توثيق أنشطة الإدارة وعينة من الوثائق. في.أ. تسيجانكوف ، ن.س. توثيق موروزوفا للأنشطة الإدارية دليل تدريبي

الوكالة الفيدرالية للتعليم

مؤسسة تعليمية حكومية

أعلى التعليم المهني

"جامعة أومسك الحكومية التقنية"

في.أ. تسيجانكوف ، ن.س. وثائق موروزوف نشاطات الادارةدرس تعليمي

أومسك 2006

يو دي سي 651.51.8 (075.8)

بنك البحرين والكويت 65.050ya 73

المراجعون:

في.أ. تسيجانكوف ، ن.س. موروزوفا

ج توثيق الأنشطة الإدارية: كتاب مدرسي. مخصص. أومسك: دار نشر جامعة أومسك التقنية الحكومية، 2005. 49 ص.

يصف دليل التدريب الأنواع الرئيسية من الوثائق التنظيمية والإدارية، فضلا عن متطلبات إعدادها وتنظيم تدفق الوثائق.

تم إعداد المواد المنهجية بما يتوافق تمامًا مع القوانين التشريعية والوثائق المعيارية والمنهجية المعمول بها في الاتحاد الروسي بشأن قضايا التوثيق ودعم التوثيق للأنشطة الإدارية للمؤسسة.

منح درس تعليميمخصص لطلاب التخصصات الاقتصادية الذين يدرسون توثيق الأنشطة الإدارية.

يو دي سي 651.51.8 (075.8)

© جامعة أومسك التقنية الحكومية، 2006

1. المتطلبات الأساسية لإعداد وثائق الإدارة

1.1. الأحكام الأساسية لتوثيق الأنشطة الإدارية

على المدى " عمل مكتبي"يتميز فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل مع المستندات.

توثيق- عملية منظمة لتسجيل المعلومات على الوسائط المختلفة وفقًا لـ القواعد المعمول بها.

المفهوم " وثيقة» يتم تعريف المعلومات التي يتم تسجيلها بأي شكل من الأشكال على وسيط ملموس مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها.

الناقل– جسم مادي يستخدم لتأمين المعلومات وتخزينها.

وثيقة إلكترونية- وثيقة يتم فيها تقديم المعلومات في شكل رقمي إلكتروني.

الوظائف الرئيسية للوثيقة هي:

معلوماتية؛

تاريخي؛

اتصالي؛

ثقافية؛

قانوني؛

اجتماعي.

يتم تحديد مجموعة المستندات التي تم إنشاؤها في المؤسسة من خلال:

مجموعة من القضايا التي تم حلها في سياق أنشطة المؤسسة؛

طبيعة ونطاق اختصاص المؤسسة؛

إجراءات حل المشكلات (وحدة القيادة أو الزمالة) ؛

حجم وطبيعة العلاقات مع المؤسسات الأخرى.

يتم توفير إجراءات وقواعد توثيق إجراءات الإدارة من خلال المواد التنظيمية التالية:

نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة (GSDMOU)، وهو عبارة عن مجموعة من القواعد والمبادئ التي تحدد متطلبات موحدة للتوثيق؛

نظام التوثيق الموحد (UDS)، وهو عبارة عن مجموعة من المستندات المترابطة التي تم إنشاؤها وفقًا لقواعد موحدة وخصائص مجال معين من النشاط؛

المصنف الصناعي للوثائق الفنية والاقتصادية (OKTED).

1.2. توحيد وتوحيد وثائق الإدارة

توحيد- جلب شيء إلى نظام موحد. توحيد الوثائق– إنشاء مجموعة موحدة من أنواع وأصناف المستندات لمواقف إدارية مماثلة وقواعد موحدة للعمل مع المستندات.

يتم التوحيد من أجل تقليل عدد المستندات، وتصنيف أشكالها، مما يقلل من تعقيد معالجتها، والاستخدام الأكثر كفاءة لتكنولوجيا الكمبيوتر. وبالتالي، يهدف التوحيد إلى إنشاء نصوص الاستنسل.

يتضمن العمل على توحيد المستندات ما يلي:

التنمية (بالدولار الأمريكي، والتي تنفذها الوزارات والإدارات المسؤولة عن أنظمة التوثيق ذات الصلة؛

تنفيذ DSD المشترك بين القطاعات في إطار DSD الجمهوري والقطاعي:

تنفيذ USD وOKTED من أجل الحفاظ على موثوقية المعلومات ومواصلة تطويرها؛

تطوير مجمعات الصناعة لأشكال موحدة من الوثائق التي تعكس تفاصيل الصناعة والمدرجة في USDD، وكذلك تسجيل الدولة الخاصة بهم؛

تطوير مصنفات الصناعة للمعلومات الفنية والاقتصادية التي تعكس خصوصيات الصناعة.

التوحيد القياسي– عملية وضع وتطبيق المعايير التي يتم من خلالها تحديد المعيار أو العينة، والتي تعتبر أولية لمقارنة الكائنات الأخرى بها.

التوحيد القياسيالوثائق هي شكل من أشكال التأكيد القانوني على التوحيد الذي تم تنفيذه ومستوى طبيعته الإلزامية.

تم إنشاء الفئات التالية من المعايير:

معايير الدولة (GOST) ؛

معايير الصناعة (OST)؛

المعايير الجمهورية (RST).

الغرض من تطبيق المعايير هو تحقيق التوثيق الفعال لأنشطة الإدارة.

يتم تنفيذ الإدارة التنظيمية والمنهجية لتوحيد وتوحيد الوثائق وتنسيق الأعمال والرقابة ذات الصلة من قبل المنظمة الرئيسية لتنفيذ وصيانة USD و OKTED في الجمهورية، وعلى مستوى الصناعة يتم تنفيذ هذا العمل من قبل المنظمة الرائدة لتنفيذ وصيانة USD وOKTED في الصناعة.

يُعهد بإشراف الدولة على الامتثال بالدولار الأمريكي في القطاع العام إلى هيئات التقييس والمقاييس، وفي القطاع غير الحكومي - إلى السلطات المحليةقوة تنفيذية.

بعد قراءة هذا الكتاب المدرسي، سوف تتعرف على تنظيم العمل مع مستندات الإدارة وفقًا للمعيار الوطني GOST R ISO 15489.1-2007 "إدارة المستندات"، وستحصل أيضًا على فكرة عن المفهوم الحديثإدارة الوثائق. وبالإضافة إلى ذلك، فهو يصف قواعد التصميم أنواع مختلفةالمستندات والأساليب والأساليب العمل التشغيليمع المستندات وتخزينها الحالي وأساسيات العمل بالمراسلات. يتم إيلاء اهتمام وثيق أنظمة الكمبيوتروتقنيات دعم التوثيق للإدارة. من المزايا الخاصة للكتاب المدرسي أنه لا يحتوي على المهام العملية المعتادة فحسب، بل يشمل أيضًا اختبارات الكمبيوتر، يقع في قانون EBS(www.site).

الخطوة 1. حدد الكتب من الكتالوج وانقر على زر "شراء"؛

الخطوة 2. انتقل إلى قسم "عربة التسوق"؛

الخطوة 3: تحديد المبلغ المطلوب، املأ البيانات في كتلتي المستلم والتسليم؛

الخطوة 4. انقر على زر "متابعة الدفع".

على هذه اللحظةمن الممكن شراء كتب مطبوعة أو وصول إلكتروني أو كتب كهدية للمكتبة على موقع EBS فقط بدفعة مقدمة بنسبة 100%. بعد الدفع سيتم منحك حق الوصول إلى نص كاملكتاب مدرسي داخل المكتبة الإلكترونية أو نبدأ في إعداد طلب لك في المطبعة.

انتباه! يرجى عدم تغيير طريقة الدفع للطلبات. إذا كنت قد اخترت بالفعل طريقة دفع وفشلت في إكمال الدفع، فيجب عليك إعادة تقديم طلبك ودفع ثمنه باستخدام طريقة أخرى مناسبة.

يمكنك الدفع مقابل طلبك باستخدام إحدى الطرق التالية:

1. الطريقة غير النقدية:
   • بطاقة مصرفية: يجب عليك ملء جميع حقول النموذج. تطلب منك بعض البنوك تأكيد الدفع - ولهذا سيتم إرسال رمز SMS إلى رقم هاتفك.
   • الخدمات المصرفية عبر الإنترنت: ستقدم البنوك المتعاونة مع خدمة الدفع استمارة خاصة بها لملءها. الرجاء إدخال البيانات بشكل صحيح في كافة الحقول.
     على سبيل المثال، ل " class="text-primary">سبيربنك عبر الإنترنتالرقم المطلوب تليفون محمولوالبريد الإلكتروني. ل " class="text-primary">بنك ألفاسوف تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى خدمة Alfa-Click والبريد الإلكتروني.
   • المحفظة الإلكترونية: إذا كان لديك محفظة Yandex أو محفظة Qiwi، فيمكنك دفع ثمن طلبك من خلالها. للقيام بذلك، قم باختيار طريقة الدفع المناسبة واملأ الحقول المتوفرة، ثم سيقوم النظام بإعادة توجيهك إلى صفحة تأكيد الفاتورة.

-- [ صفحة 1 ] --

ت. ملكة

توثيق الإدارة

أنشطة

درس تعليمي

سان بطرسبورج

كوروليفا ت. توثيق الأنشطة الإدارية. التعليمية

مخصص. – سانت بطرسبرغ: أد. SPbSUKiT، 2013. – 94 ص.

يهدف إتقان هذا الانضباط إلى تطوير المعرفة و

مهارات في العمل مع الأنشطة التنظيمية والإدارية والمعلوماتية المرجعية المسؤولينمنظمات ووظائف وعمليات إدارة شؤون الموظفين في المنظمة. لطلاب هيئة التدريس تواصل كثيفالطلاب الذين يدرسون التخصص 031600 "الإعلان والعلاقات العامة"، وكذلك طلاب كلية الإدارة الذين يدرسون التخصص 080500 "الإدارة" و080100 "الاقتصاد".

بالإضافة إلى ذلك، قد يكون الكتاب المدرسي مفيدًا لطلاب الكليات الأخرى عند دراسة تخصصات "إدارة المكاتب والمراسلات"، و"تكنولوجيا المعلومات الإدارية"، و"ثقافة الأعمال"، وما إلى ذلك.

المراجع: رئيس القسم إدارة المعلوماتوالمحاسبة، مرشح العلوم الاقتصادية، أستاذ مشارك أ. سميرنوف.

© SPbSUKiT، مقدمة يتم تنظيم توثيق أنشطة المنظمات من أي شكل من أشكال الملكية من خلال القوانين التشريعية والتنظيمية. تتزايد باستمرار متطلبات تصميم وإعداد المستندات.

يتحكم المنظمات الحديثةلا يواجه فقط الأنواع والأنواع العديدة من المستندات، وتعقيد تكوينها، ومتطلبات إعطاء المستندات القوة القانونية، وتخزين المستندات وأرشفتها، ولكن أيضًا مع الحاجة إلى التحديث المستمر لمعارف الموظفين في مجال العمل المكتبي. وفقا للقوانين التشريعية والتنظيمية التي يتم تحديثها باستمرار.

تحت النفوذ عوامل اقتصاديةتزداد الأهمية القانونية للوثائق، مما يجعل من الملح مراجعة أساليب إدارة الوثائق. إن تطوير وتنفيذ دعم التوثيق للإدارة كنظام فعال يحل مشكلات نجاح المؤسسة في قطاع السوق الخاص بها، ويساهم في كفاءة وجودة إدارة المنظمة.

التوثيق هو تسجيل المعلومات على وسائل الإعلام المختلفة وفق قواعد ثابتة. المادة 11 من القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149 القانون الاتحادي "في مجال المعلومات، تكنولوجيا المعلوماتوحماية المعلومات"

ينص على أنه "في الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذيةويتم توثيق المعلومات بالطريقة التي تحددها الحكومة الاتحاد الروسي. يجب أن تتوافق قواعد العمل المكتبي وتدفق المستندات التي وضعتها هيئات الدولة الأخرى والهيئات الحكومية المحلية ضمن اختصاصها مع المتطلبات التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي فيما يتعلق بالعمل المكتبي وتدفق المستندات للسلطات التنفيذية الفيدرالية.

الوثائق هي أساس القبول قرارات الإدارة، بمثابة دليل على تنفيذها ومصدر للتعميم والتحليل والمواد المرجعية وأعمال البحث. في الأنشطة الإدارية، تعمل الوثيقة كموضوع للعمل ونتيجة للعمل.

العمل المكتبي هو فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية.

العمل المكتبي الحديث ليس مجموعة من العمليات الفنية التي يتم إجراؤها باستخدام المستندات، بل هو نظام دعم المعلوماتنشاطات الادارة.

في الآونة الأخيرة، أصبح "دعم التوثيق للإدارة" (DOU) مرادفًا لمصطلح "العمل المكتبي". يرتبط ظهور هذا المصطلح بالوعي بالتغيرات التي تحدث في العمل المكتبي، وقبل كل شيء، فيما يتعلق باستخدام تقنيات المعلومات الآلية في أنظمة الإدارة.

1. تاريخ تطور القبول الروسي تعود ممارسة توثيق إجراءات الإدارة إلى العصور القديمة. البيانات التي حصل عليها علماء الآثار واللغويين، وكذلك وثائق مكتوبةأظهر ذلك بالفعل في القرن العاشر. في الدولة الروسية القديمة كانت هناك ثقافة كتابة الوثائق. ومن الأمثلة على ذلك المعاهدات المبرمة مع بيزنطة في عامي 911 و 945، والتي تشير بالإضافة إلى ذلك إلى ممارسة إعداد وثائق أخرى - الوصايا المكتوبة ووثائق السفر للسفن التجارية.

بالفعل في عهد فلاديمير سفياتوسلافوفيتش في كييف - عاصمة الدولة الروسية القديمة (978 - 1015) - كان هناك مؤسسة تعليميةلأطفال البويار وكبار المحاربين. من بين خريجي هذه المدرسة، تم اختيار المتقدمين لمناصب "الطابعات" - أمناء الختم الأميري، وكذلك الأمناء القضائيين والكتبة والكتبة للأمراء وغيرهم من الإقطاعيين الكبار.

منذ القرن الرابع عشر تم تخصيص مصطلح "الشماس" لجميع الأشخاص الذين يقومون بأعمال مكتبية.

تقريبًا حتى نهاية القرن الرابع عشر. كانت المادة الرئيسية للكتابة في روسيا هي الرق (جلد العجل أو الضأن أو الماعز المعد خصيصًا)، والذي يُسمى في المستندات "الميثاق" أو ببساطة "لحم العجل". أقدم شكل من أشكال الوثيقة كان الميثاق - ورقة منفصلة من الرق يبلغ عرضها حوالي 15 سم، ويمكن أن تختلف أبعاد الوثيقة عن طريق لصق الأوراق التالية. وتمت إزالة المستندات التي فقدت قيمتها، وتم استخدام مواد باهظة الثمن مرة أخرى.

تم حفظ الوثائق في الخزائن مع المجوهرات وكذلك في الكنائس والأديرة. وكانت هذه، كقاعدة عامة، كنائس المدينة المركزية المخصصة للقديسين المختارين كرعاة لمدينة معينة. غالبًا ما أعطى التخزين في المعبد القوة القانونية للوثيقة. على سبيل المثال، في بسكوف، تم الاحتفاظ بالوثائق المكتوبة في كاتدرائية الثالوث في الصناديق.

تم وضع قوانين الدولة أو الكنيسة التي تمت الموافقة عليها في المساء في "صندوق الثالوث الأقدس"، مما يمنحها القوة القانونية.

وكانت الأديرة والأديرة أيضًا مراكز لحفظ الوثائق وتخزينها، حيث كانت الكنيسة تتمتع باختصاص قانوني واسع. الدير نفسه كبير جدًا مؤسسة اقتصاديةقام بتوثيق أنشطته القضائية والاقتصادية، واستخدم أحيانًا المساحة الحرة في الكتب الروحية لهذا الغرض.

في تلك الأيام كان هناك عدد كبير منالوثائق - القانونية، الودائع، سندات البيع: القروض، الرهون العقارية المستعبدة، تسجيل قرض المال، سجلات سير القديسين - في حالة التوظيف العاجل للعمال؛

الشهادات الكاملة - عند بيعها كعبيد؛

شهادات الإجازة، الخ. ومع ذلك، فإن نظام إدارة المكاتب لم يتطور بعد.

بدأ نظام عمل مكاتب الدولة في التبلور في منتصف القرن الخامس عشر. أثناء تشكيل الدولة المركزية الروسية. تمكنت دوقات موسكو الكبرى من إنشاء نظام إدارة مركزي قوي، حيث تم تنفيذ أهم الوظائف الإدارية من قبل Boyar Duma والأوامر (الأماكن التي بها موظفين دائمين من الأشخاص المشاركين في العمل المكتبي). يرتبط أصل الأوامر بممارسة التعليمات الشخصية (الأوامر) للدوق الأكبر لدائرته المباشرة - الأمراء والبويار لحل بعض القضايا تسيطر عليها الحكومة. هذا هو السبب في الفترة من القرن الخامس عشر إلى القرن السابع عشر. من المعتاد تسمية فترة الطلب - باسم الأول وكالات الحكومة- طلبات.

خلال هذه الفترة، كانت بعض التنظيمات عبارة عن هيئات للإدارة الإقليمية، وكان بعضها مسؤولاً عن الصناعات الفردية. على رأس الأمر كان هناك قاضي أمر تم تعيينه من صفوف الدوما. وكان مسؤولاً عن الكتبة من الواحد إلى العشرة. كان الكتبة مسؤولين عن الكتبة، الذين تم تقسيمهم، وفقًا لخبرة عملهم، إلى "كبار" و"متوسطين" و"شباب"

(الأصغر سنا). في الطلبات الكبيرة، تم توحيد الكتبة في "الجداول" - الانقسامات الهيكلية على أساس إقليمي. الأنشطة الإدارية تخص الكتبة، وكان الكتبة والكتبة يشاركون في تنظيم السجلات والحفاظ عليها. ولتنفيذ القرارات، كانت هناك وظائف خاصة - مترجمون فوريون، وصانعو أنابيب، وما إلى ذلك. وكانوا يقومون بتسليم مراسلات الأوامر حسب انتمائهم، واستدعاء المتقاضين إلى المحكمة، وما إلى ذلك.

محليًا، كانت الأوامر عبارة عن حكام، يحكمون المنطقة وينفذون تعليمات السلطات المركزية. كان للحكام مكاتبهم الخاصة - الكوخ الرسمي والمساعدين - الحكام والكتبة "الأصغر سنا"، وتم تقسيم الكوخ الرسمي إلى طاولات.

في القرن الخامس عشر تم استبدال الرق الباهظ الثمن بالورق المستورد أصلاً من دول أوروبا الغربية، ومن النصف الثاني من القرن الخامس عشر. - محلي. في تلك الأيام، كان الورق يُصنع من الخرق، وكان الحبر يُصنع من أملاح الحديد والعفص المستخرج من صواميل الحبر - النمو على أوراق البلوط.

لم يتلاشى هذا النص تقريبًا، ولهذا السبب لا تزال الوثائق الأرشيفية من ذلك الوقت قابلة للقراءة تمامًا.

كان نوع المستندات في الإجراءات الكتابية صغيرًا:

الرسائل - المراسيم الملكية المرسلة من الأوامر إلى الأماكن، وأوامر الملك إلى المحافظين والقادة المحليين الآخرين، والردود الرسمية والتقارير الواردة بأوامر من المحافظين، والذكريات - الرسائل بين الأوامر، والالتماسات - نداءات المواطنين إلى الحكومة المركزية.

في وثائق الكتابة، لم يتم بعد فصل معظم التفاصيل عن النص، أي. يشكل العنوان والمرسل إليه والتاريخ وتسمية المؤلف والمحتوى الفعلي للوثيقة نصًا واحدًا مستمرًا. كقاعدة عامة، بدأت الوثيقة بعنوان وتاريخ وتسمية المؤلف والمرسل إليه، ثم تم ذكر جوهر السؤال. يشير الجزء الأخير إلى تاريخ ومكان كتابة الوثيقة.

في عام 1720، وافق بيتر الأول على اللائحة العامة، التي أصبحت الأساس التشريعي لإصلاح إدارة المكاتب. قدمت هذه الوثيقة نظامًا "جماعيًا" للعمل المكتبي، أخذ اسمه من نوع جديد من المؤسسات - الكليات. وضمت المجالس: الرئيس ونائب الرئيس والمستشارين والمقيّمين. تم اتخاذ القرارات في هذه المؤسسات في الغالب بشكل جماعي، الأمر الذي أولى له بيتر الأول أهمية خاصة، مشيرًا إلى أن "كل الترتيبات الأفضل تحدث من خلال المجالس".

ويفصل هذا القانون التشريعي بين واجبات الحضور كهيئة اتخاذ قرار وبين الأمر أنشطة الإنتاجوالتي تتركز في المكتب الذي يرأسه سكرتير. تحت قيادة السكرتير كان يعمل: كاتب العدل، والخبير الاكتواري، والمسجل، والكتبة، والناسخين، والمترجمين التحريريين، والمترجمين الفوريين (للترجمة الفورية) والرقيب (حارس للأمن).

احتفظ كاتب العدل بمحاضر الاجتماعات وسجل الحالات التي لم يتم حلها، وكان الخبير الاكتواري مسؤولاً عن سلامة المستندات واللوازم المكتبية المعدة، وقام المسجل بوظيفة جديدة للعمل المكتبي - حيث قام بتسجيل جميع المستندات الواردة والصادرة في دفاتر خاصة.

وكان لكل مجلس مدع عام يراقب قانونية وإجراءات حل القضايا. وكان الابتكار الجاد هو إدخال توقيع رئيس المكتب بين أعضاء المجلس على الوثيقة التي ناقشوها. تم تسليم القضايا التي تم حلها إلى الأرشيف برئاسة أمين المحفوظات.

لقد ظهر عدد كبير من الوثائق والمواقف والمصطلحات الجديدة التي تحددها في نظام إدارة المكاتب الجماعية. ومن هنا جاءت إلينا مفاهيم "المرسوم"، و"اللوائح"، و"القرار"، و"التعليمات"، وما إلى ذلك.

في بداية القرن التاسع عشر. حدث إصلاح جديد في نظام الإدارة العامة والعمل المكتبي. بدلا من الكليات، ظهرت مؤسسات وزارة جديدة، بقيادة الوزراء على مبادئ وحدة القيادة.

وتم تقسيم الوزارات إلى إدارات، وهذه بدورها إلى جداول.

وكان القانون التشريعي الذي يحدد نظام الهيكلية الوزارية والعمل المكتبي برمته هو "المؤسسة العامة للوزارات". كان مفهوم العمل المكتبي ذاته في ذلك الوقت يشير إلى أنشطة ليس المكتب فحسب، بل المؤسسة بأكملها أيضًا، وكلمة "القضية" لم تكن تعني مجلدًا يحتوي على مستندات، كما هو الحال في العمل المكتبي الحديث، ولكن المشكلة التي يتم حلها؛ للدلالة على مفهوم مشابه للعمل المكتبي الحديث، فقد ظهر مصطلح “الكتابة”.

المؤلفون " مؤسسة عامة"الوزارات" تفصل بوضوح بين جانبين من العمل المكتبي: أشكال الوثائق وترتيب حركتها، والتي أساسها هو الإجراء المعتمد في المؤسسة للنظر في القضايا أو، في المصطلحات الحديثة، عملية اتخاذ القرارات الإدارية.

خلال فترة عمل المكتب الوزاري، تغير شكل الوثائق أيضًا - ظهرت نماذج تحتوي على تفاصيل الزوايا. تمت طباعة النماذج أو كتابتها بخط اليد. تختلف مجموعة التفاصيل وترتيبها قليلاً عن الشكل الحديث. ويظهر قدر كبير من الأدبيات المتخصصة، بما في ذلك الأدبيات النظرية، التي يتم فيها صياغة تصنيف الوثائق لأول مرة. يتم نشر كتب الرسائل الخاصة بانتظام - مجموعات من نماذج المستندات المخصصة للمسؤولين والأفراد الذين يتعين عليهم الاتصال بالوكالات الحكومية.

في نهاية القرن التاسع عشر. أولا في الإدارة العسكرية، ثم في الوزارات المدنية، بدأ استخدام الآلات الكاتبة، مما أدى إلى تسريع عمل المكتب وجعل من الممكن عمل عدة نسخ من المستند في وقت واحد. بالإضافة إلى ذلك، أصبح النص المكتوب أكثر إحكاما، مما أدى إلى انخفاض في حجم المستندات. كان ظهور الآلات الكاتبة حقًا ثورة تقنيةفي العمل المكتبي ولا يمكن مقارنته إلا مع ظهور الكمبيوتر.

ثورة أكتوبر عام 1917، التي هدفت إلى التدمير الجذري لجهاز الدولة القديم وإشراك الجماهير العمالية العريضة في أنشطتها، غيرت شكل جهاز الدولة بشكل جذري.

لحكم البلاد بشكل مباشر، تم إنشاء أول حكومة سوفيتية - مجلس مفوضي الشعب (سوفناركوم)، ولإدارة الصناعات الفردية - 13 مفوضية شعبية (مفوضيات الشعب).

لإضفاء الطابع الرسمي على أنشطة هياكل السلطة تشريعيًا وتبسيط عمليات التوثيق، أصدر مجلس مفوضي الشعب في 30 أكتوبر 1917 مرسومًا "بشأن إجراءات الموافقة على القوانين ونشرها" وفي 2 مارس 1918. قرار "بشأن شكل أشكال مؤسسات الدولة" أثناء التطوير تكنولوجيا جديدةاستخدمت الإدارة الخبرة العملية لأسلافها، على سبيل المثال، تم اتخاذ وثيقة مماثلة من الإدارة العسكرية لعام 1911 كأساس لـ "اللوائح المتعلقة بالكتابة والعمل المكتبي". تم إيلاء الكثير من الاهتمام لتبسيط وترشيد العمل المكتبي.

وفي عشرينيات القرن العشرين، تم تنظيم الأبحاث في مجال الإدارة والتنظيم العلمي للعمل والعمل المكتبي، وتم نشر أهم الوثائق التنظيمية في مجال دعم التوثيق للإدارة.

تم توحيد الأنشطة التنظيمية والعلمية المتعلقة بالتحسين في مجال الإدارة من خلال الوثائق التنظيمية وإنشاء شبكة كاملة من المنظمات العامة والمعاهد والمختبرات التي تتعامل مع قضايا التنظيم العلمي للعمل والعمل المكتبي. ولتنسيق العمل في جميع أنحاء البلاد، تم تشكيل مجلس المنظمة العلمية للعمل والإنتاج والإدارة في عام 1923، وفي عام 1926، تم تشكيل معهد الدولة لتكنولوجيا الإدارة (ITU).

وقد أعد الاتحاد الدولي للاتصالات مشروع "قواعد عامة للتوثيق وتدفق الوثائق"، والذي يستخدم نتائج آخر التطورات الأجنبية والمحلية في هذا المجال.

في ثلاثينيات القرن العشرين، تم تشكيل وتعزيز نظام إدارة الأوامر الإدارية المركزي الصارم، مما أدى إلى استبعاد إمكانية وجود مناهج بديلة لنظام إدارة المكاتب. ونتيجة لذلك، يتم تصفية جميع مراكز الأبحاث الرئيسية تقريبًا التي تتعامل مع قضايا التنظيم العلمي للعمل والعمل المكتبي. في الوقت نفسه، تهدف أقصى الجهود إلى استعباد سكان البلاد من خلال الأساليب القانونية، والتي يتم تحسين نظام تسجيل المواطنين السوفييت.

وفي بعض الإدارات الكبيرة، تم العمل على تحسين نظام المحاسبة وتوثيق الموظفين، وتم تحقيق بعض النجاح. ومع ذلك، على المستوى الوطني، كان هناك تناقض في مجال الإدارة والعمل المكتبي.

للتغلب على هذا النقص، كانت هناك حاجة إلى اتخاذ تدابير جذرية، والتي كان من المفترض أن يتم اتخاذها بناء على نتائج حرب عام 1941.

اجتماع مشترك بين القطاعات بشأن المعدات المكتبية. تضمن البرنامج المعتمد في هذا الاجتماع قضايا إنشاء مركز تنظيمي ومنهجي وتطوير الإطار التنظيمي، ميكنة العمل في العمل المكتبي ، إلخ.

تم منع التنفيذ العملي لهذا البرنامج من قبل العظيم الحرب الوطنية، ثم سنوات من استعادة الاقتصاد الوطني المدمر.

وقد لوحظت زيادة متجددة في الاهتمام بقضايا دعم التوثيق للإدارة في الستينيات. منذ عام 1958، أصبحت مديرية الأرشيف الرئيسية التابعة لمجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (GAU) مختصة بالتحكم في إنتاج الجزء الوثائقي من إدارة سجلات المؤسسات والمنظمات، وفي عام 1966، في إطار خدمة الأرشيف، تم إنشاء معهد عموم الاتحاد للبحث العلمي لإدارة الوثائق وشؤون المحفوظات (VNIIDAD).

قامت هذه المنظمة، بالتعاون مع مؤسسات إدارية أخرى، بتطوير نظام توثيق الدولة الموحد (USDS)، حيث لخص مؤلفوه أفضل الممارسات في عصرهم واقترحوا التكنولوجيا المثلى لأداء عمليات الإدارة وتوثيقها.

يُطلق على الإصدار الجديد من هذه الوثيقة اسم نظام إدارة وثائق الدولة (GS DOU) ويسد الفجوات في قاعدة بيانات الحالة الموحدة من حيث تقنيات المعلومات الجديدة. تمت الموافقة على هذه الوثيقة من قبل رئيس قسم المحفوظات الرئيسي في عام 1988. في السبعينيات والثمانينيات، تم تطبيق معايير GOST لوثائق الإدارة (GOST 6.38-72، وما إلى ذلك)، ومصنفات الاتحاد العام (OKUD، OKPO، OKONKH، إلخ.) وأنظمة التوثيق الموحدة (USD) وسلسلة من معايير الدولة لهذه الأنظمة الموحدة.

نشرت عام 1993 المصنف الروسي بالكاملوثائق الإدارة، في عام 1997 - GOST R 6.30-97 الجديد (متطلبات إعداد المستندات)، في عام 1998 - GOST R 51141-98 (الأعمال المكتبية والأرشفة.

المصطلحات والتعاريف). تعكس أحدث الوثائق التنظيمية التغييرات في التوثيق وتدفق المستندات، والتي كانت نتيجة للتغيرات في العلاقات الاجتماعية وظهور أشكال جديدة للملكية. في عام 2000، تم إجراء تغييرات على GOST R 6.30-97، وفي عام 2003 تم استبداله بآخر جديد - GOST R 6.30-2003.

تشتمل برامج الكمبيوتر التي أصبحت منتشرة على نطاق واسع عادةً على مجموعات من قوالب المستندات المُكيَّفة إلى اللغة الروسية. لسوء الحظ، تتجاهل هذه القوالب تمامًا اللوائح والتقاليد المحلية في مجال إنشاء المستندات وتنفيذها.

2. المتطلبات التشريعية في مجال التوثيق القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي هي مجموعة من القوانين واللوائح والوثائق المنهجية التي تنظم تكنولوجيا إنشاء ومعالجة وتخزين واستخدام الوثائق في الأنشطة الحالية للمؤسسة، وكذلك مثل تنظيم عمل خدمة العمل المكتبي – هيكلها، وظائفها، حالاتها، دعم فنيوبعض الجوانب الأخرى.

يتم تنظيم المبادئ العامة لتنظيم دعم التوثيق لأنشطة الأفراد (المواطنين) والكيانات القانونية من خلال تشريعات الاتحاد الروسي.

يحدد القانون المدني للاتحاد الروسي أنواع المستندات المستخدمة أثناء الإنشاء والتسجيل والتصفية كيان قانونيويحدد أنواع العقود وشكلها وما إلى ذلك.

تنظيم قانون العمل في الاتحاد الروسي علاقات العمل، يحدد أنواع ومحتوى عقود العمل، والتسميات والإجراءات الخاصة بمعالجة المستندات الخاصة بالتوظيف والفصل والنقل والتدريب المتقدم لموظفي المنظمة.

العمل الأساسي في العمل مع المستندات هو القانون الاتحادي"بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" بتاريخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ، الذي يحدد النظام القانوني لإنشاء وتخزين واستخدام مصادر المعلومات. يحدد القانون إجراءات توثيق المعلومات وملكية المستندات الفردية ومصفوفات المستندات الموجودة فيها نظم المعلومات، فئات المعلومات وفقًا لمستوى الوصول إليها، وإجراءات الحماية القانونية للمعلومات.

يرتبط قانون الاتحاد الروسي "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" بتاريخ 22 نوفمبر 2004 رقم 125-FZ ارتباطًا وثيقًا بالقانون السابق. وينظم القانون عمليات التكوين وتنظيم التخزين والمحاسبة واستخدام المحفوظات، فضلا عن المسؤولية عن انتهاك القانون.

قانون الاتحاد الروسي "بشأن أسرار الدولة" بتاريخ 21 يوليو 1993 رقم 5485 (مع التعديلات والإضافات بتاريخ 8 نوفمبر 2011 رقم 309-FZ) ينظم العلاقات الناشئة فيما يتعلق بتصنيف المعلومات على أنها أسرار دولة، و رفع السرية والحماية لصالح المخاوف الأمنية الأمنية للاتحاد الروسي.

وترد أسباب تصنيف المعلومات على أنها سرية في المادة. 139 من القانون المدني للاتحاد الروسي (القانون المدني للاتحاد الروسي): "تشكل المعلومات معلومات رسمية أو سر التجارةوفي الحالة التي تكون فيها المعلومات ذات قيمة تجارية فعلية أو محتملة بسبب عدم معرفتها لأطراف ثالثة، فلا يمكن الوصول إليها بحرية على أساس قانوني ويتخذ صاحب المعلومات التدابير اللازمة لحماية سريتها.

رقم 5154-1 مجموعات الأساس القانونيالتقييس في الاتحاد الروسي، إلزامي لجميع الهيئات الحكومية والشركات ورجال الأعمال، الجمعيات العامة. يحدد القانون إجراءات تنفيذ أعمال التقييس وأنواع وثائق التقييس وتطبيقها وتنفيذها سيطرة الدولةللامتثال لمعايير الدولة والمسؤولية عن انتهاك أحكام القانون.

عهد القانون إلى لجنة الاتحاد الروسي للمعايير والمقاييس وإصدار الشهادات (Gosstandart of Russian) بتشكيل وتنفيذ سياسة الدولة في مجال التقييس.

يهدف القانون الاتحادي "بشأن المشاركة في تبادل المعلومات الدولي" بتاريخ 4 يوليو 1996 رقم 85-FZ إلى تهيئة الظروف لمشاركة روسيا الفعالة في تبادل المعلومات الدولي في إطار مساحة معلومات عالمية واحدة. ويحدد القانون ملكية منتجات المعلومات، والقيود المفروضة على التبادل الدولي للمعلومات (قيود التصدير)، واستخدام وسائل التبادل الدولي للمعلومات (حماية المعلومات السرية) وغيرها من قضايا التبادل الدولي للمعلومات.

قانون الاتحاد الروسي "بشأن الإلكترونية توقيع إلكتروني» بتاريخ 10 يناير 2002 رقم 1-FZ يحدد المفاهيم الأساسية في هذا المجال إدارة الوثائق الإلكترونيةومتطلبات الوثيقة الإلكترونية ذات الأهمية القانونية.

المفاهيم والمبادئ الأساسية و القواعد الاساسيةحفظ السجلات منصوص عليه في معايير الدولة.

هناك مجموعة مستقلة من المعايير لأنظمة التوثيق الموحدة والنظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية GOST 6.01.1-87. النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية.

غوست 6.10.3-83. أنظمة التوثيق الموحدة. تسجيل المعلومات من المستندات الموحدة بتنسيق تواصلي.

غوست 6.10.4-84. أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر. الأحكام الأساسية.

غوست 6.10.5-87. أنظمة التوثيق الموحدة. متطلبات إنشاء نموذج العينة.

غوست 6.10.6-87. النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية.

نموذج العينة.

غوست 6.10.7-90. النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية. يفحص.

غوست 7.32-91 (2000). نظام معايير المعلومات والمكتبات نشر. تقرير بحثي. قواعد الهيكل والتصميم.

غوست آر 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق.

غوست ص 51141-98. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف.

من أجل تقليل عدد المستندات، وتقليل تكاليف العمالة والوقت لإعدادها للمعالجة، وتحقيق توافق المعلومات مع قواعد البيانات الآلية، يتم إنشاء أنظمة التوثيق الموحدة (UDS) - مجموعة من النماذج الموحدة المترابطة من المستندات التي توفر تمثيلًا موثقًا البيانات في أنواع معينة من الأنشطة الاقتصادية ووسائل إدارتها وتنظيمها وسائل التعليمعلى تطويرها وتطبيقها.

يوجد حاليًا ثمانية دولارات أمريكية قيد التشغيل:

النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية؛

النظام الموحد للوثائق المصرفية؛

نظام موحد للوثائق المالية والمحاسبية والإبلاغية لمؤسسات ومنظمات الميزانية؛

النظام الموحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي؛

النظام الموحد للمحاسبة والإبلاغ عن الوثائق المحاسبية للمؤسسات ؛

نظام توثيق العمل الموحد؛

نظام التوثيق الموحد لصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي؛

النظام الموحد لتوثيق التجارة الخارجية.

وفي الوقت نفسه، يجري تطوير مصنفات المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية لضمان المعالجة الآلية للبيانات الموجودة بالدولار الأمريكي. مصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية هي وثائق معيارية تحتوي على مجموعة منهجية من أسماء الأشياء المقدمة كمجموعات تصنيف والرموز المخصصة لها.

يوجد حاليًا 37 مصنفًا لعموم روسيا وكل الاتحاد يواصلون العمل. اعتمادًا على مجال التطبيق، يتم تقسيم المصنفات إلى مصنفات روسية وصناعية ومؤسساتية.

من حيث المحتوى، تنقسم المصنفات إلى ثلاث مجموعات:

1. مصنفات المعلومات حول وثائق الإدارة والمهام التي تم حلها الأنظمة الآليةالإدارة وأنواع الأنشطة والمؤشرات الاقتصادية والاجتماعية - مصنف المعايير لعموم روسيا (OKS) ومصنف العملات الروسي بالكامل (OKV) ومصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) وما إلى ذلك.

2. مصنف المعلومات حول الهياكل التنظيمية، مصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات (OKPO)، مصنف عموم روسيا لقطاعات الاقتصاد الوطني (OKONKH)، مصنف هيئات عموم روسيا سلطة الدولةوالإدارة (OKOGU)، وما إلى ذلك.

3. مصنفات المعلومات حول السكان والموظفين - المصنف الروسي للتخصصات في التعليم (OKSO)، المصنف الروسي للمهن العمالية ومناصب الموظفين و فئات التعريفة(أوكبدتر)، الخ.

على سبيل المثال، يحتوي OKUD على معلومات حول أنظمة التوثيق الموحدة ونماذج المستندات المسموح باستخدامها. يتكون الرمز من سبعة أرقام ويتم إدخاله وفقًا لـ GOST R 6.30- "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات" في أشكال موحدةوثائق.

تم نشر الوثيقة المشتركة بين القطاعات الأكثر اكتمالا بشأن تنظيم دعم التوثيق للإدارة في عام 1990.

نظام الدولةدعم التوثيق للإدارة - GSDOU.

GSDO هي مجموعة من المبادئ والقواعد التأسيسية متطلبات موحدةلتوثيق الأنشطة الإدارية وتنظيم العمل مع الوثائق في الهيئات الحكومية والمؤسسات (الجمعيات) والمؤسسات والمنظمات العامة.

يتم تنفيذ أحكام المؤسسة التعليمية لموازنة الدولة في ممارسة دعم التوثيق من خلال تطوير معايير الصناعة، وتعليمات الوزارات والإدارات بشأن حفظ السجلات، والتعليمات المختلفة.

مثال على هذه الوثائق هو التعليمات التي تم تطبيقها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536 "بشأن التعليمات القياسية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية" (مسجلة لدى وزارة العدل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي في 27 يناير 2006 رقم 7418) /6/، بالإضافة إلى تعليمات لإدارة المكاتب، تم تطويرها مباشرة في المنظمة.

يتم تنظيم العمليات المحددة لتكنولوجيا العمل المكتبي وطرق تنظيم خدمة دعم التوثيق للإدارة (DOU) من خلال وثائق عمل المنظمة - أمر بشأن تنظيم العمل المكتبي، أمر بشأن تصنيف المعلومات على أنها سرية، تعليمات بشأن العمل المكتبي ، الوصف الوظيفي، الخ.

2. الوثيقة 3.1. متطلبات المستندات المستندات هي مصادر وناقلات للمعلومات. إنها بمثابة الأساس لصنع القرار والعمل المرجعي والمعلوماتي، ولها قوة قانونية، وهي أدلة. يعتبر التاريخ الوثيقة كمصدر تاريخي. في الأنشطة الإدارية، تعتبر الوثيقة موضوع العمل ونتيجة العمل.

كلمة "مستند" تأتي من برهان "documentum" اللاتيني. وفي بداية القرن العشرين، اعتبرت الوثيقة بمثابة “ورقة عمل تكون بمثابة دليل على شيء ما، وتؤكد الحق في شيء ما” /16/. حاليا، تعتبر الوثيقة في المقام الأول بمثابة الناقل للمعلومات. وفقًا لقاموس أكسفورد، "المستند هو نص أو صورة لها قيمة إعلامية"، ووفقًا لـ GOST R 51141-98، "المستند عبارة عن معلومات مسجلة على وسيط ملموس مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها"/7 /.

يمكن استلام الوثيقة طرق مختلفة: من خلال الكتابة أو الرسم أو الرسومات أو التصوير الفوتوغرافي أو تسجيل الصوت أو الفيديو. وبعد تسجيل (عرض) المعلومات، فإنه يضمن بذلك حفظها وتراكمها، وإمكانية نقلها إلى شخص آخر، وتكرار استخدامها، والعودة إلى المعلومات مع مرور الوقت.

يتطلب اتخاذ القرار الصحيح معلومات كاملة وسريعة وموثوقة. هذا المتطلبات العامةإلى الوثيقة كمصدر للمعلومات.

يتميز اكتمال المعلومات بحجمها الذي يجب أن يكون كافياً لاتخاذ القرار.

يجب أن تكون المعلومات سريعة، أي. بحيث لا يتغير الوضع أثناء نقله ومعالجته.

يتم تحديد موثوقية المعلومات من خلال درجة توافق محتواها مع الوضع الموضوعي للأمور.

بالإضافة إلى ذلك، على مكان العملبالنسبة للمدير أو المؤدي، يجب تقديم المعلومات بشكل يسهل إدراكها ومعالجتها. في الشركات الكبيرة، يتم تقديم المعلومات التي يتلقاها المدير، كقاعدة عامة، الأكثر أهمية وإلحاحا، في شكل مكثف.

ينبغي الحكم على كل وثيقة في المقام الأول على أساس المعلومات التي تحتوي عليها. يحدد القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" أن "توثيق المعلومات هو المتطلبات المسبقةإدراج المعلومات في مصادر المعلومات.

ويتم توثيق المعلومات بالطريقة التي تحددها الجهات الحكومية المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي وتوحيد المستندات..."

إنها الوثائق، أي. تعد المعلومات المسجلة على وسيلة ملموسة لها قوة قانونية بمثابة الدليل الرئيسي على حقيقة معينة عند حل النزاعات الاقتصادية مع شركاء الأعمال في محكمة التحكيم أو النزاعات العمالية مع موظفي المؤسسة في محكمة شعبية.

لكي تتمتع الوثيقة بالقوة القانونية، يجب أن تستوفي المتطلبات التالية:

لا تتعارض مع قوانين الدولة؛

أن يكون ضمن صلاحيات الجهة التي أصدرته؛

يجب أن يتوافق شكل الوثيقة مع معايير الدولة.

ما هو عدد الخسائر التي تتكبدها المؤسسات بسبب المستندات التي تم إعدادها بشكل غير صحيح عن طريق الخطأ أو عن قصد؟ يمكن أن يؤدي الخلل في تخزين المستندات إلى خطر فقدان معلومات قيمة، مما قد يؤثر سلبًا على أنشطة المؤسسة.

تعتبر الأخطاء في الاحتفاظ بوثائق الموظفين التي تسجل علاقات عمل الموظف مع المؤسسة وتؤكد راتبه ومدة خدمته بمثابة انتهاك للمتطلبات قانون العملالاتحاد الروسي ويمكن أن يسبب خسائر مادية للموظفين (على سبيل المثال، في حالة الحساب غير الصحيح للمعاشات التقاعدية) أو المؤسسة نفسها عندما تقرر المحكمة تعويض الموظف عن الأضرار الناجمة عن الفصل غير العادل، في رأيه.

وبالتالي، فإن معرفة القواعد الحديثة لإعداد المستندات وتنظيم العمل المكتبي ستساعدك على العمل دون صراعات خارجية (مع الوكالات الحكومية والشركاء) والداخلية (مع المرؤوسين)، مع التركيز على حل مشاكل الإنتاج والأنشطة الاقتصادية.

3.2. تصنيف الوثائق وفقا لـ GSDO، يتم تصنيف الوثائق وفقا لعدد من المعايير.

1) حسب طريقة تسجيل المعلومات، يتم تقسيم المستندات إلى مستندات مكتوبة، ورسومية، وصورية، وأفلام، وفيديو، وصوتية.

تشمل المكتوبة (أو المطبوعة بخط اليد) جميع المستندات التي تم إنشاؤها بواسطة الكتابة اليدوية أو الآلة الكاتبة، بالإضافة إلى تلك التي تم إنتاجها على الكمبيوتر وآلات النسخ والطباعة.

تشمل المستندات الرسومية الرسومات والرسوم البيانية والخرائط والرسومات والمخططات والخطط. يتم تسجيل مستندات الصور والأفلام والفيديو باستخدام معدات خاصة على وسائط خاصة. إنها تسمح لك بالتقاط الأشياء والظواهر التي يصعب أو يستحيل التقاطها بوسائل أخرى.

تتيح الوثائق الصوتية إمكانية تسجيل ونقل المعلومات الصوتية بدقة، وتستخدم على نطاق واسع في عمل السكرتير عند تسجيل الاجتماعات والمؤتمرات والاجتماعات وما إلى ذلك.

ح) يتم تمييز عدد كبير من الوثائق بالاسم. هذه هي الأوامر واللوائح والبروتوكولات والتعليمات والتعليمات والرسائل والبيانات وما إلى ذلك.

4) حسب نوع المستندات، هناك معايير وتقريبية وفردية واستنسل.

يتم تطوير الوثائق القياسية مسبقًا من قبل السلطات العليا للمنظمات التابعة ذات الوظائف المتجانسة وتكون إلزامية.

يتم أيضًا تطوير المستندات النموذجية من قبل السلطات العليا للمؤسسات في أنظمتها، ولكنها ذات طبيعة تقريبية وتوصية.

يتم تطوير الوثائق الفردية منظمات محددةللاستخدام الداخلي.

يتم إنتاج مستندات الشاشة باستخدام إحدى طرق الطباعة، مع طباعة الجزء الثابت من نص المستند على آلات الطباعة، مع ترك مساحات فارغة للمعلومات المتغيرة. توفر مثل هذه المستندات الوقت في إعدادها وتزيد من الثقافة العامة ومعرفة القراءة والكتابة بالوثائق.

5) يتم التمييز حسب درجة التعقيد بين المستندات البسيطة التي تحتوي على سؤال واحد والوثائق المعقدة التي تحتوي على عدة أسئلة. يفضل استخدام المستندات البسيطة، لأنها أسهل في المعالجة والتحكم في التنفيذ والبحث والتخزين.

6) بناءً على مكان الإعداد يتم تصنيف المستندات إلى داخلية وخارجية. داخلي - وثائق تم إعدادها لحل مشاكلهم الداخلية وعدم تجاوز المنظمة. الخارجية - المراسلات الواردة والصادرة للمؤسسة.

7) حسب مواعيد التنفيذ تنقسم المستندات إلى عاجلة وغير عاجلة. مؤشر هذه السمة هو الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة، التي يحددها القانون والأفعال القانونية ذات الصلة، وكذلك البرقيات والرسائل الهاتفية والوثائق التي تحمل علامة "عاجل". يتم تنفيذ كافة المستندات الأخرى ضمن المواعيد النهائية التي تحددها الإدارة وتعتبر غير عاجلة.

8) حسب الأصل يمكن أن تكون المستندات رسمية وشخصية رسميًا (مسجلة). تشمل المجموعة الأولى تلك التي تم إنشاؤها في المؤسسات والمنظمات والمؤسسات بشأن قضايا أنشطتها، وتتعلق المجموعة الثانية بأفراد محددين، أي. مسجلة (بيانات، رسائل، شكاوى، إلخ.) 9) حسب درجة الدعاية، يتم التمييز بين المستندات العادية والسرية وللاستخدام الرسمي (DSP). يتم تمييز المستندات السرية ومستندات DSP بختم يقيد الوصول إلى المستند. يعني الختم أن دائرة محددة بدقة من الأشخاص يمكنها التعرف على هذه الوثيقة. أما الكشف عن معلومات من وثائق مصنفة على أنها سرية، وكذلك فقدانها، فيخضع مرتكبوها للمساءلة.

10) يميزون حسب قوتهم القانونية بين المستندات الحقيقية والمزورة.

تعتبر المستندات أصلية إذا تم إصدارها وفقًا للإجراءات التي يحددها القانون ومع مراعاة جميع القواعد؛ أما المستندات المزورة التي لا يتوافق تصميمها أو محتواها مع الحقيقة.

وتنقسم المستندات الأصلية بدورها إلى صالحة وغير صالحة. تصبح الوثيقة غير صالحة إذا فقدت القوة القانونية لأي سبب من الأسباب (على سبيل المثال، انتهاء التوكيل).

11) حسب الغرض منها (مراحل الإنشاء) تنقسم المستندات إلى أصول (أصول) ونسخ.

الأصل هو مستند أصلي يحتوي على معلومات أصلية ويتم تنفيذه بشكل صحيح. كقاعدة عامة، يسبق إنشاء الوثيقة مرحلة المسودة - وثيقة في طبعة أولية.

النسخة هي نسخة طبق الأصل من تفاصيل الأصل، في الزاوية اليمنى من الحقل العلوي الذي تم إضافة كلمة "نسخة" إليه. النسخة ليس لها قوة قانونية. ولإضفاء القوة القانونية على النسخة، يتم التصديق عليها وفقًا لذلك. من الضروري التمييز بين أنواع النسخ مثل المستخرجة والمكررة. المستخرج من المستند هو نسخة من جزء من المستند، والنسخة المكررة هي نسخة ثانية من مستند صدر بسبب فقدان الأصل، على سبيل المثال. النسخة والأصل لهما نفس القوة القانونية.

12) بناءً على فترات التخزين، يتم تقسيم المستندات إلى ثلاث مجموعات رئيسية: التخزين الدائم، وفترة التخزين المؤقتة لمدة 10 سنوات وفترة التخزين المؤقتة حتى 10 سنوات.

على المؤسسات المختلفةوفي المؤسسات، تكوين وعدد الوثائق التي تم إنشاؤها ليست هي نفسها ويتم تحديدها من خلال:

نطاق القضايا التي تم حلها في عملية النشاط؛

نطاق وطبيعة الاختصاص؛

إجراءات حل المشكلات (على أساس وحدة القيادة أو الزمالة)؛

حجم وطبيعة العلاقات مع الكيانات الأخرى.

العلاقات بين أقسام المؤسسة والمؤسسات والمنظمات الفردية مستقرة ومنظمة من قبل مختلف القواعد القانونيةونتيجة لذلك فإن جميع تدفقات المعلومات لها طابع "مبرمج" مستقر.

نتيجة لاستقرار وظائف المنظمة هو القيد الموضوعي للمهام التي تحلها. يمكن وصف هذه الوظائف وتصنيفها وتنظيمها. وبالتالي، فإن نطاق القضايا التي يتم إنشاء وثائق الإدارة عليها مستقر تمامًا، مما يعكس النشاط الوظيفيالمنظمات.

دعونا نفكر في تأثير اتصالات المعلومات الخاصة بالمؤسسة على حجم ونطاق وثائقها. ويبين الشكل 1 الهيكل المبسط للمؤسسة التجارية واتصالاتها المعلوماتية الداخلية والخارجية.

الشركات الموردة مجلس المؤسسين الشركات المديرين التنفيذيين مجلس المؤسسين المؤسسات العامة المدير التنفيذيسكرتير مدير المشترين الإنتاج الضريبي قسم المحاسبة قسم التفتيش قسم المحاسبة قسم شؤون الموظفين المصرفيين الإنتاج المؤسسات الحكومية الشكل. 1. الهيكل المبسط للمؤسسة وروابط المعلومات الخاصة بها يتم تسجيل الأنشطة الجماعية لمجلس الإدارة (المؤسسين) في المحاضر، ويتم تسجيل الأنشطة الإدارية للمدير في الأوامر والتعليمات المتعلقة بالأنشطة الرئيسية والموظفين. بالإضافة إلى ذلك، تخطط إدارة المؤسسة للأنشطة المالية والاقتصادية، وهو ما ينعكس في وثائق التخطيط. بعد الانتهاء من مراحل معينة من العمل أو بعد الموعد النهائي للتقويم، يتم إعداد وثائق التقارير.

يتعامل قسم الموارد البشرية (أو مدير الموارد البشرية) مع اختيار الموظفين، وتطوير الموظفين، والحوافز، وإصدار الشهادات، وإعادة تدريب الموظفين. وفقًا لهذا النشاط، تقوم الخدمة بإعداد اللوائح والتعليمات والطلبات ومشاريع الأوامر وتتعامل مع إعداد المستندات الأخرى للموظفين. في بعض الأحيان يتم تنفيذ هذه الوظائف من قبل السكرتير.

تنعكس الأنشطة الإنتاجية والاقتصادية التي تقوم بها إدارة الإنتاج في الاتفاقيات والعقود والمراسلات التجارية وغيرها.

تقوم المحاسبة بإعداد المستندات المالية والمحاسبية (الميزانية العمومية، تقارير سنوية، أعمال التدقيق والمخزون، الخطط والتقديرات والحسابات والدفاتر النقدية، وما إلى ذلك).

من الحكومة و المنظمات البلديةقد تتلقى المؤسسة وثائق تنظم مختلف قضايا أنشطتها (الضرائب والأمن بيئةوما إلى ذلك وهلم جرا.). تشكل هذه الوثائق مجموعة منفصلة - الوثائق التنظيمية للسلطات العليا.

بالإضافة إلى ذلك، يكتب موظفو المؤسسة، إذا لزم الأمر، البيانات والسير الذاتية وإيصالات الإصدار والتوكيلات الشخصية، أي.

إعداد الوثائق الرسمية والشخصية.

تتعلق جميع المستندات المدرجة بالوثائق التنظيمية والإدارية (ORD). الاستثناء هو المستندات المالية والمحاسبية التي لها ميزات محددة للإعداد والمعالجة.

اعتمادًا على الهدف (ملف تعريف المؤسسة) والذاتية (متطلبات رئيس المؤسسة وشركاء الأعمال) قد تسود العوامل في أي مجموعة من المستندات أو تكون غير مهمة.

وبالتالي، يمكن تقسيم جميع المستندات التي تم إنشاؤها في مؤسسة أو مؤسسة إلى المجموعات التالية /14/:

1) نظام الوثائق التأسيسية؛

2) نظام الوثائق التنظيمية؛

3) نظام الوثائق الإدارية؛

4) نظام الوثائق للموظفين؛

5) نظام الوثائق المالية والمحاسبية؛

6) نظام الوثائق المرجعية والمعلومات؛

7) نظام وثائق التخطيط.

8) نظام وثائق الإبلاغ؛

9) نظام الوثائق الرسمية والشخصية.

أدناه سنلقي نظرة على قواعد إعداد المستندات المستخدمة في كل مؤسسة تقريبًا، بغض النظر عن تفاصيلها.

3.3. القواعد العامة لتنسيق المستندات المستندات هي جزء لا يتجزأصورة المؤسسة، لها بطاقة العمل. تصميم حديث للشكل بنفسك نمط النموذجيعد الورق عالي الجودة ومجموعة كاملة من المعلومات حول الشركة وموقعها الصحيح على قطعة من الورق أمرًا مهمًا بشكل خاص لإحداث تأثير إيجابي على شريك الأعمال. يتم إنتاج النماذج عن طريق الطباعة أو الاستخدام كمبيوتر شخصي. الاستثناء هو أشكال المنظمات التي تحمل صورة شعار الدولة للاتحاد الروسي أو شعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، وهي عبارة عن منتجات مطبوعة تخضع للمحاسبة.

يتم تنظيم إعداد ومعالجة الوثائق وتوثيق أنشطة المنظمات والإدارات من خلال القوانين التشريعية والمعيارية والمنهجية. يجب أن تكون الوثيقة واقعية وتحتوي على مقترحات وتعليمات محددة.

يضمن الالتزام بالقواعد الموحدة لإعداد المستندات ما يلي:

1) القوة القانونية للوثائق؛

2) إعداد وتنفيذ الوثائق بشكل سريع وعالي الجودة؛

3) التنظيم بحث سريعوثائق.

في العمل المكتبي، هناك متطلبات وقواعد موحدة لإعداد المستندات، والتي تم تحديدها بواسطة GOST R 6.30-2003.

يحدد المعيار تنسيقين رئيسيين لنماذج المستندات - A4 (210*297 ملم) وA5 (148*210 ملم). يتم إعداد معظم مستندات الشركة على نماذج A4. بالنسبة للرسائل الصغيرة والشهادات، يتم استخدام نماذج بتنسيق A5. يتم استخدام نماذج التنسيق AZ (297* مم) بشكل أقل تكرارًا، وهي مخصصة لخطط الأعمال والتقارير المحاسبية والرسوم البيانية وA - للمراجع /8/.

يجب أن تحتوي جميع المستندات على حقول. المحدد بالمعيار الحد الأدنى لحجمالهوامش بالملليمتر:

يسار - يمين - أعلى - أسفل - لتسهيل حفظ المستندات، يبلغ حجم الهامش الأيسر الموصى به 30 ملم.

ونتيجة لقرون من التطور في أسلوب العمل الرسمي، تم تطوير مثل هذه الوسائل اللغوية وطرق التعبير عن المحتوى.

والتي تسمح لك بتسجيل معلومات الإدارة بشكل أكثر فعالية. تفاصيل أسلوب العمليتم التعبير عنها بسمات أسلوبية معينة تميزها عن الأساليب الوظيفية الأخرى للغة (الأدبية والعلمية والعامية) وتجعلها الأداة الأكثر ملاءمة علاقات عمل.

الملامح الرئيسية لأسلوب العمل:

لهجة العرض المحايدة.

دقة ووضوح العرض.

إيجاز النص.

تعتبر نغمة العرض المحايدة هي القاعدة في الاتصالات التجارية الرسمية.

المعلومات الإدارية رسمية بطبيعتها، مما يدل على ذلك أساس العملتؤكد العلاقة بين المؤلف والمرسل إليه على طبيعتها غير الشخصية ووجود مسافة معينة بينهما. بالإضافة إلى ذلك، يعمل المشاركون في الاتصالات التجارية نيابة عن المؤسسات والمنظمات والمؤسسات، أي. نيابة عن الكيانات القانونية.

ولهذا السبب، ينبغي تقليل العنصر الشخصي والذاتي في النصوص إلى الحد الأدنى. يتم استبعاد الكلمات التي لها دلالة عاطفية (الكلمات ذات اللواحق التصغيرية والعاطفية، والمداخلات، وما إلى ذلك) من لغة المستندات.

تفترض دقة العرض فهمًا لا لبس فيه لمحتوى الوثيقة، وإزالة الغموض وضمان كفاية تصور النص من قبل مؤلف الوثيقة والمرسل إليه.

يتم تحقيق دقة العرض من خلال استخدام المفردات المصطلحية، واستخدام العبارات الثابتة - صيغ اللغة، وغياب الكلمات والتعبيرات المجازية، والتوافق المحدود للكلمات، وما إلى ذلك. يتم تحديد وضوح النص من خلال صحة البنية التركيبية النص، وغياب الأخطاء المنطقية، ووضوح الصياغة.

يتم تحقيق العرض المقتضب للنص من خلال الاستخدام الاقتصادي للوسائل اللغوية، باستثناء تكرار الكلام.

تتكون كل وثيقة من عناصرها المكونة الفردية، والتي تسمى التفاصيل (التوقيع، الختم، النص، وما إلى ذلك). في البداية، كانت كلمة "متطلبات" مشتقة من الكلمة اللاتينية "requisitum" (الحاجة)، وكانت تعني مجموعة من العناصر الشكلية للوثيقة، والتي يؤدي غيابها إلى حرمانها من القوة القانونية، ثم أصبحت تعني جميع عناصر الوثيقة.

تشكل مجموعة التفاصيل الموجودة في المستند بطريقة معينة شكله. يسمى النموذج الخاص بنوع معين من المستندات بالنموذج القياسي.

يتم تطوير نموذج نموذجي عند إنشاء نظام التوثيق ويمثل نموذجًا رسوميًا أو رسمًا تخطيطيًا لبناء المستند. يقوم بتعيين التنسيقات وأحجام الحقول وموقع التفاصيل.

يحدد GOST R 6.30-2003 الحد الأقصى لمجموعة التفاصيل لأي من وثائق الإدارة وموقعها على الورق. تم تثبيت ما مجموعه 30 تفاصيل. نظرًا لأن بعضها متنافي وبعض التفاصيل تعتمد على نوع المستند، فسيكون هناك عدد أقل بكثير منها في مستند معين.

تم تحديد التفاصيل التالية:

01 - الشعار الوطنيالاتحاد الروسي؛

02 - شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي؛

03 - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)؛

04 - رمز المنظمة؛

05 - الحالة الرئيسية رقم التسجيل(OGRN) لكيان قانوني؛

06 - رقم تعريف دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل (TIN/KPP)؛

07 - رمز نموذج الوثيقة؛

08 - اسم المنظمة.

09 – معلومات مرجعية عن المنظمة؛

10 - اسم نوع الوثيقة؛

11 - تاريخ الوثيقة؛

12 - رقم تسجيل الوثيقة؛

14 - مكان تجميع أو نشر الوثيقة؛

15 - المرسل إليه.

16 - ختم الموافقة على الوثيقة.

17 - القرار؛

18 - عنوان النص.

19 - علامة التحكم.

20 - نص الوثيقة؛

21 - علامة حول وجود التطبيق؛

22 - التوقيع؛

23 - ختم الموافقة على الوثيقة.

24 - الموافقة على وثيقة التأشيرة.

25 - طبعة الختم؛

26 - علامة على التصديق على النسخة؛

27 - علامة على المؤدي.

28 - وضع علامة على تنفيذ الوثيقة وإرسالها إلى الملف؛

29 - علامة على استلام الوثيقة من قبل المنظمة؛

30 - معرف نسخة إلكترونيةوثيقة.

يظهر موقع التفاصيل على ورقة قياسية وأحجام الحقول المخصصة لها في الشكل 2 والشكل 3.

20 73 88 01 02 03 16 08 09 10 04 05 06 11 12 18 21 22 23 24 28 30 الشكل 2. موقع التفاصيل على نموذج الزاوية بتنسيق A4 20 01 02 03 16 17 01 73 08 09 04 05 0 6 11 12 13 18 18 20 21 22 22 24 40 28 30 الشكل. 3. موقع التفاصيل على تنسيق A4 للشكل الطولي المتطلب 01 - شعار الدولة للاتحاد الروسي يتم وضع شعار الدولة على نماذج وثائق هيئات ومؤسسات الدولة وفقًا للقانون الدستوري الاتحادي الصادر في 25 ديسمبر 2000 " "على شعار الدولة للاتحاد الروسي". لا يمكن إنتاج النماذج التي تحمل صورة شعار النبالة للاتحاد الروسي إلا عن طريق الطباعة بالطريقة المنصوص عليها في مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 27 ديسمبر 1995 "بشأن تبسيط إنتاج واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والأشكال مع استنساخ شعار دولة الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة بالمرسوم المؤرخ 08.06.2001 رقم 450). يتم وضع شعار دولة الاتحاد الروسي على وثائق الوزارات والإدارات والهيئات الحكومية: المحاكم والمدعين العامين والهيئات الحكومية العليا، وما إلى ذلك.

الدعائم 02 - شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي سيتم وضع شعار النبالة للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي على نماذج المستندات وفقًا للقوانين القانونية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي. في هذه الحالة، يُنصح بالإشارة في الوثيقة إلى اسم الدولة - "الاتحاد الروسي".

في نماذج المستندات، يمكن أيضًا إعادة إنتاج صور (شعار النبالة) للأقاليم والأقاليم المعتمدة بالترتيب المحدد. المستوطناتالدعائم 03 - شعار المنظمة أو العلامة التجارية شعار المؤسسة هو صورة رسومية رمزية. كقاعدة عامة، يتم استخدام العلامة التجارية كشعار. لا يجوز استبدال اسم المنشأة أو المؤسسة بشارة. يتم وضع الشعار وفقًا للميثاق (لوائح المنظمة) على مستوى اسم المنظمة أو في الحقل العلوي من الوثيقة. يجب أن تكون الشارة مسجلة ويجب ألا تظهر على أي مستند ما لم تحصل المنظمة على إذن رسمي. كما لا يتم إعادة إنتاج الشارة عند وضع شعارات النبالة على ترويسة المنظمة.

المتطلب 04 - رمز المنظمة جميع المؤسسات المسجلة لديها رمز وفقًا لمصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات (OKPO). إنه نوع من التأكيد على اختصاص المنظمة - مؤلف الوثيقة.

المتطلب 05 - رقم تسجيل الدولة الرئيسي للكيان القانوني يتم لصق رقم تسجيل الدولة الرئيسي (OGRN) للكيان القانوني وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.

المتطلب 06 - رقم تعريف دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل (TIN/KPP) يتم إدخال رقم تعريف دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل (TIN/KPP) وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.

المتطلب 07 - رمز نموذج الوثيقة لأغراض توحيد وتوحيد الوثائق التنظيمية والإدارية، يوجد مصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD)، الذي يحدد تصنيف أشكال محددة من الوثائق. يتم لصق رمز OKUD فقط على المستندات الموحدة، والتي يتم تضمين اسم نماذجها في مصنف وثائق الإدارة. على سبيل المثال، 0222152 - جدول التوظيف، 0276030 - جدول الإجازات، إلخ.

المتطلب 08 - اسم المنظمة يجب أن يتطابق اسم المنظمة التي هي مؤلفة الوثيقة مع الاسم المنصوص عليه في الوثائق التأسيسية.

فوق اسم المنظمة، حدد الاسم المختصر، وفي حالة عدم وجوده - الاسم الكامل للمنظمة الأم (إن وجد).

يتم إعطاء كل هذه الأسماء في الحالة الاسمية. يتم إعطاء الاسم المختصر للمنظمة في الحالات التي يكون فيها منصوصًا عليه في الوثائق التأسيسية للمنظمة. يوضع الاسم المختصر (بين قوسين) أسفل أو بعد الاسم الكامل، على سبيل المثال:

وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي ميزانية الدولة الفيدرالية المؤسسة التعليمية للتعليم المهني العالي "جامعة ولاية سانت بطرسبرغ للسينما والتلفزيون"

(SPbGUKiT) تتم طباعة أسماء منظمات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي التي لديها لغة وطنية، إلى جانب اللغة الروسية كلغة دولة، بلغتين.

يوجد اسم المنظمة بلغة الدولة لموضوع الاتحاد الروسي أو بلغة أخرى أسفل الاسم باللغة الروسية أو على يمينه.

اسم الفرع، المكتب التمثيلي، المكتب الإقليمي، الوحدة الهيكليةتتم الإشارة إلى المنظمات إذا كانت هي مؤلفة الوثيقة ويتم وضعها أسفل اسم المنظمة.

التفاصيل 09 - معلومات مرجعية عن المنظمة يشار إلى هذه التفاصيل بالحروف فقط. البيانات المرجعية الإلزامية هي العنوان البريديوأرقام الهواتف (العنوان القانوني). وفقا لتقدير المنظمة، قد يتم الإشارة إلى بيانات مرجعية إضافية - أرقام الفاكس، العنوان بريد إلكترونيوإلخ. التفاصيل المصرفيةتكون ضرورية فقط على الرسائل ذات الترويسة المتعلقة بالتسوية والمعاملات النقدية، على سبيل المثال، خطابات الضمان.

يتم تنفيذ العنوان البريدي وفقا لمتطلبات اللوائح البريدية لوزارة الاتصالات، أي. يشار إلى الشارع ورقم المنزل والمدينة والرمز البريدي.

السمة 10 - اسم نوع المستند هذه الدعائمهي واحدة من أهمها لأنها تسمح لنا بالحكم على الغرض من هذه الوثيقةيحدد تكوين التفاصيل وبنية النص. يتم تنظيم اسم نوع المستند بواسطة الميثاق (لوائح المنظمة) ويتم لصقه على جميع المستندات باستثناء الرسائل.

الاستثناء هو خطاب الضمان، والذي يشير إلى اسم المستند. يجب أن يتوافق اسم نوع المستند مع أنواع المستندات التي توفرها OKUD (الفئة 0200000).

تتم طباعة اسم نوع المستند بأحرف كبيرة، على سبيل المثال:

التصرف والنظام.

التفاصيل 11 - تاريخ الوثيقة التاريخ هو أحد التفاصيل الرئيسية للوثيقة التي تضمن قوتها القانونية.

تاريخ الوثيقة هو تاريخ توقيعها أو الموافقة عليها، بالنسبة للبروتوكول - تاريخ الاجتماع (اتخاذ القرار)، بالنسبة للقانون - تاريخ الحدث.

يجب أن يكون للمستندات الصادرة عن منظمتين أو أكثر نفس التاريخ (المفرد).

تاريخ الوثيقة مكتوب بالأرقام العربية بالتسلسل التالي: يوم الشهر، الشهر، السنة. يتم كتابة يوم الشهر والشهر بزوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة؛

السنة - بأربعة أرقام عربية. على سبيل المثال، يجب إدخال التاريخ 12 فبراير 2013 على النحو التالي: 12/02/2013.

يُسمح بتنسيق التاريخ بالتسلسل التالي: السنة والشهر واليوم من الشهر. إنه يتوافق المعايير الدوليةويستخدم عادة في المراسلات الدولية. بالإضافة إلى ذلك، يُسمح باستخدام الطريقة اللفظية الرقمية لتنسيق التاريخ (بدون علامتي الاقتباس)، على سبيل المثال: 12 فبراير 2013.

المتطلب 11- رقم تسجيل الوثيقة رقم التسجيل هو رمزالوثيقة التي يتم بموجبها إدخالها في نظام استرجاع المعلومات الخاص بالمنظمة.

يمكن أن يكون التعيين رقميًا أو أبجديًا أو مدمجًا.

بالنسبة للمستندات الداخلية (الأوامر والبروتوكولات والتعليمات وما إلى ذلك) عادةً ما يكون هذا رقمًا تسلسليًا من بداية العام. في المؤسسات التعليمية، يمكن ترقيم الوثائق الداخلية حسب العام الدراسي، أي: من سبتمبر.

يتكون رقم الرسالة عادةً من الرقم التسلسلي للرسالة نفسها وفقًا لمجلة التسجيل، وفهرس الوحدة الهيكلية (أو المسؤول) التي أعدت الوثيقة، ورقم الحالة التي يتم فيها حفظ نسخة من الوثيقة المرسلة.

على سبيل المثال: رقم 150/22-01، حيث 150 هو الرقم التسلسلي في مجلة التسجيل، 22 هو فهرس الوحدة، 01 هو رقم الحالة. يتم تعيين الأرقام التسلسلية بشكل منفصل للحروف الواردة والصادرة.

يتكون رقم تسجيل الوثيقة التي تم تجميعها بشكل مشترك من قبل العديد من المنظمات من أرقام تسجيل وثيقة كل من هذه المنظمات، مفصولة بشرطة مائلة بالترتيب الذي تمت الإشارة به إلى المؤلفين في الوثيقة.

يتم وضع هذه التفاصيل من حد الهامش الأيسر تحت تفاصيل "تاريخ المستند" و"رقم تسجيل المستند".

المتطلب 14 - مكان تجميع الوثيقة أو نشرها يشار في كل وثيقة إلى مكان التجميع أو النشر، باستثناء الرسالة التي لها عنوان بريدي.

التفاصيل موجودة أسفل تاريخ ورقم تسجيل الوثيقة.

عند تسجيل التفاصيل، يؤخذ في الاعتبار التقسيم الإداري الإقليمي للبلد، على سبيل المثال: "المدينة. بريوزيرسك، منطقة لينينغراد." يجب أن نتذكر أنه قبل الإشارة إلى مدينتي موسكو وسانت بطرسبرغ، وكذلك المدن التي تنتهي أسماؤها بـ "-grad" و"-burg"، الحرف "g". غير مثبت. أسماء المستوطنات الأخرى مسبوقة بالتحديد المختصر للمدينة أو البلدة وما إلى ذلك.

المتطلب 15 - المرسل إليه يمكن أن يكون المرسل إليه منظمات أو أقسامها الهيكلية أو مسؤولين أو أفراد. يشار إلى اسم المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية، والمنصب واللقب للشخص الذي توجه إليه الوثيقة - في حالة الأصل، تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى قبل اللقب، على سبيل المثال:

الشركة المساهمة "Videotekhnika"

المحاسبة أو المدير العام لشركة JSC "Videotekhnika"

في.أ. بيلوف إذا تم إرسال وثيقة إلى عدة منظمات متجانسة أو إلى عدة أقسام هيكلية لمنظمة واحدة، فيجب الإشارة إليها بشكل عام، على سبيل المثال:

إدارات مناطق سانت بطرسبرغ يجب ألا تحتوي الوثيقة على أكثر من أربعة عناوين. لا تتم الإشارة إلى كلمة "COPY" قبل العناوين الثانية والثالثة والرابعة. إذا كان هناك المزيد من المستلمين، فسيتم إنشاء قائمة توزيع المستندات.

إذا لزم الأمر، قد تتضمن تفاصيل "المرسل إليه" عنوانًا بريديًا. تتم الإشارة إلى عناصر العنوان بالتسلسل الذي تحدده القواعد البريدية.

إذا كانت الرسالة موجهة إلى منظمة، فاذكر اسمها، ثم العنوان البريدي، على سبيل المثال:

معهد عموم روسيا للبحث العلمي للتوثيق والأرشفة شارع بروفسويوزنايا، 25، موسكو، إلى العنوان إلى فردقم بالإشارة إلى الاسم الأخير للمستلم والأحرف الأولى منه، ثم العنوان البريدي، على سبيل المثال:

بيجلوف ك.

شارع. سادوفايا، 80، شقة. 4، سانت بطرسبرغ، إذا كانت الرسالة موجهة إلى منظمة علميةأو مؤسسة تعليمية عليا ويكون للمرسل إليه لقب أكاديمي يُشار إليه قبل اللقب، على سبيل المثال:

عميد سانت بطرسبرغ جامعة الدولةالسينما والتليفزيون للأستاذ أ.د. Evmenov يُسمح بتوسيط كل سطر من سمة "المرسل إليه" بالنسبة إلى السطر الأطول.

المتطلب 16 - ختم اعتماد الوثيقة أن تكون الوثيقة معتمدة من مسؤول (مسؤولين) أو وثيقة صادرة خصيصاً. عند اعتماد مستند من قبل مسؤول، يجب أن يتكون ختم الاعتماد من كلمة تمت الموافقة (بدون علامتي الاقتباس)، وعنوان منصب الشخص الذي اعتمد المستند، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة، على سبيل المثال:

تمت الموافقة عليه من قبل مدير JSC Kino

أ.ف. ستيبانوف 20_ يسمح بتوسيط عناصر الدعامة بالنسبة للخط الأطول.

عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.

عند الموافقة على مستند بموجب قرار أو قرار أو أمر أو بروتوكول، يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة (تمت الموافقة عليه، تمت الموافقة عليه، تمت الموافقة عليه) (بدون علامتي الاقتباس)، واسم مستند الموافقة في الحالة الآلية وتاريخه ورقمه، على سبيل المثال:

تمت الموافقة عليه بموجب محضر الاجتماع العام للمساهمين بتاريخ 15 فبراير 2013 رقم. يقع ختم الموافقة في الركن الأيمن العلوي من المستند.

قائمة تقريبية للوثائق الخاضعة للموافقة /12/:

المهام (لتصميم المرافق والهياكل الفنية وبناء رأس المال والتقنية وما إلى ذلك)؛

التعليمات (الرسمية، والعمل المكتبي، والسلامة، ولوائح العمل الداخلية، وما إلى ذلك)؛

المعايير (استهلاك المواد الخام واللوازم والكهرباء وعدد الموظفين وما إلى ذلك)؛

تقارير (عن أنشطة الإنتاج ورحلات العمل والعلمية عمل بحثيأوه)؛

القوائم (وظائف العمال الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة؛

المستندات القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، والتي تشير إلى فترات التخزين، وما إلى ذلك)؛

الخطط (أعمال الإنتاج والبناء والتركيب، وأعمال البحث العلمي، وعمل المجلس العلمي والتقني، وما إلى ذلك)؛

اللوائح (المتعلقة بالتنظيم، والوحدة الهيكلية، والمكافآت، وما إلى ذلك)؛

الأسعار (للعمل، وما إلى ذلك)؛

تقدير التكلفة (لصيانة جهاز الإدارة، واستخدام الأموال من صندوق المؤسسة، لبناء رأس المال، وما إلى ذلك)؛

المعايير (الدولة والصناعة والشروط الفنية)؛

الهيكل والموظفين؛

معدلات الرسوم الجمركية؛

نماذج الوثائق الموحدة؛

الدعائم 17 - القرار يتم كتابة القرار على الوثائق الواردة والداخلية التي تراجعها الإدارة، في الجزء العلوي الأيمن من الوثيقة بين المرسل إليه والنص الموجود على الورقة الأولى من الوثيقة. يتضمن القرار ألقاب المنفذين والأحرف الأولى من أسمائهم ومحتويات الأمر وآخر موعد للتنفيذ والتوقيع والتاريخ، على سبيل المثال:

N. V. موروزوفا، ك. Stepanova يرجى إعداد مسودة اتفاقية مع JSC NORD

بحلول 15.02. التوقيع الشخصي 02.02. إذا كان القرار يشير إلى عدة منفذين، فإن المنفذ الأول المشار إليه في القائمة يكون مسؤولاً عن التنفيذ.

إذا كان من الضروري كتابة القرارات الثانية واللاحقة، فهي موجودة في أي مساحة خالية على الجانب الأمامي من المستند.

يُسمح بكتابة القرار على ورقة منفصلة.

الدعائم 18 - عنوان النص عنوان النص هو ملخص موجز للمعنى الرئيسي لنص الوثيقة. العنوان متوافق نحويًا مع عنوان المستند، على سبيل المثال:

أمر بشأن إعادة تنظيم مؤسسة أو تعليمات وظيفية لمساعد السكرتير في المستندات بتنسيق A5، يُسمح بعدم الإشارة إلى عنوان النص.

التفصيل 19 - علامة المراقبة يتم وضع هذا التفصيل فقط على المستندات التي تمت السيطرة على تنفيذها. تتضمن العلامة الحرف "K" أو كلمة "CONTROL"، مختومة بقلم فلوماستر ملون (قلم رصاص) أو ختم خاص.

يتم وضع العلامة في الزاوية اليمنى العليا من المستند.

المتطلب 20 - نص الوثيقة يتم إعداد نص الوثيقة باللغة الروسية أو اللغة الوطنية وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي بشأن لغات الدولة.

تتم كتابة نصوص الوثائق باللغة الروسية فقط عند إرسالها إلى الهيئات الحكومية الفيدرالية، والهيئات الحكومية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، إلى الشركات التي لا تخضع لولاية لهذا الموضوعالاتحاد الروسي أو الموجودة على أراضي الكيانات الأخرى المكونة للاتحاد الروسي.

يرتبط نص الوثيقة من حيث البنية والصياغة المقبولة والعبارات الثابتة والتركيبات النحوية ارتباطًا مباشرًا بنوع الوثيقة. ومع ذلك، في ممارسة العمل المكتبي، تطورت متطلبات عامة تنطبق على نصوص معظم وثائق الإدارة:

الإيجاز والدقة في عرض المعلومات، والقضاء على الترجمة الفورية المزدوجة؛

الموضوعية بشأن موثوقية المعلومات؛

إعداد وثائق بسيطة، إن أمكن، أي تحتوي على سؤال واحد، لتسهيل وتسريع العمل بها؛

هيكلة نص الوثيقة وتقسيمها إلى أجزاء دلالية مثل المقدمة والإثبات والاستنتاج؛

الاستخدام الواسع النطاق للقوالب والنصوص القياسية عند وصف مواقف الإدارة المتكررة.

يتم تحقيق الإيجاز باستخدام جمل بسيطةباستثناء التكرار والتفاصيل غير الضرورية. يجب ألا تزيد نصوص الرسائل والفاكسات عن صفحة واحدة. إذا كانت الوثيقة تحتوي على أكثر من صفحة نصية، يتم ترقيم الصفحات بدءًا من الثانية. يتم وضع رقم الصفحة في منتصف الحقل العلوي بدون شرطات أو نقاط.

تعتمد دقة عرض جوهر الوثيقة على الاستخدام الصحيح للكلمات والعبارات. عند تجميع المستندات، يجب عليك الرجوع في كثير من الأحيان إلى القواميس (التفسيرية والإملائية والكلمات الأجنبية).

عادة ما يتم تقسيم النصوص الكبيرة إلى أقسام وفقرات وفقرات فرعية باستخدام الأرقام العربية مع النقاط بعدها:

تستخدم خدمات الموارد البشرية على نطاق واسع مستندات نموذج الطلب التي تحتوي على معلومات ثابتة في شكل أسئلة ومساحة لمعلومات الاستجابة المتغيرة، حيث يمكن وضع خيارات الإجابة للاختيار.

تُستخدم نماذج الاستبيان غالبًا في المستندات التسويقية.

تُستخدم النصوص على شكل جداول في وثائق التخطيط والمالية وإعداد التقارير وغيرها من الوثائق. يتم وضع عنوان فوق الجدول يعكس محتوياته. يجب أن تحتوي أعمدة وصفوف الجدول على عناوين يتم التعبير عنها باسم في الحالة الاسمية. إذا تمت طباعة الجدول على أكثر من صفحة، فيجب ترقيم أعمدة الجدول، وفي الصفحات اللاحقة تتم طباعة أرقام الأعمدة فقط. إذا كان هناك عدة جداول، فاكتب فوق الجدول الموجود على اليمين كلمة "جدول" وأشر إلى رقمه التسلسلي (بدون علامة "لا"). يجب أن يحتوي نص المستند على روابط لجميع الجداول الموجودة فيه.

متطلب 21 - وضع علامة على وجود المرفق إذا كانت الوثيقة تحتوي على مرفق محدد في النص، فتوضع علامة على وجود المرفق بشكل مختصر:

التطبيق: 4 لتر. في نسختين.

يتم دائمًا استخدام كلمة الملحق، بغض النظر عن عدد المستندات المرفقة، بصيغة المفرد وتقع بعد النص من حد الهامش الأيسر.

إذا كانت الوثيقة تحتوي على مرفقات غير مسماة في النص، يتم إدراجها مع الإشارة إلى الاسم وعدد الأوراق في كل مرفق وعدد النسخ، على سبيل المثال:

ملحق: 1. شهادة قبول العمل بموجب العقد رقم 1 بتاريخ 18 يناير 2013، 4 صفحات. في نسختين.

2. شهادة قبول العمل بموجب العقد رقم 124 بتاريخ 23/05/2013 بتاريخ ل. في 1 نسخة.

إذا كان مرفق المستند في نسخة واحدة، فلا يتم الإشارة إلى عدد النسخ. إذا كانت الطلبات مرتبطة، فلن يتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

في ملحق الوثيقة الإدارية، في صفحتها الأولى في الزاوية اليمنى العليا، اكتب "ملحق رقم" مع الإشارة إلى اسم الوثيقة الإدارية وتاريخها ورقم تسجيلها، على سبيل المثال:

الملحق رقم لأمر مدير شركة OJSC "Kino" بتاريخ 02.12.2013 لا. إذا تم إرفاق مستند آخر بالوثيقة، والذي يحتوي أيضًا على مرفق، يتم إعداد ملاحظة حول وجود المرفق على النحو التالي:

الملحق: خطاب وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 12 يناير 2013 رقم 02-6/172 وملحقه، إجمالي 20 صفحة.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المحددة في المستند، فسيتم إصدار ملاحظة حول توفره على النحو التالي:

التطبيق: لمدة 5 لتر. في 1 نسخة. إلى العنوان الأول.

ويجوز طباعة كلمة "الملحق" بالأحرف الكبيرة، وكذلك أن يكون في وسط هذا التعبير اسم الوثيقة وتاريخها ورقم تسجيلها بالنسبة لأطول سطر.

التفاصيل 22 - التوقيع تتضمن سمة "التوقيع" ما يلي: عنوان منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند (كامل إذا لم يتم تنفيذ المستند على نموذج، ومختصر للمستند المنفذ على نموذج)؛

توقيع شخصي؛

فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب)، على سبيل المثال:

مدير JSC "Nord" التوقيع الشخصي I.L. سيدوروف أو على النموذج:

التوقيع الشخصي للمدير سيدوروف عند إعداد وثيقة على ورق رسمي، لا يتم الإشارة إلى منصب ذلك الشخص.

عند التوقيع على مستند من قبل عدة مسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم واحداً تلو الآخر بالتسلسل المطابق للمنصب الذي يشغله، على سبيل المثال:

المدير العام التوقيع الشخصي أ.أ.كوتوف رئيس الحساباتالتوقيع الشخصي لـ K. I. Bykov عند التوقيع على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين ذوي المناصب المتساوية، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى، على سبيل المثال:

المدير العام المدير العام لشركة OJSC Kino OJSC Videoservice التوقيع الشخصي G.V. توقيع سيدوروف الشخصي ك. Vasiliev عند التوقيع على وثيقة مشتركة، لا يتم وضع الورقة الأولى على الورق ذي الرأسية.

الوثائق التي أعدتها اللجنة لا تشير إلى مواقف الأشخاص الموقعين على الوثيقة، بل مسؤولياتهم كجزء من اللجنة، على سبيل المثال:

رئيس اللجنة التوقيع الشخصي A. A. Grigoriev أعضاء اللجنة التوقيع الشخصي I. V. Golubev التوقيع الشخصي A.S. توقيع بتروف الشخصي V.O. بيلياكوف يمكن توقيع الوثيقة من قبل مسؤول بالنيابة يشير إلى منصبه الفعلي ولقبه. لا يجوز وضع حرف الجر "من أجل" أو نقش "نائب" بخط اليد أو شرطة مائلة قبل عنوان المنصب.

المتطلب 23 - ختم الموافقة على الوثيقة الموافقة هي دراسة أولية للمسائل الواردة في مسودة الوثيقة. يمكن أن يكون التنسيق خارجيًا وداخليًا. يتم إصدار الموافقة الخارجية بختم الموافقة، والموافقة الداخلية - بالتأشيرة.

يتكون ختم الموافقة على الوثيقة من كلمة "وافق"، ومنصب الشخص الذي تتم الموافقة على الوثيقة معه (بما في ذلك اسم المنظمة)، والتوقيع الشخصي، ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى، واللقب) وتاريخ الموافقة، مثال:

وافق النائب رئيس مجلس إدارة Gosstandart التوقيع الشخصي لـ V. V. Kotov 05.02. إذا تمت الموافقة عن طريق خطاب أو بروتوكول أو ما إلى ذلك، يتم وضع ختم الموافقة على النحو التالي:

متفق عليه محضر اجتماع اللجنة النقابية بتاريخ 21/02/2013 رقم المتطلب 24 - تأشيرات الموافقة على المستندات يتم إصدار الموافقة الداخلية بـ "تأشيرة" تحتوي على توقيع المظهر ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى واللقب) والتاريخ . إذا لزم الأمر، قم بالإشارة إلى موقف حامل التأشيرة، على سبيل المثال:

رئيس القسم القانوني التوقيع الشخصي N.V. جوروخوف 21.02. إذا كانت هناك أي تعليقات، فيمكن وضعها على ورقة منفصلة مع الإشارة إلى "التعليقات مرفقة" عند الموافقة عليها.

يتم لصق التأشيرات على الورقة الأخيرة من النسخة الأولى من الوثيقة الإدارية، في المستندات الصادرة - على الورقة الأخيرة من النسخة التي ستبقى لدى المنظمة.

ويجوز، حسب تقدير المنظمة، التصديق على الوثيقة ومرفقاتها صفحة بصفحة.

متطلب 25 بصمة الختم بصمة الختم تشهد على صحة توقيع الموظف على المستندات المنصوص عليها في نظام خاص يشهد على حقوق الأشخاص الذين يسجلون الوقائع المتعلقة بالأصول المالية.

يتم وضع الختم بطريقة تجعله يلتقط جزءًا من المسمى الوظيفي للشخص الذي قام بالتوقيع على المستند، وجزءًا من توقيعه الشخصي ويمكن قراءته بوضوح.

الوثائق مصدقة بختم المنظمة. في المنظمات الحكوميةويستخدم الختم الرسمي لهذا الغرض؛ وتستخدم المنظمات غير الحكومية ختم الشركة، وهو ما يعادل الختم الرسمي.

قائمة تقريبية للوثائق المصدقة بالختم الرسمي (أو ختم المنظمة) /12/:

ACTS (قبول الأشياء المكتملة، والمعدات، والعمل المنجز، والشطب، والفحص، وما إلى ذلك)؛

التوكيلات (لاستلام المخزون، وإجراء الأعمال، وما إلى ذلك)؛

العقود (حوالي المسؤولية الماليةواللوازم والعقود والإيجار والعمل وما إلى ذلك)؛

المهام (للتصميم، وبناء رأس المال، والتقنية، وما إلى ذلك)؛

التطبيقات (للمعدات والاختراعات وما إلى ذلك)؛

الطلبات (للحصول على خطاب اعتماد، رفض القبول، وما إلى ذلك)؛

استنتاجات ومراجعات المنظمات بشأن الأطروحات والملخصات.

كلمات التنفيذ؛

شهادات السفر؛

عينات من أختام وتوقيعات الموظفين الذين يحق لهم ممارسة الأنشطة المالية والاقتصادية؛

التقديمات والالتماسات (لمنح أوامر وميداليات الاتحاد الروسي) ؛

الرسائل (ضمان أداء العمل والخدمات وما إلى ذلك)؛

الطلبات (الخدمات المصرفية، الميزانية، الدفع، وما إلى ذلك)؛

اللوائح (بشأن الوزارات والإدارات)؛

البروتوكولات (الموافقات، وخطط التوريد، وما إلى ذلك)؛

السجلات (الشيكات، أوامر الميزانية)؛

تقديرية (تكاليف صيانة جهاز الإدارة، وتقدير التكاليف بموجب العقد، وبناء رأس المال)؛

الشهادات (على الأجور المتراكمة، ودفع مبالغ التأمين، واستخدام مخصصات الميزانية، وما إلى ذلك)؛

جدول الموظفين والتغييرات عليه.

التفاصيل 26 - وضع علامة على التصديق على النسخة عند التصديق على أن نسخة من مستند تتوافق مع الأصل، أسفل تفاصيل "التوقيع"، ضع نقش التصديق "صحيح"، موقف الشخص الذي صدق على النسخة، توقيع شخصي ونسخة من التوقيع (الأحرف الأولى واللقب) وتاريخ التصديق، على سبيل المثال:

التوقيع الشخصي للأمين الحقيقي أ.س. سيرجيفا 22.02. يُسمح بالتصديق على نسخة من الوثيقة بختم يتم تحديده وفقًا لتقدير المنظمة.

متطلب 27 - وضع علامة حول المنفذ يتم وضع اللقب والأحرف الأولى لمنفذ الوثيقة ورقم هاتف مكتبه على الجهة الأمامية أو الجانب الخلفيالورقة الأخيرة من المستند في الزاوية اليسرى السفلية، على سبيل المثال:

إس.آي. Novikov 545 25 المتطلب 28 - وضع علامة على تنفيذ المستند وإرساله إلى الملف يتم وضع علامة على المستندات المنفذة التي تخضع للشطب من الملف للتخزين اللاحق واستخدامها للأغراض المرجعية.

تشمل العلامة: معلومات مختصرةحول التنفيذ (إذا لم يكن هناك مستند يثبت التنفيذ)، إذا كان هناك مستند - رابط للرقم والتاريخ، عبارة "إلى الملف"، رقم الحالة التي سيتم تخزين المستند فيها. يجب أن تكون العلامة موقعة ومؤرخة من قبل منفذ الوثيقة أو رئيس الوحدة الهيكلية التي تم فيها تنفيذ الوثيقة، على سبيل المثال:

في الحالة 4/ تم حل المشكلة ولكن عبر الهاتف مع Ch. محاسب في شركة OJSC "UNI-PRINT"

22/02/2013 II التوقيع المتطلب 29 - علامة عند استلام مستند من قبل المنظمة تحتوي علامة الاستلام على الرقم التسلسلي وتاريخ استلام المستند (إذا لزم الأمر - الساعات والدقائق) ويتم لصقها على المستندات الواردة يدويًا أو باستخدام ختم تسجيل خاص.

يتضمن ختم التسجيل اسم المنظمة ومكان تاريخ استلام الوثيقة ومكان رقمها الوارد، على سبيل المثال:

الشركة المساهمة "نوتا"

التاريخ_في. الرقم المتطلب 30 - معرف النسخة الإلكترونية من الوثيقة معرف النسخة الإلكترونية من الوثيقة هو علامة (تذييل) توضع في الزاوية اليسرى السفلية من كل صفحة من الوثيقة وتحتوي على اسم الملف على وسائط الكمبيوتر، التاريخ وبيانات البحث الأخرى المثبتة في المؤسسة.

4. أنظمة التوثيق 4.1. الوثائق التأسيسية للنظام تبدأ المؤسسة في الوجود منذ لحظة تسجيل حالتها ككيان قانوني. تنص المادة 51 من القانون المدني للاتحاد الروسي على أن "عدم امتثال الوثائق التأسيسية للقانون يستلزم رفض تسجيل الدولة لكيان قانوني" /4/.

كيف يفسر القانون مفهوم "الوثائق التأسيسية"؟ يسمي البند 1 من المادة 52 من القانون المدني للاتحاد الروسي الوثائق التي تعمل على أساسها الكيانات القانونية.

تحدد هذه الوثائق الوضع القانونيالكيان القانوني وتسمى تأسيسية، لأنها شرط ضروري لنشوء الكيانات الاعتبارية /4/.

تعمل معظم الكيانات القانونية على أساس ميثاق فردي، على سبيل المثال الشركات المساهمة والمؤسسات العامة وما إلى ذلك.

يجب تطوير مواثيق العديد من الكيانات القانونية على أساس اللوائح الداخلية - المواثيق القياسية (النموذجية) المعتمدة من قبل الهيئات الحكومية. على سبيل المثال، هناك حكم قياسي بشأن مؤسسة تعليميةوهو الأساس في تطوير مواثيق هذه المؤسسات.

بالنسبة للمجموعات الأخرى من الكيانات القانونية، ينص القانون في نفس الوقت على التواجد الاتفاق التأسيسيوالميثاق، على سبيل المثال لشركة مع ذات مسؤولية محدودة(LLC)، والجمعية، والنقابة، وما إلى ذلك. تعمل بعض الكيانات القانونية فقط على أساس اتفاقية تأسيسية. هذا - الشراكات التجارية(كاملاً وعلى الإيمان) (المادتان 70 و83 من القانون المدني).

تقول المادة 52 من القانون المدني للاتحاد الروسي: "تم إبرام الاتفاقية التأسيسية لكيان قانوني، وتمت الموافقة على الميثاق من قبل مؤسسيه (المشاركين)". ترتيب مختلفيشير اعتماد الاتفاقية التأسيسية والنظام الأساسي إلى اختلاف الطبيعة القانونيةهذه المستندات. الاتفاقية التأسيسية لإنشاء كيان قانوني هي اتفاقية قانون مدني ذات طبيعة متعددة الأطراف، يتم إبرامها من خلال إعداد وثيقة واحدة موقعة من جميع المشاركين فيها. بواسطة قاعدة عامةفهو إلزامي للمؤسسين، وكذلك للكيان القانوني المنشأ على أساسه.

والميثاق بطبيعته القانونية محلي خاص الفعل المعياري، والتي تمت الموافقة عليها من قبل المؤسسين. في الوقت نفسه، يتم إنشاء إجراء موافقة معين لكل نوع من المنظمات: على سبيل المثال، الميثاق التعاونية الاستهلاكيةيجب الموافقة عليها اجتماع عامأعضائها، الميثاق شركة مساهمة- من قبل المجلس التأسيسي بأغلبية ثلاثة أرباع الأصوات.

الميثاق ملزم ليس فقط للكيان القانوني نفسه ومؤسسيه، ولكن أيضًا لجميع الأطراف الثالثة التي تدخل في علاقات مدنية وغيرها من العلاقات معه. تنطلق محاكم التحكيم في قراراتها من حقيقة أن أحكام الميثاق، إذا انحرفت عن شروط الاتفاقية التأسيسية، لها قوة قانونية أكبر.

ينص المشرعون بشكل مباشر على الحالات التي يتم فيها إنشاء كيان قانوني من قبل مؤسس واحد وليس له سوى ميثاق معتمد من قبله كوثيقة تأسيسية.

تنص المادة 52 من القانون المدني للاتحاد الروسي على أن الوثائق التأسيسية تحدد "اسم الكيان القانوني، وموقعه (العنوان القانوني)، وإجراءات إدارة أنشطة الكيان القانوني، وتحتوي أيضًا على معلومات أخرى ينص عليها القانون للكيانات القانونية من النوع المقابل.

وبالتالي، يتم تحديد محتوى الوثائق التأسيسية بموجب المادة 52 "الوثائق التأسيسية للكيانات القانونية"، وكذلك مواد خاصة بالكيانات القانونية (المادة 70 لشركة التضامن، المادة 83 لشركة التوصية البسيطة، المادة 89 لشركة ذات مسؤولية محدودة شركة، المادة 98 لشركة مساهمة، المادة 116 لشركة تعاونية استهلاكية) والقوانين ذات الصلة (قانون البنوك، قانون البورصات، قانون المؤسسات العامة، وما إلى ذلك).

يتكون ميثاق الكيان القانوني من عدة أقسام:

1) الأحكام العامة(اذكر الاسم الكامل والمؤسسين وعنوان الكيان القانوني).

2) ملكية كيان قانوني.

3) أنواع الأنشطة.

4) هيكل الكيان القانوني.

5) حقوق والتزامات الكيان القانوني.

6) الإدارة والرقابة المالية النشاط الاقتصادي.

7) إعادة تنظيم وتصفية الكيان القانوني.

حاشية. ملاحظة

يتم تقديم معلومات حول إجراءات تطوير وتنفيذ وثائق الإدارة، وتنظيم خدمات العمل المكتبي والتكنولوجيا
تسجيل ومحاسبة وتخزين المستندات ودور ووظائف وتفاصيل عمل سكرتير المدير.

ويولى اهتمام خاص لإعداد تفاصيل الوثائق التنظيمية والإدارية. يتم توفير عينات من أهم أنواع وثائق الإدارة.

الدليل مخصص لطلبة التخصص 270115 - فحص وإدارة العقارات، دراسة التوثيق في الإدارة
الأنشطة ، وكذلك للعاملين في الإدارة العملية.

الكتاب المدرسي هو نسخة إلكترونية من الكتاب:
التوثيق في الأنشطة الإدارية: كتاب مدرسي. دليل / K. A. Volkov، A. N. Prikhodko، T. A. Rasina، I. M. Shutova؛ SPbGASU. – سانت بطرسبرغ، 2009. – 140 ص.

مقدمة
1. المتطلبات الأساسية لإعداد الوثائق الإدارية (التنظيمية والإدارية).
1.1. الأحكام الأساسية لتوثيق الأنشطة الإدارية
1.2. توحيد وتوحيد وثائق الإدارة
1.3. أنواع الوثائق وتصنيفها
1.4. قواعد إعداد الوثائق الإدارية (التنظيمية والإدارية).
1.5. أحجام الورق المستخدمة في التوثيق
1.6. قواعد تسجيل التفاصيل
2. تنظيم تدفق الوثائق ونقل المراسلات. العمل مع الوثائق
2.1. مفهوم ومبادئ تنظيم تدفق الوثائق
2.2. إجراءات معالجة المستندات الواردة
2.3. إجراءات معالجة المستندات المرسلة والداخلية
2.4. المحاسبة عن عدد الوثائق
3. قواعد تسجيل وفهرسة الوثائق
3.1. مفهوم وأنظمة تسجيل الوثائق
3.2. نماذج وإجراءات تسجيل المستندات
3.3. مراقبة تنفيذ الوثيقة
3.4. تحليل البيانات المتعلقة بتنفيذ المستندات
4. وضع التسميات والتخزين الحالي للملفات
4.1. إعداد قوائم القضايا
5. تجهيز الملفات لحفظها في الأرشيف
5.1. فحص قيمة الوثائق
5.2. تسجيل الحالات ونقلها إلى المخزن الأرشيفي
6. تنظيم العمل المكتبي
6.1. الهيكل التنظيميووظائف إدارة المكاتب
6.2. اللائحة التنظيمية لعمل خدمة العمل المكتبي
6.3. تعليمات لتوثيق الأنشطة الإدارية
6.4. جدول نماذج الوثائق المستخدمة في المنظمة
6.5. الوسائل التقنية، يستخدم في العمل المكتبي
7. العمل مع وثائق الموظفين
7.1. تعبئة طلبات الموظفين
7.2. إعداد أمر (تعليمات) للتوظيف
7.3. المحافظة دفتر العملوالبطاقات الشخصية للعمال والموظفين
7.4. تسجيل عقد العمل
7.5. تصميم الخصائص
7.6. إعداد السيرة الذاتية والسيرة الذاتية
8. العمل مع الوثائق التنظيمية والإدارية
8.1. الوثائق التنظيمية
8.2. الوثائق الإدارية
9. توثيق المعلومات والمواد المرجعية
9.1. استفسارات
9.2. التقارير والمذكرات التوضيحية
9.3. أعمال
9.4. البروتوكولات
10. تنسيق الرسائل التجارية
10.1. الرسالة التجارية ووظائفها
10.2. أنواع الرسائل التجارية
10.3. الهيكل العام خطاب عمل
اقتراحات للقراءة
التطبيقات

مقدمة
يُطلق على إعداد المستندات وتنفيذ تدفق المستندات اسم العمل المكتبي، وتسمى المستندات المرسلة أو المستلمة من أي عنوان بالمراسلات.

الغرض من تخصص "الأعمال المكتبية والمراسلات" هو دراسة تكنولوجيا وتنظيم العمل المكتبي لضمان وجود نظام فعال لإعداد المستندات (المراسلات) والعمل بها وتخزينها وإتلافها (بعد انتهاء فترة التخزين) .

أهداف الانضباط:
- معرفة القواعد الأساسية لإعداد المستندات وتدفق المستندات، والعمل مع المستندات (المراسلات)، وتخزينها وتدميرها؛
- معرفة هيكل الأقسام و المسؤوليات الوظيفيةالمسؤولون المشاركون في إعداد الوثائق والعمل بها؛
- معرفة تكنولوجيا الكمبيوتر التنظيمية والإلكترونية و معاني الاتصالاتتستخدم في إعداد المستندات والعمل بها ؛
- إتقان إعداد الوثائق؛
- أن تكون قادرة على تنظيم تسليم واستلام المراسلات في الوقت المناسب، والعمل الدقيق مع وثائق المسؤولين، وتخزينها وتدميرها بشكل سليم (بعد انتهاء فترات التخزين)، والاستفادة على نطاق واسع من قدرات تكنولوجيا الكمبيوتر والاتصالات التنظيمية والإلكترونية؛
- الحصول على فكرة عن آفاق تطور التكنولوجيا وأساليب تنظيم العمل المكتبي مع التوسع المستمر في استخدام أحدث التقنيات التنظيمية والحاسوبية، وكذلك وسائل الاتصال الواعدة (تصل إلى الفضاء).

لقد تشكل حفظ السجلات كحاجة موضوعية للمجتمع بالتزامن مع ظهور الكتابة. عندما تعلم الناس تسجيل أفكارهم، وخاصة الكلام الشفهي، ظهرت أنواع مختلفة من الوثائق. وتشمل هذه الرسائل الخاصة، والسندات الإذنية، والمراسيم والأوامر الحكومية، والمراسلات الدبلوماسية.

أولى الهيئات المتخصصة للدولة الروسية
تشكلت السلطات - الأوامر - في القرنين الخامس عشر والسادس عشر. بسبب الحاجة إدارة مركزية. تم إنشاؤها في موسكو وكان الهدف منها إدارة الأنشطة الاقتصادية لغرف وأكواخ موسكو الإدارية، التي كانت تمارس سلطة الدولة محليًا وكانت تخضع للأوامر المركزية. عملت العديد من الوثائق الإدارية والإبلاغية بين الأوامر والغرف التنفيذية والأكواخ كهيئات تابعة للحكومة المركزية. هذه هي الطريقة التي نشأت بها الأوراق النظامية. على رأس الأوامر كان البويار وملاك الأراضي، أي المسؤولون الذين يقومون بأعمال المكاتب الإدارية. لقد جاءوا من طبقة النبلاء ورجال الدين العاملين، وكان يطلق عليهم اسم الكتبة والكتبة وتم تقسيمهم إلى كبار ومتوسطين وصغار.

تناول عدد من الأوامر بناء وإعادة بناء العديد من المدن التي تم بناؤها لتوحيد الأراضي التي تم تطويرها بعد انهيار خانات التتار (في مناطق السهوب في روسيا الأوروبية، في منطقة الفولغا، على نهر كاما، في جبال الأورال وسيبيريا). كان الدور الرئيسي بينهم ينتمي إلى أمر التفريغ، الذي كان مسؤولاً عن بناء المدن المحصنة في المناطق الحدودية الجنوبية ومنطقة الفولغا، وكذلك إعادة بناء المدن القديمة. تعامل النظام السيبيري حصريًا مع سيبيريا بسبب المساحات الشاسعة لهذه الأرض.

في الحالات الهامة بشكل خاص أثناء التنفيذ أعمال بناءتم إنشاء أمر خاص بالمدينة. تم تنفيذ التخطيط الحضري وتخصيص مواقع البناء من خلال الأوامر المحلية وزيمسكي والمباحث.
كانت مؤسسة البناء الخاصة في روسيا في هذه الفترة هي Stone Prikaz، التي تم تشكيلها عام 1584، والتي كانت تعمل في بناء وشراء الحجارة مواد بناءوإبرام عقود البناء وتوزيع الحرفيين لجميع المهن.

كانت المهمة الأكثر أهمية لأوامر Razryadny، Kamenny، السيبيرية هي إنشاء أعمال رسم، تم تسهيل تطويرها من قبل متخصصين أجانب في الخدمة الروسية.

في بداية القرن الثامن عشر. لاستبدال نظام الأوامر القديم، وافق بيتر الأول على اللائحة العامة لكليات الدولة، والتي بموجبها في 1718-1720. تم إنشاء 12 كلية (العسكرية، الأميرالية، الشؤون الخارجية، إيرادات الدولة، نفقات الدولة، التعدين وصناعة المصانع، الروحية - السينودس، التدقيق، إلخ). وبعد ذلك ارتفع عدد المجالس إلى 16.
(حاليًا، تقع جامعة الولاية في مبنى اثنتي عشرة كلية في سانت بطرسبرغ.)

حدثت عملية المركزية والبيروقراطية في جهاز الدولة طوال القرن الثامن عشر. في بداية القرن التاسع عشر. تم استبدال كليات بطرس بالوزارات.

وفي عام 1812، تم تنظيم مكاتب تابعة للوزارات لإجراء المراسلات الرسمية بين الوزارات وإعداد الوثائق الحالية. ولا يقبل المكتب المراسلات الخاصة بالوزير إلا من السلطة العليا ومن الوزارات الأخرى.

خلال هذه الفترة، زاد عدد المسؤولين بشكل حاد. وقد أثر هذا على زيادة حجم الوثائق وزيادة عدد حالات مرورها. لقد تأخر حل القضايا الحكومية المهمة، بل وفقد في بعض الأحيان في التدفق الورقي.

بعد عام 1917، على أراضي السابق الإمبراطورية الروسيةكان نظام سلطة الدولة يمثله مجالس نواب الشعب ومجلس نواب الشعب والمجلس الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. كانت أعلى هيئة تنفيذية لسلطة الدولة هي مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية - حكومة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. وحتى عام 1991 كان مجلس الوزراء يضم نحو 50 وزارة ولجاناً مختلفة على مستوى الوزارات. وكان للعديد منهم نظائرهم في مجالس وزارات كل اتحاد وجمهورية ذاتية الحكم، وفي الجهاز الإداري للأقاليم والمناطق والمقاطعات
والمدن. كل هذا أدى إلى تشكيل جيش ضخم من الأجهزة
حكم دولة تتطلب نفقات مالية كبيرة.
حاليا، رئيس الدولة (RF) هو الرئيس، والهيئة التشريعية هي مجلس الدوما، وتتكون من الغرف السفلية والعلوية. وكالة تنفيذية– مجلس الوزراء برئاسة رئيس الوزراء.

حاليا، الحل لمشكلة إدارة الوثائق في الدول المتقدمةيتكون من مرحلتين رئيسيتين. المرحلة الأولى – 1970 – 1980 . في هذا الوقت، يعتقد معظم المؤلفين أن الأساليب التقليدية للعمل مع المستندات قد عفا عليها الزمن، وأن المستندات الورقية سيتم استبدالها بالمستندات الموجودة على الوسائط الإلكترونية. ومع ذلك، في منتصف الثمانينات، أصبح من الواضح أنه على الرغم من وفرة أجهزة الكمبيوتر، فإن التدفق "الورقي" كان يتزايد، وتم التوصل إلى أن تعايش العمل المكتبي التقليدي مع معالجة المعلومات الحاسوبية سيكون طويلا جدا. في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، يوصى بالحفاظ على المستندات الورقية المكتوبة إلى أجل غير مسمى مع وسائط الكمبيوتر.

النسخة الإلكترونية من الكتاب: [تحميل، PDF، 1.14 ميجابايت].

لعرض الكتاب بصيغة PDF، تحتاج إلى برنامج Adobe Acrobat Reader، وهو إصدار جديد يمكن تنزيله مجانًا من موقع Adobe الإلكتروني.

وزارة الزراعة في الاتحاد الروسي

المؤسسة التعليمية الحكومية الفيدرالية

التعليم المهني العالي

"جامعة تشيليابينسك الحكومية للهندسة الزراعية"

الإدارة التربوية والمنهجية

قسم إدارة الإنتاج الزراعي

توثيق الأنشطة الإدارية

(برامج التدريب والعمل والمواد التعليمية)

تخصص 080502 - اقتصاديات وإدارة المؤسسات (مجمع الصناعات الزراعية)

تشيليابينسك

يتم تجميع المجمع التعليمي والمنهجي لتخصص "توثيق الأنشطة الإدارية" وفقًا لمتطلبات المكون الفيدرالي للحد الأدنى الإلزامي للمحتوى ومستوى تدريب أخصائي معتمد في دورة التخصصات المهنية العامة للمعايير التعليمية الحكومية التعليم المهني العالي، تمت الموافقة عليه من قبل وزارة التعليم في الاتحاد الروسي في 17 مارس 2000 رقم 238 مكافئ / مشروع مشترك بناءً على البرنامج التقريبي لتخصص "توثيق الأنشطة الإدارية" الذي وافقت عليه وزارة التعليم في الاتحاد الروسي الاتحاد الروسي، ومع الأخذ بعين الاعتبار برنامج العمل الانضباط الأكاديمي، تمت الموافقة عليه في ChSAU للتخصص 080502 اقتصاديات وإدارة المؤسسات (مجمع الصناعات الزراعية) بتاريخ 20 مارس 2003.

المجمع التعليمي مخصص للطلاب الحاصلين على مؤهل "مدير اقتصادي".

جمعتها الفن. مدرس

قسم إدارة الإنتاج الزراعي V. A. Okunev

تمت مناقشة المجمع التعليمي والمنهجي في اجتماع قسم إدارة المؤسسة الزراعية "____" ___________ 2006 (محضر رقم ____).

تمت الموافقة على المجمع التعليمي والمنهجي من قبل المجلس الأكاديمي لكلية الاقتصاد “____” __________ 2006 (البروتوكول رقم _____).

	متطلبات معايير الدولة للتعليم المهني العالي للحد الأدنى الإلزامي التدريب المتخصص ……………………………………………
	برنامج تدريب…………………………………………………….
		الهدف والمهام ……………………………………
	برنامج العمل ………………………………….
		نطاق الانضباط وأنواع العمل الأكاديمي ...............
		توزيع وقت الدراسة حسب الأقسام والموضوعات.
	المواد المنهجية …………………………………………….
		التطورات التربوية والمنهجية…………………..
		الحد الأدنى المصطلحي ……………………..
		متطلبات الائتمان ……………………………………………
		أسئلة للاختبار ……………………………………….
	الدعم المادي والفني للانضباط ..........

1. معايير الدولة للتعليم المهني العالي متطلبات الحد الأدنى الإلزامي

التدريب المتخصص

في المعيار التعليمي الحكومي للتعليم المهني العالي (المعيار التعليمي الحكومي للتعليم المهني العالي) التخصص 080502 - اقتصاد وإدارة مؤسسة (مجمع زراعي) بتاريخ 17 مارس 2000. رقم 238 مكافئ/س يتم إعطاء المحتوى التالي من التخصص:

	أسماء التخصصات وأقسامها الرئيسية	مجموع الساعات
	توثيق الأنشطة الإدارية: أنظمة التوثيق والتوثيق؛ وثائق الإدارة: متطلبات التجميع والتنفيذ، ونموذج العينة، وتكوين التفاصيل وموقعها؛ إعداد وتنفيذ الوثائق الأساسية: الاتفاقيات والعقود والأوامر والمذكرات والبروتوكولات والأفعال والشهادات والوثائق ذات الأصل الشخصي؛ تنظيم تدفق المستندات؛ تنظيم الوثائق، والتسميات لتشكيلها وتخزينها؛ الأساليب الحديثةوتقنيات إنشاء المستندات؛ الأعمال و خطابات تجارية: التصنيف والبنية والعبارات والتعابير القياسية؛ قواعد وأشكال المراسلات التجارية مع الشركاء الأجانب؛ المراسلات المتعلقة بالأحداث الدورية والمراسلات الأخرى؛ تنظيم العمل مع المستندات التي تحتوي على معلومات سرية.

2. المنهج

2.1. الهدف والمهام

2.1.1. مكانة الانضباط الأكاديمي في العملية التعليمية

وأهميته في تكوين المدير الاقتصادي

المعرفة النظرية وإتقان مهارات إعداد ومعالجة الوثائق الإدارية هي أساس الانضباط "توثيق الأنشطة الإدارية" وتحتل مكانًا مهمًا في إعداد المدير الاقتصادي.

2.1.2. الغرض من الانضباط الأكاديمي

الغرض من تدريس الانضباط هو توفير المعرفة اللازمة للإعداد والتنفيذ الصحيح للمستندات التي تم إنشاؤها أثناء عملية اتخاذ وتنفيذ القرارات الإدارية، لإتقان المفردات المقبولة عمومًا وأسلوب المراسلات التجارية.

2.1.3. أهداف التخصص الأكاديمي

أهداف دراسة التخصص:

تعريف الطلاب على المبادئ العامةدعم التوثيق لأنشطة مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية، مع إجراءات توثيق المعلومات؛

تعليم الطلاب كيفية تنظيم المعلومات في فئات منفصلة؛

لتعريف الطلاب بتنظيم الحركة العقلانية للوثائق في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية؛

تعليم الطلاب قواعد وأشكال المراسلات التجارية.

2.1.4. متطلبات مستوى إعداد الطالب

نتيجة لدراسة الانضباط، يجب على الطلاب:

تملك فكرة، يملك فكرة، أملك فكرة

حول تاريخ تطور نظام إدارة سجلات الدولة في روسيا؛

بشأن تنظيم العمل مع الوثائق في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية؛

بشأن تنظيم حركة المستندات في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية.

GOST 6.30 - 97. دولار أمريكي. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - م: دار نشر المواصفات، 1997؛

الوثائق التنظيمية المتعلقة بالتوحيد القياسي في مجال العمل المكتبي، الصالحة على أراضي الاتحاد الروسي؛

أنظمة التوثيق، متطلبات إعداد وتنفيذ الوثائق، الأساليب والتقنيات الحديثة لإنشاء الوثائق؛

قواعد وأشكال المراسلات التجارية.

تطوير وثائق الإدارة بكفاءة المستخدمة في أنشطة المؤسسات الزراعية؛

استخدام البرامج التطبيقية والمعدات المكتبية في أنشطتك.

لديهم مهارات

إعداد وثائق الإدارة في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية؛

العمل على جهاز كمبيوتر لإعداد المستندات الإلكترونية.

القسم 1.تنظيم العمل مع الوثائق في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية

1.1. تاريخ تطور نظام المكاتب العامة في روسيا

العمل المكتبي في الدولة الروسية القديمة. طلب الأوراق. أنظمة إدارة السجلات بالكلية. نظام العمل بالمكتب الوزاري. تاريخ الإدارة والعمل المكتبي في الفترة ما بعد أكتوبر 1917 إلى الوقت الحاضر.

1.2. قواعد عامةإعداد وثائق الإدارة

دعم التوثيق للمؤسسات الزراعية. تصنيف الوثائق. معايير الدولة للتوثيق متطلبات نماذج المستندات الخاصة بالمؤسسة. تكوين تفاصيل الوثيقة ومتطلبات تنفيذها.

1.3. تنظيم تدفق المستندات في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية

مفهوم تدفق الوثيقة استقبال ومعالجة الوثائق الأولية. توزيع الوثائق المستلمة. تسجيل الوثائق. السيطرة على تنفيذ الوثائق. إرسال المستندات.

1.4. التنظيم والتخزين الحالي للوثائق. معالجة للتخزين في وقت لاحق

تسميات الحالات. تشكيل وتخزين الملفات الحالية. فحص قيمة الوثائق. تسجيل الحالات. التخزين الأرشيفي للوثائق.

1.5. حماية معلومات الوثيقة

تكوين المعلومات السرية. توجيهات لحماية معلومات الوثيقة. فئات لتقييد الوصول إلى المعلومات. مصادر وقنوات الكشف عن المعلومات السرية. تدابير لحماية معلومات الوثيقة.

القسم 2. إعداد وتنفيذ وثائق الإدارة الأساسية

الوثائق التنظيمية لمؤسسة المجمع الصناعي الزراعي

الغرض وتكوين الوثائق التنظيمية. الوثائق التنظيمية لمختلف المؤسسات الأشكال التنظيمية. جدول التوظيف. وصف الوظيفةعمال. قواعد.

الوثائق الإدارية لمؤسسة المجمع الصناعي الزراعي

الغرض وتكوين الوثائق الإدارية. إجراءات إصدار الوثائق الإدارية. إعداد وتنفيذ الوثائق الصادرة في بيئة جماعية. إعداد وتنفيذ الوثائق الصادرة على أساس وحدة القيادة.

مرجع - إعلامي ومرجعي - وثائق تحليلية لمؤسسة المجمع الصناعي الزراعي

الغرض وتكوين المراجع والوثائق التحليلية. أنواع المراسلات، قواعد إعداد الرسائل الرسمية، البرقيات، الرسائل الهاتفية، الفاكسات، الرسائل الإلكترونية. تسجيل الأفعال.

وثائق عن موظفي المجمع الصناعي الزراعي

وثائق التوظيف (الطلب، الاستبيان، السيرة الذاتية، السيرة الذاتية) وقواعد إعدادها. عقود العمل. تفاصيل إصدار الأوامر للموظفين.

رئيسي:

1) مجموعة تشريعات الاتحاد الروسي.1994 - 1997

2) GOST R 6.30 – 97. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. م: دار المواصفات والمواصفات، 1997

3) التغيير رقم 1 GOST R 6.30 – 97. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. "متطلبات إعداد الوثائق" اعتبارًا من 1 أبريل 2000.

4) GOST 6.01.1 – 87. النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية. – م: دار المواصفات والمواصفات، 1987.

5) GOST 6.10.4 – 84. أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على الوسائط المكتوبة والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر. الأحكام الأساسية. – م: دار المواصفات والمواصفات، 1984.

6) GOST 6.10.5 – 87. أنظمة التوثيق الموحدة. متطلبات بناء نموذج العينة - م: دار نشر المواصفات، 1987.

7) GOST 6.10.7 – 90. النظام الموحد لوثائق التجارة الخارجية. الاستمارة - العينة - م: دار نشر المواصفات، 1990.

8) غوست 16487 -83. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف - م: دار المواصفات، 1983.

9) المصنف الروسي لوثائق الإدارة. .- م: دار المواصفات، 1994.

10) نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. الأحكام الأساسية والمتطلبات العامة للوثائق وخدمات دعم التوثيق. - م: فنييداد، 1991.

11) تعليمات قياسيةبشأن العمل المكتبي في وزارات وإدارات الاتحاد الروسي. - م: روسارخيف، 1994.

12) أندريفا ف. العمل المكتبي: دليل عملي، الطبعة السابعة، - م: كلية إدارة الأعمال JSC "Intel-sintez"، 2000.

13) أندريفا ف. العمل المكتبي في خدمة الموظفين. دليل عمليمع نماذج الوثائق، الطبعة الثانية، مصححة. - مكمل: كلية إدارة الأعمال JSC "Intel-sintez"، 1998.

14) أندريفا ف. عينات من المستندات في العمل المكتبي: متطلبات تدفق المستندات للشركة (بناءً على معايير GOST في الاتحاد الروسي). - ماجستير إدارة الأعمال "Intel-sintez"، 1997.

15) باساكوف م. أساسيات العمل المكتبي في الأسئلة والأجوبة: كتاب مدرسي لطلاب الكليات والجامعات. - روستوف على نهر الدون: فينيكس، 1997.

16) باساكوف م. العمل المكتبي والمراسلات في الأسئلة والأجوبة، كتاب مدرسي لطلاب الجامعات والكليات الاقتصادية - الطبعة الثانية، منقحة. وإضافية – روستوف على نهر الدون: فينيكس، 2000.

17) بونداريفا تي.إم. أعمال السكرتارية: عملي. مخصص. – م.: تخرج من المدرسه, 1989.

18) فيرخوفتسيف أ.ف. العمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين. –م.: إنفرا – م.، 1999.

19) كيرسانوفا إم.في. العمل المكتبي الحديث في خدمة الموظفين. – م: إنفرا – م، 2000.

20) تلفزيون كوزنتسوفا. وغيرها العمل المكتبي (تنظيم وتكنولوجيا دعم التوثيق للإدارة): كتاب مدرسي للجامعات. – م: الوحدة – دانا، 2000.

21) الوثائق والأعمال المكتبية: الدليل المرجعي / Kuznetsova T.V. وآخرون/ - م: اقتصاد، 1991.

22) كولتونوفا م. رسالة العمل: ما يحتاج الكاتب إلى معرفته - م. ديلو، 1998.

23) كودرييف ف. تنظيم العمل مع الوثائق: الكتاب المدرسي M.: INFRA - M.، 1998.

24) كودرييف ف. تنظيم العمل مع الوثائق: الكتاب المدرسي M.: INFRA - M.، 1999.

25) Pechnikova T.V.، Pechnikova A.V.، دعم التوثيق لأنشطة المنظمة. درس تعليمي. – م: “ترادف” – إكموس، 1999.

26) تلفزيون بيتشنيكوفا، بيتشنيكوفا إيه في. ممارسة العمل مع المستندات في المنظمة. درس تعليمي. - م: ترادفي - إي سيموس، 1999.

27) ستينيوكوف إم. عينات من وثائق العمل المكتبي: إرشادات للتجميع وفقًا للمعيار الجديد GOST R 6.30 - 97.- M.: PRIOR، 1998.

28) ستينيوكوف إم. دليل السكرتير. - م: قبل، 1998.

إضافي:

1) أندريفا في آي، باتيوك إس إن. تعليمات ل دعم التوثيقأنشطة الشركة: العمل العملي. دليل للجهات الفاعلة غير الحكومية. -م.: الشركة المساهمة "تكنولوكس - 2"، 1995.

2) فيسيلوف ب. الكتابة التجارية الحديثة في الصناعة. – الطبعة الثالثة منقحة. وإضافية – م: دار المواصفات والمواصفات، 1990.

3) فيسيلوف ب. أنت سكرتير - م: دار المواصفات للنشر، 1993

4) جاي روس. كيفية كتابة المقترحات والتقارير التي تحقق النتائج / العابرة. من الانجليزية/. مينيسوتا: أمالثيا، 1997.

5) Dobson N. كيفية كتابة رسائل العمل: دليل عملي للجميع. /عبر. من الإنجليزية / - تشيليابينسك: Ural LTD، 1997.

6) الأوصاف الوظيفية. . - م: قبل، 2000.

7) زاجورسكايا أ.ب. إلخ. كتاب رسائل للمراسلات التجارية: باللغتين الروسية والإنجليزية. اللغات - م: عامل موسكو، 1992.

8) كوزنتسوفا أ.ن. الكتابة والأعمال المكتبية. – الطبعة الثانية. - م: دوساف، 1987.

9) Tepper R. كيفية إتقان فن الكتابة التجارية: 250 رسالة وملاحظة لمساعدة المدير: Trans. من الانجليزية - م: الوحدة، 1994.

10) دكتور فيلر، بولتوراك يو.إل. إعداد وثائق إنتاج النص. .- م.: دار المواصفات، 1990.

11) فيلسر أ.ب.، ميسرمان م.أ. عمل مكتبي. الدليل المرجعي. - ك: المدرسة العليا 1990.

12) الموسوعة المكتبية : عملية . دليل للسكرتير / شركات. IV. ساميكينا/.- م.: بينوم، 1995.

3. برنامج العمل

3.1. نطاق الانضباط وأنواع العمل الأكاديمي

يتم توزيع إجمالي كثافة العمل في التخصص الأكاديمي بين الأنواع الرئيسية للعمل الأكاديمي والفصول الدراسية وفقًا لمنهج العمل المعتمد من قبل المجلس الأكاديمي لجامعة ChSAU في 10 مايو 2001، على النحو التالي.

	نوع العمل التربوي	مجموع الساعات	بما في ذلك الفصل الدراسي
	إجمالي كثافة اليد العاملة في الانضباط
	دروس سمعية
	محاضرات
	دروس عملية
	عمل مستقل
	امتحان
	العمل في المنزل
	السيطرة النهائية
	امتحان

3.2. توزيع وقت الدراسة حسب الأقسام والموضوعات

	اسم القسم والموضوع			دروس الفصل الدراسي، ساعة		طالب العمل المستقل، ساعة
					براك تيش. زان.
القسم 1. تنظيم العمل مع الوثائق في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية
	تاريخ تطور نظام المكاتب العامة في روسيا
	القواعد العامة لإعداد وثائق الإدارة
	تنظيم تدفق المستندات في مؤسسة مجمع الصناعات الزراعية
	التنظيم والتخزين الحالي للوثائق. معالجة الحالات للتخزين لاحقا