زراعة 

ما هو سيد في العمل المكتبي. SED: مقدمة. ما هي أتمتة إدارة الوثائق الإلكترونية؟ إدارة الوثائق الإلكترونية: إيجابيات وسلبيات

قرن تقنيات المعلوماتيسمح لك بأتمتة الكثير. وأن ينقل كمية كبيرة ورقة العملشركة كبيرة في "أيدي" أجهزة الكمبيوتر - أمر الله نفسه. نظام إدارة الوثائق الإلكترونية- راحة في العمل أو مشاكل إضافية؟

من المقال سوف تتعلم:

يشير تدفق المستندات إلى جميع الإجراءات المرتبطة بإنشاء مستند، وحركته في المنظمة، والمحاسبة، والتخزين، والأرشفة، وحمايته من الوصول من قبل أطراف ثالثة، والتحكم في تنفيذه.

إذا تم توفير كل هذه العمليات من خلال مجموعة تم إنشاؤها خصيصًا من برامج الكمبيوتر، ويتم إنشاء المعلومات بواسطة الوثائق الإلكترونية، الذي - التي تدفق مثل هذا المستندتسمى الإلكترونية. على المستوى الشائع، يُطلق عليه أيضًا اسم "بدون ورق".

مزايا

تتمتع حركة الوثائق غير الورقية بعدد من المزايا. على سبيل المثال:

  • توفير المساحة والورق (لا توجد مستندات ورقية - لا حاجة للخزائن والمجلدات والأرفف والمحفوظات)؛
  • توفير وقت الموظفين (ابحث عن المستند في قاعدة بيانات إلكترونيةبالنسبة للمحترف، يستغرق الأمر بضع دقائق، ولكن العثور على نسخة ورقية في مكتب كبير، وحتى تم إنشاؤها منذ بعض الوقت، يعد أمرًا صعبًا للغاية)؛
  • إمكانية وصول أكثر صرامة لأطراف ثالثة إلى المعلومات، وحماية أكثر مدروسة للسرية (سيكون من الصعب على الأشخاص العشوائيين الوصول إلى المعلومات في نظام إلكتروني إذا تم التفكير في المشكلة الأمنية، ولكن نسخ مستند ورقي في حالة من الفوضى العامة) ابتدائي)؛
  • شفافية إجراء حركة المستند (إذا تم تكوين النظام، فيمكن للعديد من الأشخاص مراقبة مرور المستند من قبل المنفذين ووحدات التحكم والمديرين في وقت واحد، فمن الأسهل التحكم في المراحل والكفاءة والأهمية وما إلى ذلك)؛
  • يسمح لك النظام بربط عدة مستندات مع بعضها البعض، أو رؤية تلك التي ترتبط بطريقة ما بوثيقة محددة محددة، أو تكوين أنواع أخرى من الوظائف)؛
  • نظام ضبط وترتيب الوثائق في شكل إلكترونييسمح للموظفين بالعمل عن بعد، والوصول إلى الوثائق أثناء تواجدهم في الإدارات البعيدة جغرافيًا عن بعضهم البعض، مع توفير الأموال التي يتم إنفاقها عادةً على السعاة الذين يتم تعيينهم بدوام كامل شركات البريد السريع، البريد، وما إلى ذلك؛
  • توفير المال على الورق.

أنواع السيد

نظام إدارة الوثائق الإلكترونية sed هو منتج برمجي محدد. يستطيعون أنواع مختلفة. يتم تحديد التقسيم إلى أنواع من خلال حقيقة أن هذه الأنظمة تستخدم في مجالات مختلفة من النشاط، ويتم الحصول عليها أيضًا لأداء مهام مختلفة. تحتاج إحدى المنظمات إلى التأكد، أولاً وقبل كل شيء، من تخزين كمية كبيرة من المستندات الإلكترونية، ومنظمة أخرى مهمة لضمان تبادلها بين الإدارات، بينما تسلط منظمات أخرى الضوء على التحليل والعلاقة بين المستندات. الطلب يخلق العرض - ولهذا السبب تختلف الأنظمة، وفي بعض الأحيان يكون لدى المستخدم خيار صعب.

لذا فإن نظام إدارة المستندات الإلكتروني يمكنه:

    أن يكون أرشيفًا إلكترونيًا ويوفر إمكانية تخزين و بحث سريعتوثيق؛ وتعتبر هذه البرامج بمثابة قواعد بيانات متخصصة؛

    توفير إجراءات العمل (في هذه الحالة، لا يلعب المستند الإلكتروني لنظام إدارة المستندات الإلكترونية الدور الرئيسي، بل هو تطبيق، إضافة ضرورية لعمليات العمل التي ينظمها النظام)؛

    السماح للعديد من الموظفين بالتعاون في مستند في نفس الوقت (إذا لم تكن الشركة بحاجة إلى توفير الهيكل الهرميتدفق المستندات، وهو الإنشاء المشترك للمستندات الذي يأتي في المقدمة)؛

    قم بتضمين الخدمات الضرورية الأخرى (البريد الإلكتروني وإدارة المشاريع والخدمات الأخرى) في نظام تداول الوثائق نفسه.

أنظمة التحكم إدارة الوثائق الإلكترونيةقد يجمع بين عناصر من الأنواع الموصوفة. ويمكن أيضًا تمييزها حسب نوع النشاط والصناعة والخصائص الأخرى. من المهم للشركة أن تفهم المهام التي تريد تنفيذها بمساعدة ED؛ يجب أن يضمن تدفق المستندات قابلية تشغيل وربحية الهيكل التجاري والوفاء بالمهام القانونية للمنظمات الأخرى.

إقرأ أيضاً:

المهام

بالإضافة إلى المهمة الرئيسية، يوفر نظام إدارة المستندات الإلكترونية أيضًا وظائف أخرى، تكون في بعض الأحيان مهمة للشركة. على سبيل المثال يمكن أن يكون:

  1. القدرة على تنزيل كمية كبيرة من الوثائق الإلكترونية؛
  2. مجموعة من الموظفين الذين يعملون في وقت واحد مع مستند عبر الإنترنت؛
  3. إنشاء مناقشة عبر الإنترنت للمستند؛
  4. مقارنة الإصدارات المختلفة من الوثائق؛
  5. إجراءات حماية المعلومات الواردة في الوثيقة؛
  6. النسخ والأرشفة؛
  7. تطبيق وسائل التخصيص (على سبيل المثال، العلامات المائية)؛
  8. إمكانية استخدام الإلكترونية توقيع إلكترونيوإلخ.

بناءً على الاحتياجات والمهام والقدرات المالية ووجود أو عدم وجود نظام واسع النطاق الانقسامات الهيكليةيتم تحديد نطاق أنشطة الشركة بنظام أو آخر. هناك ما يكفي من العروض في السوق.

العيوب والمشاكل

ومن بين الفوائد العديدة (التي نوقشت أعلاه)، هناك أيضا مشاكل. يتطلب استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بذل جهود معينة من جانب الموظفين. تشمل مشاكل الاستخدام ما يلي:

تكاليف شراء البرامج وتثبيتها وصيانتها (أو تكاليف الحفاظ على طاقمك من المتخصصين في التطوير)؛

تحفيز الموظفين على تعلم واستخدام جميع وظائف النظام؛

صعوبة مراعاة جميع الفروق الدقيقة والتغيرات في أنشطة الشركة في منتج البرنامج؛

الحاجة إلى التفاعل مع المنظمات الأخرى التي لا تستخدم نظم معلومات إدارة المستندات الإلكترونية في عملها، مما يعني أنه يتعين عليك في بعض الأحيان العودة إلى المستندات الورقية أو المستندات الإلكترونية المكررة؛

في بعض الأحيان تنشأ أسئلة حول إعطاء القوة القانونية للمستندات عندما لا يتم استخدام خيارات التوقيع الرقمي الإلكتروني.

يعد تدريب الموظفين وتحفيزهم للانتقال إلى التقنيات الرقمية مهمة منفصلة، ​​خاصة إذا كانت الشركة موجودة منذ فترة طويلة في "العالم الورقي" وكان الموظفون ليسوا من الشباب والمبدعين من الجيل الجديد. علاوة على ذلك، فإن مستوى إتقان منتجات البرمجيات يختلف بين جميع الموظفين. وفي بعض الأحيان، من لحظة اتخاذ القرار بالتحول الرقمي إلى التنفيذ الفعلي، يمر الكثير من الوقت والخطوات. العملية سهلة فقط للوهلة الأولى.

صعوبة الاختيار

يبدأ جزء كبير من البحث عن المعلومات هذه الأيام بمجرد كتابة استعلام في شريط البحث. لذا، رداً على هذا الإجراء (ظهور عبارة في عبارة البحث “ نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةوالعمل المكتبي")، يتلقى الباحث عن المعلومات عددًا كبيرًا من العروض للأنظمة المختلفة التي طورها متخصصون روس وأجانب. يعلن الجميع بصوت عالٍ عن حل غير مشروط لجميع مشاكل المستهلك في هذا الشأن. ثم يحدث اكتشاف - مشكلة الاختيار. كيف لا نخطئ؟ بعد كل شيء، من أجل فهم الميزات الوظيفيةلاستخدام برامج الكمبيوتر، يجب أن يكون لديك على الأقل أساسيات مهارات المبرمجين والمستخدمين المتقدمين. في بعض الأحيان عليك إشراك المتخصصين. ثم يطرح السؤال حول كيفية فهم بعضنا البعض بشكل صحيح، وكيفية شرح مهام الشركة للمبرمج حتى يتمكن من البحث بدقة عن حلول لهذه المشاكل في الأنظمة المقترحة.

عند اختيار منتج ما، سيتعين عليك إجراء دراسة كاملة، ودراسة الوظيفة في الظروف التي لا يهتم فيها البائع المطور دائمًا بالكشف عن جميع الفروق الدقيقة في المنتج للجميع. يجب أن يكون نظام إدارة المستندات الإلكتروني (ED) مناسبًا وعمليًا ومفيدًا للمستهلك. علاوة على ذلك، مع مراعاة نشاطها المحدد. سيتعين عليك دراسة مقاطع فيديو حول تشغيل البرنامج، ومراجعات المستخدمين، ومشاهدة لقطات الشاشة، وربما الاختبار والتحقق عمليًا، وشراء الوحدات والكتل الفردية إذا كان البرنامج يسمح بذلك، وتنفيذ النظام تدريجيًا، وما إلى ذلك. حسنًا، يتبين أحيانًا أن سعر الإصدار ليس الإصدار الأخير في القائمة.

يحل المستخدم مشكلة اختيار النظام الأساسي بطرق مختلفة قبل تنفيذ تنظيم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية - يقوم البعض بحلها بمفردهم، والبعض الآخر يستعين بمتخصصين واستشاريين من الخارج، والعديد منهم يتعاملون مع موظفيهم بدوام كامل. في أي حال، عليك أن تفهم ذلك نظام سيد- هذه خطوة مسؤولة في حياة الشركة، ومن الأفضل اتخاذها بعناية ووعي.

اليوم، يتم إنشاء 100% من المستندات في المكتب إلكترونيًا، ولكن لا يزال يتم طباعة أكثر من 80% منها (للموافقة والمراجعة والإطلاق). كيف يمكن لمثل هذا النهج أن يكون فعالا؟

ويبدو أن إدخال إدارة الوثائق الإلكترونية هو الإجراء الأكثر منطقية من جانب صناع القرار. لكن حاجة الأعمال إلى الأتمتة لا تتشكل على الفور. وفقط بعد تلقي عدد من الإشارات، توصلت الإدارة إلى استنتاج مفاده أن المؤسسة تحتاج إلى نظام معلومات خاص لإدارة المحتوى (نظام ECM). ومن ثم تظهر الحاجة إلى إدارة المعلومات في جميع مراحل وجودها حتى تصبح قديمة.

ما هي الوثيقة الإلكترونية، EDMS، ECM

هناك العديد من التعريفات. سنحاول أن نقدم لك أكثرها مفهومة وإيجازًا.

وثيقة إلكترونية— مجموعة من المعلومات (نص، صورة، تسجيل صوتي) المحفوظة على جهاز الكمبيوتر (ملفات Word وExcel وما إلى ذلك). وهي مصحوبة ببطاقة تحتوي على السمات - تمامًا كما تكون الكتب الموجودة في المكتبة مصحوبة بفهرس البطاقات. يمكنك العثور بسرعة على المستند حسب السمات (العنوان، المؤلف، تاريخ الإنشاء، وما إلى ذلك).

سير العمل(تدفق العمل) هو تسلسل تصرفات الموظف ضمن عملية تجارية معينة. ومن الأمثلة على هذا التسلسل استلام مستند، وتسجيله، ومراجعة المستند وتنفيذه، والعملية التجارية مع طلبات المواطنين.

إدارة الوثائق الإلكترونية(EDI) هي طريقة لتنظيم العمل مع المستندات، حيث يتم استخدام الجزء الأكبر من المستندات في شكل إلكتروني وتخزينها مركزيًا.

هل تحتاج إلى نظام ECM؟

لتقييم ما إذا كانت هناك حاجة إلى نظام EDMS أو ECM، أجب عن الأسئلة التالية بنفسك:

  • هل يمكنك العثور بسرعة على المستند الذي تحتاجه أثناء التحدث عبر الهاتف مع شريك مهم؟
  • هل ستتمكن من تحديد أي من الأوامر التي أصدرتها لم يتم إكمالها حاليًا وتأخر موعد استحقاقها؟
  • هل أنت متأكد من أن السرعة الحالية للموافقة على المستندات تخلق صورة إيجابية عن مؤسستك؟
  • هل أنت راضٍ عن حجم الأوراق الموجودة على مكتبك؟
  • يمكنك أن تقول بثقة أين يوجد هذه اللحظةهل هناك وثيقة تم إرسالها للموافقة؟

مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

شفافية العمليات التجارية. بفضل النظام، يمكنك متابعة جميع مراحل أنشطة المنظمة. تصبح العمليات التجارية شفافة تمامًا للإدارة ويسهل التحكم فيها.

الانضباط العالي في الأداء. وفقا للإحصاءات، فإن 20٪ من المهام المستلمة لا يتم إكمالها من قبل الموظفين المسؤولين عنها. مع السيطرة الكاملةفي جميع مراحل العمل، يؤثر نظام ECM بشكل مباشر على انضباط أداء الموظفين.

انخفاض تكاليف العمالة للمديرين والموظفين.يقلل النظام من الوقت الذي يقضيه الموظفون تقريبًا في جميع العمليات الروتينية المتعلقة بالمستندات: الإنشاء والبحث والموافقة وما إلى ذلك. يتم تسريع تدفق المستندات. ونتيجة لذلك، فإن جميع العمليات في المنظمة تسير بشكل أسرع.

يتم ضمان سرية المعلومات. يمكن أن يؤدي تسرب البيانات إلى خسائر بالملايين للمؤسسة. على عكس تدفق المستندات "الورقية" التقليدية، يوفر نظام ECM إمكانية الوصول إلى المستندات بشكل صارم وفقًا لحقوق المستخدم المخصصة. يتم تسجيل كافة الإجراءات على الوثيقة (القراءة، التغيير، التوقيع).

يلبي متطلبات معايير ISO 9000. أصبح إنشاء إدارة الجودة الآن إحدى الأولويات في الشركات الروسية. من بين متطلبات نظام إدارة الجودة (QMS) تدفق المستندات الشفاف، وكذلك تفاعل المعلوماتبين الموظفين.

سهولة الابتكار وتدريب الوافدين الجدد. بفضل نظام الإخطار المبني على أساس نظام ECM، يمكنك توصيل قواعد العمل الجديدة بسرعة إلى جميع الموظفين. يتم تقليل وقت تدريب الموظفين الجدد من خلال العثور بسرعة على المعلومات الضرورية (اللوائح والتعليمات وما إلى ذلك). يمكن تغيير مسارات المرور وقوالب المستندات بسهولة، وبعد ذلك يبدأ الموظفون تلقائيًا في العمل بطريقة جديدة.

تطوير ثقافة الشركات . تنفيذ نظام ECM يؤسس ويدعم سياسة محليةالشركة، يؤدي إلى وحدة الفريق. وفي الوقت نفسه، تزداد مسؤولية كل موظف عن جودة أداء المهمة المعينة.

المزيد من المزايا التنافسية. يؤثر نظام ECM بشكل مباشر مزايا تنافسيةالشركات على اللاعبين الآخرين في السوق. يتم زيادة سرعة وجودة خدمة العملاء بسبب الحركة السريعة لتدفقات المعلومات والتحكم الواضح في جميع العمليات. أصبح عمل حتى أكبر مؤسسة أكثر قدرة على الحركة وأقل اعتمادًا على بعض الموظفين "الذي لا يمكن تعويضهم".

تقنيات ECM

يمكن التعامل مع إدارة محتوى المؤسسة من المنظورين العملي والنظري.

لنبدأ مع الأخير. انتبه إلى مكونات دورة الحياة المحددة في التعريف الأساسي من مسرد AIIM (جمعية إدارة المعلومات والصور):

  • يأسر
  • إدارة،
  • تخزين (متجر)،
  • الحماية (الحفاظ)،
  • تسليم المعلومات (تسليم).

يجب إدارة المعلومات طوال دورة حياتها بأكملها: بدءًا من إنشائها أو استلامها من قبل المنظمة، وحتى تسليمها إلى المستهلك النهائي أو إتلافها بعد انتهاء فترة التخزين.

تتخلل المعلومات جميع عمليات المنظمة، ويتم إنشاؤها ومعالجتها في برامج مختلفة واستخدام تطبيقات مختلفة. لكن نظام ECM هو الوحيد الذي يؤكد على اتباع نهج موحد لإدارة البيانات طوال عمرها.

من وجهة نظر الأعمال، فإن المراحل المهمة في دورة حياة المستند هي تلك التي لها تأثير مباشر على العمليات التجارية عندما تشارك في سير العمل. لكن من الناحية الفنية، فهي لا تحمل عبئًا دلاليًا واضحًا ويتم تحديدها بالمصطلح العام "إدارة المستندات".

وظائف وتصنيف أنظمة EDMS وECM

وفقًا لشركة الأبحاث Gartner، يمكن تصنيف الأنظمة التي تدعم ما لا يقل عن 3 من أصل 6 وظائف على أنها ECM:

  • إدارة المستندات: الخروج/الإرجاع، التحكم في الإصدار، الأمان، تجميع المستندات، وما إلى ذلك؛
  • التعاون في المستندات المشتركة والدعم فرق المشروع;
  • مسح المستندات ضوئيًا وإدارة صور المستندات الورقية؛
  • إدارة السجلات للتخزين الأرشيفي على المدى الطويل، وأتمتة قواعد ولوائح الاحتفاظ، وضمان امتثال السجلات للقوانين واللوائح؛
  • سير العمل لدعم العمليات التجارية، وتوجيه المحتوى، وتعيين مهام العمل وحالاته، وتتبع المسار والتحكم في التنفيذ؛
  • إدارة محتوى الويب لأتمتة المنشورات وإدارة المحتوى الديناميكي وتفاعل المستخدم لهذه المهام.

يمكنك معرفة المزيد حول هذا الموضوع في أقسام قسم "وظيفة EDS وECM":

مثال على عملية تجارية في نظام ECM

ما لا يمكن توقعه من نظام ECM

حالياً أتمتة معقدةيتم بناء المؤسسات من خلال دمج عدة أنظمة، كل منها يحل مجموعة محددة من المشاكل. لذلك، من المهم جدًا فهم ما يجب تنفيذه بالضبط داخل كل نظام.

دعونا نفكر في متطلبات العمل الأكثر شيوعًا، والتي يجب أن يكون تنفيذها في نظام EDMS وECM معقولاً.

إدارة سجلات الموارد البشرية. على الرغم من أنه يرتبط مباشرة بالوثائق، فإن مهمة هذا المجال ليست تدفق المستندات نفسها، ولكن المحاسبة وإدارة شؤون الموظفين.

يحتاج الموظف إلى اختيارات مختلفة من قبل الموظفين - حسب التعليم والجنس والتخصصات وتاريخ التعيين/الفصل وما إلى ذلك، ولهذا يجب تخزين المعلومات في نموذج منظم في قاعدة بيانات، وليس في شكل وثائق منفصلة غير منظمة.

يجب أن ينعكس إنشاء كل وثيقة في التغييرات في حالة الموظفين، وبالتالي، للأتمتة إدارة سجلات الموظفيناستخدام أفضل أنظمة متخصصةإدارة شؤون الموظفين، والتي يمكن دمجها مع نظام إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM) لتخزين المعلومات غير المنظمة (السير الذاتية، الصور الفوتوغرافية، أوامر الموظفينإلخ.). بالإضافة إلى ذلك، من المفيد أتمتة عمليات الموافقة على هذه المستندات في نظام إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM).

المحاسبة عن الوثائق المالية.الوضع مشابه مع منظم الوثائق المالية: الفواتير، مذكرات التسليم، شهادات العمل المنجز، الخ.

للاحتفاظ بالسجلات الضريبية والمحاسبية التي تستند إليها الوثائق الأوليةتم تصميم أنظمة محاسبية متخصصة، بالإضافة إلى وحدات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتخصصة. لا يمكن لنظام ECM أن يحل محلها، على الرغم من أن مسح وتنظيم الأرشيف الإلكتروني للصور الممسوحة ضوئيًا للمستندات المالية هي من مهام نظام EDMS. عادة ما تنشأ الحاجة إلى تنفيذ مثل هذه الحلول عندما يكون هناك عدد كبير من المستندات والمشاركين في العمليات التجارية الذين سيعملون مع المستندات المالية مثل مستندات EDMS، مع مراعاة حقوق الوصول والتوقيع الإلكتروني وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك، أصبح من الممكن الآن تبادل المستندات المالية (الفواتير والعقود والفواتير والتصرفات) مع الأطراف المقابلة في شكل إلكتروني. وسيوفر تخزين هذه المستندات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ميزة إضافية. .

تحليل ونمذجة العمليات التجارية.

كقاعدة عامة، يتم استخدام أنظمة فئة BPM () لتحليل العمليات ونمذجةها. هذه أدوات متخصصة لمحلل أعمال مؤسسة أو شركة استشارية خارجية. قد تحتوي عمليات الأعمال النموذجية على أنشطة لا تتعلق بالمستندات، ويتم تنفيذها يدويًا (على سبيل المثال، تسليم المستندات عن طريق البريد السريع)، أو بواسطة كيانات خارجية (على سبيل المثال، الموردين) أو بدعم من فئات أخرى من الأنظمة (ERP، CRM).

يمكن أن يوفر نظام EDMS الكلاسيكي معلومات لتحليل العمليات التجارية (على سبيل المثال، في شكل تقارير عن التأخير في إكمال أنواع معينة من المهام). ولكن هذا ليس سوى جزء صغير من البيانات اللازمة لإجراء تحليل كامل.

من المنطقي دمج نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مع أنظمة النمذجة بناءً على البيانات المرجعية، على سبيل المثال، أنواع المستندات أو الهيكل التنظيمي.

تنفيذ نظام ECM

تأثير التنفيذ

إن تقييم نتائج مشروع إدارة المحتوى المؤسسي لا يختلف عن تحليل فعالية مشروع تكنولوجيا المعلومات، والأخير لا يختلف عن تقييم أي مشروع لشركة.

الدافع هنا هو نضج تكنولوجيا الشركة، والتي بدونها لا يمكن اعتبار المؤسسة فعالة. وفي حالات أخرى، يكاد يكون من المستحيل حساب الفوائد، على الرغم من أن الحاجة إلى التنفيذ لا شك فيها. وفي بعض الأحيان يكون حساب التأثير أكثر تكلفة من التكنولوجيا نفسها (على سبيل المثال، تزويد الموظفين بإمكانية الوصول غير المحدود إلى الإنترنت). في جميع هذه الحالات، يتم الاهتمام بدلاً من ذلك بتكاليف المشروع وإمكانات الحل، بما في ذلك مدى سهولة حل المشكلات الأخرى للشركة بمساعدة النظام المطبق.

لا يمكن دائمًا تصنيف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) والحلول المبنية عليه على أنها أنظمة يكون تأثيرها واضحًا تمامًا. ولا تنطبق الأساليب التقليدية لتحليل كفاءة استخدام الأصول على المعلومات، وكذلك صيغة "نسبة الربح إلى إجمالي التكاليف هي الكفاءة". ويرجع ذلك إلى حقيقة أن المعلومات هي أصل غير ملموس يشارك في الإنتاج مع الموارد المادية والعمالية. يصاحب تنفيذ نظام ECM تغييرات في العمليات التجارية وتكاليف العمالة. تكاليف نظم المعلومات، بما في ذلك إدارة المحتوى في المؤسسة، تكون في معظم الحالات غير مباشرة، ولا يمكن حسابها إلا لكل وحدة إنتاج باستخدام بعض نماذج التخطيط الاقتصادي. وغالبًا ما يكون إضفاء الطابع الرسمي أمرًا صعبًا للغاية.

مراحل تطبيق نظام ECM

يعد اختيار وشراء نظام ECM مجرد خطوة أولى نحو بناء إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة. قبل أن يبدأ العمل ويبدأ في التأثير فعليًا، ستكون هناك عملية تنفيذ.

يتكون تنفيذ نظام ECM عادةً من الخطوات التالية:

  • تنظيم المشروع، وتخصيص الموظفين (مدير المشروع و فريق العمل);
  • أبحاث المؤسسات وتصميم الحلول لاستخدام نظام ECM؛
  • تكوين وتكييف نظام إدارة المحتوى في المؤسسة؛
  • تمرين؛
  • التشغيل التجريبي.

على أية حال، القواعد التالية إلزامية للتنفيذ الناجح:

  • المشاركة النشطة للإدارة في عملية تنفيذ واستخدام نظام إدارة المحتوى في المؤسسة؛
  • التخصيص والتدريب المتعمق للموظفين الرئيسيين لتنفيذ البرامج ودعمها؛
  • تنظيم التدريب لجميع المستخدمين وتقديم تعليمات للعمل مع النظام.

مشاكل ومخاطر تطبيق نظام ECM

وهي تتزامن من نواحٍ عديدة مع مشاريع تنفيذ أنظمة معلومات أخرى وتؤدي إلى ما يلي عواقب سلبية:

  • انتهاك المواعيد النهائية للمشروع والميزانية؛
  • لم يتم تحقيق جميع الأهداف (النظام يعمل، ولكن ليس إلى أقصى حد: أقل/أسوأ من المخطط له)؛
  • فشل التنفيذ تمامًا (النظام لا يعمل حقًا).

تفاصيل المخاطرويرجع ذلك إلى حقيقة أن معظم موظفي الشركة يحتاجون إلى التحول في فترة زمنية قصيرة إلى أساليب عمل جديدة تمامًا (قراءة المستندات في شكل إلكتروني، وتلقي القرارات الإلكترونية وتوقيعات الإدارة، وما إلى ذلك). تشمل المخاطر الأكثر شيوعًا لتطبيق نظام ECM ما يلي:

  • المحافظة على المستخدمين، وعدم قبول أساليب العمل الجديدة؛
  • انخفاض المعرفة بالكمبيوتر لدى المستخدمين العاديين والإدارة العليا؛
  • العمليات غير المنظمة (الافتقار إلى اللوائح)؛
  • غير كافية/غير مناسبة معدات تقنية;
  • إدارة المشروع غير واضحة.

طرق الوقاية من المخاطرمعيار:

  • التصميم التفصيلي والمبدئي لتشغيل نظام ECM هذه المؤسسة;
  • توجيهات واضحة ومثال شخصي للقيادة؛
  • تدريب الموظفين والدعم التشغيلي في حل المشاكل؛
  • مراحل التنفيذ.

موثوقية وقانونية الوثيقة الإلكترونية

يتطور الآن مجال إدارة المحتوى الإلكتروني والتفاعل غير الورقي في الشركات بشكل نشط. تتغير التشريعات أيضًا، ويتم إصلاح بعض القواعد فيها بعد أن تصبح راسخة في الحياة، وبعضها، على العكس من ذلك، يتم تقديمها بعد اعتماد معايير جديدة على مستوى الدولة.

إن تحديد صحة الوثيقة الورقية وأهميتها القانونية هو إجراء واضح للجميع: يجب أن تحتوي الوثيقة على التوقيعات والأختام اللازمة. ولكن كيف يمكن تحديد صحة الوثيقة الإلكترونية؟

خلقت لهذا التوقيع الإلكتروني (ES)- تفاصيل الوثيقة الإلكترونية المعدة لحمايتها من التزوير. يمكنك التعرف على صاحب التوقيع والتأكد أيضًا من عدم حدوث أي تغييرات في المستند الإلكتروني بعد التوقيع عليه.

في أبسط صورها، تعمل آلية EP على النحو التالي:

  • مركز التصديق (القسم أو منظمة خارجية) والتي تتم بمساعدة متخصص برمجةينشئ ما يسمى "الشهادات الرئيسية" لكل مستخدم؛
  • يتم إنشاء مفتاح ES - وهو تسلسل فريد من الأحرف. وهو يتألف من مفتاح خاص، متاح فقط لمالكه ويمكن استخدامه لتوقيع مستند إلكتروني، ومفتاح عام - متاح للجميع، وبمساعدته يمكنك تحديد من وقع على المستند الإلكتروني ومتى.

عند استخدام نظام ECM، يتم إخفاء جميع "الصعوبات" التي قد يواجهها المستخدم. كقاعدة عامة، يجب على المستخدم ببساطة تحديد الوظيفة المطلوبة: "توقيع مستند" (سيتم إغلاق المستند الموقع بتوقيع إلكتروني في نفس الوقت لإجراء تغييرات) أو "الحصول على معلومات حول التوقيعات". يتم الاعتراف بشرعية الوثائق الإلكترونية.

كلمات فراق

نتمنى لك النجاح في إتقان المعرفة الجديدة، وسوف تساعدك موادنا دائمًا في ذلك.

مجتمعنا في طريقه إلى إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في كل مكان وفي جميع المؤسسات.

وذلك لأن معظم المؤسسات لا تزال غير قادرة على القيام بذلك لسبب بسيط - وهو نقص الخبرة في استخدام الوثائق الإلكترونية.

EDMS Docvision

EDMS Docsvision كأداة لأتمتة العمليات خارج نطاق تدفق المستندات

إلما

يتم تنفيذ ELMA EDMS كجزء من عدة حزم ECM+، Projects+، ELMA CRM+ والتي يتم اختيارها وفقًا لمتطلبات المستخدم. حتى أن هناك حزمة تحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية.

خصوصية الواجهة هي تعديلها لدور المستخدم باستخدام أدوات التصميم المضمنة.

وهو ينفذ الوصول السريع إلى البيانات المرجعية وأتمتة عدد من العمليات، على وجه الخصوص، معالجة الوثائق من مصادر مختلفة.

أما بالنسبة للبحث عن البيانات، فهناك إجراء للبحث عن طريق التفاصيل. يمكن إنشاء نتيجة البحث في تقرير، ويمكن إنشاء القوالب من استعلامات البحث.

تم تخصيص نظام فرعي خاص للعمليات مع مصدر الطاقة، والذي يسمح لك بتخطيط الاستبدال وتكوين المهام وإدارة مصدر الطاقة ونموذجه.

تدعم كتلة الأمان عددًا من طرق التفويض وتحدد بوضوح حقوق المستخدم حسب نوع الوصول إلى الكائنات.

بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام التوقيع الرقمي، ويمكن تحديد عدد المستخدمين النشطين برمجياً.

هذا EDMS له أيضًا عيوب. على سبيل المثال، لا يوجد بريد محلي. هناك قيود على إنشاء المهام وتعيينها، ولا يتم تنفيذ التسجيل من تطبيقات المكتب.

بالإضافة إلى ذلك، لا توجد أدوات مدمجة لعرض المرفقات، ويتم تنفيذ الاستعلامات القياسية فقط، ولا يوجد بحث تلقائي عن التكرارات.

ما هي المشاكل التي يحلها 1C: تدفق المستندات 8

ما هي المشاكل التي يحلها 1C: تدفق المستندات 8: العمل المكتبي؛ تخزين واسترجاع المعلومات؛ العمليات التجارية؛ توجيه الوثيقة؛ محاسبة ساعات العمل.

في الظروف الأعمال الحديثةتعتمد الكفاءة التشغيلية إلى حد كبير على كفاءة وسرعة إدارة المعلومات. إن التخزين الموثوق للمعلومات وسهولة الوصول إليها لمن يحتاجون إليها هو مفتاح التعاون الناجح. تسمح لك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بحل هذه المشكلة، مما يزيد بشكل كبير من الكفاءة والجودة الأنشطة المشتركةموظفين.

أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية(نظام إدارة الوثائق الإلكترونية) مترابطة النظام التنظيميوالتقنية والبرمجيات لإدارة أنواع مختلفة من الوثائق والمعلومات. تسمح لك هذه الأنظمة بإدارة المستندات طوال دورة حياتها بالكامل: من إنشائها إلى تدميرها.

تعد إدارة الوثائق والمعلومات والأنواع المختلفة من البيانات والسجلات إحدى العمليات المعقدة في عمل المنظمة. تتيح أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية إمكانية أتمتة هذه العملية. تساعد أتمتة عملية تدفق المستندات المؤسسة على زيادة سرعة العمل بشكل كبير، وتقليل الخسائر المرتبطة بتبادل المعلومات، وتحسين جودة نظام الإدارة ككل.

مميزات نظام إدارة الوثائق الإلكتروني

يضطر موظفو أي منظمة إلى الإنفاق عدد كبير منالوقت للبحث والمعالجة وثائق ضروريةوالمعلومات. وكقاعدة عامة، يزداد حجم هذه المعلومات كل يوم فقط. يصبح البحث اليدوي للمستندات ومعالجتها مصدرًا للعديد من المشكلات في المنظمة. إن استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني له تأثير كبير على جودة العمل. توفر هذه الأنظمة عددًا من المزايا مقارنة بالمعالجة اليدوية.

تشمل المزايا الرئيسية لنظام إدارة المستندات الإلكتروني ما يلي:

  • تقليل الوقت للوصول إلى المعلومات– تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية تجنب الحركة الورقية للمستندات. يمكن إرسال أي وثيقة عن طريق بريد إلكترونيأو من خلال وسائل الاتصال الخاصة بنظام إدارة المستندات الإلكتروني.
  • - الحد من ازدواجية الوثائق والمعلومات- في نظام إدارة المستندات الإلكتروني، يمكن توفير نسخة واحدة من المستند لجميع المستخدمين المصرح لهم، بما في ذلك المستخدمين خارج المنظمة.
  • تبسيط الوصول إلى البيانات– تتيح لك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية إمكانية الوصول إلى البيانات الضرورية من خلال أدوات البحث وتصدير البيانات مباشرة من أنظمة الأعمال (مثل CRM أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات).
  • تحسين تخزين المستندات والبيانات- تخزين بيانات واحد يقلل الحاجة إلى تخزين نسخ متعددة من المستندات. تتيح أدوات الوصول إلى المستندات وفهرستها التي تستخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية للمستخدمين الوصول الفوري إلى المستندات الضرورية والمعلومات الأخرى.
  • أتمتة العمليات التجارية– تتطلب أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية تنفيذ عملية معالجة مستندات معينة. واستنادًا إلى الإجراءات المتخذة مع المستندات، يمكن تحديث تطبيقات الأعمال تلقائيًا، ويمكن إنشاء مستندات جديدة، ويمكن إنشاء اتصال مع المستخدمين الداخليين والخارجيين.
  • تحسين جودة خدمة العملاءج – بسبب الوصول السريع إلى المعلومات الضرورية، يمكن للعملاء الحصول بسرعة على إجابات لاستفساراتهم.
  • تحسين الانضباط وجودة العمل– تضع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية قواعد وإجراءات عمل صارمة للموظفين. لن يسمح النظام للموظفين بانتهاك هذه القواعد. يتم تخزين كافة المستندات في النظام، ولها التعريف اللازم وأمر الحركة. لن يتمكن الموظفون من تغيير حالة المستند دون تنفيذ الإجراءات المحددة.
  • إعادة استخدام المعلومات– بسبب المعالجة الإلكترونية وتخزين المعلومات، يصبح من الممكن مرارا وتكرارا استخدام البياناتدخلت في النظام. على سبيل المثال، عند ملء النماذج القياسية أو إعداد التقارير.
  • تحسين جودة البيانات- الخامس الأنظمة الإلكترونيةتدفق المستندات، حيث يتم ملء العديد من النماذج والمستندات تلقائيًا، مما يقلل من مخاطر الأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي هذا إلى تقليل عدد عمليات فحص المستندات وتعديلاتها المتكررة.
  • زيادة أمن الوثائق والمعلومات– باستخدام وسائل التحكم في الوصول، يمكنك التحكم بشكل صارم في وصول الموظفين إلى المعلومات والمستندات. يتيح لك وجود قاعدة بيانات واحدة أرشفة المعلومات واستعادتها في فترة زمنية قصيرة.

يمكن النظر إلى هيكل نظام إدارة المستندات الإلكترونية من وجهة نظر مجمع البرامج والأجهزة ومن وجهة نظر الوظائف المنجزة.

من وجهة نظر مجمع الأجهزة والبرامج، يتكون نظام إدارة المستندات الإلكترونية من مجموعة من مكونات الأجهزة والبرامج: الخوادم ومحطات العمل والبرامج ومعدات الشبكات والمعدات الإضافية المصممة لأداء وظائف محددة للنظام.

تم تصميم الخادم لإجراء العمليات اللازمة مع المستندات والمعلومات. يمكن أن يكون الخادم مخصصًا أو افتراضيًا، اعتمادًا على موفر النظام وتقنيات التشغيل المستخدمة. كما يمكن للخادم استضافة قاعدة بيانات نظام إدارة المستندات.

توفر محطات العمل تفاعل المستخدم مع نظام إدارة المستندات. تحتوي كل محطة عمل على مجموعتها الخاصة من وظائف إدارة المستندات والبيانات.

ينفذ البرنامج مجموعة الإجراءات اللازمة لإدارة المستندات وهو أساس نظام إدارة المستندات الإلكتروني. يتضمن برنامج نظام إدارة المستندات الإلكترونية، كقاعدة عامة، جزءًا وظيفيًا وجزءًا إداريًا وجزءًا للواجهة. تم تصميم الجزء الوظيفي لإدارة ومعالجة المعلومات. يوفر الجزء الإداري إعدادات النظام اللازمة. يقدم جزء الواجهة المعلومات والبيانات في نموذج يمكن للمستخدمين النهائيين الوصول إليه.

معدات اختياريهاللازمة لتنفيذ مختلف الوظائف المحددة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية. قد تشمل هذه المعدات أجهزة إدخال وإخراج المعلومات، وأنظمة تشفير وتشفير المعلومات، وما إلى ذلك.

تعد معدات الشبكة ضرورية لتعاون مستخدمي النظام والتفاعل بين المكونات المختلفة لنظام إدارة المستندات الإلكترونية.

فيما يتعلق بالوظائف المنجزة، يتضمن هيكل نظام إدارة المستندات الإلكترونية وحدات تنفذ الإجراءات التالية: إدخال البيانات، والفهرسة، ومعالجة المستندات، والتحكم في الوصول، وتوجيه المستندات، وتكامل النظام، والتخزين.


  • وحدة إدخال البياناتاللازمة لإدخال المعلومات الأولية في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. يمكن أن تأتي هذه المعلومات من مصادر مختلفة: المستندات الورقية، والماسحات الضوئية، والبريد، والنماذج عبر الإنترنت، وما إلى ذلك. تضمن هذه الوحدة استلام البيانات ومعالجتها الأولية.
  • وحدة الفهرسة. ويوفر تسجيل وتنظيم البيانات. وبمساعدته، يمكن لنظام إدارة المستندات الإلكترونية تنظيم تخزين واسترجاع المستندات الضرورية وفقًا لاحتياجات المستخدمين.
  • وحدة معالجة المستندات. بعد إدخال البيانات في النظام، يجب معالجتها وتخزينها لمزيد من العمل. تضمن هذه الوحدة توزيع المعلومات والوثائق وفق قواعد محددة.
  • وحدة التحكم في الوصول. تضمن هذه الوحدة توزيع المعلومات والوثائق بين المستخدمين. يمكن لكل مستخدم للنظام العمل فقط مع مجموعة المستندات التي يحتاجها.
  • وحدة التوجيهاللازمة لتنظيم العمل مع الوثائق. تحدد هذه الوحدة قواعد نقل ومعالجة المستندات. لإنشاء مسارات تدفق المستندات، يجب أولاً تحديد عمليات تدفق المستندات.
  • وحدة تكامل النظام. كقاعدة عامة، تعمل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية جنبًا إلى جنب مع أنظمة الإدارة الأخرى (على سبيل المثال، أنظمة CRM وERP وOLAP). تضمن وحدة تكامل النظام نقل البيانات بين هذه الأنظمة.
  • وحدة تخزين المستندات والبيانات. تنفذ هذه الوحدة وظائف قاعدة بيانات المستندات. توفر هذه الوحدة التخزين والأرشفة والاسترداد والنسخ الاحتياطي للمستندات.

أنواع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

قد تختلف أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في أنواع التقنيات المستخدمة ودرجة التكامل ونطاق التطبيق.

اعتمادًا على تقنيات التشغيل المستخدمة، يمكن تمييز أربعة أنواع من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية:

  • أنظمة خادم العميل. في هذا النوع من النظام، توجد الوحدات الرئيسية لإدارة الوثائق والبيانات على خادم مخصص. جزء العميل هو واجهة تفاعل المستخدم مع النظام. ميزة هذا النوع من النظام هي سرعته وموثوقيته.
  • أنظمة قواعد البيانات. عادةً ما يتم دمج هذه الأنظمة مع قواعد البيانات مثل SQL أو Oracle. يتم تخزين جميع المعلومات في قواعد البيانات هذه. يتم استخدام وحدات منفصلة لمعالجة المعلومات. ميزة هذه الأنظمة هي القدرة على تخزين كميات كبيرة من المعلومات.
  • الأنظمة المبنية على تقنيات الويب. توفر هذه الأنظمة العمل على أساس الوصول عن بعدإلى الخادم. ميزة هذه التكنولوجيا هي القدرة على القضاء على تطبيقات العميل. يمكن الوصول إلى نظام إدارة المستندات من محطات عمل المستخدم عبر متصفحات الويب.
  • الأنظمة القائمة على التقنيات السحابية. تشبه هذه الأنظمة في جوهرها الأنظمة التي تحتوي على تقنيات الويب. والفرق الوحيد هو أن خادم المستضيف يستخدم كخادم لنظام إدارة المستندات الإلكترونية.

اعتمادًا على درجة التكامل، يمكن تقسيم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية إلى الأنواع التالية:

  • أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية العالمية(أنظمة EDMS). هذه أنظمة إدارة مستندات مستقلة مصممة بالكامل لأتمتة عملية إدارة المستندات. كقاعدة عامة، تستخدم هذه الأنظمة تقنية خادم العميل.
  • أنظمة إدارة العمل الجماعي. توفر هذه الأنظمة العمل الموزع مع المستندات والبيانات لمجموعة من المستخدمين. هدفهم الرئيسي هو ضمان التعاون. لذلك، تتمتع أنظمة إدارة العمل الجماعي بوظائف أقل بكثير من أنظمة EDMS.
  • وحدات مدمجة كجزء من أنظمة إدارة المعلومات. تحتوي جميع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على مثل هذه الوحدات. تتمتع هذه الوحدات أيضًا بوظائف محدودة (مقارنة بأنظمة EDMS)، وكقاعدة عامة، لا تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) دون تنفيذ الوظائف الأساسية.

المجال الآخر الذي يمكن فيه تنظيم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية هو نطاق التطبيق. توجد أنظمة إلكترونية لإدارة المستندات تركز على أنواع خاصة من الوثائق أو مجالات النشاط. على سبيل المثال، أنظمة PDM، وأنظمة دعم تطوير البرمجيات، وأنظمة نوع مكتب المساعدة، وأنظمة دعم الوثائق الطبية، وما إلى ذلك.

يتضمن تطبيق نظام إدارة المستندات الإلكتروني عدة مراحل يجب على المنظمة إتمامها بشكل مستقل، بغض النظر عن مشاركة مورد النظام. تتضمن هذه المراحل مجموعة من الإجراءات والأنشطة المترابطة منطقيًا والتي ستسمح للمنظمة بتقييم المشروع ككل، وزيادة احتمالية إكمال المشروع بنجاح.

المخطط العاممراحل تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية موضحة في الشكل.

تشمل المراحل الرئيسية لتطبيق نظام إدارة المستندات الإلكتروني ما يلي:

المرحلة الأولى: تحديد العمليات والإجراءات الأساسية.

الغرض من هذه المرحلة هو التحديد الواضح لتكوين عمليات تدفق المستندات الحالية وإجراءات معالجة الوثائق. للقيام بذلك، من الضروري إجراء تحليل مفصل للعمليات والإجراءات الحالية.

خلال هذه المرحلة من الضروري:

  • تحديد عمليات المستوى الأعلى؛
  • تحديد التكوين التفصيلي للعمليات؛
  • تحديد أهداف العمل لعمليات تدفق المستندات؛
  • تحديد الأهداف الفنية لعمليات تدفق المستندات.

المرحلة 2. تحديد متطلبات عمليات تدفق المستندات.

في هذه المرحلة، يتم تحديد التغييرات التي يجب إجراؤها على عمليات تدفق المستندات حتى تعمل بكفاءة ويمكن تشغيلها تلقائيًا.

في هذه المرحلة من الضروري:

  • إجراء تقييم تكنولوجي لعمليات تدفق المستندات؛
  • تحديد متطلبات العمل للعمليات؛
  • إعداد خرائط العمليات "كما ينبغي أن تكون"؛
  • إنشاء خصائص عملية قابلة للقياس؛
  • صياغة المتطلبات الفنية لعمليات تدفق المستندات وإعداد المواصفات الفنية.

المستندات النموذجية:

تمثل خريطة عملية "إدارة المراسلات الواردة" إحدى العمليات الفرعية لإدارة المستندات.

تنظم إدارة المراسلات الواردة إجراءات قبول الوثائق الواردة للمنظمة وفحصها وتسجيلها وإدارتها. تصف خريطة العملية بالتفصيل ترتيب تصرفات الموظفين عند العمل مع الوثائق الواردة. يمكن استخدام أحكام خريطة العملية هذه لتطوير توجيه المستندات أثناء تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني الخاص بالمؤسسة.

تمثل خريطة عملية إدارة المراسلات الصادرة جزءًا من عملية إدارة المستندات.

تنظم إدارة المراسلات الصادرة تصرفات الموظفين عند إعداد المستندات وإرسالها إلى المستلمين الخارجيين. تصف خريطة العملية بالتفصيل عمل الموظفين في إدارة المراسلات الصادرة. يمكن استخدام أحكام خريطة العملية هذه لتطوير توجيه المستندات أثناء تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني الخاص بالمؤسسة.

تحتوي الوثيقة على 9 صفحات.

تعد المواصفات الفنية للنظام الفرعي لتدفق المستندات مثالاً للمواصفات الفنية لأتمتة إدارة عملية تدفق المستندات.

هذا المستندهو مثال على الاختصاصات الحقيقية، التي على أساسها تم اختيار وتنفيذ نظام إدارة المستندات لمؤسسة صناعية.

تحتوي الوثيقة على 17 صفحة. تنسيق الوثيقة - مايكروسوفت وورد 2002. متوافق مع كافة إصدارات MS Word. يمكن تحرير المستند وإجراء التغييرات.

المرحلة 3. تشكيل معايير اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

بناءً على بيانات المرحلتين الأولى والثانية، من الضروري صياغة مجموعة من المعايير لاختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني. ستحدد معايير اختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني إلى حد كبير نطاق العمل الإضافي وإجراءات تنظيم التفاعل مع مورد النظام.

في هذه المرحلة من الضروري:

  • تصنيف المستندات الموجودة حسب النوع؛
  • إجراء تقييم النماذج الموجودةوثائق؛
  • تحديد تركيبة البيانات التي سيتم تحويلها إلى شكل إلكتروني؛
  • تحديد متطلبات واجهة المستخدم؛
  • إنشاء مجموعة من المعايير لاختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني.

المرحلة 4. اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

تتيح هذه المرحلة للمنظمة تحديد التقنيات الرئيسية التي سيعمل عليها نظام إدارة الوثائق الإلكترونية واختيار النظام المناسب وتحديد مزود الخدمة لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

في هذه المرحلة من الضروري:

  • تحديد تكوين وظائف نظام إدارة الوثائق؛
  • تحديد نوع نظام إدارة المستندات الذي يناسب احتياجات المنظمة؛
  • انشئ قائمة الموردين المحتملينأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية؛
  • اختر مزود نظام إدارة المستندات الإلكتروني.

المرحلة 5. إدارة المشروع لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

بعد اختيار مزود نظام إدارة المستندات الإلكتروني، من الضروري وضع خطة التنفيذ. يمكن أن تستغرق هذه المرحلة الكثير من الوقت، لكن وقت التخطيط سيساعد بشكل كبير في تقليل الوقت الذي يستغرقه تنفيذ النظام. يمكن تطوير الخطة بالاشتراك مع مزود الخدمة.

يجب أن تتضمن خطة إدارة المشروع الأعمال التالية:

  • تصميم وظائف النظام؛
  • تنفيذ النظام؛
  • اختبار وتقييم تشغيل النظام؛
  • التشغيل التجريبي للنظام؛
  • تعديل وتكوين النظام.

المرحلة 6. توثيق النظام.

يمكن تنفيذ هذه المرحلة بالتوازي مع المرحلة السابقة. الغرض من هذه المرحلة هو إنشاء قواعد تنظيمية معينة تضمن ذلك عمل مستقرأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

في هذه المرحلة من الضروري:

  • إجراء تدريب الموظفين؛
  • تطوير الإجراءات واللوائح الخاصة بتفاعل المستخدم؛
  • تطوير أدلة للعمل مع النظام.

معايير اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكتروني

تعتمد معايير اختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني إلى حد كبير على احتياجات المنظمة وقدراتها. يجب تحديد التركيب التفصيلي للمعايير مباشرة على أساس أهداف العمل والأهداف الفنية لعمليات تدفق المستندات.

بالإضافة إلى المعايير التفصيلية، يجب على المنظمة أيضًا استخدام معايير عامة تتعلق بأنواع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية والتقنيات المستخدمة.

وتشمل هذه المعايير العامة ما يلي:

  • "نضج" نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. من الضروري تقييم مستوى "نضج" النظام المختار. سيسمح هذا التقييم بفهم مدة تواجد النظام في السوق، وعدد المؤسسات التي تستخدم هذا النظام، وما إذا كانت هناك أي تحديثات للنظام. إذا كان النظام جديدا ودخل السوق للتو، فهناك احتمال كبير لحدوث أخطاء في تشغيل النظام. قد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات أثناء تشغيل نظام إدارة المستندات الإلكترونية.
  • الامتثال لمعايير الصناعة. الأنواع المختلفة من الأنشطة لها معاييرها الخاصة التي تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على تدفق المستندات في المنظمة. عند اختيار النظام، عليك الانتباه إلى كيفية مراعاة متطلبات هذه المعايير في نظام إدارة المستندات الإلكتروني.
  • التوافق مع الأهداف وعوامل النجاح الحاسمة. عند اختيار النظام، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار درجة الامتثال لأهداف المنظمة. من المهم أن يناسب النظام الأهداف والمتطلبات الأساسية للمنظمة. إذا كان النظام لا يلبي المتطلبات، فيجب تغيير اختيار النظام، ولكن لا يجب تغيير المتطلبات والأهداف الرئيسية. يمكن للمؤسسة تغيير بعض متطلبات نظام إدارة مستندات معين، ولكن فقط إذا لم تكن هذه المتطلبات ضرورية لعمليات المؤسسة.
  • مستوى دعم فني . يتعلق هذا المعيار باختيار مورد نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. من الضروري تقييم مستوى الدعم الفني للنظام، سواء أثناء التنفيذ أو أثناء تشغيل النظام.
  • قابلية تطوير النظام. معيار الاختيار هذا مهم من وجهة نظر توسيع أنشطة المنظمة. مع زيادة حجم العمل وتوسيع قاعدة مستخدمي النظام، يجب أن يسمح ذلك للمؤسسة بتوسيع نطاق الحلول.
  • توافر وثائق النظام. بالإضافة إلى وثائق المستخدم، قد يكون من المهم للمؤسسة أن يكون لديها حق الوصول إلى الوثائق لإدارة إعدادات النظام أو تغييرها.
  • حماية النظام. عند اختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني، عليك الانتباه إلى الإجراءات الأمنية المطبقة في النظام. قد يكون لدى المنظمة متطلباتها الخاصة فيما يتعلق بسياسات أمن البيانات والخصوصية. يجب أن يسمح لك النظام المحدد بتكوين الوصول إلى المعلومات والمستندات وفقًا لسياسة أمان المنظمة.
  • التسامح مع خطأ النظام. بالنسبة لبعض المؤسسات، يمكن أن يكون توقف نظام إدارة المستندات الإلكتروني عاملاً حاسماً. عند اختيار النظام، يجب عليك الانتباه إلى المدة التي قد تستغرقها استعادة النظام إلى الحد الأدنى من تكوين العمل.
  • حق الملكية. عند اختيار النظام، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار التكلفة الإجمالية لملكية النظام: تكلفة شراء التراخيص، وتكلفة الإدارة، وتكلفة توسيع النظام، وتكلفة الدعم الفني والتحديثات، وتكلفة الأجهزة، إلخ. .

تتضمن هذه المعايير الجوانب الأكثر عمومية لاختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني. لتطوير مجموعة كاملة من المعايير، من الضروري إشراك العديد من أقسام المنظمة: الإدارة، الخدمة القانونية، قسم تكنولوجيا المعلومات، المتخصصين الفنيين، المتخصصين في إدارة الوثائق، إلخ.

في المنظمات الحديثة، أصبحت أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) عنصرًا أساسيًا في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. وبمساعدتهم، تزيد الشركات التجارية من كفاءة أنشطتها و المؤسسات الصناعيةوفي الوكالات الحكومية، على أساس تقنيات إدارة الوثائق الإلكترونية، يتم حل مهام الإدارة الداخلية والتفاعل بين الإدارات والتفاعل مع السكان. الاختصار المقبول عمومًا هو EDMS، على الرغم من استخدام SAD (نظام التشغيل الآلي للمكاتب) وEDMS (نظام إدارة المستندات الإلكترونية) وSADO (نظام أتمتة المستندات) معه أيضًا.

نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) هو نظام تنظيمي وفني يضمن عملية إنشاء المستندات الإلكترونية والتحكم في الوصول إليها وتوزيعها في شبكات الكمبيوتر، فضلاً عن توفير التحكم في تدفق المستندات في المنظمة.

في البداية، تم اعتبار أنظمة هذه الفئة مجرد أداة لأتمتة مهام العمل المكتبي الكلاسيكي، ولكن مع مرور الوقت بدأت في تغطية نطاق أوسع من المهام. اليوم، يركز مطورو EDMS منتجاتهم على العمل ليس فقط مع المراسلات وORD (الوثائق التنظيمية والإدارية)، ولكن أيضًا مع المستندات الداخلية المختلفة (العقود والوثائق التنظيمية والمرجعية ووثائق المشاريع والوثائق المتعلقة بأنشطة الموظفين، وما إلى ذلك). تُستخدم EDMS أيضًا لحل المشكلات التطبيقية التي يكون فيها العمل مع المستندات الإلكترونية مكونًا مهمًا: إدارة التفاعلات مع العملاء، ومعالجة طلبات المواطنين، وأتمتة عمل قسم الخدمة، وتنظيم تدفق مستندات المشروع، وما إلى ذلك. نظام التدفق هو أي نظام معلومات يوفر العمل مع المستندات الإلكترونية.

في السنوات الأخيرة، أصبح سوق EDMS واحدًا من أكثر القطاعات تطورًا ديناميكيًا في صناعة تكنولوجيا المعلومات المحلية. في عام 2009، وفقًا لـ IDC، على خلفية انخفاض بنسبة 50٪ تقريبًا في حجم سوق البرمجيات الإجمالي في روسيا، هذا الجزءأظهرت استقرارا عاليا. وقد بلغ انخفاضها وفقا لبيانات عام 2009 ما لا يزيد عن 20-25٪. من الناحية العددية، يبلغ حجم سوق EDMS اليوم، وفقًا لـ CNews Analytics، حوالي 220-250 مليون دولار.

مستهلكو تقنيات إدارة المستندات الإلكترونية هم مؤسسات ذات أحجام مختلفة وأنشطة محددة. تقليديا، يظل المستهلك الرئيسي لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية هو القطاع العام. وفقًا للخبراء، فإن حوالي 30٪ من مشاريع تنفيذ تقنيات إدارة المستندات الإلكترونية تنفذها الجهات الحكومية. من المهم أن الاهتمام من جانب الدولة هو الذي أصبح الأساس لاستقرار سوق EDMS، والذي، حتى خلال الأزمة، تلقى زخما كبيرا للتنمية. تم تسمية إدارة المستندات الإلكترونية كعنصر أساسي في مفهوم "الحكومة الإلكترونية"، والتي من المفترض أن يساعد تنفيذها في إزالة العقبات البيروقراطية في تفاعل الدولة والسكان وقطاع الأعمال، فضلاً عن الحد من الفساد. كما تتميز بتنفيذ المشاريع في الجهات الحكومية والكبيرة مؤسسات الدولةومن الجدير بالذكر زيادة المتطلبات ل أمن المعلومات. إنه على وشكبشأن بناء (تطوير) أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الآمنة بناءً على منتجات البرمجيات المكررة.

المفاهيم والمبادئ الأساسية

تدفق المستندات هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال؛ مجمع العمل مع المستندات: الاستقبال والتسجيل والتوزيع ومراقبة التنفيذ وتكوين الملفات وتخزين وإعادة استخدام الوثائق والعمل المرجعي.

إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) هي آلية موحدة للتعامل مع المستندات المقدمة بشكل إلكتروني، مع تطبيق مفهوم "العمل المكتبي بدون أوراق".

المستند المقروء آليًا هو مستند مناسب للقراءة التلقائية للمعلومات الواردة فيه، والمسجلة على وسائط التخزين المغناطيسية والضوئية وغيرها.

المستند الإلكتروني (ED) - مستند تم إنشاؤه باستخدام أدوات معالجة معلومات الكمبيوتر التي يمكن توقيعها التوقيع الالكتروني(EP) وحفظه على وسائط الكمبيوتر على شكل ملف بالتنسيق المناسب.

التوقيع الإلكتروني (ES) هو نظير للتوقيع المكتوب بخط اليد، وهو وسيلة لحماية المعلومات التي توفر القدرة على التحكم في سلامة المستندات الإلكترونية وتأكيد صحتها.

المبادئ الأساسية لإدارة المستندات الإلكترونية:

· تسجيل واحد للمستند، مما يسمح لك بتعريف المستند بشكل فريد.

· إمكانية التنفيذ الموازي للعمليات مما يسمح بتقليل وقت حركة المستندات وزيادة كفاءة تنفيذها

· استمرارية حركة الوثيقة مما يسمح بتحديد الشخص المسؤول عن تنفيذ الوثيقة (المهمة) في كل لحظة من حياة الوثيقة (العملية).

· قاعدة بيانات موحدة (أو منسقة وموزعة) لمعلومات المستندات، مما يلغي إمكانية تكرار المستندات.

· نظام بحث عن المستندات منظم بشكل فعال يسمح لك بالعثور على مستند يحتوي على الحد الأدنى من المعلومات عنه.

· نظام تقارير متطور لمختلف حالات وسمات المستندات، مما يسمح لك بالتحكم في حركة المستندات من خلال عمليات تدفق المستندات وقبولها قرارات الإدارة، بناءً على بيانات من التقارير.

تاريخ تطور أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

ظهرت أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مؤخرًا نسبيًا، وقد احتلت الآن مكانها بقوة في هيكل المعلومات بالمؤسسة. في البداية، تضمنت مهمتهم أتمتة بسيطة لتدفق المستندات بشكل حصري، أي مساعدة الكتبة، ولكن لا تحل محل تدفقات المستندات المتداولة في المؤسسة بأي حال من الأحوال.

لقد تغير الكثير عندما بدأ مصنعو EDMS ليس فقط في نسخ عمليات المؤسسة التي تضمن حركة المستندات الورقية، بل أخذوا في الاعتبار المهام التي تواجه هاتين العمليتين بشكل خاص وتدفق المستندات بالكامل بشكل عام.

إن الفهم بأن تدفق المستندات الخاص بالمؤسسة يهدف إلى دعم نظام الإدارة الخاص بها لم يصل إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية على الفور. علاوة على ذلك، لا تزال العديد من السلطات الفيدرالية والبلدية الحديثة تستخدم أبسط أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية، والتي تشمل مهامها فقط تكرار تدفق المستندات الورقية، ولكن لا تحل محلها أو تحسين هيكل الإدارة ودعمه.

من خلال تقسيم مراحل تطور أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ترتيبًا زمنيًا، يجدر تسليط الضوء على أولها، والتي بدأت في الثمانينيات من القرن العشرين واستمرت فعليًا حتى نهايتها. تتميز هذه الفترة بالحلول المجزأة التي ظهرت بسبب حقيقة أن المؤسسات التي أدركت إدارتها بالفعل الحاجة إلى أتمتة تدفق المستندات لم يكن لديها بعد الأدوات الموحدة اللازمة لحل المشكلات من هذا النوع.

دعونا نفكر في الأسباب التي أدت في البداية إلى الحاجة إلى أتمتة تدفقات المستندات. في الربع الأخير من القرن العشرين، لم يصل حجم الوثائق الإدارية للمؤسسات بعد إلى مستويات حرجة، ومع ذلك، أدى التجزئة الإقليمية الحالية للوحدات الهيكلية إلى حقيقة أن إجراءات الموافقة من قبل المديرين على مختلف المستويات يمكن أن تستغرق أسابيع وفي بعض الأحيان حالات حتى أشهر. إن إدخال خدمات البريد الحلقي في مثل هذه المؤسسات جعل من الممكن تحسين آليات التنسيق التسلسلي فقط، في حين أن التنسيق المتوازي القائم على المعجبين، أو كما يطلق عليه الآن، يتطلب قدرًا كبيرًا جدًا من الوقت، ونتيجة لذلك كان استخدامه تم تخفيضها إلى الحد الأدنى، وإذا أمكن، استخدامها حصريًا داخل نفس المبنى.

عندما بدأ حجم تدفق المستندات في العديد من المؤسسات الصناعية الكبيرة والهيئات الحكومية يقترب من القيم الحرجة، أصبح من الواضح أن عمليات تدفق المستندات تحتاج إلى إخضاعها لإعادة هندسة جذرية، أي إعادة الهيكلة، ونتيجة لذلك، مع الحفاظ على المتطلبات العامةبالنسبة لنتائج العمليات، كان لا بد من تحسين العمليات نفسها، ونتيجة لذلك، كان من المفترض أن يستغرق إكمالها وقتًا أقل بكثير.

وبالتالي، تم تخصيص أنظمة EDMS الأولى بشكل فردي تمامًا، وتم تطويرها مباشرة في المؤسسات التي تم إنشاؤها من أجلها باستخدام الموارد الداخلية. إن المزايا الواضحة لهذا النهج (الامتثال الواضح لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية الذي تم إنشاؤه مع عمليات تدفق المستندات المنظمة الفعلية، والتكامل الشامل في البنية التحتية لمعلومات المنظمة) تم تعويضها من خلال عيب أساسي واحد: مثل هذا النظام، الذي تم تطويره في المنظمة نفسها، كان عادةً غير قابلة للتطوير، وكان من المستحيل تقريبًا تغيير هيكل العمليات الآلية، مما جعل من المستحيل تطوير مثل هذا النظام. وبما أن نظام EDMS الذي تم الحصول عليه بهذه الطريقة كان مرتبطًا ارتباطًا وثيقًا بنموذج إدارة المنظمة، فقد جاءت لحظة توقف فيها تطوير الشركة تمامًا بسبب حقيقة أن نظام إدارة المستندات الإلكتروني المستخدم نفسه أبطأ ما كان من المفترض أن يفعله التحسين: بدأت فعالية نظام الإدارة المعتمد في المنظمة في الانخفاض بسرعة واضطرت الشركة إلى بذل الجهود لإنشاء نظام EDS مناسب يمكنه دعم الإدارة وجعل تطوير الشركة أكثر كفاءة.

تولت العديد من الشركات التي تم إنشاؤها في منتصف التسعينيات حل هذه المشكلات في وقت واحد: فقد بدأت في إنشاء نظام إدارة إلكترونية عالمي يمكن توسيع نطاقه بسهولة ليتوافق مع احتياجات أي عميل تقريبًا، وأصبحت تقنية إنشاء حل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية النهائي عملية مكونة من مرحلتين: في المرحلة الأولى، أنشأت الشركة نظام EDMS أساسيًا موحدًا، وفي المرحلة الثانية كان هناك تنفيذ - تعديل العمليات وفقًا لاحتياجات عميل معين. وقد أتاح هذا النهج تقليل تكلفة الحلول النهائية، ولأنه في الوقت نفسه أكثر فاعلية، فقد أتاح فرصًا للتوسع التنظيمي والوظيفي للنظام.

منذ نهاية القرن العشرين، بدأ نهج أتمتة تدفق المستندات في التغيير نوعيا: جاءت أساليب جديدة للإدارة إلى روسيا، مما جعل من الممكن زيادة كفاءتها بشكل منهجي. ومن هنا جاء مفهوم إدارة الجودة إلينا، ومعه - نهج العمليةإلى الإدارة. نظم المعلوماتتفاعلوا على الفور تقريبًا مع هذه الاتجاهات، ونتيجة لذلك توصلوا إلى هذا المفهومسير العمل - تدفقات العمل، والتي كانت عبارة عن حالات فردية لعمليات الأعمال الموجهة نحو المستندات. استجابت أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية الحديثة لظهورها من خلال تنفيذ المحركات الموجهة نحو العمليات (محركات سير العمل)، والتي أصبحت في الوقت نفسه خطوة منهجية جديدة تسمح لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية الحديث بالتكيف بشكل أسرع وأكثر كفاءة مع احتياجات الشركات سريعة النمو. إن وصول المطورين الغربيين (IBM Lotus، Documentum) إلى السوق الروسية، الذين أنتجوا منصات لهذه الأنظمة، قدم مفهوم ECM - إدارة محتوى المؤسسة. من الناحية المنهجية، اختلفت EDMS التي تنتمي إلى فئة ECM عن البقية من حيث ظهور تقسيم واضح فيها: الوثيقة نفسها، ومكون المعلومات الخاص بها (المحتوى). يعمل نظام ECM مع محتوى المستند من خلال البيانات الوصفية الخاصة به - وهي معلومات مختارة لها أهمية معينة بالنسبة للمؤسسة. لذلك، بالنسبة للرسالة الصادرة، يمكن أن تكون البيانات الوصفية هي المرسل إليه وتاريخ التوقيع والموقع الرسمي، رقم التسجيلومعلومات الشحن والتسليم.

سمح استخدام سير العمل للمتخصصين في الشركات التي تعمل بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بضمان التغييرات المستمرة في العملية الآلية من أجل ضمان أقصى قدر من امتثالها لعمليات المؤسسة. وبطبيعة الحال، كانت هذه قفزة كبيرة إلى الأمام.

تغيرت بنية الحلول أيضًا: إذا كان نظام EDMS في البداية مثالاً على بنية ذات مستويين (DBMS - تطبيق)، فبحلول عام 2005، أصبحت متطلبات بنية ثلاثية الطبقات لنظام DBMS - خادم التطبيقات - واجهة المستخدم هي الأمر الواقع تشير معايير الصناعة والمنظمات التي تجري عطاءات لتوريد نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) إلى هذا المطلب الدقيق لبنية النظام على أنه مفضل أو إلزامي.

ساهم الوضع الاقتصادي المواتي في هذا الوقت في النمو السريع للمؤسسات في جميع الصناعات، مع خلق ظروف مواتية في نفس الوقت لإدخال حلول منتجات EDMS الجديدة إلى السوق. في هذا الوقت، تم أخيرًا تشكيل دائرة من مصنعي EDMS العاملين في السوق الروسية وأسواق الدول المجاورة.

وظائف EDMS الحديثة

تعد أنظمة معلومات الشركات وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على وجه الخصوص حلولًا مصممة بشكل أساسي لإدارة موارد المعلومات للمؤسسات المتوسطة والكبيرة. الأسباب الرئيسية لهذا التقسيم الطبقي هي في المقام الأول السعر المرتفع لـ "تذكرة الدخول" إلى هذا السوق. اقتناء كاملة وعالية الجودة و نظام آمنأدى نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS)، وتزويدها بالوسائل الحديثة لحماية معلومات التشفير، فضلاً عن الحاجة إلى جذب موظفين مؤهلين تأهيلاً عالياً من المحللين والاستشاريين والمنفذين لتنفيذ المشاريع، إلى حقيقة أن الشركة التي جاءت إلى الحاجة للحصول على أداة قوية لإدارة محتوى الشركة مثل EDMS، اضطر إلى تحمل تكاليف كبيرة جدًا نفقات ماليةأنهم لا يستطيعون تحمله أصحاب المشاريع الفرديةوالشركات الصغيرة. وهكذا، أصبح نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) أدوات لتحسين الإدارة على وجه التحديد في الشركات الكبيرة، ويمكن للشركات الموزعة جغرافيًا أن تضمن أقصى عائد من التنفيذ الهياكل التجاريةنوع القابضة.

أدى تطوير وظيفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) إلى حقيقة أن المزيد والمزيد من إجراءات الإدارة الموجهة نحو المستندات قد تمت أتمتةها وتم تغطية المزيد والمزيد من مجالات الأنشطة اليومية للشركات من خلال وظائفها.

حتى الآن، المعيار الفعلي لنظام EDMS الحديث هو مجالات النشاط التالية:

· العمل المكتبي العام - معالجة المراسلات الواردة والطلبات من المواطنين، وإعداد الرسائل والوثائق الصادرة، والوثائق الداخلية والتنظيمية، ومراقبة تنفيذ الأوامر؛

· تعد إدارة سجلات الموارد البشرية مجالًا منظمًا بشكل صارم لتدفق المستندات الخاصة، مما يجعل من الممكن دعم إجراءات تعيين الموظفين وفصلهم، وإرسال الموظفين في رحلات عمل، وتوفير الإجازات المخططة وأنواع الإجازات الأخرى. تضمن هذه الأنظمة الحفاظ على جميع النماذج المعتمدة لسجلات الموظفين: أمر تعيين موظف (نموذج T-1)، أمر إنهاء الخدمة عقد التوظيف(نموذج T-8، T-8a)، أمر نقل الموظف إلى وظيفة أخرى (نموذج T-5)، البطاقة الشخصية للموظف (نموذج T-2، T-2GS، T-2MS)، جدول التوظيف (نموذج T-3)، جدول الإجازة (نموذج T-7)؛

· إدارة السجلات الأرشيفية هي منطقة مكتملة لإدارة السجلات الخاصة دورة الحياةوثائق المنظمة ودعم الإجراءات التالية: تكوين قوائم الجرد حسب النماذج المعتمدة، نقل الملفات للتخزين الأرشيفي، فحص قيمة الوثائق والملفات بشكل عام، إتلاف الوثائق والملفات التي لم تعد ذات قيمة للمنظمة، موظفوها والدولة والمجتمع، وتسليم الملفات الفردية للتخزين في هياكل وكالة الأرشيف الفيدرالية (Rosarchive)؛

· العمل الجماعي - يتيح لك أتمتة دعم المستندات لأنشطة هيئات الإدارة الجماعية - الاجتماعات والاجتماعات ومجالس الإدارة واجتماعات المساهمين. كما يسمح بإعداد وتنسيق والموافقة على جداول الأعمال (وثائق التخطيط) والبروتوكولات (الوثائق الناتجة)؛

· إدارة علاقات العملاء - يتم الآن تنفيذ وظيفة CRM (إدارة علاقات العملاء) بدرجة أو بأخرى في جميع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، باستثناء الأقدم منها، والتي لا تكون هذه الوظيفة مطلوبة بشكل خاص لمستخدميها.

خصائص سوق EDMS الروسي

يقدر الخبراء السوق الروسية لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية من الناحية النقدية حاليًا بمبلغ 170 مليون دولار وتتميز بمعدلات نمو عالية - من 25 إلى 40 بالمائة سنويًا وفقًا لتقديرات مختلفة. وهذا يجعلها جذابة للغاية، وأيضًا قوية شركات اجنبية، لذلك يمكن أن يتغير وضع الصناعة بسهولة. بالطبع، من ناحية، في السوق غير المشبعة، جميع الموردين، بعد أن أظهروا نشاطا كافيا، من حيث المبدأ، لديهم فرص كبيرة للتنمية. ولكن، من ناحية أخرى، يمكننا أن نقول الآن أن مجموعة اللاعبين الرئيسيين قد تشكلت عمليا.

حتى الآن، قام المطورون الأجانب والروس بتقسيم السوق بالتساوي تقريبًا من الناحية النقدية، ولكن من حيث عدد التطبيقات، فمن الواضح أن النسبة ليست لصالح التطورات الأجنبية. نظرًا لارتفاع تكلفة ترخيص البرامج الأجنبية، فضلاً عن التكيف المكلف والمكثف للعمالة مع متطلبات المعايير الروسية، فإنها تستخدم بشكل أساسي في الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية، والتي لم تكن مسألة السعر ملحة للغاية بالنسبة لها. تميل الشركات الصغيرة والمتوسطة أكثر إلى استخدام التطورات المحلية بسبب مرونتها وتكلفتها المنخفضة، ومن غير المرجح أن يتغير الوضع هنا. لكن الشركات الكبيرةإنهم يتجهون بشكل متزايد إلى EDMS الروسية. علاوة على ذلك، من المرجح أن تغزو الأنظمة المحلية الجزء الأكبر من السوق: فكل عام تصبح أكثر وظيفية، وأقل تكلفة بشكل ملحوظ في التنفيذ، والأهم من ذلك، أنها يتم تطويرها خصيصًا للواقع الروسي.

ويمثل المطورون الأجانب للمنصات والحلول أكثر من 50% من سوق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). تشغل الحلول القائمة على منصة Documentum الحصة الأكبر من سوق EDMS (حوالي الثلث). الشركات التي شاركت في الدراسة، والتي تطور أنظمتها بناءً على منصة IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent، STC IRM، Interprokom Lan، InterTrust Company، ComputerAge)، تمتلك 12-15٪ من السوق. ومن بين الشركات الروسية، تحتل مواقع مهمة في السوق شركات: EOS، وLanit، وDirectum، وCognitive Technologies. تمثل حصة النظام الذي طورته كل من هذه الشركات أكثر من 5٪ من سوق EDMS. تتمتع شركات Upscale Soft وDocsvision وNaumen أيضًا بمواقع قوية إلى حد ما. لا يأخذ نظام EDMS في الاعتبار الحلول الأخرى التي تم إنشاؤها على أساس منصات IBM المستخدمة لتطوير حلول ECM (Lotus Notes، Content Manager، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى الحلول الموجودة على الأنظمة الأساسية لتطوير تطبيقات ECM من Microsoft وOracle. الشركات والحلول من المطورين الروس، وليس الذين شاركوا في دراسة CNA. شريحة محددة السوق الروسيةويقدر الخبراء أن تكلفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية تتراوح بين 45 إلى 55 مليون دولار. ومع ذلك، وبالنظر إلى أن منصات آي بي إم المستخدمة لإنشاء أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية ممثلة على نطاق واسع في روسيا، فإن حصة الحلول القائمة على تقنيات آي بي إم قد تكون أعلى بكثير من الحصة الإجمالية للشركات التي شملها الاستطلاع. CNA، بما في ذلك من خلال التطورات الخاصة بنا. بشكل عام، يمكن تحديد ثلاثة مجالات رئيسية لنمو السوق، والتي يمكن للاعبين الجدد والحاليين التنافس عليها. أولاً، يمكننا أن نتوقع زيادة في الطلب من الهيئات الحكومية بمجرد تطوير الإطار التنظيمي المناسب. نظرًا لأن القطاع العام هو المستهلك المهيمن لأنظمة المعلومات الإلكترونية في روسيا، حيث يمثل حوالي 40٪ من السوق، فإن الكثير يعتمد على المسار الذي تختاره الدولة عند إنشاء هيكل متطور لتبادل المعلومات بين الإدارات. ثانيا، تسعى الهياكل التجارية الكبيرة، التي تستخدم بنشاط EDMS لفترة طويلة، ولكن فقط في بعض الأقسام، إلى توحيد الفروع الموزعة في مساحة معلومات واحدة وتوسيع الممارسة الناجحة للمؤسسة ككل. وثالثًا، تقدم الشركات المتوسطة والصغيرة المزيد والمزيد من الأنظمة لتحسين كفاءة تنظيم عمليات العمل على مدار العامين أو الثلاثة أعوام الماضية وقد أدركت بالفعل الفوائد التي يوفرها ذلك.

بلغ حجم سوق أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) في روسيا في عام 2008، وفقاً للتقديرات الأولية من CNews Analytics، حوالي 210 مليون دولار. ويظل القطاع العام هو أكبر عميل لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في روسيا، وترتبط الآمال في تحقيق المزيد من النمو أيضاً بالمزيد من النمو. المبادرات الحكومية. ولا تزال الآمال في مزيد من التطوير مرتبطة بالقطاع العام والبنوك والاتصالات والنفط والغاز، التي "أثارت" هذا السوق في روسيا في البداية. عند تقييم حجم سوق EDMS في روسيا، يأخذ خبراء CNews Analytics، وكذلك المشاركون - شركات التطوير والمتكاملون - في الاعتبار تكلفة مكونات النظام والخدمات الاستشارية وتنفيذ النظام وتحديثه، فضلاً عن التدريب والتقنية. يدعم. إذا كانت حصة خدمات التنفيذ، وفقًا لمسح عام 2007، مساوية تقريبًا لتكلفة النظام (حوالي 36%)، فقد أشار المشاركون في عام 2008 إلى أن حصة التنفيذ قد زادت قليلاً - 40% مقابل 35% (تكلفة النظام) ). ويعزى هذا التغيير جزئياً إلى النمو السريع لقطاع خدمات تكنولوجيا المعلومات المحلي ككل، وعلى خلفية ذلك ارتفعت تكلفة العمل الاستشاري بشكل ملحوظ وسريع. ومع بداية تغيرات الأزمة في البلاد، توقع العملاء بفارغ الصبر أن تنخفض أسعار هذه الخدمات قريبًا. ومع ذلك، في الواقع، لم يحدث بعد انخفاض حاد في تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات المهنية، على الرغم من حقيقة أن هذا السوق هو أول من يقع في منطقة المخاطر.

أرز. 1. هيكل التكلفة لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

مراجعة النظم الحديثة لإدارة الوثائق الإلكترونية

دعونا نلقي نظرة على أنظمة EDMS الثمانية الأكثر شيوعًا في روسيا: Directum (Directum)، DocsVision (DocsVision)، Globus Professional (Prominfosystems)، PayDox (Paybot)، 1C: Document Flow (1C)، Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co المجموعة)، DELO ( EOS)، EUFRATES (التقنيات المعرفية). العرض المقدم لـ EDMS هو محاولة لتقييم قدرات واستعداد منتجات البرمجيات لحل المشكلات الحالية لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة.

ستساعد المعايير الموضحة في المراجعة في تحليل إمكانيات الحلول قيد النظر من وجهة نظر التنفيذ الفني لبعض مهام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). وتنقسم جميع القدرات إلى سبعة مجالات الأتمتة:

عمل مكتبي؛

التدفق العام للمستندات؛

ادارة العقود؛

الأرشيف الإلكتروني؛

العمل مع نداءات المواطنين؛

ادارة مشروع؛

العمل مع وثائق نظام إدارة الجودة.

يوفر الجدول 1 عددًا من المعايير الواضحة المتأصلة في جميع الأنظمة قيد النظر (وجميع أنظمة فئة EDMS، من حيث المبدأ)، والمعايير التي تسمح لنا بتمييز الحلول عن بعضها البعض. بشكل عام، وظائف الأنظمة هي نفسها، وفقط التوزيع التفصيلي لبعض المهام الأساسية لتدفق المستندات وميزات تنفيذها يجعل من الممكن مقارنة الحلول المختلفة. تجدر الإشارة إلى أنه بالنسبة لجميع الأنظمة المقدمة في المراجعة، هناك الكثير من ممارسات التنفيذ. يتم استخدام هذه الأنظمة من قبل مئات المؤسسات لأتمتة تدفق المستندات. بالإضافة إلى هذه الحلول، هناك أكثر من 50 منتجًا برمجيًا في السوق لا يتم استخدامها على نطاق واسع.

إذا قمنا بتحليل الإصدارات الجديدة من الأنظمة التي تحتل مناصب قيادية في السوق، تجدر الإشارة إلى أنه على مدى السنوات الثلاث الماضية كان تطويرها يهدف بشكل أساسي إلى تحسين قدرات الخدمة، منذ ذلك الحين القدرات الأساسيةوقد تم تنفيذها بالفعل بشكل أو بآخر. إذا تحدثنا عن القدرات التقنية الجديدة، فيمكننا ملاحظة إمكانية تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) نحو إدارة أنواع مختلفة من المحتوى (الوسائط المتعددة)، واستخدام تقنيات المعالجة التلقائية وتحليل محتوى المستندات. ولكن حتى الآن، فإن هذه الوظيفة ليست إلزامية بالنسبة لـ EDMS، والأهم من ذلك، أن الطلب عليها في روسيا لم يتشكل بعد بشكل كامل.

الجدول 1. الخصائص العامة EDMS الأكثر شعبية



دعونا نفكر في نظام EDMS المقدم وفقًا لنسبة مفهومة للجميع" سعر / وظائف"[12]:

أرز. 2. "السعر/الوظيفة الأمثل" لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (الرسم البياني جارتنر)

هذا المخطط مبني على مبدأ "الربع السحري"جارتنر "، حيث توجد الأنظمة فيأنا الربع. في الثاني والرابع تحتوي أرباع المخطط على أنظمة لا تحتوي على مؤشرات متوازنةالأسعار والوظائف.

يسمح لنا المعيار المختار للدراسة بتقييم مختلف أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) من وجهة نظر استعدادها لحل المشكلات الحقيقية لإدارة المستندات الإلكترونية على المؤسسة الحديثة. وتضمنت مجموعة القادة الأنظمة Directum، DocVision والفرات. الأنظمة المتبقية موجودة فيالربعين الثاني والرابع.

اللائحة والمعايير القانونية في مجال EDMS

اليوم، لا يتم تنظيم أنشطة مطوري EDMS عمليا. عند تطوير منتجات البرمجيات وتنفيذ مشاريع التنفيذ، يسترشد المطورون والموردين، بدرجة أو بأخرى، بالوثائق التنظيمية والقانونية التالية:

غوست ص 51141-98. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعريفات (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28) ؛

القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" (بصيغته المعدلة في 8 نوفمبر 2007)؛

غوست آر 6.30-2003. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق (تمت الموافقة عليها بقرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 3 مارس 2003 رقم 65) ؛

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 22 سبتمبر 2009 رقم 754 "بشأن الموافقة على اللوائح الخاصة بنظام إدارة المستندات الإلكترونية بين الإدارات"؛

القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات".

عند تنفيذ مشاريع تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، في حالة العمل مع البيانات الشخصية، من الضروري الاسترشاد بمتطلبات القوانين الفيدرالية المؤرخة 27 يوليو 2006 N 152-FZ "بشأن البيانات الشخصية" والمؤرخة 27 ديسمبر 2009 N 363-FZ "بشأن تعديلات المادتين 19 و 25 من القانون الاتحادي "بشأن البيانات الشخصية".

نظرًا لأن GOSTs استشارية بطبيعتها، فإن المطورين يدرجون أقصى قدر من المرونة في حلولهم بحيث يكون من الممكن، اعتمادًا على العميل، تنفيذ مخططات مختلفة للعمل مع المستندات على أساس النظام. في كثير من الأحيان، يجب أن توفر بنية النظام ومنطقه أساليب مختلفة، وفي بعض الأحيان، متعارضة لأتمتة المستندات. يعد الافتقار إلى المعايير المقبولة بشكل عام مشكلة ليس فقط للمطورين، ولكن أيضًا للعملاء، نظرًا لأن اختيار متطلبات نظام EDMS يصبح مهمة ذاتية للغاية. قد تختلف القواعد واللوائح الخاصة بالعمل مع المستندات من مؤسسة إلى أخرى، ليس فقط داخل نفس الصناعة، ولكن حتى داخل نفس مجموعة الشركات. وعلى الرغم من أن تعقيد مهام إدارة المستندات الإلكترونية واضح تمامًا بشكل عام، إلا أن طرق تنفيذها تختلف اختلافًا كبيرًا. اتضح أن أحد المتطلبات الرئيسية لمطوري نظام EDMS الحديث هو تقديم حل مناسب من حيث السعر والجودة ووقت التنفيذ، بغض النظر عن تفاصيل عمل العميل (وبعبارة أخرى، تلبية أي تفاصيل).

فهرس

1. مايكل جي دي ساتون. "تدفق وثائق الشركة. المبادئ والتقنيات ومنهجية التنفيذ. – سانت بطرسبورغ: أزبوكا، 2002.

ويحتوي الكتاب على مفاهيم نظرية ومتعددة توصيات عمليةحول تحسين بنية نظام إدارة المستندات، وتوزيع المسؤوليات بين المديرين والموظفين الفنيين في مرحلة الإنشاء وأثناء تشغيل النظام، وتنظيم تخزين فعال من حيث التكلفة والبحث عالي الكفاءة للمستندات، وغير ذلك الكثير. تستند كل هذه النصائح إلى الخبرة العملية الغنية للمؤلف، وهو متخصص كندي رائد في مجال تحسين تدفق المستندات، والذي عمل بناءً على أوامر من الوكالات الحكومية في بلاده والشركات العالمية الرائدة.الفكرة الأساسية هي أن نظام إدارة المستندات المبني جيدًا لا يستهلك الكثير من الموارد، ولكنه يساعد في اتخاذ قرارات فعالة وزيادة القدرة التنافسية للمؤسسة نظرًا لحقيقة أن المعلومات الضرورية تصبح سهلة الوصول إليها و"في متناول اليد" دائمًا. " تم وصف تقنية بناء نظام فعال لإدارة مستندات المؤسسة في هذا الكتاب.

2. طرق ووسائل العمل مع الوثائق. مقتطفات. - التحرير URSS، 2000

تعرض المجموعة أعمالًا حول الجوانب النظرية والتطبيقية لإدارة المستندات والمهام ذات الصلة بالتعرف على النص، والتفاعل مع قواعد البيانات، وواجهة المستخدم.المجموعة موجهة للباحثين ومطوري أنظمة إدارة الوثائق.

3. كليمنكو إس في، كروخين آي في، كوش في إم، لاغوتين يو إل. الوثائق الإلكترونية في شبكات الشركات. - م: أنكي-إيكوتريندز، 1999

توضح الدراسة أساسيات وقضايا زيادة كفاءة التشغيل الآلي للمكاتب في مؤسسة ما، بما في ذلك المشكلات المحددة المرتبطة بالانتقال إلى التكنولوجيا غير الورقية. تعتبر مبادئ البناء الأنظمة الحديثةإدارة الوثائق الإلكترونية (EDM) واتجاهات تطويرها. يتم توفير أوصاف المنتجات الأجنبية الأكثر تقدما في مجال الرقابة الجنائية. يتم توفير معايير في مجال التشفير والضغط والتبادل والتكامل لأنواع مختلفة من المعلومات.

4. في.زيريبنكوفا. تدفق المستندات في المؤسسة. - القمة 2005

يتناول الكتاب تدفق المستندات من منظور المحاسبة و المحاسبة الضريبية. تم وصف إجراءات إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية. يتم توفير عينات من النماذج الموحدة المستخدمة في التسويات مع الأشخاص المسؤولين، والمعاملات النقدية، ومعاملات الحساب الجاري، وعند المحاسبة عن الأصول الملموسة وغير الملموسة والأصول الثابتة والعمالة والأجور. يتم عرض سجلات المحاسبة الضريبية التي وضعها المؤلف.

5. تشيرنوف ف.ن. أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية. – م: الخرق، 2009. – 84 ص.

تم توضيح مبادئ وميزات إنشاء الأنظمة الآلية دعم التوثيقإدارة. تم تنفيذ اختيار المعايير ومقارنة خصائص أنظمة التوثيق الآلية لإدارة شركات التطوير التي تعمل في السوق الروسية لفترة طويلة ولديها عدد كبير من التطبيقات العملية الناجحة. يتم النظر في قضايا الدعم التنظيمي لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

6. EDMS (السوق الروسية)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

خصائص السوق الروسية لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

7. لينا فيشر. الابتكار والتميز في عملية سير العمل وإدارة المعرفة. – شركة استراتيجيات المستقبل، 2000

ويرد وصف لأبرز المشاريع في مجال إعادة تنظيم وإدارة العمليات التجارية وتنفيذ أنظمة سير العمل.تبسيط العمليات التجارية باستخدام تكنولوجيا سير العمل وحلول الشبكة الخارجية. تقنيات للمؤسسات الافتراضية. استراتيجيات سير العمل والبرمجيات الجماعية. استراتيجيات الأعمال الحديثة ودعم العمليات. سوق سير العمل. تكامل أنظمة سير العمل لمعالجة الفواتير المستحقة الدفع والصور الرسومية للمستندات.

8. سابكوف ف. تكنولوجيا المعلومات وحوسبة العمل المكتبي. – سانت بطرسبورغ: الأكاديمية، 2006.-288 ص.

تؤخذ بعين الاعتبار تقنيات المعلومات المستخدمة في حوسبة العمل المكتبي. لاكتساب المهارات العملية، يتم تقديم الأمثلة مع تحليل تنفيذها. يتم تقديم تقنية إنشاء نظام إدارة قاعدة البيانات. يعتبر العمل مع أنظمة النشر.

9. جلينسكيخ الكسندر. السوق العالمية لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية. - معلومات جيت رقم 8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

المفاهيم الأساسية حول أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية. تحليل الوضع الحالي لسوق EDMS العالمي. سوق EDMS الروسي. أمثلة على استخدام EDMS في العالم. تكامل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مع التطبيقات الأخرى: أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM). ميزات اختيار وتنفيذ EDMS. المشاركون الرئيسيون في سوق EDMS العالمي وسوق EDMS الروسي. تعتبر قضايا تحسين تدفق المستندات والتحكم فيها والتحكم في معالجة المعلومات ذات أهمية أساسية للمؤسسة.

10. كونيايف ن.ن.، ديموشكين أ.س.، فاريشنوف أ.ج. العمل المكتبي السري وتدفق المستندات الإلكترونية بشكل آمن. – م: الشعارات، 2011. -452 ص.

تم الكشف عن جوهر وميزات العمل المكتبي السري. تتم تغطية قضايا توثيق المعلومات السرية، ومعالجة الوثائق السرية، وتسجيلها، وتنظيم تدفق الوثائق السرية، وتصنيف وتنظيم الوثائق السرية، وضمان نظام السماح بالوصول ونظام المعلومات السرية، وإعداد الوثائق السرية لنقلها إلى الأرشيف وتدميرها. يتم تقديم تحليل للأفعال القانونية التنظيمية الحديثة في مجال معلومات الوصول المقيد والمعلومات السرية الموثقة: البيانات الشخصية؛ الأسرار الرسمية والمهنية والتجارية؛ أسرار الإنتاج، الخ.

11. غوست 34.602-89 " مهمة فنيةلإنشاء نظام آلي."

تنطبق هذه المواصفة القياسية على الأنظمة الآلية (AS) لأتمتة أنواع مختلفة من الأنشطة (الإدارة والتصميم والبحث وما إلى ذلك)، بما في ذلك مجموعاتها، وتحدد التكوين والمحتوى وقواعد إعداد وثيقة "المواصفات الفنية للإنشاء ( التطوير أو التحديث) الأنظمة."

12. دكتوراه ليونيد رينجولد، مراجعة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

مبادرات الدولة حول "الوثيقة الإلكترونية"، والمعايير في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية، والقدرات التقنية لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية الحديثة، ومقارنة خصائصها.

13. غوست آر 51141-98

يعكس المنظومة الاصطلاحية للمفاهيم في مجال العمل المكتبي وشؤون الأرشيف.

14. أليكسي نازارينكو، تاريخ واتجاهات تطوير EDMS الحديثة

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

يتم النظر في تاريخ النهج المتبع في التطوير، وتطوير الوظائف، وتحديد المواقع والوظائف الحديثة لنظام EDMS، ومستقبل سوق أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.

15. المستندات الإلكترونية وتدفق المستندات: الجوانب القانونية. مقتطفات. – إنيون راس، 2003

تحلل المجموعة مشاكل توثيق المعلومات وتنظيم تدفق المستندات في ظروف تقنيات المعلومات الحديثة. يتم تناول قضايا تصنيف الوثائق في المجال الاجتماعي، قوة قانونيةالوثائق الإلكترونية وضعها القانوني وسلامتها ودورها في العلاقات القانونية، في المقام الأول في التداول المدني والتشريعات والممارسات الإجرائية، دور ومكان القانون الاتحادي"بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" في نظام إدارة الوثائق في الاتحاد الروسي، الخبرة الأجنبيةفي مجال إدارة الوثائق الإلكترونية.

16. أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية: معايير الاختيار

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (تقنيات البرمجيات)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. كوزنتسوفا، تي.في. العمل المكتبي (دعم التوثيق للإدارة) - م: Intel-Sintez، 2002.

19. مايكل جي دي ساتون. إدارة الوثائق لالمؤسسة: المبادئ والتقنيات والتطبيقات، 1996

20. لاري بيلاوسكي، جيم بويل. أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية - برنتيس هول PTR، 1997