Sestavte žádost výrobního a obchodního podniku. Úkoly. Pokyny k sepsání žádosti
Jak správně hospodařit s financemi svého podnikání, pokud nejste odborníkem v oboru finanční analýza - Finanční analýza
Finanční řízení - finanční vztahy mezi subjekty, finanční řízení na různých úrovních, správa portfolia cenné papíry, techniky řízení pohybu finanční zdroje- nedaleko úplný seznam předmět" Finanční řízení"
Pojďme mluvit o tom, co to je koučování? Někteří věří, že jde o buržoazní značku, jiní, že jde o průlom v moderním podnikání. Koučování je soubor pravidel pro úspěšné vedení firmy a také schopnost tato pravidla správně řídit
5. Korespondence podnikatelů e-mailem
Z koho: John Smith
Komu
Téma: nakupování
Vážení!
S respekt.
John Smith
Vedoucí kanceláře
MSG (zpráva) zpráva;
JIC (pro jistotu) – na pouzdro;
CUL (Uvidíme se později) – Pojďme se setkat později;
často specifikováno otázka;
Podle můj skromný názor;
BTW (mimochodem) – mezi jiné věci;
BRB (Buď hned zpátky) – ihned vrať se;
GTG (Musím jít) připraveno jít;
Kontrolní otázky
Úkoly
Aplikace
Příloha 1.1
Příloha 1.2
Příloha 1.3
Styl obchodního dopisu zaslaného e-mailem se neliší od běžného dopisu. Korespondence je bez emocí. Podle toho by měl být styl čistě pracovní a stručný. V poštovní korespondenci jsou známky pozornosti a prvky zdvořilosti přenášeny pomocí vnějších atributů. Například při použití speciálně připraveného formuláře, vhodného papíru, designu, umístění detailů atd. u e-mailu jsou tyto možnosti vyloučeny. Proto lze tento „nedostatek“ kompenzovat dodržováním pravidel písemné etikety.
E-mail neumožňuje byrokracii nebo zpoždění v odpovědi. Toto je nouzová pošta s prvkem naléhavosti. Korespondence někdy probíhá v reálném čase – „On-line“. Vyžaduje to schopnost vést písemný dialog, jak poznamenávají někteří západní dokumentární experti, „rychlostí myšlenky“. To vyžaduje určitý výcvik, dovednosti a schopnost ovládat pero.
Jazyk v emailová korespondence vyznačuje se specifičností a stručností. Doporučuje se vyhnout se dlouhým frázím a standardním výrazům používaným v tradiční korespondenci jako „prosím, buďte informováni“ (informujeme vás...), „podle vašeho požadavku“ (podle vašeho požadavku) atd. Dejme jeden z možné možnosti korespondence e-mailem v souvislosti s nákupem kancelářského vybavení do kanceláře (překlad do ruštiny).
Z koho: John Smith
Komu: RBM Manufacturing Company, Inc
Téma: nakupování
Vážení!
Do konce tohoto finančního roku hodláme do kanceláře pořídit nový kopírovací stroj. Rádi bychom prozkoumali možnost zakoupení kopírky RBM a zajímalo by nás, zda máte vhodný model.
Naše kancelář je malá a nový kopírovací stroj budou využívat pouze tři sekretářky. Vyrábíme přibližně 3000 kopií měsíčně a rádi bychom měli stroj na standardní papír. Potřebujeme také třídicí a snášecí (pokládací) stroj, ale zřídka zpracováváme více než 25 kopií najednou.
Rádi bychom také získali informace o záručních a opravárenských službách.
Vezmeme-li v úvahu, že fiskální rok Uzávěrka je 15. prosince 2005, prosím, urychlete odpověď.
S respekt.
John Smith
Vedoucí kanceláře
V soukromé neformální korespondenci e-mailem je povoleno používání tzv. Emotikonů. Je to o o využití schematického obrazu lidské tváře k vyjádření emocí v elektronických textech. Jsou navrženy tak, aby oživily suchý a krátký jazyk elektronické pošty.
Patří sem smajlíky (úsměvy, chichotání) a akronymy (slova vytvořená z prvních písmen fráze).
Samozřejmě, Smileys, toto platí pouze pro osobní komunikaci a je nepravděpodobné, že by to bylo použitelné pro seriózní a odpovědnou korespondenci týkající se důležitých obchodních záležitostí.
Zkratky jsou v obchodní korespondenci mnohem běžnější než smajlíky. Navíc se používají nejen v e-mailech, ale také v běžné korespondenci. Níže uvádíme několik nejběžnějších zkratek:
ASAP (Co nejdříve) - co nejdříve;
MSG (zpráva) zpráva;
JIC (pro jistotu) – na pouzdro;
CUL (Uvidíme se později) – Pojďme se setkat později;
FAQ (často kladené otázky) – často specifikováno otázka;
IMHO (podle mého skromného názoru) – Podle můj skromný názor;
BTW (mimochodem) – mezi jiné věci;
BRB (Buď hned zpátky) – ihned vrať se;
GTG (Musím jít) připraveno jít;
LOL (Laugh out loud) – zaslouží si hlasitý smích;
WTG (Way to go) – kam jít, směr;
OIC (Ach, vidím) - všechno je mi jasné;
TTUL (Talk to you later) - Promluvím si s vámi později.
Tato doporučení převzatá ze západní literatury o obchodní korespondenci jasně ukazují, jak vážně berou moderní vědci zabývající se dokumenty e-mailovou korespondenci. Považují ji za nejslibnější z dnes používaných komunikačních metod a předpovídají její nukleonový růst v budoucnosti. Je to dáno rychlostí přenosu informací a jednoduchostí ovládání při jeho používání. Nicméně, mnoho obchodní dopisy„nezapadají“ do rámce e-mailu a jejich cesta k adresátovi vede klasickou poštou nebo faxem. Například reklamační dopis, kdy potřebujete podrobně nastínit podstatu reklamace, je lepší poslat jej ve „starém“ klasickém formátu. V v tomto případě(a těch je v podnikové praxi mnoho) není požadována rychlost, ale přesvědčivá argumentace a detailní prezentace faktů. Navíc je často při přípravě korespondence (například primární, informační) v popředí forma a rituál. Psaní hraje roli vizitka a musí být předložen na oficiálním hlavičkovém papíře společnosti se všemi požadovanými údaji. Západní experti na dokumenty varují, že e-mail je velmi transparentní, a pokud si to přeje, může si obsah vašich dopisů prohlédnout kdokoli, jehož počítač je připojen k internetu.
Navrhují proto zdržet se zasílání dokumentů obsahujících obchodní tajemství nebo důvěrné informace prostřednictvím e-mailu. Pro předávání a koordinaci kontaktů a obchodních transakcí je lepší používat osvědčené a spolehlivé komunikační kanály.
Mezi chyby, které se při používání e-mailu dělají, patří nesprávný úsudek, že komunikační kanál je údajně méně formální a napomáhá „snadné komunikaci“. Při písemné komunikaci, i když se jedná o korespondenci e-mailem, nesmíte zapomínat na jazyk a styl. To se do značné míry týká našich podnikatelů, kteří se domnívají, že po úvodní schůzce nebo obdržené odpovědi mohou přejít na „vy“ a zanedbat „zbytečný“ protokol. Na Západě s přeměnou ostatních společenských vztahů do kategorie přátelských a osobních nespěchají. Vždy se snaží zachovat atd. stanici. Proto je u elektronické korespondence, stejně jako u běžné korespondence, nutné zůstat v rovině obchodních, obchodních vztahů. Buďte přesní, opatrní ve formulacích, výrazech atd. I přes svou jednoduchost zůstává E-mail pro obchodníka prostředkem úřední korespondence. Je nutné sledovat gramotnost, gramatiku a pravopis. Při vší rychlosti korespondence je třeba se vyvarovat chyb. Mohou nejen negativně ovlivnit utváření image společnosti, ale také poškodit vztahy s partnerem či klientem.
Západní dokumentaristé doporučují nenahrazovat telefonické rozhovory elektronickou korespondencí. Vzhledem k rychlosti e-mailu se taková touha objevuje neustále, protože telefonické rozhovory a e-mail se nemohou navzájem nahradit, ale při šikovném použití se doplňují a pomáhají si. A ještě jeden podvodní útes, na který jsme narazili při dopisování e-mailem. Informace obdržené od adresáta nejsou vždy příjemné a někdy způsobují negativní emoce, tlačí k tvrdosti, touze odpovědět „jak by mělo“. Je lepší nechat zprávu, která se vám nelíbí, bez odpovědi, než na ni odpovědět rozhořčeným a nezdvořilým dopisem.
Kontrolní otázky
1. Jaké podrobnosti obsahuje vzorový formulář pro služební dopis?
2. Jak jsou podrobnosti umístěny na oficiálních hlavičkových papírech? Uveďte podrobnosti ve formuláři.
3. Jaký typ servisního dopisu má atribut „značka přítomnosti aplikace“ a jak je formátován?
4. Jak jsou vypracovány údaje: „adresát“ a „adresa“?
6. Kdo dopis podepisuje? V jakých případech jsou na dopis umístěny dva podpisy?
7. Mají všechny úřední dopisy před textem záhlaví?
8. K jakým účelům je v úředních dopisech vyžadováno označení exekutora? Jak je to formalizováno?
9. Jak se vypracovávají společné dopisy organizací?
10. Jaká je struktura žádosti, dopisu se žádostí, dopisu s odpovědí, průvodního dopisu?
Úkoly
1. Make up informační mail společnost "Sibir" na prodej soukromým a státním podnikům osobní počítače za smluvní cenu a možnost přijímání objednávek na přípravu programů.
2. Sestavit zvací dopis organizačního výboru Expocentra s nabídkou návštěvy mezinárodní odborné výstavy „Úspora materiálů a paliv a energetických zdrojů ve stavebnictví a průmyslu“. Výstava se koná v pavilonu výstavního komplexu na Krasnaya Presnya.
3. Sepište dopis o podepsání smlouvy mezi partnerstvím Sarni a partnerstvím Alex o dodávkách stavebního materiálu.
4. Sepište odpověď z tiskárny nakladatelství „Nauka“ svěřeneckému partnerství „Trinika“ o možnosti splnění zakázky na výrobu účetních a výkaznických tiskopisů.
5. Napište odpověď podniku Sail na žádost stavební a montážní firmy Artek o vypracování projektové a odhadní dokumentace pro výstavbu obytného domu v obci. Kočenevo.
6. Sestavit společnou odpověď regionálního zdravotního odboru a odboru financí a daňové politiky správě regionu Novosibirsk o přidělení dodatečných přídělů z regionálního rozpočtu na poskytování lékařské péče obyvatelům regionu.
7. Napište žádost závodu na železobetonové konstrukce Mochishchensky regionální správě o přidělení limitu na skleněné dlaždice Iriska ve výši 50 tisíc metrů čtverečních. pro konečnou úpravu vnějších stěnových panelů řady 135, které závod začíná vyrábět v roce 2000 pro trust Zapsibtransstroy.
8. Před zahájením prodeje mladé drůbeže obyvatelstvu sepište žádost z líhně drůbeže Dovolenskaja krajské správě o přidělení finančních prostředků z regionálního rozpočtu ve výši 150 tisíc rublů.
9. Napište dopis o odmítnutí řízení výroby osobní dopravu do Novosibirsku výrobní družstvo"Vektor" k problematice zajištění náhradních dílů pro vozový park autobusů. Uveďte prosím důvod odmítnutí.
10. Napište žádost z Novosibirsku turistické centrum"Sibiryak" do výboru na zahraniční ekonomická aktivita krajské správy se žádostí o vydání licence na vývoz dřeva do Litvy v množství 5000 metrů krychlových v roce 2000. m, protože jednou z podmínek pro dodávku nábytku pro turistický komplex v rekreační oblasti Rechkunovskaya je pultová dodávka dřeva.
11. Napište dopis s odpovědí výrobní sdružení„Novosibirskgazification“ řediteli Khimpharmzavodu a vedoucímu oddělení „Novosibirskgorgaz“ o měsíční dodávce 64 tun zkapalněného plynu do Khimpharmzavodu během roku 2005. Uvedený objem je zohledněn v objednávce. Dodávka bude provedena prostřednictvím vedení Novosibirskgorgaz.
12. Sestavit žádost ODO „Jednotlivec“ Výboru pro zahraniční ekonomické vztahy o přidělení kvóty na vývoz kulatiny ve výši 10 tisíc metrů krychlových. m
13. Napište odpověď z regionálního odboru Zemědělství předsedovi akciové společnosti „Irmen“ k otázce dodávek osobní automobily za dodané obilí.
14. Sepište zamítavý dopis Novosibirského sdružení pro výrobu energie a elektrifikace „Novosibirskenergo“ řediteli speciálního závodu „Radon“ pro vydání bezplatného povolení k dodávce elektřiny do obytných budov.
15. Napište vládě žádost obchodní společnost"Olympus" bulharské společnosti "Miave 3" o možnosti dodávat výrobky dětské výživy do regionu Kirov.
16. Sepište žádost obchodní společnosti Novosibirsksnabsbyt francouzské společnosti Oxitrol o uspořádání setkání za účelem navázání spolupráce při dodávkách přesných měřicích zařízení.
17. Sestavte informační dopis sdružení Novosibirskavtodor francouzské společnosti Oxitrol o možnosti prodeje moderních hydraulických jeřábů. Cena jeřábu je 5 500 USD.
18. Napište dopis administraci Čeljabinská oblast na Japonsko-Ruské obchodní sdružení se žádostí o poskytnutí podrobného seznamu exportovaných produktů.
19. Sepište zvací dopis od sdružení Expocentre s nabídkou účasti na ruské výstavě na mezinárodním celoodvětvovém veletrhu v Izmiru (Turecko), který se bude konat od 20. listopadu do 10. prosince 2005. Veletrh Izmir je jednou z největších obchodních akcí v zemích Středního a Blízkého východu. Text by měl naznačovat, že účast na tomto veletrhu umožňuje širokou prezentaci exportního průmyslu. produkty organizace, prodávat exponáty ze stánku, studovat vlastnosti trhu, vyměňovat si s ostatními účastníky veletrhu vědecké a technické informace a uzavírat ziskové obchody.
20. Vytvořte žádost o výrobu obchodní podnik"Novosibirskpromkombyt" syrské společnosti "Dairy Tex" o dodávkách záclonových látek, textilií pro pánské, dámské a dětské oděvy.
21. Make up průvodní dopis Odboru základního odborného vzdělávání Ministerstva školství a vědy Ruské federace o zaslání informací o práci se studenty odborných škol z řad sirotků a dětí ponechaných bez rodičovské péče.
22. Sepište žádost ředitele školy okresnímu odboru školství o povolení zařazení do plánu generální oprava kotelní škola. Další detaily označte se.
23. Sestavit žádost krajské správě od komise základního odborného školství, aby podala návrhy na zachování sirotků studujících v odborných školách. Na školách v kraji studuje 840 sirotků, v řadě škol je jich přes 50. Financování z federálního rozpočtu je poskytováno částečně: pouze na jídlo, oblečení a stipendia. Nejsou finanční prostředky na zajištění léků, hygienických potřeb nebo pořízení nábytku do kolejí. Existují akutní problémy s financováním dalšího personálu: pedagogických psychologů, učitelů dalšího vzdělávání. Podle propočtů bude v roce 2001 na podporu těchto dětí potřeba dalších 9 664 tisíc rublů.
24. Napište informační dopis Sibiřské akademii státní služba o přijímání studentů prezenční formy studia do přípravy v oborech: státní a obecní samospráva; finance a úvěry; judikatura. K přijetí potřebujete přihlášku, doklad o středoškolském vzdělání, šest fotokaret 3x4 a cestovní pas. Přihlášky se přijímají od 28. června do 15. července. Při přijetí uchazeči skládají zkoušky ze společenských věd, matematiky, ruského jazyka, cizí jazyk. Telefon pro dotazy: (382-2) 10-12-13.
25. Sepište dopis předsedy sibiřské pobočky Ruské akademie zemědělských věd správě Novosibirské oblasti o masivním rozšíření škůdců saranče na území Republiky Kazachstán v roce 2000 a jejich rozšíření na mnohá území Sibiř, včetně Novosibirské oblasti. Dopis navrhuje přijmout opatření a přidělit finanční prostředky na hubení škůdců.
26. Napište žádost obecnímu úřadu vzdělávací instituce Gymnázia č. 2 v Omsku přednostovi krajské správy k poskytnutí pomoci.
27. Najděte chyby v následujících dvou písmenech: a) v návrhu; b) v textu.
Aplikace
Příloha 1.1
Příklad dopisu napsaného v první osobě jednotného čísla
Příloha 1.2
Příklad dopisu napsaného v první osobě množného čísla
Příloha 1.3
Příklad dopisu napsaného ve třetí osobě jednotného čísla
© 2001-2013 stránky. Všechna práva vyhrazena. Materiály z této stránky mohou být použity pouze s odkazem na tuto stránku.
Vypracujte dopis společnosti Novosibirsk as „Ekosan“ „partnerovi“ společnosti Kemerovo as o důvodech zpoždění dodávek strojů a zařízení.
Sepište informační dopis o prodeji soukromým a státní podniky osobní počítače za smluvní cenu a možnost přijímat zakázky na vývoj programů.
Sestavte zvací dopis organizačního výboru Expocentra s nabídkou návštěvy mezinárodní odborné výstavy „Úspora materiálů a paliv a energetických zdrojů ve stavebnictví a průmyslu“. Výstava se koná v pavilonu výstavního komplexu na Krasnaya Presnya.
Napište dopis od Stroytrest LLC ministerstvu práce a zaměstnanosti Novosibirské oblasti o přidělení kvóty pro přilákání zahraničních pracovníků do práce.
Napište odpověď z tiskárny nakladatelství "Nauka" do svěřeneckého partnerství "Trinika" o možnosti splnění zakázky na výrobu účetních a výkaznických tiskopisů.
Napište odpověď podniku Sail na žádost stavební a montážní společnosti Alt o vypracování projektové a odhadní dokumentace pro výstavbu obytného domu v obci. Kočenevo.
Vypracujte odpověď sdružení Novosibirskkhleboprodukt otevřené akciové společnosti Sarabalyksky o přidělení vozu UAZ-469 OJSC k dodání v letech 200_-200_. kukuřice.
Sepište žádost závodu na železobetonové konstrukce Mochishchensky krajské správě o přidělení limitu na skleněné dlaždice ve výši 50 tisíc metrů čtverečních. m na konečnou úpravu vnějších stěnových panelů řady 135, které závod začíná vyrábět od 200_ g pro trust Zapsibtransstroy.
Napište odmítavý dopis z výrobního oddělení osobní dopravy výrobnímu družstvu Novosibirsk "Vector" ohledně poskytování náhradních dílů do vozového parku autobusů. Uveďte prosím důvod odmítnutí.
Sepište dopis sdružení Sibintek Výboru pro zahraniční ekonomické vztahy Ruské federace o směrech jeho činnosti a s žádostí o vývozní kvótu v roce 200_.
Napište odpověď od výrobního sdružení „Novosibirskgazification“ řediteli Khimpharmzavod a vedoucímu oddělení „Novosibirskgorgaz“ ohledně měsíční dodávky 64 tun zkapalněného plynu do Khimpharmzavodu během roku 200_ objednávka. Dodávka bude realizována prostřednictvím vedení Novosibirskgorgaz.
Sepište žádost JSC „Jednotlivec“ Výboru pro zahraniční ekonomické vztahy o přidělení kvóty na vývoz kulatiny ve výši 10 tisíc metrů krychlových. m
Sepište odpověď krajského odboru zemědělství předsedovi akciová společnost„Irmen“ k otázce zásobování osobních automobilů za darované obilí.
Napište odmítavý dopis Novosibirského sdružení pro výrobu energie a elektrifikace "Novosibirskenergo" řediteli speciálního závodu "Radon" pro vydání bezplatného povolení k dodávce elektřiny do obytných budov.
Napište žádost Státní obchodní společnosti „Sibtorg“ moskevské společnosti „Miave“ o možnosti dodávat do Novosibirské oblasti dětskou výživu šetrnou k životnímu prostředí.
Sepište žádost obchodní společnosti Novosibirsksnabsbyt francouzské společnosti Oxitrol o uspořádání setkání za účelem navázání spolupráce při dodávkách přesných měřicích zařízení
Sestavte informační dopis sdružení Novosibirskavtodor francouzské společnosti Oxitrol o možnosti prodeje moderních hydraulických jeřábů. Cena jeřábu je 5500 USD.
Sepište dopis správy Novosibirské oblasti Asociaci japonsko-ruského obchodu s žádostí o podrobný seznam exportních produktů.
Sepište zvací dopis od sdružení Expocentre s nabídkou účasti na ruské výstavě na mezinárodním celoodvětvovém veletrhu v Izmiru (Turecko), který se bude konat od 20. listopadu do 10. prosince 200_ největší obchodní akce v zemích Blízkého východu a Blízkého východu. Text by měl uvádět, že účast na tomto veletrhu vám umožňuje široce prezentovat exportní produkty organizace, prodávat exponáty ze stánku, studovat charakteristiky trhu, vyměňovat si vědecké a technické informace s ostatními účastníky veletrhu a uzavírat ziskové obchody.
Sepište žádost výrobního a obchodního podniku Novosibirskpromkombyt syrské společnosti Deyritex o dodávku záclonové látky, textilií pro šití pánských, dámských a dětských oděvů.
Dopis s žádostí– jeden z nejběžnějších typů obchodní korespondence. Mezi podnikateli se takové dopisy používají, když zástupci jedné organizace kontaktují druhou s žádostí o službu. Takové zprávy lze zcela použít různé situace, například pokud je potřeba získat informace o produktech, prohlédnout si vzorky zboží, seznámit se s obchodním cestujícím, zkoordinovat některé akce apod.
Pravidla pro psaní žádosti
Upozorňujeme na obecnou šablonu takového dokumentu ke stažení:
SOUBORY
Žádost nemá ze zřejmých důvodů standardní vzor, ale přesto se jedná o formu úředního dokumentu. Proto byste při sestavování měli dodržovat určité standardy, stanovené pravidly kancelářské práce a obchodní etika. Než přejdeme přímo k základním pravidlům pro jeho přípravu, je třeba poznamenat, že může být adresován buď skupině osob (například manažerům, zaměstnancům účetního oddělení, právníkům apod.), nebo konkrétnímu adresátovi.
Jako každý jiný dokument musí i tento dopis obsahovat úvodní část, jmenovitě:
- informace o odesílající společnosti, která žádost podává, a společnosti, které je žádost určena;
- důvod žádosti („z důvodu zpoždění“, „z důvodu přijetí“, „na základě výsledků“ atd.);
- odkazy na základ („na základě ústní dohody“, „na základě jednání“, „na základě telefonického rozhovoru“ atd.);
- účel odvolání („vyřešit problém“, „zabránit konfliktu“, „eliminovat porušení“ atd.).
Následován hlavní část přímo související s žádostí. Musí být vyjádřeno jakýmkoli odvozeným tvarem slovesa „zeptat se“ („žádáme vás“, „podáváme žádost“ atd.), a protože taková zpráva je v každém případě žádostí o nějaký druh služby, musí být napsán uctivým způsobem. Je dobré, když žádosti předchází kompliment („znáte své skvělé schopnosti“, „obdivujete své organizační talenty“ atd.).
Pokud dopis obsahuje několik žádostí najednou, musí být uvedeny v samostatných odstavcích nebo odstavcích.
Nevyslovená pravidla korespondence mezi organizacemi uvádějí, že odpověď na vícestupňový požadavek může být zaslána také v jedné zprávě se samostatným komentářem ke každé položce. Je třeba poznamenat, že tento typ korespondence snižuje objem oběhu dokumentů, a tím zkracuje čas na čtení a zpracování takových dopisů.
Pokud dopis předpokládá přijetí odpovědi v určitém časovém období, musí to být v textu zprávy uvedeno co nejpřesněji.
Tajemníci organizace zpravidla posílají a přijímají dopisy (v velké společnosti Dělají to celá oddělení.) Po sestavení nebo přečtení je předají vedoucímu podniku k posouzení. Výjimkou jsou zprávy označené jako „důvěrné“ nebo „osobní doručení“ – takové dopisy jsou zasílány přímo adresátovi.
Pokyny k sepsání žádosti
Vzhledem k tomu, že tato zpráva je součástí firemní korespondence, je nutné nejprve uvést autora, a to: název odesílající společnosti, její skutečnou adresu a kontaktní telefon. Poté je potřeba zadat údaje o adresátovi: také název firmy a konkrétního příjemce. Dále uprostřed řádku můžete okamžitě označit, že se jedná o žádost (ale není to nutné).
Další část dopisu se týká samotné žádosti. Nejprve je vhodné to zdůvodnit a teprve poté vyjádřit podstatu požadavku. Na konci musí být dopis podepsán (je lepší, když tak činí vedoucí společnosti nebo pověřená, důvěryhodná osoba) a také uvést datum vytvoření dokumentu.
Jak poslat dopis
Dopis může být otráven emailem nebo faxem - je to rychlé a pohodlné, ale konzervativní zaslání ruskou poštou vám umožní formalizovat dopis solidním a atraktivním způsobem. Můžete například požádat písemně ručně krásným kaligrafickým rukopisem nebo vytisknout text na dobrý, drahý papír.
Pozornost na takové malé detaily dá adresátovi najevo, jak uctivý je vůči němu oponent, a také znovu zdůrazní význam požadavku. Jediné, co je třeba pamatovat, je, že dopisy běžnou poštou trvají dlouho, takže zprávu je třeba odeslat předem, aby byl dokument doručen příjemci včas.
Po odeslání dopisu
Tato zpráva, stejně jako jakýkoli jiný dokument, musí být zaregistrována v deníku odchozí dokumentace. Stejně tak příjemce dopisu eviduje příchod korespondence. V případě nedorozumění, ke kterým dochází v obchodních vztazích, pomůže zaznamenávání skutečnosti odesílání a přijímání dopisů rychle pochopit situaci.
Příklady psaní žádankových dopisů s vysvětlením
Pochopili jsme tedy, že žádost je dopis, který obsahuje žádost adresovanou příjemci. Účelem textu je přimět příjemce, aby provedl akci, která je pro odesílatele výhodná. Dopis musí obsahovat formulovanou žádost a její zdůvodnění. Je vhodné žádost formulovat tak, aby bylo zdůvodněno, proč by pro příjemce mělo být výhodné žádosti vyhovět. Odesílatel musí znát nejen pravidla pro skládání textu, ale brát v úvahu i psychologické nuance. Dále zvážíme konkrétní vzorové šablony v závislosti na situaci.
Žádost o finanční prostředky
Dopis se sepisuje, pokud je potřeba získat příděl finančních prostředků od státu, sponzorů nebo jednotlivců.
Od nevládní organizace „Pomoc důchodcům“
Člen zákonodárného sboru
Ivanov I. I.
Dobrý den, Ivane Ivanoviči. Jsem zastupitel nezisková organizace"Pomoc pro důchodce." Pomáháme osamělým důchodcům: dovezeme jídlo, pomůžeme s úklidem a opravami.
Naše organizace existuje 5 let. Dříve jsme si naši činnost dokázali financovat sami, ale vzhledem k rozmachu NNO začaly docházet finanční prostředky. Potřebujeme peníze na pronájem prostor, výplatu mezd zaměstnancům a nákup vybavení.
Prezident na nedávném jednání vlády zmínil nelehkou situaci důchodců a poznamenal, že situaci je naléhavě nutné změnit. V této souvislosti vás žádám o 200 000 rublů pro potřeby nevládní organizace „Pomoc důchodcům“.
S pozdravem Petrova A.A.
Vysvětlení:
Výše uvedený text je sestaven podle všech pravidel. On má:
- Název NPO a vysvětlení její činnosti.
- Žádost o peníze, vysvětlení jejich nutnosti (peníze jsou potřeba na nájem a platy).
- Zmínka o prezidentovi. Je třeba zdůvodnit výhody sponzorství pro úředníka. Co náměstka zajímá? V kariérním růstu. Pomoc organizaci pomůže dosáhnout tohoto cíle.
Je také uvedena konkrétní výše finančních prostředků, které obchodní organizace potřebuje.
Žádost o dodání zboží
Dopis se zpravidla zasílá společníkům společnosti. Vzájemný přínos pro obě společnosti je vhodné v textu zdůvodnit.
Vedoucímu společnosti "AAA"
Ivanov I. I.
Od šéfa společnosti BBB
Petrová B.B.
Dobrý den, Ivane Ivanoviči. Rádi bychom si u Vaší firmy objednali sadu produktů (bude upřesněno). Váš výrobek nás zaujal na krajské výstavě.
Pokud souhlasíte, informujte nás o dodacích podmínkách a podmínkách, které vám vyhovují. Garantujeme včasnou platbu. Doufáme, že to bude začátek oboustranně výhodné spolupráce.
Naše kontakty: (upřesněte).
S pozdravem Boris Borisovič.
Dopis s žádostí o slevu
Obvykle jsou takové texty zasílány dodavatelům společnosti. Například organizace pořádá výstavy. Má dodavatele – tiskárnu, která dodává brožury, stojany, brožury atd. Náklady na služby jsou poměrně vysoké. Přišla krize a pro firmu bylo těžké zaplatit za tiskové produkty. To může být důvod, proč požádat o slevu.
Do čela firmy Vostok
Ivanov I. I.
Od šéfa společnosti "Zapad"
Petrová B.B.
Dobrý den, Ivane Ivanove. Naše organizace byla zasažena finanční krize. Počet smluv uzavřených s námi se snížil o 20 %. Bohužel krize nezasáhla jen nás, ale i naše klienty. Lidé nemohou za naše služby platit stejnou částku jako dříve. Proto jsme poskytli 25% slevu na vstupenky.
Vzhledem k obtížnému finanční situace, naše společnost po Vás žádá 15% slevu na zbývajících šest měsíců spolupráce dle smlouvy.
Všem našim dodavatelům jsme rozeslali dopisy s žádostí o slevu. Pokud nám poskytne 20 % našich partnerů ziskové podmínky, naše společnost přežije v těžkých časech a neuzavře se. Naši pronajímatelé a telefonní společnost nám již poskytli slevu.
S pozdravem Boris Petrov.
Vysvětlení:
Dopis obsahuje následující důležité body:
- Vysvětlení nutnosti slevy.
- Uvedení přesné výše slevy a načasování.
- Nepřímý náznak toho, že pokud tiskárna neposkytne slevu, firma vypoví smlouvu.
Text musí být napsán tak, aby byl dopis přečten až do konce a souhlasil s navrženými podmínkami.
Žádost o snížení nájemného
Nájemné žere rozpočty většiny organizací. Jeho snížení umožňuje společnosti udržet se nad vodou v těžkých časech. Dopis by měl být zaslán pronajímateli.
Vedoucí společnosti "Plus"
Ivanov P.P.
Od šéfa společnosti "Minus"
Petrova I. I.
Dobrý den, Petr Petroviči. Naši společnost zasáhla finanční krize. Snížila se kupní síla spotřebitelů a snížily se podnikatelské příjmy. V této souvislosti Vás žádáme o snížení nájemného o 10%.
Po celou dobu naší spolupráce jsme nikdy nezdrželi platby. Doufáme, že nám uděláte ústupky a my zachováme své obchodní vztah. Garantujeme včasné zaplacení nájmu i přes složité finanční podmínky.
S pozdravem Ivan Ivanovič.
Vysvětlení:
V dopise je důležité zmínit, že společnost dříve plnila své závazky v plném rozsahu. Pronajímatel musí mít jistotu, že pronajímatel bude i nadále platit. Příjemce musí také pochopit, že pokud nebude souhlasit s navrženými podmínkami, nájemce jeho služby odmítne.
Výzva k zaplacení dluhu
Dluhy velmi často vznikají v interakcích mezi firmami. Pokud se organizace zaváže k další spolupráci s protistranou, která dluh vznikla, je zaslána žádost.
Ivanov I. I.
Sidorová P.P.
Vážený Ivane Ivanoviči, žádáme vás o splacení dluhu naší společnosti ve výši 200 000 rublů. Po celou tu dobu jsme s vámi nadále spolupracovali a doufali, že naše obchodní vztahy budou pokračovat. Nyní jsme však nuceni pozastavit poskytování služeb z důvodu nedostatku plateb.
Výše vašeho dluhu je 200 000 rublů. Prosíme o zaplacení do 1. března 2017. Pokud dluh nebude splacen, budeme nuceni problém řešit soudní cestou.
S pozdravem Petr Petrovič.
Vysvětlení:
Dopis musí obsahovat následující body:
- Přesná výše dluhu.
- Datum, do kterého musí být dluh uhrazen.
- Opatření, která společnost přijme, pokud nebudou přijaty platby.
V textu může být zmíněna dlouhodobá úspěšná spolupráce s organizací. Měla by to být žádost, nikoli žádost. Požadavek je vypracován pomocí jiné šablony.
Dopis s žádostí o odložení platby dodavateli
Organizace dodala společnosti šarži výrobků, ale nezaplatila za ni. Vznikl dluh, ale dlužník nemá prostředky na zaplacení. V tomto případě má smysl napsat dopis s žádostí o odklad.
Šéfovi společnosti „Kde jsou peníze“
Sidorov P.P.
Od šéfa společnosti „Peníze se chystají přijít“
Ivanova I. I.
Vážený Petre Petroviči, nezaplatili jsme dluh 200 000 rublů. Svým dluhům se nevyhýbáme, ale nyní nemůžeme kvůli naší obtížné finanční situaci splácet v plné výši.
Po dobu 2 let s vámi udržujeme úspěšné obchodní vztahy a nepromeškáme platební termíny. Dnes žádáme o platbu na splátky. Naše společnost je připravena zaplatit dluh ve dvou fázích:
- Do 1. března 2017 vložíme 100 000 rublů.
- 100 000 rublů bude uloženo do 1. dubna 2017.
Slibujeme vám, že budete platit včas. Děkujeme za pochopení.
S pozdravem Ivan Ivanovič.
Dopis požadující platbu pro jinou organizaci
Dluh společnosti může uhradit jiná organizace. Samozřejmě entita nebude platit za akcie jen tak. Obvykle je žádost zaslána dlužníkovi společnosti nebo jiné osobě, která má vůči společnosti závazky.
Šéfovi společnosti „Peníze se chystají přijít“
Ivanov I. I.
Od šéfa společnosti „Kde jsou peníze“
Sidorová P.P.
Vážený Ivane Ivanoviči, máte vůči naší společnosti dluh ve výši 300 000 rublů. Naše organizace měla také dluh vůči jiné společnosti ve výši 200 000 rublů. Žádáme vás, abyste zaplatili náš dluh věřiteli ve výši 200 000 rublů. My Vám na oplátku poskytneme splátkový kalendář na zůstatek dluhu, o který jste dříve požádali. Děkujeme za pochopení.
S pozdravem Petr Petrovič.
Dopis s žádostí o pomoc při řešení problému
Každá společnost může čelit komplexní problémy, se kterou si nelze poradit bez cizí pomoci. V případě potřeby lze zaslat žádost o pomoc, například při pořádání akcí. Žádost je odeslána na komerční organizace, vládní agentury.
Ředitel společnosti "AAA"
Petrov B.B.
Z veřejná organizace
"Dáváme dobře"
Vážený Borisi Borisoviči, jsem zástupcem veřejné organizace „Giving Good“. Pořádáme a pořádáme oslavy pro děti z dětského domova.
Žádáme Vás o pomoc při organizování zásob jídla na dovolenou. Na akci se o vás a vaší firmě samozřejmě zmíníme. Slavnosti budou přítomni zástupci zákonodárného sboru a veřejnost.
Kontaktovat nás můžete telefonicky XXX
S pozdravem Ivan Ivanovič.
Shrnutí
Pojďme spojit všechna pravidla pro psaní žádosti. Nejprve se musíte představit a pohovořit o svých aktivitách. Úvodní část by se ale neměla natahovat. Naším cílem je povzbudit příjemce, aby si dopis přečetl. Pokud je text příliš dlouhý, příjemce jej pravděpodobně nedočte až do konce. Poté musíte začít prezentovat svůj požadavek. Vyžaduje se přesnost: uvedení termínů, výše finančních prostředků. Je důležité pochopit, že příjemce musí pocítit přínos. V dopise proto musí být uvedeno, proč by pro organizaci bylo přínosné žádosti vyhovět. Na konci se musíte rozloučit zdvořile a bez přízně.
Psaní ruských dopisů
Cílová: Naučte se vytvářet a formátovat moderní obchodní dopis.
Výsledek: V důsledku dokončení práce studenti získají dovednosti vytvářet a navrhovat moderní obchodní dopisy pomocí MS Word.
Cvičení: vytvořte a naformátujte obchodní dopis podle možnosti. Napište zprávu o provedené práci.
Možnosti pro individuální zadání
Sestavte informační dopis o prodeji osobních počítačů soukromým i veřejným podnikům za smluvní cenu a o možnosti přijímat zakázky na vývoj programů. |
|
Sepište žádost závodu na železobetonové konstrukce Mochishchensky krajské správě o přidělení limitu na skleněné dlaždice Iskra ve výši 50 tisíc metrů čtverečních. m. Pro konečnou úpravu vnějších stěnových panelů řady 135, které závod začíná vyrábět v roce 2000. pro trust Zapsibtransstroy. |
|
Sestavit dopis - žádost od ALC "Jednotlivec" Výboru pro zahraniční ekonomické vztahy o přidělení kvóty na vývoz kulatiny ve výši 10 tisíc metrů krychlových. m |
|
Napište dopis - žádost Státní obchodní společnosti "Sibtorg" bulharské společnosti "Miave 3" o možnosti dodávat do Novosibirské oblasti dětskou výživu šetrnou k životnímu prostředí. |
|
Sestavte dopis - žádost obchodní společnosti Novosibirsksnabsbyt francouzské společnosti Oxitrol o uspořádání setkání k navázání spolupráce při dodávkách přesných měřicích zařízení. |
|
Sestavte informační dopis sdružení Novosibirskavtodor francouzské společnosti Oxitrol o možnosti prodeje moderních hydraulických jeřábů. Cena jeřábu je 5500 USD. |
|
Sepište zvací dopis sdružení Expocentre s návrhem na účast na ruské výstavě na mezinárodním průmyslovém veletrhu v Izmiru (Turecko), který se bude konat od 20. listopadu do 10. prosince 2002. Izmir Fair je jednou z největších obchodních akcí na Blízkém východě. Text by měl naznačovat, že účast na tomto veletrhu vám umožňuje široce prezentovat exportní produkty organizací, prodávat exponáty ze stánku, studovat charakteristiky trhu, vyměňovat si vědecké a technické informace s ostatními účastníky veletrhu a uzavírat výhodné obchody. |
|
Sepište poptávku z výrobního a obchodního podniku „Novosibirskpromkombyt“ syrské společnosti „Dairy Tex“ na dodávku záclonové látky, textilií pro šití pánských, dámských a dětských oděvů. |
|
Napište dopis z novosibirského malého podniku "Ecosan" kemerovskému podniku "Partner" o důvodech zpoždění dodávek strojů a zařízení. |
|
Sestavte zvací dopis organizačního výboru Expocentra s nabídkou návštěvy mezinárodní odborné výstavy „Úspora materiálů a paliv a energetických zdrojů ve stavebnictví a průmyslu“. Výstava se koná v pavilonu výstavního komplexu na Krasnaya Presnya. |
|
Vypracujte záruční list od malého podniku "Ecosan" do závodu "Progress" za technickou pomoc při vývoji pracovních výkresů benzínka. Poslanec "Ekosan" žádá o provedení těchto prací přímo na místě. |
|
Vypracujte smluvní dopis k podpisu smlouvy mezi Sarni partnerstvím a soukromou společností Alex na dodávku. |
|
Napište odpověď z tiskárny nakladatelství "Nauka" malému podniku "Trinika" o možnosti vyřízení objednávky na výrobu účetních a výkaznických tiskopisů |
|
Sepište dopis správy regionu Amur Asociaci japonsko-ruského obchodu s žádostí o podrobný seznam exportních produktů. |
|
Sestavte pozvánku pro VSUES k účasti na kulatém stolu k projednání problémů zaměstnávání mladých odborníků |
Kontrolní otázky
1. Popište účel obchodního dopisu.
2. Uveďte hlavní podrobnosti ruského dopisu.
3. Popište, z čeho se skládá atribut Adresát.
4. Uveďte rozdíly mezi oznámením a zvacím dopisem.
5. Vyjmenujte rozdíly záruční list z newsletteru.
Žádosti jsou nejběžnějším typem obchodních dopisů. Dopisy se žádostí jsou psány za účelem zahájení určitých akcí adresáta požadovaných autorem dopisu. Řekneme vám, jak napsat oficiální žádost. Ukázky a ukázky najdete v článku.
Žádost: Vzory a příklady
Jak a proč napsat žádost
Dopisy se žádostí jsou psány za účelem zahájení určitých akcí adresáta požadovaných autorem dopisu. V řídící činnosti velké množství situace dávají vzniknout složení takových dopisů. Může se jednat o relativně jednoduchou situaci, kdy není potřeba předkládat událostně složité informace, poskytovat jakoukoli argumentaci nebo přesvědčovat adresáta. V takových případech je lepší začít žádací dopis přímo s uvedením samotné žádosti.
Žádost úředníkovi: vzorový dopis
Stáhněte si vzorový dopis
Ne všechny situace v manažerské činnosti jsou však tak jednoduché. Většina situací vyžaduje odůvodnění nebo jinými slovy vysvětlení při sestavování žádostí:
- v souvislosti s nimiž;
- Proč;
- za jakým účelem píšou dopis?
Zdůvodnění je zpravidla nutné k ovlivnění adresáta, k jeho přesvědčení, aby jednal zcela konkrétním způsobem, jak by si autor dopisu přál nebo potřeboval. Pokud žádost obsahuje odůvodnění, pak nejčastěji předchází např. vyjádření žádosti (znak // označuje hranici mezi částmi textu dopisu).
Žádost s odůvodněním: vzorek
Stáhněte si vzorový dopis
Ruský jazyk je jedním z jazyků s relativně volným slovosledem. V kterémkoli z výše uvedených textů můžeme prohodit části věty, aniž by došlo k větší újmě na významu. Vzorový dopis s žádostí o pomoc může vypadat takto.
Fráze, ve kterých je nejprve uvedena hlavní myšlenka dopisu a poté argument, mají zvláštní stylistickou konotaci: jsou vždy vnímány jako výraznější než fráze postavené na principu „zdůvodnění – závěr“. nicméně obchodní styl jakýkoli druh výrazu je cizí téměř vždy se dává přednost stylisticky neutrálním jazykovým prostředkům. Proto jsou ve vzorech obchodních žádostí správnější fráze, které nejprve poskytují vysvětlení, zdůvodňují a poté uvádějí podstatu věci.
Struktura žádacího dopisu
Při sestavování žádosti se snažte zajistit, aby zdůvodnění a závěrečná část (žádost) byly gramaticky jednou větou. I v případech, kdy odůvodnění odkazuje předpisy, fakta, události, neoddělujte zdůvodnění do samostatné věty , v opačném případě budete muset pro vyjádření svého požadavku použít fráze jako: „V souvislosti s výše uvedeným žádáme...“, „S přihlédnutím k výše uvedenému žádáme...“, „V souvislosti s zeptat se...“, atd. Tyto konstrukce nenesou informaci a činí text složitějším jak z hlediska struktury, tak z hlediska vnímání. Žádosti lze napsat v ještě složitějších situacích řízení.
Schematicky lze tuto situaci znázornit následovně
Žádost vypracovaná v takové situaci bude snazší vnímat, pokud bude obsah předložen v pořadí, které odráží logiku vývoje samotné situace. V tomto případě lze strukturu dopisu rozdělit do tří částí:
- úvod (popis událostí, skutečností, které přímo ovlivňují nebo mohou ovlivnit situaci řízení);
- odůvodnění (vysvětlení důvodů, proč je nutné adresáta kontaktovat s žádostí);
- závěr (žádost), např. (komunikativní a sémantická část dopisu jsou odděleny znakem //)
Formální žádost: Vzorová strukturaPodle údajů, které máme k dispozici, by v cukrovarnických závodech Kursk a Belgorod, které jsou hlavními dodavateli cukru do Moskvy a Moskevské oblasti, měly být v průběhu března až dubna letošního roku provedeny plánované preventivní práce, jejichž harmonogramy byly nebylo dohodnuto. // Vzhledem k tomu, že v období preventivních prací výrazně poklesne výroba cukru a jeho zásobování spotřebiteli, // prosíme o provedení pracovní schůzka za účasti zástupců moskevské vlády k problematice zajištění dodávek cukru do moskevské oblasti po dobu částečného odstavení těchto továren. |
Bez ohledu na strukturu textu je požadavek v dopise formulován pomocí slovesa „požádat“. V dopisech vydávaných na organizačních hlavičkových papírech se používá Slovesný tvar 1. osoby množného čísla:
Žádáme Vás o poskytnutí informací o..., Žádáme Vás o poskytnutí informací o..., Žádáme Vás o poskytnutí informací o..., Žádáme Vás o vedení... atp.
V dopisech vydaných na hlavičkovém papíře úředníci, použitý Slovesný tvar 1. osoby jednotného čísla:
Žádám Vás o zvážení problematiky..., žádám Vás o poskytnutí informací o...atd.
Jeden dopis může obsahovat několik žádostí (nejlépe k jednomu problému). V tomto případě je nejprve formulován hlavní požadavek a poté zbytek pomocí následujících jazykových výrazů:
Dále Vás žádáme, abyste (zvážili, poskytli, provedli...), Zároveň Vás žádáme... atp.
Poptávka: vzor, pokud dopis obsahuje více žádostí najednou
Stáhněte si ukázku
K vytvoření šablony žádosti použijte speciální službu: návrhář obchodního dopisu
Vyzkoušejte službu nyní
Jako každý obchodní dopis je vypracován dopis se žádostí, který uvádí všechny jeho podrobnosti, a je zapsán do deníku odchozích dokumentů. Kromě toho musí žádost obsahovat:
- odchozí číslo a datum (pokud se jedná o odpověď na jiný dopis, pak číslo a datum příchozího dopisu);
- název adresátové společnosti;
- v případě potřeby pečeť organizace.
Jak a proč napsat žádost
Žádost je vlastně druh žádosti. Žádosti se zpravidla podávají za účelem získání jakýchkoli oficiálních informací nebo dokumentů. V komerční aktivityžádost je výzva kupujícího k prodávajícímu (dovozce k vývozci) s žádostí o poskytnutí detailní informace o zboží (službě) nebo zaslat nabídku na dodání zboží (poskytnutí některých služeb). Obecně platí, že žádací dopisy se řídí stejnými pravidly jako žádací dopisy, například:
V obchodní činnosti se v textu poptávky obvykle uvádí: název zboží (služby); podmínky, za kterých by je chtěl autor dopisu obdržet; množství a/nebo kvalita; načasování dodání zboží nebo poskytování služeb; cena a další informace. V komerčním požadavku se používají následující výrazy:
Žádáme Vás, abyste nás informovali o možnosti dodávky... Žádáme Vás o předložení nabídky na dodávku... Žádáme Vás o podrobné informace o... atp.
Například:
Žádáme Vás, abyste nás informovali o možnosti dodávky klimatizací model AS-200 v množství 150 ks. v průběhu února - března 2005 a také informovat o platebních a dodacích podmínkách.
Stáhněte si vzorové žádosti:
Odpověď korespondentské organizace na žádost nebo žádost je odpověď, která může být souhlasem nebo odmítnutím. V obchodní činnosti je odpověď na žádost vystavena jako obchodní dopis, který potvrzuje přijetí žádosti a poskytuje informace o produktu, o který má kupující zájem. Odpověď na žádost může být Komerční nabídka(nabídka). Žádosti a dotazy jsou vypracovány v souladu s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."
Při sestavování a zpracování žádostí a žádostí se používají následující údaje:
- destinace;
- nadpis k textu (pokud má text dopisu více než 4-5 řádků);
- text;
- podpis;
- známka o interpretovi.
