რაც უფრო კონკრეტული იქნება გადაწყვეტილების ფორმულირება, მით უფრო ეფექტური იქნება შეხვედრა და მიღწეული იქნება შედეგი. მიზნის დადგენის პროცესში ორგანიზატორმა უნდა უპასუხოს კითხვას: შეუძლია თუ არა ამ საკითხის გადაჭრა კონკრეტული თანამშრომლის მიერ მიმდინარე სამუშაო წესრიგში? შესაძლებელია თუ არა შეხვედრის ჩანაცვლება საკითხის მოგვარების სხვა ფორმით?

დღის წესრიგი წინასწარ არის მომზადებული. შეხვედრის მონაწილეებმა უნდა იცოდნენ მოახლოებული დისკუსია და საჭირო მასალები, რათა შეძლონ დაფიქრდნენ გადაწყვეტილებაზე. უფრო მეტიც, დღის წესრიგის თითოეულ პუნქტს უნდა ჰქონდეს თავისი მიზანი-შედეგი. დღის წესრიგის საკითხებთან ერთად, შეხვედრის მონაწილეებს ეცნობებათ თითოეული საკითხის განხილვისთვის გამოყოფილი დრო.

ნაბიჯი 2. ქცევა და მონაწილეთა რაოდენობა.

ტრადიციულად, საქმიანი შეხვედრები (გარდა გადაუდებელი შემთხვევებისა) იმართება კვირის გარკვეულ დღეს შუადღისას. მონაწილეთა წრე უნდა განისაზღვროს ისე, რომ თავიდან იქნას აცილებული მინიმალური რაოდენობათანამშრომლები. ოპტიმალური ვარიანტია 6-7 ადამიანი. საკითხებისა და პრობლემების კონსტრუქციული გადაწყვეტა დამოკიდებულია მხოლოდ დაინტერესებული მხარეების არსებობაზე. ჯობია შეხვედრა იმ თანამშრომლებს მიანდოთ, ვინც ამ თემაში ყველაზე კომპეტენტურია.

ნაბიჯი 3. ადგილის ორგანიზება.

ორგანიზატორებმა შეძლებისდაგვარად უნდა იცოდნენ შეხვედრის მონაწილეთა თავსებადობა. ეს საშუალებას მოგცემთ მოაწყოთ სკამები და ხალხი ისე, რომ კომუნიკაცია უფრო ეფექტური იყოს. ინფორმაცია უკეთ და სწრაფად აღიქმება, თუ ნათლად ჩანს მოსაუბრეს სახე, თვალები და ჟესტები.

ნაბიჯი 4. შეხვედრის ჩატარება: ხანგრძლივობა და წესები.

საქმიან შეხვედრას აქვს გარკვეული კომპონენტები, რომლებიც პირდაპირ გავლენას ახდენს გადაწყვეტილების მიღების ეფექტურობაზე. ხანგრძლივობა ოპტიმალურად არ უნდა აღემატებოდეს 40-45 წუთს. ფსიქოლოგიურად, ამ დროის შემდეგ ნაყოფიერად მუშაობას ვერ შეძლებს. თუ საჭიროა დისკუსიის გაგრძელება, რეკომენდებულია მინიმუმ 30 წუთიანი შესვენება, რაც ზრდის კეთილდღეობას და ყურადღებას.

საქმიან შეხვედრას უნდა ჰქონდეს სიტყვის განრიგი. რეგლამენტთან შესაბამისობის უზრუნველყოფა თავმჯდომარეს ევალება. ამასთან, შეხვედრის ყველა მონაწილის წესების პატივისცემა აჩვენებს თანამშრომლების კომპეტენტურობას.

ნაბიჯი 5. შეხვედრის ოქმი.

საქმიანი შეხვედრის აუცილებელი კომპონენტია ოფიციალური დოკუმენტის შედგენა, რომელიც აღწერს შეხვედრის ძირითად ეტაპებს, მომხსენებელთა სახელებს, წინადადებებს და მიღებულ გადაწყვეტილებებს. ოქმის საფუძველზე მენეჯერს უფლება აქვს მოითხოვოს მიღებული გადაწყვეტილებების აღსრულება.

ნაბიჯი 6. შეხვედრის მომზადებისა და წარმართვის ანალიზი.

საქმიანი შეხვედრა წარმატებულად ითვლება, თუ შეიძლება დადებითად გაეცეს შემდეგ კითხვებს: რამდენად სწორად არის განსაზღვრული შეხვედრის მონაწილეთა წრე? მონაწილეთა მდებარეობამ ხელი შეუწყო კომუნიკაციის ეფექტურობას? რამდენად დაინტერესდნენ შეხვედრის მონაწილეები განხილული საკითხებით? რამ აიძულა სპონტანური გადაწყვეტის სტრატეგიები? რა წინააღმდეგობები წარმოიშვა პირად და კოლექტიურ მიზნებს შორის? რა იყო წარმოშობილი კონფლიქტების მიზეზი (ასეთის არსებობის შემთხვევაში)? შეხვედრის დრო ეფექტურად დაიხარჯა?

ისინი გამოსავალს გაივლიან, - მხრები აიჩეჩა უფროსმა. - ან ვინმეს მოუწევს მათ ზემოდან გარღვევა. მაგრამ ეს არის მაშინ, როდესაც ისინი მიდიან მორიელამდე, იღებენ პარტიას, აწყობენ მას სტაბილიზირებულ კონტეინერებში და ასე შემდეგ, მოკლედ, როდესაც პარტია მზად იქნება საწყობში გასაგზავნად. უბრალოდ არა ჩემი და თქვენი, მე ვგულისხმობ არა ორგანიზაციის საწყობს, არამედ ჩვენი უფროსის პირად ურნებს. გესმით რა არის გრაფიკი?

და ამის შემდეგ, ფოლადის ტექნოლოგიური კომპანიები კვლავ დაბლოკავენ გასასვლელს და გააგრძელებენ ენერგეტიკული ნივთიერების მოპოვებას, სანამ არ შექმნიან ახალ სამრეწველო პარტიას?

- აი, - თავი დაუქნია უფროსმა. -ახლა გაიგე რა თაღლითობაა?

ეს მხოლოდ ჭორებია.

”ეს არის ჭორები სანდო წყაროებიდან”, - მშვიდად გააპროტესტა უფროსმა. - ყველაფერი დეტალურად არის ჩაწერილი, პროკურორსაც კი გადაეცით.

არ ვიცი, - დაეჭვებით გააქნია თავი მელამ. - კარგი, ვთქვათ, მთელი გუნდი ავტონომიურ „მიწისქვეშა ნავიგაციაშია“. დამწვარი „მიწისქვეშა ნავში“ სხედან. მაგრამ Steeltechs არ არიან სრული მკვდარი არსებები, მათ არ აინტერესებთ ზეწოლა და არ ეხებიან ჩხვლეტას, მაგრამ მათ უნდა ისუნთქონ. თქვენ არ შეგიძლიათ ამდენი ჟანგბადის შენახვა და გაზი უნდა იყოს გაჟღენთილი; ნებისმიერი მაღარო სავსეა ამით.

ჟანგბადის მარაგი აქვთ ერთი წელი და რეგენერაციული აპარატურა ათი, ზუსტად ვიცი! - ისევ ჩახლეჩილმა ხმა დაიწყო "ნულოვანმა წამმა". - კოსმოსური სააგენტოს უფროსმა ვიღაც იყიდა, მათ აჩუქეს მარსიანული აღჭურვილობის დიდი პარტია. და ისინი გაზს და სხვა ნაგავს გადააქვთ სპეციალურ რეკლამებზე. მილები ამოიღეს, სარქველები დაამონტაჟეს და მთელი ეს სასხლეტი სისტემა ცხელი ნაპრალების ძირში მიიტანეს. იცი, კოპაჩის ირგვლივ ხევების მთელი ქსელია, ბოლოში მდუღარე ნაგავი? ისე, იქ წამიყვანეს. სარქველები იკავებენ წნევას, გაზი გამოდის, იქ, ხევებში იწვის ან ღრიალებს, არ ვიცი და ყველაფერი დაფარულია. ჰო გავიგე?

Კარგად გააზრებული. ძვირი.

წინააღმდეგ შემთხვევაში! და რა სირცხვილია, რომ ამ მილებით მაღაროში მოხვედრა შეუძლებელია. და რა ლამაზი იქნებოდა მთელი ამ არტელის დაფარვა! გამარჯობა, არ გელოდი? და აქ არის მკლავი პლაზმური ყუმბარები თქვენთვის უფასოდ! მაგრამ არაფერი მოხდება, თუ ვინმე არ დაიწვება ხევებში და არ დაიხრჩო, მაგრამ თუ არ დაიხრჩო და მილებში გაიჭედა, სკორკები შეჭამენ მათ. მაღარო დაფარულია ყველა მხრიდან.

შემდეგ რჩება მხოლოდ მორიელის პირველი პარტია ზედაპირზე ამოსვლამდე და ხელში ჩაგდება... ინიციატივა უკვე ზევით.

შენ გონივრულად ფიქრობ, ლის. მართალია, ბაზარი არ არის! მაგრამ უბედურება მარტო არ მოდის, გესმის? მეც ეგ მინდოდა. დაველოდები, ვიფიქრე, ქარავანს გავაჩერებ და პატრონს წარვუდგენ. რატომ აწყობთ, უფროსო, სინდისთან, თაღლითობას? ეს არ არის კონცეფციის მიხედვით. ყველაფერი ისე მიდიოდა, მაგრამ რაღაც უბედურება მოხდა. გუშინ, ფაქტიურად საღამოს, პატარა კაცმა გამომიგზავნა შეტყობინება: მაღარო გაჩუმდა, თითქოს გაჩუმდა. არანაირი m-კომუნიკაცია, არანაირი ხმაური, არც კი ჩხვლეტა.

ეს იყო ჩემი პირველი აზრი. მე ვფიქრობ, რომ ეს იყო მექანიკური ნაძირალები, რომლებმაც კვლავ გააფუჭეს, გადაყლაპეს ფოლადის ტექნოლოგიები, მიუხედავად მათი შორეული ურთიერთობისა. შემდეგ კი ახალი ადამიანი დაუკავშირდა. არა, თქვა მან, სკორგი არაფერ შუაშია. დაიკარგა კომუნიკაცია არა მხოლოდ ტექნოლოგიასთან. დამწვარიც დაიკარგა. და ისინი უბრალოდ არ დაიკარგნენ, სათითაოდ.

ის ასევე არ გამორიცხავს სკორგის შეტევის შესაძლებლობას.

უნდა შევაშინოთ დამწვარი მნემონიკა რაღაცნაირი სკორებით? არა, ძმაო ფოქს. ეს მათ არ შეაშინებს. მათ თავად შეუძლიათ შეაშინონ ნებისმიერი ჭკუა. მაინც იქნება რკინის ნაჭრების მთელი არმია. ამ დონის მნემონიკა ადვილად არ ნებდება.

ვიქტორ ანდრეევიჩმა თეატრალური შესვენება მიიღო.

დაასრულეთ გარიგება, - ამოისუნთქა მელა. მართალი გითხრათ, მაფიის ბოსის მიერ შესრულებულმა შესრულებამ ფოქსს თავი დაუქნია.

ჩემმა მესამე პატარა კაცმა გამომიგზავნა ფილმი. სურათი გადავიღე შიდა სათვალთვალო კამერებიდან. უცხოელები იყვნენ "მიწისქვეშა ნავში". და მაღაროშიც. კავშირის გაწყვეტამდე სულ რაღაც ერთი წუთით ადრე.

აუტსაიდერები?

და იმ დროს, ზევით, სამხედროებმა დადგეს ერთგვარი "ზარნიცა". ეტყობა ბიომეხებზე სასროლად გამოვიდნენ. დრაკონი, როგორც ამბობენ, გაანადგურეს, დაწვეს რამდენიმე ჯავშანტექნიკა და ასე შემდეგ, წვრილმანები. უფრო მეტიც, ხალხი ამბობს, რომ მათ ათეულამდე დაწვეს იქ. ეს იყო შემთხვევით თუ შემთხვევით, გაურკვეველია. მაგრამ ეს ყველაფერი ნამდვილად მაღლა დგას მაღაროზე. დამთხვევაა, როგორ ფიქრობ?

Ვეჭვობ.

Აქ. მეც დიდი ეჭვი მაქვს. გესმით ახლა რას ვაპირებ?

სამხედროებმა მიატოვეს უფროსი, თქვენ წინ.

ახლა ჩვენ ვართ, ფრანგებო, - ვიქტორ ანდრეევიჩმა ჩახედა მელას თვალებში. - Შენ და მე. ახლა არ გადახტები, ჩემთან იქნები, არა? კამიკაძე არ ხარ, არა?

Რა გინდა ჩემგან? - შავმა მელამ უცებ შეცვალა თემა და თან ტონი.

ისე, ეს არ არის ის, რომ თქვენ სულელურად უყურებთ ასეთ ცურვას, ეს ნამდვილად არის. ჩემი არხებით ვენტილირებას გავაკეთებ რა და როგორ. ვინ გაჭრა მაღაროელები, სად წაიღეს საქონელი, თუ მოახერხეს, როგორ ჩაეჭრათ. და თქვენ უბიძგებთ თემას თქვენი არხებით. ვიცი, რომ ბევრი აგენტი და კარგი კონტაქტი გყავს დაქირავებულებთან. ავიღოთ ქარავანი და თანაბრად გავყოთ. ერთად წავიდეთ უფრო შორს, თითო საფეხურს ავიწევთ. ჩვენ გადავაფორმებთ ორგანიზაციას, გამოვიყვანთ სტაგნაციიდან და კიდევ უფრო მაღლა ავმაღლდებით. იქ საერთოდ არაფერი იქნება გასაყოფი, გარდა ალბათ სამყაროს ნახევარსფეროებად. ასე რომ, ჩვენ შევთანხმდებით, ნახეთ, როგორ ვუგებთ მე და შენ ერთმანეთს. Აფრენა! არ ჰგავს ამ ღორს. კარგი, ძნელი არ არის ამის გაგება, ეს ემოციური მომენტია, მაგრამ მოტყუება ძალიან ბევრია, ამის პატიება არ შეიძლება. Გესმის ჩემი?

- მესმის, - თავი დაუქნია ფოქსმა.

მას ჰქონდა საკუთარი ვერსია შემდგომი განვითარებამოვლენები, მაგრამ ახლა მელა არ აპირებდა ამის გახმოვანებას. და საერთოდ არ მქონდა განზრახული „ნულოვანი წამი“ დამეძღვნა ჩემს რეალურ გეგმებს. ბრბოს ბოსი, ალბათ, არ მოიწონებდა მათ. ბოლოს და ბოლოს, მელა არ აპირებდა ორგანიზაციის ორად გაყოფას. შავი მელა ვიქტორ ანდრეევიჩთან ალიანსს მხოლოდ დროებით ზომად თვლიდა. თუმცა, ვიქტორ ანდრეევიჩს, ალბათ, საერთოდ არ უფიქრია რა თქვა. უფრო სწორად, ასე ფერადად დახატა.

Საქმიანი შეხვედრაარის ფორმა კოლეგიალურისაკითხების განხილვა ინფორმირებისა და მათზე გადაწყვეტილების მიღების მიზნით.

არსებობს სამი ძირითადი ტიპის შეხვედრები, რომლებიც წარმოდგენილია ცხრილში 10.

ცხრილი 10 – საქმიანი შეხვედრების სახეები

შეხვედრის ტიპი	დამახასიათებელი
1) საინფორმაციო შეხვედრა	მას მიმართავენ ოპერატიული ანგარიშგებამისი მონაწილეები ლიდერის წინაშე. (მაგალითად, ოპერაციული დაგეგმვის შეხვედრები და „ხუთ წუთიანი“ შეხვედრები საავადმყოფოებში) შეიძლება ასევე წარმოადგენდეს ანალიტიკური შეხვედრა(მოსაუბრე შეხვედრის მონაწილეებს აცნობს ანალიტიკურ ინფორმაციას, ახალ ტექნოლოგიებს, ახალ პროდუქტებს; ეს ძირითადად მომხსენებლის მონოლოგია). მას აქვს უპირატესობა წერილობით ანგარიშებთან შედარებით, რადგან მენეჯერს, ეჭვის შემთხვევაში, შეუძლია დაუყოვნებლივ დაუსვას საჭირო შეკითხვა. ასევე, ყველა დამსწრე უსმენს სხვების მესიჯებს და ამის წყალობით იძენს უფრო სრულყოფილ გაგებას ზოგადი მდგომარეობაბიზნესი
2) შეხვედრა გადაწყვეტილების მისაღებად	მას მიმართავენ პერსონალის მოსაზრებების კოორდინაცია(ხშირად წარმოადგენს სხვადასხვა დეპარტამენტს) კონკრეტულ პრობლემასთან დაკავშირებით და შეიძლება გამოყენებულ იქნას კოლექტიური გადაწყვეტის შემუშავება(ანუ თითოეულ მონაწილეს ეძლევა შესაძლებლობა გამოთქვას თავისი აზრი და გააკეთოს წინადადება საბოლოო გადაწყვეტილების მისაღებად). შეიძლება გამოყენებულ იქნას იდეების, პროგრამებისა და გადაწყვეტილებების დამტკიცება(შეხვედრის მონაწილეების მხარდაჭერის მოსაპოვებლად, თქვენ უნდა მისცეთ მათ საშუალება, გააკეთონ თავიანთი კონსტრუქციული წინადადებები, რომლებიც გავლენას ახდენს გადაწყვეტილების მიღება), ასევე ამისთვის სხვადასხვა თვალსაზრისის შეჯერება(ზოგჯერ საჭირო ხდება „მრგვალი მაგიდის“ შეკრება შინაგანი კონფლიქტის ჩაქრობის მიზნით. საჭიროა მოსმენა და განხილვა. სხვადასხვა წერტილებიხედვა და მათი შეთანხმება) განხილვის საგანიასეთ შეხვედრებზე შეიძლება იყოს: 1) ორგანიზაციის საქმიანობის დაგეგმვის საკითხები– გრძელვადიანი მიზნები, მიზნების მიღწევის სტრატეგია და ტაქტიკა, გეგმების განსახორციელებლად საჭირო რესურსები; 2) საორგანიზაციო საკითხები – ორგანიზაციის სტრუქტურირება, ქმედებების კოორდინაცია სტრუქტურული დანაყოფებიცვლილებების გამო ორგანიზაციის სტრუქტურასა თუ მიმართულებაში კორექტირება გარე გარემო; 3) საკადრო საკითხები ; 4) თანამშრომელთა საქმიანობის მონიტორინგთან დაკავშირებული საკითხები– შესრულების შედეგების განხილვა, დასახული მიზნების მიღწევა, წარუმატებლობისა და დაბალი პროდუქტიულობის პრობლემები და მათი მიზეზები, გეგმებისა და ამოცანების გასწორება არსებული ვითარების შესაბამისად, დისციპლინური.

	თანამშრომლის პასუხისმგებლობა. ამ ზოგადი საკითხების გარდა, შესაძლებელია შეხვედრების ხაზგასმა კონკრეტულიორგანიზაციული საკითხებისთვის (მაგალითად, ოპერაციული მენეჯმენტის საკითხების განხილვა ორგანიზაციაში არსებულ ვითარებასთან, სიახლეებთან და მათი განხორციელების შესაძლებლობებთან, გადარჩენის პრობლემებთან, კონკურენტუნარიანობასთან, ორგანიზაციის იმიჯთან და ა.შ.).
3) შემოქმედებითი შეხვედრა	იგი გამოიყენება ახალი იდეებისა და კონცეფციების მოსაძიებლად და განსავითარებლად, ასევე წინა მიღწევების შემდგომი განვითარებისთვის („მეთოდი ტვინის შტურმინგი”) (ეს არის შემოქმედებითი ხასიათის შეხვედრა, ამიტომ მიზანშეწონილია მსგავსი შეხვედრების ჩატარება უფრო მშვიდ და კომფორტულ ატმოსფეროში; შეხვედრის ყველაზე ნაყოფიერი იდეები ჩაიწერება და წარედგინება შემდგომი განხილვისა და დახვეწისთვის.

ახლა გადავხედოთ საქმიანი შეხვედრების მომზადებისა და ჩატარების პროცესს (იხ. სურათი 6).

სურათი 6 – საქმიანი შეხვედრის ეტაპები

შეხვედრის მომზადება

IN შეხვედრისთვის მზადებამნიშვნელოვანია მისი განსაზღვრა მიზნები -მოსალოდნელი შედეგი, გადაწყვეტის საჭირო ტიპი, სამუშაოს სასურველი შედეგი. სადისკუსიო საგნის ზუსტი ფორმულირება ხელს შეუწყობს სასურველი შედეგის მიღებას.

საგანიშეხვედრები განხილვის საგანია. ის კონკრეტულად უნდა იყოს ჩამოყალიბებული და დაინტერესებული იყოს მონაწილეებისთვის

შეხვედრები. მიზანშეწონილია განიხილოს მხოლოდ ის თემები, რომელთა მოგვარებაც რუტინულად შეუძლებელია.

შეხვედრის მომზადების ყველაზე მნიშვნელოვანი ეტაპი არის განვითარება დღის წესრიგი,შეხვედრის მონაწილეებს წინასწარ გაგზავნილი წერილობითი დოკუმენტი.

შეხვედრის დღის წესრიგი ჩვეულებრივ შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:

შეხვედრის თემა;

შეხვედრის მიზანი;

განხილული საკითხების სია მათი განხილვის პრიორიტეტის მიხედვით;

შეხვედრის დაწყების და დასრულების დრო;

ადგილი, სადაც ის ჩატარდება;

ძირითადი ინფორმაციის წარმდგენი მომხსენებლების და კითხვების მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირების სახელები და თანამდებობები;

თითოეული კითხვისთვის გამოყოფილი დრო;

ადგილი, სადაც შეგიძლიათ გაეცნოთ მასალებს თითოეულ საკითხზე.

დღის წესრიგი უზრუნველყოფს შეხვედრის მიმდინარეობას და დამსწრეების აზრებს სწორი მიმართულებით. შეხვედრის დღის წესრიგი და მასალები წინასწარ უნდა გაეგზავნოს შეხვედრის მონაწილეებს, შენიშვნა, რომ მათ წაიკითხეს დოკუმენტები შეხვედრამდე (ზოგიერთი საინფორმაციო მასალა შეიძლება „გავრცელდეს“ იმ პირთა სიით, რომლებიც ზეგავლენას ახდენენ თანდართული ინფორმაციით, და ინსტრუქცია წაკითხვის შემდეგ ჩანაწერის გაკეთების და შემდეგზე გადაცემის შესახებ). ეს აუცილებელია იმისთვის, რომ ყველას ჰქონდეს შესაძლებლობა ჩართოს შეხვედრა სამუშაო განრიგში და მოემზადოს მისთვის. შეხვედრის მონაწილეებს, რომლებიც წინასწარ არიან ინფორმირებულნი განხილვის საგანზე, შეუძლიათ არა მხოლოდ წინასწარ გაეცნონ მასალებს, არამედ იფიქრონ პრობლემების გადასაჭრელად კონსტრუქციული წინადადებებით. იმ შემთხვევებში, როდესაც შეხვედრის მონაწილეები წინასწარ არ არიან ინფორმირებულები, შეხვედრებზე ისინი გამოთქვამენ მოსაზრებებს და თვალსაზრისს, რომელიც იწვევს დისკუსიას და არ უწყობს ხელს ეფექტური გადაწყვეტილების მიღებას.

მიზანშეწონილია საქმიანი შეხვედრების ჩატარება კვირის გარკვეულ დღეს (გარდა გადაუდებელი შეხვედრებისა), სასურველია სამუშაო დღის ბოლოს ან მეორე ნახევარში.

შეხვედრის ხანგრძლივობა არ უნდა აღემატებოდეს ერთნახევარ-ორ საათს. ორსაათიანი უწყვეტი მუშაობის შემდეგ, მონაწილეთა უმეტესობა, წმინდა ფიზიოლოგიური მიზეზების გამო, ხდება გულგრილი იმის მიმართ, თუ როგორ წყდება საკითხი. ამიტომ ყველაზე მოკლე შეხვედრა საუკეთესოა.

გონივრული მონაწილეთა რაოდენობაშეხვედრები. ხშირად შეხვედრებზე არიან ადამიანები, რომლებსაც საქმე არ აქვთ. P. Bird თავის წიგნში „დროის მენეჯმენტი“ ვარაუდობს, რომ შეხვედრის ღირებულება უნდა განისაზღვროს ფულადი თვალსაზრისით. ხელფასებიმონაწილეები. დავუშვათ, ერთსაათიან შეხვედრაზე დამსწრე ათი ადამიანი სულ ათ საათს ხარჯავს მასზე. მოდით განვსაზღვროთ შეხვედრის ღირებულება თითოეული მათგანისთვის ერთი საათის სამუშაო დროის ღირებულების შეჯამებით - მივიღებთ შთამბეჭდავ თანხას. თუ შეხვედრას საკმარისად მაღალი რანგის თანამშრომლები ესწრებიან, შეხვედრის ღირებულება ორგანიზაციისთვის შეიძლება იყოს ძალიან მნიშვნელოვანი.

ერთობლივ დისკუსიებში მონაწილეთა ოპტიმალური რაოდენობაა 6-7 ადამიანი. საჭიროების შემთხვევაში, მონაწილეთა რაოდენობა შეიძლება გაიზარდოს, მაგრამ გონივრულ ფარგლებში, ისე, რომ არ აღემატებოდეს 15-ს. მოწვეულთა რაოდენობის გაზრდა მკვეთრად ამცირებს დამსწრეთა საშუალო მონაწილეობის მაჩვენებელს (ან გამომუშავებას) და ამავდროულად ახანგრძლივებს შეხვედრებს. თემიდან გამომდინარე, შეხვედრაზე მოწვეული უნდა იყოს მხოლოდ ის საშუალო დონის მენეჯერები და სპეციალისტები, რომელთა კომპეტენციაშიც არის განსახილველი პრობლემა.

სასურველია თითოეული განყოფილებიდან ერთი ადამიანი იყოს. იმ თანამშრომლებს, ვისი საკითხიც უკვე მოგვარებულია, უნდა დატოვონ კრება და სპეციალისტები არ უნდა მოვიდნენ მთელ შეხვედრაზე, მაგრამ რეგლამენტის მიხედვით, მათი პრობლემის განხილვის დროს.

საქმიანი შეხვედრების ჩატარებისას შესაძლებელია მენეჯერმა განახორციელოს დელეგაციაუფლებამოსილებები შეხვედრაში მონაწილეობასპეციალისტები, რომლებიც ყველაზე კომპეტენტურნი არიან განსახილველ პრობლემაში (ეს ხელს უწყობს მენეჯერისთვის დროის დაზოგვას: სათანადოდ გაწვრთნილი თანამშრომელი აცნობებს მენეჯერს შეხვედრის შედეგებს მისთვის მოსახერხებელ დროს და ის შეძლებს მიიღოს საჭირო გადაწყვეტილებები. მშვიდ ატმოსფეროში; გარდა ამისა, თანამშრომლისთვის შეხვედრებში მონაწილეობა ხელს შეუწყობს გამოცდილების და პროფესიული უნარების შეძენას, დამოუკიდებლად მოქმედების უნარის განვითარებას და წარმატებით გაუმკლავდეს მრავალფეროვან სიტუაციებს).

უფლებამოსილება ეძლევა არა მხოლოდ შეხვედრაში მონაწილეობის მისაღებად, არამედ დირიჟორობაშეხვედრები (შეხვედრა ევალება იმ სპეციალისტებს, რომლებიც ყველაზე კომპეტენტურნი არიან განსახილველ პრობლემაში; ეს ხელს უწყობს პასუხისმგებლობის ამაღლებას მიღებულ გადაწყვეტილებებზე და ასევე ზრდის მონაწილეთა აქტივობას იდეების ან კონსტრუქციული წინადადებების გენერირებაში).

განსხვავებაა შეხვედრებს შორის, რომელსაც უძღვება ტოპ მენეჯერი და კომპეტენტური კოლეგა. პირველ შემთხვევაში, შეხვედრის მონაწილეები ფიქრობენ არა იმდენად პრობლემაზე, რამდენადაც თვითგადარჩენაზე და ხშირად ამტკიცებენ ლიდერის მიერ შემოთავაზებულ გადაწყვეტილებას ისე, რომ არ ჩაითვალონ ეფექტური (ეს არ ნიშნავს, რომ პირველმა მენეჯერებმა უარი უნდა თქვან შეხვედრების ჩატარებაზე, მაგრამ ლიდერმა უნდა გაითვალისწინოს ფსიქოლოგიური ეფექტები, როდესაც დრო აშორებს დროს, სტერეოტიპებს).

სივრცითი გარემოს ორგანიზება- შეხვედრის მომზადებისას უნდა იფიქროთ იმაზე, თუ რა თანმიმდევრობით დასხდებიან მონაწილეები. შეხვედრა უნდა ჩატარდეს დიდ მაგიდასთან და ფართო ოთახში. გადატვირთულობა თავისთავად კონფლიქტის წყაროა. შენიშნა, რომ როდესაც ოთახი პატარაა, დამსწრეების პულსი მატულობს და არტერიული წნევა მატულობს.

მონაწილეები უნდა განთავსდნენ ისე, რომ დაინახონ ერთმანეთის სახე, თვალები, მიმიკა და ჟესტები, რაც ხელს უწყობს ინფორმაციის უკეთ აღქმას (მაგალითად, როგორც 7-ე სურათზე).

სურათი 7 – შეხვედრის მონაწილეთა განლაგება

მრგვალი ან ოვალური მაგიდა საუკეთესოდ შეეფერება ამ მიზნებისათვის. შეხვედრის ლიდერს უნდა შეეძლოს შეხვედრის მონაწილეთა ყველაზე დიდი რაოდენობის თვალებში ჩახედვა.

ადგილების რიგი, დაწყებული ექვსი მონაწილით, უნდა დადგინდეს სპეციალური ბარათების გამოყენებით, სანამ მონაწილეები გამოჩნდებიან. შეხვედრის მონაწილეების განთავსებისას გასათვალისწინებელია შემდეგი: კონკურენტი ჯგუფების წარმომადგენლები არ უნდა ისხდნენ ერთმანეთის საპირისპიროდ; ასეთი ჯდომისას მაგიდის თითოეული კიდე იქცევა თხრილად და კონფლიქტები თავისთავად წარმოიქმნება. აქედან გამომდინარე, აუცილებელია გამოვყოთ ჯგუფები, რომლებიც ჩამოყალიბდნენ „წინააღმდეგობის ერთეულებად“. ადამიანები, რომლებსაც ერთმანეთი არ მოსწონთ, სხედან ერთმანეთისგან რაც შეიძლება შორს. შეხვედრის ორგანიზატორს, იცის მოწვეული პირების პერსონაჟები და ფსიქოლოგიური მახასიათებლები, შეუძლია, ამაზე ყურადღების მიქცევის გარეშე, მოათავსოს მონაწილეები ისე, რომ ისინი, ვინც შეიძლება შეწყდეს და ხელი შეუშალონ საკითხის განხილვას, არ იყვნენ ერთმანეთის საპირისპიროდ.

კითხვები, რომლებიც შეხვედრის ორგანიზატორმა უნდა დაუსვას საკუთარ თავს:

საჭიროა თუ არა საერთოდ შეხვედრის ჩატარება? შესაძლებელია ამის გარეშე?

მე პირადად უნდა მივიღო მონაწილეობა?

რომელმა თანამშრომლებმა უნდა მიიღონ მონაწილეობა შეხვედრაში?

რა შეიძლება გაკეთდეს იმისათვის, რომ შემცირდეს მონაწილეთა რაოდენობა მინიმუმამდე?

არჩეული დრო მოსახერხებელია თუ შეხვედრა სხვა დროისთვის უნდა გადაიდგას?

ოთახი დახურულია გარედან?

გაქვთ შეხვედრისთვის საჭირო ყველა მასალა?

რა არის საუკეთესო გზა შეხვედრის მონაწილეების დასაჯდომად და რა ტექნიკის გამოყენება შემოქმედებითი ატმოსფეროს შესაქმნელად?

შეხვედრის გამართვა

შეხვედრები უფრო ეფექტურია, როდესაც მონაწილეებმა იციან თავიანთი ამოცანები და ქცევის წესები.

ზედამხედველი.წარმატებული შეხვედრისთვის შეხვედრის ლიდერმა უნდა გადაჭრას როგორც ზოგადი, ისე განსაკუთრებული პრობლემები.

TO გენერალიშეხვედრის ლიდერის მოვალეობები მოიცავს შემდეგს:

1) აუცილებელია შეხვედრის გახსნა მოკლე და მკაფიოდ ჩამოყალიბებული გზავნილით პრობლემა ხელთ(და შესავალიმენეჯერმა ყურადღება უნდა გაამახვილოს პრობლემების პოზიტიურ გადაწყვეტაზე და ჰქონდეს ნდობა მათ წარმატებულ გადაწყვეტაში);

2) ორგანიზაციული კუთხით საჭიროა მუშაობის წესების შეთანხმება, დღის წესრიგის დაზუსტება, წესების ინფორმირება, საკითხის არსებითი მნიშვნელობის მქონე გამოსვლების გაყვანის გაფრთხილება;

3) შეხვედრის დროს აუცილებელია მიღწეული შედეგების მოკლედ და არსებითად შეჯამება, რათა მოხდეს მათი გამოყენება შეთანხმებებისა და კომპრომისების შესასრულებლად.

4) აუცილებელია დისკუსიის შენარჩუნება ლიდერის მიერ განზრახული მიმართულებით (ეს ნიშნავს, რომ მას სჭირდება ალყაში მოქცევა, ვინც ლაპარაკობს, აიძულოს ჩუმად ისაუბროს და არ დაუშვას გამომსვლელები გადაუხვიონ დანიშნულ საკითხს; იმ შემთხვევაში, თუ კრიტიკა, მოითხოვეთ, რომ ის იყოს კონსტრუქციული და არ მისცეთ საშუალება გახდეს პიროვნული).

1) დარჩით ნეიტრალურ პოზიციებზე - ეს დადებითად მოქმედებს დამსწრეების ემოციურ მდგომარეობაზე.

2) განაგრძეთ საუბარი. თუ არის უხერხული პაუზა, დაუყოვნებლივ ჩაერიეთ დამატებითი კითხვების დასმით, ახსნით ან წინასწარი შედეგების შეჯამებით.

3) დაუყონებლივ იმოქმედეთ, თუ დაძაბულობა წარმოიქმნება - კამათი არ უნდა გაჩაღდეს.

4) იწინასწარმეტყველეთ შემოთავაზებული იდეებისა და გადაწყვეტილებების განხორციელების შესაძლებლობა, უარყავით არასწორად მოფიქრებული გადაწყვეტილებები. მხედველობაში მიიღება მხოლოდ ფაქტობრივი მასალებით დამყარებული გადაწყვეტილებები.

5) დაუძახეთ შეხვედრის მონაწილეებს სახელით სასაუბროდ.

6) გახსოვდეთ, რომ ყოველთვის მხოლოდ ერთმა ადამიანმა უნდა ისაუბროს, თავიდან აიცილოთ დისკუსიის წარმოშობა შეხვედრაზე.

7) მოუსმინეთ ყველა მონაწილის აზრს. არცერთი იდეა არ არის ისეთი ჯიუტად, როგორც ის, რაც არ განიხილებოდა.

8) დაიმახსოვრე, რომ შეხვედრა არ არის ბრძოლის ველი, რომელზედაც მტერი უნდა „განადგურდეს“, ამიტომ შეეცადე განვითარება. საერთო მიდგომები, მოძებნეთ საერთო ენა.

9) არ მოითმინოთ წარსულში ექსკურსიები, თემიდან გადახრები ან დესტრუქციული კრიტიკა, რომელსაც ზოგიერთი მონაწილე აკეთებს. შეხვედრა თანმიმდევრულად უნდა მოძრაობდეს ეტაპობრივად არსებული პრობლემის გადაჭრისკენ.

10) გაუგებრობის თავიდან ასაცილებლად, საჭიროების შემთხვევაში, განმარტეთ ცალკეული მონაწილეების მესიჯები: „სწორად გავიგე ეს?“, „სწორი იქნება ეს?“

11) მიაწოდეთ ხშირი ეტაპები, რათა აჩვენოთ მონაწილეებს რამდენად ახლოს არიან ისინი მიზანთან.

12) დაზოგე დრო. თავიდანვე აუხსენით, რომ პრობლემა, უეჭველად, შეიძლება მოგვარდეს დანიშნულ დროში. თუ შესაძლებელია, არ გადადოთ შეხვედრა ერთი წუთითაც კი.

შეხვედრის ლიდერის უფლებამოსილება დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კომპეტენტურად და თანმიმდევრულად ატარებს ის შეხვედრას და რამდენად ყურადღებით აკვირდება წესების დაცვას. შეხვედრის ლიდერი, რომელიც ნებას რთავს ვინმეს დააგვიანოს, შეხვედრის დროს ერთმანეთთან კამათი მოახდინოს, ან შეხვედრაზე მოუმზადებლად მივიდეს (განსახილველ საკითხზე მასალების შეგროვებისა და გაანალიზების გარეშე), ემუქრება ავტორიტეტის სრული დაკარგვა.

შეხვედრის ლიდერმა არ უნდა დაუშვას სიტუაცია, როდესაც ზოგიერთმა არადისციპლინირებულმა კოლეგამ შეხვედრის ატმოსფერო გაათბო. შეხვედრის წარმატებით დასრულება მხოლოდ მისი ლიდერის მიერ შეხვედრისთვის საფუძვლიანი და სერიოზული მომზადებით იქნება შესაძლებელი.

შეხვედრის ბოლოს მენეჯერმა უნდა შეაჯამოს დისკუსია, მკაფიოდ შეიმუშაოს გადაწყვეტილება და გამოიკვეთოს მისი განხორციელების გზები. ჩვენ უნდა გამოვიყენოთ შესაძლებლობა, მადლობა გადავუხადოთ წარუმატებელ უმცირესობას აქტიური თანამშრომლობისთვის, რადგან მხოლოდ ყველა მონაწილის ერთობლივი ძალისხმევით დაეხმარა სასურველი შედეგის მიღწევას. წარუმატებლობის დაფასება წაახალისებს მათ, ისაუბრონ შემდგომ შეხვედრებზე.

შეხვედრის მონაწილეები.

შეხვედრის მონაწილეთა ქცევის წესები არანაკლებ მნიშვნელოვანია ოპერატიული შეხვედრისთვის.

რჩევები შეხვედრის მონაწილეებისთვის

1) წარმოადგინეთ საკუთარი თავი თქვენს განცხადებებში და გამოიყენეთ ნაცვალსახელი "მე" ნაცვლად "ჩვენ" ან უპიროვნო ფორმისა. როდესაც მოსაუბრე ამბობს „ჩვენ“, ის ჩვეულებრივ თავს არიდებს პასუხისმგებლობას მის ნათქვამზე.

2) იყავით კონკრეტული თქვენს განცხადებებში, გამოხატეთ თქვენი აზრები მკაფიოდ, იყავით პასუხისმგებელი თქვენს შეცდომებზე, დაიცავით თქვენი პირადი თვალსაზრისი, იყავით მომთმენი განსხვავებული აზრის მიმართ.

3) ინფორმაციის მოსმენის შემდეგ დასვით კითხვები განსახილველი პრობლემის გასარკვევად და გასაგებად. ნუ გამოიყენებთ კითხვებს, რომლებიც იწვევს კონფლიქტებს და ხელს უშლის პრობლემის გადაჭრას.

4) შეძლებისდაგვარად თავი შეიკავეთ სხვა ადამიანების იდეებისა და აზრების ინტერპრეტაციისგან. ისაუბრეთ არა სხვების ქმედებებზე და აზრებზე, არამედ თქვენს აღქმაზე ამ აზრების შესახებ, ანუ ჩამოაყალიბეთ განსჯები „მე-მესიჯების“ ენაზე და არა „თქვენ-განცხადებების“ ენით. მაგალითად, არ თქვათ "აქ დაუშვით შეცდომა", თქვით "მეჩვენება, რომ შეცდომა აქ შემოვიდა".

5) გამოხატეთ საკუთარი პოზიცია და შეეცადეთ იპოვოთ პრობლემის ყველაზე რაციონალური გადაწყვეტა.

Ყველაზე საუკეთესო გადაწყვეტილებაკრებაზე მიღებული, ცოტა ღირს, თუ მის მიღებასთან ერთად არ იზრუნებ მის განხორციელებაზე და არ აკონტროლებ მისი განხორციელების მიმდინარეობას.

სცენაზე შეხვედრის დასასრულიმისმა ლიდერმა უნდა გადაჭრას შემდეგი ამოცანები:

1) მოკლედ და ნათლად შეაჯამეთ შეხვედრაზე მიღწეული შედეგი;

2) დაადგინოს რა ნაბიჯები უნდა მოჰყვეს გადაწყვეტილებას, გადაანაწილოს პასუხისმგებლობა, დაადგინოს პასუხისმგებელი პირები გადაწყვეტილების აღსრულებაზე და მის შესრულებაზე მონიტორინგზე.

შეხვედრის მიმდინარეობა და მისი შედეგები აისახება ოქმი,რომელიც უნდა იყოს მოკლე და ლაკონური. მნიშვნელოვანი წერტილი– იმ პირთა ამ დოკუმენტის გაცნობა, ვინც განახორციელებს გადაწყვეტილებას.

• კრესტიანიკოვა ეკატერინა ვასილიევნა, ბაკალავრიატი, სტუდენტი
• ბაშკირის სახელმწიფო აგრარული უნივერსიტეტი

• კომუნიკაციური კომპეტენცია
• შეხვედრის მონაწილეები
• ᲨᲔᲮᲕᲔᲓᲠᲐ
• ზედამხედველი
• საქმიანი საუბარი
• დისკუსია

სტატია ეძღვნება საქმიანი კომუნიკაციის ერთ-ერთ ფორმას - საქმიანი შეხვედრის მომზადებას და გამართვას. განიხილება შეხვედრის ჩატარების პროცედურა, შეხვედრის მონაწილეთა მოდელები და თავმჯდომარის როლი.

• ოჯახის აღმზრდელობითი როლის საკითხზე ინდივიდის სოციალიზაციაში
• ახალგაზრდების უმუშევრობა: მიმდინარე ტენდენციები და შედეგები

ბიზნეს პრაქტიკა 21-ე საუკუნეში არის ახალი ეტაპიგანვითარებაში საქმიანი ურთიერთობებიროდესაც საზოგადოებრივი ცხოვრების ნებისმიერ სფეროში მომავალი სპეციალისტების პროფესიული მომზადება უმნიშვნელოვანესია. ამავდროულად, დღევანდელი სწრაფად ცვალებადი დრო, ახალი აზროვნება და მოქმედებები, აჩენს მოთხოვნას აქტიურ, სამეწარმეო, კომპეტენტურ ბიზნესმენებზე. და ეს, თავის მხრივ, მოითხოვს თანამედროვე სპეციალისტის საკომუნიკაციო შესაძლებლობების განვითარებას.

ვინც ცდილობს მიაღწიოს წარმატებას ცხოვრებაში, წარმატებით აწიოს კარიერული კიბე და ეფექტურად და კომპეტენტურად დაუკავშირდეს ადამიანებთან, უნდა შეიძინოს გარკვეული ცოდნა და უნარები ინტერპერსონალური და საქმიანი კომუნიკაციის სფეროში.

შეხვედრები მნიშვნელოვან როლს თამაშობს ბიზნეს კომუნიკაციაში. მათ წარმატებულ განხორციელებაზე დამოკიდებულია არა მხოლოდ ადამიანებისა და კომპანიების პრესტიჟი, არამედ ბიზნეს საქმიანობის გაგრძელების შესაძლებლობა.

Საქმიანი შეხვედრა – საკითხების ერთობლივი განხილვის ფორმა მათზე ინფორმირებისა და გადაწყვეტილების მიღების მიზნით.

საქმიანი შეხვედრების სფეროში წარმატების მისაღწევად, თქვენ უნდა გესმოდეთ მათი ტიპები და მათი ქცევის სხვადასხვა წესები. არსებობს რამდენიმე მარტივი წესი.

ზუსტად განსაზღვრავს მის თემას და დანიშნულებას

შეხვედრის თემაგანხილვის საგანია. რაც უფრო ზუსტად არის ჩამოყალიბებული, მით მეტია სასურველი შედეგის მიღების შანსი. უმჯობესია თემების იდენტიფიცირება კონკრეტულად და აქტიური გზით. მაგალითად, ფორმულირების ნაცვლად „გასულ წელს ხარჯების გაზრდა“, მიზანშეწონილია დაწეროთ: „რა შეგვიძლია გავაკეთოთ, რომ შევამციროთ ჩვენი ხარჯები?

შეხვედრის მიზანი– ეს არის საჭირო შედეგის, სასურველი ტიპის გადაწყვეტის, სამუშაოს სასურველი შედეგის აღწერა.

შეხვედრის დღის წესრიგი წინასწარ ეგზავნება შეხვედრის ყველა მონაწილეს შეხვედრის თემისა და მიზნის ჩათვლით; განხილული საკითხების სია; შეხვედრის დაწყების და დასრულების დრო; ადგილი, სადაც ის ჩატარდება; მომხსენებლების, კითხვების მომზადებაზე პასუხისმგებელი თანამომხსენებლების სახელები; თითოეული კითხვისთვის გამოყოფილი დრო.

შეხვედრის მონაწილეთა რაოდენობა არ უნდა იყოს დიდი, საუკეთესო ვარიანტი- 5-7 ადამიანი. მოწვეულთა რაოდენობის გაზრდა მკვეთრად ამცირებს დამსწრეთა საშუალო მონაწილეობის კოეფიციენტს (ან გამომუშავებას) და ამავდროულად ახანგრძლივებს შეხვედრას. ამიტომ, მიზანშეწონილია შეკრებაზე ადამიანების რაოდენობა მინიმუმამდე დაიყვანოთ.

დრო და ხანგრძლივობაშეხვედრები კარგად უნდა იყოს გააზრებული. დაუგეგმავი შეხვედრები არღვევს სამუშაო რიტმს, ხელს უშლის თანამშრომლებს დროის განაწილებასა და მართვაში და არღვევს მენეჯერის დაგეგმილ შეხვედრებსა და აქტივობებს. უმჯობესია შეხვედრები სამუშაო დღის ბოლოს ან მეორე ნახევარში გამართოთ.

შეხვედრის საერთო ხანგრძლივობა არ უნდა აღემატებოდეს ორ საათს. თუმცა, თუ შეხვედრის დროულად დასრულებაზე ზეწოლა ხდება თვითმიზანი, ამან შეიძლება გამოიწვიოს მნიშვნელოვანი დისკუსიისა და ღირებული იდეების შეწირვა რამდენიმე წუთის დაზოგვის მიზნით. ბუნებრივია, ამ შემთხვევაში უფრო გონივრული იქნება გამონაკლისის დაშვება.

სივრცითი გარემოს ორგანიზება

შეხვედრის დროს რეკომენდირებულია მონაწილეების დაჯდომა, რათა ადამიანებმა დაინახონ ერთმანეთი. ეს ხელს უწყობს ინფორმაციის საუკეთესო აღქმას. ასევე საჭიროა ზრუნვა პერსონალის თავსებადობის უზრუნველსაყოფად. თანაბარ პირობებში, ერთმანეთის მოპირდაპირედ მსხდომი ადამიანები უფრო ხშირად იწყებენ კონფლიქტს და ნაკლებად ხშირად ისინი, ვინც ერთმანეთის გვერდით სხედან. შეხვედრის ორგანიზატორს, იცის მოწვეულთა პერსონაჟები და სხვა ფსიქოლოგიური მახასიათებლები, შეუძლია, ამაზე ყურადღების მიქცევის გარეშე, მოათავსოს მონაწილეები ისე, რომ არ არსებობდეს კოლეგები, რომლებსაც შეუძლიათ ემოციურად დაარღვიონ და ჩაერიონ საკითხების განხილვაში.

შეხვედრის მონაწილეთა განთავსება

No 1. ადგილი, სადაც ზის სხდომის წამყვანი ან სხდომის თავმჯდომარე.

No 2. ხელსაყრელი პოზიცია. იგი მდებარეობს ბოსის მიმართ 90°-იანი კუთხით და, შესაბამისად, ხელსაყრელია მათთვის, ვინც მასზე მდებარეობს.

No 3. დამოუკიდებელი თანამდებობა. ამ ადგილას მჯდომი შეხვედრაზე სარგებლობს გარკვეული დამოუკიდებლობით, რაც გამოიხატება მის მიერ დაკავებულ პოზიციაზე. ნომერ 1-მდე საკმაოდ დიდი მანძილი იმაზე მეტყველებს, რომ ასეთ ადამიანს არ სჭირდება ხელისუფლებასთან უფრო ახლოს ჯდომა.

#4: კონკურენტუნარიანი ან თავდაცვითი პოზა. ამ ადგილას მჯდომი ადამიანისთვის მაგიდა მოქმედებს როგორც ბარიერი, რომელიც აშორებს მას ყველასგან. #4 შეიძლება იყოს კონკურენტული პოზიცია (არ მინდა შენთან ახლოს ვიყო) ან თავდაცვითი პოზიცია (მჭირდება დაცვა ბარიერით).

No5. დამოუკიდებელი თანამდებობა. მე-3 პოზიციის მსგავსი.

No 6. ხელსაყრელი პოზიცია. მე-2 პოზიციის მსგავსი. ალბათ საუკეთესო.

No 7. თანამშრომლობითი დამოკიდებულება.

მე-7 პოზიციაზე მყოფი ადამიანი ფაქტიურად და გადატანითი მნიშვნელობით არის მაგიდის იმავე მხარეს, როგორც 1-ლი პოზიციის მქონე ადამიანი. ეს პოზიცია იდეალურია იმ შემთხვევებში, როდესაც 1-ლ პოზიციაზე მყოფი არ გრძნობს დისკომფორტს თქვენი სიახლოვისგან.

თუ მე-7 პოზიციაზე მყოფ ადამიანს არ მოსწონს ის, ვინც მე-7 პოზიციაზეა, მისი უკმაყოფილება ყოველთვის აშკარაა სხვებისთვის. 1-ლ პოზიციაზე ბოსი იწყებს უკან მიდრეკილებას, თითქოს მანძილის გაზრდას ცდილობს, ან ძლიერად იხრება წინ, თითქოს მე-7 პოზიციაზე მჯდომის დაძაბვას ცდილობს.

თუ მოულოდნელად გექნებათ შესაძლებლობა დაიკავოთ 7 პოზიცია, ერთობლივი პოზიცია, ჩვენ მტკიცედ მოგიწოდებთ ამის გაკეთებას. თუმცა, პირველ რიგში დარწმუნდით, რომ თქვენ არ შემოიჭრებით No1 პოზიციაზე მყოფი პირის ტერიტორიაზე.

შეხვედრის მონაწილეთა ტიპიური მოდელი

შეხვედრის დროს მენეჯერი აუცილებლად წააწყდება დისკუსიის მონაწილეთა ტიპურ მოდელს. მონაწილეთა ქცევის ტიპიური განხორციელების შესაბამისად, შემუშავებულია მათი ნეიტრალიზაციის სტრატეგია. შემდეგი ტიპიური გამოვლინებები შეიძლება გამოჩნდეს დისკუსიაში.

• "აგრესორი" - აკრიტიკებს ყველას, ამცირებს სხვის სტატუსს, არ ეთანხმება შემოთავაზებულს. მიზანშეწონილია დაუსვათ მას კითხვა "რას სთავაზობთ?" და შეახსენეთ, რომ გადაჭარბებული კრიტიკა აქრობს კონსტრუქციულ იდეებს.
• "ბლოკერი". ჯიუტად არ ეთანხმება არავის, მოჰყავს მაგალითები პირადი გამოცდილება, უბრუნდება უკვე მოგვარებულ საკითხებს. თქვენ უნდა ტაქტიანად შეახსენოთ მას, რომ ის განზე მიდის, შეახსენოთ მას განხილვის მიზანი და საგანი და დაუსვათ კითხვები, როგორიცაა: „აკავშირებს თუ არა ის, რასაც თქვენ ამბობთ ამ დისკუსიასთან?
• "პენსიაზე გასული". არ სურს დისკუსიაში მონაწილეობა, უაზროა, საუბრობს პირად თემებზე. თქვენ უნდა მოიწვიოთ იგი ხმამაღლა სალაპარაკოდ და მისცეს თავისი წინადადებები: „რა წინადადებები გაქვთ? ან "რაზე ფიქრობ...?"
• „აღიარების ძიებაში“. ის ტრაბახობს, ბევრს ლაპარაკობს, ამტკიცებს თავის სტატუსს. აზრი აქვს მის ადგილზე დავაყენოთ კითხვებით: „შეიძლება თუ არა ის, რაც გვითხარით, ამ საკითხის გადასაჭრელად გამოვიყენოთ?
• "თემიდან თემაზე გადახტომა." მუდმივად ცვლის საუბრის თემას. ჩვენ უნდა შევაჩეროთ ის ისეთი კითხვებით, როგორიცაა: "დავასრულეთ თუ არა პრობლემის განხილვა?"
• "დომინანტი". ცდილობს ძალაუფლების ხელში ჩაგდებას და დამსწრეთა მანიპულირებას. მშვიდად და თავდაჯერებულად უნდა შევწყვიტოთ მისი განცხადებები კონტრასტულით: „თქვენი წინადადება მხოლოდ ერთ-ერთი შესაძლო ალტერნატივაა. მოვუსმინოთ სხვა წინადადებებს“.
• "რაკი". შეკრებილთა დროს კარგავს, თვალებში მტვერს იყრის, ყვება სასაცილო ისტორიები, უყურადღებო, ცინიკური. უნდა იკითხოთ, შეესაბამება თუ არა მისი განცხადებები შეხვედრის თემას.
• "Ეშმაკის ადვოკატი". მათთვის ყველაფერი საკამათოა. კარგი ის არის, რომ როცა ადანაშაულებენ, ხშირად ხვდებიან სიმართლის სიღრმეში. ცუდი ის არის, რომ მათ ძალიან დიდი დრო სჭირდებათ და უამრავ ჭრილობას აყენებენ. შეხვედრაზე ერთზე მეტი არ უნდა იყოს მოწვეული.
• "სახელმწიფოები" ისინი ხელს უწყობენ საკუთარ თავს ან წინ უძღვის შეხვედრას ადამიანებთან ოსტატურად მოპყრობის გზით. ასეთი სახელმწიფო მოხელე უნდა იყოს კრების ხელმძღვანელი.

გამოსვლების თანმიმდევრობა უნდა იყოს ისეთი, რომ თანმიმდევრობა შებრუნებული იყოს მომხსენებლის ავტორიტეტისა და პოზიციის მიმართ. მაშინ დაბალი სტატუსის მონაწილეებში არ იქნება დომინირებული უფრო ავტორიტეტული კოლეგების უკვე გამოხატული განსჯა.

თავმჯდომარის როლი

სხდომაზე თავმჯდომარის მთავარი მიზანია დღის წესრიგში მყოფი ყველა საკითხის გადაწყვეტის მოძიება ოპტიმალური გადაწყვეტილებებიმინიმალურ დროში. ამისათვის მან უნდა უზრუნველყოს თითოეული მონაწილის წვლილი და მისცეს კონსტრუქციული ხასიათი მთლიანად დისკუსიას.

თავმჯდომარემ უნდა დაარეგულიროს გამოსვლების მიმართულება და ეფექტურობა. ამისათვის არ უნდა დაუშვათ გვერდზე გადახრები, გამოსვლების გახანგრძლივება, სპეციფიკის სტიმულირება, შინაარსიანი ანალიზი და რეალური წინადადებები. თუ დისკუსიის დასაწყისში გამოვლინდა, რომ კითხვა იყო მოუმზადებელი, მაშინ აუცილებელია გადამწყვეტად ამოიღოთ იგი დისკუსიიდან და ჩაწეროთ კომენტარი იმ პირზე, რომელმაც მოამზადა შეკითხვა ოქმში.

თავმჯდომარის ერთ-ერთი ამოცანაა ჯერ დაეთანხმოს და შემდეგ მოითხოვოს რეგლამენტის დაცვა. იმისათვის, რომ არ მოხდეს მსმენელთა ყურადღების ბოროტად გამოყენება, დიდი ხანია გამოიყენება სპეციალური ტექნიკა. მაგალითად, ზოგიერთ ტომში მოსაუბრეს ცალ ფეხზე უწევდა დგომა და ამიტომ ცდილობდა მოკლედ ეთქვა. დანიის პარლამენტს აქვს სპეციალური მოწყობილობა, რომელიც სპიკერისთვის დათმობილი დროის შემდეგ უფრო და უფრო მაღლა ასწევს პოდიუმს. დამსწრეების სიცილი და შენიშვნები ისეთი უსიამოვნო თანხლებაა, რომ ცოტაა, ვისაც სურს ამ პროცედურის თავისთვის გამოცდილება. მოსაუბრეს დასახმარებლად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ქვიშის საათი ან ჭადრაკის საათი.

შესვლა და სხვა ფუნქციები

შეხვედრის დროს უნდა დაიწეროს ოქმი. თუ არ არის სპეციალური მდივანი ან ხმის ჩამწერი, მაშინ მონაწილეებს შეუძლიათ ამის გაკეთება თავის მხრივ.

თითოეულ საკითხზე გადაწყვეტილება უნდა მიიტანოს შეთანხმებულ წერილობით ფორმულირებამდე, მათ შორის გადაწყვეტილების ფაქტობრივი შინაარსის, მის შესრულებაზე პასუხისმგებელ პირთა და განხორციელების ვადების ჩათვლით.

სამუშაოს ყოველ 40-45 წუთში საჭიროა შესვენება. ისინი სასარგებლოა ორი გზით. პირველ რიგში, ეს არის ფიზიოლოგიურად აუცილებელი დასვენება. მეორეც, შესვენების დროს განსხვავებულ, მოდუნებულ ატმოსფეროში, პირად „კულუარულ“ საუბრებში, ასე თუ ისე, მუშაობა გრძელდება შეხვედრის თემაზე და უფრო ადვილად მიიღწევა შეთანხმებები.

გადაწყვეტილების მიღება და საქმიანი შეხვედრის დასრულება

ეფექტურ შეხვედრას უნდა ჰქონდეს კონკრეტული შედეგები შედეგების შეჯამების სახით. როგორც წესი, ისინი ცდილობენ გამოტოვონ ეს საბოლოო დასკვნა - ყველა დაღლილი და ჩქარობს წასვლას. მაგრამ ამ ბოლო ეტაპზე მათ შეუძლიათ დაიკარგონ კარგი იდეებიდა მოქმედებები.

ძალიან მნიშვნელოვანია ჩაწეროთ ვინ რას გააკეთებს. გარდა ამისა, თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ ყველა დამსწრე მიიღებს შეხვედრის შედეგების ოქმს. ამ ოფიციალური დოკუმენტის საფუძველზე, მენეჯერს უფლება აქვს მოსთხოვოს თანამშრომლებს მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულება.

პროტოკოლი, რომელიც სწორად აღწერს გამოსვლების ძირითად შინაარსს და მიღებული გადაწყვეტილებების ფორმულირებას, შეიძლება იყოს ფასდაუდებელი თანაშემწე საოფისე კონფლიქტებში, რომლებიც წარმოიქმნება ვინმეს აზრების უნებლიე ან განზრახ დამახინჯების, დავიწყების ან საკითხის არსის გაუგებრობის გამო.

შეხვედრა ზუსტად დანიშნულ დროს მთავრდება. ამრიგად, ლიდერი უზრუნველყოფს მის რეპუტაციას, როგორც გამოცდილი ორგანიზატორის და გამოცდილი წამყვანის.

შეხვედრის დასასრულს აუცილებელია მადლობა გადავუხადო მონაწილეებს სამუშაოში მონაწილეობისთვის, პრობლემის ერთობლივად გადაჭრაში თანამშრომლობისთვის და გამოხატონ თავიანთი დადებითი გაგებითრამდენიმე შემაჯამებელი ფრაზა. საჭიროების შემთხვევაში, აუცილებელია გაირკვეს ნებისმიერი გაურკვევლობა, რომელიც წარმოიშვა და ყველა კითხვაზე პასუხის გაცემა.

ამ წესების დაცვა მნიშვნელოვნად გაზრდის შეხვედრების ეფექტურობას.

დასასრულს აღვნიშნავთ, რომ დღეს ახალი ეკონომიკური და სოციალური პირობებიხაზი გაუსვა კომუნიკაციის კომპეტენციის გაუმჯობესების აუცილებლობას. ამიტომ საქმიანი კომუნიკაციის ხელოვნების დაუფლება აუცილებელია ყველა ადამიანისთვის, მიუხედავად იმისა, თუ რა ტიპის საქმიანობით არის დაკავებული ან იქნება დაკავებული.

ბიბლიოგრაფია

1. იგებაევა ფ.ა. შესახებ პროფესიული მომზადებასოფლის მეურნეობის უნივერსიტეტის სტუდენტები ახალ საგანმანათლებლო პროგრამებზე.// სოციალურ-პოლიტიკური მეცნიერებები. საერთაშორისო საუნივერსიტეტო სამეცნიერო რეცენზირებადი ჟურნალი. მოსკოვი, გამომცემლობა „Yur-VAK“, 2014, No3 – გვ.53 – 55.
2. იგებაევა ფ.ა. კომუნიკაციის კომპეტენციაროგორც ყველაზე მნიშვნელოვანი პროფესიონალური ხარისხითანამედროვე სპეციალისტი // თანამედროვე სახელმწიფო: სოციალურ-ეკონომიკური განვითარების პრობლემები. სატ. II საერთაშორისო სამეცნიერო და პრაქტიკული კონფერენციის სტატიები. - სარატოვი. ცენტრალური გამომცემლობა „ბიზნესის აკადემიის“ გამომცემლობა 2013. – გვ 122 – 124.
3. იგებაევა ფ.ა. საქმიანი კომუნიკაციები: სახელოსნო. – უფა: “ბაშკირის სახელმწიფო აგრარული უნივერსიტეტი”, 2013. – 176გვ.
4. Seiwert L. თქვენი დრო თქვენს ხელშია: რჩევა მენეჯერებს, თუ როგორ გამოიყენონ ის ეფექტურად სამუშაო დრო: პერ. მასთან. – მ.: ეკონომიკა. – 199 გვ.
5. ქეთი. – „შეხვედრებისა და კონფერენციების ჩატარება“. 2006 წ - 54 წ.
6. ჩერნიშევა ლ.ი. საქმიანი საუბარი [ელექტრონული რესურსი]: სახელმძღვანელო სახელმძღვანელო უნივერსიტეტის სტუდენტებისთვის. – UNITY-DANA, 2012 – 415გვ.
7. იგებაევა ფ.ა. მენეჯმენტის სტილი არის მენეჯერის მუშაობის მთავარი მახასიათებელი // მეცნიერება დღეს: თეორიული ასპექტებიდა გამოყენების პრაქტიკა: შეგროვება. სამეცნიერო ტრ. საერთაშორისო სამეცნიერო და პრაქტიკული კონფერენციის მასალებზე 9 ნაწილად. ნაწილი 8. – ტამბოვი: გამომცემლობა TROO “Business-Science-Society”, 2011. გვ.60 – 61.
8. იგებაევა ფ.ა. აგროინდუსტრიული კომპლექსის თანამედროვე ხელმძღვანელი: როგორი უნდა იყოს ის (ბაშკორტოსტანის რესპუბლიკის მაგალითის გამოყენებით) // ურალის აგრარული ბიულეტენი. სრულიადრუსული სამეცნიერო აგრარული ჟურნალი, 2014, No6 (124), გვ.105 – 108.
9. იგებაევა ფ.ა. კომუნიკაციების როლი მართვის სისტემაში. კრებულში: სოციალური ტექნოლოგიები მენეჯმენტში ადამიანური რესურსების: რუსული და უცხოური გამოცდილება. I საერთაშორისო სამეცნიერო და პრაქტიკული კონფერენციის მასალების კრებული. 2004. გვ 116 – 119.
10. იგებაევა ფ.ა., შაკიროვი ი.რ. მეტყველება, როგორც პროფესიონალურად ორიენტირებული კომუნიკაციის ფორმირების საშუალება. კრებულში: თანამედროვე სახელმწიფოს განვითარების სოციალურ-ეკონომიკური ასპექტები. საერთაშორისო სამეცნიერო და პრაქტიკული კონფერენციის მასალები. 2014. გვ.96 – 98
11. იგებაევა ფ.ა. მეტყველების კულტურის დაუფლება წარმატების გასაღებია საქმიანი კაცი. // კრებულში: ფსიქოლოგია და პედაგოგიკა თანამედროვე განათლებარუსეთში. II საერთაშორისო სამეცნიერო და პრაქტიკული კონფერენცია. სტატიების დაიჯესტი. 2007. – გვ.194 –196.
12. იგებაევა ფ.ა. ეფექტურობის გაზრდის საკითხზე მართვის საქმიანობასასოფლო-სამეურნეო საწარმოებში // სოციალურ-პოლიტიკური მეცნიერებები. საერთაშორისო საუნივერსიტეტო სამეცნიერო რეცენზირებადი ჟურნალი. მოსკოვი, გამომცემლობა “Yur-VAK”, 2013, No3 – გვ.13 – 15.
13. ბიზნეს სტატიები http://www.delo-press.ru

მენეჯერმა, როგორც წესი, უნდა შეამოწმოს შეხვედრისთვის მომზადების ყველა ეტაპი, რომლის განხორციელებაშიც თავად არ არის ჩართული პირადად.

დღის წესრიგის მომზადება („რა და როგორ განვიხილოთ?“)

თუ დადგინდა შეხვედრის საჭიროება, მაშინ მკაფიოდ უნდა გამოიყოს შემდეგი:

• განხილული პრობლემების შინაარსი და შესაბამისი შეხვედრის მთავარი თემა, რომელიც უნდა ახასიათებდეს მის არსს
• რა პირობებს უნდა აკმაყოფილებდეს შეხვედრის საბოლოო შედეგი? ეს განსაზღვრავს შეხვედრის მიზანს. მაგალითად, უნდა გესმოდეთ, რომ ყველა შეხვედრას არ შეუძლია მზა გადაწყვეტილებების მიღება
• ვინ რა მოსამზადებელი სამუშაოები უნდა ჩაატაროს. ზოგჯერ აზრი აქვს შექმნას სამუშაო ჯგუფი, რომელიც ამზადებს დღის წესრიგს, ატარებს წინასწარ მოკლე შეხვედრებს განყოფილებებში, ორი პირის შეხვედრებს და ა.შ.

დღის წესრიგის შედგენისას დაშვებული ძირითადი შეცდომები:

• შეხვედრის მთავარი თემა აკლია და თუ რამდენიმე თემაა, მათი ზუსტი დელიმიტაცია და შესაბამისი ანალიტიკური განხილვა შეუძლებელია.
• განხილული პრობლემის არსი წინასწარ არ იყო ახსნილი მონაწილეებისთვის
• დღის წესრიგში შედის სხვადასხვა ზომის და განსხვავებული შინაარსის საკითხები, რის შედეგადაც შეხვედრა გადაიქცევა დისკუსიაში, ხშირად კი ცალკეულ მონაწილეებსა თუ ჯგუფებს შორის ჩხუბში. შედეგად იზრდება პასიური მსმენელის პოზიციაზე მოთავსებული მონაწილეთა რაოდენობა
• ვერ იცავს დღის წესრიგს, გადაუხვევ მისგან და განიხილავს სპონტანურად წარმოშობილ გვერდით თემებს ან რაიმე მარადიულ პრობლემას (მომარაგების საკითხები და ა.შ.)

მონაწილეთა განსაზღვრა ("ვინ?")

მთავარი მოთხოვნაა, რომ შეხვედრა უნდა შეიცავდეს ადამიანებს, რომლებსაც შეუძლიათ წვლილი შეიტანონ შეხვედრის მიზნებში. ამასთან, გასათვალისწინებელია, რომ თუ შეხვედრაზე განხილული საკითხები არაერთგვაროვანია (ანუ არ ეხება ყველა დამსწრე ერთდროულად), საჭიროა შემუშავდეს შეხვედრის პროგრამა (მთავარი საკითხების ჩამონათვალი). მონაწილეთა მითითებით). პროგრამა ისე უნდა იყოს შედგენილი, რომ შეხვედრას ესწრებოდნენ ადამიანები, რომლებიც უშუალოდ არიან დაკავშირებული განსახილველ პრობლემასთან. შემდეგი საკითხის განხილვის დასრულების შემდეგ, შემდეგი საკითხების განხილვაში ჩართული პირები თავისუფლდებიან. მაგრამ არასასურველია ადამიანის დროებით გაშვება და შემდეგ ისევ დაპატიჟება. ამ მოთხოვნის შესრულება დისციპლინირებს ლიდერს და შეხვედრის მონაწილეებს და აიძულებს მათ დაიცვან დროის ლიმიტი.

ყველა (ან ძირითადი) მონაწილე უნდა იყოს ინფორმირებული შეხვედრის შესახებ წერილობით, მითითებით მთავარი თემა, მიზანი, ძირითადი ინფორმაცია, დრო, ადგილი, შეხვედრის ხანგრძლივობა და ლიდერის სახელი.

შეხვედრის მონაწილეთა წრის განსაზღვრისას დაშვებული ძირითადი შეცდომები:

• ადამიანი შეხვედრაზე მიწვეულია მისი პოზიციიდან გამომდინარე და არა მისი კავშირიდან გამომდინარე სამსახურეობრივი მოვალეობებიამ პრობლემით
• დიდი სპეციფიკური სიმძიმეპასიური მსმენელები განსახილველ საკითხთან დაკავშირებული ადამიანების მოწვევის გამო

შეხვედრის ხანგრძლივობის განსაზღვრა („რამდენი ხანი?“)

აღსანიშნავია, რომ შეხვედრის ხანგრძლივობა დამოკიდებულია არა მხოლოდ დღის წესრიგში არსებული საკითხების რაოდენობაზე, არამედ მათ შინაარსზე. თავდაპირველად შეხვედრა უფრო დეტალურად მიმდინარეობს. დღის წესრიგის ბოლოს საკითხებს ნაკლები დრო ეთმობა. ამიტომ მიზანშეწონილია 1-2-ის შეყვანა პრობლემური საკითხებიან 3–5 ნაკლები მნიშვნელობის შეკითხვა.

უნდა გავითვალისწინოთ, რომ მენეჯერის შეტყობინება შეხვედრის დასრულების დროის შესახებ ამცირებს მის ხანგრძლივობას 10%-მდე. ამ ფენომენის მიზეზები წმინდა ფსიქოლოგიურია - შეხვედრის მონაწილეები უფრო სწრაფად აგროვებენ აზრებს და არ აყოვნებენ საუბარს, ე.ი. შეხვედრის დასრულების შესახებ ინფორმაცია გარკვეულ გამააქტიურებელ და დისციპლინურ როლს ასრულებს.

თუ შეხვედრა დაგეგმილია ერთ საათზე მეტხანს, მაშინ ყოველ 40-50 წუთში უნდა დაისვენოთ და, თუ ეს შესაძლებელია, შეცვალოთ სამუშაოს ფორმები ( ინდივიდუალური სამუშაო, ჯგუფური მუშაობა, დისკუსია, ინდივიდუალური პრეზენტაციები და ა.შ.).

შეხვედრები ხშირად ჭიანურდება, რადგან წარმოქმნილი პრობლემების მოგვარება შეუძლებელია. ამ შემთხვევაში, ლიდერმა უნდა უზრუნველყოს, რომ მონაწილეებმა თავად ჩაიწერონ შუალედური შედეგი (რა დაზუსტდა, რა შეთანხმდა და ა.შ.), დააწესოს შესაბამისი ინდივიდუალური ამოცანები და ვადა, როდის განიხილება საკითხი მეორედ. ამასთან, აუცილებელია მომდევნო დისკუსიის მიმდინარეობის გარკვევა შეხვედრებს შორის ინტერვალში შესრულებული სამუშაოს გათვალისწინებით.

შეხვედრის ხანგრძლივობის განსაზღვრისას დაშვებული ძირითადი შეცდომები:

• შეხვედრის ხანგრძლივობა არ არის რეგულირებული
• შეხვედრის დადგენილი ხანგრძლივობა არ არის დაცული
• შეხვედრები ძალიან ხანგრძლივია დაგეგმილი
• შესვენებები არ არის მიღებული
• არ არის ლიმიტი მოხსენებებისა და გამოსვლებისთვის
• აზრების მოკლედ და ნათლად გამოხატვის შეუძლებლობა

დასასრულს ვაძლევთ მაგალითს ნ.პარკინსონისგან შეხვედრებზე დროის არამიზნობრივი გამოყენების მიზეზების შესახებ, რომლის სათავე მისი შემადგენლობის განსაზღვრაშია. სამშენებლო პროექტის განსახილველად ბირთვული რეაქტორი 5 მილიონი დოლარი ღირდა, საკომისიამ 5 წუთი დახარჯა. კომისიის 11 წევრიდან 4-მა არ იცოდა რა იყო რეაქტორი, დანარჩენმა 4-მა არ იცოდა სად გამოიყენებოდა. შესაბამისად, დისკუსია ვერ წამოიჭრა და წარმოდგენილი წინადადება მიიღეს. შემდეგ კომიტეტმა განიხილა ველოსიპედის შენახვის პროექტი $2,350. იმის გამო, რომ ყველამ იცოდა რა ჩვენ ვსაუბრობთდა ყველას თავისი აზრი ჰქონდა, დისკუსია 45 წუთს გაგრძელდა. მესამე, განიხილეს ლანჩების მოწყობის საკითხი, რომლის ღირებულებაც ორიოდე დოლარია. ამ საკითხის განხილვა კიდევ უფრო გაჭიანურდა.

შეხვედრის ადგილის განსაზღვრა („სად?“)

ადგილმდებარეობა დიდწილად დამოკიდებულია შეხვედრის ტიპზე. რეკომენდირებულია, როგორც წესი, ოპერაციული შეხვედრის გამართვა, სადაც მდებარეობს მისი მონაწილეების ძირითადი სამუშაო ადგილი. დიდი ოთახი ან სააქტო დარბაზი შესაფერისია საწარმოო შეხვედრებისა და შეხვედრების ჩასატარებლად. ყველაზე მაღალი მოთხოვნები დაყენებულია პრობლემის შეხვედრის ადგილას, ორი ვარიანტი ყველაზე გავრცელებულია:

• პრობლემური შეხვედრები იმართება თვეში 1-2-ჯერ 2-3 საათის განმავლობაში სამუშაო დღის ბოლოს სპეციალურად ამ მიზნით შექმნილ ოთახში.
• პრობლემური შეხვედრა იმართება კვარტალში ან ექვს თვეში ერთხელ, როგორც გარე შეხვედრა, რომელიც გრძელდება 2–2,5 დღე, ხოლო ადგილი, სადაც იმართება, როგორც წესი, არის საწარმოს დასასვენებელი ცენტრი (უცხო ქვეყნებში, როგორც წესი, სასტუმრო)

შეხვედრის ადგილის განსაზღვრისას დაშვებული ძირითადი შეცდომები:

• ძალიან ბევრი შეხვედრა იმართება უფროსის კაბინეტში
• შეხვედრის დროს იმართება სატელეფონო საუბრები და სტუმრების მიღებაც კი
• შეხვედრების დარბაზი არ არის სათანადოდ აღჭურვილი

შეხვედრის დროის განსაზღვრა („როდის?“)

შეხვედრის დრო ტრადიციული უნდა იყოს. აქედან გადახრები დასაშვებია მხოლოდ გამონაკლის შემთხვევებში.

ოპერაციული შეხვედრის დასაწყებად ყველაზე შესაფერისი დროა სამუშაო დღის დაწყებიდან პირველი საათი, წარმოების შეხვედრები და შეხვედრები საუკეთესოა ლანჩის შესვენებამდე, ხოლო პრობლემური შეხვედრა საუკეთესოა სამუშაო დღის დასრულებამდე.

შეხვედრის დროის დაყენებისა და გამოყენებისას დაშვებული ძირითადი შეცდომები:

• სამუშაო დღის დაწყებისთანავე ოპერატიული შეხვედრის გამართვა
• სამუშაო დღის დასრულების შემდეგ სხდომის გამართვა
• შეხვედრის დაწყებისთვის განსაზღვრული დროის შეუსრულებლობა